Corespondență de afaceri - exemple de scrisori. Scriere: învățați cum să scrieți scrisori de afaceri și multe altele Cum să învățați cum să scrieți scrisori de afaceri

În lumea modernă, contactul de afaceri provine adesea din corespondența de afaceri - formă scrisă de interacțiune în afaceri, care include orice tip de corespondență (scrisoare, mesaj etc.), care este transmisă de orice funcționar în numele său și în virtutea funcției sale.

Un aspect important este respectarea anumitor reguli de etichetă. În caz contrar, conexiunile stabilite pot fi întrerupte, iar clientul sau partenerul de afaceri va fi pierdut. Corespondența de afaceri bine formată contribuie la cea mai favorabilă impresie despre dumneavoastră sau despre companie.

Posesia magiei literelor este relevantă pentru fiecare persoană. De exemplu, atunci când căutați un nou loc de muncă: scrierea și trimiterea unui CV, teme de testare, scrisori de intenție, informații suplimentare despre dvs., stabilirea unei ore de întâlnire.

Interesant este că regulile corespondenței de afaceri care există astăzi s-au format în urmă cu aproximativ 150 de ani în Anglia.

Tipuri de scrisori de afaceri

Pentru a determina cum să compuneți o scrisoare, trebuie să cunoașteți diferențele dintre tipurile acesteia. Acest lucru va ajuta la determinarea subiectului mesajului și a designului său corect. Acest lucru te va ajuta să nu arăți prost în fața unui adversar important.

În funcție de structura de proiectare, se disting:

• Scrisori de comunicare

Acestea includ scrisori de refuz, pretenții, scuze, mărturisiri. Tot ce foloseste angajatul in cadrul activitatilor sale profesionale.

• Scrisori de acord

Un tip important de scriere. Datorită ei, rezultatele întâlnirii sunt rezumate, se formează acorduri, se indică timpul pentru îndeplinirea sarcinilor și sunt convinși de înțelegerea corectă a contractului de către ambele părți.

Regulile scrisorilor de afaceri

Modul în care bloggerii își permit să se exprime nu este opțiunea ta. Nu există nicio scuză pentru greșeli și greșeli de scriere. Nu te poți consola cu dificultățile de a învăța o limbă încă din copilărie. Trebuie să fii cât mai exigent cu tine însuți. În caz contrar, creează o imagine nefavorabilă a personalității și educației tale.

Particularitatea corespondenței de afaceri este că greșelile de ortografie a cuvintelor în sfera profesională sunt considerate un indicator al incompetenței unei persoane în sfera aleasă.

Reguli fundamentale:

1. Evitați să folosiți cuvinte pentru care nu cunoașteți definiția exactă. Ca ultimă soluție - verificați semnificațiile lor în dicționare.
2. Evitați utilizarea terminologiei specifice. Unele cuvinte pot fi necunoscute interlocutorului și pot fi interpretate greșit de acesta. Eticheta corespondenței de afaceri implică, în astfel de cazuri, o explicație a termenilor și abrevierilor.
3. Scrieți în propoziții scurte. Lungimea și înflorirea desenelor sunt potrivite atunci când scrieți un roman și nu în negocierile de afaceri.
4. Tastați în prealabil mesajul nu în corpul scrisorii, ci într-un document pe un computer sau un editor de internet. Aspectul pozitiv este ortografia automată și punctuația textului. De asemenea, exclude trimiterea prematură accidentală a scrisorii către destinatar sau pierderea acesteia din cauza închiderii browserului sau pierderii Internetului. Când lucrați în Microsoft Word, utilizați material de salvare automată la intervale regulate.
5. Evitați să introduceți un mesaj pe telefon sau tabletă. Există riscul unei corectări automate inadecvate.
6. Verificați înainte de a trimite erori și consistența construcției textului. Este recomandat să verificați din nou textul tastat într-o oră, trecând temporar la alte lucruri și uitând să-l scrieți. Acest lucru vă va ajuta să priviți textul din cealaltă parte, văzând toate inexactitățile.

Design scrisoare de afaceri

O atenție specială la detalii este necesară în proiectarea și desfășurarea corespondenței. Vorbește și despre respect față de adversar, economisește timp care poate fi cheltuit pentru refacerea materialului.

Aceste aspecte nu trebuie neglijate:

• Completarea corectă a liniei de subiect

Dacă acesta este primul mesaj, titlul poate fi luminos. Cu toate acestea, dacă comunicarea cu adversarul există deja, subiectul scrisorii trebuie desemnat pe scurt și concis. Acestea sunt bazele comunicării. Ele ajută la găsirea mesajului după un timp, la recitit, va fi ușor atât pentru expeditor, cât și pentru destinatar.

• Citare

Mesajul trimis poate conține întrebări la care trebuie să răspundeți. Este logic să le răspundem citându-le pe fiecare separat. Când trimiteți o scrisoare cu mai multe redirecționări, merită să utilizați numerotarea și împărțirea textului în paragrafe. Deci interlocutorul va înțelege la ce întrebare răspundeți.

Numărul excesiv de lanțuri de citare creează un sentiment de haos în mesaje. Cu toate acestea, dacă este nevoie să reveniți la mesajele trimise anterior sau să reamintiți ceva interlocutorului, merită să faceți acest lucru. În special, când vine vorba de buget, pachet de servicii, timp.

• Luați în considerare toate informațiile primite

Când compuneți o scrisoare, trebuie să comentați pe scurt toate documentele atașate de dvs. sau de interlocutor. În acest fel, destinatarul va ști imediat ce conținut de fișier îl așteaptă.

• Semnătura proprie - o analogie cu cărțile de vizită

Corespondența comercială este supusă unei semnături. Acesta poate fi automatizat, apoi va fi prezent în fiecare scrisoare trimisă. Cum se creează o semnătură informativă? Folosiți numele și prenumele, titlul actual al postului, contactele de serviciu și sigla companiei dvs.

De exemplu: „Cu stima, Ivan Ivanov, managerul dumneavoastră de proiect, numărul de telefon sau orice alți mesageri.” Sau „Cu stima, Ivan Ivanov...”.

De asemenea, o semnătură poate fi atrăgătoare și creativă, indicând o legătură specială cu o companie sau o afacere. De exemplu, oamenii din rețeaua industriei cărții ar putea folosi expresia „Citesc acum...” atunci când introduc numele celor mai recente noutăți. Dar astfel de lucruri este mai bine să fie de acord cu autoritățile.

• Adresa postala

Regulile de corespondență comercială implică afișarea unei adrese poștale. Mai bine dacă lucrează doar. Poate afișa numele companiei, titlul postului, numele sau prenumele, dar nu anul nașterii sau porecle / cuvinte jucăușe. Este mai bine să te gândești la numele corect al adresei mulți ani dacă intenționezi să o părăsești chiar dacă îți schimbi activitatea sau poziția.

• Font și spațiere

În scopuri de documentare, fontul cel mai des folosit este Times New Roman dimensiunea 12 pentru tabele sau 14 pentru text. 1,5-2 intervale. Acestea sunt fundații nerostite.

Stilul de comunicare de afaceri

Scrierea de afaceri presupune un act de echilibru delicat. Comunicarea prietenoasă este nepotrivită aici, dar, de asemenea, dură, nu este potrivită.

Caracteristicile comunicarii:

• Severitatea desenelor

Cuvintele diminuate, expresiile argou vor fi nepotrivite.

• Folosind emoticoane

Folosiți sau evitați emoticoanele cu atenție. Primul contact nu permite prezența lor în principiu. În viitor, parantezele pot fi prezente, dar extrem de pozitive, cu moderație. Grația și umorul sunt inacceptabile în acest stil de comunicare. Acest formular este inacceptabil dacă sunteți subordonat interlocutorului.

• Salutări pe nume și patronimic

Regulile corespondenței de afaceri presupun respect pentru interlocutor, atenție și interes pentru persoana acestuia. Acest lucru crește interesul adversarului pentru tine, crește șansa de condescendență a acestuia. Este indicat să cunoașteți în prealabil numele persoanei pe care o contactați, precum și preferințele sale de contact.

• Răspundeți în două zile

Este corect să răspundeți la un mesaj în câteva zile lucrătoare. Altfel este considerat lipsit de respect. Dacă scrisoarea a fost trimisă înainte de weekend sau vacanță, nu puteți răspunde la ea dacă nu este urgentă. În caz contrar, trebuie să avertizați interlocutorul despre absența temporară a răspunsului dumneavoastră sau să vă dezabonați pentru scurt timp în legătură cu conținutul scrisorii.

• Lipsa de intruziune

Întrebând în mod constant despre ceva, a cere confirmare vă va arăta într-o lumină proastă. Dacă este necesară confirmarea interlocutorului, îi puteți aminti de necesitatea de a răspunde după trei zile. Dacă problema este urgentă, este mai bine să o menționați inițial în primul mesaj.

• Regula oglinzii

Eticheta corespondenței de afaceri vă permite adesea să vă adresați adversarului așa cum o face el. Aceasta crește posibilitatea înțelegerii reciproce, a comunicării la același nivel. Urmăriți termenii, stilul de comunicare și adresa pe care interlocutorul dvs. folosește.

• Felicitări de sărbători

Dacă comunicarea are loc în preajma sau în timpul sărbătorilor oficiale, merită să-l felicităm pe interlocutor. Acestea sunt regulile pentru corespondența de afaceri. De asemenea, este util să știi când este ziua de naștere a adversarului tău.

• Recunoștință

Politețea elementară va fi cuvinte de recunoștință ca răspuns la o felicitare, invitație, explicație.

Având în vedere toate caracteristicile de mai sus, nu va fi dificil să stabiliți contactul cu interlocutorul și să vă formați o opinie favorabilă despre dvs.

Importanța regulilor de scriere în afaceri

În esență, orice scrisoare trimisă este o carte de vizită, o afișare a poziției noastre de afaceri alese. Pentru a-l face să pară demn, insuflă respect și încredere, iar negocierile au fost însoțite de confort și eficiență în rezolvarea problemelor, cunoașterea regulilor bunelor maniere și respectarea lor constantă este o garanție de neclintit a succesului.

In ceea ce priveste orice corespondenta, pe Internet sau prin scrisori, se aplica aceleasi standarde stricte ca si la comunicarea telefonica, in cadrul negocierilor personale. Principiile pe care se construiește interacțiunea:

• respectul reciproc al adversarilor pentru personalitatea și poziția de afaceri a altei persoane;
• atenție la interesele comerciale ale adversarului;
• respectarea confidențialității;
• punctualitate în rezolvarea sarcinilor importante.

Corespondența comercială este necesară deoarece:

• la trimiterea unei scrisori, nu există răspuns, chiar dacă a fost subînțeles;
• scrisorile se pierd în fluxul de informații inutile și angajații sună în mod constant, cerând să-și verifice corespondența;
• după citirea e-mailului, este complet neclar ce este nevoie de la tine;
• Datorită abundenței de detalii și a haosului de informații din mesaje, gândurile sunt confuze, iar o problemă complexă nu este rezolvată.

Puteți economisi mult timp liber dacă implementați reguli generale pentru corespondența de afaceri. Acest lucru va ajuta la evitarea problemelor de mai sus.

Olga Șvaicenko

O scrisoare este un discurs scris, o conversație trimisă de la o persoană la alta

Vladimir Ivanovici Dahl

În această primăvară, agenția de training Pro-Aktiv a organizat și desfășurat trei evenimente majore de formare, într-un fel sau altul dedicate temei scrisului de diverse tipuri de texte. De vânzare, informațional, care conține un mesaj negativ sau contextual... Numărul total de locuitori din Khabarovsk care au participat la aceste evenimente a fost de aproximativ 60 de persoane. Și asta fără să iau în calcul ascultătorii care au fost instruiți on-line... Nu e rău, având în vedere că grupul mediu de antrenament este de 15 persoane.

De ce este acest subiect atât de popular?

Sincer să fiu, eu, în calitate de trainer care a conceput și livrat aceste programe de formare, nu pun o astfel de întrebare. Oamenii scriu scrisori pentru că știu să danseze sau să picteze. Ei doar o fac. Ei bine, sau au făcut-o măcar o dată în viață, la fel ca și când au dansat sau au pictat.

Rău sau bun – dar însuși tipul de activitate presupune implicarea marii majorități a oamenilor în procesul de corespondență. Dar această majoritate absolută nu se gândește la cât de bine sau de rău fac acest proces.

Cert este că corespondența în sine este o acțiune și numărul de persoane care, având în vedere această acțiune, se concentrează pe rezultatul final, este limitat. Între timp, în acest caz, puteți obține un anumit rezultat.

Așadar, se adună un grup de antrenament care dorește, după cum se spune, să „pompe muşchi”, să-și dezvolte priceperea de a scrie scrisori de afaceri sau propuneri comerciale.

Acești oameni, judecând după cererile exprimate în timpul evenimentelor de formare, vor să învețe să scrie pur şi simplu, dreaptași ajungând un scop specific. Și aici există trei categorii de solicitări - doar grupuri în care puteți combina gânduri sau dorințe similare.

Permiteți-mi să „divorțez” aceste concepte, astfel încât să ne punem imediat de acord asupra conținutului lor și să decidem asupra „umpluturii”.

De exemplu, ce înseamnă „ scrie simplu"? Un număr infinit de semnificații pot fi investite în acest concept și pot fi trase diverse analogii. Însă din punctul de vedere al persoanelor care au participat la o serie de evenimente de training de primăvară organizate de agenția Pro-Aktiv prin corespondență de afaceri, scrisul este simplu – înseamnă a nu deruta clientul.

• Să transmită informația printr-o scrisoare în așa fel încât destinatarul să înțeleagă esența acesteia încă de la prima lectură;
• Pentru ca întregul text să fie prezentat într-un limbaj accesibil;
• Astfel încât blocurile de text, ca prăjiturile într-un puff, sunt stivuite într-o anumită secvență.

Apropo, ultima explicație a fost dată în principal de acele persoane care, într-un fel sau altul, au urmat deja pregătire profesională în corespondența de afaceri. Acestea. știau deja că ar trebui să existe un fel de secvență, dar au cerut detalii: „Cum să o așez mai exact?!”.

A doua categorie, pe care o numesc în mod convențional, „ scrie corect„, Este strâns legată de logica prezentării informațiilor, de claritatea acesteia, dar implică o serie de întrebări clarificatoare: „Și cum să-ți ia rămas bun cu competență?” Specialiștii veniți la traininguri prin corespondență de afaceri au dorit să învețe rețetele pentru a scăpa de unele neajunsuri mici, dar, după părerea lor, importante.

Din categoria anterioară, din nou, „crește” o altă serie de interogări: „ scrieți în așa fel încât să fie atins un anumit scop". Aici, ascultătorii au înțeles clar că corespondența de afaceri nu este doar o modalitate de a transmite informații unui interlocutor invizibil, ci destul de specific. Acești oameni au dat din cap în semn de acord când au auzit un citat al lui Rudyard Kipling: „Cuvântul este cel mai puternic medicament pe care îl folosește omenirea”. Și au continuat - dacă există o oportunitate de a „utiliza”, atunci există o oportunitate de a manipula. Aceasta înseamnă că vă puteți stabili un obiectiv și îl puteți realiza cu ajutorul cuvântului.

Desigur, Kipling și-a pus propriul sens acestei fraze, dar îmi place foarte mult felul în care argumentele despre metafizica cuvintelor folosite sună alături de acest gând. De exemplu, verbele. De acord, contează cum vă definiți acțiunea „Vreau să creez” și „Creez” sau „Voi lua” - „Am luat”.

În corespondența de afaceri, sensul semantic al cuvântului funcționează foarte clar. La fel ca și o serie de factori prin care destinatarul - persoana sau organizația care compune scrisoarea de afaceri, își atinge obiectivele. Din punct de vedere al stabilirii obiectivelor, se pot distinge mai multe tipuri de scrisori de afaceri. Dar înainte să le luăm în considerare și să înțelegem care este scopul din spatele lor, să ne întoarcem la clasici.

Reflectarea sufletului?

Jurnalistul, filologul, profesorul și contemporanul lui Pușkin Nikolai Ivanovici Grech, în „Cartea educațională a literaturii ruse”, a definit conceptul de scriere astfel: „Scrisorile în sensul exact al cuvântului sunt esența unei conversații sau conversații. cu absentul. Ele iau locul conversației orale, dar includ vorbirea unei singure persoane<…>Când scrieți scrisori, trebuie să respectați regula: scrieți așa cum ați face în acest caz, dar vorbiți corect, coerent și plăcut."

În acele vremuri, când comunicarea la distanță cu oamenii era posibilă doar prin mesaje poștale, scrisorile erau percepute ca o oportunitate de a vorbi cu o persoană care nu se află acum. La acea vreme, scrisorile compensau lipsa telefoanelor și a altor comunicații mobile. Prin urmare, au fost scrise de parcă destinatarul ar fi vorbit cu cititorul său... Citiți scrisorile oamenilor mari și veți găsi în ele o reflectare a sufletului lor. Sunt minuțioase, corecte, consecvente, detaliate, în care vorbirea orală pare să prindă viață. Citiți și de parcă vedeți în fața dvs. imaginea autorului ... Și însuși Alexander Sergeevich scrie în „Eugene Onegin”:

O scrisoare în care inima vorbește

Acolo unde totul este afară, totul este gratuit.

Astăzi, corespondența, și în special corespondența de afaceri, și-a pierdut din vechea viață și imagini. Oamenii economisesc timp, atât al lor, cât și al interlocutorului, și încearcă să scrie pe scurt, punându-și uneori singurul scop - să transmită informații clare destinatarului. Numim astfel de scrisori informative. Este important aici să prezentați informațiile în așa fel încât percepția acesteia de către destinatar să fie cât mai rapid și simplu posibil. Buletinele informative sunt un fir scurt prin care informațiile circulă ca un curent electric.

Dar există și alte scrisori, în ele informațiile în sine ar trebui prezentate în așa fel încât reacția destinatarului să nu fie doar prezisă, ci și să își atingă scopul. Un bun exemplu în acest sens sunt scrisorile ca răspuns la un mesaj negativ. Mai ales în corespondența de afaceri, scriem adesea refuzuri, pretenții.

Cu un refuz, s-ar părea că totul este simplu - au refuzat solicitantului, de exemplu, în acordarea unui împrumut sau în sponsorizarea unui proiect, și nu contează modul în care destinatarul percepe această informație. Dar chiar nu contează? Nu se va dovedi că am jignit o persoană cu refuzul nostru, astfel încât cineva să poată uita pentru totdeauna de cooperarea ulterioară? Cum să scrii astfel încât conversația în scris, ca și în comunicarea personală, să fie percepută ținând cont de poziția celor două părți și să fie un fel de compromis?

O situație similară există în ceea ce privește scrisorile de revendicare. Destinatarului, indicăm în ele neîndeplinirea oricăror obligații, greșeli făcute sau pur și simplu spunem că nu v-ați finalizat munca. Cât de des ne gândim la consecințele unor astfel de e-mailuri? Ne gândim la emoțiile care apar în cititor? Da, dacă ne concentrăm pe dezvoltarea în continuare a cooperării. Dar cum să exprim o plângere în așa fel încât o persoană foarte anume sau o întreagă organizație să aibă dorința de a se îmbunătăți?

Situația este mai complicată cu scrisorile în care noi, ca destinatar, scriem despre greșelile noastre de calcul... Trebuie doar să găsim scuze. Și capacitatea de a gândi în mod constructiv se topește sub atacul unei mulțimi de emoții, în care poate exista iritare și nemulțumire și un sentiment de vinovăție și, uneori, dorința de a da vina pe alții... Care dintre aceste emoții ar trebui să fie demonstrat cititorului nostru? Și merită deloc? Cum să scriem o scrisoare de justificare în așa fel încât credința persoanei în fața căreia, vrând sau nu, am fost vinovați, să nu dispară? Astfel încât, în ciuda calculelor noastre greșite, relațiile vor continua să se construiască constructiv și fructuos?

Dar cum rămâne cu o situație în care știm deja cu siguranță că am greșit, iar clientul nostru, cu alte cuvinte, destinatarul, nu știe încă ce vină ne aparține? Desigur, îmi doresc foarte mult să tac și să „tac” cumva acest fapt, dar nu poți ascunde o pungă într-un sac - mai devreme sau mai târziu tot va părea... Și trebuie să mergi cu capul sau să scrii o scrisoare prin care ne recunoaștem vinovăția. O situație neplăcută, nu vei spune nimic! Și se pune întrebarea - este posibil să mărturisim, astfel încât capul vinovat să nu fie luat complet de pe umeri, dar ei cred în regretul nostru sincer și în dorința de a soluționa totul?

Există, desigur, și alte tipuri de scrisori - scuze, petiții, scrisori, în care scopul este de a convinge cititorul de ceva. Și precum scrisorile care conțin un context negativ - refuzuri, pretenții, mărturisiri, scuze, toate sunt „alimentate” de o poziție umană vie și, prin urmare, de anumite emoții. De regulă, aceste emoții sunt negative, dar aici stăpânirea corespondenței de afaceri presupune o anumită elaborare a acestor emoții, învață ce fel emoții și în ce ordinea ar trebui distribuită în tot textul scrisorii. Explică de ce este mai bine să nu demonstrezi anumite emoții.

Există o altă categorie de scrisori care nu sunt atât de legate de emoțiile care năvălesc între destinatar și destinatar. Acestea sunt scrisori, cu o abordare competentă, care dă un sentiment de beneficiu - așa-numitele oferte comerciale sau scrisori de „vânzare”. Aici totul este simplu și clar! Există un singur obiectiv - este profitabil să vă prezentați produsul.

Și vreau să învăț cum să scriu astfel de propuneri comerciale, astfel încât să nu mai fie deloc negocieri ulterioare”, îmi spune cu încredere și zâmbind unul dintre participanții la seminarul despre scrierea „vânzarea de texte”.

Super cerere! Acesta este doar scopul propunerii comerciale - de a atrage conversații suplimentare și nu de a face o vânzare. Ca o prezentare frumoasă și strălucitoare, o bună propunere de vânzare sau „scrisoare de vânzare” ar trebui să atragă atenția, să arate beneficii reale și să forțeze destinatarul să facă un pas înainte. Cum să o facă? Și este posibil?

Pentru a obține răspunsuri la aceste întrebări și la alte întrebări, oamenii vin la evenimente de formare privind corespondența de afaceri. Dar dacă evaluați situația în ansamblu, luați în considerare imaginea completă, învățarea abilității de corespondență de afaceri începe cu rezolvarea unor lucruri complet diferite.

Temeri de corespondență de afaceri

Pe Internet astăzi există o mulțime de publicații emise în modul de recomandări pentru scrierea diferitelor tipuri de scrisori. În timp ce citiți aceste recomandări, totul este clar... Dar, de îndată ce vă așezați la computer și încercați să puneți în practică aceste sfaturi, vă confruntați inevitabil cu o problemă. Există o foaie goală în fața ta și trebuie completată cumva. Și în capul meu - doar un roi de gânduri diverse iese în grabă. Cum să începi să scrii scrisoare? Cum să-ți organizezi gândurile in mintea ta? Cum să umpleți golul tabula rasa?

Aceste temeri, conștient sau nu, apar întotdeauna atunci când autorul scrisorii nu are în cap conceptul unei structuri clare de prezentare. Drept urmare, scriem ceva și ștergem imediat textul scris. Ne epuizăm și cu siguranță nu obținem nicio plăcere din acest proces. Ideea că a scrie înseamnă a crea, ceea ce înseamnă că trebuie să existe un fel de talent, s-a înrădăcinat ferm în mintea noastră.

Dar astăzi abilitățile de corespondență de afaceri este considerată abilitatea de a asambla un anumit designer, un mecanism în care există un număr clar de detalii, șuruburi, șuruburi, piulițe. Și dacă instrucțiunile pentru asamblarea designerului sunt în mâini, procesul de scriere a unei scrisori încetează să mai fie creativitate, dând loc logicii și aderării la o structură clară. Frica de o foaie de hârtie albă virgină și de golul ei se retrage. Întreaga sarcină este să scrieți blocuri de text individuale. Și trebuie să recunoașteți că este mult mai ușor să asamblați ceva întreg din blocuri separate decât să țeseți o pânză de păianjen din cuvinte și expresii separate.

Dar dacă te gândești bine, se dovedește că corespondența de afaceri este un proces complet fără suflet - rece ca fierul însuși, cu care asociem cuvântul mecanism. Dar cum rămâne cu conversația cu absenții? Discuție intimă?

Dacă ne uităm la ce are în comun corespondența de afaceri cu particularitățile comunicării personale, ne amintim obiectivele pe care ni le-am propus atunci când avem de-a face cu refuzurile scrisului, mărturisiri, convingeri și scuze. Ne străduim să ne arătăm sentimentele în corespondență și să evocăm un fel de emoții de răspuns la destinatarul nostru - o persoană reală. În aceste emoții se află esența scrisorii. Și dacă știm doar să adăugăm blocuri de text într-o anumită secvență, atunci nu este clar cum și cu ajutorul ce instrumente ne putem exprima emoțiile și care blocuri funcționează pentru a forma răspunsul destinatarului nostru.

Așa începem să realizăm că cunoștințele despre regulile de asamblare a unui mecanism sau constructor nu sunt suficiente pentru a atinge scopul. O altă frică este legată - incapacitatea de a-ți exprima cu acuratețe sentimentele... Această teamă este întărită de îndoială - Trebuie să fac asta deloc?

Merită spus că frica și îndoielile se vor risipi de îndată ce se va înțelege că suntem oameni vii, ca și în trecut, folosim litere pentru a conversa cu o persoană vie. Aceasta înseamnă că este necesar să arătăm atât emoțiile, cât și atitudinea noastră față de problema luată în considerare. Acest lucru va face apelul „mai vioi” și destinatarul nu va avea un sentiment de înstrăinare a autorului scrisorii de problema în discuție.

Dar nu este ușor să o faci. Dacă citim cele mai multe dintre scrisorile noastre, vom descoperi că sunt scrise într-un fel de limbaj clerical și foarte puțin seamănă cu o conversație, un discurs oral. Parcă încercăm să devenim mai solidi, oficiali, mai stricti cu ajutorul frazelor oficiale. Așa că alegem expresii de genul: „Pentru a preveni tratamentul necorespunzătoare, ne-am asumat...”. Cititorul nostru, parcă și-ar fi făcut drum prin astfel de forme de cuvinte printr-un ciulin, este și mai supărat. De ce? Pentru că nu simte participare, sinceritate, ceea ce înseamnă că nu crede.

Amintiți-vă cum a recomandat Nikolai Grech - „scrieți așa cum ar trebui să vorbiți în acest caz”. Desigur, vorbirea colocvială de astăzi este departe de literatura lui Pușkin și nici un singur maestru al corespondenței de afaceri nu și-ar sfătui studenții să scrie așa cum spun ei. Aici este important să-ți dai seama de „mijlocul de aur” individual, să nu abuzezi de expresii colocviale, dar și să nu transformi litera într-un set de fructe uscate din fraze oficiale.

O scrisoare de afaceri astăzi este un fel de sinteză a stilului oficial și personal de prezentare a informațiilor. Doza pentru un anumit stil depinde de situația specifică. Deci, de exemplu, dacă exprimăm laudă destinatarului, frazele oficiale insensibile nu vor transmite emoțiile necesare. Dar dacă criticăm o persoană pentru acțiunile sale, prezentarea oficială, dacă este pusă în scenă în mod corespunzător, va suna „mai blând”, deoarece va fi mai puțin personală, demonstrând atitudinea unei persoane față de un act, și nu a unei persoane față de o persoană. Mai simplu spus, învață să te „joace” cu stilurile, învață să dozezi emoțiile necesare și evocă reacția dorită din partea destinatarului.

Dar asta nu este tot. Mulți oameni, când vin la cursuri de corespondență de afaceri, cred că aici vor fi învățați să scrie într-un sens larg, să scrie propoziții ușor de înțeles, să construiască fraze eficient din punct de vedere al percepției sau să învețe „ușurința” scris.

- Cum să începi să scrii pentru a semna? - mă întreabă ei. Răspunsul la această întrebare este la fel de misterios ca întrebarea în sine. Pentru a semna, trebuie să aveți toate abilitățile enumerate - abilitatea de a asambla un constructor de scrisori și de a construi logica prezentării, capacitatea de a opera cu diferite stiluri de corespondență, capacitatea de a redacta corect o scrisoare ... care poate fi dezvoltat în opt ore de pregătire. Aici, există o înțelegere a teoriei și o practică constantă, iar prezența feedback-ului de la maestru este obligatorie, astfel încât „probele de stilou” să rămână doar mostre, iar schițele nu încep să se transforme într-un produs finit. Pentru o astfel de solicitare, instruirea pe Internet este perfectă - este eficientă în esența sa, permițându-vă să stăpâniți teoria și practica.

Deci ce faci?

Răspunsul la această întrebare va fi o înțelegere clară a locului în care vă aflați acum și a ceea ce trebuie îmbunătățit în propriile abilități.

Dacă gândim logic, se dovedește că putem scrie totul. Cu pricepere în diferite grade. Ușor până la diferite grade. Și înainte de a pune capăt la tine ca specialist în corespondență de afaceri sau de a pune capăt dezvoltării propriei abilități, trebuie să-ți dai seama de punctele tari și de punctele slabe.

Poți cunoaște teoria scrierii scrisorilor, dar este rău să-ți formulezi gândurile.

Puteți cunoaște teoria și puteți transmite informații succint, dar abuzați doar de stilul oficial sau doar personal.

Combinația acestor trei poziții poate fi diferită, dar, în aproximativ aceeași măsură, scrisorile unor astfel de autori nu vor fi suficient de eficiente.

Încercați să priviți scrisorile dvs. de afaceri ca pe imaginea color pe care tocmai ați pictat-o. Și imaginați-vă că albastrul, cerneală, este stilul oficial de prezentare a informațiilor. Roșul intens este un stil personal, emoțional. Logica prezentării este neagră. Mesajul pozitiv al informației este galben însorit. Înveți un desen armonios? Ce culori sunt încă în scrisoarea ta și ce crezi că înseamnă?

Și dacă te gândești serios cum să-ți îmbunătățești abilitățile de scris în afaceri, îndrăznește doar un pas - schimbă-ți perspectiva de la procesul de scriere la rezultat, la imaginea care ajunge în cele din urmă în cutia poștală a destinatarului tău.

Dacă doriți să discutați despre ce poze ați rezultat, scrieți-mi la: [email protected]

Olga Șvaicenko, coach de afaceri al agenției de formare „Pro-Aktiv”

Probabil că scrii constant la serviciu: oferte de vânzări pentru clienți, memorii pentru șefi, un flux continuu de e-mailuri către colegi. Deci, cum vă asigurați că mesajele dvs. sunt clare și bine structurate? Cum să le distingem de fluxul general de informații?

Ce spun experții

Managerii suprasolicitați, cu timp extrem de limitat, pot simți că dezvoltarea abilităților lor în scrisul de afaceri este un exercițiu obositor și, în plus, inutil. Cu toate acestea, capacitatea de a structura o propunere interesantă și bine scrisă este cea care permite să comunice eficient, să dezvolte o afacere și să se poziționeze corect. „Așa cum a subliniat o dată Marvin Swift foarte precis, claritatea scrisului înseamnă și claritate a gândirii”, spune Kara Blackburn, lector superior în comunicare la MIT Sloan Business School. „S-ar putea să ai cele mai bune idei din lume, dar dacă nu ești capabil să comunici, nimeni nu va ști despre ele”, adaugă ea. „Din fericire, toată lumea are potențialul de a crește într-o scrisoare de afaceri”, spune Brian Garner, autorul Ghidului de corespondență de afaceri HBR. „Abilitatea de a scrie o scrisoare în mod competent nu este un dar cu care se nasc oamenii”, spune el. „Este o abilitate pe care o dezvolți singur.” Iată cum să scrieți simplu, clar și corect.

Gândește-te înainte de a începe să scrii

Înainte de a ridica un pix sau de a pune degetele pe butoanele de la tastatură, gândește-te exact ce vrei să spui. „A începe imediat este o greșeală comună pe care o fac atât de mulți oameni”, spune Garner. „Ei dezvoltă idei în procesul de scriere, motiv pentru care un astfel de mesaj se dovedește a fi prost structurat, gândurile sar de la subiect la subiect și se repetă. Întrebați-vă: Care este ideea din spatele e-mailului meu de care destinatarul meu își va aminti după ce va citi acest e-mail, ofertă sau raport? Dacă însuți nu poți răspunde rapid și simplu la întrebarea ta, este clar că te grăbești cu scrierea textului.”

„Ar trebui să așteptați și să petreceți ceva timp pentru a vă pune gândurile în ordine”, este de acord Blackburn.

Scrieți în mod specific

Treci direct la obiect. Mulți oameni consideră că structura și stilul de scriere pe care le-au fost predate în școală nu sunt potrivite pentru comunicarea în lumea afacerilor. „Cea mai gravă greșeală care apare în corespondența de afaceri este transferul mesajului principal la mijlocul scrisorii”, – spune Garner. Menționând simplu și concis punctul dvs. cheie chiar la începutul scrisorii, vă va economisi timp destinatarului, iar argumentarea dvs. ulterioară va părea mai convingătoare chiar înainte ca persoana să se precipite să citească mesajul dvs. Atunci când pregătesc memorandumuri sau propuneri lungi, Garner recomandă ca ideea principală sau soluția propusă să fie „150 de cuvinte sau mai mult” chiar la începutul primei pagini. „Îmbunătățiți-vă abilitățile de generalizare și rezumat”, spune el. „Dacă partea introductivă a scrisorii eșuează, același lucru se poate spune despre întreaga scrisoare ca întreg.”

Nu "torna apa"

„Nu folosiți 3 cuvinte acolo unde unul ar fi suficient”, recomandă Blackburn. După citire, evaluează-ți critic propria scrisoare și asigură-te că fiecare cuvânt are ca scop transmiterea esenței literei. Eliminați fiecare cuvânt sau propoziție inutile. De exemplu, nu ar trebui să spui „unanimitate generală de opinie”, pentru că este suficient doar să spui „unanimitate”.

„În momentul în care cititorul realizează că mesajul devine prea prolix, atenția începe să se oprească”, spune Garner. El propune să se descurce cu un singur cuvânt în loc de o frază (este mai bine să înlocuiți expresia „punct de vedere” cu un singur cuvânt - „opinie”), înlocuiți construcțiile complexe cu verbe specifice (a proteja pe cineva - a apăra), folosiți abrevieri (nu în loc de nu și noi suntem în loc de noi suntem) și, atunci când este posibil, folosiți verbe active în loc de cele pasive („a face” în loc de „a fi făcut”).

Evitați jargonul și stilul științific

Corespondența de afaceri este însoțită de utilizarea argoului și a abrevierilor. Deși se întâmplă adesea ca utilizarea lor să nu poată fi evitată în corespondență și, uneori, chiar se dovedesc a fi utile, ele indică totuși lenea și confuzia în gânduri. Dacă există prea mult argo, destinatarul începe să creadă că ați scris acest mesaj pe pilot automat și apoi încetează complet să înțeleagă despre ce vorbiți. „Jargonul nu adaugă sens”, spune Blackburn, „în timp ce claritatea și concizia nu se demodează niciodată”. Garner sugerează să se creeze o „listă neagră” de cuvinte și expresii din argou care ar trebui evitate, cum ar fi liste de verificare, majuscule, încărcătoare etc. De asemenea, ar trebui să evitați utilizarea unui discurs prea elaborat. Autorii cred adesea în mod eronat că folosirea cuvintelor complexe și frumoase în locul celor simple este un semn de inteligență. Din păcate, acest lucru este departe de a fi cazul.

Recitește ceea ce scrii

Pune-te în pielea cititorului tău. Îți înțelege gândul, este ușor de exprimat? Textul tău este format din propoziții simple, directe? Blackburn sfătuiește să citească paragrafele cu voce tare. „Acest lucru face ca defectele să iasă la iveală de la sine: o propoziție greoaie, o secțiune cu paragrafe inutil de lungi”, spune ea. Nu vă fie teamă să cereți unui coleg sau prieten să vă editeze lucrarea sau, mai bine, câțiva colegi sau prieteni. Oferă-le ocazia să-și exprime părerea și nu fii jignit de ea. „Corectarea este o favoare prietenoasă”, spune Garner, „nu un act de agresiune”.

Practică în fiecare zi

„Scrisul este o abilitate”, spune Blackburn. „Și abilitățile se îmbunătățesc odată cu exersarea.” Garner te încurajează să citești materiale bine scrise în fiecare zi și să fii atent la alegerea cuvintelor, la structurarea propozițiilor și la exprimarea gândurilor. „Începeți să acordați atenție stilului The Wall Street Journal”, spune el. Obțineți ghidul dvs. de stil și gramatică: Garner recomandă Utilizarea engleză modernă a lui Fowler. Cel mai important, rezervați timp în programul dvs. pentru revizuire și revizuire. „Scrisul și corectarea este ceea ce îți îmbunătățește stilul. Nu vă așteptați la schimbări rapide, ne sfătuiește Blackburn. „Acest timp a fost petrecut pe ceea ce trebuie, pentru că cei care scriu texte de înaltă calitate își fac și treaba cu înaltă calitate, iar acest lucru se observă”

Amintiți-vă următoarele:

Ce să fac:

• Luați în considerare ceea ce trebuie să spuneți în avans pentru a vă face mesajul cât mai specific și eficient posibil.
• Nu pierde cuvintele, folosește propoziții scurte și scrie întotdeauna la obiect.
• Evitați jargonul și cuvintele la modă. În schimb, ar trebui să depuneți eforturi pentru simplitate și claritate a prezentării.

Ce sa nu faci:

• Nu pretindeți că nu puteți scrie textul. Practicați în mod constant, toată lumea își poate dezvolta abilitățile de scris.
• Nu presupuneți că prima literă este cea mai bună, sau cel puțin cea mai bună. Orice document poate fi modificat.
• Nu ascunde mesajul cheie al mesajului tău. Esența mesajului ar trebui precizată chiar de la început.

Studiu de caz # 1: Nu vă fie teamă să cereți ajutor cuiva

Când David McCombie s-a angajat ca consultant senior la McKinsey & Company, și-a dat imediat seama că stilul de scriere pe care l-a stăpânit cu brio la Harvard Law School era complet nepotrivit pentru comunicarea de afaceri la nivel de management corporativ. „Problema a fost cu structura raționamentului meu”, își amintește David. „Obținerea părerii exterioare de care aveam nevoie m-a învățat să ajung mai repede la miezul problemei.”

„Stilul juridic sau academic este caracterizat de construcția materialului dintr-o descriere lungă și plictisitoare a întregului proces, în timp ce concluzia este amânată până la capăt”, explică el. „Cu toate acestea, în corespondența de afaceri, cel mai bine este să începeți cu concluzii, și nu invers”.

David a transferat această abordare a muncii către compania de investiții private pe care a creat-o în Miami - The McCombie Group. „Scrisorile pe care le consider cele mai importante pe care le trimit partenerului meu pentru ca acesta să le poată citi din nou”, spune David, care, în opinia sa, este mai eficient decât să le editeze el însuși. Acum vorbim despre cum să transmitem cel mai bine cutare sau cutare idee, pentru a o exprima mai exact.

Lucrarea asupra textelor este direct legată de faptul că opinia lui David este importantă în domeniul în care este un profesionist recunoscut. În prezent scrie o carte numită The Family Office Practitioner's Guide to Direct Investments, care revendică un loc aparte în mediul în care compania sa s-a stabilit.

„Chiar dacă aș înțeles totul în scris scrisorile de afaceri, aș prefera să continui să mă perfecționez în această chestiune, pentru că lucrul pe mine și pe abilitățile mele este cheia succesului”, spune David. Cu cât practică mai mult, cu atât mai bine.

Studiu de caz # 2: Aflați cum să scrieți corect

Tim Glova a reușit să-și construiască o carieră de succes în marketing strategic, dar a decis să meargă mai departe. „Am vrut să fiu perceput nu doar ca un tehnocrat, ci și ca un lider gânditor”, spune Tim. „Pentru a face asta, trebuia să vorbesc în public și să-i prezint ideile mele.”

Știa că discursul trebuie să fie clar, să fie ușor de perceput și structurat corect, iar atunci reputația lui va câștiga și mai multă greutate. Scrisorile sale au fost primite cu bubuitură de colegi și specialiști de același nivel cu el, dar experiența sa a stat mai mult în plan științific. Așa că Tim a început să citească tot felul de literatură de afaceri, cum ar fi McKinsey Quarterly, pentru a înțelege stilul. „Am studiat modul în care ei comunică”, spune Tim, „și am încercat să scriu într-un mod care să facă textul meu să pară clar și să sune convingător.”

În lucrarea sa asupra textului, el a introdus un ritual invariabil - desemnarea sarcinilor. Înainte de a începe să scrie rapoarte sau memorii, a început prin a identifica trei sarcini principale. „Puteți să tastați pe computer și să vedeți obiectivul final în fața dvs.”, spune el. „Este ca și cum ai ieși la plimbare și mergi într-o direcție necunoscută”.

Tim a putut să-și îmbunătățească nu numai scrisul, ci și e-mailurile și mesajele vocale. „Această abilitate pătrunde în întregul său stil de comunicare”, spun colegii săi. Iar lucrările lui Tim și-au găsit cititorii. O parte din lucrările sale au fost descărcate de 100.000 de ori, iar organizația Fortune 50 a folosit recent una dintre lucrările sale ca program intern pentru formarea și dezvoltarea personalului.

Tim este mulțumit de progresul său, dar în același timp crede că nu merită să se oprească acolo. „Nu trebuie să încetăm să lucrăm pe noi înșine”, rezumă el. „De îndată ce dobândești o abilitate, aceasta trebuie întărită.”

Pe baza materialelor de la HBR

Comunicarea de afaceri nu poate fi imaginată fără corespondență, deoarece o întâlnire personală pentru rezolvarea problemelor de cooperare nu este întotdeauna posibilă. Cele mai presante probleme corespondența de afaceri

Comunicarea de afaceri nu poate fi imaginată fără corespondență, deoarece o întâlnire personală pentru rezolvarea problemelor de cooperare nu este întotdeauna posibilă. Corespondența de afaceri ajută la rezolvarea majorității problemelor stringente într-un timp scurt, dar nerespectarea regulilor de etichetă sau construirea ilogică a scrisorii poate dăuna parteneriatelor sau poate înstrăina un potențial client. La fel ca în negocierile formale, aici există anumite reguli: designul scrisorii și stilul de comunicare.

Reguli generale de desfășurare a corespondenței de afaceri

1. Înainte de a compune o scrisoare, decideți asupra caracteristicilor acesteia:

tipul scrisorii (însoțire, garanție, comandă, memento, notificare etc.; scrisoare de prezentare sau care sugerează un răspuns);

gradul de accesibilitate pentru destinatar (veți putea preciza toate punctele necesare într-o singură scrisoare sau veți avea nevoie de o a doua, clarificatoare);

urgenta de livrare (daca scrisoarea este urgenta, este mai bine sa o trimiteti prin scrisoare recomandata sau prin e-mail).

2. Proiectați-vă scrisoarea conform șabloanelor existente, pe baza tipului său și, de asemenea, se bazează pe GOST R 6.30-2003. „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru acte”.

3. Orice scrisoare comercială are următoarea structură generală:

• numele organizației de trimitere;
• data scrierii;
• adresa destinatarului, indicarea unui anumit corespondent;
• adresa introductivă;
• o indicare a subiectului și a scopului scrisorii;
• textul principal;
• concluzie (formula de curtoazie);
• semnătura expeditorului;
• o indicație privind aplicarea și distribuirea copiilor (dacă există).

4. Când pregătiți o scrisoare de afaceri, utilizați un editor de text Microsoft Word:

folosiți caracterul Times New Roman, dimensiunea 12-14 p., spațiere între rânduri - 1-2 p.;

puneți numerele de pagină ale literei în partea de jos în partea dreaptă;

atunci când tipăriți text pe formulare de dimensiune A4, utilizați 1,5–2 spațiere între rânduri, A5 sau mai puțin - o spațiere între rânduri. Cerințele sunt întotdeauna introduse într-o singură spațiere între rânduri.

5. Dacă acționați în numele unei organizații și intenționați să trimiteți o scrisoare pe hârtie, asigurați-vă că utilizați antet, deoarece prezența sa va fi semnul distinctiv al companiei dumneavoastră. Tratați designul antetului oficial cu grijă deosebită, această abilitate ar trebui să fie o necesitate pentru orice angajat de birou.

6. Pentru corespondența internațională, scrisoarea trebuie să fie în limba destinatarului sau în engleză(ca cea mai frecventă în relațiile de afaceri).

7. Păstrați un ton corect, de afaceri... Începeți scrisoarea cu un apel, care, în funcție de gradul de apropiere de corespondent, poate începe cu cuvintele „Dragă + Nume complet” și „Dragă + Nume complet”. Amintiți-vă, cuvintele din adresă sau în direcția destinatarului nu trebuie niciodată abreviate (de exemplu, „respectat” ca „uv.” Sau „șef de departament” ca „șef de departament”) - acestea sunt regulile de afaceri etichetă. Încheiați întotdeauna scrisoarea cu un mulțumire pentru cooperare. Înainte de semnătură ar trebui să existe o expresie „Cu stimă, ...” sau „Cu drag, ...”. A te adresa „tu” în corespondența oficială este inacceptabilă, chiar dacă întreții relații de prietenie cu corespondentul.

8. Alegeți vocabularul cu atenție, evitați inexactitățile și frazele ambigue, folosirea excesivă a profesionalismului... Scrisoarea ar trebui să fie clară.

9. Împărțiți conținutul scrisorii în paragrafe semantice, astfel încât să nu fie greoaie și greu de înțeles pentru destinatar... Urmați regula: primul și ultimul paragraf nu trebuie să depășească patru linii imprimabile, iar restul nu trebuie să depășească opt.

10. Răspundeți la scrisorile de afaceri conform etichetei acceptate: la cerere scrisă - în termen de 10 zile de la primire; la scrisorile trimise prin fax sau e-mail - în 48 de ore, excluzând weekend-urile.

Corespondența de afaceri intra-organizațională

Corespondența de afaceri între angajații companiei este mai simplistă în comparație cu corespondența trimisă unui terț.

• fii laconic;
• să fie de natură comercială;
• data trebuie indicată în scrisoare;
• există o formulă de curtoazie și o semnătură la sfârșitul scrisorii.

Un exemplu de corespondență de afaceri intra-organizațională poate fi o scrisoare de felicitare din partea unui manager sau a unei echipe, adresată unui erou al zilei sau unui angajat care a primit o promovare.

Atunci când se discută proiecte în scris, se folosesc de obicei doar unele dintre elementele obligatorii ale unei scrisori de afaceri - o indicație a subiectului, un recurs, un rezumat al esenței problemei și o formulă de curtoazie cu o semnătură tipărită.

Rețineți că forma scrisorii și șablonul necesar trebuie selectate în funcție de nivelul de corespondență comercială și de tipul de informații pe care doriți să le furnizați destinatarului.

În fiecare zi, funcționarii publici răspund multor solicitări din partea cetățenilor. Scrierea scrisorilor oficiale nu este o sarcină ușoară, sunt necesare cunoștințe suplimentare. Cum să înveți să o faci în mod competent, rapid, folosind un limbaj accesibil și ușor de înțeles? MGUU al Guvernului de la Moscova cunoaște rețeta și de doi ani îi învață oficialilor de capital noțiunile de bază ale corespondenței de afaceri. În 2015, unul dintre cele mai populare programe de dezvoltare profesională - - a suferit modificări. A devenit mai bine și mai interesant.

Înarmați cu laptopuri și materiale didactice, funcționarii publici îndeplinesc sarcinile cu sârguință. Ei învață să analizeze cererile cetățenilor, să structureze un răspuns scris, să simplifice structuri gramaticale complexe, să formuleze declarații pozitive și chiar să citească corect reclamațiile nefondate.

„Pentru a oferi feedback adecvat, analizați plângerea și separați emoțiile de fapte”, învață formatorii Universității de Stat de Administrație din Moscova a Guvernului de la Moscova. - Emoțiile fac dificilă înțelegerea esenței cererii. Evidențiați faptele care au stârnit nemulțumirea persoanei și cerințele sale specifice.”

Introducere, răspuns scurt, final pozitiv. Structura răspunsului la o plângere nefondată este simplă și diferită de alte scrisori formale. Ar trebui să fie scurt, neutru, fără a-și exprima aprecierea pentru apel. Cu toate acestea, finalul ar trebui să fie concis și întotdeauna pozitiv. Este important de menționat că situația este conformă cu legea sau este o consecință a unor schimbări pozitive. Merită citat rezultatele activităților Guvernului de la Moscova, făcând referiri la reglementări și surse pe site-urile web ale departamentelor, prefecturilor, administrațiilor. Puteți chiar să invitați autorul scrisorii să participe la proiecte și să ajute la îmbunătățirea situației de care este nemulțumit.

Analizați scrisoarea. Pentru ce?

Oficialii sunt sfătuiți întotdeauna să folosească un singur algoritm de acțiuni: să analizeze destinatarul și să determine obiectivele cererii sale, să construiască structura scrisorii, să o aranjeze (stil, limbă), să verifice înainte de a trimite.
Care sunt cerințele persoanei? Care sunt interesele lui? Care ar trebui să fie răspunsul pe care îl așteaptă? Ce credeți că va fi convingător pentru el - cifre și fapte specifice sau informații extinse care descriu acțiunile autorității? După ce ați făcut analiza corectă, puteți determina rapid ce răspuns să dați. Depinde de asta dacă obiectivul tău va fi atins - satisfacerea cererii destinatarului.

Regula 4P

Puteți învăța să scrieți rapid răspunsuri dacă utilizați regula 4P: „Rezumat. Soluţie. Clarificare. Recomandări”. Structura scrisorii ar trebui să includă:

o scurtă descriere a problemei pe care persoana a abordat-o;

decizie specifică a autorității executive;

o explicație laconică a motivului pentru care decizia este exact aceea, cu referiri la reglementări, legi, reglementări;

acordul final al unei scrisori ideale - recomandări pentru destinatar (concluzii, sugestii), ce și când ar trebui să facă; indicați telefoanele de contact, adresele și programul de lucru al instituțiilor.

Cum faci textul mai ușor?

„Recomandăm întotdeauna să te pui în locul destinatarului”, spune șeful adjunct al Departamentului de Formare pentru angajații de stat și municipali. Natalia Gryzunova... - Atunci va fi clar dacă textul este ușor de citit. Dacă o propoziție conține mai mult de 20-25 de cuvinte, este mai bine să o împarți în două sau mai multe propoziții simple. Ar trebui să evitați formulările complexe și abrevierile de neînțeles. Trebuie să ne străduim să transmitem informații importante destinatarului într-o limbă accesibilă.”

Antrenamentul de 18 ore se desfășoară într-un format de antrenament. Analiza greșelilor tipice în pregătirea răspunsurilor oficiale se bazează pe exemple din practica oficialilor. Sunt discutate în detaliu cazurile dificile de ortografie și de plasare a semnelor de punctuație.
Pentru ca ascultătorii să asimileze mai bine materialul educațional, s-a decis reducerea dimensiunii grupului în acest an. Anterior, erau 40 de oameni în el, acum sunt 20 și lucrează nu în patru, ci în perechi. Acest lucru ajută la elaborarea mai eficientă a exercițiilor practice. În cursul de formare sunt mai multe cazuri - exemple de scrisori oficiale în care este necesară corectarea greșelilor sau îmbunătățirea textului.