Firemní informační portál(Enterprise Information Portal, EIP) – také známý jako podnikový portál. Automatizovaný informační systém, který jednotným způsobem poskytuje zaměstnancům potřebné služby. Firemní portál má jak omezený přístup pro zaměstnance, tak (pokud si společnost sama přeje) bezplatný přístup pro všechny. V každém případě systém EIP poskytuje bezpečný přístup k jedinému zdroji (nejčastěji prostřednictvím webového rozhraní) a obecně je firemní portál prostředkem k agregaci a personalizaci informací.

Vůbec první definice pojmu hovoří jednoznačně o účelu prvních portálů: „Enterprise Information Portals (EIP) jsou aplikace, které umožňují společnostem zveřejňovat informace uložené uvnitř organizace i mimo ni a poskytují každému uživateli jediný přístupový bod k informace určené jemu. informace potřebné k přijímání informovaných manažerských rozhodnutí“ (Christopher C. Shilakes a Julie Tylman, „Enterprise Information Portals“, listopad 1998).

Portály prvního období byly využívány jako nástroj pro zveřejňování informací od vedení až po zaměstnance společnosti. Byly to stránky s informacemi o společnosti, na jejichž jedné ze stránek bylo možné uspořádat jednoduché interní fórum. Na portálu bylo možné získat informace o posledních organizačních změnách ve společnosti, přečíst si aktuality. Portál navíc sloužil jako jednoduché úložiště souborů.

S rozvojem technologií se funkce portálů rozšířily. Od roku 2000 začali zaměstnanci společnosti využívat portál k vyhledávání potřebných informací, k získávání odpovědí na své otázky. Portálové technologie byly vyvinuty ve směru strukturování a klasifikace dat, zvyšování rychlosti a efektivity vyhledávání potřebných informací a také poskytování potřebného formátu pro prezentaci výsledků. V tomto období začaly podnikové portály fungovat jako znalostní báze v různých tematických oblastech souvisejících s činností společnosti.

Definice Gartner

EIP: Výběr a implementace

Výrobci podnikových portálů a řešení

Výrobce	Jméno výrobku	Technika	Licence	Portal API	rusifikováno
Apache Software Foundation (ASF)	Jetspeed 2.1.3	J2EE	Licence Apache v2.0	JSR-168	neznámý
ATG	Portál ATG	J2EE	reklama	JSR-168	neznámý
zázemí	Bohatý portál	RIA, J2EE, .NET	reklama	Webově orientovaná architektura	neznámý
Broadvision	Broadvision Portal 8.0	J2EE	reklama	neznámý	neznámý
Platforma eXo SAS	Portál eXo 2.5	J2EE	Affero General Public License	JSR-286	neznámý
Fasihi	Fasihi Enterprise Portal 2.0	J2EE	reklama	JSR-286	neznámý
IBM	WebSphere Portal Server 6.1	J2EE	reklama	JSR-286	Ano

Intranet, vnitropodniková informační a komunikační síť, poskytuje jedinečné možnosti v práci s personálem. Jedná se o efektivní nástroj pro utváření firemní kultury, vysílání podnikových standardů, řízení informačních toků a obchodních procesů. Tento článek představuje skutečné zkušenosti s tvorbou firemního portálu ve velké holdingové společnosti.

Proč potřebujeme firemní portál

Společnost, do které jsem před rokem přišel pracovat, je strukturou, která má pobočkovou síť v řadě regionů republiky a také přidružené společnosti (včetně zahraničních). Organizace je mladá, s dynamicky se rozvíjející firemní kulturou, nově vznikajícími tradicemi a obchodními procesy, které je třeba systematizovat.

Je to dobré pro firmy, kde je malý počet zaměstnanců. Přecházel z kanceláře do kanceláře, všechny shromáždil na firemním večírku, s každým si potřásl rukou a všechny problémy vyřešil v neformální komunikaci. A když máte mnoho více než sto zaměstnanců? Je to tak, nelze si podat ruku s každým... Jednou z priorit v mé práci proto byl rozvoj efektivní vnitropodnikové komunikace. Samozřejmě cílem bylo zvládnutí informačních toků a procesů rozvoje firemní kultury, vysílání jednotných standardů a principů činnosti, zvýšení míry spokojenosti zaměstnanců s prací, rozvíjení principů sociálního partnerství mezi zaměstnanci a administrativou. A tak jsme se jako jeden z nástrojů pro realizaci těchto úkolů rozhodli využít firemní portál.

Uživatelskou základnou portálu měla být podle plánu ... komunikace a od toho by se mohly odvíjet všechny ostatní procesy. Pravděpodobně jste překvapeni, protože většinou většina firem začíná tvořit firemní „virtuální prostředí“ právě s obchodními procesy. Pokud se však v první fázi prostřednictvím portálu zavede například tok dokumentů nebo systém podávání zpráv, bude to většina zaměstnanců považovat za „povinný požadavek“ a „zvýšení objemu transakcí“. (Není náhoda, že je tak obtížné zavést všechny druhy „APCS“ – automatizované systémy řízení personálu.) Pokud lidem nejprve nabídnete obdobu sociální sítě, jejíž používání je všemožně podporováno, pak proces bude probíhat úplně jinak.

Sama o sobě je komunikace – obchodní i neformální – pro lidi nesmírně důležitá. Je v našem zájmu, aby tato komunikace byla strukturovaná a bezpečná. Koneckonců, pokud zaměstnanci kompenzují nedostatek komunikace „mluvením“ o obchodních tématech na webu Odnoklassniki (a my jim nemůžeme zakázat navštěvovat sociální sítě mimo pracovní dobu), pak je to obrovské riziko úniku komerčních informací .

Utrácet nelze ušetřit

Přesvědčeni o důležitosti implementace firemního portálu, než jsme šli za vedením s návrhy na projektové financování, rozhodli jsme se analyzovat možnosti, které nám trh nabízí. Ukázalo se, že jsou tři. První je vyzvat webové vývojáře, aby vytvořili přijatelný shell od začátku; pak najměte několik programátorů, aby vytvořili nové sekce portálu. Termín pro vývoj interního webu v tomto případě není krátký. Zvýšení mezd, zejména v době krize, je navíc pochybný podnik.

Druhou možností je nákup platformy, kde již byly položeny určité základy pro vytvoření firemního portálu. Ve své praxi v jedné z organizací jsem se již s podobným řešením musel potýkat: nainstalovali platformu, vedení požadovalo reporting přes tento zdroj, ale nebyl populární, protože nebyl sociálně orientovaný.

Ano, tato platforma bude funkční (např. co se týče interakce s různými kancelářskými aplikacemi), ale dá trochu práce udělat z ní firemní portál s „lidskou tváří“. Budou vyžadováni specialisté - "úzcí profíci" a jejich den s ohněm ... Sami to chápou a společnost je nucena je přeplatit. Náklady na implementaci takových řešení mohou být asi 1,3 milionu rublů.

Třetí možností je koupit hotové portálové řešení založené na jakémsi konstruktoru s intuitivním rozhraním, které by vám umožnilo spravovat firemní portál bez speciálních znalostí programování a html-layoutu. Nainstalujte si tento „konstruktér“ sami (nebo s pomocí technické podpory dodavatele), integrujte uživatele a postupně toto řešení naplňujte a upgradujte v souladu s vašimi představami a potřebami. Náklady na takový podnik stojí od 35 tisíc rublů. a závisí na počtu uživatelů zdrojů.

Šli jsme přesně touto cestou – zvolili jsme hotové portálové řešení vyvinuté na bázi webových technologií od dodavatele, který se v této oblasti osvědčil.

Technická podstata

Nebudu kolegy „zatěžovat“ terminologií a technickými detaily. Mohu jen říci, že „web-constructor“, který jsme získali, se skládá z prvků, které znají všichni uživatelé internetu – jako je vyhledávání, tagy, blogy, sociální služby atd. Jsou to jednoduché a známé nástroje téměř pro každého, ale nikdo nikdy neučil, jak pracovat s vyhledávacími sítěmi nebo sociálními sítěmi. Ukázalo se tedy, že tyto stejné principy se snadno přenášejí do firemního prostředí, pomáhají s informacemi pracovat – hromadit je, publikovat, vyhledávat, využívat.

Obecně lze říci, že technologie používané na internetu nyní aktivně pronikají do oblasti personálního managementu a podnikového znalostního managementu. Mimochodem, na Západě tento směr dokonce dostal samostatný název - Enterprise 2.0.

Ekonomické zdůvodnění

1. Úspora pracovní doby:
   • sníží se náklady na vyhledávání informací, které v konkrétní chvíli potřebujete;
   • ztráty podnikových informací jsou minimalizovány;
   • obchodní procesy společnosti se výrazně zrychlí;
   • zmizí komunikační problémy mezi zaměstnanci;
   • noví zaměstnanci se rychleji přizpůsobí.
2. Optimalizace obchodních procesů:
   • zaměstnanci budou společně pracovat na dokumentech pomocí systému správy dokumentů;
   • společnost vážně ušetří na rychlosti operací;
   • horizontální komunikace mezi divizemi bude mnohem efektivnější;
   • potřeba služebních cest je minimalizována geograficky rozmístěnou strukturou společnosti.
3. Zlepšení kvality manažerských rozhodnutí:
   • v pracovních skupinách bude možné projednávat a upravovat společné plány;
   • výsledky práce zaměstnanců a útvarů budou transparentní;
   • zaměstnanci budou schopni nalézt řešení typických obchodních problémů v podnikové znalostní bázi.
4. Zlepšení efektivity zaměstnanců:
   • zaměstnanci budou vědět, co se děje ve společnosti a odděleních;
   • pracovní zkušenosti budou shromažďovány v podnikové znalostní bázi;
   • znalosti budou znovu použity a přeneseny v rámci společnosti;
   • pracovní skupiny budou moci spolupracovat na projektech a dokumentech;
   • personál bude neustále proškolován a procházet odbornými rekvalifikacemi.
5. Zajištění kontroly a ovladatelnosti:
   • zprůhlední se proces práce všech oddělení společnosti;
   • vnitřní korespondence zaměstnanců bude pod kontrolou;
   • Přístup k internetu může být omezen;
   • interní systém zasílání zpráv na portálu nahradí ICQ a další internetové pagery;
   • zaměstnanost a nepřítomnost zaměstnanců lze kontrolovat;
   • zpětná vazba od zaměstnanců bude rychlejší a efektivnější.
6. Obchodní výkon:
   • zlepšit kvalitu práce a zákaznický servis společnosti;
   • zvýšit konkurenceschopnost firmy na trhu;
   • image společnosti poroste v očích zaměstnanců, zákazníků, partnerů a investorů.

Jako spojenci pro implementaci firemního portálu ve společnosti jsme zaujali vývojáře zakoupeného produktu a také jejich metody pro výpočet efektivity.

Naši kolegové to zdůvodnili následovně: firemní portál je řešení pro úsporu zdrojů, pro zvýšení produktivity zaměstnanců. Jak lze úspory měřit? V penězích, samozřejmě. Ušetřené peníze jsou vydělané peníze. Pokud se budeme bavit o práci zaměstnanců, tak peníze jsou jejich čas. Když lidé stráví méně času hledáním informací, které potřebují ke své práci, a více času samotnou prací, společnost vyhraje. Když každý zaměstnanec ušetří minimálně 5 minut času denně díky využití možností portálu... Spočítejte si sami, kolik stojí 5 minut pracovní doby v závislosti na mzdové agendě.

Porovnejte, kolik bude stát implementace firemního portálu s efektem úspory pouhých 5 minut pracovní doby pro všechny zaměstnance ročně a můžete si spočítat ziskovost implementace tohoto řešení. To je samozřejmě kazuistika, ale s managementem a ekonomy musíte mluvit jazykem faktů a čísel.

Na pomezí profesí

Jak moc potřebují personalisté – iniciátoři implementace portálu, aby rozuměli technickým problémům? Na to odpovím: je to nutné, alespoň povrchně. To pomůže obejít možné překážky ze strany vašich vlastních IT služeb i poskytovatelů. Musíme se nějak bránit jejich „šamanismu“. Představte si: přichází specialista, „tluče do tamburíny“, vyslovuje fráze v jazyce, který je pro personalistu nesrozumitelný, připomínající spíše kouzla, a požaduje za to slušné peníze podle zásady - „není to jasné - znamená to chytré a tím pádem drahé."

Ne, moji drazí, všechno důmyslné je jednoduché. Sebevědomí poskytovatelé jsou extrémně transparentní. Kompetentní vývojáři se navíc snaží budoucím uživatelům co nejvíce zjednodušit úkol a zejména profesionální společnosti dokonce vytvářejí virtuální laboratoř, která vám umožní jejich produkt „ohmatat“. Ale musíme pochopit, co „cítit“, že?

Dalším důležitým bodem je systém aktualizací. Pokud si zakoupíte produkt a je vám řečeno, že ihned po integraci budou zaplaceny všechny opravy a aktualizace, je lepší takový produkt odmítnout. To bude jistě znamenat další výdaje a nespokojenost s vedením. Renomovaný poskytovatel poskytuje aktualizace zdarma po určitou dobu – obvykle jeden rok.

* * * Pokud jde o personalistu, je pro něj na dobu zavádění firemního portálu lepší zapomenout na klidný život (pokud jej měl). Tento proces vyžaduje trpělivost, zájem o inovace, kreativitu a ochotu pracovat přesčas. Mimochodem, na oplátku můžete získat nové užitečné dovednosti a oživit zájem o práci.

Nyní si povíme něco o „vycpanosti“ podnikové sítě.

Dobré pro tyto společnosti, počet zaměstnanců je malý. Přecházel z kanceláře do kanceláře, všechny shromáždil na firemním večírku, s každým si potřásl rukou a všechny problémy vyřešil v neformální komunikaci. A když počet zaměstnanců přesáhl stovku? A pro nikoho není tajemstvím, že kromě plnění pracovních povinností je pro lidi nesmírně důležitá komunikace – neformální i obchodní. Zde přichází na pomoc intranet.

Sekce a funkce podnikového portálu lze podmíněně kombinovat do následujících bloků:

1. Představení společnosti:
   • obecné informace o společnosti, její historii, úkolech, hodnotách a firemní kultuře;
   • oficiální zpravodajské kanály (objednávky, objednávky, pravidla);
   • kalendář firemních akcí;
   • foto a video reportáže o činnosti společnosti;
   • zdroj důležitých zpráv z oboru;
   • vnitřní volná pracovní místa společnosti;
   • kontakty a podrobnosti pro rychlý přístup.
2. Zastupování zaměstnanců společnosti:
   • jednotný adresář zaměstnanců společnosti;
   • rychlé vyhledávání informací o zaměstnanci (abecedně, podle struktury, podle parametrů);
   • přizpůsobitelná karta zaměstnance (fotografie, kontakty, pole působnosti);
   • rychlý kontakt se zaměstnancem (web chat, e-mail);
   • sledování přítomnosti zaměstnance na portálu;
   • informace o nepřítomnosti zaměstnanců, kalendář absencí;
   • seznamy nových zaměstnanců a personálních změn, čestná tabule, narozeniny;
   • osobní účet zaměstnance s pokročilými funkcemi (osobní dokumenty, foto a video materiály, blog, osobní kalendář atd.).
3. Správa podnikových informací:
   • knihovny kancelářských dokumentů s kolektivním přístupem a schopností pracovat prostřednictvím prohlížeče a průzkumníka;
   • práce s portálovými dokumenty pomocí Microsoft Office;
   • Systém správy dokumentů portálových materiálů;
   • kontrola verzí portálových dokumentů;
   • řízení přístupu k dokumentům;
   • správa multimediálních materiálů (foto, video).
4. Firemní vyhledávání:
   • fulltextové vyhledávání všech informací zveřejněných na portálu v ruštině a angličtině;
   • hledání tagů a tag cloud;
   • podpora ruské a anglické morfologie;
   • okamžité indexování aktualizovaných a nových dokumentů;
   • účtování přístupových práv zaměstnanců při zobrazování výsledků vyhledávání;
   • pokročilý vyhledávací jazyk;
   • federované vyhledávání: vydávání výsledků vyhledávání různých typů na dotaz (zprávy, zaměstnanci, dokumenty atd.).
5. Týmová práce a sociální sítě:
   • vytváření pracovních nebo projektových skupin pro společné projednávání a řešení výrobních i nevýrobních úkolů;
   • využívání principů sociální sítě při organizování společné práce;
   • flexibilní konfigurace funkčnosti skupin a přístupových práv k nim pro různé skupiny zaměstnanců;
   • kalendář akcí pro skupinu a její členy;
   • organizování skupinových setkání;
   • diskuse o pracovních problémech (fóra, webový messenger);
   • úkoly a pokyny členům skupiny, plánování, kontrola plnění;
   • zprávy o dokončení úkolů od členů skupiny;
   • knihovna dokumentů pro skupinu, ovládání verzí a změn, práce s knihovnou dokumentů skupiny prostřednictvím Průzkumníka Windows a kancelářských aplikací;
   • skupinové fotografie.
6. Podnikové procesy:
   • tok obsahu dokumentů na portálu;
   • přizpůsobitelné webové formuláře (vytváření elektronických požadavků s požadovanými poli), přiřazení zaměstnanců odpovědných za zpracování;
   • automatizace zpracování žádostí v systému Help Desk, kontrola průchodu žádostí;
   • organizace pracovních (projektových) skupin se zadáváním úkolů a kontrolou jejich plnění;
   • organizace schůzek, rozesílání pozvánek a potvrzovací mechanismus, zprávy ze schůzí;
   • rezervace zasedacích místností (a jakýchkoli jiných prostor).
7. Interní firemní komunikace:
   • instant messaging v rámci portálu (podobně jako ICQ);
   • kalendáře akcí různé úrovně s možností vzájemné integrace;
   • schůzky/upozornění;
   • otevřená a uzavřená tematická fóra;
   • fotogalerie osobní a veřejné;
   • průzkumy a dotazování zaměstnanců;
   • interaktivní prvky: ankety, zprávy, externí RSS kanály na portálu;
   • automatizovaný systém pro příjem a zpracování požadavků s možností zobrazení stavu.
8. Školení a testování zaměstnanců:
   • vytvoření neomezeného počtu vzdělávacích kurzů;
   • otázky na konci hodiny, test na samovyšetření;
   • deník testování personálu, s přihlédnutím k bodům získaným uživatelem při absolvování testu, seznam pokusů;
   • automatické stanovení výsledků;
   • flexibilní systém distribuce přístupových práv ke vzdělávacím kurzům.

To vše samozřejmě nepotřebuje každý zaměstnanec najednou, takže náš podnikový portál obsahuje flexibilní konfigurační funkci – každý uživatel si může vytvořit vlastní individuální pracovní plochu pouhým přetažením nebo skrytím informačních bloků.

Pokud má firma vertikálně integrovanou strukturu, pak na portálu můžete vytvořit sekce pro vyšší a organizačně-podřízenou strukturu a vymezit přístup každé ze struktur do sekcí portálu. Můžete umístit systém hlášení na portál, opravit načasování a kvalitu hlášení. Personalista, který takový nápad podal, nebude oceněn.

Pro normální fungování portálu je nutné přijmout opatření k zajištění bezpečnosti a ochrany přístupových kanálů k tomuto informačnímu zdroji. Pokud to personalisté nepředvídají, budou mít odpor ze strany bezpečnostní služby, a pokud žádný nebude, pak prostě riskují poškození své firmy. Pokud se tedy na realizaci tohoto projektu podílejí externí poskytovatelé, měli byste pro získání technické podpory na dálku současně s podpisem smlouvy podepsat dohodu nebo závazek o nezveřejňování osobních údajů a informací zveřejněných na vašem portálu.

Po schválení tohoto projektu, přidělení finančních prostředků a pořízení všech potřebných komponent jsme tento zdroj nainstalovali na server a další práce byly rozděleny do několika etap.

V první fázi jsme již hotovou strukturu navrženou vývojářem modernizovali pomocí konstruktoru zabudovaného v systému a naplnili jej obsahem. Poté byli uživatelé mateřské organizace integrováni do portálového systému.

V další fázi podnikový portál fungoval v testovacím režimu. Během zkušebního provozu byly funkce portálu přizpůsobeny na základě potřeb strukturálních divizí společnosti při optimalizaci obchodních procesů. Za účasti IT specialisty byl portál doplněn o nové funkce a řešení.

Třetí fází je připojení vzdálených uživatelů z poboček. Chtěli jsme tak postupně u všech zaměstnanců vytvořit holistické vnímání probíhajících obchodních procesů a zvýšit u každého zaměstnance pocit sounáležitosti s úkoly, které společnost realizuje.

Nyní vlastně vzniká virtuální sídlo společnosti, kam se zaměstnanci dostanou odkudkoli a kdykoli.

Chodíte neustále pozdě? My vám to ukážeme!

Pokud si někdo myslí, že stačí sehnat vybavení, nasadit na něj systém stránek, funkcí a služeb a všechno se obrátí, obrátí, všichni se stanou šťastnými majiteli nástroje z personálního oddělení, tak je na omylu.

Kromě různých technických problémů se mohou objevit potíže spojené se změnou vnitřní firemní kultury. Jako každá novinka i portál vyžaduje přizpůsobení vnímání zaměstnanců tak, aby využívali jeho schopnosti v práci. Každý je zvyklý pracovat „jako dříve“ a bude chvíli trvat, než více pracovníků pochopí výhody zaváděného systému.

Vzhledem k tomu, že proces změny firemní kultury je poměrně zdlouhavá záležitost, snažíme se i nyní využívat všechny formy a způsoby „zasazení“ portálu do života firmy. Vyhýbáme se metodám „pod pokličkou“, ale doplňujeme tento zdroj o pohodlné služby a postupně začleňujeme používání portálu do pravidel a předpisů. Není to tak dávno, co jsme například z portálu poslali zprávu všem zaměstnancům: „Chodíte neustále pozdě? Ukážeme vám!…” Zprávy zaznamenaly nárůst návštěv. Zaměstnanci se spěchali podívat – jsou zavedena represivní opatření za pozdní příchod do práce? Po odkazu zjistili zprávu, že na firemním portálu přibyla nová služba - trasy MHD, která jim ukáže, jak se rychleji dostat z bodu A do bodu B.

Došli jsme k závěru (ať už jsme znechuceni sebevíc), že zaměstnanci by byli ochotnější jít studovat jídelní lístek v jídelně na firemní portál, než „prezentaci strategických úkolů extrapolovaných na pozadí konvergence ekonomických základen, a shluková analýza existenciálních symbolů moderní ekonomiky“ , Například. Zaměstnanci jsou lidé a lidé chtějí uznání. Uspořádali jsme proto příležitost říci o našich zálibách těm, kteří si přáli, dali všem možnost vyjádřit „svůj autoritativní názor“ na řadu problémů, vyvěsili čestnou tabuli s fotografiemi.

Postupně, spolu se všemi těmito externími atributy, se portál plní komponentami, které jsou pro rozvoj podnikání mnohem důležitější. Naši partneři se již o toto řešení začali zajímat – lákají nás k výměně zkušeností za účelem implementace stejného nástroje.

• Firemní kultura

Klíčová slova:

1 -1

Všechno

Účel a definice Firemního portálu

Článek „Historie podnikových portálů a historické definice“ poskytuje zdaleka ne úplný seznam různých definic podnikového portálu. Ale pro systematickou prezentaci materiálů k portálovým tématům je nutné dodržet pouze jednu definici

Jak je velký počet definic, tak je velký i počet známých variant firemního portálu. Zaznamenáváme dva známé typy klasifikace.

1. Podle funkce.

• EIP (Enterprise Information Portal) - Firemní informační portál
  Poskytuje personalizovaný přístup k interním a externím informačním zdrojům společnosti.
• EEP – (Enterprise Expertise Portals) , poskytuje spojení s odborníky (komunikace mezi uživateli) na základě jejich znalostí (schopností)
• EAP (Enterprise Application Portal) - Firemní aplikační portál
  Portál, který uživatelům poskytuje různé podnikové aplikace společnosti.
• ECP (Enterprise Collaboration Portal) – Portál pro firemní spolupráci . Portál, který poskytuje informace a aplikace a umožňuje spolupráci mezi skupinou zaměstnanců.
• EKP (Enterprise Knowledge Portal) – Firemní portál pro správu znalostí
  Integrovaný portál navržený tak, aby poskytoval týmové práci maximální informační podporu a akumulaci znalostí ve formě podnikových informací.

První tři typy portálů jsou určeny pro samostatnou práci a poskytují uživateli informace, které potřebuje, aplikace, odborné posudky specialistů (které najde a ke kterým se může uživatel pomocí portálu připojit). Někdy jsou všechny sjednoceny pod obecným názvem "Corporate Information Portal".

Druhými dvěma typy portálů jsou portály pro spolupráci (automatizace obchodních procesů). Umožňují vám provádět určitý cyklus práce v souladu s algoritmem obchodních procesů, automaticky přenášet mezivýsledky v řetězci ostatním uživatelům, sledovat a koordinovat postup práce. Uživatelé mají zároveň maximální informační podporu a společnost shromažďuje podnikové informace a přeměňuje je na svůj kapitál.

2. Po domluvě.

• B2C (Business-to-Consumer) –Automatizované systémy elektronického obchodování, ve kterých právnická osoba (podnik, organizace) vystupuje jako prodávající a fyzická osoba vystupuje jako kupující.
• B2B (Business-to-Business) – Automatizované systémy elektronického obchodování, ve kterých právnické osoby (podniky, organizace) vystupují jako subjekty procesů prodeje a nákupu.
• B2E (Business-to-Employee) – Vnitropodnikové systémy pro organizaci práce personálu společnosti, jednotlivých struktur nebo divizí.

Firemní portály B2C, B2B, B2E včetně firemních portálů EAP, EIP, EKP, na základě posledně jmenovaného je však možné vybudovat další velmi odlišné systémy.

Na základě výše uvedeného je podnikový portál navržen tak, aby řešil následující hlavní úkoly:

1. Vytvoření informační základny společnosti se systémem pro třídění a získávání informací.
2. Poskytování jednotného (běžného prohlížeče, který nevyžaduje žádný speciální klientský software) personalizovaného přístupu k firemním informacím a aplikacím v reálném čase zaměstnancům společnosti, ale i oprávněným zákazníkům, dodavatelům a partnerům společnosti bez ohledu na jejich teritoriální umístění.
3. Zajištění týmové práce zaměstnanců společnosti, ale i oprávněných zákazníků, dodavatelů a partnerů společnosti v reálném čase bez ohledu na jejich územní umístění.

První bodřeší problematiku zadávání, ukládání a vyhledávání informací. V mnoha firmách počet skříní a složek s různými informacemi roztroušenými po různých odděleních překračuje hranici, kdy je obecně možné požadované informace (a ležící v jedné ze složek jedné ze skříní na jednom z oddělení) najít v přidělený čas. A ještě horší je, když můžete najít zastaralé nepodstatné informace, přijmout je jako relevantní a použít je při rozhodování.

Druhý odstavecřeší problematiku přístupu k informacím, přístup nezávisí na území a denní době, ale je přísně personalizovaný. Každý uživatel může vidět a přijímat pouze informace, ke kterým mu byl udělen přístup.

Třetí odstavecřeší úkoly společné práce, ty úkoly, které tradiční podnikové systémy nemohou vyřešit bez použití internetových technologií, tzn. bez použití firemních portálů. Tyto podnikové portály lze používat jako samostatné subsystémy podnikových systémů i jako samostatné samostatné aplikace.

Jediným omezením firemního portálu je dostupnost přístupu k internetu, ale mobilní internet a satelitní internet prakticky odstraňují všechna územní omezení. Firemní informační portál je navíc multiplatformním řešením, které také nezávisí na hardwaru nebo aplikacích.

Výše uvedené definice a z nich plynoucí problémy nemají prakticky žádné hranice. Ostatně v zásadě na základě jednotného prohlížeče můžete vytvořit podnikový informační systém pro firmu jakékoliv velikosti. Navíc, možná by tomu tak bylo, kdyby se internetové technologie objevily o dvacet let dříve.

Na základě všech známých definic, typů portálů a úkolů, které jsou pro ně nastaveny, uvedeme následující obecnou a stručnou definici.

Firemní portál je web- firemní portál obsahující firemní informace a služby a poskytující k nim personalizovaný přístup pro zaměstnance společnosti a další oprávněné uživatele.

Ve skutečnosti tato definice stanoví pouze dvě povinná kritéria, podle kterých lze aplikaci klasifikovat jako firemní portál:

1. Webrozhraní
2. Personalizovaný přístup

Ve všech ostatních ohledech je poskytována úplná svoboda, což vysvětluje četné typy a měřítka podnikových portálů.

Kromě tohoto článku se můžete podívat na téma aktuální sekce:
6 článků v sekci "Encyklopedie"
v sekci "Články".
v sekci "Historie".
__________________

Firemní portál je automatizovaný systém pro správu interních informačních zdrojů organizace i pro kolektivní práci na projektech, úkolech, dokumentech a komunikaci mezi zaměstnanci a firemními zákazníky.

Firemní portály lze instalovat jak na firemní servery, tak do cloudu. Vzhledem k tomu, že podnikový portál je jediným zdrojem pro agregaci informací a práci s nimi, lze jej bezpečně nazvat interní podnikovou sociální sítí se všemi svými vlastními funkcemi.

Hlavní funkce firemního portálu

Firemní portály se rozšířily díky své bohaté sadě funkcí pokrývajících téměř všechny oblasti nezbytné pro spolupráci zaměstnanců organizace. Především je to:

• Interní a externí komunikace

Portály umožňují urychlit proces komunikace mezi zaměstnanci i se zákazníky díky obvyklým messengerům a dalším nástrojům, které známe ze sociálních sítí. Například „živý přenos“, upozornění atd. Možnost vytvářet různé obchodní chaty pro obchodní oblasti nebo projekty urychluje proces komunikace a přijímání správných rozhodnutí. Mnoho portálů umožňuje telefonovat kolegům, kteří nejsou online. Také moderní firemní portály umožňují komunikovat v pracovních skupinách a s klienty společnosti o probíhajících projektech a řešit aktuální problémy.

• Řízení úkolů a projektů

Úkoly a projekty jsou nedílnou součástí pracovního postupu každé organizace. Na firemních portálech je zpravidla k dispozici široká škála pohodlných nástrojů pro práci s nimi. Počínaje nastavením úkolu, správou kalendářních termínů, mechanismy delegování, kontrolními seznamy, hotovými šablonami, konče různými konstruktory a filtry. To vše vám umožňuje kontrolovat včasné plnění úkolů a hodnotit práci zaměstnanců a přijímat od nich příslušné zprávy.

• Spolupráce na dokumentu

Funkčnost mnoha podnikových portálů velmi usnadňuje práci s dokumenty. Vytvářejte, upravujte, ukládejte, nastavujte úrovně přístupu pro dokumenty atd. Zároveň velmi často pro práci s dokumentem není nutné jej stahovat do počítače, ale po dokončení nahrát aktualizovanou verzi zpět. Online služby třetích stran jako Google Docs a MS Office umožňují pracovat s dokumenty přímo na portálu. Firemní portál umožňuje pohodlně sdílet dokumenty s kolegy, vytvářet externí odkazy na dokumenty, a to jak pro přístup kolegů, tak klientů.

• Plánování a účtování pracovní doby

Výkonnost organizace do značné míry závisí na pracovní disciplíně. Pomocí firemních portálů můžete sledovat pracovní dobu zaměstnanců. Označí začátek a konec pracovního dne, stejně jako všechny druhy přestávek, nepřítomností, služebních cest atd. Všechny tyto informace pomohou optimalizovat čas strávený na projektech a úkolech. Mnoho portálů obsahuje dobrou sadu nástrojů pro schůzky. Hromadné rozesílání pozvánek, plánování schůzek v kalendářích a také upozornění na všechny účastníky a výsledky a úkoly schůzky.

• CRM:Klienti a prodej

Mnoho firemních portálů nabízí funkce CRM systémů, což umožňuje vést databázi kontaktů zákazníků a partnerů, se kterými spolupracujete. Schopnost zaznamenávat všechny hovory a dopisy vám nedovolí promeškat nejdůležitější okamžiky a prodejní trychtýř vám pomůže sledovat výkon obchodního oddělení.

• HR:Personální management

Firemní portály usnadňují prezentaci a správu struktury společnosti. Všechny potřebné informace o zaměstnancích, jako jsou kontaktní čísla, čísla poboček, e-mail a tak dále, budete mít vždy po ruce. Je dobře vidět, kdo je na pracovišti, kdo je nepřítomen, kdo je na služební cestě a kdo koho dočasně nahrazuje a kdo má dnes narozeniny.

• Automatizace obchodních procesů

Nic neurychluje práci firmy a nešetří čas, jak to dělají automatizované obchodní procesy. Firemní portál nabízí automatizaci klíčových obchodních procesů dostupných ve společnosti. Rutinní operace jako pracovní cesty, dovolené, schvalování a placení faktur lze provádět mnohonásobně rychleji.

Kdo potřebuje firemní portál a proč?

Firemní portál je především velmi pohodlným nástrojem pro firmy s velkým počtem vzdálených zaměstnanců nebo pobočkovou strukturou. Tam, kde se lidé nenacházejí ve stejné kanceláři nebo se kvůli povaze svých činností často nepohybují. Firemní portál jim může sloužit jako mobilní pracoviště. Ale i pro společnosti se stálými zaměstnanci a jediným místem bude firemní portál velmi užitečný z následujících důvodů:

1. Úspora pracovní doby

Najděte a zpracujte potřebné informace rychleji. Komunikujte efektivněji s kolegy a zrychlete plnění úkolů.

1. Zlepšete produktivitu zaměstnanců

S pomocí firemního portálu bude každý vždy vědět, co musí udělat a v jakém časovém horizontu. Pracovní skupiny to umožní efektivněji a veškeré nasbírané znalosti se budou shromažďovat a předávat v rámci společnosti.

1. Optimalizujte obchodní procesy

Nechte své dokumenty a informace doslova létat po vaší organizaci, než abyste se plazili z kanceláře do kanceláře.

1. Získejte kontrolu a ovladatelnost

Vždy si můžete být vědomi toho, kdo, kde jsou, na čem pracují a jak dlouho. Zpětná vazba od zaměstnanců bude mnohem rychlejší a efektivnější.

1. Zlepšit kvalitu manažerských rozhodnutí a efektivitu podnikání

Hlášení o plnění úkolů a analýza pracovního vytížení zaměstnanců vám pomůže lépe se rozhodovat. Díky tomu se zlepší kvalita práce firmy a její konkurenceschopnost.

Výběr a realizace firemního portálu

V tuto chvíli jsou možná tři možnosti na výběr:

1. Nákup řešení na klíč
2. Firemní portál jako cloudové řešení
3. Vývoj portálu od nuly (řešení na míru)

Každá z možností má své pro a proti, takže konečné rozhodnutí závisí na velikosti organizace, jejích cílech a cílech implementace.

Hledáte nástroje pro efektivní spolupráci s vaším týmem?

Pošlete žádost o bezplatnou konzultaci

Tvé jméno*
Vaše telefonní číslo*
Jméno společnosti*
Obor činnosti* --- Informační technologie Bankovnictví a finanční služby Služby pro domácnost, opravy (servis) Domácí mazlíčci Počítačové vybavení Internet Poradenství Krása, zdraví Nábytek, kování Neziskové organizace Vzdělávání Veřejné stravování Výroba Zábava, rekreace, sport Zemědělství Masmédia Pojištění Stavebnictví Telekomunikace a komunikace Obchod Doprava služby a spedice Cestovní ruch Obchodní služby Právní služby Ostatní
Tvoje pozice*

Mnoho velkých společností má své vlastní firemní portál. Nemyslí se tím oficiální stránka vytvořená pro komunikaci se zákazníky a partnery, ale interní stránka společnosti, určená výhradně jejím zaměstnancům. Je to luxus nebo skutečná nutnost?

Začněme tím, že firemní portál není zrovna web, ačkoliv tak vypadá. Funkce firemního portálu jsou širší než funkce průměrného webu. Takový portál je webové rozhraní, které kombinuje funkce informačního zdroje, sociální sítě a úložiště dokumentů a dalších souborů. Firemní portál je obvykle dostupný pouze na vnitřní síti organizace (intranetu) – člověk „zvenčí“ se do něj nedostane.

Proč společnost potřebuje firemní portál? Za prvé, on zajišťuje komunikaci mezi různými odděleními a divizemi společnosti zkrácení času potřebného k přenosu důležitých informací. To platí zejména pro banky a další organizace, které mají mnoho divizí (ve stejném městě nebo v různých městech). Namísto upozorňování každé pobočky na novinky můžete informace zveřejnit na firemním portálu, aby je každý dostal včas.

Za druhé, firemní portál zajišťuje efektivní komunikaci zaměstnanců. To je důležité zejména při práci na společných projektech. Stejně jako v předchozím případě může každý zaměstnanec rychle předat požadované informace adresátovi. Personál má snadný přístup k potřebným údajům. Sociální síť integrovaná do portálu navíc kompenzuje nedostatek komunikace mezi zaměstnanci – je pro ně lepší komunikovat na portálu o pracovních záležitostech, než sedět na Odnoklassniki.

Za třetí, firemní portál usnadňuje tok dokumentů a podávání zpráv. Hosting sdílených souborů umožňuje nahrát potřebné dokumenty přímo na portál. To usnadňuje společné úpravy dokumentů. Záložní kopie pracovních materiálů navíc nikdy neuškodí.

Firemní portál lze také využít ke školení a adaptaci nových zaměstnanců, posílení horizontálních vazeb mezi odděleními a snížení potřeby služebních cest. Proces práce v organizaci bude transparentnější. To je nutné jak pro zaměstnance (znalost specifik činnosti firmy je důležitou složkou motivace), tak pro úřady (snazší kontrola procesu práce zaměstnanců).

Firemní portály mají samozřejmě i své nevýhody. Vývoj, konfiguraci a podporu a správu portálu musí provádět kvalifikovaný specialista, kterého je třeba zaplatit. Přidejte k tomu čas a peníze vynaložené na školení zaměstnanců k používání portálu.

Také možné únik firemních dat ke konkurenci v případě hacknutí portálu. Někdy konkurenti ani nemusí využívat služeb hackera – stačí jeden bezohledný zaměstnanec, aby za poplatek „unikl“ konkurentům vnitřní informace. Je tedy velmi důležité zajistit maximální bezpečnost portálu – a to je opět náklad.

Existuje několik přístupů k vytvoření firemního portálu. Lze objednat vývoj portálu od nuly pak bude nejlépe vyhovovat vašim individuálním požadavkům. Takový vývoj ale není levný, zabere spoustu času a navíc budete muset vývojářům platit za průběžnou podporu. Umět koupit připravenou platformu, který bude muset být dokončen tak, aby vyhovoval vašim potřebám - ale k tomu budou pravděpodobně potřeba úzkoprofilové specialisty.

Proto většina společností preferuje koupit hotová řešení založená na redakčním systému (CMS). Takové systémy mají intuitivní rozhraní, takže po instalaci a konfiguraci systému odborníky bude schopen spravovat firemní portál téměř každý zaměstnanec. Nepotřebuje znalosti programování nebo HTML-layout. To ale neznamená, že portál může zůstat bez technické podpory – jen v tomto případě vás to bude stát méně.

Firemní portál je efektivní systém vnitropodnikové komunikace, který umožňuje optimalizovat obchodní procesy ve velkých společnostech s mnoha zaměstnanci, odděleními a pobočkami. Ale pokud máte malou společnost, jejíž celý personál se vejde do dvou kanceláří, je nepravděpodobné, že by vám takový portál byl užitečný - hra nebude stát za svíčku.