Konzultantske usluge u upravljanju projektima uključuju implementaciju strateškog, portfeljnog i projektnog upravljanja u organizacijama te provođenje revizije projekata. Tvrtka Project Services nudi sljedeće usluge savjetovanja u upravljanju projektima:

Izgradnja projektno orijentiranog sustava upravljanja organizacijom

Svrha izgradnje projektno orijentiranog sustava upravljanja organizacijom je formiranje sustava upravljanja u organizaciji koji se temelji na projektnim principima, integrirajući upravljanje projektima sa strateškim i taktičkim procesima upravljanja.

Sustav upravljanja organizacijom razlikuje 4 razine upravljanja: strateški, taktički, operativni i operativni. Svaku razinu upravljanja karakterizira vlastiti horizont planiranja i učestalost kontrole:

1. strateška razina – planiranje za razdoblje od 5 godina, kontrola najmanje jednom godišnje
2. taktička razina – planiranje za razdoblje od 1 do 5 godina, kontrola najmanje jednom kvartalno
3. operativna razina – planiranje za razdoblje od 3 mjeseca do 1 godine, kontrola minimalno jednom mjesečno
4. operativna razina – planiranje na period od 1 dana do 3 mjeseca, kontrola minimalno jednom tjedno...

Organizacija upravljanja projektnim portfeljima i programima u organizaciji

Svrha taktičkog upravljanja (taktičke razine upravljanja) kada se provodi u organizaciji je osigurati postizanje ciljeva organizacije definiranjem portfelja projekata, programa, projekata, procesa, prekretnica, organizacijskih pokazatelja za srednjoročno razdoblje (od 1 do 5 godine) i praćenje njihovog postignuća u redovitim intervalima manje od jednom tromjesečno...

Implementacija korporativnog sustava upravljanja projektima u organizaciji

Jedna od najpopularnijih konzultantskih usluga u području upravljanja projektima je implementacija korporativnog sustava upravljanja projektima u organizaciji, koji je dizajniran da osigura provedbu projekata na operativnoj razini upravljanja. Korporativni sustav upravljanja projektima uključuje elemente kao što su metodologija upravljanja projektima, tijela i jedinice za upravljanje projektima (Projektni odbor i Projektni ured), sustav motivacije za projekte, informacijski sustav za upravljanje projektima...

Razvoj i implementacija metodologije upravljanja projektima

Osim implementacije korporativnog sustava upravljanja projektima, u okviru savjetovanja mogu se razviti i implementirati njegovi pojedini elementi, posebice metodologija upravljanja projektima. Pri razvoju i implementaciji metodologije upravljanja projektima koriste se postojeći standardi i metodologije u području upravljanja projektima (GOST R 54869-2011 “Upravljanje projektima”, ISO 21500, PMBOK® Guide, fleksibilne metodologije upravljanja projektima Agile) i, uglavnom, najbolji praktične odredbe i propisi u području upravljanja projektima najvećih organizacija na ruskom i inozemnom tržištu...

Implementacija sustava projektne motivacije

Cilj upravljanja motivacijom sudionika projekta je poboljšati kvalitetu provedbe projekta povećanjem učinkovitosti sudionika projekta. Organizacija može odabrati jedan od dva sustava motivacije za sudionike projekta:

sustav projektne motivacije koji se koristi uz postojeći sustav motivacije za sve zaposlenike organizacije
integrirani sustav motivacije koji koristi jedinstvene motivacijske principe za sve zaposlenike organizacije...

Stvaranje i razvoj Projektnog ureda

Pri implementaciji projektnog menadžmenta postaje važno pitanje organizacijske podrške funkcioniranju strateških, portfeljnih i projektnih procesa kroz kreiranje specijaliziranih projektnih uloga, strukturnih odjela i kolegijalnih upravljačkih tijela u organizaciji. Takvi alati za organizacijsku podršku uključuju projektni ured i projektni odbor...

Ova metoda podrazumijeva koordinaciju projekta od strane konzultanta od početka do završetka (ili postizanja održivog trenda željenih promjena). Može se koristiti za optimizaciju organizacijske strukture poduzeća (ovdje je najučinkovitije), ispitivanje poslovnih projekata, organiziranje marketinga i razvoj reklamnih kampanja. U razvoju strategija poduzeća, traženje ili testiranje tržišnih prilika može se provesti metodom projekta.

U prvoj se opciji podaci prikupljaju, ali se ne objavljuju; rezultati istraživanja šalju se izravno kupcu, koji odlučuje kako će ih koristiti. U problematičnim situacijama deklarirani cilj rada konzultanta formulira se na neutralan način (na primjer, kada se radi na projektu optimizacije organizacijske strukture, osoblju se govori o potrazi za tržišnim prilikama, što ih u manjoj mjeri brine) . Kao rezultat, uklanjaju se pretežno statične informacije organizacije, postojeća ravnoteža odnosa i ideja.

U drugoj opciji, konzultant raspravlja o posrednim idejama i hipotezama s osobljem poduzeća i djeluje u skladu s istinskim deklariranim ciljem. Već u fazi dijagnostike dolazi do promjena u poduzeću, uvode se nove ideje i testiraju novi odnosi. Osoblje razvija spremnost na promjene, uključuje se u reorganizaciju i donošenje odluka. (No istodobno rastu očekivanja i provocira se mogućnost borbe za novi “komad kolača”). Time se prikupljaju dinamičke informacije i točnije predviđa mogućnost provođenja potrebnih reformi.

Rezultat dijagnostike su utemeljene hipoteze (potvrđene iskustvom konzultanta i pojedinačnim utvrđenim činjenicama) o načinima postizanja ciljeva i metodama rješavanja problema. Zaključci se sastavljaju u analitičkom izvješću koje se daje naručitelju na uvid, a zatim prezentira (brani).

Konzultantske agencije obično preuzimaju većinu posla, dobivajući na brzini razvoja, ali gubeći na kvaliteti implementacije. (Čak se i tehnologije koje je usvojilo osoblje teško prilagođavaju promjenama situacije ako se primaju gotove).

Individualni konzultanti preferiraju maksimalno korištenje resursa poduzeća. Njihova je zadaća raspodijeliti projektni rad među podupirateljima reforme, pružiti metodološku i stručnu pomoć menadžerima u pitanjima koja su za njih nova te kontrolirati kvalitetu razvoja. Ovakav pristup daje dobitak u kvaliteti implementacije i trošku projekta, ali gubitak u brzini.

Rezultat ove faze nije toliko izvješće konzultanta koliko sheme, procedure i tehnologije koje je osoblje usvojilo i primijenilo u praksi. Ograničavanje "izlaza" na izvješće u svrhu naknadne implementacije obično je nepraktično (implementacija se jednostavno ne može dogoditi). Ovom fazom završava projekt (svi radovi na problemu su planirani i djelomično završeni; za preostali posao odgovorni voditelji imaju jasnu ideju što i kako učiniti). U budućnosti se može pružiti savjetodavna podrška za dugoročni razvoj.

U nekim slučajevima projektna metoda savjetovanja može uključivati ​​pozivanje konzultanta da se pridruži osoblju poduzeća. Na primjer, stvaranje marketinške organizacijske strukture "od nule" zahtijeva kvalificiranog marketinškog menadžera koji će stalno raditi u poduzeću. Konzultant može djelovati u tom svojstvu privremeno popunjavajući upražnjeno mjesto direktora marketinga (ovdje je, kao i kod „Varagijana“, potrebno planirati značajno razdoblje obavljanja pozicije kako bi se dobio održivi rezultat).

Iako projektna metoda predviđa koordinaciju cijelog projekta od strane konzultanta, samouklanjanje kupca iz sudjelovanja u projektu je nemoguće. U rijetkim slučajevima, on se može ograničiti na pomoć konzultantu u dobivanju informacija od osoblja poduzeća. U osnovi, on mora birati između mnogih alternativa u procesu istraživanja i koristiti moć za koordinaciju rada ako konzultant koristi osoblje poduzeća. Najučinkovitiji način je izravno upravljanje projektom od strane kupca.

Općenito, metoda projekta daje najbolji rezultat, jer pruža sustavan pristup rješavanju problema poduzeća. Nedostatak mu je relativno visoka cijena. Međutim, metodu koriste i velika poduzeća sa značajnim resursima i mala poduzeća. Potonji uglavnom koriste savjetovanje za procjenu poslovnih projekata i traženje tržišnih prilika.

Metoda projektnog savjetovanja uključuje koordinaciju projekta od strane konzultanta od početka do završetka (ili postizanja održivog trenda prema potrebnim promjenama). Može se koristiti za optimizaciju organizacijske strukture poduzeća (ovdje je najučinkovitije), ispitivanje poslovnih planova, postavljanje marketinga i razvoj reklamnih kampanja. U razvoju strategija poduzeća, traženje ili testiranje tržišnih prilika može se provesti metodom projekta.

Projekt obično započinje dijagnostikom, koja se može provesti uz minimalnu intervenciju konzultanta u aktivnosti poduzeća ili u paralelnom načinu implementacije.

U prvoj se opciji podaci prikupljaju, ali se ne objavljuju; rezultati istraživanja šalju se izravno kupcu, koji odlučuje kako će ih koristiti. U problematičnim situacijama deklarirani cilj rada konzultanta formulira se na neutralan način (na primjer, kada se radi na projektu optimizacije organizacijske strukture, osoblju se govori o potrazi za tržišnim prilikama, što ih u manjoj mjeri brine) .

Zbog toga se uglavnom uklanjaju statički informacija organizaciju, postojeću ravnotežu odnosa i ideja.

U drugoj opciji, konzultant raspravlja o posrednim idejama i hipotezama s osobljem poduzeća i djeluje u skladu s istinskim deklariranim ciljem. Već u fazi dijagnostike dolazi do promjena u poduzeću, uvode se nove ideje i testiraju novi odnosi. Osoblje razvija spremnost na promjene, uključuje se u reorganizaciju i donošenje odluka. (Ali u isto vrijeme rastu očekivanja i izaziva se mogućnost borbe u organizaciji.) Kao rezultat toga, uklanjaju se dinamičke informacije , točnije se predviđa mogućnost provođenja potrebnih reformi.

Rezultat dijagnostike su utemeljene hipoteze, potvrđene iskustvom konzultanta i pojedinačnim utvrđenim činjenicama o mogućim načinima postizanja postavljenih ciljeva i načinima rješavanja problema. Zaključci se sastavljaju u analitičkom izvješću koje se daje naručitelju na uvid, a zatim prezentira (brani).

Nakon što korisnik prihvati izvješće, glavna faza je završena. To je detaljan razvoj i implementacija specifičnih shema, postupaka, planova, tehnologija. Rad na projektu podijeljen je između konzultanta i osoblja naručitelja.

Konzultantske agencije obično preuzimaju većinu posla, dobivajući na brzini razvoja, ali gubeći na kvaliteti implementacije. Čak se i tehnologije koje je usvojilo osoblje teško prilagođavaju promjenama situacije ako se prime gotove.

Individualni konzultanti preferiraju maksimalno korištenje resursa poduzeća. Njihovi su zadaci raspodjela projektnog rada među pobornicima reformi, metodološka i stručna pomoć menadžerima u pitanjima koja su za njih nova te kontrola kvalitete razvoja. Ovakav pristup daje dobitak u kvaliteti implementacije i trošku projekta, ali gubitak u brzini.

Rezultat ove faze nije toliko izvješće konzultanta koliko sheme, procedure i tehnologije koje je osoblje usvojilo i primijenilo u praksi. Ograničavanje "izlaza" izvješća u svrhu naknadne implementacije obično je nepraktično (implementacija se jednostavno ne može dogoditi). Ova faza dovršava projekt. U budućnosti se može pružiti savjetodavna podrška za dugoročni razvoj.

U nekim slučajevima projektna metoda savjetovanja može uključivati ​​pozivanje konzultanta da se pridruži osoblju poduzeća. Na primjer, stvaranje marketinške organizacijske strukture od nule zahtijeva kvalificiranog marketinškog menadžera koji će stalno raditi u poduzeću. U tom svojstvu može djelovati konzultant koji privremeno popunjava upražnjeno mjesto direktora marketinga. Ovdje je potrebno planirati značajno razdoblje obavljanja pozicije kako bi se dobio održivi rezultat.

Iako projektna metoda predviđa koordinaciju cijelog projekta od strane konzultanta, samouklanjanje kupca iz sudjelovanja u projektu je nemoguće. U rijetkim slučajevima, on se može ograničiti na pomoć konzultantu u dobivanju informacija od osoblja poduzeća. U osnovi, on mora birati između mnogih alternativa u procesu istraživanja, koristiti moć za koordinaciju rada ako konzultant uključuje osoblje poduzeća. Najučinkovitije je izravno upravljanje projektom kupca.

Projektnu metodu karakterizira još jedna značajka: kupac ne može svojom odlukom izvršiti akcije koje je konzultant odbio. U suprotnom, to bi moglo značiti rano okončanje projekta (kada angažirate profesionalca, slijedite njegove preporuke ili ga otpustite). Rješenja se moraju odabrati među dogovorenim alternativama. Za menadžere autoritarnog tipa to može biti ograničavajući faktor u korištenju projektne metode savjetovanja.

Općenito, projektna metoda daje najbolji rezultat, jer pruža sustavan pristup rješavanju problema poduzeća. Nedostatak mu je relativno visoka cijena. Ipak, metodu koriste i velika poduzeća sa značajnim resursima i mala poduzeća.

Potonji uglavnom koriste savjetovanje za procjenu poslovnih projekata i traženje tržišnih prilika.

Ovakvo savjetovanje je ciljano. Predstavlja kreiranje specifičnih projekata u određenom unutarkompanijskom području, na primjer, marketinški projekt za izlazak tvrtke na tržište stvaranjem lanca trgovina ili projekt tehničke obnove poduzeća.

Projektno savjetovanje omogućuje akumuliranje resursa u jednom smjeru, provođenje ciljanog savjetovanja, planiranje rezultata i osiguranje njihovog ostvarenja u maksimalnoj mjeri.

Projektno savjetovanje prvenstveno uključuje rad na projektiranju, a potom i savjetovanje s klijentom u fazi razvoja projekta i njegove implementacije.

Korištenje projektnog savjetovanja preporučljivo je u sljedećim slučajevima: kada je za provedbu postavljen zadatak koji je po ciljevima, količini potrebnih resursa, složenosti, trajanju izvođenja projekt - investicijski, inovacijski, marketinški, proizvodni itd. ., ili kada tvrtka nema iskustva u provedbi takvog projekta, nema potrebne stručnjake, informacijsku podršku i sl.

Potrebno je uzeti u obzir da će se projektno savjetovanje svrstati u upravljanje samo ako sadrži upravljačku komponentu.

Nova područja poslovnog savjetovanja uključuju reflektivno i kritičko.

Projektno savjetovanje

Ovakvo savjetovanje je ciljano. Predstavlja izradu specifičnih projekata u određenom unutarkompanijskom području, na primjer, marketinški projekt za ulazak tvrtke na tržište stvaranjem lanca trgovina ili projekt tehničkog preoblikovanja poduzeća.

Projektno savjetovanje omogućuje akumuliranje resursa u jednom smjeru, provođenje ciljanog savjetovanja, planiranje rezultata i osiguranje njihovog ostvarenja u maksimalnoj mjeri.

Projektno savjetovanje uključuje glavne faze:

• 1. Izrada projektnog zadatka od strane kupca koji odražava njegove osnovne potrebe, zahtjeve, uvjete i ograničenja.
• 2. Postupna priprema projekta uz uključivanje stručnjaka klijenta u ovaj proces i njegovu naknadnu isporuku.
• 3. Pružanje potrebnih konzultacija za provedbu projekta.
• 4. Sudjelovanje u provedbi projekta u onoj mjeri i u onim fazama koje odredi naručitelj.

Dakle, projektno savjetovanje prije svega uključuje rad na projektiranju, a potom i savjetovanje naručitelja u fazi razvoja projekta i njegove implementacije.

Korištenje projektnog savjetovanja preporučljivo je u sljedećim slučajevima:

• 1. Za provedbu se postavlja zadatak koji je po ciljevima, količini potrebnih sredstava, složenosti, trajanju izvođenja projekt - investicijski, inovacijski, marketinški, proizvodni i dr.
• 2. Tvrtka nema iskustva u provedbi takvog projekta, nema potrebne stručnjake, informacijsku podršku itd.
• 3. Projekt se može završiti samostalno, ali je potrebno optimizirati provedbu projekta, smanjiti rizike i unijeti novine.

Potrebno je uzeti u obzir da će se projektno savjetovanje svrstati u upravljanje samo ako sadrži upravljačku komponentu.

Obrazovno savjetovanje

Tijekom edukacijskog savjetovanja konzultant ne samo da prikuplja ideje i analizira rješenja, već i priprema teren za njihovo nastajanje pružajući klijentu relevantne teorijske i praktične informacije u obliku predavanja, seminara, treninga, poslovnih igara, edukativnih i praktičnih pomagala, konkretne situacije (slučajevi) i dr. Uloga klijenta je formuliranje zahtjeva za treningom, svjestan izbor ciljeva, programa i oblika treninga, grupa treninga.

Edukacijsko savjetovanje uključuje sljedeće aktivnosti:

• 1. Standardni program - klijent odabire seminare, poslovne igre i sl. s liste koju predlaže konzultant.
• 2. Posebno prilagođen program - problem utvrđuje poduzeće, konzultant izrađuje program i odabire oblik izobrazbe.
• 3. Posebno formirana grupa – konzultant provodi posebne događaje za formiranje studijske grupe, razvija zahtjeve za sudionike studijske grupe i provodi selekciju pomoću posebnih metoda, kao što su upitnici, intervjui, poslovne igre, analiza osobnih dosjea i sl.
• 4. Priprema sudionika za grupni rad za povećanje učinkovitosti i djelotvornosti treninga, posebno onih usmjerenih na rješavanje praktičnih poslovnih problema i vezanih uz raspravu i traženje rješenja; konzultant provodi trening o razvoju komunikacijskih vještina i vještina kolektivnog odlučivanja .
• 5. Uvježbavanje metoda i alata za rješavanje problema. Istodobno, zadatak konzultanta je prenijeti vještine i sposobnosti korištenja vlastitih alata i tehnologija stručnjacima tvrtke na način da, u odsutnosti, mogu samostalno rješavati probleme iste razine složenosti.
• 6. Potpuna uronjenost sudionika u problem. Ovaj događaj se provodi tako da u najkraćem mogućem vremenu obučna grupa savlada minimalno potrebnu količinu informacija, riješi dodijeljene zadatke ili razvije potrebna rješenja; U pravilu završava idejnim projektom eventualnih promjena i inovacija.

Obrazovno savjetovanje može se smatrati oblikom uvođenja znanja u gospodarsku aktivnost, alternativom tako tradicionalnom obliku kao što je obuka. Prednost konzaltinga je njegov specifičan, individualan, “po komadu” pristup. Pritom se znanje koje konzultanti posjeduju transformira u svrhu rješavanja specifičnih problema pojedinog poduzeća. Tijekom obuke menadžerima se u općem obliku prenose znanja iz područja menadžmenta, ekonomije, prava itd., a zatim ih oni primjenjuju u praksi.

Pozitivni aspekti obje metode prijenosa znanja kombiniraju se u obuci i procesnom savjetovanju.

Odnos klijent-konzultant – projektno savjetovanje. Kao i stručno savjetovanje, usmjereno je na to da klijent kupi gotovo rješenje. Klijent konzultantu u potpunosti povjerava pitanja definiranja (razjašnjenja) problema, izrade preporuka, a na sebe preuzima funkciju organizacije provedbe prijedloga. Ovo stanje čini model ranjivim. Nedostatak mu je što konzultantove ideje ostaju strane, unesene izvana, a menadžment organizacije klijenta može biti nedosljedan u provođenju organizacijskih promjena – kako zbog nedostatka iskustva u provedbi takvih aktivnosti, tako i zbog straha od uništavajući socioekonomske nade, očekivanja podređenih i vlastita. 7.6. Procesno savjetovanje Najučinkovitiji pristup je onaj koji se temelji na principu suradnje između klijenta i konzultanta u svim fazama procesa savjetovanja. Ovaj model uključuje menadžment i tim organizacije klijenta koji se fokusira na otvorenu suradnju. Konzultant, koordinirajući aktivnosti, podučava klijenta vještinama dijagnosticiranja problema, potiče razvoj alternativnih rješenja i provedbu planiranih promjena. Visoka učinkovitost ovog modela povezana je s punom implementacijom savjetodavnih funkcija kao složenog međusobno povezanog procesa istraživanja, obuke i savjetovanja. Širenje ovog modela otežava problem - uska specijalizacija konzultanata i tvrtki. Praksa pokazuje da su najbolji izlaz iz ove situacije različiti oblici udruživanja, partnerstva konzultanata i konzultantskih organizacija (poduzetničke mreže, virtualne tvrtke, alijanse i sl.). Vjerojatnost uspjeha se povećava ako klijent ima iskustva u radu sa konzultantima i vođenju organizacijskih promjena. Konzultanti počinju razvijati skup metoda za uključivanje klijenta u proces (vidi sliku 2). Teorijski dio uključuje provođenje brze ankete o sljedećim obrazovnim pitanjima: 1. Oblici dogovora. 2. Definicija ugovora. 3. Struktura i sadržaj ugovora. 4. Konzultantski modeli. 5. Moguće funkcije klijenta u različitim modelima savjetovanja. 41 42 Slika 2. Model “Procesnog savjetovanja” Tema 8. PROCES SAVJETOVANJA I ORGANIZACIJA IZVOĐENJA RADA 8.1. Proces savjetovanja, struktura projekta savjetovanja i glavne faze procesa savjetovanja, čimbenici uspjeha procesa savjetovanja, uvjeti za učinkovitog poslovnog savjetnika Proces savjetovanja je logičan lanac postupaka koje zajednički provode konzultant i klijent kako bi riješili problema i dovesti do promjena u organizaciji klijenta. Proces savjetovanja uzastopno prolazi kroz predugovorne, ugovorne i postugovorne faze. U prvoj, preliminarnoj fazi, klijent utvrđuje postojanje problema i potrebu za privlačenjem konzultanata za njegovo rješavanje, koji na temelju rezultata preliminarne dijagnoze daju klijentu ponudu u vezi sa zadatkom. Uloga klijenta je podržati konzultante u razjašnjavanju problema i organiziranju informacijske podrške za rad (dokumenti, intervjui, ankete, sastanci s menadžmentom i osobljem). Ova faza završava sklapanjem ugovora. Svrha ove faze je osigurati jedinstvo u razumijevanju suštine konzultantskog projekta od strane klijenta i konzultanta. Druga faza uključuje niz velikih faza (dijagnoza, izrada i provedba preporuka), koje su raščlanjene na specifične postupke. Glavni ciljevi ugovorne faze: utvrđivanje konkretnih rezultata i područja rada; osigurati izradu rješenja za probleme i mehanizam za provedbu preporuka; provesti punu provedbu planiranog. Identificiranje faza u procesu savjetovanja od velike je praktične važnosti i za klijente i za konzultantske organizacije, budući da pruža: strukturiranu osnovu za donošenje odluka; koordinirane komunikacije; motivirana organizacija projekta; opipljivi rezultati; smanjenje nepredvidljivosti. A to vam u konačnici omogućuje da imate dobro vođen projekt. Model procesa savjetovanja Faze i stupnjevi procesa Postupci savjetovanja Faza predugovora 1. Prvi ugovor - Priprema Klijent uspostavlja kontakt sa konzultantom Konzultant uspostavlja kontakt sa klijentom 2. Preliminarna dijagnoza problema 3. Planiranje zadatka 4. Prijedlog klijentu 5. Konzultantski ugovor 43 Kraj tablice Faze i faze procesa Konzultantske procedure Faza ugovora 6. Identificiranje potrebnih činjenica - Dijagnoza 7. Analiza činjenica 8. Uspostavljanje povratne informacije s klijentom 9. Dijagnostičko izvješće - Planiranje radnji 10. Razvijanje rješenja 11. Ocjenjivanje alternativa 12. Predlaganje promjena 13. Planiranje aktivnosti za provedbu odluka - Implementacija 14. Pomoć u provedbi odluka (planiranje i kontrola) 15. Prilagodba prijedloga 16. Obuka osoblja Postugovorna faza 17. Evaluacija rezultata - Završetak 18. Završno izvješće 19. Obračun obveza 20. Planovi za buduću suradnju 21. Care konzultant Koordinaciju rada i vođenje projekta u organizaciji klijenta provodi posebno imenovani zaposlenik organizacije klijenta, s ovlaštenjima za projekt (odgovoran). On izrađuje projektni dosje. Pohranjuje sljedeće dokumente: tehničke specifikacije; materijali o postupku odabira konzultantske tvrtke (konzultanta); ugovor (nacrt i konačna verzija); plan rada; rezultati praćenja, međuprocjene; plan plaćanja i kopije dokumenata o plaćanju. Učinkovita sredstva za interakciju s konzultantima i davanje povratnih informacija uključuju: 1. Planovi rada i izvješća: – analiza provedbe planova rada; – privremena izvješća; – kratka izvješća o ključnim pitanjima; – cjelovito izvješće o projektu (ideje, analize, zaključci, preporuke); – životopis za menadžment, vodeće stručnjake; – izvješća za objavu; 2. Prezentacije konzultanata o rezultatima provedbe faza projekta. Za vrijeme trajanja ugovora, klijenti i konzultanti djeluju kao jedan tim, pa se između njih moraju uspostaviti otvoreni odnosi, međusobna pomoć i povratna informacija. Redoviti sastanci su preduvjet za zajednički rad. Pravilo je da se sastanci s konzultantima na projektima važnim za organizaciju klijenta trebaju održavati uz sudjelovanje višeg menadžmenta. 44 Primjer organiziranja rada u procesu savjetovanja Faze savjetovanja Postupci Nositelji procesa Dijagnostika Analiza financijskog stanja Antikrizni menadžer Identifikacija problema poduzeća i konzultanata Planiranje Razvoj alternativnih načina Upravljanje poduzećem i akcije za rješavanje problema vanjski konzultanti Evaluacija alternativa Odabir optimalne opcije Izrada plana implementacije Obuka Antikrizne grupe Uprave poduzeća i zaposlenika poduzeća vanjski konzultanti Implementacija Implementacija prijedloga, Antikrizni menadžer - prijedloge izradio Antikrizni tim, Antikrizna grupa, vanjski konzultantska grupa Praćenje Analiza promjena Antikrizni menadžer, (nakon 3 mjeseca) Prilagodba akcijskog plana vanjski konzultanti Dodatna obuka antikrizne grupe Sastanci se obično održavaju radi kontrole odluka donesenih o ključnim pitanjima projekta, kao i potrebno. Raspravljaju o izvješćima; prepreke su uklonjene; primljeni podaci se analiziraju; informacije se provjeravaju; dogovaraju se sljedeći koraci; određeni su datumi kontrole; rezultati se procjenjuju; izrađuje se plan za provedbu preporuka. Primjer raspodjele posla po fazama projekta i rokovima Faze projekta Nastavak Opseg rada Priprema 2-4 dana Prvi sastanak Izjava o problemu Sklapanje dogovora Dijagnostika 2-3 tjedna Ekspresna analiza Izvršenje problema Izvještaj Odabir problema i 1,5- 2 tjedna Odabir zajedno s klijentom prioritetnih Formiranje problema Formiranje strukture za razvoj i organizacijske strukture za provedbu programa Razvoj i 8-10 mjeseci Razvoj programa i detaljnih rasporeda za provedbu programa Obuka Provedba programa i rasporeda Praćenje napretka implementacije Prilagodba Završetak 1 mjesec Međusobna evaluacija rezultata Završno izvješće Odlazak konzultanta ili sklapanje novog ugovora 45 Za izradu preporuka i planiranje njihove implementacije možete koristiti sljedeću metodologiju. 1. Glavni problem (glavni cilj) mora biti strukturiran u nekoliko pozicija (problema). Praksa pokazuje da njihov broj ne smije biti veći od pet. 2. Pitanja se pak također mogu podijeliti u pet potpitanja. Dakle, problem je strukturiran s maksimalno 25 malih potpitanja (bez obzira na to može li konzultant na njih odgovoriti u tom trenutku). 3. Sljedeći korak je preliminarno rješenje problema formuliranjem mogućih odgovora (hipoteza) na postavljena pitanja. 4. Tek nakon konačnog završetka ovog posla može se pristupiti utvrđivanju potrebnih informacija i analiza za provjeru ispravnosti postavljenih hipoteza kako bi se utvrdio nedostatak potrebnih informacija i znanja kod konzultanata, te odredile metode analize. Ovaj pristup ima niz pozitivnih aspekata, jer vam omogućuje da: učinkovito započnete posao; pružiti klijentu i konzultantu jasno razumijevanje postupka za izradu i provedbu preporuka; imati dobro strukturiranu osnovu za izvješće. Najteže je postići promjene u znanju, psihologiji kadrova i menadžera. To je zbog činjenice da je u ljudskoj prirodi biti oprezan prema promjenama. Ljudi pristaju implementirati inovacije ako jasno razumiju njihove prednosti. Dakle, otpor prema promjenama uglavnom je uzrokovan činjenicom da promjene uvijek utječu na osobne ili grupne interese, a povezan je i s nezadovoljavajućim upravljanjem projektima od strane menadžmenta organizacije klijenta i konzultanata, nedostatkom razvoja strategije i metoda provedbe. Posjedovanje unaprijed razvijenog plana olakšava učinkovitu provedbu prijedloga. Mehanizam provedbe uključuje: raspravu s upravom o preporukama i njihovu podršku; formiranje (uz sudjelovanje konzultanata) tima s posebnim ovlastima od stručnjaka organizacije klijenta za provedbu prijedloga dogovorenih i odobrenih od strane uprave. Teorijski dio uključuje provođenje brze ankete o sljedećim edukativnim pitanjima: 1. Proces savjetovanja i struktura projekta savjetovanja. 2. Glavne faze procesa savjetovanja. 3. Čimbenici uspjeha procesa konzultacija. 4. Uvjeti za učinkovitog poslovnog savjetnika. 5. Model procesa konzultacija. 46 Tema 9. PRAĆENJE NAPREDKA PROVEDBE PROJEKTA SAVJETOVANJA 9.1. Model procesa upravljanja 9.2. Glavni pravci kontrole 9.1. Model procesa kontrole I klijenti i konzultanti mogu biti nezadovoljni rezultatima suradnje. Klijent je razočaran uglavnom zbog: loših vještina poslovne komunikacije (nedostupnost konzultanata, nedovoljna pažnja i nepoštivan odnos prema osoblju organizacije klijenta, nespremnost i nesposobnost saslušanja tuđih mišljenja, korištenje stručnog žargona itd.); niske kvalifikacije konzultanata (nejasan ugovor, kršenje rasporeda rada, donošenje nepromišljenih odluka, obavljanje poslova koji ne odgovaraju kompetencijama, nemogućnost davanja jasnog odgovora i objašnjenja svojih postupaka, slabo poznavanje industrije klijenta, uskogrudnost); “zatvorenost” djelovanja konzultanata (nedostatak redovitih informacija o tijeku rada, učinjenim promjenama, metodama rada); nedostatak kreativnosti u predloženim preporukama; nemogućnost prijenosa znanja menadžmentu i stručnjacima. Očekivanja konzultanata potkopavaju: nezainteresiranost menadžmenta organizacije klijenta; razlike između razine kompetencija osoblja organizacije klijenta uključenog u projekt i prirode zadataka koji se rješavaju; niska aktivnost osoblja organizacije klijenta uključenog u projekt, nevoljkost i (ili) nesposobnost klijenta za učenje; nedostatak povratnih informacija; povećani troškovi vremena i truda konzultanata zbog neučinkovitog rada klijenta; obavljanje poslova za naručitelja; financijske poteškoće klijenta; nepravovremenost i nepotpunost podataka koje naručitelj daje. Konzultanti mogu biti nezadovoljni rezultatima dovršenog projekta čak i ako su financijski rezultati koje su postigli bili niži od planiranih: povećani troškovi, smanjena dobit i profitabilnost itd. Mogući razlozi za to: obujam posla koji treba obaviti, razina kompetencije ili veličina tima konzultanata pogrešno utvrđeni nisu odgovarali složenosti zadatka. Kvaliteta konzultantskog projekta u cjelini predodređena je kompetentnom izgradnjom odnosa između klijenta (kojeg predstavlja direktor) i konzultanata u svim fazama rada. Budući da se konzultantski projekt temelji na zajedničkom djelovanju klijenta i konzultanta, nespremnost na suradnju značajno smanjuje šanse za uspjeh. 47 Praćenje bi trebao biti kontinuirani proces tijekom vremena i ciklički proces usporedbe između klijenta i konzultanata u svakoj fazi konzultantskog projekta postignutog rezultata sa željenim (vidi sliku 3). Slika 3. Model procesa upravljanja 9.2. Glavni pravci kontrole Glavni pravci kontrole: vrijeme; financije; kvaliteta; informacija; organizacija procesa savjetovanja. Smjerovi i ciljevi kontrole Smjerovi kontrole Ciljevi kontrole 1. Vrijeme Osigurati završetak projekta i postizanje rezultata unutar utvrđenog vremenskog okvira 2. Financije Omogućiti klijentu i konzultantima da upravljaju svojim troškovima 3. Informacije Zabilježiti rezultate svake faze i projekt u cjelini, donijeti rezultate relevantnim odjelima i službama, izvođačima 4. Kvaliteta Usporediti međurezultate i konačne rezultate projekta s planiranim 5. Organizacija procesa Ocijeniti ispravnost definiranja zadataka, konzultantskih odgovornosti, načela timskog rada između klijenta i konzultanta 48 Objektivnost procjene je veća što se više izvora informacija koristi. To mogu biti: podaci o izvješćivanju organizacije klijenta; materijali sastanaka i sastanaka; pismene i usmene preporuke konzultanata; izvješća konzultanata. Međuizvještaji su alat za praćenje napredovanja radova po ugovoru. Na temelju završnih izvješća ocjenjuju se dobiveni rezultati. Glavne vrste i sadržaj konzultantskih izvješća Vrste izvješća Sadržaj Privremeni (obično Izvješće o korištenju sredstava mjesečno) Prilagodbe plana rada Opis problema na koje ste naišli i prijedlog načina za njihovo rješavanje Konačni rezultati Postignuti Neriješeni problemi Planovi za budućnost Dodatni materijali Poslovanje plan Rezultati istraživanja Programi, upute o postupcima i sl. Teorijski dio uključuje provođenje brze ankete o sljedećim edukativnim pitanjima: 1. Model procesa kontrole. 2. Glavni pravci kontrole. 3. Pravci i ciljevi kontrole. 4. Glavne vrste i sadržaj konzultantskih izvješća. 49 Tema 10. UČINKOVITOST I UČINKOVITOST SAVJETOVANJA 10.1. Procjena koristi koju klijent ostvaruje 10.2. Izravni i neizravni rezultati 10.3. Evaluacija procesa konzultacija 10.4. Procjena koristi koju je konzultant ostvario 10.5. Sustav mjerenja i ocjenjivanja u organizaciji klijenta 10.1. Procjena koristi koju klijent ostvaruje Učinkovitost savjetovanja odražava njegovu učinkovitost u postizanju ciljeva navedenih u ugovoru o savjetovanju. Učinkovitost se ne odnosi samo na kvantitativnu, već i na kvalitativnu stranu ove aktivnosti. Konzultantske aktivnosti nemaju uvijek jasno definirane kvantitativne rezultate. To je zbog njegove specifičnosti, praktične nemogućnosti odvajanja vlasničkog udjela konzultanta i klijenta te postojanja vremenskog odmaka između konzultacije i primitka rezultata. Budući da je savjetovanje proces interakcije dviju strana – klijenta i konzultanta, ova okolnost predodređuje nekoliko područja za procjenu rezultata s određenim skupom pokazatelja za svako od njih. Procjena koristi koju klijent ostvaruje. Rezultati suradnje po ugovoru o savjetovanju mogu se podijeliti u dvije skupine: izravni i neizravni. Zauzvrat, oni se dijele na kvantitativne i kvalitativne. Ispod su primjeri. 10.2. Izravni i neizravni rezultati Izravni rezultati: a) kvantitativni - smanjenje troškova, povećanje profitabilnosti, razvoj novih vrsta proizvoda i sl. Ostvaruju se preporukama za otklanjanje nedostataka u proizvodnji i upravljanju i daju trenutni učinak: optimizacija oporezivanja; zaustavljanje i zatvaranje nerentabilne proizvodnje, uklanjanje viška opreme, ubrzanje proizvodnog ciklusa, smanjenje nedostataka i dr.; b) kvalitativni – promjena stila i metoda rada; stvaranje, usavršavanje, promjena strukture proizvodnje i upravljanja; prisutnost razvijene strategije razvoja, poslovnih planova itd. Neizravni rezultati: a) kvantitativni - privlačenje vanjskog kapitala; stjecanje novih poslovnih partnera ili dioničara; povećanje cijene dionice (ako to nije svrha savjetovanja); 50

Stručnjaci GANTBPM-a uspješno su završili formiranje poslovnog plana i aktivnosti za podršku implementacije projekta coworking centra u Međunarodnom poslovnom centru Moskva City. Konzultantske usluge.

Tijekom rada formirana je mapa puta projekta, izrađen poslovni plan i terminski planovi, ažurirana dinamika i radovi su se odvijali uz moguće rizike. Konzultantske usluge.

Organizaciji se pružaju usluge savjetovanja kako bi se razjasnila trenutna situacija i riješila problematična pitanja koja su se pojavila.

Organizacije u stranim zemljama često koriste usluge poslovnog savjetovanja. Razlozi tome su sve veća složenost upravljačkih aktivnosti, potreba za kvalitetnim rješavanjem problemskih situacija te sve veći broj parametara za učinkovito upravljanje. Konzultantske usluge.

U metodološkom smislu, usluge savjetovanja mogu se koristiti kao metoda procjene okolnosti korištenjem neovisnih mišljenja. U smislu znanosti, savjetovanje je mehanizam vanjskog dodavanja koji vam omogućuje procjenu čimbenika koji nisu vidljivi iz unutarnje pozicije organizacije.

Konzultantska podrška temelji se na proučavanju i istraživanju. Potonji su pokazali visoku učinkovitost, budući da se temelje na iskustvu konzultanata, provode ih profesionalci u određenim područjima djelovanja, a provode se prema organizacijskim programima koji uvode odgovornost i jasnoću u procese.

Postoje organizacije koje se bave određenim vrstama savjetodavnih poslova, koje posjeduju odgovarajuće tehnike i stekle su autoritet u svom području. Takve tvrtke provode istraživačke aktivnosti prema ugovoru i uključene su u formiranje kompleksa preporuka.

Konzultantski rad prolazi kroz nekoliko faza. Nakon što su primili narudžbu, stručnjaci se upoznaju s poduzećem, procjenjuju potrebe tvrtke za konzultantskim uslugama, odabiru oblik savjetovanja i sklapaju ugovor, dijagnosticiraju procese upravljanja, pripremaju preporuke, razvijaju prijedloge i prate njihovu provedbu.

Projekt je zaustavljen zbog prestanka financiranja.

/GANTBPM konzultantska tvrtka za upravljanje projektima