SAD elektronický systém pro správu dokumentů 1c Enterprise. Zdarma mobilní aplikace

Shromáždili jsme 10 žetonů programu „1C: Document Management“, které jsou v klientských společnostech žádány, které denně používají a skutečně pracují. Doufáme, že pochopení toho, jak program řeší společné úkoly našich klientů, vám pomůže udělat si vlastní názor na jeho schopnosti a výhody.

Již několik let implementujeme správu dokumentů 1C: Document Management ve středních a velkých společnostech. Během této doby se nahromadily působivé statistiky projektů. Ukazuje, jak se tempo podnikání zrychluje poté, co je společnost osvobozena od papírové rutiny.

Jak ukazuje praxe, zavedení elektronické správy dokumentů pomáhá ušetřit více než polovinu času zaměstnanců pracujících s dokumenty. Podmínky schvalování dokumentů se zrychlují v průměru 2–3krát, počet úkolů, které nejsou včas dokončeny, je výrazně snížen, vyhledávání dokumentů trvá několik sekund, ne sekund, a celkově se zvyšuje efektivita řídících činností.

1. Zkrácení načasování schvalování dokumentů

Představte si typickou situaci ve společnosti - musíte se dohodnout na smlouvě. Advokát odešle dokument odpovědnému zaměstnanci. Každý dělá své vlastní úpravy. Několik verzí textu je vráceno k revizi. Poté je nové vydání odesláno k opětovnému schválení atd., Dokud všechny strany nedospějí k jednomu rozhodnutí. Takový systém vede ke zmeškání lhůt, ke ztrátě důležitých verzí textu a ke ztrátě času.

Jak bude schvalovací proces vypadat v „1C: Správa dokumentů“: zaměstnanec zahajuje úkol, aplikuje na něj potřebné dokumenty a odešle jej po stanovené trase kolegům. Pro každého účastníka v řetězci můžete určit svůj termín dokončení úkolu. Spuštěním úlohy může zaměstnanec dělat důležitější věci, pravidelně kontrolovat výsledky v systému nebo čekat na oznámení poštou. Na základě zkušeností našich klientů vám tato technika umožňuje snížit počet schvalovatelů a urychlit koordinační čas, usnadnit život a ušetřit čas manažerovi a zaměstnancům.

Obr. 1. Zahájení schvalovacího procesu

2. Sledování podnikových procesů a jejich optimalizace pomocí „1C: Workflow“

Poměrně nová funkce „1C: Workflow“, která se okamžitě stala populární ve společnostech našich zákazníků. Například, nějaký druh dohody je neustále znovu projednáván, termíny jsou porušeny. Problém může být v pracovní zátěži interpreta nebo v nesprávné šabloně dokumentu.

Jak to 1C: Správa dokumentů pomůže vyřešit? Systém zaznamenává informace o všech úkolech zaměstnanců. Vůdce může kdykoli vidět, kdo neustále zdržuje úkoly, kdo dělá většinu úkolů atd. Časem shromažďuje data program připravuje analytické zprávy se schopností je automaticky zasílat zainteresovaným stranám. To dává manažerovi příležitost identifikovat aktuální problémy a včas je odstranit, což zlepšuje procesy ve společnosti.

Obr. 2. Analytické zprávy a statistiky

3. Ovládání příchozí pošty

Pro mnoho našich klientů z velkých společností a vládních agentur je hlavním důvodem implementace „1C: Document Management“ kontrola příchozí pošty. Každý den se musí vypořádat s obrovskou masou vnější a vnitřní korespondence se zákazníky, odděleními, jednotkami. To často vede k tomu, že ne všechny papíry se dostanou k adresátovi a některé se jednoduše ztratí podél cesty a zůstanou nezodpovězeny.

Jak tento problém řeší 1C: Správa dokumentů? Systém má schopnost vést záznamy o všech příchozích dokumentech od organizací a jednotlivců. Příchozí dokumenty lze seskupovat do seznamů, například podle odesílatele nebo typu. V důsledku toho je nalezení dokumentu, jeho odeslání poštou, odeslání k provedení nebo tisku je otázkou jedné minuty.

Obr. 3. Seznam příchozích a odchozích dokumentů

4. Nastavení uživatelských práv

Podle našich zkušeností tuto funkci používají všechny společnosti bez výjimky. Například stážista byl najat organizací, je nutné omezit jeho přístup na řadu dokumentů. V 1C: Správa dokumentů je karta automaticky generována pro každý dokument, ve kterém může správce nebo správce konfigurovat přístupová práva. Tím je zaručeno, že chrání cenná firemní data před zvědavýma očima. Každý zaměstnanec uvidí pouze dokumenty, k nimž se přímo vztahuje.

Obr. 4. Práva na přístup k dokumentu

5. Řízení událostí a schůzek

Tato funkce je velmi důležitá pro ředitele velkých společností, vrcholových manažerů a vedoucích oddělení, protože tráví asi 50% svého pracovního času na mnoha schůzích. A pokud nechcete shrnout schůzku, nedistribuovat úkoly a neovládat jejich implementaci, je pravděpodobné, že kolegové jednoduše zapomenou na všechny dohody.

Použití "1C: Workflow" umožňuje zaznamenat skutečnost minulé události a sledovat implementaci rozhodnutí. Odpovědný zaměstnanec může během schůzky vypracovat protokol, zaslat pokyny kolegům a sledovat jejich implementaci. A speciální analytické zprávy v programu pomáhají vyhodnotit účast na událostech, jejich trvání a účinnost.

Obr. 5. Protokol události se seznamem pokynů v "1C: Správa dokumentů"

6. Zpráva o disciplíně výkonu

Zákazníci k nám často přicházejí s tímto problémem: zaměstnanci je svěřeno velké množství úkolů z různých zdrojů. Sběr a sledování těchto údajů může být docela obtížné, zejména ve velkých společnostech. A vůdce potřebuje spolehlivé zprávy o načasování a kvalitě úkolů.

Jak 1C: Správa dokumentů pomůže vyřešit tento problém? Všechny úkoly a dokumenty přijaté zaměstnancem ke zpracování jsou uloženy v systému. Každý dokument má lhůtu pro přípravu nebo schválení. Pomocí zpráv může manažer vyhodnotit efektivitu zaměstnanců pro různé ukazatele: dodržení termínů, úspěch, lhůty atd. Je možné vypracovat zprávy o pracovní kázni, omeškaných úkolech a sledovat pracovní dobu. To zlepší kontrolu nad zaměstnanci a zvýší jejich motivaci.

Obr. 6. Zpráva o provádění disciplíny v „1C: Správa dokumentů 8“

7. Synchronizace s „1C: ERP“

„1C: Workflow“ je často používán našimi zákazníky ve spojení s „1C: ERP“. To vám umožní efektivně automatizovat správu a účetnictví ve společnostech. Synchronizace řešení umožňuje nakonfigurovat cestu pro koordinaci dokumentů jakékoli složitosti a na různých úrovních. To ušetří čas a eliminuje potřebu přesunout se z jedné základny na druhou. Například zaměstnanec přímo z 1C: ERP může vygenerovat dokument, odeslat jej ke schválení a řídit tento proces.

Obr. 7. Seznam uživatelských úloh během synchronizace „1C: Workflow“ a „1C: ERP“

8. Projektový management

Výhodnou funkcí pro organizaci designu je řízení projektu a projektová dokumentace. Sada nástrojů obsahuje všechny informace o projektech: dokumenty, účastníky, plán, termíny atd. Můžete sledovat korespondenci projektu a sledovat provádění projektových úkolů. Systém generuje analytické údaje o průběhu projektů a umožňuje vám vytvářet zprávy.

Obr. 8. Řízení projektu v programu „1C: Správa dokumentů“

9. Elektronický podpis

Všichni zákazníci, kteří hodlají přejít na správu elektronických dokumentů, se vždy zajímají o otázku zabezpečení dat. Tento problém je řešen elektronickým podpisem v programu - moderním a spolehlivým analogem tisku právnických osob a osobního podpisu. Je vydáván certifikovanou certifikační autoritou.

Jedná se o šifrovaná data připojená k dokumentům a potvrzující jejich pravost. Podle zákona mají dokumenty s elektronickým podpisem stejnou právní sílu jako běžné papíry. Je bezpečné s ní uzavírat smlouvy, vyměňovat si dokumenty s klienty, partnery, odděleními a dodavateli.

Obr. 9. Elektronický podpis v „1C: Správa dokumentů“

10. Zdarma mobilní aplikace

Pohodlí a přínos tohoto vývoje ocenili všichni naši zákazníci. Tato aplikace umožňuje vzdáleně pracovat na úkolech a být vždy v kontaktu s podnikáním, ať už je zaměstnanec kdekoli. Kdykoli můžete číst poštu, posílat dopisy kolegům nebo klientům, koordinovat dokumenty, nastavovat a dokončovat úkoly, prohlížet si kalendář a mnoho dalšího. Služba funguje autonomně a nevyžaduje trvalé připojení k síti. K dispozici pro verze „1C: Document flow KORP“ a „1C: Document flow DGU“.

Obr. 10. Mobilní klient „1C: Správa dokumentů“

Shrnutí

S vývojem technologie je práce v kanceláři plné papírů a objemných archivů minulostí. Přechod na správu elektronických dokumentů je přirozený proces rozvoje jakéhokoli podnikání. Po mnoho let provádění programu jsme se nesetkali s klienty, kteří by vyzkoušeli „1C: Správa dokumentů“, by změnili názor a vrátili se do papírování. Zaměstnanci si rychle zvyknou na nové funkce a v důsledku toho se organizace přesune na vyšší úroveň řízení a interakce.

Školicí kurz v praxi používání 1C Document PROF v interaktivním režimu učení vám umožní získat znalosti a praktické zkušenosti s řízením kanceláře v populárním programu.

Podrobný popis studovaných témat

Program představuje 30 úkolů (verze - únor 2016) v následujících sekcích:

1. Vyplnění údajů o organizaci:

Vytváření uživatelů v systému.
- Vyplnění obecných nastavení.
- Zřídit účet pro zpracování oznámení uživatelů.
- Naplnění struktury podniku.

2. Práce s referenčními regulačními informacemi

Nastavení číslování dokumentů.
- Vytváření typů dokumentů (interních, příchozích, odchozích).
- Nastavení vztahů dokumentu podle typu.

3. Nomenklatura záležitostí

Vyplňování oddílů nomenklatury záležitostí o struktuře podniku.
- Vytvářejte nadpisy případů.

4. Práce se soubory

Vytvářejte složky souborů.
- Nastavení oprávnění ke složkám souborů.
- Vytvořit a upravit soubor. Verze
- Stáhněte si soubory automatického vyplňování šablon z disku.
- Konfigurace souborů automatického vyplňování.

5. Příprava na práci s dokumenty

Vytváření složek interních dokumentů.
- Nastavení oprávnění.
- Zadání informací o zpravodaji.
- Vytváření šablon pro automatické doplňování dokumentů.

6. Práce s dokumenty a obchodními procesy

Vytvoření a registrace interního dokumentu.
- Vytvoření dalších podrobností.
- Registrace příchozího dokumentu.
- Práce s odchozím dokumentem.
- Vytvářejte a konfigurujte odkazy na dokumenty.
- Spuštění a zpracování úkolů procesů: seznámení, koordinace, schválení, provedení.
- Použití interní korespondence jako součásti obchodního procesu.

7. Autostart obchodní procesy

Autostart obchodního procesu podle typu dokumentu.
- Zpracování úkolů procesu přezkumu pro registraci dokumentů.

8. Protokol přenosu

Registrace skutečnosti vydávání originálních dokumentů. Vracení dokumentů.

9. Práce s archivem. Zničení věcí

Registrace interního dokumentu z minulých let.
- Registrace a převod případu do archivu.
- Zničení případu podle doby použitelnosti nomenklatury případů.

Program je certifikován 1C a lze jej použít jak pro nezávislé studium schopností 1C: Document Management 8 PROF, tak pro organizaci vzdělávacího procesu v podnicích, v rekvalifikačních střediscích, střediscích odborné přípravy, vzdělávacích střediscích atd.

Program školení neposkytuje práva k používání 1C: Správa dokumentů 8.

Začněte

Vyberte možnost pro práci s programem:

Pokyny k instalaci programu do počítače

1. Nainstalujte do počítače program 1C Document Management 2.0:

Spusťte stažený soubor setup.exe
(v případě varování o nebezpečí povolte spuštění souboru);
- Postupujte podle pokynů instalačního technika.

Důležité! Program vyžaduje připojení k internetu.

3. Spusťte výukový program a vyberte infobázi

Spusťte školicí program prostřednictvím zástupce „Školicí místo“ na ploše;
- v seznamu infobáz vyberte "Workflow Document";
- spusťte 1C: Enterprise, vyberte uživatele a klikněte na OK.

Můžete také rozšířit metodickou podporu bezplatného programu,

Popis

Vlastnosti programu:

Školení v oblasti správy kanceláří a řešení problémů přímo v programu 1C;
- kontrola rozhodnutí a hlášení chybových informací;
- dostupnost osobních statistik pro řešení praktických problémů;
- schopnost prohlížet si hodnocení účastníků školení;
- technická podpora pro uživatele vzdělávacího programu;
- odkazy a přístup k učebním materiálům referenční základny ITS;
- dostupnost doporučení (tipů) k řešení praktických problémů;
- plný přístup k pokynům (s obrázky) o úkolech mezd a osobních záznamů.

Analýza dat a KPI
Rozšíření možností programu „1C: Document flow CORP“ \u200b\u200ba dalších programů

Analýza obchodních procesů, úkolů a dokumentů ze základny „1C: Správa dokumentů“ a dalších. Konsolidované výkaznictví.

Vytváření a sledování komplexních indikátorů KPI na základě informací z různých databází „1C: Enterprise 8“

Individuální nastavení

Uživatelská plocha

Pro každého uživatele v programu můžete nakonfigurovat samostatnou plochu, která poskytuje rychlý přístup ke všem potřebným dokumentům, seznamům, zprávám atd. Níže jsou uvedeny příklady přizpůsobených stolních počítačů určených pro zaměstnance se specifickou rolí. Přístup zaměstnance k údajům je omezen právy stanovenými pro jeho roli.

Sekretářský stůl

Tajemník organizace pracuje se seznamem svých úkolů, provádí korespondenci, edituje dokumenty. Na ploše je panel oblíbených položek pro rychlý přístup k často používaným datům - informace o zaměstnancích, seznam užitečných telefonů, doporučení pro psaní odchozích dopisů atd.

Vedoucí oddělení

Vedoucí projektové kanceláře pracuje se seznamem svých úkolů, zpracovává projektovou dokumentaci. Na ploše je panel oblíbených položek pro rychlý přístup k často používaným datům a fulltextový vyhledávací panel k nalezení požadovaných informací.

Ředitelský stůl

Režisér pracuje se seznamem svých úkolů a obrací se na panel oblíbených položek, aby získal rychlý přístup k požadovaným údajům - zprávy o nákladech na pracovní dobu, informace o prováděné disciplíně atd.

Přístupová práva

Přístupová práva uživatelů určuje správce nebo uživatel s příslušným oprávněním. Přístupová práva k souborům jsou konfigurována složkami pro uživatele a skupiny, přičemž se bere v úvahu dědičnost práv nadřazené složky. Můžete nastavit permisivní a zákazová práva.

Přístupová práva k interním dokumentům

Práva jsou nastavena podle složek a typů interních dokumentů. Nastavení pro složky dokumentů je podobné nastavení pro složky souborů: můžete nastavit permisivní a odepírací práva, specifikovat práva pro uživatele a skupiny, s přihlédnutím k dědičnosti práv nadřazené složky.

U typu interních dokumentů jsou práva konfigurována prostřednictvím přístupových skupin pro uživatele i skupiny uživatelů. Přístupová práva k interním dokumentům se převádějí do přiložených souborů a jejich verzí.

Přístupová práva k příchozím a odchozím dokumentům

Práva jsou konfigurována prostřednictvím přístupových skupin s přihlédnutím k následujícím podrobnostem dokumentu:

Druh dokumentu
Přístupový panel
Korešpondent (skupina korespondenta pro přístup)

Práva lze zadat jak pro uživatele, tak pro skupiny uživatelů. Příchozí a odchozí dokumenty přenášejí přístupová práva k souborům, které jsou k nim připojeny, a jejich verzím.

Přístupová práva k podnikovým procesům a úkolům

Přístupová práva k podnikovým procesům a úkolům mají:

všichni účastníci obchodního procesu (pouze pro čtení)

vykonavatel úkolů (změna jeho úkolu)

liniové manažery účastníků obchodních procesů (pouze pro čtení)

Role Kontrolní úkoly a obchodní procesy má všechna práva na všechny obchodní procesy a úkoly.

Nahlásit oprávnění

Běžní zaměstnanci mohou pracovat pouze se svými zprávami. Vedoucí oddělení má právo prohlížet všechny denní zprávy o zaměstnancích jeho jednotky.

Role Sledování denních zpráv dává úplná práva na všechny denní zprávy všech zaměstnanců.

Přístupová práva k jiným údajům

Přístup k jiným datům v závislosti na datech a uživatelských rolích je omezen:

korespondentské přístupové skupiny
přístupové skupiny pro jednotlivce
typy dokumentů
složky souborů a dokumentů
supi

Cíle a cíle projektu

Chcete-li zvýšit transparentnost schvalování dokumentů, převeďte tento proces do elektronické podoby
Vytvořte systém řízení úlohy
Centralizace ukládání elektronických dokumentů
Možnost kolektivní práce na dokumentech

Výsledky projektu

Čas vyjednávání dohody se zkrátil
Žádné riziko ztráty dokumentů
Vylepšená disciplína výkonu sledováním úkolů a regulací procesů pracovního postupu

Informace o zákazníkovi

Setera Group of Companies je multidisciplinární holdingová společnost pokrývající společnosti v různých průmyslových odvětvích.

Mezi největší společnosti patřící do holdingu: LLC DEZ Kalininsky District je jednou z největších správcovských společností v Čeljabinsku; Rodinné středisko "Cliff"; LLC "Diverzifikované bydlení a komunální sdružení - 2".

Cíle a cíle projektu

Struktura podnikové dokumentace;
Automatizovat práci se smlouvami;
Zvýšit spolehlivost a kvalitu účetnictví pro příchozí a odchozí dokumentaci.

Výsledky projektu

Výrazně zvýšila účinnost řízení toku dokumentů;
Ztráty smluv a další dokumenty jsou vyloučeny;
Podmínky pro vytváření a zpracování smluv byly sníženy;
Výměna dokumentů mezi odděleními byla optimalizována, což vedlo ke zvýšení produktivity zaměstnanců.

Informace o zákazníkovi

Společnost "Yuzhuralavtoban" více než dvě desetiletí zabývající se výstavbou silnic v Čeljabinsku, včetně regionálního centra, a také poskytuje služby pro údržbu a opravy silnic. Kromě toho společnost staví a udržuje mosty a další umělé struktury. V roce 2015 společnost dokončila pokládku, opravy a restaurování více než 100 km. dálnice. V roce 2016 bylo uvedeno do provozu dalších 75 km. drahá.

Cíle a cíle projektu

Zrychlení práce s podnikovou dokumentací;
Poskytování kontroly nad koordinací;
Eliminace chyb souvisejících s lidským faktorem.

Výsledky projektu

Všechny operace s dokumenty jsou výrazně urychleny: tvorba, koordinace, vyhledávání a archivace;
Vyloučené chyby související s lidským faktorem;
Byla zavedena spolehlivá kontrola postupu koordinace a načasování jejího provádění bylo zkráceno;
Byly vytvořeny nástroje pro hodnocení výkonové kázně.

Informace o zákazníkovi

Medservice je moderní komplex zlepšující zdraví, který se nachází ve městě Salavat. Je to jedno z největších lékařských center v Baškirtostánu. 24hodinová nemocnice s 310 lůžky přijímá pacienty terapeutických, chirurgických, traumatologických, gynekologických, neurologických a urologických. K dispozici je také denní nemocnice s 27 lůžky. Kromě toho má středisko dětské oddělení, oddělení estetické medicíny a kosmetologie, oddělení rehabilitační léčby a rehabilitace, stomatologie a další. Ambulance je primárním článkem s kapacitou 1 200 návštěv denně, kde můžete vyhledat lékařskou pomoc a vyhledat radu a léčbu od 15 terapeutů a 33 kvalifikovaných specialistů s úzkým zaměřením (ORL, optometrista, endokrinolog atd.).

Cíle a cíle projektu

Hlavním cílem projektu bylo zvýšit efektivitu pracovního postupu společnosti. K tomu bylo nutné:

Vytvoření jediného úložiště elektronických dokumentů;
Optimalizovat procesy interakce mezi odděleními a způsoby schvalování dokumentů;
Urychlete práci s dokumentací a vyhledejte potřebné dokumenty.

Výsledky projektu

Díky centralizovanému ukládání dokumentů se doba vyhledávání potřebných dat zkracuje na několik minut;
Koordinace dokumentů a další práce s dokumenty se stala pro zaměstnance podniku transparentní, práce na dokumentech se více strukturovala;
Posílená kontrola výkonné disciplíny;
Zlepšila účinnost interakce mezi obchodními jednotkami.

Informace o zákazníkovi

Agroholding Ravis působí v Čeljabinsku od roku 1981 a dnes je jedním z lídrů v produkci drůbežího masa ve federální čtvrti Ural. Zemědělský podnik sdružuje 10 zemědělských podniků zabývajících se výrobou krmiv, výrobou a zpracováním brojlerů, vepřového a hovězího masa.

Společnost ročně produkuje 100 000 tun drůbežího masa, více než 20 000 tun mléka, více než 1 500 tun vepřového masa a 65 000 000 násadových vajec ročně, více než 100 000 tun zrna a 160 000 tun vlastního krmiva.

Společnost prodává produkty prostřednictvím sítě firemních prodejen, která zahrnuje asi 300 prodejen. Sortiment ochranné známky Ravis zahrnuje více než 200 druhů produktů.

Cíle a cíle projektu

Hlavním cílem projektu bylo zvýšit efektivitu pracovního postupu skupiny společností. K tomu bylo nutné:

Zvýšit kontrolu nad činnostmi skupinových podniků;
Eliminujte ztrátu dokumentů, zrychlete vyhledávání a minimalizujte negativní dopad lidského faktoru;
Snížit podmínky dohody;
Zvýšit výkonnou kázeň posílením kontroly nad prováděním úkolů, a to i v rámci projektových činností.

Výsledky projektu

Použití společné databáze pracovních toků umožnilo vytvoření jednotných středisek služeb pro všechny podniky skupiny: oddělení smluvní práce, finanční a ekonomická služba, bezpečnostní služba, stavební dozor, nákup a logistika;
Ztráta papírových dokumentů je zcela eliminována, vyhledávání nezbytných souborů v jednom úložišti je výrazně urychleno;
Podmínky uzavírání smluv jsou zkráceny na 3-5 pracovních dnů;
Automatická kontrola nad prováděním usnesení prostřednictvím dopisů, kontrola nad prováděním zápisů ze schůzí, pokyny vedoucích pracovníků;
Vyloučené případy schválení dokumentů bez řádného schválení;
Díky automatickému ověřování lhůt pro úkoly a posílení kontroly se zvýšila úroveň výkonné disciplíny v podnicích. Počet včasných a plně provedených příkazů vzrostl z 80-85% na 95%.

Informace o zákazníkovi

Skupina společností KONAR byla založena v roce 1991. Průmyslová skupina zahrnuje 9 podniků ve třech regionech Ruské federace, které se zabývají vývojem, návrhem a integrovanou podporou plynárenského, ropného a petrochemického průmyslu. Od května 2005 je systém managementu kvality mateřské společnosti KONAR JSC certifikován v souladu s požadavky MS ISO 9001: 2008.

V současné době průmyslová skupina zahrnuje:

KONAR JSC - výroba potrubních dílů, výroba ventilů do průměru potrubí 1200 mm; výroba podpěr pro ropovody, strojírenství.
KONAR LLC - výroba hlavních šoupátek.
BVK LLC - slévárna vyrábějící produkty kloubů s hmotností až 25 tun / ks, společně s Chividale Spa.
LLC Stankomash - závod na výrobu fontánových armatur pro výrobu oleje, výrobu speciálních produktů;
VEBB LLC je stavební a instalační organizace.
Energotechservice LLC - údržba infrastruktury;
Industrial Park Stankomash LLC je správcovská společnost poskytující celou řadu služeb, území a průmyslové infrastruktury pro umístění a rozvoj výrobních podniků.
JV Konar - Chimolai LLC - společný podnik s lázněmi Chimolai (Itálie) pro výrobu komplexních kovových konstrukcí.
JSC "ESCON" - výroba kovových konstrukcí.

Softwarový produkt „1C: Document Management 8“ je nástupcem softwarového produktu „1C: Archive 3“, který se používá ve stovkách organizací, podniků a institucí více než 10 let a je určen k automatizaci pracovního toku podniku.

"1C: Správa dokumentů 8" umožňuje:

Zefektivnit práci zaměstnanců s dokumenty, eliminovat možnost ztráty verzí nebo protínání fragmentů během práce;

Snížit čas potřebný k vyhledávání informací a celkovou dobu kolektivního zpracování dokumentů;

Zlepšit kvalitu hotového materiálu (projekty, dokumentace atd.) Vyřešením velkého množství kontroverzních otázek a zefektivněním práce uživatelů.

Pokud jde o náklady na systém, liší se také v závislosti na mnoha parametrech:

Tabulka 2.5. Ceny za dodávku EDMS "1C: Správa dokumentů 8"

Počet pracovních míst	Celkové náklady na program
Počet pracovních míst
30–50 (10 aktivních uživatelů)
300–500 (100 aktivních uživatelů)
1 000 - 2 000 (400 aktivních uživatelů)
3000–5000 (1 000 aktivních uživatelů)

Srovnávací tabulka elektronických systémů pro správu dokumentů

Při porovnání systémů elektronické správy dokumentů byla sestavena tabulka výhod funkčnosti dříve zvažovaných systémů:

Tabulka 2.6. Srovnávací tabulka elektronických systémů pro správu dokumentů

Název EDMS				E1 Eufraty
Dostupnost webového klienta		Prodává se samostatně (1 b.)
Správa smluv		Zakoupí se samostatně (1 b.)	Zakoupí se samostatně (1 b.)
Řízení práce	Pouze v pokročilé verzi (1 b.)
Integrace s jinými systémy		Zakoupí se samostatně (1 b.)
Udržování zákaznické základny	Funkce není deklarována (0 b.)	Funkce není deklarována (0 b.)	Zakoupí se samostatně (1 b.)
Rozpoznávání dokumentů	Zakoupí se samostatně (1 b.)	Zakoupí se samostatně (1 b.)	Zakoupí se samostatně (1 b.)
Celkové skóre

Přehled elektronického systému správy dokumentůDirectum.

Obecný popis systému

Systém Directum je podnikový elektronický systém správy dokumentů, který zjednodušuje práci s velkým tokem dokumentů. Directum EDMS je zaměřen na zvýšení efektivity všech zaměstnanců organizace v různých oblastech jejich společných aktivit.

Provoz elektronického systému pro správu dokumentů Directum závisí především na konfiguraci, kterou si zákazník zvolí. Dodávka může zahrnovat devět modulů, které implementují funkce elektronické správy dokumentů a správy interakcí, jakož i nástroje, které rozšiřují možnosti jejich použití. Těmito nástroji jsou moduly, jako například: modul pro správu elektronických dokumentů, modul pro řízení obchodních procesů, administrativní modul, modul pro oběh občanů a organizací, modul pro správu interakce s klienty, modul pro správu smluv, modul pro správu schůzek a schůzek, modul pro správu výkonu, integrační modul se systémy pro výměnu dokumentů.

Základní moduly systému jsou moduly pro správu elektronických dokumentů a řízení obchodních procesů. Zbývající moduly jsou další moduly systému, které vám umožňují rozšířit funkčnost systému.

Directum EDMS je také vybaven dalšími funkcemi, které otevírají velké příležitosti a pomáhají zjednodušit práci s ním. Například technologie rychlé identifikace, která vám umožňuje vkládat čárový kód na dokumenty, abyste k nim měli v budoucnu rychlý přístup.

Kromě toho je Directum EDMS integrován do aplikací Microsoft Office, to znamená, že je možné se systémem komunikovat přímo z aplikací MS Office.

Directum EDMS je také vybaven webovým přístupem. To znamená, že uživatelé systému mají možnost přístupu k systémovým datům Directum pomocí webového prohlížeče.

Dalším užitečným doplňkovým nástrojem je vývojový nástroj IS-Builder zaměřený na předmět. Tento nástroj umožňuje vytvářet a upravovat systémové komponenty vizuální úpravou jejich forem a výpočtů nastavení ve vestavěném jazyce ISBL. Účelem tohoto jazyka je přizpůsobit systém potřebám konkrétního podniku programátory tohoto podniku.

Nástroj jako služba zadávání dokumentů umožňuje automatické zadávání dokumentů přijatých z různých zdrojů do systému DIRECTUM (skenery, multifunkční zařízení, systém souborů, faxy, e-mail).

Directum má také službu převodu dokumentů. Umožňuje převádět dokument do HTML, PDF a vícestránkového TIFF pro různé akce uživatelů s dokumenty. Například při exportu dokumentů ze systému.

Directum také poskytuje integraci s 1C: Enterprise 8 * a Dynamics AX *.

Přehled systémových modulů.

Strukturálně jsou systémové moduly sady komponent různých typů. Komponenty mají charakteristické rozhraní a datové sady definované jejich účelem.

Přehled základních modulů

Tato tabulka poskytuje přehled základních modulů systému:

Tabulka 2.7. Základní moduly EDMS Directum

Přehled doplňkových modulů

Tato tabulka poskytuje přehled dalších modulů, které rozšiřují funkčnost systému:

Tabulka 2.8. Další moduly EDMS Directum

Jméno	Stručný popis
1. Kancelář	Modul je určen pro sekretáře a úředníky, usnadňující provádění rutinních operací při práci s papírovými dokumenty, vyhledávání dokumentů a odesílání objednávek do práce.
2. Odvolání občanů a organizací	To vám umožňuje organizovat práci s odvoláním občanů a organizací v souladu s federálním zákonem č. 59 „O postupu při posuzování odvolání občanů Ruské federace“ ve státních organizacích a velkých podnicích.
3. Řízení vztahů se zákazníky	Umožňuje udržovat jedinou zákaznickou základnu společnosti, brát v úvahu všechny kontakty a marketingové aktivity.
4. Správa smluv	Organizace registračního procesu, schvalování smluv a dalších smluvních dokumentů, provozní práce s nimi (vyhledávání, analýza, úpravy atd.), Jakož i sledování průběhu smluvního procesu.
5. Řízení schůzek a schůzek	Modul podporuje setkání celého životního cyklu, od přípravy a vedení ke koordinaci protokolu a sledování provádění rozhodnutí.
6.Správa ukazatelů výkonu	Umožňuje provádět provozní kontrolu a analýzu obchodních procesů podniku podle klíčových ukazatelů výkonu.

Při psaní závěrečné kvalifikační práce bude zvláštní pozornost věnována pouze dalšímu modulu - jedná se o modul „Kancelář“. To je způsobeno tím, že tento modul umožňuje vést registrační deník, nomenklaturu záležitostí a umožňuje vyplňovat ALAC (registrační a kontrolní karty), pomocí kterých bude možné v budoucnu generovat zprávy o práci podniku, a také práce s pokyny je v tomto modulu implementována. Tyto funkce byly nezbytné pro implementaci interní správy dokumentů společnosti.

Podrobněji zvažte funkčnost tohoto modulu.

Kancelářský modul

Práce kancléřského modulu úzce souvisí s prací ostatních modulů Directum EDMS.

V mnoha organizacích spočívá hlavní zátěž při sledování provádění pokynů nebo zajišťování pracovního postupu v papírové podobě u administrativních služeb podniku. Pro tyto služby byl vyvinut modul „Office“.

Výměna dokumentů je automatizována v souladu se standardem Dokumentace Guild of Managers „Interakce automatizačních systémů pro dokumentární podporu správy“.

Tento modul se používá k automatizaci práce s oficiálními papírovými dokumenty, například s příkazy k hlavní činnosti, příchozími a odchozími dopisy, požadavky, pokyny atd.

Práce s takovými dokumenty nelze plně převést do elektronické podoby, jako je většina právně závazných dokumentů musí být podle zákona v papírové podobě.

Mnoho organizací si zároveň vyměňuje elektronické zprávy a dokumenty, které jsou považovány za „úřední“ na stejné úrovni jako papírové dokumenty, a proto podléhají registraci, přijímání usnesení atd.

Modul usnadňuje zpracování papírových dokumentů a umožňuje vám automaticky vyměňovat elektronické dokumenty mezi organizacemi.

Zpracování papírových dokumentů je prováděno v souladu s požadavky GSDOU (Státního systému dokumentace podpory řízení), na kterém je založena tradiční ruská technologie kancelářské práce.

Modul Kancelář poskytuje:

jediná registrace všech příchozích, odchozích a interních dokumentů pomocí registračních a kontrolních karet (dále jen RKK);

registrace umístění papírového dokumentu v jakékoli fázi jeho životního cyklu.

sledování včasného provádění pokynů, usnesení a pokynů vedení;

odpis dokumentů v případě v souladu s nomenklaturou záležitostí přijatou organizací;

rychlé vyhledávání informací o dostupnosti, stavu a pohybu papírových dokumentů v systému;

získávání standardních formulářů a časopisů, jakož i statistických zpráv o pracovním postupu organizace.