โปรแกรมการปรับตัวของพนักงานในองค์กร โครงการปรับตัวด้านบุคลากรถือเป็นความจำเป็นเร่งด่วนในทุกองค์กร กำหนดลักษณะของ LLC "Foriss"
แนวคิดก็คือ การเขียนคู่มือ ระเบียบการทำงานที่เกี่ยวข้องกับการปรับตัวของบุคลากรในบริษัท สิ่งที่คุณต้องทำคือวิเคราะห์บทความ ปรับให้เข้ากับบริษัทของคุณ หรือใช้สิ่งที่คุณเห็นสมควร
พื้นที่ใช้งาน
ระเบียบนี้กำหนด:
- สถานที่กระบวนการปรับตัวของบุคลากรในระบบกระบวนการทางธุรกิจของบริษัท
- แนวทางทั่วไปในการจัดการกระบวนการปรับตัวของบุคลากร
- ขั้นตอนแบบครบวงจรสำหรับแผนกโครงสร้างทั้งหมดของบริษัทในการปรับพนักงานของบริษัทให้เข้ากับสภาพแวดล้อมทางวิชาชีพและสังคมใหม่เมื่อได้รับการว่าจ้างหรือโอนย้ายไปยังตำแหน่งใหม่
- องค์ประกอบของโปรแกรมและเครื่องมือที่มุ่งจัดระเบียบ ดำเนินการ และติดตามกระบวนการทำความคุ้นเคยกับสถานที่ทำงานของพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ
บทบัญญัติทั่วไป
ระบบการปรับตัวของบุคลากรประกอบด้วยชุดของมาตรการที่ช่วยให้มั่นใจว่าพนักงานจะปรับตัวในองค์กร สังคม จิตวิทยา และวิชาชีพในสภาพใหม่และจัดให้มีแผนผังองค์กรสำหรับการดำเนินการตามมาตรการเหล่านี้อย่างมีประสิทธิผล การปรับตัวของบุคลากรเป็นขั้นตอนบังคับที่ดำเนินการเมื่อพนักงานเข้าสู่องค์กรหรือตำแหน่ง โดยมุ่งเป้าไปที่การปรับตัวให้เข้ากับเงื่อนไขใหม่ของกิจกรรมการผลิตอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
วัตถุประสงค์ของการฝึกอบรมบุคลากรคือ:
- เพิ่มประสิทธิภาพของพนักงานเร่งกระบวนการบรรลุระดับการผลิตที่ต้องการ
- ลดจำนวนข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นที่เกี่ยวข้องกับการทดสอบเดินเครื่อง
- สร้างภาพลักษณ์ที่ดีของบริษัท ลดความเครียดจากการทำงานวันแรก
- การลดการหมุนเวียนของพนักงาน
องค์ประกอบสำคัญของระบบการสร้างความเคยชินของบุคลากร
การสัมมนาออนไลน์ “ยินดีต้อนรับ!”
การนำเสนอออนไลน์เป็นประจำเพื่อให้พนักงานได้รับคำแนะนำเบื้องต้นเกี่ยวกับข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับบริษัท ประวัติความเป็นมา ผลิตภัณฑ์ บริการ โครงสร้างและวัฒนธรรม
เมทริกซ์การเหนี่ยวนำ
ชุดโปรแกรมการฝึกอบรมและสื่อการสอนที่พัฒนาขึ้นจากการสังเคราะห์แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับกลุ่มตำแหน่งเฉพาะ
โปรแกรมสร้างความคุ้นเคยในที่ทำงาน
แผนปฏิบัติการที่มีโครงสร้างซึ่งช่วยให้พนักงานปรับตัวเข้ากับทีม และกำหนดว่าพนักงานจะได้เรียนรู้อะไรและในลำดับใด และหน้าที่ใดที่เขาจะเริ่มปฏิบัติเป็นอันดับแรก
ระบบการให้คำปรึกษา
ชุดขั้นตอนในการคัดเลือกจากพนักงานที่มีประสบการณ์และการแต่งตั้งที่ปรึกษาเพื่อให้ความช่วยเหลืออย่างครอบคลุมแก่ผู้มาใหม่ที่เริ่มพัฒนาวิชาชีพในตำแหน่งใหม่ ในบริษัทใหม่ ในระหว่างระยะเวลาการฝึกอบรม
เป้าหมายของระบบการให้คำปรึกษา:
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้มาใหม่ปรับตัวเข้ากับสถานที่ทำงานใหม่ได้อย่างรวดเร็วและบรรลุผลสำเร็จของตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพที่ดีที่สุดสำหรับตำแหน่งที่ดำรงตำแหน่ง
- ปรับต้นทุนของบริษัทให้เหมาะสมสำหรับการสรรหาและฝึกอบรมบุคลากร
- ลดการหมุนเวียนของพนักงานโดยการลดจำนวนพนักงานที่ออกจากบริษัทในระหว่างและหลังช่วงทดลองงานทันที
- ปรับเวลาให้หัวหน้าแผนกใช้ในการฝึกอบรมและประเมินพนักงานใหม่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด
การสนับสนุนด้านทรัพยากรบุคคล
ระบบปฏิสัมพันธ์ระหว่างหุ้นส่วนฝ่ายทรัพยากรบุคคลและพนักงาน โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้การสนับสนุนทางสังคมและจิตวิทยาแก่พนักงานและการสนับสนุนองค์กรสำหรับโปรแกรมการปรับตัว
การติดตามประสิทธิผลของกระบวนการปรับตัว
- ดำเนินการตามความถี่ที่กำหนดหรือภายในกรอบเวลาที่กำหนด
- ขั้นตอนการติดตามการสำเร็จการศึกษาของการฝึกงาน
- การวัดและการประเมินผลผลลัพธ์ที่แสดงโดยผู้มาใหม่
- การรับฟังความคิดเห็นจากพนักงาน
การควบคุมปัจจุบันคือการตรวจสอบการดำเนินกิจกรรมที่กำหนดไว้ในโปรแกรมการปรับตัวเป็นระยะๆ ดำเนินการโดยพันธมิตรฝ่ายทรัพยากรบุคคลอย่างน้อย 2 ครั้งในเดือนแรกและ 1 ครั้งในเดือนต่อๆ ไปของช่วงการปรับตัว
การประเมินผลลัพธ์ - เงื่อนไขและขั้นตอนที่ให้เกณฑ์ที่ชัดเจนและเข้าใจได้สำหรับพนักงานและขั้นตอนในการประเมินความสมบูรณ์ของมาตรการปรับตัวของพนักงาน
ข้อเสนอแนะ - เครื่องมือและขั้นตอนที่ช่วยให้มั่นใจในการจัดทำเอกสารความพึงพอใจของพนักงานด้วยคุณภาพของการปรับตัว การระบุและการวิเคราะห์สาเหตุของปัญหาในกระบวนการปรับตัวของบุคลากร
แผนผังองค์กรของกระบวนการทำให้คุ้นเคย
หัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคล
ดำเนินการจัดการแนวคิดทั่วไป เนื้อหาของกระบวนการปรับตัวของบุคลากร การพัฒนาและการดำเนินโปรแกรมการปรับตัวมาตรฐานและเครื่องมือสำหรับการติดตามและประเมินประสิทธิผลของขั้นตอนการปรับตัว แต่งตั้งพันธมิตรด้านทรัพยากรบุคคลเพื่อดูแลกระบวนการเตรียมความพร้อมบุคลากร รับผิดชอบการปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายโดยระบบการปรับตัวของบุคลากร
หัวหน้าฝ่ายฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากร
จัดการกระบวนการพัฒนาสื่อการฝึกอบรมและจัดกิจกรรมการฝึกอบรมระดับองค์กรโดยเป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมการปรับตัว รับผิดชอบในการสนับสนุนระเบียบวิธีของโปรแกรมการปรับตัว
ผู้บังคับบัญชาทันทีของพนักงาน
จัดการการพัฒนาโปรแกรมการปรับตัวของพนักงานแต่ละคนและความสมบูรณ์ของการปรับตัว พัฒนางานในช่วงทดลองงาน ประเมินผลลัพธ์ความสมบูรณ์ของโปรแกรมการปรับตัวของพนักงาน รับผิดชอบในการตัดสินใจว่าลูกจ้างจะผ่านช่วงทดลองงานหรือไม่ และพร้อมที่จะปฏิบัติหน้าที่ราชการอย่างอิสระหรือไม่ หากจำเป็น ให้ตัดสินใจว่าพนักงานจะเสร็จสิ้นช่วงทดลองงานก่อนกำหนดหรือไม่
พี่เลี้ยง
ได้รับการแต่งตั้งโดยผู้บังคับบัญชาโดยตรงของพนักงานโดยได้รับการดัดแปลงจากพนักงานในหน่วยงานที่ได้รับอนุมัติให้ปฏิบัติหน้าที่พี่เลี้ยงตามระเบียบ "การให้คำปรึกษา"
ภารกิจหลักของพี่เลี้ยงในช่วงระยะเวลาการปรับตัวคือ:
- การพัฒนาส่วน "งานภาคปฏิบัติและการทดสอบ" เพื่อรวบรวมความรู้และทักษะที่พนักงานได้รับระหว่างโปรแกรมการปรับตัว
- ฝึกอบรมพนักงานที่ได้รับการดัดแปลงในกระบวนการปกติที่จัดไว้ให้สำหรับตำแหน่งนั้น
- การพัฒนาความสามารถของพนักงานที่สามารถปรับตัวเพื่อปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายให้ดำรงตำแหน่งในตำแหน่งของเขาได้อย่างอิสระและมีประสิทธิภาพ
- ถ่ายทอดความรู้ของพนักงานที่ปรับใช้เกี่ยวกับประเพณีและกฎเกณฑ์การปฏิบัติงานที่เป็นที่ยอมรับในบริษัท
- การพัฒนาทัศนคติเชิงบวกต่อการทำงานในพนักงานใหม่
- ติดตามการดำเนินงานของพนักงานตามโปรแกรมการปรับตัว งานวิชาชีพ การฝึกงาน การทดสอบ การศึกษากฎระเบียบและคำแนะนำ
- การสนทนาอย่างไม่เป็นทางการกับพนักงานเกี่ยวกับความสัมพันธ์ของเขากับทีมและด้านวิชาชีพและสังคมอื่น ๆ ของกิจกรรมของเขา
- การมีส่วนร่วมในการประเมินผลลัพธ์ของความสมบูรณ์ของโปรแกรมการปรับตัวของพนักงาน
พี่เลี้ยงมีหน้าที่รับผิดชอบในการทำให้แน่ใจว่าพนักงานที่ได้รับการปรับตัวบรรลุเกณฑ์การปฏิบัติงานขั้นต่ำที่กำหนดไว้ในการดำเนินโครงการปรับตัวให้เสร็จสิ้น หากตำแหน่งของพนักงานที่ได้รับการปรับเปลี่ยนนั้นจำเป็นต้องมีการอยู่ใต้บังคับบัญชาตามหน้าที่กับผู้จัดการคนอื่น ผู้บังคับบัญชาโดยตรงของพนักงานจะเห็นด้วยกับผู้จัดการตามสายงานเกี่ยวกับผู้สมัครที่ปรึกษาสำหรับการฝึกอบรมในด้านหน้าที่การงานของตำแหน่งนั้น กิจกรรมในโครงการปรับตัวต้องได้รับการวางแผนโดยคำนึงถึงการอยู่ใต้บังคับบัญชาเฉพาะของพนักงาน โดยมีหน้าที่ให้คำปรึกษาที่ได้รับมอบหมาย ขั้นตอนการคัดเลือกและแต่งตั้งพี่เลี้ยง สิทธิ ความรับผิดชอบ และแรงจูงใจของพี่เลี้ยงจะกำหนดตามระเบียบ “พี่เลี้ยง”
พันธมิตรด้านทรัพยากรบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้กับหน่วยโครงสร้าง
พัฒนาส่วน "การฝึกอบรม" ของโปรแกรมการปรับตัว ให้ความช่วยเหลือในการจัดทำสื่อการฝึกอบรมและจัดกิจกรรมการมีส่วนร่วมของพนักงานในกิจกรรมการปรับตัวขององค์กรทั่วไป ดำเนินการติดตามเป็นระยะและมีส่วนร่วมในการประเมินผลลัพธ์ของความสมบูรณ์ของโปรแกรมการปรับตัวของพนักงาน รับข้อเสนอแนะและวิเคราะห์ปัญหา รับผิดชอบในการให้การสนับสนุนทางสังคมและจิตวิทยาที่จำเป็นแก่พนักงานที่ปรับตัว
ผู้รับผิดชอบในการจัดการบันทึกบุคลากรในหน่วยโครงสร้าง
จัดเตรียมเอกสารบุคลากรที่จำเป็นสำหรับการจ้างงาน รับผิดชอบในการสื่อสารกฎระเบียบท้องถิ่นให้กับพนักงานใหม่และดำเนินการฝึกอบรมด้านความปลอดภัย
คนทำงานที่ปรับตัวได้
ศึกษาเอกสารการฝึกอบรม เข้าร่วมกิจกรรมการฝึกอบรม ปฏิบัติงานและการทดสอบที่มีให้ในโปรแกรมการปรับตัว พยายามฝึกฝนความรู้และกระบวนการปกติที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติหน้าที่อย่างเหมาะสมอย่างเต็มที่และมีประสิทธิภาพ โต้ตอบอย่างแข็งขันกับที่ปรึกษาและหุ้นส่วนฝ่ายทรัพยากรบุคคลในแผนกของเขา พยายามสร้างความสัมพันธ์เชิงบวกทั้งทางอาชีพและส่วนตัวกับเพื่อนร่วมงาน
การจัดกระบวนการปรับตัว
เนื้อหาในส่วนนี้อธิบายแนวทางการจัดองค์กร องค์ประกอบทั่วไป และเนื้อหาของกระบวนการปรับตัว ความถี่หรือช่วงเวลาของแต่ละกิจกรรม ความรับผิดชอบของผู้เข้าร่วม และรายละเอียดอื่นๆ มีกำหนดไว้ในภาคผนวก 1 “ขั้นตอนการปรับตัวของบุคลากร”
โปรแกรมการปรับตัวมีโครงสร้างประกอบด้วยช่วงบังคับ 3 ช่วง:
- กิจกรรมการฝึกอบรมและเอกสารที่จัดไว้ให้สำหรับตำแหน่งนี้
- การมอบหมายและการทดสอบเพื่อรวบรวมความรู้และทักษะที่พนักงานได้รับระหว่างการฝึกอบรม
- งานภาคปฏิบัติในช่วงการปรับตัว
การปรับตัวในระดับประถมศึกษาและมัธยมศึกษา ขั้นตอนการปรับตัวของบุคลากรมีสองประเภท:
- การปรับตัวเบื้องต้นจะดำเนินการเมื่อจ้างพนักงานใหม่
- การปรับตัวขั้นที่สองจะดำเนินการเมื่อพนักงานถูกย้ายไปยังตำแหน่งใหม่ โดยจะเปลี่ยนอาชีพหรือไม่ก็ได้
- ประเภทของการปรับตัวจะถูกนำมาพิจารณาเมื่อพัฒนาโปรแกรมการปรับตัวของพนักงาน
ระยะเวลาของโปรแกรมการปรับตัวและช่วงทดลองงาน
โปรแกรมการปรับตัวได้รับการพัฒนาตลอดระยะเวลาทดลองงานสำหรับตำแหน่งพนักงานที่กำลังปรับตัว ระยะเวลาทดลองงานจะพิจารณาจากข้อตกลงของทั้งสองฝ่ายเมื่อทำสัญญาจ้างงานกับพนักงานหรือเมื่อโอนพนักงานไปยังตำแหน่งใหม่ ระยะเวลาทดสอบต้องไม่เกิน:
- หกเดือน - สำหรับตำแหน่งผู้จัดการและหัวหน้าฝ่ายบัญชีขององค์กร (สาขาและแผนกโครงสร้างอื่น ๆ ที่แยกจากกัน) และเจ้าหน้าที่ของพวกเขา
- สามเดือน - สำหรับตำแหน่งอื่น
ระยะเวลาของความทุพพลภาพชั่วคราวและช่วงเวลาอื่น ๆ ที่บุคคลนั้นขาดงานจริงด้วยเหตุผลที่ถูกต้องจะไม่รวมอยู่ในระยะเวลาทดลองงาน 
ระยะเวลาทดลองงานอาจลดลงตามคำร้องขอของผู้บังคับบัญชาทันที เหลือระยะเวลาอย่างน้อยหนึ่งเดือน โดยขึ้นอยู่กับความสมบูรณ์ของการฝึกอบรมและความสำเร็จตามเกณฑ์ขั้นต่ำที่กำหนดไว้ ความล้มเหลวของพนักงานในการบรรลุเกณฑ์การปฏิบัติงานขั้นต่ำที่กำหนดไว้สำหรับโปรแกรมการปรับตัวหรือขั้นตอนนั้นอาจเป็นเหตุให้เลิกจ้างพนักงานก่อนสิ้นสุดช่วงทดลองงาน ในกรณีนี้ ฝ่ายบริหารของบริษัทจะต้องแจ้งให้พนักงานทราบเป็นลายลักษณ์อักษรไม่ช้ากว่าสามวันก่อนวันเลิกจ้าง โดยระบุผลการเสร็จสิ้นโครงการปรับตัว และ/หรือ เหตุผลอื่น ๆ ที่เป็นพื้นฐานในการรับรู้ว่าพนักงานรายนี้มี ล้มเหลวในการทดสอบ ดังนั้นผลการประเมินความสมบูรณ์ของโปรแกรมการปรับตัวของพนักงานจึงเป็นพื้นฐานในการตัดสินใจ:
- เกี่ยวกับผู้มาใหม่ที่ผ่านช่วงทดลองงาน (“ผ่านการทดสอบ”)
- เกี่ยวกับผู้มาใหม่ที่เสร็จสิ้นช่วงทดลองงานก่อนกำหนด (“ผ่านการทดสอบก่อนกำหนด”)
- เกี่ยวกับผู้มาใหม่ที่ผ่านช่วงทดลองงานอย่างไม่น่าพอใจ (“ไม่ผ่านการทดสอบ”)
- การตัดสินใจจะทำโดยผู้บังคับบัญชาทันที
- ข้อตกลงบังคับกับที่ปรึกษาและพันธมิตรด้านทรัพยากรบุคคล
เนื้อหาของขั้นตอนเมื่อทำงานกับผู้เริ่มต้น
การตระเตรียม:
- จัดเตรียมสถานที่ทำงานสำหรับคนเข้าใหม่ของบริษัท
- การสร้างบัญชีที่จำเป็น
- การตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงสำหรับตำแหน่ง;
- อุปกรณ์สถานที่ทำงาน
การมอบหมายที่ปรึกษา:
- การแต่งตั้งที่ปรึกษาด้านการปฏิบัติงานของตำแหน่ง (กรณีการอยู่ใต้บังคับบัญชาสองครั้ง)
- การพัฒนา “โครงการปรับตัวของพนักงานใหม่” ตามแบบฟอร์ม ( การใช้งาน 2);
- การเตรียมชุดการฝึกอบรมและเอกสารประกอบคำบรรยาย
- การเตรียมงานภาคปฏิบัติและการทดสอบ
- การพัฒนางานในช่วงทดลองงาน
ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับองค์กร:
- การจดทะเบียนจ้าง/โอนตำแหน่งใหม่
- การทำความคุ้นเคยกับกฎระเบียบท้องถิ่นคำแนะนำ
- การสนทนาเบื้องต้นเกี่ยวกับบริษัท การทำความคุ้นเคยกับพื้นฐานของวัฒนธรรมองค์กร (สำหรับผู้ที่เข้าร่วมบริษัทเท่านั้น)
- การแนะนำผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับการว่าจ้างใหม่ให้กับทีม
- การเข้าร่วมสัมมนาออนไลน์ “ยินดีต้อนรับ” (เฉพาะผู้ที่ได้เข้าร่วมบริษัทเท่านั้น)
ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับตำแหน่ง:
- การเรียนรู้ขององค์กร
กิจกรรมการติดตั้ง:
- ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับระบบการจัดการเป้าหมาย เงื่อนไขและเงื่อนไขการจ่ายค่าจ้าง โบนัส และการจ่ายค่าตอบแทน
- อนาคตสำหรับผู้มาใหม่ในตำแหน่งนี้ (วัสดุ, อาชีพ, มืออาชีพ);
- การแนะนำพนักงานให้รู้จักกับที่ปรึกษา
- ทำความคุ้นเคยกับแผนงานในช่วงการปรับตัว
- ลงนามโครงการฝึกอบรม
การให้คำปรึกษา:
- ชั่วโมงการทำงาน สภาพการทำงานในที่ทำงาน
- ขั้นตอนการปฏิบัติงานและกฎเกณฑ์ในการจัดการอุปกรณ์สำนักงาน
- รายการความรับผิดชอบตามหน้าที่ กระบวนการปกติสำหรับตำแหน่ง
- เอกสารที่ควบคุมกิจกรรมของพนักงาน
- สถานที่และบทบาทของหน่วยงานในบริษัท
- เรื่องราวเกี่ยวกับทีม ประเพณี และค่านิยมของทีม
- วิธีการสื่อสารภายในทีม
เรื่องราวเกี่ยวกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมของตำแหน่งนี้ (บทบาทในการแก้ปัญหาทั่วไป สถานที่ ลักษณะของทีม ฯลฯ):
- มาตรฐานการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนกต่างๆ
- ข้อกำหนดด้านความประพฤติและรูปลักษณ์
- การสร้าง/เปลี่ยนแปลงเพจส่วนตัว
การศึกษาวิชาชีพ:
- การฝึกอบรมในกระบวนการปกติ
- การฝึกอบรมประเภทต่างๆ
- การทบทวนเอกสารกำกับดูแล
- การฝึกอบรมซอฟต์แวร์
การควบคุมปัจจุบัน
การติดตามผลการปฏิบัติงานระดับมืออาชีพ การฝึกงาน และการทดสอบของพนักงานที่สามารถปรับเปลี่ยนได้ในปัจจุบัน การติดตามความสมบูรณ์ของพนักงานในโครงการการปรับตัวเป็นระยะ
การประเมินผล การประเมินผลระดับกลางโดยพิจารณาจากผลลัพธ์ของแต่ละเดือน:
- ผ่านการทดสอบ
- ปฏิบัติงานภาคปฏิบัติ
การประเมินเบื้องต้นตามผลลัพธ์ของเดือนแรกของโปรแกรมการปรับตัว:
- การตัดสินใจยุติหรือคงช่วงทดลองงานต่อไป
- การประเมินตามผลการฝึกอบรม
- สรุปผลการผ่านช่วงทดลองงาน
การจัดวางโปรแกรมการปฐมนิเทศดั้งเดิมพร้อมการประเมินพนักงานใหม่ ข้อสรุปเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาทดลองงาน และคำแนะนำในแฟ้มส่วนบุคคล
ข้อเสนอแนะ
กรอกแบบสอบถามความคิดเห็นที่ปรับเปลี่ยนได้เพื่อดำเนินการช่วงการปรับตัวให้เสร็จสิ้น (ภาคผนวก 3) โอนแบบสอบถามที่กรอกเสร็จแล้วไปยังพันธมิตรฝ่ายทรัพยากรบุคคล
กรอกแบบสอบถามของผู้มาใหม่ (ภาคผนวก 4) โดยผู้ที่ผ่านขั้นตอนการปรับตัวแล้วโอนแบบสอบถามที่กรอกเสร็จแล้วไปยังพันธมิตรฝ่ายทรัพยากรบุคคล
ต้องกรอกแบบฟอร์มผู้มาใหม่สองครั้ง:
- หนึ่งเดือนหลังจากจ้างคนใหม่
- หนึ่งสัปดาห์ก่อนสิ้นสุดระยะเวลาการทำงาน 3 เดือนในบริษัท
หากพนักงานถูกไล่ออกก่อนสิ้นสุดระยะเวลาที่กำหนด แบบสอบถามจะถูกกรอกในเวลาที่ถูกไล่ออก
หากพนักงานถูกไล่ออกในช่วงทดลองงาน:
- ผ่านการสัมภาษณ์ที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล
- กรอกโดยพนักงานที่ลาออกของแบบสอบถาม (ภาคผนวก 5)
- วิเคราะห์ข้อมูลที่ได้รับเพื่อหาสาเหตุที่แท้จริงในการเลิกจ้าง
แอปพลิเคชัน:
- ขั้นตอนการทำความคุ้นเคยกับสถานที่ทำงาน
- โปรแกรมการปรับพนักงานใหม่ แบบฟอร์มมาตรฐาน
- แบบสอบถามความคิดเห็นสำหรับการสิ้นสุดระยะเวลาการปรับตัว
ปัจจุบันมีแนวทางในการปรับตัวบุคลากรอยู่หลายวิธี ดังที่ที่ปรึกษาฝ่ายทรัพยากรบุคคล E. Makhotina-Garaeva ชี้ให้เห็น การปรับตัวส่วนใหญ่ในองค์กรเกิดขึ้น "ตามธรรมชาติ" และตามกฎแล้ว ผลลัพธ์ที่ได้จะเป็นลบ บุคคลไม่พบตำแหน่งของเขาในองค์กร ประสิทธิภาพของเขาค่อยๆ ลดลง จากนั้นเขาก็มักจะลาออก มีอีกแนวทางหนึ่ง เช่น "หลักสูตรนักสู้รุ่นเยาว์" เมื่อผู้มาใหม่ได้รับภาระงานหนักตั้งแต่วันแรกของการทำงาน ถ้าเขารับมือได้ก็ดี ถ้าไม่เช่นนั้น องค์กรก็ไม่ต้องการ "นักสู้" เช่นนั้น แนวทางที่สามตาม E. Makhotina-Garaeva เป็นวิธีที่เหมาะสมที่สุด นี่คือการมีอยู่ของระบบการปรับตัวที่ชัดเจนในองค์กร: โปรแกรมที่พัฒนาแล้ว, ตารางเวลา, เอกสารสนับสนุนสำหรับการปรับตัวของพนักงานใหม่
ในบทความของเขาในนิตยสาร "การบริหารงานบุคคล" T.V. Kotova เสนอโปรแกรมการปรับตัวโดยประมาณต่อไปนี้สำหรับพนักงานใหม่:
“ขั้นตอนที่ 1 ทำความคุ้นเคยกับผู้บริหารและบุคลากรขององค์กร ลักษณะการผลิต วัฒนธรรมองค์กร และกฎเกณฑ์การปฏิบัติในองค์กร (6 ชั่วโมง สองวันทำการแรก) รับผิดชอบ: ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล.
ขั้นตอนที่ 2 ความคุ้นเคยในทางปฏิบัติของพนักงานใหม่กับความรับผิดชอบและข้อกำหนดที่องค์กรกำหนด ผู้บังคับบัญชาทันทีแนะนำบริษัทและประวัติของบริษัท นโยบายบุคลากร สภาพการทำงาน อธิบายงานและข้อกำหนดในการทำงาน แนะนำพนักงานให้รู้จักกับคณะทำงาน สนับสนุนความช่วยเหลือจากพนักงานที่มีประสบการณ์ โปรแกรมปฐมนิเทศประกอบด้วยการบรรยายระยะสั้น ทัศนศึกษา และเวิร์คช็อป (ทำงานในสถานที่ทำงานแต่ละแห่งหรือใช้อุปกรณ์บางอย่าง) หัวหน้าโรงงานจำเป็นต้องให้คำแนะนำเกี่ยวกับความปลอดภัยและการคุ้มครองแรงงาน กำหนดกับพนักงานถึงความแตกต่างในการจัดองค์กรของกระบวนการผลิตด้วยประสบการณ์ที่มีอยู่ (ระบบความรู้และทักษะ) ระบุความต้องการการฝึกอบรม (8 ชั่วโมงวันทำการที่สามและสี่) รับผิดชอบ: ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล. ประเด็นต่อไปนี้ถูกหยิบยกขึ้นมาในระหว่างการปฐมนิเทศ
ภาพรวมทั่วไปของบริษัท:
เป้าหมาย ลำดับความสำคัญ ปัญหา
ประเพณี บรรทัดฐาน มาตรฐาน
ผลิตภัณฑ์และผู้บริโภค ขั้นตอนการนำผลิตภัณฑ์สู่ผู้บริโภค
กิจกรรมที่หลากหลาย
องค์กร โครงสร้าง ความสัมพันธ์ของบริษัท
ข้อมูลเกี่ยวกับผู้จัดการ
นโยบายองค์กร:
หลักการนโยบายบุคลากร
สาขาการฝึกอบรมวิชาชีพและการฝึกอบรมขั้นสูง
การให้ความช่วยเหลือพนักงานในกรณีที่ถูกนำตัวเข้าสู่กระบวนการยุติธรรม
กฎการสั่งซื้อภายใน
หลักเกณฑ์การใช้ชั่วโมงทำงานที่แตกต่างกัน
กฎการคุ้มครองความลับทางการค้าและเอกสารทางเทคนิค
เงินเดือน:
บรรทัดฐานและรูปแบบของค่าตอบแทนและการจัดอันดับคนงาน
การชำระค่าวันหยุดและค่าล่วงเวลา
ผลประโยชน์ขอบ:
การประกันภัย บันทึกประสบการณ์การทำงาน
ผลประโยชน์กรณีทุพพลภาพชั่วคราว ผลประโยชน์กรณีเลิกจ้าง ผลประโยชน์กรณีเจ็บป่วยในครอบครัว กรณีเสียชีวิต ผลประโยชน์กรณีคลอดบุตร
เงินช่วยเหลือกรณีเลิกจ้างหรือเกษียณอายุ ฯลฯ
การปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัย:
คำเตือนเกี่ยวกับอันตรายที่อาจเกิดขึ้นในที่ทำงาน
กฎความปลอดภัยจากอัคคีภัย
หลักเกณฑ์การปฏิบัติเมื่อเกิดอุบัติเหตุและขั้นตอนการแจ้งเหตุ
พนักงานและความสัมพันธ์ของเขากับสหภาพแรงงาน:
ข้อกำหนดและเงื่อนไขการจ้างงาน
การนัดหมาย ความเคลื่อนไหว การเลื่อนตำแหน่ง
การคุมประพฤติ;
สิทธิและหน้าที่ของพนักงาน
ข้อบังคับของสหภาพและนโยบายของบริษัท
การจัดการและการประเมินผลการปฏิบัติงาน
วินัยและบทลงโทษ การยื่นเรื่องร้องเรียน
การสื่อสาร: ช่องทางการสื่อสาร ไปรษณีย์ การเผยแพร่แนวคิดใหม่ๆ
บริการในครัวเรือน:
การจัดเลี้ยง;
ความพร้อมของทางเข้าบริการ
เงื่อนไขการจอดรถรถยนต์ส่วนตัว
พลังทางเศรษฐกิจ:
ค่าแรง;
ค่าอุปกรณ์
ความเสียหายจากการขาดงาน ความล่าช้า อุบัติเหตุ
หลังจากจบหลักสูตรปฐมนิเทศทั่วไปแล้ว อาจจัดโปรแกรมพิเศษซึ่งอาจครอบคลุมประเด็นต่อไปนี้
หน้าที่ของแผนก:
เป้าหมายและลำดับความสำคัญ การจัดองค์กรและโครงสร้าง
กิจกรรม;
ความสัมพันธ์กับแผนกอื่นๆ
ความสัมพันธ์ภายในแผนก
หน้าที่และความรับผิดชอบ:
คำอธิบายโดยละเอียดของงานปัจจุบันและผลลัพธ์ที่คาดหวัง
อธิบายความสำคัญของงานนี้ว่าเกี่ยวข้องกับงานอื่น ๆ ในแผนกและในองค์กรโดยรวมอย่างไร
มาตรฐานคุณภาพของงานที่ทำและพื้นฐานในการประเมินประสิทธิภาพ
ชั่วโมงการทำงานและกำหนดการ
ความคาดหวังเพิ่มเติม (เช่น การเปลี่ยนพนักงานที่ขาดงาน)
การรายงานที่จำเป็น:
รูปแบบและรอบระยะเวลาการรายงาน โครงสร้างการรายงาน
ความสัมพันธ์กับผู้ตรวจการท้องถิ่นและระดับชาติ
ขั้นตอน กฎ ข้อบังคับ:
กฎเฉพาะสำหรับงานประเภทนี้หรือหน่วยนี้เท่านั้น
พฤติกรรมเมื่อเกิดอุบัติเหตุ กฎความปลอดภัย การรายงานอุบัติเหตุและอันตราย
มาตรฐานสุขอนามัย
ความปลอดภัยและปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการโจรกรรม
ความสัมพันธ์กับพนักงานที่ไม่ได้อยู่ในหน่วยงานนี้
กฎการปฏิบัติในสถานที่ทำงาน
การควบคุมการละเมิด
การสนทนาทางโทรศัพท์ในลักษณะส่วนตัวในช่วงเวลาทำงาน
การใช้อุปกรณ์
การติดตามและประเมินผลการปฏิบัติงาน
ขั้นตอนที่ 3 การปรับตัวอย่างมีประสิทธิผล (ฝึกงาน) พนักงานใหม่ได้รับมอบหมายให้เป็นที่ปรึกษาเช่น บุคคลที่ติดตามพนักงานผ่านระบบการให้คำปรึกษา (8 - 12 ชั่วโมงตั้งแต่วันทำการที่ห้าถึงสิบเอ็ด) รับผิดชอบ: พี่เลี้ยง. พี่เลี้ยงให้การสนับสนุนสูงสุดแก่พนักงานใหม่ ประเมินประสิทธิผลของกิจกรรมและลักษณะของการมีปฏิสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานเป็นประจำ ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะฝึกอบรมพี่เลี้ยงเป็นประจำ สำหรับภาระงานเพิ่มเติม พี่เลี้ยงจะได้รับค่าตอบแทนเพิ่มเติม
ขั้นตอนที่ 4 การดำเนินการ ขั้นตอนนี้จะทำให้กระบวนการปรับตัวเสร็จสมบูรณ์ พนักงานใหม่ค่อยๆ เอาชนะปัญหาด้านการผลิตและความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล และก้าวไปสู่การทำงานที่มั่นคง ในระหว่างนั้นเขาจะต้องผ่านการรับรองหลายชุด เช่น การควบคุมและประเมินผลการปฏิบัติงาน (4 ชั่วโมง หลังจากสิบเอ็ดวันทำการ) รับผิดชอบ: หัวหน้าหน่วยโครงสร้าง, ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล”
และนี่คือปฏิทินการปรับตัวสำหรับพนักงานใหม่ของ JV Palmira-Ruta LLC:
“การทำงานวันแรกที่สำนักงานกลาง
1. การลงทะเบียนในแผนกทรัพยากรบุคคลของ JV Palmira-Ruta LLC ตามข้อบังคับการจ้างงานในบริษัท พนักงานใหม่จะต้องลงนามในเอกสารเกี่ยวกับการไม่เปิดเผยความลับทางการค้าและข้อมูลที่เป็นความลับ
2. สัมภาษณ์ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะบอกผู้มาใหม่เกี่ยวกับกิจกรรมของบริษัท พนักงาน และหุ้นส่วน มอบสมุดคู่มือพนักงานของบริษัท Palmira-Ruta แสดงความคิดเห็น พูดถึงโครงสร้างของบริษัท มีการหารือประเด็นต่อไปนี้:
ชั่วโมงทำงาน;
ข้อกำหนดสำหรับการปรากฏตัวของพนักงาน
พักกลางวัน;
การจัดเลี้ยง;
การพักดื่มชา/กาแฟและการพักผ่อนตามที่กำหนด
การใช้โทรศัพท์เพื่อวัตถุประสงค์ส่วนตัว
นโยบายของบริษัทเกี่ยวกับการทำงานล่วงเวลา
เงื่อนไขและขั้นตอนการจ่ายค่าจ้าง
3.แนะนำน้องใหม่ให้กับพนักงานออฟฟิศ
4. การสนทนาระหว่างพนักงานใหม่กับหัวหน้างานทันที มีการหารือถึงช่วงของงานที่อยู่ในความสามารถของผู้มาใหม่ ความรับผิดชอบงานของเขาตามลักษณะงาน หน้าที่ของพนักงานแผนกอื่น ขั้นตอนการโต้ตอบกับผู้จัดการ (เวลาทำการ, ช่วงของปัญหา) ผู้จัดการแนะนำผู้มาใหม่ให้ทราบถึงวิธีการวางแผน การรายงาน และการควบคุมที่ใช้ในแผนก และแต่งตั้งที่ปรึกษาจากพนักงานที่มีประสบการณ์ของแผนก อยู่ระหว่างการพิจารณาแผนการปฐมนิเทศ มีการหารือถึงขั้นตอนการโต้ตอบกับแผนกอื่นๆ
5. ทำความรู้จักสถานที่ทำงานและเพื่อนร่วมงานในแผนก ชี้แจงสถานที่ตั้งของสถานที่ทำงาน อุปกรณ์ทางเทคนิค และการกำหนดค่า
6. ทำความคุ้นเคยกับพนักงานของแผนกอื่น ๆ ที่พนักงานใหม่จะโต้ตอบด้วยเนื่องจากลักษณะหน้าที่ของเขา
วันทำการแรกของพนักงานขายในร้านค้าของเครือร้านค้าปลีก Monarch (หรือ Brooks) ซึ่งบริษัท Palmira-Ruta เป็นเจ้าของ
การปฐมนิเทศสู่ตำแหน่งจะเกิดขึ้นในสี่ระยะ โดยแต่ละระยะจะคงอยู่หนึ่งกะ
ด่านที่ 1 (กะแรก) - เตรียมความพร้อม วันทำงานวันแรก. งานนี้เป็นการทำความคุ้นเคยกับกิจกรรมของบริษัทอย่างละเอียด
รับข้อมูลเกี่ยวกับ บริษัท Palmira-Ruta ทำความคุ้นเคยกับขั้นตอนและสภาพการทำงาน:
ประวัติความเป็นมาขององค์กร
สินค้าและบริการ;
โครงสร้างการจัดการ (รวมถึงชื่อผู้จัดการ ที่ตั้งของแต่ละแผนก)
สภาพการทำงาน - ตารางการทำงานที่กำหนดไว้ วันหยุดและวันหยุด ผลประโยชน์สำหรับพนักงาน
องค์ประกอบของวัฒนธรรมองค์กร
ข้อกำหนดสำหรับการจัดทำเอกสารพื้นฐานของบริษัท
ตั้งเป้าหมาย;
การสร้างแรงจูงใจ (โอกาสในการขึ้นค่าจ้าง การฝึกอบรมขั้นสูง การเติบโตของงาน)
ทำความคุ้นเคยกับแผนกและสถานที่ทำงานของพนักงาน:
การนำเสนอต่อเพื่อนร่วมงาน
คำอธิบายกิจวัตรประจำวัน
ศึกษาลักษณะงาน
ทำความคุ้นเคยกับฟังก์ชันการผลิตและคุณลักษณะของร้านค้า
ทำความคุ้นเคยกับเอกสารควบคุมกระบวนการผลิต
ผู้รับผิดชอบ: ผู้จัดการร้าน. ฝ่ายบริการบุคลากรมีหน้าที่จัดเตรียมแพ็คเกจเอกสารพื้นฐาน
ทำความคุ้นเคยกับการจัดปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนกต่างๆ ของบริษัท:
รายชื่อแผนกที่พนักงานใหม่ต้องมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างกระบวนการทำงาน
เทคโนโลยีการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนกต่างๆ (รูปแบบลายลักษณ์อักษรหรือวาจา เอกสารและคุณสมบัติของการออกแบบ กำหนดเวลา)
ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในกระบวนการผลิต
กลไกการแก้ปัญหา
แบบอย่าง
ผู้รับผิดชอบ: ผู้จัดการร้าน.
วันที่สองและสาม - ทำงานตามแผน เมื่อสิ้นสุดกะจะมีรายงานให้ ผู้จัดการร้านสรุปงานระหว่างกะปฐมนิเทศครั้งแรกและถ่ายทอดข้อมูลให้กับพนักงานใหม่
ด่าน II (กะที่สอง) - ช่วงเริ่มต้น งานนี้มีไว้สำหรับผู้มาใหม่ที่จะฝึกฝนความรับผิดชอบและข้อกำหนดที่กำหนดโดยฝ่ายบริหารสำหรับตำแหน่งนี้
สรุป. เมื่อสิ้นสุดกะ ผู้จัดการจะให้การประเมินเบื้องต้นเกี่ยวกับการปฏิบัติตามความรู้ที่ประกาศไว้กับทักษะที่แท้จริงที่ผู้มาใหม่มี ให้คำแนะนำแก่พนักงานใหม่
Stage III (กะที่สาม) - ระยะเวลาของการปรับตัว ภารกิจคือการรวมพนักงานใหม่ในกระบวนการผลิตและปรับให้เข้ากับข้อกำหนดทางกฎหมาย สังคม และองค์กรของบริษัท การสร้างความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล
สรุป. ผู้จัดการประเมินผลงานโดยเน้นด้านสังคมและจิตวิทยา: การเข้าร่วมทีม การสร้างความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงาน การรับรู้ข้อมูลใหม่ การปรับตัวให้เข้ากับข้อกำหนดใหม่ที่ไม่ตรงกับประสบการณ์เดิม การตอบสนองต่อคำวิจารณ์ ฯลฯ ; หากจำเป็น ช่วยให้พนักงานใหม่สร้างความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลตามปกติ ผู้รับผิดชอบ: ผู้จัดการร้าน.
ด่านที่ 4 (กะที่สี่) - สิ้นสุดช่วงปฐมนิเทศ เป้าหมายคือการทำงานที่มั่นคงให้กับพนักงาน
ผู้มาใหม่กระทำการภายในขอบเขตความสามารถของเขาตามแผนกะ เมื่อสิ้นสุดกะ ผู้จัดการจะสรุประยะเวลาการปรับตัวและถ่ายทอดข้อมูลให้กับพนักงานใหม่และฝ่ายบริการบุคลากร”
แม้จะมีความแตกต่างบางประการในทั้งสองตัวอย่างที่ให้ไว้ แต่ความคล้ายคลึงกันก็ชัดเจน: ระบบการนำเสนอข้อมูลแก่พนักงานใหม่ได้รับการกำหนดไว้อย่างแม่นยำ ข้อมูลใหม่จะถูกนำเสนอ "ในส่วน" ในลำดับเชิงตรรกะ นอกจากนี้ แผนการปรับตัวทั้งสองแผนยังแสดงให้เห็นถึงการเชื่อมโยงเวลาที่ชัดเจนของแต่ละขั้นตอนกับช่วงระยะเวลาหนึ่งของผู้มาใหม่ในองค์กร
งานใหม่สร้างความเครียดให้กับทั้งพนักงานและองค์กรเอง บุคคลจำเป็นต้องเจาะลึกกระบวนการทำงานและสร้างความสัมพันธ์กับสมาชิกในทีมด้วย ช่วงนี้เรียกว่าการปรับตัวของพนักงานใหม่ สิ่งสำคัญคือฝ่ายบริหารขององค์กรต้องให้ความสำคัญกับปัญหานี้อย่างเพียงพอ
ความสำคัญของช่วงปรับตัว
การปรับตัวของพนักงานใหม่เป็นช่วงเวลาสำคัญที่กำหนดชะตากรรมในอนาคตของบุคคลนี้ในองค์กรเป็นส่วนใหญ่ ความสำคัญของกระบวนการถูกกำหนดโดยประเด็นต่อไปนี้:
- การไม่ให้ความสำคัญกับการเริ่มต้นใช้งานจะส่งผลให้มีการลาออกของพนักงานสูง
- ในระหว่างกระบวนการปรับตัว พนักงานใหม่จะพัฒนาทัศนคติต่อองค์กรและตัดสินใจเกี่ยวกับความเหมาะสมของความร่วมมือ
- เมื่อคุ้นเคยกับสถานที่ทำงานใหม่ บุคคลจะรู้สึกไวต่อผลกระทบของกิจกรรมสร้างแรงบันดาลใจมากขึ้น
- ขจัดความรู้สึกวิตกกังวลและความกลัวที่เกี่ยวข้องกับการเข้าสู่สภาพแวดล้อมใหม่
เป้าหมายการปรับตัว
การปรับตัวอย่างมืออาชีพของพนักงานใหม่มีเป้าหมายหลักดังต่อไปนี้:
- ลดต้นทุน. พนักงานใหม่มักจะไม่มีประสิทธิผล การเตรียมความพร้อมแบบกำหนดเป้าหมายช่วยลดระยะเวลาในการเตรียมความพร้อมสำหรับพนักงานใหม่ ดังนั้นมันจะเริ่มนำผลประโยชน์ที่แท้จริงและเป็นรูปธรรมมาสู่องค์กรอย่างรวดเร็ว
- ประหยัดเวลา. ด้วยแผนการเริ่มต้นใช้งานที่ชัดเจน คุณสามารถหลีกเลี่ยงความล่าช้าที่เกิดจากความเฉื่อยชาของพนักงานที่ไม่มีประสบการณ์ได้
- ลดระดับความไม่แน่นอน ซึ่งจะช่วยให้ผู้มาใหม่รู้สึกสบายใจมากขึ้นซึ่งทำให้สามารถบูรณาการเข้ากับกระบวนการทำงานได้อย่างรวดเร็ว
- เพิ่มชื่อเสียงของบริษัทในตลาดแรงงาน ปากต่อปากจะเผยแพร่ข้อมูลเกี่ยวกับทัศนคติต่อพนักงานใหม่อย่างรวดเร็ว
การปรับตัวสองประเภท
การปรับตัวของพนักงานให้เข้ากับสถานที่ทำงานใหม่มี 2 ประเภท:
- ระดับประถมศึกษาคือการแนะนำพนักงานที่ไม่มีประสบการณ์การทำงานและการสื่อสารในองค์กรใดองค์กรหนึ่ง ในกรณีนี้การปรับตัวค่อนข้างยากและใช้เวลานาน
- การปรับตัวรอง - เกี่ยวกับพนักงานที่ถูกย้ายไปยังสถานที่ทำงานอื่นภายในองค์กรหรือโอนไปยังแผนกอื่น พวกเขาคุ้นเคยกับลักษณะเฉพาะขององค์กร ดังนั้นการปรับตัวจึงรวดเร็วและไม่ลำบาก
ขั้นตอนหลักของการปรับตัว
การปรับตัวของพนักงานใหม่ให้เข้ากับองค์กรนั้นมีหลายขั้นตอน กล่าวคือ:
- การปรับตัวล่วงหน้า เกิดขึ้นเมื่อบุคคลนั้นยังไม่ได้เป็นพนักงานขององค์กร ซึ่งหมายถึงการทำความคุ้นเคยกับตำแหน่งงานว่างและการสัมภาษณ์
- การปรับตัวเบื้องต้น เกิดขึ้นในวันแรกของผู้มาใหม่ที่องค์กร นี่คือความคุ้นเคยกับองค์กร พนักงาน และลักษณะเฉพาะของงาน
- การปรับตัวอย่างมีประสิทธิภาพ ระยะที่ยาวที่สุดคือการแนะนำพนักงานให้รู้จักขั้นตอนการทำงาน ตามกฎแล้วในวันแรกจะมีการมอบหมายที่ปรึกษาให้กับพนักงานซึ่งจะเตรียมเขาให้พร้อมสำหรับการทำงานอิสระ
การปรับตัวให้เข้ากับตำแหน่ง
องค์ประกอบที่สำคัญของโปรแกรมการปรับตัวสำหรับพนักงานใหม่คือการปรับตัวให้เข้ากับตำแหน่งงาน ประกอบด้วยประเด็นต่อไปนี้:
- ระบบลำดับชั้นในองค์กร (ทำความคุ้นเคยกับโครงสร้างองค์กร) คุ้มค่าที่จะแนะนำพนักงานไม่เพียง แต่รู้จักการอยู่ใต้บังคับบัญชาอย่างเป็นทางการเท่านั้น แต่ยังรวมถึงพูดคุยเกี่ยวกับผู้นำที่ไม่เป็นทางการด้วย
- อำนาจ. สิ่งนี้ใช้กับทั้งความรับผิดชอบที่ระบุไว้ในรายละเอียดของงานและงานที่อาจเกิดขึ้นเนื่องจากความต้องการในการผลิต
- เนื้อหาของเอกสาร ทั้งหมดนี้เป็นข้อบังคับตลอดจนเอกสารภายในที่ควบคุมการทำงานขององค์กร
- ข้อมูลที่ครอบคลุมเกี่ยวกับองค์กร สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับลักษณะเฉพาะของผลิตภัณฑ์ที่ผลิต (ให้บริการ) ความสัมพันธ์กับลูกค้า ซัพพลายเออร์ คู่แข่ง และหน่วยงานกำกับดูแล
การปรับตัวอย่างมืออาชีพ
ในระหว่างกระบวนการปรับตัวทางวิชาชีพของพนักงานใหม่ ประเด็นต่อไปนี้จะกล่าวถึง:
- การกำหนดเนื้อหาของงานและผลลัพธ์ที่ต้องการของกิจกรรม มีความจำเป็นต้องอธิบายให้พนักงานทราบถึงประเด็นและกฎเกณฑ์ที่สำคัญตลอดจนพูดคุยเกี่ยวกับแนวทางในการปฏิบัติหน้าที่ด้านการผลิต พูดง่ายๆ คือต้องอธิบายกลไกในการประเมินผลงานของนายจ้าง
- คุณสมบัติการทำงานของอุปกรณ์และอุปกรณ์ ขั้นตอนแรกคือการสาธิตการทำงานของอุปกรณ์ หากพนักงานไม่เคยพบอุปกรณ์ดังกล่าวมาก่อน เขาก็จะได้รับการฝึกอบรมภายใต้การแนะนำของภัณฑารักษ์
- จัดให้มีสถานที่ทำงาน พนักงานแต่ละคนจะต้องมีอาณาเขตที่ได้รับมอบหมายของตนเอง ตามที่นักจิตวิทยาระบุว่า การขาดพื้นที่ส่วนตัวเป็นหนึ่งในสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของการถูกไล่ออกในช่วงทดลองงาน
- การกำหนดความรับผิดชอบด้านเอกสาร พนักงานต้องเข้าใจว่าเขาจะต้องจัดการกับเอกสารอะไรบ้างและจะเตรียมเอกสารอย่างไรให้ถูกต้อง
การปรับตัวทางสังคมและจิตวิทยา
การปรับตัวทางสังคมและจิตวิทยาของพนักงานใหม่เป็นหนึ่งในประเด็นสำคัญในการแนะนำกิจกรรมขององค์กร ด้านนี้ได้รับอิทธิพลจากส่วนต่างๆ ขององค์กรดังต่อไปนี้:
- ผู้จัดการไม่เพียงแต่ประเมินพนักงานเท่านั้น แต่ยังกำหนดแนวทางของงานด้วย อารมณ์และอารมณ์ของเจ้านายเป็นตัวกำหนดบรรยากาศทางจิตวิทยาในทีมเป็นส่วนใหญ่
- ทีม - หมายถึงระบบที่จัดตั้งขึ้นของความสัมพันธ์ ประเพณี และพิธีกรรมอย่างไม่เป็นทางการ ชะตากรรมในอนาคตของพนักงานใหม่ในองค์กรส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับว่าทีมยอมรับเขาหรือไม่ (หรือตัวเขาเองยอมรับสถานการณ์นี้หรือไม่)
- สภาพแวดล้อมทั่วไปของการมีปฏิสัมพันธ์สำหรับทีมและผู้บริหารถือเป็นบรรทัดฐานและกฎเกณฑ์ที่บังคับใช้ในองค์กร พวกเขาสามารถรวมหรือแบ่งพนักงานได้
ขั้นตอนที่ 1: จุดเริ่มต้นของการปรับตัว
เมื่อพิจารณาตัวอย่างแผนการปรับตัวสำหรับพนักงานใหม่เป็นที่น่าสังเกตว่ากระบวนการนี้ไม่ได้เริ่มตั้งแต่วันทำการแรก แต่จะเร็วขึ้นเล็กน้อย ประมาณสามถึงสี่วันก่อนที่ผู้ใต้บังคับบัญชาใหม่จะมาถึงองค์กร ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรดำเนินการตามรายการการกระทำโดยประมาณต่อไปนี้:
- โทรหาพนักงานใหม่เพื่อตรวจสอบความตั้งใจของเขา
- แจ้งพนักงานเกี่ยวกับการมาถึงของสมาชิกใหม่ที่กำลังจะเกิดขึ้น
- จัดเตรียมชุดข้อมูลเบื้องต้นสำหรับพนักงาน (เช่น หมายเลขโทรศัพท์ของบริการต่าง ๆ ขององค์กร กฎการเชื่อมต่อกับเครือข่ายท้องถิ่น แบบฟอร์มใบสมัครต่าง ๆ )
- เตรียมบัตรผ่านสู่องค์กร
- ตรวจสอบความพร้อมของสถานที่ทำงาน
- การติดตั้งโปรแกรมที่จำเป็นในการปฏิบัติหน้าที่บนคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล
- ตรวจสอบความสามารถในการให้บริการของอุปกรณ์สำนักงาน
- เตรียมชุดเครื่องใช้สำนักงานและเครื่องใช้ต่างๆ
ในส่วนของผู้จัดการแผนกที่คนใหม่จะทำงานนั้นจะต้องตรวจสอบความเกี่ยวข้องของลักษณะงาน ควรแต่งตั้งผู้บังคับบัญชาด้วย
ขั้นตอนที่ 2: วันแรกของการทำงาน
ในตัวอย่างของแผนการเตรียมความพร้อมสำหรับพนักงานใหม่ แผนการที่เข้มข้นที่สุดคือวันแรกของการทำงาน ประกอบด้วยลิงก์หลักสามลิงก์ ซึ่งมีการดำเนินการโดยประมาณตามที่อธิบายไว้ในตาราง
| ผู้จัดการฝ่ายบุคคล | ผู้บังคับบัญชาโดยตรง | ภัณฑารักษ์ |
| พบกับพนักงานและพาเขาไปที่ที่ทำงาน นำเสนอชุดเอกสารอ้างอิงและอุปกรณ์ของบริษัท (ถ้ามี) ดำเนินการลงทะเบียนในแผนกทรัพยากรบุคคล ดำเนินการฝึกอบรม (ความปลอดภัยและอื่น ๆ ) พูดคุยเกี่ยวกับวัฒนธรรมองค์กร รูปแบบการบริหาร ตลอดจนประเพณีที่พัฒนาขึ้นในองค์กร อภิปรายสถานการณ์ของวันทำการแรก | แนะนำพนักงานใหม่ให้กับทีม แนะนำให้คุณรู้จักกับที่ปรึกษา (ภัณฑารักษ์); อธิบายให้พนักงานทราบถึงความรับผิดชอบในงานของเขา จัดทำแผนสำหรับช่วงทดลองงาน พูดคุยเกี่ยวกับระบบการให้รางวัลและค่าปรับ อธิบายจำนวนเงินและขั้นตอนการคำนวณค่าจ้างและค่าตอบแทน บอกเราเกี่ยวกับโครงสร้างองค์กรขององค์กร หารือเกี่ยวกับแผนการทำงานวันแรก | ทำความคุ้นเคยกับกฎระเบียบด้านแรงงานภายใน (ตารางการทำงาน การพัก การแต่งกาย ระบบการเข้าออก ฯลฯ ) ทำความคุ้นเคยกับสถานที่เข้าชมอย่างเป็นทางการ (ห้องน้ำ ห้องรับประทานอาหาร พื้นที่สูบบุหรี่ ที่จอดรถ ฯลฯ) เล่าถึงคุณสมบัติของแผนกที่พนักงานใหม่จะทำงาน อธิบายขั้นตอนการสื่อสารระหว่างพนักงานและผู้จัดการ หารือเกี่ยวกับผลลัพธ์ของวันทำการแรก |
ขั้นตอนที่ 3: สัปดาห์แรกของการทำงาน
เมื่อพิจารณาจากตัวอย่างทั่วไปของโปรแกรมการปรับตัวสำหรับพนักงานใหม่ เป็นเรื่องที่น่าสังเกตว่าความรับผิดชอบในการจัดการสัปดาห์ทำงานแรกนั้นตกเป็นหน้าที่ของผู้บังคับบัญชาเกือบทั้งหมด นี่คือสิ่งที่เขาต้องทำ:
- แจ้งผู้ได้รับการอุปถัมภ์เกี่ยวกับประวัติขององค์กร เป้าหมาย วัตถุประสงค์ ภารกิจ กลไกการทำงาน และนโยบายในการสื่อสารกับผู้รับเหมา
- ทำความคุ้นเคยกับเอกสารที่ใช้ในกระบวนการทำงานอย่างละเอียด
- อธิบายกลไกการทำงานของกลไกการบริหารและเศรษฐกิจขององค์กร
- แนะนำพนักงานใหม่ให้รู้จักกับเพื่อนร่วมงานที่เขาจะโต้ตอบโดยตรงในกระบวนการทำงาน
- อธิบายสาระสำคัญของการปฏิบัติตามขั้นตอนพิเศษ
- ให้แนวคิดเกี่ยวกับระบบการรายงาน
การปรับตัวล้มเหลว
ตัวอย่างการปรับตัวของพนักงานใหม่ในองค์กรที่ไม่ประสบความสำเร็จไม่ใช่เรื่องแปลก ต่อไปนี้เป็นสถานการณ์ที่พบบ่อยที่สุด:
- ความเย่อหยิ่งและความใกล้ชิดต่อผู้มาใหม่ ทัศนคติของผู้นำนี้มักถูกลอกเลียนแบบโดยทั้งทีม บรรยากาศดังกล่าวสร้างแรงกดดันต่อพนักงานซึ่งส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานของเขา
- ประหยัดพื้นที่ การวางผู้มาใหม่ร่วมโต๊ะเดียวกันกับพนักงานอีกคนจะสร้างความไม่สะดวกให้กับทั้งสองฝ่าย นอกจากนี้พนักงานที่เพิ่งเข้ามาใหม่จะไม่รู้สึกว่าตนเป็นส่วนสำคัญขององค์กร
- โดยไม่สนใจคำถาม บุคคลใหม่ในองค์กรต้องเผชิญกับกระแสข้อมูลจำนวนมหาศาล เป็นไปไม่ได้ที่จะจดจำทุกอย่างในคราวเดียว ดังนั้น คุณต้องซื่อสัตย์ต่อคำถามของผู้มาใหม่ และอย่าพูดว่า "ลองคิดดูเอง"
- การสื่อสารที่ไม่สอดคล้องกัน การขาดการวางแผนการนำเสนอข้อมูลที่ชัดเจนทำให้เกิดความสับสน นอกจากนี้คุณไม่ควรใช้คำศัพท์ทางเทคนิคที่ซับซ้อน
- การค้นหาข้อบกพร่องและการค้นหาข้อบกพร่อง แม้ว่าพนักงานจะยังไม่มีเวลาพิสูจน์ตัวเองแต่ก็ต้องได้รับคำชมเชย ความคิดเห็นใด ๆ ควรทำเป็นการส่วนตัว
- ฉนวนกันความร้อน ตั้งแต่วันแรกที่พนักงานต้องมีส่วนร่วมในการทำงานเป็นทีม ด้วยวิธีนี้เขาจะคุ้นเคยกับมันเร็วขึ้นมากและคุ้นเคยกับข้อมูลเฉพาะของมัน
ข้อผิดพลาดทั่วไปของนายจ้าง
น่าเสียดายที่องค์กรในประเทศให้ความสนใจไม่เพียงพอกับปัญหาการปรับตัวของพนักงานใหม่ ในเรื่องนี้ข้อผิดพลาดทั่วไปของนายจ้างสามารถระบุได้ดังต่อไปนี้:
- ค้นหาพนักงานที่ “พร้อม” ผู้จัดการบางคนมั่นใจว่าพนักงานใหม่จะต้องทำงานด้วยความทุ่มเท 100% แต่ไม่สามารถหาพนักงานในอุดมคติได้ คุณทำได้เพียง "เติบโต" ด้วยตัวเองเท่านั้น การดำเนินการนี้จะใช้เวลาสักครู่
- การปฏิบัติต่อพนักงานเสมือนเป็น “เครื่องจักรที่ทำงาน” ประการแรก พนักงานคนใดก็ตามคือบุคคลที่ไม่เพียงมีข้อดีเท่านั้น แต่ยังรวมถึงข้อเสียด้วย เขาอาจจะทำผิดพลาด คุณต้องคำนึงถึงสิ่งนี้เมื่อสร้างความสัมพันธ์กับพนักงาน
- ความต้องการที่มากเกินไป นายจ้างมักเรียกร้อง "จักรวาล" กับพนักงานใหม่เกี่ยวกับความรู้และทักษะ อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ว่าผู้นำทุกคนจะมีคุณสมบัติตรงตามเกณฑ์เหล่านี้
- ทัศนคติที่ไม่เคารพต่อพนักงานที่ไม่มีประสบการณ์การทำงาน เป็นเรื่องยากที่นายจ้างจะตกลงจ้างลูกจ้างที่ไม่มีประสบการณ์ และหากสิ่งนี้เกิดขึ้น มีเพียงไม่กี่คนที่ใส่ใจกับความสบายใจทางจิตใจของผู้เชี่ยวชาญรุ่นเยาว์โดยเชื่อว่าความจริงของงานควรได้รับการรับรู้ด้วยความกตัญญู
- การตีความช่วงทดลองงานไม่ถูกต้อง นี่เป็นแนวทางปฏิบัติทั่วไปในการพิจารณาว่าพนักงานเหมาะสมกับองค์กรหรือไม่ แต่เราต้องจำไว้ว่าฝ่ายบริหารขององค์กรจะต้องพยายามทุกวิถีทางที่จะ "เหมาะสม" กับพนักงานใหม่
“เมื่อความสมบูรณ์และการพัฒนาไม่เกิดขึ้น ชีวิตก็สูญเสียเหตุผลภายใน”
กาเบรียล ออโนเร มาร์เซล
ถึงผู้ซึ่ง:เจ้าของ ผู้จัดการระดับสูง ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคล
สถานการณ์การใช้บทความ: ใครมีประโยชน์และทำไม
เจ้าของ ผู้จัดการระดับสูง- ค้นหาข้อกำหนดที่จำเป็นสำหรับระบบการปรับตัว และวิธีการสร้างฐานความรู้จากโปรแกรมการฝึกอบรมและคู่มือสำหรับแต่ละเทคโนโลยี
ใครบ้างที่ไม่ต้องการระบบการปรับตัวของพนักงาน?
คุณชอบที่จะบอกผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณว่า “ควรทำอย่างถูกต้อง” หลังจากคำนวณการสูญเสียแล้วหรือไม่? คุณคิดว่าผู้จัดการควรทำงานที่ซับซ้อนแทนพนักงานเป็นการส่วนตัวหรือไม่ เนื่องจากมีเพียงเขาเท่านั้นที่สามารถทำได้โดยไม่มีข้อผิดพลาด การรับมือกับคำถามเร่งด่วนมากมายจากผู้ใต้บังคับบัญชาเป็นงานอดิเรกด้านการจัดการของคุณหรือไม่? แล้วคุณ ไม่เราต้องการระบบการปรับตัวของพนักงาน!
ถ้าคุณยังคิดแตกต่างออกไปในบทความที่แล้วฉันได้พูดโดยละเอียดเกี่ยวกับความสำคัญของระบบการปรับตัวและวิธีตัดสินใจว่าใครจะปรับตัวและใครจะไม่ปรับตัว มีเหตุผลที่จะเริ่มอ่านด้วย: ""
ที่นี่ฉันต้องการพูดคุยเกี่ยวกับการนำระบบการปรับตัวของพนักงานไปปฏิบัติจริงในองค์กร เทคโนโลยีนี้เป็นสากล: เหมาะสำหรับองค์กรการค้า ภาครัฐ และองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไร อัลกอริธึมที่นำเสนอในบทความนี้จะมีประโยชน์ทั้งสำหรับการสร้างระบบการปรับตัวตั้งแต่เริ่มต้นและสำหรับการแก้ไขโมเดลที่มีอยู่ในบริษัทของคุณ
เริ่มต้นจากตรงไหน...สร้างระบบใดๆ
บทบาทและสถานการณ์เป็นพื้นฐานสำคัญสำหรับการสร้างระบบใดๆ บทบาท- ผู้ใช้ระบบที่ดำเนินการกับมันและวัตถุเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย กรณีการใช้งาน- ลำดับการดำเนินการภายในบทบาทและระบบเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย ดังนั้นเพื่อพัฒนาระบบการปรับตัวจึงจำเป็น:
- จัดทำรายการบทบาท
- กำหนดเป้าหมายสำหรับแต่ละคน
- จัดทำรายการสถานการณ์เพื่อบรรลุเป้าหมายของคุณ
บทบาทและสคริปต์คงที่มีประโยชน์อะไรอีกบ้าง มีกฎเกณฑ์ที่ดี: เมื่อไม่สามารถตกลงกับผู้อื่นเกี่ยวกับวิธีการปฏิบัติได้ คุณจะต้องหารือเกี่ยวกับเป้าหมายและสถานการณ์ต่างๆ ต่อไป ก่อนอื่นคุณต้องนำพวกมันมาเป็นตัวส่วนร่วมแล้วจึงกลับไปที่แผนปฏิบัติการอีกครั้ง
1. กระจายบทบาทในระบบการปรับตัว กำหนดเป้าหมายผู้ใช้และกรณีการใช้งาน
ขึ้นอยู่กับขนาดของธุรกิจและคุณภาพของกระบวนการขององค์กร บุคคลหนึ่งคนในบริษัทสามารถเล่นได้หลายบทบาทพร้อมๆ กัน นอกจากนี้ บุคคลหนึ่งสามารถมีบทบาทที่แตกต่างกันโดยสัมพันธ์กับเครื่องมือ เทคโนโลยี และความสามารถที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น สำหรับงาน Bitrix24 บุคคลจะมีบทบาทเป็นพนักงานฝึกอบรม และสำหรับ Google Docs จะมีบทบาทเป็นผู้สร้างโปรแกรมการฝึกอบรม
1.1. พนักงานที่ปรับตัวได้
พนักงานที่ได้รับการปรับตัว (ในกรณีของการประเมินความสามารถก่อนเริ่มงาน ผู้สมัคร) คือบุคคลที่จะได้รับการปรับตัวและฝึกอบรม
เป้าหมายหลัก: รับการปรับตัวขั้นพื้นฐานอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้: ได้รับทักษะที่แท้จริงในด้านเทคโนโลยีและโอกาสในการเติบโตในแนวตั้งและแนวนอนในบริษัท (พร้อมกับความเป็นมืออาชีพที่เพิ่มขึ้น)
สถานการณ์:
- ทำความเข้าใจ/ศึกษากฎเกณฑ์/เทคโนโลยีที่ใช้เพื่อลดจำนวนข้อผิดพลาด ความเข้าใจผิด งานที่ไม่จำเป็นและไม่จำเป็น
- ดูโปรแกรมการฝึกอบรมสำหรับขั้นตอนเฉพาะของเทคโนโลยีเฉพาะ
- ประเมินว่าต้องเรียนรู้อีกมากเพียงใดเพื่อให้การเติบโตเป็นไปได้ คุณสามารถคาดการณ์และวางแผนการพัฒนาของคุณได้
- ใช้ความรู้ที่ได้รับในทางปฏิบัติอย่างมีประสิทธิภาพ (รับผลตอบรับเชิงบวก) และมีคำถามขั้นต่ำกับผู้จัดการและเพื่อนร่วมงาน
- หากจำเป็น ให้กลับไปที่เอกสารการฝึกอบรมเพื่อจดจำความแตกต่างของตัวเอง
- รับคำติชมเกี่ยวกับคุณภาพของงานที่ดำเนินการหลังการฝึกอบรม การปฏิบัติตามความคาดหวังของผู้จัดการ ตลอดจนคำแนะนำและการสนับสนุนเมื่อคุณนำความรู้ไปใช้ในทางปฏิบัติเป็นครั้งแรก
1.2. อบรมพนักงาน
ผู้ที่จะฝึกอบรมพนักงานที่สามารถปรับตัวได้ในเทคโนโลยีเฉพาะ สามารถมีการฝึกอบรมพนักงานได้หลายคนต่อผู้ดัดแปลง (เทคโนโลยีที่แตกต่างกันสามารถกำหนดให้กับผู้เชี่ยวชาญที่แตกต่างกันได้)
เป้าหมายหลัก: ดำเนินการฝึกอบรมในลักษณะที่บรรลุเป้าหมายของบริษัท ผู้จัดการ และพนักงานที่ได้รับการปรับตัว + ใช้เวลาน้อยที่สุดในการสนับสนุนเมื่อผู้ปรับตัวปฏิบัติงานจริง
สถานการณ์:
- ดำเนินการฝึกอบรม (โปรแกรมการฝึกอบรมจำเป็นหรือเหมาะสมอย่างกะทันหัน?)
- ประเมินระดับความสามารถในการปรับตัวหลังจากได้รับความรู้
- ทำการปรับเปลี่ยนระบบการฝึกอบรมตามผลตอบรับจากผู้รับการปรับตัว
1.3. พี่เลี้ยง
พี่เลี้ยงอาจเป็นผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือพนักงานบริษัทในตำแหน่งที่คล้ายคลึงกัน (เกี่ยวข้องกับบุคคลที่กำลังปรับตัว) หรือสูงกว่าก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับองค์กรของกระบวนการปรับตัว อาจทับซ้อนกับบทบาท "เจ้าหน้าที่ฝึกอบรม" (ทั้งสองบทบาทสามารถเล่นโดยบุคคลคนเดียวกันได้) และ "ผู้รับผิดชอบในการคัดลอกกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน" (อธิบายไว้ด้านล่าง)
เป้าหมายหลัก: เพื่อช่วยให้ผู้ปรับตัวสามารถก้าวข้ามมุมแหลมคมที่ยังคงทำงานร่วมกับผู้คนอยู่เสมอแม้ว่าจะใช้เทคโนโลยีขั้นสูงสุดก็ตาม
สถานการณ์:
- รับข้อมูลเกี่ยวกับปัญหา (หรือคำถาม) จากพนักงานเตรียมความพร้อม
- ช่วยให้พนักงานแก้ไขปัญหา/ประเด็นปัญหา
- ปรับเปลี่ยนระบบการฝึกอบรมตามผลการตอบคำถาม (หรือจัดทำรายการข้อเสนอแนะเพื่อการปรับปรุง)
- ให้การสนับสนุนพนักงานที่ปรับตัวในขณะที่เขาปฏิบัติงานจริง (เมื่องานเกี่ยวข้องกับสิ่งที่เขาได้รับการฝึกอบรม)
1.4. เจ้าของสำเนาของกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน
พนักงานที่รับผิดชอบอย่างเต็มที่ในการจัดการกระบวนการปรับตัวและผลลัพธ์สำหรับพนักงานเฉพาะรายที่ได้รับการปรับตัว แน่นอนว่าต้องเป็นเอกพจน์ (จำไว้ว่าไม่ควรมีผู้รับผิดชอบมากกว่าหนึ่งคน)
สำเนาของกระบวนการหนึ่งชุดสอดคล้องกับกิจกรรมทั้งหมดภายในระบบการเตรียมความพร้อมสำหรับพนักงานที่เริ่มต้นใช้งานหนึ่งคน
เป้าหมายหลัก: จัดระเบียบกระบวนการปรับตัวโดยไม่หยุดชะงักและในลักษณะที่บรรลุทั้งเป้าหมายของบริษัทและเป้าหมายของพนักงานที่กำลังปรับตัว
สถานการณ์:
- ดูขอบเขตของกระบวนการ: จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด
- เริ่มกระบวนการ
- จัดระเบียบและรับรองการดำเนินการตามกระบวนการเตรียมความพร้อมสำหรับพนักงานเฉพาะราย (ประสานงานผู้เข้าร่วมและบทบาทอื่น ๆ ทั้งหมด)
- เติมเต็มและปรับปรุงโปรแกรมการฝึกอบรมตามผลการฝึกอบรม
- รับสถานะเกี่ยวกับกระบวนการปรับตัว (คุณอยู่ในขั้นตอนใด): วิธีเจาะลึกระดับต่างๆ (เช่น คุณจะสามารถดูได้ว่าเมื่อใดที่พนักงานอยู่ในช่วงกลางของระดับ เช่น เทคโนโลยีใดที่เขาเรียนรู้จากระดับนี้)
- ตรวจสอบคุณภาพของการดูดซึมข้อมูลโดยบุคคลที่ปรับตัวได้
- สร้างข้อเสนอเพื่อปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ วิเคราะห์ความสำเร็จ ปัญหา คำถาม ความล้มเหลว ฯลฯ
- สิ้นสุดกระบวนการ
- ค้นหาว่ากระบวนการนี้เสร็จสมบูรณ์ได้อย่างมีประสิทธิผลเพียงใด และประเมินบทบาทของคุณเองในกระบวนการนั้น
1.5. เจ้าของกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน
เป้าหมายหลัก: จัดระเบียบงานพร้อมสำเนากระบวนการปรับตัว พัฒนากระบวนการทางธุรกิจ
สถานการณ์:
- เติมเต็มและปรับปรุงโปรแกรมการฝึกอบรมตามผลการสัมมนา
- ปรับปรุงเทคโนโลยีของกระบวนการทางธุรกิจ "การปรับตัว" และดำเนินการปรับปรุงในทางปฏิบัติ
- รับคำติชมจากผู้เข้าร่วมทุกคนในกระบวนการ
- สร้างโปรแกรมการฝึกอบรมที่แตกต่างกัน (“หลักสูตรทหารหนุ่ม”, การพัฒนาผู้จัดการ, การปรับตัวของผู้เชี่ยวชาญ ฯลฯ )
1.6. องค์ประกอบระดับ-ขั้นตอนของโปรแกรมการฝึกอบรม
พนักงาน/ผู้เชี่ยวชาญที่รวบรวมโปรแกรมสำหรับเทคโนโลยี/ความสามารถเฉพาะ บทบาทอาจตรงกับบทบาท “ครู”
เป้าหมายหลัก: สร้างโปรแกรมการฝึกอบรมที่สามารถแก้ไขปัญหาการปรับตัวได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สถานการณ์:
- สร้างโปรแกรมการฝึกอบรม
- รับคำติชม.
- ทำการปรับเปลี่ยน/เพิ่มเติมโปรแกรม
1.7. ผู้ช่วยผู้เชี่ยวชาญผู้เข้าร่วม
ทั้งพนักงานบริษัทและผู้เข้าร่วมภายนอก พวกเขาสามารถมีส่วนร่วมทั้งในการทำงานในการปรับตัวของพนักงานที่เฉพาะเจาะจงและในการพัฒนากระบวนการทางธุรกิจเอง
2. อธิบายและตกลงข้อกำหนดสำหรับระบบการปรับตัว
มีคำกล่าวอันโด่งดังว่า “หากไม่มีข้อกำหนดทางเทคนิคที่ชัดเจน ผลลัพธ์ก็คือข้อกำหนดทางเทคนิค”- ฉันจะเรียบเรียงใหม่เช่นนี้: “หากไม่มีข้อกำหนดและข้อกำหนดทางเทคนิคที่ชัดเจน ผลลัพธ์ที่ได้จะไม่ดี”- ข้อกำหนดจะขาดไม่ได้ในการใช้ระบบการปรับตัวและสามารถทำได้หลายวิธี: จากสเปรดชีตของ Google และเอกสารข้อความไปจนถึงการพัฒนาซอฟต์แวร์พิเศษ (โดยธรรมชาติแล้วฉันแนะนำให้เริ่มต้นด้วยวิธีง่ายๆ)
มีเหตุผลที่จะต้องพัฒนาข้อกำหนดสำหรับระบบการปรับตัวตามกรณีการใช้งาน (ใช่แล้ว สิ่งเหล่านี้ก็มีคุณค่าเช่นกัน!) ร่างขึ้นในขั้นตอนก่อนหน้า
2.1. ความโปร่งใสของการดำเนินการระบบการปรับตัว
ความโปร่งใสหมายถึงความสามารถในการมองเห็นสิ่งที่เกิดขึ้นในระบบและสิ่งที่เกิดขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ระดับความโปร่งใสจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับบทบาทและจะขึ้นอยู่กับกฎ: “ข้อมูลจะมอบให้เฉพาะกับผู้ที่ต้องการข้อมูลเท่านั้น” ตัวอย่างเช่น มันไม่สมเหตุสมผลเลยที่พนักงานจะปรับตัวเพื่อดูกระบวนการปรับตัวที่กำลังดำเนินอยู่ทั้งหมด
ดังนั้นความโปร่งใสของระบบการปรับตัวจึงมีคุณลักษณะเด่นด้วยความสามารถดังต่อไปนี้:
- ดูรายการกระบวนการเตรียมความพร้อมที่กำลังทำงานอยู่ทั้งหมดสำหรับพนักงานทุกคน
- ค้นหาสิ่งที่เฉพาะเจาะจง: บุคคลที่กำลังปรับตัวให้เชี่ยวชาญเทคโนโลยี/เครื่องมือนั้นอยู่ในขั้นตอนใด
- ดูภาพรวมของความคืบหน้าของการปรับตัว (เทคโนโลยีและเครื่องมือใดบ้างที่ได้รับการเรียนรู้และยังเหลืออยู่)
- ประเมินประสิทธิผลของการใช้เทคโนโลยีและความสามารถในปัจจุบันของพนักงานที่สามารถปรับเปลี่ยนได้ และดูแนวโน้มด้วย
- ค้นหาเวลาและทรัพยากรที่ใช้ในการปรับตัวของพนักงานคนใดคนหนึ่ง (ข้อมูลจากบทความ "" จะช่วยจัดระเบียบการคำนวณ)
2.2. ความสามารถในการทดแทนผู้เข้าร่วมในกระบวนการ
สิ่งที่ขาดไม่ได้ของพนักงานคือทั้งความเจ็บปวดและความเสี่ยงในเวลาเดียวกันสำหรับผู้จัดการทุกคน นั่นเป็นเหตุผล:
- ระบบการปรับตัวจะต้องเหมาะสมกับพนักงานที่กำลังปรับตัว (เฉพาะความรู้เริ่มต้นและความเร็วในการเรียนรู้เป็นรายบุคคล) โดยไม่คำนึงถึงตำแหน่งและความเชี่ยวชาญ
- โปรแกรมการฝึกอบรมควรได้รับการออกแบบเพื่อให้บทบาทของผู้ฝึกสอนสามารถเล่นได้โดยพนักงานที่คุ้นเคยกับเทคโนโลยีเป็นอย่างดี (อย่าลืมว่าเขาจะต้องได้รับการ "ฝึกอบรมเพื่อสอน")
- สำหรับระบบการปรับตัวนั้นจำเป็นต้องพัฒนาชุดกฎระเบียบเพื่อให้ง่ายต่อการแทนที่เจ้าของกระบวนการดัดแปลงและเตรียมสำเนาของเจ้าของกระบวนการได้อย่างรวดเร็วหากจำเป็น
2.3. ความยืดหยุ่นของระบบการปรับตัว
นี่เป็นโอกาสสำหรับระบบที่จะเปลี่ยนแปลงในกรณีที่มีการเบี่ยงเบนโดยทั่วไปและในขณะเดียวกันก็รักษาประสิทธิภาพไว้
- ปรับแต่งให้เหมาะกับลักษณะเฉพาะของพนักงาน: ความรวดเร็วในการเรียนรู้หลักสูตร ระดับความรู้ที่ต้องการ
- ระบบจะต้องมีคุณสมบัติฐานข้อมูล ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถจัดทำโปรแกรมการฝึกอบรมจากเทคโนโลยีและขั้นตอนต่างๆ ขึ้นอยู่กับลำดับความสำคัญของบริษัทในปัจจุบัน ตัวอย่างเช่น หากพนักงานไปทำงาน ไม่มีประโยชน์ที่จะสอนเทคโนโลยีทั้งหมดระดับแรกให้เขา ก่อนอื่นคุณต้องให้เขาผ่าน "หลักสูตร Young Soldier" ภายใน 2 สัปดาห์ในรูปแบบของเทคโนโลยีที่จำเป็นสำหรับการทำงาน (ในกรณีนี้ หลักสูตรสำหรับผู้จัดการและผู้เชี่ยวชาญจะแตกต่างกัน) .
2.4. ประสิทธิภาพ
แน่นอนว่าระบบการปรับตัวไม่ควรมีจุดสิ้นสุดในตัวเอง สิ่งสำคัญคือประโยชน์จากมันสามารถวัดได้และพิสูจน์ต้นทุนและทรัพยากรที่ใช้ไปในการดำรงอยู่ของมัน
- ระบบการเตรียมความพร้อมและการฝึกอบรมควรมีความคุ้มค่าสำหรับบริษัทมากกว่าทรัพยากร (เงิน เวลา ฯลฯ) ที่ใช้ในการค้นหาพนักงานที่มีความสามารถใกล้เคียงกัน บวกกับความแตกต่างระหว่างเงินเดือน
- พนักงานที่ได้รับการฝึกอบรมควรมีประสิทธิภาพมากขึ้น (ทำงานที่ซับซ้อนมากขึ้น สร้างผลกำไรมากขึ้น ฯลฯ) ประโยชน์จากประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นจะต้องมากกว่าทรัพยากรที่ใช้ในการฝึกอบรม
- ไม่มีการทำซ้ำ ข้อมูลเดียวกันไม่ควรอยู่ในที่ต่างกัน
- ไม่มีความซ้ำซ้อน หากมีการวางแผนระดับสำหรับการศึกษาโดยผู้จัดการและผู้เชี่ยวชาญ ระดับนั้นจะรวมเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นสำหรับทั้งคู่เท่านั้น (เพื่อไม่ให้ใครศึกษาสิ่งที่เขาไม่ต้องการ)
- ตามหลักการแล้ว กระบวนการควรทำหน้าที่เพิ่มเติม: สร้างผลสร้างแรงบันดาลใจ (คุ้มค่าที่จะทำงานในบริษัทของคุณ เพราะจะมีการเติบโตทางอาชีพ) เพื่อเป็นหนึ่งในศูนย์กลางในการปรับปรุงเทคโนโลยีและกระบวนการภายในของบริษัท (ประเมินผลการฝึกอบรม แนวคิดในการปรับปรุงกระบวนการเกิดขึ้นอยู่เสมอ)
2.5. ความเป็นอิสระและความเรียบง่าย
ข้อกำหนดสำหรับความเป็นอิสระและความเรียบง่ายเกี่ยวข้องโดยตรงกับความโปร่งใส ในกรณีที่มีความโปร่งใส การตั้งค่าจุดควบคุมจะง่ายกว่าและต้องใช้ทรัพยากรน้อยลงเพื่อให้ได้พารามิเตอร์และข้อมูลที่ได้รับการควบคุม
- ด้วยกระบวนการที่ทำงานได้ดี ระบบควรต้องใช้เวลาขั้นต่ำในการตรวจสอบการทำงาน
- โดยปกติแล้ว ยิ่งระบบเรียบง่ายเท่าไร ผู้ใช้ทุกคนก็จะยิ่งเชี่ยวชาญและจัดการกระบวนการต่างๆ ได้ง่ายขึ้นเท่านั้น ซึ่งหมายความว่าระบบจะมีศักยภาพในการปกครองตนเองมากขึ้น มีหลักการที่ดีคือ “อย่าทวีคูณเอนทิตีเกินความจำเป็น”.
3. จัดทำรายการเครื่องมือ เทคโนโลยี และความสามารถที่พนักงานบริษัทของคุณใช้ในการทำงาน
เรื่องการสั่งซื้อ เริ่มต้นด้วยรายการเครื่องมือ เช่น Bitrix24, Google เอกสาร, เมล, โปรแกรม Camtasia สำหรับบันทึกวิดีโอบทเรียน ฯลฯ
สุดท้ายในรายการจะเป็นความสามารถ (สำหรับผู้จัดการควรสร้างตารางแยกต่างหากพร้อมความสามารถในการจัดการ): การจัดการโครงการ, กฎระเบียบ, การจัดการผู้ใต้บังคับบัญชา ฯลฯ ตามหลักการแล้ว ควรนำเสนอเป็นส่วนแยกต่างหากของโปรแกรมการฝึกอบรมและการปรับตัว (เมื่อใช้ตาราง ให้จัดทำตารางแยกต่างหาก)
รายการเครื่องมือ เทคโนโลยี และความสามารถประกอบด้วยกลุ่มต่างๆ ดังต่อไปนี้:
- เครื่องมือและเทคโนโลยีทั่วไปสำหรับพนักงานทุกคน(เกี่ยวข้องกับทั้งผู้จัดการและผู้เชี่ยวชาญ - ความแตกต่างอาจอยู่ที่ "เชิงลึก" ของการพัฒนา) เช่น: Google Docs, Bitrix24, ระบบกฎระเบียบ ฯลฯ
- เทคโนโลยีการจัดการสำหรับผู้จัดการเท่านั้น(ตามกฎแล้วระดับแรกสำหรับพวกเขายังคงรวบรวมโดยคำนึงถึงความจำเป็นในการศึกษาและโดยผู้เชี่ยวชาญเพื่อให้พวกเขาเข้าใจสาระสำคัญของเทคโนโลยีที่ใช้) ตัวอย่างเช่น ภายในกรอบการทำงานของเทคโนโลยี “การวิเคราะห์สถานการณ์การจัดการ” พนักงานจะต้องเข้าใจว่าสถานการณ์การจัดการคืออะไร ตามกฎเกณฑ์อะไร และขึ้นอยู่กับการพิจารณาที่จะวิเคราะห์
- เทคโนโลยีสำหรับผู้เชี่ยวชาญเช่น การแสดงสินค้าในร้านค้า (สำหรับผู้ขาย) การประมวลผลคำสั่งซื้อ (สำหรับผู้จัดการร้านค้าออนไลน์) การโฆษณาตามบริบท สถานการณ์นี้ตรงกันข้าม - ผู้เชี่ยวชาญจะต้องเชี่ยวชาญพวกเขาอย่างสมบูรณ์แบบและผู้จัดการ - ในระดับหนึ่ง (อย่าลืมรวมไว้ด้วย: ความแตกต่างที่สำคัญที่สุดของเทคโนโลยี กลยุทธ์พื้นฐานสำหรับการใช้งาน) พิจารณาความจำเป็นสำหรับแผนกที่อยู่ติดกันในการทำความเข้าใจเทคโนโลยีของกันและกันในระดับพื้นฐาน เช่น ผู้เชี่ยวชาญด้านโลจิสติกส์จะต้องเข้าใจพื้นฐานการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า แต่อย่างน้อย ผู้จัดการร้านต้องมีความเข้าใจพื้นฐานเกี่ยวกับเทคโนโลยีทั้งหมด (บางส่วนอาจต้องเจาะลึกบางส่วนหากไม่มีบุคลากรที่จำเป็นในบริษัท) .
4. พัฒนาโปรแกรมการฝึกอบรมและแบ่งออกเป็น 5 ระดับสำหรับแต่ละเทคโนโลยี เครื่องมือ และความสามารถ
ขั้นแรก สร้างรายการสูงสุดสำหรับเทคโนโลยี/เครื่องมือเฉพาะของสถานการณ์และฟังก์ชันการทำงานที่จำเป็นทั้งหมดที่พนักงานควรใช้ในการทำงาน หลังจากนี้ รายการผลลัพธ์สามารถแบ่งออกเป็นระดับขั้นได้ หากคุณประสบปัญหานี้ ให้ลองย้ายจากสถานการณ์ระดับโลกไปสู่สถานการณ์เล็กๆ ตัวอย่างเช่น ภายในกรอบงานของสถานการณ์ "สร้างแผนงานเป็นเวลา 1 วัน" จะมีสถานการณ์จำลองสำหรับเครื่องมือ: การตั้งค่างานใน Bitrix24, การเปลี่ยนพารามิเตอร์ของงานที่ตั้งค่าไว้ก่อนหน้านี้, การสร้างตัวกรองสำหรับงานใน Bitrix24, บันทึกแผนใน เครื่องมือ “รายงานการทำงาน” เป็นต้น
ทางเลือกหนึ่งคือแสดงรายการเทคโนโลยีและระดับในตารางที่มีคอลัมน์ต่อไปนี้:
- 1 คอลัมน์ - ชื่อของเทคโนโลยี/เครื่องมือ/ความสามารถ(สามารถเป็นลิงค์ไปยังหลักสูตรที่เกี่ยวข้องได้พร้อมกัน)
- 2-6 คอลัมน์ - ระดับการฝึกอบรม (ตั้งแต่ 1 ถึง 5)สำหรับแต่ละระดับจะมีรายการสถานการณ์โดยย่อที่ต้องเรียนรู้เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย
หลักการจัดกลุ่มโปรแกรมการปรับการฝึกอบรมตามระดับเครื่องมือ เทคโนโลยี และสมรรถนะ
- บันทึกเป้าหมายของเวที ตัวอย่างเช่น ภายในกรอบการทำงานของเทคโนโลยี Bitrix24 เป้าหมายของระดับแรกคือ “ทักษะระดับผู้เชี่ยวชาญเพียงพอที่จะเริ่มทำงานในบริษัท” ความสำเร็จของพนักงานในแต่ละระดับของเทคโนโลยี (ขึ้นอยู่กับลำดับการผ่านระดับ) ควรให้คุณค่าในรูปแบบของโอกาสในการปฏิบัติงานในพื้นที่ตรรกะเฉพาะ ตัวอย่าง: หลังจากเชี่ยวชาญเทคโนโลยี Bitrix24 ระดับที่ 1 (เริ่มต้น) แล้ว พนักงานจะสามารถทำงานกับงานที่ผู้อื่นมอบหมายให้เขาได้
- สำหรับแต่ละระดับ ให้ระบุรายการสถานการณ์จำลองที่พนักงานจำเป็นต้องเชี่ยวชาญในเซลล์ที่เกี่ยวข้องของตาราง (เช่น "วิธีทำงานกับเทมเพลตเอกสารใน GDocs" คุณสามารถเรียกย่อว่า "เทมเพลต GDocs")
- สร้างระดับแรก (เริ่มต้น) ตามข้อเท็จจริงที่ว่าจะเป็นเรื่องธรรมดาสำหรับผู้เชี่ยวชาญและผู้จัดการ (จำข้อกำหนดสำหรับการไม่มีการทำซ้ำ มิฉะนั้นคุณจะต้องสร้างตารางที่แตกต่างกันพร้อมระดับสำหรับผู้จัดการและผู้เชี่ยวชาญสำหรับเทคโนโลยีเดียวกัน) สำหรับเทคโนโลยีและความสามารถที่เกี่ยวข้องกับการจัดการ ระดับเทคโนโลยีทั่วไปจะตามมาด้วยระดับการจัดการเท่านั้น สำหรับเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับความเชี่ยวชาญเฉพาะทาง ในทางกลับกัน คือ หลังจากระดับทั่วไปแล้ว เทคโนโลยีเพิ่มเติมนั้นมีไว้สำหรับผู้เชี่ยวชาญเท่านั้น
- หลีกเลี่ยงการรวมข้อมูลมากเกินไปในระดับการฝึกอบรมด้านเทคโนโลยี/ความสามารถ สิ่งสำคัญคือ ผู้เรียนจะต้องมีเวลาในการแยกแยะความรู้ หากระดับเทอะทะเกินไปให้แบ่งออกเป็น 2 ส่วนตามหลักการข้างต้น
- สำหรับเทคโนโลยีและเครื่องมือบางอย่าง ระดับอาจน้อยกว่าห้าหรืออาจจะมากกว่านั้น (จำนวนระดับไม่ใช่ความเชื่อ)
ตัวอย่างระดับของเครื่องมือ Bitrix24
ระดับแรก (ระดับเริ่มต้น) จะมีไว้สำหรับทุกคน: ทั้งผู้จัดการและผู้เชี่ยวชาญ มันจะรวมถึงสคริปต์ต่อไปนี้:
- การสร้างงาน
- การทำงานกับงาน (บทบาทนักแสดง);
- การติดตามเวลาตามงาน (สถานการณ์ที่แตกต่างกัน)
- ดูรายงานของคุณ
- จะทำอย่างไรถ้าบริการ Bitrix24 ไม่ทำงาน
เริ่มต้นจากระดับที่สอง จะมีระดับขั้นตอนสำหรับผู้จัดการเท่านั้น มันจะรวมถึง:
- ทำงานร่วมกับกลุ่ม (ดูงานทั้งหมด, สิทธิ์การเข้าถึง, การตั้งค่า)
- ทำงานกับงานที่มอบหมายให้กับผู้เชี่ยวชาญคนอื่น
- การประเมินงานของผู้เชี่ยวชาญ
- Bitrix24.Disk (สถานการณ์พื้นฐาน);
- การสร้างเทมเพลตงาน
5. สร้างคู่มือการฝึกอบรมแยกต่างหากสำหรับเครื่องมือและเทคโนโลยีแต่ละรายการ
เป้าหมายหลักของคู่มือนี้คือการเพิ่มความแม่นยำและประสิทธิภาพของกระบวนการเรียนรู้ ครูจะไม่พลาดหัวข้อใดหัวข้อหนึ่ง และนักเรียนรู้ว่าจะหาข้อมูลได้ที่ไหนหากจำเป็น คู่มือนี้ยังช่วยให้คุณสร้างมาตรฐานความรู้ที่ได้รับและลดปัจจัยมนุษย์ลงได้
- กฎระเบียบ คำแนะนำ และเอกสารอื่นๆ ที่พัฒนาโดยบริษัทของคุณ(ต่อไปนี้ หลีกเลี่ยงการทำซ้ำใดๆ และเพียงให้ลิงก์ไปยังส่วนที่เกี่ยวข้องของข้อบังคับ ซึ่งอธิบาย "วิธีดำเนินการอย่างถูกต้อง")
- ความช่วยเหลืออย่างเป็นทางการ(ตัวอย่างเช่น สำหรับบริการอย่าง GoogleDocs นี่คือลิงก์ไปยังหน้าเว็บใน "ศูนย์ช่วยเหลือ" ซึ่งคุณสามารถค้นหาคำแนะนำอย่างเป็นทางการได้ เช่น "วิธีกำหนดสิทธิ์ให้กับโฟลเดอร์และเอกสาร")
- วัสดุจากผู้เขียนบุคคลที่สามหากมีคนเขียนบทความดีๆ ในหัวข้อนี้หรือทำวิดีโอสอนแล้ว ไม่เพียงแต่เพิ่มลิงก์ แต่ยังรวมถึงความคิดเห็นสั้นๆ ว่าควรอ่านส่วนใดของบทความด้วย
- ปัญหาทั่วไปและแนวทางแก้ไขตัวอย่างเช่น เมื่อตั้งค่าและ/หรือปรับเปลี่ยนงานใน Bitrix24 มีปัญหาว่าจะยุบโดยอัตโนมัติและจำเป็นต้องค้นหาอีกครั้งในรายการทั่วไป คุณพบสคริปต์สำหรับการแก้ปัญหาแล้วหรือมีคนอื่นทำหรือไม่? เพิ่มข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องนี้ลงในข้อบังคับ และใส่ลิงก์ในคู่มือ
- สถานการณ์การใช้เครื่องมือ/เทคโนโลยีในทางปฏิบัติตัวอย่างเช่น สำหรับสถานการณ์ “การสร้างงานใน Bitrix24” สถานการณ์การทำงานจะเป็น: การใช้งานสำหรับการวางแผน การใช้งานเพื่อการควบคุม การวางแผนการประชุม การร่างแผนเป็นเวลา 1 วัน การกำหนดงานอย่างเป็นทางการสำหรับผู้เชี่ยวชาญ เป็นต้น
- ตัวอย่าง- ลิงก์ไปยังตัวอย่าง ถ้ามี ตัวอย่างเช่น สำหรับสถานการณ์ “การสร้างงานใน Bitrix24” จะมีประโยชน์ในการจัดเตรียมตัวอย่างอ้างอิงของชุดงาน
- คำถามกรณีทดสอบความรู้ทางทฤษฎี- คำถามที่จะแสดงให้เห็นไม่เพียงแต่ "จำได้หรือไม่" แต่ยังรวมถึงความเข้าใจในเนื้อหาด้วย คุณสามารถดูตัวอย่างมากมายได้ในบทความ “”
- การมอบหมายกรณีปฏิบัติ- ตามหลักการแล้ว มันควรจะตรงกับงานจริง วิธีนี้ฆ่านกสองตัวด้วยหินนัดเดียว แต่คุณต้องมี "เวอร์ชันสังเคราะห์" ด้วยเพราะว่า ความรู้ที่ไม่ได้ฝึกฝนจะหายไปจากหัวทันที หากเรากำลังพูดถึงเครื่องมือหรือเทคโนโลยีที่ข้อผิดพลาดนำไปสู่ผลลัพธ์ร้ายแรง พนักงานไม่ควรได้รับอนุญาตให้ปฏิบัติงานจริงหากไม่ปฏิบัติงานจริงให้เสร็จสิ้น
- สำหรับแต่ละเครื่องมือและเทคโนโลยี ฉันขอแนะนำให้สร้างเอกสารแยกต่างหากเพื่อสร้างลำดับชั้นของหัวข้อต่อไปนี้:
- ส่วนหัวระดับแรก (h1): ชื่อของเครื่องมือ เทคโนโลยี หรือความสามารถ. ตัวอย่างเช่น: “โปรแกรมการฝึกอบรม: Bitrix24”
- ส่วนหัวระดับที่สอง (h2): หมายเลขและชื่อระดับขั้นของเทคโนโลยี. ตัวอย่างเช่น: “ระดับที่ 2”
- หัวข้อระดับที่สาม (h3): ชื่อสคริปต์. ตัวอย่างเช่น “วิธีสร้างงานใน Bitrix24”
- ควรอ้างอิง "จากภายนอก" ไปยังสถานการณ์เฉพาะในคู่มือได้ ตัวอย่างเช่น อาจจำเป็นต้องใช้ลิงก์ดังกล่าวเมื่อสร้างรายการตรวจสอบที่ติดตามสถานะการสำเร็จระดับของพนักงาน
- จุดสำคัญ. หากบริษัทของคุณใช้ระบบกฎระเบียบ ตามหลักการแล้ว ควรมีโครงสร้างเพื่อให้คู่มือนี้เพียงพอที่จะเพิ่มลิงก์ไปยังส่วนที่เกี่ยวข้องของข้อบังคับ และไม่จำเป็นต้องเพิ่มข้อความและคำอธิบาย มิฉะนั้น เมื่อจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงอัลกอริธึม คุณจะต้องทำการเปลี่ยนแปลงในสองแห่ง: ในข้อบังคับและในโปรแกรมการฝึกอบรม ตัวอย่างเช่น หากมีข้อบังคับเกี่ยวกับ "การทำงานกับงานใน Bitrix24" จากนั้นในคู่มือ ให้ใส่ลิงก์ไปยังส่วน "การสร้างงาน" และ "การเปลี่ยนพารามิเตอร์งาน" หากในกระบวนการเขียนคู่มือคุณตัดสินใจที่จะชี้แจงบางประเด็นให้ทำในข้อบังคับ!
6. สร้างสถานการณ์การปรับตัว (หลักสูตร) ให้กับพนักงาน
หลังจากรวบรวมโปรแกรมการฝึกอบรม ระดับ-ขั้นตอน และคู่มือสำหรับแต่ละเทคโนโลยีและเครื่องมือแล้ว ฐานความรู้จะได้รับจากที่คุณสามารถใช้เฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสถานการณ์เฉพาะเท่านั้น (ฉันเรียกว่า "สถานการณ์การปรับตัว" หรือหลักสูตร)
สถานการณ์การปรับตัวโดยทั่วไป ได้แก่:
- นำผู้เชี่ยวชาญคนใหม่มาอย่างรวดเร็ว(คล้ายกับ "หลักสูตร Young Fighter" สำหรับผู้เชี่ยวชาญ; หลักสูตรที่คล้ายกันสามารถรวบรวมสำหรับผู้จัดการได้)
- เตรียมผู้จัดการให้พร้อมทำงานในทิศทางใหม่(เช่นหัวหน้าฝ่ายขายขายส่งต้องเปลี่ยนหัวหน้าฝ่ายขายปลีกเป็นเวลา 1-2 เดือน)
- โปรแกรมการฝึกอบรมรายบุคคลขึ้นอยู่กับตำแหน่งพนักงาน (เช่น หากบริษัทมีตำแหน่งใหม่เป็น “ผู้อำนวยการบริหาร” เพื่อเตรียมความพร้อมให้ดียิ่งขึ้น ผมขอแนะนำบทความ “”)
จุดแยกที่เป็นอันตราย
เมื่อสร้างโปรแกรมสำหรับการปรับตัวและการฝึกอบรมพนักงาน ให้ใส่ใจกับจุดแยกที่พนักงานมักจะตัดสินใจลาออกจากบริษัท (หรือในทางกลับกัน บริษัท ที่จะแยกทางกับพนักงาน)
ฉันรวบรวมรายการ "จุดแยก" จากประสบการณ์ส่วนตัวหลายปี หากสิ่งแรกเกี่ยวข้องกับการ "บดขยี้" ส่วนที่เหลือจะบ่งบอกถึงวัฏจักรหกเดือนของการประเมินสถานการณ์ปัจจุบันของผู้คนและความปรารถนาที่จะเปลี่ยนแปลงและความแปลกใหม่ (ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณไม่เบื่อ !).
จะนำมาพิจารณาได้อย่างไร? อย่าสอนสิ่งที่ไม่จำเป็น (ประหยัดทรัพยากร) และติดตามสถานการณ์ (ความคาดหวังที่หลอกลวง ขาดโอกาสในการเติบโตของเงินเดือน มาตรฐานใหม่) โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเข้าใกล้จุด:
- ลำดับที่ 1: ภายใน 1-2 วัน
- ลำดับที่ 2: ภายใน 1-2 สัปดาห์
- ลำดับที่ 3: ภายใน 1-2 เดือน
- ลำดับที่ 4: ใน 5-6 เดือน
- ลำดับที่ 5: ใน 11-12 เดือน
- ลำดับที่ 6: หลังจาก 1.5 ปี
- ลำดับที่ 7: ใน 2 ปี
- ในระยะทางไกลจะรวมเป็นส่วนเสริม "ปีใหม่"
- ระหว่างการเปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่น ก่อนหน้านี้คุณไม่ได้ใส่ใจกับผู้จัดการระดับกลาง แต่จากนั้นคุณตัดสินใจว่าจำเป็นต้องพัฒนาความสามารถในการจัดการของพวกเขา และเริ่มถามพวกเขา 100% ตามตำแหน่งผู้บริหารของพวกเขา
- ฯลฯ
แน่นอนว่ามันไม่ได้ตามมาด้วยที่คนลาออกและถูกเลิกจ้างเฉพาะจุดเหล่านี้เท่านั้น เรากำลังพูดถึงสถิติและประสบการณ์ส่วนตัวของฉัน
ตัวอย่างการเขียนบทดัดแปลง “Young Fighter Course” สำหรับผู้เริ่มต้น
(ไม่ชอบชื่อ “Young Fighter Course” ใช่ไหม นี่คือทางเลือกอื่น: “เริ่มต้นหลักสูตรการปรับตัว”, “หลักสูตรการปรับตัวขั้นต่ำ” ฯลฯ )
เมื่อพนักงานใหม่เริ่มทำงาน ในช่วง 2-3 สัปดาห์แรกมีความเสี่ยงมากมายซึ่งทำให้เสียเวลาและทรัพยากรในการฝึกอบรม ตัวเลือกที่เป็นไปได้:
- พนักงานอาจไม่เหมาะสมกับบริษัท (ทักษะและความสามารถต่ำกว่าที่คาดไว้สำหรับผู้สมัครตามผลการสัมภาษณ์)
- พนักงานอาจไม่ชอบบริษัท (เขาจะเข้าใจว่า "ไม่เหมาะกับเขา"; บางทีความคาดหวังเกี่ยวกับข้อกำหนด กระบวนการทำงาน ฯลฯ อาจเกิดขึ้นอย่างไม่ถูกต้อง)
ดังนั้น เมื่อคำนึงถึงความเสี่ยงของการ "หลุด" ความสามารถในการปรับตัว จึงจำเป็นต้องแยกสิ่งที่ไม่จำเป็นออกจากโปรแกรมการปรับตัวในสถานการณ์ "Young Soldier Course" ให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้:
- ใน 1-2 วันแรก สอนเฉพาะสิ่งที่จำเป็นที่สุด และอย่าดำเนินการใดๆ ที่ไม่จำเป็น (ไม่เพียงแต่การฝึกอบรม แต่ยังรวมถึงการสร้างไฟล์ส่วนตัว บัญชีสำหรับพนักงาน ฯลฯ) ซึ่งอาจไร้ประโยชน์ในกรณีที่ “ การแยกจากกันอย่างกะทันหัน”
- ในช่วง 2 สัปดาห์แรก สามารถรวบรวมโปรแกรมซึ่งประกอบด้วยสถานการณ์จำลองระดับแรกของเทคโนโลยีและเครื่องมือที่จำเป็นเท่านั้น เหล่านั้น. ผู้ปรับตัวไม่จำเป็นต้องเรียนรู้เครื่องมือหรือเทคโนโลยีทั้งหมดทั้งระดับ ในขณะที่เรายังไม่รู้ว่าเขาจะทำงานในบริษัทหรือไม่”
- เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ ให้สร้างระยะที่ 1 สำหรับเทคโนโลยีและเครื่องมือตาม "หลักสูตร Young Soldier" ระยะเวลา 1-2 สัปดาห์ ระดับที่ 2 ตามช่วงเวลา 1-2 เดือน มันไม่ได้ผลเสมอไป แต่โครงสร้างนี้ช่วยให้สร้างโปรแกรมตามสถานการณ์การปรับตัวได้ง่ายขึ้น
การนำเสนอสถานการณ์การปรับตัวที่เป็นไปได้ในรูปแบบตาราง: รายการตรวจสอบพร้อมรายการสิ่งที่ต้องศึกษา หมายเหตุเกี่ยวกับผู้ที่ดำเนินการฝึกอบรม วันที่ฝึกอบรม และเกรด
องค์ประกอบสุดท้ายของระบบคือพนักงานที่สามารถปรับตัวได้
ตอนนี้เมื่อพิจารณาถึงบทบาทและข้อกำหนดสำหรับระบบแล้ว เมื่อมีการร่างโปรแกรมการฝึกอบรม ระดับ และคู่มือ และคำนึงถึงความเสี่ยงแล้ว ก็ถึงเวลาอธิบายอัลกอริทึมการปรับตัวสำหรับพนักงานต่อไป
ในบทความถัดไป ฉันจะพูดถึงวิธี:
- จัดการความคาดหวังของพนักงานก่อนที่จะเริ่มต้นใช้งาน
- กระจายบทบาทระหว่างการฝึกอบรมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- จัดทำข้อกำหนดสำหรับงานทดสอบ
- วางระบบการปรับตัวในบริษัท
การปรับตัวของบุคลากรในองค์กรเป็นการปรับตัวระหว่างบริษัทและพนักงานซึ่งกันและกัน พนักงานต้องเผชิญกับงานใหม่ วิธีการทำงาน เขาถูกรายล้อมไปด้วยเพื่อนร่วมงานที่ไม่คุ้นเคย และเขาต้องทำความคุ้นเคยกับเงื่อนไขใหม่ กระบวนการปรับตัวของบุคลากรในองค์กรไม่ได้ถูกควบคุมเสมอไป ไม่ใช่นายจ้างทุกคนจะพิจารณาว่าจำเป็นต้องพัฒนาระบบ หาเงินทุน และนำพนักงานที่มีประสบการณ์ออกจากงาน เพื่อให้พนักงานใหม่เข้ารับตำแหน่งได้ง่ายขึ้น อย่างไรก็ตาม การปรับตัวของบุคลากรในองค์กรจะต้องดำเนินการอย่างรอบคอบ ซึ่งจะหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการเลิกจ้าง การค้นหา การคัดเลือก และการจ้างงานบุคลากร
ประเภทของการปรับตัว
กระบวนการปรับตัวอาจเป็นประเภทต่อไปนี้:
| การปรับตัวเบื้องต้น | ระยะเวลาการแนะนำพนักงานใหม่ที่ไม่มีประสบการณ์การทำงานและการสื่อสารในทีมงาน ส่วนใหญ่มักเป็นพนักงานอายุน้อย ผู้สำเร็จการศึกษาจากสถาบันการศึกษาระดับต่างๆ คุณแม่ยังสาวที่เพิ่งกลับมาจากการลาคลอด เป็นเรื่องยากมากขึ้นสำหรับผู้สมัครเหล่านี้จะปรับตัวเข้ากับทีมและเริ่มทำงานอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างรวดเร็ว |
| การปรับตัวรอง | ขั้นตอนการแนะนำพนักงานใหม่ที่มีประสบการณ์การทำงานอยู่แล้ว เขารู้ว่าการสื่อสารเกิดขึ้นในองค์กรอย่างไร พนักงานเป็นอย่างไร และขั้นตอนใดที่ต้องทำให้เสร็จเมื่อเริ่มต้นกิจกรรมในสถานที่ทำงานใหม่ พวกเขาทนต่อกระบวนการนี้ได้ง่ายกว่าผู้เริ่มต้น ผู้สมัครที่เปลี่ยนตำแหน่งในบริษัทบางครั้งอาจย้ายไปอยู่เมืองอื่น นี่เป็นการปรับตัวประเภทหนึ่งด้วย |
นอกจากนี้ ยังมีการปรับบุคลากรรูปแบบอื่น ๆ ซึ่งแบ่งตามจุดเน้นของการฝึกอบรม
รูปแบบพื้นฐานของการปรับตัว
การจัดระเบียบงานเกี่ยวกับการปรับตัวของบุคลากรควรครอบคลุมไม่เพียงแต่กิจกรรมทางวิชาชีพของพนักงานเท่านั้น ประกอบด้วยแบบฟอร์มต่อไปนี้:
- การปรับตัวทางสังคม –ถือเป็นการปรับตัวของบุคคลในสังคม ประเภทนี้ประกอบด้วยขั้นตอนของการแนะนำสู่สภาพแวดล้อมที่กำหนด การศึกษาและการยอมรับบรรทัดฐานทางพฤติกรรมของสังคมตลอดจนปฏิสัมพันธ์ของบุคคลใดบุคคลหนึ่งกับสังคมนี้
- การผลิต การปรับตัว– กระบวนการรวมพนักงานเข้าสู่ขอบเขตการผลิตใหม่ การดูดซึมเงื่อนไขการผลิต มาตรฐานแรงงาน การสร้างและขยายความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานและสภาพแวดล้อมการผลิต
- การปรับตัวอย่างมืออาชีพ –การเรียนรู้กระบวนการทำงานและความแตกต่าง การพัฒนาคุณภาพและทักษะทางวิชาชีพ
- การปรับตัวขององค์กร– ขึ้นอยู่กับการทำความคุ้นเคยกับพนักงานด้วยลักษณะงานและการทำความเข้าใจตำแหน่งตำแหน่งของเขาในโครงสร้างองค์กรของบริษัทและบทบาทของเขาในกระบวนการผลิต
- การปรับตัวทางจิตสรีรวิทยา –ในกรณีนี้ เรากำลังพูดถึงความเครียดทางจิตใจและร่างกาย รวมถึงสภาพการทำงานในองค์กรหนึ่งๆ
- การปรับตัวทางสังคมและจิตวิทยา –โดดเด่นด้วยการที่ผู้เชี่ยวชาญที่เพิ่งเข้ามาร่วมทีมและการยอมรับอย่างรวดเร็วต่อสภาพแวดล้อมทางสังคมในทันที
- การปรับตัวทางเศรษฐกิจ –การปรับตัวทางเศรษฐกิจหมายถึงการปรับตัวของพนักงานใหม่ให้เข้ากับระดับเงินเดือนและขั้นตอนการคำนวณเนื่องจากแต่ละองค์กรมีขั้นตอนและคุณลักษณะเฉพาะของค่าตอบแทนที่เป็นสาระสำคัญ
เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการปรับตัวบุคลากร
เป้าหมายหลักของขั้นตอนนี้มีดังต่อไปนี้:
- การลดต้นทุนวัสดุเริ่มต้นพนักงานใหม่ยังไม่ได้เรียนรู้เกี่ยวกับสถานที่ทำงานและความรับผิดชอบของเขา ดังนั้นในช่วงแรกเขาจะไม่มีประสิทธิผลเพียงพอ ซึ่งจะนำไปสู่ต้นทุนอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้
- ลดการหมุนเวียนของพนักงานในที่ใหม่ ผู้มาใหม่จะรู้สึกไม่สบายใจ ดังนั้น การแต่งตั้งตำแหน่งอาจตามมาด้วยการเลิกจ้างอย่างรวดเร็ว
- ลดเวลาที่ใช้โดยผู้บริหารและพนักงานคนอื่นๆเนื่องจากการปรับตัวและการทำงานที่ดำเนินการตามแผนที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนช่วยประหยัดเวลา
- การสร้างทัศนคติเชิงบวกต่อการทำงานความรู้สึกพอใจกับตำแหน่งใหม่ของตน
งานปรับให้เข้ากับงานใหม่นั้นดำเนินการโดยหน่วยพิเศษหรือผู้เชี่ยวชาญแยกต่างหาก เพื่อให้พนักงานกลายเป็นสมาชิกเต็มกำลังโดยเร็วที่สุด ต้องดำเนินการดังต่อไปนี้:
- มีการจัดหลักสูตรและสัมมนาต่างๆ ในเหตุการณ์เหล่านี้ มีการพูดคุยถึงประเด็นที่ซับซ้อนและเป็นที่ถกเถียงในการทำความคุ้นเคยกับตำแหน่งใหม่และในทีมใหม่
- การสนทนาระหว่างผู้จัดการและพี่เลี้ยงและพนักงาน สามารถดำเนินการเป็นรายบุคคลร่วมกับพนักงานได้ โดยจะพิจารณาประเด็นข้อกังวลทั้งหมด
- มีหลักสูตรระยะสั้นสำหรับตำแหน่งผู้บริหาร
- การเพิ่มความซับซ้อนของงานเนื่องจากการเติบโตของทักษะทางวิชาชีพ
- เพื่อการปรับตัวที่ดีขึ้น พนักงานใหม่อาจได้รับมอบหมายงานทางสังคมต่างๆ ที่มีลักษณะเป็นครั้งเดียว
วิธีพื้นฐานในการปรับตัวบุคลากร
ลองดูวิธีการหลักในรูปแบบตาราง:
| การให้คำปรึกษา | พนักงานที่มีประสบการณ์จะแนะนำพนักงานใหม่และอัปเดตข้อมูลให้เขาทราบ |
| การฝึกอบรมและสัมมนา | ฝึกอบรมพนักงานใหม่ในด้านทักษะการสื่อสาร การพูดในที่สาธารณะ และวิธีการปฏิบัติตนในสถานการณ์ที่ตึงเครียดและไม่คาดคิด ส่งผลให้พนักงานปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น |
| การสนทนา | การสนทนาส่วนตัวระหว่างพนักงานใหม่และผู้จัดการ แผนกทรัพยากรบุคคลในกระบวนการ ซึ่งเขาจะได้รับคำตอบสำหรับคำถามที่เกิดขึ้น |
| โปรแกรมพิเศษ | โปรแกรมเหล่านี้อาจรวมถึงเกมเล่นตามบทบาทต่างๆ การฝึกอบรมที่จะช่วยเสริมสร้างจิตวิญญาณโดยรวมและความสามัคคี |
| ทัศนศึกษา | เมื่อใช้วิธีนี้ พนักงานใหม่จะคุ้นเคยกับประวัติของบริษัท แผนกโครงสร้าง อาณาเขต พนักงาน และวัฒนธรรมองค์กร |
| แบบสอบถาม | หลังจากเสร็จสิ้นช่วงการปรับตัวแล้ว พนักงานจะถูกขอให้กรอกแบบสอบถามความคิดเห็น |
| การรับรอง การทดสอบ กิจกรรมองค์กร ฯลฯ | วิธีการทั้งหมดนี้มุ่งเป้าไปที่การทำให้พนักงานใหม่รู้สึกว่าบริษัทต้องการเขา เขาสามารถทำได้ และในขณะเดียวกันก็เพิ่มผลผลิตของเขาด้วย |
สามารถใช้วิธีการทั้งหมดร่วมกันและแยกกันเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิผลสูงสุด