Т12 зразок заповнення. Зразок заповнення табеля обліку робочого часу. Правильний зразок: як оформити документ

(Постанова від 05.01.2004 р № 1). Раніше уніфіковані бланки були обов'язковими, роботодавці не могли користуватися власними напрацюваннями, тепер же держкомстатівські зразки носять рекомендаційний характер.

Табель робочого часу (зразок заповнення Т-13) адаптований для автоматизованого оформлення. Він використовується в підрозділах, які оснащені турнікетами з автофіксації часу прибуття та вибуття персоналу і ведеться електронний журнал обліку робочого часу. Бланк Т-12 поєднує можливості обліку відпрацьованого часу і розрахунку заробітної плати.

У бюджетному секторі використовується табельну форма по ОКУД 0504421, зразок заполненіяее відрізняється від шаблонів, якими користуються комерційні фірми. Структура цього документа затверджена Мінфіном РФ в наказі від 30.03.2015 р № 52Н.

Правила заповнення табеля обліку робочого часу 2018

Документ оформляється щомісяця в одиничному екземплярі. Вносити в нього дані можна вручну або за допомогою комп'ютерної техніки. Співробітник, який несе відповідальність за достовірність, повноту і своєчасність складання табеля, призначається керівником підприємства наказом.

Як заповнювати табель обліку робочого часу:

документ починають готувати до заповнення перед початком очередногокалендарного місяці;
в титульній частині повинні бути відображені дані про підприємство-роботодавця, підрозділі, дати початку і закінчення облікового періоду;
в табличному блоці вводяться відомості, що ідентифікують працівників (П.І.Б., посада);
дні місяця розмежовуються за стовпцями;
в осередках на перетині дат і прізвищ відображається інформація про відпрацьовані години і змінах;
вихідні та святкові дні повинні бути виділені спеціальними позначеннями;
дані щодо відпрацювання по кожному співробітнику заносяться в документ щодня;
відомості про неявку з поважних причин повинні мати документальні обґрунтування;
для запізнень і прогулів застосовують спеціальні буквені шифри.

Інспектор з кадрів та інші відповідальні особи повинні знати, як заповнюється табель обліку робочого часу і дотримуватися цей порядок. Готовий документ обов'язково засвідчується підписом керівника компанії - без цього елемента бланк не може бути прийнятий до обліку бухгалтерією, він не вважається дійсним.

Табель обліку робочого часу: зразок заполненіядля підприємств з приватним капіталом

Заповнені форми Т-12 і Т-13 містять єдині цифро-буквені шифри. Ці символи повинні бути розшифровані на титульній сторінці. При необхідності введення додаткових кодів, вони затверджуються суб'єктом господарювання внутрішнім наказом. Наприклад, явки на робочі місця в денний час можуть бути позначені шифром «Я» або «01», якщо робота проводилася в нічну зміну, то використовують код «Н» ( «02»). Повний перелік стандартних кодових позначень наведено в Наказі Держкомстату № 1, датованому 05.01.2004 р

Табель обліку робочого часу повинен містити дані не тільки по П.І.Б. працівника, а й за його поточної посади. Якщо співробітник працює на підприємстві на двох посадах на умовах сумісництва, відомості щодо відпрацювання вносяться окремо для кожної посади. Підприємства та ВП має право самостійно розробити шаблон табеля і ввести його в систему внутрішнього документообігу своїм распоряженіем.Прімер заповнення табеля робочого часу (2018) за формою Т-12 можна знайти.

Табель обліку робочого часу 0504421: зразок заповнення для бюджетників

Форма призначена для застосування тільки бюджетними структурами. Документ може бути первинним або коригуючих. Для коригуючих табелів необхідно проставляти порядковий номер правок. Бланком передбачено два підсумку з відпрацювання:

в стовпець 20 вводяться дані по відпрацьованому часу за першу половину місяця, які потрібні для нарахування авансу;
в стовпці 37 відображається інформація щодо відпрацювання за повний місяць.

Стосовно до форми 0504421 зразок заповнення не містить даних про обчисленої заробітної плати. Підприємства можуть доповнювати шаблон документа новими колонками або рядками, але не можна видаляти існуючі графи. В обліковій політиці суб'єкта господарювання повинен бути позначений метод складання табеля:

Форма 0504421, зразок заповнення її може містити дані тільки про відхилення від нормальної тривалості зміни або трудодня. У підсумкових шпальтах будуть фіксуватися сумарні показники неявок.
Також табель 0504421, зразок заповнення його може відображати тільки дані про фактичну відпрацювання. У підсумкових колонках показується значення відпрацювання по явкам.

Наведений тут зразок заповнення табеля в 2018 році методом реєстрації відхилень припускає заповнення двох рядків на кожну людину. У нижньому рядку вказується причина отклоненій.Для цього передбачені спеціальні буквені коди - В (вихідні), О (відпустки), К (відрядження), А (неявка з дозволу керівника організації) і т.д. У верхньому рядку при наявності зафіксованого відхилення проставляється кількість годин відсутності на робочому місці.

Якщо в однієї людини протягом дня були дві підстави для невиходу на робоче місце (але в різні години), то відпрацювання відбивається двома рядками, тобто посаду та П.І.Б. працівника дублюється рядком ніже.Ето необхідно, щоб відобразити однією датою кілька буквених кодів і ідентифікувати кількість годин відсутності по кожній причини окремо.

Табель обліку робочого часу - це поіменний список працівників організації з відмітками про використання робочого часу протягом облікового періоду. Табель обліку робочого часу є не тільки формою первинної облікової документації, а й документом, який необхідний для практичної роботи.

Уніфікована форма табеля обліку робочого часу

Треба відзначити, що сам бланк табельного обліку часу не є строго обов'язковим до застосування. Табель обліку робочого часу може бути довільним, тобто кожна організація має право використовувати свій власний табельний бланк для обліку робочого часу.

Однак, на практиці підприємства застосовують форму табеля робочого часу Т-12 або Т-13, яка розроблена і рекомендована до застосування Держкомстатом РФ і є кращою.

В якому вигляді ведеться табель обліку робочого часу

Табель обліку робочого часу, як правило, ведеться в електронному та паперовому вигляді.

Вести табель обліку робочого часу тільки в електронному вигляді не можна, так як після внесення всієї необхідної інформації обліку табель робочого часу все одно слід роздрукувати для проставлення підписів відповідальних осіб.

Для яких цілей застосовується табель обліку робочого часу

За свій суті, табель обліку робочого часу є одним з найважливіших облікових документів.

Табель обліку робочого часу призначений для внесення відомостей про фактично відпрацьований працівниками організацій часу.

Табель обліку робочого часу потрібен також:

для контролю за дотриманням встановленого режиму роботи;

розрахунків з працівниками по заробітній платі. На основі внесених в табель обліку робочого часу необхідних відомостей, співробітники бухгалтерії нараховують працівникам організації заробітну плату і здійснюють інші виплати; і

отримання інформації про все відпрацьованому періоді часу.

Подібна інформація стане в нагоді не тільки бухгалтеру, але також відомості про відпрацьований періоді часу знадобляться деяким перевіряючим посадовим особам, а саме:

Бухгалтер	На основі табеля обліку робочого часу здійснюється розрахунок всіх виплат, які необхідно виплатити працівникам:, відпускні, відрядні та ін.
представник ФНС	Податкових інспекторів цікавить правильність формування податкової бази по податках і страхових внесках, коректність нарахування податків і страхових внесків.
Співробітник фонду соціального страхування	Відпрацьований час цікавить співробітників фонду соціального страхування у зв'язку з підтвердженням правильності розрахунку соціальної допомоги (наприклад, допомоги по догляду за дитиною)
Працівник трудової інспекції	Трудових інспекторів цікавить, перш за все, чи не були порушені права працюючих
представник Росстату	Співробітники Росстату збирають статистичні дані - наприклад, за інформацією з табеля обліку робочого часу оформляється єдина форма П-4.

Хто заповнює табель обліку робочого часу

Бланк табельного обліку часу заповнюється або працівником відділу кадрів, або керівником структурного підрозділу, або спеціально найнятим для виконання цієї роботи табельщиком.

Форма бланка табель обліку робочого часу

Кожна організація має право застосовувати як власний бланк табельного обліку часу, так і вести за допомогою спеціальної форми Т-12. Можна взяти за основу уніфіковану форму Т-12 і адаптувати її під потреби підприємства.

Розглянемо форму Т-12.

Документ складається з 3 основних частин:

На титульній сторінці наводиться єдина система кодів, за допомогою яких позначають, наприклад, додаткові вихідні (в рахунок переробок), захворювання за лікарняними, простий в зв'язку з провиною роботодавця та ін. Кожне обставина має буквений і цифровий код.

Друга (таблична) частина - це власне облік робочого часу. Він здійснюється в щоденному режимі (включаючи дні вихідні та святкові).

І третя частина представлена \u200b\u200bтакож у вигляді таблиці. У ній наводяться відомості по виплату зарплати (суми, години і дні, ставка).

Поряд з формою Т-12 існує і Т-13. У ній відсутня остання (третя) частина. Тобто цей документ являє собою простий табель для фіксування робочого часу, без розрахунків по зарплаті.

Порядок заповнення табеля обліку робочого часу. Покрокова інструкція

Табель обліку робочого часу - документ регулярний, тобто кожен місяць потрібно складати новий екземпляр, тому порядковий номер табеля буде рівнозначний порядковому номеру того місяця, в якому він був створений. Період складання табеля охоплює всі дні місяця.

Табель обліку робочого часу відкривається першого числа кожного місяця і передається в бухгалтерію два рази на місяць для: коригування розрахунків за першу половину місяця (аванс) і розрахунку заробітної плати за місяць.

При заповненні табеля обліку робочого часу застосовується єдина система позначень. У табелі здійснюється облік відпрацьованого часу відповідно до правила «для однієї посади призначається одна позиція».

Беруться до уваги тільки ті співробітники, з якими укладені трудові договори, в тому числі внутрішні сумісники - по ним, зокрема, необхідно прописати відомості двічі.

Не враховуються дані по таким працівникам:

трудящим неофіційно;

зовнішнім сумісникам;

працюючим на підставі цивільно-правового договору.

Порядок заповнення передбачає коректне оформлення титульного листа та власне табличній частині.

Титульна сторінка

Тут фіксуються такі відомості:

Назва компанії (допускається короткий варіант назви відповідно до Статуту).

Коди по ОКУД і ОКПО.

Номер - систему нумерації компанія вибирає самостійно. Наприклад, поширений варіант послідовного присвоєння номерів, протягом календарного року.

Звітний період - тобто місяць з датами початку та закінчення ведення документа.

Під датою складання мається на увазі останній день, після якого його повинні підписати всі відповідальні співробітники. Потім документ переходить до архівного зберігання.

таблична частина

Тут потрібно заповнити всі графи:

Номер, який присвоюється кожному працівнику (послідовно), прописується в 1 стовпці.

У 2 і 3 графі слід вказати особисті дані співробітника - його ПІБ, назва посади, табельний номер. Відомості повинні точно відповідати даним, які зафіксовані в особистих картках.

Четверта графа призначена для позначки про явку / неявці. Вона ведеться щодня. У верхньому полі фіксується код, а в нижньому відзначають число годин, які були фактично відпрацьовані.

Так, в графі 4 ставимо позначки по днях:

Я - (явка) робочий день;

У вихідний;

ВІД - відпустка;

РП - явка в вихідний день (відпрацювання);

У - навчальний відпустку з викликом з освітнього закладу;

Б - лікарняний з лікарняним листом;

Т - неоплачувану лікарняний без лікарняного листа.

Під відміткою Я ставимо кількість відпрацьованих в цей день годин.

У 5 стовпці прописують дні та години, які були відпрацьовані за половину місяця. Таким, чином, облік робочого часу ведеться одночасно в днях і в годинах.

6 графа. Тут наводиться ця ж інформація, наведена за весь календарний місяць.

У 7-9 стовпці фіксують дані, які знадобляться для розрахунку зарплати. Конкретні відомості наводять тільки в 9 графі.

Якщо працівник був відсутній (по будь-якої причини) протягом того чи іншого дня, ця інформація прописується в шпальтах 10, 11, 12 і 13.

У 14 стовпці проставляють сумарна кількість неявок за 1 календарний місяць (якщо такі були). Їх також вимірюють в годинах і днях.

Графи 15 і 16 призначені для вказівки коду, який позначає причину невиходу на роботу.

У 17 стовпці вказується сумарна кількість святкових і вихідних днів.

Таким чином, облік робочого часу здійснюється в повному обсязі: документ повинен відображати відомості по всім датам.

В кінці документа ставлять підписи всі уповноважені співробітники:

особа, яка здійснює документ;

представник відділу кадрів;

начальник підрозділу.

Залишилися ще питання по бухобліку і податків? Задайте їх на форумі "Зарплата і кадри".

Табель обліку робочого часу: подробиці для бухгалтера

Табель обліку робочого часу ведемо правильно
Установа застосовувати в своїй діяльності табель обліку робочого часу (ф. 0504421)? Чи можна вносити ... установа застосовувати в своїй діяльності табель обліку робочого часу (ф. 0504421)? Чи можна вносити ...
Працівника відпустили додому раніше: як відобразити в табелі обліку робочого часу
В організації використовується уніфікована форма табеля обліку робочого часу, затверджена наказом Мінстату України від ...? В організації використовується уніфікована форма табеля обліку робочого часу, затверджена наказом Мінстату України від ..., досить письмової угоди сторін. У табелі обліку робочого часу в будь-якому випадку відображається фактично ... сфері, має право самостійно затверджувати форму табеля обліку робочого часу і порядок його ведення, в ...
Чи можна в табелі обліку робочого часу позначити неповний відпрацьовану годину?
Том, як заповнювати табель обліку робочого часу, якщо співробітник працює на ... про те, як заповнювати табель обліку робочого часу, якщо співробітник працює ... табелі? Правила заповнення табеля обліку робочого часу У табелі обліку робочого часу обов'язком роботодавця є позначення ... Трудового кодексу РФ в табелі обліку робочого часу потрібно вказувати фактично ... цілей розроблені уніфіковані форми табеля обліку робочого часу, затверджені наказом Мінстату України ...
Які коди виду оплати праці слід використовувати в табелі обліку робочого часу?
У табелі обліку робочого часу передбачені графи для проставлення кодів ... потрібно використовувати в табелі. У табелі обліку робочого часу передбачені графи для проставлення кодів ..., які правомірно використовувати і в табелях обліку робочого часу: 2000 - це основний код. Їм ...

Кожна компанія і підприємець, який виступає роботодавцем, при використанні праці найманих працівників повинні враховувати їх робочий час. Законодавство передбачає для цих цілей застосування спеціального бланка, який називається табель робочого часу. Обов'язок щодо його заповнення покладається на відповідальних посадових осіб.

ТК РФ встановлює, що кожен роботодавець незалежно від форм власності повинен вести облік відпрацьованого часу його працівників. За відсутність табелювання передбачено адміністративне покарання як для самої організації, так і для її відповідальних співробітників.

Табель - це бланк, який містить інформацію про робочих днях по кожному співробітнику, а також не виходи на роботу з поважної або неповажної причини. Він може вестися двома способами:

Всі дані про присутність або відсутність співробітників ведуться щодня.
Дані в табель вносяться в разі відхилення, тобто при відсутності, неявки, запізнення і т.д.

На основі відомостей цього документа проводиться нарахування зарплати всьому персоналу компанії. Він дозволяє контролювати дотримання трудової дисципліни, а також норму тривалості робочого тижня, тривалість, виконання обов'язків у вихідні дні.

Законодавством встановлена \u200b\u200bпри п'ятиденному роботі - 40-годинна тривалість тижня, при шестиденці - 36-годинна. При підсумованому обліку норма може порушуватися, головна вимога при цьому, щоб вона відповідала певним розміром за звітний період, наприклад, квартал.

Коли на підприємство приходить перевірка з трудової інспекції, основним документом, який вони запитують, є табель робочого часу. Також він є головним джерел для формування статистичної звітності з праці і кадрів.

Порядок застосування табеля

Табелювання покладається на певного працівника, якого контролює керівник його структурного підрозділу. Записи в табелі робляться щодня.

Згідно з нормами закону господарюючий суб'єкт має право використовувати бланк за формою Т-12 або формою Т-13, затверджені Росстатом. Перший варіант використовується як для обліку періоду роботи, так і для нарахування оплати праці. Другий документ може застосовуватися, якщо відображення робочого часу відбувається автоматично.

Також компанія може розробляти власний документ з урахуванням наявних потреб. При цьому він повинен містити ряд обов'язковий реквізитів. Програми з кадрового обліку містять уніфіковані бланки.

Заповнення табеля можна вести вручну або з використанням комп'ютера. В останньому випадку вся інформація вносяться в програму, а сам бланк роздруковується в кінці місяця.

При цьому використовуються спеціальні позначення в табелі. Вони бувають буквені і цифрові. Наприклад, робота співробітника в межах норми відбивається літерою Я або кодом 01. У документі проставляється спочатку код, а потім тривалість роботи. Просто так шифри використовувати не можна, вони повинні заповнюватися на підставі підтвердних документів або іншим чином.

У табелі позначається весь час, в тому числі службові поїздки, відпустки, лікарняні і т. Д. Можна проставляти код виду оплати праці в табелі, який представляє собою чотиризначний цифровий шифр. Наприклад, для зарплати використовується код 2000, для цивільно-правових договорів - 2010 для відпустки і компенсації - 2012, для лікарняних листів - 2300 і т. Д.

Закриття табеля відбувається в останнє число місяця або на наступний день. Відповідальна особа передає його на перевірку і підпис начальнику відділу, а потім направляє його в відділ кадрів. Кадрова служба звіряє відомості з наданого табеля з документами з особового складу. Після цього табель обліку робочого часу направляється в бухгалтерію для твору нарахування зарплати.

При цьому варто враховувати, що табель повинен надаватися двома частинами, у тому числі перша половина місяця надається для нарахування авансу по заробітній платі, а друга половина для нарахування повної зарплати за підсумками відпрацьованого місяця.

Відпрацьований документ підшивається в спеціальні папки, і після закінчення року його віддають в архів, де він може зберігатися до п'яти років. Якщо в компанії відповідно до спеціальної оцінкою існують шкідливі і небезпечні умови праці, такий бланк потрібно зберігати до 75 років.

Табель обліку робочого часу зразок заповнення

Звертаємо вашу увагу, що для зручності і кращої інформативності прикладу ми трохи видозмінили табель - деякі рядки видалені, а деякі додані, загальний зміст при цьому не змінений. В кінці сторінки ви можете скачати зразки табелів в форматі Excel.

Починати заповнення потрібно з шапки документа. Тут вказуються повна назва компанії і її код за довідником ОКПО, наступного рядку - для якого структурного підрозділу складається цей табель.

Потім записуються порядковий номер документа, дата складання, а також який період він охоплює (зазвичай це календарний місяць).

Після цього заповнюється основна частина документа.

Графа 1 - порядковий номер рядка в даному табелі

Графи 2 і 3 - Повні П.І.Б. працівника, його посада, присвоєний табельний номер.

Графа 4 служить для щоденної позначки про явку або неявку працівника. Для кожного дня виділено дві клітини одна під інший - у верхній вказується кодове позначення, зазвичай у вигляді букви або цифри, в нижню вноситься кількість вироблених годин, або ж вона може бути залишена порожньою.

Основні коди для заповнення відвідуваності:

Я - якщо співробітник повністю відпрацював робочий день.
К - якщо співробітник знаходиться у службовому відрядженні.
В - цим кодом відзначаються вихідні та святкові дні.
ВІД - при знаходженні працівника в основному щорічній оплачуваній відпустці.
Б - При хворобі співробітника (лікарняний) або тимчасової непрацездатності.
ДО - якщо співробітник взяв відпустку без збереження зарплати (за свій рахунок).
Р - відпустка надається співробітниці з нагоди вагітності та пологах.
ОЖ - відпустка по догляду за дитиною не досягли віку 3-х років.
НН - в разі неявки працівника на робоче місце з нез'ясованих причин. Можна або залишити порожнє місце або вказати даний код до з'ясування причини відсутності, якщо вони поважні, то необхідно буде проставити відповідний причини код.

У графі 5 проставляються скільки днів і годин, вироблено за кожну половину місяця - дні зверху, годинник знизу.

У графі 6 вказуються такі ж дані, але за цілий місяць.

графи 7-9 використовуються для зазначення відомостей, призначених для розрахунку зарплати. Якщо для всіх працівників, які внесені в табель, використовуються однакові код оплати праці і кореспондуючий рахунок, то в шапці цієї таблиці потрібно заповнити відповідні однойменні графи. При цьому графи 7-8 безпосередньо в рядку співробітника залишаються порожніми, а потрібно вказати дані тільки в графі 9.

Якщо ж протягом місяця коди і рахунки у співробітників розрізняються, то в графі 7 вказується цифровий код, відповідний необхідному виду оплати праці. Слідом за ним в графу 8 потрібно внести номер рахунку відповідно до Плану рахунків, який відповідає даному виду оплати. У графі 9 вказується кількість днів або годин, які були відпрацьовані по записаному увазі оплати.

Основні коди з оплати праці:

2000 - при виплаті заробітної плати за стандартними трудовими договорами і відрядних.
2010 - в разі оплати праці за договорами цивільно-правового характеру.
2012 - якщо співробітнику виплачуються відпускні.
2300 - при виплаті лікарняних і допомоги по тимчасовій непрацездатності.

У графи 10-13 вноситься інформація про відсутність співробітника на робочому місці - тут потрібно вказати відповідний причини код, а також скільки днів або годин до нього ставиться.

У нижній частині табеля ліворуч ставиться прізвище, посаду і особистий підпис особи, яка його заповнювало. Напроти нього справа документ підписують керівник підрозділу, за яким складено табель і працівник відділу кадрів із зазначенням їх даних. Тут вказується дата підписання кожним з відповідальних осіб.

нюанси

До основного табелю може заводитися додатковий лист, який потрібно заповнити на працівника при його звільненні. В кінці місяця він прикладається до загального табелю, в якому робиться запис на вибулого працівника «Звільнено».

Неявка співробітника на роботу

Якщо працівник не з'явився на роботі з невідомих причин, то в табелі в графі 4 потрібно проставляти код «НН» або «30» - «Неявки з нез'ясованих причин». Після того як працівник підтверджує причину відсутності - лікарняний лист, прогул і т. Д., В табель вносяться виправлення і код «НН» змінюється на відповідний причини неявки.

Хвороба під час відпустки

Якщо працівник, захворів перебуваючи в щорічному відпустку і по поверненню з нього приніс лікарняний, в такому випадку зазначені дні хвороби в табелі відзначаються кодом (Б) замість проставлених днів відпустки (ОТ). При цьому відпустка буде продовжений на час хвороби співробітника.

Свято під перебігу відпустки

Якщо відповідно до виробничого календаря на період відпустки випадають святкові дні, наприклад травневі свято, то ці дні не входять у відпустку - замість них слід внести код (В). Решту днів також відзначаються відповідним кодом (ОТ). Так, наприклад, відпустку може потрапити на день Росії, якщо він береться з 11 по 18 червня. В такому випадку 13 червня відзначається кодом (В).

З наявних форм обліку підприємства можуть скористатися уніфікованими формами, затвердженими Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1.

Бланк графіка обліку за формою Т-12 (якщо облік ведеться вручну)

Бланк табеля обліку за формою Т-13 (якщо облік ведеться автоматизовано)

У законодавстві не вказано, хто із співробітників компанії повинен займатися контролем робочого часу. Тому керівник може призначити відповідальним за цю роботу будь-якого підлеглого. Але зазвичай такі обов'язки покладають на працівників відділу кадрів і начальників підрозділів.

Правильно складений табель дозволяє визначити:

скільки днів протягом місяця працівник трудився (перебував у відпустці, на лікарняному);
дотримувався він трудову дисципліну (запізнення, неявки).

На підставі цих даних в подальшому відбувається нарахування зарплати, різних видів компенсацій і виплат. Якщо у внутрішніх документах прописані покарання за регулярне порушення трудової дисципліни, коректне заповнення табеля обліку робочого часу 0504421 (зразок заповнення нижче), Т-12 або Т-13 допоможе дізнатися, кого зі співробітників треба притягнути до відповідальності.

Де брати вимоги до оформлення форм

Перш ніж показати зразок заповнення табеля обліку робочого часу (форма 0504421 новий), пояснимо, які відомості туди треба вписувати. Всі необхідні спеціальні позначення містяться на першій сторінці форми Т-12. Вони актуальні і для Т-13, а для форми 0504421 є свої позначення.

Які символи - букви або цифри - ставити, вирішують в компанії самостійно. Це непринципове момент. Але застосовують два способи написання даних в табелі:

явки або відсутність відзначають кожен день - суцільне заповнення;
вказують тільки «відхилення» - запізнення, неявки, роботу у вихідні, простий. Такий спосіб застосовують і при підсумованому обліку робочого часу.

Покрокова інструкція щодо заповнення табеля Т-12

Припустимо, в організації облік часу проводиться вручну і окремо від обліку розрахунку з персоналом по оплаті праці. Наша організація комерційна, і керівник тяжіє до держкомстатівські формам. Покажемо, як заповнювати першу частину уніфікованої форми Т-12.

блок 1

Заповнюємо першу сторінку табеля, яка містить відомості загального характеру про саму організацію, про звітному періоді, а також літерні і цифрові коди умовних позначень.

Крок 1. Вносимо відомості про повне найменування організації.

Крок 2. Вписуємо найменування відділу або підрозділу організації. Якщо в організації немає структурних підрозділів, залишаємо поле чистим.

Крок 3. Вносимо відповідний восьмизначний код.

Крок 4. Заносимо відомості, за який період складено графік.

Крок 5. Надаємо порядковий номер і вказуємо дату складання.

блок 2

Заповнюємо другу сторінку (рекомендуємо робити це відповідно до). Теоретично дана сторінка заповнюється протягом звітного періоду, проте безпосередньо в процесі роботи можуть виникати ситуації, які відразу відобразити в графіку буде не зовсім коректно.

Наприклад, працівник К. не вийшов сьогодні на роботу і не попередив свого керівника про відсутність. Фактично на роботі він відсутній, але причина його відсутності невідома, і в табелі необхідно ввести літерний код НН (неявка з нез'ясованих причин, до з'ясування обставин). Припустимо, що завтра він вийде і пояснить причину своєї відсутності, отже, в графік будуть внесені зміни, і код НН буде замінений на інший, залежно від причини відсутності.

А може статися, що працівник з'явиться на роботу перед самою здачею графіка в бухгалтерію, тому рекомендується фактичний облік вести або олівцем, або в окремому документі, який можна десять разів переробити перед підсумковим внесенням відомостей безпосередньо в Т-12.

Крок 6. Надаємо перший порядковий номер.

Крок 7. Записуємо прізвище, ініціали та посаду конкретного працівника.

Крок 8. Вносимо табельний номер (можна подивитися в наказі про призначення або в особовій картці працівника Т-2).

Крок 9. У стовпці явки і неявки за числами місяця вносимо відповідні відомості, при цьому дана інформація відображається в двох графах:

у верхній графі вказується відповідний код (буквений або цифровий, кому що подобається);
в нижній графі вказується тривалість.

У прикладі - порядок ведення табеля для організації на п'ятиденці. Як правильно заповнити табель при шестиденному робочому графіку? Все те ж саме, але буде тільки один вихідний, а не два.

Крок 10. Вважаємо за кожною графою, скільки відпрацьовано днів і годин за першу половину місяця.

Крок 11. Вважаємо, скільки відпрацьовано за другу половину місяця.

Крок 12. Вважаємо, скільки днів і годин за все відпрацьовано за місяць.

Крок 13. Проставляємо кількість днів відсутності або неявок, в тому числі з розшифровкою у відповідних стовпчиках. Якщо таких днів не було, залишаємо порожні клітини.

Крок 14. Вписуємо кількість вихідних і святкових днів.

Крок 15. Звіряємо отримані цифри з виробничим календарем на предмет відповідності. Якщо щось не збігається, шукаємо помилку або готуємося пояснювати керівництву причини.

Крок 16. Підписуємо самі, у керівника структурного підрозділу (за наявності), у працівника кадрової служби (якщо працівник кадрової служби та особа, відповідальна за заповнення графіка, - одна особа, підписуємо і там, і там) і несемо в бухгалтерію, де на підставі даних графіка працівникам будуть.

Заповнений зразок графіка обліку

Інструкція щодо заповнення форми Т-13

Між табелями Т-12 і Т-13 є кілька відмінностей, але в цілому вони ідентичні і заповнюються за загальними правилами. Т-12 допускається вести тільки для обліку відпрацьованих годин, без розділу 2 «Розрахунок з персоналом по оплаті праці». Якщо підприємство користується формою Т-13, то її треба заповнювати повністю, включаючи додаткові рядки для нарахування заробітної плати.

Що писати в цій частині? Для її ведення знадобиться список цифрових кодів видів оплати праці, затверджених Наказом ФНС Росії від 10.09.2015 № ММВ-7-11 / Він великий, оскільки включає всі можливі види доходів громадян. Але для табеля обліку знадобиться всього кілька кодів, і вони представлені в таблиці.

Ведення форми Т-13 аналогічно порядку внесення записів в Т-12. Спочатку заповнюють шапку бланка, потім вписують відомості про працівників, вказують дані про відпрацьовані години і вихідних протягом місяця. Тобто перші 15 кроків інструкції треба повторити. За неявку протягом звітного періоду додатково відписуються в графах 10-13, вказуючи узагальнені дані.

Графи 7-9 дані для вказівки:

коду виду оплати (доходу);
кореспондуючого рахунку;
днів, що підлягають оплаті.

Коли вся потрібна інформація вказана, підписуємо документ (останній крок).

Заповнений приклад форми Т-13

На прикладі видно, що для кожного працівника можна вказати відразу 8 різних видів кодів рахунків. Для цього графи 7-9 повторюються.

Що стосується кореспондуючого рахунку, то його можна вказати тільки 1 раз - над графами 7-9, якщо він один для всіх. Але якщо завжди вписувати його в графу 8, помилкою теж не порахують.

Як вести облік робочого часу держпідприємствам

Які програми використовують для ведення табеля

Щоб заповнювати табель в автоматичному режимі, необхідно або купити програму (але вносити в неї відомості все одно доведеться руками), або встановити комплекс програмного і технічного забезпечення, яке забезпечить в автоматичному режимі збір, зберігання і обробку відомостей про наявність працівників на місцях, годиннику їх приходу і відходу, періоду роботи і відпочинку співробітників і т. д.

Подібні системи мають функції аналізу отриманої ними інформації, в зв'язку з чим дуже зручні, економлять багато часу для кадровиків і бухгалтерів. Роботодавці теж в захваті, оскільки в будь-який момент можуть подивитися, де працівник Петров, що робить, коли вчора пішов і т. Д. Однак, крім суцільних достоїнств, ці системи мають один, але істотний недолік - варто впровадження таких програм дуже дорого.

Облік робочого часу - дуже важливе завдання. Співробітник не хоче позбутися своїх кровно зароблених грошей, а організація, в свою чергу, не прагне оплачувати прогули.

Уникнути подібних непорозумінь допоможе своєчасне і правильне ведення звітної документації з обліку робочого часу.

Для чого він потрібен

Табель обліку робочого часу - це встановлений документ, який несе в собі інформацію про дотримання режиму робочого часу кожним із співробітників. Іншими словами, це таблиця куди вносяться дані про явку або неявку кожного із співробітників організації.

На підставі цього документа відбувається нарахування заробітної плати та премій або накладення штрафних санкцій за запізнення, прогули і інші відхилення від робочого графіка.

Такий табель повинен існувати в єдиному екземплярі і перебувати у того співробітника, який був призначений відповідальним за його оформлення. Найчастіше цю роботу доручають відділу кадрів і бухгалтерії, іноді керівнику підрозділу або старшого менеджеру. Призначення на посаду «табельщика», а точніше зобов'язання відповідних обов'язків, повинно бути відображено в трудовому договорі.

варіанти форм

Враховувати скільки днів і годин відпрацював співробітник можна різними методами, але Роскомстата підготував спеціальні форми. Вони прості і зрозумілі у використанні, з їх допомогою можна наочно відстежити робочу «відвідуваність» і надалі ефективно використовувати отримані дані.

Для бюджетних організацій була введена особлива форма табеля обліку робочого часу № 0504421.

Для всіх інших організацій і підприємств затвердили форми Т-12 і Т-13. Останні відрізняються між собою тим, що Т-13 використовується там, де явки і неявки контролюються людьми, а за допомогою автоматизованих систем (турнікетів). Прийшов на роботу, відзначився на прохідній за допомогою пропуску, і пішов далі. Таким шляхом легко контролювати запізнення, прогули і інші відхилення від робочого графіка.

Бланки за формою Т-13 найчастіше заповнюються в автоматичному режимі, або з частковим використанням технічних засобів.

Табелі обліку робочого часу за формою Т-12 заповнюються також з метою розрахунку заробітної плати, тому зручно доручити ведення такого графіка бухгалтеру.

Як правильно заповнити

Найважливіші аспекти ведення табеля обліку робочого часу:

таблиця існує в єдиному екземплярі;
заповнюється щодня на підставі офіційних документів (лікарняні листи, накази, розпорядження і т. д.);
забороняється видаляти з загальноприйнятою таблиці будь-які графи і поля.

При цьому змінювати таблицю все таки можна. Іноді виникають ситуації, коли потрібно внести в існуючий бланк додаткові поля. Наприклад, щоб враховувати певні робочі години при нестандартних змінах. В такому випадку внесення змін можливо, але лише після підписання відповідного розпорядження керівника.

Перед початком звітного місяця (за 2-3 дні) відповідальний співробітник відкриває табель. Тут саме час визначитися - який спосіб ведення буде обраний. Це може бути суцільна реєстрація - щоденні відмітки Явка / неявка або ж внесення виключно відхилень від режиму - запізнення, нічні зміни, понаднормові і т. Д.

Зразок заповнення табеля обліку робочого часу на прикладі форми Т-12

В першу чергу заповнюється шапка і перші три графи. Ця інформація, як правило, залишається незмінною -, структурний підрозділ, ПІБ співробітників, табельні номери.

У графах з 4 по 7 на щоденній основі проставляються відмітки про явки, неявки, вихідні дні та лікарняних. Для цього використовуються спеціальні позначення кожної з причин. Так, лікарняний позначається кодом Б, робочий вихідний - РВ, а щорічна відпустка - ВІД. З повним переліком позначень можна ознайомитися в самій уніфікованою формою на першому аркуші.

Важливо пам'ятати, що будь-які позначки проставляються в табель обліку робочого часу виключно на підставі будь-якого документа. Це може бути лікарняний лист, внутрішній наказ або розпорядження про понаднормових роботах з підписом ознайомленого співробітника.

Нерідко виникають ситуації, коли не зовсім зрозуміло, який код ставити. Наприклад, співробітник знаходиться в оплачуємо відпустці, йому проставляється код ВІД. Але в цей час він мав необережність захворіти і не вийшов на роботу в призначену дату.

Якщо співробітник нас не попередив, то доцільно проставити коди НН (неявка з нез'ясованих причин), і вже після отримання на руки лікарняного листа виправити ці позначення на код «Б». У разі, якщо співробітник знайшов спосіб повідомити про свою хворобу, можна відразу зазначати код «Б».

Можливо в такій ситуації коди «НН» і «Б» краще спочатку проставляти олівцем, щоб не псувати вигляд документа, що існує в єдиному екземплярі. Якщо бланк ведеться в електронному вигляді, то таких проблем не виникне.

Частина неявок прийнято вважати в «дні», адже працівник не може тільки половину дня знаходиться у відпустці, або піти на лікарняний на три години. У такому випадку під літерним позначенням залишають порожню графу. Якщо ж співробітник спізнився на 30 хвилин, або відпрацював 4 години понаднормово, то час відхилення від робочого режиму вказують під літерним позначенням.

У графах 5 і 7 підводиться проміжний і кінцевий підсумок відпрацьованих днів, а в графах з 8 по 17 наводиться повний звіт по кожному працівнику - скільки працював, скільки відпочивав, скільки пропустив і чому. З назви шапки над кожною графою стає зрозуміло, які саме дані підсумувати.

Особливості ведення табеля в бюджетних організаціях

Форма № 0504421 також використовується для контролю за дотриманням робочого режиму, але носить трохи іншу назву «Облік використання робочого часу» в якому відбивається специфіка роботи бюджетних організацій. У цьому табелі можна зустріти такі позначення, як «вихідні по навчанню», «заміщення в групі продовженого дня», «навчальна відпустка».

Порядок ведення такого табеля використання робочого часу нічим не відрізняється від уніфікованих форм обліку Т-12 і Т-13:

ведеться в єдиному екземплярі;
відкривається за 2-3 дня до початку розрахункового періоду;
використовується без змін типової форми.

Прийнято також два порядки реєстрації - суцільний (зазначаються всі явки-неявки) і з зазначенням відхилень.

У самій же таблиці є кілька відмінностей. У шапці табеля, крім назви організації, структурного підрозділу і періоду ведення, слід вказати цифрою його вид. Якщо табель подається «як є» без внесення змін, то він називається первинним і відзначається в цій графі як «0». З кожною наступною коригуванням потрібно вказувати номер зміни по порядку.

Перші чотири графи заповнюються відразу - це ПІБ співробітників, табельні номери і посади. Наступні графи заповнюються у міру перебігу періоду. У верхній частині графи вказують відхилення від робочого режиму в годинах (якщо такі є), в нижній частині буквене позначення причини відхилення. У графах 20 і 37 підводяться проміжні та місячний підсумки, відповідно.

Ніяких додаткових розрахунків в даній формі не передбачено. Після закінчення розрахункового періоду цей документ передається в бухгалтерію, де вже на його підставі буде розрахована заробітна плата для працівників бюджетної організації.

Зі списком використовуваних в цьому табелі використання робочого часу (форма № 0504421) позначень можна ознайомитися в таблиці:

найменування показника	код
Вихідні і неробочі святкові дні	В
Робота в нічний час	Н
Виконання державних обов'язків	Г
Чергові та додаткові відпустки	Про
Тимчасова непрацездатність, непрацездатність у зв'язку з вагітністю та пологами	Б
Відпустка по догляду за дитиною	ЗР
Годинники понаднормової роботи	З
прогули	П
Неявки з нез'ясованих причин (до з'ясування обставин)	НН
Неявки з дозволу адміністрації	А
Вихідні по навчанню	ВУ
Навчальний додаткова відпустка	ОУ
Заміщення в 1 - 3 класах	ДТ
Заміщення в групах продовженого дня	ЗП
Заміщення в 4 - 11 класах	ЗС
Робота у вихідні, святкові та неробочі дні	РП
Фактично відпрацьовані години	Ф
службові відрядження	До

Як позначається відпустку

Слово відпустку в кадровій справі об'єднує дуже багато понять. Починаючи від і закінчуючи декретом. Багато молодих мам не погодяться, але це теж відпустку, хоч і надається він для догляду за маленькою дитиною.

Кожен з цих відпусток за своїм відзначається в табелі обліку робочого часу і варто приділити окрему увагу найбільш поширених видів відпустки і їх реєстрації.

Згідно з графіком

На підставі наказу про відпустку, в якому обов'язково є і підпис самого відпускника, в табелі проставляють код «ВІД», якщо це основна відпустка, або код «ОД», якщо додатковий.

За власний рахунок

Бувають випадки, коли працівник повинен отримати кілька відпускних днів поза свого основного графіка. Причини можуть бути різними, але рішення одне - відпустка без збереження заробітної плати.

Законодавство передбачає кілька приводів до такого відпустки - весілля, народження малюка, або більш сумні події, такі як смерть близького родича. У цих випадку слід проставити код «ОЗ».

Якщо у співробітника інша причина, і він отримує подібний відпустку за погодженням з керівником, то потрібно ввести код «ДО». В обох випадках відмітка робиться на підставі відповідного наказу з підписом співробітника.

навчальний

Поєднання роботи і навчання в наш час швидше норма, ніж виняток і законодавство в цьому питанні підтримує таких працівників, даючи гарантію на отримання відпустки по навчанню. Після прийняття відповідної заяви від співробітника і отримання наказу з підписом того, хто навчається, можна сміливо відзначати в табелі код «У» на весь період навчальної відпустки.

Варто відзначити, що якщо співробітник захворіє в процесі здачі чергової сесії, то така відпустка не продовжується на період лікарняного і код «Б» може бути проставлений тільки в дні після закінчення навчальної відпустки, в тому випадку, якщо працівник не встиг одужати до закінчення відпустки і надав лікарняний лист, який підтверджує його неявку після закінчення сесії.

У зв'язку з вагітністю та пологами

Такий милостивий період для співробітниць жіночої статі, звичайно, не повинен захмарюватися тяганиною з документами, поетом відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами надається на підставі лікарняного листа, код в табелі - «Р». Такий же код використовується в разі усиновлення новонародженого малюка.

По догляду за дитиною

А вже після цього оформляється наказ про відпустку по догляду за дитиною до настання трирічного віку. Така відпустка відзначений кодом «ОЖ».

Робота з документами - це завжди відповідальне заняття, але знання основ заповнення табеля обліку робочого часу вбереже вас від суперечок при нарахуванні заробітної плати та інших дрібних неприємностей такого роду.

Відео - складання табеля робочого часу та нарахування заробітної плати в 1С: