Planificarea eficientă a programului de lucru la întreprindere. Planificarea eficientă a timpului de lucru în întreprindere Principiile de bază ale planificării priorității de regularitate

Planificarea timpului de lucru nu este doar o colecție de cuvinte frumoase, ci un sistem de cunoștințe care poate aduce beneficii atât la nivel individual, cât și la nivelul întregii întreprinderi.

O sa inveti:

• Ceea ce oferă planificarea rațională a programului de lucru la întreprindere.
• Care sunt metodele de planificare a programului de lucru.
• Care sunt regulile pentru planificarea eficientă a programului de lucru.

Nu este un secret faptul că eficiența unei organizații nu este influențată în cele din urmă de rentabilitatea activității zilnice a personalului de conducere. Lipsa tehnicilor și metodelor moderne de lucru, refuzul de a îmbunătăți stilul individual de lucru de către lider și subordonații săi duce la faptul că dificultățile în organizarea muncii unei astfel de echipe devin o axiomă.

Componentele care determină cât de pregătit este un manager pentru a avea succes sunt destul de simple. Acestea sunt abilitățile, abilitățile sale, cunoștințele profesionale și, desigur, calitățile personale. Cu toate acestea, nu trebuie ignorată analiza factorilor cauzali care cauzează probleme și dificultăți, precum și dorința de a le depăși și de a îmbunătăți calitatea muncii lor. Acesta este locul în care utilizarea rațională a managerului a timpului de lucru vine în salvare, cu alte cuvinte, planificarea acestuia. La urma urmei, este conceput pentru a elimina defectele procesului zilnic de lucru.

Eficacitatea planificării timpului de lucru se bazează pe obiectivele activității, în funcție de durata acestora: pe termen scurt și pe termen lung. Un astfel de cadru de management nu necesită eforturi suplimentare, deoarece toate acțiunile și activitățile desemnate și-au primit termenele în timpul procesului de organizare.

Obiectivele stabilite de lider au două funcții: determinarea acțiunilor necesare implementării lor și stimularea implementării acestora. Atunci când un lider își stabilește o sarcină clară, acțiunile sale dobândesc conștiință în implementarea sa. Stabilirea obiectivelor este un fel de forță motrice care încarcă agentul cu energie până la atingerea rezultatului.

Pentru a planifica echilibrul timpului de lucru pentru a fi cât mai eficient posibil, managerul trebuie să recurgă la tactica „perioadelor de planificare” (pot fi diferite intervale de timp: an, lună, săptămână, zi). Particularitatea constă în individualitatea fiecărei astfel de game, ceea ce implică crearea de planuri separate care să reflecte perioada de timp corespunzătoare.

Astfel, principalul accent pozitiv al planificării corecte a timpului liber este câștigul timpului în sine. Liderul va câștiga oportunitatea de a atinge în mod eficient și fructuos obiectivele de lucru descrise și va petrece cât mai puțin timp posibil. În organizarea muncii individuale, rolul planificării poate fi greu supraestimat: la urma urmei, ajută la pregătirea pentru punerea în aplicare a obiectivelor stabilite și la structurarea timpului acordat pentru muncă.

Cum se delegă sarcini pentru a economisi 25% din timpul de lucru: listă de verificare

Pentru a face față fluxului uriaș de informații și a vă dezvolta afacerea, este important să vă gestionați timpul eficient și să nu pierdeți energia în sarcinile de rutină. Pentru a face acest lucru, trebuie să delegați corect sarcinile subordonaților și să monitorizați implementarea acestora.

Verificați lista de verificare pregătită de consiliul editorial al revistei Director comercial pentru a vedea dacă vă gestionați corect timpul de lucru sau dacă faceți greșeli în delegarea sarcinilor și rămâneți prea ocupat la locul de muncă.

Metode de planificare a timpului de lucru

Principiul Pareto

Wilfred Pareto (1848-1923) a formulat principiul conform căruia într-un anumit grup semnificația obiectivă a unei anumite părți mici va fi mult mai mare decât ponderea sa relativă în acest grup. Pareto a folosit formula 80/20 în modelul său, care a devenit pe scară largă.

• Din 20% din bunurile vândute, puteți obține 80% din profit.
• 80% din produsele rămase vor aduce doar 20% din profit.
• 20% din greșeli provoacă 80% din pierderi.
• 80% din alte greșeli provoacă 20% din pierderi.

Nici iubitorii planificării timpului de lucru nu au scutit acest principiu. Dacă îl proiectați pe munca managerului, rezultatul va fi după cum urmează: pentru a obține 80% din rezultate, trebuie să cheltuiți doar 20% din timpul de lucru. Restul timpului petrecut aduce doar 20% din rezultatul total.

În limbajul procesului muncii, aceasta va însemna că munca ușoară și plăcută, care necesită un efort minim, dar un timp decent de lucru, nu ar trebui să fie o prioritate. Este necesar să începeți activități cu o atenție maximă la importanța fiecărei sarcini. Problemele vitale ar trebui să fie pe primul loc în planificarea muncii.

Pentru implementarea integrală a principiului Pareto în materie de planificare rațională și contabilitate a timpului de lucru, este necesar să se analizeze toate sarcinile în funcție de procentul contribuției lor la rezultatul general și, de asemenea, să le distribuie în funcție de categoriile ABC.

Planificarea ABC

Analiza ABC se bazează pe experiența care demonstrează că proporțiile cazurilor de importanță mai mare și mai mică sunt adesea aproximativ aceleași. Literele A, B și C sunt folosite pentru a distribui importanța sarcinilor în legătură cu implementarea obiectivelor în trei clase. Acest principiu a atras mulți manageri.

De asemenea, puteți utiliza această analiză pentru a vă planifica timpul de lucru. Principalul lucru este să ne amintim că este necesar să se distribuie timpul de lucru în raport cu importanța sarcinilor, și nu cu intensitatea muncii și greutatea acestora în planul general de activități.

Analiza ABC se bazează pe trei piloni ai experienței.

• Sarcinile din categoria A (cele mai importante) primesc 15% din sarcinile managerului total. În ciuda greutății relative reduse în planificare, acestea contribuie la realizarea obiectivelor în valoare de 65%.
• Sarcinile din categoria B (importante) reprezintă aproximativ 20% din indicatorul total al sarcinilor, iar importanța lor este, de asemenea, estimată la 20%.
• Sarcini din categoria C (ca cel mai puțin important): li se atribuie aproximativ 65% din total, dar importanța lor este neglijabilă - doar 15% din greutatea relativă.

În consecință, atunci când planifică programul de lucru, analiza ABC se concentrează pe îndeplinirea inițială a sarcinilor din categoria A, deoarece aceștia aduc cea mai mare parte din eficacitatea activității finale de lucru. În continuare, în ordinea cozii, sunt întrebări din grupul B, a căror contribuție la rezultatul final nu trebuie neglijată. Și, în cele din urmă, puteți decide deja ce să faceți cu sarcinile rămase din categoria C: să includeți în planificarea timpului dvs. de lucru sau să delegați.

Principiul lui Eisenhower în planificarea programului de lucru

Matricea Eisenhower (Priority) a câștigat o acceptare pe scară largă ca instrument de planificare a timpului personal și de lucru.

Se compune din patru câmpuri (cadrane), în care fiecare dintre ele corespunde unei anumite categorii de sarcini. Categoriile sunt construite în jurul a două principii: importanță și urgență. Relația lor este ilustrată cel mai bine în figura de mai jos.

Cadrele sunt completate numai dacă cazurile introduse în ele corespund unui anumit câmp. Pentru a înțelege pe deplin cum funcționează această matrice, trebuie să definiți sarcinile care corespund fiecărui cadran. Merită să ne amintim că matricea va fi eficientă numai pentru sarcini pe tot parcursul zilei sau alte perioade scurte de timp.

1. Cadrantul 1: Important și urgent

Inima matricei Eisenhower este tocmai primul cadran, deoarece conține secretul principal - este lăsat gol. Acest lucru va indica faptul că o persoană are abilitatea de a programa în mod eficient timpul de lucru pentru a atinge obiectivele.

Prezența cazurilor care pretind că se află în primul cadran mărturisește locuri de muncă grăbite constante în viața și munca unei astfel de persoane. În consecință, o persoană nu este obișnuită cu distribuirea afacerilor și responsabilităților sale, ci în schimb amână tot ce poate până în ultimul moment. Și când termenul este strâns, ea începe să lucreze.

Desigur, cel mai bun mod de a preveni situațiile posibile este de a gândi lucrurile în prealabil. La urma urmei, există un principiu bine cunoscut conform căruia este întotdeauna mai dificil să elimini consecințele decât să previzi toate necazurile posibile. În cazul în care astfel de cazuri pot fi efectuate de alte persoane, acestea trebuie trimise.

1. Cadrantul 2: important și non-urgent

În planificarea timpului său de lucru, Eisenhower a identificat cele mai importante sarcini din al doilea cadran. Dacă interpretul îndeplinește în mod consecvent sarcina plasată în acest cadran în timp util, atunci își poate permite să petreacă cât mai mult timp pe el cât este necesar. El nu va fi urmărit de vanitate, grabă și diverse consecințe negative. Acest lucru este foarte asemănător cu programarea unui medic: la fel cum o examinare preventivă de către un oftalmolog va preveni probleme de vedere mai grave, iar timpul potrivit pentru a lucra la un raport va evita munca de noapte urgentă.

Planificarea și înregistrarea programului de lucru în cadrul celui de-al doilea cadran este concepută pentru a atinge obiectivele personale ale angajatului.

Și, deși sabia lui Damocles nu atârnă peste muncitori sub forma urgenței muncii, ceea ce vă permite să vă concentrați asupra calității muncii, nu uitați că există încă termene limită și trebuie să le respectați, deoarece eșecul de a finaliza sarcina celui de-al doilea cadran îl transferă automat la primul. Și acest rezultat este plin de consecințe pentru planificarea personală a timpului.

1. Cadrantul 3: urgent și fără importanță

Tipul cazurilor corespunzătoare celui de-al treilea cadran nu vă permite să vă concentrați asupra cazurilor mai importante datorită urgenței sale. Și astfel de cazuri se confundă ușor cu cazuri din primul cadran. Cu toate acestea, merită să se facă distincția între urgent și important, deoarece cele două nu sunt sinonime. Există o modalitate simplă a unei astfel de definiții: trebuie să vă puneți întrebarea dacă această sau acea sarcină vă apropie de atingerea obiectivului stabilit. De obicei, cazurile din al treilea cadran primesc un răspuns negativ.

Cel mai adesea, problemele de uz casnic sunt aduse în acest cadran: curățarea uscată a hainelor la sfârșitul sezonului, ajutarea vecinilor în probleme urgente, nu întâlnirile și negocierile importante. Există un alt exemplu - repararea computerului, dar aici merită să fim extrem de atenți: dacă această tehnică este necesară pentru lucru, atunci repararea acesteia va deveni o sarcină de o importanță capitală (adică primul cadran) și dacă este utilizată doar pentru divertisment, atunci chiar locul acestei probleme în al treilea cadran.

Sarcinile acestui cadran nu numai că nu se încadrează în planificarea orelor de lucru, ci chiar distrag atenția de la obiectivele principale și iau timp prețios. Cel mai bine este să nu le acordați atenție, dacă este posibil. Cum determinați importanța unei sarcini pentru dvs.? Foarte simplu. Ar trebui să vă puneți întrebarea: „Ce se întâmplă dacă nu fac asta?”

1. Cadranul 4: neimportant și neurgent

Această categorie include afacerile vieții noastre care nu au nicio legătură cu munca: rețele sociale, forumuri, navigarea pe internet, jocuri pe computer, vizionarea de seriale TV. Da, această activitate este cu siguranță plăcută, dar nu este obligatorie.

În general, această activitate reduce semnificativ productivitatea zilei de lucru, Eisenhower a numit cazuri din această categorie „consumatorii de timp personal”.

Luați, de exemplu, o serie de 200 de ore - în recalculare, veți obține o săptămână întreagă de timp pierdut, care ar putea fi realizat cu beneficii mult mai mari.

Prin urmare, este necesar să vă identificați consumatorii personali și să vă străduiți pentru un control strict asupra acestora, planificând nu numai munca, ci și timpul personal.

Există, de asemenea, lucruri de rutină în acest cadran care nu sunt atât de plăcute pentru mulți: de exemplu, spălarea vaselor, curățarea, gătitul. Și aici merită să căutați un compromis cu acei oameni cu care locuiți în aceeași casă, pentru a planifica o încărcătură uniformă.

Indiferență sănătoasă: instrucțiuni pentru cei care nu cred în gestionarea timpului

Instrucțiunea, care a fost pregătită de consiliul de redacție al revistei Director comercial, vă va spune cum să găsiți armonie în viață chiar și în situații disperate, să explicați ce atitudini impuse de societate și mass-media trebuie să scăpați de urgență și să vă spuneți ce să faceți dacă nu aveți o zi pentru a face treaba.

Masa de planificare a timpului de lucru

Să dăm un exemplu simplu sub forma unui tabel.

marţi		Subtask	cometariu
	Verificați lista de sarcini
	A conduce spre locul de munca
	Apeluri telefonice		Obțineți numerele a două contacte din e-mailul de la serviciu
	Scrierea articolului	Analiza materialelor
	Scrierea articolului	Traducerea materialelor suplimentare dintr-o limbă străină și tastarea textului principal	Nu uitați să puneți note de subsol pe surse și să corectați cratime pe liniuțe
	Vizitați editorul
	Întâlnire
miercuri

Acest exemplu demonstrează în mod clar principiul planurilor de lucru pentru construcții. Tabelele pot fi mai profunde, dacă este necesar, cu mai mult spațiu pentru note. Nu contează ce program va fi folosit pentru a implementa, să zicem, o persoană planificarea timpului de lucru al managerului / specialistului. Masa -instrumentul este universal, poate fi desenat chiar și pe hârtie simplă. Ceea ce este cu adevărat important este să îl poți adapta la tine, sarcinile și obiectivele tale și să determini pentru ce intervale de timp va fi folosit: de zile, săptămâni, luni.

Cum este planificarea fondului pentru timpul de lucru

Etapa inițială a planificării este de a analiza parametrii inițiali ai sistemului - prezența activității pentru a îmbunătăți fondul timpului de lucru (RFW) și direcțiile acestuia. Următorul este răspunsul la întrebări: cine este responsabil pentru această activitate (specialiști, servicii) și planificarea acesteia? Cât timp se ia în considerare timpul de lucru? Se monitorizează timpul de lucru? Sunt dezvăluite rezervele FRV? Sunt luate măsuri pentru a reduce pierderea timpului de lucru în etapa de planificare? Ce metode sunt folosite pentru aceasta?

Următorul pas este analizarea aplicației RFF. În cadrul său, se studiază dinamica producției de lucrători (cu referire la timp - orar, zilnic, anual) și se identifică factorii care o afectează; analizați starea RFV și determinați oportunitățile neutilizate pentru reducerea anumitor tipuri de absenteism; studiați datele de observare privind funcționarea fondului pentru timpul de lucru etc. Mai multe detalii despre metodele de analiză a utilizării fondului pentru timpul de lucru pot fi găsite în literatura educațională și metodologică.

Baza de informații pentru implementarea analizei RFV este alcătuită din datele statistice și de evidență a timpului de lucru; rezumatul contabilității primare (pliant privind timpul liber, angajarea orelor suplimentare, privind eliminarea căsătoriei); fotografii de sine și fotografii ale programului de lucru; date din sondaje și chestionare.

Pe parcursul analizei, este investigată aplicarea întregului FRV și a părților sale constitutive - fonduri pe tot parcursul zilei și intra-schimb în cadrul diferitelor niveluri ale întreprinderii (diviziuni structurale, întreprinderea în ansamblu, profesii și grupuri). Această abordare face posibilă identificarea blocajelor care ar trebui abordate mai întâi. Rezultatul analizei este o evaluare a rezervelor pentru îmbunătățirea utilizării PDF-urilor și, prin urmare, creșterea eficienței planificării timpului de lucru.

Rezultatele obținute sunt utilizate pentru a planifica un fond util de timp de lucru. Această activitate include pregătirea bugetului planificat al bilanțului, compararea componentelor sale cu normele întreprinderii, precum și economisirea timpului de lucru pentru costuri neproductive. Metodele de distribuire a echilibrului timpului de lucru au primit o acoperire decentă în materiale de instruire și manuale.

Planificarea și analiza timpului de lucru au dobândit caracteristici specifice într-o economie de piață. De exemplu, concediile administrative de natură obligatorie sunt benefice pentru întreprindere în ceea ce privește costurile sale. Munca cu fracțiune de normă și-a pierdut statutul de rezervă.

O abordare diferențiată pentru angajații permanenți cu normă întreagă, lucrătorii temporari devine relevantă în planificarea RFW; în modurile cu jumătate de normă.

În scopul organizării și planificării celei mai eficiente a timpului de lucru, compania efectuează măsuri speciale: socio-economice, organizaționale, tehnice și de tratament și profilactic. Acestea se reflectă în diferite planuri organizaționale și tehnice, planificarea pentru îmbunătățirea condițiilor de muncă etc. Implicarea participanților externi trebuie discutată cu autoritățile locale și abia apoi inclusă în planificarea activităților. Orice eveniment trebuie să aibă resurse.

Cum să planificați corect programul de lucru

Regula 1. Ridică-te în același timp

Această etapă inițială a oricărei planificări este foarte disciplinată și energizantă.

Regula 2. Stare de spirit pozitivă la începutul zilei

Lucrați la starea de spirit în fiecare dimineață, deoarece influențează puternic soluția sarcinilor stabilite pentru a atinge obiectivele. Pentru a face acest lucru, vă puteți pune trei întrebări:

• Cum mă va aduce „astăzi” mai aproape de succes?
• Ce ar trebui să fac pentru a face astăzi cât mai multă bucurie posibil?
• Ce ar trebui să faceți în această zi pentru a vă menține sănătatea?

Răspunsul la aceste întrebări și crearea motivației pozitive durează adesea mai puțin de două minute. Oferă-le pentru tine înainte de a începe activitățile standard de dimineață.

Regula 3. Începutul corect al zilei

Cheia pentru o dimineață armonioasă este un somn bun și un mic dejun bun. Dar mulți îi sacrifică, pretinzând că sunt lipsă de timp. Cu toate acestea, ambele misiuni necesită prioritizare numai în faza de planificare a regimului zilnic - în esență, trebuie doar să vă alocați timpul astfel încât să vă culcați devreme.

Regula 4. Luați în considerare factori precum oboseala atunci când vă planificați ziua de lucru

Mulți oameni simt că performanța lor de lucru se schimbă ca un sinusoid pe tot parcursul zilei. Acest lucru nu depinde de bioritmurile zilnice - dacă sunteți o pasăre timpurie sau o bufniță. Merită să vă aflați perioadele personale de activitate sporită și să plasați în planificarea activităților cele mai importante lucruri pentru acest interval zilnic. Este mai bine să dedicați după-amiaza muncii zilnice de rutină, ceea ce nu are o importanță deosebită.

Regula 5. Luați pauze la timp

Una dintre regulile de bază pentru planificarea programului de lucru este un pic de odihnă, deoarece permite corpului să se recupereze și să readucă atenția asupra muncii. Asigurați-vă că faceți pauze scurte de la locul de muncă, setați singur durata și frecvența. Amintiți-vă regularitatea.

Regula 6. Urmați începutul până la sfârșit

Încercați să nu săriți la locul de muncă și aduceți lucrarea începută la concluzia sa logică. Nu vă lăsați distrași de chestiuni mai mici, deoarece fură timpul de lucru. Amintiți-vă că, revenind de fiecare dată la lucrarea deja începută, va trebui să repetați pașii vechi și acest lucru va afecta echilibrul planificării activității dvs. personale.

Regula 7. Faceți uz util de timpul liber

Străduiți-vă să umpleți toate golurile neprecizate din programul dvs. (așteptare la coadă, întâlnire neinformativă) cu activități utile. Definiți-i esența punându-vă întrebarea: „Cum pot completa aceste minute pentru a obține beneficiul maxim?”

Regula 8. Respectați principiul 70/30

Trebuie doar să introduceți 70% din timpul dvs. de lucru în jurnal. În caz contrar, chiar și prin programarea zilei de lucru 100%, nu veți primi garanții că toate sarcinile vor fi finalizate, chiar mai mult: multe acțiuni nu vor coincide cu programul. Scopul programării orelor de lucru în conformitate cu acest principiu este de a păstra sistemul nervos de suprasolicitare, de a preveni să te simți ca o mașină și să fii închis într-un cadru rigid.

Regula 9. Seara, faceți un plan pentru mâine

Planificați lucrurile pentru mâine la sfârșitul zilei de astăzi și faceți-o sub forma unei liste scrise - așa că nu ratați nimic. Este mai bine să stabiliți din timp importanța sarcinilor și să le aranjați în coloane. Acest lucru va face posibilă concentrarea asupra sarcinilor necesare, iar cele mai puțin semnificative pot fi mutate în cazul unei forțe majore.

Regula 10. Găsiți timp pentru a vă odihni în fiecare oră

O regulă imuabilă pentru toată lumea. Cu cât poți găsi mai des timp pentru odihnă, cu atât vei fi mai productiv după aceea. În această perioadă, poți pune lucrurile în ordine la locul de muncă, în casă, să speli vasele, să citești o revistă sau o carte, să faci o plimbare în aer curat, să îi ajuți pe ceilalți. Dacă nu o puteți face spontan, supuneți aceste acțiuni planificării.

Regula 11. Fii realist cu privire la capacitățile tale

Nu vă copleșiți cu o cantitate imensă de muncă, crezând că puteți face față oricăror munți. Luați o abordare sobră pentru a vă evalua propriile puncte forte și luați mai bine ceea ce vi se garantează că veți face față într-o zi / săptămână / lună, o astfel de planificare a programului de lucru va fi mai eficientă.

Regula 12. După ce ați folosit articolul, readuceți-l la locul său

Această abordare a obiectelor de pe masă și din birou ajută la economisirea timpului mai târziu. Faceți-l o regulă, după ce ați folosit lucrul, întoarceți-l unde l-ați luat. Configurați locații specifice pentru diferite tipuri de articole - un dosar pentru hârtii, cutie pentru creioane, sertar de birou sau o cutie pentru cecuri.

Regula 13. Condu un stil de viață activ și sănătos

S-ar părea, de ce un lucrător de birou are nevoie de sport, yoga, fitness, nutriție adecvată, gimnastică? Apoi, că un corp sănătos și o bunăstare sunt adaptate cel mai bine la energia pozitivă și pregătirea pentru o activitate de lucru extrem de productivă, mai ales după o planificare de înaltă calitate.

Regula 14. Fă ceea ce îți aduce plăcere

Cel mai bun mod de a te autoorganiza în planificarea și desfășurarea activităților profesionale este să simți un sentiment de satisfacție și dragoste pentru munca ta. Avantajul său este că motivația nu trebuie extrasă cu căpușe, ea vine de la sine și într-un volum mare.

Planificarea și organizarea timpului de lucru al managerului

Sfat 1. Examinați-vă planurile pentru ziua respectivă

Pentru a face acest lucru, puteți utiliza analiza ABC sau matricea Eisenhower. Chiar și o pregătire de zece minute lucrătoare poate economisi până la două ore pe zi. Folosește-le eficient.

Sfat 2. Formarea blocurilor de cazuri similare

O persoană distrasă constant are nevoie de mult mai mult timp pentru a lucra decât o persoană concentrată și entuziastă. Acest lucru se datorează necesității următoarei „pregătiri” și „scufundări”, adică o revenire la activitatea de muncă. Blocurile aceluiași tip de sarcini vor ajuta la economisirea timpului de lucru: sunt mai ușor de remediat în etapa de planificare a activităților.

Sfat 3: Luați-vă timp la locul de muncă

Adesea, vizitatorii, subordonații sau clienții la telefon distrag atenția de la îndatoririle lor directe. Toate acestea creează piedici puternice atunci când îndeplinesc sarcini cu adevărat importante, deranjează echilibrul orelor de lucru. În acest sens, este imposibil să fii disponibil pentru toată lumea și toată lumea pe parcursul întregii zile de lucru - atât în \u200b\u200bbiroul tău, cât și prin telefon. În procesul de programare a orelor de lucru, maeștrii meșteșugurilor își organizează singuri intervale când nimeni nu îi va deranja. De asemenea, puteți utiliza instrumentele lor, de exemplu, setați orele de recepție a vizitatorilor, utilizați un robot telefonic.

Sfat 4. Alocați timp limitat pentru fiecare sarcină de lucru

Durata unui anumit tip de muncă este direct proporțională cu timpul disponibil. Chiar și cea mai mică sarcină este supusă planificării: învățați să dedicați sarcinii cât timp este necesar pentru ao finaliza. De exemplu, negocierile de afaceri nu trebuie întârziate, trebuie să discutați toate problemele de interes cât mai mult posibil, dar nu mai mult de o oră. Acest lucru se poate face cu ajutorul unor termene și reglementări stricte. Urmați regula simplă: „Timpul înseamnă bani”, valorificați-i și salvați-i.

Sfat 5. Folosiți delegarea

Nicio persoană care își respectă timpul nu ar trebui să îndeplinească toate sarcinile pe cont propriu. Această abordare a fost deja descrisă în principiile și regulile de planificare a timpului de lucru: tot ceea ce poate fi transferat altora pentru executare (65% din sarcinile care consumă timp și efort, dar nu aduc rezultate semnificative) ar trebui să le fie delegate. Acest lucru se aplică nu numai pentru ajutorul angajaților, ci și pentru utilizarea agențiilor terțe, organizațiilor, firmelor de consultanță.

Sfatul 6: Descompuneți sarcinile mari

Oamenii tind să se ferească de sarcini mari sau voluminoase, să întârzie implementarea lor în orice mod posibil, deoarece rezultatul li se pare prea departe. Acest fapt indică abilități reduse de planificare a timpului personal, dar poate fi ocolit. Practic tuturor le plac lucrurile care dau cel mai rapid rezultat posibil. Acest lucru a fost observat de Albert Einstein folosind exemplul tăierii lemnului. La fel se poate face cu obiectivele pe termen lung și cu proiectele mari: împărțiți-le în sarcini mici, planificați-le și apoi executați-le metodic pe o perioadă de timp (de exemplu, două ore pe zi). După, să zicem, o săptămână, vor apărea primele rezultate - obiectivul primei părți a proiectului (conform planificării) va fi atins, acest lucru va da putere și motivație pentru a continua să lucreze în această direcție.

Sfat 7. Stabiliți-vă termene personale pentru sarcinile prioritare

Când știți în prealabil ce fel de sarcini vor fi prioritare pentru luna curentă, acestea pot fi notate în calendarul de lucru și luate în planificarea personală a afacerilor, la fel ca aceleași negocieri / întâlniri. Astfel, atunci când devine necesar să faceți un alt eveniment sau acțiune la această dată, acesta va fi deja „rezervat”, ceea ce vă va aminti încă o dată semnificația obiectivă a sarcinii. Acest sfat are o valoare deosebită în planificarea activităților de lucru.

Sfat 8. Organizați-vă locul de muncă corect

Aceasta se referă în primul rând la comanda de pe desktop. Doar acele documente ar trebui lăsate pe ea, fără de care este imposibil de realizat în îndeplinirea sarcinilor din categoria A. Această acțiune are un fundal psihologic: ordinea pe masă ajută la ordonarea în gânduri, iar hârtia inutilă necesită timp.

Sfat 9. Încercați să nu vă impuneți responsabilități suplimentare

Adesea, managerii sunt interesați și sunt implicați în lucruri noi, extinzându-și domeniile de competență. Ieșind din interesul personal al negocierilor la care un angajat nu participă de obicei, el poate intra în grupuri de lucru sau poate primi sarcini suplimentare care nu sunt incluse în planul său și, ca rezultat, să devină o povară pentru munca principală și planificarea acesteia. Cel mai bine este să verificați din nou toate acțiunile pentru relevanța lor în cadrul funcției, sporind astfel abilitățile dvs. în planificarea timpului de lucru.

Sfatul 10. Evaluează cât de importante și urgente sunt problemele în care vor să te implice brusc

Forța majoră și alte probleme urgente sunt o situație obișnuită pentru orice firmă sau întreprindere, chiar dacă încearcă să funcționeze în cadrul unei planificări stricte. Toate resursele disponibile vor fi mobilizate pentru a le rezolva. Dacă sunteți de acord să ajutați într-o situație, amintiți-vă că va lua timp departe de sarcinile actuale importante din programul dvs., deci cântăriți întotdeauna dacă merită să sacrificați.

Sfat 11. Nu acționați ca urmare a unei repezi - luați doar decizii în cunoștință de cauză

Uneori, anumite decizii sunt luate ca urmare a impulsului, a impulsului incontrolabil. Dar acest lucru provoacă abateri în program și obstacole în calea planificării eficiente a orelor de lucru pentru a atinge obiectivul. Dacă simțiți o dorință momentană de a face ceva (de exemplu, să sunați), gândiți-vă cu atenție și cântăriți dacă merită cu adevărat să vă îndepliniți planul.

Sfat 12. Setați corect prioritățile în afaceri

Într-un flux mare de lucruri - conferințe, întâlniri, apeluri, texte - poate fi foarte dificil să navigați și, atunci când luați totul dintr-o dată sau îl luați bucată cu bucată din capete diferite, ajungeți să faceți foarte puțin. Aici este util să vă amintiți un astfel de mod de planificare a timpului ca matrice de priorități și să începeți activități cu implementarea unor sarcini clar stabilite și semnificative fără echivoc, trecând treptat către altele mai puțin importante.

Programarea programului de lucru al secretarului managerului

Principala datorie și scopul planificării timpului individual de lucru al secretarului este descărcarea șefului cât mai mult posibil și ajutarea acestuia să-și aloce timpul. Pe aceasta se află sarcina de a crește eficiența utilizării tuturor orelor și minutelor posibile pentru activitatea de muncă. Aceasta înseamnă că sarcinile și planificarea activităților managerului și secretarului sunt interdependente.

În primul rând, secretarul ajută la tipurile de muncă organizatorice, pregătitoare și manageriale, eliberează spațiu pentru șef pentru creativitate. În acest scop, asistentul trebuie să cunoască rutina zilnică a superiorului, programul sarcinilor sale pentru toate perioadele posibile - zi / lună / trimestru. Programarea efectivă a timpului de lucru al secretarului depinde de programul supervizorului său imediat, deoarece acesta pregătește toate ședințele, negocierile și alte chestiuni (primirea vizitatorilor, întocmirea documentelor) care se află în programul șefului. Ierarhia sarcinilor în funcție de valoarea și importanța lor joacă un rol cheie în planificare.

În plus, atribuțiile secretarului includ și alte lucrări care nu depind de rutina zilnică a șefilor (și se reflectă în planificarea activității de lucru): aceasta este verificarea corespondenței și răspunderea corespondenței, fluxul documentelor, fișierul cardului de control etc. Abilitățile de programare a asistentului trebuie să fie la maximum. Punctele de plecare ale programului său sunt întotdeauna acțiuni repetitive, de exemplu:

• pregătiți locul de muncă al managerului;
• ordonați-vă propriul loc de muncă;
• procesează toate tipurile de scrisori primite;
• vizualizați fișierul de control;
• oferiți superiorilor un rezumat al stării de lucruri și clarificați programul pentru ziua curentă.

Să luăm în considerare un exemplu simplu de planificare a programului de lucru în raport cu programul managerului. Programul de acțiune al secretarului va prelua așa ceva. Când șeful intenționează să aibă o întâlnire la ora 11:00, înseamnă că planul asistentului la ora 10:30 va marca organizația sa cu toate acțiunile care urmează: memento-uri, fotocopiere a materialelor, curățarea sălii de conferințe, exploatare forestieră. Dacă la ora 14:00 managerul a programat negocieri în afara biroului, atunci programul secretarului va include articole despre apelarea unei mașini și colectarea documentelor. De asemenea, lista lucrărilor indică cu cine și la ce oră trebuie să vă conectați șeful pentru o conversație telefonică, ce documentație trebuie corectată și care ar trebui completată de la zero etc.

Cea mai bună opțiune este de a determina, împreună cu șeful, un interval de timp constant pentru activitățile zilnice: semnarea documentelor, primirea vizitatorilor. Aceasta va organiza munca și va ajuta la planificarea timpului de lucru atât al specialistului, cât și al asistentului său. Atunci când dezvoltați un program de lucru, trebuie să lăsați o rezervă decentă în cazul unor comenzi urgente și importante bruste, apeluri telefonice și alte situații de urgență.

Secretarul dedică sfârșitul zilei de lucru trimiterii corespondenței de ieșire și, de asemenea, efectuează planificarea evenimentelor pentru mâine.

Când ziua de lucru s-a terminat, iar managerul întârzie la birou, asistentul poate pleca acasă numai dacă există un acord adecvat între ei și îi va oferi șefului toate datele necesare.

Înainte de a părăsi sediul, secretara curăță toate documentele, închide dulapurile, seifurile, oprește echipamentele electronice (acest lucru nu se aplică la telefon, modem, fax), ordonează locul de muncă.

Planificarea timpului de lucru al managerului

Esența planificării este pregătirea pentru punerea în aplicare a obiectivelor și reglementarea programului de lucru. Principiile planificării timpului de lucru al managerului nu diferă mult de principiile generale de reglementare a activităților de muncă. Utilizarea rațională a resurselor dvs. de timp necesită înțelegerea funcțiilor, obiectivelor, obiectivelor și bugetului dvs. de timp.

În procesul de organizare a timpului de lucru al unui specialist, sunt utilizate tehnici de planificare bine cunoscute. Managerul trebuie să fie ghidat de următoarele reguli:

• 60% din planul zilnic de lucru este dedicat lucrărilor programate;
• 20% din timp - pentru acțiuni neprevăzute;
• ultimul 20% este cel mai bine lăsat sarcinilor care apar în mod spontan.

Structurile organizaționale „plate” sunt utilizate în întreprinderile mici pentru a rezolva probleme complexe într-un mediu de incertitudine semnificativă. Astfel de diviziuni se caracterizează prin următoarele dezavantaje: sarcina de muncă excesivă a managerilor, dificultatea de a controla acțiunile unui număr mare de oameni, precum și dificultăți asociate cu coordonarea activității diviziilor.

Timpul petrecut (mai ales dacă nu a fost notat în etapa de planificare) ar trebui înregistrat cu o indicație obligatorie despre ce și cum a fost utilizat. Acest lucru contribuie la faptul că, după ce a primit o imagine completă a costului timpului său de lucru, managerul va putea să-și organizeze mai eficient planificarea în viitor; pentru a dezvolta un plan de înaltă calitate, sarcinile vor fi împărțite pe termen scurt, mediu și lung.

Regularitatea, consistența și consistența ar trebui poziționate ca principiile de bază ale planificării. Este necesar să urmați unul dintre principiile importante ale planificării activităților - realitatea obiectivelor: asumați cât mai multe responsabilități pe care le puteți face.

Utilizarea rațională a timpului unui manager se bazează pe planul său pe termen lung. Este un sistem multianual care este utilizat pentru a crea planuri anuale și trimestriale. Acestea din urmă pot fi coordonate cu cele anuale și pot fi împărțite în perioade. Planurile zilnice și săptămânale sunt pe deplin în concordanță cu acestea și, în același timp, reflectă cel mai exact utilizarea timpului de lucru al managerului. Programarea activităților de lucru la nivelul unei zile este un pas important în planificarea generală a activităților de lucru ale managerului, este supusă unei monitorizări și ajustări constante în funcție de situație.

Timpul de lucru este timpul pe care orice angajat îl dedică îndeplinirii funcției sale de serviciu. Durata sa este reglementată de legislația muncii.

Dragi cititori! Articolul vorbește despre modalități tipice de rezolvare a problemelor juridice, dar fiecare caz este individual. Dacă vrei să știi cum pentru a vă rezolva problema - contactați un consultant:

CERERILE ȘI APELURILE SUNT ACCEPTATE 24/7 și FĂRĂ ZILE.

Este rapid și ESTE GRATUIT!

Planificarea timpului de lucru este o parte integrantă a gestionării acestuia, adică a gestionării timpului. Astăzi, acest cuvânt cheie înseamnă nu doar gestionarea timpului, ci și planificarea sa eficientă pentru a atinge obiectivele întreprinderii. La urma urmei, timpul este una dintre resursele care trebuie utilizate rațional.

De ce și cine are nevoie de ea?

A vorbi despre gestionarea timpului nu este pe deplin corect. Cursul său nu depinde de acțiunile umane, nu accelerează sau încetinește.

Merită să gestionați acest timp. Mai mult, pentru întreprindere este important la toate nivelurile - de la manager la angajații obișnuiți. Utilizarea eficientă a acestei resurse afectează în mod direct productivitatea muncii și, prin urmare, asupra profiturilor.

Pentru orice companie, planificarea orelor de lucru este de asemenea importantă.

Numărul de angajați ai întreprinderii depinde de fondul de timp de lucru necesar pentru îndeplinirea sarcinilor de producție și, prin urmare, de costurile financiare asociate personalului.

Motivele lipsei de timp

Lipsa înseamnă lipsă. În cazul nostru, există o lipsă de timp de lucru pentru a finaliza sarcina atribuită unui anumit angajat, departament sau întreprindere în ansamblu.

Rezultatul poate fi o întârziere în executarea comenzii și consecințele sale negative. Cel mai adesea, lipsa de timp este asociată cu incompetența liderului.

Există trei grupuri de motive care duc la lipsa timpului:

• calitățile personale ale liderului;
• acțiunile liderului;
• motive independente.

Calitățile personale ale unui lider, care duc la pierderea timpului, se pot manifesta în fenomene precum:

• agitație, adică să comită în grabă acțiuni dezordonate;
• grabă constantă;
• lipsa odihnei corespunzătoare datorită finalizării casei.

Acțiunile analfabețe duc la următoarele:

• scăzută sau lipsă de motivație în rândul angajaților;
• încălcarea comunicării;
• lipsa clasamentului cazurilor în ordinea importanței;
• incapacitatea de a delega autoritatea.

Motivele dincolo de controlul managerului care duc la lipsa de timp pentru manager și subordonații săi sunt:

• prea multe sarcini, cazuri, sarcini;
• evenimente neplanificate (hoții timpului).

Aceste motive nu apar de obicei izolat. Ele curg unele de la altele.

Rezultatul este un cerc vicios, din care numai planificarea corectă și rațională va permite. Și controlul asupra implementării activităților planificate și a timpului petrecut pe acestea.

Ce sarcini poți rezolva?

Planificarea este unul dintre instrumentele pentru luarea diferitelor decizii de management. Aceasta implică stabilirea obiectivelor și identificarea modalităților de realizare. Adică, este un fel de oportunitate de a privi în viitorul companiei și de a decide cu exactitate cât și cât durează să ajungi acolo.

Planificarea și gestionarea timpului de lucru vă permite să rezolvați următoarele sarcini:

• creșterea nivelului de eficiență:
• controlul acțiunilor și al timpului petrecut asupra lor;
• optimizarea programului de lucru;
• îmbunătățirea tehnicilor de utilizare a timpului;
• screeningul activităților care sunt ineficiente în ceea ce privește consumul de timp;
• planificarea rațională a celor mai importante cazuri;
• separarea clară a timpului personal și a muncii.

Tipuri

Planificarea timpului în întreprindere, ca orice planificare, poate fi împărțită în tipuri în funcție de diverse criterii:

• prin acoperire (generală și specifică);
• conținut (strategic, operațional și continuu);
• pe obiecte (personal, producție, financiar);
• pe perioade (pe termen scurt, pe termen mediu, pe termen lung);
• ori de câte ori este posibil schimbări (rigide și flexibile).

Planificarea fondului comun

Planificarea unui fond comun este imposibilă fără a calcula costurile timpului de lucru. Sunt folosite diverse metode pentru a înțelege cât este necesară această resursă.

Apoi, timpul de lucru trebuie normalizat, adică, pe baza rezultatelor calculării costurilor și a standardelor fundamentate științific, se deduce timpul optim pentru fabricarea unei unități de producție sau finalizarea unei sarcini.

Rationarea este nucleul planificării timpului total. Pe baza sa se determină numărul de personal necesar, costurile, criteriile de stimulare.

Fondul general este format din:

• calendar;
• nominal (calendar fără weekend și sărbători, dar ținând cont de zilele scurte de pre-vacanță);
• eficace (câți angajați au lucrat în perioada planificată).

Individual

Gestionarea timpului fiecărui angajat va fi la fel de importantă ca planificarea generală.

Aici este important să știm cine are un program strâns și cine știe să-și planifice timpul cât mai eficient posibil. Cu toate acestea, există mai multe puncte importante.

De exemplu, mențineți un raport de 60/40. Adică, 60% din timpul de lucru ar trebui planificat pentru rezolvarea problemelor actuale, iar 40% ar trebui lăsat pentru sarcini neprevăzute și activitate creativă (două blocuri de câte 20% fiecare).

Acesta și alte principii importante ale planificării timpului individual de lucru au fost formulate de L. Seivert.

El nu a evidențiat diferențele fundamentale dintre manageri și specialiști în ceea ce privește eficiența utilizării timpului de lucru. Aș dori însă să observ câteva aspecte.

Lideri

Pentru un lider, abilitățile de planificare sunt deosebit de importante.

Aceasta este funcția sa: să stabilească obiective, să stabilească intervalul de timp pentru atingerea acestuia și să controleze rezultatul, precum și să delege autoritatea, să scape de acele lucruri care pot fi îndeplinite de specialiști.

Specialiști

Specialistul își planifică timpul pe baza sarcinilor stabilite de manager. Abilitățile de auto-disciplinare sunt de o mare importanță pentru el.

Planificarea programului de lucru la întreprindere

Orice plan trebuie înregistrat în scris, altfel nu există. Programarea electronică poate facilita gestionarea timpului. Utilizarea tehnologiei moderne nu numai că vă va permite să prezentați vizual o listă de sarcini.

Gadgeturile moderne sunt capabile să le amintească proprietarilor de evenimente importante.

Reguli generale

• Planul trebuie întocmit seara și corectat dimineața.
• Toate cazurile incluse în plan trebuie să fie împărțite în timp pe termen scurt, mediu și lung.
• Volumul de cazuri ar trebui să fie realist, nu ar trebui să încercați să înțelegeți imensitatea.
• Înregistrați nu numai goluri, ci și rezultatele așteptate.
• Prioritizează.
• Stabiliți termene precise pentru fiecare sarcină.
• Deleaga autoritatea.
• Planurile ar trebui ajustate în mod regulat.

Ce să includeți în plan?

Planul trebuie să includă absolut toate lucrurile de făcut în timpul zilei. Acest lucru vă va permite să nu ratați nimic în următorii pași.

Este necesar să scrieți totul - de la o întâlnire cu șeful, până la felicitarea unui coleg de ziua lui prin poștă corporativă. Trebuie să începeți cu cele care au ora exactă: întâlniri, întâlniri, conferințe etc.

Pe lângă instrucțiunile conducerii, merită să includă acele cazuri care contribuie la avansarea etapelor de carieră. De exemplu, dezvoltarea profesională sau munca creativă la un proiect.

Prioritizare

Pentru ca planificarea timpului să fie cu adevărat eficientă, este necesar să se clasifice tot ce este introdus în cotidian (săptămânal, lunar etc.) în funcție de gradul lor de importanță și urgență. Și apoi efectuați în ordinea descrescătoare a importanței.

Tehnologie și metode

Cele mai comune metode utilizate pentru stabilirea priorităților și planificării timpului sunt Matricea Eisenhower și Legea lui Pareto.

Pe scurt, arată așa:

• toate cazurile sunt împărțite în importante și urgente, importante și non-urgente, mai puțin importante și opționale;
• de cele mai multe ori (până la 80%) ar trebui să fie dedicat celor mai importante și urgente;
• acest lucru trebuie făcut la începutul zilei de lucru.

Analiza eficienței

Puteți verifica cât de eficient își folosește orice angajat timpul de lucru prin matematică. Pentru aceasta, se utilizează diferite rapoarte, de exemplu, utilizarea extensivă a timpului.

Formula de calculare arată astfel:

Ke \u003d (fondul general al timpului - pauze la locul de muncă) / fondul general al timpului.

Valoarea ideală va fi una. Cu cât Ke diferă mai mult de acesta, cu atât timpul de lucru este mai ineficient.

• din vina angajatului și din motive independente de controlul acestuia;
• pentru nevoi personale.

Pentru a face acest lucru, valoarea necesară (în minute) este înlocuită în numeratorul formulei, iar fondul total de timp rămâne în numitor. Aici relația este inversată. Cu cât această valoare este mai aproape de una, cu atât este cheltuit un timp de lucru mai irațional.

Exemple de

Planificarea unei zile de lucru, a unei săptămâni sau a unei alte perioade depinde în mare măsură de specificul profesiei. Mai ales dacă implică elemente de creativitate.

Luați în considerare ceea ce merită să acordați atenție reprezentanților unor astfel de profesii ca consilier juridic și manager în sectorul bancar.

Pentru un avocat

O caracteristică a acestei profesii este participarea la ședințele de judecată. În consecință, programul de lucru include în mod necesar un program de procese și termeni procedurali pentru pregătirea anumitor documente. Acestea sunt cele mai importante și urgente chestiuni.

Timpul întâlnirilor și negocierilor cu clienții este convenit pe baza lacunelor gratuite rămase. Ceea ce a rămas ca rezultat este cheltuit pentru analize și raportări.

Planul zilei va arăta cam așa:

Timp	Termene limita scurte	Sarcini flexibile
9-00	Întâlnire operațională
10-00		Scrie un raport pentru șef
11-00		Căutați din nou documente pentru procesul N
12-00	Ședință de judecată în cazul N
13-00		Masa de seara
14-00		Vedeți acordurile de livrare
15-00	Întâlnire cu A, redactarea unei revendicări
16-00	Pregătiți o contestație în cazul K
17-00		Verificați calendarul documentelor procedurale

Pentru un manager de bancă

Ziua de lucru a managerului de credite bancare va consta în mai multe blocuri:

• programări legate de timp;
• executarea contractelor pe baza rezultatelor întâlnirilor;
• apeluri reci pentru extinderea bazei de clienți;
• pregătirea ofertelor comerciale etc.

Planul de zi pentru un astfel de angajat poate fi după cum urmează:

Și câteva sfaturi în cele din urmă:

• Determinând importanța sarcinii, merită să vă puneți întrebarea: "Ce îmi va da?" Și treceți la implementare numai dacă răspunsul vi se potrivește. Dacă nu îți place răspunsul, atunci sarcina poate fi amânată probabil pentru moment.
• În primul rând, dimineața, merită să faci lucrurile cele mai neplăcute, dar importante.
• Sarcinile mari și complexe se comportă cel mai bine atunci când sunt împărțite în sarcini mici și ușoare.
• Este vital să vă oferiți odihnă adecvată de la muncă.

Planificarea este concepută pentru a asigura utilizarea rațională a celui mai valoros activ - timpul, și anume: fie folosiți timpul disponibil pentru activități fructuoase și de succes, fie atingeți obiectivele stabilite cu cel mai mic timp. Cu cât ne alocăm (planificăm) mai bine timpul, cu atât îl putem folosi mai bine în interesele noastre personale și profesionale. Planificarea ca parte integrantă a sarcinilor și regulilor autogestionării înseamnă pregătirea pentru implementarea obiectivelor și structurarea (ordonarea) timpului.

Planificarea muncii zilnice, promoțiile și rezultatele pe termen mediu și lung are ca rezultat economii de timp, succes și o mai mare încredere în sine.

Nu este necesar să se dovedească beneficiile planificării întreprinderii. Din punctul de vedere al autogestionării, planificarea înseamnă că un manager din zona sa de afaceri trebuie să devină un antreprenor pentru sine și să planifice să-și folosească timpul pentru a-și atinge obiectivele. La fel ca orice organizație care își planifică sau ar trebui să își planifice activitățile de producție, fiecare persoană ar trebui să gândească și să lucreze, privind în viitor și să nu se predea puterii evenimentelor.

Experiența practică arată că o creștere a timpului petrecut în planificare duce la o reducere a timpului pentru finalizarea sarcinii și, în cele din urmă, pentru a economisi timp în general. Cu toate acestea, procesul de planificare în sine nu poate fi întins în mod arbitrar, odată ce vine optimul, iar o creștere suplimentară a timpului de planificare devine ineficientă. Din perioada totală de planificare (an, lună, săptămână, zi), nu mai mult de 1% din timp ar trebui să fie cheltuit pentru planificare. De exemplu, ar trebui să rezervați 5-10 minute pentru a vă dezvolta planul zilnic.

Dinamica și imprevizibilitatea parțială a activităților de producție, de regulă, conduc la faptul că optimul absolut nu poate fi niciodată planificat și realizat, dar dacă, ca urmare a planificării, se obține un câștig zilnic de aproximativ 30 de minute, atunci acest lucru poate fi deja considerat un succes. Regula generală poate fi formulată după cum urmează:

Cei care își pregătesc în mod regulat ziua de lucru în decurs de 10 minute vor putea economisi mai mult de o oră în fiecare zi, precum și mai exact și mai bine să facă față problemelor importante.

Mai jos este o listă cu beneficiile programării timpului în autogestionare.

Atingerea obiectivului:

· Definirea obiectivelor profesionale și personale;

· Atingerea obiectivelor profesionale și personale în cel mai scurt mod posibil;

· Luarea în considerare realistă a obiectivelor în termeni de constrângeri de timp.

Câștigă în timp:

· Economisirea timpului pentru chestiuni și scopuri cu adevărat importante, pentru îndeplinirea funcțiilor manageriale, pentru lucrul cu angajații, pentru familie, timp liber;

· O idee clară a timpului necesar pentru finalizarea diferitelor proiecte, sarcini și activități (ce, când, în ce timp trebuie făcut);

· Estimarea corectă a timpului și identificarea necesității acestuia.

Priorități:

· Concentrarea asupra sarcinilor cu adevărat importante și asigurarea soluției acestora;

· Determinarea gradului de importanță a anumitor tipuri de activitate;

· Identificarea altor tipuri de activități și identificarea cazurilor care pot fi delegate.

Sincronizare:

· Stabilirea unor termeni reali și respectarea acestora, luând în considerare nevoia de timp;

· Recunoașterea timpurie a blocajelor și a măsurilor adecvate.

Rezerve de timp:

· Crearea rezervelor de timp pentru chestiuni neprevăzute, formarea „ferestrelor” în timpul zilei.

Eficienţă:

· Definirea preliminară a structurii zilei și utilizarea rațională a timpului de lucru pe această bază;

· Soluționarea mai rapidă a problemelor prin combinarea lor în „blocuri” (soluția simultană a unui grup de probleme);

· A scăpa de „mișcări inactive”.

Delegarea (reatribuirea) afacerilor:

· Un mediu de lucru bun în echipă;

· Delegarea sarcinilor către angajați;

· Distribuirea rațională a comenzilor în cadrul întreprinderii și în afara acesteia.

Reducerea stresului:

· Mai puțină agitație, mai multă previziune;

· O mai bună planificare a pauzelor de lucru;

· Stres mai mic, deoarece se fac mai multe sarcini;

· Mai multă satisfacție față de muncă, mai puțină iritare, nerăbdare.

Fiecare dintre noi știe cât de repede se pierd obiectivele, cum se macină în pietrele de moară ale vieții de zi cu zi. Pentru a ne îndeplini în mod corespunzător funcțiile și a ne atinge obiectivele, trebuie să înțelegeți clar cât de limitat este bugetul nostru de timp. Planificarea este un „proiect de proces de lucru” pentru perioada următoare.

Ar trebui să planificați nu numai obiectivele profesionale și personale, ci și volumul de muncă actual pentru a face față mai bine acceptării, respingerii sau amânării unor noi sarcini și cerințe. Astfel, cu cât o persoană își reprezintă mai bine bugetul de timp și totalitatea sarcinilor sale, cu atât este mai pregătit să delege chestiuni mai puțin importante, să reducă numărul acestora sau să amâne implementarea acestora la o dată ulterioară.

Mai jos sunt regulile de bază pentru planificarea timpului. Nu trebuie să respectați toate aceste reguli în munca dvs. de zi cu zi. Puteți stabili singur cele mai potrivite, importante din punctul dvs. de vedere, principii pe care ați dori să le urmați în practica dumneavoastră.

1. Regula de bază a planificării timpului: raport 60:20:20

Ar trebui întocmit un plan pentru o anumită parte a timpului de lucru, după cum arată experiența, cel mai bine este pentru 60%. Evenimentele dificil de anticipat, distragerea atenției (furturile de timp) și interesele și nevoile personale nu pot fi planificate pe deplin. În consecință, timpul dvs. trebuie distribuit între trei blocuri:

60% - activitate planificată,

20% - activitate neprevăzută (rezerve de timp și acțiuni neplanificate),

20% - activitate spontană (management, creativitate).

În funcție de tip și ocupație, valorile indicate pot devia într-o direcție sau alta. Mai precis, ele pot fi determinate pe baza analizei activităților individuale și a cheltuielilor de timp, care stau la baza oricărei planificări de timp.

2. Analiza activităților și a timpului petrecut. Lista „tulburărilor din timpul zilei”

Cum și ce timp a fost petrecut ar trebui să fie documentate și verificate încrucișat. Astfel, puteți:

Faceți-vă o idee constantă despre modul în care vă petreceți bugetul de timp;

Câștigați experiență ca bază pentru nevoia viitoare de timp;

Determinați punctele de plecare pentru îmbunătățirea metodei de lucru aplicate și alocarea timpului etc.

3. Reunirea sarcinilor - Plan de acțiune

Pentru a face un plan de timp bun, este important să aveți întotdeauna o idee despre sarcinile viitoare, împărțindu-le, de exemplu, în sarcini pe termen lung, mediu și scurt. Apoi, ar trebui să se acorde prioritate și să se acționeze, chiar dacă problemele mai puțin importante, așa cum se întâmplă adesea, sunt mult mai ușor de realizat decât cele mai importante.

Enumerați toate sarcinile viitoare în perioada de planificare corespunzătoare.

Sarcinile neîndeplinite din această listă pot fi luate ca bază pentru completarea „capacității libere” la elaborarea unui plan pentru perioada următoare.

4. Regularitate - consistență - consistență

Ar trebui să lucrați în mod regulat și sistematic la planul dvs. de timp, să aduceți în mod constant munca începută la sfârșit. Lucrul la sistem și respectarea planurilor de timp este mai important decât păstrarea evidenței pedante.

5. Planificare realistă

Trebuie să încercați să evitați supra-planificarea, ar trebui să planificați doar volumul de sarcini cu care puteți face față.

6. Adaptabilitate

Atunci când întocmești planuri de timp, trebuie să fii flexibil, deoarece acestea nu sunt elaborate pentru a face viața mai ușoară, ci pentru a atinge obiectivele.

7. Recuperarea timpului pierdut

Este necesar, dacă este posibil, să te străduiești să compensezi imediat pierderea timpului, de exemplu, este mai bine să lucrezi o dată mai mult seara decât să te prind din ziua precedentă în ziua următoare.

8. Formă scrisă

Planurile de timp trebuie întocmite pe formulare special concepute sau pe cărți. În acest caz, nimic nu se va pierde și va exista întotdeauna o imagine de ansamblu completă a cazurilor în fața ochilor tăi. Mulți oameni, în mod nejustificat, nu asociază planificarea timpului cu intrările din jurnalele lor. Astfel, se întâmplă ca obiectivele parțiale să fie incluse numai în planificarea zilei.

Pentru a-ți direcționa în mod consecvent acțiunile către atingerea obiectivelor, trebuie să acopere întregul orizont larg de planificare cu privirea ta. Este necesar să învățăm cum să notăm chiar și fiecare scop special și intermediar din jurnal. Aceasta este singura metodă care vă permite să vă realizați treptat, în pași mici, visele. Cu toate acestea, nu ar trebui să te transformi într-un fel de „zombi de planificare a timpului”.

9. Transferul anulat

Sarcinile neîndeplinite care mai trebuie făcute ar trebui transferate în plan pentru perioada următoare. Astfel, acestea sunt detectate și luate automat în considerare la elaborarea de noi planuri.

10. Înregistrarea rezultatelor în loc de acțiuni

În planuri, trebuie să înregistrați rezultatele sau obiectivele (starea finală) și nu orice acțiune. De exemplu, în loc de: „sunați pe domnul X” este mai bine: „conveniți cu domnul X o nouă versiune a programului de computer”. Astfel, activitatea va viza inițial direct atingerea obiectivului stabilit, ceea ce va evita escaladarea activităților neplanificate, de exemplu, discutarea ideilor emergente spontan.

În procesul de lucru, ar trebui să vă puneți în mod constant următoarele întrebări: „Care este scopul acestei conversații, a acestei lucrări etc.?” "Ce se poate realiza prin asta?"

11. Stabilirea regulilor temporare

Ar trebui să stabiliți norme de timp exacte, oferind în planul dvs. exact cât timp pentru aceasta sau acea afacere necesită cu adevărat. Experiența arată că, de regulă, se petrece cât timp este disponibil la muncă. Dacă, de exemplu, o întâlnire este pusă deoparte între orele 10 și 12, atunci va dura exact două ore, deși obiectivul său poate fi atins mult mai repede. Formularea exactă a agendei și durata întâlnirii vor stabili un cadru clar și vă vor obliga să vă concentrați asupra celor mai importante pentru a obține rezultatul dorit.

12. Termen limită

Ar trebui stabilite termene precise pentru toate activitățile. Astfel, vă puteți obișnui cu autodisciplina, puteți evita indecizia, amânarea și amânarea.

Trebuie să încercăm să eliminăm formulări vagi, imprecise precum „cât mai curând posibil” din viața noastră de zi cu zi. Ce înseamnă exact asta? Într-o oră? În timpul zilei? Saptamana viitoare? Peste 2-3 săptămâni? Fără a stabili termenele exacte, în acord cu cealaltă parte, se creează un teren de reproducere pentru conflicte și astfel de reproșuri: „Mi-ați promis să-mi trimiteți acest lucru cât mai curând posibil! Aștept a treia zi! " sau „Ți-am spus miercuri:„ Cât mai curând posibil! ” - Și tu îmi aduci raportul abia astăzi! ”.

Este util să se încheie acorduri specifice („mini-contracte”) cu privire la termenul limită pentru finalizarea lucrărilor, specificându-se la ce oră trebuie finalizată sarcina. Apoi, la încheierea unui acord, puteți ajunge la o opțiune care se potrivește ambelor părți.

13. Prioritizarea. A scăpa de „tirania” grabei

Trebuie să învățăm să deosebim cel mai important de urgent și să scăpăm de „tirania” problemelor urgente. Cea mai urgentă (urgentă) afacere nu este întotdeauna cea mai importantă, dar este o activitate urgentă și „urgentă” care ocupă adesea cea mai mare parte a timpului nostru prețios. „Tirania” celor grăbiți are rădăcina în uitarea priorităților, în preferarea celor neimportanți decât a celor importanți. Acest lucru se datorează unei planificări deficitare atunci când lucrurile neimportante devin urgente.

Rareori se întâmplă ca cea mai importantă sarcină să fie rezolvată „astăzi” sau chiar „în această săptămână”. O sarcină urgentă necesită o acțiune imediată. Pare imposibil să rezistăm apelului momentan al acestor sarcini și, ca urmare, ele ne consumă toată energia. Dar, în lumina unei perspective mai mult sau mai puțin pe termen lung, semnificația lor aparent enormă dispare. Când suntem tentați să îndeplinim sarcini urgente, ne reamintim mai târziu cu un sentiment de pierdere sarcinile importante care au fost respinse.

14. Delegația

De la bun început, ar trebui stabilit în planuri ce muncă trebuie făcută personal și ce poate fi delegat (delegat).

15. „Hoții” de timp și rezerve de timp

Un anumit procent din timp trebuie rezervat pentru vizitatori neașteptați, apeluri telefonice, crize sau în cazul subestimării duratei cazurilor individuale. În același timp, este necesar să se reducă numărul și volumul de „obstacole” („furturi de timp”).

16. Reciclare - reverificare

Planul elaborat necesită o revizuire constantă și verificarea din nou din punct de vedere al faptului dacă anumite inițiative pot fi puse în aplicare pe deplin.

17. Timp liber

Timpul liber, precum și timpul petrecut pentru călătorie și așteptare, trebuie, de asemenea, să fie planificat și utilizat în mod eficient (de exemplu, pentru lucrul prin materiale sau pentru reflecția conceptuală). Un jurnal vă poate ajuta, în care sunt înregistrate toate cele mai importante.

18. Blocuri de timp și timp de liniște („orele închise”)

Perioadele lungi continue de timp trebuie rezervate pentru sarcini mari (timp liniștit, „ore închise”) și perioade mai scurte pentru procesarea mai multor cazuri mici.

19. Timp pentru planificare și creativitate

Ar trebui să vă rezervați o anumită parte din timp pentru munca planificată, pregătitoare și creativă, precum și pentru pregătirea avansată. Dacă acest timp este irosit în activitățile zilnice, trebuie să aveți grijă să compensați aceste pierderi săptămâna viitoare.

20. Munca de rutină

De asemenea, ar trebui să planificați sarcini de rutină, cum ar fi citirea rapoartelor lunare, vizitarea uzinei etc.

21. Activități neproductive

Trebuie să vă asigurați că activitățile neproductive, cum ar fi realizarea de fotocopii, întâlniri neesențiale etc., necesită cât mai puțin timp posibil, limitându-vă doar la ceea ce este cu adevărat necesar. În caz contrar, nu va fi timp pentru lucruri mai importante.

22. Alternative

Când planificați, trebuie să încercați să gândiți alternativ conform principiului: „Există întotdeauna o altă modalitate mai bună”.

23. Diversitate

Trebuie să vă diversificați activitățile, alternând proiectele pe termen lung și cel scurt, munca independentă și munca în echipă.

24. Coordonarea planurilor de timp

Trebuie să încercați să vă îmbogățiți zilele de lucru și să vă puneți în aplicare planurile, pentru care acestea ar trebui să fie coordonate cu planurile altor persoane (secretar, manager, subalterni, colegi).

Planificarea presupune o abordare pas cu pas și sistematică, descompunerea unei sarcini generale în cele parțiale pentru a distribui diferite acțiuni pe perioade de timp (de la un plan de acțiune la un plan de timp). Ca parte a planificării generale, programarea timpului este ghidată de obiective strategice relevante pe termen lung, care, la rândul lor, sunt împărțite în obiective operaționale parțiale.

Această abordare poate fi ilustrată prin principiile de bază ale sistemului clasic american de gestionare a timpului, a cărui idee este atribuită lui Benjamin Franklin. Aceste principii stipulează că orice sarcină mare cu care se confruntă o persoană este împărțită în subtaskuri, iar acestea, la rândul lor, în subtaskuri chiar mai mici. Vizual, aceasta poate fi descrisă ca o piramidă în mai multe etape, iar utilizarea sistemului ca proces de construire a acestei piramide.

În primul rând, este așezată baza masivă a piramidei, care servește drept suport pentru toate celelalte etaje - o persoană își determină valorile vieții (cu alte cuvinte, ceea ce își dorește de la viață). Pentru unul este bogăție materială și încredere în viitor, pentru altul - o familie prosperă, o soție iubitoare și copii fericiți, pentru un al treilea - faimă și statut social ridicat, pentru un al patrulea - putere, pentru un al cincilea - cunoștințe, pentru un al șaselea - care slujește în numele umanității. .. Lista poate fi continuată la nesfârșit, mai ales că fiecare persoană are un anumit set de valori în viață. Etapa de determinare a valorilor vieții este cea mai importantă în construcția piramidei: dacă în această etapă se face o greșeală (de exemplu, se alege „cunoaștere” și „serviciu pentru oameni”, deși, de fapt, „faima” și „statutul social ridicat” sunt de preferat), atunci mai târziu persoana va fi inevitabil dezamăgită. Deci, mai întâi de toate, trebuie să faceți o listă a valorilor vieții și nu trebuie să vă fie frică să petreceți prea mult timp în acest sens - este important să vă gândiți bine la listă. De asemenea, este necesar să ne asigurăm că valorile alese nu se contrazic reciproc.

Următoarea etapă este construirea celui de-al doilea etaj al piramidei. Pe baza listei compilate, o persoană trebuie să decidă ce vrea să realizeze. De exemplu, dacă cineva crede că „faima”, „puterea” și „statutul social ridicat” sunt cele mai importante pentru el, atunci el poate decide că vrea să devină președinte. Trebuie să ne propunem un obiectiv înalt. În același timp, este important să vă asigurați că obiectivul ales întrunește într-adevăr toate valorile vieții din lista compilată în etapa anterioară.

Al treilea etaj al piramidei se sprijină pe al doilea. Se întocmește un plan general: ce trebuie făcut pentru a atinge obiectivul. De exemplu, pentru a deveni președintele Statelor Unite, trebuie mai întâi să deveniți guvernatorul unui stat sau primarul unuia dintre marile orașe ale țării, să aveți un partid solid și sprijin financiar și o reputație fără pată, să fiți cunoscut publicului, un orator strălucit, un bărbat căsătorit prosper, să obțineți studii superioare la o instituție de învățământ de prestigiu. etc.

Al patrulea etaj al piramidei este un plan interimar pe termen lung (de câțiva ani) cu obiective specifice și termene specifice. Este foarte important să indicați ce element particular al planului general este facilitat de realizarea acestui obiectiv specific. Este și mai important să stabiliți un termen specific - dacă o persoană își spune: „Într-o zi, voi cumpăra cu siguranță o mașină (voi scrie o carte, voi merge să studiez la universitate ...)”, el poate amâna implementarea planului cu ani de zile și, ca urmare, nu va atinge obiectivul, dar dacă își atribuie un termen specific, atunci își mărește semnificativ șansele de a realiza ceea ce dorește. De exemplu, dacă o persoană intenționează să devină președinte și știe că acest lucru necesită o educație superioară, poate include următorul articol în planul său de cinci ani: „Până la sfârșitul anului 2012, absolvent cu onoruri la Universitatea Harvard cu o diplomă în sociologie și științe politice”. În primul rând, acest lucru îmi va oferi o educație superioară de prestigiu și, în al doilea rând, voi putea face cunoștințe cu oamenii de care am nevoie ”. Deci, ar trebui să elaborați un plan pentru următorii 4-5 ani, punând întrebarea: „Ce pot face în acești ani pentru a atinge obiectivele prezentate în master plan?” În plan, este important să indicați obiective specifice și termene specifice cu o precizie de câteva luni, precum și să menționați ce element al planului general este responsabil pentru atingerea acestui obiectiv.

Etajul cinci este un plan pe termen scurt (de la câteva săptămâni la câteva luni). Privind un plan pe termen lung, o persoană se întreabă: „Ce pot face în următoarele săptămâni sau luni pentru a atinge acest obiectiv sau altul?” Astfel, punctele planului pe termen lung sunt împărțite în sarcini mai specifice. De exemplu, dacă pe termen lung există un element: „Absolvent de la Harvard”, atunci planul pe termen scurt va include elemente precum „Trimiteți documente la universitate”, „Faceți cursuri pregătitoare” etc. Ar trebui întocmit un plan pentru o perioadă cuprinsă între 2-3 săptămâni și 2-3 luni și, la fel ca în etapa anterioară, să indice date specifice, dar deja cu o precizie de câteva zile.

În cele din urmă, etajul șase al piramidei - planul zilei. Este, după cum ați putea ghici, pe baza unui plan pe termen scurt: sarcinile mici sunt rezolvate în întregime într-o singură zi, iar cele mai mari sunt împărțite în subtaskuri. De exemplu, sarcina „Trimiteți documente către universitate” este împărțită în subtaskuri precum: „Aflați ce documente și cine trebuie trimise”, „Elaborați documentele necesare”, „Trimiteți documente” și „Asigurați-vă că documentele sunt primite”, soluția fiecăruia dintre acestea pot fi alocate unei anumite zile. De obicei, planul zilei nu este întocmit doar cu o zi înainte, ci este completat dintr-o listă cu diverse sarcini care au fost atribuite pentru acea zi în câteva săptămâni anterioare, de multe ori se fac ajustări în timpul zilei. Când faceți un plan pentru zi, este indicat să indicați ora pentru îndeplinirea fiecărei sarcini.

În cadrul sistemului Franklin, planificarea timpului nu mai face doar o listă de sarcini. Acest sistem prevede stabilirea obiectivelor pe termen lung și scurt și detalierea acțiunilor pentru a le atinge, luând în considerare factorul timp. În același timp, obiectivele specifice pe termen scurt sunt în mod necesar consecvente cu cele pe termen lung. Un astfel de sistem permite oricărei persoane să știe în orice moment exact unde se îndreaptă și ce obiectiv specific trebuie să atingă.

Toate aceste planuri nu sunt în niciun caz permanente - dimpotrivă, se recomandă să fie revizuite în mod regulat: planul zilei va fi cel mai probabil schimbat automat de mai multe ori pe parcursul zilei. Se recomandă ca planurile pe termen scurt să fie revizuite la fiecare 1-2 săptămâni. Planurile pe termen lung trebuie verificate (și, dacă este necesar, ajustate) cel puțin o dată la 4-6 luni. Planul general ar trebui revizuit o dată pe an. Atunci merită să aruncăm o privire critică asupra obiectivului ridicat stabilit: mai atrage, mai trebuie să faceți unele ajustări și chiar să încercați să regândiți valorile fixe din viață.

Stabilirea perioadelor de timp necesare pentru atingerea obiectivelor personale și profesionale oferă un sentiment de încredere și o idee despre alocarea de timp cea mai preferată și cea mai adecvată ordine de lucruri.

În viața de afaceri, următoarele perioade de planificare s-au justificat:

Obiective pe termen lung \u003d 3-5 ani (sau mai mulți) - planuri pentru câțiva ani;

Obiective pe termen mediu \u003d 1-3 ani - planuri anuale;

Obiective curente \u003d 1 săptămână - 3 luni - planuri lunare, săptămânale.

În diagrama de mai jos (Fig. 7), planificarea timpului este prezentată ca un sistem închis în care relațiile dintre tipurile individuale de planuri sunt clar vizibile: planurile pe termen lung sunt concretizate pe termen mediu și scurt corespunzător, precum și în planurile perioadei curente. Acestea din urmă, în cele din urmă, sunt întruchipate în planurile zilei. După expirarea perioadei de planificare corespunzătoare, rezultatele perioadei sunt determinate prin intermediul unei comparații plan-real, care poate fi luată în considerare pentru ajustarea planurilor pentru perioada următoare.

Figura: 7. Sistem de planificare a timpului

Planificați câțiva ani înainte

Planul de viață sau obiectivele vieții servesc drept punct de plecare al procesului de planificare. Pe baza planului de viață, se deduc obiective pe termen lung pentru următorii ani și se elaborează un plan pentru câțiva ani înainte.

Plan anual

Un plan anual este derivat din plan pentru câțiva ani înainte. Toate sarcinile și obiectivele descrise sunt transferate către acesta din „coloana anuală” corespunzătoare. Cu toate acestea, trebuie să aveți grijă să nu vă asumați sarcini legate de obiectivele ulterioare. La sfârșitul anului de ieșire (cel târziu - la începutul următorului), este necesar să se stabilească cele mai semnificative sarcini și obiective pentru următoarele 12 luni. Cu toate acestea, în majoritatea cazurilor, o divizare în sferturi este suficientă. În orice caz, puteți planifica doar zilele lucrătoare, deoarece cea mai mare parte a timpului de lucru este petrecut în munca de rutină, întâlniri, călătorii de afaceri etc.

Plan trimestrial

Planul trimestrial servește ca instrument de monitorizare a implementării planului anual. În timpul anului, la intervale regulate, trebuie să luați în considerare evenimentele din perioada trecută și, dacă este necesar, să faceți modificări sau să amânați datele (controlul interimar). La sfârșitul fiecărui trimestru, puteți seta repere pentru următoarele trei luni și puteți stabili ce sarcini din trimestrul următor ar trebui șterse, care ar trebui reprogramate și care ar trebui adăugate.

Plan lunar

Sarcinile și obiectivele incluse în planul lunar sunt reportate din planul trimestrial. Deoarece precizia planificării crește odată cu apropierea orizontului de timp, sarcinile sunt luate în considerare în planul lunar cu detalii mai mari (timpul este petrecut în ore).

Premisa întocmirii planurilor reale lunare și săptămânale este că se determină și așa-numitul timp de planificare gratuită. În cronologie, trebuie să prevedeți, de asemenea, rezervele de timp („tampoane”) pentru rezolvarea sarcinilor suplimentare, astfel încât să puteți îndeplini termenele planificate fără stres și presiune de timp.

Plan săptămânal

Planul săptămânal presupune o prognoză și mai detaliată și mai precisă pentru perioada următoare. Pe baza planului lunar, se întocmește un program al tuturor sarcinilor și sarcinilor săptămânii, în funcție de volumul acestora și de timpul necesar pentru executarea lor. Când planificați lucrările pentru săptămână, asigurați-vă că luați în considerare următoarele:

Sarcina centrală (pe ce ar trebui să vă concentrați mai întâi);

Sarcina cea mai esențială și consumatoare de timp;

Sarcini obligatorii (sarcini de finalizat, gata de finalizare sau începute săptămâna aceasta);

Efectuarea lucrărilor de rutină (scriere, apeluri telefonice, întâlniri etc.);

Sarcini potențiale (probleme nerezolvate care ar trebui abordate);

Orice lucru care ar fi încă recomandabil, de dorit sau adecvat de făcut;

Evenimente, a căror apariție poate fi prevăzută.

Planul zilei

Unul dintre cele mai importante instrumente pentru o muncă eficientă este planul zilnic, care se bazează pe planul săptămânal. Stabilește ce sarcini și sarcini trebuie îndeplinite în timpul zilei de lucru corespunzătoare, iar cele neprevăzute se adaugă la cele planificate anterior. Planul zilnic este ultimul și în același timp cel mai important pas al sistemului de planificare a timpului, concretizarea (implementarea) obiectivelor.

Un plan de zi realist conține, în principiu, doar ceea ce ar trebui și poate fi făcut în acea zi. Cu cât obiectivele stabilite par mai realizabile, cu atât mai multe forțe pot fi mobilizate și concentrate asupra implementării lor. Făcând un plan înainte de a începe lucrul, adică în seara zilei de ieșire, puteți pleca acasă cu mai mare încredere și eliberare și puteți începe o nouă zi cu o concentrare mai mare de forță în dimineața următoare, deoarece deja pe drumul spre casă și pe drumul spre muncă dimineața, mintea subconștientă procesează sarcinile zilei și pregătește soluțiile posibile. Deoarece principalele sarcini sunt formulate și abordările soluției lor sunt prezentate, o nouă zi de lucru ocupată nu mai pare gri și greu, ci previzibilă, planificată și gestionabilă.

Planificarea regulată și sistematică ar trebui să înceapă cu planificarea zilei de lucru. Ziua este cea mai mică, dar observabilă unitate din orice țintă sistematică și planificare a timpului. Avantajul este că puteți începe din nou cel puțin în fiecare zi dacă încercarea anterioară nu a reușit. Și încetul cu încetul, abilitățile necesare sunt dobândite pentru planificarea săptămânală, lunară, anuală sau chiar a vieții.

Planificarea, după cum sa menționat, înseamnă pregătirea pentru realizarea obiectivelor. În acest sens, ei vorbesc și despre planurile țintă. Lumea din jurul tău poate fi percepută într-un mod complet diferit, dacă știi ce trebuie realizat, adică dacă există un plan specific pentru petrecerea timpului.

Pentru ce sunt planurile zilnice? Acestea conțin toate acțiunile care trebuie efectuate într-o singură zi și, de asemenea, fac posibilă efectuarea lor în timpul disponibil. Acestea oferă o prezentare generală rapidă și indică ceea ce nu a fost încă făcut, permițându-vă să vă concentrați asupra elementelor esențiale. Aceasta depășește pericolul dispersării forțelor.

Este fundamental important să faceți un plan pentru zi în scris, deoarece planurile pentru ziua respectivă care sunt în minte sunt ușor respinse. Planurile scrise de zi oferă o scurgere de memorie. Planul fixat în scris are, de asemenea, un efect psihologic de auto-motivație pentru muncă, activitatea de afaceri devine mai intenționată și axată pe respectarea strictă a programului elaborat. Ca urmare, există mai puține distrageri și mai multe stimulente pentru a îndeplini doar sarcinile intenționate.

Datorită controlului asupra rezultatelor zilei, cazurile restante nu sunt „pierdute”, a căror implementare poate fi amânată pentru a doua zi. Înregistrarea scrisă crește efectul de programare, deoarece cerințele de timp și interferențele sunt mai bine evaluate, iar timpii de rezervă pot fi planificați mai realist.

Planificarea secvențială a zilei determină îmbunătățirea metodelor personale de lucru, deoarece atunci când există claritate despre ceea ce trebuie făcut în timpul zilei, atunci mecanismele de raționalizare a muncii și de combatere a interferențelor interne sau externe sunt activate automat.

Metoda ALPEN este un instrument util pentru planificarea unei zile de lucru. Urmând cei cinci pași ai metodei, puteți dobândi o abilitate care vă va fi utilă mai târziu în planificarea timpului și a obiectivelor. Metoda este relativ simplă și, după un anumit exercițiu, nu va dura mai mult de 8 minute în medie pentru a întocmi un plan zilnic pentru a câștiga semnificativ timp pentru sarcini importante.

O condiție prealabilă este determinarea locului și a timpului pentru planificarea zilnică, de exemplu, să fie ultimul lucru din rutina zilnică. Metoda include scrierea sarcinilor; evaluarea duratei acțiunilor; determinarea timpului de rezervă; luarea deciziilor imediate cu privire la priorități, delegarea oricărei sarcini sau refuzul de la aceasta; controlul și transferul ulterior al muncii nefinalizate sau ștergerea muncii finalizate. Este relativ ușor de reținut, deoarece se bazează pe o tehnică de notă: fiecare dintre literele care alcătuiesc numele metodei corespunde unei sarcini.

Primul stagiu. Anunțarea și înregistrarea sarcinilor

La sfârșitul zilei de lucru, scrieți în jurnal tot ce trebuie făcut în ziua următoare la rubricile corespunzătoare. Astfel, ziua de ieșire se încheie și are loc o ajustare mentală pentru cea viitoare. Doar când planificarea zilei este completă, te poți dedica unei odihni binemeritate cu o inimă calmă.

Planul include: sarcini din lista generală de sarcini pentru o săptămână sau o lună, sarcini nerezolvate de ieri, sarcini noi, întâlniri la care trebuie să participați, apeluri telefonice și corespondență, precum și sarcini recurente. În același timp, încercați să utilizați abrevieri corespunzătoare tipului de activitate sau titlurilor jurnalului, de exemplu:

B - vizite, întâlniri;

A - delegarea afacerilor;

K - control;

P - în proces, în acțiune;

PC - călătorii, călătorii de afaceri;

PR - lucrare scrisă, scrisori de afaceri, dictare;

С - secretar;

T - conversații telefonice;

H - proces de citire (rapoarte, circulare, ziare etc.).

O listă de sarcini pentru ziua compilată în acest mod poate arăta, de exemplu, astfel:

B - Domnul Melnikov (program de calculator),

B - Domnul Șutov (examinare),

P - proiect de cercetare de piață,

OL - Domnul Galkin (scrisoare),

H - revista specială,

T - Vladimir (sala de sport).

Puțină practică și puteți învăța cum să faceți o listă de sarcini astfel încât:

Ca primă aproximare, acordați-le deja prioritate;

Împărțiți-le în prelungite și „scurte”, scurte;

Verificați din nou sarcinile legate de contactele personale pentru a le putea finaliza mai rațional.

P - proiect de cercetare de piață,

B - Domnul Șutov (examinare),

PC - vizitarea unei expoziții de noi materiale de construcție,

H - revista specială,

T - Domnul Schmidt (statistici de vânzări),

OL - Domnul Galkin (scrisoare),

T - Domnul Melnikov (program de calculator),

T - Dna Milyavskaya (recrutare),

T - Vladimir (sala de sport),

T și PR - muncă scurtă,

T - unitate telefonică.

A doua fază. Limităm și determinăm durata activităților

Determinați pentru fiecare sarcină timpul real de finalizare, rezumați și determinați timpul total aproximativ.

Document fara titlu

În ciuda faptului că durata cazurilor individuale nu poate fi estimată cu exactitate, după acumularea unei anumite experiențe, ea poate fi folosită ca bază pentru planificarea timpului dumneavoastră.

De asemenea, trebuie avut în vedere faptul că munca necesită adesea atât timp cât aveți la dispoziție. Prin urmare, stabilind o anumită perioadă de timp pentru cazuri individuale, vă forțați să vă încadrați în acest moment special. Și dacă este alocat un anumit timp pentru o anumită sarcină, atunci trebuie să lucrați mult mai concentrat și să scăpați mai constant de interferențe. Atunci când îți planifici acțiunile, trebuie să fii realist.

Etapa a treia. Nu uitați să lăsați timpul de rezervă

Ar trebui să includeți doar 60% din timpul dvs. de lucru în plan, nu întreaga zi. Atunci când întocmiți un plan pentru o zi, ar trebui să respectați regula de bază a planificării timpului - 60:20:20, conform căreia planul nu ar trebui să acopere mai mult de 60% din timp și aproximativ 40% ar trebui lăsat ca timp de rezervă. 20% ar trebui lăsați pentru cazuri neașteptate, cum ar fi furturile de interferență și timp, restul de 20% pentru activitatea socială spontană (conversații telefonice neplanificate, conversații, sărbători de ziua de naștere etc.). Dacă ziua de lucru este de 8 ore, atunci timpul planificat ar trebui să fie de aproximativ 5 ore.

Dacă este planificat mai mult de 60% din timp, atunci ar trebui să aduceți inexorabil lista compilată de sarcini la parametrii specificați, stabilind priorități, delegând sarcini și reducând timpul alocat acestora. Restul cazurilor trebuie fie reprogramate în ziua următoare, fie șterse, sau finalizate prin ore suplimentare.

A patra etapă. În mod firesc (singuri) stabilim priorități, luăm decizii privind reducerea planului și posibilitatea de a transfera sarcina către o altă persoană

În primul rând, trebuie să vă evaluați planul în mod realist, acordând prioritate; reduceți-o fără milă și tot ceea ce nu poate fi făcut de voi înșivă, transmiteți altora, luând în considerare fiecare acțiune din punctul de vedere al posibilității realocării și raționalizării acesteia. În același timp, trebuie să strângeți curajul pentru a realiza lucruri absolut necesare și a scăpa de haos, rămânând în același timp pe baza realității. Planul final al zilei din exemplul nostru arată astfel:

Document fara titlu

Puteți facilita și mai mult pregătirea planului dacă, împreună cu abrevierile literelor, sunt utilizate simboluri grafice pentru a indica cele mai importante elemente, de exemplu:

„?” - Urgent

"!" - Important

"?" - A descoperi

"*" - Misiune indeplinita

„**” - Sarcină realizată deosebit de bine

„°” - Transfer la o dată ulterioară

„x” - Caz imposibil sau rezolvat în mod natural

Etapa a cincea. Este necesar un control de urmărire

Monitorizarea zilnică a punerii în aplicare a planului și transferul a ceea ce nu a fost posibil să se facă astăzi în ziua următoare este cea mai bună metodă de a prelua în cele din urmă ceea ce a fost amânat sau de a șterge orice sarcină, deoarece nu mai este nevoie să-l finalizăm. Verificați rezultatele la sfârșitul zilei.

20 de avantaje ale metodei ALPEN

Cea mai bună dispoziție pentru următoarea zi de lucru.

Planifică pentru ziua următoare.

O înțelegere clară a sarcinilor zilei.

Simplificarea fluxului zilei.

Depășirea uitării.

Concentrarea asupra elementelor esențiale.

Reducerea cantității de "hârtie" de lucru.

Atingerea obiectivelor zilei.

Evidențierea cazurilor mai importante și mai puțin importante.

Luarea deciziilor privind stabilirea priorităților și delegațiile.

Simplificarea prin gruparea sarcinilor.

Interferențe reduse și întreruperi nedorite.

Autodisciplina în îndeplinirea sarcinilor.

Reducerea stresului și a tensiunii nervoase.

Percepția calmă a evenimentelor neprevăzute.

Îmbunătățirea autocontrolului.

Simțindu-vă succes la sfârșitul zilei.

Satisfacție și motivație sporită.

Creșterea performanței personale.

Un câștig în timp datorită organizării metodice a muncii.

Cu utilizarea cu succes a tehnicilor de planificare a timpului și a metodelor de organizare științifică a muncii, puteți economisi 10-20% din timp în fiecare zi. Va fi nevoie de o oarecare disciplină de sine, dar beneficiile programării zilnice sunt incontestabile.

O mare varietate de instrumente de autogestionare sunt utilizate ca instrumente pentru planificarea și gestionarea timpului lor în practica de zi cu zi. Chiar și mesele obișnuite sunt un instrument bun pentru distribuirea uniformă a încărcăturii. Pentru planificarea pe termen mediu, utilizați un tabel cu o defalcare de 12 luni. Astfel de tabele, care sunt folosite pentru a distribui uniform încărcătura pe intervale săptămânale sau lunare, pot ajuta la identificarea zonelor cu probleme și oferă o imagine de ansamblu.

În funcție de natura muncii, pot fi utilizate alte instrumente de programare și memento: baze de date, fișiere Excel, e-mailuri auto-adresate, un ceas cu alarmă sau un ceas care amintește de un termen periculos. Rețineți că chiar și cele mai bune instrumente pot deveni furturi de timp dacă sunt folosite greșit. De exemplu, actualizarea zilnică a unei liste de sarcini poate fi utilă, dar păstrarea mai multor liste de sarcini în fiecare zi poate înnebuni cu ușurință o persoană. O abordare mai inteligentă este menținerea și actualizarea regulată a unei liste veșnice. Un cabinet de înregistrare sau un program de poștă electronică sunt modalități de a păstra o astfel de listă.

Programarea timpului, indiferent de computer sau de jurnal, este mai mult decât un calendar de date. Este un fel de ghid. Programarea timpului include termene, o listă de activități, priorități, programul zilelor, prezentări săptămânale și / sau lunare, prezentări anuale și alte informații importante.

Planificarea timpului trebuie să fie deliberată, metodică și sistematică. Calendarele obișnuite de memorare, sub forma unui caiet de buzunar sau a unui calendar mare, poate de birou, folosit doar pentru marcarea datelor, sunt gropii planificării cu succes a timpului. Utilitatea unor astfel de calendare pentru note este că acestea vă ajută să navigați în date și date la fel ca orarele trenurilor - în momentul plecării și sosirii la gară. Ceea ce trebuie completat cu adevărat nu este adesea înregistrat, deși în spatele fiecărei acțiuni există obiective pe care ne dorim sau trebuie să le atingem. Dacă priviți acum atent calendarele obișnuite, memo-urile din punct de vedere al tehnicilor de planificare a timpului, puteți găsi următoarele defecte.

10 dezavantaje ale unei note de calendar

1. Numai termenii sunt fixați, dar nu și obiectivele anumitor acțiuni. Ceea ce este cu adevărat important nu figurează în planul zilei.

2. Durata acțiunii și timpul de rezervă pentru cazurile prelungite nu sunt indicate.

3. Se stabilește o succesiune arbitrară de cazuri, în funcție de factori externi.

4. Ziua în ansamblu nu este luată în considerare, nu este planificată.

5. Cazurile nu sunt combinate în blocuri, timpul de rezervă pentru activități neprevăzute nu este determinat.

6. Întâlnirile sunt programate fără o definiție precisă a subiectului.

7. Nu sunt stabilite priorități.

8. Cazurile nu sunt clar definite.

9. Nu este planificat timp pentru rezolvarea sarcinilor de rutină și prelungite.

10. Formularele și alte mijloace de planificare și de luare a deciziilor nu sunt utilizate.

Pentru a evita toate acestea, trebuie să utilizați un jurnal de timp - cel mai important instrument de lucru pentru autogestionare.

Ce este un jurnal de timp? Este un index personal al cărților de lucru, care constă din foi separate combinate împreună și care, datorită dispunerii raționale a informațiilor necesare, este convenabil pentru claritatea (vizibilitatea) acestuia. Multifuncționalitatea este inerentă: este în același timp un calendar de birou, jurnal personal, caiet, instrument de planificare, agendă, carte de referință, acumulator de idei și instrument de control. Jurnalul de timp este un însoțitor constant al managerului, memoria sa, ca să spunem așa, scrisă, care va fi mereu și peste tot la îndemână.

În plus, un jurnal de timp este o componentă practică a unui sistem consecvent de planificare a timpului, și anume un acumulator de lucru al planurilor, formularelor și pliantelor folosite în practica de zi cu zi. Este cel mai important ajutor în planificarea timpului, contribuie la planificarea cu succes a obiectivelor personale, la cea mai bună utilizare a timpului prețios. Cu ajutorul unui jurnal de timp, puteți obține o imagine completă nu numai a tuturor perioadelor apropiate și lungi, ci și a tuturor planurilor, dispozițiilor, proiectelor mai mult sau mai puțin mari, răspundeți flexibil la orice modificare a situației și actualizați-vă planurile în orice moment.

Structura jurnalului de timp

Partea din calendar

În această parte, puteți plasa diverse forme pentru planuri lunare, săptămânale și zilnice cu registre majore. Planul zilei acordă o importanță deosebită, principiul de bază fiind: o foaie pentru o zi. Partea din calendar ar trebui să conțină note pentru lunile și deceniile relevante, care vor facilita transferul termenelor și obiectivelor pentru săptămâni și zile individuale.

Broșurile zilnice individuale pot fi cusute în ordinea corespunzătoare după utilizare și, în timp, puteți avea o arhivă de succese de timp și de viață - un ajutor fiabil pentru planificarea conștientă a viitorului. Noile foi de intrare zilnice ar trebui să fie furnizate cu toți termenii și sarcinile din foile săptămânale și lunare. Datele precum zilele de naștere, aniversările, concediul de odihnă, zilele de plată etc. sunt transferate din foile corespunzătoare, astfel încât să puteți integra toate afacerile personale și, sub rezerva controlului și umplerii regulate, nu se va pierde nimic.

Secțiunea pentru întâlniri comerciale și date private

Aici, pe foile și formularele corespunzătoare, ar trebui să notați și să aveți întotdeauna cu voi cele mai importante informații, de exemplu: procedura de pregătire a proiectelor, calendarul târgurilor și seminariilor, mini-planurile organizaționale, abrevierile conceptuale cele mai importante, salariul și veniturile, o listă a zilelor de naștere, ratele poștale, listele de cărți , programul zborurilor, adresele hotelului, cheltuielile de călătorie, mesele cu calorii alimentare, calendarul fotbalului, datele evenimentelor, listele de verificare, fișele universale de planificare, cărțile de idei etc.

Secțiunea de adrese și telefoane

Această secțiune include cele mai importante numere de telefon și adrese de cele mai multe ori necesare.

o parte comună

Diverse compartimente asemănătoare portofelului găzduiesc timbre poștale, fotografii, carduri de credit și cec, permise de serviciu și bancnote.

Un jurnal de timp îmbunătățește calitatea muncii și aduce succes. Raționalizarea realizată cu o zi de lucru de 8 ore economisește o oră în fiecare zi. Jurnalul de timp este cel mai important instrument de autogestionare.

Americanii folosesc jurnale speciale pentru a facilita utilizarea sistemului Franklin menționat mai sus. Primele pagini ale jurnalului sunt rezervate pentru o listă de valori din viață (etajul 1 al piramidei), o descriere a obiectivului global (etajul 2) și un tabel pentru înregistrarea planului general (etajul 3). La începutul jurnalului, mai multe pagini etichetate corespunzător sunt alocate pentru o listă de obiective pentru anul (de fapt, un plan pe termen lung este

etajul 4). La începutul fiecărei luni și în fiecare săptămână, o pagină este alocată pentru tabelul sarcinilor pentru această perioadă (plan pe termen scurt - etajul 5). În cele din urmă, fiecare zi are propria pagină cu un tabel pentru lista sarcinilor din ziua respectivă (etajul 6), iar tabelul are coloane pentru a indica prioritatea sarcinilor. Aceste coloane trebuie completate pe măsură ce lucrați și trebuie verificate la sfârșitul zilei. Se recomandă ca cazurile completate să fie marcate cu „*”. Anulat dintr-un motiv sau altul - cu litera „x” (este indicat să scrieți și motivul pentru care sarcina a fost anulată). Sarcinile amânate sunt înregistrate în planul unei alte zile (cel mai adesea în următoarea), iar în coloana corespunzătoare a paginii din ziua curentă, se pune pictograma „°” și se introduce data în planul de zi în care este introdusă această sarcină.

Vocabular

Planificare-pregătire pentru implementarea obiectivelor și a timpului de structurare.

Planificare-proiect al proceselor de muncă pentru perioada următoare. Planificarea poate fi gândită ca un sistem închis constând din:

Un plan este o listă de sarcini, a căror implementare duce la atingerea unui obiectiv și un termen ferm pentru îndeplinirea acestor sarcini. .

Jurnalul de timp este un fișier de lucru personal care este, de asemenea, un calendar de birou, jurnal personal, caiet, instrument de planificare, listă de adrese, carte de referință, carte de idei și instrument de control.

Structura jurnalului de timp:

• partea calendaristică (formulare pentru planurile anuale, lunare, săptămânale și zilnice);
• secțiunea de date (informații importante despre datele evenimentelor, zilele de naștere, listele de cărți, programul autobuzelor, carduri pentru scrierea ideilor);
• secțiunea de adrese și telefoane.

Bioritmurile sunt fluctuații ale performanței pe perioade lungi de timp.

Texte pentru analiză și reflecție

"... Ilya Ilyich s-a trezit, contrar obiceiului său, foarte devreme, la aproximativ opt. Era foarte îngrijorat de ceva. Fața lui arăta alternativ fie frică, fie melancolie, fie enervare. Era evident că era depășit de o luptă internă. iar mintea nu a venit încă în salvare.

Faptul este că Oblomov primise o scrisoare neplăcută din sat cu o zi înainte, de la șeful său. Se știe despre ce probleme poate scrie șeful: eșecul culturilor, restanțe, venituri reduse etc. Deși șeful a scris exact aceleași scrisori către stăpânul său atât în \u200b\u200btrecut, cât și în al treilea an, acesta a avut același efect ca orice surpriză neplăcută.

Este usor? Era necesar să ne gândim la mijloacele de a lua orice măsură. Cu toate acestea, trebuie să dăm dreptate solicitudinii lui Ilya Ilyich pentru treburile sale. Bazându-se pe prima scrisoare neplăcută de la șef, primită acum câțiva ani, el a început deja să-și creeze în minte un plan pentru diferite schimbări și îmbunătățiri în gestionarea proprietății sale.

Conform acestui plan, trebuia să introducă diverse măsuri economice, polițienești și de altă natură. Dar planul era încă departe de a fi pe deplin gândit, iar scrisorile neplăcute ale șefului erau repetate anual, determinându-l la activitate și, prin urmare, tulburând pacea. Oblomov era conștient de necesitatea de a face ceva decisiv înainte de sfârșitul planului.

De îndată ce s-a trezit, a pornit imediat să se ridice, să se spele și să bea niște ceai, să se gândească bine, să-și dea seama de ceva, să scrie și, în general, să se apuce de treabă în mod corespunzător.

Timp de o jumătate de oră a rămas nemișcat, chinuit de această intenție, dar apoi a motivat că va mai avea timp să facă acest lucru după ceai, iar ceaiul poate fi băut ca de obicei în pat, mai ales că nimic nu-l împiedică să se gândească în timp ce stă culcat.

Și așa a făcut. După ceai, se ridicase deja din pat și aproape se ridicase; aruncându-și o privire la pantofi, a început chiar să coboare un picior din pat spre ei, dar imediat l-a ridicat din nou.

A lovit nouă și jumătate, Ilya Ilyich s-a trezit.

ў Ce sunt cu adevărat? ў a spus cu voce tare, supărat. Trebuie să știi conștiința: este timpul să te apuci de treabă! Oferă-ți doar libertate și ...

Oblomov a plonjat din nou în gânduri. Câteva minute mai târziu, a mai lovit o jumătate de oră.

ў Că Ilya Ilyich a spus cu aproape groază. ў Este curând ora unsprezece și încă nu m-am ridicat, nu mi-am spălat încă fața? Zakhar, Zakhar!

gata de spălat? ў a întrebat Oblomov.

ў Făcut cu mult timp în urmă! ў a răspuns Zakhar. ў De ce nu te ridici?

Zakhar a plecat, iar Oblomov a început să se gândească.

Dar nu avea ce să creadă: despre o scrisoare a șefului sau despre mutarea într-un apartament nou? Era pierdut în valul grijilor de zi cu zi și încă zăcea, aruncându-se și întorcându-se dintr-o parte în alta. Uneori, se auzeau doar exclamații bruște: „O, Doamne! Viața atinge, ajunge peste tot”.

(Goncharov I.A., Oblomov. - M, 1979).

Întrebare: Care credeți că este principala problemă a lui Oblomov? Cum se poate schimba situația existentă?

De ce să programezi timpul?

Vă rugăm să puneți data de astăzi și să marcați toate acele articole cu care sunteți de acord

Avantajele planificării în autogestionarea personală

Acest lucru este important pentru mine

Atigerea scopului: clarificarea obiectivelor profesionale și personale; atingerea obiectivelor profesionale și personale în cel mai scurt mod posibil; luarea în considerare realistă a obiectivelor în termeni de constrângeri de timp. Câștig de timp: economisind timp pentru lucruri și obiective cu adevărat importante; o înțelegere clară a timpului necesar pentru diferite proiecte, sarcini și activități (ce, când, până la ce timp trebuie făcut?). Priorități: concentrarea asupra sarcinilor cu adevărat importante și asigurarea soluției acestora; determinarea gradului de importanță a anumitor tipuri de activitate, identificarea cazurilor care pot fi încredințate altora. stabilirea termenelor reale și respectarea acestora; identificarea blocajelor în timp util și luarea de măsuri adecvate. Eficienţă: determinarea preliminară a structurii zilei și utilizarea rațională a timpului de lucru pe această bază; scăpându-te de „inactivitate”. Reducerea stresului: mai puțină agitație, mai multă previziune; o mai bună planificare a pauzelor de lucru; mai puțin stres pentru că se fac mai puține sarcini; mai multă satisfacție la locul de muncă, mai puțină frustrare, mai puțină agitație.

Provocarea nr. 2

Examinați și marcați cele mai importante cinci principii de planificare a timpului pe care ați dori să le aplicați în practica dvs.

Regula de bază a planificării timpului

Puneți întrebări în mod constant: Care este scopul acestei conversații, lucru? Ce vreau să realizez?Astfel, activitatea dvs. va fi inițial direcționată direct către atingerea unora dintre obiectivele dvs.

Experiența arată că, de regulă, se petrece cât timp este disponibil la muncă.

Eliminați limbajul vag, imprecis, precum „ASAP” din viața de zi cu zi. Ce înseamnă exact asta? Într-o oră? Peste 2-3 săptămâni?

Problema cea mai urgentă (urgentă) nu este întotdeauna cea mai importantă. Cu toate acestea, sunt urgente și „urgente” chestiuni care ocupă cea mai mare parte a timpului nostru prețios „Tiranie” de grabă pentru a fi înrădăcinate în uitarea priorităților, în preferarea celor neimportanți față de cei importanți și numai pentru că, din cauza planificării insuficiente, problemele neimportante devin urgente. În lumina unei perspective mai mult sau mai puțin pe termen lung, aparent enormă, importanța problemelor urgente dispare. Dar, cu un sentiment de pierdere, ne amintim de sarcini importante care au fost respinse.

Reguli pentru întocmirea unui plan zilnic:

• scrierea unui plan de zi este esențială.
• planurile zilei care sunt în minte sunt ușor respinse.
• planurile scrise de zi oferă o scurgere de memorie.
• un plan scris are efectul psihologic al auto-motivației de a lucra. Activitatea dvs. de afaceri devine direcțională.
• datorită controlului asupra rezultatelor zilei, nu pierdeți lucrurile neterminate (transferați în ziua următoare)
• Înregistrând ziua în scris, creșteți efectul de programare, deoarece puteți evalua mai bine nevoia de timp și „dezordine” și puteți planifica timpii de rezervă mai realist.
• Dacă există claritate despre ceea ce trebuie făcut în timpul zilei, atunci încercați automat să vă raționalizați munca și, în plus, contracarați în mod conștient „obstacolele” unei ordine interne sau externe. Dacă la sfârșitul zilei vă întrebați ce s-a făcut de fapt, motivul pentru aceasta este în principal lipsa unui obiectiv clar stabilit pentru ziua respectivă.
• Planul real al zilei ar trebui, în principiu, să conțină doar ceea ce îți dorești sau ai nevoie și poate face și el.

Descrierea zilei unui om de afaceri

Ideea la 25.000

„... Expertul în eficiență Ivy Lee a vorbit odată cu Charles Schwab, președintele companiei siderurgice din Bethlehem. Lee a prezentat serviciile organizației sale către Schwab și a încheiat cu cuvintele:

ў Serviciul nostru vă va ajuta să vă gestionați mai bine.

ў La naiba, a spus Schwab, still Încă nu reușesc mai rău decât aș vrea. Nu trebuie să știm, dar să putem; nu cunoștințe, ci afaceri! Dacă ai putea să ne faci să facem lucruri de genul trebuie să le facem. ў Mi-ar plăcea să aud de la tine și să te plătesc cât ceri!

ў Super! ў a răspuns Li. ў În douăzeci de minute vă pot spune ceva care va crește eficiența acțiunilor dvs. cu cel puțin 50%.

„Oh, kay”, a fost de acord Schwab, „du-te înainte. Mi-a mai rămas atât de mult înainte ca trenul să plece.

Lee i-a întins domnului Schwab o ardezie goală și a spus:

ў Scrie aici cele mai importante șase lucruri de făcut pentru mâine.

A durat aproximativ trei minute.

ў Acum, a spus Lee, ў numărați-i în funcție de importanța lor.

Schwab a durat cinci minute.

acum, said a spus Li, ў puneți hârtia în buzunar și mâine dimineață, uitați-vă mai întâi la primul punct și lucrați la el până îl completați. Apoi, în același mod, faceți al doilea punct, apoi al treilea și așa mai departe. Faceți acest lucru pentru restul zilei. Nu vă faceți griji dacă îndepliniți una sau două sarcini. La urma urmei, te vei ocupa de cel mai important dintre ei. Restul poate aștepta. Dacă nu puteți face față tuturor cazurilor în conformitate cu această metodă, atunci nu puteți face în conformitate cu oricare alta și fără un sistem nu ați determina care dintre ele este cea mai importantă afacere.

Întreaga conversație a durat aproximativ treizeci de minute. Câteva săptămâni mai târziu, Schwab i-a trimis lui Lee un cec de 25.000 de dolari cu o scrisoare prin care îl informa că a fost cea mai profitabilă lecție monetară din întreaga sa viață! Cinci ani mai târziu, acest plan a ajutat în multe moduri să transforme necunoscuta companie siderurgică „Betleem” în cel mai mare producător independent de oțel din lume! Și l-a ajutat pe Charles Schwab să câștige o sută de milioane de dolari și să devină cel mai faimos om de afaceri din oțel din lume! "

(Frank Bettger Lucky Trader. - M., 1998).

Întrebare: Ce principii de planificare a timpului a folosit dl Schwab?

Întrebări de testare:

1. Analiza ABC presupune:

a) identificarea celor mai importante, importante și neesențiale sarcini;

b) identificarea problemelor urgente, importante, non-urgente și neimportante.

2. Vârful capacității de lucru cade pe:

a) la mijlocul zilei,

b) dimineața,

c) în prima jumătate a zilei,

d) după-amiaza,

f) pentru seara.

1. Jurnalul de timp este:

a) planul zilei,

b) planul anului,

c) planul lunii.

Informații suplimentare pe tema „Planificarea timpului”.

Managementul bioritmului.

Împreună cu fluctuațiile regulate ale capacității de lucru în timpul zilei, există și alte tipare biologice observate pe perioade mai lungi - bioritmuri. Doctrina bioritmului se bazează pe faptul că ritmurile fizice, mentale și intelectuale ale fiecărei persoane sunt supuse fluctuațiilor ciclice, determinate prin calcul preliminar.

Scopul științei bioritmului este de a identifica tiparele biologice de la vârf până la scăderea vitalității noastre și, astfel, face posibilă planificarea activităților noastre în așa-numitele zile puternice și slabe. În acest sens, managementul bazat pe bioritm poate fi un instrument eficient pentru autogestionarea cu succes.

Teoria bioritmurilor nu are nicio legătură cu astrologia, horoscopul sau predicțiile, ci interpretează fluctuațiile periodice ale anumitor procese funcționale din corpul uman. Utilizarea acestuia nu înseamnă că trebuie să vă orientați viața exclusiv în conformitate cu bioritmurile sau să vă temeți de așa-numitele zile critice.

Ideea este că există faze regulate de activitate și relaxare în capacitatea noastră de lucru și nu ar trebui să trăim mult timp contrar indicațiilor mâinilor acestui „ceas intern”.

Conform teoriei bioritmurilor, fiecare persoană de la naștere se află sub influența a trei fluxuri diferite de energie, în continuă schimbare. Eliberarea de energie înseamnă activitate (creștere), absorbția de energie, respectiv - odihnă (declin).

Există trei ritmuri distincte:

F - ritm fizic (durata perioadei este de 23 de zile, diferența este la fiecare 11,5 zile). Afectează forța fizică și voința.

P - ritm mental (durata perioadei - 28 de zile, scădere - la fiecare 14 zile). Determină dinamica sentimentelor, dispozițiilor, forțelor creative.

Și - ritm intelectual(durata perioadei - 33 de zile, scădere - la fiecare 16,5 zile). Afectează abilitățile mentale, cum ar fi concentrarea și prezența minții.

Deoarece durata perioadelor individuale este diferită, fiecare persoană are întotdeauna combinații diferite de caracteristici ale stării fizice, psihologice și intelectuale, în continuă schimbare. Pe bioritmograma oricărei persoane, puteți observa în mod clar o schimbare constantă în fazele de acumulare a energiei (-) și consumul acesteia (+) în trei sfere de viață.

O atenție specială trebuie acordată zilelor de picături, când fazele bioritmurilor se schimbă. Acestea sunt numite zile critice, deoarece în acest moment pot apărea încălcări ale funcțiilor fizice normale, performanței, controlului asupra voinței și rațiunii. Astfel de modificări de fază durează 24 de ore, apariția lor depinde de ora nașterii, adică pot capta atât ziua anterioară, cât și ziua următoare. Este important să știți: nu fiecare perioadă critică duce la un eveniment critic, cu toate acestea, în aceste zile trebuie să fiți deosebit de atenți. Deoarece în astfel de zile corpul nostru este reconstruit de la faza de activitate la faza de odihnă, este recomandabil să nu exagerați și să economisiți puterea, pentru a evita sarcini suplimentare. Bioritmul este un fenomen natural, cu fluctuații la care un corp sănătos face față fără consecințe. Prin urmare, nu există niciun motiv să vă temeți de zilele critice sau de recesiune. În același timp, nu ar trebui să subestimăm slăbirea corpului nostru în faza de tranziție. În medie, suntem împovărați cu un factor de risc suplimentar la fiecare 6 zile.

	sfera de influenta	creștere - consum de energie	recesiune - acumulare de energie	puncte critice (stare de instabilitate)
Bioritmul fizic. 23 de zile, schimbare la fiecare 11,5 zile	Disponibilitate fizică, rezistență, rezistență, rezistență, încredere în sine, sete de activitate.	Un val de forță și rezistență fizică (sport, muncă). Perioada favorabilă călătoriei. În această perioadă, rezistența corpului este cea mai mare.	Faza de odihnă, oboseală. Lipsa de dorință de a lucra, susceptibilitatea la boli. În această perioadă, există un efect puternic al medicamentelor, sensibilitate la durere.	Lipsa de dorință de a lucra, nemulțumirea față de sine, înrăutățirea cu boala. Accidente posibile, daune sănătății.
Bioritmul mental. 28 de zile, schimbare la fiecare 14 zile	Sfera psihicului, caracterul, liniștea sufletească, subconștientul, intuiția, abilitățile de comunicare, armonia, capacitatea de a coopera, forța morală, creativitatea, starea de spirit, autocontrolul.	Atitudine pozitivă, bună armonie cu lumea exterioară, contact. Moment favorabil pentru examene, concursuri, vorbit în public, întâlniri. Bucuria comunicării.	Emoțiile negative interferează cu munca în echipă și colaborarea. Predispoziție la izolare, monotonie, depresie. Ar trebui să controlați relațiile cu ceilalți.	Argumente ascuțite, nervozitate fără sens, agravarea stării dureroase. răspuns lent.
Bioritm inteligent. 33 de zile, schimbarea fazei la fiecare 16,5 zile.	Sfera mentală, intelectuală, capacitatea de gândire, adaptabilitatea, logica, rațiunea, atenția, capacitatea de a reacționa, memoria.	Eliberare spirituală, receptivitate la lucruri noi, bună memorie, adaptabilitate. Timp favorabil pentru îndeplinirea de noi sarcini, studierea subiectelor dificile, luarea de planuri, luarea deciziilor.	Lipsa capacității de gândire, concentrare. Deficiență de memorie, lipsă de expresivitate. Timp favorabil pentru a face munca de rutină, colectarea și organizarea informațiilor, repetări.	Memorie slabă, predispoziție la greșeli, iluzii. Neatenție, lipsă de prezență a minții și capacitate de reacție. Expunere accidentală.

Posibilitățile de utilizare a bioritmicilor sunt practic nelimitate, deoarece afectează aproape toate domeniile vieții: sănătate, muncă, viață de familie și socială, timp liber, sport etc. Atunci când planificați pentru o perioadă lungă de timp, este necesar să se țină seama de fluctuațiile performanței individuale și astfel să se asigure o eficiență mai mare în muncă.

Și anume: în perioadele de recesiune și în zilele critice, acumulați energie nouă, relaxați-vă, petreceți timpul la munca de rutină și evitați contactul cu persoane neplăcute și probleme. Dimpotrivă, în perioadele de recuperare, înaintați cu vigoare reînnoită! Să iei decizii și să faci schimbări și rearanjări, să îți implementezi planurile, pe scurt, să îți creezi în mod activ destinul.

Când elaborați rutina zilnică și planificați soluția sarcinilor viitoare, luați în considerare starea dvs. bioritmică împreună cu datele din programul zilnic de productivitate, dar nu o supraestimați. Rețineți că curbele bioritmului indică doar o tendință care poate fi observată datorită proceselor care apar în organism. Și în niciun caz nu ar trebui să vă pregătiți pentru eșec în avans. Deși bioritmul are un anumit efect asupra performanței noastre, acesta este totuși doar un factor pentru mulți.

În acest articol, am început să analizăm subiectul managementului timpului, acum să vorbim despre regulile de planificare.

Așa cum spunea Benjamin Franklin „Timpul înseamnă bani”. Folosim această axiomă de peste 250 de ani.

Dar unii filosofi moderni ai afacerilor cred că timpul și capitalul sunt concepte echivalente doar în două moduri:

• timpul și banii sunt resurse limitate;
• timpul și banii au o valoare.

După mulți alții, timpul este mult mai valoros deoarece:

• nu puteți obține mai mult timp pentru bani;
• nimeni nu primește mai mult sau mai puțin timp decât tine.

„Ai exact la fel de mult timp ca Michelangelo, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson, Pasteur, Helen Keller, Albert Einstein” - Jackson Brown;

• banii pot fi împrumutați, dar timpul nu poate;
• banii pot fi cheltuiți mâine și timpul doar astăzi.

În ciuda divergenței de opinii cu privire la echivalența timpului și a capitalului, este clar că timpul este limitat în orice domeniu de activitate, iar planificarea este un instrument eficient pentru gestionarea acestei resurse neprețuite.

… „Planurile sunt inutile, planificarea este neprețuită” Dwight David Eisenhower, al 34-lea președinte al SUA.

Deci, dacă doriți să profitați la maximum de potențialul dvs. de timp, amintiți-vă câteva elemente de bază reguli de planificare.

Reguli de planificare de bază:

1. Nu începeți niciodată o zi dacă nu a fost deja planificată pe hârtie.

Dacă obiectivul tău nu este notat, atunci nu există deloc. O listă de sarcini este o hartă care vă va împiedica să coborâți sau să vă îndreptați spre obiectiv.

2. Lucrul cu o listă de sarcini scrise vă mărește performanța generală din prima zi a planificării.

Seara, pregătește o listă de sarcini care urmează să fie finalizate a doua zi. Astfel veți ști întotdeauna de unde să vă începeți ziua.

3. Lucrați pe lista dvs. pe tot parcursul zilei.

Dacă aveți o sarcină nouă, adăugați-o, luând în considerare prioritatea în raport cu sarcinile programate anterior. După finalizarea următoarei sarcini din listă, asigurați-vă că ați bifat-o. Vă va oferi un sentiment de satisfacție cu locul de muncă, vă va insufla entuziasm și vă va inspira să îndepliniți următoarele sarcini.

4. Planificați de la mai mult la mai puțin, de la termen lung la scurt, de la obiectivul vieții până la planificarea zilei.

Pentru fiecare caz, setați termene fixe pentru momentul în care ar trebui să fie finalizat. … „O sarcină productivă finalizată valorează cincizeci de sarcini pe jumătate finalizate.” - Malcolm Forbes.

5. Împărțiți întotdeauna o sarcină complexă în subtaskuri mici.

Aici, un arbore de decizie ajută foarte mult, unde sarcina cheie este un arbore, iar subtaskurile pentru implementarea acestuia sunt ramuri. Continuați ramificarea până când procesul de finalizare a întregii sarcini este simplu și transparent. Aici MindManager vă ajută foarte mult, cu care puteți crea cu ușurință o hartă mentală interactivă vizuală.

Înainte de a începe să faceți ceva, amintiți-vă de bază reguli de planificarenu uit regula 10/90: 10% din timpul petrecut în planificare înainte de a începe sarcina va economisi 90% din timp pentru rezolvarea acesteia. Și succesul tău este cu siguranță garantat!

Și, în sfârșit, un scurt videoclip despre planificarea timpului dvs. de la Stephen Covey, director executiv, managementul vieții, educator și consultant în management organizațional.