Paano magsulat ng isang paglalarawan ng trabaho nang tama. Deskripsyon ng trabaho: Ano? Paano? Para saan

Ang katiyakan ay isang mahalagang bahagi ng kaayusan. Kapag nag-aaplay para sa isang trabaho, dapat na malinaw na maunawaan ng isang tao kung ano ang kinakailangan sa kanya. At samakatuwid, ang kanyang mga gawain at responsibilidad ay dapat na italaga sa isang lugar. Maaari mong turuan ang isang recruit kapwa sa mga salita at sa pamamagitan ng halimbawa, ngunit gayon pa man mas mahusay na ayusin ang mga pag-andar sa papel, kung saan lilitaw ang kanyang pirma. Ngunit hindi isang solong regulasyong batas ang nagpapaliwanag kung paano magsulat ng isang paglalarawan ng trabaho, tulad ng hindi malinaw kung sino ang dapat gumawa nito. Kung ang gawain ng pagguhit ng mga tagubilin ay nasa iyo, maaari mong gamitin ang mga panuntunang inilarawan sa ibaba.

Ano ang paglalarawan ng trabaho

Ang pagtuturo ay isang dokumento kung saan ito ay malinaw:

kung ano ang eksaktong dapat gawin ng isang empleyado sa trabaho;
kung paano siya obligadong magtrabaho;
kung ano ang dapat mong malaman at magagawa;
kung ano ang karapatan niya.

Ang mga tagubilin ay hindi pinangalanan, ang bawat uri ay idinisenyo para sa paggamit na may kaugnayan sa isang partikular na posisyon at kwalipikasyon. Ang mga tagubilin ay dapat na nakasulat sa tatlong kopya:

isa - sa mga gawain ng departamento ng tauhan;
ang pangalawa - sa mga gawain ng pinuno ng yunit;
ang pangatlo - sa empleyado.

Pansin!

Mahalaga: ang lagda ng empleyado sa mga tagubilin ay dapat isama - ito lamang ang patunay na alam niya kung ano ang dapat niyang gawin at kung ano ang hindi niya dapat gawin.

Kung walang pirma, walang magpapatunay na hindi ginagampanan ng empleyado ang kanyang mga tungkulin.. At samakatuwid ito ay magiging imposible na tanggalin siya para sa masamang gawain.

Pag-unlad ng paglalarawan ng trabaho

Upang makabuo ng isang kumpleto at tamang dokumento, Una kailangan mong mag-stock ng impormasyon:

para sa anong posisyon at mga kwalipikasyon ang mga tagubilin ay binuo;
kung ano ang dapat malaman ng taong tinuturuan;
kung kanino ang taong inutusan ay dapat makipag-ugnayan sa panahon ng proseso ng trabaho;
mga uri ng trabaho na kasama sa mga tungkulin ng taong tinuturuan;
kondisyon sa pagtatrabaho.

Kung saan makakakuha ng impormasyon sa mga posisyon

Ang impormasyon sa mga posisyon ay ang pangunahing punto sa pagsulat ng mga tagubilin, dahil sa paunang yugto ay mahalaga na "ihiwalay ang trigo mula sa ipa," iyon ay, kailangan mong piliin nang eksakto ang listahan ng mga trabaho na angkop para sa isang tiyak na empleyado alinsunod sa kanyang posisyon at mga kwalipikasyon partikular para sa iyong negosyo. Halimbawa, hindi kinakailangang malaman ng second-class turner kung ano ang dapat malaman ng fourth-class turner.

Kahit na ang mga mambabatas ng Sobyet ay aktibong binuo ang lahat ng mga uri ng mga direktoryo ng mga propesyon, na hindi lamang ginagamit ngayon, ngunit na-update din.

Ang mga kinakailangan para sa mga tagapamahala o empleyado ay matatagpuan sa Resolusyon ng Ministri ng Paggawa Blg. 37. At ang listahan ng mga posisyon at ang listahan ng mga kinakailangan para sa kanila.

Ngunit ang gabay na ito ay nalalapat lamang sa pamamahala at mga espesyalista. Mga kinakailangan para sa mga propesyon sa pagtatrabaho Hindi mo lang ito mailalagay sa isang artikulo, ngunit mahahanap mo sila sa link sa ETKS: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?base=LAW&n=92907&req=doc.

Sa ipinakita na window mayroong isang talahanayan, sa ikatlong hanay kung saan kailangan mo munang hanapin ang uri ng trabaho(welding, halimbawa, o pandayan), at sa window na bubukas sa pamamagitan ng link ay makikita mo ang mga kinakailangang materyales ayon sa propesyon at kategorya.

Pansin!

Mahalaga: Ang mga sangguniang aklat na ibinigay ay nagpapakita hindi lamang ng mga uri ng trabaho na naaayon sa posisyon, kundi pati na rin ang dami ng kaalaman na dapat taglayin ng taong tinuturuan.

Nuance: Maaaring hindi mo kailangan ang ilang mga kinakailangan, dahil ang mga sangguniang aklat ay pamantayan. kaya lang kumunsulta sa pinuno ng departamento kung saan magtatrabaho ang taong inutusan - hayaan siyang itapon ang lahat ng hindi kailangan. Maaari ka ring magdagdag ng iyong sarili!

Impormasyon tungkol sa mga kondisyon sa pagtatrabaho

Dapat mong hanapin ang impormasyong ito nang direkta sa lugar ng trabaho kung saan magtatrabaho ang recruit. Dahil, dahil sa mga detalye ng iyong trabaho, may karapatan kang humingi ng impormasyon mula sa sinumang empleyado ng organisasyon, obligahin ang agarang superbisor ng bagong recruit na magbigay ng impormasyon tungkol sa mga sumusunod na kondisyon sa pagtatrabaho:

anong kagamitan ang gagamitin ng taong tinuturuan (uri, modelo);
pakikipag-ugnayan sa ibang mga miyembro ng pangkat;
tungkol sa mga tool;
tungkol sa pag-uugali sa lugar ng trabaho (kung ano ang pinapayagan, kung ano ang hindi).

Pagpaparehistro ng DI

Ang mga tagubilin mismo ay maaaring binubuo ng ilang mga seksyon.:

Pangkalahatang probisyon:
- layunin ng dokumento (halimbawa: ang pagtuturo ay tumutukoy sa mga karapatan, tungkulin, responsibilidad at kondisyon sa pagtatrabaho sa espesyalidad);
- kategorya ng posisyon (manager, espesyalista, manggagawa, atbp.);
- kung paano itinalaga ang posisyon (sa pamamagitan ng kumpetisyon, sa pamamagitan ng pagkakasunud-sunod, atbp.);
- impormasyon tungkol sa pagpapalit (sa panahon ng kawalan - sino ang maaaring palitan ang empleyado);
- mga kinakailangan sa kwalipikasyon (edukasyon, karanasan, karapatan o lisensya, atbp.);
- isang listahan ng mga legal na gawain o dokumento na ang kaalaman ay sapilitan.
Mga responsibilidad sa trabaho. Sa seksyong ito kailangan mong ilista ang lahat ng uri ng trabaho para sa posisyon, na kinuha mula sa mga sangguniang libro at dinagdagan ng sarili mong listahan.
Mga karapatan ng empleyado. Ang isang empleyado, halimbawa, ay maaaring may karapatan na independiyenteng gumawa ng mga desisyon sa ilang partikular na isyu, pati na rin pagbutihin ang kanilang mga kasanayan at gumawa ng malikhain at makabagong mga panukala.
Mga relasyon. Dito, ilista kung aling mga empleyado o departamento ang kailangan mong makipag-ugnayan sa panahon ng proseso ng trabaho, at kung kanino nag-uulat. Maaari mo ring isama dito ang pamamaraan at timing para sa pag-apruba ng mga dokumento.
Pananagutan. Dito maaari mong ilista ang mga partikular na paglabag kung saan mananagot ang empleyado at ang mga kaukulang parusa. Halimbawa, para sa kasal - walang bonus.

Pag-apruba ng DI

Kaya, sa sandaling nakabuo ka ng isang draft na pagtuturo, kailangan mong sumang-ayon dito:

sa isang abogado;
kasama ang pinuno ng departamento, kung saan ang subordination ang posisyon ayon sa mga tagubilin;
kasama ang direktor.

Pansin!

Nuance: sa pamamagitan ng liham ng Rostrud No. 3520-6-1, ang mga paglalarawan sa trabaho ay kinikilala bilang mga dokumentong pang-organisasyon, samakatuwid ay hindi na kailangang i-coordinate ang mga ito sa komite ng unyon ng manggagawa, maliban kung mayroong ganoong kinakailangan sa iyong Mga Regulasyon sa OK o sama-samang kasunduan.

Hindi rin kailangang maglabas ng utos para aprubahan ang DI; sapat na ang selyo ng pag-apruba ng direktor.

Mga regulasyon sa paglalarawan ng trabaho

Ito ay isang lokal na aksyon na naglalarawan sa mga tuntunin sa itaas. Ito ay alinsunod dito na ang mga tagubilin ay kailangang mabuo, maaprubahan, mailapat at maiimbak.

Ang pagbuo ng Mga Regulasyon ay hindi sapilitan, ngunit makabuluhang pinapadali nito ang gawain ng opisyal ng tauhan, dahil ito ay isang uri ng pagtuturo para sa pagsulat ng mga tagubilin, dahil ipinapaliwanag nito kung paano magsulat ng isang paglalarawan ng trabaho.

Mga Bahagi ng Regulasyon:

selyo ng pag-apruba;
sa anong lugar nalalapat ang Regulasyon;
pangkalahatang probisyon sa DI;
ang opisyal na responsable para sa pagbuo ng mga tagubilin (ang isang opisyal ay isang empleyado na gumaganap ng mga administratibong tungkulin. Maaari siyang maging pinuno ng OK, o pinuno ng ibang departamento);
mga kinakailangan para sa disenyo, nilalaman at pag-apruba ng DI;
kung paano sinusuri at binago ang mga MDI;
pamamaraan para sa pagbabasa ng mga tagubilin;
ang pagkakasunud-sunod ng kanilang imbakan.

Para sa isang sample ng Mga Regulasyon.

Bawat isa sa atin ngayon ay regular na nahaharap sa pangangailangang pag-aralan ang iba't ibang mga tagubilin para sa paggamit ng isang partikular na produkto.

Sinasamahan nila kami kahit saan. Bumili kami ng mga gamit sa bahay at pinag-aaralan ang manual ng pagtuturo, bumili ng mga tabletas para sa sakit ng ulo sa parmasya at agad na tinitingnan ang mga nakalakip na tagubilin para sa medikal na paggamit.

Paano ang tungkol sa mga tabletas at kagamitan! Pumunta sa isang simpleng supermarket at kumuha ng isang pakete ng pasta. Ano ang makikita mo sa likod? Hindi ba ito isang uri ng instruction manual?!

Dito magsisimula ang saya...

Ang likas na katangian ng paglalahad ng impormasyon ay lubhang nag-iiba. Minsan tila ang isang lihim na mensahe mula sa mga espesyal na serbisyo ay nahulog sa aming mga kamay, na hindi posible na maunawaan, o kabaliktaran - ang mga matatanda ay ipinaliwanag halos sa kanilang mga daliri kung magkano ang dalawa at dalawa.

Ang kaginhawahan at kadalian ng paggamit ng isang produkto ay palaging makabuluhang "mga levers" ng pag-impluwensya sa desisyon ng target na madla na bumili.

Halimbawa, kapag naghahanap ng bagong tablet sa Internet, kung maaari, tiyak na ida-download at titingnan namin ang mga tagubilin sa pagpapatakbo nito.

Nagawa mo bang tabunan ito ng hindi maintindihan na mga termino? Pagkatapos ay tumanggap bilang "gantimpala" ng pagtanggi na bumili at ang kagalakan ng iyong mga kakumpitensya, na nagbigay sa mga customer ng sapat, malinaw at naiintindihan na mga tagubilin na nagpapakita na madaling "makipagkaibigan" sa aming tablet.

Ang pagsulat ng de-kalidad na manwal ng produkto ay isang sining. Iangat natin ang kurtina at tingnan ang "sa likod ng mga eksena" ng paglikha nito.

Kaya, ano ang dapat mong bigyang pansin kapag lumilikha ng isang manu-manong pagtuturo na "gumagana" para sa mga benta?

Detalye

Ang katiyakan at antas ng detalye ay ang mga parameter na tinutukoy ayon sa antas ng kahandaan ng target na madla. Dito napili ang pinakamainam na balanse, na nakatuon sa potensyal na mamimili.

Halimbawa:

Pagkatapos i-click ang ____, lalabas ang isang welcome window.

Pagkatapos pindutin ang ____ sa ____ na sulok ng keyboard, may lalabas na welcome window sa screen na may nakasulat na "____".

Kadalasan mayroong mga tagubilin na naglalaman ng mas detalyadong impormasyon. Ngunit mag-ingat! Hindi mo dapat dalhin ang detalye sa punto ng kahangalan at kalabisan, kung hindi man ay nanganganib kang magalit at mawala ang kliyente:

Pagkatapos mong pindutin ang ____ key gamit ang iyong daliri sa kanang sulok sa itaas ng keyboard, may lalabas na welcome window sa screen na may madilim na asul na “____” na text na matatagpuan sa gitna.

Pag-istruktura

Paulit-ulit nating napag-usapan ang kahalagahan ng pagbubuo ng impormasyon sa mga teksto. Ang pagtatanghal na ito ay nagpapadali para sa madla na maunawaan ang materyal. Ang manu-manong pagtuturo ay walang pagbubukod.

Ihambing:

Ipasok ang disc sa drive.
Sa lalabas na window, i-click ang ____.
Pumili ng item sa menu ____.

Ipasok ang disc sa drive, pagkatapos ay sa window na lilitaw, i-click ang ____, at pagkatapos ay piliin ang ____ menu item.

Sa unang opsyon makikita natin ang sunud-sunod na pag-istruktura ng impormasyon. Malinaw, madali at naiintindihan. Iba ang hitsura at pakiramdam ng pangalawang opsyon - ito ay mas "mabigat".

Positibo at kawastuhan

Sa tingin mo ba hindi ito mahalaga? Ikaw ay mali! Para sa isang positibong resulta, kailangan mong mag-isip nang positibo at magsalita nang positibo sa pamamagitan ng teksto sa target na madla (nawa'y patawarin tayo ng mga masigasig na kalaban ng tautolohiya).

Walang may gusto sa kabastusan at kalungkutan. Samakatuwid, maselan at napakawastong i-set up ang mga potensyal na mamimili LAMANG para sa positibo.

Narito ang hitsura nito sa pagsasanay:

Alisin ang monitor mula sa kahon at maingat na alisin ito mula sa packaging nito. Kumapit sa lahat ng panig upang mapanatili ang integridad nito.

Alisin ang monitor mula sa kahon at alisin ang packaging. Subukang huwag ihulog o masira ito sa proseso.

HINDI sa tatlong C: mga pagdadaglat, kasingkahulugan at pagdududa

Kapag gumuhit ng mga tagubilin para sa paggamit ng isang produkto, ipinapayong iwasan ang anumang "kawalang-katiyakan ng intonasyon". Huwag mag-atubiling i-cross out ang iba't ibang "marahil, marahil, marahil."

Ang mga pagdadaglat ay pinahihintulutan lamang kung ang buong salita ay ibinigay sa pinakadulo simula ng manwal, sa tabi kung saan ang "condensed form" nito ay ipinahiwatig:

Ang kumpanya ng transportasyon (TC) ay may pananagutan ____.

Ang multifunction device (MFP) ay gumagana ____.

Ang operating system (OS) ay magsisimula ____.

Ang paggamit ng mga kasingkahulugan at jargons ay hindi katanggap-tanggap. Hindi na kailangang "ipagmalaki" ang iyong karunungan at lituhin ang mga gumagamit na may iba't ibang terminolohiya.

Kung pinag-uusapan natin, halimbawa, ang tungkol sa isang mobile phone, hindi ka dapat gumamit ng mga salita tulad ng "mobile phone", "mobile", "telephone device", "cell phone", atbp. sa teksto ng mga tagubilin.

Mayroon bang madalas na pag-uulit? Ngunit hindi ka lumilikha ng isang gawa ng sining, ngunit isang manwal ng pagtuturo. Dapat itong maunawaan ng kliyente, at hindi suriin ang iyong estilo at bokabularyo.

Mabuhay ang imperative mood!

Gamitin ang imperative na mood - hikayatin ang mga user na kumilos (tumawag, payuhan, babala, ipagbawal).

Ihambing:

Upang i-on ang telepono kailangan mong pindutin ang ____.

Ang ____ button ay responsable para sa pag-on ng telepono.

Pindutin ang ____ upang i-on ang telepono.

I-on ang telepono gamit ang ____ button.

Finishing touch

Ang pinakamasamang bagay ay kung ang isang tao, dahil sa "nakalilitong mga tagubilin," ay hindi maintindihan kung paano gamitin ang produkto at tumanggi na bilhin ito. kaya naman…

Matapos ayusin ang natapos na pagtuturo sa "screen sheet" ng monitor sa pamamagitan ng pagpindot sa "save" na buton, magandang ideya na tingnan kung ito ay malinaw sa iyong target na madla.

Hindi kami nagsusulat ng mga "verbal canvases" na may simpleng paglalarawan ng ilang kinakailangang aksyon, ngunit bumuo ng malinaw, lohikal at visual na mga alituntunin.

Mga gabay sa gumagamit na humihikayat sa mga gumagamit na bumili.

Kumusta muli, mahal na habralyud!

Sa pagpapatuloy ng aking post, nagpasya akong magsulat tungkol sa pinakamahusay na paraan upang lumikha ng mga tagubilin para sa mga user at administrator.

Sa lahat ng interesado, paki-share.

KISS

Ang prinsipyo ng Keep It Simple Stupid ay kilalang-kilala sa programming, ngunit sa ilang kadahilanan ay bihirang gamitin ito upang magsulat ng mga tagubilin at mga dokumento ng gabay, mas pinipiling ipakalat ang mga saloobin sa puno. Sa 70% ng mga sitwasyon, ang dokumentasyong ito ay kinakailangan lamang upang maalis ang aming mga masasayang regulator, ngunit sa parehong oras nakalimutan nila na ang dokumentasyong ito ay kailangang magtrabaho kasama, at hindi palaging ng mga taong marunong sa teknikal at may kaalaman sa larangan ng seguridad ng impormasyon .

Upang magsimula, magsusulat ako ng ilang mga patakaran na makakatulong sa iyong lumikha ng isang gumagana at maginhawang dokumento:

1. Subukang paghiwalayin ang mga tagubilin para sa mga user mula sa mga tagubilin para sa mga administrator at mga opisyal ng seguridad. Bukod dito, ang una ay hindi dapat maglaman ng mga sanggunian sa pangalawa (maaari silang maglaman ng mga sanggunian sa isa't isa).
2. Magbigay ng sunud-sunod na mga tagubilin, tulad ng "kunin ito at gawin ito." Iyon ay, ang mga tagubilin ay dapat ilarawan ang algorithm ng mga aksyon ng tao kung kanino ito itinuro.
3. Ilarawan ang bawat item bilang isang hiwalay na aksyon na may mandatoryong indikasyon ng taong responsable at mga contact, kung kinakailangan.
4. Para sa higit na kalinawan, maaari kang magdagdag ng flowchart ng mga aksyon sa mga tagubilin. Makakatulong ito sa user na malinaw na maunawaan at suriin ang mga aksyon, at magiging madali din para sa iyo na ipaliwanag ang algorithm kapag nagsasanay.
5. Ang sikolohikal na punto ay ang mga tagubilin ay hindi masusunod at gagana kung ang algorithm ay hindi ipinaliwanag sa mga user sa isang malinaw at naa-access na paraan gamit ang mga halimbawa at mga halimbawa. Kaya pala- HUWAG KALIMUTAN ANG TUNGKOL SA PAGSASANAY!

Mga halimbawang tagubilin para sa mga gumagamit

Nasa ibaba ang isang halimbawa ng mga tagubilin para sa paggawa ng user account sa isang corporate network.

Maaliwalas na screen/malinaw na desk

Ang pagtitiyak ng mga organisasyong Ruso na tumatakbo mula noong panahon ng Sobyet at may pantay na karanasan sa mga empleyado ay, bilang panuntunan, ang kanilang mga mesa ay puno ng mga papel. Ang computer kung minsan ay hindi naka-off o nakakandado, kahit na sila ay umuwi. Kamakailan ay personal kong nakita, habang naglalakad sa isang municipal enterprise nang hating-gabi, kung paano sa likod ng mga nakabukas na blinds sa isang naka-lock na gusali ang isang monitor ay nasusunog na may nakabukas na dokumento ng Word.
Kung minsan ay hindi alam ng mga user ang mga posibleng hindi sinasadyang pagtagas ng impormasyon. Kahit na ito ay hindi kumpidensyal, ito ay maaaring para sa panloob na paggamit lamang. Ngunit nagbibigay ito ng pag-unawa na walang pakialam ang organisasyong ito sa seguridad nito at magagawa ito gamit ang kumpidensyal na impormasyon. Posible rin na mayroong impormasyon na hindi pa naiuri bilang sarado, ngunit umiiral na sa panloob na sirkulasyon ng organisasyon.

Ang isang magandang halimbawa ng pinakamahusay na kasanayan dito ay ang malinaw na desk at malinaw na mga patakaran sa screen. Maaari silang ilarawan sa parehong paraan tulad ng ibinigay ko sa isang halimbawa nang mas maaga, ngunit ito ay magmukhang isang maliit na hangal, dahil ang mga aksyon doon ay pinakasimpleng. Mas mainam na gawin itong isang hanay ng mga panuntunan:

P.S. Naglalaman ang post ng mga screenshot ng aktwal na ipinatupad at gumaganang mga tagubilin at patakaran. Ang lahat ng pagkakatulad sa mga umiiral na organisasyon ay nagkataon lamang. Ang lahat ng mga pangalan ng departamento at kawanihan ay binago.

Tukuyin kung para kanino inihahanda ang mga tagubilin.

Nagsusulat ka ba para sa mga nagsisimula, propesyonal, o isang taong may intermediate na kaalaman?
Gagamitin ba ang iyong pagtuturo sa mga klase ng grupo o para sa sariling pag-aaral?

Tukuyin kung ano mismo ang sasabihin ng mga tagubilin.

Halimbawa: Naghahanda ka ng gabay sa "Paano Mag-install ng Mga Pinto." Ang isang seksyon ay maaaring italaga sa mga sliding door, isa pa sa entrance door, isa pa sa mga pinto para sa back entrance.

Magpasya kung aling lohikal na istraktura para sa paglalahad ng materyal ang pinakamainam. Ang kaugnayan sa pagitan ng mga seksyon ay tumutukoy sa higit pa sa pagkakasunud-sunod ng mga aksyon. Minsan kailangan munang magsama ng isang seksyon na naglalarawan ng ilang partikular na termino at konsepto, at mas mahusay ding naglalarawan ng mga gawain na inuulit sa iba't ibang seksyon. Ngunit kung ipagpalagay mo na ang mambabasa ay mayroon nang ilang mga kasanayan upang makumpleto ang gawain, mas mahusay na magbigay ng mga paglalarawan ng mga pangkalahatang pamamaraan sa mga apendise.

Kung ang mga tagubilin ay gumagamit ng propesyonal na terminolohiya o jargon, kailangan mong maghanda ng isang glossary ng mga termino. Kung ang mga mambabasa ay malamang na hindi magkaroon ng kaalaman sa terminolohiya, pinakamahusay na maglagay ng isang glossary kaagad pagkatapos ng talaan ng mga nilalaman. I-update ang listahan ng mga termino habang isinusulat mo ang mga tagubilin.

Dapat gamitin ng glossary ang pinakatumpak na paglalarawan ng mga termino. Kung ginamit ang acronym, ipaliwanag ang kahulugan nito (halimbawa, Scuba - Self Contained Underwater Breathing Apparatus).

Magpasya kung aling mga paksa ang nangangailangan ng karagdagang pananaliksik. Kung ang mga tagubilin ay inihanda nang hindi maganda, sila ay walang silbi. Dapat makumpleto ang paunang pananaliksik bago ka magsimulang magsulat ng mga tagubilin.

Isipin ang istraktura ng organisasyon ng bawat seksyon.

Halimbawa: Naghahanda ka ng mga tagubilin tungkol sa ilang mga computer. Maaaring mayroong seksyong Pag-troubleshoot sa gabay na ito. Ang ilan sa mga materyal sa loob nito ay maaaring italaga sa mga problema sa puwang sa disk, isa pa sa labis na paggamit ng RAM, atbp.

Ayusin ang bawat seksyon at seksyon sa isang lohikal na pagkakasunud-sunod, paliitin ang saklaw ng bawat paksa.

Magsimulang magsulat! Gamitin ang sistema ng organisasyon bilang batayan, ngunit huwag mag-atubiling baguhin ito upang palawakin ang paksa.

Sumulat ng mga paglalarawan ng iba't ibang gawain.
Maghanda ng mga halimbawa na makakatulong sa mambabasa na mas maunawaan ang mga tagubilin.
Maghanda ng angkop na mga ilustrasyon. Huwag magpasok ng mga larawan hanggang sa nakasulat ang mga tagubilin. Ang mga ilustrasyon ay dapat ayusin upang magkasya sa teksto.

Gumawa ng mga pagbabago upang gawing mas madali para sa mambabasa na mahanap ang impormasyong kailangan nila.
1. Halimbawa 1: (Gumamit ng isang numerong listahan) Sa editor, maaari mong i-link ang larawan sa talata 13 ng mga tagubilin.
2. Halimbawa 2: (Pag-uuri) Sa editor, maaari mong dagdagan ang laki ng isang string ng teksto kung namumukod-tangi ito sa pangkalahatang pagkakasunud-sunod.

Huwag kopyahin ang mga tagubilin ng ibang tao! Gumamit ng mga index at bibliograpiya, na nagsasaad kung saan nanggaling ang binanggit na impormasyon (iba pang mga may-akda, mga tagubilin, atbp.).

Walang mas mabilis na sumisira sa kredibilidad ng isang may-akda kaysa sa plagiarism. Isipin kung ano ang mararamdaman mo kapag may "nagnanakaw" ng bahagi ng iyong trabaho para sa kanilang mga tagubilin?

Magdagdag ng mga kaugnay na ilustrasyon. Ilagay ang mga ito sa teksto. Huwag matakot na umalis sa puting espasyo.

Suriin, suriin at suriin muli. Ang paghahanap para sa mga error ay dapat na pare-pareho. Gumawa ng mga tala tungkol sa anumang mga error na makikita mo o impormasyon na hindi mo nakuha. Itama sila. Markahan ang mga talata na tila hindi malinaw ibang tao. Isulat muli ang mga talatang ito upang mas madaling maunawaan. Ipabasa sa iba't ibang tao ang iyong mga tagubilin upang matiyak na nakasulat ang mga ito sa pinakamahusay na posibleng paraan.

- Sa aming opinyon, ang pinakamahusay na pamamaraan para sa pagsuri ng natapos na pagtuturo ay:
  1. Ibawas ang mga pagkakamali sa iyong sarili.
  2. Hilingin sa isang kaibigan na suriin kung may mga error.
  3. Ipasuri ang iyong trabaho ng isang eksperto sa larangan upang masuri din niya ito.
  4. Kung ang manwal ay inihahanda para sa iyong kumpanya, hilingin sa iyong boss na suriin ito.
  5. Ibigay ang trabaho sa isang baguhan upang suriin.
  - Ang pagsuri ng isang walang karanasan na espesyalista ay tutulong sa iyo na maunawaan kung gaano kalinaw ang ipinakita ng teksto para sa mga taong may kaunting kaalaman sa lugar na ito.

Ano ang isang tagubilin?

Ang pagtuturo ay isang ligal na kilos na inilabas o inaprubahan para sa layunin ng pagtatatag ng mga tuntunin na namamahala sa organisasyon, siyentipiko, teknikal, teknolohikal, pananalapi at iba pang mga espesyal na aspeto ng mga aktibidad ng mga institusyon, organisasyon, negosyo (kanilang mga dibisyon at serbisyo), mga opisyal at mamamayan. Ang pangunahing layunin ng dokumentasyong pagtuturo ay magturo ng pagkakasunod-sunod ng mga aksyon o magbigay ng tulong bilang sanggunian sa pagsasanay.

Ang mga tagubilin ay inilabas din para sa layunin ng pagpapaliwanag at pagtukoy sa pamamaraan para sa paglalapat ng mga gawaing pambatasan at mga dokumentong pang-administratibo (halimbawa, mga utos). Ang mga tagubilin para sa pagpuno at pagpapanatili ng mga dokumento ng accounting ay patuloy na ibinibigay.

Ang isang paglalarawan ng trabaho ay iginuhit para sa bawat empleyado ng isang institusyon (organisasyon). Ang paglalarawan ng trabaho ay may isang pinag-isang anyo at parehong istraktura ng teksto para sa lahat ng mga posisyon: pangkalahatang mga probisyon, mga tungkulin, mga responsibilidad sa trabaho, mga karapatan, mga responsibilidad, mga opisyal na relasyon.

Ang dokumentasyon ng pagtuturo ay maaari ding isang paglalarawan ng operating system ng computer, mga tagubilin para sa pagsasagawa ng trabaho o espesyal na gawain, o isang manwal ng software.

Ano ang mga pangunahing prinsipyo para sa paglikha ng dokumentasyong pagtuturo?

Ang mga mabubuting tagubilin ay tumpak ang pagkakasabi, malinaw, kumpleto, pare-pareho at epektibo. Ang bawat isa sa mga katangiang ito ay isang gabay para sa may-akda ng mga tagubilin.

Unang prinsipyo: iwasan ang kawalan ng katiyakan. Kung mas tiyak ang mga tagubilin, mas mabuti. Mas mabuting sabihing, "kumaliwa ka sa malaking puno ng oak kung saan may bahay na may berdeng baldosa na bubong na may karatula na 'for sale'," kaysa sabihin na lang, "Kumaliwa sa malaking puno." Kapag malinaw na naglalarawan, iwasan ang mga salitang maraming kahulugan o walang kahulugan. Ang katumpakan ay isang mahalagang aspeto ng kalinawan.

Ang pangalawang prinsipyo: maging malinaw. Ang mga tagubilin ay dapat ihanda para sa mga partikular na tatanggap. I-target ang iyong mensahe sa iyong nilalayong madla. Kung naghahanda ka ng dokumentasyon para sa isang computer system, kailangan mong isaalang-alang ang antas ng kamalayan ng iyong madla tungkol sa system. Maaaring katanggap-tanggap ang paggamit ng mga jargon at acronym sa ilang silid-aralan ngunit hindi katanggap-tanggap sa iba. Bilang karagdagan, ang mga tagubilin ay maaaring gawing mas malinaw sa pamamagitan ng paggamit ng mga maiikling pangungusap, karaniwang salita, at magagandang pang-ugnay.

Ikatlong Prinsipyo: Magbigay ng kumpletong impormasyon. Maaaring malinaw at nauunawaan ang mga tagubilin, ngunit mabibigo pa rin kung hindi kumpleto ang mga ito. Kung napalampas mo ang anumang mahalagang hakbang kapag inilalarawan ang pamamaraan, maaaring humantong ito sa imposibilidad ng pagkumpleto ng gawain. Bilang karagdagan sa pagtukoy sa lahat ng pangunahing aksyon o elemento ng iyong mga tagubilin, isaalang-alang ang posibilidad na maaaring lumitaw ang iba't ibang problema o tanong. Bilang isang paraan ng pagsuri sa iyong mga tagubilin para sa pagkakumpleto, tanungin ang iyong sarili ng mga sumusunod na tanong: Sino? Ano? Kailan? saan? Paano? Bakit?

Ikaapat na prinsipyo: maging pare-pareho. Ang mga tagubiling ibinigay ay magiging mas madaling ipatupad kung sila ay pare-pareho at pare-pareho. Tukuyin ang pagkakaiba sa pagitan ng mga antas ng istruktura sa loob ng iyong mga tagubilin at gawin itong halata sa tatanggap. Halimbawa, sa mga nakasulat na tagubilin, ituturing na pareho ang bawat pangunahing hakbang, pare-pareho din ang bawat hakbang sa susunod na antas, atbp. Mas mainam na simulan ang bawat pangunahing hakbang sa isang bagong pahina, gamitin ang parehong font at mga format, at magsimula sa isang maikling buod.

Ikalimang prinsipyo: maging epektibo. Ang kahusayan ay nangangahulugan ng pagpapanatiling pinakamababa sa teksto ng pagtuturo habang pinapanatili ang apat na naunang mga prinsipyo. Ang kahusayan ay hindi madaling makamit dahil malinaw, hindi malabo, naiintindihan, pare-pareho ang mga tagubilin ay malamang na mahaba. Gayunpaman, dapat kang maghanap ng mga paraan upang mabawasan ang iyong mga tagubilin. Halimbawa, ang pagsisimula sa bawat isa sa pitong aksyon sa pariralang "Ang iyong susunod na hakbang sa pagkumpleto ng gawain..." ay hindi epektibo. Sa halip, gumamit ng pariralang tulad nito nang isang beses at pagkatapos, pagkatapos ng tutuldok, ilista ang lahat ng pitong aksyon.

Madalas na nakakamit ang kahusayan sa pamamagitan ng paggamit ng mga maikling buod upang ilarawan ang nilalaman ng mga tagubilin, halimbawa: “Ang pag-install ng software na ito ay may kasamang tatlong pangunahing hakbang at tumatagal ng walong minuto. Gayunpaman, bago mag-install, dapat mong malaman ang iyong serial number at ang halaga ng RAM sa iyong computer." Ang mga maikling buod (mga buod ng mga iminungkahing aksyon) ay nakakatulong na maiwasan ang kawalan ng kakayahang dumaan sa bahagi ng landas na inilarawan sa mga tagubilin hanggang sa sandaling maging malinaw sa iyo na wala kang sapat na kagamitan o impormasyon upang makumpleto ang gawain.

Saan ako dapat magsimulang maghanda ng mga tagubilin?

Kapag gumagawa ng mga dokumento ng gabay, bilang karagdagan sa paglalapat ng mga pangunahing prinsipyo, dapat mo ring isaalang-alang kung paano maaaring gamitin ng iyong audience ang impormasyon. Ang isang piloto ng eroplano ay kumukunsulta sa isang listahan ng mga kinakailangang aksyon at kundisyon sa bawat oras bago lumipad. Ang isang computer technician ay bumaling sa mga tagubilin upang matandaan ang key combination para sa isang bihirang ginagamit na command. Ang bagong empleyado ay sumusunod sa mga tagubiling inihanda ng kanyang hinalinhan upang makayanan ang isang mahirap na gawain. Sinusuri ng isang aplikante para sa isang posisyon ang mga paglalarawan ng trabaho upang masukat ang antas ng kanyang interes sa posisyon.

Ang bawat isa sa mga dokumentong ito ay may malinaw na layunin at mga tampok na nauugnay sa nilalayon nitong paggamit. Kapag naghahanda ng mga tagubilin, makakatulong sa iyo ang sumusunod na listahan ng mga tanong na dapat mong mahanapan ng mga sagot bago ka magsimulang magsulat ng dokumentasyon:

Para saan ang dokumentasyong ito?

Nagsusulat ba ako ng dokumentasyon para sa isang indibidwal na gumagamit o para sa isang pangkat ng mga gumagamit?

Magre-refer ba ang user sa dokumentasyong ito nang higit sa isang beses?

Gaano katagal gagamitin ang bersyong ito ng dokumentasyon? (Ano ang kanyang buhay?)

Kailangan ba ng glossary?

Sinuri ko ba ang dokumentasyon upang matiyak na ito ay naiintindihan ng isang hindi sanay na gumagamit?

Angkop ba ang istilo ng pagsulat para sa pinakamababang antas ng mga potensyal na gumagamit?

Dapat bang may kasamang index?

Anong visual reinforcement o visual aid ang maaaring makatulong?

Paano dapat iguhit ang opisyal na mga tagubilin sa panloob na kumpanya?

Ang mga tagubilin ay ibinibigay sa isang pangkalahatang form. Ito ay inaprubahan ng isang espesyal na administratibong aksyon o direkta ng pinuno, bilang ebidensya ng kaukulang selyo ng pag-apruba. Ang selyo ng pag-apruba ay may dalawang pagpipilian sa disenyo:

INAPRUBAHAN ng Pangulo ng Olympus Joint Stock Company, lagda V.L. Plotnikov 03/30/02

APRUBADONG Utos ng Ministro ng Kalusugan ng Russia 11/15/99 No. 287

Ang mga tagubilin ay maaaring markahan bilang isang annex sa administratibong dokumento. Kapag ang isang pagtuturo ay naaprubahan ng isang administratibong dokumento (halimbawa, isang order), ito ay nagtatakda ng deadline para sa pagpapakilala ng pagtuturo, naglilista ng mga kinakailangang hakbang sa organisasyon, at nagpapahiwatig ng mga responsableng tao.