Účtování distribuce produktů. Doporučení ohledně účtování distribuce zboží. Maloobchodní provize

ÚVOD

Vzhledem k tomu, že občanský a daňový zákon interpretuje pojem „maloobchod“ různými způsoby, je pro zaměstnance obchodních organizací obtížné určit, co se považuje za maloobchod.
Z ustanovení občanského práva (články 492 a 506 občanského zákoníku Ruské federace) vyplývá, že hlavním kritériem pro rozlišení velkoobchodu od maloobchodu je konečný cíl používání zboží zakoupeného kupujícím. Pokud je zboží zakoupeno pro další použití v podnikatelské činnosti, máme na mysli velkoobchod. Pokud je zboží zakoupeno pro osobní, rodinné, domácí nebo jiné použití, které nesouvisí s obchodem, pak je zde maloobchod.
Pokud se navíc ve velkoobchodním prodeji vztah prodávajícího a kupujícího zboží řídí dodavatelskou smlouvou, pak v maloobchodě mají vždy povahu kupní smlouvy. Podle definice maloobchodu zakotvené v čl. 346.27 daňového zákoníku Ruské federace pro daňové účely se maloobchodem rozumí prodej zboží v hotovosti.
Protože daňový zákon Ruské federace obsahuje pojem maloobchod, odlišný od pojmu uvedeného v občanském zákoníku Ruské federace, měli by se daňoví poplatníci (pro daňové účely) řídit daňovou definicí, protože instituce, koncepty a podmínky občanského práva se na daňové vztahy nepoužijí, pokud je daňový zákon definuje instituce, termíny, pojmy jinak (čl. 11 odst. 2 daňového řádu).
Předmětem kontroly jsou:
1) struktura distribuce komodit (distribuční kanály, proporce se smíšenými kanály);
2) formy distribuce produktů;
3) formy přímého marketingu;
4) poměr typů zprostředkovatelů.
Kontrolní parametry jsou následující - struktura a formy distribuce zboží, formy přímého marketingu i poměr typů zprostředkovatelů (ve struktuře distribuce zboží) odpovídají cílům a strategiím organizace, jsou vybírány podle kritéria maximalizace ziskovosti prodeje, zajištění maximálního prodeje a minimalizace prodejních nákladů.
Technika ovládání zahrnuje řadu kroků.
1. Zjistit (metodami dotazování a pohovorů se zaměstnanci, rozhovory s vedením, shromažďováním a analýzou dokumentace atd.) Cíle a strategie organizace, vnější a vnitřní funkční faktory.
2. Určit, do jaké míry je distribuční politika v souladu s cíli, strategiemi a schopnostmi organizace.
3. Pro stanovení objemu a nákladů prodeje návratnost prodeje v souvislosti s:
- metody přímého a nepřímého marketingu;
- v tranzitní a skladové formě distribuce;
- s různými formami přímého marketingu (práce na objednávku, práce na volném trhu prostřednictvím velkoobchodu - obchod, neobchod, osobní prodej, telefonický prodej, prodej na kupónových aplikacích, prodej na výstavách a veletrzích atd.);
- typy zprostředkovatelů (nezávislí zprostředkovatelé: makléři, distributoři běžného typu; závislí zprostředkovatelé: makléři, nákupní kanceláře, agenti, zprostředkovatelé provizí atd.).
4. Použití metody porovnání (nebo klasifikace analýzy) k posouzení optimality distribuční politiky.
V současné době se praxe otevírání maloobchodních prodejen výrobními organizacemi, které jsou jejich samostatnými divizemi a prodávají jak hotové výrobky těchto organizací, tak nakoupené zboží v maloobchodě, rozšířila, což učinilo téma diplomové práce relevantní.
Účelem diplomové práce je účetnictví a audit distribuce zboží v maloobchodu, posouzení účetních pravidel podniku a vývoj opatření ke zlepšení účetnictví a auditu v podniku.
Na základě cíle byly stanoveny následující úkoly:
- studium regulačního rámce pro maloobchod;
- reflexe účetního zacházení s pohybem zboží v maloobchodě;
- zveřejněné metody auditu distribuce zboží v maloobchodě;
- s ohledem na organizační a ekonomické vlastnosti podniku;
- vypracování opatření ke zlepšení účetních zásad podniku a auditu.
Předmětem diplomové práce je OJSC Denver-MK, jejímž předmětem je účetnictví a audit distribuce zboží v maloobchodě.

ZÁVĚR

Postup pro organizování účetnictví materiálů je stanoven PBU 5/01 a oddíl 2, „Účetnictví materiálů“ a 6 „Účetnictví materiálů ve skladech“ “Metodických pokynů pro účtování zásob. Stejné dokumenty lze použít při zvažování účtování hotových výrobků. Tento závěr byl učiněn v dopisu Ministerstva financí Ruska ze dne 16. listopadu 2004 N 07-05-14 / 298 „O možnostech ocenění a účetnictví hotových výrobků“: hotové výrobky jsou součástí zásob určených k prodeji (konečný výsledek výrobního cyklu, aktiva dokončené zpracování (balení), jehož technické a jakostní vlastnosti odpovídají podmínkám smlouvy nebo požadavkům jiných dokumentů v případech stanovených zákonem). V tomto ohledu by se při účtování hotových výrobků měla řídit PBU 5/01.
Postup zpracování dokumentů při zveřejňování materiálů je stanoven v bodě 49 metodických pokynů. Při neexistenci nesrovnalostí v množství a kvalitě materiálů mezi údaji dodavatele a skutečnými údaji se přijímání a účtování příchozích materiálů provádí zpravidla sklady, a to vypracováním příkazů k přijetí (typický interdisciplinární formulář N М-4).
U velkoobjemového homogenního zboží přicházejícího od stejného dodavatele několikrát během dne je možné vystavit jednu objednávku na příjem jako celek denně. Zároveň se pro každý jednotlivý příjem materiálu během tohoto dne provedou zápisy na zadní stranu objednávky, které se vypočítají na konci dne a celková částka se zaznamená v objednávce přijetí.
Namísto potvrzení o přijetí lze přijmout a zaúčtovat materiály umístěním razítka na doklad dodavatele (faktura, dodací list atd.), Jehož tisk obsahuje stejné údaje jako v potvrzení o přijetí. V tomto případě jsou vyplněny údaje o specifikovaném razítku a je zadáno další číslo objednávky. Takové razítko je ekvivalentem objednávky.
Kromě toho by měl být ve své účetní politice stanoven specifický postup organizace pro zpracování dokumentů pro přijímání a zveřejňování materiálů podle dopisu Ministerstva financí Ruska ze dne 29. října 2002 N 16-00-14 / 414 „Postup pro zpracování vstupních materiálů“. Organizace má tedy za účelem snížení počtu dokumentů právo registrovat materiály bez vydávání úvěrových příkazů. Tato metoda kapitalizace však musí být stanovena v účetních pravidlech podniku.
Nedodržení zavedeného účetního postupu může mít za následek hrubé porušení účetních pravidel správní pokutu podle článku 120 daňového řádu. V souladu s tímto článkem se hrubým porušením pravidel pro účtování příjmů a výdajů a předmětů zdanění pro účely tohoto článku rozumí neexistence primárních dokumentů nebo absence faktur nebo účetních registrů, systematická (dva nebo více během kalendářního roku), předčasná nebo nesprávná úvahy o účetnictví a ve vykazování obchodních transakcí, hotovosti, hmotného majetku, nehmotného majetku a finančních investic daňového poplatníka.
Uvolnění materiálu ze skladu, v souladu s nímž výrobní jednotka vykonávající zakázky nebo plánované funkce, je zvláštním provozním dokumentem pro uvolňování materiálů (plánová mapa). Odráží schválené limity a kalendářní podmínky pro dodání materiálu. Na základě tohoto dokumentu pracovník skladu vystaví fakturu za uvolnění materiálu v rámci měsíčního limitu a materiály jsou dodány podle plánu. Objednávka dovolené, harmonogram dodání, formy provozních dokumentů jsou stanoveny organizací v pořadí v pracovním postupu. Podle pořadí organizace by každému skladu mělo být přiděleno trvalé číslo, které by mělo být uvedeno na všech dokumentech souvisejících s provozem tohoto skladu.

Účtování maloobchodního obratu v LLC „XXX“

Pro řádné řízení činností maloobchodníka je nezbytné mít úplné, přesné, objektivní, včasné a dostatečně podrobné ekonomické informace. Toho je dosaženo vedením podnikového účetnictví.

Hlavním předmětem účetnictví v maloobchodu je zboží, takže účetnictví organizace maloobchodu je povinno zajistit kompletní účetnictví příchozího zboží a včasné promítnutí do účetnictví operací souvisejících s jejich prodejem.

Hlavní cíle účetnictví pro maloobchod v LLC „XXX“ jsou:

Kontrola bezpečnosti zboží;

Včasné poskytování informací vedení organizace o skutečném hrubém příjmu, stavu zásob v dynamice.

K dosažení těchto cílů je řešena řada účetních úkolů:

Poskytování odpovědnosti za zboží spolu s dalšími maloobchodními organizačními službami;

Ověření správnosti dokumentace, legality a účelnosti komoditních operací, jejich včasné a správné zohlednění v účetnictví;

Kontrola úplnosti a včasnosti zaúčtování zboží, správnosti a včasnosti zrušení prodaného a prodaného zboží;

Zajištění souladu se standardy zásob, identifikace pomalu se pohybujícího, zastaralého a nevyhovujícího zboží;

Stanovení kontroly nad správným provedením inventáře, včasná a správná identifikace jeho výsledků;

Včasná a správná identifikace hrubého příjmu.

Základem řešení výše uvedených problémů jsou následující základní zásady pro účtování zboží:

Jednota účetních ukazatelů při prodeji zboží maloobchodních podniků;

Schopnost získat provozní účetní informace o ekonomických činnostech podniku (například za den);

Organizace účetnictví v souladu s rozdělením odpovědnosti za každou osobu nebo tým v souladu s dohodou o odpovědnosti. Podle takové organizace účetnictví spočívají všechny ztráty způsobené nedostatkem a krádeží materiálně odpovědné osobě. Pokud je tato zásada porušena nebo neexistuje žádná dohoda o odpovědnosti. Správa organizace nemůže přinést odůvodněnou žádost o vinu;

Organizace vybere schéma účetnictví zboží, které je pro práci této organizace nejvhodnější;

Jednotka ocenění zboží, je-li aktivováno a odepsáno jako náklady; pokud bylo zboží kapitalizováno za prodejní ceny, mělo by být zaúčtováno na vrub stejných cen;

Pravidelné ověřování inventarizací skutečných produktových bilancí a jejich porovnávání s účetními údaji za účelem ověření uchování hodnot;

Sledování činnosti finančně odpovědných osob pomocí protismiřování.

Pokud organizace uvedla do praxe praktickou implementaci výše uvedených charakteristik, vytvoří se tím podmínky pro efektivní řešení problémů, kterým čelí účetnictví maloobchodního podniku.

Úkoly, jimž čelí účtování komoditních operací maloobchodníka, lze provést pouze tehdy, jsou-li řádně organizovány. Nedostatky v organizaci účetnictví způsobují nevyřízené účetnictví, zpoždění ve vykazování a další informace. Přítomnost velkých mezer v čase mezi okamžikem výskytu účetních a ekonomických informací a okamžikem jejich použití brání zvýšení ekonomické účinnosti obchodních podniků.

Informační podpora pro získávání údajů o objemech prodeje (obratu) jsou formy účetního a statistického výkaznictví.

Objem maloobchodního obratu za pracovní den je vyjádřen v peněžních příjmech, jejichž výše je v podniku stanovena ukazateli registračních pokladen nebo na základě zpráv finančně odpovědných osob. Výnosy z hotovosti jsou zaznamenány v registrech, což vám umožní sledovat denní prodej zboží, rytmus celého obchodního procesu.

Veškeré operace spojené s pohybem (příjem, pohyb, prodej) zboží jsou prováděny primárními účetními doklady:

akceptační certifikát Ne. TORG-1;

nákladní list f. Ne. TORG-12;

komoditní zpráva č. TORG-29.

Kontrolu nad bezpečností zásob v podniku a odpovědnost za přijetí, kontrolu kvality a uvolnění zásob provádí obchodník, s nímž byla uzavřena smlouva o odpovědnosti.

Prodej zboží se provádí v hotovosti.

Všechny náklady na činnosti LLC „XXX“ jsou rozděleny do dvou složek: náklady na nakoupené zboží a distribuční náklady.

Náklady na zakoupené zboží se účtují na účet 41 „Zboží“. Cena zboží na účtu 41 „Zboží“ se odráží v prodejní ceně.

Účet 41 „Zboží“ je rozdělen na podúčty:

41/1 „Zboží skladem“;

41/2 „Zboží v maloobchodě“;

41/3 "Kontejner pod zbožím a prázdný."

Cena zboží v souladu s přijatými účetními pravidly se odráží v průměrných nákladech. Odepisují se také během prodeje.

Převzetí zboží do skladu dodavatele provádí finančně odpovědná osoba prostřednictvím proxy s pasem. Plná moc je vypracována podle standardních formulářů. Účtování plné moci jako formy přísného vykazování se provádí buď kořenem plné moci, který je uložen v účetním oddělení s poznámkou o jeho přijetí a použití, a to buď v knize plné moci, nebo v registračním deníku.

Faktury přijaté LLC „XXX“ se vztahují k primárním účetním dokumentům. Faktury přijaté k provedení jsou očíslovány a uloženy do Žurnálu faktur a uložení přijatých a vydaných faktur se provádí samostatně. Zkompilované a přijaté faktury se zaznamenávají předepsaným způsobem do knih o nákupech a prodejích.

Převzetí zboží do skladu LLC „XXX“ provádí hmotně odpovědná osoba na základě přepravních dokladů, jako jsou nákladní listy - formulář TORG 12.

Kapitalizace účetního obdržená od účetního dodavatele dodavatele kontejnerů LLC „XXX“ odráží následující:

Debet účtu 41/3 „Kontejner na zboží a prázdný“ - Kredit na účtu 60 „Vypořádání s dodavateli a dodavateli“ - za částku dluhu dodavateli za kontejner.

Obaly, které nejsou uvedeny v dokumentech dodavatele a nepodléhají placení, budou hrazeny za cenu možného prodeje na základě zákona. V tomto případě má zapojení následující tvar:

Debet 41/3 „Kontejner pod zbožím a prázdný“ Kredit 91 „Ostatní příjmy a výdaje“.

Reflexe při účtování o odpisu zboží prodaného v maloobchodě se provádí na základě produktových zpráv finančně odpovědných osob. Zpráva o produktu (formulář č. TORG-29) odráží údaje o přijetí a propuštění zboží.

Pro uvolnění zboží ze skladu do obchodního patra je použita faktura ve formuláři TORG-13. Fakturu vyhotoví materiálně odpovědná osoba strukturální jednotky, která zpracovává položky zásob, ve dvou kopiích. První kopie slouží jako základ pro odpis inventární jednotky a druhá kopie - přijímací jednotka pro kapitalizaci hodnot.

Vyplněný dokument je podepsán finančně odpovědnými osobami odesílatele a příjemce a předán účetnímu oddělení k zaznamenání pohybu inventárních položek. Pro účetnictví a registraci přijímacích operací vedou materiálně odpovědné osoby deník příjmu zboží, deník uvolnění zboží, který uvádí datum přijetí (nebo dovolené), název zboží, počet jednotek a částku přijetí (nebo dovolené), příjmení, iniciály a podpis osoby, přijal (vydal) zboží.

Syntetické účtování prodejních nákladů je vedeno na aktivním účtu 44 „Náklady na prodej“. Na vrub účtu 44 „Náklady na prodej“ jsou inkasovány všechny vzniklé náklady a jsou odepsány z úvěru. Distribuční náklady LLC „XXX“ jsou rozděleny na přímé a nepřímé náklady.

Přímé náklady zahrnují běžné náklady na dodání zboží přepravní společností do podniku, pokud nejsou zahrnuty do cen zboží za podmínek smlouvy. Náklady na dopravu zahrnují následující položky:

Platba za přepravu zboží;

Náklady na materiál vynaložený na vybavení a (nebo) izolaci vozidel;

Náklady na nakládku a vykládku;

Platba za dočasné uskladnění v místě nakládky a vykládky;

Náklady na spediční služby.

Všechny ostatní náklady jsou klasifikovány jako nepřímé náklady.

Na konci vykazovaného období se náklady na distribuci související s prodaným zbožím zaúčtují na vrub účtu 90 „Prodej“. V tomto případě debetní zůstatek ukazuje zůstatek distribučních nákladů na zůstatek zboží na konci účetního období.

Jako nevýhoda v organizaci účetnictví pro tvorbu zisku z prodeje je třeba poznamenat, že neexistuje žádné oddělené účtování přímých a nepřímých nákladů na účtu 44 „Náklady prodeje“, což snižuje účinnost kontroly a analýzy distribučních nákladů.

Podle účetního pravidla se zboží v maloobchodě účtované na účtu 41 „Zboží“ odráží v účetnictví v prodejních cenách na účtu 42 „Obchodní marže“.

Debetní obrat účtu 41 „Zboží“ zobrazuje celkovou hodnotu zboží přijatého podnikem, obrat úvěru ukazuje vyřazení zboží, debetní zůstatek odráží zůstatek zboží na konci účetního období.

LLC „XXX“ má širokou škálu produktů. Společnost nevede účetnictví prodejů v reálné hodnotě. Pro výpočet realizovaných obchodních marží se používá metoda výpočtu: podle průměrného procenta, které je stanoveno v účetní politice podniku.

Syntetické účetnictví maloobchodního prodeje zboží je vedeno na účtu 90 „Tržby“. Úvěr na účtu odráží hodnotu prodaného zboží a debet - jejich cenu.

Na účtu 90 „Prodej“ jsou otevřeny následující podúčty:

90/1 „Příjmy“;

90/2 „Náklady na prodej“;

90/9 „Zisk / ztráta z prodeje“.

Na základě zprávy pokladníka se zaznamená výše výnosu z prodeje zboží:

Debet 50 „Pokladník“ Kredit 90 „Prodej“, podúčet 1 „Výnosy“.

Náklady na zboží zaplacené a vydané zákazníkům se odečtou od finančně odpovědných osob na základě jejich produktových zpráv o prodejní hodnotě a provede se následující zápis:

Debet 90, podúčet 2 „Náklady na prodej“, Úvěr 41, podúčet 2 „Maloobchodní zboží“.

Informace ze zpráv o produktech během měsíce jsou seskupeny do souhrnného seznamu.

Analytické účetnictví prodeje se provádí v souvislosti se zbožím, finančně odpovědnými osobami. Vyřazení zboží se odráží v deníku na účet 41 „Zboží“. Záznamy jsou vedeny jako celek pro zprávu o produktu.

Pro každou zprávu je uveden jeden řádek, který ukazuje zůstatek zboží na začátku vykazovaného období, debetní a kreditní obrat účtu 41 „Zboží“, označující odpovídající účty a zůstatek zboží na konci vykazovaného období. Na konci měsíce se v účetním registru pro účet 41 „Zboží“ vypočítají součty, které se ověřují pomocí příslušných ukazatelů účetních registrů pro ostatní účty. Výsledky časopisu jsou zaznamenány v hlavní knize.

Při účtování zboží v prodejních cenách v průběhu měsíce (období vykazování) se hodnota prodaného zboží odráží v debetním a kreditním účtu 90 „Prodej“ ve stejném ocenění, tj. V prodejních maloobchodních cenách. Tento účetní postup vám umožňuje kontrolovat správný odraz v účtování objemu maloobchodního obratu a odpisu zboží finančně odpovědnými osobami porovnáním obratu z debetu a kreditu na tomto účtu.

Při určování výsledků prodeje zboží na vrub účtu 90 „Tržby“ se vypočítá kupní hodnota prodaného zboží, které se vypočítá jako rozdíl mezi náklady na zboží v prodejních (maloobchodních) cenách a přirážkou související s prodaným zbožím.

Při prodeji zboží se částka povolenky na obchod vztahující se k prodanému zboží odráží v obratu z účtu 42 „Obchodní marže“ a na vrub účtu 90 „Prodej“, podúčet 2 „Náklady prodeje“, aby se vypočítala cena prodaného zboží.

V případě vyřazení zboží z důvodu přecenění, nedostatku a z jiných důvodů (jiných než prodej) se zaúčtuje na vrub účtu 42 „Obchodní marže“. Po zaúčtování na vrub účtu 90 „Prodej“ se odráží kupní hodnota prodaného zboží.

Pro stanovení nákladů na prodané zboží se výpočet provádí ve dvou fázích: stanoví se průměrné procento nákladů na zbývající část zboží a poté náklady na prodané zboží. V tomto případě se částka nákladů vztahujících se k zůstatku zboží na konci měsíce počítá pro vykazovaný měsíc, přičemž se zohlední zůstatek převodu na začátku měsíce v tomto pořadí:

Shrne přepravní náklady na zůstatek zboží na začátku měsíce a náklady vzniklé ve vykazovaném měsíci;

Určuje se množství prodaného zboží ve vykazovaném měsíci a zůstatek zboží na konci měsíce;

Stanoví se průměrné procento nákladů z celkové částky zboží;

Určuje se částka nákladů souvisejících se zůstatkem neprodaného zboží na konci měsíce.

Náklady spojené s prodaným zbožím se počítají podle účtu 44 „Náklady na prodej“. Zůstatek na účtu 90 „Prodej“ ukazuje finanční výsledek z prodeje, jehož částka se zaznamenává měsíčně: Debet 90 „Prodej“ Kredit 99 „Zisk a ztráta”.

K účtování prodeje zboží v maloobchodě LLC „XXX“ se používá následující korespondence účtů uvedená v tabulce 1.1.

Tabulka 1.1 a reflexe v účetnictví operací pro prodej zboží

LLC „XXX“

	Korešpondence účtu


Platba dodavateli zboží
Přijaté zboží ve skladu
Reflexní DPH na zakoupené zboží
DPH za zboží zakoupené za účelem dalšího prodeje je zahrnuta v ceně zboží
Zboží uvolněné ze skladu v maloobchodě
Placené přepravné za dodání zboží
Přepravní náklady jsou zahrnuty
Odráží se množství obchodních marží na zboží
Včetně nákladů na obchodní služby		02, 10, 70, 71, 76, 69
Zúčtované ztráty v rámci norem přirozené ztráty z distribučních nákladů
Odepsané ztráty z znehodnocení zboží za distribuční náklady
Obchodní rozpětí je obráceno
Odráží nedostatek zboží ve skutečných nákladech
Odepsáno obchodní rozpětí pro chybějící zboží
Nabitý nedostatek v rámci norem přirozeného opotřebení
Účtované nedostatky a ztráty způsobené pachateli
Nedostatečný plat
Kapitalizované peněžní výnosy
Odepsané prodané zboží za prodejní ceny
Objem obchodní marže se obrátil
Účtuje se do přímých prodejních nákladů
Účtuje se za prodej všech nepřímých nákladů
Definovaný finanční výsledek
Nahromaděné UTII

Účetnictví v LLC „XXX“ je automatizováno a udržováno pomocí počítačového programu „1C: Accounting 8.2“. Automatizované účtování obratu zboží, umožňuje přesnější účetnictví, vyhýbá se chybám, snižuje dobu účetní práce, čímž zvyšuje produktivitu obchodních pracovníků, finanční situaci podniku.

Účtování o prodeji zboží se provádí v souladu s požadavky na přípravu primární dokumentace, metodikou účetnictví, je dodržována zákonnost transakcí. Operace zaznamenávání pohybu zboží se odrážejí včas a plně.

Praxe maloobchodních řetězců a osobní zkušenosti ukazují, že hlavním důvodem ztráty obchodních společností není ztráta způsobená úmyslným jednáním zákazníků a zaměstnanců. Při zajišťování provozních činností maloobchodních zařízení dochází k 80 až 95% ztrát v důsledku chyb a porušení předpisů ze strany zaměstnanců, kteří zaznamenávají pohyb zboží. Jediným účinným způsobem, jak snížit tento druh ztráty, je pouze zavedený systém účetnictví pro distribuci zboží, standardizace všech postupů prováděných v různých fázích a přísné sledování jejich dodržování.

V maloobchodních řetězcích se používají různá jména liniových zaměstnanců a vedoucích pracovníků, různé počítačové programy pro účtování distribuce zboží a další individuální charakteristiky. Proto označujeme, co se myslí některými z termínů použitých v tomto článku.

Obchodní organizace () - obchodní společnost spravující síť maloobchodních strukturálních jednotek () různých formátů a orientací (nákupní centra, nákupní centra, hypermarkety, supermarkety, obchody se zbožím, diskonty, distribuční centra atd.).

Dodavatel - společnost dodávající zboží do distribuční sítě.

Správce kategorií - zaměstnanec obchodní organizace (obvykle zahrnutý do struktury obchodního oddělení (oddělení, služby atd.) odpovědný za určitou kategorii výrobků.

Ředitel maloobchodního zařízení - úředník obchodní organizace, který řídí činnost své maloobchodní strukturální jednotky (ředitel, ředitel atd.).

Vedoucí sekce - úředník maloobchodního zařízení, který řídí prodejní jednotku pro skupinu kategorií produktů (například sekce „Gastronomie“, „Potraviny“, „Ovoce a zelenina“ atd.).

Zástupce vedoucího sekce - úředník obchodní organizace provádějící přímé provozní a funkční řízení směnové struktury jednotky za účelem prodeje skupiny výrobků nebo směru.

Manažer přistání - úředník obchodního zařízení, který řídí práci zaměstnanců oblasti nákladu (fáze přistání, rampa atd.) obchodního zařízení.

Vedoucí recepce - úředník maloobchodního zařízení, který provádí příjem zboží a vrací zboží dodavateli.

Vedoucí bezpečnosti, obchodní společnost - Vrchní manažer obchodní společnosti, vedoucí oddělení pro řešení bezpečnostních problémů a minimalizaci ztrát.

Správce zabezpečení - zástupce správy obchodního zařízení zabývajícího se otázkami bezpečnosti a minimalizací ztrát nebo vedoucí bezpečnosti soukromé bezpečnostní společnosti.

Vedoucí řazení - zaměstnanec, který je odpovědný za organizaci práce na směnném příkazu zaměstnanců na plný úvazek, kteří přímo zajišťují bezpečnost a zabezpečení nákupního zařízení, nebo vedoucí směnného příkazu bezpečnostních pracovníků soukromé bezpečnostní společnosti.

Bezpečnostní důstojník - Zaměstnanec bezpečnostního oddělení obchodního zařízení na plný úvazek nebo zaměstnanec soukromé bezpečnostní společnosti.

Obchodní systém - počítačový systém účtování zboží (který odráží veškeré operace se zbožím, počínaje objednávkou a končící prodejem nebo vrácením dodavateli) používaným v obchodní organizaci. Operace uvedené v tomto článku se vztahují na obchodní systém Supermag2000, a proto je třeba to vzít v úvahu při přizpůsobování ustanovení článku jinému obchodnímu systému.

Předtím, než přistoupím přímo ke zveřejnění otázek, které jsou předmětem tohoto článku, bych rád upozornil na některé body, které se zdají být velmi důležité v rámci uplatňování doporučených ustanovení v praxi.

Navzdory skutečnosti, že většina ustanovení článku je uvedena jako příklad postupu pro účtování distribuce zboží a dalších souvisejících obchodních procesů v samostatné síti maloobchodních zařízení, jsou docela relevantní pro nákupní zařízení téměř jakéhokoli formátu - v tuzemských obchodech, diskontech, obchodech se smíšeným zbožím, supermarketech atd. .d. Ztráty obchodů menšího formátu než supermarkety a hypermarkety v důsledku porušení a chyb při účtování distribuce zboží v procentech mohou být ještě výraznější.

S ohledem na výše uvedené by mělo být toto zohledněno s ohledem na doporučení uvedená v článku aplikovaná na malé obchodní společnosti. V takových obchodech tedy funkce úředníků, které jsme identifikovali jako vedoucí kategorií, vedoucí úseků a zástupci vedoucího oddělení, úředníci a vedoucí recepcí, často vykonávají stejní zaměstnanci: vedoucí prodeje, zástupci vedoucího obchodu atd. (názvy pracovních míst se mohou velmi lišit, ale to nemění podstatu). V souladu s tím lze schémata účtování distribuce zboží zjednodušit jako celek až na vyloučení některých kroků diskutovaných v tomto článku (například příjem zboží od dopravní společnosti). Je důležité, aby byly dodržovány základní zásady a přístupy k provádění těchto postupů.

Registrace smluvních dokumentů

Smlouva o dodávce zboží

Zboží může být dodáno do distribuční sítě až po uzavření smlouvy s dodavatelem. Podmínky smlouvy stanoví vedoucí kategorie, právník obchodní organizace zkontroluje, zda je dohoda v souladu s právními předpisy Ruské federace a zájmy podniku, samotný podnikatel nebo osoba, která má plnou moc k podpisu smlouvy, podepisuje smlouvu (často taková osoba je finanční ředitel). Podmínky dodání, vrácení a platby produktů musí být uvedeny ve smlouvě o dodání zboží.

Veřejná zakázka

Po uzavření dodavatelské smlouvy manažer kategorie v obchodním systému uzavře kupní smlouvu. Musí uvádět:

číslo smlouvy;
datum smlouvy (pokud se smlouva změní, její původní datum se změní na datum změny smlouvy);
doba trvání smlouvy (od ... do ...);
místo dodání (jsou uvedeny konkrétní obchodní předměty);
jméno dodavatele;
dny v týdnu, kdy je možné žádost podat; dny v týdnu, kdy je možné doručení;
specifikace (předměty a názvy), podle kterých dodavatel zboží dodá;
kupní ceny zboží;

Chcete-li se smlouvou pracovat, musí mít status „přijato“, pokud zakážete práci se smlouvou, musíte jí přiřadit status „zablokováno“. Na konci smlouvy musí být prodloužena nebo zablokována. Při vytváření a jakýchkoli změnách smlouvy musí být zaslána do periferních obchodů, ve kterých je možné dodání zboží na základě této smlouvy.

V případě vyloučení jakéhokoli produktu ze smlouvy je nutné na kartě obchodního systému tohoto produktu odstranit označení „přijetí je povoleno“. Všechny karty s označením „povolen vstup“ musí být přítomny v jedné ze stávajících smluv. Zboží můžete ze smlouvy vyloučit až poté, co dodavatel dokončí všechny objednávky obsahující tuto položku.

Při změně smluv je správce kategorií povinen provést změnu nomenklatury obchodního systému v obchodním systému. Pokud je prodej a objednávka zakázáno z nomenklatury odpovídajícího obchodního předmětu, musí být zboží odstraněno, a pokud je přidáno ke smlouvě nebo povoleno, aby bylo prodáno v nomenklatuře odpovídajícího obchodního předmětu, přidejte jej.

Všechna rozhodnutí a akce ke změně parametrů článku, stejně jako všechny změny v dokumentu „kupní smlouva“, provádí pouze správce kategorií.

Postup při zadávání objednávky na dodání zboží

Plánování zakázek

Objednávka dodavateli je vytvořena pouze podle harmonogramu objednávek. V harmonogramu objednávek musí být uvedeny dny v týdnu, kdy dodavatel objednávku přijme, a dny v týdnu, kdy je zboží dodáno.

Vytvoření objednávky dodavateli

Objednávku zboží může provést vedoucí sekce maloobchodního zařízení, zástupce vedoucího sekce nebo vedoucí kategorie. Objednávku lze provést pouze na základě smlouvy.

K zadání objednávky musí dodavatel použít zprávu obchodního systému „Prázdná objednávka“.

V přehledu „Objednávka“ musíte uvést:

prováděcí období;
čísla kupní smlouvy;
skladovací místo (sklad);
v případě potřeby vyberte skupinu zboží, pro kterou je objednávka vytvořena.

Přehled „Objednávkový formulář“ obsahuje následující údaje:

číslo smlouvy;
článek a jeho název;
data posledního příjezdu a posledního prodeje;
maloobchodní cena;
tržby za poslední tři měsíce a dny prodeje;
implementace ve stejném měsíci před rokem;
tržby za vybrané období;
aktuální zůstatek;
kolik dní tento aktuální zůstatek vydrží;
množství již objednaného zboží;
množství zboží v přepravním obalu.

Ve sloupci „objednávka“ by mělo být uvedeno množství zboží potřebné k objednávce. Objednávka musí být vytvořena v násobcích čísla uvedeného ve sloupci „množství zboží v přepravním obalu“.

Objednávání dodavateli

Chcete-li převést objednávku na dodavatele, musí být umístěna v obchodním systému. V objednávce musí dodavatel uvést:

číslo objednávky;
jméno dodavatele, kterému je objednávka zadána;
místo dodání (obchodní zařízení, pro které je určeno doručení na objednávku);
datum podání žádosti (v okamžiku podání žádosti);
datum dodání (kdy bude zboží dodáno do maloobchodního zařízení);
specifikace objednávky (předmět a název zboží objednaného u dodavatele);
nákupní ceny;
množství objednaného zboží v kusech (kilogramy);
vnější čárové kódy objednaného zboží a množství v přepravních obalech.

Přiřaďte statusu „zadaný“ objednávce pouze v den uvedený v „Plán objednávek a dodávek“.

Úprava objednávky po přiřazení stavu „zadané“ je zakázána.

Zadaná objednávka musí být převedena na zástupce dodavatele nebo zaslána dodavateli e-mailem nebo faxem v den, kdy byla objednávka zadána.

Pokud je objednávka vytvořena správcem kategorie, musí být odeslána do periferních databází obchodních objektů prostřednictvím elektronických kanálů obchodního systému do 17:00 téhož dne.

Kontrola plnění zakázky

Vedoucí úseku maloobchodního zařízení musí každý den kontrolovat plnění objednávek za předchozí den. V obchodním systému je nutné vybrat objednávky ve stavu „zadané“ s datem doručení předchozího dne. Seznam nevyřízených objednávek musí být zaslán e-mailem na adresu vedoucího kategorie vedoucího příslušné skupiny zboží.

Plnění objednávek je sledováno týdně zprávou „Analýza objednávek podle článku“.

Zpráva „Analýza objednávek podle článku“ obsahuje následující údaje:

číslo objednávky;
datum objednávky;
poskytovatel
datum dodání a číslo faktury (pokud bylo dodáno);
Články a názvy zboží účastnících se objednávky;
množství objednaného zboží;
množství dodaného zboží;
procento dokončení objednávky podle množství;
množství objednaného zboží;
množství dodaného zboží;
nedoručená částka;
procento dokončení objednávky o částku.

V přehledu „Analýza objednávek podle článku“ musíte zadat:

Čísla nebo časové období potřebné k řízení objednávek
skladovací místo (sklad);
dodavatel, který sleduje provádění objednávek;
v případě potřeby skupina zboží, u kterého jsou sledovány objednávky.

Podle zprávy „Analýza objednávek podle článku“ je provedena analýza nabídky. Rozhodujícím faktorem při plnění prodejního plánu nákupního zařízení je úplnost dodávek, protože realizace závisí na dostupnosti zboží v obchodě. Pokud dodavatel zjistí nesplnění objednávky o více než 20%, je nutné informovat zástupce ředitele maloobchodního zařízení a vedoucího kategorie, aby bylo možné přijmout opatření k zajištění potřebného zboží pro obchodní zařízení.

V této fázi zajištění pohybu zboží lze porušit pravidla, která pro obchodní organizaci znamenají velké ztráty: chyby při vytváření objednávky zboží dodavateli (nesprávná objednávka). Je třeba mít na paměti, že způsobení přímé škody podniku nesprávnou objednávkou závisí na smluvních podmínkách s konkrétním dodavatelem, konkrétně na podmínkách vrácení zboží. Existuje vrácení vůbec, za jakých podmínek je to možné (100% vrácení; vrácení ve výši určitého procenta z částky dodání zboží; důvody pro vrácení - uplynutí, ztráta prezentace, zboží bez pohybu atd.) A další okolnosti. Jak může nesprávná objednávka vést k přímým ztrátám?

Příklad 1

Sbalit show

Při zadávání objednávky na konkrétní položku produktu odpovědný manažer (vedoucí sekce, oddělení, produktová řada, zástupce ředitele, manažer atd.) Neanalyzuje zůstatky produktů, neanalyzuje průměrný denní prodej, frekvenci dodávek ani jiné objektivní okolnosti, které mají vliv na snížení nebo zvýšení poptávka zákazníka po tomto produktu (pracovní dny nebo víkendy, prodej svátků atd.). V důsledku toho je takové množství zboží objednáno a přijato, že během jeho doby použitelnosti je možné prodat pouze polovinu. Není-li možné neprodané zboží vrátit dodavateli, musí být veškeré takové zboží odepsáno a zlikvidováno. Jeho hodnota je tedy plně zahrnuta do ztrát obchodní společnosti. Tyto chyby jsou detekovány, obvykle v procesu vyřazování z provozu. Vedoucí bezpečnostní služby, jakož i vedoucí obchodního systému, který podepisuje akt odepisování, by se měl zeptat na množství odpisovaného zboží, důvody a vinu příslušných úředníků ve velkých objemech odpisovaného zboží.

Příjem zboží

Plánování akceptace produktu

Zástupce ředitele maloobchodního zařízení vytiskne každý den v 18 hodin rejstřík objednávek ve stavu „zadané“ s datem dodání odpovídajícím dni následujícímu po dni, kdy byl rejstřík vytištěn. Zástupce ředitele maloobchodního zařízení podepíše tento registr a nejpozději do 19:00 předá jej manažerovi pro fázi přistání. Zástupce ředitele maloobchodního zařízení zašle kopii registru objednávek směnovému dozoru bezpečnostní služby, aby zajistil registraci příjezdu vozidel do maloobchodního zařízení.

Manažer vykládky rejstříku distribuuje práci personálu oblasti nákladu. V registru objednávek manažer pro fázi vykládky zaznamenává počet faktur za přesun zboží z virtuálního vratného skladu připraveného k vrácení. Údaje o připravených návratech, které manažer pro přistávací fázi získá, se získají z „registru návratů dodavateli“.

Registrace příjezdu dodavatele

Po příjezdu vozidel dodavatele se zbožím zaznamenává ostraha na kontrolním stanovišti Debarkader čas příjezdu vozidel do registru příjezdu a odjezdu vozidel se zbožím a zařízením (viz tabulka), přičemž předtím zkontrolovala přítomnost tohoto dodavatele v registru objednávek. Jsou-li údaje shodné, zapíše ostraha údaje do „registru příjezdů a odjezdů vozidla se zbožím a zařízením“ a ohlásí příchod dodavatele vedoucímu příjmu zboží. Pokud se dodavatel nenachází v objednávce, bezpečnostní pracovník kontaktuje správce přistání.

Manažer pro přistávací fázi o tom informuje zástupce ředitele maloobchodního zařízení. Po analýze situace rozhodne o vhodnosti převzetí zboží zástupce ředitele maloobchodního zařízení. Je-li učiněno rozhodnutí o převzetí zboží od dodavatele, který není zapsán v rejstříku objednávek, zástupce zástupce maloobchodního zařízení zapíše dodavatele do rejstříku objednávek a toto rozhodnutí ověří svým podpisem.

Pro dodavatele, kteří dodávají zboží do maloobchodního zařízení více než jednou denně nebo mají takovou příležitost (např. Místní výrobci a dodavatelé ovoce), neplatí pravidlo přijetí pro registr objednávek. V každém prodejním zařízení musí mít vedoucí fáze přistání seznam takových dodavatelů schválený ředitelem prodejního zařízení. Dodavatelé uvedení v seznamu jsou přijímáni bez evidence objednávek, pokud existuje objednávka s datem dodání odpovídajícím aktuálnímu datu.

Tabulka

Sbalit show

Příjem zboží

Zástupce dodavatele předá průvodní dokumentaci vedoucímu recepce zboží. Manažer recepce kontroluje úplnost a správnost průvodních dokladů (dodací list, faktura, certifikát, certifikát kvality atd.). Manažer recepce začne přijímat pouze v případě, že existuje kompletní sada správně provedených dokumentů.

Není-li dokumentace poskytnuta v plném nebo nesprávném provedení, informuje správce recepce manažera sekce. Vedoucí sekce po analýze situace rozhodne o vhodnosti přijetí zboží. Pokud se vedoucí sekce rozhodne odmítnout převzít zboží, je povinen o svém rozhodnutí telefonicky informovat manažera kategorie. Manažer kategorie se může rozhodnout přijmout zboží od dodavatele zasláním e-mailu vedoucímu sekce s vhodným uvedením a zárukou poskytnutí příslušné dokumentace nebo převzetím odpovědnosti za vyřešení kontroverzní záležitosti.

Správce příjmu zboží informuje operátora databáze o čísle „objednávky dodavateli“ z rejstříku objednávek, aby nahrál odpovídající objednávku do terminálu sběru dat a předá jednu kopii nákladního listu provozovateli databáze, aby ověřil, že ceny na faktuře odpovídají cenám v objednávce. Provozovatel databáze vytvoří fakturu v obchodním systému na základě příslušné objednávky dodavateli. Provozovatel databáze automaticky vyplní specifikaci a ceny od odpovídající objednávky dodavateli. Pokud je zjištěno překročení ceny dodaného zboží, provozovatel databáze opatrně vyškrtne cenu věci na konosamentu a vedle ní zadá cenu z objednávky dodavateli.

V tomto případě, po obdržení faktury v tomto případě, přidělí provozovatel databáze status „přijato ve skladu“. Podpis a razítko o převzetí zboží se na konosament vystaví až poté, co dodavatel předloží opravené (nebo úplné) dokumenty. Stav „plně přijatý“ přijetí faktury se přidělí až poté, co dodavatel poskytne opravené dokumenty.

Pokud je cena v konosamentu nalezena nižší než v objednávce dodavateli, je cena v konosamentu uvedena v odpovídajícím řádku specifikace.

Druhá kopie konosamentu je převedena na vedoucího k přijetí zboží k přijetí zboží v množství a kvalitě. Terminál sběru dat s objednávkou přijímá správce příjmu zboží od operátora zadávání dat.

Vedoucí recepce při přejímce zboží kontroluje:

množství dodaného zboží (zboží je přijímáno v násobcích balení);
integrita a kvalita dodávaného zboží a balení. Při převzetí zboží vyžadujícího kontrolu kvality (ovoce, zelenina) zavolá vedoucí fáze vykládky zástupce vedoucího sekce, odpovědnost za jakost zboží získaného z tohoto seznamu je zástupce vedoucího sekce;
přítomnost a čitelnost čárového kódu, zatímco veškeré kusové zboží musí být snímáno samostatně, zboží bez čárového kódu není přijato;
korespondence čárového kódu s názvem produktu;
vážené zboží, které musí být při převzetí zváženo, se přijímá v množství uvedeném v tištěné objednávce. Přijetí zboží s převahou hmotnosti uvedené v objednávce nepřesahuje 20%;
datum expirace zboží, zboží s dlouhým obdobím prodeje, u kterého je zbývající doba použitelnosti menší než 1/3 doby prodeje, se nepřijímá; zboží s dobou prodeje do 1 měsíce se nepřijímá, pokud zbývající doba použitelnosti je kratší než 2/3 období prodeje. Pokud je zbývající doba použitelnosti kratší než 1/3 (2/3 s trvanlivostí do 1 měsíce), informuje vedoucí recepce zboží vedoucího sekce. Vedoucí sekce po analýze situace rozhodne o vhodnosti přijetí zboží.

Přijaté zboží je přepravováno podle typu zboží (resp. Sekcí) ve fázi přistání v souladu s preferencemi zástupce vedoucího sekce.

Zboží, které nebylo přijato z některého z výše uvedených důvodů, správce příjmu zboží z faktury pečlivě odstraní. Pokud pozice není přijata kvantitativně, je přeškrtnut pouze počet pozic uvedených v konosamentu a vedle ní je úhledně zadáno skutečně přijaté množství.

Má-li dodavatel vratné obaly, dá mu vedoucí pro přijetí zboží bez jakýchkoli pochybností, přičemž potvrdí potvrzení o vrácení kontejneru a jeho množství, přičemž na dvě kopie faktur vystaví příslušné razítko a podpis.

Skutečné množství zboží přijaté během výpočtu je zapsáno do terminálu sběru dat. Terminál sběru dat se zadanými údaji, který správce příjmu zboží předá provozovateli zadávání dat za účelem vytvoření příchozí faktury, a od operátora zadávání dat obdrží první kopii faktury s ověřenými cenami a nepřítomnost pozic s nadměrnými cenami. Vedoucí recepce vyškrtne položky v obou kopiích konosamentu v množství i ceně. Všechny přeškrtnuté pozice musí být ověřeny podpisem dodavatele zasílatele naproti každé transakci.

Vedoucí recepce zaregistruje přijetí zboží do evidence přijetí zboží, podepíše konosament a jednu kopii převede na místo bezpečnostního personálu fáze vykládky.

Druhou kopií konosamentu předává správce příjmu zboží provozovateli zadávání dat za účelem konečného ověření správnosti zadaných údajů v obchodním systému. Po kontrole je přepravní list a faktura převedena na vyššího operátora (účetního maloobchodního zařízení), aby ověřil soulad údajů, evidence a účetnictví.

Na stanovišti „Debarkader“ si bezpečnostní pracovník zapíše čas odjezdu a zapíše do lodního deníku příjezd a odjezd vozidel se zbožím a zařízením.

Manažer ve fázi přistání informuje zástupce vedoucího sekce o dokončení příjmu zboží. Zástupce vedoucího sekce, který je ve spojení s vedoucím pro fázi přistání, organizuje přepravu přijatého zboží do obchodního patra.

Pro informaci

Sbalit show

Během příjmu zboží se mohou dopustit chyby jak správci přijetí zboží, tak provozovatelé zadávání údajů. Obě chyby mohou obchodní organizaci způsobit značné škody.

Nedbalost správce pro příjem zboží může vést ke skutečnosti, že účtované zboží není skutečně dodáno do maloobchodního zařízení. V praxi jsem se musel vypořádat se situací, kdy bylo zboží přijato (tj. Podpisy byly umístěny na příchozích fakturách) na základě údajů o objednávce u dodavatele, ale ve skutečnosti zboží nebylo přepočítáno. Výsledkem bylo, že množství zboží bylo „přijato“ dvakrát méně, než bylo skutečně dodáno.

Chyby při zpracování příchozích dokumentů

Tyto chyby se dopouští provozovatelé zadávání dat. I když nedošlo k žádnému porušení během přijetí zboží a zboží bylo přijato na základě skutečnosti, může provozovatel při účtování zboží vzít v úvahu výmaz provedený vedoucím pro přijetí zboží a doručit zboží, které skutečně chybí (nepřijato) při příjezdu.

Mohou to být mechanické chyby. Například namísto 10 kusů zboží na jeden příjezd se vloží 100 jednotek. V souladu s tím bude 90 obchodních jednotek, které samozřejmě nebudou během inventury detekovány, protože tam nebyly, přímé ztráty obchodní společnosti. V praxi existují komplikovanější chyby. Například, jakmile operátor ve sloupci „množství“ zaznamenal čárový kód produktu. Takové chyby jsou identifikovány během kontroly po události porovnáním objednávky zboží v konkrétní den s informacemi o jeho zaúčtování v účetním programu distribuce produktů a analýzou primární dokumentace o přímém dodání zboží.

Převzetí zboží od dopravní společnosti

Při převzetí zboží od dodavatelů, jejichž dodání provádí dopravní společnost (silniční, placená obchodní organizací), je nutné zboží přijmout v tomto pořadí:

Informace o datu příjezdu zboží od těchto dodavatelů musí poskytnout vedoucí kategorie zasláním e-mailu na e-mailovou adresu vedoucího sekce a kopii zástupcům ředitele maloobchodního zařízení v den předcházející datu dodání. Dopis by měl obsahovat informace o datu dodání zboží obchodnímu subjektu, jméno dodavatele a číslo objednávky, pokud je vytvořeno vedoucím kategorie.
Zástupce ředitele maloobchodního zařízení musí zadat údaje o objednávce dodavateli do registru objednávek následujícího dne a zkontrolovat dostupnost zadané objednávky v obchodním systému.
Vykládka pronajatých vozidel musí být prováděna bez fronty, ne déle než jednu hodinu, od okamžiku jejího zápisu do „registru příjezdu a odjezdu vozidel se zbožím a zařízením“.
Přijměte počet palet (balíků, beden) a podepište přepravní doklady o dodání zboží do maloobchodního zařízení.
Přijetí zboží podle množství a kvality by mělo být provedeno, pouze pokud je v obchodním systému zadána objednávka těchto produktů.
Před každou epizodou přepravy zboží by měl předcházet informační dopis od vedoucího logistiky na adresu zástupce ředitele maloobchodního zařízení s vysvětlením opatření k zajištění bezpečnosti a dodání zboží do nákupních zařízení, pro které je zboží určeno.
Přijetí zboží podle množství a kvality se provádí jednostranně, na objednávku, ve stejný den. Je-li při přijetí zboží na faktuře zjištěn vnitřní nedostatek nebo závada, je nutné si stávku vyřídit a opravit podpisem správce příjmu zboží. Fotografujte sňatek a přebytek v místě přijetí, vypracovejte akt nesrovnalostí. Údaje musí být do obchodního systému zadávány předepsaným způsobem.
Ve stejný den zašlete naskenovanou fakturu, fotografie a kopie certifikátu prostřednictvím elektronických komunikačních kanálů (faxování je přijatelné) dodavateli a vedoucímu kategorie za účelem poskytnutí opravených faktur (s kopií na adresu vedoucího sekce nebo zástupce ředitele maloobchodního zařízení).
Vyplněný nákladní list s podpisem a razítkem obchodního zařízení (bez výmazů) by měl vedoucí logistiky v ústřední kanceláři obchodní organizace zaslat vedoucí operátor (účetní) obchodního zařízení s označením „odeslat dodavateli“.
Vedoucí logistiky musí zajistit zaslání dokumentace obdržené od prodejního zařízení dodavateli.
Pokud se na faktuře vyskytne výmaz, musí dodavatel po obdržení dokumentů e-mailem nebo faxem zaslat opravené verze dokumentů zpět poštou. Pokud nejsou opravené dokumenty, musí vedoucí kategorie do 7 pracovních dnů od data odeslání vyjednat s dodavatelem a rozhodnout o nahrazení dokumentů.
Opravené dokumenty přijaté poštou (nákladní listy a faktury) zasílá vedoucí kanceláře ústředí obchodní organizace příslušnému obchodnímu zařízení.

Příjem zboží čárovým kódem

Ve všech maloobchodních zařízeních je zboží přijímáno na dodávané produkty.

Bez čárového kódu jsou povoleny pouze následující produkty:

vážené zboží;
zboží prodávané pomocí krátkého čárového kódu podle schváleného seznamu;
obalové nádoby (substráty, sáčky, kontejnery na saláty), které maloobchodní prodejna neprodává v maloobchodě. Tyto produkty jsou přijímány bez objednávky;
výrobky dodávané pro rozdělení vlastní výroby;
jednorázové nádobí.

Při příjmu zboží musí být na každý přepravní obal (krabici) nalepen místní čárový kód vytištěný na tiskárně termotransferových štítků (Datamax, Zebra, Citizen, Godex, Argox, Proton atd.) A obal připojený k přepravnímu obalu naskenuje čárový kód požadovaný počet čárových kódů je vytištěn na Datamaxu.

Je zakázáno přijímat zboží, pro které:

žádný čárový kód, kromě výše uvedených;
po přijetí zboží čárový kód není čtecím skenerem a není určen při ručním zadávání do terminálu pro sběr dat;
na jedné kopii produktu je několik čárových kódů a žádná z nich není identifikována touto pozicí;
čárový kód je v obchodním systému definován pod jiným názvem, například je pozice „horní police“ a při skenování se zobrazuje „růžový losos bez hlavy čerstvě zmrazený“.

Převzetí zboží se provádí pouze na základě objednávky.

Veškeré kusové zboží je skenováno bez selhání.

Kontrola práce zaměstnanců v oblasti nákladu

Zboží zařazené do rizikové skupiny (zboží, u kterého jsou nejvýznamnější ztráty zjištěné během současných a konečných zásob) a uvedené v seznamu dohodnutém s vedoucím bezpečnostní služby obchodní organizace a schváleném zástupcem vedoucího (vedoucí obchodní organizace), je přijímáno pouze za přítomnosti bezpečnostní důstojníci a doprovázejí je až do okamžiku výpočtu v obchodním patře.

Bezpečnostní úředník by měl zkontrolovat dodávky vozidel s dodaným zbožím, aby se ujistil, že veškeré zboží bylo vyloženo. Pokud vůz doručuje zboží do několika maloobchodních prodejen v síti v jednom letu, musí bezpečnostní pracovník zajistit, aby v dodávce auta zůstaly faktury po vyložení v obchodním zařízení, které je podle zástupce dodavatele určeno pro jiné místo dodání.

Vedoucí směny bezpečnostního oddělení každý den organizuje kontrolu přijímání ovoce a zeleniny, aniž by o tom informoval pracovníky nákladové zóny. Provede se selektivní kontrolní váha přijatých pozic. V případě nesrovnalostí se vypracuje zákon, který se předá řediteli nákupního zařízení k jednání. Vedoucí směny může z vlastního podnětu provádět kontrolní vážení a počítání veškerého přijatého zboží.

Provize, která se skládá z vedoucího bezpečnostního oddělení obchodního zařízení, vedoucího pro fázi přistání a vedoucího úseku, kontroluje alespoň jednou měsíčně práci každého vedoucího pro přijímání zboží. Provize účtuje množství přijatého zboží ihned po jeho obdržení a porovná je s výpočty správce příjmu zboží. Výsledky ověření jsou zaznamenány v protokolu.

Přečtěte si zbytek článku v dalším čísle časopisu.

Poznámky pod čarou

Sbalit show

Veškerá finanční a ekonomická operace společnosti se odráží v účetnictví. Všechny účty jsou propojeny. Princip jejich interakce je popsán metodou dvojitého záznamu. Samotný je seznam, ve kterém číslo odpovídá názvu, odrážející podstatu obchodní transakce. Je schválen vyhláškou č. 94n ve znění ze dne 11. 8. 2010.

Produkt je jakákoli hodnotná položka zakoupená nebo vyrobená určená k následnému prodeji. Pokud organizace vyrábí produkty pro interní použití, nejedná se o produkt. Zvažte základní účtování zboží a služeb v účetnictví.

Zvažte hlavní příklady účetních záznamů pro zboží na 41 účtech.

Účetnictví zboží a materiálů

Zboží a materiály jsou často kombinovány do jedné účetní skupiny a dávají jim obecný název - položky zásob, zkrácené zásoby materiálu.

Hotové výrobky a materiály určené k dalšímu prodeji jsou zboží. A - jedná se o zboží a materiály, které jsou zakoupeny pro použití při výrobě produktů společnosti nebo pro vlastní potřebu a ovlivňují celkový výrobní proces.

Materiály a materiály se berou v úvahu ve skutečných nákladech, což je součet finančních prostředků převedených nebo zaplacených (v hotovosti) dodavateli a dalších nákladů spojených s dopravou, náklady na provizi atd.

Jak je zboží přijímáno?

Zboží pro účetnictví se přijímá stejným způsobem jako materiál, ve skutečných nákladech. Pro účetnictví použijte účet 41 a otevřete podúčty. V maloobchodě je stále potřeba. Pokud vedete záznamy za diskontní ceny, aby odrážely rozdíl mezi nimi a skutečnými cenami, budete potřebovat účty 15 a 16.

Zboží se prodává velkoobchodně a maloobchodně. V tomto případě daňový systém organizace a metody zakotvené v účetních pravidlech a automatizaci nebo její absence na prodejně a přítomnost zprostředkovatelů také ovlivňují účetnictví. Při uzavírání dodavatelské smlouvy je nutné jasně stanovit všechny podmínky, které se vztahují k platbě předem, plné platbě a přepravě, protože od toho závisí odpis nákladů a doba prodeje zboží.

Velkoobchod může podléhat:

Platba předem a následná přeprava.
Zásilka a platba za zboží.
Platba v cizí měně a poté odeslání. A naopak.
s jejich dopravou k kupujícímu.

V maloobchodě je také mnoho nuancí:

Prodej zboží v automatizovaném prodejním místě (ATT) za prodejní ceny v hotovosti a bankovním převodem.
Prodej zboží v neautomatizované maloobchodní prodejně (NTT) za prodejní ceny v hotovosti a bankovním převodem.
Prodej zboží v pořizovacích cenách.

Příklad 41 účtování účtů

Organizace Alpha provádí velkoobchod a maloobchod. Omega odeslala zboží po obdržení plné platby od něj ve výši 274 520 rublů. (DPH 41876 rublů). O tři dny později bylo zboží odesláno kupujícímu.

Cena zboží prodala 129 347 rublů. V maloobchodě činil denní příjem 17542 rublů. (DPH 2 676 rublů). Prodej byl proveden pomocí ATT. Pro zohlednění obchodní marže byl použit účet 42. Částka marže je 6549 rublů.

Účet Dt	Skóre CT	Popis zapojení	Částka příspěvku	Základní dokument
51	62.02	Peníze přijaté od Omega na běžný účet	274 520	Bankovní výpis
76.AB	68.02	Zálohová faktura vystavena	41 876	Odchozí faktura
62.01	90.01.1	Výnosy z prodeje zboží	274 520	Nákladní list
90.02	68.02	Nashromážděná DPH z prodeje	41 876	Nákladní list
90.02.1	41.01	Prodáno vyřazené zboží	129 347	Nákladní list
62.02	62.01	Záloha vyplacena	274 520	Nákladní list
		Za provedení byla vystavena faktura	274 520	Faktura
68.02	76.AB	Předběžný odpočet DPH	41 876	Nákupní kniha
50.01	90.01.1	Včetně maloobchodních příjmů	17 542
90.03	68.02	Nashromážděná DPH	2676	Zpráva o pomoci pokladníka provozovatele na základě zprávy o maloobchodním prodeji
90.02.1	41.11	Odpis zboží za prodejní cenu	17 452	Zpráva o pomoci pokladníka provozovatele na základě zprávy o maloobchodním prodeji
90.02.1	42	Účtování marží na zboží	-6549	Pomocný výpočet odpisu obchodních marží na prodané zboží

Překlad zboží do materiálů

Ve výrobních a obchodních organizacích se zboží často převádí do kategorie materiálů. Takový pohyb se provádí v nákladním listu TORG-13.

Alpha získala na prodej 920 metrů kabelu ve výši 179 412 rublů. (DPH 27383 rublů). K provádění elektroinstalací bylo zapotřebí 120 metrů kabelu, takže toto množství zboží bylo převedeno na materiály.

Účet Dt	Skóre CT	Popis zapojení	Částka příspěvku	Základní dokument
41.01	60.01	Přijaté zboží	152 029	Nákladní list
19.03	60.01	Včetně DPH	27 383	Nákladní list
68.02	19.03	Odpočitatelná DPH	27 383	Faktura
10.01	41.01	Zboží přeloženo do materiálů	19 830	Vnitřní pohybová faktura

Odpis zboží ze 41 odpovídá potřebám organizace

Organizace může potřebovat zboží, které prodává, pro obecné obchodní potřeby. Odpis lze provést převedením zboží do materiálů nebo obejitím této operace na základě objednávky.

Příklad situace:

Organizace koupila 87 balíčků papíru pro maloobchod, celkem 7905 rublů. (DPH 1 206 rublů.) Pro potřeby kanceláře bylo potřeba 5 balíčků.

Účet Dt	Skóre CT	Popis zapojení	Částka příspěvku	Základní dokument
41.01	60.01	Přijaté zboží	6699	Nákladní list
19.03	60.01	Včetně DPH	1206	Nákladní list
68.02	19.03	Odpočitatelná DPH	1206	Faktura
41.11	41.01	Zboží se přesunulo z velkoobchodu do maloobchodu	6699
41.11	42	Vezměte v úvahu obchodní rozpětí	2609	Nákladní list pro vnitřní přemístění (TORG-13)
26	41.11	Odepsané zboží pro kancelářské potřeby	604	Požadovaná faktura
26	42	Úprava nákladů na zboží pro kancelářské potřeby	219	Účetní doklad

Proces distribuce produktů je důležitý, protože váš zisk závisí na organizaci účetnictví pro pohyb zboží a účinnosti správy produktů. To, jak je systém distribuce produktů vytvořen, řekne tento materiál.

Obecné zásady organizace distribuce zboží

Správná organizace distribuce zboží pozitivně ovlivňuje finanční výsledek společnosti, protože:

snižuje přímé finanční náklady na dodání, skladování zboží a jeho dodání spotřebiteli;
snižuje počet zaměstnanců zapojených do procesu distribuce produktů;
minimalizuje ztráty;
zvyšuje se tak marže zboží;
zkracuje dobu mezi nákupem zboží a jeho prodejem;
zvyšuje obrat podnikových fondů;
maximalizuje zisky.

Zvažte hlavní faktory určující účinnost systému distribuce produktů.

Náklady na distribuci zboží do značné míry závisí na výběru zařízení. Podle odborníků použití balicího zařízení při pohybu zboží zkracuje dobu nakládky a vykládky pětkrát, zvyšuje efektivitu využití dopravy o téměř polovinu a náklady na dodání a prodej o téměř polovinu.

Proces distribuce zboží začíná dlouho před tím, než zboží dorazí do vašeho skladu. Při výběru dodavatelů vezměte v úvahu mimo jiné rychlost dodání a organizaci dodavatelského řetězce. Čím více zastávek produkt dělá na cestě, tím vyšší je riziko ztráty a větší úsilí, které musíte vynaložit na kontrolu dodávky. Zohledněte tento faktor při určování skutečných nákladů na doručení. Pomůže to výpočet distribuce zboží - průměrný počet skladů, které produkty navštíví v procesu dodávky od výrobce k vám. Například při tranzitu zboží, kdy k vám zboží přichází přímo z výroby, je propojení pohybu zboží nulové.

Pokud prodáváte sezónní zboží, mějte na paměti, že sezónnost ovlivní také organizaci distribuce produktů. Ve skutečnosti budete potřebovat samostatné distribuční schéma pro každou výraznou sezónu, protože soubor operací se bude lišit.

Automatizované účtování distribuce zboží

Zjednodušení konstrukce účinného systému distribuce. Nejprve je nutné stanovit četnost inventury ve skladu a v obchodě. Přepočet aktiv se provádí nejméně jednou ročně - při přípravě výročních zpráv. Pro normální řízení distribuce zboží se však doporučuje častější podmínky zásob. Jsou stanoveny v účetních pravidlech společnosti.

Dále je třeba zajistit včasnou aktualizaci dat v automatizačním programu. Je snazší kontrolovat přesnost zaměstnanců při práci s programem, než neustále provádět neplánované kontroly, například ve skladu. Rozdělte proces distribuce produktu do fází, určete složení výrobních operací a stanovte osoby odpovědné za každou fázi. Úlohy je třeba podrobně rozebrat tak, aby byla každá operace dokončena zadáním příslušných dat do automatizačního programu. Zaměstnanec provádějící operaci odpovídá nejen za organizaci procesu v této fázi, ale také za relevantnost informací v systému.

Zaměřte zaměstnance na úkoly a pohodlně sledujte jejich implementaci přímo v programu. Povinnost zadávat údaje je stanovena v popisu práce a dalších dokumentech společnosti za účelem zaznamenání odpovědnosti. To je nezbytné opatření i pro malé organizace. Zadání správných dat do automatizačního programu by nemělo být vnímáno jako volitelné, ale jako normální součást práce. Každý by měl pochopit, za co je odpovědný a co ohrožuje nesplnění povinností. Budete tedy zajišťovat relevanci informací při účtování pohybu zboží. Data shrnutá ve zprávě o formuláři, který je pro vás vhodný, ukazují skutečný pohyb aktiv.

Systém distribuce produktů v akci

Poskytli jste základ pro organizaci distribuce zboží. Nyní je v praxi nutné zavést automatizovanou kontrolu umístění a pohybu zboží ve skladu a v obchodě pomocí programu. Sleduje se pohyb zboží, počínaje přijetím zboží do skladu a konče prodejem výrobků. Prostřednictvím snímačů čárových kódů připojených k automatizačnímu programu ve skladu jsou informace o zboží přijímány v jediné databázi:

přijato od dodavatelů;
přesunuto uvnitř skladu nebo ze skladu do skladu;
skladem v objednávkách;
převedeny na prodej do obchodu.

Při prodeji zboží stejné snímače čárových kódů a daňové registrátory (POS-terminály) automaticky zaznamenávají informace o prodaných produktech v programu. Pokladník předává nejnovější informace do automatizačního systému v rámci svých hlavních povinností - nejen vy, ale také jeho pracovní funkce upravuje legislativa.

Díky jediné databázi se stav každé výrobní jednotky v systému distribuce produktů mění v celé společnosti současně. Pokud je zboží převedeno ze skladu do obchodu, uvidíte to v automatizačním programu a vy, skladovatel, účetní a pokladní v obchodním patře - každý v rámci své vlastní přístupové úrovně.

Při správném výběru skladového a pokladního vybavení jsou data v automatizačním programu v každé fázi aktualizována bez dalšího zásahu zaměstnanců, což eliminuje chyby při ručním zadávání a manipulaci s informacemi. Systém distribuce produktů se navíc stává transparentním. Tím se snižuje riziko poškození krádeží a nedostatků, zpronevěry a jiných škodlivých činů. Osobní odpovědnost také snižuje nedbalost a zneužívání.

Výsledky organizace distribuce zboží

Automatizace účetnictví a kontroly distribuce zboží, s výhradou včasné aktualizace informací, poskytuje:

přesnost účetnictví;
jednoduchost a pohodlí podávání zpráv;
úplnost kontroly pohledávek a závazků;
snížení rizika.

Jelikož máte vždy aktuální informace o produktu a dalších aktivech, je pro vás jednodušší analyzovat finanční situaci společnosti, kontrolovat zaměstnance a dodavatele. Trávíte čas nejen tím, že chápete, co se děje a kam jde, ale rozhodováním:

o jakých podmínkách uvolnit zboží tomuto klientovi;
zda s tímto dodavatelem dále pracovat;
vzít nebo ne vzít půjčku;
jaké zboží koupit;
jaké produkty je třeba co nejrychleji prodat;
jak upravit sortimentní matici;
jak stimulovat poptávku;
jaké pořadí vypořádání s protistranami si vybrat;
jaké dluhy se v první řadě vymáhají;
jaké účty je třeba zaplatit především;
co dávat pozor na pracovníky.

Ve středu vašeho rozhodnutí leží nejen zvyk a intuice, ale také nová fakta o stavu věcí.