Technologie pro příjem návštěvníků. Role tajemníka při organizaci přijímání návštěvníků 8 organizování přijímání různých kategorií návštěvníků


Přijímání návštěv je jednou z nejdůležitějších funkcí sekretářky, jejíž vstřícnost, pozornost, zdvořilost a zdvořilost do značné míry určují atmosféru přijímací místnosti.

Tajemník společnosti je odpovědný za organizaci přijímání všech návštěvníků a tajemník manažera organizuje přijímání hostů vedením.

Příjem zaměstnanců organizace

Vzhledem k tomu, že sekretář pomáhá manažerovi při realizaci plánu jeho pracovního dne, má často právo určit, s kým se manažer potřebuje setkat a koho lze odkázat na jiné úředníky; jaké problémy vyžadují naléhavé, prioritní řešení a pozornost manažerů.

Při pořádání recepce pro vedoucího musí sekretářka znát a volně propouštět osoby, které k němu mají kdykoli přístup. Pro přijetí zbytku zaměstnanců organizace k řešení aktuálních problémů je žádoucí mít stanovené hodiny a dny, což je základem pro racionální plánování pracovního dne manažera. Zaměstnanci, kteří přicházejí na recepci, musí být oslovováni jménem a patronymem, u kterého musí mít tajemník příjmení (s prvním a patronymickým) seznamem všech zaměstnanců organizace.

Přijetí zaměstnanců organizace pro stručné aktuální pracovní záležitosti

Každý den v každé společnosti vzniká mnoho pracovních problémů, které vyžadují rychlé řešení. Tyto záležitosti lze vyřešit během pár minut, a pokud je podřízený nemá možnost zkoordinovat s vedoucím, pak se jeho práce může zpomalit. Krátké provozní otázky zahrnují:

● získání ústního povolení k něčemu (např. zaměstnanec chce vědět, zda může používat služební vozidlo);

● koordinace případných akcí (např. zaměstnanec má za úkol zorganizovat schůzku s dodavateli a je důležité, aby se dohodl na době jednání, seznamu účastníků a seznamu potřebných dokumentů).

● získání stručných informací (např. pro dokončení úkolu potřebuje zaměstnanec získat souřadnice organizace a stručné informace o ní, které má vedoucí);

● poskytování stručných informací (např. zaměstnanec vedl důležitá jednání a chce o jejich výsledcích okamžitě informovat vedoucího);

● podepisování dokumentů (platební příkazy, příkazy, pokyny, smlouvy atd.). Nesmíme ale zapomínat, že podepisování dokumentů není vždy rychlý proces. Zaměstnanec například ujišťuje, že „má něco na pár minut dělat, stačí podepsat dohodu“, a pak se ukáže, že manažer vidí tuto dohodu poprvé a musí si ji před podpisem důkladně prostudovat.

Existují záležitosti, které z pohledu podřízených vyžadují urgentní řešení v jakékoli organizaci. Pokud se však každý zaměstnanec obrátí na manažera, jakmile se takové problémy vyskytnou, pak bude veškerý pracovní čas manažera věnován jejich řešení. Proto je důležité správně zorganizovat tok návštěvníků s naléhavými problémy. Každá společnost si musí najít své vlastní řešení, které je pro ni optimální, ale když to shrnu, můžete udělat následující: všechny problémy jsou seskupeny a práce s každou skupinou je organizována určitým způsobem.

Návrhy dokumentů, které si manažer musí nejprve prostudovat, než učiní jakékoli rozhodnutí(návrhy objednávek, pokynů, dopisů, smluv, reklamních a informačních materiálů, poznámek) , Tajemník je shromažďuje ve složce „K zvážení“. Během dne se tyto dokumenty hromadí u sekretářky a vedoucí si je všechny prohlíží najednou na konci pracovního dne nebo na začátku dalšího.

Vedoucí může sekretářce informovat, že dokument čeká na naléhavé projednání - když exekutor dokument přinese, sekretářka jej okamžitě předá vedoucímu. Pokud společnost využívá k výměně informací e-mail, zasílají exekutoři písemnosti sekretářce e-mailem. Poté sekretářka dokumenty vytiskne a vloží je do složky „K nahlédnutí“.

Někdy zaměstnanci posílají dopisy přímo vedoucímu – takové zprávy manažera rozptylují stejně jako návštěvy. Pokud je firma velká, vede to k přetížení manažera a práci v hasičském režimu. Většina manažerů navíc dává přednost studiu dokumentů na papíře, okamžitému označování otázek a připomínkování.

Dokumenty, které manažer již viděl a schválil, připravené k podpisu, Tajemník jej umístí do složky „K podpisu“. Manažer může tyto dokumenty podepsat všechny najednou, přičemž si na to vyhradí 10–15 minut buď uprostřed dne (pro vykládku), nebo na začátku a na konci dne (období cvičení nebo únavy).

Opravdu naléhavé otázky lze vyřešit po telefonu (pokud nepotřebujete studovat nebo podepisovat dokumenty). To vám umožní výrazně ušetřit čas. Sekretářka se zaměstnance zeptá, jaký má dotaz a telefonicky se nahlásí vedoucímu a vedoucí rozhodne, zda se zaměstnancem bude mluvit nebo ne. Pokud se vedoucí rozhodne nemluvit, může buď otázku někomu předat (například svému zástupci), nebo požádat zaměstnance, aby otázku napsal písemně a vložil ji do složky „Ke kontrole“, nebo požádá zaměstnance, aby kontaktujte ho jindy.

Všechny výše uvedené skupiny obvykle tvoří asi 80 % všech naléhavých záležitostí. Po roztřídění zůstává 20 % záležitostí, které opravdu vyžadují urgentní schůzku k vyřešení.

Možné možnosti

Společným úsilím sekretářky a vedoucího můžete postupně vyškolit zaměstnance na hromadění otázek a maximálně jednou denně přijít za vedoucím se seznamem otázek. Pokud se takovou novinku podaří zavést, výrazně uleví manažerovi od práce. V tomto případě můžete každému podřízenému na konci nebo začátku pracovního dne přidělit 10–15 minut na vyřešení aktuálních problémů. Chcete-li tento proces optimalizovat, můžete vytvořit plán.

Další možností pro přijetí k aktuálním pracovním záležitostem je stanovení určitého času pro každý den, kdy může kterýkoli zaměstnanec (v pořadí podle priority, které upravuje sekretářka) přijít za vedoucím a vyřešit všechny problémy. Oblíbený je například čas od 13:00 do 14:00 (po polední přestávce), protože se prokázalo, že po obědě je lepší věnovat se lehké intelektuální činnosti a řešení aktuálních krátkých otázek k nim patří. Pro tyto účely je vhodný i čas mezi 9:00 a 10:00, protože zaměstnanci obvykle potřebují vyřešit urgentní záležitosti na začátku pracovního dne.

Přijetí zaměstnanců organizace k podrobnému rozhovoru o pracovních problémech

V průběhu činnosti každé společnosti se objevují i ​​záležitosti, které nejsou nijak zvlášť naléhavé, ale zároveň důležité a vyžadující podrobnou diskusi. Tyto problémy nelze vyřešit na cestách, během několika minut ani po telefonu. Mezi tyto otázky patří:

● poskytování zpětné vazby zaměstnanci o výsledcích jakékoli rozsáhlé práce, například po dokončení projektu nebo zdlouhavých jednáních;

● rozhodování o globální otázce, např. prodiskutování několika nabídek od velkých dodavatelů se zaměstnancem a výběr té optimální;

● projednávání plánů a zpráv (měsíční, čtvrtletní, roční) zaměstnance;

● rozhovor o hodnocení výkonu, diskuse o výkonu zaměstnance po dlouhou dobu (šest měsíců, rok);

● diskuse o návrzích a nápadech zaměstnanců na zlepšení práce, reorganizaci, změnu strategie a další globální problémy.

K projednání takových problémů musí manažer komunikovat s podřízeným alespoň 20–30 minut, i když nejčastěji takové rozhovory trvají asi hodinu. Proto se takové problémy obvykle nevyřeší v režimu rychlé odezvy. Aby si manažer vše v klidu probral, musí si být jistý, že mu zbývá hodina. Proto musí být přijímací řízení na otázky, které se netýkají aktuálních problémů, organizováno zvláštním způsobem. Pokud je společnost velká a manažer pravidelně komunikuje o důležitých otázkách s velkým počtem podřízených (více než 10), pak je nejlepší vést si deník schůzek.

Poté, co vedoucí určí konkrétní čas, je nutné informovat zaměstnance. Abyste nezapomněli, kdo byl upozorněn a kdo ne, můžete si dělat poznámky přímo do deníku.

Manažer může stanovit datum recepce nebo může uvést konkrétní čas: vše závisí na tom, jak organizace obvykle plánuje svůj pracovní den. Hodiny pro schůzku si může zvolit sám, nebo mu sekretářka na základě jeho pracovního rozvrhu naplánuje schůzku na volný čas.

Může se stát, že zaměstnanec bude v době, na kterou je schůzka naplánována, zaneprázdněn (např. má jednání s klientem) a na schůzku s vedoucím se nedostane. Aby k takovým situacím nedocházelo, mohou zaměstnanci ve sloupci „Poznámka“ uvést, kdy je pro ně vhodné se sejít nebo kdy budou zaneprázdněni. V každém případě musí sekretářka po stanovení termínu zjistit, zda je tato doba pro zaměstnance vhodná, a případně schůzku přeplánovat.

Kromě předregistrace lze v malých firmách nastavit každému zaměstnanci - jednou týdně - určitý čas, kdy může probrat všechna závažná témata, která se v něm nahromadila. Pro konsolidaci této objednávky je vypracován harmonogram příjmu.

Přijímání zaměstnanců organizace v osobních záležitostech

Mezi tyto otázky patří:

● žádost o dovolenou, a to i bez náhrady mzdy;

● projednání mateřské dovolené;

● diskuse o možnosti skloubit práci a studium;

● žádosti o změnu rozvrhu práce z důvodu jakýchkoli osobních/rodinných okolností;

● projednání možnosti kariérního růstu nebo přestupu na jiné oddělení;

● diskuse o možnosti zvýšení mezd;

● projednání výpovědi.

Takové problémy pravděpodobně nebudou vyřešeny za běhu, protože manažer bude v každém případě chtít zjistit důvody žádosti zaměstnance a rozhodnout, jak ji nejlépe splnit (pokud je to vůbec možné). Pro zaměstnance i manažera bude lepší, když se tyto záležitosti vyřeší v klidném prostředí. Proto je v tomto případě třeba schůzku předem dohodnout. Osobní záležitosti se však od pracovních liší tím, že zaměstnanci (a někdy i manažeři) nechtějí, aby se obsah rozhovoru dozvěděl kdokoli jiný, včetně sekretářky. Schůzky pro osobní záležitosti lze provést ve stejném deníku jako pro pracovní záležitosti. Ve sloupci „Otázka“ je však uvedeno pouze „osobní“ bez upřesnění podrobností. Když vedoucí rozhodne o termínu schůzky, může zaměstnance kontaktovat a přímo u něj zjistit podstatu problému (většinou nebývá zvykem svěřovat objasňování takových záležitostí sekretářky).

Je zde zvláštní čas na osobní dotazy zaměstnanců

V některých velkých organizacích manažeři určují zvláštní dny k řešení osobních problémů zaměstnanců. V závislosti na velikosti organizace a toku požadavků to může být například první pátek v měsíci od 16:00 do 20:00 nebo každý sudý čtvrtek od 18:00 do 20:00. Konkrétní čas a den v týdnu jsou stanoveny podle situace, ve většině případů je to ve večerních hodinách, částečně po skončení pracovního dne. To je pro manažera výhodné, protože aktuální záležitosti v pracovní době nejsou přerušeny a zaměstnanci, kteří mají zájem vyřešit osobní problém, obvykle nevadí, když se zdrží.

Přijímání zaměstnanců jiných organizací

Návštěvníky z jiných organizací lze rozdělit do dvou hlavních typů: obchodní partneři (klienti, dodavatelé, dodavatelé, zástupci médií a další organizace, se kterými společnost spolupracuje nebo hodlá navázat obchodní vztahy) a „prodejci“ (zástupci jakýchkoli organizací, které mají zájem při navazování obchodního vztahu s vaší společností). Do organizace mohou vstoupit i kontrolní orgány, které nelze zařadit ani do první, ani do druhé skupiny. To se však nestává tak často a vyžaduje to samostatnou diskusi. V každém případě, pokud máte nečekané hosty, první věc, kterou musíte udělat, je upozornit manažera a neposkytovat absolutně žádné informace až do příslušných objednávek.

Uspořádat recepci pro obchodní partnery společnosti zpravidla není nijak zvlášť obtížné. Obvykle se jednatel nebo někdo v jeho zastoupení dohodne na datu a hodině jednání a společníci se dostaví ve stanovený čas. V obchodním prostředí není zvykem přijet bez předchozí domluvy. Pokud k tomu dojde, je to budíček pro sekretářku i manažera. V této situaci musíte návštěvníka nahlásit a sám manažer rozhodne, co dál.

Úkolem sekretářky při organizaci přijetí obchodních partnerů je stanovit datum a čas jednání, připravit potřebné materiály jménem manažera, setkat se a vyprovodit hosty.

Musíte návštěvníkům jasně vysvětlit, jak najít vaši organizaci.

Důležité je také se předem zeptat hostů na jejich jména, názvy jejich společností, pozice a kontaktní čísla. Tyto informace jsou nezbytné pro objednání propustky a potvrzení schůzky v předvečer jednání a také proto, abyste je mohli kontaktovat v případě, že by se náhle zdrželi a sami se neozvali.

Za dobrou formu se považuje setkat se s hosty u vchodu do budovy, na ostraze nebo na recepci a doprovodit je do prostoru recepce. Aby host nemusel čekat u vchodu, musí se sekretářka (nebo jiný zaměstnanec na žádost sekretářky) sejít s hosty již u vchodu ve stanovený čas. Když se setkáte, musíte si ujasnit, zda je to osoba, na kterou čekáte: „Ivan Ivanovič? Ahoj". Sekretářka má za úkol hosta potkat a vyprovodit, ale vůbec ho nebavit. Po pozdravu se musíte představit („Jsem Jekatěrina, sekretářka Ivana Ivanoviče“) a nabídnout vám, že vás budeme následovat („Pojďte, doprovodím vás“). Zde prakticky končí první část schůzky – není potřeba hosta otravovat rozhovory a dotazy. Jediné další, co můžete hostovi cestou na recepci sdělit, je umístění toalet („Máme tam toalety. Teď vám ukážu cestu na recepci, můžete si tam sundat kabát“).

Poté, co rozhovor hosta s režisérem skončí, sekretářka vyzve hosta, aby ho doprovodil („Mám tě doprovodit?“).

Věci jsou složitější se skupinou návštěvníků běžně nazývaných „prodejci“. Trpí jimi zejména sekretáři firem, kde není bezpečnostní ani recepční služba, což může výrazně omezit proudění takových návštěvníků. Chceme sekretářky připravit hned: neměli byste považovat „prodejce“ za absolutní zlo (s patřičným výrazem obličeje a poznámkami). V každém případě je vaše chování obrazem společnosti i v očích náhodného návštěvníka. Zůstaňte proto přátelští a klidní, ať se děje cokoliv. Navíc někteří „prodejci“ mohou být vaší společnosti opravdu užiteční, když ne dnes, tak v budoucnu.

Nejchytřejší způsob, jak se vypořádat s neplánovanými návštěvníky, je následující.

■ Pozdravte a objasněte jméno návštěvníka a účel jeho návštěvy – to vám umožní okamžitě převzít iniciativu do svých rukou („Dobré odpoledne, představte se, prosím, a řekněte mi, o jaký problém se jedná“).

■ Po vyslechnutí názvu firmy a účelu návštěvy zdvořile přerušte návštěvníka, pokud okamžitě začne chválit svůj výrobek, a pokuste se rozhovor ukončit („Děkuji, chápu, že jste z úklidové firmy a chcete nabídněte nám služby úklidu kanceláří. Momentálně jsme vám k dispozici Nepotřebujeme to“).

■ Pokud vám „prodejce“ přijde jako vytrvalý, pak se neuklidní a nezkusí v konverzaci pokračovat, takže je třeba konverzaci ukončit znovu, ale důrazněji („Jak jsem již řekl, takové služby zatím nepotřebujeme , ale snad se nám tato informace bude v budoucnu hodit. Máte-li u sebe propagační materiály, nechte je, předám je k posouzení“).

Pokud budete zdvořilí a projevíte zájem (ostatně „prodavač“ také dělá svou práci), návštěva rychle odejde. Pokud se budete chovat agresivně a ohrožovat bezpečnost, budete jen naštvaní, ale stejně nebudete mít výsledky.

Poté, co návštěvník odejde, nespěchejte hned s vyhazováním propagačních materiálů do koše. Je lepší je uložit do složky, možná vám tyto služby někdy budou opravdu užitečné. Příště, až váš přítel přijde, mu navíc můžete s klidným svědomím říct, že informace o jeho firmě máte a v případě potřeby je určitě využijete.

Přijímání občanů v osobních záležitostech

Přijímání občanů v osobních záležitostech provádějí v souladu se zákonem vedoucí organizací, jejich zástupci nebo odpovědní pracovníci.

Přijímání občanů musí být pečlivě organizováno. Nejprve je stanoveno místo a čas (dny a hodiny) recepce. Informace o přijímacím řízení budou vyvěšeny na viditelném místě. Zároveň se určuje i večerní volno z práce. Nejvýhodnější je pořádat týdenní recepce pro návštěvníky.

Recepce probíhá v místnosti s volným přístupem. V případě potřeby jsou organizovány návštěvy vedoucích pracovníků v místě přijetí občanů.

Recepce by měla být dobře vybavená, se židlemi a stolem. Musíte si připravit papír a tužky. Doporučuje se používat „tichý certifikát“ se vzorovými žádostmi, adresami a telefonními čísly těch institucí a organizací, kam jsou občané nejčastěji posíláni.

Při přijímání občanů v osobních záležitostech tajemník pomáhá manažerovi: setkává se s návštěvníky a provádí jejich registraci.

Při osobním převzetí občanů je veden deník (kniha) recepce, kde je uvedeno datum, příjmení, jméno a patronymie osoby, která se na recepci dostavila, její adresa, podstata vydání, příjmení recepční a výsledky posouzení žádosti jsou zaznamenány. Pokud je objem práce velký, provádí se taková registrace na registračních a kontrolních kartách. Pokud žádost nebo stížnost nemůže být vyřízena vedoucím během recepce, jsou uvedeny písemně a vyřizovány jako písemné žádosti.

Úředník provádějící recepci musí být maximálně pozorný k návštěvníkovi, jeho potřebám a požadavkům a směřovat rozhovor k identifikaci podstaty požadavku a okolností, které přispějí ke správnému rozhodnutí.

Na konci příjmu je nutné informovat občana o rozhodnutí o odvolání nebo v případě, že řešení záležitosti spadá do působnosti jiného orgánu, pomoci tento orgán identifikovat, jeho umístění, kontaktní čísla atd.

Pravidla chování pro návštěvníky

■ Nejezte v práci.

■ Nemluvte nadbytečně (jak bylo jasně ukázáno ve filmu „Office Romance“).

■ Nehrajte solitaire ani se nezapojujte do činností, které nesouvisejí s prací, včetně internetu, a to ani v době oběda.

■ Návštěva může vstoupit do prostoru recepce kdykoli, proto udržujte ve svém pracovním prostoru vždy pořádek. Nepříjemným dojmem působí zaneřáděný stůl, neumyté kelímky a popelníky s nedopalky.

■ Při přijímání návštěv pamatujte na zachování důvěrnosti. Nenechávejte počítač zapnutý s monitorem obráceným k návštěvníkům. Nenechávejte čitelné dokumenty na ploše, i když se vám informace v nich obsažené zdají nezařazené.

Seznam může pokračovat dál a dál, ale zdá se nám, že jsou to zcela zřejmé věci, jen se někdy maličkosti stanou tak nedílnou součástí života, že si jich nevšimnete, dokud se neobjeví „zkreslující zrcadlo“, ale pak se může stát, že být příliš pozdě, protože image společnosti je již beznadějně zkažená.

Jak je vidět, práce sekretářky při organizaci přijímání návštěv je záležitostí, která vyžaduje organizaci, zodpovědnost, iniciativu a kreativní přístup. Je to skvělá příležitost ukázat svou nejlepší stránku.

E.A. Vershinina,
Zástupce generálního ředitele Tetra Pak JSC

ORGANIZUJEME PŘIJÍMÁNÍ NÁVŠTĚV
 Skriptunova E.A., Zeltserman K.B.
Tajemník-referent č. 4(40), duben 2006

Ne všichni návštěvníci jsou stejně užiteční

Podle různých studií asi 22 % pracovní doby manažera stráví přijímáním návštěv. Jedná se o významnou část manažerova času. Úkolem tajemníka je organizovat práci přijímání návštěv tak, aby manažer mohl efektivně trávit svůj čas, aniž by byl rozptylován organizačními a přípravnými záležitostmi.

Organizace přijímání návštěvníků je funkce, která silně závisí na specifikách firmy, její struktuře, velikosti a firemní kultuře. Každá firma si tuto práci organizuje jinak. Někde sekretářka kompletně plánuje manažerův pracovní den a samostatně dohlíží na organizaci recepce, jinde se role sekretářky omezuje na vítání návštěvy. Existují však obecná pravidla pro organizaci přijímání návštěvníků, jejichž dodržování může každý tajemník výrazně zvýšit efektivitu tohoto procesu ve své společnosti. Těmto pravidlům jsme věnovali tento článek.

Existují čtyři hlavní typy přijímání návštěvníků, se kterými se může sekretářka při své práci setkat:

  • Přijetí zaměstnanců Vaší společnosti pro krátké aktuální pracovní záležitosti
  • Příjem zaměstnanců k podrobné konverzaci o pracovních problémech
  • Přijetí zaměstnanců Vaší společnosti v osobních záležitostech
  • Příjem návštěvníků z jiných organizací

Podívejme se na každý z těchto typů zvlášť.

Přijetí zaměstnanců Vaší společnosti pro krátké aktuální pracovní záležitosti

Každý den v každé společnosti vzniká mnoho pracovních problémů, které vyžadují rychlé řešení. Tyto problémy lze vyřešit doslova během několika minut, pokud však podřízený nemá možnost je koordinovat s manažerem, může se jeho práce jednoduše zpomalit.

Mezi tyto krátké pracovní otázky patří:

  • Získání ústního povolení k něčemu. Zaměstnanec chce například vědět, zda může používat služební automobil.
  • Koordinace jakýchkoli akcí. Zaměstnanec má například za úkol zorganizovat schůzku s dodavateli a je pro něj důležité dohodnout si čas schůzky, seznam účastníků a dohodnout se na seznamu potřebných dokumentů pro schůzku.
  • Získejte stručné informace. Například, aby mohl zaměstnanec provést úkol, potřebuje získat souřadnice organizace a stručné informace o ní, které má vedoucí k dispozici.
  • Poskytování stručných informací. Zaměstnanec například vedl důležitá jednání a chce okamžitě informovat manažera o jejich výsledcích.
  • Podepisování dokumentů (platební příkazy, příkazy, pokyny, smlouvy atd.). Podepisování dokumentů však není vždy rychlý proces. Stává se, že zaměstnanec ujišťuje, že „má na pár minut co dělat, stačí podepsat dohodu“, ale ve skutečnosti se ukáže, že manažer tuto dohodu vidí poprvé a musí si ji ještě důkladně prostudovat před podpisem.

Problémů, které vyžadují urgentní řešení z pohledu podřízených v jakékoli organizaci, je spousta. Pokud však každý zaměstnanec okamžitě běží za manažerem, když se v jeho práci vyskytnou naléhavé problémy, pak bude veškerý pracovní čas manažera věnován řešení těchto nejnaléhavějších problémů. Proto je velmi důležité regulovat tok naléhavých dotazů podřízených. Opět platí, že každá společnost si najde své vlastní řešení, které je optimální pro tuto konkrétní organizaci, ale v obecném případě můžete postupovat následovně.

Všechny otázky jsou seskupeny a práce s každou skupinou je strukturována určitým způsobem.

Vyřešení tří výše uvedených skupin problémů obvykle manažerovi zabere 80 % jeho času na všechny naléhavé záležitosti. Po vyřešení naléhavých záležitostí tímto způsobem zbývá jen oněch 20 % záležitostí, které skutečně vyžadují naléhavou schůzku. Ale to je pětkrát méně než čas manažera - dochází ke zvýšení efektivity práce manažera, a to vše díky úsilí jeho sekretářky.

Společným úsilím sekretářky a vedoucího lze navíc postupně školit zaměstnance, aby hromadili dotazy k řešení a maximálně jednou denně přicházeli za vedoucím s připraveným seznamem otázek k řešení. Pokud se takovou novinku podaří zavést, výrazně uleví manažerovi od práce. V tomto případě můžete každému podřízenému na konci nebo začátku pracovního dne vyčlenit 10–15 minut na vyřešení všech aktuálních problémů. K tomu si můžete vytvořit plán. Například:

Zaměstnanec

Rozlišení
  • Podpis platebních složenek
  • Podepisování zpráv do fondů

Fedoseeva
  • Vyjednávání slev pro Versiya LLC
  • Přijetí nového zaměstnance, jeho podmínky

Vasiliev
  • Koordinace výběru nového poskytovatele internetu

Připravte si poznámku

Abrashkin
  • Text inzerátu v médiích

Lukjanov
  • Termín jednání s partnery výběrového řízení

Vrať se zítra

Manažer v tomto případě preferoval večerní recepci, kdy je již aktivita z vnějšího prostředí (partneři, klienti apod.) nízká. Zaměstnanci se sami mezi sebou mohou dohodnout na čase, který jim je v takto krátkých termínech přidělen, a v případě potřeby se mohou mezi sebou měnit. Sekretářka má tento formulář po ruce po celý den a každý zaměstnanec může nahlásit problém, který potřebuje vyřešit se svým vedoucím. Na konci dne sekretářka předá seznam vedoucímu, ten si ho prohlédne a může napsat usnesení, například „vraťte se zítra“, pokud ještě není připraven o tomto problému diskutovat. Nebo ponechte sloupec „rozlišení“ prázdný, pokud čeká na zaměstnance. Když je takový rozvrh sestaven, sekretářka již nemusí být na pracovišti, protože proces přijímání je již organizován.

Dalším způsobem přijímání aktuálních pracovních záležitostí je stanovení určitého času na každý den, kdy může kterýkoli podřízený zaměstnanec (v pořadí podle priority, které stanoví tajemník) přijít za vedoucím a vyřešit všechny jeho záležitosti. Velmi častý je například čas od 13.00 do 14.00, neboť se prokázalo, že po obědě je efektivnější věnovat se lehké intelektuální činnosti a k ​​nim patří řešení aktuálních krátkých otázek. Také dobrý čas je od 9:00 do 10:00. Úplný začátek pracovního dne, kdy zaměstnanci obvykle potřebují řešení naléhavých problémů dne.

Toto je jen několik příkladů toho, jak lze takové krátké techniky organizovat. V závislosti na specifikách organizace se může lišit čas a délka recepce, přítomnost nebo nepřítomnost záznamu dotazů a usnesení, složení zaměstnanců a jejich rozložení na recepci a další parametry. V každém konkrétním případě může tajemník uplatnit svou kreativitu a vyvinout algoritmus, který bude nejen technologicky vyspělý a časově nenáročný, ale také vhodný pro všechny členy procesu.

A ještě bych rád poznamenal jeden bod zvlášť. V některých organizacích zavádějí sekretářky zvláštní pravidla přijímání pro osoby blízké manažerovi. Sekretářka se domnívá, že manažer chce, aby tito lidé byli kdykoli volně vpuštěni do jeho kanceláře. Ve skutečnosti se o této otázce mezi sekretářkou a vedoucím diskutuje velmi zřídka a sekretářka tak jedná, protože se tak stalo (všichni její předchůdci jednali stejně a odkázali jí), nebo protože se jí to zdá samozřejmé. Manažeři tento řád akceptují, i když s ním nejsou vždy spokojeni az nějakého důvodu nepovažují za nutné o tom přímo říkat sekretářce. Proto je v této věci nejlepší nerozhodovat se sám, ale probrat situaci se svým vedoucím. Navíc lidé, kteří jsou manažerovi obzvlášť blízcí, mají vždy možnost ho kontaktovat přímo a obejít sekretářku, takže vytváření zvláštních podmínek pro ně často postrádá smysl. Jakákoli privilegia mají nejčastěji negativní dopad na samotného vůdce. Ostatně se ukazuje, že když někdo může volně vstupovat do kanceláře manažera, tak tento někdo rozhoduje za manažera, co má v danou chvíli dělat, a to, jak vidíte, není tak úplně pravda z hlediska principu jednota velení.

Přijetí zaměstnanců vaší společnosti k podrobnému rozhovoru o pracovních problémech

Kromě aktuálních problémů v jakékoli společnosti existují otázky, které nejsou zvlášť naléhavé, ale zároveň důležité a vyžadující podrobnou diskusi. Tyto problémy nelze vyřešit na cestách, během několika minut nebo po telefonu.

Mezi tyto otázky patří:

  • Poskytování zpětné vazby zaměstnanci o výsledcích jakékoli rozsáhlé práce, například po dokončení projektu nebo zdlouhavých jednáních.
  • Rozhodování o globální otázce, například projednání se zaměstnancem několika nabídek od velkých dodavatelů a výběr té optimální.
  • Projednání plánů a zpráv (měsíční, čtvrtletní, roční) zaměstnance.
  • Certifikační rozhovor, diskuse o pracovních výsledcích zaměstnance za poměrně dlouhé období (šest měsíců, rok).
  • Diskuse o návrzích a nápadech zaměstnanců na zlepšení práce, reorganizaci, změnu strategie a další globální problémy.

K projednání takových problémů musí manažer komunikovat s podřízeným alespoň 20–30 minut, i když nejčastěji takové rozhovory trvají asi 1 hodinu. Proto se takové problémy obvykle nevyřeší v režimu rychlé odezvy. Aby si vedoucí mohl vše v klidu probrat, musí si být jistý, že mu zbývá hodina, kterou může v klidu věnovat projednání důležité otázky.

Přijímací řízení pro neaktuální témata je proto potřeba organizovat zvláštním způsobem. Pokud je společnost velká a manažer se pravidelně schází o tak důležitých otázkách s velkým počtem podřízených (více než 10), pak je nejlepší vést si deník schůzek. Deník lze vést v následující podobě:

Celé jméno, pozice zaměstnance

Otázka do diskuze

Naléhavost problému

(z pohledu zaměstnance)

Čas potřebný k diskusi

Usnesení manažera (plánovaná schůzka nebo jiné rozhodnutí)

Poznámka

Ivanov I.I., PR manažer

Schválení Koncepce vztahů s veřejností na rok 2006

03/02/06
17.30

Stolin A.A., ředitel oddělení informačních technologií

Diskuse k problematice přechodu na nový software (návrh)

Ne naléhavě, do měsíce

Připravte si poznámku

Poté, co vedoucí určí konkrétní čas, je nutné informovat zaměstnance. Abyste nezapomněli, koho jste upozornili a koho ne, můžete si dělat poznámky přímo do Deníku, například pro ty, které jste již upozornili, zakroužkujte určený termín.

Manažer může jednoduše nastavit datum recepce, nebo může uvést konkrétní čas. Vše závisí na tom, jak organizace obvykle plánuje manažerův pracovní den. Může si naplánovat vlastní pracovní den a vybrat si čas, který pro něj není zaneprázdněn, nebo sekretářka zkontroluje manažerův pracovní rozvrh a naplánuje schůzku na dobu, kdy má manažer volno.

Jsou situace, kdy je schůzka naplánována na datum nebo čas, kdy je zaměstnanec již zaneprázdněn (např. má jednání s klientem) a nemůže se domluvit s vedoucím. Pro tyto účely může zaměstnanec ve sloupci „Poznámka“ uvést, kdy je pro něj vhodné se sejít nebo kdy rozhodně nemůže. V každém případě musí sekretářka po nastavení data zjistit, zda je vše v pořádku a zda je to pro zaměstnance výhodné. A když se najednou ukáže, že nemůže, domluvte se na jindy.

Kromě předběžné registrace může být recepce organizována následovně. Každý zaměstnanec má jednou týdně přidělen určitý čas, kdy může probrat všechny velké otázky, které se mu nashromáždily. Pro konsolidaci této objednávky se zpracovává harmonogram příjmu.

Například,

Den v týdnu

Zaměstnanec

Poznámka

pondělí

Gordeeva

Železnov

Nebo je vhodné, aby se manažer scházel s podřízenými ne každý den, ale 2–3krát týdně, například:

Přijetí zaměstnanců Vaší společnosti v osobních záležitostech

Kromě pracovních záležitostí mají zaměstnanci čas od času i osobní otázky, i když k tomu samozřejmě dochází jen zřídka.

Mezi tyto otázky patří:

  • Žádost o dovolenou včetně administrativního volna bez náhrady mzdy
  • Diskuse o mateřské dovolené
  • Diskuse o možnosti skloubit práci a studium
  • Žádosti o změnu pracovní doby z jakýchkoli osobních/rodinných důvodů
  • Projednání možnosti kariérního růstu nebo přestupu na jiné oddělení
  • Diskuse o možnosti zvýšení mezd
  • Diskuse o propuštění

Je také nepravděpodobné, že by se takové problémy vyřešily za chodu, protože manažer bude v každém případě chtít zjistit důvody žádosti zaměstnance a rozhodnout, jak ji nejlépe splnit (pokud je to vůbec možné). Přijetí zaměstnanců k osobním záležitostem proto vyžaduje čas a přípravu. Pro zaměstnance i manažera je nejlepší řešit takové záležitosti v klidném prostředí. Proto je v tomto případě třeba schůzku předem dohodnout. Osobní záležitosti se však od pracovních liší tím, že zaměstnanci (a někdy i manažeři) nechtějí, aby se obsah rozhovoru dozvěděl kdokoli jiný, včetně sekretářky. V zásadě lze schůzky pro osobní záležitosti provádět ve stejném věstníku jako pro pracovní záležitosti. Ve sloupci „Otázka“ je však uvedeno pouze „osobní“, bez upřesnění podrobností. Manažer při rozhodování o termínu schůzky může zaměstnance kontaktovat a přímo u něj zjistit podstatu problematiky. Obvykle nebývá zvykem svěřovat taková objasnění sekretářkám.

V některých velkých organizacích manažeři vyčleňují zvláštní dny na řešení osobních problémů zaměstnanců. V závislosti na velikosti organizace a toku požadavků to může být například první pátek v měsíci od 16:00 do 20:00 nebo každý sudý čtvrtek od 18:00 do 20:00. V každé organizaci je podle situace nastaven konkrétní čas a den v týdnu. Pokud je však vyhrazen zvláštní čas pro osobní záležitosti, obvykle se tak děje ve večerních hodinách, částečně po pracovní době. To je pro vedoucího pohodlné, protože mu to umožňuje nerušit aktuální záležitosti v pracovní době a zaměstnancům, kteří mají zájem řešit osobní záležitost, většinou nevadí zdržení.

Velmi důležitou otázkou při organizaci každé recepce je informování zaměstnance o datu a čase stanoveném manažerem. Pokud to sekretářka neudělá, bude veškeré úsilí o uspořádání recepce marné.

Obecně platí, že sestavování plánů a tabulek dobře disciplinuje zaměstnance i manažery. Zaměstnanci se připravují na konkrétní den a pracují systematičtěji. A manažer s vědomím, že za ním přijde zaměstnanec, se s ním také připravuje na schůzku, připravuje seznam otázek, které by mu chtěl položit. Navíc vzhledem k tomu, že je již vyhrazený čas, umožňuje manažerovi lépe plánovat pracovní den. A neodkládejte a nepřekládejte schůzky s podřízenými každý den na poměrně dlouhou dobu. Ale otázka sestavení jakéhokoli plánu musí být projednána s manažerem. Samostatně řešit tyto otázky není v kompetenci sekretářky, může pouze vyjadřovat své návrhy a konečné rozhodnutí v každém případě činí vedoucí. Přesto bych chtěl sekretářkám připomenout, že každý manažer vítá rozumnou iniciativu ke zlepšení práce. Proto byste neměli sedět a čekat, až vám manažer dá pokyny k uspořádání recepce tak či onak. Pro něj to není prioritní záležitost a očekává, že jeho sekretářka bude celý proces nějak organizovat sama. Zamyslete se proto nad tím, která varianta je pro vaši společnost vhodná, přistupujte k problematice kreativně a své návrhy přineste manažerovi k projednání.

Příjem návštěvníků z jiných organizací.

Návštěvníky z jiných organizací lze rozdělit do 2 hlavních typů:

  • obchodní partneři
  • "prodejci"

Do organizace mohou samozřejmě vstoupit i kontrolní orgány, které nelze zařadit ani do první, ani do druhé skupiny. To se však nestává tak často a vyžaduje to samostatnou diskusi. V každém případě, pokud máte nežádoucí hosty, první věc, kterou musíte udělat, je upozornit manažera. Dále je hlavním pravidlem neposkytovat absolutně žádné informace, dokud nedostanete příslušné pokyny od manažera.

Mezi obchodní partnery společnosti patří: klienti, dodavatelé, partneři, dodavatelé, zástupci médií a další organizace, se kterými společnost již navázala vztahy nebo v nichž má společnost zájem navázat.

Pokud jde o „prodejce“, mohou to být zástupci jakékoli organizace, která má sama zájem o navázání vztahů s vaší společností. Mohou nabízet jakékoli zboží a služby.

Uspořádat recepci pro obchodní partnery firmy nebývá nijak zvlášť náročné. Obvykle se jednatel, nebo někdo v jeho zastoupení, dohodne na datu a hodině schůze a společníci se dostaví v určený čas. V obchodním prostředí není zvykem přijet bez předchozí domluvy. Pokud k tomu dojde, pak je to špatný signál jak pro sekretářku, tak pro vedoucího. V takové situaci je potřeba návštěvu nahlásit a sám vedoucí rozhodne, co dál.

Úkolem sekretářky při organizaci přijetí obchodních partnerů je stanovit datum a čas schůzky, připravit potřebné materiály jménem manažera a skutečně se setkat a vyprovodit hosty. V tomto případě je velmi důležité dobře vysvětlit, jak najít vaši organizaci, aby hosté nepřišli na schůzku vaší vinou pozdě, protože jste jasně nevysvětlili trasu. Je také důležité předem si ověřit u hostů jejich jména, společnosti, pozice a kontaktní čísla. Tyto informace jsou nezbytné pro objednání propustky, potvrzení schůzky v předvečer jednání a pro vyjasnění situace, kdyby se hosté náhle zdrželi a sami se neozvali.

Při setkání s hosty se považuje za dobrou formu setkat se s nimi u vchodu do budovy, na ostraze nebo na recepci a doprovodit je do prostoru recepce. Je vhodné nenutit hosta čekat u vchodu, sekretářka (nebo jiný zaměstnanec na žádost sekretářky) musí na hosty čekat u vchodu ve stanovený čas. Při setkání si musíte ujasnit, zda je to osoba, se kterou se setkáváte: „Ivan Ivanovič? Ahoj.". Sekretářka má za úkol hosta potkat a vyprovodit, ale vůbec ho nebavit. Po pozdravu se musíte představit („Jsem Vera, Irina sekretářka“) a nabídnout, že vás budeme následovat („Pojďte, doprovodím vás“). Zde konverzační část prakticky končí, není třeba hosta zasahovat do hovorů a otázek, to není věc sekretářky. Jediná další věc, o které můžete hostovi cestou na recepci říct, je umístění toalet („Máme tam toalety. Teď vám ukážu cestu na recepci, můžete si tam sundat kabát“).

Pokud host potřebuje nějakou dobu počkat na recepci, sekretářka mu nabídne čaj nebo kávu a nějaké informační materiály (firemní reklamní materiály, aktuální noviny).

Po skončení schůzky tajemník vyzve hosta, aby ho doprovodil („Mám tě doprovodit?“).

Ojediněle nastanou okolnosti vyšší moci, když přijde návštěva, ale manažer tam není a schůzka se nemůže konat. Vedoucí byl například ve Státní dumě a nemohl přijít, protože byl nečekaně požádán, aby promluvil v komisi. V tomto případě se sekretářka snaží kontaktovat vedoucího a požádat ho o instrukce, co má dělat. Pokud se to nepodaří, obrací se tajemník se stejnou otázkou na své zástupce nebo vedoucí zaměstnance. Možná, že jeden z nich uspořádá setkání sám. Pokud to není možné, je úkolem tajemníka omluvit se návštěvníkovi a zjistit od něj všechny informace k uspořádání nového setkání:

  • příjmení a funkce návštěvníka, Pozice umožňuje v případě potřeby najít zaměstnance prostřednictvím tajemníka jeho společnosti.
  • název instituce (společnosti), kde pracuje.
  • telefon a adresa, pomocí kterého jej lze v případě potřeby nalézt.
  • datum a čas kdy je pro něj výhodnější přijít jindy.

Následující chování v situaci neúspěšného jednání by bylo ze strany tajemníka dobré a příznivé pro image společnosti:

  1. Omluvte se návštěvníkovi
  2. Vyjádřete touhu pomoci
  3. Zjistěte od návštěvníka čas jeho další návštěvy, který mu vyhovuje
  4. Promluvte si co nejdříve se svým manažerem
  5. Zavolejte návštěvníkovi zpět do 48 hodin a domluvte si zpáteční návštěvu.

Věci jsou složitější se skupinou návštěvníků běžně nazývaných „prodejci“. Trpí na ně zejména sekretářky firem, kde není bezpečnostní ani recepční služba, což výrazně snižuje proud takových návštěvníků. Chceme okamžitě zřídit sekretářky, neměli bychom považovat „prodejce“ za absolutní zlo (s patřičnou mimikou a poznámkami). V každém případě je vaše chování obrazem společnosti i v očích náhodného návštěvníka. Proto především zůstaňte přátelští a klidní, ať se děje cokoliv. Navíc někteří „prodejci“ mohou být vaší společnosti skutečně užiteční, když ne dnes, tak v budoucnu. Proto jsou nejrozumnější taktiky pro jednání s neplánovanými návštěvníky:

Pokud budete slušní a projevíte starost (vždyť i on tu dělá svou práci), návštěva rychle odejde. Neměli byste být agresivní a vyhrožovat, že zavoláte ochranku, ale budete se jen rozčilovat a stejně nebudete mít výsledky.

Poté, co návštěvník odejde, nespěchejte, abyste jeho materiály okamžitě vyhodili do koše. Je lepší je uložit do složky, možná vám tyto služby někdy budou opravdu užitečné. Navíc, až váš přítel příště přijde, můžete mu s klidným svědomím říct, že jste jeho informace zadali a v případě potřeby je určitě využijete.

Pravidla chování pro návštěvníky

Často první dojem o firmě, který si návštěvník, potenciální partner, klient apod. z firmy odnese, závisí na sekretářce. Proto je velmi důležité vyhnout se nepříjemným maličkostem, které mohou zkazit image společnosti.

  • Nejezte na pracovišti (šustění balíčků ořechů atd.)
  • Neprovozujte cizí telefonní rozhovory (jak bylo jasně ukázáno ve filmu „Office Romance“ sekretářkou, kterou provedla nesrovnatelná Liya Akhedzhakova)
  • Nehrajte solitaire ani se nezapojujte do jiných nadbytečných aktivit, včetně internetu, a to ani v době oběda

Seznam může pokračovat dál a dál, ale zdá se nám, že jsou to zcela zřejmé věci, jen se někdy maličkosti stanou tak nedílnou součástí života, že si jich nevšimnete, dokud se neobjeví „zkreslující zrcadlo“, ale pak se může stát, že příliš pozdě a image společnosti bude beznadějně poškozen.

Jak je vidět, práce sekretářky při organizaci přijímání návštěv je záležitostí, která vyžaduje od sekretářky organizaci, zodpovědnost, iniciativu a kreativní přístup. Je to skvělá příležitost ukázat svou nejlepší stránku. Nakonec vám všichni poděkují. Návštěvníci těží z jasné organizace jejich recepce. Pocítí k sobě respekt a dobrou vůli, budou si moci lépe plánovat čas a nebudou jej plýtvat zbytečnými očekáváními. A změny ocení i manažer, který o svých schůzkách bude vědět předem a bude mít možnost se na ně připravit, nebude od všech roztrhán a bude mít konečně čas řešit nejen rutinu, ale i s přemýšlením o strategických otázkách.

Jak víte, francouzské velvyslanectví v Bělorusku se nebojí inovací. Loni v dubnu v Minsku začali Francouzi vydávat biometrická schengenská víza. Korespondent Belarusian News pak jako první mezi kolegy novináři naskenoval vlastní „prsty“ na vybavení ambasády a přesvědčil se, že na tomto postupu není nic špatného.

Před týdnem jsme měli to štěstí osobně zažít další konzulární novinku z Francie: elektronický řídící systém pro příjem návštěvníků vízového oddělení. Od prosince funguje na ambasádě specializovaný dotykový terminál.

Systém umožňuje návštěvníkům domluvit si termín odevzdání dokladů v kteroukoli hodinu pracovního dne (dříve se kupony vydávaly pouze od 12.00 do 12.30). Nový produkt navíc teoreticky umožňuje překazit obchod s kupony, zaručit žadateli o vízum schůzku v den a hodinu, která mu byla přidělena, a navíc se nerezidentům vyhnout dalším cestám do hlavního města.

Jak tedy nový systém funguje?

U ambasády už nejsou obvyklé kilometrové fronty. Jděte do vstupní haly k terminálu, vložte svůj pas do slotu čtečky dat.

Vedle čtečky je dotykový displej. Na otázky odpovídáme dotykem prstu v místě uvedeném na obrazovce. Nejprve vyberte jazyk komunikace (běloruština, ruština, francouzština nebo angličtina).

Poté odpovíme na tři jednoduché otázky.

Na jak dlouho žádáte o vízum?
Do které země chceš jet?
Cestuje vaše dítě s vámi?


Počítač vás poté vyzve k výběru dne a času návštěvy vízové ​​služby během následujících dvou měsíců. Pokud se vaše plány změní, můžete svou přihlášku zrušit a domluvit si schůzku na jiný čas.

A samozřejmě milý a ochotný personál ambasády je vždy připraven vám poradit.

V den a čas uvedený na lístku přijíždíme do budovy ambasády. Elektronická tabule u vchodu zobrazuje čísla kuponů, jejichž šťastní majitelé mohou dovnitř, všichni do stejného elektronického systému. Znovu naskenujeme pas – a voila, jste vítáni po schodech. V čekárně ve třetím patře se na elektronickém displeji opět zobrazuje číslo vaší letenky a okénko s vízem pro odevzdání dokladů. To je vše, můžete jít k oknu a naskenovat otisky prstů, odeslat dokumenty a pohovor s úředníkem vízové ​​služby.

Upřímně řečeno, nový systém zanechal velmi příjemný dojem. Všichni, kdo alespoň jednou strávili několik dní ve frontě u vchodu na ambasádu, nás pochopí.

Jediný problém, jak se nám zdá, může nastat pro ty, kteří potřebují naléhavě odjet do Francie, právě teď. Velvyslanectví nemůže zaručit, že v rámci přijímání návštěvníků budou volná místa „dnes na dnešek“ nebo „dnes na zítřek“.

Zde si ale každý musí vytvořit své vlastní štěstí. Pokud chcete získat vízum bez front a potíží, naplánujte si cesty do schengenského prostoru předem.

Na základě materiálů z online deníku BelaPAN

Při organizaci přijímání návštěv musí sekretářka postupovat diferencovaně.

K zajištění přísného provádění postupů je tajemník povinen:

  • 1) vypracovat plán příjmu společně s manažerem;
  • 2) sledovat pořadí schůzek a plán konverzací;
  • 3) vést záznamy o návštěvnících;
  • 4) zdokumentovat rozhodnutí manažera při přijímání návštěv.

Přísné provádění těchto postupů umožňuje plánovat současnou i budoucí práci manažera, rychle a rozumně se rozhodovat při osobním příjmu.

Každá společnost řeší práci s přijímáním návštěvníků po svém.

Někde sekretářka kompletně plánuje čas manažera a samostatně dohlíží na organizaci recepce, jinde je role sekretářky omezena na vítání návštěvníků.

Existují však obecná pravidla pro organizaci přijímání návštěvníků, jejichž dodržování může každý tajemník výrazně zvýšit efektivitu tohoto procesu ve své společnosti.

Existují čtyři hlavní typy přijímání návštěvníků:

  • 1. Příjem zaměstnanců společnosti pro stručné aktuální pracovní záležitosti;
  • 2. Přijetí zaměstnanců společnosti k podrobné konverzaci o pracovních záležitostech;
  • 3. Přijímání zaměstnanců společnosti v osobních záležitostech;
  • 4. Příjem návštěvníků z jiných organizací.

PŘÍJEM ZAMĚSTNANCŮ FIRMY NA KRÁTKÉ AKTUÁLNÍ PRACOVNÍ PROBLÉMY

Každý den v každé společnosti vzniká mnoho pracovních problémů, které vyžadují rychlé řešení. Tyto problémy lze vyřešit doslova během několika minut, ale pokud podřízený nemá možnost je koordinovat s manažerem, může se jeho práce jednoduše zpomalit.

Mezi tyto krátké pracovní otázky patří:

  • 1. Získání ústního povolení k něčemu (například zaměstnanec chce vědět, zda může používat služební vozidlo).
  • 2. Koordinace případných úkonů (např. zaměstnanec má za úkol zorganizovat schůzku s dodavateli a je důležité, aby si dohodl čas jednání, seznam účastníků a seznam potřebných dokumentů).
  • 3. Získání stručných informací (např. pro dokončení úkolu potřebuje zaměstnanec získat souřadnice organizace a stručné informace o ní, které má vedoucí).
  • 4. Poskytování stručných informací (např. zaměstnanec má za sebou důležitá jednání a chce o jejich výsledcích okamžitě informovat vedoucího).
  • 5. Podepisování dokumentů (platební příkazy, příkazy, pokyny, smlouvy atd.). Podepisování dokumentů není vždy rychlý úkol. Jsou chvíle, kdy zaměstnanec ujišťuje, že má „něco na pár minut dělat, stačí podepsat dohodu“, a pak se ukáže, že manažer tuto dohodu vidí poprvé a musí si ji ještě důkladně prostudovat. před podpisem.

Problémů, které vyžadují z pohledu podřízených urgentní řešení v každé organizaci, je spousta. Pokud však každý zaměstnanec okamžitě běží za manažerem, když se v jeho práci objeví naléhavé problémy, pak veškerý pracovní čas manažera stráví jejich řešením. Proto je velmi důležité správně zorganizovat tok naléhavých otázek od podřízených. A opět, každá společnost si najde své vlastní řešení, které je pro ni optimální, ale v obecném případě můžete udělat následující.

Všechny otázky jsou seskupeny a práce s každou skupinou je strukturována určitým způsobem.

Problémy, ke kterým existuje dokument, a manažer musí tento dokument nejprve prostudovat, než učiní jakékoli rozhodnutí. Sekretářka shromažďuje tyto dokumenty ve složce „K kontrole“. Tyto dokumenty zahrnují návrhy objednávek, pokyny, návrhy dopisů klientům, partnerům, dodavatelům, návrhy smluv, reklamní a informační materiály a poznámky. Téměř každý problém lze vyřešit pomocí poznámky. Může uvádět fakta (v takovém případě bude informativní) nebo může položit otázku. Během dne se tyto dokumenty hromadí u sekretářky a vedoucí si je všechny prohlíží najednou na konci pracovního dne nebo na začátku dalšího.

Skutečně urgentní záležitosti lze nejčastěji vyřešit po telefonu (pokud nepotřebujete studovat nebo podepisovat nějaké dokumenty). To vám umožní výrazně ušetřit čas. Sekretářka se zaměstnance zeptá, jaký má dotaz a telefonicky se nahlásí vedoucímu a vedoucí rozhodne, zda se zaměstnancem bude mluvit nebo ne. Pokud se vedoucí rozhodne nemluvit, může buď otázku někomu předat (například svému zástupci), nebo požádat zaměstnance, aby otázku napsal písemně a vložil ji do složky „Ke kontrole“, nebo požádá zaměstnance, aby kontaktujte ho jindy.

Všechny výše uvedené skupiny problémů tvoří obvykle asi 80 % všech urgentních záležitostí. Po roztřídění zbude jen oněch 20 % problémů, které opravdu vyžadují urgentní schůzku k vyřešení. Ale to je pětkrát méně než čas manažera - dochází ke zvýšení efektivity práce manažera, a to vše díky úsilí jeho sekretářky.

Navíc společným úsilím sekretářky a vedoucího mohou zaměstnanci postupně školit zaměstnance, aby hromadili dotazy k vyřešení a maximálně jednou denně přicházeli za vedoucím se seznamem otázek k řešení. Pokud se takovou novinku podaří zavést, výrazně uleví manažerovi od práce. V tomto případě můžete každému podřízenému na konci nebo začátku pracovního dne vyčlenit 10–15 minut na vyřešení všech aktuálních problémů. K tomu si můžete vytvořit plán.

Další možností pro přijetí k aktuálním pracovním záležitostem je stanovit na každý den určitý čas, kdy může kterýkoli zaměstnanec (v pořadí podle priority, které stanoví sekretářka) přijít za vedoucím a vyřešit všechny své záležitosti. Velmi oblíbená je například doba od 13.00 do 14.00 (po polední přestávce), protože se prokázalo, že po obědě je efektivnější věnovat se lehké intelektuální činnosti a řešení aktuálních krátkých otázek k nim patří. Také čas od 9:00 do 10:00 je pro tyto účely dobrý, protože na samém začátku dne zaměstnanci obvykle potřebují řešení naléhavých problémů. Toto je jen několik příkladů toho, jak lze takové krátké techniky organizovat. V závislosti na specifikách organizace se může lišit čas a délka recepce, dostupnost záznamu dotazů a usnesení, složení zaměstnanců a jejich rozložení na recepci a další parametry. V každém konkrétním případě může tajemník uplatnit svou kreativitu a vyvinout algoritmus, který bude nejen technologicky vyspělý a časově nenáročný, ale také vhodný pro všechny členy procesu.

Organizování přijímání návštěvníků zahrnuje kombinaci schopnosti organizovat pro podnik efektivní a užitečnou práci s návštěvníky a zároveň ji provádět tak, aby byla zachována integrita důvěrných informací a bezpečnost činnosti podniku. je dosaženo.

Návštěvníkem se rozumí jednak osoba, která potřebuje řešit určitý okruh obchodních či osobních záležitostí s manažery a specialisty podniku, jednak osoba, se kterou oprávněné osoby vypracovávají určitá rozhodnutí v oblastech činnosti podniku.

Proces ochrany informací při přijímání návštěv vyžaduje jejich jasnou klasifikaci, na jejímž základě se vytváří systém omezujících a analytických opatření. Na úrovni podnikového managementu lze návštěvníky rozdělit do dvou kategorií: zaměstnanci podniku a návštěvníci, kteří nejsou zaměstnanci.

Mezi návštěvníky a zaměstnance podniku patří:

  • zaměstnanci, kteří mají právo kdykoli v pracovní den volně vstupovat do kanceláře manažera;
  • zaměstnanci pracující s manažerem na zavolání;
  • zaměstnanci, kteří iniciují schůzku se svým vedoucím v úředních hodinách pro osobní záležitosti.

K ohrožení bezpečnosti informací ze strany navštěvujících zaměstnanců může dojít, pokud jsou tito zaměstnanci útočníci nebo jejich komplicové. Škála hrozeb může být velmi různorodá: od krádeže dokumentů z manažerova stolu až po extrakci potřebných informací pomocí dobře připraveného seznamu zdánlivě neškodných otázek.

Návštěvníky, kteří nejsou zaměstnanci podniku, lze podle povahy jejich vztahu k podniku rozdělit na:

  • pro osoby, které nejsou zařazeny mezi zaměstnance, ale které jsou členy orgánu kolektivní správy podniku;
  • zástupci vládních agentur a organizací;
  • jednotlivci a zástupci podniků a organizací spolupracujících s podnikem;
  • soukromé osoby.

Uvedení zástupci a osoby musí být pod obzvláště pečlivou kontrolou bezpečnostních pracovníků, protože pokud patří do kategorie útočníků, je rozsah nebezpečí, které z nich vychází, extrémně velký a je určen cíli, které jsou pro ně stanoveny. Ke ztrátě informací může dojít prostřednictvím organizačních nebo technických kanálů nebo kombinací obou.

Když ředitel podniku přijme kteroukoli z uvedených kategorií návštěvníků, je třeba dodržovat následující pravidla pro organizaci recepce. Při práci s důvěrnými dokumenty by neměl přijímat návštěvy. Při volání některého ze zaměstnanců v souvislosti s prací na konkrétním dokumentu by měl být na stole vedoucího pouze dokument, se kterým pracuje, ostatní by měli být uloženi v uzamčeném trezoru.

Aby byla zajištěna informační bezpečnost a organizována řádná práce ředitele, měl by být vyhrazen určitý čas, během kterého pracuje s dokumenty, vede jednání a přijímá návštěvy.

V první řadě je vyhrazen čas na každodenní přijímání zaměstnanců společnosti při úředních záležitostech. Za druhé, čas je vyhrazen pro každodenní přijímání návštěvníků, kteří nejsou zaměstnanci podniku, ale představují tu či onu organizační strukturu. Za třetí, jednotlivcům, kteří potřebují vyřešit problém v kompetenci manažera, jsou na různé dny přiděleny samostatné hodiny recepce. V době recepce pro uvedené kategorie návštěvníků může kterýkoli zaměstnanec podniku navštívit vedoucího pouze na zavolání a pouze v souvislosti s návštěvou konkrétního návštěvníka. Za čtvrté, jsou zde pravidelně přidělené hodiny pro přijímání zaměstnanců společnosti v osobních záležitostech.

Při odchodu vedoucího z kanceláře není dovoleno nechat návštěvníka samotného. Během nepřítomnosti vedoucího by do jeho kanceláře neměl vstupovat nikdo z návštěvníků ani personálu podniku.

Denní počet návštěvníků musí odpovídat reálnému času přidělenému vedoucím pro tento typ práce. Recepce by měla být naplánována tak, aby návštěvníci netrávili v prostoru recepce dlouhou dobu, protože taková očekávání jsou vždy doprovázena vědomým nebo záměrným nasloucháním rozhovorům v prostoru recepce a získáním značného množství cenných informací.

Pro organizaci práce ředitele s návštěvníky je vhodné vytvořit recepční plán.

Harmonogram je vhodné vytvořit centrálně ve formě jednotného schématu, pokrývajícího návštěvníky vedení podniku a strukturálních divizí. Informace o návštěvnících a povaze jejich povoleného přístupu k záležitostem podniku hlásí tajemník ředitele na základě rozvrhu každý den na začátku pracovního dne bezpečnostní službě pro vydávání propustek.

Zjištění korespondence identity návštěvníka s informacemi v recepčním řádu a jeho identifikačním dokladem se provádí:

  • bezpečnostní důstojník u vchodu do budovy podniku a vydává propustku pro návštěvníka;
  • jako sekretářka, když návštěva vstoupí do recepce vedoucího podniku.

Zatímco návštěvník čeká na schůzku, sekretářka by měla pečlivě sledovat jeho chování, zaznamenávat případné podivnosti v pohybech, nadměrné rozrušení atd. V případě jakýchkoliv obav musí asistent zavolat bezpečnostního pracovníka, který bude přítomen v kanceláři během rozhovoru mezi vedoucím a návštěvou.

Na konci recepce organizuje manažer další akce návštěvníka. Jsou dvě možnosti:

návštěvník v doprovodu bezpečnostního pracovníka je nasměrován k východu z budovy;

Sekretářka zavolá na recepci specialistu z podniku, do kterého je návštěvník poslán, aby vyřešil problémy, které jsou pro něj důležité.

Divize podniku obecně dodržují stejný postup pro přijímání a práci s návštěvníky. Návštěvník má přístup pouze k těm dokumentům, se kterými je pověřen ředitelem podniku. Všechny jeho pohyby na území podniku doprovází zaměstnanec. Návštěvníci, kteří porušili pravidla pro práci s informačními zdroji podniku a byli přistiženi při pokusu získat neoprávněné informace od zaměstnanců, jsou zbaveni práva nadále pobývat v podniku. Při odchodu z podniku předá návštěvník propustku.

Vývoj a využití efektivního systému informační bezpečnosti v procesu přijímání a práce s návštěvníky je tak jednou z důležitých součástí systému informační bezpečnosti a ochrany hmotného majetku podniku.