Энэ нь хурал хийх болсон шалтгаантай холбоогүй юм. Бизнесийн уулзалт бэлтгэх. Албан ёсны уулзалт бэлтгэх онцлог

Статистик мэдээллээс харахад аливаа менежер ихэнх цагаа уулзалт, мэдээлэл, уулзалтыг төлөвлөхөд зарцуулдаг. Өдөр тутам бусдын ажлыг удирдан чиглүүлж, урам зориг өгч, сургаж, зааварчилдаг нь менежментийн мэргэжлийн онцлог юм. Харамсалтай нь цөөхөн хүн хурлыг хэрхэн зөв, үр дүнтэй явуулахаа мэддэг.

Үр дүнгүй ажил

Дарга өөрөө болон түүний бүх захирагчид ажлын цагийг дэмий үрдэг шалтгаан нь:

1. Илтгэлийг өөрөө дутуу бэлтгэх: гол санаа, шаардлагыг урьдчилан бичиж тэмдэглээгүй;
2. Хурлын мөн чанарыг үр дүнгүй, ойлгомжгүй, сонирхолгүй байдлаар зохион байгуулах чадваргүй байх;
3. Тодорхой дүгнэлт, үр дүн дутмаг;
4. Захирлууд хурлаа хэрхэн зөв зохион байгуулах талаар мэдлэггүйгээс болж хэрэггүй мэдээлэл оруулж, буруу зүйл ярьж, их цаг алдаж байна.

Хэрэв та удирдах албан тушаал хашиж байгаа бол таны ажлын үр нөлөө нь ажлын тодорхой зорилгыг тодорхойлох чадвараас шууд хамаарна. Хүлээн авах чадвар, ойлгох чадвараас үл хамааран доод албан тушаалтнуудад бүх зүйл нэн даруй тодорхой болох ёстой. Тодорхой зорилго, тодорхой мэдээлэлтэй байж, сонсогчдынхоо чихэнд хүргэх хэрэгтэй.

Хурал хийх болсон шалтгаан

Уулзалтыг хэрхэн зохион байгуулах талаарх бүх мэдээллийг доор тайлбарласан бөгөөд ойлгоход хялбар байдаг. Эхлээд та доод албан тушаалтнуудын тодорхой хурал хийх болсон шалтгааныг шийдэх хэрэгтэй. Төлөвлөлтийн хурал, уулзалтыг зохион байгуулах шаардлагатай тэргүүлэх шалтгаануудын жагсаалт байдаг.

Мэдээжийн хэрэг, ярих зүйлээ бэлдэж амжаагүй аливаа уулзалт нь эсрэг заалттай байдаг. Асуудлыг хойш тавьж, дэмий хурал хийж байснаас шаардлагатай бүх зүйлийг тунгаан бодох нь дээр. Хувийн асуудал, зөрчилдөөнийг хувийн журмаар шийдэх ёстой ерөнхий хэлэлцүүлэгт бүү оруул. Энэ нь бүлэгт ямар ч ашиг тус авчрахгүй бөгөөд бүр таныг буруу, ёс зүйгүй харагдуулах болно.

Хурлыг хэрхэн зөв явуулах, ямар тохиолдолд үүнээс зайлсхийхийг ойлгох нь маш энгийн зүйл юм. Бизнесийнхээ логик, зөн совингоо сонс. Ямар ч шийдэлгүй, хэлэлцэх шаардлагагүй, эсвэл бодитоор шийдэгдсэн асуудлаар хурал, хурал төлөвлөх нь шал тэнэг болно. Дэд ажилтныхаа цагийг үнэндээ тийм ч үнэ цэнэгүй асуудлыг шийдэхэд бүү үр. Асуудлын хамаарлын талаар үргэлж бодож байгаарай.

Цаг тухайд нь үргэлж тодорхой бай. Цаг минут бүр чухал гэдгийг ажилтнууддаа ойлгуулах ёстой. Мөнгө, бие махбодийн болон ёс суртахууны хувьд хожимдсон тохиолдолд тусгай торгууль ногдуулна. Дэд албан тушаалтнууд чинь бүгд цаг шиг ажиллах аргыг санаарай.

Хурал зохион байгуулах нарийн ширийнийг ойлгохын тулд та энэхүү нарийн төвөгтэй үйл ажиллагааг хэсэг болгон хувааж, цэг бүрийг тусад нь авч үзэх хэрэгтэй.

Хурлын зорилго, хэрэгцээг тодорхойлох

Энэ нь юунд хэрэгтэйг шийдэх нь маш чухал юм. Магадгүй танд тодорхой мэдээлэл байгаа юм уу, эсвэл бүхэл бүтэн баг ноцтой асуудалтай тулгараад байна уу? Энэ зорилгоосоо урагшлахын тулд бүх нийтийн хурлын зорилгыг эхнээс нь тодорхойл. Багийн үйл ажиллагааны чиглэл, шинэ санаа, зөрчилдөөнтэй нөхцөл байдал эсвэл шаардлагатай хэлэлцүүлэг - бүх зүйл ирээдүйн төлөвлөлтийн уулзалт, уулзалтын зорилго болж чадна.

Оролцсон хүмүүсийн жагсаалт

Чуулган дээр яг хэн хэрэгтэйг тодорхой шийд. Хэлэлцэж буй асуудалд хэн чадварлаг байгааг мэдэж, тэдэнд хандах хэрэгтэй. Иргэдийн тал нь огт сонирхохгүй байж болох юм бол яаж хурал хийх вэ? Уулзалтын зорилгыг шийдсэний дараа тухайн сэдвийн талаар хамгийн сайн мэддэг гол ажилчдыг урь. Хэлэлцүүлгийн явцад гарч болох холбоотой асуудлуудын талаар бүү мартаарай, ямар ч эргэлзээгүйгээр эдгээр асуудалд хэрэгтэй байж болох хүмүүсийг дуудаарай.

Төлөвлөлтийн хурлаар хэлэлцсэн тодорхой чиг үүргийг гүйцэтгэх ажилчид заавал оролцоно гэдэг нь мэдээжийн хэрэг, асуулт тавихгүй. Ажлын явцад хэрэгтэй мэдээллийг олж авах бүх хүмүүст урилга илгээ.

Хэлэлцэх асуудлыг шийдэх

Үүнийг хийхийн тулд та зөвхөн оюун ухаандаа төдийгүй цаасан дээр байх ёстой тусгай жагсаалтыг удирдан чиглүүлэх хэрэгтэй.

• Төлөвлөлтийн хурал, мэдээлэл эсвэл уулзалтын огноо, цаг, арга хэмжээ болох газар;
• Энэ уулзалтыг хэн хийж байгааг зааж өгөх (танаас гадна шинжээчид эсвэл чадварлаг тайлбарлагчид байж болно);
• Оролцогчдын жагсаалтыг бичих (нэрээр нь илүү зохимжтой, гэхдээ маш том баг бол бүлэг, семинар, оффис, хэсэг гэх мэт);
• Гол үүрэг гүйцэтгэх;
• Хурлын хэлбэрийг тоймлох;
• Зан үйлийн өөрөө эсвэл бие даасан тоглолтын цагийн хязгаарлалт;
• Уулзалтад оролцогчдод тусгай бэлтгэл хэрэгтэй эсэхийг тодорхойл.
• Цагийн хүрээ

Хэрэв та хурлын цаг хугацааны ач холбогдлыг ойлгохгүй бол уулзалтыг хэрхэн үр дүнтэй явуулах вэ гэсэн асуултыг ойлгохгүй гэдгийг та ойлгох ёстой. Хүн зөвхөн эхний хагас цагийн дотор мэдээллийг идэвхтэй хүлээн авч, сонсож чадна гэдгийг бүү мартаарай. Эдгээр үйл ажиллагааг хойшлуулахгүй байхыг хичээгээрэй. Мэдээжийн хэрэг, таны уулзалт хоёр цаг хүртэл үргэлжилж болох ч цаг хугацаа богино байх тусмаа сайн.

Байршлыг анхаарч үзээрэй

Та уулзалтаа яг хаана хийхийг хүсч байгаагаа, үүнд ямар хэрэгсэл (проектор, утас, мультимедиа самбар, зураг гэх мэт) хэрэгтэйг тодорхой мэдэж байх ёстой. Тавилга, өрөөний хэмжээ хүртэл бүх зүйлийг бодож үзээрэй. Хананы өнгө, цонхны тоо зэрэг дэлгэрэнгүй мэдээлэл нь үйл явдлын үр дүнд чанарын хувьд нөлөөлж болно.

Оролцогчдын дүрүүд

Хуралдаа мэргэшсэн мэргэжилтнүүдийн тусламжтайгаар хэрхэн ухаалгаар, үр дүнтэй зохион байгуулахаа тодорхойлох хэрэгтэй. Та аливаа уулзалтыг урьтал болгож, аль болох олон гол хүмүүсийг оролцуулах ёстой. Хэрэв та энэ төлөвлөлтийн уулзалтын удирдагч бол бүрэн эсвэл хэсэгчлэн хэлэлцээрийг өөрөө хийх хэрэгтэй. Үзэгчиддээ гол зорилгоо илэрхийлж, хамгийн гол нь үр дүнгээ хүргэж, нэгтгэн дүгнэх ёстой. Хэрэв уулзалт хэлэлцүүлгийн хэлбэрээр явагдах юм бол танд зуучлагч хэрэгтэй бөгөөд хэрвээ хэлэлцүүлэг төлөвлөсөн замаасаа аажим аажмаар урсаж эхэлбэл хэлэлцүүлгийг үргэлжлүүлэхийн тулд туслахууд хэрэгтэй болно. Хэлсэн бүх зүйлийг бүртгэхийн тулд нарийн бичгийн дарга, таамаглалыг батлах, үгүйсгэх, чадварлаг дүгнэлт гаргахад шинжээч хэрэгтэй.

Таны бэлтгэл

Таны гарт шаардлагатай бүх баримт бичиг, тоо баримт байх ёстой. Үзэгчдийг сэтгэл зүйн хувьд байлдан дагуулж, уулзалтаа хэрхэн үр дүнтэй явуулах нууц байдаг гэдгийг та маш сайн ойлгох ёстой. Яриа, биеэ авч явах байдалдаа анхаарч, илүү үнэмшилтэй, тодорхой байхыг хичээ. Мөрийн хөтөлбөрөө үргэлж таны өмнө байлга. Үүнийг баримт, санал, тайлбар, баталгаажуулалтаар баяжуулаарай. Та удахгүй гарах дугаарт чадварлаг байх ёстой.

дүгнэлт

Дүгнэлт хийж сур. Өмнөх нэг цагийн турш олон нийтэд хэчнээн үнэмшилтэй мэдээлэл өгсөн байсан ч та хилсээ татаж, бодит байдлыг хэлэх ёстой. Дүгнэлт гаргахад санал хураалт шаардлагатай байж магадгүй, та бодитой, чадварлаг тал болж ажиллахад бэлэн байх ёстой.

Ямар ч баг хүчтэй, өөртөө итгэлтэй илтгэгчийг хайрладаг. Уран илтгэх нь гайхалтай бэлэг боловч минут бүр өөрийн гэсэн үнэтэй байдаг бизнесийн ертөнцөд та мэдээллийг олон нийтэд түргэн шуурхай, чанартай хүргэж чаддаг байх ёстой. Хэрэв та товч, тодорхой, бодитой, бусдын санаа бодлыг анхааралтай ажиглаж, өөрийнхөөрөө тууштай байвал аливаа уулзалт зөвхөн эерэг үр дүнд хүрэх болно. Мэдээллийг тодруулахаас бүү ай, чадварлаг тайлбар асууж, баримттай болгоомжтой байгаарай. Хэн нэгэн таныг захирч, удирдагчийн хөндлөвчийг төмөр тууштай авч явахыг бүү зөвшөөр.

Хурал үр дүнтэй байхын тулд заавал хийх ёстой болгоомжтой бэлтгэл. Хурлын зардал нь оролцогчдын тоо, үргэлжлэх хугацаатай пропорциональ гэдгийг санах нь зүйтэй. Харамсалтай нь, уулзалтын зардал нь тодорхой бус байдаг тул менежерүүд үүнийг үргэлж анхаарч үздэггүй. Үүний үр дүнд зарим байгууллагын менежментийн практикт олон тооны оролцогчидтой "тохиолдолд" уригдсан урт удаан уулзалтыг ажиглаж болно. Практикт энэ нь ихэвчлэн тохиолддог болж байгаа, Менежерийн үзэж байгаагаар хурал бүрт олон захирагчийг заавал оролцуулахыг шаардах нь дараахь санааг зовоож байна.

• "Хэрэв зөвхөн энэ ажилтан хариулах боломжтой бол энэ нь түүний үйл ажиллагааны чиглэлтэй холбоотой бол яах вэ?" гэж менежер шийдэв.
• "Хэлэлцүүлгийн явцад хэлтсүүдийн ажилд асуудал, зөрчил илэрсэн бол яах вэ" гэж менежер "Тиймээс хуралдаж байгаа эсэхээс үл хамааран бүх хэлтсийн дарга нар оролцох шаардлагатай байна вэ?" Хэлэлцэж буй асуудал нь тэдний хэлтэст хамаарах эсэх”;
• "Газар дээр нь шийдвэрлэх шаардлагатай гэнэтийн асуудал гарч ирвэл яах вэ" гэж менежер аюулгүйгээр тоглодог.

Энэ бүхэн болон бусад зарим нэг "гэнэт" ямар ч тохиолдолд олон уулзалт болж, хүмүүсийг одоогийн ажлаас нь удаан хугацаагаар холдуулдаг. Практикт уулзалтын үр нөлөөг дараахь байдлаар бууруулж болно. шалтгаанууд.

• – хурлын зорилгыг тодорхой тусгаагүй, хэрэгцээ шаардлага нь үндэслэлгүй;
• – хуралд оролцогчид үүргээ зохих ёсоор гүйцэтгэдэггүй;
• - удирдагч өөрийн үзэл бодлыг эрс илэрхийлдэг бөгөөд ингэснээр хурлын бусад оролцогчид санал бодлоо илэрхийлэхээс сэргийлдэг;
• – Хэлэлцүүлгийн дүрэм, чиглэлийг баримтлахгүй байгаа нь уулзалтыг сунжруулах, анхаарлыг гадуурх сэдэвт сатааруулахад хүргэдэг.

Бизнесийн уулзалтын ажлын ийм дутагдал нь тэдний урьдчилсан оновчтой зохион байгуулалтаар засч залруулж болно. Уулзалт нь нарийн бэлтгэл шаарддаг. Тэдний зохион байгуулалтад хэд хэдэн үйл ажиллагаа орно:

• хурал хийх шийдвэр гаргах;
• хурлын зорилго, сэдвийг тодорхойлох;
• хэлэлцэх асуудлын дарааллыг тогтоох;
• оролцогчдын бүрэлдэхүүнийг тодорхойлох;
• хурлын огноо, эхлэх цаг, тооцоолсон үргэлжлэх хугацааг тогтоох;
• хурлын тайлан, шийдвэрийн төслийг бэлтгэх;
• уулзалтад оролцогчдыг урьдчилан бэлтгэх;
• байр, албан тасалгааны тоног төхөөрөмж бэлтгэх.

Гэсэн хэдий ч жагсаасан бэлтгэл ажил нь голчлон асуудал, заавар зөвлөгөөтэй холбоотой гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. Үйл ажиллагааны хурал нь тийм ч урт, нарийн бэлтгэл шаарддаггүй, учир нь тэдгээрийг хийх шаардлагатай эсэхээ цаг тухайд нь шийдэх шаардлагагүй - үүнийг аль хэдийн урьдчилан шийдсэн бөгөөд байгууллага уулзалт хийх өдрийг тогтоосон. Сэдэв, даалгавар, оролцогчдын бүрэлдэхүүн, зохион байгуулах газрыг мөн урьдчилан тодорхойлсон. Хуралдаанд оролцогчдыг бэлтгэх нь ихэвчлэн удирдаж буй хэлтсийн одоогийн ажлын үр дүнг цуглуулах, урьдчилсан дүн шинжилгээ хийх явдал юм.

Илүү дэлгэрэнгүй харцгаая бэлтгэх асуудаласуудал, заавар зөвлөгөө.

Уулзалтын бэлтгэл нь үүнээс эхэлдэг шийдвэр гаргах О түүний хэрэгжилт. Юуны өмнө түүний техник эдийн засгийн үндэслэлийг үнэлдэг. Үл хамаарах зүйл бол хурал тогтмол бөгөөд батлагдсан хуваарийн дагуу, жишээлбэл, долоо хоногт нэг удаа, тогтоосон өдөр болдог.

Хурал зохион байгуулах нь зүйтэй эсэх нь өөрөөр шийдвэрлэх боломжгүй аливаа нарийн төвөгтэй асуудлыг хамтын хэлэлцүүлэг, шийдвэрлэх хэрэгцээ (жишээлбэл, одоогийн ажлын явцад, бизнесийн яриа гэх мэт), эсвэл яаралтай хийх хэрэгцээ шаардлагаас тодорхойлогддог. ажилчдад зориулсан мэдээлэл эсвэл зааварчилгаа.

Үүний зэрэгцээ менежер уулзалт хийх өөр хувилбаруудыг үнэлдэг. Үүнд: зэрэг.

• – Тусдаа хурал хийхээс илүүтэй ээлжит хуралдаанд (жишээ нь, үйл ажиллагааны) оруулах нь зүйтэй болов уу?
• – Утсаар ярих юм уу бага хурал хийхээр хязгаарлагдах боломжтой юу?
• - асуудлыг шийдвэрлэхийг өөр менежерт (таны орлогч, мэргэжлийн хэлтсийн дарга) даатгах боломжтой юу;
• – Менежер энэ хуралд биечлэн оролцох шаардлагатай юу?

Тиймээс менежер хурал хийхээр шийдэхээсээ өмнө түүний боломж, бусад ажлын хэлбэрээр солих боломжийг авч үздэг.

Тодорхойлох нь маш чухал юм даалгавар уулзалтууд. Бэлтгэл шатанд аль хэдийн менежер уулзалтын үр дүнд яг ямар үр дүнд хүрэх ёстойг ойлгох ёстой. Хурлын зорилгыг тодорхой тодорхойлж, ойлгох нь түүний ажлыг цаашид зохион байгуулахад тусална.

Тиймээс уулзалтад бэлтгэхийн тулд менежер уулзалтын үеэр шийдвэрлэх ёстой ажлуудыг боловсруулж, ажлын хүлээгдэж буй үр дүнг төлөвлөх хэрэгтэй. Эдгээр мэдээлэлд үндэслэн үүнийг томъёолсон болно сэдэв удахгүй болох уулзалт.

Хуралдаанд тавьсан даалгавар, хэлэлцэх сэдвээс хамааран нэг буюу хэд хэдэн асуудлыг оруулж болно. Эдгээр асуултын бичгээр томъёолсон нь хурлын ажлын төлөвлөгөөг бүрдүүлдэг бөгөөд үүнийг түгээмэл гэж нэрлэдэг хэлэлцэх асуудал.

Хуралдаанаар хэлэлцэх асуудалхэлэлцэх гол асуудлын талаарх мэдээллийг агуулсан баримт бичиг юм.

Хэлэлцэх асуудал нь зөвхөн тодорхойлогддоггүй аль хурлаар асуудал хэлэлцэнэ, гэхдээ бас ямар дарааллаар? Асуудлыг тэргүүлэх ач холбогдол, ач холбогдлоор нь цэгцлэх нь хамгийн зөв гэж үздэг. Хэдийгээр өөр үзэл бодол байдаг. Тиймээс сэтгэл судлаачид хамгийн түрүүнд сонирхолтой, маргаангүй асуудлыг хэлэлцэх ёстой гэж үздэг. Дүрмээр бол энэ нь бага зэрэг цаг хугацаа шаарддаг боловч үүнтэй зэрэгцэн уулзалтад оролцогчид сэтгэлзүйн таатай уур амьсгалыг бий болгодог. Тиймээс нэг асуудлыг амжилттай шийдэж, бусад асуудлыг хурдан бөгөөд үр дүнтэй шийдвэрлэхэд бэлэн байна.

Хэлэлцэх асуудлыг аль болох тусгайлан боловсруулсан болно. Үүнд илтгэгчдийн нэрс, албан тушаалыг харуулсан илтгэл, хамтарсан илтгэл, асуудал тус бүрийн сэдвүүдийн жагсаалтыг багтаасан болно.

Хэлэлцэх асуудлыг танилцуулж буй ажилчидтай тохиролцож, хурал хариуцсан менежер батална.

Бизнес уулзалтанд бэлтгэх дараагийн алхам бол түүний оролцогчдын бүрэлдэхүүнийг тодорхойлох.

Оролцогчдын бүрэлдэхүүнийг тодорхойлох нь хурлын зорилго, зорилтоор тодорхойлогддог. Хэрэв уулзалт нь асуудалтай байвал, i.e. тодорхой асуудлын оновчтой шийдлийг олох зорилготой бол зөвхөн энэ асуудалд чадварлаг ажилчдыг урих ёстой. Түүнчлэн шийдвэрийг хэрэгжүүлэх ажилчдыг урьж болно. Бусад ажилчдыг, тэр байтугай байгууллагад чухал албан тушаал хашдаг хүмүүсийг урих нь зохисгүй, учир нь тэд тавьсан асуудлыг чадварлаг хэлэлцэж чадахгүй. Үүний эсрэгээр тэд хэлэлцүүлгийг гэнэтийн чиглэлд авч, уулзалтад оролцогчдын анхаарлыг гадуурх асуултаар сатааруулж чадна.

Хэрэв уулзалтын зорилго нь ажилчдад мэдээлэл хүргэх зорилготой бол энэ мэдээллийг авахыг хүссэн хүн бүрийг урьж байна.

Хэрэв хурал нь сургамжтай шинж чанартай бол түүний оролцогчдын бүрэлдэхүүнийг удирдлагын доод түвшний менежерүүд болон гүйцэтгэгчдэд заавар, зааварчилгааг хүргэх хэрэгцээ шаардлагаар тодорхойлогддог.

Ямар ч тохиолдолд оролцогчдын тоо хамгийн бага байх ёстой гэдгийг санах нь зүйтэй.

Хурал бэлтгэх чухал цэг бол тодорхойлох явдал юм огноо, эхэлсэн цаг, ойролцоогоор үргэлжлэх хугацаа.

Уулзалтын үр дүн нь тавьсан асуудлыг хэлэлцэхэд ажилчдын идэвхтэй оролцоо, шаардлагатай мэдээллийг бэлтгэх, хэлэлцүүлэгт оролцогч бүх хүмүүст өгөхөөс шууд хамаарна. Тиймээс оролцогчдод асуудлыг ойлгох хугацаа өгөхгүйгээр гэнэтийн байдлаар асуудлын хурал зарлах нь зохисгүй юм.

Үл хамаарах зүйл бол үйл ажиллагааны асуудал, гэнэт гарч буй хурц асуудлууд, тэр дундаа онцгой байдлын асуудлыг арилгах тухай уулзалт юм. Хурдан шийдвэрлэх шаардлагатай асуудлууд нь ажилчдыг уулзалтад яаралтай урих боломжийг олгодог.

Мэдээлэл, чиг баримжаа олгох уулзалтууд нь оролцогчдоос удаан бэлтгэл шаарддаггүй тул богино хугацаанд товлох боломжтой.

Тиймээс хурлын товыг тогтоохдоо хэлэлцэх асуудлын мөн чанар, өнөөгийн нөхцөл байдлыг харгалзан үзэх ёстой. Ер нь асуудал хэлэлцэх товыг оролцогчдыг бэлтгэхэд шаардагдах хугацаанаас хамааруулан товлодог бөгөөд энэ нь хэдэн өдөр, бүр долоо хоног ч болдог. Мэдээлэл, чиг баримжаа олгох уулзалтыг ажлын нэг өдөрт багтаан богино хугацаанд товлож болно.

Долоо хоногийн гүйцэтгэлийн муруй даваа, баасан гаригт мэдэгдэхүйц буурдаг тул хурал хийхэд хамгийн тохиромжтой өдрийг ажлын долоо хоногийн дунд үе гэж үздэг.

Үйл ажиллагааны хурал нь ихэвчлэн долоо хоногийн тодорхой өдөр болдог. Ихэнхдээ эхэндээ.

Ажилчдыг ажлын бүтээмжийг зайлшгүй бууруулж, нэг төрлийн үйл ажиллагаанаас нөгөөд хэд хэдэн удаа шилжүүлэхгүйн тулд ажлын өдрийн эхэнд, төгсгөлд эсвэл үдийн завсарлагааны дараа хурлыг товлох нь дээр. Цагийг сонгохдоо оюун санааны хүч чармайлт, төвлөрөл шаарддаг хамгийн төвөгтэй асуудлыг ажлын өдрийн эхэнд шийдвэрлэхэд хялбар байдаг гэдгийг анхаарч үзэх нь зүйтэй.

Хурал бэлтгэхдээ түүний төлөвлөсөн хугацааг тодорхойлох шаардлагатай. Энэ нь ажилчдад ажлын үлдсэн хугацааг оновчтой ашиглах боломжийг олгоно.

Хурлын тайлан, шийдвэрийн төслийг бэлтгэх. Хуралдаанд оруулж ирж байгаа асуудлыг урьдчилсан байдлаар судалсны дотор маш том ажил. Тайлан бэлтгэж буй мэргэжилтэн мэдээлэл цуглуулж, ойлгомжтой хэлбэрээр танилцуулах - асуудлыг томьёолж, баримтад дүн шинжилгээ хийх, дэмжигч болон эсрэг аргументуудыг гаргах, тайлангийн харааны дэмжлэгийг бэлтгэх - гэрэл зураг, видео, танилцуулга гэх мэт. Энэ тохиолдолд илтгэгч бодитой мэдээлэл өгөх, асуудлыг шийдвэрлэх янз бүрийн үзэл бодлыг авч үзэх, эцэст нь судалсан асуудлын талаар санал бодлоо илэрхийлэх ёстой.

Зарим тохиолдолд, ялангуяа хуралд оруулж буй асуудал нэлээд төвөгтэй байвал илтгэлийг оролцогчдод урьдчилан бичгээр илгээж болно. Энэ нь ирээдүйн уулзалтад оролцогчдод үзэл бодлоо илэрхийлэх, асуулт, санал бэлтгэх боломжийг олгодог. Энэ тохиолдолд хурлаар тайланг бүрэн эхээр нь уншихгүй. Илтгэгч хэлэлцүүлгийг эхлүүлэхийн тулд товч танилцуулга хийж, асуултад хариулж, мэтгэлцээнд шилжинэ. Хэлэлцүүлэгт оролцогчдын идэвхтэй байдал ийм тохиолдолд өндөр байгааг тэмдэглэх нь зүйтэй, учир нь тэд аль хэдийн шинэчлэгдсэн, шийдвэр гаргахад бэлэн байдаг.

Сургалтын хурал бэлтгэхэд материалыг эрт тараах нь ялангуяа өргөн хэрэглэгддэг. Энэ нь оролцогчид мэдээллийг аль хэдийн уншаад уулзалтад хүрэлцэн ирж, ялангуяа нарийн төвөгтэй асуудлыг хэлэлцэхэд шууд шилжих боломжийг олгодог.

Мөн хурлын шийдвэрийн төслийг урьдчилан бэлтгэдэг. Энэ нь шийдвэрээ тодорхой, хоёрдмол утгагүй гаргах ёстойтой холбоотой юм. Энэ нь одоогийн хууль тогтоомж, байгууллагын дотоод зохицуулалтын баримт бичигтэй зөрчилдөх ёсгүй. Янз бүрийн үзэл бодлоос үндэслэлтэй байх ёстой. Олон хүн цугларсан хурал дээр үг хэллэг нь үнэн зөв, нарийн байх нь хэцүү байдаг. Тиймээс "ноорог" шийдлийг урьдчилан бэлтгэх нь дээр. Үүний ажлын хувилбар нь шийдвэр гаргах хэд хэдэн хувилбар эсвэл маргаантай томъёолол бүхий хоосон мөрүүдийг агуулж болно. Ихэнх тохиолдолд хэлэлцэж буй асуудлаар зарчмын шийдвэрүүд гарсны дараа хурал дууссаны дараа төслийг эцэслэн боловсруулсаар байна.

Уулзалтад оролцогчдыг бэлтгэх Төлөвлөсөн хурлын талаар тэдэнд мэдэгдэх, хэлэлцэх асуудал, хурлаар хэлэлцсэн асуудалтай холбоотой материалтай урьдчилан танилцах явдал юм.

Байр, албан тасалгааны тоног төхөөрөмжийг бэлтгэх. Хурал зохион байгуулах өрөө нь дуу чимээ сайн тусгаарлагчтай, агаарын хэвийн температур, чийгшилтэй, агааржуулалттай, тохилог тавилга, албан тасалгааны тоног төхөөрөмжтэй байх ёстой.

Хурал бэлтгэхийн тулд жагсаасан үйл ажиллагааг тусгайлан томилогдсон ажилтнууд гүйцэтгэдэг. Хамгийн энгийн тохиолдолд цөөн тооны хуралд оролцогчидтой бол хурлын бэлтгэлийг нарийн бичгийн дарга эсвэл туслах менежерт даатгаж болно. Олон тооны оролцогчидтой нарийн төвөгтэй асуудлаар томоохон хэмжээний уулзалт зохион байгуулахдаа хэлэлцэх асуудал, хурлын шийдвэрийн төслийг бэлтгэх, хэлтэст урьдчилсан богино хурал хийх, техникийн бэлтгэл, материалыг хуулбарлах зэрэг ажлын хэсэг байгуулж болно. ажилд шаардлагатай.

Уулзалтыг зохион байгуулагчид тавих арван нэгэн асуулт

• 1. Ер нь хурал хийх шаардлагатай юу?
• 2. Уулзалтыг юугаар, яаж сольж болох вэ?
• 3. Би уулзалтыг өөрийн биеэр явуулах ёстой юу?
• 4. Миний оролцоог хамгийн бага хэмжээнд хүртэл бууруулах боломжтой юу?
• 5. Оролцогчдын тоог хамгийн бага хэмжээнд хүргэхийн тулд юу хийх вэ?
• 6. Цаг нь тохиромжтой юу эсвэл уулзалтыг дахин товлох ёстой юу?
• 7. Байр нь гадны хүмүүст хаалттай юу?
• 8. Хуралд шаардлагатай бүх материал бэлэн үү?
• 9. Хэлэлцэх асуудалд тус тусын зорилго юу вэ?
• 10. Хэлэлцүүлгийн тодорхой сэдвүүдийн хувьд тодорхой цаг хугацаа байдаг уу, ямар ажилчдыг оролцуулах шаардлагатай вэ?
• 11. Уулзалтад оролцогчдыг суулгах хамгийн сайн арга юу вэ, бүтээлч уур амьсгалыг бүрдүүлэхийн тулд ямар арга техникийг ашиглах вэ?

Ажил хэргийн уулзалт.

Ажил хэргийн уулзалт- энэ бол хамтын ойлголт, шийдэл шаарддаг үйлдвэрлэлийн асуудал, асуудлыг хэлэлцэх бүлэгт зориулсан бизнесийн харилцааны нийтээр хүлээн зөвшөөрөгдсөн хэлбэр юм.

Бизнес уулзалтанд оролцогчид нь:

харилцааны удирдагч, жишээлбэл, хэлтсийн дарга эсвэл хурал бэлтгэх, явуулах үүрэг хүлээсэн тэргүүлэх ажилтны нэг;

Уулзалтад оролцогчид нь ихэвчлэн тухайн асуудал эрх мэдлийн хүрээнд байгаа эсвэл түүнийг шийдвэрлэх шаардлагатай мэргэжилтнүүд байдаг.

Бизнесийн уулзалт нь дараах байдалтай байна эерэг талууд:

сэтгэлгээний үр ашгийг нэмэгдүүлдэг;

ажилчдын бүтээлч хамтын нийгэмлэг бэхжиж, хувь хүмүүсийн ашиг сонирхлыг хамтын даалгаврын нэгдсэн тогтолцоонд оруулсан болно.

оролцогчдын бизнесийн ур чадвар дээшилсэн;

хамтарсан сэтгэцийн ажилд уулзалтад оролцогч бүрийн бүтээлч чадавхи илчлэгддэг.

Бизнес уулзалтыг янз бүрээр ангилж болно.

INявуулах аргаас хамаарнаийм уулзалтуудыг онцолж байна:

Автократ.Удирдагч оролцогч бүрээс асуулт асууж, хариулт авах үед харилцан ярианы горимд явагддаг;

Тусгаарлагч.Менежерийн илтгэл, түүний томилогдсон доод албан тушаалтнуудын хэлсэн үг;

Хэлэлцүүлэг.Эдгээр нь санал бодлоо чөлөөтэй солилцох замаар тодорхойлогддог бөгөөд шийдвэр нь оролцогчдын санал хураалтаар батлагдаж, дараа нь удирдагчаар батлагддаг;

Үнэгүй.Энэ бол хэлэлцэх асуудал тодорхойгүй, даргагүй хурал. Ихэнх тохиолдолд тэд асуудлын хэлэлцүүлэг мухардалд орсон үед уулзалтын нэг хэсэг болдог. Энэ тохиолдолд хурлын дарга урт завсарлага зарлаж, энэ үеэр чөлөөт уулзалтууд аяндаа үүсдэг.

INУдирдлагын чиг үүргийн дагуу хурлыг дараахь байдлаар хуваана.

Төлөвлөгөөний уулзалтууд. Компанийн үйл ажиллагааны стратеги, тактик, тэдгээрийг хэрэгжүүлэхэд шаардлагатай нөөцийн талаар ярилцав.

Ажлын урам зориг өгөх уулзалтууд. Бүхэл бүтэн ажилчдын болон (эсвэл) бие даасан ажилчдын бүтээмж, чанарын асуудал, ажилчдын сэтгэл ханамжийн асуудал, урам зориг багатай байгаа шалтгаан, түүнийг өөрчлөх боломж, материаллаг болон ёс суртахууны урамшууллын асуудлуудыг хэлэлцэнэ.

Компанийн дотоод зохион байгуулалтын хурал. Компанийн бүтцийг бий болгох, түүний бүтцийн хэлтсийн үйл ажиллагааг зохицуулах, эрх мэдлийг шилжүүлэх зэрэг асуудлуудыг хэлэлцэнэ.

Ажилчдын үйл ажиллагааг хянах уулзалтууд. Үйл ажиллагааны үр дүн, тавьсан зорилгодоо хүрэх, хугацаа алдсан, хөдөлмөрийн бүтээмж бага зэрэг асуудлуудыг хэлэлцэнэ.

Компанийн тусгайлсан уулзалтууд. Компанийн өнөөгийн нөхцөл байдал, инноваци, тэдгээрийг хэрэгжүүлэх боломж, оршин тогтнох, өрсөлдөх чадвар, компанийн дүр төрх, хэв маягтай холбоотой үйл ажиллагааны менежментийн асуудлуудыг авч үздэг.

Шалтгаануулзалтууд нь ихэвчлэн:

оролцогч бүрийн үзэл бодлоо илэрхийлэх, зөвтгөх тэгш эрхийг үндэслэн хамтын шийдвэр гаргах хэрэгцээ;

асуудлын шийдэл нь компанийн хэд хэдэн бүтцийн хэлтсийн ашиг сонирхолд нэгэн зэрэг нөлөөлж байна;

Асуудлыг шийдэхийн тулд янз бүрийн бүлгийн ажилчдын санал бодлыг ашиглах шаардлагатай.

Уулзалтад бэлдэж байнадараах алхмуудыг багтаана:

сэдвийг тодорхойлох, хэлэлцэх асуудлыг боловсруулах,

хурлын зорилго, түүний нийт үргэлжлэх хугацаа, эхлэх огноо, цаг, оролцогчдын бүрэлдэхүүн, ажлын ойролцоо хуваарийг тодорхойлох;

удирдагчийн сургалт,

хурлын тайлан, шийдвэрийн төслийг бэлтгэх,

уулзалтад оролцогчид болон байрыг урьдчилан бэлтгэх, шаардлагатай бол байр, хооллох, уулзалт болох газар руу явах аялал.

Хурлын хөтөлбөрийг бэлтгэх. Үүнийг хуралдааны хэлэлцэх асуудал хэлбэрээр албан ёсоор гаргаж, бүх оролцогчдод урьдчилан мэдэгдэх шаардлагатай. Оролцогч бүр ямар мэдээлэл, ямар хэлбэрээр танилцуулах ёстойгоо урьдчилан мэдэж байх ёстой. Хурлын эхлэх цагийг тодорхойлохдоо ажлын хэмнэлийг анхаарч үзэх хэрэгтэй. Өдрийн цагаар хүмүүсийг нэг төрлийн ажлаас нөгөөд шилжүүлэхээс зайлсхийхийн тулд ажлын өдрийн эхэнд эсвэл төгсгөлд эсвэл үдийн завсарлагааны дараа шууд хурал хийх хэрэгтэй.

Хуралдаанаар хэлэлцэх асуудал- Энэ нь ихэвчлэн дараах мэдээллийг агуулсан бичмэл баримт бичиг юм.

хурлын сэдэв;

хурлын зорилго;

хэлэлцсэн асуудлын жагсаалт;

хурлын эхлэх ба дуусах цаг;

болох газар;

илтгэгч, хамтран илтгэгч, асуулт бэлтгэх үүрэг бүхий хүмүүсийн нэр, албан тушаал;

асуулт бүрт хуваарилсан цаг;

асуудал бүрийн материалтай танилцах боломжтой газар.

Долоо хоногийн тодорхой өдөр уулзалт хийх нь зүйтэй. Төлөвлөгөөгүй уулзалтууд ихэвчлэн ажлын хэмнэлийг алдагдуулдаг. Уулзалтын үргэлжлэх хугацаа нэг цаг хагасаас хоёр цагаас хэтрэхгүй байх ёстой, туршлагаас харахад хоёр цаг тасралтгүй ажилласны дараа ихэнх оролцогчид физиологийн шалтгаанаар асуудлыг хэрхэн шийдвэрлэхийг үл тоомсорлодог.

Уулзалтад оролцогчдын оновчтой тоо: 6-7 хүн. Оролцогчдын тоо нэмэгдэх нь хурлын үр нөлөөг эрс бууруулж, үргэлжлэх хугацааг уртасгадаг. Уулзалтын үеэр оролцогчдыг бие биенийхээ нүд, царай, нүүрний хувирал, дохио зангаа зэргийг харж чадахаар суулгахыг зөвлөж байна. Энэ нь мэдээллийг хамгийн сайн ойлгоход хувь нэмэр оруулдаг. Та уулзалтыг цаг алдалгүй эхлүүлж, түүнийг зохион байгуулах журам, тухайлбал, үг хэлэх, шийдвэр гаргах журам зэргийг оролцогчидтой нэн даруй тохиролцох хэрэгтэй. Үүний дараа оролцогчдын нэг нь протокол хөтлөх үүрэгтэй.

Нээлтийн үг ихэвчлэн 3-4 минут болдог. Энэ хугацаанд илтгэгч дараахь зүйлийг мэдээлэх ёстой: хурлын зорилго; хэлэлцэх асуудал; боломжит шийдвэр, тэдгээрийг батлах нөхцөл; протокол хөтлөх, боловсруулах журам. Дараа нь хэлэлцэх асуудлын дарааллаар хэлэлцэхийг шийдэх хэрэгтэй. Эдгээр асуудлыг ач холбогдол, нарийн төвөгтэй байдлын буурах дарааллаар шийдвэрлэх ёстой гэж ерөнхийд нь үздэг. хамгийн чухал, хэцүү асуудлыг эхлээд хэлэлцэх ёстой.

Уулзалтын үеэр түүний явцыг хянах нь маш чухал юм. Ф. Кузин зөвлөж байна:

1. Удирдагч төвийг сахисан байх ёстой. Энэ нь оролцогчдын сэтгэл санааны байдалд эерэгээр нөлөөлдөг.

2. Бид харилцаа холбоогоо байнга хадгалах ёстой. Хэрэв түр зогсолт үүссэн бол та нэн даруй хөндлөнгөөс оролцож, нэмэлт асуулт, тайлбар эсвэл урьдчилсан үр дүнг нэгтгэн арилгах хэрэгтэй.

3. Хэрэв сэтгэл хөдлөлийн улмаас хурцадмал байдал үүссэн бол түүнийг арилгах арга хэмжээг нэн даруй авах ёстой.

4. Бодолгүй шийдвэрээс бид тууштай, шийдэмгий татгалзах ёстой. Зөвхөн бодит материалаар баталгаажсан шийдвэрийг харгалзан үзэх ёстой

5. Оролцогчдыг жагсаалтын дагуу дуудаж үг хэлэх ёстой.

6. Нэг удаад зөвхөн нэг хүн ярих ёстой. Аяндаа яриа өрнүүлж болохгүй.

7. Хуралдааны удирдагч бүх оролцогчдын санал бодлыг сонсох ёстой. Хэлэлцэхгүй бол ямар ч санаа үндэс суурьшихгүй.

8. Уулзалт бол дайсныг “устгах” ёстой тулалдааны талбар биш тул бид нийтлэг арга барил боловсруулахыг хичээх ёстой. Сайн хүсэл байвал буулт хийх нь үргэлж боломжтой байдаг..

9. Өнгөрсөн үе рүү аялах, уулзалтын сэдвээс хазайх зэргийг хориглоно. Уулзалт нь асуудлыг шийдвэрлэхэд тууштай, алхам алхмаар хандах ёстой.

10. Үл ойлголцол гарахаас зайлсхийхийн тулд хурлын удирдагч шаардлагатай бол тусдаа хэсгүүдийн мессежийг "Би үүнийг зөв ойлгосон уу? Энэ зөв байх болов уу?

11. Зорилгодоо хэр ойрхон байгааг оролцогчдод харуулахын тулд завсрын үр дүнг илүү олон удаа дүгнэж байх шаардлагатай.

12. Хурлын дарга цаг хэмнэх ёстой. Асуудлыг заасан хугацаанд шийдвэрлэх боломжтой гэдгийг аль хэдийн хамгийн эхэнд тайлбарлах шаардлагатай байна. Болж өгвөл уулзалтыг нэг минут ч гэсэн хойшлуулж болохгүй.

Хуралд оролцож буй хүмүүсийн хэв шинжийг мэддэг бол уулзалт хийх нь илүү хялбар байдаг.тэдний сонирхол, хачирхалтай байдал, тэдний асуух хандлагатай асуултууд.

Ф. Кузин үр дүнтэй уулзалт хийхэд саад болох хэд хэдэн төрлийн уулзалтад оролцогчдыг тодорхойлсон (Хүснэгт 1).

Хүснэгт 1.Уулзалтад оролцогчдын төрлүүд

Уулзалтад оролцогчдын төрлүүд

Уулзалтад оролцогчдын дээрх төрлөөс гадна ийм төрлийн хүмүүс байдаг: шулуухан яригчид, шахидагчид, чулуун царайт, уран илтгэгчид, төрийн зүтгэлтнүүд.

Шулуун ярьж байна - үзэл бодлоо үргэлж шударгаар илэрхийлдэг хүмүүс. Тэд хуурч мэхлэхгүй, далд санаагүй. Эдгээр нь аливаа уулзалтын үнэ цэнэтэй оролцогчид бөгөөд тэднийг хамгаалах ёстой.

Алагдсан хүмүүсТэд нөхцөл байдлыг сайн тайвшруулж, ямар нэг зүйл буруу болоход хурдан хариуцлага хүлээдэг.

Чулуун нүүр Өөрсдийн бодлыг өөртөө үлдээж, бусад хүмүүс явсны дараа босстой хуваалцаж магадгүй.

Илтгэгчид Тэд намуухан ярьж эхэлдэг бөгөөд дараа нь тарж, 15 минутын дараа ч зогсох боломжгүй болдог. Чамайг биш, хамгийн түрүүнд өөрсдийгөө итгүүлэхийн тулд тонгойж байгаа бололтой.

Төрийн зүтгэлтнүүд Хүмүүстэй чадварлаг харьцах замаар өөрсдийгөө сурталчлах эсвэл уулзалтыг урагшлуулах. Онолын хувьд ийм төрийн хүн хурлын дарга байх ёстой.

Хуралд оролцогчдын зан үйлийн янз бүрийн хэлбэрүүд байдаг.бүтээлч үүрэг, хурлын явцыг хөнгөвчлөх, сөрөг үүрэг.

Хүснэгт 2.Хуралд оролцогчдын зан үйлийн хэлбэр

Хэлэлцүүлэгт оролцогчдын тэнцвэргүй байдал, хэт өндөр сэтгэл хөдлөлийн улмаас гэнэтийн нөхцөл байдал үүсч болно. Сэтгэлийн хүнд хэцүү нөхцөл байдлыг даван туулахын тулд дараах байдлаар ажиллахыг зөвлөж байна.

1. Үргэлж тайван бай.

2. Баримт, эсэргvvцсэн vзэл бодлыг нэн даруй тайлбар хийхгvйгээр бич. Шуурхай тайлбар нь нөхцөл байдлыг улам дордуулах болно. Нэг буюу хэд хэдэн оролцогчид хөндлөнгөөс оролцохгүйгээр удаан ярих тусам тэд мэдэрч буй дарамтыг даван туулах чадвартай байдаг. Оролцогчид тус тусад нь ярьж, хөндлөнгөөс оролцохгүйгээр нэг хүн ярьж дуустал хүлээх хэрэгтэй гэж хүн бүрт итгүүлэхийг хичээх хэрэгтэй.

3. Оролцогчийг удаан ярьж, тайван байдал алдагдах болсон шалтгааныг тайлбарлана. Хэргийг аль болох илчлэх гэж төвийг сахисан асуулт асуух нь тухайн нөхцөл байдлын сонирхлыг бууруулна.

4. Оролцогчдыг хоол унд өгөх, тамхи татахыг зөвшөөрөх, бүр завсарлага өгөх зэргээр тайвшруулахыг хичээ. Завсарлагааны зорилго нь эргэцүүлэн бодох, эргэцүүлэн бодох цаг өгөх, түүнчлэн мэдрэмж, бодлыг цэгцлэх явдал юм.

5. Хэлэлцүүлгийг үргэлжлүүлэхдээ бодит байдлыг давхар шалгаж, тодруулна уу. Энэ нь сэжигтэй баримт, үзэл бодлыг олж мэдэх боломжийг олгодог бөгөөд ингэснээр мөргөлдөөний мөн чанар, түүний шалтгааныг олж мэдэх болно.

6. Оролцогчдод аль болох тайвшрах цаг гаргаж өг. Илүү их байх тусмаа сайн, тэр цагаас хойш уулзалт хэвийн үргэлжлэх магадлал өндөр байна.

7. Боломжтой бол шийдвэрээ хойшлуулахыг хүс, энэ нь даргад маргаантай асуудлыг шалгах хугацаа өгнө.

8. Дарамт шахалт дор шийдвэр гаргахдаа болгоомжтой байж, урьд өмнө тохиолдсон зүйлээс зайлсхийхийг хичээх хэрэгтэй. Ерөнхийдөө ийм тохиолдолд түр зуурын шийдвэр гаргах нь дээр.

9. Хэрэв түр зуурын шийдвэр гарсан бол маргаантай асуудлыг дараа нь дахин хянан хэлэлцэж, эцсийн шийдвэр гаргахын тулд огноо, цагийг зааж өгөх ёстой.

А.П. Панфилова удирдагч болон уулзалтад оролцогчдод зориулсан уулзалтын зан үйлийн дүрмийг тодорхойлсон(Хүснэгт 3).

Бизнесийн уулзалт бүр шийдвэрээр төгсөх ёстой.. Үүний тулд юуны түрүүнд түүний оролцогчид асуудлыг зөв тодорхойлох хэрэгтэй. Олон хурал бүтэлгүйтсэн нь үнэндээ хэтэрхий олон сонголт, боломж байгаатай холбоотой байдаг.

Хурал хураангуйгаар өндөрлөж болно. Үр дүнтэй уулзалт нь тодорхой үр дагавартай байх ёстой. Тодорхой асуудлын хэлэлцүүлгийг дүгнэж, хамгийн чухал заалтуудыг нэгтгэн дүгнэхдээ хурлын удирдагч хүн бүр үүнийг зөв ойлгосон эсэхийг хуралдаанд оролцсон хүмүүсээс олж мэдэхийг зөвлөж байна. Хурлаа цагт нь дуусга. Ингэснээр та чадварлаг зохион байгуулагч гэсэн нэр хүндээ баталгаажуулах болно. Хүмүүс хамт ажиллагсдынхаа хэн нэгэнд уур уцааргүй, дургүйцэлгүйгээр уулзалтаа орхих хэрэгтэй.

Уулзалтын эцсийн шатанд хэн юу хийх вэ гэдгийг тэмдэглэхээ мартаж болохгүй. Мөн үүнээс гадна, Хуралд оролцсон хүн бүр хурлын үр дүнгийн тэмдэглэлийг хүлээн авч байгаа эсэхийг шалгаарай. Протоколын маягт нь дараахь зүйлийг агуулна: хэлтэс, байгууллага, аж ахуйн нэгжийн нэр, баримт бичгийн төрлийн нэр (протокол), хурлын огноо, индекс (тоо), хурлын газар, батлах тамга (хэрэв протоколыг батлах шаардлагатай бол). , гарчиг, үүнд коллежийн байгууллага эсвэл тодорхой хуралдааны нэр, дарга, нарийн бичгийн даргын нэрс, хуралдаанд оролцсон хүмүүсийн бүрэлдэхүүн, хэлэлцэх асуудал, "сонссон - шийдвэрлэсэн" (шийдвэрлэсэн) хэлбэрийн текст, дарга нарын гарын үсэг, нарийн бичгийн дарга. Хурлын явцыг бүртгэх бүрэн байдлаас хамааран богино болон бүтэн протоколыг ялгадаг. Хураангуй нь илтгэлийн текстийг бүхэлд нь агуулаагүй бөгөөд зөвхөн хэлэлцэх асуудал, илтгэгчдийн нэрс, илтгэлүүдийн сэдэв, гаргасан шийдвэрийг заана. Бүрэн протокол нь зөвхөн хурлын мөн чанарыг төдийгүй аж ахуйн нэгж, байгууллага, пүүсийн үйл ажиллагааг бүхэлд нь дүгнэх боломжийг олгодог.

Хурлаас гарсан шийдвэрийг хэрэгжүүлэх ёстой. Үүний тулд: хурлын явц, үр дүнд дүн шинжилгээ хийх; үр дүнгийн тайланг сайтар нягталж үзэх; шийдвэрийг хэрэгжүүлэх хүмүүст богино хэмжээний протоколыг хуулбарлан тараах; шийдвэрийн явц, хэрэгжилтэд хяналт тавих; төлөвлөсөн үйл ажиллагааг хэрэгжүүлэх нөхцөлийг бүрдүүлэх.

Хүснэгт 3.Уулзалт дээрх зан үйлийн дүрэм.

Менежерийн хувьд:

Цагтаа эхлэх;

Дүрэм журмын талаар мэдээлэл өгөх, минутын зардал;

Ажлын дүрмийг зөвшилцөх, хэлэлцэх асуудлыг тодруулах;

журам, протоколыг хариуцах хүнийг томилох;

Асуудлын ач холбогдолгүй илтгэл, тухайлбал, хүн, үйл явдалд сэтгэл хөдлөлөөр үнэлэлт дүгнэлт өгөх, ажил хэрэгч саналын оронд үзэл бодол, ... тухай мессеж гэх мэтийг "татан авах" талаар сэрэмжлүүлэх;

Хэрэв шүүмжлэл ашигласан бол түүнийг бүтээлч байхыг шаардах - тодорхой баримт, тэдгээрийн шалтгааныг нэрлэх, хувийн шинж чанартай байх ёсгүй, харин үйлдэл, алдааны талаар ярих, асуудлыг шийдвэрлэх арга замыг санал болгох, буруу тооцоолол, дутагдлыг арилгах;

Хурлыг зорьсон зорилгодоо тууштай удирдан чиглүүлэх, оролцогч бүрээс буцаж ирэхийг баталгаажуулах, хэлэлцүүлгийг бүхэлд нь бүтээлч шинж чанартай болгох;

Үүнийг хийхийн тулд ярианы чиглэл, үр ашгийг зохицуулах, яриаг сунжруулах, өвөрмөц байдлыг өдөөх, утга учиртай дүн шинжилгээ хийх, бодит санал, шийдэл, санаа гаргахыг зөвшөөрөхгүй байх;

Хэлэлцүүлгийн зөв байдлыг хадгалах;

Уулзалтад оролцогчдын анхаарлыг идэвхжүүлэхийн тулд янз бүрийн арга техникийг ашиглах;

Хурлыг дүгнэж, хэлсэн бүх зүйлийг нэгтгэн дүгнэж, дүгнэлт гаргаж, ирээдүйд хийх ажлуудаа тодорхойлох;

Яг хугацаанд нь дуусгах;

Дүгнэж хэлэхэд, нөхцөл байдлыг оновчтой болгож, үр дүнтэй ажиллах боловсон хүчнийг бий болго.

Бизнес уулзалтад оролцогчдод:

Хэрэв та асуулт асуувал яагаад асууж байгаагаа, энэ нь таны хувьд ямар утгатай болохыг хэлээрэй. Мэдэгдэлдээ тодорхой байх, бодол санаагаа тодорхой илэрхийлэх, алдаандаа хариуцлага хүлээх, шинэ санаа дэвшүүлэх, хувийн үзэл бодлоо хамгаалах, эсэргүүцэлд тэвчээртэй хандах;

Бусдын чамаас хүлээж байгаа дүрд бүү тогло, өөрөөрөө бай. Хэрэв та үг хэлэх шаардлагагүй гэж бодож байвал чимээгүй байгаарай;

Бусдын санаа, бодлыг тайлбарлахаас аль болох татгалз. Өөрийнхөө байр суурийг илэрхийл. Үндэслэлгүй ерөнхий дүгнэлт гаргахгүй байхыг хичээ;

Бусдын үйлдэл, бодлын талаар биш, харин эдгээр үйлдэл, бодлын талаарх таны ойлголтын талаар ярь