Základní principy flexibility plánování času priority pravidelnosti. Téma: Základní principy plánování času. Obecné plánování fondu

Princip Pareto vám umožňuje vyhodnotit provedené úkoly a stanovit jejich prioritu. Obecně řečeno, tento princip říká, že uvnitř souboru jsou komponenty, které mají mnohem větší význam, než to odpovídá jejich specifické gravitaci ve skupině. Například 20% zákazníků dává 80% obratu, 20% zaměstnanců organizace dostává 80% platu, 20% složek určuje 80% nákladů na hotový produkt.

S ohledem na časové plánování manažera (obr. 7.2) lze Paretův princip formulovat následovně.

Obr. 7.2.

Můžete strávit 80% času vyhrazeného projektu pro řadu „drobných“ problémů a získat pouze 20% konečného výsledku, nebo si můžete vybrat omezený rozsah prioritních problémů a strávit na nich pouze 20% času, získat 80% konečného výsledku.

Princip ABC

Princip ABC je mechanismus stanovování priorit, který vám umožňuje rozdělit úkoly do kategorií a naplánovat čas podle důležitosti těchto úkolů.

Princip BCBC, stejně jako princip Pareto, ukazuje, že existuje jen několik nejdůležitějších případů a jejich podíl na celkovém počtu manažerských záležitostí je přibližně konstantní.

Podle tohoto principu lze všechny případy rozdělit do tří skupin:

A) Nejdůležitější úkoly. Tvoří asi 15% z celkového počtu případů, se kterými se manažer zabývá. Příspěvek těchto úkolů k dosažení cíle je přibližně 65%.

B) Důležité úkoly. Představují asi 20% z celkového počtu případů, jejichž význam je také asi 20%.

C) Méně důležité a nepodstatné úkoly. Tvoří asi 65% všech případů a jejich význam je pouze asi 15%.

Chcete-li použít zásadu ABC, musíte vytvořit seznam úkolů a seskupit je. Úkoly kategorie A musí provádět sám vedoucí; Úkoly kategorie B by měly být částečně delegovány; zbývající úkoly (C) podléhají povinnému opětovnému přiřazení. Možná by část těchto úkolů měla být zcela opuštěna.

Plánování 60:40

„Plánování 60:40“ je princip, který byl experimentálně odvozen a svědčí o tom, že při spolupráci v kanceláři je vhodné vypracovat plán pouze na 60% pracovní doby. 40% nelze naplánovat předem, mohou jít na nečekaná setkání, návštěvníky, telefonní hovory atd.

Zásada priority

Předepisuje rozdělit nadcházející záležitosti na dlouhodobé, střednědobé a krátkodobé úkoly, stanovit jejich prioritu a jednat v souladu s nimi.

Zásada předběžných norem

Předepisuje stanovení dočasných standardů pro všechny úkoly. Zpravidla se na úkol věnuje více času, jak je k dispozici. Přesné termíny pro všechny činnosti by měly být stanoveny a upraveny, pokud nejsou proveditelné.

Zásada „Vedu práci, ne ona“

Organizace pracovního dne by měla být v souladu se zásadou „Vedu práci, ne já.“ Poměrně často přichází do práce nezkušený manažer, poslouchá hlasovou schránku, čte e-maily, přijímá několik telefonních hovorů a začíná vykonávat práci, která se mu jeví jako důležitá, pouze proto, že mu někdo v tuto chvíli připomněl potřebu ji dokončit.

Ve skutečnosti by měl manažer tvořit soubor úkolů a neustále je řadit podle stupně důležitosti. Manažer může obdržet množství pokynů, požadavků, úkolů, stížností. Mohou mít různé emocionální barvy. Reakce na emocionální stížnosti může vést ke ztrátě kontroly nad případy, které v tuto chvíli "křičí", ale v budoucnu se změní na skutečné problémy.

Je zřejmé, že bez sledování činnosti podřízených není možné dosáhnout optimálního plnění úkolů, které jim byly přiděleny. Totéž platí, pokud jde o sebeovládání, na které mnozí zapomínají. Je nutné pravidelně kontrolovat jejich plány, vykonávat kontrolu nad výsledky práce, analyzovat jejich činnosti a čas. Dialektika plánování naznačuje, že abyste se mohli uvolnit, musíte přidat zátěž ve formě sebeovládání.

Kromě toho bylo prokázáno, že různí lidé mají různý výkon v různých časových obdobích. Vrchol pracovní kapacity pro různé lidi klesá v různé denní době - \u200b\u200bto by mělo být zohledněno při plánování vašeho pracovního dne.

Pracovní doba je doba, kterou každý zaměstnanec věnuje výkonu své pracovní funkce. Jeho trvání je upraveno pracovními právními předpisy.

Vážení čtenáři! Článek pojednává o typických způsobech řešení právních otázek, ale každý případ je individuální. Pokud chcete vědět jak vyřešit svůj problém - kontaktujte konzultanta:

PŘIHLÁŠKY A VÝZVY JSOU PŘIJATY 24 HODIN A BEZ DNÍ VYPNUTÝCH.

Je to rychlé a ZDARMA!

Plánování pracovní doby je nedílnou součástí jeho řízení, tj. Řízení času. Toto slovo, dnes módní, neznamená jen řízení času, ale jeho efektivní plánování k dosažení cílů podniku. Nakonec je čas jedním ze zdrojů, které je třeba racionálně využívat.

Proč a komu je to nutné?

Mluvit o řízení času není úplně správné. Jeho průběh nezávisí na lidském jednání, nezrychluje se a nezpomaluje.

Tentokrát se vyplatí spravovat. Kromě toho je pro podnik důležitý na všech úrovních - od vedoucího k běžným zaměstnancům. Efektivní využití tohoto zdroje přímo ovlivňuje produktivitu práce, a tedy i zisk.

Pro každou společnost je plánování pracovní doby dalším důležitým faktorem.

Počet zaměstnanců podniku, a tedy i finanční náklady spojené s personálem, závisí na tom, jaký fond pracovní doby je vyžadován k plnění výrobních úkolů.

Důvody pro nedostatek času

Nedostatek znamená nedostatek. V našem případě nedostatek pracovní doby k dokončení úkolu přiřazeného konkrétnímu zaměstnanci, jednotce nebo podniku jako celku.

Výsledkem může být zpoždění při provádění příkazu a jeho nepříznivé účinky. Nejčastěji je nedostatek času spojen s nekompetentností vůdce.

Existují tři skupiny důvodů, které vedou k nedostatku času:

osobní vlastnosti vůdce;
akce vůdce;
nezávislé důvody.

Osobní vlastnosti vůdce vedoucí ke ztrátě času se mohou projevovat v takových jevech, jako jsou:

fussiness, to je, spěšné prověření bezohledného jednání;
konstantní spěch;
nedostatek řádného odpočinku v důsledku zlepšení domova.

Negramotné akce vedou k následujícímu:

nízká nebo chybějící motivace zaměstnanců;
přerušení komunikace;
nedostatek pořadí případů podle důležitosti;
neschopnost delegovat pravomoc.

Nezávislé důvody vedoucího, vedoucí k nedostatku času pro vedoucího a jeho podřízené, jsou:

příliš mnoho úkolů, úkolů, úkolů;
neplánované události (zloději času).

Tyto důvody zpravidla nevznikají samostatně. Proudí jeden od druhého.

Výsledkem je začarovaný kruh, pouze správné a racionální plánování vám umožní dostat se z toho. A kontrolu nad prováděním plánovaných činností a časem stráveným na nich.

Jaké úkoly lze vyřešit?

Plánování je jedním z nástrojů pro přijímání různých manažerských rozhodnutí. Zahrnuje stanovení cílů a stanovení způsobů, jak toho dosáhnout. To znamená, že je to druh příležitosti podívat se do budoucnosti společnosti a rozhodnout se, jak a na jak dlouho je možné se tam dostat.

Plánování a správa pracovní doby vám umožní vyřešit následující úkoly:

zvýšení úrovně výkonu:
kontrolní akce a čas strávený na nich;
optimalizace pracovního plánu;
zlepšení technik využití času;
screening časově neefektivních typů aktivit;
racionální plánování nejdůležitějších úkolů;
jasné oddělení práce a osobního času.

Druhy

Časové plánování v podniku, stejně jako jakékoli plánování, lze rozdělit do typů podle různých kritérií:

podle rozsahu (obecné a soukromé);
podle obsahu (strategického, provozního a současného);
podle předmětů (personál, výroba, finanční);
podle období (krátkodobá, střednědobá, dlouhodobá);
možné změny (rigidní a flexibilní).

Obecné plánování fondu

Plánování společného fondu není možné bez výpočtu nákladů na pracovní dobu. Abychom pochopili, jak moc tento zdroj vyžaduje, používají se různé metody.

Poté musí být pracovní doba normalizována, tj. Na základě výsledků kalkulačních a vědecky založených norem, odvodit optimální čas pro výrobu jedné jednotky produktu nebo úkolu.

Přidělení je jádrem plánování společného časového fondu. Na jeho základě je stanoven počet potřebných pracovníků, náklady a motivační kritéria.

Obecný fond se skládá z:

kalendář
nominální (kalendář bez dní volna a svátků, ale s ohledem na zkrácené dny před svátkem);
efektivní (jak jeden zaměstnanec pracoval během plánovacího období).

Individuální

Neméně důležité než obecné plánování bude časové řízení každého zaměstnance.

Je důležité vědět, kdo musí stanovit přísný plán a kdo ví, jak naplánovat svůj čas co nejefektivněji. A přesto je zde několik důležitých bodů.

Například udržujte poměr 60/40. To znamená, že 60% pracovní doby se plánuje na řešení současných problémů a 40% na dovolenou na nepředvídané úkoly a tvůrčí činnost (dva bloky po 20%).

Tento a další důležité principy individuálního plánování pracovní doby formuloval L. Severt.

Nerozlišoval zásadní rozdíly mezi manažery a specialisty z hlediska efektivního využití pracovní doby. Chtěl bych však poznamenat některé aspekty.

Vedení

Pro vůdce jsou obzvláště důležité dovednosti v oblasti plánování.

Toto je jeho funkce: stanovit cíle, stanovit časový rámec pro jeho dosažení a kontrolovat výsledek, jakož i delegovat oprávnění, zbavit se těch úkolů, které mohou specialisté provádět.

Specialisté

Specialista plánuje svůj čas na základě úkolů stanovených vůdcem. Pro něj mají sebekázňové dovednosti velký význam.

Plánování podnikového času

Jakýkoli plán musí být stanoven písemně, jinak neexistuje. Usnadnění řízení času pomůže elektronickému plánování. Používání moderních technologií vám nejen umožní vizualizovat seznam úkolů.

Moderní přístroje jsou schopny připomenout jejich majitelům důležité události.

Obecná pravidla

Plán musí být proveden večer a ráno, aby bylo možné provést úpravy.
Všechny případy obsažené v plánu musí být časově rozděleny na krátkodobé, střednědobé a dlouhodobé.
Objem věcí by měl být realistický, nesnažte se pochopit nesmírnost.
Zaznamenejte nejen cíle, ale také zamýšlené výsledky.
Prioritizovat
Nastavte přesné termíny pro každý úkol.
Delegovat pravomoc.
Plány by měly být pravidelně upravovány.

Co zahrnout do plánu?

Plán musí obsahovat naprosto všechny věci, které je třeba během dne udělat. To vám umožní nenechat si ujít nic v následujících krocích.

Je nutné zaznamenat vše - od schůzky v čele po gratulaci kolegovi k jeho narozeninám firemní poštou. Musíte začít s těmi, které mají přesný čas: schůzky, schůzky, konference atd.

Kromě pokynů vedení je vhodné zahrnout i záležitosti, které přispívají k kariérnímu postupu. Například pokročilé školení nebo tvůrčí práce na projektu.

Prioritizace

Aby bylo časové plánování skutečně efektivní, je třeba vše, co je v denním (týdenním, měsíčním, atd.) Zařazeno, je řazeno podle důležitosti a naléhavosti. A pak provádějte v sestupném pořadí podle důležitosti.

Technologie a metody

K určení priority a plánování času se nejčastěji používají metody, jako je Eisenhowerova matice a Pareto zákon.

Ve stručnosti to vypadá takto:

všechny případy jsou rozděleny na důležité a naléhavé, důležité a neodkladné, méně důležité a volitelné;
většina času (až 80%) by měla být věnována nejdůležitějším a naléhavým;
to musí být provedeno na začátku pracovního dne.

Analýza výkonu

Chcete-li zkontrolovat, jak efektivně nějaký zaměstnanec využívá svůj pracovní čas, můžete matematicky. K tomu se používají různé faktory, například rozsáhlé využití času.

Vzorec pro výpočet vypadá takto:

Ke \u003d (celkový fond času - přestávky v práci) / celkový fond času.

Ideální hodnota bude rovna jedné. Čím více se Ke od ní liší, tím neefektivnější je využití pracovní doby.

kvůli vině zaměstnance a z důvodů mimo jeho kontrolu;
pro osobní potřeby.

Za tímto účelem se do čitatele vzorce nahradí požadovaná hodnota (v minutách) a celkový časový fond zůstává ve jmenovateli. Zde je vztah opačný. Čím blíže je tato hodnota jednotě, tím iracionálnější je pracovní doba.

Příklady

Plánování pracovního dne, týdne nebo jiného období do značné míry závisí na specifikách profese. Zvláště pokud se jedná o prvky kreativity.

Zvažte, co stojí za to věnovat pozornost zástupcům takových profesí, jako je právní poradce a manažer v bankovním sektoru.

Pro právníka

Charakteristickým rysem této profese je účast na soudních řízeních. Pracovní plán proto nutně obsahuje harmonogram soudních sporů a procedurální lhůty pro přípravu některých dokumentů. To jsou nejdůležitější a naléhavé záležitosti.

Čas schůzek a jednání s klienty je dohodnut na základě zbývajících volných intervalů. Ve výsledku zůstávají výdaje na analytiku a reporting.

Denní plán bude vypadat asi takto:

Čas	Těsné termíny	Flexibilní úkoly
9-00	Provozní setkání
10-00		Napište zprávu pro kuchaře
11-00		Viz dokumenty pro proces N znovu
12-00	Soudní řízení v případě N
13-00		Oběd
14-00		Zobrazit dodací smlouvy
15-00	Setkání A, vypracování soudního řízení
16-00	Připravit odvolání v případě K
17-00		Zkontrolujte podmínky procedurálních dokumentů

Pro manažera v bance

Pracovní den správce bankovních úvěrů bude sestávat z několika bloků:

Časově omezené schůzky
plnění smluv na základě výsledků jednání;
studená volání za účelem rozšíření zákaznické základny;
příprava komerčních nabídek atd.

Rozložení dne takového zaměstnance může být následující:

A několik tipů na konci:

Při určování důležitosti úkolu je třeba si položit otázku: „Co mi to dá?“ A v implementaci pokračujte, pouze pokud vám odpověď vyhovuje. Pokud se vám odpověď nelíbí, pak je pravděpodobně možné úkol prozatím odložit.
První věc ráno je udělat nejnepříjemnější, ale důležité věci.
Velké a složité úkoly se nejlépe provádějí, pokud je rozdělíte na malé a lehké.
Je důležité si dobře odpočinout od práce.

V nejobecnějším smyslu lze plánování nazvat jakoukoli činností intelektuálního designu, která vytváří schéma pro budoucí činnosti. Na rozdíl od vágního a emotivně tvarovaného subjektivního obrazu cíle je plán objektivizací navrhované sekvence akcí, která s největší pravděpodobností vede k dosažení cíle. Nejjednodušší plán je logicky uspořádaná posloupnost akcí, pevně stanovená písemně a přijatá jako vodítko k akci. Jednoduchý plán je lineární a poskytuje jedinou možnou sekvenci akcí; lze propojit komplexní plán (viz oddíl 3.6), který zahrnuje alternativní nebo doplňkové scénáře k dosažení cíle. Jednoduchý plán může být pouze seznam událostí seřazených podle stupně důležitosti (priority), zatímco komplexní plán je spíš jako rozsáhlý počítačový algoritmus, který zahrnuje mnoho dalších logických operací, řídicí parametry, podmínky atd.

V ekonomické vědě se solidní monografie věnují metodice a konkrétním metodám plánování, ale zde se dotkneme pouze některých nejdůležitějších plánovacích okamžiků vyžadovaných v TM. Přesně řečeno, celý proces navrhování systému cílů (stanovení cílů) lze nazvat procesem (nebo částí procesu) plánování vašeho života ( pokud jde o „individuální“ TM), ale obvykle v TM termín „plánování“ má mnohem užší rozsah. Protože mluvíme o řízení času, jakékoli plánování v kontextu TM je spojeno s optimálním rozdělením času pro řešení různých problémů a ve skutečnosti přímo souvisí s tzv. Kalendářním plánováním,

Je možné rozlišit tři hlavní znaky plánování: 1. K dosažení cíle je pro jeho dosažení alokována optimální doba (trvání) času. Pokud cíl není ve své podstatě nový, měl by se při určování času k dosažení cíle spoléhat na známé standardy plýtvání časem (získané v důsledku inventarizace a analýzy plýtvání časem; viz předchozí kapitola). Tento přístup „ze standardů“ naznačuje, že po rozdělení cíle na průběžné úkoly již předem víme, kolik času bude stráveno

4.14. Zásady a pravidla plánování

každá z těchto úkolů se provádí. Poté jednoduše sčítáním času stráveného na realizaci jednotlivých úkolů můžeme získat (s určitou chybou) celkový čas k dosažení cíle. Pokud je cíl v přírodě nový nebo obsahuje nepředvídatelné aspekty trávení času, pak zde při určování času potřebného k dosažení cíle musíte použít intuitivní přístup. Současně je částečně nutné spoléhat se na znalosti jednotlivých standardů pro čas strávený na určitých typech životních činností. Například i přesná znalost skutečnosti, kolik hodin denně potřebujete pro dobrý odpočinek, vám již umožní přiblížit se k přesnějšímu pochopení toho, kolik hodin denně můžete věnovat k dosažení svého cíle.

2. Je vytvořena jasná hierarchie cílů a jednotlivých úkolů (v rámci dosažení každého jednotlivého cíle). Předpokládá se, že nejdůležitější cíle (úkoly) jako priorita jsou dosaženy na prvním místě, jejich provádění je přiděleno největší a nejvhodnější čas (viz odstavec 2 v oddíle 4.13). To znamená, že se předpokládá, že pořadí cílů (úkolů) v hierarchii (tj. Priorita) se přenáší s vysokou přesností na plánované pořadí jejich dosažení.

3. Protože čas je společným zdrojem, který je třeba rozdělit mezi několik cílů, zahrnuje plánování rozdělení a koordinaci času stráveného na dosažení různých cílů (úkolů) během přiděleného časového období. Rozdělení a koordinace času stráveného na dosažení různých cílů se obvykle provádí pomocí systému plánů, kde jsou akce zaměřené na dosažení cílů „rozptýleny“ podle roku, měsíce, týdne, dne, hodiny a minuty života.

Lidská činnost je charakterizována „monofonií“ - během jedné samostatně odebrané malé doby („kvantum aktivity“) můžeme udělat jen jednu věc, usilovat o dosažení pouze jednoho cíle. (Výjimky, jako je Julius Caesar, který věděl, jak dělat několik věcí současně, se samozřejmě dějí, ale pouze potvrzují obecné pravidlo.) Je však také zřejmé, že pravděpodobně nebudeme moci strávit všech 24 hodin každý den pouze k dosažení jediného cíle. Je to plánování, které vám umožní získat konkrétní odpovědi na otázky o tom, jaké by měly být „segmenty“ činností zaměřených na dosažení cílů, aby byly co nejúčinnější; jak aktivity směřovaly k dosažení cíle,

Kapitola 4. Stanovení cílů, plánování, provádění

by se měla střídat s jinými činnostmi, s dosahováním dalších cílů atd.

V dlouhodobém plánování je distribuce a koordinace času stráveného na dosažení různých cílů možné pouze v nejdrsnější verzi návrhu. Naopak v krátkodobém operačním plánování (na týdenním a ročním základě) je nejdůležitějším úkolem optimální rozložení a koordinace času stráveného na dosažení různých cílů, jejichž kvalita je klíčovým faktorem pro dosažení cílů.

Aby bylo plánování skutečně efektivní, musíte dodržovat následující zásady plánování:

1. Plánování je projev vůle. To je možné pouze tehdy, když plány vyjadřují skutečnou motivaci a jsou založeny na skutečných hodnotách.

2. Plánování by mělo být systematické, tj. Mělo by brát v úvahu celou škálu cílů a okolností. Díky systematické povaze je dosaženo vysoké synergie cílů, možné konflikty mezi nimi jsou neutralizovány.

3. Podstatou plánování je uvést věci do pořádku. Pořadí může být lineární (načasování) a strukturální (priority, logický vztah a vzájemná závislost cílů). Řád je něco proti chaosu, ale řečeno, stupeň a povaha řádu u různých lidí se mohou velmi lišit.

Ve své podobě může být plán co nej individualizovanější, je důležité pouze to, že pomáhá zvyšovat míru zefektivnění činností konkrétní osoby (organizace).

4. Plánování by mělo být výhledové, nikoli retrospektivní. Retrospektivní plánování je minulostí a snaží se zkopírovat recepty na úspěch, které byly dříve použity. V individuálním plánování může být toto používání vzorců chování stále efektivní, ale v organizačním plánování (zejména ve strategickém plánování) bude mít pravděpodobně katastrofální následky (viz oddíl 2.6).

5. Plánování by mělo být zaměřeno do budoucnosti. „Prospektivita“ je módní pojem v západním managementu na konci 90. let, kterým se stanoví skutečnost, že individuální (organizační) plány by měly být ve vzájemném vztahu a pokud možno koordinovány s plány vnějšího prostředí. Jednotlivec by měl koordinovat své vlastní plány s plány svých příbuzných,

4.14, Zásady a pravidla plánování

zey, kolegové atd., organizace - s plány partnerů, zákazníků atd. Předpokládá se také význam budoucího plánování v rámci organizace, když jsou plány top managementu koordinovány s plány jednotlivých zaměstnanců a oddělení. Tato koordinace je prováděna pomocí kolegiality, s přihlédnutím k zájmům všech účastníků plánování, flexibility a alternativního plánování, možnosti revize plánů z podnětu účastníků atd. (Podle mého subjektivního názoru je myšlenka budoucího plánování ideologicky atraktivní, ale obtížně proveditelná).

6. Plánování by mělo být minimální. Je-li to možné, je nutné určit individuální plánovací normu, vyhnout se příliš podrobnému nadměrnému plánování (takové plánování se rychle promění v „zloděj času“; plánované podrobnosti se ne vždy shodují s realitou, způsobují nespokojenost a dezorientaci) a nedostatečné plánování (pokud je plán nastíněn pouze obecně, opouští se) mnoho „bílých skvrn“ v rozdělení času).

7. Rovnováha mezi intuitivní kreativitou při psaní plánu a používáním formálních pravidel a plánovacích algoritmů.

8. Účtování pro plánování ve všech časových stupních. Nejjednodušší rozdělení plánů může být dlouhodobé a krátkodobé as osobním plánováním, co je dlouhodobé a co je krátkodobé - je na osobě, aby se rozhodl. Pro někoho může být plánování podniku na měsíc dlouhodobé, ale pro někoho jiného to může být krátkodobé. Při plánování můžete použít jiné časové měřítko, například zvýrazněte rutinní plánování spojené s pravidelnými opakujícími se úkoly a činnostmi a situační plánování související s prováděním skutečných úkolů nebo rezervováním času na možná překvapení.

Zde jsou tipy, jak zlepšit provozní plánování:

1. Při plánování času použijte poměr 60:40 (60% času - je plánováno; 20% - kreativní čas; 20% - rezerva, interference). (Podíl časového plánování 60:40 navržený L. Sievertem není jediný možný; viz oddíl 4.15.)

2. Zvažte čas strávený, zejména neplánovaný. Uchovávejte denní zasekávané listy, použijte poznámky.

Kapitola 4. Stanovení cílů, plánování, provádění

3. Vytvořte seznam všech svých úkolů (záležitostí), opravte je písemně. Srovnejte to s cíli a hodnotami.

4. Označte pro všechny úkoly přesné, ale realistické termíny (písemně). Spolehněte se nejen na dočasnou intuici, ale také na výsledky časové analýzy (viz předchozí kapitola).

5. Plán by měl být flexibilní - pokud není možné dosáhnout cíle, neztrácejte čas na něj, přejděte k dosažení jiného cíle.

6. Nevytvářejte blokády z odložených případů. Je lepší překročit plánovanou lhůtu než nikdy dokončit odložený úkol.

7. Pochopte malé věci! Naučte se je třídit: které by měly být zlikvidovány a které by měly být provedeny. Naučte se, jak tvrdě zahodit nepodstatné.

8. Plán je pracovním dokumentem, měl by také obsahovat značky týkající se provádění, dodržení termínů atd. Jedná se o důležitý bod sebeovládání!

9. Plán musí nutně identifikovat prioritní úkoly (hierarchie cílů a cílů).

10. Plán by měl zpočátku zajišťovat subjekty provádějící úkoly, včetně těch, na které mohou být přeneseny. Zajistěte také zdroje (viz „analýza cílových prostředků“, oddíl 4.10).

11. Při plánování rozdělte čas na velké (pro řešení objemných a důležitých úkolů) a malé (pro řešení aktuálních problémů) bloky.

12. Plán - pracovní dokument, musí být dohodnut se všemi zúčastněnými stranami (prospektivita) av případě potřeby může být změněn.

13. Plánování je soubor plánů (osobní a organizační, dlouhodobý - střednědobý - krátkodobý; viz oddíl 4.16).

14. Plánování by mělo být přiměřené a nemělo by se proměnit v absorbér času! Můžete plánovat méně často, ale pro dosažení důležitých a velkých cílů je nutné plánování.

15. Pravidelně plánujte. Učinte plánovací prvky rutinními, algoritmickými, jednoduchými a srozumitelnými, standardizovanými postupy.

4.15. „Mlátící“ časové plánování

ty Jaké plány (strategické, finanční, marketingové, kariérní atd.) jste museli řešit ve své profesní činnosti (nebo v každodenním životě)? V jakých případech jste pracovali jako vykonavatel plánu a v jakých případech jste plánovali sami sebe? Jaké rysy by měl mít plán, aby byl snadno proveditelný (aby mohl být vůbec dokončen)? Pokud náhodou hrajete roli tvůrce plánu, jaké zásady nebo pravidla jste dodržovali při jeho vývoji? Máte svá vlastní kritéria pro „dobrý“ plán nebo efektivní postup plánování?

koordinující správce času

K dnešnímu dni jsou zvažovány hlavní principy řízení času:

Stanovení cíle. Definice a formulace cílů (cílů)

Stanovení cílů pomáhá orientovat akce a akce pro tyto cíle a pro jejich realizaci. K tomu by měl cíl popsat konečný výsledek, nikoli akce, které je třeba provést. I ten nejlepší způsob práce je beznadějný, pokud vůdce předem jasně neuvede, o co se snaží. Povědomí o jejich cílech velmi často znamená významnou motivaci k práci, protože cíl dává jasnou představu o směru, kterým se má pohybovat.

Abyste uspěli, musíte si vybrat správné cíle. Každá společnost, každý manažer má jeden hlavní, nejdůležitější cíl, který je rozdělen do mnoha malých středně velkých cílů nižší úrovně, jejichž dosažení zajišťuje dosažení cíle vyšší úrovně a nakonec vyššího cíle. Je nutné stanovit jasné, vzájemně dohodnuté cíle, které lze přeměnit v okamžitá opatření, aby mohly být přímo plánovány. Jasně definované cíle, pevně stanovené na papíře, se automaticky stanou povinnými, což vede k neustálé analýze, dvojité kontrole a revizi.

Situační analýza je druh registru osobních zdrojů (prostředky k dosažení cílů) a umožňuje vám zjistit, na čem je třeba podporovat (silné stránky) a na čem je třeba dále pracovat (slabé stránky).

Analýzou jeho schopností manažer určí, co může obecně dělat, tj. jaký osobní potenciál má k dosažení svých cílů. Na druhé straně musí manažer jasně pochopit své slabosti, aby se vyhnul činnostem, které mohou přispět k projevení takových „kvalit“, nebo aby přijal opatření k odstranění těchto nedostatků. V tom může pomoci rovnováha jejich největších selhání a porážek a identifikace, výsledek nedostatku jakých kvalit byly. "Poznat své slabosti znamená posílit vaše silné stránky."

Stanovení lhůt pro překlad cílů a formulaci požadovaných výsledků. Toto je poslední krok při stanovování cílů, kdy jsou konkrétní praktické cíle formulovány pro následující fázi plánování.

Nemůžete vzít příliš mnoho, abyste se nemuseli plnit v nenaplněných věcech. Krátkodobé cíle by měly být stanoveny v souladu s dlouhodobými globálními cíli.

Plánování a stanovení priorit

Plánování je navrženo tak, aby zajistilo ekonomické využití nejcennějšího zdroje - času. Čím lepší čas je přidělen (tj. Plánován), tím lépe může být použit v osobních a profesních zájmech vůdce. Plánování znamená přípravu na realizaci cílů a strukturování času.

Hlavní výhoda dosažená plánováním práce spočívá v tom, že časové plánování přináší časové výhody. Obecná praktická zkušenost ve výrobě ukazuje, že prodloužení času stráveného plánováním nakonec vede k časovým úsporám obecně. Je zřejmé, že čas strávený na plánování se nemůže nekonečně zvyšovat, existuje optimální, po kterém se další zvýšení plánovacího času stane neúčinným. Z celkového plánovacího období (rok, měsíc, týden, den) musíte strávit maximálně 1% času plánováním. Aby mohl řádně vykonávat své funkce a dosahovat svých cílů, delegovat méně důležité záležitosti, snižovat jejich počet nebo odložit je na pozdější datum, musí manažer jasně předložit svůj časový rozpočet a soubor úkolů. Plánování je projekt pracovních procesů na nadcházející období. Základní pravidla časového plánování:

1. Poměr (60:40).

Zkušenosti ukazují, že je nejlepší vypracovat plán pouze na určitou část pracovní doby (60%).

Události, které je obtížné předvídat, rozptýlení („potopení“ času) nelze naplánovat zcela beze stopy

2. Kombinování úkolů - akční plán.

Chcete-li vytvořit dobrý plán pro trávení času, je důležité mít vždy představu o nadcházejících záležitostech. Je vhodné je rozdělit na dlouhodobé, střednědobé a krátkodobé úkoly, stanovit jejich prioritu a jednat v souladu s nimi.

3. Pravidelnost - konzistence - konzistence.

Musíte pravidelně a systematicky pracovat na časových plánech a důsledně dokončovat práci, kterou jste začali.

4. Realistické plánování.

I.e. musíte naplánovat pouze takový objem úkolů, s nimiž se manažer může opravdu vypořádat.

5. Doplnění ztráty času.

Je lepší kompenzovat ztrátu času okamžitě, například je lepší pracovat jednou večer déle, než dohnat den před dalším celým dnem.

6. Oprava výsledků namísto akcí.

Je nutné stanovit v plánech výsledky nebo cíle, nikoli pouze akce, aby úsilí bylo zpočátku zaměřeno přímo na dosažení cíle. To pomůže vyhnout se neplánovaným činnostem.

7. Stanovení dočasných standardů.

Zkušenosti ukazují, že na práci je zpravidla tolik času, kolik je k dispozici. Proto je nutné stanovit přesné časové standardy, zajistit plán přesně tolik času pro konkrétní firmu, jak to skutečně vyžaduje.

8. Termín.

Aby se zabránilo otálení a otálení, je nutné stanovit přesné lhůty pro všechny typy činností.

9. Recyklace - opakovaná kontrola.

Plán musí být neustále přepracováván a dvakrát kontrolován z hlediska toho, zda mohou být některé úkoly plně dokončeny.

10. Koordinace časových plánů.

Aby bylo možné úspěšně realizovat jejich plány, musí je manažer koordinovat s plány jiných lidí.

Provádění - konkrétní kroky a akce v souladu s plánovaným plánem a postupem pro dosažení cíle.

Implementace zahrnuje přípravu každodenní rutiny a organizaci pracovního procesu za účelem dosažení cílů. Organizace vašeho pracovního dne by měla být v souladu se základním principem: „Práce mě musí poslouchat, a ne naopak.“ Existuje 23 pravidel, která lze rozdělit do 3 skupin: pravidla začátku dne, hlavní část dne a konec dne.

Pravidla pro zahájení dne:

Začněte den pozitivní náladou;

Začněte pracovat ve stejnou dobu, jak je to možné;

Opětovná kontrola plánu dne vypracovaného v předvečer

Zpočátku klíčové úkoly;

Pokračujte bez houpání;

Koordinujte plán dne se sekretářkou (bude pracovat efektivněji a bude schopen chránit vůdce před zbytečným zasahováním);

Ráno dělat složité a důležité věci, protože pak - aktuální dění;

Pravidla hlavní části dne:

Dobrá příprava práce;

Ovlivňování fixace podmínek v jejich vlastních zájmech;

Překontrolujte všechny zásoby z hlediska jejich potřeby;

Odmítněte další naléhavé problémy;

Vyvarujte se neplánovaných impulzivních akcí;

Zastavte se v čase a sledujte měřené tempo;

Provádějte malé homogenní úkoly v sérii (současně je příprava prováděna pouze jednou a po určitou dobu se vůdce zabývá homogenními činnostmi; díky kontinuitě a koncentraci procesu se šetří čas);

Racionálně dokončit to, co již bylo zahájeno (rozptýlení a následný návrat do práce nějakou dobu trvá, takže práce, které začaly, musí být dokončena nebo přerušena na vhodném místě)

Používejte neplánované časové intervaly pro přípravné nebo běžné činnosti;

Pracujte proticyklicky (tj. Na začátku dne je vhodné zabývat se nejdůležitějšími úkoly a v hektičtějším období - méně důležité záležitosti);

Vyřezat dobrou hodinu;

Čas a plány kontroly;

Pravidla pro dokončení pracovního dne:

Kompletní malý podnik, který začal;

Sledování výsledků a sebeovládání;

Plán na další den;

Každý den by měl mít svůj vrchol.

Sledování plnění cílů a provádění plánů.

Kontrola nad výsledky slouží ke zlepšení av ideálním případě k optimalizaci pracovního procesu. Všechny výše uvedené funkce samosprávy nebudou tak účinné, pokud nebude provedena odpovídající kontrola. Kontrola zahrnuje tři úkoly:

pochopení fyzické kondice

porovnání plánovaného s dosaženým

nastavení odchylky

Je nutné pravidelně, v pravidelných intervalech, kontrolovat vaše plány a organizaci práce, analyzovat vaše činnosti a svůj čas a sestavovat list denního hluku.

Kontrola výsledků práce by měla být v každém případě provedena po dokončení úkolu. Na konci pracovního dne je nutné sledovat a reflektovat nejen plnění cílů, ale i osobní situaci.

Kromě těchto klasických technologií pro organizování osobního času, zaměřených na specifický, strukturující, uspořádaný typ osobnosti G.A. Archangelský důraz se ve svém vývoji zaměřuje na metody řízení osobního času, vhodné pro lidi, kteří nejsou příliš náchylní k objednávce.

První princip: člověk může vyvinout pouze systém kvality pro organizaci svého času. Organizace osobního času je životně důležitá záležitost, která je velmi závislá na vlastnostech povahy a druhu lidské činnosti.

Druhý princip: nepodléhejte stereotypu plánování. Od doby Platóna, s jeho „světem idejí“, ideálními obrazy, byla posloupnost akcí pevně zakořeněna ve vědomí evropského člověka: nakreslit požadovaný obraz vývoje událostí (plán, program, projekt ...) a poté vnést živou aktivitu do tohoto dříve vytvořeného schématu. Tento přístup je docela aplikovatelný v poměrně předvídatelných oblastech činnosti, jako je konstrukce letadlových lodí, ale velmi často neorganizuje osobní práci, kde se často musíme vypořádat s neočekávanými okolnostmi, změnami atd. Významnou součástí metod pro organizování času nabízeného člověku jsou zpravidla metody plánování, které zahrnují plánování dne, týdne atd. V nepředvídatelném prostředí jsou tyto metody téměř zbytečné.

Práce na svůj vlastní čas přináší nejen materiální výsledky, ale co je důležitější, umožňuje vám využít organizaci času k zahájení procesu neustálých změn a zlepšování.

Zásady úspěšného časového plánování - to jsou základní pravidla, která dodržují, která můžete efektivně a přiměřeně rozdělit svůj pracovní čas, abyste dosáhli maximálního výsledku pracovní činnosti.

Relevance

Schopnost naplánovat pracovní dobu je velmi užitečnou dovedností, kterou mnoho pracujících lidí potřebuje, zejména těch, kteří nezávisle určují rozsah úkolů k dosažení svých cílů. Kvalifikované rozložení jejich sil a času vede k jejich přiměřeným výdajům a v důsledku toho k nejpozitivnějšímu výsledku. Abyste zbytečně neztráceli drahocenný pracovní čas, musíte jej pečlivě naplánovat a určit nejdůležitější činnosti, které je třeba provést. Musíte naplánovat svůj pracovní den každý den, na konci pracovního dne, shrnout aktivity za poslední den. Analýzou toho, co se za jeden den stalo, co se neudělo nebo neudělá nad rámec normy, lze druhý den správně naplánovat, takže ráno si můžete vzít nejdůležitější věci a úkoly. To je pozitivní účinek plánování.

Abyste se naučili, jak efektivně naplánovat své činnosti během pracovního dne, musíte zvládnout několik pravidel, která vám pomohou dosáhnout nejpohodlnějšího způsobu vykonávání pracovních vykořisťování. Jsou uzavřeny v určitých principech, algoritmech akcí, podle kterých můžete snadno zvládnout vědu plánování.

Pravidlo 70/30

Toto pravidlo obsahuje moudrost rozdělení pracovní doby. Když začnete plánovat svůj den, nesnažte se plánovat veškerý svůj čas každou minutu. Je třeba mít na paměti, že vždy vznikají neočekávané okolnosti, na které bude nutné věnovat nějaký čas. Při plném rozdělení pracovního dne velmi často dochází k odchylkám od plánu, což nakonec vede k jeho selhání. A osoba, která sleduje tento plán, má pocit, že jako robot dělá svou práci a není schopen provést vlastní úpravy procesu.

Po rozdělení času na provedení základních úkolů si tedy ponechte asi 30% volného času na řešení běžných úkolů, vyšší moci nebo na dovolené. A na skladě máte takovou práci, že můžete vyplnit náhodně vygenerovaný volný čas.

Naplánujte si den předtím

Denní plán na další den na konci dne je osvědčenou technikou pro efektivní plánování vašeho času. Neodkládejte jeho implementaci další den, protože ráno to zabere mnohem víc času než večer. Když shrneme poslední pracovní den, přesně víte, co se stalo a co jste neměli čas, jak nejlépe dokončit konkrétní úkol, s kým se můžete setkat nebo telefonovat, abyste dosáhli pozitivního výsledku. Noční plánování je proto nejúčinnější. Navíc, když jste přišli do práce ráno, už víte přesně, kde začít, aniž byste ztráceli příliš mnoho času přemýšlením o slibných úkolech.

Prioritizovat

Nejdůležitější případy musí být zaznamenány jako první, čímž je upřesněna jejich priorita před ostatními úkoly. Stanovení priorit a jejich správné nastavení je jednou z důležitých vlastností úspěšného člověka. Zaměstnanec se velmi často svírá v malých rutinních záležitostech a postupně ztrácí sílu a cenný čas, aniž by měl čas na dokončení nejdůležitějších.

K označení důležitých věcí lze stránku deníku rozdělit na dvě poloviny. V jednom z nich uveďte nejdůležitější úkoly a v jiných ty, které mohou čekat.

Udržujte svůj plán realistický

Neměli byste vytvořit plán dne, který si nemůžete dovolit. Pokud jste počali velké množství práce a dali to do plánu na jeden den v naději, že zmobilizujete vaši sílu, můžete skončit s úplně jiným obrázkem. Bez „dosažení“ i malé části stanoveného plánu zmizí vaše touha po úspěchu a apatie. Proto se spolehněte na svou skutečnou sílu. Je lepší snadno implementovat mírně podceňovaný plán a získat z něj radost a sebevědomí, než být zklamán ve svém výkonu a ztratit zájem o práci.

Naplánujte si důležité věci na ráno.

Ráno jste plná síly a síly, abyste dokončili práce. Mnozí mají dojem, že první polovina dne trvá dlouho a druhá polovina „letí“ během několika minut. Proto je důležité, abychom se nedali do vzdálené schránky, zabývat se důležitými, prvořadými úkoly ráno. Pokud máte uprostřed dne pocit, že velká část práce byla dokončena a stačí ji jen dokončit, nálada se zlepší. A nakonec den skončí dobrou náladou a veselou náladou se smyslem pro úspěch.

Nechte si čas na odpočinek a přestávky.

Při plánování úkolů nezapomeňte do svého plánu zahrnout 15minutové přestávky na odpočinek, zejména pokud je vaše práce během práce sedavá nebo spojená se statickou pozicí. Vaše tělo bude za takové období odpočinku velmi vděčné a bude reagovat zdravě, což přispěje k snadnému dokončení záležitostí.

Velké úkoly a cíle se dělí do několika fází

Realizace velkého projektu vyžadujícího zaměstnání na několik dní nebo týdnů musí být rozdělena do několika fází. Takže pro vás bude snazší naplánovat postup prací, jejich termíny a získat uspokojení z pokroku směrem k zamýšlenému cíli. Pokud denně zadáváte do plánu údaje o potřebě provést velký projekt, pak bude pro vás obtížné vyhodnotit výsledek vaší činnosti a efektivitu práce za daný den. Kromě toho bude plánovaná položka na realizaci tohoto projektu každý den odložena, čímž se sníží váš zájem a touha dokončit jej rychleji. Drcení do malých etap je motivací k práci. Po dokončení další fáze se budete cítit spokojeni s dokončenou prací a budete moci posoudit, jak rychle a efektivně pracoval, jak jste se blížili k zamýšlenému cíli. Kromě toho vám to umožní rychle pokračovat v práci na projektu, protože od zahájení nové fáze již víte, kde začít.