Lahat ng kailangang malaman ng isang sekretarya. Ano ang dapat malaman at kayang gawin ng isang sekretarya
Binubuo nila ang pangunahing bahagi ng mga tagubilin para sa pagsasagawa ng mga aktibidad sa trabaho para sa isang itinalagang posisyon sa trabaho. Bilang karagdagan sa isang listahan ng ilang mga rekomendasyon na dapat sundin, ang naturang dokumento ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa mga kinakailangan, mga karapatan, lugar ng responsibilidad ng kalihim, pati na rin ang mga pangkalahatang regulasyon sa paggawa. Hindi dapat ipagpalagay na ang gayong propesyonal na posisyon ay simple at hindi nangangailangan ng pagsasaalang-alang sa ilang mga nuances.
Pangkalahatang pananagutan
Una, kailangan mong maunawaan kung ano ang klasiko, pinag-isang mga responsibilidad sa trabaho ng isang sekretarya. Sa madaling salita, maaari silang bawasan sa mga sumusunod na mandatoryong rekomendasyon:
Mga kinakailangan sa kaalaman
Ang mga responsibilidad ng isang empleyado ay maaaring bahagyang naiiba depende sa kanilang pangunahing espesyalisasyon. Gayunpaman, anuman siya, ang kaalaman sa mga sumusunod na lugar para sa posisyon na ito ay magiging kapaki-pakinabang at lubhang kapaki-pakinabang:
- Mga Batayan ng Batas sa Paggawa at Administratibo.
- Pangkalahatang pamantayan ng etika at etika sa negosyo.
- Mga pangunahing kaalaman sa gawain sa opisina.
- Mga pag-iingat sa kaligtasan.
- Mga panuntunan para sa pagtatrabaho sa computing at reception-meeting room, pati na rin sa mga kagamitan sa opisina.
- Kaligtasan at Kalusugan sa Trabaho.
- Mga kinakailangan para sa pagsasagawa ng mga sulat sa negosyo.
Sa iba pang mga bagay, imposibleng maisagawa nang maayos ang mga tungkulin ng isang kalihim nang walang kaalaman sa mga panloob na pundasyon ng negosyo, iskedyul ng mga aktibidad, mga dokumento ng regulasyon at marami pa. 
Mga tungkulin ng assistant manager
Ang mga tungkulin ng kalihim ng tagapamahala ay hindi gaanong naiiba sa pangkalahatang mga kinakailangan na ibinigay sa itaas. Siya rin ay tumatanggap at nagpapadala ng mga sulat, mga kopya at nag-archive ng mga dokumento, kinokontrol ang paghahatid ng mga order mula sa ulo hanggang sa mga responsableng tao, pinapanatili ang kinakailangang papeles, at tinitiyak ang pagbili ng mga priyoridad na kalakal. Kabilang sa iba pang mga bagay, ang naturang espesyalista ay dapat na makayanan ang:
Bilang isang patakaran, ang mga naturang opisyal na tungkulin ng kalihim ng tagapamahala ay maaaring gampanan ng mga taong may mas mataas, pati na rin ang pangalawang bokasyonal na edukasyon. Sa huling kaso, ang isang makabuluhang kalamangan ay ang pagkakaroon ng karanasan sa trabaho sa propesyon ng hindi bababa sa 2 taon.
Mga karapatan ng kalihim
Dapat alalahanin na hindi lamang ang mga opisyal na tungkulin ng kalihim ang tumutukoy sa kanyang trabaho, ang empleyado, siyempre, ay mayroon ding ilang mga karapatan. Kaya, kabilang dito ang pagkakataong maging pamilyar sa mga gumaganang proyekto at ang karapatang gumawa ng mga makatwirang panukala sa loob ng balangkas ng kanilang mga tagubilin sa serbisyo. Bilang karagdagan, kung ang mga pagkukulang ay matukoy sa loob ng kanyang kakayahan, ang kalihim ay may karapatan na makuha ang atensyon ng tagapamahala sa mga aspetong ito. 
Mga kinakailangan para sa aktibidad ng isang klerk
Ang mga tungkulin ng isang secretary-clerk, bilang panuntunan, ay bahagyang naiiba sa mga inilarawan sa itaas. Kasabay nito, dapat una sa lahat, tiyakin ng assistant manager ang mga aktibidad ng mga boss nang direkta, habang ang klerk ay halos nakatuon sa gawaing papel. Ang pagtuturo ng kanyang aktibidad sa paggawa ay dapat kasama ang mga aspeto tulad ng:
Mga kinakailangan para sa aktibidad ng isang sekretarya ng hudikatura
Marami pang makabuluhang pagbabago ang nakapaloob sa mga tungkulin ng sekretarya ng sesyon ng hukuman. Bilang isang tuntunin, ang mga espesyalistang ito ay direktang kasangkot sa pagsasagawa at pagtatala ng mga pagdinig sa korte. Bilang karagdagan, naghahanda sila ng mga liham, pagtatanong at iba pang mga dokumento, at maaaring ipatawag ang mga taong kalahok sa mga hudisyal na pleading. Ang ganitong aktibong gawain ay maaaring gawin ng isang taong may mas mataas o hindi kumpletong mas mataas na edukasyon, nang walang naaangkop na karanasan sa trabaho. Bilang isang tuntunin, ang posisyon na ito ay pinili ng mga kabataan at babae na gustong makakuha ng karanasan sa larangan ng hudisyal at higit pang ituloy ang kanilang mga karera sa larangan ng jurisprudence.
Maaaring tila sa ilan na ang gayong bakante ay hindi nangangailangan ng espesyal na kaalaman at kasanayan, samakatuwid ito ay angkop sa marami, ngunit hindi ito ganap na totoo. Ano pa ang ginagawa ng klerk ng korte? Ang kanyang mga responsibilidad sa trabaho ay kinabibilangan ng:
- Pagsunod sa Konstitusyon, Pederal na Batas at anumang iba pang mga regulasyon at kautusan.
- Pagpapatupad ng mga utos ng isang hukom o iba pang awtorisadong tao.
- Pakikipag-ugnayan sa ibang mga empleyado ng istrukturang panghukuman upang malutas ang mga isyu sa loob ng kakayahan ng kalihim.
Pangkalahatang Impormasyon
Ang mga tungkulin ng secretary-clerk, assistant manager at mga empleyado ng korte ay kinokontrol ng isang espesyal na dokumento na tinatawag na job description. Ang presensya nito sa anumang kumpanya ay ipinag-uutos, dahil ito ay ayon sa tinukoy na listahan ng mga patakaran na nauunawaan ng empleyado kung anong mga aksyon ang dapat niyang gawin at kung ano ang hindi. Ang nasabing dokumento ay binuo at iginuhit kasama ang pakikilahok ng mga kawani ng pamamahala at walang kabiguan na naglalaman ng mga subsection tulad ng mga pangkalahatang probisyon, mga karapatan at obligasyon, lugar ng pananagutan, mga relasyon ng empleyado sa loob ng kumpanya, pati na rin ang mga kinakailangang aplikasyon.
Mga tagubilin
Para maging mabuti opisina-, dapat mayroon kang mga katangian tulad ng responsibilidad, pakikisalamuha at lakas. Bilang karagdagan, kailangan mong subukang itugma ang imahe ng kumpanya ng korporasyon.
Sa posisyon na ito, napakahalaga na gampanan ang iyong mga propesyonal na tungkulin na may mataas na kalidad, lalo na kung may mga planong umakyat sa hagdan ng karera.
Ito ay nagkakahalaga ng pag-alala na ang isang tagapamahala ng opisina ay ang mukha ng isang kumpanya; sa pamamagitan ng kanyang pag-uugali, propesyonalismo at hitsura, hinuhusgahan nila pareho ang kumpanya at. Ang hitsura ay dapat palaging maayos, naaayon sa istilo ng negosyo, at ang pag-uugali ay hindi dapat lumampas sa kung ano ang pinapayagan. Kinakailangang itatag ang sarili bilang isang karampatang at nasa oras na espesyalista na maaaring makipag-ayos nang tama, alam kung paano magtrabaho sa kagamitan at isang karapat-dapat na mukha ng kumpanya. Dapat walang mga pagkaantala sa trabaho at walang mga salungatan, anuman ang mangyari.
Kung maaari, dapat kang tumayo mula sa pangkalahatang masa ng mga empleyado at, na nagpapakita ng inisyatiba, gumawa ng mga panukala upang mapabuti ang gawain ng kumpanya, gumawa ng mga komento kung kinakailangan. Ibig sabihin, ipakita sa management na isa kang tunay na miyembro ng team na nagmamalasakit sa mga problema at interes ng kumpanya.
Ang isang mahusay na tagapamahala ng opisina ay dapat na magsulat nang may kakayahan, mabilis na makahanap ng impormasyon at ayusin ito. Ang isang partikular na mahalagang lugar sa mga responsibilidad ay inookupahan ng komunikasyon sa telepono. Maaari mo lamang sagutin ang mga tawag nang may ngiti sa iyong mukha, sukdulang kagandahang-loob at kawastuhan. Ang pagkamayamutin at kawalang-kasiyahan ay dapat na ganap na wala, hindi alintana kung gaano karaming trabaho ang nasa unahan at sa anong oras ng araw na kailangan mong kunin ang telepono.
Mga Kaugnay na Video
tala
Ang gawain ng isang tagapamahala ng opisina ay hindi palaging nagpapahiwatig ng isang karaniwang araw ng pagtatrabaho, kadalasan kailangan mong mag-adjust sa pamamahala, at ang mga paglalakbay sa negosyo ay hindi ibinubukod.
Kapaki-pakinabang na payo
Kapag sinimulan ang mga tungkulin ng isang tagapamahala ng opisina, una sa lahat, kinakailangan na magtatag ng pakikipag-ugnay sa iba pang mga empleyado at pagkatapos ay makitungo sa mga kagyat na gawain.
Mga pinagmumulan:
- kung paano maging isang mas mahusay na manager
- Batay sa kaalamang ito, dapat na magagawa ng kalihim
Para sa ilang mga tao, tumatagal ng mga dekada upang makamit ang makabuluhang tagumpay sa propesyonal na larangan, habang ang iba ay nasakop ang tuktok ng hagdan ng karera nang mas mabilis. Kung gusto mong maging isang nangungunang tagapamahala, kailangan mong malaman kung aling landas patungo sa layunin ang pinakamaikli.
Mga tagubilin
Siyempre, upang maging isang nangungunang tagapamahala, kailangan mong magkaroon ng mas mataas na edukasyon. At ito ay kanais-nais na magkaroon ng dalawa sa kanila: isa - sa iyong propesyon, ang pangalawa - sa pamamahala ng mga tauhan at organisasyon. Maaari kang magpatala sa pangalawang institusyon ng mas mataas na edukasyon habang ikaw ay nagtatrabaho. Mahalagang magtrabaho sa iyong espesyalidad pagkatapos ng unang institute, unibersidad o akademya. Pagkatapos ay magkakaroon ka ng isang mas mahusay na pagkakataon na maging isang nangungunang tagapamahala.
Kung hindi, nanganganib kang ma-stuck sa abot-tanaw ng karera. Nangangahulugan ito na ang isang tao ay nagbabago ng isang lugar pagkatapos ng isa pa, nakakakuha ng mga kaugnay na posisyon, ngunit hindi lumalaki. Ang pag-unlad na ito ay hindi masama para sa mga taong may magkakaibang mga interes at gustong palawakin ang kanilang propesyonal na larangan. Ngunit kung ikaw ay naglalayon para sa isang posisyon sa pamumuno at ayaw mong gumastos ng ilang dekada para makuha ito, dapat mong bawasan ang iyong espesyalisasyon at magtrabaho para sa promosyon.
Kung hindi mo nais na bawasan ang pagpili ng mga kumpanya kung saan maaari kang gumawa ng karera, sa mga domestic na kumpanya lamang, matuto ng Ingles. Ang isang mahusay na antas ng wikang banyaga ay magbibigay sa iyo ng isang kalamangan sa iba pang mga kandidato para sa isang promising na posisyon sa isang kumpanya sa Europa. Magiging mahusay kung hindi ka makabisado ng isa, ngunit dalawa o higit pang mga banyagang wika. Tandaan, ito ay magiging kapaki-pakinabang para sa iyong karera.
Kahit na nagtapos ka nang may mga karangalan mula sa isang prestihiyosong institusyong mas mataas na edukasyon, hindi mo dapat ipagpalagay na ang mga employer ay lalaban para sa iyo at agad na mag-aalok sa iyo ng isang posisyon sa pamumuno. Hindi kukulangin, at kung minsan ay higit pa, ang mga may hawak ng honors degree, pinahahalagahan ng mga kumpanya ang mga mayroon nang karanasan sa trabaho. Samakatuwid, subukang makakuha ng trabaho sa iyong espesyalidad sa mga huling kurso ng institute na part-time. Hindi madaling pagsamahin ang mahusay na pag-aaral at trabaho, ngunit pagkatapos ay maipakita mo hindi lamang ang isang diploma, kundi pati na rin ang isang entry sa work book. Posible na ang kumpanya kung saan ka magtatrabaho sa panahon ng iyong pag-aaral ay mag-imbita sa iyo sa isang permanenteng trabaho sa pagtatapos ng unibersidad.
Kapag nakuha mo na ang iyong paunang posisyon sa kompanya, kailangan mong patunayan ang iyong sarili hangga't maaari. Ito ay maaaring gawin sa iba't ibang paraan. Ang ilang mga empleyado ay napaka ehekutibo, may isang matapat na saloobin sa trabaho at matagumpay na makayanan ang malalaking volume. Ang iba ay nagpapakita ng kakayahang kumuha ng responsibilidad, magpakita ng inisyatiba at pagkamalikhain, hindi sila nagmamadali upang makumpleto ang itinalagang gawain, ngunit isipin muna kung paano gawing simple ang proseso. Marahil ay naisip mo na kung anong uri ng empleyado ang mas malamang na ma-promote. Kung nagsusumikap ka, ngunit hindi handang tumanggap ng higit sa iba, kung hindi mo nakikita ang pangkalahatang sitwasyon para sa kumpanyang iyong pinagtatrabahuhan, dahil ayaw mong tumingin sa kabila ng iyong mga responsibilidad, kakaunti ang pagkakataon mong masira. sa mga pinuno.
Tandaan, ang nangungunang tagapamahala ay dapat tumingin, magsalita, at kumilos nang naaayon. Samakatuwid, mas mahusay na huwag mag-relaks kaagad, ngunit upang mapabuti ang iyong mga kasanayan sa negosyo, isipin kung anong mga bagay ang bumubuo sa iyong wardrobe, at huwag masira ang iyong reputasyon sa pagtatrabaho.
Ang propesyon ng isang account manager ay palaging partikular na sikat sa mga naghahanap ng mabilis na mga sitwasyon sa karera. Mula sa labas, tila ang aktibidad lamang, presentable na hitsura at kumpiyansa na mga kasanayan sa komunikasyon ay sapat na upang sakupin ang angkop na lugar na ito. Gayunpaman, ang mga tagapag-empleyo ngayon ay naging mas matalino.
Itinakda ang kakayahan
Ang isang customer service manager ay isang staff unit na parehong karaniwan sa isang malaking negosyo at sa isang maliit na bahagi nito.
Para sa bawat market, mayroong isang tiyak na antas ng mga kinakailangan para sa hanay ng mga kakayahan ng mga account manager. Ngayon, ang mga espesyalista sa profile na ito ay dapat na may higit na mataas na edukasyon sa larangan ng ekonomiya, batas o pamamahala. Ang mga high-specialized na negosyo ay malawak na tinatanggap ang pagkakaroon ng isang espesyal na edukasyon - ito ay mas kumikita para sa isang kumpanya na nagbebenta ng metal rolling upang umarkila ng isang manager na may edukasyon sa engineering.
Ang pagsusuri ng mga bakante ng malalaking kumpanya ay nagpapakita ng lumalaking interes sa mga espesyalista na nakatapos ng mga advanced na kurso sa pagsasanay sa larangan ng epektibong pamamahala ng negosyo.
Tinatanggap pa rin ng mga maliliit at katamtamang laki ng mga negosyo ang mga tagapamahala na may pangalawang espesyalisadong edukasyon at isang minimum na hanay ng mga kakayahan. Ang pangunahing pamantayan sa pagpili ay sa halip na mga kasanayan sa komunikasyon. Sa madaling salita, kung alam ng isang espesyalista kung paano magsagawa ng isang diyalogo, may regalo ng panghihikayat at motibasyon na kumita ng pera, malamang na ang employer ay kukuha ng gayong espesyalista.
Ang mga natapos na kurso sa marketing, PR, retorika, atbp. ay magiging karagdagang plus para sa isang aplikante para sa posisyon ng isang client manager.
Mga responsibilidad sa trabaho
Kadalasan, ang mga responsibilidad ng isang account manager ay nauugnay sa pagsasara ng mga bagong deal at pagtaas ng mga benta. Sa pamamagitan ng pamantayang ito na sinusuri ng employer ang pagganap ng isang espesyalista.
Ang isang malaking kalamangan ay ang aplikante ay may karanasan sa larangan ng pagbebenta ayon sa profile ng kumpanya, pati na rin ang isang umiiral na base ng kliyente. Ang batayan ay dapat na maunawaan hindi tulad ng isang listahan ng mga potensyal na addressee ng mga serbisyo kasama ang kanilang mga coordinate, pati na rin ang mahusay na itinatag na mga relasyon sa mga taong responsable para sa pagtatapos ng mga transaksyon.
Kadalasan, upang makakuha ng trabaho sa isang partikular na kumpanya, ang mga aplikante ay unang makakakuha ng trabaho sa isang organisasyong nagtatrabaho sa parehong larangan, ngunit matatagpuan sa ibaba ng nais na employer. Bumubuo ito ng karanasan at bumuo ng mga relasyon sa mga customer.
Gayunpaman, hindi palaging nagtatalaga ang employer ng mga responsibilidad sa pagbebenta ng produkto sa account manager. Maaaring saklawin ng posisyong ito ang tungkulin ng Customer Relations Coordinator. Kadalasan, ang mga naturang espesyalista ay naaakit ng mga kumpanya para sa mga produktong IT, software, accounting at legal na serbisyo. Ang mga kinatawan ng kumpanya ay hindi nagtatrabaho sa merkado ng pagbebenta, ngunit nagbibigay lamang ng mga serbisyo at tinitiyak ang maayos na operasyon ng produkto.
Mga inaasahan sa suweldo
Depende sa laki ng negosyo at rehiyon, malaki ang pagkakaiba ng suweldo ng isang client manager. Sa pangkalahatan, ang isang espesyalista sa posisyong ito ay may karaniwang suweldo ng isang ordinaryong manggagawa sa opisina.
Kadalasan, ang suweldo ng isang empleyado ng profile na ito ay nabuo mula sa minimum na sahod na garantisadong natatanggap ng espesyalista, at ang porsyento ng mga natapos na transaksyon. Ito ang lumulutang na bahagi ng kita na pangunahing isa para sa mga espesyalista. Ang kawalan ng mas mataas na salary bar ay kadalasang nakakaakit ng mga part-time na mag-aaral, mga batang propesyonal, at mga taong interesado sa panandalian ngunit mabilis na kita upang magtrabaho kasama ang mga kliyente.
Ang mga tagapag-empleyo ay nakikiramay sa katotohanan na ang mga tagapamahala ng serbisyo sa customer ay mga espesyalista na madalas na nagbabago ng mga trabaho, samakatuwid, ang mga tunay na mahalagang empleyado ay handang mag-udyok sa kanila sa mga karagdagang pagbabayad.
Repurposing
Ang mga matagumpay na account manager ay hindi palaging nagmumula sa mga direktang benta sa tingi. Ang mga malalaking negosyo ay madalas na "lumikha" ng mga naturang espesyalista mula sa mga empleyado ng kumpanya na malinaw na nakakaalam ng mga lakas ng negosyo at magagawang kumita na ipakita ito sa mga ikatlong partido.
Ang mga dating analyst, upahang tagapayo at consultant, empleyado ng mga serbisyo sa PR, assistant manager, atbp. ay maaaring kumilos bilang isang client manager.
Sa mga tuntunin ng hanay ng mga kakayahan, ang posisyon ng Deputy Head of Public Relations ay ang pinakamalapit sa account manager. Ang mga espesyalista sa antas na ito ay madalas na nagsasagawa ng pampublikong saklaw ng mga aktibidad ng kumpanya, kaya mas alam nila ang mga kalakasan ng kumpanya kaysa sa sinuman.
Sa mga maliliit at katamtamang laki ng mga negosyo, ang mga tungkulin ng isang tagapamahala ng relasyon sa customer ay kadalasang itinatalaga bilang karagdagang pasanin sa mga nangungunang espesyalista ng kumpanya, mga pinuno ng mga dalubhasang departamento, mga press secretary, atbp.
Ang mga espesyalista na ang pangunahing propesyon ay walang kinalaman sa pagbebenta ay maaari ding pumalit sa isang customer service manager. Kaya, kadalasan sa kapasidad na ito ay maaaring mga manggagawa sa serbisyo - mga tauhan ng administratibo, mga manggagawa sa kalakalan.
Mga Kaugnay na Video
HEAD SECRETARY
Ang salitang "secretary" ay nagmula sa medieval na "secretarius" at orihinal na nangangahulugang "confidant". Sa Russia, lumilitaw ang post ng kalihim noong ika-18 siglo. sa una ay tiyak bilang ang posisyon ng personal na kalihim ng emperador.
Sa paliwanag na diksyunaryo V. Dahl ay tinukoy: "Kalihim ng Estado" - ang pinagkakatiwalaang klerk ng soberanya. Sa unang quarter ng ika-18 siglo. ang kalihim ay nagiging opisyal ng institusyon. Sa kasalukuyan, sa mga diksyunaryo, ang salitang "sekretarya" ay tinukoy bilang "isang taong nagsasagawa ng mga sulat sa negosyo ng isang indibidwal o institusyon, pati na rin ang pagsasagawa ng mga gawain sa opisina."
Ang lumalagong papel ng pinuno sa modernong mga kondisyon ay nagbibigay sa atin ng bagong pagtingin sa mga responsibilidad, karapatan, organisasyon ng trabaho at lugar ng kalihim sa sistema ng pamamahala ng organisasyon.
Ang sekretarya ay personal na tagapag-ayos ng tagapamahala, tinutulungan siya sa pagpaplano ng mga oras ng pagtatrabaho at sa pagsasagawa ng mga nakaplanong aktibidad, pinapawi sa kanya ang mga pantulong na teknikal na operasyon, sinasala ang mga daloy ng mga sulat, mga tawag sa telepono at mga bisita. Ang kalihim ay ang tao hindi lamang ng kanyang pinuno, kundi maging ng institusyon sa kabuuan.
Kasama sa mga tungkulin ng kalihim ang pagpapatupad ng saklaw ng trabaho sa koleksyon, pagsasama-sama, pagpapatupad, pagproseso ng oral at dokumentaryo na impormasyon, pati na rin sa pag-aayos ng pagtanggap ng mga bisita, paghahanda ng mga pagpupulong at kumperensya, sa mga serbisyo ng telepono, atbp.
Karaniwan, ang mga tungkulin ng kalihim ay maaaring nahahati sa:
Makipagtulungan sa mga dokumento (mga serbisyo ng impormasyon at dokumentasyon);
Gawaing pang-organisasyon (paperless service).
Ang mga responsibilidad ng mga kalihim sa mga tagapamahala sa iba't ibang antas ng pamamahala ay magkakaiba sa nilalaman at saklaw. Depende dito, mayroong tatlong antas ng opisyal na hierarchy ng secretarial.
1. Kalihim ng pinuno ng pinakamababang antas ng pamamahala - sekretarya-typist (gumaganap ng mga teknikal at serbisyo ng mga function).
2. Kalihim ng pinuno ng gitnang antas ng pamamahala - secretary-assistant (nagbibigay ng mga serbisyong dokumentaryo, organisasyon at dokumentasyon ng mga pagpupulong, pagtanggap ng mga bisita, atbp.).
3. Kalihim ng pinuno ng pinakamataas na antas ng pamamahala - secretary-assistant sa pinuno, tagapangasiwa ng opisina, pinuno ng secretariat (pinagkakalooban ng mga kapangyarihan ng isang kinatawan sa ibang mga organisasyon).
Ang tungkulin ng kalihim ay napaka responsable at hinihingi. Ang gawain ng isang kalihim ay multidisciplinary, nangangailangan ito hindi lamang ng isang sapat na mataas na pangkalahatang kultura at edukasyon, kundi pati na rin ang espesyal na kaalaman at kasanayan. Ang isang mahusay na sekretarya ay dapat magkaroon ng mga sumusunod na katangian ng negosyo: propesyonal na kasanayan, "kaayusan, inisyatiba, responsibilidad, pagiging maagap, diplomasya, kamalayan, at kakayahang mahulaan.
Dapat ay may mataas na kultura ng pag-uugali ang kalihim. Ang mga mahalagang tagapagpahiwatig ng kultura ng kalihim ay kagandahang-loob, kawastuhan, pagkamagalang. Sa pakikipag-usap sa mga bisita, kawani at pamamahala, ang sekretarya ay dapat magpakita ng mabuting kalooban, maging mabuting katulong, magbigay ng pinakamataas na tulong, at, kung kinakailangan, pumunta sa ilang personal na abala para sa kapakanan ng isang karaniwang layunin.
Ang isa sa pinakamahalagang contact sa negosyo ay ang pakikipag-ugnayan sa pagitan ng manager at ng sekretarya. Ang epektibong magkasanib na gawain ng pinuno at kalihim ay posible lamang kung mayroong ganap na pagtitiwala at pagkakaunawaan sa pagitan nila. Upang gawin ito, dapat na malinaw na kontrolin ng tagapamahala ang pamamaraan para sa magkasanib na trabaho, mahigpit na planuhin ang kanyang oras ng pagtatrabaho. Dapat gamitin ng pinuno ang kakayahan ng kanyang sekretarya, bigyan siya ng malawak na inisyatiba.
Kaugnay nito, dapat pag-aralan ng kalihim ang mga katangian ng karakter, sistema ng pag-iisip, ugali ng pag-uugali at pag-uusap, ang lohika ng paggawa ng mga desisyon sa pamamahala ng kanyang pinuno at subukang tulungan siyang makamit ang pagiging epektibo ng kanyang trabaho.
KULTURANG KALIHIM
Ang gawain ng isang sekretarya ay nailalarawan sa pamamagitan ng isang mabilis na pagbabago ng sitwasyon, iba't ibang mga gawain na isinagawa at ang pangangailangan para sa kanilang agarang solusyon, ang pangangailangan na madalas na magsagawa ng ilang uri ng trabaho nang magkatulad, at iba't ibang mga contact.
Samakatuwid, ang isang bilang ng mga kinakailangan ay ipinapataw sa kalihim, na maaaring nahahati sa mga kinakailangan para sa negosyo at mga personal na katangian.
SA katangian ng negosyo, pangunahing kasama propesyonal na kasanayan, mga. ang kalihim ay dapat magkaroon ng isang kumplikadong propesyonal na kaalaman, kasanayan, at kakayahan.
Ang sekretarya ay dapat nasa mataas na antas organisasyon. Ito ang kakayahang ayusin ang iyong lugar ng trabaho, makatwirang planuhin ang pamamahagi ng mga responsibilidad sa oras, tiyakin ang napapanahong pagpapatupad ng mga pang-araw-araw na operasyon.
Ang kalidad ng sekretarya ay kasinghalaga ng responsibilidad para sa mataas na kalidad at napapanahong pagpapatupad ng mga nakatalagang gawain.
Dapat iba ang secretary inisyatiba, ang kakayahang nakapag-iisa na gumawa ng mga desisyon sa loob ng kanilang kakayahan, nang hindi naghihintay ng mga tagubilin ng pinuno sa bawat okasyon.
Kapag pumipili ng mga sekretarya, kailangan ang isa sa mga unang lugar magtago ng opisyal na sikreto.
Kabilang sa pinakamahalagang katangian ng isang sekretarya pagiging maagap. Ito ang kakayahang hindi lamang maayos na magplano ng mga kaganapan, kundi pati na rin upang mahigpit na isagawa ang mga ito sa takdang oras.
Dapat meron ang secretary kakayahang mahulaan tense na mga sitwasyon at makapagplano ng trabaho nang detalyado sa sandaling ito.
Hindi kailanman magiging matagumpay ang gawain ng isang sekretarya kung hindi siya tapat sa kanyang kompanya, organisasyon. debosyon kanilang trabaho - ang pangunahing kalidad para sa isang perpektong relasyon sa pinuno.
Upang mabuo ang mga katangian ng negosyo na kinakailangan sa gawain ng isang sekretarya, isang bilang ng mga personal na katangian, kung wala ito ay mahirap maging isang propesyonal.
Sa mga ito, ang unang lugar ay dapat ilagay kakayahang umangkop, mga. mabilis na lumipat mula sa isang uri ng trabaho patungo sa isa pa, at ang kakayahang sabay na magsagawa ng ilang mga takdang-aralin.
Walang gaanong mahalagang katangian ng karakter - pakikisalamuha, mga. ang kakayahang madaling magtatag ng mga contact, koneksyon, dahil ang sekretarya ay kailangang makipag-usap sa isang malaking grupo ng mga tao.
Sa mga personal na katangiang kailangan para sa isang sekretarya, isama ang kagandahang-loob, pagiging magalang, kabaitan, pagtugon.
Mga katangian tulad ng flexibility, katapatan, poise, talino sa paglikha, conscientiousness, accuracy.
Ang isang mahalaga at kinakailangang kalidad ng kalihim ay ang kanyang pagnanais para sa patuloy na pagpapabuti, i.e. patuloy na muling pagdadagdag ng parehong pangkalahatang at propesyonal na kaalaman.
Ang kalihim ay dapat palaging nakikilala sa pamamagitan ng kalinisan, ang kakayahang magdamit nang may panlasa at isinasaalang-alang ang kapaligiran ng negosyo.
Dapat malaman ng kalihim:
Legal na batayan ng pamamahala:
batas administratibo, paggawa, negosyo;
Legislative at normative acts na tumutukoy sa pagkakasunud-sunod ng trabaho ng organisasyon ng uri kung saan ito gumagana.
Mga Pangunahing Kaalaman sa Pamamahala:
ang sistema ng mga awtoridad at pangangasiwa sa bansa at sa rehiyon nito;
Ang industriya kung saan siya nagtatrabaho at ang relasyon;
Mga pag-andar, gawain, istraktura ng organisasyon kung saan siya nagtatrabaho, mga koneksyon nito;
Ang lugar ng pinuno sa istraktura, ang kanyang panloob at panlabas na mga contact. Mga pangunahing kaalaman sa pamamahala.
Mga batayan ng pang-agham na organisasyon ng gawaing pangangasiwa. Computing at teknolohiya ng organisasyon. Mga Pundasyon ng General at Social Psychology. Mga Batayan ng Etika at Estetika. Gawain sa opisina:
mga paraan ng paglikha at pagproseso ng mga dokumento;
Organisasyon ng trabaho na may mga dokumento;
Serbisyong walang dokumento. Pag-archive. Batay sa kaalamang ito, ang kalihim ay dapat na: Lumikha ng mga kondisyon para sa epektibong trabaho ng manager:
tumulong sa pagpaplano ng araw ng trabaho;
Ayusin ang lugar ng trabaho ng manager;
Subaybayan ang oras ng pagpapatupad ng mga tagubilin mula sa pamamahala. Panatilihin ang serbisyo ng impormasyon para sa ulo:
" dokumentaryo;
Walang dokumento;
Makapagtrabaho sa mga peryodiko (maghanda ng mga pagsusuri sa press). Ayusin ang pagtanggap ng mga bisita.
Magtatag ng mga contact.
INTERAKSIYON NG HEAD AT SECRETARY
Pakikipag-ugnayan sa pagitan ng manager at ng sekretarya
Maglaan ng oras bawat araw para talakayin ang iyong trabaho sa iyong sekretarya;
Huwag kailanman gumawa ng mga appointment sa iyong sarili, hayaan ang sekretarya na gawin ito;
Kung wala ka sa opisina, dapat kang tumawag ng hindi bababa sa dalawang beses sa isang araw upang magtanong tungkol sa mga pagbabago sa mga plano at mensaheng natitira para sa iyo;
Gumawa ng mga tala sa iyong talaarawan tungkol sa kung kailan tatapusin ito o ang gawaing iyon;
Kapag nagpaplano ng iyong araw na trabaho, maglaan ng oras para dito.
Mayroong ilang mga diskarte na makakatulong sa isang manager na gawing mas gumaganang tool ang telepono at hindi gaanong nakakainis na balakid:
Hilingin sa iyong sekretarya na "i-filter" ang mga tawag. Ipaalam sa kanya kung sinong mga tao ang ayaw mong tawagan at kung sino ang dapat mong tawagan sa ibang pagkakataon, sa mas maginhawang oras para sa iyo.
Ipaalam sa mga tao kung kailan ka tatawagan at kung kailan hindi dapat.
Magtatag ng two-way na komunikasyon sa iyong sekretarya. Kung siya ay gumagawa ng isang talagang mahalagang trabaho para sa iyo, pagkatapos ay mag-alok na sagutin ang mga tawag sa iyong sarili nang ilang oras.
Kung kailangan mong makipag-usap sa mga tao sa telepono, ipa-iskedyul sa sekretarya ang mga tawag.
Sabihin nang maaga sa sekretarya kung sino ang maaari at sino ang hindi makakaabala sa iyo mula sa iyong pangunahing negosyo.
Sa labas ng mga kasunduang ito, hayaan ang kalihim na gumawa ng mga desisyon nang personal. Mayroong ilang mga benepisyo na ibinibigay ng delegasyon ng awtoridad
sa sekretarya:
Ito ay nagpapalaya sa oras ng tagapamahala;
Ang pinuno ay nakakakuha ng pagkakataon na tumutok sa malikhaing gawain
Ang pagtatalaga ay isang mahusay na paraan ng pagganyak at pagbuo ng kumpiyansa ng isang lihim
Ang pagtatalaga ay ang pinakamahusay na paraan upang maihanda ang isang sekretarya na kumuha ng karagdagang responsibilidad at bumuo ng kakayahang tumpak na "hulaan" sa kawalan ng isang pinuno, kung paano siya kikilos sa isang partikular na sitwasyon;
Ang isang propesyonal, mahusay na sinanay na kalihim na may responsibilidad at awtoridad na ipinagkatiwala sa kanya ay nagpaparangal sa kanyang superbisor.
Pakikipag-ugnayan ng kalihim sa pinuno
Pinangalanan ng mga espesyalista sa larangan ng pamamahala at organisasyon ng trabaho ang mga sumusunod na katangiang kinakailangan upang lumikha ng isang normal na relasyon sa pagitan ng isang sekretarya at isang tagapamahala.
1. Ang sekretarya ay hindi dapat magkamali sa anumang dokumento at sa gayon ay mapalaya ang kanyang tagapamahala sa pangangailangang suriin ang bawat dokumento. Dapat ding patunayan ng kalihim sa manager sa pamamagitan ng kanyang trabaho na kaya niyang magtrabaho nang mag-isa.
2. Kapag nakikipag-usap sa telepono, mataktikang sagutin ang anumang tanong, at dapat magtiwala ang manager sa kanyang sekretarya na lutasin ang lahat ng isyu na itinuturing na kumpidensyal sa mga aktibidad ng kumpanya.
3. Upang mapili para sa tagapamahala ang pinakamahalagang katotohanan na nilalaman sa mga ulat at magasin upang mailigtas siya mula sa pangangailangang mag-isa na pag-aralan ang mga materyales nang detalyado.
4. Unawain na sa kaso ng kagyat na trabaho kailangan niyang manatili pagkatapos ng pagtatapos ng araw ng trabaho, ngunit ang tagapamahala, gayunpaman, ay hindi dapat umasa sa kalihim na manatili kahit na walang ganoong pangangailangan.
5. Malinaw na kinakatawan ang kanilang mga responsibilidad at antas ng kakayahan sa independiyenteng paggawa ng desisyon sa kawalan ng pinuno, at ang pinuno ay dapat, sa turn, siguraduhin na ang kalihim ay makayanan ang gawain na maaaring lumitaw sa kanyang kawalan. Ang magkabilang panig ay nangangailangan ng pagpapatawa. Ang pag-uugali ng kalihim at ang kahusayan ng kanyang trabaho ay isang halimbawa para sa lahat ng mga empleyado. Dapat siyang palaging malinis at maayos na manamit, dahil ang kanyang awtoridad at awtoridad ng kanyang pinuno ay nakasalalay dito.
Dapat subaybayan ng sekretarya ang mga kaganapan sa personal na buhay ng manager, halimbawa, alagaan ang mga bulaklak para sa mga espesyal na okasyon, greeting card, atbp.
Panayam ng coach sa negosyo Anna Nikolaeva sa istasyon ng radyo na "Moscow speaking" 62.0 FM. Pagbisita sa pinuno ng haligi na si Igor Igorev.
I.I.- Ang pagiging mabuting sekretarya ay hindi madali. Una, ang sekretarya ang mukha ng kumpanya, marami siyang tunay na responsibilidad. Pangalawa, ang propesyon na ito ay hindi walang kabuluhan na itinuturing na isa sa mga pinaka-nakababahalang: maraming mga bagay, maraming mga problema, kailangan mong gawin ang lahat at sa parehong oras gawin ang lahat nang perpekto at hindi malito. Paano magagawa ang lahat ng ito? Paano mo malalabanan ang stress at maging isang matagumpay at karapat-dapat na kinatawan ng iyong kumpanya? Ano itong secretary bird? Pagdating sa isang sekretarya, karamihan sa mga employer ay may tanong tungkol sa kung anong uri ng sekretarya ang kailangan nila. Malamang, sasagutin ng karamihan na mas mahalaga sa kanila ang mga binti, hindi ang ulo, dahil kailangan nila ng mga presentableng tao. At ang ulo ay masusunod kahit papaano. Sino ang sekretarya ngayon?
A.N.- Ang salitang "secretary" ay lumitaw noong Middle Ages. Isinalin mula sa Latin, ito ay nangangahulugang "confidant". Ang taong may hawak na posisyon na ito ay dapat na mahusay na pinag-aralan, alam ang kanyang negosyo, nakikipag-usap, dahil ang gawain ng kalihim ay madaling makahanap ng pakikipag-ugnay sa mga tao. Siyempre, hindi ka dapat pumili sa pagitan ng ulo at binti, dahil ang sekretarya ay ang showcase ng kumpanya. Batay sa kanyang trabaho, ang kliyente ay gumagawa ng mga hypothetical na konklusyon tungkol sa gawain ng kumpanya, tungkol sa kung paano sila gagana sa kanya sa hinaharap.
I.I.- Para sa sekretarya, ang pinakamahirap na bagay ay upang makayanan ang stress, upang malaman ang daloy ng trabaho, upang sundin ang mga utos ng boss? Hindi lihim na maraming mga sekretarya ang gumaganap ng mga tungkuling hindi karaniwan para sa propesyon na ito. Nagtatrabaho sila bilang personnel officer, minsan gumagawa ng accounting, may dalang kape, naglilinis ng opisina.
A.N.- Syempre mangyayari. Ang mga pangunahing tungkulin ng kalihim ay daloy ng dokumento. Ito ang pagproseso ng mga papasok at papalabas na dokumento, paghahanda ng mga liham, fax, mga sertipiko. Bilang karagdagan, ang sekretarya ay kailangang pamahalaan ang protocol ng mga bisita, makipag-ugnayan sa pinuno ng priyoridad ng iskedyul para sa pagtanggap ng mga bisita. Kasama sa kanyang mga responsibilidad ang pag-aayos ng mga pagpupulong, kumperensya, kumperensya, pag-uusap sa telepono. Sa anumang kaso, dapat maging pamilyar ang kalihim sa kanyang mga responsibilidad sa trabaho at umasa sa mga ito sa proseso.
I.I.- Ano ang mga responsibilidad na ito? Kailangan ba nilang marehistro?
A.N.- Oo naman. Kung ang mga responsibilidad ay hindi binanggit, ang kalihim mismo ay inirerekomenda na irehistro ang mga ito at umasa sa listahang ito sa proseso ng kanyang trabaho.
I.I.- Pagtupad sa kagustuhan ng pinuno - iyon lang ang mga responsibilidad.
A.N.- Medyo tama. Ang manager para sa sekretarya ang pangunahing kliyente. Kailangan niyang tulungan, paginhawahin siya, walang pakialam na alagaan ang pinuno.
I.I.- At ano ang tungkol sa natitirang mga empleyado na bumaling sa sekretarya? Ang kalihim ay nakikipag-usap hindi lamang sa pinuno. Dumating ang mga kliyente at bisita sa sekretarya. Dapat ay matatas ka sa wikang banyaga. Kahit na ang sekretarya ay ang mga binti, kung gayon ang mga binti ay dapat na may limang dila.
A.N.- Sa katunayan, ang kaalaman sa mga wikang banyaga ay isang kalamangan para sa isang kalihim. Ang mga kliyente at bisita ay dapat na matanggap nang tama, ngumiti sa kanila, mag-alok na umupo, maghatid ng kape, tsaa. Ang mga ito ay karaniwang mga bagay, ngunit, sa kasamaang-palad, hindi sa lahat ng mga kumpanya ay ginagamit ng mga kalihim ang kaalamang ito. Minsan sa kumpanya ay nakukuha mo ang impresyon na inalis mo ang sekretarya sa mahalagang trabaho, mula sa pagbabasa ng magasin.
I.I.- Minsan ang sekretarya ay nag-tap ng isang bagay sa computer. May isang imahe ng isang sekretarya na nagta-type ng isang bagay sa isang makinilya at responsable para sa walang katapusang mga tawag sa telepono. Paminsan-minsan ay pumapasok siya sa opisina ng pinuno. Ang lahat ng ito ay mahusay na natatandaan, at sinuman ang hindi maalala ay maaaring tumingin sa mga ito sa mga pelikulang Sobyet. Pero ngayon iba na ang mga secretary.
A.N.- Medyo tama. Maraming mga executive ang nagtuturo ngayon ng etika sa telepono sa mga sekretarya. Kailangang malaman ng kalihim ang mga patakaran para sa pagtanggap ng papasok na tawag, paglipat sa isang empleyado o pinuno ng kumpanya. Bilang karagdagan, may mga patakaran para sa paghawak ng beep at paalam.
I.I.- Ang pagpindot sa dial tone ay isang proseso kapag ang musika ay naka-on sa telepono, at isang boses ang nagsasabi sa receiver na ang tawag na ito ay napakahalaga para sa kumpanya? Sa oras na ito, tumutugtog ang musika, halimbawa, Beethoven.
I.I.- Paano ako magtatanong? Siguro dapat mong sabihin: "Ipakilala ang iyong sarili, mangyaring"?
A.N.- Oo, kaya mo yan. Kailangan mong hilingin na manatili sa linya, at huwag maghintay o mag-hang hanggang ang tao ay konektado sa subscriber na kailangan niya. Para sa bawat aksyon mayroong isang algorithm ng trabaho na dapat sundin. At saka, may bawal sa telepono. Ito ang mga salitang kumusta, nakikinig ako sa iyo, isang minuto, isang segundo, isang fax, isang telepono. Ang mga salitang ito ay hindi dapat gamitin.
I.I.- Siyempre, mas mahusay na iwanan ang mga maliliit na anyo. Ngunit hindi ito nalalapat sa gawain ng isang sekretarya, ngunit sa trabaho ng batang babae sa telepono. Ngayon ang hanay ng mga propesyon ay medyo malawak.
A.N.- Medyo tama.
I.I.- Ito ay maaaring gawin ng isang batang babae na nagtatrabaho sa isang call center, maliliit na empleyado. Ang kalihim mismo ay isang medyo makabuluhang tao sa kanyang kumpanya.
A.N.- May mga pangunahing tungkulin ang kalihim. Ito ay pagtanggap ng mga tawag sa telepono, mga bisita, pagtulong sa manager sa pagpaplano ng isang araw ng trabaho, pag-aayos ng mga pagpupulong at kumperensya. Bilang karagdagan, ang kalihim ay kailangang mahusay na lutasin ang mga sitwasyon ng salungatan na umuunlad sa mga kliyente, tulungan ang tagapamahala, maging kanyang pader at tagapagtanggol.
I.I.- Ang sekretarya ba ay kapatid na babaing punong-abala?
A.N.- Oo.
I.I.- Ngunit iba ang tawag sa mga babaeng ito. Ito ay maaaring mga tagapamahala ng opisina, mga empleyado ng call center, mga assistant secretary, at iba pa. Nakalista ba sila sa rehistro ng mga propesyon?
A.N.- Akala ko sila.
I.I.- Ang sekretarya ay ang mukha ng kumpanya. Ang kumpanya ay dapat magkaroon ng buong pamamaraan para sa kung paano dapat kumilos ang isang tao. Una sa lahat, depende ba ito sa kultura ng kumpanya ng kumpanya?
A.N.- Oo naman. Ang sekretarya ay ang visual showcase ng kumpanya. Dapat ay marunong kang bumati nang tama, anyayahan ang kliyente sa manager, alamin kung anong oras ang naka-iskedyul na pulong. Dapat irehistro ng kalihim ang lahat ng mga regulasyon.
I.I.- Ang sekretarya ay hindi lamang dapat magreseta ng lahat ng ito, ngunit gumana rin sa mga dokumento, ayusin ang trabaho. Siya ang tagapag-ayos at inspirasyon ng lahat ng ating mga tagumpay.
A.N.- Oo.
I.I.- Lagi bang nauunawaan ng mga batang babae na showcase ang kanilang ginagawa? Sa aking palagay, ang kalihim ay isang nasa katanghaliang-gulang na babae na may karanasan at edukasyon. Maaari siyang magsagawa ng mga gawain, lutasin ang mga salungatan, harapin ang mga papeles, tumanggap ng mga kliyente at bisita, makipag-ayos, kung kinakailangan.
A.N.- Maaari rin itong gawin ng isang nagtapos sa isang institute o kolehiyo, kung bago iyon sumasailalim siya sa naaangkop na pagsasanay sa paaralan o sa mga kursong sekretarya. Maaari itong ituro, pati na rin ang pakikipagtulungan sa mga magkasalungat na kliyente. Maaari mong malaman kung paano ayusin ang oras, etika sa telepono.
I.I.- Hindi ba ito itinuro sa mas mataas na institusyong pang-edukasyon? Sa palagay ko, hindi sila dapat magkaroon ng mga problema sa mga dokumento, dahil ang mga unibersidad ay may mga kaugnay na espesyalidad, itinuturo nila ito sa mga tao.
A.N.- Sa pagkakaalam ko, walang faculty sa higher educational institutions kung saan sinasanay ang mga secretary.
I.I.- Ito ay tinatawag na gawain sa opisina.
A.N.- Pinag-aaralan ang trabaho sa opisina habang tumatanggap ng pangalawang bokasyonal na edukasyon. May mga secretarial training school, pati na rin ang mga pagsasanay at seminar.
I.I."Ganito na ba ang buhay ngayon?"
Ang salitang ito, kakaiba, ay walang pambabae na anyo. "Secretary" - ito ang pangalan ng propesyon, kung wala ang walang organisasyon na magagawa. Isang propesyon na lumilikha ng mga alamat sa paligid nito. "Secretary" - isang batang babae na may mga binti mula sa ngipin, na nakakita ng mga pako sa waiting room? Loafer? protege ng isang tao? Ang maybahay ng amo?
Ang isang mabuting sekretarya ay isang ardilya sa isang gulong, ito ay isang pukyutan, kung wala ang amo ay parang walang mga kamay. Ang gawain ng kalihim ay hindi lamang magdala ng isang piraso ng papel, tumanggap ng isang tawag. Ang pangunahing gawain ay upang mapadali ang gawain ng pinuno. At kabilang dito ang microclimate sa reception room, at ang organisasyon ng araw ng trabaho ng chef, at ang pagtatayo ng kanyang pakikipag-ugnayan sa labas ng mundo.
Ang trabaho ng isang sekretarya ay isang malaking nerve load: maraming mga tawag, nagmamadaling empleyado, maraming bagay na dapat gawin, ang kawalan ng kakayahan na gumuhit ng isang personal na iskedyul ng trabaho, pag-asa sa mood ng boss ... Ngunit kung hindi bababa sa kapag ang sekretarya ay nagpakita ng kanyang masamang kalooban sa mga empleyado, kung gayon ang anumang reklamo laban sa mga empleyado na hindi nakatapos sa pamumuno ng gawain, ay maaaring ituring nila bilang "pagtamaan" dahil sa isang masamang kalooban. Siyempre, ang sekretarya ay dapat magkaroon ng pagkamapagpatawa upang maayos na tumugon sa kabastusan o magpanggap na hindi niya napansin ang isang pagkakamali, upang hindi mabitin ang kanyang ilong sa mahihirap na sitwasyon at makapagpasaya hindi lamang sa kanyang sarili, ngunit pati boss!
Ang sekretarya ang kandado sa pintuan ng amo: ang nakakaalam ng "tamang salita" ay madaling makapasa. Ngunit ang iba ay may kakayahang manipulahin ang sekretarya, at isa sa mga kasanayan ng kalihim ay ang paghiwalayin ang mga personal na relasyon sa mga manggagawa. Mayroon ding downside sa tanong na ito: tila sa mga kliyente at empleyado na ang saloobin ng kalihim sa kanila ay sumasalamin sa saloobin ng boss. Samakatuwid, kinakailangan na maging tama kahit na sa mga hindi kasiya-siyang tao. Gayunpaman, ang disposisyon sa lahat ay hindi dapat maging permissiveness: ang sekretarya ay kanang kamay ng boss, samakatuwid, hindi niya dapat pahintulutan ang mga walang prinsipyong empleyado na igiit ang kanilang sarili sa kanilang sariling gastos.
Ang pangunahing kasanayan ng kalihim ay ang mabilis na pagkolekta at pag-imbak ng impormasyon. Tulad ng sinasabi ng mga propesor sa unibersidad, ang isang espesyalista ay hindi isang taong nakakaalam ng lahat, ngunit isang taong nakakaalam kung saan makakahanap ng impormasyon! Ang kalihim ay dapat na tulad ng isang espesyalista - magkaroon ng kamalayan sa lahat, nang hindi nagpapakita ng paraan ng pagkolekta ng impormasyon. Obligado ang kalihim na alamin kung sino sa mga empleyado ang gumagawa ng ano upang malaman kung sino ang dapat kontakin para sa impormasyon. Nangyayari na ang pamagat ng posisyon ng isang tao ay hindi tumutugma sa kanyang mga tungkulin, halimbawa, ang mga isyu ay napagpasyahan hindi ng pinuno ng departamento, ngunit ng kanyang representante. Ang pinuno ng departamento ay may mga ilusyon na siya ang namumuno - hindi mo maaaring alisin ang kanyang mga ilusyon, ngunit kailangan mong malaman kung sino ang dapat mong buksan para sa isang sagot. Ito ay mahalaga hindi lamang upang mangolekta ng impormasyon, ngunit din upang ihatid ito. Naaalala ng isang mahusay na sekretarya: umiiral siya upang iligtas ang boss mula sa mga problema ng ibang tao, kaya sinasala niya ang impormasyon. Ngunit kailangang malaman ng pinuno ang resulta ng anumang proseso sa organisasyon, pati na rin magkaroon ng kamalayan sa mood sa koponan. Kung ang kanyang trabaho ay maaaring malagay sa alanganin ng nagbabantang labanan, ang kasalanan ng kalihim ay ang kakulangan ng mga pagtatangka upang maiwasan ang gulo. Ang sekretarya ay isang paraan ng komunikasyon sa pagitan ng boss at ng pangkat. Ito ay hindi isang pagtuligsa, ngunit isang trabaho. At isa pang mahalagang alituntunin: walang kahit isang parirala ng isang pinuno na hindi nilayon na maihatid ang dapat makarating sa mga tainga ng mga nasasakupan.
Ang umiiral na mitolohiya na ang sekretarya ay ang maybahay ng boss, kahit na hindi ito tumutugma sa katotohanan sa karamihan ng mga kaso, mayroon pa ring ilang mga batayan: ang boss at ang sekretarya ay gumugugol ng mas maraming oras na magkasama kaysa sa pinuno ng bahay, dumaan sila sa "apoy, tubig, mga tubo ng tanso" ng negosyo nang sama-sama , samakatuwid, kung minsan ay may mga relasyon na lampas sa opisyal na balangkas. Siyempre, mapapansin ng isang nagmamalasakit na sekretarya ang kakulangan sa ginhawa ng amo, mag-alok ng tableta, magdala ng tsaa sa kanya, pagod, gumawa ng sandwich para sa mga nagugutom, kumilos bilang isang tagapayo kapag bumibili ng pabango para sa kanyang asawa at isang blender para sa kanyang biyenan. , bumili ng mga tiket sa teatro ... ... Ito ay kapaki-pakinabang sa trabaho, ngunit ang distansya na umiiral sa pagitan ng boss at ang sekretarya sa pagkakaibigan o higit pang pag-ibig ay mas mahusay na hindi bawasan sa mga interes ng kaso.
Para sa baguhang sekretarya kaya mong ibigay ilang payo, na bihirang ibigay sa mga kurso:
- Sa simula pa lang, dapat magkasundo ang manager at ang sekretarya sa isang listahan ng mga empleyado na may libreng access sa opisina. Mabuti kung tatalakayin ng boss ang listahan ng mga kasamahan at kaibigan na nais niyang makaugnay nang walang anumang mga katanungan.
- May isang alamat tungkol sa sekretarya ni Kerensky na pumasok sa trabaho isang araw pagkatapos ng rebolusyon at nagalit sa kaguluhan sa lugar ng trabaho. Ito, siyempre, ay isang matinding kaso, ngunit ang pagkakasunud-sunod sa desk ng pinuno ay dapat na iyong alalahanin. Ang isang simpleng solusyon sa pag-aayos ng mga bagay sa mga papel ay maaaring ang mga folder na "Urgent", "Solve", "View", "Itapon", "For signature" sa desk ng chief. Mapapadali nila ang pakikipag-ugnayan at poprotektahan ka mula sa mga kalat na hindi maiiwasang lumilikha sa mesa.
- Ito ay kinakailangan upang itanim sa boss ang ugali: "Upang ang araw ay magsimula at magtapos sa iyo." Dapat kang makapasok sa kanyang opisina nang mas maaga kaysa sa sinumang bisita upang malaman ang kanyang mga plano, ipaalala sa kanya ang kanyang mga pagpupulong, at bumuo ng isang diskarte sa pag-uugali.
- Kung iniisip ng amo na hindi siya sekretarya, ngunit isang katulong, isang katulong, ipaliwanag sa kanya ang pangangailangan para sa iyong presensya sa lahat ng mga pagpupulong at mahahalagang pagpupulong - dapat kang magkaroon ng kamalayan sa mga kasunduan.
- Bago magsumite ng isang dokumento para sa lagda, pag-isipan kung anong mga tanong ang maaaring lumabas at alamin ang sagot nang maaga. Mas mabuting maging tanga sa waiting room kaysa sa opisina ng amo.
- Huwag mag-alinlangan sa pagkumpleto ng mga gawain - ngunit huwag din magmadali. Alalahanin ang biro ng hukbo: "Huwag magmadali upang isakatuparan ang utos. Ang utos" Magtabi!" "Lagi nang susunod.
- Kung dahil sa kasalanan ng empleyado ay nabigo ka sa utos, ibahagi ang responsibilidad sa taong nagkasala. Ngunit - huwag gumawa ng mga dahilan. Tandaan na ang pagiging nagkasala ay bahagi rin ng tungkulin ng kalihim.
- Alalahanin ang sinumang bisita nang personal. Ito ay isang garantiya ng "kaligtasan" ng boss, kung ang isang hindi gustong kliyente ay lilitaw nang walang babala - magkakaroon ka ng oras upang tama na "itaboy ang pag-atake". Ang parehong naaangkop sa mga pangalan ng mga tao - para sa sinumang tao ang kanyang pangalan ay makabuluhan. Alamin ang mga pangalan, kahit na imposibleng matandaan. Mahirap magparami ng mga pangalan at patronymics na sinasabi sa iyong sarili ng ilang beses. Ang mga taong sanay sa maling interpretasyon ng kanilang mga pangalan ay magkakaroon ng higit na paggalang sa kanilang amo kung hindi mo gagawin.
- Tiyaking isulat ang minutong impormasyon. Kapag hindi mo kailangan, itapon at kalimutan. Ngunit tandaan ang impormasyon ng pananaw: ang isinulat mo ay nabubura sa iyong memorya.
- Kapag naglilipat ng impormasyon, kailangan mong isipin kung aling pangungusap ang bibigyan ng espesyal na diin upang ito ay maalala at maunawaan.
- Isa kang notebook. Tandaan ang mga personal na petsa ng manager. Siya, abala sa mga problema, ay maaaring matagpuan ang kanyang sarili sa sitwasyon ng isang bangkero mula sa kuwento ni O. Henry, na nakalimutan ang tungkol sa kanyang sariling kasal. Ipaalala sa kanya ang tungkol sa kanya - kahit na ang kasal na ito ay hindi mo kasama.
Well, ngayon - mga tip para sa mga iyon na kumukuha ng sekretarya.
Kapag pumipili ng isang sekretarya, tiyaking suriin ang mga kandidato para sa:
- diction, tunog ng boses, intonasyon. Magmungkahi ng mahirap na sitwasyon - mula sa pagsisinungaling na wala ang iyong boss hanggang sa pagtugon sa isang galit na kliyente - at makinig sa kung ano ang tunog nito. Bigyang-pansin ang nilalaman ng mga sagot - ito ay mahalaga din.
- paglaban sa stress at mabuting kalooban. Ang isang batang babae na mapang-akit na ngumingiti sa iyo sa panahon ng isang pakikipanayam ay maaaring maging galit sa unang labanan, pagdurusa sa mga tantrums o pagpapahayag ng kanyang masamang kalooban. Kung ang isang batang babae sa isang nakababahalang sitwasyon ay nakahanap ng isang mapagkukunan ng bagong lakas, at mas mahirap ang gawain, mas masaya, siya ay angkop para sa trabaho ng isang sekretarya, ngunit kailangan mong tiyakin na ang naturang sekretarya ay walang anumang downtime.
- karunungang bumasa't sumulat. Ang dokumento ng mas mataas na edukasyon ay nangangako na ang mga titik ay hindi mawawala na may limang pagkakamali sa isang salita. Sa pinakamababa, ang antas ng sekretarya ay nasuri sa ilang mga form, halimbawa: "Ayon sa" - "dokumento" o "dokumento"? Ang pangalawang pagsubok ay ang tanong: "Excuse me, sino ang tinatawagan mo?" Kung nagsusulat siya ng isang "dokumento" at nagsasabing "tawag" - mas mahusay na tanggihan siya. Mayroong maliit na pagkakataon ng muling pagsasanay.
At ilang higit pang mga tip:
- Huwag tingnan ang hitsura - tingnan ang mga rekomendasyon at ang palatanungan. Ang hitsura ay maaaring itama, ang isip ay hindi malamang.
- Alamin kung ang kalihim, at higit sa lahat, ang kanyang pamilya, kung mayroon man, ay handa na para sa isang hindi regular na araw ng trabaho. Sa isang kasunduan sa isang standardized na araw, ang mga sitwasyon ay maaaring lumitaw pa rin kapag ang kalihim ay pinilit na manatili sa trabaho. Mas mabuti kung ang sekretarya ay isang babae na hindi nabibigatan sa maliliit na bata: nangangailangan sila ng higit na atensyon ng ina sa kanilang sarili.
- Alamin kung hindi komportable ang aplikante sa pangangailangang mabilis na lumipat mula sa isang aktibidad patungo sa isa pa. Kung gagawin niya, malamang na hindi siya maging isang mahusay na sekretarya: ang boss ay kailangang maghintay hanggang matapos niyang ipadala ang fax bago magdikta ng isang agarang sulat.
- Subukang tukuyin kung gaano kapareho sa sikolohikal ang aplikante at ang chef sa hinaharap. Kung siya ay sanay na makipag-usap nang mabilis, at ang mga ganitong tao ay nakakainis sa kanya, kung siya ay mabagal, at gusto niya ang lahat ng bagay na masunog sa paligid, hindi sila gagana nang magkasama.