Înregistrarea necesarului „Adresă. Cum se scrie un e-mail pentru a cere feedback

Ce este e-mailul? În lumea afacerilor de astăzi, acesta este:

Fata ta. Cu ajutorul e-mailului puteți crea o imagine pozitivă în ochii contrapărții sau puteți strica prima impresie.
Instrumentul dvs. de lucru. O mulțime de comunicare cu lumea exterioară are loc prin e-mail. Prin urmare, având o bună stăpânire a acestui instrument, vă puteți face viața mult mai ușoară.
Distragere puternică. Lumea exterioară încearcă să vă prindă, să vă distragă atenția și să vă conducă în rătăcire prin e-mail.

Din aceste poziții și uitați-vă la lucrul cu e-mailul. Să începem simplu.

Design de scrisori

Folosesc clientul de e-mail Mozilla Thunderbird, așa că voi folosi exemplul acestuia. Să creăm o nouă literă și să mergem de sus în jos prin lista de câmpuri.

La care. Copie. Copie ascunsă

Poate că cineva nu știe, dar „To” în Mozilla poate fi schimbat în „Cc” sau „Bcc”.

La care: scriem destinatarul principal sau mai mulți destinatari separați prin punct și virgulă.
Copie: scriem pe cineva care ar trebui să citească scrisoarea, dar de la care nu așteptăm o reacție.
Copie ascunsă: scriem pe cineva care ar trebui să citească scrisoarea, dar ar trebui să rămână necunoscut de restul destinatarilor scrisorii. Este deosebit de potrivit să se utilizeze pentru trimiterea în masă a scrisorilor de afaceri, cum ar fi notificările.

Necorespunzător în corespondența în masă, specificați destinatarii prin câmpurile „Cc” sau „Către”. De mai multe ori pe an primesc scrisori care enumeră 50-90 de destinatari în câmpul „Cc”. Există o încălcare a vieții private. Nu toți destinatarii dvs. trebuie să știe cu cine altcineva lucrați pe un subiect similar. E bine dacă sunt oameni care se cunosc. Și dacă sunt companii concurente pe listă care nu se cunosc una despre alta? Cel puțin, trebuie să fiți pregătit pentru explicații inutile și, cel puțin, să încetați cooperarea cu unul dintre ele. Nu faceți așa.

Subiectul scrisorii

Serviciile profesionale de corespondență scriu adesea despre importanța subiectului (uneori în mod sensibil) în blogurile lor corporative. Dar acolo cel mai adesea vorbim despre scrisorile de vânzare, unde subiectul scrisorii rezolvă problema „e-mailul ar trebui deschis”.

Discutăm zilnic corespondența de afaceri. Aici tema rezolvă problema „litera și autorul ei ar trebui să fie ușor de identificat și apoi de găsit”. Mai mult, diligența ta se va întoarce la tine sub forma karmei a numeroase scrisori de răspuns, doar cu prefixe Re: sau fwd, printre care va trebui să cauți litera dorită pe subiect.

Douăzeci de scrisori este volumul unei corespondențe de o zi a unui manager de mijloc. Nu vorbesc deloc despre antreprenori și proprietari de afaceri, numărul lor de litere depășește uneori 200 sau mai mult pe zi. Deci inca o data: nu trimite e-mailuri cu un subiect gol.

Deci, cum să formulezi corect subiectul scrisorii?

Greșeala #1 : doar numele firmei din subiect. De exemplu, „Sky” și tot. În primul rând, probabil că nu sunteți unul dintre compania dvs. care comunică cu această contraparte. În al doilea rând, un astfel de subiect nu are niciun sens, deoarece numele companiei tale este deja vizibil de pe adresă. În al treilea rând, ghiciți cum va arăta propria dvs. cutie poștală cu această abordare a corespondenței? Cam asa.

Este convenabil să cauți pe astfel de subiecte?

Greșeala #2 : sclipitor, titlu de vânzare. Este grozav dacă știi să scrii astfel de titluri. Dar este potrivit să folosim aceste abilități în corespondența de afaceri? Amintiți-vă scopul subiectului unei scrisori de afaceri: nu de a vinde, ci de a oferi identificare și căutare.

Textul scrisorii

Există multe ghiduri pentru a scrie texte pentru diferite ocazii. De exemplu, Maxim Ilyahov, Alexander Amzin și alți maeștri ai cuvântului au o mulțime de informații utile. Vă sfătuiesc să citiți articolele lor măcar pentru a îmbunătăți alfabetizarea generală și pentru a îmbunătăți stilul general al vorbirii scrise.

În procesul de scriere a unei scrisori, trebuie să luăm în mod constant mai multe decizii.

O chestiune de curtoazie . La începutul scrisorii, poți estompa în politețe sau chiar tandrețe în spiritul „Draga mea Rodya, de mai bine de două luni nu ți-am mai vorbit în scris, de care eu însumi am suferit și nici măcar nu am dormit altul. noapte, gândindu-mă.” Foarte politicos și foarte costisitor, atât ca timp pentru alcătuirea unei astfel de introduceri, cât și ca timp al interlocutorului pentru a o citi. Corespondența este o afacere, îți amintești? Nu scrie un gen epistolar pentru un concurs și nu o scrisoare de la mama lui către Raskolnikov, ci corespondență de afaceri.

Ne respectăm timpul și destinatarul!

Să te prezinți și să-ți amintești împrejurările cunoștinței tale are sens doar în prima scrisoare trimisă după o întâlnire trecătoare la expoziție. Dacă aceasta este o continuare a cooperării sau a corespondenței curente, în prima scrisoare a zilei scriem: „Bună, Ivan”, în a doua și în cele ulterioare: „Ivan, ...”.

Recurs . Am fost mereu îngrijorat de întrebarea cui să contactez într-o scrisoare dacă există mai mulți destinatari. Am scris recent o scrisoare adresată celor trei fete pe nume Anna. Fără nicio ezitare, am scris „Bună ziua, Anna” și nu am făcut baie de aburi. Dar nu este întotdeauna cazul.

Ce se întâmplă dacă există trei sau chiar șapte destinatari și nu au același nume? Puteți enumera după nume: „Bună ziua, Rodion, Pulcheria, Avdotya și Pyotr Petrovici”. Dar este lung și necesită timp. Puteți scrie: „Bună ziua, colegilor!”.

Pentru mine, folosesc regula pentru a mă adresa pe nume celui care se află în câmpul „Către”. Și celor care sunt în copie, nu contactați deloc. Această regulă, în același timp, vă permite să determinați mai exact (unul!) Destinatarul scrisorii și scopul acestei scrisori.

Citare . Corespondența este adesea un lanț de litere cu întrebări și răspunsuri - într-un cuvânt, un dialog. Este considerată o bună practică să nu ștergi istoricul corespondenței și să scrii răspunsul tău în partea de sus a textului citat, astfel încât, atunci când revii la această corespondență peste o săptămână, să poți citi cu ușurință dialogul de sus în jos prin date descrescătoare.

Din anumite motive, setarea implicită în Mozilla este „Setează cursorul după textul citat”. Recomand să-l schimbi în meniul „Tools” → „Account Options” → „Compilation and Addressing”. Așa trebuie să fie.

Scopul scrisorii . Scrisorile de afaceri sunt de două tipuri:

când pur și simplu informăm interlocutorul (de exemplu, un raport cu privire la munca depusă pe lună);
iar când vrem ceva de la interlocutor. De exemplu, ca sa fie de acord asupra facturii atasate de plata.

De regulă, există mult mai multe scrisori de stimulare decât cele de raportare. Dacă vrem să obținem ceva de la interlocutor, este foarte important să spunem acest lucru într-o scrisoare în text simplu. Îndemnul la acțiune ar trebui să fie urmat de un prenume și să fie ultima propoziție a scrisorii.

Necorespunzător : „Porfiry Petrovici, știu cine a ucis-o pe bătrână”.

Dreapta : „Porfiry Petrovici, eu am ucis-o pe bătrână, vă rog să luați măsuri în privința arestării mele, m-am săturat de suferință!”

De ce ar trebui să se gândească corespondentul pentru tine ce să faci cu această scrisoare? La urma urmei, el poate lua decizia greșită.

Semnătura în text . Ea trebuie să fie. Mai mult, toți clienții de e-mail vă permit să configurați înlocuirea automată a unei semnături, de exemplu, clasicul „Cu respect, ...”. În Mozilla, acest lucru se face în meniul „Instrumente” → „Opțiuni cont”.

A scrie sau a nu scrie contacte în semnătură este o chestiune personală pentru toată lumea. Dar dacă sunteți cumva conectat cu vânzările - asigurați-vă că scrieți. Chiar dacă tranzacția nu are loc pe baza rezultatelor comunicării, pe viitor vei fi ușor de găsit folosind contactele din semnătură.

În sfârșit, încă o caracteristică a corpului scrisorii pentru acei interlocutori cărora nu le place (nu pot, nu vor, nu au timp) să răspundă la scrisori. Specificați valoarea implicită în textul scrisorii. De exemplu, „Porfiry Petrovici, dacă nu vii să mă arestezi înainte de 12:00 vineri, atunci mă consider amnistiat”. Desigur, termenul trebuie să fie real (nu trimite textul din exemplu vineri la 11:50). Destinatarul trebuie să fie capabil fizic să citească și să decidă asupra scrisorii dvs. O astfel de „tăcere” te scutește de responsabilitatea pentru non-răspunsul interlocutorului. Ca întotdeauna, utilizarea acestui cip trebuie abordată cu înțelepciune. Dacă o persoană răspunde la scrisorile tale la timp și în mod regulat, un astfel de ultimatum poate, dacă nu să-l jignească, atunci să-l încordeze puțin sau să conducă la decizia de a nu răspunde la scrisoare chiar acum, ci de a te face să aștepți ziua de vineri.

Atasamente

Scrisorile vin adesea cu atașamente: CV-uri, oferte comerciale, estimări, programe, scanări de documente - un instrument foarte convenabil și, în același timp, o sursă de erori populare.

Eroare : Investiție uriașă. Primim adesea e-mailuri cu atașamente de până la 20 MB. De regulă, acestea sunt scanări ale unor documente în format TIFF, cu o rezoluție de 600 dpi. Programul de e-mail al corespondentului se va bloca aproape sigur câteva minute în încercări zadarnice de a descărca previzualizarea acestui atașament. Și Dumnezeu ferește ca destinatarul să încerce să citească această scrisoare pe un smartphone...

Personal, șterg imediat astfel de scrisori. Nu doriți ca e-mailul dvs. să ajungă la coșul de gunoi înainte de a fi citit? Controlați dimensiunea atașamentului. Se recomandă ca acesta să nu fie mai mare de 3 MB.

Dacă depășește?

Încercați să vă reconfigurați scanerul pentru un alt format și rezoluție. De exemplu, în PDF și 300 dpi se obțin scanări destul de lizibile.
Gândiți-vă la programe precum arhivatorul WinRar sau 7zip. Unele fișiere se comprimă perfect.
Ce se întâmplă dacă atașamentul este uriaș și nu îl poți comprima? De exemplu, o bază de date contabilă aproape goală cântărește 900 MB. Stocarea de informații în cloud va veni în ajutor: Dropbox, Google Drive și altele asemenea. Unele servicii, cum ar fi Mail.ru, convertesc automat atașamente uriașe în link-uri de stocare în cloud. Dar prefer să-mi gestionez singur informațiile stocate în cloud, așa că nu salut automatizarea de la Mail.ru.

Și încă o recomandare nu tocmai evidentă despre investiții - lor Nume . Trebuie să fie înțeles și acceptabil pentru destinatar. Odată, în companie, pregăteam o ofertă comercială adresată lui... să fie Fiodor Mihailovici Dostoievski. Am primit o scrisoare de la manager cu proiectul CP spre aprobare, iar în atașament era un dosar cu numele „DlyaFedi.docx”. Cu managerul care mi-a trimis asta, a avut loc un dialog cu următorul conținut:

Stimate manager, sunteți personal pregătit să abordați această persoană respectată și să-i spuneți Fiodor în față?

Cumva nu, o persoană respectată, toată lumea îi spune pe prenume și patronim.

De ce ai numit atașamentul „Pentru Fedi”? Dacă i-o trimit chiar acum, crezi că va cumpăra topoare de la noi la acest CP?

aveam de gând să redenumesc...

De ce să pregătești o bombă cu ceas - respingerea unui potențial client - sau să creezi muncă suplimentară pentru tine prin redenumirea unui fișier? De ce să nu denumiți imediat atașamentul corect: „Pentru Fedor Mikhailovich.docx” sau chiar mai bine - „KP_Sky_Axes.docx”.

Deci, cu e-mailul ca „față” mai mult sau mai puțin rezolvat. Să trecem la e-mail ca instrument de productivitate și să vorbim despre distragerea atenției.

Lucrul cu literele

E-mailul este o distragere puternică. Ca și în cazul oricărei distrageri, corespondența trebuie tratată prin înăsprirea regulilor și implementarea programelor de lucru.

Cel puțin, trebuie să dezactivați TOATE notificările prin e-mail. Dacă clientul de e-mail este configurat implicit, veți fi anunțat cu un semnal sonor, iar pictograma de lângă ceas va clipi și va fi afișată o previzualizare a scrisorii. Într-un cuvânt, ei vor face totul pentru a te smulge mai întâi de munca minuțioasă, apoi te cufundă în abisul scrisorilor necitite și al mailingurilor nevăzute - minus o oră sau două de viață.

Pentru unii, puterea de voință puternică vă permite să nu fiți distras de notificări și este mai bine ca oamenii obișnuiți să nu ispitească soarta și să le oprească. În Mozillla Thunderbird, acest lucru se face prin meniul „Instrumente” → „Setări” → „General” → „Când apar mesaje noi”.

Dacă nu există notificări, cum să înțelegeți că a sosit o scrisoare?

Foarte simplu. Tu însuți, în mod conștient, alocați timp pentru analizarea corespondenței, deschideți clientul de e-mail și vedeți toate mesajele necitite. Acest lucru se poate face de două ori pe zi, de exemplu la prânz și seara, sau în timpul opririi forțate, de exemplu, în ambuteiajele.

Oamenii întreabă adesea, cum rămâne cu timpul de răspuns și e-mailurile urgente? Răspund: nu aveți scrisori urgente prin poștă. Cu excepția cazului în care lucrați în departamentul de asistență pentru clienți (un astfel de departament are propriile reguli pentru lucrul cu corespondența).

Dacă există scrisori urgente, expeditorul vă va anunța despre acest lucru prin alte canale - telefon, SMS, Skype. Apoi veți intra în mod conștient în clientul de corespondență și veți procesa corespondența urgentă. Toți guru de management al timpului (de exemplu, Gleb Arkhangelsky cu „Time Drive”) declară standardul pentru răspunsul la e-mailuri până la 24 de ore. Aceasta este o regulă normală de bună formă - nu vă așteptați la răspunsuri instantanee de la interlocutor prin e-mail. Dacă există o scrisoare urgentă, notificați-o prin canale de comunicare mai rapide.

Deci, am dezactivat notificările și acum pornim clientul de e-mail conform programului nostru.

Ce să facem când am intrat în e-mail și ne-am angajat într-o activitate numită „parsing email”? Unde este începutul și sfârșitul acestei lucrări?

Am auzit multe despre sistemul zero inbox, dar, din păcate, nu am întâlnit nicio persoană care să-l folosească. A trebuit să-mi reinventez roata. Există articole pe acest subiect pe Lifehacker. De exemplu, " ". Mai jos voi vorbi despre sistemul zero inbox în interpretarea mea. Voi fi recunoscător dacă guru GTD vor fi notați în comentarii, vor completa sau îmbunătăți sistemul descris.

Este important să înțelegeți și să acceptați că e-mailul nu este un planificator de activități sau o arhivă pentru activitățile dvs. Prin urmare, folderul Inbox ar trebui să fie întotdeauna gol. Dacă te-ai apucat de analiza căsuței primite, nu te opri și nu te lăsa distras de nimic până când golești acest folder.

Ce să faci cu e-mailurile din inbox? Trebuie să parcurgeți fiecare literă succesiv și să o ștergeți. Da, doar selectați și apăsați Ștergere de pe tastatură. Dacă nu vă puteți forța să ștergeți e-mailul, va trebui să luați o decizie cu privire la ce să faceți cu el.

Poți să răspunzi în trei minute? Trebuie raspuns? Da, da, iar răspunsul nu va dura mai mult de trei minute, apoi răspunde imediat.
Trebuie să răspundeți, dar pregătirea răspunsului va dura mai mult de trei minute. Dacă utilizați un planificator de activități care vă permite să convertiți un e-mail într-o sarcină, transformați-vă e-mailul într-o sarcină și uitați de el pentru un timp. De exemplu, folosesc serviciul absolut minunat Doit.im. Vă permite să generați o adresă de e-mail personală: îi trimiteți o scrisoare și aceasta se transformă într-o sarcină. Dar dacă nu aveți un planificator de activități, mutați litera în subfolderul „0_Run”.
După un răspuns rapid la o scrisoare, transformând-o într-o sarcină sau doar citind-o, trebuie să decideți ce să faceți în continuare cu acest mesaj: ștergeți-l sau trimiteți-l într-unul dintre foldere pentru stocare pe termen lung.

Iată folderele pentru stocarea pe termen lung pe care le am.

0_Run. Nu am un astfel de folder, dar dacă nu aveți un planificator, repet, puteți adăuga aici scrisori care necesită un studiu detaliat. Acest folder, de asemenea, trebuie curățat în mod regulat, dar cu o abordare atentă la momentul special alocat pentru aceasta.
1_Referință Aici am pus scrisori cu informații de fundal: scrisori de bun venit cu autentificare de la diverse servicii web, bilete pentru zborurile viitoare și așa mai departe.
2_Proiecte. Aici este stocată o arhivă de corespondență privind partenerii și proiectele cu care există o relație curentă. Desigur, există un folder separat pentru fiecare proiect sau partener. În dosarul partenerului, am pus scrisori nu numai de la angajații săi, ci și scrisori de la angajații „Cerului” asociat cu acest partener. Foarte convenabil: dacă este necesar, toată corespondența despre proiect este la îndemână în câteva clicuri.
3_Muzeul. Aici arunc acele litere pe care e păcat de șters, iar beneficiile de pe urma lor nu sunt evidente. Aici migrează și folderele cu proiecte închise din „2_Projects”. Într-un cuvânt, primii candidați pentru ștergere sunt stocați în „Muzeu”.
4_Documente. Iată scrisori cu modele de documente electronice care pot fi utile în viitor pentru contabilitate, de exemplu, acte de reconciliere de la clienți, bilete pentru călătorii. Dosarul are multe în comun cu folderele „2_Projects” și „1_Sprav”, doar că stochează informații contabile, iar în folderul „2_Projects” - informații de management. În „4_Documente” - informații moarte, iar în „2_Proiecte” - live.
5_Cunoștințe. Aici am pus doar mailinguri cu adevărat utile, la care vreau să revin după un timp pentru inspirație sau să caut soluții.

Există și alte setări ale clientului de e-mail care sunt importante pentru funcționarea acestui sistem. În primul rând, în mod implicit, Thunderbird are caseta de selectare „Marcați mesajele ca citite”. Prefer să o fac în mod conștient, așa că steagul este stins! Pentru a face acest lucru, accesați meniul „Instrumente” → „Setări” → „Avansat” → „Citire și afișare”.

În al doilea rând, folosim filtre . Anterior, am folosit în mod activ filtre care redirecționau automat scrisorile către folderele corespunzătoare, în funcție de adresa expeditorului. De exemplu, scrisorile unui avocat au fost mutate în folderul „Avocat”. Am abandonat această abordare din mai multe motive. În primul rând: scrisorile unui avocat în 99% din cazuri se referă la un proiect sau partener, ceea ce înseamnă că trebuie mutate în folderul acestui partener sau proiect. În al doilea rând: am decis să adaug conștientizare. Tu însuți trebuie să decizi unde ar trebui să fie stocată o anumită scrisoare și este mai convenabil să cauți mesajele neprocesate într-un singur loc - în căsuța de e-mail. Acum folosesc filtre doar pentru organizarea automată a scrisorilor obișnuite din diverse sisteme în foldere, adică scrisori care nu necesită să iau decizii. Filtrele din Mozilla Thunderbird sunt configurate în meniul „Instrumente” → „Filtre de mesaje”.

Deci, cu abordarea corectă, e-mailul ar trebui să dureze între 10 și 60 de minute pe zi, în funcție de volumul de corespondență.

Da, și încă ceva. Ați dezactivat deja notificările pentru noile e-mailuri? ;)

Problema posibilității de a utiliza corespondența electronică ca probă într-o instanță de arbitraj este departe de a fi nouă, însă, nu își pierde relevanța. Subtilitățile relației dintre contrapărți nu sunt întotdeauna documentate și sigilate cu semnături, deoarece destul de des anumite acțiuni sunt convenite în modul termen. În astfel de cazuri, unele acțiuni deja convenite ale părților sunt re-acordate sau modificate prin telefon sau prin corespondență electronică. Să ne concentrăm pe a doua metodă.

Punctualitatea avocaților nu cunoaște limite - cineva care și reprezentanții acestei profesii nu își pot permite să întârzie, mai ales când vine vorba de o ședință de judecată. Și așa, în timp ce timpul pe coridorul curții de arbitraj, când documentele au fost verificate din nou pentru a zecea oară, iar secretara încă nu a invitat la întâlnire, ea a devenit o ascultătoare involuntară și apoi o participantă la un dialog curios. cu colegii ei. Era vorba despre posibilitatea folosirii corespondenței electronice ca probă în instanță. Opiniile au fost variate, dar mi-a devenit clar că majoritatea consilierilor juridici și avocaților se confruntau într-un fel sau altul cu această dilemă.

Ce ne spune APK-ul Federației Ruse

Astfel, paragraful 2 al art. 64 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse admite probele scrise și materiale, explicațiile persoanelor care participă la caz, opiniile experților, consultanța de specialitate, mărturia martorilor, înregistrările audio și video, alte documente și materiale ca probe. Pe baza acestei liste neexhaustive, este cel mai rațional să se considere corespondența electronică drept dovezi scrise bazate pe regulile discutate mai jos.

P. 1, art. 75 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse prevede: „Dovezile scrise conțin informații despre circumstanțele relevante pentru caz, contracte, acte, certificate, corespondență comercială, alte documente realizate sub forma unei înregistrări digitale, grafice sau în orice alt document. alt mod care vă permite să stabiliți autenticitatea documentului.”

Norma cea mai specializată a problemei în discuție este paragraful 3 al art. 75 APC RF. Odată cu modificările care au intrat în vigoare la 1 ianuarie 2017 (în conformitate cu articolul 3 din Legea federală „Cu privire la modificările anumitor acte legislative ale Federației Ruse privind utilizarea documentelor electronice în activitățile autorităților judiciare” nr. 220- FZ din 23 iunie 2016. ) prezenta norma se prezinta astfel: „Documentele primite prin fax, comunicare electronica sau de alta natura, inclusiv prin utilizarea retelei de informatii si telecomunicatii pe Internet, precum si documentele semnate cu semnatura electronica in modul prevazut de legislația Federației Ruse, sunt permise ca probe scrise în cazurile și în modul prevăzute de Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse, alte legi federale, alte acte juridice de reglementare sau un acord.

Ce arată jurisprudența

În domeniul juridic al Rusiei, există și practică judiciară care permite ca corespondența prin e-mail să fie considerată ca probă scrisă. În Decretul Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Orientului Îndepărtat din 05 august 2014 nr. F03-3226 / 2014 în dosarul nr. A73-12821 / 2013, instanța a constatat că „... promptitudinea transmiterii rezultatului lucrarea a fost confirmată prin corespondența electronică a părților, ceea ce este în concordanță cu termenii contractului nr. 110 din 24 septembrie 2012…”. Din aceasta se poate presupune că acordul conținea o condiție ca toată corespondența electronică dintre părți în perioada contractului să fie recunoscută de părți ca dovadă scrisă.

Trebuie avut în vedere faptul că adresele de e-mail ale părților trebuie consemnate în textul acordului propriu-zis (sau în secțiunea în care sunt indicate detaliile părților). Dacă acest moment a fost ratat la semnarea contractului, adresele de e-mail indicate pe site-urile oficiale ale organizațiilor ca fiind de contact pot „ajuta”. Astfel, Curtea de Arbitraj a Orașului Moscova, în Decizia sa din data de 07.11.2016 în dosarul nr. A40-30919/16, a indicat că „... Corespondența electronică prezentată în susținerea acestei afirmații nu poate constitui o probă cuvenită, deoarece corespondența internă de la o adresă electronică internă este prezentată către o altă adresă poștală internă a unei terțe părți (GE Healthcare). Afilierea unei anumite căsuțe poștale electronice la această organizație, în special la Biroul Central de Proiectare al Aviației Civile, poate fi determinată prin fixarea acesteia în contract, indicând pe antetul oficial sau pe site-ul oficial ....”.

Instanța a subliniat, de asemenea, că, în esență, corespondența electronică (ca un set de mesaje electronice ale persoanelor relevante) se corelează cu prevederile paragrafului 1 al articolului 75 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse și poate fi considerată ca probă scrisă.

În același timp, fiabilitatea unui mesaj electronic este alcătuită dintr-o combinație a următorilor factori:

Necesitatea identificării expeditorului și destinatarului;

Necesitatea stabilirii competențelor expeditorului și destinatarului de a lua decizii adecvate care fac obiectul corespondenței electronice;

Necesitatea stabilirii unui mesaj electronic direct autentic.

Cum să legalizați corespondența prin e-mail

Pe baza tuturor celor de mai sus, putem trage o concluzie laconică: da, instanța de arbitraj poate recunoaște corespondența electronică dintre contrapărți ca probă scrisă în conformitate cu art. 75 APC RF. Cu toate acestea, trebuie avut în vedere faptul că acest lucru ar trebui să fie prevăzut în contract.

Deci, pentru organizația noastră, am dezvoltat o clauză care a fost inclusă în șabloanele standard de contract:

„Părțile au convenit că corespondența electronică efectuată de părți ca parte a implementării prezentului acord prin e-mail, ale cărei adrese sunt indicate în detaliile prezentului acord, are forță juridică și constituie o dovadă scrisă în conformitate cu Artă. 75 APC al Federației Ruse.

Textul e-mailului în sine ar trebui să indice numele și poziția expeditorului, precum și un link către detaliile contractului.

In cazul in care contractul a fost incheiat fara clauza specificata si ulterior a aparut nevoia de corespondenta electronica, consider de cuviinta incheierea unui acord aditional prin care sa se dea forta juridica necesara corespondenței electronice. În cazul în care contrapartea refuză să semneze un astfel de acord, vă recomand să efectuați corespondență prin e-mail la adresele indicate pe site-urile oficiale ale companiilor. Dar trebuie avut în vedere că această din urmă opțiune nu este o modalitate garantată, întrucât recunoașterea unei astfel de corespondențe ca probe scrise se realizează în întregime la aprecierea instanței.

Evident, informațiile de mai sus nu pretind a fi adevărul suprem, ci sunt doar de natură consultativă. Cu toate acestea, trebuie înțeles că legiuitorul și practica judiciară permit să se bazeze pe acest tip de probe în procesul arbitral. Dacă, ca parte a corespondenței electronice, contrapartea dumneavoastră recunoaște datoria și denumește condițiile posibile pentru rambursarea acesteia și o respinge în instanță, o astfel de corespondență electronică poate servi drept dovezi cheie sau auxiliare. Cu siguranță, în comparație cu actul de reconciliere a decontărilor reciproce, corespondența electronică este în mod tradițional inferioară, dar dacă este tot ce ai, „jocul merită lumânarea”.

Alison Garrido este antrenor profesional certificat (PCC) acreditat de Federația Internațională de Antrenori, facilitator și vorbitor. Ajută clienții în căutarea unui loc de muncă și avansarea în carieră pe baza punctelor lor forte. Consiliere cu privire la dezvoltarea carierei, pregătirea interviului, negocierea salariilor și evaluările performanței, precum și strategiile individuale de comunicare și leadership. Este partenerul fondator al Academiei de Coaching Sisteme din Noua Zeelandă.

Numărul de surse utilizate în acest articol: . Veți găsi o listă a acestora în partea de jos a paginii.

Comunicarea prin e-mail, ca și alte domenii, are propriile reguli de etichetă și protocol social. Dacă trebuie să scrieți o scrisoare prin care cereți feedback la serviciu sau la școală sau pentru a obține feedback cu privire la munca dvs. scrisă, ar trebui să vă gândiți la formularea, structura scrisorii și, de asemenea, să alegeți momentul potrivit. Acest lucru vă va permite să faceți scrisoarea cât mai eficientă posibil. Fii politicos, punctual și la obiect pentru a obține informațiile de care ai nevoie.

Pași

Cum să ceri clienților feedback

Nu pune prea multe întrebări. Clienții primesc un număr mare de solicitări de a participa la un sondaj de la toate tipurile de companii. Dacă doriți ca clientul să vă șteargă e-mailul la primire, includeți un număr mare de întrebări în el. Dacă vrei să interesezi o persoană, limitează-te la câteva întrebări.

Puneți întrebări care necesită un răspuns detaliat. Nu pune întrebări la care se poate răspunde cu „da” sau „nu”. În loc de „Ne-ai recomanda prietenilor tăi?” pune următoarea întrebare: „Cum ne-ai descrie unei alte persoane?” Aceste întrebări vă vor ajuta să obțineți mai multe informații.

Promiteți clientului să răspundă cât mai curând posibil. Datorită acestui fapt, clientul va simți că opinia lui poate afecta ceva. Dacă o persoană știe că îi va răspunde, va scrie o recenzie mai sinceră.

Când răspundeți la o recenzie, fiți sincer și acționați ca un profesionist. În lumea de astăzi, din cauza posibilităților internetului, îți poți pierde reputația într-un moment dacă te comporți neprofesionist cu oamenii.

Nu utilizați imagini flash și alte obiecte care vor dura mult timp pentru a se încărca. Dacă o persoană are o conexiune lentă, probabil că va șterge mesajul dacă își dă seama că durează prea mult să se încarce. Amintiți-vă: aveți nevoie de feedback, nu de client.

Alegeți fontul și formatul potrivite. Scrisoarea ar trebui să arate îngrijită și profesionistă. Este puțin probabil ca un e-mail în Comic Sans cu grafică de proastă calitate să vă impresioneze clienții. Este mai bine să folosești fonturi standard (Times New Roman, Arial) dacă nu te pricepi la fonturi și evită multă grafică.

Asigurați-vă că e-mailul dvs. citește bine pe toate dispozitivele. Textul cu o singură coloană va fi mai convenabil decât textul cu mai multe coloane. Fontul nu trebuie să fie prea mic. Scrisoarea trebuie să poată fi citită pe laptop, telefon și tabletă. Deoarece în lumea de astăzi mulți oameni citesc e-mailuri de pe telefonul lor, scrisoarea trebuie să se conformeze acestui format.

Scrisoarea va fi modestă. Urmați regulile de corespondență acceptate la locul dvs. de muncă. Umilința te va ajuta să obții feedback, dar nu exagera sau șeful tău ar putea crede că nu știi nimic despre munca ta. Formulați întrebări în așa fel încât toată lumea să vă poată vedea progresul în orice proiect sau sarcină. Acest lucru îl va informa pe supervizorul tău că nu te încurci. Mai jos sunt câteva recomandări mai importante.
- Puteți spune așa: „Lucream la o prezentare care este necesară mâine și aveam o întrebare legată de format. Nu sunt sigur că înțeleg corect standardele adoptate în compania noastră. Atașez prezentarea la această scrisoare. și vă voi fi foarte recunoscător dacă aruncați o privire și comentați dacă totul este în regulă. Vă mulțumesc pentru ajutor."
- Nu uitați să mulțumiți persoanei.
Vorbește despre lucruri specifice. Acest lucru va evita expresiile comune care vor fi inutile. Nu pune întrebări la care se poate răspunde cu „da” sau „nu” decât dacă este absolut necesar. Încearcă să nu pui prea multe întrebări unui manager sau coleg deodată.

Mulțumiți persoanei când răspunde. Dacă vi se sfătuiește să munciți mai mult sau vi se spune că munca dvs. încă nu este la îndemână, explicați ce intenționați să faceți pentru a o remedia. Nu răspunde imediat - oferă-ți șansa de a te calma și de a procesa informațiile.
- Vă rugăm să răspundeți în cel mult 1-2 zile.

Cum să cereți o recenzie la locul de muncă

Prezinta-te. Un profesor poate avea sute de studenți, mai ales dacă este o universitate. Trebuie să indicați numele și prenumele, numărul grupului și facultatea. Dacă ești în liceu și mergi la cursuri pregătitoare, intră în clasă. În acest fel, profesorul nu va trebui să ghicească cine ești și îi va fi mai ușor să scrie o recenzie.

Nu depășiți comunicarea de afaceri. Uneori, elevilor le este greu să le scrie profesorilor, deoarece nu se pot hotărî asupra stilului. Dacă profesorul tău ți-a scris deja însuși, păstrează același stil ca el. Este mai bine să vă formulați gândurile astfel: „Nu sunt sigur că am înțeles corect sarcina. Am câteva întrebări despre lucrare”.

Scrieți pe scurt. Nu încercați să explicați contextul complet al întrebărilor dvs., decât dacă contextul este necesar pentru a înțelege întrebările. De exemplu, dacă doriți să solicitați o prelungire a termenului de muncă, profesorul poate avea nevoie de explicații detaliate, dar dacă doriți doar să puneți o întrebare despre muncă, nu spuneți de ce nu ați avut timp să scrieți mai devreme din cauza câinele tău și de ce scrii acum (doar dacă termenul limită nu vine foarte curând). Nu vorbi despre lucruri care nu contează cu adevărat acum.

Nu amânați să cereți feedback până în ultimul moment. Este puțin probabil ca profesorul tău să dorească să te ajute în ajunul testului și probabil va fi nemulțumit că nu te-ai obosit să aplici mai devreme. Dacă te simți obligat să pui întrebări în ultimul moment, ține-l pe scurt, la obiect și cere scuze că te-ai deranjat. Datorită acestui fapt, probabilitatea ca profesorul să vă răspundă va fi mai mare (dar cu condiția să citească scrisoarea la timp).

Utilizați formatul specificat de instructor. Adesea, profesorii stipulează un format specific în care ar trebui finalizată sarcina. De exemplu, dacă instructorul dvs. v-a rugat să vă trimiteți lucrarea în format .doc, nu o trimiteți în .pdf sau .pages. Dacă nu știți ce format să utilizați, utilizați .rtf sau .pdf sau adresați-vă profesorului o întrebare.

Solicitați feedback despre munca pe care ați făcut-o deja sau despre performanța dvs. la un examen. Scrieți o scrisoare politicoasă profesorului. Dacă profesorul are ore de vizită, mergi personal la el. Spune ceva de genul: „Nu m-am descurcat atât de bine pe cât credeam la examen. Ați putea vă rog să-mi subliniați greșelile, astfel încât să mă pot pregăti mai bine pentru următorul examen?” De regulă, profesorii sunt dispuși să dea recomandări în astfel de cazuri.

Cum să ceri feedback cu privire la o lucrare scrisă

Mai întâi scrie-i unei persoane pe care o cunoști personal. Dacă doriți feedback detaliat, ar trebui să contactați pe cineva pe care îl cunoașteți bine (de exemplu, un prieten sau un coleg). Scrieți așa cum ați face de obicei. Dacă în mod normal sunați o persoană, faceți-o. Nu trimiteți lucrarea dvs. în primul e-mail decât dacă sunteți sigur că persoana va fi de acord să vă ajute (de exemplu, dacă nu i-ați cerut încă persoanei să citească lucrarea sau dacă persoana respectivă nu s-a oferit să o facă asa de).

Puteți include un scurt fragment sau o descriere în scrisoarea dvs. Depinde dacă îi scrii unui prieten sau unui coleg.

Scrieți unui specialist în domeniu. Dacă aveți nevoie de o opinie profesională, scrieți o scrisoare unui profesionist pe care îl cunoașteți și explicați care este proiectul dvs. și de ce aveți nevoie de feedback. Nu pune presiune asupra persoanei - doar cere-i politicos să se gândească. Spune ceva de genul: „Înțeleg dacă nu ai timp pentru asta”. Poate merită să întrebați persoana respectivă dacă vă poate recomanda un alt expert.

Nu trimite munca ta în primul e-mail. Cel mai probabil, o astfel de scrisoare va rămâne fără răspuns, cu excepția cazului în care indicați că această muncă va fi plătită. Dacă contactați o persoană celebră, este puțin probabil să vă răspundă, pentru că primește o grămadă de scrisori similare. Este mai bine să întrebați mai întâi prietenii, colegii, profesorii. Cu siguranță vor fi gata să te ajute și să meargă mai departe.

Explicați ce fel de feedback aveți nevoie. Dacă vrei să auzi doar lucruri pozitive, spune asta. Explicați persoanei dacă aveți nevoie de o analiză detaliată și cât de generale ar trebui să fie frazele. Indicați dacă persoana trebuie evaluată în funcție de stilul, gramatica și structura lucrării. Acest lucru va permite cititorului să înțeleagă de ce aveți nevoie.

Majoritatea clienților de e-mail, inclusiv gmail, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, vă permit să introduceți mai mulți destinatari copie(abreviere adoptată în engleză SS), sau Bcc (CCB). V Copii destinatarii pot vedea adresele altor persoane. În al doilea caz, identitatea destinatarilor suplimentari este ascunsă.

Adăugarea unei adrese de destinatar

Pentru a specifica destinatarul (destinatarii) e-mailului, introduceți adresa lor de e-mail în câmp La care (Acea):

Unii clienți de e-mail vă permit să introduceți pur și simplu un nume de utilizator într-un câmp care este apoi completat automat de program.

Dacă utilizați acest câmp pentru a trimite e-mailuri către mai multe persoane, fiecare dintre ele va putea vedea lista completă a celorlalți destinatari.

Cum să copiați un e-mail

Camp CC sau Copie folosit pentru a schimba mesaje electronice într-un mod mai indirect decât pe teren La care. Dacă nu vă adresați direct unei persoane în e-mailul dvs., dar doriți ca acea persoană să urmărească discuția din firul de e-mail sau doar să fie conștient de acest subiect, câmpul Copie ar fi o opțiune grozavă. Destinatar situat în Copii scrisori, primește o scrisoare necitită în cutia poștală, la fel ca cel care a fost pus în cutie La care; diferența constă numai în cine vă adresați prima scrisoare în corpul e-mailului dvs. În lumea profesională, trimiterea către Copii este folosit pe scară largă și servește la informarea colegilor despre diferite evenimente și subiecte.

Puteți enumera destinatarii de e-mail prin simpla introducere a unei liste de adrese în câmp Copie, care se află de obicei imediat sub câmp La care. Toți cei din acest lanț de destinatari vor putea vedea numele și adresele de e-mail ale tuturor celorlalți destinatari:

Cum să Bcc un e-mail

Fiecare client de e-mail (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo etc.) permite expeditorului unui e-mail să ajungă la un număr mare de persoane fără a-și expune detaliile altor utilizatori din lanțul de e-mail. Această funcție este numită BCC sau Copie ascunsă. Puteți ascunde destinatarii introducând adresele acestora în câmp Copie ascunsăîn loc să folosească câmpuri La careși Copie:

Puteți utiliza această funcție atât pentru e-mailuri individuale, cât și pentru e-mailuri de grup. Acest lucru este util mai ales dacă doriți să vă păstrați contactele private, să le protejați de spam și spam sau pur și simplu nu doriți ca destinatarii să știe cine a primit același mesaj.

Camp Copie ascunsă nu întotdeauna este disponibil în mod implicit pentru toți clienții de e-mail. De exemplu, în Outlook Va trebui să mergi la Parametrii pentru a accesa setarea; v Thunderbird va trebui să selectați această funcție din meniul derulant; v gmail trebuie sa apasi butonul Copieși Copie ascunsă; v Windows Live Mail Va trebui să apăsați simultan tastele alt + B.