Облік руху товарів. Рекомендації з обліку руху товару. Роздрібний продаж комісійних товарів

ВСТУП

У зв'язку з тим, що цивільне та податкове законодавство по-різному трактують поняття «роздрібна торгівля», працівникам торгових організацій важко визначити, що вважати роздрібною торгівлею.
З положень цивільного законодавства (статті 492 і 506 ЦК РФ) слід, що основним критерієм, що дозволяє відрізнити оптову торгівлю від роздрібної, є кінцева мета використання товару, що купується покупцем. Якщо товар купується для подальшого використання у підприємницькій діяльності, то мається на увазі оптова торгівля. Якщо товар купується для особистого, сімейного, домашнього чи іншого використання, не пов'язаного з підприємницькою діяльністю, то має місце роздріб.
Причому якщо при оптовому продажі відносини продавця і покупця товару регулюються договором поставки, то при роздрібній торгівлі вони завжди носять характер договору купівлі-продажу. Згідно з визначенням роздробу, закріпленому в ст. 346.27 НК РФ з метою податкового обліку під роздрібною торгівлею розуміється торгівля товарами за готівковий розрахунок.
Так як НК РФ містить поняття роздрібної торгівлі, відмінне від поняття, наведеного у Цивільному кодексі України, платникам податків (з метою оподаткування) слід керуватися саме податковим визначенням, так як інститути, поняття, терміни цивільного законодавства не застосовуються в податкових відносинах, якщо НК РФ визначає ці інститути, терміни, поняття інакше (п. 2 ст. 11 НК РФ).
Об'єктами контролю є:
1) структура руху товару (канали руху товару, пропорції при змішаних каналах);
2) форми руху товару;
3) форми прямого збуту;
4) співвідношення типів посередників.
Параметри контролю наступні - структура і форми руху товару, форми прямого збуту, а також співвідношення типів посередників (в структурі руху товару) відповідають цілям і стратегіям організації, вибираються за критерієм максимізації рентабельності продажів, забезпечують максимальний обсяг продажів і мінімізацію збутових витрат.
Методика контролю включає ряд кроків.
1. З'ясувати (методами анкетування та інтерв'ювання персоналу, бесіди з керівництвом, збору і аналізу документації і т.д.) цілі і стратегії організації, зовнішні і внутрішні чинники функціонування.
2. Визначити ступінь відповідності політики розподілу цілям, стратегіям і можливостям організації.
3. Визначити обсяги і витрати збуту, рентабельність продажів в розрізі:
- прямого і непрямого способу збуту;
- при транзитній і складській формах руху товарів;
- при різних формах прямого збуту (робота на замовлення, робота на вільний ринок через оптову торгівлю - магазинну, немагазінную, персональний продаж, продаж по телефону, продаж по купонах-заявками, продаж на виставках і ярмарках і ін.);
- типів посередників (незалежних посередників: торговельних маклерів, дистриб'юторів регулярного типу; залежних посередників: брокерів, закупівельних контор, агентів, комісіонерів і ін.).
4. Методом зіставлення (або рангового аналізу) оцінити оптимальність політики розподілу.
В даний час досить широке поширення набула практика відкриття виробничими організаціями магазинів роздрібної торгівлі, які є їх відокремленими підрозділами та реалізують вроздріб як готову продукцію даних організацій, так і покупні товари, що зумовило актуальність теми дипломної роботи.
Метою дипломної роботи є облік і аудит операцій руху товарів в роздрібній торгівлі, оцінка облікової політики підприємства та розробка заходів щодо вдосконалення обліку і аудиту на підприємстві.
Виходячи з поставленої мети, в роботі поставлені наступні завдання:
- вивчення нормативно-правових основ роздрібної торгівлі;
- відображення порядку обліку операцій з руху товарів в роздрібній торгівлі;
- розкрито методи аудиту операцій руху товарів в роздрібній торгівлі;
- дана організаційно-економічна характеристика підприємства;
- розробка заходів щодо вдосконалення облікової політики підприємства та аудиту.
Об'єктом дипломної роботи виступає ВАТ «Денвер-МК», предметом - облік і аудит руху товару в роздрібній торгівлі.

ВИСНОВОК

Порядок організації бухгалтерського обліку матеріалів встановлено ПБО 5/01 і разд.2 "Облік матеріалів" і 6 "Облік матеріалів на складах" Методичних вказівок з бухгалтерського обліку матеріально-виробничих запасів. Цими ж документами можна користуватися і при розгляді питань бухгалтерського обліку готової продукції. Такий висновок зроблено в Листі Мінфіну Росії від 16.11.2004 N 07-05-14 / 298 "Про варіанти оцінки і бухгалтерського обліку випуску готової продукції": готова продукція є частиною матеріально-виробничих запасів, призначених для продажу (кінцевий результат виробничого циклу, активи , закінчені обробкою (комплектацією), технічні та якісні характеристики яких відповідають умовам договору або вимогам інших документів, у випадках, встановлених законодавством). У зв'язку з цим при обліку готової продукції слід керуватися ПБО 5/01.
Порядок оформлення документів при оприбуткуванні матеріалів встановлено п.49 Методичних вказівок. При відсутності розбіжностей по кількості і якості матеріалів між даними постачальника і фактичними даними приймання та оприбуткування надходять матеріалів оформляється складами, як правило, шляхом складання прибуткових ордерів (типова міжгалузева форма N М-4).
На масові однорідні вантажі, що прибувають від одного і того ж постачальника кілька разів протягом дня, допускається складання одного прибуткового ордера в цілому за день. При цьому на кожну окрему приймання матеріалу протягом цього дня робляться записи на звороті ордера, які в кінці дня підраховуються і загальний підсумок записується в прибутковий ордер.
Замість прибуткового ордера приймання та оприбуткування матеріалів може оформлятися проставленням на документі постачальника (рахунок, накладна, і т.п.) штампа, в відбитку якого містяться ті ж реквізити, що і в прибутковому ордері. В цьому випадку заповнюються реквізити зазначеного штампа і ставиться черговий номер прибуткового ордера. Такий штамп прирівнюється до прибуткового ордеру.
При цьому обраний організацією конкретний порядок оформлення документів з приймання та оприбуткування матеріалів повинен бути закріплений в її облікову політику, згідно Листа Мінфіну Росії від 29.10.2002 N 16-00-14 / 414 "Про порядок оформлення матеріалів, що надходять". Таким чином, з метою скорочення кількості документів організація має право приймати на облік матеріали без оформлення прибуткових ордерів. Однак цей спосіб оприбуткування необхідно закріпити в обліковій політиці підприємства.
Недотримання встановленого порядку обліку може призвести до адміністративного штрафу за ст.120 НК РФ за грубе порушення правил ведення бухгалтерського обліку. Відповідно до цієї статті під грубим порушенням правил обліку доходів і витрат і об'єктів оподаткування для цілей цієї статті розуміється відсутність первинних документів, або відсутність рахунків-фактур, або регістрів бухгалтерського обліку, систематичне (два рази і більше протягом календарного року) несвоєчасне або неправильне відображення на рахунках бухгалтерського обліку і в звітності господарських операцій, грошових коштів, матеріальних цінностей, нематеріальних активів та фінансових вкладень платника податків.
Відпуск матеріалів зі складу у відповідності з яким виробничий підрозділ, яке виконує постачальницькі або планові функції, становить спеціальний оперативний документ на відпустку матеріалів (план-карту). У ньому відбиваються затверджені ліміти і календарні терміни доставки матеріалів. На підставі цього документа працівником складу виписується накладна на відпустку матеріалів у межах місячного ліміту і проводиться доставка матеріалів за призначенням. Порядок відпуску, графік доставки, форми оперативних документів визначаються організацією в наказі про документообіг. Кожному складу наказом по організації повинен присвоюватися постійний номер, який слід вказувати на всіх документах, що відносяться до операцій даного складу.

Бухгалтерський облік роздрібного товарообігу в ТОВ «ХХХ»

Для правильного керівництва діяльністю підприємства роздрібної торгівлі необхідно мати повну, точної, об'єктивної, своєчасної та досить детальної економічною інформацією. Це досягається веденням бухгалтерського обліку на підприємстві.

Основним об'єктом бухгалтерського обліку в роздрібній торгівлі є товари, тому бухгалтерія організації роздрібної торгівлі зобов'язана забезпечити повний облік вступників товарів і своєчасне відображення в обліку операцій, пов'язаних з їх вибуттям.

Головними цілями бухгалтерського обліку роздрібного товарообігу в ТОВ «ХХХ» є:

Контроль за збереженням товарів;

Своєчасне надання керівництву організації інформації про фактичний валовий дохід, про стан товарних запасів в динаміці.

Для досягнення цих цілей вирішується комплекс бухгалтерських завдань:

Забезпечення спільно з іншими службами організації роздрібної торгівлі матеріальну відповідальність за товари;

Перевірка правильності документального оформлення, законності і доцільності товарних операцій, своєчасне і правильне відображення їх в обліку;

Перевірка повноти і своєчасності оприбуткування товарів, правильності і своєчасності списання реалізованих і відпущених товарів;

Забезпечення контролю за дотриманням нормативів товарних запасів, виявлення неходових, залежаних і недоброякісних товарів;

Встановлення контролю за правильним проведенням інвентаризації, своєчасне і правильне виявлення її результатів;

Своєчасне і правильне виявлення валового доходу.

В основі вирішення завдань лежать наступні основні принципи обліку товарів:

Єдність показників бухгалтерського обліку при реалізації товарів підприємств роздрібної торгівлі;

Можливість отримання оперативної облікової інформації про господарську діяльність підприємства (наприклад, за день);

Організація обліку відповідно до розподілу матеріальної відповідальності по кожній особі або бригаді згідно з договором про матеріальну відповідальність. Відповідно до такої організації обліку всі втрати від нестач і розкраданні лежать на матеріально-відповідальну особу. Якщо цей принцип порушений чи ні договору про матеріальну відповідальність. Адміністрація організації не може пред'явити обгрунтований позов винним;

Організація вибирає схему обліку товарів, яка найбільш підходить для роботи даної організації;

Єдність оцінки товарів при їх оприбуткуванні і списання на видаток; якщо товари були оприбутковані за продажними цінами, то списуватися вони повинні за цими ж цінами;

Періодична перевірка шляхом проведення інвентаризацій фактичних залишків товарів і порівняння їх з даними бухгалтерського обліку для перевірки забезпечення схоронності цінностей;

Контроль за діяльністю матеріально відповідальних осіб шляхом зустрічної звірки.

Якщо в організації налагоджена практична реалізація викладених ознак, то це створить умови для ефективного вирішення завдань, що стоять перед бухгалтерським обліком підприємства роздрібної торгівлі.

Завдання, які стоять перед бухгалтерським обліком товарних операцій підприємства роздрібної торгівлі, можуть бути виконані тільки при правильній його організації. Недоліки в організації бухгалтерського обліку викликають відставання обліку, запізнювання подання звітності та іншої інформації. Наявність великих розривів у часі між моментом виникнення обліково-економічної інформації та моментом її використання перешкоджає підвищенню економічної ефективності діяльності торгових підприємств.

Інформаційним забезпеченням для отримання даних про обсяги реалізації (товарообігу) виступають форми бухгалтерської і статистичної звітності.

Обсяг роздрібного товарообороту за робочий день виражається в грошовій виручці, розмір якої визначається на підприємстві показниками касових апаратів або на основі звітів матеріально відповідальних осіб. Грошову виручку заносять в регістри, що дозволяють стежити за щоденною реалізацією товарів, ритмом всього торгового процесу.

Всі операції по руху (надходження, переміщення, продаж) товарів оформляються первинними обліковими документами:

акт про приймання товарів ф. № ТОРГ-1;

товарна накладна ф. № ТОРГ-12;

товарний звіт № ТОРГ-29.

Контроль за збереженням товарних запасів на підприємстві та відповідальність за приймання, перевірку якості і відпуск запасів здійснює товарознавець, з яким укладено договір про матеріальну відповідальність.

Реалізація товарів здійснюється за готівковий розрахунок.

Всі витрати в діяльності ТОВ «ХХХ» діляться на дві складові: вартість придбаних товарів та издержи звернення.

Вартість придбаних товарів враховується на рахунку 41 «Товари». Вартість товарів на рахунку 41 «Товари» відображається за продажною ціною.

Рахунок 41 «Товари» поділені на субрахунку:

41/1 «Товари на складі»;

41/2 «Товари в роздрібній торгівлі»;

41/3 «Тара під товаром і порожня».

Вартість товарів відповідно до прийнятої облікової політики відображається за середньої вартості. Також вони списуються при продажах.

Приймання товарів на складі постачальника здійснюється матеріально відповідальною особою за дорученням з пред'явленням паспорта. Довіреність оформляється за типовими формами. Облік доручень як бланків суворої звітності проводиться або по корінці довіреності, який зберігається в бухгалтерії з відміткою про її отримання та використання, або в книзі довіреностей, або в журналі реєстрації.

Отримувані ТОВ «ХХХ» рахунки-фактури відносяться до первинних бухгалтерських документів. Рахунки-фактури, прийняті до виконання, нумеруються і підшиваються в Журнал обліку рахунків-фактур, причому зберігання одержуваних і видаються рахунків-фактур здійснюється роздільно. Складені і отримані рахунки-фактури реєструються в установленому порядку в книгах покупок і продажів.

Прийом товарів на складі ТОВ «ХХХ» здійснюється матеріально відповідальною особою на підставі товаросупровідних документів, таких як товарні накладні - форма ТОРГ 12.

Оприбуткування надійшла від постачальника тари бухгалтер ТОВ «ХХХ» відображає наступним чином:

Дебет рахунку 41/3 «Тара під товаром і порожня» - Kредит рахунка 60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» - на суму заборгованості постачальнику за тару.

Тара, що не зазначена в документах постачальника і не підлягає оплаті, оприбутковується за ціною можливої \u200b\u200bреалізації на підставі акта. В цьому випадку проводка має наступний вигляд:

Дебет 41/3 «Тара під товаром і порожня» Kредит 91 «Інші доходи і витрати».

Відображення в бухгалтерському обліку списання товару, реалізованого в роздріб, проводиться на підставі товарних звітів матеріально відповідальних осіб. У товарному звіті (форма № ТОРГ-29) відображаються дані про отримання та відпуск товару.

Для відпуску товару зі складу в торговий зал застосовуєтьсянакладна за формою № ТОРГ-13. Накладна складається у двох примірниках матеріально відповідальною особою структурного підрозділу, що здає товарно-матеріальні цінності. Перший примірник служить здає підрозділу підставою для списання товарно-матеріальних цінностей, а другий примірник - приймає підрозділу для оприбуткування цінностей.

Заповнений документ підписують матеріально відповідальні особи здавальника і одержувача і здають в бухгалтерію для обліку руху товарно-матеріальних цінностей. Для обліку і оформлення операцій прийому матеріально відповідальні особи ведуть Журнал обліку надходження товару, Журнал обліку відпуску товару, в яких вказані дата надходження (або відпустки), найменування товару, кількість одиниць і сума надходження (або відпустки), прізвища, ініціали та підпис особи, прийняв (видав) товар.

Синтетичний облік витрат на продаж ведеться на активному рахунку 44 «Витрати на продаж». За дебетом рахунка 44 «Витрати на продаж» збираються всі зроблені витрати, а по кредиту здійснюється їх списання. Витрати обігу ТОВ «ХХХ» підрозділяються на прямі витрати і непрямі.

До складу прямих витрат входять поточні витрати з доставки товарів транспортної фірмою до підприємства, якщо вони за умовами договору не включені в ціни товарів. Витрати з доставки включають в себе наступні елементи:

Оплату транспортування товарів;

Вартість матеріалів, витрачених на обладнання і (або) утеплення транспортних засобів;

Вартість послуг із завантаження та розвантаження;

Плату за тимчасове зберігання в місцях навантаження-розвантаження;

Вартість послуг експедитора.

Всі інші витрати відносяться до категорії непрямих витрат.

В кінці звітного періоду витрати обігу, що припадають на реалізовані товари списуються на рахунок 90 «Продажі». При цьому дебетове сальдо показує залишок витрат обігу на залишок товарів на кінець звітного періоду.

Як недолік в організації обліку формування прибутку від реалізації слід зазначити відсутність роздільного обліку прямих і непрямих витрат на рахунку 44 «Витрати на продаж», що знижує ефективність контролю і аналізу витрат обігу.

Згідно облікову політику товари в роздрібній торгівлі, які обліковуються на рахунку 41 «Товари», відображаються в бухгалтерському обліку за продажними цінами з використання рахунку 42 «Торгова націнка».

Оборот за дебетом рахунка 41 «Товари» показує загальну вартість товарів, що надійшли на підприємство, оборот по кредиту - вибуття товарів, дебетове сальдо відображає залишок товарів на кінець звітного періоду.

У ТОВ «ХХХ» великий асортимент товарів. На підприємстві не ведеться натурально-вартісної облік реалізації. Для розрахунку реалізованої торгової націнки застосовують розрахунковий спосіб: за середнім відсотком, що закріплено в обліковій політиці підприємства.

Синтетичний облік роздрібного продажу товарів ведеться на рахунку 90 «Продажі». За кредитом рахунку відображається вартість проданих товарів, а за дебетом - їх собівартість.

На рахунку 90 «Продажі» відкриті такі субрахунки:

90/1 «Виручка»;

90/2 «Собівартість продажів»;

90/9 «Прибуток / збиток від продажу».

На підставі звіту касира на суму виручки від продажу товарів робиться запис:

Дебет 50 «Каса» Кредит 90 «Продажі», субрахунок 1 «Виручка».

Вартість оплачених і відпущених покупцям товарів списується з матеріально відповідальних осіб на підставі їх товарних звітів за продажною вартістю, при цьому виробляється такий запис:

Дебет 90, субрахунок 2 «Собівартість продажів», Кредит 41, субрахунок 2 "Товари в роздрібній торгівлі».

Відомості з товарних звітів протягом місяця групуються в накопичувальну відомість.

Аналітичний облік реалізації ведеться в розрізі товарів, матеріально відповідальних осіб. Вибуття товарів відображають в журналі ордері по кредиту рахунку 41 «Товари». Записи ведуть в цілому по товарним звітом.

На кожен звіт відводиться один рядок, де показується залишок товарів на початок звітного періоду, обороти по дебету і кредиту рахунку 41 «Товари» із зазначенням кореспондуючих рахунків і залишок товарів на кінець звітного періоду. Після закінчення місяця в обліковому регістрі за рахунком 41 «Товари» підраховують підсумки, які звіряють з відповідними показниками облікових регістрів за іншими рахунками. Підсумки журналу записують їх у Головну книгу.

При обліку товарів за продажними цінами протягом місяця (звітного періоду) вартість проданих товарів відображається по дебету і кредиту рахунку 90 «Продажі» в однаковій оцінці, т. Е. За продажними, роздрібними цінами. Такий порядок обліку дозволяє контролювати правильність відображення в обліку обсягу роздрібного товарообігу і списання товарів матеріально відповідальними особами шляхом зіставлення оборотів по дебету і кредиту даного рахунку.

При визначенні результатів від продажу товарів за дебетом рахунка 90 «Продажі» відбивається покупна вартість проданих товарів, яка розраховується як різниця між вартістю товарів за продажними (роздрібними) цінами і торговельною надбавкою, що відноситься до проданих товарів.

При продажу товарів сума торгової надбавки, що відноситься до проданих товарів, відбивається сторнировочной записом по кредиту рахунку 42 «Торгова націнка» і дебетом рахунка 90 «Продажі», субрахунок 2 «Собівартість продажів» для того, щоб розрахувати собівартість проданих товарів.

При вибутті товарів в результаті переоцінки, недостачі і з інших причин (крім продажу) рахунок 42 «Торгова націнка» дебетується. Після запису за дебетом рахунка 90 «Продажі» буде відображена купівельна вартість проданих товарів.

Для визначення собівартості проданих товарів проводиться розрахунок в два етапи: визначаються за середнім відсотком витрати на залишок товарів, а потім витрати на продані товари. При цьому сума витрат, що відноситься до залишку товарів на кінець місяця, обчислюється за звітний місяць з урахуванням перехідного залишку на початок місяця в наступному порядку:

Підсумовуються транспортні витрати на залишок товарів на початок місяця і вироблені в звітному місяці;

Визначаються сума товарів, проданих у звітному місяці, і залишок товарів на кінець місяця;

Визначається середній відсоток витрат до загальної суми товарів;

Визначається сума витрат, що відноситься до залишку непроданих товарів на кінець місяця.

Витрати, пов'язані з проданих товарів, обчислюються за даними рахунку 44 «Витрати на продаж». Сальдо за рахунком 90 «Продажі» показує фінансовий результат від продажів, на суму якого щомісяця робиться запис: Дебет 90 «Продажі» Кредит 99 «Прибутки та збитки».

Для обліку реалізації товарів в роздрібній торгівлі ТОВ «ХХХ» використовуються наступні кореспонденції рахунків, представлені в таблиці 1.1.

Таблиця 1.1 - Відображення в обліку операцій з реалізації товарів

ТОВ «ХХХ»

	кореспонденція рахунків


Здійснено оплату постачальнику товарів
Надійшли товари на склад
Відображено ПДВ по придбаних товарах
ПДВ з товарів, придбаних для перепродажу, включений у вартість товару
Відпущені товари зі складу в роздріб
Оплачено транспортні витрати з доставки товарів
Враховано витрати з доставки товарів
Відображено суми торгових націнок на товари
Враховано витрати, пов'язані з обслуговуванням торгівлі		02, 10, 70, 71, 76, 69
Списані втрати в межах норм природних втрат на витрати обігу
Списані втрати від псування товарів на витрати обігу
Сторнується торгова націнка
Відображено недостачу товарів за фактичною собівартістю
Списано торговельну націнку на відсутні товари
Списана недостача в межах норм природних втрат
Списані недостачі і втрати за рахунок винних осіб
Утримана недостача з заробітної плати
Оприбуткована готівкова виручка
Списані реалізовані товари за продажними цінами
Сторновано суми торгових націнок
Списані на продажу прямі витрати
Списані на продажу все непрямі витрати
Визначено фінансовий результат
Нараховано ЕНВД

Бухгалтерський облік в ТОВ «ХХХ» автоматизований і ведеться з використанням комп'ютерної програми «1С: Бухгалтерія 8.2». Автоматизований облік товарообігу, дозволяє вести більш точний облік, уникнути помилок, скорочує час ведення облікових робіт, тим самим підвищує продуктивність праці торгових працівників, фінансове становище підприємства.

Облік реалізації товарів ведеться відповідно до вимог по оформленню первинної документації, методології бухгалтерського обліку, дотримується законність здійснюваних операцій. Операції з обліку руху товарів відображаються своєчасно і в повному обсязі.

П рактіка роботи торгових мереж і особистий досвід показують, що основною причиною втрат торгових компаній є зовсім не збитки, заподіяні умисними діями покупців і персоналу. Від 80 до 95% втрат відбувається в ході забезпечення операційної діяльності торгових об'єктів в результаті помилок і порушень співробітниками, що забезпечують облік руху товару. Єдиним дієвим способом зниження даного виду втрат є лише налагоджена система обліку руху товару, стандартизація всіх процедур, що здійснюються на різних його етапах, і найсуворіший контроль їх дотримання.

У роздрібних торгових мережах використовуються різні найменування посад лінійного персоналу та менеджерів, різні комп'ютерні програми обліку руху товару, є й інші індивідуальні особливості. Тому позначимо, що розуміється під деякими термінами, використовуваними в цій статті.

Торгова організація () - торгове підприємство, яке здійснює керівництво мережею роздрібних структурних підрозділів () різного формату та спрямованості (торгових комплексів, торгових центрів, гіпермаркетів, супермаркетів, магазинів «біля будинку», дискаунтерів, розподільних центрів і т.д.).

Постачальник - компанія, що здійснює поставку товарів в торговельну мережу.

Категорійний менеджер - співробітник організації торгівлі (як правило, входить в структуру комерційного відділу (департаменту, служби і т.п.), що відповідає за певну товарну категорію.

Директор торгового об'єкта - посадова особа організації торгівлі, керівне діяльністю її роздрібного структурного підрозділу (директор, керуючий і т.д.).

завідувач секцією - посадова особа торгового об'єкта, керівне підрозділом по реалізації групи товарних категорій (наприклад, секції «Гастрономія», «Бакалія», «Фрукти-овочі» і т.д.).

Заступник завідувача секцією - посадова особа організації торгівлі, яке здійснює безпосереднє оперативне і функціональне управління змінним складом підрозділу по реалізації товарної групи або напряму.

Менеджер по дебаркадера - посадова особа торгового об'єкта, що здійснює керівництво роботою співробітників вантажний зони (дебаркадера, рампи тощо) торгового об'єкта.

Менеджер з прийому товару - посадова особа торгового об'єкта, що здійснює прийом товару, повернення товару постачальнику.

Керівник служби безпеки торгової компанії - топ-менеджер торгової компанії, який очолює підрозділ по вирішенню питань забезпечення безпеки та мінімізації втрат.

Керівник служби безпеки торгового об'єкта - представник адміністрації торгового об'єкта, що займається питаннями забезпечення безпеки та мінімізації втрат, або начальник охорони об'єкта приватного охоронного підприємства.

Старший зміни - співробітник, який відповідає за організацію роботи змінного наряду штатних співробітників, що безпосередньо забезпечують охорону і безпеку торгового об'єкта або керівник змінного наряду співробітників охорони приватного охоронного підприємства.

Співробітник служби безпеки - штатний співробітник підрозділу служби безпеки торгового об'єкта або співробітник приватного охоронного підприємства.

торгова система - комп'ютерна система обліку товару (в якій відображаються всі операції з товаром, починаючи з його замовлення і закінчуючи реалізацією або поверненням постачальнику), яка використовується в організації торгівлі. Операції, що згадуються в цій статті, можуть бути застосовані до торгової системи «Супермаг2000», відповідно, це необхідно враховувати, адаптуючи положення статті до іншої торгової системі.

Перш ніж безпосередньо перейти до розкриття питань, які є предметом розгляду цієї статті, хотілося б звернути увагу на деякі моменти, які видаються вельми значущими в рамках застосування рекомендованих положень на практиці.

Незважаючи на те, що більшість положень статті наведено на прикладі процедури обліку руху товару та інших суміжних бізнес-процесів в рамках окремої мережі торгових об'єктів, вони цілком актуальні для торгових об'єктів практично будь-якого формату - магазинів «біля будинку», дискаунтерів, мінімаркетів, супермаркетів і т . Д. Втрати магазинів дрібнішого формату, ніж супер- і гіпермаркети, від порушень і помилок в ході обліку руху товару в процентному відношенні можуть бути навіть більш значними.

У світлі сказаного, використовуючи рекомендації статті стосовно торговельним компаніям невеликого формату, слід це враховувати. Так, в подібних магазинах функції посадових осіб, яких ми визначили як категорійних менеджерів, завідувачів і заступників завідуючих секціями, менеджерів по дебаркадера і по прийому товарів, найчастіше виконують одні і ті ж співробітники: менеджери торгового залу, заступники керівників магазинами і т.д. (Найменування посад можуть бути самими різними, проте суті це не міняє). Відповідно, можуть бути спрощені в цілому і схеми обліку руху товару, аж до виключення деяких, розглянутих у цій статті етапів (наприклад, прийом товару від транспортної компанії). Важливо, щоб дотримувалися основні принципи і підходи до здійснення цих процедур.

Оформлення договірних документів

Договір на поставку товару

Товар може поставлятися в торговельну мережу тільки після укладення договору з постачальником. Умови договору визначає категорійний менеджер, юрист організації торгівлі перевіряє договір на відповідність законам Російської Федерації і інтересам підприємства, підписує договір на поставку продукції сам індивідуальний підприємець або приватна особа, яка має довіреність на право підпису договорів (часто такою особою є фінансовий директор). У договорі поставки товару повинні бути позначені умови поставки, повернення і оплати продукції.

Контракт на закупівлю

Після укладення договору на поставку категорійний менеджер в торговельній системі становить контракт на закупівлю. У ньому необхідно вказувати:

номер контракту;
дату контракту (при зміні контракту його первісна дата змінюється на дату зміни контракту);
термін дії контракту (з ... по ...);
місце поставки (вказуються конкретні торговельні об'єкти);
найменування постачальника;
дні тижня, в які можлива заявка; дні тижня, в які можлива поставка;
специфікацію (артикули і найменування), по якій постачальник буде поставляти товар;
закупівельні ціни на товар;

Для роботи з контрактом він повинен мати статус «прийнятий», при заборону роботи з контрактом необхідно присвоїти йому статус «заблокований». При завершенні терміну дії контракту його необхідно або продовжити, або заблокувати. При створенні і будь-яку зміну контракту його потрібно розіслати в периферійні бази магазинів, в які можлива поставка товару за даним договором.

При виключенні будь-якого товару з контракту необхідно в картці торгової системи даного товару прибрати ознака «прийом дозволений». Всі картки з ознакою «прийом дозволений» повинні бути присутніми в одному з діючих контрактів. Виключати товар з контракту можна тільки після виконання постачальником усіх замовлень, що містять дану позицію.

При зміні контрактів категорійний менеджер зобов'язаний внести зміну в номенклатуру торгового об'єкта в торговельній системі. При заборону реалізації та замовлення з номенклатури відповідного торгового об'єкта артикул необхідно вилучити, а при внесенні в контракт або дозвіл на реалізацію в номенклатуру відповідного торгового об'єкта - додати його.

Всі рішення і дії зі зміни параметрів артикулу, а також всі зміни в документі «контракт на закупівлю» виробляє тільки категорійний менеджер.

Процедура оформлення замовлення на поставку товару

планування замовлень

Замовлення постачальникові формується тільки згідно з графіком замовлень. У графіку замовлень повинні бути вказані дні тижня, коли постачальник приймає замовлення, і дні тижня, коли здійснюється поставка товару.

Формування замовлення постачальнику

Замовлення товару може зробити завідувач секцією торгового об'єкта, заступник завідувача секцією або категорійний менеджер. Замовлення може бути зроблений тільки на підставі контракту.

Для формування замовлення постачальнику необхідно використовувати звіт торгової системи «Бланк-замовлення».

У звіті «Бланк-замовлення» необхідно вказати:

період реалізації;
номера контрактів на закупівлю;
місце зберігання (магазин);
при необхідності вибрати групу товарів, по якій формується замовлення.

У звіті «Бланк-замовлення» показуються наступні дані:

номер контракту;
артикул і його найменування;
дати останнього приходу і останнього продажу;
роздрібна ціна;
реалізація в кількості останніх трьох місяців і дні реалізації;
реалізація в цьому ж місяці рік тому;
реалізація за обраний період;
поточний залишок;
на скільки днів вистачить даного поточного залишку;
кількість вже замовленого товару;
кількість товару в транспортній упаковці.

У графі «замовлення» слід вказати кількість товару, необхідного для замовлення. Замовлення потрібно формувати кратно числу, зазначеному в графі «кількість товару в транспортній упаковці».

Оформлення замовлення постачальнику

Для передачі замовлення постачальнику його необхідно розмістити в торговельній системі. У замовленні постачальнику потрібно вказувати:

номер замовлення;
назва постачальника, якому робиться замовлення;
місце поставки (торговельний об'єкт, для якого призначена поставка на замовлення);
дату заявки (коли зроблена заявка);
дату поставки (коли товар буде доставлений до торговельного об'єкта);
специфікацію замовлення (артикул і найменування товару, що замовляється постачальнику);
закупочні ціни;
кількість товару в штуках (кілограмах);
зовнішні штрих-коди товару, що замовляється і кількість в транспортних упаковках.

Привласнювати замовлення статус «розміщений» потрібно тільки в день, зазначений в «Графіку замовлень і поставок».

Редагування замовлення після присвоєння йому статусу «розміщений» заборонено.

Оформлений замовлення необхідно передати представнику постачальника або відправити його постачальнику по електронній пошті або факсом дня, в який замовлено.

Якщо замовлення сформований категорійних менеджером, його необхідно розіслати в периферійні бази торгових об'єктів по електронних каналах торгової системи до 17:00 цього ж дня.

Контроль виконання замовлень

Щодня завідувач секцією торгового об'єкта повинен перевіряти виконання замовлень за попередній день. У торговельній системі необхідно відібрати замовлення в статусі «розміщений» з датою поставки попереднього дня. Список невиконаних замовлень необхідно надіслати електронною поштою на адресу категорійного менеджера, провідного відповідну групу товарів.

Виконання замовлень контролюється щотижня звітом «Аналіз замовлень поартікульно».

У звіті «Аналіз замовлень поартікульно» показуються наступні дані:

номер замовлення;
дата замовлення;
постачальник;
дата поставки і номер накладної (якщо поставка проведена);
артикули і найменування товарів, що беруть участь в замовленні;
кількість замовленого товару;
кількість поставленого товару;
відсоток виконання замовлення за кількістю;
сума замовленого товару;
сума поставленого товару;
сума недоставки;
відсоток виконання замовлення по сумі.

У звіті «Аналіз замовлень поартікульно» необхідно вказати:

номера або діапазон дат, необхідних для контролю замовлень;
місце зберігання (магазин);
постачальника, за яким проводиться контроль виконання замовлень;
при необхідності - групу товарів, по якій проводиться контроль виконання замовлень.

За звітом «Аналіз замовлень поартікульно» проводиться аналіз поставок. Саме повнота поставок є визначальним фактором при виконанні плану продажів торгового об'єкта, так як реалізація залежить від наявності товару в магазині. При виявленні невиконання замовлення постачальником більш ніж на 20% необхідно повідомити заступнику директора торгового об'єкта і категорійного менеджеру для прийняття заходів до забезпечення торгового об'єкта необхідним товаром.

На даній стадії забезпечення руху товару можуть допускатися порушення, що тягнуть великі втрати для організації торгівлі: помилки в ході формування замовлення товарів постачальнику (некоректний замовлення). Слід мати на увазі, що заподіяння прямих збитків підприємству некоректним замовленням залежить від договірних умов з тим чи іншим постачальником, а саме - від умов по поверненню товару. Чи передбачений повернення взагалі, на яких умовах він можливий (100-відсотковий повернення; повернення в розмірі певного відсотка від суми поставки товару; причини повернення - закінчення строків придатності, втрата товарного вигляду, товар без руху і т.п.) і інших обставин. Яким чином некоректний замовлення може привести до прямих втрат?

приклад 1

Згорнути Показати

При формуванні замовлення конкретної товарної позиції відповідальний менеджер (керівник секції, відділу, товарного напрямку, заступник директора, керівник і т.п.) не проводить аналіз товарних залишків, не аналізує середньодобову реалізацію, періодичність поставок, інші об'єктивні обставини, що впливають на зниження або підвищення купівельного попиту на даний товар (будні або вихідні дні, передсвяткові продажу і т.д.). В результаті замовляється і надходить така кількість товару, з якого реалізувати в межах терміну його придатності можливо лише половину. У разі неможливості повернення нереалізованого товару постачальнику весь такий товар підлягає списанню та утилізації. Відповідно, його вартість повністю включається в втрати торгового підприємства. Виявляються такі помилки, як правило, в процесі списання. Керівник служби безпеки, як і керівник торгового об'єкта, який візує акт списання, повинні шукати відповіді на запитання про кількість списаного товару, причини і винності відповідних посадових осіб у великих обсягах списаного товару.

Прийом товару

Планування прийому товару

Щодня о 18.00 заступник директора торгового об'єкта роздруковує реєстр замовлень в статусі «розміщений» з датою поставки, відповідної дня, наступного після дня роздруківки реєстру. Заступник директора торгового об'єкта підписує даний реєстр і передає його менеджеру по дебаркадера не пізніше 19.00. Копію реєстру замовлень заступник директора торгового об'єкта передає старшому зміни підрозділу служби безпеки для організації обліку прибуття автотранспорту до торговельного об'єкта.

Менеджер по дебаркадера за реєстром розподіляє роботу персоналу вантажної зони. У реєстрі замовлень менеджер по дебаркадера зазначає номери накладних на переміщення товарів з віртуального складу повернення, підготовлених на повернення. Дані про підготовлених повернень менеджер по дебаркадера бере з «журналу обліку повернень постачальнику».

Реєстрація прибуття постачальника

При прибутті автотранспорту постачальника з товаром співробітник служби безпеки на посту «Дебаркадер» реєструє час прибуття автотранспорту в журналі обліку прибуття-відбуття автотранспорту з товаром та обладнанням (див. Таблицю), попередньо перевіривши наявність даного постачальника в реєстрі замовлень. За відповідності даних співробітник служби безпеки вносить дані в «журнал обліку прибуття-відбуття автотранспорту з товаром та обладнанням» і повідомляє про прибуття постачальника менеджеру з прийому товару. Якщо постачальник відсутній в реєстрі замовлень, співробітник служби безпеки зв'язується з менеджером по дебаркадера.

Менеджер по дебаркадера ставить про це до відома заступника директора торгового об'єкта. Заступник директора торгового об'єкта, проаналізувавши ситуацію, приймає рішення про доцільність прийому товару. У разі прийняття рішення про прийом товару від постачальника, яка не зареєстрована в реєстрі замовлень, заступник директора торгового об'єкта вносить даного постачальника в реєстр замовлень, засвідчивши таке рішення своїм підписом.

На постачальників, що поставляють товар в торговий об'єкт частіше ніж один раз на день або мають таку можливість (наприклад, місцеві виробники і постачальники фруктів), правило прийому за реєстром замовлень не поширюється. У кожному торговому об'єкті у менеджера по дебаркадера повинен бути список таких постачальників, затверджений директором торгового об'єкта. Зазначені в списку постачальники приймаються без реєстру замовлень при наявності замовлення з датою поставки, відповідної поточної дати.

Таблиця

Згорнути Показати

Прийом товару

Супровідну документацію представник постачальника передає менеджеру з прийому товару. Менеджер з прийому товару перевіряє комплектність і правильність оформлення супровідних документів (товарно-транспортної накладної, рахунку-фактури, сертифіката, посвідчення якості і т.д.). Менеджер з прийому товару починає приймання тільки при наявності повного комплекту правильно оформлених документів.

Якщо документація надана не в повному обсязі або неправильно оформлена, менеджер з прийому товару доводить до відома завідувача секцією. Завідувач секцією, проаналізувавши ситуацію, приймає рішення про доцільність прийому товару. Якщо завідувач секцією приймає рішення про відмову в прийомі товару, то він зобов'язаний повідомити про своє рішення категорійного менеджеру по телефону. Категорійний менеджер може прийняти рішення про прийом товару у постачальника, виславши на адресу завідувача секцією електронного листа з відповідною вказівкою і гарантією про надання відповідної документації або про прийняття на себе відповідальності за рішення спірного питання.

Менеджер з прийому товару повідомляє оператору бази даних номер «замовлення постачальнику» з реєстру замовлень для завантаження відповідного замовлення в термінал збору даних і передає оператору бази даних один примірник товарно-транспортної накладної для перевірки відповідності цін в накладній цінами в замовленні. Оператор бази даних створює в торговельній системі прибуткову накладну на підставі відповідного замовлення постачальнику. Специфікацію і ціни оператор бази даних заповнює автоматично з відповідного замовлення постачальнику. При виявленні перевищення ціни поставленого товару оператор бази даних акуратно викреслює ціну позиції в товарно-транспортної накладної та рядом вписує ціну з замовлення постачальнику.

Прибуткової накладної в даному випадку оператор бази даних присвоює статус «прийнятий на складі». Підпис і штамп про прийом товару ставляться на товарно-транспортну накладну тільки після надання постачальником виправлених (або повного пакета) документів. Статус «прийнятий повністю» прибуткової накладної присвоюється тільки після надання постачальником виправлених документів.

При виявленні ціни в товарно-транспортної накладної нижче, ніж в замовленні постачальнику, до відповідного рядка специфікації вводиться ціна з товарно-транспортної накладної.

Другий примірник товарно-транспортної накладної передається менеджеру по прийому товару для прийому товару за кількістю та якістю. Термінал збору даних із замовленням менеджер з прийому товару отримує в оператора введення даних.

Менеджер з прийому товару в ході прийому товару перевіряє:

кількість поставлених товарів (товар приймається кратно упаковці);
цілісність і якість доставлених товарів і упаковки. При прийманні товарів, які потребують перевірки якості (фрукти, овочі), менеджер по дебаркадера викликає заступника завідувача секцією, відповідальність за якість прийнятого товару з даного переліку несе заступник завідувача секцією;
наявність і читаність штрих-коду, при цьому весь штучний товар необхідно сканувати окремо, товар без штрих-коду не береться;
відповідність штрих-коду найменуванню товару;
ваговій товар, який необхідно зважувати при прийманні, приймається в кількості, зазначеній в роздрукованому замовленні. Допускається прийом товару з перевищенням ваги, зазначеного в замовленні, не більше ніж на 20%;
термін придатності товару, товар з тривалими термінами реалізації, у якого залишився термін придатності менше 1/3 від терміну реалізації, не береться; товар з терміном реалізації до 1 місяця не приймається, якщо залишився термін придатності менш 2/3 від терміну реалізації. Якщо строк, що залишився придатності менше 1/3 (2/3 з терміном реалізації до 1 місяця), менеджер з прийому товару доводить до відома завідувача секцією. Завідувач секцією, проаналізувавши ситуацію, приймає рішення про доцільність прийому товару.

Приймається товар полетіруется за видами товару (відповідно секціях) на дебаркадері відповідно до переваг заступника завідувача секцією.

Товар, не прийнятий за однією з вищевказаних причин, акуратно викреслюється менеджером з прийому товару з накладною. Якщо позиція не прийнята за кількістю, то закреслюється тільки кількість позицій, вказаних в товарно-транспортної накладної, і поруч акуратно вписується фактично прийняте кількість.

Якщо у постачальника є поворотна тара, то менеджер з прийому товару віддає її в обов'язковому порядку, при цьому підтверджуючи повернення тари і її кількість, поставивши відповідний штамп і підпис на двох примірниках накладних.

Фактична кількість товару, отримане під час підрахунку, вноситься в термінал збору даних. Термінал збору даних з внесеними даними менеджер з прийому товару передає оператору введення даних для формування прибуткової накладної та отримує в оператора введення даних перший екземпляр накладної з перевіреними цінами і відсутністю позицій з перевищенням ціни. Менеджер з прийому товару виробляє викреслювання позицій в обох примірниках товарно-транспортної накладної та за кількістю, і за ціною. Все викреслені позиції необхідно завірити підписом експедитора постачальника навпроти кожного вичерка.

Менеджер з прийому товару реєструє прийом товару в журналі обліку прийому товару, підписує товарно-транспортну накладну і передає один примірник на пост співробітників служби безпеки дебаркадера.

Другий примірник товарно-транспортної накладної менеджер з прийому товару передає оператору введення даних для остаточної перевірки коректності внесених даних в торговельній системі. Після перевірки товарно-транспортна накладна і рахунок-фактура передаються старшому оператору (бухгалтеру торгового об'єкта) для звірки відповідності даних, підшивки документів і ведення бухгалтерського обліку.

На посту «Дебаркадер» співробітник служби безпеки відзначає час відбуття і робить відмітку в журналі обліку прибуття-відбуття автотранспорту з товаром і обладнанням.

Менеджер по дебаркадера повідомляє заступнику завідувача секцією про завершення прийому товару. Заступник завідувача секцією в контакті з менеджером по дебаркадера організовує транспортування прийнятого товару в торговий зал.

До відома

Згорнути Показати

В ході прийому товару можуть допускатися помилки як з боку менеджерів з прийому товару, так і з боку операторів по введенню даних. І ті й інші помилки можуть завдати значної шкоди організації торгівлі.

Неуважність менеджера з прийому товару може призвести до того, що оприбутковується товар, практично не поставлений до торговельного об'єкта. На практиці доводилося стикатися з ситуацією, коли товар приймався (тобто ставилися підписи на прибуткових накладних) на підставі даних замовлення постачальнику, фактично ж товар не перераховувався. В результаті «приймалося» кількість товару в два рази менше, ніж поставлялося фактично.

Помилки в ході оформлення прибуткових документів

Дані помилки відбуваються операторами введення даних. Навіть якщо в ході прийому товару ніяких порушень не було і товар приймався за фактом, в процесі оприбуткування товару, оператор може не врахувати вичеркі, який робив менеджер з прийому товару, і поставити на прихід товар, фактично відсутній (неприйнятий).

Це можуть бути механічні помилки. Наприклад, замість 10 одиниць товару на прихід ставиться 100 одиниць. Відповідно, 90 одиниць товару, які, природно, не будуть виявлені під час проведення інвентаризації, оскільки їх і не було, будуть прямими збитками торгового підприємства. У практиці зустрічаються і більш хитромудрі помилки. Наприклад, одного разу оператор в графу «кількість» забила штрих-код товару. Такі помилки виявляються в ході постсобитійной перевірки, шляхом порівняння замовлення товару на той чи інший день з відомостями про його оприбуткуванні в програмі обліку руху товару і аналізом безпосередньо первинної документації про прихід товару.

Прийом товару від транспортної компанії

При надходженні від постачальників товару, поставка якого здійснюється транспортною компанією (автотранспортом, оплачуваних організацією торгівлі), необхідно приймати його в наступному порядку:

Інформацію про дату прибуття товару від таких постачальників зобов'язаний надати категорійний менеджер за допомогою надсилання електронного листа на електронну адресу завідувача секцією, з копією заступникам директора торгового об'єкта в день, попередній датою поставки. Лист повинен містити інформацію про дату поставки товару до торговельного об'єкта, найменування постачальника і номера замовлення, якщо він сформований категорійних менеджером.
Заступник директора торгового об'єкта повинен внести дані про замовлення постачальнику до реєстру замовлень наступного дня, перевіривши наявність розміщеного замовлення в торговельній системі.
Розвантаження орендованого автотранспорту необхідно здійснювати без черги, не більше однієї години, з часу його реєстрації в «журналі обліку прибуття-відбуття автотранспорту з товаром та обладнанням».
Прийняти за кількістю палет (тюків, коробок) і підписати транспортні документи про доставку вантажу до торговельного об'єкта.
Приймання товару по кількості і якості здійснювати тільки при наявності в торговельній системі розміщеного замовлення на цю продукцію.
Кожному епізоду транзиту товару має передувати інформаційний лист від менеджера з логістики на адресу заступника директора торгового об'єкта з роз'ясненням дій щодо забезпечення збереження та відправлення товару в торговельні об'єкти, для яких призначений товар.
Приймання товару по кількості і якості здійснювати в односторонньому порядку, на замовлення, в той же день. При виявленні внутрітарной недостачі або шлюбу при прийомі товару в накладній необхідно оформити вичерк і закріпити його підписом менеджера з прийому товару. Шлюб і надлишок сфотографувати на місці приймання, скласти акт про виявлені розбіжності. Дані потрібно внести в торговельну систему в установленому порядку.
Відскановану накладну, фотографії та копії акта в той же день по каналах електронного зв'язку (допустима відправка факсом) надсилати операторові і категорійного менеджеру для надання виправлених накладних (з копією на адресу завідувача секцією або заступника директора торгового об'єкта).
Остаточно оформлену товарно-транспортну накладну з підписом і штампом торгового об'єкта (без вичерков) старший оператор (бухгалтер) торгового об'єкта повинен відправити менеджеру з логістики в центральний офіс організації торгівлі, з позначкою «надсилати операторові».
Менеджер з логістики повинен організувати відправку отриманої з торгового об'єкта документації постачальнику поштою.
При наявності вичерков в накладній постачальник, отримавши по електронній пошті або факсом документи, повинен назад відправити поштою виправлені варіанти документів. При відсутності виправлених документів протягом 7 робочих днів з дня відправки категорійний менеджер повинен провести переговори з постачальником і прийняти рішення по заміні документів.
Отримані поштою виправлені документи (товарно-транспортні накладні та рахунок-фактури) офіс-менеджер центрального офісу організації торгівлі відправляє в відповідний торговельний об'єкт.

Прийом товару по штрих-коду

У всіх торгових об'єктах прийом товару здійснюється на продукції, що поставляється.

Без штрих-коду дозволено приймати тільки такі види продукції:

ваговій товар;
товари, що реалізуються за коротким штрих-кодом згідно з затвердженим списком;
пакувальну тару (підкладки, пакети, тару під салати), яку торговий об'єкт не реалізує в роздріб. Дана продукція приймається без замовлення;
продукцію, що поставляється для підрозділу власного виробництва;
одноразовий посуд.

При прийомі товару на кожну транспортну упаковку (коробку) обов'язково приклеюється місцевий штрих-код, роздрукований на термотрансферному принтері етикеток (Datamax, Zebra, Citizen, Godex, Argox, Proton і ін.), При фасуванні сканується приклеєний на транспортну упаковку штрих-код і роздруковується необхідну кількість штрих-кодів на апараті «Datamax».

Заборонено приймати товар, у якого:

немає штрих-коду, за винятком випадків, зазначених вище;
при прийомі товару штрих-код не зчитується сканером і не визначається при ручному введенні в термінал збору даних;
є кілька штрих-кодів на одному екземплярі товару і жоден з них не ідентифікується з цією позицією;
штрих-код визначається в торговельній системі під іншим найменуванням, наприклад, фактично приймається позиція «полку верхня», а при скануванні висвічується «риба горбуша без голови свіжоморожена».

Прийом товару здійснювати тільки на підставі замовлення.

Весь штучний товар сканується в обов'язковому порядку.

Перевірка роботи співробітників вантажний зони

Товари, що входять до групи ризику (товари, по яких є найбільш значні втрати, виявлені в ході поточних і підсумкових інвентаризацій) і позначені в списку, узгодженому з керівником служби безпеки організації торгівлі і затвердженому заступником керівника (керівником організації торгівлі), приймаються тільки в присутності співробітників служби безпеки і супроводжуються ними до моменту викладення в торговий зал.

Співробітник служби безпеки повинен перевіряти фургони автомашин з доставленим товаром, щоб переконатися в тому, що весь товар вивантажено. Якщо автомашина одним рейсом здійснює доставку вантажів на кілька торгових об'єктів мережі, то співробітникові служби безпеки необхідно переконатися в наявності накладних на товар, що залишився в фургоні автомашини після його вивантаження в торговий об'єкт, який, за твердженням представника постачальника, призначений для іншого місця доставки.

Щодня старший зміни підрозділу служби безпеки організовує перевірку приймання фруктів і овочів без повідомлення працівників вантажний зони. Проводиться вибіркове контрольне зважування прийнятих позицій. При виявленні невідповідностей складається акт, який передається директору торгового об'єкта для вжиття заходів. Старший зміни за своєю ініціативою може проводити контрольне зважування і підрахунок будь-якого прийнятого товару.

Не рідше одного разу на місяць комісія, яка складається з керівника підрозділу служби безпеки торгового об'єкта, менеджера по дебаркадера і завідувача секцією, перевіряє роботу кожного менеджера з прийому товару. Комісія перераховує кількість прийнятого товару безпосередньо після прийому товару і порівнює їх з підрахунками менеджера з прийому товару. Результати перевірки заносяться до протоколу.

Продовження статті читайте в наступному номері журналу.

виноски

Згорнути Показати

Будь-яка фінансово-економічна операція по діяльності фірми знаходить своє відображення на рахунках бухгалтерського обліку. Всі рахунки пов'язані між собою. Принцип їх взаємодії описаний методом подвійного запису. Сам являє собою перелік, в якому номеру відповідає найменування, що відбиває суть господарської операції. Він затверджений Наказом № 94н в редакції від 08.11.2010г.

Товар - це будь-який куплений або вироблений цінний предмет призначений для подальшого продажу. Якщо організація виробляти продукцію для внутрішнього використання, він не є товаром. Розглянемо основні проводки по товару і послуг в бухгалтерському обліку.

Розглянемо основні приклади проводок бухгалтерського обліку по товарах на 41 рахунку обліку.

Облік товарів і матеріалів

Товари та матеріали часто об'єднують в одну облікову групу і дають їм узагальнююча назва - товарно-матеріальні цінності, скорочено ТМЦ.

ТМЦ в готовому вигляді, призначені для подальшої реалізації - це товари. А - це ТМЦ, які набувають для використання у виготовленні продукції фірми, або для власних потреб, що впливають на загальній виробничий процес,.

Враховують ТМЦ за фактичною собівартістю яка складається із сум грошових коштів, перерахованих або сплачених (при готівковому розрахунку) постачальнику і інших витрат, пов'язаних з транспортуванням, комісійними витратами і т.д.

Як товари приймаються до обліку

Товари до обліку приймаються так само, як і матеріали, за фактичною собівартістю. Для бухгалтерського обліку використовують рахунок 41 і відкриті до нього субрахунка. При здійсненні роздрібної торгівлі необхідний ще. Якщо вести облік за обліковими цінами для відображення різниці між ними і фактичними цінами, тоді знадобляться рахунку 15 і 16.

Товари реалізуються оптом і в роздріб. На облік в даному випадку впливає і система оподаткування організації, і методи, закріплені в обліковій політиці, і автоматизація, або її відсутність у торговельній точки, і наявність посередників. При укладанні договору поставки потрібно чітко прописувати всі умови, які стосуються передоплати, повної оплати і відвантаження, так як від цього залежить списання витрат і момент реалізації товарів.

Оптова торгівля може здійснюватися на умовах:

Передоплати і подальшого відвантаження.
Відвантаження, а потім оплати товару.
Оплата в іноземній валюті, а потім відвантаження. І навпаки.
з їх транспортуванням покупцеві.

У роздрібній торгівлі також багато нюансів:

Продаж товарів на автоматизованої торговій точці (АТТ) за продажними цінами готівковим і безготівковим способом.
Продаж товарів на неавтоматизированной торговій точці (НТТ) за продажними цінами готівковим і безготівковим способом.
Продаж товарів за цінами придбання.

Приклад проводок по 41 рахунку

Організація «Альфа» здійснює оптову та роздрібну торгівлю. «Омезі» були відвантажені товари після отримання від неї повної оплати на суму 274 520 руб. (ПДВ 41876 руб.). Через три дні товар було відвантажено покупцеві.

Собівартість проданих товарів 129 347 руб. У роздробі денна виручка склала 17542 руб. (ПДВ 2676 руб.). Продаж здійснювався за допомогою АТТ. Для обліку торгової націнки використовували рахунок 42. Сума націнки - 6549 руб.

рахунок Дт	рахунок Кт	опис проводки	сума проводки	Документ-підстава
51	62.02	На розрахунковий рахунок надійшли гроші від «Омеги»	274 520	Виписка з банку
76.АВ	68.02	Виписаний рахунок-фактура на аванс	41 876	Вихідний рахунок-фактура
62.01	90.01.1	Враховано виручка з реалізації товарів	274 520	Товарна накладна
90.02	68.02	Нараховано ПДВ з реалізації	41 876	Товарна накладна
90.02.1	41.01	Списані продані товари	129 347	Товарна накладна
62.02	62.01	зарахований аванс	274 520	Товарна накладна
		Виписана рахунок-фактура на реалізацію	274 520	Рахунок-фактура
68.02	76.АВ	Відрахування ПДВ по авансу	41 876	Книга покупок
50.01	90.01.1	Враховано роздрібна виручка	17 542
90.03	68.02	Нараховано ПДВ	2676	Довідка-звіт касира операціоніста на підставі звіту про роздрібні продажі
90.02.1	41.11	Списання товарів за продажною ціною	17 452	Довідка-звіт касира операціоніста на підставі звіту про роздрібні продажі
90.02.1	42	Облік націнки на товар	-6549	Довідка-розрахунок списання торгової націнки по проданих товарах

Переклад товарів в матеріали

У виробничо-торговельних організаціях нерідко товари переводять в категорію матеріалів. Таке переміщення оформляється накладної ТОРГ-13.

«Альфа» придбала 920 метрів кабелю для продажу на суму 179 412 руб. (ПДВ 27383 руб.). Для здійснення електромонтажних робіт знадобилося 120 метрів кабелю, тому дана кількість товару було переведено в матеріали.

рахунок Дт	рахунок Кт	опис проводки	сума проводки	Документ-підстава
41.01	60.01	надійшли товари	152 029	Товарна накладна
19.03	60.01	враховано ПДВ	27 383	Товарна накладна
68.02	19.03	ПДВ прийнятий до відрахування	27 383	Рахунок-фактура
10.01	41.01	Товари переведені в матеріали	19 830	Накладна на внутрішнє переміщення

Списання товарів з 41 рахунку на потреби організації

Організації можуть знадобитися товари, яка вона продає, для загальногосподарських потреб. Списання можна зробити шляхом перекладу товарів в матеріали або минаючи цю операцію, на підставі наказу.

Приклад ситуації:

Організація закупила 87 пачок паперу для роздрібного продажу на загальну суму 7905 руб. (ПДВ 1206 руб.) Для потреб офісу знадобилося 5 пачок.

рахунок Дт	рахунок Кт	опис проводки	сума проводки	Документ-підстава
41.01	60.01	надійшли товари	6699	Товарна накладна
19.03	60.01	враховано ПДВ	1206	Товарна накладна
68.02	19.03	ПДВ прийнятий до відрахування	1206	Рахунок-фактура
41.11	41.01	Товари перемістили з оптового складу на роздрібний	6699
41.11	42	Врахували торгову націнку	2609	Накладна на внутрішнє переміщення (ТОРГ-13)
26	41.11	Списали товари для потреб офісу	604	Вимога-накладна
26	42	Коригування вартості товарів для потреб офісу	219	Бухгалтерська довідка

Процес руху товарів важливий, оскільки від організації обліку руху товарів і ефективності управління рухом товарів залежить ваш прибуток. Як будується система руху товару, розповість цей матеріал.

Загальні принципи організації руху товару

Правильна організація руху товару позитивно впливає на фінансовий результат компанії, оскільки:

знижує прямі фінансові витрати на доставку, зберігання товару і його доведення до споживача;
зменшує кількість співробітників, задіяних в процесі руху товару;
мінімізує втрати;
збільшує, таким чином, маржинальність товарів;
скорочує час між закупівлею товарів та їх реалізацією;
підвищує оборотність коштів компанії;
максимізує прибуток.

Розглянемо основні фактори, що визначають ефективність системи руху товару.

Вартість товару в значній мірі залежить від вибору обладнання. За розрахунками експертів, використання тари-обладнання в русі товарів зменшує час на вантаження-розвантаження в п'ять разів, збільшує ефективність використання транспорту майже вдвічі, знижує витрати на доставку і реалізацію також майже вполовину.

Процес руху товарів починається задовго до потрапляння товару до вас на склад. При виборі постачальників візьміть до уваги, в тому числі, швидкість поставки і організацію логістичного ланцюжка. Чим більше зупинок робить товар в дорозі, тим вище ризики загибелі тим більше зусиль вам потрібно затратити на контроль поставки. Враховуйте цей фактор при визначенні дійсної вартості поставки. У цьому допоможе розрахунок звенности руху товару - середньої кількості складів, на яких побуває продукція в процесі доставки від виробника до вас. Наприклад, при транзитному русі товару, коли товар надходить до вас безпосередньо з виробництва, звенность руху товарів нульова.

Якщо ви продаєте товари сезонного попиту, врахуйте, що сезонність також вплине на організацію руху товарів. Фактично, вам знадобиться окрема схема руху товару для кожного яскраво вираженого сезону, оскільки набір операцій буде відрізнятися.

Автоматизований облік руху товарів

Побудова ефективної системи руху товару спрощує. В першу чергу, необхідно визначити періодичність проведення інвентаризації на складі та в магазині. Переоблік активів проводиться не рідше разу на рік - при складанні річної звітності. Однак для нормального управління рухом товарів рекомендуються більш часті терміни інвентаризації. Вони встановлюються в облікову політику підприємства.

Далі потрібно забезпечити своєчасне оновлення даних в програмі автоматизації. Простіше контролювати акуратність співробітників в роботі з програмою, ніж постійно проводити позапланові перевірки, наприклад, на складі. Розділіть процес руху товару на етапи, визначте склад виробничих операцій і встановіть відповідальних за кожен етап. Деталізувати завдання потрібно до такої міри, щоб кожна операція завершувалася введенням відповідних даних в програму автоматизації. Співробітник, який проводить операцію, відповідає не тільки за організацію процесу на цьому етапі, але і за актуальність інформації в системі.

Призначати завдання працівникам і відстежувати їх виконання зручно прямо в програмі. Обов'язок введення даних закріплюється в посадових інструкціях та інших документах компанії, щоб зафіксувати відповідальність. Це необхідний захід навіть для невеликих організацій. Внесення коректних даних в програму автоматизації повинно сприйматися не як факультатив, а як нормальна складова роботи. Кожен повинен розуміти, за що відповідає і чим загрожує невиконання обов'язків. Так ви забезпечите актуальність інформації при обліку руху товарів. Дані, зведені до звіту зручною для вас форми, покажуть реальне переміщення активів.

Система руху товару в дії

Ви забезпечили основу організації руху товару. Тепер слід на практиці налагодити автоматизований контроль розміщення і переміщення товарів на складі і в магазині за допомогою програми. Рух товару відстежується, починаючи з приймання товару на склад і закінчуючи продажем продукції. Через підключення до програми автоматизації сканери штрих-кодів на складі в єдину базу даних надходить інформація про товари:

прийнятих від постачальників;
переміщених всередині складу або зі складу на склад;
укомплектованих в замовлення;
переданих на реалізацію в магазин.

При реалізації товару ті ж сканери штрих-кодів і фіскальні реєстратори (POS-термінали) автоматично фіксують в програмі відомості про проданої продукції. Касир передає свіжу інформацію в систему автоматизації в рамках своїх основних обов'язків - його робочі функції регулюєте не тільки ви, але і законодавство.

Завдяки єдиній базі даних статус кожної одиниці продукції в системі руху товарів змінюється одночасно по всій компанії. Якщо товар переданий зі складу в магазин, це бачите в програмі автоматизації і ви, і комірник, і бухгалтер, і касир в торговому залі - кожен в рамках свого рівня доступу.

При використанні правильно підібраного складського і касового обладнання дані в програмі автоматизації на кожному етапі оновлюються без додаткового втручання працівників, що виключає помилки ручного введення і маніпуляції з інформацією. Крім того, система руху товару стає прозорою. Це зменшує ризики збитків від розкрадань і нестач, розтрат та інших зловмисних дій. Персональна відповідальність знижує також рівень недбалості і зловживань.

Результати організації руху товару

Автоматизація обліку і контролю руху товару за умови своєчасності оновлення інформації забезпечує:

точність обліку;
простоту і зручність складання звітності;
повноту контролю дебіторської і кредиторської заборгованості;
зниження ризиків.

Оскільки ви в кожен момент часу володієте актуальною інформацією про товар і інших активах, вам простіше аналізувати фінансовий стан компанії, контролювати співробітників і контрагентів. Ви витрачаєте час не на те, щоб зрозуміти, де що знаходиться і куди дівається, а на прийняття рішень:

на яких умовах відпускати товар цього клієнту;
працювати чи далі з цим постачальником;
брати кредит або не брати;
які товари закупити;
яку продукцію потрібно продати якомога швидше;
як скорегувати асортиментну матрицю;
як стимулювати попит;
який порядок розрахунку з контрагентами вибрати;
які борги стягувати в першу чергу;
яку кредиторську заборгованість насамперед погасити;
на що звернути увагу працівників.

При цьому в основу ваших рішень лягають не тільки звичка і інтуїція, а й свіжі факти про стан справ.