У разі створюються контрактні служби. Посадова інструкція. Причини створення контрактної служби

Федеральний закон «Про військовий обов'язок та військову службу» дозволяє громадянину укласти контракт із Міністерством оборони, який передбачає військову службу та порядок її проходження. Цей документ набирає чинності відразу після його підписання і припиняє свою дію з моменту укладання військовослужбовцем іншого подібного контракту, а також виключення його зі списків військової частини. Відносини сторін, пов'язані з проходженням контрактної служби, регулюються спеціальними законами, положеннями, а також нормативними та законодавчими державними правовими актами.

Контракт: необхідна інформація

Документ включає такі пункти:

добровільне вступ на військову службу;

Вказівки терміну проходження служби;

Добросовісне виконання умов контракту, а також усіх загальних, посадових та спеціальних обов'язків;

Дотримання прав військовослужбовця та його сім'ї, отримання компенсацій та соціальних гарантій.

Деякі труднощі викликає правова природа договору, яким здійснюється контрактна служба, оскільки учасники військово-службових відносин, які також мають майновий характер, наприклад, забезпечення грошового та інших видів забезпечення, не підпорядковуються цивільному законодавству, зокрема і нормам цивільно-правової відповідальності. Виходячи з цього, можна дійти невтішного висновку, що у разі до сторонам, які уклали такий договір, що неспроможні застосовуватися такі санкції, як із порушенні цивільно-правового договору.

Щодо керівництва федерального виконавчого органу, який передбачає військову службу, вправі самостійно вказати конкретні обов'язки та права військовослужбовця, зумовлені особливостями несення військової служби на певній території.

Відмінності контракту та трудового договору

1. Нормативну основу трудового договору становить Трудовий кодекс, а договір підпорядковується Федеральному закону «Про військовий обов'язок та військову службу», а також іншим законодавчим та нормативно-правовим актам.

2. Укладання договору обмежується віком від 18 до 40 років.

3. Контракт укладається суворо визначений термін.

4. Трудовий договір передбачає суворіші вимоги до осіб, які добровільно вступають на військову службу. Насамперед громадянин повинен відповідати професійно-психологічним та медичним вимогам до певних військових спеціальностей, він повинен мати достатній рівень освіти, а також хорошу фізичну підготовку.

З усього перерахованого вище можна зробити висновок, що військовий договір не є частиною трудового договору. Це особлива угода, яка має адміністративно-правову основу із чіткою вказівкою взаємних прав та обов'язків учасників.

Види контрактів

При первинному надходженні складається первинний договір, який укладається з громадянином, який раніше не перебував у державних військах на контрактній службі. Існує спеціальне положення про контрактну службу, на підставі якого з військовослужбовцями укладаються нові договори. Причиною цього може бути закінчення терміну старого договору, переведення військовослужбовця з федерального виконавчого органу до Міністерства оборони, і навіть тимчасове призупинення військової службы.

Крім цього, контрактна служба в армії може регулюватися короткостроковими договорами, які укладаються для виконання спеціальних одноразових завдань у період надзвичайних обставин, таких як масштабні стихійні лиха, проведення особливих державних заходів, відновлення безпеки, миру та конституційного порядку в країні, а також багато іншого. Особливо слід зазначити контракти, які укладаються з військовослужбовцями, які досягли граничного віку та бажаючими далі залишатися у строю. Це може бути як початкові договори, і нові.

Якщо військовослужбовці проходять навчання у військових освітніх закладах професійної, середньої чи вищої освіти, ад'юнктурі або докторантурі, з ними контрактна служба укладається на весь час навчання, а також на 5 років після його закінчення. Такі договори можуть бути первинними та новими.

Терміни військових контрактів

Контрактна служба має певний термін, протягом якого військовослужбовці повинні чітко виконувати всі прописані у договорі обов'язки. Після закінчення зазначеного в договорі часу, а також за відсутності підстав для подальшого його продовження контрактник повинен бути звільнений і в той же день виключений зі списків особового складу зазначеної військової частини.

Вперше контракт укладається:

З військовослужбовцем, який проходить призовну військову службу, або з громадянином, який вступає на військову посаду, яка передбачає звання матроса, солдата, сержанта або старшини строком на 3 роки;

З громадянином іншої держави, який вступає на військову посаду у званні матроса, солдата, сержанта або старшини строком на 5 років;

З військовослужбовцем або громадянином, який претендує на посаду мічмана, прапорщика або офіцера строком на 5 років;

З військовослужбовцем, який здобуває вищу військову освіту (на весь період навчання та на 5 років після його закінчення, при цьому загальний регламент контрактної служби може досягати 10 років);

З громадянином, який пройшов спеціальну підготовку у вищому військовому центрі та вступає на посаду офіцера терміном на 3 або 5 років;

З військовослужбовцем перший контракт може укладатися на менший термін за умови, що загальна тривалість його перебування у військах складе 3 або 5 років.

Умови контракту

До основних умов належать такі положення:

1) громадянин зобов'язаний перебувати на військовій службі протягом встановленого договором строку;

2) військовослужбовцям повинна суворо дотримуватися посадової інструкції контрактної служби, що регламентується законодавчими та іншими нормативними документами;

3) військовослужбовець має право на пільги, гарантії та компенсації, а також дотримання прав (своїх та членів своєї сім'ї);

4) особливості проходження військової служби ретельно прописуються в контракті і включають терміни, порядок присвоєння і зняття військових звань, а також переміщення і просування бійця кар'єрними сходами. Контрактна служба в армії вважається закінченою у день закінчення терміну договору.

Дострокове розірвання контракту

Достроково розірвати контракт можна у таких випадках:

• суттєві чи систематичні порушення;
• невиконання умов договору;
• організаційно-штатні заходи;
• перехід на службу до МВС та інших виконавчих органів;
• за станом здоров'я;
• за сімейними обставинами;
• необхідність постійного догляду за родичами, які цього потребують станом здоров'я;
• догляд за неповнолітньою дитиною, яка виховується без іншого з батьків;
• наділення військовослужбовця повноваженнями вищої посадової державної особи;
• здобуття депутатського мандата;
• обвинувальний

Вимоги до претендентів на контрактну службу

Громадянин, який надходить на контрактну військову службу, має вільно спілкуватися державною мовою, а також відповідати певним вимогам. Медичний огляд претендентів проводиться згідно з «Положенням про військово-лікарську експертизу», на підставі якого видається висновок про придатність даного громадянина до несення військової служби. Професійно-психологічний добір здійснюється фахівцями, які виносять висновок про профпридатність громадянина до військової служби. Ці вимоги встановлюються керівниками федеральних органів виконавчої влади чи міністром оборони. Наказ про контрактну службу може бути складений лише після проведення всіх необхідних процедур та заходів, на підставі яких виноситься позитивне рішення щодо цього кандидата.

Причини відмовити від вступу на контрактну службу

Основних причин кілька:

Слід зазначити, що будь-який громадянин, якому відмовили у підписанні договору про контрактну службу, має право на оскарження цього рішення у вищому органі, прокуратурі чи суді.

Заява для вступу на контрактну службу

У заяві необхідно зазначити таку інформацію:

• ПІБ громадянина, дату народження та місце проживання;
• найменування органу, з яким передбачається укласти договір;
• ймовірний термін служби.

Крім заяви, необхідно пред'явити документ, що засвідчує особу та підтверджує громадянство, а також заповнену та підписану спеціальну анкету, автобіографію, написану у довільній формі, засвідчені копії трудової книжки та документів, що підтверджують ту чи іншу освіту. Крім того, будуть потрібні свідоцтва про шлюб та народження дітей (якщо такі є).

за контрактом

1. Грошове забезпечення та додаткові виплати за вислугу років, кваліфікацію, роботу з секретними матеріалами, особливі умови служби, виконання пов'язаних із ризиком завдань, особливі досягнення, кваліфікаційний рівень інформаційної та фізичної підготовки, а також щорічна матеріальна допомога у розмірі одного окладу.

2. Щорічна компенсація проїзду в обидві сторони для військовослужбовців Крайньої Півночі.

3. Продовольче, речове та житлове забезпечення.

4. Особисте страхування.

5. Соціальні гарантії у сфері освіти.

6. Виплата підйомної допомоги під час переїзду на нове місце служби.

7. Соціальні виплати під час виконання завдань у надзвичайних умовах та під час збройних конфліктів.

8. Виплата одноразової допомоги під час звільнення зі служби.

9. Проведення безкоштовної діагностики та лікування.

10. Безкоштовне зубопротезування.

11. Забезпечення необхідними лікарськими засобами.

Контрактна служба 44-ФЗ

Положення про створення Федеральної Контрактної служби набуло чинності з початку 2014 року. Цей закон визначає механізми створення такої служби. Основними напрямами реформування системи державних закупівель є кадрові зміни: створення замовником контрактної служби, призначення контрактного управителя та комісій із контролю над закупівлями. Кожен працівник контрактної служби обов'язково повинен мати професійну чи вищу освіту у сфері закупівель, що дозволить йому якісно виконувати свої обов'язки.

Для чого потрібна контрактна служба? Мета даного нововведення полягає у тому, щоб відповідально та професійно реалізувати весь цикл закупівель, починаючи від його планування та закінчуючи отриманням конкретного результату. Про створення контрактної служби повинен подбати сам замовник, він має право затверджувати структуру даного підрозділу та його чисельність.

регулююча діяльність контрактної служби бюджетної установи

1. Конституція.
2. Федеральний закон №44-ФЗ.
3. Цивільне законодавство.
4. Бюджетне законодавство.
5. Інші нормативні правові документи.

Порядок дій

Повний цикл закупівлі включає:

• планування;
• визначення постачальника, підрядника та виконавця;
• укладення договору;
• виконання умов договору;
• претензійна робота.

Положення про контрактну службу пропонує три моделі її організації: зі структурним підрозділом, без нього або призначення єдиного Відповідно до Закону №44-ФЗ, контрактну службу повинні створювати замовники, які мають річний обсяг закупівель понад 100 мільйонів рублів. Якщо такий підрозділ не сформовано, обов'язком замовника є призначення контрактного керуючого - посадової особи, яка відповідатиме за виконання кожного договору та здійснення закупівель.

Положення про контрактну службу, зразок якого містить чіткі поетапні вказівки, дозволяє досягти максимальної ефективності у виконанні сторонами своїх зобов'язань за конкретним договором. Цей закон сприяє прозорості торгових відносин між замовником, посередником та виконавцем.

Постанова про контрактну службу та порядок її створення регламентовано у ФЗ 44 «Про контрактну систему у сфері закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення державних та муніципальних потреб». Згідно з ним, замовники, чий оборот від 100 мільйонів і вище не більше ніж за рік діяльності у сфері держзакупівель, зобов'язані створити відділ зі складання та укладання договорів та їх контролю, або призначити менеджера за договорами. Як це зробити і яких вимог потрібно дотримуватися?

Щоб утворити службу, потрібно підготувати та скоригувати ряд документів:

• Скоригувати структуру організації підприємства, змінити склад штату працівників та їх розпорядок роботи;
• Випустити постанову про створення підрозділу щодо укладання та контролю угод, пов'язаних з держзакупівлями, та призначення до його складу певної кількості штатних одиниць, та начальника підрозділу, починаючи з дати, зазначеної у наказі;
• Зареєструвати стандартну постанову про підрозділ служби за договорами;
• Створити трудовий регламент та затвердити його;
• Підписати з працівниками угоди про найм на роботу.

Після цього новий відділ підприємства буде запущений відповідно до норм законодавства, прописаних у ФЗ 44 с.38.

Склад контрактної служби з 44 ФЗ

По ФЗ № 44 існує три типи формування відділення з контролю за складанням та проведенням угод:

• З окремим структурним відділом;
• без окремого структурного відділу;
• Створення посади контрактного управляючого.

За законом, вибір типу створення відділу, відповідального укладання і проведення угод із держзакупівлям, залежить від величини річного обороту за складеною схемою. За нормами Федерального закону № 44, замовники, чий оборот протягом року по затвердженому робочому плану становить понад сто мільйонів крб, мають створити контрактну службу (ст.38. год.1). Він визначає чи формувати контрактну службу окремою структурною організацією чи змінювати організаційну структуру.

Коли величина прибуток від обороту за 12 місяців нижче 100 млн. крб. або рівнозначна цій сумі, замовник може вибрати між формуванням контрактної служби або наймом особи на посаду контрактного управителя. Це особа, яка відповідає за проведення держзакупівлі або закупівель, у тому числі й контролює виконання всіх договорів із закупівель. (Ст.38.ч.2).

Отже, право чи обов'язок замовника формувати новий відділ, або наймати керівника, формується величиною обороту за 12 календарних місяців, згідно з розробленим на рік планом. Визначальна сума – сто мільйонів рублів. Чи може контрактна служба складатися з однієї особи за 44 ФЗ чи це порушення закону?

Ознайомтеся ФЗ-257 «Про автомобільні дороги та дорожню діяльність в РФ»

Чисельність контрактної служби за 44 ФЗ має становити не менше двох штатних одиниць. Кількість та посади співробітників затверджує замовник. Хто може бути працівником у цьому відділі? Наймати і звільняти з посади службовця у відділі за договорами, можна за постановою начальника-замовника чи людини, замещающего і виконує його повноваження. Керує відділом призначений замовником начальник договірного підрозділу. Якщо службу було створено не як окремий підрозділ, нею керує заступник керівника підприємства.

Зразок положення про контрактну службу по 44 ФЗ з повноваженнями можна завантажити за посиланням.

Обов'язки та функції

Обов'язки контрактної служби по 44 ФЗ — це проведення держзакупівель у повному обсязі, починаючи зі створення схеми та вибору учасників угоди від постачальника до виконавця та закінчуючи аудитом результативності здійснення вимог договору учасниками угоди. Повний перелік обов'язків служби:

• Розробка схеми закупівлі;
• Вибір учасників угоди всіх рівнях;
• Підпис договорів та їх реалізація;
• Робота з позовами та претензіями від учасників угоди.

Вимоги до контрактної служби

Закон встановлює певні критерії до службовцям, прописані у ст.38 ч. 6 ФЗ 44. Відповідно до цього пункту, службовці та керівник у тому числі, повинні мати вищу чи додаткову проф. освіта, пройти курси профкваліфікації в галузі держзакупівель. Ці норми введені в обов'язкові з січня 2016 року. Період перекваліфікації та вивчення програм з перепідготовки займає від 16 до 250 робочих годин.

Завантажити ФЗ 44

Замовники, розмір річного доходу яких вищий або наближається до суми 100 мільйонів рублів, повинні ознайомитися зі ст. 38 ФЗ 44, та вивчити правила та вимоги щодо створення та функцій відділу з укладання угод. Завантажити Федеральний Закон «Про контрактної системи у сфері закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення державних та муніципальних потреб» можна за посиланням.

У 2015 році СДОЗ нашої установи перевищив 100 млн руб. Виник обов'язок створити контрактну службу. Регіональне міністерство відповідно до фінансування встановило вимогу до кількості працівників у підрозділі – не більше трьох осіб. Раніше я справлялася із закупівлями самостійно, а тут довелося шукати, кого включити до контрактної служби. При цьому додаткових штатних одиниць в установі не було передбачено. Час стискав, закупівлі проводити без контрактної служби ми не могли. Щоб виконати формальну вимогу, ми включили бухгалтера, економіста та програміста до складу служби. Керівником контрактної служби призначили мене. І тут розпочалися проблеми.
Бухгалтер відмовилася працювати в контрактній службі, послалася на завантаження та невиконання нами стандартного порядку – ми не попередили працівників заздалегідь, не внесли зміни до трудових договорів та посадових інструкцій. Отже, я, як керівник, не мала права вимагати від співробітників займатися закупівлями та відповідати перед контролерами. У результаті, щоб дотриматися всіх вимог, нам довелося затримати закупівлі на два місяці – термін, за який необхідно попередити працівників про зміни. Після невдалого досвіду ми пройшли всі етапи офіційного узгодження зі співробітниками, підготували шаблони та схему створення контрактної служби. Поділюсь своїм досвідом.
Перше: за два місяці до початку роботи контрактної служби попередьте працівників, які вже зайняті в організації, про зміну трудової функції. Друге: внесіть зміни до трудових договорів та посадові інструкції, Видайте наказ про переведення в інший структурний підрозділ, де закріпили персональні обов'язки працівників контрактної служби. Третє: щоб розподілити обов'язки, видайте наказта розробте , за основу візьміть . Типове положення доповніть необхідними обов'язками та правами. Наприклад, пропишіть:

Головний висновок із ситуації, який я для себе винесла, - робота керівника не лише у розподілі завдань, а й у правильному плануванні. Мало вирішити, хто виконує ту чи іншу функцію, важливо правильно та заздалегідь оформити рішення. Щоб вам було простіше, поділюся шаблонами, які допомогли мені:
— наказ про створення контрактної служби;
— повідомлення для працівника про зміну трудових функцій;
— наказ про зміну посадової інструкції;
— додаткова угода до трудового договору;
— Положення про контрактну службу;
— наказ про розподіл обов'язків між працівниками контрактної служби.
Допоможе також рекомендація Системи Держзамовлення: Як створити контрактну службу.
Мало передати функцію, важливо підготувати співробітників нових завдань. Для цього спрямуйте працівників на підвищення кваліфікації.

Чи можна у кожному філіалі створити свою контрактну службу

У 2016 році керівник нашої медустанови вирішив відкрити філію. На той час організація вже мала контрактну службу як окремий підрозділ. Проте для нової філії головний лікар пропонував створити окрему контрактну службу, яка займалася б лише закупками філії. Передбачалося, що так простіше відстежуватиме закупівлі. Оскільки у вже створеній контрактній службі юриста не було, керівник підрозділу звернувся до мене за консультацією.
Я як юрист пояснила, що створити кілька контрактних служб для одного замовника не можна. Філія – не юридична особа. Філії діють на підставі положень, які затверджує юрособа, яка створила філію. Тобто філія не є самостійним замовником за змістом Закону №44-ФЗ. Крім того, Закон № 44-ФЗ та наказ Мінекономрозвитку Росії від 29 жовтня 2013 р. № 631не передбачають створення кількох контрактних служб одним замовником.
Розповім, як ми налагодили роботу однієї контрактної служби всім філій. У кожній філії є співробітники, які входять до складу контрактної служби та відповідають за закупівлю для філії. Зокрема, працівники філії формують потреби на наступний рік у момент, коли контрактна служба готує проект плану закупівель- у нас це серпень поточного року, готують техзавдання, входять до приймальної комісії, виконують інші завдання. При цьому окремої служби для кожної філії немає. Одна контрактна служба самостійно веде план закупівель і план-графік, проводить закупівлі для потреб і потреб філій.
Зараз у нас уже три філії та одна контрактна служба. Мене взяли у контрактну службу як юриста. Я допомогла налагодити роботу філій та зараз займаюся претензійною роботою.

Скільки людей включити до контрактної служби

З початку дії Закону № 44-ФЗ ми вирішили, що створюємо контрактну службу. При цьому знали, що до контрактної служби має входити не менше двох осіб, а максимальна кількість людей замовник визначає самостійно з урахуванням потреб та фінансових можливостей. Оскільки конкурентні закупівлі проводили вже тоді, але лише згідно із Законом № 94-ФЗ, у контрактну службу взяли двох спеціалістів, які на той момент займалися закупівлями. У ході роботи Закон № 44-ФЗ зазнавав змін, вимоги до співробітників контрактної служби також змінювалися, і ми зрозуміли, що двох людей мало.
Зараз наша контрактна служба складається з чотирьох осіб та керівника. Поділюсь досвідом, чому вирішили розширитися саме до п'яти співробітників.
Коли визначали чисельність, виходили із загального фінансового обсягу закупівель та кількості контрактів за останній рік. При цьому врахували, що позабюджетні гроші також витрачатимемо згідно із Законом № 44-ФЗ. З досвіду роботи розуміли, що одна людина проводить 15 конкурентних закупівель на місяць. Порахували, що за наших обсягів потрібно три особи лише на конкурентні закупівлі. На контракти з єдиним постачальником було виділено окремо співробітника. Вирішили, що керівник контрактної служби має готувати план та план-графік закупівель, перевіряти всі технічні завдання від співробітників, контролювати роботу підрозділу, розробляти регламенти, займатися організаційною роботою.
Від себе дам пораду: коли сумніваєтеся, скільки людей взяти, наприклад, трьох чи чотирьох, зупиніться на меншій цифрі. У ході роботи стане зрозумілим, чи справляються співробітники з функціоналом. Можливо, доведеться шукати ще людей чи запропонувати додатковий функціоналтим, хто працює. У будь-якому випадку роботодавцю простіше знайти ще одну людину, ніж звільнити те, що вже взяв. До того ж, додатковий функціонал - це додаткова оплата для працівника. Також корисними будуть матеріали від Системи Держзамовлення:

Чи потрібна кожному співробітнику ЕЦП

Коли створили контрактну службу, зіткнулися з проблемою: чи робити кожному співробітнику ЕЦП, чи всі документи підписати цифровим підписом керівника. У результаті собі вирішили створити ЕЦП кожному працівнику контрактної служби. Своєю ЕЦП працівник підписує документи, які створює в ЄІС, як правило, це повідомлення та звіти. При цьому контракти підписуємо ЕЦП керівника і коли директор на робочому місці. Розповім, чим керувалися.
Штрафи у закупівлі високі, а кожен працівник відповідає за свої конкретні завдання. Щоб не виникло суперечок, хто зі співробітників порушив закон, вирішили, що ЕЦП стане доказом, хто конкретно склав невірний документ або порушив терміни. Крім того, співробітник, який ставить свій підпис під документом до ЄІС, мотивовано працювати відповідально. Тому раджу кожному працівникові зробити ЕЦП.
При підписанні договору інше правило. Запропонуйте керівнику два варіанти: підписати контракт на електронному майданчику своїм посиленим електронним підписом або окремим наказом або довіреністюнаділити керівника контрактної служби повноваженням підписувати контракти від імені замовника. Якщо підпис ставить керівник замовника, у преамбулі документа вкажіть, що контракт підписує замовник від імені керівника, чинного виходячи з положення чи статуту. У цьому контракт підписують ЕЦП керівника. Припустимо, за рішенням замовника керівника контрактної служби наділили правом підписувати контракт на електронних майданчиках від імені юридичної особи. Тоді у преамбулі контракту вкажіть, що документ підписує замовник від імені керівника контрактної служби. Вкажіть реквізити довіреності. Тільки за дотримання цих умов контракт можна підписати посиленим електронним підписом керівника контрактної служби.
Отримати електронний підпис з першого разу допоможе покрокова інструкція.

Чи може юрист входити в контрактну службу і займатися роботою, яка не пов'язана з 44-ФЗ

Так, керівник наказомвправі покласти функції працівника контрактної служби окремих працівників, наприклад на юриста. До контрактної служби нашої організації входило три працівники. При цьому в жодного зі співробітників не було юридичної освіти. Коли справа сягала претензійної роботи, виникали труднощі - працівник контрактної служби було скласти позов чи скаргу. Штатні юристи від процедур у рамках Закону № 44-ФЗ відмовлялися, оскільки навантаження у рамках основної роботи високе, а в посадовій інструкції роботи з 44-ФЗ не прописано.
Аби вирішити проблему, керівник поклав усю претензійну роботу на юридичний відділ. Начальника юрвідділу включили до контрактної служби. Формально всі спеціалісти юридичного відділу не входять до складу контрактної служби, тому за претензійну роботу у рамках Закону № 44-ФЗ відповідає лише керівник. Тепер контрактна служба нашої організації проблем із юридичною допомогою в рамках Закону № 44-ФЗ не має.
Припустимо, вирішили наслідувати наш приклад - включити юриста до складу контрактної служби і при цьому змінити або розширити трудові функції працівника. Тоді за згодою працівника внесіть зміни до посадової інструкції.

Хто відповідає за техзавдання

Коли контрактна служба почала функціонувати, зіткнулися з проблемою — співробітникам підрозділу не під силу виконувати всі технічні завдання, на це не достатньо часу, ані кваліфікації. Тоді вирішили, що у нас в організації за розробку техзавдання відповідатиме ініціатор закупівлі. Розповім, як реалізували ідею.
Ми створили контрактну службу без формування окремого підрозділу. У службу входять співробітники з різних відділів, наприклад начальник відділу закупівель, начальник відділу постачання, начальник інформаційного відділу. Співробітник відділу розробляє техзавдання за напрямом діяльності. Наприклад, працівник відділу постачання розробляє техзавдання на постачання канцтоварів, айтішники – на постачання комп'ютерів тощо. Я, як керівник відділу закупівель, перевіряю, чи відповідає опис об'єкта закупівлі у техзавданні вимогам Закону № 44-ФЗ.
У нас заведено так, і це працює: людина, яка формує технічне завдання, входить до приймальної комісії.

Кожен із співробітників контрактної служби має свою спеціалізацію. Як забезпечити взаємозамінність

У нашій організації кожен спеціаліст контрактної служби зайнятий конкретним завданням, наприклад: один планує, інший розміщує повідомлення в ЄІС та приймає заявки, третій займається контрактами з постачальником. Коли один із співробітників захворював чи йшов у відпустку, напрямок простоював - ніхто не знав, як робити роботу іншого. Така сама проблема була і з членами єдиної комісії. Траплялося, що під час засідання більше половини комісії йшло у відпустки. Ми вирішили проблему у три етапи.
Навчаємо співробітників контрактної служби всім процесамі дотримуємося принципу взаємозамінності. Так співробітники ще й розвиваються, що передбачає кар'єрне зростання.
Навчаємо працівників на курсах підвищення кваліфікації та у процесі роботи. Дізнаємося, коли фахівець йде у відпустку, і заздалегідь, наприклад, за місяць, посвячуємо інших у ключові завдання, які їм доведеться виконувати під час відпустки працівника. Оскільки всі процедури проходять у рамках плану-графіка, виявити майбутній обсяг не складає труднощів. За заміщення посади доплачуємо- Це додатковий стимул.
Щоб організувати процес навчання, дотримуйтесь схем:

1. Ознайомтеся з профстандартами в закупівлях, визначтеся, за якою програмою навчіть співробітників - Як застосовувати профстандарти: перепідготовка та атестація працівників.
2. Подивіться поради щодо навчання від Вищої школи Держзакупівель: Як підвищити кваліфікацію чи пройти перепідготовку у Вищій школі Держзакупівель.
3. Вирішіть, яким способом закупіть освітні послуги, проведіть процедуру: Як придбати освітні послуги.

Слідкуємо за графіком відпусток членів комісії, створюємо комісію у новому складі на період відпусток На час відпустки основного співробітника членом комісії призначаємо спеціаліста контрактної служби, знову ж таки, доплативши за функціонал.
Хто може бути членом комісії з закупівель, дивіться рекомендації.
Розробили регламент , де розписали порядок, У якому взаємодіють працівники контрактної служби між собою.

Як бути, якщо не виділили гроші на навчання контрактної служби

У 2016 році ми перевірили освіту працівників контрактної служби та виявили, що більшість людей навчено згідно із Законом № 94-ФЗ. Постало завдання - перенавчити персонал. Нам не виділяють бюджетні кошти на навчання контрактної служби. Тому ми навчили працівників за рахунок діяльності, що приносить дохід. Один із працівників контрактної служби прийшов до нас у 2017 році вже з дипломом про профперепідготовку. Тепер усі фахівці, які займаються закупівлями в нашій організації, відповідають профстандартам та вимогам закону.
Даю пораду організаціям, у яких позабюджет недостатньо. Є спосіб знизити витрати - відучитися 16 годин, а не 108. п. 12Порядку, затвердженого наказом від 1 липня 2013 р. № 499).
Щоб отримати додаткову профосвіту, працівник проходить програму підвищення кваліфікації та професійної перепідготовки. Мінекономрозвитку та Міносвіти Росії розробили методичні рекомендації для організацій, які готують програми допосвіти в закупівлях. У методичних рекомендаціях зазначено, що мінімальний термін, необхідний для освоєння програми, - 108 годин. Якщо навчається керівник організації замовника, термін можна знизити до 40 годин. У той самий час методичні рекомендації застосовувати необов'язково - документ має рекомендаційний характер. Освітня установа самостійно розраховує кількість годин, за яку студенти освоюють програму. Тому працівникам контрактної служби достатньо перевчитися обсягом 16 годин. Аналогічної позиції дотримується Мінекономрозвитку Росії в листи від 11 грудня 2015 р. № ОГ-Д28-15401, від 25 березня 2016 р. № ОГ-Д28-3885.
Щоб було простіше вирішити, на які курси піти, та провести закупівлю, скористайтесь рекомендаціями Системи Держзамовлення:

Як уникнути плинності кадрів через маленькі зарплати

Контрактна служба нашої організації зіткнулася з проблемою – зарплати маленькі, а штрафи більші. В результаті - плинність кадрів.
Ми вирішили утримувати спеціалістів доплатами. Стимулюємо за те, що працівник якісно виконує посадові обов'язки. Премію сплачуємо відповідно до чинних локальних актів про преміювання. Порядок додаткового матеріального стимулювання закріпили у положенні про контрактну службу. Ще доплачуємо за матеріальну відповідальність та присутність у комісії. Тепер працівники від нас не йдуть і зацікавлені у додатковому навантаженні.
Зі свого досвіду пораджу п'ять способів заохотити спеціаліста контрактної служби. Вибирайте, який із способів підходить саме вам.
Спосіб 1. Доплачуйте за суміщення посад
Припустимо, працівник поєднує свою основну посаду, наприклад юрист, економіст, бухгалтер та посаду співробітника контрактної служби. Трудове законодавство дозволяє доплачувати працівникові ( лист Мінекономрозвитку Росії від 30 грудня 2015 р. № Д28і-3860).
Щоб сплатити додаткову роботу, оформіть суміщення посад або внутрішнє сумісництво.

Спосіб	Умови	Оплата
Поєднання посад	Наказ керівника, письмова згода працівника як додаткової угоди до трудового договору. Роботу працівника контрактної служби людина виконує протягом робочого дня	Розмір доплати встановлюють у твердій грошовій сумі або у відсотках від тарифної ставки чи окладу
Внутрішнє сумісництво	Окремий трудовий договір з працівником, всі документи, передбачені прийому працювати. Роботу співробітника контрактної служби людина виконує у вільний від основної роботи час	Оплату встановлюють у трудовому договорі. При звільненні працівнику покладено компенсацію за невикористану відпустку

Зручніше обрати суміщення посад, тоді не доведеться укладати трудового договору. Крім того, розмір доплати не обмежений мінімальним, ні максимальним рівнем. Щоб оформити суміщення, оформіть додаткову угоду до трудового договору. У документі напишіть:

• роботу, яку співробітник виконуватиме додатково, її утримання та обсяг;
• термін, протягом якого працівник виконуватиме додаткову роботу;
• розмір доплати суміщення посад.

Наприклад, включіть у додаткову угоду таке формулювання:

На підставі укладеної угоди надайте наказ про суміщення. Типова форма документа не передбачена, тому складіть наказу довільній формі.
Вимоги до оформлення суміщення передбачені в статті 60.2Трудового кодексу РФ.
Спосіб 2. Випишіть премію
Підстава для премії – якісне виконання працівником посадових обов'язків. Премію випишіть відповідно до чинних локальних актів про преміювання в межах бюджетних грошей на оплату праці. Платити працівникові за рахунок економії на закупівлі не можна. Порядок додаткового матеріального стимулювання закріпіть у положенні про контрактну службу, наприклад:

Спосіб 3. Заплатіть стимулюючу надбавку
Роботодавець має право встановити стимулюючу надбавку за інтенсивність та високі результати роботи. Затвердіть в організації систему критеріїв та показників ефективності контрактної служби, наприклад:

• своєчасна та оперативна робота з підготовки необхідної документації для проведення закупівель та торгів;
• підготовка оперативної, зокрема позапланової, звітності та інформації;
• дотримання термінів підготовки та передачі проектів контрактів;
• дотримання термінів обробки протоколів розбіжностей.

Спосіб 4. Оплатіть додаткову роботу
Якщо додаткові функції працівника контрактної служби не закріплені в посадовій інструкції, йдеться про додаткову роботу. Оформіть збільшення обсягу роботи як розширення зони обслуговування. Розширення зони обслуговування - виконання поряд зі своєю основною роботою за трудовим договором додаткового обсягу робіт за однією і тією ж професією або посадою ( ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ).
За додаткову роботу встановіть додаткову оплату. Розмір доплати визначте за згодою сторін. Для цього складіть наказта додаткову угоду до трудового договору (ст. 60.2 , 151 Трудового кодексу РФ).
Спосіб 5. Оплатіть понаднормову роботу
Припустимо, що співробітник контрактної служби затримується на роботі, коли треба оперативно провести конкурентну закупівлю. Оплатіть додатковий час як понаднормову роботу - видайте наказта отримайте згоду співробітника контрактної служби. Згоду оформіть у вигляді заяви.

Порядок прописаний у статтях 99 , 149 Трудового кодексу РФ.
Перші дві години переробки сплатіть не менше ніж у півторному розмірі, наступні години - не менш ніж у подвійному. При цьому в колективному договорі, локальному нормативному акті або трудовому договорі ви маєте право визначити конкретний розмір доплати ( ст. 152 Трудового кодексу РФ).

Хто платить штраф за співробітника, який звільнився

Під час планової перевірки нашої організації контролери виявили порушення, які вчинив співробітник, який звільнився перед перевіркою. Адміністративне провадження ведуть щодо працівника, який вчинив правопорушення, адже звільнення – не підстава звільнити від штрафу. Проте у разі штраф заплатив керівник, оскільки у посадової інструкції колишнього співробітника роботодавець відповідальність не встановив. Після такого досвіду ми внесли до посадових інструкцій працівників контрактної служби зміни – прописали відповідальність. Тепер за порушення сплачує сам співробітник, а не керівник. При цьому не слід хвилюватися, коли співробітник звільняється. Якщо відповідальність прописали у посадовій інструкції – покарають у будь-якому разі винного.
Щоб не зіткнутися з проблемою нашої організації, пораджу вже зараз пройти чотири кроки з інструкції:
1. Перегляньте посадові інструкції працівників контрактної служби.
2. Якщо у посадовій інструкції немає пункту про відповідальність, внесіть його, наприклад, так:
3. Попередьте співробітника про те, що вносите зміни до посадової інструкції - складіть повідомлення.
4. Правки до посадової інструкції внесіть наказом.

Увага:термін позовної давності - один рік з моменту, коли працівник порушив закон ( ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).

Час на читання: 5 хв

Федеральний закон №44-ФЗ «Про контрактну систему у сфері закупівель» ретельно регламентує не лише процедури, які державний замовник має право використовувати для того, щоб здійснювати ті чи інші види держзакупівель, а також пояснює, які підрозділи чи посадові особи повинні здійснювати процедури проведення тих чи інших закупівельних процедур. Так, зокрема, у державних та муніципальних замовників мають бути створені спеціальні контрактні служби.

Дорогі читачі! Кожен випадок є індивідуальним, тому уточнюйте інформацію у наших юристів.Дзвінки безкоштовні.

Якщо рівень такої організації не дозволяє створити контрактну службу, то призначається спеціальна посадова особа – контрактний управляючий.

Що таке контрактна служба чи контрактний керуючий?

Щоб проводити процедуру закупівель, передбачених задоволення державних або , державний замовник зобов'язаний створити спеціальний підрозділ чи призначити посадових відповідальних осіб. Такі служби називаються контрактними службами, а посадові особи – контрактними управляючими.

Відповідно до частиною 1 статті 38 Федерального закону №44-ФЗ контрактна служба створюється у випадках, коли загальний річний обсяг того чи іншого замовника перевищує сто мільйонів рублів. Якщо такий обсяг не перевищено, то державний чи муніципальний замовник зобов'язаний призначити відповідальну посадову особу, а створена посада називатиметься контрактним управляючим.

Якщо контрактної служби в замовника немає, але є контрактний управляючий, а сукупний річний дохід досить великий, то замовник може призначити кілька контрактних керівників чи помічників одного контрактного управляючого.

Для того, щоб контрактна служба або контрактний керуючий могли в повному обсязі здійснювати свої дії, створюється спеціальний регламент, який регулюватиме в повному обсязі весь обсяг дій такої служби чи посадової особи.

Створення контрактної служби або призначення контрактного керуючого або муніципального замовника мало бути здійснено до 1 січня 2017 року. Інакше здійснювати процедури закупівель задоволення своїх потреб такий замовник немає права.

Це положення зафіксовано у статті 112, яка регламентує поетапне набуття чинності новим федеральним законом.

Моделі контрактної служби

Для державного замовника надає можливості щодо вибору тієї моделі, на підставі якої здійснюватиметься створення контрактної служби для проведення закупівель у того чи іншого постачальника.

Для державних та муніципальних замовників сформовано правило створення контрактної служби, за яким вправі приймати самостійне рішення у тому, як буде сформована контрактна служба.

Проте замовнику слід пам'ятати у тому, що з річному обсягу закупівель понад сто мільйонів карбованців має бути сформована контрактна служба, якщо обсяг менше ста мільйонів – призначається контрактний управляючий.

Для державного замовника надається вибір того, як саме здійснюється формування контрактної служби:

• шляхом формування самостійної структурної групи, яка виконує лише обов'язки, прописані у посадовому регламенті контрактної служби та її безпосередніх співробітників. Залучати працівників такого підрозділу до інших видів робіт суворо заборонено;
• шляхом накладання обов'язків працівників контрактної служби на співробітників інших підрозділів, наприклад, постачання або бухгалтерії. Виконання обов'язків співробітника контрактної служби має відбуватися разом з обов'язками співробітника структурного підрозділу, в якому числиться той чи інший співробітник.

Так само на контрактного керуючого якщо він призначений з числа діючих співробітників різних структурних підрозділів замовника, накладаються додаткові обов'язки, які мають бути здійснені відповідно до положень своїх посадових інструкцій з посад.

Механізм та порядок створення контрактної служби за Федеральним законом №44-ФЗ

Створення контрактної служби – це комплекс заходів, який здійснюється державним чи муніципальним замовником у тому, щоб такий підрозділ повному обсязі займалося проведенням передбачених законом видів закупівель задля забезпечення потреб такого заказчика. Як уже говорилося вище, створення такої служби може бути здійснено шляхом виділення самостійного підрозділу, а також шляхом виділення групи співробітників з діючих підрозділів для того, щоб накласти на них обов'язки працівників контрактної служби.

Створення контрактної служби має здійснюватися виходячи з спеціального наказу про створення контрактної служби. Цей наказ готується першим із усіх документів, які мають бути сформульовані для початку повноцінної роботи створюваної контрактної служби. Додатково створюється також спеціальний регламент, який у повному обсязі здійснюватиме регулювання діяльності контрактної служби.

На керівника контрактної служби, і навіть її провідних фахівців створюються спеціальні посадові інструкції, у яких фіксуються правничий та обов'язки співробітників контрактної служби. У рамках такої посадової інструкції мають бути зафіксовані всі ті можливі заходи відповідальності, які можуть бути накладені на посадову особу, якщо вона допустить порушення чинного законодавства у період своєї роботи у контрактній службі. Зі зразком посадової інструкції можна ознайомитися з .

Загальний порядок дій для створення контрактної служби з боку державного замовника має такий вигляд:

• видання наказу про створення контрактної служби, що походить від керівництва державного замовника;
• створення положення про контрактну службу;
• видання регламенту роботи контрактної служби;
• формування штату контрактної служби;
• видання посадових інструкційдля працівників контрактних служб;
• видання положень комісійщодо проведення конкурентних закупівель.

Оскільки контрактна служба здійснює проведення закупівель, у межах яких мають бути реалізовані різні процедури, у тому числі з використанням комісійного розгляду документів, що надаються потенційними виконавцями, державному замовнику слід також прийняти спеціальні положення, які регламентуватимуть дії таких комісій.

До складу контрактної служби входять:

• керівник структурного підрозділу;
• спеціалісти, які здійснюють роботу з потенційними постачальникамишляхом проведення спеціальних процедур;
• співробітники, які здійснюватимуть вирішення фінансових питань(Нерідко дані функції передаються безпосередньо співробітникам бухгалтерії замовника).

Повний перелік співробітників та його посадові обов'язки формує сам замовник виходячи з своїх потреб. Однак одна умова має бути обов'язково дотримана – всі працівники контрактної служби повинні мати відповідну освіту.

Контрактний керуючий

Контрактний керуючий - це посадова особа, яка призначається державним замовником для того, щоб такий співробітник займався проведенням закупівельних процедур для забезпечення потреб державного або муніципального замовника. Призначення контрактного управляючого (незалежно від того, скільки таких співробітників буде призначено) відбувається у тому випадку, якщо загальний річний обсяг закупівель замовника менший за сто мільйонів рублів.

Призначається такий співробітник виходячи з наказу керівника організації з розшифровкою всіх накладених нею обов'язків. Загалом порядок дій виглядає так:

• видання наказу про створення посадиконтрактного керуючого;
• наказ про призначення конкретної особи на посадуконтрактного керуючого;
• формування посадової інструкціїконтрактного керуючого;
• формування положень про комісіїщодо конкурентних способів закупівель.

Посадова інструкція для контрактного керуючого поєднує у собі положення посадової інструкції керівника контрактної служби та її рядового співробітника. Однак у ній мають бути визначені всі права та обов'язки, що накладаються на такого співробітника. Зразок посадової інструкції для контрактного керуючого можна завантажити на .

Крім того, нерідко для такого контрактного керуючого також зазначаються заходи, які можуть бути накладені на працівника за недотримання норм чинного законодавства у сфері державних закупівель.

При формуванні положень про комісії з контролю за конкурентними способами закупівель слід врахувати, що залучення контрактного керуючого як учасника такої закупівлі небажане, Оскільки він безпосередньо відповідає за процедур контролю за конкурентними закупівлями.

Контрактна служба чи контрактний управляючий – це підрозділ чи самостійне посадова особа, яке здійснює проведення тих чи інших державних закупівель, вкладених у забезпечення державних та муніципальних потреб. Формування самостійної контрактної служби або призначення контрактного керуючого має здійснюватися відповідно до положень статті 38 зазначеного закону, а всі співробітники, що призначаються, повинні пройти спеціальне навчання.

Тема цієї статті розкриває зміст контактної служби, необхідність призначення контрактного керівника та комісії замовника, передбачених нововведеннями.

Процедура створення контрактної служби

Стаття №9 ФЗ №44 регламентує створення контрактної служби, передбачає призначення керівника і це входить у обов'язки державного чи державного замовника. Такий підхід дозволяє підкреслити високі професійні навички замовника та забезпечує якість проведення закупівель, торгів та послуг з постачання товарів.

Така служба в обов'язковому порядку створюється у тих випадках, коли загальний обсяг закупівель на рік, згідно з планами-графіками, виходить більше ста мільйонів рублів. Немає обов'язкової вимоги у створенні спеціального підрозділу у структурі організації, можна скласти комісію зі співробітників різних відділів та служб.

Форми організації КС

Можливі форми організації контрактної служби замовника:

• окремий повноцінний структурний підрозділ у вигляді відділу чи управління;
• частина іншого вже існуючого підрозділу, наприклад, договірної служби чи юридичного відділу;
• у вигляді комісії, що складається із співробітників різних відділів та підрозділів, яка затверджується замовником та виконує повністю обов'язки та функціональні завдання контрактної служби.

Контрактна служба замовника завжди функціонує та працює за Положенням або регламентом про контрактну службу, яке в свою чергу розробляється за Типовим положенням, затвердженим Міністерством економічного розвитку РФ.

Потрібно пам'ятати , якщо відбувається поєднання посадових обов'язків співробітників організації у частині знаходження їх у складі комісії з ведення контрактних зобов'язань, то варто відкоригувати трудовий договір працівника, а також змінити їх посадові інструкції та регламенти провадження діяльності, з урахуванням перебування у складі контрактної служби.

У ситуаціях, коли обсяг замовника протягом року з закупівель не більше ста мільйонів рублів, створення контрактної служби не потрібно, але є необхідність призначення контрактного керуючого, що регламентує частину 2 44-ФЗ.

Функції та завдання контрактної служби

Функціональні завдання як контрактної служби в цілому, так і окремого керуючого в якісному та ефективному проведенні всіх процедур закупівлі, починаючи від планування та виставлення на торги і закінчуючи виконанням усіх зобов'язань та пунктів договору, у тому числі оплати виконаних робіт.

На першому етапі, в якому здійснюється розробка планів-графіків, керуюча служба або контрактний керуючий виставляють всю необхідну інформацію в ЄІС, за необхідності здійснюють зміни, відповідають на запитання та роз'яснюють незрозумілі моменти.

Крім цієї обов'язки, договірна служба також доводить саму закупівлю, її ціну під час укладання договору з одним єдиним постачальником.

Основні функції

У результаті визначення конкретних постачальників товарів чи послуг на контрактну службу покладаються такі функции:

• Виробництво вибору, як саме організувати закупівлю, уточнити НМЦ, а також спосіб подання заявки.
• Складання різноманітних документації, зокрема проектів і шаблонів контрактів, протоколом засідань, повідомлень про зміни.
• Повністю організовує та технічно забезпечує грамотну та якісну роботу комісії при визначенні переможця закупівлі.
• По можливості забезпечити надання певних переваг для виконавців та суб'єктів дрібного підприємництва, інвалідів, соціальних некомерційних підприємств, а також органів кримінально-виконавчої системи.
• Чіткі та ясні роз'яснення пунктів та положень у документації, що додається до предмета закупівлі.
• Дотримання повної безпеки документації, яка має відношення до проведення торгів, роботи комісії, у тому числі конвертів, записів в аудіо режимі.
• Проведення погоджень із постачальником, що є єдиним у здійсненні торгів.
• Проведення підписання контрактних документів із переможцями закупівель, а також своєчасне внесення несумлінних постачальників до РНП.

Обов'язки

У разі, коли відбулося повне виконання контрактних зобов'язань, і навіть якщо здійснилося розірвання договору чи його зміна, контрактна служба веде прийом робіт чи послуг, здійснює виплату коштів, і навіть за необхідності організує проведення експертизи робіт. У цьому контрактна служби здійснює тісне взаємодію Космосу з постачальником, у разі неналежного виконання договірних обов'язків, вносить їх у РНП, а під час виконання контракту, розміщує ЄІС відповідний звіт.

До обов'язків контрактної служби також входить організація консультаційних питань з постачальником, обов'язкове слухання та обговорення у суспільному порядку предмета торгів, перевірка на достовірність та якісність банківських гарантій та інформування про прийняття рішень щодо них, після закінчення процедури виконує повернення забезпечення та здійснює оплату грошей за гарантіями.

Комісії замовника

Для грамотної та якісної організації процедурних процесів щодо постачальників послуг замовник створює комісію, яка носить колегіальний характері і виконує певні фікції, коли торги виробляються на конкурентної основі. Якщо постачальник послуг єдиний, створення комісії не вимагається, що обумовлено частиною 1 44-ФЗ.

Створення комісії може бути як для окремої закупівлі або торгів протягом певного періоду, а також для визначення переможців одним із способів. Законом передбачається мінімальна кількість членів комісії, при цьому максимальна кількість не визначається. Для проведення конкурсів, електронних аукціонів або у разі створення єдиних комісії з будь-яких торгів склад повинен бути у кількості не менше ніж п'ять осіб, у всіх інших випадках має бути мінімум три особи.

При створенні комісії до її складу повинні входити ті особи, які більшою мірою мають необхідну кваліфікацію та навички, а також пройшли необхідну підготовку у сфері отримання знань у галузі виробництва закупівельних процедур.

У разі, якщо у плані-графіці відображені закупівлі, які не мають певної специфіки, які не вимагають включення до складу комісії вузькоспрямованих спеціалістів, тоді рекомендується створювати єдину для всіх торгів комісію, не враховуючи метод та спосіб визначення переможця, а також об'єктів закупівель.

Забезпечення системи закупівельних процедур кваліфікованими кадрами

Тільки коли замовник може впевнено ухвалити рішення щодо можливості створення контрактної служби, необхідно переходити до оформлення закупівельних процедур. Якщо замовник не має кваліфікованого персоналу, тоді варто розглянути питання про залучення для цієї функції спеціалізованих компаній.

Однією з важливих завдань замовника є чітке та грамотне розподілення функціональних обов'язків між окремими членами контрактної служби, а у разі недостатності кваліфікації деяких співробітників організувати її підвищення та програму навчання у сфері закупівель.