В каком случае создаются контрактные службы. Должностная инструкция. Причины создания контрактной службы

Федеральный закон «О воинской обязанности и военной службе» позволяет гражданину заключить контракт с Министерством обороны, который предусматривает военную службу и порядок ее прохождения. Этот документ вступает в силу сразу же после его подписания и прекращает свое действие с момента заключения военнослужащим другого подобного контракта, а также исключения его из списков воинской части. Отношения сторон, связанные с прохождением контрактной службы, регулируются специальными законами, положениями, а также нормативными и законодательными государственными правовыми актами.

Контракт: необходимая информация

Документ включает следующие пункты:

добровольное поступление на военную службу;

Указание срока прохождения службы;

Добросовестное исполнение условий контракта, а также всех общих, должностных и специальных обязанностей;

Соблюдение прав военнослужащего и его семьи, получение компенсаций и социальных гарантий.

Некоторые затруднения вызывает правовая природа договора, по которому осуществляется контрактная служба, поскольку участники военно-служебных отношений, которые также носят имущественный характер, например, обеспечение денежного и других видов довольствия, не подчиняются гражданскому законодательству, в том числе и нормам гражданско-правовой ответственности. Исходя из этого, можно сделать вывод, что в данном случае к сторонам, заключившим подобный контракт, не могут применяться такие санкции, как при нарушении гражданско-правового договора.

Касательно руководство федерального исполнительного органа, который предусматривает военную службу, вправе самостоятельно указать конкретные обязанности и права военнослужащего, обусловленные особенностями несения военной службы на определенной территории.

Отличия контракта и трудового договора

1. Нормативную основу трудового договора составляет Трудовой кодекс, а контракт подчиняется Федеральному закону «О воинской обязанности и военной службе», а также другим законодательным и нормативно-правовым актам.

2. Заключение контракта ограничивается возрастом от 18 и до 40 лет.

3. Контракт заключается строго на определенный срок.

4. Трудовой договор предусматривает более строгие требования к лицам, добровольно поступающим на военную службу. В первую очередь, гражданин должен соответствовать профессионально-психологическим и медицинским требованиям к определенным военным специальностям, он должен иметь достаточный уровень образования, а также хорошую физическую подготовку.

Из всего вышеперечисленного можно сделать вывод, что военный контракт не является частью трудового договора. Это особое соглашение, которое имеет административно-правовую основу с четким указанием взаимных прав и обязанностей участников.

Виды контрактов

При первичном поступлении составляется первоначальный договор, который заключается с гражданином, ранее не состоявшим в государственных войсках на контрактной службе. Существует специальное положение о контрактной службе, на основании которого с военнослужащими заключаются новые договора. Причиной этого может быть истечение срока старого контракта, перевод военнослужащего из федерального исполнительного органа в Министерство обороны, а также временное приостановление военной службы.

Кроме этого, контрактная служба в армии может регулироваться краткосрочными договорами, которые заключаются для выполнения специальных единоразовых заданий в периоды чрезвычайных обстоятельств, таких как масштабные стихийные бедствия, проведение особых государственных мероприятий, восстановление безопасности, мира и конституционного порядка в стране, а также многое другое. Особо следует отметить контракты, которые заключаются с военнослужащими, достигшими предельного возраста и желающими далее оставаться в строю. Это могут быть как первоначальные договора, так и новые.

Если военнослужащие проходят обучение в военных образовательных учреждениях профессионального, среднего или высшего образования, адъюнктуре или докторантуре, с ними контрактная служба заключается на все время обучения, а также на 5 лет после его окончания. Такие договора могут быть первичными и новыми.

Сроки военных контрактов

Контрактная служба имеет свой определенный срок, в течение которого военнослужащие должны четко исполнять все прописанные в договоре обязанности. По истечении указанного в договоре времени, а также при отсутствии оснований для дальнейшего его продления, контрактник должен быть уволен и в тот же день исключен из списков личного состава указанной воинской части.

Впервые контракт заключается:

С военнослужащим, проходящим призывную военную службу, или с гражданином, который поступает на воинскую должность, предусматривающую звание матроса, солдата, сержанта или старшины сроком на 3 года;

С гражданином другого государства, который поступает на воинскую должность в звании матроса, солдата, сержанта или старшины сроком на 5 лет;

С военнослужащим или гражданином, претендующим на должность мичмана, прапорщика или офицера сроком на 5 лет;

С военнослужащим, который получает высшее воинское образование (на весь период обучения и на 5 лет после его окончания, при этом общий регламент контрактной службы может достигать 10 лет);

С гражданином, прошедшим специальную подготовку в высшем военном центре и поступающим на должность офицера сроком на 3 или 5 лет;

С военнослужащим первый контракт может заключаться на меньший срок с условием того, что общая продолжительность его нахождения в войсках составит 3 или 5 лет.

Условия контракта

К основным условиям относятся следующие положения:

1) гражданин обязан находиться на военной службе в течение установленного договором срока;

2) военнослужащим должна строго соблюдаться должностная инструкция контрактной службы, которая регламентируется законодательными и другими нормативными документами;

3) военнослужащий имеет право на льготы, гарантии и компенсации, а также соблюдение прав (своих и членов своей семьи);

4) особенности прохождения военной службы тщательно прописываются в контракте и включают в себя сроки, порядок присвоения и снятия воинских званий, а также перемещение и продвижение бойца по карьерной лестнице. Контрактная служба в армии считается оконченной в день истечения срока договора.

Досрочное расторжение контракта

Досрочно разорвать контракт можно в следующих случаях:

существенные или систематические нарушения;
невыполнение условий договора;
организационно-штатные мероприятия;
переход на службу в МВД и другие исполнительные органы;
по состоянию здоровья;
по семейным обстоятельствам;
необходимость постоянного ухода за родственниками, которые в этом нуждаются по состоянию здоровья;
уход за несовершеннолетним ребенком, который воспитывается без другого родителя;
наделение военнослужащего полномочиями высшего должностного государственного лица;
получение депутатского мандата;
обвинительный

Требования к претендентам на контрактную службу

Гражданин, который поступает на контрактную военную службу, должен свободно общаться на государственном языке, а также соответствовать определенным требованиям. Медицинское освидетельствование претендентов проводится согласно «Положению о военно-врачебной экспертизе», на основании которого выдается заключение о пригодности данного гражданина к несению военной службы. Профессионально-психологический отбор осуществляется специалистами, которые выносят заключение о профпригодности гражданина к военной службе. Данные требования устанавливаются руководителями федеральных органов исполнительной власти или министром обороны. Приказ о контрактной службе может быть составлен только после проведения всех необходимых процедур и мероприятий, на основании которых выносится положительное решение по данному кандидату.

Причины для отказа поступления на контрактную службу

Основных причин несколько:

Следует отметить, что любой гражданин, которому отказали в подписании договора о контрактной службе, имеет право на обжалование данного решения в вышестоящем органе, прокуратуре или суде.

Заявление для поступления на контрактную службу

В заявлении необходимо указать следующую информацию:

ФИО гражданина, дату рождения и место проживания;
наименование органа, с которым предполагается заключить договор;
предположительный срок службы.

Помимо заявления, необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность и подтверждающий гражданство, а также заполненную и подписанную специальную анкету, автобиографию, написанную в произвольной форме, заверенные копии трудовой книжки и документов, подтверждающих то или иное образование. Кроме того, потребуются свидетельства о браке и о рождении детей (если таковые имеются).

по контракту

1. Денежное довольствие и дополнительные выплаты за выслугу лет, квалификацию, работу с секретными материалами, особые условия службы, выполнение связанных с риском заданий, особые достижения, квалификационный уровень информационной и физической подготовки, а также ежегодная материальная помощь в размере одного оклада.

2. Ежегодная компенсация проезда в обе стороны для военнослужащих Крайнего Севера.

3. Продовольственное, вещевое и жилищное обеспечение.

4. Личное страхование.

5. Социальные гарантии в сфере образования.

6. Выплата подъемного пособия при переезде на новое место службы.

7. Социальные выплаты при выполнении заданий в чрезвычайных условиях и во время вооруженных конфликтов.

8. Выплата единовременного пособия при увольнении со службы.

9. Проведение бесплатной диагностики и лечения.

10. Бесплатное зубопротезирование.

11. Обеспечение необходимыми лекарственными препаратами.

Контрактная служба 44-ФЗ

Положение о создании Федеральной Контрактной службы вступило в силу с начала 2014 года. Данный закон определяет механизмы создания такой службы. Основными направлениями реформирования системы государственных закупок являются кадровые изменения: создание заказчиком контрактной службы, назначение контрактного управляющего и комиссий по контролю над закупками. Каждый работник контрактной службы обязательно должен иметь профессиональное или высшее образование в сфере закупок, что позволит ему качественно исполнять свои обязанности.

Для чего необходима контрактная служба? Цель данного нововведения заключается в том, чтобы ответственно и профессионально реализовать весь цикл закупок, начиная от его планирования и заканчивая получением конкретного результата. О создании контрактной службы должен позаботиться сам заказчик, он же имеет право утверждать структуру данного подразделения и его численность.

регулирующая деятельность контрактной службы бюджетного учреждения

Конституция.
Федеральный закон №44-ФЗ.
Гражданское законодательство.
Бюджетное законодательство.
Иные нормативные правовые документы.

Порядок действий

Полный цикл закупки включает:

планирование;
определение поставщика, подрядчика и исполнителя;
заключение договора;
исполнение условий договора;
претензионная работа.

Положение о контрактной службе предлагает три модели ее организации: со структурным подразделением, без него или назначение единого Согласно Закону №44-ФЗ, контрактную службу должны создавать заказчики, имеющие годовой объем закупок более 100 миллионов рублей. Если такое подразделение не сформировано, обязанностью заказчика является назначение контрактного управляющего - должностного лица, которое будет отвечать за исполнение каждого договора и осуществление закупок.

Положение о контрактной службе, образец которого содержит четкие поэтапные указания, позволяет достичь максимальной эффективности в исполнении сторонами своих обязательств по конкретному договору. Этот закон способствует прозрачности торговых отношений между заказчиком, посредником и исполнителем.

Постановление о контрактной службе и порядке ее создания регламентировано в ФЗ 44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Согласно ему, заказчики, чей оборот от 100 миллионов и выше не более чем за год деятельности в сфере госзакупок, обязаны создать отдел по составлению и заключению договоров и их контролю, или назначить менеджера по договорам. Как это сделать и какие требования нужно соблюдать?

Чтобы образовать службу нужно подготовить и скорректировать ряд документов:

Скорректировать структуру организации предприятия, изменить состав штата работников, и их распорядок работы;
Выпустить постановление о создании подразделения по заключению и контролю сделок, связанных с госзакупками, и назначении в его состав определенного количества штатных единиц, и начальника подразделения, начиная с даты, указанной в приказе;
Зарегистрировать стандартное постановление о подразделении службы по договорам;
Создать трудовой регламент и утвердить его;
Подписать с работниками соглашения о найме на работу.

После этого новый отдел предприятия будет запущен, согласно нормам законодательства, прописанным в ФЗ 44 с.38.

Состав контрактной службы по 44 ФЗ

По ФЗ № 44 существует три типа формирования отделения по контролю за составлением и проведением сделок:

С отдельным структурным отделом;
Без отдельного структурного отдела;
Создание должности контрактного управляющего.

По закону, выбор типа создания отдела, отвечающего за заключение и проведение сделок по госзакупкам, зависит от величины годового оборота по составленной схеме. По нормам Федерального закона № 44, заказчики, чей оборот за год по утвержденному рабочему плану составляет более ста миллионов руб, обязаны создать контрактную службу (ст.38. ч.1). Он определяет формировать ли контрактную службу отдельной структурной организацией или не менять организационную структуру.

Когда величина прибыли от оборота за 12 месяцев ниже 100 млн. руб. или равнозначна этой сумме, заказчик может выбрать между формированием контрактной службы или наймом человека на должность контрактного управляющего. Это лицо, отвечающее за проведение госзакупки или закупок, в том числе и контролирующее приведение в исполнение всех договоров по закупкам. (ст.38.ч.2).

Следовательно, право или обязанность заказчика формировать новый отдел, или нанимать управляющего, формируется величиной оборота за 12 календарных месяцев, согласно разработанному на год плану. Определяющая сумма - сто миллионов рублей. Может ли контрактная служба состоять из одного человека по 44 ФЗ или это нарушение закона?

Ознакомьтесь ФЗ-257 «Об автомобильных дорогах и дорожной деятельности в РФ»

Численность контрактной службы по 44 ФЗ должна составлять не меньше двух штатных единиц. Количество и должности сотрудников утверждает заказчик. Кто может быть работником в этом отделе? Нанимать и освобождать от должности служащего в отделе по договорам, возможно по постановлению начальника-заказчика либо человека, замещающего и исполняющего его полномочия. Руководит отделом назначенный заказчиком начальник договорного подразделения. Если служба была создана не как отдельное подразделение, ею руководит заместитель руководителя предприятия.

Образец положения о контрактной службе по 44 ФЗ с полномочиями можно скачать по ссылке.

Обязанности и функции

Обязанности контрактной службы по 44 ФЗ — это проведение госзакупок в полном объеме, начиная с создания схемы и выбора участников сделки от поставщика до исполнителя, и заканчивая аудитом результативности осуществления требований договора участниками сделки. Полный список обязанностей службы:

Разработка схемы закупки;
Выбор участников сделки на всех уровнях;
Подпись договоров и их реализация;
Работа с исками и претензиями от участников сделки.

Требования к контрактной службе

Закон устанавливает определенные критерии к служащим, прописанные в ст.38 ч. 6 ФЗ 44. Согласно этому пункту, служащие и управляющий в том числе, обязаны иметь высшее или дополнительное проф. образование, пройти курсы профквалификации в области госзакупок. Эти нормы введены в обязательные с января 2016. Период переквалификации и изучения программ по переподготовке занимает от 16 до 250 рабочих часов.

Скачать ФЗ 44

Заказчики, величина годового дохода которых выше или приближается к сумме 100 миллионов рублей, должны ознакомиться со ст. 38 ФЗ 44, и изучить правила и требования по созданию и функциям отдела по заключению сделок. Скачать Федеральный Закон «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» можно по ссылке.

В 2015 году СГОЗ нашего учреждения превысил 100 млн руб. Возникла обязанность создать контрактную службу. Региональное министерство в соответствии с финансированием установило требование к количеству сотрудников в подразделении - не более трех человек. Раньше я справлялась с закупками самостоятельно, а тут пришлось искать, кого включить в контрактную службу. При этом дополнительных штатных единиц в учреждении предусмотрено не было. Время поджимало, закупки проводить без контрактной службы мы не могли. Чтобы выполнить формальное требование, мы включили бухгалтера, экономиста и программиста в состав службы. Руководителем контрактной службы назначили меня. И тут начались проблемы.
Бухгалтер отказалась работать в контрактной службе, сослалась на загрузку и невыполнение нами стандартного порядка - мы не предупредили сотрудников заранее, не внесли изменения в трудовые договоры и должностные инструкции. Следовательно, я, как руководитель, была не вправе требовать от сотрудников заниматься закупками и отвечать перед контролерами. В итоге, чтобы соблюсти все требования, нам пришлось задержать закупки на два месяца - срок, за который необходимо предупредить работников об изменениях. После неудачного опыта мы прошли все этапы официального согласования с сотрудниками, подготовили шаблоны и схему создания контрактной службы. Поделюсь своим опытом.
Первое: за два месяца до начала работы контрактной службы предупредите сотрудников, которые уже заняты в организации, об изменении трудовой функции. Второе: внесите изменения в трудовые договоры и должностные инструкции , издайте приказ о переводе в другое структурное подразделение, где закрепили персональные обязанности сотрудников контрактной службы. Третье: чтобы распределить обязанности, издайте приказ и разработайте , за основу возьмите . Типовое положение дополните необходимыми обязанностями и правами. Например, пропишите:

Главный вывод из ситуации, который я для себя вынесла, - работа руководителя не только в распределении задач, но и в правильном планировании. Мало решить, кто выполняет ту или иную функцию, важно правильно и заранее оформить решение. Чтобы вам было проще, поделюсь шаблонами, которые помогли и мне:
— приказ о создании контрактной службы ;
— извещение для сотрудника об изменении трудовых функций ;
— приказ об изменении должностной инструкции ;
— дополнительное соглашение к трудовому договору ;
— Положение о контрактной службе ;
— приказ о распределении обязанностей между работниками контрактной службы .
Поможет также рекомендация Системы Госзаказ: Как создать контрактную службу .
Мало передать функцию, важно подготовить сотрудников для новых задач. Для этого направьте работников на повышение квалификации.

Можно ли в каждом филиале создать свою контрактную службу

В 2016 году руководитель нашего медучреждения решил открыть филиал. К тому моменту у организации уже была контрактная служба как отдельное подразделение. Однако для нового филиала главный врач предлагал создать отдельную контрактную службу, которая бы занималась только закупками филиала. Предполагалось, что так будет проще отслеживать закупки. Поскольку в уже созданной контрактной службе юриста не было, руководитель подразделения обратился ко мне за консультацией.
Я, как юрист, пояснила, что создать несколько контрактных служб для одного заказчика нельзя. Филиал - не юридическое лицо. Филиалы действуют на основании положений, которые утверждает юрлицо, создавшее филиал. То есть филиал не является самостоятельным заказчиком по смыслу Закона № 44-ФЗ . Кроме того, Закон № 44-ФЗ и приказ Минэкономразвития России от 29 октября 2013 г. № 631 не предусматривают создание нескольких контрактных служб одним заказчиком.
Расскажу, как мы наладили работу одной контрактной службы для всех филиалов. В каждом филиале есть сотрудники, которые входят в состав контрактной службы и отвечают за закупки для филиала. В частности, работники филиала формируют потребности на следующий год в момент, когда контрактная служба готовит проект плана закупок - у нас это август текущего года, готовят техзадания, входят в приемочную комиссию, выполняют другие задачи. При этом отдельной службы для каждого филиала нет. Одна контрактная служба самостоятельно ведет план закупок и план-график, проводит закупки для собственных нужд и для нужд филиалов.
Сейчас у нас уже три филиала и одна контрактная служба. Меня взяли в контрактную службу как юриста. Я помогла наладить работу филиалов и сейчас занимаюсь претензионной работой.

Сколько человек включить в контрактную службу

С самого начала действия Закона № 44-ФЗ мы решили, что создаем контрактную службу. При этом знали, что в контрактную службу должно входить не менее двух человек, а максимальное количество людей заказчик определяет самостоятельно с учетом потребностей и финансовых возможностей. Поскольку конкурентные закупки проводили уже тогда, но только по Закону № 94-ФЗ, в контрактную службу взяли двух специалистов, которые на тот момент занимались закупками. В ходе работы Закон № 44-ФЗ претерпевал изменения, требования к сотрудникам контрактной службы также менялись, и мы поняли, что двух человек мало.
Сейчас наша контрактная служба состоит из четырех человек и руководителя. Поделюсь опытом, почему приняли решение расшириться именно до пяти сотрудников.
Когда определяли численность, исходили из общего финансового объема закупок и количества контрактов за последний год. При этом учли, что внебюджетные деньги также будем тратить по Закону № 44-ФЗ. Из опыта работы понимали, что один человек проводит 15 конкурентных закупок в месяц. Посчитали, что при наших объемах нужно три человека только на конкурентные закупки. На контракты с единственным поставщиком выделили отдельно сотрудника. Решили, что руководитель контрактной службы должен готовить план и план-график закупок, проверять все технические задания от сотрудников, контролировать работу подразделения, разрабатывать регламенты, заниматься организационной работой.
От себя дам совет: когда сомневаетесь, сколько человек взять, например, троих или четверых, остановитесь на меньшей цифре. В ходе работы станет ясно, справляются ли сотрудники с функционалом. Возможно, придется искать еще людей или предложить дополнительный функционал тем, кто уже работает. В любом случае работодателю проще найти еще одного человека, чем уволить того, что уже взял. К тому же дополнительный функционал - это дополнительная оплата для работника. Также полезными будут материалы от Системы Госзаказ:

Нужна ли каждому сотруднику ЭЦП

Когда создали контрактную службу, столкнулись с проблемой: делать ли каждому сотруднику ЭЦП или все документы подписать цифровой подписью руководителя. В итоге для себя решили сделать ЭЦП каждому работнику контрактной службы. Своей ЭЦП работник подписывает документы, которые создает в ЕИС, как правило, это извещения и отчеты. При этом контракты подписываем ЭЦП руководителя и только когда директор на рабочем месте. Расскажу, чем руководствовались.
Штрафы в закупках высокие, а каждый работник отвечает за свои конкретные задачи. Чтобы не возникло споров, кто из сотрудников нарушил закон, решили, что ЭЦП послужит доказательством, кто конкретно составил неверный документ или нарушил сроки. Кроме того, сотрудник, который ставит свою подпись под документом в ЕИС, мотивирован работать ответственно. Поэтому советую каждому работнику сделать ЭЦП.
При подписании контракта другое правило. Предложите руководителю два варианта: подписать контракт на электронной площадке своей усиленной электронной подписью либо отдельным приказом или доверенностью наделить руководителя контрактной службы полномочием подписывать контракты от имени заказчика. Если подпись ставит руководитель заказчика, в преамбуле документа укажите, что контракт подписывает заказчик в лице руководителя, действующего на основании положения или устава. При этом контракт подписывают ЭЦП руководителя. Допустим, по решению заказчика руководителя контрактной службы наделили правом подписывать контракт на электронных площадках от имени юрлица. Тогда в преамбуле контракта укажите, что документ подписывает заказчик в лице руководителя контрактной службы. Укажите реквизиты доверенности. Только при соблюдении этих условий контракт можно подписать усиленной электронной подписью руководителя контрактной службы.
Получить электронную подпись с первого раза поможет пошаговая инструкция .

Может ли юрист входить в контрактную службу и при этом заниматься работой, которая не связана с 44-ФЗ

Да, руководитель приказом вправе возложить функции работника контрактной службы на отдельных сотрудников, например на юриста. В контрактную службу нашей организации входило три работника. При этом ни у одного из сотрудников не было юридического образования. Когда дело доходило до претензионной работы, возникали трудности - работник контрактной службы не мог составить иск или жалобу. Штатные юристы от процедур в рамках Закона № 44-ФЗ отказывались, поскольку нагрузка в рамках основной работы высокая, а в должностной инструкции работы по 44-ФЗ не прописано.
Чтобы решить проблему, руководитель возложил всю претензионную работу на юридический отдел. Начальника юротдела включили в контрактную службы. Формально все специалисты юридического отдела не входят в состав контрактной службы, поэтому за претензионную работу в рамках Закона № 44-ФЗ отвечает только руководитель. Теперь у контрактной службы нашей организации проблем с юридической помощью в рамках Закона № 44-ФЗ нет.
Допустим, решили последовать нашему примеру - включить юриста в состав контрактной службы и при этом изменить или расширить трудовые функции работника. Тогда с согласия работника внесите изменения в должностную инструкцию .

Кто отвечает за техзадание

Когда контрактная служба начала функционировать, столкнулись с проблемой — сотрудникам подразделения не под силу делать все технические задания, на это недостаточно ни времени, ни квалификации. Тогда решили, что у нас в организации за разработку техзадания будет отвечать инициатор закупки . Расскажу, как реализовали идею.
Мы создали контрактную службу без формирования отдельного подразделения. В службу входят сотрудники из разных отделов, например, начальник отдела закупок, начальник отдела снабжения, начальник информационного отдела. Сотрудник отдела разрабатывает техзадание по своему направлению деятельности. Например, работник отдела снабжения разрабатывает техзадание на поставку канцтоваров, айтишники - на поставку компьютеров и т. д. Я, как руководитель отдела закупок, проверяю, отвечает ли описание объекта закупки в техзадании требованиям Закона № 44-ФЗ.
У нас заведено так, и это работает: человек, который формирует техническое задание, входит в приемочную комиссию.

У каждого из сотрудников контрактной службы своя специализация. Как обеспечить взаимозаменяемость

В нашей организации каждый специалист контрактной службы занят конкретной задачей, например: один планирует, другой размещает извещения в ЕИС и принимает заявки, третий занимается контрактами с едпоставщиком. Когда один из сотрудников заболевал или уходил в отпуск, направление простаивало - никто не знал, как делать работу другого. Такая же проблема была и с членами единой комиссии. Случалось, что во время заседания больше половины комиссии уходило в отпуска. Мы решили проблему в три этапа.
Обучаем сотрудников контрактной службы всем процессам и придерживаемся принципа взаимозаменяемости. Так сотрудники еще и развиваются, что предполагает карьерный рост.
Обучаем работников на курсах повышения квалификации и в процессе работы. Узнаем, когда специалист уходит в отпуск, и заранее, например за месяц, посвящаем других в ключевые задачи, которые им придется выполнять во время отпуска сотрудника. Поскольку все процедуры проходят в рамках плана-графика, выявить предстоящий объем не составляет труда. За замещение должности доплачиваем - это дополнительный стимул.
Чтобы организовать процесс обучения, придерживайтесь схемы:

Ознакомьтесь с профстандартами в закупках, определитесь, по какой программе обучите сотрудников - Как применять профстандарты: переподготовка и аттестация сотрудников .
Посмотрите советы по обучению от Высшей школы Госзакупок: Как повысить квалификацию или пройти переподготовку в Высшей школе Госзакупок .
Решите, каким способом закупите образовательные услуги, проведите процедуру: Как закупить образовательные услуги .

Следим за графиком отпусков членов комиссии , создаем комиссию в новом составе на период отпусков. На время отпуска основного сотрудника членом комиссии назначаем специалиста контрактной службы, опять же, доплатив за функционал .
Кто может быть членом комиссии по закупкам, смотрите в рекомендации .
Разработали регламент , где расписали порядок , в котором взаимодействуют работники контрактной службы между собой.

Как быть, если не выделили деньги на обучение контрактной службы

В 2016 году мы проверили образование работников контрактной службы и обнаружили, что большинство людей обучено по Закону № 94-ФЗ. Встала задача - переобучить персонал. Нам не выделяют бюджетных средств на обучение контрактной службы. Поэтому мы обучили работников за счет приносящей доход деятельности. Один из работников контрактной службы пришел к нам в 2017 году уже с дипломом о профпереподготовке. Теперь все специалисты, которые занимаются закупками в нашей организации, отвечают профстандартам и требованиям закона.
Дам совет организациям, у которых внебюджета недостаточно. Есть способ снизить расходы - отучиться 16 часов, а не 108. Срок в 16 часов установило Минобрнауки России (п. 12 Порядка, утвержденного приказом от 1 июля 2013 г. № 499 ).
Чтобы получить дополнительное профобразование, работник проходит программу повышения квалификации и профессиональной переподготовки. Минэкономразвития и Минобрнауки России разработали методические рекомендации для организаций, которые готовят программы допобразования в закупках. В методических рекомендациях указано, что минимальный срок, который необходим, чтобы освоить программу, - 108 часов. Если обучается руководитель организации-заказчика, срок можно снизить до 40 часов. В то же время методические рекомендации применять не обязательно - документ носит рекомендательный характер. Образовательное учреждение самостоятельно рассчитывает количество часов, за которое студенты осваивают программу. Поэтому работникам контрактной службы достаточно переучиться в объеме 16 часов. Аналогичной позиции придерживается Минэкономразвития России в письмах от 11 декабря 2015 г. № ОГ-Д28-15401 , от 25 марта 2016 г. № ОГ-Д28-3885 .
Чтобы было проще решить, на какие курсы пойти, и провести закупку, воспользуйтесь рекомендациями Системы Госзаказ:

Как избежать текучки кадров из-за маленьких зарплат

Контрактная служба нашей организации столкнулась с проблемой - зарплаты маленькие, а штрафы большие. В результате - текучка кадров.
Мы решили удерживать специалистов доплатами. Стимулируем за то, что сотрудник качественно исполняет должностные обязанности. Премию платим в соответствии с действующими локальными актами о премировании. Порядок дополнительного материального стимулирования закрепили в положении о контрактной службе . Еще доплачиваем за материальную ответственность и присутствие в комиссии. Теперь сотрудники от нас не уходят и заинтересованы в дополнительной нагрузке.
Из своего опыта посоветую пять способов поощрить специалиста контрактной службы. Выбирайте, какой из способов подходит именно вам.
Способ 1. Доплачивайте за совмещение должностей
Допустим, работник совмещает свою основную должность, например юрист, экономист, бухгалтер, и должность сотрудника контрактной службы. Трудовое законодательство позволяет доплачивать работнику (письмо Минэкономразвития России от 30 декабря 2015 г. № Д28и-3860 ).
Чтобы оплатить дополнительную работу, оформите совмещение должностей или внутреннее совместительство.

Способ	Условия	Оплата
Совмещение должностей	Приказ руководителя, письменное согласие работника в виде дополнительного соглашения к трудовому договору. Работу сотрудника контрактной службы человек выполняет в течение рабочего дня	Размер доплаты устанавливают в твердой денежной сумме либо в процентах от тарифной ставки или оклада
Внутреннее совместительство	Отдельный трудовой договор с работником, все документы, которые предусмотрены при приеме на работу. Работу сотрудника контрактной службы человек выполняет в свободное от основной работы время	Оплату устанавливают в трудовом договоре. При увольнении сотруднику положена компенсация за неиспользованный отпуск

Удобнее выбрать совмещение должностей, тогда не придется заключать трудовой договор. Кроме того, размер доплаты не ограничен ни минимальным, ни максимальным уровнем. Чтобы оформить совмещение, оформите дополнительное соглашение к трудовому договору. В документе пропишите:

работу, которую сотрудник будет выполнять дополнительно, ее содержание и объем;
срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу;
размер доплаты за совмещение должностей.

Например, включите в допсоглашение такую формулировку:

На основе заключенного соглашения издайте приказ о совмещении. Типовая форма документа не предусмотрена, поэтому составьте приказ в произвольной форме.
Требования к оформлению совмещения предусмотрены в статье 60.2 Трудового кодекса РФ.
Способ 2. Выпишите премию
Основание для премии - качественное исполнение работником должностных обязанностей. Премию выпишите в соответствии с действующими локальными актами о премировании в пределах бюджетных денег на оплату труда. Платить работнику за счет экономии на закупке нельзя. Порядок дополнительного материального стимулирования закрепите в положении о контрактной службе, например, так:

Способ 3. Заплатите стимулирующую надбавку
Работодатель вправе установить стимулирующую надбавку за интенсивность и высокие результаты работы. Утвердите в организации систему критериев и показателей эффективности контрактной службы, например:

своевременная и оперативная работа по подготовке необходимой документации для проведения закупок и торгов;
подготовка оперативной, в том числе внеплановой, отчетности и информации;
соблюдение сроков подготовки и передачи проектов контрактов;
соблюдение сроков обработки протоколов разногласий.

Способ 4. Оплатите дополнительную работу
Если дополнительные функции работника контрактной службы не закреплены в должностной инструкции, то речь идет о дополнительной работе. Оформите увеличение объема работы как расширение зоны обслуживания. Расширение зоны обслуживания - выполнение наряду со своей основной работой по трудовому договору дополнительного объема работ по одной и той же профессии или должности (ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ ).
За дополнительную работу установите дополнительную оплату. Размер доплаты определите по соглашению сторон. Для этого составьте приказ и дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 60.2 , 151 Трудового кодекса РФ).
Способ 5. Оплатите сверхурочную работу
Допустим, сотрудник контрактной службы задерживается на работе, когда надо оперативно провести конкурентную закупку. Оплатите дополнительное время как сверхурочную работу - издайте приказ и получите согласие сотрудника контрактной службы. Согласие оформите в виде заявления.

Порядок прописан в статьях 99 , 149 Трудового кодекса РФ.
Первые два часа переработки оплатите не менее чем в полуторном размере, последующие часы - не менее чем в двойном . При этом в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре вы вправе определить конкретный размер доплаты (ст. 152 Трудового кодекса РФ ).

Кто платит штраф за сотрудника, который уволился

Во время плановой проверки нашей организации контролеры выявили нарушения, которые совершил уволившийся перед проверкой сотрудник. Административное производство ведут в отношении работника, который совершил правонарушение, ведь увольнение - не основание освободить от штрафа. Однако в нашем случае штраф заплатил руководитель, так как в должностной инструкции бывшего сотрудника работодатель ответственность не установил. После такого опыта мы внесли в должностные инструкции работников контрактной службы изменения - прописали ответственность. Теперь за нарушение платит сам сотрудник, а не руководитель. При этом не нужно волноваться, когда сотрудник увольняется. Если ответственность прописали в должностной инструкции - накажут в любом случае виновного.
Чтобы не столкнуться с проблемой нашей организации, посоветую уже сейчас проделать четыре шага из инструкции:
1. Пересмотрите должностные инструкции работников контрактной службы.
2. Если в должностной инструкции нет пункта об ответственности, внесите его, например, так:
3. Предупредите сотрудника о том, что вносите изменения в должностную инструкцию - составьте уведомление .
4. Правки в должностную инструкцию внесите приказом .

Внимание: срок исковой давности - один год с момента, когда работник нарушил закон (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ ).

Время на чтение: 5 мин

Федеральный закон №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок» тщательно регламентирует не только процедуры, которые государственный заказчик вправе использовать для того, чтобы осуществлять те или иные виды госзакупок, но также и объясняет, какие подразделения или должностные лица должны осуществлять процедуры проведения тех или иных закупочных процедур. Так, в частности, у государственных и муниципальных заказчиков должны быть созданы специальные контрактные службы.

Дорогие читатели! Каждый случай индивидуален, поэтому уточняйте информацию у наших юристов. Звонки бесплатны.

Если же уровень такой организации не позволяет создать контрактную службу, то назначается специальное должностное лицо – контрактный управляющий.

Что такое контрактная служба или контрактный управляющий?

Для того чтобы проводить процедуру закупок, предусмотренных для удовлетворения государственных или , государственный заказчик обязан создать специальное подразделение или назначить должностных ответственных лиц. Такие службы называются контрактными службами, а должностные лица – контрактными управляющими.

В соответствии с частью 1 статьи 38 Федерального закона №44-ФЗ контрактная служба создается в тех случаях, когда общий годовой объем у того или иного заказчика превышает сто миллионов рублей. Если такой объем не превышен, то государственный или муниципальный заказчик обязан назначить ответственное должностное лицо, а созданная должность будет называться контрактным управляющим.

Если контрактной службы у заказчика нет, но есть контрактный управляющий, а совокупный годовой доход является достаточно большим, то заказчик может назначить несколько контрактных управляющих либо помощников одного контрактного управляющего.

Для того чтобы контрактная служба или контрактный управляющий могли в полном объеме осуществлять свои действия, создается специальный регламент , который будет регулировать в полном объеме весь объем действий такой службы или должностного лица.

Создание контрактной службы или назначение контрактного управляющего для или муниципального заказчика должно было быть осуществлено до 1 января 2017 года. В противном случае осуществлять процедуры закупок для удовлетворения своих нужд такой заказчик не имеет права.

Данное положение зафиксировано в статье 112, которая регламентирует поэтапное вступление в силу нового федерального закона.

Модели контрактной службы

Для государственного заказчика предоставляет возможности по выбору той модели, на основании которой будет осуществляться создание контрактной службы для проведения закупок у того или иного поставщика.

Для государственных и муниципальных заказчиков сформировано правило создания контрактной службы, согласно которому вправе принимать самостоятельное решение о том, каким образом будет сформирована контрактная служба.

Однако заказчику следует помнить о том, что при годовом объеме закупок более ста миллионов рублей должна быть сформирована контрактная служба, если объем менее ста миллионов – назначается контрактный управляющий.

Для государственного заказчика предоставляется выбор того, каким именно образом осуществляется формирование контрактной службы:

путем формирования самостоятельной структурной группы, которая выполняет только обязанности, прописанные в должностном регламенте контрактной службы и ее непосредственных сотрудников . Привлекать сотрудников такого подразделения к другим видам работ строго запрещено;
путем наложения обязанностей сотрудников контрактной службы на сотрудников других подразделений, например, снабжения или бухгалтерии . Исполнение обязанностей сотрудника контрактной службы должно происходить совместно с обязанностями сотрудника того структурного подразделения, в котором числится тот или иной сотрудник.

Точно также на контрактного управляющего если он назначен из числа действующих сотрудников различных структурных подразделений заказчика, накладываются дополнительные обязанности, которые должны быть осуществлены в соответствии с положениями своих должностных инструкций по совмещаемым должностям.

Механизм и порядок создания контрактной службы по Федеральному закону №44-ФЗ

Создание контрактной службы – это комплекс мероприятий, который осуществляется государственным или муниципальным заказчиком для того, чтобы такое подразделение в полном объеме занималось проведением предусмотренных законом видов закупок для обеспечения нужд такого заказчика. Как уже говорилось выше, создание такой службы может быть осуществлено путем выделения самостоятельного подразделения, а также путем выделения группы сотрудников из действующих подразделений для того, чтобы наложить на них обязанности сотрудников контрактной службы.

Создание контрактной службы должно осуществляться на основании специального приказа о создании контрактной службы. Этот приказ готовится первым из всех документов, которые должны быть сформулированы для начала полноценной работы создаваемой контрактной службы. Дополнительно создается также специальный регламент, который будет в полном объеме осуществлять регулирование деятельности контрактной службы.

На руководителя контрактной службы, а также на ее ведущих специалистов создаются специальные должностные инструкции, в которых фиксируются права и обязанности сотрудников контрактной службы. В рамках такой должностной инструкции должны быть зафиксированы все те возможные меры ответственности, которые могут быть наложены на должностное лицо, если оно допустит нарушение действующего законодательства в период своей работы в контрактной службе. С образцом должностной инструкции можно ознакомится по .

Общий порядок действий для создания контрактной службы со стороны государственного заказчика выглядит следующим образом:

издание приказа о создании контрактной службы , который исходит от руководства государственного заказчика;
создание положения о контрактной службе ;
издание регламента работы контрактной службы ;
формирование штата контрактной службы ;
издание должностных инструкций для сотрудников контрактных служб;
издание положений комиссий по проведению конкурентных закупок.

Так как контрактная служба осуществляет проведение закупок, в рамках которых должны быть реализованы различные процедуры, в том числе с использованием комиссионного рассмотрения предоставляемых потенциальными исполнителями документов, государственному заказчику следует также принять специальные положения, которые будут регламентировать действия таких комиссий.

В состав контрактной службы входят:

руководитель структурного подразделения ;
специалисты, которые осуществляют работу с потенциальными поставщиками путем проведения специальных процедур;
сотрудники, которые будут осуществлять разрешение финансовых вопросов (нередко данные функции передаются напрямую сотрудникам бухгалтерии заказчика).

Полный список сотрудников и их должностные обязанности формирует сам заказчик на основании своих потребностей. Однако одно условие должно быть обязательно соблюдено – все сотрудники контрактной службы должны иметь соответствующее образование.

Контрактный управляющий

Контрактный управляющий – это должностное лицо, которое назначается государственным заказчиком для того, чтобы такой сотрудник занимался проведением закупочных процедур для обеспечения нужд государственного или муниципального заказчика. Назначение контрактного управляющего (независимо от того, сколько таких сотрудников будет назначено) происходит в том случае, если общий годовой объем закупок заказчика менее ста миллионов рублей.

Назначается такой сотрудник на основании приказа руководителя организации с расшифровкой всех наложенных на него обязанностей. В целом порядок действий выглядит следующим образом:

издание приказа о создании должности контрактного управляющего;
приказ о назначении конкретного человека на должность контрактного управляющего;
формирование должностной инструкции контрактного управляющего;
формирование положений о комиссиях для проведения конкурентных способов закупок.

Должностная инструкция для контрактного управляющего совмещает в себе положения должностной инструкции руководителя контрактной службы и рядового ее сотрудника. Однако в ней должны быть определены все права и обязанности, которые налагаются на такого сотрудника. Образец должностной инструкции для контрактного управляющегоиможно скачать по .

Кроме того, нередко для такого контрактного управляющего также указываются меры , которые могут быть наложены на сотрудника за несоблюдение норм действующего законодательства в сфере государственных закупок.

При формировании положений о комиссиях по контролю за конкурентными способами закупок следует учесть, что привлечение контрактного управляющего в качестве участника такой закупки нежелательно , так как он непосредственно отвечает за проводимых процедур контроля за конкурентными закупками.

Контрактная служба или контрактный управляющий – это подразделение или самостоятельное должностное лицо, которое осуществляет проведение тех или иных государственных закупок, направленных на обеспечение государственных и муниципальных нужд. Формирование самостоятельной контрактной службы или назначение контрактного управляющего должно осуществляться в соответствии с положениями статьи 38 указанного закона, а все назначаемые сотрудники должны пройти специальное обучение.

Тема данной статьи раскрывает смысл контактной службы, необходимость назначения контрактного управляющего и комиссии заказчика, предусмотренных нововведениями .

Процедура создания контрактной службы

Статья №9 ФЗ №44 регламентирует создание контрактной службы, подразумевает назначение управляющего и это входит в обязанности муниципального или государственного заказчика. Такой подход позволяет подчеркнуть высокие профессиональные навыки заказчика и обеспечивает качество проведения закупок, торгов и услуг по поставкам товаров.

Такая служба в обязательном порядке создается в тех случаях, когда общий объем закупок в год, согласно планов-графиков, получается больше ста миллионов рублей. Нет обязательного требования в создании специального подразделения в структуре организации, можно составить комиссию из сотрудников различных отделов и служб.

Формы организации КС

Возможные формы организации контрактной службы заказчика:

отдельное полноценное структурное подразделение в виде отдела или управления;
часть другого уже существующего подразделения, к примеру, договорной службы или юридического отдела;
в виде комиссии, которая состоит из сотрудников различных отделов и подразделений, которая утверждается заказчиком и выполняет полностью обязанности и функциональные задачи контрактной службы.

Контрактная служба заказчика всегда функционирует и работает по Положению или регламенту о контрактной службе, которое в свою очередь разрабатывается по Типовому положению, утвержденного Министерством экономического развития РФ.

Необходимо помнить , что если происходит совмещение должностных обязанностей сотрудников организации в части нахождения их в составе комиссии по ведению контрактных обязательств, то стоит откорректировать трудовой договор работника, а также изменить их должностные инструкции и регламенты осуществления деятельности, с учетом пребывания в составе контрактной службы.

В ситуациях, когда объем заказчика в течение года по закупкам не больше ста миллионов рублей, создания контрактной службы не требуется, но имеется необходимость назначения контрактного управляющего, что регламентирует часть 2 44-ФЗ.

Функции и задачи контрактной службы

Функциональные задачи как контрактной службы в целом, так и отдельного управляющего в качественном и эффективном проведении все процедуры закупки, начиная от планирования и выставления на торги и заканчивая выполнением всех обязательств и пунктов договора, в том числе оплаты выполненных работ.

На первом этапе, в котором осуществляется разработка планов-графиков, управляющая службы или контрактный управляющий выставляют всю необходимую информацию в ЕИС, при необходимости производят изменения, отвечают на вопросы и разъясняют непонятные моменты.

Помимо данной обязанности, контрактная служба также обосновывает саму закупку, ее цену при заключении контракта с одним единственным поставщиком.

Основные функции

В ходе определения конкретных поставщиков товаров или услуг на контрактную службу возлагаются следующие функции:

Производство выбора, каким именно образом организовать закупку, уточнить НМЦ, а также способ подачи заявки.
Составление различного рода документации, в том числе проектов и шаблонов контрактов, протоколом заседаний, извещений об изменениях.
Полностью организовывает и технически обеспечивает грамотную и качественную работу комиссии при определении победителя закупки.
По возможности обеспечить предоставление определенных преимуществ для исполнителей и субъектов мелкого предпринимательства, инвалидов, социальных некоммерческих предприятий, а также для органов уголовно-исполнительной системы.
Четкие и ясные разъяснения пунктов и положений в документации, приложенной к предмету закупки.
Соблюдение полной сохранности документации, которая имеет отношение к проведению торгов, работе комиссии, в том числе конвертов, записей в аудио режиме.
Проведение согласований с поставщиком, являющимся единственным в осуществлении торгов.
Проведение подписание контрактных документов с победителями закупок, а также своевременное внесение недобросовестных поставщиков в РНП.

Обязанности

В случае, когда произошло полное исполнение контрактных обязательств, а также если осуществилось расторжение контракта или его изменение, контрактная служба ведет прием работ или услуг, производит выплату денежных средств, а также при необходимости организует проведение экспертизы работ. При этом контрактная службы осуществляет тесное взаимодействие с поставщиком, в случае ненадлежащего исполнения договорных обязанностей, вносит его в РНП, а при исполнении контракта, размещает в ЕИС соответствующий отчет.

В обязанности контрактной службы также входит организация консультационных вопросов с поставщиком, обязательное слушание и обсуждение в общественном порядке предмета торгов, проверка на достоверность и качественность банковских гарантий и информирование о принятии решений по ним, по окончании процедуры выполняет возврат обеспечения и производит оплату денег по гарантиям.

Комиссии заказчика

Для грамотной и качественной организации процедурных процессов при определении поставщиков услуг заказчик создает комиссию, которая носит коллегиальный характер и выполняет определенные фикции, когда торги производятся на конкурентной основе. В случае если поставщик услуг единственный, то создание комиссии не требуется, что оговорено частью 1 44-ФЗ.

Создание комиссии может быть как для отдельной закупки или торгов в течение определенного периода, а также для определения победителей по одному из способов. Законом предусматривается минимальное количество членов комиссии, при этом максимальное число не оговаривается. Для проведения конкурсов, электронных аукционов или в случае создания единых комиссии по любым торгам состав должен быть в количестве не менее пяти человек, во всех остальных случаях должно быть минимум три человека.

При создании комиссии в ее состав должны входить те лица, которые в большей степени обладают необходимой квалификацией и навыками, а также прошедшие необходимую подготовку в сфере получения знаний в области производства закупочных процедур.

В случае, если в плане-графике отражены закупки, не имеющие определенной специфики, которые не требуют включение в состав комиссии узконаправленных специалистов, тогда рекомендуется создавать единую для всех торгов комиссию, не учитывая метод и способ определения победителя, а также объектов закупок.

Обеспечение системы закупочных процедур квалифицированными кадрами

Только когда заказчик может уверенно принять решение о возможности создания контрактной службы, необходимо переходить к оформлению закупочных процедур. Если заказчик не располагает квалифицированным персоналом, тогда стоит рассмотреть вопрос о привлечении для данной функции специализированных компаний.

Одной из важных задач заказчика является четкое и грамотное распределений функциональных обязанностей между отдельными членами контрактной службы, а в случае недостаточности квалификации некоторых сотрудников организовать ее повышение и программу обучения в сфере закупок.