Табельный учет на примерах. Информация о времени прихода и ухода с работы каждого сотрудника регистрируется в журнале явки. Это позволяет Явка не совпадает с плановыми данными


Где найти и как заполнить график работы в 1С, особенности заполнения и настроек нестандартных графиков работы в 1С:ЗУП3.8 - читайте в нашей статье.

Работодатель устанавливает графики в соответствии с целями продуктивности на своем предприятие. Рассмотрим их отражение в программе (1С:ЗУП).

Где и как заполнить график работы в 1С:ЗУП 8.3: «пятидневка»

Для заполнения графиков в программе зайдем в меню «Настройки» - раздел «Предприятие» - графики работы сотрудников. По кнопке «Создать» открывается настройка и создание нового графика. Указываем его наименование, устанавливаем текущий год и проваливаемся в предложенное нам меню «Изменить свойства графика».

Сначала рассмотрим настройку графика в 1С, по которому работает большинство россиян - пятидневка. Указываем:

Заполняем график при неполном рабочем времени в 1С:ЗУП 8.3

Встречаются случаи, когда сотрудник работает пять дней в неделю, на неполном рабочем дне. В этом случае мы:

  1. создаем новый график, указываем такие же настройки, как и в графике «Пятидневка»
  2. устанавливаем галку «Неполное рабочее время» - неполный рабочий день (здесь же можно указать, что ведется учет по неполной рабочей недели); и считать норму по другому графику «Пятидневка».
  3. В табличной части с расписанием работы необходимо вручную указать количество часов работы на каждый день.

Заполняем сменный график работы в 1С:ЗУП 8.3

Существует учет по видам времени: явка, ночные часы и вечерние часы - они берутся за основу составления графиков со сменным характером работы на каждом предприятие. Рассмотрим составления такого графика, например график: день - явка (12 часов), второй день - вечернее время (3 часа) и ночное (9 часов), третий день - отсыпной, четвертый - выходной.

  1. В свойствах графика указываем способ заполнения «По циклам произвольной длины (сменные графики)» и то, что при заполнении не стоит учитывать праздничные дни; ведется суммированный учет рабочего времени; при подсчете переработок определять норму по «Производственному календарю».
  2. Виды времени: если на предприятие ведется учет не только ночного времени, но и вечернего (а в нашем примере таковой учет и ведется); устанавливаем флажки на «Явка», «Ночные часы» и «Вечерние часы».
  3. В таблице «Расписание работы» указываем номер дня «1»: явка 13; номер дня «2»: ночные часы 9, вечерние часы 3; два последних дня остаются пустыми (Рис.2). После нажатия кнопки «Ок» график заполнится корректно.

Существует большое количество способов составления в программе «Зарплата и управление персоналом, редакция 3.0», стоит лишь задать правильные параметры и заполнить график.

Важно! Без составленных графиков зарплата сотрудникам начисляться не будет. График необходимо подвязать к сотруднику при приеме на работу, а изменить график на другой можно с помощью документа «Кадровый перевод» или «Кадровый перевод списком» (добавить сотрудника - на закладке «Главное» устанавливаем галку «Перевести на другой график»).

Заполняем индивидуальный график работы в 1С:ЗУП 8.3

Если у сотрудника нет определенного, установленного графика, то есть ежемесячно изменяются рабочие дни, в этом случае рекомендовано создавать «Индивидуальные графики работы» (меню «Зарплата» - Учет времени - Индивидуальные графики). В данном случае график заполняется вручную ежемесячно: в верхней колонке указываем «Явку» и количество часов, в нижней части «ночное» или «вечернее» время и количество часов (Рис.3).

Итак, мы рассмотрели, где и как заполнить графики работы в 1С:ЗУП 3.8, сделали настройки нестандартных графиков работы в 1С.

Если у вас остались вопросы по заполнению и настройке графиков работы в 1С:ЗУП 3.8, ответим на нашей . Наши эксперты не только консультируют устно, но и к вашей рабочей базе 1С, чтобы помочь найти ошибку или сделать настройку программы 1С.

Табель учета рабочего времени в 1С ЗУП 8.3 ведется по тем сотрудникам, заработная плата которых зависит от количества отработанного времени (повременщики).

Существует два способа учета отработанного времени:

  • Учет отклонений от планового времени. В данном случае фиксируются все неявки на работу (отгул, отпуск, больничный и т. п.). Данный способ учета так же отражает незапланированные работы (сверхурочные).
  • Данный способ отражает не только незапланированные работы и неявки, но и время, отработанное по графику – сплошная регистрация.

Если вас интересует, где найти табель учета рабочего времени в 1С Бухгалтерия 8.3, томить не буду — его там нет. Для целей расширенного учета по з/п специально приобретается решение 1С ЗУП 8.3. О ней мы и поговорим.

Первым делом необходимо на текущий год (на год ведения табеля). В меню «Настройка» выберите пункт «Производственные календари».

Если календарь не был ранее создан, его необходимо создать и заполнить автоматически, проверив корректность и при необходимости внести изменения.

Графики работы

После заполнения производственно календаря в 1С ЗУП, вам необходимо создать и заполнить графики работы сотрудников. Для этого перейдите в меню «Настройка» и выберите пункт «Графики работы сотрудников».

График можно заполнить автоматически, при необходимости скорректировав.

Графики работы можно задать для сотрудников такими документами, как, «Прием на работу» и «Кадровый перевод».

В ЗУП есть возможность массово изменять график работы сотрудникам.

В таких ситуациях, когда у сотрудника на определенный период времени изменялись условия рабочего времени (например, сокращенный день), для них указываются индивидуальные графики. Настройка индивидуальных графиков располагается в меню «Зарплата». При наличии индивидуального графика у сотрудника за определенный период, программа не будет учитывать основной.

Заполнение табеля учета рабочего времени в 1С ЗУП

Табель учета рабочего времени в 1С ЗУП 8.3 находится в разделе «Зарплата», пункт «Табели». В табеле используются обозначения, которые находятся в справочнике «Виды использования рабочего времени». При необходимости указания нескольких видов времени, каждый из них указывается в отдельной строке.

Табель можно заполнить автоматически, скорректировав при необходимости данные. На некоторых предприятиях используются СКУД (системы контроля и управления доступом). Вся суть заключается в том, что все входы и выходы фиксируются при помощи электронно-пропускной системы. Эти данные можно перегрузить в табель учета рабочего времени, исключая при этом необходимость вести его вручную.

Для того чтобы была возможность изменять данные в табеле относительно графика работы, в настройках программы нужно снять галку «Проверять соответствие фактического времени плановому». В противном случае если в табеле будет указано рабочее время, например, в выходной по графику работы, документ не будет проведен.

Следует помнить, что при одновременном ведении и табелей и документов отражения, табель будет иметь высший приоритет при получении отработанного времени для расчета зарплаты.

Форма Т-13

В 1С ЗУП 3.1 для просмотра отработанного времени есть печатная форма «Т-13». Сформировать данный отчет можно из раздела «Зарплата», выбрав пункт «Отчеты по зарплате». Необходимый вам отчет будет называться «Табель учета рабочего времени Т-13».

На прошлой неделе сразу два посетителя хотели узнать про сводный ввод отработанного времени через табель в 1С ЗУП 3. Разберем этот вопрос подробнее:

«Помогите пож-та, настроить в ЗУП 3 расчёт, аналогичный, расчету в ЗУП 2.5. Мы ранее вводили Табель учёта отработанного времени со способом ввода времени «Сводно, в целом за период». Как это сделать в ЗУП 3?»

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

В ЗУП 3 также присутствует документ Табель, которым можно вводить отработанное время сотрудников. Однако этот документ не имеет возможности сводного ввода отработанного времени.

Реализовать такой ввод можно с помощью документа . Для этого в справочнике «Шаблоны ввода исходных данных» необходимо создать новый элемент. В нем на вкладке «Виды времени» указать виды времени, по которым нам необходимо вводить сведения. Например, укажем виды времени Явка и Ночные часы.

Также необходимо установить флажок «В целом за период «.

В результате в журнале документов «Данные для расчета зарплаты» появится новый вид документа для ввода отработанного времени. Введем сотруднику Христенко и Цветаеву отработанное время. Христенко работал в ночное время.

После этого в документе «Начисление зарплаты и взносов» для расчета по этим сотрудникам будет использовано отработанное именно из документа «Данные для расчета зарплаты» .

Чтобы узнать первыми о новых публикациях подписывайтесь на обновления моего блога:

  • Учитывать фактическое время, которое отработал сотрудник.
  • Контролировать присутствие сотрудника на рабочем месте.
  • Рассчитывать заработную плату.

Журнал явки – это таблица, в которой в строках расположен список сотрудников, а в столбцах – календарные даты. Ячейки таблицы содержат явки сотрудников в формате, который выбран в поле Вид:

  • Часы работы, например, 16:00 – 22:00.
  • Длительность, например, 6:00.

Чтобы сформировать журнал:


Чтобы найти в списке сотрудника или смену, введите слово или несколько символов в поле Поиск.

Из журнала явки можно посмотреть, по какому расписанию должен был работать сотрудник в тот день, когда зарегистрирована данная явка. Для этого выберите явку и пункт контекстного меню Расписание. Информацию о приходе сотрудника на работу можно удалить (пункт контекстного меню Удалить ).

В ячейках журнала явки используются следующие обозначения:

Обозначение Что означает
Вид журнала Часы работы . Время прихода и ухода сотрудника, зарегистрированное в iikoFront. Цвет шрифта задается в типе явки, по умолчанию у всех явок тип Отработано – их границы показаны черным шрифтом
Вид журнала Продолжительность . Длительность явки.
Для незакрытых смен указано время начала, а вместо времени окончания – «не закрыта».
Явка выбранного сотрудника на текущую дату.
Явки выбранного сотрудника на будущие даты (например, больничные или отпуска)
Невыход сотрудника на работу по причине отпуска, больничного или прогула обозначаются краткими названиями, заданными при настройке этих типов явок (например, «О», «Б» или «П»).
Явка, у которой утвержденное время прихода / ухода отличается от фактического времени, зарегистрированного в iikoFront.
Явка продолжительностью более суток.
Явка длительностью менее суток, пересекающаяся с другой явкой.
Явка сотрудника зарегистрирована не в том подразделении, в котором ему начисляется зарплата.
Явка скопирована в буфер обмена.

Если длительность явки составляет меньше суток, но границы ее зафиксированы разными датами, то отображается она в ячейке даты открытия. Например, смена была открыта в 20:00 5 октября, а закрыта в 04:00 6 октября. В этом случае явка целиком отображается в колонке 5 октября.

Если длительность явки составляет более 24 часов, то она отображается в нескольких ячейках до даты закрытия смены.

Длинные явки закрываются автоматически по истечении того количества дней, которое указано в настройках торгового предприятия на закладке Учет рабочего времени в поле Автоматически закрывать явку через n дней. В комментарии к явке указывается причина автоматического закрытия. В iikoFront эта явка считается открытой. А когда сотрудник закрывает такую длинную смену, то это время ухода уже не учитывается.

Подробная информация об открытии и закрытии смены, автоматическом закрытии и игнорировании явок содержится в Журнале событий .

Регистрация явок

Существует несколько вариантов регистрации явок:

  • Автоматически в iikoFront: в момент открытия и закрытия личной смены сотрудника,
  • Автоматически в iikoOffice: при назначении нерабочих смен – больничных, отпусков. Для использования этой возможности необходимо выполнить предварительные настройки, см. Журнал «Расписание» .
  • Вручную из iikoOffice: например, для утверждения явок сотрудникам на окладе или редактирования автоматических явок.

Факт присутствия сотрудника на рабочем месте может быть зарегистрирован также из его персонального отчета (кнопка Действия → Добавить явку ).

Чтобы зарегистрировать явку вручную:


Таким образом, при помощи ручной регистрации явки менеджер (или другое ответственное лицо) может зачесть, сократить, увеличить или не зачесть переработку, зафиксированную в iikoFront, а также переопределить по факту тип явки сотрудника.

Если явки часто повторяются, то для ускорения процесса нужную явку можно копировать. Команды копирования и вставки доступны из контекстного меню и по нажатию клавиш Ctrl+C, Ctrl+V. Скопированная в буфер обмена явка выделяется в таблице желтым цветом.

Зарплата сотрудникам начисляется только за подтвержденные явки. Они могут засчитываться двумя способами: автоматически или вручную менеджером. Это зависит от настроек закрытия кассовой смены.

Если явка подтверждена автоматически, то у нее время прихода и ухода совпадает с фактическим, зарегистрированным в iikoFront.

Если настроено ручное подтверждение, то принятые время прихода и ухода сотрудника указывает менеджер при закрытии кассовой смены или в iikoOffice. Как принять вручную явку на терминале см. в статье Явки сотрудников .

Чтобы принять явку в iikoChain:

  1. Выберите пункт меню Сотрудники → Журнал явки.
  2. Откройте явку, которую нужно принять.
  3. Укажите время ухода. Галочка Подтвердить вручную устанавливается по умолчанию.
  4. Нажмите кнопку Сохранить.

В процессе работы может получиться так, что сотрудники открывают несколько смен на разных терминалах, или менеджер создает явки вручную в iikoOffice или iikoChain. В результате в журнале формируется несколько пересекающихся явок, которые объединяются в одну. Результат слияния зависит от того, каким способом подтверждаются явки: автоматически или вручную.

При автоматическом подтверждении объединяются пересекающиеся подтвержденные явки, зарегистрированные в одном и том же подразделении для одной и той же должности сотрудника. В результате объединения остается последняя подтвержденная вручную явка, для которой установлена галочка Подтвердить вручную. Если такая не нашлась, то выбирается самая ранняя явка среди пересекающихся, остальные удаляются. У оставшейся явки:

  • Подтвержденные даты прихода и ухода не изменяются.

Например:

  • Пересекающиеся явки, созданные в iikoFront.
    • На Терминале1 создана и закрыта явка с 12.00 по 14.00.
    • На Терминале 2 создана и закрыта явка с 13.00 по 13.30.

      • При закрытии смены на Терминале 1 явки автоматически объединятся. Подтвержденное время составляет период с 12.00 по 14.00.

  • Две явки, созданные в iikoFront, пересекаются с ручной явкой.
    • В iikoOffice вручную создана явка с 12.00 по 18.00.
    • На Терминале 1 создана и закрыта явка с 16.00 по 16.30.
    • На Терминале 2 создана и закрыта явка с 16.00 по 17.00.

В результате останется только первая явка, остальные будут удалены. Засчитанное время составляет период с 12.00 по 18.00.

В режиме ручного подтверждения объединяются только пересекающиеся закрытые неподтвержденные явки, зарегистрированные в одном и том же подразделении для одной и той же должности сотрудника. В результате для такой объединенной явки:

  • Зарегистрированный интервал в iikoFront является объединением аналогичных интервалов пересекающихся явок.
  • Подтвержденный интервал является слиянием всех подтвержденных интервалов пересекающихся явок.

Например:

  • Пересекающиеся подтвержденные
    • На Терминале 1 создана и закрыта явка с 14.00 по 14.30.
    • На Терминале 2 создана и закрыта явка с 14.10 по 14.20.

      • При закрытии вторая явка сливается с первой. Границы подтверждения объединенной явки составляют с 14.00 по 14.30.

  • Пересекающиеся выборочно подтвержденные
    • На Терминале 1 открыли явку в 14.00.
    • На Терминале 2 открыли, закрыли и подтвердили явку с 14.10 по 14.20.
    • На Терминале 1 закрыли явку в 14.30.

    В результате явки не объединятся, т.к. явка на Терминале 2 уже подтверждена.

  • Пересекающаяся с ручной
    • В iikoOffice создали явку с 12.00 по 18.00
    • На Терминале 1 открыли, закрыли и подтвердили явку с 14.00 по 16.00.

В результате явки не объединятся, т.к. на момент подтверждения второй явки первая уже была принята.

Все факты объединения явок отражаются в Журнале событий с типом «Слияние нескольких явок».

Чтобы выгрузить Журнал явок в MS Excel в меню Действия выберите пункт Экспортировать в Excel. Журнал выгружается с учетом пользовательской группировки, фильтрации и настроенный параметров: «период», «показывать всех сотрудников», «Вид: Период/Интервал». В формате Excel отчет формируется в таком же виде, как вы его видите в iikoOffice.

Табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени содержит информацию об отработанном времени сотрудников. В графах табеля проставляются коды явок и количество отработанных часов на каждую дату отчетного периода. Для неявок проставляются только их коды, а неотработанное время не указывается (соответствующие графы остаются пустыми).

Если сотрудник работает по расписанию или на окладе, то в табель попадает только то время, которое он отработал в соответствии с расписанием.

Если у сотрудника свободный график, то в табель включаются все его отработанные часы без учета расписания.

Чтобы распечатать или выгрузить в Excel «Табель учета рабочего времени по форме № Т-13», нажмите кнопку Действия и выберите пункт Печать формы Т-13 или Выгрузка формы Т-13 в Excel.