Який порядок заповнення журналу обліку дорожніх листів. Журнал обліку руху колійних листів Журнал обліку руху колійних листів форма 8


Журнал видачі дорожніх листів зобов'язані вести всі організації, які мають на балансі вантажні чи легкові автомобілі. Звичайно, ті, які роблять вигідні для компанії поїздки.

ФАЙЛИ

Важливість ведення документа у тому, що у ньому реєструються дорожні листи, які, своєю чергою, є підтвердженням понесених організацією витрат. Без журналу дотримуватися порядку поводження з дорожніми листами і довести взагалі їх існування (при великих обсягах робіт) досить проблематично.

Спосіб ведення

Заповнення журналу видачі дорожніх листів можна організувати лише у паперовому вигляді. Можливість внесення необхідної інформації в електронному варіанті відсутня (тільки якщо кожен з водіїв, диспетчерів і бухгалтерів організації має свій електронний підпис).

З початку ведення документ роздруковується, за необхідності забезпечується додатковими листами. Після закінчення терміну ведення він прошивається, засвідчується підписом керівника організації та зберігається ще 5 років.

В ідеалі він повинен бути у постійному вживанні співробітника, який займається видачею та прийомом від водіїв дорожніх листів.

Складові частини журналу

Бланк документа складається із двох аркушів. У заповненому вигляді журнал являє собою книгу з обкладинкою та декількома аркушами, надрукованими та оформленими у вигляді таблиці. На обкладинці, у центрі, є найменування журналу із зазначенням року (місяця) заповнення (зазвичай його термін дії – 1 рік, але бувають і короткострокові варіанти, однією місяць).

У верхній частині обкладинки заповнювач пише повну назву організації, код документа по ОКУД (для типової міжгалузевої форми №8 це 0345008, він одразу вписаний до бланку), код за ДКПО.

Таблиця, яка розміщується на другому аркуші журналу, містить стовпці. Кожен із цих стовпців передбачає зміст такої інформації:

  • Номер дорожнього листа. У документі прийнято наскрізну нумерацію. Усі записи виробляються у хронологічному порядку.
  • Коли було видано дорожній лист (дата).
  • Інформація на водія: ПІБ прописом, якщо є табельний номер.
  • Цифри гаражного номера машини.
  • Підпис водія як гарантія того, що дорожній лист отримано.
  • «Автограф» диспетчера, який прийняв дорожній лист із відмітками, а також інші документи про поїздку (ці дані вказуються у примітці).
  • Бухгалтер підпис. Ставиться після того, як дорожній лист надійшов у бухгалтерію.
  • Примітка. Ця графа призначена для даних, які є важливими для видачі або прийняття дорожніх листів. Там вказуються позначки (або їх відсутність) на документах, виправлення, фізичні властивості паперу, що надійшов, та ін.

Другий аркуш журналу може тривати скільки завгодно довго. Головне, щоб занесені до нього дорожні листи мали належний термін видачі. Співробітник не має права вносити до журналу неактуальні або свідомо неправдиві відомості.

Щодо терміну зберігання, то, згідно з існуючими нормами, журнал видачі дорожніх листів зберігається не менше 5 років.

Важливий момент! До журналу видачі дорожніх листів має бути внесена інформація про всі видані документи. Якщо дорожній лист не зареєстровано, то бухгалтерія не має права його приймати.

Хто заповнює

Автоматично відповідальним за ведення журналу спочатку призначається керівником організації. Але в переважній більшості випадків він довіряє цей обов'язок своїм підлеглим. Зробити це можна двома шляхами:

  • Через трудовий договір (прописавши це як прямі обов'язки певного співробітника).
  • Окремим наказом. Документ називатиметься «Наказ про призначення відповідального за ведення журналу видачі дорожніх листів». Він складається у вільній формі. Головне, щоб на ньому були підпис керівника, реквізити організації, дані про співробітника, що призначається, і його підпис на знак згоди зі змістом.

Жодної спеціальної підготовки для ведення журналу призначеному працівнику проходити не потрібно.

Законодавча база

Бланк і зразок заповнення, що додається, – це типова міжгалузева форма №8, яка була прийнята Постановою №78 Держкомстату 28 листопада 1997 року. Вона довгий час була в ходу, та й зараз не втратила своєї актуальності.

Проте з 2013 застосування саме такого бланка стало необов'язковою процедурою. Кожна організація має право самостійно вибирати, який із форм для позначки видачі дорожніх листів вона користуватиметься.

Організація навіть може вносити зміни до існуючих форм документів для власної зручності. Головне, щоб ці дії підтверджувалися окремим наказом керівника з підписом та печаткою, а також були зазначені в обліковій політиці компанії.

Якщо використовувати типову форму, то такі заходи не знадобляться. Крім того, типова форма журналу відповідає всім вимогам, які до неї застосовуються. Вносячи зміни до граф, що заповнює ризикує зіткнутися з ситуацією порушення трудового чи податкового законодавства. З цих та інших причин форма №8 залишається в ході.

Можливі доповнення

Оскільки журнал застосовується досить давно, ряд компаній доповнили графи власними. Практика показала, що зручно вносити до цього журналу також:

  • Маршрут автомобіля, яким він буде рухатися. Деякі вказують просто точку прибуття.
  • Які вантажі доставляє тс.
  • Пробіг.
  • Витрата палива, яке сталося в результаті поїздки та ін.

Звичайно, всі ці дані заповнюються лише після повернення дорожнього листа або навіть після його надходження до бухгалтера організації. Хоч би які зміни вносилися до існуючої форми, вони мають бути підкріплені окремими наказом керівника.

Журнал видачі дорожніх листів є одним із первинних документів, що підтверджують витрати організації чи ІП на паливо. Якщо юридична особа обрала систему оподаткування, при якому враховуються витрати, цей документ є особливо важливим при розрахунку належних з організації податків.

Кожна організація, у якій у службовому користуванні є транспортні засоби, повинна вести облік руху дорожніх листів, що видаються. Для цього передбачено спеціальну форму, яка так і називається - "Журнал обліку руху дорожніх листів". Про те, як має виглядати цей документ та як заповнити його без помилок, розповість сайт

Організації та підприємці, які надають транспортні послуги або просто використовують у роботі службові автомобілі, зобов'язані регулярно реєструвати всі оформлені дорожні листи у спеціальному журналі. Це визначено статтею 6 Федерального закону від 08.11.2007 № 259-ФЗі наказом Мінтрансу від 18.09.2008 № 152. Форму журналу обліку руху дорожніх листів затверджено досить давно постановою Держкомстату РФ від 28.11.1997 N 78. За ці двадцять років жодного разу не змінювалися ні сама форма № 8, ні порядок її ведення. Хоча на заповнення дорожніх листів законодавці вносили поправки жодного разу, останні з яких припали на початок 2019 року. Крім форми № 8, постановою Держкомстату було затверджено ще кілька форм, призначених для видачі відповідних дорожніх листів (для вантажних та легкових автомобілів, а також автобусів). Про них йтиметься в іншій статті, а зараз ми зупинимося докладніше на обліковій документації первинного типу, призначеної для контролю за рухом дорожніх листів, виданих водіям, а також здаванням відпрацьованих листів назад до бухгалтерії організації.

Що являє собою журнал обліку руху дорожніх листів

Застосування такого облікового документа має відразу кілька переваг, які роблять використання журналу корисним навіть для тих фірм, які не зобов'язані це робити. Зокрема, він дає можливість контролювати своєчасність та порядок оформлення путівок та більш оперативно перевіряти списання паливно-мастильних матеріалів. Типова міжгалузева форма № 8(ОКУД 0345008) є зшиті у вигляді книги листи, на яких нанесена таблиця з дев'яти колонок. Кожна організація може розробити та використати свою форму цього документа, оскільки його бланк є рекомендованим та обов'язковим. Розробка своєї таблиці дозволить розташувати колонки у зручному порядку, прибрати непотрібні дані та додати актуальні. У типовому бланку, зокрема, вказується:

  • номери дорожнього листа та дати його видачі;
  • табельний номер та ПІБ водія транспортного засобу;
  • гаражний номер транспортного засобу (вказівка ​​реєстраційного державного номера у типовій формі не передбачено, але його можна врахувати у своєму бланку);
  • підпис водія про отримання путівки;
  • підпис особи, уповноваженої на видачу та приймання путівки (диспетчера);
  • дата приймання листа та підпис бухгалтера;
  • графа для приміток.

Заповнювати журнал обліку дорожніх листів, завантажити типовий бланк якого можна наприкінці статті, необхідно в порядку, встановленому наказом Мінтрансу РФ від 18 вересня 2008 р., № 152. Цей порядок є єдиним всім користувачів транспортних засобів.

Журнал обліку дорожніх листів: зразок заповнення

У заповненні цієї типової форми зазвичай немає проблем. Записи можна робити від руки або заповнювати бланк на комп'ютері, а наприкінці дня роздруковувати листи для того, щоб усі уповноважені особи могли розписатися. У рукописному варіанті вести документ зручніше, якщо машин в організації багато, і диспетчер постійно видає та приймає путівки. Титульний лист документа, як завжди, повинен містити найменування організації, її ОКПО та період, на який заведено бланк. Жодних підписів та печаток на титульному аркуші проставляти не потрібно. Сторінки документа повинні бути пронумеровані, і їх кількість зазначена на задній стороні. Прошивати та завіряти печаткою бланк не обов'язково.

Усередині бланка достатньо заповнювати графи при необхідності. Ніякого підбиття підсумку при цьому не потрібно. Зразок заповнення типового журналу видачі дорожніх листів виглядає так:

Після того, як у журналі закінчаться вільні листи та графи, його слід зберігати в архіві організації не менше трьох років, після чого можна знищити.

Великі організації та індивідуальні підприємці, які використовують у своїй галузі різні види транспорту, призначеного для вантажних та пасажирських перевезень, зобов'язані видавати водіям своїх автомобілів дорожні листи.

Такий лист є первинним документом для контролю за витратою палива та фіксування кілометражу за маршрутом руху автомобіля. Видача передбачається раз на добу на початку робочого дня або зміни, або може видаватися на строк до одного місяця у разі тривалих відряджень, коли водій виконує свою роботу більше одного дня, про що в журналі повинна бути зроблена відповідна замітка.

Дорожні листи особливо необхідні у великих організаціях, що здійснюють пасажирські перевезення на рейсових автобусах, тролейбусах, трамваях та інших видах наземного та підземного транспорту, а також для фірм, що здійснюють транспортування великогабаритних та інших вантажів.

Що це за документ

В має бути представлена ​​наступна інформація:

  • особисті дані водія;
  • реєстраційний номер автотранспорту;
  • особисті дані власника автомобіля чи організації, якій належить транспортний засіб;
  • витрати на паливо (покази спідометра);
  • початкові та кінцеві точки маршрутів;
  • їх загальна протяжність та кілометраж.

У разі виникнення аварій на дорогах або інших правопорушень, вчинених водієм, він також зобов'язаний надати співробітнику ДІБДР крім інших документів свій дорожній лист для внесення до нього інформації про правопорушення.

Оформлення листа має відбуватися незалежно від того, чи є транспортний засіб власністю організації, чи автомобіль належить водієві, але використовується ним у службових цілях.

При перевезенні об'ємних вантажів, що вимагають ліцензії, необхідно заповнити графу «ліцензійна картка», а також вказати номери товарних накладних відповідно до вантажу, що перевозиться, особливо якщо він становить матеріальну цінність. Наприкінці робочої зміни заповнений дорожній лист передається диспетчеру, який має зробити запис у журналі із збереженням заповненого бланка «путівки».

У міру заповнення, передбаченого внутрішнім розпорядком організації, журнал необхідно передавати для перевірки бухгалтеру. Для цього у журналі обліку є виділена графа для позначок здачі документації до бухгалтерії.

У разі відсутності особи, відповідальної за ведення журналу, можливе укладання договору із сторонніми організаціями, що займаються технічним обслуговуванням транспорту перед виїздом на лінію або надають послуги стоянки транспортних засобів. У договорі прописується відповідна інформація про співпрацю сторін для запобігання спірним ситуаціям, що стосуються питань звітності.

Подивитися як здійснюється облік аркушів у програмі 1С можна на наступному відео:

Порядок заповнення

Уніфікована форма №8журнал обліку, затверджений Держкомстатом, є типовим для всіх організацій і складається з обкладинкової частини та таблиці з графами, що належать до заповнення. При необхідності журнал прошивається, а листи пронумеровуються.

На титульному аркуші журналу вказується назва організації та дата початку його заповнення, а також за необхідності інші реквізити організації, такі як ІПН, ОГРН та інше. На зворотному боці він має бути скріплений печаткою та підписами керівника та головного бухгалтера. У відповідних графах зазначаються прізвища та посади осіб, які відповідають за ведення та оформлення журналу, та їх підписи.

Таблична частина складається з 9 колонок:

  1. Порядковий номер дорожнього листа.
  2. Дата видачі.
  3. Особисті дані водія.
  4. Табельний номер.
  5. Гаражний номер водія та марка автомобіля.
  6. Підпис про отримання листа водієм.
  7. Підпис диспетчера та дата прийому дорожнього листа та інших документів водія.
  8. Підпис бухгалтера та дата прийому аркуша.
  9. Примітка.

У журналі необхідно вказувати інформацію про всі видані дорожні листи незалежно від їх форми. Порядкові номери бланків мають бути наскрізними.

Незважаючи на типову форму журналу, законодавство дозволяє розробку та ведення свого журналу обліку та додавання до нього нових пунктів, які організація вважатиме за потрібне, але за умови, що пункти, зазначені у затвердженій формі, повинні бути наведені в обов'язковому порядку. Це необхідно враховувати для дотримання правил проведення розрахунків між компанією та замовником, а також для контролю роботи, що виконується водієм, та розрахунку заробітної плати.

Ведення журналу дуже вигідно великим підприємствам, оскільки після подання звіту до податкових органів дана інформація дозволяє суттєво скоротити податкові виплати організації.

Якщо журнал заповнений неправильно з низкою виявлених помилок, всі витрати на паливно-мастильні матеріали під час проведення перевірки податковою службою будуть визнані недійсними.

Оскільки дорожні листи та журнал обліку їх руху є первинними документами, з метою дотримання норм бухгалтерського законодавства подібна документація має зберігатися в архіві не менше ніж п'ять років. Ці норми передбачені для документів як на паперових, так і на електронних носіях. Багато організацій з великим штатом водіїв спочатку оформляють журнал в електронному вигляді, що заощаджує час, оскільки заповнення дорожніх листів та ведення журналу вручну – справа досить трудомістка.

Де у 2017 році завантажити актуальний бланк журналу обліку руху дорожніх листів за формою №8? Чи змінилася форма цього журналу. Наведемо актуальні на 2017 рік бланк та зразок заповнення журналу.

Чи обов'язково вести журнал

Автотранспортні компанії, а також інші організації та індивідуальні підприємці, що експлуатують автотранспортні засоби, витрати, наприклад, на бензин, повинні підтверджувати виправдувальні документи. Основними документами первинного обліку, що визначають показники роботи транспортних засобів, є дорожні листи. Також дорожні листи служать для нарахування заробітної плати водіям та здійснення розрахунків за перевезення вантажів. Див.

Зауважимо, що якщо ви надаєте послуги з окремих договорів перевезення, то на вимогу Мінтрансу маємо вести журнал реєстрації дорожніх листів. Наприклад, за уніфікованою формою № 8. Це передбачено пунктом 18<Обязательных реквизитов>, затв. Наказ Мінтрансу РФ від 18.09.2008 N 152.

Якщо ви платними перевезеннями ви не займаєтеся і, наприклад, своїм транспортом забираєте товар у продавця, то вести журнал не зобов'язані. Однак варто визнати, що журнал він зручний для внутрішнього контролю за рухом аркушів. Ви завжди можете визначити, кому і який дорожній лист виданий, а також чи зданий він в термін в бухгалтерію. Це важливо для своєчасного розрахунку та обліку витрат на ПММ, зокрема, у 2017 році.

Журнал призначений контролю за рухом дорожніх листів. По ньому можна простежити, кому з водіїв і коли видали дорожні листи, і чи вчасно їх здали в бухгалтерію.

Форма журналу: своя чи державна

Для контролю руху виданих дорожніх листів в організації може вестись журнал обліку руху дорожніх листів за формою 8, затвердженої постановою Держкомстату РФ від 28.11.1997 № 78. Проте хочемо акцентувати увагу, що з 1 січня 2013 у зв'язку з набуттям чинності ФЗ «Про бухгалтерський облік» від 06.12.2011 № 402-ФЗ уніфікована форма перестала бути обов'язковою.

Організація або ІП мають право розробити свою форму журналу або доповнити необхідною інформацією уніфіковану, за умови, що всі пункти уніфікованої форми обов'язково будуть збережені.

Як правило, журнал оформляється на період не більше 1 року, проте за потреби цей період можна скоротити до 1 місяця. Журнал дорожніх листів є первинним документом, і термін його зберігання не менше 5 років.

Приклад журналу

Перейдемо до документів та прикладів. Для початку ви можете рухати дорожні листи № 8.

Алгоритм заповнення журналу простий і зводиться до наступного: до журналу обліку видачі дорожніх листів вноситься інформація про всі видані організацією дорожні листи. Яких-небудь винятків у цьому випадку не передбачено. Журнал має наскрізну нумерацію та ведеться у хронологічному порядку. Після того, як журнал повністю заповнений, він прошивається, скріплюється печаткою та підписом керівника.

Ведення в електронному вигляді

У законодавстві немає жодних заборон на ведення журналу обліку руху дорожніх листів в електронному вигляді. Ви можете вести журнал електронному у будь-якому зручному вигляді: в Excel, 1С, хмарній програмі тощо. При цьому бажано, щоб цей журнал, за потреби, можна було роздрукувати.

  • на дату видачі дорожнього листа водієві;
  • на дату приймання дорожнього листа водія;
  • на дату здачі дорожнього листа до бухгалтерії.

Власники автотранспортних підприємств часто ставлять питання про журнал обліку дорожніх листів: чи обов'язково вести його у 2019 році. В якому вигляді він повинен бути і де краще скачати зразок журналу обліку дорожніх листів. Власники знають, будь-яке підприємство, на балансі якого перебувають легкові чи вантажні автомобілі, має фіксувати їх рух. Тому часто запитують і зразок книги реєстрації дорожніх листів. Про те, як організувати облік та як правильно фіксувати рух, докладно розглянемо нижче з можливістю завантажити безкоштовно журнал обліку видачі дорожніх листів 2019р.

Для чого потрібен журнал обліку видачі водіям дорожніх листів

Оскільки платникам податків дозволено списувати частину виробничих витрат, організаціям потрібна документація, що підтверджує витрати на рух та витрати активів. У транспортній сфері одним із таких первинних документів є дорожній лист. Вся інформація, що стосується маршруту поїздки, водія, використовуваного транспортного засобу, перевезення вантажів або пасажирів, має містити журнал обліку дорожніх листів 2019 та попередніх років. Виходячи з норм Федерального закону від 08.11.2007 № 259-ФЗ «Статут автомобільного транспорту та міського наземного електричного транспорту» та «Обов'язкових реквізитів та порядку заповнення дорожніх листів», затверджених Наказом Мінтрансу від 18.09.2008 № 152, цей документ всім власників транспортних засобів. Крім цього, в окремому журналі повинен проводитися облік дорожніх листів.

Зразок заповнення журналу обліку дорожніх листів

Крок перший. Титульний лист

Завантажити зразок журналу реєстрації дорожніх листів 2019 р. Титульний лист.

При заповненні титульного листа журналу обліку вказується найменування та форма власності організації, форма ОКПО, обов'язково вказується місяць і рік (період) ведення журналу. Друкувати не потрібно.

Приклад заповнення титульного листа журналу

Крок 2. Основна частина

Спеціально, щоб враховувати рух дорожніх листів, було розроблено форму № 8 (код за ОКУД 0345008), покликану уніфікувати необхідні дані. Вона затверджено Постановою Держкомстату РФ від 28.11.1997 № 78. Однак у законі про бухгалтерський облік № 402 від 06.12.2011 прописано, що застосування форми № 8 не є обов'язковим. Організація має право самостійно створити зразок книги обліку дорожніх листів за умови, що в ній буде відображено всю необхідну інформацію.

Завантажити журнал обліку руху дорожніх листів, форма 8

У таблицю мають бути вписані:

  • номер та дата, коли видано дорожній лист;
  • дані про водія, його табельний номер;
  • гаражний номер транспортного засобу (зазвичай він присвоюється в державних установах, а приватні компанії цього не роблять, тому не заповнювати цю колонку).

Пункт призначення та іншу інформацію прописують у стовпці Примітка.

Ця обов'язкова інформація повинна міститися, навіть якщо організація самостійно визначала, як має виглядати дорожній лист та журнал обліку.

Завантажити журнал обліку дорожніх листів, форма 8 (2019) можна в нашій статті. Приклад заповнення табличних даних.

Крок 3. Завершення оформлення

Записи у формі підтверджують одразу три працівники:

  • водій;
  • той, хто заніс відомості (наприклад диспетчер);
  • а також бухгалтер, який одержав документ.

Зразок журналу видачі дорожніх листів 2019 р. Завершення оформлення путівки:

Періодичність ведення

Наведений зразок журналу видачі дорожніх листів 2019 р. складався з розрахунку на місяць та кожного разу на новій сторінці. Але організації та ІП можуть робити інакше: уточнювати періоди, за які ведеться облік, та заповнювати його, не залишаючи порожніх рядків.

Законодавство дозволяє видавати водіям документи на подорож до 1 місяця. Якщо за цей час транспортним засобом користуватиметься не один, а два водії, то дозволяється видавати кожному працівникові свою «путівку» на рух.

У такому разі за фактом їх повернення у форму обліку вписуються всі документи, що надійшли бухгалтеру. При заповненні реєстру більшість інформації при цьому буде однаковою, але це не страшно.

Де купити

У продажу є готові книжечки, щоб контролювати рух транспортних засобів. Сторінки такого журналу обов'язково мають бути пронумеровані.

Коли він закінчиться, його необхідно підписати як мінімум двом відповідальним співробітникам:

  • тому, хто його вів;
  • директору чи бухгалтеру.

Ті самі вимоги до роздрукованого реєстру. Завантажити безкоштовно журнал видачі дорожніх листів можна за посиланням у статті. Якщо він заводиться на місяць, то обов'язково наприкінці періоду його треба пронумерувати, прошнурувати та підписати.

Термін зберігання

У законі немає вказівок на те, скільки часу треба зберігати такий реєстр, чи він роздрукований чи куплений у магазині. На підставі дорожніх листів та їх руху складається зарплата водіїв, податок та база виробничих витрат. Подібні первинні документи, відомості про які заносяться до журналу обліку, зберігаються в організації щонайменше 5 років. Очевидно, що й сам реєстр повинен зберігатися стільки ж.

До того, як його знищити, важливо переконатися, що термін зберігання останнього облікового документа ще не минув. Інакше при необхідності ви не зможете підтвердити наявність та ведення контролю. Завантажити безкоштовно журнал подорожей на наступний період можна на нашому сайті.