Правила заповнення трудових книжок. Як правильно заповнювати трудову книжку


При змінах у службовій діяльності співробітника обов'язково робляться відповідні записи в документ, що підтверджує стаж. Правила заповнення роботодавцем трудової книжки встановлені в ТК РФ, і на 2015-2016 р зразки залишилися незмінними.

 

Правильне заповнення трудової книжки: для чого це потрібно і хто вносить записи?

Трудова книжка - це документ, що містить в собі всю інформацію про професійну діяльність працівника. При досягненні встановленого законом віку вона використовується для оформлення та нарахування пенсії. Роботодавцю ж потрібні книжки підлеглих для розрахунку різних виплат, тому дуже важливо все правильно заповнювати.

Незалежно від того, які дії відбуваються у відношенні співробітника, в фірмі у індивідуального підприємця або на підприємстві вносить зміни фахівець кадрового відділу, бухгалтерії, або ж сам директор. Правила заповнення трудової книжки в 2015-2016 р і зразки для індивідуальних підприємців і юридичних осіб є однаковими.

Варто відзначити, що ІП або ТОВ в особі директора не повинні заводити даний документ для себе: в ст. 66 ТК РФ встановлено, що книжку можуть мати тільки працівники, тому що стаж підприємця відраховується з моменту реєстрації в Податковій і завдяки грошовим надходженням до Пенсійного фонду.

Книгу необхідно оформляти не пізніше тижня з першого дня працевлаштування, і лише в тому випадку, якщо співробітник пропрацював 5 днів і більше, і ця робота у нього основна. Якщо ж він планує тільки поєднувати, то записи вносяться за його бажанням і на підставі документа, що є офіційним підтвердженням його діяльності в іншій компанії.

Що повинно бути відображено в книзі:

  • Інформація про прийом на роботу.
  • Отримання переведення на інше підприємство або на іншу посаду.
  • Зміна П.І.Б. в зв'язку з певними подіями.
  • Проходження служби в лавах Армії РФ, МНС, МВС, ФСКН і інших державних структурах.
  • Підвищення кваліфікації або отримання нагород.

Постановою Уряду РФ від 16.04. 2005 №225 встановлено індивідуальні правила для внесення змін до книжки:

  • Будь-які записи вносяться чорнилом чорного або синього кольору дуже докладно, скорочення неприпустимі. Відомостями присвоюється конкретний порядковий номер згідно з розділом.
  • Паспортні дані співробітника вказуються виключно на титульному аркуші.
  • Подальші зміни в процесі діяльності необхідно відображати не пізніше семи днів з моменту видання наказу директора. Якщо ж працівник звільняється, то інформація вноситься в цей же день з урахуванням тексту Наказу, а також посилаючись на статтю ТК РФ.

Не можна вказувати в документі дані про регулярні премії, які зазвичай виплачуються щомісяця.

Трудова книжка: зразок заповнення при прийомі на роботу

Титульна сторінка повинна бути заповнена в першу чергу і при пред'явленні паспорта.

За зразком заповнити титульний лист трудової книжки дуже просто. Для цього потрібно вписати певні дані:

  • Прізвище ім'я по батькові. Їх можна подивитися в паспорті або іншому документі, що підтверджує особу.
  • Дата народження позначається цифрами: наприклад, 02.10.1990.
  • Утворення. Для підтвердження його наявності надається диплом, атестат, або ж довідка про незакінчену навчанні в тому випадку, якщо працівник ще є студентом.
  • Спеціальність. Тут мається на увазі професія, отримана в навчальному закладі.
  • Дата заповнення. Її можна вказувати як повністю цифрами, так і окремо місяць - прописом.
  • Підписи: вони ставляться працевлаштовувати фахівцем і співробітником, який оформляє книгу.
  • На завершення фахівець компанії або сам ІП ставить печатку.

Виписка з трудової: зразок заповнення книжки

Графа «Відомості про роботу» - це і є виписка. Найчастіше працівники просять зробити ксерокопію декількох сторінок з неї, і в ній позначається наступна інформація:

  • Дата і номер внесення запису цифрами.
  • Інформація про прийом, звільнення і т. Д. Наприклад: ТОВ «Меркурій», прийнята в відділ планування на посаду економіста.
  • Що є приводом для такої вписки: їм зазвичай служить видання Наказу керівника. Приклад: Наказ №762 від 11.10.2015.

Заповнення трудової книжки при звільненні: зразок 2015-2016 р

Якщо фахівець прийняв рішення звільнитися, то про це також робиться запис на рядках, наступних відразу за попередніми відомостями:

  • Як і раніше, позначається номер один по одному, і вказується дата останнього робочого дня арабськими цифрами.
  • Причини для звільнення: наприклад, якщо він йде за своїм бажанням, необхідно посилатися на п. 3 ст. 77 ТК РФ.

Друк організації: її повинен ставити директор або фахівець компанії, уповноважений її використовувати. Також необхідно поставити свої підписи того, хто заповнював, і тому, хто звільняється.

Заповнення трудових книжок при перекладі на іншу посаду в прикладах

У вельми необхідний для фахівця документ прописуються коригування і тоді, коли він був переведений на іншу посаду:

  • Обов'язковий номер запису по черговості.
  • Дата офіційного перекладу простими цифрами.
  • У третій графі, позначеної як «Відомості ...» вписуються дані, куди здійснено переклад і на яку конкретну посаду.
  • Підстави для перекладу. Тут вносяться дані Наказу.

Внесення відомостей про нагородження

Про отримані нагороди інформація відображається в ряді випадків: коли працівнику було оголошено подяку, виписана разова премія, він був представлений до звання, нагороджений цінним подарунком або грамотою.

Як заповнюються такі дані:

  • Записи присвоюється порядковий номер, далі позначається дата її внесення.
  • Під рядком з найменуванням компанії і назвою посади вписується запис приблизно такого змісту: «оголошена подяка за розробку ефективного економічного плану для підприємства».
  • Далі вказується Наказ і відомості про нього: дата і номер.

Інструкція щодо заповнення трудових книжок при зміні прізвища

Якщо співробітниця вийшла заміж або були інші причини для зміни прізвища, то всі відомості вносяться на підставі принесеного нею паспорта або інших документів офіційного характеру.

Як відбувається коригування:

  • На титульному аркуші викреслюється суцільний рисою колишнє прізвище, і там же на вільному місці вписується нова.
  • На обкладинці з внутрішньої сторони зазначаються підстави. Приклад: прізвище змінене на прізвище Нестеренко на підставі Свідоцтва про укладення шлюбу від 10.10.2015 № I-PK

Дублікат трудової книжки: зразок заповнення в 2015-2016 р

При втраті або втраті своєї книжки співробітник має повне право звернутися з письмовою заявою до роботодавця або в кадровий відділ з останнього місця працевлаштування про видачу дубліката, він оформляється протягом 15 днів. Якщо ж у втраті винна компанія, то всі обов'язки по відновленню лягають на неї. Щоб можна було зробити дублікат, необхідні наступні документи:

  • Накази або їх завірені керівництвом копії про прийом на роботу, звільнення, підвищення, переведення.
  • Довідки з Держархіву на той випадок, якщо колишнє підприємство було ліквідовано.
  • Трудові договори і довідки про тривалість стажу з старих місць роботи.
  • Відомості про зарплату.
  • Особові рахунки фахівця в компанії, де необхідно підтвердити його робочу діяльність.
  • Коли стаж відновлювався в суді, потрібно відповідне рішення.

Заповнення трудової книжки індивідуальним підприємцем або юридичною особою: наочний зразок

Щоб добре орієнтуватися в правильному оформленні такого важливого документа, рекомендується подивитися відео, в якому все детально розказано:

Як правильно заповнити трудову книжку, щоб уникнути штрафів від перевіряючих органів? Читайте в нашій статті, скачайте зразки заповнення

Читайте в нашій статті:

Правила заповнення трудової книжки

Трудова книжка - це документ, найбільш повно відображає трудову діяльність громадянина і при її заповненні кадровики зобов'язані дотримуватись певних правил (Постанова №225 від 16.04.2003г).

Якщо людина влаштовується на свою першу в житті роботу, бланк трудової книжки видається організацією, яка його приймає, вона ж заповнює і титульний лист.

Неправильне заповнення титульного аркуша може в майбутньому створити проблеми співробітнику, тому поставитися до його оформлення слід з особливою увагою:

    прізвище, ім'я та по батькові  вносяться повністю до відповідних рядків, не допускається використання ініціалів;

    дата народження  вноситься арабськими цифрами у форматі дд.мм.рррр (часта помилка кадровиків - позначення місяця народження літерним еквівалентом);

    утворення  - цей рядок заповнюється строго відповідно до підтверджуючими документами:

У нашій країні люди досить рано починають свою трудову діяльність, часто поєднуючи її з навчанням в коледжі або вузі. При заповненні трудової книжки на такого працівника у кадровиків може виникнути питання - а що писати в рядку «освіта»? Згідно з правилами, звичайно, потрібно вносити відомості на підставі шкільного атестата, оскільки диплома у студента поки ще немає. Однак, не буде порушенням тимчасово залишити порожній цей рядок, і за фактом отримання диплома, внести в неї відповідні відомості;

    спеціальність- заноситься на підставі диплома. Поширена помилка при заповненні трудової книжки в 2019 році - кадровик плутає кваліфікацію і спеціальність, хоча в документі про освіту ці поняття чітко розділені. Повертаючись до питання про співробітників-студентів - очевидно, що спеціальності вони поки не отримали, так що ж писати в цьому рядку? За аналогією з попередньою, найкраще залишити її тимчасово не заповнена, ніж допускати безглузду помилку і вписувати сюди не спеціальність, а посада, на яку приймають працівника;

    дата оформлення документа найчастіше збігається з датою прийому на роботу (за наказом), але не завжди, оскільки роботодавець зобов'язаний заповнювати трудову книжку тільки тих співробітників, які пропрацювали понад п'ять днів;

На титульному аркуші обов'язкові підписи власника книжки і особи, яка видала її. Завіряється документ печаткою організації.

Як заповнити трудову: покрокова інструкція

Будь-які відомості заносяться в трудову книжку не пізніше, ніж через 7 днів після видання керівником відповідних наказів. Виняток становлять випадки звільнення людини - тоді відмітка проставляється в трудовій книжці в останній робочий день.

Структура документа досить проста і зрозуміла для заповнення, проте, існують деякі тонкощі, про які необхідно знати.

Крок 1. Розділ «Відомості про роботу». Починати заповнення цього розділу потрібно, як не дивно, з стовпця 3. Перший запис в ньому - це назва першої організації, в яку прийнято на роботу власник трудової книжки, своєрідний підрозділ, в якому надалі будуть фіксуватися події трудової діяльності людини в цій організації.

Крок 2. Повернемося до стовпців 1 і 2. Рядки, в яких зазначено назву організації, не нумеруються. Порядковий номер присвоюється тільки тому рядку, в якій, відповідно до записів в стовпці 3, зафіксовано подія.

Крок 3. Заносимо в стовпець 3 безпосередньо суть події із зазначенням його причини, якщо вона є. При прийомі на роботу, наприклад, такий причини не вказується. У цьому ж стовпці реєструються інші події, що стосуються трудової діяльності службовця:

  • прийом на роботу;
  • постійний переклад на іншу посаду (тимчасове переведення в трудовій книжці не фіксується);
  • відомості про підвищення кваліфікації, зміні кваліфікаційної категорії або розряду;
  • звільнення.

Також в стовпець 3 заноситься інформація про перейменування або реорганізації підприємства, наприклад: Товариство з обмеженою відповідальністю «Кристал» (ТОВ «Кристал») 22.01.2018 перейменовано в Товариство з обмеженою відповідальністю «Едельвейс» (ТОВ «Едельвейс»).

Ця інформація не має прямого відношення до трудової діяльності людини, тому такого запису в стовпці 1 порядковий номер не присвоюється, але в стовпці 4 зазначається підстава, згідно з правилами.

Крок 4. Посада і підпис особи, вносившего запис - рядком нижче.

Крок 5. У стовпці 4 позначені реквізити документа, на підставі якого відбулася подія. Зазвичай це накази керівника, тобто запис може виглядати так «Наказ №17 від 25.02.2018 р».

Крок 6. Занесення кожного нового запису в трудову книжку крім завірення підписом керівника, візується печаткою організації.

Крок 7. При прийомі на нове місце роботи в стовпці 3 роботодавець пише назва організації (без нумерації в стовпці 1), після чого вносить перший запис про прийом на роботу, вже нумеруя її. Варто зазначити, що нумерація використовується наскрізна, тобто, кожний наступний роботодавець продовжує нумерацію, розпочату попереднім.

Розділ відомостей про нагородження і заохочення заповнюється аналогічно розділу відомостей про роботу. Тут відображена інформація про присвоєні звання, отримані нагороди та грамоти, включаючи державні. Заносяться тільки ті нагородження, які видані згідно з наказом керівництва. Наприклад: «Нагороджений грамотою за багаторічну і сумлінну працю» (із зазначенням реквізитів наказу в ст.4).

Запис у трудовій книжці про прийом на роботу: зразок

Як правильно заповнити трудову книжку при звільненні

Є і не дуже приємні причини, які не так часто можна побачити в трудових книжках. Наприклад: у зв'язку з невідповідністю займаній посаді, в зв'язку з порушенням вимог з охорони праці, в зв'язку з наданням підроблених документів і т.п.

Уважно вивчивши Трудовий Кодекс, можна знайти статті, відповідні цих та інших причин, і обов'язково вказати їх в трудовій книжці, якщо все-таки не вдалося уникнути так званого «звільнення за статтею».

Правильно заповнити трудову книжку- зразок для цього повинен бути у відділі кадрів кожної організації. Якщо компанія є першим роботодавцем фахівця, вона зобов'язана завести для нього трудову книжку, а значить, коректно заповнити необхідні розділи. Однак і коли в фірму приходить людина з досвідом, роботодавцю важливо стежити за актуальністю міститься в книжці інформації, а також вносити відповідні записи. Як коректно це робити, розповімо в нашій статті.

  Заповнення трудової книжки: загальні правила

За загальним правилом співробітнику, вперше вступнику на роботу, повинна бути заведена трудова книжка. Причому обов'язок по закладу і заповнення трудової книжки покладено на першого роботодавця (ст. 65 ТК РФ).

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Якщо фірма наймає людину за цивільно-правовим договором, то заклад і заповнення трудової книжки не потрібно, навіть якщо у працівника її немає.

Надалі, коли працівник звільняється і йде влаштовуватися на нове місце роботи, він повинен передати свою трудову книжку нового роботодавця, а той продовжить робити в ній відповідні записи.

Тому будь-яка компанія повинна знати, як заповнити трудову книжку коректно.

Основні вимоги та порядок заповнення трудових книжок закріплені в Правилах ведення і зберігання трудових книжок (затверджених постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225), а також в Інструкції щодо заповнення трудових книжок (затвердженої постановою Мінпраці РФ від 10.10.2003 № 69).

Що саме важливо знати компанії?

1. У трудовій книжці потрібно фіксувати будь-які зміни в кар'єрному становищі працівника (підвищилося службове становище, переведений в інший відділ / департамент, присвоєні нагороди і т. Д.).

2. Записи в трудовій книжці повинні бути обов'язково російською мовою. Однак якщо там, де функціонує організація (наприклад, в національній республіці), крім російської додатково прийнятий ще одну мову, то в трудовій книжці можна також робити дублюючу запис фактів біографії фахівця на цій мові (п. 6 Правил № 225).

3. Слід стежити за виконанням деяких технічних вимог. Так, всі факти трудової біографії повинні відображатися в книжці без будь-яких скорочень, в суворій хронологічній послідовності з наскрізною нумерацією. Спеціальне вимога існує навіть щодо типу і кольору ручки, якою компанія заповнює трудову книжку: пір'яна або гелева, синього або фіолетового кольору (п. 1.1 Інструкції № 69, п. 11 Правил № 225).

Нас чекають електронні трудові книжки? Відповідь.

  Приклад заповнення трудової книжки: відомості про працівника

Отже, «стартові» відомості про працівника вносить до трудової книжки його перший роботодавець. Що це за відомості? Це прізвище, ім'я, по батькові, дата народження, освіта працівника на момент закладу трудової книжки. Вся ця інформація повинна бути вписана в відповідні графи титульного аркуша.

Щодо податкових наслідків для роботодавця при видачі трудової книжки см. В матеріалі «Мінфін нагадав, як бути з ПДВ та прибутком при видачі трудових книжок».

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Організація заповнює такі графи, грунтуючись на наданих співробітником оригіналах підтвердних документів (паспорта або іншого засвідчує особу, диплома про освіту і т. Д.). Але якщо оригіналів співробітник з яких-небудь причин надати не може, то компанія має право заповнити титульний лист трудової книжки і на підставі копій, які повинні бути завірені нотаріально.

Після того як вся зазначена інформація про співробітника була внесена в трудову книжку, необхідно завершити процедуру заповнення. Для цього на титульному аркуші компанія проставляє дату заповнення і демонструє особисто співробітнику ту інформацію, яка була внесена в книжку. Далі співробітник, якщо вся внесена інформація вірна, повинен поставити свій підпис на титульному аркуші, після чого на цьому ж самому листі розписується представник кадрового відділу. На цьому інформація про співробітника вважається внесеною.

Після заповнення трудова книжка залишається у відділі кадрів компанії-роботодавця.

Однак якщо будь-які «стартові» відомості про працівника зазнали змін (наприклад, змінилася прізвище або ім'я), то компанія повинна актуалізувати інформацію в трудовій книжці. Для цього слід закреслити старі дані і вписати нові (якщо зміни стосуються імені, прізвища або по батькові фахівця). У разі якщо зміни стосуються освіти / професії, то слід просто додати актуальні відомості в трудову книжку в якості додаткової записи відразу після попередніх даних (п. 2.3-2.4 Інструкції № 69).

  Як заповнити трудову книжку в частині відомостей про роботу

«Стартові» відомості, як було зазначено вище, вносяться в трудову книжку одного разу, а далі тільки актуалізуються при необхідності.

Однак основний зміст розглянутого документа - це не інформація про освіту працівника і його особистості; це відомості про місця, де він трудився в різні періоди свого життя.

Для фіксації такого роду інформації в трудовій книжці передбачений розділ «Відомості про роботу». Розглянемо, як заповнити в трудовій книжці цей розділ. Відомості про роботу починає заповнювати перший роботодавець фахівця і надалі при кожному переході в нову організацію, а також при кожній зміні в службовому (кар'єрному) положенні працівника.

У зазначеному розділі відображається як загальна інформація про місце, де працює працівник, так і конкретні відомості про його посади, виконуваних функціях. Крім того, якщо має місце перехід працівника з одного структурного підрозділу фірми в інше або звільнення з компанії, то такий факт також відбивається в цьому розділі.

Сам розділ складається з 4 граф.

У першій з них слід вказувати порядковий номер події. Друга графа призначена для зазначення дати, коли така подія мала місце. Зміст факту трудової біографії співробітника відбивається в третій графі. Там фірма-роботодавець вказує (у випадку з прийомом на роботу нового фахівця) повне та скорочене найменування, а також на яку посаду і в який відділ він був зарахований.

Про коректному вказівці найменування фірми см. В статті «Роструд дозволив" штампувати "трудові книжки» .

Четверта графа служить для документального підтвердження достовірності відображеного події. Тут фірма вказує, на підставі якого документа, наприклад, наказу керівника, фахівець був зарахований до штату організації. При цьому в цій графі слід прописати основні реквізити такого документа (п. 3.1 Інструкції № 69).

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Якщо новий співробітник до приходу в компанію встиг відслужити в армії, то безпосередньо перед записом про прийом в штат компанії слід вказати також роки і місце його служби (п. 21 Правил № 225). При цьому в якості підтверджуючого документа виступає військовий квиток. Аналогічне правило діє і в разі, коли працівник до працевлаштування проходив будь-які курси з підвищення кваліфікації.

У зазначеному вище алгоритмі повинні фіксуватися всі факти зміни працівником основного місця трудової діяльності, а також його просування по кар'єрних сходах. Крім того, тут же можуть відображатися і відомості про роботу фахівця за сумісництвом у іншого роботодавця. Як заповнити трудову книжку при роботі за сумісництвом, зазначено в п. 20 Правил № 225. Згідно з ними вносити до трудової книжки відомості про роботу за сумісництвом у іншого роботодавця повинен стандартний роботодавець (п. 20 Правил № 225). Для цього працівник повинен запросити у другого, неосновного, роботодавця коректно оформлений документ, що підтверджує роботу у нього в якості сумісника.

Поряд із зазначеним в трудовій книжці передбачений ще один розділ для відображення відомостей про роботу фахівця - «Відомості про нагородження», який також складається з 4 граф і порядок заповнення якого, по суті, аналогічний алгоритму внесення записів до розділу «Відомості про роботу». В цьому розділі фірма вказує факти привласнення співробітнику держнагород, звань, грамот і ін.

Якщо ж працівник залишає компанію, то цієї факт також фіксується в трудовій книжці в розділі «Відомості про роботу». При цьому обов'язково вказується (в графі 3), на підставі чого (причина і відповідна норма) був розірваний трудовий договір. Наприклад: «Трудовий договір розірваний за згодою сторін, пункт 1 частини 1 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації».

ВАЖЛИВО! Запис про звільнення фахівця повинна бути датована його останнім робочим днем \u200b\u200b(п. 5.1 Інструкції № 69).

При цьому роботодавцю слід пам'ятати, що якщо причиною для звільнення послужили підстави, у зв'язку з якими у працівника виникають будь-які пільги, то такі підстави також слід перерахувати в графі 3 із внесенням запису про звільнення фахівця з фірми (наприклад, звільняється з огляду на невходження за дитиною до 14 років).

Про те, в якому порядку при звільненні відбувається повернення співробітнику трудової книжки, см. В статті .

  Як правильно заповнити трудову книжку: зразок-2018

Вище були відображені основні правила і підходи до заповнення трудової книжки незалежно від роду діяльності фахівця і характеру виконуваної роботи.

Щоб зрозуміти, як правильно заповнити трудову книжку, можна завантажити зразок на нашому сайті.

  підсумки

Порядок заповнення трудової книжки детально відрегульований Інструкцією № 69 і Правилами № 225. Для того щоб знати, як заповнити трудову книжку правильно, кадровому підрозділу потрібно ознайомитися з цими документами, вивчити наведені в них положення і норми - як технічні, так і змістовні. Зокрема, при заповненні трудових книжок законодавець вимагає проставляти наскрізну нумерацію внесених подій, фіксувати записи російською мовою і ін. Основне ж змістовне вимога - відображати абсолютно всі факти з трудової біографії співробітника, що призводять як до кар'єрного просування, так і до зміни місця праці. При цьому важливо стежити за достовірністю таких фактів. А саме: вносити записи до трудової книжки тільки на підставі оригіналів документів або засвідчених нотаріально копій.

  • Найважливіший документ - це Правила ведення і зберігання трудових книжок, які були затверджені Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 р № 225 «Про трудові книжки», де найбільш широко висвітлені всі нюанси їх оформлення.
  • Інший документ - Інструкції щодо заповнення трудових книжок, Затверджені Постановою Мінпраці РФ від 10.10.2003 р № 69. У ньому відображені правила, якими необхідно керуватися, якщо при заповненні титульного аркуша трудової книжки були допущені помилки.
  • У російському трудовому кодексі  також є статті, присвячені трудових книжок - це статті під номерами 66, 77-81 і 83-84.

Як правило, заповнення титульного аркуша трудової книжки здійснюється роботодавцем. Важливо відзначити, що вона повинна бути оформлена не пізніше, ніж через тиждень після того, як співробітник був прийнятий на роботу в організацію.


  Нерідкі випадки, коли оформлення першої ж сторінки може викликати безліч питань і стати причиною ряду помилок  і помарок.

Нічого дивного в цьому немає, оскільки при виконанні даної процедури не виключається людський фактор, і допущення помилок при заповненні документів є повсякденною проблемою. Щоб знайти відповіді на основні питання, що виникають при даному процесі, найпростіше ознайомитися   з наступними рекомендаціями:

  1. Для початку необхідно визначитися з кольором чорнила, якими будуть вноситися записи в даний документ. Їх дозволено здійснювати лише чорнилом синього, фіолетового та чорного кольору.
  2. Необхідно врахувати, що записи вносяться без скорочень. Тому всі відомості потрібно вказувати компактним, але розбірливим почерком.
  3. На титульному аркуші, як правило, вказуються прізвище, ім'я та по батькові господаря трудової книжки.

    Вони, як не важко здогадатися, повинні бути ідентичні тим, що вказані в паспорті, водійських правах або військовому квитку, а також повинні бути записані повністю.

    Про ініціалах на тітульніке трудової книжки потрібно забути.

  4. Дата народження прописується тільки арабськими цифрами, Ніяких римських цифр, а тим більше - слів. Зазвичай записують число і місяць - двозначними цифрами, а рік - чотиризначними. Приклад запису - 01.01.1970.
  5. Рядок «освіту» заповнюється на основі даних з диплома або атестата, якими володіє власник книжки. Як правило, тут вказують або «вищу освіту», або «середню професійну освіту», або «середню загальну освіту».
  6. У рядку «Професія, спеціальність» вказується отримана спеціальність, зафіксована в дипломі або іншому свідоцтві про освіту.
  7. У самому низу титульного аркуша відведено місце для підпису власника книги, А також її розшифровки і друку, або відділу кадрів, або самої організації, куди він працевлаштовується.

Не менш ретельно заповнюється. Титульний аркуш трудової книжки - зразок заповнення ви можете побачити нижче:

дата заповнення

Пункт «Дата заповнення», в якому фіксується день, коли трудова книжка була оформлена, також розташовується на її титульному аркуші, однак згадка про нього було винесено з інструкції в окремий підрозділ.

Даному аспекту адресується особливу увагу, тому що організація може завести трудову книжку на нового співробітника не протягом п'яти днів, як того вимагає Інструкція, а через тривалий проміжок часу. Наприклад, бланків в організації на той момент не виявилося, а коли вони з'явилися, то в них цю дату вирішують проставити «заднім числом».

Відповідальність за помилки

Як і в будь-якій діяльності, помилки при заповненні титульних аркушів трудових книжок призводять до негативних наслідків. Їх припинення здійснюється за допомогою наступних заходів санкцій:

  • Посадові особи при первинному порушенні правил заповнення трудових книжок несуть відповідальність в розмірі від 5 до 50 МРОТ, а при вторинному дискваліфікуються на 1-3 роки.
  • Юридичні особи при першому порушенні штрафуються на 300-500 МРОТ, а при рецидиві можуть бути і зовсім відсторонені від своєї діяльності.

Все стягнення з перерахованих вище суб'єктів здійснює Трудова інспекція.

Більш докладно про особливості внесення запису про роботу в трудову книжку читайте.

Виправлення помилок

Можливі два варіанти виправлення помилок. Якщо трудова книжка оформляється перший раз, то найпростіше її ліквідувати. Саме цей варіант найбільше підходить тоді, коли помилки були здійснені при заповненні особового листка трудової книжки.

Інший варіант передбачає виправлення помилок   без ліквідації трудової книжки. Описані нижче маніпуляції дозволено здійснювати тільки з неправильно вказаними ім'ям, прізвищем, по батькові та датою народження.

Якщо в одній з цих записів була допущена помилка, то неправильний запис можна тонкою лінією закреслити, а над ними вказати правильну запис. На звороті тітульніка потрібно помістити посилання на документи, згідно з якими були внесені поправки на титульному аркуші трудової книжки.


  Такими документами є паспорт і свідоцтво про укладення або розірвання шлюбу. Крім того, записи у вигляді посилань на зазначені вище документи повинні супроводжується серією та номером цих документів, а також підписом та печаткою відповідальної особи.

Варто зазначити, що другий спосіб виправлення помилок застосуємо до ситуацій, коли суб'єкт, що є власником трудової книжки, через деякий проміжок часу, наприклад, змінює своє прізвище.

Часткові виправлення, наприклад, однієї літери у прізвищі або однієї цифри в даті народження неприпустимі. Роботодавці або різні держструктури, наприклад пенсійний фонд, можуть вважати трудову книжку з частково покарбованими записами на титульному аркуші недостовірною.

В такому випадку доведеться готуватися до судових позовів, Які віднімуть зайвий час. Тому краще дану ситуацію уникнути заздалегідь, виправивши недійсну запис цілком.

Більш докладно про те, що робити в разі помилкового запису, читайте по.

висновок

Підводячи підсумок, слід зазначити, що або будь-якого іншого особи, хоч і не є складним процесом, нерідко призводить до помилок в її оформленні. Уникнути їх часом буває складно, провиною чому може бути, як банальна неуважність, так і незнання правил заповнення трудових книжок.

Особливо важливо пам'ятати про це при заповненні титульного аркуша, оскільки він свого роду «обличчя» документа. Однак якщо дотримуватися ряду простих рекомендацій, то всіх неприємностей, пов'язаних з даним питанням, можна уникнути.

Крім того, будь-які помилки виправити, в тому числі і помилки, допущені при заповненні трудових книжок. Шляхи їх вирішення також вимагають певної частки уваги, але при цьому мають просту і зрозумілу суть.

Трудове законодавство зобов'язує роботодавця - організацію або індивідуального підприємця вести трудові книжки
на кожного співробітника, який пропрацював понад п'ять днів, якщо робота у даного роботодавця є для працівника основною (ст. 66 і 309 Трудового кодексу РФ). Всі записи в трудову книжку вносять чорнилом синього, фіолетового або чорного кольору. І без будь-яких скорочень.

Трудову книжку працівник пред'являє при укладенні трудового договору.
Передбачено два випадки, коли в пред'явленні трудової книжки немає необхідності:

  1. при надходженні на роботу в організацію за сумісництвом (ст. 283 ТК РФ);
  2. при надходженні на роботу вперше (ст. 65 ТК РФ).

Як заповнити найперший - титульний лист книжки.

  1. Прізвище, ім'я та по батькові працівника вказується повністю.
    Дані можна взяти з паспорта або іншого документа, що посвідчує особу. Наприклад, водійських прав, військового квитка або закордонного паспорта. Чи не замінюйте ім'я та по батькові ініціалами.
  2. Дату народження пишуть арабськими цифрами.
    Число і місяць позначають двозначними кодами. А рік - чотиризначним кодом. Не слід писати місяць словами.
  3. Утворення.
    Дані в цей рядок вносять на підставі атестата, посвідчення або диплома. Тут може бути зазначено «вище професійне», «середню загальну», «середню професійну освіту» і т. Д. Також тут можна вказати незакінчену освіту того чи іншого рівня.
  4. Професія спеціальність.
    Дані також вказуються виходячи з документів про освіту.
  5. Дата заповнення.
    Поставте поточну дату, на яку ви оформляєте трудову книжку. Місяць можна вказати як цифрами, так і словами. Помилкою це не буде.
  6. Підпис власника книжки.
    У цій графі повинен розписатися сам працівник.
  7. Підпис особи, відповідальної за ведення трудових книжок.
    Її ставить той, хто власне і оформляє документ. Зазвичай це начальник відділу кадрів. Але так як кадрову роботу часто виконує бухгалтер, то тут може стояти і його підпис.
  8. Місце для друку.
    Ставиться печатка компанії. Можна поставити і друк кадрової служби, якщо така є.

Всім співробітникам, які пропрацювали в компанії більше п'яти днів, потрібно внести запис до трудової книжки.
Це стосується тільки основного місця роботи.

Прийом на роботу

  1. Внесіть дані про організацію в графу 3 розділу «Відомості про роботу».
    Тут вкажіть повне найменування організації. А також скорочена, якщо воно є.
  2. У графі «№ запису» проставте порядковий номер.
    Відповідно, якщо це перший запис - в графі буде стояти «1».
  3. Дата. Вкажіть дату прийому на роботу арабськими цифрами.
  4. На одному рівні з датою прийому в графі 3 внесіть запис про прийом на роботу.
    Якщо ви наймаєте людину в певний структурний підрозділ, то вкажіть його найменування. Тут же вкажіть найменування посади працівника, згідно зі штатним розкладом.
  5. У графі 4 вкажіть номер і дату документа, на підставі якого співробітника прийняли в організацію.
    Як правило, це наказ про прийом на роботу.

Прийом на роботу за сумісництвом

Запис про сумісництво вносять до трудової книжки за бажанням працівника.
Тобто, якщо співробітник сам вас про це не просить, запис вносити не потрібно. Порушення в цьому немає.
Але якщо працівник попросив вас про це, то внесіть дані аналогічно основним місцем роботи під таким порядковим номером.
Запис робить саме роботодавець за основним місцем роботи на підставі завіреної копії наказу про прийом або довідки з місця роботи за сумісництвом.

Переклад співробітника в інший підрозділ або на нову посаду.

  Якщо ви прийняли на роботу співробітника і тепер переводите його в інший відділ або ж на іншу посаду, то це потрібно відобразити в трудовій книжці.
Для цього потрібно зробити запис про переведення.
  1. Дата.
    Вкажіть дату переведення арабськими цифрами.
  2. У графу 3 внесіть запис про переведення.
    Вкажіть відділ і посаду, на якій тепер буде працювати працівник.
  3. У графі 4 вкажіть номер і дату документа, на підставі якого співробітника перевели на нову посаду або в інший підрозділ.

звільнення

  Прощаючись із співробітником, необхідно проставити в трудову книжку запис про звільнення.
Це потрібно зробити своєчасно. Так як в останній робочий день трудову книжку необхідно повернути власнику. Інакше компанію можуть чекати штрафи від трудової інспекції. А колишньому працівникові доведеться виплачувати компенсацію. Найпоширеніше підставу для звільнення - звільнення за власним бажанням.
  1. У графі «№ запису» проставляентя порядковий номер запису.
  2. Дата.
    Дата звільнення вказується арабськими цифрами.
    Датою звільнення вважається останній робочий день співробітника.
  3. У графу 3 вноситься запис про звільнення з зазначенням причин.
    А також вказується посилання на статтю Трудового кодексу, на підставі якої співробітник звільнений.
    Наприклад, при звільненні за власним бажанням треба послатися на пункт 3 статті 77 Трудового кодексу.
    Якщо за угодою сторін, то посилання буде на пункт 1 статті 77 Трудового кодексу.
  4. У графі 4 вказується номер і дата документа, на підставі якого працівника звільнили.
    Зазвичай це наказ про розірвання трудового договору.
  5. При звільненні працівника всі записи, які зроблені за час роботи співробітника в компанії, завіряються печаткою компанії і підписом керівника або іншої особи, уповноваженої на це.
    Попросіть і співробітника поставити свій підпис під усіма записами.

Припустимо, в трудовій книжці виявлена \u200b\u200bневірна запис і тепер її потрібно виправити.
Але не поспішайте закреслювати або замазувати помилкові дані. Правила заповнення трудових книжок це забороняють.
Єдино можливий варіант - це визнати запис недійсною.
І тільки після цього внести нову.

  1. У графі «№ запису» проставте порядковий номер запису.
  2. Дата. Вкажіть дату, на яку ви визнаєте помилковий запис недійсною.
    Тобто ту дату, коли ви вносите виправлення.
  3. У графі 3 пропишіть «Запис за № ___ є недійсним».
  4. У графі 2 вкажіть дату нової, тепер уже вірною, записи.
  5. Правильну запис внесіть в графу 3.
  6. У графі 4 вкажіть номер і дату документа, на підставі якого ви внесли правильні дані.

Приклади формулювань записів
при звільненні працівників

Пункт і стаття Трудового кодексу

Запис в трудову книжку
Пункт 1 ст. 77 Трудовий договір припинений за згодою сторін, пункт 1 частини першої статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 2 ст. 77 Трудовий договір припинений у зв'язку із закінченням строку трудового договору, пункт 2 частини першої статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 3 ст. 77
(за власним бажанням) 		Трудовий договір розірвано з ініціативи працівника, пункт 3 частини першої статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 5 ст. 77 Трудовий договір припинений у зв'язку з переведенням працівника на його прохання на роботу в Товариство з обмеженою відповідальністю "Каркас", пункт 5 частини першої статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 6 ст. 77 Трудовий договір припинений з огляду на відмову працівника від продовження роботи у зв'язку зі зміною власника майна організації, пункт 6 частини першої статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації
Трудовий договір припинений з огляду на відмову працівника від продовження роботи у зв'язку зі зміною підвідомчості організації, пункт 6 частини першої статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації
Трудовий договір припинений з огляду на відмову працівника від продовження роботи у зв'язку з реорганізацією організації, пункт 6 частини першої статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 7 ст. 77 Трудовий договір припинений з огляду на відмову працівника від продовження роботи у зв'язку зі зміною певних сторонами умов трудового договору, пункт 7 частини першої статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 8 ст. 77 Трудовий договір припинений у зв'язку з відмовою працівника від переведення на іншу роботу, необхідну йому відповідно до медичного висновку, пункт 8 частини 1 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 9 ст. 77 Трудовий договір припинений у зв'язку з відмовою працівника від переведення на роботу в іншу місцевість разом з роботодавцем, пункт 9 частини першої статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 11 ст. 77 Трудовий договір припинений у зв'язку з порушенням встановлених Трудовим кодексом правил укладення трудового договору, пункт 11 частини першої статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації
Стаття 71 Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку з незадовільним результатом випробування, частина перша статті 71 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 1 ч. 1 ст. 81 Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку з ліквідацією організації, пункт 1 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку з припиненням діяльності індивідуальним підприємцем, пункт 1 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 2 ч. 1 ст. 81 Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку зі скороченням чисельності працівників організації, пункт 2 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 3 ч. 1 ст. 81 Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку з невідповідністю працівника займаній посаді внаслідок недостатньої кваліфікації, підтвердженої результатами атестації, пункт 3 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку з невідповідністю працівника виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації, підтвердженої результатами атестації, пункт 3 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 4 ч. 1 ст. 81 Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку зі зміною власника майна організації, пункт 4 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 5 ч. 1 ст. 81 Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку з неодноразовим невиконанням працівником без поважних причин трудових обов'язків, пункт 5 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
Підпункт "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку з прогулом, підпункт "а" пункту 6 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
Підпункт "б" п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку з появою працівника на роботі в стані алкогольного сп'яніння, підпункт "б" пункту 6 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
Підпункт "в" п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця через розголошення державної таємниці, що стала відомою працівникові у зв'язку з виконанням трудових обов'язків, підпункт "в" пункту 6 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця через розголошення комерційної таємниці, що стала відомою працівникові у зв'язку з виконанням трудових обов'язків, підпункт "в" пункту 6 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця через розголошення службової таємниці, що стала відомою працівникові у зв'язку з виконанням трудових обов'язків, підпункт "в" пункту 6 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
Підпункт "г" п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку з вчиненням за місцем роботи розкрадання чужого майна, встановленого набрав законної сили вироком суду, підпункт "г" пункту 6 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку з вчиненням за місцем роботи пошкодження чужого майна, встановленого набрав законної сили вироком суду, підпункт "г" пункту 6 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
Підпункт "д" п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку з порушенням працівником вимог щодо охорони праці, яке спричинило тяжкі наслідки, підпункт "д" пункту 6 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку з порушенням працівником вимог щодо охорони праці, який створив реальну загрозу настання тяжких наслідків, підпункт "д" пункту 6 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 7 ч. 1 ст. 81 Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку з вчиненням винних дій працівником, який безпосередньо обслуговує грошові цінності, що дало підставу для втрати довіри до нього з боку роботодавця, пункт 7 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 8 ч. 1 ст. 81 Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку з вчиненням працівником, який виконує виховні функції, аморального проступку, несумісного з продовженням даної роботи, пункт 8 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 9 ч. 1 ст. 81 Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку з прийняттям необгрунтованого рішення, що спричинило за собою порушення збереження майна організації, пункт 9 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 10 ч. 1 ст. 81 Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку з одноразовим грубим порушенням трудових обов'язків, пункт 10 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 11 ч. 1 ст. 81 Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку з поданням працівником роботодавцю підроблених документів при укладенні трудового договору, пункт 11 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 1 ч. 1 ст. 83 Трудовий договір припинений за обставинами, не залежних від волі сторін, у зв'язку з призовом працівника на військову службу, пункт 1 частини першої статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації
Трудовий договір припинений за обставинами, не залежних від волі сторін, у зв'язку з направленням працівника на альтернативну цивільну службу, пункт 1 частини першої статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 2 ч. 1 ст. 83 Трудовий договір припинений за обставинами, не залежних від волі сторін, в зв'язку з поновленням на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу, за рішенням державної інспекції праці, пункт 2 частини першої статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації
Трудовий договір припинений за обставинами, не залежних від волі сторін, в зв'язку з поновленням на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу, за рішенням суду, пункт 2 частини першої статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 3 ч. 1 ст. 83 Трудовий договір припинений за обставинами, не залежних від волі сторін, в зв'язку з необранням на посаду, пункт 3 частини першої статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 4 ч. 1 ст. 83 Трудовий договір припинений за обставинами, не залежних від волі сторін, в зв'язку з засудженням працівника до покарання, яке виключає продовження колишньої роботи, згідно з вироком суду, що набрав законної сили, пункт 4 частини першої статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 5 ч. 1 ст. 83 Трудовий договір припинений за обставинами, не залежних від волі сторін, в зв'язку з визнанням працівника повністю нездатним до трудової діяльності відповідно до медичного висновку, пункт 5 частини першої статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 6 ч. 1 ст. 83 Трудовий договір припинений за обставинами, не залежних від волі сторін, в зв'язку зі смертю працівника, пункт 6 частини першої статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 8 ч. 1 ст. 83 Трудовий договір припинений за обставинами, не залежних від волі сторін, в зв'язку з дискваліфікацією, що виключає можливість виконання працівником обов'язків за трудовим договором, пункт 8 частини першої статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 9 ч. 1 ст. 83 Трудовий договір припинений за обставинами, не залежних від волі сторін, в зв'язку з позбавленням працівника спеціального права на керування транспортним засобом, що спричинило за собою неможливість виконання працівником обов'язків за трудовим договором, пункт 9 частини першої статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 10 ч. 1 ст. 83 Трудовий договір припинений за обставинами, не залежних від волі сторін, в зв'язку з припиненням допуску до державної таємниці, пункт 10 частини першої статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 11 ч. 1 ст. 83 Трудовий договір припинений за обставинами, не залежних від волі сторін, в зв'язку зі скасуванням рішення суду про поновлення працівника на роботі, пункт 11 частини першої статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації
Трудовий договір припинений за обставинами, не залежних від волі сторін, в зв'язку з визнанням незаконним рішення державної інспекції праці про відновлення працівника на роботі, пункт 11 частини першої статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 12 ч. 1 ст. 83 Трудовий договір припинений за обставинами, не залежних від волі сторін, в зв'язку з приведенням загальної кількості працівників, які є іноземними громадянами, у відповідність з допустимою часткою таких працівників, встановленої постановою Кабінету Міністрів України від 31.12.2008 N 1099, пункт 8 частини першої статті 83 трудового кодексу Російської Федерації