จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ - ตัวอย่างจดหมาย การเขียน: เรียนรู้วิธีการเขียนจดหมายธุรกิจและอื่น ๆ วิธีการเรียนรู้วิธีเขียนจดหมายธุรกิจ

ในโลกสมัยใหม่ การติดต่อทางธุรกิจมักมาจากการติดต่อทางธุรกิจ - รูปแบบการติดต่อทางธุรกิจที่เป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งรวมถึงจดหมายโต้ตอบประเภทใดก็ได้ (จดหมาย ข้อความ ฯลฯ) ซึ่งส่งโดยเจ้าหน้าที่ในนามของเขาและตามตำแหน่งของเขา

สิ่งสำคัญคือการปฏิบัติตามกฎมารยาทบางประการ มิฉะนั้น การเชื่อมต่อที่สร้างขึ้นอาจถูกตัดออก และลูกค้าหรือคู่ค้าทางธุรกิจจะสูญหายไป การติดต่อทางธุรกิจที่มีรูปแบบที่ดีจะช่วยสร้างความประทับใจสูงสุดให้กับคุณหรือบริษัท

การครอบครองความมหัศจรรย์ของตัวอักษรนั้นเกี่ยวข้องกับทุกคน ตัวอย่างเช่น เมื่อหางานใหม่: การเขียนและส่งเรซูเม่, ทดสอบงาน, จดหมายสมัครงาน, ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวคุณ, ตกลงเรื่องเวลานัดพบ

น่าสนใจ กฎของการติดต่อทางธุรกิจที่มีอยู่ในปัจจุบันนี้ก่อตั้งขึ้นเมื่อ 150 ปีที่แล้วในอังกฤษ

ประเภทของจดหมายธุรกิจ

ในการพิจารณาวิธีการเขียนจดหมาย คุณจำเป็นต้องทราบความแตกต่างระหว่างประเภทจดหมาย ซึ่งจะช่วยกำหนดหัวข้อของข้อความและการออกแบบที่ถูกต้อง วิธีนี้จะช่วยให้คุณไม่ดูโง่เมื่ออยู่ต่อหน้าคู่ต่อสู้ที่สำคัญ

ตามโครงสร้างการออกแบบมีความโดดเด่น:

• จดหมายสื่อสาร

ซึ่งรวมถึงจดหมายปฏิเสธ ข้อเรียกร้อง ข้อแก้ตัว คำสารภาพ ทุกสิ่งที่พนักงานใช้ในกิจกรรมทางวิชาชีพของเขา

• หนังสือสัญญา

ประเภทของการเขียนที่สำคัญ ต้องขอบคุณเธอที่สรุปผลการประชุมข้อตกลงเกิดขึ้นระบุเวลาในการทำงานให้เสร็จและพวกเขาเชื่อมั่นในความเข้าใจที่ถูกต้องของสัญญาโดยทั้งสองฝ่าย

กฎจดหมายธุรกิจ

วิธีที่บล็อกเกอร์ยอมให้ตัวเองแสดงออกไม่ใช่ทางเลือกของคุณ ไม่มีข้อแก้ตัวสำหรับข้อผิดพลาดและการพิมพ์ผิด คุณไม่สามารถปลอบใจตัวเองด้วยความยากลำบากในการเรียนภาษามาตั้งแต่เด็ก คุณต้องเรียกร้องตัวเองให้มากที่สุด มิฉะนั้น มันจะสร้างภาพลักษณ์ที่ไม่ดีต่อบุคลิกภาพและการศึกษาของคุณ

ลักษณะเฉพาะของการติดต่อทางธุรกิจคือความผิดพลาดในการสะกดคำในแวดวงวิชาชีพถือเป็นตัวบ่งชี้ถึงความไร้ความสามารถของบุคคลในขอบเขตที่เลือก

กฎพื้นฐาน:

1. หลีกเลี่ยงการใช้คำที่คุณไม่ทราบคำจำกัดความที่แน่นอนของ วิธีสุดท้าย - ตรวจสอบความหมายในพจนานุกรม
2. หลีกเลี่ยงการใช้คำศัพท์เฉพาะ คำบางคำอาจไม่คุ้นเคยกับคู่สนทนาและอาจถูกเขาตีความผิด มารยาทในการติดต่อทางธุรกิจแสดงเป็นนัยในกรณีดังกล่าวโดยให้คำอธิบายคำศัพท์และตัวย่อ
3. เขียนเป็นประโยคสั้นๆ ความยาวและดอกไม้ของการออกแบบนั้นเหมาะสมเมื่อเขียนนวนิยาย ไม่ใช่ในการเจรจาธุรกิจ
4. พิมพ์ข้อความล่วงหน้าไม่อยู่ในเนื้อความของจดหมาย แต่ในเอกสารบนคอมพิวเตอร์หรือโปรแกรมแก้ไขอินเทอร์เน็ต แง่บวกคือการสะกดอัตโนมัติและเครื่องหมายวรรคตอนของข้อความ นอกจากนี้ยังไม่รวมการส่งจดหมายถึงผู้รับก่อนกำหนดโดยไม่ได้ตั้งใจหรือการสูญหายเนื่องจากการปิดเบราว์เซอร์หรือการสูญเสียอินเทอร์เน็ต เมื่อทำงานใน Microsoft word ให้ใช้สื่อบันทึกอัตโนมัติเป็นระยะๆ
5. หลีกเลี่ยงการพิมพ์ข้อความบนโทรศัพท์หรือแท็บเล็ตของคุณ มีความเสี่ยงที่การแก้ไขอัตโนมัติที่ไม่เหมาะสม
6. ตรวจสอบก่อนส่งเพื่อหาข้อผิดพลาดและความสอดคล้องของการสร้างข้อความ ขอแนะนำให้ตรวจสอบข้อความที่พิมพ์อีกครั้งในหนึ่งชั่วโมง เปลี่ยนเป็นอย่างอื่นชั่วคราวและลืมเขียนข้อความนั้นไป วิธีนี้จะช่วยให้คุณมองข้อความจากอีกด้านหนึ่ง เห็นความไม่ถูกต้องทั้งหมด

การออกแบบจดหมายธุรกิจ

ต้องใส่ใจในรายละเอียดเป็นพิเศษในการออกแบบและดำเนินการโต้ตอบ นอกจากนี้ยังพูดถึงการเคารพคู่ต่อสู้ ประหยัดเวลาที่สามารถใช้ในการทำซ้ำวัสดุ

ประเด็นเหล่านี้ไม่ควรละเลย:

• กรอกหัวเรื่องให้ถูกต้อง

หากเป็นข้อความแรก พาดหัวก็สว่างได้ อย่างไรก็ตาม หากมีการสื่อสารกับคู่ต่อสู้อยู่แล้ว หัวเรื่องของจดหมายควรกำหนดไว้อย่างสั้นและกระชับ เหล่านี้เป็นพื้นฐานของการสื่อสาร ช่วยค้นหาข้อความหลังจากอ่านซ้ำ จะทำให้ทั้งผู้ส่งและผู้รับสะดวกยิ่งขึ้น

• การอ้างอิง

ข้อความที่ส่งอาจมีคำถามที่คุณต้องตอบ เป็นการเหมาะสมที่จะตอบคำถามโดยยกมาทีละข้อ เมื่อส่งจดหมายที่มีการส่งต่อหลายครั้ง ควรใช้การลำดับเลขและแบ่งข้อความออกเป็นย่อหน้า ดังนั้นคู่สนทนาจะเข้าใจว่าคุณกำลังตอบคำถามอะไร

จำนวนการอ้างอิงที่มากเกินไปทำให้เกิดความสับสนในข้อความ อย่างไรก็ตาม หากจำเป็นต้องกลับไปที่ข้อความที่ส่งไปก่อนหน้านี้หรือเตือนคู่สนทนาถึงบางสิ่ง สิ่งนี้ก็คุ้มค่าที่จะทำ โดยเฉพาะในเรื่องงบประมาณ แพ็คเกจบริการ เวลา

• พิจารณาข้อมูลทั้งหมดที่ได้รับ

เมื่อเขียนจดหมาย คุณต้องแสดงความคิดเห็นสั้นๆ ในเอกสารทั้งหมดที่คุณหรือคู่สนทนาแนบมาด้วย ด้วยวิธีนี้ผู้รับจะทราบทันทีว่าไฟล์ใดกำลังรอเขาอยู่

• ลายเซ็นของคุณเอง - การเปรียบเทียบนามบัตร

การติดต่อทางธุรกิจต้องมีลายเซ็น สามารถทำได้โดยอัตโนมัติจากนั้นจะมีอยู่ในจดหมายทุกฉบับที่ส่ง จะสร้างลายเซ็นข้อมูลได้อย่างไร? ใช้ชื่อและนามสกุลของคุณ ตำแหน่งงานปัจจุบัน ผู้ติดต่อที่ทำงาน และโลโก้บริษัทของคุณ

ตัวอย่างเช่น: "ขอแสดงความนับถือ Ivan Ivanov ผู้จัดการโครงการ หมายเลขโทรศัพท์ หรือผู้ส่งสารอื่นๆ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ Ivan Ivanov ... "

นอกจากนี้ ลายเซ็นยังสามารถดึงดูดใจและสร้างสรรค์ ซึ่งบ่งชี้ถึงความเชื่อมโยงพิเศษกับบริษัทหรือธุรกิจ ตัวอย่างเช่น ผู้คนในเครือข่ายอุตสาหกรรมหนังสืออาจใช้วลี “ฉันกำลังอ่านอยู่ …” เมื่อใส่ชื่อหนังสือนวนิยายใหม่ล่าสุด แต่สิ่งเหล่านี้ควรเห็นด้วยกับเจ้าหน้าที่

• ที่อยู่ทางไปรษณีย์

กฎการติดต่อทางธุรกิจบ่งบอกถึงการแสดงที่อยู่ไปรษณีย์ ดีกว่าถ้าเขาทำงานอย่างหมดจด อาจแสดงชื่อบริษัท ตำแหน่งงาน ชื่อหรือนามสกุล แต่ไม่แสดงปีเกิดหรือชื่อเล่น/คำเล่นๆ จะดีกว่าถ้าคุณคิดชื่อที่อยู่ที่ถูกต้องเป็นเวลาหลายปี ถ้าคุณวางแผนที่จะทิ้งมันไว้ แม้ว่าคุณจะเปลี่ยนกิจกรรมหรือตำแหน่งของคุณ

• แบบอักษรและการเว้นวรรค

เพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดทำเอกสาร แบบอักษรที่ใช้บ่อยที่สุดคือ Times New Roman ขนาด 12 สำหรับตารางหรือ 14 สำหรับข้อความ 1.5-2 ช่วงเวลา เหล่านี้เป็นรากฐานที่ไม่ได้พูด

รูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจ

การเขียนเชิงธุรกิจเกี่ยวข้องกับการสร้างสมดุลที่ละเอียดอ่อน การสื่อสารที่เป็นมิตรเป็นสิ่งที่ไม่เหมาะสม แต่ก็ไม่เหมาะสมอย่างยิ่ง

คุณสมบัติของการสื่อสาร:

• ความรุนแรงของการออกแบบ

คำเล็ก ๆ สำนวนสแลงจะไม่เหมาะสม

• การใช้อีโมติคอน

ใช้หรือหลีกเลี่ยงอีโมติคอนอย่างระมัดระวัง การติดต่อครั้งแรกไม่อนุญาตให้มีอยู่ในหลักการ ในอนาคต วงเล็บอาจมีอยู่แต่เป็นไปในเชิงบวกอย่างมากในปริมาณที่พอเหมาะ ความสง่างามและอารมณ์ขันเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้ในรูปแบบการสื่อสารนี้ แบบฟอร์มนี้ไม่สามารถยอมรับได้หากคุณเป็นผู้ใต้บังคับบัญชาของคู่สนทนา

• คำทักทายตามชื่อและนามสกุล

กฎของการติดต่อทางธุรกิจบ่งบอกถึงความเคารพต่อคู่สนทนา ความสนใจ และความสนใจในตัวเขา สิ่งนี้จะเพิ่มความสนใจของคู่ต่อสู้ในตัวคุณ เพิ่มโอกาสในการแสดงความเห็นอกเห็นใจของเขา ขอแนะนำให้ทราบชื่อบุคคลที่คุณกำลังติดต่อล่วงหน้ารวมทั้งความต้องการในการติดต่อของเขาล่วงหน้า

• ตอบกลับภายในสองวัน

ถูกต้องที่จะตอบกลับข้อความภายในสองสามวันทำการ มิฉะนั้นถือว่าไม่สุภาพ หากจดหมายถูกส่งก่อนวันหยุดสุดสัปดาห์หรือวันหยุด คุณไม่สามารถตอบกลับได้หากไม่เร่งด่วน มิฉะนั้น คุณต้องเตือนคู่สนทนาเกี่ยวกับการขาดคำตอบของคุณชั่วคราวหรือยกเลิกการสมัครสั้น ๆ เกี่ยวกับเนื้อหาของจดหมาย

• ขาดการล่วงล้ำ

การถามถึงบางสิ่งอย่างต่อเนื่อง การขอคำยืนยันจะแสดงให้คุณเห็นในแง่มุมที่ไม่ดี หากต้องการการยืนยันจากคู่สนทนา คุณสามารถเตือนเขาถึงความจำเป็นในการตอบหลังจากสามวัน หากเป็นเรื่องเร่งด่วน เป็นการดีกว่าที่จะกล่าวถึงในข้อความแรกของคุณตั้งแต่แรก

• กฎกระจก

มารยาทในการโต้ตอบทางธุรกิจมักจะทำให้คุณสามารถจัดการกับคู่ต่อสู้ในแบบที่เขาทำ สิ่งนี้จะเพิ่มความเป็นไปได้ในการทำความเข้าใจซึ่งกันและกัน การสื่อสารในระดับเดียวกัน ติดตามคำศัพท์ รูปแบบการสื่อสาร และที่อยู่คู่สนทนาของคุณใช้

• ขอแสดงความยินดีในวันหยุด

หากการสื่อสารเกิดขึ้นในช่วงหรือในช่วงวันหยุดราชการ ควรแสดงความยินดีกับคู่สนทนา เหล่านี้เป็นกฎสำหรับการติดต่อทางธุรกิจ การรู้ว่าวันเกิดของคู่ต่อสู้คือเมื่อใดก็มีประโยชน์เช่นกัน

• ความกตัญญู

ความสุภาพเบื้องต้นจะเป็นคำขอบคุณเพื่อตอบรับคำแสดงความยินดี คำเชิญ คำอธิบาย

เมื่อพิจารณาจากคุณสมบัติทั้งหมดข้างต้นแล้ว จะไม่ยากที่จะติดต่อกับคู่สนทนาและสร้างความเห็นที่ดีเกี่ยวกับตัวคุณเอง

ความสำคัญของกฎการเขียนทางธุรกิจ

โดยพื้นฐานแล้ว จดหมายใดๆ ที่ส่งเป็นนามบัตร การแสดงตำแหน่งทางธุรกิจที่เราเลือก เพื่อให้ดูมีสง่า ปลูกฝังความเคารพและความไว้วางใจ และการเจรจาก็มาพร้อมกับความสะดวกสบายและประสิทธิภาพในการแก้ปัญหา ความรู้เกี่ยวกับกฎของมารยาทที่ดีและการปฏิบัติตามอย่างต่อเนื่องคือการรับประกันความสำเร็จที่ไม่สั่นคลอน

สำหรับการติดต่อทางจดหมายใดๆ บนอินเทอร์เน็ตหรือในจดหมาย จะใช้มาตรฐานที่เข้มงวดเช่นเดียวกันกับในการสื่อสารทางโทรศัพท์ ในการเจรจาส่วนตัว หลักการในการสร้างปฏิสัมพันธ์:

• ความเคารพซึ่งกันและกันของฝ่ายตรงข้ามสำหรับบุคลิกภาพและตำแหน่งทางธุรกิจของบุคคลอื่น
• ให้ความสนใจต่อผลประโยชน์ทางธุรกิจของฝ่ายตรงข้าม
• การรักษาความลับ
• ตรงต่อเวลาในการแก้ไขงานที่สำคัญ

จำเป็นต้องมีการติดต่อทางธุรกิจเนื่องจาก:

• เมื่อส่งจดหมายไม่มีคำตอบแม้ว่าจะเป็นนัยก็ตาม
• จดหมายหายไปในกระแสข้อมูลที่ไม่จำเป็นและพนักงานโทรมาถามเพื่อตรวจสอบจดหมาย
• หลังจากอ่านอีเมลแล้ว ยังไม่ชัดเจนว่าคุณต้องการอะไร
• เนื่องจากรายละเอียดมากมายและความโกลาหลของข้อมูลในข้อความ ความคิดจึงสับสนและปัญหาที่ซับซ้อนไม่ได้รับการแก้ไข

คุณสามารถประหยัดเวลาว่างได้มากหากคุณใช้กฎทั่วไปสำหรับการติดต่อทางธุรกิจ ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาข้างต้น

Olga Shvachenko

จดหมายคือคำพูดที่เป็นลายลักษณ์อักษร การสนทนาที่ส่งจากคนหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่ง

วลาดีมีร์ อิวาโนวิช ดาห์ล

ฤดูใบไม้ผลินี้ หน่วยงานฝึกอบรม Pro-Aktiv ได้จัดกิจกรรมฝึกอบรมที่สำคัญสามงาน ไม่ทางใดก็ทางหนึ่งที่อุทิศให้กับหัวข้อการเขียนข้อความประเภทต่างๆ การขาย ให้ข้อมูล มีข้อความเชิงลบหรือตามบริบท ... จำนวนผู้อยู่อาศัย Khabarovsk ทั้งหมดที่เข้าร่วมกิจกรรมเหล่านี้ประมาณ 60 คน และนี่ไม่นับผู้ฟังที่อบรมออนไลน์ ... ก็ไม่เลว เมื่อพิจารณาจากกลุ่มผู้อบรมเฉลี่ย 15 คน

ทำไมหัวข้อนี้ถึงได้รับความนิยม?

ด้วยความสัตย์จริง ข้าพเจ้าในฐานะผู้ฝึกสอนที่ออกแบบและจัดโปรแกรมการฝึกอบรมเหล่านี้ ไม่ได้ถามคำถามดังกล่าว ผู้คนเขียนจดหมายเพราะพวกเขารู้วิธีการเต้นหรือระบายสี พวกเขาแค่ทำมัน หรือพวกเขาทำอย่างน้อยหนึ่งครั้งในชีวิต เช่นเดียวกับที่พวกเขาเต้นหรือทาสี

ไม่ดีหรือดี - แต่กิจกรรมประเภทนั้นบ่งบอกถึงการมีส่วนร่วมของคนส่วนใหญ่ในกระบวนการโต้ตอบ แต่คนส่วนใหญ่ไม่ได้คิดว่าพวกเขากำลังทำกระบวนการนี้ดีหรือไม่ดีเพียงใด

ความจริงก็คือการติดต่อสื่อสารนั้นเป็นการกระทำและจำนวนผู้ที่พิจารณาการกระทำนี้ซึ่งมุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์สุดท้ายนั้นมี จำกัด ในขณะเดียวกัน ในกรณีนี้ คุณสามารถบรรลุผลลัพธ์เฉพาะได้

ดังนั้นกลุ่มฝึกอบรมกำลังรวบรวมความปรารถนาอย่างที่พวกเขาพูดเพื่อ "ปั๊มกล้ามเนื้อ" เพื่อพัฒนาทักษะในการเขียนจดหมายธุรกิจหรือข้อเสนอเชิงพาณิชย์

ซึ่งคนพวกนี้ตัดสินตามคำร้องที่เปล่งออกมาระหว่างกิจกรรมอบรมอยากเรียนการเขียน อย่างง่าย, ขวาและ ถึงวัตถุประสงค์เฉพาะบางอย่าง และที่นี่มีคำขอสามประเภท - เพียงกลุ่มที่คุณสามารถรวมความคิดหรือความปรารถนาที่คล้ายคลึงกัน

ให้ฉัน "หย่า" แนวคิดเหล่านี้เพื่อให้เราเห็นด้วยกับเนื้อหาและตัดสินใจใน "การบรรจุ" ทันที

ตัวอย่างเช่น อะไร “ เขียนง่ายๆ"? แนวคิดนี้สามารถลงทุนความหมายได้ไม่จำกัดจำนวน และสามารถเปรียบเทียบได้หลากหลาย แต่จากมุมมองของผู้ที่เข้าร่วมกิจกรรมการฝึกอบรมช่วงฤดูใบไม้ผลิซึ่งจัดโดยหน่วยงาน Pro-Aktiv ผ่านการติดต่อทางธุรกิจ การเขียนเป็นเรื่องง่าย - หมายความว่าจะไม่สร้างความสับสนให้กับลูกค้า

• เพื่อถ่ายทอดข้อมูลผ่านจดหมายในลักษณะที่ผู้รับเข้าใจสาระสำคัญตั้งแต่การอ่านครั้งแรก
• เพื่อให้ข้อความทั้งหมดถูกนำเสนอในภาษาที่สามารถเข้าถึงได้
• เพื่อให้บล็อกข้อความ เช่น เค้กในเค้กพัฟ เรียงซ้อนกันเป็นลำดับ

โดยวิธีการที่คำอธิบายสุดท้ายส่วนใหญ่ได้รับจากคนเหล่านั้นที่ได้รับการฝึกอบรมวิชาชีพในการติดต่อทางธุรกิจแล้วไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง เหล่านั้น. พวกเขารู้อยู่แล้วว่าควรมีลำดับบางอย่าง แต่พวกเขาต้องการความเฉพาะเจาะจง: "จะวางได้อย่างไร!"

ประเภทที่สอง ซึ่งผมเรียกตามอัตภาพว่า " เขียนให้ถูก", มีความเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับตรรกะของการนำเสนอข้อมูล ความชัดเจน แต่บ่งบอกถึงคำถามที่ชัดเจนหลายประการ:" และจะกล่าวคำอำลาอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร " ผู้เชี่ยวชาญที่เข้ารับการฝึกอบรมโดยการติดต่อทางธุรกิจต้องการเรียนรู้สูตรสำหรับการกำจัดสิ่งเล็กๆ น้อยๆ บางอย่าง แต่ในความเห็นของพวกเขา มีข้อบกพร่องที่สำคัญ

จากหมวดหมู่ก่อนหน้านี้ อีกครั้ง อีกชุดของข้อความค้นหา “เติบโต”: “ เขียนในลักษณะที่บรรลุเป้าหมายเฉพาะ". ในที่นี้ ผู้ฟังเข้าใจอย่างชัดเจนว่าการติดต่อทางธุรกิจไม่ได้เป็นเพียงวิธีการถ่ายทอดข้อมูลไปยังคู่สนทนาที่มองไม่เห็นแต่ค่อนข้างเฉพาะเจาะจง คนเหล่านี้พยักหน้าเห็นด้วยเมื่อได้ยินคำพูดของรัดยาร์ด คิปลิงที่ว่า "คำนี้เป็นยาที่ทรงพลังที่สุดที่มนุษยชาติใช้" และพวกเขายังคงดำเนินต่อไป - หากมีโอกาสที่จะ "ใช้" ก็มีโอกาสที่จะจัดการ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถกำหนดเป้าหมายและบรรลุเป้าหมายด้วยความช่วยเหลือของคำ

แน่นอน Kipling ใส่ความหมายของเขาเองลงในวลีนี้ แต่ฉันชอบวิธีโต้แย้งเกี่ยวกับอภิปรัชญาของคำที่ใช้ฟังดูควบคู่ไปกับความคิดนี้ ตัวอย่างเช่นคำกริยา เห็นด้วย มันสำคัญว่าคุณกำหนดการกระทำของคุณอย่างไร "ฉันต้องการสร้าง" และ "ฉันสร้าง" หรือ "ฉันจะรับ" - "ฉันทำ"

ในการติดต่อทางธุรกิจ ความหมายของคำนั้นมีความหมายชัดเจนมาก เช่นเดียวกับปัจจัยหลายประการที่ผู้รับ - บุคคลหรือองค์กรที่เขียนจดหมายธุรกิจบรรลุเป้าหมาย จากมุมมองของการตั้งเป้าหมาย จดหมายธุรกิจหลายประเภทสามารถแยกแยะได้ แต่ก่อนที่เราจะพิจารณาและทำความเข้าใจว่าจุดประสงค์เบื้องหลังพวกเขาคืออะไร ให้เราพิจารณาถึงความคลาสสิกเสียก่อน

สะท้อนวิญญาณ?

นักข่าวชาวรัสเซีย นักปรัชญา ครูและผู้ร่วมสมัยของ Pushkin Nikolai Ivanovich Grech ใน "Educational Book of Russian Literature" ได้กำหนดแนวความคิดในการเขียนดังนี้: "จดหมายในความหมายที่แท้จริงของคำนั้นเป็นสาระสำคัญของการสนทนาหรือการสนทนา กับสิ่งที่ขาดหายไป พวกเขาใช้แทนที่การสนทนาด้วยวาจา แต่รวมถึงคำพูดของคนเพียงคนเดียว<…>เมื่อเขียนจดหมาย คุณต้องทำตามกฎ: เขียนเหมือนในกรณีนี้ แต่พูดให้ถูกต้อง สอดคล้องกัน และเป็นสุข "

ในสมัยนั้น เมื่อการสื่อสารทางไกลกับผู้คนสามารถทำได้ผ่านข้อความอีเมลเท่านั้น จดหมายก็ถูกมองว่าเป็นโอกาสในการพูดคุยกับบุคคลที่ไม่อยู่แล้ว สมัยนั้นจดหมายที่เขียนขึ้นเพราะขาดโทรศัพท์และการสื่อสารเคลื่อนที่อื่นๆ ดังนั้นพวกเขาจึงเขียนราวกับว่าผู้รับกำลังพูดคุยกับผู้อ่านของเขา ... อ่านจดหมายของผู้ยิ่งใหญ่แล้วคุณจะพบภาพสะท้อนของจิตวิญญาณของพวกเขา ละเอียด ถี่ถ้วน ถูกต้อง สม่ำเสมอ มีรายละเอียด ซึ่งคำพูดที่ดูเหมือนมีชีวิต คุณอ่านและราวกับว่าคุณเห็นภาพของผู้แต่งต่อหน้าคุณ ... และ Alexander Sergeevich เองก็เขียนใน "Eugene Onegin":

จดหมายที่หัวใจพูด

ที่ที่ทุกอย่างอยู่ข้างนอก ทุกอย่างก็ฟรี

ทุกวันนี้ การติดต่อสื่อสาร โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การติดต่อทางธุรกิจ ได้สูญเสียความมีชีวิตชีวาและภาพในอดีตไป ผู้คนประหยัดเวลาทั้งของตนเองและของคู่สนทนาและพยายามเขียนสั้น ๆ ซึ่งบางครั้งก็ตั้งเป้าหมายไว้เพียงอย่างเดียว - เพื่อถ่ายทอดข้อมูลที่ชัดเจนไปยังผู้รับ เราเรียกจดหมายดังกล่าวว่าข้อมูล สิ่งสำคัญคือต้องนำเสนอข้อมูลในลักษณะที่การรับรู้ของผู้รับดำเนินไปอย่างรวดเร็วและง่ายดายที่สุด จดหมายข่าวเป็นสายสั้นๆ ที่ข้อมูลไหลผ่านเหมือนกระแสไฟฟ้า

แต่มีจดหมายอื่น ๆ ในพวกเขาข้อมูลควรถูกนำเสนอในลักษณะที่ปฏิกิริยาของผู้รับไม่เพียง แต่คาดการณ์เท่านั้น แต่ยังบรรลุเป้าหมายด้วย ตัวอย่างที่ดีคือจดหมายตอบกลับข้อความเชิงลบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการติดต่อทางธุรกิจ เรามักจะเขียนการปฏิเสธ การเรียกร้อง

ด้วยการปฏิเสธดูเหมือนว่าทุกอย่างง่าย - พวกเขาปฏิเสธผู้สมัครเช่นในการให้เงินกู้หรือในการสนับสนุนโครงการและไม่สำคัญว่าผู้รับจะรับรู้ข้อมูลนี้อย่างไร แต่มันไม่สำคัญหรอกเหรอ? จะไม่กลายเป็นว่าเราได้รุกรานบุคคลด้วยการปฏิเสธของเราเพื่อที่จะได้ลืมเกี่ยวกับความร่วมมือต่อไปตลอดไป? จะเขียนอย่างไรเพื่อให้การสนทนาเป็นลายลักษณ์อักษรเช่นเดียวกับในการสื่อสารส่วนบุคคลโดยคำนึงถึงตำแหน่งของทั้งสองฝ่ายและเป็นการประนีประนอม?

มีสถานการณ์คล้ายคลึงกันเกี่ยวกับจดหมายเรียกร้อง สำหรับผู้รับ เราได้ระบุความล้มเหลวในการปฏิบัติตามภาระผูกพัน ข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น หรือเพียงแค่บอกว่าคุณทำงานไม่เสร็จ เรานึกถึงผลที่ตามมาของอีเมลดังกล่าวบ่อยเพียงใด เรานึกถึงอารมณ์ที่เกิดขึ้นในตัวผู้อ่านหรือไม่? ใช่ หากเรามุ่งเน้นที่การพัฒนาความร่วมมือต่อไป แต่จะแสดงการร้องเรียนในลักษณะที่บุคคลที่เฉพาะเจาะจงมากหรือทั้งองค์กรมีความปรารถนาที่จะปรับปรุงได้อย่างไร?

สถานการณ์ซับซ้อนมากขึ้นด้วยจดหมายที่เราในฐานะผู้รับเขียนเกี่ยวกับการคำนวณผิดของเรา ... เราแค่ต้องแก้ตัว และความสามารถในการคิดอย่างสร้างสรรค์ละลายภายใต้การโจมตีของอารมณ์ทั้งหมดซึ่งอาจทำให้เกิดการระคายเคืองและความไม่พอใจและความรู้สึกผิดและบางครั้งความปรารถนาที่จะตำหนิคนอื่น ... อารมณ์ใดเหล่านี้ควรเป็น แสดงให้เห็นผู้อ่านของเรา? และมันคุ้มค่าหรือไม่? จะเขียนจดหมายแสดงเหตุผลได้อย่างไรเพื่อให้ความเชื่อของคนก่อนหน้าที่เรารู้สึกผิดไม่หายไป? เพื่อที่แม้ว่าเราจะคำนวณผิด แต่ความสัมพันธ์จะยังคงสร้างอย่างสร้างสรรค์และมีผล?

แต่แล้วสถานการณ์จะเป็นอย่างไรเมื่อเรารู้แน่ชัดว่าเราได้ทำผิดพลาด และลูกค้า กล่าวอีกนัยหนึ่งคือผู้รับไม่ทราบว่าความผิดประเภทใดที่อยู่กับเรา แน่นอนฉันต้องการเงียบจริง ๆ และ "เงียบ" ข้อเท็จจริงนี้อย่างใด แต่คุณไม่สามารถซ่อนสว่านในกระสอบ - ไม่ช้าก็เร็วมันจะยังคงดูเหมือน ... และคุณต้องไปกับหัวของคุณหรือเขียน จดหมายยอมรับความผิดของเรา สถานการณ์เลวร้าย คุณจะไม่พูดอะไร! และคำถามก็เกิดขึ้น - เป็นไปได้ไหมที่จะสารภาพเพื่อไม่ให้หัวหน้าผู้กระทำผิดถูกถอดออกจากไหล่อย่างสมบูรณ์ แต่พวกเขาเชื่อในความเสียใจอย่างจริงใจของเราและความปรารถนาที่จะจัดการทุกอย่าง?

แน่นอนว่ายังมีจดหมายประเภทอื่นๆ เช่น ขอโทษ คำร้อง จดหมายซึ่งมีจุดมุ่งหมายเพื่อโน้มน้าวผู้อ่านบางสิ่งบางอย่าง และเช่นเดียวกับจดหมายที่มีบริบทเชิงลบ - การปฏิเสธ การอ้างสิทธิ์ คำสารภาพ ข้อแก้ตัว พวกเขาทั้งหมด "เติมเชื้อเพลิง" โดยตำแหน่งของมนุษย์ที่มีชีวิต และด้วยเหตุนี้อารมณ์บางอย่าง ตามกฎแล้วอารมณ์เหล่านี้เป็นเชิงลบ แต่ที่นี่การเรียนรู้การติดต่อทางธุรกิจบ่งบอกถึงความประณีตของอารมณ์เหล่านี้สอน ชนิดไหนอารมณ์และใน อะไรคำสั่งควรจะกระจายไปทั่วข้อความของจดหมาย อธิบายว่าเหตุใดจึงดีกว่าที่จะไม่แสดงอารมณ์บางอย่าง

มีจดหมายอีกประเภทหนึ่งที่ไม่ผูกติดอยู่กับอารมณ์ที่โหมกระหน่ำระหว่างผู้รับและผู้รับ จดหมายเหล่านี้เป็นจดหมายที่มีวิธีการที่มีความสามารถ ให้ความรู้สึกถึงผลประโยชน์ เรียกว่าข้อเสนอเชิงพาณิชย์หรือจดหมาย "ขาย" นี่คือที่ที่ทุกอย่างเรียบง่ายและชัดเจน! มีเป้าหมายเดียวเท่านั้น - การนำเสนอผลิตภัณฑ์ของคุณมีกำไร

และฉันต้องการเรียนรู้วิธีเขียนข้อเสนอเชิงพาณิชย์ดังกล่าวเพื่อไม่ให้มีการเจรจาเพิ่มเติม "หนึ่งในผู้เข้าร่วมสัมมนาเรื่องการเขียน" การขาย "ตำราบอกฉันอย่างมั่นใจและด้วยรอยยิ้ม

คำขอที่ดี! นั่นเป็นเพียงจุดประสงค์ของข้อเสนอเชิงพาณิชย์ - เพื่อดึงดูดการสนทนาเพิ่มเติม ไม่ใช่เพื่อขาย การนำเสนอที่สวยงามและสดใส ข้อเสนอการขายที่ดีหรือ "จดหมายขาย" ควรดึงดูดความสนใจ แสดงผลประโยชน์ที่แท้จริง และบังคับให้ผู้รับดำเนินการก้าวไปข้างหน้า ทำอย่างไร? และเป็นไปได้ไหม?

เพื่อให้ได้คำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้และคำถามอื่นๆ ผู้คนมาที่กิจกรรมการฝึกอบรมเกี่ยวกับการติดต่อทางธุรกิจ แต่ถ้าคุณประเมินสถานการณ์โดยรวม ให้พิจารณาภาพรวม การเรียนรู้ทักษะการติดต่อทางธุรกิจเริ่มต้นด้วยการทำงานในสิ่งที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง

กลัวการติดต่อทางธุรกิจ

บนอินเทอร์เน็ตทุกวันนี้มีสิ่งพิมพ์จำนวนมากในรูปแบบของคำแนะนำในการเขียนจดหมายประเภทต่างๆ ขณะที่คุณกำลังอ่านคำแนะนำเหล่านี้ ทุกอย่างชัดเจน ... แต่ทันทีที่คุณนั่งลงที่คอมพิวเตอร์และพยายามนำเคล็ดลับเหล่านี้ไปปฏิบัติ คุณจะประสบปัญหาหนึ่งอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ มีแผ่นเปล่าอยู่ข้างหน้าคุณและต้องกรอกอย่างใด และในหัวของฉัน - มีเพียงความคิดต่าง ๆ ที่พุ่งออกมา วิธีการเริ่มเขียนจดหมาย? วิธีจัดระเบียบความคิดของคุณในหัวของคุณ? วิธีเติมช่องว่างกระดานชนวนสะอาด?

ความกลัวเหล่านี้ไม่ว่าจะรู้ตัวหรือไม่ก็ตาม มักเกิดขึ้นเมื่อผู้เขียนจดหมายไม่มีแนวคิดเกี่ยวกับโครงสร้างการนำเสนอที่ชัดเจนในหัวของเขา เป็นผลให้เราเขียนบางสิ่งและลบข้อความที่เขียนทันที เราเหน็ดเหนื่อยและไม่ได้รับความพึงพอใจจากกระบวนการนี้อย่างแน่นอน แนวคิดในการเขียนคือการสร้าง ซึ่งหมายความว่าต้องมีพรสวรรค์บางอย่าง เป็นสิ่งที่ฝังแน่นอยู่ในจิตใจของเรา

แต่วันนี้ทักษะการติดต่อทางธุรกิจถือเป็นความสามารถในการรวบรวมนักออกแบบบางคนซึ่งเป็นกลไกที่มีรายละเอียดที่ชัดเจนคือสกรูสลักเกลียวน็อต และหากคำแนะนำในการประกอบนักออกแบบอยู่ในมือ กระบวนการเขียนจดหมายก็ยุติความคิดสร้างสรรค์ ทำให้เกิดตรรกะและยึดมั่นในโครงสร้างที่ชัดเจน ความกลัวกระดาษเปล่าที่บริสุทธิ์และความว่างเปล่าของมันลดลง งานทั้งหมดคือการเขียนบล็อกข้อความแต่ละบล็อก และคุณต้องยอมรับว่าการประกอบบางสิ่งทั้งหมดจากบล็อกที่แยกจากกันง่ายกว่าการสานใยแมงมุมจากคำและสำนวนที่แยกจากกัน

แต่ถ้าคุณลองคิดดู ปรากฎว่าการติดต่อทางธุรกิจเป็นกระบวนการที่ไร้วิญญาณโดยสิ้นเชิง เย็นเยียบราวกับเหล็ก ซึ่งเราเชื่อมโยงกลไกของคำเข้าด้วยกัน แต่สิ่งที่เกี่ยวกับการสนทนากับผู้ที่ขาดหายไป? คุยแบบสนิทสนม?

หากเราพิจารณาว่าการติดต่อทางธุรกิจมีอะไรที่เหมือนกันกับลักษณะเฉพาะของการสื่อสารส่วนบุคคล เราจะระลึกถึงเป้าหมายที่เราตั้งไว้สำหรับตนเองเมื่อเราจัดการกับการเขียนคำปฏิเสธ คำสารภาพ ความเชื่อ และคำขอโทษ เรามุ่งมั่นที่จะแสดงความรู้สึกของเราในการติดต่อสื่อสารและกระตุ้นอารมณ์ตอบสนองบางอย่างในผู้รับของเรา - บุคคลจริง มันอยู่ในอารมณ์เหล่านี้ที่สาระสำคัญของจดหมายอยู่ และถ้าเรารู้วิธีเพิ่มบล็อกข้อความในลำดับที่แน่นอนเท่านั้น ยังไม่ชัดเจนว่าเราจะแสดงอารมณ์ของเราได้อย่างไรและด้วยเครื่องมือใด และบล็อกใดทำงานเพื่อสร้างการตอบสนองของผู้รับ

นี่คือวิธีที่เราเริ่มตระหนักว่าความรู้เกี่ยวกับกฎสำหรับการประกอบกลไกหรือตัวสร้างไม่เพียงพอต่อการบรรลุเป้าหมาย ความกลัวอื่นเชื่อมโยงกัน - ไม่สามารถแสดงความรู้สึกของคุณได้อย่างแม่นยำ... ความกลัวนี้เสริมด้วยความสงสัย - ฉันจำเป็นต้องทำเช่นนี้หรือไม่?

เป็นเรื่องที่ควรค่าแก่การกล่าวว่าความกลัวและความสงสัยจะคลายไปทันทีที่ความเข้าใจมาว่าเราเป็นคนที่มีชีวิตเช่นในอดีตเราใช้จดหมายเพื่อสนทนากับคนที่มีชีวิต ซึ่งหมายความว่าจำเป็นต้องแสดงทั้งอารมณ์และทัศนคติของเราต่อประเด็นที่กำลังพิจารณา ซึ่งจะทำให้การอุทธรณ์ "มีชีวิตชีวาขึ้น" และผู้รับจะไม่มีความรู้สึกแปลกแยกจากผู้เขียนจดหมายจากประเด็นที่กำลังหารือ

แต่มันไม่ง่ายเลยที่จะทำ หากเราอ่านจดหมายส่วนใหญ่ เราจะพบว่าจดหมายเหล่านั้นเขียนด้วยภาษาราชการบางประเภท และมีลักษณะคล้ายการสนทนาเพียงเล็กน้อยเท่านั้น ราวกับว่าเรากำลังพยายามเข้มแข็งขึ้น เป็นทางการ และเข้มงวดขึ้นด้วยความช่วยเหลือของวลีที่เป็นทางการ ดังนั้นเราจึงเลือกสำนวนดังนี้: "เพื่อป้องกันการปฏิบัติที่ไม่เหมาะสม เราได้ดำเนินการ ... " ผู้อ่านของเราราวกับว่ากำลังอ่านรูปแบบคำดังกล่าวผ่านพืชไม้มีหนามยิ่งโกรธมากขึ้น ทำไม? เพราะเขาไม่รู้สึกมีส่วนร่วม จริงใจ ซึ่งหมายความว่าเขาไม่เชื่อ

จำวิธีที่ Nikolai Grech แนะนำ - "เขียนตามที่คุณควรพูดในกรณีนี้" แน่นอน สุนทรพจน์ในวันนี้อยู่ไกลจากวรรณคดีของพุชกิน และไม่มีผู้เชี่ยวชาญทางจดหมายทางธุรกิจเพียงคนเดียวที่จะแนะนำให้นักเรียนเขียนตามที่พูด สิ่งสำคัญคือต้องตระหนักถึง "ค่าเฉลี่ยสีทอง" ของแต่ละบุคคล ไม่ใช่เพื่อใช้สำนวนภาษาพูดในทางที่ผิด แต่ยังต้องไม่เปลี่ยนจดหมายให้เป็นชุดผลไม้แห้งจากวลีที่เป็นทางการ

จดหมายธุรกิจในวันนี้เป็นการสังเคราะห์รูปแบบการนำเสนอข้อมูลอย่างเป็นทางการและส่วนบุคคล ปริมาณสำหรับรูปแบบเฉพาะขึ้นอยู่กับสถานการณ์เฉพาะ ตัวอย่างเช่น หากเราแสดงความชื่นชมต่อผู้รับ วลีทางการที่หยาบคายจะไม่สื่อถึงอารมณ์ที่จำเป็น แต่ถ้าเราวิพากษ์วิจารณ์บุคคลจากการกระทำของเขา การนำเสนออย่างเป็นทางการหากจัดฉากอย่างเหมาะสมจะฟังดู "นุ่มนวลกว่า" เพราะจะเป็นส่วนตัวน้อยลง แสดงให้เห็นถึงทัศนคติของบุคคลต่อการกระทำ ไม่ใช่บุคคลต่อบุคคล พูดง่ายๆ ก็คือ เรียนรู้ที่จะ “เล่น” อย่างมีสไตล์ เรียนรู้ที่จะระบายอารมณ์ที่จำเป็น และกระตุ้นปฏิกิริยาที่ต้องการจากผู้รับ

แต่นั่นไม่ใช่ทั้งหมด หลายคนเมื่อมาอบรมเรื่องการติดต่อทางธุรกิจ คิดว่าที่นี่จะได้รับการสอนให้เขียนในความหมายกว้างๆ สอนเขียนประโยคที่เข้าใจได้ สร้างวลีอย่างมีประสิทธิผลจากมุมมองของการรับรู้ หรือสอน "ความง่าย" ของ การเขียน.

- วิธีการเริ่มเขียนเพื่อลงนาม? - พวกเขาถามฉัน คำตอบสำหรับคำถามนี้ลึกลับพอๆ กับคำถาม ในการเซ็นชื่อ คุณต้องมีทักษะที่ระบุไว้ทั้งหมด - ความสามารถในการประกอบตัวสร้างตัวอักษรและสร้างตรรกะของการนำเสนอ ความสามารถในการทำงานกับรูปแบบการติดต่อที่หลากหลาย ความสามารถในการวาดจดหมายอย่างถูกต้อง ... ที่สามารถทำได้ พัฒนาในแปดชั่วโมงของการฝึกอบรม นี่คือความเข้าใจในทฤษฎีและการปฏิบัติอย่างต่อเนื่องและการตอบรับจากอาจารย์เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้ "การทดสอบด้วยปากกา" ยังคงเป็นตัวอย่างและร่างจะไม่กลายเป็นผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป สำหรับคำขอดังกล่าว การฝึกอบรมทางอินเทอร์เน็ตนั้นสมบูรณ์แบบ - มันมีประสิทธิภาพในสาระสำคัญ ช่วยให้คุณเชี่ยวชาญทฤษฎีและการปฏิบัติ

แล้วคุณจะทำอย่างไร?

คำตอบสำหรับคำถามนี้จะเป็นความเข้าใจที่ชัดเจนว่าคุณอยู่ที่ไหนในตอนนี้ และอะไรที่ต้องปรับปรุงในทักษะของคุณเอง

หากเราคิดอย่างมีเหตุมีผล ปรากฏว่าเราสามารถเขียนทุกอย่างได้ อย่างชำนาญในระดับต่างๆ ง่ายต่อการเปลี่ยนองศา และก่อนที่คุณจะยุติการเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการติดต่อทางธุรกิจหรือยุติการพัฒนาทักษะของคุณเอง คุณต้องตระหนักถึงจุดแข็งและจุดอ่อนของคุณเสียก่อน

คุณสามารถรู้ทฤษฎีการเขียนจดหมาย แต่การกำหนดความคิดของคุณไม่ดี

คุณสามารถรู้ทฤษฎีและสามารถถ่ายทอดข้อมูลได้กระชับ แต่ใช้รูปแบบทางการหรือส่วนบุคคลเท่านั้น

การรวมกันของทั้งสามตำแหน่งอาจแตกต่างกัน แต่ในขอบเขตที่ใกล้เคียงกัน จดหมายของผู้เขียนดังกล่าวจะไม่มีผลเพียงพอ

ลองมองจดหมายธุรกิจของคุณเป็นภาพสีที่คุณเพิ่งวาด และลองนึกภาพว่าสีน้ำเงินเข้มเป็นรูปแบบการนำเสนอข้อมูลอย่างเป็นทางการ สีแดงเข้มเป็นสไตล์เฉพาะตัวที่แสดงอารมณ์ ตรรกะของการนำเสนอเป็นสีดำสนิท ข้อความเชิงบวกของข้อมูลคือสีเหลืองสดใส คุณเรียนรู้การวาดภาพที่กลมกลืนกันหรือไม่? สีอะไรยังคงอยู่ในจดหมายของคุณและคุณคิดว่าสีอะไร

และหากคุณกำลังคิดอย่างจริงจังเกี่ยวกับวิธีพัฒนาทักษะการเขียนทางธุรกิจของคุณ ให้กล้าเพียงแค่ขั้นตอนเดียว เปลี่ยนมุมมองของคุณจากกระบวนการเขียนไปสู่ผลลัพธ์ เป็นภาพที่ลงเอยด้วยกล่องจดหมายของผู้รับในที่สุด

หากคุณต้องการพูดคุยถึงภาพที่คุณได้ปรากฏออกมา เขียนถึงฉันที่: [ป้องกันอีเมล]

Olga Shvachenko, โค้ชธุรกิจของหน่วยงานฝึกอบรม "Pro-Aktiv"

คุณอาจเขียนอย่างต่อเนื่องในที่ทำงาน: ข้อเสนอการขายสำหรับลูกค้า บันทึกสำหรับผู้บังคับบัญชา สตรีมอีเมลอย่างต่อเนื่องถึงเพื่อนร่วมงาน แล้วคุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่าข้อความของคุณมีความชัดเจนและมีโครงสร้างที่ดี จะแยกความแตกต่างจากกระแสข้อมูลทั่วไปได้อย่างไร

สิ่งที่ผู้เชี่ยวชาญพูด

ผู้จัดการที่ทำงานหนักเกินไปโดยมีเวลาจำกัดอาจรู้สึกว่าการพัฒนาทักษะในการเขียนเชิงธุรกิจเป็นเรื่องที่น่าเบื่อหน่ายและยิ่งกว่านั้น การออกกำลังกายที่ไร้ประโยชน์ อย่างไรก็ตาม ความสามารถในการจัดโครงสร้างข้อเสนอที่น่าสนใจและเขียนได้ดี ซึ่งช่วยให้สามารถสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ พัฒนาธุรกิจ และกำหนดตำแหน่งของตนเองได้อย่างถูกต้อง Kara Blackburn อาจารย์อาวุโสด้านการสื่อสารของ MIT Sloan Business School กล่าวว่า "อย่างที่ Marvin Swift เคยชี้ให้เห็นอย่างแม่นยำมาก ความชัดเจนในการเขียนก็หมายถึงความชัดเจนของความคิดด้วย “คุณอาจมีความคิดที่ดีที่สุดในโลก แต่ถ้าคุณไม่สามารถสื่อสารได้ ก็จะไม่มีใครรู้เกี่ยวกับความคิดเหล่านั้น” เธอกล่าวเสริม “โชคดีที่ทุกคนมีศักยภาพที่จะเติบโตในจดหมายธุรกิจ” Brian Garner ผู้เขียน HBR Business Correspondence Guide กล่าว "ความสามารถในการเขียนจดหมายอย่างมีประสิทธิภาพไม่ใช่ของขวัญที่คนเกิดมาพร้อม" เขากล่าว "มันเป็นทักษะที่คุณพัฒนาตัวเอง" นี่คือวิธีการเขียนที่ง่าย ชัดเจน และแม่นยำ

คิดก่อนเริ่มเขียน

ก่อนที่คุณจะหยิบปากกาหรือวางนิ้วบนปุ่มบนแป้นพิมพ์ ให้คิดก่อนว่าคุณต้องการจะพูดอะไรกันแน่ “การเริ่มต้นใช้งานทันทีเป็นความผิดพลาดทั่วไปที่หลายๆ คนทำ” การ์เนอร์กล่าว “พวกเขาพัฒนาความคิดในกระบวนการเขียน ซึ่งเป็นสาเหตุที่ข้อความดังกล่าวมีโครงสร้างไม่ดี ความคิดกระโดดจากหัวเรื่องไปยังหัวเรื่องและพูดซ้ำ ถามตัวเอง: อะไรคือแนวคิดเบื้องหลังอีเมลของฉันที่ผู้รับจะจดจำหลังจากอ่านอีเมล ข้อเสนอ หรือรายงานนี้ หากคุณไม่สามารถตอบคำถามของคุณได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายแสดงว่าคุณกำลังรีบเขียนข้อความ "

“คุณควรรอและใช้เวลาคิดให้เป็นระเบียบ” แบล็คเบิร์นเห็นด้วย

เขียนแบบเจาะจง

ให้ตรงประเด็น หลายคนพบว่าโครงสร้างและรูปแบบการเขียนที่พวกเขาสอนในโรงเรียนไม่เหมาะกับการสื่อสารในโลกธุรกิจ "ความผิดพลาดที่เลวร้ายที่สุดที่เกิดขึ้นในการติดต่อทางธุรกิจคือการถ่ายโอนข้อความหลักไปที่ตรงกลางของจดหมาย" - Garner กล่าว การระบุประเด็นสำคัญของคุณอย่างเรียบง่ายและรัดกุมในตอนต้นของจดหมายจะช่วยประหยัดเวลาผู้รับของคุณ และการโต้เถียงเพิ่มเติมของคุณจะดูน่าเชื่อถือมากขึ้น แม้กระทั่งก่อนที่บุคคลนั้นจะอ่านข้อความของคุณอย่างหัวเสีย เมื่อเตรียมบันทึกหรือข้อเสนอขนาดยาว การ์เนอร์แนะนำว่าแนวคิดหลักหรือแนวทางแก้ไขที่เสนอคือ “150 คำขึ้นไป” ที่ตอนต้นของหน้าแรก “พัฒนาทักษะทั่วไปและทักษะสรุปของคุณ” เขากล่าว "ถ้าส่วนเกริ่นนำของจดหมายไม่ผ่าน ก็สามารถพูดได้เหมือนกันทั้งฉบับ"

อย่า "เทน้ำ"

“อย่าใช้ 3 คำในที่เดียวก็พอ” แบล็คเบิร์นแนะนำ หลังจากอ่านแล้ว ให้ประเมินจดหมายของคุณเองอย่างมีวิจารณญาณและตรวจดูให้แน่ใจว่าแต่ละคำมีจุดมุ่งหมายเพื่อสื่อถึงแก่นแท้ของจดหมาย ลบทุกคำหรือประโยคที่ไม่จำเป็น ตัวอย่างเช่น คุณไม่ควรพูดว่า "ความเห็นเป็นเอกฉันท์ทั่วไป" เพราะแค่พูดว่า "ความเป็นเอกฉันท์" ก็พอ

“ในขณะที่ผู้อ่านตระหนักว่าข้อความนั้นละเอียดเกินไป ความสนใจก็เริ่มปิดลง” การ์เนอร์กล่าว เขาเสนอให้ด้วยคำเดียวแทนที่จะเป็นวลี (ควรแทนที่วลี "มุมมอง" ด้วยคำเดียว - "ความคิดเห็น") แทนที่โครงสร้างที่ซับซ้อนด้วยคำกริยาเฉพาะ (เพื่อปกป้องใครบางคน - เพื่อป้องกัน) ใช้ ตัวย่อ (อย่าแทนที่จะทำและเราแทนที่จะเป็นเรา) และเมื่อเป็นไปได้ให้ใช้กริยาที่ใช้แทนคำที่ไม่โต้ตอบ ("ทำ" แทน "ทำ")

หลีกเลี่ยงศัพท์แสงและรูปแบบทางวิทยาศาสตร์

การติดต่อทางธุรกิจมาพร้อมกับการใช้คำสแลงและคำย่อ ถึงแม้ว่ามันมักจะเกิดขึ้นที่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงการใช้งานของพวกเขาในการติดต่อสื่อสารและบางครั้งพวกเขาก็กลับกลายเป็นว่ามีประโยชน์ แต่ก็ยังบ่งบอกถึงความเกียจคร้านและความสับสนในความคิด หากมีคำแสลงมากเกินไป ผู้รับจะเริ่มคิดว่าคุณเขียนข้อความนี้ด้วยระบบอัตโนมัติ จากนั้นเขาก็หยุดเข้าใจสิ่งที่คุณกำลังพูดถึงโดยสิ้นเชิง "ศัพท์แสงไม่ได้เพิ่มความหมาย" แบล็กเบิร์นกล่าว "ในขณะที่ความชัดเจนและความรัดกุมไม่เคยล้าสมัย" การ์เนอร์แนะนำให้สร้าง "บัญชีดำ" ของคำและวลีสแลงที่ควรหลีกเลี่ยง เช่น รายการตรวจสอบ ตัวพิมพ์ใหญ่ เสน่ห์ ฯลฯ คุณควรหลีกเลี่ยงการใช้คำพูดที่วิจิตรบรรจงเกินไป ผู้เขียนมักเข้าใจผิดคิดว่าการใช้คำที่ซับซ้อนและสวยงามแทนคำง่ายๆ เป็นสัญญาณของความฉลาด อนิจจานี้อยู่ไกลจากกรณี

อ่านสิ่งที่คุณเขียนซ้ำ

ใส่ตัวเองในรองเท้าของผู้อ่านของคุณ เขาเข้าใจความคิดของคุณ มันแสดงออกง่ายไหม? ข้อความของคุณประกอบด้วยประโยคที่เรียบง่ายและชัดเจนหรือไม่? แบล็กเบิร์นแนะนำให้อ่านออกเสียงย่อหน้า “สิ่งนี้ทำให้จุดบกพร่องปรากฏขึ้นมาเอง: ประโยคที่ยุ่งยาก ส่วนที่มีย่อหน้ายาวเกินความจำเป็น” เธอกล่าว อย่ากลัวที่จะขอให้เพื่อนร่วมงานหรือเพื่อนแก้ไขงานของคุณ หรือดีกว่านั้นคือเพื่อนร่วมงานหรือเพื่อนสองสามคน ให้โอกาสพวกเขาแสดงความคิดเห็นและอย่าโกรธเคืองกับมัน "การพิสูจน์อักษรเป็นความโปรดปรานที่เป็นมิตร" การ์เนอร์กล่าว "ไม่ใช่การกระทำที่ก้าวร้าว"

ฝึกฝนทุกวัน

“การเขียนคือทักษะ” แบล็คเบิร์นกล่าว "และทักษะจะพัฒนาขึ้นด้วยการฝึกฝน" Garner สนับสนุนให้คุณอ่านเนื้อหาที่เขียนดีทุกวันและระมัดระวังในการเลือกคำ จัดโครงสร้างประโยค และแสดงความคิดเห็นของคุณ “เริ่มให้ความสนใจกับสไตล์ของ The Wall Street Journal” เขากล่าว รับคู่มือสไตล์และไวยากรณ์ของคุณ: Garner แนะนำการใช้ภาษาอังกฤษสมัยใหม่ของฟาวเลอร์ ที่สำคัญที่สุด ให้จัดสรรเวลาในกำหนดการของคุณสำหรับการตรวจสอบและแก้ไข “การเขียนและการพิสูจน์อักษรคือสิ่งที่ช่วยเสริมสไตล์ของคุณ อย่าคาดหวังการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว Blackburn ให้คำแนะนำ “เวลานี้ถูกใช้ไปกับสิ่งที่ถูกต้อง เพราะคนที่เขียนข้อความคุณภาพสูงก็ทำงานด้วยคุณภาพสูงเช่นกัน และนี่คือสิ่งที่เห็นได้ชัด”

จำสิ่งต่อไปนี้:

สิ่งที่ต้องทำ:

• พิจารณาสิ่งที่คุณต้องพูดล่วงหน้าเพื่อให้ข้อความของคุณมีความเฉพาะเจาะจงและมีประสิทธิภาพมากที่สุด
• อย่าเปลืองคำ ใช้ประโยคสั้น ๆ และเขียนตรงประเด็นเสมอ
• หลีกเลี่ยงศัพท์แสงและคำศัพท์ คุณควรพยายามเพื่อความเรียบง่ายและชัดเจนในการนำเสนอแทน

สิ่งที่ไม่ควรทำ:

• อย่าอ้างว่าคุณไม่สามารถเขียนข้อความได้ ฝึกฝนอย่างต่อเนื่อง ทุกคนสามารถพัฒนาทักษะการเขียนของตนเองได้
• อย่าทึกทักเอาเองว่าตัวอักษรตัวแรกดีที่สุดหรืออย่างน้อยที่สุดก็ดีที่สุด เอกสารใด ๆ สามารถแก้ไขได้
• อย่าซ่อนข้อความสำคัญของข้อความของคุณ สาระสำคัญของข้อความควรระบุไว้ในตอนเริ่มต้น

กรณีศึกษา # 1: อย่ากลัวที่จะขอความช่วยเหลือจากใครสักคน

เมื่อ David McCombie ทำงานเป็นที่ปรึกษาอาวุโสที่ McKinsey & Company เขารู้ทันทีว่ารูปแบบการเขียนที่เขาเชี่ยวชาญที่ Harvard Law School นั้นไม่เหมาะกับการสื่อสารทางธุรกิจในระดับการจัดการองค์กรโดยสิ้นเชิง “ปัญหาอยู่ที่โครงสร้างการให้เหตุผลของฉัน” เดวิดเล่า “การได้รับความคิดเห็นจากภายนอกที่ฉันต้องการสอนให้ฉันเข้าใจเรื่องนี้เร็วขึ้น”

“รูปแบบทางกฎหมายหรือวิชาการมีลักษณะเฉพาะโดยการสร้างเนื้อหาจากคำอธิบายที่ยาวและน่าเบื่อของกระบวนการทั้งหมด ในขณะที่บทสรุปถูกเลื่อนออกไปจนสุด” เขาอธิบาย "อย่างไรก็ตาม ในการติดต่อทางธุรกิจ เป็นการดีที่สุดที่จะเริ่มต้นด้วยข้อสรุป ไม่ใช่ในทางกลับกัน"

David โอนแนวทางนี้ในการทำงานให้กับบริษัทการลงทุนส่วนตัวที่เขาสร้างขึ้นในไมอามี่ - The McCombie Group “จดหมายที่ฉันคิดว่าสำคัญที่สุดที่ฉันส่งถึงคู่หูเพื่อให้พวกเขาสามารถอ่านได้อีกครั้ง” เดวิดกล่าว ซึ่งเขาคิดว่ามีประสิทธิภาพมากกว่าการแก้ไขด้วยตนเอง ตอนนี้เรากำลังพูดถึงวิธีที่ดีที่สุดในการถ่ายทอดความคิดนี้หรือความคิดนั้น เพื่อแสดงให้ถูกต้องมากขึ้น

งานในตำรามีความเกี่ยวข้องโดยตรงกับข้อเท็จจริงที่ว่าความคิดเห็นของ David มีความสำคัญในด้านที่เขาเป็นมืออาชีพที่เป็นที่ยอมรับ ปัจจุบันเขากำลังเขียนหนังสือชื่อ The Family Office Practitioner's Guide to Direct Investments ซึ่งอ้างว่าเป็นสถานที่พิเศษในสภาพแวดล้อมที่บริษัทของเขาสร้างขึ้นเอง

“แม้ว่าฉันจะเข้าใจทุกอย่างในการเขียนจดหมายธุรกิจ ฉันก็อยากจะปรับปรุงเรื่องนี้ต่อไป เพราะการทำงานด้วยตัวเองและทักษะของฉันคือกุญแจสู่ความสำเร็จ” David กล่าว ยิ่งฝึกฝนยิ่งดี

กรณีศึกษา # 2: เรียนรู้วิธีเขียนอย่างถูกต้อง

Tim Glova สามารถสร้างอาชีพที่ประสบความสำเร็จในด้านการตลาดเชิงกลยุทธ์ แต่ตัดสินใจที่จะก้าวต่อไป “ฉันอยากให้คนมองว่าไม่ใช่แค่เทคโนโลยี แต่ในฐานะผู้นำทางความคิด” ทิมกล่าว "การทำเช่นนี้ ฉันต้องพูดในที่สาธารณะและนำเสนอความคิดของฉันกับเธอ"

เขารู้ว่าคำพูดต้องชัดเจน ต้องเข้าใจได้ง่ายและมีโครงสร้างที่ถูกต้อง จากนั้นชื่อเสียงของเขาก็จะยิ่งมีน้ำหนักมากขึ้นไปอีก เพื่อนร่วมงานและผู้เชี่ยวชาญระดับเดียวกับเขาได้รับจดหมายของเขาอย่างล้นหลาม แต่ประสบการณ์ของเขามีมากขึ้นในระนาบวิทยาศาสตร์ ดังนั้นทิมจึงเริ่มอ่านวรรณกรรมทางธุรกิจทุกประเภท เช่น McKinsey Quarterly เพื่อทำความเข้าใจกับสไตล์นี้ “ฉันศึกษาวิธีที่พวกเขาสื่อสารกัน” ทิมกล่าว “และพยายามเขียนในลักษณะที่ทำให้ข้อความของฉันดูชัดเจนและน่าเชื่อถือ”

ในงานของเขาเกี่ยวกับข้อความเขาได้แนะนำพิธีกรรมที่ไม่เปลี่ยนแปลง - การกำหนดภารกิจ ก่อนที่เขาจะเริ่มเขียนรายงานหรือบันทึก เขาเริ่มโดยระบุงานหลักสามอย่าง “คุณสามารถพิมพ์บนคอมพิวเตอร์และดูเป้าหมายสุดท้ายที่อยู่ตรงหน้าคุณได้” เขากล่าว "มันเหมือนกับการออกไปเดินเล่นและไปในทิศทางที่ไม่รู้จัก"

ทิมสามารถปรับปรุงได้ไม่เพียงแค่งานเขียนของเขาเท่านั้น แต่ยังปรับปรุงอีเมลและข้อความเสียงด้วย “ทักษะนี้แทรกซึมอยู่ในรูปแบบการสื่อสารทั้งหมดของเขา” เพื่อนร่วมงานกล่าว และผลงานของทิมก็พบผู้อ่าน งานบางส่วนของเขาถูกดาวน์โหลด 100,000 ครั้ง และเมื่อเร็ว ๆ นี้องค์กร Fortune 50 ได้ใช้ผลงานชิ้นหนึ่งของเขาเป็นโปรแกรมภายในสำหรับการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน

ทิมพอใจกับความก้าวหน้าของเขา แต่ในขณะเดียวกันเขาก็เชื่อว่าไม่คุ้มที่จะหยุดอยู่แค่นั้น “เราต้องไม่หยุดพัฒนาตัวเอง” เขาสรุป "ทันทีที่คุณได้รับทักษะ มันต้องได้รับการเสริมกำลัง"

ขึ้นอยู่กับวัสดุจาก HBR

ไม่สามารถจินตนาการถึงการสื่อสารทางธุรกิจได้หากไม่มีการติดต่อกัน เนื่องจากการประชุมส่วนตัวเพื่อแก้ไขปัญหาความร่วมมือไม่สามารถทำได้เสมอไป ปัญหาเร่งด่วนที่สุด การติดต่อทางธุรกิจ

ไม่สามารถจินตนาการถึงการสื่อสารทางธุรกิจได้หากไม่มีการติดต่อกัน เนื่องจากการประชุมส่วนตัวเพื่อแก้ไขปัญหาความร่วมมือไม่สามารถทำได้เสมอไป การติดต่อทางธุรกิจช่วยแก้ปัญหาเร่งด่วนส่วนใหญ่ได้ในระยะเวลาอันสั้น แต่การไม่ปฏิบัติตามกฎของมารยาทหรือการสร้างจดหมายอย่างไร้เหตุผลอาจเป็นอันตรายต่อหุ้นส่วนหรือทำให้ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าแปลกแยก ในการเจรจาอย่างเป็นทางการ มีกฎเกณฑ์บางประการอยู่ที่นี่: การออกแบบจดหมายและรูปแบบการสื่อสาร

กฎทั่วไปในการทำจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ

1. ก่อนเขียนจดหมาย ให้พิจารณาคุณลักษณะของจดหมายก่อน:

ประเภทของจดหมาย (ครอบคลุม, ค้ำประกัน, คำสั่ง, เตือนความจำ, ประกาศ, ฯลฯ ; จดหมายนำเสนอหรือแนะนำการตอบสนอง);

ระดับการเข้าถึงสำหรับผู้รับ (คุณจะสามารถระบุประเด็นที่จำเป็นทั้งหมดในจดหมายฉบับเดียวหรือคุณต้องการครั้งที่สองชี้แจง);

ความเร่งด่วนในการจัดส่ง (หากเป็นจดหมายเร่งด่วน ทางที่ดีควรส่งทางไปรษณีย์ลงทะเบียนหรืออีเมล)

2. ออกแบบจดหมายของคุณตามเทมเพลตที่มีอยู่ตามประเภทของมันและยังพึ่งพา GOST R 6.30-2003 “ระบบเอกสารรวม ระบบรวมของเอกสารองค์กรและการบริหาร ข้อกำหนดสำหรับเอกสาร ".

3. จดหมายธุรกิจใด ๆ มีโครงสร้างทั่วไปดังต่อไปนี้:

• ชื่อองค์กรที่ส่ง
• วันที่เขียน;
• ที่อยู่ผู้รับ การระบุผู้ติดต่อเฉพาะ
• ที่อยู่เบื้องต้น;
• การบ่งชี้เรื่องและวัตถุประสงค์ของจดหมาย
• ข้อความหลัก;
• ข้อสรุป (สูตรมารยาท);
• ลายเซ็นของผู้ส่ง;
• ข้อบ่งชี้ของการสมัครและการแจกจ่ายสำเนา (ถ้ามี)

4. เมื่อเตรียมจดหมายธุรกิจ ให้ใช้โปรแกรมแก้ไขข้อความ Microsoft Word:

ใช้แบบอักษร Times New Roman ขนาด 12-14 p. เว้นวรรคบรรทัด - 1-2 p.;

วางหมายเลขหน้าของตัวอักษรที่ด้านล่างทางด้านขวา

เมื่อพิมพ์ข้อความบนแบบฟอร์มขนาด A4 ให้ใช้ระยะห่างบรรทัด 1.5–2, A5 หรือน้อยกว่า - ระยะห่างหนึ่งบรรทัด ข้อกำหนดจะพิมพ์ในระยะห่างบรรทัดเดียวเสมอ

5. หากคุณกำลังดำเนินการในนามขององค์กรและตั้งใจที่จะส่งจดหมายฉบับพิมพ์, อย่าลืมใช้หัวจดหมายเนื่องจากการมีอยู่จะเป็นจุดเด่นของบริษัทของคุณ ดูแลการออกแบบหัวจดหมายอย่างเป็นทางการด้วยความระมัดระวังเป็นพิเศษ ทักษะนี้จำเป็นสำหรับพนักงานในสำนักงานทุกคน

6. สำหรับการติดต่อระหว่างประเทศ จดหมายจะต้องเป็นภาษาของผู้รับหรือเป็นภาษาอังกฤษ(เป็นเรื่องธรรมดาที่สุดในความสัมพันธ์ทางธุรกิจ)

7. รักษาน้ำเสียงที่ถูกต้องเหมือนธุรกิจ... เริ่มต้นจดหมายของคุณด้วยการอุทธรณ์ ซึ่งขึ้นอยู่กับระดับความใกล้ชิดของคุณกับผู้สื่อข่าว สามารถเริ่มต้นด้วยคำว่า "เรียน + ชื่อเต็ม" และ "เรียน + ชื่อเต็ม" โปรดจำไว้ว่า คำในที่อยู่หรือในทิศทางของผู้รับไม่ควรย่อ (เช่น "เคารพ" เป็น "uv" หรือ "หัวหน้าแผนก" เป็น "หัวหน้าแผนก") - นี่คือกฎของธุรกิจ มารยาท. ลงท้ายจดหมายด้วยความขอบคุณสำหรับความร่วมมือเสมอ ก่อนลายเซ็นควรมีวลี "ขอแสดงความนับถือ ... " หรือ "ขอแสดงความนับถือ ... " การพูดกับ "คุณ" ในการติดต่อสื่อสารอย่างเป็นทางการเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้ แม้ว่าคุณจะรักษาความสัมพันธ์ฉันมิตรกับนักข่าวก็ตาม

8. เลือกคำศัพท์อย่างระมัดระวัง หลีกเลี่ยงคำผิดและวลีที่คลุมเครือ ใช้ความเป็นมืออาชีพมากเกินไป... จดหมายควรมีความชัดเจน

9. แบ่งเนื้อหาของจดหมายเป็นย่อหน้าสื่อความหมายเพื่อไม่ให้ยุ่งยากและยากที่ผู้รับจะเข้าใจ... ปฏิบัติตามกฎ: ย่อหน้าแรกและย่อหน้าสุดท้ายไม่ควรเกินสี่บรรทัดสำหรับพิมพ์ และส่วนที่เหลือไม่ควรเกินแปด

10. ตอบจดหมายธุรกิจตามมารยาทที่ยอมรับ:ตามคำร้องขอเป็นลายลักษณ์อักษร - ภายใน 10 วันหลังจากได้รับ ถึงจดหมายที่ส่งทางแฟกซ์หรืออีเมล - ภายใน 48 ชั่วโมง ไม่รวมวันหยุดสุดสัปดาห์

จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจภายในองค์กร

การติดต่อทางธุรกิจระหว่างพนักงานของบริษัทนั้นง่ายกว่าเมื่อเทียบกับการติดต่อที่ส่งไปยังบุคคลที่สาม

• พูดน้อย;
• มีลักษณะเป็นธุรกิจ
• ต้องระบุวันที่ในจดหมาย
• มีสูตรมารยาทและลายเซ็นที่ท้ายจดหมาย

ตัวอย่างการติดต่อทางธุรกิจภายในองค์กรอาจเป็นจดหมายแสดงความยินดีในนามของผู้จัดการหรือทีม ซึ่งส่งถึงฮีโร่ประจำวันหรือพนักงานที่ได้รับการเลื่อนตำแหน่ง

เมื่อพูดถึงโครงการเป็นลายลักษณ์อักษร มักจะใช้เฉพาะองค์ประกอบที่จำเป็นบางอย่างของจดหมายธุรกิจเท่านั้น เช่น การบ่งชี้หัวข้อ การอุทธรณ์ บทสรุปสาระสำคัญของปัญหา และสูตรพิเศษพร้อมลายเซ็นที่พิมพ์ออกมา

โปรดจำไว้ว่าต้องเลือกรูปแบบของจดหมายและแม่แบบที่จำเป็นตามระดับของการติดต่อทางธุรกิจและประเภทของข้อมูลที่คุณต้องการให้กับผู้รับ

ทุกๆ วัน ข้าราชการจะตอบรับคำขอมากมายจากประชาชน การเขียนจดหมายราชการไม่ใช่เรื่องง่าย จำเป็นต้องมีความรู้เพิ่มเติม วิธีการเรียนรู้ที่จะทำอย่างมีประสิทธิภาพ รวดเร็ว โดยใช้ภาษาที่เข้าถึงได้และเข้าใจได้? MGUU ของรัฐบาลมอสโกรู้สูตรและได้สอนเจ้าหน้าที่ทุนเกี่ยวกับพื้นฐานของการติดต่อทางธุรกิจมาเป็นเวลาสองปี ในปี 2558 หนึ่งในโปรแกรมพัฒนาวิชาชีพที่ได้รับความนิยมมากที่สุด - มีการเปลี่ยนแปลง ดีขึ้นและน่าสนใจมากขึ้น

ติดอาวุธแล็ปท็อปและอุปกรณ์ช่วยสอน ข้าราชการทำงานอย่างขยันขันแข็ง พวกเขาเรียนรู้ที่จะวิเคราะห์คำขอของประชาชน จัดโครงสร้างคำตอบเป็นลายลักษณ์อักษร ลดความซับซ้อนของโครงสร้างทางไวยากรณ์ที่ซับซ้อน กำหนดข้อความเชิงบวก และอ่านคำร้องเรียนที่ไม่มีมูลได้อย่างถูกต้อง

“เพื่อให้ข้อเสนอแนะที่เพียงพอ วิเคราะห์การร้องเรียนและแยกอารมณ์ออกจากข้อเท็จจริง” ครูฝึกของมหาวิทยาลัยแห่งรัฐมอสโกแห่งการบริหารของรัฐบาลมอสโกสอน - อารมณ์ทำให้เข้าใจสาระสำคัญของคำขอได้ยาก เน้นข้อเท็จจริงที่กระตุ้นความไม่พอใจของบุคคลและข้อกำหนดเฉพาะของเขา”

บทนำ คำตอบสั้นๆ ตอนจบที่เป็นบวก โครงสร้างการตอบสนองต่อคำร้องเรียนที่ไม่มีมูลนั้นเรียบง่ายและแตกต่างจากจดหมายที่เป็นทางการอื่นๆ ควรสั้น เป็นกลาง โดยไม่แสดงความขอบคุณต่อการอุทธรณ์ อย่างไรก็ตาม ตอนจบควรกระชับและเป็นบวกเสมอ สิ่งสำคัญคือต้องสังเกตว่าสถานการณ์เป็นไปตามกฎหมายหรือเป็นผลมาจากการเปลี่ยนแปลงในเชิงบวก เป็นมูลค่าการอ้างถึงผลของกิจกรรมของรัฐบาลมอสโกโดยอ้างถึงกฎระเบียบและแหล่งที่มาบนเว็บไซต์ของหน่วยงานเขตการปกครอง คุณยังสามารถเชิญผู้เขียนจดหมายให้เข้าร่วมในโครงการและช่วยปรับปรุงสถานการณ์ที่เขาไม่มีความสุข

วิเคราะห์จดหมาย. เพื่ออะไร?

ขอแนะนำให้เจ้าหน้าที่ใช้อัลกอริธึมเดียวในการดำเนินการ: วิเคราะห์ผู้รับและกำหนดเป้าหมายของคำขอ สร้างโครงสร้างของจดหมาย จัดเรียง (รูปแบบ ภาษา) ตรวจสอบก่อนส่ง
ข้อกำหนดของบุคคลคืออะไร? ความสนใจของเขาคืออะไร? คำตอบที่เขารอคอยคืออะไร? คุณคิดว่าอะไรจะน่าเชื่อสำหรับเขา - ตัวเลขและข้อเท็จจริงที่เฉพาะเจาะจงหรือข้อมูลเพิ่มเติมที่อธิบายการกระทำของผู้มีอำนาจ? เมื่อวิเคราะห์ถูกต้องแล้ว คุณจะตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วว่าจะให้คำตอบใด ขึ้นอยู่กับสิ่งนี้ว่าเป้าหมายของคุณจะสำเร็จหรือไม่ - ความพึงพอใจของคำขอของผู้รับ

กฎข้อ 4P

คุณสามารถเรียนรู้ที่จะเขียนคำตอบได้อย่างรวดเร็วหากคุณใช้กฎ 4P: “สรุป สารละลาย. ชี้แจง ข้อแนะนำ". โครงสร้างของจดหมายควรประกอบด้วย:

คำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับปัญหาที่บุคคลนั้นกล่าวถึง

การตัดสินใจเฉพาะของผู้มีอำนาจบริหาร

คำอธิบายสั้น ๆ ว่าทำไมการตัดสินใจจึงเป็นอย่างนั้น โดยอ้างอิงถึงข้อบังคับ กฎหมาย ระเบียบข้อบังคับ

คอร์ดสุดท้ายของจดหมายในอุดมคติ - คำแนะนำสำหรับผู้รับ (บทสรุปข้อเสนอแนะ) อะไรและเมื่อใดที่เขาควรทำ ระบุหมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่ และเวลาทำการของสถาบัน

คุณจะทำให้ข้อความง่ายขึ้นได้อย่างไร

“เรามักจะแนะนำตัวเองให้เข้ามาแทนที่ผู้รับ” รองหัวหน้าแผนกฝึกอบรมสำหรับพนักงานของรัฐและเทศบาลกล่าว นาตาเลีย กริซูโนว่า... - จากนั้นจะชัดเจนว่าข้อความอ่านง่ายหรือไม่ ถ้าประโยคมีมากกว่า 20-25 คำ จะดีกว่าที่จะแบ่งออกเป็นประโยคง่ายๆ สองประโยคขึ้นไป คุณควรหลีกเลี่ยงสูตรที่ซับซ้อนและตัวย่อที่เข้าใจยาก เราต้องพยายามถ่ายทอดข้อมูลสำคัญไปยังผู้รับด้วยภาษาที่เข้าถึงได้ "

การฝึกอบรม 18 ชั่วโมงเกิดขึ้นในรูปแบบการฝึกอบรม การวิเคราะห์ข้อผิดพลาดทั่วไปในการจัดทำคำตอบอย่างเป็นทางการนั้นอิงจากตัวอย่างจากการปฏิบัติของเจ้าหน้าที่ กรณียากของการสะกดและตำแหน่งของเครื่องหมายวรรคตอนจะกล่าวถึงในรายละเอียด
เพื่อให้ผู้ฟังซึมซับสื่อการเรียนรู้ได้ดีขึ้น จึงตัดสินใจลดขนาดกลุ่มลงในปีนี้ ก่อนหน้านี้มีคนอยู่ 40 คน ตอนนี้มี 20 คน และพวกเขาไม่ได้ทำงานเป็นคู่ แต่ทำงานเป็นคู่ ซึ่งจะช่วยให้ทำแบบฝึกหัดภาคปฏิบัติได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น มีหลายกรณีในหลักสูตรการฝึกอบรม - ตัวอย่างจดหมายอย่างเป็นทางการซึ่งจำเป็นต้องแก้ไขข้อผิดพลาดหรือปรับปรุงข้อความ