"Cel mai greu este dat omului care nu i se dă."
M. Zhvanetsky

Probabil că toată lumea, cel puțin o dată în viață, a trebuit să se confrunte cu necesitatea urgentă de a scrie o scrisoare de afaceri către șeful unei societăți comerciale, partener, oficial sau, în cel mai rău caz, către Biroul de locuințe. Dar dacă vă considerați un om de afaceri, chiar un începător sau intenționați să vă deschideți propria afacere, chiar și în viitorul îndepărtat, trebuie să învățați să scrieți cu competență, să scrieți scrisori de afaceri.

Deci, care este diferența dintre doar o scrisoare de la o scrisoare de afaceri?

În primul rând, lipsa componentelor emoționale și predominanța logicii și pragmatic,  prezentarea rațională a cererii sau propunerii. Un om de afaceri, proprietarul unei companii sau șeful unei întreprinderi mari, sau chiar nu foarte mari, spre deosebire de doar un „consumator”, este puțin probabil să fie interesat de scrisoarea voastră emoțională și inspirată care îi cere despre cooperare  asistarea sau stabilirea oricărei alte relații de prietenie.

În primul rând, trebuie să înțelegeți că scrieți o scrisoare de afaceri și să o scrieți în caz! Mulți își vor spune acum ce este un „punct”, dar este clar că scrisoarea Business diferă de celelalte cu o înțelegere clară: „To”, „De ce” și „De ce”. Am citit o mulțime de scrisori și sugestii și, din păcate, în unele scrisori semnificația a alunecat constant, iar la sfârșitul scrisorii nu era deloc clar ce autorul voia cu adevărat să întrebe sau să ofere.

Prin urmare, pentru ca sensul și ideea scrisului să nu se „răspândească peste copac”, trebuie să răspundeți la următoarele întrebări:

1. Pentru cine scrieți scrisoarea, ați greșit destinatarul?
2. De ce scrii o scrisoare, ce vrei să oferi sau să întrebi? Motivele dvs. sunt clare? și sunt convingători  Care sunt argumentele dvs. pentru destinatar? Și ce beneficiu va primi din cooperare  cu tine?
3. De ce faci asta? Ce rezultat doriți să obțineți? Ce acțiuni suplimentare intenționați să „provocați” pe destinatar?

Pentru scrisorile de afaceri a fost elaborat GOST R 6.30–2003 corespunzător, care descrie cerințele de bază pentru conținutul și execuția documentelor. Mai detaliat vă puteți familiariza cu acest GOST achiziționându-l într-un magazin de cărți de afaceri și îl puteți folosi ulterior în proiectarea documentației dvs.

Dar, în anumite puncte importante, aș dori să atrag atenția specială:

1. Titlul scrisorii de afaceri trebuie să conțină un apel către destinatar. Se întocmește puțin sub numărul de înregistrare: în colțul din dreapta sus, sunt indicate poziția și numele complet. Destinaţie Mai jos puteți specifica subiectul scrisorii. Și mai mic, se atrage o cale de atac în centru. Apelul trebuie să fie exprimat cu respect cu ajutorul cuvintelor general acceptate: „Dragă”, „Domnul”, „Doamnă” (abrevierile nu sunt permise). Pălăria este de obicei cu caractere aldine.

De exemplu:

Ref. Nr 01 la 20.04.2012

pe Bx. Nr. 01 - R&K din 01/01/1930

Către director

LLC "Coarne și copite"

Bender O.I.

"La petrecerea coarnelor defecte,

livrat 01.01.1930. "

Dragă Ostap Ibrahimovic,

1. Introducere. În introducere este necesar să se definească pe scurt esența scrisorii. Puteți începe în mod tradițional: „Vă aduc în atenție ...”, „Vă întreb…”, „În prezent…” etc. - dacă scrisoarea este scrisă la prima persoană.

Dacă apelul provine de la o persoană juridică, narațiunea provine de la o terță parte (De exemplu, „Compania noastră oferă…”).

Mai mult, atât în \u200b\u200bintroducere, cât și în următorul text al scrisorii, ar trebui să scrii pronumele Tu și toate formele sale (tu, tu, ale tale) cu majusculă.

1. În concluzia scrisorii, rezultatele scrise sunt rezumate, o cerere sau o propunere este adesea scrisă. De exemplu: „Având în vedere cele de mai sus, vă întreb ...”.
2. Textul principal al scrisorii de afaceri se încheie în mod tradițional cu sintagma: „Cu adevărat, ...” - dacă se presupune un tratament neutru. Dacă cunoașteți personal destinatarul, atunci puteți încheia scrisoarea cu expresia - „Cu adevărat al vostru,…”.

De exemplu:

Cu stimă,

Millionaire subteran (semnătură) A.I. Koreiko

Poziție, nume complet (prenumele și patronimicul sunt tipărite mai întâi, apoi numele de familie), semnătura este pusă pe cont propriu.

1. Scrisoarea de afaceri se încheie cu informații despre expeditor, care ar trebui să conțină numele său complet. poziția (de preferință completă) și numărul de telefon de contact. Acest lucru este necesar dacă destinatarul sau reprezentantul său va trebui contactat pentru mai multe informații. Puteți indica, de asemenea, persoana responsabilă (numele complet) și numărul său de telefon de contact. Apropo, nu uitați să indicați codul orașului cu numărul de telefon. Nu obligați destinatarul să piardă timpul căutând aceste informații.

De asemenea, vreau să vă atrag atenția asupra unor puncte legate de prezentarea scrisorii în sine. La un moment dat am folosit diverse opțiuni pentru scris, până la inainte de folosire NLP, dar toate acestea au oferit prea puține avantaje practice, deoarece stilul de scriere în afaceri este foarte conservator, iar literele asta nu se potrivesc  acest stil, pur și simplu nu au depășit „controlul vamal”, reprezentat de secretarul companiei. Prin urmare, am refuzat din experimente  și a început să scrie, așa cum cere stilul de afaceri.

Nu uitați, scrisoarea dvs. ar trebui să conțină trei secțiuni principale, aceasta este o introducere, argumentare și concluzie. Mulți autori ai scrisorii ajung imediat la afaceri fără a-i prezenta pe interlocutor în cursul acestei chestiuni. Desigur, dacă scrisoarea este suficient de lungă, omul de afaceri poate să nu citească introducerea, dar va merge direct la obiect. Dar poate reveni și la începutul scrisorii, dacă această „esență” îl interesează. În concluzie, trebuie să scrieți ceea ce doriți să primiți. Scrisoarea nu trebuie să fie și nici o dublă interpretare, doar un singur gând clar, prin întreaga scrisoare. Pentru a face acest lucru, ar fi bine să ne amintim de Aristotel, care la 300 de ani î.Hr., a considerat logica rostirii și a formulat legi logice pe baza ei:

1. Legea identității - conceptul ar trebui utilizat în același sens în cursul raționamentului;
2. Legea contradicției - „nu te contrazici”;
3. Legea terței excluse - „A” sau „nu-A” este adevărată, a treia nu este dată ”.

În conformitate cu regulile de redactare, partea principală a unei scrisori de afaceri ar trebui să dezvăluie în mod consecvent conținutul cererii sau propunerii, făcându-l clar destinatarului. Toate alineatele anterioare ar trebui să treacă logic în următoarele. Dați fapte și cifre specifice, după caz. Și nu uitați că „brevitatea este sora Talentului”. Nu uitați că un text prea lung poate „obosea” destinatarul, el vă poate amâna scrisoarea și nu știți care este sensul ofertei dvs. unice.

Și numai după ce considerați că scrisoarea dvs. este în sfârșit scrisă, asigurați-vă că o verificați pentru ortografie și punctuație  greșeli. Verificați din nou secvența logică și lizibilitatea întregului text (cel mai bine este să-l citiți cu voce tare).

Dacă faceți din neglijență sau în grabă greșeli de ortografie, atunci va fi jenant. Cum va fi posibil să „desfășurați afaceri” cu o companie care distribuie scrisori cu erori? Fii atent!

În concluzie, aș dori să spun că scrisoarea dvs. va fi întâmpinată mai întâi de „haine”, trebuie să acordați o atenție deosebită calității hârtiei pe care este tipărită scrisoarea, designului, dacă litera își va pierde forma în timpul transportului, fie că vor să o ridice. Dacă totul are succes în această privință, atunci o esență corectă, consecventă din punct de vedere logic, revelatoare, scrisoare de afaceri bine scrisă va convinge destinatarul la pozitiv  decizie în favoarea ta. A scrie scrisori!

Pregătirea scrisorii de afaceri

Oricare ar fi scopul de a scrie scrisori de afaceri, acestea sunt scrise pentru a atinge obiectivul dorit în afaceri. Nu orice angajat al organizației are competența corespunzătoare în domeniul corespondenței de afaceri, cu o abordare ineptă există riscul de a strica reputația companiei cu o singură scrisoare. Dar dacă utilizați serviciul de a scrie scrisori la agenția noastră, destinatarul va fi cu siguranță interesat să lucreze cu dvs.

Alocarea scrisorilor de afaceri

Scrisorile de afaceri nu își pierd relevanța în rezolvarea problemelor de afaceri și a problemelor de marketing. Informațiile scrise în scris sunt convenabile prin faptul că puteți oricând să reveniți la aceasta sau să faceți apel la soluționarea problemelor contencioase. Textul scris vă permite să formulați mai clar și mai clar gândurile decât comunicarea verbală. În plus, este posibil să contactați unii destinatari numai trimițând o scrisoare de afaceri. Și cu cât este mai mare statutul acestui destinatar, cu atât textul este mai profesionist. Tipuri de scrisori de afaceri  la fel de diversă ca sfera relațiilor de afaceri. Corespondența de afaceri poate fi comercială (dorința de a încheia o tranzacție, o cerere a părții la tranzacție) și non-comercială (o notă de mulțumire, o scrisoare de informare, o scrisoare de garanție, scrisori de cerere, invitații, mementouri etc.) Scrisorile funcționale disting literele de inițiativă și scrisorile de răspuns, precum și mesajele care nu necesită un răspuns.

Cum se scrie scrisori de afaceri.

Caracteristici ale structurii și textului unei scrisori de afaceri

Scrisorile de afaceri au o compoziție clară:

Introducerea indică scopul și motivul scrisorii, oferă un link către documentul care a servit ca punct de plecare pentru acest mesaj;

Partea principală descrie starea de lucruri, oferă o analiză a situației, argumentare. Natura dovezilor depinde de direcția scrisorii: de exemplu, convingeți să veniți la conferință, investiți în proiect, achiziționați bunuri;

În concluzie, se face o concluzie pe baza celor de mai sus: ofertă, cerere, refuz, dorință etc.

O adresă politicoasă destinatarului este întotdeauna plasată în fața textului scrisorii (de exemplu, „Dragă Serghei Mikhailovici!”), De asemenea, la începutul sau la sfârșitul textului există o formulă de politețe compilată în funcție de canoanele corespondenței de afaceri. Formulele de amabilitate încep de obicei după cum urmează: „Îmi exprim recunoștința pentru asistența oferită ... / mulțumesc pentru invitație ... / sper pentru o cooperare fructuoasă ...”. Când se scrie acest tip de scrisori, stilul de afaceri este respectat. Caracteristicile sale: concizie, claritate, neambiguitate, utilizarea termenilor, ton neutru, standardizare.

Dificultăți în scrierea scrisorilor de afaceri

Fiți informați despre destinatar și informațiile pe care le știe deja despre întrebarea dvs.;

Cunoașterea regulilor limbii ruse și a caracteristicilor stilului de afaceri: formule lingvistice, reguli pentru pregătirea propunerilor, etc .;

Utilizarea corectă și adecvată a terminologiei;

Corectitudinea contactării destinatarului.

Cum să scrii scrisori de afaceri în mod competent.

Dicționare, scrierea de scrisori de afaceri vă poate ajuta să faceți acest lucru pe cont propriu. Dar dacă nu există suficient angajat competent sau timp pentru pregătirea pregătirii scrisorilor de afaceri, o agenție profesională poate oferi acest serviciu. Experții Agenției de Comunicare Comagency vă vor ajuta să dezvoltați o antet, să strângeți documentele necesare pentru argumente convingătoare, să scrieți o scrisoare de afaceri competentă și prezentabilă, îmbunătățind astfel imaginea organizației dvs.

În lumea modernă, contactul de afaceri provine adesea din corespondența de afaceri - formă scrisă de interacțiune comercială, care include orice tip de corespondență (scrisoare, mesaj etc.), care este trimisă de orice funcționar în numele său și în virtutea funcției deținute de acesta.

Un aspect important este respectarea anumitor reguli de etichetă. În caz contrar, relația stabilită se poate rupe, iar clientul sau partenerul de afaceri se va pierde. Corespondența de afaceri executată corect contribuie la impresia cea mai favorabilă a dvs. sau a companiei.

Posesiunea magiei literelor este relevantă pentru fiecare persoană. De exemplu, atunci când căutați un nou loc de muncă: compilarea și trimiterea de CV-uri, misiuni de testare, scrisori de întâmpinare, informații suplimentare despre dvs. înșivă, coordonarea orei întâlnirii.

Interesant este că regulile de corespondență de afaceri care există astăzi au fost stabilite în urmă cu aproximativ 150 de ani în Anglia.

Tipuri de scrisori de afaceri

Pentru a decide cum să scrii o scrisoare, trebuie să știi diferențele dintre tipurile acesteia. Acest lucru vă va ajuta să determinați subiectul mesajului și designul corect al acestuia. Acest lucru va ajuta să nu arăți prost în ochii unui adversar important.

Structura designului distinge:

• Scrisori de comunicare

Acestea includ scrisori de respingere, cereri, scuze, admiteri. Tot ceea ce folosește angajatul pe parcursul activității sale profesionale.

• Scrisori de acord

Un tip important de scriere. Datorită ei, ei rezumă întâlnirea, formează un acord, desemnează timpul pentru finalizarea sarcinilor și se asigură că ambele părți înțeleg acordul.

Reguli de scriere în afaceri

Modul în care bloggerii își permit să se exprime nu este opțiunea ta. Nu există scuză pentru erori și dactilografii. Nu te poți consola cu dificultățile de a învăța o limbă încă din copilărie. Trebuie să fii la fel de solicitant pentru tine. În caz contrar, face o imagine defavorabilă a personalității și educației tale.

O caracteristică a corespondenței de afaceri este aceea că erorile de ortografie a cuvintelor din sfera profesională sunt considerate un indicator al incompetenței unei persoane în domeniul ales.

Reguli fundamentale:

1. Nu mai folosiți cuvinte despre care nu știți definiția exactă a acesteia. Ca ultimă soluție - verificați semnificațiile lor în funcție de dicționare.
2. Evitați utilizarea unei terminologii specifice. Unele cuvinte pot fi necunoscute interlocutorului și interpretate greșit de acesta. Eticheta corespondenței de afaceri implică în astfel de cazuri să explice termenii și prescurtările.
3. Scrieți în propoziții scurte. Lungimea și modelele ornamentate sunt potrivite atunci când scrieți un roman și nu în timpul negocierilor de afaceri.
4. Tastați în prealabil mesajul nu în corpul scrisorii, ci în documentul de pe un computer sau editor de internet. Un aspect pozitiv îl reprezintă ortografia și punctuarea automată a textului. De asemenea, elimină trimiterea prematură accidentală a unei scrisori destinatarului sau pierderea acesteia din cauza închiderii browserului sau a pierderii Internetului. Când lucrați în Microsoft Word, utilizați materiale automate la intervale regulate.
5. Evitați să tastați mesaje pe telefon sau tabletă. Există riscul unei corecții automate necorespunzătoare.
6. Verificați înainte de a trimite erori și construcția logică a textului. Se recomandă ca textul tastat să fie verificat din nou după o oră, trecerea temporară la alte probleme și uitarea scrierii acestuia. Acest lucru vă va ajuta să priviți textul din cealaltă parte, văzând toate inexactitățile.

Realizarea unei scrisori de afaceri

O atenție deosebită trebuie acordată detaliilor în proiectarea și desfășurarea corespondenței. Vorbește, de asemenea, despre respectul față de adversar, economisește timp care poate fi cheltuit pentru refacerea materialului.

Nu neglijați astfel de aspecte:

• Completarea corectă a liniei subiectului

Dacă acesta este primul mesaj, titlul poate fi luminos. Cu toate acestea, în cazul în care comunicarea cu un adversar există deja, subiectul scrisorii trebuie indicat pe scurt și concis. Acestea sunt elementele de bază ale comunicării. Acestea ajută să găsească mesajul în timp pentru re-citire, va fi ușor atât pentru expeditor, cât și pentru destinatar.

• Citare

Mesajul trimis poate conține întrebări la care trebuie să răspundeți. Are sens să le răspunzi, citând fiecare în parte. Când trimiteți o scrisoare cu mai multe transferuri, ar trebui să utilizați numerotarea și defalcarea textului în paragrafe. Deci interlocutorul va înțelege la ce întrebare dați răspunsul.

Citatele excesive creează o încurcătură în mesaj. Cu toate acestea, dacă este necesar să reveniți la mesaje trimise anterior sau să îi amintiți interlocutorului ceva, merită să faceți acest lucru. În special, când vine vorba de buget, pachet de servicii, timp.

• Țineți cont de toate informațiile primite

Când compuneți o scrisoare, trebuie să comentați pe scurt toate documentele atașate de dvs. sau de interlocutorul dvs. Acest lucru va face clar imediat destinatarului ce conținutul fișierului îl așteaptă.

• Semnătura proprie - analogie cu o carte de vizită

Corespondența de afaceri este supusă semnăturii. Poate fi făcut automat, apoi va fi prezent în fiecare scrisoare trimisă. Cum se face o semnătură informativă? Utilizați numele și prenumele, poziția curentă, contactele de lucru și sigla companiei.

De exemplu: „Cu stimă, Ivan Ivanov, managerul de proiect, numărul de telefon sau orice alți mesageri”. Sau „Salutări, Ivan Ivanov ...”.

De asemenea, semnătura poate fi atrăgătoare și creativă, indicând o relație specială cu compania sau firma. De exemplu, angajații rețelei industriei de carte pot folosi sintagma „Acum citesc ...”, introducând numele știrilor curente. Dar astfel de lucruri sunt mai bine coordonate cu autoritățile.

• Adresa postala

Normele de corespondență de afaceri implică afișarea unei adrese de corespondență. Mai bine dacă este pur și simplu muncitor. Poate afișa numele companiei, poziția, prenumele sau prenumele, dar nu anul nașterii sau porecle / cuvinte jucăușe. Este mai bine să vă gândiți la numele corect al adresei timp de mai mulți ani dacă intenționați să o lăsați chiar și atunci când schimbați activitățile sau pozițiile.

• Font și spațiere

Documentația cea mai frecvent utilizată este fontul Times New Roman, dimensiunea 12 pentru tabele sau 14 pentru text. 1,5-2 intervale. Acestea sunt elementele de bază nescrise.

Stil de comunicare de afaceri

Corespondența de afaceri implică un echilibru delicat în prag. Comunicarea prietenoasă este inadecvată aici, dar se subliniază în mod sever că nu se potrivește.

Caracteristici de comunicare:

• Rigoarea proiectării

Cuvintele ușoare, expresiile de argou vor fi inadecvate.

• Folosind emoticoane

Utilizarea atentă a emoticoanelor sau refuzul acestora. Primul contact nu permite prezența lor în principiu. În viitor, parantezele pot fi prezente, dar exclusiv pozitive, cu moderație. Harul și umorul sunt inacceptabile în acest stil de comunicare. Această formă este inacceptabilă dacă sunteți subordonat interlocutorului.

• Salut după nume și patronimic

Normele de desfășurare a corespondenței în afaceri implică respectul pentru interlocutor, atenția și interesul față de persoana sa. Acest lucru crește interesul adversarului față de tine, crește șansa îngăduinței sale. Este indicat să știți în prealabil care este numele persoanei căreia vă adresați, precum și preferințele sale de adresare.

• Raspunde in doua zile

Este corect să trimiteți un răspuns la un mesaj în câteva zile lucrătoare. În caz contrar, este considerat lipsit de respect. Dacă scrisoarea a fost trimisă înainte de weekend sau vacanță, nu puteți răspunde la ea dacă nu este urgentă. În caz contrar, este necesar să avertizați interlocutorul despre absența temporară a răspunsului dvs. sau să vă dezabonați pe scurt despre conținutul scrisorii.

• Lipsa importanței

Întrebarea constantă despre ceva, solicitarea confirmării vă va arăta într-o lumină proastă. Dacă este necesară confirmarea din partea interlocutorului, puteți să-i reamintiți nevoia unui răspuns după trei zile. Dacă sunteți urgent, este mai bine să-l menționați inițial în primul mesaj.

• Regula oglinzii

Etichetă de corespondență de afaceri vă permite adesea să vă referiți la oponentul dvs. așa cum o face. Aceasta crește posibilitatea de înțelegere reciprocă, comunicare la același nivel. Urmăriți ce termeni, stil de comunicare, tratament pe care îl folosește interlocutorul.

• Felicitari de sarbatori

Dacă comunicarea are loc în preajmă sau în perioada sărbătorilor oficiale, merită să felicităm interlocutorul. Acestea sunt regulile corespondenței de afaceri. De asemenea, este util să știți când adversarul are o zi de naștere.

• Mulțumiri

Cuvintele de recunoștință ca răspuns la o felicitare, invitație, explicație vor fi politețe elementare.

Având în vedere toate caracteristicile de mai sus, a stabili un contact cu interlocutorul și a face o opinie favorabilă despre tine nu este dificil.

Importanța regulilor de scriere în afaceri

De fapt, orice scrisoare trimisă este o carte de vizită, care afișează poziția noastră de afaceri aleasă. Că arăta demn, a insuflat respect și încredere, iar negocierile au fost însoțite de confort și eficiență în rezolvarea problemelor, cunoașterea bunelor maniere și respectarea lor constantă este o cheie de nezdruncinat a succesului.

În ceea ce privește orice corespondență, pe internet sau în scrisori, se aplică aceleași reguli stricte ca în cazul comunicării telefonice, a conversațiilor personale. Principiile pe care se bazează interacțiunea:

• respect reciproc al adversarilor față de personalitatea și poziția de afaceri a altei persoane;
• atenție la interesele de afaceri ale adversarului;
• confidențialitate;
• punctualitatea în rezolvarea problemelor importante.

Corespondența de afaceri este necesară deoarece:

• atunci când trimiteți o scrisoare nu există niciun răspuns, chiar dacă a fost implicată;
• scrisorile sunt pierdute într-un flux de informații inutile și angajații sună în mod constant, cerând să verifice poștă;
• după citirea mesajului electronic, nu este complet clar ce este nevoie de la tine;
• datorită abundenței de detalii și a haosului informațiilor din mesaje, gândurile sunt confuze, dar o întrebare dificilă nu este rezolvată.

Puteți economisi mult timp liber introducând reguli generale de corespondență pentru afaceri. Acest lucru va ajuta la evitarea problemelor de mai sus.

Articol pentru cei care doresc învață să scrii  scrisori eficiente.
  Cum să transformi o scrisoare în efectiv instrument de persuasiune? Cum se construiește structura  scrisori? Care există recepții  să influențezi destinatarul?
  Răspunsurile la aceste întrebări pot fi găsite în cartea antrenorului de afaceri pentru comunicații de afaceri Sasha Karepina.
  Dimensiunea aproximativă a articolului? 6 pagini.

Despre comunicarea scrisă și despre carte

Dacă citiți Betteri de mult timp, puteți să vă amintiți că activitatea mea este strâns legată de comunicarea prin e-mail (sunt autorul unui articol despre cum suntem).

În fiecare zi scriu și răspund la o mulțime de scrisori cu ajutorul cărora încerc să ating diverse obiective: să conving, refuz, avertizez, amenințez, întreb, îmi cer scuze sau doar informez.

Atitudinea mea față de cuvântul scris este foarte similară cu atitudinea:

„Petrec mult timp pentru fiecare propunere: o iau și o refac până devine perfectă. Îmi place procesul de editare în sine. ”

Și iubesc e-mailul pentru aceleași motive pentru care o iubește:

"... pentru că nu distrage pe nimeni de la muncă. Cu cât mai puține distrageri, cu atât mai bine."

În ciuda tuturor acestor lucruri, nu am învățat niciodată meșteșugul scrisului de afaceri.
  În primul rând, s-a părut că se dovedește destul de bine de la sine, într-o manșetă.
  În al doilea rând, nu știam ce există în principiu un astfel de meșteșug și pregătire pentru el.
  Dar recent, am dat peste o carte a lui Sasha Karepina "". Având câteva recenzii Google, mi-am dat seama imediat că aceasta este exact cartea care îmi va permite să pompez serios această abilitate importantă.

  „Art of Business Writing” nu este potrivit doar pentru cei asociați cu responsabilitățile de serviciu prin e-mail. Cred că va fi util în general oricărei persoane moderne. Într-adevăr, din ce în ce mai des comunicăm în scris: e-mail, Facebook și VKontakte, postări pe blog, postări pe forum etc.

Cartea a fost foarte faină.

În primul rând, editura este Mann Ivanov și Ferber, care în sine sunt întotdeauna sexy.

Stil personal  implică exprimarea relațiilor umane, vorbirea în condiții egale și este, de asemenea, ideală pentru laudă.

Formal  - pentru presiune dintr-o poziție de forță și lege, comunicarea faptelor uscate (fără relația noastră cu acestea) și critică.

Privat:

„Mâncați până la 15 baruri de ciocolată pe schimb” -

  prin aceasta indicăm clar un deget către destinatar și comportamentul său incorect. Înlocuiți cu formal:

„Numărul de bare de ciocolată mâncate pe ture se ridică la 15.”

Biblioteca de exemple din carte

Mai departe, autorul analizează situațiile tipice în care a trebuit să ne regăsim cu toții: scrierea unui refuz, revendicare, recunoaștere și scuză. Pentru a înțelege mai bine ce se va discuta, vă recomand să descărcați biblioteca din exemple din carte de pe site-ul oficial al Sasha Karepina (atenție - este necesară înregistrarea!).

Scriem o scrisoare de respingere

Sasha oferă 7 trucuri pentru a atenua furia cititorului în scrisori de respingere.

Principalul lucru în refuz este de a arăta că scrisoarea destinatarului este atentă cititcă era înțeles  și ce noi compătimi  problema lui. Mai departe ar fi frumos notează meritele destinatarului, în spiritul „și în asta ești bun, și în asta - doar un mic pas nu a fost suficient ...”.

După aceea se recomandă consultați circumstanțele, de preferință independent de noi. Atunci trebuie ajută destinatarul să salveze fața  după refuz („da, chiar ai nevoie de asta, crede-mă ...”), ofera o alternativa  și arată că suntem încă lasă ușa deschisă. În carte, fiecare truc este sortat după exemple din litere reale.

Revendicare

O scrisoare de reclamație este un mesaj în care indicăm destinatarului deficiențele sau erorile sale. Obiectivul revendicării este acela de a convinge destinatarul să corecteze, - și dorința de a corecta depinde în mod direct de imaginea în care apare autorul.

Pentru scrisorile de revendicare există și un set de trucuri care vă permit să criticați fără să jigniți.

În primul rând, cel mai important lucru este critica actiunile, nu destinatarul  (ca opțiune - compania în sine, nu destinatarul). Comparaţie:

„Nu ați expediat structurile la timp”

  și

„Structurile de construcție nu au fost expediate la timp”.

  În primul caz, se dovedește că principalul lucru pentru noi este că destinatarul nu are dreptate. Principalul lucru este însă că acțiunile sale au creat anumite probleme pentru noi, care trebuiau rezolvate.

„Sunteți un bummer” vs. „Ești un talent deosebit, dar lenea interferează cu dezvoltarea ta”,

  arată că noi înțelege și simpatizează  apoi își fundamentează cerințele  (pentru a arăta că sunt o adevărată necesitate și nu doar capriciul nostru).

Și până la urmă ar fi bine să fac căutare comună pentru o ieșire  din situația actuală, propune o soluție benefică reciproc și exprimă speranță  pentru mai bine.

Admite vinovăția

Cartea discută în continuare despre secretele scrierii scrisorilor de mărturisire și a scrisorilor de scuză. Diferența dintre aceste două este că scriem o mărturisire înainte de a fi descoperită o puncție în lucrarea noastră și o scuză după ce am fost evidențiați.

Atunci când se declară vinovați, este important gandeste pozitiv. In loc de

"Pentru a raporta imposibilitatea executării la timp ...",

  poate sa

"Raportați dificultăți cu implementarea ...".

  Înainte de a continua să vorbești despre ceea ce ai eșuat, trebuie povestește despre realizările tale actuale.
  Dacă problema pe care o admiteți este minoră, atunci trebuie să transformați întregul mesaj într-un raport asupra situației generale.
  Dacă vă puneți în serios, trebuie să spuneți destinatarului despre realizările dvs. după ce a raportat dificultăți.

Pentru a declara vinovăția, este important să clarificăm că noi înțelegeți amploarea completă a dezastrului  și nu stați pe loc, dar faceți tot posibilul pentru a rezolva problema.
  Ne putem oferi ajutorul nostru în abordarea situației actuale și arată că au luat calea corectării  (a luat măsuri concrete pentru a împiedica acest lucru din nou).

În concluzie, trebuie să ne subliniem din nou disponibilitatea de a fi alături de destinatar până la sfârșit.

Scrierea unei scrisori de scuză

Dacă trebuie să facem scuze, principalul caz în acest caz este să nu fim direct de acord cu acuzațiile și să nu facem scuze pentru a nu părea un dezbătător și nepoliticos.
Cea mai competentă strategie este să arătăm că nu contestăm dreptul destinatarului la indignare și să mergem fără probleme la povestea cât de bine suntem.

Pentru a convinge destinatarul că ne pare rău descrie în mod specific subiectul regretului.
  Mai departe, în niciun caz fără a reduce dimensiunea problemeimergi la dovada inocenței noastre cu fapte. Aceasta înseamnă că arătăm că facem tot posibilul să rezolvăm problema și că am luat deja măsuri pentru a nu se mai repeta.

Este important să ne lămurim că noi nu doar să te străduiești prost să te îndepărtezi  și ascunde-te în spatele tuturor articolelor și gândește-te la rezolvarea problemei și vrei să faci pace.

Sporim eficacitatea concluziei

Este de dorit să plasați esența scrisorii în concluzie, deoarece este concluzia cea mai amintită. Doi parametri influențează memorarea: brevitatea și luminozitatea.
  Pentru crește luminozitatea  concluzii Sasha recomandă trei tehnici de bază: utilizarea metaforelor:

„Propunerea noastră reduce timpul proiectului” vs. „Oferta noastră ne permite să„ câștigăm timp ””

  utilizarea cuvintelor emoționale:

victorie, înfrângere, susținere, luptă, necaz, înșelăciune ...

  și regândirea clicurilor:

„Dacă compania îi adresează pe toți cei care au nevoie, în curând va merge în jurul lumii cu mâinile întinse.”

Alegeți un font

Alegerea fontului poate afecta percepția întregului text. Fonturile sunt împărțite în fonturi "Serif"  și fonturi „Sans serif”.


  Fontul serif indică respectabilitate, conservatorism, iar cel mai bun este perceput pe hârtie.

Sans serif font - tinereț, modern, mai potrivit pentru citirea ecranului. Puteți utiliza un font sans-serif pentru titluri, chiar dacă un text serif este folosit pentru textul corpului.

Cumpărați o carte pe OZON "e in

Îmbunătățirea abilităților de comunicare în afaceri vă va afecta pozitiv relațiile profesionale și de afaceri cu alte persoane. Într-adevăr, un discurs înțelegător, bine compus sau o corespondență de afaceri poate crește semnificativ șansele de a încheia un contract sau de a face o vânzare. Rezolvarea problemelor și prezentarea ideilor tale colegilor sau superiorilor este, de asemenea, ceva mai ușoară în scris, deoarece ai timp să te gândești cum să răspunzi la cele mai dificile tipuri de întrebări. Și dacă doriți să vă duceți abilitățile de comunicare de afaceri la nivelul următor, luați notă de următoarele sfaturi.

1. Scrie în timp ce vorbești

Poate una dintre principalele abilități de comunicare de afaceri este capacitatea de a scrie scrisori de afaceri în stilul de vorbire pe care îl utilizați de obicei în comunicarea de zi cu zi. În acest caz, destinatarul va putea înțelege rapid și ușor ceea ce doriți să-i spuneți.

2. Fii pozitiv

Puneți-vă în locul cititorului intenționat și imaginați-vă că ați primit o scrisoare cu conținut negativ. Este foarte probabil ca o astfel de scrisoare să vă deranjeze și să vă fie mai dificil să înțelegeți conținutul acesteia. Și mai rău, scrisorile negative pot provoca confuzie și chiar nemulțumirea destinatarului. Prin urmare, fiți pozitiv atunci când vă adresați în scris sau oral. Evitați întotdeauna negativitatea în comunicarea de afaceri cu oamenii.

3. Scriere disponibilă

Rețineți întotdeauna că cititorii dvs. pot avea un nivel de pregătire, educație și competență diferit de al vostru. Pentru a scrie, scrieți simplu, inteligibil și la obiect, în caz contrar, riscați să confundați cititorul.

4. Fii sumar

Dacă puteți transmite semnificația mesajului dvs. în câteva paragrafe, de ce să scrieți mai multe? Un text lung, cu o mică relevanță pentru subiectul scrisului, nu va îmbunătăți neapărat mesajul dvs., ci, dimpotrivă, va ascunde cititorului semnificația principală a scrisorii. Fiecare propoziție din text ar trebui să fie cazul. Dacă vi se pare dificil să scrieți scrisori scurte și semnificative, luați cursuri speciale de scriere. Abilitățile dvs. de comunicare în afaceri se vor îmbunătăți doar din această situație.

5. Nu scrieți dacă nu sunteți în spirit

Oamenii supărați „taie umerii” fără să se gândească la consecințe. Mesajele scrise în această stare pot părea cititorilor acuzatori și amenințători. În text pot apărea cuvinte negative pe care nu le puteți observa și pe care cititorii dvs. nu le vor plăcea. Prin urmare, este mai bine să vă calmați și apoi să citiți scrisoarea de mai multe ori înainte de a trimite.

6. Prezice întrebări

Scrisoarea trebuie să conțină toate informațiile necesare care să ajute la răspunsul la întrebările pe care le-a avut cititorul atunci când a citit-o. Acest lucru nu numai că va crește răspunsul, dar va economisi timp și pentru corespondență suplimentară.

7. Evitați jargonul

Cuvintele și expresiile din argou legate de domeniul dvs. de activitate vi se par cunoscute și inteligibile, însă, atunci când vă referiți la persoane aflate departe de domeniul dvs. de activitate, utilizați termeni simpli și comuni pe care toată lumea le poate înțelege. Comunicarea de afaceri, ca oricare alta, nu poate fi eficientă dacă interlocutorii vorbesc limbi diferite.

8. Verificați erorile

Poate fi util să scrieți o scrisoare și apoi să o citiți a doua zi. Acest lucru vă va ajuta să găsiți erori gramaticale și lexicale în text înainte de a trimite scrisoarea.

Când scrieți o scrisoare, încercați să scrieți cuvintele într-un stil ușor de citit. Împărțiți textul în paragrafe, fiecare dintre ele ar trebui să conțină o gândire completă. Scrieți text într-o singură dimensiune și tip de font.

9. Personalizați mesajul.

Personalizați-vă mesajul ori de câte ori este posibil. Dacă trimiteți o scrisoare de afaceri unui grup de oameni ale căror nume le cunoașteți, includeți-le în textul și subiectul scrisorii dvs. Conform statisticilor, răspunsul la astfel de scrisori este întotdeauna mai mare decât la literele fără nume în antetul și corpul scrisorii.

10. Scrieți concluziile

Scopul scrisorii și ideea ei principală ar trebui rezumate în partea finală - două sau trei paragrafe. Acestea vor fi concluziile.