ซื้อสินค้า องค์กรหรือองค์กรการค้าเป็นขั้นตอนที่มีปัญหามากที่สุดของโครงการจัดหาทรัพยากรวัสดุ ในบทความเกี่ยวกับการเลือกรูปแบบที่เหมาะสมที่สุดในการจัดหาทรัพยากรวัสดุให้กับองค์กรเราได้อธิบายวิสัยทัศน์ของเราเกี่ยวกับแนวคิดในการจัดระบบบัญชีซึ่งเป็นแนวคิดทั่วไป เพื่อลดต้นทุนในการจัดเก็บสินค้าและวัสดุให้น้อยที่สุด แต่ในขณะเดียวกันก็รับประกันการจัดหาวัสดุสำหรับกระบวนการผลิตหรือการค้าจำเป็นต้องดำเนินการซื้อสินค้าและวัสดุบางส่วนตามเป้าหมาย (จำเป็น -› ซื้อ) และบางส่วน - เพื่อเติมเต็มสต็อกซึ่งสามารถใช้ได้อย่างรวดเร็วลดการพึ่งพาความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้นในการจัดส่ง (จำเป็น -› เรารับจากสต็อกในคลังสินค้า -› เราซื้อ -› เราเติมสต็อก)

ในกระบวนการนี้จุดอ่อนส่วนใหญ่มักเป็นการซื้อสินค้างานบริการ ตอนนี้เรามาพูดถึงการซื้อสินค้ากันดีกว่าและการซื้อผลงานและบริการสมควรได้รับการอภิปรายแยกกัน บางครั้งด้วยเหตุผลวัตถุประสงค์สินค้าจะถูกซื้อล่าช้าบางครั้งการซื้อ สินค้าแต่ละชิ้น กลายเป็นสิ่งที่เป็นไปไม่ได้ (เช่นไม่มีการผลิตสินค้าที่ต้องการอีกต่อไป) และสำหรับผู้ที่รับผิดชอบในการจัดหานักแสดง (ซัพพลายเออร์) การมีอยู่ของเหตุผลดังกล่าวจะกลายเป็นข้ออ้างแม้ว่าปัญหาในการจัดซื้อจะเกิดจากเหตุผลที่แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิงตัวอย่างเช่นความประมาทเลินเล่อธรรมดา

เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องลดความเสี่ยงเหล่านี้ให้เหลือน้อยที่สุด

ขอแนะนำให้อธิบายและจัดระบบขั้นตอนการซื้อสินค้าโดยละเอียดลดความซับซ้อนและเป็นอัตโนมัติให้มากที่สุดแนะนำ / กำหนดกฎที่ชัดเจนของเกม (ระเบียบ) เกี่ยวกับนักแสดงจัดระเบียบ โครงการที่มีประสิทธิภาพ ควบคุม. เพื่อให้งานนี้ง่ายขึ้นเรามาลองเน้นว่ากระบวนการจัดซื้อสินค้าประกอบด้วยส่วนใดบ้างและพิจารณาขั้นตอนที่เรียบง่ายในการซื้อสินค้า มันง่ายกว่าเสมอที่จะจัดเรียงสิ่งต่างๆตามลำดับในหลาย ๆ กระบวนการที่แยกจากกันแม้ว่าจะเกี่ยวข้องกันมากกว่าที่จะดำเนินการทุกอย่างในเวลาเดียวกันและในคราวเดียว

แผนภาพขั้นตอนการซื้อสินค้า

การดำเนินการ (ขั้นตอน) ส่วนใหญ่ที่ดำเนินการเมื่อซื้อสินค้าคงคลังเป็นประเภทเดียวกัน:

• การคำนวณความต้องการสินค้าและวัสดุเพื่อให้แน่ใจ กระบวนการผลิต หรือดำเนินงานบางอย่างเช่นดำเนินการซ่อมแซมด้วยตัวเราเอง (การวางแผนการสนับสนุน)
• การวางแผนความต้องการทั้งหมดสำหรับการซื้อหุ้น (สินค้าวัตถุดิบวัสดุอุปกรณ์) สำหรับลูกค้าแต่ละราย (สำหรับ สถานประกอบการอุตสาหกรรม บ่อยครั้งที่หน่วยงานขององค์กรทำหน้าที่เป็นลูกค้า แต่ในแง่ที่กว้างขึ้นโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรการค้าแอปพลิเคชันสามารถมุ่งเป้าไปที่การตอบสนองความต้องการของลูกค้าภายนอก - ลูกค้าของเรา)
• การวางแผนอุปกรณ์แบบบูรณาการ (การซื้อ) สำหรับทั้งองค์กร
• การคัดเลือกซัพพลายเออร์ขั้นตอนการประกวดราคา
• การจัดส่งสินค้าและวัสดุ (การลงทะเบียนการควบคุมการปฏิบัติตามเงื่อนไขการจัดส่งการลงรายการบัญชี ... );
• การควบคุมคุณภาพของสินค้าที่ได้รับ (เป็นค่าคอมมิชชั่นเมื่อได้รับการยอมรับหรือในระหว่างการตรวจสอบการทดสอบการรับรองเพิ่มเติมซึ่งสามารถดำเนินการได้ทั้งโดยองค์กรอิสระและโดยองค์กรรับรองภายนอก)

แต่ถึงแม้การซื้อสินค้าจะเสร็จสมบูรณ์ แต่ก็ยังไม่สิ้นสุดกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง ท้ายที่สุดคุณยังคงต้องจัดระเบียบการเคลื่อนย้ายสินค้าไปยังผู้รับขั้นสุดท้าย (ตัวอย่างเช่นจากคลังสินค้าไปยังตู้กับข้าวและจากตู้กับข้าวไปจนถึงหัวหน้าคนงานหรือหัวหน้าคนงานที่จะดำเนินงาน) ในขณะเดียวกันก็เป็นการดีที่จะแจ้งให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับสินค้าที่ได้รับเพื่อควบคุมประสิทธิภาพของการรับการจัดส่งและในขั้นตอนต่อไป - ประสิทธิภาพในการใช้งาน

การจัดระเบียบกระบวนการซื้อสินค้า

ส่วนใหญ่ขั้นตอนเหล่านี้ในกระบวนการจัดซื้อจะดำเนินการตามลำดับ แต่อาจมีการย้อนกลับได้ ตัวอย่างเช่นหากมีปัญหาด้านอุปทานคุณอาจต้องค้นหาซัพพลายเออร์อีกครั้ง นอกจากนี้ในช่วงเวลาใดก็ตามอาจมีบางอย่างเกิดขึ้นซึ่งไม่สามารถคาดเดาได้เช่นเหตุฉุกเฉิน ซึ่งหมายความว่าคุณต้องเตรียมพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงอย่างเร่งด่วนในแผนทั้งหมด (การจัดหาวัสดุสิ้นเปลือง / การซื้อ) การคัดเลือกซัพพลายเออร์อย่างเร่งด่วนและการจัดหาสินค้าและวัสดุที่ไม่ได้กำหนดเวลาไว้

แต่ละขั้นตอนเหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในโครงการทั่วไปและมีลักษณะเฉพาะของตนเอง แต่ละขั้นตอนต้องเป็นแบบอัตโนมัติเพื่อให้กระบวนการจัดซื้อทั้งหมดทำงานโดยรวม

1. การวางแผนบทบัญญัติ

การวางแผนการสนับสนุนวัสดุขององค์กรหมายถึงการตัดสินใจล่วงหน้าว่าสินค้าและวัสดุใดและเราต้องการปริมาณเท่าใด วิธีที่ดีที่สุด (อาจเป็นวิธีเดียว) ในการวางแผนจัดหาทรัพยากรวัสดุคือการคิดล่วงหน้าว่าเราจะทำอะไร (ทำผลิต) และความต้องการวัสดุประเภทใดที่เพียงพอสำหรับเรา

เป็นการปันส่วนหุ้นที่ไม่เพียง แต่ช่วยลดความซับซ้อนของกระบวนการวางแผนทรัพยากรสำหรับการจัดหาและจัดหาสินค้าเท่านั้น แต่ยังรวมถึงกลไกลในการควบคุมสต็อค (หุ้นปัจจุบัน - สำหรับการหมุนเวียนหุ้นฉุกเฉิน - เพื่อความสะดวกและความพร้อมใช้งาน) การใช้การปันส่วนในรูปแบบการจัดหาทรัพยากรวัสดุให้กับองค์กรช่วยสร้างการสนับสนุนระเบียบวิธีในการวางแผนให้เป็นกระบวนการโดยรวมที่มีประสิทธิภาพสูงสุด

ในการบันทึกความต้องการสินค้าและวัสดุที่มีอยู่เราใช้ "คำสั่งซื้อ" ซึ่งเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ผู้บริโภคสั่งซื้อสินค้าและวัสดุที่ต้องการ เมื่อทำการสั่งซื้อเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องตัดสินใจเช่น ที่ซึ่งเราจะได้รับสินค้าและวัสดุที่จำเป็น ในทางปฏิบัติของเราเราใช้ นอกจากการซื้อแล้วยังเป็นเงินสำรองตามเป้าหมายอีกด้วย ผลิตเอง และหุ้นสองประเภท - หุ้นหมุนเวียนปัจจุบันและหุ้นฉุกเฉิน สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับโครงการที่เราแนะนำสำหรับการวางแผนความต้องการวัสดุและการสั่งซื้อสินค้าและวัสดุโปรดดูบทความ

นอกจากนี้ควรกล่าวถึงบทบาทที่สำคัญที่สุดของคำสั่งซื้อในกรณีที่องค์กรเก็บรักษาบันทึกอัตโนมัติของงานทั้งหมดที่ดำเนินการและมีการใช้ซอฟต์แวร์เพื่อการวางแผนอย่างแข็งขัน เป็นคำสั่ง (ซึ่งนอกจากวัสดุแล้วยังสามารถอธิบายผลงานได้) ในกรณีนี้มีบทบาทสำคัญในการวางแผนงานและตรวจสอบการปฏิบัติงาน อย่างไรก็ตามการวางแผนและการบัญชีสำหรับงานเป็นหัวข้อใหญ่ที่แยกจากกันซึ่งครอบคลุมบางส่วนในบทความของเรา

2. การยื่นคำขอเกี่ยวกับการจัดซื้อจัดจ้าง

สินค้าและวัสดุส่วนสำคัญที่จำเป็นสำหรับองค์กร (วัตถุดิบหรือวัสดุสำหรับการผลิตบางสิ่งบางอย่างเช่นสำหรับงานซ่อมแซม) อาจขาดไปดังนั้นจึงต้องซื้อ เมื่อวางแผนความต้องการสินค้าและวัสดุ (เมื่อทำการสั่งซื้อ) ขอแนะนำให้เลือกวัสดุดังกล่าวโดยระบุว่าการซื้อเป็นแหล่งความปลอดภัย สินค้าและวัสดุดังกล่าว (สินค้าที่ซื้อจะเป็นแหล่งที่มาของการรักษาความปลอดภัยในคำสั่งซื้อ) จะต้องรวมอยู่ในใบสั่งซื้อและการจัดซื้อจะได้รับการวางแผนและดำเนินการให้

เราจะพิจารณารายละเอียดเกี่ยวกับประโยชน์ของการลงทะเบียนคำสั่งซื้อและแอปพลิเคชันแยกกันในภายหลัง ประโยชน์บางส่วนมีดังนี้

• ประโยชน์ของการจัดการที่ไม่อาจโต้แย้งได้จากความเข้าใจที่ชัดเจนว่าสินค้าและวัสดุที่ซื้อมาเหล่านี้จำเป็นสำหรับอะไร
• ความสามารถในการหลีกหนีจากภาระงานสูงสุดในระหว่างการวางแผนการจัดซื้อรายไตรมาสหรือรายเดือนเนื่องจาก ความต้องการวัสดุที่ซื้อจะถูกกำหนดโดยผู้รับเหมาเมื่อทำการสั่งซื้อนั่นคือ อย่างต่อเนื่องและไม่ใช่ครั้งเดียวในช่วงเวลาหนึ่ง
• ความสะดวกในการควบคุมงบประมาณสำหรับการจัดซื้อในบริบทของแผนกลูกค้าแต่ละราย (ศูนย์กลางความรับผิดชอบทางการเงิน)
• การลดต้นทุนแรงงานสำหรับการเตรียมการตรวจสอบและการอนุมัติการเสนอราคาซื้อ

ใบขอซื้อยังมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการประเมินประสิทธิผลขององค์กรและการดำเนินการจัดซื้อ (เปรียบเทียบแผนและความเป็นจริงของการส่งมอบ) ในกรณีนี้การควบคุมการดำเนินการของแอปพลิเคชันสามารถดำเนินการได้โดยไม่มีความยุ่งยากจากตัวลูกค้าเองนั่นคือ แผนกที่ยื่นคำขอซื้อสินค้าและวัสดุ แต่เป็นการควบคุมการซื้อโดยลูกค้า / ผู้บริโภคอย่างแม่นยำนั่นคือ บุคคลที่ขึ้นอยู่กับความพร้อมของสินค้าคงคลังที่ร้องขอมักจะมีประสิทธิภาพมากที่สุด จำเป็นเท่านั้นที่จะต้องให้โอกาสบุคคลนี้ในการมองเห็นปัญหาเกี่ยวกับการจัดซื้อจัดจ้างอย่างทันท่วงทีและประเมินอย่างเป็นกลาง

ภายในโครงสร้างองค์กรขององค์กรมักจะส่งใบขอซื้อโดยแผนกที่มีบทบาทเป็นลูกค้าในกระบวนการจัดซื้อ

3. การวางแผนการจัดหาและการจัดหา

บางครั้งก็สะดวกในการแยกการวางแผนการจัดหาและการวางแผนจัดหา ตัวอย่างเช่นภายใต้แผนการจัดหาให้พิจารณาแผนในรูปแบบของ "เวลาในการจัดส่ง + ปริมาณการจัดส่ง" และแผนการจัดซื้อจะสะดวกในการทำความเข้าใจสาระสำคัญที่กว้างขึ้นนั่นคือแผนการจัดหาและเงิน (ต้นทุนสินค้าและระยะเวลาที่คาดว่าจะเกิดการชำระหนี้ร่วมกัน) อย่างไรก็ตามแนวคิดเหล่านี้มักใช้แทนกันได้

ไม่ว่าในกรณีใดใบขอซื้อจากหน่วยงานที่ทำสัญญาหลายแห่งมักมีรายการโฆษณาเดียวกัน ข้อมูลลูกค้าจำเป็นสำหรับการจัดหาและจัดส่งสินค้าหรือไม่? นั่นคือเมื่อตกลงในการเปลี่ยนอะนาล็อกที่เป็นไปได้หรือเมื่อระบุคุณสมบัติและลักษณะของผลิตภัณฑ์เมื่อเลือกซัพพลายเออร์ ในขั้นตอนอื่น ๆ ทั้งหมดของการจัดหาสินค้าซัพพลายเออร์จำเป็นต้องรู้ว่าต้องซื้ออะไรและปริมาณเท่าใดเท่านั้น

เมื่อจัดระเบียบและวางแผนการจัดหาสินค้าจะสะดวกกว่าและเหมาะสมกว่ามากที่จะทำงานโดยไม่ต้องมีคำขอซื้อสินค้าจากแผนกลูกค้าแต่ละรายเป็นสิบหรือหลายร้อยรายการ แต่รวมกับอย่างอื่น เพื่อวัตถุประสงค์เหล่านี้สะดวกในการใช้แผนการจัดซื้อ (แผนการจัดส่ง) เป็นแผนการจัดซื้อ (แผนการจัดหา) ที่จะเป็นรายการสินค้าและวัสดุรวมที่องค์กรหรือองค์กรทั้งหมดต้องจัดซื้อ

แผนการจัดหาทรัพยากรวัสดุเป็น“ คำแนะนำในการปฏิบัติ” สำหรับแผนกการค้าขององค์กรที่รับผิดชอบการซื้อสินค้าและวัสดุ นอกจากนี้ยังจำเป็นและสะดวกในการควบคุมการซื้อที่ดำเนินการโดยบริการเชิงพาณิชย์หรือผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบแต่ละราย (ซัพพลายเออร์) เนื่องจาก มันง่ายมากที่จะได้รับสถิติในการใช้งานเพื่อรับสินค้าที่ไม่ได้ซื้อหรือไม่ได้ซื้อเต็มจำนวน

การเน้นแผนการจัดซื้อในโครงการจัดหาสินค้าและวัสดุให้ประโยชน์อื่น ๆ อีกมากมายตัวอย่างเช่นความสามารถในการจัดระเบียบการควบคุมการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ของสินค้าที่ไม่ได้ประกาศซื้อโดยอัตโนมัติเช่น เพื่อป้องกันไม่ให้ "ความคิดริเริ่ม" ของซัพพลายเออร์ในระหว่างการซื้อเมื่อพวกเขาซื้อ "ไม่มาก" สิ่งที่จำเป็น (หรือไม่ได้เลย) หรือเมื่อดำเนินการซื้อสินค้าในปริมาณที่สูงเกินจริง

4. การคัดเลือกซัพพลายเออร์และการสรุปข้อตกลงการจัดหา

ไม่ว่าใครจะเป็นผู้รับผิดชอบในการจัดหาไม่ว่าจะเป็นนักเศรษฐศาสตร์การจัดซื้อเองหรือตัวแทนของแผนกหรือองค์กรที่แยกต่างหากซึ่งรับผิดชอบในการดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการควบคุมระยะเวลาในการจัดหา

การขาดการควบคุมระยะเวลาในการคัดเลือกซัพพลายเออร์อาจนำไปสู่ความจริงที่ว่าเหตุผลสำหรับความล่าช้าในการจัดหาสินค้าและวัสดุจะเป็นผลมาจากปัญหาในการหาซัพพลายเออร์อยู่ตลอดเวลา ดังนั้นจึงสมควรที่จะมีกลไกที่ชัดเจนและมีประสิทธิผลในการวิเคราะห์ความล่าช้าในการคัดเลือกซัพพลายเออร์

ในทางปฏิบัติเราใช้การวิเคราะห์ในรูปแบบกราฟิกซึ่งดูเหมือนว่าจะค่อนข้างสะดวกและเป็นตัวอย่างมากที่สุด - กราฟที่แสดงจำนวนตำแหน่งพร้อมกันที่เราคาดว่าจะได้รับการตัดสินใจเกี่ยวกับซัพพลายเออร์ที่เลือกตลอดจนจำนวนตำแหน่งที่เรามีการตัดสินใจเช่นนั้นจริง

5. การจัดส่งสินค้า (การจัดส่งการดาวน์โหลดการยอมรับการติดตั้งสำหรับการลงบัญชี)

การจัดระเบียบพัสดุที่มีประสิทธิภาพเป็นหัวข้อสำหรับการอภิปรายแยกต่างหาก กระบวนการจัดหาสินค้า (วัตถุดิบอุปกรณ์วัสดุ) นั้นมีหลายขั้นตอนมีลักษณะเฉพาะและปัญหาทั่วไปของตัวเองที่สามารถแยกแยะได้แยกกันสำหรับทุกขั้นตอนของการจัดส่ง: การส่งมอบการยอมรับการลงทะเบียนสินค้าที่ยอมรับ

ตัวอย่างเช่นในระหว่างขั้นตอนการจัดส่งมักเป็นประโยชน์ในการติดตามตำแหน่งปัจจุบันของสินค้าโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากผ่าน พิธีการทางศุลกากร... สิ่งนี้สามารถช่วยในการจัดระเบียบการรับสินค้าหากคลังสินค้าไม่เปิดตลอดเวลา

การติดตั้งในบัญชีของสินค้าที่ซื้อในครั้งแรกก็เป็นการดำเนินการที่ค่อนข้างง่าย และหากคุณพยายามตรวจสอบความเป็นไปได้ในการดำเนินการจัดส่งโดยเร็วที่สุดและในขณะเดียวกันก็สามารถควบคุมการจัดส่งได้สูงสุด เอกสารประกอบ ฯลฯ )?

เป็นสิ่งสำคัญที่รถบรรทุกจะไม่ยืนสำหรับการขนถ่ายเป็นเวลาหลายวันและไม่ได้เตรียมเอกสารระหว่างการขนย้ายสินค้าและวัสดุเป็นเวลาหลายชั่วโมง นั่นคือเหตุผลที่เราแนะนำล่วงหน้าให้ "เตรียม" การจัดส่งโดยอธิบายไว้ในขั้นตอนของการประสานงานการจัดส่งกับซัพพลายเออร์ สิ่งนี้ช่วยให้สามารถตรวจสอบความสอดคล้องของการจัดส่งที่จัดส่งพร้อมกับแผนการจัดส่งล่วงหน้าเพื่อลดเวลาที่ต้องใช้ในการลงทะเบียนการรับสินค้าเมื่อจะมีการยอมรับโดยตรง

6. การควบคุมคุณภาพของสินค้าที่ซื้อมา

ไม่ได้รับสินค้าหลายกลุ่มหากไม่มีการควบคุมคุณภาพ ตัวอย่างเช่นสำหรับสถานประกอบการอุตสาหกรรมสินค้าและวัสดุดังกล่าวอาจรวมถึงวัตถุดิบส่วนใหญ่ (แร่สารเคมี) อิเล็กโทรดแบริ่งวาล์ว

สำหรับสินค้าและวัสดุบางประเภทการควบคุมคุณภาพจะดำเนินการโดยตรงในช่วงเวลาของการยอมรับ (การขนถ่าย) และบางครั้งต้องมีการวิเคราะห์และการวัดจำนวนซึ่งต้องใช้เวลาเพิ่มเติม นอกจากนี้การควบคุมคุณภาพดังกล่าวสามารถดำเนินการเป็นแผนกภายในพิเศษขององค์กรซึ่งได้รับอนุญาตให้ทำเช่นนั้น (ตัวอย่างเช่นห้องปฏิบัติการของแผนก การควบคุมทางเทคนิค) และอาจเป็นองค์กรภายนอก

เช่นเดียวกับขั้นตอนอื่น ๆ ขั้นตอนการควบคุมคุณภาพ (การรับรอง) ต้องมีการควบคุม มิฉะนั้นวัสดุที่มีความสำคัญต่อการผลิตอาจอยู่ในคลังสินค้าเป็นเวลาหลายสัปดาห์ไม่พร้อมสำหรับการออกเนื่องจากการควบคุมคุณภาพไม่สมบูรณ์

หากคุณมุ่งเป้าไปที่การควบคุมสต็อกทั้งหมดให้ลองมีข้อมูลเกี่ยวกับสาเหตุและสาเหตุที่สินค้าคงคลังใด ๆ อยู่ในคลังสินค้าจากนั้นการจัดระเบียบบัญชีสินค้าคงคลังและเวลาในการควบคุมคุณภาพจะกลายเป็นส่วนบังคับของรูปแบบการบัญชีสินค้าคงคลังทั่วไปที่องค์กร

นอกเหนือจากข้อดีที่อธิบายไว้ในขั้นตอนของการควบคุมคุณภาพด้วยการศึกษาระเบียบวิธีอย่างละเอียดของแผนภาพกระบวนการยังสามารถลดความซับซ้อนของการเปิดใช้งานปัญหาคุณภาพที่ระบุได้อย่างมีนัยสำคัญ

7. การกระจายรายได้สินค้าและวัสดุ

เราซื้อสินค้าและวัสดุตามปริมาณที่ต้องการเสมอหรือไม่? ไม่เสมอ. มีการซื้อสินค้าและวัสดุประเภทเดียวสำหรับลูกค้าภายในหนึ่งรายเสมอหรือไม่? ไม่ไม่เสมอไป อาจเป็นสถานการณ์ที่ต้องใช้ค้อนหรือแว่นตาหลายหน่วยพร้อมกัน สถานการณ์ที่คล้ายคลึงกับตัวอย่างที่กำหนดอาจเป็นด้วยวัตถุดิบและอุปกรณ์และด้วยวัสดุ

จะทำอย่างไรเมื่อเราซื้อน้อยกว่าที่จำเป็น? ใครควรตัดสินใจว่าจะให้สินค้าและวัสดุที่ซื้อมาให้ใครในตอนแรก?

ในระบบอัตโนมัติที่เราใช้เราส่งมอบการส่งมอบที่ไม่สมบูรณ์ซึ่งต้องแจกจ่ายให้กับผู้รับเหมา บริการด้านเทคนิคผู้รับผิดชอบการผลิต พวกเขาไม่ใช่ซัพพลายเออร์หรือคอมพิวเตอร์ (โปรแกรม) ที่ต้องทำการตัดสินใจที่ยากลำบากเกี่ยวกับการจัดลำดับความสำคัญในสถานการณ์ที่ยากลำบาก

การตอบสนองอย่างรวดเร็วต่อการเปลี่ยนแปลงในการจัดซื้อจัดจ้างและแผนการจัดหา

ต้องจำไว้ว่าไม่ว่ารูปแบบการวางแผนจะดีเพียงใดก็มักจะมีปัจจัยที่ต้องการการตอบสนองอย่างเร่งด่วนและการซื้อที่ไม่ได้วางแผนไว้ ตัวอย่างเช่นกรณีฉุกเฉินหรือข้อผิดพลาดของผู้ปฏิบัติการ

ความผิดพลาดเดียวกันของนักแสดงการปฏิเสธ โครงการลงทุน หรือปัจจัยอื่น ๆ อาจนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงในทางตรงกันข้าม - ความต้องการที่ลดลงและด้วยเหตุนี้ความจำเป็นในการปฏิเสธอย่างเร่งด่วนในการซื้อสินค้าและวัสดุและการลดแผนการจัดหา มิฉะนั้นเราจะเสี่ยงต่อการซื้อสินค้าและวัสดุที่ไม่จำเป็นอีกต่อไปซึ่งจะนอนตายอยู่ในโกดังของเรา

การปรากฏตัวของสถานการณ์ที่ไม่เอื้ออำนวยต่อการวางแผนไม่ได้หมายความว่าการตัดสินใจในการประสานงานของคำขอซื้อเพิ่มเติมหรือการปรับเปลี่ยนแผนการจัดหาสามารถนำไปใช้ในสถานการณ์ดังกล่าวได้โดยไม่ต้องเข้าใจผลที่ตามมา

เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องมีข้อมูลที่ครบถ้วนเกี่ยวกับสิ่งที่นำไปสู่ความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงแผนงานที่ตกลงกันไว้และการตัดสินใจจะส่งผลต่อปัจจัยอื่น ๆ ในชีวิตทางเศรษฐกิจขององค์กรอย่างไร ตัวอย่างเช่นในแง่ของงบประมาณคุณต้องเข้าใจอย่างชัดเจนว่าต้นทุนเพิ่มเติมจะส่งผลต่อต้นทุนการผลิตอย่างไร

แนวคิดของการวิเคราะห์และการควบคุมดังกล่าวมีอยู่ในบทความ "การตอบสนองอย่างรวดเร็วต่อการเบี่ยงเบนจากการใช้จ่ายงบประมาณตามแผน"

กระบวนการจัดซื้อจึงง่ายหรือไม่? ทุกอย่างขึ้นอยู่กับความสำคัญในการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ! หากมีความต้องการหรือต้องการซื้อสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดรูปแบบการบัญชีข้างต้นและคำแนะนำสำหรับการจัดตั้งจะช่วยให้บรรลุผลได้เร็วขึ้นเมื่อพยายามแนะนำการบัญชีและการควบคุมโดยละเอียดดังกล่าวในองค์กรใด ๆ : การผลิตการอุตสาหกรรมการค้า

ควบคุม

กฎระเบียบ

ข้อตกลงและเงื่อนไข

สถานประกอบการทั้งหมดกำลังซื้อวัตถุดิบวัสดุอุปกรณ์ในปริมาณที่แน่นอน ใน บริษัท การค้าและการผลิตนี่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทางธุรกิจหลัก ใน บริษัท อื่น ๆ เช่น บริษัท ไอทีการจัดการการจัดซื้อจัดจ้างเป็นบริการหรือการจัดเตรียมกระบวนการทางธุรกิจ ขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างแตกต่างกันอย่างมากในแต่ละอุตสาหกรรมตั้งแต่กฎระเบียบของรัฐบาลกลางที่เข้มงวดในหน่วยงานของรัฐไปจนถึงขั้นตอนการจัดซื้อแบบไม่เป็นทางการในธุรกิจขนาดเล็ก

ลองพิจารณาขั้นตอนการจัดซื้อจากมุมมองของระบบอัตโนมัติโซลูชันที่ใช้และข้อ จำกัด ที่มีอยู่ เราจะเน้นถึงขั้นตอนหลักของการจัดซื้อและความเป็นไปได้ในการทำให้แต่ละขั้นตอนเป็นไปโดยอัตโนมัติ

IP ในการจัดซื้อ

กลุ่มของเครื่องมืออัตโนมัติที่ใช้ใน บริษัท ต่างๆมีดังต่อไปนี้:

บริษัท ของรัฐ

ขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างของ บริษัท ของรัฐถูกควบคุมโดยกฎหมายหมายเลข 44-FZ "ในระบบสัญญาในด้านการจัดหาสินค้างานบริการเพื่อตอบสนองความต้องการของรัฐและเทศบาล" และกฎหมายฉบับที่ 223-FZ "ว่าด้วยการจัดหาสินค้างานบริการ แยกประเภท นิติบุคคล ".

มีระบบไอทีที่ได้รับการพิสูจน์แล้วหลายระบบที่ช่วยให้การจัดซื้อเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมาย ซอฟต์แวร์พิเศษดังกล่าวไม่เพียง แต่รวมถึงระบบบัญชีขององค์กรเท่านั้น แต่ยังรวมเข้ากับแพลตฟอร์มการซื้อขายแบบรวมศูนย์หรือแอปพลิเคชันแยกต่างหากของแพลตฟอร์มการซื้อขายดังกล่าว บ่อยครั้งที่โซลูชันดังกล่าวได้รับการพัฒนาขึ้นเองหรือโดยผู้เชี่ยวชาญคนใดคนหนึ่ง

บริษัท การค้าขนาดใหญ่

หลาย บริษัท ที่อยู่ในกลุ่มธุรกิจขนาดใหญ่ตกอยู่ภายใต้กฎระเบียบการจัดซื้อ 223-FZ แต่พวกเขาขายจากตำแหน่งอื่นโดยให้ความสำคัญในเชิงพาณิชย์ ประการแรก มันมา เกี่ยวกับ บริษัท ของรัฐ การทำงานกับการดำเนินการตามปกติของกระบวนการทางธุรกิจโดยไม่ทำให้ห่วงโซ่งานเป็นไปโดยอัตโนมัตินั้นแพร่หลายใน บริษัท ขนาดใหญ่

อย่างไรก็ตามในแวดวงธุรกิจขนาดใหญ่ระบบและระบบย่อยที่เชี่ยวชาญสำหรับกิจกรรมการจัดซื้ออัตโนมัติได้เกิดขึ้นและถูกนำมาใช้ นี่คือโซลูชันของคลาส SRM (การจัดการความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์) และโมดูลของ ERP ขนาดใหญ่ที่คล้ายคลึงกันในด้านการทำงาน สำหรับข้อมูลจำนวนมากสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการควบคุมข้อผิดพลาดของบุคลากรและเชื่อมโยงข้อมูลกับออบเจ็กต์ของระบบบัญชีเพื่อสร้างการวิเคราะห์ที่มีประสิทธิภาพ

ในธุรกิจขนาดใหญ่มักจะมีวงจรแยกต่างหากที่เป็นระบบอัตโนมัติโดยใช้แนวทาง BPM ที่ยืดหยุ่นและระบบย่อยของ WorkFlow ตัวอย่างคือกระบวนการทางธุรกิจในการจัดระเบียบและดำเนินการประมูลแบบจำลองและอัตโนมัติโดยใช้ ELMA BPM สำหรับ บริษัท น้ำมันของรัสเซีย Tendering เป็นเพียงส่วนหนึ่งของกระบวนการทางธุรกิจการจัดซื้อจัดจ้างขนาดใหญ่ อย่างไรก็ตามดังที่เห็นได้จากตัวอย่างในรูปแบบเฉพาะ บริษัท น้ำมัน นี่เป็นกระบวนการที่ค่อนข้างน่าประทับใจและซับซ้อน

ภาพแสดงภาพของกระบวนการประกวดราคา - ลำดับของการดำเนินการผู้เข้าร่วมในกระบวนการ นี่เป็นขั้นตอนแรกสู่กระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติที่ตามมาด้วยการเพิ่มการสร้างเอกสารการถ่ายโอนข้อมูลไปยังระบบ ERP การรวม CRM และอื่น ๆ

ตัวอย่างถัดไปคือกระบวนการทางธุรกิจของการดำเนินการซื้อใน บริษัท น้ำมันซึ่งเป็นระบบอัตโนมัติในระบบ ELMA BPM แต่ละบล็อกสีน้ำเงินในแผนภาพแสดงถึงกระบวนการอื่น

การจัดซื้อแผนผังกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติใน ELMA BPM

มาดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติในการซื้อโดยใช้ BPMS โดยใช้ตัวอย่างของธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็ก

บริษัท ขนาดกลางและขนาดเล็ก

องค์กรระดับสูงมักใช้โซลูชันเดียวกับในธุรกิจขนาดใหญ่ - โมดูล ERP ที่กำหนดเองอย่างจริงจัง, โซลูชันแบบบูรณาการแยกต่างหาก ในธุรกิจขนาดเล็กมากมักไม่นึกถึงระบบอัตโนมัติเนื่องจากต้นทุนของโซลูชันเฉพาะทางไม่ได้ให้ประโยชน์ที่แท้จริงจากการนำไปใช้งาน

ธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็ก - กลางมองไปที่ระบบจัดซื้ออัตโนมัติจากมุมมองใหม่ - จากด้านการสร้างโซลูชันตามแพลตฟอร์มที่มีอยู่ ส่วนใหญ่มักจะเป็น:

ECM - สำหรับการสร้างการอนุมัติและการจัดเก็บเอกสารการจัดซื้อ

ระบบการเงินและบัญชี - สำหรับการวางแผนจำนวนเงินและวัตถุในการซื้อ

CRM - เพื่อรักษาผู้ติดต่อกับผู้เข้าร่วมการจัดซื้อ

BPM - เพื่อทำให้แต่ละขั้นตอนหรือกระบวนการทั้งหมดของขั้นตอนการจัดซื้อเป็นไปโดยอัตโนมัติรวมถึงการเตรียมการดำเนินการและการควบคุมการจัดซื้อ

ในสภาพแวดล้อมนี้การใช้ระบบ BPM สำหรับการจัดการกระบวนการทางธุรกิจจะมีประสิทธิภาพ บนแพลตฟอร์มสากลคุณสามารถสร้างและเปลี่ยนแปลงโครงร่างของการเตรียมการดำเนินการและการควบคุมการซื้อได้อย่างรวดเร็ว ด้วยโซลูชันดังกล่าวกระบวนการจัดซื้อทั้งหมดจะดำเนินการและตรวจสอบภายในระบบเดียวสามารถเปลี่ยนแปลงและเสริมได้อย่างรวดเร็วซึ่งช่วยลดต้นทุนการดำเนินการได้อย่างมาก

ขั้นตอนของขั้นตอนการจัดหา

แม้จะมีกิจกรรมการจัดซื้อที่หลากหลายในธุรกิจขนาดกลาง แต่ในระบบอัตโนมัติที่ปรึกษาจะระบุกลุ่มงานหลัก 4 ส่วนหรือเรียกอีกอย่างว่าขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้าง ตามปกติแล้ว WorkFlow แต่ละรายการที่ใช้ในระบบจัดซื้ออัตโนมัติจะอ้างถึงหนึ่งในขั้นตอนเหล่านี้:

การก่อตัวของความต้องการ - ขั้นตอนที่ความต้องการในการจัดหาปรากฏขึ้น

การเตรียมการสำหรับการซื้อ - ขั้นตอนการทำงานภายใน

การดำเนินการจัดซื้อ - ความสัมพันธ์กับผู้รับเหมา

การควบคุมการดำเนินการ - การตรวจสอบภายในและความพึงพอใจที่แท้จริงของความต้องการที่เกิดขึ้นในตอนเริ่มต้นของกระบวนการ

บ่อยครั้งที่หลายขั้นตอนถูกปิดโดยกระบวนการเดียวและบางครั้งทั้งสี่ขั้นตอนจะถูกนำมาใช้เป็นกระบวนการทางธุรกิจเดียวในการดำเนินการจัดซื้อ

การก่อตัวของความต้องการ

ขั้นตอนของการก่อตัวของความต้องการขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของธุรกิจ จากประสบการณ์จริงในการนำระบบ ELMA BPM ไปใช้ใน บริษัท ลูกค้ากระบวนการสร้างอุปสงค์มีหลายประเภทหลัก ๆ ดังนี้

ขั้นตอนการเตรียมการจัดซื้อประกอบด้วยกระบวนการคู่ขนานหลายอย่าง:

ความต้องการที่สร้างขึ้นจะถูกทำให้เป็นทางการในรูปแบบของเอกสารสาธารณะและมีการกำหนดไว้อย่างชัดเจน กำลังดำเนินการ งานด้านเทคนิคข้อกำหนดแผนงานและเอกสารอื่น ๆ ซึ่งจะโอนไปยังคู่สัญญาในขั้นตอนต่อไป

ดำเนินการจัดทำงบประมาณ - อ้างถึงบางรายการหรือทำการเปลี่ยนแปลงแผนการเงิน

ในกรณีของการจัดซื้อจัดจ้างในรูปแบบคำขอข้อเสนอจะดำเนินการค้นหาและประเมินเบื้องต้นของซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพ

ชุดเอกสารสำหรับการจัดซื้อจะถูกรวบรวมและตกลงกัน

รับผิดชอบในการดำเนินการตามขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างที่ดำเนินการในขั้นตอนต่อไปได้รับการแต่งตั้ง

ดำเนินการซื้อ

ส่วนหลักซึ่งมักเรียกว่า "ขั้นตอนการจัดซื้อ" คือขั้นตอนที่สามคือการดำเนินการจัดซื้อ

กระบวนการนี้มักจะได้รับการอธิบายอย่างถูกต้องและครบถ้วนที่สุดโดยที่ปรึกษาเป็นระบบอัตโนมัติในระบบต่างๆและประกอบด้วยหลายบล็อกหลักซึ่งงานอัตโนมัติมีความชัดเจนและโปร่งใส

กำลังเตรียมการซื้อ บุคคลที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้ในแพ็คเกจการซื้อแบบฟอร์มการเรียกเก็บเงินหรือชุดข้อมูลอื่น ๆ จากเอกสาร

มีการเผยแพร่เอกสารการประกวดราคาบนเว็บไซต์หรือส่งไปยังผู้เข้าร่วมในการร้องขอข้อเสนอ ชุดของการดำเนินการในขั้นตอนนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของขั้นตอนการจัดหา ตัวอย่างเช่นกฎระเบียบบางประการกำหนดให้ต้องเผยแพร่ข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้างในสื่อพิเศษหรือการแจ้งอย่างเป็นทางการของหน่วยงานกำกับดูแล

ในขั้นตอนต่อไปผู้ที่รับผิดชอบในการจัดซื้อจะยอมรับการเสนอราคาและข้อเสนอของผู้เข้าร่วม ในหลาย บริษัท เอกสารเหล่านี้เป็นชุดเอกสาร แต่ได้รับใบสมัครในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้นเรื่อย ๆ

ขั้นตอนการจัดซื้อส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการสื่อสารระหว่างพนักงานของ บริษัท และผู้ประมูล ตัวแทนขอข้อมูลเพิ่มเติมและคำชี้แจงขอเอกสารระหว่างการตรวจสอบความน่าเชื่อถือ การประกาศต่อรองเป็นรอบคัดเลือกอีกรอบถือได้ว่าเป็นส่วนหนึ่งของเวทีนี้

จุดสิ้นสุดของขั้นตอนคือการเลือกซัพพลายเออร์ โดยปกตินี่เป็นกระบวนการที่ค่อนข้างซับซ้อนรวมถึงการรวบรวมความคิดเห็นจากผู้เชี่ยวชาญจัดการประชุมคณะกรรมการจัดซื้อจัดจ้างและบันทึกการตัดสินใจของคณะกรรมาธิการนี้และการลงนามในเอกสารขั้นสุดท้าย

การเปลี่ยนไปสู่ขั้นตอนต่อไป - การดำเนินการจัดซื้อ - เป็นบริการที่หลากหลายซึ่งมักเป็นกระบวนการรวมเข้าด้วยกัน ข้อมูลเกี่ยวกับซัพพลายเออร์ที่เลือกแผนการจัดส่งและการชำระเงินจะถูกส่งไปยังแผนกและระบบที่เหมาะสมผ่านช่องทางต่างๆ

การสิ้นสุดขั้นตอนใด ๆ คือการเลือกซัพพลายเออร์ โดยปกติจะเป็นกระบวนการที่ค่อนข้างซับซ้อน ซึ่งรวมถึงการรวบรวมความคิดเห็นจากผู้เชี่ยวชาญการจัดประชุมคณะกรรมการจัดซื้อจัดจ้างและการบันทึกการตัดสินใจการลงนามในเอกสารขั้นสุดท้าย

อย่างที่คุณเห็นขั้นตอนการจัดซื้อนั้นมีความแม่นยำสูงและเป็นไปโดยอัตโนมัติ กระบวนการย่อยจำนวนมากมีวุฒิภาวะค่อนข้างสูง - อย่างน้อยก็มีการควบคุมและมักจะเป็นไปโดยอัตโนมัติและวัดผลได้

เมื่อดำเนินขั้นตอนการจัดซื้อหลักโดยอัตโนมัติ BPMS จะกลายเป็นส่วนประกอบที่ขาดหายไปทำให้สามารถจัดการเครือข่ายทั้งหมดของกระบวนการทางธุรกิจได้ มีเครื่องมือไม่เพียง แต่สำหรับการดำเนินการและการตรวจสอบที่รวดเร็วเท่านั้น แต่ยังมี การจัดการเป้าหมาย การเปลี่ยนแปลง

การควบคุมการดำเนินการ

นี่คือเวทีเส้นเขตแดน ไม่ถูกต้องที่จะรวมบล็อกของกระบวนการดำเนินการตามสัญญาไว้ในลูปการจัดซื้อ - ที่นี่จุดควบคุมจะถูกโอนไปยังระบบพิเศษ ERP หรือลูปการบัญชีอื่น ๆ และบทบาทของแผนกจัดซื้อจะลดลงเป็นการถ่ายโอนข้อมูลที่ถูกต้องการสนับสนุนการจัดซื้อและการวิเคราะห์ ตัวอย่างของการวิเคราะห์ดังกล่าวอาจเป็นการสร้างทะเบียนถาวรหรือซัพพลายเออร์ที่ไม่น่าเชื่อถือในทางกลับกัน

มีการตรวจสอบกระบวนการใดบ้างในการจัดซื้อจัดจ้างในขั้นตอนการดำเนินการ

ข้อสรุปของสัญญา

การชำระเงิน

เอกสารหลักฐานการส่งมอบ;

การควบคุมคุณภาพของประสิทธิภาพ

เป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจในการควบคุมทั้งผลการจัดซื้อจัดจ้างและกระบวนการเอง เมตริกประสิทธิภาพในการจัดซื้อเป็นหัวข้อสำหรับบทความยาวอื่น ตัวอย่างเช่นเราสามารถแยกแยะประเด็นคลาสสิกสามส่วนที่องค์กรรวบรวมการวิเคราะห์โดยใช้ ELMA BPM เพื่อทำการซื้ออัตโนมัติ:

กำหนดเวลาในการทำงานให้เสร็จในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ - จากมุมมองของ บริษัท และผู้รับเหมาเฉพาะ

การบันทึกข้อเท็จจริง โลกแห่งความจริง - เอกสารและการลงรายการบัญชี

ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างและประสิทธิภาพในการใช้จ่าย

เราตรวจสอบความเป็นไปได้ของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างแบบหลายระดับโดยอัตโนมัติและกระบวนการย่อยแต่ละกระบวนการที่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการนั้น หัวข้อของกระบวนการจัดซื้ออัตโนมัติโดยใช้ BPMS ได้รับการกล่าวถึงในรายละเอียดเพิ่มเติมในการประชุม "กระบวนการทางธุรกิจที่เข้าใจได้สำหรับธุรกิจ" วิทยากรให้ตัวอย่างกระบวนการทางธุรกิจจำนวนมากจากการปฏิบัติจริงของ ELMA และยังแสดงให้เห็นว่าอินเทอร์เฟซของระบบมีลักษณะอย่างไรที่ผู้เข้าร่วมในขั้นตอนการจัดหาทำงาน

การสนับสนุนในประเทศ:
ระบบปฏิบัติการ: Windows
ครอบครัว: ระบบบัญชีสากล
วัตถุประสงค์: ระบบอัตโนมัติทางธุรกิจ

โปรแกรมลงทะเบียนสมัคร

คุณสมบัติที่สำคัญของโปรแกรม:

คุณจะมีฐานลูกค้ารายเดียวพร้อมข้อมูลติดต่อที่จำเป็นทั้งหมด

แต่ละคำขอนั้นง่ายต่อการลงทะเบียนและโปรแกรมจะเสนอพนักงานให้คุณโดยอัตโนมัติมากที่สุด

คุณจะได้รับบันทึกชั่วโมงการทำงานของพนักงานแต่ละคนอย่างถูกต้อง

สำหรับแต่ละแอปพลิเคชันคุณสามารถพิจารณาวัสดุที่ใช้และแนบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และรูปถ่าย

โปรแกรมจะแสดงรายการใบสมัครที่วางแผนไว้สำหรับพนักงานแต่ละคนในวันที่ใด ๆ

สำหรับแต่ละคำสั่งคุณจะสามารถติดตามขั้นตอนการดำเนินการและพนักงานที่เกี่ยวข้องได้

โปรแกรมจะแสดงให้คุณเห็นพนักงานที่มีความสามารถสูงสุดผู้ที่ชะลอการสมัครผู้ที่ว่างหรือจำนวนแอปพลิเคชันที่สะสมในคิวแล้ว

คุณจะควบคุมพนักงานของคุณทั้งหมด

มีรายงานการจัดการที่ซับซ้อนทั้งหมดสำหรับผู้อำนวยการซึ่งจะช่วยวิเคราะห์กิจกรรมขององค์กรจากด้านต่างๆ

การผสานรวมกับเทคโนโลยีล่าสุดจะช่วยให้คุณสร้างความตกใจให้กับลูกค้าและสมควรได้รับชื่อเสียง บริษัท ที่ทันสมัย

• 
  

  การทำงานระหว่าง บริษัท และลูกค้าเริ่มต้นด้วยแอปพลิเคชัน ในระยะเริ่มต้นนี้สิ่งสำคัญคือต้องแสดงตัวด้วย ด้านที่ดีกว่าเนื่องจากสิ่งนี้สำคัญมากในการควบคุมแอปพลิเคชัน มันเป็นไปโดยไม่ได้บอกว่าโปรแกรมแอปพลิเคชันอัตโนมัติจะเร่งความเร็วและอำนวยความสะดวกให้กับกระบวนการนี้เป็นอย่างมาก การจัดการแอปพลิเคชันจะถูกจัดระบบและนำมาสู่รูปแบบที่สะดวกที่สุดสำหรับคุณ โปรแกรมสำหรับแอปพลิเคชันจาก บริษัท Universal Accounting System สามารถรับมือกับการดูแลรักษาและบันทึกแอปพลิเคชันได้อย่างมั่นใจ ระบบอัตโนมัติสำหรับการลงทะเบียนแอปพลิเคชันมีข้อดีกว่าวิธีการบัญชีอื่น ๆ คือใช้งานง่ายและสะดวกกว่า คุณประหยัดเวลาและทรัพยากรในขณะที่ได้รับเครื่องมือสากลสำหรับการดำเนินกิจกรรมทางการบัญชีและการวิเคราะห์

  ระบบการทำงานกับคำขอในโปรแกรมของเราเป็นสากลและยืดหยุ่นเนื่องจากการตั้งค่าส่วนบุคคลสำหรับ บริษัท ของคุณ เมื่อทำการลงทะเบียนแอปพลิเคชันโปรแกรมสามารถเชื่อมโยงไปยังขั้นตอนต่อไปของการทำงาน มีการตรวจสอบการทำงานของแอปพลิเคชันและการดำเนินการที่ตามมาทั้งหมด โปรแกรมแอปพลิเคชันปกติสามารถทำหน้าที่พื้นฐานหลักได้เท่านั้น ระบบจัดการแอปพลิเคชันของเราพร้อมที่จะนำเสนอชุดฟังก์ชันและเครื่องมือการบัญชีและการควบคุมที่คุณเลือก มาดูกันว่าขั้นตอนการทำงานกับคำสั่งซื้อใดบ้างที่เกี่ยวข้องกับระบบควบคุมใบสั่งอัตโนมัติของเรา

  หากคุณทำงานกับผลิตภัณฑ์ก็เพียงพอที่จะกรอกข้อมูลในหนังสืออ้างอิง Nomenclatures คุณสามารถขายสินค้าและวัสดุใด ๆ เพื่อความสะดวกชื่อทั้งหมดสามารถแบ่งออกเป็นกลุ่มได้ โปรแกรมสำหรับทำงานกับคำสั่งซื้อมีความเป็นไปได้มากมายและช่วยให้คุณสามารถเพิ่มสินค้าด้วยตนเองหรือนำเข้าจากแหล่งต่างๆตัวอย่างเช่นจากไฟล์ Excel

  ตอนนี้เรามาดูโมดูลกัน โมดูลคือบล็อกการบัญชีขนาดใหญ่ที่คุณจะทำงานทุกวัน ลูกค้าและแอปพลิเคชันทั้งหมดของคุณจะอยู่ที่นี่

  ซอฟต์แวร์การจัดการตั๋วช่วยให้ทำงานกับข้อมูลจำนวนมากได้อย่างง่ายดาย แม้ว่าคุณจะมีคำสั่งซื้อหลายล้านรายการซึ่งเราปรารถนาดีกับคุณอย่างจริงใจการดึงข้อมูลจะทำได้ง่ายและรวดเร็ว คุณสามารถค้นหาด้วยหมายเลขเฉพาะวันที่ชื่อลูกค้าหรือพนักงานสถานะการดำเนินการ ฯลฯ เมื่อลงทะเบียนแอปพลิเคชันข้อมูลมากมายจะถูกกรอกโดยอัตโนมัติและคุณต้องเลือกลูกค้า หากลูกค้าอยู่ในฐานลูกค้าแบบรวมอยู่แล้วคุณสามารถค้นหาเขาได้อย่างรวดเร็วและสะดวกด้วยตัวอักษรตัวแรก เมื่อลูกค้าใหม่สมัครเราก็เพิ่มเขาลงในฐานข้อมูล

  หลังจากที่คุณเลือกลูกค้าที่ต้องการแล้วคุณต้องคลิกปุ่ม "บันทึก" จากนั้นแอปพลิเคชันจะปรากฏในระบบ โปรแกรมสำหรับการลงทะเบียนคำสั่งซื้อจะแสดงแต่ละคำสั่งเป็นสีซึ่งขึ้นอยู่กับสถานะการดำเนินการ หากมีการลงทะเบียนแอปพลิเคชันเบื้องต้นซึ่งอาจยังไม่ได้ใช้งานแอปพลิเคชันจะถูกไฮไลต์ในรายการเป็นสีเทา ดังนั้นลำดับการทำงานกับแอปพลิเคชันจึงได้รับการปรับให้เหมาะสม

  คำแนะนำสำหรับการทำงานกับแอปพลิเคชันในขั้นตอนถัดไปจะอธิบายถึงวิธีการกรอกข้อมูลในองค์ประกอบของแอปพลิเคชันนั่นคือสินค้าที่ลูกค้าต้องการจะแสดงอยู่ในรายการ งานจะทำในหนังสืออ้างอิงของรายการรายการ หากมีการกรอกข้อมูลในขณะทำการสั่งซื้อจะเหลือเพียงการเลือกจากรายการสำเร็จรูปอย่างรวดเร็วเท่านั้น หากบางชื่อไม่ปรากฏขึ้นก็สามารถเพิ่มได้ในกระบวนการ

  โปรแกรมของานมีการกำหนดค่าที่แตกต่างกันเล็กน้อย แต่หลักการทำงานเหมือนกัน การจัดการคำขอบริการใน ระบบอัตโนมัติ สะดวกในการระบุได้ง่ายว่าเกิดความล้มเหลวในขั้นตอนใดของบริการ พนักงานแต่ละคนจะตระหนักถึงความรับผิดชอบส่วนบุคคลในการปฏิบัติงานในพื้นที่ของตน

  การลงทะเบียนแอปพลิเคชันสำหรับการปฏิบัติงานจำเป็นต้องมาพร้อมกับการคำนวณต้นทุน บริการสำหรับการทำงานกับคำสั่งซื้อในการแก้ปัญหานี้ใช้แท็บ "รายได้ที่ต้องจ่าย" ซึ่งก็คือการกำหนดราคา มันแสดงให้เห็นว่าราคาสั่งซื้อเป็นอย่างไร ระบบบัญชีสากลเสนอแบบฟอร์มการคำนวณที่เรียบง่ายให้กับลูกค้าในแท็บนี้และยังสามารถสร้างกลไกการคำนวณทั้งหมดแทนแบบฟอร์มดังกล่าวได้ ในกรณีนี้ผู้จัดการจะเลือกเฉพาะงานที่ลูกค้าต้องการโดยระบุเกณฑ์ที่จำเป็นจากนั้นโปรแกรมจะคำนวณค่าใช้จ่ายเอง

  โหมดการทำงานของแอปพลิเคชันในระบบบัญชีตลอดจนกฎสำหรับการทำงานกับแอปพลิเคชันจะถูกตั้งค่าแยกกันขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะขององค์กร นอกจากนี้ระบบอัตโนมัติยังมีข้อดีหลายประการที่ไม่อาจปฏิเสธได้ ตัวอย่างเช่นในโปรแกรมแอปพลิเคชันอิเล็กทรอนิกส์จะบันทึกได้เร็วกว่าการทำบัญชีด้วยตนเองและให้ข้อมูลมากกว่า เนื่องจากระบบจะให้แบบฟอร์มใบสมัครแก่คุณการทำงานที่ยากที่จะพลาดอะไร โปรแกรมควบคุมแอปพลิเคชันได้ดีขึ้นเนื่องจากหน่วยความจำไม่มีข้อผิดพลาดที่มีอยู่ในตัวมนุษย์ ซึ่งหมายความว่าคุณจะมีข้อมูลที่เป็นปัจจุบันและเชื่อถือได้เกี่ยวกับงานของ บริษัท ของคุณ

  บนเว็บไซต์ของเราในเวอร์ชันทดลองโปรแกรมสำหรับลงทะเบียนแอปพลิเคชันนั้นฟรี เราขอแนะนำให้คุณทดสอบประสิทธิภาพของระบบของเราในทางปฏิบัติก่อนตัดสินใจซื้อเพราะเรามั่นใจในผลิตภัณฑ์ของเรา

  โปรแกรมตรวจสอบและควบคุมสามารถใช้งานได้โดย:

  • หน่วยงานของรัฐการทำงานกับประชาชน
  • บริษัท เอกชนใด ๆ
  • บริการสนับสนุนข้อมูล
  • บริการสนับสนุน;
  • ฝ่ายสนับสนุน;
  • ฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิค
  • แผนกสนับสนุนคอมพิวเตอร์
  • การสนับสนุนผู้ใช้
  • บริษัท ผู้ให้บริการ;
  • ศูนย์บริการ;
  • ศูนย์บริการ;
  • บริการ Help Desk;
  • บริการความน่าเชื่อถือ;
  • แผนกช่วยเหลือ;
  • เป็นต้น

  วิดีโอแนะนำโปรแกรมสำหรับบันทึกการใช้งานและแอพพลิเคชั่น

  เมื่อดูวิดีโอต่อไปนี้คุณสามารถทำความคุ้นเคยกับความสามารถของโปรแกรม USU - Universal Accounting System ได้อย่างรวดเร็ว หากคุณไม่เห็นวิดีโอที่อัปโหลดไปยัง YouTube อย่าลืมเขียนถึงเราเราจะหาวิธีอื่นในการแสดงวิดีโอสาธิต!

  Anatoly Wasserman นำเสนอโปรแกรม USU เวอร์ชัน 5.0 ใหม่

  นอกเหนือจากความคิดเห็นของผู้ใช้ทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม USU แล้วตอนนี้ความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญยังถูกนำเสนอต่อความสนใจของคุณ Anatoly Wasserman เกิดเมื่อวันที่ 9 ธันวาคม พ.ศ. 2495 จบการศึกษาจาก Odessa Technological Institute of the Refrigeration Industry เชี่ยวชาญด้านวิศวกร หลังจากสำเร็จการศึกษาเขาทำงานเป็นโปรแกรมเมอร์ จากนั้นเขาก็กลายเป็นโปรแกรมเมอร์ระบบ เป็นครั้งแรกที่ปรากฏบนหน้าจอในปี 1989 ในคลับ“ What? ที่ไหน? เมื่อไหร่” จากนั้น - ที่“ Brain-ring” เขาได้รับชัยชนะ 15 ครั้งติดต่อกันในปี 2544-2545 ในรายการโทรทัศน์ "Svoi Game" และกลายเป็นผู้เล่นที่ดีที่สุดแห่งทศวรรษในปี 2547 แชมป์ 5 สมัยของยูเครนใน "เกมของฉัน" เวอร์ชันกีฬา แชมป์สี่สมัยของมอสโกในรุ่นกีฬาของ Svoy Igry ผู้ชนะเลิศเหรียญทองแดงจากการแข่งขันเดียวกันเหรียญเงินในปี 2560 ผู้ชนะเลิศเหรียญเงินจาก "ผู้เชี่ยวชาญ" - World Games of Experts - 2010 ใน "เกมของคุณเอง"

  ส่วนเสริมการบริหารจัดการ - พระคัมภีร์ของผู้บริหารยุคใหม่

  โปรแกรมเสริมสำหรับผู้บริหารมืออาชีพ: เพื่อพัฒนาธุรกิจและเพิ่มรายได้ ผลิตภัณฑ์ที่เป็นเอกลักษณ์ที่พัฒนาขึ้นโดยใช้สองศาสตร์: เศรษฐศาสตร์และ เทคโนโลยีสารสนเทศ... ไม่มีแอนะล็อก

  แอปพลิเคชันมือถือ USU

  ด้วยความก้าวหน้าของเทคโนโลยีทำให้ชีวิตเร่งรีบ ทุกที่ที่คุณต้องไปให้ทันเวลา - เพราะยิ่งคุณทำสิ่งต่างๆเร็วเท่าไหร่คุณก็ยิ่งมีรายได้มากขึ้นเท่านั้น ด้วยเหตุนี้จึงเป็นเรื่องสำคัญมากที่จะต้องมีแอพมือถือที่มีฟีเจอร์มากมายอยู่ในมือ

  Alexander Druz เกี่ยวกับระบบบัญชีสากล

  นอกเหนือจากความคิดเห็นเกี่ยวกับโปรแกรม USU ของผู้ใช้ทั่วไปแล้วความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญจะถูกนำเสนอต่อความสนใจของคุณ Alexander Druz เป็นปรมาจารย์คนแรกของเกมปัญญาชน "ChGK" เขาได้รับรางวัล Crystal Owl สำหรับผู้เล่นยอดเยี่ยมของสโมสรหกครั้ง ผู้ชนะรางวัล "Diamond Owl" สำหรับผู้เล่นยอดเยี่ยม แชมป์ "Brain-ring" เวอร์ชั่นโทรทัศน์ ในรายการทีวี "เกมของตัวเอง" เขาชนะ "เกมเชิงเส้น" "ซูเปอร์คัพ" ได้รับรางวัล "III Challenge Cup" ร่วมกับทีมสร้างสถิติที่แน่นอนสำหรับผลงานในเกมเดียว ผู้เขียนและผู้จัดรายการเกมเสริมปัญญาและรายการการศึกษาทางทีวีช่องต่างๆ

  Maxim Potashev เกี่ยวกับประสิทธิผลของโปรแกรม USU

  นอกเหนือจากความคิดเห็นเกี่ยวกับโปรแกรม USU ของผู้ใช้ทั่วไปแล้วความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญจะถูกนำเสนอต่อความสนใจของคุณ Maxim Potashev - เจ้าแห่งเกม“ อะไรนะ? ที่ไหน? เมื่อไหร่” ผู้ชนะรางวัล“ Crystal Owl” สี่สมัยแชมป์โลกสองสมัยแชมป์รัสเซียสามสมัยแชมป์มอสโกหกสมัยผู้ชนะมอสโกโอเพ่นแชมป์สามสมัยในเกม“ ChGK” จากผลการโหวตของผู้ชมทั่วไปในปี 2000 เขาได้รับการยอมรับว่าเป็นผู้เล่นที่ดีที่สุดในรอบ 25 ปีของการดำรงอยู่ของสโมสรชั้นยอด ผู้ชมรายการโทรทัศน์ 50,000 คนโหวตให้ผู้สมัครรับเลือกตั้งของ Maxim Potashev ได้รับรางวัล "Big Crystal Owl" และรางวัลหลักของเกม jubilee - "Diamond Star" ของปรมาจารย์แห่งเกม สมาชิกของคณะกรรมการและตั้งแต่ปี 2544 - รองประธานสมาคมสโมสรระหว่างประเทศ ตามอาชีพ - นักคณิตศาสตร์นักการตลาดโค้ชธุรกิจ จบการศึกษาจากคณะการจัดการและคณิตศาสตร์ประยุกต์สอนที่ภาควิชาเศรษฐศาสตร์ทั่วไปและเศรษฐศาสตร์ประยุกต์ที่ MIPT ในเดือนสิงหาคม 2010 เขาได้รับเลือกเป็นประธานขององค์กรสาธารณะของรัสเซียทั้งหมด "Federation of Sports Bridge of Russia" เป็นหัวหน้า บริษัท ที่ปรึกษาที่ช่วยองค์กรต่างๆในการแก้ปัญหาเกี่ยวกับการขายการตลาดการบริการลูกค้าและการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ

  Sergey Karjakin เกี่ยวกับกลยุทธ์ในธุรกิจ

  นอกเหนือจากความคิดเห็นเกี่ยวกับโปรแกรม USU ของผู้ใช้ทั่วไปแล้วความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญจะถูกนำเสนอต่อความสนใจของคุณ เซอร์เกย์คาร์จาคิน ตอนอายุ 12 ปีเขากลายเป็นปรมาจารย์ที่อายุน้อยที่สุดในประวัติศาสตร์ของมนุษย์ มีรายชื่ออยู่ใน Guinness Book of Records ชนะการแข่งขันผู้สมัคร FIDE ผู้ชนะฟุตบอลโลก แชมป์หมากรุกโลกอย่างรวดเร็วแชมป์โลกสายฟ้าแลบ ปริญญาโทด้านกีฬาของยูเครนผู้มีเกียรติ ได้รับเกียรติจาก Master of Sports of Russia ปรมาจารย์แห่งรัสเซีย ได้รับรางวัล Order of Merit ระดับ III สมาชิกของห้องสาธารณะของสหพันธรัฐรัสเซียองค์ประกอบ VI คว้าแชมป์โลกเด็กและเยาวชนซ้ำแล้วซ้ำอีกและชิงแชมป์ยุโรป ผู้ชนะและผู้ชนะในการแข่งขันที่สำคัญหลายรายการ แชมป์ XXXVI World Chess Olympiad ในทีมชาติยูเครนผู้ชนะเลิศเหรียญเงินโอลิมปิกในทีมชาติรัสเซีย เขาแสดงผลงานที่ดีที่สุดบนกระดานและได้รับรางวัลบุคคลที่หนึ่ง (บนกระดาน 4) แชมป์แห่งรัสเซียด้วยผลงานที่ดีที่สุดบนกระดาน 1. แชมป์โลกในทีมชาติรัสเซีย เข้ารอบรองชนะเลิศฟุตบอลโลก ผู้ชนะการแข่งขันระดับนานาชาติหลายรายการ

บริษัท จากหลากหลายภาคธุรกิจต้องเผชิญกับกระบวนการทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับคำสั่งซื้อซ้ำ ๆ กระบวนการทางธุรกิจส่วนใหญ่ใน บริษัท เริ่มต้นด้วยคำขอที่เข้ามาจากลูกค้า ในเวลาเดียวกันในหลาย ๆ อุตสาหกรรมการใช้งานมาตรฐานและบริการเป็นกระบวนการทางธุรกิจที่ซับซ้อนและแตกแขนงในขั้นตอนที่แตกต่างกันซึ่งจำเป็นต้องมีปฏิสัมพันธ์ของพนักงานจากหลายแผนกของ บริษัท

บ่อยครั้งงานทั่วไปดังกล่าวได้รับการแก้ไขโดยไม่ใช่พนักงานที่มีคุณสมบัติสูงที่สุดซึ่งด้วยจำนวนงานจำนวนมากอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดและความล้มเหลวซึ่งส่งผลต่อความเร็วในการดำเนินการและคุณภาพของงานและบริการที่มีให้

ดูเหมือนว่าปัญหาสามารถแก้ไขได้ด้วยความช่วยเหลือของระบบอัตโนมัติ แต่ในความเป็นจริงทุกอย่างไม่ง่ายนัก บ่อยครั้งที่ธุรกิจพบว่าตัวเองตกอยู่ในสถานการณ์ที่ต้องเลือกจากทางเลือกที่ไม่ดีสองทางนั่นคือการลงทุนราคาแพงในการปรับใช้ระบบอัตโนมัติในกระบวนการทางธุรกิจและการรวมเข้ากับโครงสร้างพื้นฐานที่มีอยู่หรือ "การหยุด" ของกระบวนการทางธุรกิจในสถานะปัจจุบันซึ่งในอนาคตจะนำไปสู่การลดลงของความสามารถในการแข่งขันของ บริษัท

อะไรคือปัญหา

ไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไปในการจัดระเบียบปฏิสัมพันธ์ของพนักงานจากแผนกต่างๆ - มักเกิดความทับซ้อนกันในกระบวนการสื่อสารมี "ปัจจัยมนุษย์" ความขัดแย้งการลางานของพนักงาน ฯลฯ

สถานการณ์เลวร้ายลงเนื่องจากความซับซ้อนการแบ่งส่วนและการขาดความโปร่งใสของกระบวนการทางธุรกิจเอง ตัวอย่างจากทรงกลมโทรคมนาคม เมื่อประมวลผลแอปพลิเคชันสำหรับเชื่อมต่อกับสมาชิกมีการตรวจสอบความเป็นไปได้ในการให้บริการสองประเภทคืออัตโนมัติเมื่อวิเคราะห์พื้นที่ครอบคลุมโดยใช้ฐานข้อมูลและด้วยตนเองเมื่อสามารถตรวจสอบได้ว่าผู้สมัครสมาชิกอยู่ในพื้นที่ครอบคลุมโดยใช้กระดาษหรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่มีโครงสร้างเท่านั้น อาจเป็นเรื่องยากสำหรับพนักงานที่จะเข้าใจว่ากระบวนการใดควรใช้ในกรณีใดกรณีหนึ่ง

ด้วยเหตุนี้จึงนำไปสู่ข้อผิดพลาดและความล่าช้าในขณะที่การเชื่อมต่อที่เร็วที่สุดที่เป็นไปได้ถือเป็นภารกิจหลักสำหรับผู้ให้บริการโทรคมนาคม ในแต่ละวันของการรอการเชื่อมต่อจะช่วยลดโอกาสที่ผลลัพธ์จะประสบความสำเร็จ - ลูกค้าอาจเชื่อมต่อกับคู่แข่งที่เร็วกว่าหรือเปลี่ยนใจโดยสิ้นเชิง

และแม้ว่าวิซาร์ดจะไปที่ไคลเอนต์และเชื่อมต่อเขากับเครือข่ายพนักงานส่วนหลังก็ยังคงต้องเพิ่มสมาชิกใหม่ให้กับระบบต่างๆตั้งแต่ HelpDesk ไปจนถึงการเรียกเก็บเงินและ CRM และแน่นอนว่าเมื่อใดก็ตามที่อาจเกิดความผิดพลาดซึ่งจะนำไปสู่ปัญหาในอนาคตตัวอย่างเช่นการตัดจำหน่ายที่ผิดพลาดหรือการออกใบแจ้งหนี้ไม่ตรงเวลา

ไปป์ไลน์กระบวนการทางธุรกิจ

คุณสามารถหลีกเลี่ยงปัญหาดังกล่าวได้โดยทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นไปโดยอัตโนมัติ ในการจัดระเบียบงานตามคำสั่งจะใช้ระบบ OMS พิเศษ (ระบบจัดการคำสั่งซื้อ) และสำหรับคำอธิบายทั่วไปของกระบวนการทางธุรกิจ - เครื่องมือ BPM (Business Process Management) ในกรณีหลังคำอธิบายจะถูกสร้างขึ้นโดยใช้สัญลักษณ์กราฟิก BPMN ที่ได้รับการรับรองมาตรฐาน ISO ตัวอย่างเช่นกระบวนการนัดหมาย BPMN อาจมีลักษณะดังนี้:

คำอธิบายเหล่านี้สร้างขึ้นโดยสถาปนิกกระบวนการทางธุรกิจ ต่อจากนั้นไดอะแกรมจะถูกโหลดลงในระบบ BPM ซึ่งเข้าควบคุมการดำเนินการของกระบวนการทางธุรกิจ ตามทริกเกอร์ที่เกี่ยวข้อง - ตัวอย่างเช่นเมื่อคำสั่งปรากฏขึ้น - พนักงานของแผนกต่างๆจะได้รับงานที่พวกเขาแก้ไข หากกระบวนการ "ค้าง" ฝ่ายบริหารจะเห็นทันทีว่าพนักงานคนใดเกิดขึ้น - ในแต่ละขั้นตอนคุณสามารถกำหนดกำหนดเวลาวิธีการสร้างการแจ้งเตือนสำหรับผู้ที่รับผิดชอบได้

ในเวลาเดียวกันงานในการโต้ตอบกับโปรแกรมอื่น ๆ จะดำเนินการโดยไม่มีการแทรกแซงของมนุษย์เลยเช่นหากจำเป็นต้องตรวจสอบผู้สมัครเพื่อซื้อเครดิตระบบสามารถขอข้อมูลทางการเงินของเขาผ่าน API ของเครดิตบูโร

สิ่งนี้ช่วยให้คุณลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดสร้างมาตรฐานกระบวนการทางธุรกิจที่ซับซ้อนอัปเดตตามข้อกำหนดที่เปลี่ยนแปลงและเร่งการทำงานของพนักงาน ส่งผลให้ลูกค้าไม่พึงพอใจน้อยลงและ เงินมากขึ้น จาก บริษัท มันดูดี แต่ในความเป็นจริงแม้ที่นี่จะ "ไม่ใช่ทุกอย่างที่เรียบง่าย"

ไม่ง่ายนัก

จุดสำคัญสำหรับธุรกิจของรัสเซียคือผลิตภัณฑ์ดังกล่าวมีจำหน่ายไม่ดีในประเทศของเรา ระบบที่มีอยู่ส่วนใหญ่ยังไม่ได้รับการแปลเป็นภาษารัสเซีย นี่เป็นปัญหาใหญ่เนื่องจากเรากำลังพูดถึงการทำให้กระบวนการทางธุรกิจแบบปกติและเป็นประจำโดยอัตโนมัติพนักงานที่มีทักษะต่ำที่ไม่รู้ภาษาอังกฤษจึงมีส่วนร่วมในการทำงานกับซอฟต์แวร์ BPM ดังนั้นการแปลเป็นภาษาท้องถิ่นจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับระบบดังกล่าว

นอกจากนี้ตามกฎแล้วซอฟต์แวร์ดังกล่าวจะถูกนำไปใช้ในรูปแบบของเว็บพอร์ทัลที่สร้างผู้ใช้ที่มีบทบาทที่เหมาะสม สำหรับพนักงานทั้งหมดนี้ดูเหมือนโปรแกรมอื่นที่คุณต้องใช้ในการทำงานซึ่งไม่ค่อยสะดวกนัก

จุดสำคัญอีกประการหนึ่งคือตามกฎแล้วนักพัฒนาระบบ BPM ให้ความสำคัญกับการสร้างอินเทอร์เฟซการทำงานที่สวยงามและใช้งานได้ ถือว่าลูกค้าใช้งานด้วยตนเองในแอปพลิเคชันไคลเอนต์ของตนโดยโต้ตอบกับระบบผ่าน API ดังนั้นอินเทอร์เฟซ "เนทีฟ" มักทำหน้าที่เพียงเพื่อแสดงความสามารถของระบบเท่านั้น แต่เพื่อจัดการกับการรวมและการสร้างอินเทอร์เฟซใหม่ที่มีราคาแพงเช่นนี้สามารถจ่ายได้ บริษัท ขนาดใหญ่และธุรกิจขนาดกลางและเล็กไม่มีทรัพยากรดังกล่าว

และในที่สุดข้อเสียเปรียบหลักคือการใช้ซอฟต์แวร์แยกต่างหากสำหรับระบบอัตโนมัติโดยไม่รวมกับเครื่องมืออื่น ๆ ที่ใช้ใน บริษัท การผสานรวมนี้มีราคาแพงมากแม้ว่าระบบดั้งเดิมจะฟรีก็ตาม ตัวอย่างเช่นระบบ BPM ไม่จัดเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจและคำขอซึ่งหมายความว่าคุณต้องเชื่อมต่อระบบที่ข้อมูลดังกล่าวสามารถอยู่ได้

เป็นผลให้ บริษัท ที่มีธุรกิจไม่เกี่ยวข้องกับการพัฒนา ซอฟต์แวร์เพียงแค่ไม่สามารถนำระบบดังกล่าวไปใช้และใช้ชีวิตแบบเก่าทำงานอย่างไม่มีประสิทธิภาพและสูญเสียเงิน

โอเพ่นซอร์สเร่งเข้าช่วยเหลือ

ที่ Latera เราคิดมากเกี่ยวกับปัญหาทั้งหมดที่อธิบายไว้ข้างต้นและได้ข้อสรุปว่าเป็นไปไม่ได้ที่จะสร้างวิธีแก้ปัญหาที่เป็นสากลสำหรับทุกโอกาส อย่างไรก็ตามเป็นไปได้ที่จะสร้างเครื่องมือที่แต่ละ บริษัท สามารถปรับให้เข้ากับตัวเองได้อย่างง่ายดาย

ดังนั้นเราจึงได้พัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ Hydra OMS ซึ่งเป็นแอปพลิเคชันโอเพนซอร์สที่รวมเข้ากับระบบ BPM ในกรณีของเราเป็นระบบ BPM โอเพ่นซอร์สของ Activiti

ข้อมูลเกี่ยวกับคำสั่งซื้อและสถานะจะถูกเก็บไว้ในที่เก็บข้อมูลในตัวซึ่งหมายความว่าไม่จำเป็นต้องใช้ฐานข้อมูลภายนอก แทนที่จะเป็นเว็บพอร์ทัลขนาดมหึมาผู้ใช้จะทำงานที่นี่ในอินเทอร์เฟซที่เป็นมิตร รวมวิดเจ็ต BPM ที่ช่วยให้คุณสามารถเปิดใช้งานกระบวนการทางธุรกิจสำหรับคำสั่งซื้อใหม่และดำเนินงานปัจจุบันของกระบวนการทางธุรกิจ ด้วยความช่วยเหลือคุณสามารถทำให้การเคลื่อนไหวของคำสั่งซื้อเป็นไปโดยอัตโนมัติและตั้งค่า "วิซาร์ด" ทีละขั้นตอนสำหรับการดำเนินการ

นี่คือตัวอย่างเล็ก ๆ - กระบวนการทั่วไปคือคำขอพักร้อน ตรรกะทางธุรกิจของกระบวนการดังกล่าวสามารถแสดงได้ด้วยแผนภาพ BPMN ต่อไปนี้:

เมื่อกระบวนการทางธุรกิจมาถึงขั้นตอนคำขอจัดการวิดเจ็ตใน Hydra OMS จะแสดงแบบฟอร์มต่อไปนี้ให้กับผู้ใช้:

ชุดการจัดเรียงฟิลด์และความสามารถในการแก้ไขได้รับการกำหนดค่าโดยผู้ดูแลระบบสำหรับแต่ละฟอร์มล่วงหน้า วิดเจ็ตแสดงแบบฟอร์มโดยกรอกข้อมูลในฟิลด์ด้วยค่าจากลำดับปัจจุบัน

ทั้งหมดนี้ช่วยให้คุณสามารถสร้างกระบวนการทางธุรกิจแบบ "end-to-end" ซึ่งเป็นขั้นตอนที่ดำเนินการในระบบต่างๆ ผู้ใช้ระบบเหล่านี้จะได้รับการแจ้งเตือนและผู้จัดการสามารถติดตามความคืบหน้าได้ทุกขั้นตอน

ในขณะเดียวกันโค้ดโอเพนซอร์สของโครงการจะช่วยให้สามารถสร้างซอฟต์แวร์เวอร์ชัน "ลับคม" สำหรับธุรกิจเฉพาะได้หากจำเป็นและไม่ต้องเสียเวลาและเงินไปกับการรวมเครื่องมือของบุคคลที่สามหรือยิ่งไปกว่านั้นการพัฒนาซอฟต์แวร์ของคุณเองตั้งแต่เริ่มต้น

ดาวน์โหลด Hydra OMS จาก Github ใส่เครื่องหมายดอกจันและเขียนความปรารถนาของคุณถึงเรา

หากคุณดำเนินธุรกิจของคุณเองคุณคงทราบดีว่าขึ้นอยู่กับการวางแผนการซื้อสินค้าที่ประสบความสำเร็จมากแค่ไหน ที่นี่และการจัดหาผลิตภัณฑ์อย่างทันท่วงทีและการปฏิบัติตามระยะเวลาในการจัดส่งและวางแผนต้นทุนและแม้แต่คุณภาพของผลิตภัณฑ์

นักธุรกิจจำนวนมากวางแผนโดยมุ่งเน้นไปที่ข้อมูลของซอฟต์แวร์ 1C: การจัดการการค้าและส่วนขยายผู้ช่วยจัดซื้อจัดจ้าง ส่วนขยายนี้เหมาะสำหรับโปรแกรม 1C ส่วนใหญ่

คุณสมบัติหลักของระบบจัดซื้อจัดจ้างอัตโนมัติ

ผู้จัดการจะได้รับข้อมูลการจัดหาเพื่อให้สามารถซื้อสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพและกำหนดเวลาได้อย่างถูกต้อง ส่งผลให้ปฏิสัมพันธ์กับ บริษัท ซัพพลายเออร์มีประสิทธิภาพสูงสุดและลดต้นทุน

ระบบอัตโนมัติของการร่างแผนในโปรแกรม 1C เกี่ยวข้องกับพารามิเตอร์สองตัว:

1. ทุนสำรองการดำเนินงาน - หมวดหมู่นี้ประกอบด้วยทั้งหมด กิจกรรมปฏิบัติการ บริษัท ;
2. หุ้นเพื่อความปลอดภัย - ที่นี่หุ้นได้รับการจดทะเบียนจัดตั้งขึ้นเพื่อป้องกันสถานการณ์ที่ไม่คาดฝัน: พฤติกรรมที่คาดเดาไม่ได้ของผู้ซื้อการหยุดชะงักของเวลาในการจัดส่ง

การวางแผนหุ้นปฏิบัติการดำเนินการตามความต้องการของ บริษัท : ในผลิตภัณฑ์ที่จะผลิตและความต้องการที่มีอยู่ของ บริษัท กำลังจัดทำกำหนดการเข้าซื้อกิจการ จากข้อมูลของเขามีการตัดสินใจที่จะส่งใบสมัครไปยังซัพพลายเออร์

มีการคาดการณ์การซื้อ (ขยาย) มีการระบุแผนการผลิต ด้วยเหตุนี้จึงมีการสร้างแผนการจัดซื้อที่ปรับปรุงแล้ว ซอฟต์แวร์ใช้ข้อมูลการบัญชีของสินค้าคงคลังของ บริษัท

การคำนวณความจำเป็นในการซื้อสินค้าจะดำเนินการตามข้อมูลยอดคงเหลือฟรีในคลังสินค้าขององค์กรและปริมาณสต็อคความปลอดภัยที่ต้องการหลังจากดำเนินการตามโปรแกรมการผลิต ด้วยวิธีนี้คุณสามารถจัดการและวางแผนการจัดซื้อโดยอัตโนมัติได้

การวางแผนหุ้นปลอดภัยดำเนินการโดยใช้การวางแผนตามจุดสั่งซื้อ มันแสดงถึงระดับหนึ่งซึ่งต่ำกว่าที่หุ้นไม่ควรตก กลไกนี้จำเป็นเพื่อควบคุมช่วงเวลาในการสร้างคำสั่งซื้อไปยังซัพพลายเออร์และกำหนดปริมาณของคำสั่งซื้อนี้ สำหรับแต่ละรายการสามารถกำหนดจุดและขนาดของหุ้นแยกกันได้ เพื่อจุดประสงค์นี้จะใช้กลไกการคำนวณต่างๆ: ตามขนาดชุดงานเฉลี่ยของประเภทสินค้าโดย ขนาดที่เหมาะสมที่สุดค่าคงที่

รายการโอกาสที่จัดทำโดยโปรแกรม 1C ประกอบด้วย:

• การวางแผนการซื้อใน 1C ตามแผนการผลิตและการขายการสั่งซื้อย้อนหลังและใบสั่งภายใน
• การลงทะเบียนคำสั่งและการควบคุมการดำเนินการ
• การสร้างกำหนดการส่งมอบและการชำระเงิน
• การจัดการคำสั่งซื้อ - ทันทีที่หุ้นถึงระดับหนึ่งคำสั่งซื้อจะเริ่มก่อตัวขึ้น
• การยอมรับสินค้าได้รับการสนับสนุนตามรูปแบบต่างๆรวมถึงการยอมรับเพื่อขายและการรับวัตถุดิบ
• การวิเคราะห์คลังสินค้าการผลิตความต้องการวัสดุผลิตภัณฑ์สินค้า
• การวิเคราะห์ เงื่อนไขเพิ่มเติมรวมถึงสัญญาที่มีรายการสินค้าคงที่เงื่อนไขและปริมาณ
• การคาดการณ์ระดับของสต็อกในคลังสินค้าการสำรองสินค้าคงคลังการวางแผนการซื้อโดยคำนึงถึงข้อมูลที่ได้รับ
• จัดทำรายชื่อซัพพลายเออร์และการคัดเลือกตามเกณฑ์หลายประการ ได้แก่ ชื่อเสียงประวัติการส่งมอบและพารามิเตอร์เร่งด่วนคุณลักษณะด้านอาณาเขต
• การสร้างซัพพลายเออร์ตามคำสั่งโดยอัตโนมัติสำหรับผู้ที่เลือกตามจุดก่อนหน้า

แผนการจัดซื้อจัดจ้างในโปรแกรม 1C: Trade Management (เวอร์ชัน 8.3) จัดทำขึ้นตามข้อมูลการขายของเดือนที่แล้วสำหรับคลังสินค้าเฉพาะและกลุ่มชื่อผลิตภัณฑ์ คำสั่งซื้อเกิดขึ้นจากแผนการจัดซื้อที่กำหนดไว้ล่วงหน้า นอกจากนี้โปรแกรมยังช่วยได้โดยจัดทำแผนการขายจากข้อมูลของเดือนก่อนหน้าเพิ่มตัวบ่งชี้ 10 เปอร์เซ็นต์

การวางแผนการจัดซื้อ

โปรแกรมประกอบด้วยระบบพยากรณ์ กิจกรรมเชิงพาณิชย์ ผู้ประกอบการ มีเครื่องมือสำหรับการวางแผนอัตโนมัติ สิ่งนี้ช่วยให้คุณไม่ตกอยู่ในสถานการณ์เช่นอุปกรณ์ง่ายๆและขาดงานสำหรับผู้เชี่ยวชาญของ บริษัท การเก็บสต็อกในคลังสินค้าในระดับที่เหมาะสมจะง่ายกว่า การดำเนินการตามคำสั่งซื้อจะใช้เวลาน้อยลง โดยทั่วไปสิ่งนี้จะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพขององค์กร หากคุณใช้เครื่องมือของซอฟต์แวร์นี้อย่างชำนาญคุณสามารถวางแผนปริมาณการซื้อและการขายได้อย่างแม่นยำ

ส่วนประกอบด้วย:

• แผนการขายตามหมวดหมู่: การใช้เครื่องมือนี้จะมีการสร้างแผนการขายคร่าวๆโดยแสดงเป็นปริมาณโดยแบ่งตามประเภทผลิตภัณฑ์
• ตามระบบการตั้งชื่อ: แผนปรับปรุงปริมาณการขายถูกร่างขึ้นในปริมาณและจำนวนแผนการจัดซื้อจัดทำขึ้นตามสองข้อก่อนหน้า
• คำแนะนำในการวางแผนสถานการณ์ที่คุณสามารถเปลี่ยนพารามิเตอร์และความถี่
• หนังสืออ้างอิงเกี่ยวกับประเภทของแผน

ชนิดการวางแผนถูกสร้างขึ้นตามสถานการณ์ สำหรับแต่ละประเภทจะมีการคำนวณพารามิเตอร์ที่ใช้ในการกำหนดตัวบ่งชี้ ข้อมูลสำหรับแต่ละตัวบ่งชี้ได้รับการสนับสนุนโดยแหล่งที่มา

การจัดการการจัดหาและการจัดซื้อ

เอกสาร "มาตรฐานการจัดจำหน่าย" เป็นผู้รับผิดชอบในเรื่องนี้ นอกจากนี้ยังใช้อัตราส่วนตามฤดูกาลเพื่อจับความผันผวนของความต้องการในแต่ละฤดูกาล สิ่งนี้ใช้กับสินค้าตามฤดูกาลซึ่งเป็นความต้องการที่เพิ่มขึ้นในบางช่วงเวลาของปี

บนพื้นฐานของการขายตามหมวดหมู่หนึ่งถูกสร้างขึ้นจากสินค้า การวางแผนขึ้นอยู่กับการขาย หลายพารามิเตอร์ถูกนำมาพิจารณา: จำนวนปริมาณเวลา ฯลฯ โปรแกรมได้รับการปรับแต่งอย่างละเอียดสำหรับแต่ละพารามิเตอร์เป็นกระบวนการที่ยาวนาน แต่คุณจะมีแผนการที่แน่นอนสำหรับการทำธุรกิจเป็นเวลาหนึ่งเดือนหรือหนึ่งปี

การสร้างคำสั่งตามแผนใน 1C

เอาท์พุต

1C Trade Management เป็นเครื่องมือที่ซับซ้อน แต่มีประสิทธิภาพสำหรับการจัดตารางการซื้อและการขายและการวิเคราะห์ข้อมูลในอดีตซึ่งจะช่วยในการจัดทำคำสั่งซื้อสำหรับซัพพลายเออร์และสร้างเอกสารที่จำเป็นทั้งหมด