Прийом на роботу в 1с 8.2 бухгалтерія. Оформлення наказу про прийом на роботу співробітника

При прийомі на роботу співробітника оформляють ряд документів - трудовий договір, особову картку і т.д. Також треба внести правильні дані в облікову програму, від цього залежить коректне нарахування зарплати і податків. Далі читайте покрокову інструкцію, як оформити прийом на роботу в 1С 8.3 ЗУП.

Оформленням прийому на роботу нового співробітника в 1С 8.3 ЗУП зазвичай займається працівник кадрової служби. Але в невеликих організаціях цю функцію часто виконує бухгалтер. За допомогою нашої покрокової інструкції співробітник бухгалтерії зможе оформити прийом співробітника на роботу в 1С 8.3 ЗУП в чотири кроки.

Оформіть прийом в програмі Правконс

Крок 1. Введіть в 1С 8.3 ЗУП основні дані по співробітнику

Зайдіть в розділ «Кадри» (1) і клікніть на посилання «Робота з кадрами» (2). Відкриється вікно для кадрових операцій.

У вікні «Робота з кадрами» виберете вашу організацію (3). Після цього ви побачите список вже прийнятих в вашу організацію співробітників (4). Для прийому на роботу в 1С 8.3 ЗУП нового працівника натисніть на лінк «Новий співробітник» (5). Відкриється форма для введення даних.

У вікні, заповніть по новому співробітнику:

ПІБ повністю (5);
Дату народження (6);
ІПН (7). Якщо ви введе неправильний ІПН, то він забарвиться в червоний колір;
СНІЛС (8). Якщо ви введе неправильний СНІЛС, то він забарвиться в червоний колір;
Пол (9). У більшості випадків програма 1С 8.3 ЗУП сама визначає стать по ПІБ, але якщо підлога визначився неправильно, виправте його.

Крок 2. Введіть в 1С 8.3 ЗУП особисті дані по новому співробітнику

У вікні для введення особистих даних вкажіть по співробітнику:

Місце народження (1);
Вид документа (2). Виберете з довідника потрібний варіант, наприклад «Паспорт громадянина РФ»;
Серію паспорта (3);
Номер паспорта (4);
Ким виданий паспорт (5);
Дату видачі паспорта (6);
Код підрозділу (7);
Адреса за пропискою (8);
Адреса місця проживання (9);
Мобільний телефон (10).

Для збереження особистих даних натисніть кнопку «ОК» (11).

Для запису введених даних натисніть кнопку з дискетою (12). Тепер можна оформляти прийом на роботу в 1С 8.3 ЗУП.

Крок 3. Оформіть прийом на роботу нового співробітника в 1С 8.3 ЗУП

У вікні, у вкладці «Головне» (2) вкажіть по новому співробітнику:

Дату прийому на роботу (3);
Скільки місяців буде випробувальний термін (4);
Графік роботи (5). Наприклад «Пятидневка»;
В який підрозділ приймається на роботу (6);
Посада (7);
Вид зайнятості (8). Наприклад «Основне місце роботи».

У новому вікні вкажіть, скільки років (10), місяців (11) і днів (12) становить трудовий стаж нового співробітника, станом на дату прийому (13). Якщо працівник не має трудового стажу, клікніть на кнопку «з моменту прийому ...» (14) і вкажіть дату прийому на роботу (15). Для збереження даних натисніть кнопку «ОК» (16). Після цього посилання «Не заповнений стаж ...» зникне.

Далі клікніть на вкладку «Трудовий договір» (21). Тут вкажіть його номер (22) і дату підписання (23). Якщо нумерацію трудових договорів ви ведете в 1С 8.3 ЗУП, то натисніть кнопку «Призначити» (24) для автоматичного визначення номера.

Дані для прийому на роботу внесені в 1С 8.3 ЗУП, натисніть кнопку «Провести» (25) для завершення операції. Далі ви можете роздрукувати наказ про прийом на роботу і трудовий договір. Для цього натисніть кнопку «Друк» (26) і виберете потрібні посилання, наприклад «Наказ про прийом (Т-1)» (27) або «Трудовий договір» (28).

Крок 4. Внесіть дані в 1С 8.3 ЗУП для обліку відрахувань по ПДФО по новому співробітнику

Для правильного розрахунку податку на доходи фізичних осіб 1С 8.3 ЗУП по новому співробітнику треба ввести дані по відрахуванням, наприклад на дітей до 18 років. Якщо працівник написав заяву на відрахування, треба внести ці відомості в 1С 8.3 ЗУП в картку співробітника. Для цього треба зайти в розділ «Кадри» (1) і клікніть на посилання «Співробітники» (2). Відкриється вікно зі списком усіх співробітників.

У списку знайдіть потрібного працівника (3) і клікніть на нього два рази мишкою, відкриється картка співробітника.

Для введення вирахування натисніть кнопку «Додати» (6) і виберете потрібний відрахування (7), наприклад «На першу дитину ...» (8). Також вкажіть місяць, з якого треба застосовувати відрахування (9). Якщо співробітник прийнятий на роботу в середині року, відрахування слід надавати з місяця прийняття на роботу. При цьому для правильного розрахунку вирахування потрібна довідка з попередньої роботи, адже відрахування на дитину надається до тих пір, поки наростаючий дохід співробітника не перевищить певний ліміт. Для збереження введених відомостей в 1С 8.3 ЗУП натисніть кнопку «Провести і закрити» (10).

Для введення даних про попередні доходи за поточний рік клікніть на посилання «Доходи з попереднього місця роботи» (11). Відкриється форма для введення.

У вікні, введіть помісячно дані про доходи з попереднього місця роботи (12). Для їх збереження натисніть кнопку «Записати і закрити» (13). Для введення відомостей по всім відрахуванням і доходам з попереднього місця роботи натисніть кнопку «ОК» (14). Тепер програма 1С 8.3 ЗУП правильно розрахує ПДФО за новим співробітнику.

Для ведення бухгалтерії в різних областях використовується поширена програма 1С. Вона має широкі можливості в сфері бухгалтерії. Людина, яка відмінно вміє працювати з даними додатком може без зусиль знайти високооплачувану роботу практично в будь-якій галузі. У даній статті ви поверхнево ознайомитеся з цим додатком. Для цього знадобиться:

- Персональний комп'ютер або ноутбук;

- Програмне забезпечення 1С (Для коректної роботи радимо використовувати тільки оригінальну і 100% ліцензійну версію 1С, яку ви можете).

Інструкція

Для початку вам необхідно інсталювати на свій комп'ютер оболонку 1С. Оболонкою вона називається тому, що для повноцінної роботи в неї необхідно внести всі дані про вашу компанію, такі як:

Інформація про співробітників;
Зразки договорів;
Реквізити та інші.

Всю інформацію в програмі можна впорядкувати і розташувати на ваш розсуд. Також вона володіє різними настройками для зручності використання.

Створення нового елемента в довіднику «Співробітники»

2. Для заповнення реквізитів вашої компанії необхідно відкрити меню «Сервис» і вибрати пункт «Відомості про організацію» (залежно від версії програми 1С назва даного пункту може трохи відрізнятися). Відкрийте меню «Довідник» і знайдіть розділ «Довідник про співробітників», в нього потрібно вносити всю інформацію про ваших співробітників. Також в програмі існують і інші довідники, наприклад, в довідник «Контрагенти» вноситься інформація про ваших партнерів і постачальників. Ознайомтеся з усіма наявними довідники, для того, щоб в подальшому ви могли вільно в них орієнтуватися.

3. Всі грошові перекази вашої організації будуть відображені в журналах «Банк» і «Платіжні документи». Для обліку витратних матеріалів і товарів вашого підприємства створено безліч різних журналів, таких як:

Товари;
Рахунок-фактура;
Рахунки та інші.

Також в програмі є можливість відображення безлічі всіляких звітів і балансів, всі вони грунтуються на наявних даних в програмі. Ще є можливість відображення звітів для податкових і соціальних служб.

4. Якщо ви добре розбираєтеся в основах бухгалтерського обліку, знаєте основні принципи ведення обліку кадрів, товарів, матеріальних цінностей та іншого, то ви без особливих зусиль зможете освоїти цю програму. Зверніть увагу, що в інтернеті є величезна кількість різних посібників з даного програмного забезпечення, безліч з них знаходиться у вільному безкоштовному доступі. Вони вам допоможуть швидко і ефективно навчитися користуватися цією програмою.

Відео: 1С управління торгівлею. Покрокова схема роботи в 1С управління торгівлею

Прийом співробітника на роботу

Зверніть увагу! Починаючи з релізу 3.0.33 конфігурації "1С: Бухгалтерія 8" використовується новий інтерфейс "Таксі". Детальніше див..

Поряд з інтерфейсом "Таксі" зберігається і колишній інтерфейс "1С: Підприємство 8". Користувач може вибирати вид інтерфейсу в налаштуваннях програми (див.).

Даний приклад написаний в інтерфейсі "Таксі".

Після проведення документа "Прийом на роботу" необхідно перевірити і дозаповнити необхідні реквізити в картці на нового працівника в довіднику "Співробітники". Список всіх прийнятих працівників зберігається в довіднику "Співробітники".

Для цього виконайте наступне (рис. 5):

Викличте з меню: Зарплата і кадри - Кадровий облік - Співробітники.
Двічі клацніть по вибраному співробітникові.

Заповнення картки на співробітника в довіднику "Співробітники" (рис. 6):

Поля картки будуть заповнені автоматично з документа "Прийом на роботу". Перевірте заповнення полів, як показано на рис. 6.

натисніть гіперпосилання Особисті дані (Рис. 6) і заповніть дані на співробітника: місце народження, громадянство, документ, що засвідчує особу, адреси, телефони і т.д., як показано на рис. 7.
Далі, натиснувши гіперпосилання Виплати і облік витрат (Рис. 6), введіть дані для перекладу заробітної плати в банк, в разі, якщо грошові кошти по заробітній платі перераховуються єдиною сумою в банк, який, в свою чергу, розподіляє їх на особисті особові рахунки співробітників організації ( "зарплатний проект") і вкажіть способи відображення заробітної плати в бухгалтерському обліку.
натисніть гіперпосилання Податок на прибуток і введіть, при необхідності, заяву на стандартні відрахування, повідомлення про право на майнове відрахування, доходи з попереднього місця роботи, а також статус платника податків.
натисніть гіперпосилання Страхування і заповніть обов`язкові поля.
В полі дата прийому відображена дата прийому співробітника на роботу.
В полі підрозділ відображено підрозділ, в якому значиться співробітник.
В полі Посада відображена посаду працівника з довідника "Посади".
В полі вид зайнятості відображений вид зайнятості співробітника.
В полі оклад відображена сума окладу.
прапорець Чи не відображати в списках. Всі операції по співробітнику завершені встановлюється, якщо з працівником припинені трудові відносини і відображення його в списку довідника "Співробітники" не потрібно. У нашому прикладі звільнення не фігурує, тому встановлювати даний прапорець не потрібно.
кнопка Записати і закрити.

8.3 візьмемо демонстраційну конфігурацію «Зарплата і управління персоналом» редакція 3.1 (далі ЗУП), яка входить в комплект поставки. У ній вже заведені чотири користувача: «Генеральний директор», «Начальник відділу кадрів», «Начальник розрахункового відділу» і «Системний програміст». Я спеціально підкреслив наявність декількох ролей, так як у кожної з них є свій інтерфейс «Початковою сторінки».

Часто буває, що в невеликих організаціях облік кадрів і розрахунок зарплати веде одна людина і йому необхідний доступ до всіх розділів обліку. В цьому випадку потрібно звернутися до фахівця з правами адміністратора, щоб він завів користувача з повними правами.

Так як прийом на роботу співробітника здійснює відділ кадрів, зайдемо в систему 1С ЗУП під користувачем «Начальник відділу кадрів». Потрапляємо на початкову сторінку:

Як бачимо, в системі вже занесені якісь дані. Чи не звертаємо на них уваги і натискаємо на посилання «Новий співробітник»:

У програмі можна вести облік по декількох організаціях, тому в поле «Організація» обов'язково потрібно вказати, куди приймається новий співробітник (навіть якщо організація одна).

Поле «ПІБ» заповнюється одним рядком. Програма сама розкладе цей рядок на три слова (відповідно Прізвище, Ім'я, По батькові). Навіть якщо в «ПІБ» більше трьох слів, все одно заповнюємо одним рядком.

Важливо! Програма розбиває «ПІБ» по прогалин, тому подвійні прізвища потрібно писати строго цілком, інакше вийде ось що:

Редагування «ПІБ» необхідно проводити тільки в поле «ПІБ». Поруч стоїть посилання «Змінити» використовується при реальних змінах в «ПІБ», і ці зміни потрапляють в «Історію зміни ПІБ».

Отримайте 267 відеоуроків по 1С безкоштовно:

Далі заповнюємо по порядку всі необхідні поля. Зверну увагу, що поля «ІПН» і «СНІЛС» не є обов'язковими на даному етапі, і програма дасть зберегти картку співробітника, але при цьому співробітник потрапить в розділ «Не вистачає даних». Однак оформити і провести документ «Прийом на роботу», роздрукувати трудовий договір і так далі програма дозволить. Але все ж варто відразу заповнити всі особисті дані, вони потрібні в першу чергу для звітності.

Після заповнення цієї сторінки перейдемо по посиланню «Особисті дані». Там потрібно заповнити дані документа, що посвідчує особу, адреса і так далі.

Отже, всі особисті дані співробітника заповнені. Натискаємо кнопку «Записати і закрити».

Буде створена картка «Співробітника», і автоматично створиться картка «Фізичної особи».

Різниця між співробітником і фізичною особою в 1С 8.3

Тут слід зробити невеличкий, але важливий відступ. Спробуємо розділити поняття «Співробітник» і «Фізична особа» і з'ясувати, для чого потрібні два типи карток.

Справа в тому, що у однієї фізичної особи може бути кілька трудових договорів. Наприклад, одна посада основна, друга за сумісництвом.

Розрахунки за кожним договором ведуться по-різному, а за законодавством ПДФО сплачується за фізичній особі зведено. Це один із прикладів, коли необхідно мати кілька карток «Співробітника», які «прив'язані» до однієї картці «Фізичної особи». Крім того, в картці «Фізичної особи» зберігаються всі особисті дані по ньому: відомості про документ, що посвідчує особу, адреса, ІПН тощо. Це зручно при укладанні другого і наступних договорів, так як ці відомості не потрібно вводити знову.

Важливо! Абсолютно неприпустимо, щоб у одного і того ж фізичної особи з'явилося кілька карток «Фізична особа». Таке дублювання призведе до неправильного розрахунку ПДФО та інших небажаних наслідків!

Тому при введенні нового співробітника необхідно стежити за тим, щоб, якщо він вже занесений до цього часу систему, був «прив'язаний» саме до «свого» фізичній особі.

При введенні нового співробітника програма автоматично здійснює пошук в довіднику «Фізичні особи» схожих даних з карткою нового співробітника і, якщо є збіги, попереджає про це.

Найнадійнішим способом завести в 1С ЗУП 8.3 другу і наступні «Картки співробітника» є введення безпосередньо з довідника «Фізичні особи».

Заходимо в довідник «Фізичні особи»:

Відкриється список фізичних осіб. Шукаємо потрібного нам людини і заходимо в його картку. У ній є посилання «Робота». Переходимо по посиланню і натискаємо «Нове місце роботи». Нам відкриється вікно створення нового співробітника з уже заповненими особистими даними.

При такому способі введення новий співробітник обов'язково буде «прив'язаний» лише до даного фізичній особі.

Якщо все ж з якоїсь причини сталося дублювання фізичної особи, в системі передбачена спеціальна обробка «Об'єднання карток з особистими даними». Вона доступна тільки співробітникам з певними правами доступу.

Отже, нового співробітника завели. Він потрапляє в розділ «Не оформлені трудові відносини».

Оформлення на роботу нового співробітника в 1С ЗУП

Щоб створити документ «Прийом на роботу», клацаємо правою кнопкою мишки на рядок з працівником і вибираємо «Оформити прийом на роботу»:

Відкриється вікно створення нового документа 1С:

На першій закладці обов'язково повинні бути заповнені поля «Підрозділ», «Посада», «Графік роботи». Без їх заповнення документ не проведеться.

Програмний продукт 1С: Бухгалтерія 2.0 містить підсистему кадрового обліку, проте, дана підсистема включає обмежений спектр документів, що дозволяє зробити прийом на роботу, кадрове переміщення і звільнення співробітників. Подібна підсистема підходить невеликим підприємствам, які мають обмежену кількість співробітників. Підсистема кадрового обліку доступна з меню «Кадри» головного меню програми.
Також підсистему кадрового обліку можна знайти в закладці «Кадри» панелі функцій програми.

У підсистему кадрового обліку входять два довідника: «Фізичні особи» та «Співробітники», в яких міститися відомості про працівників організації.
У довіднику «Фізичні особи» відображаються такі персональні дані співробітників, як дата народження, стать, місце народження, громадянство, ІПН, СНІЛС, а також адреси і телефони. Довідник «Співробітники» призначений для зберігання інформації про трудову діяльність працівника в даній організації.

Прийом на роботу

Програма «1С: Бухгалтерія підприємства» передбачає два варіанти прийому на роботу. Перший варіант - при додаванні співробітника програма автоматично пропонує користувачеві створити наказ про прийом на роботу.

Поява помічника прийому на роботу налаштоване за замовчуванням. Для того щоб ним скористатися, слід ввести табельний номер, прізвище, ім'я, по батькові, дату народження і стать співробітника. Якщо відомості про це працівника вже занесені в довідник «Фізичні особи», спливе вікно зі списком фізичних осіб зі схожими даними. В цьому випадку слід вибрати зазначене в списку і натиснути на кнопку «Далі». Щоб уникнути задвоєння фізичних осіб створювати нові позиції в даному довіднику не рекомендується.

Наступним кроком роботи з помічником прийому на роботу виступає введення кадрової інформації. У вікні слід зазначити вид зайнятості працівника, вибрати підрозділ, посаду, дату прийому, а також занести інформацію про оплату праці. Якщо зняти галочку «Створити наказ про прийом на роботу», робота з помічником буде завершена, а наказ про прийом створений не буде.

На наступному етапі вказується додаткова інформація, необхідна для розрахунку заробітної плати, а також для податків і страхових внесків.

Після заповнення всіх реквізитів слід натиснути на кнопку «Готово». Також даний помічник пропонує відразу ж отримати друковану форму наказу про прийом на роботу.
Помічник прийому на роботу можна відключити. Для цього слід скористатися зміною настройки користувача, яку можна знайти через меню «Сервис» - «Управління користувачами і доступом» - «Список користувачів».

У списку слід вибрати користувача, якого потрібно відключити автоматичне поява помічника про прийом на роботу, і натиснути на кнопку.

У вікні слід поставити галочку навпроти реквізиту «Не використовувати помічника прийому на роботу», а потім зберегти зроблені зміни за допомогою кнопки «Ок».

Другий варіант прийому на роботу співробітників - введення наказів про прийом на роботу у відповідному журналі.

Якщо використання помічника прийому на роботу в налаштуваннях користувача не відключено, то доведеться виконати цю процедуру, так як в цьому випадку прийом на роботу буде здійснюватися в три етапи, запропоновані помічником.
Якщо використання помічника прийому на роботу відключено в налаштуваннях користувача, програма створить новий документ прийому на роботу, в якому користувач повинен обрати співробітника і внести кадрові дані і відомості про розрахунок зарплати. У подібному режимі можливо ввести наказ на групу співробітників.

З документа прийому на роботу також можна роздрукувати наказ про прийом на роботу.

кадрове переміщення

Документ «Кадрове переміщення» призначений для зміни кадрової інформації співробітника або відомостей про розрахунок його заробітної плати. Даний документ можна отримати з відповідного журналу.

При виборі співробітника в документі з'являється вся інформація про нього, взята з відповідних довідників і наказу про прийом на роботу. Для того щоб змінити ці дані повністю або частково, необхідно вказати дату переведення, а також змінити відомості на більш актуальні, після чого провести документ. Можливо зробити кадрове переміщення для групи співробітників. З даного документа доступна друкована форма наказу про переведення працівника на іншу роботу.

звільнення

Документ «Звільнення» призначений для припинення трудових відносин з працівником і доступний з відповідного журналу.

Для звільнення співробітника необхідно вибрати його з довідника, вказати дату звільнення і підстава звільнення, після чого зберегти свій вибір за допомогою кнопки «Ок». Можливо зробити наказ на групу співробітників. З даного документа можливий друк наказу про припинення трудового договору з працівником (звільнення).

Інші друковані форми для фахівців кадрових служби

Переглянути перелік доступних звітів по кадрам можна в закладці «Кадри» панелі функцій програми.

Особисті картки друкуються для кожного співробітника за уніфікованою формою Т-2. Для отримання даного звіту слід вибрати працівника і натиснути на кнопку «Сформувати».

Звіт «Списки співробітників» призначений для формування списку співробітників підприємства на конкретну дату. Співробітників для включення в даний звіт можливо відбирати і групувати за різними критеріями, доступним при натисканні на кнопки «Відбір» і «Налаштування».

Заява про добровільний вступ в правовідносини з ПФР (ДСВ-1) формується за допомогою вибору працівника і натискання кнопки «Сформувати». Також можливо отримати чистий бланк заяви.

Резюмуючи вищевикладене, варто відзначити, що в підсистемі кадрового обліку «Бухгалтерія підприємства 2.0» міститься обмежений список кадрових документів. Тому для ведення повноцінного кадрового обліку доведеться шукати інші друковані форми самостійно або використовувати інший програмний продукт.