รายละเอียดงานของเลขานุการ ข้อกำหนดทางวิชาชีพสำหรับเลขานุการประเภทต่างๆ ข้อกำหนดทางวิชาชีพสำหรับเลขานุการประเภทต่างๆ

เราได้กล่าวไปแล้วมากกว่าหนึ่งครั้งว่าเป็นการยากมากที่จะกำหนดความรับผิดชอบโดยทั่วไปของเลขานุการหรือผู้ช่วยผู้บริหาร ส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับขอบเขตของกิจกรรมของบริษัท ขนาด จินตนาการของผู้จัดการ และในทางปฏิบัติไม่ได้ถูกควบคุมโดยสิ่งใดเลย นอกจากนี้ ยังมีการแบ่งแยกในสายอาชีพ ซึ่งตามแนวทางปฏิบัติที่แสดงให้เห็น ลูกจ้างและนายจ้างจะเข้าใจต่างกันออกไป

เลขานุการเองก็สัมผัสได้ถึงความแตกต่าง ซึ่งบางครั้งก็เป็นไปตามสัญชาตญาณ ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมการถกเถียงยังคงดำเนินต่อไปในฟอรัมว่าใคร “สำคัญกว่า” ลำดับชั้นในวิชาชีพคืออะไร และอะไรคือระดับสูงสุดในอาชีพของเจ้าหน้าที่ธุรการ เพื่อนร่วมงานของฉันยังไม่มีความเห็นเป็นเอกฉันท์เกี่ยวกับเรื่องนี้

อย่างไรก็ตาม หากมีชื่อมากมายเหล่านี้ ปรากฏการณ์ที่พวกเขาอธิบายก็จะต้องมีอยู่ด้วย

มาทำความเข้าใจความซับซ้อนทั้งหมดของการจำแนกตำแหน่งการบริหาร

การทำความเข้าใจแนวคิด

ให้เราแสดงรายการตำแหน่งผู้ดูแลระบบหลัก: "เลขานุการ", "ผู้ช่วย", "ผู้ช่วยเลขานุการ", "ผู้ช่วยผู้จัดการ", "เลขานุการแผนกต้อนรับ", "ผู้จัดการสำนักงาน" ก่อนที่เราจะดูรายละเอียดเพิ่มเติม เรามาทำความเข้าใจความหมายของแต่ละตำแหน่งก่อน

วิกิพีเดียไม่ได้กำหนดตำแหน่งของ "เลขาธิการ" มีเพียงบทความ “เลขานุการ” ซึ่งมีคำจำกัดความดังต่อไปนี้ ผู้ช่วยเลขานุการ- พนักงานออฟฟิศที่มีความรับผิดชอบหลากหลายตั้งแต่การรับสายโทรศัพท์ (พนักงานต้อนรับ) ไปจนถึงผู้ช่วยผู้จัดการ (เลขานุการส่วนตัว)

ต่อไปนี้เป็นรายการหน้าที่ของเลขานุการผู้ช่วย:

• รับสายโทรศัพท์ที่ผู้จัดการได้รับ
• ทำงานกับเอกสาร: การกำหนดความสำคัญ การจัดเตรียม การลงทะเบียน การแจกจ่าย การรับ การจัดเก็บ การจัดระบบ
• การวางแผนและการเตรียมการต้อนรับผู้มาเยือน
• ช่วยเหลือในการวางแผนตารางการทำงานของเจ้านาย บางครั้งก็จองโรงแรมและตั๋วเครื่องบิน
• การมีส่วนร่วมในการเตรียมการเจรจาธุรกิจ
• สั่งเครื่องเขียนและสิ่งอื่น ๆ ที่จำเป็นสำหรับการทำงานของสำนักงาน บางครั้งก็เลี้ยงอาหารให้ผู้จัดการด้วย

ไม่มีความชัดเจนเป็นพิเศษหลังจากอ่านบทความนี้ เราทุกคนรู้อยู่แล้วว่าความรับผิดชอบนั้นมีขอบเขตกว้าง และหน้าที่ข้างต้นสามารถทำได้ทั้งเลขานุการและผู้ช่วยผู้จัดการ ยิ่งไปกว่านั้น นี่ยังห่างไกลจากหน้าที่ครึ่งหนึ่งที่ตัวแทนทั่วไปในอาชีพของเราต้องปฏิบัติ หรือนี่อาจเป็นชื่อทั่วไปของทั้งกลุ่มอาชีพ? ไม่น่าเป็นไปได้ที่คนส่วนใหญ่ยังคงได้ยินคำว่า “เลขานุการ” โดยไม่มีคำนำหน้าใดๆ

คำว่า เลขา อย่างที่รู้ๆ กัน มาจากภาษาละติน ความลับ(“ความลับ ความลึกลับ”) และในโรมโบราณ บุคคลที่เชื่อถือได้ถูกเรียกว่าเลขานุการ สรุป: เลขานุการสามารถเข้าถึงข้อมูลบางอย่างที่ไม่เปิดเผยต่อสาธารณะ และเพื่อที่จะปฏิบัติหน้าที่ของเขาให้สำเร็จ เขาจะต้องได้รับความไว้วางใจจากผู้จัดการ

สำหรับที่มาของคำว่า "อ้างอิง" ชื่อนี้เป็นภาษาละตินด้วย - "การทำซ้ำการรายงาน" ดังนั้นบุคคลนี้จึงทำงานกับข้อมูล โดยทั่วไปแล้วที่มาของคำนั้นเกี่ยวข้องกับอาชีพสมัยใหม่อย่างไม่ต้องสงสัย แต่ไม่ได้อธิบายอย่างเต็มที่ว่าพนักงานคนใดทำในองค์กร

สรุป: พวกเราส่วนใหญ่เป็นผู้ช่วยเลขานุการ อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้ไม่ค่อยสะท้อนให้เห็นในตารางการรับพนักงานและสมุดงาน: เพื่อนร่วมงานของฉันหลายคนถูก "เรียก" แตกต่างกัน

เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน

เลขานุการที่แผนกต้อนรับ- ตำแหน่งที่อยู่ในจิตสำนึกของมวลชนเกี่ยวข้องกับการรับและกระจายสายเรียกเข้าและการติดต่อสื่อสาร บางครั้งพนักงานดังกล่าวก็สามารถดำเนินการต้อนรับผู้มาเยี่ยมเบื้องต้นได้ ในบรรดาตำแหน่งเลขานุการ นี่เป็นเพียงตำแหน่งเดียวที่มีชื่อทำให้ชัดเจนทันทีว่าคุณจะต้องทำอะไร แม้ว่าแน่นอนว่าจะมีข้อยกเว้นอยู่บ้าง
ผู้จัดการสำนักงาน- นี่คือกระดาษลอกลายจากภาษาอังกฤษ สำนักงาน ผู้จัดการ, เช่น. ผู้จัดการสำนักงาน ความรับผิดชอบหลักของเขาคือการจัดการทรัพยากรด้านการบริหาร การเงิน และอื่นๆ เพื่อให้มั่นใจว่าการทำงานในสำนักงานและพนักงานแต่ละแห่งเป็นไปอย่างราบรื่น ผู้จัดการสำนักงานเป็นหนึ่งในตำแหน่งผู้บริหารระดับล่าง
พนักงานดังกล่าวอาจเป็นผู้ใต้บังคับบัญชาของคนขับรถ พนักงานทำความสะอาด และมักจะเป็นเลขานุการ เนื่องจากผู้จัดการสำนักงานมีหน้าที่รับผิดชอบในการช่วยชีวิตของสำนักงานและพนักงาน หลายคนจึงคิดว่าตำแหน่งนี้คล้ายกับตำแหน่งผู้ดูแล พวกเขามีความรับผิดชอบที่คล้ายกันค่อนข้างมาก แต่พระเจ้าห้ามไม่ให้คุณสับสนและเรียกผู้จัดการสำนักงานว่าเป็นผู้จัดการฝ่ายจัดหา! ไม่มีอะไรผิดปกติกับสิ่งหลัง แต่ระดับความรับผิดชอบของผู้จัดการสำนักงานนั้นสูงกว่ามากและต้องการคุณสมบัติที่สูงกว่า
ผู้ช่วยผุ้จัดการ- ตำแหน่งที่หลายคนถือว่าเป็นระดับสูงสุดในอาชีพพนักงานธุรการ ในบริษัทตะวันตก ตำแหน่งนี้มักจะดูเหมือน “ผู้ช่วยส่วนตัว” (แปลตามตัวอักษรจากภาษาอังกฤษ) ส่วนตัว ผู้ช่วย). ฉันชอบเวอร์ชั่นดั้งเดิมมากกว่าเพราะตำแหน่งงานมีเนื้อหาสำคัญทั้งหมด ผู้ช่วย - จากคำว่า "ช่วยเหลือ" ผู้ช่วยผู้จัดการช่วยเหลือเจ้านายในการปฏิบัติหน้าที่ สิ่งที่จะรวมอยู่ในฟังก์ชั่นของผู้ช่วยนั้นขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย

ดังนั้นความรับผิดชอบของผู้เชี่ยวชาญสองคนที่ดำรงตำแหน่งเดียวกันอย่างเป็นทางการอาจแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง: หนึ่งในนั้นทำงานกับเอกสาร กระจายโทรศัพท์และรับผู้เยี่ยมชม ในขณะที่อีกคนหนึ่งมีส่วนร่วมในการประชุมฝ่ายบริหารและมีอำนาจในการตัดสินใจที่สำคัญ อย่างไรก็ตามสิ่งนี้ไม่ได้ยกเว้นความจริงที่ว่าทั้งคู่เย็บกระดุมขาดและกำลังมองหาพี่เลี้ยงเด็กให้กับลูก ๆ ของผู้นำของพวกเขา อีกครั้ง ไม่มีคำสั่ง: ชื่อในกรณีนี้เพียงชี้แจงวัตถุประสงค์ของคุณเท่านั้น และไม่ทราบแน่ชัดว่าคุณจะปฏิบัติตามอย่างไร

เราศึกษาเอกสารด้านกฎระเบียบ

มีเอกสารอธิบายตำแหน่งทั้งหมดที่นำเสนอในประเทศของเรา - “ตัวแยกประเภทอาชีพคนงาน ตำแหน่งพนักงาน และเกรดภาษีของรัสเซียทั้งหมด”(ตกลงPDTR, ตกลง 016-94) หากคุณมีปัญหาในการกำหนดตำแหน่งงานใดๆ ในบริษัท คุณสามารถดูเอกสารนี้และเลือกตำแหน่งที่เหมาะสมที่สุด

ตัวแยกประเภทนี้สามารถพบได้บนเว็บไซต์: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/ หลังนอกเหนือจาก OK 016-94 แล้วยังมี "หนังสืออ้างอิงภาษีและคุณสมบัติแบบรวม" (UTKS) และ "ตัวจำแนกประเภทอาชีพทั้งหมดของรัสเซีย" (OKZ 010-93, OKZ) นี่คือสองส่วนของ OK 016-94 ประการแรกรวมถึงอาชีพของคนงาน ประการที่สอง - ตำแหน่งของพนักงาน

อาชีพของคนงาน (และมี 5491 คนอยู่ในลักษณนาม) ​​ในกรณีนี้ไม่เป็นที่สนใจของเรา มาดูตำแหน่งของพนักงานกันดีกว่า มีทั้งหมด 2,598 ชิ้น และคุณอาจพบทุกสิ่งที่เราต้องการได้ที่นี่

เริ่มจากตำแหน่งเลขานุการกันดีกว่า จากการค้นหาตามตัวอักษร เราได้ตารางต่อไปนี้ (ดูตารางที่ 1)

ตารางที่ 1

ตำแหน่งใน OK 016-94 ซึ่งมีชื่อ “เลขานุการ”

			ชื่องาน		รหัส OKZ
			เลขานุการ (นักการทูต)
			เลขานุการคณะกรรมการ (องค์การมหาชน)
			เลขานุการผู้เชี่ยวชาญเรื่องตาบอด
			เลขานุการที่ประชุม
			เลขานุการคณะกรรมการ
			เลขาธิการรัฐสภา
			เลขาธิการสำนักงานต้อนรับประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย
			หัวหน้าเลขาธิการ
			เลขาธิการสภา (วิทยาศาสตร์และเทคนิค วิทยาศาสตร์ ศิลปะและเทคนิค)
			เลขาธิการคณะมนตรีความมั่นคงแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย
			เสมียนศาล
			เลขานุการศาลในกลไกของศาลฎีกาแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย
			เลขาธิการสมัยประชุมศาล
			เลขานุการของเซสชั่นศาลในเครื่องมือของศาลฎีกาแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย
			เลขาธิการสหภาพสร้างสรรค์
			เลขานุการหน่วยการศึกษา (ผู้จัดส่ง)
			เลขาธิการคณะกรรมาธิการของรัฐบาลกลาง
			เลขาธิการสหพันธ์ (แบ่งตามประเภทกีฬา)
			เลขาธิการคณะกรรมการการเลือกตั้งกลางแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย
			เลขานุการพิมพ์ดีด
			เลขานุการ-นักชวเลข

แต่ละตำแหน่งมีของตัวเอง รหัส. นอกจากนี้ ตำแหน่งที่แตกต่างกันก็มีหนึ่งตำแหน่ง รหัส OKZซึ่งหมายความว่าจะรวมกันเป็นกลุ่มเดียว ชื่อ "เลขานุการผู้จัดการ" หมายถึงกลุ่ม 4115 (กลุ่ม "เลขานุการ") กลุ่มนี้ประกอบด้วยตำแหน่งดังต่อไปนี้:

• พนักงาน;
• เลขานุการผู้เชี่ยวชาญคนตาบอด
• หัวหน้าเลขานุการ;
• เสมียนศาล
• เลขาธิการฝ่ายการศึกษา
• เลขานุการพิมพ์ดีด;
• เลขานุการ-นักชวเลข

กล่าวถึงเลขานุการในกลุ่มดังกล่าวดังนี้ เลขานุการทำหน้าที่ทางเทคนิคเพื่อสนับสนุนและให้บริการงานของหัวหน้าองค์กรหรือองค์กรโดยใช้คอมพิวเตอร์ อุปกรณ์สำนักงาน และวิธีการทางเทคนิคอื่น ๆ

ความรับผิดชอบของพวกเขา ได้แก่ :

ไซต์นี้มีการแบ่งตำแหน่งออกเป็นกลุ่มได้อย่างสะดวก ซึ่งจะเห็นได้ว่ากลุ่ม 4115 รวมอยู่ในกลุ่มอาวุโส 411 “เลขานุการ ผู้ควบคุมเครื่องจักรคำนวณและวิชาชีพที่เกี่ยวข้อง” อย่างหลังนอกเหนือจากเลขานุการแล้ว ยังรวมถึงพนักงานคอมพิวเตอร์ นักชวเลข พนักงานพิมพ์ดีด ฯลฯ

โดยทั่วไป ความรับผิดชอบข้างต้นไม่ได้ขัดแย้งกับความเป็นจริง ยกเว้นว่าการกล่าวถึงเครื่องโทรพิมพ์และเครื่องพิมพ์ดีดจะทำให้ใครบางคนยิ้ม (และบางคนจะสั่นเทา) อย่างไรก็ตามแม้แต่เลขานุการมือใหม่เมื่อดูรายการความรับผิดชอบที่เสนอก็จะถามว่า:“ อย่างไร? และมันคือทั้งหมดเหรอ? การสนับสนุนด้านวีซ่า, การจัดทริปธุรกิจ, บันทึกการประชุมอยู่ที่ไหน” เราได้กล่าวไว้มากกว่าหนึ่งครั้งว่าเลขานุการเป็นอาชีพที่คุณต้องอุทิศเวลาทำงานอย่างน้อยครึ่งหนึ่งเพื่อให้บริการผู้จัดการและพนักงานโดยไม่มีเอกสาร คำว่า “รับแขก” ไม่ได้สื่อถึงหน้าที่ต่างๆ ที่เลขานุการต้องปฏิบัติ ความรับผิดชอบที่เหลือเป็นความรับผิดชอบทางเทคนิคล้วนๆ และเกี่ยวข้องกับการทำงานกับเอกสาร เมื่อดูคำอธิบายที่มีอยู่แล้ว คุณอาจคิดว่าเลขานั่งอยู่อีกห้องหนึ่งและพิมพ์เฉพาะในคอมพิวเตอร์และเขียนบางอย่างลงในสมุดบันทึกการลงทะเบียน แต่เรารู้ว่านี่ยังห่างไกลจากกรณีนี้ ดังนั้นคำจำกัดความดังกล่าวจึงไม่สามารถตอบสนองผู้เชี่ยวชาญได้

กลับไปที่ตัวลักษณนาม: ตำแหน่ง "ผู้จัดการสำนักงาน" รวมถึง "ผู้จัดการสำนักงาน" และ "ผู้ช่วยผู้จัดการ" ไม่รวมอยู่ในนั้น แต่มีตำแหน่ง "ผู้อ้างอิง" (รหัส 26088) ซึ่งรวมอยู่ในกลุ่ม 3431 - "บุคลากรด้านการบริหารและการจัดการ"

กลุ่มนี้ นอกเหนือจากตำแหน่งต่างๆ ของผู้ดูแลระบบและผู้จัดการแล้ว ยังรวมถึงตำแหน่งผู้ตรวจติดตามการปฏิบัติตามคำสั่ง ผู้ช่วย และผู้ช่วยกิจกรรมหลักอีกด้วย

มันเป็นย่านที่ตลกใช่ไหมล่ะ? ในกลุ่มเดียวกันกับผู้อ้างอิงจะมีผู้ตรวจสอบเพื่อติดตามการดำเนินการตามคำสั่ง เลขานุการหลายคนรู้โดยตรงเกี่ยวกับการควบคุมนี้ เนื่องจากพวกเขาดำเนินการด้วยตนเอง

เว็บ http://www.etks.info/ บอกว่า บุคลากรด้านการบริหารและการจัดการและบุคลากรของวิชาชีพที่เกี่ยวข้องแก้ไขปัญหาด้านการบริหารและการประสานงานในกิจกรรมขององค์กรและแผนกโครงสร้างดูแลรักษาเอกสารและการสนับสนุนข้อมูล.

ความรับผิดชอบของพวกเขา ได้แก่ :

• ดูแลรักษาจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ รายงานการประชุม และเอกสารด้านการบริหารอื่นๆ
• การวางแผนและจัดการประชุม การประชุมทางธุรกิจ และการเดินทาง
• ประสานงานจังหวะเวลาของเหตุการณ์ต่าง ๆ ติดตามการปฏิบัติตาม;
• ช่วยเหลือผู้จัดการและพนักงานในการแก้ไขปัญหาด้านการบริหารและองค์กร
• การจัดทำร่างสัญญา ข้อตกลง การเจรจา การจัดระบบการต้อนรับผู้มาเยี่ยมและพนักงาน
• ปฏิบัติหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง
• การจัดการของพนักงานคนอื่น ๆ

คุณปฏิบัติหน้าที่กี่รายการในรายการนี้? ตำแหน่งของคุณชื่ออะไร? "เลขานุการ"? “ผู้จัดการสำนักงาน”? "ผู้ช่วยผุ้จัดการ"?

หากเราจำได้ว่าตามธรรมเนียมแล้วงานของเลขานุการแบ่งออกเป็นบริการด้านสารคดีและไม่ใช่สารคดีและเราส่วนใหญ่ปฏิบัติหน้าที่จากรายการสำหรับทั้งสองกลุ่มที่พิจารณา ("เลขานุการ" และ "บุคลากรด้านการบริหารและการจัดการ") เราก็สามารถสรุปได้ว่า ตามหน้าที่ที่ทำได้พวกเราส่วนใหญ่เป็นผู้ช่วยเลขานุการ

มันหมายความว่าอะไร? เหตุใดตำแหน่งเช่น "ผู้ช่วยผู้จัดการ" หรือ "ผู้จัดการสำนักงาน" จึงไม่ปรากฏในตัวแยกประเภท เหตุใดจึงมีตำแหน่งในทางปฏิบัติ แต่ไม่มีในตัวลักษณนาม? อาจจะล้าสมัยหรือผู้เรียบเรียงไม่สนใจที่จะเข้าใจสถานการณ์ในตลาดแรงงานยุคใหม่?

แน่นอนว่าลักษณนามนี้ค่อนข้างอนุรักษ์นิยม แต่พจนานุกรมการสะกดคำก็ยังเป็นแบบอนุรักษ์นิยมเช่นกัน ผู้คนพูดและเขียนแตกต่างกัน แต่มีกฎเกณฑ์บางประการ ซึ่งเป็นบรรทัดฐานที่ผู้เชี่ยวชาญยอมรับ และผู้รู้หนังสือได้รับคำแนะนำจากกฎเกณฑ์ดังกล่าว คำแนะนำ ตัวแยกประเภท และเอกสารราชการอื่น ๆ ที่พัฒนาโดยผู้เชี่ยวชาญบ่งบอกถึงการมีอยู่ขององค์กรในอุดมคติที่เลขานุการจัดการกับเอกสาร การดำเนินการได้รับการตรวจสอบโดยผู้ตรวจสอบ และการสนับสนุนวีซ่าและการทำงานร่วมกับคณะผู้แทนถือเป็นความรับผิดชอบของบริการโปรโตคอล

อย่าคิดว่าสิ่งนี้จะไม่เกิดขึ้น นี่คือโครงสร้างการทำงานของหน่วยงานภาครัฐ องค์กร ฝ่ายบริหาร และโรงงานขนาดใหญ่หลายแห่ง ประการแรก เพราะพวกเขาดำรงอยู่มานานหลายทศวรรษ และในกิจกรรมของพวกเขาได้รับคำแนะนำจากลักษณะงานและกฎระเบียบที่พัฒนาขึ้นในสหภาพโซเวียต เมื่อสถานการณ์ "ใครเข้าป่า ใครได้ฟืน" เป็นเรื่องยากที่จะจินตนาการ ประการที่สอง การแบ่งความรับผิดชอบนี้เกี่ยวข้องกับการรักษาความลับเป็นอย่างมาก ตัวอย่างเช่น ในโรงงานที่ปฏิบัติตามคำสั่งทางทหาร เลขานุการผู้บริหารไม่สามารถเข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้ และพวกเขาจะทิ้งโทรศัพท์มือถือไว้ในตู้นิรภัยตรงทางเข้า ในสถานการณ์เช่นนี้การค้นหาข้อมูลหรือสั่งซื้อตั๋วเป็นเรื่องยาก ซึ่งทำโดยผู้เชี่ยวชาญแต่ละรายที่สามารถเข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้

นอกจากนี้ เป็นเรื่องหนึ่งหากเลขานุการในบริษัทที่จ้างคนเป็นร้อยคนเป็น “ชาวสวิส คนเกี่ยวข้าว และคนเล่นท่อ” และอีกอย่างหนึ่งเมื่อบริษัทจ้างพนักงานหลายพันคน ในกรณีนี้ กระบวนการทำงานส่วนใหญ่ได้รับการควบคุมและรวมศูนย์อย่างเข้มงวด ผู้เชี่ยวชาญเพียงคนเดียวไม่สามารถรับผิดชอบได้ มีทั้งแผนก

อนึ่ง

สำหรับการมีอยู่ของชื่อที่ล้าสมัยเมื่อมองแวบแรก (เช่น "เลขานุการพิมพ์ดีด") ในประเทศของเราจนถึงทุกวันนี้มีองค์กรที่พิมพ์เอกสารบางอย่างด้วยเครื่องพิมพ์ดีดเท่านั้น (เนื่องจากความลับ) นอกจากนี้การมีคำว่า "พนักงานพิมพ์ดีด" ในคำจำกัดความนี้ส่วนใหญ่มักบ่งบอกถึงงานจำนวนมากที่เกี่ยวข้องกับการเตรียมเอกสารโดยเฉพาะ ในสมัยโซเวียต พนักงานพิมพ์ดีดเป็นผู้ดำเนินการงานนี้ และในบริษัทขนาดใหญ่ที่มีงานในสำนักงานแบบรวมศูนย์ งานนี้ก็ยังคงอยู่มาจนถึงทุกวันนี้
ตำแหน่งนี้เรียกว่า “พนักงาน PC” ได้ไหม? แน่นอนว่าหลายบริษัททำเช่นนี้ แต่ทำไมถ้าในจิตสำนึกของมวลชนแนวคิดนี้ได้ถูกมอบหมายรายการความรับผิดชอบบางอย่างไปแล้ว? ภาษาไม่ชอบนวัตกรรมประดิษฐ์ใดๆ เมื่อคำนี้หมดความเกี่ยวข้อง คำนั้นก็จะหายไป

เหตุใดในทางปฏิบัติจึงมีเลขานุการที่ทำหน้าที่เป็นผู้ช่วย ผู้ตรวจติดตามการดำเนินการด้านเอกสาร หรือแม้แต่นักแปล? เพราะทฤษฎีแตกต่างจากการปฏิบัติเสมอ บริษัทต่างๆ โดยเฉพาะบริษัทขนาดเล็ก มุ่งมั่นที่จะประหยัดเงินเป็นหลักโดยมอบหมายความรับผิดชอบที่แตกต่างกันมากมายให้กับพนักงานคนเดียว เพื่อนร่วมงานคนหนึ่งของฉันให้คำจำกัดความของตำแหน่งเลขานุการไว้ดังนี้ “บุคคลที่ทำในสิ่งที่พนักงานคนอื่นไม่ต้องการทำ” นั่นก็เกิดขึ้น นอกจากนี้ ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว ความคลาดเคลื่อนในความรับผิดชอบมักเกี่ยวข้องกับความเป็นไปไม่ได้ที่จะป้อนหน่วยใดหน่วยหนึ่งลงในตารางการรับพนักงาน รวมถึงการขาดความเข้าใจโดยนายจ้างเกี่ยวกับการไล่ระดับที่มีอยู่ในวิชาชีพ

เปรียบเทียบความรับผิดชอบ

เรามาดูกันว่านายจ้างหมายถึงอะไรโดยชื่อนี้หรือชื่อนั้น ในการทำเช่นนี้เรามาดูที่ไซต์ค้นหางานกันดีกว่า เรามาเลือกโฆษณาหลายรายการที่มีชื่อ: "เลขานุการ", "ผู้ช่วยเลขานุการ", "ผู้ช่วยผู้จัดการ", "ผู้จัดการสำนักงาน" เลือกสามรายการสำหรับแต่ละกลุ่มและเปรียบเทียบรายการหน้าที่ที่ทำ (เราจะไม่ทำซ้ำหน้าที่ที่ซ้ำกันในที่แตกต่างกัน ตำแหน่งงานว่าง)

ผู้จัดการสำนักงาน

1. ปฏิบัติตามคำแนะนำจากผู้จัดการ
2. ช่วยชีวิตในสำนักงาน
3. ช่วยเหลือในการวางแผนเวลาทำงานของผู้จัดการ
4. จัดทำและดำเนินการโต้ตอบจดหมายและเอกสารภายใน
5. การต้อนรับแขกและผู้เยี่ยมชมของผู้จัดการการจัดประชุมและการเจรจา
6. สื่อสารกับลูกค้าในสำนักงาน สร้างบรรยากาศที่เป็นกันเองและอบอุ่นสำหรับพวกเขา หมายเหตุผู้เขียน: นายจ้างรายนี้ตัดสินใจประหยัดเงินกับผู้จัดการฝ่ายบริการลูกค้า.
7. รับสายที่รับสายโฆษณาและโอนไปยังแผนกที่ต้องการ
8. ดูแลความเรียบร้อยและความสะอาดในสำนักงาน.
9. จัดระบบและจำแนกเอกสารและข้อมูลให้ผู้ดำเนินการดำเนินการทันที หมายเหตุผู้เขียน: ดูเหมือนว่านี่คืองานออฟฟิศเหรอ? แต่ไม่ ในตำแหน่งที่ว่างนี้จะระบุไว้ในบรรทัดแยกต่างหาก.
10. นำข้อมูลที่ได้รับจากลูกค้าไปสู่ความสนใจของผู้จัดการ
11. ดำเนินการตามคำสั่งของเจ้าหน้าที่สำนักงานเพื่อกรอกและส่งคำแนะนำและข้อมูลที่จำเป็นให้กับพวกเขา
12. ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารตามข้อกำหนดที่กำหนดไว้เมื่อจ้างพนักงานใหม่ บันทึก: รู้แต่ว่าในบริษัทไม่มีเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล!
13. ดำเนินการคัดลอกและทำซ้ำงาน
14. การออกหนังสือมอบอำนาจ
15. การบำรุงรักษาใบบันทึกเวลา หมายเหตุผู้เขียน: ไม่มีเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลแน่นอน!
16. จัดทำเอกสารและจัดทำรายงานการใช้จ่ายเงินเพื่อความต้องการทางธุรกิจ

เลขานุการ

1. จัดระเบียบการไหลของเอกสาร ดำเนินการโต้ตอบทางธุรกิจ
2. การปฏิบัติตามคำสั่งจากผู้จัดการ
3. จัดทำเอกสารและรายงานที่จำเป็น
4. การจัดและการประสานงานการประชุม การเจรจา การประชุม
5. การจัดทริปเพื่อธุรกิจ (การสั่งตั๋วเครื่องบินและรถไฟ บริการรับส่ง การจองโรงแรม ฯลฯ)
6. จัดเตรียมการมาถึงของพันธมิตร (การจองโรงแรม การรับส่ง ฯลฯ)
7. การรับและกระจายสายเรียกเข้า
8. ดูแลการทำงานของสำนักงาน
9. ปฏิบัติตามคำแนะนำจากฝ่ายบริหาร (ค้นหาข้อมูล จัดทำรายงาน สื่อสารกับซัพพลายเออร์วัตถุดิบ ซึ่งมักเป็นภาษาอังกฤษ)
10. ให้บริการไปรษณีย์และเคอรี่
11. ดูแลการไหลเวียนของเอกสารภายในองค์กร
12. จดหมาย.
13. การสนับสนุนด้านการบริหารสำหรับผู้จัดการ
14. การตรวจสอบการดำเนินการตามคำสั่งการจัดการ
15. ทำงานกับอุปกรณ์สำนักงาน
16. จัดทำเอกสารองค์กรและธุรการ

ผู้ช่วยเลขานุการ

1. การจัดกิจกรรมสำนักงาน
2. การรับและการกระจายสายเรียกเข้า
3. การต้อนรับผู้มาเยือน.
4. การจัดประชุมและการเจรจา
5. การจัดทริปเพื่อธุรกิจ (การสั่งซื้อและจองตั๋ว โรงแรม แท็กซี่ บริการช่วยเหลือด้านวีซ่า)
6. จดหมายธุรกิจ
7. การส่งและรับจดหมาย, การออกหนังสือมอบอำนาจ
8. งานสำนักงาน.
9. ปฏิบัติตามคำแนะนำจากฝ่ายบริหาร
10. ทำงานกับบริการจัดส่ง
11. ปฏิสัมพันธ์กับแผนกต่างๆของบริษัท
12. รักษาความสงบเรียบร้อยและบรรยากาศที่เป็นกันเองในสำนักงาน
13. ให้การสนับสนุนด้านการบริหารตามกำหนดการประจำวันของผู้อำนวยการ
14. ติดตามการปฏิบัติตามคำแนะนำและการอนุมัติเอกสารที่ริเริ่มโดยผู้อำนวยการ
15. การจัดเตรียมเอกสารขององค์กรและการบริหาร

ผู้ช่วยผุ้จัดการ

1. รับสายเรียกเข้า/โทรออก
2. การจัดการจดหมาย/จดหมายโต้ตอบ จดหมายธุรกิจ
3. การวิเคราะห์ข้อมูล การรวบรวมข้อมูล การรายงาน
4. การสื่อสารกับหัวหน้าแผนก
5. ปฏิบัติตามคำสั่งจากผู้จัดการภายในกรอบเวลาที่กำหนด
6. ติดตามการดำเนินการตามคำสั่ง/การมอบหมายงานให้ทันเวลา
7. การสนับสนุนสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจ (การดำเนินการเกี่ยวกับวีซ่า, การจองรถไฟและตั๋วเครื่องบิน, บริการรับส่ง, โรงแรม, งานกิจกรรม, ทัศนศึกษา)
8. การจัดระเบียบและการสนับสนุนการรับคณะผู้แทนและผู้เยี่ยมชมโดยฝ่ายบริหารขององค์กรการจัดประชุมการเจรจาการนำเสนอ
9. ตรวจสอบการใช้เครื่องเขียน สั่งซื้อหากจำเป็น
10. การลงทะเบียนและจัดเก็บข้อมูลต้นฉบับและเอกสารองค์กรและการบริหาร
11. ช่วยชีวิตในสำนักงาน
12. งานสำนักงาน การไหลของเอกสาร
13. การลงทะเบียนเอกสารเข้าออกภายใน
14. ช่วยเหลือในการวางแผนวันทำงานของผู้จัดการ

อย่างที่คุณเห็น ผู้เชี่ยวชาญที่ทำงานในตำแหน่งเหล่านี้มีความรับผิดชอบที่คล้ายกันหลายประการ พวกเขาทั้งหมดมีส่วนร่วม (หรือมีส่วนร่วม) ในการช่วยชีวิตในสำนักงาน การรับและกระจายสาย จัดระเบียบการไหลของเอกสาร และปฏิบัติตามคำแนะนำจากผู้จัดการ

ดูรายการความรับผิดชอบของเลขานุการ ผู้ช่วยเลขานุการ และผู้ช่วยผู้บริหาร พวกมันเกือบจะเหมือนกัน บางทีในบริษัทใดบริษัทหนึ่ง ผู้ช่วยก็คาดว่าจะทำงานวิเคราะห์ด้วย ตำแหน่งผู้จัดการสำนักงานค่อนข้างไม่ธรรมดาโดยที่นายจ้างคาดหวังให้ปฏิบัติหน้าที่ของผู้ตรวจสอบบุคลากรและทำงาน และบางทีเขาอาจเป็นคนเดียวที่พวกเขาไม่คาดหวังให้ช่วยผู้จัดการ (หรือนี่ไม่ได้ระบุไว้ในโฆษณา?) เราสามารถพูดได้อย่างมั่นใจว่าผู้ช่วยผู้จัดการจะต้องช่วยผู้จัดการ ซึ่งไม่ได้ช่วยบรรเทาความจำเป็นในการ "ช่วยชีวิต" ในสำนักงาน

ก่อนที่จะสรุปข้อสรุป มาดูพารามิเตอร์อีกตัวหนึ่ง: นายจ้างมีข้อกำหนดอะไรบ้างสำหรับผู้เชี่ยวชาญในตำแหน่งเหล่านี้ (ตารางที่ 2)

ตารางที่ 2

ข้อกำหนดที่นายจ้างกำหนดเกี่ยวกับผู้จัดการสำนักงาน เลขานุการ ผู้ช่วยเลขานุการ ผู้ช่วยผู้จัดการ

ผู้จัดการสำนักงาน	เลขานุการ	ผู้ช่วยเลขานุการ	ผู้ช่วยผุ้จัดการ
มีความสามารถในการทำงานกับเทคโนโลยี ความแม่นยำความเอาใจใส่ ความเป็นมิตร. มีประสบการณ์ 2 ปีในตำแหน่งเลขานุการ/ผู้ดูแลระบบ/ผู้จัดการสำนักงาน ความสามารถในการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน มีความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับ 1C เป็นที่พึงปรารถนา	อุดมศึกษา. ความรู้เกี่ยวกับพีซี อุปกรณ์สำนักงาน กฎการไหลของเอกสาร ประสิทธิภาพ ตรงต่อเวลา รูปลักษณ์สวยงาม มีประสบการณ์ 2 ปีในตำแหน่งเลขานุการ/ผู้จัดการสำนักงาน ความสามารถในการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน	อุดมศึกษา. มีความรู้ภาษาอังกฤษดีเยี่ยม ประสบการณ์การทำงานอย่างน้อยหนึ่งปี ผู้ใช้พีซีและอุปกรณ์สำนักงานอย่างมั่นใจ ภาษาพูดและภาษาเขียนที่ถูกต้อง ความรู้เรื่องมารยาททางธุรกิจ ความรับผิดชอบ ความขยัน กิจกรรม ทักษะในการสื่อสาร	ประสบการณ์หนึ่งปีในการทำงานเป็นผู้ช่วยส่วนตัวในบริษัทขนาดใหญ่ ผู้ใช้พีซีที่มั่นใจ ผู้ใช้อินเทอร์เน็ตที่กระตือรือร้น การต้านทานความเครียด ความเอาใจใส่ การรู้หนังสือ ความยืดหยุ่นในการสื่อสาร การทูต รูปลักษณ์ที่ปรากฏ. ภาษาอังกฤษเป็นพื้นฐาน อุดมศึกษา. มีความรู้เรื่องการจัดการเอกสาร คำพูดที่ชัดเจนและชัดเจน ความสามารถในการทำงานเป็นทีม

นายจ้างที่ได้รับการสุ่มเลือกของเราไม่ต้องการรูปลักษณ์ที่ดีและการศึกษาระดับสูงจากผู้จัดการสำนักงาน ในความเห็นของเรา พวกเขาไม่เห็นความแตกต่างระหว่างเลขานุการและผู้จัดการสำนักงานมากนัก ข้อกำหนดสำหรับอีกสามตำแหน่งที่เหลือ รวมถึงความรับผิดชอบที่ต้องปฏิบัตินั้นแทบจะเหมือนกันเลย พวกเขาต้องการประสบการณ์การทำงานเป็นผู้ช่วยส่วนตัวจากผู้ช่วยผู้จัดการเท่านั้นในขณะที่ไม่ลืมความสามารถในการทำงานเป็นทีม (ไม่มีความลับที่ผู้ช่วยหลายคนมักจะแยกตัวออกจากทีม - เฉพาะงานที่ต้องการ)

แน่นอนในการสัมภาษณ์ปรากฎว่าพวกเขา "ลืม" ที่จะเขียนความรับผิดชอบครึ่งหนึ่งและจากที่อื่นข้อกำหนดอีกสองโหลสำหรับผู้สมัครจะปรากฏขึ้น แต่โดยทั่วไปแล้ว แนวโน้มนั้นชัดเจน: นายจ้างมองว่าผู้จัดการสำนักงานเป็นผู้ที่จะดูแลสำนักงาน พนักงานทุกคน และแม้แต่ลูกค้า แต่ไม่มีความแตกต่างระหว่างเลขานุการ ผู้ช่วยเลขานุการ และผู้ช่วยผู้จัดการมากนัก

นั่นคือทฤษฎีและคราวนี้แยกจากการปฏิบัติ เป็นที่ชัดเจนสำหรับเราว่าเลขานุการจะต้องดำเนินการ เช่น ฟังก์ชันทางเทคนิค (การทำงานกับเอกสาร ฯลฯ) และผู้ช่วยผู้จัดการหรือผู้ช่วยจะต้องทำหน้าที่ที่ซับซ้อนมากขึ้น (การเขียนจดหมายธุรกิจ การรวบรวมบทวิจารณ์เชิงวิเคราะห์ ฯลฯ) ฉันรู้จักบริษัทเดียวเท่านั้นที่แบ่งความรับผิดชอบในลักษณะนี้ แต่เธอมาจากประเภทอุดมคติ ในทางปฏิบัติ การแบ่งแยกดังกล่าวถือเป็นข้อยกเว้นมากกว่ากฎ

ฉันสงสัยว่าในกรณีส่วนใหญ่ นายจ้างเพียงต้องการประหยัดเงินด้วยการจ้างผู้เชี่ยวชาญที่รวมฟังก์ชันต่างๆ เข้าด้วยกัน นอกจากนี้ การแนะนำหน่วยเพิ่มเติมในตารางการรับพนักงานยังเป็นเรื่องที่ยุ่งยากอีกด้วย

เหตุใดตำแหน่งบริหารกลุ่มนี้จึงใช้ชื่อ “เลขานุการ” บ่อยที่สุด? ประการแรกเพราะมันอยู่บนริมฝีปากของทุกคนมาเป็นเวลานาน ประการที่สอง ตามทฤษฎีแล้ว ผู้ช่วยผู้จัดการสามารถปฏิเสธที่จะช่วยเหลือพนักงานในแผนกได้ และเลขานุการก็ไม่มีที่จะไป ประการที่สามไม่ใช่ทุกคนที่รู้ว่า "ผู้อ้างอิง" ลึกลับนี้คือใคร ดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะไม่สร้างคำศัพท์ที่ซับซ้อนโดยไม่จำเป็น

เห็นได้ชัดว่าแผนกที่ได้รับการยอมรับอย่างไม่เป็นทางการซึ่งมีผู้ช่วยผู้จัดการสูงกว่าเลขานุการหรือผู้ช่วยเลขานุการนั้นแท้จริงแล้วถือเป็นพิธีการ ไม่ต้องสงสัยเลยว่า “ผู้ช่วยผู้อำนวยการ” ดูน่านับถือมากกว่า “เลขานุการผู้อำนวยการ” นี่อาจเป็นความแตกต่างทั้งหมด นายจ้างสนใจในคุณสมบัติส่วนตัวและประสบการณ์การทำงานของคุณมากกว่าสิ่งที่อยู่ในสมุดงานของคุณ แน่นอนว่าเรายังไม่หมดสิ้นไปกับความสับสนในตำแหน่งต่างๆ อย่างไรก็ตาม สำหรับผู้ที่กังวลเกี่ยวกับความจริงที่ว่าแม้จะทำหน้าที่ต่างๆ มากมาย แต่ตำแหน่งของพวกเขาถูกเรียกว่า "เลขานุการ" เราขอแนะนำให้คุณละทิ้งคอมเพล็กซ์ทั้งหมด และเมื่อถูกถามว่าคุณทำงานให้ใคร ก็ตอบอย่างภาคภูมิใจ: "เลขานุการ ”

เลขานุการถูกเรียกว่าผู้ช่วยที่ซื่อสัตย์และมือขวาของเจ้านาย และด้วยเหตุผลที่ดี เนื่องจากความรับผิดชอบของเลขานุการผู้จัดการนั้นรวมถึงการจัดให้มีกิจกรรมการจัดการและการบริหารที่มีประสิทธิภาพ เลขานุการของผู้จัดการมีส่วนร่วมในการจัดเตรียมและดำเนินการเอกสารและเอกสารทางธุรกิจ ช่วยหัวหน้าในการดำเนินธุรกิจ และแก้ไขปัญหาต่างๆ ขององค์กร

ตำแหน่งเลขานุการผู้ช่วยถือได้ว่าเป็นตำแหน่งตัวแทนเนื่องจากเขาเป็นหน้าตาของบริษัท - เขาพบปะแขกรับสายและจดหมาย งานประเภทนี้ต้องใช้ความสงบ ทักษะในการสื่อสาร และการจัดระเบียบที่ดี ด้วยเหตุนี้อาชีพเลขานุการจึงสามารถรับประกันโอกาสที่ดีได้ - ในอนาคตผู้เชี่ยวชาญสามารถเป็นผู้จัดการสำนักงานและจากนั้นก็เป็นหนึ่งในกรรมการหรือผู้จัดการระดับสูง

ตำแหน่งเลขานุการผู้บริหารเป็นสิ่งจำเป็นในเกือบทุกบริษัทที่มีสำนักงานสำหรับลูกค้าและผู้เยี่ยมชม สิ่งเหล่านี้สามารถเป็นได้ทั้งองค์กรขนาดใหญ่และองค์กรธุรกิจขนาดเล็ก

ประวัติความเป็นมาของอาชีพ

เมื่อเวลาผ่านไปอำนาจของเลขานุการได้ขยายออกไปอย่างมากและในปัจจุบันพวกเขาสามารถทำหน้าที่ได้หลากหลาย ดังนั้นจึงมีความต้องการผู้เชี่ยวชาญที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านซึ่งเป็นผลมาจากอาชีพเลขานุการ - ผู้ช่วยเสมียนเลขานุการนักแปลและผู้จัดการสำนักงาน

ความรับผิดชอบของเลขานุการ

ความรับผิดชอบงานของเลขานุการผู้ช่วย ได้แก่ :

• การต้อนรับผู้มาเยือน
• รับสายโทรศัพท์;
• บันทึกการรักษา;
• การวางแผนวันทำงานของผู้จัดการ
• การจัดประชุม
• การสั่งซื้อตั๋วและการจองโรงแรมให้กับผู้จัดการและพนักงานคนอื่น ๆ ในระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจ
• สั่งซื้อเครื่องเขียนสำหรับสำนักงาน
• ตอบสนองคำขอของผู้จัดการ

บางครั้งหน้าที่ของเลขานุการผู้จัดการก็มีการโต้ตอบเป็นภาษาอังกฤษด้วย

ข้อกำหนดสำหรับเลขานุการ

ข้อกำหนดสำหรับผู้ช่วยเลขานุการ ได้แก่ :

• การศึกษาระดับมัธยมศึกษาหรืออุดมศึกษา
• การเป็นเจ้าของพีซี
• ความรู้พื้นฐานงานสำนักงาน
• ความรู้ภาษาอังกฤษ (บางครั้ง)

นอกจากนี้ ตำแหน่งเลขานุการยังต้องมีทักษะดังต่อไปนี้:

• ความตรงต่อเวลา;
• ความสามารถในการดูดี (เรียบร้อย);
• องค์กร.

ตัวอย่างเรซูเม่เลขานุการ

ดำเนินการต่อตัวอย่าง

จะเป็นเลขาได้อย่างไร

จะเป็นเลขาได้อย่างไร? นี่อาจเป็นผู้ถือการศึกษาระดับอุดมศึกษาที่สำเร็จการศึกษาหลักสูตรผู้ช่วยเลขานุการหรือได้รับการฝึกอบรมโดยตรงในงาน ตามกฎแล้วนายจ้างไม่ได้กำหนดข้อกำหนดพิเศษสำหรับความเชี่ยวชาญพิเศษที่ได้รับของผู้สมัคร แต่มุ่งเน้นไปที่การรับรองว่าผู้สมัครมีคุณสมบัติส่วนบุคคลที่จำเป็นและสามารถปฏิบัติหน้าที่ได้ในระดับที่เหมาะสม

เงินเดือนเลขา

เงินเดือนของเลขานุการอาจแตกต่างกัน - ตั้งแต่ 15 ถึง 45,000 รูเบิล รายได้ขึ้นอยู่กับหน้าที่ของพนักงานและภูมิภาคที่เขาทำงาน เงินเดือนเฉลี่ยของผู้ช่วยเลขานุการคือ 30,000 รูเบิล

กลับไปที่ความรับผิดชอบของผู้จัดการ

เลขานุการปฏิบัติหน้าที่ดังต่อไปนี้:

— ดำเนินงานเกี่ยวกับการสนับสนุนองค์กรและทางเทคนิคสำหรับกิจกรรมการบริหารและการบริหารของผู้จัดการ

— รับจดหมายที่ผู้จัดการได้รับเพื่อประกอบการพิจารณา ส่งตามการตัดสินใจที่ทำไปยังหน่วยโครงสร้างหรือนักแสดงเฉพาะเพื่อใช้ในกระบวนการทำงานหรือเตรียมการตอบกลับ

— รับเอกสารและคำชี้แจงส่วนตัวสำหรับลายเซ็นของผู้จัดการ

— รับสายโทรศัพท์ บันทึกและส่งข้อมูลอย่างเป็นทางการไปยังผู้จัดการ จัดการสนทนาทางโทรศัพท์กับผู้จัดการ

— ในนามของผู้จัดการ จัดทำจดหมาย คำร้องขอ และเอกสารอื่นๆ

— ดำเนินการเตรียมการประชุมและการประชุมที่ผู้จัดการจัดขึ้น (รวบรวมเอกสารที่จำเป็น, แจ้งผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ของการประชุม, วาระการประชุม, การลงทะเบียน) ดูแลรักษาและจัดทำรายงานการประชุมและการประชุม

— ตรวจสอบการดำเนินการของพนักงานขององค์กรตามคำสั่งและคำแนะนำที่ออกรวมถึงการปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการปฏิบัติตามคำแนะนำและคำแนะนำของผู้จัดการซึ่งอยู่ภายใต้การควบคุม

— จัดเตรียมสถานที่ทำงานของผู้จัดการด้วยอุปกรณ์องค์กร เครื่องใช้สำนักงานที่จำเป็น และสร้างเงื่อนไขที่เอื้อต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพของผู้จัดการ

— จัดให้มีการต้อนรับผู้มาเยือน อำนวยความสะดวกในการพิจารณาคำขอและข้อเสนอแนะจากพนักงานอย่างรวดเร็ว

— ไฟล์แบบฟอร์มตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ รับประกันความปลอดภัยและส่งไปยังเอกสารสำคัญภายในกรอบเวลาที่กำหนด

— จัดทริปธุรกิจให้กับผู้จัดการ: สั่งซื้อตั๋วเครื่องบินและรถไฟ, จองโรงแรม

— ปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายอย่างเป็นทางการจากผู้บังคับบัญชาโดยตรง

เลขานุการมีสิทธิ:

— รับข้อมูล รวมถึงข้อมูลที่เป็นความลับ เท่าที่จำเป็นในการแก้ไขงานที่ได้รับมอบหมาย

— ยื่นข้อเสนอต่อฝ่ายบริหารเพื่อปรับปรุงงานและผลงานของบริษัท

— ขอด้วยตนเองหรือในนามของผู้จัดการจากแผนกขององค์กรและข้อมูลผู้เชี่ยวชาญอื่น ๆ และเอกสารที่จำเป็นในการปฏิบัติหน้าที่อย่างเป็นทางการของเขา

— กำหนดให้ฝ่ายบริหารสร้างเงื่อนไขปกติสำหรับการปฏิบัติหน้าที่ราชการและความปลอดภัยของเอกสารทั้งหมดที่สร้างขึ้นอันเป็นผลมาจากกิจกรรมของบริษัท

— ตัดสินใจด้วยความสามารถของคุณ

เลขานุการมีหน้าที่รับผิดชอบ:

— สำหรับการไม่ปฏิบัติตามและ/หรือปฏิบัติหน้าที่โดยประมาทเลินเล่อก่อนเวลาอันสมควร

— สำหรับการไม่ปฏิบัติตามคำสั่ง คำสั่ง และข้อบังคับในปัจจุบันเกี่ยวกับการรักษาความลับทางการค้าและข้อมูลที่เป็นความลับ

— สำหรับการละเมิดกฎระเบียบด้านแรงงานภายใน วินัยแรงงาน ความปลอดภัย และกฎความปลอดภัยจากอัคคีภัย

ความรับผิดชอบของผู้อำนวยการ
อดีตผู้อำนวยการ
การควบคุมภายนอก
การจัดการการดำเนินงาน
ระบบควบคุม

กลับ | | ขึ้น

©2009-2018 ศูนย์การจัดการทางการเงิน สงวนลิขสิทธิ์. การเผยแพร่วัสดุ
อนุญาตโดยมีข้อบ่งชี้บังคับของลิงก์ไปยังเว็บไซต์

สิ่งที่เลขานุการต้องรู้และสามารถทำได้มีระบุไว้ในคำอธิบายคุณสมบัติ

ลักษณะคุณสมบัติ- นี่เป็นเอกสารเชิงบรรทัดฐานที่กำหนดสิ่งที่พนักงานคนใดคนหนึ่งควรทำในงานของเขา สิ่งที่เขาควรรู้และสามารถทำได้ และสิ่งที่ควรเป็นระดับการฝึกอบรมของเขา

ความรับผิดชอบในงาน (เลขานุการต้องสามารถ)ปฏิบัติหน้าที่ทางเทคนิคเพื่อสนับสนุนและรักษางานของหัวหน้าองค์กร (หรือแผนก) ช่วยวางแผนวันทำงานของผู้จัดการ รับข้อมูลที่จำเป็นสำหรับผู้จัดการจากแผนกหรือนักแสดง โทรหาพนักงานตามคำแนะนำของเขา จัดระเบียบการสนทนาทางโทรศัพท์ของผู้จัดการ รับและส่งข้อความทางโทรศัพท์ บันทึกข้อความที่ได้รับในขณะที่เขาไม่อยู่ และนำเนื้อหาไปยังความสนใจของผู้จัดการ จัดทริปและการเดินทางเพื่อธุรกิจให้กับผู้จัดการ ดำเนินการเตรียมการประชุมและการประชุมที่ผู้จัดการจัดขึ้น (รวบรวมเอกสารที่จำเป็น แจ้งผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับเวลา สถานที่ และวาระการประชุม ลงทะเบียน) ดูแลรักษาและจัดทำรายงานการประชุม จัดเตรียมอุปกรณ์สำนักงาน อุปกรณ์องค์กร ให้กับสถานที่ทำงานของผู้จัดการ และสร้างเงื่อนไขที่เอื้อต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพของเขา ส่งและรับข้อมูลผ่านอินเตอร์คอม พิมพ์เอกสารต่างๆ ได้อย่างรวดเร็วตามคำสั่งของผู้จัดการ ดำเนินงานด้านเอกสารรับจดหมายที่ส่งถึงผู้จัดการจัดระบบตามขั้นตอนที่นำมาใช้ในองค์กรและโอนหลังจากพิจารณาแล้วไปยังหัวหน้าแผนกหรือนักแสดงเฉพาะเพื่อใช้ในกระบวนการทำงานหรือเพื่อเตรียมการตอบกลับ . ให้บริการข้อมูลแก่ผู้จัดการและพนักงาน (วาจา สารคดี เรียบเรียงบทวิจารณ์สื่อมวลชน จัดทำสำเนาบทความที่น่าสนใจ) ตรวจสอบกำหนดเวลาในการทำตามคำแนะนำของผู้จัดการเกี่ยวกับการสมัครส่วนตัวจากพลเมือง จัดระเบียบการต้อนรับผู้เยี่ยมชมในขณะที่แสดงไหวพริบและความสนใจต่อพวกเขา อำนวยความสะดวกในการพิจารณาคำขอและข้อเสนอแนะจากพนักงานโดยทันที กำหนดไฟล์ตามระบบการตั้งชื่อไฟล์ที่ได้รับอนุมัติ รับประกันความปลอดภัยและส่งไปยังคลังข้อมูลภายในกรอบเวลาที่กำหนด . สร้างและใช้ฐานข้อมูล (รวมถึงข้อมูลอินเทอร์เน็ต)

เลขานุการต้องรู้:กิจกรรมของบริษัท ความรับผิดชอบและความสามารถของพนักงาน กฎระเบียบและคำแนะนำในการสนับสนุนเอกสาร ตัวพิมพ์; ทำงานบนคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล โปรแกรมแก้ไขคอมพิวเตอร์สมัยใหม่ (Word, Excel ฯลฯ ) กฎการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอน ลำดับการจัดวัสดุเมื่อพิมพ์เอกสารต่างๆ กฎสำหรับการใช้งานอุปกรณ์สำนักงาน (แฟกซ์, การแลกเปลี่ยนโทรศัพท์อัตโนมัติขนาดเล็ก, เครื่องถ่ายเอกสาร, เครื่องบันทึกเสียง, เครื่องบันทึกเทป) กฎการใช้อินเตอร์คอม มาตรฐานสำหรับระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน พื้นฐานของการจัดองค์กรทางวิทยาศาสตร์ในงานเลขานุการ จิตวิทยามนุษย์และกฎแห่งการสื่อสารที่มีประสิทธิผล มารยาทในสำนักงาน กฎและข้อบังคับเกี่ยวกับการคุ้มครองแรงงาน ความปลอดภัย สุขาภิบาลอุตสาหกรรม และการป้องกันอัคคีภัย ภาษาต่างประเทศของลูกค้าและคู่ค้า ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย

เพื่อพัฒนาและระบุลักษณะคุณสมบัติในสถานประกอบการ (บริษัท) จึงมีการพัฒนาคำอธิบายลักษณะงาน

รายละเอียดของงานเป็นเอกสารหลักขององค์กรและกฎหมายที่ควบคุมกิจกรรมของเลขานุการ การกำหนดสิทธิ ตำแหน่งในองค์กร และลักษณะของงานของเขา เลขานุการอาศัยเอกสารนี้ในความสัมพันธ์ของเขากับพนักงาน สิ่งที่เขียนไว้ในลักษณะงานก็เกิดคำถามขึ้นว่าให้สิทธิ์อะไรในนั้นนั่นคือสิ่งที่เลขาฯ มี

รายละเอียดงานเลขานุการเป็นเอกสารส่วนบุคคล เนื่องจากตำแหน่งเลขานุการมีหลายระดับ ในองค์กรขนาดเล็ก (หรือบริษัท) จะมีเลขานุการเพียงคนเดียว (เลขานุการอ้างอิง) ในองค์กรขนาดใหญ่ ผู้จัดการและเจ้าหน้าที่อาจมีเลขานุการในแต่ละหน่วยโครงสร้าง มีเลขานุการของคณะกรรมการ เลขานุการทางวิทยาศาสตร์ของสภาวิทยาศาสตร์ ฯลฯ เลขานุการแต่ละคนจะพัฒนาขอบเขตความรับผิดชอบและสิทธิของตนเอง ขึ้นอยู่กับปริมาณและข้อมูลเฉพาะของกิจกรรมขององค์กร ข้อกำหนดของผู้จัดการและความไว้วางใจของเขาในเลขานุการ การผสมผสานระหว่างงานสร้างสรรค์ ตรรกะ และเทคนิคที่หลากหลาย ในเวลาเดียวกัน มีชุดมาตรฐานการดำเนินการจัดการสำหรับบริการเอกสารและไม่ใช่เอกสารที่ดำเนินการโดยเลขานุการทุกคน นอกจากนี้ลักษณะเฉพาะและความซับซ้อนในการกำหนดลักษณะงานของเลขานุการนั้นเกิดจากความเก่งกาจของกิจกรรมของเขา ดังนั้นจึงเป็นไปไม่ได้ที่จะพูดถึงมาตรฐานเดียวสำหรับลักษณะงานของเลขานุการ (เลขานุการอ้างอิง)

อย่างไรก็ตาม เช่นเดียวกับลักษณะงานอื่นๆ มีข้อกำหนดทั่วไปสำหรับลักษณะงานดังกล่าว ประการแรกมีโครงสร้างข้อความที่เป็นหนึ่งเดียวที่กำหนดไว้แล้ว ได้แก่ ส่วนต่างๆ:

1. บทบัญญัติทั่วไป

2) ฟังก์ชั่น;

3) ความรับผิดชอบในงาน;

5) ความรับผิดชอบ;

6) ความสัมพันธ์;

7) การเชื่อมต่อตามตำแหน่ง

อาจมีการเพิ่มส่วน "การประเมินผลงาน" และในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมาส่วน "องค์กรการทำงาน (กิจวัตรประจำวัน)" ก็ปรากฏขึ้นมากขึ้น

ส่วน “บทบัญญัติทั่วไป” ประกอบด้วยชื่อที่แน่นอนของตำแหน่งตามตารางการรับพนักงาน สถานที่ในระบบการจัดการ เช่น ชื่อของหน่วยโครงสร้างและผู้ใต้บังคับบัญชา ขั้นตอนการแต่งตั้งและเลิกจ้าง และขั้นตอนการเปลี่ยนตำแหน่ง ในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน เลขานุการจะมีผู้อยู่ใต้บังคับบัญชาแบบคู่ - โดยตรงกับหัวหน้างานและหัวหน้าฝ่ายบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน เลขานุการได้รับการแต่งตั้งและเลิกจ้างตามคำสั่งของหัวหน้า (ในองค์กรขนาดใหญ่ - ตามข้อเสนอของหัวหน้าฝ่ายบริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน)

ส่วนนี้ยังระบุข้อกำหนดสำหรับการฝึกอบรมวิชาชีพและประสบการณ์การทำงานด้วย วันนี้ทัศนคติต่อเลขานุการและข้อกำหนดสำหรับเขาเปลี่ยนไปอย่างมาก บริษัทต่างๆ กำลังมองหาเลขานุการที่มีการศึกษาเฉพาะทางระดับสูงหรือมัธยมศึกษา ซึ่งรู้ภาษาต่างประเทศและสามารถใช้คอมพิวเตอร์ได้คล่อง เลขานุการและในต่างประเทศไม่จำเป็นต้องรู้ภาษาต่างประเทศเพียงภาษาเดียว แต่เป็นภาษาต่างประเทศตั้งแต่สองภาษาขึ้นไป เนื่องจากบริษัทมีการติดต่อกับคู่ค้าต่างประเทศจำนวนมาก และเลขานุการก็สื่อสารกับพวกเขา นอกจากนี้ยังมีคำแนะนำเกี่ยวกับเอกสารด้านกฎหมาย เชิงบรรทัดฐาน ระเบียบวิธี องค์กรและการบริหารหลักที่แนะนำเลขานุการในการทำงานของเขา

ส่วน "หน้าที่" แสดงรายการกิจกรรมหลักของเลขานุการ (ผู้ช่วยเลขานุการ) เช่น: การสนับสนุนข้อมูลและเอกสารสำหรับผู้จัดการ การสนับสนุนองค์กรสำหรับงานของผู้จัดการ การมีส่วนร่วมในการจัดทำนิทรรศการและการนำเสนอ ฯลฯ

ส่วน “ความรับผิดชอบของงาน” แสดงรายการงาน การปฏิบัติงาน และเทคโนโลยีทุกประเภทที่ใช้ในการนำไปปฏิบัติ โดยจะแสดงรายการงานที่ดำเนินการโดยเลขานุการตามลำดับตรรกะ งานทุกประเภทแบ่งออกเป็นการดำเนินการที่ระบุถึงเทคโนโลยีการดำเนินการ ตัวอย่างเช่น ฟังก์ชัน "การสนับสนุนข้อมูลและเอกสาร" แบ่งออกเป็นสองส่วน: เอกสารประกอบและการทำงานกับเอกสาร ในทางกลับกัน จัดทำเอกสารรวมถึงการจัดทำจดหมาย (จดหมายเชิญ จดหมายเตือน ฯลฯ) โทรเลข ฯลฯ ตามคำแนะนำของผู้จัดการโครงการ พิมพ์เอกสารผู้จัดการบนคอมพิวเตอร์ ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารเมื่อนำเสนอต่อผู้จัดการเพื่อลงนาม (วีซ่า ความพร้อมใช้งานและความถูกต้องของรายละเอียดตามข้อกำหนดของมาตรฐาน ฯลฯ ) การทำและรับรองสำเนาเอกสาร ฯลฯ การทำงานกับเอกสารรวมถึงการรับเอกสารขาเข้า (ระบุชั่วโมงเช่นเวลา 09 และ 16 ชั่วโมง) การรับแฟกซ์และอีเมล (ระหว่างวัน) การประมวลผลเอกสารที่ได้รับเบื้องต้นตามข้อกำหนดของคำแนะนำการจัดการสำนักงาน การตรวจสอบเอกสารเบื้องต้น (หากมอบหมายให้เลขานุการ) การลงทะเบียนเอกสารตามกฎที่กำหนดในองค์กร รายงานเอกสารต่อผู้จัดการ ฯลฯ

ส่วน "สิทธิ" อาจเป็นส่วนที่สำคัญที่สุด เขาเน้นย้ำถึงตำแหน่งของเลขานุการในระบบการจัดการ ความสำคัญ และตำแหน่งในองค์กร อำนาจที่ผู้จัดการมอบหมายให้กับเลขานุการและระดับความเป็นอิสระของเขานั้นสามารถมองเห็นได้ด้วยสิทธิ ส่วนนี้ช่วยให้เลขานุการมีเวลาของผู้จัดการในการแก้ปัญหางานเชิงกลยุทธ์และยุทธวิธีขั้นพื้นฐาน

ส่วนนี้ของคำอธิบายงานจะให้อำนาจแก่เลขานุการ (ผู้อ้างอิงเลขานุการ) มากกว่าหรือน้อยกว่าและกำหนดระดับความสามารถของเขา

ส่วน "ความรับผิดชอบ" ได้รับการจัดทำขึ้นตามกฎหมายอย่างเคร่งครัด

ส่วน "ความสัมพันธ์ (การเชื่อมต่อตามตำแหน่ง)" ก็มีความสำคัญมากเช่นกันสำหรับการจัดระเบียบการทำงานของพนักงานในเครื่องมือการจัดการและสาเหตุหลักมาจากการใช้งานระบบอัตโนมัติที่ใช้งานอยู่ซึ่งต้องมีการบ่งชี้โดยละเอียดว่าข้อมูลใดในรูปแบบใด ว่าถูกส่งถึงใครและรับจากใคร

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ส่วน "การประเมินผลงาน" มักปรากฏในคำอธิบายลักษณะงาน โดยปกติจะระบุเกณฑ์ความตรงต่อเวลาของงานและคุณภาพของงาน เช่น การไม่มีข้อร้องเรียน การกล่าวอ้าง และการวิพากษ์วิจารณ์ ไม่มีข้อผิดพลาดในเอกสาร การปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการดำเนินการตามคำสั่งการจัดการ ฯลฯ

ตามกฎแล้วรายละเอียดของงานจะลงท้ายด้วยการระบุขั้นตอนในการแก้ไข เงื่อนไขในการแก้ไขลักษณะงานอาจเป็นการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์กร ส่งผลให้มีการกระจายความรับผิดชอบของพนักงาน การเปลี่ยนแปลงประเภทงานที่เลขานุการทำ หรือการเริ่มนำเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มาใช้ แต่บ่อยครั้งที่พวกเขาระบุระยะเวลาในการแก้ไขบังคับหรืออนุมัติคำแนะนำอีกครั้ง (3 ปีหรือ 5 ปี)

ส่วนเสริมคือ “องค์กรการทำงาน” แต่เมื่อเร็วๆ นี้ได้รับความนิยมอย่างมากและกำลังแพร่หลายมากขึ้น เป็นกิจวัตรประจำวันโดยประมาณสำหรับงานเลขานุการ มันอาจจะมีลักษณะเช่นนี้

ครึ่งแรกของวันทำการ:

1) มาทำงานก่อนผู้จัดการ 10 นาทีเพื่อตรวจสอบสภาพของสถานที่ทำงาน (ของคุณและผู้จัดการ) จัดระเบียบตัวเอง จัดทำหรือชี้แจงแผนสำหรับวันที่จะมาถึง

2) เลือกเอกสารและไฟล์ที่จำเป็นตามแผน

3) รับจดหมาย ทำความคุ้นเคยกับเนื้อหา จัดเตรียมเอกสารที่ต้องได้รับการตัดสินใจจากผู้จัดการเป็นลำดับความสำคัญ

4) โอนโทรเลข แฟกซ์ด่วน และข้อความโทรศัพท์ไปยังผู้จัดการทันที

5) สำหรับเอกสารที่เหลือ เตรียมตัวเลือกสำหรับคำตอบหรือวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้ แจกจ่ายให้กับผู้ดำเนินการ

6) ดูบทวิจารณ์ รายงาน คำเชิญที่ได้รับ ฯลฯ

ง.; บันทึกวันที่และเวลาของกิจกรรมทั้งหมดในไดอารี่ปฏิทินของคุณ

7) เก็บเอกสารที่จำเป็นสำหรับข้อมูลปัจจุบันและงานอ้างอิง

8) รายงานต่อผู้จัดการเกี่ยวกับจดหมายที่ได้รับ

9) ร่วมกับผู้จัดการชี้แจงเนื้อหาของเหตุการณ์ที่วางแผนไว้สำหรับวันปัจจุบัน

10) ถ่ายทอดคำแนะนำของผู้จัดการไปยังผู้บริหารที่เกี่ยวข้องทางโทรศัพท์และด้วยตนเองและเตือนพวกเขาถึงกำหนดเวลาสิ้นสุดในการดำเนินการเอกสาร

ครึ่งหลังของวัน:

1) การรวบรวมและจัดทำเอกสารดำเนินการเพื่อการลงนาม

2) รายงานต่อผู้จัดการเกี่ยวกับเอกสารที่ดำเนินการนำเอกสารที่ประมวลผลโดยเขาจากผู้จัดการ

3) ดำเนินการและส่งเอกสารขาออก

4) กำหนดการกิจกรรมสำหรับวันถัดไป

ตลอดทั้งวันทำการจะมีการดำเนินการดังต่อไปนี้:

ก) ทำงานร่วมกับผู้เยี่ยมชม การสนทนาทางโทรศัพท์

b) การยื่นเอกสารที่ดำเนินการเป็นไฟล์

c) ทำงานบนคอมพิวเตอร์

d) จัดการสำเนาเอกสารตามคำแนะนำของผู้จัดการ

สิ้นสุดวันทำการ:

1) ทบทวนไดอารี่ของคุณและแจ้งแผนกที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับความจำเป็นในการเตรียมตัวสำหรับกิจกรรมบางอย่าง

2) หากผู้จัดการยังคงทำงานหลังจากสิ้นสุดวันทำงานจำเป็นต้องให้ข้อมูลและเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดแก่เขา

3) จัดสถานที่ทำงานของคุณให้เป็นระเบียบ นำเอกสารออก ล็อคตู้นิรภัยและตู้เก็บเอกสารทั้งหมด ปิดอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์และอุปกรณ์ทางเทคนิคจากเครือข่าย

รายละเอียดของงานเป็นส่วนสำคัญของชุดเอกสารทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการจัดระเบียบการทำงานของเครื่องมือการจัดการ

คำแนะนำ.จัดระเบียบวันทำงานของคุณเพื่อให้คุณทำทุกอย่างได้สำเร็จและเป็นประโยชน์กับทุกคน อุทิศตัวเองให้กับงานของคุณ แต่อย่าลืมว่ามีปัญหาอยู่นอกเหนือความสามารถของคุณ ดังนั้นจงทำเฉพาะสิ่งที่คุณต้องทำเท่านั้น

เพื่อสรุป:ควรสังเกตอีกครั้งว่าลักษณะงานเลขานุการเป็นเอกสารส่วนบุคคลเนื่องจากตำแหน่งเลขานุการมีหลายระดับ เลขานุการแต่ละคน ขึ้นอยู่กับปริมาณและข้อมูลเฉพาะของกิจกรรมขององค์กร ข้อกำหนดของผู้จัดการและความไว้วางใจของเขาในเลขานุการ พัฒนาขอบเขตความรับผิดชอบและสิทธิ์ของตนเอง การผสมผสานระหว่างประเภทงานที่สร้างสรรค์ ตรรกะ และทางเทคนิคที่หลากหลาย

หัวหน้าวิศวกรขององค์กรมักจะถือเป็นมือขวาของผู้อำนวยการ และรองฝ่ายพาณิชย์จะอยู่ทางซ้าย แต่เมื่อเลขานุการไม่อยู่ ผู้อำนวยการก็ไม่มีมือเลย

แนวคิดของเลขาและวาไรตี้
แนวคิดของ “เลขาธิการ”ค่อนข้างกว้าง แปลจากภาษาละตินคำว่า "เลขานุการ" แปลว่า "คนสนิท"

โดยปกติแล้วความสัมพันธ์ระหว่างเลขากับผู้จัดการจะค่อนข้างน่าไว้วางใจและควรจะเป็นเช่นนั้นเพราะว่า ผูกพันตามอำนาจของทางการ

แนวคิดเรื่องเลขานุการในปัจจุบันค่อนข้างซับซ้อนและมีหลายระดับ ฉันจะยกตัวอย่างบางส่วน:
เลขาธิการฝ่ายเทคนิค– ทำงานร่วมกับอุปกรณ์สำนักงาน (แฟกซ์ อุปกรณ์มัลติฟังก์ชั่น คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล) ใช้อินเทอร์เน็ต ดำเนินการตามคำสั่งจากผู้จัดการและพนักงาน โทรบริษัทและสถาบันในนามของผู้จัดการ รับและส่งข้อความผ่านการสื่อสาร
เลขานุการแผนกต้อนรับ– รับจดหมายและแฟกซ์ขาเข้า อีเมล รับสายโทรศัพท์ ส่งต่อไปยังแผนกหรือพนักงานเฉพาะราย และทักทายผู้มาเยี่ยมชม
เลขานุการสำนักงาน– รับและวิเคราะห์จดหมาย ปฏิบัติตามคำแนะนำจากผู้จัดการและเจ้าหน้าที่ พิมพ์เอกสาร ดูแลรักษาเอกสาร
ผู้ช่วยเลขานุการ- ไม่เพียงแต่เลขานุการเท่านั้น แต่ยังเป็นผู้เชี่ยวชาญที่คุ้นเคยกับกิจกรรมของบริษัทด้วย ซึ่งในบางกรณีสามารถตัดสินใจได้อย่างอิสระ ผู้ช่วยเลขานุการจัดทำรายงานของผู้จัดการ ค้นหาเอกสารที่จำเป็นสำหรับผู้จัดการ วางแผนวันทำงานของผู้จัดการ และแก้ไขปัญหาด้านการบริหารตามความสามารถของเขา
ผู้จัดการสำนักงาน– รับประกันการทำงานของทั้งสำนักงาน: เตรียมเอกสารสำหรับการนำเสนอ ให้บริการขนส่งอย่างต่อเนื่อง การสื่อสารที่ชัดเจน รับประกันการทำงานของอุปกรณ์สำนักงาน และความพร้อมของเครื่องเขียน ผู้จัดการสำนักงานมีหน้าที่รับผิดชอบในการปรากฏตัวของสำนักงานในสถาบันขนาดเล็กเขาสามารถปฏิบัติหน้าที่ของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลไปพร้อม ๆ กัน
ในองค์กรการค้าขนาดเล็ก เลขานุการไม่ว่าจะเรียกชื่ออะไรก็ตาม มีความโดดเด่นจากการที่พวกเขาต้องทำงานสากล
อาชีพเลขาอาจจะใกล้เคียงกับอาชีพนักแสดงมากที่สุด ความเฉพาะเจาะจงและความซับซ้อนของงานเลขานุการเกิดจากการที่เขาอยู่ในสายตาเสมอ โดยเป็นศูนย์กลางของการสื่อสารกับฝ่ายบริหาร เพื่อนร่วมงาน และลูกค้า รอยยิ้ม น้ำเสียงที่ไพเราะ ท่าทางที่เรียบร้อย ท่าทางที่มั่นใจ และไมตรีจิต จะสร้างบรรยากาศที่พิเศษในสำนักงานโดยไม่คำนึงถึงอารมณ์

รายละเอียดงานของเลขานุการ

ฉันอนุมัติแล้ว
ผู้บริหารสูงสุด
นามสกุล ไอ.โอ. ________________
"________"_____________ ____ ช.

1. บทบัญญัติทั่วไป

1.1. เลขานุการอยู่ในประเภทของนักแสดงด้านเทคนิค
1.2. เลขานุการบริษัทได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งและให้ออกจากตำแหน่งตามคำสั่งของผู้อำนวยการทั่วไปของบริษัท
1.3. เลขานุการรายงานตรงต่อผู้อำนวยการทั่วไป / หัวหน้าหน่วยโครงสร้างของบริษัท
1.4. ในระหว่างที่เลขานุการไม่อยู่ สิทธิและความรับผิดชอบของเขาจะถูกโอนไปยังเจ้าหน้าที่คนอื่น ตามประกาศในคำสั่งขององค์กร
1.5. บุคคลที่มีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดต่อไปนี้จะได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งเลขานุการ: การศึกษา - สูงกว่า, ความเชี่ยวชาญระดับสูงหรือมัธยมศึกษาที่ไม่สมบูรณ์, ประสบการณ์ในงานที่คล้ายกันอย่างน้อยหกเดือน, ความรู้เกี่ยวกับอุปกรณ์สำนักงาน (แฟกซ์, เครื่องถ่ายเอกสาร, สแกนเนอร์, เครื่องพิมพ์), Microsoft โปรแกรมสำนักงาน (Word, Excel)
1.6. เลขานุการได้รับคำแนะนำในกิจกรรมของเขาโดย:
— กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย;
— กฎบัตรของบริษัท ข้อบังคับด้านแรงงานภายใน และข้อบังคับอื่นๆ ของบริษัท
— คำสั่งและคำแนะนำจากฝ่ายบริหาร
- รายละเอียดงานนี้.

2. ความรับผิดชอบงานของเลขานุการ

เลขานุการปฏิบัติหน้าที่ดังต่อไปนี้:
2.1. ดำเนินงานเกี่ยวกับการสนับสนุนองค์กรและด้านเทคนิคสำหรับกิจกรรมการบริหารและการบริหารของผู้จัดการ
2.2. รับจดหมายที่ผู้จัดการได้รับเพื่อประกอบการพิจารณา ส่งตามการตัดสินใจที่ทำกับหน่วยโครงสร้างหรือนักแสดงเฉพาะเพื่อใช้ในกระบวนการทำงานหรือเตรียมการตอบกลับ
2.3. รับเอกสารและข้อความส่วนตัวเพื่อลงนามของผู้จัดการ
2.4. รับสายโทรศัพท์ บันทึกและส่งข้อมูลอย่างเป็นทางการไปยังผู้จัดการ จัดการสนทนาทางโทรศัพท์กับผู้จัดการ
2.5. ในนามของผู้จัดการ จัดทำจดหมาย คำร้องขอ และเอกสารอื่นๆ
2.6. ดำเนินการจัดเตรียมการประชุมและการประชุมที่ผู้จัดการจัดขึ้น (รวบรวมเอกสารที่จำเป็น แจ้งผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ประชุม วาระการประชุม การลงทะเบียน) ดูแลรักษาและจัดทำรายงานการประชุมและการประชุม
2.7. ติดตามการดำเนินการของพนักงานขององค์กรตามคำสั่งและคำแนะนำที่ออกรวมถึงการปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการปฏิบัติตามคำแนะนำและคำแนะนำของผู้จัดการซึ่งอยู่ภายใต้การควบคุม
2.8. จัดเตรียมสถานที่ทำงานของผู้จัดการด้วยอุปกรณ์องค์กร เครื่องใช้สำนักงานที่จำเป็น และสร้างเงื่อนไขที่เอื้อต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพของผู้จัดการ
2.9. จัดให้มีการต้อนรับผู้มาเยือน อำนวยความสะดวกในการพิจารณาคำขอและข้อเสนอแนะจากพนักงานอย่างรวดเร็ว
2.10. ไฟล์แบบฟอร์มตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ รับประกันความปลอดภัย และส่งไปยังเอกสารสำคัญภายในกรอบเวลาที่กำหนด
2.11. จัดทริปธุรกิจให้กับผู้จัดการ: สั่งซื้อตั๋วเครื่องบินและรถไฟ จองโรงแรม
2.12.

ปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายอย่างเป็นทางการจากผู้บังคับบัญชาทันที

3. สิทธิของเลขานุการ

เลขานุการมีสิทธิ:
3.1. รับข้อมูล รวมถึงข้อมูลที่เป็นความลับ ตามขอบเขตที่จำเป็นในการแก้ไขงานที่ได้รับมอบหมาย
3.2. ส่งข้อเสนอไปยังฝ่ายบริหารเพื่อปรับปรุงงานของคุณและของบริษัท
3.3. ขอข้อมูลและเอกสารที่จำเป็นเป็นการส่วนตัวหรือในนามของผู้จัดการจากแผนกขององค์กรและผู้เชี่ยวชาญอื่น ๆ เพื่อปฏิบัติหน้าที่ราชการของเขา
3.4. กำหนดให้ฝ่ายบริหารสร้างเงื่อนไขปกติสำหรับการปฏิบัติหน้าที่ราชการและความปลอดภัยของเอกสารทั้งหมดที่สร้างขึ้นอันเป็นผลมาจากกิจกรรมของบริษัท
3.5. ตัดสินใจด้วยความสามารถของคุณ

4. ความรับผิดชอบของเลขานุการ

เลขานุการมีหน้าที่รับผิดชอบ:
4.1. สำหรับการไม่ปฏิบัติหน้าที่ และ/หรือ ปฏิบัติหน้าที่โดยประมาทเลินเล่อ
4.2. สำหรับการไม่ปฏิบัติตามคำสั่ง คำสั่ง และระเบียบปฏิบัติในปัจจุบันเกี่ยวกับการรักษาความลับทางการค้าและข้อมูลที่เป็นความลับ
4.3. สำหรับการละเมิดกฎข้อบังคับด้านแรงงานภายใน วินัยแรงงาน กฎความปลอดภัยและความปลอดภัยจากอัคคีภัย

หากหลังจากอ่านบทความนี้แล้ว คุณไม่ได้รับคำตอบที่ชัดเจน ให้ขอความช่วยเหลืออย่างรวดเร็ว

เลขานุการคือพนักงานออฟฟิศที่มีความรับผิดชอบหลากหลายตั้งแต่การรับสายโทรศัพท์ (พนักงานต้อนรับ) ไปจนถึงผู้ช่วยผู้จัดการ (เลขานุการส่วนตัว)

เลขานุการยุคใหม่มักจำเป็นต้องมีทักษะในการทำงานกับคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ความรู้ภาษาต่างประเทศ ทักษะการสื่อสาร วัฒนธรรมการสื่อสาร ความตรงต่อเวลา และความถูกต้อง

ในการทำงานเป็นเลขานุการ คุณไม่จำเป็นต้องมีความรู้หรือความสามารถพิเศษ ใครๆ ก็สามารถทำงานเป็นเลขานุการได้ไม่เป็นอย่างนั้นอย่างแน่นอน หากต้องการทำงานเป็นเลขานุการ คุณไม่จำเป็นต้องสำเร็จการศึกษาจากมหาวิทยาลัย เพียงเรียนหลักสูตรเฉพาะทางก็เพียงพอแล้ว หลักสูตรเลขานุการครอบคลุมไม่น้อย: การศึกษาการสื่อสารทางธุรกิจ, จริยธรรม, การอ่านเร็ว, จิตวิทยาเชิงปฏิบัติ, การจัดการสำนักงาน, หลักสูตรการพิมพ์, ชวเลข, การได้รับความสามารถในการจัดการอุปกรณ์สำนักงาน, mini-PBX, ทักษะในการทำงานใน 1C นอกจากนี้ นักจิตวิทยายังชี้ให้เห็นถึงความสำคัญของคุณสมบัติต่างๆ เช่น ความสามารถของบุคคลในการรับรู้ผู้อื่นอย่างละเอียดและตอบสนองต่อพฤติกรรมของผู้อื่นได้อย่างเพียงพอ และการต้านทานต่อความเครียด นักจิตวิทยาเรียกคุณสมบัติชุดนี้ว่า “ความฉลาดทางอารมณ์” ไม่ใช่ทุกคนจะทำสิ่งนี้ได้ พวกเขาไม่ได้สอนสิ่งนี้ในวิทยาลัย มันไม่ได้ขึ้นอยู่กับความฉลาดทางจิตของบุคคล

เลขาจะต้องเป็นคนสวยขายาวหน้าที่ของเธอคือตกแต่งสำนักงาน ไม่เป็นอย่างนั้นอย่างแน่นอน หน้าตาน่ารักก็พอแล้ว เนื่องจากเลขานุการเป็นนักธุรกิจของบริษัท ดังนั้นคุณต้องมีสไตล์และมีรสนิยมที่ดี คือความสามารถในการแต่งกายให้สวยงาม พูดจาไพเราะ และประพฤติตนในสังคมตามกฎพื้นฐานของมารยาททางธุรกิจที่สร้างความประทับใจแรกพบให้กับลูกค้า พันธมิตรทางธุรกิจ ขั้นแรกจะต้องสื่อสารกับเลขานุการ ตัดสินใจในระดับสัญชาตญาณว่าพวกเขาจะทำธุรกิจกับบริษัทนี้หรือไม่ หัวหน้าฝ่ายโครงสร้างธุรกิจที่ให้ความสำคัญกับศักดิ์ศรีของบริษัทเป็นหลัก จะไม่จัดสาวสวยแต่ไร้ความสามารถไว้ในห้องรับรอง ขอแนะนำให้จัดระเบียบงานของเจ้านายและสำนักงานซึ่งเป็นหนึ่งในความรับผิดชอบหลายประการของเลขานุการ

การทำงานเป็นเลขานุการเป็นเรื่องง่ายคุณเพียงแค่ต้องรับสาย ชงกาแฟ ส่งเอกสารเพื่อขอลายเซ็น ไม่ นั่นไม่เป็นความจริง ตัวแทนของอาชีพนี้มักจะเผชิญกับการทำงานล่วงเวลาและการจัดตารางเวลาใหม่อย่างต่อเนื่องตามตารางของเจ้านาย การทำงานเป็นเลขานุการมักจะทำให้จิตใจเหนื่อยล้า เมื่อไม่มีอะไรให้ทำมากนักซึ่งเกิดขึ้นน้อยมากก็มักจะเต็มไปด้วยงานเพิ่มเติม เช่น หน้าที่ของผู้จัดการสำนักงาน เป็นต้น และถ้าเจ้านายอารมณ์ไม่ดีคนแรกที่ตกอยู่ภายใต้มืออันร้อนแรงก็คือเลขา นอกจากนี้ เลขานุการที่ดีคือผู้สร้างสันติของบริษัท เธอสามารถป้องกัน "พายุ" ที่อาจเกิดขึ้นได้ แน่นอนว่าสิ่งนี้ไม่อยู่ในคำแนะนำการบริการ แต่ระดับความสัมพันธ์ระหว่างเลขานุการกับผู้จัดการนั้นขึ้นอยู่กับความสามารถในการ "ตี" นอกจากนี้ เลขานุการจะต้องสามารถค้นหาภาษากลางกับทีม รักษาความสัมพันธ์ที่ราบรื่นเหมือนธุรกิจกับพนักงานทุกคน โดยไม่แยกใครออก นอกเหนือจากงานด้านจิตวิทยาที่มีทักษะแล้ว หน้าที่ของเลขานุการยังรวมถึงการติดต่อทางธุรกิจ การวางแผนวันทำงานของเจ้านาย รับสายทุกประเภท รับพันธมิตรทางธุรกิจ ติดตามการทำงานของบริเวณแผนกต้อนรับ และบางครั้งก็ทั่วทั้งสำนักงาน

เลขานุการเป็น “สาวทำธุระ” เพื่อเติมเต็ม “ความปรารถนา” ของบริษัท รูปร่างของเลขานุการในบริษัทไม่ได้มีความสำคัญเด็ดขาดไม่เป็นอย่างนั้นอย่างแน่นอน เลขานุการที่ได้รับอำนาจจากทีมและเจ้านายกลายเป็น "ความโดดเด่นสีเทา" ซึ่งมองไม่เห็น แต่มีนัยสำคัญสามารถมีอิทธิพลต่อการทำงานของ บริษัท โดยรวมได้ บ่อยครั้งที่ผู้จัดการหันไปขอคำแนะนำจากเลขานุการและเป็นผู้ช่วยที่ตัดสินใจขั้นสุดท้ายของเจ้านาย เขามักจะได้รับข้อมูลข่าวสารเกี่ยวกับกิจการของบริษัทได้ดีกว่าหัวหน้าและเจ้าหน้าที่ของเขา และสามารถให้คำแนะนำได้ทันท่วงที ถูกต้อง และสมดุล เลขานุการเป็นผู้กำหนดบรรยากาศการทำงานในแต่ละวันและมีอิทธิพลทางอ้อมต่อผู้จัดการ ตัวอย่างเช่น สถานที่ทำงานที่มีการจัดระเบียบอย่างดีและการส่งข้อมูลที่จำเป็นอย่างทันท่วงทีทำให้งานของเจ้านายง่ายขึ้น

เลขานุการไม่มีโอกาสก้าวหน้าในอาชีพการงานอาชีพไม่ได้หมายความถึงการเลื่อนตำแหน่ง ส่วนหนึ่งเป็นเช่นนั้น ผู้นำจะรักษาเลขานุการที่ดีไว้ใกล้ตัวเขา เจ้านายจะพยายามอย่างเต็มที่ที่จะเพิกเฉยต่อคำร้องขอเลื่อนตำแหน่งของผู้บังคับบัญชาหากเขามั่นใจในตัวพนักงานของเขาและรู้ว่าเขาสามารถพึ่งพาได้ในทุกสถานการณ์ ดังนั้นความเป็นมืออาชีพและความทุ่มเทจึงสามารถเล่นตลกร้ายกับพนักงานได้ ในทางกลับกัน คุณสมบัติเหล่านี้สามารถเป็นพื้นฐานสำหรับการเติบโตทางอาชีพได้ เลขานุการที่ปฏิบัติหน้าที่จะต้องมีส่วนร่วมในทุกกระบวนการในบริษัทและนี่คือประสบการณ์ชีวิตที่สำคัญมากที่ได้รับและเป็นการเริ่มต้นที่ดีในอนาคต มีตัวอย่างมากมายที่หลังจากทำงานเป็นเลขานุการ ผู้คนก็กลายเป็นนักธุรกิจ เจ้าหน้าที่ระดับสูง และผู้จัดการระดับสูง นอกจากนี้เลขานุการที่มีคุณสมบัติเหมาะสมในยุคของเราสามารถสร้างรายได้ค่อนข้างดีในระดับผู้จัดการระดับสูงรายใหญ่

เลขานุการเป็นอาชีพหญิงผู้ชายไม่ทำงานในตำแหน่งดังกล่าว ผู้หญิงส่วนใหญ่ทำงานเป็นเลขานุการ สิ่งนี้อธิบายได้จากข้อเท็จจริงที่ว่าผู้หญิงมีความยืดหยุ่นทางอารมณ์มากกว่า ง่ายกว่าสำหรับพวกเธอในการปรับตัวให้เข้ากับอารมณ์ นิสัย อุปนิสัยของเจ้านาย แก้ไขข้อขัดแย้ง ฯลฯ อย่างไรก็ตามผู้ชายก็สามารถรับมือกับหน้าที่เลขานุการได้เช่นกัน บริษัทขนาดใหญ่หลายแห่งให้ความสำคัญกับตัวแทนเพศที่แข็งแกร่งกว่า โดยเปลี่ยนชื่อตำแหน่งจาก "เลขานุการ" เป็น "ผู้ช่วยผู้จัดการ"

อาชีพเลขานุการเป็นหนึ่งในอาชีพที่เป็นที่ต้องการมากที่สุดในตลาดแรงงานใช่แล้ว. บริษัทใดๆ ก็ตามต้องการบุคคลที่คอยตรวจสอบเอกสารทั้งหมด พบปะลูกค้า เสิร์ฟกาแฟ และปกป้องสำนักงานของเจ้านายจากผู้มาเยี่ยมที่ไม่พึงประสงค์ นอกจากนี้เขายังเป็น “บัตรโทรศัพท์” ของบริษัทอีกด้วย

เลขานุการคนใดก็ตามคือเมียน้อยของผู้จัดการที่เธอทำงานอยู่นี่คือตำนานที่จัดตั้งขึ้น ทุกคนรอบตัวเขามั่นใจในตัวเขา ยกเว้นเจ้านายและเลขาของเขา สิ่งที่ทำให้มืออาชีพแตกต่างก็คือถ้าเขาไม่ต้องการความสัมพันธ์แบบที่กล่าวถึง มันก็จะไม่เกิดขึ้น แม้ว่าความรักในออฟฟิศจะไม่ใช่เรื่องแปลกก็ตาม มันเกิดขึ้นที่เจ้านายและเลขานุการใช้เวลาร่วมกันในที่ทำงานร่วมกันโดยผ่านความยากลำบากในการทำธุรกิจดังนั้นความสัมพันธ์ที่ไม่เป็นทางการจึงมักเกิดขึ้นระหว่างพวกเขา แต่เป็นการดีกว่าที่จะไม่ลดระยะห่างระหว่างเจ้านายกับเลขานุการเพื่อผลประโยชน์ของบริษัท

เลขาต้องยิ้มสม่ำเสมอใช่แล้ว. ท้ายที่สุดแล้ว ไม่มีใครอยากเห็นพนักงานที่เศร้าโศก ก้าวร้าว หรือขี้อาย ตำแหน่งเลขานุการกำหนดให้คุณต้องปฏิบัติต่อทุกคนที่ปรากฏตัวหน้าประตูบ้านของเจ้านาย ปฏิบัติต่อทุกคนด้วยความมีน้ำใจ ด้วยรอยยิ้ม และส่งแขกที่เจ้านายไม่ต้องการออกไปอย่างสุภาพ มีแม้กระทั่งการฝึกอบรมพิเศษที่สอนให้คุณยิ้มเมื่อจำเป็น

พนักงานขายโดยเฉลี่ยมุ่งความสนใจไปที่ทุกกิจกรรม นอกเหนือจากกิจกรรมที่ทำให้เขามีรายได้มากที่สุด ในการฝึกอบรม ไม่ค่อยมีใครถามฉันว่า “วิธีใดคือวิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มการสนทนา? ฉันควรจะพูดคำอะไร? - แต่ทุกครั้งที่มีการสนทนาเกี่ยวกับการโทรหาโดยไม่เปิดเผย ฉันจะได้ยิน: “เราควรทำอย่างไรหากถูกบอกว่า “ไม่”? เป็นทักษะในการเริ่มต้นการสนทนาและสร้างการติดต่ออย่างมีความสามารถซึ่งนำมาซึ่งผลลัพธ์ 80% และทักษะในการตอบสนองต่อการปฏิเสธนำมาซึ่งเพียง 20% เท่านั้น การกำกับจุดแข็งหลักและความสนใจของคุณในการทำงานกับความล้มเหลวก็เหมือนกับแทนที่จะฝึกว่ายน้ำ ฝึกตะโกนว่า “ช่วยฉันด้วย!” ดังนั้นเราจะวิเคราะห์อย่างละเอียดว่าจะผ่านเลขาได้อย่างไร

วิธีการผ่านเลขานุการทั้งหมดสามารถแบ่งได้เป็นสามประเภท

1. เทคนิคที่ซื่อสัตย์จะขึ้นอยู่กับความเชื่อมั่นและทัศนคติของเรา ความรู้เกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจและคุณลักษณะอื่น ๆ ของงานของทั้งเลขานุการเองและบริษัทโดยรวม

2. เทคนิคที่มีองค์ประกอบของการหลอกลวงหรือการยักย้ายจากการบิดเบือนความจริงของเลขานุการ ฉันไม่ใช่แฟนของเทคนิคเหล่านี้ แต่มีอยู่จริงและได้ผล ดังนั้นจึงคุ้มค่าที่จะพูดถึง

3.เทคนิคที่มีองค์ประกอบการวางอุบายและการแตกลาย- เทคนิคที่คำพูดของเราไม่เข้ากับรูปแบบการคิดของเลขานุการ "โปรแกรม" ของเขาล้มเหลวและเขาปล่อยให้เราผ่านไปได้

วิธีแรกที่จะติดต่อกับเลขานุการอย่างตรงไปตรงมาคือการค้นหาชื่อของผู้มีอำนาจตัดสินใจล่วงหน้า ง่ายจนหลายคนไม่ทำ! การรู้ชื่อเป็นหนึ่งในกุญแจสำคัญในการติดต่อผู้มีอำนาจตัดสินใจ!

มีวิธีง่ายๆ หลายวิธีในการค้นหาชื่อ

วิธีที่ 1 การตระเตรียม.เมื่อเตรียมการโทร คุณสามารถดูชื่อของผู้มีอำนาจตัดสินใจได้จากเว็บไซต์ของบริษัท ในข่าวของบริษัท หรือในสื่อต่างๆ

วิธีที่ 2 การโทรหาเพื่อนร่วมงานหรือวิธีการโทรสองครั้งเพื่อนร่วมงานของคุณโทรหาผู้ติดต่อของคุณก่อน ค้นหาชื่อของผู้มีอำนาจตัดสินใจ ส่งต่อให้คุณ และคุณโทรออกโดยใช้ชื่อของผู้มีอำนาจตัดสินใจ อย่างไรก็ตาม เพื่อนร่วมงานของคุณควรโทรออกอย่างมีประสิทธิภาพที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และพร้อมที่จะดำเนินการให้เสร็จสิ้นหากเขาเชื่อมโยงกับผู้มีอำนาจตัดสินใจโดยไม่คาดคิด ☺ การโทรจากเพื่อนร่วมงานดูเป็นมาตรฐาน:

– สวัสดีตอนบ่าย อิกอร์ สตาเลวารอฟ บริษัท Unistream กรุณาเชื่อมต่อกับผู้กำกับ.

- และในประเด็นอะไร?

– ในประเด็นความร่วมมือ. เราต้องการที่จะจัดหาผลิตภัณฑ์ของเราให้กับคุณ

– ส่งข้อมูลทางอีเมล์

– ใช่ โอเค ฉันพร้อมที่จะบันทึกแล้ว!(เขียนอีเมล์.)

– ผู้กำกับชื่ออะไร? ฉันจะจดบันทึกว่าข้อมูลนี้มีไว้สำหรับเขา (หรือ “ข้าพเจ้าควรส่งจดหมายถึงใคร?”)

- อังเดร อิวาโนวิช อิปาตอฟ (เขียนชื่อ).

– ขอบคุณมาก! ฉันควรโทรกลับหาคุณเพื่อแจ้งผลเมื่อใด?

– โทรวันศุกร์หลังบ่ายสอง

– ใช่ ตกลง! ขอให้ดีที่สุด!

เพื่อนร่วมงานของคุณทราบชื่อผู้กำกับแล้ว คุณสามารถโทรออกได้ภายในไม่กี่ชั่วโมง แน่นอนว่าขอแนะนำให้เพื่อนร่วมงานของคุณตั้งชื่อบริษัทอื่น เพื่อว่าเมื่อคุณโทรมา เลขานุการจะได้ไม่มีข้อสงสัย บางครั้งผู้ช่วยที่มีประสบการณ์จะตอบคำถามว่า "ผู้กำกับชื่ออะไร? ฉันควรส่งจดหมายถึงชื่อใคร” จะตอบว่า “เขียนถึงชื่อบริษัท เขาจะยังคงมาหาฉัน” ในกรณีนี้ ความพยายามของคุณล้มเหลว

วิธีที่ 3 เจ้าหน้าที่ตำรวจท้องที่โทรมาในกรณีนี้ แน่นอนว่านี่คือการยักยอก คุณดูที่อยู่ตามกฎหมายของบริษัทบนเว็บไซต์ โทรในนามของเจ้าหน้าที่ตำรวจเขตสำหรับเขตนี้ และค้นหาชื่อของผู้มีอำนาจตัดสินใจ มันเกิดขึ้นที่ในประเทศของเรา คนส่วนใหญ่ปฏิบัติต่อหน่วยงานบังคับใช้กฎหมายด้วยความกลัวและตอบคำถามของพวกเขาก่อน จากนั้นจึงคิดว่าทำไม เลขานุการส่วนใหญ่มักจะไม่มีข้อยกเว้น สิ่งสำคัญคือคุณต้องรู้ตำแหน่งของผู้มีอำนาจตัดสินใจและระบุชื่อและนามสกุลของผู้อำนวยการล่วงหน้า การโทรสั้น ๆ ด้วยน้ำเสียงที่จริงจัง แต่ไม่แยแส ปราศจากคำพูด อารมณ์ และคำพูดแสดงความเคารพที่ไม่จำเป็นที่คนทั่วไปใช้:

– เจ้าหน้าที่ตำรวจเขตสำหรับเขตดังกล่าวคือกอร์เดฟ! กรุณาระบุ ชื่อและนามสกุลของผู้อำนวยการของคุณ (หยุดชั่วคราว), Sergey Leshchinsky? (หยุดชั่วคราว.)

- เลขที่. อิปาตอฟ อังเดร อิวาโนวิช (ร้องไห้.)

– ใช่แล้ว อิปาตอฟ อังเดร อิวาโนวิช ขอบคุณ. (วางสาย)

ในกรณีส่วนใหญ่ เลขานุการจะกำหนดชื่อของผู้มีอำนาจตัดสินใจโดยไม่ลังเลใจ นอกจากนี้คุณยังสามารถขอหมายเลขโทรศัพท์โดยตรงได้เช่นเดียวกันเนื่องจากคุณได้ "ถาม" เพื่อขอความช่วยเหลือจากเจ้าหน้าที่ตำรวจท้องที่แล้ว

วิธีที่ 4 เจ้าหน้าที่ตรวจสอบภาษีโทรมาเทคนิคนี้จะทำซ้ำขั้นตอนก่อนหน้าโดยสมบูรณ์ แต่ทำในนามของผู้ตรวจสอบภาษี

– หมายเลขผู้ตรวจสอบภาษีของเขตดังกล่าวและเขต Gordeev นี่คือ Unistream LLC ใช่ไหม

- ใช่ทำไม?..

– กำลังตรวจสอบรายละเอียด: คุณคือ Unistream LLC ที่อยู่ตามกฎหมายเลขที่ 5 Stolbovaya Street, 7 และปัจจุบันเป็นผู้อำนวยการของ บริษัท Sergey Ivanovich Leshchinsky หรือไม่(เราเรียกนามสกุลและชื่อใด ๆ )

ไม่ไม่. (หรือเธอพูดชื่อและนามสกุลให้ถูกต้องทันที)

– เลยต้องแก้ไข...ใคร?

– อิปาตอฟ อันเดรย์ อิวาโนวิช (ร้องไห้.)

– ดังนั้น I-pa-tov And-rey Iva-no-vich เบอร์โทรศัพท์ของเขายังเหมือนเดิมหรือเปล่า?

– กำหนดฉันจะตรวจสอบ

– เจ็ดร้อยยี่สิบสาม... (เลขาเป็นคนกำหนดหมายเลข)

– ใช่. ถูกตัอง. ขอบคุณ!

วิธีที่ 5 เลขาของคุณโทรมาการทำเทคนิคนี้สะดวกกว่าโดยได้รับความช่วยเหลือจากพันธมิตร เพื่อนร่วมงานของคุณควรโทรหาบริษัทที่คุณสนใจในนามของเลขานุการส่วนตัวของคุณ ดังนั้นสถานะของคุณจะอยู่ในระดับเดียวกับเจ้านายของเธอ และมันจะง่ายกว่ามากสำหรับ “เลขาของคุณ” ที่จะตกลงกับเพื่อนร่วมงานของเธอ เขาสามารถค้นหาชื่อของผู้มีอำนาจตัดสินใจและจัดการประชุมของคุณหรือหากคุณต้องการเวลาที่คุณโทรหาเจ้านายของเธอ ผู้ติดต่อจะได้รับการคาดหวังและจะไม่เย็นชา!

มันอาจมีลักษณะอย่างไร:

– สวัสดีตอนบ่าย บริษัท Unistream ผู้ช่วยผู้อำนวยการ Svetlana Ivanova ฉันต้องการจัดการประชุม (ติดต่อ) ระหว่างผู้อำนวยการของฉันกับคุณ สะดวกทำตอนไหนคะ?

– สวัสดี!.. คุณช่วยอธิบายหน่อยได้ไหมว่าคุณเป็นใครและมีปัญหาอะไร?

– ฉันเป็นผู้ช่วยของ Sergei Vladimirovich Nikiforov ผู้อำนวยการของ บริษัท Unistream เรากำลังวางแผนโครงการบางอย่างร่วมกับคุณ และผู้อำนวยการของฉันสั่งให้ฉันจัดประชุมกับผู้อำนวยการของคุณ เมื่อใดจะสะดวกที่จะทำเช่นนี้ Sergei Vladimirovich มีเวลา เช่น บ่ายวันพรุ่งนี้ คุณมีอะไร?

- ถูกตัอง. ขอฉันดูหน่อย. เวลา 16.00 น. ได้เลย จะลงทะเบียนคุณได้อย่างไร?

– ยูนิสตรีม, เซอร์เกย์ นิกิฟอรอฟ ว่าแต่ ผู้กำกับของคุณชื่ออะไรที่ถูกต้องล่ะ?

– อิปาตอฟ อันเดรย์ อิวาโนวิช

- ใช่ อิปาตอฟ อังเดร อิวาโนวิช ดี. ซึ่งหมายความว่าพรุ่งนี้ Sergei จะอยู่กับคุณเวลา 16.00 น. ทั้งหมดที่ดีที่สุด

แน่นอน คุณต้องพูดคุยด้วยความมั่นใจ ราวกับว่าคุณ (หรือเพื่อนร่วมงาน) เป็นผู้ช่วยจริงๆ และไม่ “กังวล” เกี่ยวกับปัญหาการเชื่อมต่อใดๆ

สิ่งสำคัญคือต้องสังเกตว่าวลี “เรากำลังวางแผนโครงการบางอย่างกับคุณ” ทำงานอย่างไร นี่เป็นกรณีที่เราไม่ได้พูดความจริง แต่ เลขาตัดสินใจด้วยตัวเองที่เรากำลังร่วมมือกันอยู่แล้ว อย่างน้อยเขาก็สามารถตัดสินใจได้เพราะวลีนี้ถูกกล่าวถึงในกาลปัจจุบัน - "การวางแผน" และคลุมเครือ - "โครงการบางอย่าง" ในขณะเดียวกันก็ดูน่าประทับใจมาก

วิธีที่ 6 โทรหาบุคคลที่สามโดยตรงวิธีการนี้ขึ้นอยู่กับ "การเตรียมการ" เมื่อคุณศึกษาเว็บไซต์ของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า บางครั้งคุณจะพบชื่อ นามสกุล และหมายเลขโทรศัพท์ของพนักงานบางคนบนเว็บไซต์ คุณสามารถโทรหาหนึ่งในนั้น แชทและรับชื่อผู้กำกับ คำแนะนำจาก "บุคคลที่สาม" หรืออาจติดต่อผู้มีอำนาจตัดสินใจทันที:

- เซอร์เกย์ อิวาโนวิช?

– Sergey Ivanovich สวัสดีตอนบ่าย ฉันชื่อ Sergey Nikiforov บริษัท Unistream ฉันกำลังมองหาคนที่ซื้อสินค้าจากคุณ ฉันดูข้อมูลบนเว็บไซต์ของคุณและตัดสินใจว่าอาจเป็นคุณ (หยุดชั่วคราว)

- ไม่ไม่. คงจะผิดพลาดประการใด...

– Sergey Ivanovich โปรดช่วยฉันด้วยใครเป็นผู้รับผิดชอบการจัดซื้อของคุณ? เราวางแผนที่จะทำงานร่วมกับคุณ และสิ่งสำคัญสำหรับฉันคือต้องชี้แจงคำถามบางข้อตอนนี้

ฉันขอเตือนคุณว่าบุคคลที่สามไม่มีภาระในความรับผิดชอบ และหากเราฟังดูดี ก็ไม่มีอะไรขัดขวางเราจากการรับข้อมูล

– นี่คือ Andrey Nikolaevich ผู้อำนวยการฝ่ายการค้า เขาเป็นผู้ตัดสินใจ จากนั้นผู้จัดการจะจัดการกับปัญหาทางเทคนิค

- คาร์ลามอฟ.

- คาร์ลามอฟ ฉันจะติดต่อเขาได้ง่ายขึ้นได้อย่างไร?

- ดังนั้น. ตอนนี้ฉันจะบอกคุณ... 975 31 10 คุณจะไปหาเลขาของ Andrei Nikolaevich

– ฉันเห็นแล้ว ขอบคุณ Sergei Ivanovich! ฉันขอบอกว่าคุณแนะนำให้ฉันติดต่อเขาได้ไหม?

- เพื่อเห็นแก่พระเจ้า

- ว่าแต่เลขาชื่ออะไร?

- อัลบีน่า.

– ขอบคุณมาก Sergei Ivanovich!

ดังนั้นเราจึงพบชื่อของผู้มีอำนาจตัดสินใจ ชื่อเลขานุการ และยังได้รับคำแนะนำหลอกที่จะช่วยสื่อสารกับอัลบีน่า บางครั้งบุคคลที่สามก็สามารถเชื่อมต่อกับผู้มีอำนาจตัดสินใจได้โดยตรง ถ้าอย่างนั้นก็สมเหตุสมผลที่จะพูดวลีหนึ่งที่แตกต่างออกไป:

– ชัดเจน: Andrey Nikolaevich เขานามสกุลอะไร?

- คาร์ลามอฟ.

- คาร์ลามอฟ Sergey Ivanovich คุณช่วยเชื่อมต่อฉันกับ Andrey Nikolaevich ได้ไหม?

แน่นอนว่าไม่มีการรับประกัน 100% ว่าบุคคลที่สามจะสามารถเชื่อมต่อได้ แต่คุณจำได้ว่าด้วยการโทรแบบ Cold Call เช่นเดียวกับการขายที่ดำเนินอยู่ การใช้ความเป็นไปได้ทั้งหมดเป็นสิ่งสำคัญ!ไม่มีใครยกเลิกกฎสถิติ!

ข้อสรุป

1. วิธีการผ่านเลขานุการทั้งหมดแบ่งได้เป็น 3 ประเภท

- ซื่อสัตย์.

– มีองค์ประกอบของการหลอกลวงหรือการยักย้าย

– ด้วยองค์ประกอบของการวางอุบายและการทำลายแม่พิมพ์

2. ขั้นตอนแรกคือโทรหาผู้มีอำนาจตัดสินใจ - ค้นหาชื่อล่วงหน้า ตอนนี้เรามีอย่างน้อยหกวิธีในการค้นหาชื่อ

สำนักงานสามารถทำงานได้โดยไม่มีเจ้านาย แต่ไม่สามารถทำงานโดยไม่มีเลขานุการได้

เจน ฟอนดา

อาชีพเลขานุการถือเป็นอาชีพที่เป็นที่ต้องการมากที่สุดในปัจจุบัน เมื่อไม่กี่ปีที่ผ่านมา บริษัทแห่งหนึ่งมักต้องการเลขานุการเพียงคนเดียวเท่านั้น คนหนึ่งทำทุกอย่างทั้งรับสาย แบ่งงาน เช่น รถทั้งกอง พิมพ์เอกสาร ชากาแฟสำหรับผู้มาเยี่ยม และจัดวันทำงานของเจ้านาย

ทุกวันนี้ เป็นไปไม่ได้เลยที่จะรับมือกับความรับผิดชอบมากมายในบริษัทขนาดใหญ่และขนาดกลางเพียงลำพัง มีหลายบริษัทที่พนักงานคนหนึ่งทำหน้าที่เลขานุการทั้งหมด ในขณะที่องค์กรอื่นๆ ก็มีแผนกเลขานุการทั้งหมดซึ่งบริหารโดยหัวหน้าสำนักเลขาธิการ ทุกอย่างขึ้นอยู่กับขนาดของบริษัทตลอดจนลักษณะเฉพาะ ของกิจกรรมต่างๆ

เราพยายามเน้นและจำแนกตำแหน่งเลขานุการที่มีอยู่ทั้งหมด ขึ้นอยู่กับหน้าที่ที่ปฏิบัติและตำแหน่งของพนักงานในโครงสร้างองค์กร

หากเราถือว่าบริษัทจ้างเลขานุการจำนวนสูงสุด งานของแผนกเลขานุการก็อาจเป็นเช่นนี้

พนักงานของผู้ให้บริการโทรศัพท์โทรหาลูกค้าที่มีศักยภาพเพื่อเสนอสินค้าหรือบริการ ขณะเดียวกันก็มีลูกค้าโทรมาเพราะบริษัทลงโฆษณาในสื่อต่างๆ เลขานุการโทรศัพท์รับสายเหล่านี้และมีการนัดหมายสำหรับผู้โทร เมื่อผู้มาเยือนมาถึงสำนักงาน พวกเขาจะได้รับการต้อนรับจากพนักงานต้อนรับที่พาลูกค้าไปยังห้องพิเศษ ที่นั่น ผู้บริหารสำนักงานที่เอาใจใส่จะเสนอชาหรือกาแฟให้เขาในขณะที่ผู้มาเยี่ยมกำลังรอรับ และหากถึงจุดหนึ่งการไหลเวียนของลูกค้าหยุดลง ผู้ดูแลระบบก็จะทำความสะอาดห้องสำหรับผู้มาเยี่ยม จัดนิตยสาร และรดน้ำดอกไม้ ในเวลาเดียวกัน ก็มีผู้จัดการสำนักงานธุรกิจ ทำหน้าที่จัดส่งพนักงานจัดส่งและพนักงานขับรถ ตรวจสอบความพร้อมของเครื่องใช้สำนักงาน และควบคุมการทำงานของสำนักงาน ผู้จัดการแต่ละคนมีเลขานุการส่วนตัว และผู้จัดการอาวุโสก็มีผู้ช่วยเลขานุการและผู้ช่วยส่วนตัวด้วย เพื่อให้เห็นภาพสมบูรณ์ คุณสามารถเพิ่มผู้ปฏิบัติงานพีซีที่กรอกฐานข้อมูล พิมพ์เอกสาร รายการราคา โบรชัวร์ หนังสือเล่มเล็กที่มีข้อมูลที่อัปเดตอยู่ตลอดเวลา ตลอดจนเลขานุการและพนักงานที่เกี่ยวข้องกับการดูแลเอกสาร การบัญชี และการเก็บถาวร บริการเลขานุการทั้งหมดได้รับการจัดการโดยหัวหน้าแผนกเลขานุการ

และนี่ไม่ใช่รายการตำแหน่งเลขานุการทั้งหมด ดังนั้นเรามาลองรวมความเชี่ยวชาญที่ใกล้เคียงที่สุดเข้าไว้ในกลุ่มพื้นฐานบางกลุ่มที่พบบ่อยที่สุดในทางปฏิบัติ กล่าวคือ:

ผู้ให้บริการโทรศัพท์
เลขานุการแผนกต้อนรับ/ผู้ดูแลระบบ/เลขานุการแผนกต้อนรับ
เลขานุการแผนก
ผู้ช่วยเลขานุการ
ผู้จัดการสำนักงาน/หัวหน้าสำนักเลขาธิการ
ผู้ช่วยส่วนตัว/ผู้ช่วยส่วนตัว

เจ้าหน้าที่รับโทรศัพท์

นี่อาจเป็นตำแหน่งที่ได้รับค่าตอบแทนต่ำที่สุด แต่เป็นตำแหน่งที่เป็นที่ต้องการมากที่สุดของบริการสำนักงานทั้งหมด มีชื่ออื่นๆ มากมายสำหรับตำแหน่งนี้ เช่น พนักงาน ซึ่งมักจะเป็นลูกจ้าง สำหรับทำงานทางโทรศัพท์ ผู้จัดการสำหรับการเจรจาต่อรอง ผู้มอบหมายงานทางโทรศัพท์ เป็นต้น

ความรับผิดชอบหลักของพนักงานดังกล่าวคือการทำงานกับสายเรียกเข้าหรือโทรออก ตามกฎแล้วงานไม่เกี่ยวข้องกับการบริการลูกค้าโดยตรงหรือการมอบหมายการจัดการ

ความสามารถในการเอาชนะใจระหว่างการสนทนาทางโทรศัพท์
ทักษะการขายทางโทรศัพท์

คุณสมบัติทั่วไป:

การโทรจากลูกค้าและลูกค้าขององค์กร
- โทรหาพนักงานขององค์กรพร้อมส่งต่อเพิ่มเติม
- โทรจากพนักงานองค์กรที่เกี่ยวข้องกับวงจรการผลิต

2. ดำเนินการขายทางโทรศัพท์ด้วยการโทรออกหรือรับสายจากลูกค้า

3. การโอนข้อมูลอ้างอิงทางโทรศัพท์

4. แสดงผลการรับสายโทรศัพท์ในโปรแกรมเฉพาะสำหรับการจัด:

การบันทึกข้อมูลลูกค้า
- ผลการขาย;
- แหล่งโฆษณาของการโทร
- ฯลฯ

ตำแหน่งที่คล้ายกันมักมีอยู่ในบริษัทขนาดใหญ่หรือในบริษัทที่เน้นไปที่การไหลเวียนของลูกค้าจำนวนมาก (บริการ ฝ่ายช่วยเหลือ และบริการอื่น ๆ) ข้อกำหนดสำหรับพนักงานคนนี้มีขนาดเล็กและมักจำกัดอยู่ที่การมีน้ำเสียงที่ไพเราะและความปรารถนาที่จะทำงาน

เลขานุการแผนกต้อนรับ/ผู้ดูแลระบบ/เลขานุการแผนกต้อนรับ

ชื่อนี้มาจากชื่อของแผนกต้อนรับส่วนหน้าซึ่งเป็นที่ตั้งของที่ทำงานของเลขานุการ ดังนั้นการสะกดและการออกเสียงที่หลากหลาย: พนักงานต้อนรับ, พนักงานต้อนรับตลอดจนชื่อของอาชีพนั้นเอง, พนักงานต้อนรับ ในตอนแรก ตำแหน่งดังกล่าว เช่น แผนกต้อนรับ มีเฉพาะในโรงแรมและร้านเสริมสวยเท่านั้น ขณะนี้ในสำนักงานหลายแห่งที่พวกเขาทำงานร่วมกับผู้มาเยี่ยมเยียน จำเป็นต้องมีบุคคลดังกล่าว ผู้มอบหมายงาน เลขานุการประจำหน้าที่ เลขานุการทางโทรศัพท์ ฯลฯ มีความรับผิดชอบที่คล้ายกัน

ตำแหน่งที่ว่างของเลขานุการแผนกต้อนรับเปิดโดยบริษัทที่มีสำนักงานรับสายโทรศัพท์จำนวนมากและผู้เยี่ยมชมจำนวนมาก ดังนั้นสาวที่มีรูปร่างหน้าตาดีจึงมักได้รับเชิญให้ดำรงตำแหน่งเลขานุการแผนกต้อนรับส่วนหน้า

ข้อกำหนดพื้นฐาน:

การใช้คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานอย่างมั่นใจ
ความรู้ภาษาต่างประเทศเป็นทางเลือก
ทักษะการสื่อสารที่ดี

คุณสมบัติทั่วไป:

1. การรับสายเป็นภาษารัสเซียและ/หรือภาษาต่างประเทศ:

จากลูกค้าและลูกค้าองค์กร
- โทรไปยังพนักงานขององค์กรพร้อมส่งต่อ

2. ประชุมและลงทะเบียนผู้เยี่ยมชมที่แผนกต้อนรับ

3. รับจดหมาย แฟกซ์ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์
4. ปฏิบัติงานเล็กๆ น้อยๆ อื่นๆ จากฝ่ายบริหาร ในบางกรณี เขาเก็บสถิติ รับเงินสด กรอกแบบฟอร์มเอกสาร พิมพ์จดหมาย (โดยไม่ต้องร่างเอง)
ตำแหน่งนี้มักพบในบริษัทต่างประเทศและบริษัทรัสเซียที่เน้นลูกค้าต่างประเทศ ตามกฎแล้ว หนึ่งในข้อกำหนดหลักสำหรับผู้สมัครในตำแหน่งที่ว่างนี้คือความรู้ภาษาต่างประเทศอย่างน้อยก็ในระดับการสนทนาที่ดี

เลขานุการแผนก

เลขานุการที่ทำงานเป็นส่วนหนึ่งของหน่วยโครงสร้างของบริษัท (แผนก แผนก ภาคส่วน ฯลฯ) มักจะมีความรู้พิเศษเกี่ยวกับลักษณะเฉพาะของงานของหน่วยโครงสร้างที่เกี่ยวข้อง

ข้อกำหนดพื้นฐาน:

การใช้คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานอย่างมั่นใจ

การศึกษาระดับอุดมศึกษาเป็นที่ต้องการหรือความรู้พิเศษเกี่ยวกับงานเฉพาะของหน่วยโครงสร้างที่เกี่ยวข้อง
ความรู้ภาษาต่างประเทศสำหรับบริษัทต่างชาติ
ทักษะการสื่อสารที่ดี

คุณสมบัติทั่วไป:

1. การรับสาย ตอบรับคำขอมาตรฐานภายในกรอบการทำงานของหน่วยโครงสร้างนี้ โอนสายไปยังพนักงานเฉพาะ
2. พบปะผู้มาเยือน
3.จัดซื้อเครื่องใช้สำนักงาน.
4. ดำเนินงานสำนักงานของหน่วยโครงสร้าง
5. การดูเมล การเลือกและการจัดโครงสร้างจดหมายโต้ตอบที่จำเป็น

ตำแหน่งนี้จะพบได้เฉพาะในบริษัทขนาดใหญ่ที่มีแผนกโครงสร้างหรือหลายแผนกเท่านั้น

ผู้ช่วยเลขานุการ

ผู้ช่วยเลขานุการให้ความสำคัญกับการทำงานนอกบริษัทมากขึ้น กล่าวคือ เขาปฏิบัติตามคำสั่งของเจ้านายเกี่ยวกับการสื่อสารกับลูกค้าและคู่ค้า ดังนั้นเขาจึงต้องรู้ภาษาต่างประเทศ ความสามารถของเลขานุการผู้จัดการรวมถึงประเด็นที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการที่เกิดขึ้นภายในบริษัท กล่าวคือ เขาปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับบริษัทและพนักงาน
เลขานุการคนนี้ก็เหมือนกับผู้ช่วยส่วนตัวที่ทำงานร่วมกับบุคคลหนึ่งคน แต่ส่วนใหญ่มักจะเป็นบุคคลที่สองของบริษัท (รองผู้อำนวยการ รองประธาน หัวหน้าแผนกและแผนก ฯลฯ) นอกจากนี้ผู้ช่วยเลขานุการสามารถทำงานร่วมกับบุคคลแรกได้โดยไม่ต้องทำหน้าที่ตัวแทนและหน้าที่อื่น ๆ ของผู้ช่วยส่วนตัว

ข้อกำหนดพื้นฐาน:

อุดมศึกษา
ประสบการณ์หนึ่งปีในตำแหน่งที่คล้ายกัน
ความขยัน ความรับผิดชอบ ความสามารถในการเรียนรู้
การใช้คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานอย่างมั่นใจ

คุณสมบัติทั่วไป:

1. การเขียนจดหมายอิสระ
2. ติดตามการดำเนินการของเอกสารและงานที่อยู่ใต้บังคับบัญชาของหัวหน้าหน่วยโครงสร้างโดยตรง
3. จัดทำตารางการทำงานของผู้จัดการ
4. ทบทวนและจัดทำข้อมูลสำหรับผู้จัดการ
5. จัดทำบันทึกการวิเคราะห์และใบรับรองสำหรับเจ้านาย
6. การจัดเตรียมและสนับสนุนการเจรจา

ผู้จัดการสำนักงาน/หัวหน้าสำนักเลขาธิการ

ผู้จัดการสำนักงานเป็นผู้ดูแลระบบสำนักงานประเภทหนึ่ง นอกเหนือจากหน้าที่เลขานุการตามปกติแล้ว เขาอาจได้รับมอบหมายให้ประสานงานกิจกรรมต่างๆ ของบริการของบริษัท (เช่น ยานยนต์) และดำเนินการตามคำสั่งจากพนักงาน ทั้งฝ่ายบริหารและสามัญ ตำแหน่งนี้ต้องการความเป็นอิสระมากกว่าตำแหน่งเลขานุการหรือพนักงานต้อนรับทั่วไป ผู้จัดการสำนักงานมีสิทธิ์ดำเนินโครงการบางอย่างตามความสามารถของเขา (ศึกษาผลิตภัณฑ์และบริการใหม่ ๆ ปรับปรุงระบบงานของบริษัท) และมักจะเป็นเลขานุการคนนี้ที่ได้รับความไว้วางใจให้รับผิดชอบในการจัดงานองค์กร การประชุม ส่งอาหารกลางวันไปที่สำนักงาน เป็นต้น

ข้อกำหนดพื้นฐาน:
อุดมศึกษา
การใช้คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานอย่างมั่นใจ
ความรับผิดชอบพลังงาน

คุณสมบัติทั่วไป:

1. ดูแลการทำงานของสำนักงาน (การจัดซื้อเครื่องเขียน การส่งน้ำ การตรวจสอบความพร้อมของกระดาษในเครื่องพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร และอื่นๆ อีกมากมาย)

2. แก้ไขปัญหาด้านการบริหาร (ค่าเช่าอาคาร คนทำความสะอาด คนขับรถ เลขานุการ และอื่นๆ อีกมากมาย)
3. การแนะนำองค์กรการทำงานรูปแบบใหม่
4. อำนาจผู้แทน (ในหน่วยงานราชการ ฯลฯ)
5. การคัดเลือก การบริหาร และการฝึกอบรมบุคลากรผู้ใต้บังคับบัญชา
ตำแหน่งนี้เป็นเรื่องปกติสำหรับบริษัทที่มีพื้นที่สำนักงานขนาดใหญ่
หัวหน้าสำนักเลขาธิการจะพบได้เฉพาะในบริษัทขนาดใหญ่ที่มีเลขานุการอย่างน้อย 58 คนในสำนักงาน

ผู้ช่วยส่วนตัว/ผู้ช่วยส่วนตัว

หนึ่งในตำแหน่งเลขานุการที่มีความรับผิดชอบมากที่สุด ซึ่งต้องการนักผาดโผนและความเป็นมืออาชีพ ผู้ช่วยที่ดีนอกเหนือจากความรู้และทักษะทางวิชาชีพแล้ว จะต้องมีความสามารถในการวิเคราะห์ที่พัฒนาอย่างมาก มีความเป็นอิสระในการตัดสินใจ และที่สำคัญที่สุดคือเป็นนักจิตวิทยาที่ดีมาก และรู้นิสัยลักษณะของเจ้านายไม่เลวร้ายไปกว่าญาติสนิทของเขา . เอกสารทั้งหมดที่ผ่านผู้ช่วยและไปที่โต๊ะผู้จัดการจะต้องไร้ที่ติ ความรู้เรื่องมารยาททางธุรกิจเป็นที่ต้องการอย่างมากในตำแหน่งนี้ วิธีที่ผู้ช่วยส่วนตัวจะปฏิบัติตนในการประชุมทางธุรกิจจะกำหนดว่าผู้เข้าร่วมในการประชุมนี้จะรับรู้ต่อผู้จัดการอย่างไร
กล่าวอีกนัยหนึ่งเขาเป็นผู้ช่วยที่ขาดไม่ได้ซึ่งตระหนักถึงปัญหาในการทำงานและปัญหาทั้งหมดของผู้จัดการของเขา สันนิษฐานว่าเลขานุการคนนี้ทำงานเฉพาะกับบุคคลแรกเท่านั้น งานหลักของผู้เชี่ยวชาญคือการเป็น "มือขวา" ของเจ้านาย ซึ่งช่วยประหยัดเวลาทำงานที่มีราคาแพงมาก บรรเทาเขาจากปัญหาและปัญหาประจำ ๆ เหล่านั้นให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ซึ่งเลขานุการมืออาชีพที่มีคุณสมบัติเหมาะสมสามารถจัดการได้อย่างง่ายดาย

ข้อกำหนดพื้นฐาน:

ความเข้ากันได้ทางจิตวิทยากับผู้นำ
อุดมศึกษา
ประสบการณ์สองปีในตำแหน่งที่คล้ายกัน
ความขยัน ความรับผิดชอบ ความสามารถในการเรียนรู้ ความมีน้ำใจเป็นเลิศ
การใช้คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานอย่างมั่นใจ

คุณสมบัติทั่วไป:

1. ประสานงานการกระทำของผู้จัดการ
2. จัดทำเอกสารอย่างอิสระ
3.จัดเตรียมเอกสารสำหรับการประชุมและการเจรจาต่อรอง
4. จัดทำบันทึกการวิเคราะห์และใบรับรอง
5. จัดเก็บรายงานการประชุม การเจรจา การประชุมผู้ถือหุ้น และคณะกรรมการ
6. แปลจากภาษาต่างประเทศตามความจำเป็น
7. เตรียมการเดินทางเพื่อธุรกิจให้กับผู้จัดการ (การคัดเลือก, การจองโรงแรม, ตั๋วโดยสาร, แท็กซี่ ฯลฯ)
8. ส่งเฉพาะหัวหน้างานทันทีเท่านั้น ในบางกรณีซึ่งพบไม่บ่อยนัก งานของเขาอาจได้รับการประสานงานโดยผู้จัดการสำนักงาน

ระดับเงินเดือนของเลขานุการขึ้นอยู่กับข้อกำหนดด้านความรู้ ประสบการณ์ ทักษะ และคุณสมบัติที่กำหนดให้กับเลขานุการ เป็นไปไม่ได้ที่จะไม่คำนึงถึงสถานะทางการเงินของบริษัทใดบริษัทหนึ่งและนโยบายที่บริษัทดำเนินการเกี่ยวกับเงินเดือนของพนักงาน
ระดับเงินเดือนของเลขานุการมักจะได้รับอิทธิพลจากปัจจัยต่อไปนี้:

• ความรู้ภาษาต่างประเทศตั้งแต่หนึ่งภาษาขึ้นไป
• ประสบการณ์ในตำแหน่งที่คล้ายคลึงกัน
• การมีการศึกษาระดับอุดมศึกษา
• ทักษะพิเศษที่จำเป็นสำหรับตำแหน่งเฉพาะตลอดจนความรู้เกี่ยวกับโปรแกรมคอมพิวเตอร์พิเศษ
• ข้อกำหนดสำหรับการปรากฏตัวของผู้สมัคร

ด้านล่างนี้เป็นเงินเดือนโดยเฉลี่ยสำหรับเลขานุการในมอสโก ขึ้นอยู่กับตำแหน่งและปัจจัยข้างต้นที่มีอิทธิพลต่อระดับเงินเดือน