Инструкция по эксплуатации служебного автотранспорта. Положение «Об использовании служебного и личного автотранспорта работниками ООО «Дядя Лёня» в служебных целях» локальный нормативный акт, который утверждается приказом Генерального директора Общества.

Берем «рыбу» - готовим… инструкцию от Дяди Лёни

1. Положение «Об использовании служебного и личного автотранспорта работниками ООО «Дядя Лёня» в служебных целях» - локальный нормативный акт, который утверждается Общества.

Положение разрабатывается в целях регламентирования использования автотранспортных средств.

Положение определяет права, обязанности Общества, работников Общества, а также порядок предоставления, использования и эксплуатации работниками Общества автотранспортных средств.

Необходимо иметь в виду, что водитель служебного автомобиля не включен в Перечень работ и категорий

работников, с которыми могут заключаться договора о полной материальной ответственности (Перечень утвержден Постановлением Минтруда РФ от 31 декабря 2002 года № 85). Ущерб, причиненный организации в случае порчи автомобиля, водитель обязан возместить в полном объеме лишь при наличии условий, предусмотренных статьей 243 Трудового кодекса РФ, а именно:

Когда в соответствии с Кодексом или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;

Умышленного причинения ущерба;

Причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;

Причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;

Причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;

Разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;

Причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Поэтому договор индивидуальной материальной ответственности, который рекомендуется в Положении заключать с водителем, носит не столько юридический, сколько дисциплинирующий характер.

«РЫБА» №28 Положение «Об использовании служебного и личного автотранспорта работниками ООО «Дядя Лёня» в служебных целях

УТВЕРЖДЕНО приказом Генерального директора

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ СЛУЖЕБНОГО И ЛИЧНОГО АВТОТРАНСПОРТА

РАБОТНИКАМИ ООО «ДЯДЯ ЛЁНЯ» В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ

Статья 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящее Положение об использовании служебного и личного автотранспорта работниками Общества с ограниченной ответственностью «Дядя Лёня» (далее по тексту – Общество) в служебных целях разработано в целях эффективного использования автотранспортных средств (далее по тексту автомобиль). Положение определяет права, обязанности Общества и работников Общества, а также порядок предоставления, использования и эксплуатации работниками Общества автотранспортных средств, принадлежащих как Обществу, так и работникам Общества.

2. Предоставляемый работнику Общества, а также используемый работником Общества под управлением водителя Общества автомобиль (далее по тексту также – служебный автомобиль) является собственностью Общества.

3. Служебный автомобиль предоставляется работникам Общества, оформленным на работу в Общество по трудовому договору, и занимающим должности, исполнение обязанностей по которым связанно с частыми служебными поездками.

4. Работники Общества, которым служебный автомобиль не предоставляется, вправе по согласованию с руководителем своего подразделения использовать личный автомобиль в служебных целях.

Статья 2. ДОПУСК РАБОТНИКА К УПРАВЛЕНИЮ СЛУЖЕБНЫМ АВТОМОБИЛЕМ

1. Общим условием допуска работника Общества к управлению служебным автомобилем является наличие у работника:

Водительского удостоверения категории, соответствующей типу автомобиля;

Стажа вождения автомобиля не менее одного года;

Действующей медицинской справки установленного образца.

2. Допуск работников Общества к управлению служебным автомобилем оформляется приказом Генерального директора Общества (см.Приложение №4).

3. Перед подготовкой приказа Генерального директора Общества, разрешающего конкретному работнику управление служебным автомобилем, работник должен предоставить в отдел кадров Общества пакет документов, указанный в п.1. настоящей статьи.

Копии предоставленных работником документов хранятся в отеле кадров Общества.

4. После издания приказа, разрешающего работникам Общества управление служебным автомобилем, с каждым упомянутым в приказе работником заключается договор о его индивидуальной материальной ответственности (см.Приложение №1), и на каждого такого работника оформляется доверенность на право управления автомобилем Общества.

5. В период эксплуатации автомобиля Общества работнику должен выдаваться Путевой лист. Форма Путевого листа утверждается приказом Генерального директора (см.Приложение №5). Путевой лист оформляется в бухгалтерии Общества, с указанием конкретных маршрутов поездок. Основные маршруты поездок утверждаются приказом Генерального директора.

6. Общество вправе в любое время изменять и дополнять условия допуска работника Общества к управлению служебным автомобилем.

Статья 3. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКА ПРИ УПРАВЛЕНИИ, ИСПОЛЬЗОВАНИИ И ЭКСПЛУАТАЦИИ СЛУЖЕБНОГО АВТОМОБИЛЯ

1. Работники, допущенные призом Генерального директора к эксплуатации автомобиля Общества, обязаны:

Знать и исполнять требования настоящего Положения, должностной инструкции водителя Общества (см.Приложение №2); инструкции по охране труда работников, занятых эксплуатацией легковых автомобилей(см.Приложение №3);

Строго соблюдать правила дорожного движения, включая скоростной режим;

Использовать предоставленный автомобиль только по прямому производственному назначению;

Соблюдать установленные заводом-изготовителем автомобиля Правила и нормы технической эксплуатации автомобиля;

Не оставлять автомобиль без присмотра;

В обязательном порядке ставить автомобиль на сигнализацию при любых случаях выхода из салона;

Следить за техническим состоянием автомобиля, выполнять самостоятельно необходимые работы по обеспечению его безопасной эксплуатации;

Своевременно проходить техническое обслуживание в сервисном центре и технический осмотр;

Не эксплуатировать автомобиль в неисправном состоянии, выявлении каких-либо неисправностей в работе автомобиля прекращать его эксплуатацию с одновременным уведомлением об этом руководителя своего подразделения Общества;

Не приступать к управлению автомобилем в случаях, когда по состоянию здоровья работник не был бы допущен медицинским специалистом к управлению автомобилем;

Своевременно обращаться в бухгалтерию Общества в целях получения Путевого листа;

Своевременно обновлять и в кратчайшие сроки сообщать в отдел кадров Общества об изменении своих личных водительских документов: водительского удостоверения и медицинской справки;

Сопровождая грузы к месту назначения, обеспечивать необходимый режим хранения и сохранность их при транспортировке;

Не употреблять перед работой и в ее процессе алкоголь, психотропные, снотворные, антидепрессивные и другие средства, снижающие внимание, реакцию и работоспособность организма человека;

2. В случае если предоставленный работнику автомобиль не заводится, потерял возможность передвигаться своим ходом или его передвижение может привести к дальнейшим поломкам и повреждениям работник Общества вправе воспользоваться услугами эвакуационной службы. По приезде эвакуатора работник Общества обязан сопровождать перевозимый автомобиль к месту ремонта.

3. Работник Общества обязан строго соблюдать установленный в Обществе порядок оформления отчетных документов и предоставления документов по использованию, управлению и эксплуатации автомобиля, утвержденный в Обществе.

4. Работник Общества, эксплуатирующий автомобиль, несет ответственность, предусмотренную действующим законодательством, настоящим Положением и иными внутренними документами, действующими в Обществе.

5. В целях безопасности управления, использования и эксплуатации автомобиля категорически запрещается:

Осуществлять перевозку пассажиров, не являющихся сотрудниками или гостями Общества;

Осуществлять перевозку грузов, не принадлежащих Обществу;

Осуществлять буксировку транспортных средств, не принадлежащих Обществу, с помощью автомобиля Общества.

Статья 4. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ РАБОТНИКАМИ ЛИЧНОГО АВТОМОБИЛЯ В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ

1. При использовании автомобиля сотрудника в интересах Общества сотруднику выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях.

2. Суммы, выплаченные Обществом работнику в счет компенсации использования им личного транспортного средства в служебных целях, включаются в совокупный доход работника Общества и подлежат обложению подоходным налогом по ставкам, предусмотренным действующим законодательством.

2. Условия использования личного транспорта.

Использование работником личного автомобиля возможно при следующих условиях:

Работник выполняет служебное поручение, связанное с управлением личным автомобилем работником;

Работник выполняет служебное поручение, не связанное с управлением автомобилем, т. е. поездка на личном автомобиле до места выполнения служебного поручения;

Работодатель знает об использовании работником личного автомобиля и согласен на такое использование.

Личные автомобили могут использоваться для служебных поездок только после оформления следующих распорядительных документов:

Утверждения заявления работника на имя Генерального директора Общества с просьбой разрешить ему использование в служебных целях его личного транспорта.

Издания приказа Генерального директора Общества, разрешающего конкретному работнику использование своего личного транспорта для исполнения поручений в интересах Общества.

Перед подготовкой приказа Генерального директора Общества, разрешающего конкретному работнику использование своего личного транспорта, работник должен предоставить в отдел кадров Общества следующий пакет документов:

Паспорт транспортного средства;

Свидетельство о государственной регистрации транспортного средства;

Водительское удостоверение с открытой категорией на право управления транспортом данной категории;

Действующую медицинскую справку установленного образца;

Документ, подтверждающий прохождение транспортом технического осмотра (ТО);

Полис ОСАГО.

Если работник не является собственником транспортного средства, то в пакете документов должна присутствовать доверенность на управление данным транспортом.

Копии предоставленных работником выше перечисленных документов хранятся в отеле кадров Общества.

3. Выплата компенсации, основание и размеры

Общество производит работнику за использование личного автотранспорта в служебных целях выплаты за использование, износ (амортизацию) личного автомобиля, и компенсирует расходы, связанные с использованием личного автомобиля (бензин, ремонт, расходные материалы и другие расходы).

Расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, расходы на ремонт и прочие аналогичные расходы компенсируются работнику при условии, что они являются обоснованными и документально подтвержденными.

Компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях работнику производятся в пределах норм, установленных Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 года № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсаций за использование для служебных целей личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»

4. Обеспечение безопасной эксплуатации личного транспорта

Работник обязан поддерживать принадлежащее ему и используемое для служебных разъездов транспортное средство в надлежащем техническом состоянии, а также обеспечивать его нормальную и безопасную эксплуатацию.

Работник самостоятельно несет ответственность за соблюдение Правил дорожного движения.

Расходы, связанные с ущербом, причиненным транспортному средству работника при выполнении им своих трудовых функций, ложатся на работника в соответствии с действующим законодательством, т.к. он является владельцем источника повышенной опасности и осуществляет управление им.

Ответственность за вред, причиненный транспортным средством работника 3-му лицу во время исполнения работником своих трудовых функций, возлагается на работника в соответствии с действующим законодательством, т.к. он является владельцем источника повышенной опасности и осуществляет управлении им

Статья 5. ЭКСПЛУАТАЦИЯ И ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ АВТОМОБИЛЕЙ

1. При использовании служебных автомобилей Общество осуществляет следующие расходы:

Проведение технического обслуживания и ремонта автомобиля;

Безналичная оплата бензина;

Оплата мойки автомобиля;

Оплата химчистки салона автомобиля не более двух раз в год;

Оплата парковки автомобиля у офисов клиентов Общества;

Безналичная оплата эвакуации автомобиля (в случае, если предоставленный работнику автомобиль не заводится, потерял возможность передвигаться своим ходом или его передвижение может привести к дальнейшим поломкам и повреждениям);

Приобретение Обществом запасных частей к автомобилю.

2. Сотруднику, ответственному за эксплуатацию автомобиля, Общество производит возмещение расходов, указанных в п.1. настоящей статьи, на основании документов, подтверждающих произведенные расходы, в соответствии с порядком, установленным в Обществе. Документы, подтверждающие расходы работника Общества на эксплуатацию автомобиля, принимаются от работника бухгалтерией вместе с заполненными Путевыми листами.

Нормы расходов ГСМ утверждаются приказом Генерального директора Общества.

3. Общество не компенсирует работнику любые виды штрафов, связанные с невыполнением или ненадлежащим выполнением работником своих обязательств в соответствии с действующим законодательством, настоящим Положением и другими внутренними документами Общества. Общество не возмещает работнику никакие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, в случае, если они не оформлены товарным и кассовым чеком и/или другими документами строгой финансовой отчетности.

Статья 6. СТРАХОВАНИЕ АВТОМОБИЛЕЙ

1. Автомобили, принадлежащие Обществу, должны быть застрахованы в соответствии с Законом РФ «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств». Страховка должна содержать неограниченное количество лиц, допущенных к управлению автомобилем.

2. В случае угона (кражи) служебного автомобиля, предоставленного работнику Обществом, работник лично обязан:

Незамедлительно сообщить в органы милиции по месту угона (кражи) автомобиля;

Незамедлительно сообщить об угоне (краже) автомобиля руководителю своего подразделения Общества;

Получить в органах милиции справку (установленного образца) о факте угона (кражи) автомобиля, а также копию постановления о возбуждении уголовного дела по факту угона (кражи) автомобиля.

3. При причинении ущерба автомобилю или наступлении гражданской ответственности в случае дорожно-транспортного происшествия работник, находившийся за рулем автомобиля, обязан:

Незамедлительно вызвать на место дорожно-транспортного происшествия представителя ГИБДД для составления акта дорожно-транспортного происшествия и выполнить другие обязанности в соответствии с Законом РФ «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств»;

Незамедлительно поставить в известность руководство своего подразделения и обслуживающего Общество страхового агента;

Получить в органах ГИБДД справку установленного образца о дорожно-транспортном происшествии.

Статья 7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКА ЗА НАРУШЕНИЕ НАСТОЯЩЕГО ПОЛОЖЕНИЯ, ПОРЯДКА И ПРАВИЛ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ, УПРАВЛЕНИЯ И ЭКСПЛУАТАЦИИ АВТОМОБИЛЯ

1. Работник, ответственный за эксплуатацию автомобиля, обязан компенсировать Обществу за счет собственных средств ущерб, возникший в результате:

Нарушения работником при наступлении страхового случая порядка действий, установленных нормативными документами общего назначения, настоящим Положением и иными внутренними документами, действующими в Обществе.

2. Работник, управлявший автомобилем Общества и виновный в причинении ущерба Обществу, обязан из личных средств выплатить разницу между реальной величиной ущерба и суммой страхового возмещения.

ПРИЛОЖЕНИЕ №1

ДОГОВОР № ____

Об индивидуальной материальной ответственности

Г.Москва «___» _____ 2010 года

Общество с ограниченной ответственностью «Дядя Лёня» , далее именуемое «Работодатель» , в лице Генерального директора И.И.Иванова , действующего на основании Устава, с одной стороны,

_______________________________________ __________________________________ ,

(должность) (фамилия, имя, отчество)

Именуемый в дальнейшем «Работник» , с другой стороны, заключили настоящий Договор о нижеследующем:

1. Работодатель в соответствии с приказом № _____ от «___» ______ 2010 года передает Работнику для исполнения им трудовых обязанностей по трудовому договору № _____ от «___» ______ 2010 года следующее, принадлежащее Работодателю, имущество:

А) транспортное средство (автомобиль):

б) транспортное средство (автомобиль):

модель _______________________________________

рег. знак _______________ серия _____ , выдан __________________________________;

номер двигателя ____________________________ ;

номер шасси ________________________________ ;

цвет кузова _________________________________

2. Имущество передается Работнику с даты подписания настоящего договора на все время работы в ООО «Дядя Лёня» в технически исправном состоянии, с отсутствием видимых повреждений.

3. Работник в целях эффективного использования переданного ему имущества Работодателя и предотвращения нанесения этому имуществу ущерба принимает на себя следующие обязательства:

А) бережно относиться к переданному ему для осуществления возложенных на него функций (обязанностей) имуществу Работодателя и принимать меры к предотвращению ущерба;

Б) своевременно сообщать Работодателю либо непосредственному руководителю обо всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности вверенного ему имущества;

В) соблюдать нормы техники безопасности, правила дорожного движения, правила эксплуатации вверенного ему имущества при выполнении трудовых обязанностей; знать и исполнять требования должностной инструкции водителя ООО «Дядя Лёня» и Положения об использовании служебного и личного автотранспорта работниками ООО «Дядя Лёня»;

Г) осуществлять техническое обслуживание автомобиля, проверять исправность автомобиля перед выездом;

Д) участвовать в проведении проверок состояния вверенного ему имущества;

Е) в полном размере произвести возмещение ущерба, причиненного Работодателю, а также ущерба, возникшего у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам.

4. Работодатель обязуется:

А) создавать Работнику условия, необходимые для обеспечения сохранности вверенного ему имущества;

Б) знакомить Работника с действующим законодательством о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю;

В) проводить в установленном порядке проверки сохранности и состояния имущества.

5. Работник обязан компенсировать Работодателю за счет собственных средств ущерб, возникший в результате:

Умышленного причинения вреда автомобилю, иному транспортному средству или третьим лицам;

Угона (кражи) автомобиля вместе с документами на него (в этом случае страховое возмещение не выплачивается);

Управления автомобилем в состоянии алкогольного (наркотического, токсического) опьянения;

Управления автомобилем лицом, не имеющим Путевого листа и/или доверенности на право управления автомобилем;

Использования автомобиля, не прошедшего технический осмотр;

Перевозки взрывоопасных и легковоспламеняющихся предметов и материалов;

Использования автомобиля для неслужебных целей;

Непредставления поврежденного автомобиля эксперту страховой организации для оценки стоимости ущерба до сдачи автомобиля в ремонт;

Нарушения работником при наступлении страхового случая порядка действий, установленных нормативными документами общего назначения, и внутренними документами, действующими в ООО «Дядя Лёня».

5.1. Работник виновный в причинении ущерба Работодателю обязан из личных средств выплатить разницу между реальной величиной ущерба и суммой страхового возмещения.

5.2. Работник принимает на себя индивидуальную материальную ответственность за ущерб, возникший по причине виновных действий Работника у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам.

5.3. Определение размера ущерба, причиненного Работником Работодателю, а также ущерба, возникшего у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам, и порядок их возмещения производятся в соответствии с действующим законодательством.

6. Работник не несет материальной ответственности, если ущерб причинен не по его вине.

7. Работодатель не компенсирует Работнику любые виды штрафов, связанные с невыполнением или ненадлежащим выполнением Работником своих обязательств в соответствии с действующим законодательством, и внутренними документами ООО «Дядя Лёня». Работодатель не возмещает Работнику никакие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, в случае, если они не оформлены товарным и кассовым чеком и/или другими документами строгой финансовой отчетности.

8. Настоящий Договор вступает в силу с момента его подписания. Действие настоящего Договора распространяется на все время работы с вверенным Работнику имуществом Работодателя.

9. Настоящий Договор составлен в двух имеющих одинаковую юридическую силу экземплярах, из которых один находится у Работодателя, а второй - у Работника.

10. Изменение условий настоящего Договора, дополнение, расторжение или прекращение его действия осуществляются по письменному соглашению сторон, являющемуся неотъемлемой частью настоящего Договора.

ПОДПИСИ СТОРОН

1. РАБОТОДАТЕЛЬ:

ООО «ДЯДЯ ЛЁНЯ»

Адрес места нахождения:

Почтовый адрес:

ИНН:; ОГРН; ОКПО; КПП

Банковские реквизиты: Р/с в Банке;

К/С; БИК

2. РАБОТНИК :

Ф.И.О. полностью

_______________________________________________________________________

Должность

_______________________________________________________________________

гражданство

_______________________________________________________________________

дата, месяц, год рождения

_______________________________________________________________________

серия, № паспорта

место и дата выдачи паспорта

_________________________________________________________________________

адрес регистрации

«___» ______ 2010 года _________________ (собственноручная подпись РАБОТНИКА )

ПРИЛОЖЕНИЕ №2

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ВОДИТЕЛЯ

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности и права водителя, эксплуатирующего автомобиль в интересах Общества с ограниченной ответственностью «Дядя Лёня», в дальнейшем именуемом – «Общество».

2. Под термином «Водитель» в настоящей должностной инструкции имеется в виду:

3. Водитель должен иметь образование не ниже средне специального, стажа вождения автомобиля не менее одного года, водительское удостоверение категории, соответствующей типу автомобиля, действующую медицинскую справку установленного образца.

4. Водитель принимается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Генерального директора Общества.

5. Водитель подчиняется непосредственно Генеральному директору Общества.

II. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

Водитель должен знать:

6. Правила дорожного движения, штрафные санкции за их нарушение.

7. Основные технические характеристики и общее устройство автомобиля, показания приборов и счетчиков, элементы управления (предназначение клавиш, кнопок, рукояток и т.д.).

8. Порядок установки и снятия систем сигнализации, характер и условия их срабатывания.

9. Правила содержания автомобиля, ухода за кузовом и салоном, поддержания их в чистоте и благоприятном для длительной эксплуатации состоянии (не мыть кузов на прямых солнечных лучах, горячей водой зимой, своевременно наносить защитные лосьоны, моющие жидкости и др.).

10. Сроки проведения очередного технического обслуживания, технического осмотра, проверки давления в шинах, износа шин, угла свободного хода рулевого колеса и т.п. согласно инструкции эксплуатации автомобиля.

11. Приказы и распоряжения руководства Общества.

12. Правила внутреннего трудового распорядка, Положение «Об использовании служебного и личного автотранспорта работниками ООО «Дядя Лёня» в служебных целях» и другие локальные нормативные акты, принятые в Обществе.

13. Правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

III. ФУНКЦИИ

На водителя возлагаются следующие функции:

14. Обеспечение своевременного выполнения поручений руководства Общества.

15. Осуществление контроля за техническим состоянием автомобиля.

16. Своевременное выявление и обеспечение устранения технических неисправностей в работе автомобиля.

IV. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Водитель обязан:

17. Обеспечить технически исправное состояние автомобиля и профессиональное вождение автомобиля, гарантирующее безопасность пассажиров.

Не применять без крайней необходимости звуковые сигналы и резкие обгоны впереди идущих автомобилей. Водитель обязан и может предвидеть любую дорожную обстановку; выбирать скорость движения и дистанцию, исключающие возникновение аварийной ситуации.

18. Не оставлять автомобиль без присмотра за пределами видимости на любой минимальный срок, дающий шанс угона автомобиля или кражи каких-либо вещей из салона. Парковать автомобиль лишь на охраняемых стоянках.

19. В обязательном порядке ставить автомобиль на сигнализацию при любых случаях выхода из салона. Во время движения и стоянки все двери автомобиля должны быть блокированы. При выходе из автомобиля (посадке) необходимо убедиться в отсутствии потенциальной опасности.

20. Следить за техническим состоянием автомобиля, выполнять самостоятельно необходимые работы по обеспечению его безопасной эксплуатации (согласно инструкции по эксплуатации), своевременно проходить техническое обслуживание в сервисном центре и технический осмотр.

6. Строго выполнять все распоряжения руководителей Общества. Обеспечивать своевременную подачу автомобиля.

22. Сопровождать грузы к месту назначения, обеспечивать необходимый режим хранения и сохранность их при транспортировке.

23. Сдать доставленный груз в месте назначения, оформить приемо-сдаточную документацию.

24. При необходимости участвовать в составлении актов на недостачу, порчу и других документов.

25. Сообщать своему непосредственному руководителю правдивую информацию о своем самочувствии.

26. Не употреблять перед работой и в ее процессе алкоголь, психотропные, снотворные, антидепрессивные и другие средства, снижающие внимание, реакцию и работоспособность организма человека.

27. Категорически не допускать случаев неслужебного использования автомобиля: подвоза каких-либо пассажиров или грузов по собственному усмотрению, а также любых видов использования автомашины в личных целях без разрешения руководства. Всегда находиться на рабочем месте в автомобиле или в непосредственной близости от него.

28. Ежедневно вести путевые листы, отмечая маршруты следования, пройденный километраж, расход топлива. Штатные водители отмечают также количество отработанного времени.

29. Внимательно следить за окружающей дорожной обстановкой. Запоминать номера и приметы автомобилей в случае их длительного следования «на хвосте» автомобиля Общества. Сообщать непосредственному начальнику все свои подозрения, касающиеся вопросов безопасности, вносить свои предложения по ее повышению.

30. Не допускать случаев занятия посторонними делами в рабочее время. Проявлять творческий подход к своим непосредственным обязанностям, стараться быть полезным Обществу в текущей хозяйственной деятельности. Проявлять разумную конструктивную инициативу.

V. ПРАВА

Водитель имеет право:

31. Вносить руководству предложения, направленные на повышение безопасности и безаварийности эксплуатации автомобиля, а также по любым другим вопросам, касающимся исполнения настоящей инструкции.

32. Требовать от пассажиров соблюдения норм поведения, чистоты, пристегиваться ремнем безопасности.

VI. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Водитель несет ответственность:

33. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

34. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

35. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством.

VII. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

36. Режим работы водителяопределяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.

37. В связи с производственной необходимостью водитель может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

VIII. СФЕРА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

38. Исключительной сферой деятельности водителя -является обеспечение безопасной и бесперебойной эксплуатации автомобиля в интересах Общества, сохранности автомобиля и перевозимых грузов.

С инструкцией ознакомлен(а): _____________________ / _________________ /

(подпись)

«___» ______________ 2010 года

ПРИЛОЖЕНИЕ №3

УТВЕРЖДЕНО приказом Генерального директора

ООО «Дядя Лёня» № _____ от «___» _____ 2010 года

ИНСТРУКЦИЯ

по охране труда работников, занятых эксплуатацией

легковых автомобилей

Общие положения

1. Настоящая инструкция разработана для сотрудников Общества с ограниченной ответственность «Дядя Лёня» (далее по тексту – Общество), работа которых связана с эксплуатацией легковых автомобилей (далее по тексту - водители).

1.1. Под термином «водитель» в настоящей инструкции имеется в виду:

Непосредственный штатный водитель Общества или другой сотрудник, эксплуатирующий в служебных целях на постоянной или временной основе автомобиль, принадлежащий Обществу, или автомобиль, находящийся в распоряжении Общества;

Сотрудник Общества, эксплуатирующий личный автомобиль в служебных целях.

Обязанности работодателя по обеспечению

безопасных условий и охраны труда

1. Обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда возлагаются на работодателя.

2. Работодатель обязан обеспечить:

безопасность работников при осуществлении технологических процессов, а также применяемых в производстве инструментов и материалов;
режим труда и отдыха работников в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;
обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказанию первой помощи пострадавшим на производстве, проведение инструктажа по охране труда, стажировки на рабочем месте и проверки знания требований охраны труда;
недопущение к работе лиц, не прошедших в установленном порядке обучение и инструктаж по охране труда, стажировку и проверку знаний требований охраны труда;
организацию контроля за состоянием условий труда на рабочих местах;
принятие мер по предотвращению аварийных ситуаций, сохранению жизни и здоровья работников при возникновении таких ситуаций, в том числе по оказанию пострадавшим первой помощи;
расследование и учет в установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации порядке несчастных случаев на производстве;
доставку работников, заболевших на рабочем месте, в медицинскую организацию в случае необходимости оказания им неотложной медицинской помощи;
разработку и утверждение правил и инструкций по охране труда для работников.

3. Руководители организаций обязаны проходить обучение по охране труда и проверку знания требований охраны труда.

Обязанности работника в области охраны труда

1. Работник обязан:

соблюдать требования охраны труда, правила внутреннего трудового распорядка, правила пожарной безопасности, правила личной гигиены, а также режимы труда и отдыха.
проходить обучение безопасным методам и приемам выполнения работ, инструктаж по охране труда, стажировку на рабочем месте, проверку знаний требований охраны труда;
знать правила оказания первой помощи и оказывать ее пострадавшим при несчастных случаях;
немедленно извещать своего непосредственного или вышестоящего руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае, происшедшем на производстве, или об ухудшении состояния своего здоровья;

Общие требования безопасности

1. К самостоятельной работе на легковом автомобиле допускаются лица, прошедшие:

вводный инструктаж;
инструктаж по пожарной безопасности;
первичный инструктаж на рабочем месте;
инструктаж по электробезопасности на рабочем месте.

2. Для выполнения обязанностей водителя автомобиля допускаются лица, имеющие удостоверение на право управления данной категорией транспорта, не имеющие медицинских противопоказаний для данной профессии, достигшие 18 летнего возраста.

3. Водитель должен проходить:

повторный инструктаж по безопасности труда на рабочем месте не реже, чем через каждые три месяца;
внеплановый инструктаж: при изменении технологического процесса или правил по охране труда, замене или модернизации легкового автомобиля, приспособлений и инструмента, изменении условий и организации труда, при нарушениях инструкций по охране труда, перерывах в работе более чем на 60 календарных дней (для работ, к которым предъявляются повышенные требования безопасности - 30 календарных дней);
диспансерный медицинский осмотр – согласно приказу Минздрава РФ № 90 от 14.03. 1996 года.

4. Водитель обязан:

соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, установленные на предприятии;
соблюдать требования настоящей инструкции, инструкции о мерах пожарной безопасности, инструкции по электробезопасности;
соблюдать требования к эксплуатации автомобиля;
использовать по назначению и бережно относиться к выданным средствам индивидуальной защиты.

5. После зачисления на работу водитель обязан принять транспортное средство по акту и выполнять только ту работу, которая поручена администрацией.

6. Водитель должен:

уметь оказывать первую (доврачебную) помощь пострадавшему при несчастном случае;
иметь на машине медицинскую аптечку оказания первой (доврачебной) помощи, первичные средства пожаротушения;
выполнять только порученную работу и не передавать ее другим без разрешения администрации;
во время работы быть внимательным, не отвлекаться и не отвлекать других, не допускать на рабочее место лиц, не имеющих отношения к работе;
содержать рабочее место в чистоте и порядке.

7. Водитель должен знать и соблюдать правила личной гигиены. Принимать пищу, курить, отдыхать только в специально отведенных для этого помещениях и местах. Пить воду только из специально предназначенных для этого установок.

8. При обнаружении неисправностей автомобиля, приспособлений, инструментов и других недостатках или опасностях на рабочем месте немедленно остановить автомобиль. Только после устранения замеченных недостатков продолжить работу на автомобиле.

9. При обнаружении загорания или в случае пожара:

остановить автомобиль, выключить зажигание, перекрыть краны бензопровода и горюче-смазочных материалов;
приступить к тушению пожара имеющимися первичными средствами пожаротушения в соответствии с инструкцией по пожарной безопасности. При угрозе жизни - покинуть помещение.

10. При несчастном случае оказать пострадавшему первую (доврачебную) помощь, немедленно сообщить о случившемся руководителю, принять меры к сохранению обстановки происшествия (аварии), если это не создает опасности для окружающих.

Требования безопасности перед началом работы

1. Внешним осмотром убедиться в полной исправности автомобиля и проверить:

техническое состояние автомобиля, обращая особое внимание на исправность шин, тормозной системы, рулевого управления, приборов освещения и сигнализации, стеклоочистители, на правильную установку зеркала заднего вида, чистоту и видимость номерных знаков и дублирующих их надписей, а также отсутствие подтекания топлива, масла и воды.
давление воздуха в шинах в соответствии с нормами;
наличие исправного инструмента и приспособлений;
заправку автомобиля топливом, маслом, водой, тормозной жидкостью и уровень электролита в аккумуляторной батарее.

2. Пуск непрогретого двигателя производить с помощью пусковой рукоятки при нейтральном положении рычага коробки передач. Брать рукоятку в обхват или применять какие-либо рычаги, действующие на нее, не допускается.

3. После запуска или прогрева двигателя необходимо проверить на ходу работу рулевого управления и тормозов, работу СТОП сигнала, поворотов, освещения, а также звуковой сигнал.

4. В случае обнаружения неисправностей не выезжать до полного их устранения и сообщить об этом администрации автотранспортного отдела.

6. При работе автомобиля на этилированном бензине соблюдать следующие правила:

операции по приемке, заправке автомобиля и перекачке этилированного бензина производить механизированным способом, находясь с наветренной стороны автомобиля;
продувку бензосистемы производить насосом;
при попадании этилированного бензина на руки обмыть их керосином, а затем теплой водой с мылом;
в случае попадания этилированного бензина в глаза немедленно обратиться за медицинской помощью.

7. Открывать крышку радиатора следует после охлаждения двигателя, оберегать руки и лицо от ожогов.

Требования безопасности во время работы

1. Прежде чем начать движение с места остановки (стоянки) или выехать из гаража, убедиться, что это безопасно для рабочих и других посторонних лиц и подать предупредительный сигнал.

2. Быть внимательным и осторожным при движении задним ходом. При недостаточной обзорности или видимости следует воспользоваться помощью другого лица.

3. Скорость движения выбирать с учетом дорожных условий, видимости и обзорности, интенсивности и характера движения транспортных средств и пешеходов, особенностей и состояния автомобиля и перевозимого груза.

4. Выполнять требования безопасности движения и указания регулировщиков дорожного движения в соответствии с «Правилами дорожного движения».

5. Оставлять автомобиль разрешается только после принятия мер, исключающих возможность его движения во время отсутствия водителя.

6. При ремонте автомобиля на линии соблюдать меры предосторожности: съехать на обочину дороги, включить задний свет при плохой видимости, остановить автомобиль с помощью стояночной тормозной системы, включить первую передачу, подложить под колеса упоры. При работе на обочине под автомобилем находиться с противоположной стороны проезжей части.

7. Водителю не разрешается:

управлять автомобилем в состоянии алкогольного опьянения или под воздействием наркотических средств;
выезжать в рейс в болезненном состоянии или при такой степени утомления, которая может повлиять на безопасность движения;
передавать управление автомобилем посторонним лицам;
выполнять буксировку автомобиля с целью пуска двигателя;
подогревать двигатель открытым пламенем, а так же при определении и устранении неисправностей механизмов;
протирать двигатель ветошью смоченной бензином и курить в непосредственной близости от системы питания двигателя и топливных баков.

8. При постановке автомобиля на пост технического обслуживания, не имеющего принудительного перемещения, или ремонт, затянуть рычаг стояночной тормозной системы и включить первую передачу. Вывесить на рулевое колесо табличку «Двигатель не пускать! Работают люди!».

9. При ремонте автомобиля содержать рабочее место в чистоте и не загромождать посторонними предметами. Сливать масло и воду только в специальную тару.

10. Подъем автомобиля домкратом производить без перекосов (домкрат должен стоять вертикально, опираться на грунт всей плоскостью подошвы, головка домкрата должна упираться всей плоскостью в ось или в специально фиксированное место, при мягком грунте под домкрат подложить доску, под остальные колеса подложить башмаки).

11. На разборочно-сборочных работах применять только исправные приспособления и инструмент. Трудно отвертываемые гайки смочить керосином, а потом отвернуть ключом.

12. Проверять совпадение отверстия ушка рессоры и серьги только при помощи бородка.

13. Подтягивать ремень вентилятора, проверять крепление водяного насоса и подтягивать сальники только после полной остановки двигателя.

14. Работы, связанные с заменой и перестановкой шин, рессор выполнять только после того, как автомобиль будет установлен на козелки.

15. Демонтаж шины с диска колеса осуществлять при помощи съемника, накачивать шины в предохранительном устройстве. При накачке шин на линии колесо укладывать замочным кольцом к земле.

Требования безопасности в аварийных ситуациях

1. Водитель причастный к дорожно-транспортному происшествию, вызвавшего несчастный случай (наезд на людей или столкновение с другим транспортным средством), должен немедленно сообщить в органы ГИБДД и руководителю; оказать пострадавшему первую (доврачебную) помощь, принять меры к сохранению обстановки происшествия (аварии) до прибытия ГИБДД, если это не создает опасности для окружающих.

2. Неисправную машину брать на буксир при помощи специальных приспособлений можно после разрешения инспектора ГИБДД.

Требования безопасности по окончании работы

1. После работы проверить автомобиль. В случае принять меры для произведения текущего ремонта.

2. Сдать путевой лист в бухгалтерию.

Ответственность за нарушение требований безопасности труда

и настоящей Инструкции

1. Работодатель за нарушение требований по обеспечению безопасных условий и охраны труда может быть привлечен к административной и уголовной ответственности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

2. Работник за нарушение требований настоящей Инструкции подвергается дисциплинарному взысканию и внеочередной проверке знаний, а также может быть не допущен Работодателем или руководителем к работе, а также несет ответственность согласно действующему законодательству.

ПРИЛОЖЕНИЕ №4

ПРИКАЗ № __

В целях систематизации использования автотранспортных средств (далее по тексту - автомобиль), принадлежащих ООО «Дядя Лёня», повышения эффективности исполнения возложенных на работников организации трудовых обязанностей, более оперативного решения производственных вопросов, и улучшения качества обслуживания клиентов

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Предоставить право управления автомобилем, принадлежащим организации, ниже поименованным работникам:

- ___________________________________ (должность, Ф.И.О.)

2. Заключить с каждым из работников, поименованном в п.1. настоящего приказа, договор об индивидуальной материальной ответственности.

3. Оформить на каждого из работников, поименованных в п.1. настоящего приказа, доверенность на управление автомобилем.

4. Контроль за исполнением приказа возлагаю на начальника отдела кадров.

ПРИЛОЖЕНИЕ №5

ПРИКАЗ № __

Руководствуясь Приказом Министерства Транспорта Российской Федерации от 18 сентября 2008 года № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. В качестве первичного документа использовать путевой лист легкового автомобиля ф.№3, № 0345001.

2. Заполнять путевые листы один в месяц.

3. При заполнении путевых листов использовать приложение к приказу «Основные маршруты движения автомобилей».

Генеральный директор И.И.Иванов

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2011, N 11

Во многих компаниях работники получают в пользование служебный автомобиль, правила пользования которым регулируются порядком получения автомобиля работниками. Здесь же должны быть прописаны условия его эксплуатации, возмещение расходов на техническое обслуживание, представление отчетности.

Сейчас достаточно распространенным явлением в организациях в рамках соцпакета является предоставление служебного автомобиля сотруднику. Как правило, компании предоставляют корпоративный автомобиль работникам, занимающим определенные должности (директору по производству, финансовому директору и т.д.), либо сотрудникам, работа которых требует частых поездок к клиентам или партнерам (менеджеру по закупкам, менеджеру по продажам и т.д.).

Предоставляемый автомобиль может быть приобретен компанией в свою собственность либо использоваться на условиях аренды или лизинга. Работники при этом получают доверенность от компании на управление автомобилем.

Для урегулирования вопросов, связанных с использованием автомобиля, рекомендуется разработать положение об использовании служебных автомобилей работниками компании. Данный документ может быть как самостоятельным локальным нормативным актом, так и издаваться в качестве приложения к Правилам внутреннего трудового распорядка наряду с правилами пользования локальной сетью и Интернетом, мобильной связью.

Этапы разработки

Для начала необходимо определить, какие категории работников будут иметь право пользоваться служебным автомобилем. Это могут быть сотрудники, которые много времени проводят в поездках к клиентам, или топ-менеджеры, которым служебный автомобиль предоставляется в соответствии с их грейдом.
Определяемся с материальными затратами на автомобиль и марками автомобилей для каждой категории работников.
Далее принимаем решение о порядке приобретения автомобилей для компании (аренда, лизинг и т.д.) и порядке получения автомобиля в пользование работником.
Утверждаем перечень расходов на содержание автомобиля, которые оплачиваются компанией (например, лимиты по топливу, оплата техобслуживания, расходные материалы и пр.).
Формулируем политику компании в отношении расходов, которые не подлежат компенсации (например, штрафы за нарушение ПДД).
Формулируем политику компании в отношении ДТП.
Определяемся с ежемесячной отчетностью по автомобилю (путевые листы, авансовые отчеты и т.д.).

Структура правил

1	Общие положения	Указываются назначение документа и цели его разработки
2	Принадлежность транспортных средств	Определяется порядок приобретения автомобилей
3	Страхование	Определяется порядок страхования автомобилей
4	Условия предоставления автомобилей работникам	Указываются категории работников, которым компания предоставляет в пользование автомобиль, марки автомобилей для указанных категорий работников
5	Эксплуатация автомобилей	Указывается порядок предоставления технического обслуживания
6	Дорожно-транспортные происшествия	Указываются требования к работникам в случае ДТП или повреждения автомобиля
7	Порядок осуществления расходов	Указывается перечень расходов, компенсируемых компанией, а также расходы, которые компания не компенсирует
8	Отчетность	Указываются формы отчетности, которые представляются в финансовый отдел в связи с использованием служебного автомобиля
9	Замена автомобиля	Определяется порядок замены служебных автомобилей

Правила пользования служебным автомобилем утверждаются руководителем компании. Работник знакомится с Правилами под личную подпись.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО "ЗВЕЗДА"
Иванов
------- П.С. Иванов
01 ноября 11
"--" ------ 20-- г.

Правила использования служебных автотранспортных средств работниками ООО "ЗВЕЗДА"

Общие положения.

1.1. Настоящие Правила разработаны с целью обеспечения надлежащего использования автотранспортных средств, которые являются собственностью ООО "ЗВЕЗДА" (далее - компании) и предоставляются работникам компании в пользование с целью содействия наиболее эффективному выполнению работниками должностных обязанностей.

1.3. Правила обязательны к соблюдению всеми пользователями.

Собственность и регистрация.

Автотранспортные средства компании являются собственностью компании и зарегистрированы на имя компании.

Страхование.

Транспортные средства компании застрахованы в соответствии с действующим Законом об ОСАГО. Компания обеспечивает страхование зарегистрированных на ее имя автотранспортных средств по программе каско.

Условия предоставления автотранспортных средств компании.

4.1. Автотранспортные средства предоставляются работникам, работа которых носит разъездной характер, а также в случае служебных поездок работников.

4.2. Право пользования автотранспортным средством, принадлежащим компании, предоставляется на основании доверенности.

4.3. Для исполнения служебных обязанностей работнику предоставляется автотранспортное средство в соответствии с занимаемой должностью.

4.4. На основании решения генерального директора одним автотранспортным средством могут пользоваться несколько работников. Очередность использования автотранспортного средства несколькими пользователями и порядок передачи ключей и регистрационных документов на автотранспортное средство определяются отделом персонала.

4.5. В случае производственной необходимости работник, за которым закреплено автотранспортное средство, обязан предоставлять его в пользование другим работникам компании.

Обслуживание и эксплуатация автотранспортных средств.

5.1.1. Компания несет все необходимые экономически обоснованные расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля.

5.1.2. Автотранспортные средства ООО "ЗВЕЗДА" требуют бережного отношения и тщательного ухода, так как техническое состояние и внешний вид автотранспортных средств формируют представление об имидже компании.

5.1.3. Пользователи должны следить за тем, чтобы доверенное им служебное автотранспортное средство находилось в чистом состоянии как снаружи, так и изнутри.

5.1.4. Ответственность за состояние салона и багажного отсека служебного автотранспортного средства целиком лежит на пользователе, эксплуатирующем его.

5.2. Документация.

5.2.1. Для получения автомобиля необходимо представить водительское удостоверение.

5.2.2. Компания предоставляет пользователю следующие документы:

талон о прохождении технического осмотра в ГИБДД;
свидетельство о регистрации автотранспортного средства;
доверенность на право управления автотранспортным средством;
страховой полис ОСАГО.

5.3. Техническая эксплуатация, обслуживание и ремонт.

5.3.1. Пользователь обязан соблюдать требования инструкции по эксплуатации автотранспортного средства и рекомендации по техническому обслуживанию завода-изготовителя.

5.3.2. Периодичность технического обслуживания (ТО) устанавливается на основании рекомендаций завода-изготовителя и сервисных книжек для каждого автомобиля индивидуально. Техническое обслуживание проводится в специализированных сервисных центрах, перечень которых определяется руководством компании.

5.3.3. Пользователи должны предоставлять автомашины для проведения ТО в сроки, указанные в сервисной книжке.

5.3.4. Для проведения работ по техническому обслуживанию необходимо придерживаться следующего порядка.

5.3.4.1. Офис-менеджер согласовывает со специализированным сервисным центром время проведения работ по техническому обслуживанию, а пользователь обеспечивает транспортировку автотранспортного средства в специализированный сервисный центр к согласованному сроку.

5.3.4.2. Порядок проведения работ по ремонту автотранспортных средств аналогичен порядку работ по техническому обслуживанию автотранспортных средств.

5.3.5. Пользователь транспорта обязан представить в бухгалтерию компании финансовые документы о проведении технического обслуживания или ремонта (счет, заказ-наряд, счет-фактуру, акт выполненных работ). Пользователь несет ответственность за своевременное представление финансовых документов о проведенных работах.

Дорожно-транспортные происшествия.

6.1. В случае возникновения дорожно-транспортного происшествия (ДТП) пользователь обязан действовать в соответствии с порядком, установленным законодательством Российской Федерации, в том числе Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, а также Правилами дорожного движения (ПДД).

6.2. Обо всех случаях повреждения автотранспортного средства в результате ДТП или противоправных действий третьих лиц пользователь должен незамедлительно сообщить непосредственному руководителю.

Обеспечение безопасности и ответственность пользователя.

7.1. Если угон автотранспортного средства состоялся, необходимо незамедлительно сообщить о случившемся в ближайшее отделение полиции и непосредственному руководителю.

7.2. Компания не компенсирует стоимость ценных вещей и денежных средств, утраченных по вине пользователя.

Порядок осуществления расходов на автотранспортные средства.

8.1. Компенсируемые расходы пользователей.

8.1.1. Для расчетов за бензин используются топливные карты, действительные к оплате на АЗС. Топливная карта выдается только пользователям автотранспортных средств компании. Запрещается заправка автомобилей в выходные и праздничные дни. Лимит топлива устанавливается приказом по организации.

8.1.2. Компания компенсирует расходы, связанные с парковкой на специальных местах у аэропортов и вокзалов, если работник находился в командировке (в соответствии с положением о служебных командировках).

8.1.3. Мойка автотранспортных средств за счет компании может производиться не более двух раз в месяц (компенсации подлежат не более 400 руб. за каждую мойку автомобиля).

8.2. Некомпенсируемые расходы.

8.2.1. Компания не компенсирует расходы пользователей, связанные с нарушением Правил дорожного движения (штрафы).

8.2.2. Компания не компенсирует расходы, не подтвержденные документами соответствующей формы.

8.2.3. Компания не оплачивает расходы, связанные с использованием автотранспортного средства в личных целях.

Отчеты.

9.1. Отчеты по расходованию топлива: путевые листы, представляются пользователем в бухгалтерию не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным.

9.2. Авансовые отчеты представляются пользователем в бухгалтерию не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным.

Порядок замены автотранспортных средств компании.

10.1. Замена автотранспортных средств компании осуществляется с периодичностью не чаще 1 (одного) раза в три года.

Г.Погодина

Директор по персоналу

…Прочитайте полезную статью до конца, а затем возвращайтесь сюда. Я предлагаю вам стать пользователем нашего нового ресурса, где собраны видео-статьи. Например «Нужен ли директору путевой лист если его авто…»

Переходим

СЛУЖЕБНЫЙ АВТОМОБИЛЬ ИЛИ ВСЕ-ТАКИ ЛИЧНЫЙ?

Есть заслуживающая внимание аналитическая статья на «Гарант-сервисе» (официальный партнер компании ГАРАНТ в Липецке и Липецкой области), но сразу скажу, что данная , хоть и подкреплена судебной практикой, но она однобоко рассматривает этот вопрос.

Вопрос о служебном автомобиле в личных целях и как оформить этот момент рассматривается, только с точки зрения налоговых органов. И вопрос по оформлению путевого листа, например, рассматривается без учета еще одного очень важного момента — это требования обеспечения безопасности дорожного движения.

Бухгалтер не знает, что на путевом листе завязаны три мероприятия по обеспечению БДД, поэтому выводы, которые делаются в этой статье задают неправильный вектор поведения. Обращаются внимание на такие моменты:

путевой лист можно оформлять на любой срок - от одного дня до одного месяца;
компании могут выбирать, какую форму путевого листа им использовать: унифицированную или разработанную самостоятельно.

Первый момент очень сильно радует организации: как хорошо, можно выписать путевой лист на месяц. С точки зрения налоговых органов можно, а с точки зрения надзорных органов (транспортная инспекция, УГАДН) нельзя, потому что в путевом листе служебного автомобиля должны ежедневно проставлятся отметки о предрейсовом медосмотре.

А также ежедневно должны проставляться отметки специалиста ответственного за техническое состояние автомоблией при выпуске на линию. К тому же в путевом листе должен прослеживаться режим труда и отдыха водителя каждую смену (потому что есть ограничения).

И это относится не только к штатному водителю, но и к директору, если он сам управляет . Поэтому давайте рассмотрим вопрос служебного автомобиля немного в другой плоскости.

К сведению! Если вы эксплуатируете служебные автомобили, то законодатель требует обеспечить безопасность дорожного движения (БДД). Для вас и/или вашего специалиста запущена новая онлайн Программа-содействие. Участие в ней абсолютно бесплатное.

ЕСТЬ ЛИ РАЗНИЦА В КАКИХ ЦЕЛЯХ ИСПОЛЬЗУЕТСЯ.

Конечно разница есть. Рассмотрим в качестве примера коммерческую организацию. Деятельность ее направлена на извлечение прибыли. И любой автомобиль приобретенный или взятый в аренду, будет рассматриваться налоговым органом либо как объект с помощью которого извлекают прибыль (перевозка на сторону), либо он необходим для работы организации в целом (перевозка для служебных нужд).

Есть 3 (три) варианта для анализа:

эксплуатация для личных целей;
эксплуатация для служебных целей и (если есть необходимость) для личных целей;
Эксплуатация для служебных целей.

Третий вариант я не рассматриваю, потому что в этом случае все понятно (обозначил для полноты).

Что касается первого варианта, то он категорически исключается по одной простой причине. Налоговая принимает обоснованное списание топлива только на расходы деятельности компании. На личное использование списание топлива не происходит (будут проблемы с налоговой).

Поэтому заполнение путевого листа на личные цели бессмысленно. Оно бессмысленно потому, что даже если вы выпишите отдельный путевой лист и водитель заправит за свой счет служебный автомобиль, то бухгалтерия его не сможет приобщить, так как он ничего общего с расходами на организацию не имеет. В итоге у вас возникнет пробел между показаниями спидометра (он же крутится). Этот пробел лишний повод для надзорных органов задавать неудобные вопросы.

Теперь о втором варианте (самом распространенном). Чтобы совместить использование служебного автомобиля в рабочих и личных целях есть выход. Но сразу скажу выходом это назвать сложно, потому что сам процесс хоть и соответствует всем требованиям законодательства и надзорных органов, но является абсолютно не пригодным ввиду его трудоемкости.

Итак, начнем с того что спидометр на автомобиле крутится постоянно (если вы конечно не Кулибин, и не сделали отдельный тумблер на него). Километраж на спидометре и километраж в путевом листе служебного автомобиля должен быть одинаковым — это аксиома.

Также, к слову говоря, аксиомой является и то, что остаток в баке по путевому листу должен быть не больше чем объем бака автомобиля . Иначе встает вопрос, а где водитель возит излишки?

И теперь перед нами стоит задача: как сделать так, чтобы пробел в километраже по спидометру, который вы накрутили при личном использовании, не выпал из документооборота бухгалтерии, а также документооборота транспортного отдела.

Выход (если это можно так назвать) есть. Нужно документально оформлять передачу автомобиля водителю, который будет его использовать в личных целях с фиксацией спидометра. Таким документом является акт приема-передачи автомобиля (кстати образец этого документа есть в ).

Да, да. В этом случае составляется акт приема-передачи автомобиля каждый раз когда служебный автомобиль передается сотруднику для использования в личных целях . Составляет этот акт и контролирует его наполнение не один водитель, как вы знаете, а ответственный за техническое состояние и эксплуатацию (совместно с водителем, конечно).

Но, если вы думаете, что это все. То нет. Если речь идет о водителе, то мало каждый раз составлять акт приема-передачи автомобиля. Необходимо основание для его передачи, потому что акт является конечным документом при передаче автомобиля.

Таким документом является договор аренды (или субаренды если он уже в аренде). Вы спросите для чего он нужен? Здесь есть 2 (два) момента:

момент выгоды для коммерческой организации;
момент обеспечения БДД.

На счет коммерческой выгоды, вы должны понимать, что коммерческая организация не может работать себе в убыток, и даже не может работать безвозмездно, то есть в «0». Опять будут вопросы у налоговой. Поэтому возмездный договор аренды должен быть, хотя бы на минимальную символическую сумму.

На счет обеспечения БДД. Вы должны понимать, что если водитель взял автомобиль в личное пользование и попал в ДТП с пострадавшими, то вы всегда можете сказать, что водитель был не на служебном задании (вот приказ о предоставлении выходного дня, вот договор аренды, вот акт приема-передачи).

К сведению!
Для специалистов, ответственных за обеспечение БДД, у нас есть готовое решение, которое немедленно упакует вашу работу на 100% . Это Пакет Готовых Шаблонов (более 90 форм, образцов и шаблонов), который успешно прошел реальные надзорные проверки.

ИТОГ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ В ЛИЧНЫХ ЦЕЛЯХ.

Краткий итог, какие же документы должны быть, чтобы можно было использовать служебный автомобиль в личных целях:

Приказ о предоставлении выходного дня (если используется в рабочее время);
Договор аренды (субаренды);
Акт приема-передачи.

А теперь представьте, если у вас водитель или специалист по несколько раз в неделю (если не за день) использует служебный автомобиль в личных целях . И каждый раз возникает необходимость правильно оформлять все документы. Именно поэтому я сразу обозначил, что этот вариант совсем не подходит для практического применения. Хотя для редких (разовых) случаев именно так и надо оформлять все документы.

НЕУЖЕЛИ ВСЕ ТАК ПЛОХО?

Как бы плохо это не казалось, но в этой ситуации нужно просто определиться и сделать выбор. Есть 3 (три) варианта:

Либо вы ставите табу на личное использование;
Либо вы даете в личное пользование на определенное время, и водитель едет за счет организации и вы это никак не отражаете, принимая на себя все риски (если с ним или с кем-то что-то произойдет);
Либо, как говорится, специалист (или водитель) «выписывает» авто. Официально делается Приказ (если необходимо), разовый договор с официальной передачей авто с фиксацией состояния, спидометра и остатка в баке.

Внимание!
У нас единственное в России обучение по БДД , которое проводится при нашей экспертной поддержке на базе собственного образовательного учреждения. Это дистанционное обучение по всей России с выдачей Диплома установленного образца. А также Бонусы от нас бесплатно.

ВЫВОД:

Ситуация конечно интересная. Использование служебного автомобиля в личных целях практикуется везде. И, как правило, все действуют по второму варианту. А какой выберете вы? Жду комментариев.

КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Об утверждении Положения об использовании служебного автотранспорта сотрудниками местной администрации городского округа Нальчик в служебных целях

В целях рационального расходования бюджетных средств, упорядочения использования служебного автотранспорта сотрудниками местной администрации городского округа Нальчик местная администрация городского округа Нальчик постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение об использовании служебного автотранспорта сотрудниками местной администрации городского округа Нальчик в служебных целях.

3. Контроль за выполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Глава местной администрации
городского округа Нальчик
А.АЛАКАЕВ

Положение об использовании служебного автотранспорта сотрудниками местной администрации городского округа Нальчик в служебных целях

Утверждено
постановлением
Местной администрации
городского округа Нальчик
от 25 декабря 2015 г. N 2425

Настоящее Положение об использовании служебного автотранспорта сотрудниками местной администрации городского округа Нальчик в служебных целях (далее - Положение) разработано в целях эффективного использования автотранспортного средства, принадлежащего местной администрации городского округа Нальчик (далее - администрация), и определяет права, обязанности администрации, сотрудников и водителя (водителей) администрации, а также порядок предоставления, использования и эксплуатации сотрудниками администрации служебного автотранспортного средства (далее - автомобиль).

1. Общие положения

1.1. Автомобиль, используемый сотрудником администрации под управлением водителя (водителей) автомобиля администрации (далее - водитель администрации), является собственностью местной администрации городского округа Нальчик.

1.2. Сотрудники администрации вправе в служебных целях использовать автомобиль под управлением водителя администрации.

1.3. Сотрудникам администрации, обладающим правом использовать транспортное средство для выполнения служебных обязанностей, предоставляется служебный автомобиль в порядке и на условиях, установленных действующим законодательством РФ и настоящим Положением.

2. Порядок использования автомобиля

2.1. Служебный автотранспорт использовать только для целей, связанных с исполнением функциональных (должностных) обязанностей должностными лицами и сотрудниками администрации.

2.2. Работу автотранспорта осуществлять по ежедневным путевым листам, выдаваемым управлением делами местной администрации городского округа Нальчик.

(п. 2.2 в ред. )

2.3. В качестве основной формы использования автомобиля при выполнении служебных задач устанавливается эксплуатация только на основе закрепления их за конкретными лицами соответствующим распоряжением местной администрации городского округа Нальчик.

2.4. Право на управление автомобилем имеет только водитель, на имя которого оформлен путевой лист, или сотрудник администрации, за которым закреплен автомобиль для выполнения служебных задач.

2.5. Путевой лист является основным документом учета работы автомобиля. Выдаваемый водителю путевой лист должен иметь порядковый номер, дату выдачи, штамп администрации. Выпуск автомобиля на линию без путевого листа запрещается.

2.6. Путевой лист выписывается на автомобиль в единственном экземпляре, независимо от количества водителей, за которыми закреплен автомобиль, и выдается водителю перед выездом на линию на 1 день (сутки) работы автомобиля. В случаях, когда водитель в силу протяженности маршрута или характера перевозки не может выполнить задание в течение суток, устанавливается необходимый срок действия путевого листа.

2.7. Новый путевой лист выдается водителю только по возвращении полностью оформленного ранее выданного путевого листа.

2.8. Путевые листы регистрируются в журнале регистрации путевых листов, хранятся в управлении делами местной администрации городского округа Нальчик и сдаются в бухгалтерию администрации.

(п. 2.8 в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 06.03.2018 N 306)

2.9. Выпуск на линию автомобиля осуществляется при наличии у водителя или сотрудника путевого листа.

2.10. Ответственный за использование автотранспорта проверяет правильность записи маршрута водителем и показания спидометра (пробег).

2.11. Запрещается использование служебного автотранспорта после установленного окончания рабочего времени, а также в выходные и праздничные дни без письменного распоряжения главы местной администрации городского округа Нальчик, издаваемого на основании поданной заявки в управление делами местной администрации городского округа Нальчик.

(п. 2.11 в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 06.03.2018 N 306)

2.12. При необходимости использования служебного автотранспорта в выходные и праздничные дни направлять на согласование управляющему делами местной администрации городского округа Нальчик не позднее четверга, предшествующего выходному и праздничному дню, предварительную заявку, содержащую сведения о конкретных служебных мероприятиях, поручениях и т.д., необходимых к исполнению в выходной или праздничный день, с указанием даты или периода времени исполнения, ориентировочного маршрута следования, а также марки и государственного регистрационного номера служебного транспортного средства, в соответствии с типовой формой согласно приложению.

(п. 2.12 введен Постановлением Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 06.03.2018 N 306)

2.13. В случае использования автотранспорта сверх установленного режима работы, а также срочных выездов должностное лицо информирует об этом управляющего делами местной администрации городского округа Нальчик, и делается запись в путевом листе.

(п. 2.13 в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 06.03.2018 N 306)

2.14. Выезд автомобилей за пределы городского округа Нальчик осуществляется только с письменного распоряжения главы местной администрации городского округа Нальчик.

(п. 2.14 в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 06.03.2018 N 306)

2.15. Оставление автомобиля без присмотра вне объектов администрации и парковка вне охраняемых стоянок запрещена.

2.16. Ответственные лица, за которыми согласно распоряжению закреплен автотранспорт, контролируют надлежащее использование имеющегося в их распоряжении автомобиля, экономное расходование средств на его содержание и эксплуатацию.

2.17. В случае нарушения установленного Положением порядка использования автомобиля проводится служебное разбирательство для установления виновных лиц.

3. Права и обязанности сотрудника при использовании, управлении и эксплуатации автомобиля местной администрации городского округа Нальчик

3.1. Автомобиль администрации соответствующим распоряжением администрации закрепляется за водителем и сотрудниками администрации. При закреплении автомобиля оформляется акт закрепления (передачи) транспортного средства (согласно приложению).

Водитель перед подписанием акта о закреплении (передаче) транспортного средства обязан проверить закрепляемое за ним транспортное средство, убедиться в его исправности, укомплектованности инструментом, специальным оборудованием (если установлено), наличии положенных документов, проверить правильность записей о номерах шасси (кузова, корпуса), двигателя и регистрационного знака, правильность других записей в техническом паспорте, техническом талоне, эксплуатационной карте, карточке учета работы автомобильной шины и в карточке учета работы аккумуляторной батареи.

С момента подписания акта о закреплении (передаче) транспортного средства водитель несет в установленном порядке ответственность за сохранность закрепленного за ним транспортного средства.

3.2. Сотрудник администрации или водитель администрации, управляя автомобилем, обязан действовать в соответствии с Правилами дорожного движения , выполнять касающиеся порядка движения распоряжения сотрудников МВД России, осуществляющих надзор за дорожным движением.

3.3. Автомобиль базируется в закрепленном гараже или определенной стоянке/парковке.

3.4. Водитель администрации, прибыв на работу, проходит визуальный осмотр и получает путевую документацию, затем проходит в обязательном порядке предрейсовый медицинский осмотр.

3.5. Водитель администрации производит внешний осмотр автомобиля, проверяет техническое состояние автомобиля (проверяет уровень охлаждающей и тормозной жидкости, жидкости в бачке омывателя стекол, уровень электролита в аккумуляторной батарее, давление в шинах и т.д.), вносит в путевой лист показание спидометра, данные о наличии горючего.

3.6. В путевом листе отмечается время окончания работы. Эта запись заверяется сотрудником администрации, в распоряжение которого выделена автомашина.

3.7. После установленного окончания рабочего времени водитель администрации ставит автомобиль в гараж или на определенную стоянку/парковку.

3.8. Ответственный за эксплуатацию автомобиля обязан:

Использовать предоставленный автомобиль только по прямому назначению;

Соблюдать установленные заводом - изготовителем автомобиля правила и нормы технической эксплуатации автомобиля;

Не эксплуатировать автомобиль в неисправном состоянии;

Незамедлительно по выявлению каких-либо неисправностей в работе автомобиля прекращать его эксплуатацию с одновременным уведомлением об этом управление делами местной администрации городского округа Нальчик;

(в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 06.03.2018 N 306)

Не приступать к управлению автомобилем в случаях, если по состоянию здоровья не был допущен медицинским специалистом к управлению автомобилем;

Своевременно обращаться в управление делами местной администрации городского округа Нальчик в целях получения путевого листа;

В кратчайшие сроки сообщать администрации об изменении своих личных водительских документов: водительского удостоверения и медицинской справки;

Оставлять автомобиль только на специально отведенных для стоянки/парковки автомобилей безопасных местах;

Соблюдать периодичность предоставления автомобиля на техническое обслуживание;

Строго соблюдать правила внутреннего трудового распорядка администрации, дорожного движения, включая скоростной режим.

3.9. В случае если автомобиль не заводится, потерял возможность передвигаться своим ходом или его передвижение может привести к дальнейшим поломкам и повреждениям, водитель администрации вправе воспользоваться услугами эвакуационной службы, назвав номер автомобиля и свое местонахождение. По приезде эвакуатора водитель администрации обязан сопровождать перевозимый автомобиль к месту ремонта.

3.10. Ответственный за эксплуатацию автомобиля водитель администрации обязан строго соблюдать установленный в администрации порядок оформления отчетных документов и предоставления документов по использованию, управлению и эксплуатации автомобиля.

3.11. Водитель или сотрудник администрации, эксплуатирующий автомобиль, несет ответственность, предусмотренную действующим законодательством, настоящим Положением и иными внутренними документами, действующими в администрации.

3.12. Внесение каких-либо изменений в конструкцию или комплектацию предоставленного автомобиля, включая затемнение стекол, запрещено.

3.13. В целях безопасности управления, использования и эксплуатации автомобиля категорически запрещается:

Осуществлять перевозку пассажиров, не являющихся сотрудниками администрации;

Осуществлять перевозку грузов, не принадлежащих администрации;

Осуществлять буксировку транспортных средств, не принадлежащих администрации, с помощью автомобиля администрации.

3.14. Запрещается управление, использование и эксплуатация автомобиля водителем администрации во время своего очередного и дополнительного отпусков или периода временной нетрудоспособности. На время отпуска водителя администрации предоставленный ему автомобиль передается в распоряжение управления делами или по распоряжению главы местной администрации городского округа Нальчик закрепляется за другим сотрудником администрации.

(п. 3.14 в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 06.03.2018 N 306)

4. Эксплуатация и техническое обслуживание автомобилей

4.1. При использовании автомобилей администрация осуществляет следующие расходы:

Проведение технического обслуживания и ремонта автомобиля;

Выдача горюче-смазочных материалов (бензин) осуществляется по ведомости на АЗС;

Оплата эвакуации автомобиля эвакуационной службой (в случае, если автомобиль не заводится, потерял возможность передвигаться своим ходом или его передвижение может привести к дальнейшим поломкам и повреждениям);

Оплата мойки автомобиля - не более 4 раз в месяц.

4.2. В целях эффективного и целевого использования бюджетных средств управление делами для соблюдения нормативных сроков службы (пробега) заводит и ведет карточки учета автомобильных шин (сезонные и всесезонные), аккумуляторных батарей, других запасных частей автомобилей, где указывается дата ввода в эксплуатацию, ежемесячный пробег, повреждения, износ шин, узлов и агрегатов автомобилей и т.д.

(п. 4.2 в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 06.03.2018 N 306)

4.3. Администрация не компенсирует сотруднику любые виды штрафов, связанные с невыполнением или ненадлежащим выполнением ответственным за эксплуатацию данного автомобиля своих обязательств в соответствии с действующим законодательством, настоящим Положением и другими внутренними документами администрации. Администрация не возмещает ответственному за эксплуатацию автомобиля никакие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, если они не оформлены товарным и кассовым чеком и/или другими документами строгой финансовой отчетности и не утверждены главой (или с его разрешения).

5. Страхование автомобилей

5.1. Автомобили, принадлежащие администрации, и личные автомобили сотрудников, используемые в служебных целях, застрахованы в соответствии с Законом Российской Федерации от 25 апреля 2002 года N 40 "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств" и дополнительно, в порядке добровольного страхования, по рискам: "угон (кража)", "ущерб" и "гражданская ответственность".

5.2. В случае наступления одного из следующих страховых случаев в отношении автомобиля, предоставленного водителю администрации, водитель лично обязан:

5.2.1 в случае угона (кражи) автомобиля:

Незамедлительно сообщить в органы полиции по месту угона (кражи) автомобиля;

Незамедлительно сообщить об угоне (краже) автомобиля в местную администрацию;

Получить в органах полиции справку (установленного образца) о факте угона (кражи) автомобиля, а также копию постановления о возбуждении уголовного дела по факту угона (кражи) автомобиля.

5.3. При причинении ущерба автомобилю в случае дорожно-транспортного происшествия водитель администрации, находившийся за рулем автомобиля, обязан:

Незамедлительно вызвать на место дорожно-транспортного происшествия представителя ГИБДД для составления акта дорожно-транспортного происшествия и выполнить другие обязанности в соответствии с Законом Российской Федерации от 25 апреля 2002 года N 40 "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств";

Незамедлительно поставить в известность заместителя управляющего делами местной администрации городского округа Нальчик и обслуживающего администрацию страхового агента;

Получить в органах ГИБДД справку установленного образца о дорожно-транспортном происшествии.

6. Порядок отчетности по расходу топлива

6.1. Управление делами местной администрации городского округа Нальчик сдает в отдел бухгалтерского учета и отчетности полностью оформленные путевые листы одновременно с ведомостью на горючее (бензин).

6.2. Бухгалтер администрации ежемесячно готовит отчет об использовании горюче-смазочных материалов.

7. Ответственность водителя администрации за нарушение настоящего Положения, порядка и правил использования, управления и эксплуатации автомобиля, установленных в администрации

7.1. Водитель или сотрудник, ответственный за эксплуатацию автомобиля, обязан компенсировать администрации за счет собственных средств расходы, возникшие в результате:

Умышленного причинения вреда автомобилю, иному транспортному средству или третьим лицам;

Связанные с ремонтом автомобиля, произошедшим в результате дорожно-транспортного происшествия, при причинении вреда иному транспортному средству или третьим лицам, в случае эксплуатации автомобиля в личных целях без разрешения главы местной администрации городского округа Нальчик.

7.2. Водитель или сотрудник, ответственный за эксплуатацию автомобиля, несет административную ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

7.3. Водитель или сотрудник, управлявший автомобилем администрации и виновный в причинении ущерба администрации, обязан из личных средств выплатить разницу между реальной величиной ущерба и суммой страхового возмещения.

8. Заключительные положения

8.1. Положение вступает в силу со дня официального опубликования настоящего постановления.

8.2. Во всем, что не предусмотрено настоящим Положением, необходимо руководствоваться действующими законодательством РФ и КБР.

Приложение N 1. Акт закрепления (передачи) транспортного средства

Приложение N 1
к Положению
об использовании служебного
автотранспорта сотрудниками
местной администрации
городского округа Нальчик
в служебных целях

закрепления (передачи) транспортного средства

На основании распоряжения от "___" ______________ 20__ г. N ______ мы,

нижеподписавшиеся, ________________________________________________________

(фамилия, инициалы водителя, сдающего автомобиль)

и _________________________________________________________________________

(фамилия, инициалы водителя, принимающего автомобиль)

составили настоящий акт в том, что "___" __________ 20__ г. первый сдал, а

второй принял автомобиль:

марка _________________ модель _________________ объем двигателя __________

регистрационный номерной знак ______________ выпуск _______________ года,

пробег _______________ км.

Техническое состояние _____________________________________________________

Передается:

автомобильное оборудование ________________________________________________

(указывается какое:

знак аварийной остановки, автомагнитола, аптечка, ключи и др.)

Документы на автомобиль ___________________________________________________

(указываются какие: технический паспорт,

___________________________________________________________________________

страховое свидетельство, паспорт на техническое обслуживание, карточка на

заправку и др.)

Сдал _____________ Принял _____________

(подпись) (подпись)

Приложение N 2. Заявка на выезд служебного автотранспорта в выходные и праздничные дни

Приложение N 2
к Положению
об использовании служебного
автотранспорта сотрудниками
местной администрации
городского округа Нальчик
в служебных целях

(Бланк структурного подразделения)

Управляющему делами

местной администрации

городского округа Нальчик

_________________________

ЗАЯВКА

на выезд служебного автотранспорта

в выходные и праздничные дни

В связи со служебной необходимостью, вызванной________________________

___________________________________________________________________________

(указываются конкретные служебные мероприятия, поручения и т.д.,

___________________________________________________________________________

необходимые к исполнению в выходной или праздничный день,

___________________________________________________________________________

а также ориентировочный маршрут следования)

прошу разрешить ___________________________ выезд служебного автотранспорта

(указывается дата или

период времени)

__________________________________________________________________________,

(указывается марка и государственный регистрационный номер

транспортного средства)

закрепленного за _________________________________________________________.

(указывается должность и Ф.И.О. заявителя)

___________________________________________________________________________

_______________ _______________ __________________________

Приложение N 3. Карточка учета запасных частей

Приложение N 3
к Положению
об использовании служебного
автотранспорта сотрудниками
местной администрации
городского округа Нальчик
в служебных целях

КАРТОЧКА

учета запасных частей

__________________________________________________________________

(марка и модель автомобиля, государственный регистрационный номер)

Местная администрация городского округа Нальчик


Наименование запасных частей и материалов	N, дата документа	Показания спидометра на момент установки (дата, км)	Примечание

Ответственный ____________ ___________ ________________________

(должность) (подпись) (Ф.И.О.)

Приложение N 4. Форма карточки учета эксплуатации аккумуляторной батареи

Приложение N 4
к Положению
об использовании служебного
автотранспорта сотрудниками
местной администрации
городского округа Нальчик
в служебных целях

Форма карточки учета эксплуатации аккумуляторной батареи


КАРТОЧКА УЧЕТА ЭКСПЛУАТАЦИИ АККУМУЛЯТОРНОЙ БАТАРЕИ

Местная администрация городского округа Нальчик
Тип АКБ ________ номер АКБ ________ дата изготовления АКБ ________
Изготовитель АКБ ___________________________________________________
Дата ввода АКБ в эксплуатацию _____________ Нормативный срок эксплуатации до списания ____________________________
Нормативная наработка АКБ до списания ______ км Дата списания АКБ _____
1. АКБ установлена на автомобиль
2. Дата установки АКБ
3. Модель автомобиля
4. Гаражный номер автомобиля
5. Водитель(и)
Списание АКБ N _______________		____________________
(подпись)
"__" _________ ____ г.

Приложение N 5. Карточка учета работы автомобильной шины

Приложение N 5
к Положению
об использовании служебного
автотранспорта сотрудниками
Местной администрации
городского округа Нальчик
в служебных целях

(введено Постановлением Местной администрации

городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 04.04.2019 N 516)

Наименование учреждения Местная администрация городского округа Нальчик

Государственный номер __________________________

Обозначение (размер) шины ____________________

Модель шины ____________________

Летняя, зимняя, всесезонная (нужное подчеркнуть)

Эксплуатационная норма пробега шины (км) _______________________________________________________________________________

Марка автомобиля, прицепа ______________________________ Инвентарный номер автомобиля, прицепа _________________________

Идентификационный номер (VIN) _______________________________________________________


Номер шины	Монтаж шины		Демонтаж шины		Наименование месяца эксплуатации	Фактический пробег за месяц, км	Пробег с начала эксплуатации (включая отчетный месяц)	Причины снятия шины с эксплуатации	Остаточная высота рисунка протектора, мм	Подпись водителя
		Показания спидометра, км		Показания спидометра, км

Ответственный по учету работы шины _______________________________________

Сразу оговоримся, касаться случаев, когда работник использует служебный автомобиль без санкции администрации, мы не будем. Нас интересуют только ситуации, когда с разрешения руководства служебный автомобиль используется в личных целях работника (директора или другого наделенного «властными» полномочиями лица).

Давайте посмотрим, как на практике «разруливают» такие ситуации, чтобы впоследствии по ним было меньше проблем при проверках.

«Ничего не вижу, ничего не знаю…»

Самый простой вариант - это полное камуфлирование поездок в личных целях под хоздеятельность. Начальство, как правило, трудится сверхурочно и вполне может регулярно осуществлять в нерабочее время поездки по производственным вопросам (на руку здесь играет и отмена путевых листов для легковых автомобилей).

Так что неудивительно, что даже при таких поездках автомобиль «используется» исключительно для служебных целей. Разумеется, это строго закреплено соответствующим приказом (распоряжением) по предприятию.

А если руководству нужно осуществить длительную поездку, то оформляется служебная командировка, хозяйственность которой подтверждается соответствующими документами (хотя бы протоколами о намерениях).

ГСМ, естественно, полностью списывается в затраты, как израсходованный в хозяйственной деятельности предприятия.

Этот первый вариант, конечно, неплох , но далеко не все любят по жизни лукавить , а кто-то, может, просто опасается бдительного ока проверяющего (или «Кости Перестукина», т. е. чужого человека в своей команде). Поэтому рассмотрим варианты с «узакониванием» поездок «налево» на служебном транспорте.

При этом варианте все оформляется в русле трудовых отношений . Возможность использования в нерабочее время служебного автомобиля в личных целях работника фиксируется в трудовом (коллективном) договоре . А чтобы дополнительно не усложнять ситуацию, лучше оговорить, что все расходы, связанные с таким использованием (заправка авто ГСМ, его техобслуживание), производятся работником за счет его собственных средств. Сделать это можно, например, оговорив в договоре: «во время использования автомобиля для личных поездок заправка его ГСМ, проведение необходимого техобслуживания производятся работником за счет его собственных средств. При этом к началу рабочего дня автомобиль должен быть в исправном состоянии и иметь количество ГСМ не меньшее, чем на конец предыдущего рабочего дня . Положительная разница в количестве ГСМ, образовавшаяся на начало дня, используется работником при последующих поездках по личным вопросам».

В таком случае, по сути, имеем дело с «натуральной» оплатой труда. Главное, что никакой передачи автомобиля в бесплатное пользование здесь нет

Тем не менее с налогообложением этого соцпакета не все гладко. И здесь можно выделить два варианта: один для осторожных , второй - для тех, кто в силах отстаивать свою позицию .

1. Вариант для осмотрительных

Налог на прибыль. Поскольку такое использование авто оформляется как натуральная выплата работнику, это снимает вопрос об использовании автомобиля не в хозяйственной деятельности предприятия. То есть амортизация такого автомобиля, как производственного ОС, будет начисляться в общем порядке.

Однако, поскольку такое использование автомобиля не является бесплатным , то для определения суммы, подлежащей включению в налоговый доход, используется норма п. 153.10 НКУ («договорная цена» такого использования, «но не ниже обычных цен»). В свете чего приходим к выводу, что в доход по налогу на прибыль логично включать начисленную работнику сумму дохода (как она рассчитывается - см. ниже). А поскольку такая «выплата» предусмотрена в трудовом договоре, то на общую сумму заработной платы работника (которая включает в себя и такую натуроплату) следует увеличить расходы на основании п. 142.1 НКУ.

НДФЛ и ЕСВ. Обложение такой суммы «премии» НДФЛ должно производиться с применением нормы п. 164.5 НКУ, предусматривающей не только повышающий коэффициент, но и обычные цены . Безусловно, использование обычных цен предусмотрено, во-первых, для подконтрольных согласно ст. 39 НКУ операций, а во-вторых, только по налогу на прибыль и НДС. Однако в данном случае мы бы не рекомендовали «идти на принцип». Лучше определять обычные цены, используя методы , приведенные вп. 39.3 ст. 39 НКУ (как мы предлагали делать в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 69 на с. 15), например, исходя из стоимости аренды аналогичного авто.

Ну и естественно, данная неденежная выплата, как составляющая ФОТ, подлежит обложению ЕСВ .

НДС. При данном варианте едва ли уместно говорить об отсутствии налоговых обязательств. Да, обычные цены в отношении НДС в данном случае применяться не должны, однако начисленный доход работника говорит о том, что договорная стоимость все-таки существует. В качестве базы обложения (в свете действующей редакции п. 188.1 НКУ ) здесь тоже логично принять начисленную работнику сумму дохода (премии). При этом не исключаем, что налоговики потребуют крутить на эту сумму НДС «сверху».

2. Вариант для смелых

Как мы указывали выше, неоднозначность в налогообложении этой натуроплаты существует. Дело в том, что, строго говоря, она не указана в Инструкции № 5 как составляющая ФОТ. Пункт 2.3.4 этого документа приводит исчерпывающий перечень подобных выплат и пользования автомобилем там нет. Кроме того, существует еще и п.п. 164.2.17 НКУ , которым при желании можно вообще освободить данную натуроплату от НДФЛ . Но обо всем по порядку.

НДФЛ и ЕСВ. Согласно абз. «а» п.п. 164.2.17 НКУ в налогооблагаемый доход, полученный налогоплательщиком как дополнительное благо, включается, в частности, стоимость использования объектов материального имущества, принадлежащих работодателю и предоставленных налогоплательщику в бесплатное пользование, кроме случаев, когда такое предоставление предопределено выполнением трудовой функции в соответствии с трудовым договором или предусмотрено нормами коллективного договора .

В данном случае, если предоставление автомобиля «предусмотрено нормами коллективного договора», этого уже достаточно для необложения такой суммы согласно данной норме НКУ

Тем не менее налоговики могут с этим и не согласиться (особенно в свете того, что они приостановили в ЕБНЗ действие своей нефискальной консультации, касающейся применения данной нормы). Проблема в том, что данная норма сформулирована крайне неудачно , ведь согласно определению дополнительное благо не может быть связано с выполнением обязанностей трудового найма. И несмотря на такое определение, законодатель прямо называет выплату, оговоренную трудовым (коллективным) договором, дополнительным благом, что само по себе неверно.

Что касается ЕСВ, то, как мы уже указали, п. 2.3.4 Инструкции № 5 дает основания смелым налогоплательщикам утверждать, что такая выплата не включается в ФОТ , а значит, и не облагается ЕСВ. Если же проверяющие будут толковать его расширительно (считая, что в нем приведен не исчерпывающий перечень), то, на худой конец, можно отбиваться от ЕСВ ссылкой на «неФОТ овский» п. 3.21 той жеИнструкции, в котором указаны расходы на перевозку работников к месту работы как собственным , так и арендованным транспортом (кроме оплаты труда водителей). Мол, по личным целям катались только на работу.

Налог на прибыль. Здесь налоговые последствия такие же, как и в первом варианте. С той лишь разницей, что в расходы эта натуральная выплата попадет не как составляющая ФОТ, а как «любая другая оплата в денежной или натуральной форме, установленная по договоренности сторон», упомянутая в том же п. 142.1 НКУ .

НДС . Здесь налоговые последствия такие же, как и в первом варианте.

При всей привлекательности данного варианта мы бы не рекомендовали им пользоваться из-за перечисленных в части НДФЛ и ЕСВ недостатков

Отношения оформляются в рамках гражданско-правового поля: заключается договор аренды транспортного средства (см. ст. 798 - 805 ГКУ ). При этом размер арендной платы можно установить на максимально низком уровне (но подтвердив его калькуляцией - отталкиваясь в ней, например, от суммы «часовой» амортизации и накинув на нее «копейку» прибыли).

Обратите внимание: согласно ст. 799 ГКУ такой договор аренды подлежит нотариальному удостоверению .

В договоре аренды можно, например, оговорить, что автомобиль используется поочередно как арендодателем, так и арендатором, а предоставление автомобиля арендатору возможно только для использования его в период, когда он не используется арендодателем. Использование же автомобиля в личных целях в рабочее время исключается. Ежедневная передача от арендодателя арендатору и обратно может производиться на основании отметок в соответствующей ведомости. При этом логично указать, что арендодатель предоставляет при передаче транспортного средства арендатору необходимые для эксплуатации документы: свидетельство о регистрации, страховой полис.

В части налогов здесь все стандартно - определенная в договоре сумма арендной платы облагается НДС и включается (за вычетом НДС) в доход предприятия .

Что касается дохода работника, то НДФЛ в этом случае возникать не должен. Единственной зацепкой может быть п.п. «е» п.п. 164.2.17 НКУ , согласно которому в доход включается сумма скидки обычной цены (стоимости) товаров (работ, услуг), индивидуально предназначенной для налогоплательщика. Однако, на наш взгляд, применить его в данном случае крайне сложно .

Еще один вариант - оформление договора ссуды (см. гл. 60 ГКУ ) на тех же условиях, которые мы обозначили выше в отношении аренды. Напомним, что этот договор предполагает бесплатное пользование имуществом в течение определенного срока. Такой договор ссуды транспортного средства (поскольку одна сторона - физлицо) в соответствии с ч. 4 ст. 828 ГКУ тоже подлежит обязательному нотариальному удостоверению.

А теперь о налоговых последствиях.

Налог на прибыль. Поскольку имущество будет передано в бесплатное пользование только в нерабочее время, то, на наш взгляд, нет оснований говорить о переводе его в непроизводственные основные средства . Из эксплуатации автомобиль также не выводится. А других оснований для неотражения в налоговом учете амортизации НКУ не предусматривает.

Следовательно, амортизация должна начисляться в общем порядке

И даже если налоговики будут утверждать о необходимости перевода в непроизводственные основные средства «на вечер», то «с утра» они опять станут производственными (абз. 3 п. 146.15 НКУ ).

Путевой лист оформляйте на каждый день или на другой срок не более одного месяца. Если транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

Путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом). В наименовании путевого листа необходимо указать тип транспортного средства (например, путевой лист легкового автомобиля, путевой лист автобуса).

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности деятельности учреждения.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Главбух советует: при оформлении путевых листов заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут послужить основанием для исключения путевых листов из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность расходов придется доказывать в суде.

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают, что несоответствия в путевых листах не опровергают факт несения расходов и их связь с деятельностью, приносящей доход (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г. № ВАС-16222/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007, от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008). В то же время многие суды подтверждают, что расходы на ГСМ не уменьшают налоговую базу, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях спидометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Поволжского округа от 21 мая 2013 г. № А55-23291/2012, Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5, Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009).

6.1) вознаграждение и иные выплаты за исполнение трудовых обязанностей, получаемые членами экипажей судов, плавающих под Государственным флагом Российской Федерации;

7) пенсии, пособия, стипендии и иные аналогичные выплаты, полученные налогоплательщиком в соответствии с действующим российским законодательством или полученные от иностранной организации в связи с деятельностью ее обособленного подразделения в Российской Федерации;

8) доходы, полученные от использования любых транспортных средств, включая морские, речные, воздушные суда и автомобильные транспортные средства, в связи с перевозками в Российскую Федерацию и (или) из Российской Федерации или в ее пределах, а также штрафы и иные санкции за простой (задержку) таких транспортных средств в пунктах погрузки (выгрузки) в Российской Федерации;

9) доходы, полученные от использования трубопроводов, линий электропередачи (ЛЭП), линий оптико-волоконной и (или) беспроводной связи, иных средств связи, включая компьютерные сети, на территории Российской Федерации;

9.1) выплаты правопреемникам умерших застрахованных лиц в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации об обязательном пенсионном страховании;

10) иные доходы, получаемые налогоплательщиком в результате осуществления им деятельности в Российской Федерации.

Primum noli nocere

С уважением, Никитин Александр Викторович

Primum noli nocere

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной теме могла устареть! Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать — напишите вопрос в форме ниже:

Химки (Московская область)

Юрист, кадровый консалтинг

Усть-Лабинск (Краснодарский край)

Жуковский (Московская область)

Комсомольск-на-Амуре (Хабаровский край)

На служебной машине, но без водителя

В последнее время в объявлениях о поиске сотрудников на ту или иную вакансию принято наряду с заработной платой указывать и социальный пакет, то есть набор бонусов, бесплатно предоставляемых работникам (питание, оплата мобильной связи, занятий в спортклубе и т.п.). В некоторых компаниях к подобным бонусам относится и служебный транспорт.

Путевой лист или доверенность?

Если менеджеру в дополнение к служебной машине не полагается личный водитель и он будет сам ею управлять, то работодателю изрядно придется поломать голову над тем, как оформить право своего сотрудника на управление автомобилем. Нужно ли менеджеру среднего звена выдавать путевой лист как штатному шоферу или достаточно обычной доверенности?

В поисках ответа обратимся к Правилам дорожного движения, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 23.10.93 № 1090. В соответствии с п. 2.1.1 Правил водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и по требованию сотрудников милиции передавать им для проверки:

· регистрационные документы и талон о прохождении техосмотра;

· документ, подтверждающий право владения, пользования, распоряжения транспортным средством;

· в установленных случаях путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз;

· страховой полис ОСАГО.

Из этого перечня видно, что по общему правилу водитель должен иметь при себе документ, подтверждающий право владения автомобилем (именно таким документом является доверенность). А путевой лист необходим только в случаях, установленных законами и иными нормативными актами. Сложность в том, что законодательство четкого перечня подобных случаев не устанавливает.

Устав автомобильного транспорта РСФСР не содержит указаний на то, должен ли оформляться путевой лист, если в обязанности управляющего автомобилем работника не входит перевозка грузов или пассажиров. Однако ст. 47 Устава гласит, что записями грузоотправителя (грузополучателя) в путевом листе оформляется пользование автомобилем с оплатой работы по повременному тарифу.

А Постановление Госкомстата РФ от 28.11.97 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте», утвердившее форму путевого листа легкового автомобиля (форма № 3), разъясняет, что он является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю.

На основании этих нормативных актов можно сделать вывод, что оформлять путевой лист следует, только если это необходимо для оплаты труда водителя. А учитывая, что менеджеру служебный транспорт выдается не для перевозки грузов или пассажиров, значит, оформлять путевой лист не нужно. Организации достаточно выдать своему сотруднику доверенность на управление машиной.

На служебном транспорте по своим делам

Иногда работник получает не только служебный транспорт, но и согласие работодателя использовать его в нерабочее время «в разумных пределах».