Učinkovito planiranje radnog vremena u poduzeću. Učinkovito planiranje radnog vremena u poduzeću Osnovni principi prioriteta redovitosti planiranja

Planiranje radnog vremena nije samo skup lijepih riječi, već sustav znanja koji može donijeti koristi kako na individualnoj razini tako i na razini cijelog poduzeća.

Naučit ćeš:

• Što daje racionalno planiranje radnog vremena u poduzeću.
• Koje su metode planiranja radnog vremena.
• Koja su pravila za učinkovito planiranje radnog vremena.

Nije tajna da na učinkovitost organizacije ne utječe najmanje povrat svakodnevnog rada rukovodećeg osoblja. Nedostatak modernih tehnika i metoda rada, odbijanje vođe i njegovih podređenih da poboljšaju individualni stil rada dovode do činjenice da poteškoće u organizaciji rada takvog tima postaju aksiom.

Komponente koje određuju koliko je menadžer spreman za uspjeh prilično su jednostavne. To su njegove vještine, sposobnosti, profesionalno znanje i, naravno, osobne kvalitete. Međutim, ne treba odbaciti analizu uzročnih čimbenika koji uzrokuju probleme i poteškoće, kao i želju za njihovim prevladavanjem i poboljšanjem kvalitete njihova rada. Tu spašava menadžerovo racionalno korištenje radnog vremena, drugim riječima, njegovo planiranje. Napokon, dizajniran je za uklanjanje nedostataka svakodnevnog radnog procesa.

Učinkovitost planiranja radnog vremena temelji se na ciljevima aktivnosti, ovisno o njihovom trajanju: kratkoročni i dugoročni. Takav okvir upravljanja ne zahtijeva dodatne napore, jer su sve određene radnje i aktivnosti dobile svoje rokove tijekom procesa organizacije.

Ciljevi koje je postavio vođa imaju dvije funkcije: utvrditi radnje potrebne za njihovu provedbu i potaknuti njihovu provedbu. Kad si vođa postavi jasan zadatak, njegovi postupci stječu svijest u njegovom provođenju. Postavljanje ciljeva vrsta je pokretačke snage koja agensa puni energijom do samog postizanja rezultata.

Da bi uravnotežio radno vrijeme kako bi bio što učinkovitiji, menadžer mora pribjeći taktikama "razdoblja planiranja" (to mogu biti različiti vremenski intervali: godina, mjesec, tjedan, dan). Posebnost leži u individualnosti svakog takvog raspona, što podrazumijeva stvaranje zasebnih planova koji bi odražavali odgovarajuće vremensko razdoblje.

Stoga je glavni pozitivan naglasak ispravnog planiranja slobodnog vremena sam dobitak vremena. Voditelj će steći priliku da učinkovito i plodonosno postigne opisane radne ciljeve i provodi što manje vremena. U organizaciji individualnog rada, ulogu planiranja teško je precijeniti: uostalom, pomaže u pripremi za provedbu postavljenih ciljeva i strukturiranju vremena predviđenog za rad.

Kako delegirati zadatke kako biste uštedjeli 25% radnog vremena: kontrolni popis

Da biste se nosili s ogromnim protokom informacija i razvijali svoje poslovanje, važno je učinkovito upravljati svojim vremenom i ne trošiti energiju na rutinske zadatke. Da biste to učinili, morate pravilno dodijeliti zadatke podređenima i nadgledati njihovu provedbu.

Provjerite popis za provjeru koji je pripremilo uredništvo časopisa "Komercijalni direktor", vodite li pravilno radno vrijeme ili griješite u delegiranju zadataka i ostajete li predugo na poslu.

Metode planiranja radnog vremena

Pareto princip

Wilfred Pareto (1848.-1923.) Formulirao je načelo da će unutar određene skupine objektivni značaj određenog malog dijela biti puno veći od njegove relativne težine u toj skupini. Pareto je u svom modelu upotrijebio formulu 80/20 koja je postala široko korištena.

• Od 20% prodane robe možete dobiti 80% dobiti.
• 80% preostalih proizvoda donijet će samo 20% dobiti.
• 20% pogrešaka izaziva 80% gubitaka.
• 80% ostalih pogrešaka izaziva 20% gubitaka.

Ljubitelji planiranja radnog vremena nisu zanemarili ovo načelo. Ako ga projicirate na posao menadžera, rezultat će biti sljedeći: da biste postigli 80% rezultata, trebate potrošiti samo 20% radnog vremena. Ostatak provedenog vremena donosi samo 20% ukupnog rezultata.

Jezikom procesa rada, to će značiti da lagan i ugodan posao, koji zahtijeva minimum truda, ali pristojnu količinu radnog vremena, ne bi trebao biti prioritet. Potrebno je započeti aktivnosti s maksimalnim razmatranjem važnosti svakog zadatka. Vitalna pitanja trebala bi biti na prvom mjestu u planiranju rada.

Za potpunu provedbu Pareto principa u pitanjima racionalnog planiranja i računovodstva radnog vremena potrebno je analizirati sve zadatke prema postotku njihovog doprinosa ukupnom rezultatu, a također ih rasporediti prema ABC kategorijama.

ABC planiranje

ABC analiza temelji se na iskustvu koje pokazuje da su udjeli slučajeva veće i manje važnosti često približno jednaki. Slova A, B i C koriste se za raspodjelu važnosti zadataka u odnosu na provedbu ciljeva u tri razreda. Ovaj je princip privukao mnoge menadžere.

Ovu analizu također možete primijeniti za planiranje radnog vremena. Glavno je upamtiti da radno vrijeme trebate raspodijeliti u odnosu na važnost zadataka, a ne intenzitet i težinu rada u općem planu aktivnosti.

ABC analiza temelji se na iskustvu s tri stupa.

• Zadaci kategorije A (najvažniji) dobivaju 15% ukupnih zadataka upravitelja. Unatoč maloj relativnoj težini u planiranju, oni doprinose postizanju ciljeva u iznosu od 65%.
• Zadaci u kategoriji B (važni) čine približno 20% ukupnog pokazatelja zadataka, a njihova važnost također se procjenjuje na 20%.
• Zadaci u kategoriji C (kao najmanje važni): dodijeljeno im je oko 65% ukupnog broja, ali njihova je važnost zanemariva - samo 15% relativne težine.

Sukladno tome, prilikom planiranja radnog vremena, ABC analiza usredotočuje se na početno izvršavanje zadataka iz kategorije A, budući da upravo oni donose lavovski dio učinkovitosti završne radne aktivnosti. Dalje, redoslijedom redoslijeda slijede pitanja iz skupine B, čiji doprinos konačnom rezultatu također ne treba zanemariti. I na kraju, već možete odlučiti što učiniti s preostalim zadacima kategorije C: uključiti u planiranje svog radnog vremena ili delegirati.

Eisenhowerovo načelo u planiranju radnog vremena

Eisenhowerova (prioritetna) matrica široko je prepoznata kao alat za planiranje osobnog i radnog vremena.

Sastoji se od četiri polja (kvadranta), pri čemu svako od njih odgovara određenoj kategoriji zadataka. Kategorije se grade oko dva principa: važnosti i hitnosti. Njihov odnos najbolje ilustrira donja slika.

Kvadranti se popunjavaju samo ako u njih uneseni predmeti odgovaraju određenom polju. Da biste u potpunosti razumjeli kako funkcionira ova matrica, morate definirati zadatke koji odgovaraju svakom kvadrantu. Vrijedno je zapamtiti da će matrica biti učinkovita samo za zadatke tijekom dana ili drugog kratkog vremenskog razdoblja.

1. Kvadrant 1: Važno i hitno

Srce Eisenhowerove matrice upravo je prvi kvadrant, jer sadrži glavnu tajnu - ona ostaje prazna. To će ukazivati \u200b\u200bna to da osoba ima vještinu učinkovitog raspoređivanja radnog vremena radi postizanja ciljeva.

Prisutnost slučajeva koji tvrde da su u prvom kvadrantu svjedoče o stalnim žurnim poslovima u životu i radu takve osobe. Slijedom toga, osoba nije navikla na raspodjelu svojih poslova i odgovornosti, već umjesto toga odgađa sve što može do posljednjeg trenutka. A kad je krajnji rok, kreće na posao.

Naravno, najbolji način da se spriječe moguće situacije jest prethodno razmisliti o stvarima. Napokon, poznato je načelo prema kojem je uvijek teže otkloniti posljedice nego predvidjeti sve moguće nevolje. U slučaju da takve slučajeve mogu izvoditi drugi ljudi, treba ih uputiti.

1. Kvadrant 2: važan i hitan

U planiranju svog radnog vremena, Eisenhower je identificirao najvažnije zadatke iz drugog kvadranta. Ako izvođač dosljedno izvršava zadaću smještenu u ovaj kvadrant pravovremeno, može si priuštiti da na njemu potroši onoliko vremena koliko je potrebno. Neće ga progoniti taština, žurba i razne negativne posljedice. To je vrlo slično imenovanju liječnika: baš kao što će preventivni pregled oftalmologa spriječiti ozbiljnije probleme s vidom, a pravo vrijeme za rad na izvještaju izbjeći će hitni noćni rad.

Planiranje i evidentiranje radnog vremena u drugom kvadrantu osmišljeni su za postizanje osobnih ciljeva zaposlenika.

I premda Damoklov mač ne visi nad radnicima u obliku hitnosti posla, što vam omogućuje da se usredotočite na kvalitetu rada, ne zaboravite da još uvijek postoje rokovi i da ih morate poštivati, jer neuspjeh u izvršavanju zadatka drugog kvadranta automatski ga prenosi na prvi. A ovaj je ishod opterećen posljedicama za osobno planiranje vremena.

1. Kvadrant 3: Hitno i nevažno

Tip slučaja, koji odgovara trećem kvadrantu, ne dopušta vam da se usredotočite na važnije slučajeve zbog njegove hitnosti. A takve se slučajeve lako zamijeniti sa slučajevima iz prvog kvadranta. Međutim, vrijedi razlikovati hitno od važnog jer to dvoje nisu sinonimi. Postoji jednostavan način takve definicije: trebate si postaviti pitanje približava li vas ovaj ili onaj zadatak postizanju postavljenog cilja. Obično slučajevi u trećem kvadrantu dobivaju negativan odgovor.

U ovaj kvadrant najčešće se unose kućanska pitanja: kemijsko čišćenje odjeće na kraju sezone, pomoć susjedima u hitnim pitanjima, nevažni sastanci i pregovori. Postoji još jedan primjer - popravak računala, ali ovdje vrijedi biti izuzetno oprezan: ako je ova tehnika potrebna za rad, tada će njezin popravak postati zadatak od najveće važnosti (to jest, prvi kvadrant), a ako se koristi samo za zabavu, tada je upravo mjesto ovog problema u trećem kvadrant.

Aktivnosti ovog kvadranta ne samo da se ne uklapaju u planiranje radnog vremena, već čak odvlače pažnju od glavnih ciljeva i oduzimaju dragocjeno vrijeme. Najbolje je ne obraćati pažnju na njih, ako je moguće. Kako odrediti važnost zadatka za sebe? Jako jednostavno. Trebali biste si postaviti pitanje: "Što će se dogoditi ako to ne učinim?"

1. Kvadrant 4: Nevažno i hitno

Ova kategorija uključuje poslove našeg svakodnevnog života koji nemaju nikakve veze s poslom: društvene mreže, forumi, surfanje Internetom, računalne igre, gledanje TV serija. Da, ova je aktivnost definitivno ugodna, ali nije obavezna.

Općenito, ova aktivnost značajno smanjuje produktivnost radnog dana, slučajeve iz ove kategorije Eisenhower je nazvao "izjelicama osobnog vremena".

Uzmimo za primjer seriju od 200 sati - u preračunu dobivate cijeli tjedan izgubljenog vremena, što se moglo ostvariti s puno većom korist.

Stoga je potrebno identificirati svoje osobne izjelice i težiti strogoj kontroli nad njima planirajući ne samo posao, već i osobno vrijeme.

U ovom kvadrantu postoje i rutinske stvari koje mnogima nisu toliko ugodne: na primjer, pranje posuđa, čišćenje, kuhanje. I ovdje vrijedi tražiti kompromis s onim ljudima s kojima živite u istoj kući, kako biste planirali jednoliko opterećenje.

Zdrava ravnodušnost: uputa za one koji ne vjeruju u upravljanje vremenom

Uputa, koju je pripremilo uredništvo časopisa Commercial Director, reći će vam kako pronaći sklad u životu čak i u očajnim situacijama, objasniti kojih se stavova nametnutih u društvu i medijima hitno treba riješiti i reći vam što učiniti ako vam nedostaje jedan dan da obavim posao.

Tablica za planiranje radnog vremena

Dajmo jednostavan primjer u obliku tablice.

utorak		Podzadatak	Komentar
	Provjerite popis obveza
	Voziti se na posao
	Telefonski pozivi		Doznajte brojeve dva kontakta iz službene e-pošte
	Pisanje članaka	Analiza materijala
	Pisanje članaka	Prijevod dodatnih materijala s stranog jezika i tipkanje glavnog teksta	Ne zaboravite staviti fusnote na izvore i ispraviti crtice na crtice
	Posjetite urednika
	Sastanak
srijeda

Ovaj primjer jasno pokazuje princip izrade planova rada. Tablice mogu biti dublje, ako je potrebno, s više prostora za bilješke. Nije važno koji će se program koristiti za provedbu, recimo, pojedinca planiranje radnog vremena menadžera / stručnjaka. Tablica -alat je univerzalan, može se crtati čak i na običnom papiru. Ono što je zaista važno jest da ga možete prilagoditi sebi, svojim zadacima i ciljevima te odrediti kroz koje vremenske intervale će se koristiti: po danima, tjednima, mjesecima.

Kakvo je planiranje fonda radnog vremena

Početna faza planiranja je analiza početnih parametara sustava - prisutnost aktivnosti na poboljšanju fonda radnog vremena (RFW) i njegovih pravaca. Slijedi odgovor na pitanja: tko je odgovoran za ovu aktivnost (stručnjaci, službe) i njezino planiranje? Koliko se uzima u obzir radno vrijeme? Prati li se radno vrijeme? Otkrivaju li se rezerve FRV? Poduzimaju li se mjere za smanjenje gubitka radnog vremena u fazi planiranja? Koje se metode koriste za to?

Sljedeći je korak analiza primjene RFF-a. U njegovom okviru proučava se dinamika proizvodnje radnika (s obzirom na vrijeme - satno, dnevno, godišnje) i identificiraju se čimbenici koji na nju utječu; analizirati stanje RFV-a i utvrditi neiskorištene mogućnosti za smanjenje određenih vrsta izostanaka; proučiti podatke promatranja rada fonda radnog vremena itd. Više detalja o metodama analize upotrebe fonda radnog vremena može se naći u obrazovnoj i metodološkoj literaturi.

Informacijsku bazu za provedbu RFV analize čine podaci statističke i vremenske evidencije radnog vremena; sažetak primarnog knjigovodstva (letak o praznom hodu, prekovremenom radu, o uklanjanju braka); samofotografije i fotografije radnog vremena; podaci iz anketa i upitnika.

Tijekom analize istražuje se primjena cjelokupnog FRV-a i njegovih sastavnih dijelova - cjelodnevnih i unutarsmjenskih fondova u okviru različitih razina poduzeća (strukturni odjeli, poduzeće u cjelini, zanimanja i skupine). Ovaj pristup omogućuje identificiranje uskih grla koja treba prvo riješiti. Rezultat analize je procjena rezervi za poboljšanje primjene PDF-a i, sukladno tome, povećanje učinkovitosti planiranja radnog vremena.

Dobiveni rezultati koriste se za planiranje korisnog fonda radnog vremena. Ova aktivnost uključuje pripremu planiranog proračuna bilance, uspoređivanje njegovih komponenata s normama poduzeća, kao i uštedu radnog vremena za neproduktivne troškove. Metode raspodjele ravnoteže radnog vremena pošteno su pokrivene u obrazovnim materijalima i priručnicima.

Planiranje i analiza radnog vremena stekli su specifične značajke u tržišnom gospodarstvu. Na primjer, administrativni odmori obveznog karaktera korisni su za poduzeće u smislu njegovih troškova. Posao s nepunim radnim vremenom izgubio je status rezerve.

Diferencirani pristup stalnim zaposlenicima na određeno, privremenim radnicima postaje relevantan u planiranju RFW-a; u skraćenim radnim vremenima.

S ciljem najučinkovitije organizacije i planiranja radnog vremena, tvrtka provodi posebne mjere: socijalno-ekonomske, organizacijske, tehničke i tretmanske i profilaktičke. Oni se odražavaju u raznim organizacijskim i tehničkim planovima, planiranju poboljšanja uvjeta rada itd. O uključenosti vanjskih sudionika trebalo bi razgovarati s lokalnim vlastima i tek onda uključiti u planiranje aktivnosti. Bilo koji događaj mora biti financiran.

Kako pravilno planirati radno vrijeme

Pravilo 1. Ustanite istovremeno

Ova početna faza bilo kojeg planiranja vrlo je disciplinirana i energična.

Pravilo 2. Pozitivno raspoloženje na početku dana

Radite na svom raspoloženju svako jutro, jer to snažno utječe na rješenje zadataka za postizanje ciljeva. Da biste to učinili, možete si postaviti tri pitanja:

• Kako će me "danas" približiti uspjehu?
• Što trebam učiniti da ovaj dan učinim što sretnijim?
• Što biste trebali učiniti ovog dana za održavanje zdravlja?

Odgovaranje na ova pitanja i stvaranje pozitivne motivacije često traje manje od dvije minute. Dajte ih sebi prije početka uobičajenih jutarnjih aktivnosti.

Pravilo 3. Pravi početak dana

Ključ skladnog jutra je dobar san i dobar doručak. Ali mnogi ih žrtvuju, pretvarajući se da im nedostaje vremena. Međutim, obje misije zahtijevaju određivanje prioriteta samo tijekom faze planiranja dnevnog režima - u osnovi, samo trebate rasporediti vrijeme na takav način da rano odete u krevet.

Pravilo 4. Uzmite u obzir čimbenike poput umora prilikom planiranja radnog dana

Mnogi ljudi osjećaju da se njihov radni učinak mijenja poput sinusoide tijekom dana. To ne ovisi o dnevnim bioritmima - o tome jeste li rana ptica ili sova. Vrijedno je saznati svoja osobna razdoblja povećane aktivnosti i staviti u planiranje aktivnosti najvažnije stvari za ovaj dnevni interval. Bolje je poslijepodne posvetiti svakodnevnom rutinskom radu, što nije od posebne važnosti.

Pravilo 5. Pravite pauze na vrijeme

Jedno od osnovnih pravila za planiranje radnog vremena je malo odmora, jer omogućuje tijelu da se oporavi i vrati pažnju na posao. Svakako pravite kratke pauze u poslu, sami odredite trajanje i učestalost. Sjetite se pravilnosti.

Pravilo 6. Slijedite početak do kraja

Pokušajte ne skakati na poslu i posao koji ste započeli dovedite do njegovog logičnog završetka. Neka vas ne ometaju manje stvari, jer kradu radno vrijeme. Zapamtite da ćete se svaki put vraćajući se na već započeti posao morati ponoviti stare korake, a to će utjecati na ravnotežu planiranja vaše osobne aktivnosti.

Pravilo 7. Korisno iskoristite svoje slobodno vrijeme

Nastojte popuniti sve neiskorištene praznine u svom rasporedu (čekanje u redu, neinformativni sastanak) korisnim aktivnostima. Utvrdite njegovu suštinu postavljajući si pitanje: "Kako mogu popuniti ove minute kako bih postigao maksimalnu korist?"

Pravilo 8. Držite se principa 70/30

U dnevnik trebate unijeti samo 70% svog radnog vremena. Inače, čak i ako 100% zakažete svoj radni dan, nećete dobiti jamstva da će svi zadaci biti dovršeni, čak i više: mnoge radnje neće se podudarati s rasporedom. Svrha zakazivanja radnog vremena prema ovom principu je očuvanje živčanog sustava od preopterećenja, sprječavanje osjećaja poput stroja i zatvora u krutim okvirima.

Pravilo 9. Navečer napravite plan za sutra

Planirajte stvari za sutra na kraju današnjeg dana i napravite to u obliku pisanog popisa - tako da ne propustite ništa. Bolje je unaprijed utvrditi važnost zadataka i rasporediti ih u stupce. To će omogućiti usredotočenost na potrebne zadatke, a one manje značajne možete premjestiti u slučaju više sile.

Pravilo 10. Nađite vremena za odmor u svakih sat vremena

Nepromjenjivo pravilo za sve. Što češće možete naći vremena za odmor, to ćete poslije biti produktivniji. U tom razdoblju možete posložiti stvari na radnom mjestu, u kući, oprati suđe, pročitati časopis ili knjigu, prošetati svježim zrakom, pomoći drugima. Ako to ne možete učiniti spontano, podvrgnite ove radnje planiranju.

Pravilo 11. Budite realni prema svojim mogućnostima

Nemojte se pretjerati s ogromnim radom, vjerujući da se možete nositi s bilo kojim planinama. Pristupite trezveno u procjeni vlastitih snaga i bolje uzmite ono s čim vam je zajamčeno u danu / tjednu / mjesecu, takvo planiranje radnog vremena bit će učinkovitije.

Pravilo 12. Nakon upotrebe predmeta vratite ga na mjesto

Ovakav pristup predmetima na stolu i u uredu pomaže uštedjeti vrijeme kasnije. Utvrdite to kao pravilo, nakon što ste stvar iskoristili, vratite je tamo gdje ste je uzeli. Postavite određena mjesta za različite vrste predmeta - mapu za papire, pernicu, ladicu stola ili kutiju za čekove.

Pravilo 13. Vodite aktivan i zdrav način života

Čini se, zašto uredskom radniku trebaju sport, joga, kondicija, pravilna prehrana, gimnastika? Tada je zdravo tijelo i dobrobit najbolje prilagođeno pozitivnoj energiji i spremnosti za visoko produktivne radne aktivnosti, posebno nakon visokokvalitetnog planiranja.

Pravilo 14. Radite ono što vam donosi zadovoljstvo

Najbolji način za samoorganiziranje u planiranju i obavljanju profesionalnih aktivnosti je osjećaj zadovoljstva i ljubavi prema svom poslu. Njegova je prednost što motivaciju ne treba izvlačiti krpeljima, ona dolazi sama i u velikom volumenu.

Planiranje i organizacija radnog vremena menadžera

Savjet 1. Pregledajte svoje planove za taj dan

Da biste to učinili, možete koristiti ABC analizu ili Eisenhowerovu matricu. Čak i desetominutna priprema radnog dana može uštedjeti i do dva sata dnevno. Koristite ih učinkovito.

Savjet 2. Formiranje blokova sličnih slučajeva

Stalno rastresenoj osobi treba puno više vremena za rad nego usredotočenoj i entuzijastičnoj osobi. To je zbog potrebe za sljedećim "zaletom" i "potapanjem", odnosno povratkom u radnu aktivnost. Blokovi iste vrste zadataka pomoći će uštedjeti radno vrijeme: lakše ih je popraviti u fazi planiranja aktivnosti.

Savjet 3: Odvojite vrijeme na poslu za sebe

Često posjetitelji, podređeni ili klijenti na telefonu odvlače pozornost od svojih izravnih dužnosti. Svi oni stvaraju jake smetnje u obavljanju doista važnih zadataka, narušavaju ravnotežu radnog vremena. S tim u vezi, nemoguće je biti dostupan svima i svima tijekom cijelog radnog dana - kako u vašem uredu, tako i putem telefona. U postupku zakazivanja radnog vremena, majstori svog zanata organiziraju sami sebi intervale kada im nitko neće smetati. Također se možete poslužiti njihovim sredstvima, na primjer, postaviti vrijeme prijema posjetitelja, koristiti automatsku sekretaricu.

Savjet 4. Odvojite ograničeno vrijeme za svaki radni zadatak

Trajanje određene vrste posla izravno ovisi o raspoloživom vremenu. Čak i najmanji zadatak podložan je planiranju: naučite se posvetiti zadatku onoliko vremena koliko je potrebno da ga izvršite. Na primjer, poslovni pregovori ne smiju se odgađati, trebate razgovarati o svim pitanjima od interesa što je više moguće, ali ne više od sat vremena. To se može učiniti uz pomoć strogih vremenskih okvira i propisa. Slijedite jednostavno pravilo: "Vrijeme je novac", vrednujte ih i spremite.

Savjet 5. Koristite delegiranje

Nijedna osoba koja poštuje svoje vrijeme ne smije samostalno obavljati sve zadatke. Ovaj je pristup već opisan u načelima i pravilima za planiranje radnog vremena: na njih treba prenijeti sve što se može prenijeti drugima na izvršenje (65% zadataka koji troše vrijeme i trud, ali ne donose značajne rezultate). To se odnosi ne samo na pomoć zaposlenika, već i na upotrebu pomoći nezavisnih agencija, organizacija i konzultantskih tvrtki.

Savjet 6: Razbijte velike zadatke

Ljudi imaju tendenciju izbjegavati velike ili obimne zadatke, odgađati njihovu provedbu na svaki mogući način, jer im se rezultat čini predalekim. Ova činjenica ukazuje na loše vještine osobnog planiranja vremena, ali se može zaobići. Praktički svi vole stvari koje daju najbrži mogući rezultat. To je primijetio Albert Einstein na primjeru cijepanja drva. To možete učiniti s dugoročnim ciljevima i velikim projektima: podijelite ih na male zadatke, planirajte ih, a zatim ih metodički izvršavajte tijekom određenog vremenskog razdoblja (na primjer, dva sata dnevno). Nakon, recimo, tjedan dana, pojavit će se prvi rezultati - postići će se cilj prvog dijela projekta (prema planu), to će dati snagu i motiv za daljnji rad u ovom smjeru.

Savjet 7. Odredite si osobne rokove za prioritetne zadatke

Kad unaprijed znate koje će zadaće biti prioritet u tekućem mjesecu, mogu se zabilježiti u radnom kalendaru i uzeti u osobno planiranje poslova ravnopravno s istim pregovorima / sastancima. Dakle, kad bude potrebno unijeti drugi događaj ili radnju na taj datum, on će već biti „rezerviran“, što će vas još jednom podsjetiti na objektivni značaj zadatka. Ovaj savjet ima posebnu vrijednost u planiranju radnih aktivnosti.

Savjet 8. Pravilno organizirajte svoje radno mjesto

To se prije svega odnosi na redoslijed na radnoj površini. Na njemu bi trebali ostati samo oni dokumenti, bez kojih je nemoguće učiniti u izvršavanju zadataka kategorije A. Ova radnja ima psihološku pozadinu: poredak na stolu pomaže u poretku u mislima, a nepotrebni papiri trebaju vremena.

Savjet 9. Pokušajte ne nametati vam dodatne odgovornosti

Često su menadžeri zainteresirani za nove stvari i bave se njima, proširujući svoja područja nadležnosti. Izlazeći iz osobnog interesa na pregovore kojima zaposlenik obično ne prisustvuje, on može ući u radne skupine ili dobiti dodatne zadatke koji nisu uključeni u njegov plan i, kao rezultat toga, postati teret za glavni posao i njegovo planiranje. Najbolje je još jednom provjeriti da li sve vaše radnje odgovaraju njihovoj poziciji, povećavajući tako svoje vještine u planiranju radnog vremena.

Savjet 10. Procijenite koliko su važna i hitna pitanja u koja vas iznenada žele uključiti

Viša sila i druga hitna pitanja česta su pojava svake tvrtke ili poduzeća, čak i ako nastoje poslovati u okviru strogog planiranja. Za njihovo rješavanje mobilizirat će se svi raspoloživi resursi. Ako pristanete pomoći u situaciji, imajte na umu da će vam trebati vremena od trenutnih važnih zadataka u vašem rasporedu, zato uvijek izvažite vrijedi li se žrtvovati.

Savjet 11. Ne ponašajte se kao žurba - donosite samo informirane odluke

Ponekad se određene odluke donose kao rezultat impulsa, nekontroliranog impulsa. Ali to izaziva odstupanja u rasporedu i prepreke učinkovitom planiranju radnog vremena za postizanje cilja. Ako osjetite trenutnu želju da nešto učinite (na primjer, nazvati), pažljivo razmislite i izvažite isplati li se zaista provesti vaš plan.

Savjet 12. Pravilno postavite prioritete u poslu

U velikom toku stvari - konferencijama, sastancima, pozivima, tekstovima - može biti vrlo teško snalaziti se, a kad preuzmete sve odjednom ili zgrabite dijelovima s različitih krajeva, na kraju imate vrlo malo vremena. Ovdje je korisno prisjetiti se takvog načina planiranja vremena kao matrice prioriteta i započeti aktivnosti s provedbom jasno definiranih i nedvosmisleno značajnih zadataka, postupno prelazeći na manje važne.

Zakazivanje radnog vremena upraviteljeve tajnice

Glavna dužnost i svrha planiranja pojedinačnog radnog vremena tajnika je rasteretiti šefa što je više moguće i pomoći mu u raspodjeli vremena. Na njemu leži zadatak povećanja učinkovitosti korištenja svih mogućih sati i minuta za radnu aktivnost. To znači da su zadaci i planiranje aktivnosti upravitelja i tajnika međusobno ovisni.

Prije svega, tajnica pomaže u organizacijskim, pripremnim i upravljačkim vrstama posla, oslobađa šefu prostor za kreativnost. U tu svrhu asistent treba znati dnevnu rutinu nadređene veze, raspored svojih zadataka za sva moguća razdoblja - dan / mjesec / tromjesečje. Učinkovito zakazivanje radnog vremena tajnika ovisi o rasporedu njegovog neposrednog nadređenog, jer on priprema sve sastanke, pregovore i druga pitanja (prijem posjetitelja, sastavljanje dokumenata) koji su u šefovu rasporedu. Hijerarhija zadataka prema njihovoj vrijednosti i važnosti igra ključnu ulogu u planiranju.

Osim toga, dužnosti tajnika uključuju i druge poslove koji ne ovise o svakodnevnoj rutini šefova (a odražava se u planiranju radne aktivnosti): to je provjera pošte i odgovaranje na dopisivanje, tijek dokumenata, spis kontrolnih kartica itd. Vještine raspoređivanja vremena asistenta moraju biti najbolje. Polazne točke njegovog rasporeda su uvijek ponavljajuće akcije, na primjer:

• pripremiti radno mjesto menadžera;
• pospremite vlastito radno mjesto;
• obraditi sve vrste dolaznih slova;
• pregledati kontrolnu datoteku;
• pružite nadređenima sažetak stanja i razjasnite raspored za tekući dan.

Razmotrimo jednostavan primjer planiranja radnog vremena u odnosu na raspored menadžera. Program djelovanja tajnika poprimit će nešto poput ovoga. Kad šef planira sastanak u 11:00, to znači da će njegova organizacija biti označena u planu pomoćnika u 10:30 sa svim radnjama koje slijede: podsjetnikom, fotokopiranjem materijala, čišćenjem konferencijske sobe, snimanjem. Ako je u 14:00 šef planirao pregovore izvan ureda, tada će raspored tajnice sadržavati stavke o pozivu automobila, prikupljanju dokumenata. Također, na popisu radova naznačeno je s kime i u koje vrijeme trebate povezati šefa za telefonski razgovor, koju dokumentaciju treba ispraviti, a koju dovršiti od nule itd.

Najbolja opcija je odrediti, zajedno sa šefom, stalni vremenski interval za dnevne aktivnosti: potpisivanje dokumenata, primanje posjetitelja. To će uspostaviti rad i pomoći u planiranju radnog vremena stručnjaka i njegovog pomoćnika. Prilikom izrade radnog rasporeda također morate ostaviti pristojnu rezervu u slučaju iznenadnih hitnih i važnih narudžbi, telefonskih poziva i drugih hitnih slučajeva.

Tajnik posvećuje kraj radnog dana slanju odlazne korespondencije, a također provodi planiranje događaja za sutra.

Kad radni dan završi, a upravitelj zakasni u ured, pomoćnik može ići kući samo ako postoji odgovarajući dogovor između njih i pružit će šefu sve potrebne podatke.

Prije napuštanja prostora tajnica čisti sve dokumente, zatvara ormare, sefove, isključuje elektroničku opremu (to se ne odnosi na telefon, modem, faks), sređuje radno mjesto.

Planiranje radnog vremena menadžera

Bit planiranja je priprema za provedbu ciljeva i regulacija radnog vremena. Načela planiranja menadžerskog radnog vremena ne razlikuju se puno od općih načela regulacije radnih aktivnosti. Racionalno korištenje vaših vremenskih resursa zahtijeva razumijevanje vaših funkcija, ciljeva, ciljeva i vremenskog proračuna.

U procesu organiziranja radnog vremena stručnjaka koriste se poznate tehnike planiranja. Voditelj se mora voditi sljedećim pravilima:

• 60% dnevnog plana rada posvećeno je planiranom radu;
• 20% vremena - za nepredviđene radnje;
• posljednjih 20% najbolje je prepustiti spontano nastalim zadacima.

"Ravne" organizacijske strukture koriste se u malim poduzećima za rješavanje složenih problema u okruženju značajne neizvjesnosti. Takve podjele karakteriziraju sljedeći nedostaci: pretjerano opterećenje menadžera, poteškoće u kontroli postupanja velikog broja ljudi, kao i poteškoće povezane s koordinacijom rada odjela.

Provedeno vrijeme (pogotovo ako nije zabilježeno u fazi planiranja) treba evidentirati uz obaveznu naznaku što je i kako korišteno. To pridonosi činjenici da će, nakon što dobije cjelovitu sliku troškova svog radnog vremena, menadžer u budućnosti moći učinkovitije organizirati svoje planiranje; kako bi se razvio kvalitetan plan, zadaci će se podijeliti na kratkoročne, srednjoročne i dugoročne.

Redovitost, dosljednost i dosljednost trebaju se postaviti kao osnovna načela planiranja. Potrebno je slijediti jedno od važnih načela planiranja aktivnosti - stvarnost ciljeva: preuzeti onoliko odgovornosti koliko možete podnijeti.

Racionalno korištenje radnog vremena menadžera temelji se na njegovom dugoročnom planu. To je višegodišnji sustav koji se koristi za izradu godišnjih i tromjesečnih planova. Potonje se mogu uskladiti s godišnjim i podijeliti u razdoblja. Dnevni i tjedni planovi u potpunosti su u skladu s njima i istodobno najtočnije odražavaju upotrebu radnog vremena menadžera. Planiranje radnih aktivnosti na razini jednog dana važan je korak u cjelokupnom planiranju radnih aktivnosti menadžera, podložno je stalnom praćenju i prilagođavanju ovisno o situaciji.

Radno vrijeme je vrijeme koje svaki zaposlenik posvećuje obavljanju svoje radne funkcije. Njegovo trajanje regulirano je radnim zakonodavstvom.

Dragi čitatelji! Članak govori o tipičnim načinima rješavanja pravnih pitanja, ali svaki je slučaj individualan. Ako želite znati kako riješiti točno vaš problem - kontaktirajte savjetnika:

PRIJAVE I POZIVI PRIHVAĆAJU SE 24/7 I BEZ DANA.

Brzo je i JE BESPLATNO!

Planiranje radnog vremena sastavni je dio upravljanja njime, odnosno upravljanja vremenom. Ova modna riječ danas znači ne samo upravljanje vremenom, već i njegovo učinkovito planiranje za postizanje ciljeva poduzeća. Napokon, vrijeme je jedan od resursa koji se mora racionalno koristiti.

Zašto i kome treba?

Govoriti o upravljanju vremenom nije sasvim točno. Njegov tijek ne ovisi o ljudskim postupcima, ne ubrzava ni usporava.

Vrijedno je upravljati korištenjem ovog vremena. Štoviše, za poduzeće je to važno na svim razinama - od menadžera do običnih zaposlenika. Učinkovita upotreba ovog resursa izravno utječe na produktivnost rada, a time i na dobit.

Za svaku tvrtku također je važno planiranje radnog vremena.

Broj zaposlenih u poduzeću ovisi o tome koji je fond radnog vremena potreban za izvršenje proizvodnih zadataka, a time i financijski troškovi povezani s osobljem.

Razlozi nedostatka vremena

Oskudica znači oskudica. U našem slučaju nedostaje radnog vremena za izvršavanje zadatka dodijeljenog određenom zaposleniku, odjelu ili poduzeću u cjelini.

Rezultat može biti kašnjenje u izvršenju naloga i njegove negativne posljedice. Najčešće je nedostatak vremena povezan s nesposobnošću vođe.

Postoje tri skupine razloga koji dovode do nedostatka vremena:

• osobne kvalitete vođe;
• postupci vođe;
• neovisni razlozi.

Osobne osobine vođe, što dovodi do gubitka vremena, mogu se očitovati u pojavama kao što su:

• uznemirenost, odnosno užurbano vršenje neurednih radnji;
• stalna žurba;
• nedostatak odgovarajućeg odmora zbog završetka kuće.

Nepismene radnje dovode do sljedećeg:

• niska ili nedostatna motivacija među zaposlenicima;
• kršenje komunikacije;
• nedostatak rangiranja predmeta prema redoslijedu važnosti;
• nemogućnost delegiranja ovlasti.

Razlozi izvan kontrole menadžera koji dovode do nedostatka vremena za menadžera i njegove podređene su:

• previše zadataka, slučajeva, zadataka;
• neplanirani događaji (lopovi vremena).

Ti se razlozi obično ne javljaju izolirano. One teku jedna od druge.

Rezultat je začarani krug iz kojeg će dopustiti samo ispravno i racionalno planiranje. I nadzor nad provedbom planiranih aktivnosti i vremenom provedenim na njima.

Koje zadatke možete riješiti?

Planiranje je jedan od alata za donošenje različitih upravljačkih odluka. Uključuje postavljanje ciljeva i utvrđivanje načina za njihovo postizanje. Odnosno, to je svojevrsna prilika da se zaviri u budućnost tvrtke i točno odluči kako i koliko vremena treba tamo.

Planiranje i upravljanje radnim vremenom omogućuje vam rješavanje sljedećih zadataka:

• povećanje razine izvedbe:
• kontrola radnji i vremena provedenog na njima;
• optimizacija rasporeda rada;
• poboljšanje tehnika korištenja vremena;
• pregled aktivnosti koje su neučinkovite u smislu utroška vremena;
• racionalno planiranje najvažnijih slučajeva;
• jasno razdvajanje posla i osobnog vremena.

Pogledi

Vremensko planiranje u poduzeću, kao i svako planiranje, može se podijeliti na vrste prema različitim kriterijima:

• prema pokrivenosti (općenito i specifično);
• sadržaj (strateški, operativni i u tijeku);
• po predmetima (kadrovski, proizvodni, financijski);
• po razdobljima (kratkoročno, srednjoročno, dugoročno);
• kad god je to moguće promijeni (kruto i fleksibilno).

Planiranje zajedničkog fonda

Planiranje zajedničkog fonda nemoguće je bez izračuna troškova radnog vremena. Različite se metode koriste kako bi se razumjelo koliki je dio ovog resursa potreban.

Tada se radno vrijeme mora normalizirati, odnosno na osnovu rezultata izračuna troškova i znanstveno utemeljenih standarda odrediti optimalno vrijeme za proizvodnju jedne proizvodne jedinice ili dovršenje zadatka.

Racioniranje je srž ukupnog vremenskog planiranja. Na temelju nje utvrđuju se broj potrebnog osoblja, troškovi i kriteriji poticaja.

Opći fond čine:

• kalendar;
• nominalni (kalendar bez vikenda i praznika, ali uzimajući u obzir skraćene predblagdanske dane);
• učinkovit (koliko je jedan zaposlenik radio u planiranom razdoblju).

Pojedinac

Upravljanje vremenom svakog zaposlenika bit će jednako važno kao i cjelokupno planiranje.

Važno je znati tko ima gust raspored i tko zna što efikasnije planirati svoje vrijeme. Međutim, postoji nekoliko važnih točaka.

Primjerice, održavajte omjer 60/40. Odnosno, 60% radnog vremena treba planirati za rješavanje trenutnih problema, a 40% treba ostaviti za nepredviđene zadatke i kreativne aktivnosti (dva bloka od po 20%).

Ovo i druga važna načela planiranja individualnog radnog vremena formulirao je L. Seivert.

Nije istaknuo temeljne razlike između menadžera i stručnjaka u pogledu učinkovitosti korištenja radnog vremena. Ali želio bih primijetiti neke aspekte.

Vođe

Za vođu su posebno važne vještine planiranja.

To je njegova funkcija: postaviti ciljeve, odrediti vremenski okvir za njihovo postizanje i kontrolirati rezultat, kao i prenijeti ovlasti, rješavajući se stvari koje stručnjaci mogu obaviti.

Stručnjaci

Stručnjak planira svoje vrijeme na temelju zadataka koje je postavio upravitelj. Vještine samodiscipline za njega su od velike važnosti.

Planiranje radnog vremena u poduzeću

Bilo koji plan mora biti zabilježen u pisanom obliku, inače ne postoji. Elektroničko raspoređivanje može olakšati upravljanje vremenom. Korištenje moderne tehnologije neće vam omogućiti samo vizualni prikaz popisa obveza.

Moderni uređaji sposobni su podsjetiti svoje vlasnike na važne događaje.

Opća pravila

• Plan se mora sastaviti navečer, a ujutro prilagoditi.
• Svi slučajevi uključeni u plan moraju se vremenski podijeliti na kratkoročne, srednjoročne i dugoročne.
• Opseg slučajeva trebao bi biti realan, ne biste trebali pokušavati shvatiti neizmjernost.
• Ne bilježite samo golove, već i očekivane rezultate.
• Odredite prioritete.
• Odredite precizne rokove za svaki zadatak.
• Ovlasti delegata.
• Planove treba redovito prilagođavati.

Što uključiti u plan?

Plan mora sadržavati apsolutno sve stvari koje treba obaviti tijekom dana. To će vam omogućiti da u sljedećim koracima ne propustite ništa.

Potrebno je zapisati sve - od sastanka s glavom, do čestitanja kolegi za rođendan korporativnom poštom. Morate započeti s onima koji imaju točno vrijeme: sastanci, sastanci, konferencije itd.

Uz upute uprave, vrijedi uključiti i one slučajeve koji pridonose napredovanju u karijeri. Na primjer, profesionalni razvoj ili kreativni rad na projektu.

Određivanje prioriteta

Da bi vremensko planiranje doista bilo učinkovito, potrebno je sve unesene u dnevni (tjedni, mjesečni itd.) Rangirati prema stupnju njihove važnosti i hitnosti. A zatim izvedite u padajućem redoslijedu važnosti.

Tehnologija i metode

Najčešće metode korištene za određivanje prioriteta i raspoređivanje vremena su Eisenhowerova matrica i Paretov zakon.

Ukratko izgleda ovako:

• svi su slučajevi podijeljeni na važne i hitne, važne i nehitre, manje važne i neobvezne;
• većinu vremena (do 80%) treba posvetiti najvažnijim i najhitnijim;
• to se mora obaviti na početku radnog dana.

Analiza učinkovitosti

Matematikom možete provjeriti koliko efikasno bilo koji zaposlenik koristi svoje radno vrijeme. Za to se koriste različiti čimbenici, na primjer, opsežna upotreba vremena.

Formula za izračunavanje izgleda ovako:

Ke \u003d (opći fond vremena - pauze na poslu) / opći fond vremena.

Idealna vrijednost bit će jedna. Što se Ke razlikuje od njega, to se neučinkovitije koristi radno vrijeme.

• zbog krivnje zaposlenika i iz razloga izvan njegove kontrole;
• za osobne potrebe.

Da bi se to učinilo, tražena vrijednost (u minutama) zamjenjuje se u brojnik formule, a ukupan fond vremena ostaje u nazivniku. Ovdje je odnos obrnut. Što je ova vrijednost bliža vrijednosti, troši se neracionalno radno vrijeme.

Primjeri

Planiranje radnog dana, tjedna ili drugog razdoblja uvelike ovisi o specifičnostima struke. Pogotovo ako uključuje elemente kreativnosti.

Razmotrite što vrijedi obratiti pozornost na predstavnike takvih profesija kao pravni savjetnik i menadžer u bankarskom sektoru.

Za odvjetnika

Značajka ove profesije je sudjelovanje na sudskim raspravama. Slijedom toga, raspored rada nužno uključuje raspored suđenja i proceduralne rokove za pripremu određenih dokumenata. To su najvažnija i najhitnija pitanja.

Vrijeme sastanaka i pregovora s klijentima dogovara se na temelju preostalih slobodnih praznina. Ono što ostane kao rezultat troši se na analitiku i izvještavanje.

Plan za dan izgledat će otprilike ovako:

Vrijeme	Zbijeni rokovi	Fleksibilni zadaci
9-00	Operativni sastanak
10-00		Napišite izvještaj za šefa
11-00		Ponovno potražite dokumente za postupak N
12-00	Sudsko zasjedanje u predmetu N
13-00		Večera
14-00		Pogledajte ugovore o isporuci
15-00	Sastanak s A, sastavljanje zahtjeva
16-00	Pripremite žalbu u slučaju K
17-00		Provjerite vrijeme postupka

Za upravitelja banke

Radni dan upravitelja bankarskog zajma sastojat će se od nekoliko blokova:

• sastanci vezani za vrijeme;
• izvršenje ugovora na osnovu rezultata sastanaka;
• hladni pozivi za proširenje baze klijenata;
• priprema komercijalnih ponuda itd.

Dnevni plan takvog zaposlenika može biti sljedeći:

I nekoliko savjeta na kraju:

• Određujući važnost zadatka, vrijedi si postaviti pitanje: "Što će mi dati?" I nastavite s provedbom samo ako odgovor odgovara. Ako vam se odgovor ne sviđa, tada se zadatak zasad vjerojatno može odgoditi.
• Prije svega, ujutro vrijedi raditi najneugodnije, ali najvažnije stvari.
• Veliki i složeni zadaci najbolje se izvode kada su raščlanjeni na male i lagane zadatke.
• Od vitalnog si je odmora od posla.

Planiranje je osmišljeno tako da osigura racionalno korištenje vjerojatno najvrjednijeg dobara - vremena, naime: ili iskoristite raspoloživo vrijeme za plodne i uspješne aktivnosti ili postignite postavljene ciljeve s najmanje vremena. Što bolje rasporedimo (planiramo) svoje vrijeme, to ga bolje možemo koristiti u svoje osobne i profesionalne interese. Planiranje kao sastavni dio zadataka i pravila samoupravljanja znači pripremu za provedbu ciljeva i strukturiranje (uređivanje) vremena.

Planiranje svakodnevnog rada, srednjoročne i dugoročne promocije i rezultati rezultiraju uštedom vremena, uspjehom i većim samopouzdanjem.

Teško je potrebno dokazivati \u200b\u200bprednosti planiranja poduzeća. Sa stajališta samoupravljanja, planiranje znači da menadžer u svom poslovnom području mora postati poduzetnik za sebe i planirati iskoristiti svoje vrijeme za postizanje svojih ciljeva. Baš kao i svaka organizacija planira ili bi trebala planirati svoje proizvodne aktivnosti, svaka bi osoba trebala razmišljati i raditi, gledajući u budućnost, a ne se predavati moći događaja.

Praktično iskustvo pokazuje da povećanje vremena provedenog u planiranju dovodi do smanjenja vremena za izvršavanje zadatka i, u konačnici, do uštede vremena općenito. Međutim, sam proces planiranja ne može se proizvoljno protezati, kad dođe do optimalnog, i daljnje povećanje vremena planiranja postane neučinkovito. Od ukupnog razdoblja planiranja (godina, mjesec, tjedan, dan), na planiranje ne bi trebalo potrošiti više od 1% vremena. Na primjer, trebali biste izdvojiti 5-10 minuta za razvoj dnevnog plana.

Dinamika i djelomična nepredvidivost proizvodnih aktivnosti u pravilu dovode do činjenice da se apsolutni optimum nikada ne može planirati i postići, ali ako se kao rezultat planiranja postigne dnevni dobitak od oko 30 minuta, tada se to već može smatrati uspjehom. Opće pravilo može se formulirati na sljedeći način:

Oni koji redovito pripremaju svoj radni dan u roku od 10 minuta, moći će uštedjeti više od jednog sata svaki dan, kao i točnije i bolje se nositi s važnim stvarima.

Ispod je popis blagodati vremenskog rasporeda u samoupravljanju.

Postizanje cilja:

· Definicija profesionalnih i osobnih ciljeva;

· Postizanje profesionalnih i osobnih ciljeva na najkraći mogući način;

· Realno razmatranje ciljeva u smislu vremenskih ograničenja.

Dobitak na vremenu:

· Ušteda vremena za zaista važne stvari i svrhe, za obavljanje rukovodećih funkcija, za rad sa zaposlenicima, za obitelj, slobodno vrijeme;

· Jasna predodžba o vremenu potrebnom za izvršavanje različitih projekata, zadataka i aktivnosti (što, kada, u koje vrijeme je potrebno učiniti);

· Ispravna procjena vremena i utvrđivanje potrebe za njim.

Prioriteti:

· Koncentracija na doista važnim zadacima i osiguravanje njihova rješenja;

· Utvrđivanje stupnja važnosti pojedinih vrsta aktivnosti;

· Identifikacija ostalih vrsta aktivnosti i identifikacija slučajeva koji se mogu delegirati.

Vrijeme:

· Utvrđivanje stvarnih termina i njihovo poštivanje, uzimajući u obzir potrebu za vremenom;

· Rano prepoznavanje uskih grla i odgovarajuće protumjere.

Vremenske rezerve:

· Stvaranje rezervi vremena za nepredviđena pitanja, stvaranje "prozora" tijekom dana.

Učinkovitost:

· Preliminarna definicija strukture dana i racionalna upotreba na toj osnovi radnog vremena;

· Brže rješavanje problema njihovim kombiniranjem u "blokove" (istodobno rješavanje skupine problema);

· Oslobađanje od „praznih hodova”.

Prenošenje (preraspodjela) poslova:

· Dobro radno okruženje u timu;

· Delegiranje zadataka zaposlenicima;

· Racionalna raspodjela narudžbi unutar poduzeća i izvan njega.

Smanjivanje stresa:

· Manje gužve, više predviđanja;

· Bolje planiranje radnih pauza;

· Manje stresa, jer se radi više zadataka;

· Više zadovoljstva radom, manje iritacije, nestrpljenja.

Svatko od nas zna kako se brzo gube ciljevi, kako se melju u mlinske kamenje svakodnevnog života. Da biste pravilno izvršavali svoje funkcije i postizali svoje ciljeve, morate jasno razumjeti koliko je naš vremenski proračun ograničen. Planiranje je "nacrt radnog procesa" za naredno vremensko razdoblje.

Uz profesionalne i osobne ciljeve, trebali biste planirati i svoje trenutno opterećenje kako biste se bolje nosili s prihvaćanjem, odbijanjem ili odgodom novih zadataka i zahtjeva. Dakle, što osoba bolje predstavlja svoj vremenski proračun i ukupnost svojih zadataka, to je spremnija prenijeti manje važne stvari, smanjiti njihov broj ili odgoditi njihovu provedbu na kasniji datum.

Ispod su osnovna pravila za planiranje svog vremena. Ne morate se pridržavati svih ovih pravila u svakodnevnom radu. Možete sami odrediti najprikladnija, najvažnija s vašeg gledišta načela koja biste željeli slijediti u svojoj praksi.

1. Osnovno pravilo vremenskog planiranja: omjer 60:20:20

Treba izraditi plan za određeni dio radnog vremena, kako pokazuje iskustvo, najbolje je za 60%. Događaje koje je teško predvidjeti, ometanje (krađa vremena) i osobni interesi i potrebe ne mogu se u potpunosti planirati. Sukladno tome, vaše vrijeme mora biti raspoređeno između tri bloka:

60% - planirana aktivnost,

20% - nepredviđene aktivnosti (rezerve vremena i neplanirane akcije),

20% - spontana aktivnost (menadžment, kreativnost).

Ovisno o vrsti i vrsti zanimanja, naznačene vrijednosti mogu odstupati u jednom ili drugom smjeru. Točnije, mogu se odrediti na temelju analize pojedinih aktivnosti i utroška vremena, što je osnova svakog vremenskog planiranja.

2. Analiza aktivnosti i utrošenog vremena. Popis "dnevnih smetnji"

Kako i na koliko vremena je potrošeno treba dokumentirati i provjeriti. Dakle, možete:

Steknite stalnu ideju o tome kako trošite svoj vremenski budžet;

Steknite iskustvo kao osnovu za buduću potrebu za vremenom;

Utvrditi polazišta za poboljšanje primijenjene metode rada i raspodjelu vremena itd.

3. Objedinjavanje zadataka - akcijski plan

Da biste napravili dobar vremenski plan, važno je uvijek imati predodžbu o nadolazećim zadacima, dijeleći ih, na primjer, na dugoročne, srednjoročne i kratkoročne zadatke. Tada bi im trebalo dati prioritet i na njih postupati, čak i ako je manje važna pitanja, kao što je to često slučaj, puno lakše ostvariti nego ona važnija.

Navedite sve predstojeće zadatke u odgovarajućem razdoblju planiranja.

Neispunjeni zadaci s ovog popisa mogu se uzeti kao osnova za popunjavanje "slobodnog kapaciteta" prilikom izrade plana za sljedeće razdoblje.

4. Redovitost - dosljednost - dosljednost

Trebali biste redovito i sustavno raditi na svom vremenskom planu, dosljedno dovoditi započeti posao do kraja. Rad na sustavu i poštivanje vremenskih planova važnije je od pedantnog vođenja evidencije.

5. Realno planiranje

Morate pokušati izbjeći pretjerano planiranje, trebali biste planirati samo opseg zadataka s kojima se zapravo možete nositi.

6. Prilagodljivost

Pri izradi vremenskih planova morate biti fleksibilni, jer oni nisu sastavljeni kako bi život olakšali, već radi postizanja ciljeva.

7. Nadoknađivanje izgubljenog vremena

Potrebno je, ako je moguće, nastojati odmah nadoknaditi gubitak vremena, na primjer, bolje je raditi jednom duže navečer, nego nadoknaditi dan prije tijekom sljedećeg cijelog dana.

8. Pismeni oblik

Vremenske planove treba sastaviti na posebno dizajniranim obrascima ili na karticama. U ovom slučaju ništa se neće izgubiti i uvijek će vam pred očima biti cjelovit pregled slučajeva. Mnogi ljudi neopravdano ne povezuju planiranje vremena sa zapisima u svojim dnevnicima. Stoga se događa da se djelomični ciljevi uključuju samo u dnevno planiranje.

Da biste svoje radnje dosljedno usmjeravali prema postizanju svojih ciljeva, svojim pogledom morate pokriti cijeli široki horizont planiranja. Potrebno je naučiti kako zapisivati \u200b\u200bčak i svaki određeni i srednji cilj u dnevnik. Ovo je jedina metoda koja vam omogućuje da postupno, malim koracima, ostvarite svoje snove. Međutim, ne biste se trebali pretvoriti u svojevrsnog "zombija za planiranje vremena".

9. Prijenos poništenog

Neispunjene zadatke koje još treba obaviti treba prenijeti na plan za sljedeće razdoblje. Stoga se otkrivaju i automatski uzimaju u obzir prilikom izrade novih planova.

10. Snimanje rezultata umjesto radnji

U planovima morate bilježiti rezultate ili ciljeve (konačno stanje), a ne bilo kakve akcije. Na primjer, umjesto: "nazovite gospodina X", bolje je: "dogovorite s gospodinom X novu verziju računalnog programa." Dakle, aktivnost će u početku biti usmjerena izravno na postizanje postavljenog cilja, čime će se izbjeći eskalacija neplaniranih aktivnosti, na primjer, rasprava o spontano nastalim idejama.

U procesu rada trebali biste si neprestano postavljati sljedeća pitanja: "Koja je svrha ovog razgovora, ovog rada itd.?" "Što se time može postići?"

11. Postavljanje privremenih pravila

Trebali biste postaviti točne vremenske norme, predviđajući u svom planu točno onoliko vremena koliko treba za ovaj ili onaj posao. Iskustvo pokazuje da se u pravilu na posao troši onoliko vremena koliko je na raspolaganju. Ako se, primjerice, sastanak odvoji između 10 i 12 sati, tada će trajati točno dva sata, iako se njegov cilj može postići puno brže. Točna formulacija dnevnog reda i duljina sastanka postavit će precizan okvir i prisiliti vas da se usredotočite na najvažnije kako biste postigli željeni rezultat.

12. Rok

Treba utvrditi točne rokove za sve aktivnosti. Dakle, možete se naviknuti na samodisciplinu, izbjeći neodlučnost, odugovlačenje i odugovlačenje.

Moramo pokušati ukloniti nejasne, neprecizne formulacije poput "što prije" iz svog svakodnevnog života. Što to točno znači? Za sat vremena? Tijekom dana? Sljedeći tjedan? Za 2-3 tjedna? Bez utvrđivanja točnih rokova, dogovorom s drugom stranom stvara se plodno tlo za sukobe i takve prijekore: „Obećali ste da ćete mi ovo poslati što prije! Čekam već treći dan! " ili "Rekao sam vam u srijedu:" Što prije! " - A izvještaj mi donosite tek danas! ”.

Korisno je zaključiti posebne ugovore („mini ugovore“) u vezi s rokom za završetak posla, navodeći do kada zadatak mora biti završen. Tada, prilikom sklapanja sporazuma, možete doći do opcije koja odgovara objema stranama.

13. Određivanje prioriteta. Oslobađanje od "tiranije" žurbe

Treba naučiti razlikovati najvažnije od hitnog i riješiti se "tiranije" hitnih pitanja. Najhitniji (hitniji) posao nije uvijek najvažniji, ali hitan je i „hitan“ posao koji nam često oduzima većinu dragocjenog vremena. "Tiranija" užurbanog temelji se na zaboravljanju prioriteta, u preferiranju nevažnog od važnog. To je zbog lošeg planiranja kad nevažne stvari postanu hitne.

Rijetko se dogodi da najvažniji zadatak treba riješiti "danas" ili čak "ovaj tjedan". Hitni zadatak zahtijeva hitnu akciju. Čini se nemogućim oduprijeti se trenutnoj privlačnosti ovih zadataka i kao rezultat toga, oni troše svu našu energiju. Ali u svjetlu manje ili više dugoročne perspektive, njihov naizgled ogroman značaj nestaje. Kad dođemo u napast da dovršimo hitne zadatke, kasnije se s osjećajem gubitka prisjećamo važnih zadataka koji su gurnuti u stranu.

14. Delegacija

Od samih početaka u planovima treba utvrditi koji posao treba obaviti osobno, a što se može delegirati (delegirati).

15. "Lopovi" vremena i rezerve vremena

Određeni postotak vremena treba odvojiti za neočekivane posjetitelje, telefonske pozive, krize ili u slučaju podcjenjivanja trajanja pojedinačnih slučajeva. Istodobno, potrebno je smanjiti broj i obujam "prepreka" ("krađa vremena").

16. Recikliranje - ponovna provjera

Izrađeni plan zahtijeva stalnu reviziju i ponovnu provjeru sa stajališta mogu li se određene inicijative u potpunosti provesti.

17. Slobodno vrijeme

Slobodno vrijeme, kao i vrijeme provedeno na putovanjima i čekanju, također treba pametno planirati i koristiti (na primjer, za proučavanje materijala ili za konceptualno razmišljanje). U tome vam može pomoći dnevnik, u koji je zabilježeno sve najvažnije.

18. Vremenski blokovi i tiho vrijeme ("zatvoreni sati")

Duga neprekidna vremenska razdoblja trebaju biti rezervirana za velike zadatke (tiho vrijeme, „zatvoreni sati“) i kraća razdoblja za obradu nekoliko malih slučajeva.

19. Vrijeme za planiranje i kreativnost

Trebali biste rezervirati određeni dio svog vremena za planirani, pripremni i kreativni rad, kao i za usavršavanje. Ako se ovo vrijeme gubi u svakodnevnim aktivnostima, trebate voditi računa da te gubitke nadoknadite sljedeći tjedan.

20. Rutinski rad

Također biste trebali planirati rutinske zadatke kao što su čitanje mjesečnih izvještaja, posjet tvornici itd.

21. Neproduktivne aktivnosti

Potrebno je osigurati da neproduktivne aktivnosti, poput izrade fotokopija, nebitnih sastanaka itd., Oduzimaju što manje vremena, ograničavajući se samo na ono što je stvarno potrebno. Inače neće biti vremena za važnije stvari.

22. Alternative

Pri planiranju trebate pokušati razmišljati alternativno prema principu: "Uvijek postoji drugi, bolji način."

23. Raznolikost

Morate diverzificirati svoje aktivnosti, izmjenjujući dugoročne i kratkoročne projekte, samostalan rad i timski rad.

24. Koordinacija vremenskih planova

Trebate pokušati obogatiti radne dane i provesti svoje planove, za što bi oni trebali biti usklađeni s planovima drugih ljudi (tajnik, menadžer, podređeni, kolege).

Planiranje pretpostavlja korak po korak i sustavni pristup, raščlanjivanje općeg zadatka na djelomični radi distribucije različitih radnji kroz vremenska razdoblja (od akcijskog plana do vremenskog plana). Kao dio sveukupnog planiranja, vremensko planiranje vođeno je relevantnim strateškim dugoročnim ciljevima, koji su pak podijeljeni na operativne djelomične ciljeve.

Ovaj pristup mogu ilustrirati osnovni principi klasičnog američkog sustava upravljanja vremenom, čija se ideja pripisuje Benjaminu Franklinu. Ova načela predviđaju da se svaki veliki zadatak s kojim se osoba suočava dijeli na podzadaće, a oni, pak, na još manje podzadaće. Vizualno se to može prikazati kao višestepena piramida, a uporaba sustava kao postupak izgradnje ove piramide.

Prvo se postavlja masivna osnova piramide koja služi kao potpora svim ostalim podovima - osoba određuje svoje životne vrijednosti (drugim riječima, ono što želi od života). Za jednog je to materijalno bogatstvo i pouzdanje u budućnost, za drugog - prosperitetna obitelj, žena koja voli i sretna djeca, za treću - slava i visok socijalni status, za četvrtu - moć, za petu - znanje, za šestu - služenje u ime čovječanstva. .. Popis se može nastaviti unedogled, pogotovo jer svaka osoba ima određeni skup vrijednosti u životu. Faza određivanja životnih vrijednosti najvažnija je u izgradnji piramide: ako se u ovoj fazi napravi pogreška (na primjer, odaberu se "spoznaja" i "služenje ljudima", iako su zapravo poželjni "slava" i "visoki socijalni status"), onda kasnije osoba će neizbježno biti razočarana. Dakle, prije svega, trebate napraviti popis životnih vrijednosti i ne biste se trebali bojati potrošiti previše vremena na to - važno je dobro razmisliti o popisu. Također je potrebno osigurati da odabrane vrijednosti ne proturječe jedna drugoj.

Sljedeća faza je izgradnja drugog kata piramide. Na temelju sastavljenog popisa, osoba mora odlučiti što želi postići. Primjerice, ako netko misli da su mu „slava”, „moć” i „visok socijalni status” najvažniji, tada može odlučiti da želi postati predsjednik. Moramo si postaviti visoki cilj. Istodobno je važno osigurati da odabrani cilj zaista ispunjava sve životne vrijednosti s popisa sastavljenog u prethodnoj fazi.

Treći kat piramide počiva na drugom. Izrađuje se glavni plan: što treba učiniti za postizanje cilja. Primjerice, da biste postali predsjednik Sjedinjenih Država, prvo morate postati guverner države ili gradonačelnik jednog od većih gradova države, imati solidnu stranačku i financijsku potporu i neokaljanu reputaciju, biti poznati javnosti, sjajan govornik, prosperitetni oženjen muškarac, steći visoko obrazovanje u prestižnoj obrazovnoj instituciji itd.

Četvrti kat piramide dugoročni je (nekoliko godina) privremeni plan s određenim ciljevima i određenim rokovima. Vrlo je važno naznačiti kojoj je točki glavnog plana olakšano postizanje ovog određenog cilja. Još je važnije odrediti određeni rok - ako osoba sama sebi kaže: "Jednog dana sigurno ću kupiti automobil (napisat ću knjigu, ići ću na sveučilište ...)", može godinama odgoditi provedbu plana i, kao rezultat toga, neće doći do cilja, ali ako si odredi određeni rok, tada značajno povećava šanse za postizanje onoga što želi. Primjerice, ako osoba planira postati predsjednicom i zna da je za to potrebno visoko obrazovanje, u svoj petogodišnji plan može uključiti sljedeću stavku: "Do kraja 2012. godine diplomirajte s odličom na Sveučilištu Harvard, diplomiravši sociologiju i politologiju." To će mi, prvo, pružiti prestižno visoko obrazovanje, a drugo, moći ću sklapati poznanstva s ljudima koji su mi potrebni ”. Dakle, trebali biste izraditi plan za sljedećih 4-5 godina, postavljajući pitanje: "Što mogu učiniti u tim godinama da postignem ciljeve navedene u glavnom planu?" U planu je važno naznačiti konkretne ciljeve i određene rokove s točnošću od nekoliko mjeseci, kao i napomenuti koja je stavka glavnog plana odgovorna za postizanje ovog cilja.

Peti kat je kratkoročni (od nekoliko tjedana do nekoliko mjeseci) plan. Gledajući dugoročni plan, osoba se pita: "Što mogu učiniti u narednim tjednima ili mjesecima da postignem ovaj ili onaj cilj?" Dakle, točke dugoročnog plana raščlanjene su na konkretnije zadatke. Na primjer, ako dugoročno postoji stavka: "Diplomirati na Harvardu", tada će kratkoročni plan sadržavati stavke poput "Predaja dokumenata sveučilištu", "Pohađanje pripremnih tečajeva" itd. Treba izraditi plan za razdoblje od 2-3 tjedna do 2-3 mjeseca i, kao u prethodnoj fazi, navesti određene datume, ali već s preciznošću od nekoliko dana.

Konačno, šesti kat piramide - plan za taj dan. Kao što pretpostavljate, temelji se na kratkoročnom planu: mali se zadaci u potpunosti rješavaju u jednom danu, veći se raščlanjuju na podzadaće. Primjerice, zadatak "Predaja dokumenata sveučilištu" podijeljen je u takve podzadaće kao što su: "Otkrivanje kojih dokumenata i kome predati", "Izrada potrebnih dokumenata", "Slanje dokumenata" i "Obavezno primanje dokumenata", čije je rješenje rješenje može se dodijeliti određenom danu. Obično se plan za dan ne sastavlja samo dan ranije, već se dovršava s popisa različitih zadataka koji su dodijeljeni za taj dan u prethodnih nekoliko tjedana, često se prilagođavaju tijekom dana. Prilikom izrade plana dana, poželjno je navesti vrijeme za izvršavanje svakog zadatka.

U Franklinovom sustavu vremensko planiranje više nije samo sastavljanje popisa obveza. Ovaj sustav omogućuje postavljanje dugoročnih i kratkoročnih ciljeva i detaljno definiranje radnji za njihovo postizanje, uzimajući u obzir vremenski faktor. Istodobno, specifični kratkoročni ciljevi nužno su u skladu s dugoročnim. Takav sustav omogućuje čovjeku u bilo kojem trenutku da točno zna kamo ide i koji konkretan cilj treba postići.

Svi ti planovi nikako nisu nešto trajno - naprotiv, preporuča se redovito ih revidirati: plan za dan najvjerojatnije će se automatski mijenjati nekoliko puta tijekom dana. Preporučuje se da se kratkoročni planovi pregledavaju svakih jedan do dva tjedna. Dugoročne planove treba provjeriti (i, ako je potrebno, prilagoditi) najmanje jednom u 4-6 mjeseci. Glavni plan treba revidirati jednom godišnje. Tada vrijedi kritički pogledati postavljeni visoki cilj: privlači li ga još uvijek, je li potrebno izvršiti neke prilagodbe, pa čak i pokušati preispitati fiksne vrijednosti u životu.

Utvrđivanje vremenskih razdoblja potrebnih za postizanje osobnih i profesionalnih ciljeva daje osjećaj samopouzdanja i ideju o najpoželjnijoj raspodjeli vremena i najprikladnijem redoslijedu poslova.

U poslovnom životu opravdala su se sljedeća planska razdoblja:

Dugoročni ciljevi \u003d 3-5 godina (ili više) - planovi za nekoliko godina;

Srednjoročni ciljevi \u003d 1-3 godine - godišnji planovi;

Trenutni ciljevi \u003d 1 tjedan - 3 mjeseca - mjesečni, tjedni planovi.

Na donjem dijagramu (slika 7.) vremensko planiranje predstavljeno je kao zatvoreni sustav u kojem su jasno vidljivi odnosi između pojedinih vrsta planova: dugoročni se planovi konkretiziraju u odgovarajućem srednjoročnom i kratkoročnom planu, kao i u planovima tekućeg razdoblja. Potonji su, na kraju, utjelovljeni u dnevnim planovima. Nakon isteka odgovarajućeg planskog razdoblja, rezultati razdoblja utvrđuju se usporedbom plana i stvarnosti, koja se može uzeti u obzir za prilagođavanje planova za sljedeće razdoblje.

Lik: 7. Sustav vremenskog rasporeda

Planirajte za nekoliko godina unaprijed

Životni plan ili životni ciljevi služe kao polazna točka procesa planiranja. Na temelju životnog plana izvode se dugoročni ciljevi za naredne godine i izrađuje se plan za nekoliko godina unaprijed.

Godišnji plan

Godišnji plan izveden je iz plana za nekoliko godina unaprijed. Svi navedeni zadaci i ciljevi prenose mu se iz odgovarajuće "godišnje kolone". Međutim, morate biti oprezni da ne preuzimate zadatke koji su povezani s kasnijim ciljevima. Na kraju odlazeće godine (najkasnije - početkom sljedeće) potrebno je postaviti najznačajnije zadatke i ciljeve za sljedećih 12 mjeseci. Međutim, u većini slučajeva dovoljna je podjela na četvrtine. U svakom slučaju, možete planirati samo radne dane, jer se većina radnog vremena troši na rutinski posao, sastanke, službena putovanja itd.

Tromjesečni plan

Tromjesečni plan služi kao alat za praćenje provedbe godišnjeg plana. Tijekom godine, u redovitim intervalima, trebali biste razmotriti događaje iz prošlog razdoblja i, ako je potrebno, unijeti promjene ili odgoditi datume (privremena kontrola). Na kraju svakog tromjesečja možete postaviti mjerila za sljedeća tri mjeseca i odrediti koje zadatke u sljedećem tromjesečju treba izbrisati, koje treba preurediti i koje treba dodati.

Mjesečni plan

Zadaci i ciljevi mjesečnog plana prenose se iz tromjesečnog plana. Budući da se točnost planiranja povećava s približavanjem vremenskog horizonta, zadaci se u mjesečnom planu uzimaju u obzir s više pojedinosti (vrijeme se troši u satima).

Pretpostavka izrade stvarnih mjesečnih i tjednih planova je da se određuje i takozvano slobodno vrijeme planiranja. U vašoj vremenskoj crti nužno je osigurati i rezerve vremena ("odbojnici") za rješavanje dodatnih zadataka, tako da možete ispuniti planirane rokove bez stresa i vremenskog pritiska.

Tjedni plan

Tjedni plan pretpostavlja još detaljniju i precizniju prognozu za nadolazeće razdoblje. Na temelju mjesečnog plana izrađuje se raspored svih zadataka i zadataka za tjedan u skladu s njihovim obujmom i vremenom potrebnim za njihovo izvršenje. Pri planiranju posla za tjedan, uzmite u obzir sljedeće:

Središnji zadatak (na što biste se prvo trebali usredotočiti);

Najznačajniji i dugotrajan zadatak;

Obavezni zadaci (zadaci koje treba dovršiti, biti spremni za dovršetak ili započeti ovaj tjedan);

Obavljanje rutinskih poslova (pisanje, telefonski pozivi, sastanci itd.);

Mogući zadaci (neriješena pitanja koja treba riješiti);

Sve što bi i dalje bilo preporučljivo, poželjno ili prikladno učiniti;

Događaji, čija se pojava može predvidjeti.

Dnevni plan

Jedan od najvažnijih alata za učinkovit rad je dnevni plan koji se temelji na tjednom planu. Utvrđuje koji zadaci i zadaci moraju biti izvršeni tijekom odgovarajućeg radnog dana, a nepredviđeni se dodaju u prethodno predviđene, planirane. Dnevni plan je zadnji i ujedno najvažniji korak u sustavu vremenskog planiranja, konkretno utjelovljenje (provedba) ciljeva.

Realni plan za taj dan u načelu sadrži samo ono što se toga dana treba i može učiniti. Što se postavljeni ciljevi čine više ostvarivima, to se više snaga može mobilizirati i koncentrirati na njihovu provedbu. Izradom plana prije početka rada, tj. navečer odlaznog dana možete s većim samopouzdanjem i oslobođenjem otići kući i sljedećeg jutra započeti novi dan s većom koncentracijom snage, jer već na putu kući i na putu do posla ujutro, podsvijest obrađuje zadatke dana i priprema moguća rješenja. Budući da su formulirani glavni zadaci i zacrtani pristupi njihovom rješavanju, novi naporan radni dan više ne izgleda sivo i teško, već predvidivo, planirano i upravljivo.

Redovito i sustavno planiranje treba započeti planiranjem radnog dana. Dan je najmanja, ali uočljiva jedinica bilo kojeg sustavnog planiranja ciljeva i vremena. Prednost je u tome što možete početi ispočetka barem svaki dan ako je prethodni pokušaj bio neuspješan. I malo po malo, stječu se potrebne vještine za tjedno, mjesečno, godišnje ili čak planiranje života.

Planiranje, kako je napomenuto, znači pripremu za ostvarenje ciljeva. S tim u vezi, oni također govore o ciljanim planovima. Svijet oko nas može se percipirati na potpuno drugačiji način, ako znate što treba postići, odnosno postoji li određeni plan provođenja vremena.

Čemu služe dnevni planovi? Sadrže sve radnje koje je potrebno izvršiti u jednom danu, a omogućuju ih i izvođenje u roku koji je dostupan. Pružaju brzi pregled i ukazuju na ono što još nije učinjeno, što vam omogućuje da se usredotočite na najvažnije. Time se prevladava opasnost od rasipanja snaga.

Temeljno je važno napraviti plan dana u pisanom obliku, jer se planovi za taj dan koji se imaju na umu lako odbijaju. Napisani dnevni planovi omogućuju odvod pamćenja. Pismeno utvrđeni plan također ima psihološki učinak samomotivacije za rad, poslovna aktivnost postaje svrhovitija i usmjerena na strogo pridržavanje izrađenog programa. Kao rezultat, manje je ometanja i više nagona za obavljanjem samo zadanih zadataka.

Zahvaljujući kontroli rezultata dana, neriješeni slučajevi se ne "gube", čija se provedba može odgoditi za sljedeći dan. Pismena registracija povećava učinak raspoređivanja, jer se vremenski zahtjevi i smetnje bolje procjenjuju i vrijeme izrade sigurnosnih kopija može se planirati realnije.

Sekvencijalno planiranje dana određuje poboljšanje osobnih metoda rada, jer kada postoji jasnost o tome što treba učiniti tijekom dana, automatski se aktiviraju mehanizmi racionalizacije rada i suzbijanja unutarnjih ili vanjskih smetnji.

ALPEN metoda je koristan alat za planiranje radnog dana. Slijedeći pet koraka metode, možete razviti vještinu koja će vam dobro doći kasnije u planiranju vašeg vremena i ciljeva. Metoda je relativno jednostavna, a nakon neke vježbe u prosjeku će trebati najviše 8 minuta za sastavljanje dnevnog plana kako bi se značajno steklo vrijeme za važne zadatke.

Sine qua non je određivanje mjesta i vremena za svakodnevno planiranje, na primjer, neka to bude posljednja stvar u svakodnevnoj rutini. Metoda uključuje pismeno bilježenje zadataka; procjena trajanja radnji; utvrđivanje rezervnog vremena; neposredno odlučivanje o prioritetima, delegiranje bilo kojeg zadatka ili odbijanje od njega; naknadna kontrola i prijenos nezavršenog posla ili brisanje dovršenog djela. Relativno ga je lako zapamtiti, jer se temelji na tehnici dopisa: svako od slova koja čine naziv metode odgovara jednom zadatku.

Prvi korak. Najava i snimanje zadataka

Na kraju radnog dana u dnevnik pod odgovarajuće naslove zapišite sve što treba učiniti tijekom sljedećeg dana. Dakle, odlazni dan završava i odvija se mentalna prilagodba za nadolazeći. Tek kada se planiranje dana završi, mirnog srca možete se posvetiti zasluženom odmoru.

Plan uključuje: zadatke s općeg popisa zadataka za tjedan ili mjesec dana, neriješene zadatke od jučer, nove zadatke, sastanke kojima trebate prisustvovati, telefonske pozive i dopisivanje, kao i zadatke koji se ponavljaju. Istodobno, pokušajte koristiti kratice koje odgovaraju vrsti aktivnosti ili naslovima dnevnika, na primjer:

B - posjeti, sastanci;

A - delegiranje poslova;

K - kontrola;

P - u procesu, u akciji;

PC - putovanja, službena putovanja;

PR - pisani rad, poslovna pisma, diktati;

S - tajnik;

T - telefonski razgovori;

H - postupak čitanja (izvješća, okružnice, novine itd.).

Tako sastavljeni popis zadataka za taj dan može izgledati, na primjer, ovako:

B - g. Melnikov (računalni program),

B - Gospodin Šutov (ispitivanje),

P - projekt istraživanja tržišta,

OL - Gospodin Galkin (pismo),

H - specijalni časopis,

T - Vladimir (teretana).

Malo vježbe i možete naučiti sastaviti popis zadataka tako da:

Kao prvu aproksimaciju, već im dajte prioritet;

Podijelite ih na dugotrajne i "kratke", kratke;

Ponovno provjerite da li se zadaci u vezi s osobnim kontaktima mogu racionalnije dovršiti.

P - projekt istraživanja tržišta,

B - Gospodin Šutov (ispitivanje),

PC - posjet izložbi novih građevinskih materijala,

H - specijalni časopis,

T - Gospodin Schmidt (statistika prodaje),

OL - Gospodin Galkin (pismo),

T - g. Melnikov (računalni program),

T - Gospođa Miljavskaja (novačenje),

T - Vladimir (teretana),

T i PR - kratki rad,

T - telefonska jedinica.

Druga faza. Ograničavamo i određujemo trajanje aktivnosti

Za svaki zadatak odredite stvarno vrijeme za njegovo dovršavanje, sažmite i odredite približno ukupno vrijeme.

Neimenovani dokument

Unatoč činjenici da se trajanje pojedinačnih slučajeva ne može točno procijeniti, nakon akumuliranja određenog iskustva, ono se može koristiti kao osnova za planiranje vašeg vremena.

Također se mora imati na umu da posao često traje onoliko vremena koliko imate na raspolaganju. Stoga, postavljanjem određenog vremenskog razdoblja za pojedinačne slučajeve, prisiljavate se da se uklopite u to određeno vrijeme. A ako je određeno vrijeme određeno za određeni zadatak, tada morate raditi puno koncentriranije i dosljednije se rješavati smetnji. Kada planirate svoje postupke, morate biti realni.

Treća faza. Ne zaboravite ostaviti rezervirano vrijeme

U svoj plan trebali biste uključiti samo 60% svog radnog vremena, a ne cijeli dan. Prilikom izrade plana za taj dan, trebali biste se pridržavati osnovnog pravila planiranja vremena - 60:20:20, prema kojem plan ne bi trebao obuhvaćati više od 60% vremena, a približno 40% treba ostaviti kao rezervno vrijeme. 20% treba ostaviti za takve neočekivane slučajeve kao što su ometanje i krađa vremena, preostalih 20% za spontane društvene aktivnosti (neplanirani telefonski pozivi, razgovori, proslave rođendana itd.). Ako je radni dan 8 sati, planirano vrijeme trebalo bi biti približno 5 sati.

Ako je planirano više od 60% vremena, tada biste sastavljeni popis zadataka trebali neumoljivo dovesti do navedenih parametara, postavljajući prioritete, delegirajući zadatke i smanjujući vrijeme dodijeljeno za njih. Ostatak slučajeva mora se prebaciti na sljedeći dan ili izbrisati ili dovršiti prekovremeno.

Četvrta faza. Prirodno (sami) postavljamo prioritete, donosimo odluke o smanjenju plana i mogućnosti prenošenja zadatka na drugu osobu

Prije svega, trebate realno procijeniti svoj plan, dajući mu prednost; nemilosrdno ga smanjiti i sve što je nemoguće učiniti samostalno, prenijeti na druge, uzimajući u obzir svaku radnju sa stajališta mogućnosti njenog preraspodjele i racionalizacije. Istodobno, treba skupiti hrabrosti da se postignu apsolutno potrebne stvari i riješi se kaosa, a da se pritom ostane na temelju stvarnosti. Konačni plan dana u našem primjeru izgleda ovako:

Neimenovani dokument

Možete dodatno olakšati pripremu plana ako se uz kratice slova grafički simboli koriste za označavanje najvažnijih elemenata, na primjer:

"?" - Hitno

"!" - Važno

"?" - Shvatiti

"*" - Misija izvršena

"**" - Zadatak je posebno dobro izveden

"°" - Prijenos na kasniji datum

"x" - Nemoguć ili prirodno riješen slučaj

Peti stupanj. Potrebna je dodatna kontrola

Svakodnevno praćenje provedbe plana i prijenos onoga što danas nije bilo moguće učiniti na sljedeći dan najbolja je metoda da se konačno preuzme ono što je odgođeno ili se izbriše bilo koji zadatak, jer više nije potrebno dovršiti ga. Rezultate provjerite na kraju dana.

20 prednosti metode ALPEN

Najbolje raspoloženje za nadolazeći dan.

Planiranje za sljedeći dan.

Jasno razumijevanje dnevnih zadataka.

Pojednostavljivanje protoka dana.

Prevladavanje zaborava.

Koncentracija na bitno.

Smanjenje količine "papirnatog" rada.

Postizanje ciljeva dana.

Isticanje važnijih i manje važnih slučajeva.

Donošenje odluka o postavljanju prioriteta i delegiranjima.

Racionalizacija grupiranjem zadataka.

Smanjene smetnje i neželjeni prekidi.

Samodisciplina u izvršavanju zadataka.

Smanjivanje stresa i živčane napetosti.

Mirna percepcija nepredviđenih događaja.

Poboljšanje samokontrole.

Osjećam se uspješno na kraju dana.

Povećano zadovoljstvo i motivacija.

Rast osobnih rezultata.

Dob na vremenu zbog metodičke organizacije rada.

Uspješnom upotrebom tehnika vremenskog planiranja i metoda znanstvene organizacije rada možete uštedjeti 10 do 20% svog vremena svaki dan. Trebat će malo samodiscipline, ali blagodati dnevnog rasporeda su neporecive.

Širok spektar alata za samoupravljanje koristi se kao alati za planiranje i upravljanje vremenom u svakodnevnoj praksi. Čak su i redoviti stolovi dobar alat za ravnomjernu raspodjelu tereta. Za srednjoročno planiranje upotrijebite tablicu s raščlambom od 12 mjeseci. Takve tablice, koje se koriste za ravnomjernu raspodjelu opterećenja u tjednim ili mjesečnim intervalima, mogu pomoći u identificiranju problematičnih područja i pružiti cjelokupnu sliku.

Ovisno o prirodi posla, mogu se koristiti i drugi alati za raspoređivanje i podsjetnike: baze podataka, Excel datoteke, e-adrese s vlastitom adresom, budilica ili sat koji vas podsjećaju na opasan rok. Imajte na umu da čak i najbolji alati mogu postati krađa vremena ako se zloupotrijebe. Na primjer, svakodnevno ažuriranje popisa obveza može biti korisno, ali svakodnevno držanje više popisa obveza može čovjeka lako izluditi. Pametniji pristup je održavanje i redovito ažuriranje vječnog popisa. Ormar za spise ili program za poštu način je vođenja takvog popisa.

Vrijeme zakazivanja, bez obzira na računalo ili u dnevniku, više je od pukog kalendara datuma. To je svojevrsni vodič. Vremenski raspored uključuje rokove, popis aktivnosti, prioritete, raspored dana, tjedne i / ili mjesečne preglede, preglede godina i druge važne informacije.

Planiranje vremena trebalo bi biti promišljeno, metodično i sustavno. Obični kalendari s bilješkama, u obliku džepne bilježnice ili velikog, možda stolnog kalendara, koji se koriste samo za obilježavanje datuma, grobari su uspješnog vremenskog planiranja. Prednost ovih kalendara za bilješke je u tome što vam pomažu u navigaciji po datumima i datumima baš poput rasporeda vlakova - u vremenu polaska i dolaska na kolodvor. Ono što stvarno treba dovršiti, često se ne bilježi, iako iza svake akcije stoje ciljevi koje želimo ili moramo postići. Ako sada pažljivo pogledate uobičajene kalendare, dopise s gledišta tehnika planiranja vremena, možete pronaći sljedeće nedostatke.

10 nedostataka kalendara bilješki

1. Samo su uvjeti fiksni, ali ne i ciljevi određenih radnji. Ono što je zaista važno ne ulazi u plan dana.

2. Trajanje akcije i rezervno vrijeme za dugotrajne slučajeve nisu navedeni.

3. Uspostavlja se proizvoljan redoslijed stvari, ovisno o vanjskim čimbenicima.

4. Dan u cjelini se ne uzima u obzir, nije planiran.

5. Slučajevi se ne kombiniraju u blokove, ne određuje se vrijeme za nepredviđene aktivnosti.

6. Sastanci su zakazani bez precizne definicije teme.

7. Nisu postavljeni prioriteti.

8. Slučajevi nisu jasno definirani.

9. Nije predviđeno vrijeme za rješavanje rutinskih i dugotrajnih zadataka.

10. Ne koriste se obrasci i druga pomagala za planiranje i donošenje odluka.

Da biste izbjegli sve ovo, trebate koristiti vremenski dnevnik - najvažniji radni alat za samoupravljanje.

Što je vremenski dnevnik? To je osobni indeks radnih karata koji se sastoji od zasebnih listova kombiniranih zajedno i koji je zbog racionalnog rasporeda potrebnih podataka prikladan za svoju jasnoću (vidljivost). Multifunkcionalnost mu je svojstvena: to je istodobno stolni kalendar, osobni dnevnik, bilježnica, alat za planiranje, adresar, referentna knjiga, akumulator ideja i kontrolni alat. Vremenski je dnevnik stalni pratitelj upravitelja, njegovo, tako reći, pisano sjećanje, koje će uvijek i svugdje biti pri ruci.

Uz to, vremenski je dnevnik praktična komponenta dosljednog sustava vremenskog planiranja, naime radni akumulator cjelodnevnih planova, obrazaca i letaka koji se koriste u svakodnevnoj praksi. To je najvažnija pomoć u vremenskom planiranju, pridonosi uspješnom planiranju osobnih ciljeva, najboljem iskorištavanju dragocjenog vremena. Uz pomoć vremenskog dnevnika možete dobiti cjelovitu sliku ne samo svih bliskih i dužih razdoblja, već i svih planova, rasporeda, manje ili više velikih projekata, fleksibilno odgovoriti na bilo kakvu promjenu situacije i ažurirati svoje planove u bilo kojem trenutku.

Struktura vremenskog dnevnika

Kalendarski dio

U ovaj dio možete postaviti razne obrasce za mjesečne, tjedne i dnevne planove s srednjim knjigama. Posebna važnost pridaje se dnevnom planu, s osnovnim principom: jedan list za jedan dan. Kalendarski dio trebao bi sadržavati bilješke za relevantne mjesece i desetljeća, što će olakšati prijenos rokova i ciljeva za pojedine tjedne i dane.

Pojedinačne se dnevne letke mogu šivati \u200b\u200bodgovarajućim redoslijedom nakon upotrebe, a s vremenom možete dobiti arhivu vremenskih i životnih uspjeha - pouzdanu pomoć za svjesno planiranje budućnosti. Novi "dolazni" dnevni listovi trebali bi dobiti sve uvjete i zadatke iz tjednih i mjesečnih listova. Datumi kao što su rođendani, godišnjice, odmori na godišnjem odmoru, dani plaćanja itd. Prenose se s odgovarajućih listova, tako da možete integrirati sve osobne poslove i, uz redovno popunjavanje i kontrolu, ništa neće biti izgubljeno.

Odjeljak za poslovne i privatne datume

Ovdje biste na odgovarajuće listove i obrasce trebali zapisivati \u200b\u200bi uvijek sa sobom imati najvažnije podatke, na primjer: postupak pripreme projekata, raspored sajmova i seminara, organizacijski mini-planovi, najvažnije konceptualne kratice, plaću i prihode, popis rođendana, poštarine, popis knjiga , rasporedi aviona, adrese hotela, putni troškovi, tablice kalorija za raznu hranu, nogometni kalendar, datumi događaja, kontrolni popisi, univerzalni listovi za planiranje, kartice ideja itd.

Odjeljak adresa i telefona

Ovaj odjeljak uključuje najvažnije telefonske brojeve i adrese koji su najčešće potrebni.

zajednički dio

U razne odjeljke nalik novčaniku smještaju se marke, fotografije, kreditne i čekovne kartice, servisne propusnice i novčanice.

Vremenski dnevnik poboljšava kvalitetu rada i donosi uspjeh. Racionalizacija postignuta 8-satnim radnim danom štedi sat vremena svaki dan. Vremenski je dnevnik najvažniji alat za upravljanje sobom.

Amerikanci koriste posebne dnevnike kako bi olakšali upotrebu gore spomenutog Franklinova sustava. Prve stranice dnevnika rezervirane su za popis životnih vrijednosti (1. kat piramide), opis globalnog cilja (2. kat) i tablicu za bilježenje glavnog plana (3. kat). Na početku dnevnika dodijeljeno je nekoliko stranica s odgovarajućom oznakom za popis ciljeva za godinu (zapravo, dugoročni je plan

4. kat). Na početku svakog mjeseca i svakog tjedna za tablicu zadataka za to razdoblje dodjeljuje se po jedna stranica (kratkoročni plan - 5. kat). Napokon, svaki dan ima svoju stranicu s tablicom za popis zadataka za taj dan (6. kat), a tablica sadrži stupce koji ukazuju na prioritet zadataka. Ove stupce treba popunjavati tijekom rada i provjeravati na kraju dana. Dovršene slučajeve preporuča se označiti s "*". Otkazano iz jednog ili drugog razloga - slovom "x" (poželjno je napisati i razlog zbog kojeg je zadatak otkazan). Odloženi zadaci bilježe se u plan drugog dana (najčešće sljedećeg), a u odgovarajući stupac stranice tekućeg dana stavlja se ikona "°" i unosi se datum u dnevni plan u koji je taj zadatak unesen.

Rječnik

Planiranje-priprema za provedbu ciljeva i strukturiranje vremena.

Planiranje-projekt radnih procesa za naredno razdoblje. Planiranje se može smatrati zatvorenim sustavom koji se sastoji od:

Plan je popis zadataka čija provedba dovodi do postizanja cilja i čvrst rok za izvršenje tih zadataka .

Dnevnik vremena osobna je radna datoteka koja je istovremeno stolni kalendar, osobni dnevnik, bilježnica, alat za planiranje, popis adresa, referentna knjiga, ideja i kontrolni alat.

Struktura dnevnika vremena:

• kalendarski dio (obrasci za godišnje, mjesečne, tjedne i dnevne planove);
• odjeljak s datumima (važne informacije o datumima događaja, rođendanima, popisima knjiga, voznom redu autobusa, karticama za pisanje ideja);
• odjeljak adresa i telefona.

Bioritmi su fluktuacije u izvedbi tijekom duljeg vremenskog razdoblja.

Tekstovi za analizu i promišljanje

"... Ilya Ilyich probudio se, suprotno svom običaju, vrlo rano, oko osam sati. Bio je vrlo zabrinut zbog nečega. Na njegovu je licu naizmjence bilo vidljivo ili strah, ili melankolija ili uznemirenost. Bilo je očito da ga je svladala unutarnja borba a um još nije priskočio u pomoć.

Činjenica je da je Oblomov dan prije dobio neugodno pismo iz sela, od svog poglavara. Poznato je o kakvim nevoljama glavar može pisati: neuspjeh usjeva, zaostaci, smanjeni prihod itd. Iako je poglavar i u prošloj i u trećoj godini pisao svom gospodaru potpuno ista pisma, ovo posljednje imalo je isti učinak kao i svako neugodno iznenađenje.

Je li lako? Trebalo je razmisliti o sredstvima za poduzimanje bilo kakvih mjera. Međutim, moramo pružiti pravdu Ilyji Ilyichu za brigu o njegovim poslovima. Prema prvom neugodnom pismu poglavara, primljenom prije nekoliko godina, već je počeo u mislima stvarati plan za razne promjene i poboljšanja u upravljanju svojim imanjem.

Prema ovom planu trebalo je uvesti razne nove ekonomske, policijske i druge mjere. Ali plan je još uvijek bio daleko od potpuno promišljenog, a neugodna slova poglavara ponavljala su se svake godine, što ga je nagnalo na aktivnost i, time, remetilo mir. Oblomov je bio svjestan potrebe da se učini nešto presudno prije kraja plana.

Čim se probudio, odmah je krenuo ustati, oprati i popiti čaj, dobro razmisliti, nešto smisliti, zapisati i općenito se pravilno upustiti u posao.

Pola sata ležao je mirno izmučen tom namjerom, ali onda je zaključio da će to još imati vremena učiniti nakon čaja, a čaj se može piti kao i obično u krevetu, pogotovo jer ništa ne ometa razmišljanje dok leži.

I tako je i učinio. Nakon čaja već je ustao iz kreveta i gotovo ustao; bacivši pogled na cipele, čak je počeo spuštati jedno stopalo s kreveta prema njima, ali odmah ga je opet podigao.

Pogodilo je pola deset, Ilya Ilyich se probudio.

u što sam ja zapravo? u rekao je naglas uzrujano. Morate znati savjest: vrijeme je da se bacite na posao! Dajte si samo slobodu i ...

Oblomov je opet zaronio u misli. Nekoliko minuta kasnije zakucalo je još pola sata.

that To je Ilya Ilyich rekao s gotovo užasom. u Uskoro je jedanaest sati, a ja još nisam ustao, još nisam oprao lice? Zakhar, Zakhar!

je spremno za pranje? u pitao je Oblomov.

u Urađeno davno! u odgovorio je Zakhar. u zašto ne ustaneš?

Zakhar je otišao, a Oblomov je počeo razmišljati.

Ali bio je u nedoumici, o čemu razmišljati: o pismu ravnatelja ili o preseljenju u novi stan? Bio je izgubljen u plimi svakodnevnih briga, i dalje je ležao, bacajući se i okrećući se s jedne na drugu stranu. S vremena na vrijeme začuli su se samo nagli usklici: "O, Bože! Život se dotakne, posvuda stigne."

(Goncharov I.A., Oblomov. - M, 1979).

Pitanje: Što je po vama glavni problem Oblomova? Kako se postojeće stanje može promijeniti?

Zašto zakazivanje vremena?

Molimo stavite današnji datum i označite sve one stavke s kojima se slažete

Blagodati planiranja u osobnom samoupravljanju

Ovo mi je važno

Postizanje cilja: pojašnjenje profesionalnih i osobnih ciljeva; postizanje profesionalnih i osobnih ciljeva na najkraći mogući način; realno razmatranje ciljeva u smislu vremenskih ograničenja. Dobitak vremena: ušteda vremena za zaista važne stvari i ciljeve; jasno razumijevanje vremena potrebnog za razne projekte, zadatke i aktivnosti (što, kada, u koje vrijeme treba učiniti?). Prioriteti: koncentracija na zaista važnim zadacima i osiguravanje njihova rješenja; utvrđivanje stupnja važnosti određenih vrsta aktivnosti, utvrđivanje slučajeva koji se mogu povjeriti drugima. postavljanje stvarnih rokova i njihovo poštivanje; pravodobno utvrđivanje uskih grla i odgovarajuće protumjere. Učinkovitost: preliminarno određivanje strukture dana i racionalno korištenje radnog vremena na toj osnovi; oslobađajući se "praznog hoda". Smanjivanje stresa: manje frke, više predviđanja; bolje planiranje radnih pauza; manje stresa jer se obavlja manje zadataka; više zadovoljstva poslom, manje frustracije, manje frke.

Izazov br. 2

Pregledajte i označite pet najvažnijih principa vremenskog planiranja sa svog gledišta koje biste željeli primijeniti u svojoj praksi.

Osnovno pravilo vremenskog planiranja

Neprestano postavljajte pitanja: Koja je svrha ovog razgovora, rada? Što želim postići?Stoga će vaša aktivnost u početku biti usmjerena izravno prema postizanju nekih vaših ciljeva.

Iskustvo pokazuje da se u pravilu na posao troši onoliko vremena koliko je na raspolaganju.

Iz svog svakodnevnog života uklonite nejasan, neprecizan jezik poput "ASAP". Što to točno znači? Za sat vremena? Za 2-3 tjedna?

Najhitnija (hitna) stvar nije uvijek najvažnija. Međutim, hitne i "hitne" stvari oduzimaju nam većinu dragocjenog vremena. "Tiranija" žurbe mora biti ukorijenjena u zaboravljanju prioriteta, u preferiranju nevažnog od važnog i samo zato što, zbog nedovoljnog planiranja, nevažna pitanja postaju hitna. U svjetlu manje ili više dugoročne perspektive, naizgled ogromne, važnost hitnih pitanja nestaje. Ali s osjećajem gubitka, prisjećamo se važnih zadataka koji su gurnuti u stranu.

Pravila za sastavljanje dnevnog plana:

• pisanje dnevnog plana je neophodno.
• planovi dana koji su na umu lako se odbijaju.
• napisani dnevni planovi omogućuju odvod memorije.
• pisani plan ima psihološki učinak samomotivacije za rad. Vaša poslovna aktivnost postaje usmjerena.
• zahvaljujući kontroli rezultata dana ne gubite nedovršeni posao (prijenos na sljedeći dan)
• pismenim bilježenjem dana povećavate utjecaj na planiranje jer možete bolje procijeniti potrebu za vremenom i "neredom", a vremena rezerviranja možete planirati realnije.
• Ako postoji jasnost o tome što treba učiniti tijekom dana, tada automatski pokušavate racionalizirati svoj posao i, uz to, svjesno se suprotstaviti "preprekama" unutarnjeg ili vanjskog poretka. Ako se na kraju dana zapitate što je zapravo učinjeno, razlog tome je uglavnom nedostatak jasnog postavljanja ciljeva za taj dan.
• Pravi dnevni plan u principu bi trebao sadržavati samo ono što želite ili trebate, a može i raditi.

Opis dana poslovne osobe

Ideja na 25.000

"... Stručnjak za učinkovitost Ivy Lee jednom je razgovarala s Charlesom Schwabom, predsjednikom betlehemske čelične tvrtke. Lee je izložio usluge svoje organizacije prema Schwabu i završio riječima:

our Naša usluga pomoći će vam da se bolje snalazite.

dam Prokletstvo, rekao je Schwab, still i dalje se ne snalazim ništa gore nego što bih želio. Ne trebamo znati, ali moći; ne znanje, već posao! Kad bi nas mogao natjerati da radimo takve stvari moramo ih učiniti. u Volio bih da se čujemo i platim vam koliko tražite!

u Sjajno! u Li je odgovorio. u Za dvadeset minuta mogu vam reći nešto što će povećati učinkovitost vaših postupaka za najmanje 50%.

"Oh, kau", složio se Schwab, "samo naprijed. Još mi je toliko ostalo prije polaska vlaka.

Lee je gospodinu Schwabu pružio prazan list i rekao:

here Ovdje napiši svojih šest najvažnijih stvari koje trebaš učiniti za sutra.

Trebalo je oko tri minute.

sada ih je, rekao je Lee, u broji prema njihovoj važnosti.

Švabu je trebalo pet minuta da to učini.

u, rekao je Li, u stavi papir u džep i sutra ujutro prvo pogledaj prvu točku i radi na njoj dok je ne dovršiš. Zatim, na isti način, napravite drugu točku, pa treću i tako dalje. Učinite to do kraja dana. Ne brinite ako dovršite jedan ili dva zadatka. Napokon, nosit ćete se s najvažnijima od njih. Ostalo može pričekati. Ako ne možete riješiti sve slučajeve prema ovoj metodi, ne možete ni prema bilo kojem drugom, a bez sustava ne biste utvrdili koji je od njih najvažniji posao.

Cijeli ovaj razgovor trajao je tridesetak minuta. Nekoliko tjedana kasnije, Schwab je Leeu poslao ček na 25.000 dolara s pismom u kojem ga je obavijestio da je to najunosnija novčana lekcija u cijelom njegovom životu! Pet godina kasnije, ovaj je plan na mnogo načina pomogao transformirati nepoznatu čeličnu tvrtku "Betlehem" u najvećeg neovisnog proizvođača čelika na svijetu! I pomogao je Charlesu Schwabu da zaradi sto milijuna dolara i postane najpoznatiji svjetski biznismen u industriji čelika! "

(Frank Bettger Lucky Trader - M., 1998).

Pitanje: Koje je principe vremenskog planiranja koristio gospodin Schwab?

Kontrolna pitanja:

1. ABC analiza pretpostavlja:

a) utvrđivanje najvažnijih, najvažnijih i nebitnih zadataka,

b) utvrđivanje hitnih, važnih, nehitnih i nevažnih pitanja.

2. Vrhunac radne sposobnosti pada na:

a) sredinom dana,

b) ujutro,

c) u prvoj polovici dana,

d) popodne,

f) za večer.

1. Vremenski dnevnik je:

a) plan dana,

b) plan za godinu,

c) plan za mjesec.

Dodatne informacije o temi "Vremensko planiranje".

Upravljanje bioritmom.

Uz redovite fluktuacije dnevne radne sposobnosti, postoje i drugi biološki obrasci koji se primjećuju tijekom duljih razdoblja - bioritmi. Doktrina bioritma temelji se na činjenici da su fizički, mentalni i intelektualni ritmovi svake osobe podložni cikličkim fluktuacijama, utvrđenim preliminarnim proračunom.

Cilj znanosti bioritma je identificirati biološke obrasce od vrhunca do propadanja naše vitalnosti i tako omogućiti planiranje naših aktivnosti u takozvanim jakim i slabim danima. U tom smislu, upravljanje temeljeno na bioritmu može biti učinkovit alat za uspješno upravljanje sobom.

Teorija bioritma nema nikakve veze s astrologijom, horoskopima ili predviđanjima, već tumači periodična kolebanja određenih funkcionalnih procesa u ljudskom tijelu. Njegova uporaba ne znači da svoj život trebate usmjeriti isključivo u skladu s bioritmima ili se bojati takozvanih kritičnih dana.

Poanta je u tome da u našoj radnoj sposobnosti postoje redovite faze aktivnosti i opuštanja, te ne bismo trebali živjeti dugo suprotno naznakama kazaljki na ovom "unutarnjem satu".

Prema teoriji bioritmova, svaka je osoba od rođenja pod utjecajem tri različita, neprestano mijenjajuća protoka energije. Oslobađanje energije znači aktivnost (porast), apsorpciju energije, odnosno odmor (pad).

Tri su različita ritma:

Ž - fizički ritam (trajanje razdoblja je 23 dana, razlika je svakih 11,5 dana). Utječe na fizičku snagu i snagu volje.

P - mentalni ritam (trajanje razdoblja - 28 dana, pad - svakih 14 dana). Određuje dinamiku osjećaja, raspoloženja, kreativnih snaga.

I - intelektualni ritam(trajanje razdoblja - 33 dana, pad - svakih 16,5 dana). Utječe na mentalne sposobnosti poput koncentracije i prisutnosti uma.

Budući da je trajanje pojedinih razdoblja različito, svaka osoba uvijek ima različite, stalno se mijenjaju kombinacije karakteristika fizičkog, psihološkog i intelektualnog stanja. Na bioritmogramu bilo koje osobe može se jasno uočiti stalna promjena u fazama nakupljanja energije (-) i njezine potrošnje (+) u tri životne sfere.

Posebnu pozornost treba obratiti na dane kapi, kada se mijenjaju faze bioritmova. Nazivaju se kritičnim danima, jer se u to vrijeme mogu dogoditi kršenja normalnih fizičkih funkcija, izvedbe, kontrole nad voljom i razuma. Takve fazne promjene traju 24 sata, njihova pojava ovisi o satu rođenja, tj. Mogu zabilježiti i prethodni i sljedeći dan. Važno je znati: ne dovodi svako kritično razdoblje do kritičnog događaja, međutim, ovih dana morate biti posebno oprezni. Budući da se u takvim danima naše tijelo obnavlja iz faze aktivnosti u fazu odmora, preporučljivo je ne pretjerivati \u200b\u200bi uštedjeti snagu, kako bi se izbjegla dodatna opterećenja. Bioritam je prirodni fenomen, s čijim se kolebanjima zdravo tijelo nosi bez posljedica. Stoga nema razloga za strah od kritičnih dana ili recesije. Istodobno, ne treba podcjenjivati \u200b\u200bslabljenje našeg tijela u prijelaznoj fazi. U prosjeku smo opterećeni dodatnim čimbenikom rizika svakih 6 dana.

	sfera utjecaja	porast - potrošnja energije	recesija - akumulacija energije	kritične točke (stanje nestabilnosti)
Fizički bioritam. 23 dana, mijenjajte svakih 11,5 dana	Tjelesna spremnost, izdržljivost, izdržljivost, izdržljivost, samopouzdanje, žeđ za aktivnošću.	Nalet snage i fizičke izdržljivosti (sport, posao). Povoljan period za putovanja. U tom je razdoblju otpor tijela najveći.	Faza odmora, umora. Nespremnost za rad, podložnost bolestima. U tom razdoblju postoji snažan učinak lijekova, osjetljivost na bol.	Nespremnost za rad, nezadovoljstvo sobom, pogoršanje bolesti. Moguće nesreće, šteta po zdravlje.
Psihički bioritam. 28 dana, mijenjajte svakih 14 dana	Sfera psihe, karakter, duševni mir, podsvijest, intuicija, komunikacijske vještine, sklad, sposobnost suradnje, moralna snaga, kreativnost, raspoloženje, samokontrola.	Pozitivan stav, dobar sklad s vanjskim svijetom, kontakt. Povoljno vrijeme za ispite, natjecanja, javni nastup, izlaske. Radost komunikacije.	Negativne emocije ometaju timski rad i suradnju. Sklonost izolaciji, monotoniji, depresiji. Trebali biste kontrolirati odnose s drugima.	Oštri argumenti, besmislena nervoza, pogoršanje bolnog stanja. odgođena reakcija.
Inteligentni bioritam. 33 dana, promjena faze svakih 16,5 dana.	Mentalna, intelektualna sfera, sposobnost razmišljanja, prilagodljivost, logika, razum, pažnja, sposobnost reagiranja, pamćenje.	Duhovno oslobođenje, prijemčivost za nove stvari, dobro pamćenje, prilagodljivost. Povoljno vrijeme za izvršavanje novih zadataka, proučavanje teških predmeta, izradu planova, donošenje odluka.	Nedostatak sposobnosti razmišljanja, koncentracije. Oštećenje pamćenja, nedostatak izražajnosti. Povoljno vrijeme za obavljanje rutinskih poslova, prikupljanje i organiziranje informacija, ponavljanja.	Slabo pamćenje, predispozicija za pogreške, zablude. Nepažnja, nedostatak uma i sposobnost reagiranja. Izloženost nesreći.

Mogućnosti korištenja bioritmike praktički su neograničene, jer utječu na gotovo sva područja života: zdravlje, posao, obiteljski i društveni život, slobodno vrijeme, sport itd. Pri planiranju na dulje vremensko razdoblje potrebno je uzeti u obzir kolebanja individualnih performansi i na taj način osigurati veću učinkovitost u radu.

Naime: u razdobljima recesije i kritičnih dana akumulirajte novu energiju, opustite se, provedite vrijeme na rutinskom poslu i izbjegavajte kontakt s neugodnim ljudima i problemima. U razdobljima oporavka, naprotiv, naprijed obnovljene snage! Donositi odluke i donositi promjene i preslagivanja, provoditi svoje planove, ukratko, aktivno stvarati svoju sudbinu.

Pri sastavljanju dnevne rutine i planiranju rješenja za nadolazeće zadatke, uzmite u obzir svoje bioritmičko stanje zajedno s podacima na dnevnom rasporedu produktivnosti, ali nemojte ga precijeniti. Imajte na umu da krivulje bioritma samo ukazuju na trend koji se može primijetiti zbog procesa koji se događaju u tijelu. I ni u kojem se slučaju ne biste trebali unaprijed postaviti za neuspjeh. Iako bioritam ima određeni utjecaj na naše performanse, on je, međutim, mnogima samo jedan faktor.

U ovom smo članku počeli analizirati temu upravljanja vremenom, a sada razgovarajmo o pravilima planiranja.

Kao što je Benjamin Franklin rekao "Vrijeme je novac". Ovaj aksiom koristimo više od 250 godina.

Ali neki moderni filozofi poslovanja vjeruju da su vrijeme i kapital ekvivalentni pojmovi na samo dva načina:

• vrijeme i novac ograničeni su resursi;
• vrijeme i novac imaju vrijednost.

Za mnoge druge vrijeme je mnogo dragocjenije jer:

• ne možete dobiti više vremena ni za kakav novac;
• nitko ne dobiva manje ili više vremena od vas.

"Imate točno onoliko vremena koliko su ga imali Michelangelo, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson, Pasteur, Helen Keller, Albert Einstein" - Jackson Brown;

• novac se može posuditi, ali vrijeme nikada;
• novac se može potrošiti sutra, a vrijeme samo danas.

Unatoč razlikama u pogledima na ekvivalentnost vremena i kapitala, jasno je da je vrijeme ograničeno u bilo kojem području poslovanja, a planiranje je učinkovit alat za upravljanje tim neprocjenjivim resursima.

... "Planovi su beskorisni, planiranje neprocjenjivo" Dwight David Eisenhower, 34. američki predsjednik.

Dakle, ako želite maksimalno iskoristiti svoj vremenski potencijal, sjetite se nekoliko osnovnih pravila planiranja.

Osnovna pravila planiranja:

1. Nikada ne započinjte dan ako to već nije planirano na papiru.

Ako vaš cilj nije zapisan, onda uopće ne postoji. Popis obveza karta je koja će vas spriječiti da siđete ili krenete prema cilju.

2. Rad s napisanim popisom obveza povećava vašu ukupnu izvedbu od prvog dana planiranja.

Navečer pripremite popis zadataka koje treba obaviti sljedeći dan. Tako ćete uvijek znati odakle započeti svoj dan.

3. Radite na popisu koji ste sastavili tijekom dana.

Ako imate novi zadatak, dodajte ga uzimajući u obzir prioritet u odnosu na prethodno zakazane zadatke. Nakon dovršetka sljedećeg zadatka s popisa, obavezno ga prekrižite. To će vam pružiti osjećaj zadovoljstva poslom, uliti entuzijazam i nadahnuti vas da ispunite sljedeće zadatke.

4. Planirajte od više prema manje, od dugoročnog do kratkoročnog, od životnog cilja do plana dana.

Za svaki slučaj postavite fiksne rokove kada treba biti dovršen. ... "Jedan izvršeni produktivni zadatak vrijedi pedeset napola dovršenih zadataka." - Malcolm Forbes.

5. Složeni zadatak uvijek podijelite na male podzadaće.

Ovdje puno pomaže stablo odluke, gdje je ključni zadatak stablo, a podzadaće za njegovu provedbu su grane. Nastavite s grananjem dok postupak dovršavanja cijelog zadatka ne bude jednostavan i transparentan. Tu vam puno pomaže MindManager pomoću kojeg možete lako stvoriti interaktivnu vizualnu mapu uma.

Prije nego što počnete bilo što raditi, sjetite se osnovnog pravila planiranjane zaboravljam na pravilo 10/90: 10% vremena provedenog u planiranju prije pokretanja zadatka uštedjet će 90% vremena za njegovo rješavanje. A vaš uspjeh je definitivno zagarantiran!

I na kraju, kratki video o planiranju vremena od Stephena Coveyja, stručnjaka za vodstvo, upravljanje životom, edukatora i savjetnika za organizacijski menadžment.