Raport de ajutor cu privire la munca depusă. Cum se scrie un raport de practică: reguli și exemple

RĂSPUNS:
(material pregătit de consilierul juridic principal al SPAR RETAIL CJSC I.Kurolesov)

Din ce în ce mai des, angajatorii cer rapoarte despre munca lor de la angajații lor și nu contează ce fel de muncă prestează, ce poziții dețin, cât timp lucrează în companie. Și, de regulă, un astfel de drept al angajatorului nu este prescris în niciun document intern al companiei. În ciuda acestui fapt, angajații pregătesc necondiționat rapoarte pentru luna, trimestrul, pentru an - în funcție de scopul pregătirii lor (este extrem de dificil să obiecteze angajatorului). În articol vom vorbi despre motivul pentru care avem nevoie de un raport asupra muncii depuse, cine și în ce condiții poate cere prezentarea acestuia, ce ar trebui să conțină, dacă este necesar să se aprobe
forma și depozitarea acestuia în conformitate cu toate regulile.

Pentru ce este un raport?

Se știe că nevoia de a atrage personal ar trebui justificată din punct de vedere economic, deoarece remunerația angajaților pentru organizație este o cheltuială și destul de substanțială. Aproape fiecare șef al unității structurale a organizației, care selectează angajații prin serviciul de personal, trebuie să justifice următoarele puncte importante către conducere:
- unitate de personal;
- unitate de salarizare;
- structura organizatorică a unității;
- funcțional al angajaților unității;
- cerințe pentru candidați (educație, calificări, experiență de muncă, abilități profesionale etc.).
Doar după ce propunerea motivată a șefului unității structurale privind angajarea angajaților este aprobată de către conducere, va fi posibilă deschiderea posturilor vacante și căutarea candidaților. Cu toate acestea, justificarea necesității „păstrării” unuia sau altui angajat nu este
se termină după ce este angajat. Dar, dimpotrivă, abia începe. Deci, va trebui să efectueze cantitatea de muncă definită de supraveghetorul imediat. Trebuie spus că într-o organizație rară se calculează rate de producție (acest lucru este de obicei realizat de economiști și finanțatori, care, dacă lucrează în companie, au întotdeauna o muncă mai importantă). În practică, sarcina de a distribui volumul de muncă între angajații unei unități structurale, de regulă, se află pe umerii șefului unității, care trebuie să acționeze pe principiul „fiecare angajat ar trebui să fie la serviciu”. În același timp, șeful unității trebuie să planifice lucrările secțiilor sale. La rândul său, angajatul, pentru a lucra mai eficient, trebuie să-și planifice timpul de lucru. După ce planul este întocmit și aprobat de către șeful unității structurale în modul prevăzut de organizație, acesta trebuie să fie urmat și de către șef
unitate structurală și angajați din subordine. Desigur, pentru a ține cont de munca depusă atât de unitate, cât și de angajații săi, atunci când o comparăm cu planul aprobat, este necesar un raport.
Astfel, raportul angajaților este necesar pentru:
- justificarea costurilor de muncă ale angajaților unității structurale;
- folosirea acesteia ca bază pentru trimiterea de rapoarte către contrapartide în cadrul contractelor civile pentru furnizarea de servicii / prestarea muncii de către forțele personalului său (inclusiv contracte de outsourcing și outstaffing);
- crearea unui fel de ordine și disciplină în unitate;
- stabilirea rapidă a comunicării: care dintre angajați, când și ce activitate a fost prestată (de exemplu, în situații de conflict legate de neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare de către angajat a atribuțiilor sale de muncă).

Când este necesar un raport?

Este important de menționat că problema furnizării de rapoarte angajaților cu privire la munca finalizată este reglementată de lege numai dacă angajatul este trimis într-o călătorie de afaceri.

În ceea ce privește cazurile rămase, este evident că rapoartele asupra muncii depuse trebuie prezentate numai acelor angajați ale căror atribuții de serviciu includ, adică. de la cine este prescris în contractul de muncă și / sau fișa postului. Să cităm, de exemplu, extrase din aceste documente.

Cine poate solicita un raport?

Se pune întrebarea: cui trebuie să raporteze exact angajații? Pentru a răspunde, este important să înțelegeți cine raportează direct angajatul. De regulă, aceste informații sunt indicate în contractul de muncă, precum și în fișa postului (dacă există). În consecință, acest manager direct al salariatului are dreptul să solicite un raport de la acesta. Mai mult decât atât, el are dreptul să solicite un raport nu numai cu privire la implementarea lucrărilor planificate, ci și în orice alt lucru.
Vă rugăm să rețineți: raportul angajaților cu privire la munca prestată poate fi baza sistemului de bonusuri, adică. încurajarea angajaților organizației. Atunci conținutul său poate indica următorii indicatori pentru numirea și plata primelor:
- respectarea standardului;
- executarea unei cantități suplimentare de muncă în sfera de sarcini a angajatului;
- executarea de înaltă calitate și eficientă a sarcinilor deosebit de importante și în special a muncii urgente, a sarcinilor de management unice ca parte a atribuțiilor angajatului etc. Și invers: dacă salariatul a fost instruit să îndeplinească anumite lucrări, dar din anumite motive nu l-a îndeplinit, raportul va ajuta supraveghetorul imediat identificați motivele (mai exact, tu însuți trebuie să-i demonstrați în raport).

Dacă raportul lipsește

„Și ce se întâmplă dacă un angajat refuză să prezinte un raport asupra muncii depuse”, întreabă managerii uneori, „poate fi pedepsit pentru asta?” Teoretic posibil. Articolul 192 din Codul muncii al Federației Ruse prevede răspunderea disciplinară pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a unui angajat al atribuțiilor sale. În consecință, dacă depunerea unui raport asupra muncii prestate este responsabilitatea angajatului (adică, este înscrisă în contractul de muncă și / sau în fișa postului), atunci angajatorul are dreptul să aplice următoarele sancțiuni disciplinare pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a acestei obligații: observație sau mustrare (în funcție de din gravitatea abaterii disciplinare).

Desigur, este puțin probabil ca vreunul dintre angajatori în practică să pedepsească astfel angajatul pentru că nu a prezentat un raport de muncă la momentul potrivit. Mai mult decât atât, angajatorul nu are nevoie mai degrabă de raportul în sine, ci de executarea lucrărilor. Și, de obicei, un angajat care nu a prezentat un raport la cererea angajatorului are probleme nu cu raportul în sine, ci cu
executarea muncii atribuite. Prin urmare, este mai corect ca angajatorul să aplice o sancțiune disciplinară tocmai pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a angajatului de îndatoririle sale directe de muncă, decât pentru neprezentarea unui raport.

Ce este inclus în raport?

Raportul angajaților poate conține:

- munca prestată (poate fi listată în termeni cantitativi sau procentulari care indică timpul de finalizare a lucrării și fără aceasta, etc.):
- munca programată;
- lucru neprogramat;
- Numele complet și poziția persoanei care este clientul lucrării (sau numele organizației-client);
- starea de lucru (completată integral sau doar o parte);
- rezultatul muncii (a fost pregătit un document, a avut loc o ședință etc.);
- cui a fost transferat rezultatul lucrării;
- cu cine a interacționat angajatul în timpul executării muncii;
- dacă lucrarea executată respectă planul aprobat;
- data raportului, precum și perioada în care a fost întocmit raportul.
Desigur, acestea sunt doar componente aproximative ale raportului. Este posibil să nu fie atât de detaliat.

O versiune simplificată a raportului este adecvată în cazurile în care organizația sau o unitate structurală specifică dispun de un sistem de prezentare a rapoartelor zilnice de către angajați. Într-o versiune simplificată, raportul conține în principal următoarele elemente:
- Numele complet și poziția angajaților;
- unitate structurală în care lucrează lucrătorul;
- lucrări efectuate (planificate și neprogramate);
- data raportului, precum și perioada în care a fost întocmit raportul.
Vă rugăm să rețineți: raportul trebuie să fie semnat de către angajat și transmis supraveghetorului imediat.

Trebuie să aprob un formular de raport?

Forma uniformă a raportului angajaților cu privire la munca desfășurată, după cum știți, nu există.
În primul rând, deoarece legislația nu obligă lucrătorii să facă astfel de rapoarte.
În al doilea rând, fiecare organizație are propriile sale specificuri de activitate și stil de conducere. Deci, pentru a aproba un formular de raport uniform pentru toți, în principiu, nu este posibil.
Cu toate acestea, dacă organizația are gestionarea documentelor, documentele sunt înregistrate și stocate în mod corespunzător, atunci aprobarea formei rapoartelor lucrătorilor asupra muncii efectuate va fi destul de adecvată. Puteți să îl aprobați într-unul din următoarele moduri:
- ca parte a unui act normativ local, de exemplu, instrucțiuni de documente sau regulamente ale personalului (dacă angajații raportează în mod central lucrările efectuate);
- prin comandă (dacă angajați ai anumitor divizii structurale sunt angajați în acest sens).

Trebuie să păstrez un raport?

Indiferent dacă formularul de raport al angajatului asupra activității desfășurate în organizație este aprobat sau nu, aceste rapoarte sunt supuse depozitării. Întrebarea este: cât timp trebuie păstrate? Actele juridice normative nu oferă reguli pentru păstrarea rapoartelor
lucrare finalizată, a cărei compilare nu este obligatorie. Cu toate acestea, prezentăm câteva extrase din lista documentelor arhivistice de gestionare 2010
Vă recomandăm, pe baza alineatelor de mai sus, să respecte următoarele perioade de păstrare a raportării:
- raportul angajatului asupra muncii prestate de acesta (cu excepția „călătoriei de afaceri”) - în termen de 1 an;
- un raport consolidat privind activitatea unității structurale - în termen de 5 ani.

Vei găsi acest lucru și alte consultări cu privire la probleme presante în Banca de informații „Presă contabilă și cărți” a sistemului „Consultant Plus”.

Nu există un astfel de lider care cel puțin o dată pe an să nu solicite subordonaților săi să raporteze despre cele făcute. Iar problema este că, odată cu angajarea de rutină, elaborarea unui astfel de document pare o sarcină destul de dificilă. Și dintr-un anumit motiv suntem timizi să cerem exemple de rapoarte cu privire la activitatea depusă de autorități. Ce se întâmplă dacă decide că nu corespundem poziției sale?

Cine are nevoie

Această întrebare este pusă de executantul care a primit sarcina de a raporta. Cel mai adesea, angajații companiei se simt aproape jigniți de astfel de cereri. Dar totul are sens.

În primul rând, raportul asupra lucrărilor efectuate este necesar de către contractant. Nu este una formală, dar o atitudine interesată față de acest proces vă va permite să găsiți blocaje și puncte slabe în calificările dvs. Deci, sunt determinate direcțiile în care este posibil (și necesar) să se dezvolte. Până la urmă, cu toții învățăm din greșelile noastre.

În al doilea rând, liderul are nevoie de acest lucru. Raportul de progres vă permite să evaluați în mod obiectiv calitatea și rapiditatea rezolvării sarcinilor. Datorită acestui document, multe întrebări vor dispărea - de la cel mai primitiv „ceea ce faci tot timpul” la complexul „de ce ar trebui să schimb computerul cu unul mai modern”. Întrucât raportul va indica faptul că este nevoie de mult timp pentru a salva modificările documentului. Și nu depinde de antreprenor - echipamentele de birou învechite nu pot funcționa mai repede. De fapt, de aceea este creat sentimentul că angajatul bea ceai tot timpul - abia așteaptă până la finalizarea operațiunii.

Și întrebarea: „De ce trebuie să scriu un raport despre munca depusă într-o lună?” De la sine este incorectă. Deoarece acumularea și completarea bazelor de date are sens pentru strategi și nu pentru El, este mai ușor să rezolvi o problemă decât să vorbești despre metode de rezolvare a acesteia.

Ce să scrii

Exemple de rapoarte de progres indică faptul că trebuie să scrieți în detaliu. Tot ceea ce pare a fi o mișcare sau o mișcare nesemnificativă se poate dovedi un element cheie în îndeplinirea funcțiilor specifice. Înțelegerea acestui lucru va veni doar după studierea câtorva rapoarte scrise.

Dacă lucrarea are un caracter de rutină, de exemplu, reconcilierea documentelor și identificarea discrepanțelor, atunci are sens să dezvolți o formă tabulară. În acest caz, din nou, la început, tabelul trebuie să fie foarte detaliat și să conțină multe grafice; în timp, nevoia unor coloane va dispărea, iar formularul de raport va lua o formă normală (citită - rezonabilă).

În unele cazuri, compilând un raport asupra muncii depuse (de exemplu, profesorii), nu se poate aborda formal problema introspecției. Într-adevăr, pe lângă sarcina educațională și metodologică planificată și studiul materialului necesar, școala este implicată și în activități educaționale. Aceasta necesită o abordare specială pentru pregătirea documentului: este necesar să înțelegem motivele pentru care nu există un număr de studenți, pentru a găsi modalități de a interesa copiii în subiectul lor. Și, în același timp, nu se poate uita de studenții de succes (și chiar dotați).

Obiectivele raportului

Pentru pregătirea corectă și costurile minime de timp, este necesar, de la bun început, să se decidă în ce scop și pentru ce redactare a unui raport privind munca depusă pentru anul respectiv. Vom numi cele mai populare:

Justificarea beneficiilor reale ale unei poziții specifice în organizație;

Confirmarea calificărilor unui angajat;

Demonstrarea muncii eficiente către management;

Obținerea finanțării pentru următoarea perioadă de raportare;

Obținerea consimțământului pentru dezvoltarea unei direcții (idee);

Justificare pentru cheltuirea resurselor și finanțelor alocate etc.

Formulația bine cunoscută - formularea corectă a problemei oferă 50% din soluție - funcționează și în acest caz. Cu cât înțelegem mai bine de ce este necesar un raport, cu atât este mai ușor pentru noi să îl scriem. Până la punctul în care documentul „pentru spectacol” nu necesită să fim creativi. Și consumă timp.

Structura documentului

Dacă compania nu are una dezvoltată, atunci este necesar să o dezvoltați singur. Cunoscând scopul documentului, este necesar să se ia în considerare structura acestuia. Exemple de rapoarte privind progresele ne permit să concluzionăm că este necesară o schemă clară și simplă.

La început, trebuie explicate scopul și logica prezentării informațiilor. Explicați succesiunea prezentării și alcătuiți un conținut. Pentru tabel, este necesar să oferiți o scurtă explicație de ce este aleasă această formă.

În cadrul secțiunilor și subsecțiunilor, unitatea de prezentare ar trebui să fie respectată. Deci, documentul va fi mai înțeles, prin urmare, este mai ușor de citit. În raport pentru o perioadă lungă de timp, ilustrațiile și graficele sunt destul de adecvate, ceea ce va facilita percepția. Dar aici trebuie să respectați regula „mediei de aur”: textul continuu, precum și materialele exclusiv vizuale, se obosesc foarte repede.

stilistică

Pentru angajatul obișnuit, poate cel mai dificil de scris este terminologia și formularea. Raportul pathos va părea nefiresc și va provoca o reacție negativă din partea conducerii. De asemenea, formulările prea simple (25 de documente) sunt îndepărtate de cititor.

Dar ar trebui să evitați tiparele. Singura excepție este documentul pe care nimeni nu îl va citi vreodată. Uneori întâlnim astfel de sarcini, dar în acest articol suntem interesați de rapoarte reale (nu create pentru proforma).

În orice caz, nu ar trebui să vorbești doar despre realizări. Pentru a le accentua, este necesar să vorbim despre dificultățile care trebuiau întâmpinate în timpul lucrării. Printre altele, analiza complexității vizează optimizarea activității pentru personalul superior. Exemple de rapoarte de progres spun că nu ar trebui să folosiți fraze simplificate, cum ar fi „stare proastă”, „dificultăți întâmpinate”, etc. Este mai bine să apelați totul după numele proprii: „copiator rupt”, „lipsa accesului la Internet”, „lipsa sau primirea prematură a informațiilor de la departamentul aferent. " Toate acestea vă permit să evaluați în mod adecvat și obiectiv situația existentă în companie.

Evaluarea rezultatelor

Fiecare rezultat trebuie confirmat prin numere. Această concretizare oferă o înțelegere a dinamicii dezvoltării.

În plus, trebuie să specificați criteriile de evaluare a rezultatelor. Va fi precedentul (dacă este vorba de un raport pentru trimestru, de exemplu) sau, invers, valoarea procentuală a îndeplinirii obiectivelor stabilite, ar trebui să decidă autorul documentului.

În general, indicatorii indirecti pot spune multe despre procesul de rezolvare a sarcinilor atribuite. Pentru analize suplimentare, există, de asemenea, o mulțime de informații. De la determinarea costurilor forței de muncă până la înțelegerea setării corecte a obiectivelor.

De la problemă la soluție

Majoritatea rapoartelor sunt pregătite pe baza unei descrieri a progresului muncii. Documentul câștigător este cel în care relația problemă-soluție este clar identificată. Cititorul înțelege imediat ce tehnici și echipamente (dacă este necesar) executantul folosit pentru îndeplinirea în timp util și de înaltă calitate a sarcinii.

Mai detaliat, lanțul compilat „o problemă specifică - cauzele apariției sale - stabilirea sarcinilor - soluția” sugerează imediat necesitatea prezentării unui raport zilnic sub formă de tabel. Mai mult, numele graficelor sunt deja cunoscute. Informațiile prezentate în acest mod sunt ușor de citit și de analizat.

Prezentarea indicatorilor cantitativi

În cazurile în care raportul constă în principal din date digitale, forma tabulară poate fi foarte dificil de înțeles. Un flux continuu de numere oboseste literalmente cititorul în câteva minute. Un alt lucru sunt graficele și graficele multicolore. Sunt clare, inteligibile, ușor de citit.

Fiecare diagramă are nevoie de un comentariu. În plus, este necesar să se indice modul în care diferitele grafice sunt interconectate; clarificarea relațiilor cauzale va facilita și mai mult analiza raportului.

Dacă resursele materiale au fost cheltuite în timpul funcționării, nu ar trebui să le enumerați pur și simplu pe toate. În schimb, bunurile achiziționate ar trebui indicate. Fraza uscată: „Echipament de birou achiziționat” va suna complet diferit dacă scrieți: „Au fost create 2 locuri de muncă, ceea ce a permis creșterea producției departamentului.”

Cum se întocmește un document

În ciuda faptului că nu există o singură formă de compilare, un raport asupra lucrărilor efectuate poate fi întocmit în conformitate cu GOST, care definește criteriile principale pentru lucrările științifice. Prezintă cerințele pentru formatarea, tipul și dimensiunea fontului etc.

În ceea ce privește lizibilitatea documentului, există câteva sfaturi:

Încercați să păstrați nu mai mult de 5 propoziții într-un singur paragraf;

Indicatorii cheie pot fi evidențiați prin font sau culoare;

Rupeți textul astfel încât tabelul sau graficul să nu ocupe întreaga pagină; Asigurați-vă că lăsați spațiu pentru comentarii cu privire la acestea;

Realizați un rezumat clar și concis al raportului.

Aceste sfaturi vă vor ajuta să facilitați percepția raportului dvs., ceea ce înseamnă că inițial vor configura cititorul să fie loial autorului documentului. Imaginează-ți că ești șeful. Și faceți raportul, deoarece ar fi util și interesant să vă citiți.

Articol înrudit Cum se scrie un raport public Nu există o singură formă strictă pentru a scrie un raport. Fiecare organizație, pe măsură ce acumulează experiență, elaborează reguli interne și cerințe pentru aceasta. Dacă pentru prima dată trebuie să scrii un raport, încearcă să fii semnificativ și logic. Instrucțiunea 1 Definiți formularul de raportare. Raportul poate fi textual și statistic. În prima, informațiile sunt prezentate sub forma unei narațiuni coerente, care, dacă este necesar, este completată de tabele, grafice și alte ilustrații. Într-un raport statistic, contrariul este adevărat: indicatorii digitali și graficele sunt însoțite de explicații textuale scurte. 2 Indicați intervalul de timp. Se poate scrie un raport despre munca timp de o săptămână, lună, trimestru, an. Dar, uneori, este necesar să se raporteze la un eveniment specific, a cărui organizare și organizare a durat câteva zile.

Raport de progres: Exemplu

Pur și simplu riscați să fiți subestimat, deoarece șeful nu are suficientă putere pentru a citi despre toate exploatările dvs. de muncă, pe care abia ați reușit să le completați în săptămâna sau luna de lucru. 4 Structura prezentării informațiilor ar trebui să fie uniformă în întregul document. Luați în considerare, poate fi mai convenabil să întocmiți astfel de enunțuri într-o formă tabulară.

Gluma că uneori este mai dificil să raportezi asupra muncii depuse decât să o completezi are un motiv întemeiat. Așa cum este scris un astfel de raport, persoana care îl va citi poate să-și formeze o idee mai clară despre rezultatele muncii tale, ci și despre calitățile afacerii tale.

Pentru ca acesta să nu fie dezamăgit de ele, este necesar să scrieți corect și corect un raport asupra muncii depuse, cunoscând cerințele de bază care îi sunt prezentate.

Exemple de rapoarte de progres. cum se face un raport

Smirnova P.P .;

pregătește sprijin informațional pentru întâlnirea cu HR Consulting LLC, trimite invitații participanților, pregătește un proiect de program de întâlnire;
participă la o conferință cu privire la problemele de optimizare a timpului de lucru, pregătește întrebări și sugestii.

Toate sarcinile au fost finalizate, și anume:

scrisori către inspectoratul fiscal și de muncă pregătit și trimis;
s-au pregătit materiale informative pentru întâlnirea cu HR Consulting LLC, s-au trimis invitații, s-a întocmit un proiect de program al ședinței.
la conferință a participat, un raport cu sugestii este atașat raportului.

În plus, s-au efectuat lucrări cu documentația primită, și anume:

a pregătit și a trimis două răspunsuri la solicitările inspectoratului muncii;
răspunsuri la apelurile scrise ale gr.

Cum se întocmește un raport de progres pentru prima dată

Administrare HR
Documente interne

Raportul de progres permite managerului să evalueze calitatea și viteza sarcinilor. Articolul oferă exemple de rapoarte cu privire la munca depusă și oferă instrucțiuni pas cu pas pentru compilarea unui raport asupra lucrărilor efectuate.

info

Din articol veți afla:

de ce avem nevoie de un raport de progres;
ce să scrie în raportul de progres;
cum se face un raport: instrucțiuni pas cu pas.

De ce avem nevoie de un raport asupra muncii depuse? Șeful stabilește sarcina, angajatul o îndeplinește - aceasta este esența procesului de muncă. Faptul sarcinii este înregistrat sub forma unui raport asupra muncii depuse.

Fiecare angajat întocmește periodic un astfel de document. Frecvența raportării și forma acestora depinde de regulile interne ale companiei.
Cine are nevoie de un raport de progres și de ce? Liderul are nevoie de el.

Raport de progres: Exemplu și instrucțiuni de redactare pas cu pas

Atenție

Instrucțiunea 1 Rapoartele de lucru au o frecvență diferită și, în consecință, ar trebui să aibă un conținut diferit. Dacă scrieți un raport săptămânal sau lunar, atunci activitățile dvs. trebuie reflectate în ele în detaliu, deoarece acestea sunt destinate controlului operațional.

Raportul pentru trimestru reflectă principalii indicatori și analizează activitatea cu motivele muncii, dacă este cazul. În raportul anual - principalele rezultate, o evaluare a dinamicii acestora cu perioada anuală anterioară și o previziune este dată pentru anul următor.
2 Forma raportului poate fi arbitrară, dar structura informațională a acestuia este omogenă. Pentru claritate, utilizați prezentarea tabulară, proiectată, dacă este necesar, în diagrame și grafice.
Limba raportului ar trebui să fie de afaceri, prezentarea ar trebui să fie concisă și clară.

Cum se scrie un raport cu privire la munca depusă?

Volumul rapoartelor lunare de progres este mai mare, dar, în principal, exprimat în număr. Un trimestrial, semestrial și anual, cel mai adesea, sugerează versiuni text ale rapoartelor privind munca depusă.

Un raport text despre munca depusă este un proces creativ. Compilarea unui raport în cifre este o sarcină responsabilă, dar mai ușor decât compilarea unui raport text competent și calificat asupra lucrărilor efectuate. Pentru a realiza un raport într-o versiune text, acesta este un fel de creativitate.

Ar trebui să reflecte activitățile unui departament sau ale întregii organizații în ansamblu, ar trebui să fie scris în limba documentului, dar ușor de citit, nu ar trebui să aibă „apă” excesivă, textul ar trebui să fie confirmat prin numere, ar trebui să reflecte o comparație cu indicatorii precedenți perioada de raportare sau indicatorii din aceeași perioadă a anului trecut și ar trebui să se încheie cu câteva concluzii.

Contabilul șef trebuie să raporteze zilnic cu privire la munca depusă.

În „Partea principală” descrieți mai detaliat secvența lucrării dvs.:

pregătirea pentru implementarea proiectului;
etapele implementării acesteia (indicați toate resursele utilizate: cercetare de marketing, muncă analitică, experiențe, călătorii de afaceri, atragerea altor angajați);
probleme și dificultăți, dacă există;
sugestii de depanare;
rezultat obținut.

Raportul sub forma unui tabel va arăta mai clar, structurat și concis. Dacă de multe ori trebuie să întocmiți rapoarte curente cu privire la munca depusă, va fi convenabil să pregătiți un șablon în care trebuie să introduceți în mod regulat datele necesare. Pentru a nu uita nimic important pentru ultima zi lucrătoare, selectați câteva minute din programul dvs., notând tot ce ați făcut. În caz contrar, atunci fii sigur că îți lipsește ceva.

Cum se face un raport asupra activității unui contabil

Prezentarea indicatorilor cantitativi În cazurile în care raportul constă în principal din date digitale, forma tabulară poate fi foarte dificil de înțeles. Un flux continuu de numere oboseste literalmente cititorul în câteva minute.

Un alt lucru sunt graficele și graficele multicolore. Sunt clare, inteligibile, ușor de citit. Fiecare diagramă are nevoie de un comentariu. În plus, este necesar să se indice modul în care diferitele grafice sunt interconectate; clarificarea relațiilor cauzale va facilita și mai mult analiza raportului.

Cum se scrie un raport despre activitatea unui contabil

Nu angajați persoane ale căror date pot interfera cu îndatoririle dumneavoastră. De exemplu, un operator de computer nu poate fi cu unghii lungi. Acest lucru îi va agrava performanța. 5 Aflați elementele de bază ale comunicării non-verbale și aplicați-le în interviuri. Dacă solicitantul răspunde constant la capul său când răspunde la întrebări, acesta este un semn sigur că minte. Informațiile pe care le spune despre sine nu merită să le crezi. 6 Testează abilitățile profesionale, dacă este posibil. În CV, puteți specifica o mulțime de informații, dar nu și faptul că acestea vor corespunde competențelor reale ale candidatului. Merită să ai încredere doar în ceea ce tu însuți vei vedea în realitate. 7 Creați o situație care arată ca una de lucru pentru a testa abilitățile candidaților. Desigur, solicitantul nu trebuie să știe despre inspecția viitoare.

Cum se face un raport asupra muncii efectuate de un contabil

În viața reală, șefilor este destul de dificil să evalueze cât de bine își fac munca angajații dacă nu văd rezultatele muncii lor. Prin urmare, în aproape toate întreprinderile, conducerea obligă fiecare angajat să întocmească în mod regulat un raport privind munca depusă. Adesea, acest document este creat cu o frecvență de 1 săptămână. Astfel, șefii pot vedea ce făceau angajații, precum și cât de utili erau pentru companie. Exemplu greșit. Se compilează un document format gratuit. Poate de aceea există un număr mare de rapoarte care nu vorbesc conducerii despre nimic sau te fac să crezi că lucrătorul nu face față funcțiilor care i-au fost atribuite. Mai mult decât atât, un anumit angajat poate fi un muncitor greu și își poate îndeplini prea mult planul. Vina pentru acest lucru este un raport întocmit incorect cu privire la munca depusă.

Cum se întocmește un raport asupra lucrărilor efectuate de un contabil

Raportând activitățile întregii organizații în ansamblu, activitatea tuturor departamentelor și diviziunilor sale este de obicei atribuită șefului organizației. Practica generală de trimitere a rapoartelor presupune că autoritatea superioară trimite organizației care ar trebui să furnizeze raportul asupra muncii efectuate, structura raportului care urmează, care indică exact ceea ce trebuie evidențiat în raportul privind munca depusă, care sunt cifrele, indicatorii și domeniile de activitate care trebuie reflectate în raportul care urmează. .

Șeful organizației introduce departamentele în structura de raport a fiecărui departament, iar fiecare departament întocmește un raport cu privire la activitatea depusă. Șeful verifică toate rapoartele, dacă este necesar, le corectează și generează un raport general asupra activităților organizației.

Informații personale:

El a consiliat în domeniul gestionării regulate a mai mult de 70 de companii: de la 10 la 9.000 de persoane (inclusiv: exploatații, magazine de lanț, fabrici, companii de servicii, constructori, angajați guvernamentali, agenții web, magazine online). Elev al lui Alexander Friedman.

Unul dintre coautorii cărții „Tehnologii sociale ale școlii de manageri din Tallinn. Experiență de utilizare cu succes în afaceri, management și viață privată”: http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

director general

Precizia este politețea regilor, dar o datorie pentru supușii lor

Ludovic al XVIII-lea

cui: proprietari, manageri de top

Cum simularea activității violente poate fi luată de cap pentru rezultatul muncii

„Ce au făcut subordonații mei astăzi? Ce sarcini au îndeplinit? Cât timp a durat și care au fost rezultatele? "- Asemenea gânduri emoționante bântuiesc adesea liderul. De unde ar veni?

Din exterior, totul este minunat. De îndată ce șeful intră în birou, totul este imediat la îndemână: mici discuții se întrerup dintr-o privire, cineva începe să imprime febril pe un computer, alții - transferă cu ușurință hârtiile dintr-un loc în altul, încă altele - pentru a apela imediat toți contractanții la rând. De ce o astfel de imagine binevoitoare generează „gânduri palpitante”?

Cert este că un manager cu experiență înțelege perfect diferența dintre „fapte” și „opinii despre fapte”. Dar, pentru a înțelege ce făceau subordonații, i-a fost necesar să aranjeze o întrebare orală detaliată, „ce”, „cum”, „când”, cu „ce rezultate” și „cine” au făcut. Este nevoie de mult timp atât pentru lider cât și pentru angajat. Prin urmare, capul rezolvă această problemă conform principiului rezidual. Și cine va întreba cât este în concediu sau în concediu medical?

Un articol care vă permite să separați „faptele” de „opiniile despre fapte”, să măsurați eficacitatea și productivitatea subordonaților, vor fi discutate în acest articol. Întâlnește-mă. Rapoarte oficiale zilnice de muncă pentru fiecare angajat.

Rapoarte de muncă: Descrierea tehnologiei și a beneficiilor

Tehnologia pentru rapoartele de lucru este simplă, „ca două-două”. Pe baza rezultatelor zilei sale de lucru, fiecare angajat trebuie să furnizeze un raport cu o listă completă a sarcinilor efectuate și a timpului petrecut pentru fiecare dintre ele, împreună cu un link către rezultatul muncii.

Vă reamintesc că rapoartele de muncă fac parte dintr-o tehnologie mai mare - „Organizarea activității angajaților ținând cont de orele de lucru pentru sarcini, folosind planuri și rapoarte și analiza acestora de către șef”. Tehnologia generală constă din următoarele elemente:

Planificarea zilnică a angajaților: cerințe de organizare și format. Citiți mai multe în articolul „”.
Analiza, evaluarea și ajustarea planurilor angajaților, discuția planurilor cu șeful. Vezi articolul „”.
Raportări zilnice pentru angajați: cerințe de organizare și format. Despre acest lucru vorbesc în acest articol.
Analiză, evaluare și concluzii din rapoartele angajaților. Mai multe detalii în „”.

Principiile cheie ale rapoartelor de lucru

Angajații trebuie să raporteze zilnic la munca lor, indiferent de calificări, poziție și orice alți factori.
Rapoartele trebuie trimise strict la sfârșitul zilei curente (căreia îi corespunde raportul)
Raportul trebuie furnizat în format electronic și păstrat astfel încât managerul să aibă posibilitatea de a-l analiza în detaliu.
Orice manager senior ar trebui să poată vedea rapoartele tuturor subordonaților săi.
Raportul trebuie să fie la fel de detaliat pe cât este necesar pentru transparență în activitatea desfășurată, fără discuții suplimentare cu angajatul.
Managerul își rezervă dreptul de a dezasambla raportul, de a pune întrebări cu privire la metodele de finalizare a sarcinilor și de a evalua calitatea și eficacitatea muncii efectuate.

Beneficiile rapoartelor executive zilnice

100% transparență a acțiunilor fiecărui angajat pe baza rezultatelor zilei de lucru, săptămânii, lunii etc. Acum nu mai este nevoie de sondaje orale: „ce ai făcut?”.
Posibilitatea verificării amânate a activităților angajaților. Este departe de a fi întotdeauna posibil să le verificați pe toți deodată. Acum puteți deschide rapoarte de lucru și aflați ce a făcut managerul Ivan Petrov în ultimele 2 săptămâni în fiecare zi lucrătoare.
O creștere tangibilă a productivității angajaților, deoarece acum puteți cere fiecare zi de lucru „de zece minute” de 8 ore.
Economii semnificative de timp, atât pentru lider, cât și pentru subordonat, din cauza lipsei de ore de sondaje, „cine a făcut ce”.
Proiecție rapidă a angajaților slabi, care nu fac față și care nu lucrează harnic printre angajații proaspăt angajați și pensionari. Acum, rezultatele lor sunt „la vedere deplină” la sfârșitul fiecărei zile.
„Timpii vechi” ai companiei nu vor putea să se relaxeze și să se sprijine pe lauri. Rapoartele lor de muncă vă vor spune totul pentru ei.
Scăderea nivelului de stres al capului datorită „incapacității de a efectua un audit”, după cum Acum puteți evalua rezultatele fiecărui angajat la un moment convenabil.

Beneficiază de rapoarte zilnice pentru subordonați

Procesul continuu de obținere a cunoștințelor și a experienței de la liderul său. Drept urmare: dezvoltarea accentuată a abilităților profesionale și personale. De fapt, liderul devine un profesor-mentor cu care te gândești în mod regulat împreună: despre modalități noi și mai eficiente de rezolvare a problemelor; cum să vă dezvoltați în continuare „punctele de creștere” și să vă consolidați „punctele slabe”; despre greselile facute si prevenirea celor noi.
Obiceiul de a lucra „profesional”, care este în orice moment foarte apreciat pe piața muncii: abilitățile de planificare, abilitățile de management al timpului, gradul de responsabilitate pentru acțiunile unuia sunt pompate.
Capacitatea de a evalua independent eficacitatea acestora. Un angajat poate oricând să se uite la raportul său de lucru, să-l analizeze și să contureze pașii pentru dezvoltarea sa ulterioară.
Creșterea mai rapidă a carierei a celor care muncesc și muncesc eficient. Demonstrație clară și transparentă a rezultatului către lider. Acum, cu el nu este nevoie să bei regulat bere și aburi în baie pentru a povesti despre realizările lui - totul este clar vizibil. Sistemul de raportare din organizație reduce semnificativ influența maeștrilor de jocuri sub acoperire și „favoriți”.

Cerințe pentru componența raportului de lucru

Titlul sarcinii finalizate. Din aceasta trebuie să fie clar ce lucrare a fost făcută. De exemplu: „Plățiți o factură pentru achiziția de echipamente de birou pentru contabilitate”.
Rezultat obținut. (exemplu: "Factura a fost parțial plătită, deoarece vânzătorul nu avea două scanere disponibile"). Dacă rezultatul NU este obținut, atunci alături de informațiile despre apariția și reacția la problema / sarcina care a apărut, ar trebui să existe informații despre cum și când este planificată soluționarea acestei probleme și cum se poate evita în viitor.De asemenea, este necesar să se indice ce reglementări / standarde necesită adăugări / modificări / creație și setați-vă imediat sarcinile adecvate. În sarcinile noi, ar trebui să existe o legătură cu cea curentă ca sursă de bază.

Principiul de bază: fiecare sarcină ar trebui să aibă un rezultat. Atunci când este posibil, rezultatul ar trebui să fie într-o formă oficializată (de exemplu: dacă un angajat efectuează un interviu, atunci ca rezultat al muncii: o listă de candidați selectați și o informație succintă despre aceștia + o listă a celor cu care a vorbit).
Dacă sarcina implică lucrul cu documente, fișiere sau alte informații, trebuie să puneți o legătură directă la aceste documente sau la folderul sau locul unde sunt stocate.
Important pentru manageri! În toate sarcinile legate de management (de exemplu: studierea planurilor și rapoartelor altor angajați, monitorizarea etc.), este obligatoriu să se indice rezultate scurte: realizări, deficiențe, tendință etc. exemplu „Sarcină: să analizeze rapoartele angajatului Ivan Petrov timp de 2 săptămâni. Concluzii: „Nu există propuneri pentru unele sarcini pentru îmbunătățirea reglementărilor. Petrov a luat cunoștință de concluzii și s-a angajat să acorde atenție și să își propună propunerile mai detaliate. ”
Când studiați orice materiale, participați la conferințe, întâlniri cu parteneri etc. ar trebui întocmit un scurt rezumat + o legătură la acesta în raport.

Timp necesar pentru a finaliza o sarcină. Înainte de fiecare realizare, timpul necesar finalizării sarcinii trebuie indicat între paranteze.

Dacă executantul are senzația că timpul total petrecut în sarcină poate ridica o întrebare pentru manager, trebuie să explicați imediat „de ce a durat atât de mult timp”. (Exemplu: Sarcină: emiterea și trimiterea unei facturi către client. Timp: 1 oră. Explicație: A durat o oră la factură din cauza necesității de a reconcilia textul de 3 ori cu Clientul la inițiativa sa)

Exemplu de raport de lucru

Exemplul arată o listă de sarcini dintr-un raport realizat în Bitrix24 (sistemul vă permite să lucrați central în cadrul companiei și să țineți cont de timp pentru sarcini). Cu o organizare adecvată a planificării și contabilității timpului de lucru pentru sarcini, toate rapoartele vor fi generate automat.

Exemplu Rezultat al unei sarcini

Addendum la raportul de lucru

La sfârșitul fiecărui raport de lucru, trebuie să introduceți următoarea frază (data DD; luna - MM; anul YY; HH: format format MM + minute).

Total pentru DD.MM.YY:
   1) Lucrat la birou: HH: MM
   2) Lucrat de acasă: HH: MM
   3) Total rezolvat: HH: MM
   4) Spital: HH: MM
   5) Ore pe cheltuiala proprie: HH: MM

Reguli pentru completarea raportului (de exemplu, compania mea)

În decursul unei zile lucrătoare (zi), „Perioada totală lucrată” și „Concediul bolnav” pot depăși 8 ore numai dacă concediul medical este zero).
În termen de o zi lucrătoare (zi), „Total lucrat” și „Ore pe cheltuieli proprii” în total ar trebui să acorde 8 ore, nu mai mult.
De exemplu, am cerut 01:19, prânzul a fost redus la 00:25 în loc de 01:00, timpul de lucru la sfârșitul zilei a fost 07:19. În „Urmăriți pe cheltuiala dvs.” scrieți „00:41”, plus un comentariu: Solicitați 01:19, prânz 00:25 în loc de 01:00 (adică înregistrați toate abaterile de la standardele de timp de lucru).
Timpul petrecut într-o călătorie de afaceri sau o călătorie în probleme de afaceri este de asemenea considerat în linia „Lucrat la birou”.
În linia în care timpul este zero, este setată 0:00
Pentru rapiditatea adăugării unei fraze, trebuie să o copiați-lipiți din rapoartele anterioare, schimbând ora.

Secvență de implementare a fluxului de lucru

Integrarea rapoartelor zilnice în activitatea de zi cu zi a unui departament / companie poate fi extrem de dificilă și, uneori, imposibilă, fără ca un proiect paralel să introducă un management regulat. Pentru detalii despre managementul regulat, citiți articolul „”. Aici voi prezenta pe scurt 2 pași principali:

Prima etapă (durata: 2-3 săptămâni): angajații trebuie să înregistreze în rapoarte cele mai mari cinci sarcini finalizate, cu indicarea timpului pentru fiecare dintre aceștia. Implementare: GoogleDocs sau editori de text, posibil un sistem de setare a sarcinilor imediat.
A doua etapă (durata: 3 săptămâni și mai mult): angajații trebuie să înregistreze toate sarcinile în rapoarte care indică timpul petrecut. Implementare: Bitrix24 sau un alt sistem de setare a sarcinilor.

Când un raport de lucru poate fi redundant

Pentru profesiile în care se realizează același tip de acțiuni repetate, are sens, în loc de raportare, să introduceți o normă privind numărul de sarcini efectuate. Inițial, se estimează timpul mediu dorit pentru finalizarea unei sarcini. În continuare, norma este calculată printr-o simplă acțiune:<количестов рабочих часов> împărțiți prin<норма времени на выполнение одной задачи>.

De exemplu, un operator de call center poate avea o rată de 90 de apeluri pe zi, 4 vânzări etc. În acest caz, managerul privește abaterea de la normă, și nu raportul de lucru. Situația va fi similară cu lucrătorul, care produce același tip de detalii.

Mi se pune în mod regulat următoarea întrebare: „Cât de des este recomandat să verificăm rapoartele de muncă ale angajaților?” Răspunsul este banal: „Atât cât este necesar pentru a vă asigura că performanțele unui anumit angajat sunt acceptabile pentru companie și manager”.

În etapa inițială (1-1,5 luni) de punere în aplicare, este important să verificați în fiecare zi rapoarte de lucru pentru toată lumea. Ulterior, pentru unii angajați este suficient să le verificați o dată la 1-2 săptămâni, pentru cineva în fiecare zi.

Dacă o persoană lucrează cu rapoarte deja de 1 an și sunteți obligat să-i verificați raportul în fiecare zi, nu îl modificați ca lider: nu furnizați o influență adecvată asupra unui subordonat și nu păstrați un angajat ineficient.

Procesul de muncă constă în stabilirea sarcinilor de către șef și implementarea lor de către un angajat al companiei. Din când în când, fiecare angajat întocmește un raport de progres. Frecvența depinde de regulile interne ale întreprinderii, precum și de formă. Nu subestimați relevanța acestui document pentru management.

În acest articol vom analiza cum se întocmește în mod corespunzător un raport privind munca depusă, un eșantion de completare a unui document și câteva sfaturi despre pregătirea acestuia.

De ce trebuie să poți raporta în mod corespunzător la muncă

Fluxul de lucru poate fi prezentat sub forma unui mecanism complex în care fiecare angajat al companiei este un angrenaj. În acest exemplu, șeful organizației este un inginer care trebuie să se asigure că toate mecanismele funcționează fără probleme și cât mai repede posibil.

Exemplu greșit

Documentul este în formă gratuită. Poate de aceea există un număr mare de rapoarte care nu vorbesc conducerii despre nimic sau te fac să crezi că lucrătorul nu face față funcțiilor care i-au fost atribuite. Mai mult decât atât, un anumit angajat poate fi un muncitor greu și își poate îndeplini prea mult planul. Vina pentru acest lucru este un raport întocmit incorect cu privire la munca depusă. Un eșantion de astfel de document este prezentat mai jos.

Tipul de document: raport de progres pentru perioada de la 02.15.16 la 02.19.16

Următorul lucru a fost finalizat:

s-a efectuat cronometrarea timpului de lucru al atelierului de producție;
rezultatele cronologiei sunt incluse în programul de lucru;
noi standarde de timp calculate;
au fost întocmite răspunsuri la solicitările inspectoratelor de muncă, precum și mai mulți clienți
a participat la o conferință privind îmbunătățirea eficienței muncii la întreprindere.

Data compilării: 02.19.16

Semnat: Petrov Yu. R. "

Dacă angajatul întocmește un raport asupra muncii efectuate în acest fel, conducerea va considera că nu este suficient de încărcat.

Care sunt greșelile?

Exemplul de mai sus arată clar erorile standard în pregătirea acestor documente.

Principalele sunt:

Cerințele de mai sus ar trebui utilizate atât în \u200b\u200bpregătirea formularelor săptămânale, cât și în momentul în care se generează un raport privind munca depusă pentru anul respectiv.

Opțiune potrivită

Este probabil ca prima dată să compunem un raport de calitate să nu funcționeze. Pentru a vă facilita, vă oferim un exemplu despre cum să scrieți un raport liderului cu privire la munca depusă, indicată în primul exemplu:

„Către: șeful departamentului de planificare Ivanov P. M.

De la: economist din categoria I a departamentului de planificare Petrov Yu. R.

Raport privind rezultatele muncii pentru (02.15.16-19.02.16 gg.)

Pentru săptămâna de raportare, au fost stabilite următoarele sarcini pentru mine:

Toate sarcinile au fost finalizate, și anume:

au fost alocate 5 ori și același număr de noi standarde au fost compilate pentru activitatea atelierului de producție;
la conferință a participat, un memorandum cu sugestii este atașat.

De asemenea, s-au efectuat lucrări cu documentația primită, și anume:

A compilat 2 răspunsuri la solicitările IOT.
Răspunsuri la scrisorile din gr. Yurieva A.A., Zhakova S.I., Mileeva K. B.

Pentru perioada 02.22.16 - 02.26.16, este prevăzută o călătorie de afaceri pentru a verifica lucrările unității structurale a sucursalei Pechersk.

Data compilării: 02.19.16

Semnătura: Petrov Yu.R. ”

Sunt de acord că această versiune a raportului este mai bună, iar conducerea poate vedea cât de bine lucrează unul dintre angajați.

Cum se scrie rapoarte pentru perioade mai lungi?

Desigur, o perioadă de o săptămână pentru a picta frumos pe hârtie nu este dificilă. Este mai dificil să se întocmească un raport asupra muncii depuse timp de o jumătate de an sau chiar un an. Cu toate acestea, este mai ușor de făcut decât ar putea părea la prima vedere. De exemplu, dacă aveți rapoarte săptămânale pentru perioada dorită, le puteți utiliza în siguranță.

Volumul maxim - 1 coală A4

În același timp, ar trebui să încercați să măriți ușor informațiile astfel încât rezultatul să se potrivească pe 1-2 pagini. În cazul în care rezultatele săptămânale în organizație nu sunt efectuate, dar ați fost obligat să generați un raport cu privire la munca depusă pentru anul, nu vă panicați și nu luptați în isterie.

Toate informațiile sunt în jurul tău: uită-te la istoricul mesajelor din jurnalele de documente sau din e-mail, deschide folderul cu rapoartele tale, examinează foile de călătorie. Toate acestea vă vor ajuta să vă amintiți exploatările pe care le-ați realizat în cursul anului de lucru.

Pentru a rezuma

Mai sus am oferit câteva exemple despre cum să redactăm un raport de progres. Principalul lucru este să menționați operațiunile efectuate, indicând caracteristici cantitative (de atâtea ori sau un astfel de număr de piese etc.). Astfel, veți informa ghidul cu privire la cât de multă muncă ați fost în măsură să efectuați.

Nu uitați să indicați la începutul raportului o listă de sarcini specifice pe care vi s-au dat de îndeplinit. O parte importantă este completarea raportului. Asigurați-vă că scrieți ceea ce doriți să realizați la locul de muncă în viitorul apropiat. Astfel veți arăta că arătați mai larg decât doar zona îndatoririlor și funcțiilor dvs. imediate, care trebuie îndeplinite conform fișei postului.

De asemenea, puteți lua în considerare exemplul de mai sus.

Pentru a face mai ușor să compilați astfel de rapoarte, puteți înregistra munca depusă în fiecare zi într-un caiet sau într-un document electronic. Veți petrece doar 3-5 minute pe zi pe acest fleac. Nu este atât de mult. Cu toate acestea, datorită unor astfel de înregistrări, veți putea crea un raport asupra activității dvs. pentru orice perioadă în viitor, fără probleme.