Как рассчитать нагрузку на отдел кадров. На какой штат нужен кадровик. Как рассчитать нагрузку на отдел кадров Сколько сотрудников ведет один кадровик
Такое право им предоставлено пунктом 2 Указа Президента РФ от 15 ноября 1991 г. N 211 “О повышении заработной платы работников бюджетных организаций и учреждений“. В определении Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 18 мая 2004 г. N КАС04-198 указано, что данное предписание Указа не противоречит действующему законодательству. Однако с 1 декабря 2008 года действует новая система оплаты труда. Она предусматривает, что если выделенных бюджетных ассигнований недостаточно, то необходимо сформировать новое штатное расписание, в котором нужно привести количество должностей в соответствие с выделенными бюджетными лимитами (более подробно об этом написано в статье “Изменения в системе оплаты труда“, N 11/2008, стр. 6).
Ставка кадровика
При определении норм труда на предприятии, как правило, используются соответствующие типовые нормы труда. Таким образом, нормы труда для кадровиков, работодатель может установить самостоятельно. Однако при этом ему необходимо учитывать мнение работников.
Внимание
Нормы труда для таких специалистов необходимо определить, учитывая достигнутый уровень техники, технологии, организации производства и труда. В качестве основы для определения норм труда, рекомендуем использовать соответствующую типовую норму. При расчете численности сотрудников кадровой службы работодатель может использовать Межотраслевые укрупненные нормативы времени, утвержденные постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г.
№ 78. В настоящее время этот документ носит информационно-рекомендательный характер и может применяться работодателями в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ (см. приложение к ответу ниже).
Какое должно быть количество работников, ведущих кадровый учет?
Такое право им предоставлено пунктом 2 Указа Президента РФ от 15 ноября 1991 г. N 211 «О повышении заработной платы работников бюджетных организаций и учреждений». В определении Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 18 мая 2004 г.
N КАС04-198 указано, что данное предписание Указа не противоречит действующему законодательству. Однако с 1 декабря 2008 года действует новая система оплаты труда. Она предусматривает, что если выделенных бюджетных ассигнований недостаточно, то необходимо сформировать новое штатное расписание, в котором нужно привести количество должностей в соответствие с выделенными бюджетными лимитами (более подробно об этом написано в статье «Изменения в системе оплаты труда», N 11/2008, стр.
6). Н.В. Данилова, А.В. Голованов, эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ 1 декабря 2008 г.
Численность сотрудников на 1 кадровика
Вид выполняемых операций Единица измерения объема работ Номер норматива согласно Межотраслевым укрупненным нормативам времени, утвержденным постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78 Норматив времени на единицу измерения, Топi, чел. – ч Нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, Нврi, чел. – ч Объем работ за год, Vi Трудоемкость нормируемых работ, Тi, чел. – ч 1. Оформление документов при приеме на работу рабочих Один сотрудник норматив 1 таблицы 1 0,46 0,50 30 15 2. Оформление документов при приеме на работу ИТР Один сотрудник норматив 2 таблицы 1 0,74 0,80 20 16 3.
Оформление документов при увольнении сотрудника Один сотрудник норматив 1 таблицы 2 0,39 0,42 45 18,9 4. Оформление документов сотруднику, уходящему на пенсию Один сотрудник норматив 1 таблицы 21 3,3 3,56 20 71,2 5.
Голосование:
При этом работникам гарантируется соответствующее государственное содействие. Одним из проявлений соответствующего государственного содействия является разработка и установление для однородных работ типовых (межотраслевых, отраслевых, профессиональных и иных) норм труда. Типовые нормы труда устанавливаются соответствующим органом государственной власти (Минтрудом, Минздравсоцразвития и т.п.).
Важно
Такое правило установлено статьёй 161 Трудового кодекса РФ. Обращаю Ваше внимание, что соответствующие типовые нормы труда не являются обязательными для применения и носят лишь рекомендательный характер. Конкретные нормы труда для работников (нормы выработки, времени, нормативы численности и другие нормы), устанавливаются на локальном уровне работодателем по договорённости с представительным органом работников, в соответствии с достигнутым уровнем техники, технологии, организации производства и труда.
Для этого вам будет необходимо сделать фотографии рабочего времени или хронометраж. В дальнейшем полученную этим путем информацию можно использовать для расчетов и введения в вашей организации местных нормативов труда. Словарь кадровика Хронометраж изучение затрат рабочего времени на выполнение повторяющихся элементов трудовых операций путем замеров их продолжительности и анализа условий их выполнения.
Фотография рабочего дня изучение путем наблюдения и измерения всех без исключения затрат времени на протяжении полного рабочего дня или определенной его части. Затем, исходя из установленных затрат времени, вам необходимо будет рассчитать трудоемкость всех работ. Для этого надо вычислить трудоемкость каждого вида работ, а затем их просуммировать.
При проведении расчетов вы должны решить, какой промежуток времени вы возьмете за расчетный. Обычно специалисты ориентируются на годовой период.
При какой численности вводится ставка отдела кадров
БЮДЖЕТНЫЙ УЧЕТБУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТБЮДЖЕТНАЯ ОТЧЕТНОСТЬЗАКОНЫ И ПРАКТИКАПРОЧИЕ МАТЕРИАЛЫ Численность штатных работников в муниципальном учреждении составляет 35 человек. Можем ли мы ввести в штат новую должность, например специалиста по кадрам, начальника отдела кадров? Или численность работников в данном случае особой роли не играет? В силу статьи 8 Трудового кодекса работодатели наделены правом принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. Таким локальным нормативным актом является, в частности, штатное расписание. Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации (постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г.
При этом определено, что работникам гарантируются государственное содействие системной организации нормирования труда и применение систем нормирования труда, определяемых работодателем с учетом мнения представительного органа работников или устанавливаемых коллективным договором (ст. 159 ТК РФ). Под нормированием труда понимается установление норм выработки, времени, нормативы численности и другие нормы. То есть, нормирование труда позволит определить количество работников необходимое для выполнения тех или иных функций.
В том числе, с помощью нормирования труда может быть определено количество кадровиков. Нормирование труда работников определяются работодателем с учетом мнения представительного органа работников или коллективным договором. То есть и в том и в другом случае определение норм труда работников устанавливается по договорённости между работником и работодателем.
Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков. Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное — у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др. Также для Вас чат кадровиков Отписаться от сообщений с форума Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума.
Работникам гарантировано государственное содействие системой организации нормирования труда и применение определяемых работодателем систем нормирования труда с учетом мнения представительного органа работников или устанавливаемых коллективным договором**. * Статьи 162, 163 ТК РФ. ** Статья 159 ТК РФ. С чего начать? Прежде всего надо составить перечень всех видов работ, которые выполняет ваша кадровая служба. Этот перечень должен быть составлен как можно более полно, ведь именно от этого зависит, насколько точными окажутся последующие расчеты.
Затем необходимо провести сравнительный анализ вашего списка с видами работ, вошедшими в списки установленных нормативов. Затраты времени на выполнение кадровых операций, которые вошли в списки, вы рассчитаете с помощью установленных нормативов, а те, что в списке не отражены, придется рассчитывать самостоятельно.
Оформление документов при увольнении (служащих) Одинработник(служащий) 3.2табл. 2п. 1 0,39 0,42 49 20,6 3 Выписка новой трудовой книжки или вкладыша к ней Однакнижка 3.3.1табл. 3п. 1 0,11 0,11 14 1,54 4 Выписка дубликата трудовой книжки Одиндубликат 3.3.1табл. 3п. 2 0,27 0,3 2 0,6 5 Внесение записей в трудовую книжку Одназапись 3.3.2табл. 4 0,07 0,8 75 60 6 Снятие копии трудовой книжки Однакопия 3.3.3табл. 5п. 6 0,62 0,67 15 10 7 Оформление перевода Одинработник 3.4.1табл. 6 0,38 0,41 28 11,48 8 Составление и корректировка графика отпусков Одинработник 3.4.4табл. 9 0,1 0,11 5 0,55 9 Оформление отпуска Одинработник 3.4.6табл. 10 0,11 0,12 30 3,6 10 Ведение личных карточек Одинработник 3.4.6табл. 11п. 1 0,08 0,09 60 5,4 11 Оформление листка нетрудо-способности Одинлисток 3.4.8табл. 13 0,05 0,05 40 2 12 Оформление взысканий Одно офор-мление 3.4.11табл.
12 октября – День кадрового работника в России. Сегодня чествуем кадровиков и читаем о том, как непросто (зато весело!) живется представителям этой профессии. Любопытно, что частенько обязанности наших героев выходят за рамки привычных представлений о профессии и представляют собой полноценный HR-функционал.
Зюзина Елена, ведущий специалист по кадрам торговой площадки otc.ru: «Начинается мое утро с пробежки. После пробежки иду будить весь дом. За небольшой промежуток времени нужно успеть все: покормить живность (котопса), собрать и отвести сына в школу, успеть на работу.
Я работаю в компании, у которой есть региональные отделения по всей России. Из-за разницы во времени многие регионы начинают рабочий день раньше, чем я в Москве. Поэтому я знаю, что с утра меня уже ждет большое количество писем и вопросов от сотрудников в электронной почте и в скайпе.
Так, что тут у нас… О, 25 запросов справок с места работы и копий трудовых книжек! Да ерунда:) И нужны сканы, заверенные вот прямо сейчас, потому что рабочий день у регионов уже скоро заканчивается, а «мне в банк идти после работы, ну пожалуйста». Сейчас все будет!
Пока делаю справки и копии трудовых книжек, параллельно общаюсь с проходящими мимо сотрудниками.
Ну вот, уже 11 часов. Прием нового сотрудника. Встречаю, оформляю, провожу по офису, показываю, что и где.
Пока гуляла по офису с новым коллегой, на столе накопились заявления на отпуска. Считаю дни отпуска, смотрю календарь. Ну вот, завтра день выплаты зарплаты. Это значит, что мне нужно все провести и закрыть к зарплате – проверить все отсутствия, неявки, больничные по табелю, оформить все приказы на работу в выходной день.
Пока проверяю табель, вспоминаю, что завтра нужно перевести заместителя руководителя Петрова Ивана Иваныча на должность руководителя. Значит, сегодня еще нужно успеть подготовить изменения в штатном расписании и документы для Иваныча на подпись.
И тут телефонный звонок: «Добрый день, подтвердите, пожалуйста, занятость сотрудника». Подтвержу, конечно. Только про зарплату не спрашивайте, не имею права давать такую информацию.
Ну вот, вроде со всеми текущими вопросами разобралась. Попробую сделать что-нибудь несрочное: скоро нужно в правила внутреннего трудового распорядка вносить изменения. Сижу, формулирую, и тут: «Привет, я хочу уволиться». Ну что ж, печально, конечно, но образец заявления на увольнение я предоставить обязана. Заявление написали, а время уже 17:00. Последний час перед концом рабочего дня – самый спокойный. Поток желающих отправиться в отпуск, оформиться на работу, уволиться и перевестись идет на спад. Можно сделать что-нибудь несрочное, но полезное для работы – разобрать документы в папке, навести порядок.
Вечером бегу в школу за сыном, делаем уроки. А завтра с утра снова начну мою веселую жизнь кадровика».
Наталья Базарова, эксперт по кадровому администрированию АО «ЭР-Телеком Холдинг»: «У меня с детства в голове была картинка – кто такой кадровик. Мне представлялась тетенька, которая сидит на сейфе с документами и трудовыми книжками. Сегодня я занимаюсь кадровым администрированием в крупной федеральной компании и вижу, что все совсем не так.
Кадровик – это в первую очередь не документы, а общение с людьми. Ко мне приходят с самыми разными вопросами – отпуска, переводы, выплаты, поощрения и наказания… Все мы люди, все – разные. И я стараюсь принять и понять каждого, разделяю с ним его опасения и надежды, печали и радости.
Так я и планирую рабочее время: утром веду прием сотрудников по кадровым вопросам, затем работа с документами – отчетность, кадровое администрирование, взаимодействие с государственными органами. Но фактически весь рабочий день продолжаются коммуникации с сотрудниками – консультации, поддержка, поиск возможных решений в рамках закона, которые максимально устроили бы и компанию, и людей.
Наверное, нет больше такого подразделения в компании, которое постоянно взаимодействовало бы со всеми другими направлениями. Конечно, случаются и сложные, нестандартные ситуации. В таких случаях планируем вовлечение руководства, представителей различных служб компании, и в моем рабочем графике появляются новые встречи и совещания.
Мы должны быть всегда на шаг впереди. Поэтому в своем рабочем дне всегда находим время на изучения изменений в законодательстве и нормативных актах (Трудовой кодекс – наше все!), делимся знаниями с коллегами.
Конечно, есть и бумажная работа, но в «ЭР-Телеком» ее количество минимально, в рамках требований законодательства. Это стало возможным благодаря автоматизации. Мы не замыкаемся в себе, и если видим еще процессы, которые можно сделать цифровыми, внедряем это. Поэтому в течение рабочего дня с нашими IT-службами я тоже в тесном контакте.
Так и проходит мой день: общение с людьми, работа с документами, общение с людьми, работа в информационных системах, общение с людьми, изучение новых практик и норм – и снова общение с людьми. И мне это нравится».
Анастасия Бамбурова, руководитель департамента управления персоналом АН «БОН ТОН»: «Все самое интересное начинается в понедельник. Кто сказал, что интенсивность работы должна повышаться постепенно? Наоборот, первый день недели готовит к боевому настроению. В очередь выстраиваются новые задачи. И все дела, запланированные заранее, обретают новый порядок.
Очередной понедельник подтвердил эту аксиому. Уже первые минуты утра подготовили «легкую» встряску. Позвонил сотрудник, который буквально пару дней назад устроился на работу, и сообщил: «Я увольняюсь». Первые мысли: «Что случилось? Почему такое стремительное решение?». Коллектив дружный, все профессионалы, поэтому грешить на команду точно не хотелось. Однако в процессе разговора выяснилось, что дело совсем не в людях. Сотрудник, к сожалению, не рассчитал свои силы. Сложности, связанные с дорогой до офиса, все-таки оказались критичными и «перекрыли» все достоинства новой работы. Мы, конечно, обговаривали данную проблематику, но минусы в теории и на практике – абсолютно разные вещи.
Про себя думаю: «Еще не успела дойти до офиса, как уже увольнение. Чем же еще порадует понедельник?». Подхожу к рабочему месту, мысленно настраиваюсь на чашечку кофе и решение текущих задач строго по плану. Но ситуация складывается в соответствии с афоризмом «успех чаще всего достается не тому, кто все старается спланировать заранее, а тому, кто умеет использовать каждый удобный случай».
Ровно через пять минут после начала рабочего дня обращается сотрудник со словами: «Мне нужен отпуск». Не вопрос. Достаточно написать заявление и через две недели, согласно стандартной процедуре по закону, идти отдыхать. «Мне нужно срочно, с пятницы», – конкретизирует сотрудник. Откуда же спешка? Оказывается, возникли проблемы в семье, и нужно уехать в другой город. Я обязана войти в ситуацию сотрудника и постараться найти выход из проблемы, учитывая интересы обеих сторон – и компании, и самого работника. Задачу мы решили, отпуск согласовали, бухгалтерия предупреждена. Остается попить кофе. Однако не все так просто.
Следующие пятиминутки можно описать как поочередное «паломничество» руководителей в кабинет с диалогами «все пропало» и «что делать?».
День, конечно, был изначально расписан по пунктам. Однако график дел не должен быть закостеневшей конструкцией. Всегда находится место для более важной задачи, требующей решения «здесь и сейчас».
Навык тайм-менеждмента – один из основных в работе кадровика. Расставив приоритеты, я приступила к решению ключевых вопросов и справилась с плотным потоком дел. Замены найдены, зарплата начислена, проблемы сотрудников решены, так что день прошел продуктивно.
Пусть бывает сложно, ответственно и с накалом, но я всегда в тонусе, с улыбкой и оптимистичным настроением».
В.В. Юрашев ,
доцент МГИЭМ,
ФИЗТЕХ
к.ф.-м. н.
В редакцию журнала не перестают приходить письма, в которых офис-менеджеры, бухгалтеры и секретари небольших компаний интересуются, до какого числа должен вырасти штат организации, чтобы руководство ввело отдельную штатную единицу - инспектора по кадрам? Инспекторы по кадрам спрашивают, как убедить руководство организации, что они не успевают выполнять все новые и новые работы, которые на них возлагаются с изменением трудового, социального и пенсионного законодательства? Генеральные директора выясняют, сколько кадровиков необходимо, чтобы обеспечить функционирование организации?
Редакция решила не ограничиваться индивидуальными консультациями и обратилась с просьбой к математику, который с помощью сухих цифр и строгих формул попытался найти аргументы для руководителей организаций, зачастую необоснованно экономящих на инспекторах по кадрам.
Основным документом, используемым для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также для обоснования необходимой численности работников, занятых этими работами, до сегодняшнего дня остаются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров<*>, утвержденные постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78. Срок действия нормативов неоднократно продлевался и был ограничен 1997 годом. Но, поскольку новые нормативы времени на выполнение кадровых операций пока не приняты, его положения, как не противоречащие трудовому законодательству, а также в силу того, что являются экономическим инструментом нормирования труда, а не регулируют правовые отношения напрямую, продолжают применяться экономистами по труду при расчете численности работников отделов кадров.
Прежде всего, разберемся, какие операции должны выполняться работниками отдела кадров в соответствии со Сборником и проанализируем, какие из них выполняются во всех организациях, какие - только в некоторых (в т.ч. из-за специфики деятельности компании), а какие, в силу изменения законодательства, практически не выполняются.
Итак, перечень работ - внушительный. В реальности же он еще больше, поскольку за годы после утверждения нормативов к функциям отделов кадров добавились работы по подготовке и предоставлению документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, работы с подразделениями ФСС России по социальному страхованию, работы по медицинскому страхованию и еще целый ряд иных весьма трудоемких работ.
Все эти работы Сборником не учтены, но, тем не менее, выполняются, вне зависимости от того, сколько пар рук в отделе кадров.
Возьмем только четыре(!) из тридцати работ, которые должны выполняться кадровыми службами всех организаций. На их выполнение Сборником отводится следующее время:
Таблица 2
| Пункт по Сборнику | Работа | Норма времени по Сборнику (Топр ) |
| 3.1 | Оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих | 0,46 ч на 1 принимаемого рабочего; 0,74 ч на 1 принимаемого служащего |
| 3.3.2 | Оформление документов при увольнении рабочих и служащих | 0,39 ч на 1 увольняемого работника |
| 3.4.5 | Оформление отпусков | 0,11 ч на 1 работника |
| 3.4.16 | Оформление документов работников, уходящих на пенсию по старости | 3,3 чел.ч на 1 работника + 0,5 ч на 1 работника, уходящего на пенсию |
Согласно Сборнику норма времени на выполнение единицы нормируемой работы определяется по формуле:
| Нвр = Топр + | Топр | k , |
| 100 |
где Нвр - норма времени на выполнение контрактного нормативного вида работ (чел.ч);
Топр - норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленной по Сборнику (чел.ч);
k - коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, личные потребности и т.д. (в %).
Поскольку нормативы оперативного времени на выполнение данной работы (Топр) нам известны (таблица 2), займемся k. Этот коэффициент учитывает время на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные потребности, а также подготовительно-заключительные работы. Рабочее место каждого кадровика индивидуально: у кого-то стоит компьютер последнего поколения, у кого-то - старенький «386», а кого-то - все, что есть - это бланки, канцелярские принадлежности и микрокалькулятор. В отделе кадров одного предприятия хранение информации автоматизировано (в электронных библиотеках и архивах), в других - все дела хранятся в полуавтоматических шкафах, в третьих - дела размещены на обычных стеллажах. Что такое «отдых» во время работы? Это необходимые упражнения для глаз во время работы на персональном компьютере, это производственная гимнастика.
Следовательно, k может меняться: от 6 до 11%.
Посмотрим, как будет зависеть норма времени Нвр на оформление документов при приеме на работу .
Но сначала определим, какие операции входят в эту работу. Согласно Сборнику норматив времени (0,74 ч на 1 служащего и 0,46 ч на 1 рабочего) установлен только для выполнения следующих операций:
- ознакомления с документами, представленными поступающим на работу (паспортом, трудовой книжкой, документами об образовании, военным билетом, пр.) и на их основании заполнения приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы № Т-1 и Т-1а) и личной карточки (форма № Т-2 или № Т-2ГС), а также заполнения учетной карточки научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4), если осуществляется прием на работу научного работника;
- внесения записи в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу;
- отметки о приеме на работу в журнале (книге) о приеме на работу (если такой журнал ведется);
- оформления личного дела (подшивки заявления о приеме на работу, автобиографии и других документов, относящихся к деятельности работника, составления описи документов, находящихся в личном деле);
- нумерации, регистрации и укладки личного дела в сейф;
- ознакомления работника с правилами внутреннего трудового распорядка;
- заполнение контрольного листка по технике безопасности.
Ни заключение трудового договора, ни ознакомление работника с локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции, ни оформление страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, ни проведение собеседования, ни иные операции, выполняемые отделом кадров при приеме на работу в настоящее время, не учтены при расчете этого норматива.
Таким образом, на выполнение только 7 операций будет уходить время, указанное в таблице 3.
Таблица 3<*>
| Нвр | k | |||||
| 6% | 7% | 8% | 9% | 10% | 11% | |
| Нраб | 0,49 | 0,49 | 0,50 | 0,50 | 0,51 | 0,51 |
| Нслуж | 0,78 | 0,79 | 0,80 | 0,81 | 0,81 | 0,82 |
Из таблицы видно, как зависит норма времени на выполнение только одной работы от того, каким образом изначально организовано рабочее место, насколько сам кадровик собран и организован.
Теперь нам необходимо определить годовую трудоемкость нормируемых работ Тн. Согласно Сборнику она определяется с учетом объема каждого вида выполняемых работ по формуле:
где Тн - годовая трудоемкость нормируемых работ (чел.ч);
Нврi - норма времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы (чел.ч);
Vi - объем конкретного вида работы выполняемой за год;
i - 1, 2, …, n - виды выполняемых работ.
Подсчитаем Тн при оформлении приема на работу. Предположим, что ежемесячный прием на работу составляет 1% от общего числа работающих на предприятии. Возьмем небольшую сервисную компанию со штатом 100 человек, из которых 20% рабочих и 80% служащих.
Ежемесячный объем приема на работу составляет 1 человек, за год - 12 человек. Условно за год будет принято 2,4 рабочих и 9,6 служащих. Рассчитаем годовую трудоемкость оформления документов при приеме на работу отдельно рабочих и отдельно - служащих все в той же компании со штатом 100 человек.
Таблица 4<*>
| Тн (чел. ч.) | k | |||||
| 6% | 7% | 8% | 9% | 10% | 11% | |
| Траб | 1,17 | 1,18 | 1,19 | 1,20 | 1,21 | 1,23 |
| Тслуж | 7,53 | 7,60 | 7,67 | 7,74 | 7,81 | 7,89 |
| Тобщее | 8,70 | 8,78 | 8,86 | 8,94 | 9,02 | 9,12 |
<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.
В ней, Тслуж - годовая трудоемкость нормируемых работ по приему служащих, Траб - годовая трудоемкость нормируемых работ по приему рабочих и Тобщее - общая годовая трудоемкость нормируемых работ по приему и рабочих, и служащих.
Если ежемесячный прием на работу составляет 2 человека (2% от 100 единиц штата), то за год принимается 24 человека, если 3 - то 36 за год, если 4 - то 48 за год, если 5 - то 60 за год, если 6 - то 72 за год. Иными словами, если a% - процент приема за месяц (на 100 человек работающих), то a - количество человек, принятых за месяц, а 12a - принятых за год. В этом случае годовая трудоемкость работы по оформлению документов при приеме на работу в компании со штатной численностью 100 человек (из которых 20% - рабочие и 80% - служащие) будет определяться по таблице 5.
Таблица 5<*>
| % | Тн (чел. ч.) | k | |||||
| 6% | 7% | 8% | 9% | 10% | 11% | ||
| = 2 | Тслуж | 15,06 | 15,20 | 15,34 | 15,48 | 15,62 | 15,78 |
| Траб | 2,34 | 2,36 | 2,38 | 2,40 | 2,42 | 2,46 | |
| Тобщее | 17,40 | 17,56 | 17,92 | 17,88 | 18,04 | 18,24 | |
| = 3 | Тслуж | 22,59 | 22,80 | 23,01 | 23,22 | 23,43 | 23,67 |
| Траб | 3,51 | 3,54 | 3,57 | 3,60 | 3,63 | 3,69 | |
| Тобщее | 26,10 | 26,28 | 26,68 | 26,82 | 27,06 | 27,36 | |
| = 4 | Тслуж | 30,12 | 30,40 | 30,68 | 30,96 | 31,24 | 31,56 |
| Траб | 4,68 | 4,72 | 4,76 | 4,80 | 4,84 | 4,92 | |
| Тобщее | 34,80 | 35,12 | 35,44 | 35,76 | 36,08 | 36,48 | |
| = 5 | Тслуж | 37,65 | 38,00 | 38,35 | 38,70 | 39,05 | 39,45 |
| Траб | 5,85 | 5,90 | 5,95 | 6,00 | 6,05 | 6,15 | |
| Тобщее | 43,50 | 43,90 | 44,30 | 44,70 | 45,10 | 45,60 | |
| = 6 | Тслуж | 44,18 | 45,60 | 46,02 | 46,44 | 46,86 | 47,34 |
| Траб | 7,02 | 7,08 | 7,14 | 7,20 | 7,26 | 7,38 | |
| Тобщее | 52,20 | 52,68 | 53,16 | 53,64 | 54,12 | 54,72 | |
<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.
А теперь, посмотрим, как годовая трудоемкость работы по оформлению приема зависит от соотношения служащих и рабочих. При этом остаемся в пределах 100 штатных единиц и k - 8%.
Таблица 6<*>
| % | Тн (чел. ч.) | k | |||||
| 1% | 2% | 3% | 4% | 5% | 6% | ||
| 80 % служащих
20 % рабочих |
Траб | 1,20 | 2,40 | 3,60 | 4,80 | 6,00 | 7,20 |
| Тслуж | 7,68 | 15,36 | 23,04 | 30,72 | 38,40 | 46,08 | |
| Тобщее | 8,88 | 17,76 | 26,64 | 35,52 | 44,40 | 53,28 | |
| 70 % служащих
30 % рабочих |
Траб | 1,80 | 3,60 | 5,40 | 7,20 | 9,00 | 10,80 |
| Тслуж | 6,72 | 13,44 | 20,18 | 26,88 | 33,60 | 40,32 | |
| Тобщее | 8,52 | 17,04 | 25,56 | 34,08 | 42,60 | 51,12 | |
| 60 % служащих
40 % рабочих |
Траб | 2,40 | 4,80 | 7,20 | 9,60 | 12,00 | 14,40 |
| Тслуж | 5,76 | 11,52 | 17,28 | 23,04 | 28,80 | 34,56 | |
| Тобщее | 8,14 | 16,28 | 24,42 | 32,56 | 40,70 | 48,84 | |
| 50 % служащих
50 % рабочих |
Траб | 2,98 | 5,96 | 8,94 | 11,92 | 14,90 | 17,88 |
| Тслуж | 4,80 | 9,60 | 14,40 | 19,20 | 24,00 | 28,80 | |
| Тобщее | 7,78 | 15,56 | 23,34 | 31,12 | 38,90 | 46,68 | |
<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.
Теперь перейдем ко второй работе - оформлению документов при увольнении работников и определим ее годовую трудоемкость. В рамках этой работы выполняются следующие операции:
- заполнение бланка приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (формы № Т-8 и Т-8а) на основании резолюции руководителя организации на заявлении работника об увольнении;
- заполнение личной карточки;
- внесение записи в трудовую книжку;
- выдача трудовой книжки под расписку увольняемому;
- запись о выдаче трудовой книжки в книге учета движения трудовых книжек;
- изъятие личного дела из картотеки, запись в личном деле об увольнении и в журнале уволенных (если такой ведется);
- комплектование документов для передачи в архив;
- перемещение личной карточки в картотеку;
- составление отчета об увольнении с работы.
Норматив времени - 0,39 ч на 1 увольняемого работника - рассчитан только для этих операций.
Компания - все та же - со штатом 100 человек, из которых 20% - рабочие и 80% - служащие.
Таблица 7<*>
| % (кол-во уволенных в месяц) | Т0 (12 ), (чел. ч) | k | |||||
| 6% | 7% | 8% | 9% | 10% | 11% | ||
| 1 | Т0 =12 | 4,98 | 5,01 | 5,05 | 5,10 | 5,15 | 5,19 |
| 2 | Т0 = 24 | 9,92 | 10,02 | 10,11 | 10,20 | 10,30 | 10,38 |
| 3 | Т0 = 36 | 14,88 | 15,03 | 15,15 | 15,30 | 15,45 | 15,57 |
| 4 | Т0 = 48 | 19,84 | 20,04 | 20,22 | 20,40 | 20,60 | 20,76 |
| 5 | Т0 = 60 | 24,80 | 25,05 | 25,25 | 25,50 | 25,75 | 25,95 |
| 6 | Т0 = 72 | 29,76 | 30,06 | 30,33 | 30,60 | 30,90 | 31,14 |
<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.
Еще одна ключевая работа, выполняемая отделом кадров, - оформление отпуска . В ее состав входят следующие операции:
- составление приказа на отпуск;
- запись в личной карточке на основании приказа;
- подсчет продолжительности дополнительного отпуска;
- запись в журнале регистрации отпусков (если такой ведется).
На выполнение этой работы Сборник отводит 0,11 ч на 1 работника. Определим годовую трудоемкость этой работы.
Таблица 8 <*>
| Т (чел. ч) | k % | |||||
| 6% | 7% | 8% | 9% | 10% | 11% | |
| 11,66 | 11,77 | 11,88 | 11,99 | 12,1 | 12,21 | |
<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.
И последняя из отобранных операций - оформление документов работников, уходящих на пенсию по старости. Норматив времени 3,3 чел.ч рассчитан Сборником для выполнения следующих операций:
- подборки трудовых книжек на основании списка работников пенсионного возраста;
- уточнения общего стажа работы (в том числе льготного) по данным личной карточки и трудовой книжки;
- регистрации заявления работника;
- оформление пенсионного макета;
- консультации уходящего на пенсию;
- представление документов в органы социального обеспечения;
- оформления документов в органах социального обеспечения;
- записи в книге учета лиц, уходящих на пенсию (если таковая ведется).
На оформление документов в органах социального обеспечения отводится 0,5 часа на 1 работника, уходящего на пенсию.
Часть этих операций не выполняется, но зато с лихвой компенсируется возросшими затратами времени на консультации работников и на контакты с пенсионными органами.
При расчете трудоемкости этой работы будем исходить из того, что 0,r% - количество работников, уходящих на пенсию в течение месяца (в процентах); 0,r - количество работников, уходящих на пенсию в течение месяца; 0,r х 12 - количество работников, уходящих на пенсию за год.
Таблица 9<*>
| 0,r % | 3,3 чел. ч 0,5 ч (чел. ч) | k | |||||
| 6% | 7% | 8% | 9% | 10% | 11% | ||
| 0,1 | Т | 4,83 | 4,88 | 4,92 | 4,97 | 5,02 | 5,06 |
| 0,2 | Т | 9,67 | 9,76 | 9,85 | 9,94 | 10,03 | 10,12 |
| 0,3 | Т | 14,50 | 14,64 | 14,77 | 14,91 | 15,05 | 15,18 |
| 0,4 | Т | 19,33 | 19,52 | 19,70 | 19,88 | 20,06 | 20,25 |
| 0,5 | Т | 24,17 | 24,40 | 24,62 | 24,85 | 25,08 | 25,31 |
| 0,6 | Т | 29,00 | 29,20 | 29,55 | 29,82 | 30,01 | 30,37 |
<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.
Таблицы 4 - 9 являются базовыми. Это означает, что, если мы рассчитываем нормативы на 100 человек штата, то для расчета этих же нормативов на 2000 человек мы умножаем каждый из показателей на 20 и после их суммирования получаем общее время, необходимое работнику отдела кадров для выполнения всей работы. Если же в компании работает М человек, то каждый из нормативов, рассчитанный на 100 человек, должен быть умножен на М/100, а полученные показатели должны быть просуммированы.
Теперь о правилах пользования таблицами.
На 100 работников - годовая трудоемкость только 4 работ составляет:
11,88 чел.ч - оформление отпусков (таблица 8);
19,7 чел. ч - оформление пенсии (таблица 9 (r = 0,4);
15,15 чел.ч - увольнение (таблица 7 (= 3%);
26,64 чел.ч - прием на работу (таблица 5 (= 3%).
Итого, из расчета на 100 работников годовая трудоемкость этих работ составит 73,37 чел.ч.
А теперь возьмем один из ключевых факторов, напрямую оказывающих влияние на рабочую нагрузку работников отдела кадров - текучесть персонала .
Определим текучесть персонала следующим образом.
Пусть g количество лиц уволенных за год, такое же количество людей мы должны принять за год; процентное соотношение рабочих и служащих мы считаем неизменным. Если, например, брать компанию со штатом 100 человек, из которых 20% рабочих и 80% служащих, то при k = 8% и при ежемесячном увольнении 1 человека и приеме 1 работника сотруднику отдела кадров потребуется затратить 14,01 часа. Если таких лиц будет a человек, то потребуется 14,01 ґ a часа. При полезном фонде рабочего времени одного работника в часах, равном 1910 часов, численность работников определяется по формулам:
Поскольку - количество человек, рассчитанных на 100 штатных единиц, то a является одновременно и процентом лиц, уволенных и принятых на работу.
Мы считаем, что прием рабочих и служащих осуществляется в их процентном соотношении, то есть за год будет уволено и принято 2,4 рабочих и 9,6 служащих при условии, что ежемесячные увольнение и прием составят 1 человек. Если же увольняют больше работников, то необходимо сделать соответствующий перерасчет.
В случае, когда в компании 20% служащих и 80% рабочих, формулы для определения количества работников отдела кадров изменяются и принимают следующий вид:
Как в компании со штатом 500 человек (из которых 80% служащих и 20% рабочих) - так называемой «интеллектуальной компании», изменяется годовая трудоемкость (Т) и количество работников отдела кадров (L) в зависимости от текучести кадров (% - количество работников, принятых на работу и уволенных за год), нам поможет понять рисунок 1.
Посмотрим, как будет рассчитываться численность кадровиков в компании со штатом в 500 человек (20% служащих и 80% рабочих). Если для определения количества работников отдела кадров в организации, состоящей из 100 человек, используется формула
Рисунки как нельзя лучше иллюстрируют, как текучесть кадров, которая порой зависит больше от политики оплаты труда, мотивации и иных факторов, нежели от самого отдела кадров, влияет на численный состав самих кадровиков.
Надеемся, что эти цифры убедят ваше руководство, что если всего лишь две работы - оформление приема и увольнения - требуют в компании с численностью 500 человек 1 кадрового работника при текучести 27% в месяц (см. рис. 1), то для того, чтобы выполнять еще около четырех десятков работ, вам уже давно требуются помощники.
При аналитически-расчетном методе нормирования затраты рабочего времени рассчитываются на основе нормативных материалов по труду. Нормативы по труду – это регламентированные величины затрат труда и перерывов в работе.
Практическое значение имеет понимание принципиальных различий между нормами затрат труда и нормативами по труду.
Норма трудовых затрат рассчитывается применительно к конкретным задачам и условиям выполнения нормируемого процесса (функции, операции и т. п.) на конкретном рабочем месте исполнителя работы. Величина ее пересматривается систематически по мере изменения условий и организации труда, освоения работы (функции) работником. Норма труда является функцией от нормативных величин при использовании аналитически-расчетного метода нормирования.
Нормативы по труду устанавливаются применительно к типизированным или усредненным вариантам организации кадровой работы на предприятии. Выбор этих условий осуществляется на основе выявления более рациональных типовых вариантов, обеспечивающих достижение максимальных результатов кадровой работы при оптимальных затратах труда ее исполнителей. Нормативы по труду многократно используются для расчета норм времени, обслуживания, численности, других норм трудовых затрат и действуют более длительное время без пересмотра. Это связано с тем, что изменение организационных и других условий по совокупности работ (функций), для которых они проектируются в качестве регламентированных (заранее установленных величин), происходит в более длительный период времени, чем на конкретных рабочих местах.
Аналитически-расчетный метод нормирования труда обеспечивает обоснованность и точность устанавливаемых норм труда, позволяет определять необходимые затраты труда до начала выполнения работы, а также решать другие задачи.
Нормирование аналитически-расчетным методом осуществляется по укрупненным и дифференцированным нормативам по труду. Укрупненными считаются нормативы численности и трудоемкости, нормы числа подчиненных, нормы соотношений, нормы обслуживания. К дифференцированным нормативам относятся нормы времени, нормы времени обслуживания, нормированные задания.
Однако в настоящее время нормативные материалы для нормирования труда персонала кадровых служб не разрабатываются, хотя необходимость в этом очевидна, тем более в условиях расширения круга обязанностей работников, обновленной кадровой документации, автоматизации выполнения многих работ (функций) и пр.
Для нормирования труда отдельных видов работ (операций, процедур), выполняемых работниками кадровой службы, рекомендуются межотраслевые нормативы и нормы, разработанные Центральным бюро нормативов по труду (ЦБНТ):
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по комплектованию и учету кадров (1991 г.);
Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций и предприятий (1992 г.);
Нормативы численности работников отделов подготовки кадров (бюро, секторов) на предприятиях (1990 г.);
Межотраслевые нормативы численности работников службы охраны труда на предприятии (2001 г.);
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (2002 г.).
В качестве примера воспользуемся Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работы по комплектованию и учету кадров, утв. постановлением министра труда и социальных вопросов СССР от 14.11.91 № 78, для расчета нормы времени, определения годовой трудоемкости нормируемых работ и численности работников.
Норма времени на выполнение нормируемой операции определяется по следующей формуле:
где Н вр – норма времени на выполнение конкретного вида работы (функции), чел.-ч.;
Т on – норматив времени на выполнение нормируемой работы, установленный по сборнику нормативов, чел.-ч;
К – коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные надобности, а также подготовительно-заключительное время. По результатам фотографий и самофотографий рабочего времени принимается равным 8%.
Например, норма времени на выполнение операции «оформление документов при приеме на работу одного рабочего» составит:
Н вр = 0,46 (1 + 8:100) = 0,50 чел.-ч.
Норма времени на выполнение процедуры «оформление и учет трудовых книжек» при условии выписки одной трудовой книжки, внесения одной записи и снятии одной копии с десятью записями в ней составит:
Н вр = (0,11 + 0,07 + 0,62) (1 + 8:100) = 0,864 чел.-ч.
Годовая трудоемкость нормируемых работ определяется с учетом объема каждого вида выполняемых работ по формуле:
,
где Т н – годовая трудоемкость нормируемых работ, чел.-ч;
Нвр.i – нормы времени на выполнение конкретного вида нормируемой работы (комплекса операций), чел.-ч;
V i – объем конкретного вида нормируемых работ (комплекса операций, операций), выполняемых за год, чел.-ч;
i = 1, 2... n – виды нормируемых работ (комплекса операций, операций).
Годовая трудоемкость работ, не предусмотренных сборником , определяется по формуле:
,
где Т нн – годовая трудоемкость работ, не предусмотренных сборником нормативов, чел.-ч;
Н вр.j – время на выполнение работ (комплекса операций, операций), не предусмотренных сборником нормативов; устанавливается на основе наблюдений либо по местным нормативам, чел.-ч;
V j – годовой объем работ, не предусмотренных сборником нормативов;
j = 1, 2... m – виды работ, не предусмотренные сборником нормативов.
Общая годовая трудоемкость работ рассчитывается по формуле:
.Численность сотрудников, например инспекторов по кадрам (табл. 1), определяется при условии выполнения ими в течение года всех операций по комплектованию и учету кадров на предприятии при традиционном варианте управления персоналом в следующем порядке:
– на каждую операцию устанавливается норма времени (в чел.-ч) в зависимости от факторов, влияющих на ее величину;
– с учетом объемов планируемых работ на год по каждой операции устанавливается трудоемкость нормируемых работ и трудоемкость работ, не предусмотренных нормативными материалами;
– суммарная трудоемкость по нормируемым операциям и не предусмотренным нормативным материалом делится на полезный фонд рабочего времени одного работника за год.
Таблица 1
Численность инспекторов по кадрам
№ п/п | Наименование выполняемых операций | Единица измерения объема работ (операций) | Влияющие факторы | Номер нормативной таблицы, пункта | Нормативы времени, чел.-ч | Нормы времени, чел.-ч | Объем работы за год | Трудоемкость операции, чел.-ч |
| Оформление документов при приеме на работу | Один работник | |||||||
| Оформление документов при увольнении | Один работник | |||||||
| Оформление документов работнику при уходе на пенсию по возрасту или инвалидности | Один работник | |||||||
| Составление отчета о численности работников по полу, возрасту и пр. | Один работник | Средне-списочная численность персонала – 10 тыс. чел. | ||||||
| Оформление характеристики на работника | Один работник | |||||||
| Другие операции | ||||||||
| Трудоемкость нормируемых работ |
Формула расчета численности инспекторов по кадрам:
,где Т о – суммарная трудоемкость работ в год, чел.-ч (5500 – из табл.);
Ф п – полезный фонд рабочего времени одного работника за год (принято 1910 ч).
Тогда Ч = (5500 + 70) : 1910 = 2,9 чел.,
где 70 – годовая трудоемкость работ, не предусмотренных сборником нормативов, чел.-ч.
Принято Ч = 3 чел.
Численность табельщиков определяется путем деления среднесписочной численности работников предприятия на норму обслуживания, установленную по нормативам времени, по формуле:
,
где Ч ос – среднесписочная численность работников, чел.,
Н обс – норма обслуживания, чел.
Например, при рапортно-ведомственной системе табельного учета, децентрализованной форме его организации, среднесписочной численности работников (Ч ос) в 20 500 чел. и норме обслуживания (Н обс) в 490 чел. численность табельщиков составит:
Ч = Ч ос / Н обс = 20 500: 490 = 42 чел.
Центральным бюро нормативов по труду (ЦБНТ) Минтруда России при участии предприятий и организаций отраслевых министерств и ведомств разработан Сборник «Межотраслевые нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров», который действует с 1991 г. (Рекомендуется для применения в качестве методического пособия при расчете и разработке норм и нормативов времени на отдельные виды работ, выполняемых работниками кадровой службы.) Нормативы времени разработаны применительно к типовому рабочему месту работника, выполняющего комплектование и учет кадров.
Ниже приведены таблицы нормативов времени на операции и процедуры повторяющихся видов работ (функций) (табл. 2–18).
Таблица 2
Нормативы времени на оформление документации при приеме на работу рабочих и служащих
Ознакомление с соответствующими документами (паспортом, трудовой книжкой, дипломом или свидетельством об образовании и пр.) и на их основании подготовка проекта приказа (распоряжения) о приеме на работу. В приказе указываются фамилия, имя, отчество работника, должность (профессия), разряд или оклад, цех (отдел), дата зачисления и при необходимости период испытательного срока.
На основании соответствующих документов – паспорта, трудовой книжки, диплома или свидетельства об образовании, военного билета (у военнообязанных), приказа (распоряжения о приеме на работу) – заполнение личной карточки работника.
На основании приказа (распоряжения) – запись в трудовой книжке даты зачисления на работу, профессии или должности, цеха (отдела), даты и номера приказа (распоряжения) о приеме на работу.
Отметка о приеме на работу в журнале (книге) о приеме.
Таблица 3
Нормативы времени на оформление документов при увольнении рабочих и служащих
Заполнение бланка приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора на основании заявления об увольнении и личной карточки работника.
В соответствии с резолюцией руководителя предприятия составление проекта приказа об увольнении. В нем указываются: фамилия, имя, отчество, занимаемая должность (профессия), дата и причина увольнения работника.
На основании оформленного приказа (распоряжения) запись в личной карточке работника даты, причины увольнения, номера приказа (распоряжения) об увольнении.
На основании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора запись в трудовой книжке даты и причины увольнения и номера приказа (распоряжения) об увольнении.
Выдача трудовой книжки под расписку увольняемому.
Запись о выдаче трудовой книжки в книге учета движения трудовых книжек.
Изъятие личного дела из картотеки.
Запись об увольнении в личном деле и в журнале уволенных.
Комплектование документов для передачи в архив.
Перемещение личной карточки в картотеку уволенных.
Составление отчета об увольнении с работы.
Процедура «Оформление и учет трудовых книжек» состоит из следующего комплекса операций.
1. Выписка новой трудовой книжки или вкладыша к ней с отметкой в книге учета или выписка дубликата трудовой книжки.
Таблица 4
Примечание. Время на выписку дубликата дано без учета затрат на поиск данных в архиве.
Содержание работы: запись в бланк трудовой книжки или вкладыша: на первой странице – фамилии, имени, отчества, года рождения, профессии или должности и даты заполнения книжки; на второй развернутой странице – простановка штампа предприятия или указание его наименования и запись числа, месяца, года зачисления на работу, профессии (должности), разряда, даты и номера приказа (распоряжения); отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; простановка на первой странице трудовой книжки штампа с надписью: «Выдан вкладыш» (прим. 1 к таблице 5); подготовка невостребованных трудовых книжек для сдачи в архив.
2. Запись в трудовую книжку (вкладыш) сведений о работе, поощрениях, награждениях и др.
Таблица 5
Примечания.
1. Вкладыш в трудовую книжку вшивается в тех случаях, когда все страницы одного из разделов заполнены.
2. В норму времени включены затраты времени на получение трудовых книжек с места их хранения.
Содержание работы: подборка трудовой книжки; на основании соответствующих документов (паспорта, записи о переводе, приказа (распоряжения) справки ОВД и т. д.) внесение в трудовую книжку или вкладыш изменений по работе (перевод в другое подразделение, перемещение, изменение разряда), записей о поощрениях, об изменениях фамилии и других сведений; укладка трудовой книжки в сейф.
3. Снятие копии трудовой книжки.
Таблица 6
Наименование операции | Единица измерения | Норматив времени, чел.-ч | Номер норматива |
Одна копия | |||
Процедура «Оформление документов по учету движения кадров» включает ряд операций.
1) Оформление перевода в другое подразделение или на другую должность.
Таблица 7
2) Отметка о приеме на работу, о перемещении или увольнении в плане обеспечения дополнительной потребности в рабочих кадрах.
Таблица 8
3) Перевод рабочего, получившего высшее или среднее специальное образование, на должность служащего.
Таблица 9
Содержание работы: на основании документа об образовании, заявления, приказа – запись о переводе на должность служащего в личной карточке, трудовой книжке и журнале; подшивка приказа (распоряжения) в «Дело»; составление приказа и внесение изменения в штатное расписание; приглашение работника, выдача ему бланков и объяснение по поводу их заполнения.
4) Составление и корректировка графика отпусков.
Таблица 10
5) Оформление отпусков.
Таблица 11
6) Ведение картотеки работников по продолжительности стажа для выплаты годового вознаграждения и оформления листка нетрудоспособности.
Таблица 12
7) Проверка правильности проставления стажа в ведомостях (списках) на выплату годового вознаграждения
Таблица 13
8) Оформление листка нетрудоспособности.
Таблица 14
9) Заполнение и выдача справки с места работы.
Таблица 15
Примечание. Время дано без учета затрат на поиск данных в архиве.
Содержание работы: на основании данных личной карточки – запись в бланк справки: фамилии, имени, отчества, должности или профессии работника (при необходимости – месячного оклада или среднего заработка); указание даты выдачи, номера и места предоставления справки; проставление печати; выдача справки о месте работы по просьбе работника или по требованию организации или учреждения.
10) Заполнение и выдача справки на работу по совместительству.
Таблица 16
11) Оформление взысканий.
Таблица 17
Таблица 18
Нормативы времени на выполнение ряда работ
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти разработаны ЦБНТ и утверждены постановлением Минтруда России от 26.03.02 № 23 с учетом мнения Независимых профсоюзов России. Рассмотрение и анализ нормативных материалов позволяют сделать вывод о целесообразности их использования при нормировании работ по документационному обеспечению кадровых служб предприятия (с учетом соответствующих корректировок).
Нормы времени на печатание документов установлены на следующие операции: ввод информации в ПЭВМ, набор текста с вертикальным графлением, без вертикального графления, с использованием диктофона, а также на типовых бланках (формах, таблицах), обработка введенной информации в редакторах Word и Excel.
– получение оригинала для печатания и ознакомление с ним, включение компьютера;
– запуск текстового редактора;
– набор текста, таблиц с необходимым количеством строк и столбцов,
– сохранение набранного текста;
– выход из текстового редактора, выключение компьютера, сдача работы.
Таблица 19
Наименование работы | Группа сложности оригинала | Количество вертикальных граф (колонок) в оригинале | Размер межстрочного интервала | № нормы | Набор текста с вертикальным графлением | |
Работа «Набор текста без вертикального графления» включает:
– включение компьютера, запуск текстового редактора;
– набор текста, сохранение набранного текста;
– проверка документа на наличие ошибок;
– задание печати на принтер, получение распечатки;
– считывание текста, при необходимости – внесение исправлений в документ; выход из редактора, выключение компьютера, сдача работы.
Таблица 20
Нормы времени набора текста без вертикального графления (на один лист – в мин)
– включение диктофона, установка кассеты;
– проверка работы диктофона и регулирование звука и скорости;
– включение компьютера; запуск текстового редактора; набор текста;
– проверка отдельных слов или части текста путем повторного прослушивания записи и при необходимости – исправление ошибок, допущенных при наборе текста;
– выключение диктофона;
– сохранение набранного текста; задание печати на принтер, получение распечатки, считывание текста;
– завершение работы текстового редактора, выключение компьютера, сдача работы.
Таблица 21
Нормы времени набора текста с диктофона (на один лист – в мин)
Работа «Набор текста на типовых бланках (формах, таблицах)» состоит из следующих операций:
– получение оригинала для печатания и ознакомление с ним;
– запуск компьютера и текстового редактора;
– набор текста и его сохранение;
– проверка документа на наличие ошибок;
– задание печати на принтер, получение распечатки;
– считывание текста, при необходимости – внесение исправлений в документ;
– выход из редактора, выключение компьютера, сдача работы.
Таблица 22
Нормы времени набора текста на типовых бланках (на 100 печатных знаков)
Примечание.
Группа сложности:
I – печатный или разборчивый рукописный оригинал;
II – печатный или рукописный оригинал с поправками и вставками, затрудняющими прочтение, до 50% текста;
III – неразборчивый рукописный оригинал с большим количеством поправок, превышающих 50% текста. Мелкий типографский или компьютерный шрифт.
Наименование работ | Единица измерения | Норма времени, мин. | № нормы |
| Включение компьютера и запуск операционной системы Windows | Одно включение | ||
| Запуск текстового редактора Word | Один запуск | ||
| Создание файла в текстовом редакторе Word | Один файл | ||
| Загрузка файла в текстовом редакторе Word | Один файл | ||
| Перемещение по набранному тексту спомощью полосы прокрутки | Один лист | ||
| Удаление фрагментов текста (выделить фрагмент; удалить фрагмент) | Один фрагмент | ||
| Перемещение (копирование) фрагментов текста (выделить фрагмент; переместить (скопировать) фрагмент) | Один фрагмент | ||
| Копирование фрагментов текста в буфер обмена (выделить фрагмент; скопировать фрагмент) | Один фрагмент | ||
| Поиск и замена фрагментов текста (задать объект поиска и объект замены; найти и заменить) | Один цикл поиска и замены | ||
| Настройка параметров переноса слов | Одна настройка | ||
| Настройка параметров страницы (задать отступы, размер бумаги, макет) | Одна настройка | ||
| Изменение шрифта | Одно изменение | ||
| Изменение размера шрифта | Одно изменение | ||
| Форматирование текста в колонки (задать число и ширину колонок) | Один раздел | ||
| Форматирование текста (выделить фрагмент текста, задать шрифт, размер, начертание, эффекты) | Один фрагмент текста | ||
| Форматирование абзацев (выделить абзацы, задать отступы, интервалы и положение на странице) | Один фрагмент текста | ||
| Вставка колонтитулов | Один колонтитул | ||
| Форматирование колонтитулов | Один колонтитул | ||
| Вставка сносок | Одна сноска | ||
| Удаление сносок | Одна сноска | ||
| Вставка оглавления | |||
| Верстка текста (расположение содержимого документа на страницах согласно принятым правилам) | Один лист | ||
| Создание таблиц (создать таблицу с заданным числом строк и столбцов) | Одна таблица | ||
| Форматирование таблиц (выделить фрагмент, задать высоту строк, ширину столбцов, границы и заливку) | Один фрагмент | ||
| Вставка строки (столбца) в таблицу | Одна строка (столбец) | ||
| Удаление ячеек, строк, столбцов (выделить и удалить ячейки, строки, столбцы) | Одна ячейка, строка (столбец) | ||
| Объединение и разбиение ячеек (выделить и объединить или разбить группу ячеек) | Одна группа ячеек | ||
| Разбиение таблицы | Одно разбиение | ||
| Вставка формул (задать тип и параметры формулы) | Одна формула | ||
| Вставка рисунков (выбрать источник вставки, вставить рисунок) | Один рисунок | ||
| Форматирование рисунков (задать цвета, линии, размер, положение, обтекание) | Один рисунок | ||
| Проверка правописания | Одно слово | ||
| Вставка специальных символов (выбрать и вставить символ) | Один символ | ||
| Предварительный просмотр перед печатью документов | Один лист | ||
| Печать документов (задать область и параметры печати, запустить печать) | Одно задание на печать | ||
| Работа с почтовыми конвертами (задать параметры конверта) | Один конверт | ||
| Сохранение файла (задать параметры сохранения, сохранить) | Один файл | ||
| Завершение работы редактора Word (закрыть файлы, закрыть редактор) | Одно завершение работы | ||
| Создание папки | Одна папка | ||
| Копирование файла в среде Windows | Один файл | ||
| Переименование файла в среде Windows | Один файл | ||
| Удаление файлов (папок) в среде Windows | Один файл (папка) | ||
| Завершение работы Windows и выключение компьютера (завершить работу запущенных программ, завершить работу Windows) | Одно завершение работы |
Таблица 24
Нормы времени при использовании редактора Microsoft Excel в работе оператора электронного набора
Наименование работ | Единица измерения | Норма времени, мин. | № нормы |
| Включение компьютера и запуск Windows | Одно включение | ||
| Запуск программы Microsoft Excel | Один запуск | ||
Рабочие листы |
|||
| Передвижение по рабочему листу с введенными данными с помощью полосы прокрутки | Один лист | ||
| Редактирование данных: выделить ячейку или группу ячеек, набрать с клавиатуры необходимую информацию | Одна ячейка | ||
| Удаление содержимого ячейки (группы ячеек) | Одна ячейка (одна группа ячеек) | ||
| Суммирование строк и столбцов с помощью кнопки “Автосуммирование”: задать формулу суммирования, выделить нужный диапазон, просуммировать | Одно действие | ||
| Составление формул для вычисления или преобразования данных: ввести адрес ячейки или блока ячеек | Одна ячейка | ||
| Изменение количества ячеек, строк, столбцов: выделить, удалить ячейку (строку, столбец); вставить пустую ячейку (строку, столбец) | Одна ячейка (одна строка, один столбец) | ||
| Изменение местонахождения столбцов: выделить и перетащить с помощью манипулятора рамку столбца на нужное место | Один столбец | ||
Рабочие книги |
|||
| Перемещение по рабочей книге, используя кнопки прокрутки ярлычков | Одно действие | ||
| Удаление листов | Один лист | ||
| Перемещение листов | Один лист | ||
| Переименование листов | Один лист | ||
Построение диаграмм |
|||
| Создание диаграмм: выбрать команду (для построения на новом листе), выделить данные, которые будут использованы в диаграмме | Одна диаграмма | ||
| Указать тип и вид диаграммы; добавить заголовок и обозначения осей | Одна диаграмма | ||
Редактирование диаграмм |
|||
| Изменение данных диаграммы: выделить новый ряд данных и внести их на диаграмму | Одно действие | ||
| Удаление ряда данных из диаграммы | Одно действие | ||
| Переупорядочивание данных на диаграмме | Одно действие | ||
| Изменение типа диаграммы | Одно действие | ||
| Вывод на печать рабочих листов и диаграмм Предварительный просмотр рабочих листов на компьютере: проверить расположение строк и столбцов, наличие справа абзаца | Один лист | ||
| Настройка параметров страниц: разбить документ на страницы; задать подходящие поля; снабдить колонтитулами и заголовками каждую страницу | Один лист | ||
| Вывод на печать: вывести документы на печать, предварительно указав область печати, выделив внедренную диаграмму | Одно действие | ||
Примечание к таблицам.
Единица измерения одного листа: 2 Кбайт; 1 Кбайт = 1024 байт; 1 байт – единица емкости запоминающих устройств компьютера, характеризующая элемент памяти, в котором можно хранить 1 символ (букву, цифру, специальный знак).
"Кадровик. Трудовое право для кадровика", 2010, N 5
Распределяем обязанности. Сколько нужно специалистов по учету кадров
Сколько нужно специалистов по учету кадров, чтобы работа была поставлена на высоте? Как избежать лишних затрат на персонал? На эти вопросы поможет ответить нормирование труда. Какова его правовая основа и какие нормативы существуют для расчета численности кадровой службы и как их применять на практике, читайте в материале.
Характеристики должностей
Для обеспечения рационального разделения труда, создания механизма разграничения функций, полномочий и ответственности на основе регламентации трудовой деятельности работников в современных условиях на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм в целях обеспечения правильного подбора, расстановки и использования кадров на практике рекомендуется применять Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37 (ред. от 29.04.2008).
Справочник содержит новые квалификационные характеристики должностей служащих, связанные с развитием рыночных отношений. Все ранее действовавшие квалификационные характеристики пересмотрены, в них внесены существенные изменения в связи с осуществляемыми в стране преобразованиями и с учетом практики применения характеристик.
Справочник дополнен новыми квалификационными характеристиками должностей работников, функции которых связаны со становлением и развитием рыночных экономических отношений. К ним, например, относятся квалификационные характеристики должностей аудитора, аукциониста, брокера, дилера, менеджера, оценщика, специалиста по маркетингу и др.
В странах с высокоразвитой рыночной экономикой менеджерами называют профессиональных управляющих, обладающих специальным образованием, часто полученным в дополнение к инженерному, юридическому, экономическому.
Необходимо отметить, что на основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников, при составлении которых уточняются обязанности, предусмотренные в характеристиках, с учетом особенностей организации производства, труда и управления, технологии выполнения трудовых процессов. При этом важно, чтобы как в квалификационных характеристиках, так и в должностных инструкциях службы управления персоналом, подготовки и повышения квалификации кадров обеспечивали точное соответствие наименования должностей Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
В ст. 57 ТК РФ установлено, что одним из существенных, т. е. обязательных условий трудового договора, заключаемого между работодателем и работником, является наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям и профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.
Квалификационный справочник содержит следующие характеристики должностей работников, которые должны осуществлять работу с кадрами в организации:
Заместитель директора по управлению персоналом;
Менеджер по персоналу;
Начальник отдела кадров;
Начальник отдела подготовки кадров;
Инженер по подготовке кадров;
Инспектор по кадрам;
Специалист по кадрам.
Первые три должности относятся к должностям руководителей. Круг должностных обязанностей хотя и имеет много общего, но все-таки отличается, что связано прежде всего с количественным составом кадровой службы конкретной организации и задачами, которые она должна решать. Причем менеджер по персоналу сегодня - это наиболее востребованный сотрудник, с широким кругом обязанностей. Он, в частности, организует работу с персоналом в соответствии с общими целями развития организации; обеспечивает укомплектование предприятия работниками необходимых профессий, специальностей и квалификации; определяет потребность в персонале; осуществляет подбор кадров, организует обучение персонала, проведение оценки результатов трудовой деятельности работников; совместно с руководителями структурных подразделений участвует в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижения в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников; консультирует руководителей разных уровней по вопросам организации управления персоналом; принимает участие в планировании социального развития коллектива, разрешении трудовых споров и конфликтов; составляет и оформляет трудовые договоры и контракты; ведет личные дела работников и другую кадровую документацию; осуществляет руководство подчиненными сотрудниками.
Остальные перечисленные должности относятся к должностям специалистов.
Следует отметить, что Квалификационный справочник содержит также характеристики и других должностей, имеющих отношение к управлению человеческими ресурсами и организации труда: начальник лаборатории (бюро) по организации труда и управления производством; начальник лаборатории (бюро) социологии труда; начальник нормативно-исследовательской лаборатории по труду; начальник отдела организации и оплаты труда; инженер по охране труда; психолог; социолог; техник по труду; экономист по труду; табельщик. Каждая организация самостоятельно решает, какие сотрудники будут входить в состав кадровой службы (службы управления персоналом) и как будет организовано взаимодействие кадровой службы с другими подразделениями, ведающими вопросами труда.
Нормирование труда: определяем численность
Руководителей организаций и работников кадровых служб, конечно, заинтересует вопрос: сколько нужно специалистов по кадровой работе, чтобы работа была эффективной и с минимальными затратами?
Для решения этого вопроса работодателю не обойтись без нормирования труда работников кадровой службы. Далеко не все работодатели еще и сегодня понимают необходимость проведения такой работы в организации. Как показывает практика, нормирование труда как элемент системы управления персоналом, позволяющий, в частности, оптимизировать его численный и профессиональный состав, далеко не всегда используется даже для расчета численности сотрудников службы кадров.
Правовую основу нормирования труда составляет гл. 22 ТК РФ. Необходимо отметить, что с введением в действие ТК РФ подходы к правовому регулированию нормирования труда претерпели значительные изменения. Нормирование передано в руки самих организаций. Теперь работодатели с учетом мнения представительного органа работников сами могут принимать локальные нормативные акты, предусматривающие введение, замену и пересмотр норм труда. Это придало нормированию новый смысл, так как нормирование теперь напрямую связано с эффективностью работы всего коллектива данной конкретной организации.
В связи с таким порядком нормирования труда, единого централизованного обязательного нормативного документа, связанного с определением численности работников кадровой службы, не существует.
Однако в настоящее время имеют место два нормативных документа, которые организации могут принять в качестве основы для расчета численности работников кадровой службы:
Постановление Минтруда СССР от 14.11.1991 N 78 "Об утверждении Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров";
Постановление Минтруда России от 26.03.2002 N 23 "Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти".
Прежде всего надо составить перечень всех видов работ, которые выполняет ваша кадровая служба. Этот перечень должен быть составлен как можно более полно, ведь именно от этого зависит, насколько точными окажутся последующие расчеты. Затем необходимо провести сравнительный анализ вашего списка с видами работ, вошедшими в списки установленных нормативов. Затраты времени на выполнение кадровых операций, которые вошли в списки, вы рассчитаете с помощью установленных нормативов, а те, что в списке не отражены, придется рассчитывать самостоятельно. Для этого вам будет необходимо сделать фотографии рабочего времени или хронометраж. В дальнейшем полученную этим путем информацию можно использовать для расчетов и введения в вашей организации местных нормативов труда.
Затем, исходя из установленных затрат времени, вам необходимо будет рассчитать трудоемкость всех работ. Для этого надо вычислить трудоемкость каждого вида работ, а затем их просуммировать. При проведении расчетов вы должны решить, какой промежуток времени вы возьмете за расчетный. Обычно специалисты ориентируются на годовой период. Такие расчеты будут наиболее точными, так как позволят снивелировать все сезонные колебания. Однако такие расчеты очень затратны по времени и потребуют приложения значительных усилий. В том случае, когда важна оперативность, можно производить расчеты за квартал или за месяц, но тогда точность расчетов будет весьма приблизительной.
А теперь давайте вместе, с помощью нормативов, установленных Постановлением Минтруда СССР, рассчитаем необходимое количество специалистов по определенному участку кадрового делопроизводства, взяв за расчетный период один месяц.
Для начала нужно составить таблицу-образец (табл. 1).
Таблица 1
Расчет трудоемкости работ в кадровой службе
|
Вид выполняемых |
Единица |
Пункт, |
Норматив |
Нормы |
Объем |
Трудоемкость |
|
|
Оформление |
Один |
3.1 |
|||||
|
Оформление |
Один |
3.2 |
|||||
|
Выписка новой |
Одна |
3.3.1 |
|||||
|
Выписка дубликата |
Один |
3.3.1 |
|||||
|
Внесение записей в |
Одна |
3.3.2 |
|||||
|
Снятие копии |
Одна копия |
3.3.3 |
|||||
|
Оформление |
Один |
3.4.1 |
|||||
|
Составление и |
Один |
3.4.4 |
|||||
|
Оформление отпуска |
Один |
3.4.5 |
|||||
|
Ведение личных |
Один |
3.4.6 |
|||||
|
Оформление листка |
Один |
3.4.8 |
|||||
|
Оформление |
Одно |
3.4.11 |
|||||
|
Оформление |
Один |
3.4.13 |
|||||
|
Оформление |
Один |
3.4.16 |
|||||
|
Оформление |
Один |
3.6.6 |
|||||
|
Подбор резерва |
Один |
3.6.13 |
|||||
|
Оформление приказа |
Один |
3.6.19 |
|||||
Во второй столбец вы заносите все виды работ, выполняемых в процессе кадрового делопроизводства, которые охвачены установленными нормативами.
Данные для столбца 6 вычисляете по формуле:
Н = Т (1 + К / 100),
где Н - нормы времени на выполнение конкретного вида работы, чел/ч;
Т - норматив оперативного времени на выполнение данной работы,
Установленный по сборнику, чел/ч;
К - коэффициент времени, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, а также подготовительно-заключительные работы, в процентах от оперативного времени. По результатам анализа карт фотографий рабочего времени К принимается равным 8%.
В седьмой столбец вносите данные об объемах работ по каждому виду за расчетный период.
Годовая трудоемкость нормируемых работ (Тн) определяется с учетом каждого вида выполняемых работ по формуле:
Тн = SUM Н x V,
где Н - нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида
Работы, чел/ч;
V - объем конкретного вида работы, выполняемой за год (i = 1, 2, 3...
N - виды выполняемых работ).
Нормативная численность инспекторов по кадрам (Ч) определяется как соотношение трудоемкости работ к полезному фонду рабочего времени в периоде, который принят за расчетный, по формуле:
где Т - суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по
Данным нормативам;
Ф - полезный фонд рабочего времени одного работника (в данном случае
Мы взяли усредненный показатель за месяц), ч.
Ч = 196,46 / 166 = 1,18.
Таким образом, для выполнения работ, которые вошли в нашу таблицу, необходимо 1,2 ставки специалиста по комплектованию и учету кадров. Это означает, что если в вашей кадровой службе эта работа была распределена, например, между двумя специалистами, то у вас есть потенциальная возможность сократить расходы, поручив выполнение работы одному сотруднику и установив ему доплату за расширенный объем работы в размере 0,2 ставки.
Следует отметить, что расчеты численности работников кадровых служб по методикам указанных выше Постановлений - довольно трудоемкий процесс.
На практике должности работников кадровых служб, в т. ч. и менеджеров по персоналу, устанавливаются в штатном расписании в зависимости от численности работников данной организации.
Весьма обоснованно, на наш взгляд, вводить должность менеджера по персоналу, когда численность работников в организации стала превышать 20 человек.
В организациях численность свыше 100 сотрудников кадровая служба может состоять из 2 - 3 работников - менеджер по персоналу и инспектор (специалист) по кадрам.
В организациях, где численностью работников превышает 300 человек, может быть рассмотрен вопрос и об организации отдела кадров из 4 - 5 работников. При этом обязанности каждого работника конкретизируются.
С увеличением численности работников отдел кадров может расширяться пропорционально количеству работающих, и при этом обязанности менеджеров по персоналу будут все более конкретизироваться.