Как часто составляется штатное расписание. Приказ о внесении изменений в штатное расписание. Изменения в штатном расписании

Важность составления штатного расписания у многих вызывает вопросы, часто ли нужно его составлять, как правильно оно заполняется и является ли этот кадровый документ обязательным, чтобы прояснить несколько моментов мы подробно их расскажем в данной статье.

Составление штатного расписания, для чего оно необходимо?

Штатное расписание - это кадровый документ, который нужен для организации штатной структуры. Этот документ в себе содержит перечень структурных подразделения предприятия, список должностей, название специальностей и профессий с обязательным указанием квалификации. Форма - унифицирована законом, оно помогает работодателям упорядочить и оптимизировать работу организации. Применение штатного расписания разрешает полностью видеть всю структуру предприятия, а так же ее подразделения.

Составление штатного расписания, является ли обязательным?

Этот кадровый документ лучше оформить, так как большое количество проверяющих органов находят его обязательным для каждой организации. К примеру, социальное страхование и налоговая инспекция всегда запрашивает этот кадровый документ при проведении проверок. Штатное расписание не являет собой документ налогового учета, однако работодателям необходимо его предоставить другим организациям во время проверок. Его отсутствие могут расценить как нарушение, за которое начисляется штрафная санкция в размере 50 тысяч рублей.

Как часто необходимо составлять штатное расписание?

Так как этот документ, является плановым, его целесообразно составлять раз в год или раз в полугодие. Это позволит регулировать число сотрудников предприятия и его состав. Однако необходимо утверждать этот кадровый документ на несколько лет, в том случае если предприятие не вводит новые должности.

Кто занимается разработкой и утверждением штатного расписания?

Руководитель предприятия может сам этим заняться, определив ответственные лица, которые окажут ему помощь, к примеру, главный бухгалтер, кадровые работники, сотрудники юридического или экономического отдела. Для того чтобы штатное расписание утвердить, руководитель подписывает специальное распоряжение или приказ. Реквизиты штатного расписания указываются в поле формы Т - 3.

Какие сроки хранения кадрового документа?

Штатное расписание имеет определенные сроки хранения. Кадровый документ должен сохраняться на протяжении 3х лет. Штатные расстановки, хранятся 75 лет, после составления нового.

Штатная расстановка

Некоторые предприятия ведут штатную расстановку, аналог штатного расписания. Он отражает имеющиеся вакантные места, а так же все сведения по замещению должностей. Штатная расстановка содержит табельные № сотрудников, информацию об различных изменениях в личном составе, сведения о категории работников и их стаже. Основой документа, является штатное расписание, в котором при необходимости добавляются дополнительные графы. Штатная расстановка не является обязательным документом, однако он очень удобен для крупных предприятий.

Правило составления штатного расписания

При заполнении "Шапки" указывается название предприятия в поле " Наименование", № документа, код ОКПО, дата составления, так же пишется дата вступления документа в силу в разделе " Штатное расписание на период". Имеется нумерация граф:

* 1 графа "Наименование". Указывается название структурного подразделения.
* 2 графа "Код". Указывается код подразделения, который присвоен руководителем предприятия.
* 3 графа. Указывается должность, класс, разряд сотрудника.
* 4 графа " Количество штатных единиц". Указывается число штатных единиц в соответствии с должностями.
* 5 графа "Тарифная ставка". Указывается оклад, % от выручки, тарифная сетка. Указывать сумму необходимо в рублях.
* 6,7,8 графа "Надбавки". Указываются мотивированные и компенсационные выплаты. Это доплаты, премии, надбавки.
* 9 графа. Указывается сумма общих граф 5 - 8. Суммируется оклад и надбавки, значение выводится в рублях.
* 10 графа. Указываем примечания, если их нет, графа остается пустой.

В строке "Итого" суммируются показатели по вертикали. Утверждает штатное расписание руководитель кадрового отдела или уполномоченное лицо. Главный бухгалтер так же подписывает кадровый документ. Печать ставить можно, однако она не обязательна.

Изменение штатного расписания

Существует 2 варианта, при которых штатное расписание требует изменений:

1. Разработка и утверждение нового штатного расписания. На основе действующего расписания разрабатывается новое с внесенными в него изменениями. Данные документ обретает силу действия с начала или с середины года.

2. В действующий кадровый документ вносятся изменения. Данные изменения штатного расписания происходят по соответственному приказу начальника. В приказе указываются основания, по которым вносятся изменения, а так же описываются внесенные изменения.

Если сокращается штат, когда вносятся изменения в штатное расписание?

Сокращение численности персонала, является основной причиной для изменений в кадровом документе. Сокращение численности предприятия предполагает исключение из документа отдельных штатных единиц. При увольнении работника нужно предупредить об этом за 2 месяца. Новое расписание вводится в действие по истечению этого времени.

Важность составления штатного расписания для предприятий, безусловно, имеется, оно помогает выполнять различные функции разной сложности, а так же оптимизирует деятельность предприятия в целом.

Штатное расписание – это план комплектования кадрового состава. Некоторые компании пренебрегают составлением штатного расписания, поскольку оно не является первичным документом, а форма № T-3, которая применяется для его подготовки, носит рекомендательный характер. Однако на практике штатное расписание необходимо, и помогает работодателю как для внутреннего контроля и управления, так и при общении с проверяющими органами. Сегодня разбираемся во всех аспектах его подготовки и ведения.

Чем грозит отсутствие штатного расписания?

Штатное расписание обычно просят представить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Его отсутствие трактуется как нарушение законодательства о труде и охране труда. За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1-5 тыс. рублей, организацию – на сумму 30-50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Штатное расписание помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без штатного расписания работодателю сложно доказать, что увольнение оправдано. Также невозможно будет доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые можно предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст. 179 ТК РФ).

Кто и как должен составлять и вести штатное расписание?

Вообще говоря составление штатного расписания – святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, постановление Минтруда России № 37 от 21 августа 1998 года). Однако по факту штатное расписание готовят бухгалтеры, кадровики и юристы. Официально отвечают за штатное расписание руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.

Штатное расписание может быть составлено на любой срок, но обычно его делают на год. Чтобы эта процедура всякий раз проходила как по маслу, стоит описать ее в Инструкции по делопроизводству:

указать сроки и правила разработки и внесения изменений;
форму приказа об утверждении штатного расписания;
ответственных за формирование и подписание штатного расписания и приказов лиц;
состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается штатное расписание;
работников, с которыми необходимо согласовывать проект штатного расписания и изменения в него.

По какой форме составлять штатное расписание?

Штатное расписание – локальный нормативный акт, описывающий организационную структуру компании и ее персонал. Расписание составляется по форме № Т-3 (Постановление №1 Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 5 января 2004 года), которая является рекомендательной. Ее можно адаптировать под нужды компании. Однако, на наш взгляд, лучше использовать форму № Т-3, поскольку она содержит все нужные данные.

Как заполнять форму № Т-3?

Реквизиты формы оформляем следующим образом:

Наименование организации должно полностью соответствовать тому, что закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно указывается в скобках, следом за полным.

Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Дата составления в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ

Период действия. Указывается, сколько будет действовать штатное расписание и с какой даты оно вступает в силу.

Заполняем графы, всего их 10.

Наименование структурного подразделения указывается без сокращения в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем. Если классификатора нет, то а алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделения.

Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, нужно указать название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.

Код структурного подразделения. Также указывается в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды можно присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация. Указывается без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих – профессии, у служащих – должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).

Количество штатных единиц указывается по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству – указывается в соответствующих долях (например, 0,5; 2,75 и т.д.).

Тарифная ставка, оклад указывается в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.) Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. От практики указывать зарплаты в долларах лучше отказаться. Формально это не запрещено, в ТК РФ говорится только об обязанности работодателя платить зарплату в рублях. То есть оклад просто переводится в рубли по текущему курсу. Однако судебная практика говорит о том, что здесь есть нарушение.

Трудовой кодекс РФ не содержит норм, прямо запрещающих работодателю установить размер заработной платы в иностранной валюте (условных единицах), так как в ч. 1 ст. 131 ТК РФ говорится только о выплате заработной платы в денежной форме в валюте РФ (в рублях). Но согласно ч. 3 ст. 129 ТК РФ тарифная ставка и оклад имеет фиксированный размер, который должен быть неизменным в течение срока действия договора. А поскольку размер оклада всякий раз считается по текущему курсу, падение курса доллара, по мнению суда, может привести к ухудшению условий оплаты труда работника.

Надбавки. В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя.

В графе Всего указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.

Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.

Подписи под проектом штатного расписания ставят руководитель и главный бухгалтер.

Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.

Проект штатного расписания готов, что дальше?

Штатное расписание утверждается соответствующим приказом по основной деятельности. В тексте приказа указывается факт утверждения штатного расписания, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем — регистрируется в Журнале регистрации приказов по основной деятельности. Регистрационный номер проставляется на приказе. Затем приказ и штатное расписание отправляется на бессрочное хранение, как правило, вместе с другими приказами по основной деятельности.

Как вносить изменения?

Поскольку штатное расписание утверждается приказом, то и изменения в него вносятся также приказом. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают. Если изменения незначительны, выпускаются поправки к расписанию, а если масштабны – составляется новое штатное расписание с новым приказом о его утверждении.

Изменения штатного расписания обычно затрагивают сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.

Внимание: ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условия трудового договора.

Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и дата вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись.

Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада – нужно указать причины (по ст. 22 и 132 ТК РФ зарплата работника зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда). В противном случае сотрудник, например, сможет потребовать доплатить ему за предыдущие периоды, в которые он делал то же самое, но за меньшие деньги.

Внимание: уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке по ст. 74 ТК РФ можно только при изменении организационных или технологических условий труда. Например, при принятии новой политики управления персоналом, при модернизации производства, уменьшении объема выпускаемой продукции, реорганизации производства.

Однако для такого маневра должность и квалификация работника не должны меняться, работодатель обязан доказать, что определенные трудовым договором условия не могли быть сохранены, а непринятие решения о снижении окладов привело бы к массовым сокращениям персонала. Аргументов в виде снижения спроса на услуги или продукцию или падение прибыли недостаточно.

Наличие этого документа не обязательно по закону. И, все-таки, он есть во многих, особенно крупных, компаниях. В этой статье разбираем важные вопросы: как заполнить штатное расписание, кто его должен утверждать и можно ли работать без него.

Из статьи вы узнаете:

Что такое штатное расписание и для чего нужно

«Кадры решают все», - сказано в советские времена, но не утратило актуальности и в современном деловом мире. Действительно, если сравнить организацию с живым организмом, то штатное расписание будет выполнять в нем роль скелета - структуры, на которую «наращиваются» кадры: рабочие, менеджеры, руководители разных уровней.

Сколько компании нужно всего сотрудников? Сколько из них должны занимать руководящие должности? Сколько всего требуется подразделений? Какие есть перспективы роста? Сколько надо платить всем этим людям? Если задавать такие вопросы хаотично, управлять бизнесом будет непросто. Но когда в организации есть штатное расписание, картина становится намного более четкой. Итак, первая причина для составления «штатки» - практическая, оно помогает:

Сформировать четкую структуру предприятия.
Набирать эффективную команду и всегда вовремя реагировать на появление вакансий.
Управлять фондом заработной платы и контролировать оплату труда.

Указывать конкретные имена сотрудников не обязательно. Штатное расписание - это структурный документ, на основании которого служба занятости наполняет штат сотрудниками. При приеме на работу сотрудника или после его увольнения основной документ не меняется.

Как правильно составить штатное расписание

Несмотря на то, что обязательных норм и образцов составления ШР нет, всем, кто несет ответственность за этот документ, хочется видеть конкретный пример правильного заполнения.

Здесь уместно взять за основу унифицированную форму , которую Госкомстат России утвердил 05.01.2004 года. С 2013 года постановление об этой форме отменено, а все образцы из обязательных превратились в рекомендованные. То есть при необходимости любая компания может вносить в шаблон изменения в соответствии с внутренним потребностями организации. Однако надежнее, да и проще, придерживаться уже разработанных ранее стандартов.

При разработке индивидуального бланка ШР надо следить за соответствием второй части статьи 9 закона «О бухгалтерском учете».

Составление штатного расписания можно условно разделить на заполнение трех основных разделов: шапка, основная и заключительная части. Рассмотрим каждый раздел подробно.

Шапка

Вне зависимости от формата (по форме Т-3 или без нее), заголовочная часть начинается с наименования документа. В нашем случае это «Штатное расписание». Также обязательно указать все реквизиты компании:

Название, включая организационно-правовую форму (ООО, АО или другое).
Регистрационный номер, а также коды ОКУД и ОКПО.

Здесь же следует прописать даты: составления, утверждения, вступления в силу, окончания действия. Стоит также предусмотреть гриф утверждения.

Обратите внимание: унифицированной формой не предусмотрен строгий формат утверждения, поэтому стоит руководствоваться существующими государственными стандартами заполнения грифа утверждения. Подробнее об утверждении ШР - далее в статье. Чтобы на практике разобраться со всеми нюансами составления, скачайте образец документа.

Пример заполнения штатного расписания

Основная часть

Согласно унифицированной форме, этот раздел штатного расписания формируется на основе десяти граф:

Графа 1 : Название подразделения (с заглавной буквы).
Графа 2 : Код подразделения (надо взять из документа о структуре организации).
Графа 3 : Название и код должности. Если в подразделении работает несколько специалистов, их лучше указывать в порядке ниспадающей иерархии – от руководителей до рядовых работников. Если есть требования по квалификации или разряду - указывать.
Графа 4 : Количество вакансий для каждой должности. Совместители и работающие на часть ставки суммируются для этой графы. Например, если в отделе есть 3 полставочника и один сотрудник на полную ставку, значение для графы равно 2,5.
Графа 5 : Тарифная сетка или оклад.
Графы 6–8 : Данные о надбавках и видах финансовой мотивации, если такая предусмотрена.
Графа 9 : Итоговый фонд зарплаты. Для расчета следует умножить число из графы 4 на сумму значений из граф 6,7 и 8. Эта графа должна быть заполнена даже в том случае, если оплата труда смешанная или бестарифная.
Графа 10 : Заметки и примечания, если они есть.

Заключительная часть

Здесь, как правило, расположены подписи тех, кто отвечает за составление и выполнение "штатки". Например, главбух и начальник отдела кадров. В официальной форме нет места для печати, поэтому она ставится по усмотрению руководителя.

Если специфика компании предполагает использование временных или сезонных работников, стоит дополнить ШР графой «Срок выполнения работ». Если в штате есть сотрудники, которые работают в опасных условиях, названия их должностей должны совпадать с теми, что перечислены в государственных классификаторах и других нормативных актах. Если штатное расписание составлено и утверждено, названия должностей в трудовых договорах должны совпадать с указанными в нем.

Кто составляет штатное расписание в организации

Вопрос о том, кто должен разрабатывать ШР - один из наиболее частых на форумах кадровиков. И это неудивительно, ведь нет законодательно утвержденных нормативов, касающихся "штатки". Важно то, что он объединяет кадровые вопросы с финансовыми. Поэтому логично, чтобы структуру организации и названия должностей прописывали специалисты отдела кадров, а экономисты или бухгалтеры занимались графами, касающимися тарифной ставки, надбавок и других финансовых вопросов. В небольших компаниях все задачи по составлению ШР часто берет на себя главный бухгалтер.

Когда составляется штатное расписание

Оптимальный вариант - составить и утвердить сразу после основания компании. Если по каким-то причинам это не было сделано, никогда не поздно такое расписание составить.

Установленной законом периодичности составления ШР нет. На усмотрение руководства это можно делать 1 раз в год, а можно чаще или реже. Чаще всего компании выбирают такой режим: документ составляют ежегодно, на этапе планирования следующего года. В течение этого периода, если возникает необходимость, в него вносят изменения, подтверждая их соответствующими приказами.

Эксперты рекомендуют закрепить форму ШР, а также порядок и периодичность его обновления отдельным локальным нормативным актом .

Как утвердить

Утверждает штатное расписание руководитель компании или сотрудник, который имеет такие полномочия (это должно быть указано в учредительных документах). Надо издать соответствующий приказ , а в документе, в грифе утверждения, проставить данные о распоряжении: его номер и дату вступления в силу.

Сроки хранения

Как и другие организационно-нормативные документы компании, ШР имеет определенный срок хранения. Чтобы определить, насколько долго следует хранить этот документ, обратимся к приказу Министерства культуры № 558 от 25.08.2010. В нем есть несколько позиций:

Хранится постоянно, если разработан на этом же предприятии. Если на стороне - то срок хранения всего 3 года.
Проекты и рабочие документы по составлению такой документации - 5 лет.
Внутренняя переписка, связанная с изменениями в ШР, должна сохраняться 3 года после того, как эти изменения были приняты.
Смежный документ (штатные расстановки) следует хранить 75 лет.

Когда составляется и утверждается штатное расписание на следующий год

Штатное расписание представляет собой документ, в котором указывается численный состав работников организации с перечислением:

количества сотрудников;
их должностей;
оклада и особенностей начисления заработной платы.

Законодательство по общему правилу не содержит обязанности для организаций утверждать штатное расписание ежегодно. Согласно постановлению № 1 изменения в штатное расписание вносятся на основании приказа (распоряжения) руководителя организации или лица, которое уполномочено на это надлежащим образом. Сроков издания таких приказов (распоряжений) не установлено. Постановление № 1 также не указывает на необходимость издавать приказы об изменении штатного расписания перед наступлением следующего календарного года.

Исключения имеются для отдельных видов организаций:

Так, в соответствии с п. 2 Порядка утверждения штатных расписаний работников, утв. приказом МЧС РФ от 24.09.2008 № 563, штатные расписания подлежат ежегодному переутверждению.
Также необходимость ежегодного издания штатных расписаний установлена для квартирно-эксплуатационных служб полков согласно Уставу внутренней службы Вооруженных Сил РФ, утв. Указом Президента РФ «Об утверждении…» от 10.11.2007 № 1495.

Утверждение штатного расписания на год: как правильно оформить

Согласно постановлению № 1 штатное расписание утверждается приказом (распоряжением).

Вопросы о необходимости проставления печати, а также о том, кто должен подписать расписание, раскрыты в нашей статье Ставится ли печать и кто подписывает штатное расписание?

Важным представляется не просто утверждение расписания на год, а постоянное внесение в него изменений в случае изменения фактической ситуации с персоналом.

Так, если был издан приказ о прекращении трудовых отношений с работником в связи с сокращением штата или численности, то необходимо, чтобы ему соответствовал приказ об изменении штатного расписания, поскольку отсутствие таких изменений свидетельствует о том, что реальное сокращение не имело места, должность продолжает существовать и работник может быть восстановлен на работе (кассационное определение ВС Удмуртской Республики от 27.09.2010 по делу № 33-3088).

Отсутствие штатного расписания может быть проблемой не только при регулировании трудовых отношений, но и при взаимодействии с госорганами. Так, для налоговых органов отсутствие расписания — один из признаков того, что организация не осуществляет хоздеятельность (постановление Арбитражного суда СЗО от 04.10.2016 № Ф07-8043/2016 по делу № А42-8673/2015).

Утвержденные расписания организаций, созданных с участием РФ, являются предметом проверки ревизорами (методические рекомендации по организации проверочной деятельности ревизионных комиссий АО с участием РФ, утв. приказом Росимущества от 26.08.2013 № 254).

Итак, при ответе на вопрос, когда утверждается штатное расписание, можно отметить, что по общему правилу штатное расписание не подлежит обязательному ежегодному переутверждению. Исключение сделано для отдельных организаций (МЧС, вооруженных сил). Правильное утверждение штатного расписания осуществляется посредством издания приказов (распоряжений) руководителя организации. Фактическое изменение ситуации с персоналом должно быть надлежащим образом оформлено и путем внесения изменений в штатное расписание, что осуществляется с соблюдением той же процедуры, которая предусмотрена для утверждения расписания — посредством издания приказа (распоряжения).

Штатное расписание – нормативный документ , призванный осуществлять планирование производственных процессов и регламентировать кадровые изменения. Как часто необходимо его составлять, чтобы регулятор трудовой деятельности не утратил своей актуальности?

Подробные разъяснения по сути составления штатного расписания, его целевого предназначения, формы и способов ведения прописаны в Трудовом кодексе РФ, в частности, 57 статье .

В рамках данного документа указано, что должность сотрудника или его профессия в аспекте конкретного профессионального показателя в двустороннем соглашении о труде и штатном расписании должны быть абсолютно одинаковыми .

Аналогичные правила и требования отражены в Письме Роструда, рекомендованном к применению с 2014 года. В нем указано, что расписание следует составлять с периодичностью, определяемой потребностью конкретной организации .

Чем грозит отсутствие

Документ, как правило, проверяют налоговые и трудовые инспекторы. Его отсутствие регламентировано Трудовым кодексом РФ как административное нарушение, облагаемое штрафными санкциями в размере до 5000 рублей физическое лицо и до 50000 рублей юридическое.

Без его наличия нельзя будет представить доказательную базу на предмет обоснованности увольнений, юридической оправданности сокращения штатных единиц и прочих спорных вопросов, решаемых в судебном порядке.

Разработка, порядок утверждения и сроки

По поводу разработки проекта и лиц, уполномоченных им заниматься, закон однозначного определения не дает . Это способен сделать сам руководитель, который также может поручить разработку бухгалтеру или иным уполномоченным сотрудникам, компетентным в данном вопросе.

В рамках должностных обязанностей к процессу могут быть привлечены кадровые и юридические отделы .

Алгоритм составления в соответствии с утвержденными графами:

Название – прописывается наименование структурного подразделения в пределах внутренней иерархии.
Код подразделения – присваивается директором.
Профессия работника в рамках единого тарифного классификатора.
Число штатных сотрудников . Если имеются вакантные должности, эти сведения так же нужно отразить в своде.
Заработная плата – тарифная ставка или должностной оклад, надбавки, премии, доплаты и компенсации с указанием общей денежной суммы выплат в рублях.
Примечания заполняется по внутреннему усмотрению с учетом специфики деятельности предприятия.

Подписывает документ исполнительный сотрудник , а утверждает приказом его главный руководитель . Наличие печати возможно, но не обязательно.

Срок действия документа не имеет временных ограничений до тех пор, пока этого не потребуют происходящие кадровые изменения. Хранится свод, утративший юридическую силу, в течение 3 лет в архиве компании.

Как часто нужно составлять

Дата штатного расписания учреждения – главный показатель , характеризующий временной период его действия в первоначальном варианте.

В норме каждая новая версия оформляется с периодичностью в один календарный год . Если предполагаются преждевременные кадровые смещения, меняется характер и количество единиц, внести дополнения можно в любое подходящее для этого время.

Сроки вносимых поправок регламентируются любым отчетным периодом , циклом продолжительностью 12 месяцев, либо на время, приходящееся на первый день нового промежутка, к примеру, на 6 месяцев или квартал.

Из этого следует, что менять профессию сотрудника, размеры выплат по труду можно неограниченное число раз – законом такие действия не запрещены . А вот необходимость оставления нового штатного расписания на фоне происходящих событий – мера обязательная и подлежит исполнению .

Если ничего в кадровой политике не изменилось, свод по персоналу можно оставить в прежнем виде. При этом вносить поправки после кадровых перестановок считается серьезным нарушением и влечет административную ответственность.

Что делать после утверждения проекта

После утверждения документа проект, по сути, должен стать основным рычагом регулирования всех кадровых вопросов на производстве .

При грамотном заполнении его наличие сделает процесс ведения учета более оптимизированным и мобильным.

С того момента, как механизм действия утвержден и запущен, любые изменения должны четко отображаться в исходном варианте свода путем внесения изменений, поправок и дополнений.

Это касается:

реорганизационных мероприятий;
оптимизации штатной структуры подразделения;
сокращения либо, напротив, расширения персонала сотрудников;
законодательных нормативных обновлений.

Все нюансы дублируются в других источниках кадрового учета:

личных трудовых книжках работников;
карточках штатных единиц.

При этом в обязательном порядке требуется соглашение коллектива (в письменном подтверждении данного решения).

Иногда необходимые записи вносятся и в трудовой договор – в качестве дополнительного соглашения к основному бланку, например, сведения о новой должности, заработной плате.

Если о таких нововведениях сотрудника следует оповестить заблаговременно – по закону на это отводится 60 дней , то в расписание и все сопутствующие документы эта информация вносится на этапе ее официального утверждения руководителем. Основное требование в данном случае – своевременность внесения записей .

Порядок внесения изменений

Все дополнения и поправки в ранее действующий свод по персоналу должны быть подкреплены внутренним руководящим распоряжением или приказом .

Алгоритм внесения изменений следующий :

Обновляется полностью все штатное расписание. Новый документ имеет другой регистрационный номер номенклатуры, присвоенный распоряжением по основной деятельности предприятия.
Вносимые поправки слишком незначительны. В этом случае содержание свода остается прежним, а все новшества прописываются во внутреннем приказе по функционированию учреждения. Важно, чтобы его заголовок отражал суть своего предназначения, например, «О внесении перечня дополнений к штатному расписанию».

Особенности для ООО

ООО – наиболее распространенный вид деятельности. Принцип составления штатного расписания существенных различий от его стандартного исполнения практически не имеет.

Предпочтительно применять типовую форму бланка Т-3 . При этом каждый директор подобной организации правомочен разработать такой внешний вид документа, с которым ему будет удобно работать.

Основное правило — максимально правильно оформить шапку свода о персонале, подробно приписать наименование, учредительный пакет бумаг, на основании которых осуществляется деятельность, а также код по ОКПО.

Если в ООО имеются филиалы , они работают по общему расписанию, персонально для каждого его отделения документ составлять не нужно. Достаточно будет просто снабдить их копиями и довести содержание для заинтересованных должностных лиц.

Административная ответственность на такие формы деятельности распространяется в той же мере, что и другие организации.

Вся информация про штатное расписание представлена в данной инструкции.