Основні принципи планування часу гнучкість регулярність пріоритетність. Тема: Основні принципи планування часу. Планування загального фонду

Принцип Парето дозволяє ранжувати виконуються завдання і встановлювати їх черговість. У загальному вигляді цей принцип говорить, що всередині безлічі є складові, які мають набагато більшу значимість, ніж це відповідає їх питомою вагою в групі. Наприклад, 20% клієнтів дають 80% обороту, 20% співробітників організації отримують 80% зарплати, 20% компонентів визначають 80% вартості готового виробу.

Стосовно до планування часу менеджера (рис. 7.2) принцип Парето можна сформулювати наступним чином.

Рис. 7.2.

Можна витратити 80% відпущеного на проект часу на численні "другорядні" проблеми і отримати при цьому всього 20% підсумкового результату, а можна вибрати обмежене коло першочергових проблем і, витративши на їх виконання всього 20% часу, отримати 80% підсумкового результату.

принцип ABC

Принцип ABC - це механізм встановлення пріоритетів, який дозволяє розбивати завдання на категорії і планувати час відповідно до важливістю цих завдань.

Принцип АBC, як і принцип Парето, показує, що найбільш важливих справ трохи, а їх частка в загальній кількості справ менеджера приблизно постійна.

Згідно з цим принципом, всі справи можна розбити на три групи:

А) Найважливіші завдання. Вони складають приблизно 15% усієї кількості справ, якими займається менеджер. Внесок цих задач для досягнення цілі складає близько 65%.

B) Важливі завдання. На них припадає близько 20% загального числа справ, значимість яких також близько 20%.

С) Менш важливі і несуттєві завдання. Вони складають близько 65% всіх справ, а значимість їх складає всього лише близько 15%.

Щоб застосувати принцип ABC, необхідно скласти список завдань і згрупувати їх. Завдання категорії А керівник повинен виконувати сам; завдання категорії B слід частково передоручити; залишилися завдання (С) підлягають обов'язковому передоручення. Можливо, від частини цих завдань слід і зовсім відмовитися.

планування 60:40

"Планування 60:40" - це принцип, виведений дослідним шляхом і який свідчить, що при колективній роботі в офісі доцільно складати план лише на 60% робочого часу. 40% не можна запланувати заздалегідь, вони можуть піти на непередбачені зустрічі, відвідувачів, телефонні розмови і т.п.

принцип пріоритетності

Наказує розділити майбутні справи на довго-, середньо- та короткострокові завдання, встановити їх пріоритетність і діяти відповідно до неї.

Принцип тимчасових норм

Наказує встановити на всі завдання тимчасові норми. На виконання завдання, як правило, витрачається тим більше часу, ніж його є в розпорядженні. Слід встановлювати точні терміни виконання для всіх видів діяльності і коригувати їх, якщо вони виявляються нездійсненними.

Принцип "я керую роботою, а не вона мною"

Організація робочого дня повинна відповідати принципу "я керую роботою, а не вона мною". Досить часто недосвідчений менеджер приходить на роботу, слухає голосову пошту, читає електронну пошту, отримує кілька телефонних дзвінків і починає виконувати ту роботу, яка здається йому важливою тільки тому, що хтось нагадав про необхідність її виконання в даний момент.

Насправді менеджер повинен формувати набір завдань і постійно ранжувати їх за ступенем важливості. Менеджеру може приходити маса доручень, прохань, завдань, скарг. Вони можуть мати різну емоційне забарвлення. Реагування на емоційні скарги може привести до втрати контролю над справами, які "не кричать" в даний момент, але обернуться реальними проблемами в майбутньому.

Очевидно, що без контролю діяльності підлеглих не можна домогтися оптимального виконання доручених їм завдань. Те ж саме справедливо і з точки зору самоконтролю, про що багато хто забуває. Необхідно регулярно перевіряти свої плани, здійснювати контроль над результатами праці, аналізувати свою діяльність і свій час. Діалектика планування говорить про те, що для того, щоб себе розвантажити, необхідно додати собі навантаження у вигляді самоконтролю.

Крім того, доведено, що у різних людей працездатність різна в різні періоди часу. Пік працездатності у різних людей припадає на різний час доби - це слід враховувати при плануванні свого робочого дня.

Робочий час - це час, який будь-який працівник присвячує виконанню свій трудовий функції. Його тривалість регламентує трудове законодавство.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему - звертайтеся до консультанта:

ЗАЯВКИ ТА ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО і БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Планування робочого часу є невід'ємною частиною управління ним, тобто тайм-менеджменту. Це модне сьогодні слово означає не просто управління часом, а його ефективне планування для досягнення цілей підприємства. Адже час - це один з ресурсів, використовувати який потрібно раціонально.

Навіщо і кому потрібно?

Говорити про управління часом не зовсім коректно. Його протягом не залежить від дій людини, воно не прискорюється і не сповільнюється.

Управляти варто використанням цього часу. Причому для підприємства це важливо на всіх рівнях - від керівника до рядових співробітників. Ефективне використання цього ресурсу безпосередньо позначається на продуктивності праці, а значить і на прибутку.

Для будь-якої компанії планування робочого часу має і ще одне важливе значення.

Від того, який фонд робочого часу потрібно для виконання виробничих завдань, залежить чисельність співробітників підприємства, а значить, і пов'язані з персоналом фінансові витрати.

Причини дефіциту часу

Дефіцит означає брак. У нашому випадку - брак робочого часу для виконання поставленої перед конкретним співробітником, підрозділом або підприємством в цілому завдання.

Результатом може бути зрив термінів виконання замовлення і його несприятливі наслідки. Найчастіше, дефіцит часу пов'язаний з некомпетентністю керівника.

Можна виділити три групи причин, що призводять до дефіциту часу:

особисті якості керівника;
дії керівника;
незалежні причини.

Особисті якості керівника, що призводять до втрат часу, можуть проявлятися в таких явищах, як:

метушливість, тобто поквапливе вчинення безладних дій;
постійний поспіх;
відсутність повноцінного відпочинку через доопрацювання будинку.

Неписьменні ж дії призводять до того, що виникають:

низька або відсутня мотивація у співробітників;
порушення комунікації;
відсутність ранжирування справ за ступенем важливості;
невміння делегувати повноваження.

Незалежні від керівника причини, що ведуть до браку часу у керівника і його підлеглих, це:

занадто велике число завдань, справ, доручень;
незаплановані події (злодії часу).

Ці причини, як правило, не виникають окремо. Вони випливають одна з іншої.

В результаті виходить замкнуте коло, вибратися з якого дозволить тільки правильне і раціональне планування. І контроль за виконанням намічених заходів і витраченим на них часом.

Які завдання можна вирішити?

Планування - це один з інструментів прийняття різних управлінських рішень. Воно передбачає постановку цілей і визначення шляхів її досягнення. Тобто це свого роду можливість можливість заглянути в майбутнє компанії і вирішити, як саме і за який термін туди можна дістатися.

Планування і управління робочим часом дозволяє вирішити такі завдання:

підвищення рівня ефективності діяльності:
контроль дій і витрат часу на них;
оптимізація робочого графіка;
вдосконалення технік використання часу;
відсів неефективних з точки зору витрат часу видів діяльності;
раціональне планування виконання найважливіших справ;
чіткий поділ роботи та дозвілля.

види

Планування часу на підприємстві, як і будь-яке планування, може поділятися на види за різними критеріями:

за охопленням (загальне і часткове);
за змістом (стратегічне, оперативне і поточне);
по об'єктах (кадрове, виробниче, фінансове);
за періодами (короткострокове, середньострокове, довгострокове);
по можливості змін (жорстке і гнучке).

Планування загального фонду

Планування загального фонду неможливо без підрахунку витрат робочого часу. Для того щоб зрозуміти, скільки потрібно цього ресурсу, використовуються різні методи.

Потім робочий час необхідно унормувати, тобто, грунтуючись на результатах підрахунку витрат і науково-обгрунтованих нормативів, вивести оптимальний час для виготовлення однієї одиниці продукції або виконання завдання.

Нормування - це ядро \u200b\u200bпланування загального фонду часу. Саме на його основі визначається кількість необхідного персоналу, витрат на, критерії стимулювання.

Загальний фонд складається з:

календарного;
номінального (календарний без вихідних і свят, але з урахуванням укорочених передсвяткових днів);
ефективного (скільки один працівник відпрацював в плановий період).

індивідуальне

Не менш важливим, ніж загальне планування, буде і тайм-менеджмент кожного співробітника.

Тут важливо знати, кому встановити жорсткий графік, а хто сам знає як планувати свій час максимально ефективно. І все ж є кілька важливих моментів.

Наприклад, витримувати співвідношення 60/40. Тобто 60% робочого часу розпланувати для вирішення поточних завдань, а 40% залишити на непередбачені завдання і творчу активність (два блоки по 20%).

Цей та інші важливі принципи планування індивідуального робочого часу сформулював Л. Зайверт.

Він не виділяв принципових відмінностей між керівниками і спеціалістами в плані ефективності використання робочого часу. Але деякі аспекти все ж хотілося б відзначити.

керівників

Для керівника навички планування особливо важливі.

В цьому і полягає його функція: ставити цілі, визначати тимчасові рамки для її досягнення і контролювати результат, а також делегувати повноваження, позбавляючись від тих справ, які можуть виконати фахівці.

фахівців

Спеціаліст планує свій час, спираючись на поставлені керівником завдання. Для нього велике значення мають навички самодисципліни.

Планування робочого часу на підприємстві

Будь-який план повинен бути зафіксований письмово, інакше він не існує. Полегшити управління часом допоможе електронне планування. Використання сучасних технологій не тільки дозволить наочно уявити список справ.

Сучасні гаджети здатні нагадувати своїм власникам про важливі заходи.

Загальні правила

План необхідно складати з вечора і з ранку вносити в нього корективи.
Всі внесені в план справи необхідно розділити за часом на коротко-, середньо- та довгострокові.
Обсяг справ повинен бути реалістичним, не варто намагатися осягнути неосяжне.
Фіксувати не тільки цілі, але і передбачувані результати.
Визначати пріоритети.
Встановлювати точні терміни виконання кожного завдання.
Делегувати повноваження.
Регулярно слід коригувати плани.

Що включати в план?

У план необхідно включити абсолютно всі справи, які належить зробити протягом дня. Це дозволить нічого не упустити на наступних етапах.

Записати необхідно все - від наради у керівника, до привітання колеги з днем \u200b\u200bнародження по корпоративної пошти. Почати потрібно з тих, які мають точний час: наради, зустрічі, конференції і т. Д.

Крім доручень керівництва, варто включати і ті справи, які сприяють просуванню по кар'єрним сходами. Наприклад, підвищення кваліфікації або творчу роботу над проектом.

розстановка пріоритетів

Щоб планування часу дійсно було ефективним, необхідно всі внесені в щоденний (щотижневий, щомісячний і т. Д.) Ранжувати за ступенем їх важливості і терміновості. А потім виконувати в порядку убування значущості.

Технологія і методи

Найбільш часто для розстановки пріоритетів і планування часу використовують такі методи, як Матриця Ейзенхауера і Закон Парето.

Коротко це виглядає так:

всі справи діляться на важливі і термінові, важливі і нетермінові, менш важливі і необов'язкові;
більшу частину часу (до 80%) потрібно присвятити найбільш важливим і терміновим;
робити це необхідно на початку робочого дня.

аналіз ефективності

Перевірити, наскільки ефективно будь-який працівник використовує свій робочий час, можна математичним шляхом. Для цього використовують різні коефіцієнти, наприклад, екстенсивного використання часу.

Формула його розрахунку виглядає так:

Ке \u003d (загальний фонд часу - перерви в роботі) / загальний фонд часу.

Ідеальне значення буде дорівнює одиниці. Чим більше, Ке від неї відрізняється, тим неефективно використовується робочий час.

з вини працівника і з незалежних від нього причин;
на особисті потреби.

Для цього в чисельник формули підставляється потрібне значення (в хвилинах), а в знаменнику так і залишається загальний фонд часу. Тут залежність зворотна. Чим ближче це значення до одиниці, тим нераціональної витрати робочий час.

приклади

Планування робочого дня, тижня чи іншого періоду багато в чому залежить від специфіки професії. Особливо, якщо вона передбачає елементи творчості.

Розглянемо, на що варто звернути увагу представникам таких професій, як юрисконсульт і менеджер в банківській сфері.

для юриста

Особливістю цієї професії є участь в судових засіданнях. Отже, робочий графік обов'язково включає розклад судових процесів і процесуальних строків підготовки тих чи інших документів. Це найважливіші і невідкладні справи.

Час зустрічей і переговорів з клієнтами узгоджується, виходячи з рештою вільними проміжків. Те що залишилося в результаті, витрачається на аналітику і складання звітів.

План на день буде виглядати приблизно так:

час	жорсткі терміни	гнучкі завдання
9-00	Оперативна нарада
10-00		Написати звіт для шефа
11-00		Подивитися ще раз документи до процесу N
12-00	Судове засідання у справі N
13-00		обід
14-00		Переглянути договори поставки
15-00	Зустріч з А, складання позову
16-00	Підготувати апеляцію у справі К
17-00		Перевірити терміни процесуальних документів

Для менеджера в банку

Робочий день банківської менеджера з кредитування буде складатися з декількох блоків:

призначені зустрічі, прив'язані до часу;
оформлення договорів за результатами зустрічей;
холодні дзвінки з метою розширення клієнтської бази;
підготовка комерційних пропозицій та т. д.

Планування дня такого співробітника може бути наступною:

І кілька порад наостанок:

Визначаючи важливість завдання, варто задати собі питання: «А що мені це дасть?» І приступати до виконання, тільки якщо відповідь влаштовує. Якщо ж відповідь не подобається, то ймовірно, завдання можна поки що відкласти.
Насамперед, з ранку, варто виконувати найнеприємніші, але важливі справи.
Великі і складні завдання найкраще виконуються, якщо розділити їх на маленькі і легкі.
Життєво необхідно давати собі повноцінний відпочинок від роботи.

У найбільш загальному сенсі плануванням можна називатьлюбую інтелектуальну проектувальних діяльність, яка створює схему майбутньої діяльності, На відміну від розпливчастого і емоційно-образного суб'єктивного образу мети, план являє собою об'єктивації передбачуваної послідовності дій, з найбільшою ймовірністю ведуть до досягнення поставленої мети. Найпростіший план - це логічно впорядкована послідовність дій, зафіксована письмово та приймається як керівництво до дії. Простий план є лінійним, що передбачають єдино можливу послідовність дій; складний план може бути мережевим (див, розділ 3,6), що включає в себе альтернативні або взаємодоповнюючі сценарії досягнення мети. Простий план може являти собою всього лише список подій, впорядкованих за ступенем важливості (пріоритетності), в той час як складний план більше схожий на розгалужений комп'ютерний алгоритм, що включає в себе безліч додаткових логічних операцій, керуючих параметрів, умов та ін.

В економічній науці методології та конкретних методів планування присвячені солідні монографії, але тут ми торкнемося лише деякі найбільш важливі моменти планування, затребувані в ТМ, Строго кажучи, весь процес проектування системи цілей (цілепокладання) можна назвати процесом (або частиною процесу) планування свого життя ( якщо мова йде про «індивідуальному» ТМ), але зазвичай в ТМ сам термін «планування» має значно більш вузьку сферу застосування. Так як мова йде про управління часом, то будь-яке планування в контексті ТМ пов'язано з оптимальним розподілом часу на рішення різних завдань і, по суті справи, має безпосереднє відношення до так званого календарного планування,

М ожн про виділити три основні ознаки календарного планування: 1. На досягнення мети виділяється оптимальний для її досягнення проміжок (тривалість) часу. Якщо мета за своїм характером не нова, то у визначенні часу досягнення мети слід спиратися на відомі нормативи витрат часу (отримані в результаті інвентаризації та аналізу витрат часу; см, попередній розділ). Такий підхід «від нормативів» передбачає, що, розбивши мета на проміжні завдання, ми вже заздалегідь знаємо, скільки часу буде затра-

4.14. Принципи і правила планування

чено на виконання кожної з цих завдань. Тоді шляхом простого підсумовування витрат часу на реалізацію окремих завдань ми можемо отримати (з деякою погрішністю) загальний час досягнення мети. Якщо мета за своїм характером нова або включає в себе непрогнозовані аспекти витрат часу, то тут у визначенні часу, необхідного для досягнення мети, доводиться використовувати інтуїтивний підхід. При цьому частково все одно необхідно спиратися на знання індивідуальних нормативів витрат часу на окремі види життєвої активності. Наприклад, навіть точне знання того факту, скільки годин на добу вам необхідно для повноцінного відпочинку, вже дозволить наблизитися до більш точного розуміння того, скільки годин на добу ви зможете виділити на досягнення поставленої мети.

2. Вибудовується чітка ієрархія цілей і окремих завдань (в рамках досягнення кожної окремої мети). Передбачається, що найбільш важливі цілі (завдання) як пріоритетні досягаються в першу чергу, їх виконання виділяється найбільша і найбільш зручний час (див. П. 2 ст розділі 4.13). Тобто передбачається, що порядок цілей (завдань) в ієрархії (тобто пріоритетність) з високою точністю переноситься на плановий порядок їх досягнення.

3. Так як час є загальним ресурсом, який необхідно поділити між кількома цілями, то планування передбачає розподіл і координацію тимчасових витрат на досягнення різних цілей (завдань) протягом виділеного проміжку часу. Розподіл і координація тимчасових витрат на досягнення різних цілей зазвичай здійснюється за допомогою системи планів, де дії, спрямовані на досягнення цілей, «рассосредотачівают-ся» по роках, місяцях, тижнях, днях, годинах і хвилинах життя.

Людська діяльність характеризується «монофонічно-стю» - протягом одного окремо взятого невеликого проміжку часу ( «кванта діяльності») ми можемо робити тільки одну справу, прагнути до досягнення тільки однієї мети. (Винятки начебто Юлія Цезаря, який умів робити кілька справ одночасно, звичайно, трапляються, але вони лише підтверджують загальне правило.) Але при цьому також очевидно, що навряд чи ми будемо в змозі витрачати щодоби все 24 години тільки для досягнення єдиної мети. Саме планування дозволяє отримати конкретні відповіді на питання про те, якими мають бути «відрізки» діяльності, спрямованої на досягнення мети, щоб вони були найбільш ефективними; яким чином діяльність, спрямована на досягнення мети,

Глава 4. Целеполагание, планування, виконання

повинна чергуватися з іншими видами діяльності, з досягненням інших цілей і т. д.

У довгостроковому плануванні розподіл і координація тимчасових витрат на досягнення різних цілей можливі лише в самому приблизному «чорновому» варіанті. У короткостроковому оперативному плануванні (в масштабі тижні і щорічні), навпаки, оптимальний розподіл і координація тимчасових витрат на досягнення різних цілей є найважливішим завданням, якісне вирішення якої - ключовий фактор у досягненні намічених цілей.

Щоб планування було дійсно ефективним, необхідно дотримуватися наступних принципів планування:

1. Планування є волевиявлення. Це можливо тільки тоді, коли плани висловлюють реальну мотивацію і засновані на реальних цінностях.

2. Планування має бути системним, тобто враховувати весь комплекс цілей і обставин. Завдяки системності досягається високий синергізм цілей, нейтралізуються можливі конфлікти між ними.

3. Сутність планування - наведення порядку в виконуваних справах. Порядок може бути лінійним (терміни) і структурним (пріоритети, логічний взаємозв'язок і взаємозумовленість цілей). Порядок - це щось що протистоїть хаосу, але, якщо можна так висловитися, ступінь і характер порядку у різних людей можуть бьпь дуже різними.

За своєю формою план може бути максимально індивідуалізована, важливо лише, щоб він допомагав підвищити ступінь впорядкованості діяльності конкретної людини (організації).

4. Планування має бути перспективним, а не ретроспективним. Ретроспективне планування звернено в минуле і прагне до копіювання вже використаних раніше рецептів досягнення успіху. В індивідуальному плануванні таке використання шаблонів поведінки ще може виявитися ефективним, але ось в організаційному плануванні (зокрема - в стратегічному плануванні) воно, швидше за все, буде мати згубні наслідки (див. Розділ 2.6).

5. Планування має бути проспективним. «Проспект-ність» - модний термін в західному менеджменті кінця 1990-х років, що фіксує той факт, що індивідуальні (організаційні) плани повинні бути співвіднесені і по можливості узгоджені з планами зовнішнього оточення. Окремий людина повинна координувати власні плани з планами своїх родичів, дру-

4.14, Принципи і правила планування

зей, колег і т. д., організація - з планами партнерів, клієнтів та ін. Також передбачається важливість проспективного планування всередині організації, коли плани топ-менеджменту координуються з планами окремих співробітників і підрозділів. Подібна координація здійснюється за допомогою колегіальності, врахування інтересів всіх учасників планування, гнучкості і альтернативності планування, можливості перегляду планів з ініціативи учасників і т. Д. (На мою суб'єктивну думку, ідея проспективного планування є ідеологічно привабливою, але важко здійсненною на практиці.)

6. Планування має бути отімальним. По можливості, необхідно виявити індивідуальну норму планування, уникаючи надмірно детального сверхпланірованія (таке планування швидко перетворюється в «злодія часу»; а заплановані деталі постійно не збігаються з реальністю, викликаючи невдоволення і дезорієнтацію) і недопланірованія (коли план намічений тільки в загальних рисах, залишаючи багато «білих плям» в розподілі часу).

7. Баланс між інтуїтивним творчістю при написанні плану і використанням будь-яких формальних правил і алгоритмів планування.

8. Учетпріпланірованіівсехмасшгабов часу. Самоепростей-шиї розподіл планів може бути на довгострокові і короткострокові, причому при персональному плануванні що є довгостроковим, а що короткостроковим - вирішує сама людина. Для кого-то планування справ на місяць цілком може бути довгостроковим, а для кого-то другого - короткостроковим. Можна використовувати і інший масштаб часу при плануванні, наприклад, виділяти рутинне планування, пов'язане з регулярними повторюваними справами і видами активності, і ситуативне, пов'язане з виконанням актуальних завдань або з резервуванням часу на можливі несподіванки.

Нижче наводяться поради, що дозволяють підвищити ефективність оперативного планування:

1. При плануванні часу використовуйте співвідношення 60:40 (60% часу - планується; 20% -Творчі час, 20% - резерв, перешкоди). (Пропорція планування часу 60:40, запропонована Л. Зайверт, не є єдино можливою; див. 4.15.)

2. Враховуйте витрата часу, особливо незапланований. Ведіть листки обліку денних перешкод, використовуйте листки-пам'ятки.

Глава 4. Целелолаганіе, планування, виконання

3. Складіть перелік всіх ваших завдань (справ), зафіксуйте його письмово. Зіставте його з цілями і цінностями.

4. Відзначте для всіх завдань точні, але реалістичні терміни виконання (письмово). Спирайтеся не тільки на свою тимчасову інтуїцію, але і на результати тайм-аналізу (див. Попередню главу).

5. План повинен бути гнучким - в разі неможливості виконання мети не витрачайте на неї час, переключіться на досягнення іншої мети.

6. Не створюйте завал з відкладених справ. Краще перевищити запланований ліміт часу, ніж будь-коли виконати відкладене справу.

7. Розберіться з дрібницями! Навчіться сортувати їх: які слід відкинути, а які слід виконати. Навчіться жорстко відкидати несуттєве.

8. План - робочий документ, в ньому теж повинні бути відмітки про виконання, дотримання термінів і т. П. Це важливий момент самоконтролю!

9. У плані обов'язково повинні бути виділені пріоритетні завдання (ієрархія цілей і завдань).

10. У плані спочатку повинні бути передбачені виконавці завдань, в тому числі ті, кому їх можна делегувати. Також передбачте ресурси (див. Аналіз «мета - засіб», розділ 4.10).

11. При плануванні термінів дробіть час на великі (для вирішення об'ємних і важливих завдань) і дрібні (для вирішення поточних питань) блоки.

12. План - робочий документ, його необхідно погоджувати з усіма зацікавленими особами (проспективного) і можна змінювати в разі потреби.

13. Планування - це сукупність планів (особистих і організаційних, довгострокових - середньострокових - короткострокових; див. 4.16).

14. Планування має бути розумним і не повинно перетворюватися в поглинач часу! Можна планувати рідше, але для досягнення важливих і великих цілей планування необхідно.

15. Плануйте регулярно. Зробіть елементи планування рутинними, алгоритмизировать, простими і зрозумілими стандартизованими процедурами.

4.15. "3олотого» пролорціі планування часу

ty З якого роду планами (стратегічними, фінансовими, маркетінго- вимі, \u200b\u200bкар'єрними та ін.) вам доводилося мати справу у вашій професійній діяльності (або в повсякденному житті)? У яких випадках ви працювали в якості виконавця плану, а в яких випадках самі займалися плануванням? Якими властивостями повинна володіти план, щоб бути зручним у виконанні (щоб його взагалі можна було виконати)? Якщо вам довелося виступати в ролі творця плану, то яких принципів або правил ви дотримувалися при його розробці? Чи є у вас власні критерії «хорошого» плану або ефективної процедури планування?

координуючий менеджер час

На сьогоднішній день основними принципами управління часом прийнято вважати:

Постановка мети. Визначення та формулювання мети (цілей)

Постановка цілей допомагає зорієнтувати дії і вчинки на ці цілі і на їх виконання. Для цього мета повинна описує кінцевий результат, а не ті дії, які необхідно виконати. Навіть найкращий спосіб роботи безнадійний, якщо керівник заздалегідь чітко не позначено те, до чого він прагне. Усвідомлення своїх цілей дуже часто означає значну самомотивацію для роботи, тому що мета дає чітке уявлення про те, в якому напрямку необхідно рухатися.

Для того, щоб домогтися успіху необхідно правильно вибрати цілі. У кожної фірми, у кожного менеджера є одна основна, найважливіша мета, яка розбивається на безліч невеликих проміжних цілей нижчого рівня, досягнення яких забезпечує досягнення мети більш високого рівня і, в кінцевому рахунку, вищої мети. Потрібно встановлювати ясні узгоджені між собою мети, які можуть бути звернені в безпосередні дії, щоб їх можна було безпосередньо планувати. Чітко визначені, зафіксовані на папері цілі автоматично здобувають обов'язковий характер, спонукають до постійного аналізу, повторному і ревізії.

Ситуаційний аналіз являє собою свого роду реєстр особистих ресурсів (засобів для досягнення цілей) і дозволяє з'ясувати, що варто заохочувати (сильні сторони) і над чим ще треба працювати (слабкі сторони).

Шляхом аналізу своїх здібностей менеджер визначає, що взагалі він може зробити, тобто яким особистим потенціалом для досягнення своїх цілей він має в своєму розпорядженні. З іншого боку, менеджер повинен чітко уявляти собі свої слабкості, щоб уникати дій, які можуть призвести до прояву подібних «якостей», або вжити заходів до позбавлення від цих недоліків. Допомогти в цьому може складання балансу своїх найбільших невдач і поразок і виділення, наслідком відсутності яких якостей вони були. «Знати свої слабкості - значить зміцнювати свої сильні сторони».

Установка термінів здійснення цілей і формулювання бажаних результатів. Це останній щабель при постановки цілей, коли формулюються конкретне практичних цілей для наступної стадії планування.

Не можна брати на себе занадто багато, щоб не загрузнути в невиконаних справах. Слід встановлювати короткострокові цілі, узгоджені з досягненням довгострокових глобальних цілей.

Планування і розстановка пріоритетів

Планування покликане забезпечити господарське використання найціннішого ресурсу - часу. Чим краще розподілений (тобто спланований) час, тим краще воно може бути використано в особистих і професійних інтересах керівника. Планування означає підготовку до реалізації цілей і структурування часу.

Головна перевага, що досягається шляхом планування роботи, полягає в тому, що планування часу приносить виграш у часі. Загальний практичний досвід на виробництві показує, що збільшення витрат часу на планування призводить в кінцевому рахунку до економії часу в цілому. Очевидно, витрати часу на планування не можуть нескінченно збільшуватися, існує оптимум, після якого подальше збільшення часу на планування стає неефективним. Від загального планового періоду (рік, місяць, тиждень, день) треба максимально 1% часу витрачати на планування. Щоб правильно виконувати свої функції і досягти своїх цілей, щоб передоручати менш важливі справи, зменшувати їх число або відсувати на більш пізні терміни, менеджер повинен чітко уявляти свій часовий бюджет і сукупність завдань. Планування являє собою проект процесів праці на майбутній часовий період. Основні правила планування часу:

1. Співвідношення (60:40).

Досвід показує, що найкраще складати план лише на певну частину робочого часу (на 60%).

Події, які важко передбачити, що відволікають моменти ( «поглиначі» часу) не можуть бути заплановані цілком без залишку

2. Зведення задач воєдино - план дій.

Щоб скласти гарний план витрати часу, важливо завжди мати уявлення про майбутні справи. Доцільно розділити їх на довго-, середньо- та короткострокові завдання, встановити їх пріоритетність і діяти відповідно до неї.

3. Регулярність - системність - послідовність.

Над планами часу потрібно працювати регулярно і системно, послідовно доводячи до кінця розпочату справу.

4. Реалістичне планування.

Тобто планувати потрібно лише такий обсяг завдань, з яким менеджер реально може впоратися.

5. Заповнення втрат часу.

Заповнювати втрати часу краще по можливості відразу, наприклад краще один раз довше попрацювати ввечері, ніж протягом наступного цілого дня наганяти втрачене напередодні.

6. Фіксація результатів замість дій.

Фіксувати в планах потрібно результати або цілі, а не просто будь-які дії, щоб зусилля були спочатку спрямовані безпосередньо на досягнення мети. Це допоможе уникнути позапланової діяльності.

7. Встановлення тимчасових норм.

Досвід показує, що на роботу, як правило, витрачається стільки часу, скільки його є в розпорядженні. Тому слід задавати точні часові норми, передбачати в плані рівно стільки часу на ту чи іншу справу, скільки воно дійсно вимагає.

8. Термін виконання.

Щоб уникнути зволікання і відкладання справ, слід встановлювати точні терміни виконання для всіх видів діяльності.

9. Переробка - повторний огляд.

План потрібно постійно переробляти і перевіряти ще раз з точки зору того, чи можуть ті чи інші завдання бути виконані повністю.

10. Узгодження тимчасових планів.

Щоб успішніше втілювати свої плани в життя, менеджеру необхідно погоджувати їх з планами інших людей.

Реалізація - конкретні кроки і дії у відповідність з наміченим планом і порядком досягнення мети.

Реалізація передбачає складання розпорядку дня й організація трудового процесу з метою досягнення поставлених цілей. Організація свого робочого дня повинна відповідати основному принципу: «Робота повинна підкорятися мені, а не навпаки». Існує 23 правила, які можна розділити на 3 групи: правила початку дня, основної частини дня і кінця дня.

Правила початку дня:

Починати день з позитивним настроєм;

Починати роботу по можливості в один і той же час;

Повторний огляд плану дня, складеного напередодні

Спочатку - ключові завдання;

Приступати без розкачки;

Узгодити план дня з секретарем (він буде ефективніше працювати і зможе захистити керівника від непотрібних перешкод);

Вранці займатися складними і важливими справами, тому що потім - поточні справи;

Правила основної частини дня:

Хороша підготовка роботи;

Впливати на фіксацію термінів у власних інтересах;

Ще раз перевірити всі акції з точки зору їх необхідності;

Відхиляти додатково виникаючі невідкладні проблеми;

Уникати незапланованих імпульсивних дій;

Своєчасно робити паузи і дотримуватися розмірений темп;

Невеликі однорідні завдання виконувати серіями (при цьому тільки один раз проводиться підготовка і протягом певного часу керівник займається однорідної діяльністю; завдяки безперервності і сконцентрованості процесу досягається економія часу);

Раціонально завершувати почате (відволікання і подальше повернення до роботи вимагає деякого часу, тому почату справу потрібно або доводити до кінця, або переривати в доцільному місці)

Використовувати незаплановані тимчасові проміжки для підготовчої або рутинної діяльності;

Працювати антициклічність (тобто на початку дня доцільно займатися найважливішими завданнями, а в більш неспокійний період - справами менш важливими);

Викроювати спокійний час;

Контролювати час і плани;

Правила завершення робочого дня:

Завершити розпочаті невеликі справи;

Контроль за результатами і самоконтроль;

План на наступний день;

Кожен день повинен мати свою кульмінацію.

Контроль досягнення мети і виконання планів.

Контроль над результатами служить поліпшенню, а в ідеальному випадку - оптимізації трудового процесу. Всі перераховані вище функції самоменеджменту будуть не настільки ефективними, якщо не буде проводитися відповідний контроль. Контроль охоплює три завдання:

осмислення фізичного стану

порівняння запланованого з досягнутим

коригування за встановленими відхиленнями

Необхідно регулярно, через рівні проміжки часу перевіряти свої плани й організацію праці, аналізувати свою діяльність і свій час і складати листок денних перешкод.

Контроль над результатами праці повинен в будь-якому випадку проводитися після виконання завдання. В кінці робочого дня необхідно контролювати і відбивати не тільки виконання поставлених цілей, а й особисту ситуацію.

Крім цих класичних технологій організації особистого часу, орієнтованих на конкретний, структурують, впорядкований тип особистості Г.А. Архангельський основний упор в своїх розробках робить на методи управління особистим часом, що годяться для людей, до порядку не надто схильних.

Перший принцип: якісну систему організації свого часу людина може розробити тільки сам. Організація особистого часу - справа життєво важливе, надзвичайно сильно залежить від особливостей характеру і роду діяльності людини.

Другий принцип: не піддаватися стереотипу планування. У свідомості європейської людини з часів Платона, з його «світом ідей», ідеальних образів, міцно закладена послідовність дій: намалювати бажаний образ розвитку подій (план, програму, проект ...) і потім заганяти живу діяльність у цю заздалегідь створену схему. Такий підхід цілком застосуємо в достатньо передбачуваних областях діяльності, на кшталт будівництва авіаносців, але дуже часто дає збої в організації особистої роботи, де нам часто доводиться стикатися з несподіваними обставинами, змінами, і т.п. Як правило, значна частина пропонованих людині методів організації часу - методи планування, що передбачають складання розкладів дня, тижня, і т.д. У можна передбачити ці методи виявляються практично марними.

Робота над власним часом дає не тільки матеріальні результати, але, що набагато важливіше, дозволяє за допомогою організації часу запустити процес безперервного зміни, вдосконалення.

Принципи успішного планування робочого часу - це основні правила, дотримуючись яких, можна ефективно і розумно розподіляти свій робочий час, щоб отримати максимальний результат від трудової діяльності.

актуальність

Уміння планувати свій робочий час - це дуже корисний навик, необхідний багатьом працюючим людям, особливо тим, які самостійно визначають сферу завдань для досягнення поставлених цілей. Грамотний розподіл своїх сил і часу веде до розумної їх витраті, і в підсумку, до максимально позитивного результату. Для того, щоб не витрачати цінне робочий час даремно, потрібно ретельно спланувати його і виявити найбільш важливі заходи, які потрібно провести. Планувати свій робочий день потрібно щодня, по завершенню трудового дня, підбиваючи підсумок діяльності за минулий день. Аналізуючи що зроблено за день, що не зроблено чи виконано понад норму, можна грамотно спланувати наступний день, щоб з самого ранку взятися за найважливіші справи і завдання. В цьому і полягає позитивний ефект планування.

Для того, щоб навчитися ефективному плануванню своєї діяльності протягом робочого дня необхідно освоїти кілька правил, які допоможуть в досягненні найбільш комфортного режиму здійснення трудових подвигів. Вони укладені в якісь принципи, алгоритми дій, дотримуючись яких, Ви з легкістю опануєте науку планування.

правило 70/30

У цьому правилі укладена мудрість розподілу робочого часу. Приступаючи до планування дні не намагайтеся весь свій час розпланувати щохвилини. Необхідно враховувати, що завжди з'являються несподівані обставини, на які необхідно буде виділити деякий час. При повному розподілі трудового дня дуже часто виникають відхилення від плану, які в кінцевому підсумку призводять до його не виконання. А у людини, наступного цим планом, виникає відчуття, що він, точно робот, виконує свою роботу, не маючи можливості внести свої корективи в процес.

Тому розділяючи час на виконання основних завдань, залишайте собі приблизно 30% вільного часу для виконання рутинних завдань, форс-мажорних обставин або на відпочинок. А в запасі майте таку роботу, якої можна заповнити випадково утворилося вільний час.

Плануйте свій день напередодні ввечері

Щоденне складання плану на наступний день в кінці робочого дня - це перевірена техніка ефективного планування свого часу. Не відкладайте її виконання на наступний день, так як вранці це займе значно більше вашого часу ніж увечері. Підводячи підсумок пройденого трудового дня, Ви точно знаєте, що вийшло зробити, а що не встигли, як краще виконати ту чи іншу задачу, з ким ще можна зустрінеться або зателефонувати для досягнення позитивного результату. Тому щовечірнє планування найбільш ефективно. До того ж прийшовши вранці на роботу, Ви вже точно знаєте, з чого почати не втрачаючи зайвого часу на обдумування перспективних завдань.

виділяйте пріоритеті

Найважливіші справи необхідно записувати в першу чергу, тим самим уточнивши їх пріоритетність перед іншими завданнями. Розставляти пріоритети і вміти їх правильно виділяти - це одна з найважливіших характеристик успішної людини. Дуже часто, хапаючись за дрібні рутинні справи, працівник поступово втрачає сили і дорогоцінний час, не встигаючи виконати найважливіше.

Для позначення важливих справ, сторінку щоденника можна розділити на дві половини. В одній з них вказати найбільш важливі завдання, а в іншій ті, які можуть і почекати.

Дотримуйтесь реалістичність задуманого

Не варто створювати такий розклад дня, яке вам не по плечу. Якщо Ви задумали великий обсяг робіт і занесли його в розпорядок на один день, в надії мобілізувати свої сили, в результаті можете отримати зовсім іншу картину. Чи не «дотягнувши» і до малої частини поставленого плану, прагнення до успіху у вас пропаде і настане апатія. Тому розраховуйте на свої реальні сили. Краще з легкістю реалізувати трохи занижений план і отримати від цього радість і впевненість у своїх силах, ніж розчаруватися в своїх властивостей і втратити інтерес до роботи.

Плануйте важливі справи на першу половину дня

Вранці Ви сповнені сил і бадьорості, щоб зробити трудові подвиги. У багатьох складається враження, що перша половина дня тягнеться довго, а друга половина «пролітає» за лічені хвилини. Тому важливо, не відкладаючи в довгу шухляду, взятися за вирішення важливих, першочергових завдань з самого ранку. Якщо в середині дня Ви відчуєте, що основна частина роботи виконана і Вам залишається доробити тільки зовсім небагато, то настрій від цього тільки покращиться. А в кінцевому підсумку день завершитися в хорошому настрої і бадьорому настрої, з почуттям виконаного обов'язку.

Залишайте собі час для відпочинку і перерв

Плануючи виконання завдань, неодмінно вносите в свій графік 15 хвилинні перерви на відпочинок, особливо якщо ваша робота сидяча або пов'язана зі статичної позою під час трудової діяльності. Ваш організм буде вкрай вдячний за такі періоди відпочинку і відповість хорошим самопочуттям, яке сприятиме легкому завершення справ.

Великі завдання і цілі дробіть на кілька етапів

Виконання великого проекту, що вимагає зайнятість протягом декількох днів або тижнів необхідно розділити на кілька етапів. Так Вам легше буде спланувати просування робіт, їх терміни виконання і отримати задоволення від просування до наміченої мети. Якщо щодня вносити в план дані про необхідність виконання великого проекту, то в підсумку, Вам буде складно оцінити результат своєї діяльності і ефективність роботи за день. До того ж пункт плану про виконання цього проекту так і буде переноситися день у день, зменшуючи ваш інтерес і прагнення його швидше закінчити. Дроблення на невеликі етапи - це стимул до роботи. Виконавши черговий етап, Ви зможете відчути задоволення від завершеної роботи і зможете оцінити наскільки швидко і ефективно спрацювали, як ближче стали до наміченої мети. До того ж це дозволяє швидше продовжити роботу над проектом, так як починаючи новий етап Ви вже знає, з чого саме почати.