Այն ամենը, ինչ պետք է իմանա քարտուղարը. Այն, ինչ պետք է իմանա և կարողանա անել քարտուղարը
Դրանք կազմում են նշանակված աշխատանքային դիրքի համար աշխատանքային գործունեություն իրականացնելու հրահանգների հիմնական մասը: Բացի որոշակի առաջարկությունների ցանկից, որոնք պետք է հետևվեն, նման փաստաթուղթը պարունակում է տեղեկատվություն քարտուղարի պահանջների, իրավունքների, պատասխանատվության ոլորտի, ինչպես նաև աշխատանքային ընդհանուր կանոնակարգերի մասին: Պետք չէ ենթադրել, որ նման մասնագիտական դիրքորոշումը պարզ է և չի պահանջում որոշակի նրբերանգներ հաշվի առնել։
Ընդհանուր պարտականություններ
Նախ, դուք պետք է հասկանաք, թե որոնք են քարտուղարի դասական, միասնական աշխատանքային պարտականությունները: Մի խոսքով, դրանք կարող են կրճատվել հետևյալ պարտադիր առաջարկություններին.
Գիտելիքի պահանջներ
Աշխատողի պարտականությունները կարող են մի փոքր տարբերվել՝ կախված նրա հիմնական մասնագիտությունից: Այնուամենայնիվ, անկախ նրա գիտելիքներից հետևյալ ոլորտներում այս պաշտոնը օգտակար և շատ օգտակար կլինի.
- Աշխատանքային և վարչական իրավունքի հիմունքներ.
- Էթիկայի և բիզնես վարվելակարգի ընդհանուր չափանիշներ:
- Գրասենյակային աշխատանքի հիմունքները.
- Անվտանգության նախազգուշական միջոցներ.
- Հաշվիչների և ընդունելությունների սենյակների, ինչպես նաև գրասենյակային սարքավորումների հետ աշխատելու կանոններ.
- Աշխատանքի անվտանգություն և առողջություն.
- Գործարար նամակագրություն վարելու պահանջները.
Ի թիվս այլ բաների, անհնար է քարտուղարի պարտականությունները պատշաճ կերպով կատարել առանց ձեռնարկության ներքին հիմքերի, գործունեության ժամանակացույցի, կարգավորող փաստաթղթերի և շատ ավելին իմանալու: 
Կառավարչի օգնականի պարտականությունները
Կառավարչի քարտուղարի պարտականությունները շատ չեն տարբերվում վերը նշված ընդհանուր պահանջներից: Նա նաև ստանում և փոխանցում է նամակագրություն, պատճենում և արխիվացնում է փաստաթղթերը, վերահսկում է ղեկավարից պատվերների առաքումը պատասխանատու անձանց, վարում է անհրաժեշտ գրասենյակային աշխատանքը և ապահովում է առաջնահերթ ապրանքների գնումը։ Ի թիվս այլ բաների, նման մասնագետը պետք է կարողանա զբաղվել.
Կառավարչի քարտուղարի նման ծառայողական պարտականությունները, որպես կանոն, կարող են կատարել բարձրագույն, ինչպես նաև միջին մասնագիտական կրթություն ունեցող անձինք: Վերջին դեպքում էական առավելություն է մասնագիտության մեջ առնվազն 2 տարվա աշխատանքային փորձի առկայությունը։
Քարտուղարի իրավունքները
Պետք է հիշել, որ ոչ միայն քարտուղարի ծառայողական պարտականություններն են որոշում նրա աշխատանքը, աշխատողն, իհարկե, ունի նաև որոշակի իրավունքներ։ Այսպիսով, դրանք ներառում են աշխատանքային նախագծերին ծանոթանալու հնարավորություն և ռացիոնալ առաջարկություններ անելու իրավունք՝ իրենց ծառայողական ցուցումների շրջանակներում։ Բացի այդ, եթե իր իրավասությունների շրջանակում հայտնաբերվեն թերություններ, քարտուղարն իրավունք ունի ղեկավարի ուշադրությունը հրավիրել այդ ասպեկտների վրա: 
Գործավարի գործունեությանը ներկայացվող պահանջները
Քարտուղար-գործավարի պարտականությունները, որպես կանոն, փոքր-ինչ տարբերվում են վերը նկարագրվածներից։ Միևնույն ժամանակ, մենեջերի օգնականը պետք է առաջին հերթին անմիջականորեն ապահովի պետերի գործունեությունը, մինչդեռ գործավարը հիմնականում կենտրոնացած է թղթային աշխատանքի վրա։ Նրա աշխատանքային գործունեության հրահանգը պետք է ներառի այնպիսի ասպեկտներ, ինչպիսիք են.
Դատական քարտուղարի գործունեությանը ներկայացվող պահանջները
Շատ ավելի էական փոփոխություններ կան դատական նիստի քարտուղարի պարտականություններում։ Այդ մասնագետները, որպես կանոն, անմիջականորեն մասնակցում են դատական նիստերի անցկացմանը և ձայնագրմանը։ Բացի այդ, նրանք պատրաստում են նամակներ, հարցումներ և այլ փաստաթղթեր, ինչպես նաև կարող են կանչել դատական հայցերին մասնակցող անձանց։ Նման ակտիվ աշխատանք կարող է կատարել բարձրագույն կամ թերի բարձրագույն կրթություն ունեցող անձը՝ առանց համապատասխան աշխատանքային փորձի։ Որպես կանոն, այս պաշտոնն ընտրում են երիտասարդներն ու աղջիկները, ովքեր ցանկանում են փորձ ձեռք բերել դատական ոլորտում և հետագայում շարունակել իրենց կարիերան իրավագիտության ոլորտում։
Ոմանց կարող է թվալ, որ նման թափուր աշխատատեղը չի պահանջում հատուկ գիտելիքներ և հմտություններ, հետևաբար այն կհամապատասխանի շատերին, բայց դա ամբողջովին ճիշտ չէ: Էլ ի՞նչ է անում դատական գործավարը. Նրա աշխատանքային պարտականությունները ներառում են.
- Համապատասխանություն Սահմանադրությանը, Դաշնային օրենքներին և ցանկացած այլ կանոնակարգի և կարգադրության:
- Դատավորի կամ այլ լիազորված անձանց հրամանների կատարումը.
- Դատական կառույցի այլ աշխատակիցների հետ փոխգործակցություն՝ քարտուղարի իրավասությանը վերաբերող հարցերի լուծման նպատակով.
Ընդհանուր տեղեկություն
Քարտուղար-գործավարի, կառավարչի օգնականի և դատարանի աշխատողների պարտականությունները կարգավորվում են հատուկ փաստաթղթով, որը կոչվում է աշխատանքի նկարագրություն: Նրա ներկայությունը ցանկացած ընկերությունում պարտադիր է, քանի որ հենց կանոնների նշված ցանկի համաձայն աշխատողը հասկանում է, թե ինչ գործողություններ պետք է կատարի և ինչ՝ ոչ։ Նման փաստաթուղթը մշակվում և կազմվում է ղեկավար անձնակազմի մասնակցությամբ և անպայման պարունակում է այնպիսի ենթաբաժիններ, ինչպիսիք են ընդհանուր դրույթները, իրավունքներն ու պարտականությունները, պատասխանատվության ոլորտը, ընկերության ներսում աշխատողների հարաբերությունները, ինչպես նաև անհրաժեշտ դիմումները:
Հրահանգներ
Լավ լինելու համար գրասենյակ -, դուք պետք է ունենաք այնպիսի որակներ, ինչպիսիք են պատասխանատվությունը, մարդամոտությունը և էներգիան։ Բացի այդ, դուք պետք է փորձեք համապատասխանել կորպորատիվ ընկերության իմիջին:
Այս պաշտոնում շատ կարևոր է բարձր որակով կատարել մասնագիտական պարտականությունները, հատկապես, եթե պլաններ կան բարձրանալ կարիերայի սանդուղքով։
Արժե հիշել, որ գրասենյակի մենեջերը ընկերության դեմքն է, իր վարքով, պրոֆեսիոնալիզմով և արտաքինով դատում են և՛ ընկերությանը, և՛։ Արտաքին տեսքը միշտ պետք է լինի կոկիկ, համապատասխանի բիզնես ոճին, իսկ վարքագիծը չպետք է անցնի թույլատրելիից այն կողմ։ Պետք է ինքնահաստատվել որպես իրավասու և ճշտապահ մասնագետ, ով կարող է ճիշտ բանակցել, գիտի աշխատել տեխնոլոգիայի հետ և հանդիսանում է ընկերության արժանի դեմքը: Աշխատանքի համար ուշացումներ և կոնֆլիկտներ չպետք է լինեն, ինչ էլ որ լինի։
Հնարավորության դեպքում պետք է առանձնանալ աշխատակիցների ընդհանուր զանգվածից և նախաձեռնողականություն ցուցաբերելով՝ առաջարկություններ անել ընկերության աշխատանքը բարելավելու համար, անհրաժեշտության դեպքում մեկնաբանություններ անել։ Այսինքն՝ ցույց տվեք ղեկավարությանը, որ դուք իսկական թիմի անդամ եք, ով մտածում է ընկերության խնդիրների և շահերի մասին։
Լավ գրասենյակի ղեկավարը պետք է կարողանա գրագետ գրել, արագ գտնել տեղեկատվություն և կազմակերպել այն: Պարտականությունների մեջ հատկապես կարևոր տեղ է զբաղեցնում հեռախոսով շփումը։ Զանգերին կարող եք պատասխանել միայն ժպիտը դեմքին, առավելագույն քաղաքավարություն և կոռեկտություն: Դյուրագրգռությունն ու դժգոհությունը պետք է իսպառ բացակայեն՝ անկախ նրանից, թե դեռ ինչքան աշխատանք է սպասվում, և օրվա որ ժամին պետք է հեռախոսը վերցնես։
Առնչվող տեսանյութեր
Նշում
Գրասենյակի ղեկավարի աշխատանքը միշտ չէ, որ ենթադրում է ստանդարտ աշխատանքային օր, ամենից հաճախ պետք է հարմարվել ղեկավարությանը, և չեն բացառվում գործուղումները։
Օգտակար խորհուրդ
Գրասենյակի մենեջերի պարտականությունները սկսելիս առաջին հերթին պետք է կապ հաստատել մնացած աշխատակիցների հետ և միայն դրանից հետո զբաղվել անմիջական գործերով.
Աղբյուրներ:
- ինչպես դառնալ ավելի լավ մենեջեր
- Այս գիտելիքների հիման վրա քարտուղարը պետք է կարողանա
Ոմանք տասնամյակներ են պահանջում մասնագիտական ոլորտում զգալի հաջողությունների հասնելու համար, իսկ ոմանք շատ ավելի արագ են նվաճում կարիերայի սանդուղքի գագաթը: Եթե ցանկանում եք դառնալ թոփ մենեջեր, ապա պետք է իմանաք, թե նպատակին տանող որ ճանապարհն է ամենակարճը:
Հրահանգներ
Իհարկե, թոփ մենեջեր դառնալու համար պետք է բարձրագույն կրթություն ունենալ։ Եվ ցանկալի է ունենալ դրանցից երկուսը՝ մեկը՝ քո մասնագիտությամբ, երկրորդը՝ կադրերի և կազմակերպությունների կառավարում։ Աշխատանքի ընթացքում կարող եք ընդունվել երկրորդ բարձրագույն ուսումնական հաստատություն: Կարևոր է առաջին ինստիտուտից, համալսարանից կամ ակադեմիայից հետո աշխատել ձեր մասնագիտությամբ: Այդ դեպքում դուք ավելի մեծ հնարավորություն կունենաք դառնալ թոփ մենեջեր:
Հակառակ դեպքում, դուք վտանգում եք խրվել կարիերայի հորիզոնում: Սա նշանակում է, որ մարդը մեկը մյուսի հետևից փոխում է ոլորտը, հարակից պաշտոններ է ստանում, բայց չի մեծանում։ Այս զարգացումը վատ չէ այն մարդկանց համար, ովքեր ունեն տարբեր հետաքրքրություններ և ցանկանում են ընդլայնել իրենց մասնագիտական դաշտը: Բայց եթե դուք ձգտում եք առաջնորդի պաշտոնի և չեք ցանկանում տասնամյակներ ծախսել այն ստանալու համար, դուք պետք է սահմանափակեք ձեր մասնագիտացումը և աշխատեք առաջխաղացման համար:
Եթե դուք չեք ցանկանում կրճատել այն ընկերությունների ընտրությունը, որտեղ կարող եք կարիերա անել, միայն հայրենական ընկերություններին, սովորեք անգլերեն: Օտար լեզվի լավ մակարդակը ձեզ առավելություն կտա եվրոպական ընկերությունում խոստումնալից պաշտոնի համար այլ թեկնածուների նկատմամբ: Հիանալի կլինի, եթե տիրապետեք ոչ թե մեկ, այլ երկու կամ ավելի օտար լեզուների։ Հիշեք, որ սա օգտակար կլինի ձեր կարիերան կառուցելու համար:
Եթե նույնիսկ գերազանցությամբ եք ավարտել հեղինակավոր բարձրագույն ուսումնական հաստատությունը, չպետք է ենթադրել, որ գործատուները կպայքարեն ձեզ համար և անմիջապես կառաջարկեն ձեզ ղեկավար պաշտոն։ Ոչ պակաս, և երբեմն նույնիսկ ավելի շատ, գերազանցության կոչումներ ունեցող ընկերությունները գնահատում են նրանց, ովքեր արդեն ունեն աշխատանքային փորձ: Ուստի փորձեք աշխատանքի տեղավորվել ձեր մասնագիտությամբ ինստիտուտի վերջին դասընթացներում կես դրույքով։ Գերազանց ուսումն ու աշխատանքը համատեղելը հեշտ չի լինի, բայց այդ ժամանակ դուք կկարողանաք ներկայացնել ոչ միայն դիպլոմ, այլև գրառում աշխատանքային գրքույկում։ Հնարավոր է, որ այն ձեռնարկությունը, որտեղ կաշխատեք ուսման ընթացքում, համալսարանն ավարտելուց հետո ձեզ մշտական աշխատանքի հրավիրի։
Երբ դուք ստանում եք ձեր նախնական դիրքը ֆիրմայում, դուք պետք է հնարավորինս ապացուցեք ինքներդ ձեզ: Դա կարելի է անել տարբեր ձևերով: Որոշ աշխատակիցներ շատ գործադիր են, բարեխիղճ են վերաբերվում աշխատանքին և հաջողությամբ հաղթահարում են մեծ ծավալները: Մյուսները ցուցաբերում են պատասխանատվություն ստանձնելու, նախաձեռնություն և ստեղծագործական ունակություններ դրսևորելու ունակություն, նրանք չեն շտապում կատարել հանձնարարված առաջադրանքը, բայց նախ մտածեք, թե ինչպես պարզեցնել գործընթացը: Դուք հավանաբար արդեն հասկացել եք, թե աշխատողների որ տեսակը կարող է ավելի բարձր առաջխաղացման հավանականություն ունենալ: Եթե դու քրտնաջան աշխատում ես, բայց պատրաստ չես ստանձնել ավելին, քան մյուսները, եթե չես տեսնում ընդհանուր իրավիճակը այն ընկերության համար, որտեղ աշխատում ես, քանի որ չես ուզում նայել քո պարտականություններից այն կողմ, դու քիչ շանսեր ունես բռնկվելու: առաջնորդների մեջ:
Հիշեք, որ թոփ մենեջերը պետք է համապատասխան տեսք ունենա, խոսի և իրեն համապատասխան պահի: Հետևաբար, ավելի լավ է անմիջապես չհանգստանալ, այլ բարելավել ձեր բիզնես հմտությունները, մտածեք, թե ինչ բաներ են կազմում ձեր զգեստապահարանը և չփչացնել ձեր աշխատանքային հեղինակությունը:
Հաշվի մենեջերի մասնագիտությունը միշտ էլ հատկապես հայտնի է եղել արագ կարիերայի սցենարներ փնտրողների շրջանում: Արտաքինից թվում է, որ միայն ակտիվությունը, ներկայանալի տեսքը և վստահ հաղորդակցման հմտությունները բավական են այս տեղը զբաղեցնելու համար։ Այնուամենայնիվ, այսօրվա գործատուները շատ ավելի խորաթափանց են դարձել։
Իրավասությունների հավաքածու
Հաճախորդների սպասարկման մենեջերը անձնակազմի միավոր է, որը հավասարապես տարածված է ինչպես խոշոր բիզնեսում, այնպես էլ դրա փոքր հատվածում:
Յուրաքանչյուր շուկայի համար կա պահանջների որոշակի մակարդակ հաշիվների կառավարիչների իրավասությունների փաթեթի համար: Այսօր այս պրոֆիլի մասնագետները պետք է ունենան հիմնականում բարձրագույն կրթություն տնտեսագիտության, իրավունքի կամ կառավարման ոլորտներում: Բարձր մասնագիտացված ձեռնարկությունները լայնորեն ողջունում են մասնագիտացված կրթության առկայությունը. մետաղական գլանվածք վաճառող ընկերության համար ավելի շահավետ է վարձել ինժեներական կրթությամբ մենեջեր:
Խոշոր ընկերությունների թափուր աշխատատեղերի վերլուծությունը ցույց է տալիս, որ աճում է հետաքրքրությունը այն մասնագետների նկատմամբ, ովքեր ավարտել են վերապատրաստման դասընթացներ արդյունավետ բիզնեսի կառավարման ոլորտում:
Փոքր և միջին բիզնեսը դեռ ընդունում է միջնակարգ մասնագիտացված կրթությամբ և իրավասությունների նվազագույն փաթեթ ունեցող մենեջերներին: Ընտրության հիմնական չափանիշը ավելի շուտ հաղորդակցման հմտություններն են։ Պարզ ասած, եթե մասնագետը գիտի, թե ինչպես վարել երկխոսություն, օժտված է համոզելու շնորհով և մոտիվացված է գումար աշխատելու, ապա, ամենայն հավանականությամբ, գործատուն կընդունի նման մասնագետի։
Մարքեթինգի, PR-ի, հռետորաբանության և այլնի ավարտված դասընթացները հավելյալ պլյուս կլինեն հաճախորդի մենեջերի պաշտոնի համար դիմողի համար:
Աշխատանքային պարտականություններ
Ամենից հաճախ, հաշվի մենեջերի պարտականությունները կապված են նոր գործարքների փակման և վաճառքի ավելացման հետ: Հենց այս չափանիշով է գործատուն գնահատում մասնագետի աշխատանքը։
Մեծ առավելությունն այն է, որ հայտատուն ունի փորձ վաճառքի ոլորտում՝ ըստ ընկերության պրոֆիլի, ինչպես նաև առկա հաճախորդների բազա: Հիմքը պետք է հասկանալ ոչ այնքան, որքան ծառայությունների պոտենցիալ հասցեատերերի ցուցակն իրենց կոորդինատներով, որքան լավ հաստատված հարաբերություններ այն մարդկանց հետ, ովքեր պատասխանատու են գործարքների կնքման համար:
Հաճախ կոնկրետ ընկերությունում աշխատանք ստանալու համար դիմորդները նախ աշխատանքի են ընդունում նույն ոլորտում աշխատող կազմակերպությունում, որը գտնվում է ցանկալի գործատուից ցածր: Այն ստեղծում է փորձ և կառուցում հարաբերություններ հաճախորդների հետ:
Այնուամենայնիվ, գործատուն միշտ չէ, որ ապրանքի վաճառքի պարտականությունները հանձնարարում է հաշվի կառավարչին: Այս պաշտոնը կարող է ներառել Հաճախորդների հետ կապերի համակարգողի դերը: Ամենից հաճախ նման մասնագետներ ներգրավվում են ընկերությունների կողմից ՏՏ արտադրանքի, ծրագրային ապահովման, հաշվապահական հաշվառման և իրավաբանական ծառայությունների համար: Ընկերության ներկայացուցիչները չեն աշխատում իրացման շուկայում, այլ միայն մատուցում են ծառայություններ և ապահովում են ապրանքի անխափան աշխատանքը։
Աշխատավարձի ակնկալիքներ
Կախված ձեռնարկության չափից և տարածաշրջանից, հաճախորդների սպասարկման մենեջերի աշխատավարձը մեծապես տարբերվում է: Ընդհանուր առմամբ, այս պաշտոնի մասնագետը սովորական գրասենյակային աշխատողի միջին աշխատավարձ ունի։
Ամենից հաճախ այս պրոֆիլի աշխատողի աշխատավարձը ձևավորվում է մասնագետի երաշխավորված նվազագույն աշխատավարձից և կնքված գործարքների տոկոսից: Եկամտի հենց այս լողացող մասն է հիմնականը մասնագետների համար։ Աշխատավարձի վերին շեմի բացակայությունն ամենից հաճախ գրավում է հեռակա ուսանողներին, երիտասարդ մասնագետներին և կարճաժամկետ, բայց արագ վաստակով հետաքրքրված մարդկանց՝ աշխատելու հաճախորդների հետ:
Գործատուները համակրում են այն փաստին, որ հաճախորդների սպասարկման մենեջերները մասնագետներ են, ովքեր հաճախ փոխում են աշխատանքը, ուստի իսկապես արժեքավոր աշխատակիցները պատրաստ են նրանց մոտիվացնել լրացուցիչ վճարումներով:
Repurposing
Հաջողակ կառավարիչները միշտ չէ, որ գալիս են մանրածախ ուղղակի վաճառքից: Խոշոր բիզնեսները հաճախ «ստեղծում» են նման մասնագետներ ընկերության աշխատակիցներից, ովքեր հստակ գիտեն ձեռնարկության ուժեղ կողմերը և կարողանում են շահավետ ներկայացնել այն երրորդ կողմերին:
Նախկին վերլուծաբանները, վարձու խորհրդատուները և խորհրդատուները, PR ծառայությունների աշխատակիցները, մենեջերի օգնականները և այլն կարող են հանդես գալ որպես հաճախորդների հետ հարաբերությունների մենեջեր:
Իրավասությունների շարքով Հասարակայնության հետ կապերի ղեկավարի տեղակալի պաշտոնը ամենամոտն է հաշվեհամարի կառավարչին։ Այս մակարդակի մասնագետները հաճախ ձեռնարկում են ընկերության գործունեության հանրային լուսաբանումը, ուստի նրանք բոլորից լավ գիտեն ընկերության ուժեղ կողմերը:
Փոքր և միջին բիզնեսում հաճախորդների հետ կապերի մենեջերի գործառույթները հաճախ որպես լրացուցիչ բեռ վերագրվում են ընկերության առաջատար մասնագետներին, մասնագիտացված բաժինների ղեկավարներին, մամուլի քարտուղարներին և այլն։
Հաճախորդների սպասարկման մենեջերի տեղը կարող են զբաղեցնել նաեւ այն մասնագետները, որոնց հիմնական մասնագիտությունը վաճառքի հետ կապ չունի։ Այսպիսով, հաճախ այս պաշտոնում կարող են գործել սպասարկման ոլորտի աշխատողները՝ վարչական անձնակազմը, առևտրի ոլորտի աշխատողները։
Առնչվող տեսանյութեր
ԳԼԽԱՎՈՐ ՔԱՐՏՈՒՂԱՐ
«Քարտուղար» բառը ծագել է միջնադարյան «secretarius» բառից և ի սկզբանե նշանակում է «վստահելի»: Ռուսաստանում քարտուղարի պաշտոնը հայտնվում է 18-րդ դարում։ սկզբում հենց որպես կայսեր անձնական քարտուղարի պաշտոն։
Բացատրական բառարանում Վ.Դալը սահմանում է. «Պետքարտուղար»՝ ինքնիշխանության վստահելի գործավար»։ 18-րդ դարի առաջին քառորդում։ քարտուղարը դառնում է հիմնարկի պաշտոնյա։ Ներկայում «քարտուղար» բառը բառարաններում սահմանվում է որպես «անձի կամ հիմնարկի գործնական նամակագրություն, ինչպես նաև գրասենյակային աշխատանք իրականացնող անձ»։
Ժամանակակից պայմաններում առաջնորդի դերի աճը ստիպում է մեզ թարմ հայացք նետել կազմակերպության կառավարման համակարգում պարտականություններին, իրավունքներին, աշխատանքի կազմակերպմանը և քարտուղարի տեղը։
Քարտուղարը մենեջերի անձնական կազմակերպիչն է, աջակցում է նրան աշխատանքային ժամերի պլանավորման և պլանավորված գործողությունների իրականացման հարցում, ազատում է օժանդակ տեխնիկական գործառնություններից, զտում է նամակագրության, հեռախոսազանգերի և այցելուների հոսքերը: Քարտուղարը ոչ միայն իր ղեկավարի, այլ նաև հիմնարկի անձն է։
Քարտուղարի պարտականությունները ներառում են բանավոր և փաստաթղթային տեղեկատվության հավաքագրման, կազմման, ձևավորման, մշակման, ինչպես նաև այցելուների ընդունելության կազմակերպման, հանդիպումների և կոնֆերանսների պատրաստման, հեռախոսային սպասարկման աշխատանքների շրջանակի իրականացումը և այլն:
Քարտուղարի պարտականությունները պայմանականորեն կարելի է բաժանել.
Աշխատանք փաստաթղթերի հետ (տեղեկատվական և փաստաթղթային ծառայություններ);
Կազմակերպչական աշխատանք (առանց թղթի սպասարկում).
Քարտուղարների պարտականությունները ղեկավարների նկատմամբ կառավարման տարբեր մակարդակներում տարբերվում են ինչպես բովանդակությամբ, այնպես էլ ծավալով: Կախված դրանից, պաշտոնական քարտուղարության հիերարխիայի երեք մակարդակ կա.
1. Կառավարման ամենացածր մակարդակի ղեկավարի քարտուղար՝ քարտուղար-մեքենագրուհի (կատարում է տեխնիկական և սպասարկման գործառույթներ).
2. Կառավարման միջին մակարդակի ղեկավարի քարտուղար՝ քարտուղար-օգնական (ապահովում է փաստաթղթային ծառայություններ, հանդիպումների կազմակերպում և փաստաթղթավորում, այցելուների ընդունելություններ և այլն):
3. Ղեկավարության բարձրագույն մակարդակի ղեկավարի քարտուղար՝ ղեկավարի քարտուղար-օգնական, գրասենյակի ղեկավար, քարտուղարության ղեկավար (այլ կազմակերպություններում ներկայացուցչի լիազորություններով վերապահված):
Քարտուղարի դերը շատ պատասխանատու է ու պահանջկոտ։ Քարտուղարի աշխատանքը բազմամասնագիտական է, այն պահանջում է ոչ միայն բավականաչափ բարձր ընդհանուր մշակույթ և կրթություն, այլ նաև հատուկ գիտելիքներ և հմտություններ։ Լավ քարտուղարը պետք է ունենա հետևյալ բիզնես հատկանիշները՝ մասնագիտական հմտություն, «կազմակերպվածություն, նախաձեռնողականություն, պատասխանատվություն, ճշտապահություն, դիվանագիտություն, տեղեկացվածություն և կանխատեսելու կարողություն։
Քարտուղարը պետք է վարքագծի բարձր կուլտուրա ունենա. Քարտուղարուհու մշակույթի կարեւոր ցուցանիշներն են քաղաքավարությունը, կոռեկտությունը, քաղաքավարությունը։ Այցելուների, անձնակազմի և ղեկավարության հետ շփվելիս քարտուղարը պետք է բարի կամք դրսևորի, լավ օգնական լինի, առավելագույն օգնություն ցուցաբերի, անհրաժեշտության դեպքում գնա անձնական անհարմարությունների՝ հանուն ընդհանուր գործի:
Ամենակարևոր գործնական շփումներից մեկը ղեկավարի և քարտուղարի փոխազդեցությունն է։ Ղեկավարի և քարտուղարի արդյունավետ համատեղ աշխատանքը հնարավոր է միայն նրանց միջև լիակատար փոխադարձ վստահության և փոխըմբռնման դեպքում։ Դա անելու համար ղեկավարը պետք է հստակ կարգավորի համատեղ աշխատանքի կարգը, խստորեն պլանավորի իր աշխատանքային ժամանակը: Ղեկավարը պետք է լավագույնս օգտագործի իր քարտուղարի կարողությունը, լայն նախաձեռնություն տա նրան։
Քարտուղարն իր հերթին պետք է ուսումնասիրի բնավորության առանձնահատկությունները, մտածողության համակարգը, վարքի և խոսակցության ձևը, ղեկավարի կառավարչական որոշումների կայացման տրամաբանությունը և փորձի օգնել նրան հասնելու իր աշխատանքի արդյունավետությանը:
ՔԱՐՏՈՒՂԱՐ ՄՇԱԿՈՒՅԹ
Քարտուղարի աշխատանքը բնութագրվում է արագ փոփոխվող իրավիճակով, կատարվող առաջադրանքների բազմազանությամբ և դրանց արագ լուծման անհրաժեշտությամբ, մի քանի տեսակի աշխատանքի հաճախակի զուգահեռ անցկացնելու անհրաժեշտությամբ և շփումների բազմազանությամբ:
Ուստի քարտուղարին մի շարք պահանջներ են դրվում, որոնք կարելի է բաժանել բիզնեսի և անձնական որակների պահանջների։
TO բիզնեսի որակները,հիմնականում ներառում է մասնագիտական հմտություններ,դրանք. քարտուղարը պետք է ունենա մասնագիտական գիտելիքների, հմտությունների և կարողությունների մի շարք:
Քարտուղարը պետք է լինի բարձր մակարդակի կազմակերպություն.Սա ձեր աշխատավայրը կազմակերպելու, պարտականությունների բաշխումը ժամանակին ռացիոնալ պլանավորելու և ամենօրյա գործառնությունների ժամանակին կատարումն ապահովելու կարողությունն է:
Քարտուղարի որակը նույնքան կարևոր է, որքան պատասխանատվության համարհանձնարարված առաջադրանքների որակյալ և ժամանակին կատարումը.
Քարտուղարը պետք է տարբեր լինի նախաձեռնություն,իրենց իրավասությունների շրջանակում ինքնուրույն որոշումներ կայացնելու ունակություն, առանց սպասելու ղեկավարի հրահանգներին ամեն առիթով:
Քարտուղարներ ընտրելիս առաջին տեղերից մեկը պարտադիր է պահել ծառայողական գաղտնիք.
Քարտուղարի ամենակարևոր հատկությունները ներառում են ճշտապահություն.Սա ոչ միայն իրադարձությունները ճիշտ պլանավորելու, այլև դրանք սահմանված ժամանակին խստորեն իրականացնելու կարողությունն է։
Քարտուղարը պետք է ունենա կանխատեսելու ունակությունլարված իրավիճակներ և կարողանալ այս պահին մանրամասն պլանավորել աշխատանքը։
Քարտուղարի աշխատանքը երբեք հաջող չի լինի, եթե նա նվիրված չլինի իր ընկերությանը, կազմակերպությանը։ Նվիրվածություննրանց աշխատանքը՝ առաջնորդի հետ իդեալական հարաբերությունների հիմնական որակը:
Քարտուղարի աշխատանքում անհրաժեշտ գործարար որակները զարգացնելու համար մի շարք Անձնական որակներ,առանց որի դժվար է դառնալ պրոֆեսիոնալ:
Դրանցից առաջին տեղը պետք է դնել հարմարվելու կարողություն,դրանք. արագ անցնել աշխատանքի մի տեսակից մյուսին և միաժամանակ մի քանի առաջադրանքներ կատարելու ունակություն:
Բնավորության ոչ պակաս կարևոր գիծ. մարդամոտություն,դրանք. հեշտությամբ շփումներ, կապեր հաստատելու ունակություն, քանի որ քարտուղարին անհրաժեշտ է շփվել մարդկանց մեծ խմբի հետ:
Քարտուղարի կողմից պահանջվող անձնային հատկանիշներին, ներառում են քաղաքավարություն, քաղաքավարություն, բարեգործություն, արձագանքողություն:
Որակներ, ինչպիսիք են ճկունություն, հավատարմություն, շրջահայացություն, հնարամտություն, բարեխիղճություն, ճշգրտություն:
Քարտուղարի կարևոր և անհրաժեշտ որակը շարունակական կատարելագործման նրա ցանկությունն է, այսինքն. ինչպես ընդհանուր, այնպես էլ մասնագիտական գիտելիքների մշտական համալրում:
Քարտուղարուհին միշտ պետք է առանձնանա կոկիկությամբ, ճաշակով հագնվելու կարողությամբ և բիզնես միջավայրը հաշվի առնելով։
Քարտուղարը պետք է իմանա.
Կառավարման իրավական հիմքերը.
վարչական, աշխատանքային, բիզնես իրավունք;
Օրենսդրական և նորմատիվ ակտեր, որոնք սահմանում են կազմակերպության գործունեության կարգը, որտեղ այն աշխատում է:
Կառավարման հիմունքներ.
իշխանությունների և կառավարման համակարգը երկրում և նրա տարածաշրջանում.
Արդյունաբերությունը, որտեղ նա աշխատում է և հարաբերությունները.
Գործառույթները, խնդիրները, կազմակերպության կառուցվածքը, որտեղ նա աշխատում է, դրա կապերը.
Ղեկավարի տեղը կառույցում, նրա ներքին ու արտաքին շփումները. Կառավարման հիմունքներ.
Կառավարչական աշխատանքի գիտական կազմակերպման հիմունքները. Հաշվողական և կազմակերպչական տեխնոլոգիա: Ընդհանուր և սոցիալական հոգեբանության հիմունքներ. Էթիկայի և գեղագիտության հիմունքներ. Գրասենյակային աշխատանք:
փաստաթղթերի ստեղծման և մշակման մեթոդներ;
Փաստաթղթերի հետ աշխատանքի կազմակերպում;
Առանց փաստաթղթերի ծառայություն. Արխիվացում.Այս գիտելիքների հիման վրա քարտուղարը պետք է կարողանա. Ստեղծեք պայմաններ մենեջերի արդյունավետ աշխատանքի համար.
աջակցել աշխատանքային օրվա պլանավորմանը;
Կազմակերպել մենեջերի աշխատավայրը;
Վերահսկել ղեկավարության կողմից տրված հրահանգների կատարման ժամկետները: Պահպանել տեղեկատվական ծառայություն ղեկավարի համար.
" վավերագրական;
Չփաստաթղթավորված;
Կարողանալ աշխատել պարբերականների հետ (պատրաստել մամուլի ակնարկներ): Կազմակերպել այցելուների ընդունելություն.
Հաստատեք կապեր.
ՂԵԿԱՎԱՐԻ ԵՎ ՔԱՐՏՈՒՂԱՐԻ ՓՈԽԱԶԴՐՈՒԹՅՈՒՆԸ
Փոխազդեցություն մենեջերի և քարտուղարի միջև
Ամեն օր ժամանակ հատկացրեք՝ քարտուղարուհու հետ ձեր ծանրաբեռնվածությունը քննարկելու համար.
Երբեք ինքներդ նշանակումներ մի կազմակերպեք, թող դա անի քարտուղարը.
Եթե դուք գրասենյակում չեք, ապա պետք է զանգահարեք օրական առնվազն երկու անգամ՝ տեղեկանալու պլանների և ձեզ համար թողնված հաղորդագրությունների փոփոխությունների մասին.
Ձեր օրագրում նշումներ կատարեք այն մասին, թե երբ պետք է ավարտեք այս կամ այն աշխատանքը;
Օրվա աշխատանքը պլանավորելիս ժամանակ հատկացրեք դրա համար։
Կան մի քանի տեխնիկա, որոնք կարող են օգնել մենեջերին հեռախոսը դարձնել ավելի աշխատանքային գործիք և ավելի քիչ անհանգստացնող խոչընդոտ.
Խնդրեք ձեր քարտուղարին «զտել» զանգերը: Թող նա իմանա, թե ում դեմ չեք զանգել, և ում պետք է զանգահարեք ավելի ուշ՝ ձեզ համար ավելի հարմար ժամանակ:
Թող մարդիկ իմանան, թե երբ պետք է զանգահարեն ձեզ և երբ՝ ոչ:
Ձեր քարտուղարի հետ երկկողմանի հաղորդակցություն հաստատեք: Եթե նա իսկապես կարեւոր աշխատանք է կատարում ձեզ համար, ապա առաջարկեք որոշ ժամանակ ինքներդ պատասխանել զանգերին։
Եթե Ձեզ անհրաժեշտ է հեռախոսով խոսել մարդկանց հետ, թող քարտուղարը ծրագրի զանգեր:
Նախապես ասեք քարտուղարին, թե ով կարող է և ով չի կարող ձեզ շեղել ձեր հիմնական գործից։
Այս պայմանավորվածություններից դուրս քարտուղարը թող որոշումներ կայացնի անձամբ։ Լիազորությունների պատվիրակումը տալիս է մի շարք առավելություններ
քարտուղարին.
Սա ազատում է մենեջերի ժամանակը.
Առաջնորդը հնարավորություն է ստանում կենտրոնանալ ստեղծագործ աշխատանքի վրա
Առաջադրանքը գաղտնիքի նկատմամբ վստահություն դրդելու և վստահություն ստեղծելու հիանալի միջոց է
Հանձնարարությունը լավագույն միջոցն է քարտուղարին պատրաստելու լրացուցիչ պատասխանատվություն ստանձնելու և ղեկավարի բացակայության դեպքում ճշգրիտ «կռահելու» կարողություն զարգացնելու համար, թե նա ինչպես կվարվեր տվյալ իրավիճակում.
Պրոֆեսիոնալ, լավ պատրաստված քարտուղարը՝ իրեն վստահված պատասխանատվությամբ և լիազորությամբ, պատիվ է տալիս իր ղեկավարին:
Քարտուղարի փոխազդեցությունը ղեկավարի հետ
Կառավարման և աշխատանքի կազմակերպման ոլորտի մասնագետները նշում են հետևյալ հատկանիշները, որոնք անհրաժեշտ են քարտուղարի և ղեկավարի միջև նորմալ հարաբերություններ ստեղծելու համար.
1. Քարտուղարը չպետք է սխալվի որևէ փաստաթղթում և դրանով իսկ ազատի իր ղեկավարին յուրաքանչյուր փաստաթուղթ ստուգելու անհրաժեշտությունից: Քարտուղարը պետք է նաև իր աշխատանքով ապացուցի ղեկավարին, որ կարող է ինքնուրույն աշխատել։
2. Հեռախոսով խոսելիս կարողանաք նրբանկատորեն պատասխանել ցանկացած հարցի, իսկ մենեջերը պետք է վստահի իր քարտուղարուհուն ընկերության գործունեության մեջ գաղտնի համարվող բոլոր հարցերի լուծումը:
3. Կարողանալ ղեկավարի համար ընտրել զեկույցներում և ամսագրերում պարունակվող ամենակարևոր փաստերը, որպեսզի նրան փրկեն նյութերն ինքնուրույն ուսումնասիրելու անհրաժեշտությունից:
4. Հասկացեք, որ հրատապ աշխատանքի դեպքում նա պետք է մնա աշխատանքային օրվա ավարտից հետո, բայց կառավարիչը, այնուամենայնիվ, չպետք է հույս դնի քարտուղարի մնալու վրա, նույնիսկ երբ նման կարիք չկա։
5. Հստակորեն ներկայացնում են իրենց պարտականությունները և իրավասության մակարդակը ղեկավարի բացակայության դեպքում հարցերի ինքնուրույն լուծման գործում, իսկ ղեկավարն իր հերթին պետք է վստահ լինի, որ քարտուղարը կկատարի այն աշխատանքը, որը կարող է առաջանալ իր բացակայության դեպքում: Երկու կողմերին էլ հումորի զգացում է պետք։ Քարտուղարի պահվածքն ու աշխատանքի արդյունավետությունը օրինակ է բոլոր աշխատակիցների համար։ Նա միշտ պետք է լինի մաքուր և կոկիկ հագնված, քանի որ դրանից է կախված և՛ նրա հեղինակությունը, և՛ ղեկավարի հեղինակությունը։
Քարտուղարը պետք է հետևի մենեջերի անձնական կյանքում տեղի ունեցող իրադարձություններին, օրինակ՝ հատուկ առիթների համար խնամի ծաղիկները, շնորհավորական բացիկները և այլն։
Բիզնես մարզիչի հարցազրույց Աննա Նիկոլաևա«Մոսկվան խոսող» ռադիոկայանում 62.0 FM. Այցելություն սյունակի ղեկավար Իգոր Իգորևին:
Ի.Ի.-Լավ քարտուղար լինելը հեշտ չէ։ Նախ՝ քարտուղարը ընկերության դեմքն է, նա ունի իրական պատասխանատվություն։ Երկրորդ՝ այս մասնագիտությունը իզուր չի համարվում ամենասթրեսայիններից մեկը՝ շատ բան, շատ խնդիրներ, պետք է ամեն ինչ անել ու միաժամանակ կատարել ամեն ինչ ու չշփոթվել։ Ինչպե՞ս կարելի է այս ամենը անել։ Ինչպե՞ս կարող եք դիմակայել սթրեսին և դառնալ ձեր ընկերության հաջողակ և արժանի ներկայացուցիչ: Ինչ է այս քարտուղար թռչունը: Երբ խոսքը վերաբերում է քարտուղարին, գործատուների մեծամասնության մոտ հարց է առաջանում, թե ինչպիսի քարտուղարի կարիք ունեն: Ամենայն հավանականությամբ, մեծամասնությունը կպատասխանի, որ իրենց համար ավելի կարևոր են ոտքերը, ոչ թե գլուխը, քանի որ իրենց ներկայանալի մարդիկ են պետք։ Եվ գլուխը մի կերպ կհետևի: Ո՞վ է այսօր քարտուղարը.
Ա.Ն.- «Քարտուղար» բառը հայտնվել է միջնադարում։ Լատիներենից թարգմանաբար նշանակում է «վստահելի»։ Այս պաշտոնը զբաղեցնողը պետք է լինի լավ կրթված, իմանա իր գործը, շփվող, քանի որ քարտուղարի խնդիրն է հեշտությամբ շփում գտնել մարդկանց հետ։ Իհարկե, պետք չէ ընտրություն կատարել գլխի և ոտքերի միջև, քանի որ քարտուղարուհին ընկերության ցուցափեղկն է։ Ելնելով իր աշխատանքից՝ հաճախորդը հիպոթետիկ եզրակացություններ է անում ընկերության աշխատանքի, այն մասին, թե հետագայում ինչպես են աշխատելու նրա հետ։
Ի.Ի.- Քարտուղարուհու համար ամենադժվա՞ր է սթրեսին դիմանալը, աշխատանքի ընթացքը իմանալը, շեֆի հրահանգները կատարելը: Ի վերջո, գաղտնիք չէ, որ շատ քարտուղարներ այս մասնագիտության համար անսովոր գործառույթներ են կատարում։ Աշխատում են որպես կադրային սպա, երբեմն հաշվապահական աշխատանք են կատարում, սուրճ են առաքում, գրասենյակ մաքրում։
Ա.Ն.-Իհարկե լինում է։ Քարտուղարի հիմնական պարտականություններն են փաստաթղթաշրջանառությունը: Սա մուտքային և ելքային փաստաթղթերի մշակում է, նամակների, ֆաքսերի, վկայականների պատրաստում։ Բացի այդ, քարտուղարը պետք է կառավարի այցելուների արձանագրությունը, ղեկավարի հետ համակարգի այցելուների ընդունման ժամանակացույցի առաջնահերթությունը: Նրա պարտականությունները ներառում են հանդիպումների, կոնֆերանսների, կոնֆերանսների, հեռախոսային խոսակցությունների կազմակերպում։ Ամեն դեպքում, քարտուղարը պետք է ծանոթանա իր աշխատանքային պարտականություններին և աշխատանքի ընթացքում ապավինի դրանց։
Ի.Ի.- Որո՞նք են այդ պարտականությունները: Արդյո՞ք նրանք պետք է գրանցվեն:
Ա.Ն.- Իհարկե. Եթե պարտականությունները հստակեցված չեն, ապա քարտուղարին առաջարկվում է գրանցել դրանք և իր աշխատանքի ընթացքում ապավինել այս ցանկին:
Ի.Ի.- Առաջնորդի ցանկությունների կատարումը` ահա բոլոր պարտականությունները:
Ա.Ն.- Միանգամայն ճիշտ: Քարտուղարի ղեկավարը հիմնական հաճախորդն է: Նրան պետք է օգնել, բեռնաթափել, աննկատ խնամել առաջնորդին։
Ի.Ի.-Իսկ մնացած աշխատակիցները, ովքեր դիմում են քարտուղարին։ Քարտուղարը շփվում է ոչ միայն առաջնորդի հետ. Հաճախորդներն ու այցելուները գալիս են քարտուղարի մոտ: Դուք պետք է տիրապետեք օտար լեզուներին։ Եթե նույնիսկ քարտուղարը ոտքերն են, ապա ոտքերը պետք է լինեն հինգ լեզվով։
Ա.Ն.-Իսկապես, օտար լեզուների իմացությունը առավելություն է քարտուղարի համար։ Հաճախորդներին և այցելուներին պետք է ճիշտ ընդունել, ժպտալ նրանց, առաջարկել նստել, մատուցել սուրճ, թեյ։ Սրանք սովորական բաներ են, բայց, ցավոք, ոչ բոլոր ընկերություններում են քարտուղարներն օգտագործում այդ գիտելիքները: Երբեմն ընկերությունում թվում է, թե քարտուղարուհուն խլել եք կարևոր աշխատանքից, ամսագիր կարդալուց։
Ի.Ի.- Երբեմն քարտուղարը ինչ-որ բան է թակում համակարգչին: Քարտուղարուհու կերպար կա, ով գրամեքենայով ինչ-որ բան է տպում և պատասխանատու է անվերջ հեռախոսազանգերի համար։ Ժամանակ առ ժամանակ նա գալիս է գրասենյակ՝ ղեկավարի մոտ: Այս ամենը լավ է հիշվում, իսկ ով չի հիշում, կարող է սովետական ֆիլմերում նայել։ Բայց հիմա քարտուղարներն այլ են.
Ա.Ն.- Միանգամայն ճիշտ: Շատ ղեկավարներ այժմ հեռախոսային վարվելակերպ են սովորեցնում քարտուղարներին: Քարտուղարը պետք է իմանա մուտքային զանգ ստանալու, աշխատողին կամ ընկերության ղեկավարին անցնելու կանոնները։ Բացի այդ, կան կանոններ ձայնային ազդանշանը պահելու և հրաժեշտ տալու համար:
Ի.Ի.- Անցկացնել զանգի տոնը մի գործընթաց է, երբ հեռախոսում միացված է երաժշտություն, ո՞ր ձայնն է ասում ընդունիչին, որ այս զանգը շատ կարևոր է ընկերության համար: Այս պահին երաժշտություն է հնչում, օրինակ՝ Բեթհովենը։
Ի.Ի.-Ինչպե՞ս հարցնեմ: Միգուցե պետք է ասել. «Խնդրում եմ ներկայացե՛ք»:
Ա.Ն.-Այո, դու կարող ես դա անել: Պետք է խնդրել մնալ գծում, այլ ոչ թե սպասել կամ կախվել, մինչև մարդը կապվի իրեն անհրաժեշտ բաժանորդի հետ։ Յուրաքանչյուր գործողության համար կա աշխատանքի ալգորիթմ, որին պետք է հետևել: Բացի այդ, կա հեռախոսային տաբու. Սրանք բառերն են բարև, ես քեզ լսում եմ, րոպե, վայրկյան, ֆաքս, հեռախոս: Այս բառերը չպետք է օգտագործվեն։
Ի.Ի.-Անշուշտ, ավելի լավ է թողնել նվազող ձեւերը։ Բայց դա վերաբերում է ոչ թե քարտուղարուհու աշխատանքին, այլ աղջկա՝ հեռախոսով աշխատելուն։ Այժմ մասնագիտությունների շրջանակը բավականին լայն է։
Ա.Ն.- Միանգամայն ճիշտ:
Ի.Ի.- Դա կարող է անել զանգերի կենտրոնում աշխատող աղջիկը, փոքր աշխատակիցները։ Քարտուղարն ինքը բավականին նշանակալից մարդ է իր ընկերությունում։
Ա.Ն.-Կան քարտուղարի տարրական պարտականություններ. Սա հեռախոսազանգեր, այցելուներ ստանալն է, մենեջերին աշխատանքային օրվա պլանավորման հարցում օգնելը, հանդիպումների և կոնֆերանսների կազմակերպումը: Բացի այդ, քարտուղարը պետք է հմտորեն լուծի կոնֆլիկտային իրավիճակները, որոնք զարգանում են հաճախորդների հետ, օգնի մենեջերին, լինի նրա պատն ու պաշտպանը:
Ի.Ի.-Քարտուղարուհին հաղորդավար քույրն է:
Ա.Ն.-Այո:
Ի.Ի.-Բայց այս աղջիկներին այլ կերպ են անվանում։ Դրանք կարող են լինել գրասենյակի ղեկավարներ, զանգերի կենտրոնի աշխատակիցներ, քարտուղարների օգնականներ և այլն: Արդյո՞ք դրանք գրանցված են մասնագիտությունների գրանցամատյանում:
Ա.Ն.-Կարծում եմ՝ նրանք են։
Ի.Ի.-Քարտուղարը ընկերության դեմքն է։ Ընկերությունը պետք է ունենա ամբողջ ընթացակարգը, թե ինչպես պետք է իրեն պահի մարդը: Առաջին հերթին դա կախված է ընկերության կորպորատիվ մշակույթից:
Ա.Ն.- Իհարկե. Քարտուղարը ընկերության վիզուալ ցուցափեղկն է։ Պետք է կարողանաս ճիշտ բարևել, հաճախորդին հրավիրել մենեջերի մոտ, պարզել, թե որ ժամին է նախատեսված հանդիպումը։ Քարտուղարը պետք է գրանցի բոլոր կանոնակարգերը։
Ի.Ի.-Քարտուղարը ոչ միայն պետք է այդ ամենը նշանակի, այլեւ փաստաթղթերով աշխատի, կազմակերպի աշխատանքները։ Նա է մեր բոլոր հաղթանակների կազմակերպիչն ու ոգեշնչողը։
Ա.Ն.-Այո:
Ի.Ի.- Երիտասարդ աղջիկները, ովքեր ցուցափեղկ են, միշտ հասկանու՞մ են, թե ինչ են անում։ Քարտուղարուհին, իմ կարծիքով, միջին տարիքի կին է՝ փորձով, կրթությամբ։ Նա կարող է կատարել առաջադրանքներ, լուծել կոնֆլիկտները, զբաղվել փաստաթղթերով, ընդունել հաճախորդներին և հյուրերին, բանակցել, եթե պահանջվի:
Ա.Ն.- Դա կարող է անել նաև ինստիտուտի կամ քոլեջի շրջանավարտը, եթե մինչ այդ նա համապատասխան վերապատրաստում է անցնում դպրոցում կամ քարտուղարության դասընթացներում։ Սա կարելի է սովորեցնել, ինչպես նաև աշխատել հակասական հաճախորդների հետ: Դուք կարող եք սովորել, թե ինչպես կազմակերպել ժամանակը, հեռախոսային վարվելակարգը:
Ի.Ի.-Բարձրագույն ուսումնական հաստատություններում չի՞ դասավանդվում։ Իմ կարծիքով, փաստաթղթերի հետ կապված խնդիրներ չպետք է ունենան, քանի որ բուհերում համապատասխան մասնագիտություններ են եղել, մարդկանց սա են սովորեցնում։
Ա.Ն.-Որքան գիտեմ, բուհերում չկա ֆակուլտետ, որտեղ քարտուղարներ են վերապատրաստվում։
Ի.Ի.-Դա կոչվում էր գրասենյակային աշխատանք։
Ա.Ն.- Գրասենյակային աշխատանքն ուսումնասիրվում է միջնակարգ մասնագիտացված կրթություն ստանալիս։ Գործում են քարտուղարության վերապատրաստման դպրոցներ, ինչպես նաև դասընթացներ և սեմինարներ։
Ի.Ի.- Հիմա կյանքն այսպե՞ս է թվում:
Այս բառը, տարօրինակ կերպով, իգական սեռի ձև չունի: «Քարտուղար» կոչվում է մի մասնագիտություն, առանց որի ոչ մի կազմակերպություն չի կարող անել։ Մասնագիտություն, որն իր շուրջ առասպելներ է ստեղծում։ «Քարտուղարուհի»՝ ատամներից ոտքերով աղջիկ, ո՞վ է սպասասրահում մեխեր սղոցել. Լոֆեր. Ինչ-որ մեկի հովանավորյալն է: Շեֆի սիրուհի՞ն։
Լավ քարտուղարը սկյուռ է անիվի մեջ, սա մեղու է, առանց որի շեֆը նման է առանց ձեռքերի: Քարտուղարուհու խնդիրը միայն թուղթ կրելը, զանգ ընդունելը չէ։ Հիմնական խնդիրն է հեշտացնել ղեկավարի աշխատանքը։ Եվ սա ներառում է ընդունարանի միկրոկլիման և խոհարարի աշխատանքային օրվա կազմակերպումը և արտաքին աշխարհի հետ նրա փոխգործակցության կառուցումը:
Քարտուղարի աշխատանքը մեծ նյարդային բեռ է. շատ զանգեր, շտապող աշխատակիցներ, շատ անելիքներ, անձնական աշխատանքային գրաֆիկ կազմելու անկարողություն, կախվածություն ղեկավարի տրամադրությունից... Բայց եթե գոնե երբ քարտուղարն իր աշխատակիցներին ցույց է տալիս իր վատ տրամադրությունը, ապա ցանկացած բողոք այն աշխատակիցների դեմ, ովքեր չեն կատարել ղեկավարության առաջադրանքը, նրանց կողմից կարող է դիտվել որպես «հարված» վատ տրամադրության պատճառով: Իհարկե, քարտուղարուհին պետք է հումորի զգացում ունենա, որպեսզի ճիշտ արձագանքի կոպտությանը կամ ձևացնի, թե սխալ չի նկատել, որպեսզի դժվարին իրավիճակներում քիթը չկախի և կարողանա ուրախացնել ոչ միայն իրեն, այլև. նաև շեֆը։
Քարտուղարը շեֆի դռան կողպեքն է՝ «ճիշտ բառը» իմացողը հեշտությամբ կանցնի։ Բայց մյուսներն ունեն քարտուղարին մանիպուլյացիայի ենթարկելու ունակություն, և քարտուղարի հմտություններից մեկն անձնական հարաբերությունները աշխատողներից առանձնացնելն է: Այս հարցի բացասական կողմն էլ կա՝ հաճախորդներին և աշխատակիցներին թվում է, թե քարտուղարի վերաբերմունքն իրենց նկատմամբ արտացոլում է շեֆի վերաբերմունքը։ Ուստի անհրաժեշտ է կոռեկտ լինել նույնիսկ տհաճ մարդկանց հետ։ Սակայն բոլորի նկատմամբ տրամադրվածությունը չպետք է վերածվի ամենաթողության. քարտուղարը շեֆի աջ ձեռքն է, հետևաբար նա չպետք է թույլ տա անբարեխիղճ աշխատակիցներին ինքնահաստատվել իրենց հաշվին։
Քարտուղարի հիմնական հմտությունը տեղեկատվության արագ հավաքումն ու պահպանումն է։ Ինչպես ասում են համալսարանի դասախոսները, մասնագետը ոչ թե ամեն ինչ գիտի, այլ այն մարդն է, ով գիտի, թե որտեղից գտնել տեղեկատվություն: Քարտուղարը պետք է լինի այդպիսի մասնագետ՝ ամեն ինչից տեղյակ լինի՝ չցուցադրելով տեղեկատվություն հավաքելու եղանակը։ Քարտուղարը պարտավոր է պարզել, թե աշխատակիցներից ով ինչ է անում, որպեսզի իմանա, թե ում հետ կապվել տեղեկատվության համար։ Պատահում է, որ մարդու պաշտոնի կոչումը չի համապատասխանում նրա գործառույթներին, օրինակ՝ հարցերը որոշում է ոչ թե վարչության պետը, այլ նրա տեղակալը։ Բաժնի պետը պատրանքներ ունի, որ ինքը ղեկավարում է, դուք չեք կարող խլել նրա պատրանքները, բայց պետք է իմանալ, թե ում դիմել պատասխանի համար: Կարևոր է ոչ միայն տեղեկատվություն հավաքելը, այլև այն փոխանցելը։ Լավ քարտուղարը հիշում է՝ նա գոյություն ունի, որպեսզի ղեկավարին փրկի ուրիշների խնդիրներից, ուստի զտում է տեղեկատվությունը։ Բայց ղեկավարը պետք է իմանա կազմակերպությունում ցանկացած գործընթացի արդյունքը, ինչպես նաև տեղյակ լինի թիմում տիրող տրամադրությանը: Եթե նրա աշխատանքը կարող է վտանգվել մոտալուտ հակամարտությունից, ապա քարտուղարի մեղքը կլինի անախորժությունները կանխելու փորձերի բացակայությունը: Քարտուղարը կապի միջոց է շեֆի և թիմի միջև: Սա պախարակում չէ, այլ աշխատանք։ Եվ ևս մեկ կարևոր կանոն՝ ղեկավարի ոչ մի արտահայտություն, որը նախատեսված չէ փոխանցելու համար, չպետք է հասնի ենթակաների ականջին։
Գոյություն ունեցող առասպելը, որ քարտուղարը շեֆի սիրուհին է, թեև այն շատ դեպքերում չի համապատասխանում իրականությանը, այնուամենայնիվ, որոշակի հիմքեր ունի՝ շեֆն ու քարտուղարն ավելի շատ ժամանակ են անցկացնում միասին, քան տան ղեկավարը, անցնում են «կրակի միջով. ջուր, պղնձե խողովակներ» բիզնեսը միասին, հետեւաբար երբեմն լինում են հարաբերություններ, որոնք դուրս են գալիս պաշտոնականից։ Իհարկե, հոգատար քարտուղարը կնկատի շեֆի անհարմարությունը, հաբ կառաջարկի, հոգնած թեյ կբերի նրան, սովածների համար սենդվիչ կպատրաստի, կնոջ համար օծանելիք գնելիս կկատարի խորհրդատու, իսկ սկեսուրի համար՝ բլենդեր։ , գնեք թատրոնի տոմսեր ... ... Դա օգտակար է աշխատանքում, բայց այն հեռավորությունը, որը գոյություն ունի շեֆի և քարտուղարի միջև ընկերության կամ նույնիսկ ավելի շատ սիրո միջև, ավելի լավ է չնվազեցնել գործի շահերից ելնելով։
Սկսնակ քարտուղարի համար կարող ես տալ որոշ խորհուրդներ, որոնք հազվադեպ են տրվում դասընթացներում.
- Հենց սկզբից ղեկավարն ու քարտուղարը պետք է համաձայնեցնեն այն աշխատակիցների ցուցակը, ովքեր ազատ մուտք ունեն գրասենյակ: Լավ է, եթե շեֆը առանց հարցերի քննարկի այն գործընկերների և ընկերների ցուցակը, ում հետ կցանկանար կապ ունենալ։
- Կերենսկու քարտուղարուհու մասին լեգենդ կա, ով հեղափոխության հաջորդ օրը աշխատանքի է եկել և վրդովվել է աշխատավայրում տիրող անկարգությունից։ Սա, իհարկե, ծայրահեղ դեպք է, բայց ղեկավարի սեղանին կարգը պետք է լինի ձեր մտահոգությունը: Թղթերում իրերը կարգի բերելու պարզ լուծում կարող են լինել «Շտապ», «Լուծել», «Դիտել», «Դուրս նետել», «Ստորագրության համար» թղթապանակները պետի սեղանին։ Նրանք կհեշտացնեն փոխազդեցությունը և կպաշտպանեն սեղանի վրա անխուսափելիորեն առաջացող խառնաշփոթից:
- Պարտադիր է շեֆի մեջ սերմանել սովորությունը՝ «Որ օրը սկսվի ու ավարտվի քեզնով»։ Դուք պետք է ցանկացած այցելուից շուտ մտնեք նրա գրասենյակ, որպեսզի իմանաք նրա ծրագրերը, հիշեցնեք նրա հանդիպումների մասին և մշակեք վարքագծի ռազմավարություն:
- Եթե ղեկավարը կարծում է, որ ինքը քարտուղար չէ, այլ օգնական, օգնական, բացատրեք նրան ձեր ներկայության անհրաժեշտությունը բոլոր հանդիպումներին և կարևոր հանդիպումներին, դուք պետք է տեղյակ լինեք պայմանավորվածություններին:
- Նախքան փաստաթուղթը ստորագրության ներկայացնելը, մտածեք, թե ինչ հարցեր կարող են առաջանալ և նախապես պարզեք պատասխանը։ Ավելի լավ է սպասասրահում հիմար լինես, քան շեֆի աշխատասենյակում։
- Մի հապաղեք կատարել առաջադրանքները, բայց նաև մի շտապեք: Հիշեք բանակային կատակը. «Մի շտապեք կատարել հրամանը. Հրամանատարությունը» Մի կողմ թողեք. «Միշտ հետևելու ենք.
- Եթե աշխատակցի մեղքով դուք ձախողել եք պատվերը, կիսվեք ձեր պատասխանատվությունը մեղավորի հետ։ Բայց - երբեք արդարացումներ մի արա: Հիշեք, որ մեղավոր լինելը նույնպես քարտուղարի գործառույթի մաս է կազմում։
- Հիշեք ցանկացած հյուրի անձամբ: Սա շեֆի «անվտանգության» երաշխիքն է, եթե առանց նախազգուշացման անցանկալի հաճախորդ հայտնվի, դուք ժամանակ կունենաք ճիշտ «հարձակումը ետ մղելու»։ Նույնը վերաբերում է մարդկանց անուններին. ցանկացած անձի համար նրա անունը նշանակալից է։ Իմացեք անունները, նույնիսկ եթե դրանք անհնար է հիշել: Դժվար է վերարտադրել անունները և հայրանունները, ասեք ինքներդ ձեզ մի քանի անգամ. Մարդիկ, ովքեր սովոր են սխալ մեկնաբանել իրենց անունները, ավելի մեծ հարգանք կունենան իրենց ղեկավարի նկատմամբ, եթե դուք դա չանեք:
- Համոզվեք, որ գրեք րոպեական տեղեկատվությունը: Երբ դա ձեզ պետք չէ, դեն նետեք և մոռացեք։ Բայց հիշեք խոստումնալից տեղեկությունը՝ ձեր գրածը ջնջվել է ձեր հիշողությունից։
- Տեղեկատվություն փոխանցելիս պետք է մտածել, թե որ նախադասության վրա պետք է հատուկ շեշտադրել, որպեսզի այն հիշվի ու հասկանալի լինի։
- Դու նոթատետր ես։ Հիշեք մենեջերի անձնական ամսաթվերը: Նա, զբաղված լինելով խնդիրներով, կարող է հայտնվել բանկիրի վիճակում Օ.Հենրիի պատմությունից, ով մոռացել է իր իսկ հարսանիքը։ Հիշեցրեք նրան նրա մասին, նույնիսկ եթե այս հարսանիքը ձեզ հետ չէ:
Դե, հիմա - խորհուրդներ նրանց համար ով աշխատանքի է ընդունում քարտուղարին.
Քարտուղար ընտրելիս անպայման ստուգեք թեկնածուներին՝
- դիկտացիա, ձայնի ձայն, ինտոնացիա։ Առաջարկեք բարդ իրավիճակ՝ ստելուց, որ ձեր ղեկավարը չկա, մինչև զայրացած հաճախորդին պատասխանելը, և լսեք, թե ինչ է դա հնչում: Ուշադրություն դարձրեք պատասխանների բովանդակությանը, դա նույնպես կարևոր է:
- սթրեսի դիմադրություն և բարի կամք: Մի աղջիկ, ով հրապուրիչ կերպով ժպտում է ձեզ հարցազրույցի ժամանակ, կարող է կատաղություն դառնալ առաջին կոնֆլիկտի ժամանակ, տանջվել զայրույթով կամ իր վատ տրամադրության արտահայտություններով: Եթե սթրեսային իրավիճակում հայտնված աղջիկը գտնում է նոր ուժի աղբյուր, և որքան դժվար է առաջադրանքը, այնքան ավելի զվարճալի, նա հարմար է քարտուղարուհու աշխատանքին, բայց դուք պետք է համոզվեք, որ նման քարտուղարը չունի որևէ բան: պարապուրդ.
- գրագիտություն. Բարձրագույն կրթության փաստաթուղթը խոստանում է, որ տառերը չեն անհետանա մեկ բառում հինգ սխալով։ Նվազագույնը քարտուղարի մակարդակը ստուգվում է մի քանի ձևով, օրինակ՝ «Ըստ»՝ «փաստաթուղթ», թե՞ «փաստաթուղթ». Երկրորդ թեստը հարցն է՝ «Կներեք, ո՞ւմ եք զանգում»։ Եթե նա գրում է «փաստաթուղթ» և ասում է «զանգիր», ավելի լավ է հրաժարվել նրանից: Վերապատրաստվելու քիչ հնարավորություն կա:
Եվ ևս մի քանի խորհուրդ.
- Մի նայեք արտաքին տեսքին, նայեք առաջարկություններին և հարցաշարին: Արտաքին տեսքը կարելի է շտկել, միտքը՝ քիչ հավանական։
- Պարզեք, արդյոք քարտուղարը, և որ ամենակարևորը, նրա ընտանիքը, եթե այդպիսիք կան, պատրաստ են անկանոն աշխատանքային օրվան։ Ստանդարտացված օրվա պայմանավորվածության դեպքում դեռ կարող են առաջանալ իրավիճակներ, երբ քարտուղարը ստիպված է մնալ աշխատանքի: Ավելի լավ է, եթե քարտուղարը փոքր երեխաներով չծանրաբեռնված կին լինի. նրանք իրենց նկատմամբ ավելի շատ մայրական ուշադրություն են պահանջում։
- Պարզեք, թե արդյոք դիմորդին անհարմար է զգում մի գործունեությունից մյուսին արագ անցնելու անհրաժեշտությունը: Եթե նա անի, ապա դժվար թե նա լավ քարտուղար լինի. շեֆը պետք է սպասի մինչև նա ավարտի ֆաքսի ուղարկումը, նախքան շտապ նամակ թելադրի:
- Փորձեք որոշել, թե հոգեբանորեն որքանով են նման դիմորդը և ապագա խոհարարը: Եթե նա սովոր է արագ խոսել, և այդպիսի մարդիկ նյարդայնացնում են նրան, եթե նա դանդաղ է, և նա սիրում է, որ ամեն ինչ այրվի, նրանք միասին չեն աշխատի։