การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การปฏิบัติของต่างประเทศ เกี่ยวกับปัญหาสมัยใหม่ของการสนับสนุนด้านเอกสารสำหรับการจัดการในสหพันธรัฐรัสเซีย ประสบการณ์จากต่างประเทศในการสนับสนุนด้านเอกสารสำหรับการจัดการ

การบรรยายครั้งที่ 1 เทคโนโลยีสมัยใหม่และการจัดระบบงานสำนักงาน การประเมินสถานะปัจจุบัน สนับสนุนเอกสารการจัดการ (DOU)

หลักสูตร "การจัดองค์กรและเทคโนโลยีการสนับสนุนเอกสารเพื่อการจัดการ" ประกอบด้วยสองส่วน: "ประวัติความเป็นมาขององค์กรงานสำนักงานในรัสเซีย" และ "องค์กรและเทคโนโลยีสมัยใหม่ในการสนับสนุนเอกสารเพื่อการจัดการ"

วัตถุประสงค์ของหลักสูตรคือเพื่อให้นักเรียนมีความคิดเกี่ยวกับคุณลักษณะของการก่อตัวและการพัฒนาระบบการจัดการบันทึกระดับชาติในช่วงประวัติศาสตร์ต่างๆ และเพื่อทำความคุ้นเคยกับทฤษฎีและการปฏิบัติในการจัดการสนับสนุนเอกสารสมัยใหม่ตามหลักการทางวิทยาศาสตร์และ วิธีการปรับปรุง

วัตถุประสงค์ของหลักสูตร:

เน้นสถานที่สนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการในกระบวนการจัดการ

แนะนำประวัติความเป็นมาของการพัฒนาระบบการจัดการบันทึกของรัฐ

เพื่อสร้างแนวทางที่มีเหตุผลในหมู่นักเรียนในการแก้ปัญหาในการจัดการงานกับเอกสารในสถาบัน

ทำให้นักเรียนคุ้นเคยกับโครงสร้างมาตรฐานสมัยใหม่ของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

ศึกษา เทคโนโลยีที่ทันสมัยการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ

การสนับสนุนเอกสารเป็นพื้นฐานของเทคโนโลยีการจัดการ

งานสำนักงาน-สาขากิจกรรมที่ให้บริการจัดทำเอกสารและการจัดระเบียบงานด้วยเอกสารราชการ.

ในขั้นต้นคำนี้ปรากฏในคำพูดด้วยวาจา (สันนิษฐานในศตวรรษที่ 17) และหมายถึงกระบวนการแก้ไข (การผลิต) กรณี: "การสร้างกรณี" - การแก้ปัญหา ในระหว่างการตัดสินใจมีความจำเป็นต้องรวมผลลัพธ์ เช่น บรรลุข้อตกลง ตั้งแต่สมัยโบราณ เอกสารได้ถูกสร้างขึ้นเพื่อจุดประสงค์นี้ เนื่องจากคำพูดนั้นมีอายุสั้น สามารถถูกลืมได้ บิดเบือนในระหว่างการส่ง หรือถูกเข้าใจผิด แล้วในศตวรรษที่ 16 มีการใช้คำนี้ กรณีเป็นการรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องกับเรื่องหรือประเด็นบางอย่าง เป็นครั้งแรกในแนวคิดนี้ที่คำว่า "โฉนด" ถูกบันทึกไว้ในเอกสารในปี ค.ศ. 1584

งานสำนักงานสมัยใหม่ประกอบด้วย:

สร้างความมั่นใจในการสร้างเอกสารในเวลาที่เหมาะสมและถูกต้อง (เอกสาร)

การจัดระเบียบงานด้วยเอกสาร (การรับ, การถ่ายโอน, การประมวลผล, การบัญชี, การลงทะเบียน, การควบคุม, การจัดเก็บ, การจัดระบบ, การเตรียมเอกสารสำหรับการเก็บถาวร, การทำลาย)

ควบคู่ไปกับคำว่า "งานในสำนักงาน" คำนี้ถูกนำมาใช้ในทศวรรษที่ผ่านมา การสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ(ดาวโจนส์). ลักษณะที่ปรากฏเกี่ยวข้องกับการนำระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ในการจัดการและองค์กรซอฟต์แวร์และ การสนับสนุนข้อมูลเพื่อให้เข้าใกล้คำศัพท์ที่ใช้มากขึ้น โปรแกรมคอมพิวเตอร์และวรรณกรรม ปัจจุบันคำว่า “เอกสาร” และ “การจัดการเอกสาร” เป็นคำพ้องความหมายและใช้เพื่ออ้างถึงกิจกรรมเดียวกัน

การสนับสนุนการจัดการเอกสาร (DMS) คือการสนับสนุนการจัดการประเภทหนึ่งสำหรับองค์กร ซึ่งรวมถึงการบันทึก การถ่ายโอน และจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับสถานะขององค์กร และการดำเนินการควบคุมเพื่อเปลี่ยนสถานะ DOW มีกระบวนการหลักดังต่อไปนี้:

บันทึกการดำเนินการควบคุมหรือข้อมูลสถานภาพขององค์กรในสื่อของราชการ ได้แก่ - เอกสารประกอบ" หรือ "การผลิตเอกสาร";

การให้ข้อมูลอย่างทันท่วงทีในลักษณะที่เป็นทางการ เช่น การโอนเอกสารหรือ” การไหลของเอกสาร";

การจัดเก็บเอกสารที่รวดเร็วและระยะยาวเช่น "ที่เก็บข้อมูลถาวร"

การสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการเป็นสาขาของกิจกรรมที่มีวัตถุประสงค์หลักเพื่อให้ผู้บริหารได้รับข้อมูลเกี่ยวกับสถานะของกิจการในองค์กรเพื่อทำการตัดสินใจด้านการจัดการอย่างมีข้อมูลและติดตามการดำเนินการ

เอกสารประกอบ เป็นกระบวนการสร้างและประมวลผลเอกสาร มาตรฐานของรัฐกำหนดเอกสารว่า "การบันทึกข้อมูลในสื่อต่างๆ ตามกฎที่กำหนด"

ปัจจุบัน สถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนทำหน้าที่เป็นทั้งเครื่องมือสำหรับการจัดการที่มีประสิทธิภาพและเป็นเครื่องมือสื่อสารที่สำคัญที่สุดในความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานภาครัฐกับประชากรของประเทศ โครงสร้างประชาสังคม และธุรกิจในความเห็นของเรา ในระหว่างการปฏิรูประดับชาติ จำเป็นต้องสร้างหลักการที่เหมือนกันสำหรับการรวมและมาตรฐานของบริการและเทคโนโลยีการศึกษาก่อนวัยเรียน ตลอดจนเอกสารประกอบ เพื่อการมีปฏิสัมพันธ์ที่ดียิ่งขึ้นระหว่างหน่วยงานของรัฐ กฎระเบียบของรัฐในด้านการสนับสนุนเอกสารมีความสำคัญเป็นพิเศษที่เกี่ยวข้องกับการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์และวิธีการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ การเติบโตของปริมาณข้อมูลและเอกสารในหน่วยงานของรัฐทำให้รัฐต้องมีการตรวจสอบและจัดการกระบวนการเหล่านี้อย่างต่อเนื่อง

ประเพณีในประเทศ, ประสบการณ์ระดับโลก, คำแนะนำของสภาหอจดหมายเหตุระหว่างประเทศระบุอย่างชัดเจนถึงความจำเป็นในการควบคุมการจัดการเอกสารของรัฐรวมถึงการลดปริมาณการหมุนเวียนเอกสารในประเทศอย่างสมเหตุสมผล

บริการเก็บเอกสารของรัฐนั้นเกี่ยวข้องกับการจัดระเบียบเอกสารการจัดการในรัสเซียมาโดยตลอด

ตัวอย่างเช่นกฎระเบียบล่าสุดเกี่ยวกับบริการเอกสารสำคัญของรัฐบาลกลางของรัสเซียลงวันที่ 28 ธันวาคม 2541 ฉบับที่ 1562 รวมถึงงานต่อไปนี้: "การพัฒนาและปรับปรุงร่วมกับหน่วยงานรัฐบาลกลางและหน่วยงานของรัฐในวิชาต่างๆ สหพันธรัฐรัสเซียการเก็บถาวรและการเก็บบันทึก รวมถึงระบบการเก็บบันทึกของรัฐและระบบเอกสารแบบครบวงจร”

หน่วยงานการจัดการใหม่ - Federal Archival Agency (ดูพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 17 มิถุนายน 2547 ฉบับที่ 290) ตามการตัดสินใจเกี่ยวกับการปฏิรูปการบริหารไม่ได้รับหน้าที่ในการจัดการเอกสาร ได้รับมอบหมายให้ทำหน้าที่ประสานงานการตั้งชื่อคดีโดยประมาณคำแนะนำสำหรับงานสำนักงานของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางตลอดจนรายการเอกสารที่สร้างขึ้นระหว่างกิจกรรมของหน่วยงานรัฐบาลกลางและองค์กรรองซึ่งระบุระยะเวลาการจัดเก็บ ดังที่เราเห็นแล้วแม้แต่งานที่เป็นนามธรรมของ "การพัฒนา" ของงานในสำนักงานก็ถูกลบออกจากข้อบังคับแล้ว สถานการณ์นี้ทำให้เกิดความไม่แน่นอนในโอกาสที่จะปรับปรุงสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนในระดับรัฐต่อไป ในเวลาเดียวกันในประเทศที่พัฒนาแล้วทั้งหมดในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งหน้าที่ของการจัดการเอกสารจะถูกมอบหมายให้กับหน่วยงานของรัฐที่เกี่ยวข้องและแนวปฏิบัตินี้ก็พิสูจน์ตัวเอง

รัสเซียควรให้ความสำคัญกับประสบการณ์ ต่างประเทศ- แท้จริงแล้วในวันนี้หลังจากการดำเนินการปฏิรูปการบริหาร หน้าที่ของรัฐในการจัดการเอกสาร (DOM) เป็นครั้งแรกในรอบสามศตวรรษที่ผ่านมาไม่อยู่ในสายตาของรัฐ หน่วยงานเก็บเอกสารไม่สามารถทำหน้าที่ประสานงาน ควบคุม และกำกับดูแลในด้านสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนได้ งานนี้ไม่ได้รับการมอบหมายให้หน่วยงานของรัฐอื่นใด แน่นอนว่าสถานการณ์นี้จะส่งผลเสียต่อสถานะของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนของประเทศ

ภายใต้เงื่อนไขปัจจุบัน งานที่สำคัญในร่างกฎหมายของรัฐบาลกลาง "การสนับสนุนเอกสารสำหรับกิจกรรมการจัดการ" ซึ่งการพัฒนาที่ดำเนินการในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมากำลังถูกขัดขวาง การปฏิรูปโครงสร้างภาครัฐจำเป็นต้องมีการปรับปรุงฐานการกำกับดูแล กฎหมาย และระเบียบวิธีของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนในวงกว้าง

โดยเฉพาะอย่างยิ่งมีความจำเป็นต้องแก้ไขมาตรฐานการสนับสนุนเอกสารที่บังคับใช้ในระดับระหว่างรัฐรัฐและระหว่างภาคส่วนโดยคำนึงถึงงานที่กำลังดำเนินการภายใต้โครงการเป้าหมายของรัฐบาลกลาง "อิเล็กทรอนิกส์รัสเซีย (2545-2553)" จำนวนหนึ่ง ความตกลงและมาตรฐานระหว่างประเทศในด้านการแลกเปลี่ยนข้อมูล ในขณะเดียวกัน ก็จำเป็นต้องหยุดการเติบโตของปริมาณการไหลของเอกสารที่ไม่สามารถควบคุมได้

ปริมาณเอกสารที่สร้างขึ้นในกิจกรรมของหน่วยงานภาครัฐมีประมาณ 250 พันล้านแผ่นต่อปี ขณะเดียวกันก็ทำการสุ่มตรวจสอบอุปกรณ์ รัฐบาลควบคุมเป็นที่ยอมรับกันว่าปริมาณเอกสารเพิ่มขึ้น 8–15% ทุกปี

สิ่งที่น่าสังเกตเป็นพิเศษคือระดับการใช้คอมพิวเตอร์ที่เพิ่มขึ้นของหน่วยงานของรัฐซึ่งเป็นปัจจัยเพิ่มเติมที่ส่งผลต่อสถานะของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

การประเมินต้นทุนทางตรงสำหรับการดำเนินการด้านการจัดการเป็นเอกสารแสดงให้เห็นถึงความผันผวนอย่างมีนัยสำคัญในจำนวนเงิน ขึ้นอยู่กับพื้นที่และระดับของหน่วยงานภาครัฐ

ค่าใช้จ่ายในการจัดทำเอกสารและการประมวลผลเอกสารต่อเอกสารโดยเฉลี่ยประมาณ 50 รูเบิล ในเรื่องนี้การลดประเภทของเอกสารลง 10% ผ่านการรวมและมาตรฐานช่วยให้เราวางใจในการได้รับผลกระทบทางเศรษฐกิจโดยตรงโดยการลดต้นทุนของเอกสารและการประมวลผลเอกสาร เงินออมประมาณ 12.5 พันล้านรูเบิล

การควบคุมหน้าที่ของหน่วยงานภาครัฐและขั้นตอนในการสนับสนุนด้านเอกสารช่วยให้ลดเวลาที่ใช้ในการจัดทำเอกสารและประมวลผลเอกสาร (โดยเฉลี่ยจาก 15–20 นาทีเหลือ 3–4 นาที) เพื่อประหยัดเวลาได้มากถึง 40–50% ของ เวลาทั้งหมดที่ใช้ในกระบวนการเอกสาร ในทางกลับกันจะทำให้สามารถรับผลกระทบทางเศรษฐกิจโดยตรงอย่างน้อย 2.5–3.0 พันล้านรูเบิล

ปัจจุบัน เศรษฐกิจรัสเซียกำลังถูกย้ายจากเศรษฐกิจที่เน้นวัตถุดิบเป็นส่วนใหญ่ ไปสู่การขยายการผลิตผลิตภัณฑ์ที่มีเทคโนโลยีสูงและเน้นความรู้ ซึ่งใช้ความสำเร็จทางวิทยาศาสตร์และทางเทคนิคสูงสุดและศักยภาพทางปัญญาของประเทศ ตามมติที่นำมาใช้ก่อนหน้านี้ของคณะมนตรีความมั่นคง (SC) ภายใต้ประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย ควรให้ความสนใจหลักเพื่อให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์ในประเทศสามารถแข่งขันได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในตลาดต่างประเทศ สิ่งนี้ต้องการเอกสารและข้อมูลสนับสนุนของผลิตภัณฑ์ในทุกขั้นตอนของวงจรชีวิตที่ตรงตามมาตรฐานสากล ซึ่งประดิษฐานอยู่ในกฎหมายของรัฐบาลกลาง “ในกฎระเบียบทางเทคนิค” ลงวันที่ 27 ธันวาคม 2545 ฉบับที่ 184-FZ

ค่าคอมมิชชันบน ความปลอดภัยของข้อมูลในเดือนมีนาคม พ.ศ. 2546 คณะมนตรีความมั่นคงแห่งสหพันธรัฐรัสเซียซึ่งให้ความสนใจกับปัญหาการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ตัดสินใจเกี่ยวกับความจำเป็นในการสร้างชุดกฎหมายในพื้นที่นี้

การจัดตั้งกฎที่เป็นเอกภาพและสม่ำเสมอ วิธีการศึกษาก่อนวัยเรียนในหน่วยงานของรัฐไม่ว่าจะอยู่ในสังกัดหน่วยงานใดก็ตาม

การติดตามและควบคุมการปฏิบัติตามกฎและข้อบังคับของการรับส่งเอกสารระหว่างแผนก กระบวนการสร้างเอกสาร และปริมาณการรับส่งเอกสาร

งานทางวิทยาศาสตร์และระเบียบวิธีในสาขาการสนับสนุนเอกสารและการแนะนำวิธีการทำงานกับเอกสารที่สมเหตุสมผลที่สุดในหน่วยงานการจัดการและ องค์กรภาครัฐ;

การพัฒนากฎระเบียบมาตรฐานแบบรวมศูนย์เพื่อแก้ไขปัญหาการบริหารจัดการขององค์กรภาครัฐ

สร้างความมั่นใจในความปลอดภัยของเอกสารในหน่วยงานของรัฐการจัดตั้งกองทุนสารคดีเช่น แหล่งข้อมูลองค์กรการกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารตลอดจนการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่กำหนดตามกฎหมายเกี่ยวกับการเข้าถึงเอกสารของหน่วยงานการจัดการและองค์กร

การตรวจสอบซอฟต์แวร์และเครื่องมือข้อมูลอื่น ๆ ที่ใช้โดยหน่วยงานและหน่วยงานของรัฐในการสื่อสารเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

การฝึกอบรมวิชาชีพและการฝึกอบรมขั้นสูงของผู้เชี่ยวชาญในสาขาสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

การดำเนินงานเหล่านี้ซึ่งเป็นพื้นฐานของการจัดการเอกสารจะปรับปรุงระดับคุณภาพและความเป็นมืออาชีพในขอบเขตทางเศรษฐกิจและสังคมของรัสเซียและโดยการปรับปรุงกิจกรรมของอุปกรณ์การจัดการจะได้รับผลกระทบทางเศรษฐกิจโดยตรงทั้งหมด 13.75– 14.25 พันล้านรูเบิล และผลกระทบที่ใหญ่กว่าผลกระทบโดยตรงคือผลกระทบทางเศรษฐกิจทางอ้อมซึ่งสะท้อนให้เห็นในการเติบโตของผลิตภัณฑ์มวลรวมประชาชาติและความสามารถในการแข่งขันของผู้ผลิตในรัสเซีย

แน่นอนว่าในการแก้ปัญหาข้างต้น จำเป็นต้องมีหน่วยงานของรัฐพิเศษในระดับหนึ่ง บริการของรัฐบาลกลาง- หน่วยงานจัดการเอกสารสำคัญที่มีอำนาจเหมาะสมเหมาะสมที่สุดสำหรับวัตถุประสงค์เหล่านี้

งานในสำนักงานในปัจจุบันถูกกำหนดโดยมาตรฐานว่าเป็น "สาขาของกิจกรรม" ที่ให้การรับรองเอกสารและการจัดระเบียบงานด้วยเอกสาร "2 นั่นคือ กระบวนการทั้งหมดตั้งแต่ช่วงเวลาที่สร้างเอกสารไปจนถึงการทำลายหรือถ่ายโอนไปยังที่เก็บถาวรเพื่อจัดเก็บ"

คำนี้ปรากฏขึ้นในตอนแรกในคำพูดด้วยวาจา (สันนิษฐานในศตวรรษที่ 17) และหมายถึงกระบวนการตัดสินใจ (ดำเนินการกรณี - "การสร้างเรื่อง" (การแก้ไขปัญหา) เนื่องจากในระหว่างการแก้ไขปัญหาใด ๆ เอกสารจึงเกิดขึ้นเพื่อรวมเข้าด้วยกัน บรรลุข้อตกลง ตัดสินใจ (เนื่องจากคำพูดมีอายุสั้น อาจถูกลืม บิดเบือนระหว่างการถ่ายทอด หรือเข้าใจผิดแล้วในศตวรรษที่ 16 คำว่าเดโลจึงถูกใช้เป็น “ชุดเอกสารที่เกี่ยวข้องกับเรื่องบางประเด็น ประเด็นปัญหา” 3. เป็นครั้งแรกในความเข้าใจนี้คำว่า "เดโล" ถูกบันทึกไว้ในเอกสารเมื่อปี ค.ศ. 1584

ควบคู่ไปกับคำว่า "งานในสำนักงาน" ในช่วงไม่กี่ทศวรรษที่ผ่านมา มีการใช้คำว่า "การสนับสนุนด้านเอกสารสำหรับการจัดการ" การปรากฏตัวของคำนี้เกี่ยวข้องกับการแนะนำระบบคอมพิวเตอร์ วีการจัดการ องค์กร โปรแกรมและข้อมูล บทบัญญัติเพื่อให้ใกล้เคียงกับคำศัพท์ที่ใช้ในโปรแกรมคอมพิวเตอร์และวรรณกรรมในสาขางานในสำนักงานมากขึ้น คำว่า "การจัดการสนับสนุนเอกสาร" จึงเริ่มถูกนำมาใช้ในลักษณะเดียวกัน ซึ่งโดยพื้นฐานแล้วมีความหมายเหมือนกันกับคำว่า "งานในสำนักงาน" ตัวอย่างเช่นในชื่อเอกสารมาตรฐาน "ระบบสนับสนุนเอกสารของรัฐสำหรับการจัดการ" และ "คำแนะนำมาตรฐานสำหรับงานสำนักงานในกระทรวงและแผนกต่างๆ ของสหพันธรัฐรัสเซีย"

คำที่กว้างกว่าที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน การสนับสนุนข้อมูลและเอกสารสำหรับการจัดการ รวมถึง นอกเหนือจากการทำงานแบบดั้งเดิมกับเอกสารและบริการข้อมูล การสร้าง การบำรุงรักษา และการทำงานกับฐานข้อมูล

ทั้งกระบวนการสร้างเอกสารและการจัดระเบียบการทำงานด้วยนั้นได้รับการควบคุมโดยกฎหมายพิเศษ กฎระเบียบ และเชิงบรรทัดฐานและระเบียบวิธี ในช่วงก่อนการปฏิวัติ กฎหมายที่ใหญ่ที่สุดที่กำหนดองค์กรของงานสำนักงานคือ "กฎทั่วไป" ที่ได้รับอนุมัติโดย Peter I เมื่อวันที่ 28 กุมภาพันธ์ ค.ศ. 1720 4 "สถาบันการบริหารจังหวัด" ในปี พ.ศ. 2318 โดย Catherine II “การสถาปนากระทรวงทั่วไป” เมื่อปี พ.ศ. 2354 การกระทำเหล่านี้ได้กำหนดหลักการพื้นฐานของการทำงานกับเอกสารที่มีผลบังคับใช้ในปัจจุบัน (เช่น การบันทึกเอกสารภาคบังคับ การลงทะเบียน การควบคุม การสร้างไฟล์ การสร้างเอกสารสำคัญของสถาบัน เป็นต้น)

การดำเนินการด้านกฎระเบียบและระเบียบวิธีในการทำงานในสำนักงาน:

มีการจัดการระบบสนับสนุนเอกสารของรัฐและฉัน.บทบัญญัติพื้นฐาน ข้อกำหนดทั่วไปสำหรับบริการสนับสนุนเอกสารและเอกสาร - ม.1991.

ปัจจุบันตามโครงการเป้าหมายของรัฐบาลกลางการพัฒนาสถาบันการศึกษางบประมาณของรัฐฉบับใหม่ซึ่งเป็นระบบข้อกำหนดที่กำหนดกฎพื้นฐานสำหรับการทำงานกับเอกสารในองค์กรกำลังดำเนินการเสร็จสิ้น ระบบนี้มุ่งเป้าไปที่โครงสร้างเชิงพาณิชย์ด้วย จะประกอบด้วยสองส่วน: เชิงบรรทัดฐานและระเบียบวิธี ในส่วนเชิงบรรทัดฐานเช่นเดียวกับในเอกสารที่มีอยู่ในปัจจุบันงานหลักและหน้าที่การควบคุมทางกฎหมายของกิจกรรมของบริการสนับสนุนเอกสารในองค์กรกำหนดโครงสร้างโดยประมาณ ขั้นตอนการเตรียมและประมวลผลเอกสาร ทุกขั้นตอนของการทำงานร่วมกับพวกเขา: การจัดส่ง, การส่งผ่าน, การประมวลผล, การบัญชี, การลงทะเบียน, การควบคุมการดำเนินการ, ข้อมูลและงานอ้างอิง, การจัดเก็บเอกสารทันที, ค้นหาเอกสารและข้อมูล การปกป้องระบบการสืบค้นข้อมูล การเตรียมเอกสารสำหรับเก็บถาวร ขั้นตอนการดำเนินการตรวจสอบมูลค่าเอกสาร องค์กรจัดเก็บเอกสาร

ความแตกต่างหลัก ระบบใหม่คือมันจะแสดงถึงความซับซ้อนแบบรวมศูนย์ของเอกสารอัตโนมัติโดยอาศัยโปรแกรมแก้ไขข้อความที่ทันสมัย ​​การไหลของเอกสารอัตโนมัติ (รวมถึง อีเมล 9. ฐานข้อมูลและการจัดเก็บอัตโนมัติและการใช้เอกสาร (รวมถึงระบบการตั้งชื่อคดีอัตโนมัติ สินค้าคงคลังของคดี ฯลฯ)

คำแนะนำแบบจำลองสำหรับงานสำนักงานของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางของสหพันธรัฐรัสเซีย - ม., .2548.

คำแนะนำฉบับใหม่ รวมถึงขั้นตอนทั่วไปในการเตรียมและประมวลผลเอกสารตลอดจนข้อมูลเฉพาะของการเตรียมเอกสารบางประเภท: คำสั่ง คำแนะนำ คำแนะนำ โปรโตคอล อธิบายขั้นตอนการลงทะเบียนเอกสาร การสร้างเครื่องมือค้นหาสำหรับงานอ้างอิง การจัดการควบคุมการดำเนินการของเอกสาร ขั้นตอนการรวบรวมและทำงานกับระบบการตั้งชื่อไฟล์ การสร้างไฟล์ การดำเนินการตรวจสอบมูลค่าของเอกสาร การลงทะเบียนไฟล์ รวบรวมสินค้าคงคลัง จัดเก็บไฟล์ทันทีและถ่ายโอนไปยังที่จัดเก็บข้อมูลถาวร ภาคผนวกมีแบบฟอร์มสำหรับการตั้งชื่อคดีการดำเนินการเกี่ยวกับการจัดสรรเอกสารเพื่อการทำลายสินค้าคงคลัง ฯลฯ ดังที่เห็นได้จากรายการเนื้อหาของคำแนะนำโดยย่อซึ่งสะท้อนถึงประเด็นเกือบทั้งหมดของการจัดงานในสำนักงาน แม้ว่าจะมีจุดประสงค์เพื่อกระทรวงและแผนกต่างๆ เป็นหลัก แต่บริการการจัดการสำนักงานขององค์กรที่เป็นเจ้าของทุกรูปแบบก็สามารถใช้งานได้และค้นหาสิ่งที่มีประโยชน์มากมายสำหรับตนเอง สามารถใช้เป็นพื้นฐานในการพัฒนาคำแนะนำสำหรับการจัดการสำนักงานสำหรับองค์กรเฉพาะ

กฎพื้นฐานสำหรับการทำงานของเอกสารสำคัญของแผนก - ม., 1988.

กฎสามารถแบ่งคร่าวๆ ได้เป็นสองส่วน หัวข้อแรก (ส่วนที่ 2-4) ครอบคลุมประเด็นด้านธุรการโดยละเอียด:

ข้อกำหนดสำหรับรายการเคส ประเภท ขั้นตอนการเตรียม การบรรจุ และการบำรุงรักษา

ขั้นตอนการขึ้นรูปคดีในงานสำนักงาน

การจัดองค์กรและขั้นตอนการดำเนินการตรวจสอบมูลค่าเอกสารในงานสำนักงาน

ขั้นตอนการคัดเลือกเอกสารที่จะทำลาย 4 การเตรียมไฟล์สำหรับการถ่ายโอนไปยังไฟล์เก็บถาวร: การลงทะเบียนไฟล์ (การกำหนดหมายเลข การยื่น การออกแบบปกเพิ่มเติม ฯลฯ ) การจัดทำสินค้าคงคลัง การถ่ายโอนไปยังไฟล์เก็บถาวร

อีกส่วนหนึ่งของกฎ (มาตรา 5-14) ให้รายละเอียดการทำงานกับเอกสารในไฟล์เก็บถาวร

สำหรับองค์กรการค้าที่ไม่ได้ส่งเอกสารเพื่อการจัดเก็บของรัฐ แต่เก็บไว้ที่บ้าน กฎเกณฑ์นี้เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในการจัดระเบียบเอกสารสำคัญของตน

รายการเอกสารระบุระยะเวลาการเก็บรักษา (โดยทั่วไป><ми ведомственный) 10 .

กฎเกณฑ์ต้นแบบในการบันทึกข้อเสนอ การสมัคร และการร้องเรียนของพลเมืองในหน่วยงานของรัฐ รัฐวิสาหกิจ สถาบัน และองค์กรต่างๆ

พระราชบัญญัตินี้อธิบายถึงข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับการจัดระเบียบงานกับเอกสารประเภทนี้: คุณสมบัติของการลงทะเบียน, กำหนดเวลาในการดำเนินการ, การบำรุงรักษาไฟล์อ้างอิง, การสร้างไฟล์, ระยะเวลาการจัดเก็บไฟล์, การบำรุงรักษาข้อมูลการวิเคราะห์ในแอปพลิเคชัน วิธีการที่กำหนดไว้ในข้อบังคับสามารถใช้เพื่อจัดระเบียบงานกับเอกสารของเอกชนได้

การบรรยายครั้งที่ 2. การจัดสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน งานและหน้าที่ของบริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

การสนับสนุนเอกสารรูปแบบองค์กร (เอกสาร)

การบริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน: วัตถุประสงค์และสถานที่ในโครงสร้างองค์กร

โครงสร้างโดยทั่วไปของการบริการการศึกษาก่อนวัยเรียนในองค์กรระดับการจัดการต่างๆ

หน้าที่ของพนักงานสถานศึกษาก่อนวัยเรียน

การปันส่วนแรงงานของคนงาน

องค์ประกอบอย่างเป็นทางการและตัวเลขของเจ้าหน้าที่บริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

ระเบียบกิจกรรมการบริการของสถานศึกษาก่อนวัยเรียน

1. องค์กรใดๆ ก็ตามมีเอกสารสนับสนุนในฐานะหน้าที่การจัดการ โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบองค์กรและกฎหมาย ลักษณะและเนื้อหาของกิจกรรม ความสามารถ และปัจจัยอื่นๆ ตามคำจำกัดความที่ประดิษฐานอยู่ใน GOST R 51141-98 การสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการเป็นสาขาหนึ่งของกิจกรรมที่รับรองเอกสารและการจัดระเบียบการทำงานด้วยเอกสารราชการ

เอกสารเป็นวิธีหลักในการบันทึกและส่งข้อมูลการจัดการและข้อมูลอื่น ๆ ในระบบการจัดการ และคุณภาพของการตัดสินใจ และผลที่ตามมาคือประสิทธิผลของกิจกรรมของสถาบันส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับความมีประสิทธิภาพของการทำงานกับเอกสาร นั่นคือเหตุผลที่ในองค์กรใด ๆ เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษกับการจัดกิจกรรมของบริการการจัดการสำนักงานและเพื่อให้บรรลุการจัดเตรียมงานกับเอกสารอย่างมีเหตุผลที่สุด

ก่อนอื่นจำเป็นต้องแก้ไขปัญหาต่อไปนี้ในระดับองค์กร:

การเลือกรูปแบบงานสำนักงานขององค์กรที่เหมาะสมที่สุด

การพัฒนาโครงสร้างองค์กรและการทำงานของบริการการจัดการสำนักงานและการเลือกชื่อเฉพาะ

การกำหนดขอบเขตหน้าที่ สิทธิ และความรับผิดชอบระหว่างแต่ละหน่วยโครงสร้างของบริการการจัดการสำนักงานและพนักงาน และการรวมไว้ในเอกสารองค์กรและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

มาตรฐานแรงงานสำหรับพนักงานออฟฟิศ

การกำหนดจำนวนและองค์ประกอบอย่างเป็นทางการของบริการการจัดการสำนักงาน

การเลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการทำงานกับเอกสารและรวมไว้ในคำแนะนำการทำงานของ Office

การจัดสถานที่ทำงานอย่างมีเหตุผลและการสร้างสภาพการทำงานที่เอื้ออำนวย

การปรับปรุงคุณสมบัติของพนักงานและวัฒนธรรมการทำงานกับเอกสาร

คำถามแรก - การเลือกรูปแบบงานสำนักงานขององค์กรที่เหมาะสมที่สุด - ได้รับการแก้ไขในระยะเริ่มแรกของการจัดบริการงานสำนักงาน เมื่อแก้ไขปัญหานี้ เราควรดำเนินการจากข้อเท็จจริงที่ว่าในอดีตมีรูปแบบหลักสามรูปแบบในการจัดระบบงานในสำนักงาน: แบบรวมศูนย์ กระจายอำนาจ และแบบผสมผสาน

แบบฟอร์มรวมศูนย์เกี่ยวข้องกับการดำเนินการประมวลผลเอกสารทั้งหมด (ตั้งแต่การรับเอกสารและการลงทะเบียนไปจนถึงการส่งเอกสาร การสร้างไฟล์ และการจัดเก็บ) ในหน่วยเดียว - บริการการจัดการสำนักงาน

รูปแบบการกระจายอำนาจขององค์กรงานสำนักงานเกี่ยวข้องกับการสร้างบริการงานสำนักงานอิสระในแต่ละหน่วยโครงสร้างและปัจจุบันไม่ค่อยได้ใช้มากนัก รูปแบบงานสำนักงานแบบกระจายอำนาจจะใช้เฉพาะในองค์กรที่กระจายตัวทางภูมิศาสตร์เท่านั้น รวมถึงในแต่ละแผนกที่ทำงานกับเอกสารเฉพาะ

ด้วยเอกสารการเข้าถึงแบบจำกัดที่ต้องแยกออกจากบันทึกที่เปิดอยู่

รูปแบบการจัดระเบียบงานในสำนักงานแบบผสมผสานเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานในสำนักงานบางส่วนในบริการงานในสำนักงาน และงานอื่นๆ ในแผนก ตามกฎแล้วบริการการจัดการสำนักงานจะรับและส่งเอกสารการลงทะเบียนการจัดลำดับเอกสารการควบคุมการดำเนินการเอกสารในขณะที่การสร้างและการดำเนินการเอกสารการจัดระบบการสร้างไฟล์และการจัดเก็บ ดำเนินการในส่วนงานโครงสร้าง นอกจากนี้ ด้วยรูปแบบงานในสำนักงานที่หลากหลาย การดำเนินการทางเทคโนโลยีเดียวกัน (เช่น การลงทะเบียนเอกสารขาเข้าและขาออก) สามารถทำได้ในการให้บริการงานในสำนักงานและในแผนกโครงสร้าง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสาร เอกสารที่ส่งถึงฝ่ายบริหารจะได้รับการลงทะเบียนในบริการการจัดการสำนักงานและส่งถึงหน่วยโครงสร้างในแผนกที่เกี่ยวข้อง

องค์กรส่วนใหญ่ใช้รูปแบบองค์กรสำนักงานแบบผสม ซึ่งมักจะเป็นรูปแบบรวมศูนย์น้อยกว่า แม้ว่าแน่นอนว่ารูปแบบหลังจะมีข้อดีหลายประการก็ตาม รูปแบบการจัดสำนักงานแบบรวมศูนย์ช่วยให้คุณสามารถรวมการดำเนินการทางเทคนิคทั้งหมดสำหรับการประมวลผลเอกสารในแผนกเดียวโดยปล่อยให้งานสร้างสรรค์พร้อมเอกสารไปยังหน่วยโครงสร้างอื่น ๆ ทำให้สามารถสร้างฐานข้อมูลเดียวของเอกสารทั้งหมดที่ได้รับและสร้างในองค์กร จึงให้การค้นหาเอกสารที่เชื่อถือได้มากขึ้นและตามงานอ้างอิงในเอกสาร แบบฟอร์มแบบรวมศูนย์ทำให้หน่วยโครงสร้างไม่จำเป็นต้องกำหนดเอกสารที่ดำเนินการเป็นไฟล์และจัดเก็บ เนื่องจากงานนี้ดำเนินการโดยบริการการจัดการสำนักงาน นอกจากนี้ แบบฟอร์มแบบรวมศูนย์ยังช่วยให้สามารถใช้อุปกรณ์สำนักงานและอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ได้อย่างมีประสิทธิภาพและครอบคลุมมากขึ้นเพื่อดำเนินการประมวลผลเอกสารที่เกี่ยวข้องกับสำนักงาน

โดยธรรมชาติแล้วด้วยรูปแบบรวมศูนย์ บริการการจัดการสำนักงานจะทำงานในปริมาณที่มากกว่ารูปแบบผสม และโดยธรรมชาติแล้วสิ่งนี้ต้องใช้พนักงานจำนวนมากขึ้น และเนื่องจากทุกกรณีได้รับการประมวลผล รวบรวม และเก็บไว้ในการจัดการสำนักงาน บริการดังนั้นจึงมีสถานที่สำนักงานพิเศษจำนวนมากขึ้นซึ่งมีไว้สำหรับการประมวลผลเอกสารการจัดทำและการจัดเก็บเอกสารสำคัญปัจจุบันขององค์กร ในเวลาเดียวกันควรระลึกไว้ว่าการแนะนำคอมพิวเตอร์สมัยใหม่โดยเฉพาะเครือข่ายเทคโนโลยีการประมวลผลเอกสารทำให้สามารถสร้างฐานข้อมูลแบบรวมของเอกสารองค์กรและงานในสำนักงานในรูปแบบผสม

รูปแบบการจัดระเบียบงานในสำนักงานที่เลือกส่วนใหญ่จะกำหนดเทคโนโลยีในการทำงานกับเอกสารซึ่งประดิษฐานอยู่ในคำแนะนำสำหรับงานในสำนักงาน

2. สิ่งสำคัญคือต้องเน้นย้ำว่าในสภาวะสมัยใหม่ เมื่อการทำงานกับเอกสารการจัดการในหลายสถาบันขึ้นอยู่กับเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ หน้าที่ของบริการการจัดการสำนักงานไม่ได้จำกัดเพียงการจัดลำดับการไหลของเอกสารของสถาบัน การบันทึกเอกสาร การตรวจสอบการดำเนินการของพวกเขา และจัดเก็บเอกสาร บริการการจัดการบันทึกเกี่ยวข้องโดยตรงในการกำหนดงานในการพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศอัตโนมัติสำหรับการทำงานกับเอกสาร รับรองการเข้าถึงข้อมูลและการปกป้องข้อมูล และปรับปรุงการทำงานกับเอกสาร

บริการงานสำนักงาน - การจัดการธุรกิจ, สำนักงาน, แผนกทั่วไป, สำนักเลขาธิการ, แผนกงานในสำนักงาน - เป็นหน่วยโครงสร้างอิสระขององค์กร, สถาบัน, องค์กร (ต่อไปนี้จะเรียกว่าองค์กร) ซึ่งทำหน้าที่สนับสนุนเอกสารสำหรับกิจกรรมการจัดการ ( DOU) และผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรงกับหัวหน้าองค์กร ชื่อเฉพาะของบริการการจัดการสำนักงานจะถูกเลือกโดยขึ้นอยู่กับประเภทขององค์กร โครงสร้างองค์กร ตำแหน่งในลำดับชั้นของหน่วยงานการจัดการ ปริมาณของกิจกรรม และคุณสมบัติอื่น ๆ ในองค์กรขนาดเล็ก หน้าที่ของบริการการจัดการสำนักงานมักจะดำเนินการโดยเลขานุการคนหนึ่ง

3. การเลือกชื่อเฉพาะสำหรับบริการการจัดการสำนักงานจะดำเนินการพร้อมกับการพัฒนาโครงสร้างองค์กรและการทำงานของบริการ ระบบสนับสนุนเอกสารของรัฐเพื่อการจัดการ (GSDMOU) มีคำแนะนำที่ช่วยให้คุณสามารถเลือกชื่อบริการและโครงสร้างที่เหมาะสมที่สุด

ขึ้นอยู่กับสถานะขององค์กร เป้าหมาย วัตถุประสงค์ จำนวนหน่วยโครงสร้างและเจ้าหน้าที่ บริการการศึกษาก่อนวัยเรียนมีชื่อรูปแบบองค์กร โครงสร้าง และองค์ประกอบอย่างเป็นทางการที่แตกต่างกัน

สำหรับสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน องค์กรต่างๆ จะสร้าง:

การจัดการธุรกิจ;

สำนักงาน;

แผนกทั่วไป

ฝ่ายบริการสถานศึกษาก่อนวัยเรียนหรือฝ่ายสถานศึกษาก่อนวัยเรียน

ในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง (กระทรวงแผนก) นี่คือการจัดการธุรกิจซึ่งตามกฎแล้วมีโครงสร้างที่ซับซ้อน ประกอบด้วย สำนักเลขาธิการ ผู้ตรวจสอบรัฐมนตรี สำนักเลขาธิการคณะกรรมการ และสำนักงาน

สำนักเลขาธิการ ประกอบด้วย ฝ่ายต้อนรับรัฐมนตรี สำนักเลขาธิการรัฐมนตรี ฝ่ายต้อนรับ และสำนักเลขาธิการรัฐมนตรีช่วยว่าการกระทรวง สำนักเลขาธิการจัดทำเอกสารสำหรับรายงานและจัดระเบียบงานกับเอกสารที่ฝ่ายบริหารได้รับ

ตรวจราชการตามรัฐมนตรี ควบคุมการดำเนินการตามเอกสารราชการ เอกสารทางราชการ และคำสั่งกระทรวง

สำนักเลขาธิการ คณะกรรมการมีหน้าที่รับผิดชอบในการสนับสนุนทางเทคนิคและเอกสารสำหรับการประชุมคณะกรรมการ

สำนักงาน ประกอบด้วยการแบ่งส่วนโครงสร้าง

ได้แก่: การสำรวจ สำนักโต้ตอบของรัฐบาล สำนักบัญชีและทะเบียนเอกสาร กลุ่มควบคุม สำนักพิมพ์หรือศูนย์ประมวลผลเอกสารคอมพิวเตอร์ สำนักถ่ายเอกสาร สำนักงานพิมพ์ดีด และหอจดหมายเหตุกลาง

ในองค์กรต่างๆ - รัฐ, ไม่ใช่รัฐ, การวิจัย, การออกแบบ, วิศวกรรม, สถาบันการศึกษาระดับอุดมศึกษา - มีการสร้างแผนกสนับสนุนเอกสารหรือสำนักงาน พวกเขาอาจมีแผนกโครงสร้าง (ภาค, กลุ่ม) หรือการจัดการพื้นที่เฉพาะของงานอาจได้รับความไว้วางใจให้กับนักแสดงเฉพาะ (นักแสดง)

ในสำนักงานหรือแผนกของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน มีการสร้างหน่วยงานที่ดำเนินการบัญชีและการลงทะเบียนเอกสาร การควบคุม การปรับปรุง การทำงานกับเอกสารและการแนะนำวิธีการทางเทคนิค และการพิจารณาคำอุทธรณ์ของประชาชน อาจรวมถึงสำนักเลขาธิการ คณะสำรวจ สำนักพิมพ์ สำนักคัดลอก และเอกสารสำคัญ

แผนกทั่วไปถูกสร้างขึ้นในหน่วยงานบริหารและการปกครองตนเองในท้องถิ่น โครงสร้างของแผนกทั่วไปประกอบด้วยแผนกต่างๆ เช่นเดียวกับสำนักงาน อย่างไรก็ตาม โครงสร้างของมันจำเป็นต้องมีหน่วยงานต่างๆ เช่น แผนกโปรโตคอล กลุ่มจดหมาย และพื้นที่ต้อนรับ แผนกโปรโตคอลเตรียมร่างเอกสารในนามของฝ่ายบริหาร วิเคราะห์เอกสารที่จัดทำในแผนกโครงสร้าง และพนักงานเตรียมการประชุมของหน่วยงานกำกับดูแล กลุ่ม (สำนัก แผนก) ทำงานร่วมกับการอุทธรณ์ของประชาชน แผนกต้อนรับส่วนหน้าจะรับพลเมืองที่ให้คำแนะนำ คำแถลง หรือข้อร้องเรียนส่วนบุคคล

ข้อเท็จจริงเชิงบวกควรได้รับการพิจารณาให้รวมอยู่ในโครงสร้างของบริการการศึกษาก่อนวัยเรียนของหน่วยงานที่มีส่วนร่วมในการปรับปรุงรูปแบบและวิธีการทำงานกับเอกสาร แผนกนี้อาจเรียกว่าแผนกปรับปรุงงานเกี่ยวกับเอกสารและแนะนำวิธีการทางเทคนิคหรือกลุ่ม (ภาคส่วนสำนัก) เพื่อปรับปรุงงานเกี่ยวกับเอกสาร

สามารถสร้างสำนักเลขาธิการได้ในสำนักงานและในแผนกทั่วไป (แผนกการศึกษาก่อนวัยเรียน) รวมถึงแผนกอิสระซึ่งรวมถึงเลขานุการทั้งหมดของผู้นำองค์กร

เงื่อนไขหลักสำหรับการสร้างบริการนี้โดยไม่คำนึงถึงชื่อซึ่งจะต้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัดมีดังต่อไปนี้: “ การสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการในองค์กรสถาบันและองค์กรดำเนินการโดยบริการพิเศษซึ่งดำเนินงานเป็นหน่วยโครงสร้างอิสระ สังกัดโดยตรงกับหัวหน้าองค์กร”

ในกระทรวงและกรมต่างๆ - การจัดการธุรกิจ.ตามกฎแล้วการบริหารงานประกอบด้วย: สำนักเลขาธิการ (แผนกต้อนรับ, สำนักเลขาธิการของรัฐมนตรี, สำนักเลขาธิการของรัฐมนตรีช่วยว่าการ, สำนักเลขาธิการคณะกรรมการ, สำนักโปรโตคอล), การตรวจสอบภายใต้รัฐมนตรี (หัวหน้าแผนก), สำนักงาน (สำนักของ จดหมายโต้ตอบของรัฐบาล, สำนักบัญชีและการลงทะเบียน, การสำรวจ, สำนักพิมพ์ดีด, สำนักงานโทรพิมพ์ ฯลฯ ), แผนกจดหมาย (ข้อร้องเรียน), แผนกปรับปรุงงานเกี่ยวกับเอกสารและแนะนำวิธีการทางเทคนิค, หอจดหมายเหตุกลาง);

ที่สถานประกอบการ (สมาคม) ในองค์กรวิจัย ออกแบบ วิศวกรรม และศูนย์คอมพิวเตอร์ สถาบันอุดมศึกษา และองค์กรอื่น ๆ - ตั้งแต่ กิจการด้านเอกสารสนับสนุนการบริหารหรือสำนักงานในพวกเขา สารประกอบ,ตามกฎแล้วพวกเขารวมถึง: แผนกบัญชีและการลงทะเบียนเอกสาร, การควบคุมการดำเนินการ, การปรับปรุงงานกับเอกสารและการแนะนำวิธีการทางเทคนิค, การพิจารณาคำอุทธรณ์ของประชาชน, สำนักเลขาธิการ, การเดินทาง, สำนักพิมพ์, สำนักคัดลอก, เอกสารสำคัญ;

ในหน่วยงานบริหาร (การบริหาร สำนักงานนายกเทศมนตรี จังหวัด ฯลฯ) และเครื่องมือการจัดการขององค์กรสาธารณะ - แผนกทั่วไป.แผนกทั่วไปประกอบด้วย: สำนักเลขาธิการ, สำนักงาน, กลุ่มควบคุม, กลุ่มโปรโตคอล, กลุ่มสำหรับการปรับปรุงการทำงานกับเอกสาร, กลุ่มจดหมาย (ข้อร้องเรียน), สำนักพิมพ์, สำนักคัดลอก, เอกสารสำคัญ;

ในองค์กรที่ไม่มีบริการการจัดการสำนักงานในโครงสร้าง หน้าที่ต่างๆ จะดำเนินการโดย se เลขานุการผู้จัดการในแผนกโครงสร้าง - เลขานุการแผนกหรือบุคคลอื่นที่ได้รับมอบหมายเป็นพิเศษ

4. บริการการจัดการสำนักงานแก้ไขงานหลักสองชุด:

จัดให้มีขั้นตอนที่เหมือนกันในการจัดทำเอกสารกิจกรรมการจัดการและการจัดระเบียบงานด้วยเอกสาร

การปรับปรุงรูปแบบและวิธีการทำงานกับเอกสาร

งานที่ต้องเผชิญกับบริการการจัดการสำนักงานจะกำหนดหน้าที่ของตน การรับรองขั้นตอนที่เหมือนกันสำหรับการบันทึกกิจกรรมการจัดการทำได้โดยการปฏิบัติหน้าที่ต่อไปนี้:

การพัฒนาและการออกแบบแบบฟอร์มของบริษัท เพื่อสร้างความมั่นใจในการผลิต

รับรองการผลิตเอกสาร การทำสำเนาและการจำลองเอกสาร

ควบคุมคุณภาพของการเตรียมและการดำเนินการของเอกสารการปฏิบัติตามขั้นตอนการอนุมัติและการรับรองเอกสารที่กำหนดไว้

งานจัดระเบียบงานกับเอกสารได้รับการแก้ไขโดยทำหน้าที่ดังต่อไปนี้:

จัดทำขั้นตอนที่สม่ำเสมอในการส่งเอกสาร (การไหลของเอกสารของสถาบัน)

การประมวลผลการส่งต่อเอกสารขาเข้าและขาออก

การลงทะเบียนและการบัญชีเอกสารขาเข้าขาออกและภายในขององค์กร

ควบคุมการดำเนินการของเอกสาร

การจัดระบบเอกสารรับรองการจัดเก็บและใช้ในกิจกรรมการจัดการในภายหลัง

การจัดระเบียบการทำงานโดยคำนึงถึงการอุทธรณ์ของประชาชน

สร้างความมั่นใจในการปกป้องข้อมูลเอกสาร

งานปรับปรุงรูปแบบและวิธีการทำงานกับเอกสาร ได้แก่ :

การพัฒนาและการแก้ไขเอกสารเชิงบรรทัดฐาน การเรียนการสอน ระเบียบวิธีเกี่ยวกับการทำงานในสำนักงาน (คำแนะนำเกี่ยวกับงานในสำนักงาน ระบบการตั้งชื่อคดี เป็นต้น)

คำแนะนำด้านระเบียบวิธีและการควบคุมการปฏิบัติตามกฎที่กำหนดไว้สำหรับการทำงานกับเอกสารในแผนกโครงสร้างขององค์กร

ปรับปรุงคุณสมบัติของพนักงานของสถาบันให้คำปรึกษาในประเด็นการทำงานกับเอกสาร

ปรับปรุงเอกสารของสถาบัน ดำเนินงานเพื่อรวมเอกสาร พัฒนา Timesheet และ Album แบบฟอร์มเอกสารที่ใช้ในกิจกรรมขององค์กร

การพัฒนาและการดำเนินการตามรูปแบบและวิธีการใหม่ในการทำงานกับเอกสาร การปรับปรุงการไหลของเอกสารของสถาบัน เพิ่มวินัยในการปฏิบัติงานเมื่อทำงานกับเอกสาร

กำหนดงานสำหรับการพัฒนาหรือปรับปรุงเทคโนโลยีสารสนเทศอัตโนมัติที่ใช้เมื่อทำงานกับเอกสาร

5. มาตรฐานแรงงานได้รับการพัฒนาบนพื้นฐานของการวิจัยและมีไว้สำหรับใช้ซ้ำเมื่อกำหนดต้นทุนค่าแรงเฉพาะ

ตามวัตถุประสงค์วัสดุที่ใช้สร้างมาตรฐานการทำงานของพนักงานแบ่งออกเป็น:

มาตรฐานเวลา– เวลาควบคุมที่ใช้ในการปฏิบัติงานประเภทงานมาตรฐานหรือองค์ประกอบในเงื่อนไขขององค์กรและทางเทคนิคบางประการ

มาตรฐานจำนวนคน– จำนวนพนักงานที่มีคุณสมบัติทางวิชาชีพที่ได้รับการควบคุมซึ่งจำเป็นสำหรับการปฏิบัติหน้าที่คุณภาพสูงของหน้าที่เฉพาะในเงื่อนไขขององค์กรและทางเทคนิคบางประการ

มาตรฐานการรวมศูนย์การทำงาน– อัตราส่วนที่มีการควบคุมของจำนวนพนักงานของอุปกรณ์การจัดการต่อจำนวนพนักงานทั้งหมดขององค์กรตามหน้าที่การจัดการหรือสำหรับองค์กรโดยรวม

มาตรฐานการควบคุม– มาตรฐานสำหรับจำนวนพนักงานผู้ใต้บังคับบัญชา (หรือรับราชการ)

มาตรฐานการบริการ– จำนวนที่ได้รับการควบคุมของพนักงานที่ได้รับการจัดการ (หรือให้บริการ) (แผนก) ซึ่งในเงื่อนไขขององค์กรและทางเทคนิคบางประการจะต้องได้รับการจัดการ (หรือให้บริการ) โดยพนักงานหนึ่งคน มาตรฐานอัตราส่วนจำนวนพนักงานประเภทต่างๆ– ค่าควบคุมที่รับประกันการใช้งานที่ดีที่สุดของพนักงานที่ได้มาตรฐานตามระดับคุณสมบัติของพวกเขาในเงื่อนไขขององค์กรและทางเทคนิคบางประการ งานที่ได้มาตรฐาน– ปริมาณงานที่จัดตั้งขึ้นตามมาตรฐานเวลาที่นักแสดงจะต้องดำเนินการภายในระยะเวลาปฏิทินที่กำหนดตามข้อกำหนดที่กำหนดไว้สำหรับคุณภาพของผลงาน ตามขอบเขตของการประยุกต์ใช้ มาตรฐานแรงงานแบ่งออกเป็นภาคส่วน ภาคส่วน และท้องถิ่น (ใช้กับองค์กรที่แยกต่างหาก) มาตรฐานระหว่างอุตสาหกรรมมีวัตถุประสงค์เพื่อสร้างมาตรฐานให้กับแรงงานของคนงานที่มีวิชาชีพหรือความเชี่ยวชาญพิเศษที่คล้ายคลึงกันซึ่งมีส่วนร่วมในการดำเนินการกระบวนการทางเทคโนโลยีที่คล้ายคลึงกันในสถานประกอบการต่างๆ มาตรฐานเหล่านี้ได้รับการพัฒนาสำหรับกระบวนการทางเทคโนโลยีทั่วไปที่สุดสำหรับงานประเภทเดียวกันที่มีสภาพการทำงานมาตรฐานและเป็นหนึ่งเดียว ตัวอย่างเช่น เพื่อสร้างมาตรฐานการทำงานของเจ้าหน้าที่เสมียน มาตรฐานเวลาบูรณาการระหว่างภาคส่วนสำหรับงานด้านเอกสารสนับสนุนสำหรับฝ่ายบริหารได้รับการพัฒนาและประยุกต์ใช้ (M., 1995)

มาตรฐานเวลาแบบบูรณาการออกแบบมาเพื่อดำเนินการที่ซับซ้อนของเทคนิคแรงงานที่เชื่อมโยงถึงกันทั้งทางเทคโนโลยีและองค์กร (การดำเนินงาน)

มาตรฐานบูรณาการสำหรับการปฏิบัติงานแต่ละรายการคำนวณโดยใช้สูตร:

มาตรฐานนี้อิงตามมาตรฐานแรงงานที่กำหนดจำนวนและโครงสร้างของต้นทุนเวลาทำงานและเป็นมาตรฐานที่ใช้เปรียบเทียบต้นทุนเวลาจริงเพื่อสร้างความสมเหตุสมผล เมื่อปันส่วนแรงงานจะใช้สิ่งต่อไปนี้:

มาตรฐานเวลา

มาตรฐานการผลิต

มาตรฐานการบริการ

บรรทัดฐานของประชากร

มาตรฐานการควบคุม

งานที่ได้มาตรฐาน

หากมาตรฐานเวลามีจุดมุ่งหมายเพื่อกำหนดเวลามาตรฐานเวลาสำหรับการทำงานให้เสร็จสิ้นเป็นหลัก ดังนั้นมาตรฐานการบริการและจำนวนจะมีจุดประสงค์ตามลำดับเพื่อคำนวณมาตรฐานการบริการและจำนวนพนักงานทั้งหมดที่ปฏิบัติงานตามจำนวนงานที่แน่นอนในระหว่างปี

เมื่อกำหนดมาตรฐานเวลา อันดับแรกจะคำนวณมาตรฐานเวลาสำหรับการดำเนินการซ้ำ (งาน) แต่ละรายการ จากนั้นจึงกำหนดความเข้มของแรงงานของงานทั้งหมด - เป็นผลรวมของผลิตภัณฑ์ของความเข้มของแรงงานในการปฏิบัติงานแต่ละงานตามจำนวน หลังจากนั้นจะกำหนดจำนวนพนักงาน

การบรรยายครั้งที่ 3 องค์ประกอบอย่างเป็นทางการและทางเทคนิคของพนักงานบริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน ความรับผิดชอบตามหน้าที่ของพนักงานสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน กรอบการกำกับดูแลที่ควบคุมองค์กรและเทคโนโลยีการสนับสนุนข้อมูลและเอกสารสำหรับกิจกรรมของสถาบัน

พื้นฐานด้านกฎระเบียบและระเบียบวิธีสำหรับการสนับสนุนเอกสารการจัดการ (DOU) คือชุดของกฎหมาย, ข้อบังคับ, เอกสารระเบียบวิธี, มาตรฐานของรัฐที่ควบคุมเทคโนโลยีในการสร้าง, การประมวลผล, การจัดเก็บและการใช้เอกสารในกิจกรรมปัจจุบันขององค์กรตลอดจน กิจกรรมของบริการการจัดการบันทึก: โครงสร้าง หน้าที่ พนักงาน การสนับสนุนทางเทคนิค และด้านอื่น ๆ

เอกสารด้านกฎระเบียบและระเบียบวิธีสำหรับสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนได้รับการพัฒนาโดยรัฐบาลและหน่วยงานบริหารต่างๆตามความสามารถของพวกเขา

ฐานการกำกับดูแลและระเบียบวิธีของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนประกอบด้วย:

การกระทำทางกฎหมายที่ออกโดยหน่วยงานสูงสุดของรัฐและฝ่ายบริหาร

การดำเนินการทางกฎหมายที่ออกโดยหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง: กระทรวง คณะกรรมการ แผนกทั้งในอุตสาหกรรมและแผนก

การกระทำทางกฎหมายที่ออกโดยหน่วยงานนิติบัญญัติและผู้บริหารของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซียและหน่วยงานในอาณาเขตของพวกเขาซึ่งควบคุมปัญหาการทำงานในสำนักงาน

การกระทำทางกฎหมายที่มีลักษณะเป็นบรรทัดฐานและให้คำแนะนำตลอดจนเอกสารระเบียบวิธีการเกี่ยวกับการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการซึ่งจัดพิมพ์โดยฝ่ายบริหารขององค์กรและองค์กร

โดยไม่คำนึงถึงชื่อเฉพาะของบริการการจัดการสำนักงานและโครงสร้างของบริการ พื้นฐานทางกฎหมายสำหรับกิจกรรมคือกฎระเบียบเกี่ยวกับการบริการและกฎระเบียบในส่วนโครงสร้างตลอดจนรายละเอียดงานของพนักงานซึ่งจำเป็นสำหรับแต่ละองค์กร เอกสารเหล่านี้กำหนดการแบ่งหน้าที่ หน้าที่ สิทธิและความรับผิดชอบระหว่างหน่วยโครงสร้างของฝ่ายบริการการจัดการสำนักงานและพนักงาน

ระเบียบการให้บริการของสถานศึกษาก่อนวัยเรียน- กฎหมายที่กำหนดตำแหน่งองค์กรและกฎหมายของหน่วยงานในโครงสร้างของสถาบัน งาน หน้าที่ สิทธิ ความรับผิดชอบ ตลอดจนความสัมพันธ์กับหน่วยงานและสถาบันอื่น ๆ

รายละเอียดงาน- กฎหมายที่กำหนดตำแหน่งองค์กรและกฎหมายของพนักงานในโครงสร้างของสถาบันและแผนก หน้าที่การงาน สิทธิ ความรับผิดชอบ และความสัมพันธ์กับพนักงานและหน่วยงานอื่นๆ

กฎระเบียบเกี่ยวกับการบริการการจัดการสำนักงานและกฎระเบียบในส่วนโครงสร้าง (ถ้ามี) ได้รับการพัฒนาโดยหัวหน้าโดยมีส่วนร่วมของผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติซึ่งตระหนักดีถึงการทำงานของหน่วยงานและองค์กรโดยรวม และได้รับอนุมัติจาก หัว.

หน้าที่หนึ่งของบริการงานในสำนักงานคือการเลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการทำงานกับเอกสารและรวมไว้ในคำแนะนำในการทำงานของสำนักงาน คำแนะนำในการทำงานในสำนักงาน- กฎหมายที่กำหนดเทคโนโลยีสำหรับการสร้างหรือรับเอกสาร การประมวลผล การจัดเก็บ และการใช้ในกิจกรรมขององค์กร คำแนะนำการจัดการสำนักงานกำหนดกฎเกณฑ์เดียวกันสำหรับกิจกรรมการจัดทำเอกสาร การจัดระเบียบการไหลของเอกสาร การบัญชี การลงทะเบียน การตรวจสอบการดำเนินการของเอกสารและการจัดเก็บ คำแนะนำได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าองค์กรและมีผลผูกพันกับพนักงานทุกคน

วัตถุประสงค์ของคำแนะนำคือเพื่อปรับปรุงการทำงานกับเอกสาร ลดจำนวน และปรับปรุงคุณภาพของการเตรียมเอกสาร ปรับปรุงการไหลของเอกสาร และเพิ่มประสิทธิภาพงานการจัดการ

คำแนะนำสำหรับงานในสำนักงานได้รับการพัฒนาบนพื้นฐานของบทบัญญัติของระบบการจัดการเอกสารของรัฐและมาตรฐานของรัฐสำหรับเอกสาร กระทรวงและแผนกต่างๆ กำลังพัฒนาคำแนะนำสำหรับงานในสำนักงานโดยอิงตามคำแนะนำมาตรฐานสำหรับงานในสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง คำแนะนำดังกล่าวสะท้อนให้เห็นทุกขั้นตอนในการทำงานกับเอกสารอย่างสม่ำเสมอตั้งแต่การสร้างหรือการรับไปจนถึงการดำเนินการ การส่งและ/หรือการจัดส่งไปยังเอกสารสำคัญ

คำแนะนำต้องประกอบด้วยส่วน: ข้อกำหนดทั่วไป; เอกสารของกิจกรรม (ข้อกำหนดสำหรับแบบฟอร์ม, การดำเนินการตามรายละเอียดเอกสาร, การดำเนินการของเอกสารบางประเภท); การจัดระเบียบการไหลของเอกสาร (การประมวลผลเอกสารขาเข้าและขาออก, การลงทะเบียนเอกสาร, การควบคุมการดำเนินการเอกสาร) การจัดระเบียบการจัดเก็บเอกสาร (การจัดทำรายการไฟล์, การสร้างและประมวลผลไฟล์, การถ่ายโอนไฟล์ไปยังที่เก็บข้อมูลถาวร) นอกจากนี้ขอแนะนำให้รวมส่วนต่างๆ ไว้ในคำแนะนำเกี่ยวกับการผลิตเอกสารโดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ การจัดเก็บ การบัญชี และการใช้แบบฟอร์ม ตราประทับ แสตมป์ การใช้อุปกรณ์แฟกซ์และอีเมล การถ่ายเอกสารและทำซ้ำเอกสารและอื่นๆ ขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของกิจกรรมของสถาบัน โครงสร้าง ขั้นตอนในการส่งเอกสาร การมีอยู่ของพื้นที่ทำงานแยกต่างหาก วิธีการทางเทคนิคที่ใช้ และปัจจัยอื่น ๆ คำแนะนำสำหรับงานในสำนักงานสามารถเสริมได้จากส่วนอื่น ๆ เช่น การบันทึกผลงานของหน่วยงานวิทยาลัย (วิทยาลัย, คณะกรรมการบริหาร, สภาวิชาการ ฯลฯ ); การลงทะเบียนจดหมายที่ส่งไปต่างประเทศ ฯลฯ

บทบัญญัติด้านกฎระเบียบของคำแนะนำนั้นเสริมด้วยภาคผนวก (ตัวอย่างหัวจดหมาย ; เอกสารประเภทหลัก ตัวแยกประเภท แบบฟอร์มลงทะเบียน ฯลฯ)

เอกสารด้านกฎระเบียบและระเบียบวิธีที่ควบคุมสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน ได้แก่ :

รายการเอกสารที่มีระยะเวลาจัดเก็บ (มาตรฐาน และแผนก)

รายการมาตรฐานที่พัฒนาโดยสถาบันเก็บเอกสารจะกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บสำหรับเอกสารที่เป็นเรื่องปกติสำหรับสถาบัน องค์กร และองค์กรส่วนใหญ่ บนพื้นฐานของรายการมาตรฐานรายการแผนกได้รับการพัฒนารวมถึงรายการเอกสารขององค์กรและองค์กรของระบบที่สมบูรณ์และเป็นระบบที่สุด

ระเบียบการให้บริการของสถานศึกษาก่อนวัยเรียนได้รับการพัฒนาบนพื้นฐานของมาตรฐานที่มีช่วงฟังก์ชันสูงสุด เมื่อพัฒนาข้อกำหนดส่วนบุคคล องค์ประกอบของงานและหน้าที่ของบริการจะถูกระบุ ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขที่แท้จริงของกิจกรรม ตัวอย่างเช่น สามารถเพิ่มฟังก์ชันการพยากรณ์การพัฒนาการสนับสนุนเอกสาร การรวมเอกสาร คำแนะนำด้านระเบียบวิธีสำหรับองค์กรของงานสำนักงานในแผนกโครงสร้าง ฯลฯ และในทางกลับกัน ในสถานการณ์เฉพาะก็ได้ มีความเป็นไปได้ที่จะแยกออกจากหน้าที่มาตรฐานที่ไม่ได้ดำเนินการโดยบริการการศึกษาก่อนวัยเรียนในองค์กรที่กำหนดหรือได้รับมอบหมายให้อยู่เบื้องหลังแผนกโครงสร้างอื่น ๆ

แบบฟอร์มกฎระเบียบและโครงสร้างข้อความจะรวมเป็นหนึ่งเดียวใน USDORD

หากฝ่ายไม่มีโครงสร้างภายในในรูปแบบของภาคส่วน แผนก กลุ่ม ทบวง ฯลฯ หมวด “โครงสร้าง” จะไม่รวมอยู่ในบทบัญญัติ หากแผนกมีโครงสร้างภายใน จะมีการพัฒนากฎระเบียบที่เป็นอิสระสำหรับแต่ละหน่วยโครงสร้าง

ย่อหน้าแรก "บทบัญญัติทั่วไป" กำหนดชื่อที่แน่นอนของการบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน สถานที่ในโครงสร้างองค์กรขององค์กร และระดับความเป็นอิสระของการบริการ ลองพิจารณาประเด็นนี้สองสูตร:

“สำนักงานเป็นหน่วยงานโครงสร้างอิสระของบริษัทร่วมหุ้นและรายงานตรงต่อผู้อำนวยการทั่วไป”

“สำนักงานเป็นส่วนหนึ่งของแผนกทั่วไปของบริษัทร่วมหุ้นและขึ้นตรงต่อหัวหน้า”

ในกรณีแรก ความเป็นอิสระของสำนักงานจะปลอดภัย ประการที่สอง - ความสำคัญเสริม

นอกจากนี้กฎระเบียบยังระบุชื่อตำแหน่งหัวหน้าฝ่ายบริการ - หัวหน้าผู้ทำพินัยกรรมผู้จัดการ; ขั้นตอนการแต่งตั้งและเลิกจ้าง ข้อกำหนดสำหรับคุณสมบัติและประสบการณ์การทำงานจริง

ย่อหน้าถัดไปแสดงรายการเอกสารหลักทางกฎหมาย นโยบาย กฎระเบียบ และคำแนะนำที่เป็นแนวทางในการให้บริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนในการทำงาน ขั้นแรกจะมีการแสดงรายการเอกสารทางกฎหมายและระดับชาติเชิงบรรทัดฐาน - ระเบียบวิธีและเชิงเทคนิค - จากนั้น - เอกสารภายในองค์กรและการบริหาร

หากสำนักงานมีตราประทับของตนเอง กฎระเบียบจะระบุคำอธิบาย เงื่อนไขในการจัดเก็บและการใช้งาน

ส่วน "วัตถุประสงค์หลัก" มีจุดมุ่งหมายเพื่อกำหนดเป้าหมายที่หน่วยเผชิญอยู่ หรืออีกนัยหนึ่งคือปัญหาที่หน่วยต้องแก้ไข

ส่วน "ฟังก์ชัน" แสดงรายการประเภทของงานหรือกิจกรรมที่ดำเนินการโดยแผนกโดยพิจารณาจากงานที่ต้องเผชิญ

ในการใช้งานฟังก์ชันที่ได้รับมอบหมาย บริการการจัดการสำนักงานจะตกเป็นของสิทธิ์บางประการและเนื่องจากความล้มเหลวในการดำเนินการ หน้าที่รับผิดชอบที่กำหนดไว้ในข้อบังคับ

ส่วน "สิทธิ์" แสดงรายการการกระทำที่หน่วยซึ่งแสดงโดยหัวหน้าต้องดำเนินการเพื่อปฏิบัติหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย เมื่อรวบรวมส่วนนี้ คุณต้องปฏิบัติตามกฎเดียวกันกับเมื่อรวบรวมส่วนที่เกี่ยวข้องของรายละเอียดงาน (ดูด้านล่าง) แต่เกี่ยวข้องกับแผนก

ส่วน "ความรับผิดชอบ" กำหนดประเภทของความรับผิดชอบที่หัวหน้าหน่วยอาจต้องรับในกรณีที่หน่วยล้มเหลวในการปฏิบัติหน้าที่ บริการการจัดการสำนักงานมีหน้าที่รับผิดชอบต่อการละเมิดขั้นตอนการทำงานกับเอกสารในสถาบันการสูญหายหรือความเสียหายของเอกสารสำหรับการไม่ปฏิบัติตามระบอบการรักษาความลับหรือการรักษาความลับในการทำงานกับเอกสารสำหรับการไม่ปฏิบัติตามคำแนะนำและคำแนะนำ จากฝ่ายบริหาร

ในกระบวนการปฏิบัติหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายให้กับบริการการจัดการสำนักงานนั้น จะมีปฏิสัมพันธ์กับฝ่ายบริหารของสถาบัน แผนกการทำงานทั้งหมดและบริการสนับสนุนและพนักงานแต่ละคน บริการการจัดการสำนักงานขององค์กรระดับสูง หน่วยงานเก็บเอกสาร การวิจัย หรือสถาบันอื่น ๆ บน ประเด็นเรื่องการจัดระเบียบและปรับปรุงงานด้านเอกสาร ส่วน "ความสัมพันธ์" จะควบคุมการเชื่อมต่อข้อมูลและเอกสารของแผนก เอกสารหลักที่เขาสร้างหรือได้รับ มีการระบุว่ามีการปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนกและองค์กรใด ข้อมูลใดที่แผนกได้รับและนำเสนอ ความถี่และเวลาในการส่ง ตามลำดับและโดยใครที่พิจารณาความขัดแย้งที่เกิดขึ้นในงานของแผนก

บทบัญญัติเกี่ยวกับ แผนกโครงสร้างของบริการจัดการบันทึก: ข้อบังคับเกี่ยวกับสำนักเลขาธิการ, ข้อบังคับเกี่ยวกับสำนักโปรโตคอล, ข้อบังคับในการเก็บถาวร ฯลฯ

พร้อมทั้งข้อบังคับเกี่ยวกับการให้บริการบริหารสำนักงานและข้อกำหนดเกี่ยวกับบุคคล ในส่วนของโครงสร้าง รายละเอียดของงานจะได้รับการพัฒนาสำหรับพนักงานแต่ละคนของบริการการจัดการสำนักงาน รายละเอียดงานจะควบคุมสถานะองค์กรและกฎหมายของพนักงาน และกำหนดเงื่อนไขสำหรับการทำงานที่มีประสิทธิภาพ ช่วยให้สามารถประเมินกิจกรรมของพนักงานได้อย่างเป็นกลางและเป็นพื้นฐานเชิงบรรทัดฐานสำหรับการใช้มาตรการด้านการบริหารกับพนักงาน รายละเอียดของงานทำให้สามารถใช้หลักการพื้นฐานขององค์กรแรงงานที่มีเหตุผล - หลักการของการแบ่งและความร่วมมือของแรงงาน

ในการจัดทำคำอธิบายลักษณะงานที่มีคุณภาพสูง จำเป็นต้องวิเคราะห์ประเภทของงานที่พนักงานดำเนินการในตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งอย่างรอบคอบและลึกซึ้ง หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งคือ จัดทำคำอธิบายตำแหน่งหรือสถานที่ทำงาน คำอธิบายโดยละเอียดของงานที่ทำช่วยให้เราสามารถกำหนดชุดข้อกำหนดสำหรับตำแหน่งหรือสถานที่ทำงานเฉพาะ ข้อกำหนดสำหรับความรู้ที่พนักงานต้องมี ทักษะ ประสบการณ์ ฯลฯ

เมื่อพัฒนารายละเอียดงานสำหรับพนักงานออฟฟิศควรได้รับคำแนะนำจาก "ลักษณะภาษีและคุณสมบัติสำหรับตำแหน่งข้าราชการ" (อนุมัติโดยมติของกระทรวงแรงงานของรัสเซียลงวันที่ 6 มิถุนายน 2539 N32 พร้อมการแก้ไขเพิ่มเติมในภายหลัง) เช่นเดียวกับ “ คำแนะนำสำหรับการพัฒนาลักษณะงานสำหรับตำแหน่งเจ้าหน้าที่บริหารของรัฐบาลกลาง” (จดหมายของกระทรวงแรงงานของรัสเซียลงวันที่ 13 มีนาคม 2539 ฉบับที่ 482-BK) หากพนักงานของบริการการจัดการสำนักงานอยู่ในประเภทของ ข้าราชการพลเรือน. ลักษณะภาษีและคุณสมบัติยังได้รับการตีพิมพ์เกือบทุกปีในรูปแบบของไดเรกทอรีคุณสมบัติของตำแหน่งผู้จัดการผู้เชี่ยวชาญและพนักงานคนอื่น ๆ (ม.: กระทรวงแรงงานแห่งรัสเซีย, 2544)

ลักษณะภาษีและคุณสมบัติครอบคลุมหมวดหมู่หลักของพนักงานฝ่ายบริหาร - ผู้จัดการ ผู้เชี่ยวชาญ ผู้ปฏิบัติงานด้านเทคนิค และกำหนดช่วงของความรับผิดชอบในงาน ข้อกำหนดสำหรับคุณสมบัติและการศึกษา และการมีความรู้และทักษะพิเศษ

โครงสร้างโดยประมาณของข้อความลักษณะงานสำหรับพนักงานบริการงานสำนักงานมีให้ในสถาบันการศึกษางบประมาณของรัฐ: บทบัญญัติทั่วไป, หน้าที่ของพนักงาน; ความรับผิดชอบต่อหน้าที่; สิทธิของพนักงาน ความสัมพันธ์ (การเชื่อมต่อตามตำแหน่ง); ความรับผิดชอบของพนักงาน การประเมินผลการปฏิบัติงาน

หากบริการการจัดการสำนักงานอยู่ภายใต้การควบคุมของหัวหน้าสถาบัน ลักษณะงานของพนักงานจะได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าสถาบันหรือรองหัวหน้าบุคลากร หากฝ่ายบริการการจัดการสำนักงานรายงานต่อเจ้าหน้าที่คนใดคนหนึ่ง

การบรรยายครั้งที่ 4 หลักการทั่วไปและพื้นฐานระเบียบวิธีสำหรับการจัดการการไหลของเอกสารการสนับสนุนข้อมูลและเอกสารซึ่งเป็นหน้าที่บริการที่สำคัญที่สุดของฝ่ายบริหาร จำเป็นต้องมีองค์กรที่รอบคอบและรอบคอบ

ความเร็วในการรับข้อมูลที่จำเป็นในการพัฒนาโซลูชันขึ้นอยู่กับความชัดเจนและประสิทธิภาพของการประมวลผลและการเคลื่อนย้ายเอกสาร การประมวลผลเอกสารล่าช้า โดยเฉพาะเอกสารทางการเงิน อาจส่งผลเสียทางเศรษฐกิจ ดังนั้นจึงให้ความสนใจอย่างมากกับองค์กรที่มีเหตุผลของการไหลของเอกสารความเร็วและความชัดเจนของการประมวลผลและการถ่ายโอนเอกสารเพื่อการดำเนินการ

“ การเคลื่อนย้ายเอกสารในองค์กรตั้งแต่วินาทีที่สร้างหรือรับจนกระทั่งเสร็จสิ้นการดำเนินการหรือจัดส่ง” 1 เรียกว่าการไหลของเอกสาร

เอกสารทั้งหมดของสถาบันแบ่งออกเป็นสามขั้นตอนเอกสาร

เอกสารขาเข้า (ขาเข้า)

เอกสารขาออก (ส่ง)

เอกสารภายใน

โฟลว์เอกสารแต่ละรายการมีลักษณะเฉพาะของตัวเองในแง่ของปริมาณ การประมวลผล และการเคลื่อนย้าย

จำนวนเอกสารจากโฟลว์ทั้งหมดต่อปีจะเป็นปริมาณโฟลว์เอกสารของสถาบัน ปริมาณการไหลของเอกสารเป็นสิ่งจำเป็นในการคำนวณจำนวนพนักงานในสำนักงานที่ต้องการ และเพื่อคำนวณประสิทธิภาพของการใช้เครื่องจักรและระบบอัตโนมัติในสำนักงาน โดยทั่วไปจะแสดงปริมาณงานของอุปกรณ์การจัดการทั้งหมดเพราะว่า พนักงานทุกคนของเขาต้องจัดการกับเอกสาร

ในห่วงโซ่เทคโนโลยีของการประมวลผลและการเคลื่อนย้ายเอกสารสามารถแยกแยะขั้นตอนต่อไปนี้ได้:

การรับและการประมวลผลเอกสารเบื้องต้น

การตรวจสอบเบื้องต้นและการแจกจ่ายเอกสาร

การลงทะเบียน;

ควบคุมการดำเนินการ

ข้อมูลและงานอ้างอิง

การดำเนินการของเอกสารและการจัดส่ง

มาตรา 4
คำถามขององค์กรขององค์กรประธานาธิบดี *
และการเก็บถาวร

เอ็ม.วี. ลาริน

ประสบการณ์ทางประวัติศาสตร์และสถานะปัจจุบันของการกำกับดูแลกระบวนการสำนักงานในรัสเซีย 1

การศึกษาประสบการณ์ทางประวัติศาสตร์ของการพัฒนางานสำนักงานของรัสเซียเผยให้เห็นคุณลักษณะเฉพาะของมัน - ขึ้นอยู่กับระบบการจัดการในปัจจุบัน การปฏิรูปการเมือง สังคม และเศรษฐกิจที่สำคัญในประเทศของเรามีความเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับการเปลี่ยนแปลงในด้านการบริหารราชการและการจัดการบันทึกสาธารณะ ซึ่งสะท้อนและรวมระบบการจัดการให้เป็นหนึ่งเดียวและปรับปรุงควบคู่กันไป

สั่งเอกสาร

© M.V. ลาริน, 2002

ในระหว่างการก่อตัวของรัฐรวมศูนย์ของรัสเซีย เอกสารการสั่งซื้อปรากฏขึ้น ตามคำสั่งงานในสำนักงานกลายเป็นกิจกรรมพิเศษโดยมีเจ้าหน้าที่บริการหลายชั้นปรากฏอยู่ในนั้น - เจ้าหน้าที่ซึ่งเอกสารดังกล่าวกลายเป็นหัวข้อของกิจกรรมทางวิชาชีพ ดังนั้นงานสำนักงานในฐานะระบบจึงเกิดขึ้นพร้อมกับการจัดตั้งเครื่องมือการบริหารราชการ ในผลงานชิ้นหนึ่งของเขา S.O. ชมิดต์ตั้งข้อสังเกตว่าหน่วยงานที่ออกแบบมาเพื่อการผลิตเอกสารโดยเฉพาะ “จะปรากฏขึ้นเมื่อสังคมไม่สามารถดำเนินชีวิตตามปกติได้ หรือพูดให้ละเอียดกว่านั้นคือทำงานโดยไม่ต้องบันทึกชีวิตประจำวันในชีวิต สิ่งนี้มักเกิดขึ้นระหว่างการก่อตัวของรัฐรวมศูนย์” 2.

เอกสารการสั่งซื้อสะท้อนให้เห็นถึงรูปแบบและวิธีการการจัดการระบบการสร้างหน่วยงานกำกับดูแลโครงสร้างในระยะเริ่มแรกของการดำรงอยู่ของรัฐแบบรวมศูนย์ คุณลักษณะเฉพาะของงานสำนักงานบริหารคือส่วนใหญ่มีพื้นฐานอยู่บนบรรทัดฐานของกฎหมายจารีตประเพณี ประเพณี และประเพณีที่ถ่ายทอดจากรุ่นสู่รุ่นโดยผู้ให้บริการ ในเวลาเดียวกันมีการจัดตั้งคำสั่งบางอย่างในคำสั่งเทคโนโลยีในการส่งเอกสารผ่านหน่วยงานและมาตรฐานในการเตรียมเอกสารได้รับการพัฒนาและประเภทของเอกสารปรากฏขึ้น 3 . เอกสารบางประเด็นในการดำเนินคดีถูกควบคุมโดยบรรทัดฐานทางกฎหมาย เอกสารการสั่งซื้อมีบทบาทสำคัญในช่วงเวลาของการก่อตัวและการเสริมสร้างความเข้มแข็งของรัฐ แต่ในขั้นต่อไปของการพัฒนาของรัฐก็มีการเปลี่ยนแปลงอย่างมีนัยสำคัญ

การจัดการบันทึกของวิทยาลัย

ในตอนต้นของศตวรรษที่ 18 ระบอบสมบูรณาญาสิทธิราชย์กำลังเกิดขึ้นในรัสเซีย ซึ่งหมายถึงการที่อำนาจนิติบัญญัติและอำนาจบริหารอยู่ในมือของซาร์ ในปี ค.ศ. 1720 ตามความคิดริเริ่มของ Peter I ได้มีการร่างกฎระเบียบทั่วไปซึ่งกำหนดงานหน้าที่โครงสร้างและขั้นตอนของวิทยาลัยและองค์กรของงานสำนักงานของวิทยาลัย อันที่จริงมันกลายเป็นกฎหมายฉบับแรกในรัสเซียที่ควบคุมปัญหาการทำงานกับเอกสารในหน่วยงานรัฐบาลกลาง กฎทั่วไปได้กำหนดขั้นตอนในการจัดทำเอกสารการทำงานของคณะกรรมการ กฎการใช้ตราประทับ และองค์ประกอบที่แนะนำในการรักษาความลับของรัฐ จำนวนประเภทและความหลากหลายของเอกสารได้ขยายออกไปอย่างมาก และได้เกิดหลักการในการจัดกลุ่มเอกสารเป็นไฟล์ แนวคิดเรื่องเอกสารสำคัญได้รับการแนะนำเป็นครั้งแรกและมีการกำหนดขั้นตอนในการส่งเคสที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว ดังนั้นกฎระเบียบทั่วไปจึงกำหนดขั้นตอนในการทำงานกับเอกสารตามกฎหมายตั้งแต่ช่วงเวลาที่สร้างไปจนถึงการจัดเก็บเอกสารสำคัญ

งานในสำนักงานของวิทยาลัยกลายเป็นรากฐานสำคัญในการสร้างงานในสำนักงานของรัสเซียในเกือบสองศตวรรษถัดมา การดำเนินการตามบทบัญญัติของกฎระเบียบทั่วไปทำให้ไม่เพียง แต่จะแก้ปัญหาสมัยใหม่ของการจัดการสำนักงานของสถาบันของจักรวรรดิรัสเซียเท่านั้น แต่ยังรักษาเอกสารสำคัญในยุคนั้นไว้สำหรับลูกหลานอีกด้วย โดยทั่วไปการปฏิรูปกลไกของรัฐในช่วงไตรมาสแรกของศตวรรษที่ 18 ก่อตั้งขึ้นในรัสเซียเป็นระบบที่เหมือนกันของโครงสร้างองค์กรและการเก็บบันทึกของสถาบันของรัฐโดยยึดหลักระบบราชการรวมศูนย์

การปฏิรูปจังหวัดของแคทเธอรีนที่ 2 ซึ่งมีวัตถุประสงค์เพื่อจัดระเบียบกลไกของรัฐบาลท้องถิ่นใหม่ไม่ได้เปลี่ยนลำดับเอกสารที่มีอยู่ในทางปฏิบัติ กฎหมายปี 1775 “สถาบันเพื่อการบริหารจังหวัดของจักรวรรดิรัสเซียทั้งหมด” ออกกฎหมายเฉพาะลำดับชั้นที่มีอยู่ของสถาบันไม่เพียงแต่เท่านั้น แต่ยังรวมถึงเอกสารประกอบของสถาบันด้วย 4 .

การปฏิรูปรัฐมนตรี พ.ศ. 2354 และผลกระทบต่อการพัฒนา
งานสำนักงาน

การเปลี่ยนแปลงขั้นต่อไปในงานสำนักงานของรัฐรัสเซียเริ่มขึ้นเมื่อต้นศตวรรษที่ 19 ภายใต้อเล็กซานเดอร์ที่ 1 การปฏิรูปการบริหารส่วนกลางโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อปรับกลไกของรัฐให้เข้ากับปรากฏการณ์ทางเศรษฐกิจและสังคมใหม่ที่ได้พัฒนาในประเทศโดย ขณะนั้นทำให้กระบวนการพัฒนางานสำนักงานมีความเข้มข้นมากขึ้น

เมื่อวันที่ 25 มิถุนายน พ.ศ. 2354 ได้มีการนำกฎหมาย “การจัดตั้งกระทรวงทั่วไป” มาใช้ ซึ่งกำหนดหน้าที่ โครงสร้าง และพื้นที่กิจกรรมของกระทรวงต่างๆ ด้วยการเปลี่ยนแปลงกลไกของรัฐจึงมีการปรับโครงสร้างงานสำนักงานซึ่งให้ความสำคัญอย่างยิ่งในกระบวนการปรับปรุงระบบการจัดการ มีการสร้างระบบเครื่องแบบของงานสำนักงานและสำนักงานในกระทรวง - ส่วนโครงสร้างของสถาบันที่เน้น "การเขียน" ทั้งหมด 5.

แม้จะมีการเปลี่ยนแปลงในภายหลังในองค์กรและโครงสร้าง หลักการของกิจกรรมและงานสำนักงานของแต่ละกระทรวง แต่ "การจัดตั้งกระทรวงทั่วไป" ยังคงเป็นกฎหมายหลักที่กำหนดลำดับการทำงานของกระทรวงและระบบงานสำนักงานจนถึงสมัยโซเวียต ประวัติศาสตร์แห่งชาติ

ดังที่ทราบกันดีว่าช่วงครึ่งหลังของศตวรรษที่ 19 มีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญในการพัฒนากำลังการผลิตและเศรษฐกิจรัสเซีย หลังจากการปฏิรูปชาวนาในปี พ.ศ. 2404 ช่วงเวลาของการพัฒนาระบบทุนนิยมก็เริ่มขึ้น มีการปฏิรูปในด้านการเงิน ในด้านการศึกษา การปฏิรูปทางทหาร และกลไกตำรวจมีความเข้มแข็ง โครงสร้างหน่วยงานหลักของรัฐบาลกลาง - กระทรวง - มีการเปลี่ยนแปลงบ้าง อย่างไรก็ตาม การปรับโครงสร้างองค์กรของรัฐไม่ได้ส่งผลกระทบต่อบรรทัดฐานทางกฎหมายทั่วไปที่ทำให้กระบวนการเอกสารเป็นทางการ

เงื่อนไขที่เปลี่ยนแปลงทำให้การทำงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น ในสถานการณ์เหล่านี้ แต่ละองค์กรและสถาบันต่างๆ หันมาใช้วิธีการหาเหตุผลเข้าข้างตนเองในการทำงานในสำนักงาน เนื่องจากได้จัดตั้งขึ้นเมื่อต้นศตวรรษที่ 19 รูปแบบและวิธีการทำงานในสำนักงานขัดแย้งกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในด้านการจัดการในเงื่อนไขของความก้าวหน้าทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีและการเปลี่ยนแปลงทางสังคม ระดับการพัฒนาของรัฐจำเป็นต้องมีระบบการเก็บบันทึกที่เพียงพอ อย่างไรก็ตาม ความพยายามหลายครั้งในการปฏิรูปการบริหารสำนักงานไม่ได้เกิดขึ้นเนื่องจากสภาพทางประวัติศาสตร์ที่แพร่หลายในช่วงก่อนสงคราม

ดังนั้นงานสำนักงานในช่วงระยะเวลาของการพัฒนาก่อนการปฏิวัติปี 2460 จึงต้องผ่านเส้นทางที่ยากลำบากจากการเกิดขึ้นของรูปแบบที่ง่ายที่สุดในการบันทึกกิจกรรมของหน่วยงานแรกของรัฐบาล - คำสั่งตามประเพณีและประเพณี - ​​ไปจนถึงการควบคุมโดยละเอียดของรัฐ งานสำนักงานตามกฎหมายของจักรวรรดิรัสเซีย โดยค่อยๆ เปลี่ยนจากองค์ประกอบทางเทคนิคมาเป็นส่วนสำคัญในการบริหารราชการ

ต้นกำเนิดของงานสำนักงานโซเวียต

หลังจากเดือนตุลาคม พ.ศ. 2460 พร้อมกับการทำลายเครื่องจักรของรัฐของจักรวรรดิรัสเซีย งานสำนักงานก่อนหน้านี้ก็ถูกเลิกกิจการอย่างเป็นทางการ ภารกิจเกิดขึ้นจากการสร้างกลไกการทำงานที่มีประสิทธิภาพในการบริหารราชการและการเก็บบันทึก ก่อนอื่นจำเป็นต้องกำหนดเทคโนโลยีและวิธีการจัดระเบียบกลไกของรัฐ หน่วยงานตรวจคนงานและชาวนา (RKI) ได้รับมอบหมายให้ทำหน้าที่ติดตามการทำงานของกลไกของรัฐและปรับปรุงให้ดีขึ้น ดังนั้นที่หัวหน้างานเพื่อปรับปรุงเครื่องมือการจัดการจึงมีหน่วยงานพิเศษที่มีอำนาจขนาดใหญ่มากปรากฏขึ้น - คณะกรรมาธิการประชาชนเพื่อปรับปรุงกิจกรรมของผู้บังคับการตำรวจคนอื่น ๆ

อันเป็นผลมาจากกิจกรรมของเขาในช่วงทศวรรษปี ค.ศ. 1920 ได้มีการพัฒนาระบบการวิจัยทางวิทยาศาสตร์ องค์กรพึ่งตนเอง แผนกและสาธารณะในประเด็นการจัดองค์กรทางวิทยาศาสตร์ รวมถึงงานในสำนักงาน เรามาดูพื้นฐานทางกฎหมายที่เกิดเหตุการณ์นี้ขึ้น

เป็นที่ทราบกันดีว่ารัฐบาลโซเวียตละทิ้งกฎหมายฉบับก่อนหน้านี้และเริ่มสร้างรากฐานทางกฎหมายใหม่สำหรับการทำงานของรัฐ บทบัญญัติบางประการของกฤษฎีกาและมติของรัฐบาลโซเวียตในระดับหนึ่งหรืออย่างอื่นที่เกี่ยวข้องกับงานสำนักงานและเอกสาร อย่างไรก็ตาม ไม่มีการพัฒนาระบบกฎหมายที่สอดคล้องกันเกี่ยวกับปัญหาการทำงานในสำนักงานในประเทศหลังการปฏิวัติเดือนตุลาคม ด้วยการจัดตั้ง Central Control Commission-RKI ปัญหาการควบคุมงานในสำนักงานจะย้ายไปที่ระดับแผนก

ผลลัพธ์เชิงบวกจากความพยายามของนักวิทยาศาสตร์และผู้เชี่ยวชาญในช่วงทศวรรษที่ 20 พิจารณาได้ว่าได้พัฒนากฎสำหรับการจัดระเบียบส่วนเอกสารสำคัญของงานสำนักงานในสถาบันของรัฐ วิชาชีพ และสหกรณ์และรัฐวิสาหกิจของ RSFSR (1928) และร่างกฎทั่วไปสำหรับเอกสารและการไหลของเอกสาร (1931) กฎล่าสุดมีการนำเสนอระบบการจัดการสำนักงานแบบครบวงจรสำหรับทุกสถาบัน กฎทั่วไปเป็นความพยายามอย่างจริงจังในการพัฒนามาตรฐานระดับชาติในด้านการทำงานกับเอกสาร แต่ก็ยังไม่เกิดขึ้นเนื่องจากการปิดสถาบันเทคโนโลยีการจัดการรวมถึงการยกเลิก NK RKI ของสหภาพโซเวียต

การโอนงานสำนักงานไปยังหน่วยงานเก็บเอกสาร

ตั้งแต่ต้นทศวรรษ 1930 ในด้านงานสำนักงาน หน่วยงานจัดการเอกสารสำคัญเริ่มแสดงตนอย่างแข็งขันมากขึ้น ผู้เชี่ยวชาญ นักวิทยาศาสตร์ เจ้าหน้าที่ของรัฐ รู้สึกได้ถึงความเกี่ยวข้องของปัญหาการทำงานในสำนักงาน ก่อนเกิดมหาสงครามแห่งความรักชาติในปี พ.ศ. 2484 มีการจัดการประชุมระหว่างภาคส่วนครั้งแรกเกี่ยวกับอุปกรณ์สำนักงานซึ่งเมื่อพิจารณาถึงปัญหาของการใช้เครื่องจักรในงานบริหารจัดการสถานะที่น่าตกใจของกิจการในสาขางานสำนักงานก็ถูกเน้นย้ำ ที่ประชุมได้สรุปโครงการเพื่อปรับปรุงสถานการณ์ ซึ่งมีความลึกและซับซ้อนเป็นพิเศษ ซึ่งน่าเสียดายที่ยังไม่ได้ดำเนินการ 6 . อย่างไรก็ตาม เจ้าหน้าที่จัดเก็บเอกสารยังคงเสริมสร้างอิทธิพลต่อการจัดการบันทึกอย่างต่อเนื่อง

ในช่วงสงครามปีมีความพยายามที่จะสร้างเอกสารเชิงบรรทัดฐานฉบับเดียวที่ควบคุมงานในสำนักงาน โครงการนี้จัดทำขึ้นในปี พ.ศ. 2486 โดย K.G. Mityaev และถูกเรียกว่าคำแนะนำในการจัดระเบียบส่วนสารคดีและการปกป้องเอกสารสารคดีของงานสำนักงานปัจจุบันในคณะผู้แทนประชาชนและสถาบันองค์กรและองค์กรอื่น ๆ ของสหภาพโซเวียต 7 ในช่วงสงคราม โครงการนี้ไม่ได้รับการยอมรับ

ในช่วงทศวรรษที่ 50 บทบาทของหน่วยงานจัดเก็บเอกสารในการปรับปรุงการเก็บบันทึกได้เพิ่มขึ้น สิ่งนี้ได้รับการอำนวยความสะดวกโดยข้อบังคับปี 1958 ว่าด้วยกองทุนเก็บถาวรแห่งรัฐของสหภาพโซเวียต ซึ่งแทนที่จะทำหน้าที่ "ติดตาม" ให้สิทธิ์แก่เจ้าหน้าที่เก็บเอกสารในการควบคุมส่วนสารคดีของการจัดการบันทึกปัจจุบัน 8 . นับจากนี้เป็นต้นไป หน่วยงานจัดเก็บเอกสารจะเป็นผู้นำในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงาน อย่างไรก็ตาม ขอบเขตอำนาจของหน่วยงานจัดเก็บเอกสารไม่ได้กำหนดไว้อย่างชัดเจน มีความคิดเห็นในหมู่ผู้เก็บเอกสารว่าการควบคุมสถาบันเก็บเอกสารควรขยายไปสู่กระบวนการสำนักงานทั้งหมดตั้งแต่วินาทีที่เอกสารเกิดขึ้นไปจนถึงการถ่ายโอนเพื่อจัดเก็บไปยังที่เก็บถาวร อย่างไรก็ตามในช่วงเปลี่ยนผ่านของทศวรรษ 1950-1960 สถาบันจดหมายเหตุยังไม่พร้อมที่จะแก้ไขปัญหาขนาดใหญ่ดังกล่าว 9

ระบบงานสำนักงานแบบครบวงจร

ในช่วงเวลานี้ปัญหาของการสร้างมาตรฐานแบบครบวงจรที่ควบคุมการทำงานกับเอกสารการจัดการในประเทศจะถูกนำมาบรรจุไว้ในวาระการประชุม ในปีพ. ศ. 2506 เอกสารสำคัญของสหภาพโซเวียตได้สร้างเอกสารเชิงบรรทัดฐานของสหภาพทั้งหมดฉบับแรกที่เกี่ยวข้องกับงานในสำนักงาน - กฎพื้นฐานสำหรับการจัดระเบียบส่วนสารคดีของงานสำนักงานและงานเอกสารสำคัญของสถาบันองค์กรและรัฐวิสาหกิจของสหภาพโซเวียตและ จากนั้นการพัฒนาระบบสำนักงานของรัฐแบบครบวงจร (USSD) ก็เริ่มขึ้นในวันที่ 10

ในเดือนกันยายน พ.ศ. 2516 บทบัญญัติหลักของเอกสารข้อมูล Unified State ได้รับการอนุมัติจากคณะกรรมการแห่งรัฐของสภารัฐมนตรีกระทรวงวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งสหภาพโซเวียต และแนะนำให้กระทรวงและหน่วยงานต่าง ๆ ใช้ในการปฏิบัติงาน 11 . เอกสารข้อมูล Unified State เป็นชุดกฎ ข้อบังคับ และคำแนะนำตามหลักวิทยาศาสตร์สำหรับการเก็บบันทึก ตั้งแต่ช่วงเวลาที่ได้รับหรือสร้างเอกสารไปจนถึงการถ่ายโอนไปยังที่เก็บถาวร Unified State Statistics Service ยังกำหนดข้อกำหนดสำหรับการจัดบริการการจัดการสำนักงานในสถาบันและขั้นตอนการทำงาน บทบัญญัติของฐานข้อมูล Unified State ได้รับการเสริมโดย Unified System of Organizational and Administrative Documentation (USORD) และได้รับการสนับสนุนจาก GOST ที่เกี่ยวข้อง

ในปี 1980 มีการใช้กฎระเบียบใหม่เกี่ยวกับผู้อำนวยการเอกสารสำคัญภายใต้คณะรัฐมนตรีของสหภาพโซเวียต 12 ซึ่งขยายอำนาจของหน่วยงานเอกสารสำคัญในด้านการจัดการบันทึกอย่างมีนัยสำคัญและมอบหมายงานต่อไปนี้: การจัดการองค์กรและระเบียบวิธีของ การจัดระเบียบเอกสารในการจัดการบันทึก การดำเนินการการพัฒนาและปรับปรุงระบบการจัดการบันทึกแบบครบวงจรและ USORD การจัดการทางวิทยาศาสตร์และระเบียบวิธีของแอปพลิเคชัน การพัฒนาและการอนุมัติกฎบังคับสำหรับทุกองค์กรเกี่ยวกับการจัดระเบียบเอกสารในงานสำนักงาน ส่งผลให้บริการจัดเก็บเอกสารของรัฐสามารถจัดการคุณภาพของเอกสารที่สร้างขึ้นในองค์กรได้อย่างแท้จริง

ดังนั้นจึงควรสังเกตว่าในช่วงทศวรรษที่ 70-80 ศตวรรษที่ XX งานในสำนักงานตอบสนองความต้องการของระบบการจัดการแบบราชการได้อย่างเพียงพอบนพื้นฐานของหลักการด้านระเบียบวิธี องค์กร และเทคโนโลยีที่สม่ำเสมอ พื้นฐานแบบครบวงจรสำหรับการจัดการการไหลของเอกสารถูกสร้างขึ้นในระบบการบริหารสาธารณะ ซึ่งรับรองในระดับประเทศในเอกสารของการเตรียม การยอมรับ และการดำเนินการตามการตัดสินใจ รวมถึงการควบคุมระยะเวลาการจัดเก็บเอกสาร ขึ้นอยู่กับการปฏิบัติและทางวิทยาศาสตร์ -ความสำคัญทางประวัติศาสตร์ 13 .

กฎระเบียบทางกฎหมายของการทำงานในสำนักงาน
ในสหพันธรัฐรัสเซีย

สิบปีผ่านไปนับตั้งแต่การล่มสลายของสหภาพโซเวียต การก่อตัวของสถานะรัฐของรัสเซียใหม่มุ่งเน้นไปที่การสร้างรัฐนิติธรรมที่เป็นประชาธิปไตยด้วยเศรษฐกิจตลาดที่มุ่งเน้นสังคม วางงานของรัฐในการจัดทำเอกสารกิจกรรมต่างๆ การเก็บรักษาเอกสารสำหรับการใช้งานในการดำเนินงานและการอนุรักษ์ระยะยาว .

การศึกษาประสบการณ์ทางประวัติศาสตร์ก่อนหน้านี้แสดงให้เห็นว่าประสิทธิผลของการแก้ไขปัญหาเหล่านี้ขึ้นอยู่กับวิธีการควบคุมหมวดหมู่ "ข้อมูลเอกสาร" ที่เป็นระบบตามกฎหมายซึ่งกำหนดกิจกรรมชีวิตของทุกขอบเขตของชีวิตสาธารณะและชีวิตส่วนตัวของพลเมืองและรูปแบบที่เป็นไปได้ทั้งหมดของพวกเขา สมาคม 14 .

การวิเคราะห์กรอบการกำกับดูแลสำหรับการทำงานกับเอกสารในสหพันธรัฐรัสเซียจำเป็นต้องตั้งข้อสังเกตพื้นฐานว่ารัสเซียหลังโซเวียตยังคงรักษาความถูกต้องของการกระทำของสหภาพโซเวียตในด้านงานสำนักงานดังนั้นจึงรับประกันความต่อเนื่องทางประวัติศาสตร์และรักษาพื้นฐานสำหรับการปกครองต่อไป -การทำ.

กฎหมายหลักที่กำหนดนโยบายของรัฐสมัยใหม่และสิทธิของพลเมืองรัสเซียในด้านการแลกเปลี่ยนข้อมูลและเอกสารคือรัฐธรรมนูญของสหพันธรัฐรัสเซีย โดยระบุว่า: “ทุกคนมีสิทธิที่จะแสวงหา รับ ส่ง จัดทำ และเผยแพร่ข้อมูลอย่างเสรีด้วยวิธีทางกฎหมายใดๆ...” (ส่วนที่ 4 มาตรา 29)

ในการพัฒนาบรรทัดฐานของรัฐธรรมนูญพื้นฐานของนโยบายของรัฐที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลและเอกสารประกอบนั้นได้รับการประดิษฐานในระดับนิติบัญญัติ พระราชบัญญัติการจัดตั้งระบบในพื้นที่นี้คือกฎหมายของรัฐบาลกลาง "เกี่ยวกับข้อมูล สารสนเทศ และการคุ้มครองข้อมูล" 15

กฎหมายนี้มีบทบัญญัติพื้นฐานที่สำคัญที่สุดจำนวนหนึ่งสำหรับการสนับสนุนเอกสารของฝ่ายบริหาร: กำหนดระบบคำศัพท์ ขั้นตอนในการจัดทำเอกสารข้อมูลและแปลเป็นแหล่งข้อมูล กำหนดความรับผิดชอบของรัฐและหน่วยงานในการแก้ไขปัญหาเหล่านี้ และ ตั้งชื่อรายการเอกสารข้อมูลบังคับที่องค์กร-นิติบุคคลต้องรักษาไว้ กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย "ว่าด้วยความลับของรัฐ" ลงวันที่ 21 กรกฎาคม 1993 มีบทบาทสำคัญในระบบกฎหมายข้อมูล 16

เมื่อคำนึงถึงความจริงที่ว่ามีพื้นที่ข้อมูลระดับโลก จำเป็นต้องมีการควบคุมทางกฎหมายของความสัมพันธ์ในด้านการถ่ายโอนข้อมูลนอกสหพันธรัฐรัสเซีย และรับจากภายนอก กระบวนการนี้ดำเนินการบนพื้นฐานของกฎหมายของรัฐบาลกลาง "ในการมีส่วนร่วมในการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างประเทศ" 17

กฎหมายนี้มีบทบัญญัติจำนวนหนึ่งที่สำคัญสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่เป็นเอกสาร กฎหมายกำหนดขั้นตอนสำหรับการนำเข้าและส่งออกข้อมูลดังกล่าวและกำหนดข้อจำกัดในการเคลื่อนย้ายข้ามพรมแดนของสหพันธรัฐรัสเซียสำหรับข้อมูลเอกสารที่จัดว่าเป็นความลับของรัฐหรือข้อมูลที่เป็นความลับอื่น ๆ ไปยังทรัพย์สินของชาติทั้งหมดของรัสเซีย ไปยังกองทุนจดหมายเหตุ ไปยังข้อมูลเอกสารประเภทอื่น ๆ การส่งออกอาจถูกจำกัดโดยกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย ดังนั้นกฎหมายข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลเอกสารจึงได้รับการเสริมด้วยกฎระเบียบของการแลกเปลี่ยนระหว่างประเทศ

กฎระเบียบทางกฎหมายของความสัมพันธ์ในด้านการใช้ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์นั้นดำเนินการตามกฎหมายของรัฐบาลกลาง "เกี่ยวกับลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์" ประมวลกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย กฎหมายของรัฐบาลกลางอื่น ๆ และการดำเนินการทางกฎหมายด้านกฎระเบียบอื่น ๆ ของสหพันธรัฐรัสเซียที่นำมาใช้ ตามพวกเขาและดำเนินการโดยข้อตกลงของคู่สัญญา 18

ตามกฎหมาย ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งมีจุดประสงค์เพื่อปกป้องเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นี้จากการปลอมแปลง ซึ่งได้มาจากการเปลี่ยนแปลงการเข้ารหัสข้อมูลโดยใช้คีย์ส่วนตัวของลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ และอนุญาตให้ระบุเจ้าของได้ ของใบรับรองคีย์ลายเซ็นตลอดจนเพื่อสร้างการไม่มีการบิดเบือนข้อมูลในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ภายใต้เงื่อนไขบางประการ ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะเทียบเท่ากับลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือในเอกสารกระดาษ

ความสัมพันธ์ในกิจการจดหมายเหตุเป็นเรื่องของพื้นฐานของกฎหมายเกี่ยวกับกองทุนเอกสารสำคัญของสหพันธรัฐรัสเซียและเอกสารสำคัญซึ่งควบคุมการจัดตั้งการจัดระเบียบการจัดเก็บการบัญชีการใช้เอกสารสำคัญและกองทุนเอกสารสำคัญและการจัดการเพื่อให้มั่นใจในความปลอดภัยของ เอกสารสำคัญและการใช้งานอย่างเต็มที่เพื่อประโยชน์ของพลเมือง สังคม และรัฐ อย่างไรก็ตาม พระราชบัญญัตินี้ไม่ได้กล่าวถึงประเด็นด้านเอกสารเลย

อาจกล่าวได้ว่ากฎหมายว่าด้วยข้อมูลของรัสเซียควบคุมความสัมพันธ์เพียงบางส่วนที่เกิดขึ้นในด้านการจัดทำเอกสารข้อมูล และกฎหมายว่าด้วยการเก็บถาวรจะกล่าวถึงเฉพาะประเด็นการจัดเก็บเอกสารเท่านั้น ในระดับหนึ่งประเด็นด้านเอกสารเอกสารเกี่ยวกับความสัมพันธ์ระหว่างวิชากฎหมายนั้นได้รับการจัดตั้งขึ้นในกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับแต่ละสาขาวิชาเช่นกฎหมายว่าด้วยทนายความการบัญชีการบัญชีภาษีอากร ฯลฯ รวมถึงในประมวลกฎหมาย (ประมวลกฎหมายแพ่ง) ของสหพันธรัฐรัสเซีย, ประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาความอาญาของสหพันธรัฐรัสเซียและอื่น ๆ ) เมื่อเร็ว ๆ นี้ มีแนวโน้มที่จะลดมาตรฐานที่มีอยู่จำนวนเล็กน้อยลง

ระบบการจัดการเอกสารของรัฐ (1991) เป็นการกระทำของแผนก ข้อกำหนดการกำหนดมาตรฐานสำหรับการจัดทำเอกสารองค์กรและการบริหารถูกยกเลิก เฉพาะคำแนะนำมาตรฐานสำหรับงานในสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง (2001) เท่านั้นที่มีผลบังคับใช้อย่างสมบูรณ์

ภายใต้เงื่อนไขเหล่านี้คำถามตามธรรมชาติเกิดขึ้น: เราจำเป็นต้องมีกฎระเบียบทางกฎหมายในการทำงานกับเอกสารในการจัดการในเงื่อนไขของรัสเซียหรือไม่?

ประสบการณ์จากต่างประเทศ

ในสหรัฐอเมริกา กฎหมายการจัดการบันทึกของรัฐบาลกลางมีผลบังคับใช้มาตั้งแต่ปี 1950 ในปี 1980 มีการใช้กฎหมายลดงานเอกสารโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อสร้างกรอบกฎหมายที่เป็นหนึ่งเดียวสำหรับกิจกรรมการบริหารในด้านนี้ ระบบหอจดหมายเหตุแห่งชาติของสหรัฐอเมริกามีหน่วยงานพิเศษที่รับผิดชอบด้านการจัดการเอกสาร

ในเยอรมนี เมื่อวันที่ 26 กรกฎาคม พ.ศ. 2543 รัฐบาลได้นำกฎทั่วไปใหม่สำหรับการทำงานของกระทรวงรัฐบาลกลางมาใช้ ซึ่งมีรายละเอียดขั้นตอนขององค์กรและเทคโนโลยีสำหรับการประมวลผลเอกสารที่ใช้กระดาษและแนวทางพื้นฐานสำหรับการทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ กฎเหล่านี้ถูกสร้างขึ้นภายในกรอบของโปรแกรมของรัฐ "รัฐสมัยใหม่ - การจัดการสมัยใหม่" 19

ตัวอย่างที่คล้ายกันสามารถอ้างอิงได้จากการปฏิบัติของรัฐอื่นๆ เช่น ออสเตรเลีย ฟินแลนด์ อังกฤษ สาธารณรัฐเช็ก ฯลฯ ในบรรดาสาธารณรัฐ CIS กฎหมายของคาซัคสถาน เบลารุส และสาธารณรัฐคีร์กีซสถานสมควรได้รับความสนใจมากที่สุดในเรื่องนี้

ในช่วงทศวรรษที่ผ่านมา งานได้รับความสนใจเป็นพิเศษในต่างประเทศในการสนับสนุนด้านกฎหมายสำหรับการแนะนำเทคโนโลยีสารสนเทศสำหรับการประมวลผลเอกสารและการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในขอบเขตของการจัดการและความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานภาครัฐและประชาชน ในสหรัฐอเมริกา ในปี 2000 ได้มีการนำพระราชบัญญัติ “ว่าด้วยการส่งเสริมการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์และลายเซ็นในการพาณิชย์ระหว่างรัฐและต่างประเทศ” มาใช้ สิ่งที่น่าสนใจคือประสบการณ์ของบริเตนใหญ่ในการจัดหาเอกสารในรูปแบบมาตรฐานในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ให้กับพลเมือง เช่นเดียวกับประสบการณ์ของสวีเดนที่หน่วยงานของรัฐในปี 1999 ดำเนินการซื้อ 95% โดยใช้ธุรกรรมไร้กระดาษ เช่นเดียวกับออสเตรเลียที่ ระบบพิเศษทำให้สามารถจัดหาเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์เมื่อชำระค่าสาธารณูปโภค การจดทะเบียนพระราชบัญญัติสถานะทางแพ่ง การได้รับใบอนุญาตและใบอนุญาตอื่น ๆ

รายการตัวอย่างนี้ยังห่างไกลจากรายการทั้งหมดแสดงให้เห็นว่าการสนับสนุนทางกฎหมายในการทำงานกับเอกสารในรัฐเป็นงานที่แก้ไขได้ แนวโน้มทั่วไปของการเสริมสร้างการสนับสนุนทางกฎหมายสำหรับชีวิตของรัฐรัสเซียทำให้เกิดปัญหาในการขจัดช่องว่างทางกฎหมายในขอบเขตของการควบคุมปัญหาการจัดการเอกสาร จำเป็นต้องพัฒนากฎหมายของรัฐบาลกลาง "การสนับสนุนเอกสารเพื่อการจัดการ"

ร่างกฎหมายของรัฐบาลกลางเกี่ยวกับสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

เมื่อเตรียมแนวคิดของการเรียกเก็บเงินผู้พัฒนาจะพิจารณาชื่อกฎหมายต่อไปนี้: "ในเอกสาร", "เกี่ยวกับการจัดการเอกสาร", "ในกองทุนสารคดี", "ในเอกสาร, องค์กรของงานสำนักงานและการจัดเก็บเอกสาร", " เรื่องเอกสารสนับสนุนการจัดการ” และอื่นๆ จากการอภิปราย กลุ่มนักพัฒนาได้ตัดสินตัวเลือกสุดท้ายว่าเป็นตัวเลือกที่ตรงตามวัตถุประสงค์ของกฎระเบียบทางกฎหมายในพื้นที่นี้มากที่สุด ภายใต้ การสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ(DOU) หมายถึงการสร้างฐานข้อมูลเอกสารบนสื่อต่างๆ เพื่อใช้โดยเครื่องมือการจัดการในกระบวนการนำไปใช้งาน การเก็บบันทึกถือเป็นเครื่องมือขององค์กร กฎหมาย และเทคโนโลยีสำหรับการสร้างสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

ตรงกันข้ามกับคำว่า “เอกสาร” ที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย สถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนจำเป็นต้องนำไปใช้กับระบบเอกสารการจัดการทั้งหมดในสื่อใดๆ การมีหน่วยโครงสร้างอิสระที่รับผิดชอบรวมถึงการออกแบบ การดำเนินการ และการติดตามการปฏิบัติตามกฎที่เกี่ยวข้อง ตลอดจนกำหนดความรับผิดชอบของผู้บริหารในการฝ่าฝืนข้อกำหนดของกฎหมายและกฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง

ในความคิดของเราชื่ออื่นของกฎหมายไม่สามารถมีข้อกำหนดทั้งหมดสำหรับการดำเนินการทางกฎหมายที่ควบคุมความสัมพันธ์ทางกฎหมายในด้านเอกสารการจัดการเอกสารการจัดองค์กรการไหลของเอกสารการก่อตัวของระบบสารคดี ฯลฯ

เราได้สรุปข้อเสนอหลักสำหรับโครงสร้างและเนื้อหาของกฎหมายไว้ในวารสาร “Deloproizvodstvo” ฉบับที่สอง ปี 2544 20 ขณะนี้นักพัฒนาซอฟต์แวร์ได้เตรียมร่างกฎหมายฉบับที่สองเสร็จสิ้นแล้ว เมื่อเทียบกับฉบับพิมพ์ครั้งแรก ข้อความในร่างกฎหมายมีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญ ดังนั้นในบทที่ 1 "บทบัญญัติทั่วไป" เป้าหมายจึงถูกกำหนดใหม่: "จุดประสงค์ของกฎหมายของรัฐบาลกลางนี้คือเพื่อให้แน่ใจว่าเงื่อนไขทางกฎหมายสำหรับเอกสารการจัดระเบียบการทำงานกับเอกสารและการจัดเก็บเพื่อให้แน่ใจว่ากิจกรรมของหน่วยงานของรัฐ รัฐบาลท้องถิ่น องค์กรและ พลเมือง”

มีการชี้แจงเรื่องและขอบเขตของกฎหมาย: “ เรื่องของการควบคุมของกฎหมายนี้คือความสัมพันธ์ที่เกิดขึ้นในเอกสารสนับสนุนกิจกรรมของหน่วยงานของรัฐรัฐบาลท้องถิ่นนิติบุคคลและพลเมืองในกระบวนการตระหนักถึงสิทธิและภาระผูกพันของพวกเขา ตามสถานะทางกฎหมายของตน กฎหมายนี้มีผลใช้ได้ทั่วทั้งสหพันธรัฐรัสเซียและใช้กับกิจกรรมที่มีเอกสารใด ๆ รวมถึงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ด้วย”

หลักการและทิศทางการกำกับดูแลของรัฐ
ปัญหาการศึกษาก่อนวัยเรียน

ร่างกฎหมายดังกล่าวกำหนดหลักการพื้นฐานของการสนับสนุนเอกสารสำหรับฝ่ายบริหาร:

ภาพสะท้อนที่สมบูรณ์และน่าเชื่อถือที่สุดของกิจกรรมของหน่วยงานของรัฐ รัฐบาลท้องถิ่น นิติบุคคล พลเมืองภายในขอบเขตผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมาย สิทธิและภาระผูกพันในเอกสาร

สร้างความมั่นใจในการพัฒนา การดำเนินการ และการควบคุมการใช้มาตรฐานและระบบเอกสารแบบรวมในกิจกรรมของหน่วยงานของรัฐ รัฐบาลท้องถิ่น ในโครงสร้างการจัดการขององค์กร โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบการเป็นเจ้าของและรูปแบบขององค์กร

สร้างความมั่นใจในการทำงานกับเอกสารตามข้อกำหนดของระบบกฎหมายของทรัพยากรข้อมูลและรับรองเงื่อนไขความปลอดภัยของข้อมูล

การจัดทำและการดำเนินการตามนโยบายทางวิทยาศาสตร์และทางเทคนิคแบบครบวงจรในด้านการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการโดยอาศัยการพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศ

การสร้างเงื่อนไขในการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์

การปรับปรุงพื้นฐานด้านกฎระเบียบกฎหมายและระเบียบวิธีในการควบคุมเอกสารและการสนับสนุนเอกสารของกระบวนการบริหารของรัฐและสาธารณะชีวิตของพลเมืองและสมาคมของพวกเขา

ทิศทางหลักของกฎระเบียบของรัฐในด้านการสนับสนุนเอกสารเพื่อการจัดการคือ:

การพัฒนานโยบายของรัฐในด้านการสนับสนุนเอกสารเพื่อการจัดการการรวมไว้ในโปรแกรมงานของรัฐเพื่อการพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นหนึ่งในข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการปรับปรุงความเป็นรัฐและการจัดการ

การสนับสนุนการสร้างเทคโนโลยีสารสนเทศที่ปลอดภัยซึ่งใช้ในระบบเอกสารของรัฐบาล

การรวมและมาตรฐานของระบบเอกสารที่สะท้อนถึงหน้าที่หลักของการบริหารรัฐกิจและความสัมพันธ์ของนิติบุคคลและบุคคลกับหน่วยงานของรัฐ รัฐบาลท้องถิ่น และระหว่างกัน ระบบเอกสารการบัญชีและการลงทะเบียน (การลงทะเบียน การลงทะเบียน ตัวแยกประเภท) โดยคำนึงถึงมาตรฐานสากลและ เงื่อนไขเฉพาะของสหพันธรัฐรัสเซีย

สร้างความมั่นใจในหลักการและขั้นตอนที่เหมือนกันสำหรับการจัดทำและการใช้ทรัพยากรระบบสารสนเทศเพื่อประโยชน์ของพลเมือง โครงสร้างรัฐ โครงสร้างองค์กรและเอกชนของกิจกรรมทุกประเภท

การจัดฝึกอบรมและฝึกอบรมผู้เชี่ยวชาญสำหรับโครงสร้างที่เกี่ยวข้องกับการประมวลผลการรวมและการสร้างระบบเครือข่ายสำหรับการส่งเอกสารในระบบทรัพยากรสารสนเทศของรัฐ

ควบคุมความปลอดภัยของกองทุนสารคดีที่รวมอยู่ในกองทุนเอกสารสำคัญแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย
เพื่อให้เกิดประโยชน์แก่ประชาชน สังคม และรัฐ

การจัดทำและการดำเนินการตามนโยบายทางวิทยาศาสตร์และทางเทคนิคแบบครบวงจรในด้านการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการโดยคำนึงถึงการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศล่าสุด

การพัฒนากฎหมายและกรอบการกำกับดูแลและระเบียบวิธีในด้านสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

ส่วนที่เหลือของร่างกฎหมายนี้ได้รับการแก้ไขที่สำคัญเช่นกัน (สำหรับเนื้อหาฉบับเต็ม โปรดดูที่เว็บไซต์ VNIIDAD: [ทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์])

สถานที่ของสถานศึกษาก่อนวัยเรียนในการปฏิรูปการบริหาร

เหตุการณ์ใด ๆ ในด้านการให้ข้อมูลจะบุกรุกขอบเขตของเอกสารและการไหลของเอกสารอย่างแข็งขัน สิ่งที่สำคัญที่สุดในเรื่องนี้คือร่างโครงการเป้าหมายของรัฐบาลกลาง (FTP) "อิเล็กทรอนิกส์รัสเซีย" สำหรับปี 2545-2553 โครงการการปฏิรูปการบริหารและตุลาการ โครงการเหล่านี้ไม่เพียงแต่เกี่ยวข้องกับการรวมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไว้ในระบบเอกสารข้อมูลเท่านั้น แต่โดยหลักการแล้ว ยังทำให้เกิดคำถามมากมายเกี่ยวกับการปรับปรุงเอกสารและกระบวนการจัดการ ปัญหาของการจัดทำเอกสารและการจัดลำดับสิ่งต่าง ๆ ในด้านการไหลของเอกสารมีอยู่ในหลักคำสอนด้านความปลอดภัยของข้อมูล นอกจากนี้ยังสะท้อนให้เห็นในข้อความของประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซียถึงสมัชชาแห่งสหพันธรัฐรัสเซียในปี 2544 เฉพาะโครงการเป้าหมายของรัฐบาลกลาง "อิเล็กทรอนิกส์รัสเซีย" เท่านั้นที่ให้พื้นที่จำนวนหนึ่งที่ส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อขอบเขตของเอกสารสำนักงาน จัดเก็บงานและเอกสาร

โดยคำนึงถึงสภาพที่แท้จริงของรัสเซีย (การเปลี่ยนแปลงอย่างแข็งขันไปสู่การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศจำนวนมาก, ความซับซ้อนของการดำเนินงานด้านเศรษฐกิจ, การบริหาร, การปฏิรูปตุลาการ), งานในการปรับปรุงเอกสารและทุกขั้นตอนของการศึกษาก่อนวัยเรียนควรได้รับการพิจารณา:

1) หนึ่งในนโยบายสาธารณะที่สำคัญที่สุด

2) โซนความปลอดภัยของข้อมูลที่ละเอียดอ่อน;

3) ขอบเขตของการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีที่ช่วยให้สามารถผสมผสานกระดาษและวิธีการบันทึกและแลกเปลี่ยนเอกสารได้อย่างกลมกลืนโดยมีโอกาสที่จะเปลี่ยนมาใช้วิธีดิจิทัลในการนำเสนอส่วนสำคัญของข้อมูลทางการและธุรกิจได้อย่างราบรื่น

นอกจากนี้ประเด็นของการจัดทำเอกสารกิจกรรมของทุกองค์กรโดยไม่มีข้อยกเว้นการมีส่วนร่วมในชีวิตทางสังคมเศรษฐกิจและสาธารณะของรัฐและประเด็นการคุ้มครองทางสังคมของพลเมืองผ่านเอกสารบังคับของกิจกรรมการทำงานโดยนายจ้างจะต้องได้รับการแก้ไข

เงื่อนไขที่สำคัญที่สุดสำหรับการประยุกต์ใช้กฎหมายว่าด้วยการศึกษาก่อนวัยเรียนอย่างแข็งขันคือการมอบหมายความรับผิดชอบในการนำไปใช้กับหนึ่งในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง - Federal Archive Service of Russia (Rosarkhiv) ในเรื่องนี้ ประเด็นสำคัญที่สุดคือการเสริมสร้างบทบาทการประสานงานของ Rosarkhiv และโครงสร้างในฐานะหน่วยงานที่รับผิดชอบสถานะของเอกสารการจัดการ เพื่อให้มั่นใจในความปลอดภัย การใช้งานทางวิทยาศาสตร์ และการปฏิบัติ เช่นเดียวกับกิจกรรมของหน่วยงานรัฐบาลกลางอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อความคล่องตัวของเอกสารของตนเอง การปฏิบัติตามกฎระเบียบปัจจุบัน รับประกันการถ่ายโอนเอกสารการจัดเก็บถาวรไปยังคลังของรัฐอย่างทันท่วงทีการดำเนินการจัดการเอกสารตามมาตรฐานในองค์กรของระบบของพวกเขา

* รองรับเอกสารสำหรับการจัดการ

การก่อตั้งสาธารณรัฐเบลารุส 4. คำถามองค์กรต่างๆและกิจกรรมหอจดหมายเหตุ องค์กรต่างๆ ... ก่อนอาณาเขต องค์กรต่างๆตามการลงทะเบียนของรัฐ 27. การขอสำเนาเอกสาร กำลังดำเนินการอยู่... เลขที่แผ่น P: ส่วน 1. ที่ดินเลขที่แปลง...

ส่วนที่ 2 หน้าประวัติศาสตร์ของอูราล

เอกสาร

ซึ่งกำหนดไว้ คำถามระบบตุลาการ การดำเนินคดี การทหาร... อาวุธยุทโธปกรณ์ของกองทัพเรือ องค์กรต่างๆกองทัพบก ใน...ชื่อเรื่อง: " กิจการ, ก่อนประวัติศาสตร์การเมือง Rosiskago... ., อุทิศ ครบรอบ 30 ปีแห่งประวัติศาสตร์ จดหมายเหตุความเชี่ยวชาญพิเศษที่ USU เอคาเทอรินเบิร์ก ...

ม.ม. ลาริน

การสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการโครงการ (ประสบการณ์ในประเทศและต่างประเทศ)

คำสำคัญ: โครงการ การสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ การจัดการโครงการ ระบบเอกสารแบบครบวงจร

เส้นทางการพัฒนาที่ทันสมัยซึ่งประเทศของเราได้ดำเนินการเพื่อตอบสนองต่อความท้าทายระดับโลกของวิกฤตการณ์ทางการเงินและเศรษฐกิจโลกนั้นต้องการการนำเทคโนโลยีขั้นสูง เทคโนโลยีที่ทันสมัย ​​และวิธีการจัดการมาใช้อย่างรวดเร็วในทุกขอบเขตของชีวิตในสังคมและรัฐ วิธีการจัดการระบบเศรษฐกิจและสังคมที่กำหนดเป้าหมายตามโปรแกรมซึ่งกลายมาเป็นแนวทางปฏิบัติในชีวิตประจำวันมายาวนานในประเทศที่พัฒนาแล้วนั้นได้ถูกนำมาใช้แล้วในรัสเซีย: ในโครงการระดับชาติขนาดใหญ่ โปรแกรมเป้าหมายของรัฐบาลกลาง ในการเปลี่ยนไปสู่การวางแผนเป้าหมายและการจัดทำงบประมาณที่เน้นไปที่ผลลัพธ์สุดท้าย ก็เพียงพอที่จะดูงบประมาณของประเทศเพื่อให้มั่นใจว่ามีรายการพิเศษสำหรับการจัดหาเงินทุนของรัฐสำหรับโครงการเป้าหมายของรัฐบาลกลางหลายโครงการ โดยพื้นฐานแล้ว เหล่านี้คือกลุ่มของโครงการที่ได้รับการจัดการร่วมกันโดยใช้วิธีการที่กำหนดชื่อไว้ ในอนาคต การบริหารจัดการโครงการจะมีบทบาทสำคัญในการปรับปรุงให้ทันสมัย ​​ซึ่งสามารถนำเสนอเป็นชุดของโครงการขนาดใหญ่ ขนาดใหญ่ และขนาดเล็กที่กำลังดำเนินอยู่โดยมีเป้าหมายเพื่อการพัฒนาและปรับปรุงอุปกรณ์และเทคโนโลยีต่อไป เพิ่มความสามารถในการแข่งขันในสภาพแวดล้อมของตลาดโลก และปรับปรุงคุณภาพชีวิต

นักวิทยาศาสตร์ชาวต่างประเทศตีความแนวคิดของ "โครงการ" ว่าเป็นชุดของกิจกรรมประเภทต่างๆ ที่รวมเป็นหนึ่งเดียวกันโดยลักษณะทั่วไปหลายประการ ดังนั้นสิ่งใดสิ่งหนึ่งจึงมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเฉพาะและผลลัพธ์ที่แน่นอน โดดเด่นด้วยการดำเนินการประสานงานของการกระทำมากมายที่สัมพันธ์กัน มีเวลาจำกัด เช่น มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด ต่างจากระบบการผลิต โครงการเกี่ยวข้องกับกิจกรรมเพียงครั้งเดียวจนกว่าจะได้ผลลัพธ์สุดท้าย กลายเป็นกิจกรรมหลักขององค์กรมากขึ้นเรื่อยๆ กล่าวอีกนัยหนึ่ง โครงการคืองานที่ต้องทำให้เสร็จสิ้นเพื่อให้ได้ผลลัพธ์เฉพาะที่กำหนดไว้ล่วงหน้าภายในกรอบเวลาและงบประมาณที่กำหนด1

วงจรชีวิตของโครงการ (ระยะเวลาระหว่างการเริ่มต้นและเสร็จสมบูรณ์) เป็นจุดเริ่มต้นของการจัดหาเงินทุน ซึ่งในทางกลับกัน จะทำหน้าที่เป็นพื้นฐานสำหรับการแบ่งงานออกเป็นช่วงก่อนการลงทุน การลงทุน และระยะการดำเนินงาน (ระยะ) ในความเป็นจริง กระบวนการนี้ซับซ้อนและหลายขั้นตอนมากกว่า ขั้นตอนแรก (แนวความคิด) ประกอบด้วยการกำหนดเป้าหมาย การวิเคราะห์โอกาสในการลงทุน เหตุผลของความเป็นไปได้ (การศึกษาความเป็นไปได้) และการวางแผนโครงการ ขั้นตอนที่สองคือการพัฒนาโครงการในระหว่างที่มีการกำหนดโครงสร้างของงานและนักแสดงกำหนดตารางการทำงานพัฒนางบประมาณโครงการและประมาณการการออกแบบมีการเจรจาและสรุปสัญญากับผู้รับเหมาและซัพพลายเออร์ ขั้นตอนที่สามคือการดำเนินโครงการเมื่อมีการดำเนินการตามโครงการ (การก่อสร้างการตลาดการฝึกอบรมบุคลากร ฯลฯ ) ขั้นตอนที่สี่ (เสร็จสิ้นโครงการ) มักจะประกอบด้วยการทดสอบการยอมรับ การดำเนินการทดลอง และการว่าจ้างโครงการ ขั้นตอนที่ห้า (ปฏิบัติการ) รวมถึงการยอมรับ การเปิดตัว การเปลี่ยนอุปกรณ์ การขยาย การปรับปรุงให้ทันสมัย ​​นวัตกรรม

นอกจากนี้ แต่ละขั้นตอนของการจัดการโครงการยังสอดคล้องกับชุดเอกสารบางชุดที่ให้การสนับสนุนด้านกฎหมาย องค์กร การเงิน สังคม บุคลากร และข้อมูลอื่น ๆ และเอกสารประกอบสำหรับกิจกรรม อย่างไรก็ตามระบบการสนับสนุนเอกสารแม้จะมีการแพร่กระจายค่อนข้างมากในรัสเซียและต่างประเทศของวิธีการโครงการในการดำเนินงานต่าง ๆ ทั้งในภาครัฐและในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจยังไม่ได้รับการพัฒนาองค์ประกอบของเอกสารที่จำเป็นและเพียงพอ ความสามารถในการรับรองการดำเนินการอย่างมีเหตุผลไม่ได้ถูกกำหนดไว้ หน้าที่การจัดการส่วนบุคคลภายในโครงการ

ทำความเข้าใจกับความจำเป็นเร่งด่วนในการแก้ปัญหานี้ในบทความนี้เราจะพยายามนำเสนอประเภทของเอกสารในขั้นตอนที่เกี่ยวข้องของการจัดการโครงการและสรุปโอกาสในการปรับปรุงการจัดการเอกสารในกระบวนการของกิจกรรมโครงการ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ การดำเนินการทางกฎหมายในปัจจุบันของสหพันธรัฐรัสเซีย (กฎหมายของรัฐบาลกลางและกฎระเบียบของรัฐบาล2 มาตรฐานและกฎเกณฑ์3) วรรณกรรมในประเทศ4 และต่างประเทศ5 ส่วนใหญ่มาจากผู้เชี่ยวชาญชาวอเมริกันและอังกฤษจากองค์กรการจัดการโครงการต่างๆ ตลอดจนการปฏิบัติงานของโครงการ การวิเคราะห์การจัดการในสถาบันวิทยาศาสตร์และการวิจัย All-Russian ได้รับการวิเคราะห์ในกระบวนการดำเนินงานของโครงการเป้าหมายของรัฐบาลกลาง

องค์ประกอบของเอกสารที่สร้างและใช้ในขั้นตอนแรกของการจัดทำโครงการนั้นจัดทำขึ้นสำหรับโปรแกรมเป้าหมายของรัฐบาลกลางเท่านั้น นี่เป็นชุดเอกสารที่จำเป็นและเพียงพอซึ่งกำหนดสาระสำคัญของแนวคิดของข้อเสนอโครงการในระหว่างการแข่งขันที่กำลังดำเนินอยู่ซึ่งกำหนดโดยกฎหมายของรัฐบาลกลางของสหพันธรัฐรัสเซีย "ในการสั่งซื้อการจัดหาสินค้าการปฏิบัติงานการให้บริการสำหรับรัฐและ ความต้องการของเทศบาล”

สถานการณ์แตกต่างกับโครงการที่เป็นนวัตกรรม (ความคิดริเริ่ม) ซึ่งผู้เชี่ยวชาญยังคงหารือเกี่ยวกับการสนับสนุนด้านเอกสารซึ่งในขั้นตอนของการจัดการนี้ เอกสารไฮไลต์บางส่วน เช่น การมอบหมายโครงการ (ชื่อ เป้าหมาย วัตถุประสงค์ องค์กร การอนุมัติโครงการพร้อมลายเซ็นของผู้เข้าร่วมหลัก) ข้อตกลงเกี่ยวกับเป้าหมาย วัตถุประสงค์ และผลลัพธ์ที่คาดหวัง6 ในขณะที่เอกสารอื่นๆ แสดงให้เห็นถึงความจำเป็นในการสร้างเอกสารเพิ่มเติม การตั้งชื่อ ในนั้นได้แก่แผน กำหนดการโครงการ รายละเอียดสินค้า ดังนั้น K. Heldman (USA) จึงให้ความสำคัญอย่างยิ่งต่อการพัฒนากฎบัตรโครงการ โดยพิจารณาว่าเป็นพื้นฐานสำหรับการวางแผน การดำเนินการ และการควบคุมงาน ในความเห็นของเธอ ควรให้แนวคิดทั่วไปของโครงการ เป้าหมายและผลลัพธ์ ประกอบด้วยชุดเอกสารเพิ่มเติม การคำนวณทรัพยากรและต้นทุน และหากจำเป็น ควรศึกษาความเป็นไปได้ กฎบัตรควรกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของผู้จัดการ พนักงาน ผู้สนับสนุนโครงการ และผู้จัดการฝ่ายบริหาร ในเวลาเดียวกัน K. Heldman ยอมรับว่าหากโครงการดำเนินการภายใต้สัญญา ก็สามารถใช้เป็นกฎบัตรได้ แน่นอนว่า Heldman เน้นย้ำถึงความสำคัญของการพัฒนาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับงบประมาณโครงการอย่างต่อเนื่อง7

อยู่ในขั้นตอนของแนวคิด ตามหลัก A.D. Orr (บริเตนใหญ่) จำเป็นต้องสร้างแบบจำลองทางเศรษฐกิจซึ่งเป็นหนึ่งในองค์ประกอบสำคัญของระยะเริ่มต้นของการดำเนินโครงการที่ซับซ้อนใด ๆ ซึ่งสามารถแสดงได้ด้วยแผนธุรกิจ 8 ผู้เชี่ยวชาญในประเทศอ้างถึงขั้นตอนนี้ เช่น เอกสารต่างๆ เช่น การลงทุนเชิงกลยุทธ์และแผนธุรกิจ การศึกษาความเป็นไปได้ และการมอบหมายการออกแบบ9

องค์ประกอบของเอกสารสำหรับขั้นตอนที่สองที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาโครงการนั้นถูกกำหนดอย่างเคร่งครัดตามเงื่อนไขของการดำเนินการ ดังนั้นความสัมพันธ์ทางกฎหมายและภาระผูกพันทางการเงินของผู้เข้าร่วมในโครงการของรัฐจึงสะท้อนให้เห็นในหลาย ๆ ด้าน

เอกสารองค์กรและกฎหมาย ความสัมพันธ์ระหว่างลูกค้าและผู้รับเหมาหลักได้รับการควบคุมโดยสัญญาของรัฐบาล โดยมีเงื่อนไขการอ้างอิง (ข้อกำหนดทางเทคนิค) โปรแกรมการทำงาน และแผนปฏิทินแนบมาด้วย ในทางกลับกัน ความสัมพันธ์ของหัวหน้าผู้บริหารและผู้ดำเนินการร่วมจะถูกควบคุมโดยข้อตกลงระหว่างทั้งสองฝ่าย ข้อตกลงเพิ่มเติม รวมถึงแผนปฏิทินและข้อกำหนดทางเทคนิค ประมาณการต้นทุน สัญญาซึ่งเป็นเอกสารทางกฎหมายหลักกำหนดสาระสำคัญของสัญญา ต้นทุน (ราคาต่อรองได้) ของงานและขั้นตอนการชำระหนี้ระหว่างทั้งสองฝ่าย ข้อกำหนดและลำดับการปฏิบัติงาน สิทธิ หน้าที่และความรับผิดชอบของคู่สัญญา สิทธิในทรัพย์สินทางปัญญาต่อผลงาน ขั้นตอนการรับงาน เงื่อนไขพิเศษและเหตุสุดวิสัย เงื่อนไขการรักษาความลับ; เรื่องขององค์กร ที่อยู่ทางกฎหมาย รายละเอียดธนาคาร ลายเซ็นของคู่สัญญา สัญญาดังกล่าวมาพร้อมกับการประมาณการต้นทุนและข้อกำหนดทางเทคนิค

ข้อกำหนดทางเทคนิค (TOR) เป็นแอปพลิเคชันที่ซับซ้อนที่สุด และรวมถึงส่วนต่างๆ เช่น ข้อมูลทั่วไป (ชื่อของลูกค้าและองค์กรผู้รับเหมา เหตุผลในการปฏิบัติงาน วันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดการทำงาน ขั้นตอนในการเปลี่ยนแปลงทางเทคนิค ข้อกำหนด); วัตถุประสงค์และวัตถุประสงค์หลักของงาน ข้อกำหนดสำหรับการนำไปใช้และเนื้อหา ข้อมูลเบื้องต้น ขั้นตอน และขั้นตอน ข้อกำหนดสำหรับการนำเสนอผลลัพธ์ ขั้นตอนการยอมรับ สัญญาอาจมาพร้อมกับกำหนดการในการส่งวัสดุการออกแบบให้กับลูกค้า

น่าเสียดายที่ไม่มีความแน่นอนเกี่ยวกับโครงการริเริ่มดังกล่าว และมีวิธีต่างๆ ในการกำหนดชุดเอกสารที่สร้างขึ้นระหว่างการดำเนินการ

ตัวอย่างเช่น D. Diprose (USA) อ้างถึงเอกสารที่ซับซ้อนนี้เป็นแผนโครงการ รวมถึงผลงานที่ตั้งใจไว้ งานเฉพาะ และการกระจายระหว่างนักแสดง ตารางเวลา การประมาณการ แผนการสื่อสาร (รายงานความสำเร็จของงานของสมาชิกในทีมแต่ละคน วิธีการรับและให้ข้อมูลแก่ผู้เข้าร่วมโครงการ) และงบประมาณ (การคำนวณประมาณการโครงการ การคิดต้นทุน)10 และ ค.ศ. Orr กำหนดเนื้อหาของตนอย่างละเอียด ดังนั้นในความเห็นของเขาแผนทั่วไปให้ภาพรวมที่สมบูรณ์ของกิจกรรมของโครงการกำหนดลำดับงานรวบรวมข้อมูลเพื่อสร้างแบบจำลองทางเศรษฐกิจเปิดเผยเป้าหมายหลักของโครงการและวัตถุประสงค์ประเด็นสำคัญ (กรอบเวลาปริมาณ คุณภาพ) และความเสี่ยง A.D. Orr พิจารณาร่างงบประมาณโครงการเพื่อเป็นการดำเนินการต่อไปหลังจากพัฒนาแผนทั่วไป และเน้นที่นี่เป็นเอกสาร เช่น แผนการแจกจ่ายงาน ซึ่งใช้กิจกรรมการดำเนินโครงการทั้งหมดเป็นพื้นฐาน แผนที่มีอยู่จะแบ่งออกเป็นพื้นที่ที่สามารถจัดการได้ ชุดงาน และกลุ่มงานโดยใช้แผนภูมิแกนต์11 หลังจากนี้จะมีการร่างกำหนดการโครงการ (แผนภาพโครงสร้างลำดับและการพึ่งพาซึ่งกันและกันของงานการลดความเสี่ยง) และหลังจากการอนุมัติ - แผนงานที่มีลักษณะทั่วไปของโครงการแผนการควบคุมและกลไกการจัดการองค์กรและโครงสร้างของโครงการ วงจรชีวิตที่คาดหวังเป็นพื้นฐาน

เอ็มวี ศ.ลริน แพทย์ศาสตร์ประวัติศาสตร์

การจัดการบันทึกของรัฐบาลกลางสหรัฐ

บทบาทของหอจดหมายเหตุของรัฐบาลกลางเยอรมันในการจัดการบันทึก

มีประสบการณ์ด้านภาษาอังกฤษในการสร้างระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์

มีประสบการณ์ในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในประเทศอื่นๆ

ประเพณีในประเทศและประสบการณ์ระดับโลก คำแนะนำของสภาหอจดหมายเหตุระหว่างประเทศระบุอย่างชัดเจนถึงความสำคัญของการควบคุมของรัฐในประเด็นการจัดการเอกสาร ไม่ใช่เรื่องบังเอิญที่กิจกรรมด้านนี้สะท้อนให้เห็นในร่างแนวคิดเพื่อการพัฒนาหอจดหมายเหตุจนถึงปี 2020 ซึ่งพัฒนาโดย Federal Archival Agency เป็นการถูกต้องที่จะใช้ประสบการณ์ต่างประเทศที่ก้าวหน้าในสถานการณ์นี้

ในประเทศที่พัฒนาแล้วทั้งหมด รัฐจะทำหน้าที่จัดการเอกสาร และแนวทางปฏิบัตินี้ก็สร้างความชอบธรรมให้กับตัวเอง การปฏิเสธที่จะเข้าไปแทรกแซงในระดับรัฐในการควบคุมกระบวนการจัดการเอกสารในท้ายที่สุดจะส่งผลเสียต่อคุณภาพของกองทุนเก็บถาวร ข้อกำหนดนี้มีความเกี่ยวข้องอย่างยิ่งโดยเกี่ยวข้องกับแนวโน้มการเปลี่ยนแปลงไปสู่การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทั่วโลก

การจัดตั้งข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ คำแนะนำด้านระเบียบวิธี และการควบคุมในด้านการจัดการเอกสารเป็นกิจกรรมที่สำคัญที่สุดของหน่วยงานจัดเก็บเอกสารระดับชาติในต่างประเทศ ประเด็นนี้ได้รับการชี้แจงอย่างชัดเจนในคำปราศรัยสำคัญหลายประเด็นที่การประชุมหอจดหมายเหตุนานาชาติประจำปี 2012 ในออสเตรเลีย

มาเริ่มการรีวิวนี้กันเลย จากประเทศสหรัฐอเมริกาโดยที่การจัดการเอกสารของรัฐบาลกลางได้รับความไว้วางใจให้กับ National Archives and Records Administration (NARA) ซึ่งเป็นหน่วยงานรัฐบาลกลาง บริการจัดเก็บเอกสารและบันทึกแห่งชาติ (ต่อไปนี้จะเรียกว่า “หอจดหมายเหตุแห่งชาติของสหรัฐอเมริกา”) หน้าที่หลักของหอจดหมายเหตุแห่งชาติของสหรัฐอเมริกา ได้แก่ การให้คำแนะนำและความช่วยเหลือแก่หน่วยงานรัฐบาลกลางในการจัดทำเอกสารกิจกรรมของตนอย่างเหมาะสม และการโอนเอกสารเพื่อจัดเก็บหรือทำลาย

หอจดหมายเหตุแห่งชาติของสหรัฐอเมริกาจะต้อง:

เผยแพร่มาตรฐาน ขั้นตอน หลักเกณฑ์ด้านการจัดการเอกสารและการฝึกอบรมด้านการจัดการเอกสาร

ดำเนินการวิจัยเพื่อปรับปรุงแนวทางปฏิบัติและโปรแกรมการจัดการบันทึก ;

รวบรวมและเผยแพร่ข้อมูลเกี่ยวกับโปรแกรมการฝึกอบรม การพัฒนาเทคโนโลยี และกิจกรรมอื่น ๆ ในด้านการจัดการบันทึก

สร้างคณะกรรมการและสภาระหว่างแผนกที่จำเป็นสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลในด้านการจัดการบันทึกระหว่างหน่วยงานของรัฐบาลกลาง

เรียกร้องความสนใจจากหน่วยงานรัฐบาลกลางและรัฐสภาคองเกรสแห่งสหรัฐอเมริกาอย่างต่อเนื่องถึงความจำเป็นในการรักษานโยบายการจัดการบันทึกเสียง

ให้การฝึกอบรมในการจัดการบันทึกและสนับสนุนให้หน่วยงานรัฐบาลกลางจัดการฝึกอบรมเกี่ยวกับการใช้ระบบและเทคโนโลยีการจัดการบันทึกแบบลีน

ตรวจสอบ (ดำเนินการสำรวจ) เอกสาร โปรแกรม และแนวทางปฏิบัติในการจัดการบันทึกในหน่วยงานของรัฐบาลกลาง

รายงานต่อคณะกรรมการที่เหมาะสมของสภาคองเกรสแห่งสหรัฐอเมริกา และต่อหัวหน้าสำนักงานการจัดการและงบประมาณแห่งสหรัฐอเมริกา ในเดือนมกราคมของแต่ละปี (และหากจำเป็นในเวลาอื่น ๆ ) ขึ้นอยู่กับผลของกิจกรรมข้างต้นและการปฏิบัติตามโดยหน่วยงานของรัฐบาลกลางพร้อมคำแนะนำที่พัฒนาขึ้นจากผลการตรวจสอบ (การสำรวจ) ของเอกสารและการจัดการเอกสาร .

ประมวลกฎหมายรัฐบาลกลางของสหรัฐอเมริกาประกอบด้วยข้อบังคับที่ออกโดยหอจดหมายเหตุแห่งชาติของสหรัฐอเมริกา

มาตรา 36 (บทที่ 12) เกี่ยวข้องโดยตรงกับการจัดการเอกสาร:

ตอนที่ 1220 “เอกสารของรัฐบาลกลาง บทบัญญัติทั่วไป",

ตอนที่ 1222 "การสร้างและจัดเก็บเอกสารของรัฐบาลกลาง"

ตอนที่ 1228 “ การโอนเอกสารของรัฐบาลกลาง”

ตอนที่ 1230 "การจัดการเอกสารไมโครฟิล์ม"

ตอนที่ 1232 "การจัดการเอกสารภาพและเสียง"

ตอนที่ 1234 “การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์”

ตอนที่ 1236 “การจัดการเอกสารสำคัญโดยเฉพาะ”

ตอนที่ 1238 ความช่วยเหลือเกี่ยวกับโปรแกรมการจัดการบันทึกขององค์กร

กิจกรรมสำคัญประการหนึ่งของหอจดหมายเหตุแห่งชาติคือการมีส่วนร่วมในการจัดทำกรอบการกำกับดูแลสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ภายในกรอบของรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ หอจดหมายเหตุแห่งชาติเป็นผู้พัฒนาที่รับผิดชอบโครงการริเริ่มการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ของรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์

หน่วยงานรัฐบาลกลางและแผนกต่างๆ จะต้องเก็บรักษาบันทึกตามกฎของหอจดหมายเหตุแห่งชาติ และระบบการจัดการบันทึกโดยใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในหน่วยงานของรัฐบาลกลางจะต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดที่กำหนดโดยหอจดหมายเหตุแห่งชาติ เพื่อวัตถุประสงค์เหล่านี้ จึงได้จัดทำโปรแกรม “การจัดการเอกสารภายในกรอบของรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์” (โครงการริเริ่มการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ของรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์) .

โปรแกรมนี้พัฒนาแนวปฏิบัติที่หน่วยงานภาครัฐและหน่วยงานต่างๆ สามารถใช้ในการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์และถ่ายโอนบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ไปยังที่จัดเก็บถาวรที่หอจดหมายเหตุแห่งชาติ โดยใช้ประเภทและรูปแบบข้อมูลที่หลากหลาย . NARA ได้อนุมัติข้อกำหนดของกระทรวงกลาโหมสหรัฐอเมริกาสำหรับผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ - DOD 5015.2-STD เวอร์ชัน 2 .

มาตรฐานนี้กำหนดข้อกำหนดบังคับและฟังก์ชันการทำงานของซอฟต์แวร์ที่ใช้สำหรับการจัดการเอกสาร หอจดหมายเหตุแห่งชาติขอแนะนำให้ใช้ DOD 5015.2 และผลิตภัณฑ์ที่ผ่านการรับรองเป็นพื้นฐานสำหรับการเลือกระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของรัฐบาลกลาง

หอจดหมายเหตุแห่งชาติยังได้พัฒนาชุดเครื่องมือการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อเป็นแนวทางเชิงระเบียบวิธีสำหรับผู้ปฏิบัติงานจริง

ในปี 2551 NARA เปิดตัวโปรแกรมจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งควรช่วยเหลือหน่วยงานของรัฐบาลกลางในการจัดการเอกสาร การเก็บถาวรเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้สามารถประมวลผล เก็บรักษา การจัดการ และการเข้าถึงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทุกประเภทได้อย่างมีเสถียรภาพ โดยไม่คำนึงถึงลักษณะของฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์

ในเดือนกุมภาพันธ์ พ.ศ. 2554 หอจดหมายเหตุแห่งชาติได้จัดทำเอกสารเรื่องการจัดการเอกสารราชการในระบบคลาวด์ ซึ่งให้ข้อกำหนดและคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับการจัดการเอกสารในระบบคลาวด์ รวมถึงประเด็นที่เกี่ยวข้องกับสัญญาบริการคอมพิวเตอร์ระบบคลาวด์ เอกสารนี้เน้นเป็นพิเศษว่าหน่วยงานรัฐบาลกลางรับผิดชอบอย่างเต็มที่ในการปฏิบัติตามกฎการจัดการบันทึก โดยไม่คำนึงถึงสถานที่จัดเก็บเอกสาร

ปัญหาการจัดการเอกสารและการจัดการบันทึกของรัฐบาลโดยทั่วไปถูกหยิบยกขึ้นมาในระดับรัฐบาลสูงสุดเมื่อประธานาธิบดีบารัค โอบามา ของสหรัฐอเมริกาออกบันทึกข้อตกลงพิเศษ “การจัดการเอกสารของรัฐบาล” 28 พฤศจิกายน 2554 บันทึกดังกล่าวจ่าหน้าถึงหัวหน้าหน่วยงานของรัฐบาลกลาง และทำให้เกิดประเด็นเรื่องคุณภาพการจัดการเอกสารของรัฐบาลอย่างจริงจัง

บันทึกข้อตกลงนี้เป็นจุดเริ่มต้นของการปฏิรูปนโยบายการจัดการบันทึก ปรับปรุงการดำเนินงาน และส่งเสริมการเปิดกว้างและความรับผิดชอบโดยการปรับปรุงการจัดการบันทึกของหน่วยงานและการตัดสินใจ การระบุเพิ่มเติมและถ่ายโอนไปยังหอจดหมายเหตุแห่งชาติของสหรัฐอเมริกา (NARA) ของเอกสารทางประวัติศาสตร์ที่มีคุณค่ายั่งยืนแก่คนรุ่นอนาคต ช่วยเหลือฝ่ายบริหารและหน่วยงาน (เรียกว่า “หน่วยงาน”) ในการลดต้นทุนและกิจกรรมการจัดการบันทึกที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

บันทึกข้อตกลงระบุว่าหน่วยงานรัฐบาลกลาง (หน่วยงาน) ควรมุ่งมั่นเพื่อเป้าหมายหลักสองประการในการทำงาน

เป้าหมายแรก: แนะนำการเก็บบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้เกิดความโปร่งใส ประสิทธิภาพ และความรับผิดชอบในหน่วยงานของรัฐ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ จึงมีการกำหนดภารกิจให้หน่วยงานรัฐบาลกลางทั้งหมดเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในขอบเขตสูงสุดที่เป็นไปได้ภายในปี 2562 รวมถึงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีระยะเวลาการจัดเก็บถาวร

ภายในปี 2560 หน่วยงานรัฐบาลกลางจะต้องจัดการเอกสารอีเมลทั้งหมดในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (ไร้กระดาษโดยสิ้นเชิง)

วัตถุประสงค์ที่สองของการออกบันทึกข้อตกลง: เพื่อปรับปรุงองค์กรในการจัดการเอกสาร ด้วยเหตุนี้ บันทึกข้อตกลงจึงจัดให้มีกลไกในการแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในแต่ละแผนก ดำเนินการฝึกอบรมบุคลากรในด้านการจัดการเอกสารอย่างต่อเนื่อง จัดทำรายการเอกสารและส่งไปยัง NARA

NARA ในฐานะผู้ดำเนินการหลักตามบทบัญญัติของบันทึกข้อตกลง จะต้องจัดทำชุดเอกสารด้านกฎระเบียบและระเบียบวิธีเพื่อดำเนินการตามคำสั่งของประธานาธิบดีแห่งสหรัฐอเมริกา ด้วยเหตุนี้ เมื่อวันที่ 24 สิงหาคม พ.ศ. 2555 สำนักงานบริหารและงบประมาณของสำนักงานบริหารของประธานาธิบดีแห่งสหรัฐอเมริกาและหอจดหมายเหตุแห่งชาติของสหรัฐอเมริกา (NARA) จึงได้ออกบันทึกข้อตกลงร่วมกันถึงหัวหน้าสำนักงานบริหารและหน่วยงานต่างๆ สำหรับการจัดการบันทึกของรัฐบาล เอกสารดังกล่าวลงนามโดย Jeffrey D. Zints รักษาการผู้อำนวยการสำนักงานการจัดการและงบประมาณแห่งสหรัฐอเมริกา และ David S. Ferrero นักเก็บเอกสารแห่งสหรัฐอเมริกา ผู้อำนวยการหอจดหมายเหตุแห่งชาติของสหรัฐอเมริกา เอกสารนี้สรุปกิจกรรมหลักสำหรับการดำเนินการตามบันทึกของประธานาธิบดี กระจายความรับผิดชอบในการดำเนินการตามบทบัญญัติระหว่าง NARA และหน่วยงานของรัฐบาลกลาง กำหนดมาตรการควบคุมและกำหนดเวลาในการดำเนินการ

ไม่ต้องสงสัยเลยว่าตัวอย่างของสหรัฐอเมริกาในด้านการจัดการบันทึกจะทำหน้าที่เป็นแนวทางสำหรับรัฐอื่นๆ ในการจัดการกับปัญหาที่คล้ายกัน และต้องมีการวิจัยเพิ่มเติมและการติดตามอย่างต่อเนื่อง

ประสบการณ์ที่น่าสนใจอีกด้วย สหพันธ์สาธารณรัฐเยอรมนี,โดยที่ภายในกรอบการทำงานของเทคโนโลยี e-government ปัญหาการไหลของเอกสารถือเป็นประเด็นสำคัญ

หน่วยงานรัฐบาลกลางที่สูงที่สุดในด้านการจัดระเบียบกิจการจดหมายเหตุในเยอรมนีคือหอจดหมายเหตุของรัฐบาลกลาง (Bundesarchiv) กิจกรรมต่างๆ อยู่ภายใต้การควบคุมโดย Federal Archives Act 1988 หรือเรียกสั้นๆ ว่า Federal Archives Act (Bundesarchivgesetz – B ArchG)

หอจดหมายเหตุกลางของเยอรมนีได้รับมอบหมายบทบาทขององค์กรที่ปรึกษาสำหรับหน่วยงานรัฐบาลกลางในเรื่องการจัดการเอกสาร หอจดหมายเหตุของรัฐบาลกลางเผยแพร่เอกสารเชิงบรรทัดฐานและระเบียบวิธีในพื้นที่นี้ ซึ่งเป็นลักษณะการให้คำปรึกษา แต่ในทางปฏิบัติ เอกสารดังกล่าวให้บริการแก่กระทรวงของรัฐบาลกลางเพื่อเป็นพื้นฐานสำหรับคำแนะนำในการทำงานกับเอกสาร

“ขั้นตอนทั่วไปสำหรับงานของกระทรวงสหพันธรัฐแห่งสหพันธ์สาธารณรัฐเยอรมนี” (GGO) ซึ่งเป็นเอกสารกำกับดูแลหลักที่ควบคุมการทำงานของกระทรวงอย่างครอบคลุม พร้อมด้วยการสรุปกฎของงานในสำนักงาน เน้นย้ำว่ากระทรวงของรัฐบาลกลางสร้างข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับ การทำงานกับข้อมูลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกระทรวงของรัฐบาลกลางจะมีเครือข่ายข้อมูลการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์แบบครบวงจร

คุณสมบัติของการไหลของเอกสารและกระบวนการจัดการเอกสารโดยคำนึงถึงการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีการอธิบายโดยละเอียดในคำสั่งว่าด้วยการประมวลผลและการจัดการเอกสารในกระทรวงของรัฐบาลกลาง ( การลงทะเบียนfür das Bearbeiten และ Verwalten von Schriftgut ใน Bundesministerien - RegR) ได้รับการอนุมัติจากรัฐบาลกลางเยอรมนีเมื่อวันที่ 11 กรกฎาคม พ.ศ. 2544

แนวทางของผู้เชี่ยวชาญชาวเยอรมันในการดำเนินโครงการของรัฐ "รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์" ซึ่งเป็นหนึ่งในโครงการที่ใหญ่ที่สุดในยุโรปนั้นน่าสนใจ โปรแกรมถูกนำไปใช้งานตามแนวคิด DOMEA

"โดม" ( Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang– การจัดการเอกสารและการเก็บถาวรทางอิเล็กทรอนิกส์ในระบบไอที) เป็นแนวคิดการทำงานที่มีหลักการพื้นฐานของการเปลี่ยนแปลงขององค์กรภาครัฐไปสู่การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และข้อกำหนดสำหรับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อัตโนมัติ

ในประเทศเยอรมนี ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ได้รับการรับรองว่าเป็นไปตามข้อกำหนดด้านการทำงานของซอฟต์แวร์ที่กำหนดไว้ในเอกสารนี้เพื่อใช้ในการบริหารภาครัฐ "ข้อกำหนด" ทำหน้าที่เป็นพื้นฐานสำหรับการพัฒนาข้อกำหนดเฉพาะของแผนกและเกณฑ์ในการตัดสินใจซื้อซอฟต์แวร์

ในระหว่างการรับรอง ระบบจะได้รับการประเมินระดับการปฏิบัติตามข้อกำหนดและความสะดวกในการใช้งาน ตามวิธีการที่พัฒนาขึ้นเป็นพิเศษ ผลการทดสอบได้รับการเผยแพร่โดยกระทรวงกิจการภายใน ซอฟต์แวร์ที่มีคุณสมบัติตามที่กำหนดจะได้รับการรับรองอย่างเป็นทางการเพื่ออำนวยความสะดวกในการโปรโมตสู่ตลาดซอฟต์แวร์ของรัฐบาลกลาง จากข้อมูลของเรา ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์มากกว่า 10 รายการได้ผ่านการรับรอง DOMEA แล้ว

อย่างไรก็ตาม แม้ว่าจะมีระบบการรับรองอยู่ก็ตาม ผู้เชี่ยวชาญจากหอจดหมายเหตุของรัฐบาลกลางตั้งข้อสังเกตว่ามีปัญหาในการจัดการปฏิสัมพันธ์ข้อมูลระหว่างระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แต่ละระบบ

การจัดระเบียบการฝากเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ใน Bundesarchiv ถือเป็นงานที่ค่อนข้างใหม่ เพื่อแก้ไขปัญหานี้ จึงมีการสร้างหน่วยพิเศษภายในหอจดหมายเหตุของรัฐบาลกลาง องค์กรเทคโนโลยีการทำงานและองค์ประกอบของซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์คอมเพล็กซ์ (SHC) สำหรับการรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการจัดเก็บใน Bundesarchiv ได้รับการพัฒนาในไฟล์เก็บถาวรในช่วงสองปีโดยองค์กรบุคคลที่สามที่เชี่ยวชาญด้านการสร้างซอฟต์แวร์ สินค้า. มีการจัดสรรความจุเซิร์ฟเวอร์พิเศษสำหรับการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ในปี 2552 ปริมาณข้อมูลที่จัดเก็บอยู่ที่ประมาณ 100 Gb

ไฟล์เก็บถาวรได้กำหนดรูปแบบสำหรับการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบถาวร – PDF-A นี่คือรูปแบบที่แนะนำโดย International Council on Archives และได้รับการสนับสนุนโดย ISO 19005-1 2005 ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมในปี 2007

องค์กรที่โอนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตามสัญญาเพื่อจัดเก็บไปยัง Bundesarchiv จะต้องแปลงเอกสารที่ส่งมาทั้งหมดเป็นรูปแบบ PDF-A โดยอิสระ ภาพกราฟิกของเอกสารเสริมด้วยข้อมูลเมตาของเอกสารในรูปแบบ XML สำหรับองค์กรที่ไม่สามารถดำเนินการแปลงและโยกย้ายได้ด้วยตนเอง Bundesarchiv เสนอให้ดำเนินการโดยใช้แพ็คเกจซอฟต์แวร์ ในเวลาเดียวกัน Bundesarchiv กำหนดให้ลบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ออกจากเอกสารที่ถ่ายโอนไปยังที่เก็บถาวร นอกจากนี้ ความรับผิดชอบในการรักษาความถูกต้องของเอกสารขึ้นอยู่กับองค์กรที่ส่งเอกสารไปยังที่เก็บถาวร

ในอนาคตมีการวางแผนที่จะถ่ายโอนไฟล์ด้วยเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จากองค์กรไปยังที่เก็บถาวรผ่านช่องทางโทรคมนาคม อย่างไรก็ตาม ขณะนี้การถ่ายโอนดังกล่าวดำเนินการโดยใช้สื่อบันทึกข้อมูล (ดิสก์) แยกต่างหาก

ในช่วงสามปีแรก ในระหว่างขั้นตอนการทดลอง องค์กรต่างๆ จะถ่ายโอนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยตรงไปยังหอจดหมายเหตุของรัฐบาลกลาง ในอนาคตมีแผนจะสร้างคลังเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ชั่วคราว นั่นคือเทคโนโลยีการถ่ายโอนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เพื่อการจัดเก็บเอกสารจะเหมือนกับเอกสารกระดาษ ฉันต้องการทราบว่าผู้เชี่ยวชาญของหอจดหมายเหตุของรัฐบาลกลางมุ่งมั่นที่จะใช้กฎเดียวกันนี้กับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้กับเอกสารที่เป็นกระดาษ (การสร้างไฟล์ การบันทึก ฯลฯ)

ไฟล์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะถูกจัดเก็บไว้ในเทปแม่เหล็ก (เป็นสำเนาใช้งาน) และบนสื่อประเภทอื่นๆ สำหรับการทำสำเนา (สำรอง) ข้อมูล

เกี่ยวกับการจัดเก็บฐานข้อมูล ผู้เก็บเอกสารชาวเยอรมันมีทัศนคติเชิงลบต่อแนวคิดในการรักษาฐานข้อมูลพร้อมเนื้อหาและซอฟต์แวร์ทั้งหมดไว้ในคลังข้อมูลของรัฐ ปัจจุบัน ผู้เก็บเอกสารแนะนำให้บันทึกข้อมูลฐานข้อมูลเป็นช่วงๆ (การพิมพ์เนื้อหาหรือเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์) ในส่วนของข้อมูลเว็บไซต์นั้นจะถูกจัดเก็บไว้ในศูนย์ข้อมูลของหอสมุดแห่งชาติซึ่งตามข้อบังคับของหอสมุดแห่งชาติมีหน้าที่ต้องเก็บรักษาข้อมูลดังกล่าว

ดังนั้นเราสามารถสรุปได้ว่าผู้เชี่ยวชาญชาวเยอรมันในระดับรัฐบาลกลางแก้ไขปัญหาการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตามความสามารถที่มีอยู่โดยอาศัยโซลูชันเชิงปฏิบัติที่คิดมาอย่างดี

หอจดหมายเหตุแห่งชาติของสหราชอาณาจักร ให้ความสำคัญอย่างยิ่งต่อปัญหาการจัดการเอกสารโดยให้คำแนะนำด้านระเบียบวิธีในกิจกรรมของสถาบันรัฐบาลกลางในการจัดการเอกสาร

ควรสังเกตว่าหอจดหมายเหตุแห่งชาติของอังกฤษที่ Kew หลังจากการมาถึงของผู้บริหารใหม่ที่หอจดหมายเหตุในช่วงกลางทศวรรษที่ผ่านมาได้ดำเนินแนวทางในการนำเทคโนโลยีสารสนเทศสมัยใหม่มาใช้ในการปฏิบัติงานและกำลังทำงานอย่างแข็งขัน โครงการอนุรักษ์สิ่งที่เรียกว่า “มรดกทางดิจิทัล” เพื่อตอบสนองการพัฒนาด้านการบริหารราชการในปัจจุบัน การเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานอย่างเด็ดขาดภายใต้กรอบ “รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์” เพื่อจุดประสงค์นี้หน่วยเก็บถาวรกำลังดำเนินโครงการเพื่อสร้างส่วนอิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยเก็บถาวรที่มีไว้สำหรับจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ มีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้าง

การจัดการเอกสารสำคัญได้แนะนำตำแหน่งผู้อำนวยการฝ่ายนโยบายเทคโนโลยีและสารสนเทศ

ผู้ใต้บังคับบัญชาของผู้อำนวยการฝ่ายเทคโนโลยีคือหน่วยงานที่รับประกันการเก็บรักษาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในคลังรวมถึงบริการด้านเทคนิค ผู้อำนวยการฝ่ายนโยบายสารสนเทศมีหน้าที่รับผิดชอบงานของหน่วยงานที่รับผิดชอบในการจัดทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ กำกับดูแลหน่วยงานของรัฐในเรื่องการจัดเก็บเอกสารสำคัญ ช่วยเหลือในการตรวจสอบมูลค่าเอกสาร คัดเลือกจัดเก็บ และทำลายสำนักงาน เอกสารประกอบ, การถ่ายโอนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เลือกสำหรับการจัดเก็บไปยังไฟล์เก็บถาวร ฯลฯ ทำให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงเอกสารเก็บถาวรออนไลน์

เนื่องจากกลยุทธ์ใหม่ในปี 2551-2552 ไฟล์เก็บถาวรได้สะสมเอกสารดิจิทัลมากกว่า 112 ล้านชุด และนักวิจัย (ผู้ใช้) 11 ล้านคนเข้าเยี่ยมชมเว็บไซต์เก็บถาวรเพื่อวัตถุประสงค์ต่าง ๆ .

หน้าที่หลักของการเก็บถาวรคือการเลือกและเก็บถาวรเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานราชการ เพื่อจุดประสงค์นี้ หน่วยเก็บถาวรได้สร้างระบบข้อมูลอัตโนมัติ (Open Archive ระบบข้อมูล - พัฒนาโดย NASA ของสหรัฐอเมริกา) มูลค่า 3.5 ล้านปอนด์สเตอร์ลิง มีการวางแผนว่าคลังข้อมูลจะได้รับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ผ่านช่องทางการสื่อสารที่ปลอดภัยจากหน่วยงานภาครัฐในรูปแบบดั้งเดิม เหล่านั้น. หอจดหมายเหตุแห่งชาติมีจุดมุ่งหมายที่จะจัดเก็บเอกสารสำคัญในรูปแบบที่หน่วยงานของรัฐสร้างขึ้น ในช่วงปี 2552 มีการวางแผนที่จะเพิ่มประมาณ 60 GB ลงในไฟล์เก็บถาวร (ประมาณ 4 ล้านเอกสาร) ตามแนวคิดที่เลือก เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะถูกจัดระเบียบในไฟล์เก็บถาวรเป็นอาร์เรย์ข้อมูลที่แยกต่างหาก โดยทั่วไป 2% ของปริมาณเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สร้างขึ้นในงานสำนักงานของหน่วยงานภาครัฐจะได้รับการยอมรับสำหรับการจัดเก็บ

ปัจจุบันเทคโนโลยีการถ่ายโอนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปยังหอจดหมายเหตุแห่งชาติอยู่ระหว่างการพัฒนา ประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้: การเลือก ED สำหรับการถ่ายโอนไปยังไฟล์เก็บถาวร – การเตรียม ED สำหรับการถ่ายโอนโดยใช้ซอฟต์แวร์พิเศษ – การส่งผ่านช่องทางการสื่อสาร (เป็นข้อยกเว้น บนสื่อที่แยกจากกัน (แบบถอดได้)) – การกักกัน การควบคุมคุณภาพ – รวมอยู่ใน อาร์เรย์ข้อมูล - สร้างสำเนาสำรองของอาร์เรย์ข้อมูล - ให้การค้นหาและการเข้าถึง

ปัญหาสำคัญประการหนึ่งคือความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงบรรทัดฐานปัจจุบัน: ระยะเวลา 30 ปีที่เอกสารจะต้องถูกเก็บไว้ในที่เก็บถาวรของหน่วยงานของรัฐโดยที่ประชาชนทั่วไปไม่สามารถเข้าถึงได้ ในกรณีของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บถาวร ED คาดว่าจะถ่ายโอนไปยังฐานข้อมูลหอจดหมายเหตุแห่งชาติภายใน 3 ปีหลังจากเสร็จสิ้นการทำงานในสำนักงาน ส่วนสำคัญของทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์ที่จัดเก็บไว้ในที่เก็บถาวรคือข้อมูลจากเว็บไซต์ของหน่วยงานภาครัฐ

ปัจจุบันคลังข้อมูลรับข้อมูลจากเว็บไซต์ของหน่วยงานราชการประมาณ 1,500 แห่ง เพื่อจัดเก็บความถี่ปีละ 3 ครั้ง งานนี้ดำเนินการโดยหน่วยเอกสารสำคัญซึ่งประกอบด้วยพนักงานเต็มเวลาสี่คนด้วยงบประมาณประจำปี 500,000 ปอนด์

องค์ประกอบอีกประการหนึ่งของงานหอจดหมายเหตุแห่งชาติคือการสร้างแค็ตตาล็อกอิเล็กทรอนิกส์ (ฐานข้อมูล) ที่เรียกว่ารวมข้อมูลเอกสารดิจิทัลทั้งหมด สถานที่สำคัญในเรื่องนี้ถูกครอบครองโดยการพัฒนารูปแบบคำอธิบายซึ่งรวมถึงฟิลด์บังคับประมาณ 40 ช่องและพจนานุกรมคำอธิบาย

เป้าหมายเชิงกลยุทธ์ของรัฐบาลสหราชอาณาจักรคือการเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ในปัจจุบัน ตามที่ผู้เชี่ยวชาญระบุว่า ประมาณ 95% ของเอกสารทั้งหมดของหน่วยงานภาครัฐถูกสร้างขึ้นในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ อย่างไรก็ตาม เอกสารที่สำคัญที่สุดจะถูกสร้างขึ้นและลงนามโดยผู้จัดการระดับต่างๆ บนกระดาษ

มีการสร้างเครือข่ายโทรคมนาคมของรัฐบาลที่ปลอดภัย โดยดำเนินการรับส่งข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างหน่วยงานภาครัฐต่างๆ ไม่มีโซลูชันมาตรฐานสำหรับระบบอัตโนมัติในสำนักงานในหน่วยงานของรัฐ

ผู้เชี่ยวชาญภาษาอังกฤษยังชี้ให้เห็นถึงความไม่สอดคล้องกันในแนวทางในการให้ข้อมูลการบริหารสาธารณะของบริการสำนักงาน แผนกเอกสารสำคัญ และแผนกข้อมูล มีแนวปฏิบัติในการดึงดูดองค์กรภายนอกให้มาสนับสนุนการสนับสนุนข้อมูลของหน่วยงานภาครัฐในรูปแบบเอาท์ซอร์ส

ดังนั้นเราจึงสรุปได้ว่าแนวโน้มการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่างแพร่หลายในหน่วยงานรัฐบาลของสหราชอาณาจักรกำลังเกิดขึ้นอย่างแน่นอน 95% ของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในการไหลของเอกสารทั้งหมดถือเป็นตัวเลขที่สำคัญ มีการแลกเปลี่ยนระหว่างสถาบันผ่านช่องทางการสื่อสารที่ปลอดภัยบนเครือข่ายข้อมูลแบบปิด ในเวลาเดียวกัน ระบบที่ชัดเจนและสอดคล้องกันสำหรับการจัดการวงจรชีวิตของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตั้งแต่วินาทีที่สร้างไปจนถึงการถ่ายโอนไปยังการจัดเก็บถาวรหรือการทำลายล้างกำลังเกิดขึ้น ไม่ว่าในกรณีใด ประสบการณ์ภาษาอังกฤษมีความสำคัญต่อการใช้งานในการสร้างระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์

หอจดหมายเหตุแห่งชาติ ออสเตรเลีย มีบทบาทสำคัญในการจัดการบันทึกของหน่วยงานรัฐบาลทั่วทั้งเครือจักรภพออสเตรเลีย และก่อให้เกิดการพัฒนาด้านกฎระเบียบที่สำคัญเกี่ยวกับการจัดการบันทึกทางธุรกิจ เป็นหอจดหมายเหตุแห่งชาติที่เผยแพร่มาตรฐาน DIRKS (การพัฒนาระบบการจัดการเอกสาร)

หอจดหมายเหตุแห่งชาติของออสเตรเลียยังได้เผยแพร่มาตรฐานสำหรับเมตาดาต้าการจัดการบันทึกสำหรับหน่วยงานภาครัฐด้วย - มาตรฐานรัฐบาลออสเตรเลียสำหรับการจัดการบันทึก - AS 4390 การจัดการบันทึก เปิดตัวในปี 1996 - ทำหน้าที่เป็นพื้นฐานสำหรับมาตรฐานสากล ISO 15489-2001 ข้อมูลและเอกสารประกอบ - การจัดการบันทึก .

มาตรฐานสากลสำหรับเมตาดาต้าการจัดการบันทึก ISO 23081 ซึ่งส่วนแรกเปิดตัวในเดือนพฤษภาคม พ.ศ. 2547 ได้รับการพัฒนาด้วยการมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันของนักเก็บเอกสารชาวออสเตรเลีย

ใน ออสเตรียโครงการเริ่มพัฒนาที่รวมการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และการเก็บถาวรเพื่อให้แน่ใจว่าการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ถูกต้องตลอดวงจรชีวิตทั้งหมด

ซึ่งรวมถึงการจัดการเอกสารในหน่วยงานรัฐบาลกลางผ่านระบบ ELAK (“เอกสารอิเล็กทรอนิกส์”) และข้อกำหนดที่พัฒนาโดยผู้เชี่ยวชาญสำหรับรูปแบบระหว่างแผนกสำหรับการถ่ายโอนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เรียกว่า EDIAKT โดยพื้นฐานแล้ว รูปแบบของแพ็คเกจ SIP ที่เกี่ยวข้อง (แพ็คเกจข้อมูลการจัดส่ง) ถูกกำหนดไว้ ซึ่งสามารถป้อนเข้าสู่ระบบเก็บถาวรได้ หอจดหมายเหตุแห่งรัฐออสเตรียเป็นหอแรกที่ใช้ระบบนี้ในปี 2554

รายชื่อรัฐที่กำลังทำงานอย่างแข็งขันเพื่อนำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้สามารถดำเนินการต่อได้ ประสบการณ์ของประเทศต่างๆ ในยุโรปเป็นที่รู้จัก โดยเฉพาะโปแลนด์ สาธารณรัฐเช็ก ฝรั่งเศส สแกนดิเนเวีย และรัฐบอลติก ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินการตามคำสั่งของสหภาพยุโรป กำลังส่งเสริมแนวคิดของรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์อย่างแข็งขัน และ ดังนั้นการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ปัญหาการจัดการเอกสารในต่างประเทศได้รับความสนใจเป็นพิเศษในระหว่างการพัฒนาและการดำเนินการตามแนวคิด "รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์" หน่วยงานจัดเก็บเอกสารของรัฐบาลในสหราชอาณาจักร สหรัฐอเมริกา ออสเตรีย แคนาดา และประเทศอื่นๆ มีส่วนร่วมในการพัฒนาแนวคิดการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์โดยเป็นส่วนหนึ่งของรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ และหอจดหมายเหตุแห่งชาติของออสเตรเลีย เป็นต้น บริหารจัดการและส่งเสริมการใช้ของรัฐบาล มาตรฐานข้อมูลเมตา AGLS ได้พัฒนาพจนานุกรมคุณลักษณะเชิงโต้ตอบของหน่วยงานรัฐบาลออสเตรเลีย (AGIFT)) บริการเก็บเอกสารแห่งชาติพยายามที่จะควบคุมโดยเฉพาะอย่างยิ่งการเลือกซอฟต์แวร์สำหรับการทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กรและดำเนินการทดสอบและพัฒนาข้อกำหนดโดยประมาณ (ข้อกำหนดด้านการทำงาน) ของระบบการจัดการเอกสารอัตโนมัติ หน่วยงานจัดเก็บเอกสารจะศึกษาและควบคุมการจัดการฐานข้อมูล เอกสารเว็บ และเอกสารอีเมลแยกจากกัน

ในประเทศสมาชิก CIS เบลารุส คาซัคสถาน และยูเครน กำลังทำงานอย่างแข็งขันเพื่อแก้ไขปัญหานี้

ทั้งสามประเทศนี้มีบทบัญญัติทั่วไปหลายประการเมื่อจัดงานในด้านการสนับสนุนเอกสารเพื่อการจัดการ:

ประการแรก การจัดการเอกสารราชการอยู่ภายใต้กฎระเบียบของรัฐบาลในทุกด้านของกิจกรรมขององค์กรและองค์กรทั้งในภาครัฐและภาคการค้าของเศรษฐกิจของประเทศเหล่านี้บนพื้นฐานของกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

ประการที่สอง กฎระเบียบของรัฐในการจัดการเอกสารราชการในทุกองค์กรโดยไม่คำนึงถึงรูปแบบทางกฎหมายและรูปแบบการเป็นเจ้าของนั้นดำเนินการโดยหน่วยงานที่ได้รับอนุญาตพิเศษที่รับผิดชอบในการเก็บเอกสารสำคัญ .

ดังนั้นจากการวิเคราะห์ประสบการณ์ต่างประเทศจึงสามารถสรุปได้หลายประการ

แนวโน้มการจำหน่ายเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในทางปฏิบัติ

การบริหารราชการเป็นสากล

ความสำเร็จของการดำเนินการด้านเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และอิเล็กทรอนิกส์

การไหลของเอกสารได้รับการรับรองโดยการมีนโยบายของรัฐและการสนับสนุนด้านกฎหมาย

3. การวิเคราะห์ประสบการณ์เน้นย้ำถึงความจำเป็นในการมีส่วนร่วมในกระบวนการดำเนินการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของบริการเก็บถาวรที่สนใจโดยตรงในการควบคุมวงจรชีวิตของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

4. เห็นได้ชัดว่าองค์กรการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในระดับสูงต้องการการทำงานที่เป็นระบบในระยะยาวโดยอาศัยการปลูกฝังแนวทางระดับมืออาชีพในการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศให้กับผู้เชี่ยวชาญ

5. ประสบการณ์จากต่างประเทศยังแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าการละทิ้งเอกสารกระดาษโดยสิ้นเชิงในสภาพที่ทันสมัย

เป็นไปไม่ได้. ในระยะเวลาอันใกล้ เอกสารที่เป็นกระดาษและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะอยู่ร่วมกันในขนาดที่ใหญ่และขนานกัน ควรเน้นด้วยว่าเอกสารบางส่วนจะยังคงถูกสร้างขึ้นและจัดเก็บบนกระดาษเท่านั้นซึ่งสามารถรับประกันการเก็บรักษาข้อมูลได้นานหลายศตวรรษ

หน่วยงานรัฐบาลกลางแต่ละหน่วยงานต้องมีโปรแกรมการจัดการบันทึกที่ช่วยให้มั่นใจว่าสอดคล้องกับกฎหมายการจัดการบันทึก การควบคุมการสร้างและจัดเก็บบันทึกอย่างมีประสิทธิผลในกิจกรรมของหน่วยงาน การนำไปใช้ และการปฏิบัติตามมาตรฐาน ขั้นตอน และเทคโนโลยีที่กำหนดโดยหอจดหมายเหตุแห่งชาติของสหรัฐอเมริกา เพื่อปรับปรุงการจัดการบันทึก การเก็บรักษา และความปลอดภัยของเอกสาร การรวบรวมและการฝาก หรือการทำลายเอกสารที่มีมูลค่าชั่วคราว (44 U.S.C. 3102)

โครงการ “การจัดการเอกสารในกรอบรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์” (E-Government Electronic Records Management Memorandumสำหรับหัวหน้าฝ่ายบริหารและหน่วยงาน – การจัดการบันทึกของรัฐบาล 28 พฤศจิกายน 2554) – [ทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์] - http://www .whitehouse .gov /the -press -office /2011/11/28/presidential -memorandum -managing -government -records .

บันทึกข้อตกลงสำหรับหัวหน้าฝ่ายบริหารและหน่วยงานและหน่วยงานอิสระ // สำนักงานบริหารของอธิการบดี สำนักงานการจัดการและงบประมาณ การบริหารหอจดหมายเหตุและบันทึกแห่งชาติ - วอชิงตันดีซี. 20408. - 24 สิงหาคม 2555. – 7 หน้า.

คาซัคสถาน - คณะกรรมการข้อมูลและจดหมายเหตุของกระทรวงการสื่อสารและข้อมูลแห่งสาธารณรัฐคาซัคสถาน

ยูเครน - บริการจดหมายเหตุแห่งรัฐของประเทศยูเครน

คำสำคัญ: การจัดการสำนักงาน การบริหารงานบุคคล การบริหารงานของรัฐและเทศบาล ความรู้พื้นฐานด้านการรับรองและมาตรฐาน

วัตถุประสงค์ของการศึกษาคือการวิเคราะห์เงื่อนไขของ “ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ” หัวข้อของการศึกษาคือการพิจารณาประเด็นแต่ละประเด็นที่กำหนดขึ้นตามวัตถุประสงค์ของการศึกษานี้

การศึกษานี้มีวัตถุประสงค์เพื่อศึกษาหัวข้อ “ประสบการณ์จากต่างประเทศในการจัดการเอกสารสนับสนุนการจัดการ” จากมุมมองของงานวิจัยในประเทศและต่างประเทศล่าสุดในประเด็นที่คล้ายคลึงกัน

ในกระบวนการทำงานได้ทำการวิเคราะห์ทางทฤษฎีและระเบียบวิธีในหัวข้อ “ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดการเอกสารสนับสนุนการจัดการ” รวมถึงการสำรวจแง่มุมทางทฤษฎีของการศึกษาปรากฏการณ์ “ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ” และการศึกษา ลักษณะของหัวข้อ “ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ”

ต่อไป การศึกษาได้ดำเนินการเกี่ยวกับความเกี่ยวข้องของ "ประสบการณ์จากต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ" ในสภาวะสมัยใหม่โดยใช้ข้อมูลทางสถิติและสิ่งพิมพ์ทางวิทยาศาสตร์ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา

จากผลการศึกษาพบว่ามีวิธีเฉพาะในการแก้ปัญหา “ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ” และพิสูจน์เชิงปริมาณรวมถึงการระบุความเป็นไปได้บางประการในการแก้ปัญหา “ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดองค์กรสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ” และการระบุแนวโน้ม ในการพัฒนาหัวข้อ “ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ”

ระดับของการดำเนินการ - ข้อเสนอและกิจกรรมเฉพาะได้รับการทดสอบในกิจกรรมขององค์กรที่ทำหน้าที่เป็นพื้นฐานสำหรับการปฏิบัติงานด้านการศึกษา

กิจกรรมที่เสนอโดยมีความเฉพาะเจาะจงสามารถนำไปใช้ในงานบริการบุคลากรขององค์กรรัสเซียได้

การดำเนินการตามมาตรการที่นำเสนอช่วยให้เราสามารถให้ความเข้าใจที่ถูกต้องมากขึ้นเกี่ยวกับธรรมชาติและปัญหาปัจจุบันของ "ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ"

ทบทวนแหล่งข้อมูลในหัวข้อ "ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ"

รายการข้อมูลอ้างอิงที่ใช้ในการจัดทำงานนี้ประกอบด้วยแหล่งข้อมูลบรรณานุกรม 36 แหล่ง มาอธิบายลักษณะบางส่วนกัน:

ปัญหาที่ระบุ “ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดการเอกสารสนับสนุน” ได้รับการพิจารณาโดย M. Yu. ในหนังสือ “” ซึ่งตีพิมพ์ในปี 2552 และมี 384 หน้า จากคำอธิบายของหนังสือเราสามารถสรุปได้ว่า

นอกจากนี้ M. Yu. Rogozhin ยังกล่าวถึงปัญหาในการควบคุมประเด็นสมัยใหม่ในหัวข้อ "ประสบการณ์จากต่างประเทศในการจัดองค์กรสนับสนุนด้านเอกสารเพื่อการจัดการ" ในเอกสาร "การสนับสนุนด้านเอกสารเพื่อการจัดการ" หนังสือเล่มนี้จัดพิมพ์โดยสำนักพิมพ์ Prospekt ในปี 2009 มี 0 หน้า

คู่มือการศึกษาและการปฏิบัติที่เป็นสากลให้คำตอบสำหรับคำถามสำคัญทั้งหมดขององค์กรที่มีประสิทธิภาพในการสนับสนุนเอกสารเพื่อการจัดการ (DOU) ของกิจกรรมขององค์กร (องค์กร, สถาบัน) เนื้อหาในคู่มือนี้นำเสนออย่างครอบคลุมตามกฎหมายและข้อบังคับเกี่ยวกับประเด็นการศึกษาก่อนวัยเรียน สถานที่สำคัญในคู่มือนี้ถูกครอบครองโดยการพิจารณาประเด็นการจัดการเอกสาร (การจัดการเอกสาร) และกิจกรรมการจัดทำเอกสารรวมถึงบริการการศึกษาก่อนวัยเรียน การบริการบุคลากร และแผนกบัญชีขององค์กร สำหรับหัวหน้าขององค์กร เจ้าหน้าที่ฝ่ายบริหาร พนักงานบริการการศึกษาก่อนวัยเรียน แผนกบริการบุคลากรและบัญชี รวมถึงนักเรียนในสาขาพิเศษ 350800 “การสนับสนุนเอกสารและเอกสารสำหรับการจัดการ”

มีการกล่าวถึงปัญหาเฉพาะหลายประการในหนังสือ “การสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ” R. E. Bulat พิจารณาความเกี่ยวข้องและความแปลกใหม่ของหัวข้อนี้ในการศึกษาของเขา ซึ่งตีพิมพ์ในปี 2012 โดยสำนักพิมพ์ Business Press คำอธิบายของหนังสืออ่านดังนี้

เนื้อหาของสื่อการสอนสอดคล้องกับหลักสูตรสาขาวิชา "งานสำนักงานในด้านการบริการบุคลากร" ซึ่งรวมอยู่ในกลุ่มสาขาวิชาพิเศษเฉพาะทาง 080505.65 "การจัดการทรัพยากรมนุษย์" ตลอดจนหลักสูตรสำหรับสาขาวิชา " การสนับสนุนเอกสารสำหรับการบริหารงานบุคคล" ซึ่งรวมอยู่ในส่วนพื้นฐานของวงจรวิชาชีพของโปรแกรมการศึกษาขั้นพื้นฐานโดยประมาณของการศึกษาวิชาชีพขั้นสูงในสาขาการฝึกอบรม "การจัดการทรัพยากรมนุษย์" - 080400 พัฒนาโดยสถาบันการศึกษาของมหาวิทยาลัยรัสเซียสำหรับ การศึกษาในการจัดการ ข้อกำหนดด้านกฎระเบียบที่นำเสนอในสิ่งพิมพ์ (รวมถึงข้อกำหนดที่มีผลบังคับใช้ในปี 2555) และคำแนะนำด้านระเบียบวิธีสำหรับการจัดทำเอกสารกิจกรรมการจัดการและการแนะนำแนวทางที่เป็นระบบในการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการองค์กรสมัยใหม่จะมีประโยชน์ทั้งสำหรับนักศึกษานักศึกษาระดับบัณฑิตศึกษาและครู และสำหรับผู้ปฏิบัติงานในสาขาที่บันทึกกิจกรรมการจัดการ

นอกจากนี้ เมื่อศึกษาหัวข้อ “ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ” มีการใช้แหล่งข้อมูลเป็นระยะต่อไปนี้:

1. ประสบการณ์จากต่างประเทศในการควบคุมกฎหมายของการบริการสาธารณะ เอเอฟ Vasilyeva, "วารสารกฎหมายรัสเซีย", ฉบับที่ 12, ธันวาคม 2550
2. การระงับข้อพิพาททางการค้าทางเลือก ประสบการณ์จากต่างประเทศ D. Stoletova, "เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล การบริหารงานบุคคล", ฉบับที่ 10, ตุลาคม 2550
3. ปัญหาความสามารถในการแข่งขันในการบริหารงานบุคคลขององค์กร V. Shapovalov, "การบริหารงานบุคคล", ฉบับที่ 18, กันยายน 2550
4. 1C:Enterprise 8 - ประสบการณ์ในการจัดการการเปลี่ยนแปลง "BUKH.1S" ฉบับที่ 9 กันยายน พ.ศ. 2550
5. ธุรกิจคอลเลกชันยังคงแข็งแกร่งและประสบการณ์อย่างต่อเนื่อง เช่น. Smirnov “การจัดการในสถาบันสินเชื่อ” ฉบับที่ 5 กันยายน-ตุลาคม 2550

ตัวอย่างเบื้องต้น

งานที่นำเสนอนี้อุทิศให้กับหัวข้อ "ประสบการณ์จากต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ"

ปัญหาของการศึกษาครั้งนี้มีความเกี่ยวข้องในโลกสมัยใหม่ เห็นได้จากการตรวจสอบประเด็นต่างๆ ที่เกิดขึ้นบ่อยครั้ง

หัวข้อ "ประสบการณ์จากต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ" ได้รับการศึกษาที่จุดตัดของสาขาวิชาที่เกี่ยวข้องกันหลายสาขา สถานะปัจจุบันของวิทยาศาสตร์มีลักษณะเฉพาะคือการเปลี่ยนผ่านไปสู่การพิจารณาปัญหาระดับโลกในหัวข้อ "ประสบการณ์จากต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ"

มีผลงานมากมายที่อุทิศให้กับคำถามวิจัย โดยพื้นฐานแล้วเนื้อหาที่นำเสนอในวรรณกรรมด้านการศึกษามีลักษณะทั่วไปและเอกสารจำนวนมากในหัวข้อนี้จะตรวจสอบประเด็นที่แคบกว่าของปัญหา "ประสบการณ์จากต่างประเทศในการจัดการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ" อย่างไรก็ตามจำเป็นต้องคำนึงถึงเงื่อนไขสมัยใหม่เมื่อศึกษาปัญหาในหัวข้อที่กำหนด

ความสำคัญสูงและการพัฒนาเชิงปฏิบัติไม่เพียงพอของปัญหา "ประสบการณ์จากต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ" เป็นตัวกำหนดความแปลกใหม่ที่ไม่ต้องสงสัยของงานวิจัยนี้

ความสนใจเพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหาของ "ประสบการณ์จากต่างประเทศในการจัดการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ" เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อแก้ไขปัญหาปัจจุบันเฉพาะเจาะจงของหัวข้อการศึกษานี้อย่างลึกซึ้งและลึกซึ้งยิ่งขึ้น

ในแง่หนึ่งความเกี่ยวข้องของงานนี้เกิดจากความสนใจอย่างมากในหัวข้อ "ประสบการณ์จากต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ" ในวิทยาศาสตร์สมัยใหม่และในทางกลับกันคือการพัฒนาที่ไม่เพียงพอ การพิจารณาประเด็นที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อนี้มีความสำคัญทั้งทางทฤษฎีและปฏิบัติ

ผลที่ได้สามารถนำไปใช้ในการพัฒนาวิธีการวิเคราะห์ “ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ”

ความสำคัญทางทฤษฎีของการศึกษาปัญหา "ประสบการณ์จากต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ" อยู่ที่ความจริงที่ว่าปัญหาที่ได้รับเลือกให้พิจารณาอยู่ที่จุดตัดของสาขาวิชาวิทยาศาสตร์หลายสาขา

วัตถุประสงค์ของการศึกษานี้คือการวิเคราะห์เงื่อนไขของ "ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ"

ในกรณีนี้ หัวข้อของการศึกษาคือการพิจารณาประเด็นแต่ละประเด็นที่กำหนดขึ้นตามวัตถุประสงค์ของการศึกษานี้

การศึกษานี้มีวัตถุประสงค์เพื่อศึกษาหัวข้อ “ประสบการณ์จากต่างประเทศในการจัดการเอกสารสนับสนุนการจัดการ” จากมุมมองของงานวิจัยในประเทศและต่างประเทศล่าสุดในประเด็นที่คล้ายคลึงกัน

1. เพื่อศึกษาแง่มุมทางทฤษฎีและระบุลักษณะของ "ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ"
2. พูดคุยเกี่ยวกับความเกี่ยวข้องของปัญหา “ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ” ในสภาวะสมัยใหม่
3. สรุปความเป็นไปได้ในการแก้ไขหัวข้อ “ประสบการณ์จากต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ”
4. เพื่อระบุแนวโน้มในการพัฒนาหัวข้อ “ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ”

งานมีโครงสร้างแบบดั้งเดิมและมีการแนะนำส่วนหลักประกอบด้วย 3 บท บทสรุป และบรรณานุกรม

บทนำยืนยันความเกี่ยวข้องของการเลือกหัวข้อ กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการวิจัย ระบุลักษณะวิธีการวิจัยและแหล่งข้อมูล

บทที่หนึ่งเปิดเผยประเด็นทั่วไป เปิดเผยแง่มุมทางประวัติศาสตร์ของปัญหา “ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ” มีการกำหนดแนวคิดพื้นฐานและกำหนดความเกี่ยวข้องของประเด็น "ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ"

บทที่สองจะพิจารณารายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับเนื้อหาและปัญหาสมัยใหม่ของ "ประสบการณ์จากต่างประเทศในการจัดการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ"

บทที่ 3 มีลักษณะในทางปฏิบัติและบนพื้นฐานของข้อมูลส่วนบุคคล จะมีการวิเคราะห์สถานะปัจจุบัน รวมถึงการวิเคราะห์โอกาสและแนวโน้มการพัฒนาของ "ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดการสนับสนุนการจัดการเอกสาร"

จากผลการศึกษา พบปัญหาหลายประการที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อที่กำลังพิจารณา และได้ข้อสรุปเกี่ยวกับความจำเป็นในการศึกษาเพิ่มเติม/ปรับปรุงสถานะของปัญหา

ดังนั้นความเกี่ยวข้องของปัญหานี้จึงกำหนดทางเลือกของหัวข้องาน "ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ" ช่วงของปัญหาและรูปแบบตรรกะของการก่อสร้าง

พื้นฐานทางทฤษฎีและระเบียบวิธีสำหรับการวิจัยคือกฎหมายและเอกสารกำกับดูแลในหัวข้อของงาน

แหล่งข้อมูลสำหรับการเขียนงานในหัวข้อ "ประสบการณ์ต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ" ได้แก่ วรรณกรรมการศึกษาขั้นพื้นฐานผลงานทางทฤษฎีพื้นฐานของนักคิดที่ใหญ่ที่สุดในสาขาที่อยู่ระหว่างการพิจารณาผลการวิจัยภาคปฏิบัติโดยนักเขียนที่มีชื่อเสียงในประเทศและต่างประเทศ บทความและบทวิจารณ์ในสิ่งพิมพ์เฉพาะทางและวารสารในหัวข้อ " ประสบการณ์จากต่างประเทศในการจัดเอกสารสนับสนุนการจัดการ" เอกสารอ้างอิง แหล่งข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง