ตัวอย่างการเขียนจดหมายริเริ่ม วิธีเขียนข้อเสนอความคิดริเริ่มอย่างถูกต้อง วิธีการเขียนจดหมายเสนอเชิงพาณิชย์

การร่างจดหมายธุรกิจประเภทต่างๆ ถือเป็นส่วนสำคัญของการทำงานของตัวแทนธุรกิจ ขอบคุณข้อความดังกล่าว พวกเขาได้รับโอกาสในการแก้ไขปัญหาเชิงพาณิชย์ในวิธีที่เข้าถึงได้ รวดเร็วที่สุด และเหมาะสมที่สุด

ไฟล์

จดหมายธุรกิจมีกี่ประเภท?

ตามอัตภาพ จดหมายธุรกิจสามารถแบ่งออกเป็นหลายประเภทหลัก:

• จดหมายแสดงความยินดี;
• จดหมายข้อมูล
• และอื่น ๆ

คุณสามารถทำเครื่องหมายคำตอบสำหรับจดหมายเหล่านี้ทั้งหมดซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจอย่างเป็นทางการและเขียนตามหลักการบางฉบับเป็นรายการแยกต่างหาก

ใครควรทำหน้าที่เป็นผู้เขียนจดหมาย?

จดหมายธุรกิจจะต้องมีลายเซ็นเสมอ ในกรณีนี้ พนักงานของบริษัทที่มีความสามารถรวมถึงหน้าที่นี้หรือได้รับมอบอำนาจให้ทำตามคำสั่งของกรรมการสามารถเขียนจดหมายได้โดยตรง โดยปกติจะเป็นผู้เชี่ยวชาญหรือหัวหน้าหน่วยโครงสร้างซึ่งมีเขตอำนาจศาลรวมหัวเรื่องของข้อความด้วย อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าใครจะมีส่วนเกี่ยวข้องในการเขียนจดหมาย ไม่ว่าในกรณีใดก็ตาม จะต้องส่งไปยังผู้จัดการเพื่อขออนุมัติ โดยคำนึงว่าเป็นการเขียนในนามของบริษัท

กฎทั่วไปสำหรับการเขียนจดหมายธุรกิจ

ข้อความทางธุรกิจทั้งหมดควรเกี่ยวข้องกับกิจกรรมของบริษัทหรือสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น ในเวลาเดียวกัน ไม่ว่าเนื้อหาจะเป็นอย่างไร พวกเขาจะต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดบางประการ

ประการแรก มันเป็นโครงสร้างบางอย่าง ข้อความควรประกอบด้วย:

• วันที่เขียน
• รายละเอียดของผู้ส่งและผู้รับ
• ที่อยู่ที่สุภาพ (ในรูปแบบของถ้อยคำ "Dear Ivan Petrovich", "Dear Elena Grigorievna")

ควรสังเกตว่าจดหมายสามารถส่งถึงทั้งพนักงานแต่ละคนและทั้งทีมได้ (ในกรณีนี้ ก็เพียงพอแล้วที่จะจำกัดตัวเองด้วยคำทักทาย "สวัสดีตอนบ่าย!")

องค์ประกอบข้อมูลที่มีเหตุผลและเป้าหมายที่ใช้เป็นพื้นฐานในการเขียนจดหมาย

คำขอและคำอธิบาย

บทสรุป.

อาจแนบเอกสาร รูปภาพ และวิดีโอหลักฐานเพิ่มเติมต่างๆ ไปกับจดหมาย ถ้ามี จะต้องแสดงไว้ในข้อความหลัก

สามารถเขียนจดหมายลงบนกระดาษ A4 มาตรฐานปกติหรือบนหัวจดหมายขององค์กรได้ ควรใช้ตัวเลือกที่สองเนื่องจากไม่จำเป็นต้องป้อนรายละเอียด บริษัท ด้วยตนเอง นอกจากนี้จดหมายดังกล่าวดูน่านับถือมากขึ้นและระบุอีกครั้งว่าข้อความนั้นเป็นของการติดต่ออย่างเป็นทางการ สามารถเขียนด้วยลายมือได้ (ตัวอักษรที่เขียนด้วยลายมือเขียนด้วยลายมือจะประสบความสำเร็จเป็นพิเศษ) หรือพิมพ์บนคอมพิวเตอร์ (สะดวกเมื่อคุณต้องการสร้างจดหมายหลายชุด)

จดหมายจะต้องมีลายเซ็นรับรองแต่ไม่จำเป็นต้องประทับตราเพราะว่า ตั้งแต่ปี 2559 นิติบุคคลได้รับการยกเว้นจากความจำเป็นในการใช้ตราประทับในกิจกรรมของตน

ก่อนที่จะส่งข้อความ หากจำเป็น จะมีการบันทึกไว้ในสมุดรายวันของเอกสารขาออกซึ่งมีการกำหนดหมายเลขและกำหนดวันที่ออกเดินทาง

สิ่งที่ต้องใส่ใจเมื่อเขียนจดหมาย

เมื่อเขียนจดหมายคุณจะต้องตรวจสอบการสะกดอย่างระมัดระวังปฏิบัติตามกฎและบรรทัดฐานของภาษารัสเซียในแง่ของคำศัพท์ ไวยากรณ์ เครื่องหมายวรรคตอน ฯลฯ ผู้รับจะต้องใส่ใจเสมอว่าความคิดในข้อความถูกนำเสนอและจัดรูปแบบได้ดีเพียงใด

เราไม่ควรลืมว่าการศึกษาที่ดำเนินการแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าผู้คนไม่เต็มใจที่จะใช้เวลามากกว่าหนึ่งนาทีในการอ่านจดหมายประเภทนี้

จดหมายจะต้องเขียนในรูปแบบที่ถูกต้อง โดยไม่ “เผยแพร่ความคิดลงต้นไม้” ค่อนข้างสั้นและกระชับตรงประเด็น แต่ละหัวข้อใหม่ควรนำเสนอในรูปแบบของย่อหน้าแยกกัน ซึ่งหากจำเป็นควรแบ่งออกเป็นย่อหน้า นอกจากนี้จดหมายที่กระชับและชัดเจนจะทำให้ผู้รับทราบว่าผู้เขียนให้ความสำคัญกับเวลาของเขา คำกล่าวที่ว่า “ความกะทัดรัดเป็นน้องสาวของพรสวรรค์” เหมาะสมแล้ว

สิ่งที่ไม่ควรอนุญาตในจดหมายธุรกิจ

ในจดหมายธุรกิจ น้ำเสียงที่หน้าด้านหรือไร้สาระเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้โดยสิ้นเชิง เช่นเดียวกับข้อความที่แห้งเกินไปและ "ความคิดโบราณ" ที่ซ้ำซากจำเจ คุณควรหลีกเลี่ยงสูตรที่ซับซ้อน การใช้วลีที่มีส่วนร่วมและกริยาวิเศษณ์จำนวนมาก และคำศัพท์พิเศษที่ผู้เชี่ยวชาญในวงแคบสามารถเข้าใจได้

จดหมายจะต้องไม่มีข้อมูลที่ไม่ผ่านการตรวจสอบ ไม่น่าเชื่อถือ และโดยเฉพาะอย่างยิ่งจงใจเป็นเท็จ

โปรดทราบว่าข้อความประเภทนี้ไม่ได้เป็นเพียงส่วนหนึ่งของการติดต่อทางธุรกิจตามปกติเท่านั้น แต่ยังหมายถึงเอกสารราชการที่อาจได้รับสถานะเป็นเอกสารสำคัญทางกฎหมายในภายหลังด้วย

วิธีการส่งจดหมาย

ข้อความอย่างเป็นทางการสามารถส่งได้หลายวิธีหลัก

1. ประการแรกที่ทันสมัยที่สุดและเร็วที่สุดคือผ่านวิธีการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ สะดวก รวดเร็ว และยังช่วยให้คุณส่งข้อมูลได้ปริมาณเกือบไม่จำกัด

   มีข้อเสียเพียงข้อเดียว - หากผู้รับมีจดหมายจำนวนมาก จดหมายอาจสูญหายหรือไปอยู่ในโฟลเดอร์สแปมได้ง่าย ดังนั้นเมื่อส่งจดหมายในลักษณะนี้ ขอแนะนำให้ตรวจสอบให้แน่ใจเพิ่มเติมว่าจดหมายนั้นมี ได้รับ (ผ่านทางโทรศัพท์ธรรมดา)

2. วิธีที่สอง: อนุรักษ์นิยมซึ่งช่วยให้คุณส่งข้อความทาง Russian Post ในกรณีนี้ ขอแนะนำให้ใช้ฟังก์ชันการส่งทางไปรษณีย์ลงทะเบียนพร้อมขอใบเสร็จรับเงินคืน - แบบฟอร์มนี้รับประกันว่าจดหมายจะถึงผู้รับซึ่งผู้รับจะได้รับการแจ้งเตือนพิเศษ

   โดยทั่วไปแล้ว การส่งทางไปรษณีย์มาตรฐานจะใช้ในกรณีที่ส่งเอกสารต้นฉบับ จดหมายที่รับรองโดยลายมือชื่อที่มีชีวิต และตราประทับ

3. คุณยังสามารถส่งจดหมายทางแฟกซ์หรือโปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีได้ แต่ต้องอยู่ภายใต้เงื่อนไขว่าความสัมพันธ์ระหว่างคู่ค้ามีความใกล้ชิดเพียงพอที่จะอนุญาตการติดต่อประเภทนี้

จดหมายยืนยัน

จดหมายดังกล่าวมีข้อความเกี่ยวกับการรับการจัดส่งใด ๆ (จดหมาย โทรเลข การโอน พัสดุ สินค้า ของมีค่า ฯลฯ ) ซึ่งเอกสารที่ร่างไว้ก่อนหน้านี้ยังคงมีผลบังคับใช้ (ข้อตกลง คำแนะนำ ฯลฯ ) จดหมายคือการยืนยันข้อเท็จจริง การกระทำ การสนทนาทางโทรศัพท์ จดหมายดังกล่าวเริ่มต้นด้วยคำที่มาจากคำกริยา “เพื่อยืนยัน”

ตัวอย่างเช่น:

เพื่อยืนยันการรับข้อเสนอของคุณตามที่ระบุไว้ในจดหมายลงวันที่ 25 มิถุนายน พ.ศ. 2548 เราจะส่งสำเนาเอกสารที่จำเป็นไปยังที่อยู่ของคุณ

การส่งจดหมายดังกล่าวเป็นส่วนบังคับของความสัมพันธ์ทางธุรกิจ การส่งในเวลาที่เหมาะสมจะช่วยให้ผู้รับสามารถยกเลิกการควบคุมและป้องกันไม่ให้พวกเขาได้รับจดหมายเตือนความจำ

จดหมายเตือนความจำ

จดหมายมีข้อบ่งชี้ถึงการใกล้หรือหมดอายุของกำหนดเวลาในการปฏิบัติตามภาระผูกพันหรือเหตุการณ์ใดๆ จดหมายดังกล่าวอาจกระชับเป็นพิเศษ โดยมีส่วนสุดท้ายเพียงส่วนเดียว และตามกฎแล้วจะขึ้นต้นด้วยคำว่า “คำเตือน”

ตัวอย่างเช่น:

เราขอเตือนคุณว่าตามข้อตกลงฉบับที่ 12/68 ลงวันที่ 05/12/2548 คุณต้องทำงานซ่อมแซมและก่อสร้างให้แล้วเสร็จไม่ช้ากว่าระยะเวลาที่ระบุไว้ในข้อตกลงคือ 08/20/2548

หนังสือรับประกัน

จดหมายดังกล่าวเป็นเอกสารที่รับรองการปฏิบัติตามภาระผูกพันที่กำหนดไว้ในนั้น

ในนั้นผู้รับมักจะได้รับการประกันการชำระเงินหรือการจัดหาบางสิ่งบางอย่าง (สถานที่ งาน การวิจัย ฯลฯ ) ตัวอักษรเหล่านี้มีหน้าที่ทางกฎหมายมากขึ้น ดังนั้นการนำเสนอข้อความจึงต้องชัดเจนและแม่นยำเป็นอย่างยิ่ง

ตัวอย่างเช่น:

กรุณาจัดสรรห้องสัมมนาวันที่ 14 กรกฎาคม 2548 เวลา 14.30 น. - 18.00 น.

เรารับประกันการชำระค่าเช่าสถานที่จากบัญชี... ใน... ธนาคาร

จดหมายริเริ่ม

นี่คือจดหมายที่ต้องการคำตอบ จดหมายเหล่านี้ส่วนใหญ่แสดงคำขอ (ข้อเสนอแนะ คำขอ) ต่อผู้รับในการแก้ไขปัญหาบางอย่าง

นี่เป็นตัวอักษรประเภทที่พบบ่อยที่สุด ซึ่งไม่จำกัดหัวเรื่อง อย่างไรก็ตาม ธรรมชาติของพวกเขาบ่งบอกถึงความเป็นไปได้ของการแก้ปัญหาเชิงบวกหรือเชิงลบต่อปัญหาที่เกิดขึ้น

ตัวอย่างเช่น:

เราขอเชิญคุณเข้าร่วมในการทำงานของกลุ่มผู้เชี่ยวชาญ

โปรดแจ้งให้เราทราบถึงการตัดสินใจของคุณเป็นจดหมายภายในวันที่ 20 ธันวาคม 2548

จดหมายตอบกลับ

จดหมายดังกล่าวในเนื้อหามีลักษณะที่ขึ้นอยู่กับจดหมายริเริ่มเนื่องจากมีการกำหนดหัวข้อของข้อความแล้วและยังคงเสนอลักษณะของการแก้ปัญหาสำหรับปัญหาที่เกิดขึ้นในจดหมายริเริ่ม: การยอมรับหรือการปฏิเสธ ข้อเสนอการปฏิบัติตามคำขอ

คำตอบควรระบุไว้ในรูปแบบที่เจาะจงและชัดเจนเสมอ: สามารถตอบสนองคำขอทั้งหมดได้หรือไม่ ขอบเขตเท่าใด ภายในกรอบเวลาใด

หากจดหมายมีการปฏิเสธ จะต้องแสดงเหตุผลโดยย่อ

ประเภทของจดหมายเชิงพาณิชย์อาจแตกต่างกัน: เสนอ ร้องขอ ร้องขอ และการตอบสนองต่อคำขอ บทความนี้จะอธิบายวิธีการเขียนจดหมายเชิงพาณิชย์ทุกประเภทที่ระบุไว้พร้อมทั้งยกตัวอย่างจดหมายเชิงพาณิชย์

จากบทความคุณจะได้เรียนรู้:

ในกิจกรรมเชิงพาณิชย์ ข้อความที่ผู้ขายส่งถึงผู้ซื้อพร้อมข้อเสนอสินค้าหรือบริการและความตั้งใจที่จะสรุปธุรกรรมโดยระบุเงื่อนไขเฉพาะเรียกว่าข้อเสนอเชิงพาณิชย์

วิธีการเขียนจดหมายเสนอเชิงพาณิชย์

ตามมาตรฐานที่ยอมรับโดยทั่วไป จะมีการเขียนจดหมายเกี่ยวกับข้อเสนอทางการค้าเพื่อความร่วมมือบนหัวจดหมายของบริษัท

รายละเอียดที่จำเป็นสำหรับข้อความเชิงพาณิชย์ได้แก่:

• ชื่อ บริษัท;
• ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับบริษัท
• รหัสองค์กร
• OGRN ของนิติบุคคล
• ผู้เสียภาษี INN;
• วันที่สร้างจดหมาย
• หมายเลขทะเบียนของรายการ
• ปลายทาง;
• ส่วนหัวของจดหมายเชิงพาณิชย์
• ลายเซ็น;
• ทำเครื่องหมายเกี่ยวกับนักแสดง

จดหมายเชิงพาณิชย์สามารถส่งไปยังผู้รับรายใดรายหนึ่งหรือหลายรายพร้อมกันได้ บริษัทบางแห่งใช้การส่งจดหมายดังกล่าวไปยังผู้รับจำนวนมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

วิธีการเขียนจดหมายร้องขอ

มีการเขียนจดหมายร้องขอเพื่อให้แน่ใจว่าผู้รับดำเนินการตามที่ผู้เขียนข้อความกำหนด ในสถานการณ์ง่ายๆ ไม่จำเป็นต้องนำเสนอข้อมูลที่ซับซ้อน ให้ข้อโต้แย้ง หรือโน้มน้าวผู้รับ แล้ว จดหมายร้องขอเป็นการดีกว่าที่จะเริ่มด้วยคำร้องขอโดยตรง

ตัวอย่างเช่น:

ขอความร่วมมือส่งแผนปฏิทินการจัดสัมมนาครึ่งปีแรก 2561

คำขอ - หนังสือร้องขอซึ่งจัดทำขึ้นเพื่อรับข้อมูลอย่างเป็นทางการ (เอกสารวัสดุข้อมูล)

เปรียบเทียบข้อความของตัวอักษรทั้งสอง

จดหมายร้องขอ:

สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม:

โครงสร้างข้อความตัวอักษร

ข้อความในจดหมายร้องขอประกอบด้วยสองส่วน: เหตุผล (คำชี้แจงเหตุผลในการร้องขอ) และข้อสรุป (คำขอ)

คำขออาจมีโครงสร้างที่แตกต่างกันซึ่งต่างจากคำขอ จดหมายดังกล่าวอาจประกอบด้วย:

หนึ่งชิ้น. ตัวอย่างเช่น:

เราขอให้คุณพิจารณาความเป็นไปได้ในการจัดหาผลไม้รสเปรี้ยวในไตรมาสแรกของปี 2561 และหากการตัดสินใจเป็นบวก โปรดส่งข้อเสนอมาให้เรา

คำขอประกอบด้วยส่วนหนึ่ง เนื่องจากสถานการณ์ไม่จำเป็นต้องมีเหตุผล

สองส่วน. ตัวอย่างเช่น:

เนื่องจากมีการซ่อมแซมพื้นผิวถนนบนถนน Molodtsova ในพื้นที่บ้าน 15–27 ในช่วงระหว่างวันที่ 15 พฤษภาคมถึง 20 พฤษภาคม 2561 โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าการจราจรในพื้นที่ที่กำหนดหยุดในเวลากลางคืน

หากข้อความคำขอประกอบด้วยสองส่วน คุณควรระบุเหตุผลในการเขียนข้อความก่อน จากนั้นจึงระบุเหตุผลในการเขียนคำขอ

สามส่วน. ตัวอย่างเช่น:

ตามสัญญาลงวันที่ 02/12/2560 ฉบับที่ 22/56 บริษัทของคุณมีภาระผูกพันในการจัดหาชั้นวางแบบเคลื่อนที่โลหะสำหรับอุปกรณ์จัดเก็บเอกสารสำคัญในปริมาณเท่ากันในเดือนกันยายน ตุลาคม และพฤศจิกายน 2560 อย่างไรก็ตาม คุณทำให้การส่งมอบครั้งสุดท้ายล่าช้า ชุดอุปกรณ์เป็นเวลาสองสัปดาห์โดยไม่มีคำอธิบายเหตุผลสำหรับความล่าช้า

ความล่าช้าในการส่งมอบชั้นวางชุดสุดท้ายเป็นอันตรายต่อการว่าจ้างหอจดหมายเหตุภายในกรอบเวลาที่กำหนดโดยสัญญาของรัฐบาล เราขอให้คุณดำเนินมาตรการในการจัดส่งชั้นวางชุดสุดท้ายจำนวน 40 ชิ้น ภายในวันที่ 10 มีนาคม 2561

การให้เหตุผลในคำขอหรือการร้องขออาจเป็นการอ้างอิงถึงการดำเนินการทางกฎหมายหรือข้อบังคับอื่น ๆ คำแถลงข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์

กฎเกณฑ์ในการเขียนจดหมาย

จดหมายร้องขอและจดหมายร้องขอจะเขียนไว้บนหัวจดหมาย

เมื่อออกข้อความประเภทนี้ จะใช้รายละเอียดต่อไปนี้:

1. ปลายทาง;
2. ชื่อเรื่องของข้อความ (หากข้อความของจดหมายมีมากกว่า 4-5 บรรทัด)
3. ลายเซ็น;
4. ทำเครื่องหมายเกี่ยวกับนักแสดง

ในกระบวนการเตรียมข้อความจะต้องได้รับการอนุมัติ เครื่องหมายการอนุมัติ (วีซ่า) จะวางไว้บนสำเนาจดหมาย สำเนายังคงอยู่กับองค์กร - ผู้เขียน ตัวอักษร. เครื่องหมายจะอยู่ที่ด้านหลังของต้นฉบับหากข้อความถูกส่งทางแฟกซ์หรืออีเมล หากมีระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เครื่องหมายจะถูกบันทึกไว้

ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจำแนกประเภทของจดหมายเชิงพาณิชย์สามารถพบได้ในบทความ “จดหมายที่มีลักษณะเป็นข้อมูล”

คำขอทางการค้าเกิดขึ้นได้อย่างไร

จดหมายขอประเภทพิเศษคือจดหมายขอข้อเสนอเชิงพาณิชย์ นี่คือการอุทธรณ์จากผู้ซื้อถึงผู้ขายพร้อมคำขอ:

• ให้ข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ (งาน บริการ)
• ส่งข้อเสนอสำหรับการจัดหาสินค้า (การปฏิบัติงาน, การให้บริการ)

การสอบถามทางการค้าจะใช้ก่อนการสรุปสัญญา

ข้อความคำขอเชิงพาณิชย์มักจะระบุว่า:

1. ชื่อของสินค้า (บริการ);
2. เงื่อนไขที่ผู้เขียนจดหมายต้องการรับ
3. ปริมาณและ/หรือคุณภาพ
4. ระยะเวลาในการส่งมอบสินค้าหรือการให้บริการ
5. ราคา;
6. ข้อมูลอื่น ๆ.

สำนวนต่อไปนี้ใช้ในคำขอเชิงพาณิชย์:

กรุณาแจ้งความเป็นไปได้ในการจัดส่ง...

ขอเสนอราคาสินค้า...

กรุณาให้ข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับ...

ตัวอย่างคำขอที่สมบูรณ์:

โปรดแจ้งให้เราทราบเกี่ยวกับความเป็นไปได้ในการจัดหาเครื่องสแกนแบบแท่นรุ่น SKAN-200 และ SKAN-320 จำนวน 2 และ 3 ชิ้น ตามลำดับในช่วงเดือนมีนาคม 2561 พร้อมทั้งแจ้งเงื่อนไขการชำระเงินและเงื่อนไขการจัดส่ง

จดหมายธุรกิจเขียนขึ้นเมื่อสื่อสารกับคู่ค้าในเกือบทุกโอกาส ตัวอย่างและกฎสำเร็จรูปสำหรับการจัดทำเอกสารดังกล่าวมีอยู่ในบทความ

จดหมายธุรกิจสามารถกำหนดเป็นเอกสารที่ส่งในนามของทั้งบริษัทไปยังบริษัทอื่น ผู้ประกอบการรายบุคคล หรือบุคคลธรรมดา (เช่น นักลงทุน) โดยพื้นฐานแล้ว การติดต่อใดๆ ของบริษัทถือเป็นจดหมายธุรกิจ จุดประสงค์ของพวกเขาแตกต่างกันมาก:

1. เกี่ยวกับความร่วมมือ
2. ความร่วมมือการเจรจา
3. คำเตือนถึงความจำเป็นในการปฏิบัติตามภาระผูกพันภายใต้สัญญา
4. คำอธิบายตำแหน่งของคุณ การตอบกลับจดหมายที่ส่งไปก่อนหน้านี้ และอื่นๆ อีกมากมาย

โดยปกติเอกสารจะเขียนด้วยหัวจดหมายของบริษัทและสามารถส่งทางไปรษณีย์หรืออีเมลธรรมดาได้ อย่างไรก็ตาม หากพันธมิตรมีความสำคัญเป็นพิเศษ ควรพิมพ์บนกระดาษหนาคุณภาพสูงแล้วส่งมอบด้วยตนเองหรือทางไปรษณีย์ โครงสร้างของจดหมายมีลักษณะคล้ายกับเอกสารทางธุรกิจทั่วไป - คุณสามารถแสดงแผนผังได้ด้วยวิธีนี้

สิ่งที่ต้องใส่ใจเมื่อวาดขึ้น

ไม่มีกฎหรือตัวอย่างเฉพาะสำหรับตัวอักษรดังกล่าว ดังนั้นโครงสร้าง ปริมาณ และการออกแบบจึงขึ้นอยู่กับกรณีเฉพาะเป็นส่วนใหญ่ ตัวอย่างเช่น จดหมายแจ้งเตือนจะค่อนข้างกระชับ (3-4 ย่อหน้า) แต่คำแนะนำของพนักงานหรือข้อเสนอทางธุรกิจอาจใช้เวลามากกว่าหนึ่งหน้า

อย่างไรก็ตาม มีกฎทั่วไปหลายประการที่คุณควรคำนึงถึงเมื่อเขียนรายงาน:

1. ตัวเอกสารเองไม่มีอำนาจทางกฎหมายใด ๆ แต่ถูกจัดทำขึ้นตามกฎการดำเนินการทั้งหมด โครงสร้างและรูปแบบการนำเสนอต้องเป็นไปตามหลักการไหลของเอกสารสมัยใหม่ที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป
2. ประโยคถูกสร้างขึ้นอย่างมีเหตุผล มีลำดับที่ชัดเจน ไม่มีการแสดงออกที่หรูหรา ซับซ้อน อารมณ์ และโดยเฉพาะอย่างยิ่งภาษาพูด โทนเสียงมีความเป็นกลาง
3. การนำเสนอจะดำเนินการจากบุคคล 1 คนเท่านั้น - ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบเอกพจน์หากข้อความเขียนโดยตรงจากผู้จัดการ หรือในรูปพหูพจน์หากเขียนในนามของทั้งบริษัท
4. มีการสะกดวัตถุประสงค์เฉพาะของการร่างและการดำเนินการที่คาดหวังของผู้รับ (ส่งคำตอบ พิจารณาผู้สมัครรับเลือกตั้งของพนักงาน ตกลงที่จะเจรจา ส่งเอกสาร ฯลฯ )
5. บทความนี้ไม่ได้สะท้อนถึงผลประโยชน์ส่วนบุคคลของผู้จัดการหรือพนักงานคนอื่นๆ แต่เป็นเป้าหมายของบริษัทในฐานะทีม หากคุณต้องการสร้างการติดต่อส่วนตัว ขอแนะนำให้ทำแตกต่างออกไป และไม่วางตำแหน่งตัวเองเป็นตัวแทนของบริษัท

ข้อผิดพลาด 5 อันดับแรกเมื่อเขียน

ข้อผิดพลาดสามารถแบ่งออกเป็น 2 กลุ่มใหญ่ - บางส่วนเกี่ยวข้องกับการเขียนเป็นข้อความ (การละเมิดตรรกะ, คำศัพท์, บรรทัดฐานภาษาอื่น ๆ ), อื่น ๆ - โดยมีการละเมิดมารยาททางธุรกิจ:

1. ไม่อนุญาตให้มีการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอนผิดพลาด - ควรตรวจสอบข้อความของตัวอักษรอย่างน้อย 1-2 ครั้งก่อนส่ง
2. การละเมิดรูปแบบการนำเสนอทางธุรกิจ การมีวลีทางอารมณ์ ความสุภาพมากเกินไป หรือในทางกลับกัน ความรุนแรง
3. น้ำเสียงเชิงลบ - แม้แต่คำขู่ก็ต้องเขียนโดยไม่มีคำที่ไม่จำเป็น - ตัวอย่างเช่น: "เราขอสงวนสิทธิ์ในการขึ้นศาลภายใน 30 วันนับจากวันที่ได้รับจดหมายนี้"
4. ปริมาณมากเกินไปหรือในทางกลับกันน้อยเกินไป โดยปกติแล้วข้อความทั้งหมดจะมีความยาวได้ 1-2 หน้า อย่างไรก็ตาม นี่ไม่ได้หมายความว่าข้อมูลสำคัญทั้งหมดไม่ควรถูกถ่ายทอดไปยังพันธมิตร ข้อมูลปริมาตร ไดอะแกรม แบบฟอร์มเอกสารสามารถรวมไว้ในแอปพลิเคชันได้
5. กีดกันคู่สนทนาของสิทธิในการเลือก ตัวอย่างเช่น คุณไม่ควรเขียนว่า: “เราขอให้คุณตรวจสอบและอนุมัติสัญญาฉบับสุดท้าย”

วลีเทมเพลตทั่วไป

การใช้วลีมาตรฐานทั่วไปของคำพูดทางธุรกิจในข้อความถือเป็นเรื่องปกติและเป็นที่ต้องการด้วยซ้ำ ด้านล่างนี้คือรายการความคิดโบราณที่พบบ่อยที่สุดที่ใช้ในสถานการณ์ต่างๆ

สถานการณ์	วลี
สังเกต	เราแจ้ง/แจ้งให้คุณทราบ/แจ้ง/แจ้งให้ทราบ
คำอธิบายเหตุผลแรงจูงใจ	ขึ้นอยู่กับ/ตาม/เกี่ยวข้องกับ/เพื่อวัตถุประสงค์ของ/ด้วยเหตุผล/เพื่อสนับสนุน/ตาม
ขอ	กรุณาดำเนินการ/กรุณาแจ้ง ส่งต่อ ทำ ยืนยัน...
การยืนยัน	เรายืนยัน/รับรอง/ยอมรับเงื่อนไขของคุณ/เราไม่คัดค้าน...
เสนอ	เราแนะนำ/เสนอ/เชิญ/สอบถาม
	เรารับประกัน
การปฏิเสธ	เราถูกบังคับให้ปฏิเสธด้วยเหตุผล/เรากำลังปฏิเสธข้อเสนอของคุณเนื่องจาก...
บทสรุป	ขอความกรุณา/ขอความร่วมมือ ทำความเข้าใจ ช่วยเหลือ/ขอข้อแก้ตัว ชี้แนะ ทำ...

ตัวอย่างปี 2020

ต่อไปนี้คือตัวอย่างตัวอักษรสำเร็จรูปบางส่วนที่คุณสามารถใช้เป็นแนวทางในการเขียนเวอร์ชันของคุณเอง

ขอข้อมูล

ขอ

ข้อเสนอเชิงพาณิชย์

หนังสือค้ำประกัน

เรียกร้อง

ความกตัญญู

ขอโทษ