Registrace požadovaného „Adresáta. Jak napsat e-mail s žádostí o zpětnou vazbu Kopie dopisu prospěšná komunikace

co je e-mail? V moderním obchodním světě jsou to:

Tvoje tvář. Právě pomocí emailu si můžete vytvořit pozitivní obraz v očích protistrany nebo zkazit první dojem.
Váš pracovní nástroj. Velká část komunikace s vnějším světem probíhá e-mailem. Pokud tedy dobře ovládáte tento nástroj, můžete si výrazně usnadnit život.
Silné rozptýlení. Vnější svět se vás snaží získat, rozptýlit a svést vás z cesty prostřednictvím e-mailu.

Z tohoto pohledu se podívejme na práci s e-mailem. Začněme jednoduše.

Design dopisu

Používám poštovního klienta Mozilla Thunderbird, takže jej použiji jako příklad. Vytvoříme nové písmeno a půjdeme v seznamu polí shora dolů.

Komu. Kopírovat. Skrytá kopie

Někdo možná neví, ale „Komu“ v Mozille lze změnit na „Kopie“ nebo „Skrytá kopie“.

Komu: píšeme hlavního adresáta nebo více adresátů oddělených středníkem.
kopírovat: píšeme někomu, kdo by si měl dopis přečíst, ale od koho neočekáváme odpověď.
Skrytá kopie: píšeme tomu, kdo by se měl s dopisem seznámit, ale měl by zůstat neznámý pro ostatní příjemce dopisu. Je vhodný zejména pro hromadné rozesílání obchodních dopisů, například oznámení.

Ne správně v hromadném rozesílání určete příjemce prostřednictvím polí „Kopie“ nebo „Komu“. Několikrát do roka dostávám dopisy, ve kterých je v poli „Kopie“ uvedeno 50–90 adresátů. Dochází k narušení soukromí. Ne všichni vaši příjemci musí vědět, s kým dalším na podobném tématu pracujete. Je dobré, když jsou to lidé, které znáte. Co když jsou na seznamu konkurenční firmy, které o sobě navzájem nevědí? Minimálně je potřeba být připraven na zbytečné vysvětlování, maximálně na ukončení spolupráce s jedním z nich. Nedělejte to takhle.

Předmět dopisu

Důležitost předmětu je často napsána (někdy rozumně) ve svých firemních blozích profesionálními poštovními službami. Tam se ale nejčastěji bavíme o prodejních dopisech, kde předmět řeší problém „e-mail otevřít“.

Probíráme každodenní obchodní korespondenci. Zde téma řeší problém „dopis a jeho autor by měli být snadno identifikovatelní a následně nalezeni“. Navíc se vám vaše píle vrátí v podobě karmy četných odpovědních dopisů, pouze s předponami Re: nebo Fwd, mezi kterými budete muset hledat požadované písmeno k tématu.

Dvacet dopisů je objem jednodenní korespondence středního manažera. Nemluvím už vůbec o podnikatelích a majitelích firem, jejich počet dopisů se někdy zmenší na 200 a více za den. Proto ještě jednou: neposílejte e-maily s prázdným předmětem.

Jak tedy správně formulovat svůj předmět?

Chyba #1 : v předmětu pouze název společnosti. Například "Nebe" a je to. Za prvé, určitě nepatříte mezi vaši společnost, která s touto protistranou komunikuje. Za druhé, takové téma nepřináší žádný význam, protože název vaší společnosti je vidět již z adresy. Za třetí, hádejte, jak bude vypadat vaše vlastní poštovní schránka s tímto přístupem ke korespondenci? Něco takového.

Je vhodné hledat v podobných tématech?

Chyba #2 : honosný, prodejní titulek. Je skvělé, když umíte psát podobné titulky. Je ale vhodné tyto dovednosti využívat v obchodní korespondenci? Pamatujte na účel předmětu obchodního dopisu: ne prodat, ale poskytnout identifikaci a vyhledávání.

Text dopisu

Existuje mnoho návodů na psaní pro různé příležitosti. Například Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin a další mistři slova mají spoustu užitečných věcí. Doporučuji vám číst jejich články alespoň pro zlepšení obecné gramotnosti a zlepšení obecného stylu psaní.

V procesu psaní dopisu musíme důsledně učinit několik rozhodnutí.

Otázka zdvořilosti ... Na začátku dopisu se můžete rozmazávat ve zdvořilostech či dokonce něžnostech v duchu „Můj milý Rodyo, už více než dva měsíce jsem s tebou písemně nemluvil, z čehož jsem sám trpěl a ani jsem netrpěl spát další noc a přemýšlet." Je to velmi zdvořilé a velmi nákladné, a to jak z hlediska času na sepsání takového úvodu, tak z hlediska času, který má partner na přečtení. Tohle je obchodní korespondence, pamatuješ? Ne esej z epištolního žánru do soutěže a ne dopis Raskolnikovově matce, ale obchodní korespondence.

Respektujeme svůj čas a čas příjemce!

Představit se a připomenout okolnosti seznámení má smysl až v prvním dopise zaslaném po letmém setkání na výstavě. Pokud se jedná o pokračování spolupráce nebo aktuální korespondence, v prvním dopise dne píšeme: „Dobrý den, Ivane“, ve druhém a dalších: „Ivane, ...“.

Odvolání ... Vždy jsem se obával, na koho se v dopise obrátit, pokud je příjemců více. Nedávno jsem napsal dopis třem dívkám jménem Anna. Bez jakýchkoliv pochybností jsem napsal „Ahoj Anno“ a nekoupal se. Ale není tomu tak vždy.

Co když jsou tři nebo dokonce sedm příjemců a nemají stejné jméno? Můžete je uvést podle jména: "Dobré odpoledne, Rodione, Pulcheria, Avdotya a Pyotr Petrovič." Ale je to dlouhé a vyžaduje to čas. Můžete napsat: "Dobrý den, kolegové!"

Pro sebe používám pravidlo odkazovat jménem na toho, kdo je v poli „Komu“. A na ty, co jsou v kopii, neplatí vůbec. Toto pravidlo zároveň umožňuje přesněji určit (jednoho!) adresáta dopisu a účel tohoto dopisu.

Citace ... Často je korespondence řetězem dopisů s otázkami a odpověďmi - jedním slovem dialog. Považuje se za dobrou formu nevymazat historii korespondence a napsat svou odpověď na začátek citovaného textu, takže po týdnu, kdy se k této korespondenci vrátíte, můžete dialog snadno přečíst shora dolů v sestupných datech.

Z nějakého důvodu je výchozí nastavení v Mozille "Umístit kurzor za text v uvozovkách". Doporučuji změnit v menu „Nástroje“ → „Nastavení účtu“ → „Skládání a adresování“. Mělo by to být takto.

Účel dopisu ... Obchodní dopisy jsou dvou typů:

když prostě informujeme partnera (například zpráva o práci vykonané za měsíc);
a když od partnera něco chceme. Například tak, že schválí přiloženou fakturu k proplacení.

Povzbudivých dopisů je zpravidla mnohem více než udavačských. Pokud chceme od partnera něčeho dosáhnout, je velmi důležité to říci v dopise v prostém textu. Výzva k akci by měla být doprovázena výzvou k akci jménem a následovanou poslední větou v dopise.

Ne správně : "Porfiry Petroviči, vím, kdo tu starou ženu rozsekal k smrti."

Že jo : "Porfiry Petroviči, byl jsem to já, kdo naboural starou ženu, prosím, udělejte opatření k mému zatčení, už jsem unavený z utrpení!"

Proč by za vás měl korespondent vymýšlet, co s tímto dopisem udělat? Může se totiž rozhodnout špatně.

Podpis v textu ... Musí být. Navíc všechny e-mailové klienty umožňují nastavit automatickou náhradu podpisu, například klasické "S pozdravem, ...". V Mozille se to dělá v nabídce Nástroje → Možnosti účtu.

Psát či nepsat kontakty do podpisu je každého osobní věc. Ale pokud jste nějak spojeni s prodejem - určitě napište. I když transakce neproběhne na základě výsledků komunikace, v budoucnu vás kontakty z podpisu snadno najdou.

Na závěr ještě jedna vlastnost těla dopisu pro ty účastníky rozhovoru, kteří neradi (nemohou, nechtějí, nemají čas) odpovídat na vaše dopisy. V textu dopisu uveďte výchozí hodnotu. Například: "Porfiry Petroviči, pokud mě nepřijdeš zatknout v pátek před 12:00, pak se považuji za amnestovaného." Uzávěrka musí být samozřejmě reálná (text z ukázky byste neměli posílat v pátek v 11:50). Příjemce musí být fyzicky schopen váš dopis přečíst a rozhodnout se o něm. Toto „ticho“ vás zbavuje odpovědnosti za nereagování partnera. Jako vždy je třeba k použití této funkce přistupovat moudře. Pokud člověk na vaše dopisy reaguje včas a pravidelně, může ho takové ultimátum, ne-li urazit, trochu napínat nebo vést k rozhodnutí neodpovídat na dopis hned teď, ale nechat vás čekat na pátek.

Přílohy

Dopisy často přicházejí s přílohami: životopisy, obchodní nabídky, odhady, plány, skeny dokumentů - velmi pohodlný nástroj a zároveň zdroj oblíbených chyb.

Chyba : velká velikost přílohy. Často jsou přijímány e-maily s přílohami do 20 MB. Zpravidla se jedná o skeny některých dokumentů ve formátu TIFF, s rozlišením 600dpi. Poštovní program korespondenta téměř jistě na několik minut zamrzne při marných pokusech stáhnout náhled této přílohy. A nedej bože, aby se příjemce pokusil přečíst tento dopis na smartphonu ...

Osobně taková písmena hned mažu. Nechcete, aby váš dopis skončil před přečtením v koši? Zkontrolujte velikost přílohy. Doporučuje se, aby nebyla větší než 3 MB.

Co když překročí?

Zkuste překonfigurovat skener na jiný formát a rozlišení. Například v PDF a 300 dpi jsou získány docela čitelné skeny.
Vzpomeňte si na programy jako WinRar nebo 7zip. Některé soubory jsou dokonale komprimované.
Co když je příloha obrovská a nemůžete ji zkomprimovat? Například téměř prázdná účetní databáze váží 900 MB. Na záchranu přijde cloudové úložiště informací: Dropbox, Google Drive a podobně. Některé služby, jako je Mail.ru, automaticky převádějí velké přílohy na odkazy na cloudové úložiště. Své informace uložené v cloudu si ale raději spravuji sám, takže automatizaci od Mail.ru nevítám.

A ještě jedno ne úplně samozřejmé doporučení ohledně investic – jejich název ... Musí být pro příjemce srozumitelný a přijatelný. Jednou jsme ve firmě připravovali obchodní nabídku adresovanou ... ať je to Fjodor Michajlovič Dostojevskij. Obdržel jsem dopis od manažera s návrhem projektu ke schválení a příloha obsahovala soubor s názvem „DlyaFedi.docx“. S manažerem, který mi to poslal, proběhl dialog asi takto:

Vážený manažere, jste osobně připraven oslovit tuto váženou osobu a jmenovat ji tváří v tvář Fedyovi?

Nějak ne, vážený člověk, všichni mu říkají křestním jménem a patronymem.

Proč jste přílohu nazvali „ForFedi“? Když ho hned pošlu, myslíte, že si u nás koupí sekery za tento CP?

Později jsem se chystal přejmenovat...

Proč připravovat časovanou bombu – odmítnutí potenciálního zákazníka – nebo si dělat práci navíc s přejmenováním souboru? Proč rovnou nepojmenovat přílohu správně: "For Fedor Michajlovič.docx" nebo ještě lépe - "KP_Nebo_Topory.docx".

Takže s e-mailem jako „tváří“ jsme se víceméně vypořádali. Přejděme k pohledu na e-mail jako na nástroj efektivní práce a povíme si o jeho rozptýlení.

Práce s písmeny

E-mail je mocné rozptýlení. Stejně jako u každého rozptýlení je třeba poštu řešit zpřísněním pravidel a zavedením rozvrhu práce.

Minimálně je potřeba vypnout VŠECHNA upozornění na příchod pošty. Pokud je poštovní klient nakonfigurován ve výchozím nastavení, budete upozorněni zvukovým signálem a ikona vedle hodin bude blikat a zobrazí se náhled dopisu. Jedním slovem, udělají vše pro to, aby vás nejprve odtrhli od namáhavé práce a pak vás ponořili do propasti nepřečtených dopisů a neviditelných korespondence – minus hodinu nebo dvě od života.

Něčí silná vůle umožňuje nenechat se rozptylovat upozorněními a pro obyčejné lidi je lepší nepokoušet osud a vypnout je. V Mozillla Thunderbird se to dělá přes nabídku "Nástroje" → "Možnosti" → "Obecné" → "Když se objeví nové zprávy."

Pokud nejsou žádná oznámení, jak pochopit, že přišel dopis?

Velmi jednoduché. Vy sami si vědomě vyhradíte čas na analýzu pošty, otevřete poštovního klienta a uvidíte všechny nepřečtené zprávy. To lze provést dvakrát denně, například v poledne a večer, nebo během nucených odstávek, například v dopravních zácpách.

Často se ptáte, jak je to s reakčními časy a naléhavými e-maily? Odpověď zní: nemáte na poště žádné naléhavé dopisy. Pokud tedy nepracujete v oddělení zákaznické podpory (takové oddělení má svá pravidla pro práci s poštou).

Pokud existují naléhavé dopisy, odesílatel vás o tom informuje prostřednictvím jiných kanálů - telefonu, SMS, Skype. Poté schválně přejdete do poštovního klienta a zpracujete urgentní poštu. Všichni guru time managementu (například Gleb Arkhangelsky se svým „Time Drive“) deklarují standard pro odpověď na e-mail do 24 hodin. Toto je normální pravidlo dobré formy - neočekávejte okamžité odpovědi od partnera prostřednictvím e-mailu. Pokud existuje naléhavý dopis, informujte o tom prostřednictvím rychlejších komunikačních kanálů.

Vypnuli jsme tedy notifikace a nyní zapínáme poštovního klienta podle našeho rozvrhu.

Co bychom měli dělat, když jsme přešli na poštu a spustili aktivitu nazvanou „analyzovat email“? Kde je začátek a konec této práce?

Slyšel jsem hodně o systému nulové schránky, ale bohužel jsem se nesetkal s jediným člověkem, který by jej používal. Musel jsem znovu vynalézt své kolo. Na Lifehackeru jsou na toto téma články. Například, " ". Níže budu hovořit o systému nulové schránky ve svém výkladu. Byl bych vděčný, kdyby GTD guru zkontrolovali v komentářích, přidali nebo vylepšili popsaný systém.

Je důležité pochopit a přijmout, že e-mail není plánovač úloh ani archiv pro vaše aktivity. Složka "Doručená pošta" by proto měla být vždy prázdná. Pokud jste se pustili do analýzy vaší doručené pošty, nezastavujte se a nenechte se ničím rozptylovat, dokud tuto složku nevyprázdníte.

Co dělat s e-maily ve vaší schránce? Musíte projít každé písmeno postupně a odstranit je. Ano, stačí vybrat a stisknout Delete na klávesnici. Pokud se nemůžete přimět dopis smazat, budete se muset rozhodnout, co s ním uděláte.

Dokážete odpovědět za tři minuty? Musím na to odpovídat? Ano, je to nutné a odpověď nezabere více než tři minuty, poté odpovězte okamžitě.
Musíte odpovědět, ale příprava odpovědi zabere více než tři minuty. Pokud používáte plánovač úkolů, který vám umožňuje přeměnit e-mail na úkol, přeměňte svůj e-mail na úkol a na chvíli na něj zapomeňte. Já například používám naprosto úžasnou službu Doit.im. Umožňuje vám vygenerovat osobní e-mailovou adresu: přepošlete na ni dopis a změní se na úkol. Pokud ale nemáte plánovač úloh, přesuňte písmeno do podsložky "0_Run".
Po rychlé odpovědi na dopis, jeho přeměně na úkol nebo jednoduché seznámení se musíte rozhodnout, co s touto zprávou dále dělat: smazat ji nebo odeslat do jedné ze složek k dlouhodobému uložení.

Zde jsou složky pro dlouhodobé skladování, které mám.

0_Spustit. Takovou složku nemám, ale pokud nemáte plánovač, opakuji, můžete sem vkládat dopisy, které vyžadují podrobné studium. I tuto složku je potřeba pravidelně čistit, ale s promyšleným přístupem ve speciálně určený čas.
1_Ref. Sem vkládám dopisy s informacemi o pozadí: uvítací dopisy s přihlašovacími údaji z různých webových služeb, letenky na nadcházející lety a tak dále.
2_Projekty. Je zde uložen archiv korespondence o partnerech a projektech, se kterými je aktuální vztah. Samozřejmostí je samostatná složka pro každý projekt nebo partnera. Do složky partnera vkládám dopisy nejen od jeho zaměstnanců, ale i dopisy zaměstnanců "Nebe" související s tímto partnerem. Velmi pohodlné: v případě potřeby je veškerá korespondence o projektu po ruce několika kliknutími.
3_Muzeum. Tady hodím ta písmena, která je škoda mazat a výhody z nich nejsou zřejmé. Také sem migrují složky s uzavřenými projekty z "2_Projects". Jedním slovem, první kandidáti na výmaz jsou drženi v „Muzeu“.
4_Dokumenty. Zde jsou dopisy s elektronickými vzory dokumentů, které mohou být v budoucnu užitečné pro účetnictví, například prohlášení o odsouhlasení od klientů, jízdenky na výlety. Složka má v mnoha ohledech něco společného se složkami "2_Projects" a "1_Sprav", jsou v ní uloženy pouze účetní informace a ve složce "2_Projects" jsou uloženy manažerské informace. V "4_Documents" - mrtvé informace a v "2_Projects" - živé informace.
5_Znalosti. Zde přidávám pouze opravdu užitečné mailingy, ke kterým se chci po čase vrátit pro inspiraci nebo hledání řešení.

Pro chod tohoto systému jsou důležitá další nastavení poštovního klienta. Za prvé, ve výchozím nastavení má Thunderbird zaškrtnuté políčko Označit zprávy jako přečtené. Raději to dělám schválně, takže zaškrtávací políčko je pryč! Chcete-li to provést, přejděte do nabídky „Nástroje“ → „Možnosti“ → „Pokročilé“ → „Číst a zobrazovat“.

Za druhé, používáme filtry ... Dříve jsem aktivně aplikoval filtry, které automaticky přeposílaly dopisy do příslušných složek na základě adresy odesílatele. Například dopisy od právníka byly přesunuty do složky „Právník“. Tento přístup jsem odmítl z několika důvodů. Za prvé: dopisy od právníka se v 99 % případů týkají projektu nebo partnera, což znamená, že musí být přesunuty do složky tohoto partnera nebo projektu. Za druhé jsem se rozhodl přidat povědomí. Sami se musíte rozhodnout, kam má být konkrétní dopis uložen, a je pohodlnější hledat nezpracované zprávy pouze na jednom místě – ve schránce. Nyní používám filtry pouze pro kategorizaci automatických pravidelných dopisů z různých systémů do složek, tedy dopisů, které po mně nevyžadují rozhodování. Filtry v Mozilla Thunderbird se konfigurují v nabídce Nástroje → Filtry zpráv.

Při správném přístupu by tedy e-mail měl trvat 10 až 60 minut denně, v závislosti na objemu korespondence.

Ano a ještě jedna věc. Už jste si vypnuli upozornění na příchod nových dopisů, že? ;)

Otázka možnosti použití elektronické korespondence jako důkazu u rozhodčího soudu není zdaleka nová, nicméně neztrácí na aktuálnosti. Jemnosti vztahu mezi protistranami nejsou vždy zdokumentovány a zapečetěny podpisy, protože poměrně často jsou určité akce koordinovány v režimu uzávěrky. V takových případech dochází k odsouhlasení nebo změně některých již dohodnutých jednání stran telefonicky nebo emailem. Obraťme svou pozornost na druhou metodu.

Dochvilnost právníků nezná hranic - někoho, kdo a představitelé této profese si nemohou dovolit přijít pozdě, zvláště pokud jde o soudní jednání. A tak se na chodbě rozhodčího soudu, kdy se dokumenty podesáté kontrolovaly a sekretářka stále nepozvala na jednání, stala nedobrovolnou posluchačkou a následně účastnicí zajímavého dialogu s kolegy. Šlo o možnost využít e-maily jako důkazy u soudu. Názory byly různé, ale bylo mi zřejmé, že většina právních poradců a právníků čelí tomuto dilematu tak či onak.

Co nám říká APC RF

Takže odstavec 2 čl. 64 Řádu rozhodčího řízení Ruské federace jako důkaz připouští písemné a věcné důkazy, vysvětlení osob zúčastněných na případu, znalecké posudky, odborné rady, výpovědi svědků, zvukové a obrazové záznamy, další dokumenty a materiály. Na základě tohoto neúplného seznamu je nejracionálnější považovat elektronickou korespondenci za písemný důkaz na základě norem diskutovaných níže.

Položka 1, čl. 75 Řádu rozhodčího řízení Ruské federace uvádí: „písemné důkazy obsahují informace o okolnostech relevantních pro daný případ, smlouvy, úkony, osvědčení, obchodní korespondenci, jiné dokumenty vyhotovené ve formě digitálního, grafického záznamu nebo jakéhokoli jiným způsobem, který vám umožní ověřit pravost dokumentu."

Nejprofilovější normou uvažované problematiky je článek 3 čl. 75 APC RF. Se změnami, které nabyly účinnosti dnem 1. ledna 2017 (v souladu s čl. 3 federálního zákona „O změně některých právních předpisů Ruské federace k aplikaci elektronických dokumentů v činnosti soudnictví“ č. 220- ФЗ ze dne 06. 23. 2016. ) tato norma je prezentována takto: „Dokumenty přijaté faxem, elektronickou nebo jinou komunikací, včetně využití informační a telekomunikační sítě“ Internet “, jakož i dokumenty podepsané elektronickým podpisem způsobem předepsaným právní předpisy Ruské federace, jsou povoleny jako písemný důkaz v případech a způsobem stanoveným v Řádu rozhodčího řízení Ruské federace, jinými federálními zákony, jinými regulačními právními akty nebo dohodou."

Jak dokládá soudní praxe

V právní oblasti Ruska existuje i soudní praxe, která umožňuje považovat e-mailovou korespondenci za písemný důkaz. V usnesení Federální antimonopolní služby Dálného východního okruhu ze dne 8. 5. 2014 č. F03-3226 / 2014 ve věci č. А73-12821 / 2013 soud stanovil, že „... včasnost zaslání díla výsledek je potvrzen e-mailovou korespondencí mezi stranami, která je v souladu s podmínkami smlouvy č. 110 ze dne 24.09. 2012...“. Z toho lze usuzovat, že smlouva obsahovala podmínku, že veškerá elektronická korespondence mezi stranami po dobu trvání smlouvy je stranami uznávána jako písemný důkaz.

Je třeba mít na paměti, že e-mailové adresy stran musí být zaznamenány v textu samotné smlouvy (nebo v části, kde jsou uvedeny údaje o stranách). Pokud při podpisu smlouvy tento okamžik promeškal, mohou „pomoci“ e-mailové adresy uvedené na oficiálních stránkách organizací jako kontaktní adresy. Moskevský arbitrážní soud tak ve svém rozhodnutí ze dne 11.07.2016 ve věci č. А40-30919 / 16 uvedl, že „... E-maily předložené na podporu tohoto prohlášení nemohou být dostatečným důkazem, protože interní korespondence z jednoho interního e -mailová adresa je předložena jiné interní poštovní adrese organizace třetí strany (GE Healthcare). Příslušnost určité elektronické schránky k této organizaci, zejména k Ústřednímu konstrukčnímu úřadu civilního letectví, lze určit jejím upevněním ve smlouvě, uvedením na oficiálním hlavičkovém papíře nebo na oficiálních webových stránkách ...“.

Soud rovněž zdůraznil, že elektronická korespondence (jako soubor elektronických zpráv od relevantních osob) v podstatě koreluje s ustanovením odstavce 1 článku 75 Řádu rozhodčího řízení Ruské federace a lze ji považovat za písemný důkaz.

V tomto případě se spolehlivost elektronické zprávy skládá z kombinace následujících faktorů:

Potřeba identifikovat odesílatele a příjemce;

Potřeba stanovit oprávnění odesílatele a příjemce činit příslušná rozhodnutí, která jsou předmětem elektronické korespondence;

Potřeba vytvořit autentickou přímou e-mailovou zprávu.

Jak legalizovat e-maily

Na základě všeho výše uvedeného lze vyvodit lakonický závěr: ano, rozhodčí soud může uznat elektronickou korespondenci mezi protistranami jako písemný důkaz v souladu s čl. 75 APC RF. Je však třeba mít na paměti, že by to mělo být stanoveno ve smlouvě.

Pro naši organizaci jsem tedy vyvinul doložku, která byla součástí standardních šablon pro smlouvy:

„Smluvní strany se dohodly, že elektronická korespondence prováděná Stranami v rámci implementace této Smlouvy prostřednictvím elektronické pošty, jejíž adresy jsou uvedeny v detailech této Smlouvy, má právní sílu a je písemným důkazem v souladu s Umění. 75 APC RF."

V textu samotného e-mailu byste měli uvést jméno a pozici odesílatele a také odkaz na podrobnosti smlouvy.

Pokud byla smlouva uzavřena bez této doložky a následně vznikla potřeba elektronická korespondence, považuji za vhodné uzavřít dodatečnou smlouvu, ve které elektronická korespondence dodá potřebnou právní sílu. V případě, že protistrana odmítne takovou smlouvu podepsat, doporučuji vám elektronickou korespondenci provádět na adresách uvedených na oficiálních stránkách společností. Je však třeba mít na paměti, že poslední možnost není zaručeným způsobem, neboť uznání takové korespondence jako písemného důkazu je zcela na uvážení soudu.

Je zřejmé, že výše uvedené informace nepředstírají, že jsou pravdivé v krajním případě, ale mají pouze informativní charakter. Je však třeba mít na paměti, že zákonodárce a soudní praxe umožňují počítat s tímto typem důkazů v rozhodčím řízení. Pokud v rámci e-mailové korespondence vaše protistrana uzná dluh a pojmenuje možné termíny jeho splacení, ale u soudu to popře, může taková e-mailová korespondence sloužit jako klíčový nebo podpůrný důkaz. Jednoznačně ve srovnání s aktem usmíření vzájemného vyrovnání je e-mail tradičně podřadný, ale pokud je to vše, co máte, „hra stojí za svíčku“.

Alison Garrido je profesionální certifikovaný kouč (PCC) akreditovaný Mezinárodní federací koučování, facilitátor a řečník. Pomáhá klientům při hledání zaměstnání a kariérním postupu a staví na jejich silných stránkách. Poskytuje poradenství v oblasti rozvoje kariéry, přípravy na pohovor, vyjednávání o platech a hodnocení výkonu a individuálních strategií komunikace a vedení. Je zakládajícím partnerem Novozélandské akademie pro systémové koučování.

Počet zdrojů použitých v tomto článku:. Jejich seznam najdete dole na stránce.

Komunikace e-mailem, stejně jako v jiných oblastech, má svá pravidla etikety a společenského protokolu. Pokud potřebujete napsat dopis s žádostí o zpětnou vazbu v práci nebo ve škole nebo získat zpětnou vazbu na svou písemnou práci, měli byste se zamyslet nad formulací, strukturou dopisu a také zvolit správný okamžik. To vám umožní, aby byl dopis co nejúčinnější. Buďte zdvořilí, dochvilní a pište k věci, abyste získali informace, které potřebujete.

Kroky

Jak požádat zákazníky o zpětnou vazbu

Neptejte se příliš mnoho otázek. Klienti dostávají obrovské množství žádostí o provedení průzkumu od nejrůznějších společností. Pokud chcete, aby zákazník smazal váš e-mail, když jej obdrží, zahrňte do něj spoustu otázek. Pokud chcete někoho zaujmout, omezte se na několik otázek.

Ptejte se na otázky, které vyžadují podrobnou odpověď. Neptejte se na otázky, na které lze odpovědět ano nebo ne. Místo „Doporučili byste nás svým přátelům?“ zeptejte se následující otázky: „Jak byste nás popsali jiné osobě?“ Tyto otázky vám pomohou získat více informací.

Slibte klientovi, že odpoví co nejdříve. To dá klientovi pocit, že jeho názor může něco ovlivnit. Pokud člověk ví, že mu odpoví, napíše upřímnější recenzi.

Při odpovídání na recenze buďte upřímní a profesionální. V moderním světě můžete díky možnostem internetu v jednu chvíli přijít o svou pověst, pokud se k lidem chováte neprofesionálně.

Nepoužívejte flashovou grafiku a jiné objekty, jejichž načítání bude trvat dlouho. Pokud má člověk pomalé připojení, pravděpodobně zprávu smaže, pokud si uvědomí, že načítání trvá příliš dlouho. Pamatujte, že potřebujete zpětnou vazbu, nikoli zákazníka.

Najděte správné písmo a formát. Dopis by měl vypadat úhledně a profesionálně. Dopis v Comic Sans s nekvalitní grafikou na vaše zákazníky pravděpodobně neudělá dojem. Je lepší používat standardní fonty (Times New Roman, Arial), pokud se v fontech nevyznáte a odmítáte hodně grafiky.

Ujistěte se, že je váš e-mail čitelný na všech zařízeních. Text s jedním sloupcem bude pohodlnější než text s více sloupci. Písmo by nemělo být příliš malé. Dopis by měl být čitelný na notebooku, telefonu a tabletu. Protože v moderním světě mnoho lidí čte poštu z telefonu, musí dopis odpovídat tomuto formátu.

Dopis bude pokorný. Dodržujte pravidla korespondence na pracovišti. Skromnost vám pomůže získat zpětnou vazbu, ale nepřehánějte to, jinak by si váš šéf mohl myslet, že o své práci nic nevíte. Formulujte otázky tak, aby každý viděl váš pokrok v projektu nebo úkolu. Tím dáte svému manažerovi jasně najevo, že se neflákáte. Níže uvádíme několik důležitých doporučení.
- Můžete říci toto: "Pracoval jsem na prezentaci, která je zítra potřeba, a mám dotaz ohledně formátu. Nejsem si jistý, zda správně rozumím standardům přijatým v naší společnosti. K tomuto dopisu přikládám prezentaci a budu velmi vděčný, když se na ni podíváte a okomentujete, zda je vše v pořádku. Díky za pomoc."
- Nezapomeňte dotyčnému poděkovat.
Mluvte o konkrétních věcech. Vyhnete se tak běžným frázím, které jsou zbytečné. Neptejte se na otázky, na které lze odpovědět „ano“ nebo „ne, pokud to není nezbytně nutné.“ Snažte se nepokládat manažerovi nebo kolegovi příliš mnoho otázek najednou.

Poděkujte osobě, když odpoví. Pokud vám bylo doporučeno pracovat tvrději nebo vám bylo řečeno, že vaše práce ještě není na dobré úrovni, vysvětlete, co máte v plánu udělat, abyste to napravili. Neodpovídejte hned – dejte si šanci uklidnit se a informace zpracovat.
- Odpovězte nejpozději do 1–2 dnů.

Jak požádat o recenzi v práci

Představit se. Učitel může mít stovky studentů, zvláště pokud se jedná o univerzitu. Měli byste uvést své jméno a příjmení, číslo skupiny a fakultu. Pokud jste na střední škole a chodíte na přípravné kurzy, uveďte ročník. Učitel tak nebude muset hádat, kdo jste, a bude pro něj jednodušší napsat recenzi.

Nepřekračujte obchodní komunikaci. Někdy je pro studenty obtížné psát učitelům, protože se nemohou rozhodnout o stylu. Pokud vám již váš instruktor napsal sám, držte se stejného stylu jako on. Své myšlenky je lepší formulovat takto: "Nejsem si jistý, zda jsem úkolu správně porozuměl. Mám k práci několik otázek."

Zkrátka. Nesnažte se vysvětlit celý kontext svých otázek, pokud kontext není nezbytný k pochopení otázek. Pokud chcete například požádat o prodloužení termínu práce, učitel může potřebovat podrobné vysvětlení, ale pokud se chcete na práci jen zeptat, neříkejte, proč jste nestihli napsat dříve kvůli vašemu pejskovi a proč píšete teď (pokud jen termín nepřijde velmi brzy). Nemluvte o věcech, na kterých teď opravdu nezáleží.

Neodkládejte žádost o zpětnou vazbu na poslední chvíli. Je nepravděpodobné, že by vám váš instruktor chtěl pomoci v předvečer vašeho testu a pravděpodobně bude nešťastný, že jste se neobtěžovali kontaktovat dříve. Pokud se musíte ptát na poslední chvíli, mluvte stručně, k věci a omluvte se, že vás obtěžuji. Tím je pravděpodobnější, že vám učitel odpoví (za předpokladu, že dopis přečte včas).

Použijte formát odsouhlasený vaším instruktorem. Učitelé často stanoví konkrétní formát, ve kterém by měl být úkol splněn. Pokud například vyučující požádal o zaslání práce ve formátu .doc, neposílejte dokument ve formátu .pdf nebo .pages. Pokud si nejste jisti, který formát použít, použijte .rtf nebo .pdf nebo se zeptejte svého vyučujícího.

Požádejte o zpětnou vazbu k práci, kterou jste již odeslali, nebo k vašemu výkonu u zkoušky. Napište zdvořilostní dopis svému učiteli. Pokud má učitel ordinační hodiny, zajděte za ním osobně. Řekněte něco jako: "Zkoušku jsem neudělal tak dobře, jak jsem doufal. Mohl byste upozornit na mé chyby, abyste se mohli snadněji připravit na další zkoušku?" Učitelé jsou v takových případech zpravidla ochotni dát doporučení.

Jak požádat o recenzi písemné práce

Nejprve napište někomu, koho osobně znáte. Pokud chcete podrobnou recenzi, měli byste kontaktovat osobu, kterou dobře znáte (například přítele nebo kolegu). Pište tak, jak to obvykle děláte. Pokud dané osobě obvykle voláte, udělejte to. Neuvádějte svou práci v prvním dopise, pokud si nejste jisti, že daná osoba bude souhlasit s tím, aby vám pomohla (například pokud jste osobu ještě nepožádali, aby si práci přečetla, nebo pokud to osoba sama nenavrhla).

Do dopisu můžete zahrnout krátkou pasáž nebo popis. Záleží na tom, zda píšete kamarádovi nebo kolegovi.

Napište specialistovi v oboru. Pokud potřebujete odborný názor, napište dopis odborníkovi, kterého znáte, a vysvětlete, jaký máte projekt a proč potřebujete zpětnou vazbu. Nevyvíjejte na danou osobu nátlak – jen ji zdvořile požádejte, aby přemýšlela. Řekněte toto: "Pochopím, pokud na to nebudete mít čas." Možná by stálo za to se dotyčného zeptat, jestli vám může doporučit nějakého jiného odborníka.

Neposílejte svou práci v prvním e-mailu. S největší pravděpodobností takový dopis zůstane bez odpovědi, pokud neuvedete, že práce bude zaplacena. Pokud kontaktujete slavnou osobu, je nepravděpodobné, že vám odpoví, protože dostává spoustu podobných dopisů. Je lepší se nejprve zeptat přátel, kolegů, učitelů. Určitě vám budou připraveni pomoci a vyjdou vám vstříc.

Vysvětlete, jaký druh zpětné vazby potřebujete. Pokud chcete slyšet jen pozitivní věci, řekněte to. Vysvětlete dotyčné osobě, zda potřebujete podrobnou analýzu a jak obecné by fráze měly být. Uveďte, zda osoba potřebuje zhodnotit styl, gramatiku a strukturu práce. To umožní čtenáři pochopit, co potřebujete.

Většina e-mailových klientů včetně Gmail, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, vám umožní vložit více příjemců Kopie(v angličtině je akceptována zkratka SS), nebo Bcc (CCB). PROTI kopie příjemci mohou vidět adresy jiných lidí. Ve druhém případě je identita dalších adresátů skryta.

Přidejte adresu příjemce

Chcete-li určit příjemce (příjemce) e-mailu, zadejte do pole e-mailovou adresu Komu (Že):

Některé e-mailové klienty umožňují jednoduše zadat uživatelské jméno do pole, které pak program automaticky vyplní.

Pokud toto pole použijete k odeslání e-mailu více lidem, každý z nich uvidí úplný seznam dalších příjemců.

Jak vytvořit kopii e-mailu

Pole CC nebo kopírovat se používá pro výměnu e-mailů více nepřímým způsobem než pole Komu... Pokud neoslovujete osobu přímo ve svém e-mailu, ale chtěli byste, aby tato osoba sledovala diskuzi ve vláknu dopisů nebo jednoduše věděla o tomto tématu, pole kopírovat byla by to skvělá volba. Adresát, který je v kopie dopisy, dostane do schránky nepřečtený dopis, jako ten, který byl umístěn v poli Komu; rozdíl je pouze v tom, komu dopis adresujete jako první v těle vašeho e-mailu. V profesionálním světě e-mailem na kopie se používá velmi široce a slouží k tomu, aby byli kolegové informováni o různých událostech a tématech.

Příjemce e-mailu můžete uvést jednoduše zadáním seznamu adres do pole kopírovat který je obvykle těsně pod polem Komu... Všichni v tomto řetězci příjemců uvidí jména a e-mailové adresy všech ostatních příjemců:

Jak vytvořit e-mail se skrytou kopií

Každý e-mailový klient (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo atd.) umožňuje odesílateli dopisu oslovit velké množství lidí, aniž by propagoval jejich informace ostatním uživatelům v e-mailovém řetězci. Tato funkce se nazývá BCC nebo Skrytá kopie... Příjemce můžete skrýt zadáním jejich adresy do pole Skrytá kopie místo použití polí Komu a kopírovat:

Tuto funkci můžete použít pro individuální i skupinové e-maily. To je zvláště užitečné, pokud chcete své kontakty uchovat v tajnosti, chránit je před spamem a nevyžádanými e-maily nebo jednoduše, pokud nechcete, aby vaši příjemci věděli, kdo obdržel stejnou zprávu.

Pole Skrytá kopie není vždy k dispozici ve výchozím nastavení pro všechny e-mailové klienty. Například v Výhled Budete muset jít do Parametry pro přístup k nastavení; proti Thunderbird budete muset vybrat tuto funkci z rozbalovací nabídky; proti Gmail potřeba stisknout tlačítko kopírovat a Skrytá kopie; proti Windows Live Mail Budete muset stisknout tlačítka současně Alt + B.