Үүнд оффисын амьдралын дэмжлэг орно. Оффисын хангамж. Мөн энэ нь оффисын ажлыг амжилттай явуулахад шаардлагатай үйл ажиллагааны бүрэн жагсаалт биш юм.

Албан тасалгааны хэрэгслээр хангах нь компанийн удирдлагын өмнө тулгардаг хамгийн чухал ажлуудын нэг юм. Компанийн амжилттай ажил нь тав тухтай ажиллахад шаардлагатай бүх хэрэгслээр хэр хангагдсанаас шууд бусаар хамаарна.

төрөл бүрийн нөөцийн нийлүүлэлт нь чухал нийтлэланхаарал хандуулах нь зүйтэй зардал. Ямар ч дарга мөнгөө ухаалгаар зарцуулахыг хүсдэг бөгөөд илүү төлөхийг хүсдэггүй, оффисын амьдралд ашиггүй их хэмжээний мөнгө зарцуулдаг.

Оройн цагаар хоосон шүүгээ цэвэрлэдэг авга эгч Параша угаалгын нунтаг үрэн таран хийх тохиолдол гарч байсан нь лавтай. Тэр зүгээр л гэртээ хоёр шил аваад явж байгаа байх. Мөн Парашинагийн орон сууцны цэвэр байдлын төлбөрийг төлөх шаардлагагүй.

Тиймээс оффисын амьдралыг дэмжихтэй холбоотой зардлыг оновчтой болгох, ийм зөрчлийг арилгах шаардлагатай байна. Цөөн хэдэн зүйлийг харцгаая энгийн зөвлөмжүүдЭдгээр бэрхшээлийг даван туулахад тань туслах болно.

Зөвлөлийн дугаар 1. Шаардлагатай бол бусад зүйлсийг хянах

Огт ач холбогдолгүй зүйлд догдолж, үнэт энергиэ үрэх шаардлагагүй. Бүх зүйлийг хянах боломжгүй юм. Тиймээс зөвхөн зардлын үнэхээр чухал зүйлд анхаарлаа хандуулах нь зүйтэй.

Эдийн засгийн олон тооцоололд Пареттогийн зарчим гайхалтай ажилладаг. Та түүнийг таньдаг байх. Манай бүх зардлын 80% нь оффисын үйл ажиллагаанд чухал ач холбогдолтой олж авсан нөөцийн 20% -д л зарцуулагддаг гэжээ.

Тиймээс, дараагийн бүх зөвлөмжүүд нь юуны түрүүнд хямдрал дээр халуун бялуу шиг тараагдсан, таны төсвөөс маш их мөнгө татахад шаардлагатай хэрэглээний материалд хамаарах болно.

Зөвлөлийн дугаар 2. Нөөцийг ухаалгаар сонгох

Оффис менежерүүд ихэвчлэн худалдан авалтад хэрхэн ханддаг вэ? Энэ нь зөв, тэд ханган нийлүүлэгчдийн үнээр хамгийн хямд зүйлийг сонгодог. Компанийн мөнгийг хэмнэх хүсэл нь сайшаалтай. Ихэнхдээ ийм санаачлага нь мөнгө хэмнэхийг хатуу зөвлөдөг дарга нараас гардаг нь үнэн.

Мөн энэ бол буруу! Яагаад гэвэл бид хамгийн хямд үнийг сонгохдоо нийлүүлсэн материалын чанарыг үл тоомсорлодог. Дадлагаас харахад хямд нөөцийг илүү хурдан зарцуулдаг бөгөөд энэ нь илүү олон удаа худалдаж авдаг гэсэн үг юм. хадгаламж хуурамч болж хувирав.

Энгийн жишээ. Усан тууштай шингэн саван нь 200 удаа угаах зориулалттай. Үүний зэрэгцээ ердөө 25%-иар илүү үнэтэй зузаан саван 400 удаа угаахад хангалттай. Одоо өөрөөсөө хариул, алийг нь худалдаж авах нь илүү ашигтай вэ?

Зөвлөлийн дугаар 3. Олон ханган нийлүүлэгч байх ёсгүй

Мөнгө хэмнэх өөр нэг болхи оролдлого бол худалдан авалтын гүйлгээний тоо нэмэгдсэн явдал юм. Ихэнхдээ нэг ханган нийлүүлэгч нь нэг ангиллын барааны хувьд таатай үнээр, нөгөө нь нөгөөд нь ашигтай байдаг. Эндээс эргэлзээтэй ашиг олохын төлөөх уралдаан дахин эхэлж байна.

Нэг компаниас ус, угаалгын нунтаг, нөгөө компаниас цаасан алчуур, бусдаас бичиг хэргийн бөөний бараа авдаг. Үүнийг дагаад баримт бичгийн тоо нэмэгддэг. хатуу хариуцлагаНягтлан бодогчдын хувьд оффисын менежерүүд ханган нийлүүлэгчидтэй харилцахдаа илүү их энерги зарцуулдаг.

Ийм "оновчлол"-ын үр дүнд та толгой өвдөж, ажилтнуудын анхаарлыг маш олон жижиг зүйл дээр тараадаг. Хяналт суларч, олон тооны ханган нийлүүлэгчид хууран мэхэлж, хуурч эхэлдэг. Тиймээс "хямдхан" биш, найдвартай түншүүдийг сонго.

Зөвлөлийн дугаар 4. Хэрэглээний хэмжээг тогтоох

Шаардлагагүй хог хаягдлыг арилгахаар шийдсэн бол түгээмэл биш боловч шаардлагатай шийдэл. Жишээлбэл, ариун цэврийн өрөөний ойролцоо нэг ажилтны ариун цэврийн цаас, шингэн савангийн амралтын стандартыг тогтоохыг хэн ч танд зөвлөхгүй.

Долоо хоногийн дотор (ихэвчлэн ийм хугацаа шаардагддаг) та ямар хэрэглээний материал, хичнээн хэмжээний хэрэгцээтэй байгаа, ажилчдын хэн нь үүнийг хэмжээлшгүй их ашигладаг болохыг туршилтаар шалгах хэрэгтэй.

Үүний үр дүнд найдаж байна тоон шинж чанароффисын хэрэгцээг хангахын тулд та зардлыг төлөвлөх, шаардлагатай хэмжээний материалыг худалдан авах, хэрэглээг хянах, хулгайлахаас урьдчилан сэргийлэх боломжтой болно.

Зүгээр л хэт туйлширч болохгүй! Хэрэглээний хэмжээг тогтоох нь хэрэглээг хязгаарлана гэсэн үг биш юм. Ажилчид ажил, тав тухтай ажиллахад шаардлагатай олон тооны "хэрэглээний материал" авах ёстой. Илүү ч үгүй, дутуу ч үгүй.

Зөвлөлийн дугаар 5. Техникийн тусгай хэрэгслийг ашиглах

Гэрээнд өөрөөр заагаагүй бол оффис түрээслэх нь ихэвчлэн дэд бүтэц, тавилга, компьютергүй хоосон байрыг компанийн удирдлагад шилжүүлэх явдал юм. Дарга нар ажил хийх бүх тоног төхөөрөмж, нөөцийг өөрсдөө олж авдаг.

Ихэвчлэн хэрэглээний материалтай холбоотой техникийн төхөөрөмжүүдэд хэн ч анхаарал хандуулдаггүй. Гэсэн хэдий ч тэдний суурилуулалт хамгийн их байдаг хамгийн зөв замтунг тогтоох, хэрэглээний хэмжээг хянах.

Тэр ч байтугай хамгийн энгийн тараагчийг лонхонд суулгасан шингэн саван, хурдан зарцуулалтыг арилгана. Хязгаарлалтгүй бол ажилчид нүүрээ угаахдаа гар дээрээ шингэн асгах магадлал өндөр байдаг. Хэрэв танд байгаа бол хэн ч түгээгчийг хоёр, гурван удаа дарахгүй.

Дүгнэлт

Тооцоолоос харахад чадварлаг хэмнэлт хэрэглээний материалЭнэ нь дундаж компанид нэг жилийн хугацаанд мөнгөө хадгалах боломжийг олгодог бөгөөд энэ нь хоёр ажилтны сар бүр чамин улс руу хийх бизнес аялалд хангалттай байх болно.

Бидний зөвлөгөө нь зөвхөн тоо, тооцоололтой болгоомжтой ажиллахаас гадна хүмүүсийг сургах явдал юм. Ажилчдад хэмнэлттэй байдлыг бий болгож, нөөцийг ухамсартай ашиглахад сургаж, дараа нь хэлэлцэх асуудлын нэг толгойн өвчин бага байх болно.

Нарийн бичгийн дарга эсвэл туслах менежерийн ердийн үүрэг хариуцлагыг тодорхойлох нь маш хэцүү гэдгийг бид нэг бус удаа дурдсан. Компанийн цар хүрээ, түүний хэмжээ, толгойн төсөөллөөс ихээхэн хамаардаг бөгөөд бараг юу ч зохицуулдаггүй. Нэмж дурдахад мэргэжил дотроо хуваагдал байдаг бөгөөд үүнийг практикээс харахад ажилчид, ажил олгогчид өөр өөрөөр ойлгодог.

Нарийн бичгийн дарга нар өөрсдөө энэ ялгааг заримдаа зөн совингоор мэдэрдэг тул хэн нь "илүү чухал вэ", захиргааны ажилтны карьерын хамгийн дээд шат болох мэргэжлээр ямар шатлал байдаг вэ гэсэн маргаан форум дээр намждаггүй. Энэ талаар миний хамтран ажиллагсад одоог хүртэл зөвшилцөлд хүрээгүй байна.

Гэсэн хэдий ч хэрэв эдгээр олон нэр байгаа бол тэдгээрийн дүрсэлсэн үзэгдлүүд бас байх ёстой.

Захиргааны албан тушаалын ангиллын бүх нарийн ширийн зүйлийг ойлгоцгооё.

Үзэл баримтлалыг ойлгох

Захиргааны үндсэн албан тушаалуудыг жагсаацгаая: "нарийн бичгийн дарга", "туслах", "нарийн бичгийн дарга-туслах", "менежерийн туслах", "хүлээн авалтын нарийн бичгийн дарга", "оффисын менежер". Тэдгээрийг илүү нарийвчлан авч үзэхээсээ өмнө эдгээр байр суурь тус бүрээр юу гэсэн үг болохыг олж мэдье.

Википедиа нь "нарийн бичгийн дарга" гэсэн албан тушаалыг тодорхойлдоггүй. Энэ нь зөвхөн "Нарийн бичгийн дарга-туслах" гэсэн өгүүллийг агуулсан бөгөөд дараахь тодорхойлолтыг агуулсан болно. нарийн бичгийн дарга-туслах- утасны дуудлага хүлээн авах (хүлээн авагч)-аас эхлээд менежерийн туслах (хувийн нарийн бичгийн дарга) хүртэлх өргөн хүрээний үүрэг бүхий оффисын ажилтан.

Нарийн бичгийн даргын туслахын гүйцэтгэх үүргүүдийн жагсаалтыг энд оруулав.

менежер рүү утасдах дуудлага хүлээн авах;
баримт бичигтэй ажиллах: ач холбогдлыг тодорхойлох, бэлтгэх, бүртгэх, хуваарилах, хүлээн авах, хадгалах, системчлэх;
зочдыг хүлээн авах ажлыг төлөвлөх, бэлтгэх;
даргын ажлын хуваарийг төлөвлөхөд туслах, заримдаа зочид буудал, онгоцны тийз захиалах;
бэлтгэл ажилд оролцох бизнесийн хэлэлцээр;
бичгийн хэрэгсэл болон оффисын амьдралд шаардлагатай бусад зүйлийг захиалах, заримдаа менежерийг бүтээгдэхүүнээр хангах.

Энэ нийтлэлийг уншсаны дараа тодорхой тодорхой зүйл алга. Хариуцлагын хүрээ өргөн бөгөөд дээр дурдсан ажлыг нарийн бичгийн дарга, менежерийн туслах хоёуланг нь гүйцэтгэх боломжтой гэдгийг бид бүгд аль хэдийн мэддэг. Нэмж дурдахад энэ нь манай мэргэжлийн ердийн төлөөлөгчдийн хийх ёстой үүрэг хариуцлагын хагасаас хол байна. Эсвэл энэ нь бүхэл бүтэн мэргэжлийн бүлгийн ерөнхий нэр юм болов уу? Хүмүүсийн дийлэнх нь "нарийн бичгийн дарга" гэж ямар ч угтваргүй сонсдог байх нь юу л бол.

"Нарийн бичгийн дарга" гэдэг үг нь латаас гаралтай гэдгийг та мэднэ. нууц("Нууц, нууц"). Эртний Ромд итгэмжлэгдсэн төлөөлөгчийг нарийн бичгийн дарга гэж нэрлэдэг байв. Дүгнэлт: Нарийн бичгийн дарга нь олон нийтэд мэдээлэх боломжгүй зарим мэдээллийг олж авах боломжтой бөгөөд үүргээ биелүүлэхийн тулд менежерийн итгэлийг хүлээх ёстой.

"Референт" гэдэг үгийн гарал үүслийн тухайд энэ нэр нь бас латин хэл юм - "үржих, харилцах". Тиймээс, энэ хүнмэдээлэлтэй ажилладаг. Ерөнхийдөө үгийн гарал үүсэл нь үүнтэй холбоотой байх нь дамжиггүй орчин үеийн мэргэжил, гэхдээ яагаад гэдгийг бүрэн тайлбарлаагүй байна энэ ажилтанбайгууллагад ажиллаж байна.

Дүгнэж хэлэхэд: бидний ихэнх нь бүгд ижил нарийн бичгийн дарга нар юм. Гэсэн хэдий ч, орон тооны хүснэгтэд болон ажлын номЭнэ нь маш ховор тусгалаа олсон: миний олон хамт ажиллагсад өөр өөрөөр "дуудагддаг".

Төөрөгдөл гаргахгүйн тулд

Нарийн бичгийн даргахүлээн авалт- олон нийтийн ухамсарт дуудлага, захидал харилцааг хүлээн авах, түгээхтэй холбоотой байр суурь. Заримдаа ийм ажилчид зочдыг хүлээн авах анхны ажлыг хийж чаддаг. Нарийн бичгийн даргын албан тушаалуудын дунд энэ нь цорын ганц нь бөгөөд нэрнээс нь харахад юу хийх нь шууд тодорхой болно. Хэдийгээр мэдээжийн хэрэг үл хамаарах зүйлүүд байдаг.
Оффис менежернь англи хэлнээс гаралтай ул мөрний цаас юм. оффис менежер, өөрөөр хэлбэл оффис менежер. Түүний үндсэн үүрэг бол нэг алба болон түүний ажилтнуудын хэвийн үйл ажиллагааг хангахын тулд захиргааны, санхүүгийн болон бусад нөөцийг удирдах явдал юм. Оффисын менежер нь удирдах албан тушаалын нэг юм.
Ийм ажилтны харьяалал нь жолооч, цэвэрлэгч, ихэвчлэн нарийн бичгийн дарга байж болно. Оффисын менежер нь албан байгууллага, ажилчдынхаа амьдралыг тэтгэх үүрэгтэй байдаг тул энэ албан тушаалыг менежерийн албан тушаалтай адилхан гэж үзэх хүмүүс олон байдаг. Тэд хэд хэдэн ижил төстэй үүрэг хариуцлага хүлээдэг ч таныг төөрөгдүүлж, оффисын менежерийг манаач гэж дуудахыг бурхан хориглох болтугай! Сүүлд нь ичгүүртэй зүйл байхгүй, гэхдээ оффисын менежерийн хариуцлагын түвшин хамаагүй өндөр бөгөөд илүү өндөр ур чадвар шаарддаг.
Туслах менежер- Захиргааны ажилтны карьерын хамгийн өндөр шат гэж олон хүн үздэг албан тушаал. Барууны компаниудад энэ албан тушаал нь ихэвчлэн "хувийн туслах" шиг сонсогддог (англи хэлнээс шууд орчуулга). хувийн туслах). Албан тушаалын гарчиг нь түүний мөн чанарыг бүхэлд нь агуулсан байдаг тул уламжлалт хувилбар нь надад илүү таалагддаг. Туслах - "тусламж" гэсэн үгнээс. Удирдах ажилтны туслах нь удирдагчдаа үүргээ биелүүлэхэд нь тусалдаг. Туслах функцэд яг юу багтах вэ гэдэг нь олон хүчин зүйлээс хамаарна.

Тиймээс албан ёсоор ижил албан тушаалыг хашиж буй хоёр мэргэжилтний үүрэг хариуцлага эрс ялгаатай байж болно: тэдний нэг нь бичиг баримттай ажилладаг, утасны дуудлага тарааж, зочдыг хүлээн авдаг, нөгөө нь удирдлагын уулзалтад оролцож, чухал шийдвэр гаргах эрх мэдэлтэй байдаг. Дашрамд хэлэхэд, энэ нь хоёулаа урагдсан товчлуур дээр оёж, удирдагчийнхаа хүүхдүүдэд асрагч хайж байгааг үгүйсгэхгүй. Дахин хэлэхэд ямар ч дараалал байхгүй: энэ тохиолдолд нэр нь зөвхөн таны зорилгыг тодруулах болно, гэхдээ та үүнийг яг яаж хийх нь тодорхойгүй байна.

Бид зохицуулалтын баримт бичгүүдийг судалдаг

Манай улсын нутаг дэвсгэр дээр төлөөлж буй бүх албан тушаалыг тодорхойлсон баримт бичиг байдаг. « Бүх Оросын ангилагчажилчдын мэргэжил, ажилчдын албан тушаал болон тарифын ангилал» (OKPDTR, OK 016-94). Хэрэв та компанид ямар нэгэн албан тушаалыг тодорхойлоход бэрхшээлтэй байгаа бол энэ баримт бичигт хандаж, хамгийн тохиромжтойг нь сонгож болно.

Энэ ангилагчийг http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/ сайтуудаас олж болно. Сүүлд нь ОК 016-94-ээс гадна "Тариф, мэргэшлийн нэгдсэн лавлах ном" (ETKS), "Бүх Оросын ажил мэргэжлийн ангилагч" (OKZ 010-93, OKZ) байдаг. Эдгээр нь OK 016-94-ийн хоёр хэсэг юм. Эхнийх нь ажилчдын мэргэжил, хоёрдугаарт ажилчдын албан тушаал орно.

Ажилчдын мэргэжил (мөн тэдгээр нь 5491 ангилалд багтдаг) энэ тохиолдолд бидний сонирхлыг татахгүй байгаа тул ажилчдын албан тушаалд хандъя. Тэдний 2598 нь байгаа бөгөөд бидэнд хэрэгтэй бүх зүйлийг эндээс олж болно.

Нарийн бичгийн даргын албан тушаалаас яриагаа эхэлье. Цагаан толгойн үсгийн эрэл хайгуулын үр дүнд бид дараах хүснэгтийг авна (Хүснэгт 1-ийг үзнэ үү).

Хүснэгт 1

ОК 016-94 "нарийн бичгийн дарга" гэсэн нэрийг агуулсан албан тушаалууд

			Албан тушаал		OKZ код
			Нарийн бичгийн дарга (дипломат)
			Хорооны нарийн бичгийн дарга ( олон нийтийн байгууллага)
			Хараагүй эмч нарын нарийн бичгийн дарга
			Чуулганы нарийн бичгийн дарга
			Удирдах зөвлөлийн нарийн бичгийн дарга
			Тэргүүлэгчдийн нарийн бичгийн дарга
			Ерөнхийлөгчийн хүлээн авах газрын нарийн бичгийн дарга Оросын Холбооны Улс
			Ерөнхий нарийн бичгийн дарга
			Зөвлөлийн нарийн бичгийн дарга (шинжлэх ухаан, техникийн, эрдэмтэн, урлаг, техникийн)
			ОХУ-ын Аюулгүй байдлын зөвлөлийн нарийн бичгийн дарга
			Шүүхийн нарийн бичгийн дарга
			Шүүхийн нарийн бичгийн дарга Дээд шүүхОросын Холбооны Улс
			Шүүхийн нарийн бичгийн дарга
			ОХУ-ын Дээд шүүхийн тамгын газрын шүүх хуралдааны нарийн бичгийн дарга
			Бүтээлч эвлэлийн нарийн бичгийн дарга
			Сургалтын албаны нарийн бичгийн дарга (диспетчер)
			Холбооны комиссын нарийн бичгийн дарга
			Холбооны нарийн бичгийн дарга (спортоор)
			ОХУ-ын Сонгуулийн төв хорооны нарийн бичгийн дарга
			Нарийн бичгийн дарга
			Нарийн бичгийн дарга-стенографич

Албан тушаал бүр өөрийн гэсэн байр суурьтай код... Үүнээс гадна өөр өөр албан тушаалд нэг байдаг OKZ код, энэ нь тэдгээрийг нэг бүлэгт нэгтгэсэн гэсэн үг юм. "Менежерийн нарийн бичгийн дарга" гэсэн нэр нь 4115-р бүлгийг ("нарийн бичгийн дарга" бүлэг) хэлдэг. Энэ бүлэг нь дараах албан тушаалуудаас бүрдэнэ.

бичиг хэргийн ажилтан;
хараагүй мэргэжилтний нарийн бичгийн дарга;
ерөнхий нарийн бичгийн дарга;
шүүхийн нарийн бичгийн дарга;
боловсролын нэгжийн нарийн бичгийн дарга;
нарийн бичгийн дарга;
нарийн бичгийн дарга-стенографич.

Тус бүлгийн нарийн бичгийн дарга нарын талаар юу гэж хэлснийг энд дурдав. Нарийн бичгийн дарга нар нь компьютер, албан тасалгааны төхөөрөмж болон бусад техникийн хэрэгслийг ашиглан байгууллага, аж ахуйн нэгжийн даргын ажлыг хангах, хадгалах техникийн чиг үүргийг гүйцэтгэдэг.

Тэдний үүрэг хариуцлагад дараахь зүйлс орно.

Энэ сайт дээр нийтлэлүүдийг бүлэгт хуваах боломжтой бөгөөд үүнээс харахад 4115 бүлэгт багтсан болно. ахлах бүлэг 411 "Тооцоолох (тооцоолох) машинуудын нарийн бичгийн дарга, операторууд болон холбогдох мэргэжлүүд." Сүүлийнх нь нарийн бичгийн дарга нараас гадна компьютерийн оператор, стенографич, бичигч гэх мэт орно.

Ер нь телетайп, бичгийн машиныг дурдвал хэн нэгнийг инээлгэх (зарим нь няцах) байдгийг эс тооцвол дээрх үүрэг хариуцлага бодит байдалтай зөрчилддөггүй. Гэсэн хэдий ч, тэр байтугай анхан шатны нарийн бичгийн дарга нар санал болгож буй хариуцлагын жагсаалтыг хараад: "Яаж? Тэгээд бүгд үү? Визний дэмжлэг, бизнес аялал зохион байгуулах, хурлын тэмдэглэл хаана байна?" Эцсийн эцэст, нарийн бичгийн дарга бол менежер, ажилчдыг баримт бичиггүй засварлахад ажлын цагийнхаа тэн хагасаас доошгүйг зарцуулдаг мэргэжил гэж бид нэг бус удаа хэлж байсан. "Зоччдыг хүлээн авах" гэсэн мөр нь нарийн бичгийн даргын хийх ёстой олон төрлийн үүргийг илэрхийлдэггүй. Үлдсэн үүрэг нь зөвхөн техникийн шинж чанартай бөгөөд баримт бичигтэй ажиллахтай холбоотой. Боломжтой тайлбарыг харахад нарийн бичгийн дарга тусдаа өрөөнд суугаад зүгээр л компьютер дээр юм бичээд, бүртгэл дээр юм бичиж байна гэж бодож магадгүй юм. Гэхдээ энэ нь үүнээс хол байгааг бид мэднэ. Тиймээс ийм тодорхойлолт нь мэргэжилтнүүдэд тохирохгүй байх магадлалтай.

Ангилагч руу буцъя: "оффисын менежер", "оффисын менежер", "туслах менежер" гэсэн албан тушаал байхгүй байна. Гэхдээ "Захиргааны болон удирдлагын боловсон хүчин" гэсэн 3431 бүлэгт багтсан "референт" (код 26088) гэсэн байр суурь байдаг.

Энэхүү бүлэг нь администратор, менежерүүдийн янз бүрийн нэрсээс гадна тушаалын гүйцэтгэлд хяналт тавих байцаагч, туслах, үндсэн үйл ажиллагааны туслах гэсэн албан тушаалуудаас бүрддэг.

Хөгжилтэй хороолол, тийм үү? Туслахтай нэг бүлэгт тушаалын гүйцэтгэлд хяналт тавих байцаагч байдаг. Олон нарийн бичгийн дарга нар өөрсдөө үүнийг хийдэг тул энэ хяналтыг шууд мэддэг.

http://www.etks.info/ сайт ингэж бичжээ Захиргааны болон холбогдох мэргэжлийн боловсон хүчин нь байгууллагын үйл ажиллагаа, тэдгээрийн үйл ажиллагааны удирдлага, зохицуулалтын асуудлыг шийдвэрлэх ажлыг гүйцэтгэдэг. бүтцийн нэгжүүд, баримт бичиг, мэдээллийн дэмжлэг.

Тэдний үүрэг хариуцлагад дараахь зүйлс орно.

удирдаж байна бизнесийн захидал харилцаа, протокол болон бусад захиргааны баримт бичиг;
уулзалт, бизнес уулзалт, аялал төлөвлөх, зохион байгуулах;
янз бүрийн арга хэмжээний цагийг тохиролцох, дагаж мөрдөхөд хяналт тавих;
удирдлага, зохион байгуулалтын шинж чанартай асуудлыг шийдвэрлэхэд менежер, ажилчдад туслах;
гэрээ, хэлэлцээрийн төслийг бэлтгэх, хэлэлцээр хийх, зочин, ажилчдыг хүлээн авах ажлыг зохион байгуулах;
агуулгатай холбоотой үүргээ биелүүлэх;
бусад ажилчдыг хянах.

Та энэ жагсаалтаас хэдэн үүргийг гүйцэтгэж байна вэ? Таны нэрийг юу гэж нэрлэдэг вэ? "Нарийн бичиг"? "Оффис менежер"? "Туслах менежер"?

Хэрэв бид уламжлал ёсоор нарийн бичгийн даргын ажлыг баримтат болон баримтын бус үйлчилгээ гэж хуваадаг бөгөөд бидний ихэнх нь авч үзсэн хоёр бүлгийн жагсаалтаас ("нарийн бичгийн дарга" ба "захиргааны болон удирдлагын ажилтнууд") үүргээ гүйцэтгэдэг гэдгийг санаж байвал бид дүгнэж болно. үүрэг хариуцлагад тулгуурлан бидний ихэнх нь гүйцэтгэх захирлын туслахууд байдаг.

Энэ нь юу гэсэн үг вэ? Ангилагч яагаад "туслах менежер" эсвэл "оффисын менежер" гэх мэт албан тушаалуудыг тусгадаггүй вэ? Яагаад практик дээр албан тушаал байдаг, гэхдээ тэдгээр нь ангилагчд байдаггүй вэ? Магадгүй энэ нь хуучирсан эсвэл эмхэтгэгчид орчин үеийн хөдөлмөрийн зах зээлийн нөхцөл байдлыг ойлгоход төвөг удаагүй болов уу?

Мэдээжийн хэрэг, энэ ангилагч нь зарим талаараа консерватив шинж чанартай байдаг. Гэхдээ зөв бичгийн дүрмийн толь бичгүүд ч гэсэн консерватив байдаг. Хүмүүс янз бүрээр ярьж, бичдэг боловч тодорхой дүрэм журам, мэргэжилтнүүдийн хүлээн зөвшөөрсөн хэм хэмжээ байдаг бөгөөд бичиг үсэгт тайлагдсан хүмүүс үүнийг удирддаг. Мэргэжилтнүүдийн боловсруулсан бүх заавар, ангилагч болон бусад албан ёсны баримт бичгүүд нь нарийн бичгийн дарга нь бичиг баримттай харьцдаг, байцаагчид тэдгээрийн гүйцэтгэлд хяналт тавьдаг, визний дэмжлэг үзүүлэх, төлөөлөгчидтэй ажиллах зэрэг нь протоколын албаны хариуцах хамгийн тохиромжтой байгууллага байгааг харуулж байна.

Ийм зүйл болохгүй гэж битгий бодоорой. Олон том хүний ажил ийм л байна төрийн байгууллагуудмөн корпорацууд, захиргаа, үйлдвэрүүд. Нэгдүгээрт, тэд арав гаруй жил оршин тогтнож, үйл ажиллагаандаа удирдан чиглүүлдэг ажлын байрны тодорхойлолт"Хэн ой руу явсан, хэн түлээ худалдаж авсан" нөхцөл байдлыг төсөөлөхөд хэцүү байсан ЗХУ-ын үед зохицуулалтууд бий болсон. Хоёрдугаарт, энэ үүргийн хуваарилалт нь нууцтай холбоотой. Жишээлбэл, цэргийн тушаалыг гүйцэтгэдэг үйлдвэрүүдэд гүйцэтгэх нарийн бичгийн дарга нар интернетэд холбогдоогүй, гар утасТэд шалган нэвтрүүлэх цэг дээр сейфэндээ үлдээдэг. Ийм нөхцөлд мэдээлэл хайх, тасалбар захиалах нь хэцүү байдаг. Үүнийг вэбд нэвтрэх эрхтэй бие даасан мэргэжилтнүүд хийдэг.

Нэмж дурдахад, зуун хүн ажилладаг компанийн нарийн бичгийн дарга нь "швейцарь, тариачин, тоглоомчин" байх нь нэг хэрэг, хэдэн мянган хүн ажилладаг бол огт өөр зүйл юм. Энэ тохиолдолд ихэнх ажлын процессыг хатуу зохицуулж, төвлөрүүлдэг. Нэг мэргэжилтэн тэднийг хариуцах боломжгүй, бүхэл бүтэн хэлтэс байдаг.

дашрамд хэлэхэд

Өнгөц харахад хуучирсан нэрс (жишээлбэл, "нарийн бичгийн дарга" гэх мэт) байгаагийн хувьд манай улсад өнөөдрийг хүртэл зарим баримт бичгийг зөвхөн бичгийн машин дээр (нууцын улмаас) хэвлэдэг байгууллагууд байдаг. Нэмж дурдахад "бичигч" гэсэн үг байдаг энэ тодорхойлолтихэвчлэн баримт бичиг бэлтгэхтэй холбоотой их хэмжээний ажлыг харуулдаг. ЗХУ-ын үед энэ ажлыг бичээчид гүйцэтгэдэг байсан бөгөөд тэр үед томоохон компаниудтөвлөрсөн оффисын ажилтай тул өнөөг хүртэл хадгалагдан үлджээ.
Энэ албан тушаалыг "PC оператор" гэж нэрлэж болох уу? Мэдээжийн хэрэг, олон компани үүнийг хийдэг. Гэхдээ яагаад, хэрэв олон нийтийн ухамсарт энэ үзэл баримтлалд хариуцлагын тодорхой жагсаалтыг аль хэдийн өгсөн бол? Хэл нь ямар ч хиймэл шинэчлэлд дургүй. Энэ нэр томъёо нь хамааралгүй болох үед энэ нь алга болно.

Яагаад бодит байдал дээр баримт бичгийн гүйцэтгэлд хяналт тавих референт, байцаагчийн аль алиных нь үүргийг гүйцэтгэдэг нарийн бичгийн дарга нар, тэр ч байтугай орчуулагч байдаг вэ? Учир нь онол нь практикээс үргэлж ялгаатай байдаг. Компаниуд, ялангуяа жижиг компаниуд нэг ажилтанд олон янзын үүрэг хариуцлагыг хуваарилснаар эхний ээлжинд мөнгө хэмнэх хандлагатай байдаг. Манай нэг мэргэжил нэгт нарийн бичгийн даргын албан тушаалд “бусад ажилчдын хийхийг хүсдэггүй зүйлийг хийдэг хүн” гэсэн тодорхойлолтыг өгсөн байдаг. За, бас тохиолддог. Нэмж дурдахад, бид өмнө нь хэлсэнчлэн хариуцлагын зөрүү нь ихэвчлэн тодорхой нэгжийг оруулах боломжгүй байдагтай холбоотой байдаг. боловсон хүчний хүснэгт, түүнчлэн ажил олгогчид мэргэжлээрээ байгаа зэрэглэлийн талаар ойлголт дутмаг байдаг.

Хариуцлагыг харьцуул

Ажил олгогч энэ эсвэл өөр нэрээр юу хэлэхийг харцгаая. Үүнийг хийхийн тулд бид ажил хайж олох сайт руу ханддаг. "нарийн бичгийн дарга", "нарийн бичгийн дарга-туслах", "менежерийн туслах", "оффисын менежер" гэсэн нэртэй хэд хэдэн зарыг сонгож, бүлэг тус бүрээс гурвыг сонгоод гүйцэтгэсэн үүргүүдийн жагсаалтыг харьцуулж үзье (давтан бичсэн). янз бүрийн сул орон тооБид хариуцлагыг давхардуулахгүй).

Оффис менежер

Даргын тушаалыг биелүүлэх.
Оффисын амьдралын дэмжлэг.
Менежерийн ажлын цагийг төлөвлөхөд туслах.
Захидал, дотоод баримт бичгийг бэлтгэх, гүйцэтгэх.
Даргын зочид, зочдыг хүлээн авах, уулзалт, хэлэлцээр зохион байгуулах.
Оффис дахь үйлчлүүлэгчидтэй харилцах, тэдэнд найрсаг, тав тухтай уур амьсгалыг бий болгох. Зохиогчийн тэмдэглэл: дансны менежер дээр өгсөн ажил олгогчаврахаар шийдсэн.
Зар сурталчилгааны шугамын дуудлагыг хүлээн авч, шаардлагатай хэлтэст шилжүүлэх.
Оффисын эмх цэгц, цэвэр цэмцгэр байдалд хяналт тавих.
Баримт бичиг, мэдээллийг системчлэх, ангилах, тэдгээрийг шууд гүйцэтгэгчдэд хүргэх. Зохиогчийн тэмдэглэл: Энэ оффисын ажил юм уу? Гэхдээ үгүй, энэ сул орон тоонд үүнийг тусдаа мөрөнд зааж өгсөн болно.
Үйлчлүүлэгчдийн мэдээллийг менежерүүдийн анхааралд хүргэх.
Шаардлагатай заавар, мэдээллийг гүйцэтгэх, дамжуулах оффисын ажилтнуудын өгсөн даалгаврыг биелүүлэх.
Шинэ ажилчдыг ажилд авахдаа тогтоосон шаардлагын дагуу бичиг баримтын үнэн зөв байдлыг шалгах. Жич: Би компанид хүний нөөцийн ажилтан байхгүй гэдгийг мэдэж байсан!
Хуулбарлах, үржүүлэх ажил хийх.
Итгэмжлэл олгох.
Цагийн хуудас хөтлөх. Зохиогчийн тэмдэглэл: Хүний нөөцийн ажилтан байхгүй нь лавтай!
Баримт бичгийг гүйцэтгэх, эдийн засгийн хэрэгцээнд зарцуулсан хөрөнгийн тайланг гаргах.

Нарийн бичгийн дарга

Баримт бичгийн урсгал, бизнесийн захидал харилцааны зохион байгуулалт.
Даргын тушаалыг биелүүлэх.
Бэлтгэл шаардлагатай бичиг баримтболон тайлагнах.
Уулзалт, хэлэлцээр, уулзалтыг зохион байгуулах, зохицуулах.
Байгууллага бизнес аялал(агаарын болон төмөр замын тийз захиалах, шилжүүлэх, зочид буудлын захиалга гэх мэт).
Түншүүдийн ирэхийг зохион байгуулах (зочид буудлын захиалга, шилжүүлэг гэх мэт).
Ирж буй дуудлагыг хүлээн авах, түгээх.
Оффисын ашиглалтын засвар үйлчилгээ.
Удирдлагын тушаалын гүйцэтгэл (мэдээлэл хайх, тайлан бэлтгэх, түүхий эд нийлүүлэгчидтэй харилцах, ихэвчлэн англи хэл дээр).
Шуудангийн болон шуудангийн илгээмжээр хангах.
Байгууллагын баримт бичгийн урсгалыг хангах.
Мэйл.
Даргад зориулсан захиргааны дэмжлэг.
Удирдлагаас өгсөн даалгаврын биелэлтэд хяналт тавих.
Оффисын тоног төхөөрөмжтэй ажиллах.
Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийг бэлтгэх.

Нарийн бичгийн дарга-туслах

Оффисын амьдралын зохион байгуулалт.
Дуудлага хүлээн авах, түгээх.
Зочдыг хүлээн авах.
Уулзалт, хэлэлцээр зохион байгуулах.
Бизнес аялал зохион байгуулах (тасалбар захиалах, захиалах, зочид буудал, такси, визний дэмжлэг).
Бизнесийн захидал харилцаа.
Захидал илгээх, хүлээн авах, итгэмжлэл олгох.
Оффисын ажил.
Удирдлагаас өгсөн үүрэг даалгаврын биелэлт.
Хүргэлтийн үйлчилгээ.
Компанийн хэлтэстэй харилцах.
Оффисын дэг журам сахиулах, найрсаг уур амьсгал.
Захирлын өдрийн хуваарьт захиргааны дэмжлэг үзүүлэх.
Захирлын санаачилсан тушаалын гүйцэтгэлд хяналт тавих, баримт бичгийг батлах.
Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийг бэлтгэх.

Туслах менежер

Ирж буй / гарах дуудлагыг хүлээн авах.
Захидал / захидал харилцаа, бизнесийн захидал харилцаатай ажиллах.
Мэдээлэлд дүн шинжилгээ хийх, мэдээлэл цуглуулах, тайлагнах.
Хэлтсийн дарга нартай харилцах.
Тухайн хугацаанд даргын тушаалыг биелүүлэх.
Захиалга / үйлчилгээний даалгаврыг цаг тухайд нь биелүүлэхэд хяналт тавих.
Дагалдах бизнес аялал (виз боловсруулах, төмөр зам, онгоцны тийз захиалах, шилжүүлэг, зочид буудал, арга хэмжээ, аялал).
Аж ахуйн нэгжийн удирдлагуудын төлөөлөгчид, зочдыг хүлээн авах, уулзалт, хэлэлцээр, танилцуулга зохион байгуулах, дэмжлэг үзүүлэх.
Бичиг хэргийн зарцуулалтыг хянах, шаардлагатай бол захиалга өгөх.
Мэдээлэл, зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн эх хувийг бүртгэх, хадгалах.
Оффисын амьдралын дэмжлэг.
Оффисын ажил, бичиг баримтын урсгал.
Ирж буй, гарах, дотоод баримт бичгийн бүртгэл.
Менежерийн ажлын өдрийг төлөвлөхөд туслах.

Таны харж байгаагаар эдгээр албан тушаалд ажиллаж буй мэргэжилтнүүд ижил төстэй үүрэг хариуцлага хүлээдэг. Тэд бүгдээрээ оффисын амьдралыг дэмжих, дуудлага хүлээн авах, түгээх, ажлын явцыг зохион байгуулах, даргын тушаалыг биелүүлэх ажилд оролцдог (эсвэл оролцдог).

Нарийн бичгийн дарга, гүйцэтгэх нарийн бичгийн дарга, туслах менежерийн хариуцлагын жагсаалтыг харна уу. Тэд бараг л адилхан. Энэ нь аль нэг компанид тэд туслахаас хүлээж байгаа юм уу аналитик ажил... Оффисын менежерийн албан тушаал нь зарим талаараа жирийн бус бөгөөд ажил олгогчид түүнээс боловсон хүчин, ажлын байцаагчийн үүргийг гүйцэтгэхийг хүсдэг. Магадгүй тэр удирдагчид туслахыг хүсээгүй цорын ганц хүн байж магадгүй юм (эсвэл энэ нь зүгээр л сурталчилгаанд заагаагүй юм уу?). Менежерийн туслах нь менежерт туслах ёстой гэж бид итгэлтэйгээр хэлж чадна, энэ нь түүнийг оффисыг "дэмжих" хэрэгцээнээс чөлөөлөхгүй.

Дүгнэлт хийхээсээ өмнө өөр нэг параметрийг авч үзье: эдгээр албан тушаалын мэргэжилтнүүдэд ажил олгогчид ямар шаардлага тавьдаг вэ (Хүснэгт 2).

хүснэгт 2

Оффисын менежер, нарийн бичгийн дарга, гүйцэтгэх нарийн бичгийн дарга, менежерийн туслахад тавигдах шаардлага

Оффис менежер	Нарийн бичгийн дарга	Нарийн бичгийн дарга-туслах	Туслах менежер
Техник технологитой ажиллах чадвартай. Цэвэр байдал, анхааралтай байдал. Найрсаг байдал. Нарийн бичгийн дарга / администратор / оффисын менежерээр дор хаяж хоёр жил ажилласан туршлагатай. Олон ажил хийх чадвар. 1С-ийн анхан шатны мэдлэгтэй байх нь зүйтэй	Өндөр боловсрол. Компьютер, албан тасалгааны тоног төхөөрөмж, ажлын урсгалын дүрмийн мэдлэг. Хичээл зүтгэл, цаг баримталдаг байдал, сайхан дүр төрх. Нарийн бичгийн дарга / оффисын менежерээр дор хаяж хоёр жил ажилласан туршлагатай. Олон ажил хийх чадвар	Өндөр боловсрол. Англи хэлний маш сайн мэдлэгтэй. Доод тал нь нэг жил ажилласан туршлагатай. Компьютер болон албан тасалгааны тоног төхөөрөмжийн итгэлтэй хэрэглэгч. Аман болон бичгийн хэлийг зөв бичих. Бизнесийн ёс зүйн мэдлэг. Хариуцлага, хичээл зүтгэл, идэвхтэй, нийтэч	Томоохон компаниудад хувийн туслахаар нэг жил ажилласан туршлагатай. Өөртөө итгэлтэй PC хэрэглэгч, идэвхтэй интернет хэрэглэгч. Стресс, анхаарал болгоомжтой байх, бичиг үсэгт тайлах чадвар, харилцааны уян хатан байдал, дипломат байдал. Үзэсгэлэнт төрх. Англисуурь. Өндөр боловсрол. Ажлын урсгалын талаархи мэдлэг. Тодорхой, ойлгомжтой яриа. Багаар ажиллах чадвартай

За, царайлаг бас өндөр боловсролБидний санамсаргүй байдлаар сонгосон ажил олгогчид оффисын менежерээс шаардахгүй. Бидний бодлоор тэд нарийн бичгийн дарга, оффисын менежер хоёрын ялгааг төдийлөн олж хардаггүй. Бусад гурван албан тушаалд тавигдах шаардлага, гүйцэтгэсэн үүрэг нь бараг ижил байна. Зөвхөн менежерийн туслахаас тэд хувийн туслахаар ажиллах туршлагыг хүсдэг бөгөөд багаар ажиллах чадварыг мартаж болохгүй (олон туслахууд багаас салах хандлагатай байдаг нь нууц биш - ажлын онцлог үүнийг шаарддаг) .

Мэдээжийн хэрэг, ярилцлагаас харахад үүргүүдийн тал хувь нь бичихээ "мартсан" бөгөөд өөр хаа нэгтээгээс нэр дэвшигчид тавигдах хоёр арван шаардлага гарч ирэх болно. Гэхдээ ерөнхийдөө чиг хандлага нь тодорхой байна: ажил олгогч нь оффисын менежерийг оффис, бүх ажилчид, тэр байтугай үйлчлүүлэгчиддээ анхаарал тавих хүн гэж үздэг. Гэхдээ нарийн бичгийн дарга, туслах нарийн бичгийн дарга, туслах менежер гээд нэг их ялгаа байхгүй.

Энэ бол онол, энэ удаад практикээс салсан. Нарийн бичгийн дарга нь техникийн функцийг (баримт бичигтэй ажиллах гэх мэт) гүйцэтгэх ёстой бөгөөд менежерийн туслах эсвэл туслах нь илүү төвөгтэй функцийг (бичих) гүйцэтгэх ёстой нь бидэнд тодорхой байна. бизнесийн захидал, аналитик тойм бэлтгэх гэх мэт). Хариуцлага нь ийм байдлаар хуваарилагддаг ганц л компанийг би мэднэ. Гэхдээ тэр идеалын ангилалд багтдаг. Практикт ийм хуваагдал нь дүрмээс илүү онцгой тохиолдол юм.

Ихэнх тохиолдолд ажил олгогчид хэд хэдэн функцийг хослуулсан мэргэжилтэн хөлслөх замаар мөнгө хэмнэхийг хүсдэг гэж би сэжиглэж байна. Үүнээс гадна орон тооны хүснэгтэд нэмэлт нэгж оруулах нь төвөг удсан хэвээр байна.

Энэ бүлгийн захиргааны албан тушаалын хамгийн түгээмэл нэр нь яагаад яг "нарийн бичгийн дарга" юм бэ? Нэгдүгээрт, хүн бүр үүнийг удаан хугацаанд сонссон. Хоёрдугаарт, онолын хувьд менежерийн туслах нь хэлтсийн ажилтнуудад туслахаас татгалзаж болох бөгөөд нарийн бичгийн дарга нь явах газаргүй болно. Гуравдугаарт, энэ нууцлаг "референт" гэж хэн болохыг хүн бүр мэддэггүй тул нэр томъёоны хувьд шаардлагагүй хүндрэл үүсгэхгүй байх нь дээр.

Туслах менежерүүдийг нарийн бичгийн дарга эсвэл нарийн бичгийн дарга-туслахаас дээгүүр тавьдаг далд хүлээн зөвшөөрөгдсөн хэлтэс нь үнэн хэрэгтээ албан ёсны зүйл болох нь ойлгомжтой. “Захирлын туслах” гэдэг нь “захирлын нарийн бичгийн дарга” гэхээсээ илүү хатуу сонсогддог нь дамжиггүй. Энэ нь магадгүй бүхэл бүтэн ялгаа юм. Ажил олгогч таны ажлын дэвтэрт ямар бичилт хийхээс илүү таны хувийн чанар, ажлын туршлагаас илүү сонирхдог. Мэдээжийн хэрэг, бид албан тушаалын будлианаар дуусгаж байгаагүй. Гэсэн хэдий ч олон янзын үүрэг даалгаврыг гүйцэтгэсэн түүний албан тушаалыг "нарийн бичгийн дарга" гэж нэрлэдэг тул санаа зовж буй хүмүүст бид бүх цогцолборыг орхиж, хэн ажилладаг вэ гэсэн асуултанд "нарийн бичгийн дарга" гэж бардам хариулахыг зөвлөж байна. .

Огноог тохируулаагүй байна.

Оффисын менежер юу мэдэх ёстой вэ. Оффис нүүлгэн шилжүүлэх зохион байгуулалт. Оффисын ашиглалтын засвар үйлчилгээ. Компанийн баримт бичгийн урсгал. Байгууллага корпорацийн арга хэмжээ

Зорилтот үзэгчид

сургалт нь оффисын менежерүүд, захиргааны менежерүүд, захиргааны ажилтнуудад зориулагдсан.

Зорилтот

- Байгууллагын удирдлагын чиглэлээр онолын мэдлэгтэй болно
- Худалдан авах ажиллагааны талаар ойлголттой болно
- Албаны амьдралыг хангах зарчмын талаар мэдээлэл авна
- Оффис нүүлгэх ажлыг зохион байгуулах, түрээслэгчтэй ажиллах талаар бүгдийг мэдэж аваарай
- Төлөвлөлт хийх ур чадвар эзэмшүүлнэ
- Стрессийг тэсвэрлэх чадвар, харилцааны чадварыг нэмэгдүүлнэ

Үр дүн

Оролцогчдын үр дүн:
- Оффисын менежерийн чиг үүрэг, зорилго, үүрэг, түүний байгууллагын бүтцэд эзлэх байр суурийн талаархи ойлголтыг бий болгосон.
- оффисын амьдралын зохион байгуулалт, оффисын удирдлагын янз бүрийн талуудын талаар мэдлэгтэй болсон
- Байгууллагын удирдлагын чиглэлээр онолын мэдлэг олж авсан

Компанийн үр дүн:
- оффисын менежер нь өөрийн эрх мэдлийн хүрээнд асуудлыг үр дүнтэй шийдвэрлэдэг
- Тендер шалгаруулалт, ханган нийлүүлэгчдийг чадварлаг сонгох, даяаршлын улмаас оффисын бараа, үйлчилгээний зардал буурч байна
- Оффисыг нүүлгэн шилжүүлэх, корпорацийн арга хэмжээ зохион байгуулахад шаардагдах материаллаг болон цаг хугацааны зардлыг бууруулсан
- оффисын менежер оффисын талбайг зөв зохион байгуулдаг
- оффисын менежер нь компанийн баримт бичгийн урсгалыг чадварлаг зохион байгуулдаг

Програм

1. Оффисын менежерийн тухай ойлголт. Оффисын менежерийн функцууд.

2. Оффисын менежер юу мэдэх ёстой вэ:

аж ахуйн нэгжийн биет болон биет бус хөрөнгө;
үндсэн хөрөнгө, материал;
бизнесийн гүйлгээний төрөл;
тендер зарлах зарчим;
төсөв зохиох үндэс.

3. Оффис нүүлгэн шилжүүлэх зохион байгуулалт:

байр хайх (реалторуудтай ажиллах, барилга байгууламжийн ангилал, талбайг хэмжих арга, түрээсийн үнэ гэх мэт);
өмчлөгч / түрээслэгчтэй хэлэлцээр хийх (утас, мэдээллийн технологи, агааржуулалт, агааржуулалт, цахилгаан эрчим хүч гэх мэт)
оффисын урьдчилсан төлөвлөгөөг бэлтгэх, түүнийг удирдлагатай (ажиллагаатай) уялдуулах;
түрээсийн гэрээ байгуулах (та юуг анхаарах ёстой);
нарийвчилсан дизайны төслийг боловсруулах;
оффисын засварын ажил гүйцэтгэгч, тавилга нийлүүлэгч, тээвэрлэгч гэх мэт сонгон шалгаруулалт явуулах.
оффис дахь засварын ажлыг зохион байгуулахын тулд гүйцэтгэгчидтэй хамтран ажиллах;
ажилтнуудын суудлын төлөвлөгөөг хэлтсийн дарга нартай зохицуулах;
оффисыг нүүлгэн шилжүүлэх бэлтгэл (үйлчлүүлэгчид мэдэгдэх; компанийн баримт бичиг, эд хөрөнгийн аудит);
шинэ оффис руу шилжих;
төслийн төгсгөл.

4. Оффисын ашиглалтын засвар үйлчилгээ:

ханган нийлүүлэгчидтэй ажиллах: одоо байгаа ханган нийлүүлэгчдийн аудит, ханган нийлүүлэгчдийг сонгох, ханган нийлүүлэгчдийг даяаршуулах, ханган нийлүүлэгчдийг хөшүүрэг болгох;
худалдан авах ажиллагааны үйл ажиллагаа: хэрэгцээг тооцоолох; бараа, материал авах журам, баримт бичгийн дэмжлэг, төлбөрийн хэлбэр;
ургац хураах ажлыг зохион байгуулах;
бизнес аялал зохион байгуулах;
тээврийн хэрэгслийн паркийн зохион байгуулалт;
хүлээн авалт, нарийн бичгийн дарга нарын ажлыг зохион байгуулах;
байгууллага шуудангийн хүргэлт;
маркетингийн материал худалдан авахад оролцох (хэвлэмэл хуудас, нэрийн хуудас, оффисын талбайн брэнд тэмдэг);
ажилчдад хооллох;
оффисын анхны тусламжийн хэрэгсэл.

5. Компанийн баримт бичгийн урсгал:

захидал харилцааны бүртгэл;
зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичигтэй ажиллах;
бодлого, журмыг боловсруулах, хэрэгжүүлэх;
боловсон хүчний бүртгэлийн менежмент.

6. Байгууллагын арга хэмжээ зохион байгуулах:

үзэл баримтлал боловсруулах;
үйлчилгээ үзүүлэгчийн сонголт;
сайт сонгох;
үйл ажиллагааны төлөвлөгөөг салбарын менежерүүдтэй уялдуулах;
авах санал хүсэлткомпанийн ажилчдаас.

Бид тантай сургалтанд уулзахдаа баяртай байх болно!

Нэмэлт мэдээлэл

Оролцогчдыг хоол (кофены завсарлага, өдрийн хоол) болон сургалтын хэрэглэгдэхүүнээр хангана.
Оролцогч бүрт хувийн гэрчилгээ олгоно.

Байршил

Орос, Москва, Манай арга хэмжээ орчин үеийн, тохилог зочид буудал, бизнесийн төвүүдэд явагддаг

Огноог тохируулаагүй байна.

Оффисын менежер юу мэдэх ёстой вэ. Оффис нүүлгэн шилжүүлэх зохион байгуулалт. Оффисын ашиглалтын засвар үйлчилгээ. Компанийн баримт бичгийн урсгал. Корпорацийн арга хэмжээ зохион байгуулах

Зорилтот үзэгчид

семинар нь оффисын менежерүүд, захиргааны менежерүүд, захиргааны ажилтнуудад зориулагдсан болно.

Зорилтот

Байгууллагын менежментийн чиглэлээр онолын мэдлэгтэй болно
Худалдан авалтын үйл ажиллагааны талаархи ойлголттой болно
Оффисын амьдралыг дэмжих зарчмуудын талаар мэдээлэл авах
Оффисын шилжилт хөдөлгөөнийг зохион байгуулах, түрээслэгчтэй ажиллах талаар бүгдийг мэдэж аваарай
Төлөвлөлт хийх ур чадвар эзэмших
Стресс тэсвэрлэх чадвар, харилцааны ур чадварыг нэмэгдүүл

Үр дүн

Оролцогчдын үр дүн:

Оффисын менежерийн чиг үүрэг, зорилго, үүрэг, түүний байгууллагын бүтцэд эзлэх байр суурийн талаархи ойлголт бий болсон.
оффисын амьдралын зохион байгуулалт, оффисын удирдлагын янз бүрийн талуудын талаар мэдлэг олж авсан
байгууллагын удирдлагын чиглэлээр онолын мэдлэг авсан

Компанийн үр дүн:

Оффисын менежер нь өөрийн эрх мэдлийн хүрээнд асуудлыг үр дүнтэй шийдвэрлэдэг
Тендер шалгаруулалт, ханган нийлүүлэгчдийг чадварлаг сонгох, даяаршлын улмаас оффисын бараа, үйлчилгээний зардал буурч байна
оффисыг нүүлгэн шилжүүлэх, корпорацийн арга хэмжээ зохион байгуулахад шаардагдах материаллаг болон цаг хугацааны зардлыг бууруулсан
оффисын менежер оффисын талбайг зөв зохион байгуулдаг
оффисын менежер нь компанийн баримт бичгийн урсгалыг чадварлаг зохион байгуулдаг

Програм

1. Оффисын менежерийн тухай ойлголт. Оффисын менежерийн функцууд.

2. Оффисын менежер юу мэдэх ёстой вэ:

аж ахуйн нэгжийн биет болон биет бус хөрөнгө;
үндсэн хөрөнгө, материал;
бизнесийн гүйлгээний төрөл;
тендер зарлах зарчим;
төсөв зохиох үндэс.

3. Оффис нүүлгэн шилжүүлэх зохион байгуулалт:

байр хайх (реалторуудтай ажиллах, барилга байгууламжийн ангилал, талбайг хэмжих арга, түрээсийн үнэ гэх мэт);
өмчлөгч / түрээслэгчтэй хэлэлцээр хийх (утас, мэдээллийн технологи, агааржуулалт, агааржуулалт, цахилгаан эрчим хүч гэх мэт)
оффисын урьдчилсан төлөвлөгөөг бэлтгэх, түүнийг удирдлагатай (ажиллагаатай) уялдуулах;
түрээсийн гэрээ байгуулах (та юуг анхаарах ёстой);
нарийвчилсан дизайны төслийг боловсруулах;
оффисын засварын ажил гүйцэтгэгч, тавилга нийлүүлэгч, тээвэрлэгч гэх мэт сонгон шалгаруулалт явуулах.
оффис дахь засварын ажлыг зохион байгуулахын тулд гүйцэтгэгчидтэй хамтран ажиллах;
ажилтнуудын суудлын төлөвлөгөөг хэлтсийн дарга нартай зохицуулах;
оффисыг нүүлгэн шилжүүлэх бэлтгэл (үйлчлүүлэгчид мэдэгдэх; компанийн баримт бичиг, эд хөрөнгийн аудит);
шинэ оффис руу шилжих;
төслийн төгсгөл.

4. Оффисын ашиглалтын засвар үйлчилгээ:

ханган нийлүүлэгчидтэй ажиллах: одоо байгаа ханган нийлүүлэгчдийн аудит, ханган нийлүүлэгчдийг сонгох, ханган нийлүүлэгчдийг даяаршуулах, ханган нийлүүлэгчдийг хөшүүрэг болгох;
худалдан авах ажиллагааны үйл ажиллагаа: хэрэгцээг тооцоолох; бараа, материал авах журам, баримт бичгийн дэмжлэг, төлбөрийн хэлбэр;
ургац хураах ажлыг зохион байгуулах;
бизнес аялал зохион байгуулах;
тээврийн хэрэгслийн паркийн зохион байгуулалт;
хүлээн авалт, нарийн бичгийн дарга нарын ажлыг зохион байгуулах;
шуудангийн хүргэлтийн зохион байгуулалт;
маркетингийн материал худалдан авахад оролцох (хэвлэмэл хуудас, нэрийн хуудас, оффисын талбайн брэнд тэмдэг);
ажилчдад хооллох;
оффисын анхны тусламжийн хэрэгсэл.