Efektivní plánování pracovní doby v podniku. Efektivní plánování pracovní doby v podniku Základní principy plánování priority pravidelnosti

Plánování pracovní doby není jen sbírka krásných slov, ale znalostní systém, který může přinést výhody jak na individuální úrovni, tak v celém podniku.

Dozvíte se:

• Co dává racionální plánování pracovní doby v podniku.
• Jaké jsou metody plánování pracovní doby.
• Jaká jsou pravidla pro efektivní plánování pracovní doby.

Není žádným tajemstvím, že efektivitu organizace v neposlední řadě ovlivňuje návratnost každodenní práce řídících pracovníků. Nedostatek moderních technik a metod práce, odmítnutí zlepšit individuální pracovní styl vedoucím a jeho podřízenými vedou k tomu, že potíže s organizací práce takového týmu se stávají axiomem.

Komponenty, které určují, jak připravený má být manažer na úspěch, jsou poměrně jednoduché. Jsou to jeho dovednosti, schopnosti, odborné znalosti a samozřejmě osobní vlastnosti. Neměli bychom však opomenout analýzu kauzálních faktorů způsobujících problémy a obtíže, stejně jako touhu je překonat a zlepšit kvalitu jejich práce. Tady přichází na pomoc racionální využití pracovní doby manažerem, jinými slovy jeho plánování. Koneckonců je navržen tak, aby eliminoval vady každodenního pracovního procesu.

Efektivita plánování pracovní doby je založena na cílech činnosti v závislosti na jejich délce trvání: krátkodobé a dlouhodobé. Takový rámec řízení nevyžaduje další úsilí, protože všechny určené akce a činnosti dostaly během organizačního procesu své termíny.

Cíle stanovené vedoucím mají dvě funkce: určit akce nezbytné pro jejich implementaci a stimulovat jejich implementaci. Když si vůdce stanoví jasný úkol, jeho činy získají vědomí při jeho provádění. Stanovení cílů je druh hnací síly, která nabíjí agenta energií až do samotného dosažení výsledku.

Aby bylo možné naplánovat co nejefektivnější vyvážení pracovní doby, musí se manažer uchýlit k taktice „plánovacích období“ (mohou to být různé časové intervaly: rok, měsíc, týden, den). Zvláštnost spočívá v individualitě každého takového rozsahu, což znamená vytvoření samostatných plánů, které by odrážely odpovídající časové období.

Hlavním pozitivním důrazem na správné plánování volného času je tedy získání samotného času. Vedoucí získá příležitost efektivně a plodně dosáhnout popsaných pracovních cílů a stráví co nejméně času. Při organizování individuální práce lze roli plánování stěží přeceňovat: ostatně pomáhá připravit se na realizaci stanovených cílů a strukturovat čas určený na práci.

Jak delegovat úkoly, abyste ušetřili 25% času: kontrolní seznam

Abyste zvládli obrovský tok informací a rozšířili své podnikání, je důležité racionálně spravovat svůj čas a neplýtvat energií na rutinní úkoly. K tomu musíte správně delegovat úkoly na podřízené a sledovat jejich implementaci.

Podívejte se na kontrolní seznam připravený redakční radou časopisu „Obchodní ředitel“, zda zvládáte svou pracovní dobu správně nebo děláte chyby v delegování úkolů a zůstáváte v práci příliš dlouho.

Metody plánování pracovní doby

Paretův princip

Wilfred Pareto (1848-1923) formuloval princip, že v rámci určité skupiny bude objektivní význam určité malé části mnohem vyšší než její relativní váha v této skupině. Pareto použil ve svém modelu vzorec 80/20, který se stal široce používaným.

• Z 20% prodaného zboží můžete získat 80% zisku.
• 80% zbývajících produktů přinese pouze 20% zisku.
• 20% chyb vyvolá 80% ztrát.
• 80% dalších chyb vyvolává 20% ztrát.

Tento princip nešetřili ani milovníci plánování pracovní doby. Pokud to promítnete do práce manažera, bude výsledek následující: abyste dosáhli 80% výsledků, musíte strávit pouze 20% pracovní doby. Zbytek stráveného času přináší pouze 20% z celkového výsledku.

V jazyce pracovního procesu to bude znamenat, že snadná a příjemná práce, která vyžaduje minimální úsilí, ale slušné množství pracovní doby, by neměla být prioritou. Je nutné zahájit aktivity s maximálním ohledem na důležitost každého úkolu. Důležité otázky by měly být při plánování práce na prvním místě.

Pro úplné provedení Paretova principu ve věcech racionálního plánování a účtování pracovní doby je nutné analyzovat všechny úkoly z hlediska procenta jejich příspěvku k celkovému výsledku a také je rozdělit podle kategorií ABC.

Plánování ABC

Analýza ABC je založena na zkušenostech prokazujících, že podíly případů větší a menší důležitosti jsou často přibližně stejné. Písmena A, B a C se používají k rozdělení důležitosti úkolů ve vztahu k implementaci cílů do tří tříd. Tento princip přilákal mnoho manažerů.

Tuto analýzu můžete také použít k plánování pracovní doby. Nejdůležitější je pamatovat na to, že musíte rozvrhnout pracovní dobu podle důležitosti úkolů, a nikoli podle jejich pracovní síly a váhy v obecném plánu činností.

Analýza ABC je založena na zkušenostech se třemi pilíři.

• Úkoly kategorie A (nejdůležitější) dostávají 15% z celkových úkolů manažera. I přes nízkou relativní váhu při plánování přispívají k dosažení cílů ve výši 65%.
• Úkoly v kategorii B (důležité) tvoří přibližně 20% celkového ukazatele úkolu a jejich důležitost se také odhaduje na 20%.
• Úkoly v kategorii C (jako nejméně důležité): je jim přiděleno asi 65% z celkového počtu, ale jejich důležitost je skromná - pouze 15% relativní váhy.

Při plánování pracovní doby se tedy analýza ABC zaměřuje na počáteční plnění úkolů z kategorie A, protože právě oni přinášejí lví podíl na efektivitě závěrečné pracovní činnosti. Dále jsou v pořadí fronty otázky ze skupiny B, jejíž příspěvek ke konečnému výsledku by také neměl být zanedbáván. A konečně už můžete rozhodnout, co dělat se zbývajícími úkoly kategorie C: zahrnout do plánování pracovní doby nebo delegovat.

Eisenhowerův princip při plánování pracovní doby

Eisenhowerova (prioritní) matice je široce uznávána jako nástroj pro plánování osobní a pracovní doby.

Skládá se ze čtyř polí (kvadrantů), kde každé z nich odpovídá určité kategorii úkolů. Kategorie jsou postaveny na dvou principech: důležitosti a naléhavosti. Jejich vztah nejlépe ilustruje obrázek níže.

Kvadranty se vyplňují, pouze pokud zadané případy odpovídají určitému poli. Abyste plně pochopili, jak tato matice funguje, musíte definovat úkoly, které odpovídají každému kvadrantu. Stojí za zapamatování, že matice bude účinná pouze pro úkoly po celý den nebo jiné krátké časové období.

1. Kvadrant 1: Důležité a naléhavé

Srdce Eisenhowerovy matice je přesně první kvadrant, protože obsahuje hlavní tajemství - je prázdné. To bude znamenat, že člověk má dovednosti v efektivním plánování pracovního času k dosažení cílů.

Přítomnost případů, které tvrdí, že jsou v prvním kvadrantu, svědčí o neustálém spěchu v životě a práci takové osoby. V důsledku toho není člověk zvyklý na rozdělení svých záležitostí a povinností, ale místo toho odkládá vše, co může, do poslední chvíle. A když je konečný termín, jde do práce.

Nejlepší způsob, jak zabránit možným situacím, je samozřejmě předem si věci promyslet. Koneckonců existuje známý princip, podle kterého je vždy obtížnější eliminovat důsledky, než předvídat všechny možné potíže. V případě, že takové případy mohou provést jiné osoby, měly by být doporučeny.

1. Kvadrant 2: Důležité a naléhavé

Při plánování pracovní doby Eisenhower identifikoval nejdůležitější úkoly z druhého kvadrantu. Pokud umělec soustavně a včas vykonává úkol umístěný v tomto kvadrantu, může si dovolit věnovat mu tolik času, kolik je třeba. Nebude ho pronásledovat ješitnost, spěch a různé negativní důsledky. To je velmi podobné jmenování lékaře: stejně jako preventivní vyšetření oftalmologem zabrání vážnějším problémům se zrakem a správný čas na vypracování zprávy zabrání urgentní noční práci.

Plánování a zaznamenávání pracovní doby ve druhém kvadrantu je navrženo tak, aby bylo dosaženo osobních cílů zaměstnance.

A ačkoli Damoklův meč nevisí nad pracovníky v podobě naléhavosti práce, která vám umožní soustředit se na kvalitu práce, nezapomeňte, že stále existují termíny a musíte je dodržovat, protože nesplnění úkolu druhého kvadrantu jej automaticky přenáší na první. A tento výsledek je plný důsledků pro osobní plánování času.

1. Kvadrant 3: Naléhavé a nedůležité

Typ případu, který odpovídá třetímu kvadrantu, neumožňuje zaměřit se na naléhavější případy. A takové případy lze snadno zaměnit s případy z prvního kvadrantu. Je však třeba rozlišovat mezi naléhavým a důležitým, protože tyto dvě věci nejsou synonyma. Existuje jednoduchá cesta takové definice: musíte si položit otázku, zda vás ten či onen úkol přibližuje k dosažení stanoveného cíle. Případy ve třetím kvadrantu obvykle obdrží zápornou odpověď.

Nejčastěji se do tohoto kvadrantu dostávají záležitosti týkající se domácnosti: suché čištění oděvů na konci sezóny, pomoc sousedům v naléhavých záležitostech, nikoli důležitá jednání a jednání. Existuje další příklad - oprava počítače, ale zde stojí za to být velmi opatrní: pokud je tato technika potřebná pro práci, pak se její oprava stane úkolem prvořadého významu (tj. První kvadrant), a pokud se používá pouze pro zábavu, pak samotné místo tohoto problému ve třetím kvadrant.

Činnosti tohoto kvadrantu nejen nezapadají do plánování pracovní doby, ale dokonce odvádějí pozornost od hlavních cílů a odvádějí drahocenný čas. Nejlepší je nevěnovat jim pozornost, pokud je to možné. Jak zjistíte důležitost úkolu pro sebe? Velmi jednoduché. Měli byste si položit otázku: „Co se stane, když to neudělám?“

1. Kvadrant 4: Nedůležité a neurgentní

Tato kategorie zahrnuje záležitosti našeho každodenního života, které nemají nic společného s prací: sociální sítě, fóra, surfování po internetu, počítačové hry, sledování televizních seriálů. Ano, tato aktivita je určitě příjemná, ale není povinná.

Obecně tato aktivita významně snižuje produktivitu pracovního dne, Eisenhower nazval případy z této kategorie „pojídači osobního času“.

Vezměme si například sérii 200 hodin trvání - v přepočtu získáte celý týden promarněného času, který by bylo možné realizovat s mnohem větší výhodou.

Proto je nutné identifikovat vaše osobní pojídače a usilovat o jejich přísnou kontrolu plánováním nejen pracovního, ale i osobního času.

V tomto kvadrantu jsou také rutinní úkoly, které pro mnohé nejsou tak příjemné: například mytí nádobí, čištění, vaření. I zde stojí za to hledat kompromis s lidmi, se kterými žijete ve stejném domě, aby bylo možné naplánovat jednotné zatížení.

Zdravá lhostejnost: instrukce pro ty, kteří nevěří v řízení času

Pokyn, který připravila redakční rada časopisu Commercial Director, vám řekne, jak najít v životě harmonii i v zoufalých situacích, vysvětlí, kterých postojů společnosti a médií je třeba se urgentně zbavit, a řekne vám, co dělat, pokud vám chybí den aby byla práce hotová.

Tabulka plánování pracovní doby

Uveďme jednoduchý příklad v podobě tabulky.

úterý		Dílčí úkol	Komentář
	Podívejte se na seznam úkolů
	Jet do práce
	Telefonní hovory		Získejte čísla dvou kontaktů z pracovního e-mailu
	Psaní článků	Analýza materiálů
	Psaní článků	Překlad doplňujících materiálů z cizího jazyka a psaní hlavního textu	Nezapomeňte vložit poznámky pod čarou ke zdrojům a opravit pomlčky na pomlčky
	Navštivte editor
	Setkání
středa

Tento příklad jasně ukazuje princip vytváření pracovních plánů. Tabulky mohou být v případě potřeby hlubší a s větším prostorem pro poznámky. Nezáleží na tom, jaký program bude použit k implementaci, řekněme, jednotlivce plánování pracovní doby manažera / specialisty. Stůl -nástroj je univerzální, lze ho nakreslit i na obyčejný papír. Skutečně důležité je umět si jej přizpůsobit sobě, svým úkolům a cílům a určit, v jakých časových intervalech se bude používat: podle dnů, týdnů, měsíců.

Jaké je plánování fondu pracovní doby

Počáteční fází plánování je analýza počátečních parametrů systému - přítomnost aktivity ke zlepšení fondu pracovní doby (RFW) a jeho směrů. Následuje odpověď na otázky: kdo je odpovědný za tuto činnost (specialisté, služby) a její plánování? Kolik se bere v úvahu pracovní doba? Sleduje se pracovní doba? Jsou zveřejněny rezervy FRV? Jsou přijímána opatření ke snížení ztráty pracovní doby ve fázi plánování? Jaké metody se k tomu používají?

Dalším krokem je analýza aplikace RFF. V jejím rámci je studována dynamika výroby pracovníků (s odkazem na čas - hodinovou, denní, roční) a jsou identifikovány faktory, které ji ovlivňují; analyzovat stav RFV a určit nevyužité příležitosti ke snížení určitých typů absencí; prostudujte pozorovací údaje o fungování fondu pracovní doby atd. Více podrobností o metodách analýzy využití fondu pracovní doby lze najít ve vzdělávací a metodické literatuře.

Informační základnu pro provádění RFV analýzy tvoří data statistických a časových záznamů pracovní doby; souhrn primárního účetnictví (leták o nečinnosti, zaměstnávání přesčas, o vyloučení manželství); vlastní fotografie a fotografie pracovní doby; údaje z průzkumů a dotazníků.

V průběhu analýzy je zkoumána aplikace celého FRV a jeho součástí - celodenních a intra-shift fondů v rámci různých úrovní podniku (strukturální divize, podnik jako celek, profese a skupiny). Tento přístup umožňuje identifikovat úzká místa, která by měla být řešena jako první. Výsledkem analýzy je posouzení rezerv na zlepšení aplikace PDF, a tedy na zvýšení efektivity plánování pracovní doby.

Získané výsledky se používají k plánování užitečného fondu pracovní doby. Tato aktivita zahrnuje přípravu plánovaného rozpočtu rozvahy, porovnání jeho složek s normami podniku a také úsporu pracovní doby za neproduktivní náklady. Metody rozložení rovnováhy pracovní doby byly slušně pokryty školicími materiály a příručkami.

Plánování a analýza pracovní doby získaly v tržní ekonomice specifické rysy. Například administrativní volno povinné povahy je pro podnik výhodné z hlediska jeho nákladů. Práce na částečný úvazek ztratila status rezervy.

Při plánování RVF se stává důležitým diferencovaný přístup pro stálé zaměstnance na plný úvazek, dočasní zaměstnanci; v režimech na částečný úvazek.

S cílem co nejefektivnější organizace a plánování pracovní doby podnik provádí zvláštní opatření: sociálně-ekonomická, organizační a technická a léčebně-preventivní. Odráží se v různých organizačních a technických plánech, plánování zlepšování pracovních podmínek atd. Zapojení externích účastníků by mělo být projednáno s místními úřady a teprve poté zahrnuto do plánování činností. Každá událost musí být zajištěna zdroji.

Jak správně naplánovat pracovní dobu

Pravidlo 1. Vstaňte současně

Tato počáteční fáze jakéhokoli plánování je velmi disciplinovaná a energická.

Pravidlo 2. Pozitivní nálada na začátku dne

Pracujte na své náladě každé ráno, protože to silně ovlivňuje řešení úkolů k dosažení cílů. K tomu si můžete položit tři otázky:

• Jak mě „dnes“ přiblíží k úspěchu?
• Co bych měl udělat, aby byl tento den co nejšťastnější?
• Co byste měli v tento den udělat, abyste si udrželi zdraví?

Odpovědi na tyto otázky a vytváření pozitivní motivace často trvají méně než dvě minuty. Dejte si je před zahájením standardních ranních aktivit.

Pravidlo 3. Správný začátek dne

Klíčem k harmonickému ránu je dobrý spánek a dobrá snídaně. Ale mnozí je obětují a předstírají, že jim chybí čas. Obě mise však vyžadují stanovení priorit pouze během plánovací fáze denního režimu - v podstatě si musíte vyhradit čas tak, abyste šli spát brzy.

Pravidlo 4. Při plánování pracovního dne zvažte faktory, jako je únava

Mnoho lidí má pocit, že se jejich pracovní výkon po celý den mění jako sinusoida. To nezávisí na denních biorytmech - na tom, zda jste ranní ptáci nebo sovy. Stojí za to zjistit vaše osobní období zvýšené aktivity a umístit nejdůležitější úkoly pro tento denní interval do plánovacích aktivit. Odpoledne je lepší se věnovat každodenní rutinní práci, která nemá zvláštní význam.

Pravidlo 5. Dělejte si přestávky včas

Jedním ze základních pravidel pro plánování pracovní doby je trochu odpočinku, protože umožňuje tělu zotavit se a vrátit pozornost práci. Určitě si udělejte krátké přestávky v práci, délku a frekvenci si nastavte sami. Pamatujte na pravidelnost.

Pravidlo 6. Postupujte od začátku do konce

Snažte se v práci neskákat a přiveďte zahájenou práci k logickému závěru. Nenechte se rozptylovat menšími záležitostmi, protože kradou pracovní dobu. Pamatujte, že při každém návratu k již započaté práci budete muset opakovat staré kroky, což ovlivní vyváženost plánování vaší osobní činnosti.

Pravidlo 7. Užitečně využijte svůj volný čas

Snažte se zaplnit všechny nezapočítané mezery ve vašem plánu (čekání ve frontě, neinformativní schůzka) užitečnými aktivitami. Definujte jeho podstatu položením otázky: „Jak mohu vyplnit tyto minuty, abych získal maximální užitek?“

Pravidlo 8. Držte se zásady 70/30

Do deníku stačí zadat 70% svého pracovního času. Jinak ani naplánováním pracovního dne na 100% nezískáte záruky, že budou dokončeny všechny úkoly, ještě více: mnoho akcí se nebude shodovat s plánem. Účelem rozvržení pracovní doby podle tohoto principu je chránit nervový systém před přetížením, zabránit pocitu jako stroj a uvěznění v rigidním rámci.

Pravidlo 9. Večer si připravte plán na zítřek

Naplánujte si věci na zítra na konci dne a udělejte to ve formě písemného seznamu - nic vám tedy neunikne. Je lepší předem určit důležitost úkolů a uspořádat je do sloupců. To umožní soustředit se na nezbytné úkoly a méně významné lze přesunout v případě vyšší moci.

Pravidlo 10. Najděte si čas na odpočinek každou hodinu

Nezměnitelné pravidlo pro každého. Čím častěji si najdete čas na odpočinek, tím produktivnější budete poté. Během tohoto období můžete dát věci do pořádku na pracovišti, v domě, umýt nádobí, přečíst časopis nebo knihu, projít se na čerstvém vzduchu, pomoci ostatním. Pokud to nemůžete udělat spontánně, podrobte tyto akce plánování.

Pravidlo 11. Buďte realističtí ohledně svých schopností

Nezatěžujte se obrovským množstvím práce a věřte, že zvládnete jakoukoli horu. Při posuzování svých silných stránek zaujměte střízlivý přístup a lépe si vezměte to, s čím se za den / týden / měsíc zaručeně vyrovnáte, takové plánování pracovní doby bude efektivnější.

Pravidlo 12. Po použití položku vraťte na své místo

Tento přístup k objektům na stole a v kanceláři pomáhá ušetřit čas později. Udělejte z toho pravidlo, poté, co jste věc použili, vraťte ji tam, kde jste ji vzali. Nastavte konkrétní umístění pro různé typy předmětů - složku na papíry, penál, zásuvku na stůl nebo krabici na šeky.

Pravidlo 13. Vést aktivní a zdravý životní styl

Zdálo by se, proč administrativní pracovník potřebuje sport, jógu, fitness, správnou výživu, gymnastiku? Poté se zdravé tělo a pohoda nejlépe vyladí na pozitivní energii a připravenost na vysoce produktivní pracovní činnost, zejména po kvalitním plánování.

Pravidlo 14. Dělejte to, co vám přináší potěšení

Nejlepším způsobem, jak se při plánování a provádění profesionálních činností samostatně organizovat, je cítit pocit uspokojení a lásky ke své práci. Jeho výhodou je, že motivace nemusí být vytahována klíšťaty, přichází sama a ve velkém objemu.

Plánování a organizace pracovní doby manažera

Tip 1. Zkontrolujte své plány na daný den

K tomu můžete použít ABC analýzu nebo Eisenhowerovu matici. I desetiminutová příprava na pracovní den může ušetřit až dvě hodiny denně. Používejte je efektivně.

Tip 2. Tvorba bloků podobných případů

Neustále rozptýlený člověk potřebuje k práci mnohem více času než soustředěný a nadšený člověk. Je to z důvodu potřeby dalšího „rozběhu“ a „ponoření“, tj. Návratu k pracovní činnosti. Bloky stejného typu úkolů pomohou ušetřit pracovní čas: je snadnější je opravit ve fázi plánovacích činností.

Tip 3: Udělejte si čas v práci pro sebe

Návštěvníci, podřízení nebo klienti na telefonu často odvádějí pozornost od svých přímých povinností. Všechny vytvářejí silné překážky při plnění opravdu důležitých úkolů, narušují rovnováhu v pracovní době. V tomto ohledu je nemožné být k dispozici všem a všem po celý pracovní den - jak ve vaší kanceláři, tak telefonicky. V procesu plánování pracovní doby si mistři svého řemesla organizují intervaly, kdy je nikdo nebude obtěžovat. Můžete také použít jejich prostředky, například nastavit hodiny příjmu návštěvníků, použít záznamník.

Tip 4. Pro každý pracovní úkol si vyhraďte omezený čas

Délka určitého typu práce přímo závisí na dostupném čase. I ten nejmenší úkol je předmětem plánování: naučte se věnovat úkolu tolik času, kolik je potřeba k jeho dokončení. Například obchodní jednání by se neměla zdržovat, musíte projednat všechny zajímavé otázky co nejvíce, ale ne déle než hodinu. Toho lze dosáhnout pomocí přísných časových rámců a předpisů. Řiďte se jednoduchým pravidlem: „Čas jsou peníze“, zhodnoťte je a ušetřete.

Tip 5. Použijte delegování

Nikdo, kdo respektuje svůj čas, by neměl provádět všechny úkoly sám. Tento přístup již byl popsán v zásadách a pravidlech pro plánování pracovní doby: na ně by mělo být delegováno vše, co lze přenést na provedení jiným (65% úkolů, které spotřebovávají čas a energii, ale nepřináší významné výsledky). To se týká nejen pomoci zaměstnanců, ale také využití pomoci agentur, organizací a poradenských firem třetích stran.

Tip 6: Rozdělte velké úkoly

Lidé mají tendenci se vyhýbat velkým nebo objemným úkolům, oddálit jejich implementaci všemi možnými způsoby, protože výsledek se jim zdá příliš daleko. Tato skutečnost naznačuje špatné schopnosti plánování osobního času, ale lze ji obejít. Prakticky každý má rád věci, které dávají co nejrychlejší výsledek. To si všiml Albert Einstein na příkladu sekání dřeva. Totéž můžete udělat s dlouhodobými cíli a velkými projekty: rozdělte je na malé úkoly, naplánujte je a poté je metodicky provádějte po určitou dobu (například dvě hodiny denně). Po, řekněme, týdnu se dostaví první výsledky - bude dosaženo cíle první části projektu (podle plánování), což dodá sílu a motivaci pokračovat v práci tímto směrem.

Tip 7. Stanovte si osobní termíny pro prioritní úkoly

Pokud předem víte, které úkoly budou mít v aktuálním měsíci prioritu, mohou být zaznamenány v pracovním kalendáři a zohledněny při osobním plánování záležitostí na stejné úrovni jako stejná jednání / schůzky. Když tedy bude nutné v tento den vstoupit do jiné události nebo akce, bude již „rezervována“, což vám znovu připomene objektivní význam úkolu. Tato rada má zvláštní význam při plánování pracovních činností.

Tip 8. Uspořádejte si pracoviště správně

Nejprve se to týká objednávky na ploše. Měly by na něm být ponechány pouze ty dokumenty, bez nichž se to při plnění úkolů kategorie A neobejde. Tato akce má psychologické pozadí: pořádek na stole pomáhá objednávat v myšlenkách a zbytečné práce vyžadují čas.

Tip 9. Snažte se na vás neukládat další povinnosti

Manažeři se často zajímají o nové věci a rozšiřují své kompetenční oblasti. Když vyjde z osobního zájmu na jednání, kterých se zaměstnanec obvykle neúčastní, může se dostat do pracovních skupin nebo získat další úkoly, které nejsou zahrnuty v jeho plánu, a v důsledku toho se stane zátěží pro hlavní práci a její plánování. Nejlepší je důkladně zkontrolovat všechny své akce z hlediska jejich pozice v dané pozici, čímž se zvýší vaše dovednosti v plánování pracovní doby.

Tip 10. Vyhodnoťte, jak důležité a naléhavé jsou záležitosti, do kterých vás najednou chtějí zapojit

Vyšší moc a další naléhavé záležitosti jsou běžnou záležitostí každé firmy nebo podniku, i když se snaží fungovat v rámci přísného plánování. K jejich vyřešení budou mobilizovány všechny dostupné zdroje. Pokud souhlasíte, že v situaci pomůžete, pamatujte, že to zabere čas daleko od aktuálních důležitých úkolů ve vašem rozvrhu, takže vždy zvažte, zda má cenu se obětovat.

Tip 11. Nekonejte v důsledku spěchu - činte pouze informovaná rozhodnutí

Někdy se určitá rozhodnutí dělají na základě impulsu, nekontrolovatelného impulsu. To však vyvolává odchylky v harmonogramu a překážky v efektivním plánování pracovní doby k dosažení cíle. Pokud pocítíte okamžitou touhu něco udělat (například zavolat), pečlivě zvažte a zvážte, zda se skutečně vyplatí svůj plán realizovat.

Tip 12. Správně nastavte priority v podnikání

Ve velkém proudu věcí - konferencích, schůzkách, hovorech, textech - může být velmi obtížné se orientovat, a když si vezmete vše najednou nebo to po kousku uchopíte z různých konců, skončíte velmi málo. Zde je užitečné připomenout takový způsob plánování času jako matici priorit a zahájit aktivity s implementací jasně stanovených a jednoznačně významných úkolů, postupně postupujících k méně důležitým.

Naplánování pracovní doby sekretářky manažera

Hlavní povinností a účelem plánování individuální pracovní doby sekretářky je co nejvíce vyložit šéfa a pomoci mu rozvrhnout jeho čas. Jeho úkolem je zvýšit efektivitu využití všech možných hodin a minut k pracovní činnosti. To znamená, že úkoly a plánování činností vedoucího a sekretářky jsou vzájemně závislé.

Nejprve sekretářka pomáhá při organizačních, přípravných a manažerských typech práce, uvolňuje prostor pro šéfa pro kreativitu. Za tímto účelem potřebuje asistent znát denní rutinu nadřízeného, \u200b\u200brozvrh jeho úkolů pro všechna možná období - den / měsíc / čtvrtletí. Efektivní plánování pracovní doby sekretářky závisí na harmonogramu jeho přímého nadřízeného, \u200b\u200bprotože připravuje všechna jednání, jednání a další záležitosti (přijímání návštěv, sepisování dokumentů), které jsou v rozvrhu šéfa. Při plánování hraje klíčovou roli hierarchie úkolů podle jejich hodnoty a důležitosti.

Mezi úkoly sekretářky navíc patří další práce, které nezávisí na každodenní rutině šéfů (a odrážejí se v plánování pracovní činnosti): jedná se o kontrolu pošty a reagování na korespondenci, tok dokumentů, kontrolní soubory atd. Schopnosti asistenta v oblasti plánování času musí být v nejlepším možném stavu. Výchozí body jeho plánu jsou vždy opakující se akce, například:

• připravit pracoviště manažera;
• uklidit si vlastní pracoviště;
• zpracovat všechny typy příchozích dopisů;
• zobrazit kontrolní soubor;
• poskytněte nadřízeným shrnutí stavu a objasněte harmonogram aktuálního dne.

Zvažme jednoduchý příklad plánování pracovní doby ve vztahu k harmonogramu manažera. Akční program tajemníka bude trvat na něčem takovém. Když šéf plánuje schůzku v 11:00, znamená to, že plán asistenta v 10:30 označí jeho organizaci všemi následnými akcemi: upomínky, kopírování materiálů, čištění konferenční místnosti, přihlášení. Pokud ve 14:00 vedoucí naplánuje jednání mimo kancelář, bude v plánu sekretářky obsahovat položky o zavolání automobilu a shromažďování dokumentů. Seznam prací také naznačuje, s kým a v jakém čase je třeba šéfa spojit pro telefonický rozhovor, kterou dokumentaci je třeba opravit a kterou je třeba dokončit od nuly atd.

Nejlepším řešením je určit společně s nadřízeným konstantní časový interval pro každodenní činnosti: podepisování dokumentů, přijímání návštěv. To zorganizuje práci a pomůže naplánovat pracovní dobu jak specialisty, tak jeho asistenta. Při vytváření pracovního plánu musíte také ponechat slušnou rezervu v případě náhlých naléhavých a důležitých objednávek, telefonních hovorů a dalších mimořádných událostí.

Sekretářka věnuje konec pracovního dne odesílání odchozí korespondence a plánuje také akce na zítra.

Když skončí pracovní den a manažer je pozdě v kanceláři, asistent může jít domů, pouze pokud je mezi nimi příslušná dohoda, a poskytne šéfovi všechny potřebné údaje.

Před opuštěním areálu sekretářka uklidí všechny dokumenty, zavře skříně, sejfy, vypne elektronická zařízení (to se netýká telefonu, modemu, faxu), uklidí pracoviště.

Plánování pracovní doby manažera

Podstatou plánování je příprava na realizaci cílů a regulace pracovní doby. Zásady plánování pracovní doby vedoucího se příliš neliší od obecných zásad regulace pracovních činností. Racionální využití vašich časových zdrojů zahrnuje pochopení vašich funkcí, cílů, cílů a časového rozpočtu.

V procesu organizace pracovní doby specialisty se používají známé plánovací techniky. Správce se musí řídit následujícími pravidly:

• 60% denního pracovního plánu je věnováno plánované práci;
• 20% času - na nepředvídané akce;
• posledních 20% je nejlépe ponechat na spontánně vznikající úkoly.

„Ploché“ organizační struktury se používají v malých podnicích k řešení složitých problémů v prostředí značné nejistoty. Tyto divize se vyznačují následujícími nevýhodami: nadměrná pracovní zátěž manažerů, potíže s řízením akcí velkého počtu lidí a potíže spojené s koordinací práce divizí.

Čas strávený (zejména pokud nebyl zaznamenán ve fázi plánování) by měl být zaznamenán s povinným uvedením toho, co a jak bylo použito. To přispívá k tomu, že po získání úplného obrazu nákladů na jeho pracovní dobu bude manažer schopen v budoucnu efektivněji organizovat své plánování; za účelem vypracování vysoce kvalitního plánu budou úkoly rozděleny na krátkodobé, střednědobé a dlouhodobé.

Pravidelnost, důslednost a důslednost by měly být stanoveny jako základní zásady plánování. Je nutné dodržovat jeden z důležitých principů plánovacích činností - realita cílů: převzít tolik odpovědnosti, kolik zvládnete.

Racionální využití pracovní doby manažera je založeno na jeho dlouhodobém plánu. Jedná se o víceletý systém, který se používá k vytváření ročních a čtvrtletních plánů. Ty lze koordinovat s ročním a lze je rozdělit do období. Denní a týdenní plány jsou s nimi plně v souladu a zároveň nejpřesněji odrážejí využití pracovní doby manažera. Naplánování pracovních činností na úroveň jednoho dne je důležitým krokem v celkovém plánování pracovních činností manažera, podléhá neustálému sledování a přizpůsobování v závislosti na situaci.

Pracovní doba je doba, kterou každý zaměstnanec věnuje výkonu své pracovní funkce. Jeho trvání je regulováno pracovněprávními předpisy.

Vážení čtenáři! Článek hovoří o typických způsobech řešení právních problémů, ale každý případ je individuální. Pokud chcete vědět jak přesně vyřešit váš problém - kontaktujte konzultanta:

APLIKACE A VÝZVY JSOU PŘIJÍMÁNY 24/7 a BEZ DNŮ.

Je to rychlé a JE ZDARMA!

Plánování pracovní doby je nedílnou součástí jeho řízení, tedy řízení času. Toto módní slovo dnes neznamená jen správu času, ale také jeho efektivní plánování k dosažení cílů podniku. Koneckonců, čas je jedním ze zdrojů, které je třeba racionálně využívat.

Proč a kdo to potřebuje?

Mluvit o správě času není úplně správné. Jeho průběh nezávisí na lidských činech, neakceleruje ani nezpomaluje.

Tuto dobu se vyplatí spravovat. Pro podnik je to navíc důležité na všech úrovních - od manažera až po běžné zaměstnance. Efektivní využívání tohoto zdroje má přímý dopad na produktivitu práce, a tedy na zisky.

Pro každou společnost je také důležité plánování pracovní doby.

Počet zaměstnanců podniku závisí na tom, jaký fond pracovní doby je nutný k dokončení výrobních úkolů, a tedy na finančních nákladech spojených s personálem.

Důvody nedostatku času

Nedostatek znamená nedostatek. V našem případě chybí pracovní doba k dokončení úkolu přiděleného konkrétnímu zaměstnanci, oddělení nebo podniku jako celku.

Výsledkem může být zpoždění při provádění pokynu a jeho nepříznivé důsledky. Nejčastěji je nedostatek času spojen s nekompetentností vůdce.

Existují tři skupiny důvodů, které vedou k nedostatku času:

• osobní vlastnosti vůdce;
• akce vůdce;
• nezávislé důvody.

Osobní vlastnosti vůdce vedoucí ke ztrátě času se mohou projevit v takových jevech, jako jsou:

• fušernost, tedy spěšně páchání neuspořádaných akcí;
• neustálý spěch;
• nedostatek řádného odpočinku v důsledku dokončení domu.

Negramotné akce vedou k následujícím:

• nízká nebo nedostatečná motivace mezi zaměstnanci;
• porušení komunikace;
• nedostatečné pořadí případů podle důležitosti;
• neschopnost delegovat pravomoc.

Důvody mimo kontrolu manažera vedoucí k nedostatku času pro manažera a jeho podřízené jsou:

• příliš mnoho úkolů, případů, úkolů;
• neplánované události (zloději času).

Tyto důvody obvykle nevznikají izolovaně. Proudí jeden od druhého.

Výsledkem je začarovaný kruh, ze kterého bude možné pouze správné a racionální plánování. A kontrolu nad realizací plánovaných aktivit a časem stráveným nad nimi.

Jaké úkoly lze vyřešit?

Plánování je jedním z nástrojů pro přijímání různých manažerských rozhodnutí. Zahrnuje stanovení cílů a identifikaci způsobů, jak toho dosáhnout. To znamená, že je to jakási příležitost nahlédnout do budoucnosti společnosti a přesně se rozhodnout, jak a jak dlouho se tam dostaneme.

Plánování a správa pracovní doby vám umožňuje řešit následující úkoly:

• zvýšení úrovně výkonu:
• kontrola akcí a času stráveného na nich;
• optimalizace harmonogramu práce;
• zdokonalování technik využívání času;
• prověřování činností, které jsou neúčinné z hlediska časové náročnosti;
• racionální plánování nejdůležitějších případů;
• jasné oddělení pracovního a osobního času.

Druhy

Časové plánování v podniku, stejně jako každé plánování, lze rozdělit na typy podle různých kritérií:

• podle pokrytí (obecné a konkrétní);
• obsah (strategický, provozní a průběžný);
• předměty (personální, výrobní, finanční);
• podle období (krátkodobá, střednědobá, dlouhodobá);
• kdykoli je to možné, změny (tuhé a flexibilní).

Plánování společného fondu

Plánování společného fondu je nemožné bez výpočtu nákladů na pracovní dobu. K pochopení toho, jak velká část tohoto zdroje je vyžadována, se používají různé metody.

Poté musí být pracovní doba normalizována, to znamená, že na základě výsledků výpočtu nákladů a vědecky podložených norem lze odvodit optimální čas pro výrobu jedné výrobní jednotky nebo dokončení úkolu.

Přídělový systém je jádrem plánování celkového času. Na jeho základě se určuje počet požadovaných pracovníků, náklady, motivační kritéria.

Obecný fond se skládá z:

• kalendář;
• nominální (kalendář bez víkendů a svátků, ale s přihlédnutím ke zkráceným předsvátky);
• efektivní (kolik jeden zaměstnanec pracoval během plánovacího období).

Individuální

Řízení času každého zaměstnance bude stejně důležité jako celkové plánování.

Je důležité vědět, kdo má omezený harmonogram a kdo umí plánovat svůj čas co nejefektivněji. Existuje však několik důležitých bodů.

Například udržujte poměr 60/40. To znamená, že 60% pracovní doby by mělo být naplánováno na řešení aktuálních problémů a 40% by mělo být ponecháno na nepředvídané úkoly a tvůrčí činnost (dva bloky po 20%).

Tento a další důležité principy plánování individuální pracovní doby formuloval L. Seivert.

Nezvýraznil zásadní rozdíly mezi manažery a specialisty z hlediska efektivity využívání pracovní doby. Rád bych si ale všiml některých aspektů.

Vůdci

Pro vůdce jsou obzvláště důležité plánovací dovednosti.

To je jeho funkce: stanovovat cíle, určovat časový rámec pro jeho dosažení a kontrolovat výsledek, stejně jako delegovat autoritu, zbavovat se věcí, které mohou provádět specialisté.

Specialisté

Specialista plánuje svůj čas na základě úkolů stanovených manažerem. Schopnosti sebekázně jsou pro něj velmi důležité.

Plánování pracovní doby v podniku

Jakýkoli plán musí být zaznamenán písemně, jinak neexistuje. Elektronické plánování může usnadnit správu času. Použití moderní technologie vám nejen umožní vizuálně představit seznam úkolů.

Moderní gadgety mohou svým majitelům připomenout důležité události.

Hlavní pravidla

• Plán musí být vypracován večer a ráno, aby bylo možné jej upravit.
• Všechny případy zahrnuté v plánu musí být časově rozděleny na krátkodobé, střednědobé a dlouhodobé.
• Objem případů by měl být realistický, neměli byste se snažit pochopit nesmírnost.
• Zaznamenejte nejen cíle, ale také očekávané výsledky.
• Upřednostnit.
• Stanovte přesné termíny pro každý úkol.
• Delegovaný orgán.
• Plány by měly být pravidelně upravovány.

Co zahrnout do plánu?

Plán musí zahrnovat absolutně všechny věci, které je třeba udělat během dne. To vám umožní, abyste v následujících krocích nic nezmeškali.

Je třeba si všechno zapsat - od setkání s hlavou až po poblahopřát kolegovi k narozeninám firemní poštou. Musíte začít s těmi, kteří mají přesný čas: schůzky, schůzky, konference atd.

Kromě pokynů vedení stojí za to zahrnout i ty případy, které přispívají k pokroku v kariérních krocích. Například profesionální rozvoj nebo kreativní práce na projektu.

Stanovení priorit

Aby bylo plánování času skutečně efektivní, je nutné řadit vše, co je zadáno denně (týdně, měsíčně atd.), Podle stupně jejich důležitosti a naléhavosti. A pak proveďte sestupně podle důležitosti.

Technologie a metody

Nejčastěji používanými metodami pro stanovení priorit a plánování času jsou Eisenhowerova matice a Paretův zákon.

Stručně řečeno, vypadá to takto:

• všechny případy jsou rozděleny na důležité a naléhavé, důležité a neurgentní, méně důležité a volitelné;
• většina času (až 80%) by měla být věnována nejdůležitějším a naléhavým;
• to musí být provedeno na začátku pracovního dne.

Analýza účinnosti

Pomocí matematiky můžete zkontrolovat, jak efektivně každý zaměstnanec využívá svou pracovní dobu. K tomu se používají různé faktory, například rozsáhlé využívání času.

Vzorec pro jeho výpočet vypadá takto:

Ke \u003d (obecný fond času - přestávky v práci) / obecný fond času.

Ideální hodnota bude jedna. Čím více se od toho Ke liší, tím neefektivněji se využívá pracovní doba.

• zaviněním zaměstnance a z důvodů, které nemohl ovlivnit;
• pro osobní potřebu.

Za tímto účelem je požadovaná hodnota (v minutách) nahrazena v čitateli vzorce a celkový fond času zůstává ve jmenovateli. Zde je vztah obrácen. Čím blíže je tato hodnota jedné, tím více iracionálního pracovního času se vynakládá.

Příklady

Plánování pracovního dne, týdne nebo jiného období do značné míry závisí na specifikách profese. Zvláště pokud zahrnuje prvky kreativity.

Zvažte, co stojí za to věnovat pozornost zástupcům takových profesí, jako jsou právní poradce a manažer v bankovním sektoru.

Pro právníka

Charakteristickým rysem této profese je účast na soudních jednáních. Pracovní plán proto nutně zahrnuje plán zkoušek a procedurální podmínky pro přípravu určitých dokumentů. To jsou nejdůležitější a nejnaléhavější záležitosti.

Čas jednání a jednání s klienty je dohodnut na základě zbývajících volných mezer. Výsledek se utratí za analytiku a vytváření přehledů.

Plán dne bude vypadat asi takto:

Čas	Napjaté termíny	Flexibilní úkoly
9-00	Provozní schůzka
10-00		Napište zprávu pro šéfa
11-00		Podívejte se znovu na dokumenty pro proces N
12-00	Zasedání soudu ve věci N
13-00		Večeře
14-00		Zobrazit smlouvy o doručení
15-00	Setkání s A, vypracování žádosti
16-00	Připravte odvolání v případě K
17-00		Zkontrolujte načasování procesních dokumentů

Pro manažera banky

Pracovní den manažera bankovních půjček bude sestávat z několika bloků:

• schůzky vázané na čas;
• plnění smluv na základě výsledků jednání;
• studené hovory k rozšíření klientské základny;
• příprava obchodních nabídek atd.

Denní plán pro takového zaměstnance může být následující:

A několik tipů na závěr:

• Při určování důležitosti úkolu stojí za to si položit otázku: „Co mi to dá?“ A k implementaci pokračujte, pouze pokud vám odpověď vyhovuje. Pokud se vám nelíbí odpověď, pak může být úkol prozatím pravděpodobně odložen.
• Za prvé, ráno stojí za to dělat ty nejnepříjemnější, ale nejdůležitější věci.
• Velké a složité úkoly fungují nejlépe, když jsou rozděleny na malé a lehké úkoly.
• Je životně důležité dát si přiměřený odpočinek od práce.

Plánování je navrženo tak, aby zajistilo racionální využití pravděpodobně toho nejcennějšího aktiva - času, konkrétně: buď využijte dostupný čas na plodné a úspěšné činnosti, nebo dosáhněte stanovených cílů s co nejmenším množstvím času. Čím lépe přidělíme (naplánujeme) svůj čas, tím lépe jej můžeme využít ve svých osobních a profesionálních zájmech. Plánování jako nedílná součást úkolů a pravidel samosprávy znamená přípravu na realizaci cílů a strukturování (objednávání) času.

Plánování každodenní práce, střednědobých a dlouhodobých propagačních akcí a výsledků vede k úspoře času, úspěchu a většímu sebevědomí.

Je těžké prokázat výhody podnikového plánování. Z hlediska samosprávy znamená plánování, že manažer ve své obchodní oblasti se musí stát podnikatelem sám pro sebe a plánovat využít svůj čas k dosažení svých cílů. Stejně jako každá organizace plánuje nebo by měla plánovat své produkční aktivity, měl by každý člověk myslet a pracovat, dívat se do budoucnosti, a ne se vzdát moci událostí.

Praktické zkušenosti ukazují, že zvýšení času stráveného plánováním vede ke zkrácení času na dokončení úkolu a nakonec k celkové úspoře času. Samotný plánovací proces však nelze libovolně natáhnout, jakmile přijde optimum, a další prodloužení plánovací doby se stane neúčinným. Z celkového plánovacího období (rok, měsíc, týden, den) by plánování nemělo být věnováno více než 1% času. Například byste si měli vyhradit 5-10 minut na vypracování denního plánu.

Dynamika a částečná nepředvídatelnost výrobních činností zpravidla vedou k tomu, že absolutní optimum nelze nikdy naplánovat a dosáhnout, ale pokud se v důsledku plánování dosáhne denního zisku přibližně 30 minut, lze to již považovat za úspěch. Obecné pravidlo lze formulovat následovně:

Ti, kteří pravidelně připravují svůj pracovní den do 10 minut, si budou moci každý den ušetřit více než jednu hodinu a také přesněji a lépe zvládat důležité věci.

Níže je uveden seznam výhod časového plánování ve vlastní správě.

Dosažení cíle:

· Definice profesionálních a osobních cílů;

· Dosahování profesionálních a osobních cílů co nejkratším možným způsobem;

· Realistické zvážení cílů z hlediska časového omezení.

Získejte včas:

· Úspora času pro opravdu důležité záležitosti a účely, pro výkon manažerských funkcí, pro práci se zaměstnanci, pro rodinu, volný čas;

· Jasná představa o čase potřebném k dokončení různých projektů, úkolů a činností (co, kdy a do jaké doby je nutné udělat);

· Správný odhad času a identifikace jeho potřeby.

Priority:

· Soustředění se na opravdu důležité úkoly a zajištění jejich řešení;

· Stanovení stupně důležitosti určitých typů činností;

· Identifikace dalších typů činností a identifikace případů, které lze delegovat.

Načasování:

· Stanovení skutečných podmínek a jejich dodržování s přihlédnutím k potřebě času;

· Včasné rozpoznání úzkých míst a vhodných protiopatření.

Časové rezervy:

· Vytváření rezerv času na nepředvídané záležitosti, vytváření „oken“ během dne.

Účinnost:

· Předběžné vymezení struktury dne a racionálního využití pracovní doby na tomto základě;

· Rychlejší řešení problémů jejich kombinací do „bloků“ (současné řešení skupiny problémů);

· Zbavit se „nečinných tahů“.

Delegování (přeřazení) věcí:

· Dobré pracovní prostředí v týmu;

· Delegování úkolů na zaměstnance;

· Racionální distribuce objednávek v rámci podniku i mimo něj.

Snižování stresu:

· Méně rozruchu, více předvídavosti;

· Lepší plánování pracovních přestávek;

· Méně stresu, protože se dělá více úkolů;

· Více uspokojení z práce, méně podráždění, netrpělivost.

Každý z nás ví, jak rychle jsou cíle ztraceny, jak jsou zakotveny v mlýnských kamenech každodenního života. Abyste mohli řádně vykonávat naše funkce a dosahovat našich cílů, musíte jasně pochopit, jak omezený je náš časový rozpočet. Plánování je „projekt pracovního procesu“ pro nadcházející období.

Měli byste plánovat nejen profesní a osobní cíle, ale také své aktuální pracovní vytížení, abyste lépe zvládali přijímání, odmítání nebo odkládání nových úkolů a požadavků. Čím lépe tedy člověk představuje svůj časový rozpočet a souhrn svých úkolů, tím více je připraven delegovat méně důležité záležitosti, snížit jejich počet nebo odložit jejich realizaci na pozdější datum.

Níže jsou uvedena základní pravidla pro plánování vašeho času. Ve své každodenní práci nemusíte dodržovat všechna tato pravidla. Můžete si sami určit nejvhodnější, z vašeho pohledu nejdůležitější principy, kterými byste se při své praxi chtěli řídit.

1. Základní pravidlo plánování času: poměr 60:20:20

Je třeba vypracovat plán pro určitou část pracovní doby, jak ukazují zkušenosti, nejlepší je 60%. Události, které je těžké předvídat, rozptýlení (krádeže času) a osobní zájmy a potřeby nelze plně naplánovat. Proto musí být váš čas rozdělen mezi tři bloky:

60% - plánovaná aktivita,

20% - nepředvídaná aktivita (rezervy času a neplánované akce),

20% - spontánní aktivita (řízení, kreativita).

V závislosti na typu a obsazení se zobrazené hodnoty mohou lišit v jednom či druhém směru. Přesněji je lze určit na základě analýzy jednotlivých činností a časových výdajů, což je základem každého časového plánování.

2. Analýza činností a stráveného času. Seznam „denních poruch“

Jak a na kolik času bylo třeba dokumentovat a provést křížovou kontrolu. Můžete tedy:

Získejte neustálou představu o tom, jak trávíte čas;

Získejte zkušenosti jako základ pro budoucí potřebu času;

Určete výchozí body pro zlepšení použité metody práce a rozložení času atd.

3. Sbližování úkolů - akční plán

Pro vytvoření dobrého časového plánu je důležité mít vždy představu o nadcházejících úkolech a rozdělit je například na dlouhodobé, střednědobé a krátkodobé úkoly. Pak by jim měla být dána priorita a mělo by se podle nich jednat, i když méně důležitých věcí, jak se často stává, je mnohem snazší dosáhnout než důležitějších.

Seznam všech nadcházejících úkolů v příslušném plánovacím období.

Neplněné úkoly z tohoto seznamu lze brát jako základ pro vyplnění „volné kapacity“ při sestavování plánu na další období.

4. Pravidelnost - konzistence - konzistence

Měli byste pravidelně a systematicky pracovat na svém časovém plánu, důsledně ukončovat započatou práci. Práce na systému a dodržování časových plánů je důležitější než pedantské vedení záznamů.

5. Realistické plánování

Musíte se pokusit vyhnout nadměrnému plánování, měli byste plánovat pouze objem úkolů, se kterými se ve skutečnosti dokážete vyrovnat.

6. Přizpůsobivost

Při sestavování časových plánů musíte být flexibilní, protože nejsou koncipováni tak, aby usnadňovali život, ale aby dosahovali cílů.

7. Doplnění ztraceného času

Je třeba, je-li to možné, usilovat o okamžité vyrovnání ztráty času, například je lepší pracovat večer jednou déle, než dohnat ztracené předchozí den během dalšího celého dne.

8. Písemná forma

Časové plány je třeba vypracovat na speciálně navržených formulářích nebo na kartách. V takovém případě nebude nic ztraceno a vždy budete mít před očima kompletní přehled případů. Mnoho lidí si neoprávněně nespojuje plánování času se záznamy ve svých denících. A tak se stává, že dílčí cíle jsou zahrnuty pouze do denního plánování.

Abyste mohli své kroky důsledně směrovat k dosažení svých cílů, musíte svým pohledem pokrýt celý široký horizont plánování. Je třeba se naučit, jak si zapisovat i každý konkrétní a střední cíl do deníku. Toto je jediná metoda, která vám umožní postupně, po malých krocích, plnit své sny. Neměli byste se však stát jakýmsi „zombie plánování času“.

9. Převod zpět

Nesplněné úkoly, které je ještě třeba provést, by měly být přeneseny do plánu na další období. Proto jsou detekovány a automaticky zohledňovány při vytváření nových plánů.

10. Zaznamenávání výsledků namísto akcí

V plánech musíte zaznamenávat výsledky nebo cíle (konečný stav), nikoli jen jakékoli akce. Například místo: „zavolat panu X“ je lepší: „dohodnout se s panem X na nové verzi počítačového programu.“ Aktivita tedy bude zpočátku zaměřena přímo na dosažení stanoveného cíle, což zabrání eskalaci neplánovaných aktivit, například diskusi o spontánně se objevujících myšlenkách.

V průběhu práce byste si měli neustále klást následující otázky: „Jaký je účel této konverzace, této práce atd.?“ „Coho lze dosáhnout?“

11. Stanovení dočasných norem

Měli byste nastavit přesné časové normy a ve svém plánu poskytnout přesně tolik času pro tento nebo ten podnik, kolik skutečně vyžaduje. Zkušenosti ukazují, že zpravidla se práci věnuje tolik času, kolik je k dispozici. Pokud je například schůzka vyčleněna na 10 až 12 hodin, bude trvat přesně dvě hodiny, i když jejího cíle lze dosáhnout mnohem rychleji. Přesné znění agendy a délka schůzky stanoví přesný rámec a donutí vás soustředit se na to nejdůležitější, abyste dosáhli požadovaného výsledku.

12. Termín

U všech činností by měly být stanoveny přesné termíny. Můžete se tak zvyknout na sebekázeň, vyhnout se nerozhodnosti, otálení a otálení.

Musíme se pokusit vyloučit z našeho každodenního života vágní a nepřesné formulace typu „co nejdříve“. Co přesně to znamená? Za hodinu? Během dne? Příští týden? Za 2-3 týdny? Bez stanovení přesných termínů se po dohodě s druhou stranou vytvoří živná půda pro konflikty a takové výčitky: „Slíbil jste mi, že mi to pošlete co nejdříve! Čekám už třetí den! “ nebo "Řekl jsem vám ve středu:" Co nejdříve! " - A zprávu mi přinesete až dnes! “.

Je užitečné uzavřít konkrétní dohody („mini-smlouvy“) týkající se termínu pro dokončení prací s upřesněním, do jaké doby musí být úkol splněn. Při uzavírání dohody pak můžete dospět k možnosti, která vyhovuje oběma stranám.

13. Stanovení priorit. Zbavit se „tyranie“ spěchu

Člověk se musí naučit rozlišovat mezi nejdůležitějšími a naléhavými a zbavit se „tyranie“ naléhavých věcí. Nejnaléhavější (naléhavé) podnikání není vždy nejdůležitější, ale je to naléhavé a „naléhavé“ podnikání, které často zabírá většinu našeho drahocenného času. „Tyranie“ ukvapené má kořeny v zapomínání na priority, v upřednostňování nedůležitých před důležitými. Důvodem je špatné plánování, kdy se stanou naléhavé nedůležité věci.

Málokdy se stane, že nejdůležitější úkol je třeba vyřešit „dnes“ nebo dokonce „tento týden“. Naléhavý úkol vyžaduje okamžitou akci. Zdá se nemožné odolat okamžitému přitažlivosti těchto úkolů a ve výsledku spotřebovávají veškerou naši energii. Ale ve světle víceméně dlouhodobé perspektivy jejich zdánlivě obrovský význam mizí. Když jsme v pokušení dokončit naléhavé úkoly, pak si s pocitem ztráty připomínáme důležité úkoly, které byly odsunuty stranou.

14. Delegace

Od samého začátku by mělo být v plánech stanoveno, co je třeba udělat osobně a co lze delegovat (delegovat).

15. „Zloději“ času a časové rezervy

Určité procento času by mělo být vyhrazeno pro neočekávané návštěvníky, telefonní hovory, krize nebo pro případ podcenění doby trvání jednotlivých případů. Zároveň je nutné snížit počet a objem „překážek“ (zlodějů času).

16. Recyklace - kontrola

Vypracovaný plán vyžaduje neustálou revizi a opětovnou kontrolu z hlediska toho, zda lze některé iniciativy plně provést.

17. Volný čas

Je také třeba naplánovat a efektivně využít volný čas, stejně jako čas strávený cestováním a čekáním (například pro práci s materiály nebo pro koncepční reflexi). S tím vám může pomoci deník, ve kterém jsou zaznamenány všechny nejdůležitější.

18. Časové bloky a tichý čas („zavřeno“)

Dlouhé nepřetržité časové úseky je třeba vyhradit pro velké úkoly (tichý čas, „zavřené hodiny“) a kratší časové úseky pro zpracování několika malých případů.

19. Čas na plánování a kreativitu

Určitou část svého času byste si měli vyhradit na plánovanou, přípravnou a kreativní práci i na pokročilý výcvik. Pokud je tento čas promarněn každodenními činnostmi, musíte se příští týden postarat o vyrovnání těchto ztrát.

20. Rutinní práce

Měli byste také naplánovat rutinní úkoly, jako je čtení měsíčních zpráv, návštěva závodu atd.

21. neproduktivní činnosti

Je nutné zajistit, aby neproduktivní činnosti, jako je pořizování fotokopií, nepodstatná setkání atd., Zabraly co nejméně času a omezovaly se pouze na to, co je skutečně nutné. Jinak nebude čas na důležitější věci.

22. Alternativy

Při plánování se musíte pokusit uvažovat alternativně podle zásady: „Vždy existuje jiný, lepší způsob.“

23. Rozmanitost

Musíte diverzifikovat své aktivity, střídat dlouhodobé a krátkodobé projekty, samostatnou práci a týmovou práci.

24. Koordinace časových plánů

Musíte se pokusit zbohatnout své pracovní dny a realizovat své plány, pro které by měly být koordinovány s plány jiných lidí (sekretářka, manažerka, podřízení, kolegové).

Plánování předpokládá postupný a systematický přístup, rozklad obecného úkolu na dílčí, aby bylo možné rozdělit různé akce do časových období (od akčního plánu k časovému plánu). V rámci celkového plánování se časové plánování řídí relevantními dlouhodobými strategickými cíli, které se dále dělí na provozní dílčí cíle.

Tento přístup lze ilustrovat na základních principech klasického amerického systému řízení času, jehož myšlenka je přičítána Benjaminovi Franklinovi. Tyto zásady stanoví, že jakýkoli velký úkol, kterému osoba čelí, je rozdělen na dílčí úkoly a ty zase na ještě menší dílčí úkoly. Vizuálně to může být znázorněno jako vícestupňová pyramida a použití systému jako procesu stavby této pyramidy.

Nejprve je položena masivní základna pyramidy, která slouží jako podpora pro všechna ostatní patra - člověk určuje své životní hodnoty (jinými slovy, co chce od života). Pro jednoho je to materiální bohatství a důvěra v budoucnost, pro jiného - prosperující rodina, milující manželka a šťastné děti, pro třetí - sláva a vysoký společenský status, pro čtvrtou - moc, pro pátou - znalost, pro šestou - sloužící ve jménu lidstva. .. Seznam může pokračovat donekonečna, zejména proto, že každý člověk má v životě určitou sadu hodnot. Fáze určování životních hodnot je při konstrukci pyramidy nejdůležitější: pokud dojde v této fázi k chybě (zvolí se například „poznání“ a „služba lidem“, i když ve skutečnosti jsou upřednostňovány „sláva“ a „vysoký sociální status“), pak později člověk bude nevyhnutelně zklamaný. Nejprve si tedy musíte vytvořit seznam životních hodnot a neměli byste se bát tomu věnovat příliš mnoho času - je důležité o seznamu dobře přemýšlet. Je také nutné zajistit, aby si zvolené hodnoty navzájem neodporovaly.

Další etapou je výstavba druhého patra pyramidy. Na základě sestaveného seznamu se člověk musí rozhodnout, čeho chce dosáhnout. Pokud si například někdo myslí, že „sláva“, „moc“ a „vysoký sociální status“ jsou pro něj nejdůležitější, pak se může rozhodnout, že se chce stát prezidentem. Musíme si stanovit vznešený cíl. Zároveň je důležité zajistit, aby zvolený cíl skutečně splňoval všechny životní hodnoty ze seznamu sestaveného v předchozí fázi.

Třetí patro pyramidy spočívá na druhém. Je vypracován hlavní plán: co je třeba udělat pro dosažení cíle. Chcete-li se například stát prezidentem Spojených států, musíte se nejprve stát guvernérem státu nebo starostou jednoho z hlavních měst v zemi, mít solidní stranickou a finanční podporu a bezchybnou pověst, být známí veřejnosti, brilantní řečník, prosperující ženatý muž, získat vysokoškolské vzdělání na prestižní vzdělávací instituci atd.

Čtvrté patro pyramidy je dlouhodobý (na několik let) průběžný plán se specifickými cíli a konkrétními termíny. Je velmi důležité uvést, které konkrétní položce hlavního plánu je dosažení tohoto konkrétního cíle usnadněno. Ještě důležitější je stanovit konkrétní termín - pokud si člověk řekne: „Jednoho dne si určitě koupím auto (napíšu knihu, půjdu studovat na univerzitu ...)“, může realizaci plánu odložit na několik let a v důsledku toho nedosáhne cíle, ale pokud si přidělí konkrétní termín, významně zvyšuje své šance na dosažení toho, co chce. Například pokud člověk plánuje stát se prezidentem a ví, že to vyžaduje vysokoškolské vzdělání, může do svého pětiletého plánu zahrnout následující položku: „Do konce roku 2012 promovat s vyznamenáním na Harvardské univerzitě v oboru sociologie a politologie.“ To mi za prvé poskytne prestižní vysokoškolské vzdělání a za druhé se budu moci seznámit s lidmi, které potřebuji. “ Měli byste tedy vypracovat plán na příštích 4–5 let a položit otázku: „Co mohu v těchto letech udělat, abych dosáhl cílů uvedených v hlavním plánu?“ V plánu je důležité označit konkrétní cíle a konkrétní termíny s přesností na několik měsíců a také si uvědomit, která položka hlavního plánu je zodpovědná za dosažení tohoto cíle.

Páté patro je krátkodobý (od několika týdnů do několika měsíců) plán. Při pohledu na dlouhodobý plán si člověk položí otázku: „Co mohu v příštích týdnech nebo měsících udělat, abych dosáhl toho či onoho cíle?“ Body dlouhodobého plánu jsou tedy rozděleny do konkrétnějších úkolů. Například pokud je v dlouhodobém plánu položka: „Absolvent Harvardu“, bude krátkodobý plán obsahovat položky jako „Odeslat dokumenty na univerzitu“, „Absolvovat přípravné kurzy“ atd. Měli byste vypracovat plán na období 2–3 týdnů až 2–3 měsíce a stejně jako v předchozí fázi určit konkrétní data, ale již s přesností na několik dní.

Nakonec šesté patro pyramidy - plán na den. Je sestaven, jak asi uhodnete, na základě krátkodobého plánu: malé problémy se vyřeší úplně za jeden den, větší se rozdělí na dílčí úkoly. Například úkol „Odeslat dokumenty na univerzitu“ je rozdělen na takové dílčí úkoly, jako jsou: „Zjistit, které dokumenty a komu by měly být předloženy“, „Vypracovat potřebné dokumenty“, „Odeslat dokumenty“ a „Zajistit přijetí dokumentů“, řešení každého z nich lze přiřadit ke konkrétnímu dni. Plán dne se obvykle nevytváří jen den předem, ale je dokončen ze seznamu různých úkolů, které byly danému dni přiděleny v předchozích několika týdnech, často jsou během dne upravovány. Při vytváření plánu dne je vhodné uvést čas na dokončení každého úkolu.

V rámci systému Franklin již plánování času neznamená jen vytváření seznamu úkolů. Tento systém umožňuje stanovení dlouhodobých a krátkodobých cílů a podrobný popis opatření k jejich dosažení s přihlédnutím k časovému faktoru. Specifické krátkodobé cíle jsou zároveň nutně v souladu s dlouhodobými cíli. Takový systém umožňuje člověku kdykoli přesně vědět, kam jde a jaký konkrétní cíl potřebuje dosáhnout.

Všechny tyto plány nejsou v žádném případě něčím trvalým - naopak se doporučuje je pravidelně revidovat: denní plán bude s největší pravděpodobností automaticky několikrát během dne změněn. Doporučuje se, aby byly krátkodobé plány přezkoumávány každý jeden až dva týdny. Dlouhodobé plány by měly být kontrolovány (a v případě potřeby upravovány) alespoň jednou za 4–6 měsíců. Hlavní plán by měl být přezkoumán jednou ročně. Pak stojí za to kriticky se podívat na stanovený vysoký cíl: přitahuje to stále, potřebujete provést nějaké úpravy a dokonce se pokusit přehodnotit pevné hodnoty v životě.

Stanovení časových období potřebných k dosažení osobních a profesních cílů poskytuje pocit důvěry a představu o nejpreferovanějším přidělování času a nejvhodnějším pořadí věcí.

V obchodním životě se ospravedlnila následující plánovací období:

Dlouhodobé cíle \u003d 3-5 let (nebo více) - plány na několik let;

Střednědobé cíle \u003d 1-3 roky - roční plány;

Aktuální cíle \u003d 1 týden - 3 měsíce - měsíční, týdenní plány.

V níže uvedeném diagramu (obr.7) je časové plánování prezentováno jako uzavřený systém, ve kterém jsou jasně viditelné vztahy mezi jednotlivými typy plánů: dlouhodobé plány jsou konkretizovány v odpovídajícím střednědobém a krátkodobém horizontu i v plánech aktuálního období. Ta druhá je nakonec ztělesněna v plánech dne. Po uplynutí příslušného plánovacího období jsou výsledky období stanoveny pomocí srovnání plánu a skutečnosti, které lze zohlednit při úpravě plánů pro následující období.

Postava: 7. Systém časového plánování

Plánujte na několik let dopředu

Životní plán nebo životní cíle slouží jako výchozí bod plánovacího procesu. Na základě životního plánu jsou odvozeny dlouhodobé cíle pro nadcházející roky a je vypracován plán na několik let dopředu.

Roční plán

Roční plán je odvozen z plánu na několik let dopředu. Všechny nastínené úkoly a cíle jsou do něj přeneseny z příslušného „ročního sloupce“. Musíte si však dávat pozor, abyste nepřijímali úkoly související s pozdějšími cíli. Na konci odcházejícího roku (nejpozději - na začátku příštího) je nutné stanovit nejvýznamnější úkoly a cíle na následujících 12 měsíců. Ve většině případů je však dostatečné rozdělení na čtvrtiny. V každém případě si můžete naplánovat pouze pracovní dny, protože většina pracovní doby je věnována rutinní práci, jednání, služební cestě atd.

Čtvrtletní plán

Čtvrtletní plán slouží jako nástroj pro sledování plnění ročního plánu. V průběhu roku byste měli v pravidelných intervalech brát v úvahu události minulého období a v případě potřeby provést změny nebo odložit data (prozatímní kontrola). Na konci každého čtvrtletí můžete nastavit měřítka pro další tři měsíce a určit, které úkoly v příštím čtvrtletí by měly být odstraněny, které by měly být přeloženy a které by měly být přidány.

Měsíční plán

Úkoly a cíle pro měsíční plán jsou přeneseny ze čtvrtletního plánu. Vzhledem k tomu, že přesnost plánování se s přiblížením časového horizontu zvyšuje, jsou úkoly zohledňovány v měsíčním plánu podrobněji (čas je věnován hodinám).

Předpokladem vytváření skutečných měsíčních a týdenních plánů je, že se určuje také takzvaný volný plánovací čas. Na vaší časové ose je bezpodmínečně nutné zajistit rezervy času („buffery“) pro řešení dalších úkolů, abyste mohli dodržet plánované termíny bez stresu a časového tlaku.

Týdenní plán

Týdenní plán předpokládá ještě podrobnější a přesnější prognózu nadcházejícího období. Na základě měsíčního plánu je vypracován harmonogram všech úkolů a úkolů pro daný týden v souladu s jejich objemem a časem nezbytným pro jejich provedení. Při plánování práce na týden nezapomeňte vzít v úvahu následující:

Ústřední úkol (na co byste se měli nejprve zaměřit);

Nejdůležitější a časově nejnáročnější úkol;

Povinné úkoly (úkoly, které mají být dokončeny, připraveny k dokončení nebo začaly tento týden);

Provádění rutinních prací (psaní, telefonování, schůzky atd.);

Možné úkoly (nevyřešené problémy, které je třeba řešit);

Cokoli, co by bylo přesto vhodné, žádoucí nebo vhodné udělat;

Události, jejichž výskyt lze předvídat.

Denní plán

Jedním z nejdůležitějších nástrojů pro efektivní práci je denní plán, který vychází z týdenního plánu. Stanoví, které úkoly a úkoly musí být splněny během příslušného pracovního dne, a ty nepředvídané se přidají k dříve plánovaným plánovaným. Denní plán je posledním a zároveň nejdůležitějším krokem v systému plánování času, konkrétním provedením (implementací) cílů.

Realistický denní plán obsahuje v zásadě pouze to, co by se mělo a může v ten den udělat. Čím více stanovených cílů se zdá být dosažitelných, tím více sil lze mobilizovat a soustředit se na jejich realizaci. Vytvořením plánu před zahájením práce, tj. večer následujícího dne můžete jít domů s větší sebevědomím a osvobozením a druhý den ráno začít nový den s větší koncentrací síly, protože podvědomá mysl již na cestě domů a na cestě do práce ráno zpracovává úkoly dne a připravuje možná řešení. Jelikož jsou formulovány hlavní úkoly a jsou načrtnuty přístupy k jejich řešení, nový rušný pracovní den již nevypadá šedě a tvrdě, ale je předvídatelný, plánovaný a zvládnutelný.

Pravidelné a systematické plánování by mělo začít plánováním pracovního dne. Den je nejmenší, ale pozorovatelnou jednotkou jakéhokoli systematického plánování cíle a času. Výhodou je, že pokud předchozí pokus nebyl úspěšný, můžete začít znovu alespoň každý den. Postupně se získávají potřebné dovednosti pro týdenní, měsíční, roční nebo dokonce plánování života.

Plánování, jak již bylo uvedeno, znamená přípravu na realizaci cílů. V tomto ohledu hovoří také o cílových plánech. Svět kolem nás lze vnímat úplně jiným způsobem, pokud víte, čeho je třeba dosáhnout, tedy pokud existuje konkrétní plán trávení času.

Na co jsou denní plány? Obsahují všechny akce, které je třeba provést za jeden den, a také umožňují provádět je v době, která je k dispozici. Poskytují rychlý přehled a naznačují, co ještě nebylo provedeno, což vám umožní soustředit se na to podstatné. Tím se překoná nebezpečí rozptýlení sil.

Je zásadně důležité vytvořit plán dne písemně, protože plány dne, které jsou na mysli, lze snadno odmítnout. Napsané denní plány zajišťují odliv paměti. Plán stanovený písemně má také psychologický účinek na vlastní motivaci k práci, obchodní činnost se stává účelnější a zaměřuje se na důsledné dodržování vypracovaného programu. Výsledkem je méně rozptýlení a více pobídek k provádění pouze zamýšlených úkolů.

Díky kontrole výsledků dne nejsou „ztraceny“ nevyřešené případy, jejichž realizaci lze odložit na další den. Písemná registrace zvyšuje efekt plánování, protože se lépe hodnotí časové požadavky a interference a časy zálohování lze plánovat realističtěji.

Postupné plánování dne určuje zdokonalení metod osobní práce, protože když je jasné, co je třeba během dne dělat, automaticky se aktivují mechanismy racionalizace práce a boje proti interním nebo externím interferencím.

Metoda ALPEN je užitečným nástrojem pro plánování pracovního dne. Postupováním podle pěti kroků metody můžete získat dovednost, která se vám později hodí při plánování vašeho času a cílů. Metoda je relativně jednoduchá a po určitém cvičení bude vypracování denního plánu trvat v průměru ne déle než 8 minut, aby se významně získal čas na důležité úkoly.

Nezbytným předpokladem je určení místa a času pro každodenní plánování, například ať je to poslední věc v každodenní rutině. Metoda zahrnuje psaní úkolů; posouzení doby trvání akcí; stanovení rezervního času; okamžité rozhodování o prioritách, delegování jakéhokoli úkolu nebo jeho odmítnutí; následná kontrola a převod nedokončené práce nebo smazání dokončené práce. Je to relativně snadno zapamatovatelné, protože je založeno na technice poznámek: každé písmeno, které tvoří název metody, odpovídá jednomu úkolu.

První fáze. Oznamování a zaznamenávání úkolů

Na konci pracovního dne si do příslušných deníků zapište do deníku vše, co je třeba udělat během následujícího dne. Tím končí odchozí den a nastává mentální přizpůsobení pro nadcházející. Teprve po dokončení denního plánování se můžete s klidným srdcem věnovat zaslouženému odpočinku.

Plán zahrnuje: úkoly z obecného seznamu úkolů na týden nebo měsíc, nevyřešené úkoly ze včerejška, nové úkoly, schůzky, kterých se musíte zúčastnit, telefonní hovory a korespondence i opakující se úkoly. Zároveň zkuste použít zkratky odpovídající typu činnosti nebo nadpisům deníku, například:

B - návštěvy, setkání;

A - delegování věcí;

K - ovládání;

P - v procesu, v akci;

PC - cesty, služební cesty;

PR - písemná práce, obchodní dopisy, diktát;

С - sekretářka;

T - telefonní rozhovory;

H - proces čtení (zprávy, oběžníky, noviny atd.).

Seznam úkolů pro daný den sestavený tímto způsobem může vypadat například takto:

B - pan Melnikov (počítačový program),

B - pan Shutov (zkouška),

P - projekt průzkumu trhu,

OL - pan Galkin (dopis),

H - speciální časopis,

T - Vladimir (tělocvična).

Trochu praxe a můžete se naučit vytvářet seznam úkolů tak, aby:

Jako první aproximaci je již upřednostněte;

Rozdělte je na vleklé a „krátké“, krátké;

Znovu zkontrolujte úkoly související s osobními kontakty a zjistěte, zda je není možné racionálně dokončit.

P - projekt průzkumu trhu,

B - pan Shutov (zkouška),

PC - návštěva výstavy nových stavebních materiálů,

H - speciální časopis,

T - pan Schmidt (statistika prodeje),

OL - pan Galkin (dopis),

T - pan Melnikov (počítačový program),

T - paní Milyavskaya (nábor),

T - Vladimir (tělocvična),

T a PR - krátká práce,

T - telefonní jednotka.

Druhá fáze. Omezujeme a určujeme dobu trvání aktivit

Určete pro každý úkol reálný čas jeho dokončení, shrňte a určete přibližný celkový čas.

Dokument bez názvu

Navzdory tomu, že dobu trvání jednotlivých případů nelze přesně odhadnout, po nashromáždění určité zkušenosti ji lze použít jako základ pro plánování vašeho času.

Je také třeba mít na paměti, že práce často trvá tolik času, kolik máte k dispozici. Stanovením konkrétního časového období pro jednotlivé případy se tedy nutíte zapadnout do tohoto konkrétního času. A pokud je určitý čas vyhrazen pro konkrétní úkol, musíte pracovat mnohem koncentrovaněji a důsledněji se zbavovat rušení. Při plánování svých akcí musíte být realističtí.

Fáze tři. Nezapomeňte ponechat rezervní čas

Do svého plánu byste měli zahrnout pouze 60% svého pracovního času, ne celý den. Při sestavování plánu dne byste se měli řídit základním pravidlem plánování času - 60:20:20, podle kterého by plán neměl pokrývat více než 60% času a přibližně 40% by mělo být ponecháno jako rezervní čas. 20% by mělo být ponecháno na takové neočekávané případy, jako jsou rušení a krádeže času, zbývajících 20% na spontánní sociální aktivitu (neplánované telefonní hovory, rozhovory, oslavy narozenin atd.). Pokud je pracovní den 8 hodin, měla by být plánovaná doba přibližně 5 hodin.

Pokud je plánováno více než 60% času, měli byste neomylně přenést kompilovaný seznam úkolů na zadané parametry, nastavit priority, delegovat úkoly a zkrátit čas jim přidělený. Zbytek případů musí být buď přeložen na další den, nebo smazán nebo doplněn přesčasy.

Čtvrtá etapa. Přirozeně (jednou rukou) stanovujeme priority, rozhodujeme o zmenšení plánu a možnosti převést úkol na jinou osobu

Nejprve musíte realisticky posoudit svůj plán a stanovit priority; nemilosrdně to omezte a vše, co sami nezvládnete, předejte ostatním, zvažujte každou akci z hlediska možnosti jejího přerozdělení a racionalizace. Zároveň je třeba sebrat odvahu a dosáhnout naprosto nezbytných věcí a zbavit se chaosu, přičemž zůstaneme na základě reality. Konečný plán dne v našem příkladu vypadá takto:

Dokument bez názvu

Přípravu plánu můžete dále usnadnit, pokud se spolu s písmenovými zkratkami používají k označení nejdůležitějších prvků grafické symboly, například:

„?“ - Naléhavé

„!“ - Důležité

„?“ - Zjistit

"*" - Mise splněna

„**“ - úkol byl proveden zvlášť dobře

„°“ - Převod na pozdější datum

„x“ - nemožný nebo přirozeně vyřešený případ

Pátá etapa. Je vyžadována následná kontrola

Nejlepší možností, jak konečně převzít to, co bylo odloženo, nebo smazat jakýkoli úkol, je každodenní sledování provádění plánu a přenosu toho, co dnes nebylo možné udělat, do dalšího dne, protože potřeba jeho dokončení zmizela. Na konci dne zkontrolujte výsledky.

20 výhod metody ALPEN

Nejlepší nálada pro nadcházející pracovní den.

Plánování na další den.

Jasné pochopení úkolů dne.

Zefektivnění toku dne.

Překonání zapomnění.

Soustředění na to podstatné.

Snížení množství „papírové“ práce.

Dosažení cílů dne.

Zvýraznění důležitějších a méně důležitých případů.

Rozhodování o stanovení priorit a delegacích.

Zefektivnění seskupením úkolů.

Snížené rušení a nežádoucí přerušení.

Sebekázeň při plnění úkolů.

Snižování stresu a nervového napětí.

Klidné vnímání nepředvídaných událostí.

Zlepšení sebeovládání.

Na konci dne se cítíte úspěšní.

Zvýšená spokojenost a motivace.

Růst osobních výsledků.

Zisk v čase díky metodické organizaci práce.

Úspěšným využitím technik plánování času a metod vědecké organizace práce můžete každý den ušetřit 10 až 20% svého času. Bude to vyžadovat určitou sebekázeň, ale výhody denního plánování jsou nepopiratelné.

Jako nástroje pro plánování a správu času v každodenní praxi se používá široká škála nástrojů pro správu. I pravidelné tabulky jsou dobrým nástrojem pro rovnoměrné rozložení zátěže. Pro střednědobé plánování použijte tabulku s rozpisem 12 měsíců. Takové tabulky, které se používají k rovnoměrnému rozložení zátěže v týdenních nebo měsíčních intervalech, mohou pomoci identifikovat problémové oblasti a poskytnout celkový obraz.

V závislosti na povaze práce lze použít další nástroje pro plánování a připomenutí: databáze, soubory aplikace Excel, e-maily s vlastní adresou, budík nebo hodiny připomínající nebezpečný termín. Pamatujte, že i ty nejlepší nástroje se mohou stát zlodějemi času, pokud budou zneužity. Například může být užitečná každodenní aktualizace seznamu úkolů, ale každodenní vedení více seznamů úkolů může člověka snadno pobláznit. Chytřejší přístup je udržovat a pravidelně aktualizovat věčný seznam. Registrační skříň nebo poštovní program je způsob, jak takový seznam vést.

Časový plán, bez ohledu na počítač nebo deník, je více než jen kalendář. Je to jakýsi průvodce. Časové plánování zahrnuje termíny, seznam aktivit, priority, plán dnů, týdenní a / nebo měsíční přehledy, roční přehledy a další důležité informace.

Časové plánování by mělo být záměrné, metodické a systematické. Běžné memo kalendáře ve formě kapesního notebooku nebo velkého, snad stolního kalendáře, používaného pouze k označování dat, jsou hrobáři úspěšného plánování času. Užitečnost těchto kalendářů pro poznámky spočívá v tom, že vám pomohou orientovat se v datech a časech, stejně jako jízdní řády vlaků - v době odjezdu a příjezdu na stanici. To, co je opravdu třeba dokončit, se často nezaznamenává, i když za každou akcí jsou cíle, které chceme nebo musíme dosáhnout. Pokud se nyní podíváte pozorně na obvyklé kalendáře, poznámky z hlediska technik plánování času, můžete najít následující nedostatky.

10 nevýhod poznámky z kalendáře

1. Jsou stanoveny pouze podmínky, ale ne cíle určitých akcí. Co je opravdu důležité, nefiguruje v plánu dne.

2. Délka akce a doba rezervy pro zdlouhavé případy nejsou uvedeny.

3. Je stanovena libovolná posloupnost případů v závislosti na vnějších faktorech.

4. Den jako celek není považován, není plánován.

5. Případy se nespojují do bloků, rezervní čas pro nepředvídané činnosti není určen.

6. Schůze jsou naplánovány bez přesné definice tématu.

7. Nejsou stanoveny žádné priority.

8. Případy nejsou jasně definovány.

9. Není plánován čas na řešení rutinních a zdlouhavých úkolů.

10. Formuláře a jiné pomůcky pro plánování a rozhodování se nepoužívají.

Abyste tomu všemu zabránili, musíte použít časový deník - nejdůležitější pracovní nástroj pro správu.

Co je to časový deník? Jedná se o index osobní pracovní karty, který se skládá ze samostatných listů kombinovaných dohromady a který je kvůli racionálnímu uspořádání potřebných informací vhodný pro jeho přehlednost (viditelnost). Je v něm obsažena multifunkčnost: je to současně stolní kalendář, osobní deník, notebook, plánovací nástroj, adresář, referenční kniha, akumulátor nápadů a kontrolní nástroj. Časový deník je neustálým společníkem manažera, jeho takříkajíc psané paměti, která bude vždy a všude po ruce.

Časový deník je navíc praktickou součástí konzistentního systému plánování času, jmenovitě fungujícím akumulátorem celodenních plánů, formulářů a letáků používaných v každodenní praxi. Je to nejdůležitější pomůcka při plánování času, přispívá k úspěšnému plánování osobních cílů, nejlepšímu využití drahocenného času. Pomocí časového deníku můžete získat ucelený obraz nejen o všech blízkých a dlouhých obdobích, ale také o všech plánech, dispozicích, víceméně velkých projektech, pružně reagovat na jakoukoli změnu situace a kdykoli aktualizovat své plány.

Struktura časového deníku

Část kalendáře

V této části můžete umístit různé formuláře pro měsíční, týdenní a denní plány s průběžnými knihami. Zvláštní důležitost se přikládá plánu dne, přičemž základní zásada je: jeden list na jeden den. Část kalendáře by měla obsahovat poznámky k příslušným měsícům a desetiletím, což usnadní přenos termínů a cílení na jednotlivé týdny a dny.

Jednotlivé denní letáky lze po použití sešít v příslušném pořadí a postupem času můžete mít archiv času a životních úspěchů - spolehlivou pomůcku pro vědomé plánování budoucnosti. Nové „příchozí“ denní listy by měly být dodávány se všemi podmínkami a úkoly z týdenních a měsíčních listů. Data, jako jsou narozeniny, výročí, dovolená na dovolené, platební dny atd., Se přenášejí z příslušných listů, takže můžete integrovat všechny osobní záležitosti a za pravidelného vyplňování a kontroly nebude nic ztraceno.

Sekce pro obchodní a soukromá data

Zde byste si na příslušné listy a formuláře měli zapsat a mít vždy s sebou nejdůležitější informace, například: postup přípravy projektů, načasování veletrhů a seminářů, organizační mini-plány, nejdůležitější koncepční zkratky, plat a příjem, seznam narozenin, poštovné, seznamy knih , letové řády, adresy hotelů, cestovní výdaje, kalorické tabulky pro různá jídla, fotbalový kalendář, data událostí, kontrolní seznamy, univerzální plánovací listy, myšlenkové karty atd.

Sekce adres a telefonů

Tato část obsahuje nejdůležitější telefonní čísla a adresy, které jsou nejčastěji potřebné.

běžná součást

Různé přihrádky podobné peněžence pojmou poštovní známky, fotografie, kreditní a šekové karty, servisní průkazy a bankovky.

Časový deník zvyšuje kvalitu práce a přináší úspěch. Racionalizace dosažená 8hodinovým pracovním dnem ušetří hodinu každý den. Časový deník je nejdůležitějším nástrojem samosprávy.

Američané používají speciální deníky k usnadnění používání výše uvedeného systému Franklin. První stránky deníku jsou vyhrazeny pro seznam hodnot v životě (1. patro pyramidy), popis globálního cíle (2. patro) a tabulku pro záznam hlavního plánu (3. patro). Na začátku deníku je přiděleno několik náležitě označených stránek pro seznam cílů pro daný rok (ve skutečnosti je dlouhodobý plán

4. podlaží). Na začátku každého měsíce a každého týdne je pro tabulku úkolů pro toto období přidělena jedna stránka (krátkodobý plán - 5. patro). Nakonec má každý den svou vlastní stránku s tabulkou se seznamem úkolů pro daný den (6. patro) a tabulka má sloupce označující prioritu úkolů. Tyto sloupce by měly být při práci vyplněny a měly by být zkontrolovány na konci dne. Dokončené případy doporučujeme označit „*“. Zrušeno z jednoho či jiného důvodu - písmenem „x“ (je vhodné uvést také důvod, proč byl úkol zrušen). Odložené úkoly se zaznamenají do plánu jiného dne (nejčastěji následujícího) a do příslušného sloupce stránky aktuálního dne se umístí ikona „°“ a zadá se datum v denním plánu, do kterého je tento úkol zadán.

Slovní zásoba

Plánování - příprava na realizaci cílů a strukturování času.

Plánovací projekt pracovních procesů pro nadcházející období. Plánování lze považovat za uzavřený systém skládající se z:

Plán je seznam úkolů, jejichž realizace vede k dosažení cíle, a pevný termín pro dokončení těchto úkolů. .

Časový deník je osobní pracovní soubor, který je zároveň stolním kalendářem, osobním deníkem, notebookem, plánovacím nástrojem, seznamem adres, příručkou, nápadovou kartou a ovládacím nástrojem.

Struktura časového deníku:

• kalendářní část (formuláře pro roční, měsíční, týdenní a denní plány);
• část s daty (důležité informace o datech událostí, narozeninách, seznamech knih, jízdních řádech autobusů, kartách pro psaní nápadů);
• část adres a telefonů.

Biorytmy jsou fluktuace výkonu po delší dobu.

Texty pro analýzu a reflexi

„... Ilya Ilyich se na rozdíl od svého zvyku probudil velmi brzy, asi v osm hodin. Něco ho hluboce zaměstnávalo. Jeho tvář střídavě ukazovala buď strach, nebo melancholii nebo mrzutost. Bylo zřejmé, že ho přemohl vnitřní boj a mysl ještě nepřišla na pomoc.

Faktem je, že Oblomov den předem obdržel od vesnice nepříjemný dopis od svého vedoucího. Je známo, o jakých problémech může nadřízený psát: neúroda, nedoplatky, snížený příjem atd. Ačkoli ředitel v minulosti i ve třetím roce psal svému pánovi přesně stejné dopisy, měl tento poslední stejný účinek jako jakékoli nepříjemné překvapení.

Je to lehké? Bylo nutné přemýšlet o prostředcích k přijetí jakýchkoli opatření. Musíme však zajistit spravedlnost Ilyi Ilyicha v jeho záležitostech. Na základě prvního nepříjemného dopisu ředitele, který obdržel před několika lety, již začal ve své mysli vytvářet plán různých změn a vylepšení správy jeho majetku.

Podle tohoto plánu mělo zavést různá nová ekonomická, policejní a další opatření. Plán však ještě nebyl zdaleka plně promyšlený a nepříjemné dopisy ředitele se každoročně opakovaly, což ho vedlo k aktivitě, a tím k narušení míru. Oblomov si byl vědom potřeby udělat něco rozhodného před koncem plánu.

Jakmile se probudil, okamžitě se vydal vstát, umýt a vypít čaj, dobře si promyslet, něco vymyslet, zapsat a obecně se pustit do řádného podnikání.

Po dobu půl hodiny nehybně ležel, mučen tímto záměrem, ale pak usoudil, že na to bude mít ještě čas po čaji a čaj lze pít jako obvykle v posteli, zejména proto, že mu nic nebrání v tom, aby ležel.

A tak udělal. Po čaji už vstal z postele a téměř vstal; Podíval se na své boty a dokonce začal sklápět jednu nohu z postele směrem k nim, ale okamžitě ji znovu zvedl.

Udeřilo půl desáté, probudil se Ilya Ilyich.

ў Co jsem ve skutečnosti? ў řekl nahlas mrzutě. Musíte znát svědomí: je čas pustit se do práce! Dejte si jen svobodu a ...

Oblomov se znovu ponořil do myšlenek. O několik minut později došlo k další půlhodině.

ў To Ilya Ilyich řekl s téměř hrůzou. ў Brzy je jedenáct hodin a já jsem ještě nevstal, ještě jsem si neumyl obličej? Zakhar, Zakhar!

ў Jste připraveni umýt? ў zeptal se Oblomov.

ў Hotovo už dávno! ў odpověděl Zakhar. ў Proč nevstaneš?

Zakhar odešel a Oblomov začal přemýšlet.

Ale byl v rozpacích, o čem přemýšlet: o dopise od ředitele nebo o přestěhování do nového bytu? Ztratil se přílivem každodenních starostí a stále ležel, házel a otáčel se ze strany na stranu. Čas od času zazněly jen náhlé výkřiky: „Ach, můj Bože! Život se dotýká, dostane se všude.“

(Goncharov I.A., Oblomov. - M, 1979).

Otázka: Co si myslíte, že je hlavním problémem Oblomova? Jak lze změnit současnou situaci?

Proč plánovat čas?

Uveďte prosím dnešní datum a označte všechny položky, se kterými souhlasíte

Výhody plánování v osobní samosprávě

To je pro mě důležité

Úspěch cíle: vyjasnění profesních a osobních cílů; dosažení profesionálních a osobních cílů co nejkratším možným způsobem; realistické zvážení cílů z hlediska časového omezení. Časový zisk: úspora času na opravdu důležité věci a cíle; jasné pochopení času potřebného pro různé projekty, úkoly a činnosti (co, kdy a do jaké doby je třeba udělat?). Priority: soustředění na opravdu důležité úkoly a zajištění jejich řešení; stanovení stupně důležitosti určitých typů činností, identifikace případů, které mohou být svěřeny ostatním. stanovení skutečných termínů a jejich dodržování; včasná identifikace úzkých míst a vhodná protiopatření. Účinnost: předběžné stanovení struktury dne a racionální využití pracovní doby na tomto základě; zbavit se „nečinnosti“. Snižování stresu: méně rozruchu, více předvídavosti; lepší plánování pracovních přestávek; méně stresu, protože se provádí méně úkolů; více pracovní spokojenosti, méně frustrace, méně rozruchu.

Výzva č. 2

Projděte si a označte pět nejdůležitějších principů plánování času z vašeho pohledu, které byste chtěli uplatnit ve své praxi.

Základní pravidlo plánování času

Neustále klást otázky: Jaký je účel této konverzace, práce? Čeho chci dosáhnout?Vaše aktivita bude tedy původně směřovat přímo k dosažení některých vašich cílů.

Zkušenosti ukazují, že zpravidla se práci věnuje tolik času, kolik je k dispozici.

Vylučte ze svého každodenního života nejasný a nepřesný jazyk jako „ASAP“. Co přesně to znamená? Za hodinu? Za 2-3 týdny?

Nejnaléhavější (naléhavá) záležitost není vždy nejdůležitější. Je to však naléhavé a „naléhavé“ záležitosti, které zabírají většinu našeho drahocenného času. „Tyranie“ spěchu má kořeny v zapomínání na priority, v upřednostňování nedůležitých před důležitými, a to jen proto, že kvůli nedostatečnému plánování jsou nedůležité záležitosti naléhavé. Ve světle více či méně dlouhodobé perspektivy, zdánlivě nesmírné, význam naléhavých záležitostí mizí. Ale s pocitem ztráty si připomínáme důležité úkoly, které byly odsunuty stranou.

Pravidla pro sestavení denního plánu:

• psaní denního plánu je zásadní.
• plány dne, které jsou na mysli, lze snadno odmítnout.
• psané denní plány zajišťují odliv paměti.
• písemný plán má psychologický účinek sebamotivace k práci. Vaše obchodní činnost se stává směrovou.
• díky kontrole výsledků dne nepřijdete o nedokončený obchod (převod na další den)
• zaznamenáním dne písemně zvýšíte dopad na plánování, protože můžete lépe posoudit potřebu času a „nepořádek“ a můžete plánovat doby záloh realističtěji.
• Pokud je jasno v tom, co je třeba udělat během dne, automaticky se snažíte racionalizovat svou práci a navíc vědomě působit proti „překážkám“ vnitřního nebo vnějšího řádu. Pokud si na konci dne položíte otázku, co se vlastně stalo, důvodem je hlavně nedostatek jasného stanovení cílů pro daný den.
• Plán skutečného dne by měl v zásadě obsahovat pouze to, co chcete nebo potřebujete, a také můžete.

Popis dne podnikatele

Myšlenka na 25 000

„... Expert na efektivitu Ivy Lee kdysi hovořil s Charlesem Schwabem, prezidentem betlémské ocelářské společnosti. Lee popsal služby své organizace Schwabovi a skončil slovy:

ў Naše služba vám pomůže lépe spravovat.

ў Sakra, řekl Schwab, ў stále se mi nedaří horší, než bych chtěl. Nemusíme to vědět, ale být schopni; ne znalosti, ale podnikání! Pokud byste nás mohli přimět dělat věci jako musíme je udělat. ў Rád bych od vás slyšel a platil vám tolik, kolik chcete!

ў Skvělé! ў Li odpověděl. ў Za dvacet minut vám mohu říct něco, co zvýší účinnost vašich akcí alespoň o 50%.

„Ach, kay,“ souhlasil Schwab, „jdi do toho. Zbývá mi jen tolik, než vlak odjede.

Lee podal panu Schwabovi prázdný list a řekl:

here Sem napište šest nejdůležitějších věcí, které musíte udělat pro zítřek.

Trvalo to asi tři minuty.

„Teď, řekl Lee, ў očíslujte je podle důležitosti.

Schwabovi to trvalo pět minut.

ў Nyní, said řekla Li, ў vložte papír do kapsy a zítra ráno se podívejte nejprve na první bod a pracujte na něm, dokud jej nedokončíte. Stejným způsobem proveďte druhý bod, potom třetí atd. Udělejte to po zbytek svého dne. Nebojte se, pokud dokončíte jeden nebo dva úkoly. Nakonec se budete zabývat nejdůležitějšími z nich. Zbytek může počkat. Pokud nemůžete řešit všechny případy podle této metody, pak nemůžete podle žádného jiného a bez systému byste neurčili, který z nich je nejdůležitějším obchodem.

Celý tento rozhovor trval asi třicet minut. O několik týdnů později Schwab poslal Lee šek na 25 000 $ s dopisem, který ho informoval, že to byla nejlukrativnější peněžní lekce za celý jeho život! O pět let později tento plán mnoha způsoby pomohl přeměnit neznámou ocelářskou společnost „Betlém“ na největšího nezávislého výrobce oceli na světě! A pomohl Charlesi Schwabovi vydělat sto milionů dolarů a stát se nejslavnějším ocelářským obchodníkem na světě! “

(Frank Bettger Lucky Trader. - M., 1998).

Otázka: Jaké principy plánování času použil pan Schwab?

Testovací otázky:

1. Analýza ABC předpokládá:

a) identifikace nejdůležitějších, nejdůležitějších a nepodstatných úkolů,

b) identifikace naléhavých, důležitých, naléhavých a nedůležitých věcí.

2. Vrchol pracovní kapacity klesá na:

a) uprostřed dne,

b) ráno,

c) v první polovině dne,

d) odpoledne,

f) na večer.

1. Časový deník je:

a) plán dne,

b) plán na rok,

c) plán na měsíc.

Další informace k tématu „Plánování času“.

Správa biorytmu.

Spolu s pravidelnými výkyvy denní pracovní kapacity jsou po delší období pozorovány další biologické vzorce - biorytmy. Teorie biorytmu je založena na skutečnosti, že fyzické, duševní a intelektuální rytmy každého člověka podléhají cyklickým výkyvům, které jsou stanoveny předběžným výpočtem.

Cílem vědy o biorytmu je identifikovat biologické vzorce od vrcholu po pokles naší vitality a tím umožnit plánovat naše aktivity na takzvané silné a slabé dny. V tomto smyslu může být správa založená na biorytmu účinným nástrojem úspěšné samosprávy.

Teorie biorytmu nemá nic společného s astrologií, horoskopy nebo předpovědi, ale interpretuje periodické výkyvy určitých funkčních procesů v lidském těle. Jeho použití neznamená, že musíte svůj život orientovat pouze v souladu s biorytmy nebo se bát takzvaných kritických dnů.

Jde o to, že v naší pracovní kapacitě jsou pravidelné fáze aktivity a relaxace, a neměli bychom dlouho žít v rozporu s indikací rukou těchto „vnitřních hodin“.

Podle teorie biorytmů je každý člověk od narození pod vlivem tří různých, neustále se měnících toků energie. Uvolněním energie se rozumí aktivita (vzestup), absorpce energie, respektive - odpočinek (pokles).

Existují tři odlišné rytmy:

F - fyzický rytmus (doba trvání je 23 dní, rozdíl je každých 11,5 dne). Ovlivňuje fyzickou sílu a sílu vůle.

P - mentální rytmus (doba trvání - 28 dní, pokles - každých 14 dní). Určuje dynamiku pocitů, nálad, tvůrčích sil.

A - intelektuální rytmus(doba trvání - 33 dní, pokles - každých 16,5 dne). Působí na duševní schopnosti, jako je soustředění a duchaprítomnost.

Protože doba trvání jednotlivých období je odlišná, každý člověk má vždy jiné, neustále se měnící kombinace charakteristik fyzického, psychologického a intelektuálního stavu. Na biorytmogramu jakékoli osoby lze jasně pozorovat neustálé změny ve fázích akumulace energie (-) a její spotřeby (+) ve třech sférách života.

Zvláštní pozornost je třeba věnovat dnům kapek, kdy se mění fáze biorytmů. Říká se jim kritické dny, protože v tuto chvíli může docházet k narušení normálních fyzických funkcí, výkonu, kontroly nad vůlí, rozumu. Takové fázové změny trvají 24 hodin, jejich výskyt závisí na hodině narození, to znamená, že mohou zachytit předchozí i následující den. Je důležité vědět: ne každé kritické období vede ke kritické události, nicméně v těchto dnech musíte být obzvláště opatrní. Protože v takové dny je naše tělo přestavěno z fáze aktivity do fáze odpočinku, je vhodné nepřetěžovat se a šetřit sílu, aby se zabránilo další zátěži. Biorytmus je přirozený jev, s jehož výkyvy se zdravé tělo vyrovná bez následků. Proto není důvod obávat se kritických dnů nebo recese. Zároveň bychom neměli podceňovat oslabení našeho těla v přechodové fázi. V průměru jsme každých 6 dní zatíženi dalším rizikovým faktorem.

	sféra vlivu	vzestup - spotřeba energie	recese - akumulace energie	kritické body (stav nestability)
Fyzický biorytmus. 23 dní, změna každých 11,5 dne	Fyzická připravenost, vytrvalost, vytrvalost, odolnost, sebevědomí, touha po aktivitě.	Nárůst síly a fyzické vytrvalosti (sport, práce). Příznivé období pro cestování. Během tohoto období je odolnost těla nejvyšší.	Fáze odpočinku, únava. Neochota pracovat, náchylnost k nemocem. Během tohoto období existuje silný účinek léků, citlivost na bolest.	Neochota pracovat, nespokojenost sama se sebou, zhoršování nemocí. Možné nehody, poškození zdraví.
Mentální biorytmus. 28 dní, změna každých 14 dní	Sféra psychiky, charakter, duševní pohoda, podvědomí, intuice, komunikační dovednosti, harmonie, schopnost spolupráce, morální síla, tvořivost, nálada, sebeovládání.	Pozitivní přístup, dobrá harmonie s vnějším světem, kontakt. Příznivý čas na zkoušky, soutěže, řečnictví, randění. Radost z komunikace.	Negativní emoce narušují týmovou práci a spolupráci. Předispozice k izolaci, monotónnosti, depresi. Měli byste řídit vztahy s ostatními.	Ostré argumenty, nesmyslná nervozita, zhoršení bolestivého stavu. opožděná reakce.
Inteligentní biorytmus. 33 dní, změna fáze každých 16,5 dne.	Mentální, intelektuální sféra, schopnost myšlení, přizpůsobivost, logika, rozum, pozornost, schopnost reagovat, paměť.	Duchovní osvobození, vnímavost k novým věcem, dobrá paměť, přizpůsobivost. Příznivý čas pro plnění nových úkolů, studium obtížných předmětů, plánování, rozhodování.	Nedostatek schopnosti myslet, soustředit se. Zhoršení paměti, nedostatek výraznosti. Příznivý čas pro rutinní práci, shromažďování a organizaci informací, opakování.	Slabá paměť, předispozice k chybám, bludy. Nepozornost, nedostatek mysli a schopnost reagovat. Nehoda expozice.

Možnosti použití biorytmik jsou prakticky neomezené, protože ovlivňují téměř všechny oblasti života: zdraví, práci, rodinný a společenský život, volný čas, sport atd. Při dlouhodobém plánování je třeba zohlednit výkyvy v individuálním výkonu a zajistit tak vyšší efektivitu práce.

Jmenovitě: během období recese a kritických dnů hromadit novou energii, relaxovat, trávit čas rutinní prací a vyhýbat se kontaktu s nepříjemnými lidmi a problémy. V obdobích zotavení naopak kupředu s obnovenou energií! Dělat rozhodnutí a provádět změny a přeskupení, realizovat své plány, zkrátka aktivně vytvářet svůj vlastní osud.

Při sestavování denní rutiny a plánování řešení nadcházejících úkolů spolu s údaji o denním plánu produktivity berte v úvahu svůj biorytmický stav, ale nepřeceňujte ho. Pamatujte, že biorytmické křivky naznačují pouze trend, který lze pozorovat v důsledku procesů probíhajících v těle. V žádném případě byste se neměli předem připravovat na selhání. Ačkoli biorytmus má určitý dopad na náš výkon, je to pro mnohé jen jeden faktor.

V tomto článku jsme začali analyzovat téma řízení času, pojďme si promluvit o pravidlech plánování.

Jak řekl Benjamin Franklin „Čas jsou peníze.“ Tento axiom používáme již více než 250 let.

Někteří moderní podnikatelští filozofové však věří, že čas a kapitál jsou ekvivalentní pojmy pouze dvěma způsoby:

• čas a peníze jsou omezené zdroje;
• čas a peníze mají hodnotu.

Podle mnoha dalších je čas mnohem cennější, protože:

• nemůžete získat více času za žádné peníze;
• nikdo nezíská více nebo méně času než vy.

"Máte přesně tolik času, kolik měli Michelangelo, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson, Pasteur, Helen Keller, Albert Einstein" - Jackson Brown;

• peníze si lze půjčit, ale čas nikdy;
• peníze lze utratit zítra a čas pouze dnes.

Přes rozdíly názorů na ekvivalenci času a kapitálu je zřejmé, že čas je v jakékoli oblasti podnikání omezený a plánování je účinným nástrojem pro správu tohoto neocenitelného zdroje.

… „Plány jsou k ničemu, plánování je k nezaplacení“ Dwight David Eisenhower, 34. prezident USA.

Pokud tedy chcete svůj časový potenciál využít naplno, pamatujte na několik základních pravidla plánování.

Základní pravidla plánování:

1. Nikdy nezačínejte den, pokud již nebyl naplánován na papíře.

Pokud váš cíl není zapsán, pak vůbec neexistuje. Seznam úkolů je mapa, která vám zabrání vystoupit nebo se vydat na cestu k cíli.

2. Práce s písemným seznamem úkolů zvyšuje váš celkový výkon od prvního dne plánování.

Večer připravte seznam úkolů, které mají být splněny další den. Tímto způsobem budete vždy vědět, kde začít svůj den.

3. Pracujte na svém seznamu po celý den.

Pokud máte nový úkol, přidejte jej, přičemž vezměte v úvahu prioritu ve vztahu k dříve naplánovaným úkolům. Po dokončení dalšího úkolu ze seznamu jej nezapomeňte vyškrtnout. To vám dá pocit spokojenosti s vaší prací, vzbuzuje nadšení a inspiruje vás k dokončení následujících úkolů.

4. Plánujte z více na méně, z dlouhodobého na krátkodobý, od životního cíle po plán dne.

U každého případu stanovte pevné termíny, kdy by měl být dokončen. ... "Jeden splněný produktivní úkol má hodnotu padesáti napůl splněných úkolů." - Malcolm Forbes.

5. Složitý úkol vždy rozdělte na malé dílčí úkoly.

Zde hodně pomáhá rozhodovací strom, kde klíčovým úkolem je strom a dílčími úkoly pro jeho implementaci jsou větve. Pokračujte v rozvětvení, dokud nebude proces dokončení celého úkolu jednoduchý a transparentní. To je místo, kde vám MindManager může hodně pomoci, pomocí kterého můžete snadno vytvořit interaktivní vizuální myšlenkovou mapu.

Než začnete něco dělat, nezapomeňte na základní pravidla plánovánínezapomenu pravidlo 10/90: 10% času stráveného plánováním před zahájením úkolu ušetří 90% času na jeho vyřešení. A váš úspěch je rozhodně zaručen!

A na závěr krátké video o plánování vašeho času od Stephena Coveyho, specialisty na vedení, vedení života, pedagoga a konzultanta pro správu organizace.