Registracija rekvizita “Adresant. Kako napisati e-poruku u kojoj se traži povratna informacija Thrive komunikacijska kopija pisma

Što je e-pošta? U modernom poslovnom svijetu to su:

Tvoje lice. Upravo uz pomoć e-pošte možete stvoriti pozitivnu sliku u očima druge strane ili pokvariti prvi dojam.
Vaš radni alat. Puno komunikacije s vanjskim svijetom odvija se putem e-pošte. Stoga, ako dobro vladate ovim alatom, možete uvelike olakšati svoj život.
Snažna distrakcija. Vanjski svijet pokušava vas dobiti, odvratiti i odvesti na krivi put putem e-pošte.

S ove točke gledišta, pogledajmo rad s e-poštom. Počnimo jednostavno.

Dizajn slova

Koristim Mozilla Thunderbird mail klijent, pa ću ga koristiti kao primjer. Kreirajmo novo slovo i idemo odozgo prema dolje na popisu polja.

Kome. Kopirati. Skrivena kopija

Netko možda ne zna, ali Mozillin "To" može se promijeniti u "Cc" ili "Bcc".

Kome: pišemo glavnog adresata ili više adresata odvojenih točkom i zarezom.
Kopirati: pišemo nekome tko bi trebao pročitati pismo, ali od koga ne očekujemo odgovor.
Skrivena kopija: pišemo onome tko se treba upoznati s pismom, ali treba ostati nepoznat ostalim primateljima pisma. Posebno je prikladan za masovno slanje poslovnih pisama, na primjer, obavijesti.

Nije kako treba u masovnom slanju pošte navedite primatelje u poljima "Cc" ili "Prima". Nekoliko puta godišnje primam pisma u kojima je u polju "Cc" navedeno 50-90 adresa. Postoji povreda privatnosti. Ne moraju svi vaši primatelji znati s kim još radite na sličnoj temi. Dobro je ako su to ljudi koje se poznajete. Što ako se na popisu nalaze konkurentske tvrtke koje ne znaju jedna za drugu? U najmanju ruku, morate biti spremni na nepotrebna objašnjenja, maksimalno, za raskid suradnje s jednim od njih. Ne činite ovako.

Predmet pisma

Profesionalne usluge slanja pošte često pišu (ponekad i razumno) u svojim korporativnim blogovima važnost naslova. Ali tu je najčešće riječ o prodajnim pismima, gdje se predmetom rješava problem "treba otvoriti e-poštu".

Razgovaramo o svakodnevnoj poslovnoj korespondenciji. Ovdje tema rješava problem "pismo i njegovog autora treba lako identificirati i zatim pronaći." Štoviše, vaša će vam se marljivost vratiti u obliku karme brojnih odgovornih slova, samo s prefiksima Ponovno: ili Naprijed, među kojima ćete morati potražiti željeno slovo na temu.

Dvadeset pisama je svezak jednodnevne korespondencije srednjeg menadžera. Uopće ne govorim o poduzetnicima i vlasnicima poduzeća, njihov broj slova ponekad pređe 200 ili više na dan. Stoga, još jednom: nemojte slati e-poruke s praznim predmetom.

Dakle, kako pravilno formulirati svoju temu?

Greška broj 1 : samo naziv tvrtke u predmetu. Na primjer, "Nebo" i to je to. Prvo, sigurno niste iz svoje tvrtke koja komunicira s ovom drugom stranom. Drugo, takva tema nema nikakvog smisla, jer se već s adrese vidi naziv vaše tvrtke. Treće, pogodite kako će vaš vlastiti poštanski sandučić izgledati s ovim pristupom dopisivanju? Nešto kao ovo.

Je li zgodno pretraživati ovakve teme?

Greška broj 2 : blještav, prodajni naslov. Super je ako znaš pisati ovakve naslove. No, je li prikladno koristiti te vještine u poslovnoj korespondenciji? Zapamtite svrhu naslova poslovnog pisma: ne prodati, već pružiti identifikaciju i pretragu.

Tekst pisma

Postoji mnogo vodiča za pisanje za različite prilike. Na primjer, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin i drugi majstori riječi imaju puno korisnih stvari. Savjetujem vam da pročitate njihove članke barem kako biste poboljšali opću pismenost i poboljšali opći stil pisanja.

U procesu pisanja pisma moramo dosljedno donositi nekoliko odluka.

Pitanje ljubaznosti ... Na početku pisma možete zamutiti u ljubaznosti ili čak nježnosti u duhu "Dragi moj Rodya, već više od dva mjeseca nisam s tobom razgovarao pismeno, od čega sam i sam patio, a nisam ni prespavaj još jednu noć, razmišljajući." Vrlo je pristojno i vrlo skupo, kako u smislu vremena sastavljanja takvog uvoda, tako i vremena sugovornika da ga pročita. Ovo je poslovna korespondencija, sjećaš se? Ne esej epistolarnog žanra za natjecanje i ne pismo Raskoljnikovovoj majci, već poslovna korespondencija.

Poštujemo svoje vrijeme i primatelja!

Ima smisla predstaviti se i podsjetiti na okolnosti poznanstva tek u prvom pismu poslanom nakon prolaznog susreta na izložbi. Ako je ovo nastavak suradnje ili tekuće dopisivanje, u prvom slovu dana pišemo: "Zdravo, Ivane", u drugom i sljedećim: "Ivane, ...".

Apel ... Uvijek sam se brinuo kome se obratiti u pismu ako ima više primatelja. Nedavno sam napisao pismo trima djevojkama po imenu Anna. Bez ikakve sumnje sam napisala "Zdravo, Anna" i nisam se kupala. Ali to nije uvijek tako.

Što ako ima tri ili čak sedam primatelja, a ne dijele isto ime? Možete ih navesti po imenu: "Dobar dan, Rodion, Pulcheria, Avdotya i Pyotr Petrovich." Ali to je dugo i treba vremena. Možete napisati: "Zdravo, kolege!"

Za sebe koristim pravilo da se imenom pozivam na onoga koji je u polju "Za". A na one koji su u kopiji, uopće se ne odnose. Ovo pravilo u isto vrijeme omogućuje vam da točnije odredite (jedan!) adresata pisma i svrhu ovog pisma.

Citat ... Često je korespondencija lanac pisama s pitanjima i odgovorima - jednom riječju, dijalog. Smatra se dobrom formom da ne brišete povijest korespondencije i napišete svoj odgovor na vrhu citiranog teksta, tako da, vrativši se na ovu korespondenciju tjedan dana kasnije, možete lako pročitati dijalog od vrha do dna u silaznim datumima.

Iz nekog razloga, zadana postavka u Mozilli je "Postavite kursor nakon citiranog teksta". Preporučujem da ga promijenite u izborniku "Alati" → "Postavke računa" → "Sastavljanje i adresiranje". Trebalo bi biti ovako.

Svrha pisma ... Poslovna pisma su dvije vrste:

kada jednostavno obavijestimo sugovornika (npr. izvještaj o obavljenom radu za mjesec dana);
a kad želimo nešto od sugovornika. Na primjer, tako da on odobri priloženi račun za plaćanje.

U pravilu je mnogo više ohrabrujućih pisama nego onih koji su prijavili. Ako želimo nešto postići od sugovornika, vrlo je važno to reći u pismu u otvorenom tekstu. Poziv na akciju trebao bi biti popraćen pozivom na akciju imenom i posljednjom rečenicom u pismu.

Nije kako treba : "Porfirije Petroviču, znam tko je usmrtio staricu."

Pravo : "Porfirije Petroviču, ja sam hakirao staricu, poduzmite mjere da me uhitite, umoran sam od patnje!"

Zašto bi dopisnik umjesto vas razmišljao što bi s ovim pismom? Uostalom, može donijeti pogrešnu odluku.

Potpis u tekstu ... Mora biti. Štoviše, svi klijenti e-pošte omogućuju vam da postavite automatsku zamjenu potpisa, na primjer, klasični "Pozdrav, ...". U Mozilli se to radi pod Alati → Opcije računa.

Pisati ili ne pisati kontakte u potpisu je svačija osobna stvar. Ali ako ste na bilo koji način povezani s prodajom - svakako napišite. Čak i ako se transakcija ne dogodi na temelju rezultata komunikacije, ubuduće će vas lako pronaći kontakti iz potpisa.

Konačno, još jedna značajka tijela pisma za one sugovornike koji ne vole (ne mogu, ne žele, nemaju vremena) odgovarati na vaša pisma. Navedite zadanu vrijednost u tekstu pisma. Na primjer, "Porfirije Petroviču, ako me ne dođete uhititi prije 12:00 u petak, smatram da sam amnestiran." Naravno, rok mora biti realan (tekst iz primjera ne treba slati u petak u 11:50 sati). Primatelj mora biti fizički sposoban čitati i odlučiti o vašem pismu. Ova "šutnja" oslobađa vas odgovornosti za neodaziv sugovornika. Kao i uvijek, korištenju ove značajke mora se pristupiti mudro. Ako osoba odgovara na vaša pisma na vrijeme i redovito, takav ultimatum ga može, ako ne uvrijediti, onda malo napregnuti ili dovesti do odluke da na pismo ne odgovara odmah, već vas natjera da čekate petak.

Prilozi

Pisma često dolaze s prilozima: životopisi, komercijalne ponude, procjene, rasporedi, skenirani dokumenti - vrlo zgodan alat i ujedno izvor popularnih pogrešaka.

Greška : velika veličina priloga. Često se primaju e-poruke s privitcima do 20 MB. U pravilu se radi o skeniranju nekih dokumenata u TIFF formatu, rezolucije 600dpi. Program za poštu dopisnika će se gotovo sigurno zamrznuti na nekoliko minuta uz uzaludne pokušaje preuzimanja pregleda ovog privitka. I ne daj Bože da primatelj pokuša pročitati ovo pismo na pametnom telefonu ...

Osobno takva pisma odmah brišem. Ne želite da vaše pismo završi u smeću prije nego što ga pročitate? Provjerite veličinu priloga. Preporuča se da ne bude veći od 3 MB.

Što ako premaši?

Pokušajte ponovno konfigurirati svoj skener na drugi format i razlučivost. Primjerice, u PDF-u i 300dpi dobivaju se prilično čitljivi skenovi.
Razmislite o programima poput WinRar ili 7zip. Neke su datoteke savršeno komprimirane.
Što ako je privitak ogroman i ne možete ga komprimirati? Na primjer, gotovo prazna računovodstvena baza podataka teška je 900 MB. U pomoć će priskočiti pohrana informacija u oblaku: Dropbox, Google Drive i slično. Neke usluge, kao što je Mail.ru, automatski pretvaraju ogromne privitke u veze na pohranu u oblaku. Ali radije sam upravljam svojim informacijama pohranjenim u oblaku, tako da ne pozdravljam automatizaciju Mail.ru-a.

I još jedna ne sasvim očita preporuka o investicijama - njihova Ime ... Mora biti razumljiv i prihvatljiv primatelju. Jednom smo u tvrtki pripremali komercijalnu ponudu upućenu ... neka to bude Fjodor Mihajlovič Dostojevski. Dobio sam dopis od voditelja s prijedlogom projekta za odobrenje, a u privitku je bila datoteka pod nazivom "DlyaFedi.docx". S menadžerom koji mi je ovo poslao, dogodio se dijalog otprilike ovako:

Poštovani menadžere, jeste li osobno spremni pristupiti ovoj cijenjenoj osobi i imenovati je u lice Fedye?

Nekako ne, poštovana, svi ga zovu imenom i patronimom.

Zašto ste prilog nazvali "ForFedi"? Ako ga odmah pošaljem, misliš li da će kod nas kupiti sjekire za ovaj CP?

Kasnije sam htio preimenovati...

Zašto pripremati tempiranu bombu - potencijalno odbijanje - ili se dodatno zalagati za preimenovanje datoteke? Zašto ne biste odmah ispravno imenovali prilog: "Za Fedora Mihajloviča.docx" ili još bolje - "KP_Nebo_Topory.docx".

Dakle, više-manje smo se riješili s e-poštom kao "licem". Prijeđimo na promatranje e-pošte kao alata za učinkovit rad i razgovarajmo o tome kako ona odvlači pažnju.

Rad sa slovima

E-pošta je moćno ometanje. Kao i kod svake smetnje, s poštom se treba pozabaviti pooštravanjem pravila i uvođenjem radnog rasporeda.

U najmanju ruku, morate isključiti SVE obavijesti o dolasku pošte. Ako je klijent e-pošte konfiguriran prema zadanim postavkama, bit ćete obaviješteni zvučnim signalom, a ikona pored sata će treptati i prikazat će se pregled pisma. Jednom riječju, učinit će sve da vas najprije otrgnu od mukotrpnog rada, a zatim urone u ponor nepročitanih pisama i neviđenih mailova - minus sat-dva od života.

Nečija moćna snaga volje omogućuje im da ih ne ometaju obavijesti, a za obične ljude bolje je ne iskušavati sudbinu i isključiti ih. U Mozillla Thunderbirdu to se radi putem izbornika "Alati" → "Opcije" → "Općenito" → "Kada se pojave nove poruke".

Ako nema obavijesti, kako razumjeti da je pismo stiglo?

Jako jednostavno. Vi sami, svjesno, odvajate vrijeme za parsiranje pošte, otvarate mail klijent i vidite sve nepročitane poruke. To se može učiniti dva puta dnevno, na primjer, u vrijeme ručka i navečer, ili tijekom prisilnog zastoja, na primjer, u prometnim gužvama.

Često se pita, što je s vremenom reakcije i hitnim e-porukama? Odgovor je: nemate hitnih pisama u pošti. Osim ako ne radite u odjelu korisničke podrške (takav odjel ima svoja pravila za rad s poštom).

Ako postoje hitna pisma, pošiljatelj će vas o tome obavijestiti putem drugih kanala - telefona, SMS-a, Skypea. Tada ćete namjerno ući u mail klijent i obraditi hitnu poštu. Svi gurui upravljanja vremenom (na primjer, Gleb Arkhangelsky sa svojim "Time Drive") deklariraju standard za odgovaranje na e-poštu do 24 sata. Ovo je normalno pravilo dobre forme – ne očekujte trenutne odgovore od sugovornika e-poštom. Ako postoji hitan dopis, obavijestite ga putem bržih komunikacijskih kanala.

Dakle, isključili smo obavijesti i sada uključujemo mail klijent prema našem rasporedu.

Što bismo trebali učiniti kada smo otišli na poštu i pokrenuli aktivnost pod nazivom "raščlanjivanje e-pošte"? Gdje je početak i kraj ovog djela?

Čuo sam puno o sustavu zero inboxa, ali, nažalost, nisam sreo niti jednu osobu koja ga koristi. Morao sam ponovno izmisliti svoj kotač. Na Lifehackeru postoje članci na ovu temu. Na primjer, " ". U nastavku ću govoriti o nultom inbox sustavu u svojoj interpretaciji. Bio bih zahvalan ako bi GTD gurui provjerili u komentarima, dodali ili poboljšali opisani sustav.

Važno je razumjeti i prihvatiti da e-pošta nije planer zadataka ili arhiva za vaše aktivnosti. Stoga bi mapa "Inbox" uvijek trebala biti prazna. Ako ste preuzeli raščlanjivanje svoje pristigle pošte, nemojte stati i ništa vas ne ometa dok ne ispraznite ovu mapu.

Što učiniti s e-mailovima u inboxu? Morate proći kroz svako slovo uzastopno i izbrisati ga. Da, samo odaberite i pritisnite Delete na tipkovnici. Ako se ne možete natjerati da izbrišete pismo, morat ćete odlučiti što ćete s njim.

Možete li odgovoriti za tri minute? Trebam li odgovoriti? Da, potrebno je, a odgovor će trajati ne više od tri minute, a zatim odmah odgovorite.
Morate odgovoriti, ali priprema odgovora će trajati više od tri minute. Ako koristite planer zadataka koji vam omogućuje da e-poštu pretvorite u zadatak, pretvorite svoju e-poštu u zadatak i zaboravite na nju na neko vrijeme. Na primjer, koristim apsolutno divnu uslugu Doit.im. Omogućuje vam generiranje osobne adrese e-pošte: prosljeđujete pismo na nju, a ono se pretvara u zadatak. Ali ako nemate planer zadataka, premjestite slovo u podmapu "0_Run".
Nakon brzog odgovora na pismo, pretvaranja ga u zadatak ili jednostavnog upoznavanja, morate odlučiti što ćete sljedeće učiniti s ovom porukom: izbrisati je ili poslati u jednu od mapa za dugotrajnu pohranu.

Evo mapa za dugotrajnu pohranu koje imam.

0_Pokreni. Nemam takav folder, ali ako nemate planer, ponavljam, ovdje možete staviti slova koja zahtijevaju detaljnu proučivanje. Ovu mapu također treba redovito čistiti, ali s promišljenim pristupom u posebno određeno vrijeme.
1_Ref. Ovdje stavljam pisma s pozadinskim informacijama: pisma dobrodošlice s prijavama s raznih web servisa, karte za nadolazeće letove i tako dalje.
2_Projekti. Ovdje je pohranjena arhiva korespondencije o partnerima i projektima s kojima postoji trenutni odnos. Naravno, postoji zasebna mapa za svaki projekt ili partnera. U mapu partnera stavljam pisma ne samo njegovih zaposlenika, već i pisma zaposlenika "Neba" vezana uz ovog partnera. Vrlo zgodno: ako je potrebno, sva korespondencija o projektu dostupna je u nekoliko klikova.
3_Muzej. Evo bacam ona slova koja je šteta brisati, a koristi od njih nisu očite. Također, mape sa zatvorenim projektima iz "2_Projects" migriraju ovdje. Jednom riječju, u “Muzeju” se čuvaju prvi kandidati za brisanje.
4_Dokumenti. Ovdje su pisma s elektroničkim uzorcima dokumenata koji bi mogli biti korisni u budućnosti za računovodstvo, na primjer, izjave o pomirenju od klijenata, karte za putovanja. Mapa po mnogo čemu ima nešto zajedničko s mapama "2_Projekti" i "1_Sprav", u njoj se pohranjuju samo računovodstveni podaci, a u mapi "2_Projekti" pohranjuju se podaci o upravljanju. U "4_Documents" - mrtve informacije, au "2_Projects" - žive informacije.
5_Znanje. Ovdje dodajem samo stvarno korisne poruke na koje se nakon nekog vremena želim vratiti za inspiraciju ili pronalaženje rješenja.

Postoje i druge postavke mail klijenta koje su važne za rad ovog sustava. Prvo, prema zadanim postavkama, Thunderbird ima označen potvrdni okvir Označi poruke kao pročitane. Radije to radim namjerno, pa je potvrdni okvir nestao! Da biste to učinili, idite na izbornik "Alati" → "Opcije" → "Napredno" → "Čitanje i prikaz".

Drugo, koristimo se filteri ... Prije sam aktivno primjenjivao filtere koji su automatski prosljeđivali pisma u odgovarajuće mape na temelju adrese pošiljatelja. Na primjer, pisma odvjetnika premještena su u mapu “Odvjetnik”. Odbio sam ovaj pristup iz nekoliko razloga. Prvo: dopisi odvjetnika u 99% slučajeva odnose se na projekt ili partnera, što znači da se moraju premjestiti u mapu tog partnera ili projekta. Drugo, odlučio sam dodati svijest. Sami morate odlučiti gdje će se pohraniti određeno pismo, a prikladnije je tražiti neobrađene poruke samo na jednom mjestu - u pristigloj pošti. Sada koristim filtre samo za kategorizaciju automatskih običnih pisama iz raznih sustava u mape, odnosno pisma koja ne zahtijevaju od mene donošenje odluka. Filtri u Mozilla Thunderbirdu su konfigurirani u izborniku Alati → Filtri poruka.

Dakle, uz pravi pristup, e-pošta bi trebala trajati od 10 do 60 minuta dnevno, ovisno o količini korespondencije.

Da, i još nešto. Već ste isključili obavijesti o pristizanju novih pisama, zar ne? ;)

Pitanje mogućnosti korištenja elektroničke korespondencije kao dokaza na arbitražnom sudu daleko je od novog, ali ne gubi na važnosti. Suptilnosti odnosa između ugovornih strana nisu uvijek dokumentirane i zapečaćene potpisima, jer se vrlo često određene radnje usklađuju u načinu rada roka. U takvim slučajevima se neke od već dogovorenih radnji stranaka usklađuju ili mijenjaju telefonom ili e-mailom. Skrenimo pozornost na drugu metodu.

Odvjetnička točnost ne poznaje granice – netko tko, a ni predstavnici ove struke ne mogu si priuštiti kašnjenje, pogotovo kada je u pitanju sudska sjednica. I tako je, krateći vrijeme u hodniku arbitražnog suda, kada su dokumenti po deseti put ponovno provjereni, a tajnica još uvijek nije pozvala na sastanak, postala nedobrovoljna slušateljica, a potom i sudionica zanimljivog dijaloga s kolegama. Radilo se o mogućnosti korištenja e-mailova kao dokaza na sudu. Mišljenja su bila različita, ali mi je postalo očito da se većina pravnih savjetnika i odvjetnika na ovaj ili onaj način suočava s ovom dilemom.

Što nam APC RF govori

Dakle, stavak 2. čl. 64. Zakona o arbitražnom postupku Ruske Federacije, kao dokaz, prihvaća pismene i materijalne dokaze, objašnjenja osoba koje sudjeluju u predmetu, vještačenja, savjete vještaka, iskaze svjedoka, audio i video snimke, druge dokumente i materijale. Na temelju ovog neiscrpnog popisa, najracionalnije je smatrati elektroničku korespondenciju pisanim dokazom na temelju normi o kojima se raspravlja u nastavku.

Točka 1. čl. 75. Zakona o arbitražnom postupku Ruske Federacije kaže: "pisani dokazi sadrže podatke o okolnostima relevantnim za predmet, ugovore, akte, potvrde, poslovnu korespondenciju, druge dokumente koji su napravljeni u obliku digitalnog, grafičkog zapisa ili u bilo kojem obliku. drugi način koji vam omogućuje da utvrdite autentičnost dokumenta."

Najprofilnija norma pitanja koje se razmatra je klauzula 3. čl. 75 APC RF. S promjenama koje su stupile na snagu 1. siječnja 2017. (u skladu s člankom 3. Federalnog zakona "O izmjenama i dopunama određenih zakonskih akata Ruske Federacije u vezi s primjenom elektroničkih dokumenata u djelatnostima pravosuđa" br. 220- FZ od 23.06.2016.) ova norma je prikazana na sljedeći način: „Dokumenti primljeni putem faksa, elektroničke ili druge komunikacije, uključujući korištenje informacijske i telekomunikacijske mreže „Internet“, kao i dokumenti potpisani elektroničkim potpisom na način propisan od strane zakonodavstvu Ruske Federacije, dopušteni su kao pisani dokazi u slučajevima i na način predviđen Zakonom o arbitražnom postupku Ruske Federacije, drugim saveznim zakonima, drugim regulatornim pravnim aktima ili sporazumom."

Kao što dokazuje sudska praksa

U pravnom području Rusije postoji i sudska praksa koja omogućuje da se e-mail korespondencija smatra pisanim dokazom. Rješenjem Federalne antimonopolske službe Dalekoistočnog okruga od 05.08.2014. br. F03-3226 / 2014. u predmetu br. A73-12821 / 2013. sud je utvrdio da je „... pravovremenost slanja posla rezultat je potvrđen e-mail korespondencijom između strana, što je u skladu s uvjetima ugovora br. 110 od 24. 9. 2012. ...“. Iz ovoga se može pretpostaviti da je ugovor sadržavao uvjet da sve elektroničke korespondencije između stranaka tijekom trajanja ugovora stranke priznaju kao pisani dokaz.

Treba imati na umu da e-mail adrese stranaka moraju biti zabilježene u samom tekstu ugovora (ili u odjeljku gdje su navedeni detalji stranaka). Ako je pri potpisivanju ugovora ovaj trenutak propušten, e-mail adrese navedene na službenim stranicama organizacija kao kontakt adrese mogu "pomoći". Tako je Arbitražni sud u Moskvi u svojoj Odluci od 11.07.2016. u predmetu br. A40-30919 / 16 naznačio da „... e-mailovi dostavljeni u prilog ovoj izjavi ne mogu biti adekvatan dokaz, budući da interna prepiska s jedne interne e-pošte -mail adresa se prikazuje na drugoj internoj poštanskoj adresi organizacije treće strane (GE Healthcare). Pripadnost određenog elektroničkog poštanskog sandučića ovoj organizaciji, posebno Središnjem projektantskom birou civilnog zrakoplovstva, može se utvrditi fiksiranjem u ugovoru, navodeći na službenom zaglavlju ili službenoj web stranici .... ".

Sud je također naglasio da je, u biti, elektronička korespondencija (kao skup elektroničkih poruka relevantnih osoba) u korelaciji s odredbama stavka 1. članka 75. Zakona o arbitražnom postupku Ruske Federacije i može se smatrati pisanim dokazom.

U ovom slučaju, pouzdanost elektroničke poruke sastoji se od kombinacije sljedećih čimbenika:

Potreba za identifikacijom pošiljatelja i primatelja;

Potreba utvrđivanja ovlasti pošiljatelja i primatelja za donošenje odgovarajućih odluka koje su predmet elektroničke korespondencije;

Potreba za uspostavljanjem autentične izravne poruke e-pošte.

Kako legalizirati e-mailove

Na temelju svega navedenog može se izvući lakonski zaključak: da, arbitražni sud može priznati elektroničku korespondenciju između stranaka kao pisani dokaz u skladu s čl. 75 APC RF. No, treba imati na umu da to treba predvidjeti ugovorom.

Stoga sam za našu organizaciju razvio klauzulu koja je bila uključena u standardne predloške za ugovore:

“Stranke su se složile da elektronička korespondencija koju Stranke obavljaju u okviru provedbe ovog Ugovora putem elektroničke pošte, čije su adrese navedene u detaljima ovog Ugovora, ima pravnu snagu i predstavlja pisani dokaz u skladu s Umjetnost. 75 APC RF."

U samom tekstu e-pošte trebate navesti ime i poziciju pošiljatelja, kao i poveznicu na detalje ugovora.

Ako je ugovor sklopljen bez ove klauzule, a naknadno se pojavila potreba za elektroničkom korespondencijom, smatram uputnim sklopiti dodatni ugovor kojim bi elektroničkoj korespondenciji dali potrebnu pravnu snagu. U slučaju da druga strana odbije potpisati takav ugovor, preporučam da vodite elektroničku korespondenciju na adresama navedenim na službenim web stranicama tvrtki. No, treba imati na umu da posljednja opcija nije zajamčen način, budući da je priznanje takve korespondencije kao pisanog dokaza u potpunosti u diskreciji suda.

Očito, gore navedene informacije ne pretendiraju na istinu u krajnjem slučaju, već su samo savjetodavne prirode. No, treba shvatiti da zakonodavac i sudska praksa dopuštaju računanje na ovu vrstu dokaza u arbitražnom postupku. Ako u okviru korespondencije putem e-maila vaša druga ugovorna strana prizna dug i navede moguće datume njegove otplate, ali to na sudu odbije, takva e-mail korespondencija može poslužiti kao ključni ili popratni dokaz. Nedvosmisleno, e-mail je tradicionalno inferioran u usporedbi s činom mirenja međusobne nagodbe, ali ako je to sve što imate, "igra je vrijedna svijeće".

Alison Garrido je profesionalni certificirani trener (PCC) akreditiran od strane Međunarodne federacije trenera, voditeljica i govornica. Pomaže klijentima u traženju posla i napredovanju u karijeri, nadovezujući se na njihove prednosti. Savjetuje o razvoju karijere, pripremi za intervju, pregovaranju o plaći i ocjeni rada te individualnoj komunikaciji i strategijama vođenja. Osnivački je partner Novozelandske akademije za sustavno treniranje.

Broj izvora korištenih u ovom članku:. Na dnu stranice pronaći ćete njihov popis.

Komunikacija e-poštom, kao i u drugim područjima, ima svoja pravila bontona i društvenog protokola. Ako trebate napisati pismo u kojem tražite povratnu informaciju na poslu ili u školi, ili dobiti povratnu informaciju o svom pisanom radu, trebali biste razmisliti o formulaciji, strukturi pisma i odabrati pravi trenutak. To će vam omogućiti da pismo učinite što učinkovitijim. Budite ljubazni, točni i pišite točno kako biste dobili informacije koje su vam potrebne.

Koraci

Kako tražiti povratne informacije od kupaca

Nemojte postavljati previše pitanja. Klijenti dobivaju ogroman broj zahtjeva za anketiranjem od svih vrsta tvrtki. Ako želite da kupac izbriše vašu e-poštu kada je primi, u nju uključite gomilu pitanja. Ako želite zainteresirati osobu, ograničite se na par pitanja.

Postavljajte pitanja koja zahtijevaju detaljan odgovor. Ne postavljajte pitanja na koja se može odgovoriti da ili ne. Umjesto "Biste li nas preporučili svojim prijateljima?", postavite sljedeće pitanje: "Kako biste nas opisali drugoj osobi?" Ova pitanja će vam pomoći da dobijete više informacija.

Obećajte klijentu da će odgovoriti što je prije moguće. Tako će klijent osjetiti da njegovo mišljenje može utjecati na nešto. Ako osoba zna da će mu odgovoriti, napisat će iskreniju recenziju.

Budite iskreni i profesionalni kada odgovarate na recenzije. U suvremenom svijetu, zbog mogućnosti interneta, u jednom trenutku možete izgubiti ugled ako se neprofesionalno ponašate s ljudima.

Nemojte koristiti flash grafiku i druge objekte koji će se dugo učitavati. Ako osoba ima sporu vezu, vjerojatno će izbrisati poruku ako shvati da je potrebno predugo za učitavanje. Zapamtite, trebate vaše povratne informacije, a ne kupca.

Pronađite pravi font i format. Pismo bi trebalo izgledati uredno i profesionalno. Malo je vjerojatno da će pismo u Comic Sansu s grafikom niske kvalitete impresionirati vaše kupce. Bolje je koristiti standardne fontove (Times New Roman, Arial), ako niste upućeni u fontove i odbijate puno grafike.

Provjerite je li vaša e-pošta čitljiva na svim uređajima. Tekst u jednom stupcu bit će prikladniji od teksta u više stupaca. Font ne smije biti premali. Pismo bi trebalo biti čitljivo na prijenosnom računalu, telefonu i tabletu. Budući da u modernom svijetu mnogi ljudi čitaju poštu s telefona, pismo mora biti u skladu s ovim formatom.

Pismo će biti skromno. Slijedite pravila dopisivanja na radnom mjestu. Skromnost će vam pomoći da dobijete povratne informacije, ali nemojte pretjerivati jer bi vaš šef mogao pomisliti da ne znate ništa o svom poslu. Formulirajte pitanja tako da svi mogu vidjeti vaš napredak na projektu ili zadatku. Time će vašem menadžeru biti jasno da se ne zafrkavate. U nastavku donosimo još nekoliko važnih preporuka.
- Možete reći ovo: "Radio sam na prezentaciji koja je potrebna sutra, i imam pitanje u vezi formata. Nisam siguran da dobro razumijem standarde usvojene u našoj tvrtki. Uz ovo pismo prilažem prezentaciju i bit će vam jako zahvalna ako je pogledate i komentirate je li sve u redu. Hvala na pomoći."
- Ne zaboravite zahvaliti osobi.
Razgovarajte o konkretnim stvarima. Time ćete izbjeći uobičajene fraze koje su beskorisne. Nemojte postavljati pitanja na koja se može odgovoriti s "da" ili "ne", osim ako je to apsolutno neophodno. Pokušajte ne postavljati previše pitanja menadžeru ili kolegi odjednom.

Zahvalite osobi kada odgovori. Ako vam se savjetuje da radite više ili vam kažu da vaš posao još nije na visini, objasnite što namjeravate učiniti da to popravite. Ne odgovarajte odmah – dajte si priliku da se smirite i obradite informacije.
- Odgovorite najkasnije za 1-2 dana.

Kako tražiti pregled na poslu

Predstavi se. Učitelj može imati stotine učenika, pogotovo ako je riječ o sveučilištu. Trebate navesti svoje ime i prezime, broj grupe i fakultet. Ako ste u srednjoj školi i pohađate pripremne tečajeve, navedite ocjenu. Na taj način učitelj neće morati nagađati tko ste i bit će mu lakše napisati recenziju.

Nemojte ići dalje od poslovne komunikacije. Ponekad je učenicima teško pisati nastavnicima jer se ne mogu odlučiti za stil. Ako vam je vaš instruktor već sam pisao, držite se istog stila kao i on. Bolje je ovako formulirati svoje misli: "Nisam siguran da sam dobro razumio zadatak. Imam nekoliko pitanja o poslu."

Neka bude kratko. Ne pokušavajte objasniti cijeli kontekst svojih pitanja, osim ako je kontekst neophodan za razumijevanje pitanja. Na primjer, ako želite zatražiti produženje roka za rad, učitelju će možda trebati detaljna objašnjenja, ali ako samo želite postaviti pitanje o radu, nemojte reći zašto niste imali vremena ranije napisati zbog tvog psa i zašto sada pišeš (ako samo rok ne dođe jako brzo). Ne pričajte o stvarima koje trenutno nisu važne.

Ne odgađajte traženje povratnih informacija do posljednjeg trenutka. Malo je vjerojatno da će vam vaš instruktor htjeti pomoći uoči vašeg testa i vjerojatno će biti nesretan što se ranije niste potrudili kontaktirati. Ako morate postavljati pitanja u posljednjem trenutku, budite kratki, konkretni i ispričajte se što vam smetam. To povećava vjerojatnost da će vam učitelj odgovoriti (pod uvjetom da pročita pismo na vrijeme).

Koristite format koji je dogovorio vaš instruktor. Učitelji često određuju određeni format u kojem bi zadatak trebao biti dovršen. Na primjer, ako je instruktor tražio da se rad pošalje u .doc formatu, nemojte slati dokument u .pdf ili .pages. Ako niste sigurni koji format koristiti, upotrijebite .rtf ili .pdf ili pitajte svog instruktora.

Zatražite povratnu informaciju o poslu koji ste već poslali ili o svom učinku na ispitu. Napišite pristojno pismo svom učitelju. Ako učitelj ima radno vrijeme, idite ga osobno. Recite nešto poput: "Nisam odradio ispit onako dobro kako sam se nadao. Možete li ukazati na moje pogreške kako biste mi olakšali pripremu za sljedeći ispit?" U pravilu su nastavnici u takvim slučajevima spremni dati preporuke.

Kako tražiti recenziju za pisani rad

Prvo pišite nekome koga osobno poznajete. Ako želite detaljnu recenziju, obratite se osobi koju dobro poznajete (na primjer, prijatelju ili kolegi). Pišite kako inače radite. Ako obično zovete osobu, učinite to. Nemojte slati svoj rad u prvom slovu ako niste sigurni da će vam ta osoba pristati pomoći (primjerice, ako još niste zamolili osobu da pročita djelo ili ako ga osoba nije sama predložila).

U pismo možete uključiti kratak odlomak ili opis. Ovisi o tome pišete li prijatelju ili kolegi.

Pišite stručnjaku za to područje. Ako trebate stručno mišljenje, napišite pismo stručnjaku kojeg poznajete i objasnite kakav projekt imate i zašto su vam potrebne povratne informacije. Nemojte vršiti pritisak na osobu – samo je pristojno zamolite da razmisli. Recite ovo: "Shvatit ću ako nemate vremena za ovo." Možda bi bilo vrijedno pitati osobu može li vam preporučiti nekog drugog stručnjaka.

Nemojte slati svoj rad u prvom emailu. Najvjerojatnije će takvo pismo ostati bez odgovora, osim ako ne naznačite da će posao biti plaćen. Ako kontaktirate poznatu osobu, malo je vjerojatno da će vam odgovoriti, jer dobiva gomilu sličnih pisama. Bolje je prvo pitati prijatelje, kolege, učitelje. Sigurno će vam biti spremni pomoći i izaći će vam u susret.

Objasnite kakvu povratnu informaciju trebate. Ako želite čuti samo pozitivne stvari, recite to. Objasnite osobi treba li vam detaljna analiza i koliko bi izrazi trebali biti općeniti. Navedite treba li osoba procijeniti stil, gramatiku i strukturu djela. To će omogućiti čitatelju da shvati što vam je potrebno.

Većina klijenata e-pošte uključujući Gmail, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla thunderbird, omogućuju vam da unesete više primatelja Kopija(na engleskom je skraćenica prihvaćena SS), ili Skrivena kopija (CCB). V Kopije primatelji mogu vidjeti adrese drugih ljudi. U drugom slučaju, identitet dodatnih adresata je skriven.

Dodajte adresu primatelja

Da biste odredili primatelja(e) e-pošte, unesite adresu e-pošte u polje Kome (Da):

Neki klijenti e-pošte omogućuju vam da jednostavno unesete korisničko ime u polje koje program automatski popunjava.

Ako koristite ovo polje za slanje e-pošte više osoba, svaka od njih će moći vidjeti potpuni popis drugih primatelja.

Kako napraviti kopiju e-maila

Polje CC ili Kopirati koristi se za razmjenu e-pošte na neizravniji način od polja Kome... Ako se ne obraćate osobi izravno u svojoj e-pošti, ali želite da ta osoba prati raspravu u nizu pisama ili jednostavno bude svjesna ove teme, polje Kopirati bila bi izvrsna opcija. Adresat koji je u Kopije pisma, prima nepročitano pismo u svoj poštanski sandučić, poput onog koji je stavljen na teren Kome; jedina razlika je kome prvo upućujete pismo u tijelu svoje e-pošte. U profesionalnom svijetu, slanje pošte na Kopije koristi se vrlo široko i služi za informiranje kolega o različitim događajima i temama.

Možete navesti primatelje e-pošte jednostavnim upisivanjem popisa adresa u polje Kopirati koji je obično odmah ispod polja Kome... Svi u ovom lancu primatelja moći će vidjeti imena i adrese e-pošte svih ostalih primatelja:

Kako stvoriti Bcc email

Svaki klijent e-pošte (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo, itd.) omogućuje pošiljatelju pisma da dopre do velikog broja ljudi bez reklamiranja njihovih podataka drugim korisnicima u lancu e-pošte. Ova značajka se zove BCC ili Skrivena kopija... Primatelje možete sakriti unosom njihovih adresa u polje Skrivena kopija umjesto korištenja polja Kome i Kopirati:

Ovu značajku možete koristiti i za pojedinačne i grupne e-poruke. Ovo je posebno korisno ako želite zadržati svoje kontakte povjerljivima, zaštititi ih od neželjene pošte i neželjene e-pošte ili jednostavno ako ne želite da vaši primatelji znaju tko je primio istu poruku.

Polje Skrivena kopija nije uvijek dostupno prema zadanim postavkama za sve klijente e-pošte. Na primjer, u Outlook Morat ćete otići do Parametri za pristup postavci; v Thunderbird morat ćete odabrati ovu funkciju s padajućeg izbornika; v Gmail treba pritisnuti gumb Kopirati i Skrivena kopija; v Windows Live Mail Morat ćete pritisnuti tipke u isto vrijeme Alt + B.