องค์กรของการสนับสนุนเอกสารสำหรับกิจกรรมการบริการบุคลากร หลักสูตร : บริการจัดการเอกสาร. กิจกรรมบุคลากรและการสนับสนุนเอกสารในสภาพที่ทันสมัย

การซ่อมบำรุง………………………………………………………………………………

บท. บริการเอกสารสนับสนุนการจัดการ (DOE) ขององค์กรสมัยใหม่ วัตถุประสงค์ งาน โครงสร้าง และองค์ประกอบ……………………………………………………………………………… …………

1.1. บริการเอกสารสนับสนุนการจัดการ (DOE) ขององค์กรสมัยใหม่ วัตถุประสงค์ งาน ……………………………

1.2. รายการเอกสารกำกับดูแลโดยประมาณที่ควบคุมองค์กรสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการองค์กร ......

1.3. กิจกรรมประจำวันของบริการ DOW ถูกควบคุมโดย………………

1.4. โครงสร้างองค์กรและจุดเด่นของบริการ………………..

1.5. องค์ประกอบคุณสมบัติ………………………………………………..

บทที่สอง เอกสารองค์กรและการบริหารของบริการ DOE…………………………………………………………………………………

2.1 การจัดหาพนักงานขององค์กร…………………………………………

2.2. ระเบียบการให้บริการของทบ. ระเบียบว่าด้วยการแบ่งโครงสร้างองค์กร (องค์กร สถาบัน)……………………………………...

2.3. คำแนะนำสำหรับการสนับสนุนเอกสารของฝ่ายบริหาร…………

2.4. คำแนะนำสำหรับประเภท (พื้นที่) ของกิจกรรมของบริการ DOW .......

2.5. คำแนะนำในการจัดงานสำหรับบุคลากรของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน ......

2.6. บรรทัดฐานของเวลาในการทำงานใน DOW…………………………...

2.7. เอกสารการวางแผนและการรายงานของบริการ DOW…………………..

2.8. เอกสารเพื่อปรับปรุงกิจกรรมของบริการ DOW……….

2.9. ลักษณะงานของบุคลากรของสถานศึกษาก่อนวัยเรียน……………………..

บทสรุป ……………………………………………………………………...

รายชื่อวรรณกรรมที่ใช้แล้ว………………………………………………...

แอปพลิเคชัน………………………………………………………………………

การแนะนำ

ข้อมูลที่บันทึกไว้ในเอกสารเป็นภาพสะท้อนของกิจกรรมขององค์กรและเป็นพื้นฐานของธุรกิจใดๆ

ตามที่ผู้เชี่ยวชาญระบุว่าโดยเฉลี่ยแล้วการเตรียมเอกสารและทำงานกับพวกเขาใช้เวลาถึง 60% ของเวลาทำงานของผู้บริหาร ธุรกิจสมัยใหม่ส่วนใหญ่เป็นกระบวนการรวบรวมและย้ายเอกสารอย่างต่อเนื่อง สรุปและยุติการทำธุรกรรม, หลักทรัพย์, อสังหาริมทรัพย์และทรัพย์สินอื่น ๆ ขององค์กรถูกซื้อและขาย, ความสัมพันธ์ระหว่างนายจ้างและบุคลากรเป็นทางการ, ข้อมูลถูกถ่ายโอนระหว่างองค์กรและประชาชน - ทั้งหมดนี้ได้รับการสนับสนุนโดยเอกสาร

การสนับสนุนด้านเอกสารของการจัดการ (งานสำนักงาน) เป็นพื้นที่เฉพาะของกิจกรรมซึ่งประกอบด้วยการเตรียมการการดำเนินการของเอกสารการประมวลผลและการจัดเก็บ ความทันเวลาและความถูกต้องของการตัดสินใจด้านการจัดการส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับการวาดและดำเนินการเอกสารอย่างถูกต้อง การจัดระเบียบงานกับพวกเขา เอกสารที่เขียนอย่างดีและมีผลผูกพันทางกฎหมายเป็นข้อโต้แย้งหลักในสถานการณ์ที่โต้แย้งได้และรับประกันการทำธุรกรรมที่ประสบความสำเร็จ

หัวข้อของหลักสูตรของฉัน: การจัดบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนในเงื่อนไขการทำงานขององค์กรสมัยใหม่

เป้าหมายคือการพิจารณาทุกด้านในการจัดบริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

บท. บริการเอกสารสนับสนุนการจัดการ (DOE) ขององค์กรสมัยใหม่ วัตถุประสงค์ งาน โครงสร้าง และองค์ประกอบ

1.1. บริการเอกสารสนับสนุนการจัดการ (DOE) ขององค์กรสมัยใหม่ วัตถุประสงค์ งาน

“ ตามข้อกำหนดของการสนับสนุนระบบเอกสารการจัดการของรัฐ (ต่อไปนี้ - DOW) การสนับสนุนการจัดการเอกสารในองค์กรสมัยใหม่ควรดำเนินการโดยบริการพิเศษ - บริการสนับสนุนเอกสารการจัดการ (ต่อไปนี้ - บริการ DOW) บริการดังกล่าวทำหน้าที่ในองค์กรในฐานะหน่วยโครงสร้างอิสระซึ่งนำโดยหัวหน้าฝ่ายบริการและรายงานโดยตรงต่อหัวหน้าขององค์กร ในองค์กรที่มีพนักงานไม่เกิน 100 คนและมีเวิร์กโฟลว์ค่อนข้างน้อย จะอนุญาตให้มอบหมายหน้าที่สำหรับ DOW ให้กับพนักงานประจำคนหนึ่งได้

วัตถุประสงค์ของบริการ DOW คือการจัดระเบียบ บำรุงรักษา และปรับปรุงระบบการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการองค์กรบนพื้นฐานของนโยบายทางเทคนิคแบบรวมและการใช้วิธีการทางเทคนิคที่ทันสมัยในการทำงานกับเอกสาร ในขณะเดียวกันงานหลักของบริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนคือ:

1.2 . รายการที่ระบุของเอกสารกำกับดูแลที่ควบคุมองค์กรของการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการองค์กร

* รัฐธรรมนูญแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย

* ประมวลกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย (ส่วนที่ 1 และ 2)

* กฎหมายของรัฐบาลกลางลงวันที่ 28 สิงหาคม 2538 ฉบับที่ 154-FZ "ในหลักการทั่วไปของการปกครองตนเองในท้องถิ่นใน สหพันธรัฐรัสเซีย” (มีการแก้ไขในภายหลัง)

* กฎหมายของรัฐบาลกลางของสหพันธรัฐรัสเซีย 25/01/1995 ช."เกี่ยวกับข้อมูล สารสนเทศ และการคุ้มครองข้อมูล".

* กฎหมายรัฐธรรมนูญแห่งสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 25 ธันวาคม 2543 ฉบับที่ 2-FKZ "บนสัญลักษณ์แห่งสหพันธรัฐรัสเซีย"

* กฎหมายของรัฐบาลกลางของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 10 มกราคม 2545 "บนลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์"

* กฎหมายของรัฐบาลกลางของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 27 ธันวาคม 2545 หมายเลข 184-FZ "ตามระเบียบทางเทคนิค"

* กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย 25 ตุลาคม 2534 ฉบับที่ 1807-1 "ในภาษาของประชาชนของสหพันธรัฐรัสเซีย" (แก้ไขเพิ่มเติมโดยกฎหมายของรัฐบาลกลางเมื่อวันที่ 24 กรกฎาคม 2541 ฉบับที่ 126-FZ)

* ข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับแนวคิดและการพัฒนาร่างกฎหมายของรัฐบาลกลาง (อนุมัติโดยกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 2 สิงหาคม 2544 ฉบับที่ 576)

* พระราชกฤษฎีกาของประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 02.05.1996 ฉบับที่ 638 "ในขั้นตอนการจัดทำร่างพระราชกฤษฎีกาคำสั่งของประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซียเพื่อให้มีการยอมรับการตัดสินใจคำสั่งของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย "

* กฎสำหรับการจัดทำกฎหมายควบคุมของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางและการลงทะเบียนของรัฐ (อนุมัติโดยกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 13 สิงหาคม 2540 หมายเลข 1009 (พร้อมการแก้ไขในภายหลัง))

* พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 31 ตุลาคม 2543 ฉบับที่ 1547-r "ในการปรับปรุงงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางและเสริมสร้างวินัยของผู้บริหาร"

* GOSG R51141-98 “งานสำนักงานและการเก็บถาวร ข้อกำหนดและคำจำกัดความ” (อนุมัติโดยกฤษฎีกามาตรฐานแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย ลงวันที่ 27 กุมภาพันธ์ 2541 ฉบับที่ 28)

* GOST R6.30-2003 “ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกภาพขององค์กรและเอกสารการบริหาร ข้อกำหนดด้านเอกสาร” (อนุมัติโดยกฤษฎีกามาตรฐานแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย ลงวันที่ 03.03.2003 ฉบับที่ 65-st)

* ระบบสถานะของเอกสารสนับสนุนการจัดการ บทบัญญัติพื้นฐาน (อนุมัติโดยคณะกรรมการเอกสารสำคัญของสหภาพโซเวียตเมื่อวันที่ 27 เมษายน 2531 ตราขึ้นโดยคำสั่งของเอกสารสำคัญของสหภาพโซเวียตเมื่อวันที่ 25 พฤษภาคม 2531 ฉบับที่ 33)

* คำแนะนำมาตรฐานเกี่ยวกับการทำงานในสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง (อนุมัติโดยคำสั่งของหอจดหมายเหตุของรัฐบาลกลางเมื่อวันที่ 27 พฤศจิกายน 2543 ฉบับที่ 68)

* ไดเรกทอรีคุณสมบัติของตำแหน่งผู้จัดการผู้เชี่ยวชาญของพนักงาน (อนุมัติโดยกฤษฎีกาของกระทรวงแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 21 สิงหาคม 2541 ฉบับที่ 37)

* ตัวแยกประเภททั้งหมดของเอกสารการจัดการของรัสเซียตกลง 011-93 (อนุมัติโดยกฤษฎีกามาตรฐานแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 30 ธันวาคม 2536 ฉบับที่ 299)

* รายการเอกสารการจัดการมาตรฐานที่สร้างขึ้นในกิจกรรมขององค์กรซึ่งระบุระยะเวลาการจัดเก็บ (อนุมัติโดย Federal Archives เมื่อ 06.10.2000)

* กฎพื้นฐานสำหรับการทำงานของเอกสารสำคัญขององค์กร (อนุมัติโดยการตัดสินใจของคณะกรรมการของ Federal Archives เมื่อวันที่ 6 กุมภาพันธ์ 2545)

* มาตรฐานเวลาในการทำงานเกี่ยวกับเอกสารสนับสนุนโครงสร้างการบริหารของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง (อนุมัติโดยกฤษฎีกาของกระทรวงแรงงานและการพัฒนาสังคมของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 26 มีนาคม 2545 ฉบับที่ 23)

1.3 . กิจกรรมประจำวันของบริการ DOW ถูกควบคุมโดย:

* ข้อบังคับเกี่ยวกับการให้บริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

* ข้อบังคับเกี่ยวกับแผนกโครงสร้าง (หากรวมอยู่ในบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน)

* คำแนะนำสำหรับสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

* คำแนะนำสำหรับบางประเภท (พื้นที่) ของกิจกรรมบริการ

* คำแนะนำในการจัดงานสำหรับพนักงานบริการ

* บรรทัดฐานของเวลาสำหรับการปฏิบัติงานในสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

* เอกสารการวางแผนและรายงาน;

* รายละเอียดงานของพนักงานบริการ

หากจำเป็น บริการ DOW จะพัฒนาเอกสารอื่นๆ -

โดยเฉพาะเอกสารเกี่ยวกับการปรับปรุงกิจกรรมของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

1.4. โครงสร้างองค์กรและความแข็งแกร่งของบริการ

โครงสร้างองค์กรและความแข็งแกร่งของบริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนถูกกำหนดตามตารางการรับพนักงาน

เพื่อกำหนดโครงสร้างองค์กรที่เหมาะสมที่สุดของบริการ DOE ซึ่งตอบสนองความต้องการขององค์กรเฉพาะได้ดีที่สุดสำหรับข้อมูลเอกสาร ดูเหมือนว่าเหมาะสมที่จะอ้างถึงข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องของ GSDOU เอกสารนี้ระบุตัวเลือกทั่วไปต่อไปนี้สำหรับโครงสร้างองค์กรของบริการ PEI:

“ ที่รัฐวิสาหกิจ (สมาคม) - ฝ่ายสนับสนุนเอกสารสำหรับฝ่ายบริหารหรือสำนักงาน พวกเขามักจะรวมถึง:

ก) แผนกบัญชีและการลงทะเบียน การควบคุม การปรับปรุงงานด้วยเอกสารและการแนะนำวิธีการทางเทคนิค

b) การพิจารณาจดหมาย (ข้อร้องเรียน);

c) สำนักงานเลขาธิการ;

d) การเดินทาง;

จ) สำนักการพิมพ์;

ฉ) สำนักงานคัดลอกและทำซ้ำ;

ในการเชื่อมโยงและข้อกังวล องค์ประกอบและโครงสร้างของบริการ PEI จะถูกกำหนดโดยผู้นำขององค์กร ในกิจการร่วมค้า (องค์กร) - คณะกรรมการ ใน บริษัท ร่วมหุ้น - การประชุมก่อตั้ง ในสหกรณ์ องค์ประกอบและโครงสร้างของการบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนถูกกำหนดโดยที่ประชุมใหญ่ของสมาชิกของสหกรณ์ ในรัฐบาลท้องถิ่นและในเครื่องมือ แผนกต่างๆ ขององค์กรสาธารณะ - แผนกทั่วไป แผนกทั่วไปประกอบด้วย:

ก) สำนักเลขาธิการ;

ข) สำนักงาน;

ค) กลุ่มควบคุม

ง) กลุ่มโปรโตคอล

e) กลุ่มสำหรับปรับปรุงการทำงานกับเอกสาร

f) กลุ่มจดหมาย (ร้องเรียน);

g) สำนักการพิมพ์;

ซ) สำนักงานคัดลอกและผลิตซ้ำ

ในองค์กรที่ไม่มีบริการจัดการเอกสารในแผนกโครงสร้างงานกับเอกสารจะดำเนินการโดยเลขานุการของหัวหน้า (ผู้ตรวจสอบ) หรือบุคคลอื่นที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นพิเศษ

ตัวเลือกที่ 1.ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีความต้องการข้อมูลเอกสารของกระทรวง (แผนก) ของสหพันธรัฐรัสเซียและหน่วยงานของสหพันธรัฐองค์กรและสถาบันอื่นที่คล้ายคลึงกัน เกี่ยวกับการจัดการกรณี(รูปที่ 1) ซึ่งรวมถึง:

* สำนักเลขาธิการ, รวมถึงการต้อนรับ, สำนักเลขาธิการรัฐมนตรี (หัวหน้าแผนก, องค์กร, สถาบัน), สำนักเลขาธิการรัฐมนตรีช่วยว่าการ (หัวหน้า), สำนักเลขาธิการคณะกรรมการ, สำนักโปรโตคอล;

* การตรวจสอบภายใต้รัฐมนตรี (หัวหน้าแผนก, องค์กร, สถาบัน) รวมถึงสำนักงาน (สำนักการติดต่อกัน), สำนักการบัญชีและทะเบียนเอกสาร, การสำรวจ, สำนักการพิมพ์, สำนักการคัดลอกและโรเนียว, โทรพิมพ์;

* แผนกจดหมาย (ร้องเรียน) นั่นคือแผนกสำหรับการทำงานกับคำอุทธรณ์ที่ได้รับจากกระทรวง (แผนก, องค์กร, สถาบัน);

* แผนกสำหรับปรับปรุงงานด้วยเอกสารและการแนะนำวิธีการทางเทคนิค (TS) (วิธีการอัตโนมัติและการใช้เครื่องจักร) ของกระบวนการสำนักงาน

* ไฟล์เก็บถาวรกลาง (ไฟล์เก็บถาวร)

รูปที่ 1กิจการที่เป็นแบบอย่าง

ตัวเลือก 2กำหนดความต้องการเอกสารสารสนเทศของรัฐวิสาหกิจ การวิจัย การออกแบบ องค์กรออกแบบและศูนย์คอมพิวเตอร์ สถาบันอุดมศึกษา และองค์กรอื่นที่คล้ายคลึงกัน แผนก (บริการ) ของเอกสารสนับสนุนการจัดการ (สำนักงาน)(รูปที่ 2) ซึ่งรวมถึง:

* กลุ่ม (แผนก) บัญชีและการลงทะเบียน;

* กลุ่ม (แผนก) ของการควบคุม;

* กลุ่ม (แผนก) เพื่อปรับปรุงงานด้วยเอกสารและการแนะนำวิธีการทางเทคนิค (วิธีการอัตโนมัติและการใช้เครื่องจักร)

* กลุ่ม (แผนก) เพื่อพิจารณาการอุทธรณ์ที่องค์กร (องค์กร) ได้รับ

* สำนักงานเลขาธิการ; การเดินทาง; สำนักพิมพ์ดีด สำนักงานคัดลอกและผลิตซ้ำ คลังเก็บเอกสารสำคัญ.

ตัวเลือก 3การรับรองความต้องการข้อมูลเอกสารของรัฐวิสาหกิจ (องค์กร) ที่ไม่ใช่ของรัฐ รวมถึงสมาคม ข้อกังวล บริษัทร่วมหุ้น (รวมถึงบริษัทร่วม) สหกรณ์ ฯลฯ ถูกกำหนดให้เป็นบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน โครงสร้างที่ (หน่วยที่คล้ายกันอื่น) กำหนด หน่วยงานจัดการขององค์กร (องค์กร) (รูปที่ 3)

รูปที่ 2 โครงสร้างองค์กรโดยประมาณของแผนก (บริการ) ของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน (สำนักงาน) ของหน่วยงานที่ไม่ใช่รัฐวิสาหกิจ

รูปที่ 3 โครงสร้างองค์กรโดยประมาณของบริการ PEI ของหน่วยงานที่ไม่ใช่รัฐวิสาหกิจ (องค์กร)

ตัวเลือก 4ตรวจสอบให้แน่ใจว่าความต้องการข้อมูลเอกสารของรัฐบาลท้องถิ่น (หน่วยงาน) และเครื่องมือ (คณะกรรมการ) ขององค์กรสาธารณะถูกกำหนดให้มอบหมายให้หน่วยงานต่างๆ มากมาย (รูปที่ 4) ซึ่งรวมถึง:

* สำนักงานเลขาธิการ;

* สำนักงาน (กลุ่มการจัดการสำนักงาน);

* กลุ่มควบคุม;

* กลุ่มโปรโตคอล

* กลุ่มการปรับปรุงงานด้วยเอกสาร (การใช้วิธีการทางเทคนิค);

* กลุ่มการพิจารณาจดหมาย (ร้องเรียน);

* สำนักพิมพ์;

* สำนักคัดลอกและโรเนียว;

ข้าว. 4. โครงสร้างองค์กรโดยประมาณของแผนกทั่วไป

การกำหนดความแข็งแกร่งของบริการ PEI - โดยแผนกโครงสร้างและโดยทั่วไป - แนะนำให้ดำเนินการบนพื้นฐานของการคำนวณที่เหมาะสม การคำนวณดังกล่าวควรทำบนพื้นฐานของข้อมูลเวลามาตรฐานที่ใช้ในการปฏิบัติงาน (การกระทำ) บางประเภทรวมถึงความต้องการที่แท้จริงขององค์กรในเอกสารข้อมูลโดยคำนึงถึง:

* ปริมาณการหมุนเวียนเอกสาร

* ประเภทหลักของเอกสารการจัดการ

* ความถี่ของแอปพลิเคชันเพื่อให้แน่ใจว่ากิจกรรมประจำวันขององค์กร ฯลฯ )

ตัวอย่างการคำนวณแสดงในตาราง 1. (ดูภาคผนวก)

1.5. รอบคัดเลือกสารประกอบ

การกำหนดองค์ประกอบคุณสมบัติของบริการ PEI นั้นขึ้นอยู่กับความต้องการทั้งหมดขององค์กรในประเภทของงานใน PEI ซึ่งการดำเนินการนั้นถือว่าพนักงานมีคุณสมบัติที่เหมาะสม ข้อกำหนดคุณสมบัติสำหรับประเภทหลักของพนักงานบริการก่อนวัยเรียนแสดงอยู่ในภาคผนวก 2 ของคู่มือนี้

ผลลัพธ์สุดท้ายของการคำนวณหลังจากการตรวจสอบความน่าเชื่อถืออย่างละเอียดจะถูกนำมาใช้เป็นพื้นฐานสำหรับการจัดทำร่างเอกสารที่กำหนดคุณสมบัติและความแข็งแกร่งของบริการ PEI (ที่สำคัญที่สุดคือตารางการรับพนักงานดูด้านล่าง) คุณสมบัติโดยประมาณและองค์ประกอบเชิงตัวเลขของบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนขององค์กรที่มีพนักงานสูงสุด 1,000 คนแสดงอยู่ในตาราง 2.(ดูภาคผนวก)

บทที่สอง เอกสารเกี่ยวกับองค์กรและการบริหารของบริการ DOW

2.1 การจัดหาพนักงานขององค์กร

ตารางการรับพนักงานเป็นเอกสารขององค์กรที่กำหนดองค์ประกอบเชิงปริมาณและคุณภาพของพนักงานขององค์กร (องค์กร สถาบัน) โดยรวมและสำหรับแต่ละแผนกโครงสร้าง โต๊ะพนักงานของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนจัดทำขึ้นตามแบบฟอร์มที่กำหนด

แบบฟอร์มที่ระบุ - แบบฟอร์มหมายเลข T-3 "การรับพนักงาน" (ดูเทมเพลตแบบฟอร์มในซีดีที่แนบมากับหนังสือ) - มีไว้สำหรับจัดทำเอกสารโครงสร้างการจัดพนักงานและการรับพนักงานและได้รับการอนุมัติเป็นประจำทุกปี ณ วันที่ 1 มกราคมโดยหัวหน้าแผนก องค์กร. การเปลี่ยนแปลงในตารางการรับพนักงานรวมถึงการเปลี่ยนแปลงของแผนกโครงสร้างใหม่ในองค์กร (เช่น สถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน) นั้นทำขึ้นตามคำสั่ง (คำสั่ง) ของหัวหน้าองค์กรหรือบุคคลที่ได้รับอนุญาตจากเขา . ตัวอย่างของคำสั่งดังกล่าวแสดงอยู่ในซีดี

ขั้นตอนทั่วไปในการเตรียมตารางพนักงานนั้นพิจารณาจาก "คำแนะนำสำหรับการสมัครและการกรอกแบบฟอร์มของเอกสารการบัญชีหลักสำหรับการบัญชีสำหรับแรงงานและการชำระเงิน"

“ รายชื่อพนักงานจัดทำขึ้นโดยเจ้าหน้าที่ที่ได้รับอนุญาตขององค์กร (โดยปกติจะเป็นพนักงานที่ได้รับอนุญาตของแผนกบุคคล) ลงนามโดยนักพัฒนาและได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าองค์กร ตารางพนักงานประกอบด้วย:

* ชื่อธุรกิจ;

* รหัสตาม OKPO;

* วันที่มีผลใช้บังคับของตารางการรับพนักงาน

* วันที่และเลขที่เอกสาร

* วันที่และจำนวนของคำสั่งซื้อตามที่ได้รับการอนุมัติจากตารางการรับพนักงาน

* จำนวนพนักงานในหน่วยงาน

* ขนาดของกองทุนค่าจ้าง (เป็นรูเบิล);

* ชื่อของหน่วยโครงสร้าง

* ชื่ออาชีพ (ตำแหน่ง) ของพนักงาน

* จำนวนหน่วยพนักงาน

* ขนาดของกองทุนเงินเดือนแต่ละตำแหน่ง (วิชาชีพ)”

2.2. ระเบียบการให้บริการของสถานศึกษาก่อนวัยเรียน.

เมื่อเตรียมข้อความของข้อกำหนดในการให้บริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน ดูเหมือนว่าเหมาะสมที่จะใช้เป็นพื้นฐานในข้อกำหนดโดยประมาณในการให้บริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนที่นำเสนอในภาคผนวก 12 ของ GSDOU ข้อความของข้อกำหนดในการให้บริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนระบุไว้ในภาคผนวก 3 ของคู่มือนี้

ข้อบังคับเกี่ยวกับการแบ่งโครงสร้างขององค์กร (องค์กร สถาบัน)

เมื่อเตรียมข้อความของบทบัญญัติเกี่ยวกับหน่วยโครงสร้างซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของบริการ PEI ดูเหมือนว่าเหมาะสมที่จะใช้บทบัญญัติที่เป็นแบบอย่างที่สอดคล้องกันเป็นพื้นฐาน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง บทบัญญัติโดยประมาณเกี่ยวกับแผนกเก็บถาวรซึ่งทำหน้าที่เป็นหน่วยโครงสร้างซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของบริการ DOE อยู่ในภาคผนวก 4 ของคู่มือนี้ (กฎระเบียบโดยประมาณเกี่ยวกับการเก็บถาวรขององค์กร (องค์กร, สถาบัน) ที่ทำหน้าที่เป็นหน่วยโครงสร้างอิสระ (นอกบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน) ได้รับการอนุมัติโดยกฤษฎีกาของ Federal Archive เมื่อวันที่ 18 สิงหาคม 2535 ฉบับที่ 176)

2.3 . คำแนะนำสำหรับการสนับสนุนด้านเอกสารของฝ่ายบริหาร

เมื่อเตรียมข้อความของคำแนะนำเกี่ยวกับเอกสารสนับสนุนการจัดการ ขอแนะนำให้ใช้เอกสารมาตรฐานที่เกี่ยวข้องเป็นพื้นฐาน เช่น คำแนะนำเกี่ยวกับงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง

(อนุมัติโดยคำสั่งของ Federal Archive เมื่อวันที่ 27 พฤศจิกายน 2543 ฉบับที่ 68)

ในเวลาเดียวกัน บทบัญญัติที่เกี่ยวข้องของเอกสารอื่น ๆ ที่ควบคุมบางพื้นที่ของ DOE ควรนำมาพิจารณาในขอบเขตที่จำเป็น นอกจาก GSDOU แล้ว ยังมี GOST R6.30-2003 อีกด้วย เนื้อหาของคำแนะนำเกี่ยวกับการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการขององค์กร (องค์กรสถาบัน) นั้นรวบรวมไว้

2.4 . คำแนะนำสำหรับประเภท (พื้นที่) ของกิจกรรมของบริการ DOW

คำแนะนำสำหรับประเภทของกิจกรรม - เอกสารกำกับดูแลที่กำหนดขั้นตอนในการดำเนินกิจกรรมใด ๆ (ขั้นตอนสำหรับการใช้บทบัญญัติของกฎหมายข้อบังคับอื่น ๆ สำหรับการดำเนินกิจกรรมดังกล่าว) โดยเจ้าหน้าที่ (แผนกโครงสร้าง) ขององค์กร (องค์กร สถาบัน). ขั้นตอนและกฎทั่วไปสำหรับการออกคำแนะนำสำหรับประเภทของกิจกรรมนั้นกำหนดไว้ในย่อหน้า 4.2 ของคำแนะนำมาตรฐานสำหรับงานเอกสาร

คำแนะนำสำหรับประเภทของกิจกรรมได้รับการลงนามโดยหัวหน้าหน่วยโครงสร้างที่เกี่ยวข้องซึ่งรับผิดชอบในการพัฒนาเอกสารและได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าองค์กร การอนุมัติเอกสารต้องทำในรูปแบบของการประทับตราการอนุมัติหรือโดยการออกเอกสารการบริหารเมื่อได้รับอนุมัติ

คำแนะนำสำหรับประเภทของกิจกรรมควรเขียนขึ้นบนหัวจดหมายทั่วไปขององค์กร ข้อความของเอกสารควรระบุไว้ตามข้อกำหนดของคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการของ VNIIDAD FAS RF (1998) และคำนึงถึงประเภทของกิจกรรมขององค์กร (หน่วยโครงสร้าง) ซึ่งควบคุมโดยคำแนะนำที่เกี่ยวข้อง

เนื้อหาหลักของคำสั่งกิจกรรมมักจะแบ่งออกเป็นบท ย่อหน้า และย่อหน้าย่อย บทต่างๆ ของเอกสารควรมีชื่อเรื่องและเลขโรมัน

2.5 . คำแนะนำในการจัดสถานที่ทำงานสำหรับบุคลากรของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

คำแนะนำในการจัดงาน - เอกสารกำกับดูแลที่กำหนดขั้นตอนในการจัดงานสำหรับบุคลากรของแผนกโครงสร้างขององค์กร (บุคลากรที่มีคุณสมบัติหรือตำแหน่งวิชาชีพเฉพาะ) เมื่อเตรียมคำแนะนำดังกล่าวควรได้รับคำแนะนำจากข้อกำหนดข้างต้นซึ่งควบคุมขั้นตอนการเตรียมคำแนะนำตลอดจนข้อกำหนดของเอกสารที่กำหนดข้อกำหนดเฉพาะสำหรับการจัดงานในพื้นที่เฉพาะของกิจกรรม

คำแนะนำนี้ลงนามโดยหัวหน้าแผนกโครงสร้างที่เกี่ยวข้องซึ่งรับผิดชอบในการพัฒนาเอกสารและได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าองค์กร

การอนุมัติเอกสารต้องทำในรูปแบบของการประทับตราการอนุมัติหรือโดยการออกเอกสารการบริหารเมื่อได้รับอนุมัติ

คำแนะนำจะต้องวาดขึ้นบนหัวจดหมายทั่วไปขององค์กร ข้อความของเอกสารควรนำเสนอตามข้อกำหนดของคำแนะนำวิธีการของ VNIIDAD FAS RF (1998) และคำนึงถึงประเภทของกิจกรรมขององค์กร (หน่วยโครงสร้าง) ซึ่งควบคุมโดยคำแนะนำที่เกี่ยวข้อง

เลขย่อหน้าและวรรคย่อยของเอกสารควรทำเป็นเลขอารบิค

2.6 . บรรทัดฐานสำหรับการปฏิบัติงานในสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

ตามกฎแล้วการแบ่งเวลาสำหรับการทำงานในสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนนั้นดำเนินการบนพื้นฐานของเอกสารที่เกี่ยวข้อง - มาตรฐานเวลาและมาตรฐานเวลาที่พัฒนาโดยหน่วยงานของรัฐสำหรับการปันส่วนเวลาที่ใช้ในการปฏิบัติงาน งานบางประเภท ดังนั้นเพื่อกำหนดมาตรฐานเวลาในการปฏิบัติงานใน DOW ในองค์กร (ในองค์กรสถาบัน) อย่างถูกต้องมาตรฐาน Intersectoral จึงขยายเวลาสำหรับการทำงานใน DOW ซึ่งได้รับการอนุมัติจากกฤษฎีกาของกระทรวงแรงงานแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย ลงวันที่ 25 พฤศจิกายน 2537 หมายเลข 72 ถูกนำมาใช้และในโครงสร้างการจัดการของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง - บรรทัดฐานของเวลาในการทำงานเกี่ยวกับการสนับสนุนเอกสารซึ่งได้รับอนุมัติจากกฤษฎีกาของกระทรวงแรงงานและการพัฒนาสังคมเมื่อวันที่ 26 มีนาคม 2545 ฉบับที่ 23 ตามมาตรฐาน (บรรทัดฐาน) ของเวลา:

* จำนวนพนักงานของบริการเด็กก่อนวัยเรียนถูกกำหนดและเป็นธรรม

* มีการกำหนดความรับผิดชอบในงานของพนักงาน

* มีการแจกจ่ายงานระหว่างพนักงาน (หมวดหมู่ "นักแสดงด้านเทคนิค")

ในกรณีที่จำเป็น บนพื้นฐานของเอกสารเหล่านี้ องค์กร (องค์กร สถาบัน) จะพัฒนามาตรฐานเวลาฉบับแก้ไข ในบรรทัดฐานดังกล่าวได้รับการแก้ไข:

* ค่าใช้จ่ายด้านเวลาสำหรับการปฏิบัติงานบางประเภทที่ไม่ได้กำหนดโดยมาตรฐานที่ขยายใหญ่ขึ้น (บรรทัดฐาน)

* ค่าใช้จ่ายด้านเวลาสำหรับการปฏิบัติงานบางประเภท - หากเนื่องจากข้อกำหนดเฉพาะของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนในเงื่อนไขขององค์กรเฉพาะ (องค์กร, สถาบัน) ค่าใช้จ่ายด้านเวลาจริงสำหรับการดำเนินการนั้นแตกต่างอย่างมากจากที่กำหนดโดย มาตรฐานรวม (บรรทัดฐาน)

“ ตามกฎแล้วการคำนวณบรรทัดฐานที่แก้ไขนั้นดำเนินการโดยวิธีการปันส่วนทางเทคนิคตามการแก้ไข (โครโนเมทรีพร้อมการบันทึกที่ตามมา) ต้นทุนของเวลาทำงานสำหรับการปฏิบัติงานประเภทที่เกี่ยวข้อง ในขณะเดียวกัน ควรคำนึงถึงเวลาที่ใช้ในการบำรุงรักษาองค์กรและด้านเทคนิคของสถานที่ทำงาน การพักผ่อน และความต้องการส่วนตัวของพนักงานด้วย

ค่าของบรรทัดฐานเวลาถูกกำหนดเป็นชั่วโมง (เศษส่วนของชั่วโมง) ต่อหน่วยการวัดสำหรับงานเฉพาะแต่ละประเภท - ตัวอย่างเช่น แผ่นงาน กล่อง โฟลเดอร์ เคส

กำหนดเวลาสำหรับการดำเนินการทั่วไปสำหรับสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนแสดงอยู่ในภาคผนวก 5 ของคู่มือนี้

2.7 . เอกสารการวางแผนและการรายงานของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

“ การวางแผนและการรายงานให้มั่นใจรวมถึงการเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้อง - แผนรายงาน - ทันเวลาและถูกต้องเป็นหนึ่งในความรับผิดชอบหลักของหัวหน้าสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนขององค์กร ในกรณีทั่วไป แผนงานคือเอกสารที่กำหนดองค์ประกอบและเนื้อหาของกิจกรรมหลัก (งาน) การดำเนินการที่มอบหมายให้กับพนักงาน (หน่วยโครงสร้าง องค์กรที่เขาจัดการ) ข้อกำหนด สถานที่ และ ผู้รับผิดชอบในการดำเนินการภายในระยะเวลาหนึ่ง (ระหว่างวัน สัปดาห์ เดือน ไตรมาส ฯลฯ)”

ข้อมูลเริ่มต้นสำหรับการวางแผนกิจกรรมของบริการ DOW สำหรับปีปฏิทินที่กำลังจะมาถึงคือ:

* ตัวบ่งชี้การพัฒนาทางการเงินและเศรษฐกิจขององค์กรสำหรับระยะเวลาที่วางแผนไว้

* ผลลัพธ์หลักของกิจกรรมของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนในช่วงที่ผ่านมา

* เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของบริการ PEI เกิดจากเนื้อหาของส่วนที่เกี่ยวข้องของเอกสารการวางแผนระยะยาวและระยะกลาง (รวมถึงแผนธุรกิจ โปรแกรมการพัฒนาองค์กรขององค์กร ฯลฯ)

ตามตัวบ่งชี้แผนการทำงานของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนแผนการทำงานของแผนกโครงสร้างของบริการเด็กก่อนวัยเรียนได้รับการระบุและอนุมัติในแบบฟอร์มสุดท้าย

การวางแผนงานส่วนบุคคลโดยพนักงานของบริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนนั้นดำเนินการบนพื้นฐานของแผนของหน่วยโครงสร้างที่เกี่ยวข้องและคำนึงถึงคำแนะนำของผู้บังคับบัญชาโดยตรง เอกสารหลักสำหรับการวางแผนการทำงานส่วนบุคคลของพนักงานคือแผนการทำงานส่วนบุคคล

รายงานเป็นเอกสารในรูปแบบขยายที่สะท้อนถึงผลลัพธ์สุดท้ายของการประมวลผล (การจัดระบบ การคำนวณ และการกระทบยอด) และการวิเคราะห์ข้อมูลทางสถิติที่แสดงลักษณะการทำงานของงานประเภทใด ๆ (กิจกรรมใด ๆ ) เป็นระยะเวลานาน (เดือน ไตรมาสและอื่น ๆ ). การรายงานเกี่ยวกับกิจกรรมของบริการ PEI นั้นดำเนินการในลักษณะที่กำหนดโดยบทบัญญัติของเอกสารด้านกฎระเบียบ วิธีการ และองค์กรและการบริหารที่เกี่ยวข้อง ตลอดจนคำแนะนำของหัวหน้าองค์กร

รูปแบบของเอกสารการวางแผนและการรายงานเกี่ยวกับกิจกรรมของบริการ PEI ได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าขององค์กรบนพื้นฐานของการนำเสนอที่เหมาะสมโดยหัวหน้าของบริการ PEI ตัวอย่างของแผนงานสำหรับหัวหน้าฝ่ายบริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนแสดงอยู่ในซีดีและตัวอย่างรายงานการทำงานกับคำขอเป็นลายลักษณ์อักษรจากประชาชนอยู่ในภาคผนวก 6 ของคู่มือนี้

2.8 . เอกสารเพื่อปรับปรุงกิจกรรมของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

กลุ่มพิเศษในเอกสารองค์กรและการบริหารบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนประกอบด้วยเอกสารเกี่ยวกับการปรับปรุงกิจกรรม การปรับปรุงกิจกรรมของบริการ PEI นั้นเกี่ยวข้องกับการดำเนินการอย่างเป็นระบบของชุดมาตรการที่มีเป้าหมายเพื่อให้ได้ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพที่สูงขึ้นสำหรับหน่วยโครงสร้างทั้งหมด (พื้นที่ทำงาน) ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของบริการ PEI และบริการโดยรวม เนื้อหาของกิจกรรมถูกกำหนดขึ้นอยู่กับทิศทางที่ความพยายามในการจัดการของฝ่ายบริหารของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนมีความเข้มข้น ในเวลาเดียวกัน ในทางปฏิบัติ การจัดกิจกรรมดังกล่าวมักเกี่ยวข้องกับการแนะนำกิจกรรมประจำวันของบริการเอกสารด้านกฎระเบียบและระเบียบวิธีใหม่ (องค์กรและการบริหาร) ในบางประเด็นของการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ

ตามที่ระบุไว้ การดำเนินการตามชุดมาตรการเพื่อปรับปรุงกิจกรรมของบริการ PEI ควรเป็นระบบ ด้วยเหตุนี้ฝ่ายบริหารของบริการจึงพัฒนาแผนร่าง (หากจำเป็นโดยร่วมมือกับเจ้าหน้าที่อื่น ๆ (หน่วยงานโครงสร้าง) ขององค์กร) แผนดังกล่าวอาจรวมถึงกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับ:

* การพัฒนาเอกสารใหม่ (การชี้แจงที่มีอยู่) กฎระเบียบและระเบียบวิธี (องค์กรและการบริหาร) ขององค์กรในประเด็นการศึกษาก่อนวัยเรียน

* การเปลี่ยนแปลงเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่ขององค์กรโดยคำนึงถึงข้อกำหนดใหม่สำหรับองค์กร

* การฝึกอบรมบุคลากรของบริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนและหากจำเป็นให้เจ้าหน้าที่อื่น ๆ ขององค์กรรับเข้าทำงานกับเอกสารการจัดการ

* จัดเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้องของแผนกโครงสร้างขององค์กร

การดำเนินการตามมาตรการที่กำหนดโดยแผนนั้นสะท้อนให้เห็นในการกระทำ เทมเพลตสำหรับแผนปฏิบัติการเพื่อปรับปรุงกิจกรรมของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนขององค์กรและการกระทำที่เกี่ยวข้องจะแสดงอยู่ในซีดีที่แนบมากับหนังสือ

2.9 . ลักษณะงานของบุคลากรของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

“ คำสั่งงานเป็นเอกสารกำกับดูแลที่ควบคุมกิจกรรมของเจ้าหน้าที่เฉพาะ (หมวดหมู่ของพนักงาน - ผู้จัดการ, ผู้เชี่ยวชาญ, นักแสดง, ฯลฯ ) ขององค์กร (องค์กร, สถาบัน) และกำหนดขั้นตอนสำหรับการสมัครโดยบุคคลเหล่านี้ตามบทบัญญัติ ของกฎหมายบังคับอื่นๆ . ขั้นตอนทั่วไปและกฎสำหรับการออกรายละเอียดงานถูกควบคุมโดยวรรค 4.2 ของคำแนะนำมาตรฐานสำหรับงานในสำนักงาน

รายละเอียดงานจะต้องลงนามโดยบุคคลที่รับผิดชอบในการพัฒนาและได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าองค์กร - ในรูปแบบของตราประทับการอนุมัติหรือโดยการออกเอกสารการบริหารเมื่อได้รับอนุมัติ ชื่อเรื่องของข้อความในรายละเอียดของงานถูกกำหนดขึ้นในกรณีตัวอย่าง เช่น "คำแนะนำถึงหัวหน้านักมาตรวิทยา"

ข้อความของคำแนะนำพิมพ์อยู่บนหัวจดหมายทั่วไปขององค์กรและระบุไว้ในบุคคลที่สามที่เป็นเอกพจน์หรือพหูพจน์ ข้อความของคำสั่งสามารถแบ่งออกเป็นบท ย่อหน้า และย่อหน้าย่อย บทต่างๆ ควรมีชื่อเรื่องและตัวเลขเป็นเลขโรมัน การใส่เลขวรรคและวรรคย่อยเป็นตัวเลขอารบิก

ข้อกำหนดสำหรับรายละเอียดงานของพนักงานบางประเภทถูกควบคุมโดยกฎหมายของแผนกที่เกี่ยวข้องและเอกสารขององค์กรและการบริหาร ดังนั้น ตามภาคผนวก 2 ถึงภาคผนวก 12 ของ GSDOU ในส่วน "ข้อกำหนดทั่วไป" ของรายละเอียดงาน มีการกำหนดสิ่งต่อไปนี้:

* งานของพนักงาน (เช่น สำหรับเสมียน - รับ, ลงทะเบียนขาเข้าและส่งเอกสารขาออก);

* ขั้นตอนการบรรจุตำแหน่งนั่นคือผู้แต่งตั้งและเลิกจ้างพนักงานคนนี้

* ข้อกำหนดทางวิชาชีพสำหรับพนักงาน (ระดับการศึกษา ประสบการณ์การทำงาน ฯลฯ );

* เอกสารและวัสดุหลักที่พนักงานต้องได้รับคำแนะนำในกิจกรรมของเขา

ในส่วนของคำอธิบายงาน "ฟังก์ชั่นพนักงาน" กำหนดไว้:

* หัวเรื่องอ้างอิงหรือพื้นที่งานที่กำหนดให้พนักงาน

* รายการประเภทของงานที่ทำขึ้นตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย (เช่น การลงทะเบียนเอกสารอาจรวมถึงการกรอกบัตร การดูแลตู้เก็บเอกสาร การออกใบรับรอง เป็นต้น)

ในส่วนของรายละเอียดงาน "หน้าที่ของพนักงาน" มีการระบุคุณสมบัติของกิจกรรม:

* เกี่ยวข้องกับการเตรียมเอกสาร การรับ การประมวลผล และการออกข้อมูล

* เกี่ยวข้องกับการใช้บังคับของรูปแบบและวิธีการทำงานบางอย่าง (ตัวอย่างเช่น การควบคุมการก่อตัวของคดีเป็นระยะในแผนกโครงสร้าง การบรรยายสรุป ฯลฯ)

* ต้องปฏิบัติตามกำหนดเวลาสำหรับการดำเนินการเฉพาะ

* เกี่ยวกับคำสั่งของการดำเนินการของคำสั่ง;

* ส่งผลต่อมาตรฐานจริยธรรมที่ต้องปฏิบัติในทีม

ในส่วนของรายละเอียดงาน "สิทธิของพนักงาน" สิทธิของพนักงานถูกกำหนดสำหรับการดำเนินการตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายและการปฏิบัติหน้าที่ ส่วน "ความสัมพันธ์" ของรายละเอียดงานจะระบุหน่วยงานย่อยและพนักงานที่ผู้รับเหมาได้รับและผู้ที่รับโอนข้อมูล โครงสร้างและข้อกำหนดในการส่ง ผู้ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการตามเอกสารบางอย่าง ซึ่งตกลงร่วมกัน ฯลฯ .

ในส่วนของรายละเอียดงาน "การประเมินผลงาน" มีการระบุเกณฑ์ที่อนุญาตให้ประเมินระดับที่พนักงานปฏิบัติตามหน้าที่และหน้าที่ ใช้สิทธิ์ ฯลฯ

บทสรุป

จากการตรวจสอบเนื้อหาทางวิทยาศาสตร์และการปฏิบัติในหัวข้อนี้ เราสามารถสรุปได้ดังต่อไปนี้:

ตามข้อกำหนดของระบบการสนับสนุนเอกสารของรัฐสำหรับการจัดการ (ต่อไปนี้เรียกว่า DOW) การสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการในองค์กรสมัยใหม่ควรดำเนินการโดยบริการพิเศษ - บริการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ (ต่อไปนี้จะเรียกว่า บริการ DOW) บริการดังกล่าวทำหน้าที่ในองค์กรในฐานะหน่วยโครงสร้างอิสระซึ่งนำโดยหัวหน้าฝ่ายบริการและรายงานโดยตรงต่อหัวหน้าขององค์กร

ภารกิจหลักของบริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนคือ:

* การแนะนำที่องค์กรของขั้นตอนเดียวสำหรับการทำงานกับเอกสารตาม GSDOU และเอกสารด้านกฎระเบียบระเบียบวิธีและองค์กรและการบริหารอื่น ๆ

* การดำเนินการตามระเบียบวิธีในการจัดการองค์กรของงานด้วยเอกสารในแผนกโครงสร้างขององค์กร

* มั่นใจได้ถึงการควบคุมที่มีประสิทธิภาพในการปฏิบัติตามขั้นตอนที่กำหนดไว้สำหรับการทำงานกับเอกสาร

* ปรับปรุงรูปแบบและวิธีการทำงานของเจ้าหน้าที่ขององค์กรพร้อมเอกสาร

การสนับสนุนการจัดการเอกสารเป็นกิจกรรมที่ครอบคลุมการจัดการเอกสารและการจัดการเอกสารในกระบวนการดำเนินการตามหน้าที่ของสถาบัน องค์กร และองค์กร

การสนับสนุนด้านเอกสารของการจัดการในองค์กร สถาบัน และองค์กรต่างๆ ดำเนินการโดยบริการพิเศษซึ่งทำหน้าที่เป็นหน่วยโครงสร้างอิสระ ซึ่งอยู่ใต้บังคับบัญชาโดยตรงกับหัวหน้าองค์กร

รายการวรรณกรรมที่ใช้:

ระเบียบ

1. คำสั่งของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซีย ลงวันที่ 05.01.2004 ฉบับที่ 1 "ในการอนุมัติรูปแบบรวมของเอกสารการบัญชีหลักสำหรับการบัญชีสำหรับแรงงานและการชำระเงิน"

2. GOST R6.30-2003 ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกภาพขององค์กรและเอกสารการบริหาร ข้อกำหนดด้านเอกสาร - ม.: สำนักพิมพ์มาตรฐาน, 2546.

3. GOST R 51141-98 งานสำนักงานและการเก็บถาวร: ข้อกำหนดและคำจำกัดความ - M: สำนักพิมพ์มาตรฐาน 2541

4. DR-191-98. การรวมข้อความของเอกสารการบริหาร คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการวิทยา VNIIDAD FAS RF - ม.: VNIKDAD, 1998.

5. ในการอนุมัติรูปแบบรวมของเอกสารการบัญชีหลักสำหรับการบัญชีแรงงานและการจ่ายเงิน คำสั่งของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซีย ลงวันที่ 05.01.2004 ฉบับที่ หมายเลข 1

6. คำแนะนำทั่วไปสำหรับงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง (อนุมัติโดยคำสั่งของ Federal Archival Service of Russia ลงวันที่ 27 พฤศจิกายน 2543 หมายเลข 68) - ม., 2544.

7. กฎหมายของรัฐบาลกลาง "เกี่ยวกับข้อมูลสารสนเทศและการคุ้มครองข้อมูล" ลงวันที่ 20 กุมภาพันธ์ 2538 หมายเลข 24-FZ

วรรณคดีศึกษา

8. Andreeva V.I. งานสำนักงาน. - ม.: อินเทล-ซินเตซ, 2545

9. เบลอฟ เอ.เอ็น. เอกสารและการไหลของเอกสาร: Proc. ค่าเผื่อ - ม.: Eksmo, 2550

10. บาซาคอฟ M.I. งานสำนักงานและการติดต่อในคำถามและคำตอบ: ตำราเรียน - Rostov n / D.: Phoenix, 2004

11. Basakov M.I. , Zamytskova O.I. งานสำนักงาน. - Rostov-on-Do-nu: ฟีนิกซ์, 2547

12. Vasil'eva L.M. , Skvortsova R.E. , Shkatova L.A. การจัดการเอกสาร. - เชเลียบินสค์: หนังสือ สานักพิมพ์,2543

13. กาลาคอฟ วี.วี. งานในสำนักงาน ตัวอย่าง เอกสาร องค์กร และเทคโนโลยีในการทำงาน - ม.: TK Velby LLC, 2548

14. Demin Yu.M. งานสำนักงาน: จัดทำเอกสารบริการ. - เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก: ปีเตอร์ 2547

15. Zinovieva N.B. เอกสารประกอบ: คู่มือการศึกษาและระเบียบวิธี. - ม.: PROFIZDAT, 2003

16. Kolesnik E.N. บทนำสู่เอกสารการจัดการ กวดวิชา - ม.: INFRA-M, 2003

17. Kraiskaya Z.V., Cellini E.V. เอกสารเก่า: หนังสือเรียนสำหรับสถานศึกษาเฉพาะทางมัธยมศึกษา. - ม.: สำนักพิมพ์ NORMA, 1996

18. Krylova I.Yu เอกสารกิจกรรมการจัดการ: Proc. เบี้ยเลี้ยง. - เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก: สื่อธุรกิจ, 2547

19. Kuznetsova T.V. งานสำนักงาน: องค์กรและเทคโนโลยีสนับสนุนการจัดการเอกสาร - ม.: เอกภาพ-ดาน่า, 2546

20. Kushnarenko N.N. การจัดการเอกสาร. หนังสือเรียน. - เคียฟ: ความรู้ 2543

21. Lysenko N.A. , Serbinovsky B.Yu เอกสารกิจกรรมการจัดการในองค์กร: งานสำนักงานและการติดต่อทางจดหมาย - Rostov-on-Don: มีนาคมไอที 2545

22. Okhotnikov A.V., Bulavina E.A. การเก็บบันทึกและงานในสำนักงาน: พื้นฐานของการจัดการเอกสาร ประเภท หน้าที่ของเอกสาร เทคโนโลยีสำนักงาน: ตำราสำหรับมหาวิทยาลัย - M: ICC มีนาคม 2547

23. Rogozhin M.Yu คู่มืองานสำนักงาน - เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก: Pmter, 2549

24. สปิวัค วี.เอ. งานสำนักงาน. - เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก 2546

25. Spivak V.A. เอกสารกิจกรรมการจัดการ: งานสำนักงาน - เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก: ปีเตอร์, 2548

26. สเตนยูคอฟ เอ็ม.วี. งานสำนักงาน: เอกสารประกอบการบรรยาย. - ม.: ก่อน, 2548

แอปพลิเคชัน

ตารางที่ 1

ตัวอย่างการคำนวณหาเวลาที่ใช้ไปทั้งหมด (TCO)

ตามประเภทของงานเกี่ยวกับการศึกษาก่อนวัยเรียน

	ชื่อประเภทของงาน			ปริมาณต่อปี	ค่าปกติ h	ค่าใช้จ่าย ชั่วโมงการทำงาน
	การประมวลผลเอกสารขาเข้า
	การประมวลผลเอกสารขาออก
	การควบคุมการดำเนินการเอกสาร
	พัฒนาบรรทัดฐาน.-พบ. ประโยชน์
	การดำเนินการเฉพาะเรื่อง คำขอ
	ตรวจสอบการจัดระเบียบของงานในแผนก
	TOTAL ชั่วโมงการทำงาน:

หมายเหตุ

SZV โดยคำนึงถึงเวลาที่ใช้ในการบำรุงรักษาองค์กรและด้านเทคนิคของสถานที่ทำงานและการพักผ่อนของบุคลากร ได้แก่ SZVp \u003d 12,651 x Ku \u003d 13,916 ชั่วโมงการทำงาน โดยที่ Ku เป็นค่าสัมประสิทธิ์ทางบัญชีที่มีค่า 1.1

จำนวนผู้เชี่ยวชาญโดยประมาณ (โดยคำนึงถึงข้อกำหนดคุณสมบัติที่กำหนดโดยเนื้อหาของงาน) โดยพิจารณาจากค่าของตัวบ่งชี้กองทุนเวลาทำงานที่มีประโยชน์ของพนักงานหนึ่งคน (Fpv) จะเป็น: SZVp: Fpv \u003d 13916: 2549 \u003d 7 หน่วย

ตารางที่ 2

คุณสมบัติโดยประมาณและจำนวนพนักงานของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนขององค์กรที่มีพนักงานสูงสุด 1,000 คน

			จำนวนหน่วยเจ้าหน้าที่	บันทึก
	กลุ่มบริหาร - ผู้บริหารสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน
	หัวหน้าฝ่ายบริการ	หัวหน้างาน
	รองหัวหน้าฝ่ายบริการ	หัวหน้างาน		เข้าไม่ได้
	ผู้ตรวจสอบการดำเนินการตามคำสั่ง	ผู้เชี่ยวชาญ
	ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสาร	ผู้เชี่ยวชาญ
	เลขาพิมพ์ดีด	เทคโนโลยี นักแสดง		เข้าไม่ได้
	ชื่ออาชีพ (เฉพาะทาง)		จำนวนหน่วยเจ้าหน้าที่	บันทึก
	กลุ่มงานวิชาการและจัดทำสำเนาเอกสาร
	หัวหน้ากลุ่ม	หัวหน้างาน		เข้าไม่ได้
	พนักงานพิมพ์ดีดอาวุโส - พนักงานประจำพีซี	เทคโนโลยี นักแสดง
	พนักงานพิมพ์ดีด - ผู้ประกอบการพีซี	เทคโนโลยี นักแสดง	2-5 หรือมากกว่านั้น	ขึ้นอยู่กับปริมาณงาน
	กลุ่มงานสำนักงาน
	หัวหน้ากลุ่ม	หัวหน้างาน		เข้าไม่ได้
	ศิลปะ. พนักงาน	เทคโนโลยี นักแสดง
	พนักงาน	เทคโนโลยี นักแสดง	2-5 หรือมากกว่านั้น	ขึ้นอยู่กับปริมาณงาน
	กลุ่มจัดเก็บเอกสาร
	หัวหน้ากลุ่ม	หัวหน้างาน		เข้าไม่ได้
	ผู้เก็บเอกสารอาวุโส	เทคโนโลยี นักแสดง
	ผู้จัดเก็บเอกสาร	เทคโนโลยี นักแสดง	2-5 หรือมากกว่านั้น	ขึ้นอยู่กับปริมาณงาน
	กลุ่มสนับสนุน
	หัวหน้ากลุ่ม	หัวหน้างาน		เข้าไม่ได้
	นักชวเลข	เทคโนโลยี นักแสดง
	ส่งต่อเคอรี่	เทคโนโลยี นักแสดง
	โดยทั่วไปสำหรับบริการของ DOW
		หัวหน้างาน	ผู้เชี่ยวชาญ	เทคโนโลยี นักแสดง
				12-20 และอื่นๆ

14.1. วัตถุประสงค์การทำงาน วัตถุประสงค์ งาน โครงสร้างองค์กร และขนาดของบริการสนับสนุนเอกสารการจัดการ

ตาม GSDOU การสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการขององค์กร (องค์กร สถาบัน) ดำเนินการโดยบริการพิเศษ - บริการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ (ต่อไปนี้จะเรียกว่าบริการ DOW) ดังนั้น วัตถุประสงค์การทำงานของบริการ DOW คือการดำเนินกิจกรรมเพื่อสนับสนุนการจัดการองค์กรตามวัตถุประสงค์ขององค์กรและลำดับความสำคัญของการพัฒนาองค์กร

บริการ PEI ดำเนินกิจกรรมในฐานะหน่วยโครงสร้างอิสระ อย่างไรก็ตาม ขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะขององค์กรและลักษณะเฉพาะขององค์กร โดยการตัดสินใจของหัวหน้าองค์กร ฟังก์ชันของบริการ DOW อาจถูกกำหนดให้กับหน่วยโครงสร้างอื่น (แผนก กลุ่ม ฯลฯ ดูด้านล่าง) หรือ เจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจพิเศษ (ผู้จัดการเอกสาร ผู้ช่วยผู้จัดการ เลขานุการ และอื่นๆ)

วัตถุประสงค์ของกิจกรรมของบริการ DOWเป็นองค์กรของการสนับสนุนเอกสารที่มีประสิทธิภาพสำหรับการจัดการขององค์กร ดังนั้น ภารกิจหลักของบริการ DOW คือ:

ในองค์กร การนำไปปฏิบัติ การดำเนินการ และการปรับปรุงระบบรวมของเอกสารสนับสนุนการจัดการองค์กร

ในการปรับรูปแบบและวิธีการทำงานกับเอกสารให้เหมาะสมตามนโยบายข้อมูลแบบครบวงจรและเทคโนโลยีที่ทันสมัยสำหรับการประมวลผลข้อมูลที่เป็นเอกสาร

ในคำแนะนำขององค์กรและวิธีการที่เหมาะสมในการปฏิบัติตามขั้นตอนที่กำหนดไว้สำหรับการทำงานกับเอกสารของแผนกโครงสร้างและเจ้าหน้าที่ขององค์กร

ในการควบคุมการปฏิบัติตามขั้นตอนที่กำหนดไว้สำหรับการทำงานกับเอกสารของแผนกโครงสร้างและเจ้าหน้าที่ขององค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ

การดำเนินกิจกรรมของ PEI อย่างทันท่วงที สมบูรณ์ และมีคุณภาพสูงนั้น จะพิจารณาจากการปฏิบัติตามโครงสร้างองค์กรและความแข็งแกร่งด้วยเนื้อหาและขอบเขตของงานที่มอบหมายให้เพื่อสนับสนุนการจัดการองค์กรในเชิงเอกสาร ในเรื่องนี้ ก่อนอื่นขอแนะนำให้ชี้แจงว่าโครงสร้างองค์กรและความแข็งแกร่งของบริการ PEI คืออะไร

โครงสร้างองค์กร บริการก่อนวัยเรียน- นี่คือชุดของแผนกย่อย (แผนก กลุ่ม ฯลฯ) ซึ่งประกอบขึ้นภายในความสามารถของพวกเขา ดำเนินกิจกรรมที่ตกลงร่วมกันในการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการองค์กร ดังนั้นโครงสร้างองค์กรของบริการ PEI จึงมีลักษณะประการแรกคือจำนวนหน่วยที่รวมอยู่ในนั้นและประการที่สองโดยคุณลักษณะของการโต้ตอบในกระบวนการกิจกรรมประจำวัน

ในทางกลับกัน จำนวนสมาชิกของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนคือจำนวนพนักงานทั้งหมด ขึ้นอยู่กับจำนวนหน่วยที่รวมอยู่ในบริการโดยตรง กล่าวอีกนัยหนึ่ง จำนวนพนักงานของบริการ PEI ไม่มีอะไรมากไปกว่าจำนวนพนักงานทั้งหมดของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบ

การจัดตั้งโครงสร้างองค์กรที่เหมาะสมของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนจัดทำขึ้นตามเนื้อหาของงานที่มอบหมายให้หน่วยนี้เพื่อสนับสนุนเอกสารการจัดการองค์กรตามข้อมูลเกี่ยวกับโครงสร้างองค์กรทั่วไปที่นำเสนอใน GSDOU ดังต่อไปนี้จากแอปพลิเคชัน GSDOU โครงสร้างองค์กรทั่วไปของบริการ DOW นั้นขึ้นอยู่กับความเกี่ยวข้องขององค์กร (องค์กร, สถาบัน) กับกลุ่มการทำงานเฉพาะและขึ้นอยู่กับเนื้อหาเฉพาะของการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการของ องค์กรที่เกี่ยวข้อง (องค์กร สถาบัน)

ดังนั้นในกระทรวงและหน่วยงานของสหพันธรัฐรัสเซียและหน่วยงานของสหพันธรัฐ แผนกกิจการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนจึงได้รับมอบหมาย การจัดการกรณีโดยทั่วไปประกอบด้วย:

สำนักเลขาธิการ [แผนกต้อนรับ, สำนักเลขาธิการรัฐมนตรี (หัวหน้าแผนก), สำนักเลขาธิการรัฐมนตรีช่วยว่าการ, สำนักเลขาธิการคณะกรรมการ, สำนักโปรโตคอล];

การตรวจสอบภายใต้รัฐมนตรี (หัวหน้าแผนก);

สำนักงาน (สำนักสารบรรณ, สำนักบัญชีและทะเบียน, สำรวจ, สำนักพิมพ์ดีด, สำนักคัดและถ่ายเอกสาร, สำนักโทรพิมพ์ ฯลฯ)

แผนกงานที่มีการอุทธรณ์เป็นลายลักษณ์อักษร;

ฝ่ายปรับปรุงงานเอกสาร

ที่รัฐวิสาหกิจ (สมาคม) ในการวิจัย การออกแบบ การออกแบบองค์กรและศูนย์คอมพิวเตอร์ สถาบันการศึกษาระดับสูง และสถาบันอื่นที่คล้ายคลึงกัน หน้าที่ของบริการ DOW ถูกกำหนดให้กับแผนก DOW (สำนักงาน) โครงสร้างของแผนกของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน (สำนักงาน) ตามกฎประกอบด้วย:

สำนักเลขาธิการ;

การเดินทาง;

แผนกบัญชีและทะเบียนเอกสาร (งานธุรการ)

สำนักพิมพ์ดีด ;

ส่วนย่อยสำหรับการควบคุมการดำเนินการของเอกสาร

ส่วนย่อยสำหรับปรับปรุงงานกับเอกสาร

แผนกงานที่มีการอุทธรณ์เป็นลายลักษณ์อักษร;

ในที่สุด ในโครงสร้างที่ไม่ใช่ของรัฐ (สมาคม ข้อกังวล บริษัทร่วมหุ้น รวมทั้งกิจการร่วมค้า สหกรณ์ ฯลฯ) เช่นเดียวกับในรัฐบาลท้องถิ่นและองค์กรสาธารณะ หน้าที่ของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนถูกกำหนดให้เป็นแผนกทั่วไป . แผนกทั่วไปมักประกอบด้วย:

สำนักเลขาธิการ;

สำนักงาน;

กลุ่มควบคุมการดำเนินการเอกสาร

กลุ่มโปรโตคอล

กลุ่มปรับปรุงงานพร้อมเอกสาร

กลุ่มงานที่มีการอุทธรณ์เป็นลายลักษณ์อักษร;

สำนักพิมพ์ดีด ;

สำนักงานคัดลอกและผลิตซ้ำ

ในเงื่อนไขขององค์กรขนาดเล็ก (องค์กร, สถาบัน) ที่มีพนักงานไม่เกิน 100 คน สมควรมอบงานด้านเอกสารสนับสนุนการจัดการให้แก่เจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจเป็นพิเศษ โครงสร้างองค์กรโดยประมาณของบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนของ บริษัท ร่วมหุ้นแสดงในรูป 14.1.

ข้าว. 14.1. โครงสร้างองค์กรโดยประมาณของบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนของ บริษัท ร่วมหุ้น

สำหรับองค์กร (องค์กร สถาบัน) ที่มีพนักงานมากกว่า 100 คน โครงสร้างองค์กรโดยประมาณของบริการ PEI แสดงในรูป 14.2.

ข้าว. 14.2. โครงสร้างองค์กรโดยประมาณของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

องค์กรที่มีพนักงานมากกว่า 100 คน

การสร้างความแข็งแกร่งที่เหมาะสมบริการ DOW ดำเนินการตามปริมาณงานที่มอบหมายให้หน่วยงานนี้ โดยอิงตามข้อมูลเกี่ยวกับมาตรฐานเวลาที่กำหนดขึ้นสำหรับการปฏิบัติงานบางประเภทเกี่ยวกับการสนับสนุนด้านเอกสารของฝ่ายบริหาร และคำนึงถึงข้อกำหนดด้านคุณสมบัติสำหรับพนักงานที่ได้รับความไว้วางใจ ประสิทธิภาพของงานประเภทที่เกี่ยวข้อง ดังนั้น ตาม "มาตรฐานเวลาสำหรับงานสนับสนุนเอกสารสำหรับโครงสร้างการจัดการของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง" มาตรฐานเวลาจึงถูกกำหนดขึ้นสำหรับงานต่อไปนี้:

การสนับสนุนเอกสารสำหรับการแบ่งโครงสร้างของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง

การรวบรวมและรักษาระบบการตั้งชื่อกรณีของหน่วยงานเหล่านี้

จัดทำเอกสารกิจกรรมของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

ระบบอัตโนมัติของการจัดเก็บเอกสารถาวร

งานบางประเภทเกี่ยวกับการสนับสนุนเอกสาร (รวมถึงการลงทะเบียน การประมวลผล การลงทะเบียน การบัญชี การจัดเก็บ และการค้นหาเอกสาร)

งานอ้างอิงและวิเคราะห์เกี่ยวกับเอกสาร

สำหรับข้อกำหนดคุณสมบัติสำหรับพนักงานของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนนั้นมีอยู่ใน "ไดเรกทอรีคุณสมบัติของตำแหน่งพนักงาน" คู่มือนี้นำเสนอข้อกำหนดคุณสมบัติสำหรับพนักงานของบริการ PEI จากหัวหน้าแผนกโครงสร้างของบริการตลอดจนผู้เชี่ยวชาญและผู้ปฏิบัติงานด้านเทคนิค

ในการกำหนดขนาดโดยประมาณของบริการ PEI ก่อนอื่นจำเป็นต้องรวบรวมรายการประเภทของงานที่ทำในระหว่างปีปฏิทินโดยแต่ละแผนกโครงสร้าง จากนั้นคุณควรคำนวณปริมาณงานที่ทำ (สำหรับแต่ละประเภทและโดยทั่วไปรวมถึงตามประเภทโดยขึ้นอยู่กับคุณสมบัติของคนงาน) ขึ้นอยู่กับปริมาณงานทั้งหมดที่ดำเนินการเกี่ยวกับการสนับสนุนด้านเอกสารสำหรับการจัดการ โดยอิงตามบรรทัดฐานประจำปีของเวลาทำงานของพนักงานหนึ่งคน และคำนึงถึงเวลาที่ใช้ซึ่งไม่ได้กำหนดไว้ตามบรรทัดฐาน (ในลักษณะครั้งเดียว) เป็นไปได้ เพื่อกำหนดจำนวนพนักงานของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน (ทั้งหมดและตามประเภทของพนักงานขึ้นอยู่กับคุณสมบัติของพวกเขา)

เพื่อความเข้าใจที่ลึกซึ้งและชัดเจนยิ่งขึ้นเกี่ยวกับขั้นตอนในการพิจารณาความแข็งแกร่งที่เหมาะสมของบริการ PEI เราจะใช้ข้อมูลที่นำเสนอในภาคผนวกที่ 2 ของ "มาตรฐานเวลาสำหรับงานสนับสนุนเอกสารสำหรับโครงสร้างการจัดการของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง" ตามเอกสารนี้การคำนวณจำนวนพนักงานมาตรฐานดำเนินการตามสูตร

H n \u003d T เกี่ยวกับ / F p,

โดยที่ H n - จำนวนพนักงานมาตรฐานคน เกี่ยวกับ - เวลาทั้งหมดที่ใช้ในการสนับสนุนเอกสาร h; F p - กองทุนประจำปีที่วางแผนไว้สำหรับเวลาทำงานต่อพนักงานหนึ่งคน ชั่วโมง

ในทางกลับกัน ค่าของ T เกี่ยวกับ ถูกกำหนดโดยสูตร

T เกี่ยวกับ \u003d T n + T nn

โดยที่ T n - เวลาที่ใช้ในการสนับสนุนเอกสารคำนวณตามมาตรฐาน h; T nn - เวลาที่ใช้ไม่ได้กำหนดโดยบรรทัดฐาน (กำหนดโดยวิธีการประเมินโดยผู้เชี่ยวชาญ) h.

ในการคำนวณจำนวนผู้เชี่ยวชาญโดยประมาณของประเภท I และ II ของกลุ่มการประมวลผลเอกสารซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของแผนกงานสำนักงานของบริการ DOW เราจะใช้ข้อมูลอ้างอิงแบบมีเงื่อนไขที่แสดงในตาราง 14.1.

ตารางที่ 14.1

ข้อมูลอ้างอิงแบบมีเงื่อนไขสำหรับการคำนวณจำนวนพนักงานโดยประมาณของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

	ประเภทงานเกี่ยวกับเอกสารสนับสนุน		ค่าปกติ h	จำนวนการดำเนินการต่อปี
	การประมวลผลเอกสารขาเข้า	ผู้เชี่ยวชาญ. ครั้งที่สอง แมว
	การจัดการแฟกซ์ขาเข้า	ผู้เชี่ยวชาญ. ครั้งที่สอง แมว
	การประมวลผลของโทรเลขที่เข้ามา	ผู้เชี่ยวชาญ. ครั้งที่สอง แมว
	การประมวลผลข้อความโทรศัพท์เข้า	ผู้เชี่ยวชาญ. ครั้งที่สอง แมว
	การประมวลผลเอกสารขาออก	ผู้เชี่ยวชาญ. ครั้งที่สอง แมว
	การจัดการแฟกซ์ขาออก	ผู้เชี่ยวชาญ. ครั้งที่สอง แมว
	การประมวลผลข้อความโทรศัพท์ขาออก	ผู้เชี่ยวชาญ. ครั้งที่สอง แมว
	บัญชีเอกสาร	ผู้เชี่ยวชาญ. ไอแคท.
	บริการอ้างอิงและสารสนเทศ	ผู้เชี่ยวชาญ. ไอแคท.
	การออกข้อมูลตามคำขอ	ผู้เชี่ยวชาญ. ไอแคท.

จากข้อมูลอ้างอิง ขอบเขตงานประจำปีคือ: สำหรับผู้เชี่ยวชาญประเภท II - 14,925 ชั่วโมง สำหรับผู้เชี่ยวชาญประเภท I - 13,975 ชั่วโมง (รวม 28,900 ชั่วโมง) นอกจากนี้เรายังถือว่าปริมาณงานที่ไม่ได้มาตรฐานสำหรับผู้เชี่ยวชาญประเภท II มีจำนวน (ตามเงื่อนไข) 100 ชั่วโมง จากนั้นตามมูลค่าของกองทุนประจำปีที่วางแผนไว้สำหรับเวลาทำงาน (ต่อพนักงาน) 2,000 ชั่วโมง เราจะกำหนดจำนวนพนักงานโดยประมาณ (ผู้เชี่ยวชาญประเภท I และ II) ในกลุ่มการประมวลผลเอกสารของแผนกจัดการบันทึกของ DOE บริการ:

T เกี่ยวกับ \u003d T n + T n \u003d 13 975 + 0 \u003d 13 975 (h);

H n \u003d T เกี่ยวกับ / F n \u003d 13 975: 2000 \u003d 7 (คน)

T เกี่ยวกับ \u003d T n + T nn \u003d 14 925 + 100 \u003d 15 025 (h);

Ch n \u003d T o6 / F n \u003d 15,025: 2000 \u003d 7.5 (คน)

ดังนั้นสำหรับการจัดพนักงานที่เหมาะสมของกลุ่มการประมวลผลเอกสารของแผนกการจัดการบันทึกของบริการ PEI ในปีปฏิทินที่จะถึงนี้ ผู้เชี่ยวชาญประเภท I เจ็ดคนและผู้เชี่ยวชาญประเภท II แปดคนจะต้องรวมหนึ่ง (0.5) เข้าด้วยกัน หรือนอกเวลา (เช่น ระยะเวลาของวันทำงานเท่ากับสี่ชั่วโมง)

ในทำนองเดียวกันจำนวนพนักงานจะถูกคำนวณสำหรับแผนกโครงสร้างอื่น ๆ ทั้งหมดของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน จากการคำนวณ ข้อมูลสรุปจะถูกสร้างขึ้นตามความแข็งแกร่งของบริการ PEI ข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนพนักงานโดยประมาณของบริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนขององค์กรที่มีพนักงานมากกว่า 100 คน แสดงไว้ในตาราง 14.2.

ตาราง 14.2

ข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนพนักงานโดยประมาณของบริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนขององค์กรที่มีพนักงานมากกว่า 100 คน

	การแบ่งโครงสร้าง				รวม, ต่อ
		ทีมผู้บริหาร	ผู้เชี่ยวชาญ	ผู้ดำเนินการด้านเทคนิค
	กลุ่มพิจารณาอุทธรณ์ข้อเขียน
	กลุ่มควบคุมการดำเนินการ
	กลุ่มเดินทาง
	กลุ่มงานเอกสาร
	กลุ่มสนับสนุนเหตุการณ์โปรโตคอล
	กลุ่มสนับสนุนองค์กรและวิธีการ
	กลุ่มหน่วยเก็บข้อมูลปฏิบัติการ
	กลุ่มการจัดเก็บข้อมูลถาวร
	ทีมงานจัดทำโครงการ
	กลุ่มการจำลองแบบ

* รวมหัวหน้าฝ่ายบริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน - 1 คน

** หัวหน้าฝ่ายธุรการสามารถปฏิบัติหน้าที่รองหัวหน้าฝ่ายบริการสถานศึกษาก่อนวัยเรียนไปพร้อมกันได้

ในการกำหนดความแรงที่เหมาะสมของบริการ PEI นอกจากเอกสารที่ระบุไว้แล้ว ยังสามารถใช้สิ่งต่อไปนี้ได้ด้วย:

มาตรฐานจำนวนพนักงานรายสาขาพัฒนาขึ้นบนพื้นฐานของมาตรฐานจำนวนพนักงานรายสาขาสำหรับพนักงานที่ทำงานในแผนกโครงสร้างทางเศรษฐกิจและการบริหารขององค์กร (องค์กร สถาบัน)

มาตรฐานเวลาที่เพิ่มขึ้นสำหรับการทำงานในสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

หน้าที่หลักของหน่วยงานโครงสร้างของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

ฝ่ายปกครองบริการตามชื่อแนะนำทำหน้าที่หลักในการจัดการวันต่อวัน (การบริหาร) ของกิจกรรมของบริการ นอกจากนี้ แผนกย่อยของแผนก - กลุ่มตรวจสอบการอุทธรณ์ที่เป็นลายลักษณ์อักษรและกลุ่มควบคุมการดำเนินการ - ทำหน้าที่ควบคุม ในขณะเดียวกัน กลุ่มตรวจสอบการอุทธรณ์ที่เป็นลายลักษณ์อักษรจะตรวจสอบองค์กรที่เหมาะสมในการพิจารณาคำขอที่เป็นลายลักษณ์อักษร ข้อร้องเรียน แถลงการณ์ และข้อเสนอที่ได้รับจากองค์กร และกลุ่มควบคุมการดำเนินการเอกสารจะตรวจสอบการดำเนินการที่เหมาะสมของเอกสารขององค์กรที่สร้างขึ้นในกระบวนการ การติดต่อทางธุรกิจภายนอกและภายใน

ฝ่ายสนับสนุนรวมตัวกันในกลุ่มองค์ประกอบเพื่อให้มั่นใจว่าเหตุการณ์โปรโตคอลและกลุ่มสำหรับการสนับสนุนองค์กรและระเบียบวิธีทำหน้าที่สนับสนุน แผนกให้การสนับสนุนองค์กรและข้อมูลสำหรับกิจกรรมโปรโตคอลด้วยการมีส่วนร่วมของเจ้าหน้าที่ บริษัท (รวมถึงการเจรจา, การประชุม, การประชุม, การประชุม, ฯลฯ ) รวมถึงการสนับสนุนองค์กรและวิธีการสำหรับกิจกรรมของหน่วยงานโครงสร้างขององค์กร (โดยคำนึงถึง เฉพาะของการบันทึกกิจกรรมของพวกเขา)

แผนกงานสำนักงานตามชื่อที่แสดงถึงการดำเนินการในกิจกรรมของหน้าที่เสมียนคือประเด็นทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการเคลื่อนย้ายเอกสารขององค์กร กลุ่มส่งต่อและจัดส่งเอกสารขาเข้าจากสถานที่ต้นทาง (เช่น จากที่ทำการไปรษณีย์) ไปยังองค์กรและจัดส่งเอกสารขาออกไปยังปลายทาง (นอกเหนือจากที่ทำการไปรษณีย์แล้ว สิ่งเหล่านี้ยังสามารถเป็นผู้รับเอกสารโดยตรง) ในทางกลับกัน กลุ่มการประมวลผลเอกสารจะได้รับ ลงทะเบียน บันทึก ออก และเตรียมสำหรับการจัดส่งภายนอกองค์กร (ส่วนหลังใช้กับเอกสารขาออก รวมถึงเอกสารที่ต้องส่งคืนให้กับผู้ส่ง)

ฝ่ายจัดเก็บรวมถึงกลุ่มของการจัดเก็บเอกสารการปฏิบัติงานและการเก็บถาวรและทำหน้าที่ในการจัดเก็บ ในเวลาเดียวกันในกลุ่มแรกจะมีการจัดเก็บเพื่อการปฏิบัติงาน (จนกว่าเอกสารจะถูกโอนไปยังที่เก็บถาวรขององค์กร) และในกลุ่มที่สองซึ่งโดยพื้นฐานแล้วเป็นที่เก็บถาวรขององค์กรที่จัดเก็บถาวร ดำเนินการ (จนกว่าเอกสารจะถูกโอนไปยังที่เก็บถาวรของรัฐ)

ฟังก์ชั่นหลัก ฝ่ายปฏิบัติการด้านเทคนิคของเอกสารคือการเตรียมร่างและหากจำเป็น สำเนาเพิ่มเติมของเอกสารที่ลงนาม (อนุมัติ) แผนกประกอบด้วยสองกลุ่ม - การเตรียมเอกสารฉบับร่างและการทำซ้ำเอกสาร

14.2. การก่อตัวของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

การศึกษากฎหมายเชิงบรรทัดฐานและเอกสารขององค์กรและการบริหารในประเด็นการสนับสนุนเอกสารของฝ่ายบริหาร

การจัดทำบันทึกช่วยยืนยันความจำเป็นในการจัดตั้งบริการ PEI

การพัฒนาร่างโครงสร้างองค์กรของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

โครงการพัฒนาความเข้มแข็งของบริการ PEI;

การพัฒนาร่างตารางพนักงานสำหรับบริการ PEI

การพัฒนาร่างระเบียบการให้บริการของสถานศึกษาก่อนวัยเรียน

การพัฒนาร่างคำแนะนำเกี่ยวกับเอกสารสนับสนุนการจัดการ

การพัฒนาร่างคำแนะนำสำหรับบางประเภท (พื้นที่) ของกิจกรรม

การพัฒนาร่างรายละเอียดงานสำหรับพนักงานของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนจากทีมผู้บริหาร

การพัฒนาบรรทัดฐานสำหรับการปฏิบัติงานเกี่ยวกับการสนับสนุนการจัดการเอกสาร

การพัฒนารูปแบบการทำงานร่วมกันของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนกับแผนกโครงสร้างอื่น ๆ ขององค์กรเช่นเดียวกับองค์กรอื่น ๆ (องค์กรสถาบัน)

การพัฒนาร่างคำสั่งเกี่ยวกับการจัดตั้งบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน (เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงการจัดพนักงานขององค์กร) และการแต่งตั้งการจัดการบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน: หัวหน้าฝ่ายบริการและ หากจัดทำโดยตารางพนักงานของบริการ รอง (เจ้าหน้าที่) ของเขา

ตามกฎแล้วในกรณีที่ไม่มีบริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนในองค์กร (เช่นเดียวกับหน่วยงานโครงสร้างอื่น ๆ หรือเจ้าหน้าที่ที่ปฏิบัติหน้าที่ในการให้บริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน) การจัดตั้งจะถูกมอบหมายให้กับหัวหน้าหน่วยงานบุคลากรขององค์กร (ฝ่ายบุคคล ฝ่ายบุคคล ฯลฯ). การเตรียมการและการดำเนินการตามการตัดสินใจและการดำเนินการด้านการจัดการที่จำเป็นนั้นจัดโดยหัวหน้าบุคลากรโดยการมอบอำนาจที่จำเป็น (เช่น การเตรียมร่างเอกสาร การสรรหาบุคลากร ฯลฯ) ให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาและร่วมมือกับแผนกโครงสร้างอื่น ๆ และ เจ้าหน้าที่ขององค์กร (เช่น บริการด้านกฎหมายหรือที่ปรึกษากฎหมาย หัวหน้าแผนกแรงงาน การบัญชี เป็นต้น)

ขึ้นอยู่กับสถานการณ์เฉพาะด้านการจัดการและอำนาจที่ได้รับ หัวหน้าแผนกบุคคลทำหน้าที่ตามคำสั่งที่เกี่ยวข้องของหัวหน้าองค์กรหรือตามความคิดริเริ่ม (หลังใช้เฉพาะกับการจัดทำบันทึกด้วย เหตุผลที่เหมาะสม การกระทำที่ตามมาทั้งหมดมักจะถูกกำหนดในมติของหัวหน้าองค์กรในหมายเหตุ - เหตุผล)

การศึกษากฎหมายข้อบังคับและเอกสารขององค์กรและการบริหารในประเด็นการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการมีผลบังคับใช้ในขั้นตอนการเตรียมการของการจัดตั้งบริการ PEI โดยให้ลักษณะที่ชอบธรรมตามกฎหมายในการทำงานที่ตามมาทั้งหมด เราทราบในเรื่องนี้ว่ากฎหมายบังคับหลักและเอกสารขององค์กรและการบริหารที่ควบคุมการสนับสนุนเอกสารของฝ่ายบริหารรวมถึง:

ระบบของรัฐในการสนับสนุนเอกสารการจัดการ

มาตรฐานของรัฐ (โดยเฉพาะ GOST R 6.30-2003, GOST 51141-98);

คำแนะนำมาตรฐานสำหรับเอกสารสนับสนุนการจัดการ (โดยเฉพาะอย่างยิ่ง "คำแนะนำทั่วไปสำหรับการทำงานในสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง" ซึ่งได้รับการอนุมัติโดยกฤษฎีกาของ Federal Archive เมื่อวันที่ 27 พฤศจิกายน 2000 ฉบับที่ 68)

คำแนะนำ กฎ คำชี้แจง คำแนะนำ และเอกสารขององค์กรและการบริหารอื่นๆ เกี่ยวกับประเด็นและทิศทางบางประการของ PEI ที่ออกโดยหน่วยงานรัฐบาลกลาง เขตแดน ภาคส่วน แผนก และท้องถิ่น ซึ่งการตัดสินใจมีผลผูกพันกับองค์กร

ตัวจำแนกประเภทของเอกสารการจัดการ (โดยเฉพาะ OKUD OK 011-93)

รายการเอกสารมาตรฐานที่สร้างขึ้นในกิจกรรมการจัดการขององค์กร (องค์กรสถาบัน) ระบุเงื่อนไขการจัดเก็บ (โดยเฉพาะรายการที่ได้รับอนุมัติจากคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 6 ตุลาคม 2543)

แบบฟอร์มเอกสารมาตรฐาน (โดยเฉพาะแบบฟอร์มเอกสารสำหรับการบัญชีแรงงานและค่าจ้างที่ได้รับอนุมัติจากกฤษฎีกาของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 5 มกราคม 2547 ฉบับที่ 1)

เอกสารและเอกสารระเบียบวิธีขององค์กรและเชิงบรรทัดฐาน (โดยเฉพาะ "แนวทางสำหรับการรวมข้อความของเอกสารการจัดการ" DR-191-98 จัดทำโดย All-Union Research Institute of Records Management and Archiving);

เอกสารเกี่ยวกับการจัดองค์กรการทำงานของพนักงาน (โดยเฉพาะ "กฎและข้อบังคับด้านสุขอนามัยและระบาดวิทยา" SanPin 2.2.2./2.4.1340-03)

เอกสารที่กำหนดข้อกำหนดคุณสมบัติสำหรับพนักงาน (โดยเฉพาะ "ไดเรกทอรีคุณสมบัติของตำแหน่งพนักงาน" ซึ่งได้รับการอนุมัติโดยกฤษฎีกาของกระทรวงแรงงานและการพัฒนาสังคมของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 21 สิงหาคม 2541 ฉบับที่ 37)

การศึกษาเอกสารเหล่านี้ควรดำเนินการในบริบทของบทบัญญัติที่เกี่ยวข้องของกฎหมายท้องถิ่นขององค์กร รวมถึง:

1) กฎบัตรขององค์กร (กฎระเบียบขององค์กร);

2) กฎระเบียบด้านแรงงานภายในขององค์กร

3) ข้อบังคับเกี่ยวกับบุคลากรขององค์กร

4) การจัดหาพนักงานขององค์กร

ขั้นตอนต่อไปของการทำงานคือการจัดทำบันทึกที่ยืนยันความจำเป็นในการจัดตั้งบริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนและส่งไปให้หัวหน้าขององค์กรพิจารณา โปรดจำไว้ว่าควรเข้าใจว่าบันทึกเป็นจดหมายทางการสั้น ๆ ที่ใช้ในกระบวนการแลกเปลี่ยนข้อมูลเอกสารในการติดต่อภายในขององค์กร วัตถุประสงค์การทำงานของเอกสารคือ:

ในการแจ้งหัวหน้าขององค์กรอย่างเป็นกลางเกี่ยวกับสถานะของปัญหาที่ครอบคลุมในบันทึก

ในการนำเสนอเหตุผลในการจัดตั้งบริการ PEI รวมถึงข้อเสนอเกี่ยวกับขั้นตอนการจัดตั้งตามข้อกำหนดของกฎหมายข้อบังคับและเอกสารขององค์กรและการบริหารในประเด็นการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการและคำนึงถึง ข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องของการกระทำในท้องถิ่นขององค์กร

ข้อความตัวอย่างของบันทึกที่มีเหตุผลสำหรับความจำเป็นในการจัดตั้งสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนแสดงอยู่ในภาคผนวก 11

การจัดทำร่างตารางพนักงานบริการก่อนวัยเรียนเช่น เอกสารที่กำหนดองค์ประกอบเชิงปริมาณและคุณภาพของพนักงานขององค์กร (โดยทั่วไปและตามแผนกโครงสร้าง) สำหรับปีปฏิทิน วัตถุประสงค์การทำงานของเอกสารคือ:

ในการกำหนดจำนวนพนักงานสูงสุด (สำหรับองค์กรและหน่วยโครงสร้าง) สำหรับปีปฏิทิน

ในการจัดทำเอกสารข้อมูลที่กำหนดตามแบบที่กำหนด

การพัฒนาร่างระเบียบว่าด้วยการให้บริการของสถานศึกษาก่อนวัยเรียนตามที่กำหนดโดย GSDOU ควรทำบนพื้นฐานของสถานการณ์โดยประมาณโดยคำนึงถึงลักษณะเฉพาะขององค์กรและลักษณะเฉพาะขององค์กร กฎระเบียบเกี่ยวกับการให้บริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนเป็นเอกสารที่กำหนดกฎที่เชื่อมโยงถึงกันอย่างเป็นระบบในประเด็นที่อยู่ในความสามารถของหน่วยโครงสร้างนี้ วัตถุประสงค์ในการทำงานของเอกสารนั้นอยู่ในข้อบังคับทั่วไปขององค์กรและกฎหมายของกิจกรรมประจำวันของบริการ DOW ความแตกต่างของข้อความของกฎระเบียบที่บ่งบอกถึงการให้บริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนแสดงอยู่ในภาคผนวก 12

การพัฒนาร่างคำแนะนำเกี่ยวกับเอกสารสนับสนุนการจัดการมักจะดำเนินการบนพื้นฐานของ "คำแนะนำแบบจำลองสำหรับการทำงานในสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง" โดยคำนึงถึงบทบัญญัติที่เกี่ยวข้องของเอกสารทางกฎหมายและองค์กรและการบริหารอื่น ๆ ในประเด็นของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนที่ออกโดยรัฐบาลกลาง การปกครองในเขตพื้นที่ ภาคส่วน แผนก และท้องถิ่น การตัดสินใจที่จำเป็นสำหรับบริษัท เมื่อพัฒนาเอกสาร คุณลักษณะขององค์กรและกิจกรรมเฉพาะขององค์กรจะถูกนำมาพิจารณาด้วย

คำแนะนำสำหรับสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน- นี่คือเอกสารที่ควบคุมขั้นตอนในการดำเนินกิจกรรมเพื่อสนับสนุนการจัดการเอกสารรวมถึงขั้นตอนสำหรับแอปพลิเคชัน (การดำเนินการ) ในกระบวนการของกิจกรรมนี้โดยแผนกโครงสร้างและเจ้าหน้าที่ขององค์กรตามบทบัญญัติที่เกี่ยวข้องของกฎหมายและ กฎหมายบังคับ วัตถุประสงค์ในการทำงานคือ:

ในการกำหนดขั้นตอนแบบครบวงจรสำหรับการจัดการเอกสารขององค์กรในการดำเนินกิจกรรมประจำวัน

ในการจัดทำขั้นตอนแบบครบวงจรสำหรับการจัดทำเอกสารกิจกรรมการจัดการขององค์กร

หมวดที่ 1 บทบัญญัติทั่วไป

หมวดที่ 2 ข้อกำหนดทั่วไปสำหรับการจัดทำและส่งร่างเอกสาร

ส่วนที่ 3 ลักษณะการเตรียมเนื้อหาของเอกสารบางประเภท

หมวดที่ 4 คุณสมบัติของเอกสาร

หมวดที่ 5 การจัดระเบียบการไหลของเอกสารขององค์กร

ส่วนที่ 6 เครื่องมือค้นหาสำหรับเอกสาร

มาตรา 7 การควบคุมการดำเนินการเกี่ยวกับเอกสาร

หมวดที่ 8 การจัดระเบียบการจัดเก็บเอกสารการปฏิบัติงาน

หมวดที่ 9 การเตรียมเอกสารเพื่อโอนไปยังคลัง

หมวดที่ 10 บทบัญญัติสุดท้าย

การพัฒนา ร่างคำแนะนำสำหรับบางประเภท (พื้นที่) ของกิจกรรมของบริการ DOWจัดทำขึ้นบนพื้นฐานของเอกสารทางกฎหมายและองค์กรและการบริหารที่ควบคุมประเภท (ทิศทาง) ของกิจกรรมที่เกี่ยวข้องและเผยแพร่ภายใต้ความสามารถของพวกเขาโดยรัฐบาลกลาง ดินแดน ภาคส่วน แผนก และท้องถิ่น การตัดสินใจที่มีผลผูกพันกับองค์กร ในกรณีของคำแนะนำสำหรับ DOW เมื่อพัฒนาคำแนะนำสำหรับประเภท (ทิศทาง) ของกิจกรรมของบริการ DOW คุณลักษณะขององค์กรและกิจกรรมเฉพาะขององค์กรจะถูกนำมาพิจารณาด้วย

คำแนะนำเกี่ยวกับประเภท (ทิศทาง) ของกิจกรรมของบริการ PEI เป็นเอกสารที่ควบคุมขั้นตอนการดำเนินกิจกรรมดังกล่าวโดยแผนกโครงสร้างและเจ้าหน้าที่ของบริการ PEI วัตถุประสงค์การทำงานของคำสั่งคือการสร้างขั้นตอนที่ตกลงกันสำหรับการดำเนินการของแผนกโครงสร้างและเจ้าหน้าที่ของบริการ DOW ในกระบวนการดำเนินกิจกรรมบางประเภท (ทิศทาง)

การพัฒนาร่างรายละเอียดงานสำหรับพนักงานของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนจากบรรดาผู้จัดการจัดทำขึ้นบนพื้นฐานของ "ไดเรกทอรีคุณสมบัติของตำแหน่งพนักงาน" รายละเอียดงาน- นี่คือเอกสารที่ควบคุมกิจกรรมของพนักงานเฉพาะ (ประเภทพนักงาน) และกำหนดขั้นตอนการสมัครโดยเขา (พวกเขา) ในกระบวนการของกิจกรรมนี้ตามบทบัญญัติที่เกี่ยวข้องของกฎหมาย ข้อบังคับ และกฎหมาย

วัตถุประสงค์เชิงหน้าที่ของรายละเอียดงานคือ:

ในการจัดสรรการบริการและอำนาจทางธุรกิจอย่างมีเหตุผลของพนักงาน

ในการกำหนดปริมาณงานที่สม่ำเสมอโดยประมาณสำหรับพนักงาน

ในการกระจายงานขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของการดำเนินการและคุณสมบัติของคนงานที่ได้รับมอบหมาย

ในขั้นตอนของการก่อตัวของบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนรายละเอียดงานร่างได้จัดทำขึ้นสำหรับพนักงานจากหัวหน้าฝ่ายบริการ - หัวหน้าฝ่ายบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนและหากจัดทำโดยร่างตารางพนักงาน เจ้าหน้าที่ของเขา รายละเอียดงานเหล่านี้ได้รับการพิจารณาและอนุมัติโดยหัวหน้าขององค์กร (หรือรองผู้บริหาร)

เมื่อเสร็จสิ้นการจัดตั้งบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน หัวหน้าจะจัดระเบียบการพัฒนาร่างรายละเอียดงานสำหรับพนักงานคนอื่น ๆ (หัวหน้าแผนกโครงสร้าง ผู้เชี่ยวชาญ และผู้ปฏิบัติงานด้านเทคนิค) ร่างคำแนะนำเหล่านี้ได้รับการตรวจสอบและอนุมัติโดยหัวหน้าสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน ข้อความตัวอย่างคำอธิบายงานสำหรับพนักงานบริการเด็กก่อนวัยเรียนแสดงไว้ในภาคผนวก 13

การพัฒนามาตรฐานเวลาสำหรับการปฏิบัติงานด้านเอกสารสนับสนุนการจัดการจัดทำขึ้นตามมาตรฐานและบรรทัดฐานที่มีอยู่ตลอดจนต้นทุนจริงของเวลาทำงานสำหรับการปฏิบัติงานประเภทที่เกี่ยวข้อง ภายใต้ บรรทัดฐาน เวลาควรเข้าใจว่าเป็นเอกสารที่กำหนดเวลาที่จำเป็นในการทำงานจำนวนหนึ่งโดยพนักงานที่มีคุณสมบัติเหมาะสม

วัตถุประสงค์การทำงานของบรรทัดฐานเวลาสำหรับการปฏิบัติงานในการสนับสนุนเอกสารของฝ่ายบริหารคือ:

ในการกำหนดความเข้มข้นของแรงงานที่วางแผนไว้ของงานสนับสนุนด้านเอกสารของฝ่ายบริหาร

ในการกำหนดจำนวนพนักงานที่ต้องการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

ต้นทุนที่แท้จริงของเวลาทำงานถูกกำหนดโดยวิธีการปันส่วนทางเทคนิคที่เรียกว่าตามผลการวัดในระหว่างวันทำงานของระยะเวลามาตรฐาน (แปดชั่วโมง) บรรทัดฐานของเวลาสำหรับการปฏิบัติงานของหน่วยประเภทงานปกติตาม DOW นั้นคำนวณตามมาตรฐานของเวลาปฏิบัติงาน (พิจารณาจากมาตรฐานปัจจุบันของเวลาสำหรับการปฏิบัติงานประเภทที่เกี่ยวข้องหรือ ตามเกณฑ์การวัดผล) ตามสูตร

H vr \u003d N'K,

โดยที่ H vr - ค่าของบรรทัดฐานของเวลา h; H - ค่าของเวลาการทำงานมาตรฐาน h; ค่าสัมประสิทธิ์ K โดยคำนึงถึงเวลาที่ใช้ในการบำรุงรักษาองค์กรและด้านเทคนิคของสถานที่ทำงาน การพักผ่อนและความต้องการส่วนตัวของพนักงาน (ตามมาตรฐาน "เวลารวมระหว่างภาคสำหรับการทำงานเกี่ยวกับการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ" ที่ได้รับอนุมัติจากกฤษฎีกา ของกระทรวงแรงงานแห่งสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 25 พฤศจิกายน 2537 หมายเลข 72 ค่าสัมประสิทธิ์ K เท่ากับ 1.1)

บรรทัดฐานของเวลาสำหรับประเภทของงานในการสนับสนุนเอกสารของฝ่ายบริหารได้รับการพัฒนาภายใต้การแนะนำของหัวหน้าฝ่ายบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนหลังจากนั้นหัวหน้าองค์กรจะพิจารณาและอนุมัติ การแก้ไขมาตรฐานเวลาจะดำเนินการเมื่อเทคโนโลยีการทำงานในสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนมีการเปลี่ยนแปลงและหากเป็นไปตาม ด้วยเหตุผลใดก็ตาม เป็นเวลาสามเดือนหรือมากกว่านั้น มีส่วนเกิน (การใช้จ่ายมากเกินไป) ของมาตรฐานเวลาที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้อย่างต่อเนื่องสำหรับประเภทงานที่เกี่ยวข้อง

การพัฒนารูปแบบการโต้ตอบสำหรับบริการ DOWกับแผนกโครงสร้างอื่น ๆ ขององค์กร เช่นเดียวกับองค์กรอื่น ๆ (องค์กร สถาบัน)จัดทำขึ้นบนพื้นฐานของโครงสร้างองค์กรขององค์กร รูปแบบการไหลของเอกสารขององค์กร และรายชื่อขององค์กร องค์กร และสถาบันที่องค์กรนี้แลกเปลี่ยนข้อมูลที่เป็นเอกสารในการดำเนินกิจกรรม การพัฒนาเอกสารร่างนั้นจัดโดยหัวหน้าฝ่ายบริการ DOW และโดยปกติแล้วการทบทวนและอนุมัติโครงการจะดำเนินการโดยรองหัวหน้าขององค์กรเพื่อการจัดการ

ภายใต้ รูปแบบปฏิสัมพันธ์หมายถึงเอกสารที่ใช้ภาพกราฟิกที่มีเงื่อนไขความสัมพันธ์ขององค์กรและข้อมูลของบริการ DOW กับแผนกโครงสร้างและเจ้าหน้าที่ขององค์กรรวมถึงองค์กรองค์กรและสถาบันอื่น ๆ ที่แลกเปลี่ยนข้อมูลเอกสารกับองค์กรนี้ ที่ตายตัว. ดังต่อไปนี้จาก GSDOU บริการ DOW เมื่อดำเนินกิจกรรมภายในองค์กร โต้ตอบ:

กับหน่วยงานโครงสร้างทั้งหมดขององค์กร - ในประเด็นของการจัดการองค์กรและวิธีการของการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการเช่นเดียวกับในกระบวนการของการดำเนินการโต้ตอบภายในในประเด็นของกิจกรรมประจำวัน

ด้วยบริการด้านกฎหมายขององค์กร - ในประเด็นทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการเตรียมเอกสาร

ด้วยบริการบุคลากร - ในการคัดเลือกฝึกอบรมและหมุนเวียนบุคลากรของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

ด้วยบริการแรงงานและค่าจ้าง - ในการพัฒนาและดำเนินการตามมาตรการที่เกี่ยวข้องกับการเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรการทำงานและแรงจูงใจของบุคลากรของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

ด้วยบริการสนับสนุนด้านการบริหารเศรษฐกิจและลอจิสติกส์ - ในประเด็นของการรับประกันการสนับสนุนด้านการบริหารเศรษฐกิจและลอจิสติกส์สำหรับกิจกรรมของบริการ PEI

ด้วยศูนย์คอมพิวเตอร์ - เกี่ยวกับการพัฒนาและการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศใหม่โดยใช้คอมพิวเตอร์อิเล็กทรอนิกส์การประมวลผลข้อมูลเอกสาร

ด้วยการบัญชี - ในประเด็นด้านความปลอดภัยการบัญชีสำหรับรูปแบบเอกสารที่มีความรับผิดชอบอย่างเข้มงวด

ตัวอย่างของการออกแบบรูปแบบการโต้ตอบของบริการ DOW แสดงในรูป 14.3.

อนุมัติ

รอง ผู้อำนวยการฝ่ายบริหาร

ลายเซ็น I. O. นามสกุล

โครงการปฏิสัมพันธ์ระหว่างบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน LLC "บริการพิเศษ"กับแผนกโครงสร้างและเจ้าหน้าที่ขององค์กร

หัวหน้าฝ่ายบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน ลายเซ็น I. O. นามสกุล

ข้าว. 14.3. ตัวอย่างการออกแบบรูปแบบการโต้ตอบของบริการ DOW

ตามกฎแล้วบริการ DOW ภายนอกองค์กรโต้ตอบ:

ด้วยบริการของ DOE ของหน่วยงานการจัดการที่สูงขึ้นซึ่งเกี่ยวข้องกับองค์กรนี้ดำรงตำแหน่งผู้ใต้บังคับบัญชา (ผู้ใต้บังคับบัญชา) - ในการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการตามกฎหมายข้อบังคับและเอกสารขององค์กรและการบริหาร

กับองค์กรและสถาบันวิจัย - ในการปรับปรุงรูปแบบและวิธีการทำงานกับเอกสาร

กับองค์กร องค์กร และสถาบันที่แลกเปลี่ยนเอกสารข้อมูลกับองค์กรนี้ - ในกระบวนการดำเนินการติดต่อภายนอก

องค์กร วิสาหกิจ และสถาบันที่ให้บริการเพื่อให้แน่ใจว่ามีการแลกเปลี่ยนข้อมูลเอกสาร (การสื่อสารทุกประเภทที่องค์กรใช้)

กับประชาชนแต่ละคน (บุคคล) - เมื่อได้รับการร้องขอเป็นลายลักษณ์อักษร (คำขอ การร้องเรียน ข้อเสนอ และแถลงการณ์) จากบุคคลเหล่านี้

การพัฒนาร่างคำสั่งเกี่ยวกับการจัดตั้งสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน(ในการแนะนำการเปลี่ยนแปลงในการจัดพนักงานขององค์กรและการแต่งตั้งผู้บริหารของบริการ DOW) ทำขึ้นบนพื้นฐานของการเปลี่ยนแปลงแบบร่างในตารางการรับพนักงานและการนำเสนอเพื่อแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่ง โปรดจำไว้ว่าคำสั่งซื้อคือการตัดสินใจด้านการจัดการที่เป็นเอกสารของหัวหน้าองค์กรที่ควบคุมการกระทำของแผนกโครงสร้างและเจ้าหน้าที่ในกิจกรรมประจำวันสองประเด็นขึ้นไป

วัตถุประสงค์ในการทำงานของคำสั่งคือการให้อำนาจทางกฎหมายแก่การตัดสินใจของหัวหน้าองค์กรซึ่งดำเนินการโดยเขาในการบริการและความสามารถทางธุรกิจในองค์กรขององค์กร ข้อความคำสั่งโดยประมาณเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงโต๊ะพนักงานและการแต่งตั้งหัวหน้าฝ่ายบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนจะแสดงในรูปที่ 14.4 และ 14.5

ตราสัญลักษณ์ (โลโก้)

JSC "ผู้นำ"

คำสั่ง

พุชชิโน ภูมิภาคมอสโก

ในการสร้างบริการจัดการเอกสาร

ตามโครงการพัฒนาองค์กรของวิสาหกิจปี 2547

ฉันสั่ง:

1. สร้างที่องค์กรตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2549 บนพื้นฐานของกลุ่มงานสำนักงานซึ่งเป็นบริการสนับสนุนเอกสาร (บริการ DOE) อนุมัติตารางการรับพนักงานของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนสำหรับปี 2549 (ภาคผนวก 1 ของคำสั่งนี้)

2. กำหนดโครงสร้างองค์กรของบริการ PEI ต่อไปนี้สำหรับปี 2549: กลุ่มการบริหาร กลุ่มงานสำนักงาน กลุ่มการเตรียมเอกสารทางเทคนิค กลุ่มจัดเก็บเอกสาร กลุ่มสนับสนุน

กำหนดอัตรากำลังเจ้าหน้าที่สถานศึกษาก่อนวัยเรียน ประจำปี พ.ศ. 2549 จำนวน 27 อัตรา

3. เห็นชอบระเบียบว่าด้วยการให้บริการของสถานศึกษาก่อนวัยเรียน (ภาคผนวก 2 ของคำสั่งนี้)

4. อนุมัติแผนการปฏิสัมพันธ์ขององค์กรและข้อมูลของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนกับเจ้าหน้าที่และหน่วยงานโครงสร้างขององค์กร (ภาคผนวก 3 ของคำสั่งนี้)

5. ยอมรับคำสั่งของผู้อำนวยการทั่วไปขององค์กรที่ไม่ถูกต้องลงวันที่ 8 พฤศจิกายน 2545 ฉบับที่ 211 เกี่ยวกับการสร้างกลุ่มเสมียน

6. กำหนดการควบคุมการดำเนินการตามคำสั่งนี้กับรองผู้อำนวยการทั่วไปขององค์กรเพื่อการจัดการ
O. E. Arefiev

ตกลง:

ข้าว. 14.4. ตัวอย่างของคำสั่งให้แก้ไขตารางการรับพนักงานขององค์กรที่เกี่ยวข้องกับการจัดตั้งสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

ตราสัญลักษณ์ (โลโก้)

JSC "ผู้นำ"

พุชชิโน ภูมิภาคมอสโก

ในการแต่งตั้ง P. A. Ivannikov เป็นหัวหน้าสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

ในการเชื่อมต่อกับการสร้างบริการสนับสนุนเอกสาร
การจัดการ (บริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน)

ฉันสั่ง:

1. ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2549 แต่งตั้ง Petr Afanasyevich Ivannikov เป็นหัวหน้าฝ่ายบริการจัดการเอกสาร (บริการ DOE) โดยปลดเขาออกจากหน้าที่ของหัวหน้ากลุ่มงานสำนักงาน

สร้างเงินเดือนอย่างเป็นทางการสำหรับ P. A. Ivannikov ในจำนวน
9500 ถู

2. จนถึงวันที่ 5 มกราคม 2549 หัวหน้าฝ่ายบริการบุคคลจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นในไฟล์ส่วนบุคคลของ P. A. Ivannikov และเอกสารทางบัญชีอื่น ๆ

3. อนุมัติรายละเอียดงานของหัวหน้าฝ่ายบริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน (ภาคผนวก 1 ของคำสั่งนี้)

4. กำหนดการควบคุมการดำเนินการตามคำสั่งนี้กับรองผู้อำนวยการทั่วไปขององค์กรเพื่อการจัดการ
O. E. Arefiev

ผู้อำนวยการทั่วไป ลายเซ็น P. A. Dobrynin

ตกลง:

หัวหน้าฝ่ายบริการบุคคล ลายเซ็น R. Yu. Yankovskaya

ข้าว. 14.5 ตัวอย่างคำสั่งแต่งตั้งหัวหน้าฝ่ายบริการของสถานศึกษาก่อนวัยเรียน

ควบคุมคำถามและงาน

1. วัตถุประสงค์การทำงานของบริการ DOW คืออะไร?

2. เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของสถานศึกษาก่อนวัยเรียนคืออะไร?

3. ระบบกำหนดโครงสร้างองค์กรที่เหมาะสมของบริการ PEI อย่างไร

4. ความแรงที่เหมาะสมของบริการ PEI เป็นอย่างไร

5. ความแข็งแกร่งเชิงตัวเลขโดยประมาณของบริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนมีการกำหนดอย่างไร

6. หน้าที่หลักของหน่วยโครงสร้างของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนคืออะไร?

7. ขั้นตอนทั่วไปสำหรับการจัดตั้งสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนคืออะไร?

8. โครงสร้างของคำแนะนำเกี่ยวกับเอกสารสนับสนุนการจัดการคืออะไร?

ฝ่ายบุคคลของ ISS JSC

งานสำนักงานเป็นสาขาของกิจกรรมที่จัดทำเอกสารและจัดระเบียบงานด้วยเอกสารทางการ

งานในสำนักงานครอบคลุมงานทั้งหมดในการสร้างและดำเนินการเอกสาร การดำเนินการและการควบคุมกำหนดเวลา การบัญชีเอกสาร การก่อตัวของกรณีและปัญหาจากเอกสารที่ดำเนินการ การจัดเก็บและการใช้กรณีปัจจุบัน และการเตรียมการสำหรับการเก็บถาวร .

ปัจจุบัน คำว่า "งานเอกสาร" มักฟังดูเหมือน "การสนับสนุนด้านเอกสารเพื่อการจัดการ" (DOE) ซึ่งดำเนินการโดยบริการพิเศษซึ่งทำหน้าที่เป็นหน่วยโครงสร้างอิสระ สามารถเป็นได้: การบริหารกิจการ แผนกทั่วไป สำนักงาน หรือสำนักเลขาธิการ

การสนับสนุนเอกสารสำหรับกิจกรรมการจัดการขององค์กรเป็นฟังก์ชันการจัดการบริการที่สำคัญที่สุดในองค์กรที่มีเหตุผลซึ่งความเร็วและคุณภาพของการตัดสินใจด้านการจัดการประสิทธิภาพขององค์กรโดยรวมและขึ้นอยู่กับการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร และบริการ PEI เอง กฎระเบียบของรูปแบบการทำงานที่เลือกพร้อมเอกสารได้รับการแก้ไขในคำแนะนำสำหรับการทำงานในสำนักงาน

งานบริการบุคคลจะต้องมีการจัดทำเป็นเอกสาร การเตรียมการ การดำเนินการของเอกสาร การทำงานกับเอกสารเหล่านั้น และการจัดเก็บถูกควบคุมโดยกฎหมายและข้อบังคับทางกฎหมาย ซึ่งการดำเนินการดังกล่าวเป็นข้อบังคับสำหรับการให้บริการบุคลากร โดยไม่คำนึงถึงขนาดของเอกสาร นอกจากนี้แต่ละองค์กรได้พัฒนาข้อบังคับท้องถิ่นที่ควบคุมงานบริการบุคลากรขององค์กรนี้ ทุก ๆ ปีฝ่ายบริการบุคคลจะเตรียมการตั้งชื่อคดีซึ่งรูปแบบนี้ได้รับการยอมรับว่าเป็นข้อบังคับสำหรับเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล อลิโมวา เอ็น.เอ. หนังสืออ้างอิงที่ยอดเยี่ยมของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล / N. A. Alimova - ม.: Dashkov i K, 2010. - 534 น.

กรอบการกำกับดูแลและระเบียบวิธีคือชุดของกฎหมาย กฎหมายบังคับ และเอกสารวิธีการที่ควบคุมเทคโนโลยีสำหรับการสร้างเอกสาร ประมวลผล จัดเก็บ และใช้งานในกิจกรรมปัจจุบันขององค์กร ตลอดจนกิจกรรมของบริการจัดการบันทึก : โครงสร้าง หน้าที่ การจัดพนักงาน การสนับสนุนด้านเทคนิค และอื่น ๆ บางประการ

พื้นฐานเชิงบรรทัดฐานและระเบียบวิธีของงานในสำนักงานคือ:

1) กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียในด้านข้อมูลและเอกสาร

2) พระราชกฤษฎีกาและคำสั่งของประธานาธิบดีสหพันธรัฐรัสเซีย มติของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย

3) การกระทำทางกฎหมายเชิงบรรทัดฐานของผู้บริหารระดับสูงของรัฐบาลกลางที่ควบคุมประเด็นทางกฎหมายของการสนับสนุนเอกสารสำหรับกิจกรรมการจัดการ

4) มาตรฐานของรัฐสำหรับเอกสาร

5) ตัวแยกประเภททั้งหมดของข้อมูลทางเทคนิคเศรษฐกิจและสังคมของรัสเซีย

6) ระบบเอกสารแบบครบวงจร

7) กฎหมายข้อบังคับตลอดจนเอกสารเกี่ยวกับวิธีการทำงานในสำนักงานซึ่งจัดพิมพ์โดยฝ่ายบริหารขององค์กรและองค์กรต่างๆ

กรอบการกำกับดูแลและระเบียบวิธีในการทำงานในสำนักงานยังรวมถึงการกระทำทางกฎหมายของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซียและการกระทำทางกฎหมายที่นำมาใช้โดยหน่วยงานบริหารของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย การกระทำเหล่านี้ควรนำมาพิจารณาเมื่อจัดระเบียบงานในสำนักงานโดยหลักคือตัวแทนและเจ้าหน้าที่บริหารของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย ตลอดจนองค์กรและองค์กรที่ดำเนินงานในอาณาเขตของตน http://www.telenir.net/delovaja_literatura/deloproizvodstvo_kompanii/p2.php

ประการแรก พนักงานที่รับผิดชอบงานสำนักงานเกี่ยวกับบุคลากรควรทราบรหัสแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย (ต่อไปนี้ - รหัสแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) ตามบทความของรหัสแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย องค์กรกำหนดขั้นตอนแบบครบวงจรสำหรับการประมวลผลเอกสารของบริการบุคลากร อลิโมวา เอ็น.เอ. หนังสืออ้างอิงที่ยอดเยี่ยมของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล / N. A. Alimova - ม.: Dashkov i K, 2010. - 534 น.

ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 30 ธันวาคม 2544 ฉบับที่ 197-FZ เป็นกฎหมายหลักที่ยึดตามหลักการและบรรทัดฐานของกฎหมายระหว่างประเทศและรัฐธรรมนูญของสหพันธรัฐรัสเซียซึ่งเป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปซึ่งควบคุมความสัมพันธ์ในด้านแรงงาน

ทำ งานสำนักงานบุคคล ช่วยให้คุณแก้ปัญหาต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพในคราวเดียว:

จัดทำเอกสารแรงงานสัมพันธ์ จัดทำระเบียบปฏิบัติด้านบุคลากรสำหรับนายจ้างรายใดรายหนึ่ง

สร้างระบบการบริหารงานบุคคลที่สอดคล้องกันซึ่งบรรลุวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ของการจัดการ

ควบคุมความสัมพันธ์ระหว่างลูกจ้างกับนายจ้าง การรักษาบันทึกบุคลากรช่วยให้คุณมี "ความสมดุล" บางอย่างในความสัมพันธ์ระหว่างนายจ้างและลูกจ้างโดยการควบคุมสิทธิและหน้าที่ของพวกเขาอย่างชัดเจน (ตัวอย่างเช่น คำบรรยายลักษณะงานกำหนดว่าพนักงานแต่ละคนควรทำอะไร ขอบเขตของสิทธิ หน้าที่ ขอบเขตของ ความรับผิดชอบ);

สร้างพื้นฐานองค์กรและกฎหมายสำหรับกิจกรรมด้านแรงงาน ทั้งสำหรับพนักงานและนายจ้าง ในแง่หนึ่ง เอกสารเกี่ยวกับบุคลากรสนับสนุนผลประโยชน์ของนายจ้าง และในทางกลับกัน เอกสารเหล่านี้แนะนำให้เขาป้องกันไม่ให้ละเลยข้อกำหนดของกฎหมายแรงงาน การมีเอกสารบุคลากรที่เป็นลายลักษณ์อักษรเป็นอย่างดีนั้นเป็นประโยชน์ร่วมกันสำหรับทั้งสองฝ่ายในสัญญาจ้างงาน

แก้ไขปัญหาข้อพิพาทแรงงาน ความสำเร็จของตำแหน่งนายจ้างในกรณีที่สถานการณ์ความขัดแย้งขึ้นอยู่กับคุณภาพของการดำเนินการของเอกสารบุคลากร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเอกสารบุคลากรทำหน้าที่เป็นหนึ่งในหลักฐานที่เป็นลายลักษณ์อักษรในการดำเนินคดีในข้อพิพาทแรงงาน

ในกระบวนการของการเกิดขึ้นและการจัดตั้งแรงงานสัมพันธ์ในแผนกบุคคล เอกสารจำนวนมากถูกสร้างขึ้นภายใต้ชื่อทั่วไปว่า "เอกสารบุคลากร" ความซับซ้อนทั้งหมดของเอกสารเหล่านี้สามารถจัดระบบตามเกณฑ์ต่างๆ

ตัวอย่างเช่น เอกสารบุคลากรสองกลุ่มใหญ่ถูกจำแนกตามความเกี่ยวข้องของเป้าหมาย:

1. เอกสารเกี่ยวกับบัญชีบุคลากรของพนักงาน ได้แก่ คำสั่งจ้าง การโอนไปทำงานอื่น การลา การเลิกจ้าง บัตรประจำตัวพนักงาน และอื่นๆ ส่วนหลักของเอกสารเกี่ยวกับบุคลากรรวมอยู่ในรูปแบบรวมของเอกสารการบัญชีหลักสำหรับการบัญชีแรงงานและการชำระเงินซึ่งได้รับอนุมัติจากกฤษฎีกาของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 5 มกราคม 2547 ฉบับที่ 1 "ในการอนุมัติ ของรูปแบบรวมของเอกสารการบัญชีหลักสำหรับการบัญชีสำหรับแรงงานและการชำระเงิน"

2. กลุ่มที่สองประกอบด้วยเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการใช้งานฟังก์ชั่นสำหรับการบริหารงานบุคคลและการจัดองค์กรแรงงาน (ระเบียบแรงงานภายใน, ระเบียบเกี่ยวกับหน่วยโครงสร้าง, รายละเอียดงาน, โครงสร้างและการจัดพนักงาน, การจัดพนักงาน) ใน "เอกสารการจัดการตัวแยกประเภททั้งหมดของรัสเซีย" OK 011-93 ซึ่งได้รับการอนุมัติโดยกฤษฎีกามาตรฐานแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 30 ธันวาคม 2536 หมายเลข 299 (ต่อไปนี้จะเรียกว่า OKUD) เอกสารเหล่านี้เรียกว่า "เอกสาร เกี่ยวกับองค์กรและกฎระเบียบของกิจกรรมขององค์กร, วิสาหกิจ"

นอกจากนี้ ผู้พัฒนาตัวแยกประเภทข้างต้นยังใช้หลักการอื่นในการจัดระบบเอกสารบุคลากร กล่าวคือ ตามขั้นตอนบุคลากรหลัก เอกสารบุคลากรประเภทต่อไปนี้มีความโดดเด่น:

1. เอกสารการรับสมัคร: สมัครงาน; สัญญาแต่งตั้ง; ลำดับการรับเข้าทำงาน รายงานการประชุมใหญ่กลุ่มแรงงานว่าด้วยการจ้างงาน

2. เอกสารการถ่ายโอนงาน: ใบสมัครเพื่อโอนไปทำงานอื่น; ตัวแทนของการถ่ายโอนไปยังงานอื่น เพื่อโอนไปทำงานอื่น

3. เอกสารการเกษียณอายุ: จดหมายลาออก; คำสั่งเลิกจ้าง; รายงานการประชุมใหญ่ของกลุ่มแรงงานเกี่ยวกับการเลิกจ้าง

4. ออกจากเอกสาร: ตารางวันหยุด; ออกจากใบสมัคร; คำสั่งวันหยุด

5. เอกสารจูงใจ: การเป็นตัวแทนของโปรโมชั่น; คำสั่งจูงใจ; รายงานการประชุมสามัญกลุ่มแรงงานว่าด้วยกำลังใจ

6. เอกสารการลงทะเบียนการลงโทษทางวินัย: บันทึกความผิดวินัยแรงงาน; คำอธิบายเกี่ยวกับการละเมิดวินัยแรงงาน สั่งลงโทษทางวินัย รายงานการประชุมใหญ่ของกลุ่มแรงงานเกี่ยวกับการลงโทษทางวินัย

ตามงานการจัดการหลักชุดของเอกสารบุคลากรสามารถแสดงเป็นระบบที่ประกอบด้วยกลุ่ม (ระบบย่อย) ต่อไปนี้ของเอกสารที่เกี่ยวข้องโดยเอกภาพของแหล่งกำเนิดและวัตถุประสงค์การทำงานที่แตกต่างกัน:

1. เอกสารองค์กรและกฎหมาย:

กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน

การรับพนักงาน;

ข้อบังคับเกี่ยวกับหน่วยโครงสร้าง

ตารางวันหยุด;

คำแนะนำงาน.

2. เอกสารส่วนตัว:

ประวัติความเป็นมาการจ้างงาน;

ธุรกิจส่วนตัว

บัตรส่วนบุคคลของพนักงาน

3. เอกสารสัญญา:

ข้อตกลงร่วม (ข้อตกลง);

สัญญาจ้าง.

4. เอกสารการบริหาร (คำสั่งสำหรับบุคลากร)

5. เอกสารบุคลากรบัญชี:

แบบฟอร์มบัญชี (หนังสือ นิตยสาร ฯลฯ) ของเอกสารบุคลากร

เอกสารเกี่ยวกับการบัญชีชั่วโมงการทำงานและการตั้งถิ่นฐานกับบุคลากร

6. ข้อมูลและเอกสารอ้างอิง

องค์ประกอบของเอกสารของบริการบุคลากรในความเป็นจริงนั้นกว้างกว่ามาก ซึ่งรวมถึงการติดต่อกับองค์กรบุคคลที่สาม องค์กรกำกับดูแล การรายงาน เอกสารการวางแผน ตลอดจนเอกสารกำกับดูแลและเอกสารอ้างอิงจำนวนมาก

เอกสารกำกับดูแลและเอกสารอ้างอิงควบคุมการปฏิบัติที่เหมือนกันของการใช้กฎของกฎหมายและเป็นพื้นฐานทางกฎหมายสำหรับกิจกรรมของแผนกบุคคล http://fimir.ru/about/articles/176

ในระบบย่อยการจัดการบุคลากร เช่นเดียวกับในระบบการจัดการ ทั้งองค์กรได้ดำเนินการและบำรุงรักษาระบบเอกสารรวมดังต่อไปนี้:

วางแผน (เป้าหมายที่วางแผนไว้สำหรับปัญหาด้านบุคลากร การสมัครสำหรับผู้เชี่ยวชาญรุ่นเยาว์ คำสั่งซื้อ การคำนวณตามแผนสำหรับจำนวน ค่าจ้าง ฯลฯ)

การบัญชีเบื้องต้น (การบัญชีสำหรับแรงงานและค่าจ้าง);

การรายงานและสถิติ (ตามจำนวน เวลาทำงานสมดุล เป็นต้น)

ประกันสังคม (บำนาญ เบี้ยเลี้ยง ผลประโยชน์ ฯลฯ );

องค์กรและการบริหาร (การกระทำ จดหมาย บันทึก ฯลฯ)

แต่ละแผนกของบริการการจัดการบุคลากรจะพัฒนา จัดทำ ดำเนินการเอกสารที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์การทำงาน ดังนั้นแผนกบุคคลจึงเก็บรักษาเอกสารบุคลากรดังต่อไปนี้:

ไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานขององค์กรรวมถึงแผ่นงานส่วนตัว แบบสอบถาม อัตชีวประวัติ สำเนาเอกสารเกี่ยวกับการศึกษา คำแนะนำ ฯลฯ

บัตรส่วนบุคคล

หนังสือจ้างงาน กรณีเงินบำนาญ สัญญาจ้างงาน ฯลฯ

ขั้นตอนการทำงานกับเอกสารเหล่านี้ได้รับการควบคุมตามกฎโดยอุตสาหกรรมและแผนกกฎระเบียบและระเบียบวิธี

แผนกทรัพยากรบุคคลจัดทำเอกสารจำนวนหนึ่งตามการจัดประเภทข้างต้น: ร่างคำสั่งเกี่ยวกับบุคลากร (เกี่ยวกับการว่าจ้างและการเลิกจ้าง การโอนย้าย การย้ายตำแหน่ง รางวัล ฯลฯ) แผน (รายงาน) สำหรับการฝึกอบรมและการฝึกอบรมขั้นสูงของบุคลากร ใบรับรองเกี่ยวกับสถานะของวินัยแรงงาน, ข้อมูลการหมุนเวียนของพนักงาน, ตารางวันหยุด, ข้อเสนอสำหรับการจัดตั้งบุคลากรสำรองเพื่อการเลื่อนตำแหน่ง, แผนสำหรับจำนวนพนักงานโดยกระจายตามแผนกและประเภท, การจัดหาพนักงาน, ใบบันทึกเวลาของพนักงาน, ใบสมัคร สำหรับจำนวนผู้เชี่ยวชาญและพนักงานที่ต้องการ สัญญาจ้าง ตารางการรับรองพนักงาน การอ้างอิงจ้างผู้เชี่ยวชาญและคนงาน ฯลฯ

เอกสารประกอบส่วนใหญ่เป็นเอกสารภายในองค์กร ขั้นตอนการทำงานกับมันอยู่ภายใต้กฎและข้อบังคับภายใน ความสนใจเป็นพิเศษจะจ่ายให้กับการควบคุมการดำเนินการของเอกสารบุคลากรซึ่งดำเนินการโดยหัวหน้าระบบบริหารงานบุคคล เลขานุการ หรือโดยหัวหน้าแผนกบุคคล

ถึง เอกสารบัญชีสำหรับบุคลากร (บุคลากร)เกี่ยวข้อง:

บัตรส่วนบุคคล

สมุดรายได้และค่าใช้จ่ายสำหรับแบบฟอร์มบัญชีของสมุดงานและส่วนแทรกในนั้น

สมุดบัญชีสำหรับการเคลื่อนไหวของสมุดงานและส่วนแทรกในนั้น

ตารางวันหยุด;

เอกสารอื่นๆ.

บัตรส่วนบุคคลของพนักงาน- เอกสารหลักของระบบบัญชีบุคลากรออกให้สำหรับพนักงานทุกคนขององค์กรที่ได้รับการว่าจ้างตามเงื่อนไขของสัญญาจ้างงานโดยไม่คำนึงว่าสถานที่ทำงานแห่งนี้เป็นสถานที่ทำงานหลักหรือพนักงานทำงานนอกเวลาก็ตาม เขาได้รับการว่าจ้าง สำหรับงานถาวร ชั่วคราว หรือตามฤดูกาล ดำเนินการในทุกองค์กรโดยไม่คำนึงถึงรูปแบบการเป็นเจ้าของตลอดระยะเวลากิจกรรมแรงงานของพนักงานในองค์กรนี้และจะปิดเมื่อเลิกจ้างเท่านั้น

ใน OA "ISS" พนักงานของแผนกทรัพยากรบุคคลกรอกบัตรส่วนบุคคลของแบบฟอร์ม T-2 บัตรแบบฟอร์ม T-2 จะถูกเก็บไว้ในห้องล็อกแยกต่างหากในแผนกทรัพยากรบุคคล

บัตรส่วนบุคคลของแบบฟอร์ม T-2 นั้นกรอกสำหรับพนักงานที่ได้รับการว่าจ้างตามคำสั่งการรับเข้าเรียน สำหรับสิ่งนี้จะใช้ข้อมูลจากเอกสารที่พนักงานนำเสนอ (ตามมาตรา 65 ของรหัสแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย): หนังสือเดินทาง, สมุดงาน, ใบรับรองการประกันการประกันบำนาญของรัฐ, เอกสารการลงทะเบียนทางทหาร (สำหรับผู้ที่รับผิดชอบทางทหาร บริการ) เอกสารเกี่ยวกับการศึกษารวมถึงข้อมูลเพิ่มเติมที่รายงานพนักงานเกี่ยวกับตัวเขาเอง

นอกจากนี้ จำเป็นต้องมีข้อมูลที่ไม่สามารถรวบรวมได้จากเอกสาร หมายเลขโทรศัพท์ที่ติดต่อได้, องค์ประกอบของครอบครัว, วันเดือนปีเกิดของญาติ, ระดับความสามารถทางภาษาต่างประเทศ - พนักงานจะต้องให้ข้อมูลนี้เกี่ยวกับตัวเขาเอง ดังนั้นจึงจำเป็นที่พนักงานจะต้องแสดงตัวเมื่อออกบัตรส่วนบุคคล (และไม่ต้องกรอกเอง) บัตรประจำตัวส่วนบุคคลของแบบฟอร์ม T-2 เป็นเอกสารที่แสดงความรับผิดชอบอย่างเข้มงวด และเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลมีหน้าที่ดำเนินการให้ถูกต้อง

บัตรส่วนบุคคลของแบบฟอร์ม T-2 ของพนักงานจัดทำขึ้นจำนวน 1 ชุด เอกสารนี้ถูกเก็บไว้เป็นเวลา 75 ปี โดยแยกจากไฟล์ส่วนบุคคล

สมุดบัญชีรายรับรายจ่ายสำหรับแบบบัญชีของสมุดงานและใบแทรกในนั้น JSC "ISS" มีหน้าที่จัดทำบัญชี มันลงทะเบียนการดำเนินการทั้งหมดสำหรับแบบฟอร์มการรับและการใช้จ่ายของสมุดงานและส่วนแทรกในนั้น

สมุดบัญชีสำหรับการเคลื่อนไหวของสมุดงานและส่วนแทรกในนั้นใน JSC "ISS" ดำเนินการโดยพนักงานของแผนกทรัพยากรบุคคล ในสมุดบัญชีเล่มนี้ได้ลงทะเบียนสมุดงานของพนักงานที่ทำงานในบริษัททั้งหมด ค่าใช้จ่ายของแบบฟอร์มสมุดงานและส่วนแทรกจะจ่ายโดยพนักงาน

แบบฟอร์มสมุดงานจะออกให้กับบุคคลที่รับผิดชอบในการดูแลสมุดงานเมื่อมีการร้องขอเท่านั้น ความรับผิดชอบในการบำรุงรักษา การจัดเก็บ การทำบัญชี และการออกสมุดงานและส่วนแทรกให้กับพวกเขานั้นขึ้นอยู่กับผู้มีอำนาจพิเศษที่ได้รับการแต่งตั้งตามคำสั่งของนายจ้าง ทุกสิ้นเดือนผู้รับผิดชอบในการดูแลสมุดงาน (เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล) มีหน้าที่ต้องส่งรายงานเกี่ยวกับความพร้อมใช้งานของแบบฟอร์มและจำนวนเงินที่ได้รับสำหรับสมุดงานไปยังแผนกบัญชี ในกรณีนี้ผู้รับผิดชอบจะต้องแนบใบเสร็จรับเงินของโต๊ะเงินสดขององค์กร

รูปแบบของสมุดบัญชีรายรับและรายจ่ายสำหรับการบัญชีสำหรับรูปแบบของสมุดงานและส่วนแทรกในนั้นรวมถึงสมุดสำหรับการบัญชีสำหรับการเคลื่อนไหวของสมุดงานและส่วนแทรกตามลำดับในภาคผนวกที่ 2 และภาคผนวก ฉบับที่ 3 ตามคำสั่งของกระทรวงแรงงานของรัสเซีย ลงวันที่ 10 ตุลาคม 2546 ฉบับที่ 69

ทุกหน้าของหนังสือแบ่งออกเป็นคอลัมน์ที่จำเป็น, หมายเลข, แบบฟอร์มการลงทะเบียนเย็บเล่ม (ปัก), รับรองโดยลายเซ็น (ของหัวหน้าแผนกบุคคล, รองหัวหน้าองค์กรสำหรับบุคลากร, หัวหน้าองค์กร) และ ปิดผนึก สมุดบัญชีสำหรับการเคลื่อนไหวของสมุดงานได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของหัวหน้าองค์กรเท่านั้น อลิโมวา เอ็น.เอ. หนังสืออ้างอิงที่ยอดเยี่ยมของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล / N. A. Alimova - ม.: Dashkov i K, 2010. - 534 น.

ตารางวันหยุด- เอกสารที่กำหนดลำดับการให้วันหยุดพักผ่อนแก่พนักงาน

ใน ISS JSC มีการจัดเตรียมวันหยุดพักผ่อนตามตารางวันหยุดของแผนกโครงสร้างอิสระของบริษัท ตารางวันหยุดได้รับการอนุมัติทุกปีโดยนายจ้าง โดยคำนึงถึงความเห็นของคณะกรรมการสหภาพแรงงานที่ได้รับเลือกของบริษัทไม่เกินสองสัปดาห์ก่อนเริ่มต้นปีปฏิทิน มันสะท้อนข้อมูลเกี่ยวกับเวลาของการแจกจ่ายวันหยุดพักผ่อนที่ได้รับค่าจ้างสำหรับพนักงานสำหรับปีปฏิทิน

ตารางวันหยุดมีผลบังคับใช้สำหรับทั้งนายจ้างและลูกจ้าง (ส่วนที่ 2 ของมาตรา 123 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย)

เพื่อสะท้อนข้อมูลเกี่ยวกับการกระจายวันหยุดประจำปีสำหรับพนักงานของแผนกโครงสร้างทั้งหมดจึงใช้แบบฟอร์มรวมหมายเลข T-7 (อนุมัติโดยมติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 01/05/2004 N 1)

ตารางวันหยุดในแผนกโครงสร้างอิสระของบริษัทรวบรวมโดยใช้โปรแกรม ACS FEP

ตามข้อบังคับ "ในวันหยุดพักผ่อนสำหรับพนักงานของ ISS JSC" ภายในวันที่ 15 พฤศจิกายนของทุกปี ตารางวันหยุดสำเร็จรูปจะถูกโอนโดยหน่วยโครงสร้างอิสระไปยังแผนกทรัพยากรบุคคลในจำนวนสองชุด กำหนดวันหยุดจะตกลงโดยหัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคลไม่เกินวันที่ 14 ธันวาคมของทุกปี และสำเนาแรกของเอกสารจะถูกเก็บไว้ที่แผนกทรัพยากรบุคคล สำเนาที่สองของตารางวันหยุดที่ตกลงไว้จะถูกส่งกลับไปยังหน่วยโครงสร้างที่เป็นอิสระ

หากมีการวางแผนวันหยุดตามปฏิทินที่ระบุในตารางวันหยุดไม่ช้ากว่าสองสัปดาห์ก่อนเริ่มวันหยุดนายจ้างมีหน้าที่ต้องแจ้งให้พนักงานทราบเกี่ยวกับสิ่งนี้พร้อมลายเซ็น (ส่วนที่ 3 ของข้อ 123 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของ สหพันธรัฐรัสเซีย) หากกำหนดการลาพักร้อนไม่ได้ระบุวันเริ่มต้นที่เจาะจงสำหรับการลาพักร้อน จากนั้นไม่เกินสิบห้าวันก่อนที่จะเริ่ม พนักงานมีสิทธิที่จะเขียนใบสมัครเพื่อให้ลาพักร้อนในเดือนที่กำหนดโดยกำหนดลาพักร้อนที่จ่าหน้าถึง หัวหน้าหน่วยโครงสร้างอิสระทันทีโดยระบุวันที่เริ่มต้นของวันหยุดที่เฉพาะเจาะจง

ในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลง (เลื่อน) ของระยะเวลาการลาพักผ่อนประจำปี (ส่วนที่แยกจากกัน) ตามความคิดริเริ่มของพนักงานหรือเนื่องจากความต้องการในการผลิต เช่นเดียวกับในกรณีที่มีการเรียกคืนพนักงานจากการลาพักผ่อนประจำปี การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ อาจมีการแนะนำในตารางวันหยุดที่ได้รับอนุมัติ

หัวหน้าหน่วยโครงสร้างอิสระมีหน้าที่รับผิดชอบทางวินัยต่อความตรงเวลาและความถูกต้องของตารางวันหยุด การปฏิบัติตาม ตลอดจนการเปลี่ยนแปลงที่เหมาะสมในกรณีต่างๆ

ถึง ข้อมูลและเอกสารอ้างอิงในงานบุคคลเกี่ยวข้อง:

ช่วย;

การรายงาน บันทึก;

บันทึกอธิบาย ฯลฯ

เอกสารเหล่านี้มีวัตถุประสงค์เพื่อถ่ายโอนข้อมูลจากผู้รับคนหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่ง หรือเพื่อบันทึกข้อมูลใดๆ เอกสารดังกล่าวสามารถใช้เป็นพื้นฐานในการตัดสินใจส่วนบุคคลหรือเตรียมเอกสารการบริหารตามมติของหัวหน้า Kasyanova G.Yu - คู่มือเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล - แก้ไขครั้งที่ 2 และเพิ่มเติม - ม: อบาก, 2552.

ข้อมูลและเอกสารอ้างอิงใน JSC "ISS" นั้นออกให้ในประเด็นที่กำหนดโดยกฎบัตรขององค์กรและข้อบังคับเกี่ยวกับแผนกโครงสร้าง

กระทำ - เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลหลายคนและยืนยันข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นโดยพวกเขา

การกระทำมีความหลากหลายในวัตถุประสงค์และเนื้อหา:

การส่งมอบและการยอมรับ (งาน ทรัพย์สินวัสดุ เอกสาร);

การสำรวจ (สถานะความปลอดภัย ความปลอดภัยจากอัคคีภัย สภาพการทำงาน ผลการดำเนินงาน)

การจัดสรรเพื่อทำลาย (ทรัพย์สินที่เป็นสาระสำคัญ เอกสาร);

การโอน (เอกสาร);

การละเมิดกฎที่กำหนดไว้

สอบสวนอุบัติเหตุ อุบัติเหตุ ฯลฯ

มีการร่างกฎหมายร่วมกัน (อย่างน้อยสองคนร่าง) บ่อยครั้งที่การกระทำถูกร่างขึ้นโดยค่าคอมมิชชั่นที่สร้างขึ้นเป็นพิเศษซึ่งได้รับการอนุมัติจากเอกสารการบริหารของหัวหน้าองค์กร การกระทำนี้ได้รับการพิจารณาและมีผลบังคับใช้หลังจากลงนามโดยสมาชิกของคณะกรรมาธิการหรือทุกคนที่มีส่วนร่วมในการเตรียมการ

บุคคลที่ไม่เห็นด้วยกับเนื้อหาของการกระทำมีหน้าที่ต้องลงนามพร้อมกับข้อสงวนเกี่ยวกับความไม่ลงรอยกันของเขา ความคิดเห็นที่ไม่เห็นด้วยของสมาชิกของคณะกรรมาธิการควรจัดทำขึ้นในเอกสารแยกต่างหากและแนบไปกับการกระทำ http://www.edou.ru/enc/razdel23

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลของ ISS JSC จัดทำหัวจดหมายของบริษัทพร้อมโลโก้ของบริษัทซึ่งมีรายละเอียดที่จำเป็น:

การประชุมเชิงปฏิบัติการ (แผนก) ที่ประกอบเป็นการกระทำ

สถานที่รวบรวม;

ชื่อเรื่อง (เนื้อหา);

ลายเซ็น

โดยปกติแผนกทรัพยากรบุคคลที่มี JSC "ISS" จะทำหน้าที่ในประเด็นที่เกี่ยวข้องกับระเบียบวินัยเช่น:

การปฏิเสธที่จะทำความคุ้นเคยกับคำสั่ง;

การปฏิเสธที่จะทำความคุ้นเคยกับคำสั่งและรับสำเนาของการกระทำนั้น

การปฏิเสธที่จะให้คำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับข้อเท็จจริงของการขาดงาน

การดำเนินการสอบสวนภายในเกี่ยวกับการสูญหายของเอกสารความปลอดภัย - บัตรผ่านอย่างเป็นทางการ (บัตรพลาสติก) เพื่อเข้าสู่ดินแดนของ บริษัท

ใน อ้างอิงมีการอธิบายหรือยืนยันข้อเท็จจริงและเหตุการณ์ต่างๆ การอ้างอิงมักจะมีสองประเภท:

ยืนยันข้อเท็จจริงทางกฎหมายบางประการและออกให้แก่ผู้มีส่วนได้เสีย

การอ้างอิงสามารถเป็นข้อมูลภายในหรือภายนอก ใบรับรองภายในลงนามโดยนักแสดงและใบรับรองที่จัดทำขึ้นตามคำร้องขอขององค์กรภายนอกนั้นลงนามโดยหัวหน้าขององค์กร

ตามศิลปะ 62 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียฝ่ายบริหารมีหน้าที่ออกใบรับรองการทำงานในองค์กรนี้ให้กับพนักงานตามคำขอของเขาซึ่งระบุถึงความสามารถพิเศษ คุณสมบัติ ตำแหน่ง ชั่วโมงการทำงาน และค่าจ้าง Kasyanova G.Yu - คู่มือเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล - แก้ไขครั้งที่ 2 และเพิ่มเติม - ม: อบาก, 2552.

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลของ ISS JSC มักจะออกใบรับรองเหล่านี้ ใบรับรองจะออกเป็นแผ่น A4

รายละเอียดอ้างอิงที่จำเป็น:

ชื่อขององค์กร (สำหรับภายใน - ชื่อของหน่วยโครงสร้าง)

ชื่อประเภทเอกสาร

วันที่และหมายเลขทะเบียน

สถานที่รวบรวม (สำหรับการอ้างอิงภายนอก);

ปลายทาง;

ชื่อเรื่อง (เนื้อหา);

ลายเซ็น;

บันทึก- เอกสารที่ส่งถึงหัวหน้าองค์กรระดับสูง หัวหน้าแผนกหรือองค์กร และกำหนดประเด็นใด ๆ ด้วยข้อสรุปและข้อเสนอของผู้รวบรวม

บันทึก- บันทึกเกี่ยวกับการปฏิบัติงานใด ๆ ที่ส่งโดยเจ้าหน้าที่ไปยังเจ้าหน้าที่อื่น http://www.edou.ru/enc/razdel23

บันทึกเป็นบันทึกประเภทหนึ่ง

รายงานและบันทึกของ JSC "ISS" จะถูกพิมพ์ลงบนแบบฟอร์มที่กำหนดไว้พร้อมโลโก้ขององค์กรและรายละเอียดขององค์กร

เมื่อทำการจดบันทึกในสองหน้าขึ้นไป หน้าที่สองและหน้าที่ตามมาจะมีหมายเลขอยู่ตรงกลางขอบบนของแผ่นงาน

ตามกฎแล้วข้อความในรายงานหรือบันทึกควรเกี่ยวข้องกับประเด็นเดียวหรือหลายประเด็นหากเกี่ยวข้องกันและจะพิจารณาในหน่วยโครงสร้างเดียวขององค์กรผู้รับ

จดหมายชี้แจง - เอกสารที่จัดทำขึ้นเพื่ออธิบายข้อกำหนดบางประการของงานที่ทำ (โครงการ การพัฒนา รายงาน)

บันทึกอธิบายมีสองประเภท:

ในบันทึกประเภทแรก จะอธิบายเนื้อหาของบทบัญญัติแต่ละข้อของเอกสารหลัก

ในบันทึกประเภทที่สอง พนักงานขององค์กรเขียนเกี่ยวกับเหตุผลของการกระทำหรือแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับเหตุการณ์ใดๆ

บันทึกคำอธิบายถูกวาดขึ้นคล้ายกับบันทึก (เฉพาะที่ไม่มีข้อสรุปและข้อเสนอ) และลงนามโดยคอมไพเลอร์เพื่อระบุตำแหน่งและการถอดรหัสของลายเซ็น Kasyanova G.Yu - คู่มือเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล - แก้ไขครั้งที่ 2 และเพิ่มเติม - ม: อบาก, 2552.

เนื่องจาก JSC "ISS" เป็นองค์กรที่ละเอียดอ่อนซึ่งใช้ระบบติดตามเวลาอัตโนมัติ สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดที่แผนกบุคคลของ JSC "ISS" เขียนบันทึกคือการกระทำความผิดทางวินัย

ไม่มีกฎเฉพาะสำหรับการเขียนคำอธิบาย พนักงานสามารถเขียนด้วยมือหรือพิมพ์ลงในคอมพิวเตอร์ในรูปแบบใดก็ได้ เขาจะต้องระบุข้อเท็จจริงที่เป็นเหตุผลในการเขียนบันทึกและเหตุผลที่สามารถอธิบายสถานการณ์นี้

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลของ JSC "ISS" มีบทบาทสำคัญในองค์กรเพราะ เขาต้องสร้างเอกสารต่าง ๆ จำนวนมากที่จำเป็นสำหรับการจัดระเบียบงานของสมาคม

ดังนั้นเราจึงสามารถสรุปได้ว่าเอกสารทั้งหมดที่ฝ่ายบุคคลพัฒนาและใช้ควรเรียกว่าการสนับสนุนเชิงบรรทัดฐานและระเบียบวิธีของระบบการบริหารงานบุคคล

การสนับสนุนด้านกฎระเบียบและระเบียบวิธีสร้างเงื่อนไขสำหรับกระบวนการที่มีประสิทธิภาพในการเตรียมการ การตัดสินใจและการดำเนินการในประเด็นด้านการบริหารงานบุคคล ประกอบด้วยการจัดระเบียบการพัฒนาและการใช้เอกสารวิธีการตลอดจนการรักษาเศรษฐกิจด้านกฎระเบียบในระบบการบริหารงานบุคคล

ความรับผิดชอบในการจัดหาระบบการจัดการบุคลากรพร้อมเอกสารด้านกฎระเบียบและระเบียบวิธีนั้นอยู่ภายใต้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องของเครื่องมือการจัดการขององค์กร (แผนกมาตรฐาน, แผนกองค์กรการจัดการ, แผนกกฎหมาย)

บนพื้นฐานของเอกสารมาตรฐานโดยคำนึงถึงลักษณะขององค์กรพนักงานของฝ่ายบริการจัดการบุคลากรจะพัฒนาเอกสารสำหรับใช้ภายใน ดังนั้น เอกสารสำคัญขององค์กรและการบริหารคือระเบียบแรงงานภายในที่ควบคุมตารางเวลาแรงงานในองค์กร ตามประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย คนงานมีหน้าที่ต้องปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายตามข้อบังคับแรงงานภายใน

เอกสารองค์กรที่สำคัญที่สุดคือข้อตกลงร่วมซึ่งพัฒนาขึ้นโดยมีส่วนร่วมโดยตรงของแผนกบริการการจัดการบุคลากร (แผนกทรัพยากรมนุษย์, แผนกองค์กรแรงงานและค่าจ้าง, แผนกกฎหมาย)

ข้อตกลงร่วมกัน- นี่คือข้อตกลงที่สรุปโดยกลุ่มแรงงานกับฝ่ายบริหารเพื่อควบคุมความสัมพันธ์ในกระบวนการผลิตและกิจกรรมทางเศรษฐกิจเป็นระยะเวลาหนึ่งถึงสามปี

ขั้นตอนและเงื่อนไขสำหรับการสรุปข้อตกลงร่วมกันถูกกำหนดโดยกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย "ในข้อตกลงและข้อตกลงร่วมกัน" ลงวันที่ 11 มีนาคม 2535 ฉบับที่ 2490-1 ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมโดยกฎหมายของรัฐบาลกลางฉบับที่ 176-FZ ลงวันที่ 24 ธันวาคม 2538 . ส่วนที่ II Edition กฎหมายและประมวลกฎหมายของมอสโกของสหพันธรัฐรัสเซีย 2554-2557, ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย, บทที่ 7 ศิลปะ 49 ศิลปะ 50, ศิลปะ 51.

เอกสารที่มีลักษณะขององค์กร ระเบียบวิธี และวิธีการ รวมถึงเอกสารที่ควบคุมการปฏิบัติงานของหน้าที่การบริหารงานบุคคล ซึ่งรวมถึง: ระเบียบเกี่ยวกับการจัดตั้งบุคลากรสำรองในองค์กร ตำแหน่งในองค์กรของการปรับตัวของคนงาน คำแนะนำเกี่ยวกับการจัดองค์กรสรรหาและคัดเลือกบุคลากร ตำแหน่งในการยุติความสัมพันธ์ในทีม ตำแหน่งเงินเดือน คำแนะนำในการปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านความปลอดภัย ฯลฯ การพัฒนาเอกสารเหล่านี้ดำเนินการโดยพนักงานในส่วนที่เกี่ยวข้องของระบบบริหารงานบุคคล

เพื่อพัฒนาเอกสารเหล่านี้และเอกสารอื่น ๆ รวมทั้งทำหน้าที่บริหารงานบุคคลจำนวนมาก เช่น เอกสารกำกับดูแลในฐานะไดเรกทอรีคุณสมบัติสำหรับตำแหน่งผู้จัดการ ผู้เชี่ยวชาญ และพนักงานอื่น ๆ ซึ่งได้รับการอนุมัติจากกระทรวงแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียในปี 2541 (แก้ไขเพิ่มเติมในปี 2550) มาใช้ ออกแบบมาเพื่อควบคุมการจัดองค์กรแรงงานของคนงานประเภทนี้ เพื่อให้แน่ใจว่ามีการคัดเลือก การจัดวาง และการใช้บุคลากรอย่างมีเหตุผล เพื่อกำหนดค่าจ้างสำหรับคนงานโดยขึ้นอยู่กับระดับคุณสมบัติของพวกเขา ไดเรกทอรีประกอบด้วยคุณสมบัติของตำแหน่งซึ่งแต่ละส่วนมีดังต่อไปนี้:

ความรับผิดชอบต่อหน้าที่;

ต้องรู้;

ข้อกำหนดคุณสมบัติ

เพื่อระบุลักษณะตำแหน่งงาน ให้คะแนนงาน กำหนดประเภทคุณสมบัติให้กับพนักงาน จัดทำโปรแกรมการฝึกอบรมและการฝึกอบรมขั้นสูงสำหรับพนักงาน เช่น เอกสารข้อบังคับ เช่น Unified Tariff และ Qualification Reference Book of Works and Occupations of Workers (ETKS) อัตราค่าไฟฟ้าและคุณสมบัติคุณสมบัติของอาชีพของคนงานกำหนดตามหมวดหมู่และประกอบด้วยส่วนต่างๆ:

- "ลักษณะของงาน" - รายการทักษะแรงงานที่ผู้ปฏิบัติงานต้องมีเพื่อให้ได้หมวดหมู่ที่สอดคล้องกับงานที่ทำ

- "ต้องสามารถ" - ความรู้และทักษะพิเศษขั้นต่ำที่จำเป็นสำหรับการทำงานในหมวดนี้

- "ตัวอย่างงาน" - รายการงานทั่วไปสำหรับอาชีพนี้และหมวดภาษีนี้ Kibanov A.Ya - การบริหารงานบุคคลขององค์กร. หนังสือเรียน. - แก้ไขครั้งที่ 4 - M: INFRA-M, 2010..

สรุป: ดังนั้น DOE จึงอยู่ภายใต้ข้อบังคับของกฎหมายที่กำหนดข้อกำหนดทั่วไปสำหรับการจัดทำเอกสารกิจกรรมขององค์กรรวมถึงการทำงานกับเอกสารเหล่านี้ความถูกต้องของการบำรุงรักษาและการบรรจุ คำนึงถึงการดูแลรักษาแฟ้มส่วนตัวของพนักงานแต่ละคนด้วยการจดบันทึกในแฟ้มส่วนตัวและสมุดงาน

จัดทำคำสั่งซื้อและเอกสารการบริหารอย่างเคร่งครัดตามแบบฟอร์มมาตรฐาน (เช่นแบบฟอร์ม T เป็นต้น) และข้อกำหนดของงานสำนักงานและการบริหารงานบุคคลที่ระบุไว้ในกฎหมายและคำนึงถึงเอกสารการบริหารภายในขององค์กร

JSC "ISS" เป็นองค์กรที่มีความละเอียดอ่อนซึ่งใช้ระบบบัญชีอัตโนมัติของชั่วโมงทำงานโดยคำนึงถึงหลักการของการจัดระบบเอกสารบุคลากรเกี่ยวกับขั้นตอนบุคลากรหลัก

การแนะนำ

Management Documentation Support Service (DOE) วัตถุประสงค์ งาน โครงสร้าง และองค์ประกอบ

6 งานและหน้าที่ของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

กฎระเบียบของกิจกรรมการให้บริการเอกสารสนับสนุนการจัดการ

โครงสร้างและจำนวนพนักงานบริการสนับสนุนเอกสารการจัดการ

1 โครงสร้างของบริการ DOW

3.2 จำนวนสมาชิกของบริการสนับสนุนเอกสารการจัดการ

บทสรุป

แอพพลิเคชั่น

งานสำนักงานจัดการเอกสาร

การแนะนำ

กระบวนการจัดการทั้งหมดเต็มไปด้วยข้อมูลซึ่งเป็นพื้นฐานสำหรับการตัดสินใจและสร้างขึ้นจากการปฏิบัติงานพร้อมเอกสารที่บันทึกไว้ ดังนั้นการสนับสนุนข้อมูลและเอกสารในการจัดการ (งานในสำนักงาน) ของ บริษัท สถาบัน องค์กร องค์กรใด ๆ จึงถือเป็นหน้าที่การบริการที่สำคัญที่สุดของการจัดการในปัจจุบัน จากองค์กรที่มีเหตุผลนั้นขึ้นอยู่กับความเร็วและความเหมาะสมของการเลือกวิธีแก้ปัญหา นำไปให้ผู้รับเหมา การควบคุมการดำเนินการในเวลาที่เหมาะสม และท้ายที่สุด ความสำเร็จของผลกระทบทางเศรษฐกิจในกิจกรรมของ บริษัท องค์กร องค์กร

เนื่องจากงานในสำนักงานมีงานเฉพาะของตัวเอง จึงต้องทำโดยบริการอิสระที่แยกจากองค์กร - หน่วยโครงสร้าง: การจัดการ, แผนก, แผนก, ภาคส่วน, กลุ่ม ฯลฯ วันนี้บริการนี้มีชื่อเรียกหลากหลาย: การจัดการกรณี, แผนกสนับสนุนข้อมูลและเอกสาร, การจัดการงานในสำนักงาน, แผนกการจัดการเอกสาร, แผนกทั่วไป, สำนักงาน, สำนักเลขาธิการ ฯลฯ

งานหลักของบริการดังกล่าวคือการกำหนดและบำรุงรักษาข้อมูลและการสนับสนุนเอกสารสำหรับกิจกรรมการจัดการขององค์กรในระดับข้อกำหนดที่ทันสมัย บริการจัดการเอกสารของงานสำนักงานมักจะได้รับความไว้วางใจจากองค์กรของระบบงานสำนักงานแบบบูรณาการระบบเดียว (การสนับสนุนข้อมูลและเอกสารสำหรับการจัดการ) ในองค์กรซึ่งเป็นขั้นตอนเดียวสำหรับการทำงานกับเอกสารโดยเริ่มจากการสร้าง (หรือใบเสร็จรับเงิน) และลงท้ายด้วยการเก็บถาวร (หรือการทำลาย)

สิ่งนี้ทำได้โดยการพัฒนาชุดเอกสารขององค์กรและระเบียบข้อบังคับและระเบียบวิธีที่เหมาะสม

ประเด็นที่เกี่ยวข้องกับการจัดบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนมีความเกี่ยวข้องมาก

วัตถุประสงค์ของงานหลักสูตรคือการพิจารณาทุกด้านของการจัดบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนในองค์กรเพื่อระบุปัญหาปัจจุบันที่เกิดขึ้นระหว่างงานบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนเช่นเดียวกับ เพื่อกำหนดขนาดของบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

วัตถุประสงค์ของหลักสูตรที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายนี้คือ:

เพื่อศึกษากรอบกฎหมายสำหรับการจัดบริการ

เพื่อศึกษากฎระเบียบของกิจกรรมของบริการ DOW

เพื่อเปิดเผยคุณสมบัติของโครงสร้างและความแข็งแกร่งของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

บทนำเผยให้เห็นความเกี่ยวข้อง วัตถุประสงค์ งาน เผยให้เห็นความสำคัญทางทฤษฎีและการปฏิบัติของงาน

บทแรกกล่าวถึงการจัดระเบียบของบริการสนับสนุนเอกสาร วัตถุประสงค์และงาน

บทที่สองอุทิศให้กับการควบคุมกิจกรรมของบริการ DOW

ในบทที่สาม ตัวอย่างเฉพาะจะแสดงคุณสมบัติของการกำหนดโครงสร้างและขนาดของบริการ PEI

สรุปผลสรุปสรุปสุดท้ายในหัวข้อที่อยู่ระหว่างการพิจารณา

การวิเคราะห์แหล่งที่มาและวรรณกรรม

1. บริการเอกสารสนับสนุนการจัดการ (DOE) วัตถุประสงค์ งาน โครงสร้าง และองค์ประกอบ

1 รูปแบบการจัดสำนักงาน

องค์กรธุรกิจมีสามประเภท:

รวมศูนย์;

กระจายอำนาจ;

ผสม

ที่ แบบรวมศูนย์การจัดระเบียบงานสำนักงานการดำเนินการทางเทคนิคทั้งหมดสำหรับการประมวลผลเอกสารนั้นรวมอยู่ในหน่วยโครงสร้างเดียว (บริการของ DOW) และงานสร้างสรรค์พร้อมเอกสารจะดำเนินการในหน่วยโครงสร้างอื่น ๆ ข้อดีของรูปแบบการทำงานแบบรวมศูนย์ขององค์กรรวมถึงความเป็นไปได้ในการสร้างฐานข้อมูลเดียวสำหรับเอกสารทั้งหมดที่องค์กรได้รับและสร้างขึ้นในนั้นซึ่งทำให้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการค้นหาเอกสารและดังนั้นจึงเพิ่มประสิทธิภาพงานอ้างอิง เอกสาร ขอแนะนำให้ใช้รูปแบบองค์กรที่ทำงานในสำนักงานแบบรวมศูนย์ หากองค์กรมีโครงสร้างองค์กรเชิงเส้นตรง

กระจายอำนาจ รูปร่างองค์กรที่ทำงานในสำนักงานเกี่ยวข้องกับการสร้างบริการงานในสำนักงานที่เป็นอิสระในแต่ละหน่วยโครงสร้าง ขอแนะนำให้ใช้กับโครงสร้างองค์กรประเภทแผนกหรือในเงื่อนไขของการแตกแยกในดินแดนของหน่วยงานโครงสร้างขององค์กร

แบบผสมการจัดสำนักงานเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานของสำนักงานบางอย่าง (การรับ, การลงทะเบียน, การควบคุม, การทำซ้ำเอกสาร) ในการให้บริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน, อื่น ๆ (การสร้างและการดำเนินการของเอกสาร, การจัดระบบ, การก่อตัวของคดีและการจัดเก็บ) ในโครงสร้าง หน่วยงาน ควรสังเกตว่าด้วยรูปแบบที่หลากหลายขององค์กรที่ทำงานในสำนักงาน การดำเนินการทางเทคโนโลยีเดียวกัน เช่น การลงทะเบียนเอกสารขาเข้าและขาออกสามารถดำเนินการได้ทั้งในบริการ DOE และในหน่วยงานโครงสร้าง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสาร

2 เลือกชื่อบริการ DOW

ในปัจจุบัน ไม่มีเอกสารกำกับดูแลหรือเอกสารวิธีการที่ควรปฏิบัติตามเมื่อเลือกชื่อบริการ PEI และกำหนดโครงสร้าง ดังนั้นองค์กรต่างๆ จึงมีสิทธิ์ในการตัดสินใจเกี่ยวกับประเด็นเหล่านี้ด้วยตนเอง อย่างไรก็ตาม ควรคำนึงถึงปัจจัยหลายประการ:

ลักษณะของกิจกรรมขององค์กร โครงสร้าง (จำนวนแผนก จำนวนเครื่องมือการจัดการ และจำนวนพนักงานทั้งหมด)

ปริมาณการไหลของเอกสารขององค์กร

การปรากฏตัวของระบบผู้ใต้บังคับบัญชา (องค์กรย่อย, สาขา, แผนก, สำนักงานตัวแทน) และลักษณะของความสัมพันธ์ระหว่างพวกเขากับรัฐบาลกลาง

เมื่อพูดถึงชื่อของบริการสนับสนุนเอกสารการจัดการ ควรสังเกตว่าวันนี้บริการ DOW สามารถมีชื่อแตกต่างกันได้ เช่น การจัดการกรณี แผนกงานสำนักงาน แผนกสนับสนุนเอกสารการจัดการ แผนกทั่วไป สำนักงาน สำนักเลขาธิการ เป็นต้น ในเวลาเดียวกัน เราสามารถพูดได้ว่าชื่อเฉพาะของบริการ DOW นั้นไม่มีความสำคัญพื้นฐาน อย่างไรก็ตาม เมื่อเลือกชื่อนี้ ควรคำนึงถึงปัจจัยต่อไปนี้:

-โครงสร้างของหน่วย (มีหรือไม่มีโครงสร้างภายใน ถ้ามีซับซ้อนหรือไม่)

-ข้อกำหนดสำหรับชื่อ (เป็นที่พึงปรารถนาว่าชื่อนั้นง่าย จำง่าย และออกเสียงได้)

-ประเพณีทางธุรกิจที่มีอยู่

ตัวอย่างเช่น ในระบบการจัดการเอกสารของรัฐ ขอแนะนำให้ใช้ชื่อต่อไปนี้:

· ในกระทรวงและแผนก - การบริหารซึ่งตามกฎแล้วรวมถึง:

-สำนักเลขาธิการ (แผนกต้อนรับ, สำนักเลขาธิการรัฐมนตรี, สำนักเลขาธิการรัฐมนตรีช่วยว่าการ, สำนักเลขาธิการวิทยาลัย, สำนักโปรโตคอล);

-การตรวจสอบภายใต้รัฐมนตรี (หัวหน้าแผนก);

-สำนักงาน (สำนักสารบรรณราชการ, สำนักบัญชีและทะเบียน, สำนักเร่งรัด, สำนักคัดสำเนาและสำเนา ฯลฯ);

-แผนกจดหมาย (ร้องเรียน);

-ฝ่ายปรับปรุงงานพร้อมเอกสารและการแนะนำวิธีการทางเทคนิค

-เอกสารสำคัญกลาง;

· ที่รัฐวิสาหกิจ (สมาคม), ในการวิจัย, การออกแบบ, การออกแบบองค์กรและศูนย์คอมพิวเตอร์, สถาบันการศึกษาระดับสูงและองค์กรอื่น ๆ - แผนกเอกสารสนับสนุนสำหรับการจัดการหรือสำนักงานซึ่งตามกฎแล้วรวมถึง:

-แผนกบัญชีและการลงทะเบียน, การควบคุม, การปรับปรุงงานด้วยเอกสารและการแนะนำวิธีการทางเทคนิค, การพิจารณาจดหมาย (ข้อร้องเรียน);

สำนักเลขาธิการ;

การเดินทาง;

คลังเก็บเอกสารสำคัญ. 2

อย่างไรก็ตาม สำหรับองค์กรที่ไม่ต้องการใช้ชื่อเดิมของบริการ DOW (การจัดการกรณี แผนกทั่วไป สำนักงาน) อย่างเด็ดขาด เราสามารถเสนอตัวเลือกการตั้งชื่อที่สะท้อนถึงแนวโน้มสมัยใหม่ในการพัฒนาการสนับสนุนการจัดการเอกสาร ตัวอย่างเช่น: บริการ (แผนก) ของการจัดการเอกสาร (เอกสาร) แผนกปรับปรุงทำงานกับเอกสารและการใช้วิธีการทางเทคนิค

ในองค์กรขนาดเล็ก อาจไม่มีบริการสนับสนุนเอกสารการจัดการในฐานะหน่วยโครงสร้างอิสระ ในกรณีนี้งานกับเอกสารจะดำเนินการโดยเลขานุการของหัวหน้า (ผู้ตรวจสอบ) หรือบุคคลอื่นที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นพิเศษ

3 โครงสร้างองค์กรของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

ในองค์กรขนาดใหญ่ กลุ่มการทำงานจะได้รับการจัดสรรเป็นส่วนหนึ่งของบริการ DOW และความรับผิดชอบบางอย่างถูกกำหนดให้กับพนักงานแต่ละคน บริการ DOE อาจรวมถึงสำนักเลขาธิการ คณะสำรวจ กลุ่ม (สำนัก แผนก) ของการควบคุม กลุ่มจดหมาย (สำนักร้องทุกข์ แผนกอุทธรณ์สาธารณะ) สำนักพิมพ์ดีด สำนักคัดลอกและคัดลอก และคลังเอกสาร

ในองค์กรขนาดกลาง ฟังก์ชันของบริการ DOW นั้นดำเนินการโดยผู้เชี่ยวชาญแต่ละรายในด้านการทำงาน

ในองค์กรขนาดเล็ก บริการ DOW ประกอบด้วย 2-3 คน

ในหลายองค์กร บริการ DOW ไม่ใช่หน่วยงานอิสระ แต่เป็นส่วนหนึ่งของบริการด้านการบริหารและเศรษฐกิจ การจัดการบุคลากร หรือบริการบัญชี อย่างไรก็ตามการจัดระเบียบงานด้วยเอกสารเป็นกิจกรรมประเภทที่เป็นอิสระอย่างสมบูรณ์ซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับการสนับสนุนทางเศรษฐกิจหรือการบัญชี เนื่องจากบริการ DOW จัดการเอกสารและโฟลว์เอกสารของทั้งองค์กรจริง ๆ แล้ว จึงควรเป็นหน่วยงานอิสระ แม้ว่าจะมีพนักงานขนาดเล็ก (อาจเป็น 2-3 คนก็ได้) รายงานตรงต่อหัวหน้าองค์กรหรือหนึ่งใน รองหัวหน้าที่ดูแลข้อมูลและเอกสาร สิ่งนี้มีความสำคัญโดยพื้นฐานเช่นกัน เนื่องจากบริการ DOW ทำงานโดยตรงกับฝ่ายบริหาร แก้ไขปัญหาการตรวจสอบเอกสาร ควบคุมการดำเนินการ ดำเนินงานอ้างอิงเอกสารตามคำสั่งของฝ่ายบริหาร และดำเนินการตามคำสั่งอื่นๆ จากฝ่ายบริหาร

4 การกำหนดองค์ประกอบอย่างเป็นทางการและการจัดบุคลากรของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

เมื่อพิจารณาองค์ประกอบอย่างเป็นทางการของพนักงาน ควรได้รับคำแนะนำจาก All-Russian Classifier of Professions of Workers, Positions of Employee and Wage Levels (OKPDTR) and the Qualification Guide for the Positions of the Managers, Specialists and Other Employees (อนุมัติโดยมติ ของกระทรวงแรงงานของรัสเซีย ลงวันที่ 21 สิงหาคม 2541 ฉบับที่ 37)

ในการกำหนดจำนวนบุคลากรของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนจะใช้เอกสารเชิงบรรทัดฐานเกี่ยวกับแรงงานและองค์กรแรงงาน การปันส่วนการทำงานของพนักงานในสำนักงานรวมถึงการคำนวณระดับพนักงานดำเนินการตามเอกสารต่อไปนี้:

บรรทัดฐานที่ขยายระหว่างภาคส่วนสำหรับการทำงานเกี่ยวกับการสนับสนุนด้านเอกสารของฝ่ายบริหาร ม., 2538.

มาตรฐานเวลาในการทำงานเพื่อปรับปรุงการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการของกระทรวง ทบวง กรม องค์กร และองค์กร เอ็ม, 2535.

ข้อจำกัดด้านเวลาสำหรับการทำงานเกี่ยวกับเทคโนโลยีการเก็บถาวรอัตโนมัติและการสนับสนุนด้านเอกสารสำหรับหน่วยงานกำกับดูแล ม., 2536.

บรรทัดฐานของเวลาในการทำงานเกี่ยวกับเอกสารสนับสนุนโครงสร้างการบริหารของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง ม., 2545.

ตามกฎแล้วการกำหนดขนาดของหน่วยไม่ใช่ความรับผิดชอบของบริการ PEI เอง - งานนี้ดำเนินการโดยแผนกแรงงานและค่าจ้างหรือหน่วยเศรษฐกิจ แต่ถ้าจำเป็นพนักงานของ บริการ PEI เอกสารเชิงบรรทัดฐานเกี่ยวกับแรงงานที่กล่าวถึงข้างต้นมีคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการใช้เอกสารเหล่านี้ในทางปฏิบัติ

5 คุณสมบัติของบริการ PEI

การกำหนดองค์ประกอบคุณสมบัติของบริการ PEI นั้นขึ้นอยู่กับความต้องการทั้งหมดขององค์กรในประเภทของงานใน PEI ซึ่งการดำเนินการนั้นถือว่าพนักงานมีคุณสมบัติที่เหมาะสม ข้อกำหนดคุณสมบัติสำหรับประเภทหลักของพนักงานบริการก่อนวัยเรียนแสดงอยู่ในภาคผนวก 2 ของคู่มือนี้

ผลลัพธ์สุดท้ายของการคำนวณหลังจากการตรวจสอบความน่าเชื่อถืออย่างละเอียดจะถูกนำมาใช้เป็นพื้นฐานสำหรับการจัดทำร่างเอกสารที่กำหนดคุณสมบัติและความแข็งแกร่งของบริการ PEI (ที่สำคัญที่สุดคือตารางการรับพนักงานดูด้านล่าง) คุณสมบัติโดยประมาณและความแข็งแกร่งของการบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนขององค์กรที่มีพนักงานมากถึง 1,000 คนแสดงอยู่ในภาคผนวก 2

1.6 งานและหน้าที่ของบริการ DOW

ภารกิจหลักของบริการ DOE ได้แก่ :

-การปรับปรุงรูปแบบและวิธีการทำงานกับเอกสาร

-สร้างความมั่นใจในขั้นตอนแบบครบวงจรสำหรับการจัดทำเอกสาร จัดระเบียบงานด้วยเอกสาร การสร้างระบบสืบค้นข้อมูล การควบคุมการดำเนินการ และการเตรียมเอกสารเพื่อถ่ายโอนไปยังคลังข้อมูลตามระเบียบข้อบังคับที่ใช้บังคับ

-ลดงานเอกสาร

-การรวมกันของรูปแบบเอกสาร

-การพัฒนาและการใช้เอกสารด้านกฎระเบียบและระเบียบวิธีเพื่อปรับปรุงเอกสารสนับสนุนการจัดการในองค์กร แผนกโครงสร้าง

-การแนะนำเทคโนโลยีสารสนเทศล่าสุดในการทำงานกับเอกสาร

ฟังก์ชันทั่วไปของบริการ DOW รวมถึงงานประเภทต่างๆ ซึ่งสามารถแบ่งออกเป็นเทคโนโลยี องค์กร ระเบียบวิธี การควบคุม

คุณสมบัติทางเทคโนโลยีประกอบด้วย:

-การดำเนินการเริ่มต้น (ส่งต่อ) การประมวลผลเอกสารขาเข้า

-การลงทะเบียนเอกสารขาเข้าขาออกและภายใน

-จัดทำข้อมูลและอ้างอิงงานเอกสารขององค์กร

-การผลิตเอกสารด้วยการพิมพ์ดีด (การพิมพ์บนคอมพิวเตอร์);

-การทำสำเนา การจำลองแบบ และการทำสำเนาเอกสาร

-การพัฒนาและออกแบบแบบฟอร์มเอกสาร

-การเตรียมเอกสารสำหรับส่ง

ในบรรดาฟังก์ชั่นองค์กรของบริการ DOE ได้แก่ :

-การเตรียมรายงานต่อฝ่ายบริหารของเอกสารรับเข้า

-การจัดองค์กรเพื่อพิจารณาเอกสารอย่างทันท่วงทีโดยฝ่ายบริหารขององค์กร

-ระเบียบปฏิบัติของเอกสาร การผ่าน และการดำเนินการของเอกสารตรงเวลา

-การจัดระเบียบการจัดเก็บเอกสารในแผนกโครงสร้าง

-การจัดระเบียบของงานเก็บถาวรตามกฎคำแนะนำและคำแนะนำเกี่ยวกับระเบียบวิธีของ Federal Archive;

-การฝึกอบรมขั้นสูงของพนักงานบริการเก็บบันทึกและเก็บถาวร

-การจัดสถานที่ทำงานสำหรับพนักงานบริการเสมียนรวมถึงเวิร์กสเตชันอัตโนมัติ (AWP) สภาพการทำงานสำหรับพนักงานบริการเสมียน

-การจัดสำนักงานตามคำร้องขอของประชาชน

-การพัฒนา (ร่วมกับแผนกโครงสร้างที่เกี่ยวข้องขององค์กร) ของมาตรการในการปรับปรุงรูปแบบและวิธีการทำงานกับเอกสาร

ฟังก์ชั่นการควบคุมรวมถึง:

-ควบคุมการดำเนินการที่ถูกต้องของเอกสารที่ยื่นขอลายเซ็นต่อฝ่ายบริหาร (นั่นคือ เอกสารขาออกและเอกสารภายใน)

-ควบคุมกำหนดเวลาในการดำเนินการเอกสาร

-ควบคุมความถูกต้องของการลงทะเบียนและการสร้างในส่วนโครงสร้างขององค์กรของคดีที่จะเก็บถาวร

-องค์กรควบคุมการทำงานกับเอกสารในแผนกโครงสร้าง

-สรุปข้อมูลความคืบหน้าและผลการดำเนินการเอกสารแจ้งผู้บริหารในประเด็นเหล่านี้อย่างเป็นระบบ

-สร้างความมั่นใจในการจัดเก็บไฟล์และการใช้งานข้อมูลเอกสาร

ฟังก์ชันระเบียบวิธีที่ดำเนินการโดยบริการ DOW ประกอบด้วย:

-การพัฒนาระบบการตั้งชื่อกิจการขององค์กร คำแนะนำสำหรับงานสำนักงาน แบบฟอร์มเอกสารและเอกสารกำกับดูแลท้องถิ่นอื่น ๆ ที่แก้ไขระบบงานสำนักงานขององค์กร

-การตรวจสอบคุณค่าทางวิทยาศาสตร์และการปฏิบัติของเอกสาร

-จัดการประชุมและให้คำปรึกษาปัญหาที่เกี่ยวข้องกับความสามารถของบริการเสมียน

วัตถุประสงค์ของกิจกรรมของบริการ DOW คือการจัดเอกสารสนับสนุนที่มีประสิทธิภาพสำหรับการจัดการกิจกรรมขององค์กร ดังนั้น ภารกิจหลักของบริการ DOW คือ:

ในองค์กร การใช้งาน การดำเนินงาน การปรับปรุงระบบบูรณาการของการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการองค์กร

ในการปรับรูปแบบและวิธีการทำงานกับเอกสารให้เหมาะสมตามนโยบายข้อมูลแบบครบวงจรและเทคโนโลยีที่ทันสมัยสำหรับการประมวลผลข้อมูลที่เป็นเอกสาร

ในคำแนะนำขององค์กรและวิธีการที่เหมาะสมในการปฏิบัติตามขั้นตอนที่กำหนดไว้สำหรับการทำงานกับเอกสารของแผนกโครงสร้างและเจ้าหน้าที่ขององค์กร:

ในการควบคุมการปฏิบัติตามขั้นตอนที่กำหนดไว้สำหรับการทำงานกับเอกสารของแผนกโครงสร้างและเจ้าหน้าที่ขององค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ

2. ระเบียบกิจกรรมของบริการจัดการเอกสาร

บริการจัดการเอกสาร (DOE) และพนักงานดำเนินกิจกรรมบนพื้นฐานของเอกสารองค์กรและกฎหมายต่อไปนี้:

· ข้อกำหนดเกี่ยวกับหน่วยโครงสร้าง

· รายละเอียดงาน;

· คำแนะนำทางธุรกิจ

กรอบการกำกับดูแลสำหรับการพัฒนากฎระเบียบในการให้บริการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการและรายละเอียดงานของพนักงานมี จำกัด มาก ตามนี้ ในกระบวนการสร้างระเบียบเกี่ยวกับการบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน คุณสามารถใช้ระบบการจัดการเอกสารของรัฐ

เอกสารกำกับดูแลหลักสำหรับการพัฒนารายละเอียดงานคือไดเรกทอรีคุณสมบัติสำหรับตำแหน่งผู้จัดการผู้เชี่ยวชาญและพนักงานอื่น ๆ ซึ่งได้รับการอนุมัติโดยกฤษฎีกาของกระทรวงแรงงานและการพัฒนาสังคมของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 21 สิงหาคม 2541 ฉบับที่ 37 ซึ่งประกอบด้วยคุณสมบัติเฉพาะตำแหน่ง

ลักษณะคุณสมบัติของแต่ละตำแหน่งมีสามส่วน:

ส่วน "ความรับผิดชอบในงาน" กำหนดหน้าที่แรงงานหลักที่สามารถมอบหมายทั้งหมดหรือบางส่วนให้กับพนักงานที่ดำรงตำแหน่งนี้ โดยคำนึงถึงความสม่ำเสมอทางเทคโนโลยีและความเชื่อมโยงระหว่างกันของงาน ทำให้พนักงานมีความเชี่ยวชาญที่เหมาะสมที่สุด ฟังก์ชันเหล่านี้จะถูกถ่ายโอนไปยังส่วนที่สองของรายละเอียดงานที่มีชื่อเรื่องเดียวกันว่า "ความรับผิดชอบของงาน"

ส่วน "สิ่งที่ต้องรู้" ประกอบด้วยข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับพนักงานเกี่ยวกับความรู้พิเศษ ตลอดจนความรู้ด้านกฎหมายและข้อบังคับทางกฎหมาย ข้อบังคับ คำแนะนำ และเอกสารแนวทางอื่นๆ วิธีการและแนวทางที่พนักงานต้องนำไปใช้ในการปฏิบัติงาน หน้าที่การงาน. ข้อกำหนดเหล่านี้จะถูกโอนไปยังส่วนแรกของรายละเอียดงาน "ข้อกำหนดทั่วไป"

ส่วน "ข้อกำหนดคุณสมบัติ" กำหนดระดับการฝึกอบรมวิชาชีพของพนักงานที่จำเป็นต่อการปฏิบัติหน้าที่ตามที่กำหนดและข้อกำหนดสำหรับประสบการณ์การทำงาน ระดับการฝึกอบรมวิชาชีพที่จำเป็นนั้นเป็นไปตามกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย "เกี่ยวกับการศึกษา" ข้อกำหนดเหล่านี้จะถูกโอนไปยังส่วนแรกของรายละเอียดงาน "ข้อกำหนดทั่วไป"

เมื่อพัฒนาคำแนะนำที่เหมาะสม จะต้องคำนึงถึงว่า เนื่องจากลักษณะคุณสมบัติที่ระบุในไดเรกทอรีคุณสมบัติสำหรับตำแหน่งผู้จัดการ ผู้เชี่ยวชาญ และพนักงานอื่น ๆ นำไปใช้กับพนักงานขององค์กร องค์กร สถาบัน และองค์กร โดยไม่คำนึงถึงความเกี่ยวข้องในอุตสาหกรรมและแผนก ผู้อยู่ใต้บังคับบัญชาจะแสดงลักษณะเฉพาะสำหรับแต่ละตำแหน่งงานมากที่สุด ดังนั้นเมื่อพัฒนารายละเอียดงานจะได้รับอนุญาตให้ชี้แจงรายการงานที่มีลักษณะเฉพาะของตำแหน่งที่เกี่ยวข้องในเงื่อนไขทางเทคนิคและองค์กรเฉพาะและกำหนดข้อกำหนดสำหรับการฝึกอบรมพิเศษที่จำเป็นสำหรับพนักงาน

สำหรับตำแหน่งพนักงานของบริการ PEI นั้น Directory ได้กำหนดลักษณะคุณสมบัติดังต่อไปนี้ (ภาคผนวก 1).

เป็นไปได้ที่จะเพิ่มชื่อ "อาวุโส" ในตำแหน่งโดยมีเงื่อนไขว่าพนักงานพร้อมกับการปฏิบัติหน้าที่ตามตำแหน่งที่ดำรงตำแหน่งนั้นจัดการผู้บริหารที่อยู่ใต้บังคับบัญชาของเขา ตัวบ่งชี้ในชื่อ "ผู้นำ" ถูกกำหนดขึ้นเมื่อพนักงานได้รับมอบหมายให้ทำหน้าที่ของผู้นำและผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบในด้านใดด้านหนึ่งของกิจกรรมขององค์กรหรือความรับผิดชอบในการประสานงานและความเป็นผู้นำด้านระเบียบวิธีของกลุ่มนักแสดง

1 คำแนะนำสำหรับการสนับสนุนเอกสารของฝ่ายบริหาร

เมื่อเตรียมข้อความของคำแนะนำเกี่ยวกับเอกสารสนับสนุนการจัดการ ขอแนะนำให้ใช้เอกสารมาตรฐานที่เกี่ยวข้องเป็นพื้นฐาน เช่น คำแนะนำเกี่ยวกับงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง

(อนุมัติโดยคำสั่งของ Federal Archive เมื่อวันที่ 27 พฤศจิกายน 2543 ฉบับที่ 68)

ในเวลาเดียวกัน บทบัญญัติที่เกี่ยวข้องของเอกสารอื่น ๆ ที่ควบคุมบางพื้นที่ของ DOE ควรนำมาพิจารณาในขอบเขตที่จำเป็น นอกจาก GSDOU แล้ว ยังมี GOST R6.30-2003 อีกด้วย ข้อความของคำแนะนำเกี่ยวกับการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการขององค์กร (องค์กรสถาบัน) รวบรวมไว้

2 คำแนะนำสำหรับประเภท (พื้นที่) ของกิจกรรมของบริการ PEI

คำแนะนำเกี่ยวกับประเภทของกิจกรรม - เอกสารกำกับดูแลที่กำหนดขั้นตอนในการดำเนินกิจกรรมใด ๆ (ขั้นตอนสำหรับการใช้บทบัญญัติของกฎหมายข้อบังคับอื่น ๆ สำหรับการดำเนินกิจกรรมดังกล่าว) โดยเจ้าหน้าที่ (แผนกโครงสร้าง) ขององค์กร (องค์กร สถาบัน). ขั้นตอนทั่วไปและกฎสำหรับการออกคำแนะนำสำหรับประเภทของกิจกรรมนั้นกำหนดไว้ในย่อหน้า 4.2 ของคำแนะนำมาตรฐานสำหรับงานในสำนักงาน

คำแนะนำสำหรับประเภทของกิจกรรมได้รับการลงนามโดยหัวหน้าหน่วยโครงสร้างที่เกี่ยวข้องซึ่งรับผิดชอบในการพัฒนาเอกสารและได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าองค์กร การอนุมัติเอกสารต้องทำในรูปแบบของการประทับตราการอนุมัติหรือโดยการออกเอกสารการบริหารเมื่อได้รับอนุมัติ

คำแนะนำสำหรับประเภทของกิจกรรมควรเขียนขึ้นบนหัวจดหมายทั่วไปขององค์กร ข้อความของเอกสารควรระบุไว้ตามข้อกำหนดของแนวทาง VNIIDAD FAS RF (1998) และคำนึงถึงประเภทกิจกรรมเฉพาะขององค์กร (หน่วยโครงสร้าง) ซึ่งควบคุมโดยคำแนะนำที่เกี่ยวข้อง

เนื้อหาหลักของคำสั่งกิจกรรมมักจะแบ่งออกเป็นบท ย่อหน้า และย่อหน้าย่อย บทต่างๆ ของเอกสารควรมีชื่อเรื่องและเลขโรมัน

3 คำแนะนำในการจัดงานสำหรับบุคลากรของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน

คำแนะนำในการจัดงาน - เอกสารกำกับดูแลที่กำหนดขั้นตอนในการจัดงานสำหรับบุคลากรของหน่วยโครงสร้างขององค์กร (บุคลากรที่มีคุณสมบัติเฉพาะหรือประเภทตำแหน่งวิชาชีพ) เมื่อเตรียมคำแนะนำดังกล่าวควรได้รับคำแนะนำจากข้อกำหนดข้างต้นซึ่งควบคุมขั้นตอนการเตรียมคำแนะนำตลอดจนข้อกำหนดของเอกสารที่กำหนดข้อกำหนดเฉพาะสำหรับการจัดงานในพื้นที่เฉพาะของกิจกรรม

คำแนะนำนี้ลงนามโดยหัวหน้าหน่วยโครงสร้างที่เกี่ยวข้องซึ่งรับผิดชอบในการพัฒนาเอกสารและได้รับอนุมัติจากหัวหน้าองค์กร

การอนุมัติเอกสารต้องทำในรูปแบบของการประทับตราการอนุมัติหรือโดยการออกเอกสารการบริหารเมื่อได้รับอนุมัติ

คำแนะนำจะต้องวาดขึ้นบนหัวจดหมายทั่วไปขององค์กร ข้อความของเอกสารควรระบุไว้ตามข้อกำหนดของแนวทาง VNIIDAD FAS RF (1998) และคำนึงถึงประเภทกิจกรรมเฉพาะขององค์กร (หน่วยโครงสร้าง) ซึ่งควบคุมโดยคำแนะนำที่เกี่ยวข้อง

เลขย่อหน้าและวรรคย่อยของเอกสารควรทำเป็นเลขอารบิค

4 เอกสารการวางแผนและการรายงานสำหรับบริการ PEI

ดูแลการวางแผนและการรายงานรวมถึงการเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้อง - แผนรายงาน - ทันเวลาและถูกต้องเป็นหนึ่งในความรับผิดชอบหลักของหัวหน้าสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนขององค์กร ในกรณีทั่วไป แผนงานคือเอกสารที่กำหนดองค์ประกอบและเนื้อหาของกิจกรรมหลัก (งาน) การดำเนินการที่มอบหมายให้กับพนักงาน (หน่วยโครงสร้าง องค์กรที่นำโดยเขา) เวลา สถานที่ และ ผู้ที่รับผิดชอบในการดำเนินการภายในระยะเวลาหนึ่ง (ระหว่างวัน สัปดาห์ เดือน ไตรมาส ฯลฯ)"

ข้อมูลเริ่มต้นสำหรับการวางแผนกิจกรรมของบริการ DOW สำหรับปีปฏิทินที่จะมาถึงคือ:

ตัวบ่งชี้การพัฒนาทางการเงินและเศรษฐกิจขององค์กรในช่วงเวลาที่วางแผนไว้

ผลลัพธ์หลักของกิจกรรมของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนในช่วงที่ผ่านมา

เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของบริการ PEI ที่เกิดจากเนื้อหาของส่วนที่เกี่ยวข้องของเอกสารการวางแผนระยะยาวและระยะกลาง (รวมถึงแผนธุรกิจ โครงการพัฒนาองค์กรขององค์กร เป็นต้น)

ตามตัวบ่งชี้แผนการทำงานของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนแผนการทำงานของแผนกโครงสร้างของบริการเด็กก่อนวัยเรียนได้รับการระบุและอนุมัติในแบบฟอร์มสุดท้าย

การวางแผนงานส่วนบุคคลโดยพนักงานที่ให้บริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนนั้นดำเนินการบนพื้นฐานของแผนของหน่วยโครงสร้างที่เกี่ยวข้องและคำนึงถึงคำแนะนำของผู้บังคับบัญชาโดยตรง เอกสารหลักสำหรับการวางแผนการทำงานส่วนบุคคลของพนักงานคือแผนการทำงานส่วนบุคคล

รายงานเป็นเอกสารในรูปแบบขยายที่สะท้อนถึงผลลัพธ์สุดท้ายของการประมวลผล (การจัดระบบ การคำนวณ และการกระทบยอด) และการวิเคราะห์ข้อมูลทางสถิติที่แสดงลักษณะการทำงานของงานประเภทใด ๆ (กิจกรรมใด ๆ ) เป็นระยะเวลานาน (เดือน ไตรมาส หรือ มากกว่า). การรายงานเกี่ยวกับกิจกรรมของบริการ PEI นั้นดำเนินการในลักษณะที่กำหนดโดยบทบัญญัติของเอกสารด้านกฎระเบียบ วิธีการ และองค์กรและการบริหารที่เกี่ยวข้อง ตลอดจนคำแนะนำของหัวหน้าองค์กร

รูปแบบของเอกสารการวางแผนและการรายงานเกี่ยวกับกิจกรรมของบริการ PEI ได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าขององค์กรโดยพิจารณาจากการส่งที่สอดคล้องกันจากหัวหน้าของบริการ PEI ตัวอย่างของแผนงานสำหรับหัวหน้าฝ่ายบริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนแสดงอยู่ในซีดีและตัวอย่างรายงานการทำงานกับคำขอเป็นลายลักษณ์อักษรจากประชาชนอยู่ในภาคผนวก 6 ของคู่มือนี้

5 เอกสารเพื่อปรับปรุงกิจกรรมของบริการ PEI

กลุ่มพิเศษในเอกสารองค์กรและการบริหารของบริการ DOE นั้นประกอบด้วยเอกสารเกี่ยวกับการปรับปรุงกิจกรรม การปรับปรุงกิจกรรมของบริการ PEI นั้นเกี่ยวข้องกับการดำเนินการอย่างเป็นระบบของชุดมาตรการที่มีเป้าหมายเพื่อให้ได้ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพที่สูงขึ้นสำหรับหน่วยโครงสร้างทั้งหมด (พื้นที่ทำงาน) ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของบริการ PEI และบริการโดยรวม เนื้อหาของกิจกรรมถูกกำหนดขึ้นอยู่กับทิศทางที่ความพยายามในการจัดการของฝ่ายบริหารของบริการ PEI มีความเข้มข้น อย่างไรก็ตามในทางปฏิบัติการจัดกิจกรรมดังกล่าวมักเกี่ยวข้องกับการแนะนำกิจกรรมประจำวันของบริการเอกสารด้านกฎระเบียบและระเบียบวิธีใหม่ (องค์กรและการบริหาร) ในบางประเด็นของการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ

ตามที่ระบุไว้ การดำเนินการตามชุดมาตรการเพื่อปรับปรุงกิจกรรมของบริการ PEI ควรเป็นระบบ ด้วยเหตุนี้ฝ่ายบริหารของบริการจึงพัฒนาแผนร่าง (หากจำเป็นโดยร่วมมือกับเจ้าหน้าที่อื่น ๆ (หน่วยงานโครงสร้าง) ขององค์กร) แผนดังกล่าวอาจรวมถึงกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับ:

การพัฒนาเอกสารใหม่ (การชี้แจงที่มีอยู่) กฎระเบียบและระเบียบวิธี (องค์กรและการบริหาร) ขององค์กรในประเด็นการศึกษาก่อนวัยเรียน

การเปลี่ยนแปลงเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่ขององค์กรโดยคำนึงถึงข้อกำหนดใหม่สำหรับองค์กร

การฝึกอบรมบุคลากรของบริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนและหากจำเป็นให้เจ้าหน้าที่อื่น ๆ ขององค์กรรับเข้าทำงานกับเอกสารการจัดการ

การจัดหาเอกสารที่เกี่ยวข้องสำหรับแผนกโครงสร้างขององค์กร

การดำเนินการตามมาตรการที่กำหนดโดยแผนนั้นสะท้อนให้เห็นในการกระทำ เทมเพลตสำหรับแผนปฏิบัติการเพื่อปรับปรุงกิจกรรมของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนขององค์กรและการกระทำที่เกี่ยวข้องจะแสดงอยู่ในซีดีที่แนบมากับหนังสือ

6 คำอธิบายงานสำหรับพนักงานบริการ PEI

"คำแนะนำงานเป็นเอกสารกำกับดูแลที่ควบคุมกิจกรรมของเจ้าหน้าที่เฉพาะ (ประเภทของพนักงาน - การจัดการ, ผู้เชี่ยวชาญ, นักแสดง, ฯลฯ ) ขององค์กร (องค์กร, สถาบัน) และกำหนดขั้นตอนสำหรับการสมัครโดยบุคคลเหล่านี้ของบทบัญญัติ ของกฎหมายข้อบังคับอื่น ๆ ขั้นตอนทั่วไปและกฎสำหรับการจัดทำคำแนะนำอย่างเป็นทางการอยู่ภายใต้วรรค 4.2 ของคำแนะนำของสำนักงานต้นแบบ

รายละเอียดงานจะต้องลงนามโดยบุคคลที่รับผิดชอบในการพัฒนาและได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าองค์กร - ในรูปแบบของตราประทับการอนุมัติหรือโดยการออกเอกสารการอนุมัติการบริหาร ชื่อเรื่องของข้อความในรายละเอียดของงานถูกกำหนดขึ้นในกรณีตัวอย่าง เช่น "คำแนะนำสำหรับหัวหน้านักมาตรวิทยา"

ข้อความของคำแนะนำพิมพ์อยู่บนหัวจดหมายทั่วไปขององค์กรและระบุไว้ในบุคคลที่สามที่เป็นเอกพจน์หรือพหูพจน์ ข้อความของคำสั่งสามารถแบ่งออกเป็นบท ย่อหน้า และย่อหน้าย่อย บทต่างๆ ควรมีชื่อเรื่องและตัวเลขเป็นเลขโรมัน ย่อหน้าและย่อหน้าย่อยมีตัวเลขเป็นเลขอารบิค

ข้อกำหนดสำหรับรายละเอียดงานของพนักงานบางประเภทถูกควบคุมโดยกฎหมายของแผนกที่เกี่ยวข้องและเอกสารขององค์กรและการบริหาร ดังนั้น ตามภาคผนวก 2 ถึงภาคผนวก 12 ของ GSDOU ส่วนของรายละเอียดงาน "บทบัญญัติทั่วไป" กำหนด:

งานของพนักงาน (เช่น สำหรับเสมียน - รับ, ลงทะเบียนเอกสารขาเข้าและขาออก);

ขั้นตอนการบรรจุตำแหน่งนั่นคือผู้แต่งตั้งและเลิกจ้างพนักงานคนนี้

ข้อกำหนดด้านอาชีพและพนักงาน (ระดับการศึกษา ประสบการณ์การทำงาน ฯลฯ );

เอกสารและวัสดุหลักที่พนักงานต้องได้รับคำแนะนำในกิจกรรมของเขา

ในส่วนของคำอธิบายงาน "ฟังก์ชั่นพนักงาน" กำหนดไว้:

หัวเรื่องอ้างอิงหรือพื้นที่งานที่กำหนดให้พนักงาน

รายการประเภทของงานที่ทำขึ้นตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย (เช่น การลงทะเบียนเอกสารอาจรวมถึงการกรอกบัตร การดูแลตู้เก็บเอกสาร การออกใบรับรอง เป็นต้น)

ในส่วนของรายละเอียดงาน "หน้าที่ของพนักงาน" มีการระบุคุณสมบัติของกิจกรรม:

ที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำเอกสาร การรับ การประมวลผล และการออกข้อมูล

เกี่ยวข้องกับการใช้บังคับของรูปแบบและวิธีการทำงานบางอย่าง (ตัวอย่างเช่น การควบคุมการก่อตัวของคดีเป็นระยะในหน่วยงานโครงสร้าง การบรรยายสรุป ฯลฯ)

ต้องปฏิบัติตามกำหนดเวลาสำหรับการดำเนินการเฉพาะ

เกี่ยวกับลำดับการดำเนินการตามคำสั่ง

เกี่ยวกับมาตรฐานทางจริยธรรมที่ต้องปฏิบัติในทีม

ในส่วนของรายละเอียดงาน "สิทธิของพนักงาน" สิทธิของพนักงานถูกกำหนดสำหรับการดำเนินการตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายและการปฏิบัติหน้าที่ ส่วน "ความสัมพันธ์" ของรายละเอียดงานจะระบุแผนกและพนักงานที่ผู้รับเหมาได้รับและผู้ที่เขาถ่ายโอนข้อมูล โครงสร้างและข้อกำหนดในการส่ง ผู้ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการตามเอกสารบางอย่าง ซึ่งตกลงร่วมกัน เป็นต้น .

ในส่วนของรายละเอียดงาน "การประเมินผลงาน" มีการระบุเกณฑ์ที่อนุญาตให้ประเมินระดับที่พนักงานปฏิบัติตามหน้าที่และภาระหน้าที่ สิทธิ์การใช้งาน ฯลฯ

3. โครงสร้างและจำนวนสมาชิกของบริการสนับสนุนเอกสารการจัดการ

1 โครงสร้างของบริการ DOW

ประเด็นสำคัญในการจัดตั้งสำนักงานในองค์กรคือการกำหนดโครงสร้างของบริการสนับสนุนเอกสารการจัดการ องค์ประกอบที่เป็นทางการและตัวเลข

โครงสร้างของบริการจัดการเอกสารขึ้นอยู่กับปริมาณของเวิร์กโฟลว์ รวมถึงเทคโนโลยีในการทำงานกับเอกสาร และสามารถแสดงโดยหน่วยโครงสร้างต่อไปนี้:

สำนักเลขาธิการ;

-การสำรวจ (ในการสำรวจ สามารถจัดสรรกลุ่มสำหรับการประมวลผลจดหมายขาเข้าและขาออก เอกสารลับ กลุ่มผู้จัดส่ง ฯลฯ)

-แผนก (แผนก, กลุ่ม) สำหรับการลงทะเบียนและการบัญชีของเอกสาร;

-แผนกย่อย (แผนก, กลุ่ม) เพื่อควบคุมการดำเนินการของเอกสาร

-แผนก (แผนก, กลุ่ม) สำหรับการทำงานกับการอุทธรณ์ของประชาชน;

-แผนก (แผนก, กลุ่ม) สำหรับการผลิตเอกสาร (เดิมคือสำนักเครื่องจักร);

-ฝ่ายปรับปรุงงานสำนักงาน

-สำนักงานคัดลอกและผลิตซ้ำ

-กลุ่มโปรโตคอล

-กองบรรณาธิการ

แผนกต้อนรับ;

คลังเก็บเอกสารสำคัญ.

ในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีเวิร์กโฟลว์จำนวนมาก อาจมีแผนกทั้งหมดข้างต้นที่เป็นส่วนหนึ่งของบริการการจัดการเอกสาร

ในองค์กรขนาดเล็กที่มีเวิร์กโฟลว์ไม่มากนัก เป็นไปได้ที่จะรวมหลายฟังก์ชันไว้ในหน่วยเดียวหรือแทนที่จะเป็นหน่วยโครงสร้าง โดยพนักงานแต่ละคนจะทำงานที่เกี่ยวข้องกัน ในบริษัทขนาดเล็ก เลขานุการหนึ่งคนมักจะทำงานทั้งหมด

วิธีการสร้างโครงสร้างองค์กรของบริการจัดการบันทึก (DOE) ขึ้นอยู่กับปริมาณของเวิร์กโฟลว์ถูกกำหนดขึ้นในระบบ Unified State of Records Management (การบริหารเอกสารหลักภายใต้คณะรัฐมนตรีของสหภาพโซเวียต 2517) ตามวิธีนี้ องค์กร สถาบัน องค์กรทั้งหมดขึ้นอยู่กับปริมาณการหมุนเวียนเอกสาร แบ่งออกเป็นสี่ประเภท:

ดังนั้นตามการจำแนกประเภทข้างต้นหากปริมาณการไหลเวียนของเอกสารของสถาบันมีมากกว่า 10,000 เอกสารต่อปีดังนั้นสำหรับองค์กรที่มีประสิทธิภาพในการทำงานกับเอกสารจำเป็นต้องสร้างบริการจัดการเอกสารเป็นหน่วยแยกต่างหาก

แม้จะมีความจริงที่ว่าวิธีการสร้างโครงสร้างองค์กรของบริการ PEI นี้ได้รับการเสนอมานานกว่า 30 ปีที่แล้ว แต่โดยทั่วไปแล้วก็ยังคงใช้ได้ในปัจจุบัน ตัวอย่างเช่น Bobyleva M.P. ในหนังสือของเขา "เวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพ: จากแบบดั้งเดิมเป็นอิเล็กทรอนิกส์" เสนอการพัฒนาโครงสร้างองค์กรของบริการ DOE ดังต่อไปนี้ ขึ้นอยู่กับปริมาณของเวิร์กโฟลว์ (แสดงในตารางที่ 1)

ตารางที่ 1 การพัฒนาโครงสร้างองค์กรของบริการ PEI ขึ้นอยู่กับปริมาณของเวิร์กโฟลว์

ปริมาณการไหลเวียนของเอกสาร พันเอกสารต่อปี รูปแบบองค์กรของการบริการ DOU น้อยกว่า 10 โดยปกติจะมีเลขานุการหนึ่งหรือสองคนของหัวหน้าองค์กรตั้งแต่ 10 ถึง 25 บริการได้รับการทำให้เป็นทางการในองค์กร จำเป็นต้องมีกลุ่มคนงานที่มีการจัดสรรผู้รับผิดชอบในบางพื้นที่ของงาน (ความเชี่ยวชาญของพนักงาน) จาก 25 ถึง 50 แผนกถูกสร้างขึ้นซึ่งรวมถึงงานหลายด้าน (การประมวลผลและการลงทะเบียนเอกสาร การควบคุมการดำเนินการ การเก็บถาวร ฯลฯ .) ซึ่งจัดระเบียบงานหลักทั้งหมดอย่างเป็นทางการ; ระดับความเชี่ยวชาญพิเศษในการทำงานของพนักงานเพิ่มขึ้นเนื่องจากพื้นที่อิสระ (ผู้เชี่ยวชาญหนึ่งคนขึ้นไป) มีการแยกแยะกฎระเบียบขององค์กรและการปรับปรุงสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนรวมถึงระบบอัตโนมัติมากกว่า 100 ระบบ การใช้ระบบอัตโนมัติ

2 จำนวนสมาชิกของบริการจัดการเอกสาร

จำนวนและช่วงของตำแหน่งงานส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ปริมาณงานที่ดำเนินการโดยหน่วยงานนี้ และเทคโนโลยีที่นำมาใช้ (ระดับของระบบอัตโนมัติและการใช้เครื่องจักรในการทำงานกับเอกสาร)

ในช่วงเวลาของการพัฒนาระบบการเก็บบันทึกของรัฐที่เป็นเอกภาพในช่วงปลายทศวรรษ 1960 สถาบันวิจัยแรงงานได้เสนอวิธีการคำนวณจำนวนบุคลากรที่เก็บบันทึกตามปริมาณการหมุนเวียนเอกสารและจำนวนพนักงานทั้งหมดของ สถาบัน. สูตรดูค่อนข้างง่าย:

ประชากร= 0.00016 x D0.98 x อาร์ 0.1

ความเรียบง่ายของการคำนวณสูตรนี้นำไปสู่การทำซ้ำซ้ำแล้วซ้ำอีกในคู่มือการศึกษาและการอ้างอิงสำหรับงานในสำนักงาน อย่างไรก็ตามมันถูกออกแบบมาสำหรับกระทรวงและคณะกรรมการของรัฐและใช้เทคโนโลยีของเอกสารที่พิมพ์ด้วยการพิมพ์ข้อความซ้ำหลายครั้งเมื่อเตรียมเอกสารและกลไกของงานการจัดการในระดับต่ำที่มีอยู่ในปีเหล่านั้น การคำนวณตามสูตรนี้จะให้องค์ประกอบเชิงปริมาณของบริการเสมียนที่ประเมินค่าสูงเกินไป ซึ่งไม่สอดคล้องกับเทคโนโลยีใหม่และผลิตภาพแรงงานที่เพิ่มขึ้นในด้านการจัดการ วันนี้สูตรนี้น่าสนใจสำหรับประวัติการทำงานในสำนักงานเท่านั้น

การคำนวณจำนวนพนักงานในสำนักงานที่เหมือนจริงมากขึ้นนั้นดำเนินการตามความซับซ้อนของประเภทของงานที่ดำเนินการตามสูตรที่พัฒนาโดย Central Bureau of Labour Standards และนำไปใช้ในการรวบรวมมาตรฐานเวลาทั้งหมดสำหรับงานในสำนักงาน รวมถึงล่าสุด หนึ่ง - "มาตรฐานเวลาสำหรับการทำงานเกี่ยวกับโครงสร้างการจัดการสนับสนุนเอกสารในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง" ซึ่งได้รับการอนุมัติโดยกฤษฎีกาของกระทรวงแรงงานและการพัฒนาสังคมของสหพันธรัฐรัสเซีย ลงวันที่ 26 มีนาคม 2545 ฉบับที่ 23

วิธีการคำนวณในนั้นเหมือนกัน ในการคำนวณจำนวนบุคลากรที่ต้องการ ความเข้มแรงงานของงานที่ได้มาตรฐานและไม่ได้มาตรฐานแต่ละประเภทจะแยกจากกัน สำหรับประเภทงานที่เป็นมาตรฐาน มาตรฐานเวลาได้ถูกคำนวณและระบุไว้ในคอลเลกชั่นที่ระบุไว้แล้ว สำหรับงานแต่ละประเภท เวลามาตรฐานถูกกำหนดโดยสูตร

ชม vr = H × ถึง,

โดยที่ H วีอาร์

K คือค่าสัมประสิทธิ์ที่คำนึงถึงต้นทุนของการบำรุงรักษาองค์กรและทางเทคนิคของสถานที่ทำงาน การพักผ่อน การหยุดพักวัฒนธรรมทางกายภาพ และความต้องการส่วนบุคคล % ของเวลาปฏิบัติงาน

จากผลการวิเคราะห์แผนที่ ภาพถ่าย และภาพถ่ายเวลาทำงาน มีค่า K เท่ากับ 1.1

จากนั้นจะกำหนดความเข้มแรงงานประจำปีของงานปกติ (T) เป็นชั่วโมงโดยคำนึงถึงงานแต่ละประเภทที่ดำเนินการตามสูตร:

ต น = เอช วีอาร์ × วี ฉัน ,

โดยที่ H วีอาร์ - เวลาที่ใช้ในการปฏิบัติงานประเภทมาตรฐานเฉพาะ h;

วี ฉัน - ปริมาณงานเฉพาะประเภทที่ทำต่อปี

ความเข้มแรงงานประจำปีของงานที่ไม่ได้มาตรฐานเป็นชั่วโมงจะพิจารณาจากวิธีการประเมินของผู้เชี่ยวชาญโดยคำนึงถึงปริมาณงานที่ดำเนินการตามสูตร:

ต nn = เอช เนจ × วี เจ

โดยที่ H nnj - ความซับซ้อนของงานที่ไม่ได้มาตรฐานประเภทใดประเภทหนึ่ง

วี เจ - ปริมาณงานประจำปีที่ไม่ได้มาตรฐาน

ความเข้มแรงงานรวมต่อปีของการดำเนินงานทั้งที่ได้มาตรฐานและไม่ได้มาตรฐานคำนวณโดยสูตร:

ต อ = ที เอ็น + ที nn

เมื่อทราบความเข้มแรงงานประจำปีทั้งหมดของงานที่ดำเนินการโดยบริการเสมียน ให้คำนวณจำนวนคนงานที่จำเป็นในการทำงานนี้ตามสูตร:

โดยที่เอฟ น - กองทุนที่มีประโยชน์สำหรับเวลาทำงานของพนักงานสำหรับปี

ตัวอย่างการคำนวณจำนวนพนักงานในสำนักงานสามารถนำมาจากชุดมาตรฐานเวลาเดียวกันของสำนักงานมาตรฐานแรงงานกลาง

ตัวอย่างการคำนวณจำนวนพนักงานออฟฟิศ (เทคโนโลยีดั้งเดิม)

การคำนวณจำนวนพนักงานขึ้นอยู่กับความเข้มข้นของแรงงานที่วางแผนไว้ของงานที่ดำเนินการในระหว่างปี

เลขที่ p / p ประเภทของงานที่ดำเนินการ หมายเลขมาตรฐาน หน่วยของปริมาณงาน จำนวนงานต่อปี เวลามาตรฐานต่อหน่วยของปริมาณงาน ต่อ -h ระยะเวลาที่ใช้ต่อ - ส่วนที่ 1 การร่างและการรักษาชื่อกิจการขององค์กร 3.1.1.2200 ตำแหน่ง 2002302302 การประมวลผลเอกสารที่ได้รับ 3.1.2.110 เอกสาร 144000.781123.23 การประมวลผลเอกสารที่ส่ง 3.1.2.210 เอกสาร 106500.80852.04 การควบคุมการดำเนินการของเอกสาร 3.1.310 เอกสาร 1500.7010, 513 การถ่ายโอนไฟล์ไปยังที่เก็บถาวรขององค์กรจากส่วนย่อยโครงสร้าง 3.1.5.710 กรณี 1003.20 3.20Total7377.4 ต น - ความเข้มของงานคำนวณตามมาตรฐานเวลาที่กำหนดในการรวบรวมโดยคำนึงถึงค่าสัมประสิทธิ์ K \u003d 1.1 โดยคำนึงถึงเวลาที่ใช้ในการบำรุงรักษาองค์กรและด้านเทคนิคของสถานที่ทำงาน การพักผ่อน (รวมถึงการพักวัฒนธรรมทางกายภาพและส่วนบุคคล ความต้องการ) -8115.1 ชั่วโมงทำงาน

ต nn - ความเข้มของแรงงานที่ไม่ได้ระบุไว้ในการเก็บรวบรวม - 114.2 ชั่วโมงการทำงาน (กำหนดโดยผู้เชี่ยวชาญ).

ฉ น - กองทุนเวลาทำงานที่เป็นประโยชน์ของพนักงาน 1 คนต่อปี ชั่วโมง (โดยเฉลี่ยเท่ากับ 1,910 ชั่วโมง)

ให้เรายกตัวอย่างอีกตัวอย่างหนึ่งของการคำนวณจำนวนพนักงานของบริการเสมียนที่กำหนดในมาตรฐานเวลารวมระหว่างภาคสำหรับงานเกี่ยวกับการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ:

การคำนวณจำนวนพนักงานของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน (สำนักงาน) จัดทำขึ้นโดยพิจารณาจากความเข้มแรงงานที่แท้จริงของงานที่ทำในปีที่ผ่านมา

ต น - ความเข้มของงานคำนวณตามมาตรฐานเวลาที่กำหนดในการรวบรวมโดยคำนึงถึงค่าสัมประสิทธิ์ K \u003d 1.1 โดยคำนึงถึงเวลาที่ใช้ในการบำรุงรักษาองค์กรและด้านเทคนิคของสถานที่ทำงาน การพักผ่อน (รวมถึงการพักวัฒนธรรมทางกายภาพและ ความต้องการส่วนบุคคล) - 11698.5 ชั่วโมงการทำงาน

ต nn - ความซับซ้อนของงานที่ไม่ได้ระบุไว้ในการรวบรวม - 98.8 คน -ชม. (กำหนดโดยผู้เชี่ยวชาญ).

ฉ น - กองทุนเวลาทำงานที่เป็นประโยชน์ของพนักงาน 1 คนต่อปี ชั่วโมง (โดยเฉลี่ยเท่ากับ 2549 ชั่วโมง)

และสุดท้าย มาดูตัวอย่างที่ระบุในมาตรฐานเวลาล่าสุดของปี 2002

การคำนวณจำนวนพนักงานมาตรฐานของบริการเอกสาร จัดเตรียมชุดงาน "การบัญชีและการลงทะเบียนเอกสาร"

ชื่องานหน่วยวัดปริมาณงานต่อปีอัตราชั่วโมง ชั่วโมง.. ตารางที่ ความเข้มแรงงานมาตรฐาน ส่วนที่ 1 การเก็บรักษาไฟล์ควบคุม One RKK 108600, 151816292 รายการในสมุดบัญชีของเอกสารที่ส่ง รายการเดียว 60000.04402403. สินค้าคงคลังของเอกสารขาเข้า หนึ่งรายการ 1200.234027.6 4. กรอกทะเบียน หนึ่งทะเบียน 37330.1940709.275. การประมวลผลโทรเลข หนึ่งโทรเลข 6500.113471.56 การกระจายเอกสารที่อยู่เดียวee60000.02321697. การลงทะเบียนรับเอกสารของวิทยาลัย 2 ล.48000,0316728. การลงทะเบียนคำสั่งภายใน 2 l.1200.08164.89. การบัญชีสำหรับคำสั่งของหน่วยงานของวิทยาลัย หนึ่งเอกสาร 1200,07158,410. การบัญชีสำหรับการตัดสินใจ (มติ) ของวิทยาลัยหนึ่งเอกสาร 1201151211 การบัญชีสำหรับโทรเลขของวิทยาลัยหนึ่งโทรเลข 1500.05157.512 การบัญชีสำหรับรายงานของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง หนึ่งรายงาน 60 0.481528.813. การบัญชีสำหรับสินค้าคงคลังของเอกสารของวิทยาลัย หนึ่งรายการ 4200.121550.414 การบัญชีสำหรับจดหมายแจ้งของวิทยาลัย หนึ่งฉบับ 12600.05156315. การบัญชีสำหรับการตัดสินใจของเพื่อนร่วมงานหนึ่งเอกสาร 1200.08159.6รวม: 3002.87

บัตรลงทะเบียน (RKK) - บัตรลงทะเบียนและควบคุมที่มีแบบฟอร์มที่ออกแบบมาเป็นพิเศษสำหรับการบันทึกและใช้ในการบันทึกและควบคุมเอกสารขาเข้าไม่เกิน 1,500 ตัวอักษร

L - แผ่น (ล.) - หน่วยวัดปริมาตรของข้อความพิมพ์ดีดบนแผ่นกระดาษขนาด 210x297 มม. (รูปแบบ A4) ที่พิมพ์ด้านหนึ่งโดยวาง 38 - 41 บรรทัด (2450 ตัวอักษร) ที่ 1.5 ช่วงเวลาที่มีจำนวน 60 - 64 อักขระที่พิมพ์ต่อบรรทัด (ในเงื่อนไขอัตโนมัติ - 2 KB)

ต น - ค่าเวลาที่คำนวณตามมาตรฐานเวลา - 3002.87 ชั่วโมง

ฉ น - บรรทัดฐานของเวลาทำงานต่อพนักงานต่อปี - มีเงื่อนไขเท่ากับ 2,000 ชั่วโมง

ต nn - 438.9 - ค่าใช้จ่ายตามเวลาที่ไม่ได้กำหนดไว้โดยบรรทัดฐานซึ่งมีลักษณะเป็นครั้งเดียว (กำหนดโดยผู้เชี่ยวชาญ)

ต เกี่ยวกับ = 3002.87+ 438.9 = 3441.77 ชม

ตัวอย่างการคำนวณ2

การคำนวณจำนวนบุคลากรหลักของพนักงานบริการเอกสาร

ชื่องานหน่วยวัดปริมาณงานประจำปีเวลาปกติหมายเลขชิ้นส่วนของตารางความเข้มแรงงานมาตรฐาน1.การบัญชีอัตโนมัติของปริมาณการไหลของเอกสารของสถาบัน 100 เอกสาร200000,153202.การลงทะเบียนอัตโนมัติของเอกสารขาเข้า10 เอกสาร250000,405410003 การบัญชีอัตโนมัติของจำนวนเอกสารขาเข้า 100 เอกสาร 65000,05523,254 ควบคุมการดำเนินการเอกสารขาเข้าโดยอัตโนมัติ 10 เอกสาร50000,756350------10. การลงบัญชีอัตโนมัติของจำนวนเอกสารภายในที่ส่ง 100 เอกสาร150000.04516ทั้งหมด:10545

ต น - ค่าเวลาคำนวณตามมาตรฐานเวลา - 10545 ชั่วโมง

ต nn - ค่าใช้จ่ายตามเวลาที่ไม่ได้กำหนดไว้โดยบรรทัดฐานซึ่งมีลักษณะเป็นครั้งเดียว - 1,096.8 ชั่วโมง (กำหนดโดยผู้เชี่ยวชาญ)

ฉ น - บรรทัดฐานของเวลาทำงานของพนักงานหนึ่งคนต่อปี, ชั่วโมง - มีเงื่อนไขเท่ากับ 2,000 ชั่วโมง

ดังที่คุณเห็นจากตัวอย่างข้างต้น วิธีการคำนวณจะเหมือนกัน แต่คุณใช้มาตรฐานเวลาจากการรวบรวมที่คุณใช้ และคุณคำนวณประเภทงานที่ไม่ได้มาตรฐานด้วยการประเมินโดยผู้เชี่ยวชาญด้วยตัวคุณเอง

นอกเหนือจากพนักงานที่รวมอยู่ในพนักงานของบริการเก็บบันทึกโดยตรงแล้ว หน่วยโครงสร้างแต่ละหน่วยอาจมีเลขานุการที่ปฏิบัติงานสำนักงานในแผนก ในกรณีที่ไม่มีหัวหน้าหน่วย เขาต้องแต่งตั้งพนักงานคนหนึ่งของแผนกที่รับผิดชอบในการเก็บบันทึก

ดังนั้น จำนวนพนักงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับบริการธุรการในองค์กรจะเป็นผลรวมของจำนวนพนักงานประจำของบริการธุรการและพนักงานทั้งหมดของแผนกอื่น ๆ ที่ได้รับความไว้วางใจให้ทำหน้าที่ธุรการ

บทสรุป

โดยการตรวจสอบเนื้อหาในหัวข้อของหลักสูตรสามารถสรุปได้ดังต่อไปนี้:

ตามข้อกำหนดของระบบของรัฐของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน เอกสารสนับสนุนการจัดการในองค์กรสมัยใหม่ควรดำเนินการโดยบริการพิเศษ - บริการสนับสนุนการจัดการเอกสาร (บริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน) บริการดังกล่าวทำหน้าที่ในองค์กรในฐานะหน่วยโครงสร้างอิสระนำโดยหัวหน้าฝ่ายบริการและผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรงกับหัวหน้าองค์กร

งานหลักของบริการ DOE คือ:

การแนะนำที่องค์กรของขั้นตอนแบบรวมสำหรับการทำงานกับเอกสารตาม GSDOU และเอกสารด้านกฎระเบียบระเบียบวิธีและองค์กรและการบริหารอื่น ๆ

การดำเนินการตามระเบียบวิธีในการจัดการองค์กรของงานกับเอกสารในแผนกโครงสร้างขององค์กร

สร้างความมั่นใจในการควบคุมการปฏิบัติตามขั้นตอนที่กำหนดไว้สำหรับการทำงานกับเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ

การปรับปรุงรูปแบบและวิธีการทำงานของเจ้าหน้าที่ขององค์กรพร้อมเอกสาร

การสนับสนุนการจัดการเอกสาร - กิจกรรมที่ครอบคลุมการจัดการเอกสารและการจัดการเอกสารในกระบวนการดำเนินการตามหน้าที่ของสถาบัน องค์กร และองค์กร

เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ทางเศรษฐกิจ ประการแรก คุณภาพของข้อมูลมีความสำคัญ ซึ่งพิจารณาจากปริมาณ ประสิทธิภาพ และระดับความซับซ้อน หากองค์กรไม่มีงานเอกสารที่ชัดเจน เป็นผลให้การจัดการแย่ลง เนื่องจากขึ้นอยู่กับคุณภาพและความน่าเชื่อถือ ประสิทธิภาพของการรับและส่งข้อมูล การตั้งค่าที่ถูกต้องของข้อมูลอ้างอิงและบริการข้อมูล และ การจัดระเบียบการค้นหา การจัดเก็บ และการใช้เอกสารอย่างแม่นยำ

รายชื่อแหล่งข้อมูลและวรรณกรรมที่ใช้

แหล่งที่มา

GOST R 51141-98 งานสำนักงานและการเก็บถาวร: ข้อกำหนดและคำจำกัดความ - M: สำนักพิมพ์มาตรฐาน 2541

DR-191-98. การรวมข้อความของเอกสารการบริหาร แนวทางสำหรับ VNIIDAD FAS RF - ม.: VNIKDAD, 1998.

คำแนะนำมาตรฐานเกี่ยวกับงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง (อนุมัติโดยคำสั่งของ Federal Archival Service of Russia ลงวันที่ 27 พฤศจิกายน 2543 ฉบับที่ 68) - ม., 2544.

ระบบสถานะของการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ บทบัญญัติพื้นฐาน ข้อกำหนดทั่วไปสำหรับเอกสารและบริการสนับสนุนเอกสาร ได้รับการอนุมัติโดย Collegium of the Main Archive of the USSR เมื่อวันที่ 27 เมษายน 2531

วรรณกรรม

เบลอฟ เอ.เอ็น. เอกสารและการไหลของเอกสาร: Proc. ค่าเผื่อ - ม.: Eksmo, 2550

บาซาคอฟ M.I. งานสำนักงานและการติดต่อในคำถามและคำตอบ: ตำราเรียน - Rostov n / D.: Phoenix, 2004

กาลาคอฟ V.V. งานในสำนักงาน ตัวอย่าง เอกสาร องค์กร และเทคโนโลยีในการทำงาน - ม.: OOO "TK Velby", 2548

เดมิน ยู.เอ็ม. งานสำนักงาน: เตรียมเอกสารสำนักงาน. - เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก: ปีเตอร์ 2547

Krylova I.Yu เอกสารกิจกรรมการจัดการ: Proc. เบี้ยเลี้ยง. - เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก: สื่อธุรกิจ, 2547

Kuznetsova T.V. งานสำนักงาน: องค์กรและเทคโนโลยีสนับสนุนการจัดการเอกสาร - ม.: เอกภาพ-ดาน่า, 2546

Kuznetsova T.V. เอกสาร : หนังสือเรียน / อ.ต.ก. ไบโควา, แอล.เอ็ม. Vyalova, L.V. ซันคิน; ภายใต้ทั้งหมด เอ็ด ศ. โทรทัศน์. คุซเน็ทโซวา. - แก้ไขครั้งที่ 2 และเพิ่มเติม - ม.: MTsFER, 2549.

Rogozhin M.Yu คู่มืองานสำนักงาน - เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก: Pmter, 2549

Spivak V.A. เอกสารกิจกรรมการจัดการ: งานสำนักงาน - เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก: ปีเตอร์, 2548

สเตนยูคอฟ เอ็ม.วี. งานสำนักงาน: เอกสารประกอบการบรรยาย. - ม.: ก่อน, 2548

ยานโควา วี.เอฟ. วิธีจัดระเบียบธุรกิจ - ม.: MTsFER, 2547.

ไดเรกทอรีคุณสมบัติของตำแหน่งผู้จัดการผู้เชี่ยวชาญและพนักงานอื่น ๆ ที่ได้รับอนุมัติจากกฤษฎีกาของกระทรวงแรงงานแห่งสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 21 สิงหาคม 2541 ฉบับที่ 37 - บทบัญญัติทั่วไป

ภาคผนวก 1

คุณสมบัติเฉพาะของตำแหน่งพนักงานบริการจัดการเอกสาร

ประเภทพนักงานตามลักษณะงาน ชื่อตำแหน่ง คุณสมบัติเฉพาะของผู้จัดการตำแหน่ง หัวหน้างานจดหมายเหตุ หน้าที่: · เป็นผู้นำในการจัดระเบียบและบำรุงรักษาเอกสารสำคัญในองค์กร, สถาบัน, องค์กร; · รับรองตามขั้นตอนที่กำหนด การรับ การลงทะเบียน การจัดระบบ การจัดเก็บและการใช้เอกสาร · ดูแลงานในการรวบรวมเครื่องมืออ้างอิงที่อำนวยความสะดวกในการบัญชีและการใช้เอกสารจดหมายเหตุ · ให้ความช่วยเหลือด้านระเบียบวิธีในการค้นหาเอกสารที่จำเป็น · แนะนำพนักงานของแผนกโครงสร้างเกี่ยวกับขั้นตอนการสร้าง การเตรียมการ และการส่งไฟล์ไปยังที่เก็บถาวร · ควบคุมความทันเวลาของการรับเอกสารที่กรอกโดยสำนักงานในที่เก็บถาวร · รับประกันงานในการตรวจสอบคุณค่าของเอกสารจดหมายเหตุ, การก่อตัวของเอกสารสำหรับการจัดเก็บถาวรและชั่วคราว; · กำกับดูแลงานในการรวบรวมสินค้าคงคลังของคดีสำหรับการถ่ายโอนเอกสารไปยังหน่วยเก็บถาวรของรัฐ, ร่างการกระทำเกี่ยวกับการทำลายเอกสารที่ระยะเวลาการจัดเก็บหมดอายุ; · ออกกำลังกายควบคุมสถานะของเอกสาร, ทันเวลาของการคืนสภาพ, การปฏิบัติตามเงื่อนไขในสถานที่ของเอกสารสำคัญ, จำเป็นเพื่อความปลอดภัยของเอกสาร; · จัดระเบียบงานในการจัดเก็บบันทึกการไหลของเอกสารและจำนวนกรณีออกใบรับรองการเก็บถาวรตามข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสารเก็บถาวร · เตรียมการรายงานที่จำเป็น · มีส่วนร่วมในการพัฒนากฎระเบียบและคำแนะนำในการเก็บบันทึกและจัดระเบียบเอกสารสำคัญ ต้องรู้: · มติ, คำสั่ง, คำสั่ง, เอกสารที่ใช้บังคับและข้อบังคับอื่น ๆ ของหน่วยงานที่สูงขึ้นและหน่วยงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานเอกสารสำคัญ; · · ขั้นตอนการประมวลผลเอกสารที่เข้าสู่ไฟล์เก็บถาวรและระบบปัจจุบันของการจำแนกประเภท · · พื้นฐานของการจัดองค์กรการผลิต แรงงาน และการจัดการ · กฎหมายแรงงาน · · · วุฒิการศึกษาระดับ ปวส. และมีประสบการณ์การทำงานในสำนักงานอย่างน้อย 2 ปี. · จัดระเบียบงานของสำนักงาน · รับรองการประมวลผลจดหมายขาเข้าและขาออกอย่างทันท่วงที จัดส่งไปยังปลายทาง · ควบคุมกำหนดเวลาในการดำเนินการเอกสารและการดำเนินการที่ถูกต้อง · จัดระเบียบงานเกี่ยวกับการลงทะเบียน, การบัญชี, การจัดเก็บและการถ่ายโอนไปยังแผนกโครงสร้างที่เกี่ยวข้องของเอกสารของงานสำนักงานปัจจุบัน (รวมถึงคำสั่งและคำสั่งของฝ่ายบริหาร), การก่อตัวของคดีและเงินฝาก; · พัฒนาคำแนะนำสำหรับการเก็บบันทึกที่องค์กร สถาบัน องค์กร และจัดระเบียบการนำไปใช้งาน · ใช้มาตรการในการจัดหาเอกสารการสอนและเอกสารอ้างอิงที่จำเป็นให้กับพนักงานของบริการเก็บบันทึก รวมถึงสินค้าคงคลัง อุปกรณ์ อุปกรณ์สำนักงาน วิธีการทางเทคนิคของงานบริหาร · ดำเนินการจัดการระเบียบวิธีขององค์กรที่ทำงานในแผนกควบคุมการก่อตัวที่ถูกต้องการจัดเก็บและการส่งมอบไฟล์ไปยังที่เก็บถาวรทันเวลาการเตรียมใบรับรองการปฏิบัติตามกำหนดเวลาสำหรับการดำเนินการของเอกสาร · ให้บริการพิมพ์และทำสำเนาเอกสารสำนักงาน · มีส่วนร่วมในการเตรียมการประชุมที่จัดโดยฝ่ายบริหารและจัดการการบำรุงรักษา การลงทะเบียนเอกสารการเดินทาง การลงทะเบียนของพนักงานที่เดินทางมาเพื่อทำธุรกิจ · ดูแลพนักงานสำนักงาน ต้องรู้: · · ระบบการทำงานในสำนักงานของรัฐที่เป็นเอกภาพ · · โครงสร้างขององค์กร สถาบัน องค์กร · · แผนผังเวิร์กโฟลว์ · ขั้นตอนการรวบรวมชื่อของคดี, สินค้าคงคลังของกรณีของการจัดเก็บถาวรและชั่วคราว, การรายงานที่จัดตั้งขึ้น; · ระยะเวลาและขั้นตอนการส่งเรื่องเข้าคลัง · ระบบสำหรับจัดระเบียบการควบคุมการดำเนินการของเอกสาร · อุปกรณ์สำนักงานและวิธีการทางเทคนิคอื่น ๆ ของงานบริหาร · พื้นฐานทางเศรษฐศาสตร์ การจัดระบบการผลิต แรงงานและการจัดการ · กฎหมายแรงงาน · กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน · กฎและข้อบังคับการคุ้มครองแรงงาน ข้อกำหนดคุณสมบัติ: · อาชีวศึกษาระดับมัธยมศึกษาโดยไม่แสดงข้อกำหนดสำหรับประสบการณ์การทำงานหรือการศึกษาระดับอาชีวศึกษาหลักและประสบการณ์การทำงานในสาขาเฉพาะทางเป็นเวลาอย่างน้อย 3 ปี · รับประกันประสิทธิภาพการคัดลอกและทำซ้ำงานในเวลาที่เหมาะสมและมีคุณภาพสูง รวมถึงไมโครฟิล์มของเอกสารทางเทคนิคสำหรับแผนกโครงสร้างทั้งหมดขององค์กร สถาบัน องค์กร · จัดระเบียบการรับเอกสารทางเทคนิคและบริการสำหรับการคัดลอก, การทำซ้ำ, การบัญชีสำหรับการรับวัสดุจากแผนก; · กำหนดปริมาณการใช้วัสดุและการออกผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปให้กับลูกค้า · จัดทำตารางเวลาสำหรับการดำเนินการคัดลอกและทำซ้ำงาน · กระจายงานระหว่างนักแสดงตามความสามารถพิเศษและคุณสมบัติและแนะนำพนักงาน · กำหนดความต้องการอุปกรณ์วัสดุของสำนักและเตรียมใบสมัครสำหรับใบเสร็จรับเงิน · ควบคุมระยะเวลาและคุณภาพของงานคัดลอกและโรเนียว รวมถึงความครบถ้วนสมบูรณ์ของเอกสารที่ส่งมอบให้กับลูกค้า · มีส่วนร่วมในการพัฒนาคำแนะนำกฎและเอกสารกำกับดูแลอื่น ๆ เกี่ยวกับเทคนิคการคัดลอกและทำซ้ำงาน · ใช้มาตรการเพื่อปรับปรุงการจัดองค์กรการทำงานของพนักงานสำนักการแนะนำเทคนิคและวิธีการทำงานขั้นสูงเพื่อลดต้นทุนการใช้วัสดุปรับปรุงการใช้อุปกรณ์และเพิ่มผลิตภาพแรงงาน · รับประกันความปลอดภัยของเอกสารที่รับเข้าทำงาน · ควบคุมสภาพของสถานที่ทำงาน อุปกรณ์ และการซ่อมแซมอย่างทันท่วงที การปฏิบัติตามกฎสำหรับการทำงานของอุปกรณ์และการคุ้มครองแรงงานเมื่อทำการคัดลอกและทำซ้ำงาน · ศึกษาสาเหตุของความบกพร่องในการคัดลอกและทำซ้ำงาน และดำเนินการป้องกัน ต้องรู้: · มติ, คำสั่ง, คำสั่ง, เอกสารที่ใช้บังคับและข้อบังคับอื่น ๆ ของหน่วยงานที่สูงกว่าเกี่ยวกับการดำเนินการคัดลอกและทำซ้ำงาน; · วิธีการและวิธีการในการคัดลอกและคัดลอกงาน · การออกแบบ หลักการทำงาน กฎการติดตั้งและการทำงานของอุปกรณ์คัดลอกและทำซ้ำ · ประเภทของวัสดุที่ใช้ในการคัดลอกและลอกแบบ คุณสมบัติ และลักษณะทางเทคนิค · มาตรฐาน คำแนะนำ และแนวปฏิบัติอื่น ๆ สำหรับการจัดทำเอกสารทางเทคนิค · บรรทัดฐานและราคาสำหรับการคัดลอกและทำซ้ำงาน; · ประสบการณ์ขั้นสูงในประเทศและต่างประเทศในการคัดลอกและทำซ้ำ · พื้นฐานการจัดองค์กรแรงงาน · กฎหมายแรงงาน · กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน · กฎและข้อบังคับการคุ้มครองแรงงาน ข้อกำหนดคุณสมบัติ: · อาชีวศึกษาระดับมัธยมศึกษาโดยไม่แสดงข้อกำหนดสำหรับประสบการณ์การทำงานหรือการศึกษาระดับอาชีวศึกษาหลักและประสบการณ์การทำงานในสาขาเฉพาะทางเป็นเวลาอย่างน้อย 3 ปี · ดูแลงานของสำนักพิมพ์ · รับวัสดุสำหรับพิมพ์, แจกจ่ายให้กับพนักงานพิมพ์, เก็บบันทึกการผลิต, ส่งมอบงานที่เสร็จสมบูรณ์; · รับประกันการควบคุมเวลาและคุณภาพของงานพิมพ์ ความปลอดภัยของเอกสารที่ยอมรับและแผ่นเสียง · จัดหาวิธีการทางเทคนิคและวัสดุที่จำเป็นสำหรับการทำงานให้กับพนักงานพิมพ์ดีด · ตรวจสอบสถานะของเครื่องพิมพ์ดีด เครื่องบันทึกเสียง และใช้มาตรการเพื่อขจัดการทำงานผิดปกติ · ในยามว่างจากหน้าที่ดังกล่าวก็ทำงานพิมพ์ดีด ต้องรู้: · มติ, คำสั่ง, คำสั่ง, เอกสารกำกับดูแลและข้อบังคับอื่น ๆ ของหน่วยงานที่สูงขึ้นและหน่วยงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเก็บบันทึก; · บทบัญญัติหลักของระบบการเก็บบันทึกของรัฐที่เป็นเอกภาพ · ตัวพิมพ์; · ขั้นตอนการลงบัญชีสำหรับงานพิมพ์ดีด · กฎการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอน · ลำดับการจัดเรียงของวัสดุเมื่อพิมพ์เอกสารต่างๆ · มาตรฐานของระบบรวมของเอกสารองค์กรและการบริหาร · กฎการใช้งานเครื่องพิมพ์ดีด เครื่องบันทึกเสียง · พื้นฐานการจัดองค์กรแรงงาน · กฎหมายแรงงาน · กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน · กฎและข้อบังคับการคุ้มครองแรงงาน ข้อกำหนดคุณสมบัติ: · อาชีวศึกษาระดับมัธยมศึกษาโดยไม่แสดงข้อกำหนดสำหรับประสบการณ์การทำงานหรือการศึกษาระดับอาชีวศึกษาหลักและประสบการณ์การทำงานในสาขาเฉพาะทางเป็นเวลาอย่างน้อย 3 ปี · ดูแลงานสำรวจ; · จัดระเบียบงานรับ, ประมวลผล, ส่งไปยังปลายทางของสินค้าขาเข้า, เอกสารและการติดต่อสื่อสาร, มั่นใจในความปลอดภัยและการส่งมอบทันเวลาไปยังผู้รับ; · จัดทำคำแนะนำสำหรับการคุ้มกันสินค้าและเอกสารที่ผ่านการเดินทาง · มีส่วนร่วมในการตรวจสอบความสมบูรณ์ของบรรจุภัณฑ์ (คอนเทนเนอร์) และการมีอยู่ของสิ่งที่แนบมาตามเอกสารประกอบหากจำเป็น - ในการจัดทำรายงานเกี่ยวกับการขาดแคลนหรือความเสียหายที่ตรวจพบ · ใช้มาตรการในการจัดหาวิธีการใช้เครื่องจักรกลแรงงานสินค้าคงคลังอุปกรณ์พิเศษตรวจสอบการทำงานที่เหมาะสมและสภาพทางเทคนิคที่ดีแก่คนงานในการสำรวจ · ออกกำลังกายควบคุมความพร้อมใช้งานของรูปแบบการขนส่งที่จำเป็น การจัดระบบขนส่งที่เหมาะสม การดำเนินการขนถ่าย การจัดวางและการจัดเก็บสินค้า เอกสารและการติดต่อ การดำเนินการที่ถูกต้องของเอกสารการยอมรับ · จัดระเบียบงานในการเก็บบันทึก, รวบรวมรายงานที่สร้างขึ้น, จัดทำใบรับรองตามกำหนดเวลาการส่งมอบ; · ให้โหมดการจัดเก็บที่จำเป็นและความปลอดภัยของสินค้า เอกสาร และการติดต่อระหว่างการขนส่ง ต้องรู้: · มติ, คำสั่ง, คำสั่ง, เอกสารกำกับดูแลและข้อบังคับอื่น ๆ ของหน่วยงานระดับสูงที่เกี่ยวข้องกับการจัดสำนักงาน; · โครงสร้างขององค์กร สถาบัน องค์กร · การรับและวิธีดำเนินการติดต่อ · การจัดสำนักงาน · องค์กรของการขนถ่าย; · ขั้นตอนการรับและส่งสินค้า ที่อยู่ของผู้ขนส่งสินค้าหลัก คลังสินค้าของพวกเขา; · แบบฟอร์มเอกสารสำหรับการรับและจัดส่งสินค้าและกฎสำหรับการดำเนินการ · ขั้นตอนการร่างข้อกำหนดสำหรับการขนส่ง คุณลักษณะของการขนส่ง คลังสินค้าและการจัดเก็บวัสดุที่ส่งต่อ · ขั้นตอนการลงทะเบียนผู้ส่งและผู้รับสินค้า เอกสาร และจดหมายโต้ตอบ การจัดระเบียบการควบคุมการจัดส่ง · จัดทำรายงาน; · วิธีการใช้เครื่องจักรแรงงาน · อุปกรณ์พิเศษและสินค้าคงคลัง · พื้นฐานทางเศรษฐศาสตร์ การจัดระบบแรงงานและการจัดการ · กฎหมายแรงงาน · กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน · กฎและข้อบังคับการคุ้มครองแรงงาน ข้อกำหนดคุณสมบัติ: · อาชีวศึกษาระดับประถมศึกษาโดยไม่มีข้อกำหนดสำหรับประสบการณ์การทำงานหรือการศึกษาทั่วไประดับมัธยมศึกษา (สมบูรณ์) และประสบการณ์การทำงานอย่างน้อย 1 ปีในฐานะผู้ขนส่งสินค้า · พัฒนาและใช้กระบวนการทางเทคโนโลยีสำหรับการทำงานกับเอกสารและข้อมูลเอกสารตามการใช้เทคโนโลยีองค์กรและคอมพิวเตอร์ (การบัญชี, การควบคุมการดำเนินการ, การจัดเก็บการปฏิบัติงาน, งานอ้างอิง); · มีส่วนร่วมในการวางแผน จัดระเบียบ และปรับปรุงกิจกรรมของบริการสนับสนุนเอกสารการจัดการ ตรวจสอบสถานะของงานในสำนักงาน · เตรียมข้อเสนอเพื่อให้แน่ใจว่าสภาพการทำงานตามหลักสรีรศาสตร์การหาเหตุผลเข้าข้างตนเองของสถานที่ทำงานสำหรับพนักงานของบริการจัดการเอกสาร · พัฒนาระบบเอกสารแบบครบวงจรและตารางเอกสารสำหรับวัตถุประสงค์และระดับการจัดการต่างๆ ตัวแยกประเภทของข้อมูลเอกสาร · จัดระเบียบการใช้งานระบบเอกสาร · ใช้มาตรการเพื่อปรับปรุงองค์ประกอบของเอกสารและตัวบ่งชี้ข้อมูล ลดจำนวนและเพิ่มประสิทธิภาพการไหลของเอกสาร · มีส่วนร่วมในการคัดเลือกเอกสารที่ถ่ายโอนเพื่อการจัดเก็บของรัฐ การจัดระเบียบการจัดเก็บและการตรวจสอบมูลค่าของเอกสาร · มีส่วนร่วมในการกำหนดเป้าหมาย ออกแบบ ดำเนินการ และปรับปรุง (ในแง่ของการสนับสนุนข้อมูล) ระบบข้อมูลอัตโนมัติและระบบควบคุม ตลอดจนในการพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศล่าสุด (รวมถึงไร้กระดาษ) โดยอาศัยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และไมโครโปรเซสเซอร์ การออกแบบและปรับปรุงฐานข้อมูลและธนาคารข้อมูล · ศึกษาและสรุปประสบการณ์ในประเทศและต่างประเทศที่ดีที่สุดในด้านการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ พัฒนาเอกสารด้านกฎระเบียบและระเบียบวิธีในประเด็นการสนับสนุนด้านเอกสาร · มีส่วนร่วมในการคัดเลือก การจัดวาง และการฝึกอบรมขั้นสูงของบุคลากรของบริการสนับสนุนเอกสารการจัดการ ต้องรู้: · กฎหมายและข้อบังคับทางกฎหมาย, มติ, คำสั่ง, คำสั่ง, เอกสารที่ใช้บังคับและข้อบังคับอื่น ๆ ของหน่วยงานระดับสูงที่เกี่ยวข้องกับเอกสารของฝ่ายบริหาร; ·

จนถึงปัจจุบัน ปัญหาหลักในการสนับสนุนเอกสารสำหรับกิจกรรมการบริการบุคลากรคือเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารบุคลากรที่ออกทั้งหมดเป็นไปตามข้อกำหนดของกฎหมายแรงงาน, GOST ปัจจุบัน, คำแนะนำต่างๆ และทำให้องค์กรทั้งหมดปฏิบัติตามมาตรฐานที่กำหนดโดย บริษัทจัดการด้านเอกสารสนับสนุนงานบุคคล

การสนับสนุนเชิงบรรทัดฐานและระเบียบวิธีของระบบ PM คือชุดเอกสารบางอย่างขององค์กร, ระเบียบวิธีขององค์กร, องค์กร - การบริหาร, ด้านเทคนิคและเชิงบรรทัดฐาน - ด้านเทคนิค

หนึ่งในเอกสารสำคัญของ UE คือ

ระเบียบแรงงานภายใน

หน้าที่ของพนักงานและการบริหาร

การจัดการบันทึกบุคลากรและการจัดการส่วนใหญ่รวมถึงการพัฒนาตารางการรับพนักงาน คำอธิบายงาน คำสั่งสำหรับบุคลากร และการดำเนินการของแฟ้มส่วนบุคคล บ่อยครั้งที่สิ่งนี้อาจรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับการคำนวณค่าจ้างของพนักงานขององค์กร

1. แนวทางพื้นฐานในการประเมินกิจกรรมการบริการจัดการงานบุคคล

การประเมินกิจกรรมของหน่วยงานบริหารงานบุคคลเป็นกระบวนการที่เป็นระบบและมีการจัดระเบียบอย่างดีโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อเปรียบเทียบต้นทุนและผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมการบริการบุคลากรรวมถึงเชื่อมโยงผลลัพธ์เหล่านี้กับผลลัพธ์ของกิจกรรมขององค์กรในอดีตด้วย ผลของกิจกรรมขององค์กรอื่น ผลการประเมินเป็นตัวชี้วัดที่มุ่งความสนใจไปที่ปัญหาหลักในการทำงานกับบุคลากร เช่น คุณภาพของงานที่ทำ ความพึงพอใจของพนักงาน วินัยในการปฏิบัติงาน และการหมุนเวียนของพนักงาน

การวัดประสิทธิผลของกิจกรรมการบริการจัดการบุคลากรนั้นเกี่ยวข้องกับการกำหนดค่าใช้จ่ายที่จำเป็นซึ่งมาพร้อมกับการดำเนินการตามนโยบายบุคลากรขององค์กร ในขณะเดียวกันก็จำเป็นต้องคำนึงถึงค่าใช้จ่ายของทั้งการบำรุงรักษาบุคลากรและการเพิ่มจำนวนและการฝึกอบรม ตัวบ่งชี้อีกประการหนึ่งที่ระบุลักษณะกิจกรรมของบริการการจัดการบุคลากรคือต้นทุนของกิจกรรมบุคลากรต่อพนักงาน เมื่อประเมินประสิทธิผลของโปรแกรมบุคลากรแต่ละโปรแกรม จะพิจารณาผลกระทบของแต่ละโปรแกรมต่อการปฏิบัติงานของพนักงานและองค์กรโดยรวม

ตัวบ่งชี้กลุ่มที่สองสำหรับการประเมินกิจกรรมการบริการจัดการบุคลากรคือระดับพนักงาน เป็นการวัดปริมาณ - โดยการเปรียบเทียบจำนวนพนักงานจริงกับค่าที่จำเป็น (คำนวณ) สำหรับความซับซ้อนของการดำเนินงานหรือกับจำนวนที่วางแผนไว้โดยตารางการรับพนักงาน เช่นเดียวกับในเชิงคุณภาพ - ตามระดับคุณวุฒิวิชาชีพ, ประวัติการศึกษา, ประสบการณ์จริงของพนักงานตามข้อกำหนดของงาน (ตำแหน่ง) ที่พวกเขาครอบครอง

ระดับความพึงพอใจของพนักงานได้รับการประเมินจากการวิเคราะห์ความคิดเห็นเกี่ยวกับนโยบายบุคลากรขององค์กรและแต่ละด้าน ความคิดเห็นดังกล่าวระบุผ่านแบบสอบถามหรือการสัมภาษณ์

พนักงานสามารถประเมินประสิทธิผลของการทำงานของหน่วยงานบริหารงานบุคคลตามเกณฑ์วัตถุประสงค์ดังต่อไปนี้:

ระดับความร่วมมือของหน่วยงานและบริการต่าง ๆ กับบริการบริหารงานบุคคล

ความเห็นของผู้จัดการสายงานเกี่ยวกับประสิทธิผลของบริการบริหารงานบุคคล

ความพร้อมในการให้บริการด้านการบริหารงานบุคคลที่ให้ความร่วมมือกับพนักงานทุกคนในการแก้ปัญหาด้านบุคลากร

ความไว้วางใจในความสัมพันธ์กับพนักงาน

ความเร็ว คุณภาพ และประสิทธิภาพของการตอบสนองคำขอที่ส่งไปยังบริการการจัดการบุคลากร และบริการที่บริการนี้มอบให้กับแผนกอื่นๆ

การประเมินคุณภาพของข้อมูลและคำแนะนำในการให้บริการแก่ผู้บริหารระดับสูง

นำข้อมูลที่ได้จากการสำรวจความคิดเห็นของพนักงานมาวิเคราะห์ผลเปรียบเทียบกับผลการสำรวจที่ผ่านมาเพื่อดูว่ามีการเปลี่ยนแปลงในเชิงบวกหรือเชิงลบ

เกณฑ์ทางอ้อมหลักสำหรับประสิทธิผลของกิจกรรมการบริการจัดการบุคลากรคือตัวบ่งชี้การหมุนเวียนของพนักงานและการขาดงาน ความลื่นไหลและการขาดงานมีความเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับรูปแบบการประเมินทางอ้อม เช่น การร้องเรียนและความไม่พอใจที่แสดงออกมาในทางใดทางหนึ่ง

ความไม่พอใจคือการแสดงออกในรูปแบบของความไม่พอใจหรือคำวิจารณ์จากพนักงานถึงผู้จัดการ

การร้องเรียนเป็นการร้องทุกข์ต่อผู้บริหารด้วยวาจาหรือลายลักษณ์อักษร

แน่นอนว่าข้อร้องเรียนและความไม่พอใจไม่ได้เกี่ยวข้องกับการบริหารงานบุคคลเสมอไป พวกเขาอาจเกี่ยวข้องกับพื้นที่ต่างๆขององค์กร แต่ไม่ว่าในกรณีใด การเพิ่มขึ้นของจำนวนและความเที่ยงธรรมของการร้องเรียนบ่งบอกถึงความไม่พอใจต่องาน ซึ่งนำไปสู่การขาดงานและการลาออกที่เพิ่มขึ้น ปัจจัยเหล่านี้เป็นตัวบ่งชี้ว่ากิจกรรมของบริการการจัดการบุคลากรมีประสิทธิภาพเพียงใดในการสร้างเงื่อนไขในการเพิ่มความพึงพอใจของพนักงานต่อการทำงานในองค์กร

การประเมินกิจกรรมของบุคลากรขององค์กรจะไม่สมบูรณ์หากไม่มีการประเมินคุณภาพงานของพนักงานฝ่ายบุคคลตามตัวบ่งชี้ต่อไปนี้:

การปฏิบัติตามข้อผูกพันสำหรับการเลือกจำนวนพนักงานที่จัดทำโดยตารางพนักงานขององค์กร

การปฏิบัติตามข้อผูกพันในการจัดหาผู้จัดการผู้เชี่ยวชาญและผู้ปฏิบัติงานในวิชาชีพความเชี่ยวชาญพิเศษและคุณสมบัติที่จำเป็น

จำนวนกรณีที่มีการละเมิดขั้นตอนที่กำหนดไว้สำหรับการประมวลผลเอกสารบุคลากร (สัญญา, ไฟล์เงินบำนาญ, สมุดงาน, ใบรับรอง, รายงาน, ฯลฯ );

ระดับความปลอดภัยของเงินสำรองที่เต็มเปี่ยมสำหรับการส่งเสริมผู้จัดการและผู้เชี่ยวชาญ

ความทันเวลาและคุณภาพของการลงทะเบียนของการรายงานที่จัดตั้งขึ้น

จำนวนคดีละเมิดวินัยแรงงานโดยเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล

จำนวนกรณีการละเมิดตารางการตรวจสอบและวิเคราะห์การปฏิบัติตามวินัยแรงงานของพนักงาน