Eșantion de redactare a scrisorii de inițiativă. Cum să scrieți corect o propunere de inițiativă. Cum se scrie o scrisoare de ofertă comercială

Redactarea diferitelor tipuri de scrisori de afaceri este o parte necesară a muncii reprezentanților de afaceri. Datorită unor astfel de mesaje, aceștia câștigă posibilitatea de a rezolva problemele comerciale în cel mai accesibil, rapid și optim mod.

FIȘIERE

Ce tipuri de scrisori comerciale există?

În mod convențional, scrisorile de afaceri pot fi împărțite în mai multe categorii principale:

scrisoare de felicitare;
e-mail de informare;
și așa mai departe.

Puteți marca răspunsurile la toate aceste scrisori, care fac, de asemenea, parte din corespondența comercială oficială și sunt scrise, de asemenea, conform anumitor canoane, ca un articol separat.

Cine ar trebui să acționeze ca autor al scrisorii?

Scrisorile de afaceri trebuie să conțină întotdeauna o semnătură. În acest caz, orice salariat al societății a cărui competență include această funcție sau împuternicit să facă acest lucru prin ordin al directorului poate întocmi direct scrisoarea. De obicei, acesta este un specialist sau șeful unității structurale a cărei jurisdicție include subiectul mesajului. Oricum, indiferent cine este implicat în scris, scrisoarea în orice caz trebuie înaintată către aprobare managerului, având în vedere că este scrisă în numele companiei.

Reguli generale pentru scrierea scrisorilor de afaceri

Toate mesajele de afaceri ar trebui să se refere numai la activitățile companiei sau la circumstanțele legate de aceasta. În același timp, indiferent de conținut, aceștia trebuie să respecte anumite cerințe.

În primul rând, este o anumită structură. Mesajul trebuie să includă întotdeauna:

data scrierii,
detalii despre expeditor și destinatar,
adresa de adresă politicoasă (sub forma expresiei „Dragă Ivan Petrovici”, „Dragă Elena Grigorievna”),

Trebuie menționat că scrisorile pot fi adresate atât angajaților individuali, cât și echipelor întregi (în acest caz, este suficient să vă limitați la salutul „Bună ziua!”).

componenta de informații care conține motivele și scopurile care au servit ca bază pentru scrierea scrisorii,

cereri si explicatii

concluzie.

La scrisoare pot fi atașate diverse documente suplimentare, fotografii și dovezi video - dacă există, acest lucru trebuie să fie reflectat în textul principal.

Scrisoarea poate fi întocmită fie pe o foaie standard standard A4, fie pe antetul organizației. A doua opțiune este de preferat, deoarece nu necesită introducerea manuală a detaliilor companiei; în plus, o astfel de scrisoare arată mai respectabilă și indică încă o dată că mesajul aparține corespondenței oficiale. Poate fi scris de mână (literele scrise de mână caligrafică sunt deosebit de reușite) sau tipărit pe computer (convenient atunci când trebuie să creați mai multe copii ale unei scrisori).

Scrisoarea trebuie certificată printr-o semnătură, dar nu este necesară ștampila, deoarece Din 2016, persoanele juridice au fost exceptate de la necesitatea folosirii sigiliilor în activitățile lor.

Înainte de trimitere, mesajul, dacă este necesar, este înregistrat în jurnalul de documentație de ieșire, în care i se atribuie un număr și se stabilește data plecării.

La ce să fii atent când scrii o scrisoare

Când compuneți o scrisoare, trebuie să monitorizați cu atenție ortografia, să respectați regulile și normele limbii ruse în ceea ce privește vocabularul, gramatica, punctuația etc. Destinatarii sunt mereu atenți la cât de bine sunt prezentate și formatate gândurile din mesaj.

Nu trebuie să uităm că studiile efectuate indică clar că oamenii nu sunt dispuși să petreacă mai mult de un minut citind astfel de scrisori.

Scrisoarea trebuie scrisă în forma corectă, fără a „împrăștia gândurile în josul copacului”, destul de scurt și succint, până la obiect. Fiecare subiect nou ar trebui să fie prezentat sub forma unui paragraf separat, care, dacă este necesar, ar trebui să fie împărțit în paragrafe. În plus, o scrisoare concisă și clară va arăta destinatarului că autorul își prețuiește timpul. Aici zicala „concizia este sora talentului” este potrivită.

Ce nu ar trebui permis într-o scrisoare de afaceri

În scrisorile de afaceri, un ton obraznic sau frivol este complet inacceptabil, la fel ca textul excesiv de uscat și „clișeele” banale. De asemenea, ar trebui să evitați formulările complexe, o abundență de fraze participiale și adverbiale și o terminologie specială care este înțeleasă de un cerc restrâns de specialiști.

Scrisoarea nu trebuie să includă informații neverificate, nesigure și, mai ales, în mod deliberat false.

Trebuie avut în vedere faptul că acest tip de mesaj nu face doar parte din corespondența comercială de rutină, ci se referă și, în multe cazuri, la documente oficiale care pot dobândi ulterior statutul de importante din punct de vedere juridic.

Cum se trimite o scrisoare

Orice mesaj oficial poate fi trimis în mai multe moduri principale.

Primul, cel mai modern și mai rapid, este prin mijloace electronice de comunicare. Este convenabil și rapid și vă permite, de asemenea, să trimiteți informații cu un volum aproape nelimitat.
Există doar un minus aici - dacă destinatarul are o cantitate mare de e-mail, scrisoarea se poate pierde cu ușurință sau ajunge în dosarul Spam, așa că atunci când trimiteți scrisori în acest fel, este recomandabil să vă asigurați suplimentar că scrisoarea are fost primit (printr-un simplu apel telefonic).
A doua modalitate: conservatoare, care vă permite să trimiteți mesajul prin Russian Post. În acest caz, se recomandă utilizarea funcției de trimitere prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire solicitată - acest formular garantează că scrisoarea va ajunge la destinatar, despre care destinatarul va primi o notificare specială.
De obicei, trimiterea prin poștă standard este utilizată în cazurile în care sunt trimise documente originale, scrisori certificate prin semnături vii și sigilii.
De asemenea, puteți trimite o scrisoare prin fax sau prin diverse mesagerie instant, dar numai cu condiția ca relația dintre parteneri să fie suficient de strânsă pentru a permite acest tip de corespondență.

SCRISOARE DE CONFIRMARE

O astfel de scrisoare conține un mesaj despre primirea oricărei expedieri (scrisoare, telegramă, transfer, colet, mărfuri, valori etc.), că documentul întocmit anterior rămâne în vigoare (acord, instrucțiuni etc.). O scrisoare este o confirmare a unui fapt, acțiune, conversație telefonică. O astfel de scrisoare începe cu cuvinte derivate din verbul „a confirma”.

De exemplu:

Confirmând primirea propunerilor dumneavoastră prevăzute în scrisoarea din 25 iunie 2005, vă trimitem copii ale documentelor necesare la adresa dumneavoastră.

Trimiterea unor astfel de scrisori este o parte obligatorie a relației de afaceri. Trimiterea lor în timp util permite destinatarului să elimine controlul și să-l împiedice să primească scrisori de memento.

SCRISOARE DE REAMINȚIRE

Scrisoarea conține o indicație privind apropierea sau expirarea unui termen limită pentru îndeplinirea oricărei obligații sau eveniment. O astfel de scrisoare poate fi deosebit de concisă, conține o parte finală și, de regulă, începe cu cuvântul „Memento”.

De exemplu:

Va reamintim ca in conformitate cu acordul nr. 12/68 din 12.05.2005, trebuie sa finalizati lucrarile de reparatii si constructii nu mai tarziu de perioada specificata in contract, respectiv 20.08.2005.

SCRISOARE DE GARANTIE

O astfel de scrisoare este un document care asigură îndeplinirea obligațiilor prevăzute în ea.

În ea, destinatarului i se garantează de obicei plata sau furnizarea a ceva (loc, muncă, cercetare etc.). Aceste scrisori au o funcție juridică sporită, astfel încât prezentarea textului trebuie să fie extrem de clară și precisă.

De exemplu:

Vă rugăm să alocați o sală pentru seminarul din 14 iulie 2005, între orele 14.30 și 18.00.

Garantăm plata chiriei locației dintr-un cont... la... o bancă.

SCRISOARE DE INIȚIAȚIE

Aceasta este o scrisoare care necesită un răspuns. Cele mai multe categorii din aceste scrisori exprimă o cerere (sugestie, cerere) către destinatar în rezolvarea unei probleme.

Acesta este cel mai comun tip de litere, al cărui subiect este nelimitat. Oricum, natura lor sugerează posibilitatea unei soluții pozitive sau negative la problema pusă.

De exemplu:

Vă invităm să participați la lucrările grupului de experți.

Vă rugăm să ne informați cu privire la decizia dumneavoastră într-o scrisoare până la 20 decembrie 2005.

SCRISOARE DE RĂSPUNS

O astfel de scrisoare în conținutul ei este de o natură care depinde de scrisorile de inițiativă, întrucât tema textelor acestora a fost deja stabilită și rămâne de propus natura soluției la problemele ridicate în scrisorile de inițiativă: acceptarea sau refuzul propunerea, îndeplinirea cererii.

Răspunsul trebuie exprimat întotdeauna într-o formă specifică și clară: dacă toate cererile pot fi satisfăcute, în ce măsură, în ce interval de timp.

Dacă scrisoarea conține un refuz, acesta trebuie justificat pe scurt.

Tipurile de scrisori comerciale pot fi diferite: oferta, cerere, cerere si raspuns la o solicitare. Articolul spune cum să scrieți scrisori comerciale de toate tipurile enumerate și oferă exemple de scrisori comerciale.

Din articol vei afla:

În activitățile comerciale, un mesaj transmis de un vânzător unui cumpărător cu o ofertă de bunuri sau servicii și intenția de a încheia o tranzacție, indicând condițiile specifice ale acesteia, se numește ofertă comercială.

Cum se scrie o scrisoare de ofertă comercială

Conform standardului general acceptat, pe antetul companiei se întocmește o scrisoare despre o propunere comercială de cooperare.

Detaliile necesare pentru un mesaj comercial includ:

Numele companiei;
informații de referință despre companie;
codul intreprinderii;
OGRN al unei persoane juridice;
INN contribuabil;
data creării scrisorii;
numărul de înregistrare al articolului;
destinaţie;
antet scrisori comerciale;
semnătură;
marca despre interpret.

O scrisoare comercială poate fi trimisă unui anumit destinatar sau mai multor deodată. Unele companii folosesc trimiterea în masă a unor astfel de scrisori către cea mai largă gamă posibilă de destinatari.

Cum se scrie o scrisoare de cerere

Scrisorile de cerere sunt scrise pentru a se asigura că destinatarul efectuează acțiunile cerute de autorul mesajului. Într-o situație simplă, nu este nevoie să prezentați informații complexe, să argumentați sau să convingeți destinatarul. Apoi scrisoare de cerere Este mai bine să începeți direct cu declarația cererii în sine.

De exemplu:

Vă rugăm să trimiteți un plan de calendar pentru desfășurarea seminariilor pentru prima jumătate a anului 2018.

Solicitare - o scrisoare de cerere, care se întocmește pentru a obține informații oficiale (documente, materiale, informații).

Comparați textele celor două litere.

Scrisoare de cerere:

O ancheta:

Structura textului scrisorii

Textul scrisorii de cerere este compus din două părți: justificare (expunerea motivelor cererii) și încheiere (cerere).

Spre deosebire de o cerere, o cerere poate avea o structură diferită. O astfel de scrisoare poate consta din:

O singură bucată. De exemplu:

Vă rugăm să luați în considerare posibilitatea de a furniza citrice în primul trimestru al anului 2018 și dacă decizia este pozitivă, trimiteți-ne o ofertă.

Cererea este compusă dintr-o singură parte, întrucât situația nu necesită justificare.

Două părți. De exemplu:

Datorită reparației suprafeței drumului pe stradă. Molodtsova, în zona caselor 15–27 în perioada 15 mai - 20 mai 2018, vă rugăm să vă asigurați că traficul în zona specificată este oprit noaptea.

Dacă textul solicitării constă din două părți, mai întâi trebuie să precizați motivele pentru care ați scris mesajul și apoi cererea.

Trei părți. De exemplu:

În conformitate cu acordul din 02.12.2017 Nr. 22/56, societatea dumneavoastră și-a asumat obligația de a furniza rafturi metalice mobile pentru echipamente de depozitare arhivă în cantități egale în septembrie, octombrie și noiembrie 2017. Cu toate acestea, ați întârziat livrarea ultimei lot de echipamente timp de două săptămâni fără explicații pentru motivele întârzierii.

Întârzierea în livrarea ultimului lot de rafturi pune în pericol punerea în funcțiune a arhivelor în termenul stabilit prin contractul de guvern. Vă rugăm să luați măsuri pentru a expedia ultimul lot de rafturi în cantitate de 40 de bucăți. cel târziu până la 10 martie 2018

Justificarea în cereri sau cereri poate fi o trimitere la un act legislativ sau de altă natură juridică de reglementare, o declarație de fapte sau evenimente.

Reguli pentru scrierea scrisorilor

Scrisorile de cerere și scrisorile de cerere sunt întocmite pe antet.

La emiterea acestor tipuri de mesaje se folosesc următoarele detalii:

destinaţie;
titlul textului (dacă textul scrisorii are mai mult de 4-5 rânduri);
semnătură;
marca despre interpret.

În procesul de pregătire a mesajului, aceștia sunt supuși aprobării. Semnele de aprobare (vizele) sunt plasate pe o copie a scrisorii. O copie rămâne la organizație - autor scrisori. Marcajele sunt situate pe versoul originalului dacă mesajul este trimis prin fax sau e-mail. Dacă există un sistem electronic de gestionare a documentelor, marcajele sunt înregistrate în acesta.

Informații suplimentare despre clasificarea scrisorilor comerciale pot fi găsite în articolul „Scrisori de natură informațională”.

Cum se fac cererile comerciale

Un tip special de scrisoare de cerere este o scrisoare de cerere de propunere comercială. Acesta este un apel al cumpărătorului către vânzător cu o cerere:

furnizarea de informații despre produs (muncă, servicii);
depune o propunere de furnizare de bunuri (execuția muncii, prestarea de servicii).

Cererile comerciale sunt utilizate înainte de încheierea unui contract.

Textul unei cereri comerciale indică de obicei:

denumirea bunurilor (serviciilor);
condițiile în care autorul scrisorii ar dori să le primească;
cantitatea și/sau calitatea;
momentul livrării bunurilor sau al prestării serviciilor;
Preț;
alte informații.

Următoarele expresii sunt folosite într-o cerere comercială:

Vă rugăm să ne informați despre posibilitatea de livrare...

Vă rugăm să faceți o ofertă pentru consumabile...

Vă rugăm să furnizați informații detaliate despre...

Exemplu de cerere completă:

Vă rugăm să ne informați despre posibilitatea de a furniza scanere cu plată modele SKAN-200 și SKAN-320 în cantități de 2 și 3 buc. respectiv, în cursul lunii martie 2018, precum și să informeze condițiile de plată și termenele de livrare.

Scrisorile de afaceri sunt scrise atunci când comunicați cu partenerii în aproape orice ocazie. Exemple gata făcute și reguli pentru întocmirea unor astfel de documente pot fi găsite în articol.

O scrisoare de afaceri poate fi definită ca un document care este trimis în numele întregii companii unei alte companii, antreprenor individual sau persoană fizică (de exemplu, un investitor). În esență, orice corespondență de companie este scrisori de afaceri. Scopul lor este foarte diferit:

despre cooperare.
cooperare, negocieri.
O reamintire a necesității de a îndeplini obligațiile din contract.
O explicație a poziției dvs., un răspuns la o scrisoare trimisă anterior și multe altele.

Documentul este de obicei întocmit pe antetul companiei și poate fi trimis prin poștă obișnuită sau e-mail. Cu toate acestea, dacă partenerul are o importanță deosebită, este de preferat să-l tipăriți pe hârtie groasă de înaltă calitate și să îl predați personal sau prin curier. Structura scrisorii seamănă cu un document de afaceri tipic - o puteți reprezenta schematic în acest fel.

La ce să fii atent la compilare

Nu există reguli sau mostre specifice pentru astfel de litere, astfel încât structura, volumul și designul acestora depind în mare măsură de cazul specific. De exemplu, o scrisoare de notificare va fi destul de concisă (3-4 paragrafe), dar o recomandare a unui angajat sau o propunere de afaceri poate dura mai mult de o pagină.

Cu toate acestea, există câteva reguli generale la care ar trebui să le acordați atenție atunci când redactați o lucrare:

Actul în sine nu are forță juridică, ci este întocmit după toate regulile de executare. Structura și stilul său de prezentare trebuie să respecte principiile general acceptate ale fluxului modern de documente.
Propozițiile sunt construite logic, într-o succesiune clară. Expresiile ornamentate, complexe, emoționale și mai ales colocviale lipsesc. Tonalitatea este neutră.
Prezentarea se realizează întotdeauna doar de la 1 persoană - fie la singular, dacă textul este scris direct de la manager, fie la plural, dacă este scris în numele întregii companii.
Scopul specific al redactării și acțiunile așteptate ale destinatarului sunt precizate (trimiteți un răspuns, luați în considerare candidatura unui angajat, acceptați negocieri, trimiteți un document etc.).
Lucrarea nu reflectă interesele individuale ale managerului sau ale altor angajați, ci obiectivele companiei ca echipă. Dacă trebuie să stabiliți un contact personal, este indicat să o faceți altfel și să nu vă poziționați ca reprezentant al companiei.

TOP 5 greșeli la scris

Erorile pot fi împărțite în 2 grupuri mari - unele sunt asociate cu scrierea ca text (încălcarea logicii, vocabularului, alte norme lingvistice), altele - cu încălcarea etichetei în afaceri în sine:

Greșelile de ortografie și de punctuație nu sunt permise - textul scrisorii trebuie verificat întotdeauna de cel puțin 1-2 ori înainte de trimitere.
Încălcarea stilului de prezentare de afaceri, prezența unor fraze emoționale, politețe excesivă sau, dimpotrivă, severitate.
Ton negativ - chiar și amenințările trebuie scrise fără cuvinte inutile - de exemplu: „Ne rezervăm dreptul de a merge în instanță în termen de 30 de zile de la data primirii acestei scrisori”.
Volum prea mare sau, dimpotrivă, prea mic. De obicei, întregul text poate fi încadrat în 1-2 pagini. Cu toate acestea, acest lucru nu înseamnă că toate informațiile importante nu ar trebui să fie transmise partenerului. Datele volumetrice, diagramele, formularele de documente pot fi incluse în aplicații.
Privarea interlocutorului de dreptul de a alege. De exemplu, nu trebuie să scrieți: „Vă cerem să revizuiți și să aprobați versiunea finală a contractului”.

Fraze tip șablon

Utilizarea expresiilor standard tipice vorbirii de afaceri în text este complet normală și chiar de dorit. Mai jos este o listă cu cele mai frecvente clișee folosite în diverse situații.

situatie	fraza
înștiințare	Vă informăm/Vă aducem la cunoștință/Informăm/Notificăm
explicația motivului, motivului	Pe baza/În conformitate cu/În legătură cu/În scopul/Din motiv/În sprijinul/În conformitate cu
cerere	Vă rugăm să luați măsuri/Vă rugăm să informați, să transmiteți, să faceți, să confirmați...
confirmare	Confirmăm/Asigurăm/Acceptăm termenii dvs./Nu ne opunem...
oferi	Recomandăm/oferim/invităm/cerem
	Vă garantăm
refuz	Suntem forțați să refuzăm pentru un motiv/Îți respingem oferta din cauza...
concluzie	Vă rugăm/Sperăm cooperare, înțelegere, asistență/Vă rugăm să scuzați, să îndrumați, să faceți...