Korxonada ish vaqtini samarali rejalashtirish. Korxonada ish vaqtini samarali rejalashtirish Rejalashtirishning ustuvorligi asosiy tamoyillari

Ish vaqtini rejalashtirish nafaqat chiroyli so'zlar to'plami, balki shaxsiy darajada ham, butun korxona bo'yicha ham foyda keltirishi mumkin bo'lgan bilim tizimidir.

Siz bilib olasiz:

• Korxonada ish vaqtini oqilona rejalashtirishga nima yordam beradi.
• Ish vaqtini rejalashtirish usullari qanday.
• Ish vaqtini samarali rejalashtirish qoidalari qanday.

Hech kimga sir emaski, tashkilot samaradorligiga boshqaruv kadrlarining kundalik ishlarining rentabelligi ta'sir qiladi. Ishning zamonaviy texnikasi va usullarining etishmasligi, rahbar va uning bo'ysunuvchilari tomonidan individual ish uslubini takomillashtirishdan bosh tortishi bunday jamoaning ishini tashkil qilishdagi qiyinchiliklar aksiomaga aylanishiga olib keladi.

Menejerning muvaffaqiyatga erishish uchun qanchalik tayyor ekanligini aniqlaydigan komponentlar juda sodda. Bu uning qobiliyatlari, qobiliyatlari, kasbiy bilimlari va, albatta, shaxsiy fazilatlari. Shunga qaramay, muammo va qiyinchiliklarni keltirib chiqaradigan sabab omillarini tahlil qilishni, shuningdek ularni engish va ishlarining sifatini yaxshilash istagini kamaytirmaslik kerak. Bu erda menejer ish vaqtidan oqilona foydalanishga yordam beradi, boshqacha qilib aytganda, uni rejalashtiradi. Axir, u kunlik ish jarayonidagi nuqsonlarni bartaraf etishga mo'ljallangan.

Ish vaqtini rejalashtirish samaradorligi ularning davomiyligiga qarab faoliyat maqsadlariga asoslanadi: qisqa va uzoq muddatli. Bunday boshqaruv doirasi qo'shimcha harakatlarni talab qilmaydi, chunki barcha belgilangan harakatlar va tadbirlar tashkilot jarayonida o'z muddatlarini oldi.

Rahbar tomonidan qo'yilgan maqsadlar ikkita funktsiyaga ega: ularni amalga oshirish uchun zarur bo'lgan harakatlarni aniqlash va ularni amalga oshirishni rag'batlantirish. Agar rahbar o'zi uchun aniq vazifa qo'ysa, uning harakatlari uni amalga oshirishda ongga ega bo'ladi. Maqsadni belgilash - bu natijaga erishguncha agentni energiya bilan quvvatlaydigan bir xil harakatlantiruvchi kuch.

Ish vaqtining muvozanatini iloji boricha samarali bo'lishini rejalashtirish uchun menejer "rejalashtirish davrlari" taktikasiga murojaat qilishi kerak (ular har xil vaqt oralig'i bo'lishi mumkin: yil, oy, hafta, kun). Xususiyat shu kabi har bir diapazonning individualligidadir, bu tegishli vaqtni aks ettiradigan alohida rejalar tuzishni nazarda tutadi.

Shunday qilib, bo'sh vaqtni to'g'ri rejalashtirishning asosiy ijobiy urg'usi vaqt yutug'idir. Rahbar ta'riflangan ish maqsadlariga samarali va samarali erishish imkoniyatini qo'lga kiritadi va imkon qadar kam vaqt sarflaydi. Shaxsiy ishlarni tashkil qilishda rejalashtirishning rolini deyarli baholash mumkin emas: axir, bu belgilangan maqsadlarni amalga oshirishga tayyorgarlik ko'rishga va ish uchun ajratilgan vaqtni tuzishga yordam beradi.

Ish vaqtining 25 foizini tejash uchun topshiriqlarni qanday topshirish kerak: nazorat ro'yxati

Katta miqdordagi ma'lumot oqimiga dosh berish va o'z biznesingizni rivojlantirish uchun vaqtingizni samarali sarflashingiz va odatdagi ishlarga energiya sarflamasligingiz muhimdir. Buning uchun siz bo'ysunuvchilarga topshiriqlarni to'g'ri topshirishingiz va ularning bajarilishini nazorat qilishingiz kerak.

"Tijorat direktori" jurnali tahririyati tomonidan tayyorlangan nazorat ro'yxatini tekshiring, ish vaqtini to'g'ri boshqarayotganingizni yoki vazifalarni topshirishda xatolarga yo'l qo'yganingizni va ishda juda bandligingizni tekshiring.

Ish vaqtini rejalashtirish usullari

Pareto printsipi

Vilfred Pareto (1848-1923) ma'lum bir guruh ichida ma'lum bir kichik qismning ob'ektiv ahamiyati ushbu guruhdagi nisbiy og'irligidan ancha yuqori bo'ladi degan printsipni ishlab chiqdi. Pareto o'z modelida 80/20 formulasidan foydalangan, bu keng qo'llanila boshlangan.

• Sotilgan tovarlarning 20 foizidan siz 80 foiz foydani olishingiz mumkin.
• Qolgan mahsulotlarning 80% foydaning atigi 20 foizini olib keladi.
• 20% xatolar 80% yo'qotishlarni keltirib chiqaradi.
• Boshqa xatolarning 80% 20% zararni keltirib chiqaradi.

Ish vaqtini rejalashtirishni sevuvchilar ham ushbu tamoyilni ayab o'tirishmadi. Agar siz uni menejerning ishi bo'yicha loyihalashtirsangiz, natija quyidagicha bo'ladi: natijalarning 80 foiziga erishish uchun ish vaqtining atigi 20 foizini sarflashingiz kerak. Qolgan vaqt umumiy natijaning atigi 20 foizini tashkil qiladi.

Mehnat jarayoni tilida bu shuni anglatadiki, eng kam kuch sarflashni talab qiladigan, ammo ish vaqtining munosib miqdori oson va yoqimli ish birinchi o'ringa qo'yilmasligi kerak. Har bir vazifaning ahamiyatini maksimal darajada hisobga olgan holda faoliyatni boshlash kerak. Ishni rejalashtirishda hayotiy muammolar birinchi o'rinda turishi kerak.

Pareto tamoyilini oqilona rejalashtirish va ish vaqtini hisobga olish masalalarida to'liq amalga oshirish uchun barcha vazifalarni ularning umumiy natijaga qo'shgan ulushi foizini tahlil qilish, shuningdek ularni ABC toifalari bo'yicha taqsimlash kerak.

ABC rejalashtirish

ABC tahlili katta va kichik ahamiyatga ega bo'lgan holatlarning ulushi ko'pincha bir xil ekanligini ko'rsatadigan tajribaga asoslangan. Maqsadlarni amalga oshirish bilan bog'liq vazifalarning ahamiyatini uchta sinfga taqsimlash uchun A, B va C harflari ishlatiladi. Ushbu tamoyil ko'plab menejerlarni jalb qildi.

Siz ushbu tahlildan ish vaqtini rejalashtirish uchun ham foydalanishingiz mumkin. Eng asosiysi, ish vaqtini ishlarning umumiy rejasida ularning mehnat zichligi va vazniga emas, balki vazifalarning ahamiyatiga qarab taqsimlash kerakligini esda tuting.

ABC tahlili uchta ustunga asoslangan.

• A toifadagi vazifalar (eng muhimi) menejerning umumiy topshiriqlarining 15 foizini oladi. Rejalashtirishda nisbiy og'irligi past bo'lishiga qaramay, ular maqsadlarga erishishda 65% miqdorida hissa qo'shadilar.
• B toifasidagi vazifalar (muhim) umumiy ko'rsatkich ko'rsatkichining taxminan 20 foizini tashkil etadi va ularning ahamiyati ham 20 foizga baholanadi.
• C toifasidagi vazifalar (kamida muhim): ularga umumiy sonning taxminan 65% beriladi, ammo ularning ahamiyati juda oz - nisbiy og'irlikning atigi 15%.

Shunga ko'ra, ish vaqtini rejalashtirishda ABC tahlili A toifasidagi vazifalarning dastlabki bajarilishiga qaratiladi, chunki ular oxirgi ish faoliyati samaradorligida sher ulushini keltiradilar. Keyingi navbatda navbatning navbatida B guruhining savollari berilgan bo'lib, ularning yakuniy natijaga qo'shgan hissasi ham e'tibordan chetda qolmasligi kerak. Va nihoyat, siz C toifasidagi qolgan vazifalar bilan nima qilishni allaqachon hal qilishingiz mumkin: ish vaqtini rejalashtirishga qo'shish yoki topshirish.

Eyzenxauerning ish vaqtini rejalashtirish printsipi

Eyzenxauer (ustuvorlik) matritsasi shaxsiy va ish vaqtini rejalashtirish vositasi sifatida keng qabul qilindi.

U to'rtta maydondan (kvadrantlardan) iborat bo'lib, ularning har biri ma'lum bir toifadagi vazifalarga mos keladi. Kategoriyalar ikkita printsip asosida qurilgan: muhimlik va dolzarblik. Ularning o'zaro munosabatlari quyidagi rasmda eng yaxshi tasvirlangan.

Kvadrantalar, agar ularga kiritilgan ishlar ma'lum bir sohaga to'g'ri keladigan bo'lsa, to'ldiriladi. Ushbu matritsaning qanday ishlashini to'liq tushunish uchun har bir kvadrantga mos keladigan vazifalarni belgilashingiz kerak. Shuni esda tutish kerakki, matritsa faqat kun bo'yi yoki boshqa qisqa muddatdagi vazifalar uchun samarali bo'ladi.

1. 1-kvadrant: muhim va shoshilinch

Eyzenxauer matritsasining yuragi aniq birinchi kvadrantdir, chunki u asosiy sirni o'z ichiga oladi - u bo'sh qoladi. Bu odam maqsadlarga erishish uchun ish vaqtini samarali rejalashtirish mahoratiga ega ekanligidan dalolat beradi.

Birinchi kvadrantda ekanliklarini da'vo qiladigan holatlarning mavjudligi bunday odamning hayoti va ishidagi doimiy shoshilinch ishlardan dalolat beradi. Binobarin, inson o'z ishlarini va majburiyatlarini taqsimlashga odatlanmagan, aksincha qo'lidan kelgan hamma narsani so'nggi lahzaga qoldirgan. Va muddat tor bo'lganida, u ishga kirishadi.

Albatta, yuzaga kelishi mumkin bo'lgan vaziyatlarning oldini olishning eng yaxshi usuli - bu narsalarni oldindan o'ylab ko'rishdir. Axir, taniqli printsip mavjud, unga ko'ra oqibatlarni bartaraf etish har doim mumkin bo'lgan muammolarni oldindan ko'ra ko'ra qiyinroq bo'ladi. Agar bunday holatlar boshqa odamlar tomonidan amalga oshirilishi mumkin bo'lsa, ularga murojaat qilish kerak.

1. Quadrant 2: muhim va favqulodda emas

Ish vaqtini rejalashtirishda Eyzenxauer ikkinchi kvadrantdan eng muhim vazifalarni aniqladi. Agar ijrochi ushbu kvadrantga qo'yilgan topshiriqni o'z vaqtida doimiy ravishda bajaradigan bo'lsa, unda u zarur bo'lganda ko'proq vaqt sarflashga qodir. Uni behuda, shoshqaloqlik va turli xil salbiy oqibatlar ta'qib qilmaydi. Bu shifokor tayinlanishiga juda o'xshaydi: xuddi oftalmologning profilaktik tekshiruvi ko'rishning jiddiy muammolarini oldini oladi va hisobotda ishlash uchun to'g'ri vaqt shoshilinch tungi ishdan qochadi.

Ikkinchi kvadrant ichidagi ish vaqtini rejalashtirish va ro'yxatga olish xodimning shaxsiy maqsadlariga erishish uchun mo'ljallangan.

Va Damoklning qilichi ishchilarga ishning dolzarbligi shaklida osib qo'yilmasa ham, bu ishning sifatiga e'tibor berishga imkon beradi, ammo hali ham muddatlar borligini unutmang va siz ularga rioya qilishingiz kerak, chunki ikkinchi kvadrantning vazifasi bajarilmasligi uni avtomatik ravishda birinchisiga o'tkazadi. Va bu natija shaxsiy vaqtni rejalashtirish uchun oqibatlarga olib keladi.

1. Quadrant 3: Shoshilinch va ahamiyatsiz

Uchinchi kvadrantga mos keladigan holatlar turi dolzarbligi sababli muhimroq holatlarga e'tiboringizni qaratishga imkon bermaydi. Va bunday holatlar birinchi kvadrantning ishlari bilan osongina aralashtiriladi. Biroq, shoshilinch va muhimni ajratib ko'rsatish kerak, chunki ikkalasi sinonim emas. Bunday ta'rifning oddiy usuli bor: o'zingizga savol berishingiz kerak, u yoki bu vazifa sizni belgilangan maqsadga erishishga yaqinlashtiradimi? Odatda uchinchi kvadrantdagi holatlar salbiy javob oladi.

Ko'pincha, bu kvadrantga kundalik muammolar kiradi: mavsum oxirida kiyimlarni quruq tozalash, qo'shnilarga shoshilinch masalalarda yordam berish, muhim uchrashuvlar va muzokaralar emas. Yana bir misol bor - kompyuterni ta'mirlash, ammo bu erda juda ehtiyot bo'lish kerak: agar bu texnika ish uchun zarur bo'lsa, uni ta'mirlash juda muhim vazifaga aylanadi (ya'ni birinchi kvadrant) va agar u faqat o'yin-kulgi uchun ishlatilsa, unda bu muammoning uchinchisida kvadrant.

Ushbu kvadrantning faoliyati nafaqat ish vaqtini rejalashtirishga to'g'ri kelmaydi, balki asosiy maqsadlardan chalg'itadi va qimmatli vaqtni olib qo'yadi. Iloji bo'lsa, ularga e'tibor bermaslik yaxshidir. Vazifaning o'zingiz uchun ahamiyatini qanday aniqlash mumkin? Juda oddiy. Siz o'zingizga savol berishingiz kerak: "Agar buni qilmasam nima bo'ladi?"

1. 4-kvadrant: ahamiyatsiz va shoshilinch emas

Ushbu toifaga kundalik hayotimizdagi ish bilan hech qanday aloqasi bo'lmagan ishlar kiradi: ijtimoiy tarmoqlar, forumlar, Internetda sayr qilish, kompyuter o'yinlari, seriallarni tomosha qilish. Ha, bu mashg'ulot albatta yoqimli, ammo bu majburiy emas.

Umuman olganda, ushbu faoliyat ish kunining unumdorligini sezilarli darajada pasaytiradi, Eyzenxauer ushbu toifadagi ishlarni "shaxsiy vaqtni yeyuvchilar" deb atagan.

Masalan, 200 soatlik ketma-ketlikni oling - qayta hisob-kitob qilishda siz juda katta foyda bilan amalga oshirilishi mumkin bo'lgan behuda vaqtni butun hafta olasiz.

Shu sababli, shaxsiy ishchilarni aniqlash va nafaqat ish, balki shaxsiy vaqtni ham rejalashtirish orqali ularni qattiq nazorat qilishga intilish zarur.

Shuningdek, ushbu kvadrantda ko'pchilik uchun unchalik yoqmaydigan odatiy narsalar mavjud: masalan, idish yuvish, tozalash, ovqat tayyorlash. Bu erda ham bir xil yukni rejalashtirish uchun siz bitta uyda yashaydigan odamlar bilan murosaga kelish kerak.

Sog'lom befarqlik: vaqtni boshqarishga ishonmaydiganlar uchun ko'rsatma

Tijorat direktori jurnali tahririyati tomonidan tayyorlangan yo'riqnomada, umidsiz vaziyatlarda ham hayotda qanday qilib uyg'unlikni topish, jamiyat va ommaviy axborot vositalari tomonidan qo'yilgan qanday munosabatdan shoshilinch ravishda xalos bo'lish kerakligini tushuntirish va agar sizga bir kun etishmayotgan bo'lsa, nima qilish kerakligini aytib berish kerak. ishni bajarish uchun.

Ish vaqtini rejalashtirish jadvali

Jadval shaklida oddiy bir misol keltiramiz.

Seshanba		Subtask	Izoh
	Vazifalar ro'yxatini tekshiring
	Ishga haydash
	Telefon qo'ng'iroqlari		Ikkita kontakt raqamlarini ish elektron pochtasidan oling
	Maqola yozish	Materiallarni tahlil qilish
	Maqola yozish	Chet tilidan qo'shimcha materiallarni tarjima qilish va asosiy matnni terish	Manbalarga izohlar qo'yishni va chiziqli chiziqlarga defislarni tuzatishni unutmang
	Muharrirga tashrif buyuring
	Uchrashuv
Chorshanba

Ushbu misol ish rejalarini qurish printsipini aniq namoyish etadi. Jadvallar kerak bo'lganda chuqurroq bo'lishi mumkin, yozuvlar uchun ko'proq joy mavjud. Shaxsiy shaxsni amalga oshirish uchun qaysi dasturdan foydalanish muhim emas menejer / mutaxassisning ish vaqtini rejalashtirish. Jadval -asbob universal bo'lib, uni oddiy qog'ozga ham chizish mumkin. Muhimi, uni o'zingiz uchun, o'zingizning vazifalaringiz va maqsadlaringiz uchun moslashtira olish va qaysi vaqt oralig'ida ishlatilishini aniqlash: kunlar, haftalar, oylar bo'yicha.

Ish vaqti fondini rejalashtirish qanday amalga oshiriladi

Rejalashtirishning dastlabki bosqichi tizimning boshlang'ich parametrlarini - ish vaqti fondini (RFW) va uning yo'nalishlarini yaxshilash bo'yicha faoliyatni tahlil qilishdan iborat. Quyidagi savollarga javob: ushbu faoliyat (mutaxassislar, xizmatlar) va uni rejalashtirish uchun kim javob beradi? Ish vaqti qancha hisobga olinadi? Ish vaqti kuzatilayaptimi? FRV zaxiralari oshkor etiladimi? Rejalashtirish bosqichida ish vaqtining yo'qolishini kamaytirish bo'yicha choralar ko'riladimi? Buning uchun qanday usullardan foydalaniladi?

Keyingi qadam RFF dasturini tahlil qilishdir. Uning doirasida ishchilar ishlab chiqarish dinamikasi (vaqtni nazarda tutgan holda - soatlik, kunlik, yillik) o'rganiladi va unga ta'sir etuvchi omillar aniqlanadi; RFV holatini tahlil qilish va devamsızlığın ayrim turlarini kamaytirish uchun foydalanilmagan imkoniyatlarni aniqlash; ish vaqti fondining ishlashi bo'yicha kuzatuv ma'lumotlarini o'rganish va hokazo. Ish vaqti fondidan foydalanishni tahlil qilish usullari haqida batafsil ma'lumotni o'quv va uslubiy adabiyotlarda topish mumkin.

RFV tahlilini amalga oshirish uchun axborot bazasi statistik va ish vaqtini hisobga olish yozuvlaridan iborat; birlamchi buxgalteriya xulosasi (bo'sh vaqt, ortiqcha ish bilan ta'minlash, nikohni bekor qilish to'g'risidagi varaqa); o'z-o'zini va ish vaqtidagi fotosuratlarni; so'rovnomalar va so'rovnomalar ma'lumotlari.

Tahlil jarayonida korxonaning turli darajalari (tarkibiy bo'linmalar, umuman korxona, kasb-hunar va guruhlar) doirasida butun FRV va uning tarkibiy qismlari - kun bo'yi va smenada ichidagi mablag'larning qo'llanilishi tekshiriladi. Ushbu yondashuv birinchi navbatda echilishi kerak bo'lgan to'siqlarni aniqlashga imkon beradi. Tahlil natijalari PDF formatida qo'llanilishini takomillashtirish va shunga mos ravishda ish vaqtini rejalashtirish samaradorligini oshirish zaxiralarini baholashdan iborat.

Olingan natijalar ish vaqtining foydali fondini rejalashtirish uchun ishlatiladi. Ushbu faoliyatga balansning rejalashtirilgan byudjetini tuzish, uning tarkibiy qismlarini korxona normalari bilan taqqoslash, shuningdek, ishlab chiqarish xarajatlari uchun ish vaqtini tejash kiradi. Ish vaqtining muvozanatini taqsimlash usullari o'quv materiallari va qo'llanmalarida munosib yoritilgan.

Ish vaqtini rejalashtirish va tahlil qilish bozor iqtisodiyoti sharoitida o'ziga xos xususiyatlarga ega bo'ldi. Masalan, majburiy xarakterdagi ma'muriy ta'til korxona uchun uning xarajatlari jihatidan foydalidir. Yarim kunlik ish zaxira holatini yo'qotdi.

Doimiy doimiy ishchilar, vaqtinchalik ishchilar uchun differentsial yondashuv RVFni rejalashtirishda dolzarb bo'lib qolmoqda; yarim kunlik rejimlarda.

Ish vaqtini eng samarali tashkil etish va rejalashtirish maqsadida kompaniya maxsus tadbirlarni amalga oshiradi: ijtimoiy-iqtisodiy, tashkiliy-texnik va davolash-profilaktika. Ular turli xil tashkiliy va texnik rejalarda, mehnat sharoitlarini yaxshilashni rejalashtirishda va boshqalarda aks ettirilgan. Tashqi ishtirokchilarni jalb qilish mahalliy hokimiyat organlari bilan muhokama qilinishi kerak va shundan keyingina tadbirlarni rejalashtirishga kiritilishi kerak. Har qanday voqea manbalari bilan ta'minlanishi kerak.

Ish vaqtini qanday qilib to'g'ri rejalashtirish kerak

Qoida 1. Bir vaqtning o'zida o'rnidan turing

Har qanday rejalashtirishning ushbu dastlabki bosqichi juda intizomli va energiya beradi.

Qoida 2. Kun boshidagi ijobiy kayfiyat

Har kuni ertalab kayfiyatingiz ustida ishlang, chunki bu maqsadlarga erishish uchun belgilangan vazifalarni hal qilishga kuchli ta'sir qiladi. Buning uchun siz o'zingizga uchta savol berishingiz mumkin:

• Qanday qilib "bugun" meni muvaffaqiyatga yaqinlashtiradi?
• Ushbu kunni iloji boricha baxtli qilish uchun nima qilishim kerak?
• O'zingizning sog'lig'ingizni saqlash uchun shu kuni nima qilishingiz kerak?

Ushbu savollarga javob berish va ijobiy turtki yaratish ko'pincha ikki daqiqadan kam vaqtni oladi. Ertalabki odatiy mashg'ulotlarni boshlashdan oldin ularni o'zingizga bering.

Qoida 3. Kundan boshlab to'g'ri boshlanish

Barkamol tongning kaliti - tungi uxlash va yaxshi nonushta. Ammo ko'pchilik ularni vaqt etishmasligi kabi qilib, qurbon qiladi. Biroq, har ikkala missiya ham kunlik rejimni rejalashtirish bosqichida birinchi o'ringa qo'yishni talab qiladi - mohiyatiga ko'ra siz shunchaki vaqtingizni erta uxlash uchun ajratishingiz kerak.

Qoida 4. Ish kunini rejalashtirishda charchoq kabi omillarni ko'rib chiqing

Ko'p odamlar o'zlarining ish ko'rsatkichlari kun davomida sinusoid kabi o'zgarib borayotganini his qilishadi. Bu kunlik bioritmlarga bog'liq emas - siz erta qush yoki boyqush ekanligingizga bog'liq. Shaxsiy faollik davrlaringizni bilib, tadbirlarni rejalashtirishda ushbu kunlik interval uchun eng muhim vazifalarni qo'yishingiz kerak. Tushdan keyin kundalik muntazam ishlarga bag'ishlash yaxshiroqdir, bu alohida ahamiyatga ega emas.

Qoida 5. O'z vaqtida tanaffus qiling

Ish vaqtini rejalashtirishning asosiy qoidalaridan biri bu ozgina dam olishdir, chunki bu tanani tiklashga va e'tiborni ishga qaytarishga imkon beradi. Ishdan qisqa tanaffuslar olishga ishonch hosil qiling, davomiyligi va chastotasini o'zingiz belgilang. Muntazamlikni unutmang.

Qoida 6. Boshlanishni oxirigacha kuzatib boring

Ishda sakramaslikka harakat qiling va boshlagan ishingizni mantiqiy yakuniga etkazing. Kichik masalalar bilan chalg'itmang, chunki ular ish vaqtini o'g'irlashadi. Esingizda bo'lsa, har safar allaqachon boshlangan biznesga qaytib, siz eski qadamlarni takrorlashingiz kerak bo'ladi va bu sizning shaxsiy faoliyatingizni rejalashtirish muvozanatiga ta'sir qiladi.

Qoida 7. Bo'sh vaqtingizdan foydali foydalaning

Sizning jadvalingizdagi barcha hisobga olinmagan bo'shliqlarni (navbat kutish, ma'lumotsiz uchrashuv) foydali mashg'ulotlar bilan to'ldirishga intiling. O'zingizga savol berib, uning mohiyatini aniqlang: "Maksimal foyda olish uchun ushbu daqiqalarni qanday to'ldirsam bo'ladi?"

Qoida 8. 70/30 printsipiga rioya qiling

Kundalikka faqat ish vaqtining 70 foizini kiritishingiz kerak. Aks holda, hatto sizning ish kuningizni 100% rejalashtirish bilan ham, siz barcha vazifalar bajarilishini kafolatlay olmaysiz, bundan ham ko'proq: ko'p harakatlar jadvalga to'g'ri kelmaydi. Ushbu printsipga muvofiq ish vaqtini rejalashtirishdan maqsad asab tizimini ortiqcha yuklardan saqlash, o'zini mashina kabi his qilish va qattiq doirada qamalishining oldini olishdir.

9-qoida. Kechqurun ertangi kun uchun reja tuzing

Bugun oxirida ertangi kun uchun narsalarni rejalashtiring va yozma ro'yxat shaklida qiling - shuning uchun hech narsani o'tkazib yubormang. Vazifalarning ahamiyatini oldindan belgilab, ularni ustunlar bilan tartibga solish yaxshiroqdir. Bu zarur vazifalarga diqqatni jamlashga imkon beradi va unchalik ahamiyatsiz bo'lgan holatlar fors-major holatlarida ko'chirilishi mumkin.

10-qoida. Har soatda dam olish uchun vaqt toping

Hamma uchun o'zgarmas qoida. Qanchalik tez-tez dam olish uchun vaqt topsangiz, shundan keyin shunchalik samarali bo'ladi. Ushbu davrda siz ish joyingizda, uyda narsalarni tartibga solishingiz, idishlarni yuvishingiz, jurnal yoki kitob o'qishingiz, toza havoda sayr qilishingiz va boshqalarga yordam berishingiz mumkin. Agar siz o'z-o'zidan qila olmasangiz, ushbu harakatlarni rejalashtirishga bo'ysundiring.

11-qoida. O'zingizning imkoniyatlaringiz haqida aniq bo'ling

Har qanday tog'ni engishga qodir ekaningizga ishonib, o'zingizni katta miqdordagi ish bilan ovora qilmang. O'zingizning kuchingizni baholashga ehtiyotkorlik bilan yondoshing va bir kun / hafta / oyda sizga qanday kafolat berilishini yaxshiroq biling, ish vaqtini shunday rejalashtirish samaraliroq bo'ladi.

Qoida 12. Elementdan foydalangandan so'ng uni joyiga qaytaring

Stol va ofisdagi narsalarga bunday yondoshish keyinchalik vaqtni tejashga yordam beradi. Narsani ishlatib, uni olib borgan joyingizga qaytaring. Turli xil turdagi narsalar uchun aniq joylarni o'rnating - qog'ozlar uchun papka, qalam qutisi, stol tortmasi yoki cheklar uchun quti.

13-qoida. Faol va sog'lom turmush tarzini olib boring

Nima uchun ofis xodimi sport, yoga, fitnes, to'g'ri ovqatlanish, gimnastika kerak? Keyinchalik, sog'lom tanani va farovonlikni ijobiy energiya va yuqori samarali ish faoliyatiga tayyor bo'lish, ayniqsa, uni yuqori sifatli rejalashtirishdan keyin sozlash kerak.

14-qoida. Sizga zavq keltiradigan narsani qiling

Kasbiy faoliyatni rejalashtirish va amalga oshirishda o'zini o'zi tashkil qilishning eng yaxshi usuli - bu o'zingizning ishingizdan qoniqish va muhabbat hissi. Uning afzalligi shundaki, motivatsiyani Shomil bilan tortib olish shart emas, u o'z-o'zidan va katta hajmda bo'ladi.

Menejerning ish vaqtini rejalashtirish va tashkil etish

Maslahat 1. Kun uchun rejalaringizni ko'rib chiqing

Buning uchun siz ABC tahlilidan yoki Eyzenxauer matritsasidan foydalanishingiz mumkin. Ish kuniga o'n daqiqalik tayyorgarlik ham kuniga ikki soat tejashga qodir. Ulardan samarali foydalaning.

Maslahat 2. Shunga o'xshash holatlar bloklarini shakllantirish

Doimiy ravishda chalg'itadigan odam ishlash uchun diqqat markazida va g'ayratli odamga qaraganda ko'proq vaqt talab etadi. Buning sababi yana bir "yugurish" va "suvga cho'mish" zarurati, ya'ni mehnat faoliyatiga qaytishdir. Xuddi shu turdagi vazifalar bloklari ish vaqtini tejashga yordam beradi: ularni rejalashtirish faoliyati bosqichida tuzatish osonroq.

3-maslahat: Ishda o'zingiz uchun vaqt ajrating

Ko'pincha tashrif buyuruvchilar, bo'ysunuvchilar yoki telefondagi mijozlar o'zlarining bevosita vazifalaridan chalg'itadilar. Ularning barchasi haqiqatan ham muhim vazifalarni bajarishda kuchli to'siqlarni keltirib chiqaradi, ish vaqtining muvozanatini buzadi. Shu munosabat bilan, butun ish kuni davomida ham, hammani ham - sizning ofisingizda ham, telefon orqali ham bo'lish imkoni yo'q. Ish vaqtini rejalashtirish jarayonida o'z ishining ustalari o'zlari uchun hech kim bezovta qilmaydigan intervallarni tashkil qilishadi. Shuningdek, siz ularning vositalaridan foydalanishingiz mumkin, masalan, tashrif buyuruvchilarni qabul qilish soatlarini belgilashingiz, avtoulovlardan foydalanishingiz mumkin.

Maslahat 4. Har bir ish vazifasi uchun cheklangan vaqt ajrating

Muayyan turdagi ishlarning davomiyligi to'g'ridan-to'g'ri mavjud vaqtga bog'liq. Hatto eng kichik vazifa ham rejalashtirishga bo'ysunadi: topshiriqni bajarish uchun qancha vaqt kerak bo'lsa, shunga bag'ishlashni o'rganing. Masalan, ishbilarmonlik muzokaralarini kechiktirmaslik kerak, barcha qiziqtirgan masalalarni iloji boricha muhokama qilishingiz kerak, lekin bir soatdan oshmasligi kerak. Buni qat'iy vaqt oralig'i va qoidalari yordamida amalga oshirish mumkin. Oddiy qoidaga amal qiling: "Vaqt bu pul", ularni qadrlang va saqlang.

Maslahat 5. Delegatsiyadan foydalaning

O'z vaqtini hurmat qiladigan biron bir kishi barcha vazifalarni o'zi bajarmasligi kerak. Ushbu yondashuv ish vaqtini rejalashtirish printsiplari va qoidalarida allaqachon tavsiflangan: bajarish uchun boshqalarga o'tkazilishi mumkin bo'lgan hamma narsalar (vaqt va kuch sarflaydigan, ammo sezilarli natijalarga olib kelmaydigan vazifalarning 65%) ularga topshirilishi kerak. Bu nafaqat xodimlarning yordamiga, balki uchinchi tomon agentliklari, tashkilotlari, konsalting kompaniyalari yordamidan foydalanishga ham tegishli.

Maslahat 6: Katta vazifalarni ajratib oling

Odamlar katta yoki katta hajmdagi vazifalardan qochishga, ularni amalga oshirishni har tomonlama kechiktirishga moyil, chunki natija ularga juda uzoq tuyuladi. Ushbu fakt shaxsiy vaqtni rejalashtirish qobiliyatining yomonligini ko'rsatadi, ammo uni chetlab o'tish mumkin. Deyarli har kimga eng tezkor natija beradigan narsalar yoqadi. Buni Albert Eynshteyn o'tin yorish misolida payqadi. Siz ham uzoq muddatli maqsadlar va yirik loyihalar bilan shug'ullanishingiz mumkin: ularni kichik vazifalarga bo'linib, ularni rejalashtiring va keyin ularni ma'lum bir vaqt ichida (masalan, kuniga ikki soat) metodik ravishda bajaring. So'ngra, aytaylik, bir hafta ichida birinchi natijalar paydo bo'ladi - loyihaning birinchi qismining maqsadi (rejalashtirish bo'yicha) amalga oshiriladi, bu esa ushbu yo'nalishda ishlashni davom ettirishga kuch va g'ayrat bag'ishlaydi.

Maslahat 7. O'zingizga ustuvor vazifalar uchun shaxsiy muddatlarni belgilang

Joriy oy uchun qaysi vazifalar ustuvor bo'lishini oldindan bilsangiz, ularni o'zingizning ish taqvimingizda belgilashingiz va o'zingizning ishingizni shaxsiy rejalashtirishda xuddi shu muzokaralar / uchrashuvlar darajasida ko'rib chiqishingiz mumkin. Shunday qilib, ushbu sanada boshqa tadbir yoki tadbirni o'tkazish zarurati tug'ilganda, u allaqachon "zahiraga olingan" bo'ladi, bu sizga vazifaning ob'ektiv ahamiyatini yana bir bor eslatib turadi. Ushbu maslahat mehnat faoliyatini rejalashtirishda alohida ahamiyatga ega.

Maslahat 8. Ish joyingizni to'g'ri tashkil qiling

Bu birinchi navbatda ish stolidagi buyurtma bilan bog'liq. Unda faqat o'sha hujjatlarni qoldirish kerak, ularsiz A toifasidagi vazifalarni bajarishda iloji yo'q, bu harakat psixologik asosga ega: stol ustidagi buyurtma fikrlarga buyurtma berishga yordam beradi va keraksiz qog'ozlar vaqt talab etadi.

Maslahat 9. Sizga qo'shimcha mas'uliyat yuklamaslikka harakat qiling

Ko'pincha menejerlar o'zlarining vakolat doiralarini kengaytirib, yangi narsalarga qiziqishadi va ular bilan shug'ullanadilar. Xodim odatda ishtirok etmaydigan muzokaralarga shaxsiy qiziqishidan kelib chiqib, u ishchi guruhlarga kirishi yoki o'z rejasiga kiritilmagan qo'shimcha vazifalarni bajarishi mumkin va natijada asosiy ish va uni rejalashtirish uchun yuk bo'lib qoladi. Yaxshisi, barcha harakatlaringizni mavqega muvofiqligini ikki marta tekshirib ko'ring va shu bilan ish vaqtini rejalashtirish bo'yicha mahoratingizni oshiring.

Maslahat 10. Ular to'satdan sizni jalb qilmoqchi bo'lgan masalalar qanchalik muhim va dolzarbligini baholang

Fors-major va boshqa shoshilinch masalalar har qanday firma yoki korxona uchun odatiy hodisa, hatto ular qat'iy rejalashtirish doirasida ishlashga intilsa ham. Ularni hal qilish uchun barcha mavjud resurslar safarbar qilinadi. Agar siz vaziyatda yordam berishga rozi bo'lsangiz, esda tutingki, bu sizning jadvalingizdagi dolzarb vazifalardan uzoq vaqt talab etadi, shuning uchun har doim qurbon bo'lishga loyiqmi yoki yo'qligini o'lchab ko'ring.

Maslahat 11. Shoshilish natijasida harakat qilmang - faqat aniq qarorlar qabul qiling

Ba'zan ma'lum qarorlar impuls, boshqarib bo'lmaydigan impuls natijasida qabul qilinadi. Ammo bu jadvaldagi og'ishlarni va maqsadga erishish uchun ish vaqtini samarali rejalashtirishdagi to'siqlarni keltirib chiqaradi. Agar siz biron bir narsani qilishni istasangiz (masalan, qo'ng'iroq qilish uchun) bir zumda paydo bo'lsa, yaxshilab o'ylab ko'ring va rejangizni amalga oshirish haqiqatan ham arziydimi yoki yo'qligini o'lchab ko'ring.

Maslahat 12. Biznesdagi ustuvor yo'nalishlarni to'g'ri belgilang

Katta miqdordagi narsalarda - konferentsiyalar, yig'ilishlar, qo'ng'iroqlar, matnlar - navigatsiya qilish juda qiyin bo'lishi mumkin va siz hamma narsani birdaniga qabul qilsangiz yoki turli xil qismlardan parcha-parcha ushlaganingizda, siz juda kam ish qilasiz. Bu erda vaqtni rejalashtirishning bunday usulini ustuvorliklar matritsasi sifatida eslab qolish va asta-sekin unchalik muhim bo'lmagan vazifalarga o'tib, aniq belgilangan va aniq ahamiyatga ega vazifalar bilan ishlarni boshlash foydalidir.

Menejer kotibining ish vaqtini rejalashtirish

Kotibning shaxsiy ish vaqtini rejalashtirishning asosiy vazifasi va maqsadi - xo'jayinni iloji boricha tushirish va unga o'z vaqtini ajratishda yordam berish. Uning oldida mehnat faoliyati uchun barcha mumkin bo'lgan soat va daqiqalardan foydalanish samaradorligini oshirish vazifasi turibdi. Bu menejer va kotibning vazifalari va faoliyatini rejalashtirish bir-biriga bog'liqligini anglatadi.

Avvalo, kotib ishning tashkiliy, tayyorgarlik va boshqarish turlarida yordam beradi, xo'jayin uchun ijod uchun joy ajratadi. Shu maqsadda yordamchi boshliqning kun tartibini, barcha mumkin bo'lgan davrlar uchun vazifalari jadvalini - kun / oy / chorakni bilishi kerak. Kotibning ish vaqtini samarali rejalashtirish uning bevosita rahbarining ish jadvaliga bog'liq, chunki u xo'jayin jadvaliga kiradigan barcha uchrashuvlarni, muzokaralarni va boshqa masalalarni (tashrif buyuruvchilarni qabul qilish, hujjatlarni rasmiylashtirish) tayyorlaydi. Vazifalarning ahamiyati va ahamiyatiga ko'ra iyerarxiyasi rejalashtirishda asosiy rol o'ynaydi.

Bundan tashqari, kotibning vazifalariga boshliqlarning kun tartibiga bog'liq bo'lmagan (va mehnat faoliyatini rejalashtirishda aks etadigan) boshqa ishlar kiradi: bu pochta xabarlarini tekshirish va yozishmalar, hujjatlar aylanishi, nazorat qilish fayli va boshqalarga javob berish. Yordamchining vaqtni rejalashtirish qobiliyatlari eng yaxshi darajada bo'lishi kerak. Uning jadvalining boshlang'ich nuqtalari har doim takrorlanadigan harakatlardir, masalan:

• menejerning ish joyini tayyorlash;
• o'zingizning ish joyingizni tartibga keltiring;
• barcha kiruvchi xatlar turlarini qayta ishlash;
• boshqaruv faylini ko'rish;
• boshliqlarga ishlarning xulosasini taqdim eting va joriy kun jadvalini aniqlang.

Menejer jadvali bilan bog'liq holda ish vaqtini rejalashtirishning oddiy misolini ko'rib chiqamiz. Kotibning harakat dasturi shunga o'xshash narsani oladi. Boshliq yig'ilishni soat 11: 00da o'tkazishni rejalashtirganda, demak, yordamchining rejasi soat 10: 30da o'z tashkilotini keyingi barcha harakatlar bilan belgilaydi: eslatmalar, materiallarning nusxalarini ko'chirish, konferents-zalni tozalash, daraxtlarni yig'ish. Agar soat 14:00 da bosh idoradan tashqarida muzokaralar olib borishni rejalashtirgan bo'lsa, unda kotibning ish jadvaliga mashinani chaqirish, hujjatlar yig'ish kabi narsalar kiritiladi. Shuningdek, ishlar ro'yxatida kim bilan va qaysi vaqtda telefon suhbati uchun xo'jayinni ulashingiz kerakligi, qaysi hujjatlarni tuzatish kerakligi va qaysi birini noldan to'ldirish kerakligi va boshqalar ko'rsatilgan.

Eng yaxshi variant - xo'jayin bilan birgalikda kundalik faoliyat uchun doimiy vaqt oralig'ini aniqlash: hujjatlarni imzolash, mehmonlarni qabul qilish. Bu ishni tashkil qiladi va mutaxassisning ham, uning yordamchisining ham ish vaqtini rejalashtirishga yordam beradi. Ish jadvalini ishlab chiqishda, shuningdek, to'satdan favqulodda va muhim buyurtmalar, telefon qo'ng'iroqlari va boshqa favqulodda vaziyatlarda munosib zaxirani qoldirishingiz kerak.

Kotib ish kunining oxirini chiquvchi yozishmalarni jo'natishga bag'ishlaydi, shuningdek ertangi kun uchun tadbirlarni rejalashtirishni amalga oshiradi.

Ish kuni tugagach, menejer ofisdan kechikganda, yordamchi faqat ular o'rtasida tegishli kelishuv mavjud bo'lgan taqdirda va u xo'jayinga barcha kerakli ma'lumotlarni taqdim etadigan bo'lsa, uyiga borishi mumkin.

Uydan chiqishdan oldin kotib barcha hujjatlarni tozalaydi, shkaflarni, seyflarni yopadi, elektron uskunalarni o'chiradi (bu telefon, modem, faksga taalluqli emas), ish joyini tartibga soladi.

Menejerning ish vaqtini rejalashtirish

Rejalashtirishning mohiyati maqsadlarni amalga oshirishga tayyorgarlik va ish vaqtini tartibga solishdan iborat. Menejerning ish vaqtini rejalashtirish printsiplari mehnat faoliyatini tartibga solishning umumiy tamoyillaridan unchalik farq qilmaydi. Vaqt resurslaridan oqilona foydalanish sizning funktsiyalaringizni, maqsadlaringizni, maqsadlaringizni va vaqt byudjetingizni tushunishni talab qiladi.

Mutaxassisning ish vaqtini tashkil qilish jarayonida taniqli rejalashtirish usullari qo'llaniladi. Menejer quyidagi qoidalarga amal qilishi kerak:

• Kundalik ish rejasining 60% rejalashtirilgan ishlarga bag'ishlangan;
• 20% vaqt - kutilmagan harakatlar uchun;
• oxirgi 20% o'z-o'zidan paydo bo'ladigan vazifalar uchun yaxshiroqdir.

"Yassi" tashkiliy tuzilmalar kichik korxonalarda sezilarli noaniqlik sharoitida murakkab muammolarni hal qilishda qo'llaniladi. Bunday bo'linmalar quyidagi kamchiliklar bilan tavsiflanadi: menejerlarning ortiqcha ish yuki, ko'p sonli odamlarning harakatlarini boshqarishda qiyinchiliklar, shuningdek bo'linmalar ishini muvofiqlashtirish bilan bog'liq qiyinchiliklar.

O'tkazilgan vaqt (ayniqsa, rejalashtirish bosqichida qayd etilmagan bo'lsa), nima va qanday ishlatilganligi to'g'risida majburiy ko'rsatma bilan yozilishi kerak. Bu menejer ish vaqtining narxi to'g'risida to'liq tasavvurga ega bo'lib, kelajakda rejalashtirishni yanada samarali tashkil etishi mumkinligiga yordam beradi; yuqori sifatli reja tuzish uchun vazifalar qisqa, o'rta va uzoq muddatli bo'linadi.

Muntazamlik, izchillik va izchillik rejalashtirishning asosiy tamoyillari sifatida joylashtirilishi kerak. Faoliyatni rejalashtirishning muhim tamoyillaridan biriga - maqsadlarning haqiqatiga rioya qilish kerak: o'zingizga qancha mas'uliyat yuklang.

Menejerning ish vaqtidan oqilona foydalanish uning uzoq muddatli rejasiga asoslanadi. Bu yillik va choraklik rejalarni tuzishda foydalaniladigan ko'p yillik tizim. Ikkinchisi yillik bilan muvofiqlashtirilishi va davrlarga bo'linishi mumkin. Kundalik va haftalik rejalar ularga to'liq mos keladi va shu bilan birga menejerning ish vaqtidan foydalanishni eng aniq aks ettiradi. Bir kunlik darajadagi ish faoliyatini rejalashtirish menejerning mehnat faoliyatini umumiy rejalashtirishda muhim bosqich bo'lib, u vaziyatga qarab doimiy nazorat va tuzatishlarga bo'ysunadi.

Ish vaqti - bu har qanday xodimning ish vazifasini bajarishga bag'ishlaydigan vaqti. Uning davomiyligi mehnat qonunchiligi bilan tartibga solinadi.

Hurmatli o'quvchilar! Maqolada huquqiy masalalarni hal qilishning odatiy usullari haqida so'z boradi, ammo har bir ish individualdir. Agar qanday qilib bilmoqchi bo'lsangiz muammoingizni hal qilish uchun - maslahatchi bilan bog'laning:

ILOVALAR VA Qo'ng'iroqlar 24/7 va kunlarsiz qabul qilinadi.

Bu tez va BEPUL!

Ish vaqtini rejalashtirish uni boshqarishning ajralmas qismidir, ya'ni vaqtni boshqarish. Bugungi kunda ushbu g'alati so'z nafaqat vaqtni boshqarish, balki korxona maqsadlariga erishish uchun uni samarali rejalashtirishni anglatadi. Zero, vaqt oqilona foydalanilishi lozim bo'lgan manbalardan biridir.

Bu nima uchun va kimga kerak?

Vaqtni boshqarish haqida gapirish butunlay to'g'ri emas. Uning yo'nalishi inson harakatlariga bog'liq emas, u tezlashmaydi yoki sekinlashmaydi.

Bu vaqtdan foydalanib boshqarish kerak. Bundan tashqari, korxona uchun bu barcha darajalarda - menejerdan oddiy ishchilargacha muhim ahamiyatga ega. Ushbu manbadan samarali foydalanish bevosita mehnat unumdorligiga va shuning uchun foyda olishga ta'sir qiladi.

Har qanday kompaniya uchun ish vaqtini rejalashtirish ham muhimdir.

Korxona ishchilarining soni ishlab chiqarish vazifalarini bajarish uchun ish vaqtining qaysi fondi talab qilinishiga va shu sababli xodimlar bilan bog'liq moliyaviy xarajatlarga bog'liq.

Vaqt etishmasligining sabablari

Kamlik - tanqislikni anglatadi. Bizning holatlarimizda ma'lum bir xodimga, bo'limga yoki umuman korxonaga yuklatilgan vazifani bajarish uchun ish vaqti etishmayapti.

Natijada buyurtmaning bajarilishining kechikishi va uning salbiy oqibatlari bo'lishi mumkin. Ko'pincha, vaqt etishmasligi rahbarning qobiliyatsizligi bilan bog'liq.

Vaqt etishmasligiga olib keladigan uchta sabab mavjud:

• rahbarning shaxsiy fazilatlari;
• rahbarning harakatlari;
• mustaqil sabablar.

Vaqtni yo'qotishga olib keladigan etakchining shaxsiy fazilatlari quyidagi hodisalarda namoyon bo'lishi mumkin:

• bezovtalanish, ya'ni shoshilinch tartibsizliklarni qilish;
• doimiy shoshqaloqlik;
• uyning qurilishi sababli to'g'ri dam olishning etishmasligi.

Savodsiz harakatlar quyidagi narsalarga olib keladi:

• xodimlarning motivatsiyasi pastligi yoki etishmasligi;
• aloqa buzilishi;
• ishlarning ahamiyati bo'yicha tartiblashning yo'qligi;
• vakolatni topshirishga qodir emasligi.

Menejerdan mustaqil bo'lgan sabablar menejer va uning bo'ysunuvchilari uchun vaqt etishmasligiga olib keladi:

• juda ko'p vazifalar, ishlar, topshiriqlar;
• rejalashtirilmagan hodisalar (vaqt o'g'rilari).

Ushbu sabablar odatda yakka holda paydo bo'lmaydi. Ular bir-biridan oqib chiqadi.

Natijada faqat to'g'ri va oqilona rejalashtirishga imkon beradigan to'siq doirasi paydo bo'ladi. Va rejalashtirilgan tadbirlarning bajarilishi va ularga sarf qilingan vaqt ustidan nazorat.

Qanday vazifalarni hal qilish mumkin?

Rejalashtirish har xil boshqaruv qarorlarini qabul qilish vositalaridan biridir. Bu maqsadlarni belgilash va unga erishish yo'llarini aniqlashni o'z ichiga oladi. Ya'ni, bu kompaniyaning kelajagini ko'rib chiqish va u erga qancha va qancha vaqt ketishini aniq belgilash uchun bir xil imkoniyat.

Ish vaqtini rejalashtirish va boshqarish quyidagi vazifalarni hal qilishga imkon beradi:

• ishlash darajasini oshirish:
• harakatlar va ularga sarf qilingan vaqtni nazorat qilish;
• ish jadvalini optimallashtirish;
• vaqtdan foydalanish texnikasini takomillashtirish;
• vaqtni iste'mol qilish nuqtai nazaridan samarasiz bo'lgan faoliyatni saralash;
• eng muhim ishlarni oqilona rejalashtirish;
• ish va shaxsiy vaqtni aniq ajratish.

Turlar

Korxonada vaqtni rejalashtirish, har qanday rejalashtirish singari, turli mezonlarga muvofiq turlarga bo'linishi mumkin:

• qamrovi bo'yicha (umumiy va o'ziga xos);
• tarkib (strategik, operatsion va doimiy);
• ob'ektlar bo'yicha (xodimlar, ishlab chiqarish, moliyaviy);
• davrlar bo'yicha (qisqa muddatli, o'rta muddatli, uzoq muddatli);
• iloji boricha o'zgarishi (qat'iy va moslashuvchan).

Umumiy fondni rejalashtirish

Umumiy fondni rejalashtirish ish vaqtining narxini hisoblamasdan mumkin emas. Ushbu manbaning qancha qismi kerakligini tushunish uchun turli usullardan foydalaniladi.

Keyin ish vaqti normallashtirilishi kerak, ya'ni xarajatlarni hisoblash natijalari va ilmiy asoslangan me'yorlar asosida bitta ishlab chiqarish birligini ishlab chiqarish yoki topshiriqni bajarish uchun maqbul vaqtni chiqarib tashlang.

Rationing umumiy vaqtni rejalashtirishning asosiy qismidir. Uning asosida talab qilinadigan kadrlar soni, xarajatlar, rag'batlantirish mezonlari aniqlanadi.

Bosh fond quyidagilardan iborat:

• taqvim;
• nominal (dam olish kunlari va ta'tillarsiz taqvim, lekin ta'tilgacha qisqartirilgan kunlarni hisobga olgan holda);
• samarali (rejalashtirilgan davrda qancha xodim ishlagan).

Shaxsiy

Har bir xodimning vaqtini boshqarish umumiy rejalashtirish kabi muhim ahamiyatga ega bo'ladi.

Bu erda kimning qat'iy jadvali borligini va kim o'z vaqtini iloji boricha samarali rejalashtirishni bilishini bilish muhimdir. Biroq, bir nechta muhim fikrlar mavjud.

Masalan, 60/40 nisbatni saqlang. Ya'ni, ish vaqtining 60% dolzarb muammolarni hal qilish uchun rejalashtirilgan bo'lishi kerak, va 40% kutilmagan vazifalar va ijodiy faoliyat uchun qoldirilishi kerak (har biri 20% dan ikkita blok).

Shaxsiy ish vaqtini rejalashtirishning ushbu va boshqa muhim tamoyillari L. Seivert tomonidan ishlab chiqilgan.

U menejerlar va mutaxassislar o'rtasidagi ish vaqtidan foydalanish samaradorligi bo'yicha tub farqlarni ta'kidlamadi. Ammo men ba'zi jihatlarni ta'kidlashni istardim.

Rahbarlar

Rahbar uchun rejalashtirish qobiliyatlari ayniqsa muhimdir.

Bu uning vazifasi: maqsadlarni belgilash, unga erishish vaqtini belgilash va natijani nazorat qilish, shuningdek vakolatlar berish, mutaxassislar bajarishi mumkin bo'lgan narsalardan xalos bo'lish.

Mutaxassislar

Mutaxassis menejer tomonidan qo'yilgan vazifalar asosida o'z vaqtini rejalashtiradi. O'zini tuta bilish ko'nikmalari uning uchun katta ahamiyatga ega.

Korxonada ish vaqtini rejalashtirish

Har qanday reja yozma ravishda yozilishi kerak, aks holda u mavjud emas. Elektron rejalashtirish vaqtni boshqarishni osonlashtirishi mumkin. Zamonaviy texnologiyalardan foydalanish nafaqat bajariladigan ishlar ro'yxatini ingl.

Zamonaviy gadjetlar o'zlarining egalariga muhim voqealarni eslatishga qodir.

Umumiy qoidalar

• Reja kechqurun tuzilib, ertalab tuzatilishi kerak.
• Rejaga kiritilgan barcha holatlar o'z vaqtida qisqa, o'rta va uzoq muddatli bo'linishi kerak.
• Ishlarning hajmi aniq bo'lishi kerak, siz cheksizlikni tushunishga urinmasligingiz kerak.
• Nafaqat gollarni, balki kutilgan natijalarni ham yozib oling.
• Birinchi o'ringa qo'ying.
• Har bir topshiriq uchun aniq muddatlarni belgilang.
• Vakolat vakili.
• Rejalar muntazam ravishda tuzatilishi kerak.

Rejaga nimani kiritish kerak?

Rejada kun davomida amalga oshiriladigan barcha ishlar mutlaqo o'z ichiga olishi kerak. Bu keyingi bosqichlarda hech narsani o'tkazib yubormaslikka imkon beradi.

Hamma narsani yozish kerak - bosh bilan uchrashuvdan, hamkasbini tug'ilgan kuni bilan korporativ pochta orqali tabriklashgacha. Siz aniq vaqtga ega bo'lganlardan boshlashingiz kerak: uchrashuvlar, uchrashuvlar, konferentsiyalar va boshqalar.

Rahbariyat ko'rsatmalaridan tashqari, mansab pog'onalarini ko'tarishga yordam beradigan holatlarni ham kiritish kerak. Masalan, loyihani malakasini oshirish yoki ijodiy ishlar.

Birinchi o'ringa qo'yish

Vaqtni rejalashtirish haqiqatan ham samarali bo'lishi uchun kunlik (haftalik, oylik va hk) kiritilgan har bir narsani muhimligi va dolzarbligi darajasiga qarab saralash kerak. Va keyin ahamiyatning kamayib boruvchi tartibida bajaring.

Texnologiya va usullar

Vaqtni birinchi o'ringa qo'yish va rejalashtirishda eng ko'p ishlatiladigan usullar - Eyzenxauer matritsasi va Pareto qonuni.

Qisqasi, shunday ko'rinadi:

• barcha holatlar muhim va shoshilinch, muhim va favqulodda, unchalik muhim bo'lmagan va ixtiyoriy;
• ko'pincha (80% gacha) eng muhim va shoshilinch ishlarga bag'ishlanishi kerak;
• bu ish kunining boshida amalga oshirilishi kerak.

Samaradorlik tahlili

Matematikadan har qanday xodimning ish vaqtidan qanchalik samarali foydalanayotganligini tekshirishingiz mumkin. Buning uchun turli xil nisbatlardan foydalaniladi, masalan, vaqtdan keng foydalanish.

Uni hisoblash formulasi quyidagicha:

Ke \u003d (vaqtning umumiy fondi - ishdagi tanaffuslar) / vaqtning umumiy fondi.

Ideal qiymat bitta bo'ladi. Ke undan qanchalik ko'p farq qilsa, ish vaqti shunchalik samarasiz ishlatiladi.

• xodimning aybi bilan va unga bog'liq bo'lmagan sabablarga ko'ra;
• shaxsiy ehtiyojlar uchun.

Buning uchun kerakli qiymat (daqiqada) formulaning numeratoriga almashtiriladi va vaqtning umumiy fondi maxrajda qoladi. Bu erda munosabatlar teskari yo'naltirilgan. Ushbu qiymat biriga qanchalik yaqin bo'lsa, shunchalik mantiqsiz ish vaqti sarflanadi.

Misollari

Ish kunini, haftani yoki boshqa davrni rejalashtirish asosan kasbning o'ziga xos xususiyatlariga bog'liq. Ayniqsa, agar u ijodkorlik elementlarini o'z ichiga olsa.

Bank sohasida yuridik maslahatchi va menejer kabi kasblar vakillariga e'tibor berishga arziydigan narsani ko'rib chiqing.

Advokat uchun

Ushbu kasbning o'ziga xos xususiyati sud majlislarida ishtirok etishdir. Binobarin, ish jadvali sud hujjatlari jadvalini va muayyan hujjatlarni tayyorlash uchun protsessual muddatlarni o'z ichiga oladi. Bu eng muhim va dolzarb masalalar.

Mijozlar bilan uchrashuvlar va muzokaralar vaqti qolgan bo'sh bo'shliqlar asosida kelishib olinadi. Natijada qolgan narsa tahlil va hisobotga sarflanadi.

Kun rejasi quyidagicha ko'rinadi:

Vaqt	Qattiq muddatlar	Moslashuvchan vazifalar
9-00	Operatsion yig'ilish
10-00		Boshliq uchun hisobot yozing
11-00		N jarayoni uchun hujjatlarni qayta ko'rib chiqing
12-00	N ishi bo'yicha sud majlisi
13-00		Kechki ovqat
14-00		Yetkazib berish shartnomalarini ko'rib chiqing
15-00	A bilan uchrashuv, da'vo arizasini tuzish
16-00	K holatida apellyatsiya shikoyati tayyorlang
17-00		Protsessual hujjatlarning vaqtini tekshiring

Bank menejeri uchun

Bankni kreditlash bo'yicha menejerning ish kuni bir necha bloklardan iborat:

• vaqt bilan bog'liq uchrashuvlar;
• uchrashuvlar natijalari bo'yicha shartnomalarni rasmiylashtirish;
• mijozlar bazasini kengaytirish uchun sovuq qo'ng'iroqlar;
• tijorat takliflarini tayyorlash va boshqalar.

Bunday xodim uchun kunlik reja quyidagicha bo'lishi mumkin:

Va oxirida bir nechta maslahat:

• Vazifaning muhimligini aniqlab, o'zingizga savol berishga arziydi: "Bu menga nima beradi?" Va javob sizga mos bo'lsa, amalga oshirishga o'ting. Agar javob sizga yoqmasa, unda vazifani hozirga qoldirish mumkin.
• Avvalo, ertalab, eng yoqimsiz, ammo muhim ishlarni bajarishga arziydi.
• Katta va murakkab vazifalar kichik va engil vazifalarga bo'linib ketganda eng yaxshi natijalarni beradi.
• Ishdan o'zingizga etarli darajada dam olish juda muhimdir.

Rejalashtirish, ehtimol, eng qimmatbaho aktiv - vaqtdan oqilona foydalanishni ta'minlash uchun ishlab chiqilgan, ya'ni: samarali vaqtni samarali o'tkazish uchun mavjud vaqtdan foydalaning yoki eng kam vaqt bilan belgilangan maqsadlarga erishing. Vaqtimizni qanchalik yaxshi ajratsak (rejalashtirsak), shuncha yaxshi shaxsiy va kasbiy manfaatlarimizdan foydalana olamiz. Rejalashtirish o'zini o'zi boshqarish vazifalari va qoidalarining ajralmas qismi sifatida maqsadlarni amalga oshirishga tayyorgarlik ko'rish va vaqtni tartibga solish (buyurtma berish) demakdir.

Kundalik ishni, o'rta va uzoq muddatli aktsiyalarni va natijalarni rejalashtirish vaqtni tejash, muvaffaqiyatga erishish va o'ziga bo'lgan ishonchni oshiradi.

Korxonani rejalashtirishning afzalliklarini isbotlash qiyin. O'z-o'zini boshqarish nuqtai nazaridan rejalashtirish shuni anglatadiki, o'z biznes sohasidagi menejer o'zi uchun tadbirkor bo'lishi va o'z maqsadlariga erishish uchun o'z vaqtidan foydalanishni rejalashtirishi kerak. Har qanday tashkilot o'zining ishlab chiqarish faoliyatini rejalashtirishi yoki rejalashtirishi singari, har bir inson voqealar kuchiga bo'ysunmasdan, kelajakka qarab, o'ylashi va ishlashi kerak.

Amaliy tajriba shuni ko'rsatadiki, rejalashtirishga sarflanadigan vaqtning ko'payishi vazifani bajarish va oxir-oqibat umuman vaqtni tejash vaqtining qisqarishiga olib keladi. Biroq, rejalashtirish jarayonining o'zi o'zboshimchalik bilan cho'zilishi mumkin emas, bir marta tegmaslik kelganda va rejalashtirish vaqtining yanada ko'payishi samarasiz bo'lib qoladi. Rejalashtirishning umumiy davridan (yil, oy, hafta, kun) vaqtning 1 foizidan ko'prog'i rejalashtirishga sarflanmasligi kerak. Masalan, kunlik rejangizni ishlab chiqish uchun 5-10 daqiqa vaqt ajratishingiz kerak.

Ishlab chiqarish faoliyatining dinamikasi va qisman oldindan aytib bo'lmaydiganligi, qoida tariqasida, mutlaq maqbullikni hech qachon rejalashtirish va amalga oshirish mumkin emasligiga olib keladi, ammo agar rejalashtirish natijasida kunlik 30 daqiqaga yaqin daromadga erishilsa, bu allaqachon muvaffaqiyatli deb hisoblanishi mumkin. Umumiy qoida quyidagicha shakllantirilishi mumkin:

O'z ish kunini 10 daqiqa ichida muntazam ravishda tayyorlaydiganlar har kuni bir soatdan ko'proq vaqtni tejashga, shuningdek muhim masalalarni aniqroq va yaxshiroq bajarishga qodir.

Quyida o'z-o'zini boshqarishda vaqtni rejalashtirishning afzalliklari ro'yxati keltirilgan.

Maqsadga erishish:

· Kasbiy va shaxsiy maqsadlarni aniqlash;

· Kasbiy va shaxsiy maqsadlarga eng qisqa vaqt ichida erishish;

· Vaqt cheklanganligi nuqtai nazaridan maqsadlarni real hisobga olish.

Vaqtni yutib oling:

· Haqiqatan ham muhim masalalar va maqsadlar, boshqaruv funktsiyalarini bajarish, xodimlar bilan ishlash, oila, dam olish uchun vaqtni tejash;

· Turli xil loyihalar, topshiriqlar va tadbirlarni bajarish uchun zarur bo'lgan vaqt to'g'risida aniq tasavvur (nima, qachon, qaysi vaqtni bajarish kerak);

· Vaqtni to'g'ri baholash va unga bo'lgan ehtiyojni aniqlash.

Afzalliklar:

· Haqiqatan ham muhim vazifalarga diqqatni jamlash va ularning echimini ta'minlash;

· Faoliyatning ayrim turlarining ahamiyatlilik darajasini aniqlash;

· Boshqa faoliyat turlarini aniqlash va topshirilishi mumkin bo'lgan ishlarni aniqlash.

Vaqt:

· Vaqt talabini hisobga olgan holda haqiqiy shartlarni belgilash va ularga rioya qilish;

· Bo'shliqlarni erta aniqlash va tegishli qarshi choralar.

Vaqt zaxiralari:

· Kutilmagan masalalar uchun vaqt zaxiralarini yaratish, kun davomida "derazalar" yaratish.

Samaradorlik:

· Kunning tuzilishini oldindan belgilash va shu asosda ish vaqtidan oqilona foydalanish;

· Muammolarni "bloklar" ga birlashtirib tezroq echish (bir vaqtning o'zida bir guruh masalalarni echish);

· "Bo'sh harakatlar" dan xalos bo'lish.

Ishlarni topshirish (topshirish):

· Jamoada yaxshi ish muhiti;

· Xodimlarga vazifalarni topshirish;

· Buyurtmalarni korxona ichida va undan tashqarida oqilona taqsimlash.

Stressni kamaytirish:

· Kamroq shov-shuv, ko'proq oldindan ko'ra bilish;

· Ish tanaffuslarini yaxshiroq rejalashtirish;

· Kamroq stress, chunki ko'proq vazifalar bajarilmoqda;

· Ishdan ko'proq qoniqish, ozroq g'azablanish, sabrsizlik.

Maqsadlar qanchalik tez yo'qolishini, kundalik hayotning tegirmon toshlarida qanday topilganligini har birimiz bilamiz. Bizning funktsiyalarimizni to'g'ri bajarish va maqsadlarimizga erishish uchun siz bizning vaqt byudjetimiz qanchalik cheklanganligini aniq tushunishingiz kerak. Rejalashtirish kelgusi davr uchun "ish jarayoni rejasi" dir.

Kasbiy va shaxsiy maqsadlardan tashqari, siz yangi ish va talablarni qabul qilish, rad etish yoki keyinga qoldirish bilan yaxshiroq ishlash uchun hozirgi ish hajmini rejalashtirishingiz kerak. Shunday qilib, inson o'z vaqt byudjetini va uning vazifalarining umumiyligini qanchalik yaxshi ifodalasa, unchalik muhim bo'lmagan masalalarni boshqalarga topshirishga, ularning sonini kamaytirishga yoki ularni amalga oshirishni keyinga qoldirishga tayyor bo'ladi.

Quyida vaqtingizni rejalashtirishning asosiy qoidalari keltirilgan. Kundalik ishingizda ushbu qoidalarning barchasiga rioya qilishingiz shart emas. O'zingizning nazaringizda o'zingiz uchun eng maqbul, muhim bo'lgan printsiplarni o'zingizning amaliyotingizda belgilashingiz mumkin.

1. Vaqtni rejalashtirishning asosiy qoidasi: nisbati 60:20:20

Rejani ish vaqtining ma'lum bir qismi uchun tuzish kerak, chunki tajriba shuni ko'rsatadiki, bu eng yaxshisi 60%. Oldindan ko'rish qiyin bo'lgan voqealar, chalg'itadigan narsalar (vaqt o'g'irlaydiganlar) va shaxsiy qiziqishlar va ehtiyojlarni to'liq rejalashtirish mumkin emas. Shunga ko'ra, sizning vaqtingiz uchta blok o'rtasida taqsimlanishi kerak:

60% - rejalashtirilgan faoliyat,

20% - kutilmagan faoliyat (vaqt va rejadan tashqari harakatlar zaxiralari),

20% - o'z-o'zidan paydo bo'ladigan faoliyat (boshqarish, ijodkorlik).

Turi va mashg'ulotiga qarab, bu qiymatlar bir yo'nalishda yoki boshqa yo'nalishda o'zgarishi mumkin. Aniqrog'i, ular har qanday vaqtni rejalashtirishning asosi bo'lgan individual faoliyat va vaqt sarflarini tahlil qilish asosida aniqlanishi mumkin.

2. Faoliyat va sarflangan vaqtni tahlil qilish. "Kunduzgi buzilishlar" ro'yxati

Qanday va qanday vaqt sarflanganligini hujjatlashtirish va ikki marta tekshirish kerak. Shunday qilib, siz quyidagilarni qilishingiz mumkin:

Vaqt byudjetini qanday sarflayotganingiz to'g'risida doimiy tasavvurga ega bo'ling;

Kelajakka vaqt talabining asosi sifatida tajriba to'plash;

Amaldagi ish uslubini takomillashtirish va vaqtni taqsimlash uchun boshlang'ich nuqtalarni aniqlang va hokazo.

3. Vazifalarni birlashtirish - Harakat rejasi

Yaxshi vaqt rejasini tuzish uchun doimo, masalan, uzoq, o'rta va qisqa muddatli vazifalarga bo'linib, kelgusidagi vazifalar to'g'risida tasavvurga ega bo'lish muhimdir. Keyin ular birinchi o'ringa qo'yilishi kerak, hatto kamroq ahamiyatga ega bo'lgan masalalar, ko'pincha sodir bo'ladigan bo'lsa ham, muhimroq bo'lganlarga qaraganda osonroq.

Tegishli rejalashtirish davridagi barcha kelgusi vazifalarni sanab o'ting.

Ushbu ro'yxatdagi bajarilmagan vazifalar keyingi davr rejasini tuzishda "bo'sh imkoniyatlar" ni to'ldirish uchun asos bo'lishi mumkin.

4. Muntazamlik - izchillik - izchillik

Siz muntazam va muntazam ravishda vaqt rejangiz ustida ishlashingiz, boshlangan ishni oxirigacha doimiy ravishda etkazishingiz kerak. Tizimda ishlash va vaqt rejalariga rioya qilish pedantik yozuvlarni yuritishdan ko'ra muhimroqdir.

5. Haqiqiy rejalashtirish

Haddan tashqari rejalashtirishdan qochishga harakat qilishingiz kerak, faqat o'zingiz hal qila oladigan vazifalar hajmini rejalashtirishingiz kerak.

6. Moslashuvchanlik

Vaqt rejalarini tuzishda siz moslashuvchan bo'lishingiz kerak, chunki ular hayotni osonlashtirish uchun emas, balki maqsadlarga erishish uchun tuzilgan.

7. Yo'qotilgan vaqtni qoplash

Mumkin bo'lsa, vaqt yo'qotilishini darhol qoplashga intilish kerak, masalan, yo'qolgan kunni bir kun oldin keyingi kun davomida ushlab qolishdan ko'ra, kechqurun yana bir marta ishlash yaxshiroqdir.

8. Yozma shakl

Vaqt rejalari maxsus ishlab chiqilgan shakllarda yoki kartochkalarda tuzilishi kerak. Bunday holda, hech narsa yo'qolmaydi va har doim sizning ko'zingiz oldida ishlarning to'liq sharhi bo'ladi. Ko'p odamlar asossiz ravishda vaqtni rejalashtirishni kundaliklaridagi yozuvlar bilan bog'lashmaydi. Shunday qilib, qisman maqsadlar faqat kun rejalashtirishga kiritiladi.

O'z harakatlaringizni maqsadlaringizga erishish uchun izchil yo'naltirish uchun, siz barcha keng rejalashtirish ufqini nigohingiz bilan qoplashingiz kerak. Kundalikka har qanday aniq va oraliq maqsadlarni qanday yozishni o'rganish kerak. Bu sizning orzularingizni asta-sekin, kichik bosqichlarda amalga oshirishga imkon beradigan yagona usul. Biroq, siz "vaqtni rejalashtirish zombi" turiga aylanmasligingiz kerak.

9. Bekor qilinganlarni o'tkazish

Hali ham bajarilishi kerak bo'lgan bajarilmagan vazifalar keyingi davr rejasiga o'tkazilishi kerak. Shunday qilib, ular aniqlanadi va yangi rejalarni ishlab chiqishda avtomatik ravishda hisobga olinadi.

10. Amallar o'rniga natijalarni qayd etish

Rejalarda siz faqat biron bir harakatni emas, balki natijalarni yoki maqsadlarni (yakuniy holat) qayd etishingiz kerak. Masalan: "janob X ga qo'ng'iroq qilish" o'rniga: "janob X bilan kompyuter dasturining yangi versiyasiga qo'shilish" yaxshiroqdir. Shunday qilib, faoliyat dastlab to'g'ridan-to'g'ri belgilangan maqsadga erishishga yo'naltiriladi, bu esa rejadan tashqari faoliyatning avj olishiga yo'l qo'ymaydi, masalan, o'z-o'zidan paydo bo'layotgan g'oyalarni muhokama qilish.

Ish jarayonida siz doimiy ravishda o'zingizga quyidagi savollarni berishingiz kerak: "Ushbu suhbat, bu ish va h.k.larning maqsadi nima?" "Bu bilan nimaga erishish mumkin?"

11. Vaqtinchalik normalarni belgilash

Siz o'zingizning rejangizda u yoki bu ish uchun aynan qancha vaqt talab qilsa, shuncha vaqtni ta'minlab, aniq vaqt me'yorlarini belgilashingiz kerak. Tajriba shuni ko'rsatadiki, qoida tariqasida, ish uchun boricha ko'proq vaqt sarflanadi. Agar, masalan, uchrashuv soat 10 dan 12 gacha ajratilgan bo'lsa, u maqsadga ancha tezroq erishish mumkin bo'lsa-da, u to'liq ikki soat davom etadi. Kun tartibidagi aniq so'zlar va yig'ilishning davomiyligi aniq doirani belgilaydi va kerakli natijaga erishish uchun sizni eng muhim narsalarga e'tiboringizni qaratishga majbur qiladi.

12. Muddat

Barcha tadbirlar uchun aniq muddatlar belgilanishi kerak. Shunday qilib, siz o'zingizni tarbiyalashga odatlanib, qat'iyatsizlik, sustkashlik va sustkashlikka yo'l qo'ymasligingiz mumkin.

Biz "iloji boricha tezroq" kabi noaniq, noaniq formulalarni kundalik hayotimizdan olib tashlashga harakat qilishimiz kerak. Bu aniq nimani anglatadi? Bir soatdan keyin? Kun davomida? Keyingi hafta? 2-3 hafta ichida? Aniq muddat belgilanmasdan, boshqa tomon bilan kelishilgan holda, mojarolar va bunday tanbehlar uchun zamin yaratiladi: «Siz menga buni imkon qadar tezroq yuborishga va'da berdingiz! Uchinchi kunni kutdim! " yoki "Men sizga chorshanba kuni aytdim:" Iloji boricha tezroq! " - Va menga hisobotni faqat bugun olib kelasiz! ".

Ishni bajarish muddati bilan bog'liq bo'lgan aniq kelishuvlarni ("mini-shartnomalar") tuzish foydalidir, unda topshiriqni qaysi vaqtda bajarish kerakligini aniqlang. Keyin, shartnoma tuzayotganda siz ikkala tomonga ham mos keladigan variantni tanlashingiz mumkin.

13. Birinchi o'ringa qo'yish. Shoshilish "zulmidan" qutulish

Eng muhimini favqulodda narsadan ajratib olishni o'rganish kerak va shoshilinch masalalar "zulmidan" xalos bo'ling. Eng shoshilinch (shoshilinch) biznes har doim ham eng muhim emas, lekin bu bizning qimmatli vaqtimizning ko'p qismini egallaydigan tezkor va "shoshilinch" biznesdir. Shoshqaloqlikning "zolimligi" ustuvorliklarni unutishda, ahamiyatsizni muhimdan ustun qo'yishda yotadi. Buning sababi ahamiyatsiz narsalar favqulodda holatga kelganda noto'g'ri rejalashtirish bilan bog'liq.

Eng kamdan-kam holatlar ro'y beradiki, eng muhim vazifani "bugun" yoki hatto "shu hafta" hal qilish kerak. Shoshilinch vazifa zudlik bilan harakat qilishni talab qiladi. Ushbu vazifalarning bir lahzali jozibasiga qarshi turish imkonsiz bo'lib tuyuladi va natijada ular bizning barcha kuchimizni sarflaydilar. Ammo ozmi-ko'pmi uzoq muddatli istiqbol nuqtai nazaridan ularning ulkan ahamiyati yo'q bo'lib ketadi. Shoshilinch vazifalarni bajarish vasvasasiga tushganimizda, keyinchalik chetga surilgan muhim vazifalarni yo'qotish hissi bilan eslaymiz.

14. Delegatsiya

Eng boshidanoq, qanday ishlarni shaxsan bajarish kerakligi va nimalarni topshirish (topshirish) mumkinligi rejalarda belgilanishi kerak.

15. Vaqtning "o'g'rilari" va vaqt zaxiralari

Kutilmagan mehmonlar, telefon qo'ng'iroqlari, inqirozlar yoki alohida holatlar davomiyligini kam baholagan taqdirda vaqtning ma'lum bir foizini ajratish kerak. Shu bilan birga, "to'siqlar" (vaqt o'g'irlovchilar) sonini va hajmini kamaytirish kerak.

16. Qayta ishlash - qayta tekshirish

Tuzilgan reja doimiy ravishda qayta ko'rib chiqishni va ayrim tashabbuslarni to'liq amalga oshirish mumkinligi nuqtai nazaridan tekshirishni talab qiladi.

17. Bo'sh vaqt

Bo'sh vaqt, shuningdek sayohat va kutish uchun sarflangan vaqtni rejalashtirish va undan oqilona foydalanish kerak (masalan, materiallar orqali ishlash yoki kontseptual aks ettirish uchun). Bunga kundalik yordam berishi mumkin, unda eng muhimi qayd etilgan.

18. Vaqt bloklari va tinch vaqt ("yopiq soatlar")

Uzoq davom etadigan vaqtni katta vazifalar (tinch vaqt, "yopiq soat") va bir nechta kichik ishlarni ko'rib chiqish uchun qisqa muddatlar uchun ajratish kerak.

19. Rejalashtirish va ijod qilish vaqti

Vaqtingizning ma'lum bir qismini rejali, tayyorgarlik va ijodiy ishlarga, shuningdek malaka oshirish uchun ajratishingiz kerak. Agar bu vaqt kunlik ishlarda sarf qilinsa, kelgusi hafta ushbu yo'qotishlarni qoplash uchun ehtiyot bo'lish kerak.

20. Muntazam ish

Shuningdek, oylik hisobotlarni o'qish, zavodga tashrif buyurish va hokazo kabi muntazam ishlarni rejalashtirishingiz kerak.

21. Ishlab chiqarish faoliyati

Fotokopiler, muhim bo'lmagan uchrashuvlar va hokazolarni ishlab chiqarish kabi samarasiz ishlarni iloji boricha kam vaqt talab qilishini ta'minlash kerak, o'zimizni faqat kerakli narsalar bilan cheklashimiz kerak. Aks holda, muhimroq narsalarga vaqt bo'lmaydi.

22. Muqobil variantlar

Rejalashtirishda siz printsipga ko'ra muqobil ravishda o'ylashga harakat qilishingiz kerak: "Har doim yana bir yaxshi yo'l bor".

23. Turli xillik

Siz o'zingizning faoliyatingizni diversifikatsiya qilishingiz kerak, uzoq va qisqa muddatli loyihalar, mustaqil ish va jamoaviy ish bilan almashinishingiz kerak.

24. Vaqt rejalarini muvofiqlashtirish

Siz o'zingizning ish kunlaringizni boy qilishga va rejalaringizni amalga oshirishga harakat qilishingiz kerak, buning uchun ular boshqa odamlarning (kotib, menejer, bo'ysunuvchilar, hamkasblar) rejalari bilan muvofiqlashtirilishi kerak.

Rejalashtirish bosqichma-bosqich va tizimli yondashuvni, vaqt oralig'ida (harakat rejasidan vaqt rejasiga qadar) turli harakatlarni taqsimlash uchun umumiy vazifani qisman bajarishga ajratishni nazarda tutadi. Umumiy rejalashtirishning bir qismi sifatida vaqtni rejalashtirish tegishli strategik uzoq muddatli maqsadlarga asoslangan bo'lib, ular o'z navbatida operatsion qisman maqsadlarga bo'linadi.

Ushbu yondashuvni amerikalik klassik vaqtni boshqarish tizimining asosiy printsiplari bilan ko'rsatish mumkin, uning g'oyasi Benjamin Franklinga tegishli. Ushbu printsiplar inson oldida turgan har qanday katta vazifa subtaskalarga, o'z navbatida esa undan ham kichikroq vazifalarga bo'linishini nazarda tutadi. Vizual ravishda, bu ko'p bosqichli piramida, tizimdan esa ushbu piramidani qurish jarayoni sifatida foydalanish mumkin.

Birinchidan, piramidaning ulkan bazasi yotqizilgan bo'lib, u boshqa hamma qavatlar uchun yordam bo'lib xizmat qiladi - inson o'zining hayotiy qadriyatlarini belgilaydi (boshqacha qilib aytganda, hayotdan nimani xohlashini). Biri uchun bu moddiy boylik va kelajakka ishonch, boshqasi uchun - farovon oila, mehribon xotin va baxtli bolalar, uchinchisi - shon-sharaf va yuqori ijtimoiy mavqe, to'rtinchisi - hokimiyat, beshinchisi - bilim, oltinchisi - insoniyat nomidan xizmat qilish. .. Ro'yxatni cheksiz davom ettirish mumkin, ayniqsa har bir inson hayotda ma'lum bir qadriyatlarga ega. Piramidani qurishda hayotiy qadriyatlarni aniqlash bosqichi eng muhim hisoblanadi: agar bu bosqichda xatoga yo'l qo'yilgan bo'lsa (masalan, "idrok" va "odamlarga xizmat" tanlangan bo'lsa-da, aslida "shuhrat" va "yuqori ijtimoiy mavqe" afzalroq), keyinroq inson muqarrar ravishda hafsalasi pir bo'ladi. Shunday qilib, birinchi navbatda, siz hayotiy qadriyatlar ro'yxatini tuzishingiz kerak va bunga ko'p vaqt sarflashdan qo'rqmaslik kerak - bu ro'yxat haqida yaxshi o'ylash muhimdir. Shuningdek, tanlangan qadriyatlar bir-biriga zid kelmasligini ta'minlash kerak.

Keyingi bosqich - piramidaning ikkinchi qavatining qurilishi. Tuzilgan ro'yxat asosida inson nimaga erishmoqchi ekanligi to'g'risida qaror qabul qilishi kerak. Masalan, agar kimdir unga "shon-sharaf", "kuch" va "yuqori ijtimoiy mavqe" eng muhim deb hisoblasa, u prezident bo'lishni xohlashi to'g'risida qaror qabul qilishi mumkin. Biz o'z oldimizga yuksak maqsadni qo'yishimiz kerak. Shu bilan birga, tanlangan maqsad haqiqatan ham oldingi bosqichda tuzilgan ro'yxatdagi barcha hayotiy qadriyatlarga mos kelishiga ishonch hosil qilish muhimdir.

Piramidaning uchinchi qavati ikkinchisiga asoslanadi. Bosh reja tuziladi: maqsadga erishish uchun nima qilish kerak. Masalan, Amerika Qo'shma Shtatlari prezidenti bo'lish uchun avval siz shtat gubernatori yoki mamlakatning yirik shaharlaridan birining hokimi bo'lishingiz, kuchli partiyaviy va moliyaviy ko'makka ega bo'lganingiz va benuqson obro'ga ega bo'lishingiz, jamoatchilikka taniqli, yorqin notiq, farovon turmush qurgan erkak, obro'li ta'lim muassasasida oliy ma'lumot olishingiz kerak. va h.k.

Piramidaning to'rtinchi qavati aniq maqsadlar va aniq muddatlarga ega bo'lgan uzoq muddatli (bir necha yillarga mo'ljallangan) oraliq rejadir. Ushbu aniq maqsadga erishish orqali bosh rejaning qaysi alohida bandiga yordam berishini ko'rsatish juda muhimdir. Belgilangan muddatni belgilash ham muhimroq - agar biror kishi o'ziga: "Men biron kun kelib albatta mashina sotib olaman (kitob yozaman, universitetga o'qishga boraman ...)" deb aytsa, u rejani amalga oshirishni yillarga qoldirishi va natijada maqsadga erisha olmasligi mumkin, ammo agar u o'ziga ma'lum bir muddatni tayinlasa, unda u xohlagan narsaga erishish imkoniyatini sezilarli darajada oshiradi. Masalan, agar biror kishi prezident bo'lishni rejalashtirsa va buning uchun yuqori ma'lumot talab etilishini bilsa, u o'zining besh yillik rejasiga quyidagi bandni kiritishi mumkin: "2012 yil oxiriga kelib Garvard Universitetining sotsiologiya va siyosatshunoslik fakultetini imtiyozli diplom bilan tamomlang". Bu, birinchi navbatda, menga obro'li oliy ma'lumot beradi, ikkinchidan, men kerakli odamlar bilan tanishish imkoniyatiga ega bo'laman ». Shunday qilib, "Bosh rejada ko'rsatilgan maqsadlarga erishish uchun bu yillarda nima qila olaman?" Degan savolni berib, yaqin 4-5 yil uchun reja tuzishingiz kerak. Rejada bir necha oylik aniqlik bilan aniq maqsadlarni va aniq muddatlarni ko'rsatish, shuningdek ushbu maqsadga erishish uchun bosh rejaning qaysi bandi javobgarligini qayd etish muhimdir.

Beshinchi qavat - bu qisqa muddatli (bir necha haftadan bir necha oygacha) rejadir. Uzoq muddatli rejaga qarab, bir kishi o'zidan: "Bu yoki boshqa maqsadga erishish uchun yaqin haftalarda yoki oylarda nima qila olaman?" Shunday qilib, uzoq muddatli rejaning punktlari aniqroq vazifalarga bo'linadi. Masalan, agar uzoq muddatli istiqbolda: "Garvardni bitirgan" degan narsa bo'lsa, unda qisqa muddatli rejada "Hujjatlarni universitetga topshirish", "Tayyorgarlik kurslarida qatnashish" va boshqalar kiradi. Rejani 2-3 haftadan 2-3 oygacha tuzish kerak va oldingi bosqichda bo'lgani kabi, aniq sanalarni ko'rsatish kerak, lekin allaqachon bir necha kunlik aniqlik bilan.

Nihoyat, piramidaning oltinchi qavat - kun uchun reja. U taxmin qilganingizdek, qisqa muddatli reja asosida tuzilgan: kichik vazifalar to'liq bir kunda hal qilinadi, kattaroqlari subtaskalarga bo'linadi. Masalan, "Hujjatlarni universitetga topshirish" vazifasi quyidagi vazifalarga bo'linadi: "Qaysi hujjatlarni va kimlarni topshirish kerakligini aniqlang", "Kerakli hujjatlarni rasmiylashtiring", "Hujjatlarni yuboring" va "Hujjatlar qabul qilinganligiga ishonch hosil qiling", ularning har birining echimi ma'lum bir kunga tayinlanishi mumkin. Odatda, kunning rejasi faqat bir kun oldin tuzilmaydi, balki oldingi bir necha hafta ichida o'sha kun uchun tayinlangan turli xil vazifalar ro'yxatidan to'ldiriladi, ko'pincha kun davomida unga tuzatishlar kiritiladi. Kun uchun reja tuzayotganda har bir topshiriqni bajarish vaqtini ko'rsatish maqsadga muvofiqdir.

Franklin tizimida vaqtni rejalashtirish endi shunchaki qilinadigan ishlar ro'yxatini tuzib bo'lmaydi. Ushbu tizim vaqt omilini hisobga olgan holda uzoq va qisqa muddatli maqsadlarni belgilashni va ularga erishish uchun harakatlarni batafsil bayon qilishni ta'minlaydi. Shu bilan birga, aniq qisqa muddatli maqsadlar uzoq muddatli maqsadlarga mos kelishi shart. Bunday tizim har qanday vaqtda odamga qaerga borishini va qanday aniq maqsadga erishish kerakligini aniq bilishiga imkon beradi.

Bu rejalarning barchasi hech qanday doimiy narsa emas - aksincha, ularni muntazam ravishda qayta ko'rib chiqish tavsiya etiladi: kun rejasi, ehtimol, kun davomida bir necha marta avtomatik ravishda o'zgartiriladi. Qisqa muddatli rejalarni har ikki haftada bir ko'rib chiqish tavsiya etiladi. Uzoq muddatli rejalar kamida 4-6 oyda bir marta tekshirilishi kerak (va agar kerak bo'lsa, tuzatiladi). Bosh rejani yiliga bir marta ko'rib chiqish kerak. Oldiga qo'yilgan yuqori maqsadga tanqidiy qarashga arziydi: u hali ham o'ziga jalb qiladimi, ba'zi o'zgarishlar qilish kerakmi va hatto hayotdagi qat'iy qadriyatlarni qayta ko'rib chiqishga harakat qilish kerak.

Shaxsiy va professional maqsadlarga erishish uchun zarur bo'lgan vaqtni belgilash ishonch hissi va eng maqbul vaqt taqsimoti va ishlarning eng to'g'ri tartibi to'g'risida g'oyani ta'minlaydi.

Ish hayotida quyidagi rejalashtirish davrlari o'zini oqladi:

Uzoq muddatli maqsadlar \u003d 3-5 yil (yoki undan ko'p) - bir necha yilga mo'ljallangan rejalar;

O'rta muddatli maqsadlar \u003d 1-3 yil - yillik rejalar;

Joriy maqsadlar \u003d 1 hafta - 3 oy - oylik, haftalik rejalar.

Quyidagi diagrammada (7-rasm) vaqtni rejalashtirish yopiq tizim sifatida taqdim etilgan bo'lib, unda rejalarning alohida turlari o'rtasidagi munosabatlar aniq ko'rinib turadi: uzoq muddatli rejalar tegishli o'rta va qisqa muddatli, shuningdek joriy davr rejalarida konkretlashtiriladi. Ikkinchisi, oxir-oqibat, kunning rejalarida aks etadi. Tegishli rejalashtirish davri tugagandan so'ng, davr natijalari reja-haqiqiy taqqoslash orqali aniqlanadi, bu keyingi davr rejalarini tuzatish uchun hisobga olinishi mumkin.

Shakl: 7. Vaqtni rejalashtirish tizimi

Oldinda bir necha yilni rejalashtiring

Hayot rejasi yoki hayot maqsadlari rejalashtirish jarayonining boshlang'ich nuqtasi bo'lib xizmat qiladi. Hayotiy rejaga asoslanib, kelgusi yillar uchun uzoq muddatli maqsadlar chiqariladi va bir necha yilga mo'ljallangan reja tuziladi.

Yillik reja

Yillik reja bir necha yil oldingi rejadan kelib chiqadi. Barcha rejalashtirilgan vazifalar va maqsadlar unga tegishli "yillik ustun" dan o'tkaziladi. Biroq, keyingi maqsadlar bilan bog'liq bo'lgan vazifalarni bajarishdan ehtiyot bo'lishingiz kerak. Chiqayotgan yil oxirida (kechi bilan - keyingi yil boshida) keyingi 12 oy uchun eng muhim vazifalar va maqsadlar belgilanishi kerak. Biroq, ko'p hollarda, choraklarga bo'linish etarli. Qanday bo'lmasin, siz faqat ish kunlarini rejalashtirishingiz mumkin, chunki ish vaqtining ko'p qismi odatdagi ishlarga, uchrashuvlar, ish safarlarida va h.k.

Choraklik rejasi

Choraklik rejasi yillik rejaning bajarilishini nazorat qilish vositasi bo'lib xizmat qiladi. Yil davomida, ma'lum vaqt oralig'ida, siz o'tgan davrdagi voqealarni ko'rib chiqishingiz va agar kerak bo'lsa, o'zgartirishlar kiritishingiz yoki sanalarni keyinga qoldirishingiz kerak (oraliq nazorat). Har chorak oxirida siz kelgusi uch oy uchun mezonlarni belgilashingiz va keyingi chorakda qaysi vazifalarni o'chirish kerakligini, qaysilarini qayta rejalashtirish kerakligini va qaysi biriga qo'shilishi kerakligini aniqlashingiz mumkin.

Oylik reja

Oylik rejada hisobga olinadigan vazifalar va maqsadlar choraklik rejadan boshlab amalga oshiriladi. Rejalashtirishning aniqligi vaqt ufqining yaqinlashishi bilan ortib borayotganligi sababli, oylik rejada vazifalar batafsilroq hisobga olinadi (vaqt soatlab sarflanadi).

Haqiqiy oylik va haftalik rejalarni tuzish sharti shundaki, bepul rejalashtirish vaqti deb ham belgilanadi. Vaqt jadvalida qo'shimcha vazifalarni hal qilish uchun vaqt zaxirasini ("buferlar") ta'minlash kerak, shunda siz rejalashtirilgan muddatlarni stresssiz va vaqt bosimisiz bajarishingiz mumkin.

Haftalik reja

Haftalik reja kelgusi davr uchun yanada batafsil, aniqroq prognozni nazarda tutadi. Oylik rejadan kelib chiqqan holda, ularning hajmiga va ularni bajarish uchun zarur bo'lgan vaqtga muvofiq bir hafta davomida barcha vazifalar va topshiriqlar jadvali tuziladi. Bir hafta davomida ishni rejalashtirayotganda, quyidagilarni inobatga oling.

Markaziy vazifa (avval nimaga e'tibor qaratish kerak);

Eng muhim va ko'p vaqt talab qiladigan vazifa;

Majburiy vazifalar (bajarilishi kerak bo'lgan, bajarishga tayyor yoki shu hafta boshlanadigan vazifalar);

Muntazam ishlarni bajarish (yozish, telefon qo'ng'iroqlari, uchrashuvlar va boshqalar);

Mumkin bo'lgan vazifalar (hal qilinishi kerak bo'lgan hal qilinmagan muammolar);

Hali ham tavsiya etiladigan, kerakli yoki mos keladigan har qanday narsa;

Voqea sodir bo'lishini oldindan ko'rish mumkin.

Kun rejasi

Samarali ishlashning eng muhim vositalaridan biri bu kunlik reja bo'lib, u haftalik rejaga asoslanadi. Tegishli ish kuni davomida qaysi vazifalar va topshiriqlar bajarilishi kerakligini belgilaydi va kutilmagan narsalar oldindan taqdim etilgan, rejalashtirilganlarga qo'shiladi. Kundalik reja - bu vaqtni rejalashtirish tizimidagi so'nggi va shu bilan birga eng muhim qadam, belgilangan maqsadlarning aniq mujassamlanishi (amalga oshirilishi).

Kunning haqiqiy rejasi, asosan, o'sha kuni nima qilish kerakligi va nima bo'lishi mumkinligini o'z ichiga oladi. Belgilangan maqsadlar amalga oshiriladigan bo'lib tuyulsa, kuchlarni shunchalik ko'p jalb qilish va ularni amalga oshirishga jamlash mumkin. Ishni boshlashdan oldin reja tuzib, ya'ni. chiqadigan kunning oqshomida siz ko'proq ishonch va ozodlik bilan uyga borishingiz va ertasi kuni ertalab kuchingizni ko'proq joyga jamlagan holda yangi kunni boshlashingiz mumkin, chunki allaqachon uyga qaytishda va ertalab ishlashga ketayotganda ong osti ong kunning vazifalarini qayta ishlaydi va mumkin bo'lgan echimlarni tayyorlaydi. Asosiy vazifalar ishlab chiqilganligi va ularni hal etishning yondashuvlari bayon etilganligi sababli, yangi band bo'lgan ish kuni endi kulrang va qattiq ko'rinmaydi, balki oldindan ko'rish mumkin, rejalashtirilgan va boshqariladigan.

Muntazam va tizimli rejalashtirish ish kunini rejalashtirishdan boshlanishi kerak. Kun har qanday tizimli maqsad va vaqtni rejalashtirishning eng kichik, ammo kuzatiladigan birligidir. Afzalligi shundaki, avvalgi urinish muvaffaqiyatsiz tugagan bo'lsa, siz kamida har kuni qayta boshlashingiz mumkin. Va asta-sekin, haftalik, oylik, yillik yoki hatto hayotni rejalashtirish uchun zarur ko'nikmalarga ega bo'ladilar.

Rejalashtirish, ta'kidlanganidek, maqsadlarni amalga oshirishga tayyorlanishni anglatadi. Shu munosabat bilan ular maqsadli rejalar haqida ham gapirishadi. Agar nimaga erishish kerakligini bilsangiz, ya'ni vaqt sarflashning aniq rejasi bo'lsa, atrofingizdagi dunyoni butunlay boshqacha tarzda qabul qilish mumkin.

Kundalik rejalar nima? Ular bir kunda bajarilishi kerak bo'lgan barcha harakatlarni o'z ichiga oladi, shuningdek ularni mavjud bo'lgan vaqt ichida bajarishga imkon beradi. Ular tezkor obzorni taqdim etadi va hali bajarilmagan ishlarni ko'rsatib beradi, bu sizga muhim narsalarga e'tibor berishga imkon beradi. Bu kuchlarning tarqalish xavfini engib chiqadi.

Yozma ravishda kun uchun reja tuzish juda muhim, chunki yodda tutilgan kun uchun rejalar osonlikcha rad etiladi. Yozma kun rejalari xotirani susaytiradi. Yozma ravishda tuzilgan reja, shuningdek, o'z-o'zini ishlashga turtki berishning psixologik ta'siriga ega, ishbilarmonlik faoliyati maqsadga muvofiq bo'lib, tuzilgan dasturga qat'iy rioya qilishga yo'naltiriladi. Natijada, chalg'itadigan narsalar kamroq va faqat mo'ljallangan vazifalarni bajarish uchun ko'proq rag'bat mavjud.

Kun natijalarini nazorat qilish tufayli, ko'rib chiqilgan ishlar "yo'qolmaydi", ularni amalga oshirish keyingi kunga qoldirilishi mumkin. Yozma ro'yxatdan o'tkazish rejalashtirish effektini oshiradi, chunki vaqt talablari va shovqinlar yaxshiroq baholanadi va zaxira vaqtlarini yanada aniqroq rejalashtirish mumkin.

Kunni ketma-ket rejalashtirish shaxsiy ish usullarini takomillashtirishni belgilaydi, chunki kun davomida nima qilish kerakligi to'g'risida aniqlik bo'lsa, u holda ishni ratsionalizatsiya qilish va ichki yoki tashqi to'siqlarga qarshi turish mexanizmlari avtomatik ravishda faollashadi.

ALPEN usuli ish kunini rejalashtirish uchun foydali vositadir. Usulning beshta bosqichini bajarib, keyinchalik vaqt va maqsadlarni rejalashtirishda foydali bo'ladigan ko'nikmaga ega bo'lishingiz mumkin. Usul nisbatan sodda, va ba'zi mashqlardan so'ng muhim vazifalar uchun vaqtni sezilarli darajada olish uchun kunlik rejani tuzish uchun o'rtacha 8 daqiqadan ko'proq vaqt ketadi.

Old shart - bu kunlik rejalashtirish uchun joy va vaqtni belgilash, masalan, kun tartibidagi yakuniy narsa bo'lsin. Usul vazifalarni yozma yozib olishni o'z ichiga oladi; harakatlar davomiyligini baholash; zaxira vaqtini aniqlash; ustuvorliklar to'g'risida zudlik bilan qaror qabul qilish, har qanday vazifani topshirish yoki uni rad etish; tugallanmagan ishni keyinchalik boshqarish va topshirish yoki tugallangan ishni yo'q qilish. Yodda saqlash nisbatan oson, chunki u yodlash texnikasiga asoslanadi: usul nomini tashkil etuvchi harflarning har biri bitta vazifaga to'g'ri keladi.

Birinchi bosqich. Vazifalarni e'lon qilish va yozib olish

Ish kunining oxirida, keyingi kun davomida bajarilishi kerak bo'lgan barcha narsalarni tegishli sarlavhalar ostida kundalikka yozing. Shunday qilib, chiqadigan kun tugaydi va kelgusi kun uchun ruhiy moslashuv amalga oshiriladi. Faqat kunni rejalashtirish tugagandan keyingina siz xotirjam qalb bilan o'zingizni munosib dam olishga bag'ishlashingiz mumkin.

Rejaga quyidagilar kiradi: bir hafta yoki bir oy uchun umumiy vazifalar ro'yxatidagi vazifalar, kechagidan beri hal qilinmagan vazifalar, yangi vazifalar, siz ishtirok etishingiz kerak bo'lgan uchrashuvlar, telefon qo'ng'iroqlari va yozishmalar, shuningdek takrorlanadigan vazifalar. Shu bilan birga, kundalik faoliyat turiga yoki sarlavhalariga mos keladigan qisqartmalardan foydalanishga harakat qiling, masalan:

B - tashriflar, uchrashuvlar;

A - ishlar delegatsiyasi;

K - boshqarish;

P - jarayonda, harakatda;

Kompyuter - sayohatlar, xizmat safarlari;

PR - yozma ish, ish xatlari, diktant;

S - kotib;

T - telefon orqali suhbatlar;

H - o'qish jarayoni (ma'ruzalar, nashrlar, gazetalar va boshqalar).

Shu tarzda tuzilgan kun uchun vazifalar ro'yxati, masalan, quyidagicha ko'rinishi mumkin:

B - janob Melnikov (kompyuter dasturi),

B - janob Shutov (ekspertiza),

P - bozor tadqiqot loyihasi,

OL - janob Galkin (xat),

H - maxsus jurnal,

T - Vladimir (sport zali).

Biroz mashq qiling va siz vazifalar ro'yxatini tuzishni o'rganishingiz mumkin, shunda:

Birinchi taxmin sifatida ularni birinchi o'ringa qo'ying;

Ularni cho'zilgan va "qisqa", qisqa qismlarga bo'ling;

Shaxsiy aloqalar bilan bog'liq vazifalarni ularni yanada oqilona bajarish uchun qayta tekshirib ko'ring.

P - bozor tadqiqot loyihasi,

B - janob Shutov (ekspertiza),

Kompyuter - yangi qurilish materiallari ko'rgazmasiga tashrif buyurish,

H - maxsus jurnal,

T - janob Shmidt (savdo statistikasi),

OL - janob Galkin (xat),

T - janob Melnikov (kompyuter dasturi),

T - Milyavskaya xonim (yollash),

T - Vladimir (sport zali),

T va PR - qisqa ish,

T - telefon birligi.

Ikkinchi bosqich. Faoliyat davomiyligini cheklaymiz va aniqlaymiz

Har bir topshiriq uchun uning bajarilishining haqiqiy vaqtini aniqlang, umumlashtiring va taxminiy umumiy vaqtni aniqlang.

Nomsiz hujjat

Shaxsiy holatlarning davomiyligini aniq baholash mumkin emasligiga qaramay, ma'lum bir tajriba to'plangandan so'ng, bu sizning vaqtingizni rejalashtirish uchun asos sifatida ishlatilishi mumkin.

Shuni ham yodda tutish kerakki, ish ko'pincha sizning ixtiyoringizda bo'lgan vaqtni talab qiladi. Shuning uchun, alohida holatlar uchun ma'lum bir vaqtni belgilash orqali siz o'zingizni ushbu aniq vaqtga moslashishga majbur qilasiz. Va agar ma'lum bir vazifa uchun ma'lum bir vaqt ajratilgan bo'lsa, unda siz ko'proq konsentratsiyali ishlashingiz va aralashishdan xalos bo'lishingiz kerak. O'zingizning harakatlaringizni rejalashtirishda siz haqiqatga mos bo'lishingiz kerak.

Uchinchi bosqich. Zaxira vaqtini qoldirishni unutmang

Sizning kuningiz uchun emas, balki faqat 60% ish vaqtini o'zingizning rejangizga kiritishingiz kerak. Kun rejasini tuzishda siz vaqtni rejalashtirishning asosiy qoidasiga rioya qilishingiz kerak - 60:20:20, bunga binoan reja vaqtning 60 foizidan ko'pini o'z ichiga olmaydi va taxminan 40 foizi zaxira vaqti sifatida qoldirilishi kerak. 20% aralashuv va vaqt o'g'irlash kabi kutilmagan holatlar uchun, qolgan 20% o'z-o'zidan paydo bo'lgan ijtimoiy faollik uchun (rejasiz telefon qo'ng'iroqlari, suhbatlar, tug'ilgan kunni nishonlash va hk) qoldirilishi kerak. Agar ish kuni 8 soat bo'lsa, rejalashtirilgan vaqt taxminan 5 soat bo'lishi kerak.

Agar vaqtning 60% dan ko'prog'i rejalashtirilgan bo'lsa, unda siz tuzilgan vazifalar ro'yxatini bemalol belgilangan parametrlarga etkazishingiz, ustuvorliklar belgilashingiz, topshiriqlarni topshirishingiz va ular uchun ajratilgan vaqtni qisqartirishingiz kerak. Qolgan holatlar keyingi kunga ko'chirilishi yoki o'chirilishi yoki ishdan tashqari vaqt bilan to'ldirilishi kerak.

To'rtinchi bosqich. Tabiiyki (qo'l bilan) biz ustuvor vazifalarni belgilaymiz, rejani qisqartirish va vazifani boshqa shaxsga o'tkazish imkoniyatini qisqartirish to'g'risida qaror qabul qilamiz.

Avvalo, birinchi o'ringa qo'yib, rejangizni real baholashingiz kerak; uni va o'z-o'zidan amalga oshirib bo'lmaydigan barcha ishlarni shafqatsizlarcha kamaytiring, boshqalarga o'tkazing, har bir harakatni uni qayta tayinlash va ratsionalizatsiya qilish imkoniyati nuqtai nazaridan ko'rib chiqing. Shu bilan birga, haqiqat asosida turib, juda zarur ishlarni bajarish va betartiblikdan xalos bo'lish uchun jasorat kerak. Bizning misolimizda kunning yakuniy rejasi quyidagicha ko'rinadi:

Nomsiz hujjat

Agar siz harflarni qisqartirish bilan bir qatorda eng muhim elementlarni ko'rsatish uchun grafik belgilar ishlatilsa, rejani tayyorlashni yanada osonlashtirishingiz mumkin, masalan:

"?" - Shoshilinch

"!" - muhim

"?" - bilish uchun

"*" - Missiya amalga oshirildi

"**" - Vazifa ayniqsa yaxshi bajarildi

"°" - Keyingi sanaga o'tkazish

"x" - imkonsiz yoki tabiiy ravishda hal qilingan ish

Beshinchi bosqich. Nazorat talab qilinadi

Rejaning bajarilishini har kuni kuzatib borish va bugungi kunda amalga oshirib bo'lmaydigan ishlarni keyingi kunga o'tkazish - bu qoldirilgan ishni oxiriga etkazish yoki har qanday vazifani o'chirish uchun eng yaxshi usuldir, chunki uni bajarish zarurati yo'qolgan. Kun oxirida natijalarni tekshiring.

ALPEN usulining 20 ta afzalligi

Kelgusi ish kuni uchun eng yaxshi kayfiyat.

Keyingi kunni rejalashtirish.

Kunning vazifalarini aniq anglash.

Kunning oqimini tartibga solish.

Unutuvchanlikni engish.

Muhim narsalarga e'tiborni jamlash.

"Qog'oz" ishlarining hajmini kamaytirish.

Kunning maqsadlariga erishish.

Muhim va unchalik muhim bo'lmagan holatlarni ajratib ko'rsatish.

Prioritet belgilash va delegatsiyalar to'g'risida qaror qabul qilish.

Vazifalarni guruhlarga ajratish bilan tartibga solish.

Kamaytirilgan shovqin va istalmagan uzilishlar.

Vazifalarni bajarishda o'zini o'zi boshqarish.

Stress va asabiy taranglikni kamaytirish.

Kutilmagan voqealarni xotirjam idrok etish.

O'z-o'zini nazorat qilishni takomillashtirish.

Kunning oxirida o'zingizni muvaffaqiyatli his qilyapsiz.

Qoniqish va motivatsiyani oshirish.

Shaxsiy ishlashning o'sishi.

Ishni uslubiy tashkil etish tufayli o'z vaqtida yutuq.

Vaqtni rejalashtirish texnikasi va mehnatni ilmiy tashkil etish usullaridan muvaffaqiyatli foydalangan holda siz har kuni vaqtingizning 10 dan 20 foizigacha tejashingiz mumkin. Bunga biroz intizom kerak bo'ladi, ammo kunlik rejalashtirishning afzalliklari shubhasizdir.

Kundalik amaliyotda o'z vaqtini rejalashtirish va boshqarish uchun turli xil o'zini o'zi boshqarish vositalari qo'llaniladi. Hatto odatiy jadvallar ham yukni teng ravishda taqsimlash uchun yaxshi vositadir. O'rta muddatli rejalashtirish uchun jadval 12 oylik taqsimot bilan ishlatiladi. Yukni haftalik yoki oylik oraliqda teng ravishda taqsimlash uchun ishlatiladigan bunday jadvallar muammoli joylarni aniqlashga va umumiy rasmni berishga yordam beradi.

Ishning xususiyatiga qarab, siz boshqa rejalashtirish va eslatish vositalaridan foydalanishingiz mumkin: ma'lumotlar bazalari, Excel fayllari, o'z-o'zidan elektron pochta xabarlari, budilnik yoki soat sizga xavfli muddatni eslatib turadi. E'tibor bering, hatto eng yaxshi vositalar ham noto'g'ri ishlatilsa, vaqt o'g'irlovchi bo'lishi mumkin. Masalan, har kuni qilinadigan ishlar ro'yxatini yangilab turish foydali bo'lishi mumkin, ammo har kuni bir nechta vazifalar ro'yxatini saqlab qolish odamni aqldan ozdirishi mumkin. Aqlli yondashuv - abadiy ro'yxatni saqlash va muntazam ravishda yangilab turish. Fayllarni topshirish shkafi yoki pochta dasturi bu kabi ro'yxatni saqlash usulidir.

Rejalashtirish vaqti, qanday bo'lishidan qat'i nazar, kompyuterda yoki kundalikda, faqat sana taqvimidan ko'proq. Bu bir xil qo'llanma. Vaqtni rejalashtirish muddatlari, tadbirlar ro'yxati, ustuvor yo'nalishlar, kunlar jadvali, haftalik va / yoki oylik obzorlar, yilni ko'rib chiqish va boshqa muhim ma'lumotlarni o'z ichiga oladi.

Vaqtni rejalashtirish ataylab, uslubiy va tizimli bo'lishi kerak. Oddiy esdalik taqvimlari, cho'ntak daftarchasi yoki katta, ehtimol ish stoli, taqvim shaklida, faqat sanalarni belgilash uchun ishlatiladi, vaqtni muvaffaqiyatli rejalashtirishning qabrlari. Ushbu kalendarlardan yozuvlar uchun foydalanish shundan iboratki, ular poezdlar jadvali singari - vokzalga chiqish va kelish vaqtida sana va vaqtni belgilashda yordam beradi. Haqiqatan ham bajarilishi kerak bo'lgan narsa ko'pincha yozib olinmaydi, garchi har bir harakat ortida biz xohlagan yoki erishishimiz kerak bo'lgan maqsadlar mavjud. Agar siz endi vaqtni rejalashtirish texnikasi nuqtai nazaridan odatiy taqvimlarni, eslatmalarni diqqat bilan ko'rib chiqsangiz, quyidagi kamchiliklarni topishingiz mumkin.

Taqvim eslatmasining 10 ta kamchiliklari

1. Faqatgina shartlar belgilanadi, ammo ba'zi harakatlar maqsadlari emas. Haqiqatan ham muhim bo'lgan narsa kun rejasiga to'g'ri kelmaydi.

2. Aktsiyaning davomiyligi va cho'zilgan holatlar uchun zaxira vaqti ko'rsatilmagan.

3. Tashqi omillarga qarab ishlarning o'zboshimchalik bilan tartibi o'rnatiladi.

4. Umuman kun hisobga olinmaydi, rejalashtirilmaydi.

5. Ishlar bloklarga birlashtirilmaydi, kutilmagan ishlar uchun zaxira vaqti aniqlanmaydi.

6. Uchrashuvlar mavzuning aniq ta'rifisiz belgilanadi.

7. Hech qanday ustuvor vazifalar belgilanmagan.

8. Ishlar aniq belgilanmagan.

9. Muntazam va uzoq muddatli vazifalarni hal qilish uchun vaqt rejalashtirilmaydi.

10. Rejalashtirish va qaror qabul qilishning boshqa shakllaridan foydalanilmaydi.

Bularning barchasini oldini olish uchun siz o'zingizni boshqarish uchun eng muhim ish vositasi bo'lgan vaqt daftaridan foydalanishingiz kerak.

Vaqt kundaligi nima? Bu birlashtirilgan alohida varaqlardan tashkil topgan va kerakli ma'lumotlarning oqilona joylashuvi tufayli uning ravshanligi (ko'rinishi) uchun qulay bo'lgan shaxsiy ishchi kartoteka. Ko'p funktsionallik bunga xosdir: u bir vaqtning o'zida ish stoli taqvimi, shaxsiy kundalik daftar, daftar, rejalashtirish vositasi, manzillar kitobi, ma'lumotnomalar, fikrlar akkumulyatori va boshqarish vositasi. Vaqt daftarchasi menejerning doimiy hamrohi, uning aytganda, yozma xotirasi, u har doim va hamma joyda yonida bo'ladi.

Bundan tashqari, vaqt kundaligi doimiy rejalashtirish tizimining amaliy tarkibiy qismidir, ya'ni kundalik amaliyotda ishlatiladigan kunlik rejalar, shakllar va varaqalarning ishchi akkumulyatori. Bu vaqtni rejalashtirishda eng muhim yordam, shaxsiy maqsadlarni muvaffaqiyatli rejalashtirishga, qimmatli vaqtdan unumli foydalanishga yordam beradi. Vaqt daftarchasi yordamida siz nafaqat yaqin va uzoq muddatli, balki barcha rejalar, yo'nalishlar, ozmi-ko'pmi yirik loyihalar haqida to'liq tasavvurga ega bo'lishingiz, vaziyatning har qanday o'zgarishiga moslashuvchan munosabatda bo'lishingiz va istagan vaqtingizda rejalaringizni yangilashingiz mumkin.

Vaqt kundaligi tuzilishi

Taqvim qismi

Ushbu qismda siz oylik, haftalik va kunlik rejalar uchun oraliq registrlar bilan har xil shakllarni joylashtirishingiz mumkin. Kunning rejasiga alohida ahamiyat beriladi, bunda asosiy tamoyil: bir kun uchun bitta varaq. Taqvim qismida tegishli oylar va o'n yilliklar uchun eslatmalar bo'lishi kerak, bu alohida haftalar va kunlar uchun muddatlar va maqsadlarni o'tkazishni osonlashtiradi.

Shaxsiy kundalik varaqalar ishlatilgandan keyin tegishli tartibda tikilishi mumkin va vaqt o'tishi bilan siz vaqt va hayot muvaffaqiyatlari arxiviga ega bo'lishingiz mumkin - kelajakni ongli ravishda rejalashtirish uchun ishonchli yordam. Yangi "kiruvchi" kundalik varaqlar haftalik va oylik varaqalardan barcha shartlar va topshiriqlar bilan ta'minlanishi kerak. Tug'ilgan kunlar, yubileylar, ta'tilga chiqish, to'lov kunlari va boshqalar kabi sanalar tegishli varaqlardan ko'chiriladi, shuning uchun siz barcha shaxsiy ishlarni birlashtira olasiz va muntazam ravishda to'ldirish va nazorat qilish sharti bilan hech narsa yo'qolmaydi.

Biznes va xususiy sanalar uchun bo'lim

Bu erda, tegishli varaqlarda va shakllarda siz eng muhim ma'lumotlarni yozishingiz va har doim yoningizda bo'lishingiz kerak, masalan: loyihalarni tayyorlash tartibi, yarmarkalar va seminarlar vaqti, tashkiliy mini-rejalar, eng muhim kontseptual qisqartmalar, ish haqi va daromad, tug'ilgan kunlar ro'yxati, pochta narxlari, kitoblar ro'yxati , samolyotlar jadvallari, mehmonxonalar manzillari, sayohat xarajatlari, turli xil ovqatlar uchun kaloriya jadvallari, futbol taqvimi, tadbir sanalari, nazorat ro'yxatlari, universal rejalashtirish varaqalari, g'oyalar kartalari va boshqalar.

Manzil va telefonlar bo'limi

Ushbu bo'limda eng kerakli telefon raqamlari va manzillari mavjud.

umumiy qism

Hamyonga o'xshash turli xil bo'limlarda pochta markalari, fotosuratlar, kredit va chek kartalari, xizmat ko'rsatish varaqalari va banknotalar joylashtirilgan.

Vaqt kundaligi ish sifatini yaxshilaydi va muvaffaqiyat keltiradi. 8 soatlik ish kuni bilan erishilgan ratsionalizatsiya har kuni bir soatni tejaydi. Vaqt kundaligi o'zini o'zi boshqarishning eng muhim vositasidir.

Amerikaliklar yuqorida qayd etilgan Franklin tizimidan foydalanishni osonlashtirish uchun maxsus kundaliklardan foydalanadilar. Kundalikning birinchi sahifalari hayotdagi qadriyatlar ro'yxati (piramidaning 1-qavati), global maqsad tavsifi (2-qavat) va bosh rejani yozib olish jadvali (3-qavat) uchun saqlanadi. Kundalikning boshida yil uchun maqsadlar ro'yxati uchun bir nechta tegishli etiketli sahifalar ajratilgan (aslida uzoq muddatli reja)

4-qavat). Har oyning boshida va har haftada ushbu davr uchun topshiriqlar jadvali uchun bitta varaq ajratiladi (qisqa muddatli reja - 5-qavat). Va nihoyat, har kuni o'z vazifalari ro'yxati (6-qavat) uchun jadval bilan o'z sahifasiga ega va jadvalda vazifalarning ustuvorligini ko'rsatadigan ustunlar mavjud. Ushbu ustunlar ketayotganda to'ldirilishi kerak va kun oxirida tekshirib ko'ring. Tugallangan holatlarga "*" belgisi qo'yish tavsiya etiladi. U yoki bu sabab bilan bekor qilingan - "x" harfi bilan (topshiriq bekor qilinganining sababini ham yozish tavsiya etiladi). Kechiktirilgan vazifalar boshqa kunning (ko'pincha keyingi kunning) rejasida qayd etiladi va joriy kun sahifasining tegishli ustuniga "°" belgisi qo'yiladi va ushbu topshiriq kiritilgan kun rejasiga sana kiritiladi.

Lug'at

Maqsadlarni amalga oshirish va rejalashtirish vaqtini rejalashtirish-tayyorlash.

Kelgusi davr uchun mehnat jarayonlarini rejalashtirish-loyihalash. Rejalashtirishni quyidagilardan iborat yopiq tizim deb hisoblash mumkin.

Reja - bu bajarilishi maqsadga erishishga olib keladigan vazifalar ro'yxati va bu vazifalarni bajarish uchun qat'iy muddat .

Vaqt kundaligi bu shaxsiy ish fayli bo'lib, u shuningdek ish stoli taqvimi, shaxsiy kundalik daftar, daftar, rejalashtirish vositasi, manzillar ro'yxati, ma'lumotnomalar, g'oyalar kartasi va boshqaruv vositasi.

Vaqt kundaligi tarkibi:

• kalendar qismi (yillik, oylik, haftalik va kunlik rejalar uchun shakllar);
• sana bo'limi (tadbir sanalari, tug'ilgan kunlar, kitoblar ro'yxati, avtobuslar jadvallari, g'oyalarni yozish uchun kartalar haqida muhim ma'lumotlar);
• manzillar va telefonlar bo'limi.

Bioritmlar - bu uzoq vaqt davomida ishlashning o'zgarishi.

Tahlil qilish va aks ettirish uchun matnlar

"... Ilya Ilyich odatiga xilof ravishda, juda erta, soat sakkizlarda uyg'ondi. U biron bir narsaga qattiq berilib ketgan edi. Uning yuzida navbatma-navbat qo'rquv, yoki melankoli yoki bezovtalik ko'rinardi. Uni ichki kurash enggani aniq edi. va aql hali yordamga kelmagan.

Gap shundaki, Oblomov bir kun oldin qishloqdan, muxtoridan noxush xat olgan. Muhtaram nimalarni yozishi mumkinligi ma'lum: hosil etishmovchiligi, qarzdorlik, daromadning pasayishi va boshqalar. Garchi xo'jayin o'tmishda ham, uchinchi yilda ham xo'jayiniga aynan bir xil maktublar yozgan bo'lsa-da, bu oxirgi har qanday noxush syurpriz bilan bir xil ta'sir ko'rsatdi.

Bu osonmi? Har qanday choralarni ko'rish vositasi haqida o'ylash kerak edi. Biroq, biz Ilya Ilyichning ishi uchun yolg'izlikda adolatli bo'lishimiz kerak. Bir necha yil oldin olingan muxtorning birinchi noxush xatiga asoslanib, u allaqachon o'z ongida o'z mulkini boshqarishda turli xil o'zgarishlar va takomillashtirish rejasini tuzishni boshladi.

Ushbu rejaga ko'ra, u turli xil yangi iqtisodiy, politsiya va boshqa tadbirlarni joriy qilishi kerak edi. Ammo bu reja hali to'liq o'ylanmagan edi va muxtorning yoqimsiz xatlari har yili takrorlanib, uni faollikka undadi va shu sababli tinchlikni buzdi. Oblomov reja tugashidan oldin hal qiluvchi narsa qilish zarurligini anglab etdi.

U uyg'onishi bilan darhol o'rnidan turishga, yuvinishga va choy ichishga, yaxshilab o'ylab ko'rishga, nimanidir aniqlab olishga, yozishga va umuman olganda ish bilan shug'ullanishga kirishdi.

Yarim soat davomida u shu niyatidan qiynalganicha jim yotdi, lekin keyin choy ichgandan keyin ham bunga ulgurishim kerak, deb o'ylardi va choyni odatdagidek choyshabda ichish mumkin edi, ayniqsa yotish paytida o'ylashga hech narsa xalaqit bermaydi.

Va shunday qildi. Choydan keyin u allaqachon karavotidan ko'tarilib, deyarli o'rnidan turdi; oyoq kiyimlariga qarab, u hatto to'shagidan bir oyog'ini ular tomon tushira boshladi, lekin darhol uni yana oldi.

To'qqiz yarimga urildi, deb boshladi Ilya Ilyich.

o Men aslida kimman? u jahl bilan baland ovoz bilan dedi. Siz vijdonni bilishingiz kerak: biznesga kirish vaqti keldi! O'zingizga faqat erkinlikni bering va ...

Oblomov yana o'yga botdi. Bir necha daqiqadan so'ng yana yarim soat urildi.

that Ilya Ilyich deyarli dahshat bilan aytdi u Yaqinda soat o'n bir bo'ldi, men hali turmadim, hali yuzimni yuvmadimmi? Zaxar, Zaxar!

u yuvishga tayyormisiz? u Oblomovdan so'radi.

o uzoq vaqt oldin qilingan! u javob berdi Zaxar. q Nega o'rnidan turmaysiz?

Zaxar ketdi, Oblomov o'ylay boshladi.

Ammo u adashgan edi, nima haqida o'ylash kerak: muxtorning maktubi yoki yangi kvartiraga ko'chish haqida? U kundalik tashvishlar oqimida adashib qoldi va hanuzgacha uxlab yotar, u yoqdan bu yoqqa burilib o'girardi. Ba'zida faqat keskin nidolar eshitilardi: "Yo Xudoyim! Hayot tegadi, hamma joyda bo'ladi".

(Goncharov I.A., Oblomov. - M, 1979).

Savol: Oblomovning asosiy muammosi nima deb o'ylaysiz? Mavjud vaziyatni qanday o'zgartirish mumkin?

Nima uchun vaqtni rejalashtirish kerak?

Iltimos, bugungi sanani qo'ying va siz rozi bo'lgan barcha narsalarni belgilang

Shaxsiy o'zini o'zi boshqarishda rejalashtirishning afzalliklari

Bu men uchun muhim

Maqsadga erishish: professional va shaxsiy maqsadlarni aniqlashtirish; kasbiy va shaxsiy maqsadlarga eng qisqa vaqt ichida erishish; vaqtni cheklash nuqtai nazaridan maqsadlarni real hisobga olish. Vaqt ortishi: haqiqatan ham muhim narsalar va maqsadlar uchun vaqtni tejash; turli xil loyihalar, vazifalar va tadbirlar uchun zarur bo'lgan vaqtni aniq anglash (nima, qachon, qachon amalga oshirilishi kerak?). Afzalliklar: haqiqatan ham muhim vazifalarga diqqatni jamlash va ularning echimini ta'minlash; faoliyatning ayrim turlarining muhimlik darajasini aniqlash, boshqalarga ishonib topshirilishi mumkin bo'lgan holatlarni aniqlash. haqiqiy muddatlarni belgilash va ularni bajarish; to'siqlarni o'z vaqtida aniqlash va tegishli qarshi choralar. Samaradorlik: kunning tuzilishini oldindan aniqlash va shu asosda ish vaqtidan oqilona foydalanish; o'zingizni "bo'sh" dan qutulish. Stressni kamaytirish: kamroq shov-shuv, ko'proq oldindan ko'ra bilish; ish tanaffuslarini yaxshiroq rejalashtirish; kamroq stress, chunki kamroq vazifalar bajariladi; ko'proq ishdan qoniqish, kamroq umidsizlik, kamroq shov-shuv.

Challenge # 2

O'zingizning amaliyotingizda qo'llashni istagan vaqtni rejalashtirishning eng muhim beshta tamoyilini ko'rib chiqing va belgilang.

Vaqtni rejalashtirishning asosiy qoidasi

Doimiy savollar bering: Ushbu suhbatning maqsadi nima, ishlaysizmi? Men nimaga erishmoqchiman?Shunday qilib, sizning faoliyatingiz dastlab to'g'ridan-to'g'ri ba'zi maqsadlarga erishishga yo'naltiriladi.

Tajriba shuni ko'rsatadiki, qoida tariqasida, ish uchun boricha ko'proq vaqt sarflanadi.

"ASAP" kabi noaniq, noaniq tilni kundalik hayotingizdan olib tashlang. Bu aniq nimani anglatadi? Bir soatdan keyin? 2-3 hafta ichida?

Eng dolzarb (shoshilinch) masala har doim ham muhim emas. Biroq, shoshqaloqlik uchun eng zo'r vaqtimiz bo'lgan "zolimlik" shoshilinch va "shoshilinch" masalalar, ustuvorliklarni unutishda, ahamiyatsizlarni muhimlardan ustun qo'yishda va faqat rejalashtirishning etarli emasligi sababli, ahamiyatsiz masalalar dolzarb bo'lib qolishi kerak. Aftidan ulkandek ko'rinadigan uzoq muddatli istiqbol nuqtai nazaridan favqulodda masalalarning ahamiyati yo'qoladi. Ammo yo'qotish hissi bilan biz chetga surilgan muhim vazifalarni eslaymiz.

Kundalik rejani tuzish qoidalari:

• kunlik rejani yozish juda muhimdir.
• yodda tutilgan kunning rejalari osongina rad etiladi.
• yozma kun rejalari xotirani bo'shatishni ta'minlaydi.
• yozma reja o'z-o'zini ishlashga undashning psixologik ta'siriga ega. Sizning biznes faoliyatingiz yo'naltirilgan bo'ladi.
• kun natijalarini nazorat qilish tufayli siz tugallanmagan biznesni yo'qotmaysiz (keyingi kunga o'tkazish)
• kunni yozma ravishda yozib olish bilan siz rejalashtirish effektini oshirasiz, chunki vaqt va "tartibsizlik" ga ehtiyojni yaxshiroq baholay olasiz va zaxira vaqtlarini yanada aniqroq rejalashtirishingiz mumkin.
• Agar kun davomida nima qilish kerakligi to'g'risida aniqlik bo'lsa, u holda siz o'zingizning ishingizni avtomatik ravishda ratsionalizatsiya qilishga harakat qilasiz va qo'shimcha ravishda ichki yoki tashqi tartibning "to'siqlariga" qarshi turasiz. Agar kunning oxirida siz o'zingizdan aslida nima qilinganligini so'rasangiz, buning sababi, asosan, kun uchun aniq maqsadlar qo'yilmasligidadir.
• Kunning haqiqiy rejasi, asosan, faqat siz xohlagan yoki kerakli narsalarni o'z ichiga olishi kerak, shuningdek qila oladi.

Ishbilarmon kishi kunining tavsifi

25000 da g'oya

"... samaradorlik bo'yicha mutaxassis Ayvi Li bir paytlar Baytlahm po'lat kompaniyasining prezidenti Charlz Shvab bilan suhbatlashdi. Li o'zining tashkilotining Shvabga xizmatlarini bayon qildi va quyidagi so'zlar bilan tugadi:

ü Bizning xizmatimiz sizni yaxshiroq boshqarishingizga yordam beradi.

dam Jin ursin, dedi Shvab, men hanuzgacha o'zim xohlaganimdan ham yomonroq ish tutaman. Biz bilmasligimiz kerak, lekin bunga qodirmiz; bilim emas, balki biznes! Agar bizni shunga o'xshash ishlarni qilishga majbur qilsangiz biz ularni bajarishimiz kerak. I Sizdan xabar olishni va siz so'raganingizcha to'lashni istardim!

o Zo'r! u Li javob berdi. o'yigirma daqiqada men sizning harakatlaringiz samaradorligini kamida 50 foizga oshiradigan narsani aytib bera olaman.

"Voy, kay," - deb rozi bo'ldi Shvab, - davom eting. Menga poezd jo'nab ketguncha shuncha narsa qoldi.

Li janob Shvabga bo'sh varaqni uzatdi va dedi:

o Bu erda ertangi kun uchun qiladigan oltita eng muhim ishlaringizni yozing.

Taxminan uch daqiqa davom etdi.

o Endi, dedi Li, ularni ahamiyatiga qarab raqamlang.

Shvabga besh daqiqa vaqt ketdi.

o Endi, u Li dedi, u qog'ozni cho'ntagingizga solib qo'ying va ertaga ertalab birinchi navbatga qarang va uni tugatguningizcha ishlang. Keyin, xuddi shu tarzda, ikkinchi nuqtani, keyin uchinchisini va boshqalarni bajaring. Buni kunning qolgan qismida bajaring. Bitta yoki ikkita topshiriqni bajarsangiz, tashvishlanmang. Axir siz ularning eng muhimi bilan shug'ullanasiz. Qolganlari kutishlari mumkin. Agar siz ushbu usul bo'yicha barcha ishlarni ko'rib chiqa olmasangiz, unda siz boshqasiga ko'ra qilolmaysiz va tizimsiz siz ulardan qaysi biri eng muhim ish ekanligini aniqlamagan bo'lar edingiz.

Bu butun suhbat taxminan o'ttiz daqiqa davom etdi. Bir necha hafta o'tgach, Shvab Liga 25000 dollarlik chekni yubordi, bu uning butun hayotidagi eng daromadli pul darsi ekanligi to'g'risida xabar berdi. Besh yildan so'ng, ushbu reja ko'p jihatdan noma'lum po'lat ishlab chiqaruvchi "Baytlahm" kompaniyasini dunyodagi eng yirik mustaqil po'lat ishlab chiqaruvchiga aylantirishga yordam berdi! Va u Charlz Shvabga yuz million dollar ishlab topishda va dunyodagi eng taniqli po'lat ishbilarmon bo'lishiga yordam berdi! "

(Frank Bettger Lucky Trader. - M., 1998).

Savol: Shvab vaqtni rejalashtirishning qanday printsiplaridan foydalangan?

Test savollari:

1. ABC tahlili quyidagilarni nazarda tutadi:

a) eng muhim, muhim va muhim bo'lmagan vazifalarni aniqlash,

b) favqulodda, muhim, favqulodda va ahamiyatsiz masalalarni aniqlash.

2. Ish qobiliyatining eng yuqori darajasi:

a) kunning o'rtasi,

b) ertalab,

v) kunning birinchi yarmida,

d) tushdan keyin,

f) kechqurun.

1. Vaqt kundaligi:

a) kun rejasi,

b) yil rejasi,

v) oyning rejasi.

"Vaqtni rejalashtirish" mavzusi bo'yicha qo'shimcha ma'lumotlar.

Bioritmga asoslangan boshqaruv.

Kunduzgi ishlashning muntazam tebranishlari bilan bir qatorda uzoq vaqt davomida boshqa biologik naqshlar ham kuzatiladi - bioritmlar. Bioritm nazariyasi har bir kishining jismoniy, aqliy va intellektual ritmlari dastlabki hisob-kitob bilan aniqlangan tsiklik tebranishlarga duchor bo'lishiga asoslanadi.

Bioritm fanining maqsadi - hayotiy kuchimizning tepalikdan parchalanishgacha bo'lgan biologik qonuniyatlarini aniqlash va shu bilan kuchli va zaif kunlar deb nomlangan tadbirlarni rejalashtirishga imkon berish. Ushbu tushunchada bioritmga asoslangan boshqaruv muvaffaqiyatli o'zini o'zi boshqarish uchun samarali vosita bo'lishi mumkin.

Bioritmlar nazariyasi munajjimlik, munajjimlar bashorati va bashorat qilish bilan hech qanday aloqasi yo'q, lekin inson tanasidagi ayrim funktsional jarayonlarning davriy tebranishini sharhlaydi. Undan foydalanish sizning hayotingizni faqat bioritmlarga muvofiq yo'naltirishingiz yoki tanqidiy kunlardan qo'rqishingiz kerak degani emas.

Gap shundaki, bizning ish qobiliyatimizda faollik va bo'shashishning muntazam bosqichlari mavjud bo'lib, biz ushbu "ichki soat" ning ko'rsatmalariga zid ravishda uzoq vaqt yashamasligimiz kerak.

Bioritmlar nazariyasiga ko'ra, har bir inson tug'ilishdan boshlab uch xil, doimo o'zgarib turadigan energiya oqimlari ta'sirida. Energiyani chiqarish faollikni (ko'tarilishni), energiyani yutishni, mos ravishda - dam olishni (pasayishni) anglatadi.

Uchta alohida ritm mavjud:

F - jismoniy ritm (davrning davomiyligi 23 kun, farq har 11,5 kunda). Bu jismoniy kuch va irodaga ta'sir qiladi.

P - aqliy ritm (davr davomiyligi - 28 kun, tushish - har 14 kunda). Bu his-tuyg'ular, kayfiyat, ijodiy kuchlarning dinamikasini belgilaydi.

Va - intellektual ritm(davr davomiyligi - 33 kun, tushish - har 16,5 kunda). Konsentratsiya va ongning mavjudligi kabi aqliy qobiliyatlarga ta'sir qiladi.

Shaxsiy davrlarning davomiyligi har xil bo'lganligi sababli, har bir inson har doim jismoniy, psixologik va intellektual holat xususiyatlarining turlicha, doimiy o'zgaruvchan kombinatsiyalariga ega. Har qanday odamning bioritmogrammasida uchta hayot sohasida energiya to'planishi (-) va uning sarflanishi (+) fazalarining doimiy o'zgarishini aniq kuzatish mumkin.

Bioritmlarning fazalari o'zgargan tomchilar kunlari ayniqsa e'tiborlidir. Ularni tanqidiy kunlar deb atashadi, chunki bu vaqtda normal jismoniy funktsiyalar, ishlash, iroda ustidan nazorat va aql buzilishi sodir bo'lishi mumkin. Bunday o'zgarishlar o'zgarishi 24 soat davom etadi, ularning paydo bo'lishi tug'ilish soatiga bog'liq, ya'ni ular avvalgi kunni ham, keyingi kunni ham qamrab olishlari mumkin. Bilish muhimdir: har bir muhim davr muhim voqeaga olib kelmaydi, ammo hozirgi kunda siz ayniqsa ehtiyot bo'lishingiz kerak. Bunday kunlarda bizning tanamiz faoliyat bosqichidan dam olish bosqichiga qadar qayta tiklanganligi sababli, ortiqcha yuklarni oldini olish uchun ortiqcha kuch sarflamaslik va quvvatni tejash tavsiya etiladi. Bioritm - bu tabiiy hodisa, uning tebranishlari bilan sog'lom tana hech qanday oqibatlarga olib kelmaydi. Shuning uchun tanqidiy kunlardan yoki turg'unlikdan qo'rqish uchun hech qanday sabab yo'q. Shu bilan birga, o'tish bosqichida tanamizning zaiflashishini esdan chiqarmaslik kerak. O'rtacha har 6 kunda bizga qo'shimcha xavf omili yuklanadi.

	ta'sir doirasi	ko'tarilish - energiya sarfi	turg'unlik - energiya to'planishi	tanqidiy fikrlar (beqarorlik holati)
Jismoniy bioritm. 23 kun, har 11,5 kunda o'zgartiring	Jismoniy tayyorlik, chidamlilik, chidamlilik, chidamlilik, o'ziga ishonch, faoliyatga chanqoqlik.	Kuch va jismoniy chidamlilik kuchayadi (sport, ish). Sayohat uchun qulay davr. Ushbu davrda tananing qarshiligi eng yuqori ko'rsatkichdir.	Dam olish, charchash bosqichi. Ishga tayyor emasligi, kasallikka moyilligi. Ushbu davrda dorilarning kuchli ta'siri, og'riq sezuvchanligi mavjud.	Ishga tayyor bo'lmaslik, o'ziga nisbatan norozilik, kasallik bilan yomonlashish. Mumkin bo'lgan baxtsiz hodisalar, sog'liqqa zarar.
Aqliy bioritm. 28 kun, har 14 kunda o'zgartiring	Ruhiyat, xarakter, xotirjamlik, ongsizlik, sezgi, muloqot qobiliyatlari, uyg'unlik, hamkorlik qobiliyati, axloqiy kuch, ijodkorlik, kayfiyat, o'zini tuta bilish sohasi.	Ijobiy munosabat, tashqi dunyo bilan yaxshi uyg'unlik, aloqa. Imtihonlar, tanlovlar, jamoat oldida chiqish qilish, tanishish uchun qulay vaqt. Aloqa quvonchi.	Salbiy his-tuyg'ular jamoaviy ish va hamkorlikka xalaqit beradi. Izolyatsiya, monotonlik, depressiyaga moyillik. Siz boshqalar bilan munosabatlarni boshqarishingiz kerak.	O'tkir tortishuvlar, bema'ni asabiylashish, og'riqli holatning kuchayishi. sekin javob.
Aqlli bioritm. 33 kun, o'zgarishlar o'zgarishi har 16,5 kunda.	Aqliy, intellektual soha, fikrlash qobiliyati, moslashuvchanlik, mantiq, aql, e'tibor, reaksiya qobiliyati, xotira.	Ruhiy ozodlik, yangi narsalarni qabul qilish, yaxshi xotira, moslashuvchanlik. Yangi vazifalarni bajarish, qiyin mavzularni o'rganish, rejalar tuzish, qarorlar qabul qilish uchun qulay vaqt.	Fikrlash qobiliyatining etishmasligi, diqqatni jamlash. Xotiraning buzilishi, ifoda etishmasligi. Muntazam ishlarni bajarish, ma'lumot to'plash va tartibga solish, takrorlash uchun qulay vaqt.	Zaif xotira, xatolarga moyillik, xayol. E'tiborsizlik, aqlning etishmasligi va reaktsiya berish qobiliyati. Tasodifiy ta'sir qilish.

Bioritmikani qo'llash imkoniyatlari deyarli cheksizdir, chunki ular hayotning deyarli barcha sohalariga ta'sir qiladi: sog'liq, mehnat, oilaviy va ijtimoiy hayot, bo'sh vaqt, sport va boshqalar. Uzoq vaqtni rejalashtirishda individual ko'rsatkichlarning o'zgarishini hisobga olish va shu bilan ishda katta samaradorlikni ta'minlash kerak.

Ya'ni: tanazzul davrida va tanqidiy kunlarda yangi energiya to'plang, dam oling, odatdagi ishlarda vaqt o'tkazing va yoqimsiz odamlar va muammolar bilan aloqa qilmang. Qayta tiklanish davrida, aksincha, yangi kuch bilan oldinga! Qarorlar qabul qilish va o'zgartirishlar va o'zgartirishlarni kiritish, rejalaringizni amalga oshirish, qisqasi, o'z taqdiringizni faol ravishda yaratish.

Kundalik tartibni tuzishda va kelgusi vazifalarni hal qilishni rejalashtirishda kunlik unumdorlik jadvalidagi ma'lumotlar bilan birga bioritmik holatingizni ko'rib chiqing, lekin uni ortiqcha baholamang. Shuni yodda tutingki, bioritm egri chiziqlari faqat tanada sodir bo'lgan jarayonlar tufayli kuzatilishi mumkin bo'lgan tendentsiyani bildiradi. Va hech qanday holatda o'zingizni muvaffaqiyatsizlikka oldindan tayyorlamasligingiz kerak. Bioritm bizning ishlashimizga ma'lum darajada ta'sir etsa-da, ammo bu ko'pchilik uchun faqat bitta omil.

Ushbu maqolada biz vaqtni boshqarish mavzusini tahlil qilishni boshladik, endi rejalashtirish qoidalari haqida to'xtalamiz.

Benjamin Franklin aytganidek "Vaqt - bu pul". Biz ushbu aksiomani 250 yildan ortiq vaqtdan beri ishlatib kelmoqdamiz.

Ammo ba'zi zamonaviy biznes faylasuflari vaqt va kapital faqat ikki jihatdan teng tushunchalar deb hisoblashadi:

• vaqt va pul cheklangan manbalar;
• vaqt va pulning qiymati bor.

Boshqalarning fikriga ko'ra, vaqt juda qimmatlidir, chunki:

• pulga ko'proq vaqt ololmaysiz;
• hech kim sendan ko'proq yoki kam vaqt olmaydi.

"Sizda Mikelanjelo, Leonardo da Vinchi, Tomas Jefferson, Paster, Xelen Keller, Albert Eynshteyn kabi ko'p vaqt bor edi" - Jekson Braun;

• pul qarz olish mumkin, ammo vaqt hech qachon mumkin emas;
• pulni ertaga, vaqtni faqat bugun sarflash mumkin.

Vaqt va kapitalning ekvivalenti haqidagi qarashlarning xilma-xilligiga qaramay, biznesning har qanday sohasida vaqt cheklanganligi aniq va rejalashtirish bu bebaho resursni boshqarish uchun samarali vosita hisoblanadi.

… "Rejalar foydasiz, rejalashtirish bebaho" Duayt Devid Eyzenxauer, AQShning 34-prezidenti.

Shunday qilib, agar siz o'zingizning vaqt salohiyatingizdan maksimal darajada foydalanishni xohlasangiz, bir nechta asosiy narsani eslang rejalashtirish qoidalari.

Rejalashtirishning asosiy qoidalari:

1. Hech qachon qog'ozda rejalashtirilmagan bo'lsa, uni hech qachon boshlamang.

Agar sizning maqsadingiz yozilmagan bo'lsa, demak u umuman yo'q. Vazifalar ro'yxati - bu sizni tushishingizga yoki maqsadingizga erishishga to'sqinlik qiladigan xarita.

2. Yozma ishlar ro'yxati bilan ishlash rejalashtirishning birinchi kunidan boshlab umumiy ko'rsatkichlaringizni oshiradi.

Kechqurun, ertasi kuni bajarilishi kerak bo'lgan vazifalar ro'yxatini tayyorlang. Shu tarzda siz har doim kuningizni qaerdan boshlashni bilasiz.

3. Kun davomida ro'yxatingiz ustida ishlang.

Agar sizda yangi vazifa bo'lsa, uni oldindan rejalashtirilgan vazifalarga nisbatan ustuvorligini hisobga olgan holda qo'shib qo'ying. Ro'yxatdagi navbatdagi topshiriqni bajarib bo'lgach, uni albatta chizib qo'ying. Bu sizning ishingizdan qoniqish hissini uyg'otadi, g'ayratni uyg'otadi va quyidagi vazifalarni bajarishga ilhom beradi.

4. Ko'pdan ozgacha, uzoqdan qisqa muddatliga, hayot maqsadidan kunga rejalashtirishni rejalashtiring.

Har bir holat uchun qachon tugallanishi kerakligini aniq muddatlarda belgilang. ... "Bitta bajarilgan samarali vazifa yarim tugallangan ellik vazifaga arziydi." - Malkolm Forbes.

5. Har doim murakkab vazifani kichik topshiriqlarga ajrating.

Bu erda qaror daraxti katta yordam beradi, bu erda asosiy vazifa daraxt bo'lib, uni amalga oshirish uchun kichik topshiriqlar filiallardir. Butun topshiriqni bajarish jarayoni sodda va shaffof bo'lguncha dallanishga davom eting. Bu erda MindManager sizga juda ko'p yordam beradi, shu bilan siz interaktiv vizual aql xaritasini osongina yaratishingiz mumkin.

Biron bir ishni qilishni boshlashdan oldin, asosiy narsani eslang rejalashtirish qoidalarimen unutmayman 10/90 qoida: Vazifani boshlashdan oldin rejalashtirishga sarflangan vaqtning 10%, uni hal qilish uchun 90% tejaydi. Va sizning muvaffaqiyatingiz albatta kafolatlanadi!

Va nihoyat, hayotingizni boshqarish, o'qituvchi va tashkilotni boshqarish bo'yicha maslahatchi, etakchilik bo'yicha mutaxassis, Stiven Kovidan vaqtni rejalashtirish haqida qisqacha video.