Opis posla tajnice. Stručni uvjeti za različite kategorije tajnika Stručni uvjeti za različite kategorije tajnika

Već smo više puta spomenuli da je vrlo teško odrediti tipične odgovornosti tajnika ili izvršnog pomoćnika. Mnogo ovisi o opsegu djelatnosti poduzeća, njegovoj veličini, mašti upravitelja i praktički nije ničim regulirano. Osim toga, postoji i podijeljenost unutar same struke koju, kako pokazuje praksa, zaposlenici i poslodavci različito shvaćaju.

I same tajnice osjećaju razliku, ponekad intuitivno, pa se na forumima nastavljaju rasprave o tome tko je “važniji”, kakva hijerarhija postoji u struci i koja je najviša razina u karijeri administrativnog radnika. Među mojim kolegama još nema konsenzusa o tome.

Ipak, ako ova brojna imena postoje, onda moraju postojati i fenomeni koje oni opisuju.

Razumimo sve zamršenosti klasifikacije upravnih pozicija.

Razumijevanje pojmova

Nabrojimo glavna administrativna radna mjesta: „tajnik“, „pomoćnik“, „tajnik-pomoćnik“, „pomoćnik upravitelja“, „tajnik recepcije“, „voditelj ureda“. Prije nego što ih pogledamo detaljnije, shvatimo što se podrazumijeva pod svakim od ovih položaja.

Wikipedia ne definira poziciju "tajnika". Sadrži samo članak “Referentni tajnik” koji sadrži sljedeću definiciju: pomoćnik tajnika- uredski djelatnik sa širokim spektrom obaveza od javljanja na telefonske pozive (recepcioner) do pomoćnika voditelja (osobna tajnica).

Evo popisa poslova koje obavlja tajnik-pomoćnik:

• primanje telefonskih poziva koje prima upravitelj;
• rad s dokumentima: utvrđivanje važnosti, priprema, evidentiranje, distribucija, prijam, čuvanje, sistematizacija;
• planiranje i priprema za doček posjetitelja;
• pomoć u planiranju šefova radnog rasporeda, ponekad rezerviranje hotela i avio karata;
• sudjelovanje u pripremi poslovnih pregovora;
• naručivanje papirnatih materijala i drugih stvari potrebnih za funkcioniranje ureda, ponekad opskrbljivanje voditelja hranom.

Nije bilo neke posebne jasnoće nakon čitanja ovog članka. Svi već znamo da je spektar obaveza širok, a navedeno može obavljati i tajnica i pomoćnica voditelja. Štoviše, to je daleko od polovice dužnosti koje tipični predstavnici naše profesije moraju obavljati. Ili je to možda opći naziv za cijelu skupinu zanimanja? Malo je vjerojatno, većina ljudi još uvijek čuje "tajnicu", bez ikakvih prefiksa.

Riječ "sekretar", kao što znate, dolazi od lat. tajna("tajna, misterij"). I u starom Rimu osobe od povjerenja zvale su se tajnice. Zaključak: tajnik ima pristup određenim informacijama koje ne podliježu javnoj objavi, a da bi obavljao svoju dužnost mora steći povjerenje rukovoditelja.

Što se tiče porijekla riječi "referent", naziv je također latinski - "reprodukcija, izvještavanje". Dakle, ova osoba radi s informacijama. Općenito, podrijetlo riječi nedvojbeno se odnosi na modernu profesiju, ali ne objašnjava u potpunosti što određeni zaposlenik radi u organizaciji.

Rezimirajmo: većina nas je ipak tajnica-pomoćnica. Međutim, to se izuzetno rijetko odražava u kadrovskom rasporedu i radnoj knjižici: mnogi moji kolege se drugačije "pozivaju".

Da ne bude zabune

Tajnik narecepcija- položaj koji se u masovnoj svijesti povezuje s primanjem i distribucijom poziva i dopisivanja. Ponekad takvi zaposlenici mogu obaviti i prvi prijem posjetitelja. Među tajničkim radnim mjestima ovo je jedino iz čijeg naziva odmah postaje jasno što ćete morati raditi. Iako, naravno, postoje iznimke.
Upravitelj ureda- ovo je paus papir s engleskog. ured menadžer, tj. upravitelj ureda. Njegove primarne odgovornosti su upravljanje administrativnim, financijskim i drugim resursima kako bi se osiguralo neometano funkcioniranje pojedinog ureda i njegovih zaposlenika. Voditelj ureda jedno je od nižih rukovodećih mjesta.
Takav zaposlenik može biti podređen vozačima, čistačicama, a često i tajnicama. Zbog činjenice da je voditelj ureda odgovoran za održavanje života ureda i njegovih zaposlenika, mnogi misle da je ovo radno mjesto slično položaju voditelja nabave. Imaju dosta sličnih obaveza, ali ne daj Bože da zbunite i voditelja ureda nazovete voditeljem nabave! Nema ništa loše u potonjem, ali stupanj odgovornosti voditelja ureda mnogo je veći i zahtijeva veće kvalifikacije.
Pomoćnik upravitelja- pozicija koju mnogi smatraju najvišom razinom u karijeri administrativnog radnika. U zapadnim tvrtkama pozicija često zvuči kao "osobni asistent" (doslovni prijevod s engleskog). osobni asistent). Više mi se sviđa tradicionalna verzija, jer je u nazivu radnog mjesta sadržana sva njegova bit. Pomoćnik - od riječi "pomoć". Pomoćnik upravitelja pomaže svom šefu u obavljanju njegovih dužnosti. Što će točno biti uključeno u funkcije pomoćnika ovisi o mnogim čimbenicima.

Dakle, odgovornosti dvaju stručnjaka koji formalno zauzimaju istu poziciju mogu biti radikalno različite: jedan od njih radi s dokumentacijom, distribuira telefonske pozive i prima posjetitelje, dok drugi sudjeluje na sastancima uprave i ovlašten je donositi važne odluke. To, inače, nimalo ne isključuje činjenicu da i jedni i drugi prišivaju pokidane gumbe i traže dadilju za djecu svog vođe. Opet, bez reda: ime u ovom slučaju samo pojašnjava vašu svrhu, a kako ćete je točno ispuniti nije poznato.

Proučavamo regulatorne dokumente

Postoji dokument koji opisuje sve pozicije predstavljene u našoj zemlji - „Sveruski klasifikator radničkih zanimanja, radnih mjesta i tarifnih razreda”(OKPDTR, OK 016-94). Ako imate poteškoća s određivanjem bilo koje pozicije u tvrtki, možete pogledati ovaj dokument i odabrati najprikladniju.

Ovaj klasifikator možete pronaći na web stranicama: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/. Potonji, uz OK 016-94, ima "Jedinstvenu tarifnu i kvalifikacijsku knjižicu" (UTKS) i "Sveruski klasifikator zanimanja" (OKZ 010-93, OKZ). Riječ je o dvije sekcije OK 016-94. Prvi uključuje profesije radnika, drugi - položaje zaposlenika.

Zanimanja radnika (a njih je u klasifikatoru 5491) u ovom slučaju nas ne zanimaju; okrenimo se radnim mjestima zaposlenika. Ima ih 2598, a ovdje vjerojatno možete pronaći sve što nam treba.

Počnimo, možda, s mjestom tajnice. Kao rezultat abecednog pretraživanja dobivamo sljedeću tablicu (vidi tablicu 1).

stol 1

Radna mjesta u OK 016-94 koja sadrže naziv “sekretar”

			Naziv radnog mjesta		OKZ kod
			Tajnik (diplomatski)
			Tajnik odbora (javne organizacije)
			Tajnica slijepih specijalista
			Tajnik plenuma
			tajnik Uprave
			tajnik predsjedništva
			Tajnik ureda za prijem predsjednika Ruske Federacije
			Glavni tajnik
			Tajnik Vijeća (znanstveno-stručno, znanstveno, umjetničko-tehničko)
			Tajnik Vijeća sigurnosti Ruske Federacije
			Sudski službenik
			Tajnik suda u aparatu Vrhovnog suda Ruske Federacije
			Tajnik sudske sjednice
			Tajnik sudske sjednice u aparatu Vrhovnog suda Ruske Federacije
			Tajnik Kreativnog saveza
			Tajnik obrazovne jedinice (dispečer)
			Sekretar Savezne komisije
			Tajnik saveza (po sportu)
			Tajnik Središnjeg izbornog povjerenstva Ruske Federacije
			Tajnica-daktilografkinja
			Tajnik-stenograf

Svaka pozicija ima svoju kodirati. Osim toga, različite pozicije imaju jedan OKZ kod, što znači da su spojeni u jednu grupu. Naziv "tajnica upravitelja" odnosi se na skupinu 4115 (skupina "Tajnice"). Ovu grupu čine sljedeće pozicije:

• službenik;
• tajnik slijepog specijalista;
• glavni tajnik;
• sudski službenik;
• tajnik prosvjetnog odjela;
• tajnica-daktilografkinja;
• tajnica-stenografkinja.

Evo što se kaže o tajnicima u spomenutoj grupi: Tajnici obavljaju tehničke poslove za podršku i servisiranje rada voditelja organizacije ili poduzeća, koristeći računalo, uredsku opremu i druga tehnička sredstva.

Njihove odgovornosti uključuju:

Ova stranica ima zgodnu podjelu radnih mjesta u skupine, iz koje je vidljivo da je skupina 4115 uključena u višu skupinu 411 „Tajnici, operateri računskih strojeva i srodna zanimanja“. Potonji, osim tajnika, uključuje računalne operatere, stenografe, daktilografe itd.

Općenito, gore navedene odgovornosti nisu u suprotnosti sa stvarnošću, osim što će spomen teletipa i pisaćeg stroja nekome izmamiti osmijeh (a netko će zadrhtati). Međutim, svaka - čak i početnica - tajnica, gledajući predloženi popis odgovornosti, pitat će se: "Kako? I to je sve? Gdje je vizna podrška, organizacija poslovnih putovanja, snimanje sastanaka?” Ne jednom smo rekli da je tajnica profesija koja zahtijeva da barem pola svog radnog vremena posvetite bespravnom servisiranju voditelja i zaposlenika. Redak "primanje posjetitelja" ne prenosi raznolikost dužnosti koje tajnica mora obavljati. Preostale obveze su čisto tehničke i odnose se na rad s dokumentima. Gledajući postojeći opis, mogli biste pomisliti da tajnica sjedi u posebnoj prostoriji i samo tipka po računalu i nešto upisuje u upisni dnevnik. Ali znamo da je to daleko od slučaja. Stoga takva definicija vjerojatno neće zadovoljiti stručnjake.

Vratimo se na klasifikator: radno mjesto “voditelj ureda”, kao ni “voditelj ureda” i “pomoćni voditelj” u njemu nije uključeno. Ali postoji pozicija "referent" (šifra 26088), koja je uključena u grupu 3431 - "Administrativno i rukovodeće osoblje".

U ovu skupinu, osim raznih naziva administratora i voditelja, spadaju radna mjesta inspektora za nadzor izvršenja naloga, pomoćnika i pomoćnika za osnovne djelatnosti.

Smiješno susjedstvo, zar ne? U istoj skupini s referentom je i inspektor za nadzor izvršenja naloga. Mnoge tajnice znaju iz prve ruke za ovu kontrolu, jer je same provode.

To piše na web stranici http://www.etks.info/ administrativno i rukovodeće osoblje i osoblje srodnih struka rješava administrativna i koordinacijska pitanja u radu organizacija i njihovih strukturnih odjela, vodi dokumentaciju i informacijsku podršku.

Njihove odgovornosti uključuju:

• vođenje poslovne korespondencije, zapisnika i druge administrativne dokumentacije;
• planiranje i organiziranje sastanaka, poslovnih sastanaka i putovanja;
• koordiniranje vremena raznih događaja, praćenje njihove usklađenosti;
• pomoć rukovoditeljima i zaposlenicima u rješavanju administrativnih i organizacijskih pitanja;
• priprema nacrta ugovora, sporazuma, pregovaranje, organizacija prijema posjetitelja i zaposlenika;
• obavljanje povezanih dužnosti;
• upravljanje ostalim zaposlenicima.

Koliko dužnosti s ovog popisa obavljate? Kako se zove vaša pozicija? "Tajnica"? "Upravitelj ureda"? "Pomoćnik upravitelja"?

Ako se prisjetimo da se posao tajnika tradicionalno dijeli na dokumentarne i nedokumentarne usluge i većina nas obavlja poslove s popisa za obje razmatrane skupine (“Tajnici” i “Administrativno i rukovodeće osoblje”), onda možemo zaključiti da prema dužnostima koje obavljamo, većina nas je pomoćnica tajnika.

Što to znači? Zašto pozicije kao što su "pomoćnik upravitelja" ili "voditelj ureda" nisu prikazane u klasifikatoru? Zašto postoje pozicije u praksi, a ne u klasifikatoru? Možda je zastario ili se sastavljači nisu potrudili razumjeti situaciju na suvremenom tržištu rada?

Naravno, ovaj klasifikator je donekle konzervativan. Ali pravopisni rječnici također su konzervativni. Ljudi različito govore i pišu, ali postoje određena pravila, norma koju prihvaćaju stručnjaci i njome se pismeni ljudi rukovode. Sve upute, klasifikatori i drugi službeni dokumenti koje su izradili stručnjaci podrazumijevaju postojanje idealne organizacije u kojoj se dokumentima bavi tajnik, njihovo izvršenje nadziru inspektori, a vizna podrška i rad s izaslanstvima u nadležnosti je službe protokola.

Nemojte misliti da se to ne događa. Upravo je tako strukturiran rad mnogih velikih državnih agencija i korporacija, uprava i tvornica. Prvo, zato što postoje desetljećima iu svom djelovanju vode se opisima poslova i propisima razvijenim još u SSSR-u, kada je situacija “tko u šumu, tko po drva” bila teško zamisliva. Drugo, ova podjela odgovornosti ima dosta veze s tajnovitošću. Primjerice, u tvornicama koje izvršavaju vojne naloge, izvršni tajnici nemaju pristup internetu, a mobitele ostavljaju u sefu na ulazu. U takvoj situaciji teško je tražiti informacije ili naručivati ​​karte. To rade pojedinačni stručnjaci s pristupom internetu.

Osim toga, jedno je ako je tajnica u tvrtki koja zapošljava stotinjak ljudi “Švicarac, kosac i frulaš”, a sasvim je druga stvar kada tvrtka zapošljava nekoliko tisuća. U ovom slučaju većina radnih procesa je strogo regulirana i centralizirana. Za njih ne može biti odgovoran jedan stručnjak; postoje cijeli odjeli.

Usput

Što se tiče prisutnosti na prvi pogled zastarjelih naslova (na primjer, "tajnica-daktilograf"), u našoj zemlji do danas postoje organizacije u kojima se neki dokumenti tiskaju samo na pisaćem stroju (zbog tajnosti). Osim toga, prisutnost riječi "daktilograf" u ovoj definiciji najčešće ukazuje na veliku količinu posla povezanog posebno s pripremom dokumenata. U sovjetsko doba taj su posao obavljale daktilografkinje, au velikim tvrtkama s centraliziranim uredskim radom to se održalo do danas.
Može li se ovo radno mjesto nazvati, recimo, “PC operater”? Naravno, mnoge tvrtke to rade. Ali zašto, ako je u masovnoj svijesti ovom konceptu već dodijeljen određeni popis odgovornosti? Jezik ne voli nikakve umjetne novotarije. Kad ovaj pojam izgubi svoju važnost, nestat će.

Zašto u praksi postoje tajnici koji obavljaju poslove pomoćnika, inspektora za nadzor izvršenja dokumenata, pa čak i prevoditelja? Jer teorija se uvijek razlikuje od prakse. Tvrtke, posebice male, nastoje prvenstveno uštedjeti tako što jednom zaposleniku dodijele puno različitih odgovornosti. Jedan moj kolega dao je sljedeću definiciju pozicije tajnice: “osoba koja radi ono što drugi zaposlenici ne žele”. Pa, to se događa. Osim toga, kao što smo već rekli, neusklađenost odgovornosti često je povezana s nemogućnošću upisivanja određene jedinice u kadrovski raspored, kao i nerazumijevanjem poslodavaca za gradacije koje postoje unutar struke.

Usporedba odgovornosti

Da vidimo što poslodavac misli pod ovim ili onim imenom. Da bismo to učinili, okrenimo se stranicama za traženje posla. Odaberimo nekoliko oglasa s nazivima: “tajnica”, “pomoćnica tajnice”, “pomoćnica voditelja”, “voditeljica ureda”, odaberimo po tri za svaku skupinu i usporedimo popise dužnosti koje obavljamo (nećemo duplicirati dužnosti koje se ponavljaju u različitim slobodna radna mjesta).

Upravitelj ureda

1. Provođenje uputa upravitelja.
2. Uredsko održavanje života.
3. Pomoć u planiranju radnog vremena voditelja.
4. Priprema i vođenje korespondencije i interne dokumentacije.
5. Prijem gostiju i posjetitelja upravitelja, organizacija sastanaka i pregovora.
6. Komuniciranje s klijentima u uredu, stvaranje prijateljske, ugodne atmosfere za njih. Napomena autora: Ovaj je poslodavac odlučio uštedjeti na menadžeru službe za korisnike.
7. Primanje poziva zaprimljenih na reklamnoj liniji i prosljeđivanje istih na željeni odjel.
8. Praćenje reda i čistoće u uredu.
9. Sistematizacija i klasifikacija dokumenata i informacija, dovođenje do neposrednih izvršitelja. Napomena autora: čini se da je ovo uredski posao? Ali ne, u ovom natječaju to je naznačeno u zasebnom retku.
10. Dovođenje informacija primljenih od klijenata do menadžera.
11. Provođenje uputa uredskih djelatnika za obradu i prenošenje potrebnih uputa i informacija.
12. Provjera ispravnosti papirologije u skladu s utvrđenim zahtjevima prilikom zapošljavanja novih djelatnika. Bilješka: Znao sam, nema kadrovika u firmi!
13. Obavljanje poslova kopiranja i umnožavanja.
14. Izdavanje punomoći.
15. Održavanje tablica radnog vremena. Napomena autora: Kadrovika definitivno nema!
16. Izrada dokumentacije i izrada izvješća o utrošku sredstava za poslovne potrebe.

Tajnica

1. Organizacija protoka dokumenata, vođenje poslovne korespondencije.
2. Izvršenje uputa upravitelja.
3. Izrada potrebne dokumentacije i izvješćivanje.
4. Organizacija i koordinacija sastanaka, pregovora, konferencija.
5. Organizacija poslovnih putovanja (narudžba zrakoplovnih i željezničkih karata, transferi, hotelske rezervacije i sl.).
6. Organiziranje dolaska partnera (rezervacije hotela, transferi i sl.).
7. Prijem i distribucija dolaznih poziva.
8. Osiguravanje funkcioniranja ureda.
9. Provođenje uputa uprave (traženje informacija, izrada izvješća, komunikacija s dobavljačima sirovina, često na engleskom jeziku).
10. Pružanje poštanskih i kurirskih usluga.
11. Osiguravanje internog korporativnog protoka dokumenata.
12. pošta.
13. Administrativna podrška voditelju.
14. Praćenje izvršenja uputa uprave.
15. Rad s uredskom opremom.
16. Izrada organizacijskih i upravnih dokumenata.

Tajnik-pomoćnik

1. Organizacija uredskih djelatnosti.
2. Prijem i distribucija poziva.
3. Prijem posjetitelja.
4. Organizacija sastanaka i pregovora.
5. Organizacija poslovnih putovanja (naručivanje i rezervacija karata, hotela, taksija, vizna podrška).
6. Poslovna korespondencija.
7. Slanje i primanje pošte, izdavanje punomoći.
8. Uredski posao.
9. Provođenje uputa uprave.
10. Rad s kurirskom službom.
11. Interakcija s odjelima tvrtke.
12. Održavanje reda i prijateljske atmosfere u uredu.
13. Osigurati administrativnu podršku dnevnom rasporedu ravnatelja.
14. Praćenje izvršavanja uputa i odobravanja dokumentacije koju pokreće ravnatelj.
15. Izrada organizacijske i upravne dokumentacije.

Pomoćnik upravitelja

1. Primanje dolaznih/odlaznih poziva.
2. Rukovanje poštom/korespondencijom, poslovnom korespondencijom.
3. Analiza informacija, prikupljanje podataka, izvješćivanje.
4. Komunikacija s voditeljima odjela.
5. Provođenje uputa upravitelja u zadanim rokovima.
6. Praćenje pravovremenog izvršenja naloga/radnih zadataka.
7. Podrška za poslovna putovanja (obrada viza, rezervacija željezničkih i zrakoplovnih karata, transferi, hoteli, događanja, izleti).
8. Organizacija i podrška prijemu delegacija i posjetitelja od strane uprave poduzeća, organizacija sastanaka, pregovora, prezentacija.
9. Praćenje potrošnje tiskanice, naručivanje po potrebi.
10. Registracija i pohrana izvornih informacija i organizacijskih i upravnih dokumenata.
11. Uredsko održavanje života.
12. Uredski poslovi, protok dokumenata.
13. Evidentiranje ulazne, izlazne, interne dokumentacije.
14. Pomoć u planiranju radnog dana voditelja.

Kao što vidite, profesionalci koji rade na ovim pozicijama imaju mnoge slične odgovornosti. Svi su uključeni (ili sudjeluju u) održavanju života ureda, primaju i distribuiraju pozive, organiziraju protok dokumenata i izvršavaju upute voditelja.

Pogledajte popise odgovornosti tajnice, pomoćnice tajnice i izvršne pomoćnice. Gotovo su identične. Možda se u nekoj od tvrtki od pomoćnika očekuju i analitički poslovi. Pomalo je nesvakidašnje mjesto voditelja ureda od kojeg poslodavci očekuju da će obavljati poslove kadrovske inspektorice i raditi. A možda je i jedini od kojeg se ne očekuje pomoć upravitelju (ili to jednostavno nije naznačeno u oglasu?). Sa sigurnošću možemo reći da će pomoćnik upravitelja morati pomoći upravitelju, što ga ne oslobađa potrebe da "održava život" ureda.

Prije donošenja zaključaka, obratimo se još jednom parametru: koje zahtjeve poslodavci postavljaju stručnjacima na tim pozicijama (Tablica 2).

tablica 2

Zahtjevi koje poslodavac nameće voditelju ureda, tajnici, tajniku-pomoćniku, pomoćniku voditelja

Upravitelj ureda	Tajnica	Tajnik-pomoćnik	Pomoćnik upravitelja
Sposobnost rada s tehnologijom. Točnost, pažljivost. Prijateljstvo. Dvije godine iskustva na poslovima tajnice/administratorice/voditeljice ureda. Sposobnost multitaskinga. Poželjno osnovno poznavanje 1C	Više obrazovanje. Poznavanje računala, uredske opreme, pravila protoka dokumenata. Učinkovitost, točnost, ugodan izgled. Dvije godine iskustva na poslovima tajnice/voditelja ureda. Sposobnost multitaskinga	Više obrazovanje. Odlično poznavanje engleskog jezika. Najmanje jedna godina radnog iskustva. Siguran korisnik računala i uredske opreme. Ispravan usmeni i pisani jezik. Poznavanje poslovnog bontona. Odgovornost, marljivost, aktivnost, komunikativnost	Godinu dana iskustva rada kao osobni asistent u velikim tvrtkama. Uvjeren korisnik računala, aktivan korisnik interneta. Otpornost na stres, pažljivost, pismenost, fleksibilnost u komunikaciji, diplomacija. Prezentabilan izgled. Engleski jezik je osnova. Više obrazovanje. Poznavanje upravljanja dokumentima. Jasan i jasan govor. Sposobnost rada u timu

Pa naši nasumično odabrani poslodavci ne traže od voditelja ureda dobar izgled i visoko obrazovanje. Prema našem mišljenju, oni ne vide veliku razliku između tajnice i voditelja ureda. Uvjeti za ostale tri pozicije, kao i obveze koje obavljaju, gotovo su identični. Samo od pomoćnika upravitelja žele iskustvo rada kao osobni asistent, a ne zaboravljaju sposobnost timskog rada (nije tajna da se mnogi pomoćnici nastoje odvojiti od tima - specifičnosti posla to zahtijevaju).

Naravno, na razgovoru se ispostavi da su jednostavno "zaboravili" napisati pola odgovornosti, a odnekud će se pojaviti još dvadesetak zahtjeva za kandidata. No općenito, trend je jasan: poslodavac vidi voditelja ureda kao osobu koja će se brinuti o uredu, svim zaposlenicima, pa čak i klijentima. Ali nema velike razlike između tajnice, pomoćnice tajnice i pomoćnice upravitelja.

Odnosno, teorija se i ovaj put razišla s praksom. Jasno nam je da tajnik mora obavljati, recimo, tehničke poslove (rad s dokumentima i sl.), a pomoćnik voditelja ili pomoćnik složenije poslove (pisanje poslovnih pisama, sastavljanje analitičkih pregleda i sl.). Znam samo za jednu tvrtku u kojoj su zaduženja raspoređena na ovaj način. Ali ona je iz kategorije idealnih. U praksi je takva podjela više iznimka nego pravilo.

Pretpostavljam da u većini slučajeva poslodavci jednostavno žele uštedjeti angažiranjem stručnjaka koji objedinjuje nekoliko funkcija. Osim toga, uvođenje dodatnih jedinica u tablicu osoblja je gnjavaža.

Zašto je najčešći naziv za ovu skupinu upravnih poslova “tajnik”? Prvo, jer je svima na usnama već dugo. Drugo, teoretski, pomoćnik upravitelja može odbiti pomoći zaposlenicima odjela, a tajnica nema kamo otići. Treće, ne znaju svi tko je taj misteriozni "referent", pa je bolje ne stvarati nepotrebne komplikacije s terminologijom.

Očito je da je neslužbeno prihvaćena podjela, po kojoj se pomoćnici direktora postavljaju iznad tajnika ili pomoćnika tajnika, zapravo formalnost. Bez sumnje, "pomoćnik ravnatelja" zvuči uglednije od "direktorjev tajnik". Ovo je, možda, sva razlika. Poslodavca više zanimaju vaše osobne kvalitete i radno iskustvo nego ono što stoji u vašoj radnoj knjižici. Naravno, nismo završili s konfuzijom pozicija. No, onima koje brine činjenica da se, unatoč raznolikosti poslova koje obavljaju, njihovo radno mjesto zove “tajnica”, savjetujemo da odbace sve komplekse i na pitanje za koga radite ponosno odgovore: “Tajnica. ”

Tajnicu nazivaju šefovom vjernom pomoćnicom i desnom rukom, i to s razlogom, jer odgovornosti tajnice menadžera uključuju osiguranje učinkovitog upravljanja i administrativnih aktivnosti. Tajnica menadžera bavi se pripremom i izvođenjem poslovnih papira i dokumenata, pomaže šefu u poslovanju i rješava mnoga organizacijska pitanja.

Posao tajnika-pomoćnika također se može smatrati reprezentativnim jer je on lice tvrtke - dočekuje goste, odgovara na pozive i pisma. Ovakav posao zahtijeva veliku prisebnost, komunikaciju i organiziranost. Iz tog razloga profesija tajnice može obećati velike izglede - u budućnosti stručnjak može postati voditelj ureda, a zatim jedan od direktora ili vrhunskih menadžera.

Radno mjesto izvršnog tajnika potrebno je u gotovo svakoj tvrtki koja ima ured za klijente i posjetitelje. To mogu biti i velika poduzeća i male poslovne organizacije.

Povijest profesije

S vremenom su se ovlasti tajnika znatno proširile i danas mogu obavljati najrazličitije funkcije. Tako se javila potreba za stručnjacima uže specijalizacije, pa su se pojavila zanimanja pomoćni tajnik, referent, tajnik-prevoditelj i voditelj ureda.

Odgovornosti tajnika

Radna zaduženja tajnika-pomoćnika su:

• prijem posjetitelja;
• primanje telefonskih poziva;
• vođenje evidencije;
• planiranje radnog dana voditelja;
• organizacija sastanaka;
• naručivanje karata i hotelskih rezervacija za voditelja i ostale zaposlenike tijekom službenog putovanja;
• naručivanje tiskanice za ured;
• ispunjavanje zahtjeva upravitelja.

Ponekad funkcije tajnice upravitelja uključuju korespondenciju na engleskom jeziku.

Uvjeti za tajnika

Uvjeti za pomoćnika tajnika uključuju:

• srednje ili visoko obrazovanje;
• vlasništvo osobnog računala;
• poznavanje osnova uredskog rada;
• znanje engleskog (ponekad).

Također, mjesto tajnice zahtijeva sljedeće vještine:

• točnost;
• sposobnost da izgleda dobro (prezentabilno);
• organizacija.

Uzorak životopisa tajnice

Uzorak životopisa

Kako postati tajnica

Kako postati tajnica? To može biti osoba bilo koje visoke stručne spreme koja je završila tajničke tečajeve ili se osposobljavala neposredno na radnom mjestu. Poslodavci u pravilu ne postavljaju posebne zahtjeve na stečenu specijalnost kandidata, već se usredotočuju na to da kandidat ima potrebne osobne kvalitete i da je u stanju obavljati dužnosti na odgovarajućoj razini.

Tajnička plaća

Plaća tajnika može varirati - od 15 do 45 tisuća rubalja. Prihodi ovise o odgovornostima zaposlenika i regiji u kojoj radi. Prosječna plaća tajnika-pomoćnika je 30 tisuća rubalja.

Povratak na Odgovornosti upravitelja

Tajnik obavlja sljedeće poslove:

— Obavlja poslove organizacijske i tehničke potpore upravnim i upravnim poslovima upravitelja.

— Prihvaća korespondenciju primljenu na razmatranje od strane voditelja, prenosi je u skladu s donesenom odlukom strukturnim jedinicama ili određenom izvođaču za korištenje u procesu rada ili pripremu odgovora.

— Prima dokumente i osobne izjave na potpis upravitelja.

— Odgovara na telefonske pozive, evidentira i prenosi službene informacije voditelju, organizira telefonske razgovore s voditeljem.

— U ime upravitelja sastavlja dopise, zahtjeve i druge dokumente.

— Obavlja poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje vodi upravitelj (prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje sudionika o vremenu i mjestu održavanja sastanka, dnevnom redu, njihova registracija), vođenje i sastavljanje zapisnika sastanaka i sastanaka.

— Prati izvršenje izdanih naloga i uputa od strane zaposlenika poduzeća, kao i poštivanje rokova za ispunjavanje uputa i uputa rukovoditelja, uzetih pod kontrolu.

— Osigurava radno mjesto rukovoditelja potrebnom organizacijskom opremom, uredskim materijalom i stvara uvjete koji pogoduju djelotvornom radu rukovoditelja.

— Organizira doček posjetitelja, omogućuje promptno razmatranje zahtjeva i prijedloga zaposlenika.

— Formira spise prema odobrenoj nomenklaturi, osigurava njihovu sigurnost i predaje ih arhivu u utvrđenom roku.

— Organizira poslovna putovanja za upravitelja: naručuje zrakoplovne i željezničke karte, rezervira hotele.

— Obavlja pojedine službene zadatke od neposrednog nadređenog.

Tajnik ima pravo:

— Primati informacije, uključujući povjerljive podatke, u mjeri potrebnoj za rješavanje dodijeljenih zadataka.

— Davati prijedloge menadžmentu za poboljšanje svog rada i rada društva.

— Zatražiti osobno ili u ime upravitelja od odjela poduzeća i drugih stručnjaka informacije i dokumente potrebne za ispunjavanje njegovih službenih dužnosti.

— Zahtijevati od uprave da stvori normalne uvjete za obavljanje službenih dužnosti i sigurnost svih dokumenata nastalih kao rezultat aktivnosti tvrtke.

— Donosite odluke iz svoje nadležnosti.

Tajnik je odgovoran:

— Za neispunjavanje i/ili neblagovremeno, nesavjesno obavljanje službenih dužnosti.

— Za nepoštivanje važećih uputa, naredbi i propisa o čuvanju poslovne tajne i povjerljivih podataka.

— Za kršenje pravila internog rada, radne discipline, sigurnosti i zaštite od požara.

Odgovornosti direktora
Bivši direktor
Vanjska kontrola
Operativni menadžment
Kontrolni sustav

Natrag | | Gore

©2009-2018 Centar za financijsko upravljanje. Sva prava pridržana. Objavljivanje materijala
dopušteno uz obvezno navođenje poveznice na stranicu.

Što tajnik mora znati i moći, navedeno je u opisu stručne spreme.

Kvalifikacijske karakteristike- ovo je normativni dokument koji utvrđuje što pojedini zaposlenik treba raditi na svom radnom mjestu, što za to treba znati i biti sposoban te koja bi trebala biti razina njegove osposobljenosti.

Obaveze na poslu (tajnica mora biti sposobna) Obavljanje tehničkih funkcija za podršku i održavanje rada voditelja poduzeća (ili odjela), pomoć u planiranju radnog dana upravitelja. Primite informacije potrebne upravitelju od odjela ili izvođača, pozovite zaposlenike po njegovim uputama. Organizirati telefonske razgovore upravitelja, primati i slati telefonske poruke, bilježiti primljene poruke u njegovoj odsutnosti i njihov sadržaj upoznati s voditeljem. Organizirajte putovanja i poslovna putovanja za menadžera. Obavljati poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje vodi voditelj (prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje sudionika o vremenu, mjestu i dnevnom redu sastanka ili sastanka, prijavljivanje istih), vođenje i sastavljanje zapisnika. Osigurati radno mjesto menadžera uredskim materijalom, organizacijskom opremom i stvoriti uvjete za njegov učinkovit rad. Prijenos i primanje informacija putem portafona, brzo ispisivanje raznih materijala prema uputama upravitelja. Vodite dokumentacijski rad, prihvaćajte korespondenciju upućenu upravitelju, sistematizirajte je u skladu s postupkom usvojenim u poduzeću i prenesite je, nakon razmatranja, voditeljima odjela ili određenim izvođačima za korištenje u procesu njihovog rada ili za pripremu odgovora . Pružati informacijske usluge voditelju i zaposlenicima (usmeno, dokumentarno, sastaviti preglede tiska, osigurati preslike zanimljivih članaka). Pratiti rokove ispunjavanja uputa upravitelja po osobnim prijavama građana. Organizirati doček posjetitelja, uz pokazivanje takta i pažnje prema njima, omogućiti promptno razmatranje zahtjeva i prijedloga zaposlenika, oblikovati spise u skladu s odobrenom nomenklaturom spisa, osigurati njihovu sigurnost i predati ih arhivu u utvrđenom roku. . Stvaranje i korištenje baza podataka (uključujući internetske informacije).

Tajnik mora znati: djelatnost društva te radne odgovornosti i kompetencije zaposlenika; propisi i upute za dokumentacijsku potporu; strojopis; rad na osobnom računalu, suvremeni računalni editori (Word, Excel i dr.); pravopisna i interpunkcijska pravila; redoslijed slaganja materijala pri ispisu raznih dokumenata; pravila za rad uredske opreme (faksovi, mini-automatske telefonske centrale, fotokopirni uređaji, diktafoni, magnetofoni); pravila korištenja portafona; standardi za jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije; interni pravilnik o radu; osnove znanstvene organizacije tajničkog rada; ljudska psihologija i zakonitosti učinkovite komunikacije; uredski bonton; pravila i propisi zaštite na radu, sigurnosti, industrijske sanitarne zaštite i zaštite od požara; strani jezik klijenata i partnera; Zakon o radu Ruske Federacije.

Kako bi se razvile i specificirale kvalifikacijske karakteristike u poduzećima (firmama), razvijaju se opisi poslova.

Opis poslova je glavni organizacijski i pravni dokument koji uređuje rad tajnika, definira njegova prava, položaj u organizaciji i prirodu njegova posla. Tajnik se oslanja na ovaj dokument u svojim odnosima sa zaposlenicima. Što stoji u opisu posla, onda se postavlja pitanje koja su to prava u njemu data, to su ona koja tajnica ima.

Opis poslova tajnika je individualni dokument, budući da radno mjesto tajnika ima više stupnjeva. U maloj organizaciji (ili tvrtki) bit će samo jedan tajnik (referentni tajnik). U većim organizacijama, voditelj i njegovi zamjenici mogu imati tajnike u svakoj strukturnoj jedinici. Postoje tajnici odbora, znanstveni tajnici znanstvenih vijeća itd. Svaki tajnik uvijek, na temelju opsega i specifičnosti djelatnosti organizacije, zahtjeva rukovoditelja i njegovog povjerenja u tajnika, razvija vlastiti raspon odgovornosti i prava. , razne kombinacije kreativnih, logičkih i tehničkih oblika rada. Istodobno, postoji standardni skup upravljačkih poslova za dokumentne i nedokumentarne usluge koje obavljaju sve tajnice. Osim toga, osobitost i složenost izrade opisa poslova tajnika posljedica je svestranosti njegovih aktivnosti. Stoga je nemoguće govoriti o nekom jedinstvenom standardu za opis posla tajnice (referentne tajnice).

Međutim, kao i za svaki opis posla, za njega postoje opći zahtjevi. Prije svega, ima već uspostavljenu jedinstvenu strukturu teksta, odnosno dijelove:

1. Opće odredbe;

2) funkcije;

3) radne obveze;

5) odgovornost;

6) odnosi;

7) veze po položaju.

Može se dodati odjeljak “Ocjena rada”, a posljednjih se godina sve češće pojavljuje odjeljak “Organizacija rada (dnevna rutina)”.

Odjeljak „Opće odredbe” sadrži točan naziv radnog mjesta u skladu s rasporedom zaposlenih, mjesto u sustavu upravljanja, odnosno naziv ustrojstvene jedinice i podređenosti, postupak imenovanja i razrješenja te postupak zamjene. U velikim organizacijama koje imaju službu predškolske odgojne ustanove, tajnik je dvostruko podređen - neposredno svom nadređenom i voditelju službe predškolske odgojne ustanove. Tajnike imenuje i razrješava nalogom voditelj (u velikoj organizaciji - na prijedlog voditelja službe predškolske odgojne ustanove).

Ovaj odjeljak također navodi zahtjeve za stručno osposobljavanje i radno iskustvo. Danas se odnos prema tajniku i zahtjevima za njega dramatično promijenio. Firme traže tajnicu s višom ili srednjom stručnom spremom, poznavanjem stranog jezika i tečnim radom na računalu. Sve češće se od tajnice, kao iu inozemstvu, traži poznavanje ne jednog, već dva ili više stranih jezika, budući da tvrtke imaju brojne kontakte s inozemnim partnerima, a tajnica s njima komunicira. Također sadrži upute o glavnim zakonodavnim, regulatornim, normativnim, metodološkim, organizacijskim i administrativnim dokumentima kojima se tajnik rukovodi u svom radu.

U odjeljku "Funkcije" navedena su glavna područja djelovanja tajnika (tajnika-pomoćnika), na primjer: informacijska i dokumentacijska podrška voditelju, organizacijska podrška radu voditelja, sudjelovanje u pripremi izložbi i prezentacija itd.

U odjeljku “Radne obveze” navedene su sve vrste poslova, operacija i tehnologija koje se koriste u njihovoj provedbi. U njemu su navedeni poslovi koje tajnik obavlja u logičnom slijedu. Sve vrste radova podijeljene su na operacije koje ukazuju na tehnologiju izvođenja. Na primjer, funkcija “informacijska i dokumentacijska podrška” podijeljena je na dva dijela: dokumentacija i rad s dokumentima. Dokumentacija pak uključuje sastavljanje pisama (pozivnica, opomena i sl.), telegrama i sl. po uputama voditelja projekta; upisivanje menadžerskih dokumenata na računalu; provjera ispravnosti dokumenata kada se predaju upravitelju na potpis (vize, dostupnost i ispravnost detalja u skladu sa zahtjevima standarda itd.); izrada i ovjera kopija dokumenata i sl. Rad s dokumentima uključuje zaprimanje pristiglih dokumenata (sati su naznačeni npr. u 09 i 16 sati), zaprimanje faksova i e-pošte (tijekom dana); početnu obradu zaprimljenih dokumenata u skladu sa zahtjevima uredskih uputa; preliminarni pregled dokumenata (ako je povjeren tajniku); registracija dokumenata prema pravilima utvrđenim u organizaciji; izvješće o dokumentima upravitelju itd.

Odjeljak “Prava” možda je najvažniji. Ističe mjesto tajnika u sustavu upravljanja, njegovu važnost i položaj u organizaciji. Kroz prava su vidljive ovlasti koje voditelj prenosi na tajnika i stupanj njegove samostalnosti. Ovaj odjeljak omogućuje tajniku da oslobodi vrijeme menadžera za rješavanje osnovnih strateških i taktičkih zadataka.

Upravo ovaj dio opisa poslova tajniku (tajniku-referentu) daje veće ili manje ovlasti i određuje stupanj njegovih sposobnosti.

Odjeljak "Odgovornost" sastavljen je u strogom skladu sa zakonom.

Odjeljak “Odnosi (veze po poziciji)” također je vrlo važan za organizaciju rada bilo kojeg zaposlenika u upravljačkom aparatu, a prvenstveno zbog aktivne implementacije automatiziranih sustava koji zahtijevaju detaljnu naznaku o tome koje informacije, u kojem obliku, kome se prenosi i od koga se prima .

Posljednjih godina u opisima poslova često se pojavljuje odjeljak “Procjena posla”. Obično navodi kriterije za pravovremenost rada i njegovu kvalitetu, na primjer: odsutnost pritužbi, pritužbi i kritika; nema grešaka u dokumentima; poštivanje rokova za ispunjavanje uputa uprave i sl.

U pravilu, opis posla završava naznakom postupka njegove revizije. Uvjeti za reviziju opisa poslova mogu biti promjene u strukturi organizacije, koje rezultiraju preraspodjelom odgovornosti zaposlenika, promjena vrsta poslova koje obavlja tajnik ili uvođenje računalne tehnologije. Ali mnogo češće navode razdoblje za obveznu reviziju ili ponovno odobrenje uputa (3 godine ili 5 godina).

Izborni odjeljak je "Organizacija rada", ali je nedavno vrlo popularan i postaje sve češći. Daje okvirnu dnevnu rutinu za rad tajnice. Moglo bi izgledati ovako.

PRVA POLOVICA RADNOG DANA:

1) doći na posao 10 minuta prije voditelja kako biste provjerili stanje na radnom mjestu (vaše i voditeljevo), doveli se u red, sastavili ili razjasnili plan za naredni dan;

2) odabrati potrebne dokumente i spise u skladu s planom;

3) primati korespondenciju, upoznavati se sa sadržajem, izdvajati dokumente koji zahtijevaju prioritetnu odluku upravitelja;

4) telegrame, hitne faksove i telefonske poruke odmah proslijediti upravitelju;

5) za preostale dokumente pripremiti mogućnosti mogućih odgovora ili rješenja, raspodijeliti izvršiteljima;

6) pregledati pristigle recenzije, izvješća, pozive i sl.

d.; zapišite datume i vremena svih događaja u svoj kalendarski dnevnik;

7) čuva dokumentaciju potrebnu za tekuće informativno-referentne poslove;

8) izvješćuje upravitelja o primljenoj korespondenciji;

9) zajedno s voditeljem razjasniti sadržaj planiranih događaja za tekući dan;

10) nadležnim izvršiteljima telefonom i osobno prenijeti upute upravitelja i podsjetiti ih na isteke rokova za izvršenje dokumenata.

DRUGA POLOVICA DANA:

1) prikupljanje i pripremanje izvršenih dokumenata za potpisivanje;

2) izvješćuje upravitelja o izvršenim dokumentima, preuzima od upravitelja dokumente koje obrađuje;

3) obrađuje i šalje izlazne dokumente;

4) raspored aktivnosti za sljedeći dan.

Tijekom cijelog radnog dana provodi se:

a) rad s posjetiteljima, telefonski razgovori;

b) arhiviranje izvršenih isprava u spise;

c) obavljanje poslova na računalu;

d) organiziranje kopiranja dokumenata prema uputama rukovoditelja.

KRAJ RADNOG DANA:

1) pregledajte svoj dnevnik i obavijestite relevantne odjele o potrebi pripreme za određene događaje;

2) ako voditelj ostaje raditi nakon završetka radnog dana, potrebno mu je dostaviti sve potrebne podatke i materijale;

3) dovedite u red svoje radno mjesto, uklonite dokumente, zaključajte sef i sve ormare za spise, isključite elektroničku i tehničku opremu iz mreže.

Opis poslova je sastavni dio cjelokupnog paketa dokumenata potrebnih za organizaciju rada rukovodećeg aparata.

SAVJET. Organizirajte svoj radni dan tako da stignete sve obaviti i svima budete korisni. Posvetite se svom poslu, ali ne zaboravite da postoje pitanja koja su izvan vaše nadležnosti. Zato činite samo ono što morate.

Da sažmemo: Treba još jednom napomenuti da je opis poslova tajnika pojedinačni dokument, budući da radno mjesto tajnika ima više stupnjeva. Svaki tajnik, na temelju opsega i specifičnosti djelatnosti organizacije, zahtjeva rukovoditelja i njegovog povjerenja u tajnika, razvija svoj raspon odgovornosti i prava, različite kombinacije kreativnih, logičkih i tehničkih vrsta poslova.

Glavni inženjer poduzeća obično se smatra desnom rukom direktora, a zamjenik za trgovinu lijevom, ali kad je tajnica odsutna, direktor uopće nema ruke.

Pojam tajnice i sorte
Koncept "tajnice" dosta širok. U prijevodu s latinskog, riječ "secretarius" znači "povjerljiva osoba".

Obično je odnos između tajnice i upravitelja prilično pun povjerenja, a tako bi i trebao biti, jer dužan službenim ovlastima.

Koncept tajnice danas je prilično složen i ima mnogo stupnjeva, a ja ću dati primjer nekih od njih:
Tehnički tajnik– radi s uredskom opremom (fax, multifunkcionalni uređaj, osobno računalo), koristi se internetom, izvršava upute rukovoditelja i zaposlenika, poziva tvrtke i ustanove u ime voditelja, prima i šalje poruke putem komunikacija.
Tajnik recepcije– prima dolazna pisma i faksove, e-mailove, odgovara na telefonske pozive, prosljeđuje ih odjelima ili određenim zaposlenicima te pozdravlja posjetitelje.
Uredska tajnica– prima i analizira korespondenciju, izvršava upute rukovoditelja i njegovih zamjenika, prepisuje dokumente, vodi dokumentaciju.
Tajnik-pomoćnik- ne samo tajnik, već i stručnjak koji je dobro upoznat s aktivnostima tvrtke, koji u nekim slučajevima može donijeti neke neovisne odluke. Pomoćnik tajnika priprema izvješća upravitelja, vodi potrebnu dokumentaciju za upravitelja, planira radni dan upravitelja i rješava administrativna pitanja iz svoje nadležnosti.
Upravitelj ureda– osigurava funkcioniranje cjelokupnog ureda: priprema materijale za prezentacije, osigurava nesmetano pružanje usluga prijevoza, jasne komunikacije, osigurava rad uredske opreme i dostupnost tiskaničkog materijala. Voditelj ureda je odgovoran za izgled ureda u maloj ustanovi, on može istovremeno obavljati funkcije kadrovskog službenika.
U malim trgovačkim organizacijama tajnice, kako god se zvale, razlikuju se po tome što moraju obavljati univerzalne poslove.
Zanimanje tajnice možda je najbliže zanimanju glumca. Specifičnost i složenost posla tajnika je činjenica da je on uvijek na vidiku, u središtu komunikacije s menadžmentom, kolegama i klijentima. Osmijeh, ugodan glas, uredan izgled, sigurne geste i dobra volja, bez obzira na raspoloženje, stvaraju posebnu atmosferu u ordinaciji.

Opis posla tajnice

ODOBRIO SAM
direktor tvrtke
Prezime I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Opće odredbe

1.1. Tajnik spada u kategoriju tehničkih izvođača.
1.2. Tajnika na dužnost imenuje i razrješuje odlukom generalni direktor društva.
1.3. Tajnik odgovara izravno generalnom direktoru / voditelju strukturne jedinice tvrtke.
1.4. Za vrijeme odsutnosti tajnika, njegova prava i dužnosti prenose se na drugog službenika, kako je objavljeno u nalogu organizacije.
1.5. Na radno mjesto tajnika imenuje se osoba koja ispunjava sljedeće uvjete: stručna sprema - viša, nezavršena viša ili srednja stručna sprema, iskustvo na sličnim poslovima najmanje šest mjeseci, poznavanje uredske opreme (fax, fotokopirni uređaj, skener, printer), Microsoft Uredski programi (Word, Excel).
1.6. Tajnik se u svom radu rukovodi:
— zakonodavni akti Ruske Federacije;
— Statut društva, interni pravilnik o radu i drugi propisi društva;
— naredbe i upute uprave;
- ovaj opis posla.

2. Radne obveze tajnika

Tajnik obavlja sljedeće poslove:
2.1. Obavlja poslove organizacijske i tehničke potpore upravnim i upravnim poslovima upravitelja.
2.2. Prihvaća korespondenciju primljenu na razmatranje od strane upravitelja, prenosi je u skladu s donesenom odlukom strukturnim jedinicama ili određenom izvođaču za korištenje u procesu rada ili pripremu odgovora.
2.3. Prima dokumente i osobne izjave na potpis upravitelja.
2.4. Odgovara na telefonske pozive, evidentira i prenosi službene informacije voditelju, organizira telefonske razgovore s voditeljem.
2.5. U ime upravitelja sastavlja dopise, zahtjeve i druge dokumente.
2.6. Obavlja poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje vodi voditelj (prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje sudionika o vremenu i mjestu održavanja sastanka, dnevnom redu, njihova registracija), vodi i sastavlja zapisnike sastanaka i sastanaka.
2.7. Prati izvršenje izdanih naloga i uputa od strane zaposlenika poduzeća, kao i poštivanje rokova za ispunjavanje uputa i uputa upravitelja, uzetih pod kontrolu.
2.8. Osigurava radno mjesto rukovoditelja potrebnom organizacijskom opremom, uredskim materijalom i stvara uvjete koji pogoduju učinkovitom radu rukovoditelja.
2.9. Organizira prijem posjetitelja, omogućuje promptno razmatranje zahtjeva i prijedloga zaposlenika.
2.10. Formira spise prema odobrenoj nomenklaturi, brine o njihovoj sigurnosti i predaje ih arhivu u utvrđenom roku.
2.11. Organizira poslovna putovanja za upravitelja: naručuje zrakoplovne i željezničke karte, rezervira hotele.
2.12.

Obavlja pojedine službene zadatke od neposrednog rukovoditelja.

3. Prava tajnika

Tajnik ima pravo:
3.1. Primati informacije, uključujući povjerljive podatke, u mjeri potrebnoj za rješavanje dodijeljenih zadataka.
3.2. Podnesite prijedloge menadžmentu za poboljšanje vašeg rada i rada tvrtke.
3.3. Zatražite osobno ili u ime upravitelja od odjela poduzeća i drugih stručnjaka informacije i dokumente potrebne za ispunjavanje njegovih službenih dužnosti.
3.4. Zahtijevati od uprave da stvori normalne uvjete za obavljanje službenih dužnosti i sigurnost svih dokumenata nastalih kao rezultat aktivnosti tvrtke.
3.5. Donosite odluke iz svoje nadležnosti.

4. Odgovornost tajnika

Tajnik je odgovoran:
4.1. Za neizvršenje i/ili nepravodobno, nesavjesno obavljanje službene dužnosti.
4.2. Za nepoštivanje važećih uputa, naredbi i propisa o čuvanju poslovne tajne i povjerljivih podataka.
4.3. Za kršenje pravila internog rada, radne discipline, sigurnosti i zaštite od požara.

Ako nakon čitanja ovog članka ne dobijete jasan odgovor, potražite brzu pomoć.

Tajnica je uredski djelatnik sa širokim rasponom odgovornosti od odgovaranja na telefonske pozive (recepcioner) do pomoćnika voditelja (osobna tajnica).

Od moderne tajnice obično se zahtijevaju vještine rada s osobnim računalom, poznavanje stranih jezika, komunikacijske vještine, komunikacijska kultura, točnost i točnost.

Da biste radili kao tajnica ne trebate imati posebna znanja ili sposobnosti; posao tajnice može raditi bilo tko. Ne sigurno na taj način. Da biste radili kao tajnica, ne morate završiti fakultet, dovoljno je završiti specijalizirane tečajeve. Tajnički tečajevi pokrivaju podosta: studij poslovne komunikacije, etike, brzog čitanja, praktične psihologije, uredskog vođenja, tečajevi daktilografije, stenografije, stjecanje sposobnosti rukovanja uredskom opremom, mini-PBX, vještine rada u 1C. Osim toga, psiholozi ističu važnost takvih kvaliteta kao što su: sposobnost osobe da suptilno osjeti druge i adekvatno reagira na ponašanje drugih, te otpornost na stres. Psiholozi ovaj skup kvaliteta nazivaju "emocionalna inteligencija". Ne može svatko to učiniti; to ne podučavaju na fakultetu; to ne ovisi o mentalnoj inteligenciji osobe.

Tajnica mora biti visoka, dugonoga ljepotica. Njezin zadatak je uređenje ureda. Ne sigurno na taj način. Dovoljan je ugodan izgled. Budući da je tajnik poslovna osoba poduzeća. Stoga se mora nužno imati osjećaj za stil i dobar ukus. Sposobnost lijepog odijevanja, kompetentnog govora i ponašanja u društvu u skladu s osnovnim pravilima poslovnog bontona stvara prvi dojam o tvrtki kod klijenata. Poslovni partneri, prvo komunicirajući s tajnicom, na intuitivnoj razini odlučuju hoće li poslovati s ovom tvrtkom ili ne. Šef poslovne strukture, koji prvenstveno brine o prestižu svoje tvrtke, nikada neće smjestiti lijepu, ali nesposobnu djevojku u sobu za prijem. Preporučljivo je organizirati rad šefa i ureda - jednu od brojnih obveza tajnice.

Lako je raditi kao tajnica. Treba samo odgovoriti na pozive, skuhati kavu, predati dokumente na potpis. Ne, to nije istina. Predstavnici ove profesije često se suočavaju s prekovremenim radom i stalnom reorganizacijom svog rasporeda u skladu s rasporedom šefa. Rad kao tajnica često je emocionalno iscrpljujući. Kada nema puno posla, što se događa izuzetno rijetko, često su opterećeni dodatnim poslom, na primjer, funkcijama voditelja ureda i sl. A ako je šef loše volje, prva će pod vruću ruku pasti tajnica. Osim toga, dobra tajnica je mirotvorac tvrtke; ona je u stanju spriječiti moguću "oluju". Toga, naravno, nema u servisnim uputama. Ali stupanj odnosa između tajnice i menadžera ovisi o sposobnosti "primanja udarca". Osim toga, tajnica mora biti sposobna pronaći zajednički jezik s timom, održavati glatke, poslovne odnose sa svim zaposlenicima, a da nikoga ne izdvaja. Osim ovog vještog psihološkog rada, dužnosti tajnice uključuju vođenje poslovne korespondencije, planiranje šefova radnog dana, odgovaranje na sve vrste poziva, primanje poslovnih partnera, praćenje rada recepcije, a ponekad i cijelog ureda.

Tajnica je “potrošnica” koja ispunjava “želje” firme, figura tajnice u firmi nije od presudne važnosti. Ne sigurno na taj način. Tajnica koja je uspjela steći autoritet tima i šefa, postaje svojevrsna “siva eminencija”, nevidljivo, ali značajno može utjecati na rad tvrtke u cjelini. Često se voditelj obraća tajnici za savjet, a pomoćnik je taj koji donosi konačnu odluku o šefu. Često je bolje informiran o poslovima poduzeća od šefa i njegovih zamjenika, te može dati pravovremene, točne, uravnotežene savjete. Tajnica daje ton svakom radnom danu i neizravno utječe na menadžera. Na primjer, dobro organizirano radno mjesto i pravodobno dostavljanje potrebnih informacija olakšava šefu posao.

Tajnica nema mogućnosti napredovanja u karijeri. Profesija ne podrazumijeva napredovanje. Djelomično tako. Vođa će uz sebe držati dobru tajnicu. Šef će dati sve od sebe da ignorira zahtjeve nadređenog za unapređenje ako ima povjerenja u svog zaposlenika i zna da se na njega može osloniti u svim okolnostima. Dakle, profesionalizam i predanost mogu odigrati okrutnu šalu sa zaposlenikom. S druge strane, te kvalitete mogu postati osnova za rast karijere. Dežurna tajnica mora sudjelovati u svim procesima u tvrtki, a ovo je vrlo važno stečeno životno iskustvo i odličan polazak u budućnost. Mnogo je primjera kada su ljudi nakon posla tajnika postajali poslovni ljudi, visoki dužnosnici, vrhunski menadžeri. Osim toga, kvalificirana tajnica u naše vrijeme može prilično dobro zaraditi, na razini glavnog top menadžera.

Tajnica je žensko zanimanje. Muškarci ne rade na takvim pozicijama. Uglavnom žene rade kao tajnice. To se objašnjava činjenicom da su žene emocionalno fleksibilnije, lakše se prilagođavaju raspoloženju, navikama, karakteru šefa, rješavaju sukobe i sl. Međutim, i muškarci su sposobni nositi se s dužnostima tajnice. Mnoge velike tvrtke daju prednost predstavnicima jačeg spola, preimenujući položaj iz "tajnice" u "pomoćnika upravitelja".

Zanimanje tajnice jedno je od najtraženijih na tržištu rada. Da je. Svakoj tvrtki jednostavno je prijeko potrebna osoba koja bi pratila svu dokumentaciju, upoznavala klijente, posluživala kavu i štitila šefov ured od nepoželjnih posjetitelja. Osim toga, on je bio "vizit karta" tvrtke.

Svaka tajnica je ljubavnica menadžera za kojeg radi. Ovo je ustaljeni mit. Svi oko njega imaju povjerenje u njega, osim šefa i tajnice. Ono što razlikuje profesionalca je da ako ne želi spomenutu vrstu veze, onda se ona neće dogoditi. Iako uredske romanse nisu tako neuobičajene. Događa se da šef i tajnica puno vremena provode zajedno na poslu, prolazeći kroz sve poslovne poteškoće, pa između njih često nastaju neformalni odnosi. Ali bolje je ne smanjivati ​​postojeću udaljenost između šefa i tajnice u interesu tvrtke.

Tajnica se mora stalno smiješiti. Da je. Uostalom, nitko ne želi vidjeti tužnog, agresivnog ili sramežljivog zaposlenika. Položaj tajnice obvezuje vas da se prema svima koji se pojave na gazdinom pragu odnosite ljubazno, s osmijehom i da gazdi nepoželjne posjetitelje pristojno ispratite. Postoje čak i posebni treninzi koji vas uče nasmiješiti se kada je to potrebno.

Prosječan prodavač usmjerava svoju pozornost na svaku aktivnost osim one koja mu donosi najviše novca. Na treninzima me rijetko pitaju: “Kako je najbolje započeti razgovor? Koje riječi da kažem? - ali svaki put kad se povede razgovor o hladnom pozivu, čujem: "Što da radimo ako nam se kaže "ne"?" Upravo vještina kompetentnog započinjanja razgovora i uspostavljanja kontakta donosi 80% rezultata, a vještina odgovaranja na odbijanje samo 20%. Usmjeriti svoju glavnu snagu i pozornost na rad s neuspjesima isto je kao umjesto vježbanja plivanja vježbati vikanje "Spasi me!" Stoga ćemo detaljno analizirati kako proći kroz tajnicu.

Sve metode prolaska kroz tajnicu mogu se podijeliti u tri vrste.

1. Iskreni trikovi temelje se na našem povjerenju i stavu, poznavanju poslovnih procesa i ostalih obilježja rada kako samog tajnika tako i tvrtke u cjelini.

2. Tehnike s elementima obmane ili manipulacije na temelju stanovitog lažnog predstavljanja tajnika. Nisam ljubitelj ovih tehnika, ali one postoje i djeluju, tako da vrijedi o njima govoriti.

3. Tehnike s elementima intrige i razbijanja šablona- tehnike u kojima se naše riječi ne uklapaju u tajnikov model razmišljanja, njegov “program” pada, a on nas propušta.

Prvi pošteni način da dođete do tajnice je da unaprijed saznate ime osobe koja donosi odluku. Toliko je jednostavno da mnogi ljudi to ne rade! Poznavanje imena jedan je od glavnih ključeva za kontaktiranje donositelja odluka!

Postoji nekoliko jednostavnih načina da saznate ime.

Metoda br. 1. Priprema. Kada se pripremate za poziv, ime donositelja odluke možete saznati na web stranici tvrtke, u njezinim vijestima ili u medijima.

Metoda broj 2. Pozivanje kolege ili metoda dva poziva. Vaš kolega prvi zove vaš kontakt, sazna ime donositelja odluke, prosljeđuje ga vama, a vi upućujete poziv koristeći ime donositelja odluke. Usput, vaš kolega bi trebao obaviti poziv što učinkovitije i biti spreman dovesti ga do kraja ako se neočekivano spoji s donositeljem odluka ☺. Poziv kolege izgleda standardno:

– Dobar dan Igor Stalevarov, tvrtka Unistream. Povežite se s direktorom.

- A po kojem pitanju?

– Po pitanju suradnje. Željeli bismo vas opskrbiti našim proizvodima.

– Pošaljite informacije e-poštom.

– Da, u redu, spreman sam za snimanje!(Zapisuje email.)

– Kako se zove redatelj? Staviću napomenu da je informacija za njega. (Ili "Na čije ime da pošaljem pismo?")

- Andrej Ivanovič Ipatov. (Zapisuje ime).

– Hvala puno! Kada vas trebam nazvati s rezultatima?

– Zvati u petak poslije dva.

– Da dobro! Sve najbolje!

Dakle, vaš kolega je saznao ime direktora, sada za par sati možete obaviti svoj poziv. Naravno, poželjno je da vaš kolega smisli neko drugo ime za tvrtku, kako kod vašeg poziva tajnica ne bi imala nedoumica. Ponekad će iskusni asistent odgovoriti na pitanje: “Kako se zove redatelj? Na čije ime da pošaljem pismo?” odgovorit će: “Pišite na naziv firme. I dalje će dolaziti k meni.” U ovom slučaju vaš pokušaj nije uspio.

Metoda broj 3. Zove lokalni policajac. U ovom slučaju, naravno, radi se o manipulaciji. Na web stranici pogledate pravnu adresu tvrtke, nazovete u ime županijskog policajca za ovo područje i saznate ime donositelja odluke. Dešava se da se kod nas većina ljudi sa strahom odnosi prema organima gonjenja i prvo odgovara na njihova pitanja, a tek onda razmišlja zašto. Tajnica najčešće nije iznimka. Glavno je da morate znati poziciju donositelja odluka i unaprijed smisliti bilo koje ime i prezime direktora. Poziv je kratak, upućen apsolutno ozbiljnim, ali ravnodušnim tonom, bez suvišnih riječi, emocija i riječi poštovanja koje obični ljudi koriste:

– Okružni policajac za taj i taj okrug je Gordeev! Molimo navedite ime i prezime vašeg redatelja (pauza), Sergey Leshchinsky? (Pauza.)

- Ne. Ipatov Andrej Ivanovič. (Čekajući.)

– Da, Ipatov Andrej Ivanovič. Hvala vam. (Spušta slušalicu.)

U većini slučajeva tajnica bez oklijevanja diktira ime donositelja odluke. Štoviše, na isti način možete zatražiti i izravan broj, budući da ste “tražili” pomoć od lokalnog policijskog službenika.

Metoda broj 4. Zove porezni inspektor. Tehnika u potpunosti ponavlja prethodnu, ali se radi u ime poreznog inspektora.

– Porezni inspektor broj tog i tog okruga Gordeev. Ovo je Unistream LLC, zar ne?

- Da zašto?..

– Provjeravamo detalje: jeste li vi Unistream LLC, pravna adresa 5th Stolbovaya Street, 7, i trenutno direktor tvrtke Sergey Ivanovich Leshchinsky?(Zovemo bilo koje prezime i ime.)

Ne ne. (Ili odmah kaže točno ime i prezime.)

– Dakle, moramo to popraviti... Tko?

– Ipatov Andrej Ivanovič. (Čekajući.)

– Dakle, I-pa-tov And-rey Iva-no-vich. Je li njegov broj telefona još uvijek isti?

– Diktiraj, provjerit ću.

– Sedamsto dvadeset tri... (Sekretarica diktira broj.)

– Da. Tako je. Hvala vam!

Metoda broj 5. Vaša tajnica zove. Pogodnije je ovu tehniku ​​izvoditi uz pomoć partnera. Vaš kolega bi trebao nazvati tvrtku koja vas zanima u ime vaše osobne tajnice. Time se vaš status izjednačava s njezinim šefom, a “vaša tajnica” se puno lakše dogovori s kolegom. On može ili saznati ime osobe koja donosi odluku i dogovoriti vaš sastanak ili, ako trebate, vrijeme vašeg poziva njenom šefu, tada će kontakt biti očekivan i neće biti hladan!

Kako bi to moglo izgledati:

– Dobar dan, tvrtka Unistream, pomoćnica direktora Svetlana Ivanova. Želio bih dogovoriti sastanak (kontakt) između mog i vašeg direktora. Kada je to zgodno učiniti?

– Pozdrav!.. Možete li nam pojasniti tko ste i po kojem pitanju?

– Ja sam pomoćnik Sergeja Vladimiroviča Nikiforova, direktora tvrtke Unistream, zajedno s vama planiramo određene projekte i moj me direktor zadužio da dogovorim sastanak s vašim direktorom, kada bi bilo zgodno to učiniti? Sergej Vladimirovič ima vremena, na primjer, sutra popodne. Što imaš?

- Tako je. Daj da vidim. Pa, u 16:00 možete. Kako vas registrirati?

– Unistream, Sergej Nikiforov. Usput, kako se točno zove tvoj redatelj?

– Ipatov Andrej Ivanovič.

- Da, Ipatov Andrej Ivanovič. Fino. To znači da će sutra Sergej biti s vama u 16:00. Sve najbolje.

Naravno, trebate razgovarati s apsolutnim povjerenjem, kao da ste vi (ili vaš kolega) zapravo asistent i da niste "zabrinuti" zbog problema s vezom.

Važno je napomenuti kako funkcionira fraza “s vama planiramo određene projekte”. Upravo je to slučaj kada ne govorimo istinu, ali tajnik sam odlučuje da već surađujemo. Barem može tako odlučiti, jer je izraz izrečen u sadašnjem vremenu - "planiranje" i nejasno - "određeni projekti". U isto vrijeme izgleda vrlo impresivno.

Metoda broj 6. Izravno nazovite treću stranu. Ova metoda se temelji na "Pripremi". Kada proučavate web stranicu potencijalnog klijenta, ponekad na njoj nađete imena, prezimena i brojeve telefona nekih zaposlenika. Možete nazvati nekog od njih, razgovarati i dobiti ime direktora, preporuku od “treće strane”, ili možda odmah kontaktirati donositelja odluka:

- Sergeju Ivanoviču?

– Sergej Ivanovič, dobar dan, ja sam Sergej Nikiforov, tvrtka Unistream. Tražim osobu koja kupuje od vas, pogledao sam podatke na vašoj web stranici i zaključio da ste to možda vi (pauza).

- Ne ne. Vjerojatno neka greška...

– Sergej Ivanovič, molim vas, pomozite mi, tko je zadužen za vašu nabavu? Planiramo surađivati ​​s vama i važno mi je sada razjasniti neka pitanja.

Podsjećam da treća strana nije opterećena teretom odgovornosti, a ako zvučimo blagonaklono, ništa nas ne sprječava da dobijemo informaciju.

– Ovo je Andrej Nikolajevič, komercijalni direktor, on odlučuje, a onda se menadžeri bave tehničkim pitanjima.

- Kharlamov.

- Khar-la-mov. Kako da ga lakše kontaktiram?

- Dakle. Sada ću vam reći... 975 31 10, doći ćete do tajnice Andreja Nikolajeviča.

– Shvaćam, hvala, Sergej Ivanoviču! Mogu li reći da ste mi preporučili da ga kontaktiram?

- Zaboga.

- Usput, kako se zove tajnica?

- Albina.

– Puno vam hvala, Sergeju Ivanoviču!

Tako smo saznali ime donositelja odluka, ime tajnice, a također smo dobili pseudo-preporuke koje će pomoći u komunikaciji s Albinom. Ponekad se sama treća strana može izravno povezati s donositeljem odluka. Onda ima smisla jednu frazu reći drugačije:

– Jasno je: Andrej Nikolajevič. Kako se preziva?

- Kharlamov.

- Khar-la-mov. Sergeju Ivanoviču, možete li me spojiti s Andrejem Nikolajevičem?

Naravno, nikada ne postoji 100% jamstvo da će se treća strana moći povezati, ali zapamtite da kod hladnih poziva, kao i kod aktivne prodaje, Važno je samo iskoristiti sve mogućnosti! Nitko nije otkazao pravilo statistike!

zaključke

1. Sve metode prolaska kroz tajnicu mogu se podijeliti u tri vrste.

- Pošten, čestit.

– S elementima obmane ili manipulacije.

– S elementima intrige i razbijanja kalupa.

2. Prvi korak je nazvati osobu koja donosi odluku – saznajte ime unaprijed. Sada imamo najmanje šest načina da saznamo ime.

Ured može raditi bez šefa, ali ne i bez tajnice.

Jane Fonda

Zanimanje tajnice danas je jedno od najtraženijih. Prije samo nekoliko godina tvrtka je obično trebala samo jednu tajnicu. Jedna je osoba radila sve, uključujući primanje poziva, raspodjelu posla, na primjer, cijeli vozni park, ispis dokumenata, čaj i kavu za posjetitelje i organizaciju šefova radnog dana.

Danas je jednostavno nemoguće nositi se sam s tolikim obavezama u velikim, pa i srednjim tvrtkama. Postoje mnoge tvrtke gdje jedan zaposlenik obavlja sve tajničke poslove, dok u drugim organizacijama postoji cijeli odjel tajnika, kojim rukovodi voditelj tajništva, sve ovisi o veličini tvrtke, kao i o specifičnostima svojih aktivnosti.

Nastojali smo istaknuti i razvrstati sva postojeća tajnička radna mjesta ovisno o funkcijama koje obavljaju i mjestu zaposlenika u organizacijskoj strukturi.

Ako pretpostavimo da tvrtka zapošljava maksimalan broj tajnika, onda bi rad odjela tajništva mogao izgledati ovako.

Osoblje telefonskih operatera poziva potencijalne klijente nudeći robu ili usluge. Istodobno, postoji niz poziva klijenata jer se tvrtka reklamira u medijima. Ove pozive prima telefonska tajnica i dogovara termin za pozivatelje. Kada posjetitelji dođu u ured, dočekuje ih recepcionar koji klijente otprati u posebnu prostoriju. Tamo će ga pažljivi uredski administrator ponuditi čajem ili kavom dok posjetitelj čeka na prijem. A ako u nekom trenutku protok klijenata prestane, administrator posprema sobu za posjetitelje, postavlja časopise i zalijeva cvijeće. Ujedno postoji i voditelj poslovnog ureda, on otprema kurire i vozače, prati dostupnost uredskog materijala i kontrolira rad ureda. Svaki menadžer ima osobnog tajnika, a viši menadžeri također imaju pomoćne tajnike i osobne asistente. Za potpunu sliku možete dodati PC operatere koji popunjavaju baze podataka, ispisuju svu dokumentaciju, cjenike, brošure, brošure sa stalno ažuriranim podacima, kao i tajnike i referente koji se bave vođenjem dokumentacije, računovodstvom i arhiviranjem. Svim tajničkim poslovima rukovodi voditelj odjela tajništva.

I ovo nije potpuni popis tajničkih pozicija, pa pokušajmo spojiti najbliže specijalizacije u određene osnovne skupine koje se najčešće susreću u praksi, a to su:

telefonski operater;
tajnik recepcije/administrator/tajnica recepcije;
tajnik odjela;
pomoćnik tajnika;
voditelj ureda/šef tajništva;
osobni asistent/osobni asistent.

Telefonski operater

Ovo je možda najslabije plaćena, ali najtraženija pozicija od svih uredskih usluga. Postoji mnogo drugih naziva za ovu poziciju, na primjer, zaposlenik, često zaposlenik, za rad na telefonu, menadžer za pregovore, dispečer na telefonu itd.

Glavna odgovornost takvog zaposlenika je rad s dolaznim ili odlaznim pozivima. U pravilu, posao ne uključuje izravnu službu za korisnike ili upravljanje.

, sposobnost osvajanja tijekom telefonskog razgovora
vještine telefonske prodaje

Tipične karakteristike:

Pozivi klijenata i kupaca organizacije;
- pozive zaposlenicima organizacije s daljnjim prosljeđivanjem;
- pozivi zaposlenika organizacije uključenih u proizvodne cikluse.

2. Obavljanje telefonske prodaje uz odlazne ili dolazne pozive klijenata.

3. Prijenos referentnih informacija putem telefona.

4. Prikaz rezultata zaprimanja telefonskih poziva u specijaliziranim programima za organiziranje:

Snimanje podataka o kupcima;
- Prodajni rezultati;
- Oglašavanje izvora poziva;
- itd.

Slična pozicija obično postoji u velikim tvrtkama ili tvrtkama usmjerenim na veliki protok klijenata (servis, help desk i druge usluge). Popis zahtjeva za ovog zaposlenika je mali i obično je ograničen na ugodan glas i želju za radom.

Recepcijski tajnik/administrator/recepcijski tajnik

Ovaj naziv dolazi od naziva administrativne recepcije, iza koje se nalazi radno mjesto tajnice. Otuda raznolikost u pisanju i izgovoru: recepcionar, recepcionar, kao i naziv samog zanimanja, recepcionar. U početku su takve pozicije, kao i same recepcije, postojale samo u hotelima i kozmetičkim salonima. Sada, u mnogim uredima gdje aktivno rade s posjetiteljima, takva je osoba potrebna. Slične obveze imaju i dispečer, dežurna tajnica, telefonska tajnica i dr.

Natječaj tajnika na recepciji otvaraju tvrtke u čijim uredima ima velik broj telefonskih poziva i posjetitelja. Stoga se djevojke dobrog izgleda obično pozivaju na mjesto tajnice recepcije.

Osnovni zahtjevi:

Samouvjereno korištenje računala i uredske opreme
poznavanje stranih jezika nije obavezno
dobre komunikacijske vještine

Tipične karakteristike:

1. Primanje poziva na ruskom i/ili stranim jezicima:

Od klijenata i kupaca organizacije
- pozivi zaposlenicima organizacije s daljnjim prosljeđivanjem

2. Doček i prijava posjetitelja na recepciji

3. Primanje pisama, faksova, elektroničke dokumentacije
4. Obavlja neke druge manje poslove iz menadžmenta. U nekim slučajevima vodi statistiku, prima gotovinu, ispunjava obrasce dokumenata, ispisuje pisma (bez da ih sam sastavlja).
Najčešće se ova pozicija nalazi u stranim tvrtkama i ruskim tvrtkama usmjerenim na strane klijente. U pravilu, jedan od glavnih uvjeta za kandidate za ovo radno mjesto je poznavanje stranog jezika barem na dobroj konverzacijskoj razini.

tajnik odjela

Tajnik koji radi u strukturnoj jedinici poduzeća (odjel, sektor, sektor i sl.), često posjeduje posebna znanja o specifičnostima rada odgovarajuće strukturne jedinice.

Osnovni zahtjevi:

Samouvjereno korištenje računala i uredske opreme

poželjna je viša stručna sprema ili posebna znanja o specifičnostima rada odgovarajuće ustrojstvene jedinice
poznavanje stranih jezika za strane tvrtke
dobre komunikacijske vještine

Tipične karakteristike:

1. Primanje poziva, odgovaranje na standardne zahtjeve u okviru rada ove strukturne jedinice, prosljeđivanje poziva određenim zaposlenicima.
2. Susret s posjetiteljima.
3. Kupnja uredskog materijala.
4. Obavljanje uredskih poslova ustrojstvene jedinice.
5. Pregled pošte, odabir i strukturiranje potrebne korespondencije.

Ovo radno mjesto nalazi se samo u velikim tvrtkama sa strukturnim odjelima ili mnogim odjelima.

Tajnik-pomoćnik

Pomoćnik tajnice više je usmjeren na rad izvan tvrtke, odnosno izvršava naloge svog šefa vezane uz komunikaciju s klijentima i partnerima, pa je od njega obavezno poznavanje stranih jezika. U nadležnost tajnika direktora spadaju pitanja koja se odnose na procese koji se odvijaju u poduzeću, odnosno obavlja poslove koji se odnose na samo poduzeće i njegove zaposlenike.
Ova tajnica, poput osobnog asistenta, radi s jednom osobom, ali to su najčešće druge osobe tvrtke (zamjenici direktora, potpredsjednici, voditelji odjela i odjela itd.). Također, pomoćnik tajnika može raditi s prvom osobom, bez obavljanja zastupničke i neke druge funkcije osobnog asistenta.

Osnovni zahtjevi:

više obrazovanje
Godinu dana iskustva na sličnoj poziciji
marljivost, odgovornost, sposobnost učenja
Samouvjereno korištenje računala i uredske opreme

Tipične karakteristike:

1. Samostalno pisanje slova.
2. Praćenje izvršavanja dokumenata i zadataka podređenih neposrednom voditelju ustrojstvene jedinice.
3. Izrada rasporeda rada upravitelja.
4. Pregled i priprema informacija za voditelja.
5. Izrada analitičkih zabilješki i potvrda za šefa.
6. Priprema i podrška pregovorima.

Voditelj ureda/voditelj tajništva

Office manager je vrsta uredskog administratora. Uz uobičajene tajničke dužnosti, može mu se povjeriti koordinacija aktivnosti brojnih službi tvrtke (na primjer, automobilska) i izvršavanje naloga zaposlenika, kako rukovodnih tako i običnih. Ova pozicija zahtijeva veću neovisnost nego obična pozicija tajnice ili recepcionara. Voditelj ureda ima pravo provoditi određene projekte iz svoje nadležnosti (proučavanje novih proizvoda i usluga, poboljšanje sustava rada tvrtke). Također, često je ovoj tajnici povjerena odgovornost za organizaciju korporativnih događaja, konferencija, dostavu ručkova u ured itd.

Osnovni zahtjevi:
više obrazovanje
Samouvjereno korištenje računala i uredske opreme
odgovornost, energija

Tipične karakteristike:

1. Osiguravanje funkcioniranja ureda (organiziranje nabave papirnatog materijala, dostava vode, praćenje raspoloživosti papira u printerima, fotokopirnim strojevima i još mnogo toga).

2. Rješavanje administrativnih pitanja (najam zgrade, čistačice, vozači, tajnice i još mnogo toga).
3. Uvođenje novih oblika organizacije rada.
4. Zastupničke ovlasti (u državnim organima i sl.).
5. Odabir, upravljanje i obuka podređenog osoblja.
Položaj je tipičniji za tvrtke s velikim poslovnim prostorom.
Voditelja tajništva ima samo u velikim tvrtkama s najmanje 58 tajnika u uredu.

Osobni asistent/osobni asistent

Jedno od najodgovornijih tajničkih mjesta, koje zahtijeva pilotiranje i profesionalnost. Dobar pomoćnik, osim svojih stručnih znanja i vještina, mora imati vrlo razvijene analitičke sposobnosti, biti neovisan u donošenju odluka, i što je najvažnije, biti vrlo dobar psiholog i poznavati karakteristične navike svog šefa ništa lošije od svoje bliske rodbine. . Svi dokumenti koji prolaze kroz pomoćnika i idu na upraviteljev stol moraju biti besprijekorni. Poznavanje poslovnog bontona vrlo je traženo na ovoj poziciji. Način na koji će se osobni asistent ponašati na poslovnim sastancima ovisi o tome kako će sudionici tog sastanka percipirati menadžera.
Drugim riječima, nezaobilazan je pomoćnik koji je upoznat sa svim radnim problemima i problemima svog voditelja. Pretpostavlja se da ova tajnica radi isključivo s prvom osobom. Glavni zadatak takvog stručnjaka je postati "desna ruka" svog šefa, štedeći njegovo vrlo skupo radno vrijeme, oslobađajući ga što je više moguće od onih rutinskih pitanja i problema s kojima se profesionalna, kvalificirana tajnica može lako nositi.

Osnovni zahtjevi:

psihološka kompatibilnost s vođom
više obrazovanje
Dvije godine iskustva na sličnoj poziciji
marljivost, odgovornost, sposobnost učenja, izuzetna ljubaznost
Samouvjereno korištenje računala i uredske opreme

Tipične karakteristike:

1. Koordinira radnje upravitelja.
2. Samostalno izrađuje dokumente.
3. Priprema materijale za sastanke i pregovore.
4. Izrađuje analitičke bilješke i uvjerenja.
5. Vodi zapisnike sastanaka, pregovora, sastanaka dioničara i upravnog odbora.
6. Po potrebi prevodi sa stranog jezika.
7. Priprema poslovna putovanja za voditelja (odabir, rezervacija hotela, prijevoznih karata, taxija i sl.).
8. Pokorava se samo svom neposrednom rukovoditelju. U rijetkim slučajevima njegov rad može koordinirati voditelj ureda.

Visina plaće tajnika ovisi o zahtjevima znanja, iskustva, vještina i kvalifikacija koji se postavljaju pred tajnika. Također je nemoguće ne uzeti u obzir financijski položaj pojedine tvrtke i politiku koju vodi u pogledu plaća svojih zaposlenika.
Na visinu plaće tajnika obično utječu sljedeći čimbenici:

• poznavanje jednog ili više stranih jezika;
• iskustvo na sličnoj poziciji;
• prisutnost visokog obrazovanja;
• posebne vještine potrebne za određeno radno mjesto, kao i poznavanje posebnih računalnih programa;
• zahtjevi za izgled kandidata.

Ispod je prosječna plaća za tajnice u Moskvi, ovisno o poziciji i gore navedenim čimbenicima koji utječu na razinu plaća.