Umplerea probei T12. Un eșantion de completare a fișei de timp. Eșantionul corect: cum se întocmește un document

(Decretul din 5 ianuarie 2004, nr. 1). Formularele unificate anterior erau obligatorii, angajatorii nu își puteau folosi propriile dezvoltări, acum eșantioanele Goskomstat au un caracter recomandabil.

Foaia de timp (completarea probei T-13) este adaptată pentru proiectarea automată. Este utilizat în unitățile care sunt echipate cu turnichete cu fixare automată a orei de sosire și plecare a personalului și se păstrează un jurnal electronic al programului de lucru. Formularul T-12 combină capacitatea de a ține cont de orele lucrate și de salarizare.

În sectorul public este utilizat formularul de timp conform OKUD 0504421, eșantionul este mai diferit de șabloanele utilizate de firmele comerciale. Structura acestui document a fost aprobată de Ministerul Finanțelor al Federației Ruse în ordinea din 30 martie 2015 nr. 52n.

Reguli pentru completarea fișei de timp 2018

Documentul este emis lunar într-un singur exemplar. Puteți introduce date în ea manual sau folosind tehnologia computerului. Angajatul care răspunde de acuratețea, completitudinea și actualitatea întocmirii fișei de timp este numit de către șeful companiei prin comandă.

Cum se completează fișa de timp:

documentul începe să fie pregătit pentru finalizare înainte de începerea următoarei luni calendaristice;
în partea de titlu ar trebui să fie reflectate datele privind angajatorul, unitatea, datele de început și sfârșitul perioadei contabile;
informațiile despre identificarea angajaților sunt introduse în blocul tabelului (nume complet, poziție);
zilele lunii sunt delimitate de coloane;
în celulele de la intersecția de date și prenume se afișează informații despre orele lucrate și schimburile;
weekend-urile și sărbătorile trebuie evidențiate cu semne speciale;
datele de dezvoltare pentru fiecare angajat sunt introduse zilnic în document;
informațiile despre absentism din motive întemeiate trebuie să aibă o justificare documentată;
pentru latență și absentism, se folosesc cifre speciale de litere.

Inspectorul de personal și alte persoane responsabile ar trebui să știe cum se completează foaia de timp și să urmeze această procedură. Documentul finalizat trebuie să fie certificat prin semnătura conducătorului companiei - fără acest element formularul nu poate fi acceptat pentru contabilitate, nu este considerat valabil.

Fișă de timp: eșantion pentru întreprinderile cu capital privat

Formularele completate T-12 și T-13 conțin coduri alfanumerice unice. Aceste caractere trebuie decriptate pe prima pagină. Dacă trebuie să introduceți coduri suplimentare, acestea sunt aprobate de entitatea de afaceri prin ordin intern. De exemplu, prezența la locurile de muncă în timpul zilei poate fi indicată prin codul „I” sau „01”, dacă munca a fost efectuată pe ture de noapte, atunci utilizați codul „H” („02”). O listă completă de coduri standard este prezentată în Ordinul Goskomstat nr. 1 din 05.01.2004.

Foaia de timp trebuie să conțină date nu numai pentru numele complet angajat, dar și în poziția sa actuală. În cazul în care un angajat lucrează la întreprindere în două poziții cu normă part-time, informațiile despre instruire trebuie să fie înscrise separat pentru fiecare post. Întreprinderile și întreprinzătorii individuali au dreptul să elaboreze în mod independent un șablon de foaie de timp și să îl introducă în sistemul intern de gestionare a documentelor, prin comanda lor.

Fișă de timp 0504421: completare de eșantion pentru angajații din sectorul public

Formularul este destinat utilizării numai de către structurile bugetare. Documentul poate fi primar sau corectiv. Pentru foile de timp corective este necesar să se afișeze numărul de serie de modificări. Formularul oferă două rezultate pentru dezvoltare:

coloana 20 conține date despre orele lucrate pentru prima jumătate a lunii, care sunt necesare pentru calcularea avansului;
coloana 37 prezintă datele miniere pentru luna completă.

În legătură cu formularul 0504421, completarea eșantionului nu conține date despre salariile calculate. Întreprinderile pot adăuga coloane sau linii noi la un șablon de document, dar coloanele existente nu pot fi șterse. În politica contabilă a unei entități comerciale, trebuie indicată metoda de întocmire a unei fișe de timp:

Formularul 0504421, un eșantion de completare poate conține date doar cu privire la abaterile de la durata normală a unei ture sau a zilei de lucru. Coloanele totale ale absenteismului vor fi înregistrate în coloanele sumare.
De asemenea, fișa de timp 0504421, eșantionul care îl completează poate reflecta doar datele privind extragerea efectivă. În coloanele finale, se arată valoarea dezvoltării prin participație.

Proba de completare a fișei date aici în 2018 prin metoda de înregistrare a abaterilor presupune completarea a două linii pentru fiecare persoană. Linia de jos indică motivul abaterilor.Pentru aceasta, sunt furnizate coduri de scrisori speciale - B (weekend), O (vacanță), K (călătorie de afaceri), A (neapărarea cu permisiunea conducerii) etc. În linia superioară, în prezența unei abateri fixe, se aplică numărul de ore de absență de la locul de muncă.

Dacă o persoană în timpul zilei a avut două motive pentru a nu merge la locul de muncă (dar la ore diferite), atunci lucrul este reflectat în două rânduri, adică poziția și numele complet angajatul este duplicat de linia de mai jos. Acest lucru este necesar pentru a reflecta mai multe coduri de litere la o singură dată și pentru a identifica separat numărul de ore de absență pentru fiecare motiv.

Fișă de timp - Aceasta este o listă de angajați ai organizației cu note privind utilizarea timpului de lucru în perioada contabilă. Fișa de timp nu este doar o formă de documentare contabilă primară, ci și un document necesar lucrărilor practice.

Forma unificată a foii de timp

Trebuie menționat faptul că formularul de păstrare a timpului în sine nu este strict obligatoriu. O foaie de timp poate fi arbitrară, adică fiecare organizație are dreptul să folosească propria foaie de timp pentru urmărirea timpului.

Cu toate acestea, în practică, întreprinderile folosesc forma fișei de timp T-12 sau T-13, care este elaborată și recomandată pentru Goskomstat din Federația Rusă și este preferată.

În ce formă este foaia de timp

Foaia de timp este menținută de obicei în format electronic și pe hârtie.

Este imposibil să păstrați o foaie de timp doar în formă electronică, deoarece după introducerea tuturor informațiilor contabile necesare, ar trebui să fie încă tipărită o foaie de timp pentru semnarea persoanelor responsabile.

În ce scopuri se folosește foaia de timp

La baza sa, foaia de timp este unul dintre cele mai importante documente contabile.

Fișa de timp este proiectată pentru a introduce informații despre timpul efectiv lucrat de angajații organizațiilor.

Este necesară și o foaie de timp:

să monitorizeze respectarea modului de funcționare stabilit;

decontări cu salariați cu salarii. Pe baza informațiilor necesare înscrise în foaia de timp, personalul contabil acumulează salarii angajaților organizației și efectuează alte plăți; și

primind informații despre întreaga perioadă de lucru lucrată.

Astfel de informații vor fi utile nu numai contabilului, ci și informații despre perioada de lucru necesară de către unii oficiali de verificare, și anume:

Contabil	Pe baza fișei de timp, se calculează toate plățile care trebuie plătite angajaților: plata concediului, indemnizația de călătorie etc.
Reprezentant al Serviciului Fiscal Federal	Inspectorii fiscali sunt interesați de corectitudinea formării bazei de impozitare pentru impozite și contribuții de asigurare, corectitudinea calculului impozitelor și contribuțiilor de asigurare.
Angajat al Fondului de securitate socială	Orele lucrate sunt de interes pentru angajații fondului de asigurări sociale în legătură cu confirmarea corectitudinii calculului prestațiilor sociale (de exemplu, prestații pentru îngrijirea copilului)
Ofițer de inspecție a muncii	Inspectorii de muncă sunt interesați în primul rând de încălcarea drepturilor lucrătorilor.
Reprezentant al Rosstat	Angajații Rosstat colectează statistici - de exemplu, conform informațiilor din foaia de timp, este întocmit un singur formular P-4.

Cine completează foaia de timp

Formularul de timp este completat fie de un angajat al departamentului de personal, fie de șeful unei unități structurale, fie de un manager de timp special angajat pentru efectuarea acestei lucrări.

Forma foii de timp

Fiecare organizație are dreptul să aplice atât fișa sa proprie, cât și înregistrările de timp folosind formularul special T-12. Puteți lua forma unificată de T-12 ca bază și să o adaptați la nevoile întreprinderii.

Luați în considerare forma T-12.

Documentul constă din 3 părți principale:

Pagina de întâmpinare oferă un sistem unificat de coduri cu care, de exemplu, indică un weekend suplimentar (din cauza suprasolicitării), concediu medical, simplu din vina angajatorului, etc. Fiecare circumstanță are un cod alfanumeric.

A doua parte (tabulară) reprezintă de fapt contabilitatea timpului de lucru. Se desfășoară zilnic (inclusiv weekend-uri și sărbători).

Iar a treia parte este prezentată și sub formă de tabel. Oferă informații despre plata salariilor (sume, ore și zile, tarif).

Alături de formularul T-12, există un T-13. Îi lipsește ultima (a treia) parte. Adică, acest document este o foaie de timp simplă pentru fixarea programului de lucru, fără salarii.

Procedura de completare a fișei de timp. Instrucțiune pas cu pas

Foaia de timp este un document obișnuit, adică în fiecare lună trebuie să faceți o copie nouă, deci numărul de serie al foii de timp va fi egal cu numărul de serie al lunii în care a fost creat. Perioada de compilare acoperă toate zilele lunii.

Foaia de timp este deschisă în prima zi a fiecărei luni și este transmisă departamentului de contabilitate de două ori pe lună pentru: ajustarea calculelor pentru prima jumătate a lunii (avans) și calcularea salariilor pentru luna respectivă.

La completarea fișei de timp, se utilizează un sistem de notare uniform. Foaia de timp este înregistrată în conformitate cu regula „o poziție este destinată unei singure poziții”.

Doar acei angajați cu care se încheie contracte de muncă, inclusiv lucrători cu timp parțial intern, sunt luați în considerare - pentru ei, în special, este necesar să înregistreze informațiile de două ori.

Datele pentru astfel de angajați nu sunt luate în considerare:

lucrători în mod informal;

cronometre externe;

lucrând pe baza unui contract civil.

Procedura de completare prevede proiectarea corectă a paginii de titlu și a părții tabulare în sine.

Pagina titlu

Următoarele informații sunt înregistrate aici:

Numele companiei (o versiune scurtă a numelui este permisă în conformitate cu Carta).

Coduri pe OKUD și OKPO.

Număr - compania selectează singur sistemul de numerotare. De exemplu, opțiunea de a atribui secvențial numere pe un an calendaristic este comună.

Perioada de raportare - adică o lună cu datele de început și de încheiere pentru întreținerea documentelor.

Prin data pregătirii se înțelege ultima zi după care toți angajații responsabili trebuie să o semneze. Apoi documentul intră în stocarea arhivistică.

Partea tabulară

Aici trebuie să completați toate coloanele:

Numărul alocat fiecărui angajat (secvențial) este introdus într-o coloană.

Coloanele 2 și 3 trebuie să indice datele personale ale angajatului - numele său complet, titlul postului, numărul personalului. Informațiile trebuie să corespundă exact datelor înregistrate pe cardurile personale.

A patra coloană este destinată să marcheze aspectul / absența. Se desfășoară în fiecare zi. În câmpul superior, codul este fixat, iar în câmpul inferior, se notează numărul de ore care au fost efectiv lucrate.

Deci, în coloana 4 punem notele pe zi:

Sunt (participanți) zi lucrătoare;

În weekend;

OT - concediu;

RP - prezență la o zi liberă (de lucru);

U - concediu de studiu cu un apel de la o instituție de învățământ;

B - concediu medical cu concediu medical;

T - concediu medical neplătit fără concediu medical.

Sub cutie am pus numărul de ore lucrate în ziua respectivă.

În coloana 5 se înregistrează zilele și orele lucrate în jumătate de lună. Astfel, contabilitatea timpului de lucru se realizează simultan în zile și ore.

6 coloane. Iată aceleași informații furnizate pentru întreaga lună calendaristică.

Coloanele 7–9 înregistrează datele care vor fi necesare pentru calculul salarizării. Informații specifice sunt date numai în coloana 9.

Dacă salariatul a lipsit (din orice motiv) într-o anumită zi, aceste informații sunt înregistrate în coloanele 10, 11, 12 și 13.

În coloana 14, numărul total de absențe pentru 1 lună calendaristică (dacă există) este redus. De asemenea, sunt măsurate în ore și zile.

Coloanele 15 și 16 sunt destinate să indice un cod care indică motivul absenteismului.

Coloana 17 indică numărul total de vacanțe și weekenduri.

Astfel, contabilitatea timpului de lucru se realizează integral: documentul trebuie să reflecte informațiile la toate datele.

La sfârșitul documentului, toți angajații autorizați semnează:

persoana care conduce documentul;

reprezentant HR

capul unitatii.

Mai aveți întrebări despre contabilitate și impozite? Întrebați-i pe forumul Salariului și al personalului.

Fișă de timp: Detalii contabile

Menținem corect foaia de timp
Instituția folosește o foaie de timp (f. 0504421) în activitățile sale? Este posibil să introduceți ... o instituție care să aplice o foaie de timp (f. 0504421) în activitățile sale? Pot face ...
Angajatul avea voie să plece mai devreme acasă: cum să reflecte în foaia de timp
Organizația folosește o formă unificată de fișe de timp, aprobată prin decizia Goskomstatului Rusiei de la ...? Organizația folosește o formă unificată de fișe de timp, aprobată prin decizia Comitetului de Statistică de la ..., un acord scris al părților este suficient. În orice caz, foaia de timp este reflectată de fapt ... în sfera, are dreptul să aprobe în mod independent forma foii de timp și procedura de menținere a acesteia, în ...
Este posibil să indicați orele incomplete lucrate într-o foaie de timp?
Volum, cum să completați fișa de timp dacă angajatul lucrează la ... cum să completați fișa de timp dacă angajatul lucrează ... foaie de timp? Reguli pentru completarea fișei de timp, datoria angajatorului este de a desemna ... Codul Muncii al Federației Ruse în foaia de timp, este necesar să se indice efectiv ... obiectivele sunt forme unificate ale fișei de timp, aprobate prin rezoluția Comitetului de Statistică al Rusiei ...
Ce tip de coduri salariale trebuie utilizate în foaia de timp?
În foaia de timp, grafice sunt prevăzute pentru aplicarea codurilor ... trebuie utilizate în foaia de timp. În foaia de timp, grafice sunt prevăzute pentru aplicarea codurilor ... care sunt, de asemenea, legitime pentru utilizarea în foile de timp: 2000 este codul principal. Lor...

Fiecare companie și antreprenor care acționează ca angajator, atunci când utilizează forța de muncă a angajaților trebuie să țină cont de orele lor de lucru. Legislația prevede utilizarea unui formular special numit fișă de timp. Responsabilitatea finalizării acesteia revine oficialilor responsabili.

Codul Muncii al Federației Ruse stabilește că fiecare angajator, indiferent de dreptul de proprietate, trebuie să țină evidența orelor lucrate de angajații săi. Pentru lipsa de intabulare, o sancțiune administrativă este prevăzută atât pentru organizația însăși, cât și pentru angajații responsabili.

O foaie de timp este un formular care conține informații despre zilele lucrătoare pentru fiecare angajat, precum și de a nu merge la muncă din motive valabile sau lipsite de respect. Poate fi realizat în două moduri:

Toate datele despre prezența sau absența angajaților sunt păstrate zilnic.
Datele din foaia de timp sunt introduse în caz de deviere, adică în lipsa, absența, întârzierea etc.

Pe baza informațiilor din acest document, salarizarea se face către tot personalul companiei. Vă permite să monitorizați respectarea disciplinei muncii, precum și norma duratei săptămânii de lucru, durata, îndeplinirea sarcinilor în weekend.

Legislatia stabilita pentru cinci zile de munca - 40 de ore din saptamana, cu sase zile de munca - 36 de ore. În cazul contabilității rezumate, norma poate fi încălcată, principala cerință este ca aceasta să corespundă unei anumite dimensiuni pentru perioada de raportare, de exemplu, un sfert.

Când o inspecție provine de la inspecția muncii, documentul principal pe care îl solicită este o foaie de timp. De asemenea, este sursa principală de formare a raportării statistice a forței de muncă și a personalului.

Procedura de aplicare

Tabelul este atribuit unui anumit angajat, care este controlat de șeful unității sale structurale. Înregistrări în foaia de timp sunt făcute în fiecare zi.

Conform normelor legii, o entitate economică are dreptul să utilizeze un formular sub forma T-12 sau T-13, aprobat de Rosstat. Prima opțiune este utilizată atât pentru a ține cont de perioada de muncă, cât și pentru calcularea salariilor. Al doilea document poate fi aplicat dacă reflectarea timpului de lucru are loc automat.

De asemenea, compania își poate dezvolta propriul document ținând cont de nevoile existente. În același timp, trebuie să conțină o serie de detalii obligatorii. Programele de contabilitate a personalului conțin formulare standardizate.

Completarea fișei de timp se poate face manual sau folosind un computer. În ultimul caz, toate informațiile sunt introduse în program, iar formularul în sine este tipărit la sfârșitul lunii.

În acest caz, sunt utilizate desemnări speciale în fișa de raport. Sunt alfanumerice. De exemplu, munca unui angajat în intervalul normal este reflectată de litera I sau codul 01. Documentul este marcat mai întâi cu un cod, apoi pe durata lucrării. Doar pentru că cifrele nu pot fi utilizate, ele trebuie completate pe baza documentelor justificative sau în alt mod.

Foaia de timp este reflectată tot timpul, inclusiv călătorii de afaceri, concedii, concedii medicale etc. Puteți pune codul tipului de remunerare în foaia de timp, care este un cod digital format din patru cifre. De exemplu, codul 2000 este folosit pentru salarii, 2010 pentru contracte civile, 2012 pentru concedii și compensații, 2300 pentru concediu medical etc.

Închiderea foii de timp are loc în ultima zi a lunii sau în ziua următoare. Persoana responsabilă o transferă pentru verificare și semnătură către șeful departamentului, apoi o trimite către departamentul de personal. Serviciul de personal compară informațiile din foaia de timp furnizată cu documentele referitoare la personal. După aceea, foaia de timp este trimisă departamentului de contabilitate pentru a face salarii.

Trebuie avut în vedere faptul că foaia de timp trebuie să fie prevăzută în două părți, din care prima jumătate a lunii este prevăzută pentru calcularea avansului pe salarii, iar a doua jumătate pentru calcularea salariului complet pe baza rezultatelor lunii lucrate.

Documentul completat este depus în dosare speciale, iar la sfârșitul anului este trimis în arhivă, unde poate fi păstrat până la cinci ani. Dacă compania, în conformitate cu o evaluare specială, are condiții de muncă dăunătoare și periculoase, acest formular trebuie păstrat până la 75 de ani.

Fișă de timp

Vă rugăm să rețineți că pentru comoditatea și o mai bună informare a exemplului, am modificat ușor foaia de timp - unele linii sunt șterse și altele sunt adăugate, sensul general nu este schimbat. La sfârșitul paginii, puteți descărca fișele de timp pentru mostre în format Excel.

Trebuie să începeți să completați cu titlul documentului. Aici numele complet al companiei și codul acesteia sunt indicate conform directorului OKPO, pe linia următoare - pentru care unitatea structurală este compilată această fișă de raport.

Apoi sunt înregistrate numărul de serie al documentului, data compilării, precum și ce perioadă acoperă (de obicei o lună calendaristică).

După aceea, partea principală a documentului este completată.

Coloana 1 - numărul din ordinea liniei din acest raport

Numără 2 și 3 - Numele complete angajat, poziția sa, număr personal atribuit.

Coloana 4 este utilizată pentru notele zilnice despre aspectul sau absența angajatului. Pentru fiecare zi, două celule sunt evidențiate una sub alta - denumirea codului este indicată în partea de sus, de obicei sub forma unei litere sau a unui număr, numărul de ore lucrate este introdus în partea de jos sau poate fi lăsat gol.

Coduri cheie pentru completarea prezenței:

I - dacă angajatul a lucrat pe deplin ziua lucrătoare.
K - dacă angajatul se află într-o călătorie de afaceri.
B - acest cod marchează weekendurile și sărbătorile.
DE la - când angajatul se află în principalul concediu plătit anual.
B - În caz de boală a salariatului (concediu medical) sau invaliditate temporară.
ÎNAINTE - dacă angajatul și-a luat o vacanță fără plată (pe cheltuiala proprie).
P - concediu acordat salariatului cu prilejul sarcinii și al nașterii.
ОЖ - concediu de îngrijire pentru un copil cu vârsta sub 3 ani.
NN - în caz de neprezentare a angajatului la locul de muncă din motive necunoscute. Puteți lăsa fie un spațiu gol sau indica acest cod până aflați motivul absenței, dacă sunt valabile, va trebui să anulați codul corespunzător motivului.

Coloana 5 arată câte zile și ore sunt prelucrate pentru fiecare jumătate a lunii - zile mai sus, ore mai jos.

Coloana 6 indică aceleași date, dar pentru întreaga lună.

Numără 7-9 folosit pentru a indica informațiile destinate salarizării. Dacă se utilizează același cod salarial și contul corespunzător pentru toți angajații care se află pe foaia de timp, atunci la rubrica acestui tabel trebuie să completați coloanele corespunzătoare cu același nume. În acest caz, coloanele 7-8 direct din linia angajatului rămân goale și trebuie să specificați datele doar în coloana 9.

Dacă în cursul lunii codurile și conturile angajaților diferă, atunci în coloana 7 este indicat un cod digital care corespunde tipului de salariu necesar. În urma acesteia, în coloana 8 trebuie să introduceți numărul contului conform graficului de conturi, care corespunde acestui tip de plată. În coloana 9 se indică numărul de zile sau de ore lucrate în funcție de tipul de plată înregistrat.

Coduri cheie de salarizare:

2000 - la plata salariilor în baza contractelor de muncă standard și a călătoriilor de afaceri.
2010 - în cazul remunerației în cadrul contractelor de drept civil.
2012 - în cazul în care salariatului i se plătește plata concediului.
2300 - la plata concediilor medicale și a prestațiilor de invaliditate temporară.

Coloanele 10-13 conțin informații despre absența unui angajat la locul de muncă - aici trebuie să indicați codul corespunzător motivului, precum și câte zile sau ore se raportează la acesta.

Numele, poziția și semnătura personală a persoanei care a completat-o \u200b\u200bsunt plasate în partea stângă a foii de timp. Opus lui, în dreapta, documentul este semnat de către șeful unității, conform căruia sunt întocmite o foaie de timp și un angajat al departamentului de personal cu datele indicate. Data semnării de către fiecare dintre persoanele responsabile este indicată aici.

Nuante

O foaie suplimentară poate fi adăugată la foaia de timp principală, care trebuie completată pentru angajat la concedierea sa. La sfârșitul lunii, aceasta se aplică în foaia de timp generală, în care se face o înregistrare la salariatul pensionat „Fired”.

Eșecul angajaților nu apare la locul de muncă

Dacă angajatul nu a apărut la serviciu dintr-un motiv necunoscut, atunci în foaia de timp din coloana 4, trebuie să puneți codul „NN” sau „30” - „Absentism din motive necunoscute”. După ce salariatul confirmă motivul absenței - concediu medical, absentism etc., se fac corecții la foaia de timp și se modifică codul „NN” în motivul corespunzător pentru care nu apare.

Boala de vacanță

Dacă angajatul s-a îmbolnăvit în timpul concediului anual și la întoarcerea de la acesta a adus concediu medical, în acest caz, zilele de boală indicate în cardul de raport sunt indicate cu codul (B) în loc de zilele de concediu indicate (OT). În acest caz, concediul va fi prelungit pentru perioada de boală a salariatului.

Sărbători în perioada sărbătorilor

Dacă, în conformitate cu calendarul de producție, vacanțele cad, cum ar fi vacanțele din mai, pentru perioada vacanței, atunci aceste zile nu sunt incluse în vacanță - în loc de aceasta, trebuie introdus codul (B). Zilele rămase sunt marcate și cu codul corespunzător (OT). Așa că, de exemplu, vacanța poate cădea în ziua Rusiei dacă este luată în perioada 11-18 iunie. În acest caz, 13 iunie este marcat cu codul (B).

Dintre formularele de contabilitate disponibile, întreprinderile pot utiliza formularele unificate aprobate prin Rezoluția nr. 1 a Comitetului de Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004.

Forma de program contabil sub forma T-12 (dacă contabilitatea se face manual)

Formularul foii de timp în formularul T-13 (dacă contabilitatea se efectuează automat)

Legislația nu indică care dintre angajații companiei ar trebui să controleze timpul de lucru. Prin urmare, șeful poate numi orice subordonat responsabil pentru această lucrare. Dar, de obicei, aceste responsabilități sunt atribuite angajaților departamentului de personal și șefilor de departamente.

O foaie de timp compilată corect vă permite să determinați:

câte zile în cursul lunii muncitorul (a fost în concediu, în concediu medical);
fie că a respectat disciplina muncii (întârzierea, neapărarea).

Pe baza acestor date, în viitor, există o acumulare de salarii, diverse tipuri de compensații și plăți. Dacă pedepsele pentru încălcarea regulată a disciplinei muncii sunt specificate în documentele interne, completarea corectă a fișei de timp 0504421 (eșantion de completare de mai jos), T-12 sau T-13 va ajuta la aflarea angajatului care ar trebui să fie responsabil.

Unde să obțineți cerințele pentru proiectarea formularelor

Înainte de a arăta un eșantion completând foaia de timp (formularul 0504421 este nou), vă explicăm ce informații trebuie introduse acolo. Toate denumirile speciale necesare sunt conținute pe prima pagină a formularului T-12. Ele sunt relevante pentru T-13, dar pentru formularul 0504421 există denumiri.

Ce simboluri - litere sau numere - să pun, decide în companie pe cont propriu. Acesta este un moment neprincipal. Dar există două moduri de a scrie date într-o foaie de timp:

prezența sau absența se notează în fiecare zi - umplere continuă;
ele indică doar „abateri” - fiind întârziat, absentismul, lucrează în weekend, simplu. Această metodă este utilizată și în contabilitatea agregată a timpului de lucru.

Instrucțiuni pas cu pas pentru completarea foii de timp T-12

Să presupunem că organizația înregistrează timpul manual și separat de calculul contabil cu personalul plătit. Organizația noastră este comercială, iar capul gravitează spre formele Goskomstat. Vă prezentăm cum să completați prima parte a formularului T-12 unificat.

Blocul 1

Completăm prima pagină a foii de timp, care conține informații generale despre organizația însăși, despre perioada de raportare, precum și coduri de simboluri alfanumerice.

Pasul 1. Introduceți informații despre numele complet al organizației.

Pasul 2. Introduceți numele departamentului sau unității organizației. Dacă organizația nu are unități structurale, lăsați câmpul curat.

Pasul 3. Introduceți codul corespunzător din opt cifre.

Pasul 4. Introduceți informații pentru ce perioadă este întocmit programul.

Pasul 5. Alocați un număr de serie și indicați data compilării.

Bloc 2

Completăm a doua pagină (vă recomandăm să o faceți în conformitate cu). Teoretic, această pagină este completată în perioada de raportare, cu toate acestea, direct în procesul de lucru, pot apărea situații care se reflectă imediat în program nu vor fi complet corecte.

De exemplu, angajatul K. nu a mers astăzi la muncă și nu și-a avertizat supraveghetorul despre absența. De fapt, el este absent de la serviciu, dar nu se cunoaște motivul absenței sale, iar codul literei HH trebuie introdus în foaia de timp (neapărat din motive necunoscute, până la clarificarea circumstanțelor). Să presupunem că va ieși mâine și să explice motivul absenței sale, prin urmare, programul va fi modificat și codul HH va fi înlocuit cu altul, în funcție de motivul absenței.

Și se poate întâmpla ca un angajat să vină la muncă chiar înainte de a fi prezentat programul la departamentul de contabilitate, de aceea este recomandat să păstreze înregistrările efective fie în creion, fie într-un document separat, care poate fi redirecționat de zece ori înainte de intrarea finală a informațiilor direct în T-12.

Pasul 6. Alocați primul număr de serie.

Pasul 7. Scriem numele, inițialele și poziția unui anumit angajat.

Pasul 8. Introduceți numărul personalului (puteți vedea ordinea de numire sau în cardul personal al angajatului T-2).

Pasul 9. În coloanele de participare și absentism până în ziua lunii, introducem informațiile relevante, în timp ce aceste informații sunt reflectate în două coloane:

în coloana superioară se indică codul corespunzător (alfanumeric, oricine îi place);
coloana de jos indică durata.

În exemplu - ordinea menținerii foii de timp pentru organizație într-o zi de cinci zile. Cum să completați fișa de timp pentru un program de lucru de șase zile? La fel, dar va fi doar o zi liberă, nu două.

Pasul 10. Conțineți pe fiecare coloană câte zile și ore au lucrat pentru prima jumătate a lunii.

Pasul 11. Avem în vedere cât a fost lucrat în a doua jumătate a lunii.

Pasul 12. Avem în vedere câte zile și ore în total au fost prelucrate pe lună.

Pasul 13. Redăm numărul de zile de absență sau absentism, inclusiv cu o defalcare în coloanele corespunzătoare. Dacă nu au existat astfel de zile, lăsați celulele goale.

Pasul 14. Introduceți numărul de zile libere și de sărbători.

Pasul 15. Verificăm conformitatea numerelor obținute cu calendarul de producție. Dacă ceva nu se potrivește, căutăm o greșeală sau ne pregătim să explicăm motivele conducerii.

Pasul 16. Îl semnăm noi înșine, cu șeful unității structurale (dacă este disponibil), cu ofițerul de personal (dacă ofițerul de personal și persoana responsabilă pentru completarea programului sunt o singură persoană, semnăm atât acolo cât și acolo) și le transportăm la departamentul de contabilitate, unde Pe baza datelor din program, angajații vor fi.

Programul de contabilitate completat

Instrucțiuni pentru completarea formularului T-13

Există mai multe diferențe între foile de timp T-12 și T-13, dar, în general, sunt identice și sunt completate în conformitate cu regulile generale. T-12 este permis să fie efectuat numai pentru contabilitatea orelor lucrate, fără secțiunea 2 „Contabilitatea salarizării cu personalul”. Dacă compania folosește formularul T-13, atunci acesta trebuie completat complet, inclusiv linii suplimentare pentru salarizare.

Ce să scrii în această parte? Pentru a-l menține, veți avea nevoie de o listă de coduri digitale pentru tipurile de remunerare aprobate prin Ordinul Serviciului Federal de Impozite din Rusia din 10.09.2015 Nr. MMV-7-11 / Este mare, deoarece include toate tipurile posibile de venit ale cetățenilor. Dar pentru o foaie de timp, aveți nevoie de doar câteva coduri, iar acestea sunt prezentate în tabel.

Menținerea formularului T-13 este similară cu procedura de înregistrare în T-12. În primul rând, completați rubrica formularului, apoi introduceți informații despre angajați, indicați datele despre orele lucrate și zilele libere din lună. Adică primii 15 pași ai instrucțiunii trebuie repetate. Pentru absenteism în perioada de raportare, acestea sunt scrise suplimentar în coloanele 10-13, indicând date generalizate.

Coloanele 7-9 sunt indicate pentru a indica:

codul tipului de plată (venit);
contul de compensare;
zile plătibile.

Când sunt indicate toate informațiile necesare, semnăm documentul (ultimul pas).

Exemplu de formular T-13 completat

Un exemplu arată că pentru fiecare angajat puteți specifica 8 tipuri diferite de coduri de plată simultan. Pentru aceasta, coloanele 7-9 sunt repetate.

În ceea ce privește contul de compensare, acesta poate fi indicat o singură dată - peste coloanele 7-9, dacă este unul pentru toți. Dar dacă îl introduceți întotdeauna în coloana 8, nici ele nu vor fi considerate o greșeală.

Cum să păstrați evidența timpului de lucru pentru întreprinderile de stat

Ce programe sunt utilizate pentru a menține fișele de timp

Pentru a completa fișa de timp în modul automat, trebuie să cumpărați un program (dar trebuie totuși să introduceți informații în mână) sau să instalați un set de software și hardware care să colecteze, să stocheze și să proceseze automat informații despre disponibilitatea lucrătorilor în domeniu, orele lor sosirea și plecarea, perioada de muncă și odihna angajaților etc.

Astfel de sisteme au funcțiile de a analiza informațiile pe care le primesc, motiv pentru care sunt foarte convenabile și economisesc mult timp pentru managerii de personal și contabili. Angajatorii sunt, de asemenea, încântați, deoarece pot vedea în orice moment unde face angajatul lui Petrov, ce a făcut când a plecat ieri, etc. Cu toate acestea, pe lângă avantajele solide, aceste sisteme au unul, dar un dezavantaj semnificativ - introducerea unor astfel de programe este foarte scumpă.

Urmărirea timpului este o sarcină foarte importantă. Angajatul nu dorește să-și piardă banii câștigați cu greu, iar organizația, la rândul său, nu încearcă să plătească absenteismul.

Evitați astfel de neînțelegeri va ajuta la menținerea în timp util și corectă a documentației contabile pentru contabilitatea orelor de lucru.

Pentru ce este?

O foaie de timp este un document stabilit care conține informații despre respectarea programului de lucru de către fiecare dintre angajați. Cu alte cuvinte, acesta este un tabel în care sunt introduse date privind aspectul sau absența fiecăruia dintre angajații organizației.

Pe baza acestui document, salariile și bonusurile sunt acumulate sau se impun penalități pentru întârzieri, absenteism și alte abateri de la programul de lucru.

O astfel de fișă de timp trebuie să existe într-o singură copie și să fie păstrată de angajatul care a fost numit responsabil pentru proiectarea sa. Cel mai adesea, această lucrare este atribuită departamentului de personal și contabilitate, uneori șefului unității sau managerului superior. Numirea „însoțitorului de timp”, sau mai degrabă imputarea atribuțiilor respective, ar trebui să fie reflectată în contractul de muncă.

Opțiuni formular

Puteți ține cont de câte zile și ore a lucrat un angajat prin diferite metode, dar Roskomstat a pregătit formulare speciale. Sunt simple și intuitive de utilizat, cu ajutorul lor puteți urmări vizual „prezența” de lucru și ulterior utilizați datele primite în mod eficient.

Pentru organizațiile bugetare, a fost introdusă o formă specială a fișei nr. 0504421.

Pentru toate celelalte organizații și întreprinderi au aprobat forma T-12 și T-13. Acestea din urmă se deosebesc între ele prin faptul că T-13 este folosit în cazul în care participarea și absentismul sunt controlate nu de oameni, ci de sisteme automatizate (turnichete). A venit la serviciu, a intrat la punctul de control cu \u200b\u200bo trecere și a continuat. În acest fel, este ușor de controlat latența, absenteismul și alte abateri de la programul de lucru.

Formularele sub forma T-13 sunt completate cel mai adesea în mod automat sau cu utilizarea parțială a mijloacelor tehnice.

Tabele de timp conform formularului T-12 sunt, de asemenea, completate în scopul calculării salariilor, de aceea este convenabil să încredințați contabilului să mențină un astfel de program.

Cum se completează corect

Cele mai importante aspecte ale menținerii unei fișe de timp:

tabelul există într-o singură copie;
se completează zilnic pe baza documentelor oficiale (concedii medicale, comenzi, instrucțiuni etc.);
este interzisă eliminarea oricăror coloane și câmpuri din tabelul general acceptat.

În același timp, puteți schimba în continuare tabelul. Uneori apar situații când trebuie să adăugați câmpuri suplimentare la un formular existent. De exemplu, să țineți cont de anumite ore de lucru în timpul turelor standard. În acest caz, modificarea este posibilă, dar numai după semnarea comenzii relevante a șefului.

Înainte de începutul lunii de raportare (timp de 2-3 zile), angajatul responsabil deschide foaia de timp. Iată momentul pentru a decide ce mod de întreținere va fi ales. Aceasta poate fi o înregistrare continuă - note zilnice Turn-up / no-show sau efectuarea abaterilor exclusiv de la regim - latență, schimburi de noapte, ore suplimentare etc.

Un exemplu de completare a unei fișe de timp folosind exemplul formularului T-12

În primul rând, se completează antetul și primele trei coloane. Aceste informații, de regulă, rămân constante -, unitatea structurală, numele complet al angajaților, numărul personalului.

Coloanele 4 - 7 zilnic indică note de apariție, absentism, zile libere și concedii medicale. Pentru aceasta, se folosește notație specială pentru fiecare dintre motive. Deci, concediul medical este indicat de codul B, zi lucrătoare - RV, și concediu anual - DE LA. O listă completă a desemnărilor poate fi găsită în forma cea mai unificată din prima foaie.

Este important să ne amintim că marcajele sunt puse pe foaia de timp exclusiv pe baza oricărui document. Acesta poate fi un concediu medical, o comandă internă sau o comandă pentru ore suplimentare cu semnătura unui angajat informat.

Adesea, există situații când nu este clar ce cod trebuie pus. De exemplu, un angajat este în concediu plătit, i se aplică un cod OT. Dar, în acest moment, a avut nechibzuința de a se îmbolnăvi și nu a mers la muncă la data stabilită.

Dacă angajatul nu ne-a avertizat, atunci este indicat să punem codurile HH (neapărat din motive necunoscute), iar după primirea concediului medical, corectați aceste denumiri cu codul „B”. Dacă un angajat a găsit o modalitate de a-și raporta boala, puteți marca imediat codul „B”.

Poate că în această situație, codurile „NN” și „B” sunt mai potrivite mai întâi cu un creion, pentru a nu strica aspectul documentului care există într-o singură copie. Dacă formularul este păstrat în format electronic, astfel de probleme nu vor apărea.

Este obișnuit să considerăm ca o parte a absenteismului să fie „zile”, deoarece un angajat nu poate fi în concediu doar o jumătate de zi sau poate merge în concediu medical timp de trei ore. În acest caz, o rubrică goală este lăsată sub denumirea scrisorii. Dacă angajatul a întârziat timp de 30 de minute sau a lucrat 4 ore ore suplimentare, atunci timpul de abatere de la modul de operare este indicat sub denumirea scrisorii.

Coloanele 5 și 7 rezumă rezultatele intermediare și finale ale zilelor lucrate, iar coloanele 8 - 17 oferă un raport complet pentru fiecare angajat - cât au muncit, câtă odihnă, cât au ratat și de ce. Din numele antetului de pe fiecare coloană, devine clar care sunt datele rezumate.

Caracteristici ale realizării fișelor de timp în organizațiile bugetare

Formularul nr. 0504421 este utilizat și pentru a monitoriza respectarea regimului de lucru, dar are un nume ușor diferit, „Contabilitate pentru utilizarea timpului de lucru”, care reflectă specificul activității organizațiilor bugetare. În această fișă de raport puteți găsi astfel de denumiri precum „weekend pentru studiu”, „substituire în grupul de zile extinse”, „concediu de studiu”.

Procedura de menținere a unei astfel de fișe de timp pentru utilizarea timpului de lucru nu este diferită de formularele contabile standardizate T-12 și T-13:

realizat într-un singur exemplar;
se deschide cu 2-3 zile înainte de începerea perioadei de facturare;
utilizat fără a schimba forma tipului.

De asemenea, au fost adoptate două proceduri de înregistrare - solide (se notează toate absenteismul) și care indică abateri.

Există mai multe diferențe în tabelul în sine. În antetul foii de timp, pe lângă numele organizației, unitatea structurală și perioada de referință, tipul acesteia trebuie indicat cu un număr. Dacă foaia de timp este transmisă „așa cum este”, fără a face nicio modificare, atunci se numește primară și este marcată în această coloană drept „0”. La fiecare ajustare ulterioară, trebuie să indicați numărul modificării în ordine.

Primele patru coloane sunt completate imediat - acestea sunt numele complete ale angajaților, numărul personalului și pozițiile. Următoarele coloane sunt completate pe măsură ce perioada avansează. În partea superioară a graficelor indică abateri de la modul de funcționare în ore (dacă există), în partea de jos desemnarea literei a motivelor abaterii. Coloanele 20 și 37 rezumă totalul interimar și, respectiv, lunar.

Nu sunt prevăzute alte calcule în acest formular. La sfârșitul perioadei de facturare, acest document este transferat departamentului de contabilitate, unde, pe baza sa, se vor calcula salariile pentru angajații unei organizații bugetare.

Lista denumirilor utilizate în această foaie de timp (formular nr. 0504421) poate fi găsită în tabel:

Numele indicatorului	Codul
Weekend-uri și concedii nelucrătoare	LA
Munca de noapte	N
Îndeplinirea îndatoririlor de stat	G
Vacanțe obișnuite și suplimentare	DESPRE
Incapacitate temporară, invaliditate de maternitate	B
Vacanță pentru îngrijirea copilului	SAU
Ore suplimentare	CU
Absenteism	P
Absentism din motive necunoscute (până la clarificare)	NN
Absentismul cu permisiunea	ȘI
Weekend pentru studiu	WU
Concediu de instruire	OU
Înlocuire în clasele 1 - 3	ZN
Înlocuirea în grupuri de zile prelungite	ZP
Înlocuire în clasele 4-11	AP
Weekend și concedii nelucrătoare	RP
Ore lucrate efectiv	F
Calatorii de afaceri	LA

Cum este indicată vacanța

Cuvântul vacanță în probleme de personal unește o mulțime de concepte. Începând de la și terminând cu un decret. Multe tinere mame nu vor fi de acord, dar aceasta este și o vacanță, deși este asigurată pentru îngrijirea unui copil mic.

Fiecare din aceste sărbători este marcată în felul său în foaia de timp și merită să acordați o atenție deosebită celor mai comune tipuri de sărbători și înregistrării acestora.

La timp

Pe baza ordinului de vacanță, care are în mod necesar semnătura vacanțului însuși, codul „OT” este pus pe foaia de timp dacă aceasta este vacanța principală, sau codul „OD”, dacă este suplimentar.

Pe cheltuiala proprie

Există momente în care un angajat are nevoie de câteva zile libere în afara programului său principal. Motivele pot fi diferite, dar există o singură soluție - concediu fără plată.

Legea prevede mai multe motive pentru o astfel de vacanță - o nuntă, nașterea unui copil sau evenimente mai triste, cum ar fi moartea unei rude apropiate. În aceste cazuri, trebuie aplicat codul "OZ".

Dacă angajatul are un motiv diferit și primește un astfel de concediu în acord cu șeful, atunci se utilizează codul „TO”. În ambele cazuri, marca se face pe baza comenzii relevante cu semnătura salariatului.

Instruire

Combinația dintre muncă și studiu în vremea noastră este mai mult o normă decât o excepție, iar legislația în această materie sprijină acești lucrători, oferind o garanție pentru concediul de studii. După ce ați acceptat cererea corespunzătoare de la angajat și ați primit o comandă cu semnătura studentului, puteți marca codul „U” în fișa de raport pentru întreaga perioadă de concediu de studiu.

De remarcat este faptul că, dacă un angajat se îmbolnăvește în următoarea sesiune, atunci această vacanță nu este prelungită pentru perioada concediului medical, iar codul „B” nu poate fi înscris decât în \u200b\u200bzilele de după încheierea concediului de studii, dacă angajatul nu a avut timp să se recupereze înainte de sfârșitul concediului și a furnizat un certificat de concediu medical care confirmă neprezentarea sa după încheierea sesiunii.

Maternitate

O astfel de perioadă favorabilă angajaților, desigur, nu trebuie umbrită cu birocrație cu documente, prin urmare, concediul de maternitate este furnizat pe baza concediului medical, codul din fișa de raport este „P”. Același cod este utilizat în cazul adoptării unui nou-născut.

Pentru îngrijirea copilului

Și după aceea, se emite un ordin pentru concediu pentru creșterea copilului până la vârsta de trei ani. Un astfel de concediu este marcat cu codul „lichid de răcire”.

Lucrul cu documente este întotdeauna o sarcină responsabilă, însă cunoașterea elementelor de bază ale completării unei fișe de timp vă va salva de disputele privind salarizarea și alte probleme minore de acest fel.

Video - compilarea unei fișe de timp și a salarizării în 1C: