Principiile de bază ale priorității de regularitate a flexibilității planificării timpului. Subiect: Principii de bază ale planificării timpului. Planificarea fondului general

Principiul Pareto vă permite să clasificați sarcinile îndeplinite și să stabiliți prioritatea acestora. În termeni generali, acest principiu spune că în cadrul setului există componente care au o semnificație mult mai mare decât aceasta corespunde gravitației lor specifice din grup. De exemplu, 20% dintre clienți acordă 80% din cifra de afaceri, 20% din angajații organizației primesc 80% din salariu, 20% din componente determină 80% din costul produsului finit.

În ceea ce privește planificarea timpului managerului (Fig. 7.2), principiul Pareto poate fi formulat după cum urmează.

Fig. 7.2.

Puteți petrece 80% din timpul alocat proiectului pentru numeroase probleme „minore” și puteți obține doar 20% din rezultatul final sau puteți alege o serie limitată de probleme prioritare și puteți petrece doar 20% din timp pentru a obține 80% din rezultatul final.

Principiul ABC

Principiul ABC este un mecanism de setare prioritară care vă permite să descompuneti sarcinile în categorii și să planificați timpul în funcție de importanța acestor sarcini.

Principiul АBC, precum principiul Pareto, arată că există puține cazuri cele mai importante, iar ponderea lor în numărul total de activități ale managerului este aproximativ constantă.

Conform acestui principiu, toate cazurile pot fi împărțite în trei grupuri:

A) Cele mai importante sarcini. Ele reprezintă aproximativ 15% din numărul total de cazuri cu care se ocupă managerul. Contribuția acestor sarcini la realizarea obiectivului este de aproximativ 65%.

B) Sarcini importante. Ele reprezintă aproximativ 20% din numărul total de cazuri, a căror semnificație este și de aproximativ 20%.

C) Sarcini mai puțin importante și neesențiale. Ele constituie aproximativ 65% din toate cazurile, iar semnificația lor este de aproximativ 15%.

Pentru a aplica principiul ABC, trebuie să faceți o listă de sarcini și să le grupați. Sarcinile din categoria A trebuie îndeplinite de către conducătorul însuși; Sarcinile din categoria B ar trebui delegate parțial; sarcinile rămase (C) sunt supuse unei reasignări obligatorii. Poate că o parte din aceste sarcini ar trebui abandonate cu totul.

60:40 planificare

„Planificarea 60:40” este un principiu care a fost dedus experimental și care atestă că este recomandabil să se elaboreze un plan pentru doar 60% din timpul de lucru, atunci când lucrează împreună într-un birou. 40% nu pot fi planificate în avans, pot merge la întâlniri neașteptate, vizitatori, apeluri telefonice etc.

Principiul priorității

Prescrie să împartă problemele viitoare în sarcini pe termen lung, mediu și scurt, să-și stabilească prioritatea și să acționeze în conformitate cu aceasta.

Principiul standardelor provizorii

Prescrie pentru a stabili standarde temporare pentru toate sarcinile. De regulă, se petrece mai mult timp unei sarcini, deoarece este disponibil. Termenele exacte pentru toate activitățile ar trebui stabilite și ajustate dacă acestea nu sunt fezabile.

Principiul „Eu conduc munca, nu ea eu”

Organizarea zilei de lucru ar trebui să respecte principiul „Eu conduc munca, nu eu”. Destul de des, un manager neexperimentat vine la muncă, ascultă mesageria vocală, citește e-mailul, primește mai multe apeluri telefonice și începe să facă munca care i se pare importantă doar pentru că cineva i-a reamintit nevoia de a o completa în acest moment.

De fapt, managerul trebuie să formeze un set de sarcini și să le claseze constant în funcție de gradul de importanță. Un manager poate primi o serie de instrucțiuni, cereri, sarcini, reclamații. Pot avea culori emoționale diferite. Răspunsul la plângerile emoționale poate duce la pierderea controlului asupra cazurilor care nu sunt „urlate” în acest moment, ci se vor transforma în probleme reale în viitor.

Evident, fără a monitoriza activitățile subordonaților, este imposibil să se realizeze îndeplinirea optimă a sarcinilor care le sunt atribuite. Același lucru este valabil și în ceea ce privește autocontrolul, pe care mulți îl uită. Este necesar să le verificați în mod regulat planurile, să exercitați controlul asupra rezultatelor muncii, să analizați activitățile și timpul lor. Dialogica planificării sugerează că, pentru a vă descărca, trebuie să adăugați o sarcină sub formă de autocontrol.

În plus, s-a dovedit că diferite persoane au performanțe diferite în perioade de timp diferite. Vârful capacității de muncă pentru diferite persoane se încadrează în diferite ore ale zilei - acest lucru trebuie luat în considerare la planificarea zilei de lucru.

Timpul de lucru este timpul pe care orice angajat îl dedică îndeplinirii funcției sale de muncă. Durata acesteia este reglementată de dreptul muncii.

Dragi cititori! Articolul vorbește despre modalități tipice de soluționare a problemelor legale, dar fiecare caz este individual. Dacă vrei să știi cum rezolva-ti problema  - contactați consultantul:

APLICĂRILE ȘI APELURILE SUNT ACCEPTATE 24 DE ORE ȘI FĂRĂ ZILELE OFERTE.

Este rapid și GRATUIT!

Planificarea timpului de lucru este o parte integrantă a managementului său, adică a managementului timpului. Acest cuvânt, la modă astăzi, înseamnă nu doar managementul timpului, ci și planificarea sa eficientă pentru atingerea obiectivelor întreprinderii. La urma urmei, timpul este una dintre resursele care trebuie utilizate rațional.

De ce și cui este necesar?

Vorbind despre managementul timpului nu este în totalitate corect. Cursul său nu depinde de acțiunile omului, nu accelerează și nu încetinește.

Gestionați în valoare de această perioadă. Mai mult, pentru întreprindere este important la toate nivelurile - de la șef la angajați obișnuiți. Utilizarea eficientă a acestei resurse afectează în mod direct productivitatea muncii și, prin urmare, profitul.

Pentru orice companie, planificarea timpului de lucru este un alt factor important.

Numărul de angajați ai întreprinderii și, prin urmare, costurile financiare asociate cu personalul, depinde de ce fond de timp de lucru este necesar pentru a îndeplini sarcinile de producție.

Motive pentru lipsa de timp

Lipsa înseamnă lipsă. În cazul nostru, lipsa timpului de lucru pentru a finaliza sarcina atribuită unui anumit angajat, unitate sau întreprindere în ansamblu.

Rezultatul poate fi o întârziere în executarea comenzii și efectele adverse ale acesteia. Cel mai adesea, lipsa de timp este asociată cu incompetența liderului.

Există trei grupuri de motive care duc la un deficit de timp:

• calitățile personale ale unui lider;
• acțiunile liderului;
• motive independente.

Calitățile personale ale unui lider, care duce la pierderea timpului, se pot manifesta în fenomene precum:

• fussiness, adică comitere grăbită a acțiunilor nediscriminate;
• graba constanta;
• lipsa de odihnă corespunzătoare din cauza îmbunătățirii locuinței.

Acțiunile analfabeți duc la următoarele:

• motivație scăzută sau absentă în rândul angajaților;
• perturbarea comunicării;
• lipsa clasării cazurilor după importanță;
• incapacitatea de a delega autoritatea.

Motivele independente ale liderului, care duc la lipsa de timp pentru lider și subordonații acestuia, sunt:

• prea multe sarcini, sarcini, misiuni;
• evenimente neplanificate (hoții de timp).

Aceste motive, de regulă, nu apar separat. Ele curg unul de la altul.

Rezultatul este un cerc vicios, doar o planificare corectă și rațională vă va permite să ieșiți din el. Și controlul asupra implementării activităților planificate și a timpului petrecut pentru acestea.

Ce sarcini pot fi rezolvate?

Planificarea este unul dintre instrumentele pentru luarea diverselor decizii de management. Implică stabilirea obiectivelor și determinarea modalităților de realizare a acestuia. Adică, este un fel de oportunitate de a privi viitorul companiei și de a decide cum și pentru cât timp este posibil să ajungi acolo.

Planificarea și gestionarea timpului de lucru vă permite să rezolvați următoarele sarcini:

• creșterea nivelului de performanță:
• controlează acțiunile și timpul petrecut asupra lor;
• optimizarea programului de lucru;
• îmbunătățirea tehnicilor de utilizare a timpului;
• screeningul tipurilor de activitate ineficiente de timp;
• planificarea rațională a celor mai importante sarcini;
• o separare clară de muncă și timp personal.

tipuri

Planificarea timpului la întreprindere, ca orice planificare, poate fi împărțită în tipuri după diferite criterii:

• prin acoperire (generală și privată);
• după conținut (strategic, operațional și curent);
• pe obiecte (personal, producție, financiar);
• pe perioade (pe termen scurt, pe termen mediu, pe termen lung);
• modificări posibile (rigide și flexibile).

Planificarea fondului general

Planificarea unui fond comun este imposibilă fără a calcula costurile timpului de lucru. Pentru a înțelege cât de mult necesită această resursă, se folosesc diferite metode.

Apoi, timpul de lucru trebuie să fie normalizat, adică pe baza rezultatelor standardelor de costuri și bazate științific, să obțină timpul optim pentru fabricarea unei unități de produs sau a sarcinii.

Rationarea este nucleul planificării unui fond de timp comun. Pe baza sa este determinat numărul de personal necesar, costuri și criterii de stimulare.

Fondul general este format din:

• calendar;
• nominal (calendarul fără zile libere și sărbători, dar ținând cont de zilele scurte de dinainte de vacanță);
• eficient (cât a lucrat un angajat în perioada de planificare).

individual

Nu mai puțin important decât planificarea generală va fi gestionarea timpului pentru fiecare angajat.

Este important să știți cine trebuie să stabilească un program strict și cine știe să-și planifice timpul cât mai eficient. Și totuși, există câteva puncte importante.

De exemplu, mențineți un raport 60/40. Adică 60% din timpul de lucru pentru a planifica rezolvarea problemelor curente și 40% pentru a pleca pentru sarcini neprevăzute și activitate creativă (două blocuri de 20%).

Acesta și alte principii importante ale planificării timpului de lucru individual au fost formulate de L. Severt.

El nu a deosebit diferențele fundamentale între manageri și specialiști în ceea ce privește utilizarea eficientă a timpului de lucru. Dar aș dori să notez câteva aspecte.

liderii

Pentru lider, abilitățile de planificare sunt deosebit de importante.

Aceasta este funcția sa: de a stabili obiective, de a determina intervalul de timp pentru realizarea sa și de a controla rezultatul, precum și de a delega autoritatea, scăpa de acele sarcini pe care specialiștii le pot îndeplini.

specialiști

Specialistul își planifică timpul, pe baza sarcinilor stabilite de lider. Pentru el, abilitățile de autodisciplină au o importanță deosebită.

Planificarea timpului întreprinderii

Orice plan trebuie să fie stabilit în scris, altfel nu există. Facilitarea gestionării timpului va ajuta la planificarea electronică. Utilizarea tehnologiei moderne nu vă va permite doar să vizualizați o listă de activități.

Gadgeturile moderne pot reaminti proprietarilor lor evenimente importante.

Reguli generale

• Planul trebuie făcut seara și dimineața pentru a face ajustări la acesta.
• Toate cazurile incluse în plan trebuie împărțite în timp în cele pe termen scurt, mediu și lung.
• Volumul afacerilor ar trebui să fie realist, nu încercați să înțelegeți imensitatea.
• Înregistrați nu numai obiectivele, dar și rezultatele intenționate.
• Prioritizarea.
• Setați termene exacte pentru fiecare sarcină.
• Autoritatea delegată.
• Planurile ar trebui ajustate regulat.

Ce să includeți în plan?

Planul trebuie să includă absolut toate lucrurile care trebuie făcute în timpul zilei. Acest lucru vă va permite să nu pierdeți nimic în următorii pași.

Este necesar să înregistrați totul - de la o întâlnire la șef până la felicitarea unui coleg de ziua lui, prin poștă corporativă. Trebuie să începeți cu cele care au ora exactă: întâlniri, întâlniri, conferințe etc.

Pe lângă instrucțiunile conducerii, merită să fie incluse acele chestiuni care contribuie la avansarea în carieră. De exemplu, formare avansată sau muncă creativă pentru un proiect.

prioritizarea

Pentru ca planificarea timpului să fie cu adevărat eficientă, este necesar să se clasifice tot ceea ce este inclus în zilnic (săptămânal, lunar etc.) în funcție de gradul de importanță și urgență al acestora. Și apoi efectuați în ordinea descrescătoare a importanței.

Tehnologie și metode

Cel mai adesea, metodele precum Matricea Eisenhower și Legea Pareto sunt utilizate pentru a acorda prioritate și pentru a planifica timpul.

Pe scurt, arată așa:

• toate cazurile sunt împărțite în importante și urgente, importante și non-urgente, mai puțin importante și opționale;
• de cele mai multe ori (până la 80%) ar trebui să fie dedicat celor mai importante și urgente;
• acest lucru trebuie făcut la începutul zilei de lucru.

Analiza performanței

Pentru a verifica cât de eficient își folosește orice angajat timpul de lucru, vă puteți vedea matematic. Pentru aceasta, se folosesc diverși factori, de exemplu, utilizarea extensivă a timpului.

Formula pentru calcularea acesteia arată astfel:

Ke \u003d (fond total de timp - pauze în muncă) / fond total de timp.

Valoarea ideală va fi egală cu una. Cu cât Ke diferă de ea, cu atât este mai ineficientă utilizarea timpului de lucru.

• din vina angajatului și din motive care nu se află sub controlul său;
• pentru nevoi personale.

Pentru a face acest lucru, valoarea dorită (în minute) este înlocuită în numărătorul formulei, iar fondul total de timp rămâne în numitor. Aici relația este invers. Cu cât această valoare este mai aproape de unitate, cu atât este mai irațional timpul de lucru.

exemple

Planificarea unei zile lucrătoare, a unei săptămâni sau a unei alte perioade depinde în mare măsură de specificul profesiei. Mai ales dacă implică elemente de creativitate.

Luați în considerare ceea ce merită să acordați atenție reprezentanților acestor profesii, precum consilier juridic și manager în sectorul bancar.

Pentru un avocat

O caracteristică a acestei profesii este participarea la ședințele de judecată. Prin urmare, programul de lucru include în mod necesar un calendar de litigii și termene procedurale pentru pregătirea anumitor documente. Acestea sunt cele mai importante și urgente probleme.

Ora reuniunilor și negocierilor cu clienții este convenită pe baza intervalelor libere rămase. Ceea ce rămâne ca rezultat este cheltuit pentru analiză și raportare.

Planul zilnic va arăta astfel:

timp	Termenele stricte	Sarcini flexibile
9-00	Ședință operațională
10-00		Scrieți un raport pentru bucătar
11-00		Consultați din nou documentele pentru procesul N
12-00	Procesul în cazul N
13-00		prânz
14-00		Vezi contractele de livrare
15-00	Întâlnirea A, întocmirea unui proces
16-00	Pregătiți o contestație în cazul K
17-00		Verificați termenii documentelor procedurale

Pentru managerul băncii

Ziua lucrătoare a unui manager de credite bancare va consta din mai multe blocuri:

• programări programate în termen
• executarea contractelor pe baza rezultatelor întâlnirilor;
• apeluri reci pentru a extinde baza de clienți;
• pregătirea ofertelor comerciale etc.

Dispunerea zilei unui astfel de angajat poate fi următoarea:

Și câteva sfaturi până la urmă:

• Determinând importanța sarcinii, merită să vă puneți întrebarea: „Ce îmi va da?” Și continuați cu implementarea numai dacă răspunsul vi se potrivește. Dacă nu vă place răspunsul, atunci sarcina poate fi amânată deocamdată.
• Primul lucru dimineața este să faci cele mai neplăcute, dar importante.
• Sarcini mari și complexe sunt îndeplinite cel mai bine dacă le împărțiți în mici și ușoare.
• Este vital să vă oferiți o odihnă bună de la muncă.

În sensul cel mai general, planificarea poate fi numită orice activitate de proiectare intelectuală care creează o schemă pentru activități viitoare. În contrast cu o imagine subiectivă vagă și în formă emoțională a unui obiectiv, un plan este o obiectivare a succesiunii propuse de acțiuni care, cel mai probabil, duce la atingerea scopului. Cel mai simplu plan este o succesiune ordonată logic de acțiuni, fixată în scris și acceptată ca ghid pentru acțiune. Un plan simplu este liniar, oferind singura succesiune posibilă de acțiuni; un plan complex poate fi conectat în rețea (vezi secțiunea 3.6), care include scenarii alternative sau complementare ale realizării obiectivului. Un plan simplu poate fi doar o listă de evenimente sortate în funcție de gradul de importanță (prioritate), în timp ce un plan complex este mai mult ca un algoritm computerizat extins, care include multe operații logice suplimentare, parametri de control, condiții etc.

În știința economică, monografiile solide sunt dedicate metodologiei și metodelor de planificare specifice, dar aici vom atinge doar unele dintre cele mai importante momente de planificare solicitate în TM. Strict vorbind, întregul proces de proiectare a unui sistem de obiective (stabilirea obiectivelor) poate fi denumit procesul (sau o parte a procesului) de planificare a vieții tale. când vine vorba de TM „individuală”, dar, de regulă, în TM termenul „planificare” în sine are un scop mult mai restrâns. Deoarece vorbim despre managementul timpului, orice planificare în contextul TM este asociată cu distribuția optimă a timpului pentru rezolvarea diverselor probleme și, de fapt, este direct legată de așa-numita planificare a calendarului,

Puteți distinge trei caracteristici principale ale planificării: 1. Pentru atingerea obiectivului, intervalul de timp (durata) optim este alocat pentru atingerea acestuia. Dacă obiectivul nu este nou în natură, atunci în determinarea timpului pentru atingerea obiectivului, trebuie să vă bazați pe standardele cunoscute de pierdere a timpului (obținute ca rezultat al inventarului și analizei timpului de pierdere; a se vedea capitolul precedent). O astfel de abordare „de la standarde” presupune că, după împărțirea obiectivului în sarcini intermediare, știm deja în prealabil cât timp va fi cheltuit

4.14. Principiile și regulile de planificare

fiecare dintre aceste sarcini este efectuată. Apoi, rezumând pur și simplu timpul petrecut la implementarea sarcinilor individuale, putem obține (cu o oarecare eroare) timpul total pentru atingerea obiectivului. Dacă obiectivul este nou în natură sau include aspecte imprevizibile ale petrecerii timpului, atunci aici pentru a determina timpul necesar pentru atingerea obiectivului, trebuie să utilizați o abordare intuitivă. În același timp, parțial este încă necesar să ne bazăm pe cunoașterea standardelor individuale pentru timpul petrecut pe anumite tipuri de activitate vitală. De exemplu, chiar și o cunoaștere exactă a faptului de câte ore pe zi aveți nevoie pentru o odihnă bună vă va permite deja să vă apropiați de o mai bună înțelegere a câtor ore pe zi vă puteți dedica pentru a vă atinge obiectivul.

2. Se construiește o ierarhie clară a obiectivelor și sarcinilor individuale (în cadrul realizării fiecărui obiectiv individual). Se presupune că obiectivele (sarcinile) cele mai importante ca prioritate sunt atinse în primul rând, implementarea lor este alocată cel mai mare și mai convenabil timp (a se vedea paragraful 2 în secțiunea 4.13). Adică, se presupune că ordinea obiectivelor (sarcinilor) din ierarhie (adică prioritate) este transferată cu o precizie ridicată la ordinea planificată a realizării lor.

3. Deoarece timpul este o resursă comună care trebuie împărțită între mai multe obiective, planificarea presupune distribuirea și coordonarea timpului petrecut pentru realizarea diverselor obiective (sarcini) pe perioada alocată. Distribuția și coordonarea timpului petrecut pentru atingerea diferitelor obiective se realizează, de obicei, folosind un sistem de planuri, în care acțiunile care vizează atingerea obiectivelor sunt „distribuite” pe an, lună, săptămână, zi, oră și minut de viață.

Activitatea umană se caracterizează prin „monofonicitate” - în timpul unei singure perioade de timp luate separat („cantitatea de activitate”) nu putem face decât un singur lucru, să ne străduim să atingem un singur obiectiv. (Excepții precum Julius Cezar, care a știut să facă mai multe lucruri în același timp, desigur, se întâmplă, dar nu confirmă decât regula generală.) Dar este, de asemenea, evident că este puțin probabil să petrecem toate cele 24 de ore în fiecare zi doar pentru a atinge un singur obiectiv. Planificarea vă permite să obțineți răspunsuri specifice la întrebări despre care ar trebui să fie „segmentele” activităților care vizează atingerea obiectivelor, astfel încât acestea să fie cele mai eficiente; modul în care activitățile vizează atingerea obiectivului,

Capitolul 4. Stabilirea obiectivelor, planificarea, execuția

ar trebui să alterneze cu alte activități, cu atingerea altor obiective etc.

În planificarea pe termen lung, distribuția și coordonarea timpului petrecut pentru atingerea diferitelor obiective este posibilă doar în cea mai aspră versiune „proiect”. În planificarea operațională pe termen scurt (săptămânal și anual), dimpotrivă, distribuția și coordonarea optimă a timpului petrecut pentru atingerea diferitelor obiective este cea mai importantă sarcină, a cărei calitate este un factor cheie în realizarea obiectivelor.

Pentru ca planificarea să fie cu adevărat eficientă, trebuie să respectați următoarele principii de planificare:

1. Planificarea este o expresie a voinței. Acest lucru este posibil numai atunci când planurile exprimă o motivație reală și se bazează pe valori reale.

2. Planificarea ar trebui să fie sistematică, adică să țină seama de întreaga gamă de obiective și circumstanțe. Datorită naturii sistematice, se obține o sinergie ridicată a obiectivelor, eventualele conflicte între ele sunt neutralizate.

3. Esența planificării este de a pune lucrurile în ordine. Ordinea poate fi liniară (cronometrare) și structurală (priorități, relația logică și interdependența obiectivelor). Ordinea este ceva opus haosului, dar, ca să spunem așa, gradul și natura ordinii la oameni diferiți pot fi foarte diferite.

În forma sa, planul poate fi cât mai individualizat, este important doar să contribuie la creșterea gradului de eficientizare a activităților unei persoane (organizații).

4. Planificarea trebuie să fie orientată spre viitor, nu retrospectivă. Planificarea retrospectivă este un lucru al trecutului și încearcă să copieze rețetele de succes deja folosite anterior. În planificarea individuală, această utilizare a modelelor de comportament poate fi în continuare eficientă, dar în planificarea organizațională (în special, în planificarea strategică) este probabil să aibă consecințe dezastruoase (vezi secțiunea 2.6).

5. Planificarea ar trebui să fie cu nerăbdare. „Prospectivitatea” este un termen la modă în managementul occidental la sfârșitul anilor 90, fixând faptul că planurile individuale (organizaționale) ar trebui corelate și, dacă este posibil, coordonate cu planurile mediului extern. Un individ ar trebui să-și coordoneze propriile planuri cu cele ale rudelor sale,

4.14, Principiile și regulile de planificare

zel, colegi, etc., organizația - cu planurile partenerilor, clienților etc. Se presupune, de asemenea, importanța planificării potențiale în cadrul organizației, atunci când planurile de conducere superioară sunt coordonate cu planurile angajaților și departamentelor individuale. O astfel de coordonare se realizează cu ajutorul colegialității, ținând cont de interesele tuturor participanților la planificare, flexibilitate și planificare alternativă, posibilitatea revizuirii planurilor la inițiativa participanților etc. (În opinia mea subiectivă, ideea planificării prospective este atractivă ideologic, dar dificil de pus în practică.)

6. Planificarea ar trebui să fie minimă. Dacă este posibil, este necesară identificarea unei norme individuale de planificare, evitând supra-planificarea excesiv de detaliată (o astfel de planificare se transformă rapid într-un „hoț de timp”, iar detaliile planificate nu coincid întotdeauna cu realitatea, provocând nemulțumiri și dezorientări) și sub-planificare (atunci când planul este conturat doar în termeni generali, părăsind multe „pete albe” în distribuția timpului).

7. Echilibrul dintre creativitatea intuitivă la scrierea unui plan și utilizarea oricărei reguli formale și algoritmi de planificare.

8. Contabilitate pentru planificare la toate scările de timp. Cea mai simplă împărțire a planurilor poate fi pe termen lung și pe termen scurt, iar cu planificarea personală ceea ce este pe termen lung și ceea ce este pe termen scurt - revine persoanei care decide. Pentru cineva, planificarea unei afaceri pentru o lună poate fi pe termen lung, dar pentru altcineva poate fi pe termen scurt. Puteți utiliza o scară de timp diferită atunci când planificați, de exemplu, evidențiați planificarea de rutină asociată cu sarcini și activități repetitive obișnuite și planificare situațională legată de efectuarea sarcinilor reale sau rezervarea timpului pentru posibile surprize.

Următoarele sunt sfaturi pentru îmbunătățirea planificării operaționale:

1. Când planificați timpul, utilizați raportul de 60:40 (60% din timp - este planificat; 20% - timp creativ; 20% - rezervă, interferențe). (Proporția de planificare a timpului 60:40 propusă de L. Sievert nu este singura posibilă; vezi secțiunea 4.15.)

2. Luați în considerare timpul petrecut, mai ales neplanificat. Păstrați zilnic datele de blocaj, folosiți fișele memo.

Capitolul 4. Stabilirea obiectivelor, planificarea, execuția

3. Faceți o listă cu toate sarcinile (afacerile), fixați-o în scris. Relatați-l cu obiective și valori.

4. Marcați pentru toate sarcinile termene exacte, dar realiste (în scris). Bazează-te nu doar pe intuiția ta temporară, ci și pe rezultatele unei analize a timpului (vezi capitolul precedent).

5. Planul ar trebui să fie flexibil - dacă este imposibil de atins obiectivul, nu pierde timpul cu el, trece la atingerea unui alt obiectiv.

6. Nu creați blocaje din cazurile amânate. Este mai bine să depășiți termenul planificat decât să nu finalizați niciodată o sarcină amânată.

7. Înțelegeți lucrurile mărunte! Învățați să le sortați: care ar trebui aruncate și care trebuie efectuate. Aflați cum să aruncați cu greu cele neesențiale.

8. Planul este un document de lucru, ar trebui să includă, de asemenea, semne de punere în aplicare, de respectare a termenelor, etc. Acesta este un punct important al autocontrolului!

9. Planul trebuie să identifice în mod necesar sarcinile prioritare (ierarhia obiectivelor și obiectivelor).

10. Planul ar trebui să prevadă inițial executanții, inclusiv cei cărora le pot fi delegate. De asemenea, asigurați resurse (consultați „analiza țintei mijloacelor”, secțiunea 4.10).

11. La programare, împărțiți timpul în blocuri mari (pentru rezolvarea sarcinilor voluminoase și importante) și mici (pentru rezolvarea problemelor curente).

12. Planul - un document de lucru, acesta trebuie să fie convenit cu toate părțile interesate (prospectivitate) și poate fi schimbat dacă este necesar.

13. Planificarea este un set de planuri (personale și organizaționale, pe termen lung - pe termen mediu - pe termen scurt; vezi secțiunea 4.16).

14. Planificarea ar trebui să fie rezonabilă și nu ar trebui să se transforme într-un absorbant de timp! Puteți planifica mai rar, dar pentru a atinge obiective importante și mari, planificarea este necesară.

15. Planificați-vă regulat. Faceți elemente de planificare rutine, algoritmice, simple și inteligibile, proceduri standardizate.

4.15. Prolongări de planificare a timpului „înfiorătoare”

ty Ce fel de planuri (strategice, financiare, de marketing, carieră etc.) ați avut de a face în activitatea dvs. profesională (sau în viața de zi cu zi)? În ce cazuri ai lucrat ca executor al planului și în ce cazuri te-ai planificat? Ce caracteristici ar trebui să aibă un plan pentru a fi ușor de executat (pentru a putea fi completat deloc)? Dacă se întâmplă să joci rolul de creator al unui plan, atunci ce principii sau reguli ai respectat atunci când l-ai dezvoltat? Aveți propriile criterii pentru un plan „bun” sau o procedură de planificare eficientă?

coordonator manager timp

Până în prezent, principalele principii ale gestionării timpului sunt considerate:

Stabilirea obiectivelor. Definirea și formularea obiectivelor (obiectivelor)

Stabilirea obiectivelor ajută la orientarea acțiunilor și acțiunilor pentru aceste obiective și pentru implementarea lor. Pentru a face acest lucru, obiectivul ar trebui să descrie rezultatul final și nu acțiunile care trebuie efectuate. Chiar și cel mai bun mod de a lucra este lipsit de speranță dacă liderul nu indică în prealabil clar pentru ce se străduiește. Conștientizarea obiectivelor lor înseamnă adesea o motivație semnificativă de sine pentru muncă obiectivul oferă o idee clară a direcției în care să vă deplasați.

Pentru a reuși, trebuie să alegeți obiectivele potrivite. Fiecare companie, fiecare manager are un obiectiv principal, cel mai important, care este împărțit în multe obiective intermediare mici cu un nivel inferior, a căror realizare asigură atingerea unui obiectiv de nivel superior și, în final, a unui obiectiv superior. Este necesar să se stabilească obiective clare, convenite reciproc, care pot fi transformate în acțiuni imediate, pentru a putea fi planificate direct. Obiectivele clar definite, fixate pe hârtie, devin automat obligatorii, ceea ce determină analize constante, verificare dublă și revizuire.

Analiza situațională este un fel de registru al resurselor personale (mijloace pentru atingerea obiectivelor) și vă permite să aflați ce ar trebui să fie încurajați (punctele forte) și la ce altceva trebuie lucrat (punctele slabe).

Analizând abilitățile sale, managerul stabilește ce poate face în general, adică. ce potențial personal are pentru a-și atinge obiectivele. Pe de altă parte, managerul trebuie să înțeleagă clar slăbiciunile sale pentru a evita acțiunile care pot contribui la manifestarea unor astfel de „calități” sau să ia măsuri pentru a scăpa de aceste deficiențe. Echilibrul celor mai mari eșecuri și înfrângeri și identificarea, rezultatul lipsei calităților care au fost, pot ajuta în acest sens. „A-ți cunoaște punctele slabe înseamnă a-ți consolida punctele forte.”

Stabilirea termenelor pentru traducerea obiectivelor și formularea rezultatelor dorite. Acesta este ultimul pas în stabilirea obiectivelor, când sunt formulate obiective practice specifice pentru etapa de planificare ulterioară.

Nu puteți prelua prea multe pentru a nu vă împiedica în probleme neîndeplinite. Obiectivele pe termen scurt ar trebui stabilite în concordanță cu obiectivele globale pe termen lung.

Planificare și prioritizare

Planificarea este concepută pentru a asigura utilizarea economică a celei mai valoroase resurse - timpul. Cu cât este mai bine alocat timpul (adică planificat), cu atât mai bine poate fi utilizat în interesele personale și profesionale ale liderului. Planificarea înseamnă pregătirea pentru implementarea obiectivelor și structurarea timpului.

Principalul avantaj obținut prin planificarea muncii este că planificarea timpului aduce avantaje în timp. Experiența practică generală în producție arată că creșterea timpului petrecut în planificare duce în cele din urmă la economii de timp în general. Evident, timpul petrecut în planificare nu poate crește la infinit, există un optim, după care o creștere suplimentară a timpului de planificare devine ineficientă. Din perioada totală de planificare (an, lună, săptămână, zi) trebuie să cheltuiți maxim 1% din timp pentru planificare. Pentru a-și îndeplini corect funcțiile și a-și atinge obiectivele, pentru a delega chestiuni mai puțin importante, pentru a le reduce numărul sau pentru a le amâna la o dată ulterioară, managerul trebuie să-și prezinte clar bugetul de timp și setul de sarcini. Planificarea este un proiect al proceselor de muncă pentru perioada viitoare. Regulile de bază ale planificării timpului:

1. Raportul (60:40).

Experiența arată că este mai bine să întocmești un plan numai pentru o anumită parte a timpului de lucru (60%).

Evenimentele dificil de prevăzut, distragerile („scufundările” de timp) nu pot fi planificate în totalitate fără urmă

2. Combinarea sarcinilor - un plan de acțiune.

Pentru a face un plan bun pentru a petrece timpul, este important să aveți întotdeauna o idee despre problemele viitoare. Este indicat să le împărțiți în sarcini pe termen lung, mediu și scurt, să le stabiliți prioritatea și să acționați în conformitate cu aceasta.

3. Regularitate - consecvență - consecvență.

Trebuie să lucrați la planuri de timp în mod regulat și sistematic, completând constant munca pe care ați început-o.

4. Planificare realistă.

Ie trebuie să planificați doar un astfel de volum de sarcini cu care managerul poate face față cu adevărat.

5. Refacerea pierderii de timp.

Este mai bine să compensezi pierderea de timp imediat, de exemplu, este mai bine să lucrezi o dată mai mult seara decât să te prind în ziua precedentă a următoarei zile întregi.

6. Fixarea rezultatelor în loc de acțiuni.

Este necesar să se stabilească rezultatele sau obiectivele în planuri, și nu doar orice acțiuni, astfel încât eforturile au fost inițial orientate direct către atingerea obiectivului. Acest lucru va ajuta la evitarea activităților neplanificate.

7. Stabilirea standardelor temporare.

Experiența arată că, de regulă, se petrece atât timp pentru muncă cât este disponibil. Prin urmare, este necesar să stabiliți standarde de timp exacte, să oferiți planului exact atât timp pentru o anumită afacere, cât necesită cu adevărat.

8. Termenul limită.

Pentru a evita amânarea și amânarea, este necesar să se stabilească termene exacte pentru toate tipurile de activități.

9. Reciclare - verificare

Planul trebuie reproiectat constant și verificat de două ori în ceea ce privește dacă anumite sarcini pot fi completate complet.

10. Coordonarea planurilor de timp.

Pentru a-și implementa cu succes planurile, managerul trebuie să le coordoneze cu planurile altor persoane.

Implementare - pași și acțiuni specifice în conformitate cu planul prevăzut și procedura de realizare a obiectivului.

Implementarea presupune pregătirea rutinei zilnice și organizarea procesului de muncă pentru a atinge obiectivele. Organizarea zilei dvs. de lucru ar trebui să respecte principiul de bază: „Munca trebuie să mă supună, și nu invers”. Există 23 de reguli care pot fi împărțite în 3 grupuri: regulile începutului zilei, partea principală a zilei și sfârșitul zilei.

Reguli pentru începerea zilei:

Începeți ziua cu o dispoziție pozitivă;

Începeți munca în același timp posibil;

Re-verificați planul zilei întocmit în ajun

Inițial, sarcinile cheie;

Procedați fără să vă balansați;

Coordonează planul zilei cu secretarul (el va lucra mai eficient și va putea să-l protejeze pe lider de interferențe inutile);

Dimineața, faceți lucruri complexe și importante, pentru că apoi - actualitatea;

Regulile părții principale a zilei:

Pregătirea bună a muncii;

Influențarea fixării termenilor în propriile lor interese;

Verificați toate stocurile în funcție de nevoile lor;

Respingeți probleme urgente suplimentare;

Evitați acțiunile impulsive neplanificate;

Pauză în timp și observă un ritm măsurat;

Efectuați mici sarcini omogene în serie (în același timp, pregătirea se realizează o singură dată și, pentru un anumit timp, liderul este angajat în activități omogene; datorită continuității și concentrării procesului, timpul este economisit);

Completați rațional ceea ce a fost început (distragerea și reîntoarcerea ulterioară la muncă durează ceva timp, deci lucrarea care a început trebuie fie finalizată, fie întreruptă într-un loc adecvat)

Utilizați intervale de timp neplanificate pentru activități pregătitoare sau de rutină;

Muncați în mod contraciclic (adică la începutul zilei este recomandat să faceți față celor mai importante sarcini și într-o perioadă mai agitată - probleme mai puțin importante);

Realizează o oră bună;

Controlați timpul și planurile;

Reguli pentru completarea unei zile lucrătoare:

Întreprinderea mică de afaceri care a început;

Monitorizarea rezultatelor și autocontrol;

Planul zilei următoare;

Fiecare zi ar trebui să aibă punctul culminant.

Monitorizarea realizării obiectivelor și a implementării planurilor.

Controlul asupra rezultatelor servește la îmbunătățirea și, în cazul ideal, la optimizarea procesului de muncă. Toate funcțiile de autogestionare de mai sus nu vor fi atât de eficiente dacă nu se efectuează un control adecvat. Controlul acoperă trei sarcini:

înțelegerea condiției fizice

compararea planificată cu realizată

ajustarea abaterii

Este necesar să verificați în mod regulat, la intervale regulate, planurile și organizarea muncii, să analizați activitățile și timpul dvs. și să întocmiți o foaie de zgomot zilnic.

În orice caz, controlul asupra rezultatelor muncii ar trebui efectuat după finalizarea sarcinii. La sfârșitul zilei de lucru, este necesar să se monitorizeze și să reflecte nu numai îndeplinirea obiectivelor, ci și situația personală.

Pe lângă aceste tehnologii clasice pentru organizarea timpului personal, axat pe o personalitate specifică, structurantă, ordonată de tip G.A. Accentul Arkhangelsk în dezvoltarea sa se bazează pe metodele de gestionare a timpului personal, potrivite pentru persoanele care nu sunt prea predispuse la comandă.

Primul principiu: o persoană poate dezvolta doar un sistem de calitate pentru organizarea timpului său. Organizarea timpului personal este o problemă vitală, extrem de dependentă de caracteristicile naturii și tipului de activitate umană.

Al doilea principiu: nu cedează la stereotipul planificării. În conștiința unei persoane europene din vremea lui Platon, cu „lumea ideilor sale”, imagini ideale, succesiunea acțiunilor a fost ferm stabilită: să atragă imaginea dorită a dezvoltării evenimentelor (plan, program, proiect ...) și apoi să conducă activitatea vie în această schemă creată anterior. Această abordare este destul de aplicabilă în domenii de activitate destul de previzibile, cum ar fi construcția portavioanelor, dar de multe ori nu reușește să organizeze munca personală, unde deseori trebuie să ne ocupăm de circumstanțe, schimbări neașteptate etc. De regulă, o parte semnificativă a metodelor de organizare a timpului oferit unei persoane sunt metodele de planificare care includ programarea zilei, săptămânii etc. Într-un mediu imprevizibil, aceste metode sunt aproape inutile.

Munca pe timpul propriu oferă nu numai rezultate materiale, dar, mai important, vă permite să utilizați organizarea timpului pentru a începe procesul de schimbare continuă, îmbunătățire.

Principiile planificării cu succes a timpului - acestea sunt regulile de bază, respectând care, puteți distribui eficient și în mod rezonabil timpul de lucru pentru a obține rezultatul maxim din activitatea muncii.

actualitate

Abilitatea de a vă planifica timpul de lucru este o abilitate foarte utilă de care au nevoie mulți oameni care lucrează, în special cei care determină în mod independent sfera sarcinilor pentru a-și atinge obiectivele. O distribuire competentă a forțelor și a timpului lor duce la cheltuielile lor rezonabile și, ca urmare, la rezultatul cel mai pozitiv. Pentru a nu pierde timpul de lucru valoros în zadar, trebuie să îl planificați cu atenție și să identificați cele mai importante activități care trebuie desfășurate. Trebuie să vă planificați ziua de lucru în fiecare zi, la sfârșitul zilei de lucru, rezumând activitățile pentru ziua trecută. Analizând ce s-a făcut într-o zi, ce nu a fost făcut sau făcut în exces de normă, se poate planifica corect a doua zi, astfel încât dimineața să-și asume cele mai importante lucruri și sarcini. Acesta este efectul pozitiv al planificării.

Pentru a învăța cum să-ți planifici eficient activitățile în timpul zilei de muncă, trebuie să stăpânești mai multe reguli care te vor ajuta să obții cel mai confortabil mod de a efectua exploatările forței de muncă. Ele sunt cuprinse în anumite principii, algoritmi de acțiuni, aderând la care, puteți stăpâni cu ușurință știința planificării.

Regula 70/30

Această regulă conține înțelepciunea distribuției timpului de lucru. Când începeți să vă planificați ziua, nu încercați să vă planificați tot timpul în fiecare minut. Trebuie avut în vedere faptul că apar întotdeauna circumstanțe neașteptate, pentru care va fi necesar să dedicăm ceva timp. Odată cu distribuirea completă a zilei de lucru apar foarte des abateri de la plan, ceea ce duce la eșecul acestuia. Iar persoana care urmează acest plan are senzația că, ca un robot, își face treaba, neputând să-și facă propriile ajustări ale procesului.

Prin urmare, împărțind timpul pentru îndeplinirea sarcinilor de bază, lăsați-vă cam 30% din timpul liber pentru rezolvarea sarcinilor de rutină, forță majoră sau în vacanță. Și în stoc, aveți o astfel de muncă pe care o puteți completa timpul liber generat la întâmplare.

Planifică-ți ziua cu o seară înainte

Un plan zilnic pentru a doua zi la sfârșitul zilei este o tehnică dovedită pentru a vă planifica eficient timpul. Nu amâna punerea în aplicare a doua zi, deoarece dimineața va dura mult mai mult timp decât seara. Rezumând ziua lucrătoare trecută, știți exact ce s-a întâmplat și ce nu ați avut timp de făcut, cum ar fi cel mai bine să îndepliniți o anumită sarcină, pe cine altcineva puteți întâlni sau telefona pentru a obține un rezultat pozitiv. Prin urmare, planificarea nocturnă este cea mai eficientă. În plus, după ce ați venit la muncă dimineața, știți deja exact de unde să începeți, fără să pierdeți prea mult timp gândindu-vă la sarcini promițătoare.

pentru a acorda prioritate

Cele mai importante cazuri trebuie înregistrate mai întâi, specificând astfel prioritatea lor față de alte sarcini. Stabilirea priorităților și posibilitatea de a le stabili corect este una dintre caracteristicile importante ale unei persoane de succes. Foarte des, înghesuindu-se la mici probleme de rutină, angajatul pierde treptat forța și timpul valoros, neavând timp pentru a finaliza cele mai importante.

Pentru a indica probleme importante, pagina jurnalului poate fi împărțită în două jumătăți. Într-una dintre ele indicați cele mai importante sarcini, iar în alta cele care pot aștepta.

Păstrați-vă planul realist

Nu ar trebui să creați un program al zilei pe care nu vă puteți permite. Dacă ați conceput o cantitate mare de muncă și ați pus-o în program pentru o zi, sperând să vă mobilizați puterea, puteți ajunge cu o imagine complet diferită. Fără „a ajunge” nici măcar o mică parte din planul stabilit, dorința ta de succes va dispărea și apatia va veni. Prin urmare, mizează pe puterea ta reală. Este mai bine să implementați cu ușurință un plan ușor subestimat și să obțineți bucurie și încredere în sine decât să fiți dezamăgiți de performanța dvs. și să pierdeți interesul pentru muncă.

Planificați lucruri importante pentru dimineața.

Dimineața ești plin de putere și vigoare pentru a finaliza probele de muncă. Mulți au impresia că prima jumătate a zilei durează mult timp, iar a doua repriză „zboară” în câteva minute. Prin urmare, este important să nu ne lăsăm în căsuța îndepărtată, să abordăm sarcinile importante și primordiale dimineața. Dacă la jumătatea zilei simți că cea mai mare parte a lucrării a fost finalizată și nu trebuie decât să o termini puțin, atunci starea de spirit nu se va îmbunătăți decât. Și la final, ziua se va încheia cu o bună dispoziție și o dispoziție veselă, cu un sentiment de împlinire.

Lasă-ți timp pentru odihnă și pauze.

Atunci când planificați sarcinile, asigurați-vă că includeți în program pauze de 15 minute pentru odihnă, mai ales dacă munca dvs. este sedentară sau asociată cu o postare statică în timpul lucrului. Corpul tău va fi extrem de recunoscător pentru astfel de perioade de odihnă și va răspunde cu o sănătate bună, ceea ce va contribui la finalizarea ușoară a afacerilor.

Sarcinile și obiectivele mari se împart în mai multe etape

Implementarea unui proiect major care necesită angajare timp de câteva zile sau săptămâni trebuie împărțită în mai multe etape. Așadar, vă va fi mai ușor să planificați progresul lucrării, termenele lor și să obțineți satisfacție de la progresul către obiectivul propus. Dacă zilnic introduceți datele planului despre necesitatea realizării unui proiect de anvergură, atunci la final vă va fi dificil să evaluați rezultatul activității dvs. și eficiența muncii pentru ziua respectivă. În plus, elementul planului pentru implementarea acestui proiect va fi amânat zi de zi, reducându-vă interesul și dorința de a-l termina mai repede. Zdrobirea în etape mici este un stimulent pentru a lucra. După ce ai finalizat următoarea etapă, vei putea simți satisfacția față de activitatea finalizată și vei putea evalua cât de rapid și eficient a lucrat, cât de aproape de ați devenit de obiectivul propus. În plus, acest lucru vă permite să continuați rapid să lucrați la proiect, deoarece începeți o nouă etapă știți deja de unde să începeți.