MegaFon: Elektroničko upravljanje dokumentima. Dokumenti u žicama: EDM iz megafona Electronic MegaFon

Već 1960-ih, organizacije u Sjedinjenim Državama i Europi počele su razmjenjivati \u200b\u200belektroničke podatke. No, elektroničko upravljanje dokumentima koristilo je samo nekoliko velikih tvrtki koje su si to mogle priuštiti. Napokon, nisu postojali jedinstveni standardi za elektroničku razmjenu dokumenata. Do kraja 1970-ih počeli su razgovarati o elektroničkim potpisima.

Elektronički potpis su podaci u elektroničkom obliku koji su pridruženi ostalim informacijama u elektroničkom obliku (potpisani podaci) ili su na neki drugi način povezani s takvim informacijama i koji se koriste za identifikaciju osobe koja podatke potpisuje.

Članak 2. Saveznog zakona "O elektroničkom potpisu"

Jednostavno rečeno, ovo je potreban elektronički dokument koji vam omogućuje provjeru njegove autentičnosti (autorstva), vjerodostojnosti i cjelovitosti.

Kriptografski algoritam za stvaranje primitivnih digitalnih potpisa razvijen je 1977. godine. A sedam godina kasnije, odobren je jedinstveni paneuropski standard za razmjenu podataka EANCOM (EDI).

Devedesetih su mnoge europske zemlje usvojile posebne zakone o elektroničkim dokumentima i pravno značajan protok dokumenata počeo se provoditi u elektroničkom obliku. U Rusiji je takav zakon usvojen 2011. godine.

Elektroničko upravljanje dokumentima

Sve više i više tvrtki automatizira interne poslovne procese, implementira informacijske sustave i pohranjuje podatke u oblaku. Elektronički dokumenti zamjenjuju papirnate ugovore i akte. Zakon vremena.

A ako se većina tvrtki više ili manje uspješno nosi s unutarnjom optimizacijom, tada je elektronički protok dokumenata s drugim stranama često iskreno hrom.

Elektronički tijek dokumenata (EDF) pravno je važan elektronički protok dokumenata između pravnih i / ili fizičkih osoba.

Tipična situacija: računovođa sastavlja akt o završenom poslu u svom računovodstvenom sustavu, ispisuje ga i šalje ga kurirom drugoj ugovornoj strani. Nekoliko dana kasnije, računovođa partnerske tvrtke prima i skenira ovaj dokument, a zatim ručno vrši knjiženje u svom računovodstvenom sustavu. Istodobno, obje strane moraju čuvati papirnate verzije zakona.

Elektroničko upravljanje dokumentima uvelike pojednostavljuje i ubrzava ovaj postupak.

Pros EDF-a

1. Nije potrebno platiti kurirsku plaću niti platiti poštarinu.
2. Rad s elektroničkim dokumentima je brži i praktičniji, a rizik da se putem izgube je nula.
3. Ne morate skladištiti tone papira u uredu.
4. Svi su dokumenti udaljeni samo jedan klik, možete im pristupiti bilo gdje gdje god postoji Internet.

Kako postaviti EDF

Postoje dva glavna načina razmjene elektroničkih dokumenata: izravno i putem posrednika.

U prvom slučaju, tvrtke moraju međusobno sklopiti sporazum koji će detaljno opisati postupak i uvjete zamjene ili svaka od ugovornih strana mora imati kvalificirani elektronički potpis. Da biste ga dobili, trebate kontaktirati certifikacijski centar akreditiran od Ministarstva telekomunikacija i masovnih komunikacija Rusije.

Međutim, čak i uz kvalificirani elektronički potpis, ne mogu se svi dokumenti poslati izravno, na primjer e-poštom. Prema važećem zakonodavstvu, računi se mogu slati u elektroničkom obliku samo u XML formatu koji je odobrila Federalna porezna služba.

Stoga je mnogo prikladnije postaviti elektroničko upravljanje dokumentima putem posrednika. MegaFon je razvio web sučelje za formiranje, potpisivanje i razmjenu računovodstvenih i drugih dokumenata između pravnih osoba. Uz njegovu pomoć vaš računovođa, menadžer ili tajnik moći će brzo sklopiti ugovor s novim partnerom, izdati račun dobavljaču ili dobiti procjenu od dobavljača.

Istodobno, svi će dokumenti biti sistematizirani i sigurno pohranjeni na osobnom računu tvrtke.

Da biste koristili EDF, morate imati kvalificirani elektronički potpis.

Na osobnom računu portala "Elektroničko upravljanje dokumentima" tvrtke "MegaFon" možete stvoriti nove dokumente (bez potpisivanja i slanja) i prenijeti ih na svoje radno računalo.

Tamo također možete zatražiti izvještajne dokumente za komunikaciju: račune, račune i akte. Ovako primljeni dokumenti pravno su valjani i ne zahtijevaju ispis ili umnožavanje na papiru.

Čak se i ugovor o pružanju mobilnih usluga s MegaFonom može sklopiti na daljinu. Korporativni klijenti koji imaju elektronički potpis ne moraju gubiti vrijeme posjećujući ured tvrtke. Sve se može učiniti putem vašeg osobnog računa. Brzo, i što je najvažnije, apsolutno besplatno.

Još jedan plus MegaFonovog elektroničkog upravljanja dokumentima je taj što se može lako integrirati s 1C. Ako radite s ovim računovodstvenim sustavom, dokumente možete prenijeti na portal izravno iz 1C.

Da biste počeli koristiti uslugu "Elektroničko upravljanje dokumentima", trebate:

1. Registrirajte se na odgovarajućem portalu.
2. Spojite valjani elektronički potpis na sustav.
3. Ispunite zahtjev za pristup Uredbi o sustavu elektroničkog upravljanja dokumentima.

Prvih 14 dana moći ćete koristiti osnovni paket "Promo". Omogućuje besplatno slanje do dvije tisuće formaliziranih i do tisuću neformaliziranih dokumenata. Dva tjedna dovoljno je vremena da iskusite sve prednosti elektroničkog upravljanja dokumentima. Nakon toga možete odabrati tarifni plan na temelju svojih poslovnih ciljeva.

Usluga "Elektroničko upravljanje dokumentima" štedi novac i vrijeme za obradu transakcija i razmjenu dokumenata. Prednosti usluge u potpunosti će cijeniti agenti, distributeri, primatelji franšize, organizacije s podružnicom, kao i tvrtke koje planiraju poboljšati učinkovitost razmjene dokumenata kako unutar organizacije, tako i tijekom rada s partnerima. Što su poslovni procesi brži, to je veća dobit. Slažete se, glupo je donijeti takvu odluku.

Usluga za glavni grad

22. rujna 2015. tvrtka MegaFon predstavila je uslugu korporativnim klijentima "Elektronički tijek dokumenata" - pravno značajan protok dokumenata s elektroničkim potpisom.

Da bi radili u sustavu "Elektroničko upravljanje dokumentima", korporativni klijenti operatora mogu koristiti postojeći kvalificirani elektronički potpis iz bilo kojeg ovlaštenog certifikacijskog centra.

Korištenjem "Elektroničkog upravljanja dokumentima" tvrtke mogu generirati elektroničke akte, putne liste i račune, potpisivati \u200b\u200bdokumente stvorene u sustavu ili učitane od strane zaposlenika elektroničkim potpisom, razmjenjivati \u200b\u200bs drugim tvrtkama-korisnicima usluge. Sustav će pružiti trenutni pristup izvještajnim dokumentima za komunikacijske usluge za korporativne klijente Megafona.

Prema operateru, usluga će pomoći optimizirati rad poduzeća bilo koje veličine: prije su elektronički potpisi i tijek rada bili dostupni samo velikim tvrtkama zbog troškova i tehničkih zahtjeva, sada bilo koja pravna osoba može koristiti sustav. Premještanjem sustava u oblak smanjile su se tarife, što je otvorilo pristup sustavu s bilo kojeg računala povezanog na mrežu.

Razvijeno je sučelje s jednostavnom navigacijom i jednostavnom prilagodbom za pohranu datoteka i brzo slanje. Istodobno, nitko ne može koristiti preuzeti sadržaj, čija sva prava imaju korisnik. Dakle, klijent dobiva jednostavan pristup i pouzdanu zaštitu.

„Elektronički potpis ušao je u život poduzeća 2002. godine, kada je postalo moguće podnositi porezna izvješća putem Interneta, a danas je postao važan alat, zahvaljujući kojem je uredski rad znatno ubrzan. Ponudili smo novu razinu brzine i mobilnosti i uvjereni smo da će naši kupci cijeniti ovu uslugu ", rekao je Vlad Wolfson, direktor korporativnog poslovnog razvoja u MegaFonu. - Uz pomoć usluge "Elektroničko upravljanje dokumentima", prateći mnoge korporativne resurse, možda i najkonzervativniji proces radne aktivnosti tvrtke - cirkulacija dokumenata - odlazi u oblak. "

Od 22. rujna 2015. usluga je dostupna korporativnim klijentima u gradskoj i središnjoj podružnici operatora.

Ukinuta teritorijalna ograničenja

27. studenoga 2015. tiskovna služba MegaFona najavila je razvoj usluge elektroničkog upravljanja dokumentima za korporativne klijente. Sada je usluga dostupna u cijeloj Rusiji.

Usluga "Elektroničko upravljanje dokumentima" web je sučelje za formiranje, potpisivanje i razmjenu računovodstvenih i drugih dokumenata između pravnih osoba. Mobilno radno okruženje koje olakšava rad računovodstvenih, administrativnih i poslovnih menadžera.

Zadaci koje treba riješiti:

• upravljanje svim vrstama elektroničkih dokumenata (dolaznim, odlaznim, unutarnjim, organizacijskim i administrativnim (ORD), arhivskim, odobrenim od strane Federalne porezne službe Rusije i drugima) i njihovim papirnatim kopijama;
• potpisivanje dokumenata elektroničkim potpisom - pravno značajan analog rukom napisanog;
• razmjena elektroničkih dokumenata s dobavljačima;
• obrada, distribucija, pohrana i jednostavna navigacija dokumenata u jedinstvenom informacijskom prostoru.

Prema operateru najučinkovitija usluga bit će za:

• tvrtki koje pružaju usluge na daljinu - zemljopis poslovanja se širi, isključeni su troškovi poštanskih i kurirskih usluga.

• tvrtke s mrežom podružnica - interni tijek rada optimiziran je, dokumenti odmah i izravno dolaze do pravih zaposlenika, tijekom isporuke isključen je ljudski faktor. Glava može potpisati hitan dokument dok je u drugoj zemlji.

• agenti, distributeri i primatelji franšize, čija dobit uvelike ovisi o ispravnom i brzom zatvaranju transakcije - elektroničkim upravljanjem dokumentima tvrtka ne gubi vrijeme čekajući da dokumenti dođu do partnera. Rizik od gubitka novca zbog kašnjenja s papirima ili gubitka dokumenata minimiziran je.

• tvrtke s vanjskim računovodstvom - povećana kontrola nad računovodstvenim dokumentima, stalni pristup arhivi. Računovođa radi na daljinu, generira i šalje dokumente na potpis u bilo kojem trenutku.

• malo poduzeće - jednostavan i razumljiv sustav, lako je u njemu se kretati, oblikovati i predati ispravne dokumente kolegama bez pomoći računovođe.

PJSC "MegaFon" predstavio je novu uslugu za korporativne klijente "Elektroničko upravljanje dokumentima" (EDM). Sada je usluga dostupna korporativnim klijentima u Stolichnoye i Central podružnicama operatora.

Usluga omogućuje organiziranje pravno značajnog tijeka dokumenata elektroničkim potpisom. Uz pomoć "Elektroničkog upravljanja dokumentima" tvrtke mogu generirati elektroničke akte, putne listove i račune, potpisati dokumente stvorene u sustavu ili učitane od strane zaposlenika elektroničkim potpisom i razmjenjivati \u200b\u200bih s drugim tvrtkama-korisnicima usluge. Uz to, sustav će pružiti pristup računovodstvenim dokumentima za komunikacijske usluge korporativnim klijentima Megafona.

Prije su elektronički potpisi i tijek rada bili dostupni samo velikim tvrtkama zbog troškova i tehničkih zahtjeva. Danas sustav može koristiti bilo koja pravna osoba. To je postalo moguće zahvaljujući prijenosu sustava u oblak.

Kako komentira direktor korporativnog poslovanja u MegaFonu, Vlad Wolfson:

Elektronički potpis ušao je u život poduzeća 2002. godine, kada je postalo moguće podnositi porezna izvješća putem Interneta, a danas je postao važan alat, zahvaljujući kojem je uredski rad znatno ubrzan. Ponudili smo novu razinu brzine i mobilnosti i uvjereni smo da će naši kupci cijeniti ovu uslugu. Uz pomoć usluge "Elektroničko upravljanje dokumentima", prateći mnoge korporativne resurse, možda i najkonzervativniji proces radne aktivnosti tvrtke - cirkulacija dokumenata - odlazi u oblak.

U bliskoj ćemo budućnosti saznati koji je od EDF operatora pružio uslugu za Megafon. Privremeno možemo pretpostaviti da se radi o nekoliko operatora odjednom. informirao o početku povezivanja Megafon klijenata još u prosincu 2014. Taxcom je to također objavio, ali iz nekog su razloga informacije o ovom projektu nestale na njegovoj web stranici. I SKB Kontur također nije stajao po strani.

PJSC MegaFon vrši razmjenu elektroničkih dokumenata putem sljedećih operatora:

• LLC Taxcom
• CJSC PF SKB Kontur
• Kaluga Astral CJSC
• LLC "KORUS Consulting CIS"
• LLC "Tvrtka" Tensor "

Istodobno, klijent je pozvan platiti EDF usluge izravno na Osobnom računu prijenosom novca izravno na tekući račun Megafona. Ako se naše pretpostavke potvrde i operator je stvarno takav, uskoro će se o pitanjima međuoperacijskog roaminga ponovno početi aktivno raspravljati i postat će još važniji.

Drugi aktivno provode slične projekte. Nadamo se da će u bliskoj budućnosti biti informacija o uspjehu drugih projekata.

27. veljače 2018. 12:21

Nedavno je Megafon najavio prvu operaciju prekogranične razmjene dokumenata. Danas vam predstavljamo ekskluzivni intervju za ECM-Journal s Mihailom Berstenevom, direktorom nabave i logistike. Stručnjaci su imali mnoga tehnička, regulatorna i organizacijska i opća tržišna pitanja.

S kojom je stranom strankom organiziran EDF? Koji su dokumenti razmijenjeni: formalizirani ili neformalizirani?

– MegaFon je postao prva tvrtka u Rusiji koja je provela međunarodni projekt elektroničkog upravljanja dokumentima s nerezidentnim Huaweijem. Ovo je naš dobavljač iz Kine, ova zemlja nije članica EAEU-a. Razmjenjujemo neformalizirane dokumente: akti o prihvatu i prijenosu licenci i opreme, nalozi - prema zakonu, ne mogu biti formalizirani dokumenti s nerezidentima. Za format smo se odlučili u fazi pregovaranja o ugovorima. U budućnosti planiramo potpisivati \u200b\u200bugovore, dodatne sporazume, obavijesti pomoću EDF-a, kao i održavati službenu korespondenciju s ovom drugom stranom.

Je li to bila testna razmjena ili je to bila punopravna operacija gotovog rješenja?

– Možemo reći da je ovo prvi slučaj prekogranične razmjene, ali ne i jedini. Naloge za licence počeli smo potpisivati \u200b\u200bod kolovoza 2017., a djelujemo od prosinca, dok smo čekali da operater dovrši sustav. U prosincu je potpisan prvi set primarnih dokumenata za opskrbu tehnološkom opremom, a u siječnju ove godine - prva narudžba za opskrbu opremom. Odnosno, ovo više nije testno okruženje, već punopravna razmjena. Ali u početku nije bilo gotovog rješenja, već je razvijeno posebno za ovaj slučaj.

Odavno smo shvatili potrebu za provedbom takvog projekta i aktivno radimo u tom smjeru. Huawei je bio prvi partner s kojim smo uspjeli stvoriti presedan na tržištu. Naravno, ne planiramo biti zadovoljni već postignutim. Imamo velike planove za skaliranje rješenja, a interakciju sa svim nerezidentnim dobavljačima želimo prenijeti u elektronički format. Po vremenskoj crti - vodimo se prvim kvartalom 2018. Općenito, situacija će ovisiti o potrebama poduzeća, uvijek smo otvoreni za nove projekte. Siguran sam da će nam to omogućiti da optimiziramo poslovne procese i učinimo interakciju još učinkovitijom.

Na temelju kojeg softvera je organizirana razmjena?

– EDM operater bio je SKB Kontur, razmjena se vrši pomoću platforme Kontur Diadoc koju su oni razvili. Na strani Megafona, platforma je integrirana u SAP ERP sustav, na strani Huaweija - putem pristupa putem web sučelja. U bliskoj budućnosti kolege planiraju integrirati modul u svoj SAP sustav.

Sa stajališta zakonodavstva, organizacija prekogranične razmjene uvijek je vrlo teška. Kojim ste se pravnim normama vodili prilikom organiziranja takve razmjene?

– Osnovni zakon u ovom slučaju je zakon Ruske Federacije. Kao dio projekta, sklopili smo ugovor o licenciranju s EDI operatorom, a druga strana, Huawei, sklopila je isti ugovor s operatorom. Budući da je cijeli postupak bio reguliran zakonom Ruske Federacije, nije bilo poteškoća u pogledu zakonodavstva.

Koliko su vremena trajale sve pripremne aktivnosti?

– Teško je imenovati točan datum, već dugo razmišljamo o organizaciji prekograničnog EDF-a. Općenito, trebalo je oko 6 mjeseci da se u potpunosti provede projekt, uključujući čekanje odgovora vladinih agencija i finaliziranje sustava od strane operatora.

Kako je organizirano potpisivanje ES za prekogranični EDF?

– S prekograničnim EDF-om, baš kao i s domaćim EDF-om, dokumenti se potpisuju s obje strane. Ako govorimo o tehničkoj strani, tada je ukratko postupak potpisivanja sljedeći - dokument se prvo odobrava u našem SAP sustavu i potpisuje našim elektroničkim potpisom, a zatim se putem integracijskog vodiča prenosi putem operatora na osobni web račun druge ugovorne strane, provjerava i potpisuje njegovim elektroničkim potpisom. Kao rezultat toga, i mi i druga strana vidimo dokument potpisan s obje strane u sustavu.

Zahvaljujući izmjenama koje je operator izvršio na svojoj platformi posebno za projekt, MegaFon dokumente potpisuje kvalificiranim elektroničkim potpisom, a Huawei - nekvalificiranim elektroničkim potpisom. Kao što sam ranije rekao, čitav postupak reguliran je zakonom Ruske Federacije.

Obje strane koriste ruske certifikate ES verifikacijskog ključa. Sa svoje strane smo ES dobili neovisno putem vlastitog certifikacijskog centra, nerezidenti - putem EDM operatora.

Je li treća strana od povjerenja uključena u postupak potpisivanja ili je mehanizam drugačije strukturiran?

– U ovom je slučaju treća strana EDF operator. On je taj koji provjerava da se poslani dokument ne mijenja i kontrolira valjanost korištenog elektroničkog potpisa.

S pravne strane nije bilo rizika od priznavanja ES-a jer smo s drugom stranom potpisali dodatni sporazum o uporabi ES-a, gdje je pregovaran o cijelom procesu. U dokumentu se jasno navodi da CEP s naše strane izdaje certifikacijski centar, a s njihove strane EDF operator. Zakon je također precizirao zahtjev za "papirnatom" potvrdom, odnosno tiskanom verzijom potvrde, koja se mora priložiti paketu dokumenata u postupku dobivanja NEP-a. Postupak je krajnje transparentan, svi su potpisi legitimni.

Kako sada procjenjujete izglede za razvoj prekograničnog tržišta EDF-a općenito, a posebno vaše sposobnosti?

– Elektronički protok dokumenata među ruskim kolegama više nije nešto novo, sve je više tvrtki koje prelaze na ovaj oblik interakcije. U međuvremenu, dok ruske tvrtke imaju bilo kakav ugovorni odnos s nerezidentima, bit će potrebno poboljšati proces prekogranične razmjene.

Želja za prelaskom na elektroničko upravljanje dokumentima sasvim je logična, jer EDM ima niz prednosti u odnosu na tradicionalni sustav razmjene dokumenata. Među glavnim prednostima prelaska na elektronički potpis su eliminacija troškova za formaciju, arhivsko skladištenje i međunarodna ekspresna dostava papirnatih dokumenata, pojednostavljenje postupka odobravanja, mogućnost potpisivanja dokumenata s bilo kojeg mjesta na kojem postoji Internet, kao i uklanjanje rizika od gubitka dokumenata. Po mom mišljenju, smjer ima sjajnu budućnost.

Što, po vašem mišljenju, operateri EDF-a očekuju od države? Je li moguće da država u budućnosti monopolizira tržište EDF-a?

– Analizirajući situaciju na tržištu, mogu sa sigurnošću reći da nam sada država aktivno izlazi na pola puta i pomaže u napretku na polju EDI-a. Ali volio bih da se i industrijski regulatori - carina, porez - prebace na EDI, podrže razmjenu dokumenata putem osobnih računa na web stranicama i rade u istom okruženju. Što se tiče monopolizacije, ne isključujem mogućnost da se jednog dana svi neovisni EDI operatori ujedine pod okriljem jednog roaming centra.

MegaFon predstavlja jedinstvenu uslugu za korporativne klijente "Elektroničko upravljanje dokumentima". Usluga omogućuje organiziranje pravno značajnog tijeka dokumenata elektroničkim potpisom.

Elektronički potpis danas je alat za automatizaciju protoka dokumenata koji priznaju sve državne službe, uključujući poreznu službu Ruske Federacije. Za rad u sustavu "Elektroničko upravljanje dokumentima" korporativni klijenti operatora mogu koristiti dostupni kvalificirani elektronički potpis iz bilo kojeg akreditiranog certifikacijskog centra.

Uz pomoć "Elektroničkog upravljanja dokumentima" tvrtke mogu generirati elektroničke akte, putne listove i račune, potpisati dokumente stvorene u sustavu ili učitane od strane zaposlenika elektroničkim potpisom i razmjenjivati \u200b\u200bih s drugim tvrtkama koje koriste uslugu. Uz to, sustav će pružiti trenutni pristup izvještajnim dokumentima za komunikacijske usluge za korporativne klijente Megafona.

Usluga "Elektroničko upravljanje dokumentima" pomoći će optimizirati rad poduzeća bilo koje veličine. Ako su ranije elektronički potpisi i tijek rada bili dostupni samo velikim tvrtkama zbog troškova i tehničkih zahtjeva, danas sustav može koristiti bilo koja pravna osoba. To je postalo moguće zahvaljujući prijenosu sustava u oblak, što je omogućilo da tarife budu što niže i fleksibilnije, te otvorio pristup sustavu s bilo kojeg računala povezanog na mrežu. To vam omogućuje ubrzavanje radnih procesa, jer upravitelj može u bilo kojem trenutku potpisivati \u200b\u200bdokumente s bilo kojeg mjesta na svijetu.

Za pohranu datoteka i, ako je potrebno, brzo slanje iz spremišta datoteka ("oblak"), razvijeno je vrlo prijateljsko sučelje s jednostavnom navigacijom i izuzetno jednostavnom prilagodbom. Istodobno, nitko ne može koristiti preuzeti sadržaj, čija sva prava imaju korisnik. Dakle, klijent dobiva jednostavan pristup i pouzdanu zaštitu.

Prije donošenja odluke, svaki klijent s elektroničkim potpisom može pristupiti sustavu i koristiti se besplatnim slanjem dokumenata u roku od 14 dana. To će vam omogućiti ne samo upoznavanje sa svim mogućnostima sustava, već i procjenu potrebnog intenziteta njegove upotrebe, što će vam pomoći u odabiru prikladne tarife.

“Elektronički potpis ušao je u život poduzeća 2002. godine, kada je postalo moguće podnositi porezna izvješća putem Interneta, a danas je postao važan alat, zahvaljujući kojem je uredski rad znatno ubrzan. Ponudili smo novu razinu brzine i mobilnosti i uvjereni smo da će naši kupci cijeniti ovu uslugu ”, - komentira Mihail Sinjugin, Voditeljica korporativnog poslovnog poslovanja u MegaFonu u regiji Orenburg. - Uz pomoć usluge "Elektroničko upravljanje dokumentima", prateći mnoge korporativne resurse, možda i najkonzervativniji proces radne aktivnosti tvrtke - cirkulacija dokumenata - odlazi u oblak. "