SAD elektronický systém pro správu dokumentů 1c Enterprise. Funkce a integrační schopnosti

Co dává využití EDMS Snížení objemu pracovního toku Posílení disciplíny výkonu Sledování lhůt a výsledků provádění Centralizované ukládání dokumentů Zkrácení času na vyhledávání dokumentů Organizace kolektivní a skupinové práce Vytvoření základu komplexního informačního systému

Výhody „1C: Správa dokumentů 8“ Moderní domácí platforma „1C: Enterprise 8“, certifikovaná podle požadavků článku 152 FZ. Snadná integrace s ostatními produkty na platformě „1C: Enterprise 8“ a systémy jiných dodavatelů. Schopnost vytvářet EDMS v malých i malých ve velkých, geograficky distribuovaných organizacích; schopnost pracovat na dálku, a to i prostřednictvím PDA; schopnost přizpůsobit systém podle potřeb konkrétního zaměstnance bez potřeby IT specialistů. iznes procesy Vestavěné nástroje pro vytváření zpráv o všech typů (tabulek, grafů, atd) Malé náklady na implementaci a vlastnictví systému zavedeného systému školení uživatelů, včetně plný úvazek, vzdálenost a e-learning. Možnost školení na pracovišti Seznam dokončených projektů k realizaci „1C: Správa dokumentů 8“ -

Jaké úkoly řeší „1C: Správa dokumentů 8“? Účtování příchozích, odchozích, interních dokumentů a smluv; Zúčtování odvolání občanů; Automatizace klíčových obchodních procesů - posuzování, provádění, koordinace, schvalování, registrace, seznamování; Budování hierarchie provádění - činnosti řízení shora dolů, podávání zpráv o prováděné kázni a kontrola provádění zdola nahoru. Kontrola výkonové kázně; Ukládání souborů, jejich kolektivní úpravy a kontrola verzí; Rozlišení přístupových práv podle typů dokumentů a rolí; Schopnost pracovat s elektronickým digitálním podpisem; Použití čárových kódů dokumentů; Automatické stahování dokumentů z e-mailu a ze skeneru; Udržování archivu organizace; Fulltextové vyhledávání jakýchkoli dat; Zachování statistického výkaznictví; Účetnictví a analýza času zaměstnanců.

Funkce „1C: Správa dokumentů 8“ Webový přístup Číslování dokumentů Přidružené a fulltextové vyhledávání dat Flexibilní systém přístupových práv Směrování práce a dokumentů Protokolování událostí Podpora pro distribuovanou práci Účetnictví zaměstnanců Zpracování pracovní doby Reporting Oznámení exekutorů Centralizovaná a decentralizovaná správa Nastavení rozhraní Zpracování externí korespondence Routing routing Control výkonná kázeň Vnitřní pracovní tok Správní předpisy úložný prostor, který NSI a kontrola verze souborů archivů a mnoho dalšího ... Skenování a rozpoznávání

Zásady účtování dokumentů stanovené v programu jsou v souladu s ruskými právními předpisy, GOSTy, domácími a mezinárodními kancelářskými postupy: GOST R „Sjednocený systém organizační a správní dokumentace. Požadavky na papírování “; GOST R "Vedení a archivace záznamů. Pojmy a definice; Federální zákon Ruské federace 59-FZ „O postupu při rozhodování o odvoláních občanů Ruské federace“ Federální zákon Ruské federace 149-FZ „o informačních, informačních technologiích a ochraně informací“; Federální zákon federálního zákona „o osobních údajích“; Požadavky GSDOU. Práce s dokumenty

Typy podnikových procesů Provedení - provedení příchozího nebo interního dokumentu jedním nebo více zaměstnanci se současnou kontrolou. Seznámení - seznámení jednoho nebo více zaměstnanců s interním, příchozím, odchozím dokumentem nebo souborem. Pokyn - vydání příkazu jednomu zaměstnanci. Přezkum - kontrola příchozího nebo interního dokumentu odpovědnou osobou. Registrace - registrace odchozího dokumentu tajemníkem. Koordinace - cyklická koordinace odchozího, interního dokumentu nebo souboru jedním nebo více zaměstnanci, paralelními i sekvenčními. Schválení - schválení odchozího nebo interního dokumentu odpovědnou osobou.

Zohlednění morfologie: ruština, angličtina a ukrajinština. Hledejte podobná slova. Provádí se okamžitě. Hledá všechna data: Příchozí, odchozí, ORD, soubory, úkoly, obchodní procesy, týdenní zprávy atd. Vždy po ruce: Fulltextové vyhledávání Jak podle podrobností, tak podle obsahu souborů. Vyhledejte příkaz nebo Ctrl + Shift + F v každé sekci.

Vedoucí organizace Zlepšení správy, posílení výkonné disciplíny Organizace kolektivní a skupinové práce, s možností delegování úkolů Hmatatelné výsledky v krátkém čase s minimálními náklady Vedoucí finančního oddělení Snížení nákladů a nákladů na spotřební materiál, ukládání dokumentů Efektivnost návratnosti investic Vedoucí informačního oddělení Budování IP na jedné platformě a snadná integrace s jinými systémy Škálovatelnost Zajištění informační bezpečnosti organizace Vedoucí kanceláře Snížení objemu pracovního postupu Sledování termínů a výsledků provádění Rychlé hlášení a vyhledávání dokumentů Výhody implementace EDMS

Implementace EDS: přibližný plán projektu Organizační přehled Vývoj technických specifikací s přihlédnutím k požadavkům zákazníka Vývoj programů a metod implementace Vývoj, testování a přizpůsobení informačního systému Zajištění integrace se stávajícími systémy Školení uživatelů ve specializovaném školicím středisku nebo na území zákazníka Přihlášení k informační a technické podpoře (v během prvních 6 měsíců - zdarma) Výhody práce s 1C 1C společnost doporučuje uživatelům implementace „1C: Document Management 8“ v úzké spolupráci s partnery společnosti 1C, kteří mají potřebné kompetence v oblasti podnikové automatizace na platformě 1C: Enterprise 8, zaměstnanci certifikovaných specialistů. informace o systému a aktuální seznam dokončených projektů pro implementaci „1C: Správa dokumentů 8“. Společnost 1C poskytuje podporu a dohled nad rozsáhlými a technologicky složitými projekty. Společnost 1C používá technologii rychlých výsledků, která vám umožní získat rychlé výsledky v krátkém čase a snížit finanční rizika.

Cíle a cíle projektu

Chcete-li zvýšit transparentnost schvalování dokumentů, převeďte tento proces do elektronické podoby
Vytvořte systém řízení úlohy
Centralizace ukládání elektronických dokumentů
Možnost kolektivní práce na dokumentech

Výsledky projektu

Doba vyjednávání dohody se zkrátila
Žádné riziko ztráty dokumentů
Vylepšená disciplína výkonu sledováním úkolů a regulací procesů pracovního postupu

Informace o zákazníkovi

Setera Group of Companies je multidisciplinární holdingová společnost pokrývající společnosti v různých průmyslových odvětvích.

Mezi největší společnosti patřící do holdingu: LLC DEZ Kalininsky District je jednou z největších správcovských společností v Čeljabinsku; Rodinné středisko "Cliff"; LLC "Diverzifikované bydlení a komunální sdružení - 2".

Cíle a cíle projektu

Struktura podnikové dokumentace;
Automatizovat práci se smlouvami;
Zvýšit spolehlivost a kvalitu účetnictví pro příchozí a odchozí dokumentaci.

Výsledky projektu

Výrazně zvýšila účinnost řízení toku dokumentů;
Ztráty smluv a další dokumenty jsou vyloučeny;
Podmínky pro vytváření a zpracování smluv byly sníženy;
Výměna dokumentů mezi odděleními byla optimalizována, což vedlo ke zvýšení produktivity zaměstnanců.

Informace o zákazníkovi

Společnost "Yuzhuralavtoban" více než dvě desetiletí zabývající se výstavbou silnic v Čeljabinsku, včetně regionálního centra, a také poskytuje služby pro údržbu a opravy silnic. Kromě toho společnost staví a udržuje mosty a další umělé struktury. V roce 2015 společnost dokončila pokládku, opravy a restaurování více než 100 km. dálnice. V roce 2016 bylo uvedeno do provozu dalších 75 km. drahá.

Cíle a cíle projektu

Zrychlení práce s podnikovou dokumentací;
Poskytování kontroly nad koordinací;
Eliminace chyb souvisejících s lidským faktorem.

Výsledky projektu

Všechny operace s dokumenty jsou výrazně urychleny: tvorba, koordinace, vyhledávání a archivace;
Vyloučené chyby související s lidským faktorem;
Byla zavedena spolehlivá kontrola postupu koordinace a načasování jejího provádění bylo zkráceno;
Byly vytvořeny nástroje pro hodnocení výkonové kázně.

Informace o zákazníkovi

Medservice je moderní komplex zlepšující zdraví, který se nachází ve městě Salavat. Je to jedno z největších lékařských center v Baškirtostánu. 24hodinová nemocnice s 310 lůžky přijímá pacienty terapeutických, chirurgických, traumatologických, gynekologických, neurologických a urologických. K dispozici je také denní nemocnice s 27 lůžky. Kromě toho má středisko dětské oddělení, oddělení estetické medicíny a kosmetologie, oddělení rehabilitační léčby a rehabilitace, stomatologie a další. Ambulance je primární jednotkou s kapacitou 1 200 návštěv denně, kde můžete vyhledat lékařskou pomoc a vyhledat radu a léčbu od 15 terapeutů a 33 kvalifikovaných specialistů s úzkým zaměřením (ORL, optometrista, endokrinolog atd.).

Cíle a cíle projektu

Hlavním cílem projektu bylo zvýšit efektivitu pracovního postupu společnosti. K tomu bylo nutné:

Vytvoření jediného úložiště elektronických dokumentů;
Optimalizovat procesy interakce mezi odděleními a způsoby schvalování dokumentů;
Urychlete práci s dokumentací a vyhledejte potřebné dokumenty.

Výsledky projektu

Díky centralizovanému ukládání dokumentů se doba vyhledávání potřebných dat zkracuje na několik minut;
Koordinace dokumentů a další práce s dokumenty se stala pro zaměstnance podniku transparentní, práce na dokumentech se více strukturovala;
Posílená kontrola výkonné disciplíny;
Zlepšila účinnost interakce mezi obchodními jednotkami.

Informace o zákazníkovi

Agroholding Ravis působí v Čeljabinsku od roku 1981 a dnes je jedním z lídrů v produkci drůbežího masa ve federální čtvrti Ural. Zemědělský podnik sdružuje 10 zemědělských podniků zabývajících se výrobou krmiv, výrobou a zpracováním brojlerů, vepřového a hovězího masa.

Společnost ročně produkuje 100 000 tun drůbežího masa, více než 20 000 tun mléka, více než 1 500 tun vepřového masa a 65 000 000 násadových vajec ročně, více než 100 000 tun zrna a 160 000 tun vlastního krmiva.

Společnost prodává produkty prostřednictvím sítě firemních prodejen, která zahrnuje asi 300 prodejen. Sortiment ochranné známky Ravis zahrnuje více než 200 druhů produktů.

Cíle a cíle projektu

Hlavním cílem projektu bylo zvýšit efektivitu pracovního postupu skupiny společností. K tomu bylo nutné:

Zvýšit kontrolu nad činnostmi skupinových podniků;
Eliminujte ztrátu dokumentů, zrychlete vyhledávání a minimalizujte negativní dopad lidského faktoru;
Snížit podmínky dohody;
Zvýšit výkonnou kázeň posílením kontroly nad prováděním úkolů, a to i v rámci projektových činností.

Výsledky projektu

Použití společné databáze pracovních toků umožnilo vytvoření jednotných středisek služeb pro všechny podniky skupiny: oddělení smluvní práce, finanční a ekonomická služba, bezpečnostní služba, stavební dozor, nákup a logistika;
Ztráta papírových dokumentů je zcela eliminována, vyhledávání nezbytných souborů v jednom úložišti je výrazně urychleno;
Podmínky uzavírání smluv jsou zkráceny na 3-5 pracovních dnů;
Automatická kontrola nad prováděním usnesení prostřednictvím dopisů, kontrola nad prováděním zápisů ze schůzí, pokyny vedoucích pracovníků;
Vyloučené případy schválení dokumentů bez řádného schválení;
Díky automatickému ověřování lhůt pro úkoly a posílení kontroly se zvýšila úroveň výkonné disciplíny v podnicích. Počet včasných a plně provedených příkazů vzrostl z 80-85% na 95%.

Informace o zákazníkovi

Skupina společností KONAR byla založena v roce 1991. Průmyslová skupina zahrnuje 9 podniků ve třech regionech Ruské federace, které se zabývají vývojem, návrhem a integrovanou podporou plynárenského, ropného a petrochemického průmyslu. Od května 2005 je systém managementu kvality mateřské společnosti KONAR JSC certifikován v souladu s požadavky MS ISO 9001: 2008.

V současné době průmyslová skupina zahrnuje:

KONAR JSC - výroba potrubních dílů, výroba ventilů do průměru potrubí 1200 mm; výroba podpěr pro ropovody, strojírenství.
KONAR LLC - výroba hlavních šoupátek.
BVK LLC - slévárna vyrábějící produkty kloubů s hmotností až 25 tun / ks, společně s Chividale Spa.
LLC Stankomash - závod na výrobu fontánových armatur pro výrobu oleje, výrobu speciálních produktů;
VEBB LLC je stavební a instalační organizace.
Energotechservice LLC - údržba infrastruktury;
Industrial Park Stankomash LLC je správcovská společnost poskytující celou řadu služeb, území a průmyslové infrastruktury pro umístění a rozvoj výrobních podniků.
JV Konar - Chimolai LLC - společný podnik s lázněmi Chimolai (Itálie) pro výrobu komplexních kovových konstrukcí.
JSC "ESCON" - výroba kovových konstrukcí.

Navrženo především pro automatizaci pracovního postupu.

Systém zajišťuje automatizaci celého cyklu práce s dokumenty, umožňuje také zefektivnit interakci mezi zaměstnanci a sledovat využití pracovní doby. Účtování dokumentů je prováděno v souladu s ustanoveními platné regulační dokumentace (GOST, požadavky, pokyny atd.) A tradicemi kancelářské práce. Program poskytuje víceuživatelskou práci jak v místní síti, tak i přes internet (včetně webových prohlížečů). Systém se vyznačuje velkou flexibilitou, vysokým stupněm podrobností informací o uložených datech a širokou škálou možností. Umožňuje vám zvýšit efektivitu správy pracovní doby, standardizovat procesy, zajistit úplnou kontrolu a bezpečnost dokumentace a dalších potřebných informací. Funkčnost systému se neustále rozšiřuje.

Klíčové vlastnosti

Účtování a ukládání dokumentů

Práce s dokumenty

Další funkce

Bezpečnost

Řízení výkonu

kontrola termínů a objemů úkolů
denní účtování pracovní doby zaměstnanců v souvislosti s provedenou prací (včetně automatického na základě splněných úkolů)
analýza nákladů na pracovní dobu jednotlivých zaměstnanců, oddělení, projektů na základě zpráv

Jiné

Funkce

1C: Správa dokumentů je prezentována ve verzích KORP a PROF. Verze KORP je vhodnější pro střední a velké komerční podniky a rozpočtové instituce se složitou strukturou nebo pracovním postupem. Verze PROF je schopna vyhovět potřebám organizací s malou strukturou a jednoduchým pracovním postupem. Funkční verze PROF a CORP mají řadu rozdílů.

Integrace

Je možné nakonfigurovat interakci s jinými aplikacemi a vyměňovat si data prostřednictvím textových souborů, dokumentů XML a souborů DBF.

Provádění

Implementace systému není známa (kromě vhodné technické podpory). Možnost jeho použití nezávisí na pobočce podniku, jeho struktuře, organizační formě, typu činnosti, počtu zaměstnanců atd. Systém lze konfigurovat a přizpůsobovat konkrétním úkolům a požadavkům klienta. Uživatelé snadno ovládají. Existují příklady implementace 1C: Tok dokumentů v různých průmyslových odvětvích, včetně komerčních, rozpočtových a neziskových organizací.

Konkurenti

Mezi konkurenty na ruském trhu lze rozlišovat OBCHOD, DIRECTUM, EVFRAT, DocsVision, IBM Lotus Notes.

Kritika, nedostatky

V dnešní době se kritika týká zejména složitosti stanovování přístupových práv, omezené interakce s poštovními službami a nedostatku plnohodnotného e-mailového klienta, jakož i nedostatku rozhraní v anglickém jazyce.

Reference

Finanční noviny, č. 4, leden 2010. I. Sidorov, „1C: Správa dokumentů 8“: nové řešení pro automatizaci kancelářské práce a správy dokumentů
Finanční noviny, č. 4, leden 2011. I. Sidorov, „1C: Správa dokumentů 8 CORP“: nové řešení pro automatizaci papírování a správy dokumentů

Poznámky

Kategorie:

Abecední software
Elektronické systémy pro správu dokumentů
Obchodní software
Automatizace
Software pro řízení projektů

Wikimedia Foundation. 2010.

Podívejte se, co je „1C: Správa dokumentů“ v jiných slovnících:

Tok dokumentů - pohyb dokumentů v organizaci od okamžiku, kdy jsou vytvořeny nebo přijaty, až do dokončení provedení: odeslání a (nebo) odeslání do podniku. Obsah 1 Fáze 2 Elektronická správa dokumentů ... Wikipedia

Pracovní postup - pohyb dokumentů v orgánu, organizaci, instituci od jejich vytvoření nebo přijetí po dokončení exekuce nebo odeslání. Zdroj ... Slovník pojmů normativní a technické dokumentace

Pohyb dokumentů mezi jejich překladateli a výkonnými umělci, jakož i těmi, kteří by s těmito dokumenty měli být obeznámeni. Slovník obchodních podmínek. Akademik.ru. 2001 ... Slovník obchodních podmínek

Exist., Počet synonym: 1 revoluce (43) Slovník synonym ASIS. V.N. Trishin. 2013 ... Slovník synonym

Pohyb dokumentů mezi jejich překladateli a vykonavateli v řetězcích informačních technologií, který umožňuje informovat všechny zúčastněné strany, předkládat jim rozhodnutí, provádět účetnictví a kontrolu. Reisberg B.A., ... ... Ekonomický slovník

Pracovní postup ... Pravopisný slovník

Pracovní postup - přesun dokumentů od okamžiku jejich vytvoření nebo přijetí až po dokončení, provedení a / nebo odeslání; ... Zdroj: Metodická doporučení pro vypracování papírových pokynů ve federálních výkonných orgánech ... ... Oficiální terminologie

Pracovní postup - (tok dokumentů) pohyb dokumentů v organizaci (společnosti, podniku) od okamžiku jejich vytvoření nebo přijetí až po odeslání nebo dokončení práce s nimi v rámci organizace ... Ekonomický a matematický slovník

pracovní postup - Pohyb dokumentů v organizaci od okamžiku jejich vytvoření nebo přijetí po dokončení provedení nebo odeslání. [GOST R 51141 98] Témata papírování a ekonomika archivace Zobecňující pojmy organizace práce s dokumenty ...

workflow (admin.hoz. aktivita ve sportu) - tok dokumentů Pohyb dokumentů v organizaci od okamžiku jejich vytvoření nebo přijetí až po dokončení provedení nebo odeslání. [Oddělení jazykových služeb organizačního výboru Soči 2014. Slovník pojmů] EN oběh dokumentů ... ... Reference technického překladatele

Elektronická správa dokumentů - 1.3. Elektronická správa dokumentů (správa dokumentů) posloupnost transakcí pro výměnu dokumentů mezi účastníky správy dokumentů, zajišťující určitý regulovaný proces pro výměnu dokumentů (například správa dokumentů ... ... Oficiální terminologie

Knihy

Správa dokumentů v účetnictví a daňovém účetnictví (+ CD-ROM) Kniha nastiňuje metodický přístup a poskytuje praktická doporučení pro dokumentaci obchodních transakcí a organizaci pracovního postupu. Všechna doporučení jsou založena na požadavcích ... Vydavatel:

Při výběru elektronického systému správy dokumentů se moderní společnosti řídí společnou rozvojovou strategií, cíli, přítomností konkurenčního prostředí, požadovanou strukturou a očekávaným ekonomickým účinkem implementace takového řešení. Mezi cíle zavedení EDMS patří zlepšení kontroly výkonné disciplíny, snížení počtu ztracených dokumentů; zkrácení doby schválení; snížení počtu chyb při práci se standardními dokumenty.

Existuje řada klíčových požadavků na funkce EDMS (ECM). Pokračující úspěch při optimalizaci pracovního postupu společnosti závisí na tom, jak systém splňuje tyto požadavky. Procesy schvalování dokumentů a přidělování úkolů jsou rychlejší, když jsou převáděny z „papíru“ do elektronické podoby, zkracuje se také doba zpracování dokumentů a pokynů a je možné sledovat postup práce s dokumentem. Při práci se systémem jsou exekutoři automaticky informováni o nových dokumentech a načasování jejich zpracování je pod kontrolou. Pro rychlý přístup k dokumentům, snadné vyhledávání a uchovávání elektronických dokumentů uspořádaných do dokumentů.

Je důležité rozlišovat přístupová práva k chráněným datům. Výrazně zkracuje pracovní dobu a automatické vyplňování oddílů standardních dokumentů podle stávajících referenčních údajů. Je důležité, aby měl manažer k dispozici vhodné prostředky pro sledování lhůt pro splnění úkolů a konsolidovaného výkaznictví. Pro udržení informačního obsahu v práci společnosti by měl být EDMS snadno integrován do stávajícího poštovního systému a do účetních systémů existujících ve společnosti (personální, finanční, účetní a systémy řízení výroby).

Stále více organizací věnuje pozornost možnosti vzdálené práce v systému. Důležitá kritéria pro hodnocení systému zahrnují schopnost generovat zprávy o dokumentech, exekutorech, stavech dokumentů atd.; rychlá implementace systému; náklady na instalaci a údržbu systému; jednoduchost vývoje systému; schopnost používat systémový software k řešení dalších problémů.

A další požadavky:

přítomnost streamovaného vstupu dokumentů do systému, schopnost pracovat se skenerem;
předkonfigurovaný modul správy smluv;
verze tabletu;
mobilní klienti.

Porovnání

Podívejme se, jak jsou tyto funkce implementovány v Docsvision, Directum, ELMA ECM +, Optima WorkFlow a 1C: Workflow 8. Všechny tyto systémy jsou spojeny společným konceptem založeným na kombinaci klasických nástrojů EDMS a nástrojů pro řízení podnikových procesů. Díky kombinaci výhod elektronické správy dokumentů a systémů BPM získávají společnosti vývoj procesů a zvyšují efektivitu provozu.

Funkce a integrační schopnosti

Directum

Funkční výhody systému Directum zahrnují nejen rozšířený katalog podnikových řešení. Mezi funkcemi, které se v práci používají každý den, můžete zdůraznit užitečné připomenutí, schopnost konfigurovat číslování a pracovat se štítky čárových kódů. Přítomnost náhledu připojených souborů, uložení souborů, velký výběr dokončených adresářů v základní konfiguraci, interaktivní průvodci pro vytváření dokumentů.

Negativní stránky této EDS: nedostatek stránkování objektů v seznamu dokumentů a výsledků vyhledávání, nepřístupnost použití dalších stylů v inventáři dokumentů.

Tyto funkce jsou implementovány v Docsvision. V hlavním okně aplikace se zobrazují všechny webové stránky a přizpůsobené zprávy. Archivované dokumenty jsou přesunuty do samostatných databázových tabulek. Uživatelé systému si mohou vybrat možnost autentizace. Převod XSLT se použije na popis XML registrační karty.

ELMA

Systém ELMA je vybaven rozšířenou řadou podnikových řešení. Mezi nimi modul ECM + (kombinace funkcí systému BPM a klasického EDMS), projekty + - standardní funkce pro řízení projektů plus řízení procesů; ELMA CRM + - implementuje klientsky orientovaný přístup prostřednictvím implementace end-to-end procesů. A řešení KPI, které Directum nemá.

Pokud jde o možnosti integrace, ELMA ECM + a dvě další řešení mají plug-in pro práci s MS Outlook. Kromě toho se ELMA snadno integruje s 1C: Enterprise (se všemi současnými verzemi).

Aby nedošlo k záměně velkého počtu souborů s opravami a změnami, mohou mít dokumenty v aplikaci neomezený počet verzí, ale pouze jedna může být přiřazena jako relevantní. Celá historie změn dokumentů je shromažďována na kartě dokumentu.

Všechny potřebné nástroje pro práci na dokumentu a kontrolu výkonné disciplíny při práci s těmito dokumenty jsou na dosah ruky.

Pokud dokument dorazil do společnosti v papírové podobě, je po skenování automaticky uložen.

Manažer může s provedením činností zobrazit zprávu o aktuální situaci a uživatelům je poskytnuta řada filtrů, aby výsledky vytvořili tak, jak uzná za vhodné.

Aplikaci ECM + lze libovolně konfigurovat podle potřeb jednotlivého podniku a jeho organizační struktury.

Chcete-li urychlit vytváření dokumentů, můžete vytvořit šablony. To je k dispozici každému uživateli, který nemá ani programovací dovednosti.

Můžete nakonfigurovat automatické zadávání čárového kódu do šablony pro okamžité rozpoznání v systému.

Všechny systémy recenzované v recenzi mají svou vlastní mobilní aplikaci pro práci se systémovými funkcemi prostřednictvím tabletového počítače nebo mobilního zařízení. To umožňuje top manažerům podílet se na provozních činnostech společnosti z jakéhokoli místa, kde je internet. Klienti pro mobilní zařízení jsou kompatibilní se všemi mobilními operačními systémy.

Optima Workflow

Mezi výhody systému patří možnost použití dalších stylů v inventáři dokumentů, výstup obrázků do inventáře dokumentů a zobrazovací oblasti. Je možné filtrování načteného inventáře dokumentů. Optima WorkFlow podporuje nastavení rubrik v časopisech dokumentů a nastavení zobrazovací oblasti vybraného záznamu v inventáři dokumentů. Přizpůsobení karty registrace objednávky funguje. Do hlavního okna lze vložit webové aplikace třetích stran. Je integrace s produktem IBM WebSphere MQ. Pro automatizaci činnosti archivních jednotek byl vyvinut speciální modul Archiv.

1C: Pracovní postup 8

Hlavními oblastmi práce tohoto řešení jsou papírování, obecná správa dokumentů, správa smluv, elektronický archiv a práce se stížnostmi. Funkčnost lze rozšířit pomocí pluginů. Při zpracování tras dokumentu můžete připojit soubory a následně je upravit. Existuje registr Průzkumníka Windows.

Můžete nakonfigurovat automatické vytváření, registraci a odesílání po trase dokumentů z různých zdrojů (složka, schránka elektronické pošty, web).

Nevýhody: chybí interní pošta. Nelze vytvářet úkoly pro skupinu a složku úkolů. Navíc toto řešení nemá modul pro správu projektů. Nelze zaregistrovat z MS Office, Open Office. Práce s dokumentací QMS není podporována. Neexistuje také způsob, jak udržovat osobní složky uživatele.

Rozhraní

Directum

Rozhraní všech operačních režimů v systému Directum jsou sjednocená, můžete nakonfigurovat pravidla pro zpracování dokumentů a úkolů. V režimu náhrady si systém zachovává svůj informační obsah. Práce se soubory je možná online. Přístupová práva k samostatnému souboru jsou distribuována, každý z nich je atributivně popsán. Můžete si také všimnout průhlednosti procesů pracovního postupu. Úlohy jsou přidávány do kalendáře MS Outlook. Výhodou systému jsou přizpůsobitelné vyhledávací šablony a vhodné filtrační mechanismy pro sloupce seznamu.

Existuje však několik nevýhod: neexistuje možnost stranových výstupů prvků (ve Win32). Minimální nastavení vizuálních efektů. Není možné lokalizovat názvy podrobností v různých jazycích. Velikost karty nelze změnit. Při vytváření odkazů mezi elektronickými dokumenty nelze popisovat vztah. Rozhraní je přetíženo.

Obr. 1. Rozhraní systému Directum

Docsvision

Docsvision používá předkonfigurovaná témata a přizpůsobitelné zdroje. Vzájemné vztahy mezi dokumenty jsou zobrazeny ve stromu. Odkazy lze komentovat. Je možné navrhnout pracovní karty. Panel nástrojů je přizpůsobitelný. Fulltextové vyhledávání z jednoho řádku funguje, existují vlastní šablony vyhledávání, design vyhledávacích formulářů je také přizpůsobitelný.

Nevýhodami systému jsou nedostatečná schopnost automaticky vložit dokument do úkolu. Procesy nejsou transparentní, připomenutí fungují pouze při zapnutém MS Outlooku.

Obr. 2. Rozhraní systému Docsvision

ELMA

Externě je rozhraní ELMA ECM + standardní úložiště souborů, uživatel bez zkušeností s těmito systémy může snadno navigovat sám.

Registrace dokumentů se provádí ve zvláštním průvodci v několika po sobě jdoucích krocích. Při vstupu do systému stačí zadat pouze nezbytné údaje o dokumentu a připojit elektronickou verzi, systém automaticky vygeneruje kartu dokumentu se všemi daty v něm obsaženými.

Všechny informace o organizaci jsou obsaženy na interním portálu. Všechny potřebné nástroje pro práci jsou na jednom místě: archiv dokumentů, úkoly, kalendář, zdroj zpráv, zprávy, webové dokumenty.

Během instalace lze operace zjednodušit nebo rozšířit.

Obr. 3. Rozhraní ELMA

Optima Workflow

Systém má intuitivní rozhraní. Styly návrhů aplikací jsou konfigurovány v systému, jsou k dispozici výstupy do inventáře dokumentů a zobrazovací oblast detailů a obrázků, jsou použity styly pro kreslení seznamu dokumentů (písmo, výplň, ikona).

Stojí za zmínku pohodlné vyhledávání v seznamu polí registračních karet, přítomnost vizuální kontroly povinného vyplňování polí, schopnost pracovat se soubory, odkazy a pohyb dokumentů v jednom okně.

Je vhodné pracovat s připojenými soubory - práce se provádí online v jednom okně, v režimu check-in & check-out. Vzájemné vztahy mezi dokumenty jsou vizualizovány ve stromu.

Při vytváření objednávky můžete navrhnout kartu úkolu.

Nevýhody: uživatelé nemohou vytvářet nové časopisy, sbírky dokumentů, nastavení nejsou uložena do databáze. Na registrační kartě nemůžete konfigurovat panel nástrojů, lokalizovat názvy podrobností. Velikost karty je neměnná. Nebyly implementovány mechanismy drag & drop. Neexistují žádné základní funkce výběru karty rozhraní pro komunikaci. Další nevýhodou je neprůhlednost procesu při vytváření úlohy, pro výkonné umělce nelze nastavit připomenutí.

Obr. 4. Rozhraní Optima WorkFlow

1C: Pracovní postup 8

Rozhraní je nakonfigurováno pro uživatelské typy. Můžete zobrazit seznam uživatelů pracujících v systému. Existují nástroje pro návrh RKK (návrhář), možnost rozšíření a přizpůsobení RKK a můžete použít složité prvky - tabulky, struktury.

Nevýhody: neexistují žádné vestavěné nástroje pro prohlížení připojených souborů, nedochází k prohlížení skupinových úkolů, jmenování exekutivy jako vedoucího ze skupiny.

Obr. 5. Rozhraní 1C: Správa dokumentů 8

Funkce vyhledávání

Directum

Mezi výhody systému patří přítomnost fulltextového vyhledávání dokumentů a údajů o registrační kartě (RK). Vyhledávací šablony lze konfigurovat podle údajů Kazašské republiky. Filtr inventáře dokumentů podle hodnot sloupců je aktivní. Pohodlné funkce přizpůsobení vyhledávací šablony. Můžete vytvořit složky hledání.

Negativní vlastnosti: přístupová práva k distribuovaným vyhledáváním nemůžete distribuovat; Ve webovém klientovi nejsou žádná přizpůsobená vyhledávání neexistuje žádný způsob, jak vytvářet složité vyhledávací dotazy, neexistuje žádný objektový výstup objektů do seznamu dokumentů a výsledků vyhledávání, v inventáři dokumentů nejsou použity další styly.

Docsvision

Docsvision podporuje vytváření komplexních vyhledávacích dotazů pomocí XML a distribuci přístupových práv k vyhledávání.

Nevýhoda - Pomalá akce v podokně pohledu.

ELMA

V ELMA se dokumenty ECM + shromažďují v jediném elektronickém archivu. Vyhledávání dokumentů se provádí rychle a pohodlně nejen podle jména, ale také podle údajů na kartě dokumentu nebo ROK. Výsledky vyhledávání se zobrazí, pouze pokud máte přístupová práva k dokumentům. Parametry vyhledávání jsou uloženy ve formátu filtru, v budoucnu můžete dokumenty rychle vyhledávat podle uložených parametrů.

Nevýhoda: nedostatek fulltextového vyhledávání v dokumentech.

Optima Workflow

Přímý databázový dotaz se použije k vytvoření komplexního vyhledávacího dotazu v protokolech dokumentů. Fulltextové vyhledávání se provádí podle obsahu dokumentu a vyhledávání se provádí na vzorové registrační kartě (není třeba konfigurovat vyhledávací šablony). Můžete zadat vyhledávací dotazy na podrobnosti registračních karet. Překrývané filtry se aplikují na všechny dostupné časopisy dokumentů.

Nevýhodou systému je nemožnost uložit vlastní šablony vyhledávání. Neexistuje fulltextové vyhledávání údajů o registračních kartách dokumentů. Uživatelé nemohou vytvářet vyhledávací složky a složité vyhledávací dotazy. Podrobnosti registračních karet nejsou vyhledávány fulltextově.

1C: Pracovní postup 8

Hledání atributů se provádí podle podrobností dokumentu. Můžete vytvořit vyhledávací šablony, jejich uložení je hierarchické a klasifikované. Na základě výsledků vyhledávání se sestavují sestavy.

V jednom dotazu nelze provádět různé typy vyhledávání. Neexistuje žádná sada podrobností pro automatické vyhledávání duplicitních dokumentů během registrace.

Nastavení pro správu

Directum

Systém umožňuje současně udržovat organizační strukturu několika společností. Poskytuje podrobné informace o odděleních a zaměstnancích, lze jej rozšířit. Pokud potřebujete vyměnit (plný nebo pomocný), automaticky se vytvoří složky Doručená pošta / Pošta k odeslání. Filtr podřetězců a spuštěná práce na vyhledávání.

Nevýhody: Displej OSH není jasný, není možné třídit prvky v určitém pořadí, je obtížné vytvářet a vyplňovat adresáře, nedochází k lokalizaci položek adresáře. Minimální nastavení vzhledu a chování Kazašské republiky.

Obr. 6. Vzhled registračních karet v systému Directum

Docsvision

Docsvision podporuje správu BOZP současně několika společnostmi. Existují substituční funkce (trvalé nebo dočasné nahrazení). Filtr podřetězce funguje. Nevýhody částečně duplikují vlastnosti Directum: neexistuje žádné vizuální zobrazení OSH, neexistuje žádné třídění prvků v daném pořadí, nemůžete udržovat historii adresářů, vytvářet zadané adresáře, vytvářet hierarchické adresáře a neexistuje žádný vestavěný adresář nazvaný „Nomenclature of affairs“. Nízký výkon návrháře.

Obr. 7. Adresář zaměstnanců Docsvision

ELMA

Je vhodné sledovat situaci v pobočkách velkých společností. V jednom okně je spojeno několik systémů, které organizují jedinou jednotku informačního systému a vysoce kvalitní výměnu informací. Uživatel vlastní všechny potřebné informace o externím systému, aniž by opustil svou stránku. Pohodlně přepínejte mezi stránkami firemních divizí. Kromě toho jsou k dispozici informace o provádění činností, aktuálních zprávách, prohlížení dokumentů, zahájení obchodních procesů.

Obr. 8. Nastavení přidružených stránek v ELMA

Vedoucí má k dispozici obecné informace o všech pobočkách a divizích. Údaje o odděleních a zaměstnancích lze rozšířit.

Střídání zaměstnanců se provádí ve speciální sekci. Na konci semestru se nahrazení automaticky odstraní. Při instalaci náhradní úlohy jsou procesy automaticky přeneseny na ni. Systém informuje o jednorázovém úkolu a nepřítomnosti tohoto zaměstnance a nabízí možnost vybrat si jiného umělce.

Obr. 9. Nastavení sekce Substituce v programu ELMA

Ve speciální sekci „Plán nepřítomností“ je zobrazen seznam zaměstnanců, kteří po určitou dobu nejsou na pracovišti.

Optima Workflow

Systém podporuje správu OSh několika společností, struktura je jasně zobrazena. Jsou implementovány substituční funkce (trvalá / dočasná náhrada), probíhá průběžné vyhledávání podle prvních písmen. Prvky lze třídit v daném pořadí; poměrně jednoduché vyplnění adresáře, vytvoření hierarchických adresářů, nastavení doby platnosti záznamu v adresáři.

Existuje návrhář šablon registračních karet, velikosti, pozadí, záložky, pole, jsou nakonfigurována písma, jsou použity skripty skriptů pro události registračních karet.

Nevýhody: není možné udržovat historii adresáře, neexistují žádné zrcadlové informace o nahrazení. Informace o odděleních a zaměstnancích jsou minimální. Nelze vytvářet zadané adresáře, uchovávat historii adresářů a lokalizovat záznamy adresářů. Neexistuje žádná funkce pro kontrolu syntaxe kódu skriptu, neexistují žádná pole typu „přepínač“.

Obr. 10. Přidejte nového zaměstnance do organizační struktury na Optima WorkFlow

1C: Pracovní postup 8

Pracovní plocha uživatele je konfigurována podle jeho role. Poskytuje rychlý přístup k údajům o zaměstnancích, telefonních seznamech, doporučeních pro sestavování korespondence atd. Pro vedoucího oddělení můžete nastavit fulltextový vyhledávací panel pro dokumenty libovolného účelu; Informace jsou distribuovány podle přístupových práv. Organizační struktura organizace a role výkonných umělců lze použít k výběru výkonných osob v obchodních procesech.

Subsystém „Úkoly a procesy zaměstnanců“ obsahuje nástroje pro vytváření a správu obchodních procesů, jakož i pro nastavování adresování úkolů na základě rolí, nastavení matice pro nahrazování / nahrazování zaměstnanců.

Modelování obchodních procesů

Directum

Systém implementuje pohodlné modelovací funkce. Ladění tras je implementováno krok za krokem. Do platformy je zabudován programovací jazyk vysoké úrovně IS-Builder. Pomocí vlastního API je možné vytvářet vlastní funkce a skripty. Editor sestav je implementován v jazyce IS-Builder. Mínus: počet základních jednotek je nedostatečný.

Obr. 11. Modelování obchodních procesů v systému Directum

Docsvision

Systém má pohodlné funkce modelování a navrhování schémat tras bez použití softwaru. Můžete rozvíjet své vlastní funkce. Můžete vytvářet skripty pomocí vlastního API, volat webové služby. Nástroje - MS Reporting.

Nevýhoda: musíte optimalizovat skupinu jednoduchých bloků jedním blokem skriptu skriptu.

Obr. 12. Modelování podnikových procesů v Docsvision

ELMA

Modelování obchodních procesů se provádí ve speciálním grafickém editoru „ELMA Designer“ s jednoduchým a intuitivním grafickým rozhraním. Zápis pro popis obchodních procesů je BPMN 2.0, vhodný pro popis pracovních postupů a obsahující téměř všechny nezbytné primitivy. Obchodní procesy mohou být navrženy obchodním analytikem bez pomoci programátora. Ve společnosti můžete vytvořit model řízení a provádět změny procesů na cestách bez zastavení systému.

Pohyb dokumentů ve společnosti může být organizován po trasách jakékoli složitosti. Cesta dokumentu odráží, kterými zaměstnanci tento dokument projde, a také pořadí a povahu plánovaných prací na něm. Grafický model procesu je vytvořen přetažením požadovaných bloků operace z palety myší, po kterých jsou operace spojeny přechodem. Komentáře lze zadat v přechodech.

Obr. 13. Cesta dokumentu popsaná jako obchodní proces v ELMA EDMS

Optima Workflow

Systém má návrháře modelů podnikových procesů, používají se skriptovací skripty.

Obr. 14. Modelování podnikových procesů v Optima WorkFlow

Nastavení vlastností bloku je jednoduché. Vytváření skriptovacích skriptů pomocí vlastního API, vytváření vlastních funkcí a bloků, odesílání objektů do výměnného formátu. Nástroje - Crystal Reports 11.0.

Je možné přizpůsobit vzhled aplikace, přizpůsobit seznam dokumentů (viditelnost a pořadí sloupců, třídění), přizpůsobit oznámení.

Mechanismy modelování jsou nepohodlné, funkce nastavení obchodní logiky jsou minimální, je třeba psát skriptovací skripty pro zpracování dokumentů, neexistuje návrhář životního cyklu dokumentů.

1C: Pracovní postup 8

Systém vytváří standardní trasy pohybu dokumentů, existuje podpora pro větve tras a podmíněné přechody. K dispozici jsou také návrhářské formuláře pro hlášení.

Obr. 15. Vývojový diagram obchodního procesu v 1C: Pracovní postup 8

Zabezpečení dat a akcí

Directum

Ochrana dat v systému se provádí pomocí přihlašovacího hesla a účtů Windows. Můžete vytvářet skupiny a uživatelské role. Existuje diskrétní a na rolích založený model řízení přístupu, existuje také možnost vydávat oprávnění a oprávnění. Rozlišování přístupových práv se provádí na úrovni složky, RK, souboru a adresáře. Můžete nakonfigurovat převod práv. Používá se šifrování a digitální podpis.

Nevýhody systému: nedochází k distribuci přístupových práv k přizpůsobeným vyhledáváním, ve webovém klientovi nejsou žádná přizpůsobená vyhledávání, nemůžete vytvářet složité vyhledávací dotazy.

Výkon zobrazovacích panelů je poměrně nízký.

Docsvision

Výhody systému z hlediska bezpečnosti dat lze identifikovat takto: přítomnost povinné kontroly přístupu, vymezení přístupových práv na všech úrovních; nastavení převodních práv. Použití šifrování a digitálního podpisu.

ELMA

Kterýkoli uživatel z jakéhokoli místa, kde je internet, může zadat své uživatelské jméno a heslo a přihlásit se do systému ELMA. Toto přihlášení je ve výchozím nastavení nakonfigurováno pro všechny uživatele, ale existují tři hlavní způsoby ochrany vašeho přihlášení:

Přihlaste se pouze prostřednictvím důvěryhodných zařízení. Pokud se přihlásíte z počítače nebo mobilního zařízení, které není v seznamu důvěryhodných, systém vás bude informovat, že není možné se přihlásit.
Token Login. Token - zařízení, které je vázáno na uživatelský účet a bude odpovídat pouze tomuto účtu. Navíc má individuální uživatel svůj vlastní PIN kód. Do tokenu lze zapsat několik elektronických klíčů - kontejnerů najednou - vstoupit do různých systémů, nejen do ELMA, takže uživatel nemá celou hromadu klíčů.
Přihlášení k certifikátu. Mechanismus je přibližně stejný. Uživatel váže certifikát ke svému účtu. Do systému můžete vstoupit pouze s certifikátem z konkrétní pracovní stanice. Tato funkce je k dispozici pouze v prohlížeči Mozilla Firefox a Internet Explorer.

Elektronický digitální podpis se používá ke koordinaci, podepisování dokumentu nebo jeho verze. Navíc žádný jiný uživatel, i když se naučil heslo, nebude moci dokument schválit nebo podepsat.

V ELMA můžete konfigurovat přístupová práva k různým systémovým objektům. V centru správy práv - role prvků organizační struktury a jednotlivých uživatelů systému, proces nastavení spočívá v grafickém zobrazení pracovních míst, oddělení a divizí a rozdělení odpovědnosti.

Optima Workflow

Ochrana dat se provádí pomocí přihlašovacího jména / hesla, účtu Windows. Vytvoří se skupiny a uživatelské role, diskrétní model založený na řízení přístupu. Existuje možnost vydání oprávnění, vymezení přístupových práv na úrovni složky, nastavení relativních přístupových práv podle organizační struktury organizace a použití digitálního podpisu.

Nemůžete distribuovat přístupová práva do jednoho souboru. Chybí náhled souboru.

1C: Pracovní postup 8

Existují softwarové nástroje pro sledování integrity dokumentů, podpora různých metod autentizace. Uživateli jsou udělena práva na čas provedení objednávky nebo dokumentu. Podepsané dokumenty digitálního podpisu se odesílají s uložením informací o podpisech. Přístupová práva jsou přidělována podle pozice uživatele, jeho role, stupně účasti v obchodních procesech, podpisového razítka nebo jednotlivě. Práva jsou nastavena na složky a typy dokumentů a vztahují se také na připojené soubory, mohou obsahovat omezení pro čtení nebo zápis. Přístup ke zprávám je také omezený - pouze jeho zprávy jsou k dispozici zaměstnanci a zprávy jeho oddělení jsou k dispozici vedoucímu.

Nedochází k rozlišování přístupových práv k částem dokumentu (pole registračního formuláře, připojené soubory). Neexistuje žádný systém nástrojů pro zálohování a obnovení.

Závěr

Společnosti, které se rozhodnou pro EDMS, se potýkají se stejným problémem - budou mít dlouhou integraci získaného systému a stávajících obchodních procesů organizace. Pro optimalizaci práce celé společnosti je důležité integrovat procesy pracovního postupu do hlavních procesů „end-to-end“ a čím dříve taková kombinace nastane, tím lépe. Tato pracná událost však vyžaduje čas, zkušenosti a neustálou komunikaci všech zaměstnanců, jejichž práce souvisí s dokumenty. Do stejné míry mohou systémy pomocí svých funkcí tento proces urychlit. Pokud shrnete a vyhodnotíte výsledky, pak většina klíčových požadavků odpovídá ELMA ECM +, 1C: Správa dokumentů 8 a Directum.

Pracovní postup a počáteční nastavení v programu 1C Správa dokumentů 8 CORP.

1) Přidejte infobázu

2) Přejděte do režimu konfigurátoru a přidejte uživatele s plnými právy (správce)

Správa -\u003e Uživatelé -\u003e Akce -\u003e Přidat:

Na záložku „ostatní“ přidělte plná práva.

Poté přejdeme do režimu 1C Enterprise, po vyplnění nastavení vás systém vyzve k restartování. Bude nutné vyplnit základní nastavení v sekci "Nastavení a správa" -\u003e "Nastavení programu".

Před vytvořením uživatelů a složek dokumentů je vhodné vyplnit údaje o organizační struktuře, pozicích zaměstnanců a jednotlivců.

Vytváříme jednotlivce:

Sekce "Normativní a referenční informace" -\u003e "Jednotlivci" -\u003e "Přidat".

Ve stejné sekci vyplňte adresář úlohy.

Poté můžete vyplnit adresář Users:

sekce „Konfigurace a správa“ -\u003e „Uživatelé“.

1) Vytváříme strukturu podniku - vytváření prvků - skupin.

2) Přidejte uživatele do skupin (prvky seznamu adresářů).

Při výběru jednotky ve formě prvku uživatelů adresáře současně vyplňujeme adresář „Enterprise Structure“. Při výběru vedoucí divize dojde ke konfliktu, pokud ještě nebyl vytvořen (nebo jej vytváříme). Vyberte prázdnou položku.

Po vyplnění struktury a vytvoření všech uživatelů je vhodné znovu projít strukturu podniku a pro každé oddělení vyplnit pole správce. To je důležité pro sekci podnikových procesů, pokud směr úkolů k uživatelům závisí na jednotce.

Po vytvoření uživatelů můžete přistoupit k nastavení přístupových práv ke složkám, ve kterých budou dokumenty uloženy. Zvažte například nastavení práv interních dokumentů.

Pro vytváření složek pro dokumenty existují alespoň dvě strategie: v souladu s organizační strukturou a druhou. Ve druhém případě je obvykle základem struktura podnikových procesů podniku. Je také možný smíšený model.

Po vytvoření organizační struktury vytváříme typy dokumentů. Cesta k nabídce:

Referenční informace -\u003e Typy dokumentů -\u003e Vytvořit:

Bude vhodnější vytvořit celý seznam typů dokumentů a poté provést nastavení týkající se obchodních procesů, číslování atd.

Pokud číslování dokumentů závisí na typu dokumentu, můžete zadat číslovací index kliknutím na tlačítko. "Index číslování."

Po vytvoření typů dokumentů můžete vytvořit nové vlastnosti a kategorie dokumentů.

Vytvořte další vlastnost. Na příkaz:

„Sada dalších vlastností dokumentů tohoto typu“ -\u003e „Výběr“ -\u003e „Vytvořit“.

Při vytváření nové vlastnosti musíte zadat typ a, pokud se jedná o adresář nebo výčet, „uveďte hodnotu vlastností objektu.“ Hodnoty se nastavují kliknutím na příslušný hypertextový odkaz:

Aby byl tento atribut k dispozici pro tento typ dokumentu, je nezbytné podle knihy. "Přidat do sady" přidat do seznamu dostupných podrobností.

Pokud existuje mnoho typů dokumentů, ale jejich vlastnosti se u různých dokumentů liší, je třeba do seznamu jejich dalších vlastností zapracovat další podrobnosti. V případě obecných vlastností můžete nastavit označení příslušnosti ke všem typům dokumentů.

Cesta, po které probíhá obecný obchodní proces interního dokumentu, sestává ze základních obchodních procesů: koordinace, schvalování, registrace, kontroly atd.

Proces zahrnuje jednoho nebo více výkonných umělců nebo role výkonných umělců. Například roli právníka mohou vykonávat tři zaměstnanci a úkol bude určen všem z nich. Adresování úkolu může být omezeno oddělením nebo stanoveno hierarchií služeb, například vedoucí je přímým manažerem zaměstnance. Účast výkonných umělců na provádění obchodního procesu může být postupná nebo paralelní.

Chcete-li zahájit nejjednodušší obchodní procesy, musíte:

Spuštění kroku bp 1) Definujte seznam rolí.

Cesta k nabídce:

Řízení podnikových procesů -\u003e Role výkonných umělců -\u003e Vytvořit:

V seznamu umělců můžete určit konkrétní uživatele, ale tato metoda má jediné plus - ušetříte čas. Protože ne všichni vedoucí oddělení, dokonce ze tří lidí, se chtějí / mohou připojit k procesu během jejich nepřítomnosti. Zároveň při přidávání zástupce do seznamu výkonných osob této role budou manažeři ve všech případech také dostávat informace o příchozích úkolech.

Spuštění kroku 2 bp) Definujte osoby provádějící role.

Pokud je například některá role platná pouze v mezích určité jednotky, označíme adresování:

Ve vlastnostech role prvku vykonavatele musí být stanovena schopnost používat adresování:

Zahájení kroku 3 Krok 3) Vytvořte šablony obchodních procesů.

Cesta k nabídce:

Řízení obchodních procesů -\u003e Šablony obchodních procesů -\u003e vyberte typ obchodního procesu -\u003e Vytvořit:

Lze rozlišit dva typy šablon: s jedním umělcem a několika.

V případě několika výkonných umělců je nutné stanovit koordinační postup:

Postupně

Souběžně

Smíšené.

Kromě rolí a ve skutečnosti uživatelů můžete určit umělce, kteří se počítají podle funkcí auto-substituce uvedených ve výběrovém seznamu. Například přímý nadřízený autora dokumentu.

Pro všechny typy dokumentů (interní, příchozí, odchozí) jsou k dispozici předdefinované jednoduché šablony a komplexní šablony, což je posloupnost těchto jednoduchých šablon. Spojení je uvedeno v tabulce:

	Jednoduché obchodní procesy	Složení
Dokument doručené pošty	Kontrola, provedení, seznámení, objednávka	Příchozí zpracování \u003d Recenze + Provedení / seznámení + Pokyn (vložen do souboru)
Interní dokument	Schválení, přezkum, schválení, Provize	Zpracování interního dokumentu Smíření + Schválení + Registrace + Recenze + Provedení / seznámení + Odpis (objednávka)
Odchozí dokument	Schválení, Schválení, Provedení, seznámení, registrace, Provize	Odchozí zpracování Smíření + Schválení + Registrace

Zpracování dokumentů nemusí zahrnovat následující obchodní procesy:

Výše uvedené skutečnosti stačí k tomu, aby se stanovily základní obrysy podnikových podnikových procesů a testovaly je se zaměstnanci některého oddělení, například právníky.

Je vhodné, aby se tito lidé o projekt zajímali (automatizace), protože nárůst práce může nepříjemné automatizační nadšence nepříjemně překvapit.