Ефективне планування робочого часу на підприємстві. Ефективне планування робочого часу на підприємстві Основні принципи планування регулярність пріоритетність

Планування робочого часу не просто набір красивих слів, а система знань, здатна принести користь як на індивідуальному рівні, так і в масштабах цілого підприємства.

Ви дізнаєтеся:

• Що дає раціональне планування робочого часу на підприємстві.
• Які існують методи планування робочого часу.
• Які є правила ефективного планування робочого часу.

Не секрет, що на ефективність роботи організації не в останню чергу впливає віддача від щоденної праці персоналу з управління. Відсутність сучасних прийомів і методів праці, відмова від вдосконалення робочого індивідуального стилю керівником і його підлеглими призводять до того, що труднощі в налагодженні роботи такого колективу стають аксіомою.

Компоненти, що визначають, наскільки керівник готовий до успішної діяльності, досить прості. Це його навички, вміння, професійні знання і, звичайно, особисті якості. Проте не варто скидати з рахунків аналіз причинно-наслідкових чинників, що викликають проблеми і труднощі, а також прагнення до їх подолання і підвищенню якості своєї роботи. Тут на допомогу приходить раціональне використання керівником робочого часу, простіше кажучи, його планування. Адже воно покликане усунути дефекти щоденного трудового процесу.

Ефективність планування робочого часу базується на цілях діяльності в залежності від їх тривалості: короткострокові та довгострокові. Така основа управління не вимагає додаткових зусиль, оскільки всі зазначені дії і заходи отримали свої граничні терміни в ході процесу організації.

У цілей, поставлених керівником, є дві функції: визначати необхідні для їх реалізації дії і стимулювати їх виконання. Коли керівник ставить перед собою чітке завдання, його вчинки знаходять свідомість в його здійсненні. Цілепокладання є якоюсь рушійну силу, що заряджає діяча енергією аж до самого досягнення результату.

Щоб планування балансу робочого часу було максимально результативним, керівник повинен вдатися до тактики «періодів планування» (ними можуть бути різні часові проміжки: рік, місяць, тиждень, день). Особливість полягає в індивідуальності кожного такого діапазону, що має на увазі створення окремих планів, які б відображали відповідний часовий відрізок.

Таким чином, головним позитивним акцентом правильного планування вільного часу стає виграш самого часу. Керівник знайде можливість ефективної та плідної досягнення охарактеризованих робочих цілей, а часу витратить при цьому якомога менше. В організації індивідуальної роботи роль планування складно переоцінити: адже воно допомагає підготуватися до виконання поставлених цілей і структурувати час, відведений для роботи.

Як делегувати завдання, щоб зберегти 25% робочого часу: чек-лист

Щоб впоратися з величезним потоком інформації і розвивати бізнес, важливо розпоряджатися часом раціонально і не розтрачувати сили на рутинні справи. Для цього потрібно правильно делегувати завдання підлеглим і проконтролювати їх виконання.

Перевірте по чек-листу, який підготувала редакція журналу «Комерційний директор», чи правильно ви розпоряджаєтесь робочим часом або робите помилки в делегуванні завдань і засиджується на роботі.

Методи планування робочого часу

принцип Парето

Вільфред Парето (1848-1923) сформулював принцип, згідно з яким в рамках певної групи об'єктивна значимість деякої малої частини буде значно вище її відносного ваги в цій групі. Парето в своїй моделі використовував формулу 80/20, яка стала застосовуватися повсюдно.

• Від 20% проданих товарів можна отримати 80% прибутку.
• 80% товарів, що залишилися принесуть тільки 20% прибутку.
• 20% помилок провокують 80% втрат.
• 80% інших помилок провокують 20% втрат.

Не обійшли стороною цей принцип і любителі планування робочого часу. Якщо спроектувати його на роботу менеджера, то результат буде таким: для досягнення 80% результатів потрібно затратити лише 20% робочого часу. Решта ж частка витраченого часу приносить лише 20% від загального результату.

Мовою трудового процесу це буде означати, що легка і приємна робота, на яку витрачається мінімум сил, але пристойну кількість робочого часу, не повинна стояти в пріоритеті. Починати діяльність необхідно з максимальним урахуванням важливості кожного завдання. На першому місці планування роботи повинні стояти життєво важливі питання.

Для повної імплементації принципу Парето в питаннях раціонального планування та обліку робочого часу потрібно проаналізувати всі завдання на предмет відсотка їхнього внеску в загальний результат, а також розподілити їх по АВС-категоріям.

АВС-планування

В основі ABC-аналізу лежить досвід, який демонструє, що частки справ більшою і меншою мірою важливості найчастіше приблизно однакові. Букви А, В і С використовуються для розподілу значущості завдань щодо реалізації цілей на три класи. Цей принцип сподобався багатьом менеджерам.

Ви також можете застосовувати цей аналіз в плануванні використання свого робочого часу. Головне - пам'ятати, що розподіляти робочий час потрібно щодо важливості завдань, а не їх трудомісткості і ваги в загальному плані діяльності.

АВС-аналіз виходить з досвіду, що базується на трьох китах.

• Завдання категорії А (найбільш важливі) отримують 15% від загальної маси завдань менеджера. Незважаючи на невисокий відносна вага в плануванні, вони вносять вклад у досягнення цілей в розмірі 65%.
• Завдання категорії В (важливі) складають приблизно 20% від загального показника завдань, а їх важливість оцінюється теж в 20%.
• Завдання категорії С (як найменш важливі): їм відводиться близько 65% від загальної цифри, проте їх важливість мізерна - всього 15% відносного ваги.

Відповідно, при плануванні робочого часу АВС-аналіз загострює свою увагу на початковому виконанні завдань з категорії А, оскільки левову частку ефективності кінцевої робочої діяльності приносять саме вони. Далі в порядку черги стоять питання з групи В, внеском яких у кінцевий результат теж не варто нехтувати. І наостанок вже можна вирішувати, що робити з рештою завданнями категорії С: вносити в планування свого робочого часу або делегувати.

Принцип Ейзенхауера в плануванні робочого часу

Матриця Ейзенхауера (пріоритетів) заслужила широке визнання в якості інструменту планування особистого і робочого часу.

Вона складається з чотирьох полів (квадрантів), де кожному з них відповідає певна категорія завдань. Категорії будуються на основі двох принципів: важливості і терміновості. Їх співвідношення найкраще продемонстровано наочно на малюнку нижче.

Квадранти заповнюються тільки в тому випадку, якщо вносяться до них справи відповідають певному полю. Щоб повністю зрозуміти принцип роботи цієї матриці, потрібно визначитися з завданнями, які відповідають кожному квадранту. Варто пам'ятати, що матриця буде ефективна тільки для завдань протягом дня або іншого невеликого проміжку часу.

1. Квадрант 1: Важливе і термінове

Серцем матриці Ейзенхауера є саме перший квадрант, оскільки таїть у собі головний секрет - його залишають порожнім. Це буде говорити про те, що людині властивий навик ефективного планування робочого часу для досягнення цілей.

Наявність справ, які претендують на перший квадрант, свідчить про постійні авралах в житті і роботі таку людину. Отже, людина не звик до розподілу своїх справ і обов'язків, а замість цього відтягує все, що може, до останнього моменту. І, коли терміни підтискають, приймається за роботу.

Зрозуміло, найкраще запобігти можливим ситуації, якщо обдумати все заздалегідь. Адже є загальновідомий принцип, згідно з яким усувати наслідки завжди складніше, ніж передбачити всі можливі неприємності. У разі, якщо такі справи можуть бути виконані іншими людьми, їх коштувати передати.

1. Квадрант 2: Важливе і неcрочное

У плануванні свого робочого часу Ейзенхауер визначав найбільш важливими справами завдання з другого квадранта. Якщо виконавець послідовно виконує своєчасно вміщену в даний квадрант завдання, то він може собі дозволити витратити на неї стільки часу, скільки буде необхідно. Його не переслідуватимуть суєта, поспіх і різні негативні наслідки. Це дуже схоже на прийом у лікаря: як профілактичний огляд офтальмолога запобіжить більш серйозні проблеми із зором, так і правильно вибраний час для роботи над звітом дозволить уникнути термінових нічних переробок.

Планування і облік робочого часу в рамках другого квадранта складають так, щоб досягти особистих цілей працівника.

І хоча над трудящими не варто дамоклів меч у вигляді терміновості роботи, що дозволяє зосередитися на якості праці, не варто забувати, що терміни все одно є, і за ними потрібно стежити, оскільки невдача з виконанням завдання другого квадранта автоматично переносить її в перший. А цей результат загрожує наслідками для планування особистого часу.

1. Квадрант 3: Термінове і неважливе

Тип справ, відповідний третього квадранта, не дозволяє сконцентрувати увагу на більш важливих справах через свою терміновості. І такі справи легко сплутати зі справами з першого квадранта. Однак варто провести межу між терміновим і важливим, оскільки ці поняття не синонімічні. Є простий спосіб такого визначення: необхідно поставити собі питання, наближає чи є та чи інша задача до виконання заданої мети. Зазвичай справи з квадранта отримують негативну відповідь.

Найчастіше в цей квадрант вносять побутові питання: хімчистка одягу в кінці сезону, допомога сусідам в терміновому справі, що не важливі зустрічі і переговори. Є й інший приклад - ремонт комп'ютера, але тут варто бути гранично уважним: якщо ця техніка потрібна для роботи, то її ремонт стане завданням першорядної важливості (тобто першого квадранта), а якщо використовується тільки для розваги, то саме місце цієї проблеми в третьому квадраті.

Справи даного квадранта не тільки не вписуються в планування робочого часу, але навіть відволікають від головних цілей і відбирають цінний час. Краще за все не приділяти їм увагу, якщо є така можливість. Як же визначити важливість завдання для себе? Дуже просто. Слід поставити собі питання: «Що трапиться, якщо я цього не виконаю?»

1. Квадрант 4: Неважливо і нетермінове

До даної категорії зараховують справи нашого побуту, які не мають ніякого відношення до роботи: соціальні мережі, форуми, серфінг в інтернеті, комп'ютерні ігри, перегляд серіалів. Так, така діяльність безумовно приємна, але вона не є обов'язковою.

В цілому ця активність значно знижує продуктивність робочого дня, Ейзенхауер називав справи з цієї категорії «пожирачами особистого часу».

Взяти, наприклад, серіал тривалістю в 200 годин - в перерахунку вийде цілий тиждень убитого часу, яке можна було реалізувати з куди більшою користю.

Тому необхідно виявити свої особисті пожирачів і прагнути до жорсткого контролю над ними шляхом планування не тільки робочого, але і особистого часу.

Є в цьому квадраті і рутинні справи, для багатьох не настільки приємні: скажімо, миття посуду, прибирання, приготування їжі. Тут теж варто шукати компроміс з тими людьми, з якими проживаєш в одному будинку, для планування рівномірного навантаження.

Здоровий пофігізм: інструкція для тих, хто не вірить в тайм-менеджмент

Інструкція, яку підготувала редакція журналу «Комерційний директор», розповість, як знайти гармонію в житті навіть в безвихідних ситуаціях, пояснить, від яких установок, нав'язаних суспільством і ЗМІ, потрібно терміново позбутися, і підкаже, що робити, якщо вам не вистачає і доби , щоб впоратися з роботою.

Таблиця планування робочого часу

Наведемо простий приклад в формі таблиці.

вівторок		підзадача	коментар
	Перевірити список справ
	Поїздка на роботу
	Телефонні дзвінки		Добрати номера двох контактів з робочою електронної пошти
	написання статті	аналіз матеріалів
	написання статті	Переклад додаткових матеріалів з іноземної мови і набір основного тексту	Не забути оформити виноски на джерела і виправити дефіси на тире
	Похід до редактора
	нарада
середа

Даний приклад наочно демонструє принцип побудови робочих планів. При необхідності таблиці можуть бути більшої глибини, з розширеним простором для приміток. Не важливо, яка програма буде застосована для реалізації, скажімо, індивідуального планування робочого часу керівника / фахівця. Таблиця -засіб універсальне, її можна намалювати навіть на простому папері. Що дійсно важливо - вміти адаптувати її під себе, свої завдання і цілі, і визначити, для яких часових інтервалів вона буде використовуватися: по днях, тижнях, місяцях.

Як відбувається планування фонду робочого часу

Початковий етап планування полягає в аналізі вихідних параметрів системи - наявності активності щодо поліпшення фонду робочого часу (ФРВ) і її напрямків. Далі слід відповідь на питання: на кому лежить відповідальність за дану активність (фахівцях, службах) і її планування? Наскільки враховується робочий час? Чи здійснюється спостереження за витрачанням робочого часу? Розкриваються чи резерви ФРВ? Чи проводяться заходи, спрямовані на зменшення втрат робочого часу на етапі планування? Які методи для цього використовуються?

Наступний етап - аналіз застосування ФРВ. В його рамках вивчають динаміку вироблення робочих (з прив'язкою до часу - годинна, денна, річна) і виявляють впливають на неї фактори; аналізують стан ФРВ і визначають незадіяні можливості для зниження окремих видів неявок; опрацьовують дані спостережень з експлуатації фонду робочого часу та ін. Детальніше про методики аналізу використання фонду робочого часу можна дізнатися з навчальної та методичної літератури.

Інформаційну базу здійснення аналізу ФРВ становлять дані статистичного і табельного обліку робочого часу; зведення первинного обліку (листок про просте, понаднормової зайнятості, про усунення шлюбу); самофотографии і фотографії робочого часу; дані опитувань і анкет.

В ході аналізу досліджується застосування всього ФРВ і його складових частин - цілоденного і внутрисменного фондів в рамках різних рівнів підприємства (структурних підрозділів, підприємства в цілому, професій і груп). Такий підхід дає можливість виявити «вузькі місця», яким слід приділити увагу в першу чергу. Результат аналізу - оцінка резервів поліпшення використання ФРВ і відповідно підвищення ефективності планування робочого часу.

Отримані результати використовуються для планування корисного фонду робочого часу. Даний захід включає в себе підготовку планового бюджету балансу, порівняння його складових з нормами підприємства, а також економію робочого часу на непродуктивні витрати. Методи розподілу балансу робочого часу отримали гідне освітлення в навчальних матеріалах і посібниках.

Планування і аналіз робочого часу знайшли специфічні риси в умовах ринкової економіки. Наприклад, адміністративні відпустки примусового характеру є вигідними для підприємства з точки зору його витрат. Неповний робочий час втратило свій статус резерву.

У плануванні ФРВ актуальним стає диференційований підхід для постійних співробітників з повною ставкою, тимчасових працівників; в режимах часткової зайнятості.

З метою найбільш ефективної організації і планування робочого часу на підприємстві проводяться спеціальні заходи: соціально-економічні, організаційно-технічні та лікувально-профілактичні. Вони відображаються в різних організаційно-технічних планах, плануванні удосконалення умов праці та ін. Залучення зовнішніх учасників потрібно обговорити з органами місцевої влади і тільки потім вносити їх в планування діяльності. Будь-який захід має бути ресурсозабезпечення.

Як правильно здійснити планування робочого часу

Правило 1. Вставати в один і той же час

Ця початкова стадія будь-якого планування дуже дисциплінує і сприяє припливу сил.

Правило 2. Позитивний настрій на початку дня

Працюйте над своїм настроєм щоранку, адже воно сильно впливає на рішення поставлених завдань для досягнення цілей. Для цього можна задати собі три питання:

• Яким чином «сьогодні» наблизить мене до успіху?
• Що слід зробити мені, щоб сьогоднішній день подарував якомога більше радості?
• Що варто зробити в цей день, щоб підтримати своє здоров'я?

Відповідь на ці питання і створення позитивної мотивації часто не перевищують двох хвилин. Дайте їх собі перед початком виконання стандартної ранкової діяльності.

Правило 3. Правильний початок дня

Запорука гармонійного ранку - міцний нічний сон і гарний сніданок. Але багато хто ними жертвують, відмовляючись браком часу. Однак обидві місії вимагають всього лише розстановки пріоритетів на етапі планування добового режиму - по суті, потрібно просто розподілити свій час таким чином, щоб раніше лягти спати.

Правило 4. Враховуйте такі фактори, як втома, при плануванні робочого дня

Багато відчувають, що їх трудова продуктивність весь день змінюється, як синусоїда. Це не залежить від добових біоритмів - від того, «жайворонок» ви або «сова». Варто з'ясувати свої особисті періоди підйому активності і розмістити в плануванні діяльності найважливіші справи на цей добовий інтервал. Щоденного рутинного праці, який не має особливої \u200b\u200bважливості, краще приділити післяобідній час.

Правило 5. Робіть перерви вчасно

Одним з основних правил планування робочого часу вважається невеличкий перепочинок, оскільки він дає можливість організму відновити сили і повернути увагу для роботи. Обов'язково робіть короткочасні перерви в роботі, тривалість і частоту встановлюйте самі. Пам'ятайте про регулярність.

Правило 6. Доводите розпочате до кінця

Намагайтеся не стрибати в роботі і доводите розпочату справу до логічного завершення. Чи не відволікайтеся на більш дрібні справи, адже вони крадуть робочий час. Пам'ятайте, що, повертаючись кожен раз до вже початої справи, доведеться повторювати старі дії, а це позначиться на балансі планування особистої активності.

Правило 7. Знаходьте корисне застосування вільного часу

Прагніть заповнювати всі невраховані проміжки в своєму розкладі (очікування в черзі, неінформативне нараду) корисною діяльністю. Її сутність визначайте самі, поставивши собі запитання: «Чим я можу заповнити ці хвилини, щоб отримати максимальну користь?»

Правило 8. Дотримуйтеся принципу 70/30

Заносити в щоденник потрібно тільки 70% свого робочого часу. В іншому випадку, навіть розписавши свій робочий день на 100%, ви не отримаєте гарантій, що всі завдання будуть виконані, навіть більше: багато дій не співпадуть з розкладом. Мета планування робочого часу за цим принципом - збереження нервової системи від перевантажень, запобігання відчуття себе машиною і ув'язнення в жорсткі рамки.

Правило 9. Увечері складайте план справ на завтра

Планування справ на завтрашній день робіть в кінці дня сьогоднішнього і робіть його в формі письмового списку - так точно не нічого не пропустіть. Краще встановити важливість справ заздалегідь і розподілити по колонках. Це дасть можливість зосередити увагу на необхідних завданнях, а менш значущі можна буде і посунути в разі виникнення форс-мажору.

Правило 10. Знаходьте в кожній годині час для відпочинку

Непорушне правило для кожного. Чим частіше ви зможете знаходити час для відпочинку, тим продуктивніше будете потім працювати. У цей період можна навести порядок на робочому місці, в будинку, помити посуд, почитати журнал чи книжку, прогулятися на свіжому повітрі, допомогти оточуючим. Якщо ви не можете робити це стихійно, піддайте і ці дії планування.

Правило 11. Реалістично підходите до своїх можливостей

Чи не завалюйте себе більший обсяг роботи, вважаючи, що вам будь-які гори по плечу. Підійдіть тверезо до оцінки власних сил і візьміть краще те, з чим гарантовано впораєтеся за день / тиждень / місяць, таке планування робочого часу буде більш ефективним.

Правило 12. Скориставшись предметом, повертайте його на місце

Такий підхід до предметів на столі і в кабінеті допомагає заощадити час надалі. Візьміть за правило, покористувавшись річчю, повернути її туди, де взяли. Встановіть певні місця для різних типів речей - папку для паперів, пенал для олівців, ящик столу або коробку для чеків.

Правило 13. Ведіть активний і здоровий спосіб життя

Здавалося б, навіщо потрібні працівнику офісу спорт, йога, фітнес, правильне харчування, гімнастика? Потім, що здорове тіло і добре самопочуття найкраще налаштовують на позитивну енергетику і готовність до високопродуктивної робочої активності, особливо після її якісного планування.

Правило 14. Займайтеся тим, що приносить вам задоволення

Кращий спосіб самоорганізації в плануванні і здійсненні професійної діяльності - відчувати почуття задоволення і любові до своєї роботи. Перевага його в тому, що мотивацію не доводиться витягати кліщами, вона приходить сама і в великому обсязі.

Планування і організація робочого часу керівника

Рада 1. Переглядати плани на день

Для цього можна скористатися АВС-аналізом або матрицею Ейзенхауера. Навіть десятихвилинна підготовка до робочого дня може заощадити до двох годин на добу. Використовуйте їх з ладу.

Порада 2. Формування блоків схожих справ

Постійно відволікати людину потрібно значно більше часу на роботу, ніж зібраному і захопленому. Це відбувається через необхідність чергового «розбігу» і «занурення», тобто повернення до трудової активності. Зекономити робочий час допоможуть блоки однотипних завдань: їх легше зафіксувати на етапі планування діяльності.

Порада 3. Виділяйте собі особистий час на роботі

Нерідко від прямих обов'язків відволікають візитери, підлеглі або клієнти по телефону. Всі вони створюють сильні перешкоди при виконанні дійсно важливих завдань, порушують баланс робочого часу. У зв'язку з цим не можна бути доступним для всіх і кожного протягом усього трудового дня - як в своєму кабінеті, так і в телефонному режимі. У процесі планування робочого часу майстри своєї справи організовують для себе проміжки, коли ніхто не буде їх турбувати. Ви теж можете скористатися їхніми коштами, наприклад встановити години прийому відвідувачів, скористатися автовідповідачем.

Рада 4. Відводьте обмежений час на кожну робочу задачу

Тривалість виконання певного виду роботи знаходиться в прямій залежності від наявного в розпорядженні часу. Планування підлягає навіть найдрібніше завдання: вчіться приділяти завданню рівно стільки часу, скільки знадобиться на її виконання. Наприклад, ділові переговори не варто затягувати, потрібно максимально обговорювати всі питання, що цікавлять, але не більше години. Зробити це можна за допомогою жорстких часових рамок і регламенту. Керуйтеся простим правилом: «Час - гроші», цінуєте і економте їх.

Рада 5. Використовуйте делегування

Жоден поважаючий свого часу діяч не повинен виконувати всі завдання самостійно. Цей підхід вже описувався в принципах і правилах планування робочого часу: все, що можна передати на виконання іншим особам (65% завдань, що пожирають час і сили, але не приносять вагомого результату), має бути їм делеговано. Це стосується не тільки допомоги співробітників, але і використання допомоги сторонніх агентств, організацій, консультаційних фірм.

Рада 6. дріб великі завдання на складові

Люди схильні ухилятися від великих або об'ємних завдань, всіляко затягувати їх виконання, тому що результат здається їм надто далеким. Цей факт свідчить про слабкі навички планування особистого часу, але його можна обійти. Справи, що дають максимально швидкий результат, подобаються практично всім. Це помітив ще Альберт Ейнштейн на прикладі рубки дров. Те ж саме можна зробити і з довгостроковими цілями і великими проектами: розділити їх на невеликі завдання, зайнятися їх плануванням, а потім методично виконувати протягом певного періоду часу (наприклад, по дві години в день). Через, скажімо, тиждень з'являться перші результати - буде досягнута мета першої частини проекту (відповідно до планування), це додасть сил і мотивації продовжувати роботу в цьому напрямку.

Рада 7. Визначайте собі особисті терміни для пріоритетних справ

Коли ви заздалегідь знаєте, які саме справи будуть пріоритетними для поточного місяця, їх можна відзначити в робочому календарі і сприймати в особистому плануванні справ нарівні з тими ж переговорами / нарадами. Таким чином, коли виникне необхідність внести на цю дату інший захід або дія, вона вже буде «заброньована», що зайвий раз нагадає вам про об'єктивну значущості поставленої задачі. Ця рада займає особливу цінність в питанні планування робочої діяльності.

Рада 8. Правильно організуйте робоче місце

В першу чергу це стосується порядку на робочому столі. На ньому слід залишати тільки ті документи, без яких неможливо обійтися у виконанні завдань категорії А. У цього дії є психологічне підгрунтя: порядок на столі допомагає порядку в думках, а зайві папери забирають час.

Рада 9. Намагайтеся, щоб інші не навішували на вас додаткові обов'язки

Часто керівники цікавляться і займаються всі новими справами, розширюючи сфери своєї компетенції. Прийшовши з особистого інтересу на переговори, які співробітник зазвичай не відвідує, він може потрапити в робочі групи або отримати додаткові завдання, які не внесені до його план і в підсумку стануть тягарем для основної роботи і її планування. Найкраще перевіряти всі свої дії на предмет їх потрібності в рамках посади, тим самим підвищуючи свої навички планування робочого часу.

Рада 10. Оцінюйте, наскільки дійсно важливі і невідкладні справи, в які вас раптово хочуть залучити

Форс-мажори і інші невідкладні справи - звичайне явище для будь-якої фірми чи підприємства, навіть якщо вони прагнуть діяти в рамках суворого планування. Для їх вирішення мобілізують всі доступні ресурси. Якщо ви погодитеся допомогти в ситуації, що склалася, пам'ятайте, що це забере час від поточних важливих завдань у вашому графіку, тому завжди зважуйте, чи варто їм жертвувати.

Рада 11. Не дійте в результаті пориву - приймайте тільки виважені рішення

Іноді певні рішення приймаються в результаті імпульсу, неконтрольованого пориву. Але це провокує відхилення в графіку і перешкоди ефективному плануванню робочого часу для досягнення мети. Якщо ви відчули сиюминутное прагнення щось зробити (наприклад, подзвонити), ретельно обміркуйте і зважте, чи дійсно варто здійснити задумане.

Рада 12. Правильно встановлюйте пріоритети в справах

У великому потоці справ - конференцій, нарад, дзвінків, текстів - буває дуже складно орієнтуватися, і, коли ви беретеся за все відразу або хапаєте по частинах з різних кінців, в результаті встигаєте дуже мало. Тут корисно згадати такий спосіб планування часу, як матриця пріоритетів, і починати діяльність з виконання чітко поставлених і однозначно значущих завдань, поступово просуваючись до менш важливим.

Планування робочого часу секретаря керівника

Основний обов'язок і мета планування індивідуального робочого часу секретаря - максимально розвантажити начальника і допомогти тому розподілити свій час. На ньому лежить завдання підвищення ефективності використання всіх можливих годин і хвилин для трудової активності. А це означає, що завдання і планування діяльності керівника і секретаря взаємозалежні.

В першу чергу секретар допомагає в організаційних, підготовчих і управлінських видах роботи, звільняє начальнику простір для творчості. З цією метою помічнику необхідно знати режим дня вищого ланки, графік його завдань на всіх можливих періоди - день / місяць / квартал. Ефективне планування робочого часу секретаря залежить від графіка його безпосереднього керівника, оскільки він займається підготовкою всіх зустрічей, переговорів та інших справ (прийомом візитерів, оформленням документів), які є в графіку начальника. Ключову роль в плануванні грає ієрархія завдань по їх цінності і важливості.

Крім цього, в обов'язки секретаря включена й інша робота, яка не залежить від режиму дня начальства (і відображена в плануванні трудової активності): це перевірка пошти і відповідь на кореспонденцію, документообіг, контрольна картотека тощо Навички планування робочого часу помічника повинні бути на висоті. Початковими пунктами його розкладу завжди виступають повторювані дії, наприклад:

• підготувати робоче місце керівника;
• привести в порядок власне робоче місце;
• обробити всі види вхідних листів;
• переглянути контрольну картотеку;
• надати начальству зведення про стан справ і уточнити розклад на поточний день.

Розглянемо простий приклад планування робочого часу в прив'язці до графіку керівника. Програма дій секретаря знайде приблизно такий вигляд. Коли в планах начальника варто нараду о 11:00, значить в плані помічника на 10:30 буде відзначена його організація з усіма наслідками, що випливають діями: нагадування, ксерокопіювання матеріалів, прибирання конференц-залу, протоколювання. Якщо о 14:00 керівник запланував переговори поза офісом, то в графіку секретаря будуть пункти про виклик автомобіля, зборі документів. Також в списку робіт вказується, з ким і в який час потрібно з'єднати начальника для телефонної розмови, яку документацію необхідно виправити, а яку заповнити з нуля, і т. П.

Оптимальний варіант - визначити спільно з начальником постійний часовий інтервал для щоденних дій: підписання документації, прийому відвідувачів. Це налагодить роботу і допоможе планування робочого часу і фахівця, і його помічника. При розробці робочого графіка також потрібно залишати пристойний резерв на випадок раптових термінових і важливих доручень, телефонних дзвінків та інших екстрених ситуацій.

Кінець робочого дня секретар присвячує відправці вихідної кореспонденції, а також виконує планування заходів на завтра.

Коли трудовий день закінчений, а керівник затримується в офісі, помічник може піти додому тільки в тому випадку, якщо між ними буде відповідна домовленість і він забезпечить начальника усіма необхідними даними.

Перед тим як покинути приміщення, секретар прибирає всі документи, закриває шафи, сейфи, вимикає електронне обладнання (це не стосується телефону, модему, факсу), упорядковує робоче місце.

Планування робочого часу менеджера

Сутність планування - підготовка до здійснення цілей і регламентація робочого часу. Принципи планування робочого часу менеджера особливо не відрізняються від загальних принципів регулювання трудової діяльності. Раціональне застосування своїх тимчасових ресурсів передбачає розуміння своїх функцій, цілей, завдань і тимчасового бюджету.

У процесі організації робочого часу фахівця використовуються широко відомі методики планування. Менеджеру потрібно керуватися такими правилами:

• 60% денного робочого плану відводиться на планові роботи;
• 20% часу - на непередбачені дії;
• останні 20% краще залишити на спонтанно виникаючі завдання.

«Плоскі» організаційні структури використовуються на невеликих підприємствах для вирішення складних завдань в умовах суттєвої невизначеності. Для таких підрозділів характерні наступні недоліки: надмірна завантаженість менеджерів, складність в контролюванні дій великої кількості людей, а також труднощі, пов'язані з координацією роботи підрозділів.

Витрачений час (особливо якщо воно не зазначено на етапі планування) має бути зафіксовано з обов'язковим зазначенням, на що і яким чином воно було використано. Це сприяє тому, що, отримавши повну картину витрат свого робочого часу, менеджер зможе ефективніше організувати його планування в майбутньому; з метою розробки якісного плану завдання будуть поділені на коротко-, середньо- та довгострокові.

Регулярність, системність і послідовність повинні позиціонуватися в якості основних принципів планування. Необхідно дотримуватися одного з важливих принципів планування діяльності - реальності цілей: брати на себе стільки обов'язків, скільки буде під силу виконати.

В основі раціонального витрати робочого часу менеджера лежить його перспективний план. Це багаторічна система, з урахуванням якої створюються річні і квартальні плани. Останні можуть бути скоординовані з річним і бути поділеними на місячні. Щоденний і тижневий плани повністю їм відповідають і при цьому найбільш точно відображають використання робочого часу менеджера. Планування робочої діяльності на рівні одного дня - важливий щабель в загальному плануванні робочої діяльності менеджера, воно підлягає постійному контролю і коригування в залежності від обстановки.

Робочий час - це час, який будь-який працівник присвячує виконанню свій трудовий функції. Його тривалість регламентує трудове законодавство.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему - звертайтеся до консультанта:

ЗАЯВКИ ТА ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО і БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Планування робочого часу є невід'ємною частиною управління ним, тобто тайм-менеджменту. Це модне сьогодні слово означає не просто управління часом, а його ефективне планування для досягнення цілей підприємства. Адже час - це один з ресурсів, використовувати який потрібно раціонально.

Навіщо і кому потрібно?

Говорити про управління часом не зовсім коректно. Його протягом не залежить від дій людини, воно не прискорюється і не сповільнюється.

Управляти варто використанням цього часу. Причому для підприємства це важливо на всіх рівнях - від керівника до рядових співробітників. Ефективне використання цього ресурсу безпосередньо позначається на продуктивності праці, а значить і на прибутку.

Для будь-якої компанії планування робочого часу має і ще одне важливе значення.

Від того, який фонд робочого часу потрібно для виконання виробничих завдань, залежить чисельність співробітників підприємства, а значить, і пов'язані з персоналом фінансові витрати.

Причини дефіциту часу

Дефіцит означає брак. У нашому випадку - брак робочого часу для виконання поставленої перед конкретним співробітником, підрозділом або підприємством в цілому завдання.

Результатом може бути зрив термінів виконання замовлення і його несприятливі наслідки. Найчастіше, дефіцит часу пов'язаний з некомпетентністю керівника.

Можна виділити три групи причин, що призводять до дефіциту часу:

• особисті якості керівника;
• дії керівника;
• незалежні причини.

Особисті якості керівника, що призводять до втрат часу, можуть проявлятися в таких явищах, як:

• метушливість, тобто поквапливе вчинення безладних дій;
• постійний поспіх;
• відсутність повноцінного відпочинку через доопрацювання будинку.

Неписьменні ж дії призводять до того, що виникають:

• низька або відсутня мотивація у співробітників;
• порушення комунікації;
• відсутність ранжирування справ за ступенем важливості;
• невміння делегувати повноваження.

Незалежні від керівника причини, що ведуть до браку часу у керівника і його підлеглих, це:

• занадто велике число завдань, справ, доручень;
• незаплановані події (злодії часу).

Ці причини, як правило, не виникають окремо. Вони випливають одна з іншої.

В результаті виходить замкнуте коло, вибратися з якого дозволить тільки правильне і раціональне планування. І контроль за виконанням намічених заходів і витраченим на них часом.

Які завдання можна вирішити?

Планування - це один з інструментів прийняття різних управлінських рішень. Воно передбачає постановку цілей і визначення шляхів її досягнення. Тобто це свого роду можливість можливість заглянути в майбутнє компанії і вирішити, як саме і за який термін туди можна дістатися.

Планування і управління робочим часом дозволяє вирішити такі завдання:

• підвищення рівня ефективності діяльності:
• контроль дій і витрат часу на них;
• оптимізація робочого графіка;
• вдосконалення технік використання часу;
• відсів неефективних з точки зору витрат часу видів діяльності;
• раціональне планування виконання найважливіших справ;
• чіткий поділ роботи та дозвілля.

види

Планування часу на підприємстві, як і будь-яке планування, може поділятися на види за різними критеріями:

• за охопленням (загальне і часткове);
• за змістом (стратегічне, оперативне і поточне);
• по об'єктах (кадрове, виробниче, фінансове);
• за періодами (короткострокове, середньострокове, довгострокове);
• по можливості змін (жорстке і гнучке).

Планування загального фонду

Планування загального фонду неможливо без підрахунку витрат робочого часу. Для того щоб зрозуміти, скільки потрібно цього ресурсу, використовуються різні методи.

Потім робочий час необхідно унормувати, тобто, грунтуючись на результатах підрахунку витрат і науково-обгрунтованих нормативів, вивести оптимальний час для виготовлення однієї одиниці продукції або виконання завдання.

Нормування - це ядро \u200b\u200bпланування загального фонду часу. Саме на його основі визначається кількість необхідного персоналу, витрат на, критерії стимулювання.

Загальний фонд складається з:

• календарного;
• номінального (календарний без вихідних і свят, але з урахуванням укорочених передсвяткових днів);
• ефективного (скільки один працівник відпрацював в плановий період).

індивідуальне

Не менш важливим, ніж загальне планування, буде і тайм-менеджмент кожного співробітника.

Тут важливо знати, кому встановити жорсткий графік, а хто сам знає як планувати свій час максимально ефективно. І все ж є кілька важливих моментів.

Наприклад, витримувати співвідношення 60/40. Тобто 60% робочого часу розпланувати для вирішення поточних завдань, а 40% залишити на непередбачені завдання і творчу активність (два блоки по 20%).

Цей та інші важливі принципи планування індивідуального робочого часу сформулював Л. Зайверт.

Він не виділяв принципових відмінностей між керівниками і спеціалістами в плані ефективності використання робочого часу. Але деякі аспекти все ж хотілося б відзначити.

керівників

Для керівника навички планування особливо важливі.

В цьому і полягає його функція: ставити цілі, визначати тимчасові рамки для її досягнення і контролювати результат, а також делегувати повноваження, позбавляючись від тих справ, які можуть виконати фахівці.

фахівців

Спеціаліст планує свій час, спираючись на поставлені керівником завдання. Для нього велике значення мають навички самодисципліни.

Планування робочого часу на підприємстві

Будь-який план повинен бути зафіксований письмово, інакше він не існує. Полегшити управління часом допоможе електронне планування. Використання сучасних технологій не тільки дозволить наочно уявити список справ.

Сучасні гаджети здатні нагадувати своїм власникам про важливі заходи.

Загальні правила

• План необхідно складати з вечора і з ранку вносити в нього корективи.
• Всі внесені в план справи необхідно розділити за часом на коротко-, середньо- та довгострокові.
• Обсяг справ повинен бути реалістичним, не варто намагатися осягнути неосяжне.
• Фіксувати не тільки цілі, але і передбачувані результати.
• Визначати пріоритети.
• Встановлювати точні терміни виконання кожного завдання.
• Делегувати повноваження.
• Регулярно слід коригувати плани.

Що включати в план?

У план необхідно включити абсолютно всі справи, які належить зробити протягом дня. Це дозволить нічого не упустити на наступних етапах.

Записати необхідно все - від наради у керівника, до привітання колеги з днем \u200b\u200bнародження по корпоративної пошти. Почати потрібно з тих, які мають точний час: наради, зустрічі, конференції і т. Д.

Крім доручень керівництва, варто включати і ті справи, які сприяють просуванню по кар'єрним сходами. Наприклад, підвищення кваліфікації або творчу роботу над проектом.

розстановка пріоритетів

Щоб планування часу дійсно було ефективним, необхідно всі внесені в щоденний (щотижневий, щомісячний і т. Д.) Ранжувати за ступенем їх важливості і терміновості. А потім виконувати в порядку убування значущості.

Технологія і методи

Найбільш часто для розстановки пріоритетів і планування часу використовують такі методи, як Матриця Ейзенхауера і Закон Парето.

Коротко це виглядає так:

• всі справи діляться на важливі і термінові, важливі і нетермінові, менш важливі і необов'язкові;
• більшу частину часу (до 80%) потрібно присвятити найбільш важливим і терміновим;
• робити це необхідно на початку робочого дня.

аналіз ефективності

Перевірити, наскільки ефективно будь-який працівник використовує свій робочий час, можна математичним шляхом. Для цього використовують різні коефіцієнти, наприклад, екстенсивного використання часу.

Формула його розрахунку виглядає так:

Ке \u003d (загальний фонд часу - перерви в роботі) / загальний фонд часу.

Ідеальне значення буде дорівнює одиниці. Чим більше, Ке від неї відрізняється, тим неефективно використовується робочий час.

• з вини працівника і з незалежних від нього причин;
• на особисті потреби.

Для цього в чисельник формули підставляється потрібне значення (в хвилинах), а в знаменнику так і залишається загальний фонд часу. Тут залежність зворотна. Чим ближче це значення до одиниці, тим нераціональної витрати робочий час.

приклади

Планування робочого дня, тижня чи іншого періоду багато в чому залежить від специфіки професії. Особливо, якщо вона передбачає елементи творчості.

Розглянемо, на що варто звернути увагу представникам таких професій, як юрисконсульт і менеджер в банківській сфері.

для юриста

Особливістю цієї професії є участь в судових засіданнях. Отже, робочий графік обов'язково включає розклад судових процесів і процесуальних строків підготовки тих чи інших документів. Це найважливіші і невідкладні справи.

Час зустрічей і переговорів з клієнтами узгоджується, виходячи з рештою вільними проміжків. Те що залишилося в результаті, витрачається на аналітику і складання звітів.

План на день буде виглядати приблизно так:

час	жорсткі терміни	гнучкі завдання
9-00	Оперативна нарада
10-00		Написати звіт для шефа
11-00		Подивитися ще раз документи до процесу N
12-00	Судове засідання у справі N
13-00		обід
14-00		Переглянути договори поставки
15-00	Зустріч з А, складання позову
16-00	Підготувати апеляцію у справі К
17-00		Перевірити терміни процесуальних документів

Для менеджера в банку

Робочий день банківської менеджера з кредитування буде складатися з декількох блоків:

• призначені зустрічі, прив'язані до часу;
• оформлення договорів за результатами зустрічей;
• холодні дзвінки з метою розширення клієнтської бази;
• підготовка комерційних пропозицій та т. д.

Планування дня такого співробітника може бути наступною:

І кілька порад наостанок:

• Визначаючи важливість завдання, варто задати собі питання: «А що мені це дасть?» І приступати до виконання, тільки якщо відповідь влаштовує. Якщо ж відповідь не подобається, то ймовірно, завдання можна поки що відкласти.
• Насамперед, з ранку, варто виконувати найнеприємніші, але важливі справи.
• Великі і складні завдання найкраще виконуються, якщо розділити їх на маленькі і легкі.
• Життєво необхідно давати собі повноцінний відпочинок від роботи.

Планування покликане забезпечити раціональне використання, ймовірно, найціннішого надбання - часу, а саме: або те що час вжити для плідної і успішної діяльності, або досягти поставленої мети з можливо меншою витратою часу. Чим краще ми розподілимо (сплануємо) свого часу, тим краще зможемо використовувати його в своїх особистих і професійних інтересах. Планування як складова частина завдань і правил самоменеджменту означає підготовку до реалізації цілей і структурування (упорядкування) часу.

Планування повсякденної роботи, середньо і довгострокових акцій і результатів має своїм результатом економію часу, досягнення успіху і більшу впевненість в собі.

Навряд чи необхідно доводити переваги планування в рамках підприємства. З позицій самоменеджменту планування означає, що менеджер у своїй діловій сфері має стати підприємцем для самого себе і планувати використання свого часу для досягнення своїх цілей. Так само як будь-яка організація планує або повинна планувати свою виробничу діяльність, кожна людина повинна думати і працювати, заглядаючи в майбутнє, а не віддаватися у владу подій.

Практичний досвід свідчить про те, що збільшення витрат часу на планування призводить до скорочення часу на виконання завдання і в кінцевому рахунку до економії часу в цілому. Однак сам процес планування не може бути довільно розтягнутий, коли наступає оптимум, і подальше збільшення часу на планування стає неефективним. Від загального планового періоду (рік, місяць, тиждень, день) на планування треба витрачати не більше 1% часу. Наприклад, для розробки плану дня слід виділити 5-10 хвилин.

Динаміка і часткова непередбачуваність виробничої діяльності, як правило, призводять до того, що абсолютний оптимум ніколи не може бути запланований і досягнутий, однак якщо в результаті планування досягається щоденний виграш близько 30 хвилин, то це вже можна вважати успіхом. Загальне правило можна сформулювати так:

Хто регулярно протягом 10 хвилин готує свій робочий день, той зможе щодня заощадити більше однієї години, а також вірніше і краще впоратися з важливими справами.

Нижче наведено перелік переваг планування часу в самоменеджменте.

Досягнення мети :

· Визначення професійних і особистих цілей;

· Досягнення професійних і особистих цілей найкоротшим шляхом;

· Реалістичне розгляд цілей з позицій обмеженості в часі.

Виграш у часі:

· Економія часу для дійсно важливих справ і цілей, для виконання управлінських функцій, для роботи з співробітниками, для сім'ї, дозвілля;

· Чітке уявлення про час, необхідний для виконання різних проектів, завдань і видів діяльності (що, коли, до якого часу необхідно зробити);

· Правильна оцінка часу і виявлення потреби в ньому.

пріоритети:

· Концентрація на дійсно важливих завданнях і забезпечення їх вирішення;

· Визначення ступеня важливості тих чи інших видів діяльності;

· Виявлення інших видів діяльності і виявлення справ, які можуть бути делеговані.

терміни:

· Встановлення реальних термінів і їх дотримання, облік потреби в часі;

· Своєчасне розпізнавання вузьких місць і прийняття відповідних контрзаходів.

Резерви часу:

· Створення резервів часу для непередбачених справ, утворення «вікон» протягом дня.

ефективність:

· Попереднє визначення структури дня і раціональне використання на цій основі робочого часу;

· Більш швидке вирішення завдань за рахунок об'єднання їх в «блоки» (одночасне рішення групи завдань);

· Позбавлення від «холостих ходів».

Делегування (передоручення) справ:

· Хороша робоча обстановка в колективі;

· Делегування завдань співробітникам;

· Раціональний розподіл доручень всередині підприємства і за його межами.

зменшення стресу:

· Менше суєти, більше передбачливості;

· Краще планування перерв в роботі;

· Менше стресів, оскільки виконується більшу кількість справ;

· Більше задоволення від роботи, менше роздратування, нетерпіння.

Кожен з нас знає, як швидко втрачаються цілі, як перемелюють вони в жорнах повсякденності. Щоб правильно виконувати свої функції і досягти своїх цілей, потрібно чітко уявляти собі, наскільки обмежений наш бюджет часу. Планування являє собою «проект процесів праці» на майбутній часовий період.

Слід планувати не тільки професійні та особисті цілі, але і поточну пов'язану з роботою навантаження, щоб краще справлятися з прийняттям, відхиленням або відкладанням нових завдань і вимог. Таким чином, чим краще людина представляє свій часовий бюджет і сукупність своїх задач, тим більше він готовий передоручати менш важливі справи, зменшувати їх число або відсувати їх виконання на більш пізні терміни.

Нижче наведені основні правила планування часу. У своїй щоденній роботі не обов'язково слідувати всім цим правилам. Можна визначити для себе найбільш підходящі, важливі з вашої точки зору принципи, яким ви хотіли б дотримуватися в своїй практиці.

1. Основне правило планування часу: співвідношення 60:20:20

Складати план слід на певну частину робочого часу, як показує досвід, найкраще на 60%. Події, які важко передбачити, що відволікають моменти ( «викрадачі» часу), а також особисті інтереси і потреби не можуть бути заплановані повністю. Відповідно свого часу треба розподілити між трьома блоками:

60% - запланована активність,

20% - непередбачена активність (резерви часу і незаплановані дії),

20% - спонтанна активність (управлінська діяльність, творчість).

Залежно від виду і роду занять вказані величини можуть відхилятися в ту або іншу сторону. Більш точно їх можна визначити, виходячи з аналізу окремих видів діяльності і витрати часу, що представляє собою основу всякого планування часу.

2. Аналіз видів діяльності і витрати часу. Перелік «денних перешкод»

Необхідно задокументувати і перевірити ще раз те, як і на що витрачено час. Таким чином можна:

Отримання дозволу на постійне уявлення про витрату свого бюджету часу;

Набути досвіду як основу для майбутньої потреби в часі;

Визначити вихідні позиції для вдосконалення застосовуваної методики роботи і розподілу часу і т д.

3. Зведення задач воєдино - план дій

Щоб скласти гарний план витрачання часу, важливо завжди мати уявлення про майбутні справи, розділивши їх, наприклад, на довго, середньо та короткострокові завдання. Потім слід встановити їх пріоритетність і діяти відповідно до неї, навіть якщо менш важливі справи, як це часто буває, даються набагато легше, ніж більш важливі.

Перерахувати всі майбутні в відповідному плановому періоді завдання.

Невиконані завдання з цього списку можна взяти за основу для заповнення «вільних потужностей» при складанні плану на наступний період.

4. Регулярність - системність - послідовність

Слід регулярно і системно працювати над своїм планом часу, послідовно доводити до кінця розпочату справу. Робота по системі і дотримання часових планів важливіше педантичного ведення записів.

5. Реалістичне планування

Потрібно намагатися не допускати надмірного планування, планувати слід лише такий обсяг завдань, з яким реально можна впоратися.

6. Пристосовність

При складанні планів часу потрібно бути гнучким, оскільки вони складаються не для полегшення життя, а для досягнення цілей.

7. Заповнення втрат часу

Необхідно по можливості прагнути відразу заповнювати втрати часу, наприклад краще один раз довше попрацювати ввечері, ніж протягом наступного цілого дня наганяти втрачене напередодні.

8. Письмова форма

Складати тимчасові плани потрібно на спеціально розроблених формулярах або на картках. В такому випадку нічого не буде втрачено, і перед очима завжди буде повний огляд справ. Багато людей невиправдано не пов'язують планування часу з записами в щоденнику. І, таким чином, буває, що часткові цілі виявляються включеними тільки в денний планування.

Для того щоб послідовно спрямовувати свої дії до досягнення поставлених цілей, потрібно охопити своїм поглядом весь широкий горизонт планування. Необхідно навчитися записувати в щоденник навіть кожну приватну і проміжну мету. Це єдиний метод, що дозволяє поступово, маленькими кроками втілювати свої мрії в реальність. Однак не слід перетворюватися в отаких «зомбі планування часу».

9. Перенесення несделанного

Невиконані завдання, які все одно повинні бути зроблені, слід переносити в план наступного періоду. Тим самим вони виявляються і автоматично враховуються при розробці нових планів.

10. Фіксація результатів замість дій

У планах потрібно фіксувати результати або цілі (кінцевий стан), а не просто будь-які дії. Наприклад, замість: «подзвонити пану Х» краще: «узгодити з паном Х нову версію комп'ютерної програми». Таким чином, діяльність буде спочатку спрямована безпосередньо на досягнення поставленої мети, що дозволить уникнути ескалації позапланової діяльності, наприклад обговорення спонтанних ідей.

У процесі роботи слід постійно ставити перед собою наступні питання: «У чому мета цієї розмови, цієї роботи і т. П.?» «Чого можна цим досягти?»

11. Встановлення тимчасових норм

Слід ставити точні тимчасові норми, передбачивши в своєму плані рівно стільки часу на ту чи іншу справу, скільки воно дійсно вимагає. Досвід показує, що на роботу, як правило, витрачається стільки часу, скільки його є в розпорядженні. Якщо, наприклад, на проведення наради відведено час в проміжку між 10 і 12 годинами, то воно триватиме саме дві години, хоча його мета може бути досягнута набагато швидше. Точне формулювання порядку денного і тривалість наради задасть точні рамки і змусить концентруватися на найважливішому, щоб досягти бажаного результату.

12. Термін виконання

Слід встановлювати точні терміни виконання для всіх видів діяльності. Таким чином, можна привчити себе до самодисципліни, уникнути нерішучості, зволікання і відкладання справ.

Треба постаратися усунути зі свого побуту невизначені, неточні формулювання типу «якомога швидше». Що, власне, це означає? Через годину? На протязі дня? На наступному тижні? Через 2-3 тижні? Без фіксації точних термінів при домовленості з іншою стороною створюється живильне середовище для конфліктів і такого роду закидів: «Ви ж обіцяли мені надіслати це якомога швидше! Я чекаю вже третій день! » або «Я ще в середу Вам сказав:" Як можна швидше! " - А ви приносите мені звіт тільки сьогодні! ».

Корисно укладати конкретні угоди ( «мінідоговори») щодо терміну закінчення робіт, обумовивши до якого терміну завдання повинно бути виконано. Тоді при укладанні угоди можна прийти до варіанту, який влаштовує обидві сторони.

13. Встановлення пріоритетів. Позбавлення від «тиранії» поспішності

Потрібно вчитися відрізняти найважливіше від спішного і позбавлятися від «тиранії» нагальних справ. Найтерміновіше (спішне) справа не завжди буває найважливішим, проте саме нагальні і «невідкладні» справи займають часто більшу частину нашого дорогоцінного часу. «Тиранія» спішного корениться в забутті пріоритетів, в перевазі неважливого важливого. Це відбувається внаслідок недоліків у плануванні, коли неважливі справи стають терміновими.

Рідко буває, коли найважливіше завдання треба вирішувати «сьогодні» або навіть «на цьому тижні». Термінове завдання передбачає безпосередній вчинок. Здається, що неможливо протистояти сьогочасної привабливості цих завдань, і в результаті вони поглинають всю нашу енергію. Але в світлі більш-менш тривалої перспективи їх позірна величезним значення зникає. Піддавшись спокусі виконати термінові завдання, ми потім з почуттям втрати згадуємо про важливі завдання, які були відсунуті убік.

14. Делегування

З самого початку слід встановлювати в планах, яку роботу треба виконувати особисто, а яку можна передоручити (делегувати).

15. «Викрадачі» часу і резерви часу

Певний відсоток часу потрібно залишати в якості резерву для несподіваних відвідувачів, телефонних розмов, криз або на випадок недооцінки тривалості окремих справ. Разом з тим необхідно скоротити кількість і обсяг «перешкод» ( «викрадачів» часу).

16. Переробка - повторний огляд

Складений план вимагає постійної переробки і повторного огляду з точки зору того, чи можуть ті чи інші починання бути реалізовані повністю.

17. Вільний час

Вільний час, так само як і час, який йде на поїздки і очікування, також потрібно планувати і використовувати з розумом (наприклад, для опрацювання матеріалів або для концептуальних роздумів). У цьому може допомогти щоденник, в якому фіксується все найважливіше.

18. Тимчасові блоки і спокійний час ( «закриті годинник»)

Потрібно резервувати тривалі безперервні періоди часу для вирішення великих завдань (спокійний час, «закриті годинник») і більш короткі проміжки - для обробки декількох дрібних справ.

19. Час для планування і творчості

Слід резервувати певну частину свого часу для планової, підготовчої та творчої роботи, а також для підвищення кваліфікації. Якщо цей час втрачається в повсякденних справах, потрібно подбати про те, щоб заповнити ці втрати на наступному тижні.

20. Рутинна робота

Слід також планувати виконання рутинних робіт, наприклад читання місячних звітів, обхід підприємства і т. П.

21. Непродуктивная діяльність

Потрібно стежити за тим, щоб на непродуктивну діяльність, наприклад, виготовлення ксерокопій, несуттєві зборів і т.п., йшло як можна менше часу, обмежуючись тільки дійсно необхідним. В іншому випадку не залишиться часу для більш важливих справ.

22. Альтернативи

При плануванні потрібно намагатися мислити альтернативно за принципом: «Завжди є інший, кращий шлях».

23. Різноманітність

Необхідно вносити різноманітність в свою діяльність, чергуючи виконання довго і короткострокових проектів, самостійну роботу і роботу в команді.

24. Узгодження тимчасових планів

Потрібно намагатися зробити свої робочі будні насиченими і втілювати свої плани в життя, для чого їх слід погоджувати з планами інших людей (секретаря, керівника, підлеглих, колег).

Планування передбачає поетапний і системний підхід, розкладання загальної задачі на приватні з тим, щоб розподілити різні дії за часовими періодами (від плану дії до плану часу). В рамках загального планування планування часу орієнтується на відповідні стратегічні довгострокові цілі, які, в свою чергу, поділяються на оперативні часткові цілі.

Такий підхід може бути проілюстрований на прикладі базових принципів класичної американської системи управління часом, ідею створення якої приписують Бенджаміну Франкліну. Ці принципи передбачають, що будь-яка велика задача, що стоїть перед людиною, дробиться на підзадачі, а ті, в свою чергу, - на ще більш дрібні підзадачі. Візуально це можна зобразити у вигляді багатоступінчастої піраміди, а застосування системи - як процес зведення цієї піраміди.

Спочатку укладається масивна основа піраміди, що служить опорою для всіх інших поверхів, - людина визначає свої життєві цінності (іншими словами, те, чого він хоче від життя). Для одного це матеріальний достаток і впевненість у завтрашньому дні, для іншого - благополучна сім'я, любляча дружина і щасливі діти, для третього - слава і високий соціальний статус, для четвертого - влада, для п'ятого - пізнання, для шостого - служіння в ім'я людства. .. Список можна продовжувати до нескінченності, тим більше що у кожної людини існує якесь безліч життєвих цінностей. Етап визначення життєвих цінностей є найбільш важливим в побудові піраміди: якщо на цьому етапі буде допущена помилка (наприклад, будуть обрані «пізнання» і «служіння людям», хоча насправді кращі «популярність» і «високий соціальний статус»), то згодом людини неминуче спіткає розчарування. Отже, насамперед треба скласти список життєвих цінностей, причому не треба боятися витратити на це занадто багато часу - важливо добре обміркувати список. Необхідно також переконатися, що обрані цінності не суперечать один одному.

Наступний етап - побудова другого поверху піраміди. Виходячи зі складеного списку, людина повинна вирішити, чого він хоче добитися. Наприклад, якщо хтось вважає, що для нього найбільш важливі "популярність", "влада" і "високий соціальний статус», то він може вирішити, що хоче стати президентом. Треба поставити перед собою високу мету. При цьому важливо переконатися, що обрана мета дійсно відповідає всім життєвим цінностям зі складеного на попередньому етапі списку.

Третій поверх піраміди спирається на другий. Складається генеральний план: що необхідно зробити, щоб досягти поставленої мети. Наприклад, для того щоб стати президентом США, треба спочатку стати губернатором штату або мером одного з великих міст країни, мати солідну партійну і фінансову підтримку і незаплямовану репутацію, бути відомим публіці, блискучим оратором, благополучним одруженим чоловіком, здобути вищу освіту в престижному навчальному закладі і т.п.

Четвертий поверх піраміди - довгостроковий (на кілька років) проміжний план із зазначенням конкретних цілей і конкретних термінів. Дуже важливо вказати, виконання якого саме пункту генерального плану сприяє досягнення даної конкретної мети. Ще більш важливо позначити конкретний термін - якщо людина говорить собі: «Коли-небудь я обов'язково куплю машину (напишу книгу, піду вчитися в університет ...)», він може роками відкладати виконання наміченого і в результаті так і не досягне мети, але якщо він призначає собі конкретний термін, то значно збільшує свої шанси домогтися бажаного. Наприклад, якщо людина планує стати президентом і знає, що для цього потрібно мати вищу освіту, він може включити в свій п'ятирічний план наступний пункт: «До кінця 2012 року закінчити з відзнакою Гарвардський університет за фахом" соціологія та політологія ". Це, по-перше, дасть мені престижне вищу освіту, і, по-друге, я зможу завести знайомства з потрібними мені людьми ». Отже, слід скласти план на найближчі 4-5 років, задавшись питанням: «Що я можу зробити в ці роки для досягнення намічених в генеральному плані цілей?». У плані важливо вказати конкретні цілі і конкретні терміни з точністю до декількох місяців, а також зазначити, яким пунктом генерального плану відповідає досягнення даної мети.

П'ятий поверх - короткостроковий (від декількох тижнів до декількох місяців) план. Дивлячись на довгостроковий план, людина запитує себе: «Що я можу зробити в найближчі тижні або місяці, щоб досягти тієї чи цієї мети?». Таким чином, пункти довгострокового плану розбиваються на більш конкретні завдання. Наприклад, якщо в довгостроковому плані є пункт: «Закінчити Гарвард», то в короткостроковий план увійдуть такі пункти, як "Подати документи в університет», «Пройти підготовчі курси» і т.п. Слід скласти план на термін від 2-3 тижнів до 2-3 місяців і, як на попередньому етапі, вказати конкретні терміни, але вже з точністю до кількох днів.

Нарешті, шостий поверх піраміди - план на день. Складається він, як неважко здогадатися, на основі короткострокового плану: малі завдання вирішуються цілком за один день, більші розбиваються на підзадачі. Наприклад, завдання "Подати документи в університет» розбивається на такі підзадачі, як: «З'ясувати, які документи і кому треба подати», «Оформити необхідні документи», «Відправити документи» і «Переконатися, що документи отримані», рішення кожної з яких можна призначити на якийсь певний день. Зазвичай план на день не просто складається за день до того, а комплектується зі списку різних справ, які були призначені на цей день протягом декількох попередніх тижнів, найчастіше в нього вносяться корективи протягом дня. Складаючи план на день, бажано вказати час виконання кожного завдання.

В рамках системи Франкліна планування часу перестає бути просто складанням переліку поточних справ. Дана система передбачає постановку довго і короткострокових цілей і деталізацію дій для їх досягнення з урахуванням тимчасового чинника. При цьому конкретні короткострокові цілі обов'язково узгоджуються з довгостроковими. Така система дозволяє людині в будь-який момент точно знати, куди він рухається і який конкретної мети йому необхідно досягти.

Всі ці плани аж ніяк не є чимось постійним - навпаки, їх рекомендується регулярно переглядати: план на день, швидше за все, автоматично буде змінений кілька разів протягом дня. Короткострокові плани рекомендується переглядати кожні один-два тижні. Довгострокові плани повинні перевірятися (а при необхідності коригуватися) не рідше одного разу в 4-6 місяців. Генеральний план слід переглядати раз на рік. Тоді ж варто критично поглянути і на поставлене високу мету: приваблює вона як і раніше, не потрібно внести якісь корективи і навіть спробувати переосмислити зафіксовані життєві цінності.

Встановлення періодів часу, які потрібні для досягнення особистих і професійних цілей, дає відчуття впевненості і уявлення про найбільш зручною розподілі часу і найбільш доцільною черговості справ.

У діловому житті виправдали себе такі планові періоди:

Довгострокові цілі \u003d 3-5 років (або більше) - плани на кілька років;

Середньострокові цілі \u003d 1-3 роки - річні плани;

Поточні цілі \u003d 1 тиждень - 3 місяці - місячні, тижневі плани.

На наведеній нижче схемі (рис. 7) планування часу представлено як закрита система, в якій чітко видно взаємозв'язку між окремими видами планів: довгострокові плани конкретизуються у відповідних середньо і короткострокових, а також в планах поточного періоду. Останні, в кінці кінців, втілюються в планах дня. Після закінчення відповідного планового періоду за допомогою порівняння «план-факт» визначаються результати періоду, які можуть враховуватися для коригування планів на наступний період.

Мал. 7. Система планування часу

План на кілька років вперед

План життя або життєві цілі є вихідним пунктом процесу планування. На основі плану життя виводяться довгострокові цілі на найближчі роки і складається план на кілька років вперед.

Річний план

З плану на кілька років вперед виводиться річний план. У нього з відповідного «річного стовпчика» переносяться всі намічені завдання і цілі. При цьому потрібно стежити за тим, щоб не взятися за завдання, які ставляться до більш пізнім цілям. В кінці року, що минає (найпізніше - на початку наступного) треба встановити найбільш суттєві завдання і цілі на найближчі 12 місяців. При цьому в більшості випадків буває досить розбивки на квартали. У всякому разі можна розпланувати тільки робочі дні, оскільки велика частина робочого часу йде на рутинну роботу, наради, відрядження і т. П.

квартальний план

Квартальний план служить інструментом контролю за виконанням річного плану. Протягом року через рівні проміжки часу слід обмірковувати події минулого періоду і при необхідності вносити зміни або переносити терміни (проміжний контроль). В кінці кожного кварталу можна встановити орієнтири на найближчі три місяці і визначити, які завдання в наступному кварталі треба викреслити, які перенести, а які додати.

місячний план

Враховуються в місячному плані завдання і цілі переносяться з квартального плану. Оскільки з наближенням часового горизонту підвищується точність планування, в місячному плані завдання враховуються вже з більшою деталізацією (витрата часу ведеться в годинах).

Передумова складання реальних місячних і тижневих планів полягає в тому, що визначається ще й так зване вільно плановане час. У своєму часовому плані обов'язково потрібно передбачити також резерви часу ( «буфери») для вирішення додаткових завдань з тим, щоб можна було дотримати планові терміни без стресу і цейтноту.

тижневий план

Тижневий план передбачає ще більш детальний, більш точний прогноз майбутнього періоду. Виходячи з місячного плану, складається розпорядок всіх справ і завдань на тиждень відповідно до їх обсягом і необхідним для їх виконання часом. При плануванні роботи на тиждень треба обов'язково враховувати наступне:

Центральна завдання (те, на чому слід сконцентруватися в першу чергу);

Найістотніша завдання, що вимагає найбільших витрат часу;

Обов'язкові завдання (нотатки справ, які необхідно завершити, підготувати до завершення або почати на цьому тижні);

Виконання рутинної роботи (письмова робота, телефонні розмови, наради і т. П.);

Можливі завдання (невирішені питання, до яких слід було б приступити);

Все, що було б ще доцільно, бажано або доречно зробити;

Події, настання яких може бути передбачено.

денний план

Одним з найважливіших інструментів для ефективної роботи є план дня, який будується на базі тижневого плану. У ньому встановлюється, які завдання і справи повинні бути виконані протягом відповідного робочого дня, причому до передбачених раніше, запланованим, додаються непередбачені. Денний план являє собою останню й одночасно найважливіший щабель у системі планування часу, конкретне втілення (реалізацію) поставлених цілей.

Реалістичний план дня містить, в принципі, тільки те, що слід і можливо зробити в цей день. Чим більше поставлених цілей здаються досяжними, тим більше сил можна мобілізувати і сконцентрувати на їх реалізацію. Складаючи план до початку роботи, тобто ввечері минає дня, можна з більшою впевненістю і розкутістю відправитися додому і з більшою концентрацією сил наступного ранку почати новий день, так як вже по дорозі додому і по дорозі на роботу вранці підсвідомість переробляє завдання дня і готує можливі рішення. Оскільки основні завдання сформульовані і намічені підходи до їх вирішення, новий насичений робочий день виглядає вже не сірим і важким, а доступним для огляду, планованим і керованим.

Починати регулярну і систематичну роботу з планування слід саме з планування робочого дня. День є найменшої, але доступній для огляду одиницею будь-якого систематичного цільового та тимчасового планування. Перевага полягає в тому, що можна хоч кожен день починати заново в тому випадку, якщо минула спроба виявилася невдалою. І мало-помалу купуються необхідні навички для тижневого, місячного, річного або навіть життєвого планування.

Планування, як уже зазначалося, означає підготовку до реалізації цілей. У зв'язку з цим говорять також про цільові плани. Навколишній світ можна сприймати зовсім по-іншому, якщо відомо чого потрібно досягти, т. Е. Якщо є конкретний план витрати часу.

Для чого потрібні плани дня? Вони містять всі дії, які потрібно виконати за один день, а також дають можливість виконувати їх протягом того часу, який є в розпорядженні. Вони дають можливість швидкого огляду і вказують на те, що ще не зроблено, дозволяючи сконцентруватися на самому істотному. Тим самим долається небезпека розпорошення сил.

Принципово важливо складати план дня в письмовому вигляді, так як плани дня, які тримають в голові, легко відкидаються. Письмові плани дня забезпечують розвантаження пам'яті. Зафіксований письмово план має також психологічний ефект самомотивації до роботи, ділова активність стає більш цілеспрямованою і орієнтованою на суворе дотримання складеній програмі. В результаті менше відволікань і більше спонукань займатися тільки наміченими завданнями.

Завдяки контролю результатів дня «не втрачаються» невиконані справи, реалізація яких може бути перенесена на наступний день. За рахунок письмової реєстрації підвищується ефект від планування, оскільки краще оцінюється потреба в часі і перешкоди, а також з'являється можливість більш реалістично планувати резервний час.

Послідовне планування дня обумовлює вдосконалення особистої методики роботи, оскільки коли існує ясність щодо того, що треба зробити протягом дня, то автоматично включаються механізми раціоналізації праці і протидії перешкод внутрішнього або зовнішнього порядку.

Алпен-метод являє собою корисний інструмент для планування робочого дня. Дотримуючись п'яти етапах методу, можна придбати навик, який стане в нагоді потім при плануванні часу і цілей. Метод відносно простий, і після деяких вправ потрібно в середньому не більше 8 хвилин для складання щоденного плану, щоб істотно виграти час для важливих справ.

Неодмінною умовою є визначення місця і часу для щоденного планування, наприклад, нехай це буде завершальне справа в розпорядок робочого дня. Метод включає в себе письмову фіксацію завдань; оцінку тривалості дій; визначення резервного часу; негайне прийняття рішень про пріоритети, делегування будь-якого завдання або відмову від нього; наступний контроль і перенесення невиконаною або викреслювання виконаної роботи. Його відносно легко запам'ятати, оскільки він грунтується на мемотехніке: кожна з букв, що складають назву методу, відповідає одній меті.

Перший етап. Анонсуємо і записуємо завдання

В кінці робочого дня записуйте в щоденнику під відповідними рубриками все, що потрібно зробити протягом наступного дня. Тим самим завершується рік, що минає день і відбувається уявна настройка на майбутній. Тільки коли денний планування завершено, можна зі спокійним серцем присвятити себе заслуженому відпочинку.

До плану відносяться: справи із загального списку завдань на тиждень або місяць, неулаженние справи з учорашнього дня, нові завдання, зустрічі, на яких необхідно бути присутнім, телефонні розмови і кореспонденція, а також періодично повторювані завдання. При цьому намагайтеся вживати скорочення, що відповідають виду діяльності або рубрикам щоденника, наприклад:

В - візити, наради;

А - делегування справ;

К - контроль;

П - в процесі, в справі;

ПК - поїздки, відрядження;

ПР - письмова робота, ділові листи, диктування;

З - секретар;

Т - телефонні розмови;

Ч - процес читання (звітів, циркулярів, газет і т.п.).

Складений таким способом список завдань на день може виглядати, наприклад, так:

В - пан Мельников (комп'ютерна програма),

В - пан Шутов (експертиза),

П - проект вивчення ринку,

ПР - пан Галкін (лист),

Ч - спеціальний журнал,

Т - Володимир (тренажерний зал).

Трохи тренування, і можна навчитися складати список завдань так щоб:

У першому наближенні вже розподіляти їх по пріоритетності;

Поділяти їх на затяжні і «короткі», нетривалі;

Ще раз перевірити завдання, пов'язані з особистими контактами на предмет можливості виконання їх більш раціонально.

П - проект вивчення ринку,

В - пан Шутов (експертиза),

ПК - відвідування виставки нових будівельних матеріалів,

Ч - спеціальний журнал,

Т - пан Шмідт (статистика збуту),

ПР - пан Галкін (лист),

Т - пан Мельников (комп'ютерна програма),

Т - пані Мілявська (набір персоналу),

Т - Володимир (тренажерний зал),

Т і ПР - нетривалі роботи,

Т - телефонний блок.

Другий етап. Лімітіруя і визначаємо тривалість діяльності

Визначте для кожного завдання реальне час його виконання, підсумуйте і визначте орієнтовно загальний час.

Untitled Document

Незважаючи на те, що тривалість окремих справ неможливо оцінити достатньо точно, після накопичення відомого досвіду його можна покласти в основу планування свого часу.

Треба мати також на увазі, що робота часто вимагає стільки часу, скільки його є в вашому розпорядженні. Тому, встановлюючи для окремих справ конкретний проміжок часу, ви змушуєте себе укладатися саме в цей час. І якщо під конкретну задачу відведено певний час, то доводиться працювати значно зосередженіше і більш послідовно позбуватися від перешкод. Плануючи свої дії, треба бути реалістичним.

Третій етап. Пам'ятаємо, що треба залишати резервний час

Слід включати в свій план тільки 60% свого робочого часу, а не весь день. При складанні плану дня слід дотримуватися основного правила планування часу - 60:20:20, згідно з яким планом повинно бути охоплено не більше 60% часу і приблизно 40% повинно бути залишено як резервний часу. 20% треба залишити для таких несподіваних випадків, як перешкоди і викрадачі часу, інші 20% для спонтанної соціальної активності (незаплановані телефонні розмови, бесіди, святкування днів народжень і т.д.). Якщо тривалість робочого дня 8 годин, то запланований час має скласти приблизно 5 годин.

Якщо заплановано більше 60% часу, то слід невблаганно довести складений список завдань до зазначених параметрів, встановлюючи пріоритети, передоручаючи справи і скорочуючи відпущений на них час. Залишок справ повинен бути або перенесений на наступний день, або викреслений, або завершений за рахунок понаднормової роботи.

Четвертий етап. Природно (одноосібно) встановлюємо пріоритети, приймаємо рішення по скороченню плану і можливості передачі завдання іншій особі

В першу чергу, необхідно реалістично оцінити свій план, розставляючи пріоритети; нещадно скорочувати його і все, що неможливо зробити самому, передати іншим, розглядаючи кожну акцію з точки зору можливості її передоручення і раціоналізації. При цьому треба набратися мужності для звершення абсолютно необхідних справ і позбутися хаосу, залишаючись при цьому на грунті реальності. В остаточному варіанті план дня в нашому прикладі виглядає наступним чином:

Untitled Document

Можна ще більше полегшити складання плану, якщо поряд з літерними скороченнями для позначення найважливіших елементів використовувати графічні символи, наприклад:

"?" - Терміново

"!" - Важливо

"?" - З'ясувати

"*" - Задача виконана

"**" - Завдання виконано особливо добре

"°" - Перенесення на пізніший термін

"Х" - Нездійсненне або само собою вирішиться справа

П'ятий етап. Необхідний наступний контроль

Щоденний контроль виконання плану і перенесення того, що не вдалося зробити сьогодні, на наступний день - кращий метод нарешті взятися за те, що було відстрочено, або викреслити якесь завдання, оскільки необхідність в його виконанні відпала. В кінці робочого дня слід перевірити результати.

20 переваг Алпен-методу

Кращий настрій на майбутній робочий день.

Планування наступного дня.

Чітке уявлення про завдання дня.

Впорядкування течії дня.

Подолання забудькуватості.

Концентрація на найістотніше.

Зменшення обсягу «паперової» роботи.

Досягнення цілей дня.

Виділення важливіших і менше важливих справ.

Прийняття рішень про встановлення пріоритетів і про передоручення.

Раціоналізація за допомогою угруповання завдань.

Скорочення перешкод і небажаних перерв.

Самодисципліна при виконанні завдань.

Зменшення стресів і нервового напруження.

Спокійне сприйняття непередбачених подій.

Поліпшення самоконтролю.

Відчуття успіху в кінці робочого дня.

Підвищення задоволеності і мотивації.

Зростання особистих результатів.

Виграш у часі за рахунок методичної організації праці.

При успішному використанні техніки планування часу і методів наукової організації праці можна щодня економити від 10 до 20% часу. Це зажадає деякої самодисципліни, але переваги щоденного планування часу незаперечні.

Як інструменти планування і управління своїм часом в повсякденній практиці застосовують найрізноманітніші засоби самоменеджменту. Навіть звичайні таблиці - хороший інструмент для рівномірного розподілу навантаження. Для середньострокового планування використовують таблицю з розбивкою на 12 місяців. Такі таблиці, які використовуються для рівномірного розподілу навантаження на тижневі або місячні відрізки можуть допомогти виявити проблемні зони і уявити загальну картину.

Залежно від природи роботи можна використовувати і інші інструменти планування і нагадування: бази даних, екселевскій файли, адресовані собі електронні повідомлення, будильник або годинник, що нагадують про небезпечний дедлайн. Зверніть увагу на те, що навіть найкращі інструменти можуть стати викрадачами часу, якщо їх неправильно використовувати. Наприклад, щоденне оновлення списку завдань може бути корисним, але щоденне ведення декількох списків легко зводить людину з розуму. Більш розумний підхід - ведення і регулярне оновлення вічного списку. Картотека або поштова програма - ось способи ведення подібного списку.

Планування часу, байдуже за допомогою комп'ютера або в щоденнику, - це щось більше, ніж просто календар термінів. Воно є свого роду керівництвом. Планування часу включає терміни, список активних дій, пріоритети, розпорядок днів, огляди тижні і / або місяці, огляди року та іншу важливу інформацію.

Планування часу має бути усвідомленим, методичним і системним. Звичайні календарі-пам'ятки, що мають вид кишенькової записної книжки або великого, можливо настільного, календаря, використовувані тільки для позначки термінів, є могильниками успішного планування часу. Користь від подібних календарів для нотаток полягає в тому, що вони допомагають орієнтуватися в термінах і датах так само, як розклад поїздів - в часі відправлення і прибуття на станції. Те, що дійсно має бути завершено, часто не записується, хоча за кожною акцією криються цілі, яких ми хочемо або повинні досягти. Якщо тепер придивитися до звичайних календарів-пам'яток з точки зору техніки планування часу, то можна виявити наступні вади.

10 недоліків календаря-пам'ятки

1. Фіксуються тільки терміни, але не мети тих чи інших дій. Те, що дійсно важливо, не фігурує в плані дня.

2. Не вказуються тривалість акцій і резервний час для тривалих справ.

3. Встановлюється довільна, залежить від зовнішніх чинників черговість справ.

4. День в цілому не розглядається, не планується.

5. Діла не об'єднуються в блоки, не визначається резервний час на непередбачену діяльність.

6. Намечаются наради без точного визначення теми.

7. Не встановлюються пріоритети.

8. Справи чітко не визначаються.

9. Не планується час для виконання рутинних і затяжних завдань.

10. Не використовуються формуляри та інші допоміжні засоби планування і прийняття рішень.

Для того щоб цього уникнути, потрібно використовувати щоденник часу - найважливіше робоче засіб самоменеджменту.

Що таке щоденник часу? Він являє собою особисту робочу картотеку, яка складається з об'єднаних разом окремих листів і яка завдяки раціональній компонуванні потрібної інформації зручна своєю наочністю (видимістю). Йому притаманна багатофункціональність: він одночасно є настільним календарем, особистим щоденником, записником, інструментом планування, адресною книгою, довідником, накопичувачем ідей і інструментом контролю. Щоденник часу - постійний супутник менеджера, його, так би мовити, письмова пам'ять, яка завжди і всюди буде під рукою.

Крім цього, щоденник часу являє собою практичну складову частину послідовної системи планування часу, а саме робочий накопичувач всіх планів дня, формулярів та листків, використовуваних в повсякденній практиці. Він є найважливішим допоміжним засобом планування часу, сприяє успішному планування особистих цілей, кращому використанню дорогоцінного часу. За допомогою щоденника часу можна отримати повне уявлення не тільки про всі ближніх і дальніх терміни, але і про всі плани, диспозиціях, більш-менш великих проектах, гнучко реагувати на будь-яке зміна ситуації і в будь-який час актуалізувати свої плани.

Структура щоденника часу

календарна частина

У цю частину можна помістити різні формуляри для місячних, тижневих і денних планів з проміжними регістрами. Особливе значення надається плану дня, при цьому основним принципом є: один лист на один день. У календарній частині повинні знаходитися листки для нотаток за відповідними місяцями і декадах, які полегшать перенесення строків і целеустановок на окремі тижні і дні.

Окремі денні листки можна після використання зброшурувати у відповідному порядку, і з часом мати архів часу і життєвих успіхів - надійне допоміжний засіб для усвідомленого планування майбутнього. Нові "вхідні" денні листки повинні бути забезпечені всіма термінами і завданнями з тижневих і місячних листків. З відповідних листків переносяться такі дати, як дні народження, ювілеї, відхід у відпустку, дні платежів і т. Д., Таким чином можна інтегрувати всі особисті справи і за умови регулярного заповнення і контролю нічого не буде втрачено.

Розділ службових і приватних дат

Тут на відповідних листках і формулярах слід записувати і постійно мати при собі найважливішу інформацію, наприклад: порядок підготовки проектів, терміни проведення ярмарків і семінарів, організаційні міні-плани, найважливіші понятійні скорочення, зарплату і дохід, список днів народжень, поштові тарифи, списки книг , розклад літаків, адреси готелів, дорожні витрати, таблиці калорійності різних продуктів, календар футбольних матчів, терміни проведення різноманітних заходів, листки-пам'ятки, універсальні листки для планування, картки для записів ідей і т. д.

Розділ адрес і телефонів

В розділ входять найважливіші телефонні номери і адреси, які бувають найбільш часто необхідні.

Загальна частина

Різні відділення, як в гаманці, дозволяють розмістити поштові марки, фотографії, кредитні та чекові картки, службовий пропуск і грошові купюри.

Щоденник часу підвищує якість роботи і приносить успіх. Досягається раціоналізація при 8-годинному робочому дні економить щодня цілу годину. Щоденник часу - найважливіше допоміжний засіб самоменеджменту.

Американці використовують спеціальні щоденники, що дозволяють полегшити використання згадуваної вище системи Франкліна. Перші сторінки щоденника відведені під список життєвих цінностей (1-й поверх піраміди), опис глобальної мети (2-й поверх) і таблицю для запису генерального плану (3-й поверх). На початку щоденника декілька відповідним чином розмічених сторінок виділені під список цілей на рік (фактично, довгостроковий план -

4-й поверх). На початку кожного місяця і кожного тижня одна сторінка виділена під таблицю завдань на цей період (короткостроковий план - 5-й поверх). Нарешті, для кожного дня відводиться своя сторінка з таблицею для списку завдань на день (6-й поверх), причому в таблиці передбачені стовпці для позначення пріоритету завдань. Ці стовпці слід заповнювати по ходу роботи і обов'язково перевіряти в кінці дня. Завершення справи рекомендують відзначати значком «*». Скасовані по тій або іншій причині - буквою «х» (бажано також вписати причину, по якій завдання було скасовано). Відкладені справи записуються в план іншого дня (найчастіше наступного), а у відповідній графі сторінки поточного дня ставиться значок «°» і вписується дата, до плану денного якої внесено це завдання.

словничок

Планування-підготовка до реалізації цілей і структурування часу.

Планування-проект процесів праці на майбутній період. Планування можна уявити як закриту систему, що складається з:

План-це перелік справ, виконання яких веде до досягнення мети, і тверді терміни виконання цих справ .

Щоденник часу - особиста робоча картотека, яка одночасно є настільним календарем, особистим щоденником, записником, інструментом планування, списком адрес, довідником, картотекою ідей і інструментом контролю.

Структура щоденника часу:

• календарна частина (формуляри для річного, місячного, тижневих і денних планів);
• розділ дат (важлива інформація про терміни заходів, дні народження, списки книг, розклад автобусів, картки для запису ідей);
• розділ адрес і телефонів.

Біоритми - це коливання працездатності протягом тривалих періодів часу.

Тексти для аналізу і роздумів

"... Ілля Ілліч прокинувся, проти звичаю, дуже рано, годин вісім. Він чимось дуже стурбований. На обличчі у нього поперемінно виступав не те страх, не те туга, не те досада. Видно було, що його долала внутрішня боротьба , а розум ще не був на допомогу.

Справа в тому, що Обломов напередодні отримав з села, від свого старости, лист неприємного змісту. Відомо, про які неприємності може писати староста: неврожай, недоїмки, зменшення доходу і т.п. Хоча староста і в минулому і в третьому році писав свого пана точно такі ж листи, але і це останнє подіяло так само сильно, як всякий неприємний сюрприз.

Чи легко? Треба було думати про засоби до прийняття якихось заходів. Втім, треба віддати належне дбайливості Іллі Ілліча про свої справи. Він за першим неприємного листа старости, отриманого кілька років тому, вже став створювати в розумі план різних змін і поліпшень в порядку управління своїм маєтком.

За цим планом передбачалося ввести різні нові економічні, поліцейські та інші заходи. Але план був ще далеко не весь обдуманий, а неприємні листи старости щорічно повторювалися, спонукали його до діяльності і, отже, порушували спокій. Обломов усвідомлював необхідність до закінчення плану зробити що-небудь рішуче.

Він, як тільки прокинувся, одразу ж намірився встати, вмитися і напившись чаю, подумати гарненько, дещо збагнути, записати і взагалі зайнятися справою як слід.

З півгодини він все лежав, страждаючи цим наміром, але потім розсудив, що встигне ще зробити це і після чаю, а чай можна пити як звичайно в ліжку, тим більше, що ніщо не заважає думати і лежачи.

Так і зробив. Після чаю він уже підвівся з свого ложа і мало не став; поглядів на туфлі, він навіть почав спускати до них одну ногу з ліжка, але одразу ж знову підібрав її.

Пробило пів на десяту, Ілля Ілліч стрепенувся.

ў Що ж це я справді? ў сказав він вголос з досадою. Треба совість знати: пора за справу! Дай тільки волю собі, так і ...

Обломов знову занурився в роздуми. Через кілька хвилин пробило ще півгодини.

ў Що це майже з жахом сказав Ілля Ілліч. ў Одинадцята година скоро, а я ще не встав, чи не вмився до сих пір? Захар, Захар!

ў Умитися готове? ў запитав Обломов.

ў Готово давно! ў відповідав Захар. ў Чого ви не встаєте?

Захар пішов, а Обломов став думати.

Але він був у скруті, про що думати: про лист старости або про переїзд чи на нову квартиру? Він губився в припливі життєвих турбот, і все лежав, перевертаючись з боку на бік. Часом тільки чулися уривчасті вигуки: "Ах, боже мій! Чіпає життя, всюди дістає".

(Гончаров І. А., Обломов. - М, 1979).

Питання: Як ви думаєш, в чому основна проблема Обломова? Яким чином можна змінити існуючу ситуацію?

Навіщо потрібно планування часу?

Поставте, будь ласка, сьогоднішню дату і позначте все ті пункти з якими Ви згодні

Переваги планування в особистому самоменеджменте

Це для мене важливо

Досягнення мети: з'ясування професійних і особистих цілей; досягнення професійних і особистих цілей найкоротшим шляхом; реалістичне розгляд цілей з позиції обмеженості в часі. Виграш у часі: економія часу для дійсно важливих справ і цілей; чітке уявлення про час, необхідний для різних проектів, завдань і видів діяльності (що, коли, до якого часу необхідно зробити?). пріоритети: концентрація на дійсно важливих завданнях і забезпечення їх вирішення; визначення ступеня важливості тих чи інших видів діяльності, виявлення справ, які можуть бути доручені іншим. встановлення реальних термінів і їх дотримання; своєчасне розпізнання вузьких місць і прийняття відповідних контрзаходів. ефективність: попереднє визначення структури дня і раціональне використання робочого часу на цій основі; позбавлення себе від "холостих ходів". Зменшення стресу: менше суєти, більше передбачливості; краще планування перерв в роботі; менше стресів, оскільки виконується менша кількість справ; більше задоволення від роботи, менше роздратування, суєти.

Завдання N 2

Розгляньте і відзначте п'ять найбільш важливих з Вашої точки зору принципів планування часу, які Ви хотіли б застосовувати в своїй практиці.

Основне правило планування часу

Постійно задавайтеся питаннями: У чому мета цієї розмови, роботи? Чого я хочу досягти?Таким чином, ваша активність буде спочатку спрямована безпосередньо на досягнення якоїсь вашої мети.

Досвід показує: на роботу, як правило, витрачатися стільки часу, скільки його є в розпорядженні.

Усуньте зі свого вжитку невизначені, неточні формулювання типу "Якомога швидше". Що, власне, це означає? Через годину? Через 2-3 тижні?

Найтерміновіше (спішне) справа не завжди буває найважливішим. Однак саме нагальні і "невідкладні" справи займають більшу частину нашого дорогоцінного часу "Тиранія" поспішності полягати в забутті пріоритетів, в перевазі неважливого важливого, і тільки лише тому, що через брак планування неважливі справи стають терміновими. У світлі більш-менш тривалої перспективи, здається величезним, значення термінових справ зникає. Але з почуттям втрати згадуємо ми про важливі завдання, які були відсунуті убік.

Правила складання денного плану:

• принципово важливо складати план дня в письмовому вигляді.
• плани дня, які тримають в голові, легко відкидаються.
• письмові плани дня забезпечують розвантаження пам'яті.
• письмово фіксується план виробляє психологічний ефект самомотивації до роботи. Ваша ділова активність стає спрямованої.
• завдяки контролю результатів дня у вас не втрачаються розпочаті справи (перенесення на наступний день)
• за рахунок письмової реєстрації дня ви підвищуєте ефект від планування, оскільки краще оцінюєте потребу в часі і "перешкоди", а також можете більш реалістично планувати резервний час.
• Якщо існує ясність щодо того, що треба зробити протягом дня, то ви автоматично намагаєтеся раціоналізувати свою працю і, крім того, свідомо протидіяти "перешкод" внутрішнього або зовнішнього порядку. Якщо в кінці дня ви задаєте собі питання, а що, власне, зроблено, то причина цього полягає головним чином у відсутності чіткої целеустановки на день.
• Реальний план дня повинен в принципі містити лише те, що ви хочете або повинні, а також можете зробити.

Опис дня ділової людини

Ідея в 25000

"... Одного разу експерт по ефективності Айві Лі розмовляв з Чарльзом Швабом, президентом сталеливарної компанії" Віфлеєм ". Лі змалював Швабу послуги своєї організації і закінчив словами:

ў Наша служба допоможе вам краще керувати.

ў Чорт, ў сказав Шваб, ў я і тепер керую не гірше, ніж хотілося б. Нам потрібно не знати, а вміти; не знання, а справа! Якщо б ви могли змусити нас робити справи так, як ми повинні їх робити, Ў я із задоволенням вислухаю вас і заплачу вам стільки, скільки попросите!

ў Відмінно! ў відповів Лі. ў За двадцять хвилин я можу розповісти вам про дещо, що підвищить ефективність ваших дій, принаймні на 50%.

ў О "кей, ў погодився Шваб, ў клейте. У мене як раз стільки залишилося до відходу поїзда.

Чи вручив містеру Швабу чистий аркуш і сказав:

ў напишіть тут шість ваших найважливіших справ на завтра.

На це пішло близько трьох хвилин.

ў Тепер, ў сказав Лі, ў пронумеруйте їх у міру їх значущості.

На це у Шваба пішло п'ять хвилин.

ў Тепер, ў сказав Лі, ў покладіть листок в кишеню і завтра вранці, в першу чергу подивіться на перший пункт і працюйте над ним до тих пір, поки не виконаєте. Потім точно також займіться другим пунктом, потім третім і так далі. Займайтеся цим до кінця робочого дня. Не хвилюйтеся, якщо виконайте одну або два завдання. Адже ви будите займатися найважливішими з них. Решта можуть почекати. Якщо ви не зможете розправитися з усіма справами за цією методикою, то не зможете ні з якоїсь іншої, а без системи ви б не визначили, яке з них найважливіше справу.

Вся ця розмова тривала близько тридцяти хвилин. Через кілька тижнів Шваб послав Лі чек на 25 тисяч доларів з листом, в якому повідомляв, що це був найприбутковіший урок в грошовому відношенні за всю його життя! Через п'ять років цей план багато в чому допоміг перетворитися невідомої сталеливарної компанії "Віфлеєм" в найбільшого незалежного виробника сталі в світі! І він допоміг Чарльзу Швабу заробити сто мільйонів доларів і стати найвідомішим сталепромисловців світу! "

(Френк Беттджер Щасливий торговець. - М., 1998).

Питання: Які принципи планування часу використовував містер Шваб?

Контрольні питання:

1.АБВ аналіз передбачає:

а) виявлення найважливіших, важливих і несуттєвих завдань,

б) виявлення термінових, важливих, нетермінових і неважливих справ.

2.Пік працездатності припадає на:

а) середину дня,

б) на ранок,

в) на першу половину дня,

г) на другу половину дня,

е) на вечір.

1. Щоденник часу - це:

а) план на день,

б) план на рік,

в) план на місяць.

Додаткова інформація до теми "Планування часу".

Менеджмент на основі біоритму.

Поряд з регулярними коливаннями денної працездатності спостерігаються інші біологічні закономірності протягом більш тривалих періодів - біоритми. Вчення про біоритм виходить з того, що фізичні, психічні та інтелектуальні ритми кожної людини піддаються циклічним коливанням, що визначається за попереднім розрахунком.

Мета науки про біоритми полягає в тому, щоб виявити біологічні закономірності від піку до занепаду наших життєвих сил і тим самим зробити можливим планування нашої активності в так звані сильні і слабкі дні. В такому розумінні менеджмент на основі біоритму може бути дієвим інструментом успішного самоменеджменту.

Теорія біоритмів не має нічого спільного з астрологією, гороскопами або пророкуваннями, а трактує періодичні коливання певних функціональних процесів в організмі людини. Її застосування не означає того, що треба орієнтувати своє життя виключно відповідно до біоритмами або відчувати страх перед так званими критичними днями.

Йдеться про те, що в нашій працездатності є регулярні фази активності і розслаблення, і ми не повинні тривалий час жити всупереч показаннями стрілок цих "внутрішнього годинника".

Відповідно до теорії біоритмів кожна людина з народження перебувати під впливом трьох різних, постійно мінливих потоків енергії. Віддача енергії означає активність (підйом), поглинання енергії відповідно - відпочинок (спад).

Розрізняють три окремих ритму:

Ф - фізичний ритм (Тривалість періоду -23 дня, перепад - кожні 11,5 дня). Він впливає на фізичну силу і на силу волі.

П - психічний ритм (Тривалість періоду - 28 днів, перепад - кожні 14 днів). Обумовлює динаміку почуттів, настроїв, творчих сил.

І - інтелектуальний ритм(Тривалість періоду - 33 дні, перепад - кожні 16, 5 дня). Впливає на розумові здібності, наприклад, на концентрацію і присутність духу.

Оскільки тривалість окремих періодів різна, у кожної людини завжди спостерігаються різні, постійно змінюються комбінації характеристик фізичного, психологічного та інтелектуального стану. На біорітмограмме будь-якої людини можна чітко спостерігати постійну зміну фаз накопичення енергії (-) і витрачання її (+) в трьох життєвих сферах.

На особливу увагу заслуговують дні перепадів, коли відбувається зміна фаз біоритмів. Їх називають критичними днями, тому що в цей час можуть відбутися порушення нормальних фізичних функцій, працездатності, контролю над волею, розумом. Подібні зміни фаз тривають 24 години, їх наступ залежить від години народження, т. Е. Вони можуть захоплювати як попередній, так і наступний день. Важливо знати: не кожен критичний період приводить до критичного події, проте в ці дні треба бути особливо обережним. Оскільки в такі дні наш організм перебудовується з фази активності на фазу спокою, доцільно не перенапружуватися і берегти сили, уникати додаткових навантажень. Біоритм являє собою природний феномен, з коливаннями якого здоровий організм справляється без наслідків. Тому немає підстав побоюватися критичних днів або спаду. В той же час не слід також недооцінювати ослаблення нашого організму в фазі переходу. В середньому ми кожні 6 днів обтяжені додатковим фактором ризику.

	сфера впливу	підйом - витрата енергії	спад - накопичення енергії	критичні точки (стан нестабільності)
Фізичний біоритм. 23 дня, зміна через кожні 11,5 дня	Фізична готовність, витривалість, витримка, опірність, впевненість в собі, жага діяльності.	Прилив сил і фізичної витривалості (спорт, робота). Сприятливий період для подорожей. У цей період опірність організму найвища.	Фаза спокою, втоми. Небажання працювати, схильність до захворювань. У цей період відзначається сильне вплив медикаментів, чутливість до болю.	Небажання працювати, невдоволення собою, погіршення при захворюваннях. Можливі нещасні випадки, нанесення шкоди здоров'ю.
Психічний біоритм. 28 днів, зміна через кожні 14 днів	Сфера психіки, характер, душевний мир, підсвідомість, інтуїція, комунікабельність, гармонія, здатність до співпраці, моральні сили, творчі здібності, настрій, самовладання.	Позитивний настрій, хороша гармонія з навколишнім світом, контактність. Сприятливий час для іспитів, змагань, публічних виступів, знайомств. Радість від спілкування.	Негативні емоції заважають роботі "в команді" і співпраці. Схильність до замкнутості, монотонності, депресії. Слід контролювати відносини з оточуючими.	Гострі суперечки, безглузда нервозність, погіршення хворобливого стану. уповільнена реакція.
Інтелектуальний біоритм. 33 дня, зміна фаз через кожні 16,5 днів.	Розумова, інтелектуальна сфера, розумові здібності, пристосовність, логіка, розум, увагу, здатність до реагування, пам'ять.	Духовна розкутість, сприйнятливість до нового, хороша пам'ять, пристосовність. Сприятливий час для виконання нових завдань, вивчення важких предметів, складання планів, прийняття рішень.	Недолік розумових здібностей, концентрированности. Погіршення пам'яті, недолік виразності. Сприятливий час для виконання рутинної роботи, збору та впорядкування інформації, повторень.	Слабка пам'ять, схильність до помилок, помилок. Неуважність, недолік самовладання і здатності до реагування. Схильність нещасних випадків.

Можливості використання биоритмики практично необмежені, оскільки вони зачіпають практично всі життєві сфери: здоров'я, роботу, сімейну та суспільне життя, дозвілля, спорт і т.д. При плануванні на тривалий період часу необхідно враховувати коливання індивідуальної працездатності і тим самим гарантувати більшу ефективність в роботі.

А саме: в періоди спаду і критичні дні накопичувати нову енергію, розслаблятися, проводити час за рутинною роботою і уникати контактів з неприємними людьми і проблемами. У періоди підйому, навпаки, з новими силами вперед! Приймати рішення і робити зміни і перестановки, втілювати свої задуми, коротше, активно творити свою долю.

При складанні розпорядку дня і плануванні вирішення майбутніх завдань враховуйте поряд з даними графіка денної продуктивності також своє Біоритмічні стан, але не переоцінюйте його. Майте на увазі, що криві біоритмів вказують лише на тенденцію, яка може спостерігатися внаслідок що відбуваються в організмі процесів. І ні в якому разі не можна налаштовувати себе заздалегідь на невдачу. Хоча біоритм і надає певний вплив на нашу працездатність, він, однак, є лише одним фактором їм багатьох.

У статті ми з вами почали розбирати тему керування часом, тепер поговоримо про правила планування.

Як казав Бенджамін Франклін «Час - гроші». Цю аксіому ми використовуємо вже понад 250 років.

Але деякі сучасні філософи бізнесу вважають, що час і капітал є рівнозначними поняттями тільки за двома ознаками:

• час і гроші є обмеженими ресурсами;
• час і гроші мають вартість.

На думку багатьох інших, час набагато цінніше, тому що:

• ви не зможете отримати більше часу ні за які гроші;
• ніхто не отримує часу більше або менше, ніж ви.

«У вас є рівно стільки часу, скільки його було у Мікеланджело, Леонардо да Вінчі, Томаса Джефферсона, Пастера, Хелен Келлер, Альберта Ейнштейна» - Джексон Браун;

• гроші можна взяти в борг, а час - ніколи;
• гроші можна витратити завтра, а час - тільки сьогодні.

Незважаючи на розбіжність поглядів в питанні рівнозначності часу і капіталу очевидно те, що час є обмеженим в будь-якій сфері бізнесу, а планування є ефективним інструментом для управління цим безцінним ресурсом.

... «Плани - марні, планування - безцінне» Дуайт Девід Ейзенхауер, 34-й президент США.

Тому, якщо ви хочете максимально ефективно використовувати свій потенціал часу, пам'ятайте кілька основних правил планування.

Основні правила планування:

1. Ніколи не починайте день, якщо він ще не розпланований на папері.

Якщо ваша мета не записана, то її не існує взагалі. Список намічених завдань - це карта, яка не дасть вам зійти або відхилитися зі шляху до поставленої мети.

2. Робота з написаним списком запланованих справ збільшує загальну результативність вашої діяльності з першого ж дня планування.

З вечора готуйте список завдань, які потрібно виконати в наступний день. Завдяки цьому ви завжди будете знати, з чого почати свій день.

3. Працюйте за складеним вами списком протягом усього дня.

Якщо у вас виникне нове завдання, внесіть її в з урахуванням пріоритетності по відношенню до раніше запланованим завданням. Після виконання чергового завдання зі списку, обов'язково викреслюйте її. Це принесе вам відчуття задоволеності своєю роботою, додасть ентузіазму і надихне на виконання наступних завдань.

4. Плануйте від більшого до меншого, від довгострокового до короткострокового, від життєвої мети до плану на день.

У кожній справі ставте фіксовані терміни, коли вона повинна бути завершеною. ... »Одна закінчена результативна завдання стоїть півсотні полузаконченних завдань.» - Малкольм Форбс.

5. Складне завдання завжди ділите на дрібні підзадачі.

Тут добре допомагає дерево рішень, де ключове завдання - дерево, а підзадачі для її виконання - гілки. Продовжуйте «розгалуження» до тих пір, поки процес виконання всього завдання не стане простим і прозорим. Тут вам дуже допоможе програма MindManager, за допомогою якої ви зможете легко створити інтерактивну візуальну інтелектуальну карту.

Перш ніж починати щось робити, згадайте про основні правила планирования і не забудьте про правилі 10/90: 10% часу, витраченого на планування до початку виконання завдання, заощадить 90% часу для його вирішення. І успіх вас точно гарантовано!

І наостанок коротеньке відео про планування свого часу від Стівена Кові, фахівця з питань керівництва, управління життям, викладача і консультанта з організаційного управління.