Нарийн бичгийн даргын мэдэх ёстой бүх зүйл. Нарийн бичгийн дарга юу мэддэг, чаддаг байх ёстой
Эдгээр нь тодорхой ажлын албан тушаалд зориулсан ажлын үйл ажиллагааг гүйцэтгэх зааврын үндсэн хэсэг юм. Ийм баримт бичиг нь дагаж мөрдөх ёстой тодорхой зөвлөмжүүдийн жагсаалтаас гадна нарийн бичгийн даргын шаардлага, эрх, хариуцах хүрээ, хөдөлмөрийн ерөнхий дүрмийн талаархи мэдээллийг агуулдаг. Ийм мэргэжлийн байр суурь нь энгийн бөгөөд тодорхой нюансуудыг харгалзан үзэх шаардлагагүй гэж үзэж болохгүй.
Ерөнхий үүрэг хариуцлага
Эхлээд нарийн бичгийн даргын сонгодог, нэгдмэл ажлын хариуцлага гэж юу байдгийг ойлгох хэрэгтэй. Товчхондоо, тэдгээрийг дараахь зайлшгүй зөвлөмж болгон бууруулж болно.
Мэдлэгийн шаардлага
Ажилтны үүрэг хариуцлага нь үндсэн мэргэшлээс хамааран бага зэрэг ялгаатай байж болно. Гэсэн хэдий ч түүнээс үл хамааран энэ албан тушаалд дараахь чиглэлээр мэдлэг хэрэгтэй бөгөөд маш их хэрэгтэй болно.
- Хөдөлмөрийн болон захиргааны эрх зүйн үндэс.
- Ёс зүй, бизнесийн ёс зүйн ерөнхий хэм хэмжээ.
- Оффисын ажлын үндэс.
- Аюулгүй байдлын урьдчилан сэргийлэх арга хэмжээ.
- Тооцоолох, хүлээн авах, хурлын өрөө, албан тасалгааны тоног төхөөрөмжтэй ажиллах дүрэм.
- Хөдөлмөрийн аюулгүй байдал, эрүүл ахуй.
- Бизнесийн захидал харилцааг явуулахад тавигдах шаардлага.
Үүнээс гадна аж ахуйн нэгжийн дотоод үндэс суурь, үйл ажиллагааны хуваарь, зохицуулалтын баримт бичиг болон бусад зүйлийг мэдэхгүй бол нарийн бичгийн даргын үүргийг зохих ёсоор гүйцэтгэх боломжгүй юм. 
Менежерийн туслахын үүрэг
Менежерийн нарийн бичгийн даргын үүрэг нь дээр дурдсан ерөнхий шаардлагаас тийм ч их ялгаатай биш юм. Мөн захидал хүлээн авах, дамжуулах, баримт бичгийг хуулбарлах, архивлах, даргаас өгсөн тушаалыг хариуцлагатай хүмүүст хүргэхэд хяналт тавих, шаардлагатай бичиг баримтыг хөтөлж, нэн тэргүүний барааг худалдан авахыг баталгаажуулдаг. Бусад зүйлсийн дотор ийм мэргэжилтэн дараахь зүйлийг хийх чадвартай байх ёстой.
Дүрмээр бол менежерийн нарийн бичгийн даргын ийм албан үүргийг дээд, дунд мэргэжлийн боловсролтой хүмүүс гүйцэтгэж болно. Сүүлчийн тохиолдолд мэдэгдэхүйц давуу тал нь мэргэжлээрээ дор хаяж 2 жил ажилласан туршлагатай байх явдал юм.
Нарийн бичгийн даргын эрх
Зөвхөн нарийн бичгийн даргын албан ёсны үүрэг нь түүний ажлыг тодорхойлдог төдийгүй ажилтан нь мэдээжийн хэрэг тодорхой эрхтэй гэдгийг санах нь зүйтэй. Тиймээс эдгээрт ажлын төслүүдтэй танилцах, үйлчилгээний зааварчилгааны хүрээнд оновчтой санал гаргах эрх орно. Нэмж дурдахад, хэрэв түүний бүрэн эрхийн хүрээнд дутагдал илэрсэн бол нарийн бичгийн дарга нь менежерийн анхаарлыг эдгээр асуудалд хандуулах эрхтэй. 
Бичиг хэргийн ажилтны үйл ажиллагаанд тавигдах шаардлага
Нарийн бичгийн даргын үүрэг нь дүрмээр бол дээр дурдсанаас арай өөр байдаг. Үүний зэрэгцээ менежерийн туслах нь юуны түрүүнд дарга нарын үйл ажиллагааг шууд хангах ёстой бол бичиг хэргийн ажилтан нь ихэвчлэн цаасны ажилд анхаарлаа хандуулдаг. Түүний хөдөлмөрийн үйл ажиллагааны заавар нь дараахь зүйлийг агуулсан байх ёстой.
Шүүхийн нарийн бичгийн даргын үйл ажиллагаанд тавигдах шаардлага
Шүүх хуралдааны нарийн бичгийн даргын үүрэгт илүү чухал өөрчлөлтүүд багтсан болно. Дүрмээр бол эдгээр мэргэжилтнүүд шүүх хуралдааныг явуулах, бүртгэх ажилд шууд оролцдог. Үүнээс гадна тэд захидал, лавлагаа болон бусад баримт бичгийг бэлтгэж, шүүх хуралдаанд оролцож буй хүмүүсийг дуудаж болно. Ийм идэвхтэй ажлыг дээд болон бүрэн бус дээд боловсролтой, зохих ажлын туршлагагүй хүн гүйцэтгэж болно. Дүрмээр бол энэ албан тушаалыг шүүхийн салбарт туршлага хуримтлуулах, цаашлаад хууль зүйн чиглэлээр мэргэжлээрээ ажиллах хүсэлтэй залуучууд, охид сонгодог.
Зарим хүмүүст ийм сул орон тоо нь тусгай мэдлэг, ур чадвар шаарддаггүй мэт санагдаж магадгүй тул олон хүнд тохирох болно, гэхдээ энэ нь огт үнэн биш юм. Шүүхийн нарийн бичгийн дарга өөр юу хийдэг вэ? Түүний ажлын үүрэг хариуцлагад дараахь зүйлс орно.
- Үндсэн хууль, Холбооны хууль болон бусад дүрэм журам, тушаалуудыг дагаж мөрдөх.
- Шүүгч болон бусад эрх бүхий хүмүүсийн тушаалыг биелүүлэх.
- Нарийн бичгийн даргын бүрэн эрхэд хамаарах асуудлыг шийдвэрлэхийн тулд шүүхийн бүтцийн бусад ажилтнуудтай харилцах.
Ерөнхий мэдээлэл
Нарийн бичгийн дарга, менежерийн туслах, шүүхийн ажилтны үүргийг ажлын байрны тодорхойлолт гэж нэрлэгддэг тусгай баримт бичгээр зохицуулдаг. Аливаа компанид байх нь заавал байх ёстой, учир нь заасан дүрмийн жагсаалтын дагуу ажилтан ямар үйлдэл хийх ёстой, юу хийх ёсгүйг ойлгодог. Ийм баримт бичгийг удирдлагын ажилтнуудын оролцоотойгоор боловсруулж, боловсруулдаг бөгөөд ерөнхий заалт, эрх, үүрэг, хариуцлагын хүрээ, компанийн доторх ажилчдын харилцаа, шаардлагатай програмууд зэрэг дэд хэсгүүдийг агуулсан байх ёстой.
Зааварчилгаа
Сайн байхын тулд оффис-, та хариуцлагатай, нийтэч, эрч хүчтэй гэх мэт чанаруудтай байх ёстой. Үүнээс гадна, та корпорацийн компанийн дүр төрхтэй тохирохыг хичээх хэрэгтэй.
Энэ албан тушаалд мэргэжлийн үүргээ чанарын өндөр түвшинд биелүүлэх нь маш чухал бөгөөд ялангуяа карьерын шат руу авирах төлөвлөгөөтэй байгаа бол.
Оффисын менежер бол компанийн нүүр царай гэдгийг санах нь зүйтэй бөгөөд түүний зан байдал, мэргэжлийн ур чадвар, гадаад үзэмжээр нь тэд компанийг ч дүгнэдэг. Гадаад төрх нь үргэлж цэвэрхэн, бизнесийн хэв маягт нийцсэн байх ёстой бөгөөд зан байдал нь зөвшөөрөгдөх хэмжээнээс хэтрэхгүй байх ёстой. Зөв хэлэлцээр хийж чаддаг, тоног төхөөрөмжтэй хэрхэн ажиллахыг мэддэг, компанийн зохистой нүүр царай болох чадварлаг, цаг баримталдаг мэргэжилтэн байх шаардлагатай. Юу ч болсон ажил саатал, зөрчилдөөн гарах ёсгүй.
Боломжтой бол та ажилчдын нийт массаас ялгарч, санаачлага гаргаж, компанийн ажлыг сайжруулах санал гаргаж, шаардлагатай бол саналаа хэлэх хэрэгтэй. Өөрөөр хэлбэл, та компанийн асуудал, эрх ашгийн төлөө санаа тавьдаг жинхэнэ багийн гишүүн гэдгээ удирдлагадаа харуул.
Сайн оффисын менежер нь чадварлаг бичиж, мэдээллийг хурдан олж, цэгцлэх чадвартай байх ёстой. Хариуцлагын дунд онцгой чухал байрыг утасны харилцаа эзэлдэг. Та дуудлагад зөвхөн нүүрэндээ инээмсэглэл тодруулж, дээд зэргийн эелдэг, үнэн зөвөөр хариулж чадна. Хэр их ажил хүлээж байгаа, өдрийн аль цагт утсаа авахаас үл хамааран цочромтгой байдал, сэтгэл дундуур байх нь бүрэн байхгүй байх ёстой.
Холбоотой видеонууд
тэмдэглэл
Оффисын менежерийн ажил нь ердийн ажлын өдөр гэсэн үг биш бөгөөд ихэнхдээ та удирдлагад дасан зохицох шаардлагатай болдог бөгөөд бизнес аялалыг хасдаггүй.
Хэрэгтэй зөвлөгөө
Оффисын менежерийн үүргийг эхлүүлэхдээ юуны өмнө бусад ажилчидтай холбоо тогтоож, дараа нь шууд асуудлыг шийдвэрлэх шаардлагатай.
Эх сурвалжууд:
- хэрхэн илүү сайн менежер болох вэ
- Энэ мэдлэг дээр үндэслэн нарийн бичгийн дарга чадвартай байх ёстой
Зарим хүмүүсийн хувьд мэргэжлийн салбарт томоохон амжилтанд хүрэхийн тулд хэдэн арван жил шаардагддаг бол зарим нь карьерын оргилыг илүү хурдан эзэлдэг. Хэрэв та топ менежер болохыг хүсч байгаа бол зорилгодоо хүрэх аль зам хамгийн богино гэдгийг мэдэх хэрэгтэй.
Зааварчилгаа
Мэдээж топ менежер болохын тулд дээд боловсролтой байх хэрэгтэй. Тэдний хоёр нь байх нь зүйтэй юм: нэг нь таны мэргэжлээр, хоёр дахь нь боловсон хүчин, байгууллагын менежментийн чиглэлээр. Та ажиллаж байхдаа дээд боловсролын хоёрдахь сургуульд элсэх боломжтой. Анхны институт, их сургууль, академийн дараа мэргэжлээрээ ажиллах нь чухал. Тэгвэл та топ менежер болох боломж илүүтэй болно.
Үгүй бол та карьерын тавцан дээр гацах эрсдэлтэй. Энэ нь хүн нэг салбараа өөрчилдөг, холбогдох албан тушаалд очдог боловч өсөхгүй байна гэсэн үг юм. Энэ хөгжил нь олон янзын сонирхолтой, мэргэжлийн хүрээгээ тэлэх хүсэлтэй хүмүүст тийм ч муу биш юм. Гэхдээ хэрэв та удирдах албан тушаалд очихыг зорьж байгаа бөгөөд үүнийг олж авахад хэдэн арван жил зарцуулахыг хүсэхгүй байгаа бол мэргэшлээ багасгаж, албан тушаал ахихын тулд ажиллах хэрэгтэй.
Хэрэв та өөрийн мэргэжлээр ажиллах боломжтой компаниудын сонголтоо зөвхөн дотоодын компаниудаар бууруулахыг хүсэхгүй байгаа бол англи хэл сур. Гадаад хэлний сайн түвшний мэдлэг нь Европын компанид ирээдүйтэй албан тушаалд өрсөлдөх бусад нэр дэвшигчдээс давуу талыг өгөх болно. Хэрэв та нэг биш, хоёр ба түүнээс дээш гадаад хэлийг эзэмшсэн бол гайхалтай байх болно. Энэ нь таны карьерт хэрэг болно гэдгийг санаарай.
Та нэр хүндтэй дээд боловсролын сургуулийг онц дүнтэй төгссөн ч гэсэн ажил олгогчид таны төлөө тэмцэж, тэр даруй удирдах албан тушаал санал болгоно гэж бодож болохгүй. Үүнээс багагүй, заримдаа бүр илүү олон цолтой хүмүүс аль хэдийн ажлын туршлагатай хүмүүсийг үнэлдэг. Тиймээс институтын сүүлийн курсуудад хагас цагаар мэргэжлээрээ ажилд орохыг хичээгээрэй. Маш сайн сурлага, хөдөлмөрийг хослуулах нь амаргүй байх болно, гэхдээ дараа нь та зөвхөн диплом төдийгүй хөдөлмөрийн дэвтэрт бичилт хийх боломжтой болно. Суралцах хугацаандаа ажиллах компани таныг их сургуулиа төгсөөд байнгын ажлын байранд урьж болно.
Та пүүс дэх анхны байр сууриа олж авмагц өөрийгөө аль болох батлах хэрэгтэй. Үүнийг янз бүрийн аргаар хийж болно. Зарим ажилчид маш хариуцлагатай, ажилдаа ухамсартай ханддаг, их хэмжээний ажлыг амжилттай даван туулдаг. Бусад нь хариуцлага хүлээх, санаачилга, бүтээлч байх чадварыг харуулдаг, тэд өгсөн даалгавраа биелүүлэх гэж яарахгүй, харин эхлээд үйл явцыг хэрхэн хялбарчлах талаар бодох хэрэгтэй. Ямар төрлийн ажилтан албан тушаал ахих магадлал өндөр болохыг та аль хэдийн ойлгосон байх. Хэрэв та шаргуу ажиллаж байгаа ч бусдаас илүү хариуцлага хүлээхэд бэлэн биш байгаа бол, хэрэв та өөрийн ажиллаж буй компаний нөхцөл байдлыг ерөнхийд нь олж харахгүй байгаа бол, хариуцлагаас хэтрүүлэхийг хүсэхгүй байгаа бол тасрах магадлал бага байна. удирдагчид руу.
Топ менежер түүнд тохирсон харагдах, ярьж, биеэ авч явах ёстой гэдгийг санаарай. Тиймээс тэр дороо тайвширч болохгүй, харин бизнесийн ур чадвараа дээшлүүлж, хувцасны шүүгээнд ямар зүйлс багтаж байгааг бодож, ажлын нэр хүндээ гутаахгүй байх нь дээр.
Дансны менежерийн мэргэжил нь ажил мэргэжлийн хурдан хувилбаруудыг эрэлхийлэгч хүмүүсийн дунд үргэлж алдартай байдаг. Гаднаас нь харахад энэ байр суурийг эзлэхэд зөвхөн идэвхтэй байдал, царайлаг төрх, өөртөө итгэлтэй харилцааны ур чадвар хангалттай юм шиг санагддаг. Гэсэн хэдий ч өнөөгийн ажил олгогчид илүү ухаалаг болсон.
Чадамжийн багц
Хэрэглэгчийн үйлчилгээний менежер нь томоохон бизнес болон түүний жижиг сегментэд адилхан нийтлэг байдаг боловсон хүчний нэгж юм.
Зах зээл бүрийн хувьд дансны менежерүүдийн ур чадварын багцад тавигдах тодорхой түвшний шаардлагууд байдаг. Өнөөдөр энэ чиглэлээр мэргэшсэн мэргэжилтнүүд эдийн засаг, хууль эрх зүй, менежментийн чиглэлээр дээд боловсролтой байх ёстой. Өндөр мэргэшсэн аж ахуйн нэгжүүд тусгай боловсролтой байхыг өргөнөөр сайшааж байна - металл гулсмал зардаг компани инженерийн боловсролтой менежерийг ажилд авах нь илүү ашигтай байдаг.
Томоохон компаниудын сул орон тоонд хийсэн дүн шинжилгээ нь бизнесийн үр дүнтэй менежментийн чиглэлээр ахисан түвшний сургалтанд хамрагдсан мэргэжилтнүүдийн сонирхол нэмэгдэж байгааг харуулж байна.
Жижиг, дунд бизнес эрхлэгчид дунд мэргэжлийн боловсролтой, хамгийн бага чадамжтай менежерүүдийг хүлээн авсаар байна. Сонгон шалгаруулалтын гол шалгуур бол харилцааны ур чадвар юм. Энгийнээр хэлэхэд, хэрэв мэргэжилтэн харилцан яриа өрнүүлэхийг мэддэг, ятгах чадвартай, мөнгө олох хүсэл эрмэлзэлтэй бол ажил олгогч ийм мэргэжилтэнг ажилд авах магадлалтай.
Маркетинг, PR, риторик гэх мэт чиглэлээр төгссөн курсууд нь үйлчлүүлэгчийн менежерийн албан тушаалд өргөдөл гаргагчийн нэмэлт нэмэлт болно.
Ажлын үүрэг хариуцлага
Ихэнхдээ дансны менежерийн үүрэг хариуцлага нь шинэ хэлцлийг хаах, борлуулалтыг нэмэгдүүлэхтэй холбоотой байдаг. Энэ шалгуураар ажил олгогч мэргэжилтний үйл ажиллагааг үнэлдэг.
Өргөдөл гаргагч нь компанийн профайлын дагуу борлуулалтын чиглэлээр ажиллаж байсан туршлагатай, мөн одоо байгаа үйлчлүүлэгчийн баазтай байх нь том давуу тал юм. Үйлчилгээний боломжит хаягийн жагсаалт, тэдгээрийн координат, гүйлгээ хийх үүрэгтэй хүмүүстэй тогтоосон харилцаа холбоо гэхээсээ илүү үндэслэлийг ойлгох хэрэгтэй.
Ихэнхдээ тодорхой компанид ажилд орохын тулд өргөдөл гаргагчид эхлээд ижил чиглэлээр ажилладаг байгууллагад ажилд ордог боловч хүссэн ажил олгогчийн доор байрладаг. Энэ нь туршлага хуримтлуулж, үйлчлүүлэгчидтэй харилцах харилцааг бий болгодог.
Гэсэн хэдий ч ажил олгогч нь бүтээгдэхүүний борлуулалтын хариуцлагыг дансны менежерт тэр бүр хуваарилдаггүй. Энэ албан тушаал нь Хэрэглэгчийн харилцааны зохицуулагчийн үүргийг хамарч болно. Ихэнхдээ ийм мэргэжилтнүүдийг мэдээллийн технологийн бүтээгдэхүүн, програм хангамж, нягтлан бодох бүртгэл, хуулийн үйлчилгээнд татдаг. Компанийн төлөөлөгчид борлуулалтын зах зээлд ажилладаггүй, зөвхөн үйлчилгээ үзүүлж, бүтээгдэхүүний хэвийн ажиллагааг хангадаг.
Цалингийн хүлээлт
Аж ахуйн нэгжийн хэмжээ болон бүс нутгаас хамааран үйлчлүүлэгчийн менежерийн цалин ихээхэн ялгаатай байдаг. Ерөнхийдөө энэ албан тушаалын мэргэжилтэн нь энгийн оффисын ажилтны дундаж цалинтай байдаг.
Ихэнхдээ энэ профайлын ажилтны цалинг мэргэжилтний баталгаатай авдаг хөдөлмөрийн хөлсний доод хэмжээ, хийсэн гүйлгээний хувь хэмжээнээс бүрдүүлдэг. Орлогын энэ хөвөгч хэсэг нь мэргэжилтнүүдийн хувьд гол зүйл юм. Цалингийн дээд хэмжээ байхгүй байгаа нь ихэвчлэн цагийн оюутнууд, залуу мэргэжилтнүүд, богино хугацааны боловч хурдан орлого олох сонирхолтой хүмүүсийг үйлчлүүлэгчидтэй ажиллахад татдаг.
Хэрэглэгчийн үйлчилгээний менежерүүд ажлаа байнга сольдог мэргэжилтнүүд байдаг тул жинхэнэ үнэ цэнэтэй ажилчид нэмэлт төлбөрөөр тэднийг урамшуулахад бэлэн байдаг гэдгийг ажил олгогчид өрөвддөг.
Зориулалтын өөрчлөлт
Амжилттай дансны менежерүүд үргэлж жижиглэнгийн шууд борлуулалтаас ирдэггүй. Томоохон бизнесүүд ихэвчлэн компанийн давуу талыг мэддэг, гуравдагч этгээдэд ашигтайгаар танилцуулах чадвартай ийм мэргэжилтнүүдийг компанийн ажилтнуудаас "бүтээдэг".
Үйлчлүүлэгчийн менежерээр хуучин шинжээчид, хөлсөлсөн зөвлөхүүд, зөвлөхүүд, PR үйлчилгээний ажилтнууд, менежерүүдийн туслах гэх мэт ажиллаж болно.
Чадамжийн хувьд олон нийттэй харилцах албаны дэд даргын албан тушаал нь дансны менежерт хамгийн ойр байдаг. Энэ түвшний мэргэжилтнүүд компанийн үйл ажиллагааг олон нийтэд мэдээлдэг тул компанийн давуу талыг хэнээс ч илүү мэддэг.
Жижиг, дунд бизнест үйлчлүүлэгчтэй харилцах менежерийн үүргийг ихэвчлэн компанийн тэргүүлэх мэргэжилтнүүд, мэргэжлийн хэлтсийн дарга, хэвлэлийн нарийн бичгийн дарга нар гэх мэт нэмэлт дарамт болгон өгдөг.
Үндсэн мэргэжил нь борлуулалттай ямар ч холбоогүй мэргэжилтнүүд харилцагчийн үйлчилгээний менежерийг орлож болно. Тиймээс ихэвчлэн үйлчилгээний ажилчид - захиргааны ажилтнууд, худалдааны ажилтнууд байж болно.
Холбоотой видеонууд
ЕРӨНХИЙ НАРИЙН ДАРГА
"Нарийн бичгийн дарга" гэдэг үг нь дундад зууны үеийн "нарийн бичгийн дарга" гэсэн үгнээс гаралтай бөгөөд анх "итгэлтэй хүн" гэсэн утгатай. Орос улсад нарийн бичгийн даргын албан тушаал 18-р зуунд гарч ирэв. эхлээд яг эзэн хааны хувийн нарийн бичгийн даргын албан тушаал.
Тайлбар толь бичигт В.Дал "Төрийн нарийн бичгийн дарга" - бүрэн эрхт улсын итгэмжлэгдсэн бичиг хэргийн ажилтан гэж тодорхойлсон байдаг. 18-р зууны эхний улиралд. нарийн бичгийн дарга нь байгууллагын албан тушаалтан болно. Одоогийн байдлаар толь бичгүүдэд "нарийн бичгийн дарга" гэдэг үгийг "хувь хүн, байгууллагын ажил хэргийн захидал харилцаа, албан тасалгааны ажил эрхэлдэг хүн" гэж тодорхойлдог.
Орчин үеийн нөхцөлд удирдагчийн өсөн нэмэгдэж буй үүрэг нь биднийг хариуцлага, эрх, ажлын зохион байгуулалт, байгууллагын удирдлагын тогтолцоонд нарийн бичгийн даргын байр суурийг шинээр харах боломжийг олгодог.
Нарийн бичгийн дарга нь менежерийн хувийн зохион байгуулагч бөгөөд ажлын цагийг төлөвлөх, төлөвлөсөн үйл ажиллагааг хэрэгжүүлэхэд нь тусалдаг, туслах техникийн үйлдлээс чөлөөлж, захидал харилцаа, утасны дуудлага, зочдын урсгалыг шүүдэг. Нарийн бичгийн дарга бол зөвхөн удирдагчийнх нь төдийгүй бүхэл бүтэн байгууллагын хүн юм.
Нарийн бичгийн даргын үүрэг бол аман болон баримтат мэдээллийг цуглуулах, эмхэтгэх, гүйцэтгэх, боловсруулах, зочдыг хүлээн авах ажлыг зохион байгуулах, уулзалт, зөвлөгөөн бэлтгэх, утасны үйлчилгээ гэх мэт ажлуудыг хэрэгжүүлэх явдал юм.
Уламжлал ёсоор нарийн бичгийн даргын үүргийг дараахь байдлаар хувааж болно.
Баримт бичигтэй ажиллах (мэдээлэл, баримт бичгийн үйлчилгээ);
Зохион байгуулалтын ажил (цаасгүй үйлчилгээ).
Удирдлагын янз бүрийн түвшний менежерүүдийн нарийн бичгийн дарга нарын үүрэг нь агуулга, хамрах хүрээний хувьд ялгаатай байдаг. Үүнээс хамааран албан ёсны нарийн бичгийн даргын шатлал гурван шатлалтай байдаг.
1. Удирдлагын доод түвшний даргын нарийн бичгийн дарга - нарийн бичгийн дарга (техникийн болон үйлчилгээний чиг үүргийг гүйцэтгэдэг).
2. Удирдлагын дунд шатны даргын нарийн бичгийн дарга - нарийн бичгийн дарга-туслах (баримт бичгийн үйлчилгээ үзүүлэх, уулзалт зохион байгуулах, баримтжуулах, зочдыг хүлээн авах гэх мэт).
3. Удирдлагын дээд түвшний даргын нарийн бичгийн дарга - даргын нарийн бичгийн дарга-туслах, оффисын менежер, ажлын албаны дарга (бусад байгууллагад төлөөлөгчийн бүрэн эрхээр олгосон).
Нарийн бичгийн даргын үүрэг бол маш хариуцлагатай, өндөр шаардлага тавьдаг. Нарийн бичгийн даргын ажил нь олон талт ажил бөгөөд энэ нь хангалттай өндөр ерөнхий соёл, боловсрол төдийгүй тусгай мэдлэг, ур чадвар шаарддаг. Сайн нарийн бичгийн дарга нь дараахь бизнесийн шинж чанартай байх ёстой: мэргэжлийн ур чадвар, эмх цэгцтэй, санаачлагатай, хариуцлагатай, цаг баримталдаг, дипломатч, ухамсартай, урьдчилан харах чадвартай.
Нарийн бичгийн дарга нь биеэ авч явах өндөр соёлтой байх ёстой. Нарийн бичгийн даргын соёлын чухал үзүүлэлт бол эелдэг, зөв, эелдэг байдал юм. Нарийн бичгийн дарга нь зочдод, ажилтнууд, удирдлагатай харилцахдаа сайн сайхан сэтгэлтэй байх, сайн туслагч байх, дээд зэргийн туслалцаа үзүүлэх, шаардлагатай бол нийтлэг шалтгааны улмаас хувийн таагүй байдалд орох ёстой.
Бизнесийн хамгийн чухал харилцааны нэг бол менежер, нарийн бичгийн дарга хоёрын хоорондын харилцаа юм. Удирдагч, нарийн бичгийн даргын хамтарсан үр дүнтэй ажил нь тэдний хооронд бүрэн итгэлцэл, ойлголцол бий болсон тохиолдолд л боломжтой юм. Үүнийг хийхийн тулд менежер хамтарсан ажлын журмыг тодорхой зохицуулж, ажлын цагаа хатуу төлөвлөх ёстой. Удирдагч нарийн бичгийн даргынхаа чадварыг хамгийн сайн ашиглаж, түүнд өргөн санаачилга өгөх ёстой.
Хариуд нь нарийн бичгийн дарга нь зан чанарын шинж чанар, сэтгэлгээний систем, зан байдал, ярианы хэв маяг, удирдагчийнхаа удирдлагын шийдвэр гаргах логикийг судалж, ажлынхаа үр дүнд хүрэхэд нь туслахыг хичээх ёстой.
НАРИЙН БИЧГИЙН СОЁЛ
Нарийн бичгийн даргын ажил нь маш хурдан өөрчлөгдөж буй нөхцөл байдал, гүйцэтгэсэн олон төрлийн даалгавар, тэдгээрийг хурдан шийдвэрлэх хэрэгцээ, хэд хэдэн төрлийн ажлыг зэрэгцүүлэн гүйцэтгэх хэрэгцээ, олон төрлийн харилцаа холбоо зэргээр тодорхойлогддог.
Тиймээс нарийн бичгийн даргад хэд хэдэн шаардлага тавьдаг бөгөөд үүнийг ажил хэргийн болон хувийн шинж чанаруудын шаардлагад хувааж болно.
TO бизнесийн чанар,юуны өмнө орно мэргэжлийн ур чадвар,тэдгээр. нарийн бичгийн дарга нь мэргэжлийн мэдлэг, ур чадвар, чадварыг эзэмшсэн байх ёстой.
Нарийн бичгийн дарга нь өндөр түвшний хүн байх ёстой байгууллага.Энэ бол ажлын байраа зохион байгуулах, үүрэг хариуцлагын хуваарилалтыг цаг тухайд нь оновчтой төлөвлөх, өдөр тутмын үйл ажиллагааны гүйцэтгэлийг цаг тухайд нь хангах чадвар юм.
Нарийн бичгийн даргын чанар ч бас чухал төлөө хариуцлага хүлээхөгсөн үүрэг даалгаврыг чанартай, цаг тухайд нь хэрэгжүүлэх.
Нарийн бичгийн дарга нь өөр байх ёстой санаачлага,тухай бүр даргын зааврыг хүлээхгүйгээр өөрийн эрх мэдлийн хүрээнд бие даан шийдвэр гаргах чадвар.
Нарийн бичгийн дарга нарыг сонгохдоо эхний байруудын нэг байх шаардлагатай албан ёсны нууцыг хадгалах.
Нарийн бичгийн даргын хамгийн чухал чанарууд орно цаг баримтлах.Энэ нь зөвхөн үйл явдлыг зөв төлөвлөх төдийгүй тогтоосон цагт хатуу хэрэгжүүлэх чадвар юм.
Нарийн бичгийн даргад байх ёстой урьдчилан харах чадвархурцадмал нөхцөл байдал, энэ мөчид ажлаа нарийвчлан төлөвлөх чадвартай байх.
Байгууллагадаа үнэнч биш бол нарийн бичгийн даргын ажил хэзээ ч бүтэхгүй. Чин бишрэлТэдний ажил бол удирдагчтай хамгийн тохиромжтой харилцааны гол чанар юм.
Нарийн бичгийн даргын ажилд шаардлагатай бизнесийн чанарыг хөгжүүлэхийн тулд хэд хэдэн Хувийн шинж чанар,үүнгүйгээр мэргэжлийн хүн болоход хэцүү.
Эдгээрээс эхний байрыг тавих ёстой дасан зохицох чадвар,тэдгээр. нэг төрлийн ажлаас нөгөөд хурдан шилжих, хэд хэдэн даалгаврыг нэгэн зэрэг гүйцэтгэх чадвар.
Үүнээс багагүй чухал зан чанар - нийтэч байдал,тэдгээр. нарийн бичгийн дарга нь олон тооны хүмүүстэй харилцах шаардлагатай байдаг тул харилцаа холбоо, холбоо тогтооход хялбар байх чадвар.
Нарийн бичгийн даргад шаардлагатай хувийн шинж чанаруудын хувьд, эелдэг байдал, эелдэг байдал, нинжин сэтгэл, хариу үйлдэл зэрэг орно.
зэрэг чанарууд уян хатан байдал, үнэнч байдал, хатуужил, авхаалж самбаа, ухамсар, үнэн зөв байдал.
Нарийн бичгийн даргын чухал бөгөөд зайлшгүй чанар бол түүний тасралтгүй сайжруулах хүсэл эрмэлзэл юм. ерөнхий болон мэргэжлийн мэдлэгийг байнга дүүргэх.
Нарийн бичгийн дарга нь үргэлж цэвэр цэмцгэр, амттай хувцаслах чадвар, бизнесийн орчинг харгалзан ялгарах ёстой.
Нарийн бичгийн дарга дараахь зүйлийг мэдэж байх ёстой.
Удирдлагын эрх зүйн үндэс:
захиргааны, хөдөлмөрийн, бизнесийн хууль;
Ажиллаж буй төрлийн байгууллагын ажлын дарааллыг тодорхойлсон хууль тогтоомж, нормативын актууд.
Менежментийн үндэс:
тухайн улс, түүний бүс нутагт эрх мэдэл, удирдлагын тогтолцоо;
Түүний ажиллаж буй салбар, харилцаа;
Түүний ажиллаж буй байгууллагын чиг үүрэг, үүрэг, бүтэц, түүний холболт;
Бүтэц дэх удирдагчийн байр суурь, түүний дотоод болон гадаад харилцаа холбоо. Менежментийн үндэс.
Удирдлагын ажлын шинжлэх ухааны зохион байгуулалтын үндэс. Тооцоолол ба зохион байгуулалтын технологи. Ерөнхий ба нийгмийн сэтгэл судлалын үндэс. Ёс зүй ба гоо зүйн үндэс. Оффисын ажил:
баримт бичгийг бүрдүүлэх, боловсруулах арга;
Баримт бичигтэй ажиллах зохион байгуулалт;
Баримт бичиггүй үйлчилгээ. Архивлах.Энэхүү мэдлэг дээр үндэслэн нарийн бичгийн дарга дараахь зүйлийг хийх чадвартай байх ёстой. Менежерийн үр дүнтэй ажиллах нөхцлийг бүрдүүлэх:
ажлын өдрийг төлөвлөхөд туслах;
Менежерийн ажлын байрыг зохион байгуулах;
Удирдлагын зааварчилгааг биелүүлэх хугацааг хянах. Даргад зориулсан мэдээллийн үйлчилгээг хөтлөх:
" баримтат кино;
Баримт бичиггүй;
Тогтмол хэвлэлтэй ажиллах чадвартай байх (хэвлэлийн тойм бэлтгэх). Зочдыг хүлээн авах ажлыг зохион байгуулах.
Харилцаа холбоо тогтоох.
ТЭРГҮҮН, НАРИЙН БИЧГИЙН ДАРГЫН ХАРИЛЦАХ
Менежер, нарийн бичгийн дарга хоёрын хоорондын харилцаа
Ажлын ачааллаа нарийн бичгийн даргатайгаа ярилцахын тулд өдөр бүр цаг гарга;
Хэзээ ч өөрөө томилолт бүү хий, нарийн бичгийн даргад хийгээрэй;
Хэрэв та оффисдоо байхгүй бол өдөрт дор хаяж хоёр удаа утасдаж, төлөвлөгөөний өөрчлөлт, танд үлдээсэн мессежийн талаар лавлах хэрэгтэй;
Өдрийн тэмдэглэлдээ энэ эсвэл тэр ажлыг хэзээ дуусгах талаар тэмдэглэл хөтлөх;
Өдрийн ажлаа төлөвлөхдөө түүнд цаг гаргаарай.
Менежерт утсыг илүү ажиллах хэрэгсэл болгож, ядаргаатай саад тотгоргүй болгоход туслах хэд хэдэн арга байдаг:
Нарийн бичгийн даргааасаа дуудлагыг "шүүх" хүс. Түүнд өөрт тань илүү тохиромжтой цагт ямар хүмүүс рүү залгахад дургүйцэхгүй, дараа нь хэн рүү залгахаа мэдэгдээрэй.
Хүмүүс тан руу хэзээ залгах, хэзээ залгах ёсгүйг мэдэгдээрэй.
Нарийн бичгийн даргатайгаа хоёр талын харилцаа тогтоо. Хэрэв тэр таны хувьд үнэхээр чухал ажил хийж байгаа бол дуудлагад хэсэг хугацаанд өөрөө хариулахыг санал болго.
Хэрэв та хүмүүстэй утсаар ярих шаардлагатай бол нарийн бичгийн даргад дуудлага хийх хуваарь гаргаарай.
Таныг үндсэн ажлаасаа хэн сатааруулж, хэн нь сатааруулж чадахгүйг нарийн бичгийн даргадаа урьдчилан хэлээрэй.
Эдгээр гэрээнээс бусад тохиолдолд нарийн бичгийн дарга биечлэн шийдвэр гарга. Эрх мэдэл шилжүүлэх нь хэд хэдэн давуу талтай
нарийн бичгийн даргад:
Энэ нь менежерийн цагийг чөлөөлдөг;
Удирдагч нь бүтээлч ажилд анхаарлаа төвлөрүүлэх боломжийг олж авдаг
Даалгавар бол нууцыг өдөөж, өөртөө итгэх итгэлийг бий болгох маш сайн хэрэгсэл юм
Даалгавар бол нарийн бичгийн даргыг нэмэлт хариуцлага хүлээхэд бэлтгэх, удирдагч байхгүй үед тухайн нөхцөл байдалд хэрхэн ажиллахыг үнэн зөв "таамаглах" чадварыг хөгжүүлэх хамгийн сайн арга юм;
Түүнд итгэмжлэгдсэн хариуцлага, эрх мэдэл бүхий мэргэжлийн, сайн бэлтгэгдсэн нарийн бичгийн дарга нь удирдагчдаа хүндэтгэлтэй ханддаг.
Нарийн бичгийн даргын даргатай харилцах
Удирдлага, ажлын зохион байгуулалтын чиглэлээр мэргэшсэн мэргэжилтнүүд нарийн бичгийн дарга, менежер хоёрын хоорондын хэвийн харилцааг бий болгоход шаардлагатай дараах чанаруудыг нэрлэдэг.
1. Нарийн бичгийн дарга нь аливаа баримт бичигт алдаа гаргахгүй байх, улмаар менежерээ баримт бичиг бүрийг шалгах шаардлагаас чөлөөлөх ёстой. Нарийн бичгийн дарга нь менежерт бие даан ажиллах чадвартай гэдгээ ажлаараа ч батлах ёстой.
2. Утсаар ярихдаа аливаа асуултад эелдэг хариулах чадвартай байх ба менежер нь компанийн үйл ажиллагаанд нууц гэж үзсэн бүх асуудлыг нарийн бичгийн даргадаа итгэн шийдвэрлэх ёстой.
3. Менежерийг материалыг бие даан нарийвчлан судлах хэрэгцээ шаардлагаас аврахын тулд тайлан, сэтгүүлд агуулагдсан хамгийн чухал баримтуудыг сонгох чадвартай байх.
4. Яаралтай ажил хийх тохиолдолд ажлын өдөр дууссаны дараа үлдэх шаардлагатай гэдгийг ойлгоорой, гэхдээ менежер ийм шаардлага байхгүй байсан ч нарийн бичгийн даргад найдаж болохгүй.
5. Даргын эзгүйд бие даан шийдвэр гаргахдаа тэдний үүрэг хариуцлага, чадварын түвшинг тодорхой илэрхийлэх, дарга нь эргээд нарийн бичгийн дарга нь түүний эзгүйд гарч болзошгүй ажлыг даван туулах болно гэдэгт итгэлтэй байх ёстой. Аль аль талдаа хошин шогийн мэдрэмж хэрэгтэй. Нарийн бичгийн даргын биеэ авч яваа байдал, ажлын үр ашиг нь бүх ажилчдад үлгэр жишээ болдог. Түүнээс түүний эрх мэдэл, удирдагчийн эрх мэдэл аль аль нь хамаардаг тул тэр үргэлж цэвэрхэн, цэвэрхэн хувцасласан байх ёстой.
Нарийн бичгийн дарга нь менежерийн хувийн амьдралд тохиолдсон үйл явдлуудыг хянаж байх ёстой, жишээлбэл, онцгой тохиолдлуудад зориулж цэцэг арчлах, мэндчилгээний хуудас гэх мэт.
Бизнесийн дасгалжуулагчийн ярилцлага Анна Николаева"Москва ярьдаг" радио станц дээр 62.0 FM. Баганын дарга Игорь Игоревт зочилж байна.
I.I.- Сайн нарийн бичгийн дарга байна гэдэг амаргүй. Нэгдүгээрт, нарийн бичгийн дарга бол компанийн нүүр царай, түүнд маш их хариуцлага хүлээдэг. Хоёрдугаарт, энэ мэргэжлийг хамгийн стресстэй мэргэжил гэж дэмий хоосон гэж үздэггүй: маш их зүйл, маш олон асуудал тул та бүгдийг хийх хэрэгтэй, тэр үед бүгдийг төгс хийж, төөрөлдөхгүй байх хэрэгтэй. Энэ бүгдийг яаж хийх вэ? Та стрессийг хэрхэн даван туулж, компанийхаа амжилттай, зохистой төлөөлөгч болох вэ? Энэ нарийн бичгийн шувуу юу вэ? Нарийн бичгийн даргын тухай ярихад ихэнх ажил олгогчид ямар нарийн бичгийн дарга хэрэгтэй вэ гэсэн асуулт гарч ирдэг. Ихэнх нь тэдэнд царайлаг хүмүүс хэрэгтэй тул толгой биш харин хөл нь илүү чухал гэж хариулах байх. Тэгээд толгой нь ямар нэгэн байдлаар дагадаг. Өнөөдөр нарийн бичгийн дарга хэн бэ?
А.Н.- Нарийн бичгийн дарга гэдэг үг Дундад зууны үед гарч ирсэн. Латин хэлнээс орчуулбал "итгэлтэй хүн" гэсэн утгатай. Энэ албан тушаалыг хашиж байгаа хүн сайн боловсролтой, бизнесээ мэддэг, нийтэч байх ёстой, учир нь нарийн бичгийн даргын үүрэг бол хүмүүстэй холбоо тогтооход хялбар байдаг. Мэдээжийн хэрэг, та толгой, хөл хоёрын аль нэгийг сонгох ёсгүй, учир нь нарийн бичгийн дарга бол компанийн үзэсгэлэн юм. Үйлчлүүлэгч нь түүний ажилд үндэслэн компанийн ажил, ирээдүйд түүнтэй хэрхэн ажиллах талаар таамагласан дүгнэлт гаргадаг.
I.I.- Нарийн бичгийн даргын хувьд стрессийг тэсвэрлэх, ажлын явцыг мэдэх, даргын тушаалыг биелүүлэх нь хамгийн хэцүү байдаг? Олон нарийн бичгийн дарга нар энэ мэргэжилд ер бусын чиг үүргийг гүйцэтгэдэг нь нууц биш юм. Тэд боловсон хүчний офицероор ажилладаг, заримдаа нягтлан бодох бүртгэлийн ажил хийдэг, кофе зөөдөг, оффис цэвэрлэдэг.
А.Н.-Мэдээж тохиолддог. Нарийн бичгийн даргын үндсэн үүрэг бол баримт бичгийн урсгал юм. Энэ нь ирж буй болон гарч буй баримт бичгийг боловсруулах, захидал, факс, гэрчилгээ бэлтгэх явдал юм. Нэмж дурдахад нарийн бичгийн дарга нь зочдын протоколыг удирдаж, зочдыг хүлээн авах хуваарийн тэргүүлэх чиглэлийг даргатай зохицуулах шаардлагатай. Түүний үүрэг хариуцлагад уулзалт, хурал, бага хурал, утсаар яриа зохион байгуулах зэрэг орно. Ямар ч тохиолдолд нарийн бичгийн дарга нь ажлын хариуцлагатай танилцаж, энэ үйл явцад найдах ёстой.
I.I.- Эдгээр үүрэг хариуцлага юу вэ? Тэд бүртгүүлэх шаардлагатай юу?
А.Н.-Мэдээж. Хэрэв үүрэг хариуцлагыг тодорхой заагаагүй бол нарийн бичгийн дарга өөрөө үүнийг бүртгэж, ажлынхаа явцад энэ жагсаалтад найдахыг зөвлөж байна.
I.I.- Удирдагчийн хүслийг биелүүлэх - энэ бол бүх үүрэг хариуцлага юм.
А.Н.- Ер нь зөв. Нарийн бичгийн дарга нь гол үйлчлүүлэгч юм. Түүнд тусалж, хөнгөвчлөх, удирдагчийг үл тоомсорлох хэрэгтэй.
I.I.- Тэгээд нарийн бичгийн дарга руу ханддаг бусад ажилчид яах вэ? Нарийн бичгийн дарга зөвхөн удирдагчтай харилцдаггүй. Үйлчлүүлэгчид болон зочид нарийн бичгийн дарга дээр ирдэг. Та гадаад хэлээр чөлөөтэй ярьдаг байх ёстой. Нарийн бичгийн дарга нь хөл байсан ч хөл нь таван хэлтэй байх ёстой.
А.Н.-Ер нь нарийн бичгийн даргын хувьд гадаад хэлний мэдлэгтэй бол давуу тал болно. Үйлчлүүлэгчид болон зочдыг зөв хүлээн авч, инээмсэглэж, суух, кофе, цайгаар үйлчлэхийг санал болго. Эдгээр нь энгийн зүйл боловч харамсалтай нь бүх компанийн нарийн бичгийн дарга нар энэ мэдлэгийг ашигладаггүй. Заримдаа компанид нарийн бичгийн даргыг чухал ажлаас нь, сэтгүүл уншихаас холдуулсан мэт сэтгэгдэл төрдөг.
I.I.- Заримдаа нарийн бичгийн дарга компьютер дээр ямар нэг зүйл тогшдог. Бичгийн машинаар юм бичдэг, дуусашгүй утасны яриаг хариуцдаг нарийн бичгийн даргын дүр төрх бий. Тэр хааяа даргын өрөөнд орж ирдэг. Энэ бүхнийг сайн санаж байгаа бөгөөд санахгүй байгаа хүн үүнийг Зөвлөлтийн киноноос харж болно. Харин одоо нарийн бичгийн дарга нар өөр болсон.
А.Н.- Ер нь зөв. Одоо олон удирдах албан тушаалтнууд нарийн бичгийн дарга нарт утсаар ярих ёс зүйг заадаг. Нарийн бичгийн дарга нь ирж буй дуудлагыг хүлээн авах, ажилтан эсвэл компанийн дарга руу шилжих дүрмийг мэддэг байх ёстой. Нэмж дурдахад дуут дохио барих, баяртай байх дүрэм журам байдаг.
I.I.- Залгах аяыг дарах нь утсанд хөгжим асаалттай байх үйл явц бөгөөд энэ дуудлага нь компанийн хувьд маш чухал гэдгийг хүлээн авагчид хэлэх дуу хоолой? Энэ үед хөгжим тоглодог, жишээ нь Бетховен.
I.I.-Яаж асуух вэ? Магадгүй та "Өөрийгөө танилцуулаач" гэж хэлэх хэрэгтэй болов уу?
А.Н.-Тийм ээ, та үүнийг хийж чадна. Та шугаман дээр үлдэхийг хүсэх хэрэгтэй бөгөөд тухайн хүн өөрт хэрэгтэй захиалагчтай холбогдох хүртэл хүлээх хэрэггүй. Үйлдэл бүрийн хувьд дагаж мөрдөх ёстой ажлын алгоритм байдаг. Үүнээс гадна утасны хориотой зүйл бий. Энэ бол сайн уу, би чамайг сонсож байна, минут, секунд, факс, утас гэсэн үгс юм. Эдгээр үгсийг ашиглах ёсгүй.
I.I.- Мэдээжийн хэрэг, багасгах хэлбэрийг орхих нь дээр. Гэхдээ энэ нь нарийн бичгийн даргын ажилд хамаарахгүй, харин охины утсаар ярих ажилд хамаатай. Одоо мэргэжлүүдийн хүрээ нэлээд өргөн болсон.
А.Н.- Ер нь зөв.
I.I.- Үүнийг дуудлагын төвд ажилладаг охин, жижиг ажилчид хийж болно. Нарийн бичгийн дарга өөрөө компанидаа нэлээд чухал хүн юм.
А.Н.- Нарийн бичгийн даргын үндсэн үүрэг гэж бий. Энэ нь утасны дуудлага, зочдыг хүлээн авах, менежерт ажлын өдрийг төлөвлөх, уулзалт, хурал зохион байгуулахад туслах явдал юм. Нэмж дурдахад нарийн бичгийн дарга нь үйлчлүүлэгчидтэй зөрчилдөж буй нөхцөл байдлыг чадварлаг шийдвэрлэх, менежерт туслах, түүний хана, хамгаалагч байх шаардлагатай.
I.I.- Нарийн бичгийн дарга нь гэрийн эзэгтэй эгч мөн үү?
А.Н.- Тийм ээ.
I.I.-Гэхдээ эдгээр охидыг өөрөөр дууддаг. Эдгээр нь оффисын менежер, дуудлагын төвийн ажилтнууд, туслах нарийн бичгийн дарга гэх мэт байж болно. Тэд мэргэжлийн бүртгэлд бүртгэгдсэн үү?
А.Н.-Тэд тийм гэж бодож байна.
I.I.- Нарийн бичгийн дарга гэдэг бол компанийн нүүр царай. Компани нь хүн хэрхэн биеэ авч явах ёстой гэсэн бүх журамтай байх ёстой. Юуны өмнө энэ нь тухайн компанийн байгууллагын соёлоос хамаардаг уу?
А.Н.-Мэдээж. Нарийн бичгийн дарга бол компанийн харааны үзүүлэн юм. Та зөв мэндлэх, үйлчлүүлэгчийг менежерт урих, уулзалт хэдэн цагт болох талаар олж мэдэх ёстой. Нарийн бичгийн дарга бүх журмыг бүртгэх ёстой.
I.I.- Нарийн бичгийн дарга зөвхөн энэ бүгдийг бичээд зогсохгүй бичиг баримттай ажиллах, ажлыг зохион байгуулах ёстой. Тэр бол бидний бүх ялалтын зохион байгуулагч, зоригжуулагч юм.
А.Н.- Тийм ээ.
I.I.- Үзэсгэлэнгийн шоу болсон залуу охид юу хийж байгаагаа үргэлж ойлгодог уу? Миний бодлоор нарийн бичгийн дарга бол дунд эргэм насны, туршлагатай, боловсролтой эмэгтэй. Тэрээр даалгавар гүйцэтгэх, зөрчилдөөнийг шийдвэрлэх, бичиг цаасны ажил хийх, үйлчлүүлэгч, зочдыг хүлээн авах, шаардлагатай бол хэлэлцээр хийх боломжтой.
А.Н.- Үүнийг дээд сургууль, коллеж төгссөн хүн, хэрэв өмнө нь сургуульд эсвэл нарийн бичгийн даргын курст зохих сургалтанд хамрагдсан бол хийж болно. Үүнийг зааж өгөхөөс гадна зөрчилтэй үйлчлүүлэгчидтэй ажиллах боломжтой. Та цагийг хэрхэн зохион байгуулах, утсаар ярих ёс зүйг сурч болно.
I.I.- Үүнийг дээд боловсролын байгууллагуудад заадаггүй юм уу? Миний бодлоор тэдэнд бичиг баримтын асуудал байх ёсгүй, учир нь их дээд сургуулиуд холбогдох мэргэжлүүдтэй байсан тул хүмүүст үүнийг зааж өгдөг.
А.Н.- Миний мэдэхээр дээд сургуулиудад нарийн бичгийн дарга бэлтгэдэг факультет байдаггүй.
I.I.-Оффисын ажил гэдэг байсан.
А.Н.- Мэргэжлийн дунд боловсрол эзэмшиж байхдаа албан тасалгааны ажлыг судалдаг. Нарийн бичгийн дарга бэлтгэх сургуулиуд, сургалт, семинарууд байдаг.
I.I."Одоо амьдрал ийм харагдаж байна уу?"
Энэ үг нь хачирхалтай нь эмэгтэйлэг хэлбэргүй юм. "Нарийн бичгийн дарга" - энэ бол мэргэжлийн нэр бөгөөд үүнгүйгээр ямар ч байгууллага хийж чадахгүй. Өөрийнхөө эргэн тойронд үлгэр домог үүсгэдэг мэргэжил. "Нарийн бичиг" - хүлээлгийн өрөөнд хадаас хөрөөдсөн шүдтэй хөлтэй охин? Loafer? Хэн нэгний хамгаалагч уу? Даргын эзэгтэй юу?
Сайн нарийн бичгийн дарга бол дугуйтай хэрэм, энэ бол зөгий, үүнгүйгээр дарга нь гаргүй мэт. Нарийн бичгийн даргын үүрэг бол зөвхөн цаас авч явах, дуудлага авах биш юм. Гол ажил бол удирдагчийн ажлыг хөнгөвчлөх явдал юм. Үүнд хүлээн авах өрөөний бичил цаг уур, тогоочийн ажлын өдрийн зохион байгуулалт, түүний гадаад ертөнцтэй харилцах харилцаа орно.
Нарийн бичгийн даргын ажил бол мэдрэлийн ачаалал ихтэй байдаг: маш их дуудлага, ажилчид яарах, хийх ажил их, хувийн ажлын хуваарь гаргах чадваргүй байх, даргын сэтгэл санаанаас хамааралтай байх ... Гэхдээ ядаж байвал Нэгэнт нарийн бичгийн дарга нь ажилчдад муу сэтгэл санаагаа харуулсан бол даалгавраа биелүүлээгүй ажилчдын эсрэг аливаа гомдлыг тэдний сэтгэл санааны байдлаас болж "цохих" гэж үзэж болно. Мэдээжийн хэрэг, нарийн бичгийн дарга нь бүдүүлэг байдалд зөв хариулах эсвэл алдаа анзаараагүй мэт дүр эсгэхийн тулд хошин шогийн мэдрэмжтэй байх ёстой бөгөөд ингэснээр хүнд хэцүү нөхцөлд хамраа унжуулж, зөвхөн өөрийгөө төдийгүй баяр баясгалантай байх ёстой. бас дарга!
Нарийн бичгийн дарга бол даргын хаалганы цоож: "Зөв үг" мэддэг хүн амархан өнгөрөх болно. Харин бусад нь нарийн бичгийн даргыг удирдах чадвартай бөгөөд нарийн бичгийн даргын нэг чадвар бол ажилчдаас хувийн харилцаагаа салгах явдал юм. Энэ асуултын сул тал бас бий: үйлчлүүлэгчид болон ажилтнуудад нарийн бичгийн даргын тэдэнд хандах хандлага нь даргын хандлагыг илтгэдэг мэт санагддаг. Тиймээс тааламжгүй хүмүүстэй ч гэсэн зөв байх шаардлагатай. Гэсэн хэдий ч хүн болгонд хандах хандлага нь хүлцэнгүй байдал болж хувирах ёсгүй: нарийн бичгийн дарга бол даргын баруун гар тул шударга бус ажилчдад өөрсдийн зардлаар өөрийгөө батлахыг зөвшөөрөх ёсгүй.
Нарийн бичгийн даргын гол ур чадвар бол мэдээллийг хурдан цуглуулах, хадгалах явдал юм. Их дээд сургуулийн багш нарын хэлдгээр мэргэжилтэн бол бүх зүйлийг мэддэг хүн биш, харин мэдээллийг хаанаас олохоо мэддэг хүн юм! Нарийн бичгийн дарга ийм мэргэжилтэн байх ёстой - мэдээлэл цуглуулах арга барилыг харуулахгүйгээр бүх зүйлийг мэддэг байх ёстой. Нарийн бичгийн дарга нь хэнтэй холбогдож мэдээлэл авахыг мэдэхийн тулд ажилчдын хэн нь юу хийж байгааг олж мэдэх үүрэгтэй. Тухайн хүний албан тушаалын нэр нь түүний чиг үүрэгт тохирохгүй байх тохиолдол гардаг, жишээлбэл, асуудлыг газрын дарга биш, түүний орлогч шийддэг. Хэлтсийн дарга өөрийгөө удирдаж байна гэсэн хуурмаг төсөөлөлтэй байдаг - та түүний хуурмаг байдлыг арилгах боломжгүй, гэхдээ хариулт авахын тулд хэнд хандахаа мэдэх хэрэгтэй. Зөвхөн мэдээлэл цуглуулаад зогсохгүй бусдад хүргэх нь чухал. Сайн нарийн бичгийн дарга санаж байна: тэр даргаа бусад хүмүүсийн асуудлаас аврахын тулд байдаг тул мэдээллийг шүүдэг. Гэхдээ удирдагч нь байгууллагын аливаа үйл явцын үр дүнг мэдэхийн зэрэгцээ багийн сэтгэл санааны байдлыг мэддэг байх ёстой. Хэрэв түүний ажил ойртож буй зөрчилдөөнд аюул учруулж болзошгүй бол нарийн бичгийн даргын буруу нь бэрхшээлээс урьдчилан сэргийлэх оролдлого дутмаг байх болно. Нарийн бичгийн дарга бол дарга ба багийн хоорондын харилцааны хэрэгсэл юм. Энэ бол зэмлэл биш, харин ажил юм. Бас нэг чухал дүрэм: дамжуулагдахаар төлөвлөөгүй удирдагчийн нэг ч хэллэг доод албан тушаалтнуудын чихэнд хүрэх ёсгүй.
Нарийн бичгийн дарга бол даргын эзэгтэй гэсэн домог ихэнх тохиолдолд бодит байдалтай нийцэхгүй байгаа ч зарим үндэслэлтэй хэвээр байна: дарга, нарийн бичгийн дарга хоёр гэрийн даргаас илүү их цагийг хамт өнгөрөөдөг, тэд "гал түймэр, ус, зэс хоолой" зэрэг бизнесийн хамтын ажиллагаатай тул заримдаа албан ёсны хүрээнээс давсан харилцаа гарч ирдэг. Мэдээж халамжтай нарийн бичгийн дарга нь даргын эвгүй байдлыг анзаарч, эм өгөх, цай авчирч өгөх, ядрах, өлссөн хүнд сэндвич хийж өгөх, эхнэртээ үнэртэй ус, хадам ээждээ холигч авч өгөхөд зөвлөхөөр ажиллах нь ойлгомжтой. , театрын тасалбар худалдаж авах ...... Энэ нь ажилд тустай боловч дарга, нарийн бичгийн дарга хоёрын хооронд нөхөрлөл, тэр ч байтугай илүү их хайрын хоорондох зайг тухайн хэргийн ашиг сонирхлын үүднээс багасгахгүй байх нь дээр.
Шинэхэн нарийн бичгийн даргын хувьд өгч болно зарим зөвлөгөө, курсуудад ховор өгдөг:
- Анхнаасаа менежер, нарийн бичгийн дарга хоёр албан тушаалд чөлөөтэй нэвтрэх боломжтой ажилчдын жагсаалтыг тохиролцох ёстой. Дарга нь холбогдохыг хүсч буй хамт олон, найз нөхдийнхөө жагсаалтыг ямар ч асуултгүйгээр хэлэлцэх нь сайн хэрэг.
- Хувьсгалын маргааш ажилдаа ирж, ажлын байран дахь эмх замбараагүй байдалд дургүйцсэн Керенскийн нарийн бичгийн даргын тухай домог байдаг. Энэ нь мэдээжийн хэрэг туйлын тохиолдол боловч удирдагчийн ширээн дээрх захиалга нь таны санаа зовох зүйл байх ёстой. Бичиг цаасыг эмх цэгцтэй болгох энгийн шийдэл бол даргын ширээн дээрх "Яаралтай", "Шийдвэрлэх", "Харах", "Гаах", "Гарын үсэг зурах" хавтаснууд байж болно. Эдгээр нь харилцан үйлчлэлийг хөнгөвчлөх бөгөөд таныг ширээн дээр зайлшгүй бий болох эмх замбараагүй байдлаас хамгаалах болно.
- Даргадаа "Өдөр чамаар эхэлж, чамтай хамт дуусахын тулд" зуршлыг бий болгох нь зайлшгүй юм. Түүний төлөвлөгөөг олж мэдэх, уулзалтуудыг нь сануулах, зан үйлийн стратеги боловсруулахын тулд та түүний оффис руу аль ч зочдоос эрт орох ёстой.
- Хэрэв дарга түүнийг нарийн бичгийн дарга биш, харин туслах, туслах гэж бодож байвал бүх хурал, чухал уулзалтад оролцох шаардлагатайг түүнд тайлбарла - та гэрээний талаар мэддэг байх ёстой.
- Баримт бичгийг гарын үсэг зурахын өмнө ямар асуулт гарч ирж болохыг бодож, хариултыг урьдчилан олж мэдээрэй. Даргын өрөөнд байснаас хүлээлгийн өрөөнд тэнэг байсан нь дээр.
- Даалгавраа дуусгахдаа бүү эргэлз, гэхдээ бас яарах хэрэггүй. Цэргийн хошигнолыг санаарай: "Тушаалыг биелүүлэх гэж бүү яар. Тушаал" Хадгалах! "Үргэлж дагах болно.
- Хэрэв ажилтны буруугаас та захиалгаа биелүүлээгүй бол буруутай хүнтэй хариуцлагаа хуваалцаарай. Гэхдээ - хэзээ ч шалтаг бүү хэл. Гэм буруутай байх нь нарийн бичгийн даргын үүргийн нэг хэсэг гэдгийг санаарай.
- Аливаа зочдыг биечлэн санаарай. Энэ нь даргын "аюулгүй байдлын баталгаа" бөгөөд хэрэв хүсээгүй үйлчлүүлэгч анхааруулгагүйгээр гарч ирвэл та "дайралтыг няцаах" цагтай болно. Хүмүүсийн нэрэнд мөн адил хамаарна - ямар ч хүний хувьд түүний нэр чухал ач холбогдолтой. Хэдийгээр санах боломжгүй байсан ч нэрийг нь мэдэж аваарай. Нэр, овог нэрийг өөртөө хэд хэдэн удаа хэлэхэд хэцүү байдаг. Нэрийг нь буруугаар тайлбарлаж дассан хүмүүс тэгэхгүй бол даргаа улам хүндлэх болно.
- Хэрхэн минутын мэдээллийг бичихээ мартуузай. Хэрэггүй үед нь хаяад март. Гэхдээ хэтийн төлөвийн мэдээллийг санаарай: таны бичсэн зүйл таны ой санамжаас арчигддаг.
- Мэдээлэл дамжуулахдаа аль өгүүлбэрт онцгой ач холбогдол өгөхөө бодож, санаж, ойлгомжтой байлгах хэрэгтэй.
- Та бол дэвтэр. Менежерийн хувийн огноог санаарай. Асуудалтай завгүй тэрээр өөрийн хуримаа мартсан О.Генригийн түүхээс банкирын байдалд орж магадгүй юм. Түүний тухай түүнд сануул - энэ хурим тантай хамт байхгүй байсан ч гэсэн.
За, одоо - тэдэнд зориулсан зөвлөгөө нарийн бичгийн даргыг хэн ажилд авдаг.
Нарийн бичгийн даргыг сонгохдоо нэр дэвшигчдийг шалгахаа мартуузай:
- дик, дуу авиа, аялгуу. Дарга чинь байхгүй гэж худал хэлэхээс эхлээд ууртай үйлчлүүлэгчид хариулах хүртэл хэцүү нөхцөл байдлыг санал болгож, энэ нь ямар сонсогдож байгааг сонс. Хариултын агуулгад анхаарлаа хандуулаарай - энэ нь бас чухал юм.
- стресст тэсвэртэй байдал, сайн санааны байдал. Ярилцлагын үеэр чам руу сэтгэл татам инээмсэглэдэг охин анхны зөрчилдөөн, уур хилэн, уур хилэнгээр тарчлаан зовоох эсвэл сэтгэл санаагаа муугаар илэрхийлэхэд уурлаж болно. Стресстэй нөхцөл байдалд байгаа охин шинэ хүч чадлын эх үүсвэрийг олж авбал, ажил нь илүү хэцүү байх тусмаа илүү хөгжилтэй байх тусам тэр нарийн бичгийн даргын ажилд тохиромжтой байх болно, гэхдээ та ийм нарийн бичгийн даргад ямар нэгэн зүйл байхгүй эсэхийг шалгах хэрэгтэй болно. сул зогсолт.
- бичиг үсэг . Дээд боловсролын баримт бичиг нь нэг үгэнд таван алдаатай үсэг арилахгүй гэж амласан. Хамгийн багадаа нарийн бичгийн даргын түвшинг хэд хэдэн хэлбэрээр шалгадаг, жишээлбэл: "Дээрх" - "баримт бичиг" эсвэл "баримт бичиг" үү? Хоёр дахь тест нь "Уучлаарай, та хэн рүү залгаж байна вэ?" Гэсэн асуулт юм. Хэрэв тэр "баримт бичиг" бичиж, "дуудлага" гэж хэлвэл түүнээс татгалзах нь дээр. Дахин сургах боломж бага.
Мөн өөр хэдэн зөвлөгөө:
- Гаднах төрхийг бүү хараарай - зөвлөмж, асуулгын хуудсыг хараарай. Гадаад төрхийг засч залруулж болно, оюун ухаан нь магадлал багатай.
- Нарийн бичгийн дарга, хамгийн чухал нь түүний гэр бүл, хэрэв байгаа бол тогтмол бус ажлын өдөрт бэлэн байгаа эсэхийг олж мэдээрэй. Стандартчилсан өдөр тохиролцсоны дагуу нарийн бичгийн дарга ажил дээрээ үлдэхээс өөр аргагүй нөхцөл байдал үүсч магадгүй юм. Нарийн бичгийн дарга нь бага насны хүүхдүүдэд дарамт учруулдаггүй эмэгтэй байвал илүү дээр юм: тэд өөрсдөдөө эхийн анхаарал халамж шаарддаг.
- Өргөдөл гаргагч нь нэг үйл ажиллагаанаас нөгөөд хурдан шилжихэд эвгүй байгаа эсэхийг олж мэдээрэй. Хэрэв тийм бол тэр сайн нарийн бичгийн дарга байх магадлал багатай: дарга нь яаралтай захидал бичихээс өмнө факс илгээж дуустал хүлээх хэрэгтэй болно.
- Өргөдөл гаргагч болон ирээдүйн тогооч хоёр сэтгэл зүйн хувьд хэр төстэй болохыг тодорхойлохыг хичээ. Хэрэв тэр хурдан ярьж дассан, ийм хүмүүс түүнийг уурлуулдаг, хэрэв тэр удаан, тэр бүх зүйлийг шатаах дуртай бол тэд хамтдаа ажиллахгүй.