เลขาทุกคนต้องรู้ ครบเครื่องเรื่องอาชีพเลขา

เอกสาร: สิ่งที่เลขาควรทำได้

สิ่งที่เลขาควรทำได้

ไม่มีหัวหน้าบริษัทที่จริงจังมากหรือน้อยเพียงคนเดียวที่สามารถทำได้โดยไม่มีเลขานุการ กระแสข้อมูลที่สำคัญที่สุดมาบรรจบกัน และในความเป็นจริง ในโลกสมัยใหม่ องค์กรเหล่านั้นเป็นหลักที่มีประสิทธิภาพในการจัดการกระแสข้อมูลที่จะชนะการแข่งขัน ดังนั้นพนักงานที่เจียมเนื้อเจียมตัวคนนี้จึงมีบทบาทสำคัญมากกว่าที่คิดกันทั่วไป และบางทีอาจกำหนดชะตากรรมขององค์กรทั้งหมดด้วย

เลขาสมัยใหม่ไม่ได้เป็นเพียง "สาวคุยโทรศัพท์" ที่เสิร์ฟกาแฟให้เชฟเป็นระยะๆ เท่านั้น เธอยังเป็นผู้มอบหมายงานที่แท้จริงของทั้งองค์กร เธอจำเป็นต้องจดจำข้อเท็จจริงและตัวเลขมากมายในความทรงจำ วางแผนเวลาทำงานอย่างมีเหตุผล - ของเธอและผู้จัดการ (และบ่อยครั้ง - เจ้าหน้าที่ของเขา) ทำงานสำนักงานอย่างมีความสามารถ บวกกับความสามารถในการค้นหาแนวทางที่ถูกต้องและน้ำเสียงที่เหมาะสมในการสนทนากับผู้คนที่หลากหลาย - จากคนทำงานหนักธรรมดา (ซึ่งคำศัพท์มีเพียงหนึ่งโหลเท่านั้น ซึ่งในสังคมที่ดีสามารถออกเสียงได้เพียงครึ่งเดียว) ไปจนถึง ศาสตราจารย์ที่ชาญฉลาดจากสถาบันวิจัยที่เป็นมิตร

และในขณะเดียวกัน คุณต้องคงความสง่างาม มีเสน่ห์ และมีเมตตาอยู่เสมอ เพราะเลขานุการคือหน้าตาของบริษัท

ตำแหน่งของเลขาตามธรรมเนียมมักจะเป็นเพศหญิง แม้ว่าประวัติศาสตร์จะนำข้อมูลเกี่ยวกับเลขาชายในตำนานมาให้เราหลายคน (ตัวอย่างเช่น ไม่ใช่รัฐบุรุษคนเดียวในยุคสตาลินที่เพิกเฉยต่อร่างของ Poskrebyshev เลขาส่วนตัวของสตาลิน) จริงอยู่ ตอนนี้ผู้ชายถูกพบมากขึ้นในตำแหน่งนี้ แต่ก็ยังห่างไกลจาก "ความเท่าเทียมทางเพศ" ที่สมบูรณ์ และผู้หญิงโดยสุจริตเนื่องจากลักษณะเฉพาะของจิตใจและลักษณะนิสัยของพวกเขามีความเหมาะสมมากขึ้นสำหรับการทำหน้าที่เลขานุการ

เลขานุการควรรู้และสามารถทำอะไรได้บ้าง? อย่างไรก็ตาม นี่เป็นคำถามที่สอง อันดับแรก คุณควรนึกถึงคุณสมบัติส่วนตัวของบุคคลที่สมัครงานนี้ควรมี เรามาลองวาดภาพเลขาในอุดมคติกัน ดังนั้นจึงเป็นที่พึงปรารถนาอย่างยิ่งที่เขา (เธอ) มีคุณสมบัติ (ครอบครอง) เช่น:

ความทรงจำที่ดี;

ความสามารถในการเปลี่ยนความสนใจของคุณอย่างรวดเร็ว

ความสามารถในการตัดสินใจอย่างอิสระ

ระดับความต้านทานความเครียดสูง

ความตรงต่อเวลา;

ความสามารถในการทำงานซ้ำซากจำเจ

ความขยันหมั่นเพียร;

ความแม่นยำ;

ความสามารถในการวางแผนเวลาทำงานและจัดลำดับความสำคัญของธุรกิจ

ความเมตตากรุณา (เชื่อฉัน นี่เป็นคุณสมบัติที่สำคัญ: "ได้ยิน" รอยยิ้มที่ไม่จริงใจแม้ในขณะที่คุยโทรศัพท์);

ความสามารถในการสื่อสารกับผู้คนในกลุ่มสังคมต่างๆ

ความสามารถของนักจิตวิทยา “ความรู้สึกของเจ้านาย”

สำหรับสิ่งนี้ แน่นอน คุณต้องเพิ่มความสามารถทางวาจาและภาษาเขียนที่มีความสามารถ รวมกับรูปลักษณ์ที่เป็นตัวแทน หากบริษัทมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันในกิจกรรมทางเศรษฐกิจต่างประเทศ จำนวนคุณสมบัติที่จำเป็นของเลขานุการควรรวมถึงความเชี่ยวชาญในภาษาต่างประเทศในขอบเขตที่กำหนดโดยลักษณะเฉพาะขององค์กร

อย่างที่คุณเห็น การหาผู้ที่เหมาะสมกับตำแหน่งเลขาไม่ใช่เรื่องง่าย ไม่ใช่ทุกคนที่จะทำงานเลขานุการได้: ใครบางคนรู้สึกไม่มั่นคงอย่างสิ้นเชิงจากการตำหนิผู้บังคับบัญชาใด ๆ ใครบางคนประเมินความนับถือตนเองในตนเองสูงเกินไปอย่างชัดเจนและเห็นว่างานของพวกเขาเป็นที่โปรดปรานและมีผู้สมัครจำนวนมากที่เชื่อมั่นอย่างแน่นหนาว่าหน้าที่เลขานุการทั้งหมดลงมาเพื่อรับใช้ เชฟเป็นระยะๆ และ “สร้างสภาพแวดล้อมที่สะดวกสบาย”

แน่นอนว่าคุณสมบัติที่จำเป็นนั้นได้มาจากประสบการณ์ ดังนั้นองค์กรที่มีชื่อเสียงจึงมักจำกัดอายุของผู้สมัครเมื่อโฆษณาตำแหน่งเลขานุการเมื่อโฆษณา (เช่น อายุอย่างน้อย 30-35 ปี) แต่มีอันตรายอีกประการหนึ่ง อาจเป็นได้ว่าพนักงานใหม่ที่มีประสบการณ์กว้างขวางอาจฝึกขึ้นใหม่ได้ยากกว่าการฝึกเด็กสาววัย 20 ปีตั้งแต่เริ่มต้น

แต่ตอนนี้พบคนที่เหมาะสมแล้วและตอนนี้จำเป็นต้องอุทิศเขาให้กับความซับซ้อนของงาน ความรับผิดชอบหลักของเลขานุการถูกบันทึกไว้ในคำแนะนำในการทำงาน (ตัวอย่างได้รับด้านล่าง) นอกจากนี้ยังระบุข้อกำหนดสำหรับคุณสมบัติและทักษะทางเทคนิคล้วนๆ (เช่น ความสามารถในการทำงานบนคอมพิวเตอร์ โทรสาร และอุปกรณ์สำนักงานอื่นๆ การพิมพ์อย่างรวดเร็วภายใต้การเขียนตามคำบอก เป็นต้น)

อย่างไรก็ตาม มีคุณลักษณะหลายอย่างในการทำงานของเลขานุการที่ไม่สามารถเขียนลงในคำสั่งงานได้ เพื่อหลีกเลี่ยงความคับข้องใจซึ่งกันและกันและการประณามที่ไม่สมควรได้รับแนะนำให้แนะนำเลขานุการเกี่ยวกับคุณสมบัติดังกล่าวทันที ตัวอย่างเช่น มันจะเป็นประโยชน์สำหรับเธอในการค้นหา:

1. ฉันจะแนะนำตัวเองทางโทรศัพท์ได้อย่างไร? ตามมารยาท เป็นเรื่องปกติที่จะตั้งชื่อบริษัทแล้วทักทาย แต่ในทางปฏิบัติ ด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัย ผู้จัดการหลายคนไม่อนุญาตให้ออกเสียงชื่อบริษัท

2. ลำดับชั้นของพนักงานในบริษัทอย่างเป็นทางการและโดยพฤตินัยคืออะไร? คุณจำเป็นต้องปฏิบัติตามคำแนะนำของพนักงานคนอื่น ๆ หรือไม่ และถ้าเป็นเช่นนั้น ต้องทำอย่างไร?

3. ฉันจะ "กรอง" การโทรได้อย่างไร? กับใครที่จะเชื่อมต่อกับใครได้ตลอดเวลาและกับใครที่ไม่เคยเชื่อมต่อกับ?

4. ขั้นตอนในการรับแขกเป็นอย่างไร? ใครบ้างที่พร้อมให้ผู้จัดการได้ตลอดเวลาโดยไม่ได้นัดหมายและไม่มีรายงาน?

5. “พิธีกรรม” ของการเสิร์ฟชาและกาแฟคืออะไร? ผู้นำชอบอะไรและเมื่อไหร่? ควรให้ชาหรือกาแฟแก่ผู้เข้าชมเมื่อใด

6. กำหนดการรายวันและรายสัปดาห์โดยประมาณสำหรับผู้จัดการคือเท่าไร?

7. งานเลขานุการสิ้นสุดลงเมื่อใด - ตามเวลาที่กำหนดอย่างเคร่งครัดหรือหลังจากที่ผู้นำออกไป?

ในฉบับต่อไปของสัปดาห์หน้า เราจะมาเล่ารายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับความแตกต่างบางประการของ "เทคโนโลยี" ของงานเลขานุการ และตอนนี้ - คำแนะนำในการทำงาน เราขอเตือนคุณว่านี่เป็นเพียงตัวอย่างที่คุณสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามดุลยพินิจของคุณเอง เพิ่มส่วนที่ขาดหายไป ในความเห็นของคุณ ให้คะแนน และลบส่วนที่ไม่จำเป็นออกไป และอย่าลืมทำความคุ้นเคยกับคำแนะนำนี้กับเลขานุการของคุณกับใบเสร็จรับเงิน

Alena Myshkina,
ทนายความ

เซอร์เกย์ โควาล
ทนายความ

"ฉันเห็นด้วย" __________________ (_________________) (ลายเซ็น) (ชื่อเต็ม) ผู้อำนวยการ _____________________________________ (ชื่อองค์กร องค์กร) “____” _______________ 200__

คำแนะนำการทำงานของเลขาหัวหน้า

I. บทบัญญัติทั่วไป

1. คำแนะนำในการทำงานนี้กำหนดหน้าที่การทำงาน สิทธิและความรับผิดชอบของเลขานุการผู้จัดการ (ต่อไปนี้จะเรียกว่าเลขานุการ)

2. เลขานุการได้รับการว่าจ้างและเลิกจ้างโดยคำสั่งของหัวหน้าองค์กรตามข้อกำหนดของประมวลกฎหมายแรงงานของประเทศยูเครนและกฎหมายแรงงานในปัจจุบัน

3. เลขานุการรายงานตรงต่อหัวหน้าองค์กร

ครั้งที่สอง ข้อกำหนดคุณสมบัติ

เลขานุการควรรู้:

1. การจัดการวิสาหกิจและหน่วยงาน

2. องค์กรและเนื้อหาของผู้อำนวยการองค์กร

3. มติ คำสั่ง คำสั่ง ระเบียบ คำแนะนำ และเอกสารอื่น ๆ ในการปฏิบัติการในสำนักงาน

4. หลักเกณฑ์การออกแบบจดหมายธุรกิจโดยใช้แบบฟอร์มมาตรฐาน

5. กฎสำหรับการประมวลผลข้อมูลด้วยวาจาและเป็นลายลักษณ์อักษร (สารคดี)

6. กฎการทำงานของอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และระบบสื่อสาร

7. กระบวนการทางเทคโนโลยีของการประมวลผลข้อมูล คำแนะนำในการทำงาน โปรแกรม เลย์เอาต์ ระเบียบข้อบังคับและระเบียบวิธีเกี่ยวกับเทคนิคและลำดับการทำงานในระบบคอมพิวเตอร์ (เครือข่าย)

8. ข้อกำหนดทางเทคนิคสำหรับดิสก์แม่เหล็กและเลเซอร์ สื่อเก็บข้อมูลที่ใช้แล้วอื่น กระดาษ วัสดุสิ้นเปลืองสำหรับเครื่องพิมพ์และแฟกซ์

9. กฎการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอน (สำหรับภาษารัสเซียและยูเครน) มีทักษะการพิมพ์ความเร็วสูง

10. ภาษาอังกฤษ * ภาษาเท่าที่จำเป็นสำหรับการทำงาน

11. คำพูดทางธุรกิจและจรรยาบรรณในการให้บริการสัมพันธ์

12. ข้อบังคับด้านแรงงานภายใน

13. พื้นฐานของกฎหมายแรงงาน องค์การแรงงาน

14. กฎและบรรทัดฐานของการคุ้มครองแรงงาน

สาม. งานและความรับผิดชอบ

เลขานุการมีหน้าที่:

1. ทำหน้าที่ทางเทคนิคเพื่อรับรองและรักษางานของหัวหน้าองค์กร

2. ทำงานกับข้อมูลและเอกสารที่จำเป็นสำหรับความเป็นผู้นำ การจัดการ และการปฏิสัมพันธ์ของหน่วยงานโครงสร้าง

3. รับจากหน่วยงานหรือผู้บริหารข้อมูลที่จำเป็นสำหรับหัวหน้าเพื่อเรียกพนักงานในนามของเขา

4. จัดหาอุปกรณ์สำนักงานให้กับสถานที่ทำงานของผู้จัดการสร้างเงื่อนไขที่เอื้ออำนวยต่อการทำงานที่มีประสิทธิผลของเขา

5. ส่งและรับข้อมูลทางแฟกซ์ อีเมล ฯลฯ

6. จัดระเบียบการสนทนาทางโทรศัพท์ของหัวหน้า รับและส่งข้อความทางโทรศัพท์ บันทึกข้อความที่ได้รับระหว่างที่ไม่มีหัวหน้า และนำเนื้อหามาสู่ความสนใจของเขา

7. จัดระเบียบการเตรียมการประชุมและการประชุมที่ดำเนินการโดยหัวหน้า (รวบรวมเอกสารที่จำเป็น แจ้งผู้เข้าร่วมประชุมเกี่ยวกับเวลา สถานที่ และวาระการประชุมหรือการประชุม เก็บการลงทะเบียน ฯลฯ ) จัดทำรายงาน

8. ดูแลงานในสำนักงาน รับจดหมายโต้ตอบที่ส่งถึงหัวหน้า จัดระบบตามขั้นตอนที่องค์กรนำไปใช้ และโอนหลังจากหัวหน้าพิจารณาแล้ว ไปยังแผนกหรือนักแสดงเฉพาะ

9. ติดตามความคืบหน้าของการดำเนินการตามคำสั่งที่อยู่ภายใต้การควบคุม กำหนดสาเหตุของการดำเนินการที่ไม่เหมาะสม แจ้งผู้จัดการเกี่ยวกับเรื่องนี้อย่างต่อเนื่อง

10. ทราบที่ตั้งของผู้บริหารบริษัทและพนักงานที่สำคัญอื่นๆ (ตามรายชื่อ)

11. ตามคำแนะนำของหัวหน้าจัดระเบียบงานของยานพาหนะอย่างเป็นทางการหากจำเป็นให้สั่งการขนส่งบุคคลที่สามรวมถึงตรวจสอบการสั่งซื้อตั๋วรถไฟเครื่องบิน ฯลฯ สำหรับการจัดการขององค์กรในกรณี ของการเดินทางเพื่อธุรกิจ

12. รับเอกสารและข้อความส่วนตัวของพนักงานเพื่อลงนามโดยผู้จัดการ

13. จัดการต้อนรับผู้เยี่ยมชมอำนวยความสะดวกในการพิจารณาใบสมัครและข้อเสนอของพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ

14. ไฟล์แบบฟอร์ม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจัดเก็บและส่งไปยังที่เก็บถาวรในเวลาที่เหมาะสม

15. ปฏิบัติตามข้อกำหนดที่จำเป็นสำหรับความปลอดภัยของคอมพิวเตอร์ อัพเดทฐานข้อมูลต่อต้านไวรัสในเวลาที่เหมาะสม ตรวจสอบไฟล์ที่เข้ามาทั้งหมดเพื่อหาไวรัสระหว่างการทำงาน ป้องกันการท่องอินเทอร์เน็ตหรือเครือข่ายคอมพิวเตอร์ในพื้นที่โดยไม่ได้เปิดโปรแกรมป้องกันไวรัส

16. ไม่อนุญาตให้ติดตั้งซอฟต์แวร์ที่ไม่มีใบอนุญาตและโปรแกรมใด ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการปฏิบัติหน้าที่อย่างเป็นทางการบนคอมพิวเตอร์ของคุณ การติดตั้งโปรแกรมใด ๆ ต้องได้รับอนุญาตจากหัวหน้าองค์กรหรือผู้ดูแลระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์

17. รายงานต่อพนักงานที่รับผิดชอบเกี่ยวกับการเบี่ยงเบนที่ตรวจพบทั้งหมดในการทำงานของอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ไวรัสที่ตรวจพบรวมถึงโปรแกรมที่ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์โดยไม่ได้รับอนุญาตในกรณีที่ไม่มีเลขานุการ

18. สังเกตความลับทางการค้าและดำเนินมาตรการเพื่อปกป้องพวกเขา:

18.1. ห้ามทิ้งเอกสารใด ๆ โดยไม่มีใครดูแล รวมทั้งเอกสารบนสื่อแม่เหล็กและเลเซอร์ ห้ามนำออกจากองค์กรโดยไม่ได้รับอนุญาตจากผู้จัดการ ห้ามโอนไปให้บุคคลอื่น ห้ามทำสำเนาโดยไม่จำเป็น

18.2. อย่าแบ่งปันข้อมูลกับเพื่อนร่วมงานในที่ทำงานที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับความรับผิดชอบของพวกเขา

18.3. ไม่เปิดเผยข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับวิธีการทางเทคนิคในการประมวลผลและจัดเก็บข้อมูล รวมถึงคอมพิวเตอร์ (รหัสผ่าน รหัส ชื่อและตำแหน่งของไฟล์และไดเรกทอรี เนื้อหา) และเพื่อป้องกันไม่ให้บุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาตและบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาตเข้าถึงได้

19. พัฒนาทักษะและนิสัยในการทำงานอย่างต่อเนื่อง

20. เพื่อดำเนินการมอบหมายอย่างเป็นทางการแยกต่างหากของหัวหน้า

เลขานุการมีสิทธิ์:

1. ทำความคุ้นเคยกับร่างการตัดสินใจของหัวหน้าองค์กรเกี่ยวกับกิจกรรมของเขา

2. ส่งข้อเสนอไปยังผู้บริหารองค์กรเพื่อปรับปรุงงานที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบของเขา

3. แจ้งหัวหน้าองค์กรเกี่ยวกับข้อบกพร่องทั้งหมดที่ระบุในกิจกรรมขององค์กรและจัดทำข้อเสนอสำหรับการกำจัด

4. ต้องการและรับข้อมูลและเอกสารที่จำเป็นจากหัวหน้าแผนกโครงสร้างและผู้เชี่ยวชาญในนามของผู้อำนวยการขององค์กร

5. กำหนดให้ฝ่ายบริหารของวิสาหกิจช่วยเหลือในการปฏิบัติหน้าที่

V. ความรับผิดชอบ

เลขานุการมีหน้าที่:

1. สำหรับการปฏิบัติงานที่ไม่เหมาะสมหรือการไม่ปฏิบัติหน้าที่อย่างเป็นทางการตามคำสั่งนี้ - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงานปัจจุบันของประเทศยูเครน

2. สำหรับความผิดที่กระทำในระหว่างการดำเนินกิจกรรม - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายแพ่ง การบริหารและทางอาญาในปัจจุบันของประเทศยูเครน

3. สำหรับการก่อให้เกิดความเสียหายทางวัตถุแก่องค์กร - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายแพ่งในปัจจุบันและกฎหมายว่าด้วยแรงงานของประเทศยูเครน

4. สำหรับการเปิดเผยความลับทางการค้า - ความรับผิดทางอาญาภายใต้มาตรา 232 แห่งประมวลกฎหมายอาญาของประเทศยูเครน

วี. ความสัมพันธ์

1. ในระหว่างที่ไม่มีเลขานุการหน้าที่ของเขาจะดำเนินการโดยบุคคลที่ได้รับการแต่งตั้งตามขั้นตอนที่กำหนดไว้ บุคคลนี้ได้รับสิทธิที่เกี่ยวข้องและรับผิดชอบต่อการปฏิบัติหน้าที่ที่ไม่เหมาะสมที่ได้รับมอบหมาย

2. ในการปฏิบัติหน้าที่และใช้สิทธิ เลขานุการโต้ตอบ:

2.1. จาก _____________________ คำถาม: ______________________

2.2. จาก _____________________ คำถาม: ______________________

หัวหน้าหน่วยโครงสร้าง

เราขอนำเสนอตัวอย่างทั่วไปของรายละเอียดงานของเลขานุการของผู้จัดการ ตัวอย่างปี 2019 ควรรวมถึงส่วนต่อไปนี้: ตำแหน่งทั่วไป, หน้าที่ของเลขานุการของผู้จัดการ, สิทธิของเลขานุการของผู้จัดการ, ความรับผิดชอบของเลขานุการของผู้จัดการ

ลักษณะงานของเลขาหัวหน้าหมายถึงส่วน " ลักษณะคุณสมบัติทั่วทั้งอุตสาหกรรมของตำแหน่งของคนงานที่ทำงานในองค์กร สถาบัน และองค์กร".

ในรายละเอียดงานของเลขานุการหัวหน้าควรสะท้อนประเด็นต่อไปนี้:

ความรับผิดชอบของเลขาของหัวหน้า

1) ความรับผิดชอบต่อหน้าที่. ดำเนินการเกี่ยวกับการสนับสนุนองค์กรและทางเทคนิคของกิจกรรมการบริหารและการบริหารของหัวหน้าองค์กร รับจดหมายที่หัวหน้าส่งมาให้พิจารณา โอนให้ตามการตัดสินใจของฝ่ายโครงสร้างหรือผู้ปฏิบัติงานเฉพาะเพื่อใช้ในกระบวนการทำงานหรือเตรียมการตอบรับ เป็นผู้นำงานในสำนักงาน ดำเนินการต่าง ๆ โดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ออกแบบมาเพื่อรวบรวม ประมวลผล และนำเสนอข้อมูลในการจัดเตรียมและตัดสินใจ ยอมรับเอกสารและใบสมัครส่วนบุคคลสำหรับลายเซ็นของหัวหน้าองค์กร จัดเตรียมเอกสารและวัสดุที่จำเป็นสำหรับการทำงานของหัวหน้า ตรวจสอบการพิจารณาและส่งโดยแผนกโครงสร้างและผู้ดำเนินการเอกสารที่ได้รับสำหรับการดำเนินการในเวลาที่เหมาะสม ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารฉบับร่างที่เตรียมไว้ซึ่งส่งไปยังหัวหน้าเพื่อขอลายเซ็น และทำให้แน่ใจว่าการแก้ไขคุณภาพสูง จัดการสนทนาทางโทรศัพท์ของศีรษะ เขียนข้อมูลที่ได้รับในขณะที่เขาไม่อยู่ และนำเสนอเนื้อหา ส่งและรับข้อมูลเกี่ยวกับอุปกรณ์รับและอินเตอร์คอม (เทเลแฟกซ์ เทเล็กซ์ ฯลฯ ) รวมถึงข้อความทางโทรศัพท์ ความสนใจของเขาในเวลาที่เหมาะสมข้อมูลที่ได้รับผ่านช่องทางการสื่อสาร ในนามของหัวหน้าเตรียมจดหมายคำขอเอกสารอื่น ๆ เตรียมการตอบสนองต่อผู้เขียนจดหมาย ดำเนินการเตรียมการประชุมและการประชุมที่จัดขึ้นโดยหัวหน้า (รวบรวมเอกสารที่จำเป็น, แจ้งผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ของงาน, วาระ, การลงทะเบียน) เก็บและจัดทำรายงานการประชุมและการประชุม ดำเนินการควบคุมการดำเนินการตามคำสั่งและคำสั่งที่ออกโดยพนักงานขององค์กรตลอดจนการปฏิบัติตามกำหนดเวลาสำหรับการปฏิบัติตามคำแนะนำและคำแนะนำของหัวหน้าองค์กรภายใต้การควบคุม เก็บไฟล์การ์ดควบคุมและลงทะเบียน จัดหาอุปกรณ์สำหรับองค์กรที่จำเป็นให้กับสถานที่ทำงานของผู้จัดการ เครื่องเขียน สร้างเงื่อนไขที่เอื้อต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพของเขา ตามคำสั่งของผู้จัดการ ให้พิมพ์เอกสารการบริการที่จำเป็นสำหรับงานของเขาหรือป้อนข้อมูลปัจจุบันลงในคลังข้อมูล จัดงานต้อนรับผู้เยี่ยมชมส่งเสริมประสิทธิภาพในการพิจารณาคำขอและข้อเสนอของพนักงาน จัดทำกรณีตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ รับรองความปลอดภัยและส่งไปยังที่เก็บถาวรในเวลาที่กำหนด ถ่ายเอกสารบนเครื่องถ่ายเอกสารส่วนบุคคล

เลขาผู้จัดการควรรู้

2) เลขานุการผู้จัดการในการปฏิบัติหน้าที่ราชการต้องทราบ:การตัดสินใจ คำสั่ง คำสั่งและเอกสารแนวทางอื่น ๆ และเอกสารเชิงบรรทัดฐานที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมขององค์กรและการทำงานในสำนักงาน โครงสร้างและการจัดการขององค์กรและหน่วยงาน การจัดระเบียบงานสำนักงาน วิธีการลงทะเบียนและการประมวลผลเอกสาร การเก็บถาวร; พิมพ์ดีด; กฎการใช้ระบบอินเตอร์คอม มาตรฐานระบบรวมของเอกสารองค์กรและการบริหาร หลักเกณฑ์การพิมพ์จดหมายธุรกิจโดยใช้แบบฟอร์มมาตรฐาน พื้นฐานของจริยธรรมและสุนทรียศาสตร์ กฎการสื่อสารทางธุรกิจ พื้นฐานของการจัดและการจัดการแรงงาน กฎการทำงานของเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ พื้นฐานของกฎหมายปกครองและกฎหมายแรงงาน ข้อบังคับด้านแรงงานภายใน กฎและบรรทัดฐานของการคุ้มครองแรงงาน

ข้อกำหนดคุณสมบัติของเลขานุการผู้จัดการ

3) ข้อกำหนดคุณสมบัติการศึกษาระดับวิชาชีพที่สูงขึ้นโดยไม่ต้องนำเสนอข้อกำหนดสำหรับประสบการณ์การทำงานหรืออาชีวศึกษาระดับมัธยมศึกษาและประสบการณ์การทำงานในด้านพิเศษเป็นเวลาอย่างน้อย 2 ปี

1. บทบัญญัติทั่วไป

1. เลขานุการอยู่ในหมวดผู้ดำเนินการด้านเทคนิค

2. ผู้ที่มีการศึกษาระดับวิชาชีพที่สูงขึ้นโดยไม่แสดงข้อกำหนดสำหรับประสบการณ์การทำงานหรืออาชีวศึกษาระดับมัธยมศึกษาและประสบการณ์การทำงานในสาขาวิชาเฉพาะอย่างน้อย 2 ปีจะรับตำแหน่งเลขานุการ

3. เลขานุการได้รับการว่าจ้างและไล่ออกจากผู้อำนวยการองค์กร

4. เลขานุการควรรู้:

• การตัดสินใจ คำสั่ง คำสั่งและเอกสารแนวทางอื่น ๆ และเอกสารเชิงบรรทัดฐานที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมขององค์กรและการทำงานในสำนักงาน
• โครงสร้างและการจัดการขององค์กรและหน่วยงาน
• การจัดระเบียบงานสำนักงาน
• วิธีการลงทะเบียนและการประมวลผลเอกสาร
• การเก็บถาวร;
• พิมพ์ดีด;
• กฎการใช้ระบบอินเตอร์คอม
• มาตรฐานสำหรับระบบรวมของเอกสารองค์กรและการบริหาร
• หลักเกณฑ์การพิมพ์จดหมายธุรกิจโดยใช้แบบฟอร์มมาตรฐาน
• พื้นฐานของจริยธรรมและสุนทรียศาสตร์
• กฎการสื่อสารทางธุรกิจ
• พื้นฐานของการจัดและการจัดการแรงงาน
• กฎการทำงานของเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์
• พื้นฐานของกฎหมายปกครองและกฎหมายแรงงาน
• ข้อบังคับด้านแรงงานภายใน
• กฎและข้อบังคับเกี่ยวกับการคุ้มครองแรงงาน ความปลอดภัย สุขาภิบาลอุตสาหกรรม และการป้องกันอัคคีภัย

5. ในกิจกรรมของเขา เลขานุการได้รับคำแนะนำจาก:

• กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย
• กฎบัตรขององค์กร
• คำสั่งและคำสั่งของพนักงานที่เขาเป็นผู้ใต้บังคับบัญชาตามคำสั่งนี้
• รายละเอียดงานนี้
• ข้อบังคับด้านแรงงานภายในองค์กร

6. เลขานุการรายงานตรงต่อผู้อำนวยการองค์กร (ผู้อำนวยการองค์กร หัวหน้าแผนก ฯลฯ)

7. ในช่วงที่ไม่มีเลขานุการ (การเดินทางเพื่อธุรกิจ วันหยุด การเจ็บป่วย ฯลฯ ) หน้าที่ของเขาจะดำเนินการโดยบุคคลที่แต่งตั้งโดยผู้อำนวยการขององค์กรในลักษณะที่กำหนดซึ่งได้รับสิทธิหน้าที่และรับผิดชอบที่เกี่ยวข้อง การปฏิบัติหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายให้เขา

2. หน้าที่ความรับผิดชอบของเลขานุการผู้จัดการ

เลขานุการ:

1. ดำเนินงานเกี่ยวกับการสนับสนุนองค์กรและทางเทคนิคของกิจกรรมการบริหารและการบริหารของผู้อำนวยการองค์กร

2. ยอมรับจดหมายโต้ตอบที่ส่งมาให้กรรมการพิจารณา โอนตามการตัดสินใจที่รับเป็นบุตรบุญธรรมไปยังแผนกโครงสร้างหรือผู้แสดงเฉพาะเพื่อใช้ในกระบวนการทำงานหรือเตรียมคำตอบ

3. เป็นผู้นำงานในสำนักงาน ดำเนินการต่าง ๆ โดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ออกแบบมาเพื่อรวบรวม ประมวลผล และนำเสนอข้อมูลในการจัดเตรียมและนำการตัดสินใจไปใช้

4. รับเอกสารและใบสมัครส่วนตัวเพื่อลงนามผู้อำนวยการองค์กร

5. จัดเตรียมเอกสารและวัสดุที่จำเป็นสำหรับการทำงานของผู้อำนวยการ

6. ตรวจสอบการพิจารณาและการส่งเอกสารที่ได้รับสำหรับการดำเนินการโดยหน่วยงานโครงสร้างและผู้ดำเนินการเฉพาะในเวลาที่เหมาะสมตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารร่างที่เตรียมไว้ซึ่งส่งไปยังผู้อำนวยการเพื่อลงนามรับรองการแก้ไขคุณภาพสูง

7. จัดการสนทนาทางโทรศัพท์ของผู้อำนวยการจดข้อมูลที่ได้รับในขณะที่เขาไม่อยู่และนำเสนอเนื้อหาส่งและรับข้อมูลผ่านทางอินเตอร์คอม (เทเลแฟกซ์เทเล็กซ์ ฯลฯ ) รวมถึงข้อความทางโทรศัพท์แจ้งให้เขาทราบทันที ข้อมูลข่าวสารที่ได้รับผ่านช่องทางการสื่อสาร

8. ในนามของกรรมการ เตรียมจดหมาย สอบถาม เอกสารอื่นๆ เตรียมตอบผู้เขียนจดหมาย

9. ดำเนินการเตรียมการประชุมและการประชุมที่จัดขึ้นโดยผู้อำนวยการ (รวบรวมเอกสารที่จำเป็น, แจ้งผู้เข้าร่วมประชุมเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ของการประชุม, ระเบียบวาระ, การลงทะเบียน) เก็บและจัดทำรายงานการประชุมและการประชุม

10. ดำเนินการควบคุมการดำเนินการตามคำสั่งและคำสั่งที่ออกโดยพนักงานขององค์กรตลอดจนการปฏิบัติตามกำหนดเวลาสำหรับการปฏิบัติตามคำแนะนำและคำแนะนำของผู้อำนวยการองค์กรภายใต้การควบคุม

11. รักษาไฟล์การ์ดควบคุมและลงทะเบียน

12. ให้สถานที่ทำงานของผู้อำนวยการมีอุปกรณ์องค์กรที่จำเป็นเครื่องเขียนสร้างเงื่อนไขที่เอื้อต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพของเขา

13. ตามคำสั่งของผู้อำนวยการ พิมพ์เอกสารการบริการที่จำเป็นสำหรับงานของเขาหรือป้อนข้อมูลปัจจุบันลงในคลังข้อมูล

14. จัดงานต้อนรับผู้เยี่ยมชมส่งเสริมประสิทธิภาพในการพิจารณาคำขอและข้อเสนอของพนักงาน

15. จัดทำกรณีตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ รับรองความปลอดภัยและส่งไปยังที่เก็บถาวรในเวลาที่กำหนด

16. ถ่ายเอกสารบนเครื่องถ่ายเอกสารส่วนบุคคล

17. ปฏิบัติตามข้อบังคับด้านแรงงานภายในและข้อบังคับท้องถิ่นอื่น ๆ ขององค์กร

18. ปฏิบัติตามกฎและข้อบังคับภายในของการคุ้มครองแรงงาน ความปลอดภัย สุขาภิบาลอุตสาหกรรม และการป้องกันอัคคีภัย

19. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสถานที่ทำงานของเขาสะอาดและเป็นระเบียบเรียบร้อย

20. ปฏิบัติตามคำสั่งของพนักงานที่เขาเป็นผู้ใต้บังคับบัญชาตามคำสั่งนี้ภายใต้กรอบของสัญญาจ้าง

3. สิทธิของเลขาผู้จัดการ

เลขานุการมีสิทธิ์:

1. ส่งข้อเสนอต่อผู้อำนวยการองค์กรเพื่อปรับปรุงงานที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบที่กำหนดไว้ในคำแนะนำนี้

2. เพื่อขอข้อมูลที่จำเป็นสำหรับเขาในการปฏิบัติหน้าที่จากฝ่ายโครงสร้างและพนักงานขององค์กร

3. ทำความคุ้นเคยกับเอกสารที่กำหนดสิทธิและหน้าที่ของตนในตำแหน่งที่ดำรงตำแหน่งหลักเกณฑ์การประเมินคุณภาพการปฏิบัติหน้าที่ราชการ

4. ทำความคุ้นเคยกับร่างการตัดสินใจของฝ่ายบริหารที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมขององค์กร

5. กำหนดให้ฝ่ายบริหารขององค์กรให้ความช่วยเหลือ รวมถึงการจัดเตรียมเงื่อนไขขององค์กรและด้านเทคนิค และการดำเนินการตามเอกสารที่กำหนดไว้ซึ่งจำเป็นสำหรับการปฏิบัติหน้าที่ราชการ

6. สิทธิอื่นๆ ที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงานฉบับปัจจุบัน

4.ความรับผิดชอบของเลขาผู้จัดการ

เลขานุการมีหน้าที่รับผิดชอบในกรณีต่อไปนี้:

1. สำหรับการปฏิบัติงานที่ไม่เหมาะสมหรือการไม่ปฏิบัติหน้าที่ตามที่ระบุไว้ในรายละเอียดงานนี้ - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย

2. สำหรับความผิดที่กระทำในระหว่างกิจกรรมของพวกเขา - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายการบริหารงานทางอาญาและทางแพ่งในปัจจุบันของสหพันธรัฐรัสเซีย

3. สำหรับการสร้างความเสียหายให้กับองค์กร - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยแรงงานปัจจุบันและกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย

รายละเอียดงานของเลขานุการผู้จัดการคือตัวอย่างปี 2019 หน้าที่ของเลขานุการผู้จัดการ สิทธิของเลขานุการผู้จัดการ ความรับผิดชอบของเลขานุการผู้จัดการ

คำแนะนำ

ให้ดี สำนักงาน-คุณต้องมีคุณสมบัติเช่นความรับผิดชอบความเป็นกันเองและพลังงาน นอกจากนี้คุณต้องพยายามให้เข้ากับภาพลักษณ์ของบริษัท

ในตำแหน่งนี้ มันสำคัญมากที่จะต้องทำหน้าที่อย่างมืออาชีพให้สำเร็จด้วยคุณภาพสูง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีแผนที่จะไต่อันดับในอาชีพการงาน

เป็นที่น่าจดจำว่าผู้จัดการสำนักงานเป็นหน้าตาของ บริษัท โดยพฤติกรรมความเป็นมืออาชีพและรูปลักษณ์ของเขาพวกเขาตัดสินทั้ง บริษัท และ รูปลักษณ์ควรเรียบร้อย สอดคล้องกับรูปแบบธุรกิจ และพฤติกรรมไม่ควรเกินที่อนุญาต จำเป็นต้องสร้างตัวเองให้เป็นผู้เชี่ยวชาญที่มีความสามารถและตรงต่อเวลา ซึ่งสามารถเจรจาได้อย่างถูกต้อง รู้วิธีทำงานกับเทคโนโลยี และเป็นหน้าตาที่คู่ควรของบริษัท ไม่ควรมีความล่าช้าในการทำงานและไม่มีความขัดแย้งไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น

ถ้าเป็นไปได้ คุณควรโดดเด่นจากกลุ่มพนักงานทั่วไป และแสดงความคิดริเริ่ม เสนอข้อเสนอเพื่อปรับปรุงงานของบริษัท แสดงความคิดเห็นหากจำเป็น กล่าวคือ แสดงให้ผู้บริหารเห็นว่าคุณคือสมาชิกในทีมตัวจริงที่ใส่ใจปัญหาและผลประโยชน์ของบริษัท

ผู้จัดการสำนักงานที่ดีต้องสามารถเขียนได้อย่างคล่องแคล่ว หาข้อมูลและจัดระเบียบได้อย่างรวดเร็ว สถานที่ที่สำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งในหมู่ความรับผิดชอบคือการสื่อสารทางโทรศัพท์ คุณสามารถรับสายด้วยรอยยิ้มบนใบหน้าเท่านั้น ความสุภาพและความถูกต้องสูงสุด ความหงุดหงิดและความไม่พอใจควรหายไปโดยสิ้นเชิง ไม่ว่างานจะยังรออยู่อีกมากเพียงใดและคุณต้องรับโทรศัพท์ในเวลาใดของวัน

วิดีโอที่เกี่ยวข้อง

บันทึก

งานของผู้จัดการสำนักงานไม่ได้หมายความถึงวันทำงานปกติเสมอไป ส่วนใหญ่คุณต้องปรับตัวเข้ากับการจัดการ และไม่รวมการเดินทางเพื่อธุรกิจ

คำแนะนำที่เป็นประโยชน์

เมื่อเริ่มต้นหน้าที่ของผู้จัดการสำนักงาน อันดับแรก คุณต้องติดต่อกับพนักงานคนอื่น ๆ แล้วจึงจัดการกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นทันที

ที่มา:

• จะเป็นผู้จัดการที่ดีขึ้นได้อย่างไร
• จากความรู้นี้ เลขานุการควรจะสามารถ

บางคนใช้เวลาหลายทศวรรษกว่าจะประสบความสำเร็จอย่างมากในสายอาชีพ ในขณะที่คนอื่นๆ พิชิตจุดสูงสุดของบันไดอาชีพได้เร็วกว่ามาก หากคุณต้องการเป็นผู้จัดการระดับสูง คุณต้องรู้ว่าเส้นทางใดสู่เป้าหมายที่สั้นที่สุด

คำแนะนำ

แน่นอนว่าการจะเป็นผู้จัดการระดับสูงได้นั้น คุณต้องมีการศึกษาที่สูงขึ้น และเป็นที่พึงปรารถนาที่จะมีสองคน: หนึ่ง - ในอาชีพของคุณ, ที่สอง - ในการจัดการบุคลากรและองค์กร คุณสามารถลงทะเบียนในสถาบันการศึกษาระดับอุดมศึกษาแห่งที่สองในขณะที่คุณทำงาน การทำงานเฉพาะทางเป็นสิ่งสำคัญหลังจากสถาบัน มหาวิทยาลัย หรือสถาบันการศึกษาแห่งแรก แล้วคุณจะมีโอกาสเป็นผู้จัดการระดับสูงมากขึ้น

มิฉะนั้น คุณเสี่ยงที่จะติดอยู่กับขอบฟ้าในอาชีพการงาน ซึ่งหมายความว่าคน ๆ หนึ่งเปลี่ยนพื้นที่ทีละส่วนรับตำแหน่งที่เกี่ยวข้อง แต่ไม่โต การพัฒนานี้ไม่เลวสำหรับผู้ที่มีความสนใจหลากหลายและต้องการขยายสาขาวิชาชีพ แต่ถ้าคุณตั้งเป้าไปที่ตำแหน่งผู้นำและไม่ต้องการใช้เวลาหลายสิบปีเพื่อให้ได้ตำแหน่งนั้น คุณควรจำกัดความเชี่ยวชาญของคุณให้แคบลงและทำงานเพื่อเลื่อนตำแหน่ง

หากคุณไม่ต้องการลดการเลือกบริษัทที่คุณสามารถประกอบอาชีพได้ ให้เรียนภาษาอังกฤษเฉพาะบริษัทในประเทศเท่านั้น ภาษาต่างประเทศในระดับที่ดีจะทำให้คุณได้เปรียบเหนือผู้สมัครคนอื่น ๆ สำหรับตำแหน่งที่มีแนวโน้มในบริษัทในยุโรป จะเป็นการดีถ้าคุณเชี่ยวชาญภาษาต่างประเทศสองภาษาหรือมากกว่านั้น จำไว้ว่าสิ่งนี้จะมีประโยชน์ในการสร้างอาชีพของคุณ

แม้ว่าคุณจะสำเร็จการศึกษาด้วยเกียรตินิยมจากสถาบันอุดมศึกษาที่มีชื่อเสียง คุณไม่ควรคิดเอาเองว่านายจ้างจะต่อสู้เพื่อคุณและเสนอตำแหน่งผู้นำให้คุณทันที ผู้ได้รับปริญญาเกียรตินิยมไม่น้อยและบางครั้งก็มากกว่านั้น บริษัทต่างชื่นชมผู้ที่มีประสบการณ์การทำงานอยู่แล้ว ดังนั้นพยายามหางานพิเศษของคุณในหลักสูตรสุดท้ายของสถาบันนอกเวลา มันจะไม่ง่ายเลยที่จะรวมการศึกษาและการทำงานที่ยอดเยี่ยมเข้าด้วยกัน แต่จากนั้นคุณจะสามารถนำเสนอไม่เพียงแค่ประกาศนียบัตรเท่านั้น แต่ยังรวมถึงรายการในสมุดงานด้วย เป็นไปได้ว่าองค์กรที่คุณจะทำงานในระหว่างการศึกษาของคุณจะเชิญคุณเข้าทำงานถาวรเมื่อสำเร็จการศึกษาจากมหาวิทยาลัย

เมื่อคุณได้ตำแหน่งเริ่มต้นในบริษัทแล้ว คุณต้องพิสูจน์ตัวเองให้มากที่สุด สามารถทำได้หลายวิธี พนักงานบางคนเป็นผู้บริหารระดับสูง มีทัศนคติที่ดีในการทำงาน และรับมือกับงานปริมาณมากได้สำเร็จ คนอื่น ๆ แสดงให้เห็นถึงความสามารถในการรับผิดชอบแสดงความริเริ่มและความคิดสร้างสรรค์พวกเขาไม่รีบร้อนที่จะทำงานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จ แต่ก่อนอื่นให้คิดเกี่ยวกับวิธีการลดความซับซ้อนของกระบวนการ คุณอาจทราบแล้วว่าพนักงานประเภทใดมีแนวโน้มที่จะได้รับการเลื่อนตำแหน่งมากกว่า ถ้าคุณทำงานหนักแต่ไม่พร้อมที่จะรับมากกว่าคนอื่น ถ้าคุณไม่เห็นสถานการณ์โดยรวมของบริษัทที่คุณทำงาน เพราะคุณไม่ต้องการมองข้ามความรับผิดชอบของคุณ คุณมีโอกาสน้อยที่จะแตกออก สู่ผู้นำ

จำไว้ว่าผู้จัดการระดับสูงต้องมอง พูด และประพฤติตามนั้น ดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะไม่ผ่อนคลายในทันที แต่ควรพัฒนาทักษะทางธุรกิจของคุณ คิดถึงสิ่งที่ประกอบเป็นตู้เสื้อผ้าของคุณ และไม่ทำให้ชื่อเสียงในการทำงานของคุณเสียไป

อาชีพของผู้จัดการบัญชีได้รับความนิยมเป็นพิเศษกับผู้ที่มองหาสถานการณ์การทำงานที่รวดเร็ว จากภายนอก ดูเหมือนว่าเฉพาะกิจกรรม รูปลักษณ์ที่เรียบร้อย และทักษะการสื่อสารที่มั่นใจเท่านั้นที่เพียงพอสำหรับช่องนี้ อย่างไรก็ตาม นายจ้างในปัจจุบันมีความเฉลียวฉลาดมากขึ้น

ชุดความสามารถ

ผู้จัดการฝ่ายบริการลูกค้าคือหน่วยพนักงานที่เหมือนกันทั้งในธุรกิจขนาดใหญ่และในส่วนเล็กๆ

สำหรับแต่ละตลาด มีข้อกำหนดระดับหนึ่งสำหรับชุดความสามารถของผู้จัดการบัญชี วันนี้ ผู้เชี่ยวชาญในโปรไฟล์นี้ต้องมีการศึกษาระดับอุดมศึกษาที่โดดเด่นในด้านเศรษฐศาสตร์ กฎหมาย หรือการจัดการ องค์กรที่มีความเชี่ยวชาญสูงยินดีต้อนรับการศึกษาเฉพาะทางอย่างกว้างขวาง - ให้ผลกำไรมากกว่าสำหรับบริษัทที่ขายการรีดโลหะเพื่อจ้างผู้จัดการที่มีการศึกษาด้านวิศวกรรม

การวิเคราะห์ตำแหน่งงานว่างของบริษัทขนาดใหญ่แสดงให้เห็นถึงความสนใจที่เพิ่มขึ้นในผู้เชี่ยวชาญที่จบหลักสูตรการฝึกอบรมขั้นสูงในด้านการจัดการธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ

ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางยังคงยินดีต้อนรับผู้จัดการที่มีการศึกษาเฉพาะทางระดับมัธยมศึกษาและมีความสามารถขั้นต่ำ เกณฑ์การคัดเลือกหลักคือทักษะการสื่อสารที่ค่อนข้างดี พูดง่ายๆ ก็คือ หากผู้เชี่ยวชาญรู้วิธีสนทนา มีพรสวรรค์ในการโน้มน้าวใจ และมีแรงจูงใจที่จะหารายได้ นายจ้างมักจะจ้างผู้เชี่ยวชาญดังกล่าว

หลักสูตรที่สมบูรณ์ในด้านการตลาด, การประชาสัมพันธ์, วาทศาสตร์ ฯลฯ จะเป็นข้อดีเพิ่มเติมสำหรับผู้สมัครในตำแหน่งผู้จัดการลูกค้า

ความรับผิดชอบต่อหน้าที่

ส่วนใหญ่แล้ว ความรับผิดชอบของผู้จัดการบัญชีเกี่ยวข้องกับการปิดดีลใหม่และเพิ่มยอดขาย ตามเกณฑ์นี้ที่นายจ้างประเมินผลการปฏิบัติงานของผู้เชี่ยวชาญ

ข้อได้เปรียบที่สำคัญคือผู้สมัครมีประสบการณ์ในด้านการขายตามโปรไฟล์ของบริษัท ตลอดจนฐานลูกค้าที่มีอยู่ ฐานไม่ควรเข้าใจได้มากเท่ากับรายชื่อผู้รับบริการที่มีศักยภาพพร้อมพิกัดของพวกเขา เช่นเดียวกับความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นกับบุคคลที่รับผิดชอบในการสรุปธุรกรรม

บ่อยครั้ง เพื่อที่จะได้งานในบริษัทใดบริษัทหนึ่ง ผู้สมัครจะได้งานในองค์กรที่ทำงานในสาขาเดียวกันก่อน แต่อยู่ต่ำกว่านายจ้างที่ต้องการ มันสร้างประสบการณ์และสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า

อย่างไรก็ตาม นายจ้างไม่ได้มอบหมายความรับผิดชอบในการขายผลิตภัณฑ์ให้กับผู้จัดการบัญชีเสมอไป ตำแหน่งนี้อาจครอบคลุมบทบาทของผู้ประสานงานลูกค้าสัมพันธ์ โดยส่วนใหญ่แล้ว ผู้เชี่ยวชาญดังกล่าวมักจะดึงดูดบริษัทต่างๆ สำหรับผลิตภัณฑ์ไอที ซอฟต์แวร์ การบัญชี และบริการด้านกฎหมาย ตัวแทนของ บริษัท ไม่ทำงานในตลาดการขาย แต่ให้บริการและรับประกันการทำงานที่ราบรื่นของผลิตภัณฑ์เท่านั้น

เงินเดือนที่คาดหวัง

เงินเดือนของผู้จัดการฝ่ายบริการลูกค้าแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรและภูมิภาค โดยทั่วไป ผู้เชี่ยวชาญในตำแหน่งนี้มีเงินเดือนเฉลี่ยของพนักงานสำนักงานทั่วไป

เงินเดือนของพนักงานในโปรไฟล์นี้ส่วนใหญ่มักเกิดจากค่าจ้างขั้นต่ำที่ผู้เชี่ยวชาญได้รับการค้ำประกันและเปอร์เซ็นต์ของธุรกรรมที่สรุป เป็นส่วนลอยตัวของรายได้ที่เป็นรายได้หลักสำหรับผู้เชี่ยวชาญ การไม่มีแถบค่าแรงสูงมักจะดึงดูดนักศึกษานอกเวลา ผู้ประกอบอาชีพรุ่นเยาว์ และผู้ที่สนใจในรายได้ระยะสั้นแต่รวดเร็วในการทำงานร่วมกับลูกค้า

นายจ้างเห็นใจที่ผู้จัดการฝ่ายบริการลูกค้าเป็นผู้เชี่ยวชาญที่มักจะเปลี่ยนงาน ดังนั้นพนักงานที่มีคุณค่าอย่างแท้จริงจึงพร้อมที่จะจูงใจพวกเขาด้วยการจ่ายเงินเพิ่มเติม

การนำกลับมาใช้ใหม่

ผู้จัดการบัญชีที่ประสบความสำเร็จไม่ได้มาจากการขายตรงแบบขายปลีกเสมอไป ธุรกิจขนาดใหญ่มักจะ "สร้าง" ผู้เชี่ยวชาญดังกล่าวจากพนักงานของบริษัทที่รู้จุดแข็งขององค์กรอย่างชัดเจนและสามารถนำเสนอต่อบุคคลที่สามได้อย่างมีกำไร

อดีตนักวิเคราะห์ ที่ปรึกษาและที่ปรึกษาที่ได้รับการว่าจ้าง พนักงานบริการประชาสัมพันธ์ ผู้ช่วยผู้จัดการ ฯลฯ สามารถทำหน้าที่เป็นผู้จัดการฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์ได้

ในแง่ของชุดความสามารถ ตำแหน่งรองหัวหน้าฝ่ายประชาสัมพันธ์นั้นใกล้เคียงที่สุดกับผู้จัดการบัญชี ผู้เชี่ยวชาญระดับนี้มักจะให้ข้อมูลสาธารณะเกี่ยวกับกิจกรรมของบริษัท ดังนั้นพวกเขาจึงรู้จุดแข็งของบริษัทดีกว่าใครๆ

ในธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง หน้าที่ของผู้จัดการฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์มักจะได้รับมอบหมายให้เป็นภาระเพิ่มเติมแก่ผู้เชี่ยวชาญชั้นนำของบริษัท หัวหน้าแผนกเฉพาะทาง เลขานุการสื่อมวลชน ฯลฯ

ผู้เชี่ยวชาญที่มีอาชีพหลักไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการขายก็สามารถเข้ามาแทนที่ผู้จัดการฝ่ายบริการลูกค้าได้ ดังนั้นบ่อยครั้งในความสามารถนี้ คนงานในภาคบริการสามารถทำหน้าที่ - เจ้าหน้าที่ธุรการ, คนงานในด้านการค้า

วิดีโอที่เกี่ยวข้อง

ผู้ช่วยเลขานุการ ควร ทราบ:

พื้นฐานทางกฎหมายของการจัดการ:

กฎหมายปกครอง แรงงานและธุรกิจ กฎหมายและระเบียบข้อบังคับที่กำหนดลำดับงานขององค์กรประเภทที่ทำงาน

พื้นฐานการจัดการ:

ระบบราชการและการบริหารงานในประเทศและภูมิภาค หลักการจัดองค์กรของรัฐ ภาครัฐ สหกรณ์ และเอกชน อุตสาหกรรมที่เขาทำงาน ความสัมพันธ์ระหว่างหน้าที่ งาน โครงสร้างขององค์กรที่เขาทำงาน การเชื่อมต่อในแนวตั้งและแนวนอน พื้นฐานของการจัดการ พื้นฐานขององค์กรทางวิทยาศาสตร์ของงานบริหาร: เอกสารกำกับดูแลและระเบียบวิธีเกี่ยวกับข้อมูลและการสนับสนุนเอกสารสำหรับกิจกรรมการจัดการ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และองค์กร พื้นฐานของจิตวิทยาสังคมทั่วไป รากฐานของสุนทรียศาสตร์และจริยธรรม งานในสำนักงาน: วิธีการสร้างและประมวลผลเอกสาร, การจัดระเบียบงานกับเอกสาร; บริการไร้กระดาษ การเก็บถาวร

จากความรู้นี้ เลขานุการควรจะสามารถ:

รับรองการทำงานที่มีประสิทธิภาพของผู้จัดการเพื่อช่วยในการวางแผนวันทำงาน จัดระเบียบสถานที่ทำงานของผู้จัดการ ดำเนินการควบคุมตามเวลาตามคำแนะนำของฝ่ายบริหาร จัดบริการข้อมูลสำหรับหัวหน้า (บริษัท); สารคดี; ไร้กระดาษ - สามารถทำงานกับวารสาร (เตรียมวิจารณ์ข่าว) จัดระเบียบต้อนรับผู้เยี่ยมชม; สร้างผู้ติดต่อ; จัดระเบียบและรักษาการประชุม จัดทำและดำเนินการเอกสารโดยใช้คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ใช้คอมพิวเตอร์ได้ ใช้ฐานข้อมูลได้ ระยะไกล (โดยใช้พีซี); ทำซ้ำเอกสารทันที เพื่อให้การส่งข้อมูลที่รวดเร็วโดยวิธีการสื่อสาร (รวมถึงแฟกซ์ อีเมล) ทำงานกับเอกสาร: การรับ การส่ง การประมวลผลเบื้องต้นของเอกสาร การแจกจ่าย การลงทะเบียน การควบคุม ข้อมูล และงานอ้างอิงในเอกสาร การจัดเก็บปัจจุบัน การทำลาย เก็บถาวร

สิ่งที่เลขานุการควรรู้และสามารถทำได้มีระบุไว้ในคำอธิบายที่มีคุณสมบัติเหมาะสม

คุณสมบัติคุณสมบัติ - นี่คือเอกสารการกำกับดูแลที่กำหนดสิ่งที่พนักงานคนใดคนหนึ่งควรทำในที่ทำงาน สิ่งที่เขาควรรู้และสามารถทำได้สำหรับสิ่งนี้ และระดับการฝึกอบรมของเขาที่ควรจะเป็น

ความรับผิดชอบต่อหน้าที่

ทำหน้าที่ทางเทคนิคสำหรับการจัดหาและบำรุงรักษางานหัวหน้าองค์กร (หรือแผนก) รับข้อมูลที่จำเป็นสำหรับหัวหน้าแผนกหรือนักแสดงเรียกแทนพนักงาน จัดระเบียบการสนทนาทางโทรศัพท์ของหัวหน้า รับและส่งข้อความทางโทรศัพท์ เขียนข้อความที่ได้รับในขณะที่ไม่อยู่ และนำเสนอเนื้อหาให้หัวหน้าสนใจ ดำเนินการเตรียมการประชุมและการประชุมที่จัดขึ้นโดยหัวหน้า - (รวบรวมเอกสารที่จำเป็น, แจ้งผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับเวลา, สถานที่และวาระการประชุม, การลงทะเบียนของพวกเขา) จัดเก็บและจัดทำรายงานการประชุม จัดหาเครื่องใช้สำนักงานสำหรับสถานที่ทำงานของผู้จัดการ เทคโนโลยีองค์กร สร้างเงื่อนไขที่เอื้อต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพของเขา ส่งและรับข้อมูลเกี่ยวกับอุปกรณ์รับและสื่อสารพิมพ์วัสดุต่างๆตามทิศทางของศีรษะ ดำเนินการงานเอกสาร, รับจดหมายโต้ตอบที่ได้รับในนามของหัวหน้า, จัดระเบียบตาม (ขั้นตอนที่ใช้ในองค์กร) และโอนหลังจากพิจารณาให้หัวหน้าแผนกหรือนักแสดงเฉพาะเพื่อใช้ในกระบวนการทำงานของพวกเขาหรือ เพื่อเตรียมการตอบสนองตรวจสอบระยะเวลาของคำสั่งของหัวหน้าตามคำแถลงส่วนตัวของประชาชน จัดระเบียบการต้อนรับผู้เยี่ยมชมในขณะที่แสดงไหวพริบและใส่ใจพวกเขาส่งเสริมประสิทธิภาพในการพิจารณาคำขอและข้อเสนอแนะของพนักงานสร้างกรณีตามระบบการตั้งชื่อกรณีที่ได้รับอนุมัติรับรองความปลอดภัยและส่งไปยังที่เก็บถาวรการลงทะเบียน (รวมถึง การพิมพ์) และการแจกจ่ายเอกสารการบริหาร จดหมาย โทรเลข โทรเลข โทรสาร ฯลฯ การเตรียมการตามทิศทางของหัวหน้าและการประสานงานกับหน่วยโครงสร้างของโครงการตามคำสั่งแต่ละรายการ ใบรับรอง จดหมาย ใบรับรองการเดินทางและเอกสารอื่น ๆ การวิเคราะห์ใบรับรองและรายงานของแผนกโครงสร้างพร้อมข้อสรุปและข้อเสนอ การจัดเตรียมและแจกจ่ายสื่อสำหรับการประชุม การประชุม สัมมนา การประชุม การประชุมตามกำหนดเวลา ควบคุมการดำเนินการตามคำตัดสินของคณะกรรมการ การจัดงานนำเสนอและงานเลี้ยงต้อนรับแขกพิเศษ ควบคุมวันหยุดและวันครบรอบ การรวบรวมข้อมูลทางธุรกิจและการอ้างอิงตามคำแนะนำของหัวหน้า การรวบรวมวัสดุสำหรับรายงานและสุนทรพจน์ของหัวหน้า การเก็บใบบันทึกเวลา;