Elektron hujjat aylanishi. Chet el amaliyoti. Rossiya Federatsiyasida menejmentni hujjatlashtirishni qo'llab-quvvatlashning zamonaviy muammolari to'g'risida Menejmentni hujjatlashtirish bo'yicha xorijiy tajriba


Ma'ruza 1. Zamonaviy texnologiya va ish yuritishni tashkil etish. Boshqaruvni hujjatlashtirishning joriy holatini baholash (DOU).

"Boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etish va texnologiyasi" kursi ikkita bo'limdan iborat: "Rossiyada ish yuritishni tashkil etish tarixi" va "Menejmentni hujjatlashtirishni zamonaviy tashkil etish va texnologiyasi".

Kursning maqsadi talabalarga turli tarixiy davrlarda milliy ish yuritish tizimlarining shakllanishi va rivojlanishining xususiyatlari to'g'risida tushuncha berish va ularni ilmiy asoslangan tamoyillarga asoslangan zamonaviy hujjat ta'minotini tashkil etish nazariyasi va amaliyoti bilan tanishtirishdan iborat. uni takomillashtirish usullari.

Kurs maqsadlari:

    boshqaruv jarayonlarida boshqaruvni hujjatlashtirishning o'rnini ajratib ko'rsatish;

    davlat ish yuritish tizimining rivojlanish tarixi bilan tanishtirish;

    talabalarda muassasada hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish muammolarini hal qilishda oqilona yondashuvlarni shakllantirish;

    o‘quvchilarni maktabgacha ta’lim muassasalarining zamonaviy namunaviy tuzilmalari bilan tanishtirish;

    boshqaruvni hujjatlashtirishning zamonaviy texnologiyalarini o'rganish.

Hujjatlarni qo'llab-quvvatlash boshqaruv texnologiyasining asosidir

Ofis ishi-hujjatlashtirish va rasmiy hujjatlar bilan ishlashni tashkil etishni ta'minlovchi faoliyat sohasi..

Dastlab, bu atama og'zaki nutqda (taxminan 17-asrda) paydo bo'lgan va ishni hal qilish (ishlab chiqarish) jarayonini anglatadi: "ish ishlab chiqarish" - masalani hal qilish. Qaror qabul qilish jarayonida natijani, masalan, erishilgan kelishuvni mustahkamlash zarurati paydo bo'ldi. Qadim zamonlardan beri hujjatlar shu maqsadda yaratilgan, chunki og'zaki so'z qisqa muddatli bo'lib, unutilishi, uzatish paytida buzilishi yoki noto'g'ri tushunilishi mumkin. 16-asrda allaqachon. so'zi ishlatiladi hol ba'zi bir masala yoki masala bilan bog'liq hujjatlar to'plami sifatida. Ushbu tushunchada birinchi marta "amal" so'zi hujjatlarda 1584 yilda qayd etilgan.

Zamonaviy ofis ishlari quyidagilarni o'z ichiga oladi:

    hujjatlarni (hujjatlarni) o'z vaqtida va to'g'ri tuzishni ta'minlash;

    hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish (qabul qilish, topshirish, qayta ishlash, hisobga olish, hisobga olish, nazorat qilish, saqlash, tizimlashtirish, hujjatlarni arxivga tayyorlash, yo'q qilish).

"Ofis ishi" atamasi bilan parallel ravishda bu atama so'nggi o'n yilliklarda ishlatilgan boshqaruv uchun hujjatlarni qo'llab-quvvatlash(DOW). Uning paydo bo'lishi kompyuter tizimlarini boshqaruvga joriy etish va ularni kompyuter dasturlari va adabiyotlarida qo'llaniladigan terminologiyaga yaqinlashtirish uchun ularni tashkiliy, dasturiy va axborot ta'minoti bilan bog'liq. Hozirgi vaqtda "hujjatlarni yuritish" va "hujjatlarni boshqarish" atamalari sinonim bo'lib, bir xil faoliyatga murojaat qilish uchun ishlatiladi.

Hujjatli boshqaruvni qo'llab-quvvatlash (DMS) - bu tashkilotni boshqarishni qo'llab-quvvatlashning bir turi bo'lib, u tashkilotning holati to'g'risidagi ma'lumotlarni yozib olish, uzatish va saqlashni va uning holatini o'zgartirish bo'yicha harakatlarni nazorat qilishni o'z ichiga oladi. DOW quyidagi asosiy jarayonlarni o'z ichiga oladi:

    Tashkilot ishlarining holati to'g'risidagi nazorat harakatlari yoki ma'lumotlarini rasmiy ommaviy axborot vositalarida qayd etish, ya'ni. " hujjatlar" yoki "hujjat ishlab chiqarish";

    ma'lumotni rasmiy tarzda o'z vaqtida taqdim etish, ya'ni. hujjatlarni topshirish yoki " hujjat aylanishi";

    hujjatlarni tezkor va uzoq muddatli saqlash, ya'ni. "arxiv saqlash".

Menejmentni hujjatlar bilan ta'minlash - bu faoliyat sohasi bo'lib, uning asosiy maqsadi boshqaruv qarorlarini qabul qilish va ularning bajarilishini nazorat qilish uchun tashkilotdagi ishlarning holati to'g'risida ma'lumotni rahbariyat bilan ta'minlashdir.

Hujjatlar hujjatni yaratish va qayta ishlash jarayonidir. Davlat standarti hujjatlarni "belgilangan qoidalarga muvofiq turli xil ommaviy axborot vositalarida ma'lumotlarni yozib olish" sifatida belgilaydi.

Bugungi kunda maktabgacha ta’lim muassasalari davlat organlari va mamlakat aholisi, fuqarolik jamiyati tuzilmalari va biznes o‘rtasidagi munosabatlarda ham samarali boshqaruv vositasi, ham eng muhim aloqa vositasi bo‘lib xizmat qilmoqda. Bizning fikrimizcha, milliy miqyosdagi islohotlar jarayonida davlat organlarining o‘zaro hamkorligini yaxshilash uchun maktabgacha ta’lim xizmatlari va texnologiyalarini, shuningdek, hujjatlashtirishni unifikatsiya qilish va standartlashtirishning yagona tamoyillarini belgilash zarur. Hujjatlar bilan ta'minlash sohasidagi davlat tomonidan tartibga solish elektron hujjatlar va elektron aloqa vositalaridan foydalanish bilan bog'liq holda alohida ahamiyatga ega. Davlat organlarida axborot va hujjatlashtirish hajmining o‘sishi ushbu jarayonlarni davlat tomonidan doimiy nazorat qilish va boshqarish zaruriyatini ilgari surmoqda.

Mahalliy an’analar, jahon tajribasi, Xalqaro arxivlar kengashining tavsiyalari hujjat aylanishini davlat tomonidan tartibga solish zarurligini, shuningdek, mamlakatda hujjat aylanishi hajmini oqilona qisqartirish zarurligini aniq ko‘rsatib turibdi.

Davlat arxiv xizmati an'anaviy ravishda Rossiyada boshqaruv hujjatlarini tashkil etish bilan shug'ullanadi.

Masalan, Rossiya Federal arxiv xizmati to'g'risidagi 1998 yil 28 dekabrdagi 1562-sonli nizom quyidagi vazifani o'z ichiga oladi: "Federal davlat organlari va Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining davlat organlari bilan birgalikda arxivni rivojlantirish va takomillashtirish. ishlar va ish yuritish, shu jumladan davlat ish yuritish tizimi va yagona tizim hujjatlari.

Yangi boshqaruv organi - Federal arxiv agentligi (Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2004 yil 17 iyundagi 290-sonli qaroriga qarang) ma'muriy islohot to'g'risidagi qarorlarga muvofiq, hujjatlarni boshqarish funktsiyalari bilan ta'minlanmagan. Unga faqat ishlarning taxminiy nomenklaturalarini, federal ijro etuvchi hokimiyat organlarining ish yuritish bo'yicha yo'riqnomalarini, shuningdek federal davlat organlari va ularga bo'ysunuvchi tashkilotlarning faoliyati jarayonida shakllanadigan hujjatlar ro'yxatini, ularni saqlash muddatlarini ko'rsatgan holda muvofiqlashtirish vazifasi yuklangan. Ko'rib turganimizdek, hatto ish yuritishni "rivojlantirish" haqidagi juda mavhum vazifa Nizomdan olib tashlangan. Bu holat maktabgacha ta'lim muassasalari faoliyatini davlat darajasida yanada takomillashtirish istiqbollariga noaniqlik keltirib chiqaradi. Shu bilan birga, barcha rivojlangan mamlakatlarda u yoki bu shaklda hujjat aylanishi funksiyalari tegishli davlat organlariga yuklangan va bu amaliyot o‘zini oqlamoqda.

Rossiya xorijiy mamlakatlar tajribasiga e'tibor qaratishi kerak. Darhaqiqat, bugungi kunda, ma'muriy islohotlar amalga oshirilgandan so'ng, hujjat aylanishining davlat funktsiyasi (DOM) oxirgi uch asrda birinchi marta davlat e'tiboridan chetda qoldi. Arxiv organi maktabgacha ta’lim muassasalari faoliyati sohasida muvofiqlashtiruvchi, nazorat va nazorat funksiyalarini amalga oshira olmaydi. Bu vazifa boshqa hech bir davlat organiga ishonib topshirilmagan. Albatta, bu holat mamlakatdagi maktabgacha ta’lim muassasalari holatiga salbiy ta’sir ko‘rsatadi.

Hozirgi sharoitda so'nggi yillarda ishlab chiqilgan "Boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish to'g'risida" gi federal qonun loyihasi bo'yicha muhim ishlar to'sqinlik qilmoqda. Davlat tuzilmalarini isloh qilish maktabgacha ta’lim muassasalarining to‘plangan me’yoriy-huquqiy va uslubiy bazasini keng ko‘lamda qayta ishlashni taqozo etmoqda.

Xususan, “Elektron Rossiya (2002–2010)” federal maqsadli dasturi doirasida amalga oshirilayotgan ishlarni hisobga olgan holda, boshqaruvning davlatlararo, shtat va tarmoqlararo darajalarida amaldagi hujjatlarni taʼminlash standartlarini qayta koʻrib chiqish zarur. axborot almashinuvi sohasidagi xalqaro shartnomalar va standartlar. Shu bilan birga, hujjat aylanishi hajmining nazoratsiz o'sishini to'xtatish kerak.

Davlat organlari faoliyatida shakllantiriladigan hujjatlar hajmi yiliga qariyb 250 milliard varaqni tashkil etadi. Shu bilan birga, davlat apparatining tanlanma so'rovlari shuni ko'rsatdiki, har yili hujjatlashtirish hajmi 8-15% ga o'smoqda.

Davlat organlarini kompyuterlashtirish darajasining oshgani alohida e'tiborga loyiq - bu maktabgacha ta'lim muassasalarining holatiga ta'sir qiluvchi qo'shimcha omildir.

Boshqaruv harakatlarini hujjatlashtirish uchun to'g'ridan-to'g'ri xarajatlarni baholash davlat organlarining hududi va darajasiga qarab miqdorlarda sezilarli o'zgarishlarni ko'rsatadi.

Har bir hujjat uchun hujjatlarni rasmiylashtirish va qayta ishlash narxi o'rtacha 50 rublni tashkil qiladi. Shu nuqtai nazardan, unifikatsiya va standartlashtirish orqali hujjatlar turini 10 foizga qisqartirish hujjatlarni rasmiylashtirish va hujjatlarni qayta ishlash xarajatlarini kamaytirish orqali bevosita iqtisodiy samara olishga umid qilish imkonini beradi. Tejamkorlik taxminan 12,5 milliard rublni tashkil qiladi.

Davlat organlarining funktsiyalari va ularni hujjatlashtirish tartibini tartibga solish hujjatlarni rasmiylashtirish va qayta ishlashga sarflanadigan vaqtni (o‘rtacha 15–20 daqiqadan 3–4 daqiqagacha) qisqartirish hisobiga 40–50 foizgacha tejash imkonini beradi. hujjatlashtirish jarayonlariga sarflangan umumiy vaqt. Bu, o'z navbatida, kamida 2,5-3,0 milliard rubl miqdorida to'g'ridan-to'g'ri iqtisodiy samara olish imkonini beradi.

Hozirgi vaqtda Rossiya iqtisodiyoti asosan xomashyo iqtisodiyotidan ilm-fan va texnikaning eng yuqori yutuqlari va mamlakatning intellektual salohiyatidan foydalanadigan yuqori texnologiyali, bilim talab qiladigan mahsulotlar ishlab chiqarishni kengaytirishga o'tkazilmoqda. Rossiya Federatsiyasi Prezidenti huzuridagi Xavfsizlik Kengashining (Xavfsizlik Kengashi) ilgari qabul qilingan qarorlariga muvofiq, asosiy e'tibor mahalliy mahsulotlarning, ayniqsa tashqi bozorda raqobatbardoshligini ta'minlashga qaratilishi kerak. Bu 2002 yil 27 dekabrdagi 184-FZ-sonli "Texnik jihatdan tartibga solish to'g'risida" Federal qonunida mustahkamlangan xalqaro standartlarga javob beradigan hayot aylanishining barcha bosqichlarida mahsulotlarni hujjatlashtirish va axborot bilan ta'minlashni talab qiladi.

2003 yil mart oyida Rossiya Federatsiyasi Xavfsizlik Kengashining Axborot xavfsizligi komissiyasi elektron hujjat aylanishi muammosiga e'tibor qaratib, ushbu sohada me'yoriy hujjatlar to'plamini yaratish zarurligi to'g'risida qaror qabul qildi.

    idoraviy bo'ysunishidan qat'i nazar, davlat tuzilmalarida maktabgacha ta'lim muassasalari faoliyatining yagona yagona qoidalari va usullarini belgilash;

    idoralararo hujjat aylanishi, hujjatlarni yaratish jarayonlari va hujjat aylanishi hajmlari qoidalari va qoidalariga rioya etilishini monitoring qilish va nazorat qilish;

    davlat organlari va davlat tashkilotlarida hujjatlar bilan ta’minlash va hujjatlar bilan ishlashning eng oqilona usullarini joriy etish sohasidagi ilmiy-uslubiy ishlar;

    davlat tashkilotlarini boshqarish muammolarini hal etish uchun namunaviy reglamentlarni markazlashtirilgan holda ishlab chiqish;

    davlat organlarida hujjatlarning saqlanishini, tashkilotlarning axborot resurslari sifatida hujjat fondlarini shakllantirishni, hujjatlarni saqlash muddatlarini belgilashni, shuningdek davlat organlari va tashkilotlarining hujjatlaridan foydalanish bo‘yicha qonun hujjatlarida belgilangan qoidalarga rioya etilishini ta’minlash;

    davlat organlari va davlat tashkilotlari tomonidan elektron hujjat almashish uchun foydalaniladigan dasturiy ta’minot va boshqa axborot vositalarini ekspertizadan o‘tkazish;

    maktabgacha ta'lim muassasalari sohasidagi mutaxassislarni kasbiy tayyorlash va ularning malakasini oshirish.

Hujjatlarni boshqarishning asosini tashkil etuvchi ushbu vazifalarni amalga oshirish Rossiyaning ijtimoiy-iqtisodiy sohasidagi sifat va professionallik darajasini oshiradi va boshqaruv apparati faoliyatini takomillashtirish orqali 13,75-dan umumiy to'g'ridan-to'g'ri iqtisodiy samaraga erishadi. 14,25 milliard rubl. Va ta'sir, to'g'ridan-to'g'ri ta'sirdan ancha katta, bilvosita iqtisodiy samara bo'lib, yalpi milliy mahsulotning o'sishi va Rossiya ishlab chiqaruvchilarining raqobatbardoshligida aks etadi.

Albatta, yuqoridagi muammolarni hal qilish uchun federal xizmat darajasida maxsus davlat organi kerak. Tegishli vakolatlarga ega bo'lgan arxiv boshqaruvi organi ushbu maqsadlar uchun eng mos keladi.

Bugungi kunda ish yuritish standart tomonidan hujjatlashtirish va hujjatlar bilan ishlashni tashkil etishni ta'minlaydigan "faoliyat sohasi" sifatida belgilanadi "2, ya'ni hujjat yaratilgan paytdan boshlab uni yo'q qilish yoki saqlash uchun arxivga topshirishgacha bo'lgan butun jarayon".

Bu atama dastlab og'zaki nutqda (taxminan 17-asrda) paydo bo'ladi va qaror qabul qilish jarayonining o'zini anglatadi (ishni ko'rib chiqish - “masalani ishlab chiqish” (muammoni hal qilish). Chunki har qanday masalani hal qilish jarayonida hujjatlar birlashtirish uchun paydo bo'lgan. erishilgan kelishuv, qabul qilingan qaror (chunki og'zaki so'z qisqa muddatli bo'lib, unutilishi, uzatish paytida buzilishi yoki 16-asrda noto'g'ri tushunilishi mumkin. 1584 y.

"Ofis ishi" atamasi bilan parallel ravishda so'nggi o'n yilliklarda "boshqaruv uchun hujjatlarni qo'llab-quvvatlash" atamasi qo'llanila boshlandi. Ushbu atamaning paydo bo'lishi kompyuter tizimlarining joriy etilishi bilan bog'liq V boshqaruv, ularning tashkiliy, dastur va axborot ta'minlash. Kompyuter dasturlari va ish yuritish sohasidagi adabiyotlarda qo'llaniladigan terminologiyaga yaqinroq bo'lish uchun "hujjatlarni qo'llab-quvvatlashni boshqarish" atamasi xuddi shunday tarzda qo'llanila boshlandi, bu aslida "ofis ishi" atamasi bilan sinonimdir. Masalan, "Boshqaruvni hujjatlashtirishning davlat tizimi" va "Rossiya Federatsiyasi vazirliklari va idoralarida ish yuritish bo'yicha namunaviy ko'rsatmalar" standart hujjatlarining sarlavhalarida.

Bugungi kunda kengroq qo'llaniladigan atama, boshqaruvni axborot va hujjatlashtirishni qo'llab-quvvatlash, hujjatlar va axborot xizmatlari bilan an'anaviy ishlashdan tashqari, ma'lumotlar bazalarini yaratish, texnik xizmat ko'rsatish va ular bilan ishlashni o'z ichiga oladi.

Hujjatlarni yaratish jarayoni ham, ular bilan ishlashni tashkil etish ham doimo maxsus qonunchilik, me'yoriy-huquqiy va me'yoriy-uslubiy hujjatlar bilan tartibga solingan. Inqilobdan oldingi davrda ish yuritishni tashkil etishni belgilab bergan eng yirik qonun hujjatlari 1720 yil 28 fevralda Pyotr I tomonidan tasdiqlangan "Umumiy Nizom" 4, 1775 yilda Ketrin II tomonidan "Viloyatni boshqarish instituti", 1811 yilda "Vazirliklarning umumiy tashkil etilishi". Ushbu aktlar bugungi kunda amalda bo'lgan hujjatlar bilan ishlashning asosiy tamoyillarini belgilab berdi (masalan, hujjatlarni majburiy hisobga olish, hisobga olish, nazorat qilish, fayllarni shakllantirish, muassasa arxivini yaratish va boshqalar).

Ish yuritish bo'yicha me'yoriy-uslubiy hujjatlar:

Hujjatlarni davlat tomonidan qo'llab-quvvatlash tizimi boshqariladiva men.Asosiy qoidalar. Hujjatlar va hujjatlarni qo'llab-quvvatlash xizmatlariga qo'yiladigan umumiy talablar. - M.,1991.

Hozirgi vaqtda federal maqsadli dasturga muvofiq, Davlat byudjeti ta'lim muassasasining yangi tahririni - tashkilotlarda hujjatlar bilan ishlashning asosiy qoidalarini belgilovchi qoidalar tizimini ishlab chiqish tugallanmoqda. Tizim tijorat tuzilmalariga ham qaratilgan. U ikki qismdan iborat bo'ladi: me'yoriy va uslubiy. Normativ qismda, bugungi kunda mavjud bo'lgan hujjatda bo'lgani kabi, asosiy vazifalar va funktsiyalar, tashkilotdagi hujjatlarni qo'llab-quvvatlash xizmati faoliyatini huquqiy tartibga solish, uning taxminiy tuzilishi belgilanadi; hujjatlarni tayyorlash va qayta ishlash tartibi; ular bilan ishlashning barcha bosqichlari: etkazib berish, o'tkazish, qayta ishlash, hisobga olish, ro'yxatga olish, ijrosini nazorat qilish, axborot-ma'lumotnoma ishlari, hujjatlarni tezkor saqlash, hujjatlar va ma'lumotlarni qidirish; axborot-qidiruv tizimlarini himoya qilish; arxivga hujjatlarni tayyorlash; hujjatlarning qiymatini ekspertizadan o'tkazish tartibi; hujjatlarni saqlashni tashkil etish.

Yangi tizimning asosiy farqi shundaki, u zamonaviy matn muharrirlari, avtomatlashtirilgan hujjat aylanishi (shu jumladan elektron pochta), maʼlumotlar bazalari va hujjatlarni avtomatlashtirilgan saqlash va ulardan foydalanish (shu jumladan, ishlarning avtomatlashtirilgan nomenklaturalari, ishlar inventarlari) asosida avtomatlashtirilgan hujjatlarning yagona kompleksi boʻladi. va boshqalar) 9 .

Rossiya Federatsiyasi federal ijroiya organlarining ish yuritish bo'yicha namunaviy ko'rsatmalari. - M., .2005.

Yo'riqnomaning yangi nashri. U hujjatlarni tayyorlash va qayta ishlashning umumiy tartibini, shuningdek, ayrim turdagi hujjatlarni tayyorlashning o'ziga xos xususiyatlarini: buyruqlar, ko'rsatmalar, ko'rsatmalar, protokollarni o'z ichiga oladi. Hujjatlarni ro'yxatga olish, ma'lumotnoma ishi uchun qidiruv tizimlarini qurish, hujjatlarning bajarilishi ustidan nazoratni tashkil etish, fayllar nomenklaturasini tuzish va ular bilan ishlash tartibi, fayllarni shakllantirish, hujjatlar qiymatini ekspertizadan o'tkazish, fayllarni ro'yxatga olish tartibini tavsiflaydi. inventarlarni tuzish, fayllarni zudlik bilan saqlash va ularni arxiv omboriga o'tkazish. Ilovada ishlar nomenklaturasining shakllari, hujjatlarni yo'q qilish uchun ajratish to'g'risidagi dalolatnoma, inventar va boshqalar keltirilgan.Ko'rsatmalar mazmunining qisqacha ro'yxatidan ko'rinib turibdiki, unda ish yuritishni tashkil etishning deyarli barcha masalalari o'z aksini topgan. U birinchi navbatda vazirlik va idoralar uchun mo'ljallangan bo'lsa-da, har qanday mulk shaklidagi tashkilotlarning idoraviy boshqaruv xizmatlari undan foydalanishlari va o'zlari uchun juda ko'p foydali narsalarni topishlari mumkin. U ma'lum bir tashkilot uchun ofis boshqaruvi bo'yicha ko'rsatmalarni ishlab chiqishda asos sifatida ishlatilishi mumkin.

Idoraviy arxivlar faoliyatining asosiy qoidalari. - M., 1988 yil.

Qoidalarni taxminan ikki qismga bo'lish mumkin. Birinchisi (2-4-bo'limlar) ish yuritish masalalarini batafsil yoritadi:

    ishlarning ro'yxatlariga, ularning turlariga, ularni tayyorlash, to'ldirish va yuritish tartibiga qo'yiladigan talablar;

    ish yuritishda ishlarni shakllantirish tartibi;

    ish yuritishda hujjatlar qiymatini ekspertizadan o'tkazishni tashkil etish va o'tkazish tartibi;

    yo'q qilish uchun hujjatlarni tanlash tartibi; 4-fayllarni arxivga topshirish uchun tayyorlash: fayllarni ro'yxatga olish (raqamlash, topshirish, qo'shimcha qopqoq dizayni va boshqalar), inventarlarni tuzish, arxivga topshirish.

Qoidalarning yana bir qismida (5-14-bo'lim) arxivdagi hujjatlar bilan ishlash batafsil bayon etilgan.

Hujjatlarni davlat saqlashiga topshirmaydigan, lekin ularni uyda saqlaydigan tijorat tashkilotlari uchun qoidalar ularning arxivini tashkil etishda ajralmas yordamchi hisoblanadi.

Saqlash muddatlarini ko'rsatadigan hujjatlar ro'yxati (Odat><ми ведомственный) 10 .

    Davlat organlarida fuqarolarning takliflari, arizalari va shikoyatlari bo‘yicha ish yuritish to‘g‘risidagi namunaviy nizom; korxonalar, muassasalar va tashkilotlar.

Ushbu hujjat ushbu toifadagi hujjatlar bilan ishlashni tashkil etishning asosiy qoidalarini tavsiflaydi: ro'yxatga olish xususiyatlari, bajarish muddatlari, ma'lumotnoma faylini yuritish, fayllarni yaratish, fayllarni saqlash muddatlari, so'rovlar bo'yicha tahliliy ma'lumotlarni saqlash. Nizomda belgilangan metodologiya jismoniy shaxslarning har qanday hujjatlari bilan ishlashni tashkil qilish uchun ishlatilishi mumkin.

Ma'ruza 2. Maktabgacha ta'lim muassasalari faoliyatini tashkil etish. Maktabgacha ta'lim muassasasi xizmatining vazifalari va funktsiyalari.

    Hujjatlarni ta'minlashning tashkiliy shakllari (qog'ozlar).

    Maktabgacha ta'lim muassasasiga xizmat ko'rsatish: maqsad va tashkilot tuzilmasidagi o'rni

    Boshqaruvning turli darajalaridagi tashkilotlarda maktabgacha ta'lim xizmatining tipik tuzilmalari.

    Maktabgacha ta'lim muassasalari xodimlarining vazifalari

    Ishchilar mehnatini stavkalash

    Maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati xodimlarining rasmiy va raqamli tarkibi.

    Maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati faoliyatini tartibga solish.

1. Hujjatlar bilan ta'minlash boshqaruv funktsiyasi sifatida tashkiliy-huquqiy shakli, faoliyatining mohiyati va mazmuni, vakolati va boshqa omillaridan qat'i nazar, har qanday tashkilotda mavjud. GOST R 51141-98 da mustahkamlangan ta'rifga ko'ra, boshqaruvni hujjatlashtirish - bu hujjatlashtirish va rasmiy hujjatlar bilan ishlashni tashkil qilishni ta'minlaydigan faoliyat sohasi.

Hujjat boshqaruv tizimida boshqaruv va boshqa ma'lumotlarni yozib olish va uzatishning asosiy usuli bo'lib, qabul qilingan qarorlarning sifati va demak, muassasa faoliyatining samaradorligi ko'p jihatdan hujjatlar bilan ishlash qanchalik samarali tashkil etilganiga bog'liq. Shuning uchun har qanday tashkilotda ish yuritish xizmati faoliyatini tashkil etishga alohida e'tibor berish va hujjatlar bilan ishlashni eng oqilona tartibga solishga erishish juda muhimdir.

Buning uchun, birinchi navbatda, tashkiliy darajada quyidagi masalalarni hal qilish kerak:

    Ish yuritishning optimal tashkiliy shaklini tanlash;

    Ofis boshqaruvi xizmatining tashkiliy-funksional tuzilmasini ishlab chiqish va uning aniq nomini tanlash;

    Ish yuritish xizmatining alohida tarkibiy bo‘linmalari va xodimlar o‘rtasidagi funksiyalar, majburiyatlar, huquq va majburiyatlarni chegaralash va ularni tegishli tashkiliy-huquqiy hujjatlarda mustahkamlash;

    Ofis xodimlari uchun mehnat standartlari;

    Ish yuritish xizmatining sonini va rasmiy tarkibini aniqlash;

    Hujjatlar bilan ishlashning optimal texnologiyasini tanlash va uni ish yuritish bo'yicha yo'riqnomada birlashtirish;

    Ish joylarini oqilona tashkil etish va qulay mehnat sharoitlarini yaratish;

    Xodimlarning malakasini va hujjatlar bilan ishlash madaniyatini oshirish.

Birinchi savol - ish yuritishning optimal tashkiliy shaklini tanlash - ish yuritish xizmatini tashkil etishning dastlabki bosqichida hal qilinadi. Ushbu masalani hal qilishda tarixan ish yuritishni tashkil etishning uchta asosiy shakli mavjud bo'lganligidan kelib chiqish kerak: markazlashtirilgan, markazlashmagan va aralash.

Markazlashtirilgan shakl hujjatlarni qayta ishlash bo'yicha barcha operatsiyalarni (hujjatlarni qabul qilish va ularni ro'yxatdan o'tkazishdan tortib, hujjatlarni jo'natish, fayllarni yaratish va saqlashgacha) bir birlikda - ish yuritish xizmatida amalga oshirishni o'z ichiga oladi.

Ish yuritishni tashkil etishning markazlashmagan shakli har bir tarkibiy bo'linmada mustaqil ish yuritish xizmatini yaratishni o'z ichiga oladi va hozirda juda kam qo'llaniladi. Ish yuritishning markazlashtirilmagan shakli faqat geografik jihatdan tarqoq tashkilotlarda, shuningdek, muayyan hujjatlar bilan ishlaydigan alohida bo'limlarda qo'llaniladi.

ochiq yozuvlardan ajratilishi kerak bo'lgan cheklangan kirish hujjatlari bilan.

Ish yuritishni tashkil etishning aralash shakli ish yuritish xizmatida ba'zi ish yuritish operatsiyalarini, boshqalarini esa bo'limlarda bajarishni o'z ichiga oladi. Qoidaga ko'ra, idorani boshqarish xizmati hujjatlarni qabul qilish va jo'natish, ularni ro'yxatga olish, hujjat aylanishini tashkil etish, hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish, hujjatlarni yaratish va rasmiylashtirish, ularni tizimlashtirish, fayllarni shakllantirish va saqlashni o'z zimmasiga oladi. tarkibiy bo‘linmalarida amalga oshiriladi. Bundan tashqari, ish yuritishning aralash shakli bilan bir xil texnologik operatsiya (masalan, kiruvchi va chiquvchi hujjatlarni ro'yxatga olish) hujjatlar toifasiga qarab ish yuritish xizmatida va tarkibiy bo'linmalarda amalga oshirilishi mumkin. Rahbariyatga yo‘llangan hujjatlar ish yuritish xizmatida ro‘yxatga olinadi va tegishli bo‘linmalardagi tarkibiy bo‘linmalarga yuboriladi.

Aksariyat tashkilotlar ofisni tashkil etishning aralash shaklidan, kamroq markazlashtirilgan shakldan foydalanadilar, ammo, albatta, ikkinchisi bir qator afzalliklarga ega. Ish yuritishni tashkil etishning markazlashtirilgan shakli hujjatlar bilan ijodiy ishlarni boshqa tarkibiy bo'linmalarga qoldirib, hujjatlarni qayta ishlash bo'yicha barcha texnik operatsiyalarni bitta bo'limda jamlash imkonini beradi; bu tashkilotda qabul qilingan va yaratilgan barcha hujjatlarning yagona ma'lumotlar bazasini shakllantirish imkonini beradi. , Shunday qilib, yanada ishonchli qidiruv hujjatlarini ta'minlash va shunga mos ravishda, hujjatlar bo'yicha ma'lumotnoma ish. Markazlashtirilgan shakl tarkibiy bo'linmalarni bajarilgan hujjatlarni fayllarga shakllantirish va saqlash zaruratidan xalos qiladi, chunki bu ish ofis boshqaruvi xizmati tomonidan amalga oshiriladi. Bundan tashqari, markazlashtirilgan shakl ofis bilan bog'liq hujjatlarni qayta ishlash operatsiyalarini bajarish uchun orgtexnika va kompyuter texnikasidan yanada samarali va kompleks foydalanish imkonini beradi.

Tabiiyki, markazlashtirilgan shaklda ofis boshqaruvi xizmati aralash shaklga qaraganda ancha katta hajmdagi ishlarni bajaradi va bu, tabiiyki, ishchilarning ko'proq shtatini talab qiladi va barcha ishlar ofis boshqaruvida qayta ishlanadi, tuziladi va saqlanadi. xizmat ko'rsatish, keyin esa tegishli ravishda hujjatlarni qayta ishlash, tashkilotning joriy arxivini shakllantirish va saqlash uchun mo'ljallangan ko'proq maxsus ofis binolari. Shu bilan birga, shuni yodda tutish kerakki, zamonaviy kompyuter, xususan, tarmoq, hujjatlarni qayta ishlash texnologiyalarining joriy etilishi tashkiliy hujjatlarning yagona ma'lumotlar bazasini yaratish va aralash shaklda ish yuritish imkonini beradi.

Ish yuritishni tashkil etishning tanlangan shakli ko'p jihatdan ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarda mustahkamlangan hujjatlar bilan ishlash texnologiyasini belgilaydi.

2. Shuni ta'kidlash kerakki, ko'pgina muassasalarda boshqaruv hujjatlari bilan ishlash kompyuter texnologiyalariga asoslangan zamonaviy sharoitda idorani boshqarish xizmatining vazifalari faqat muassasaning hujjat aylanishini tashkil etish, hujjatlarni qayd etish, ularning bajarilishini nazorat qilish bilan cheklanib qolmaydi. va hujjatlarni saqlash. Ish yuritish xizmati hujjatlar bilan ishlashning avtomatlashtirilgan axborot texnologiyalarini ishlab chiqish, axborotdan foydalanish va axborotni himoya qilishni ta’minlash, hujjatlar bilan ishlashni takomillashtirish bo‘yicha vazifalarni belgilashda bevosita ishtirok etadi.

Ish yuritish xizmati - korxona boshqaruvi, idora, umumiy bo'lim, kotibiyat, ish yuritish bo'limi - tashkilot, muassasa, korxonaning (keyingi o'rinlarda tashkilot deb yuritiladi) mustaqil tarkibiy bo'linmasi bo'lib, boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish funktsiyasini bajaradi ( DOU) va bevosita tashkilot rahbariga bo'ysunadi. Ofisni boshqarish xizmatining o'ziga xos nomi tashkilot turiga, uning tashkiliy tuzilishiga, boshqaruv organlari ierarxiyasidagi o'rniga, faoliyat hajmiga va boshqa xususiyatlarga qarab tanlanadi. Kichik tashkilotlarda ofisni boshqarish xizmatining funktsiyalari odatda bitta kotib tomonidan amalga oshiriladi.

3. Ofis boshqaruvi xizmatining aniq nomini tanlash xizmatning tashkiliy-funksional tuzilmasini ishlab chiqish bilan bir vaqtda amalga oshiriladi. Boshqaruv uchun hujjatlarni qo‘llab-quvvatlash davlat tizimi (GSDMOU) xizmatning eng mos nomini va uning tuzilishini tanlash imkonini beruvchi tavsiyalarni o‘z ichiga oladi.

Tashkilotning maqomi, maqsadlari, vazifalari, tuzilmaviy bo'linmalar va mansabdor shaxslar soniga qarab, maktabgacha ta'lim xizmati tashkiliy shakllar, tuzilmalar va rasmiy tarkibning turli nomlariga ega.

Maktabgacha ta'lim muassasalari uchun tashkilotlar quyidagilarni yaratadilar:

    Biznes boshqaruvi;

    idora;

    Umumiy bo'lim;

    maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati yoki maktabgacha ta'lim muassasasi bo'limi.

Federal ijroiya organlarida (vazirliklar, idoralar) bu, qoida tariqasida, murakkab tuzilishga ega bo'lgan biznesni boshqarish. Unga: kotibiyat, vazir huzuridagi inspeksiya, hay’at kotibiyati va idora kiradi.

Kotibiyat vazir qabulxonasi, vazir kotibiyati, qabulxona va vazir o‘rinbosarlari kotibiyatlaridan iborat. Kotibiyat hisobot uchun hujjatlarni tayyorlaydi va rahbariyatga kelib tushgan hujjatlar bilan ishlashni tashkil qiladi.

Vazir huzuridagi inspektsiya davlat hujjatlari, davlat organlarining boshqaruv hujjatlari, vazirlik farmoyishlari ijrosini nazorat qiladi.

Kotibiyat Kengash kengash majlislarini texnik va hujjatlar bilan ta'minlash uchun javobgardir.

Idora tarkibiy boʻlinmalardan iborat.

Ularga: ekspeditsiya, davlat yozishmalar byurosi, hujjatlarni hisobga olish va roʻyxatga olish byurosi, nazorat guruhi, mashinkada chop etish yoki kompyuter hujjatlarini qayta ishlash markazi, nusxa koʻchirish byurosi, teletayp idorasi, markaziy arxiv kiradi.

Turli korxonalarda - davlat, nodavlat, ilmiy-tadqiqot, loyihalash, muhandislik, oliy o'quv yurtlarida hujjatlar bilan ta'minlash bo'limi yoki idorasi tashkil etiladi. Ularning tarkibiy bo'linmalari (tarmoq, guruh) bo'lishi mumkin yoki muayyan ish sohasini boshqarish aniq ijrochilarga (ijrochiga) topshirilishi mumkin.

Maktabgacha ta’lim muassasasining idora yoki bo‘limida hujjatlarni hisobga olish va hisobga olishni, nazoratni, obodonlashtirishni, hujjatlar bilan ishlashni va texnik vositalarni joriy qilishni, fuqarolarning murojaatlarini ko‘rib chiqishni amalga oshiruvchi bo‘limlar tashkil etiladi. Ularga kotibiyat, ekspeditsiya, matn terish byurosi, nusxa ko'chirish byurosi va arxiv kirishi mumkin.

Ijro hokimiyati va mahalliy oʻzini oʻzi boshqarish organlarida umumiy boʻlim tashkil etiladi. Umumiy bo'lim tuzilmasi idora bilan bir xil bo'limlarni o'z ichiga oladi. Biroq, uning tuzilmasi protokol bo'limi, xat guruhi va qabul qilish zonasi kabi birliklarni o'z ichiga oladi. Protokol bo'limi rahbariyat topshirig'iga ko'ra hujjatlar loyihalarini tayyorlaydi, tarkibiy bo'linmalarda tayyorlangan hujjatlarni tahlil qiladi, uning xodimlari esa boshqaruv organi yig'ilishlarini tayyorlaydi. Guruh (byuro, bo‘lim) fuqarolarning murojaatlari bilan ishlaydi. Qabulxona taklif, ariza yoki shaxsiy shikoyat bilan chiqqan fuqarolarni qabul qiladi.

Hujjatlar bilan ishlash shakllari va usullarini takomillashtirish bilan shug'ullanadigan bo'linmaning maktabgacha ta'lim xizmati tarkibiga kiritilishi ijobiy fakt sifatida qaralishi kerak. Ushbu bo'lim hujjatlar bilan ishlashni takomillashtirish va texnik vositalarni joriy etish bo'limi yoki hujjatlar bilan ishlashni takomillashtirish bo'yicha guruh (sektor, byuro) deb nomlanishi mumkin.

Kotibiyat idorada va umumiy bo'limda (maktabgacha ta'lim bo'limi), shuningdek, tashkilot rahbarlarining barcha kotiblarini o'z ichiga olgan mustaqil bo'linmada tuzilishi mumkin.

Ushbu xizmatni tashkil etishning asosiy sharti, uning nomidan qat'i nazar, unga qat'iy rioya qilinishi kerak: "Tashkilotlar, muassasalar va korxonalarda boshqaruvni hujjatlar bilan ta'minlash mustaqil tarkibiy bo'linma sifatida faoliyat yurituvchi maxsus xizmat tomonidan amalga oshiriladi. , bevosita tashkilot rahbariga bo'ysunadi."

Vazirlik va idoralarda - Biznes boshqaruvi. Ishlarni boshqarish, qoida tariqasida, quyidagilarni o'z ichiga oladi: kotibiyat (qabulxona, vazir kotibiyati, vazir o'rinbosarlarining kotibiyatlari, hay'at kotibiyati, bayonnoma byurosi), vazir huzuridagi inspektsiya (bo'lim boshlig'i), devon (byuro) davlat xatlari, buxgalteriya hisobi va ro'yxatga olish byurosi, ekspeditsiya, mashinkada chop etish byurosi, nusxa ko'chirish byurosi, teletayp va boshqalar, xatlar (shikoyatlar) bo'limi, hujjatlar bilan ishlash va texnik vositalarni joriy etishni takomillashtirish bo'limi, markaziy arxiv);

Korxonalarda (birlashmalarda), ilmiy-tadqiqot, loyiha-konstruktorlik tashkilotlarida va hisoblash markazlarida, oliy o‘quv yurtlarida va boshqa tashkilotlarda - Hujjatlarni qo'llab-quvvatlash boshqarmasi yoki idorasi ishlari. Ularda birikma, qoida tariqasida, ularga quyidagilar kiradi: hujjatlarni hisobga olish va rasmiylashtirish, bajarilishini nazorat qilish, hujjatlar bilan ishlashni takomillashtirish va texnik vositalarni joriy etish, fuqarolarning murojaatlarini ko‘rib chiqish bo‘limlari, kotibiyat, ekspeditsiya, matn terish byurosi, nusxa ko‘chirish byurosi, arxiv;

Ijro etuvchi hokimiyat organlarida (boshqaruvlar, hokimliklar, prefekturalar va boshqalar) va jamoat tashkilotlarining boshqaruv apparatida - Umumiy bo'lim. Umumiy boʻlim tarkibiga quyidagilar kiradi: kotibiyat, idora, nazorat guruhi, bayonnoma guruhi, hujjatlar bilan ishlashni takomillashtirish guruhi, xatlar (shikoyatlar) guruhi, mashinkada terish byurosi, nusxa koʻchirish byurosi, arxiv;

Tuzilmasida ofis boshqaruvi xizmati mavjud bo'lmagan tashkilotlarda uning funktsiyalari se tomonidan amalga oshiriladi menejer kotibi, tarkibiy bo'linmalarda - bo'lim kotibi yoki boshqa maxsus tayinlangan shaxs.

4. Ofisni boshqarish xizmati ikkita asosiy vazifalar majmuasini hal qiladi:

Boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish va hujjatlar bilan ishlashni tashkil etishning yagona tartibini ta'minlash;

Hujjatlar bilan ishlash shakllari va usullarini takomillashtirish.

Ofisni boshqarish xizmati oldida turgan vazifalar uning funktsiyalarini belgilaydi. Boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirishning yagona tartibini ta'minlashga quyidagi funktsiyalarni bajarish orqali erishiladi:

    kompaniya shakllarini ishlab chiqish va loyihalash, ularning ishlab chiqarilishini ta'minlash;

    hujjatlarni ishlab chiqarishni, hujjatlarni nusxalash va takrorlashni ta'minlash;

    hujjatlarni tayyorlash va rasmiylashtirish sifatini, hujjatlarni tasdiqlash va sertifikatlashning belgilangan tartibiga rioya etilishini nazorat qilish.

Hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish vazifasi quyidagi funktsiyalarni bajarish orqali hal qilinadi:

    hujjatlarni topshirishning yagona tartibini belgilash (institutsional hujjat aylanishi);

    kiruvchi va chiquvchi hujjatlarni qayta ishlash;

    tashkilotning kiruvchi, chiquvchi va ichki hujjatlarini ro'yxatga olish va hisobga olish;

    hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish;

    hujjatlarni tizimlashtirish, ularning saqlanishi va keyinchalik boshqaruv faoliyatida ishlatilishini ta'minlash;

    fuqarolarning murojaatlari bilan ishlashni tashkil etish;

    hujjat ma'lumotlarini himoya qilishni ta'minlash.

Hujjatlar bilan ishlash shakllari va usullarini takomillashtirish vazifasiga quyidagilar kiradi:

    ish yuritish bo'yicha me'yoriy, yo'riqnoma, uslubiy hujjatlarni ishlab chiqish va qayta ko'rib chiqish (Ish yuritish bo'yicha yo'riqnoma, ishlar nomenklaturasi va boshqalar);

    tashkilotning tarkibiy bo'linmalarida hujjatlar bilan ishlashning belgilangan qoidalariga rioya etilishini uslubiy rahbarlik va nazorat qilish;

    muassasa xodimlarining malakasini oshirish, ularga hujjatlar bilan ishlash masalalari bo'yicha maslahatlar berish;

    Tashkilot hujjatlarini tartibga solish, hujjatlarni unifikatsiyalash ishlarini olib borish, tashkilot faoliyatida foydalaniladigan hujjatlar shakllarining vaqt jadvali va albomini ishlab chiqish;

    Hujjatlar bilan ishlashning yangi shakl va usullarini ishlab chiqish va joriy etish, muassasaning hujjat aylanishini takomillashtirish, hujjatlar bilan ishlashda ishlash intizomini oshirish;

    hujjatlar bilan ishlashda foydalaniladigan avtomatlashtirilgan axborot texnologiyalarini rivojlantirish yoki takomillashtirish bo‘yicha vazifalarni belgilash.

5. Mehnat me'yorlari tadqiqotlar asosida ishlab chiqiladi va muayyan mehnat xarajatlarini aniqlashda takroriy foydalanish uchun mo'ljallangan.

Maqsadiga ko'ra, xodimlarning ishini standartlashtirish uchun ishlatiladigan materiallar quyidagilarga bo'linadi:

    vaqt standartlari- ma'lum tashkiliy-texnik sharoitlarda standartlashtirilgan ish turining birligini yoki uning elementini bajarish uchun sarflangan tartibga solinadigan vaqt;

    xodimlar soni standartlari- muayyan tashkiliy-texnik sharoitlarda muayyan funktsiyani sifatli bajarish uchun zarur bo'lgan professional malakali xodimlarning tartibga solinadigan soni;

    ishni markazlashtirish standartlari– boshqaruv apparati xodimlari sonining boshqaruv funktsiyalari bo‘yicha korxona xodimlarining umumiy soniga yoki umuman korxona bo‘yicha tartibga solinadigan nisbati;

    nazorat qilish standartlari- bo'ysunuvchi (yoki xizmat ko'rsatuvchi) xodimlar sonining standartlari;

xizmat ko'rsatish standartlari– boshqariladigan (yoki xizmat ko‘rsatilayotgan) xodimlarning (bo‘linmalarning) tartibga solinadigan soni, ular muayyan tashkiliy-texnik sharoitlarda bir xodim tomonidan boshqarilishi (yoki xizmat ko‘rsatilishi) lozim;

turli toifadagi xodimlar sonining nisbati standartlari- muayyan tashkiliy-texnikaviy sharoitlarda ularning malaka darajasiga muvofiq standartlashtirilgan ishchilardan eng yaxshi foydalanishni ta'minlaydigan tartibga solinadigan qiymat;

standartlashtirilgan vazifalar- mehnat natijalari sifatiga qo'yiladigan talablarga rioya qilgan holda, ma'lum bir kalendar vaqt ichida ijrochilar tomonidan bajarilishi kerak bo'lgan vaqt me'yorlari asosida belgilangan ish hajmlari.

Qo'llash sohasiga ko'ra, mehnat standartlari tarmoqlararo, tarmoq va mahalliy (alohida korxonada qo'llaniladi) bo'linadi. Tarmoqlararo standartlar turli korxonalarda o'xshash texnologik jarayonlarni bajarish bilan shug'ullanadigan o'xshash kasblar yoki mutaxassisliklar ishchilarining mehnatini standartlashtirish uchun mo'ljallangan. Ushbu standartlar standart ish sharoitlari bilan bir xil turdagi ishlar uchun eng tipik texnologik jarayonlar uchun ishlab chiqilgan va shuning uchun birlashtirilgan.

Masalan, ish yuritish xodimlarining ishini standartlashtirish uchun menejmentni hujjatlashtirish bo'yicha ishlar uchun tarmoqlararo integratsiyalashgan vaqt standartlari ishlab chiqilgan va qo'llaniladi (M., 1995).

Integratsiyalashgan vaqt standartlari texnologik va tashkiliy jihatdan o'zaro bog'langan mehnat texnikasi (operatsiyalari) majmuasini bajarish uchun mo'ljallangan.

Shaxsiy operatsiyalarni bajarish uchun integratsiyalashgan standartlar quyidagi formula bo'yicha hisoblanadi:

Standartlar ish vaqti xarajatlarining miqdori va tarkibini belgilaydigan mehnat standartlariga asoslanadi va ularning oqilonaligini aniqlash uchun haqiqiy vaqt xarajatlari taqqoslanadigan standartdir. Mehnatni normalashda quyidagilar qo'llaniladi:

    vaqt standartlari;

    ishlab chiqarish standartlari;

    xizmat ko'rsatish standartlari;

    aholi normalari;

    nazorat qilish standartlari;

    standartlashtirilgan vazifalar.

Vaqt me'yorlari birinchi navbatda ish birligini bajarish uchun vaqt standartini aniqlash uchun mo'ljallangan bo'lsa, u holda xizmat ko'rsatish va raqam standartlari mos ravishda xizmat ko'rsatish standartlarini va yil davomida ma'lum miqdordagi ishlarni bajaradigan ishchilarning umumiy sonini hisoblash uchun mo'ljallangan.

Vaqt me'yorlarini tuzishda birinchi navbatda individual takroriy operatsiyalar (ishlar) uchun vaqt me'yorlari hisoblab chiqiladi, so'ngra barcha ishlarning mehnat zichligi - ularning soni bo'yicha individual ishlarni bajarish mehnat zichligi mahsuloti yig'indisi sifatida aniqlanadi. Shundan so'ng, xodimlar soni aniqlanadi.

Ma'ruza 3. Maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati xodimlarining rasmiy va texnik tarkibi. Maktabgacha ta'lim muassasalari xodimlarining funktsional majburiyatlari. Tashkilot faoliyatini axborot va hujjatlashtirishni tashkil etish va texnologiyasini tartibga soluvchi normativ-huquqiy baza.

Boshqaruvni hujjatlashtirishning me'yoriy-uslubiy asosi (DOU) - bu tashkilotning joriy faoliyatida hujjatlarni yaratish, qayta ishlash, saqlash va ulardan foydalanish texnologiyasini tartibga soluvchi qonunlar, me'yoriy hujjatlar, uslubiy hujjatlar, davlat standartlari to'plami. ish yuritish xizmatining faoliyati: uning tuzilishi, funktsiyalari, shtatlari, texnik ta'minoti va boshqa jihatlar.

Maktabgacha ta’lim muassasalarining me’yoriy-uslubiy hujjatlari turli davlat va boshqaruv organlari tomonidan o‘z vakolatlariga muvofiq ishlab chiqiladi.

Maktabgacha ta'lim muassasasining me'yoriy-metodik bazasiga quyidagilar kiradi:

Davlat hokimiyati va boshqaruvining oliy organlari tomonidan chiqarilgan huquqiy hujjatlar;

Federal ijro etuvchi hokimiyat organlari tomonidan chiqarilgan huquqiy hujjatlar: vazirliklar, qo'mitalar, tarmoq va idoraviy xarakterdagi idoralar;

Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining va ularning hududiy tuzilmalarining qonun chiqaruvchi va ijro etuvchi hokimiyat organlari tomonidan ish yuritish masalalarini tartibga soluvchi huquqiy hujjatlar;

Korxonalar va tashkilotlar rahbariyati tomonidan e'lon qilingan normativ-ma'rifiy va ko'rsatma xarakterdagi huquqiy hujjatlar, shuningdek boshqaruvni hujjatlashtirish bo'yicha uslubiy hujjatlar.

Ofis boshqaruvi xizmatining o'ziga xos nomi va uning tuzilishidan qat'i nazar, har bir tashkilot uchun majburiy bo'lgan xizmat to'g'risidagi nizom va uning tarkibiy qismlari to'g'risidagi nizomlar, shuningdek xodimlarning lavozim yo'riqnomalari uning faoliyatining huquqiy asosidir. Ushbu hujjatlar ish yuritish xizmatining alohida tarkibiy bo'linmalari va xodimlar o'rtasida funktsiyalar, majburiyatlar, huquq va majburiyatlarning taqsimlanishini belgilaydi.

Maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati to'g'risidagi nizom- muassasa tuzilmasidagi bo‘linmaning tashkiliy-huquqiy mavqeini, uning vazifalari, funksiyalari, huquqlari, majburiyatlarini, shuningdek, boshqa bo‘linmalar va muassasalar bilan munosabatlarini belgilovchi huquqiy hujjat.

Ish tavsifi- muassasa va bo'linma tuzilmasidagi xodimning tashkiliy-huquqiy mavqeini belgilovchi huquqiy hujjat. uning funktsional majburiyatlari, huquqlari, majburiyatlari va boshqa xodimlar va bo'limlar bilan munosabatlari.

Ofis boshqaruvi xizmati to'g'risidagi nizom va uning tarkibiy qismlari to'g'risidagi nizomlar, agar mavjud bo'lsa, uning rahbari tomonidan bo'linma va umuman tashkilot ishidan yaxshi xabardor bo'lgan malakali mutaxassislarni jalb qilgan holda ishlab chiqiladi va tasdiqlanadi. Bosh.

Ish yuritish xizmatining vazifalaridan biri hujjatlar bilan ishlashning optimal texnologiyasini tanlash va uni ish yuritish bo'yicha yo'riqnomada birlashtirishdir. Ofis ishlari uchun ko'rsatmalar- hujjatlarni yaratish yoki qabul qilish, ularni qayta ishlash, saqlash va tashkilot faoliyatida foydalanish texnologiyasini belgilovchi huquqiy hujjat. Ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar faoliyatni hujjatlashtirish, hujjat aylanishini tashkil etish, hisobga olish, ro'yxatga olish, hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish va ularni saqlashning yagona qoidalarini belgilaydi. Ko'rsatmalar tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlanadi va barcha xodimlar uchun majburiydir.

Ko'rsatmalarning maqsadi hujjatlar bilan ishlashni yaxshilash, hujjatlarni tayyorlash sonini qisqartirish va sifatini oshirish, hujjatlar aylanishini tartibga solish va boshqaruv ishlarini optimallashtirishdir.

Ish yuritish bo'yicha yo'riqnomalar Davlat hujjat aylanishi tizimi qoidalari va hujjatlarning davlat standartlari asosida ishlab chiqiladi. Vazirliklar va idoralar federal ijroiya organlarida ish yuritish bo'yicha namunaviy yo'riqnomalar asosida ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar ishlab chiqmoqdalar. ko'rsatmalar hujjatlar bilan ishlashning ularni yaratish yoki qabul qilishdan tortib, ijro, jo'natish va/yoki arxivga topshirishgacha bo'lgan barcha bosqichlarini izchil aks ettirgan.

Ko'rsatmalar quyidagi bo'limlarni o'z ichiga olishi kerak: umumiy qoidalar; faoliyatni hujjatlashtirish (shakllarga qo'yiladigan talablar, hujjat rekvizitlarini rasmiylashtirish, ayrim turdagi hujjatlarni rasmiylashtirish); hujjat aylanishini tashkil etish (kiruvchi va chiquvchi hujjatlarni qayta ishlash, hujjatlarni rasmiylashtirish, hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish); hujjatlarni saqlashni tashkil etish (fayllar ro'yxatini tuzish, fayllarni shakllantirish va qayta ishlash, fayllarni arxiv xotirasiga o'tkazish). Bundan tashqari, kompyuter texnologiyalaridan foydalangan holda hujjatlarni ishlab chiqarish bo'yicha ko'rsatmalarga bo'limlarni kiritish tavsiya etiladi; blankalar, muhrlar, shtamplarni saqlash, hisobga olish va ulardan foydalanish: faks uskunalari va elektron pochtadan foydalanish; hujjatlarni nusxalash va nusxalash va boshqalar. Tashkilot faoliyatining o'ziga xos xususiyatlariga, uning tuzilishiga, hujjatlarni topshirish tartibiga, alohida ish joylari mavjudligiga, foydalaniladigan texnik vositalarga va boshqa omillarga bog'liq. Ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar boshqa bo'limlar bilan to'ldirilishi mumkin, masalan: kollegial organning ishini hujjatlashtirish (kollegiya, direktorlar kengashi, ilmiy kengash va boshqalar); chet elga yuborilgan xatlarni ro'yxatga olish va boshqalar.

Yo'riqnomaning me'yoriy qoidalari ilovalar bilan to'ldirilgan (blankalar namunalari). ; hujjatlarning asosiy turlari; tasniflagichlar, ro'yxatga olish shakllari va boshqalar).

Maktabgacha ta'lim muassasalari faoliyatini tartibga soluvchi me'yoriy-uslubiy hujjatlarga quyidagilar kiradi:

Saqlash muddati ko'rsatilgan hujjatlar ro'yxati (standart va idoraviy).

Arxiv muassasalari tomonidan ishlab chiqilgan namunaviy ro'yxatlar ko'pchilik muassasalar, tashkilotlar va korxonalar uchun xos bo'lgan hujjatlarni saqlash muddatlarini belgilaydi. Namunaviy ro'yxatlar asosida idoraviy ro'yxatlar ishlab chiqiladi, ular tizimidagi tashkilotlar va korxonalar hujjatlarining eng to'liq va tizimli ro'yxatini o'z ichiga oladi.

Maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati to'g'risidagi nizom maksimal funktsiyalar oralig'ini o'z ichiga olgan standart bo'lganlar asosida ishlab chiqilgan. Shaxsiy qoidalarni ishlab chiqishda xizmatning vazifalari va funktsiyalari tarkibi uning faoliyatining haqiqiy shartlariga qarab belgilanadi. Masalan, standart texnologik funktsiyalarga, hujjat ta'minoti rivojlanishini prognozlash funktsiyalari, hujjatlarni birlashtirish, tarkibiy bo'linmalarda ish yuritishni tashkil etishga uslubiy rahbarlik va boshqalarni qo'shish mumkin.Va aksincha, muayyan vaziyatda u. ma'lum bir tashkilotda maktabgacha ta'lim xizmati tomonidan bajarilmaydigan yoki boshqa tarkibiy bo'linmalar orqasida tayinlangan funktsiyalarni standart funktsiyalardan chiqarib tashlash mumkin.

Reglament shakli va matn tuzilishi USORDda birlashtirilgan.

Agar bo'linma sektorlar, bo'limlar, guruhlar, byurolar va boshqalar shaklida ichki tuzilmaga ega bo'lmasa, "Tuzilma" bo'limi nizomga kiritilmaydi. Agar bo'linma ichki tuzilishga ega bo'lsa, har bir tarkibiy bo'linma uchun mustaqil nizom ishlab chiqiladi.

"Umumiy qoidalar" birinchi bandida maktabgacha ta'lim muassasasi xizmatining aniq nomi, uning tashkilotning tashkiliy tuzilmasidagi o'rni va xizmatning mustaqillik darajasi belgilanadi. Keling, ushbu fikrning ikkita formulasini ko'rib chiqaylik:

    “Idora aksiyadorlik jamiyatining mustaqil tarkibiy bo‘linmasi hisoblanadi va bevosita bosh direktorga bo‘ysunadi”.

    “Idora aksiyadorlik jamiyatining umumiy bo‘limi tarkibiga kiradi va uning boshlig‘iga hisobot beradi”.

Birinchi holda, idoraning mustaqilligi ta'minlanadi, ikkinchidan - uning yordamchi ahamiyati.

Bundan tashqari, Nizomda xizmat rahbari - boshliq, vasiyat qiluvchi, rahbar lavozimining nomi ko'rsatilgan; lavozimga tayinlash va ishdan bo'shatish tartibi, uning malakasi va amaliy ish tajribasiga qo'yiladigan talablar.

Keyingi bandda maktabgacha ta'lim muassasasi xizmatini o'z faoliyatida boshqaradigan asosiy huquqiy, siyosiy, me'yoriy va yo'riqnoma hujjatlari ro'yxati keltirilgan. Birinchidan, qonunchilik va milliy, me'yoriy-uslubiy va normativ-texnik hujjatlar, keyin esa - ichki tashkiliy va ma'muriy hujjatlar sanab o'tilgan.

Agar idoraning o'z muhri (muhrlari) bo'lsa, Nizomda uning tavsiflari, saqlash va foydalanish shartlari ko'rsatilgan.

"Asosiy maqsadlar" bo'limi bo'linma oldida turgan maqsadlarni, boshqacha aytganda, bo'linma hal qilishi kerak bo'lgan muammolarni shakllantirish uchun mo'ljallangan.

"Funktsiyalar" bo'limida bo'lim oldida turgan vazifalardan kelib chiqqan holda bajariladigan ish yoki faoliyat turlari ko'rsatilgan.

O'ziga yuklangan funktsiyalarni amalga oshirish uchun ofis boshqaruvi xizmatiga ma'lum huquqlar to'plami berilgan va bajarilmaganligi uchun. vazifalari nizomda belgilangan javobgarlikni o‘z zimmasiga oladi.

"Huquqlar" bo'limida uning rahbari tomonidan ifodalangan bo'linma o'ziga yuklangan funktsiyalarni bajarish uchun bajarishi kerak bo'lgan harakatlar ro'yxati keltirilgan. Ushbu bo'limni tuzishda siz ish tavsifining tegishli bo'limini tuzishda bo'lgani kabi bir xil qoidalarga amal qilishingiz kerak (pastga qarang), lekin bo'limga nisbatan.

"Mas'uliyat" bo'limida bo'linma o'z vazifalarini bajarmagan taqdirda bo'linma boshlig'i yuklashi mumkin bo'lgan javobgarlik turlarini belgilaydi. Ish yuritish xizmati muassasada hujjatlar bilan ishlashning belgilangan tartibini buzganlik, hujjatlarni yo‘qotgan yoki shikastlaganlik, hujjatlar bilan ishlashda maxfiylik yoki maxfiylik rejimiga rioya qilmaslik, ko‘rsatmalar va ko‘rsatmalarga rioya qilmaslik uchun javobgardir. boshqaruvdan.

Ofis boshqaruvi xizmatiga yuklangan funktsiyalarni bajarish jarayonida u muassasa rahbariyati, barcha funktsional bo'limlar va yordamchi xizmatlar va alohida xodimlar, yuqori tashkilotning idoraviy boshqaruv xizmati, arxiv organlari, ilmiy-tadqiqot yoki boshqa muassasalar bilan o'zaro hamkorlik qiladi. hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish va takomillashtirish masalalari. "Aloqalar" bo'limi bo'limning axborot va hujjat aloqalarini tartibga soladi; u tomonidan yaratilgan yoki olingan asosiy hujjatlar; qaysi bo'linmalar va tashkilotlar bilan o'zaro hamkorlik olib borilayotgani, bo'linma qanday ma'lumotlarni olishi va taqdim etishi, taqdim etishning chastotasi va muddatlari, bo'linma ishida yuzaga keladigan kelishmovchiliklar qanday tartibda va kim tomonidan ko'rib chiqilishi ko'rsatiladi.

Qoidalar ish yuritish xizmatining tarkibiy bo‘linmalari: kotibiyat to‘g‘risidagi nizom, bayonnoma byurosi to‘g‘risidagi nizom, arxiv to‘g‘risidagi nizom va boshqalar.

Ofis boshqaruvi xizmati to'g'risidagi nizom va uning individual qoidalari bilan bir qatorda Strukturaviy qismlarda ofisni boshqarish xizmatining har bir xodimi uchun lavozim tavsiflari ishlab chiqiladi. Lavozim tavsiflari xodimlarning tashkiliy-huquqiy holatini tartibga soladi va samarali mehnat qilish uchun sharoit yaratadi. Ular xodimlarning faoliyatini ob'ektiv baholash imkonini beradi va xodimlarga nisbatan ma'muriy choralarni qo'llashning me'yoriy asosi hisoblanadi. Ish ta'riflari mehnatni oqilona tashkil etishning asosiy tamoyilini - mehnatni taqsimlash va kooperatsiya qilish tamoyilini amalga oshirishga imkon beradi.

Yuqori sifatli ish tavsifini tuzish uchun ma'lum bir lavozimni egallagan xodim tomonidan bajariladigan ish turlarini diqqat bilan va chuqur tahlil qilish, boshqacha qilib aytganda, lavozim yoki ish joyining tavsifini tuzish kerak. Bajarilgan ishlarning batafsil tavsifi ma'lum bir lavozim yoki ish joyiga, xodim ega bo'lishi kerak bo'lgan bilimlarga, uning ko'nikmalariga, tajribasiga va boshqalarga qo'yiladigan talablar to'plamini shakllantirishga imkon beradi.

Ofis xodimlari uchun ish ta'riflarini ishlab chiqishda "Davlat xizmatchisi lavozimlari uchun tarif va malaka tavsiflari" (Rossiya Mehnat vazirligining 1996 yil 6 iyundagi 32-sonli qarori bilan keyingi o'zgartirishlar bilan tasdiqlangan) ga amal qilish kerak. "Federal davlat xizmatchilarining ijro etuvchi hokimiyat organlarining lavozimlari uchun lavozim tavsiflarini ishlab chiqish bo'yicha tavsiyalar" (Rossiya Mehnat vazirligining 1996 yil 13 martdagi 482-BK-sonli xati), agar idorani boshqarish xizmati xodimlari toifaga kirsa. davlat xizmatchilari. Tarif va malaka tavsiflari deyarli har yili menejerlar, mutaxassislar va boshqa xodimlar lavozimlarining malaka ma'lumotnomasi shaklida nashr etiladi (M.: Rossiya Mehnat vazirligi, 2001 yil).

Tarif va malaka tavsiflari boshqaruv xodimlarining asosiy toifalarini - menejerlar, mutaxassislar, texnik ijrochilarni qamrab oladi va mehnat majburiyatlari doirasini, malaka va ta'limga qo'yiladigan talablarni, maxsus bilim va ko'nikmalarning mavjudligini belgilaydi.

Ofis boshqaruvi xizmati xodimlari uchun lavozim tavsifi matnining taxminiy tarkibi Davlat byudjeti ta'lim muassasasida berilgan: umumiy qoidalar, xodimlarning funktsiyalari; ish majburiyatlari; xodimlarning huquqlari; munosabatlar (lavozim bo'yicha bog'lanishlar); xodimlarning mas'uliyati, ish faoliyatini baholash.

Agar idorani boshqarish xizmati muassasa rahbariga bo'ysunadigan bo'lsa, uning xodimlarining lavozim yo'riqnomalari muassasa rahbari yoki xodimlar bo'limi boshlig'ining o'rinbosari tomonidan tasdiqlanadi. Agar idorani boshqarish xizmati o'rinbosarlardan biriga bo'ysunsa

Ma'ruza 4. Hujjat aylanishini tashkil etishning umumiy tamoyillari va uslubiy asoslari. Axborot va hujjat ta'minoti boshqaruvning eng muhim xizmat vazifasi bo'lib, ehtiyotkorlik va puxta tashkil etishni talab qiladi.

Yechimni ishlab chiqish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarni olish tezligi hujjatlarni qayta ishlash va harakatlanishning aniqligi va samaradorligiga bog'liq. Hujjatlarni, ayniqsa moliyaviy hujjatlarni kechiktirish salbiy iqtisodiy oqibatlarga olib kelishi mumkin. Shu bois hujjat aylanishini oqilona tashkil etish, hujjatlarni qayta ishlash va ijroga o‘tkazish tezligi va ravshanligiga hamisha katta e’tibor qaratiladi.

"Tashkilotdagi hujjatlarning ular yaratilgan yoki olingan paytdan boshlab bajarilishi yoki jo'natilishi tugaguniga qadar harakati" 1 hujjat aylanishi deb ataladi.

Tashkilotning barcha hujjatlari uchta hujjat oqimiga bo'lingan

    kiruvchi (kiruvchi) hujjatlar;

    chiquvchi (yuborilgan) hujjatlar;

    ichki hujjatlar.

Hujjat oqimlarining har biri miqdori, qayta ishlanishi va harakati bo'yicha o'ziga xos xususiyatlarga ega.

Yillik barcha oqimlardan hujjatlar soni muassasaning hujjat aylanishi hajmi bo'ladi. Hujjatlar oqimining miqdori ofis xodimlarining kerakli sonini hisoblash va mexanizatsiyalash va ofisni avtomatlashtirish vositalaridan foydalanish samaradorligini hisoblash uchun kerak. Umuman olganda, u butun boshqaruv apparatining ish yukini ko'rsatadi, chunki uning barcha xodimlari hujjatlar bilan shug'ullanishi kerak.

Hujjatlarni qayta ishlash va harakatlantirishning texnologik zanjirida quyidagi bosqichlarni ajratish mumkin:

    hujjatlarni qabul qilish va dastlabki ishlov berish;

    hujjatlarni dastlabki ko'rib chiqish va tarqatish;

    ro'yxatga olish;

    bajarilishini nazorat qilish;

    axborot va ma'lumotnoma ishi;

    hujjatlarni rasmiylashtirish va jo'natish.

4-qism
PREZIDENT TASHKILOTINI TASHKIL QILISh SAVOLLARI *
VA ARXIVLASH

M. V. Larin

ROSSIYADA ISHLAB CHIQARISH JARAYONINI DAVLAT TARIXIY TAJRIBASI VA HOZIRGI HOZIRGI HOZIRGI 1.

Rossiya ish yuritishning tarixiy rivojlanishi tajribasini o'rganish uning o'ziga xos xususiyatini - hozirgi boshqaruv tizimiga bog'liqligini ochib beradi. Mamlakatimizda amalga oshirilayotgan yirik siyosiy, ijtimoiy va iqtisodiy islohotlar davlat boshqaruvi va davlat ish yuritish sohasidagi o‘zgarishlar bilan chambarchas bog‘liq bo‘lib, u boshqaruv tizimini o‘zida aks ettiradi va mustahkamlaydi hamda u bilan birga takomillashtiriladi.

Hujjatlarga buyurtma berish

© M. V. Larin, 2002

Rossiya markazlashgan davlatining shakllanishi davrida buyurtma qog'ozlari paydo bo'ldi. Buyruqlarda ish yuritish alohida faoliyat sohasiga aylandi, ularda xizmat ko'rsatuvchilar qatlami - mansabdor shaxslar paydo bo'ldi, ular uchun hujjat kasbiy faoliyat mavzusiga aylandi. Shunday qilib, ish yuritish tizim sifatida davlat boshqaruv apparati shakllanishi bilan birga vujudga keldi. Asarlaridan birida S.O. Shmidtning ta'kidlashicha, hujjatlar ishlab chiqarish uchun maxsus mo'ljallangan organlar "jamiyat normal yashay olmaganida paydo bo'ladi, aniqrog'i, uning hayotida kundalikni qayd etmasdan ishlaydi. Bu odatda markazlashgan davlatning shakllanishi davrida sodir bo'ladi” 2.

Buyurtma hujjatlari boshqaruv shakllari va usullarini, boshqaruv organlarini qurish tizimini, markazlashgan davlat mavjudligining dastlabki bosqichida ularning tuzilishini aks ettirgan. Ma'muriy ish yuritishning o'ziga xos xususiyati shundaki, u ko'p jihatdan xizmatchilar tomonidan avloddan-avlodga o'tgan odat huquqi normalari, an'ana va urf-odatlarga asoslanadi. Shu bilan birga, buyruqlarda ma'lum tartib o'rnatildi, hujjatlarni organlar orqali o'tkazish texnologiyasi va hujjatlarni tayyorlash standartlari ishlab chiqildi, hujjatlar turlari paydo bo'ldi 3 . Yozma ish yuritishda hujjatlashtirishning ayrim masalalari huquqiy normalar bilan tartibga solingan. Davlatning tashkil topishi va mustahkamlanishi davrida buyurtma qog'ozlari muhim rol o'ynadi, ammo davlat rivojlanishining keyingi bosqichida u sezilarli darajada o'zgardi.

Kollej yozuvlarini boshqarish

18-asr boshlarida. Rossiyada mutlaq monarxiya vujudga kelmoqda, bu qonun chiqaruvchi va ijro etuvchi hokimiyatning podshoh qo'lida to'planishini nazarda tutadi. 1720 yilda Pyotr I tashabbusi bilan kollegiyalarning vazifalari, funktsiyalari, tuzilishi va tartibini hamda kollegial ish yuritishni tashkil etishni belgilab beruvchi Umumiy Nizom tuzildi. Bu, aslida, Rossiyada markaziy davlat organlarida hujjatlar bilan ishlash masalalarini tartibga soluvchi birinchi qonunchilik hujjati bo'ldi. Umumiy Nizomda kengashlar ishini hujjatlashtirish tartibi, muhrlardan foydalanish qoidalari belgilandi, davlat sirlarini saqlash elementlari kiritildi. Hujjatlarning turlari va navlari soni sezilarli darajada kengaydi, hujjatlarni fayllarga guruhlash tamoyillari paydo bo'ldi. Dastlab arxiv tushunchasi kiritilib, ularga tugallangan ishlarni topshirish tartibi belgilandi. Shunday qilib, Umumiy Nizom hujjatlar yaratilgan paytdan boshlab arxiv saqlanishiga qadar ular bilan ishlash tartibini qonun bilan belgilab berdi.

Kollegial ish yuritish deyarli keyingi ikki asr davomida rus ofis ishi qurilgan poydevorga aylandi. Umumiy Nizom qoidalarining amalga oshirilishi nafaqat Rossiya imperiyasi muassasalarining idoraviy boshqaruvining zamonaviy muammolarini hal qilish, balki o'sha davr arxiv hujjatlarini avlodlar uchun saqlab qolish imkonini berdi. Umuman olganda, 18-asrning birinchi choragida davlat apparatida amalga oshirilgan islohotlar. Rossiyada byurokratik markazlashuvga asoslangan davlat institutlarining tashkiliy tuzilishi va ish yuritishning yagona tizimi o'rnatildi.

Ketrin II ning mahalliy hokimiyat apparatini qayta tashkil etishga qaratilgan viloyat islohoti amalda qog'ozbozlikning mavjud tartibini o'zgartirmadi. 1775 yilgi "Umumrossiya imperiyasining viloyatlarini boshqarish institutlari" qonuni nafaqat muassasalarning mavjud ierarxiyasini, balki ularning hujjatlarini ham qonun bilan belgilab berdi 4 .

1811 yilgi vazirlik islohoti va uning taraqqiyotga ta'siri
ofis ishi

Rossiya davlat idorasi ishidagi o'zgarishlarning navbatdagi bosqichi 19-asr boshlarida, Aleksandr I davrida boshlandi. Markaziy boshqaruv islohoti, davlat apparatini mamlakatda paydo bo'lgan yangi iqtisodiy va ijtimoiy hodisalarga moslashtirishga qaratilgan. Bu vaqt ofis ishini rivojlantirish jarayonining kuchayishiga olib keladi.

1811-yil 25-iyunda “Vazirliklarni umumiy tashkil etish to‘g‘risida”gi qonun qabul qilindi, unda vazirliklarning vazifalari, tuzilmasi va faoliyat yo‘nalishlari belgilandi. Davlat apparatining o'zgarishi bilan ish yuritish qayta tashkil etildi, bu esa boshqaruv tizimini takomillashtirish jarayonida katta ahamiyatga ega bo'ldi. Vazirliklarda – barcha “yozuv” jamlangan muassasalarning tarkibiy qismlarida ish yuritish va idoralarning yagona tizimi yaratildi 5 .

Ayrim vazirliklarning tashkil etilishi va tuzilmasi, faoliyati va ish yuritish tamoyillari keyingi o‘zgarishlarga qaramay, “Vazirliklarning umumiy tashkil etilishi” Sovet Ittifoqi davrigacha vazirliklarning ishlash tartibi va ish yuritish tizimini belgilovchi asosiy qonunchilik hujjati bo‘lib qoldi. milliy tarix.

19-asrning ikkinchi yarmi, ma'lumki, ishlab chiqaruvchi kuchlar va Rossiya iqtisodiyotining rivojlanishidagi sezilarli o'zgarishlar bilan tavsiflanadi. 1861 yilgi dehqon islohotidan keyin kapitalistik rivojlanish davri boshlandi. Moliyaviy sohada, ta'lim sohasida islohotlar amalga oshirildi, harbiy islohot amalga oshirildi, politsiya apparati mustahkamlandi. Markaziy hokimiyatning asosiy bo‘linmasi – vazirliklar tuzilmasi biroz o‘zgardi. Biroq, davlat apparatini qayta tashkil etish ish yuritish jarayonlarini rasmiylashtirgan umumiy qonunchilik normalariga ta'sir ko'rsatmadi.

O'zgaruvchan sharoitlar ofis ishining samaradorligini oshirishni talab qildi. Bunday sharoitda alohida tashkilot va muassasalar 19-asr boshlarida tashkil etilganidan boshlab ish yuritishni o'z-o'zini ratsionalizatsiya qilish usuliga o'tishdi. ish yuritish shakllari va usullari ilmiy-texnikaviy taraqqiyot va ijtimoiy o'zgarishlar sharoitida boshqaruv sohasidagi tez o'zgaruvchan vaziyatga zid keldi. Davlatning rivojlanish darajasi ish yuritishning adekvat tizimini talab qildi. Biroq, idoraviy boshqaruvni isloh qilish bo'yicha ko'plab urinishlar urushdan oldingi davrning tarixiy sharoitlari tufayli amalga oshirilmadi.

Shunday qilib, ish yuritish 1917 yil inqiloblarigacha bo'lgan rivojlanish davrida davlat hokimiyatining birinchi organlari faoliyatini hujjatlashtirishning eng oddiy shakllari - an'ana va urf-odatlarga asoslangan buyruqlar paydo bo'lishidan tortib to davlatni batafsil tartibga solishgacha bo'lgan murakkab yo'lni bosib o'tdi. Rossiya imperiyasining qonunlariga asoslangan ish yuritish, asta-sekin texnik elementdan davlat boshqaruvining muhim tarkibiy qismiga aylanadi.

Sovet idorasi ishining kelib chiqishi

1917 yil oktyabr oyidan keyin Rossiya imperiyasining davlat mashinasi yo'q qilinishi bilan bir qatorda, avvalgi ish yuritish rasmiy ravishda tugatildi. Davlat boshqaruvi va ish yuritishning samarali faoliyat yurituvchi mexanizmini yaratish vazifasi qo‘yildi. Avvalo, davlat apparatini tashkil etish texnologiyasi va usullarini aniqlash zarur edi. Ishchi-dehqon inspektsiyasi (RKI) organlariga davlat apparati ishini nazorat qilish va uni takomillashtirish funksiyasi berildi. Shunday qilib, boshqaruv apparatini takomillashtirish ishlari boshida juda katta vakolatlarga ega bo'lgan maxsus organ - boshqa Xalq Komissarliklari faoliyatini takomillashtirish bo'yicha Xalq Komissarligi paydo bo'ldi.

1920-yillardagi faoliyati natijasida. Boshqaruvni, shu jumladan ish yuritishni ilmiy tashkil etish masalalari bo'yicha ilmiy tadqiqot, xo'jalik yurituvchi, idoraviy va jamoat tashkilotlari tizimi ishlab chiqilgan. Keling, bu sodir bo'lgan qonuniy asosni ko'rib chiqaylik.

Ma’lumki, Sovet hukumati avvalgi qonunchilikdan voz kechib, davlat faoliyatining yangi huquqiy asoslarini shakllantirishga kirishdi. Sovet hukumati qarorlari va qarorlarining u yoki bu darajada ish yuritish va hujjatlar bilan bog'liq ayrim qoidalari. Biroq, Oktyabr inqilobidan keyin mamlakatda ish yuritish masalalari bo'yicha izchil qonunchilik tizimi ishlab chiqilmagan. Markaziy nazorat komissiyasi-RKI tashkil etilishi bilan ish yuritishni tartibga solish masalalari idoraviy darajaga ko'tarildi.

20-yillardagi olimlar va mutaxassislarning sa'y-harakatlarining ijobiy natijasi. Ularni RSFSR davlat, kasb-hunar va kooperativ muassasalari va korxonalarida ish yuritishning arxiv qismini tashkil etish qoidalari (1928) va Hujjatlar va hujjat aylanishining umumiy qoidalari (1931) loyihasini ishlab chiqqan deb hisoblash mumkin. Oxirgi qoidalar barcha muassasalar uchun yagona ofis boshqaruv tizimini joriy etishni nazarda tutgan. Umumiy qoidalar hujjatlar bilan ishlash sohasida milliy standartlarni ishlab chiqishga jiddiy urinish edi, ammo ular Menejment texnologiyasi institutining yopilishi, shuningdek, SSSR NK RKIning bekor qilinishi tufayli amalga oshirilmadi.

Ish yuritishni arxiv organlariga topshirish

1930-yillarning boshidan beri. Ish yuritish sohasida arxiv boshqaruvi organlari o'zlarini faolroq ko'rsata boshladilar. Ish yuritish masalalarining dolzarbligi mutaxassislar va olimlar, davlat xizmatchilari tomonidan keskin sezildi. Ulug 'Vatan urushi arafasida, 1941 yilda orgtexnika bo'yicha birinchi tarmoqlararo yig'ilish bo'lib o'tdi, unda boshqaruv ishlarini mexanizatsiyalash muammolarini ko'rib chiqishda ish yuritish sohasidagi ishlarning tashvishli holati ta'kidlandi. Yig‘ilishda chuqurligi va murakkabligi bilan o‘ziga xos, afsuski, amalga oshirilmagan vaziyatni yaxshilash dasturi belgilandi 6 . Shunga qaramay, arxiv idoralari ish yuritish bo'yicha o'z ta'sirini doimiy ravishda kuchaytirishda davom etdilar.

Urush yillarida ish yuritishni tartibga soluvchi yagona normativ hujjatni yaratishga harakat qilindi. Loyiha 1943 yilda K.G. Mityaev va SSSR xalq komissarliklari va boshqa muassasalar, tashkilotlar va korxonalarda joriy ish yuritishning hujjatli qismini tashkil etish va hujjatli materiallarni himoya qilish bo'yicha yo'riqnoma deb nomlangan. Urush paytida loyiha qabul qilinmadi.

50-yillarda Ish yuritishni takomillashtirishda arxiv organlarining roli oshdi. Bunga 1958 yildagi SSSR Davlat arxiv fondi to'g'risidagi Nizom yordam berdi, u "nazorat qilish" funktsiyasi o'rniga arxiv organlariga joriy ish yuritishning hujjatli qismini nazorat qilish huquqini berdi 8 . Shu paytdan boshlab arxiv idoralari ish yuritishni tartibga solishda faol yetakchilik qilmoqda. Biroq arxiv organlarining vakolat doirasi aniq belgilanmagan. Arxivchilar orasida arxiv muassasalarining nazorati barcha idoraviy jarayonlarga - hujjat paydo bo'lgan paytdan boshlab uni arxivga saqlash uchun topshirishga qadar qo'llanilishi kerak degan fikr mavjud. Biroq, 1950-1960 yillar oxirida. arxiv muassasalari bunday keng ko'lamli muammolarni hal qilishga hali tayyor emas edi 9 .

Ish yuritishning yagona davlat tizimi

Bu davrda mamlakatimizda boshqaruv hujjatlari bilan ishlashni tartibga soluvchi yagona standart yaratish muammosi kun tartibiga qo‘yilmoqda. 1963 yilda SSSR Bosh arxivi ish yuritish bo'yicha birinchi Butunittifoq me'yoriy hujjatni yaratdi - ish yuritishning hujjatli qismini va SSSR muassasalari, tashkilotlari va korxonalari arxivlari ishini tashkil etishning asosiy qoidalari va. keyin ish yuritishning yagona davlat tizimini (USSD) ishlab chiqish boshlandi 10.

1973 yil sentyabr oyida Yagona davlat ma'lumotlar varag'ining asosiy qoidalari SSSR Vazirlar Kengashining Fan va texnologiya bo'yicha Davlat qo'mitasi tomonidan tasdiqlangan va vazirlik va idoralarga o'z ish amaliyotida foydalanish uchun tavsiya etilgan 11 . Yagona davlat ma'lumotlar varag'i hujjatlarni olish yoki yaratish paytidan boshlab arxivga topshirilgunga qadar ish yuritish bo'yicha ilmiy tartibga solingan qoidalar, qoidalar va tavsiyalar to'plamidir. Yagona davlat statistika xizmati muassasalarda idoraviy boshqaruv xizmatlarini tashkil etish va ularning ishlash tartibiga qo‘yiladigan talablarni ham belgilab berdi. Yagona davlat ma'lumotlar bazasi qoidalari tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi (USORD) bilan to'ldirildi va tegishli GOSTlar tomonidan qo'llab-quvvatlandi.

1980 yilda SSSR Vazirlar Kengashi huzuridagi 12-sonli Arxiv Bosh boshqarmasi to'g'risida yangi Nizom qabul qilindi, unda arxiv organlarining ish yuritish sohasidagi vakolatlari sezilarli darajada kengaytirildi va ularga quyidagi vazifalar yuklandi: ish yuritishda hujjatlarni tashkil etish; ish yuritishning yagona davlat tizimi va USORDni joriy etish, ishlab chiqish va takomillashtirish, ularni qo‘llashni ilmiy-uslubiy boshqarish; ish yuritishda hujjatlarni tashkil etish bo'yicha barcha tashkilotlar uchun majburiy qoidalarni ishlab chiqish va tasdiqlash. Natijada davlat arxiv xizmati tashkilotlarda yaratilgan hujjatlar sifatini haqiqatdan ham boshqara oldi.

Shunday qilib, shuni ta'kidlash kerakki, 70-80-yillarda. XX asr ish yuritish yagona uslubiy, tashkiliy va texnologik tamoyillar asosida byurokratik tipdagi boshqaruv tizimi talablariga adekvat javob berdi. Davlat boshqaruvi tizimida hujjat aylanishini tashkil etishning yagona asosi yaratildi, bu qarorlarni tayyorlash, qabul qilish va amalga oshirishning milliy miqyosda hujjatlashtirilishini, shuningdek hujjatlarning saqlanish muddatlarini ularning amaliy va ilmiy darajasidan kelib chiqib tartibga solishni ta’minladi. -tarixiy ahamiyati 13 .

Ish yuritishni huquqiy tartibga solish
Rossiya Federatsiyasida

SSSR parchalanganiga o'n yil bo'ldi. Ijtimoiy yo'naltirilgan bozor iqtisodiyotiga ega demokratik huquqiy davlat qurishga yo'naltirilgan yangi Rossiya davlatchiligining shakllanishi davlat vazifalari qatoriga uning faoliyatini hujjatlashtirish, undan foydalanish uchun hujjatlarni saqlash va uzoq muddatli saqlashni qo'yadi. .

Oldingi tarixiy tajribani o'rganish shuni ko'rsatdiki, ushbu muammolarni hal qilish samaradorligi fuqarolarning ijtimoiy va shaxsiy hayotining barcha sohalarining hayotiy faoliyatini va ularning barcha mumkin bo'lgan shakllarini belgilaydigan "hujjatlashtirilgan ma'lumotlar" tizimli toifasi qanchalik qonuniy tartibga solinganligiga bog'liq. uyushmalar 14.

Rossiya Federatsiyasida hujjatlar bilan ishlash bo'yicha me'yoriy-huquqiy bazani tahlil qilib, shuni ta'kidlash kerakki, postsovet Rossiyasi ish yuritish sohasidagi sovet aktlarining haqiqiyligini saqlab qoldi va shu bilan tarixiy davomiylikni ta'minladi va keyingi qoida uchun asosni saqlab qoldi. - yasash.

Zamonaviy davlat siyosati va Rossiya fuqarolarining axborot va hujjat almashinuvi sohasidagi huquqlarini belgilovchi asosiy huquqiy hujjat Rossiya Federatsiyasi Konstitutsiyasidir. Unda shunday deyilgan: “Har kim o‘zi istagan qonuniy yo‘l bilan erkin axborot izlash, olish, uzatish, ishlab chiqarish va tarqatish huquqiga ega...” (29-moddaning 4-qismi).

Konstitutsiyaviy normalarni ishlab chiqishda axborot va hujjatlashtirish sohasidagi davlat siyosatining asoslari qonunchilik darajasida mustahkamlangan. Ushbu sohadagi tizimni shakllantiruvchi hujjat "Axborot, axborotlashtirish va axborotni himoya qilish to'g'risida" 15-FZ Federal qonunidir.

Ushbu qonun boshqaruvni hujjatlashtirish bo'yicha bir qator eng muhim fundamental qoidalarni o'z ichiga oladi: terminologiya tizimini, ma'lumotlarni hujjatlashtirish va axborot resurslariga o'tkazish tartibini belgilaydi, davlat va uning organlarining ushbu muammolarni hal qilish uchun javobgarligini belgilaydi va tashkilotlar - yuridik shaxslar yuritishi kerak bo'lgan majburiy hujjatlashtirilgan ma'lumotlar ro'yxatini nomlaydi. Rossiya Federatsiyasining 1993 yil 21 iyuldagi “Davlat sirlari to'g'risida”gi qonuni axborot qonunchiligi tizimida muhim rol o'ynaydi.

Global axborot makonining mavjudligini hisobga olgan holda, ma'lumotni Rossiya Federatsiyasidan tashqariga uzatish va uni tashqaridan qabul qilish sohasidagi munosabatlarni huquqiy tartibga solish zarurati tug'iladi. Ushbu jarayon "Xalqaro axborot almashinuvida ishtirok etish to'g'risida" 17 Federal qonuni asosida amalga oshiriladi.

Ushbu huquqiy hujjat hujjatlashtirilgan ma'lumotlar almashinuvi uchun muhim bo'lgan bir qator qoidalarni o'z ichiga oladi. Qonun bunday ma'lumotlarni olib kirish va olib chiqish tartibini belgilaydi va davlat sirlari yoki boshqa maxfiy ma'lumotlarga kiritilgan hujjatlashtirilgan ma'lumotlarni Rossiya Federatsiyasi chegarasi orqali butun Rossiya milliy mulkiga olib o'tishga cheklovlar qo'yadi; arxiv fondiga; eksporti Rossiya Federatsiyasi qonunchiligi bilan cheklanishi mumkin bo'lgan boshqa toifadagi hujjatlashtirilgan ma'lumotlarga. Shunday qilib, hujjatlashtirilgan ma'lumotlarga nisbatan axborot huquqi uning xalqaro almashinuvini tartibga solish bilan to'ldirildi.

Elektron raqamli imzolardan foydalanish sohasidagi munosabatlarni huquqiy tartibga solish "Elektron raqamli imzolar to'g'risida" Federal qonuniga, Rossiya Federatsiyasi Fuqarolik Kodeksiga, boshqa federal qonunlarga va Rossiya Federatsiyasining boshqa normativ-huquqiy hujjatlariga muvofiq amalga oshiriladi. ularga muvofiq, shuningdek, tomonlarning kelishuvi bilan amalga oshiriladi 18.

Qonunga ko‘ra, elektron raqamli imzo – elektron raqamli imzoning yopiq kalitidan foydalangan holda ma’lumotlarni kriptografik o‘zgartirish natijasida olingan va egasining shaxsini aniqlash imkonini beruvchi ushbu elektron hujjatni qalbakilashtirishdan himoya qilishga mo‘ljallangan elektron hujjatning rekvizitidir. imzo kaliti sertifikati, shuningdek elektron hujjatdagi ma'lumotlarning buzilishi yo'qligini aniqlash. Muayyan sharoitlarda elektron hujjatdagi elektron raqamli imzo qog'oz hujjatdagi qo'lda yozilgan imzoga tengdir.

Arxiv ishi sohasidagi munosabatlar Rossiya Federatsiyasining Arxiv fondi va arxivlar to'g'risidagi qonun hujjatlarining predmeti bo'lib, ular arxivlar va arxiv fondlarini shakllantirish, saqlash, hisobga olish, ulardan foydalanish va ularning xavfsizligini ta'minlash uchun ularni boshqarishni tartibga soladi. arxiv hujjatlari va ulardan fuqarolar, jamiyat va davlat manfaatlari yo'lida to'liq foydalanish. Biroq, ushbu qonunchilik hujjati hujjatlar bilan bog'liq masalalarni umuman ko'rib chiqmaydi.

Aytish mumkinki, Rossiya axborot qonunchiligi axborotni hujjatlashtirish sohasida yuzaga keladigan munosabatlarning faqat bir qismini tartibga soladi va arxiv qonunchiligi hujjatlarni arxivda saqlash masalalarini hal qiladi. Huquq sub'ektlari o'rtasidagi munosabatlarni hujjatlashtirish, hujjatlashtirish masalalari ma'lum darajada alohida sub'ektlarga bag'ishlangan qonun hujjatlarida, masalan, notariat, buxgalteriya hisobi, soliqqa tortish va boshqalar to'g'risidagi qonunlarda, shuningdek qonun hujjatlarida (Fuqarolik kodeksi) belgilangan. Rossiya Federatsiyasi, Rossiya Federatsiyasi Jinoyat-protsessual kodeksi va boshqalar). So'nggi paytlarda allaqachon oz sonli mavjud standartlarni qisqartirish tendentsiyasi kuzatilmoqda.

Davlat hujjat aylanishi tizimi (1991) idoraviy hujjatdir. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablarni belgilovchi standart bekor qilindi. Faqat Federal ijroiya organlarida ish yuritish bo'yicha standart yo'riqnomalar (2001) to'liq kuchga kiradi.

Bunday sharoitda tabiiy savol tug'iladi: Rossiya sharoitida boshqaruvda hujjatlar bilan ishlashni huquqiy tartibga solish kerakmi?

Xorijiy tajriba

Amerika Qo'shma Shtatlarida 1950 yildan beri ish yuritish bo'yicha federal qonunlar amal qiladi. 1980 yilda ma'muriy faoliyatning ushbu sohasi uchun yagona qonunchilik bazasini yaratishga qaratilgan "Qog'oz ishini qisqartirish to'g'risida" gi qonun qabul qilindi. AQSH Milliy arxiv tizimida hujjat aylanishi masalalari bilan shugʻullanuvchi maxsus boʻlim mavjud.

Germaniyada 2000 yil 26 iyulda hukumat Federal vazirliklar ishining yangi Umumiy qoidalarini qabul qildi, unda qog'ozli hujjatlarni qayta ishlashning tashkiliy va texnologik tartiblari va elektron hujjatlar bilan ishlash bo'yicha asosiy ko'rsatmalar batafsil bayon etilgan. Ushbu qoidalar “Zamonaviy davlat – zamonaviy boshqaruv” 19 davlat dasturi doirasida yaratilgan.

Shunga o'xshash misollarni boshqa davlatlar amaliyotidan ham keltirish mumkin: Avstraliya, Finlyandiya, Angliya, Chexiya va boshqalar. MDH respublikalari orasida Qozog'iston, Belarus va Qirg'iziston Respublikasi qonunchiligi bu borada eng katta e'tiborga loyiqdir.

So‘nggi o‘n yillikda xorijda boshqaruv va davlat organlari va fuqarolar o‘rtasidagi munosabatlar sohasida hujjatlarni qayta ishlash va elektron hujjat aylanishining axborot texnologiyalarini joriy etishni qonunchilik bilan ta’minlash borasidagi ishlar ayniqsa faollashdi. AQSHda 2000 yilda “Davlatlararo va tashqi savdoda elektron hujjatlar va imzolardan foydalanishni ragʻbatlantirish toʻgʻrisida”gi qonun qabul qilindi. Buyuk Britaniyaning fuqarolarni elektron shaklda hujjatlarning standart shakllari bilan ta'minlash tajribasi, shuningdek, 1999 yilda davlat idoralari xaridlarning 95 foizini qog'ozsiz operatsiyalar yordamida amalga oshirgan Shvetsiya tajribasi, shuningdek, Avstraliya tajribasi qiziqish uyg'otadi. maxsus tizim kommunal to'lovlarni to'lashda elektron texnologiyalar bilan ta'minlash imkonini beradi. , fuqarolik holati dalolatnomalarini qayd etish, litsenziyalar va boshqa ruxsatnomalar olish va h.k.

Bu misollarning to'liq ro'yxatidan uzoqda, shtatda hujjatlar bilan ishlashni qonunchilik bilan ta'minlash hal qilinadigan vazifa ekanligini ko'rsatadi. Rossiya davlatining hayotini huquqiy qo'llab-quvvatlashni kuchaytirishning umumiy tendentsiyasi hujjatlarni boshqarish masalalarini tartibga solish sohasidagi qonunchilikdagi bo'shliqni bartaraf etish masalasini ko'taradi. "Boshqaruvni hujjatlashtirish to'g'risida" federal qonunni ishlab chiqish kerak.

"Maktabgacha ta'lim muassasalari to'g'risida" Federal qonun loyihasi

Qonun loyihasi konsepsiyasini tayyorlashda ishlab chiquvchilar qonunning quyidagi nomlarini ko‘rib chiqdilar: “Hujjatlar to‘g‘risida”, “Hujjat aylanmasi to‘g‘risida”, “Hujjat fondi to‘g‘risida”, “Hujjatlashtirish, ish yuritishni tashkil etish va hujjatlarni saqlash to‘g‘risida”, “ Boshqaruv uchun hujjatlarni qo'llab-quvvatlash to'g'risida" va boshqalar. Muhokama natijasida ishlab chiquvchilar guruhi ushbu sohadagi huquqiy tartibga solish maqsadlariga eng mos keladigan oxirgi variantga qaror qilishdi. ostida boshqaruv uchun hujjatlarni qo'llab-quvvatlash(DOU) boshqaruv apparati o'z funktsiyalarini amalga oshirish jarayonida foydalanish uchun turli xil tashuvchilarda hujjatlashtirilgan axborot bazasini yaratishni anglatadi. Ish yuritish maktabgacha ta'lim muassasasini qurishning tashkiliy, huquqiy va texnologik vositasi sifatida qaraladi.

Keng qo'llaniladigan "qog'oz ishlari" atamasidan farqli o'laroq, maktabgacha ta'lim muassasasi uchun uni har qanday ommaviy axborot vositalaridagi boshqaruv hujjatlarining barcha tizimlariga qo'llash juda muhimdir; mas'uliyatiga loyihalash, amalga oshirish va tegishli qoidalarga rioya qilish monitoringini o'z ichiga olgan mustaqil tarkibiy bo'linmaning mavjudligi; shuningdek, qonun va tegishli me'yoriy hujjatlar talablarini buzganlik uchun boshqaruv xodimlarining javobgarligini belgilash.

Qonunning boshqa nomi, bizning fikrimizcha, boshqaruv hujjatlari, hujjatlashtirish, hujjat aylanishini tashkil etish, hujjat tizimlarini shakllantirish va boshqalar sohasidagi huquqiy munosabatlarni tartibga soluvchi qonun hujjatlariga qo'yiladigan talablarni to'liq o'z ichiga olmaydi.

Biz qonunning tuzilishi va mazmuni bo'yicha asosiy takliflarni "Deloproizvodstvo" jurnalining 2001 yil 20 ikkinchi sonida bayon qildik. Hozirgi vaqtda ishlab chiquvchilar qonun loyihasining ikkinchi nashrini tayyorlashni yakunladilar. Birinchi tahrirga nisbatan qonun loyihasi matni jiddiy o‘zgarishlarga duch keldi. Shunday qilib, "Umumiy qoidalar" I bobida maqsad qayta ta'riflangan: "Ushbu Federal qonunning maqsadi davlat hokimiyati organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari, tashkilotlar faoliyatini ta'minlash uchun hujjatlarni rasmiylashtirish, hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish va ularni saqlash uchun huquqiy shart-sharoitlarni ta'minlashdan iborat. fuqarolar”.

Qonunning predmeti va ko‘lami oydinlashtiriladi: “Ushbu qonunning tartibga solish predmeti davlat hokimiyati va boshqaruvi organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari, yuridik shaxslar va fuqarolarning o‘z huquq va majburiyatlarini amalga oshirish jarayonida faoliyatini hujjatlashtirishda vujudga keladigan munosabatlardir. ularning huquqiy maqomiga muvofiq. Qonun butun Rossiya Federatsiyasida amal qiladi va har qanday hujjatlar, shu jumladan elektron hujjatlar bilan faoliyat yuritishga nisbatan qo'llaniladi.

Davlat tomonidan tartibga solishning tamoyillari va yo'nalishlari
maktabgacha ta'lim muammolari

Qonun loyihasi boshqaruvni hujjatlashtirishning asosiy tamoyillarini shakllantiradi:

    davlat hokimiyati va boshqaruvi organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari, yuridik shaxslar, fuqarolarning qonuniy manfaatlari, huquq va majburiyatlari doirasidagi faoliyatini hujjatlarda eng to‘liq va ishonchli aks ettirish;

    davlat hokimiyati va boshqaruvi organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari faoliyatida, mulkchilik va tashkil etish shaklidan qat’i nazar, tashkilotlarning boshqaruv tuzilmalarida standartlar va yagona hujjat tizimlarini ishlab chiqish, joriy etish va ulardan foydalanish ustidan nazoratni ta’minlash;

    axborot resurslarining huquqiy rejimi talablariga muvofiq hujjatlar bilan ishlashni ta'minlash va axborot xavfsizligi shartlarini ta'minlash;

    rivojlanayotgan axborot texnologiyalaridan foydalanish asosida boshqaruvni hujjatlashtirish sohasida yagona ilmiy-texnik siyosatni shakllantirish va amalga oshirish;

    elektron hujjatlardan foydalanish uchun shart-sharoitlar yaratish;

    davlat va jamiyat boshqaruvi jarayonlarini, fuqarolar va ularning birlashmalari hayotini hujjatlashtirish va hujjatlashtirishni tartibga solishning normativ-huquqiy va uslubiy asoslarini takomillashtirish.

Boshqaruvni hujjatlashtirish sohasida davlat tomonidan tartibga solishning asosiy yo'nalishlari quyidagilardan iborat:

    boshqaruvni hujjatlashtirish sohasida davlat siyosatini ishlab chiqish, davlatchilik va boshqaruvni takomillashtirishning zaruriy shartlaridan biri sifatida axborot texnologiyalarini rivojlantirish bo‘yicha vazifalarni davlat dasturlariga kiritish;

    davlat hujjatlari tizimlarida qo‘llaniladigan xavfsiz axborot texnologiyalarini yaratishni qo‘llab-quvvatlash;

    davlat boshqaruvining asosiy funktsiyalarini hamda yuridik va jismoniy shaxslarning davlat hokimiyati va boshqaruvi organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va ularning o‘zaro munosabatlarini aks ettiruvchi hujjatlashtirish tizimlarini, xalqaro standartlarni hisobga olgan holda buxgalteriya hisobi va ro‘yxatga olish hujjatlari tizimlarini (reestrlar, reyestrlar, tasniflagichlar) birlashtirish va standartlashtirish. rossiya Federatsiyasining o'ziga xos shartlari;

    barcha turdagi faoliyatning fuqarolar, davlat, korporativ va xususiy tuzilmalar manfaatlarini ko‘zlab axborot tizimi resurslarini shakllantirish va ulardan foydalanishning yagona tamoyillari va tartiblarini ta’minlash;

    davlat axborot resurslari tizimida hujjatlarni qayta ishlash, umumlashtirish va uzatish tarmoq tizimlarini yaratish bilan shug‘ullanuvchi tuzilmalar uchun mutaxassislarni tayyorlash va qayta tayyorlashni tashkil etish;

    rossiya Federatsiyasi arxiv fondiga kiritilgan hujjatli fondlarning saqlanishini nazorat qilish
    ulardan fuqarolar, jamiyat va davlat manfaatlari yo‘lida foydalanishni ta’minlash maqsadida;

    eng yangi axborot texnologiyalaridan foydalanishni hisobga olgan holda boshqaruvni hujjatlashtirish sohasida yagona ilmiy-texnik siyosatni shakllantirish va amalga oshirish;

    maktabgacha ta’lim muassasalari faoliyati sohasidagi qonunchilik va me’yoriy-metodik asoslarni ishlab chiqish.

Qonun loyihasining qolgan bo‘limlari ham sezilarli o‘zgarishlardan o‘tkazildi (qonun loyihasining to‘liq matni uchun VNIIDAD veb-saytiga qarang: [Elektron resurs]).

Ma'muriy islohotda maktabgacha ta'lim muassasalarining o'rni

Axborotlashtirish sohasidagi har qanday hodisa hujjatlashtirish va hujjat aylanishi sohasiga faol ravishda kirib boradi. Bu borada 2002-2010 yillarga mo'ljallangan "Elektron Rossiya" Federal maqsadli dasturi (FTP) loyihasi, ma'muriy va sud-huquq islohotlari loyihalari muhim ahamiyatga ega. Ushbu loyihalar nafaqat elektron hujjatni axborot hujjatlari tizimiga kiritish bilan bog'liq, balki, qoida tariqasida, hujjatlashtirish va boshqaruv jarayonlarini takomillashtirish bo'yicha ko'plab savollar tug'diradi. Hujjat aylanishi sohasida hujjatlarni rasmiylashtirish va tartibga solish masalalari Axborot xavfsizligi doktrinasida mavjud. Ular, shuningdek, Rossiya Federatsiyasi Prezidentining Rossiya Federatsiyasi Federal Majlisiga 2001 yildagi xabarida ham o'z aksini topgan. Faqatgina "Elektron Rossiya" Federal maqsadli dasturi loyihasi hujjatlashtirish, idoraviy sohaga sezilarli ta'sir ko'rsatadigan bir qator sohalarni nazarda tutadi. ish va hujjatlarni saqlash.

Rossiyaning real sharoitlarini (axborot texnologiyalaridan ommaviy foydalanishga faol o'tish, iqtisodiy, ma'muriy, sud-huquq islohotlari vazifalarini amalga oshirishning murakkabligi) hisobga olgan holda, hujjatlashtirish va maktabgacha ta'limning barcha bosqichlarini tartibga solish vazifalari ko'rib chiqilishi kerak:

1) davlat siyosatining eng muhim yo'nalishlaridan biri;

2) maxfiy axborot xavfsizligi zonasi;

3) rasmiy va ishbilarmonlik ma'lumotlarining muhim qismini taqdim etishning raqamli usullariga muammosiz o'tish istiqbollari bilan hujjatlarni rasmiylashtirish va almashishning qog'oz va elektron usullarining uyg'un kombinatsiyasini ta'minlaydigan texnologiyalarni qo'llash doirasi.

Bundan tashqari, davlatning ijtimoiy-iqtisodiy va ijtimoiy hayotida istisnosiz ishtirok etuvchi barcha tashkilotlar faoliyatini hujjatlashtirish, ularning mehnat faoliyatini ish beruvchilar tomonidan majburiy hujjatlashtirish orqali fuqarolarni ijtimoiy himoya qilish masalalari hal etilishi zarur.

Maktabgacha ta'lim to'g'risidagi qonunni faol qo'llashning eng muhim sharti uni qo'llash uchun javobgarlikni federal ijro etuvchi organlardan biri - Rossiya Federal arxiv xizmati (Rosarxiv) zimmasiga yuklashdir. Shu munosabat bilan, Rosarxiv va uning tuzilmalarining boshqaruv hujjatlarining holati uchun mas'ul bo'lgan organlar sifatida muvofiqlashtiruvchi rolini kuchaytirish, ulardan xavfsizligi, ilmiy va amaliy foydalanishni ta'minlash, shuningdek, boshqa federal hokimiyat organlarining bu boradagi faoliyati eng muhim masala. o'z hujjatlarini tartibga solish; amaldagi qoidalarga rioya qilish; doimiy saqlanuvchi hujjatlarni davlat arxivlariga o‘z vaqtida topshirilishini ta’minlash, ular tizimidagi tashkilotlarda standartlarga muvofiq hujjat aylanishini amalga oshirish.

* Boshqaruv uchun hujjatlarni qo'llab-quvvatlash

Belarus Respublikasi jamg'armasi. 4. Savollartashkilotlar va arxivlar faoliyati tashkilotlar ... oldin hududiy tashkilotlar davlat ro'yxatidan o'tkazilganiga ko'ra. 27. Hujjatlarning nusxalarini talab qilish qilinmoqda... P varaq raqami: Bo'lim 1. Yer uchastkasi raqami...

  • 2-bo'lim URAL TARIXINING SAHIFATLARI

    Hujjat

    qaysi yo'lga chiqdi savollar sud tizimi, sud jarayoni, harbiy... dengiz flotini qurollantirish, tashkilotlar armiya. Sarlavhada: " Ishlar, oldin siyosiy Rosiskago tarixi... ., bag'ishlangan. Tarixiy voqeaning 30 yilligi arxiv USUdagi mutaxassisliklar. Ekaterinburg, ...

    • M.M. Larin

    Loyihani boshqarish uchun hujjatlarni qo'llab-quvvatlash (mahalliy va xorijiy tajriba)

    Kalit so'zlar: loyiha, boshqaruvni hujjatlashtirish, loyihani boshqarish, yagona hujjat tizimi.

    Mamlakatimiz jahon moliyaviy-iqtisodiy inqirozining global tahdidlariga javoban bosib o‘tgan taraqqiyotning modernizatsiya yo‘li jamiyat va davlat hayotining barcha jabhalariga ilg‘or texnologiyalar, zamonaviy texnologiyalar va boshqaruv usullarini jadallik bilan joriy etishni taqozo etmoqda. Rivojlangan mamlakatlarda uzoq vaqtdan beri kundalik amaliyotga aylangan ijtimoiy-iqtisodiy tizimlarni boshqarishning dasturiy maqsadli usullari Rossiyada allaqachon qo'llanilmoqda: yirik milliy loyihalarda, federal maqsadli dasturlarda, yakuniy natijaga qaratilgan maqsadli rejalashtirish va byudjetlashtirishga o'tishda. Bir qator federal maqsadli dasturlarni davlat tomonidan moliyalashtirish uchun maxsus moddalar mavjudligiga ishonch hosil qilish uchun mamlakat byudjetiga qarash kifoya. Asosan, bu nomdagi usullar yordamida muvofiqlashtirilgan holda boshqariladigan loyihalar guruhlari. Kelajakda loyiha boshqaruvi modernizatsiyada yetakchi rol o‘ynaydi, bu esa asbob-uskunalar va texnologiyalarni yanada rivojlantirish va takomillashtirishga, jahon bozorida raqobatbardoshlikni oshirishga qaratilgan amalga oshirilayotgan yirik, yirik va kichik loyihalar majmui sifatida ifodalanishi mumkin. va hayot sifatini yaxshilash.

    Chet ellik olimlar "loyiha" tushunchasini bir qator umumiy xususiyatlar bilan birlashtirilgan turli xil faoliyat turlari to'plami sifatida izohlaydilar. Demak, ularning har biri aniq maqsadlarga va ma'lum natijalarga erishishga qaratilgan; ko'p sonli, o'zaro bog'liq harakatlarning muvofiqlashtirilgan bajarilishi bilan tavsiflanadi; vaqt bilan chegaralangan, ya'ni boshlanishi va oxiri bor. Ishlab chiqarish tizimidan farqli o'laroq, loyiha yakuniy natija olinmaguncha bir martalik faoliyatni o'z ichiga oladi va tobora tashkilot faoliyatining asosiy shakliga aylanib bormoqda. Boshqacha qilib aytadigan bo'lsak, loyiha - bu ma'lum vaqt va byudjet ichida noyob, oldindan belgilangan natijaga erishish uchun bajarilishi kerak bo'lgan ish.

    Loyihaning hayotiy tsikli (uning boshlanishi va tugashi orasidagi vaqt davri) uni moliyalashtirishning boshlang'ich nuqtasi bo'lib, u o'z navbatida ishni investitsiyadan oldingi, investitsiya va operatsion bosqichlarga (bosqichlarga) bo'lish uchun asos bo'lib xizmat qiladi. Aslida, bu jarayon ancha murakkab va ko'p bosqichli. Uning birinchi bosqichi (kontseptual) maqsadlarni shakllantirish, investitsiya imkoniyatlarini tahlil qilish, texnik-iqtisodiy asoslash (texnik-iqtisodiy asoslash) va loyihani rejalashtirishni o'z ichiga oladi; ikkinchi bosqich - loyihani ishlab chiqish, uning davomida ishlarning tuzilishi va bajaruvchilari aniqlanadi, ish jadvallari tuziladi, loyiha smetasi va loyiha-smeta hujjatlari ishlab chiqiladi, pudratchilar va etkazib beruvchilar bilan muzokaralar olib boriladi va shartnomalar tuziladi; uchinchi bosqich - loyihani amalga oshirish, uni amalga oshirish bo'yicha ishlar olib borilganda (qurilish, marketing, kadrlar tayyorlash va boshqalar); to'rtinchi bosqich (loyihani yakunlash) odatda qabul sinovlari, sinovdan foydalanish va loyihani ishga tushirishdan iborat; beshinchi bosqich (operativ) jihozlarni qabul qilish, ishga tushirish, almashtirish, kengaytirish, modernizatsiya qilish, innovatsiyalarni o'z ichiga oladi.

    Bundan tashqari, loyihani boshqarishning har bir bosqichi faoliyatni huquqiy, tashkiliy, moliyaviy, ijtimoiy, kadrlar va boshqa ma'lumotlar va hujjatlar bilan ta'minlaydigan ma'lum hujjatlar to'plamiga mos keladi. Biroq, uni hujjatlashtirish tizimi, Rossiyada va chet elda davlat sektorida ham, ishbilarmonlik muhitida ham turli vazifalarni bajarishning loyiha usuli ancha keng qo'llanilishiga qaramay, hali ishlab chiqilmagan; hujjatlarning zarur va etarli tarkibi. ratsional bajarilishini ta'minlashga qodir bo'lgan loyiha doirasida individual boshqaruv funktsiyalari belgilanmagan.

    Ushbu muammoni hal qilishning shoshilinch zarurligini tushunib, ushbu maqolada biz loyihani boshqarishning tegishli bosqichlarida hujjatlar turini taqdim etishga harakat qilamiz va loyiha faoliyati jarayonida hujjat aylanishini takomillashtirish istiqbollarini belgilaymiz. Ushbu maqsadga erishish uchun Rossiya Federatsiyasining amaldagi me'yoriy-huquqiy hujjatlari (federal qonunlar va hukumat qoidalari2, standartlar va qoidalar3), mahalliy4 va xorijiy5 adabiyotlar, asosan, turli loyihalarni boshqarish tashkilotlarining amerikalik va ingliz mutaxassislari, shuningdek, loyiha amaliyoti. Butunrossiya ilmiy-tadqiqot institutidagi boshqaruvi tahlil qilindi Hujjat aylanishi va arxiv ishi ilmiy-tadqiqot instituti federal maqsadli dasturlarning vazifalarini bajarish jarayonida.

    Loyihani shakllantirishning birinchi bosqichida yaratilgan va foydalaniladigan hujjatlar tarkibi faqat federal maqsadli dasturlar uchun belgilanadi. Bu Rossiya Federatsiyasining "Tovarlarni etkazib berish, ishlarni bajarish, davlat xizmatlarini ko'rsatish uchun buyurtmalarni joylashtirish to'g'risida" Federal qonunida belgilangan davom etayotgan tanlovlar davomida loyiha takliflarining kontseptual mohiyatini belgilaydigan zarur va etarli hujjatlar to'plami. kommunal ehtiyojlar."

    Vaziyat innovatsion (tashabbuskor) loyihalar bilan farq qiladi, ularni hujjatlashtirish boshqaruvning ushbu bosqichida mutaxassislar tomonidan muhokama qilinmoqda. Ba'zilari loyiha topshirig'i (nomi, maqsadi, vazifalari, tashkil etilishi, loyihani uning asosiy ishtirokchilarining imzolari bilan tasdiqlash), maqsadlar, vazifalar va kutilayotgan natijalar to'g'risidagi kelishuv6 kabi hujjatlarni ajratib ko'rsatishsa, boshqalari ko'proq hujjatlar yaratish, nom berish zarurligini asoslaydi. ular orasida reja, jadval loyihasi, mahsulot tavsifi. Shunday qilib, K. Xeldman (AQSh) loyiha nizomini ishlab chiqishga katta ahamiyat beradi, uni ishlarni rejalashtirish, bajarish va nazorat qilish uchun asos deb hisoblaydi. Uning fikriga ko'ra, u loyiha, uning maqsadlari va natijalari haqida umumiy tasavvurni berishi, qo'shimcha hujjatlar to'plamini, resurslar va xarajatlarni hisoblashni va kerak bo'lganda imkoniyatlarni o'rganishni o'z ichiga olishi kerak. Nizomda menejer, xodimlar, loyiha homiysi va ijrochi menejerlarning roli va mas'uliyati ham belgilanishi kerak. Shu bilan birga, K.Xeldman e’tirof etadiki, agar loyiha shartnoma asosida amalga oshirilsa, u holda u nizom bo‘lib xizmat qilishi mumkin. Albatta, Heldman doimiy ravishda loyiha byudjeti bilan bog'liq hujjatlarni ishlab chiqish muhimligini ta'kidlaydi7.

    Bu kontseptual bosqichda, A.D. Orr (Buyuk Britaniya), biznes-reja bilan ifodalanishi mumkin bo'lgan har qanday murakkab loyihani amalga oshirishning dastlabki bosqichining asosiy tarkibiy qismlaridan biri bo'lgan iqtisodiy modelni yaratish kerak8. Mahalliy ekspertlar ushbu bosqichga strategik investitsiyalar va biznes-rejalar, texnik-iqtisodiy asoslar va dizayn topshiriqlari kabi hujjatlarni havola qiladilar9.

    Loyihani ishlab chiqish bilan bog'liq bo'lgan ikkinchi bosqich uchun hujjatlarning tarkibi uni amalga oshirish shartlari bilan qat'iy ravishda belgilanadi. Shunday qilib, davlat loyihasi ishtirokchilarining huquqiy munosabatlari va moliyaviy majburiyatlari bir nechtasida aks etadi

    tashkiliy-huquqiy hujjatlar. Buyurtmachi va yetakchi pudratchi o‘rtasidagi munosabatlar davlat shartnomasi bilan tartibga solinadi, unga texnik topshiriq (texnik talablar), ish dasturi va kalendar rejasi ilova qilinadi. O'z navbatida, bosh ijrochi va birgalikda ijrochilarning munosabatlari tomonlar o'rtasidagi kelishuv bilan tartibga solinadi; qo'shimcha kelishuv, shu jumladan kalendar rejasi va texnik shartlar; xarajatlar smetasi. Shartnoma asosiy huquqiy hujjat sifatida uning predmetini belgilaydi; ishning narxi (kelishiladigan narx) va tomonlar o'rtasidagi hisob-kitoblar tartibi; ishni bajarish muddatlari va tartibi; tomonlarning huquqlari, majburiyatlari va majburiyatlari; mehnat natijalariga intellektual mulk huquqi; ishni qabul qilish tartibi; maxsus sharoitlar va fors-major holatlari; maxfiylik shartlari; tashkiliy masalalar; yuridik manzillar; bank rekvizitlari; tomonlar imzosi. Shartnomaga xarajatlar smetasi va texnik shartlar ilova qilinadi.

    Texnik spetsifikatsiya (TOR) ilovalarning eng murakkabidir va umumiy ma'lumotlar (buyurtmachi va pudratchi tashkilotlarning nomlari, ishni bajarish sabablari, ishni boshlash va tugatish sanalari, texnik shartlarga o'zgartirishlar kiritish tartibi) kabi bo'limlarni o'z ichiga oladi. spetsifikatsiya); ishning maqsadi va asosiy vazifalari; uni amalga oshirish va mazmuniga qo'yiladigan talablar; dastlabki ma'lumotlar, tartib va ​​bosqichlar; natijalarni taqdim etish talablari; ularni qabul qilish tartibi. Shartnoma buyurtmachiga dizayn materiallarini taqdim etish jadvali bilan birga bo'lishi mumkin.

    Afsuski, tashabbuskor loyihalar bo'yicha bunday aniqlik yo'q va ularni amalga oshirish jarayonida shakllanadigan hujjatlar to'plamini aniqlashga turli yondashuvlar ustunlik qiladi.

    Misol uchun, D. Diprose (AQSh) ushbu hujjat majmuasini loyiha rejasi, jumladan ishning rejalashtirilgan natijalari, aniq vazifalar va ularni ijrochilar o'rtasida taqsimlash, jadvallar, smetalar; aloqa rejasi (har bir jamoa a'zosi tomonidan topshiriqlarni bajarish to'g'risidagi hisobotlar, loyiha ishtirokchilariga ma'lumot olish va taqdim etish usullari) va byudjet (loyiha smetasini hisoblash, xarajatlar)10 va A.D. Orr ularning mazmunini batafsil bayon qiladi. Shunday qilib, uning fikriga ko'ra, bosh reja loyiha faoliyatining to'liq tasavvurini beradi, ish tartibini belgilaydi, iqtisodiy modelni shakllantirish uchun ma'lumotlarni to'playdi, loyihaning asosiy maqsadi va uning vazifalarini, asosiy jihatlarini (vaqt, hajm) ochib beradi. , sifat) va xavflar. A.D.Orr loyiha byudjetini tuzishni umumiy reja ishlab chiqqandan keyingi navbatdagi harakat deb hisoblaydi va bu yerda loyihani amalga oshirishning barcha tadbirlari asos bo‘ladigan ishlarni taqsimlash rejasi kabi hujjatni ta’kidlaydi. Mavjud rejalar Gantt grafigi11 yordamida boshqariladigan sohalarga, ish paketlariga va vazifa guruhlariga bo'linadi. Shundan so'ng, loyiha jadvali tuziladi (tarkibiy diagramma, ishning ketma-ketligi va o'zaro bog'liqligi, xavflarni kamaytirish) va tasdiqlangandan keyin - loyihaning umumiy xususiyatlarini, nazorat sxemasini va boshqaruv mexanizmlarini, loyihani tashkil etish va tuzilishini o'z ichiga olgan reja; uning kutilayotgan hayot aylanishi, asosiy

    M.V. Larin prof., tarix fanlari doktori

      AQSh Federal Records Management

      Germaniya Federal arxivining ish yuritishdagi roli

      Elektron hujjat aylanish tizimi va elektron hukumatni yaratish bo'yicha ingliz tajribasi

      Boshqa mamlakatlarda elektron hujjatlarni boshqarish tajribasi

    Mahalliy an'analar va jahon tajribasi, Xalqaro arxivlar kengashining tavsiyalari hujjat aylanishi masalalarini davlat tomonidan tartibga solish muhimligini aniq ko'rsatib turibdi. Ushbu faoliyat sohasi Federal arxiv agentligi tomonidan ishlab chiqilgan 2020 yilgacha arxivlarni rivojlantirish konsepsiyasi loyihasida o‘z aksini topgani bejiz emas. Bunday vaziyatda ilg‘or xorijiy tajribadan foydalanish to‘g‘ri bo‘lardi.

    Barcha rivojlangan mamlakatlarda davlat hujjat aylanishi funksiyalarini amalga oshiradi va bu amaliyot o‘zini oqlaydi. Hujjat ayirboshlash jarayonlarini tartibga solishga davlat darajasida aralashuvni rad etish, pirovardida, arxiv fondi sifatiga salbiy ta’sir ko‘rsatadi. Ushbu qoida, ayniqsa, elektron hujjat aylanishiga o'tishning global tendentsiyasi bilan bog'liq holda dolzarbdir.

    Hujjat ayirboshlash sohasida normativ talablarni belgilash, uslubiy rahbarlik va nazoratni amalga oshirish milliy arxiv organlarining xorijdagi eng muhim faoliyati hisoblanadi. Bu fikr 2012-yilda Avstraliyada boʻlib oʻtgan Xalqaro arxivlar kongressidagi bir qator asosiy maʼruzalarda aniq taʼkidlangan.

    Keling, ushbu sharhni boshlaylik Amerika Qo'shma Shtatlaridan, bu erda federal hujjatlarni boshqarish Milliy arxivlar va yozuvlar boshqarmasi (NARA) - federal agentlik, milliy arxiv va hujjatlar xizmati (keyingi o'rinlarda "AQSh Milliy arxivlari" deb yuritiladi) zimmasiga yuklangan. AQSh Milliy arxivining asosiy vazifalari federal idoralarga ularning faoliyatini to'g'ri hujjatlashtirish va hujjatlarni saqlash yoki yo'q qilish uchun topshirish bo'yicha ko'rsatmalar berish va yordam berishdan iborat.

    AQSh Milliy arxivi quyidagilarga majbur:

    Hujjatlarni boshqarish sohasidagi standartlar, tartiblar, qoidalarni tarqatish va hujjat aylanishini o'qitish;

    Yozuvlarni boshqarish amaliyoti va dasturlarini takomillashtirish uchun tadqiqot o'tkazish ;

    Ish yuritish sohasidagi o‘quv dasturlari, texnologik ishlanmalar va boshqa tadbirlar bo‘yicha ma’lumotlarni to‘plash va tarqatish;

    federal idoralar o'rtasida ish yuritish sohasida ma'lumot almashish uchun zarur bo'lgan idoralararo qo'mitalar va kengashlarni yaratish;

    Doimiy ravishda federal agentliklar va AQSh Kongressi e'tiborini ovozli yozuvlarni boshqarish siyosatini saqlash zarurligini e'tiborga olish;

    Hujjatlarni boshqarish bo'yicha treninglar o'tkazish va federal agentliklarni hujjatlarni boshqarish tizimlari va texnologiyalaridan foydalanish bo'yicha treninglar o'tkazishni rag'batlantirish;

    Federal idoralarda hujjatlar, dasturlar va hujjatlarni boshqarish amaliyotini tekshirish (so'rov o'tkazish);

    AQSh Kongressining tegishli qo'mitalariga va AQSh Boshqaruv va Byudjet boshqarmasi boshlig'iga hisobot berish Har yili yanvar oyida (va kerak bo'lsa, boshqa vaqtda ham) yuqorida ko'rsatilgan tadbirlar natijalariga ko'ra va federal idoralar tomonidan hujjatlarni tekshirish (tadqiq qilish) va hujjatlarni boshqarish natijalari bo'yicha ishlab chiqilgan tavsiyalarga rioya qilish. .

    AQSh Federal qoidalar kodeksida AQSh Milliy arxivi tomonidan chiqarilgan qoidalar mavjud.

    36-bo'lim (12-bob) bevosita hujjat aylanishiga bag'ishlangan:

    1220-qism “Federal hujjatlar. Umumiy holat",

    1222-qism "Federal hujjatlarni yaratish va saqlash",

    1228-qism "Federal hujjatlarni o'tkazish",

    1230-qism "Mikrofilmlangan hujjatlarni boshqarish",

    1232-qism "Audiovizual hujjatlarni boshqarish",

    1234-qism "Elektron hujjat aylanishi",

    1236-qism "Alohida muhim hujjatlarni boshqarish",

    1238-qism, Tashkiliy hujjatlarni boshqarish dasturlari bilan yordam.

    Milliy arxiv faoliyatining ustuvor yo‘nalishlaridan biri elektron hukumat doirasida elektron hujjatlarni boshqarish bo‘yicha me’yoriy-huquqiy bazani shakllantirishda ishtirok etish hisoblanadi. Milliy arxiv elektron hukumatning elektron hujjatlarni boshqarish tashabbusining mas'ul ishlab chiqaruvchisi hisoblanadi.

    Barcha federal idoralar va ularning bo'linmalari Milliy arxiv qoidalariga muvofiq hujjatlarni yuritishlari shart va federal idoralarda kompyuter yordamida ish yuritish tizimlari Milliy arxivlar tomonidan belgilangan talablarga javob berishi kerak. Shu maqsadda “Elektron hukumat” tizimida elektron hujjatlarni boshqarish tashabbusi tayyorlandi. .

    Ushbu dastur turli xil ma'lumotlar turlari va formatlaridan foydalangan holda davlat idoralari va idoralari elektron hujjatlarni boshqarish va elektron yozuvlarni Milliy arxivda doimiy saqlashga o'tkazishda foydalanishi mumkin bo'lgan ko'rsatmalarni ishlab chiqadi. . NARA AQSh Mudofaa vazirligining elektron yozuvlarni boshqarish uchun foydalaniladigan dasturiy mahsulotlarga qo'yiladigan talablarini tasdiqladi - DOD 5015.2-STD 2-versiya. .

    Ushbu standart hujjatlarni boshqarish uchun ishlatiladigan dasturiy ta'minotning majburiy talablari va funksionalligini belgilaydi. Milliy arxiv DOD 5015.2 va uning sertifikatlangan mahsulotlarini federal hukumat tomonidan elektron hujjat aylanish tizimlarini tanlash uchun asos sifatida foydalanishni tavsiya qiladi.

    Milliy arxiv ham elektron hujjatlarni boshqarish vositalarini ishlab chiqdi. amaliy ishchilar uchun uslubiy qo'llanma sifatida.

    2008 yilda NARA elektron hujjat arxivi dasturini ishga tushirdi Hujjatlarni boshqarishda federal idoralarga yordam berishi kerak. Elektron hujjatlar arxivi kompyuter texnikasi va dasturiy ta’minotining xususiyatlaridan qat’i nazar, barcha turdagi elektron hujjatlarni qayta ishlash, saqlash, boshqarish va barqaror foydalanish imkonini beradi.

    2011 yil fevral oyida Milliy arxiv "Davlat hujjatlarini bulutda boshqarish to'g'risida" hujjatni tayyorladi. , bulutda hujjatlarni boshqarish bo'yicha batafsil qoidalar va ko'rsatmalar, shu jumladan bulutli hisoblash xizmatlari shartnomalari bilan bog'liq masalalar. Ushbu hujjat, xususan, federal davlat idoralari hujjatlar qayerda saqlanishidan qat'i nazar, ish yuritish qoidalariga rioya qilish uchun to'liq javobgarlikni ta'kidlaydi.

    Hujjatlarni boshqarish va umuman davlat hujjatlarini boshqarish muammosi AQSh prezidenti Barak Obama “Hukumat hujjatlarini boshqarish” maxsus memorandumini chiqarganida hukumatning yuqori darajasida ko'tarilgan edi. 2011 yil 28 noyabr. Memorandum federal davlat organlari rahbarlariga qaratilgan bo'lib, u davlat hujjatlarini boshqarish sifati masalasini jiddiy ko'taradi.

    Ushbu Memorandum hujjatlarni boshqarish siyosatini isloh qilish, operatsiyalarni takomillashtirish hamda agentlik hujjatlarini boshqarish va qarorlar qabul qilishni takomillashtirish orqali ochiqlik va javobgarlikni rag'batlantirishning boshlanishini belgilaydi; kelgusi avlodlar uchun abadiy ahamiyatga ega bo'lgan tarixiy hujjatlarni yanada aniqlash va AQSh Milliy arxiviga (NARA) topshirish; xarajatlarni minimallashtirish va hujjatlarni boshqarish bo'yicha faoliyatni yanada samaraliroq qilishda ijro etuvchi bo'limlar va agentliklarga ("agentliklar" deb ataladi) yordam berish.

    Memorandum federal davlat organlari (agentliklari) o'z faoliyatida ikkita asosiy maqsadga intilishi kerakligini ta'kidlaydi.

    Birinchi maqsad: Davlat organlari faoliyatining shaffofligi, samaradorligi va hisobdorligini ta’minlash uchun elektron ish yuritishni joriy etish. Bunga erishish uchun barcha federal idoralarga 2019 yilga qadar maksimal darajada elektron hujjat aylanishiga, shu jumladan doimiy saqlash muddati bo'lgan elektron hujjatlarga o'tish vazifasi qo'yildi.

    2017 yilga kelib federal idoralar barcha elektron pochta hujjatlarini elektron formatda (to'liq qog'ozsiz) boshqarishi kerak.

    Memorandumni chiqarishdan ikkinchi maqsad: Hujjat ayirboshlashni tashkil etishni takomillashtirish. Shu maqsadda Memorandumda har bir bo‘limda mas’ul mansabdor shaxslarni tayinlash mexanizmini joriy etish, hujjat aylanishi sohasida kadrlarni doimiy ravishda o‘qitish, hujjatlar ro‘yxatlarini ishlab chiqish va MOQga taqdim etish ko‘zda tutilgan.

    NARA, Memorandum qoidalarining asosiy ijrochisi sifatida, Qo'shma Shtatlar Prezidentining ko'rsatmasini amalga oshirish uchun bir qator me'yoriy va uslubiy hujjatlarni tayyorlashi kerak. Shu maqsadda 2012-yil 24-avgustda AQSh Prezidenti Ijroiya apparatining Boshqaruv va byudjet boshqarmasi va AQSh Milliy arxivi (NARA) maʼmuriy idora va idoralar rahbarlariga qoʻshma Memorandum eʼlon qildi. davlat hujjatlarini boshqarish uchun. Hujjatni AQSh boshqaruv va byudjet boshqarmasi direktori vazifasini bajaruvchi Jeffri D. Zints va AQSh arxivchisi, AQSh Milliy arxivi direktori Devid S. Ferrero imzoladi. Ushbu hujjat Prezident memorandumini amalga oshirish bo'yicha asosiy tadbirlarni belgilaydi, uning qoidalarini amalga oshirish uchun javobgarlikni NARA va federal hukumat organlari o'rtasida taqsimlaydi, nazorat choralari va ularni amalga oshirish muddatlarini belgilaydi.

    Shubhasiz, hujjatlarni boshqarish sohasidagi AQSh misoli shunga o'xshash muammolarni hal qiladigan boshqa davlatlar uchun qo'llanma bo'lib xizmat qiladi va keyingi tadqiqotlar va doimiy monitoringni talab qiladi.

    Shuningdek, qiziqarli tajriba Germaniya Federativ Respublikasi, Bunda elektron hukumat texnologiyalari faoliyati doirasida hujjat aylanishi masalalari muhim o‘rin tutadi.

    Germaniyada arxiv ishlarini tashkil etish sohasidagi oliy federal organ Federal arxiv (Bundesarxiv) hisoblanadi. Uning faoliyati 1988 yilgi Federal arxivlar to'g'risidagi qonun yoki qisqacha Federal arxivlar to'g'risidagi qonun (Bundesarchivgesetz - B ArchG) bilan tartibga solinadi.

    Germaniya Federal arxiviga hujjatlar bilan ishlash masalalari bo'yicha federal organlar uchun maslahatchi tashkilot vazifasi yuklatilgan. Federal arxivlar ushbu sohada maslahat xarakteriga ega bo'lgan normativ va uslubiy materiallarni nashr etadi, ammo amalda ular federal vazirliklar uchun hujjatlar bilan ishlashda yo'l-yo'riq uchun asos bo'lib xizmat qiladi.

    "Germaniya Federativ Respublikasi Federal vazirliklari ishining umumiy tartibi" (GGO), vazirliklar ishini har tomonlama tartibga soluvchi asosiy me'yoriy hujjat, ish yuritish qoidalarini belgilab berish bilan birga, federal vazirliklar uchun zarur shart-sharoitlarni yaratishini ta'kidlaydi. elektron shaklda axborot bilan ishlash. Federal vazirliklar o'rtasida ma'lumot almashish uchun yagona elektron aloqa axborot tarmog'i mavjud.

    Elektron hujjatlardan foydalanishni hisobga olgan holda hujjat aylanishi va hujjat aylanishi jarayonining xususiyatlari federal vazirliklarda hujjatlarni qayta ishlash va boshqarish to'g'risidagi direktivada batafsil tavsiflangan. Bundesministerien - RegR das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut uchun ro'yxatdan o'tish), Germaniya Federal hukumati tomonidan 2001 yil 11 iyulda tasdiqlangan.

    Germaniyalik mutaxassislarning Yevropadagi eng yiriklaridan biri bo‘lgan “elektron hukumat” davlat dasturini amalga oshirishga bo‘lgan yondashuvlari qiziq. Dastur DOMEA kontseptsiyasi asosida amalga oshiriladi.

    "DOMEA" ( Hujjatlarni boshqarish va elektron arxivlar im IT-gestützten Geschäftsgang– AT tizimlarida hujjat aylanishi va elektron arxivlash) davlat tashkilotlarini elektron hujjat aylanishiga oʻtishning asosiy tamoyillari va avtomatlashtirilgan elektron hujjat aylanishi tizimlariga qoʻyiladigan talablarni oʻz ichiga olgan ishchi tushunchadir.

    Germaniyada dasturiy mahsulotlar davlat boshqaruvida foydalanish uchun ushbu hujjatda tuzilgan dasturiy ta'minotga qo'yiladigan funktsional talablarga muvofiqligi sertifikatlangan. "Talablar" bo'lim spetsifikatsiyalarini va dasturiy ta'minotni sotib olish bo'yicha qarorlarni qabul qilish mezonlarini ishlab chiqish uchun asos bo'lib xizmat qiladi.

    Sertifikatlash jarayonida tizimlar maxsus ishlab chiqilgan metodologiyaga muvofiq, ularning talablarga muvofiqligi va foydalanish qulayligi darajasi bo'yicha baholanadi. Test natijalari Ichki ishlar vazirligi tomonidan e'lon qilinadi. Malakali dasturiy ta'minot federal hukumat dasturiy ta'minot bozoriga ko'tarilishini osonlashtirish uchun rasmiy sertifikat oladi. Bizning ma'lumotlarga ko'ra, 10 dan ortiq dasturiy mahsulotlar DOMEA sertifikatidan o'tgan.

    Biroq, sertifikatlashtirish tizimining mavjudligiga qaramay, Federal arxiv mutaxassislari elektron hujjat aylanishining individual tizimlari o'rtasida axborot o'zaro ta'sirini tashkil etishda muammolar mavjudligini ta'kidladilar.

    Bundesarxivda elektron hujjatlarni saqlashni tashkil etish nisbatan yangi vazifadir. Ushbu muammoni hal qilish uchun Federal arxivda maxsus bo'lim tashkil etilgan. Bundesarxivda saqlash uchun elektron hujjatlarni qabul qilish uchun dasturiy-texnik kompleksni tashkil etish, ish texnologiyasi va tarkibi dasturiy ta'minotni yaratishga ixtisoslashgan uchinchi tomon tashkiloti tomonidan ikki yil davomida arxivda ishlab chiqilgan. mahsulotlar. Elektron hujjatlarni saqlash uchun maxsus server sig'imlari ajratilgan. 2009 yilda saqlangan ma'lumotlarning hajmi taxminan 100 Gb ni tashkil etdi.

    Arxiv elektron hujjatlarni arxivda saqlash formatini o'rnatdi - PDF-A. Bu Arxivlar bo'yicha Xalqaro Kengash tomonidan tavsiya etilgan va 2007 yilda o'zgartirilgan ISO 19005-1 2005 tomonidan qo'llab-quvvatlangan formatdir.

    Elektron hujjatlarni saqlash uchun shartnoma asosida Bundesarxivga topshiradigan tashkilotlar barcha taqdim etilgan hujjatlarni PDF-A formatiga mustaqil ravishda o'tkazishlari kerak. Hujjatning grafik tasviri XML-dagi hujjat metama'lumotlari bilan to'ldiriladi. Ushbu konvertatsiya va migratsiyani o'zlari amalga oshira olmaydigan tashkilotlar uchun Bundesarchiv uni o'zining dasturiy paketi yordamida amalga oshirishni taklif qiladi. Shu bilan birga, Bundesarxiv arxivga topshirilgan hujjatlardan elektron imzolarni olib tashlashni talab qiladi. Bundan tashqari, hujjatlarning haqiqiyligini saqlash uchun javobgarlik hujjatlarni arxivga topshiruvchi tashkilotlarga yuklanadi.

    Kelgusida elektron hujjatlarga ega fayllarni tashkilotdan arxivga telekommunikatsiya kanallari orqali o‘tkazish rejalashtirilgan. Biroq, endi bunday uzatish alohida saqlash vositalari (disklar) yordamida amalga oshiriladi.

    Dastlabki uch yilda, eksperimental bosqichda tashkilotlar elektron hujjatlarni to'g'ridan-to'g'ri Federal arxivga o'tkazdilar. Kelgusida Elektron hujjatlar oraliq arxivini tashkil etish rejalashtirilgan. Ya'ni, elektron hujjatlarni arxiv saqlash uchun o'tkazish texnologiyasi qog'oz hujjatlar bilan bir xil bo'ladi. Shuni ta'kidlashni istardimki, Federal arxivlar mutaxassislari qog'ozli hujjatlarga (fayllarni shakllantirish, ularni yozib olish va h.k.) nisbatan qo'llaniladigan elektron hujjatlarga nisbatan bir xil qoidalarni qo'llashga intilishadi.

    Elektron hujjat fayllari magnit lentalarda (ishchi nusxalar sifatida) va axborotni takrorlash (zaxiralash) uchun boshqa turdagi tashuvchilarda saqlanadi.

    Ma'lumotlar bazasini saqlash haqida. Nemis arxivchilari ma'lumotlar bazalarini davlat arxivlarida barcha mazmuni va dasturiy ta'minoti bilan saqlash g'oyasiga salbiy munosabatda. Bugungi kunda arxivchilar ma'lumotlar bazasi ma'lumotlarining davriy bo'laklarini (tarkibning bosma nusxalari yoki uning elektron versiyasini) saqlashni tavsiya qiladilar. Veb-sayt ma'lumotlariga kelsak, u Milliy kutubxonaning Axborot markazida saqlanadi, u o'z Nizomiga muvofiq bunday ma'lumotlarni saqlashi shart.

    Shunday qilib, biz federal darajadagi nemis mutaxassislari elektron hujjatlarni saqlash muammosiga mavjud imkoniyatlardan kelib chiqqan holda, puxta o'ylangan pragmatik echimlarga asoslangan holda yondashadi degan xulosaga kelishimiz mumkin.

    Buyuk Britaniya milliy arxivi hujjat aylanishi masalalariga katta ahamiyat beradi, hujjatlarni boshqaruvchi markaziy davlat organlari faoliyatiga uslubiy rahbarlik qiladi.

    Ta'kidlash joizki, Angliyaning Kewdagi Milliy arxivi so'nggi o'n yillikning o'rtalarida arxivga yangi rahbariyat kelganidan so'ng, o'z ish amaliyotiga zamonaviy axborot texnologiyalarini joriy etish bo'yicha kurs oldi va faol ish olib bormoqda. “Raqamli meros” deb ataluvchi merosni asrab-avaylash loyihasi, shu orqali davlat boshqaruvi sohasidagi mavjud o‘zgarishlarga javob berish, “elektron hukumat” doirasidagi ish uslublarini keskin o‘zgartirish. Shu maqsadda arxivda elektron hujjatlarni saqlash uchun mo‘ljallangan arxivning elektron qismini yaratish loyihasi amalga oshirilmoqda; tarkibiy o‘zgarishlar amalga oshirildi.

    Arxiv rahbariyati texnologiya va axborot siyosati direktori lavozimlarini joriy qildi.

    Arxivdagi elektron hujjatlarning saqlanishini ta'minlovchi bo'linmalar, shu jumladan texnik xizmatlar texnologiya direktoriga bo'ysunadi. Axborot siyosati direktori arxivni elektron hujjatlar bilan to'ldirish uchun mas'ul bo'lgan bo'linmalarning ishi uchun javobgardir: hujjatlarni arxivda saqlash masalalari bo'yicha davlat organlarini nazorat qilish, hujjatlarning qiymatini tekshirishda yordam berish, saqlash uchun tanlash va yo'q qilish idorasi hujjatlar, saqlash uchun tanlangan elektron hujjatlarni arxivga o‘tkazish va hokazolar, foydalanuvchilarga arxiv hujjatlaridan on-layn foydalanish imkoniyatini ta’minlash.

    2008-2009 yillarda yangi strategiya tufayli. arxivda 112 milliondan ortiq raqamli hujjatlar nusxalari to‘plangan va arxiv veb-saytiga turli maqsadlarda 11 million tadqiqotchi (foydalanuvchilar) tashrif buyurgan. .

    Arxivning asosiy vazifasi davlat organlarining elektron hujjatlarini tanlash va arxivlashdan iborat. Shu maqsadda arxivda qiymati 3,5 million funt sterlingga teng avtomatlashtirilgan axborot tizimi (Ochiq arxiv. Axborot tizimi – AQSh NASA tomonidan ishlab chiqilgan) yaratildi. Arxiv elektron hujjatlarni himoyalangan aloqa kanallari orqali davlat organlaridan original formatlarda qabul qilish rejalashtirilgan. Bular. Milliy arxiv arxiv hujjatlarini davlat organlari tomonidan yaratilgan formatlarda saqlash niyatida. 2009 yil davomida arxivga taxminan 60 GB qo'shish rejalashtirilgan edi. (taxminan 4 million hujjat). Tanlangan kontseptsiyaga muvofiq, elektron hujjatlar arxivda alohida axborot massivida tashkil etilgan. Umuman olganda, davlat organlarining ish yuritish jarayonida shakllantirilgan elektron hujjatlar umumiy hajmining 2 foizi saqlashga qabul qilinadi.

    Hozirgi vaqtda elektron hujjatlarni Milliy arxivga o‘tkazish texnologiyasi ishlab chiqilmoqda. U quyidagi bosqichlarni o'z ichiga oladi: arxivga o'tkazish uchun EDni tanlash - EDni maxsus dasturiy ta'minot asosida topshirishga tayyorlash - aloqa kanallari orqali uzatish (istisno sifatida, alohida (olinadigan) tashuvchilarda) - karantin, sifat nazorati - arxivga kiritish. axborot massivi - axborot massivining zaxira nusxasini yaratish - qidiruv va kirishni ta'minlash.

    Asosiy muammolardan biri – amaldagi normani o‘zgartirish zarurati: hujjatlar davlat organlari arxivlarida keng jamoatchilikka kirish imkoni bo‘lmagan holda saqlanishi kerak bo‘lgan 30 yillik muddat. Arxiv elektron hujjatlariga kelsak, ED ularni ish yuritishni tugatgandan keyin 3 yil o'tgach Milliy arxiv ma'lumotlar bazasiga o'tkazishi kutilmoqda. Arxivda saqlanayotgan elektron resurslarning muhim qismini davlat organlari veb-saytlaridagi ma’lumotlar tashkil etadi.

    Ayni paytda arxivga davlat organlarining 1500 ga yaqin veb-saytlaridan ma’lumotlar yiliga 3 martalik chastotada saqlash uchun qabul qilinadi. Bu ish yillik byudjeti 500 000 funt sterling bo'lgan to'rtta doimiy xodimdan iborat arxiv bo'limi tomonidan amalga oshiriladi.

    Milliy arxiv ishining yana bir tarkibiy qismi bu barcha raqamli arxiv maʼlumotlarini birlashtirgan elektron katalog (maʼlumotlar bazasi)ni yaratishdir. Bu borada 40 ga yaqin majburiy maydonlar va tavsiflovchilar lug'atini o'z ichiga olgan tavsif formatini ishlab chiqish muhim o'rin tutadi.

    Buyuk Britaniya hukumatining strategik maqsadi elektron hujjat aylanishiga o'tishdir. Mutaxassislarning fikricha, hozirda davlat organlarining barcha hujjatlarining qariyb 95 foizi elektron shaklda yaratilgan. Biroq, eng muhim hujjatlar qog'ozda turli darajadagi menejerlar tomonidan tuziladi va imzolanadi.

    Xavfsiz davlat telekommunikatsiya tarmog‘i yaratildi, bu orqali turli davlat organlari o‘rtasida elektron hujjat aylanishi amalga oshiriladi. Davlat idoralarida ish yuritishni avtomatlashtirishning standart yechimi mavjud emas.

    Ingliz ekspertlari davlat boshqaruvi idoralari, arxivlar va axborot bo'limlarining axborotlashtirishga bo'lgan yondashuvlari nomuvofiqligini ham ta'kidlamoqda. Davlat organlarining axborot ta’minotini autsorsing asosida qo‘llab-quvvatlash uchun tashqi tashkilotlarni jalb qilish amaliyoti mavjud.

    Shunday qilib, biz Buyuk Britaniyaning davlat idoralarida elektron hujjatlardan keng foydalanish tendentsiyasi haqiqatan ham ro'y bermoqda degan xulosaga kelishimiz mumkin. Umumiy hujjat aylanishidagi elektron hujjatlarning 95 foizi salmoqli ko‘rsatkichdir. Ular muassasalar o‘rtasida yopiq axborot tarmog‘iga asoslangan xavfsiz aloqa kanallari orqali almashiladi. Shu bilan birga, elektron hujjat yaratilgan paytdan boshlab uni arxivga saqlash yoki yo‘q qilish uchun topshirishgacha bo‘lgan hayot tsiklini boshqarishning izchil va aniq tizimi endigina shakllantirilmoqda. Har holda, ingliz tajribasi undan elektron hujjat aylanish tizimi va elektron hukumatni yaratish amaliyotida foydalanishda muhim ahamiyatga ega.

    Milliy arxivlar Avstraliya Avstraliya Hamdo'stligida davlat idoralarining ish yuritishda yetakchi rol o'ynaydi va biznes yozuvlarini boshqarish bo'yicha muhim me'yoriy ishlanmalarni ishlab chiqaradi; DIRKS (Hujjatlarni boshqarish tizimini ishlab chiqish) standartini chiqargan Milliy arxiv edi.

    Avstraliya Milliy arxivi, shuningdek, davlat idoralari uchun yozuvlarni boshqarish metama'lumotlari standartini nashr etdi. . Yozuvlarni boshqarish bo'yicha Avstraliya hukumati standarti - AS 4390 Yozuvlarni boshqarish , 1996 yilda chiqarilgan - ISO 15489-2001 xalqaro standarti uchun asos bo'lib xizmat qildi Axborot va hujjatlar - Yozuvlarni boshqarish .

    ISO 23081 yozuvlarni boshqarish metadata xalqaro standarti, uning birinchi qismi 2004 yil may oyida chiqarilgan. , shuningdek, avstraliyalik arxivchilarning faol ishtirokida ishlab chiqilgan.

    IN Avstriya elektron hujjatlarning butun hayotiy tsikli davomida toʻgʻri boshqarilishini taʼminlash uchun elektron hujjat aylanishi va arxivlarni birlashtiruvchi loyiha ishlab chiqila boshlandi.

    Bu allaqachon ELAK (“Elektron hujjat”) tizimi orqali federal idoralarda hujjat aylanishini va EDIAKT deb nomlangan elektron hujjatlarni uzatish uchun idoralararo format uchun mutaxassislar tomonidan ishlab chiqilgan spetsifikatsiyani o'z ichiga oladi. Asosan, arxiv tizimiga kiritilishi mumkin bo'lgan tegishli SIP to'plamining formati (etkazib berish ma'lumotlari to'plami) aniqlanadi. Avstriya davlat arxivi ushbu tizimdan birinchi bo‘lib 2011-yilda foydalandi.

    Elektron hujjatlarni joriy etish bo'yicha faol ish olib borayotgan davlatlar ro'yxatini davom ettirish mumkin. Bir qator Evropa davlatlarining tajribasi ma'lum, xususan, Polsha, Chexiya, Frantsiya, Skandinaviya va Boltiqbo'yi davlatlari, ular Evropa Ittifoqi direktivalarini amalga oshirish doirasida elektron hukumat tushunchalarini faol ravishda ilgari surmoqda va, shunga ko'ra, elektron hujjat aylanishi.

    “Elektron hukumat” konsepsiyasini ishlab chiqish va amalga oshirish jarayonida xorijda hujjat aylanishi masalalariga alohida e’tibor qaratildi. Buyuk Britaniya, AQSh, Avstriya, Kanada va boshqa mamlakatlarning davlat arxivlari organlari elektron hukumatning bir qismi sifatida elektron hujjatlarni boshqarish konsepsiyalarini ishlab chiqishda ishtirok etadilar va Avstraliya Milliy arxivi, masalan, hukumatdan foydalanishni boshqaradi va targ'ib qiladi. AGLS metadata standarti Avstraliya hukumati agentliklarining interaktiv xususiyatlari tezaurusini (AGIFT) ishlab chiqdi). Milliy arxiv xizmatlari, xususan, tashkilotlarda elektron hujjatlar bilan ishlash uchun dasturiy ta'minotni tanlashni tartibga solishga intiladi va shuning uchun sinovdan o'tkazadi va avtomatlashtirilgan hujjat aylanish tizimlarining taxminiy spetsifikatsiyalarini (funktsional talablarini) ishlab chiqadi. Arxiv organlari ma’lumotlar bazalari, veb-hujjatlar va elektron pochta hujjatlarini boshqarishni alohida o‘rganadi va tartibga soladi.

    MDHga aʼzo mamlakatlarda Belarus, Qozogʻiston va Ukraina bu muammoni hal qilish boʻyicha faol ish olib bormoqda.

    Ushbu uch mamlakat boshqaruvni hujjatlashtirish sohasida ishlarni tashkil etishda bir qator umumiy qoidalarga ega:

    Birinchidan, rasmiy hujjatlarni boshqarish tegishli qonun hujjatlari asosida ushbu mamlakatlar iqtisodiyotining ham davlat, ham tijorat sektoridagi korxona va tashkilotlar faoliyatining barcha sohalarida davlat tomonidan tartibga solinadi.

    Ikkinchidan, barcha tashkilotlarda, ularning tashkiliy-huquqiy shakli va mulkchilik shaklidan qat'i nazar, rasmiy hujjatlarni boshqarishni davlat tomonidan tartibga solish arxiv ishi bo'yicha maxsus vakolatli organ tomonidan amalga oshiriladi. .

    Shunday qilib, xorijiy tajribani tahlil qilish asosida bir qator xulosalar chiqarish mumkin.

      Amalda elektron hujjatlarni tarqatish tendentsiyasi

    davlat boshqaruvi globaldir.

      Elektron va elektron hujjatlarni joriy etish muvaffaqiyati

    hujjat aylanishi davlat siyosatining mavjudligi va uni qonunchilik bilan ta'minlash bilan ta'minlanadi.

    3. Tajriba tahlili elektron hujjatlarning hayot aylanishi ustidan nazoratni ta’minlashdan bevosita manfaatdor bo‘lgan arxiv xizmatlarining elektron hujjat aylanishini joriy etish jarayonlarida ishtirok etish zarurligini ta’kidlaydi.

    4. Ko‘rinib turibdiki, elektron hujjat aylanishini yuqori darajada tashkil etish mutaxassislarda axborot texnologiyalaridan foydalanishga professional yondashuvni shakllantirishga asoslangan uzoq muddatli, tizimli ishlarni amalga oshirishni taqozo etadi.

    5. Xorijiy tajriba ham zamonaviy sharoitda qog'oz hujjatlardan butunlay voz kechishini yaqqol ko'rsatmoqda

    imkonsiz. Yaqin vaqt ichida qog'oz hujjatlar va elektron hujjatlar parallel ravishda va keng miqyosda birga mavjud bo'ladi. Shuni ham ta'kidlash kerakki, ba'zi hujjatlar faqat qog'ozda yaratilishi va saqlanishi davom etadi, bu esa ma'lumotlarning bir necha asrlar davomida saqlanishini kafolatlaydi.

    Har bir federal agentlik ish yuritish bo'yicha qonunlarga rioya etilishini, agentlik faoliyati davomida yozuvlarning yaratilishi va saqlanishi ustidan samarali nazoratni, AQSh Milliy arxivi tomonidan o'rnatilgan standartlar, protseduralar va texnologiyalarni joriy etish va ularga rioya qilishni ta'minlaydigan hujjatlarni boshqarish dasturiga ega bo'lishi kerak. hujjatlarni boshqarish, saqlash va hujjatlar xavfsizligini ta'minlash, vaqtinchalik ahamiyatga ega bo'lgan hujjatlarni yig'ish va saqlash yoki yo'q qilishni yaxshilash (44 U.S.C. 3102).

    “Elektron hukumat doirasida hujjat aylanishi” dasturi (Elektron hukumatning elektron hujjat aylanishi toʻgʻrisida memorandum) Ijro etuvchi departamentlar va idoralar rahbarlari uchun – Davlat hujjatlarini boshqarish, 2011 yil 28 noyabr) – [Elektron resurs]. - http://www .whitehouse .gov /the -press -office /2011/11/28/presidential -memorandum -boshqaruv -hukumat -records .

    Ijro etuvchi boshqarma va idoralar hamda mustaqil idoralar rahbarlari uchun memorandum // Prezident devonining, Boshqaruv va byudjet boshqarmasi, Milliy arxivlar va ish yuritish boshqarmasi. - Vashington, D.C. 20408. - 2012 yil 24 avgust - 7 b.

    Qozog'iston - Qozog'iston Respublikasi Aloqa va axborot vazirligining Axborot va arxiv qo'mitasi.

    Ukraina - Ukraina Davlat arxiv xizmati

    Kalit so‘zlar: Ofis boshqaruvi, Xodimlarni boshqarish, Davlat va munitsipal boshqaruv, Sertifikatlashtirish va standartlashtirish asoslari.

    Tadqiqot ob'ekti "Boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etishda xorijiy tajriba" shartlarini tahlil qilishdir. Tadqiqot mavzusi ushbu tadqiqotning maqsadi sifatida shakllantirilgan individual masalalarni ko'rib chiqishdir.

    Tadqiqotning maqsadi "Boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etishda xorijiy tajriba" mavzusini shu kabi masalalar bo'yicha so'nggi mahalliy va xorijiy tadqiqotlar nuqtai nazaridan o'rganishdir.

    Ish jarayonida "Boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etishda xorijiy tajriba" mavzusining nazariy va uslubiy tahlili o'tkazildi, shu jumladan "Boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etishda xorijiy tajriba" fenomenini o'rganishning nazariy jihatlarini o'rganish va o'rganish. "Boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etishda xorijiy tajriba" mavzusining tabiati.

    So‘ngra, so‘nggi yillardagi statistik ma’lumotlar va ilmiy nashrlardan foydalangan holda “Boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etish bo‘yicha xorijiy tajriba”ning zamonaviy sharoitlarda dolzarbligi yuzasidan tadqiqot o‘tkazildi.

    Tadqiqot natijasida "Boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etishda xorijiy tajriba" muammosini hal qilishning aniq yo'llari aniqlandi va miqdoriy jihatdan asoslandi, shu jumladan "Boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etishda xorijiy tajriba" muammosini hal qilishning ba'zi imkoniyatlarini aniqlash va tendentsiyalarni aniqlash. “Boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etishda xorijiy tajriba” mavzusini ishlab chiqishda.

    Amalga oshirish darajasi - takliflar va aniq tadbirlar o'quv amaliyoti uchun asos bo'lib xizmat qilgan tashkilot faoliyatida sinovdan o'tkazildi.

    Taklif etilayotgan tadbirlar, ba'zi bir o'ziga xoslik bilan, Rossiya korxonalarining kadrlar xizmatlari ishida qo'llanilishi mumkin.

    Taklif etilayotgan chora-tadbirlarning amalga oshirilishi “Boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etishda xorijiy tajriba” ning mohiyati va dolzarb muammolarini yanada aniqroq tushunish imkonini beradi.

    "Menejmentni hujjatlashtirishni tashkil etishda xorijiy tajriba" mavzusidagi manbalarni ko'rib chiqish

    Ushbu ishni tayyorlashda foydalanilgan adabiyotlar ro'yxati 36 ta bibliografik manbalarni o'z ichiga oladi. Keling, ulardan ba'zilarini tavsiflaymiz:

    Aniqlangan muammo "Boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etishda xorijiy tajriba" M. Yu. Rogojin tomonidan 2009 yilda nashr etilgan va 384 betni o'z ichiga olgan "" kitobida ko'rib chiqiladi.Kitob tavsifidan xulosa qilishimiz mumkin.

    Shuningdek, M. Yu. Rogojinning "Boshqaruv uchun hujjatlarni qo'llab-quvvatlash" monografiyasida "Boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etish bo'yicha xorijiy tajriba" mavzusidagi zamonaviy muammolarni tartibga solish muammolari ko'rib chiqilgan. Ushbu kitob Prospekt nashriyoti tomonidan 2009 yilda nashr etilgan, 0 sahifadan iborat.

    Umumjahon o'quv va amaliy qo'llanma korxona (tashkilot, muassasa) faoliyatini boshqarish (DOU) uchun hujjatlar bilan ta'minlashni samarali tashkil etishning barcha asosiy savollariga javob beradi. Qo‘llanmadagi material maktabgacha ta’lim masalalari bo‘yicha qonunchilik va me’yoriy-huquqiy hujjatlardan kelib chiqqan holda har tomonlama taqdim etilgan. Qo'llanmada asosiy o'rinni hujjat aylanishi (hujjat bilan ishlash) va hujjatlashtirish faoliyati, shu jumladan maktabgacha ta'lim xizmati, kadrlar xizmati va korxonaning buxgalteriya bo'limi masalalarini ko'rib chiqish egallaydi. Korxonalar rahbarlari, ularning boshqaruv bo'yicha o'rinbosarlari, maktabgacha ta'lim xizmatlari, kadrlar xizmati va buxgalteriya bo'limlari xodimlari, shuningdek, 350800 "Boshqaruvni hujjatlashtirish va hujjatlashtirish" ixtisosligi talabalari uchun.

    "Boshqaruvni hujjatlashtirish" kitobida bir qator dolzarb muammolarga to'xtalib o'tildi. R. E. Bulat ushbu mavzuning dolzarbligi va yangiligini 2012 yilda Business Press nashriyotida chop etilgan tadqiqotida aniqladi. Kitobning tavsifi quyidagicha.

    O'quv qo'llanmaning mazmuni 080505.65 "Kadrlarni boshqarish" ixtisosligining maxsus fanlar blokiga kiritilgan "Kadrlar xizmatida ish yuritish" fanining o'quv rejasiga, shuningdek "Kadrlar bilan ishlash" fanining o'quv rejasiga mos keladi. Rossiya universitetlari ta'lim muassasasi tomonidan ishlab chiqilgan "Kadrlarni boshqarish" - 080400 - "Kadrlarni boshqarish" yo'nalishi bo'yicha oliy kasbiy ta'limning taxminiy asosiy ta'lim dasturining kasbiy tsiklining asosiy qismiga kiritilgan xodimlarni boshqarish bo'yicha hujjatlarni ta'minlash". Menejment bo'yicha ta'lim. Nashrda taqdim etilgan me'yoriy talablar (shu jumladan 2012 yilda kuchga kirganlari) va boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish va zamonaviy tashkilotni boshqarishni hujjatlashtirishga tizimli yondashuvni joriy etish bo'yicha uslubiy tavsiyalar talabalar, aspirantlar va o'qituvchilar uchun foydali bo'ladi. , va boshqaruv faoliyatini hujjatlashtiruvchi sohadagi amaliyotchilar uchun.

    Bundan tashqari, "Boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etishda xorijiy tajriba" mavzusini o'rganishda quyidagi davriy manbalardan foydalanilgan:

    1. Davlat xizmatlarini huquqiy tartibga solish bo'yicha xorijiy tajriba. A.F. Vasilyeva, "Rossiya huquqi jurnali", 12-son, 2007 yil dekabr.
    2. Tijorat nizolarini muqobil hal qilish. Xorijiy tajriba. D.Stoletova, "Kadrlar bo'yicha mutaxassis. Xodimlarni boshqarish", 10-son, 2007 yil oktyabr.
    3. Tashkilot xodimlarini boshqarishda raqobatbardoshlik muammosi. V. Shapovalov, "Xodimlarni boshqarish", 18-son, 2007 yil sentyabr.
    4. 1C: Enterprise 8 - o'tishni tashkil etish tajribasi. «BUKH.1S», 2007 yil, 9-son.
    5. Kolleksiya biznesi kuch va tajriba orttirishda davom etmoqda. I.E. Smirnov, "Kredit muassasasida menejment", 5-son, 2007 yil sentyabr-oktyabr.

    Kirish namunasi

    Taqdim etilgan ish "Boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etishda xorijiy tajriba" mavzusiga bag'ishlangan.

    Ushbu tadqiqot muammosi zamonaviy dunyoda dolzarbdir. Ko‘tarilgan masalalarning tez-tez o‘rganib chiqilishi buning dalilidir.

    “Boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etish bo‘yicha xorijiy tajriba” mavzusi bir necha o‘zaro bog‘liq fanlar chorrahasida o‘rganiladi. Fanning hozirgi holati "Boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etishda xorijiy tajriba" mavzusidagi muammolarni global ko'rib chiqishga o'tish bilan tavsiflanadi.

    Ko'pgina ishlar tadqiqot masalalariga bag'ishlangan. Asosan, o'quv adabiyotlarida taqdim etilgan materiallar umumiy xususiyatga ega va ushbu mavzu bo'yicha ko'plab monografiyalarda "Boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etishda xorijiy tajriba" muammosining torroq masalalari ko'rib chiqiladi. Biroq, belgilangan mavzu muammolarini o'rganishda zamonaviy sharoitlarni hisobga olish kerak.

    “Boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etishda xorijiy tajriba” muammosining yuqori ahamiyati va yetarli darajada amaliy rivojlanmaganligi ushbu tadqiqotning shubhasiz yangiligini belgilaydi.

    Ushbu tadqiqot mavzusining alohida dolzarb muammolarini yanada chuqurroq va mazmunli hal qilish uchun "Boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etishda xorijiy tajriba" muammosiga ko'proq e'tibor qaratish zarur.

    Ushbu ishning dolzarbligi, bir tomondan, zamonaviy ilm-fanda "Boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etishda xorijiy tajriba" mavzusiga bo'lgan katta qiziqish, ikkinchi tomondan, uning etarli darajada rivojlanmaganligi bilan bog'liq. Ushbu mavzu bilan bog'liq masalalarni ko'rib chiqish ham nazariy, ham amaliy ahamiyatga ega.

    Natijalar "Boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etish bo'yicha xorijiy tajriba" tahlili metodologiyasini ishlab chiqish uchun ishlatilishi mumkin.

    “Boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etish bo‘yicha xorijiy tajriba” muammosini o‘rganishning nazariy ahamiyati shundan iboratki, ko‘rib chiqish uchun tanlangan muammolar bir qancha ilmiy fanlar chorrahasida joylashgan.

    Ushbu tadqiqot ob'ekti "Boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etish bo'yicha xorijiy tajriba" shartlarini tahlil qilishdir.

    Bunday holda, tadqiqot mavzusi ushbu tadqiqotning maqsadi sifatida shakllantirilgan individual masalalarni ko'rib chiqishdir.

    Tadqiqotning maqsadi "Boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etishda xorijiy tajriba" mavzusini shu kabi masalalar bo'yicha so'nggi mahalliy va xorijiy tadqiqotlar nuqtai nazaridan o'rganishdir.

    1. Nazariy jihatlarni o'rganish va "Boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etish bo'yicha xorijiy tajriba" mohiyatini aniqlash.
    2. Zamonaviy sharoitda "Boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etishda xorijiy tajriba" muammosining dolzarbligi haqida gapiring.
    3. “Boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etishda xorijiy tajriba” mavzusini echish imkoniyatlarini belgilang.
    4. "Boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etishda xorijiy tajriba" mavzusini rivojlantirish tendentsiyalarini aniqlash.

    Ish an'anaviy tuzilishga ega bo'lib, kirish, 3 bobdan iborat asosiy qism, xulosa va bibliografiyani o'z ichiga oladi.

    Kirish mavzuni tanlashning dolzarbligini asoslaydi, tadqiqotning maqsadi va vazifalarini belgilaydi, tadqiqot usullari va ma'lumot manbalarini tavsiflaydi.

    Birinchi bob umumiy masalalarni ochib beradi, "Boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etishda xorijiy tajriba" muammosining tarixiy tomonlarini ochib beradi. Asosiy tushunchalar aniqlandi va “Boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etishda xorijiy tajriba” masalalarining dolzarbligi aniqlandi.

    Ikkinchi bobda "Boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etish bo'yicha xorijiy tajriba" mazmuni va zamonaviy muammolari batafsilroq ko'rib chiqiladi.

    Uchinchi bob amaliy xarakterga ega bo'lib, individual ma'lumotlarga asoslanib, hozirgi holat tahlili, shuningdek, "Hujjatlarni boshqarishni qo'llab-quvvatlashni tashkil etish bo'yicha xorijiy tajriba" istiqbollari va rivojlanish tendentsiyalari tahlili amalga oshiriladi.

    O‘rganish natijalariga ko‘ra ko‘rib chiqilayotgan mavzu bilan bog‘liq bir qator muammolar aniqlandi va masala holatini yanada o‘rganish/takomillashtirish zarurligi to‘g‘risida xulosalar chiqarildi.

    Shunday qilib, ushbu muammoning dolzarbligi ish mavzusini tanlashni belgilab berdi "Boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etishda xorijiy tajriba", masalalar doirasi va uni qurishning mantiqiy sxemasi.

    Tadqiqotning nazariy va uslubiy asosi ish mavzusi bo'yicha qonun hujjatlari va me'yoriy hujjatlar edi.

    "Menejmentni hujjatlashtirishni tashkil etishda xorijiy tajriba" mavzusida ish yozish uchun ma'lumot manbalari asosiy o'quv adabiyotlari, ko'rib chiqilayotgan sohadagi eng yirik mutafakkirlarning fundamental nazariy ishlari, taniqli mahalliy va xorijiy mualliflarning amaliy tadqiqotlari natijalari edi. , ixtisoslashtirilgan va davriy nashrlarda "Boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etishda xorijiy tajriba" mavzusiga bag'ishlangan maqolalar va sharhlar, ma'lumotnomalar va boshqa tegishli ma'lumot manbalari.